frsrdg · H204JO1 · 2014-11-11 00:00:00 — Familjerättssekreterarna föreslår samspelsbedömning på Prisma och för- äldrar kan tacka ja eller nej till bedömningen. Om en förälder tackar nej genomförs samspelsbedömningen med den andra föräldern. Föräldrarnas inställning och medverkan i föreslagen samspelsbedöm- ning dokumenteras i journalanteckningar och redovisas i utredningen av familjerättssekreterarna. I JO-anmälan uppger . att han "redan före de videofilmade mö- tena mellan mig och A. klarade i ut att videofil- merna skulle förstöras efter man dragit sina slutsatser av dessa. Jag protesterade med detta redan då utan resultat". Av journalanteckningarna i ärendet framgår att familjerättssekreterare haft informationssamtal med . 111028 och att . då sam- tyckt till samspelsbedömning i Prismas öppenvård. Av journalanteckning 110131 från möte på Prisma med syfte att inleda samspelsbedömningen framgår att föräldrarna informeras om tillvägagångssättet samt erhåller ti- der för bedömningstillfällen. "Fadern är irriterad och ifrågasätter det mesta. Han svara dock att han kommer att fullfölja insatsen". Prismas bedömning ingår som en del i familjerättens utredning och bi- fogas som en bilaga i yttrandet till tingsrätten. Familjerättssekreterarna har genomfört utredningen genom enskilda in- formationssamtal med föräldrarna, två enskilda utredningssamtal med för- äldrarna och tre samtal med A. Familjerättssekreterarna har gjort hembesök hos modern och fadern där A. varit närvarande. Referentuppgifter har in- hämtats från , från och från Vuxenhabili- teringen. Familjerättssekreterarna har tagit del av föräldraförmågebedöm- ningar som genomfördes . A. var då omhändertagen jml LVU och pla- cerad på Notavillans HVB (Hem för vård och boende). Familjerättssekre- terarnas bedömning i utredningen tar sin grund i den genomförda utred- ningen där Prismas samspelsbedömning ingår som en del. . har i brev till 110607 begärt att få ta del av handlingar, videoupptagningar mm med anledning av utredningen som slutfördes 110404. Hans begäran avslogs i beslut 110617 eftersom materi- alet inte bedöms vara en handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Skälet till beslutet var att det begärda materialet är arbetsmaterial. När upp- gifterna i arbetsmaterialet har tillförts samspelsbedömning har materialet förstörts. . kommenterade remissvaret. Han anförde bl.a. följande. I remissvaret kommenteras inte hans uppgift om att han mycket tidigt protesterade mot att videomaterialet skulle förstöras. protesterade han via sin 2 014 /1 5:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T advokat och via tingsrätten mot detta, vilket kom till del via tingsrätten. Detta var innan videoupptagningarna hade avslutats. Trots att soci- altjänsten hade vetskap om hans inställning struntade man helt i den, vilket gör agerandet så mycket allvarligare. I ett beslut anförde JO följande. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. TF. Kapitlet reglerar även primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Med handling förstås enligt 2 kap. 3 § TF framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän, om den förvaras hos en myn- dighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. En upptagning, t.ex. en film, anses förvarad hos myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan uppfattas. Av 2 kap. 6 § TF framgår att en handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. Enligt 2 kap. 7 § första stycket TF anses en handling upprättad hos myndig- het när den har expedierats eller, om den inte har expedierats, när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten eller, om hand- lingen inte hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Hos myndighet tillkommen minnesanteckning som inte har expedierats ska enligt 2 kap. 9 § första stycket TF inte heller efter den tidpunkt då den enligt 7 § är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten, om den inte tas om hand för arkivering. Med minnesanteckning förstås promemo- ria och annan uppteckning eller upptagning som har kommit till endast för ären- dets föredragning eller beredning, dock inte till den del den har tillfört ärendet någon sakuppgift. Minnesanteckningar anses inte som allmänna handlingar om de inte har expedierats och inte heller tagits om hand för arkivering. Av det anförda följer att en minnesanteckning som kan hänföras till ett visst ärende och som tillför detta sakuppgift som regel blir en allmän handling först när ärendet har slutbehandlats hos myndigheten. En enskild som är part i ett ärende hos en myndighet