prop · H103155 · 2014-03-12 00:00:00 — E- förvaltningsarbetets konsekvenser för användarna ska beskrivas och analyseras. E-delegationen ska dessutom ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. ESV fick i uppdrag att följa upp vilka ekonomiska nyttor som fram till dess skett hos statliga myndigheter till följd av projekten fakturor, Elektroniska beställningar, Elektroniska legitimationer samt Mina meddelanden. Med utgångspunkt i uppföljningen skulle ESV föreslå en modell för myndigheter och regering som gör det möjligt att löpande följa upp ekonomiska nyttor som härrör från e-förvaltnings- projekt. ESV rapporterade till regeringen att det inte har varit möjligt att sammanställa ekonomiska nyttor från de fyra initiativ som uppdraget omfattar (ESV 2014:2). Den viktigaste orsaken är att tre av initiativen fortfarande befinner sig i sin genomförandefas. Många myndigheter saknar vidare mätningar före genomförandet då arbetet med att strukturerat arbeta med nyttoregister är under utveckling. Ett flertal myndigheter har också problem med att identifiera de samlade kostnaderna för projekten. Tio myndigheter har i sina regleringsbrev fått i uppdrag att redovisa hur de arbetar för att genomföra regeringens strategi Med medborgaren i centrum. Regeringen skrev i strategin Med medborgaren i centrum att myndigheternas digitala samverkan bör följas upp inom ramen för den årliga myndighetsdialogen för de myndigheter som deltar i förvaltningsgemensamma digitala utvecklingsprojekt eller där det annars är strategiskt viktigt. Regelverk för ett effektivt informationsutbyte För att kunna ta till vara alla de fördelar som ökad digitalisering kan leda till för enskilda, samt för staten som helhet, som information 2013/14:155 om individen skyddas, behöver vissa gemensamma regler och standarder finnas oavsett vilket sakområde som berörs. Av förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte framgår att en myndighet i sin verksamhet ska främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen. Enligt E-delegationens senaste uppföljning har antalet myndigheter som anser att befintliga lagar och regelverk är ett hinder för utvecklingen av e-förvaltning minskat från år . Samverkan med aktörer utanför statsförvaltningen Regeringen har slutit ett avtal med Kommuner och Landsting om närmare samverkan kring digitaliseringsfrågor. Formerna för denna samverkan är under utarbetande. För att möta en alltmer integrerad inre marknad, där nya företag startas över nationsgränserna och där människor väljer att arbeta eller flytta mellan medlemsländerna, behöver utvecklingen i med ökad digitalisering också gå hand i hand med den utveckling som sker på EU-nivå. Den svenska statsförvaltningens digitala samverkan med övriga europeiska förvaltningar fortgår. I vissa fall krävs en tydligare samordning mellan nationella och gränsöverskridande utvecklingsinsatser. som skrivelsen avser har deltagit i vissa delar av det europeiska arbetet som syftar till att ta fram gränsöverskridande tjänster som underlättar mobilitet på den inre marknaden. De funktioner som varit föremål för utvecklingsinsatser har varit gränsöverskridande legitimering, signering, dokumenthantering, sjukjournaler, bolagsregistrering och fakturering. Många av dessa funktioner ska nu konsolideras inom ramen för ett gemensamt projekt, kallat e-SENS. Samordnad finansiering av gemensamma Regeringens bedömning: Det finns ett behov av utvecklade finansie- ringslösningar för gemensamma digitala utvecklingsinsatser av stra- Skälen för regeringens bedömning: Behovsdriven och samordnad tjänsteutveckling kräver samordnade finansieringslösningar, annars riskerar strategiskt viktiga projekt att inte komma till stånd. delegationen har i flera betänkanden understrukit vikten av en finansie- ringslösning för strategiska e-förvaltningsprojekt. Regeringen skrev i budgetpropositionen (prop. 2013/14:1) att utgångspunkten för alla e-förvaltningsprojekt är att de ska vara väl