sou · H1B377d2 · 2014-01-01 00:00:00 — Det vill säga kommunernas beroende av sina it-system och infrastukturerna kring dem samt möjligheter att implementera standarder eller standardiserat informaitonsflöde i dessa. Arvet inkluderar även den organisation som finns för integrering och förvaltning av IT-systemen. Vissa kommuner hanterar förvaltning i egen regi medan andra har valt att lägga ut delar till externa aktörer enligt en så kallad integrerad eller distribuerad förvaltning. Vid upphandling av system och tjänster kan det antingen göras enskilt kommun för kommun eller gemensamt där flera kommuner går ihop och samordnar sina respektive IT-strategier och system med andras dito. Det kan göras tillsammans med leverantörerna av IT-systemen. finns det fem stora leverantörer av IT-system för kommuner. Dessa är Tieto, CGI (f.d. ), Pulsen, ILab och Deloitte. De har av marknaden fördelat på både små och stora kommuner över hela landet. Nuvarande verksamhetssystem utvecklades mångt och mycket . Över tid har plattformarna adderats med ny mjukvarufunktionalitet som möjliggör olika webbtjänster. De system som saluförs är: Pulsen – och Combine Det finns även system för ärende- och dokumenthantering och samordnad vårdplanering inom kommunerna. Migrering av system från en leverantör till en annan är väldigt kostsamt och tar stora resurser i anspråk. Det innebär att många kommuner ofta är låsta till sin nuvarande leverantör. 2.2.5 Utbyte av information mellan kommuner, till landsting och till andra myndigheter I många fall finns behov av att kunna utbyta information om exempelvis brukaruppgifter mellan kommuner, till landsting och statliga myndigheter. Detta styrs av olika regelverk som beskrivs djupare i kommande kapitel. Leverantörerna av IT-system till kommunerna är huvudsakligen nordiska där tekniken är anpassad efter svenska förhållanden. Situationen för landstingens system skiljer sig något då dessa förvaltas och driftställes av ett antal större internationella bolag förutom nordiska aktörer. Det här påverkar integrationsmöjligheterna på alla nivåer; inom kommuner, mellan kommuner till landsting och stat. Vid intervjuer nämns att det finns problem avseende interoperabilitet mellan de system som används. Standardiserade gränssnitt saknas i kombination med att olika informationsklassningar används. Många kommuner saknar helt en strategi för klassning av information. Allt detta påverkar möjligheten till delning av information mellan parter inom den offentliga förvaltningen. I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 12 (68) 3 verksamhetskrav och behov I följande kapitel beskrivs inledningsvis informationsbehov och samverkande aktörer. Därefter diskuteras förslag till standardisering av verksamhetsnära IT-tjänster. Socialtjänst består av tre delområden: funktionshinder, individ- och familjeomsorg samt äldreomsorg. Kommunernas socialtjänstverksamheter inom de tre delområdena ovan är omfattande och berör många invånare i kommunerna. Socialtjänstverksamheten berör utsatta barn och unga, hela familjer, hemlösa, personer med funktionshinder, personer med beroendeproblem samt äldre med behov av vård och omsorg. Stödet till dessa grupper regleras i olika lagrum bland annat; Socialtjänstlagen2 (SoL), lagen om vård av unga3 (LVU), lagen om vården av missbrukare4 (LVM), lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade5 (LSS), hälso- och sjukvårdslagen6 (HSL), patientdatalagen7 (PDL). Vidare ger ut föreskrifter (SOSFS), handböcker och nationella riktlinjer som rör socialtjänst8. ansvarar också för utveckling av Nationellt fackspråk (koder och klassifikationer, termer och begrepp) som även rör inom kommunerna. I Utredningen om rätt information i vård och omsorg, dir 2011:111, finns ambitioner att förändra lagstiftningen på ett sådant sätt att det ökar möjligheterna till en mer ändamålsenlig och sammanhållen informationshantering inom och mellan hälso- och sjukvården och . Det handlar om att bryta det organisatoriska perspektivet och möjliggöra en informationshantering med individen och individens behov i centrum. 