frsrdg · H104RR1 · 2014-02-14 00:00:00 — Vidare innehåller planen en redovisning av utgångspunkterna för granskningen enligt revisionslagen och av andra omständigheter som är relevanta för revisionens inriktning. Avslutningsvis presenteras översiktligt den granskningsverksamhet som bedrivs inom effektivitetsrevisionen samt de granskningsrapporter som är planerade under riksdagsåret. Kostnader för omvärldsriktad verksamhet 2013 Tabell 13 Kostnader och ANDRA intäkter ÄN ANSLAG OCH INKOMSTTITEL för omvärldsriktad verksamhet och för internationell uppdragsverksamhet 2011–2013 (tkr) Årets verksamhetskostnader för omvärldsriktad verksamhet är betydligt lägre jämfört , vilket beror på en lägre aktivitetsnivå. Tabell 14 Timmar för omvärldsriktad verksamhet och för internationell uppdragsverksamhet 2011–2013 Inom internationell omvärldsriktad verksamhet är antalet nedlagda timmar ca lägre jämfört med föregående år, vilket framförallt beror på en lägre aktivitetsnivå inom FAS. Tabell 15 intäkter och Kostnader för avgiftsfinansierad Internationell uppdragsverksamhet 2011–2013 (tkr) Den internationella uppdragsverksamheten har avsett revision av verksamheten inom Östersjöstaternas råd (). Enligt riksdagsordningen ska för varje valperiod välja ett parlamentariskt råd som ska bestå av en riksdagsledamot från varje partigrupp. Inga suppleanter ska finnas. parlamentariska råd har följt granskningsverksamheten i enlighet med regelverket. Rådet har fått en redogörelse för förslaget till budget för av riksrevisorn med administrativt ansvar. Vidare har information lämnats om årsredovisning , Riksrevisorernas årliga rapport, granskningsplanen 2013/2014, genomförd intressentundersökning och om det internationella utvecklingssamarbetet. Rådet har fått information om den s.k. peer review som har genomförts . Riksrevisorerna har informerat om utvecklingen inom granskningsverksamheten, inklusive den nya kvalitetsmodellen för effektivitetsrevisionen. De har också löpande redovisat arbetet i de viktigaste granskningarna och hur granskningsplanen följs. Rådet har haft sex sammanträden . Det har bestått av följande ledamöter: (KD), ordförande (S), vice ordförande Enligt instruktion ska det finnas ett vetenskapligt råd vid myndigheten. vetenskapliga råd är ett rådgivande organ till riksrevisorerna, främst i fråga om ämnen som knyter an till strategiska och metodologiska frågeställningar. I samband med att tidigare vetenskapliga rådets mandatperiod löpte ut har formerna för det vetenskapliga rådets verksamhet utvecklats. En överenskommelse har träffats mellan och . I överenskommelsen åtar sig att inom ramen för dess fria akademiska roll förmedla vetenskapliga upptäckter, kunskaper och insikter till stöd för riksrevisorernas oberoende val av granskning. Samarbetet innebär att får tillgång till den kompetens som finns inom . Vidare har tre rådsledamöter utsetts vid . Utöver sina specialistkompetenser fungerar rådsledamöterna som länkar in till olika discipliner och institutioner, för att tillgodose önskemål om mångvetenskapliga perspektiv och djup i frågeställningar. samarbete med är en pilotverksamhet och löper . Samarbetet kommer att utvärderas. har insatser genomförts för att konstituera samarbetet. Dessutom har ett förberedande seminarium hållits för att närmare precisera samarbetet och för att diskutera prioriterade frågeställningar inför möten . De tre rådsledamöterna vid är: , fil dr vid samhällsvetenskapliga fakulteten , professor vid humanistiska fakulteten I detta kapitel redovisas de åtgärder som har vidtagits för att säkerställa att det finns god kompetens för att nå verksamhetens mål och utföra uppdrag. Riksrevisorerna har med stöd av väsentlighetskriteriet valt att liksom regeringens myndigheter redovisa kompetensförsörjning enligt 3 kap. 3 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Dessutom redovisas här personalstatistik, sjukfrånvaro, arbetsmiljö och åtgärder för att förebygga ohälsa. strävar efter