frsrdg · H104RS2 · 2014-02-20 00:00:00 — Redogörelse till 2013/14:RS2 Riksdagsstyrelsen har vid sitt sammanträde fastställt årsredovisningen verksamhet. Per (M) talman (ordförande) All offentlig makt i utgår från folket Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning och på allmän och lika rösträtt och förverkligas genom ett representativt och parlamentariskt statsskick. är folkets främsta företrädare uppgift är att stifta lagar, besluta om skatt till staten och bestämma hur statens medel ska användas. ska också granska rikets styrelse och förvaltning. utses genom fria, hemliga och direkta val. Ordinarie val till hålls . Rösträtt vid val till har varje svensk medborgare som har fyllt och som är eller har varit bosatt i riket. består av en kammare med 349 ledamöter. väljer inom sig för varje valperiod en talman och tre vice talmän som leder arbete. väljer även 15 fackutskott som bereder ärenden inför beslut i kammaren samt en med regeringen i vissa EU-frågor. Huvuduppgiften för är att biträda vid behandlingen av ärenden och tillhandahålla de resurser och den service som behövs för kammarens, utskottens och övriga riksdagsorgans verksamhet. ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att svara för väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. svara för väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier främja kunskapen om och dess arbete vårda och bevara byggnader och samlingar vara en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. Styrning och uppföljning ............................................................. Personal och organisation ............................................................ 2 Sammanfattande resultatredovisning 2013 ......................................... Resultat och utveckling – uppdragsområde A............................ Resultat och utveckling – uppdragsområde B ............................ Resultat och utveckling – uppdragsområde C ............................ Resultat och utveckling – uppdragsområde D............................ Resultat och utveckling – uppdragsområde E ............................ Intäkter, kostnader och transfereringar....................................... 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2013................................. Kammare och utskott – uppdragsområde A ............................... Ledamöter och partikanslier – uppdragsområde B..................... Kunskap om – uppdragsområde C............................. byggnader och samlingar – uppdragsområde D...... Myndighet och arbetsgivare – uppdragsområde E ..................... Tilläggsupplysningar och noter........................................................ Sammanställning över väsentliga uppgifter ..................................... 2013/14:RS2 ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 När bjöd in till öppet hus passade flera tusen besökare på att få en inblick i den parlamentariska processen. På plats i kammaren ställde de frågor till ledamöter och i utskottssalarna fick de veta mer om arbetet med att bereda propositioner och motioner – för att bara nämna några av de många aktiviteter som pågick . Att stödja den parlamentariska processen är huvuduppgift och den genomsyrar det dagliga arbetet i förvaltningen. I uppgiften ingår också att utveckla och modernisera stödet. Även det förändringsarbete som bedrivs under samlingsnamnet Färdplan 2014 har pågått . I denna årsredovisning beskrivs insatser som har gjorts och jag vill inledningsvis lyfta fram några av dem. It-stödet till beslutsprocessen i kammaren och utskotten fortsätter att moderniseras i det omfattande projektet . Flera utskott har också börjat använda den mötestjänst där ledamöter kan arbeta med sammanträdeshandlingar digitalt. Inte bara stödet till beslutsprocessen förändras utan även den lag som reglerar en del av arbete. En parlamentarisk kommitté har sett över riksdagsordningen och tagit fram ett förslag till en moderniserad författning som ska ta ställning till . Arbetet med att förnya hela förvaltningens tekniska miljö har fortsatt. Dessutom pågår ett intensivt utvecklingsarbete med att skapa ett nytt intranät, som bland annat ska bidra till bättre intern kommunikation. Även kommunikationen med omvärlden ökar. Vår huvudkanal är webbplats. Här publiceras till exempel kammarens beslut direkt efter att sammanträdet avslutats. För att ytterligare öka insynen i arbete har öppna data utvecklats . Tjänsten ger alla möjlighet att fritt använda innehållet i databaser. finns numera också på Twitter. Riksdagsstyrelsen beslutade vid sitt möte att skulle inleda en process för att tidningen inte längre ska ges ut. Detta förutsätter ett riksdagsbeslut. Förvaltningen har i uppdrag att se över hur informationen om arbete på kan utvecklas som en ersättning för tidningen. En tydlig styrning är A och O både när man förvaltar och utvecklar. har vi utvecklat förvaltningens projektmodell och förbättrat projektstyrningen. Vi arbetar också med ett strategiskt lokalprogram för fastigheter samt en lokal- och fastighetsstrategi. Ändamålsenliga fastigheter är nödvändiga för att riksdagsarbetet ska fungera. främsta tillgång är en kunnig och skicklig personal. har jag fattat beslut om en kompetensförsörjningsstrategi, som bland annat rör chefsutveckling och kompetensutveckling. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 Förvaltningen har också inlett arbetet som ska få övergången från till den nya riksdag som sammankallas efter valet att bli så smidig som möjligt. 2013/14:RS2 ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 är folkets främsta företrädare. Den stiftar lagar, beslutar om skatt till staten och bestämmer hur statens medel ska användas. är förvaltningsmyndighet och har till uppgift att stödja arbete. Förvaltningen ska se till att kammaren, utskotten, ledamöterna och övriga riksdagsorgan får det stöd och den service de behöver. ska också informera allmänheten om arbete och om EU-frågor samt handlägga ärenden som rör internationella kontakter. Dessutom ansvarar förvaltningen för att vårda byggnader och samlingar samt för myndighets- och förvaltningsuppgifter. Förvaltningens uppdrag är formulerat på följande sätt: ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att svara för väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. svara för väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslierfrämja kunskapen om och dess arbete vårda och bevara byggnader och samlingar vara en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. verksamhet regleras i lagar och föreskrifter. De grundläggande bestämmelserna finns i regeringsformen, riksdagsordningen och i lagen (2011:745) med instruktion för . Mer detaljerade bestämmelser finns i föreskriften om förvaltningens arbetsordning (RFS 2011:10). I den så kallade REA-lagen finns ekonomiadministrativa bestämmelser.1 leds av riksdagsstyrelsen. Styrelsen består av talman, som är ordförande, och tio riksdagsledamöter. Riksdagsstyrelsen överlägger om planering av riksdagsarbetet och beslutar i större ärenden som rör förvaltningen och internationella verksamhet. Vid styrelsens sammanträden deltar även de vice talmännen och gruppledarna för de partier som inte är representerade i styrelsen och som därmed inte deltar i riksdagsstyrelsens beslut. Riksdagsdirektören är chef för myndigheten och är föredragande i styrelsen. Under styrelsen leder riksdagsdirektören ledamotsrådet. I det samråder förvaltningen och ledamöter om administrativa frågor 1 Lag (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för , ombudsmän och . ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 som är av särskilt intresse för ledamöterna, till exempel teknisk utrustning och arbetsrum. Förvaltningens ledningsgrupp samordnar och planerar övergripande frågor som rör förvaltningen. Gruppen består av riksdagsdirektören och avdelningscheferna samt chefen för ledningsstaben och planeringschefen. 1.3 Styrning och uppföljning verksamhet ska vara ändamålsenlig och tillförlitlig. Den ska kännetecknas av hög kvalitet och vara kostnadseffektiv. Planering, genomförande och uppföljning är kontinuerliga processer som pågår parallellt. centrala styrdokument vägleder den årliga planeringsprocessen. Här ingår den strategiska planen, budgetförslag, anslagsdirektiv, verksamhetsplan, internbudget och uppdragsbeskrivningar. Planeringsprocessen utgår från de lagar och föreskrifter som gäller för och samt de uppgifter och uppdrag som riksdagsstyrelsen har formulerat. Förvaltningen får även löpande uppdrag av riksdagsstyrelsen. Uppdragen avslutas genom slutrapport till styrelsen. Verksamheten är indelad i fem uppdragsområden som utgår från de övergripande uppdrag förvaltningen har: A.Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. B.Stöd och service till ledamöter och partikanslier C.Kunskap om och arbete D.Vård och bevarande av byggnader och samlingar E.Myndighet och arbetsgivare. Den strategiska planen anger övergripande prioriteringar . Den är också utgångspunkt för förvaltningens årliga verksamhetsplanering. Riksdagsstyrelsen beslutade om en strategisk plan – 2016. beslutade styrelsen om förslag till anslag och om verksamhetsplan och anslagsdirektiv för . Den strategiska planen innehåller flera prioriteringar som ska förbättra stödet till den parlamentariska processen och göra förvaltningen mer effektiv. It-stödet till arbetet i kammaren och utskotten ska ses över och utvecklas. Förvaltningen ska även börja förbereda arbetet inför kommande val 2014. Arbetet med att öka kommunikationen och dialogen med allmänheten om arbete och beslut ska även i fortsättningen vara en prioriterad uppgift. arbete med att utveckla myndigheten ska fortsätta. Arbetet går under samlingsnamnet Färdplan 2014. Målet är att förvaltningen ska erbjuda ett ännu bättre stöd till den parlamentariska processen. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 komponent är det nya intranätet som förvaltningen utvecklar till ett styrnings- Det långsiktiga underhållet av fastigheter har fortsatt hög prioritet. Här ska särskilt ledning och styrning ses över och ut- ska i alla sammanhang särskilt prioritera verksam- het inom uppdragsområdet Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. Där- efter ska verksamheten inom uppdragsområdet Stöd och service till ledamöter och partigruppskanslier prioriteras. Resultatet av arbetet med de prioriterade områdena redovisas i korthet i avsnitt 2. Sammanfattande resultatredovisning 2013. Parallellt med planeringsarbetet pågår en kontinuerlig uppföljning och kon- troll av verksamheten och budgeten. resulterar i tertial- och helårsrapporter samt i årsredovisningen. valtningen arbetar också med intern styrning och kontroll utifrån bestämmel- serna i REA-lagen. Intern styrning och kontroll är den årliga process som syftar till att med rimlig säkerhet säkerställa att en myndighet fullgör sitt verksamhetsansvar. processen ingår momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och Genom arbetet med riskanalyser har förvaltningen identifierat ett antal risker som bedömts vara prioriterade med utgångspunkt från att de kan påverka myndighetens möjligheter att genomföra sina uppdrag. riterade riskerna och åtgärderna för att minska dem har regelbundet presente- rats för riksdagsstyrelsen. Som ett komplement till riskanalyserna har samtliga budgetansvariga che- fer genomfört en självutvärdering av den interna styrningen och kontrollen i den egna verksamheten. I samband med att årsredovisningen skrivs under intygar myndighetens ledning om den interna styrningen och kontrollen är betryggande och redovi- sar i förekommande fall eventuella brister. har processen för intern styrning och kontroll utvärderats. Uppföljningen ligger till grund för fortsatt utveckling av processen. I förvaltningen finns en internrevisionsansvarig som svarar inför riksdagsdi- rektören och ytterst inför riksdagsstyrelsen. Internrevisionen ska stödja Riks- dagsförvaltningens ledning genom att självständigt granska, verifiera och be- döma kvaliteten i den interna styrningen och kontrollen. fristående från förvaltningens operativa verksamhet och bedrivs av ett kvali- beslutar riksdagsstyrelsen om en internrevisionsplan som pekar ut de verksamheter i förvaltningen som internrevisionen ska granska. visionen rapporterar till riksdagsstyrelsen . ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 Den externa revisionen bedrivs av enligt lagen om revision av statlig verksamhet.2 granskar om årsredovisning ger en rättvisande bild av den finansiella ställningen, resultatet och finansieringen enligt REA-lagen, anslagsdirektiv och övriga beslut för myndigheten. behandlar årsredovisning i samband med sin behandling av utgiftsområde 1 i budgetpropositionen. I utgiftsområdet ingår bland annat förvaltningsanslag. ledning informerar och svarar på ledamöternas frågor vid ett utskottssammanträde inom ramen för utskottets beredning. 1.4 Personal och organisation För att ska kunna utföra sina uppgifter krävs personal med en rad olika kvalifikationer. Yrkesgrupperna förenas i det gemensamma uppdraget att stödja den parlamentariska processen. är en kunskapsintensiv organisation vars främsta tillgång är en kunnig och skicklig personal. Att kontinuerligt utveckla och höja kompetensen på olika områden är en grundläggande förutsättning för att verksamheten ska kunna ge det stöd och den service som ledamöterna och riksdagsarbetet kräver. Ak- tuella personaluppgifter och statistik redovisas i avsnitt 3.5. förändrades organisation inom en avdelning. En översyn av it-verksamheten och dess organisation ledde till beslutet att organisera avdelningen i tre enheter: it-verksamhetsstöd, it-produktion och it-utveckling. 2 SFS 2002:1022. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 2 Sammanfattande resultatredovisning 2013 I detta kapitel redovisas en sammanfattning av resultatet för samtliga uppdragsområden. I kapitel 3 redovisas uppdrag, resultat, kostnader och intäkter för respektive uppdragsområde närmare. 