kan grunda en fram- ställning om att få ta del av allmänna handlingar på sin egenskap av part. Den som är part i ett ärende hos en myndighet har enligt 16 § förvaltningslagen (1986:223), FL, rätt att, med de begränsningar som följer av 10 kap. 3 § offent- lighets- och sekretesslagen, OSL, ta del av det som har tillförts ärendet om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. Enligt 11 kap. 8 första stycket socialtjänstlagen (2001:453), SoL, ska nämn- den tillämpa vissa bestämmelser i , däribland 16 §, i ärenden hos social- nämnden som avser myndighetsutövning mot någon enskild. Av bestämmel- sens tredje stycke framgår att detta gäller också när det är fråga om en ansökan O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 014 /1 5:JO1 eller ett yttrande till en annan myndighet i ett mål eller ärende som rör myndig- hetsutövning mot enskild hos denna, t.ex. en utredning i ett vårdnadsmål vid allmän domstol (jfr JO 2000/01 s. 317). När det gäller allmänna handlingar följer rätten för part att ta del av materi- alet i ”sitt” ärende redan av tryckfrihetsförordningens regler om allmänna hand- lingars offentlighet. Den enskilde kan emellertid enligt regeln om partsinsyn i 16 § FL även ha rätt att ta del av sådana handlingar som ännu inte är att anse som allmänna handlingar. Grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar ska bevaras samt om gallring och annat avhändande av sådana handlingar finns huvudsakligen i arkivlagen. Enligt 10 § arkivlagen får allmänna handlingar gallras. Vid gall- ringen ska dock beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det material som återstår efter gallring ska kunna tillgodose bl.a. rätten att ta del av allmänna handlingar. Tingsrätten gav Arbete och välfärdsnämnden i i upp- drag att utse någon att verkställa en ny vårdnads-, boende- och umgängesutred- ning rörande A. Familjerättssekreterarna bedömde att det på grund av ärendets komplexitet fanns behov av en fördjupad utredning av föräldraförmågan. Fa- miljerättsenheten vid Arbete och välfärdsförvaltningen gav därför Prisma fa- miljecentrum, som är en del av samma förvaltning, i uppdrag att göra en sam- spelsbedömning. Denna samspelsbedömning dokumenterades genom videoin- spelningar. Inledningsvis kan konstateras att det inte finns något formellt hinder mot att inom ramen för en utredning om vårdnad m.m. videofilmar sam- spelet mellan barn och föräldrar. Frågan är dock hur sådana videoinspelningar ska hanteras. Myndigheten omfattas av bestämmelserna i bl.a. tryckfrihetsför- ordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. Detta innebär att offentlighetsprincipen gäller i verksamheten och att hanteringen av handlingar är strikt reglerad. Ett beslut om att förstöra videoinspelningarna måste vara för- enligt med de bestämmelser för bevarande av handlingar som gäller i verksam- heten. En handlings rättsliga status är svårbedömd. Om en handling begärs utlämnad är det ytterst en fråga för domstol att bedöma om handlingen är allmän och offentlig. Mot den bakgrunden anser jag till att börja med att det var fel av myndigheten att redan på förhand fatta beslut om att det videoinspe- lade materialet, som ännu inte existerade, skulle förstöras. Jag övergår nu till frågan om hur myndighetens förstörande av det aktuella materialet bör bedömas i förhållande till författningsregleringen på området. När detta ska bedömas måste man först ta ställning till om videoinspelningarna utgjort allmänna handlingar eller inte. Resultatet av samspelsbedömningen skulle redovisas och bli en del av vård- nads-, boende- och umgängesutredningen. Videoinspelningarna, dvs. doku- mentationen av samspelet mellan A. och föräldrarna, var således att hänföra till 2 014 /1 5:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T för förstörandet var utredningen ännu inte färdig- ställd. Det ärende som videoinspelningarna hörde till var alltså inte slutbehand- lat hos myndigheten, varför handlingarna inte var allmänna enligt 2 kap. 7 § TF. Inte heller på annan grund var videoinspelningarna att anse som allmänna handlingar. Nämnden har gjort gällande att videoinspelningarna var arbetsmaterial, dvs. att de var en form av minnesanteckningar enligt 2 kap. 9 § TF. Det har framkommit att den dokumentation som skett genom videoinspel- ningarna varit omfattande. Inspelningarna har gjorts under sammanlagt 20 tim- mar. I bedömningen från , som utgjort en bilaga till vård- nads-, boende- och umgängesutredningen, anförs under rubriken ”Hjälpmedel” bl.a. följande. Under bedömningen har hjälpmedel som observationer, videoinspelning