3.2 processer och behov av information inom kommunerna är organiserade på olika sätt med en eller flera nämnder och en eller flera verksamhetsgrenar som ofta är uppdelat i vård och omsorg (VO) och individ och familj (). olika verksamhetsgrenar har olika verksamhetsprocesser som i huvudsak följer nedanstående generiska process – utreda/beslut, planera, utföra och följa upp. Olika parter kan agera inom de olika processtegen. Figur 3 - Enkel processbeskrivning för socialtjänst med olika aktörer 2Socialtjänstlag (2001:453) 3Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga 4Lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall 5Lag (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade 6Hälso- och sjukvårdslag (1982:763) 7Patientdatalag (2008:355) 8Socialstyrelsen om socialtjänst, , I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 13 (68) Lagrummen ovan, föreskrifter och riktlinjer samt processer ställer krav på och sätter begränsningar för informationsförsörjning internt i kommunen och med externa parter. Information behöver hämtas in och information behöver delges andra parter för att processer ska fungera och brukare/kund/klient9 ska få rätt beslut, stöd och omsorg. I praktiken måste viss information delas mellan de olika utförarna av de olika tjänsterna för brukaren. För att möjliggöra detta bör brukarens process beskrivas i förhållande till kommunens och utförarnas processer. Endast då kan logistiken centrerat runt brukaren beskrivas och därmed effektiviseras. Ett annat viktigt behov är att hålla vårdkedjor intakta över huvudmannagränser så att brukaren inte riskerar att hamna mellan stolarna – här ställs återigen krav på effektiv informationsförsörjning mellan de olika huvudmännen. Brukarens process blir alltså myndighetsöverskridande där processer inom hälso- och sjukvården (vårdgivare) och processer (kommunen) måste vara integrerade och kunna dela information med varandra. Det är just det faktum att dessa integrerade verksamheter består av två olika verksamhetsområden och ofta utförs av en kombination av offentliga och privata socialtjänstutförare och offentliga och privata vårdgivare som ger upphov till juridiska utmaningar. Förutom att sekretesslagstiftningen ställer krav på informationshanteringen är det framför allt de olika registerförfattningarna och materiella dokumentationsreglerna som utgör hinder för en mer ändamålsenlig informationshantering. De integrerade verksamheter som växer fram i vård- och omsorgssektorn och ger upphov till nya utmaningar ur ett informationshanteringsperspektiv där verksamheter med olika huvudmän samlas och de facto driver en verksamhet tillsammans under samma tak. Det kan vara sjukvård, , landsting, försäkringskassa och arbetsförmedling som driver en integrerad verksamhet som arbetar med att få unga vuxna med psykisk ohälsa att komma ut i arbetslivet. Det kan också vara kommunen, landsting och kriminalvård som arbetar integrerat mot missbrukar med samtidig psykisk ohälsa och kriminalitet. Eller ungdomsmottagningar, barnahus, m.fl. där kommun och landsting arbetar tillsammans i verksamheter riktade till unga människor. Förutom att dessa verksamheters interna informationsbehov är väldigt komplext och komplicerat att lösa blir det förstås ännu mer komplext när man sedan ska ta hänsyn till de informationssamband som finns till aktörer som befinner sig utanför den integrerade verksamheten, t.ex. annan socialtjänstverksamhet, specialistsjukvård, slutenvård, primärvård samt andra myndigheter som FK, AF, polis, kriminalvård m.fl. En verksamhetsstrategi och verksamhetsutveckling av som baseras på brukarens situation och behov i centrum är nödvändig. Sammantaget framträder en komplex bild där flera parter måste samverka och dela information där möjlighet att samverka styrs av olika lagrum och föreskrifter, se Figur 4 - Stöd till patient/brukare beror av att flera lagrum samverkar och sätter gränser. 