sou · H2B313d2 · 2014-03-13 00:00:00 — 4Arbetet med de regionala digitala agendorna Inom ramen för genomförandet av den digitala agendan för inbjöds länsstyrelser, landsting och samverkansorgan att ingå ett regionalt signatärskap genom att skriva under en frivillig avsikts- förklaring. Signatärskapet innebär att länen ska verka för att ta fram regionala digitala agendor. har i uppdrag att administrera det frivilliga regionala signatärskapet. I uppgiften ingår att följa upp arbetet som bedrivs på länsnivån med regionala digitala agendor. i län har haft i uppdrag att främja initiativ att ta fram regionala och lokala digitala agendor1. har genomfört en nulägesanalys över länens arbete med de digitala agendorna. Tidpunkt för status- uppdateringen är mitten av . Förändringar som har skett därefter har inte fångats upp. I detta kapitel redovisas en sam- mantagen och övergripande nulägesanalys2. 1Genom regeringsbeslut med diarienummer N2011/7515/ITP och N2013/942/ITP. 2Uppföljningsstudien är genomförd av () på upp- drag av (N2012:04/2013/29). I arbetet har ingått dokument- studier samt en intervjustudie med en eller flera representanter från samtliga 21 län. RMC har tagit del av i tidigare delrapportering (N2011/7515/ITP), samt ett utkast på slutrapportering (N2013/942/ITP). RMC har även intervjuat ansvariga medarbetare vid i . Arbetet med de regionala digitala agendorna 4.2.1Samtliga län har anslutit sig till arbetet med regionala digitala agendor Arbetet med de regionala digitala agendorna har kommit olika långt i länen. undertecknade , , samt som sista tre län avsikts- förklaringar om att ta fram egna regionala digitala agendor. För och innebar avsiktsförklaringen start- skottet för deras regionala processer. För innebar signeringen även målgång för framtagandeprocessen då en färdig agenda kunde antas . Med har tre regionala digitala agendor antagits. har även och gjort detta. Det innebär att samtliga län nu har signerat avsiktsförklaringen och att tre län har antagit sina regionala digitala agendor per mitten av . För de arton län som befinner sig i processen med att ta fram digitala agendor är status följande. Fyra län har utkast till agendor ute på remiss. Fem län befinner sig i en process där organisering och rollfördelning är på plats och arbetet med att ta fram agendans innehåll med mål, visioner och inriktning pågår. Ytterligare tre län har organisering och rollfördelning klar och kommer att påbörja det praktiska arbetet. Fyra län har påbörjat arbetet med att diskutera organisering och rollfördelning. Endast två län har ännu inte påbörjat en organisering av arbetet. Arbetet med de regionala digitala agendorna Källa: RMC. Nuläge avser mitten av . Inför det fortsatta arbetet med att ta fram och genomföra agendorna bedömer tio av länen att det finns en tydlig plan för hur de ska gå vidare med arbetet. Nio av länen bedömer att de har en övergrip- ande bild över hur de ska gå vidare med arbetet, men att detaljerna inte finns på plats . I två län saknas en plan och riktning för det fortsatta arbetet. Av de kvarvarande arton län som ännu inte antagit sina agendor uppskattar det stora flertalet att de kommer att kunna anta sina respektive agendor . Fem län bedömer att processen kommer att ta . Osäkerheter kring ledtider beror bland annat på att de regionala beslutsprocesserna är tidskrävande där beslutande organ sammanträder med månaders mellanrum. Flera län uppger att deras agendor kan komma att antas först efter som- maren trots att de befinner sig långt fram i processen. 