frsrdg · H204JO1 · 2014-11-11 00:00:00 — Förhören kan hållas såväl med representanter för det företag som är föremål för verkets utred- ning som med anställda vid företaget och andra som förmodas kunna lämna värdefull information. Förhörspersonen har rätt att ha med sig ombud. Risken för samordning är något som har att beakta. Samordning kan ske såväl mellan företag som är föremål för Konkurrens- verkets utredning som mellan de personer som verket har för avsikt att höra. Om risken bedöms som överhängande att de personer som ska förhöras i utredningen ska samordna sina berättelser kan hålla sam- tidiga parallella förhör eller hålla förhör direkt efter varandra. Konkurrens- verket förfogar dock inte över lika långtgående befogenheter under utred- ningen som polisen. Vid ett förhör deltar regelmässigt två till tre tjänstemän från Konkur- rensverket. Vid förhör upprättas ett protokoll av vilket framgår vem som närvarade vid förhöret, när och var förhöret ägt rum samt om det lämnats uppgifter i för- höret som omfattas av sekretess. Om det är aktuellt ska det också framgå om personen har blivit informerad om reglerna om eftergift och näringsför- bud. För att inget ska glömmas bort eller förvanskas spelas förhören regel- mässigt in. Inspelningen görs med modern digital teknik och det blir en ljudfil som sparas i datasystem. Ljudfilen lyssnas av och ansvarig tjänsteman bestämmer om den ska skrivas ut ord för ord, dia- logutskrift, eller om det är lämpligare med en konsoliderad version där allt väsentligt framgår. På har ofta gjorts den bedömningen att utredningen underlättas av arbete med en konsoliderad version. kallar den konsoliderade versionen, uppteckningen, för ”sammanfattning”. (Jfr allmänna råd om förhör som spelas in på ljudband eller videoband; RPSFS 2000:62 FAP 400-1.) Sammanfattningen ska på ett ob- jektivt sätt beskriva de relevanta uppgifter för utredningen som framkom- mit vid förhöret varvid upprepningar och information som är ointressant för ärendet kan utelämnas. Att göra en bra och rättvisande sammanfattning är en tidskrävande upp- gift som kräver olika avvägningar och bedömningar. Det är viktigt att sam- manfattningen riktigt återspeglar vad som förevarit vid förhöret och att det som har för avsikt att tillföra ärendet uppfattats korrekt. Den förhörde ges möjlighet i enlighet med 5 kap. 2 § KL att granska uppteckningen och, genom att påteckna densamma, godkänna den. Anser den förhörde att sammanfattningen inte återspeglar vad som sagts vid för- höret och därmed har invändningar går tjänstemän ige- nom invändningarna. Är invändningarna enligt bedöm- ning riktiga så ändras sammanfattningen i enlighet med dem och den rät- tade sammanfattningen tillförs ärendet. Efter att sammanfattningen är granskad och godkänd så ändras den inte. Är invändningarna emellertid sådana att anser att de inte återspeglar vad som framkommit vid förhöret tillförs både Konkurrens- verkets version och den förhördes version ärendet. 2 014 /1 5:JO1 C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . även överväga att hålla ytterligare förhör för att reda ut oklarheter. En even- tuell ny sammanställning skickas då åter för granskning. Uppgifter som tillförs ärendet Enligt 15 § förvaltningslagen (1986:223), FL, ska uppgifter som en myn- dighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet antecknas av myndigheten. Part har vidare enligt 16 § FL rätt att ta del av det som tillförts ärendet. är av den uppfattningen att en ljudinspelning vid ett förhör är av samma slag som en tjänstemans handanteckningar som skrivs i samband med ett förhör som inte spelas in. Både ljudinspelningen och handanteckningen görs för att komma ihåg vad som sades. Sammanfattningen är att likställa med en tjänsteanteckning som upprät- tas med tjänstemannaansvar. Oavsett om sammanfattningen godkänts eller inte så är det denna uppteckning som tillförs ärendet och som part har insyn i med hänsyn till