under- byggda med förstudier som specificerar hur kostnader ska fördelas och hur besparingar och andra nyttor ska uppnås, fördelas och realiseras. vissa fall krävs investeringar i den mjuka infrastrukturen där nyttor upp- För att underlätta för myndigheter att genomföra utvecklingsinsatser myndighetsgränserna infördes ett nytt anslag på statens budget, Gemensamma e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse. 2013/14:155 Detta anslag ligger nu under Utgiftsområde 22 Kommunikationer. Medlen har bl.a. använts för att utveckla Svensk e-legitimation, utveckla Statens servicecenter, breddinföra elektroniska beställningar och finansiera ett antal förstudier om gemensamma tjänster. Regeringen har 2011–2013 satsat sammanlagt på sektorsövergripande digitala utvecklingsinsatser inom statsförvaltningen. E-delegationen finansieras med medan 25, 28 respektive har finansierats över anslag 2:6 Gemensamma e-förvaltningsprojekt av strategisk betydelse. Av budgetpropositionen (prop. 2013/14:1) framgår den minskning av utpekade anslag som sker till följd av beräknade samordningsvinster i samband med E-förvaltningsprojekt som genomförs i statsförvaltningen. har i sin rapport över gränserna (RiR 2009:18) granskat orsakerna till att angelägna it-investeringar i samverkan inte kommer till stånd och vilka konsekvenser detta får. Slutsatsen är att staten inte bedriver sin verksamhet med fullt kapacitetsutnyttjande. bedömning är att regeringen bör ge myndigheterna bättre förutsättningar för att genomföra it-investeringar i samverkan. Regeringen bör ge samordnade uppdrag till myndigheter och säkerställa att berörda myndigheter har det ekonomiska utrymmet för att genomföra gemensamma it-investeringar. visade i rapporten som överskrider budget (RiR 2011:5) att en tredjedel av it-projekten som avslutats fått problem med att hålla budgeten. Risken för problem är större i de stora projekten som har ett betydligt större genomsnittligt procentuellt budgetöverskridande. har i sin studie Value for Money in Government: rekommenderat att införa en striktare process för att säkerställa att digitaliseringsprojekt faktiskt genererar besparingar och nyttor för hela samhället. En viktig byggsten i den nuvarande ramanslagsmodellen är den s.k. pris- och löneomräkningen (PLO) som syftar till att myndigheterna i sina anslag kompenseras för omvärldens prisförändringar som de åläggs ett effektivitets- och produktivitetskrav. Digitalisering är ett viktigt verktyg för myndigheterna för att klara av det så kallade produktivitetsavdraget. Regeringen förtydligade i sin skrivelse till om granskning av it inom statsförvaltningen och statliga itprojekt (skr. 2010/11:138) att den inom staten etablerade lånefinansieringsmodellen kan tillämpas även vid myndighetsgemensam utveckling av e-tjänster. Regeringen angav dessutom att den fortsättningsvis kommer att följa frågan om finansiella förutsättningar för myndigheternas it-projekt. Enligt E-delegationens senaste uppföljning har andelen myndigheter som anser att finansieringen av gemensamma e-förvalt- ningsprojekt är ett problem minskat från 2013. 2013/14:155 5 5.1Reformering av statens administration genom Statens servicecenter Regeringens bedömning: Genom att koncentrera och standardisera statens administrativa stödverksamhet i Statens servicecenter kan stordriftsfördelar uppnås. Stödtjänsterna kan utföras med en högre produktivitet än om de utförs vid varje enskild myndighet. Vidare kan det bli mer kostnadseffektivt om byte och införande av nya systemstöd görs av en aktör i staten. Att koncentrera administrativt stöd har också fördelar av mer kvalitativ karaktär. Eftersom Statens servicecenters kärnverksamhet är att tillhandahålla administrativt stöd åt andra myndigheter kan kvalitet och rekrytering av kvalificerade medarbetare inom det administrativa området främjas. En annan fördel är att enskilda myndigheter ges ökade möjligheter att fokusera på sin kärnverksamhet. Sammantaget bedöms detta