frsrdg · H204JO1 · 2014-11-11 00:00:00 — Regeringen har bland annat beslutat att SFV ska utveckla besöksmål i samarbete med kommuner, landsting och besöksnäring och prioritera utveckling av de besöksmål där man kan få till stånd långsiktiga avtal om lokal finansiering eller åtaganden från lokala parter. Tanken med besöksmålen är att allmänheten ska få till- gång till en större del av den gemensamma egendom som SFV är satt att förvalta och i enlighet med regleringsbrevet har SFV funnit att är ett lämpligt besöksmål att utveckla. För att möjliggöra detta har SFV behövt säga upp vissa hyresgäster på och även intensifierat samarbetet med som bland annat bedriver vandrarhem på ön. Av denna anledning föreligger flera tvister mellan SFV och en del av hyresgästerna på ön och motståndet mot att utveckla har varit stort. I sammanhanget kan det därför även vara värt att nämna att Föreningen (som enligt uppgift) består av hy- resgästerna på , även lämnat in en anmälan till Konkurrensver- ket gällande hamnanläggningen på , där de påstår att SFV har ingått ett avtal med utan konkurrensutsättning. Kon- kurrensverket avskrev sedermera detta ärende. Fullmakt för undertecknad att företräda verket bifogas, bilaga 4 [ej med- tagen här, JO:s anm.]. Föreningen kommenterade remissvaren och uppgav i huvudsak följande. För- eningens ombud mottog SFV:s beslut . Beslutet överkla- gades genom att föreningen översände sitt överkla- gande till SFV via e-post. I samtal med kammarrätten framkom att SFV inte hade överlämnat överklagandet till kammarrätten, trots att det hade gått sedan överklagandet kom in till verket. Föreningen har inte mottagit något avvisningsbeslut från SFV, och av den anledningen översände föreningen ett brev till SFV. I brevet krävde föreningen att SFV fullgjorde sina skyldigheter enligt förvaltnings- lagen. hade föreningen ännu inte fått något svar. Enligt föreningen är det dessutom olämpligt att SFV, som statligt verk, ingår ett stort 2 014 /1 5:JO1 C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . antal muntliga avtal och sedan inte kan presentera underlagen för dessa. Syftet med offentlighetsprincipen är att medborgarna ska kunna granska det offent- liga, inklusive eventuella avtal som ingåtts av det offentliga. Detta syfte förfelas fullständigt om avtalen i fråga är muntliga. I SFV:s yttrande anges att det varit ett tidsödande arbete att utreda vilka handlingar som efterfrågats och vilka handlingar som varit allmänna. För föreningen framstår det som ett felaktigt resonemang från SFV:s sida. Handlingar som inte existerar behöver av uppen- bara skäl inte utredas; de handlingar som identifieras ska genomgå en sekretess- prövning och maskeras i de delar de inte kan lämnas ut. SFV har lämnat ut sex dokument som upprättats av verket. Inga maskeringar har utförts i dessa doku- ment. Föreningen har mot den bakgrunden svårt att se hur något särskilt tids- ödande arbete lagts ned med anledning av begäran. Vidare har föreningen upp- fattat SFV:s remissvar som att verket har avvaktat med att lämna ut handlingar med hänvisning till sekretess. Verket har emellertid inte fattat någon formellt beslut och har därmed bestulit föreningen på möjligheten att överklaga beslutet om sekretess. Verket har inte heller behandlat föreningens begäran om att få ut e-postloggar. Till yttrandet var bifogat en kopia av föreningens överklagande av SFV:s beslut och ett utdrag från en e-postlogg som visade att över- klagandet hade översänts av föreningens ombud till e- postadress . Föreningens kommentar översändes till SFV för yttrande. inkom föreningen med en uppgift om att föreningens ombud vid kontakt med kammarrätten fått beskedet om att SFV ännu inte hade översänt överkla- gandet till domstolen. Uppgiften översändes till SFV. I ett kompletterande remissvar anförde SFV, genom tf. chefsjuristen , följande. håller med om att handläggarens