att vara en attraktiv arbetsplats för att säkerställa kompetensförsörjningen . har fortsatt vidareutvecklingen av prioriterade områden , t.ex. profes-sionalisering inom kärnverksamheten, lönebildning, ledarskap och medarbetarskap. En konsekvens av behovet att minska kostnaderna i verksamheten 2013 var att rekryteringen av nya medarbetare begränsades. har fått 13 nya medarbetare 2013, vilket kan jämföras med 54 under föregående år. Utifrån det aktuella behovet och de olika insatser som har vidtagits görs bedömningen att sammantaget har tillräcklig och rätt kompetens för att genomföra sitt uppdrag. Nedan beskrivs de åtgärder som har vidtagits för att säkerställa kompetensen inom myndigheten. Åtgärderna bedöms ha förstärkt myndighetens möjlighet att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla rätt kompetens för att genomföra sitt uppdrag och nå de uppsatta målen. Rätt kompetenssammansättning är nödvändig för en effektiv verksamhet. Ett gott ledarskap är en viktig framgångsfaktor i en kunskapsorganisation som , där ledarförsörjning kräver både strategiskt och systematiskt arbete. tillsattes en arbetsgrupp med uppdraget att lämna förslag till fortsatt utveckling och effektivisering av verksamheten. Gruppens arbete har bidragit till en omfördelning av resurser från stöd- till kärnverksamheten. Olika chefs- och ledarutvecklingsinsatser på myndighetsnivå har också genomförts, med tonvikt på den statliga arbetsgivarpolitiken och på att stärka cheferna i arbetsgivarrollen. Särskilda utbildnings- och informationsinsatser har genomförts inom arbetsmiljöområdet för att öka kunskapen om hur kan arbeta för att främja ett bra arbetsklimat och goda arbetsresultat. Med anledning av omorganisationen av granskningsverksamheten har tre nya avdelningschefer tillsatts inom granskningsverksamheten. har också en chefsjurist samt en tillförordnad kommunikationschef tillsatts för att ersätta avgångar på dessa poster. Myndigheten har deltagit i . En grupp av studenter har besökt där medarbetare från granskningsverksamheten har berättat om myndighetens uppdrag, varför de har valt att arbeta på och vilka utvecklingsmöjligheter som vi kan erbjuda. Med anledning av det ansträngda ekonomiska läget vid ingången av 2013 har minskat satsningarna på kompetensutveckling jämfört med föregående år. användes och för interna och externa kompetensutvecklingsinsatser, vilket motsvarar åtta dagars kompetensutveckling per medarbetare. var motsvarande siffror och , vilket motsvarar elva dagars kompetensutveckling per medarbetare. Ett antal myndighetsövergripande kompetensutvecklingsinsatser har ändå genomförts . En introduktionsutbildning för nya chefer har hållits i syfte att stärka dem i chefsrollen och som arbetsgivarrepresentant. genomfördes en introduktionsutbildning för nyanställda, för att ge en övergripande inblick och lära känna organisa-tionen. Seminarier kring arbetsmiljöfrågor har hållits för chefer och arbetsledare med betoning på vilket sätt de kan arbeta för en bättre arbetsmiljö och för att förstärka friskfaktorerna i organisationen. Cheferna har fått pröva på en metod för situationsanpassat lärande i avsikt att ge dem ett bra verktyg för att utveckla samarbetet och kunskapsöverföringen inom den egna gruppen. Lönesättande samtal är en etablerad metod inom myndigheten för att genomföra den årliga lönerevisionen. Seminarier kring återkoppling och samtalsmetodik i syfte att höja kvaliteten på medarbetarsamtal och lönesättande samtal har genomförts . Likaså har fortsatta utvecklingsinsatser av såväl stödmaterial som utbildningsinsatser genomförts för såväl chefer som arbetsledare för att höja kvaliteten och tydligheten i de årliga medarbetarsamtalen och de lönesättande samtalen. Fokus har varit att ytterligare förstärka dialogen kring tydliga mål och uppnådda resultat. I de årliga medarbetarsamtalen tas kontinuerligt individuella kompetensutvecklingsplaner fram och dokumenteras i en kompetensdatabas. Detta skapar