prop · H103140 · 2014-06-26 00:00:00 — I mark- nadsnoterade bolag där staten har ett ägarin- tresse redovisas dock stämmovalda styrelsele- damöters oberoende i förhållande till såväl bolaget som delägaren staten. Det är varje styrelses ansvar att bedöma beho- vet av att inrätta särskilda utskott. I de fall utskott inrättas ska Kodens och aktiebolagsla- gens principer vara vägledande för dess arbete. Även i övrigt ska Kodens principer vara vägle- dande för styrelsens arbetsformer. I statligt ägda bolag bör firmateckningsrätten enbart utövas av två eller flera personer i förening och där minst en av firmatecknarna är styrelseleda- mot eller verkställande direktör. En av styrelsens viktigaste uppgifter är att VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR FÖRETAG MED STATLIGT ÄGANDE 2013 utse, utvärdera och vid behov entlediga den verkställande direktören. Enligt Koden kan verkställande direktören ingå i styrelsen men får inte vara dess ordförande. Regeringen anser att det är viktigt att särskilja styrelsens och verkställande direktörens roller och därför ska inte verkställande direktören vara ledamot i styrelsen. 2.8.8 Utvärdering av styrelserna Styrelsens arbete ska utvärderas . Enligt Koden är det styrelseordförandens uppgift att se till att utvärderingen genomförs och att valberedningen informeras om utvärderingens resultat. I de statligt helägda bolagen ska informeras om utvärderingens resultat. I arbete med styrelsenomi- neringsprocessen ingår dessutom en löpande egen utvärdering av samtliga statligt ägda bolags styrelser. Styrelseledamöter uppbär ersättning för den arbetsinsats och det ansvar som styrelseupp- draget innebär. Styrelseordförandes, eventuell vice styrelseordförandes och övriga ledamöters arvoden bestäms av bolagsstämman. Även arvoden till styrelseledamöter som arbetar i särskilt inom styrelsen inrättat utskott ska bestämmas genom beslut på bolagsstämma. För att utskottsarvodering ska utgå ska arbetet i utskottet vara av betydande omfattning. Vid perioder av hög arbetsbelastning kan utskotts- arvoderingen anpassas . Till anställda i som är styrel- seledamöter i statligt ägda bolag utgår som regel inget styrelse- eller utskottsarvode från bolaget. Arvode kan dock i undantagsfall utgå till anställd i efter särskilt beslut på bolagsstämma. Om styrelse- eller utskottsarvode faktureras av ledamot inom ramen för näringsverksamhet bedriven i enskild firma med F-skattsedel eller bolag ska det i samband med att stämmobe- slutet om arvoden behandlas upplysas om att på beslutade arvoden tillkommer sociala avgif- ter enligt lag, som utbetalas till styrelseleda- motens enskilda firma eller bolag. Avtal med styrelseledamots enskilda firma med F-skatt- sedel eller bolag om fakturering av styrelse- och utskottsarvode ska vara kostnadsneutralt för det utbetalande bolaget. Det ska undvikas att styrelseledamot eller styrelsesuppleant anlitas som konsult i bolaget, och därmed erhåller konsultarvode utöver styrelsearvodet. Om så ändå sker ska uppdra- get prövas av styrelsen i enskilt fall, vara klart avskiljbart från det ordinarie styrelseuppdraget, avgränsat och reglerat i avtal mellan bolaget och ledamoten. Principerna för konsul- tarvoden ska underställas bolagsstämmans beslut i styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Inför beslut på stämman om styrelsens arvoden ska en analys göras där arvodenas nivå jämförs med arvodena i andra jämförbara bolag. Arvodena ska vara konkurrenskraftiga, men inte marknadsledande. Det finns inget som hindrar att bolagsstämman beslutar om ersättning till arbetstagarrepresentanter, huvudprincipen i statligt ägda bolag är dock att sådan ersättning inte utgår. Statens bolagsstyrning syftar till att bolag med statligt ägande ska agera föredömligt inom området hållbart företagande. Arbetet utgår från ursprungliga definition av begreppet hållbar utveckling som lyder: En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillfredsställa sina behov. Med hållbart företagande avses att bolag med statligt ägande ska bedriva sin verksamhet på ett sätt som gynnar en hållbar utveckling enligt ovanstående definition. Hållbart företagande innefattar områdena mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö, anti-korruption och affärs- etik samt jämställdhet och mångfald. Bolag med statligt ägande ska arbeta för efter- levnad av de internationella riktlinjer som finns kring miljöhänsyn, mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, anti-korruption och affärsetik. Det är viktigt att bolag utifrån sin bransch och de marknader de verkar på identifierar och hante- rar risker och affärsmöjligheter inom området hållbart företagande. De internationella riktlin- jerna är de tio principerna i FN:s Global Com- pact, FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter samt riktlinjer för multinationella företag. Dessa principer och riktlinjer bygger på internationella konventioner och avtal och har formulerats i samarbete mellan stater, företag, arbetstagarorganisationer och andra intressenter i syfte att ge näringslivet vägledning i hur de ska hantera risker och affärsmöjligheter kopplade till hållbart företa- gande. Bolag med statligt ägande ska agera på ett sätt som innebär att de åtnjuter offentligt förtroende. Genom att följa internationella riktlinjer såsom riktlinjer för multinatio- nella företag agerar man föredömligt i till exempel skattefrågor och affärsetiska frågor. 3.3Agera föredömligt inom området hållbart företagande Att agera föredömligt inom hållbart företagande innebär att bolag med statligt ägande bland annat ska agera transparent i frågor som rör väsentliga risker och möjligheter, föra en aktiv dialog med bolagets intressenter i samhället, samarbeta med andra bolag och relevanta orga- nisationer, efterleva internationella riktlinjer på området samt integrera frågorna i sin affärs- strategi och fastställa strategiska hållbarhets- mål. Bolagens ansvarstagande inom området håll- bart företagande är viktigt. Det bidrar till deras konkurrenskraft och deras förmåga att i före- kommande fall utföra särskilt beslutade sam- hällsuppdrag, vilket skapar värde för ägarna. En integrering av hållbarhetsfrågor i verksam- heten är därför en självklar del i en långsiktig affärsstrategi och affärsutveckling. Bolag med statligt ägande ska ha en genom- tänkt och förankrad policy och strategi samt fastställda strategiska mål inom området håll- bart företagande. Målen ska vara få och övergri- pande, relevanta för bolagets affärsverksamhet och hållbarhetsutmaningar och i förekommande fall vara relevanta för bolagets särskilt beslutade samhällsuppdrag. Målen ska även vara långsik- tiga, utmanande, uppföljningsbara samt tydliga och enkla att kommunicera. Det är styrelsens ansvar att fastställa mål och strategi för bola- gets strategiska arbete inom hållbart företa- gande. Bolagen förväntas bedriva ett aktivt arbete i dessa frågor såväl i den egna verksam- heten som i samarbete med affärspartners, kunder, leverantörer och övriga intressenter. Regeringen anser att arbetet med mångfald är viktigt och att bolag med statligt ägande ska beakta det i sin verksamhet och personalpolitik. Mångfaldsarbetets övergripande mål är att skapa värde för det svenska samhället genom att tillvarata kompetens och erfarenhet från hela samhället. Diskriminering som har sam- band med kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder får inte förekomma i förhål- lande till vare sig anställda, affärspartners, kunder och leverantörer eller andra som bola- gen kommer i kontakt med. De statligt ägda bolagens styrelser och led- ningar ska vara föredömen i jämställdhetsarbe- tet. Regeringen ser det som en fortlöpande och angelägen uppgift att den kompetens och erfarenhet som såväl kvinnor som män besitter tas till vara. Det gäller inte minst vid tillsätt- ningar på chefsnivå. Regeringen anser det vara av stor vikt att öka andelen kvinnor i