formulering ”att det skulle ha funnits ett stort antal muntliga avtal” var olyckligt formulerad. Det handläggaren ville framföra var att det det pågick för- handlingar med om en mer långsiktig förhyrning av lokaler m.m. på fanns en underförstådd acceptans att Fjäll- backa på vissa muntligen överenskomna villkor hade rätt att nyttja lokalerna till dess parterna kunde komma fram till en slutgiltig lös- ning. Detta, tillsammans med begäran om ut- lämnande av ett stort antal handlingar (varav ett antal senare visade sig inte existera ens muntligen) har bidragit till att det var svårt för handläggaren att förstå och utreda exakt vilka handlingar som advokatbyrån begärde ut och vilka av dessa som i så fall kunde utlämnas. vill dock även poängtera att verket i mångt och mycket är en vanlig fastighetsförvaltande aktör. Statens fastighetsverks hu- vudsakliga uppgift är att förvalta kulturhistoriskt värdefulla fastigheter men utgångspunkten är att marknadsmässiga villkor ska tillämpas. Statens fas- tighetsverk ska således verka på samma marknad som en rad andra fastig- hetsbolag och har att tillämpa samma hyresrättsliga- och övriga civilrätts- liga regler. Under pågående förhandlingar om hyresvillkor och liknande vore det därför olyckligt om allt underlag från förhandlingarna lämnades ut innan avtal undertecknats. Det är inte bara verket som riskerar att tappa framtida hyresgäster utan det kan även drabba den potentiella hyresgästen C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 014 /1 5:JO1 som kanske inte vill skylta med sina affärsmässiga överväganden. Avväg- ningen mellan detta och verkets skyldighet att lämna ut handlingar kan där- för i vissa fall vara svår. I sammanhanget kan det även vara värt att notera att lagen om offentlig upphandling inte är tillämplig vid uthyrning av loka- ler. överklagande om utlämnande av allmänna handlingar, daterad , som inkommit till och som skulle ha skickats till kammarrätten för prövning har handläggaren missat, vilket är olyckligt. Det har dock inte skett medvetet och handläggaren har tillsett att handlingen har skickats till kammarrätten. Ärendet om utläm- nande av de efterfrågade handlingarna bör därför i första hand prövas i den ordningen. ser därför ingen anledning att i detalj kommentera frågan om vilken e-post som ska utlämnas. Föreningen kommenterade det förnyade remissvaret och uppgav i huvudsak följande. Kammarrätten i beslutade att avvisa föreningens överklagande av SFV:s beslut av . Skälen till kam- marrättens beslut var att fastighetsjuristen hos SFV saknade behörighet att fatta beslut om utlämnande. Kammarrättens avgö- rande innebär att SFV:s beslut inte var ett beslut i formell mening och därför inte kunde överprövas. Det innebär att föreningens begäran ännu inte – – har fått en formell prövning. Föreningen har utgått från att har varit behörig att fatta beslut i frågan. SFV har i sitt yttrande till JO inte nämnt något om hennes bristande behörighet, och det får därmed antas att tf. chefsjuristen var av uppfatt- ningen att hon hade behörighet att fatta sådana beslut. Det innebär att SFV inte har haft kontroll över vem som är behörig att fatta beslut i frågan om utläm- nande av allmänna handlingar. Trots denna generella brist på kontroll borde SFV ha uppmärksammat behörighetsbristen i samband med föreningens anmä- lan till JO, eller åtminstone senast i samband med besvarandet av JO:s föreläg- gande i ärendet. Under alla omständigheter finner föreningen det anmärknings- värt att SFV, i samband med att verket informerade kam- marrätten om vem som har behörighet att fatta beslut om utlämnande av offent- liga handlingar, inte delgav JO och föreningen samma information. Oavsett tidigare brister och okunskap i SFV:s interna organisation måste det ha stått klart för SFV att beslut var ogiltigt och att inget formellt beslut var fattat i ärendet. Till yttrandet var bifogat Kammarrätten i beslut i mål nr 498-14, föreläggande m.m. från kammarrättens mål och en för- nyad begäran daterad från föreningen till SFV, om att verket ska meddela ett formellt beslut om möjligheten att ta del av de tidigare begärda handlingarna. Föreningens yttrande översändes till SFV för kännedom. I ett beslut anförde chefsJO Fura följande. 