sou · H2B347 · 2014-06-27 00:00:00 — Även bedöm- ningar av om parter haft giltig ursäkt eller liknande skulle alltså aktualiseras, vilket också skulle riskera att fördröja förfarandet. Mot hänsyn till det som har angetts, är det vår uppfattning att en möjlighet för att formellt besluta att handläggningen i ett ärende är avslutad, sannolikt skulle tynga processen vid i sådan utsträckning att någon effektivitetsvinst inte skulle uppnås. Vi förordar därför inte en sådan lösning. Däremot anser vi att den önskade effekten – att ska utgöra ett effektivt och smidigt tvistlösningsalternativ i de ärenden som lämpar sig för nämndens prövning – bör kunna uppnås på andra sätt, som passar bättre för ARN:s arbetsformer och syfte. Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid Vi menar att på ett mer aktivt sätt än , bör kunna påverka parternas sätt att föra sin talan vid nämnden genom tydlig information. För att uppnå detta, föreslår vi till att börja med att upprätta en handläggnings- och tidsplan i varje ärende, som skickas till båda parterna. Handläggnings- och tidsplanen, som ska vara standardiserad, bör kort beskriva de olika moment som ingår i en normal handläggning. Dessutom ska tider för handlägg- ningen av det specifika ärendet framgå. Parterna bör också uttryck- ligen göras uppmärksamma på vikten av att begränsa det material som ges in till nämnden och om risken för att ärendet avvisas om det blir alltför omfattande eller komplicerat. Skyldigheten för nämnden att fastställa en preliminär handlägg- nings- och tidsplan i varje ärende och skicka den till parterna bör framgå i nämndens instruktion. Planen bör upprättas i ett inled- ande skede av handläggningen av ett ärende, men det bör vara upp till att utveckla rutiner för när den ska skickas ut. Den när- mare tidpunkten när handläggnings- och tidsplan ska skickas ut bör därför inte regleras i instruktionen. Av den nya bestämmelsen bör det däremot framgå att en handläggnings- och tidsplan inte behöver skickas ut om det är obehövligt. Exempel på en sådan situation, är om det redan av anmälan framgår att ärendet ska avvisas. När ärendet är klart för avgörande ska också skicka ut information om detta och ange när ett beslut kan förväntas. Skyl- digheten att skicka ut sådan information följer också av direktivet (se avsnitt 12.10.4). I samband med det meddelandet, bör också informera tydligt om att skriftväxlingen anses avslutad, för att därmed i möjligaste mån undvika att parter skickar in ytterligare material. Tydligare information på webbplatsen Bedömning: bör kompletteras med tydligare information om att kan komma att avvisa tvister som är, eller under handläggningens gång blir, för omfattande eller komplicerade att utreda enbart genom skriftlig handläggning. På nämndens webbplats lämnas redan tydlig och instruktiv infor- mation om bl.a. vilka tvister som nämnden inte prövar och den normala gången i ett ärende. Information ges också om att SOU 2014:47 Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid inte prövar ärenden som är alltför komplicerade eller som kräver muntlig bevisning. Denna information bör, enligt vår uppfattning, formuleras ännu tydligare. Informationen bör också kompletteras med specifik information om att kan behöva avvisa tvister som inte lämpar sig för nämndens prövning på grund av att de är, eller under handläggningens gång blir, för omfattande eller kompli- cerade för att utreda enbart genom skriftlig handläggning, t.ex. för att parterna ger in alltför mycket material. Ärenden som inte lämpar sig för prövning i bör avvisas Förslag: Genom tillägg till ARN:s instruktion föreskrivs att om någon grund för avvisning uppkommer under handläggningen av ett ärende, ska ärendet avvisas . Häri- genom markeras att ärenden som blir alltför omfattande eller komplicerade för att prövas av , ska avvisas i ett så tidigt skede som möjligt. Naturligtvis kommer det, trots de åtgärder som vi föreslagit ovan, fortfarande finnas ärenden som under