förutsättningar för medarbetarnas långsiktiga kompetensutveckling och karriärplanering. Etiska regler baserade på INTOSAI:s Code of Ethics har beslutats . Reglerna har presenterats för organisationen i olika sammanhang. Arbetet med att lyfta fram den gemensamma värdegrunden inom har också gått vidare. I samband med chefsmöten och introduktionsutbildning har chefer och nyanställda fått diskutera och reflektera kring de etiska reglernas och värdegrundens betydelse för medarbetarskapet och rollen som statstjänsteman i det dagliga arbetet. Kompetensutveckling inom årlig revision gavs kurser inom det femåriga utbildningsprogram som anordnar. I utbildningen ingår ett prov (tidigare två prov) efter tre till yrkeserfarenhet varvat med utbildning. Yrkesutbildningens längd är beroende av längden på den genomförda teoretiska universitetsutbildningen; det krävs en teoretisk och praktisk utbildning om totalt innan ett prov kan genomföras. Utbildningen och provet ska motsvara den som ges för revisorer inom den privata sektorn, men med fokus på det regelverk som gäller för statlig verksamhet. Syftet är att säkerställa att revisorerna inom den årliga revisionen har tillräckliga teoretiska kunskaper för att utföra revision inom statlig verksamhet och förmåga att i praktiken tillämpa sådana kunskaper. Provverksamheten har inte genomförts på grund av att för få revisorer har motsvarat de ökade kraven på totalt utbildning och yrkeserfarenhet. Vid utgången av 2013 fanns 63 revisorer inom den årliga revisionen som har klarat prov 1 eller prov 1 och 2 eller är auktoriserade revisorer. De ansvariga revisorerna har ett delegerat ansvar i organisationen för vart och ett av den årliga revisionens uppdrag, vilket innebär att de ansvarar för revisionsarbetet och för att underteckna revisionsberättelser och revisorsintyg. Alla ansvariga revisorer uppfyller de interna kompetenskraven. Den interna utbildningen för effektivitetsrevisorer består av en grundutbildning (nivå 1 och 2), en fortsättningsutbildning och en seminarieverksamhet. Den interna utbildningen ska utgå från deltagarnas egna granskningar och varva teori och praktiska övningar. Viktiga kompetensområden att utveckla och behålla kompetens inom är revisionsmetodik, utredningsmetodik, kunskap om statlig förvaltning, projektarbete och skriftlig och muntlig kommunikation. Inför planeringen av kurser och seminarier fanns det ett ekonomiskt utrymme för att anlita extern kompetens. Utrymmet för kurser och seminarier var lägre än 2012, vilket har medfört att antalet utbildningar minskat. har kurser genomförts inom bl.a. områdena revisionsmetodik, kvalitativ metod, projektarbete, förvaltningskunskap och resultatredovisning. Vissa kurser har genomförts tillsammans med årlig revision. påbörjades utvecklingen av en seminarieserie, Förändring och styrning i staten, vars syfte är att förstärka kompetensen inom området statlig förvaltning. Det första tillfället var . Därefter genomfördes åtta seminarier 2013 med föreläsare från forskning och praktiker från olika verksamheter och områden inom den offentliga sektorn. Detta är en samordnad satsning för både effektivitetsrevisionen och den årliga revisionen som i denna första omgång vände sig till programansvariga och ansvariga revisorer. Seminarieserien avslutades med att deltagarna skrev uppsatser som behandlade något eller några av de aspekter som hade tagits upp under seminarierna. De som fullföljt seminarieserien och skrivit en essä fick 7,5 högskolepoäng från serien. ansvarade för examinationen och samordningen av seminarierna. Sammanlagt har sju interna seminarier genomförts, de flesta inriktade på revisionens verksamhet. Föredragshållare har varit såväl egna medarbetare som experter inom olika ämnesområden. Kompetensutveckling inom internationell verksamhet har diskussioner kring resultatbaserad management med inriktning på relevans för internationellt utvecklingssamarbete ägt rum. Kompetensutveckling i hur möten, utbildningar