och intervjuer med föräldrarna använts. Det som speciellt har lagts fokus på är anknytningsrelevanta situationer som till exempel när barnet blir rädd, ledsen, trött eller hungrigt. Detta visar specifikt hur föräldern hanterar sin egen stress och oro, hur föräldern be- möter barnet och hur barnet reagerar på förälderns bemötande. Videoka- mera har använts för att filma korta sekvenser av samspel som senare stu- deras av bedömarna. Syftet är att bedömarna i efterhand kan se och jämföra med observationerna och kunna se små subtila detaljer i samspelet. Under rubriken ”Beskrivning av samspelet mellan A. och pappa” anförs bl.a. följande. Under bedömningstillfällena har kommunikationen mellan A. och hennes pappa oftast varit lågmäld och kortfattad. [– – –] Det har funnits tillfällen då A. och pappa är nära varandra, men de har oftast olika fokus på leken eller uppgiften. [– – –] Under aktiviteterna har pappa sporadiskt gett beröm till A. Det har bestått av korta uttalanden, utan direkt ögonkontakt eller känslomässigt engagemang. Under bedömningen har det funnits lite ögon- kontakt mellan A. och hennes pappa. Under de planerade aktiviteterna har pappa tagit ledningen genom att uttala vad de ska göra, läst instruktioner och satt i gång aktiviteten. [– – –] Pappa har oftast själv blivit uppslukad av uppgifterna och har haft svårigheter att leda och göra A. delaktig. I den vårdnads-, boende- och umgängesutredning som gavs in till tingsrätten föreslog att domstolen skulle besluta att A. skulle ha sitt stadig- varande boende hos modern och att modern skulle anförtros vårdnaden om henne samt att A. skulle ha rätt till visst umgänge med . I utredningen anförs bl.a. följande. Prismas öppenvård har bedömt samspelet mellan A. och hennes föräldrar. [– – –] Man konstaterar att modern på ett något bättre sätt än fadern möter A. i samvaron med henne. Utredarnas bedömning stödjer sig på Prismas utlåtande. Genom filmdokumentationen har det funnits möjlighet för bedömarna att i ef- terhand studera hur samspelet fungerat mellan barnet och respektive förälder. O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 014 /1 5:JO1 De har kunnat se och uppehålla sig vid sådana detaljer som de inte fångat upp under observationerna. Det ligger i sakens natur att det är svårt att med ord beskriva hur personer interagerar i olika situationer. En filmkamera fångar så- dant som kroppsspråk, skiftningar i ansiktsuttryck m.m. som det knappast är möjligt att dokumentera genom anteckningar. Det videoinspelade materialet har använts som underlag när Prisma familjecentrum gjort bedömningen att modern på ett något bättre sätt än fadern möter A. i samvaron med henne. Den bedömningen har utredarna sedan i sin tur stött sig på när de i sin utredning lämnat förslag till domstolen om bl.a. vilken förälder som ska anförtros vård- naden om A. Mot bakgrund av det anförda anser jag att det videoinspelade materialet, eller delar av det, har tillfört ärendet sakuppgift. Vid sådant förhål- lande utgjorde materialet, eller delar av det, inte sådana minnesanteckningar som avses i 2 kap. 9 § TF. Det var i stället fråga om sådana handlingar som skulle ha blivit allmänna om de expedierades eller när ärendet var att anse som slutbehandlat hos myndigheten. Som anförts ovan ger utredningen inte stöd för någon annan slutsats än att materialet förstördes innan ärendet var slutbehandlat. Någon expediering av materialet synes aldrig ha skett. Materialet utgjorde därmed inte till någon del allmänna handlingar när det förstördes. Handlingar som inte är allmänna och som inte ska arkiveras får under vissa förutsättningar rensas ur akten i ett ärende. Rensning innebär att akten befrias från arbetsdokument som endast är av tillfällig betydelse och som inte behövs för förståelsen av ärendet. I förevarande fall har dock materialet, eller delar av det, tillfört ärendet sakuppgift. I de delarna skulle materialet ha blivit allmän handling när ärendet var att anse som slutbehandlat. Tryckfrihetsförordningen innehåller inte någon bestämmelse om skyldighet att, fram till dess att ärendet har avgjorts, bevara material hos en myndighet som innefattar sakuppgifter. Att förstöra sådant material innan ärendet har slutbehandlats kan emellertid inte vara förenligt med de grundläggande principer som gäller på området (jfr JO 2010/11 s. 628). Genom att myndigheten förstörde materialet omöjliggjordes en korrekt till- lämpning av bestämmelserna om bevarande av allmänna handlingar. Materialet var av allt att döma av sådan karaktär att det fanns ett intresse av att det beva- rades. Till