handläggningen blir så om- fattande eller komplicerade att de inte kan prövas av . För att nämnden inte ska lägga onödiga resurser på att handlägga ärenden som sedan måste avvisas, är det viktigt att nämnden i ett så tidigt skede som möjligt uppmärksammar detta, och fattar beslut om avvis- ning . Av våra överväganden i avsnitt 12.8.2, framgår att det med anled- ning av direktivets genomförande, införs en bestämmelse om att ska avvisa ett ärende från det att ärendet togs emot, om det redan av själva klagomålet framgår att ärendet inte kan prövas. Som också har angetts där, föreslår vi att det i ARN:s instruktion även införs en bestämmelse med den innebör- den att, om någon grund för avvisning uppkommer under senare under handläggningen av ett ärende, ska ärendet avvisas . Härigenom markeras att ärenden som blir alltför omfattande eller komplicerade för att de ska kunna prövas av , ska avvisas i ett så tidigt skede av handläggningen som möjligt. Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid Dokumentation och översyn av handläggningsrutiner Bedömning: bör dokumentera sina handläggningsrutiner på ett tydligt och transparent sätt. I samband därmed bör se över hela handläggningskedjan. Några lagstiftningsåtgärder behövs inte i det här avseendet. har ingen tydlig dokumentation över sina rutiner för hand- läggning av ärenden. Som ett led i det kvalitetsarbete som, enligt vad vi angett ovan, behövs inom beredningsorganisationen, anser vi att bör dokumentera sina handläggningsrutiner på ett tydligt och transparent sätt. Den sammanställningen bör kunna fungera som en handbok och behandla de överväganden som kan bli aktu- ella i olika skeden av handläggningen, med tydliga riktlinjer för hur ärendena vid ska beredas. I samband med det arbetet bör gå igenom hela handläggningskedjan och analysera hur hand- läggningen kan effektiviseras i varje led. En synpunkt som särskilt har framförts till utredningen av flera av avdelningsordförande, är att besluten ibland drar ut därför att vissa avdelningsordförande spenderar tid på att skriva mycket ingående och långa beslut. För att utveckla både effek- tiviteten i handläggningen och kvaliteten i besluten, anser vi att bör bedriva ett effektiviseringsarbete tillsammans med avdelnings- ordförandena för att, i den mån det är möjligt, identifiera vilka slags beslut som i allmänhet kan skrivas kort, och i vilka fall som det kan finnas anledning att skriva mer utförliga avgöranden. Självklart skiljer sig ärendena åt beroende på vilka frågor som saken rör, men det är ändå vår bedömning, efter diskussioner med ARN:s avdelnings- ordförande, att effektivitetsvinster skulle kunna uppnås genom att tog mer initiativ till en kontinuerlig dialog angående skriv- frågor. Slutsatser av diskussionerna bör också sammanfattas i doku- ment som är tillgängliga för såväl ARN:s interna medarbetare, som nämndens externa resurser. Detta är särskilt viktigt eftersom har så många externa ordförande, och även föredragande, som kom- mer från olika verksamheter och inte deltar i ARN:s dagliga verk- samhet, och därför inte heller på något naturligt sätt har träffpunkter för sådana diskussioner. Särskilt mot den bakgrunden, är det vår upp- fattning att det kan finnas mycket effektivitet att vinna för genom att använda kunskaperna hos de externa ordförandena för att komma fram till tydliga rekommendationer och fler standardskriv- ningar till vissa typer av beslut. SOU 2014:47 Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid Sammanfattning – åtgärder för att öka effektivitet och kvalitet i ärendehandläggningen Genom de åtgärder som vi har föreslagit ovan – handläggnings- och tidsplan i varje ärende, meddelande till parter att skriftväxlingen är avslutad när ett ärende är färdigt för avgörande och tydlig informa- tion på webbplatsen – bedömer vi att kommer kunna mot- verka att ärendena blir mer omfattande än nödvändigt, utan att för- farandet kompliceras och tyngs genom formella beslut. ARN:s resurser