2 014 /1 5:JO1 C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . I ärendet aktualiseras bl.a. frågor hänförliga till SFV:s hantering av föreningens begäran om att få ta del av vissa handlingar. I inlagor till JO har såväl SFV som föreningen fört fram argument i sakfrågan, dvs. deras bedömning i fråga om en viss kategori av handlingar ska ses som allmänna eller inte. Som regel uttalar sig JO inte i sakfrågor, och jag tänker inte göra något avsteg från den principen i det här ärendet. Jag kommer således att begränsa min bedömning till de frågor som är förknippade med SFV:s handläggning av föreningens begäran om att få ta del av allmänna handlingar. Tiden för utlämnande av allmänna handlingar m.m. Av 2 kap. 12 och 13 §§ tryckfrihetsförordningen framgår bl.a. att en framställan om att få ta del av allmänna handlingar ska behandlas genast, eller, om fram- ställningen avser att få en kopia av en allmän handling, skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröj- ning kan emellertid godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myn- digheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Till detta ska läggas att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. Av utredningen framgår det att föreningens begäran (daterad ) registrerades hos SFV . efter det att begäran hade registrerats hos SFV – beslutade verket att delvis avslå begäran. SFV har vidgått att handläggningen har dragit ut och förklarat det bl.a. med att föreningens förfrågan avsåg ett omfattande material och att den framställdes . Därmed krävdes en- ligt verket ett tidsödande arbete för verket att utreda vilka handlingar som för- eningen efterfrågat och vad som kunde lämnas ut. Inledningsvis vill jag framhålla att en myndighet är skyldig att organisera sitt arbete på så sätt att frågor om handlingsutlämnande kan prövas skyndsamt även i samband med semesterperioder. Att den som ansvarar för vården av en handling har semester är således inte en godtagbar förklaring till en utdragen handläggningstid. Som jag nämnt tidigare kan det förhållandet att en begäran avser en stor mängd handlingar göra att myndighetens prövning i någon mån drar ut . Även om hänsyn tas till detta är en handläggningstid oacceptabel. Förutom det tidsödande arbetet har SFV gjort gällande att vissa av de efter- frågade handlingarna inte lämnades ut utan fördröjning, eftersom verket gjorde bedömningen att det kunde vara till men för de pågående förhandlingarna med om uppgifterna offentliggjordes. Den redovisade inställ- ningen synes innebära att SFV var av uppfattningen att vissa av handlingarna inte skulle lämnas ut eftersom de omfattades av sekretess. Om en myndighet gör den bedömningen är det korrekta förfarandet att meddela sökanden sin be- dömning i ett beslut. Även detta måste ske skyndsamt. Mot den bakgrunden är C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 014 /1 5:JO1 det med förvåning som jag noterar att SFV, med hänvisning till sekretessfrå- gan, valde att inte ge föreningen besked om detta. Genom sitt agerande har myndigheten förhindrat föreningen att få frågan om sekretess prövad i domstol. Behörighet att pröva frågan om utlämnande Enligt 2 kap. 14 § första stycket tryckfrihetsförordningen ska en begäran om att få ta del av en allmän handling göras hos den myndighet som förvarar den. Av 6 kap. 3 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) följer att om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av ett särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Enligt andra stycket