4.2.2Länen har valt att organisera arbetet på olika sätt Länen har valt olika sätt att organisera arbetet med att ta fram de regionala digitala agendorna. Vissa län har valt att organisera sig utifrån hänsyn till de många befintliga projekt och aktörer som arbetar med digitala frågeställningar i länen. Det handlar då oftast om projekt som är kopplade till regionala bred- bandsstrategier. Detta organisationssätt har valts för att dra nytta Arbetet med de regionala digitala agendorna av den kompetens och de upparbetade kontaktnät och beslutsvägar som redan finns på plats i länen. Andra län har motiverat sina val av organisering utifrån en vilja att skapa en bred förankring bland offentliga aktörer, näringsliv och akademi. Ett fåtal län uppger att de har önskat få till stånd en så effektiv beslutsprocess som möjligt och därför valt att involvera få aktörer i det operativa arbetet med agendan. I stort sett samtliga län har valt att organisera sig med någon typ av styrgrupp, samt en eller flera arbetsgrupper. Därutöver arbetar länen i olika utsträckning med referensgrupper. Dock skiljer sig betydelsen och funktionen för dessa grupper åt mellan länen. Styrgrupperna är mer eller mindre aktiva i det operativa arbetet och består nästan uteslutande av representanter från offentliga aktörer. Det är endast ett fåtal län som har valt att involvera repre- sentanter från näringsliv och akademi i styrgruppen. Länen har valt att organisera det operativa arbetet på två huvud- sakliga sätt. Ungefär hälften av länen har valt att organisera tema- tiska arbetsgrupper utifrån de fokusområden som har arbetats fram inom ramen för respektive läns digitala agenda. Inom de tematiska arbetsgrupperna träffas utvalda representanter inom regionen för att tillsammans arbeta fram innehållet i agendorna. De tematiska arbetsgrupperna leds i regel av en representant för en organisation inom regionen som har visat intresse för den tematiska sakfrågan eller som på annat sätt har en naturlig koppling till sakfrågan. Den resterande hälften av länen har valt samla en gemensam arbetsgrupp för hela processen. Representationen i denna grupp varierar men består i stor utsträckning av representanter från de offentliga aktörer som tillsammans leder arbetet, det vill säga läns- styrelser, landsting/kommuner och regionala samverkansorgan. Istället för att ha fasta tematiska arbetsgrupper samlar arbets- gruppen in kunskap via referensgrupper, workshops och dialog- möten med relevanta aktörer. Arbetet med att skriva och struk- turera utkast till agendan görs då primärt inom arbetsgruppen med stöd från exempelvis en referensgrupp. Arbetet med de regionala digitala agendorna 4.2.3Arbetet leds vanligen av personer från organisationer med regionalt tillväxtansvar Det operativa arbetet att ta fram agendorna i länen leds av olika aktörer. Uppgiften delas i flera fall mellan olika regionala aktörer och samverkansorgan. Ofta är det emellertid någon enskild person som håller ihop arbetet. Nästintill samtliga län har utsett en pro- jektledare för att driva processen operativt. En genomgång av vilka organisationer som de personer som leder arbetet företräder visar att personer från sex regionala samverkansorgan, sju länsstyrelser och fyra regionbildningar/lands- ting3 leder det operativa arbetet i länen. I två län leds det operativa arbetet av personer från regionalt och kommunalt samägda bolag. I ett län delas en tjänst mellan en länsstyrelse och ett regionförbund. Ett län har ännu inte utsett en person som leder det operativa arbetet. Av de arton län där arbetet leds av en person eller flera per- soner på en länsstyrelse, regionbildning/landsting eller ett regionalt samverkansorgan sammanfaller detta i fjorton län med att dessa organisationer också har det regionala tillväxtansvaret. Arbetet bedrivs utifrån länens egna förutsättningar och behov. Det finns inga nationella medel avsatta för arbetet med att ta fram agendorna. Endast ett fåtal län har ansökt om externa medel för processen. I samtliga dessa fall står som delfinansiär. Drygt hälften av länen uppger att de har avsatt särskilda medel från ordinarie budgetar för arbetet med agendorna. Vanligast är att aktörerna som leder framtagningsprocesserna av agendorna avsätter medel i befintliga budgetar för att finansiera delar av en projekt- ledartjänst. I ett fåtal län har resurser avsatts till en heltidsanställd projektledare. I cirka två tredjedelar av länen uppger projektledarna