gynna såväl de offentliga finanserna som kompetensförsörjningen inom det administrativa området. Skälen för regeringens bedömning Koncentration och standardisering möjliggör ökad effektivitet och kvalitet för staten som helhet Utvecklingen inom it-området har skapat förutsättningar för att effektivisera administrativa stödprocesser genom att erbjuda flera myndigheter med likartade behov att använda tjänster från ett gemensamt Genom att koncentrera och standardisera den admini- strativa stödverksamheten kan statsförvaltningen dra nytta av stor- Stödtjänsterna kan produceras och levereras till lägre styckkostnad och ofta även till högre kvalitet än när tjänsterna produceras vid varje enskild myndighet, även om det kan variera mellan myndig- Positiva synergier skapas även mellan ökad digitalisering av pro- cesser och hantering av stora volymer i ett servicecenter. e-fakturor och e-beställningar hanteras effektivare i en lösning med koncentrerad hantering och gemensamma standarder. (Fi2010:08) som hade regeringens uppdrag att förbereda och genomföra inrättandet av Statens servicecenter (dir. 2010:117) uppskattade den årliga besparingspotentialen i stats- förvaltningen för 133 myndigheter, motsvarande av de anställda i statsförvaltningen, till inom de ekonomi- och löneadministrativa tjänsterna som initialt ska tillhanda- hållas av servicecentret. Det motsvarar en ökning av kostnads- Utredningen pekade vidare på att det kan bli väsentligt enklare och billigare om byte och införande av nya systemstöd görs på ett ställe än på varje enskild myndighet. Ett aktuellt exempel är myndigheternas övergång till e-beställningar Ett annat exempel är myndigheternas förestående byte av systemstöd för löne- och personaladministration som förväntas ske . Statens servicecenter har gjort en översiktlig kalkyl gällande besparingspotentialen för statsförvaltningen om Statens servicecenter avropar det nya systemstödet i stället för att varje enskild myndighet gör egna avrop (Nytt lönesystem för Svensk statsförvaltning, dnr 10070-2014/2111). Kalkylen visar på en engångsbesparing avseende initial licenskostnad på och årliga besparingar på . Anledningen är att stora volymer ger lägre priser. Att koncentrera administrativt stöd till ett servicecenter har också flera fördelar av mer kvalitativ karaktär. Myndigheternas fokus på kärnverksamheten ökar, eftersom ledning och resurser kan ägnas åt annat än administrativt stöd. Myndigheterna behöver dock ha kompetens i att beställa tjänster och följa upp leveranser. Administrativt stöd blir vidare kärnverksamhet i servicecentret, vilket kan främja effektivitet och kvalitet och rekrytering av kvalificerade medarbetare inom det administrativa området. Koncentration och stordrift möjliggör en jämnare och högre effektivitet och kvalitet på utförda tjänster, och minskar riskerna för kompetensbrist eller personberoende inom kundmyndigheterna. Detta är särskilt centralt mot bakgrund av de pensionsavgångar som väntas inom det administrativa området . I den förvaltningspolitiska propositionen (prop. 2009/10:175) angavs att generationsväxlingen tillsammans med nya lösningar inom det administrativa området bör ses som en möjlighet till en kostnadseffektivare förvaltning och kompetensväxling. Detta bör sammantaget gynna såväl de offentliga finanserna som kompetensförsörjningen inom det administrativa området. Genom inrättandet av Statens servicecenter ansluter sig till en internationell trend mot mer av gemensamma lösningar inom statsförvaltningen, vilket konstateras av i rapporten for Money in Government: . rekommenderar regeringen att överväga ett starkare centralt tryck på myndigheterna att använda tjänsterna i syfte att uppnå avsedda effekter. Reformen visar goda resultat men behöver fortsatt styrning De uppgifter som Statens servicecenter redovisat i årsredovisningen visar att utvecklingen går åt rätt håll. Produktiviteten i utförandet av tjänster har ökat kontinuerligt sedan starten. Nyckeltal