de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). gör löpande under utredningen bedömning av vad som ska tillföras ärendet. För det fall hela förhöret bedöms vara av bety- delse för utgången tillförs det ärendet. gör då en dialog- utskrift av ljudfilen. Part får insyn i det som tillförts ärendet. dnr 232/2012 utreder ett misstänkt konkurrensbegränsande samarbete avseende tjänster inom klinisk fysiologi och klinisk neurofysiologi mellan två företag, varav är ett. Misstankarna rör en överträ- delse av förbudet i 2 kap. 1 § KL genom att företagen ska ha avtalat eller samordnat sig inför en upphandling. har hållit förhör med flera personer från Aleriskon- cernen . har tillmötesgått Aleris önskemål om tidpunkt för förhören i stor utsträckning. har även hållit förhör med ett antal personer från andra företag som är föremål för utredning i samma ärende. har i det aktuella ärendet valt att arbeta med samman- fattningar från förhör. Förhörspersonerna har inledningsvis informerats om att ämnar upprätta en sammanställning av de uppgifter från förhören som verket har för avsikt att tillföra utredningen. Förhörsper- sonerna har fått del av uppteckningarna efter förhörstill- fället. Förhören har inte varit okomplicerade till sin natur. Uppteckningarna är mellan tre och sex sidor. Med anledning härav och med hänsyn till att under den aktuella koncentrerade tidsperioden har hållit ett flertal förhör med personer från olika i utredningen involverade företag har behövt för att sammanställa uppgifterna från förhören. anser inte att det föreligger någon skyldighet att upprätta fullständiga förhörsutskrifter. har i detta fall följt till- lämpliga bestämmelser och sin interna praxis. Uppteckningarna är väl av- vägda och avspeglar vad som sades vid förhören. Att det tagit Konkurrens- verket att färdigställa uppteckningarna får anses vara en rimlig tid i sådana här sammanhang. Om förhören, som Aleris anfört, var av enkel beskaffenhet torde det inte vara svårt för förhörspersonerna att uttala sig om huruvida uppfattat dem korrekt i sammanfattningen. C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 014 /1 5:JO1 Det kan slutligen tilläggas att Aleris genom ombudet tilläts närvara vid förhören i den aktuella utredningen. Aleris kommer även att ha rätt att få del av uppteckningarna från förhören när de tillförts ärendet. Sammanfatt- ningarna har ännu inte tillförts ärendet eftersom förhörspersonerna genom Aleris ombud låtit meddela att de i avvaktan på JO:s beslut inte vill kom- mentera uppteckningarna. Aleris yttrade sig över remissvaret och anförde bl.a. följande. De tre genom- förda förhören var av enkel beskaffenhet och pågick (uppskatt- ningsvis mellan och ). Även Konkurrens- verkets sammanfattningar av förhören var korta (mellan tre och sex sidor långa). Förhören har inte heller behandlat komplicerade sakförhållanden, utan förhörspersonerna skulle huvudsakligen beskriva ett visst historiskt händelse- förlopp och besvara vissa frågor om korrespondens som utväxlats. Det fram- kom inte några uppgifter vid förhören som förhörspersonerna eller Konkur- rensverket behövde kontrollera efter det att förhören avslutats. Varje förhör inleddes med en framställning av Aleris ombud om att få ta del av fullständiga utskrifter av de inspelade förhören alternativt kopior av ljudfi- lerna. uppgift att en sådan framställning gjorts först efter det att förhören avslutades är således inte korrekt. Inte vid något av förhören kom och förhörspersonerna överens om hur förhören skulle dokumenteras. Vid det första förhöret meddelade Kon- kurrensverket att verket avsåg att upprätta en sammanfattning från förhöret. Förhörspersonen accepterade inte detta tillvägagångssätt och Aleris ombud framförde att Aleris ville ta del av fullständiga utskrifter av förhören alternativt kopior av ljudfilerna. Vid de två övriga förhören nämnde inte Konkurrensver- ket hur förhören skulle komma att dokumenteras. Aleris yttrande skickades till för kännedom. I ett beslut