och workshopar kan förbättras med enkla medel har genomförts. anordnades en professionsdag där medarbetare från olika delar av organisationen deltog. Användning av extern kompetens och internt kompetensutbyte En viktig strategisk fråga för är att utnyttja den egna samlade kompetensen på bästa sätt och vid behov komplettera den dels genom samarbete med universitet och högskolor, dels genom att anlita konsulter inom både revision och administration. För att kunna leverera en jämn produktion till är en viktig komponent att hyra in tillfällig personal och specialistkompetens. Det senare avser till exempel akademiskt avancerad kunskap och specialistkompetens inom it-revision. Extern kompetens utgör dessutom ett viktigt stöd för kärnverksamheten vid verksamhets- och kompetensutveckling. Användning av extern kompetens och konsulter TABELL 16 KOSTNADER FÖR extern kompetens och konsulter inom årlig revision 2011–2013 (TKR) har antalet timmar avseende externa konsulter minskat med ca jämfört med föregående år. Detta förklarar att kostnaderna för extern kompetens inom den årliga revisionen är lägre än 2012. Minskningen har hanterats genom att medarbetarna inom den årliga revisionen haft en högre andel operativ tid samt lånat in personal från effektivitetsrevisionen. Det totala antalet timmar inom den årliga revisionen, dvs. egen personal och extern kompetens, är i princip oförändrat jämfört med . TABELL 17 KOSTNADER FÖR extern kompetens och konsulter inom EFFEKTIVITETSREVISION 2011–2013 (TKR) Kostnaderna för extern kompetens har minskat med jämfört med . Minskningen avser huvudsakligen expertkompetens inom olika effektivitetsgranskningar men också sättning och språkgranskning av publicerade rapporter. Tabell 18 Kostnader för extern kompetens och konsulter inom hela myndigheten –2013 (tkr) Kostnaden för externa konsulter har minskat från 2012 till 2013. Det förklaras huvudsakligen av anpassning till mer begränsade ekonomiska ramar 2013 jämfört med . Inom kärnverksamheten har kostnaderna minskat med . I stället har egen personal i högre grad använts till granskning, vilket i sin tur har inneburit att tid och kostnader för egen kompetensutveckling samt konsultstöd för detta också har minskat . Kostnaderna för verksamhetsutveckling avser myndighetsövergripande system och utveckling av arbetsprocesser. Under föregående år gjordes betydande satsningar i form av utveckling och uppgradering av stödsystem. Utvecklingsbehovet har därav varit mindre , vilket förklarar att kostnaderna har minskat med . De externa kostnaderna för kompetens och resursförstärkning inom stödverksamheten har minskat med . Inom posten finns kostnader för bevakning, rekryteringskonsulter, it-support och bemanningsförstärkning till följd av vakanser. vidtogs extraordinära åtgärder för att säkra myndighetens it-infrastruktur. Därtill fanns också flertalet vakanser inom stödverksamheten. Motsvarande kostnadsposter fanns varken 2013 eller 2011, vilket förklarar förändringen mellan de tre åren. Samverkan såväl inom som mellan verksamhetsgrenarna syftar till att ta till vara och utveckla medarbetarnas kompetens så effektivt som möjligt. Aktiviteterna har i stort sett varit desamma som tidigare, med undantag för att effektivitetsrevisorer i ökad utsträckning har planerats in i den årliga revisionens granskning av myndigheternas resultatredovisningar. Revisorerna inom den årliga revisionen har bidragit till effektivitetsgranskningar samt lämnat underlag till effektivitetsrevisonens verksamhetsplanering med insikter från granskningen av de statliga myndigheterna. Medarbetarnas deltagande i internationella verksamhet är också ett viktigt inslag för omvärldsbevakning och kompetensutveckling. Antalet anställda i tjänst per har minskat med 22 personer . TABELL19 antal anställda per –2013 har 32 (jämfört med 2012) personer slutat eller gått på tjänstledighet, varav 4 (1) var visstidsanställda och 4 (10) personer har gått i pension. har 13 (54) personer