sou · H2B339 · 2014-06-18 00:00:00 — Även de uppgifter som presenteras blir att anse som allmän handling, i vart fall när presentationen inte sker muntligt. Skulle handlingarna expedieras, t.ex. som e-post till Mina meddelanden – dvs. ett elektroniskt förvar som är användarens – är det som finns kvar hos den myndighet som gjort och expedierat sammanställ- ningen alltjämt allmän handling hos myndigheten. Som framgått av avsnitt 6.3.3 får en myndighet, i enlighet med generella gallringsföreskrifter, gallra handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet, under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. De uppgifter som samlas in av en myndighet för en presentationstjänst blir normalt av betydelse för myndighetens verksamhet endast under den aktuella sessionen för visning. Myndigheten avses inte – så som vid kommunikation i ett förvalt- ningsärende – ha insyn i dessa uppgifter och behöver dem inte för annat än visning. Allmänna handlingar som härvid uppkommer mister således normalt sin betydelse för myndighetens verksamhet så snart sessionen för presentation har avslutats. Handlingarna bör därmed kunna gallras utan att allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet försvåras och utan att andra myndigheters eller forsk- ningens behov åsidosätts. En myndighet som tillhandahåller en presentationstjänst bör därmed, så som för hjälptjänster, kunna besluta om omedelbar gall- ring och verkställa denna underhand, så snart respektive presenta- tionssession har avslutats. Sådana uppgifter är av endast tillfällig be- tydelse för myndighetens verksamhet. De används endast för att som en ren service hjälpa den enskilde vid det aktuella tillfället. Om en ny begäran om sammanställning görs måste uppgifterna normalt samlas in på nytt eftersom de kan bli inaktuella. Därmed saknas skäl att ha kvar insamlade uppgifter. För en sådan ordning talar också att användare av presentationstjänster förväntar sig att de uppgifter som samlas in och presenteras inte röjs. Skulle allmän- heten kunna begära ut sådana sammanställningar kan det antas att tjänsterna inte tas i bruk av enskilda. synes utrymmet för att som allmän handling begära ut uppgifter om sammanställningar i en sådan tjänst bli ytterst be- gränsat när ett gallringsbeslut finns och systematiskt verkställs så snart en presentationssession har avslutats. En förutsättning är emellertid att den myndighet som presenterar uppgifter inte får åtkomst till dem på förhand utan först efter en aktiv handling vid presentationstillfället av den registrerade så att det materialet blir tekniskt tillgängligt för myndigheten endast ; jfr dock vad som anförts i avsnitt 6.3.3 om att gallring inte får ske av en handling när en begäran om att få ut den föreligger. Befattnings- havare i en presentationstjänst kommer inte heller att kunna söka och sammanställa omfattande material eftersom gallring sker. Undantagsvis kan en presentationstjänst emellertid behöva vara utformad så att insamlade handlingar bevaras, för att kunna presen- teras på nytt för samma användare av tjänsten. Omedelbar gallring kan härvid inte ske om tjänsten ska fungera. Delegationens förslag: Sekretess ska gälla för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden i verksamhet för att presentera en sammanställning för en enskild av uppgif- ter som helt eller delvis har hämtats in från annan, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men om uppgiften röjs. Den information som behandlas inom ramen för en presentations- tjänst kan normalt antas röra en enskilds personliga eller ekono- miska förhållanden. Det behöver emellertid inte vara fråga om en personuppgift enligt personuppgiftslagen. En användare av en presentationstjänst ser det normalt som en självklarhet att ingen utomstående ska få del av uppgifterna. Detta tillgodoses i huvudsak redan genom beslut om omedelbar gallring. Verkställs ett sådant beslut så snart presentationen har skett blir utrymmet för att begära ut en allmän handling ytterst begränsat. En sådan möjlighet kan emellertid inte helt uteslutas. Användare av sådana tjänster förvänta sig att uppgifterna inte heller röjs på annat sätt, t.ex. muntligen av personalen. Som framgått av avsnitt 5.6.6 kan behovet av sekretess och styr- kan i en sekretessreglering inte bestämmas enbart med hänsyn till sekretessintresset. Detta intresse måste i varje sammanhang vägas mot intresset av insyn i myndigheternas verksamhet. Särskilda sam- manställningar av uppgifter, som tas fram endast som en service för den registrerade, är