anförde chefsJO Fura följande. Inledningsvis vill jag framhålla att JO:s granskning är av rättslig art och avser främst en kontroll av att myndigheter har följt de regler som gäller för förfa- randet. JO kan inte ändra eller upphäva ett beslut som en myndighet har fattat. Således brukar JO inte ta ställning till om ett beslut är riktigt i sak. Det gör att jag inte kommer att göra några uttalanden avseende beslut att inte lämna ut ljudfilerna från de genomförda förhören. har i sitt remissvar redogjort för bestämmelserna i 5 kap. 2 § konkurrenslagen, som rör verkets skyldigheter att uppteckna förhör i sam- band med utredningar angående konkurrensbegränsande samarbeten. Reglerna har utformats med 23 kap. 21 § som förebild. Bestämmel- serna i konkurrenslagen tillskapades som det infördes en uttrycklig möjlighet att åberopa förhörsutskrifter i samband med förhör inför domstol (se 8 kap. 14 § konkurrenslagen jfr med 36 kap. 16 § andra stycket rättegångsbal- ken). Avsikten var att på så sätt skapa rättssäkerhetsgarantier motsvarande de som gäller vid en förundersökning i brottmål (se prop. 2007/08:135 s. 101 f.). I motiven till konkurrenslagen uttalade regeringen att det inte var nödvän- digt att ytterligare reglera protokollföringen för att en förhörsuppteckning ska 2 014 /1 5:JO1 C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . få förebringas vid förhör i domstol (se prop. 2007/08:135 s. 102). verket har i sitt yttrande redogjort för delar av de bestämmelser i förundersök- ningskungörelsen som reglerar vad som ska antecknas i ett förundersöknings- I avsaknaden av mer detaljerade bestämmelser avseende Konkur- rensverkets protokollföring, faller det sig naturligt att stödja sig på regleringar som styr näraliggande verksamheter. Detta inte minst mot bakgrund av att be- stämmelserna i 5 kap. 2 § konkurrenslagen infördes för att skapa ett rättssäkert måste, i fråga om dokumentations- plikt, hållas i åtanke att det inte är fråga om en brottsutredande verksamhet i har i sitt remissvar uppgett att verket ”ofta” upptecknar genomförda förhör som en ”konsoliderad version” (sammanfattning). fall skrivs inte förhören ut ordagrant. För att ett sådant tillvägagångssätt ska vara acceptabelt från rättssäkerhetssynpunkt krävs, enligt min uppfattning, att sammanfattningen ger en objektiv och fullständig bild (speglar helheten) av vad som har framkommit i samband med förhöret. innan förhöret påbörjas göra klart för de närvarande att förhörsprotokollet ska avfattas på sådant sätt. Det är således inte i sin ordning att – såsom Konkur- rensverket beskrivit sina rutiner – förhörsledaren efter förhörets avslutande av- gör huruvida förhöret ska skrivas ut ordagrant eller som en sammanfattning (jfr JO:s beslut i dnr 1856-2002). Trots de rutiner som beskrivits i föregående stycke, har gjort gällande att förhörspersonerna i det aktuella fallet inledningsvis informe- rades om att förhören skulle skrivas ut som sammanfattningar. kavisats av Aleris, som å sin sida har gjort gällande att in- formerade om sin avsikt först i efterhand. I denna del står ord mot ord och enligt min uppfattning kan ytterligare utredning inte förväntas ändra på detta förhål- Enligt huvudregeln i 5 kap. 2 § andra stycket konkurrenslagen ska ett förhör upptecknas och granskas innan förhöret avslutas. Så behöver inte ske om för- höret är särskilt omfattande eller behandlar komplicerade sakförhållanden. Uppteckning och granskning ska då ske därefter. motiven till 23 kap. 21 § andra stycket , kan undantagsregeln vara tillämplig i ärenden avseende ekonomisk brottslighet av större omfattning. Om uppteckningen inte sker innan förhöret avslutats, så ska i normalfallet upp- teckningen färdigställas påföljande arbetsdag (se prop. 1997/98:181 s. 47). Utredningen visar att i det aktuella fallet genomförde tre förhör – den 24, den 26 och . efter det första förhöret) gavs förhörspersonerna möjlighet att Enligt var förhören ”inte okomplicerade till sin