företagsle- dande ställning. Precis som staten som ägare agerar för jämställda styrelser, är det angeläget att bolagen med statligt ägande driver utveck- lingen mot en balanserad könsfördelning på företagsledande befattningar. Bolag med stat- ligt ägande ska i övrigt arbeta aktivt med jäm- ställdhetsfrågor i hela sin verksamhet. Bolagens arbete med hållbart företagande ska kommuniceras såväl externt som internt. Uppföljning av bolagets arbete med hållbart företagande sker integrerat med övriga ägarfrå- gor genom dialog mellan företrädare för ägaren och bolaget. Bilaga 1 Riktlinjer för extern rapportering Bilaga 2 Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR FÖRETAG MED STATLIGT ÄGANDE 2013 RIKTLINJER FÖR EXTERN RAPPORTERING Riktlinjer för extern rapportering Regeringen beslutade om nedanstående riktlinjer för extern rapportering för företag med statligt ägande. Dessa ersätter de tidigare riktlinjerna som beslutades . Riktlinjerna har kompletterats med utökade och tydligare informa- tionskrav avseende hållbarhetsinformation. De statligt ägda företagen lyder under samma lagar som privatägda företag, exempel- vis aktiebolagslagen, bokförings- och årsredovisningslagen. Riktlinjerna är ett komplement till gällande redovisningslagstiftning och god redovisningssed. Företagen ska senast från och med det räkenskapsår som inleds rapportera enligt riktlinjerna. Staten är en betydande företagsägare i . Företagen representerar stora värden och företagen ägs ytterst gemensamt av svenska folket, vilket ställer krav på en öppen och professionell informationsgivning. Ledord för regeringens förvaltning är öppenhet, aktivt ägande samt ordning och reda. Övergri- pande mål med förvaltningen av företagen är att skapa värde och att i förekommande fall se till att uttryckta samhällsintressen infrias. De statligt ägda företagens externa rapportering, som omfattar årsredovisning, kvartalsrapporter, bolagsstyrningsrapport, rapport om intern kontroll och hållbarhetsredovisning, ska vara lika transparent som i börsnoterade företag. Rapporteringen ska dels ge en god beskrivning av de statligt ägda företagens verksamhet, dels utgöra underlag för kontinuerlig uppföljning och utvärdering av företagens verksamhet och uppsatta mål. Regeringen kommer att utvär- dera efterlevnaden av riktlinjer för extern rapportering för företag med statligt ägande. Utvärderingen kommer att redovisas i regering- ens årliga skrivelse till om företag med statligt ägande. En ansvarsfull och profes- sionell ägare bör bland annat ta ansvar för frågor om hållbar utveckling, som till exempel frågor som rör etik, miljö, mänskliga rättighe- ter, jämställdhet och mångfald. Det är alla företags ansvar, men de statligt ägda företagen ska vara föredömen och ligga i framkant i arbetet med detta. Regeringen förstärker sina högt ställda ambitioner på området och genom dessa riktlinjer ställer regeringen tydligare krav på rapportering och redovisning. I statens ägarpolicy anges att styrelserna i de statligt ägda företagen ansvarar för frågor som rör exempelvis etik, miljö, mänskliga rättigheter, jämställdhet och mångfald. Att företagen har en genomtänkt strategi för att hantera dessa hållbarhetsfrågor är en viktig del av regeringens ägarpolicy. Arbetet ska kommuniceras såväl internt som externt. Hållbarhetsredovisning är ett verktyg för att driva arbetet med hållbar utveckling framåt genom att systematiskt arbeta med tydlig rapportering och uppföljning. Styrelserna i de statligt ägda företagen ansva- rar för att företagen presenterar en hållbarhets- redovisning enligt Global Reporting Initiative (GRI):s riktlinjer som tillsammans med övrig finansiell rapportering utgör ett samlat under- lag för utvärdering och uppföljning. GRI:s riktlinjer är internationella normgivande riktlin- jer för hållbarhetsredovisning. Företag med statligt ägande ska tillämpa dessa riktlinjer. I de fall staten är en av flera ägare avser regeringen att i samråd med