2.1 Resultat och utveckling – uppdragsområde A har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Kammarens preliminära planer har i huvudsak hållits. protokoll har kommit ut i rätt tid. Utskotten har fått ett väl fungerande stöd. Kvaliteten på möten vid inkommande internationella besök har varit hög. Riksdagsledamöterna ger förvaltningens service inom kammaren, utskotten och den internationella verksamheten högt betyg. har fortsatt sitt arbete med att förbättra och modernisera it-stödet till beslutsprocessen i kammaren och utskotten. Ledamöterna kan nu få tillgång till alla sammanträdeshandlingar för utskotten och i pekplatta och dator. 2.2 Resultat och utveckling – uppdragsområde B har säkerställt att ledamöterna och partikanslierna har fått ett väl fungerande stöd och en god service. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Ledamöterna är mycket nöjda med förvaltningen i sin helhet enligt förvaltningens serviceundersökning. Ledamöterna är nöjda med alla områden i undersökningen. Det finns en fortsatt hög efterfrågan på utredningstjänstens och tjänster. har utvecklat intranätet för att förbättra stödet till ledamöterna, partigruppskanslierna och förvaltningen. Ledamöterna kan numera följa direktsända tv-sändningar från kammaren i mobilen och pekplattan. Förvaltningen utreder förutsättningarna för att skapa ett servicecenter där ledamöter och tjänstemän kan få vissa ärenden lösta direkt. 2.3 Resultat och utveckling – uppdragsområde C har säkerställt att allmänheten, massmedier, vidareinformatörer, skolor och speciella målgrupper har getts möjligheter till information och kunskap om arbete. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Tillgängligheten till information om arbete har utvecklats i bland annat digitala medier: , öppna data och Twitter. Tv-produktionen kring arbete har fungerat väl. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 har gett externa målgrupper god möjlighet till information och kunskap om arbete. Intresset för skolvisningar inklusive Demokrativerkstaden har varit fortsatt högt. Kurser och fortbildningsdagar för lärare har hållit hög kvalitet. har påbörjat arbetet med att utveckla en helt ny demokrativerkstad för att kunna ta emot dubbelt så många skolklasser jämfört med . Fortsatta satsningar görs på att förbättra tillgängligheten till digital information om och arbete. 2.4 Resultat och utveckling – uppdragsområde D har utvecklat sitt arbete med att vårda och bevara byggnader och samlingar på ett systematiskt sätt. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Styrdokument för ledningen och styrningen av fastighetsverksamheten har tagits fram enligt plan. Fastighetsprojekt har i huvudsak bedrivits enligt plan. Arbetet med äldre riksdagsdokument har fortsatt. 2.5 Resultat och utveckling – uppdragsområde E Förvaltningen bedömer att den har varit en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Sjukfrånvaron har varit fortsatt låg. Förvaltningen har genomfört utvecklingsinsatser för chefer. Utvecklingsprojekten har i huvudsak löpt enligt plan. Ledamöter och medarbetare har haft stabil tillgång till it-stöd i verksamheten. har nått sina kvantitativa miljömål. har fortsatt sitt arbete med att utveckla styrningen. Förvaltningen har arbetat med att byta it-plattform och e-postsy- stem samt uppgradera till nytt Officepaket. Arbetet med klarspråk ska bidra till effektivare kommunikation och mer användbara texter. Förvaltningen har också tagit fram en strategi för kompetensförsörjning och fortsatt sitt arbete för likabehandling. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 2.6 Intäkter, kostnader och transfereringar Tabell 1 Intäkter, kostnader och transfereringar, samtliga uppdragsområden (tkr) –1 611 657 –1 513 515 –1 955 939 –1 577 402 –1 478 472 –1 920 511 –2 052 506 –1 947 181 –2 390 220 De högre kostnaderna jämfört mot 2012 beror främst på att årets förändring av avsättning för framtida pensioner och inkomstgarantier inklusive sociala avgifter har ökat jämfört med föregående år. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2013 I detta avsnitt redovisas verksamheten inom respektive uppdragsområde och vilka resultat som har uppnåtts. Dessutom görs en analys och en bedömning av om resultaten motsvarar de prioriteringar, ambitioner och krav som riksdagsstyrelsen har lagt fast i den strategiska planen, anslagsdirektivet och verksamhetsplanen. 