för löneadministrationen visar att produktiviteten var 520 löner per årsarbetare medan den för var 791 löner per årsarbetare. Målet är att uppnå 1000 löner per årsarbetare . Detta kan jämföras med nyckeltal för de 26 myndigheter som servicecenterutredningens betänkande utgick ifrån vid beräkning av besparingspotentialen. Dessa siffror, som är , visade stora skillnader i produktiviteten mellan myndigheterna, där de med högst produktivitet hade ett nyckeltal på omkring drygt 650 löner per handläggare, men merparten ett nyckeltal i spannet 300 till 600, och flera under 300. Kvaliteten i utförda tjänster, definierat som leverans av felfria tjänster i rätt tid och på rätt sätt, bedöms också på en aggregerad nivå som tillfredsställande. Enligt de uppgifter som Statens servicecenter redovisat 2013/14:155 i årsredovisningen visar de stickprovskontroller som gjorts inom samtliga tjänsteområden på få avvikelser hänförliga till handläggningsfel inom Statens servicecenter. Statens servicecenter har gjort en kundersökning. Resultatet från kundundersökningen visar att av de myndigheter som svarat anger en majoritet att de tjänster man köper är bra eller mycket bra beträffande hög kvalitet och levererans . Även om utvecklingen sammantaget pekar i rätt riktning är det viktigt att Statens servicecenter kontinuerligt utvecklar sin verksamhet i syfte att ytterligare höja produktiviteten och säkra en god kvalitet i tjänsterna. Regeringen fortsätter att nogsamt följa utvecklingen. I likhet med andra stora organisatoriska förändringar kommer det att ta tid innan avsedda resultat uppnås fullt ut. Sänkta kostnader och ökad kvalitet för staten som helhet nås framförallt på lång sikt i takt med att Statens servicecenter får in större volymer, anskaffar egna systemstöd, standardiserar verksamheten och fortsätter stärka sin kärnkompetens som anslutande myndigheter har ställt om sin verksamhet från att vara utförare av administrativa tjänster till att bli strategiska beställare. Regeringens styrning, stöd och utveckling av reformen handlar bl.a. om att kontinuerligt följa upp Statens servicecenters verksamhet med avseende på kostnadseffektivitet, kvalitet och service samt att skapa incitament för fler myndigheter att ansluta sig. Det kan också handla om att dra nytta av ytterligare stordriftsfördelar genom att låta Statens servicecenter ansvara för andra förvaltningsgemensamma it-investeringar och sedan erbjuda dessa som tjänst till övriga myndigheter. Regeringens bedömning: Målet är att av statsförvaltningens anställda är anslutna till Statens servicecenters tjänster vid utgången av . På bör merparten av myndigheterna ha anslutit sig. Myndigheterna bör pröva vilka delar av den administrativa verksamheten som kan föras över till . Regeringen följer upp hur myndigheterna hanterar denna fråga. Skälen för regeringens bedömning: Vid utgången av var totalt 121 myndigheter anslutna till något av Statens servicecenters tjänsteområden, vilket motsvarar av statsförvaltningen mätt i antalet anställda. Störst andel står e-handelstjänsterna för följt av lönerelaterade tjänster och ekonomiadministrativa tjänster. Bland de anslutande myndigheterna finns stora myndigheter med över 1 000 årsarbetskrafter, såsom , och , medelstora myndigheter med mellan 150 och 1 000 årsarbetskrafter, såsom , och samt små myndigheter med under 150 årsarbetskrafter, såsom och Justitiekanslern. Regeringen har lagt fast ett mål beträffande anslutningen av myndigheter, som innebär att av statsförvaltningens anställda är anslutna till Statens servicecenter vid utgången av 2015 och att huvuddelen av myndigheterna är anslutna på . Regeringen har i olika beslut, bl.a. budgetpropositionen (prop. 2012/13:1), uttalat att det i första hand ska vara frivilligt för myndigheterna att ansluta sig till Statens servicecenter. Om det skulle dröja med en bred anslutning på frivillig basis som servicecentrets verksamhet och lönsamhetskalkylerna för de anslutande myndigheterna