9I fortsättningen kommer termen brukare att användas enligt rekommendation Termen brukare rekommenderas som samlande begrepp, , I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 14 (68) Figur 4 - Stöd till patient/brukare beror av att flera lagrum samverkar och sätter gränser Behovet av effektiv och säker informationsförsörjning är stort för att verksamhet ska fungera optimalt och kunna leverera stöd och tjänster till brukare. Enligt en enkät till kommunerna 2009 så utbyts mer än hälften av information mellan kommunen och externa parter manuellt via papper, fax eller telefon. Endast en liten del av informationsutbytet var digital. Intervjuer med kommuner visar fortfarande på att stor del av informationsutbytet sker med papper, fax, telefon och personliga möten. Potentialen för förbättring och att öka digitalt informationsutbyte borde därför vara stor. Här kan IT-standardisering och användning av moderna IT lösningar spela en stor roll. 3.3 Behovet av en sammanhållen verksamhets- och IT-utveckling IT-standarder eller nya tekniska lösningar kommer inte att nå full effekt i utvecklingen avit- system för socialtjänst om de inte föregås av en brukar- och behovsdriven verksamhetsutveckling. Endast genom att analysera, tillämpa lagar och föreskrifter i praktiken, utveckla och analysera processer samt beskriva enhetliga termer och informationsbehov i processer, kan man ställa rätt krav och upphandla rätt IT-stöd och integrationer mellan it-system. Genom att beskriva och analysera informationsbehoven inom processer i ett sammanhang av tillämpbara lagar och föreskrifter, och utifrån tillämpliga perspektiv, kan man utveckla en strukturerad dokumentation baserad på standardiserade informationsstrukturer samt tillhörande Informationssäkerhetsklassificering av informationsmängder. Det är nödvändigt att utveckla IT-standarder, IT-lösningar och integrationer baserat på gemensamma riktlinjer och verksamhetens regler, processer och informationsbehov. Här kan gemensamma processbeskrivningar, termer och begrepp samt gemensamma specifikationer av informationsstrukturer för socialtjänst spela en avgörande roll som grund för en strukturerad dokumentation och effektivare informationsåtervinning. har bland annat uppdrag att utveckla stöd för detta. I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 15 (68) I praktiken behövs också detaljerade och standardiserade informationsmodeller för att kunna ta fram tjänstekontrakt och gränssnitt för informationsutbyte mellan olika parter, jämför informationsstrukturer i NPÖ10. Om man kan standardisera tjänstekontrakt och gränssnitt nationellt, även för område, så innebär det att inlåsningseffekter till systemleverantörer kan luckras upp och att konkurrensen på marknaden kan öka. I flertalet av intervjuerna med kommunerna har behovet av gemensamma specifikationer och gränssnitt tydligt uttalats. Det är också nödvändigt att samspelet mellan olika lagrum, tolkningar och tillämpningar av lagar och föreskrifter likformas i praktiken. I flertalet av intervjuerna med kommunerna har behovet av gemensamma tillämpningar av regler i praktiken tydligt uttalats. 3.4 Olika metoder för informationsutbyte och olika typer av information I sin verksamhet har behov av olika metoder för informationsutbyte med varandra, internt och externt med andra parter. 1.Direktåtkomst till annan aktörs information/system Innebär att medborgare använder kommunens e-tjänster för ansökan om hemtjänst, att handläggare har direktåtkomst till annan aktörs system eller att privat utförare ges åtkomst till kommunens system. 