3.1 Kammare och utskott – uppdragsområde A uppdrag inom område A är att svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammaren och utskotten m.m. utskott bereder och kammaren beslutar om nya lagar. Tillsammans utgör de kärnan i verksamhet och förvaltningen ska i alla sammanhang särskilt prioritera detta uppdragsområde. I uppdraget ingår att stödja kammarens, utskottens, samt talmannens och de vice talmännens arbete samt internationella arbete. Förvaltningens produktion och försäljning av riksdagstryck hör också hit. Resultat och utveckling – sammanfattning har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdagsordningen. Bedömningen baseras i huvudsak på följande fakta: Kammarens preliminära planer har i huvudsak hållits. Endast har avsteg från kammarplaneringen gjorts utan att planen ändrats efter avisering. protokoll har kommit ut i rätt tid. Samtliga snabbprotokoll har kommit ut senast dagen efter kammarens sammanträde. Utskotten har fått ett väl fungerande stöd. Förvaltningen har bistått vid utskottens planering och sammanträden. Kvaliteten på möten vid inkommande internationella besök har varit hög. Vid så gott som samtliga inkommande internationella besök har ledamöter träffat sina utländska motsvarigheter. Riksdagsledamöterna ger förvaltningens service inom kammaren, utskotten och den internationella verksamheten högt betyg. har , i enlighet med prioriteringarna för verksamheten, fortsatt sitt arbete med att förbättra och modernisera it-stödet till beslutsprocessen i kammaren och utskotten. En ny tjänst har utvecklats för att ledamöterna enkelt ska få tillgång till alla sammanträdeshandlingar för utskotten och i pekplatta och dator. ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 2013/14:RS2 Tabell 2 Intäkter, kostnader och transfereringar inom uppdragsområde A (tkr) Fördelningen för uppdragsområdet bedöms i huvudsak som jämförbar med föregående år. Talmannen och vice talmännen Talmannen leder riksdagsarbetet och har därmed det yttersta ansvaret för hur riksdagsarbetet planeras och bedrivs. Talmannen leder även kammarens sammanträden och är främste representant. Talmannen och de tre vice talmännen utgör tillsammans presidium. Presidiet träffas regelbundet för att avhandla frågor som rör ledningen av arbete. De vice talmännen kan i talmannens ställe leda arbete och kammarens sammanträden. De representerar även i olika sammanhang. Det ställs samma krav på de vice talmännen som på talmannen när de tjänstgör i hans eller hennes ställe. I övrigt deltar de vice talmännen i riksdagsarbetet på samma sätt som de andra riksdagsledamöterna. Talmannen har däremot en ersättare i kammaren. Talmannen har ett omfattande besöks- och reseprogram. besöktes av talmän från , , , , och . Talmannens resor gick till , , , , , , och . Arbetet i och kring kammaren kommer det in ett stort antal ärenden till som ska beredas i utskotten och därefter debatteras och beslutas i kammaren. Kammarkansliet registrerar och kontrollerar alla ärenden och föreslår till vilket utskott ärendena ska hänvisas. ansvarar för det löpande arbetet i kammaren, för planeringen av riksdagsarbetet under och valperioden samt för granskning av interpellationer, frågor, motioner m.m. Sekretariatet EU-samordning tar emot EU-dokument och ser till att grundläggande skriftlig information om EU-frågor når ut till utskotten och . En viktig uppgift för är att stödja planeringen av arbetet i kammaren. Utgångspunkten är att beslut ska kunna fattas i rätt tid och i rätt ordning, att det ska finnas utrymme för oförutsedda debatter och att arbetsbelastningen är rimlig. Centralt är att kammarplaneringen ska göra det möjligt för att fatta beslut om inlämnade, och i utskotten behandlade, propositioner och skrivelser. Det har också skett . ÅRSREDOVISNING FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN 2013 Kammarplaneringen ska vidare göra det möjligt för att ta ställ- ning till om ett EU-förslag strider mot subsidiaritetsprincipen. har förvaltningen i samtliga fall där utskotten har tagit ställning i subsidiari- tetsärenden sett till att det har funnits beslutstillfällen i kammaren efter att utskottet har berett ärendet och innan EU:s fördragsbundna frist Kammarplanerna ska också underlätta för ledamöternas planering av eget arbete och ge utrymme för ledamöternas aktiviteter utanför , till ex- empel för arbete i valkretsen. Kammarens sammanträdestillfällen fastställs i samman- trädesplaner som antas av talmannen efter samråd med riksdagsstyrelsen. att anpassa kammararbetet till den politiska verksamheten har kompletterande ändringar i sammanträdesplanen gjorts . exempel gjorts för att kunna bereda plats för aktuella debatter och justera an- talet tillfällen för interpellationssvar efter hur många interpellationer som har Endast har avsteg från kammarplaneringen gjorts utan att planen ändrats efter avisering. Det berodde på att ett större antal riks- dagsledamöter än normalt deltog i interpellationsdebatterna vilket ledde till att tre interpellationssvar flyttades till en annan dag. Förvaltningens service i frågor om kammarens arbete och planering får högt betyg (8,6 på en skala från 1 till 10) i serviceun- Det är ett omdöme som dessutom visar på en förbättring sedan undersökningen genomfördes . Då var resultatet 8,2. Tabell 3 Antal dokument inlämnade till kammarkansliet Motioner från allmänna motionstiden därav hänvisade för granskning