i samma paragraf ska myndigheten pröva om handlingen ska lämnas ut om 1.den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbe- håll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, och 2.den enskilde begär myndighetens prövning. Av paragrafens sista stycke föl- jer att den enskilde ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslu- tet ska kunna överklagas. Av styrdokumentet ”Dokument” som gällde hos SFV vid den aktuella tidpunk- ten framgick bl.a. följande. Varje handläggare har skyldighet att hantera frågor om utlämnande av all- män handling som han/hon förvarar. Vägrar handläggare att lämna ut hand- ling eller del av handling med hänvisning till sekretess skall den som vill ta del av handlingen upplysas om att han/hon har rätt att få ett skrift- ligt beslut från verket angående detta. Ett sådant beslut kan sökanden sedan överklaga till allmän förvaltningsdomstol. Behörig att under generaldirektören fatta beslut för verket i frågor om utlämnande av allmänna handlingar är verkets chefsjurist, eller, i dennes frånvaro, säkerhetschefen. Av utredningen i ärendet framgår att SFV:s beslut , att delvis avslå föreningens begäran om att ta del av handlingar, fattades av verkets fas- tighetsjurist som inte var behörig att fatta beslut på myndighetens vägnar. Be- slutet var därmed inte överklagbart, och föreningens överklagande avvisades därför av kammarrätten. Den bristfälliga hanteringen medförde således att för- eningen förvägrades att få sin talan prövad av domstol. Motiveringen av SFV:s beslut Enligt 20 § första stycket förvaltningslagen (1986:223) ska, enligt huvudregeln, ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Frågan om hur långt en myndighets motiveringsplikt sträcker sig måste avgöras från fall till fall. Emellertid kan följande stycke ge en viss ledning i den frågan. 2 014 /1 5:JO1 C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . Det är alltså hjärtpunkterna i skälen som ska redovisas i beslutet – de må avse faktabedömning, rättstillämpning eller användning av skönsbefogen- heter. Man kan visserligen inte begära att förvaltningsmyndigheternas be- slut ska efterlikna domstolarnas domar. Men beslutet måste göra det be- gripligt för parterna vilka faktiska förhållanden som är avgörande, vilka rättsregler som är tillämpliga och hur myndigheten har resonerat på de punkter där meningarna kan gå isär (se m.fl., Förvaltningslagen med kommentarer, 3 uppl., 2010, s. 237). I sitt beslut har SFV inte närmare förklarat varför den korrespondens som ut- växlats mellan myndigheten och ”förvaltarna” är att se som ett internt arbets- material. Det framgår inte vilken funktion som förvaltarna har och vad korre- spondensen avsett. Därför är det i stort sett omöjligt att förstå varför handling- arna är att anse som ett internt arbetsmaterial. I beslutet har myndigheten vidare inte angett med stöd av vilken eller vilka bestämmelser som beslutet har fattats. SFV har inte heller prövat frågan om de begärda e-postloggarna kan lämnas ut. Slutligen ges inte något egentligt svar på frågan om vilka av de efterfrågade handlingarna som existerade hos myndigheten, och i beslutet anges inte heller vilka handlingar som myndigheten beslutat att lämna ut till föreningen. Dessa förhållanden gör det svårt att förstå vilka delar av begäran som myndigheten prövat, och därmed försvåras möjligheterna att överklaga beslutet. En myndighets skyldighet att lämna över ett överklagande till domstol Av 24 § första stycket förvaltningslagen följer att den myndighet som har med- delat ett överklagat beslut ska pröva om skrivelsen med överklagandet har kom- mit in i rätt tid. Om skrivelsen har kommit in , ska myndigheten – enligt huvudregeln – avvisa den. Om överklagandet inte avvisas ska den myndighet som har överlämnat beslutet överlämna skrivelsen och övriga handlingar i ären- det till den myndighet som ska pröva överklagandet (se 25 § förvaltningslagen). I förvaltningslagen anges inte inom vilken tid en beslutsmyndighet ska över- lämna handlingarna till den högre instansen. Det ligger i sakens natur att över- lämnandet måste ske utan dröjsmål, och det allmänna kravet i 7 § förvaltnings- lagen på skyndsamhet gäller även i dessa fall. Normalt bör överlämnandet ske inom (se m.fl., Förvaltningslagen med kommentarer, 3 uppl., 2010, s. 335). Gäller överklagandet utlämnandefrågor enligt tryckfrihetsförord- ningen är särskild skyndsamhet påkallad. SFV har inte tillbakavisat föreningens uppgift om att överklagandet kom in till myndigheten . Först översändes över- klagandet till kammarrätten. Det säger sig självt att den tid som förlöpt mellan det att överklagandet kom in till dess att det översändes till kammarrätten är oacceptabelt lång. I min bedömning har jag pekat på en rad punkter där SFV:s hantering av före- ningens begäran har brustit. Det är mycket allvarligt att en myndighet dröjt så pass länge med att pröva en fråga om ett handlingsutlämnande som SFV gjort och att myndigheten efter att så hade skett inte översände sökandens överkla- gande till domstol. Att det dessutom senare visade sig att den som fattat beslutet C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 014 /1 5:JO1 om att avslå begäran om utlämnande inte var behörig att göra detta har innebu- rit att föreningen – dvs. efter det att begäran registrerats hos myndigheten – fortfarande inte hade fått sin begäran prövad på ett korrekt sätt. SFV:s beslut var också bristfälligt motiverat. SFV förtjänar allvarlig kritik för sin hantering av ärendet. SFV har – i de fall som myndigheten förklarat vad den felaktiga hanteringen orsakats av – gjort gällande att det berott på enskilda misstag. Omfattningen av de felaktigheter som framkommit tyder dock på att myndighetens medarbetare inte har tillräckliga kunskaper om regelverket för utlämnande av allmänna handlingar. Jag förutsätter därför att SFV vidtar nödvändiga åtgärder för att komma till rätta med dessa brister. 2 014 /1 5:JO1 T A X E R I N G O C H U P P B Ö R D S A M T F O L K B O K F Ö R I N G Taxering och uppbörd samt folkbokföring Allvarlig kritik mot en tjänsteman vid för bemötandet av en person. Även kritik mot för hanteringen av allmänna handlingar. (Dnr 641-2013) Beslutet i korthet: En tjänsteman hos får allvarlig kritik för innehållet i ett brev, vars innehåll strider mot kravet på saklighet i 1 kap. 9 § I beslutet kritiseras även för bristande dia- rieföring av allmänna handlingar och för att felaktigt ha skickat tillbaka handlingar till ingivaren. I en anmälan som kom in till JO framförde U.H. mot och tjänstemannen . gällande bristande diarieföring och hantering av handlingar samt ett omdömeslöst bemötande. skickade han ett brev till . en kort skrivelse med en bilaga som bestod av tolv kontoutdrag från en bank i Syftet med brevet var att begära avdrag för inbetalda utländska räntor under och att be om att få dessa uppgifter för- tryckta i den kommande deklarationen. I ett brev, daterat , från och undertecknat av M.I., angavs att det inte var möjligt att få uppgifterna förtryckta i deklarationen. Av bifogad skriftväxling via e-post mellan U.H. I e-brev skrev U.H. för att få veta vilket diarie- nummer det tidigare brevet hade fått hos . att brevet inte hade diarieförts och inte heller fanns kvar. detta begärde U.H. ett förtydligande och påminde M.I. om att myndigheter har en skyldighet att diarieföra, spara och förvara inkomna handlingar. de då att en allmän fråga i samband med deklarationen inte diarieförs. skrev därefter följande till M.I. Mitt brev var ingen allmän fråga utan ett viktigt led i årets deklaration. sett om det är en allmän fråga eller del av ett ärende har som myndighet skyldigheten att diarieföra inkomna skriftliga handlingar. bifogar en kopia på det här mejlet till min kommande JO-anmälan då ni