som framgått av sådan ringa betydelse för myn- dighetens verksamhet att de enligt 5 kap. 1 § OSL varken behöver registreras eller hållas ordnade. Sammanställningarna behövs inte för rättskipningen eller förvaltningen och i den mån uppgifterna skulle bli av intresse för forskningen eller för offentlighetsinsynen finnas de sannolikt bevarade där de hämtades för att sammanställ- ningen skulle kunna göras. Den kartläggning en sådan samman- ställning kan innebära, genom att den tas fram för att underlätta för en enskild att få en överblick över egna förhållanden, medför att den enskilde har ett befogat intresse av sekretess, även om upp- gifterna inte är sekretessreglerade var för sig. Vid sådana förhållanden ger enligt delegationens bedömning en avvägning mellan skälen för respektive mot en sekretessreglering vid handen att det inte finns hinder mot sekretess. Delegationen föreslår därför en sådan bestämmelse, som en ny 5 b § i 40 kap. OSL, enligt vilken sekretess ska gälla för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden i verksamhet för att presentera en sammanställning för en enskild av uppgifter som helt eller delvis har hämtats in från annan. Som bestämmelsen formulerats ges skydd för såväl helt elektroniska tjänster som muntlig presentation av sammanställningar, så som i den beskrivna tjänsten för pensionsinformation, och för kombinationer härav. Delegations förslag, att sekretessen ska gälla för uppgifter som helt eller delvis hämtats in från annan, innebär att sekretess gäller även för en uppgift som hämtats in från den egna myndigheten, när uppgiften förekommer i myndighetens verksamhet för att presentera en sammanställning för en enskild. Undantagsvis kan en presentationstjänst vara utformad så att en uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden, som har hämtats in i myndighetens verksamhet för att presentera en sammanställning, behöver bevaras för att kunna visas på nytt efter en förnyad visningsbegäran. Delegationen föreslår därför att sekretessregleringen utformas så att den omfattar även uppgifter som blir bevarade i verksamhet för att presentera sammanställningar. 6.4.5Sekretessens styrka och rätten att meddela och offentliggöra uppgifter Delegationens bedömning: Sekretessen ska gälla endast om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men om uppgiften röjs. Rätten att meddela och offentliggöra uppgifter bör inte inskränkas. Den information som behandlas inom ramen för en presentations- tjänst kan, i den verksamhet där den hämtats, vara omfattad av allt- ifrån absolut sekretess till ingen sekretess alls. Vid en avvägning mellan behovet av sekretess och styrkan i en sekretessreglering har delegationen stannat vid att sekretessen bör gälla endast om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne skulle lida skada eller men om en uppgift röjs. För tjänster där uppgifter som inte är sekretessreglerade samlas in för att presenteras – t.ex. om en central tjänst införs för full- makter – saknas ofta tillräckliga skäl för en starkare sekretess. Innefattar tjänsten i stället uppgifter om t.ex. skatt, för vilka absolut sekretess gäller, torde behovet av skydd för uppgifterna vara större. Under arbetets gång har därför övervägts att föreslå ett omvänt skaderekvisit. Det är emellertid – med den snabba utveckling som äger rum på området – delvis oklart hur långt behovet av sekretess kommer att sträcka sig. Utgångspunkten vid utformningen av en ny sekretessbestämmelse är att det inte ska gälla mer sekretess än vad som är oundgängligen nödvändigt för att skydda det intresse som har föranlett bestämmelsen. Skulle det visa sig att presentationstjänster växer fram med så känsligt innehåll att ett rakt skaderekvisit inte kan anses tillräckligt bör den föreslagna sekretessens styrka övervägas på nytt. Som exempel på situationer där det bör kunna antas att den en- skilde eller någon närstående till denne skulle lida skada eller men om uppgifter röjs kan nämnas den kartläggning som blir följden om en persons ombudskrets eller anhängiggjorda mål eller ärenden som berör en person kan begäras ut i sammanställd form så att en bild ges av personens rättsliga engagemang eller tvister. Reglerna om rätt att meddela och offentliggöra uppgifter har be- rörts i avsnitt 6.3.7. Genom att den bestämmelse delegationen föreslår som en ny 5 b § i 40 kap. OSL är försedd med ett rakt skaderekvisit gäller en presumtion för att uppgifterna är offentliga. Denna omständighet talar för att den tystnadsplikt som följer av bestämmelsen inte bör ha företräde framför rätten att meddela och offentliggöra uppgifter (jfr prop. 1979/80:2 Del A s. 111 f.). 