bör vidare koncentreras till de ärenden som lämpar sig för nämndens prövning. Detta markeras genom att det uttryckligen föreskrivs i ARN:s instruktion att tvister bör avvisas om det uppkommer grund för avvisning, exem- pelvis att ärendet blir för omfattande för att prövas inom ramen för nämndens skriftliga handläggning. Ytterligare effektivisering bör vidare kunna uppnås genom att , enligt vårt förslag, tydligt dokumenterar och ser över sina handläggningsrutiner. Syftet med , som ett smidigt och effektivt tvistlösnings- alternativ, kommer genom dessa åtgärder att bli tydligare och kunna uppnås i högre utsträckning än , utan att förfarandet tyngs av formella regler. Som vi har angett ovan, är förbättrade handläggningsrutiner en nödvändig, men inte tillräcklig åtgärd för att säkerställa att ska kunna hantera den ökade ärendetillströmningen som förväntas, och uppnå en effektivare tvistlösning. För att , i ännu högre utsträckning än , ska utgöra ett smidigt och högkvalitativt tvistlösningsalternativ för konsumenttvister, och upp- fylla direktivets krav på effektivitet i handläggningen, bedömer vi att det också krävs en förstärkning av ARN:s interna organisation. Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid 14.4.2Fler internt anställda beredningsjurister Förslag: ges ökade anslag för att anställa ytterligare interna beredningsjurister och därmed minska beroendet av externa jurister som föredragande vid nämndsammanträden. är i stor utsträckning beroende av externa jurister som föredragande Enligt uppgift från fungerar systemet med de externa avdel- ningsordförandena väl, och nämnden har inga problem att rekry- tera eller bemanna sammanträden med ordföranden. Däremot har nämnden stora svårigheter att rekrytera, och framförallt bemanna, sammanträdena med externa föredragande. höll nämnden 270 respektive 263 sam- manträden. täcks av de plane- rade sammanträdena av interna beredningsjurister som föredrag- ande. För resterande sammanträden behöver alltså nämnden anlita externa föredragande. fick inte mindre än 52 planerade sammanträden ställas in eller skjutas upp. En av orsakerna var att det inte fanns tillräckligt många färdigberedda ärenden, men den största anledningen var att det inte gick att engagera tillräckligt många externa föredragande till sammanträdena. Externa föredragande har, särskilt , framfört till att arbetet med att förbereda ärenden för avgörande vid nämndsammanträde ofta är alltför arbetskrävande i förhållande till det arvode som betalas ut (per sammanträde). En annan synpunkt som har framförts är att de flesta kvalificerade jurister har en pressad arbetssituation på sina ordinarie arbetsplatser, och därför har svårt att hinna med det extra arbetet som extern före- dragande i . Som externa föredragande rekryteras i princip bara jurister som är under eller har avslutat domarutbildningen. För att underlätta arbetet för de externa föredragandena på bostadsavdelningen, minskade nämnden antalet ärenden per sammanträde. Det hjälpte inte fullt ut, eftersom det minskade antalet ärenden per sammanträde i sin tur ledde till att fler sammanträden behövdes. SOU 2014:47 Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid Fler internt anställda beredningsjurister – minskat beroende av externa föredragande Enligt utredningen är det tydligt att ARN:s verksamhet är alltför beroende av externa föredragande. Svårigheten att bemanna samman- trädena med externa föredragande gör verksamheten sårbar och svårförutsägbar, och leder till längre handläggningstider. Dessutom lägger nämnden ner mycket arbete på att planera och engagera leda- möter till sammanträden, vilket är arbete som måste göras om när sammanträden ställs in. För att säkerställa att konsumenter har tillgång till effektiv tvist- lösning enligt vad direktivet kräver och regeringen eftersträvar, anser utredningen att måste ges förutsättningar att anställa fler interna beredningsjurister, för att kunna bemanna en större del av nämndsammanträdena