detta kommer att . haft rätt att under ärendets gång, med stöd av bestämmelsen om partsinsyn i 16 § FL (jämförd med 11 kap. 8 § SoL), ta del av även sådana handlingar som ännu inte varit att anse som allmänna handlingar. Jag anser således att det var fel av förvaltningen att förstöra det videoinspelade materialet. Jag vill också uppehålla mig vid följande. . har i anmälan uppgett att Prisma familjecentrum redan innan vi- deoinspelningarna hade påbörjats informerade honom om att det videoinspe- lade materialet skulle förstöras efter att man dragit sina slutsatser av det och att han då protesterade mot detta. Nämnden har i sitt remissvar inte uttryckligen kommenterat denna uppgift. I remissvaret har endast redovisats att det i journalanteckningarna har noterats att . ”ifrågasätter det mesta” när han får information om tillvägagångssättet vid samspelsbedömningarna. 2 014 /1 5:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T . har också uppgett att tingsrätten, som videoinspelning- arna pågick, hade kontakt med förvaltningen i anledning av ett yrkande från hans sida om att videofilmerna skulle bevaras och kunna ställas till hans förfo- Åtskilligt talar således för att det var känt för förvaltningen att . motsatte sig att materialet förstördes och att han ville ta del av detta. Det kan dock inte anses helt klarlagt att det förhållit sig på det sättet. del vill jag därför endast allmänt framhålla följande. För det fall myndigheten visste att . motsatte sig att videoinspelningarna förstördes, och skulle komma att begära att få ta del av inspelningarna när dessa var färdiga, borde man inte – oavsett vilken bedömning som gjordes rörande handlingarnas status – ha förstört det videoinspelade materialet när uppgifterna i materialet tillförts Det aktuella fallet visar att det är viktigt att , när man väljer att göra videoinspelningar inom ramen för en utredning rörande vårdnad m.m., tänker igenom vilka konsekvenser det får och hur det videoinspelade materialet Vad . anfört i övrigt föranleder inte något uttalande från min sida. Jag finner anledning att sända en kopia av detta beslut för kännedom till som ger ut föreskrifter, allmänna råd och handböcker inom bl.a. Ärendet avslutas med de kritiska uttalanden som har gjorts. Allvarlig kritik mot en rättspsykiatrisk klinik för handläggningen av en begäran om utlämnande av journalkopior; fråga om bl.a. att kliniken har återtagit utlämnade journalkopior (Dnr 6614-2012) Beslutet i korthet: Efter en inspektion av Rättspsykiatriska regionkliniken i beslutade JO att utreda klinikens handläggning av ett ärende om utlämnande av journalkopior till en patient. Patienten hade begärt att få ut sin patientjournal och delar av journalen hade lämnats ut till honom. Däref- ter beslutade kliniken att återta de utlämnade kopiorna. I beslutet konstateras att en patientjournal omfattas av sekretess och att sekretess i vissa fall även kan gälla mot den berörde patienten. En myndighet som av misstag lämnat ut en sekretessbelagd handling kan be om att få till- baka den, men inte besluta att så ska ske. Klinikens handläggning av utläm- nandeärendet har brustit i detta och ett flertal andra avseenden, varför klini- ken förtjänar allvarlig kritik. Vid av Rättspsykiatriska regionkliniken i den 1–uppmärksammades i journalerna en situation där en patient begärt O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 014 /1 5:JO1 att få ta del av sina journalanteckningar. I inspektionsprotokollet antecknades följande i den delen. Handläggningen av ett ärende om utlämnande av patientjournal I journalen avseende patienten . framgick bl.a. följande. begärde patienten att få ta del av samtliga anteckningar i både den dataförda journalen och pappersjournalen . fick patienten del av handlingar. meddelades patienten att han inte längre fick ha tillgång till journalkopiorna och att be- slutet kunde överklagas. och har det antecknats att patienten begärt kopia av sina journalhandlingar. Kliniken har i brev till patienten gett beskedet att handlingarna inte kommer att lämnas ut. Med anledning av att det som framkommit i journalen väckte frågor avseende klinikens handläggning av patientens begäran om att få ta del av sin journal beslutade JO att ta upp saken till utredning i ett särskilt ärende (dnr 6614-2012). JO begärde att , , skulle yttra sig över vad som angetts i protokollet i fråga om handläggningen av ärendet om utlämnande av patientjournal. I remissvaret anfördes i huvudsak följande. Som JO anger i sin beskrivning har patienten begärt att få ta del av samtliga anteckningar i både