börjat och 1 (3) person har återkommit från tjänstledighet. Ytterligare 4 (7) personer har anställts . Antalet nyanställda har minskat jämfört med föregående år. De nyanställda är huvudsakligen hänförliga till stödverksamheten. TABELL 20 PERSONALOMSÄTTnING 2011–2013 (PROCENT) Personalomsättningen har minskat jämfört med föregående år och är nu på , vilket även är lägre än 2011. Både den årliga revisionen och effektivitetsrevisionen visar en minskad personalomsättning jämfört med . Inom den årliga revisionen har personalomsättningen minskat från till , vilket förklaras av att färre personer har slutat och av att medelantalet anställda är högre. Personalomsättningen inom den övriga verksamheten har varit relativt låg , men steg till 2012, vilket ger en oförändrad personalomsättning . TABELL 21 SJUKFRÅNVARO 2011–2013 (PROCENT) Anställda –29 år Anställda 30–49 år Anställda 50– år Av total sjukfrånvaro avser: Andel långtidssjuka () Andel långtidssjuka av total ordinarie arbetstid** * I förhållande till total ordinarie arbetstid. ** Total sjukfrånvaro i procent multiplicerad med andelen långtidssjuka () i procent. Den totala sjukfrånvaron har ökat , från 2013. Detta beror främst på att antalet långtidssjukskrivna inom gruppen har ökat. Av den totala sjukfrånvaron på svarar kvinnor för och män för . I gruppen och yngre kan konstateras att har sjukfrånvaron ökat , från 2013. I åldersgruppen 30–är sjuktalet i stort sett oförändrat, medan det i gruppen har fördubblats, där kvinnorna svarar för merparten av ökningen. Arbetsmiljö och åtgärder för att förebygga ohälsa är en kunskapsorganisation vars främsta resurs är medarbetarna. Ett led i att vidareutveckla vår verksamhet och uppfylla mottot En attraktiv arbetsplats och arbetsgivare, är att systematiskt följa upp och analysera arbetsmiljön. Den medarbetarundersökning som genomfördes visade att flera områden har förbättrats jämfört med tidigare undersökningar. Nöjd medarbetarindex har ökat. har vissa förbättringsområden identifierats. Prioriterade områden i verksamhetsplanen på myndighetsnivå inkluderar att genomföra vissa förbättringar i lokalerna vidta åtgärder för att minska arbetsbelastningen inom den årliga revisionen tydliggöra roller och ansvar inom effektivitetsrevisionen förbättra kunskapsdelning och informationsutbyte. De utvecklingsåtgärder som har påbörjats och i vissa fall genomförts för att erhålla en förbättrad arbetsmiljö är bl.a. avtal med fastighetsägaren om en ombyggnad av lokalerna och en förbättring av ventilationen en samlad uppföljningsrapport till cheferna med semester- och flextidsaldo samt resdagar för att kunna uppnå en jämnare och bättre planering av arbetstiden utlåning av personella resurser mellan effektivitetsrevisionen och den årliga revisionen samt att anlita externa konsulter för att motverka höga arbetstoppar och förebygga stress och ohälsa. erbjuder sina anställda olika möjligheter till friskvård i syfte att förebygga ohälsa och förstärka friskfaktorer. Detta sker genom att subventionera friskvårdsaktiviteter av olika slag, däribland massage på arbetsplatsen samt en friskvårdstimme . Vid ohälsa genomför myndigheten nödvändig rehabilitering med stöd av Företagshälsovården och annan expertis. Intern styrning och kontroll Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. Denna process ska omfatta riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. leds av tre riksrevisorer som väljs av . En av riksrevisorerna är riksrevisor med administrativt ansvar och ansvarar för den administrativa ledningen av myndigheten. Denna riksrevisor ansvarar inför för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att hushållar väl med statens medel. Riksrevisorn med administrativt ansvar beslutar om årsredovisningen för och lämnar ett intygande om myndighetens interna styrning och kontroll. Riksrevisorn med administrativt ansvar redovisar här nedan underlag till sitt ställningstagande avseende intern styrning och kontroll 2013. process