visar på tydliga effektivitetsvinster, avser regeringen dock att skärpa det generella förändringstrycket. En utgångspunkt kommer då att vara att myndigheter som inte vill ansluta sig ska kunna visa att den aktuella verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller på annat sätt. Det kan också finnas särskilda skäl att styra enskilda myndigheter mot en anslutning till Statens servicecenter. Detta gäller t.ex. vid omstruktureringar av befintliga myndigheter och bildandet av nya myndigheter. Det kan också gälla myndigheter som har problem med kvaliteten i sin administrativa verksamhet, eller problem med kompetensförsörjning inom de områden som Statens servicecenter erbjuder tjänster. Ytterligare skäl kan vara om en viss myndighet står inför en systeminvestering eller uppgradering av befintligt systemstöd som avser administrativt stöd. Regeringen har också uttalat att det kan finnas enskilda myndigheter som av säkerhetsskäl, t.ex. informationssäkerhet, sekretessbehov eller liknande, inte bedöms som lämpliga att anslutas. Om det kan visas att en enskild myndighet har en mer effektiv administration än vad servicecentret kan erbjuda, kan det också vara ett skäl att inte ansluta myndigheten till Statens servicecenter. Regeringen har tidigare även betonat att en anslutning kan medföra andra fördelar av mer kvalitativ karaktär som vid sidan av effektivitetsaspekter också bör analyseras och beaktas av myndigheterna vid en prövning av en anslutning. Regeringen gav () i uppdrag att stödja det fortsatta utvecklingsarbetet med Statens servicecenter (S2013/3452/SFÖ). I uppdraget ingår att vidareutveckla det metodstöd för enhetlig bedömning av stödverksamheten som ESV har tagit fram. Stödet ska kunna användas av myndigheterna när de analyserar förutsättningarna för och konsekvenserna av en anslutning till Statens servicecenter. ESV redovisade metodstödet, som består av en vägledning och en beräkningsmall, till regeringen . Metodstödet finns tillgängligt för myndigheterna hos ESV. Enligt uppdraget ska ESV tillhandahålla stöd till myndigheterna när det gäller ledning och styrning av den förändringsprocess som uppkommer i det fall en myndighet beslutat om en anslutning till Statens servicecenter, och därmed byter roll från att vara utförare till beställare. I uppdraget ingår vidare att kartlägga och analysera hur egenregiverksamheten inom de tre tjänsteområden som Statens servicecenter erbjuder bedrivs avseende bl.a. effektivitet vid ett urval av statliga myndigheter med över 500 årsarbetskrafter. Kartläggningen ska redovisas till regeringen . I uppdraget till ESV ingår också att bedöma behovet av ytterligare åtgärder, bl.a. utreda behovet av och analysera fördelar och nackdelar med en starkare styrning och samordning av anslutningen av myndigheter till Statens servicecenter, och särskilt utreda och överväga behovet 2013/14:155 av förordningsreglering. ESV har i rapporten för att stödja en ökad administrativ effektivisering i statsförvaltningen som helhet (2014:3) lämnat sina förslag till regeringen. ESV bedömde att det finns goda skäl för en modell som innebär att det är frivilligt för myndigheterna att välja om de vill köpa tjänster av Statens servicecenter. ESV ansåg att regeringen bör öka det yttre trycket avseende myndigheternas effektiviseringsarbete och föreslog att regeringen formulerar mål för varje myndighets arbete med att effektivisera sin administration. ESV föreslog också en ny ledningsform för Statens servicecenter som innebär att myndigheten ska ledas av ett kollegium. Rapporten kommer att beredas i . I syfte att skapa jämförbarhet mellan Statens servicecenter och myndigheters egenregiverksamhet är det viktigt att myndigheterna och Statens servicecenter mäter och redovisar sina kostnader på samma sätt. Såsom angetts har ESV på uppdrag av regeringen vidareutvecklat det metodstöd för enhetlig bedömning av stödverksamheten som har tagits fram av ESV. Regeringens bedömning är att alla