natur” och uppteckningarna uppgick till mellan tre och Detta förhållande och att verket genomfört ett flertal förhör under , gjorde att undantagsregeln – enligt – var tillämplig. Jag noterar att inte närmare har utvecklat vad som gjort att förhören inte har varit okomplicerade. Mot detta ska ställas Aleris uppgifter. Enligt Aleris var förhören okomplicerade och bestod i att förhörspersonerna skulle beskriva ett visst historiskt händelseförlopp samt besvara vissa frågor C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 014 /1 5:JO1 om korrespondens som utväxlats. Dessa påståenden har inte tillbakavisats av . Jag vill understryka att hur väljer att organisera sitt arbete saknar betydelse för undantagsregelns tillämplighet. Det är således inte accep- tabelt att – på grund av att verket valt att genomföra ett stort antal förhör , med arbetsanhopning som följd – väljer att upp- teckna förhören i efterhand. Med beaktande av de uppgifter som Aleris lämnat angående förhörens syfte sammantaget med förhörssammanfattningarnas om- fattning, framstår det enligt min mening som klart att ärendet inte har varit av sådan komplicerad natur eller att förhören varit så pass omfattande att undan- tagsregeln varit tillämplig. Förhören borde således ha hanterats enligt huvud- regeln i 5 kap. 2 § andra stycket konkurrenslagen. Av yttrande framgår vidare att de förhör som genomförs av verket ”som regel är omfattande och/eller behandlar komplicerade sakför- hållanden”. Jag ifrågasätter inte att verksamhet gör att un- dantagsregeln för upptecknande av förhör behöver tillämpas i större omfattning än vad som är fallet vid förundersökningar i brottmål. Dock vill jag framhålla att det är fråga om en undantagsregel och den får inte göras till en huvudregel i myndighetens rutiner. Det måste således göras en bedömning i varje enskilt fall huruvida undantagsregeln är tillämplig. För det fall använder sig av undantagsregeln så ska upp- teckning och granskning av förhöret i normalfallet ske . Ytterli- gare någon tids fördröjning kan vara acceptabel i undantagsfall. Det är emel- lertid inte i sin ordning att det – som i fallet med Aleris förhör – dröjer förhörspersonerna ges möjlighet att granska uppteckningen. Vad som i övrigt har framkommit i ärendet föranleder inte någon kommen- tar från min sida. Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det ovan sagda. 2 014 /1 5:JO1 C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . Allvarlig kritik mot för bristfällig hantering av en begäran om handlingsutlämnande m.m. (Dnr 3869-2013) Beslutet i korthet: En förening begärde hos Statens fastighets- verk (SFV) att få ta del av allmänna handlingar. Först beslutade verket att bara lämna ut en del av de begärda handlingarna. Föreningen överklagade SFV:s beslut . Först överlämnade verket överklagandet till kammarrätten. I mitten av feb- ruari 2014 avvisade domstolen föreningens överklagande med motiveringen att den fastighetsjurist hos SFV som hade prövat utlämnandefrågan saknade behörighet att göra det och att beslutet därmed inte var överklagbart. Den bristande hanteringen har bl.a. inneburit att föreningen – dvs. efter det att begäran registrerades hos SFV – fortfarande inte hade fått sin begäran prövad på ett korrekt sätt. SFV:s beslut var dessutom bristfälligt motiverat. SFV får allvarlig kritik för sin hantering av ärendet. Advokaten och jur.kand. är ombud för Väder- öarnas (föreningen). Föreningens medlemmar hyr fritidshus på . Med anledning av att () i ett brev till föreningen, daterat , uppgav att myndigheten planerade att teckna avtal med (), om hamn, hamnanläggning och fritidshus på ön, lämnade föreningen in en skrift till SFV. Skriften var daterad och registrerades i SFV:s diarium . I skriften uppgav föreningen att det hade kommit till föreningens kännedom att det redan fanns överenskommelser mellan SFV och om en rad verksamheter. Därefter räknade föreningen upp 17 punkter med verksamheter där det redan skulle