med interna beredningsjurister som före- dragande. Det kommer att innebära att ARN:s kostnader för externa föredragande minskar, men kommer ändå att innebära en totalt sett ökad kostnad för nämnden, eftersom internt anställda jurister på heltid kostar mer än externa jurister som anlitas som föredragande till särskilda sammanträden. måste alltså ges ökade anslag för att finansiera rekrytering av ett antal ytterligare interna berednings- jurister. Förutom att behöver fler interna beredningsjurister för att undvika inställda sammanträden och därmed korta handläggnings- tiderna, kommer ytterligare beredningsjurister att behövas för att möta den ökade ärendetillströmning som förväntas bl.a. med anled- ning av direktivets genomförande. Frågan om hur många ytterligare interna beredningsjurister som totalt kan behöva framöver behandlas därför i ett sammanhang i kapitel 18 nedan. 14.4.3Ytterligare en vice ordförande vid Förslag: För att ska kunna förbättra ärendehandläggning- ens effektivitet och kvalitet, ges nämnden ökade anslag för att anställa ytterligare en vice ordförande. Ändringar i förordningen med ARN:s instruktion behövs. Som framgått ovan, föreslår utredningen att nämnden ska få ökade anslag för att anställa fler interna beredningsjurister. Fler bered- ningsjurister är enlig vår bedömning en nödvändighet för att bl.a. Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid minska behovet av externa föredragande vid nämndsammanträden och därmed öka effektiviteten genom att säkerställa att färre nämnd- sammanträden måste ställas in. Enligt vår erfarenhet och bedöm- ning är fler interna beredningsjurister däremot inte en tillräcklig åtgärd för att generellt förbättra effektiviteten och kvaliteten i själva ärendehandläggningen. Det krävs därutöver att rutiner och arbetssätt inom beredningsorganisationen kontinuerligt ses över och utvecklas, för att handläggningen av ärenden ska kunna fungera effektivt och ge tvistlösning av hög kvalitet. Enligt vår bedömning behöver avsätta mer resurser för att driva och utveckla rutiner i handläggningen och ge beredningsjuristerna en högre grad av kvalificerat och kontinuerligt ledarskap i sitt dagliga arbete än . Utredningens experter med särskild erfarenhet av har bekräftat den uppfattningen. Den som har ansvar för beredningsorganisa- tionen vid , inklusive det systematiska kvalitetsarbetet inom beredningsenheten, är nämndens vice ordförande. har vice ordföranden även personalansvar för beredningsjuristerna, vilket innefattar ansvar för systematiskt arbetsmiljöarbete samt kompetensutveckling. är det därför i stor utsträck- ning de tre områdesansvariga beredningsjuristerna som ger de övriga beredningsjuristera stöd i det dagliga arbetet med handläggning av ärenden. Mot den bakgrunden, är det vår uppfattning att ARN:s organi- sation, utöver fler interna beredningsjurister, även behöver förstär- kas med ytterligare en högre juristtjänst. Vi menar att det är nöd- vändigt för att ska ha förutsättningar att utveckla kvalitets- arbetet inom beredningsorganisationen, samt kontinuerligt leda och ge stöd åt beredningsjuristerna. Vi föreslår därför att ges möjlighet att anställa ytterligare en högre juristtjänst. För att ge befattningen rätt tyngd, anser vi att den bör inrättas i form av en tjänst som vice ordförande, och att den person som rekryteras till tjänsten därmed ska ha erfarenhet som domare (se 26 § i ARN:s instruktion). Nämnden kommer då framöver kommer att ha en ordförande och två vice ordförande. Enligt vår mening är det lämpligt att – ytterst nämndens ordförande – får utveckla och bestämma de närmare uppgifterna för och arbetsfördelningen mellan de vice ordförandena, liksom uppdelningen mellan vice ordförandena och nämndens ordförande. Som utvecklas vidare i kapitel 18 (avsnitt 18.3.3) är det nödvän- digt att tillföra ökade anslag för att nämnden ska kunna SOU 2014:47 Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid anställa ytterligare en vice ordförande. Eftersom