den dataförda journalen och pap- persjournalen . fick patienten del av handlingarna. meddelades patienten att han inte längre fick ha tillgång till journalkopiorna och att beslutet kunde över- klagas. och har det antecknats att patienten begärt kopia av sina journalhandlingar. Kliniken har i brev till patienten gett besked att handlingarna inte kommer att lämnas ut. Därefter har patienten ånyo överklagat beslutet att inte lämna ut journal- handlingarna och detta har överlämnats till kammarrätten. Kammarrätten har därefter återförvisat ärendet till rättspsykiatriska regionkliniken för att utveckla de överväganden som gjorts av kliniken. har förvaltningschefen för rättspsykiatriska kliniken utvecklat sin talan till pa- tienten som därefter framhöll att han vill ta del av sin journal. har förvaltningschefen skickat ett nytt beslut till patienten att begäran avslås och patienten har överklagat även detta beslut. avvisade kammarrätten överklagandet och överlämnade ärendet till för ny handläggning, då det fram- kommit att beslutet inte fattats av behörig befattningshavare hos och därmed inte utgör ett överklagbart beslut. beslutade att inte lämna ut journalhandlingarna. Patienten har överklagat detta beslut till kammarrätten i , som handläg- ger ärendet. Synpunkter från berörd befattningshavare: Förvaltningschefen för rättspsykiatriska kliniken framför att han inte varit medveten om att han inte haft mandatet att besluta om att inte lämna ut 2 014 /1 5:JO1 O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T Han förklarar detta bland annat med att han aldrig tidi- gare under sina inom rättspsykiatrin har nekat utlämnade av en jour- nal. konstaterar att en förvaltningschef i Lands- tinget felaktigt har fattat beslut i namn att inte lämna ut journalhandlingar. Fram till fanns det en delegationsbestämmelse som gav respektive förvaltningschef mandatet att fatta dessa avslagsbeslut på utlämnande av allmän handling, men den förändrades från och med den l till att delegationsrätten till samtliga avslagsbeslut tillskrevs administrativa chef. ser med allvar på det inträffade, men kan även konstatera att förvaltningschefen vid den rättspsykiatriska regionkli- niken numer är väl medveten om den gällande delegationsrätten. Med an- ledning av det inträffade kommer säkerställa att information sprids till samtliga berörda förvaltningschefer om den nya ordning som gäl- ler från den l . JO inhämtade relevanta avgöranden från Kammarrätten i (beslut i mål nr 2102-12, beslut i mål nr 2583-12 och dom i mål nr 7-13). I ett beslut anförde JO följande. De grundläggande bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Där regleras också primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar. I 2 kap. 12 § TF stadgas att allmän hand- ling som får lämnas ut ska på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Den som önskar ta del av handlingen har i sådant fall enligt 2 kap. 13 § TF även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En begäran om att få en avskrift eller en kopia ska behandlas skynd- samt. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden av skyndsamhetskravet i TF är att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas . Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om det är nödvändigt för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offent- lig och kan lämnas ut. Ett visst dröjsmål är vidare ofrånkomligt om framställ- ningen avser eller kräver genomgång av ett omfattande material. Den som vill ta del av en allmän handling ska i allmänhet vända sig till den myndighet som förvarar handlingen. Med myndighet menas i detta samman- hang den eller de befattningshavare som i sin tjänst har behörighet att på myn- dighetens vägnar fatta beslut i saken. Vem inom myndigheten som ska göra prövningen regleras i 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. Av bestämmelsen framgår att det i första hand är den som har handlingen i sin vård som ska pröva om den kan lämnas ut. För det fall en begäran om att få ta del av en handling helt eller delvis inte kan tillmötesgås ska den som har O F F E N T L I G H E T O C H S E K R E T E S S S A M T Y T T R A N D E - O C H T R Y C K F R I H E T 2 014 /1 5:JO1 gjort framställningen underrättas om detta. Den enskilde ska då också inform- eras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. Rätten att få ett sådant formellt beslut tillkommer den enskilde oavsett vad som är grunden för att avslå begäran. Myndighetens avslagsbeslut får enligt 2 kap. 15 § första stycket TF och 6 kap. 7 och 8 §§ OSL överklagas hos kammarrätt.