2.System-till-system med digitalt informationsutbyte Innebär till exempel att kommunens system för socialtjänst direkt utbyter information med annan parts system – fråga/svar, prenumeration eller avisering, maskin till maskin. Här kan nämnas folkbokföringsaviseringar från Navet11, integration mellan system för socialtjänst och LEFI, integration mellan journalsystem och NPÖ. 3.Meddelanden (asynkrona) Innebär att parter utbyter meddelanden eller dokument med varandra. används i huvudsak fax, brev och e-post. För medborgare och företag har det lanserats en tjänst som heter Mina Meddelanden 12. Tjänsten Mina Meddelanden är till för att myndigheter på ett säkert sätt ska kunna skicka elektoniska meddelanden, till medborgare och företag. Det finns ingen motsvarande tjänst för att säkert skicka meddelanden och handlingar mellan medarbetare inom myndigheter . 4.Dialog (synkrona) Innebär att parter utbyter information i direkt dialog med varandra, i huvudsak telefon, video på distans, chatt och personliga möten. Säker chatt skulle kunna vara ett alternativ. För samliga metoder krävs identifiering, autentisering och rätt behörighet. Överföringen ska ha rätt insynsskydd enligt gällande informationssäkerhetsklassificering. Informationen som utbyts enligt någon av de fyra metoderna kan vara antingen strukturerad eller ostrukturerad. Strukturerad innebär att informationsmängden är bestämd och att den följer en specificerad struktur, till exempel fastställda blanketter (ansökan om ekonomiskt bistånd, ekonomiskt bistånd statistik) och Navet XML schema13. 10Nationell Patientöversikt (NPÖ), , 11Navet – Avisering av befolkningsuppgifter, , 13Schema för folkbokföring – Navet, , I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 16 (68) Ostrukturerad information innebär att informationsmängden inte är bestämd eller att den följer en specificerad struktur så som dokument med löpande text, video och ljud. Observera att löpande text ofta finns även i journal system. En övervägande del av dokumentation inom socialtjänst av beslut, planer, sociala insatser hanteras i i löpande text (dokument). Avsaknad av strukturerad och standardiserad information (termer och begrepp, standardiserade informationsstrukturer) gör det svårt att få till stånd ett effektivt digitalt informationsutbyte. Dokumentationen inom socialtjänst bör kunna struktureras och standardiseras mer. Både strukturerad och ostrukturerad information kan vara i både digital form och på papper. Allt informationsutbyte av strukturerad information, dvs. ifyllda pappersblanketter, är mycket lämpliga att digitalisera. Allt informationsutbyte av ostrukturerad information som sker av pappershandlingar är lämpliga att digitalisera och att utbyta med säker meddelandehantering. är mycket av informationen inom ostrukturerad och på papper. Potentialen att digitalisera och att effektivt och att på säkert sätt utbyta information borde därför vara stor. 3.5 Kartläggning av informationsutbyte till och från i en kommun har ett stort behov av information från andra parter och också att dela med sig av information till andra. I intervjuerna med representanter för kommunernas socialtjänst, kommunernas IT verksamhet, kommunförbund och regionförbund har en kartläggning av informationssamband gjorts. Nedanstående figur sammanfattar endast översiktligt upptäckta samband som framkommit från intervjuerna. Figur 4 nedan är också en summa av alla informationssamband och alltså inte uppdelat per verksamhetsgren inom . För en mer rättvisande bild skulle man behöva redovisa även de informationssamband som finns mellan olika vårdgivare, mellan olika utförare, mellan vårdgivare och utförare osv. Exempel på detta är hälso- och sjukvård som kommunen själv bedriver eller som privata vårdgivare bedriver med finansiering (t.ex. i hemsjukvård, säbo, LSS). I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 17 (68) Figur 5 - Översikt över informationssamband mellan socialtjänst och andra parter I nedanstående tabeller beskrivs och sammanfattas översiktligt informationssambanden som nämnts i ovanstående figur numrerade 1 till 14. Observera att den mesta av informationen som hanteras inom vård- och omsorg samt är sekretesskyddad enlig Offentlighets- och sekretesslagen14. I socialtjänstutredningar (myndighetsutövning) är andra aktörer dock skyldig att i vissa fall lämna information enligt Socialtjänstlagen15. 14Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) 15Här verkar det finnas olika tolkningar och tillämpningar av lagen. Intervjuerna ger olika svar. Kan bero på om socialtjänst ligger under samma nämnd eller inte. Detta är en fråga som bör klargöras. I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 18 (68) Beskrivning – informationsutbyte med brukaren/anhöriga Informationsutbytet med brukaren är mångfacetterat och beror helt och hållet vilka insatser som är aktuella. Det finns också många metoden för interaktion med brukaren, från pappersblanketter och e-tjänster till video i hemmet (Nattfrid16) och robotar (eHemtjänst17). -, ändra val När det gäller vård- och omsorgsaktörernas informationsutbyte med medborgarna kan det vara bra att uppmärksamma att det gäller olika förutsättningar om kommunikationen sker mellan socialtjänst och medborgare eller mellan sjukvård och medborgare. En viktig skillnad är att det finns sekretessbestämmelser riktade mot individen själv i sjukvården, medan sådana bestämmelser saknas i . Sekretessbestämmelsen mot individen kan t.ex. påverka möjligheterna att utveckla bastjänster och e-tjänster som stöder ett mer automatiserat utlämnande av information till individen. del är även frågor om direktåtkomst uttryckligen reglerat i PDL och Behovet av pålitliga trygghetslarm är också stort både i glesbygd och i Här pågår standardiseringsarbete. Nyckelfri hemtjänst och Nattfrid är andra områden som har stor potential för innovation, utveckling och standardisering. I anslutning till myndighetsutövning finns behov av tjänster för förhandsbedömning, samtyckeshantering18, egen förmågebedömning, tjänster för att genomföra ansökan, tjänster för meddelandehantering under biståndsprövning (komplettering av underlag, statusinformation etc.), tjänster för att meddela bifall/avslag, för val av utförare efter Under genomförande av bistånd/insats finns behov av tjänster för att förbereda och planera insats (tjänster för att samla och utbyta information av praktisk natur med brukare/anhöriga). insats behövs tjänster för att utbyta information med brukare/anhörig, dela journal och social dokumentation, för uppföljning av insats och avslut av insats. Ett område som är i stort behov av utveckling är logistiken runt brukaren där många aktörer är inblandade – brukaren, anhöriga, utförare (flera), vårdgivare, omsorg etc. planer och scheman hos kommun och utförare som borde vara Olika utförare kommer på olika tider och ibland finns det behov av att lämna över information till nästa utförare. Åt hon/han upp all mat? Hon ville inte ta på sig sker mycket av denna överlämning via papper och Det är inte säkert och viktig information kan förloras. Informationen och informationsutbytet för att hantera logistiken runt brukaren bör centreras runt brukaren och inte låsas in i utförarnas eller kommunens system. Detta är ett område för 16Nattfrid?, , I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 19 (68) verksamhetsutveckling och möjligen för standardisering. I samverkan mellan kommuner och landsting byggs ett antal portaler upp för att underlätta för brukare att lätt hitta information om socialtjänst19. Eftersom alla kommuner och landsting har sina egna system och strukturer finns det betydande problem att dela information. Samma problem finns även inom hälso- och sjukvård där man utvecklat en gemensam portal . Samma sätt att bygga och förvalta gemensamma portaler borde kunna användas även inom område. Kommunerna bör utvärdera om Mina Meddelanden kan användas för att kommunicera beslut och annan dokumentation med brukaren även inom socialtjänst. Områden för innovation är telemedicin och egenvård i hemmet med high tech20. När tekniken används på rätt sätt får vi besparingar som kan finansiera en värdigare vård för de allt fler äldre. Äldre kan bo längre hemma och kommunen kan potentiellt minska behovet av äldreboende. 