för intern styrning och kontroll Riskanalysen görs för att identifiera de omständigheter som utgör en risk för att verksamhetens mål inte ska uppnås. Det innebär att risker identifieras och värderas och att beslut fattas om hanteringen av riskerna. Riskanalysen uppdateras vid behov för att säkerställa att den omfattar förändringar som väsentligen påverkar tidigare identifierade, värderade och hanterade risker. Processen för intern styrning och kontroll är en integrerad del av planeringen, genomförandet och uppföljningen av verksamheten. Merparten av de identifierade riskerna ligger inom en risknivå som ledningen har bedömt som acceptabel. Riskanalysen visar på några förbättringsområden som har tagits hand om löpande eller som ingår i verksamhetsplaneringen . Ställningstagande av riksrevisorn med administrativt ansvar har utvecklat och arbetar med en process för intern styrning och kontroll. I processen hålls riskbedömningarna aktuella genom regelbunden uppdatering. Utifrån riskanalysen planeras och genomförs åtgärder. Processen omfattar även att hantera och åtgärda incidenter som inträffar (incidentrapportering). De identifierade förbättringsområdena är inte så väsentliga att de påverkar bedömningen av och innehållet i årsredovisningen. Baserat på denna process för intern styrning och kontroll, självutvärdering, hanteringen av identifierade risker, underställda chefers intygande samt internrevisionens och externrevisionens granskningar bedömer jag att den interna styrningen och kontrollen vid är betryggande. Sammanställning över väsentliga uppgifter Avgiftsintäkter som ej disponeras Utgiftsområde 2 anslag 1:15 , ramanslag Utgiftsområde 7 anslag 1:5 : Internationellt utvecklingssamarbete, ramanslag Utgiftsområde 2 anslag 1:15 , ramanslag Utgiftsområde 7 anslag 1:5 : Internationellt utvecklingssamarbete, ramanslag Utgiftsområde 2 anslag 1:15 , ramanslag Utgiftsområde 7 anslag 1:5 : Internationellt utvecklingssamarbete, ramanslag Antalet årsarbetskrafter (st.) Medelantalet anställda (st.) * Avser beräknade avgiftsintäkter för uppdragsverksamheten. ** Avgiftsintäkterna för uppdragsverksamheten uppgick till 102 tkr. Intäkter av avgifter och andra ersättningar Avgifter m.m. som inte disponeras av myndigheten Medel som tillförts statens budget från uppbördsverksamhet Medel som erhållits från statens budget för finansiering av bidrag Medel som erhållits från myndigheter för finansiering av bidrag Övriga erhållna medel för finansiering av bidrag Balanserade utgifter för utveckling Rättigheter och andra immateriella anläggningstillgångar Förbättringsutgifter på annans fastighet Maskiner, inventarier, installationer m.m. Fordringar hos andra myndigheter Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser Skulder till andra myndigheter SUMMA KAPITAL OCH SKULDER Redovisning mot anslag (tkr) Årets tilldelning enligt anslags- direktiv Utgiftsområde 2 anslag 1:15 , ramanslag Utgiftsområde 7 anslag 1:5 : Internationellt utvecklingssamarbete, ramanslag Anslagskrediten för anslag 1:15 uppgår till 15 114 tkr och för anslag 1:5 till 1 200 tkr. Redovisning mot inkomsttitel (tkr) 2558 Avgifter för årlig revision Redovisning mot bemyndiganden (tkr) Anslag 1:5 : Internationellt utvecklingssamarbete, ramanslag, utgiftsområde 7 redovisning följer god redovisningssed och lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för , ombudsmän och . Årsredovisningen är upprättad i enlighet med förordningen (2000:605) om myndigheters årsredovisning och budgetunderlag samt föreskrifter och allmänna råd till förordningen. Maskinella avrundningar kan ge smärre differenser vid summeringar. Enligt lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. ska ta ut en avgift för den årliga revisionen. Avgiften ska bestämmas som behövs för att fullgöra uppdraget och utifrån en tidstaxa som följer av lönenivån för dem som deltar i granskningen. Ersättning för direkta kostnader för konsulter, resor och liknande bestäms för sig.