att de ägnar eller har ägnat eller mindre av sin tjänst åt att driva arbetet med att ta fram agendorna. Ungefär hälften av projektledarna uppger att de med hänsyn till processen skulle vilja lägga mer tid på arbetet. Majoriteten av projektledarna har nästan uteslutande en bak- grund som verksamhetsutvecklare eller strateger inom respektive offentliga verksamheter, företrädelsevis inom sakområden kopplade till det regionala utvecklingsuppdraget. Det finns därmed erfarenhet av att arbeta med utvecklingsfrågor kopplade till den regionala digitala agendan ur ett regionalt utvecklings- och förvaltnings- 3 I en av regionerna har en extern konsult utsetts att leda arbetet inom ramen för det regionala utvecklingssekretariatet. Arbetet med de regionala digitala agendorna Flera utsedda projektledare har också en bakgrund inom den privata it- och telekomsektorn. Dessa personer driver ofta arbetet med länens regionala digitala agendor parallellt med arbetet med de regionala bredbandsstrategierna. 4.2.4Nära samverkan mellan de regionala aktörerna Arbetet med att ta fram de regionala digitala agendorna involverar i samtliga län ett flertal olika organisationer. Vanligtvis och formellt sett är det de regionala aktörerna och samverkansorganen som enskilt eller tillsammans antar agendorna och signerar avsiktsför- klaringarna. Kommunerna företräds som formell part i de flesta fall endast indirekt genom kommunala samverkansorgan. Det är sällsynt att enskilda kommuner är med och antar agendan. Kommunerna utgör alltjämt en av de viktigaste aktörerna att få med i det framtida implementeringsarbetet. Nästintill samtliga län lägger därför stor vikt vid att involvera kommunerna i framtagandet av agendan. Länen har vidare, beroende på deras enskilda behov och förut- sättningar, i olika utsträckning involverat näringsliv, akademi och ideell sektor. Givet hur länen har valt att arbeta med olika aktörer och förankra arbetet med de regionala digitala agendorna går det inte att ge en enkel överblick i vilken utsträckning som länen har involverat olika typer av aktörer i arbetet. I ungefär hälften av länen bedöms företag och akademi aktivt engageras i arbetet. I ungefär en fjärdedel av länen bedöms olika folkbildningsförbund aktivt engag- eras i arbetet. 4.2.5Förankring av agendorna är en framgångsfaktor En bred förankring av agendan hos berörda aktörer anges som en viktig framgångsfaktor för att den regionala digitala agendan ska kunna göra skillnad. Eftersom kommunerna ansvarar för många områden som agendan omfattar uppfattar länen att kommunerna utgör viktiga aktörer i arbetet. Detta gäller särskilt för sakområden såsom skola, omsorg och kultur, men även infrastruktur- och e- förvaltningsfrågor. Därför har också flera län valt att genomföra eller planerar att genomföra olika former av dialogturnéer i kommunerna för att informera om och få återkoppling på arbetet. I de län som Arbetet med de regionala digitala agendorna särskilt satsar på infrastrukturfrågor inom ramen för den regionala digitala agendan pekas även bredbandsoperatörerna ut som nyckel- aktörer att få med i processen. Förankring av den regionala digitala agendan sker på olika sätt och i olika omfattning beroende på hur länen valt att organisera det operativa arbetet, vilka resurser som avsatts till processen, samt i vilken utsträckning det finns ett stöd för arbetet på ledningsnivå. Förutom att de personer som leder arbetet med agendorna för- ankrar det i sina respektive organisationer sker även en extern för- ankring. Huvudsakligen tre tillvägagångssätt används för detta: Genom att de representanter som är involverade i arbetet, exempelvis i tematiska arbetsgrupper eller referensgrupper, åter- kopplar och informerar om arbetet med agendorna i sina hemma- organisationer. Genom att bjuda in till olika aktiviteter såsom informations- möten, workshops och dialogmöten, vilka ofta genomföras i ett tidigt skede av agendaprocessen. Genom ett skriftligt remissförfarande. process för att förankra arbetet med den regionala digitala agendan utmärker sig här. , som leder processen, har valt att lägga upp arbetsprocessen för framtagandet av den region- ala digitala agendan med hjälp av så kallad crowdsourcing, där alla aktörer, medborgare som tjänstemän och politiker, bjuds in att med- verka i framtagandet av regionens digitala agenda. Som motor för denna process har valt att använda sig av en så kallad wiki-lösning, det vill säga en gemensamt redigerbar webbplats, samt sju tematiska workshops. 