19Hit kan du vända dig, , 20Empati och high tech - Delresultat från , , I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 20 (68) Beskrivning – informationsutbyte med statliga myndigheter Informationsutbyte sker bland annat med , , Polisen, Arbetsförmedlingen, A-kassornas samorganisation, Transportstyrelsen, Domstolar, Lantmäteriet, Landsarkiv, och . En del av informationsutbytet är digitalt system till system (LEFI, Navet) och andra är genom inloggning i en statlig myndighets system (LEFI- Dessa tjänster kan anses vara standardiserade tjänster . E-delegationen har initierat ett utvecklingsprojekt inom ekonomiskt bistånd för att effektivisera informationsförsörjningen av processen för att bedöma ekonomiskt bistånd inom socialtjänst. fram inom utvecklingsprojektet bör kunna forma basen för hur statliga myndigheter försörjer kommuner med information i ärenden, både vad det gäller teknik, avtal och förvaltning. I övrigt sker det mesta av informationsutbytet mellan statliga myndigheter och kommuners socialtjänst i huvudsak via fax, telefon och brev/papper. Detta innebär mycket hantering, säkerhetsrisker, dubbelregistrering och slöseri med tid. Det är också ibland svårt att få tag på den andra parten och att hitta rätt i myndigheternas I situationer som rör omhändertaganden är tiden kritisk och då är det speciellt viktigt att kommunikationen fungerar effektivt. Potentialen för förbättringar och effektivisering är stor. skulle en lösning för Mina Meddelande Myndigheter för kommunikation av handlingar mellan myndigheter/handläggare vara ett område för utveckling och standardisering. Myndighet skulle kunna användas för att skicka känsliga handlingar mellan olika handläggare inom offentlig förvaltning. finns på digital form exempelvis domar och socialtjänstutredningar. Dessa skulle mycket väl kunna skickas på digital form via en säker tjänst för att förmedla handlingar mellan handläggare. kunna vara digitalt signerade och kvittens och aviseringar skulle kunna Säker e-post har provats av vissa kommuner, men anses inte vara en hållbar lösning. I övrigt så har det framkommit att det också finns behov av interaktiva dialoger mellan handläggare hos olika myndigheter utöver telefon. lösning för säker chatt mellan handläggare skulle också kunna vara ett område för utveckling och standardisering. En säker chatt skulle kunna ge dokumentation och en spårbarhet i dialogen mellan handläggarna. 21 Effektiv informationsförsörjning, , I T - s t a n d a r d i s e r i n g i n o m s o c i a l t j ä n s t e n | 21 (68) Beskrivning – informationsutbyte med kvalitets- och statistikregister Rapportering till olika kvalitetsregister är omfattande och inkluderar rapportering inom äldreomsorg och hemsjukvård, social barn- och ungdomsvård, stöd till personer med funktionsnedsättning, ekonomiskt bistånd och missbruks- och beroendevård. Aktörer inom kommunernas hälso- och sjukvård rapporterar med olika intervall information bland annat till följande kvalitetsregister Svenska Palliativregistret22, Demensregister23 (SveDem), Senior alert24, Svenskt register för Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens25 (BPSD). Vidare rapporteras information till register för öppna jämförelser26 för både socialtjänst och hälso- och sjukvård. Utöver dessa tillkommer rapportering av statisk till Statistiska centralbyrån och länsstyrelserna. Kommuner kan ta del av kvalitetsregister, öppna jämförelser och statistik från respektive webbplats och från Kommun- och landstingsdatabasen27 (Kolada). Enligt genomförda intervjuer framkommer det att rapportering av information till kvalitetsregister och statistikmyndigheter är i huvudsak som innebär extra administrativt arbete och Det är svårt att hitta fall där kommunens verksamhetssystem har en väl integrerad rapportering till kvalitets- När det gäller frågor kring hantering och dubbelregistrering pågår det arbete som drivs av SKL inom ramen för Nationella programmet för datainsamling (NDPi).