finnas överenskommelser. I uppräk- ningen omnämndes bl.a. ett antal avtal om hyresrätter, byggnationer m.m. Enligt föreningen väckte de redan existerande överenskommelserna frågor om lagenligheten hos de upphandlingar i fråga om som SFV gjort. Av den anledningen begärde föreningen att SFV skulle lämna en skriftlig redogö- relse för dessa förhållanden. Vidare begärde föreningen att SFV skulle besvara vilka ingångna avtal som fanns mellan SFV och , vem som ansvarade för dessa avtal, och – för de fall det inte fanns några skriftliga avtal – vilka andra typer av överenskommelser som fanns och hur dessa hade diarie- förts. Skriften avslutades med följande. Utöver ovan nämnda redogörelse, uppgifter, handlingar och avtal önskar vi få ta del av samtlig korrespondens, inklusive e-postkorrespondens, mellan SFV och avseende ovan nämnda förhållanden. Vi önskar även få ta del av samtlig korrespondens mellan och , inklusive e-postkorrespondens samt e- C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 014 /1 5:JO1 postlogg beträffande sådana meddelanden. Vidare önskar vi ta del av samt- lig korrespondens mellan , , och , inklusive e-postkorrespondens samt e-postlogg be- träffande sådana meddelanden. I en anmälan, som kom in till JO , framförde föreningen klago- mål över att begäran om att få ta del av handlingar ännu inte hade besvarats av SFV. I anmälan uppgav föreningen att en påminnelse om begäran om att få ta del av handlingarna hade skickats till SFV . Enligt föreningen kunde en väntetid inte anses rimlig vid handläggningen av en begäran om att få ta del av en allmän handling. Anmälan remitterades till SFV för yttrande. I sitt remissvar anförde myndig- heten, genom fastighetsjuristen , följande. SFV har anmodats att yttra sig över en anmälan från och båda ombud för (nedan kallade anmälarna) angående utlämnande av allmänna handlingar gällande 1:1. Verket kan endast konstatera att anmälarna borde ha erhållit svar . Detta beror på olyckliga omständigheter, såsom att ett stort antal handlingar aktualiserades. Flera personer på verket var också involverade och vissa av dem hade semester . Såsom framgår av anmälarnas brev begärdes uppgifter om ett stort antal påstådda överenskommelser mellan verket och . Verket har försökt att tillmötesgå deras begäran. Men just beroende på att anmälarnas uppgifter var så allmänna har det varit ett ytterst tidsödande arbete. Verkets inställning till anmälarnas begäran om utlämnande av allmänna handlingar framgår av mitt brev med bilagor till anmälarna daterat (skickat med A-post ), se bilaga 1. Anmälarna gör gällande att de inte mottagit detta brev. Till stöd för att brevet med bilagor har sänts åberopar verket utdrag verkets diarium, se bilaga 2 [ej medtagen här, JO:s anm.]. Bilaga 1 till yttrandet, som var underskriven av fastighetsjuristen , hade följande innehåll. Angående 1:1 – Fråga om utlämnande av allmänna handlingar och har, på uppdrag av , begärt att få ta del av olika handlingar som anges i brev till () . () äger byggnaden som verksamheten bedrivs i. Marken arrenderar av SFV. Ett avtal gällande hamnen är på gång, men är inte undertecknat . De flesta avtal som SFV har med är muntliga i avvaktan på att serviceanläggningen i hamnen ska byggas. När anläggningen står färdig ska alla avtal formaliseras i skrift. När det gäller den skriftliga korrespondensen mellan tjänstemännen vid SFV gäller följande: 2 014 /1 5:JO1 C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . har inte haft någon korrespondens direkt till utan hon har endast haft kontakt med förvaltarna (och ). Denna korrespondens anser SFV är internt arbetsmaterial och ska alltså inte lämnas ut. , och ’ korrespondens med betraktar SFV likaledes som arbetsmaterial, då inga skriftliga avtal har färdigställts. Denna korrespondens kommer inte heller att lämnas ut. Så fort SFV skriftligen har tecknat olika avtal med kommer vi givetvis lämna ut dessa. Till handlingen var bifogat bl.a. en bilaga med