4.2.6Förhållandet till annat regionalt strategi- och utvecklingsarbete De regionala digitala agendorna syftar bland annat till att fånga upp ambitionerna i den europeiska och nationella digitala agendan inom ramen för det regionala och lokala utvecklingsarbetet. Arbetet med de regionala agendorna syftar också till att bidra till att de mål som finns angivna i det regionala utvecklingsarbetet nås. För att båda dessa ambitioner ska kunna förverkligas behöver arbetet med de Arbetet med de regionala digitala agendorna regionala digitala agendorna och det regionala utvecklingsarbetet anpassas till varandra. Detta beskrivs ha skett på olika sett i länen. Ett flertal län befinner sig i ett arbete med att uppdatera sina regionala utvecklingsstrategier eller motsvarande. Vissa län har där- med helt eller i vissa delar kunnat samordna arbetet med den regionala digitala agendan med en uppdatering av den regionala utvecklings- strategin, vilket beskrivs ha gynnat båda dessa processer. I ett län har arbetet med att ta fram den regionala digitala agendan exempel- vis bedrivits som en del av processen med att revidera den regionala utvecklingsstrategin. För detta län innebär nästa steg att arbeta fram den regionala digitala agendan som en handlingsplan som utvecklar skrivelserna i den regionala utvecklingsstrategin. I andra län har val av tidpunkt för arbetet med den regionala digitala agendan utgjort en utmaning för att få till stånd en sam- ordning med regionala utvecklingsstrategier som har reviderats. Representanter från ett flertal län menar att de regionala digitala agendorna och de regionala utvecklingsstrategierna kommer att integreras genom att delar av den digitala agendan lyfts in i kommande regionala utvecklingsstrategier eller lyfts in som kopp- lade handlingsplaner. Ett flertal representanter uppger emellertid att deras arbete med den regionala digitala agendan har bedrivits skilt från det regionala utvecklingsarbetet. 4.3Agendornas innehåll och inriktning 4.3.1Formerna för agendorna skiljer sig åt Länen har valt eller planerar att utforma de regionala digitala agendorna på olika sätt. Av de sju regionala digitala agendor som antingen är antagna eller befinner sig på remiss har tre mer karak- tären av visionsdokument, som i huvudsak pekar ut riktning och ambitioner för arbetet framåt. Tre av agendorna har mer karaktären av handlingsplaner med tydligare fokus på uppföljningsbara mål, tidplan och ansvarsområden. Den sjunde agendan kan beskrivas som en blandform. Av resterande län uppger åtta stycken att de kommer att ta fram en agenda av handlingsplankaraktär, medan två stycken bedömer att de kommer att ta fram en agenda som har karaktär av visions- dokument. Två län uppger att de kommer att ta fram en blandform. Två län kan inte göra den bedömningen. Arbetet med de regionala digitala agendorna En central tanke hos de län som valt att ta fram ett dokument av mer visionär karaktär är att agendan pekar ut en riktning, men lämnar viss flexibilitet för regionala och lokala aktörer att själva utforma åtgärder och insatser. Genom den strukturen ligger ansvaret för hur målen nås på de aktörer som har i uppdrag att omsätta målen inom sina respektive verksamheter och organisationer. Bland de län som har valt eller planerar att ta fram en regional digital agenda i form av en handlingsplan utgör en tydlig ansvars- fördelning en nyckelfaktor. Flera län vittnar om en rädsla för att ta fram en agenda som blir ospecifik och inte