ARN:s instruk- tion förutsätter att det finns en vice ordförande vid nämnden, behövs det även vissa ändringar i instruktionen. Bedömningar och förslag: Några ändringar bör inte vidtas när det gäller formerna för ARN:s beslut i nämnd eller i plenum. Nämndens instruktion ändras däremot så att kanslibeslut ska kunna fattas utan föredragning i enklare ärenden och ärenden där näringsidkaren inte har yttrat sig, bör arbeta mer aktivt för att utnyttja möjligheten att avgöra enklare ärenden genom kanslibeslut, när det är lämpligt. Någon särskild föreskrift i instruktionen är inte nödvändig i detta avseende. 14.5.1Kort om nämndens sammansättning och beslutsformer Nämnden kan avgöra tvister på olika sätt beroende på ärendets art. Huvudregeln är att konsumenttvister avgörs efter föredragning vid sammanträde med avdelning (11 § instruktionen). Sådana avgöran- den kallas nämndbeslut. En avdelning är som huvudregel beslutsför när en ordförande och fyra intresseledamöter deltar. Av de leda- möter som företräder konsument- och näringsidkarintressen ska lika många delta från vardera sidan. En avdelning kan även vara beslutför med en ordförande och två andra ledamöter, om inte någon av ledamöterna begär att fyra ledamöter ska delta (16 § första stycket). Avgöranden i denna mindre sammansättning tillämpas undantagsvis och främst när någon ledamot har fått plötsligt för- hinder eller med kort varsel anmält jäv. När det är av särskild betydelse för nämndens rättstillämpning eller tvisten annars är av större vikt får tvisten avgöras genom beslut av nämnd i utökad sammansättning (16 § andra stycket). En avdel- ning i utökad sammansättning är beslutför med ordföranden eller vice ordföranden, två avdelningsordföranden och fyra intresseleda- möter. Om både ordföranden och vice ordföranden deltar, ska endast en avdelningsordförande delta. Fler än sju ledamöter får inte delta. Även vid avgörande på stor avdelning gäller att konsument- Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid och näringsidkarintressen ska vara företrädda med lika många leda- möter. En tvist får också avgöras genom plenibeslut om den är av prin- cipiell betydelse och det är angeläget med hänsyn till behovet av en enhetlig rättstillämpning (18 §). Plenum består av nämndens ordförande och vice ordförande, avdelningsordföran- dena och de övriga ledamöterna på den avdelning dit tvisten hör. Nämnden är beslutför i plenum när ordföranden eller vice ordföran- den, minst två tredjedelar av avdelningsordförandena och minst fyra intresseledamöter är närvarande. Av de ledamöter som före- träder konsument- och näringsidkarintressen ska lika många delta från vardera sidan. Det är nämndens ordförande som beslutar om ett ärende ska avgöras i plenum. Nämndbeslut och beslut som fattas i plenum avgörs alltid efter föredragning (21 §). En tvist kan också avgöras av nämndens ordförande eller vice ordförande, om ärendet är av enkel beskaffenhet eller om närings- idkaren inte har yttrat sig i ärendet. Nämndens ordförande och vice ordförande får också besluta att avvisa och avskriva ärenden. I den omfattning som bestäms i arbetsordningen eller särskilda beslut får även andra tjänstemän, t.ex. nämndens verksjurist, interna berednings- jurister samt avdelningsordföranden och föredragande, avgöra enklare ärenden, och ärenden där näringsidkaren inte har yttrat sig, samt fatta beslut om avvisning och avskrivning. Beslut av detta slag, dvs. beslut som inte fattas vid sammanträde på avdelning, kallas kanslibeslut (17 §). Huvudregeln är att även kanslibeslut avgörs efter föredragning. Det innebär att två personer alltid måste vara involverade i beslutet – en som föredragande och en som beslutsfattare. Beslut i ärenden av enkel beskaffenhet eller där näringsidkaren inte har yttrat sig, ska alltid fattas efter föredragning (21 § jämfört med 17 §). Kravet på föredragning i dessa fall gäller oavsett om beslutet fattas av ord- föranden, vice ordföranden, en avdelningsordförande eller