7 Konsekvenser av förslagen I avsnittet behandlas konsekvenserna av delegationens förslag i den mån dessa konsekvenser inte tydligt framgår av betänkandet i övrigt. Redovisningen sker i enlighet med 14, 15 och 15 a §§ kommittéförordningen (1998:1474). Sålunda har också 6–7 §§ för- ordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning beaktats. Delegationens förslag begränsar det allmännas kostnader. Dessutom ökar enskildas integritetsskydd liksom deras möjlighet att få service av myndigheterna. Det gäller inte minst småföretagen. Generellt sett medför delegationens förslag inte några kostnads- ökningar för stat, kommuner eller landsting. De förslag som möjliggör utkontraktering till en annan myn- dighet kan förväntas föra med sig betydande besparingar för det allmänna eftersom dagens avancerade it-miljöer förutsätter kom- plexa it-system och i vissa delar behöver skötas av tekniker som har spetskompetens. Det säger sig självt att varje myndighet inte kan ha egna sådana resurser, åtminstone inte om hanteringen ska bli ekonomiskt försvarbar. Detta kan jämföras med näringslivets inriktning att begränsa sina kostnader med hjälp av tjänster som tillhandahålls av specialiserade företag. På motsvarande sätt kan möjligheten att skydda uppgifter i elektroniskt förvar och hjälptjänster som är knutna till sådana förvar, leda till en effektiviserad service åt enskilda, även vid tekniskt krångel. Enskilda kan erbjudas en ökad trygghet och säkerhet. Därigenom åstadkoms betydande vinster för såväl enskilda och samhälle. Myndigheterna ges förutsättningar att få in ansökningar m.m. på ett strukturerat och effektivt sätt där uppgif- terna i högre grad än annars blir korrekta till följd av det stöd som kan ges. Arbetet med att ta fram presentationstjänster har utgått ifrån enskildas behov, nämligen att få en överblick i elektroniskt miljö över sina mellanhavanden i olika avseenden. Presentationstjänster kan emellertid leda till att utomstående kartlägger de registrerade på ett integritetskänsligt eller kommersiellt sätt. Med de förslag som här lämnas kan enskilda erbjudas presentationstjänster som ger dem tillräckligt skydd för att tjänsterna ska komma till använd- ning. Storleken av vinsterna för enskilda och besparingarna för det allmänna kan knappast anges i siffror. Omfattningen av myndig- hetssamverkan för att kunna ta tillvara bl.a. expertkompetens på it- området är emellertid betydande. Skulle myndigheterna nödgas att begränsa sin samverkan i form av utkontraktering blir konsekvens- erna omfattande, särskilt om privata leverantörer inte kan till- godose dessa behov. För integritetsskyddet medför föreslagna författningsändringar konsekvenser på så sätt att skyddet för den enskilde inte försvagas som en följd av den tekniska och administrativa utvecklingen på området. Den alternativa lösningen – att myndigheterna avstår från att samverka genom utkontraktering och att tillhandahålla elek- troniska förvar, hjälptjänster och presentationstjänster – framstår inte som en reell möjlighet. Detta framgår bl.a. av att det allmänna har inrättat en rad organ för ändamålet såsom exempelvis Statens servicecenter. Berörda frågor om bl.a. upphandling, konkurrens, informations- säkerhet och satsningar på infrastruktur hör inte hemma i ett lagstiftningsärende om sekretessreglering utan i de ärenden där det övervägs och beslutas om en tjänst ska införas. I övrigt bedömer delegationen inte att förslagen får några sådana konsekvenser som sägs i 14, 15 och 15 a §§ kommittéförordningen. 8.1Förslaget till lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Teknisk bearbetning och teknisk lagring för annan 4 a § Får en myndighet i sin verksamhet för enbart teknisk bearbet- ning eller teknisk lagring för en annan myndighets räkning en uppgift som av hänsyn till ett allmänt intresse är sekretessreglerad där, blir sekretessbestämmelsen tillämplig på uppgiften även hos den mottag- ande myndigheten. Genom paragrafen, som är ny, införs en bestämmelse om överfö- ring av sekretess i verksamhet för enbart teknisk bearbetning eller teknisk lagring som en myndighet utför för en annan myndighets räkning. Den överförda sekretessen gäller för uppgift som av hän- syn till ett allmänt intresse är sekretessreglerad hos den myndighet som lämnat ut uppgiften. Övervägandena finns i avsnitt 5.5. För att en mottagande myndighet ska anses få en uppgift i sin verksamhet för enbart teknisk