har åsidosatt er skyldighet. Vidarebefordra gärna det här mejlet till din närm- aste chef, så att hen är informerad över det inträffade och den stundande Är det du själv eller som avgör vad som ska diarieföras hos Kan du inte bara erkänna att du har missuppfattat att ärendet T A X E R I N G O C H U P P B Ö R D S A M T F O L K B O K F Ö R I N G 2 014 /1 5:JO1 inte är diariefört, utan att fortsätta med en massa tidskrävande onödig kon- versation? Du ska respektera mitt svar och inte raljera om något ”åsidosät- tande av skyldigheter”. I ditt brev bad du inte om att ärendet skulle sparas, diarieföras eller ens biläggas till din inkomstdeklaration. Du frågade bara om det skulle förtryckas kontrolluppgifter, och ett bra svar fick du. I sam- band med detta skickades ditt brev tillbaka och det borde ju då vara själv- klart för vem som helst att det inte har sparats här då. Om du tänker påstå annat så kommer jag att hävda att det är fel från din sida. har definitivt inte gjort något fel, och därmed är det heller inget ärende för min ”chef” såsom du sarkastiskt och hotfullt skriver. Du har samma skyldighet som alla andra medborgare att lämna bilagor och upplysningar till dina in- komstuppgifter just i din inkomstdeklaration. Den ska vara komplett i sig och uppgifterna ska inte finnas någon annanstans än just i din deklaration. Om man uttryckligen önskar annat, kan vi så klart göra ett undantag. Så är inte fallet här. Det är viktigt att du själv tänker på hur du beter dig, och att inte komma med några dumheter såsom att hota en enskild handläggare med en meningslös ”JO-anmälan”. Tänk också fortsättningsvis på att som man bemöter andra blir man bemött själv. Du ombeds nu att respektera det arbete som gör och att följa det svar som vi har gett dig. Ef- tersom du är hotfull och raljerande kommer denna konversation att sparas, för det fall någon osanning framförs. Ärendet remitterades till som anmodades att yttra sig över vad U.H. uppgett i anmälan. I ett yttrande anförde , genom sektionschefen , följande. har hämtat in yttrande från Mä- lardalsregion. Av yttrandet framgår i huvudsak följande. Fråga om diarieföring av inkomna handlingar Om de handlingar som U.H. har skickat in till Skatte- verket rätteligen skulle ha klassificerats som uppgifter inför deklarationen i form av styrkande av räntekostnader eller som en allmän fråga med hand- lingar som inte utgjorde underlag för taxering går inte att avgöra. Ord står mot ord mellan vad handläggaren har uppfattat och vad U.H. Det har dock ingen betydelse vad gäller diarieföringen. En allmän brevfråga som kommer in till ska diarieföras i ärendegrupp 1152 enligt rutiner. Underlag som skickas in för taxering behöver dock inte diarieföras, utan läggs till deklarat- ionen som en bilaga/kontrolluppgift. U.H:s brev med bifogade kontoutdrag, som har skickats tillbaka till honom, borde rätteligen ha diarieförts enligt följande. Om brevet enbart hade bedömts vara en allmän fråga, skulle det ha diarie- förts i ärendegrupp 1152. Om det i stället hade bedömts utgöra kontrollupp- gift behövde det inte diarieföras utan ha skannats in som en uppgift i in- komstdeklarationen. Om det som i det här fallet handlar om både ett brev och kontrolluppgif- ter, borde brevet ha diarieförts som allmän fråga medan kontoutdragen ha skickats för inskanning som underlag till deklarationen. Om bilagan inte ansågs som ett underlag till inkomstdeklarationen borde den i så fall ha sparats tillsammans med brevet. 2 014 /1 5:JO1 T A X E R I N G O C H U P P B Ö R D S A M T F O L K B O K F Ö R I N G Fråga om bemötande och språkbruk När JO:s remiss kom till regionens kännedom tog kontorschefen i kontakt med U.H. för att be om ursäkt för bemötandet. Det sätt som U.H. har blivit bemött på i svarsmejl är inte i linje med hur verket vill bemöta medborgare och företag och stämmer inte med de värderingar som vill verka utifrån.