anvisningar för överklagande. Av det bifogade utdraget från SFV:s diarium framgick att skrivelsen hade skickats till föreningens ombud . Med anledning av remissvaret begärde JO i en förnyad remiss att SFV skulle lämna följande förtydliganden: –En utförlig beskrivning av SFV:s rutiner för hantering av frågor om utlämnande av allmänna handlingar. –En utförlig beskrivning av hur SFV hade handlagt begäran om utlämnande av allmänna handlingar i det aktuella fallet och verkets bedömning av det som hade kommit fram. –En beskrivning av vem som enligt SFV:s delegationsordning har behörighet att besvara remisser från JO. I ett kompletterande remissvar anförde SFV, genom tf. chefsjuristen , följande: SFV har i JO:s tidigare begäran om yttrande daterat blivit om- bett att yttra sig över Väderöarnas intresseförenings (Föreningen) inlaga till JO. SFV lämnade yttrande genom fastighetsjurist som enligt bifogad fullmakt, bilaga 1, [ej medtagen här, JO:s anm.] är behörig att företräda verket inför domstolar och myndigheter. I yttrandet redogör för hur SFV i det ak- tuella fallet hanterat Föreningens begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Som framgår av yttrandet har Föreningen begärt ut ett stort an- tal handlingar bland annat om påstådda överenskommelser mellan SFV och en av hyresgästerna på – . Av yttrandet framgår även att många av de efterfrågade handlingarna överhuvudtaget inte existerar. Berörda handläggare har därför noggrant gått igenom alla handlingar som rör och sedan har man tillsammans kommit överens om vad som kunde lämnas ut. Det har således varit ett tidsödande arbete för SFV att utreda vilka handlingar Föreningen faktiskt efterfrågat och vilka handlingar som var allmänna och även offentliga. Att vissa av de efterfrågade handlingarna sedermera inte lämnades ut utan fördröjning be- ror på att SFV och vid tillfället höll på att förhandla om villkoren för kommande nyttjanderättsavtal. Av affärsmässiga skäl an- såg SFV att det kunde vara till men för förhandlingarna om uppgifterna offentliggjordes. SFV:s beslut att inte lämna ut handlingarna åtföljdes av en besvärshänvisning och Föreningen hade alla möjligheter att begära kam- marrättens prövning. hade begärt en prövning och om kam- marrätten hade beslutat att handlingarna skulle lämnas ut hade SFV natur- ligtvis efterkommit ett sådant beslut. C E N T R A L S T A T S F Ö R V A L T N I N G M . 2 014 /1 5:JO1 SFV har tydliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar vilket framgår av ”Styrande dokument Informationshantering”, bilaga 2, [ej med- tagen här, JO:s anm.] daterat och som ersatt tidigare Styrande dokument daterat , bilaga 3 [ej medtagen här, JO:s anm.]. SFV är av uppfattningen att en myndighets beslut att avslå en begäran om utlämnande av allmänna handlingar i ett enskilt fall i första hand ska göras genom att beslutet överklagas till kammarrätten. Myndigheten har då möjligheter att efterfölja kammarrättens eventuella beslut att lämna ut handlingarna. För att ytterligare tydliggöra omständigheterna i detta fall kan behövas en beskrivning av bakgrunden. Över hela finns kulturhistoriskt värdefulla byggnader och mil- jöer som staten äger. Bakom varje fasad och i varje kulturlandskap döljer sig unika berättelser och kunskaper från tidigare generationers byggare och brukare. Tillsammans berättar husen och marken vårt lands historia. SFV förvaltar cirka 2 300 fastigheter med ungefär 3 000 byggnader i samt mark vilket är en sjundedel av yta. Utöver detta förvaltar SFV svenska ambassader, residens och institut i ett 60-tal länder, SFV medverkar i olika grad vid sju av de 14 svenska världsarven på lista och ansvarar för en stor del av landets drygt 300 statliga byggnadsminnen. SFV har till uppdrag att bevara och utveckla dessa statligt ägda kulturhistoriska fastigheter och även tillgängliggöra dem för allmänheten. Av regleringsbrevet framgår att regeringen har bestämt vilka mål som SFV ska uppfylla under budgetåret.