företaget och övriga ägare verka för att dessa riktlinjer tillämpas även i de delägda företagen. Riktlinjerna bygger på principen följa eller förklara, som innebär att ett företag kan göra avvikelser från riktlinjerna om en tydlig förkla- ring med motivering till avvikelsen anges. Den konstruktionen gör riktlinjerna tillämpbara med bibehållen relevans bland alla företag, oavsett storlek eller bransch, utan att ge avkall på redo- visning och rapporteringens huvudsyfte. Styrelsen ska i årsredovisningen beskriva och ange hur riktlinjerna har tillämpats under det senaste räkenskapsåret, samt kommentera eventuella avvikelser. Styrelserna i de statligt ägda företagen ansvarar för att företagens redovisning och rapportering följer dessa beslutade riktlinjer. Företagen ska och senast från och med det räken- skapsår som inleds rappor- tera enligt riktlinjerna. Styrelserna i de statligt ägda företagen ansvarar för att företagen, utöver gällande redovisningslagstiftning och god redo- visningssed, i tillämpliga delar presenterar årsredovisning, kvartalsrapporter, samt boksluts- kommuniké enligt Stock- holm AB:s1) regler i noteringsavtal. Det innebär också att företagen ska redovisa en bolagsstyr- ningsrapport och en rapport om intern kontroll enligt Svensk kod för bolagsstyrning. Företagen ska också möta de krav som finns i lag (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m. Därutöver ansvarar styrel- serna för att företagen presenterar en hållbar- hetsredovisning enligt GRI:s riktlinjer. De regelverk som omger företag förändras och uppdateras löpande över tiden. De statligt ägda företagen förväntas följa utvecklingen och förändringar i lagar, normer och rekommenda- tioner i takt med att de förändras. Styrelsen ska följa utvecklingen och skyndsamt besluta om relevanta åtgärder till följd av förändring- arna. PRINCIPER FÖR EXTERN RAPPORTERING OCH RAPPORTERINGSANSVAR De statligt ägda företagen ska i årsredovis- ningen enligt bland annat årsredovisningslagen (1995:1554) ÅRL ge en rättvisande bild av utvecklingen av företagens verksamhet, ställ- ning och resultat i enlighet med lagar och praxis. I detta ingår exempelvis: Affärsidé, strategi, verksamhet, marknad, kunder och konkurrenter samt organisation. Risker och riskhantering, möjligheter och hot, känslighetsanalys som beskriver företa- gets huvudsakliga finansiella risker. n eskri ning a f retagets äsentliga icke-finansiella risker och osäkerhetsfaktorer 1) Namnändrat till . av betydelse för att förstå företagets resultat, ställning och framtidsutsikter. Investeringar, förvärv och väsentliga händel- ser som inträffat under räkenskapsåret och efter dess slut. Företagets verksamhet inom forskning och utveckling. Styrelsens arbete och sammansättning . Ersättning till ledande befattningshavare och beskrivning av incitamentsprogram. Därutöver ska årsredovisningen innehålla en redovisning av, eller information om: Beslutade finansiella och icke finansiella mål, fastställd utdelningspolicy, verksam- hetsmål och måluppfyllelse. Företagets etiska principer, uppförandekod och jämställdhetspolicy. Företagets arbete med hållbarhetsfrågor, inklusive arbete med jämställdhet, mångfald och andra etiska frågor. Regeringens uppdrag till företaget, mål kopplade till uppdraget och mätningar av måluppfyllelse såsom exempelvis kund- undersökningar. Dessa uppdrag kan vara formulerade på olika sätt för olika företag, exempelvis i propositioner, riksdags- skrivelser, betänkanden, SOU och bolags- ordningar. Företagets arbete med beaktande av reger- ingens riktlinjer och de policies som berör alla företag med statligt ägande, såsom exempelvis ägarpolicyn, dessa riktlinjer och riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare. En hållbarhetsredovisning enligt GRI:s riktlinjer ska publiceras på respektive företags hemsida i samband med publiceringen av företagets årsre- dovisning. Hållbarhetsredovisningen kan antingen vara en fristående rapport eller ingå