tillräckligt tydligt pekar ut huvudansvar för att insatser mot uppsatta mål genomförs. Sammantaget uppger elva län att deras regionala digitala agendor innehåller eller kommer att innehålla tydliga uppföljningsbara och tidsatta mål. Fyra län uppger att de inte kommer att göra det. I sex län är detta ännu för tidigt att uttala sig om. 4.3.2Regionala behov påverkar delvis länens prioriteringar Länens olika prioriteringar för arbetet med de regionala digitala agendorna bygger på länens specifika styrkor, behov och utmaningar. För att prioritera och välja inriktning för innehållet i agendorna har länen använt sig av olika typer av kunskapsunderlag. Det tycks vara relativt vanligt att länen utgår från tidigare framtagna underlag från arbetet med de regionala utvecklingsstrategierna eller underlag från tidigare genomförda projekt kopplat till sakområdena i den regionala digitala agendan. Ett flertal län uppger att prioriteringar främst arbetats fram genom de workshops och dialogmöten som genomförs inom ramen för arbetet. I vissa fall har separata behovs- och problemanalyser i form av specifika analyser eller förstudier legat till grund för de regionala digitala agendorna. Ett fåtal län uppger att prioriteringar och inriktningar på agendorna inte har baserats på någon specifik analys om problem eller behov inom länet. Två av länen har använt sig av samarbetspartners från näringslivet som bransch- och intressentorganisationerna , och () för att kart- lägga näringslivets behov kopplat till digitalisering av länet. Utöver länens specifika förutsättningar förefaller befintliga intresseområden hos engagerade personer, samt befintliga strukturer för samverkan med redan etablerade nätverk, ofta inom specifika sakområden som infrastruktur/bredband och hälsa, påverka vilka Arbetet med de regionala digitala agendorna frågor som omfattas och prioriteras i länen. Bland de län som har valt att prioritera infrastrukturfrågorna i arbetet uppges en viktig förklaring vara att infrastrukturen utgör en grundförutsättning för att kunna ta del av digitaliseringens möjligheter. 4.3.3Den nationella digitala agendan har utgjort en utgångspunkt Den nationella digitala agendan har använts som referens för arbetet med att fram de regionala digitala agendorna. Innehållet i den nationella agendan är väl känt av de personer som är involv- erade i arbetet med de regionala agendorna. I de flesta fall har den nationella digitala agendan utgjort en utgångspunkt och inspiration för arbetet med de regionala agendorna. Bland annat har den nationella agendans språkbruk och terminologi satt avtryck för hur det regionala och lokala arbetet beskrivits. Ett antal län beskriver även att de aktivt har försökt förhålla sig till den europeiska digitala agendan4. Utöver den nationella digitala agendan finns på nationell nivå strategier och handlingsplaner för enskilda strategiska områden eller delområden inom ramen för den nationella digitala agendan, exempelvis den nationella bredbandsstrategin, den nationella E-för- valtningsstrategin, samt strategin för nationell eHälsa. De län som har lagt tonvikt vid infrastrukturfrågor i arbetet med de regionala digitala agendorna lyfter fram den nationella bred- bandsstrategin som viktig för deras arbete. Bland de län där hälso- frågan har varit framträdande lyfts den nationella e-hälsostrategin med tillhörande handlingsplaner fram som viktiga utgångspunkter för arbetet. kommuner och landstings (SKL) strategi för eSamhället har utgjort en särskilt viktig referens för många av de regionala processerna, inte minst för att strategin anses innehålla tydliga mål som redan utgör relevanta utgångspunkter för det regionala och lokala arbetet och som därmed är enkla och relevanta att ta med i den regionala digitala agendan. 