bearbetning eller teknisk lagring, krävs inte alltid en överföring av data i teknisk mening. Åtgärder kan utföras för en beställande myndighets räkning så att uppgifter omfattas av överförd sekretess även om den mottagande myndig- heten har behandlat dem så att nya uppgiftskonstellationer upp- kommit. Av 11 kap. 8 § följer att bestämmelsen inte gäller om en sekre- tessbestämmelse till skydd för samma intresse redan är tillämplig på uppgifterna hos den mottagande myndigheten. Finns det en sek- retessbestämmelse som är primärt tillämplig hos den mottagande myndigheten är det således den bestämmelsen som ska tillämpas i stället för den överförda sekretessen oavsett om den primära sek- retessen är starkare eller svagare än den sekundära sekretessen. Genom att sekretessen kommer att gälla i verksamhet för enbart teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning, ges bestämmelsen samma tillämpningsområde som det undantag från allmän handling som föreskrivs i 2 kap. 10 § första stycket TF, se vidare avsnitten 4.4.2 och 4.5.6. Det innebär att bestämmelsen blir tillämplig när myndighet utkontrakterar sin it-drift till en annan myndighet. Den kan emellertid också aktualiseras om en myndighet tillhandahåller ett elektroniskt förvar åt en annan myn- dighet. 5 § Sekretess gäller i verksamhet för enbart teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. I paragrafen föreskrivs sekretess i verksamhet för enbart teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning. Över- vägandena finns i avsnitt 5.2-5.4. Genom förslaget vidgas tystnads- plikten i verksamhet för att tillhandahålla it-drift och elektroniska förvar så att uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden skyddas även om uppgiften inte är en personuppgift i personuppgiftslagens mening. Genom att sekretessen kommer att gälla i verksamhet för enbart teknisk bearbetning eller teknisk lagring för någon annans räkning, ges bestämmelsen samma tillämpningsområde som det undantag från allmän handling som föreskrivs i 2 kap. 10 § första stycket TF, se vidare avsnitten 4.4.2 och 4.5.6. Det innebär att bestämmelsen blir tillämplig både vid utkontraktering av it-drift och vid tillhanda- hållande av sådant elektroniskt förvar som myndigheter erbjuder i anknytning till sina elektroniska tjänster. 5 a § Sekretess gäller i myndighets verksamhet för att tillhandahålla service genom en hjälptjänst för elektroniskt förvar för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. Genom paragrafen, som är ny, införs en bestämmelse om sekretess i myndighets verksamhet för att tillhandahålla service genom en hjälptjänst för elektroniskt förvar för uppgift om en enskilds per- sonliga eller ekonomiska förhållanden. Övervägandena finns i avsnitt 6.3. Sekretessen begränsas till sådan hjälp som avser uppgifter i ett elektroniskt förvar, som lämnas genom överföring från elektro- niskt förvar till en hjälptjänst samt andra uppgifter som lämnas t.ex. vid ett samtal med en befattningshavare i hjälptjänsten i sam- band med hjälp som avser elektroniskt förvar. I praktiken innebär denna reglering att det finns en tystnadsplikt för personal i en sådan hjälptjänst. Sekretessen gäller emellertid även för handling som inte har gallrats utan finns kvar i en myndighets verksamhet för att tillhandahålla service genom en sådan hjälptjänst. Uppgifter som den myndighet som tillhandahåller hjälptjänsten använder även för annat än att på den enskildes begäran tillhanda- hålla service, som avser en hjälptjänst för elektroniskt förvar, om- fattas inte av sekretessen. Denna begränsning framgår genom att sekretessen begränsas till verksamhet för att tillhandahålla service genom en hjälptjänst för elektroniskt förvar. 5 b § Sekretess gäller för uppgift om en enskilds personliga eller ekono- miska förhållanden i verksamhet för att presentera en sammanställ- ning för en enskild av uppgifter som helt eller delvis har hämtats in från annan, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men om uppgiften röjs. Genom paragrafen, som är ny, införs en bestämmelse om sekretess för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållan- den i verksamhet för att presentera en sammanställning för en en- skild av uppgifter som helt eller delvis har hämtats in från annan. Sekretess ska gälla om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider skada eller men om uppgiften röjs. Som exempel på situationer där det bör kunna antas att den enskilde eller någon närstående till denne skulle lida skada eller men om uppgifter röjs