som en del i årsredovisningsdokumentet. I en hållbarhetsredovisning enligt GRI:s riktlinjer ingår exempelvis: Redogörelse och kort analys av vilka hållbar- hetsfrågor som bedömts som viktiga för företaget med motivering varför. Tydlig redovisning av risker och möjligheter med hänsyn till hållbarhetsfrågor, i synner- het sådana icke-finansiella risker och möjlig- heter som behövs för förståelsen av företa- gets utveckling, resultat och ställning. En tydlig redovisning av genomförd intres- sentanalys och intressentdialog i syfte att identifiera och ta ställning till väsentliga risker och möjligheter med hänsyn till håll- barhetsfrågor för företagets viktigaste intres- senter. Redogörelse för företagets strategier och anpassning till kraven om hållbar utveckling samt hur strategi och anpassning påverkar VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR FÖRETAG MED STATLIGT ÄGANDE 2013 RIKTLINJER FÖR EXTERN RAPPORTERING Översikt av principer för redovisning av finansiell och icke-finansiell information Följa och bedöma företagens ekonomiska utveckling Följa och bedöma företagens bolagsstyrning, hållbarhetsarbete och utförande av ev. samhällsuppdrag (Regeringens riktlinjer) Rapport för intern kontroll Särskilda pressmeddelanden/informationsinsatser. Öppenhet gentemot allmänhet och media. Lagar och rekommendationer som ger vägledning Lagar och direktiv: Exempel på normgivande instanser: aktiebolagslagen (2005:551) ABL bokföringslagen (1999:1078) BFL årsredovisningslagen (1995:1554) ÅRL lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag, ÅRKL lagen (1995:1560) om årsredovisning i försäkringsföretag, ÅRFL lagen (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m m lagen (2007:528) om värdepappersmarknaden Rådet för finansiell rapportering Europeiska gemenskapens institutioners rekommendationer som antas av branschorganisationen för revisorer och rådgivare, Kollegiet för svensk bolagsstyrning Global Reporting Initiative, GRI företagets resultat och ställning nu och . Redovisning av företagets ställningstaganden i egna policydokument och i form av interna- konventioner, såsom exempelvis FN:s Global Compact. Redogörelse för hur det aktiva hållbarhets- arbetet bedrivs med mål, handlingsplaner, ansvarsfördelning, utbildningssatsningar samt styr- och incitamentssystem för upp- följning. En tydlig redovisning av resultat och mål med utgångspunkt i valda resultatindikato- rer. Dessa ska kompletteras med löpande text som förklarar utfall i förhållande till mål tillsammans med redovisning av nya mål. Redovisningsprinciper som tydliggör företa- gets utgångspunkter för redovisningen och avgränsningen för densamma. Hållbarhetsredovisningen ska vara kvalitets- säkrad genom oberoende granskning och bestyrkande. Tidpunkten för avgivandet av redovisningen ska följa årsredovisningens rapporteringscykel. Företagen ska kvartalsvis publicera kvartals- rapporter. Tidplan för publicering av rapporter Företagen ska publicera kvartalsrapporter, bokslutskommunikéer samt årsredovisningar på företagets hemsida. Årsredovisningen bör finnas tillgänglig både i tryckt format och i PDF- format publicerad på företagets hemsida. Avseende hållbarhetsredovisning och delårsrap- porter ska de finnas tillgängliga i PDF-format på företagets hemsida. Årsredovisningen ska publiceras . Hållbarhetsredovisning ska publiceras . Bolagsstyrningsrapport och rapport om intern kontroll ska publiceras . Bokslutskommunikén (Q4) ska senast publice- ras . Halvårsrapporten (Q2) ska publiceras . Kvartalsrapporter för januari–mars (Q1) ska publiceras . Kvartalsrapporter för januari–september (Q3) ska publiceras . Efterlevnaden av dessa riktlinjer kommer att utvärderas och redovisas i regeringens årliga skrivelse till om företag med statligt ägande. VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR FÖRETAG MED STATLIGT ÄGANDE 2013 RIKTLINJER FÖR ANSTÄLLNINGSVILLKOR FÖR LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare Regeringen beslutade om nedanstående riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i företag med statligt ägande. Staten är en betydande företagsägare i . Staten har ett stort ansvar att vara en aktiv och professionell ägare. Regeringen förvaltar de statligt ägda företagen. Regeringens övergri- pande mål med förvaltningen av företagen är att skapa värde och i förekommande fall se till att de uttryckta samhällsintressena infrias. Rimliga och väl avvägda ersättningar till de ledande befattningshavarna är en central del för att uppnå det målet. Rimliga ersättningar är även viktiga för förtroendet för näringslivet. Regeringens förvaltning av de statligt ägda företagen ska vara både öppen och tydlig. De statligt ägda företagens externa rapportering ska därför vara minst lika genomlyst som de noterade företagens. Detta gäller även ersätt- ningar till de ledande befattningshavarna. Det är viktigt att styrelserna behandlar frågor om ersättning till de ledande befattningsha- varna på ett medvetet, ansvarsfullt och trans- parent sätt och att styrelserna försäkrar sig om att den totala ersättningen är rimlig, präglad av måttfullhet och väl avvägd, samt bidrar till en god etik och företagskultur. Regeringen kommer att följa upp och utvär- dera efterlevnaden av dessa riktlinjer. Utvärde- ringen avser att behandla hur företagen tilläm- pat riktlinjerna och levt upp till riktlinjernas ersättningsprinciper. Utvärderingen kommer att redovisas i regeringens årliga skrivelse till med redogörelse för företag med statligt ägande. Dessa riktlinjer ersätter regeringens tidigare riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i företag med statligt ägande (). Styrelsen ansvarar för att tidigare ingångna avtal med ledande befatt- ningshavare innefattande villkor om rörlig lön omförhandlas så att de överensstämmer med dessa riktlinjer. Andra ingångna avtal med ledande befattningshavare som strider mot dessa riktlinjer bör omförhandlas. Riktlinjerna utgör en del av den statliga ägarpolicyn1). Riktlinjerna avser företag som staten genom sitt ägande har ett bestämmande inflytande över på motsvarande sätt som anges i 1 kap. 11 § aktiebolagslagen (2005:551). Dessa företag ska vidare tillämpa riktlinjerna i sina dotterföretag. I övriga företag där staten direkt eller genom ett företag är delägare bör regeringen respektive företaget i dialog med övriga ägare verka för att riktlinjerna tillämpas så långt som möjligt. Styrelserna i de statligt ägda företagen ska på motsvarande sätt som i noterade företag, föreslå bolagsstämman riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare för beslut och därmed tillämpa reglerna för detta som huvud- sakligen finns i 8 kap. 51–54 §§ aktiebolags- lagen (2005:551). 1)Ingår i verksamhetsberättelse för företag med statligt ägande (regeringens årliga skrivelse till med redogörelse för företag med statligt ägande). riktlinjer ska vara förenliga med regeringens riktlinjer. Av styrelsens förslag till riktlinjer ska bland annat framgå hur styrelsen säkerställer att ersättningarna följer dessa riktlinjer, och att det ska finnas skriftligt underlag som utvisar bolagets kostnad innan beslut om enskild ersättning beslutas. Det är hela styrelsens ansvar att fastställa ersättning till den verkställande direktören. Styrelsen ska även säkerställa att såväl den verkställande direktörens som övriga ledande befattningshavares ersättningar ryms inom de riktlinjer som beslutats av bolagsstämman. Styrelsen ska säkerställa att den verkstäl- lande direktören tillser att företagets ersätt- ningar till övriga anställda bygger på ersätt- ningsprinciperna enligt nedan. Styrelsen ska redovisa de särskilda skäl som finns för att i ett enskilt fall avvika från reger- ingens riktlinjer. Den totala ersättningen till ledande befatt- ningshavare ska vara rimlig och väl avvägd. Den ska även vara konkurrenskraftig, takbestämd, och ändamålsenlig, samt bidra till en god etik och företagskultur.