annan tjänsteman med delegation. Bara avvisnings- och avskrivningsbeslut får, enligt nuvarande ordning, fattas utan föredragning. SOU 2014:47 Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid 14.5.2Formerna för nämndbeslut och beslut i plenum är ändmålsenliga När det gäller ARN:s beslutsfattande i nämnd, har ingenting annat framkommit under utredningens arbete än att den nuvarande ord- ningen fungerar väl. När det gäller avgörande av konsumenttvister vid nämndsam- manträde, har vi övervägt om det är nödvändigt att behålla huvud- regeln angående sammansättning – dvs. att nämnden som huvud- regel består av en ordförande och fyra intresseledamöter. I den frågan har vi rådgjort särskilt med avdelningsordförande. Det har då varit stor enighet kring att nämndens normala samman- sättning är viktig för att nämnden ska ha den breda sakkunskap och erfarenhet som i många fall krävs för att fatta ett välgrundat beslut samt att sammansättningen är av stor betydelse för det allmänna förtroendet för . Även utredningens experter och sakkunniga med särskild erfarenhet av har bekräftat den uppfattningen. har det framförts att det är viktigt att får behålla möjligheten att fatta beslut vid sammanträde med mindre samman- sättning, dvs. en ordförande och två andra ledamöter, om någon ledamot plötsligt får förhinder eller en jävssituation uppstår. Mot den bakgrunden är det utredningens uppfattning att huvud- regeln för ARN:s sammansättning vid avgörande av tvister vid nämndsammanträde – en ordförande och fyra intresseledamöter – bör bestå, liksom möjligheten att fatta beslut med en ordförande och två intresseledamöter, om inte någon av ledamöterna begär att fyra ledamöter ska delta. Vi anser vidare att även möjligheten att fatta beslut i utökad sammansättning bör behållas, så att nämndens avgörande i principi- ellt viktiga frågor kan ges en större tyngd. En fråga som väckts i utredningen är om möjligheten för nämn- den att fatta beslut i plenum bör avskaffas. De synpunkter som har framförts är att institutet är administrativt krångligt och bara har behövt användas ett fåtal gånger, nu senast talet, samt att det därför bör vara tillräckligt att nämnden kan fatta beslut i utökad sammansättning. Utredningen har ändå kommit fram till att pleniinstitutet och möjligheten att avgöra tvister i utökad sam- mansättning fyller olika funktioner, och att det är viktigt att nämn- den i förekommande fall kan säkerställa en enhetlig rättstillämp- ning genom plenum. Möjligheten att avgöra tvister i plenum tynger Effektivisering och förbättring av tvistlösningen vid inte heller handläggningen eftersom den tillämpas så sällan. Den bör därför enligt vår uppfattning finnas kvar i oförändad form. Några ändringar behöver alltså inte vidtas när det gäller form- erna för ARN:s beslut i nämnd och i plenum. Här ska bara nämnas att det förhållandet att får två vice ordförande istället för en, har viss betydelse för instruktionens bestämmelser om sammansätt- ning och beslutsförhet vid nämnd i utökad sammansättning (16 § andra stycket) och i plenum (18 §). För beslutsförhet vid samman- träde med nämnd i utökad sammansättning, anser vi att det fortfar- ande ska vara tillräckligt att en vice ordföranden deltar. Vi föreslår därför ingen saklig ändring av reglerna för beslutsförhet i den delen. Däremot anser vi att huvudregeln för avgörande i plenum bör vara att båda vice ordförandena deltar i avgörandet (18 § tredje stycket). Nämnden ska , liksom enligt nuvarande ordning, vara beslutsför i plenum när ordföranden, en av de vice ordföran- dena, minst två tredjedelar av avdelningsordförandena och minst fyra andra ledamöter är närvarande (18 § fjärde stycket). 14.5.3Kanslibeslut i enklare ärenden utan föredragning Som nämnts ovan kan kanslibeslut i avvisnings- och avskrivnings- frågor fattas utan föredragning. Däremot ska beslut i ärenden av enkel beskaffenhet eller där näringsidkaren inte har yttrat sig, alltid fattas efter föredragning (21 § instruktionen).