kan nämnas den kartläggning som blir följden om en persons ombudskrets eller anhängiggjorda mål eller ärenden som berör en person kan begäras ut i sammanställd form så att en bild ges av personens rättsliga engagemang eller tvister. Övervägandena finns i avsnitt 6.4. Sekretessen skyddar inte bara uppgifter som förekommer i elektroniska tjänster utan även muntlig presentation av samman- ställningar och kombinationer av sådana funktioner. Eftersom sekretessen gäller för uppgifter som helt eller delvis hämtats in från annan kan även en uppgift som hämtats in från den egna myndig- heten omfattas av skyddet när uppgiften förekommer i myndighet- ens verksamhet för att presentera sammanställningar för enskilda; jfr 8 kap. 2 § OSL. 8 § Den tystnadsplikt som följer av 1, 2, 4, 5, och 5 a §§ inskränker rätten enligt 1 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 1 och 2 §§ yttrandefrihetsgrundlagen att meddela och offentliggöra upp- gifter. I paragrafen föreskrivs inskränkningar i rätten att meddela och offentliggöra uppgifter. Den tystnadsplikt som följer av föreslaget om sekretessbestämmelse i 5 a § har företräde framför rätten att meddela och offentliggöra uppgifter. Övervägandena finns i avsnitt 6.3.7. Beslut vid regeringssammanträde . Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. utgör en viktig del i denna utveckling. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning. Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Förslaget ska redovisas till regeringen . Därefter ska delegationen koordinera de statliga myndigheter- nas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare. Delegationen ska vidare koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor samt bistå regeringen i det internationella arbetet på området. Delegationen ska lämna delrapporter med underlag och förslag till regeringen. En slutrapport ska lämnas . Regeringen framhöll i budgetpropositionen (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas, se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs, se till att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma metoder för säker elektronisk kommunikation och dokument- hantering, identifiera angelägna pilotprojekt som ska samfinansieras, samt utveckla former för en sådan finansiering och fördela samord- ningsansvaret för dessa projekt, samt stärka uppföljningen och granskningen av myndigheternas IT- baserade utvecklingsarbete. beslutade regeringen att tillsätta en statssekre- terargrupp med uppgift att stärka samordningen i av frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning, med målsättningen att förenkla företags och enskildas kommunikation med myndigheter, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona. fastställde regeringen en handlingsplan för e-förvaltning (dnr Fi2008/491). Regeringen beslutade att hand- lingsplanen skulle ligga till grund för den fortsatta hanteringen och samordningen på området. definieras i handlingsplanen som en del av verk- samhetsutvecklingen i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisato- riska förändringar och vidareutbildning av medarbetare. Målet för e-förvaltningsarbetet är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas ska myndigheterna samverka sektorsvis. Därigenom ska återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning. För att nå detta mål måste de goda erfarenheter som gjorts inom förvaltningen tas till vara som möjligheterna till myndig- hetsövergripande samverkan och integration förbättras. samordningen av e-förvaltningsarbetet som behövs för att uppnå detta bör enligt handlingsplanen företrädesvis ske inom vissa angivna sektorer där regeringen utser samverkansansvariga myndig- heter. finns sektorsvisa arbeten med att förbättra informationshanteringen och utöka det elektroniska informations- utbytet, t.ex. inom området geografisk information och fastighets- information (), Rättsväsendets Informationsförsörj- ning (), IT i vård- och omsorgssektorn. I handlingsplanen anges också att kommunernas e-förvaltnings- arbete är av stor betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen i stort. Det är därför viktigt att det statliga utvecklingsarbetet löpande samordnas med kommuner och landsting (SKL). överlämnade den s.k. stabsutredningen sitt slut- betänkande Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22). Utredningen föreslog bl.a. att en delegation skulle inrättas med uppgift att säkra att förvaltningens samlade resurser kommer till användning i den fortsatta utvecklingen av e-förvaltningen.