myndigheter inom ramen för sin reguljära verksamhetsplanering bör pröva vilka delar av den administrativa stödverksamheten som kan föras över till och utveckla en plan för när i tiden en anslutning skulle kunna ske. Regeringen följer löpande upp hur myndigheterna hanterar denna fråga, bl.a. i samband med myndighetsdialogerna. Regeringen har uppdragit åt vissa myndigheter, såsom länsstyrelserna, Sida, , och att utreda en möjlig anslutning. Vid bildandet av nya myndigheter ges organisationskommittéer som regel uppdraget att förbereda en anslutning av den nya myndigheten till Statens servicecenter. 5.1.2Plattform för koncentration av andra förvaltningsgemensamma stödtjänster Regeringens bedömning: Genom Statens servicecenter har en organisatorisk plattform för framtida koncentration av andra förvaltningsgemensamma stödtjänster skapats. Skälen för regeringens bedömning: Genom inrättandet av Statens servicecenter har det skapats en organisatorisk plattform för framtida koncentration och stordrift av andra förvaltningsgemensamma stöd- föreslog i sitt betänkande att han- teringen av it-stöd, genomförandestöd vid myndighetsspecifika upp- handlingar, e-arkiv och e-diarier, kontorsstöd samt e-legitimationer bör övervägas som tjänster i servicecentret på . personaladministrativa området bedömde utredningen att kan finnas fördelar med en koncentration, såsom i de delar av rekryteringsprocessen som är administrativt stödjande. När det gäller e-arkiv och e-diarium bedömde i förstudien e-arkiv och e-diarium (dnr ) att varje myndighet behöver investera mellan 10–för att införa ett e-arkiv. stora och it-intensiva myndigheter bedömdes kostnaden för införande vara betydligt högre. Sammantaget blir det stora belopp räknat på samt- Skr. 2013/14:155 liga myndigheter. Statens servicecenter har därefter i samverkan med gjort en förstudie om effektiva e-tjänster för diarium och arkivering (Förstudie Statens servicecenter e-arkiv och e-diarium 2013). I förstudien gjordes uppskattningen att ett införande av e-arkiv vid myndigheter med fler än 250 årsarbetare kommer att kosta staten mellan 1,1 och i investeringskostnader, exklusive personal- och driftkostnad. Genom att införa e-arkiv som tjänst vid Statens servicecenter och dessutom återanvända redan befintliga statliga investeringar i e-arkiv, bedömdes de totala kostnaderna för införandet kunna sänkas med mellan . I förstudien föreslogs att en fördjupad studie görs för att bl.a. utreda hur tjänsterna ska utformas och levereras. Regeringen har tidigare uttalat att så snart Statens servicecenters etablering är tryggad och myndighetens initiala verksamhet och tjänsteutbud fungerar effektivt, bör andra områden bli aktuella för koncentration i Statens servicecenter. Ett prioriterat tjänsteområde är förvaltningsgemensamma stödtjänster inom e-förvaltningsområdet. Såsom angavs i budgetpropositionen (prop. 2013/14:1) avser regeringen att närmare utreda möjligheterna att utvidga Statens servicecenters tjänsteutbud med bl.a. e-arkiv och e-diarier. 5.2Underlättande av administrativa processer i samband med tjänstepensionering I syfte att underlätta de administrativa processer som myndigheterna ska hantera i samband med tjänstepensioneringar ändrade regeringen instruktionen för (), så att myndigheten kan erbjuda en enklare pensionshantering för de myndigheter som efterfrågar detta. Denna verksamhet har vuxit starkt och omfattar 140 arbetsgivare /14, varav 74 i samverkan med Statens servicecenter genom det avtal som servicecentret övertagit från Kammarkollegiet. Omkring 77 500 arbetstagare omfattas av denna tjänst, vilket är en ökning med ca 17 000 . Full kostnadstäckning gäller för verksamheten, vilket uppnåddes . De av 1991 beslutade riktlinjerna inom lokalförsörjnings- och fastighetsområdet, vilka låg till grund för omorganisationen av statens fastighetsförvaltning 1993, ligger i huvudsak fast. Detta innebär bl.a. att fastighetsförvaltningen bör vara skild från brukandet av lokaler och