4 En digital agenda för (KOM(2010)245). Arbetet med de regionala digitala agendorna 4.3.4Infrastruktur och e-tjänster har prioriterats i högst utsträckning De regionala digitala agendorna bygger på att länen själva beslutar om både agendornas innehåll och arbets- och förankringsprocess. Eftersom processerna för framtagandet av agendorna ännu inte har kommit igång i samtliga län går det inte att ge en hel- täckande bild över vilken strategisk och sakområdesmässig inrikt- ning agendorna får och hur de förhåller sig till den nationella digi- tala agendan. Två län befinner sig så tidigt i processen att det inte har bedömts som möjligt att ange agendornas framtida inriktning. För reste- rande 19 län, och utifrån den nationella agendans fyra strategiska områden, kan vi konstatera att i stort sett samtliga läns regionala digitala agendor omfattar eller kommer att omfatta de strategiska områdena Lätt och säkert att använda, Tjänster som skapar nytta och Det behövs infrastruktur. Källa: RMC. Utifrån tillgängligt material tillsammans med intervjuer med projektledare och/eller ansvariga för processerna i respektive region har RMC gjort ett försök att mappa valda strategiska områden i regionerna mot den nationella agendan. Sammanställnin gen av vilka strategiska områden som prioriteras i länens regionala digitala agendor avser de 13 av 21 län där detta har bedömts som möjligt att sammanställa. Mer än en prioritering har varit möjlig för varje län. I endast en tredjedel av länen bedöms det strategiska området It:s roll för samhällsutvecklingen ingå som del i den regionala digitala agendan. Möjliga förklaringar till det kan vara att detta strategiska område betraktas som mindre tidsmässigt angeläget, att det saknar Arbetet med de regionala digitala agendorna motsvarade tydlig koppling till involverade aktörers kärnverk- samheter, samt att det har en mindre direkt koppling till de involv- erade aktörernas prioriterade ambitioner om att skapa bättre service för medborgare och företag. Åtta av tjugoen län kan inte ange strategiska områden eller sakområden som särskilt har prioriterats i arbetet med deras respektive agendor. För resterande tretton län har flest län uppgett att de har prioriterat infrastruktur följt av den nationella digitala agendans strategiska område Tjänster som skapar nytta. Tre län uppger att de har prioriterat det strategiska området Lätt och säkert att använda. Ingen region har valt att prioritera det strategiska området It:s roll för samhällsutvecklingen. För att ge en mer detaljerad överblick över inriktningen av länens arbete med de regionala digitala agendorna har RMC även låtit göra en kategorisering av enskilda sakområden som ryms inom den nationella agendans strategiska områden. Av genomgången framgår att i stort sett samtliga län har valt att inkludera sakområdena hälsa, infrastruktur och e-tjänster (offentlig förvaltning). Infra- struktur utmärker sig som det enskilt mest prioriterade sakområdet. E-tjänster, hälsa eller skola har prioriterats som sakområden i mellan av länen. Källa: RMC. Arbetet med de regionala digitala agendorna 4.4.1Mobilisering, samsyn och samverkan Det går inte att peka på några effekter av länens arbeten med att ta fram de digitala agendorna. För många län fungerar de regionala digitala agendorna som paraplydokument under vilka olika initiativ, projekt, strategier och verksamheter kan samlas. Agendorna och processen att ta fram dem möjliggör en ökad samling kring de frågor som omfattar digitalisering regionalt och lokalt. Majoriteten av länen framhåller att processen så långt har tvingat berörda aktörer att börja tala med varandra. Genom dialog inom länet har en mobilisering påbörjats. På ser de som arbetar med att ta fram de regionala digitala agendorna att arbetet kommer att kunna skapa ökad samverkan och samsyn mellan berörda kommuner, men också ökad samverkan och samsyn mellan regionala samverkansorgan, landsting och kommuner. En ökad samsyn och samverkan innebär också att berörda aktörer ser nyttan av att bygga gemensamma strukturer för digitaliseringsfrågor, inte minst kring användningen av olika typer av e-tjänster inom offentlig verksamhet. 4.4.2Framgångsfaktorer och utmaningar för genomförandet