sou · H1B380 · 2013-12-05 00:00:00 — As an initial step, the General – as a comprehen- sive register of information about businesses – should be developed and used as a source of basic information about businesses. The General should be linked to the . This would take place through the passing on the information contained about an individual company in the General to the authority to which the company is reporting via the . Passing on basic information would only take place as a service to the authority and the business reporting information. Passing on information in this way is not intended to affect the legal relation- ship between the business reporting information and the authority that has statutory support for the reporting requirement. In order for the to result in reduced and simplified reporting by businesses, the authorities will be required to adapt their eServices so that the information that is passed on through the can be used by each eService. The authorities must also, as part of efforts to reduce and simplify reporting by businesses, systematically and regularly review each reporting requirement and carefully consider what basic information about the business the authority needs for its processing and whether the business operator really needs to report this information. Under the Act (1998:204) and/or applicable legisla- tion on registers, many authorities are not permitted to process all the information about a business that is contained in the General . The basic information about businesses that is passed on via the must therefore be adjusted so that it may be processed by the receiving authority. A reporting requirement register has a crucial role to play in creating the conditions for coordination and information exchange between authorities and providing access to reliable statistics on reporting by businesses. In addition, the reporting requirement register is a key component of the . When the authorities take stock of their reporting requirements, for each of the requirements they will have to decide what basic information, passed on by the , is necessary for the processing of the case in question. Reporting requirements are statutory requirements on businesses to submit information to government authorities. Reporting require- ments are specified in detail in acts, ordinances or authority regula- tions. A reporting requirement may necessitate the submission of several different types of information. Reporting can be required at regular intervals or following a certain event. The terms business and business operator refer to natural or legal persons who run business operations in . include natural or legal persons who intend to run business opera- tions, dormant businesses and businesses and business operators that are in the process of winding up business operations. The authority to which the business is required to report must notify the authority responsible for the register of reporting require- ments (i.e. the business data authority proposed by the Inquiry) and describe the reporting requirement. The business data authority responsible for the register of re- porting requirements may issue detailed regulations on the informa- tion to be submitted. There should be no restrictions on the right to information from businesses in the case of a failure to notify the register of a reporting requirement or incomplete notification. The business data authority should not have the power to decide that an authority is to refrain from gathering information from businesses or to decide on requirements for sharing of information between authorities. If businesses submit the same or similar information to several authorities and the authorities do not take any joint measures to facilitate or limit reporting by businesses, the business data autho- rity may request that the authorities cooperate. The business data authority will have no power to force the authorities to take specific measures. However, authorities receiving such a request will be required to give an account of the measures taken as a result of the request. The information in the reporting requirement register can be used in the to show which reporting requirements apply to businesses in a certain sector. To-do lists tailored to indi- vidual businesses will give businesses a much better overview of the reporting requirements an individual business must meet. The authorities would also benefit from to-do lists if more businesses then meet their reporting requirements in time. In order to create to-do lists and enable the creation of accurate lists for individual businesses, it will be necessary, in future, to find out whether the authorities know which businesses are to meet a certain reporting requirement. Chapter 9 describes the Inquirys overall objectives. The Inquiry has also developed a prototype based on the overall objectives. This prototype is described in Chapter 10. brings many different legal issues to the fore. The regulations that primarily warrant attention in this context are the Freedom of the Press Act, the Public Access to Information and Secrecy Act (2009:400), the Act (1998:204) and special register statutes, and the Archives Act (1990:782). In addition to the customary review of current law, the legal analysis is based on the guidance on operational development issued by the eGovernment Delegation in 2013. The purpose of this guidance document is to describe and explain the key legal issues in the area, present certain types of technical solutions (IT architecture) and finally bring together legal and technical dimensions in a lawful and appropriate . The guidance document defines a number of core concepts for eGovernment, with IT services as a base. pro- posal follows the conceptual structure of the guidance document, featuring basic services, case services and presentation services. However, the IT services that make up the will not lead to the initiation of cases or the completion of reporting; these will take place, as now, at the relevant authority. Therefore, in our proposed infrastructure slightly different requirements are placed on the construction of services, compared with the services that the eGovernment Delegations guidance primarily has in mind. The IT services that make up include a personal space, which is a prerequisite for the services described in the guidance document. The personal space described in the guidance document is based on the exception in Chapter 2, Art. 10, first para- graph of the Freedom of the Press Act, which states that a document held by a public authority solely for the purpose of technical pro- cessing or technical storage on behalf of another is not deemed to be an official document held by that authority. A fundamental assumption for the Inquiry was that the proposed infrastructure should not make it possible to chart users contacts with authorities more extensively than is now the case. If businesses feel that they are being monitored in a negative way when they use the , there is a risk that use will decline and the positive effects for both businesses and authorities will be lost. Before the final technical solution for the Service Center and the initial survey of the specific reporting requirements to be included in the to-do list have been carried out, it is difficult to more precisely consider the issue of secrecy. Thus, we do not present a proposal in this regard. Although the business data authority will process personal data, it is possible to reconcile the authoritys processing of personal data with requirements concerning protection against violation of privacy. It is proposed that the Business data authority will only be permitted to process personal data to the extent required to run the . The Business data authority has no need to process sensitive personal data. In the technical design of the , great emphasis should be placed on the authority not gathering or other- wise processing sensitive personal data. Organisation, financing and economic impact A new authority should be established – the Business data authority – with the overall task of acting to achieve the Governments objective of reducing and simplifying reporting for businesses. The Business data authority will facilitate reporting by businesses through consultation and supervision. The Business data authority will be responsible for the reporting requirement register and the . The Business data authority will be linked to a council of re- presentatives (appointed by the Government) of large and small authorities as well as the business sector, focusing on the best interests of businesses. will be financed by fees from connected authorities. The Business data authoritys other activities will have to be financed through reallocations within the central government budget. The Business data authoritys overheads are expected to be between million and million annually. The invest- ment costs for the proposed infrastructure are expected to amount to between million and million. The annual over- heads for the technical part of the infrastructure are expected to amount to between million and million. Invest- ment costs and overheads are estimated on the assumption that the business data authority invests in a new physical and organisational operational environment for the system. On the other hand, if the system is set up in an existing operational environment at another authority, both investment costs and overheads can be expected to be lower. The work the authorities will have to put in initially to identify information requirements and keep them up-to-date is relatively limited in relation to subsequent work to actively reduce and simplify reporting by businesses. The increased cost of information manage- ment incurred by authorities as part of distributing or receiving information from other authorities has previously been estimated at between million and million per year. The authorities work on identifying information requirements, adapting their IT systems to the and performing other work to co- ordinate information requirements, must be managed within the framework of their appropriations. Estimates of the benefit of the proposals are subject to con- siderable uncertainty. However all previous economic assessments indicate that creating a reporting requirement register and making efforts to coordinate information requirements so as to reduce and simplify reporting by businesses will benefit the economy. The costs will be borne exclusively by the State while businesses will see the benefits. förordning (2013:000) om företagens uppgiftslämnande Härigenom föreskrivs följande. 1 § Denna förordning gäller för myndigheter under regeringen. 2 § Denna förordning syftar till att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande till myndigheterna. 3 § I denna förordning finns bestämmelser om 1.ett register över uppgiftskrav (5–8 §§), 2.arbetet med samordning av uppgiftskrav m.m. (9–11 §§), 3.en elektronisk servicetjänst för företagens uppgiftslämnande (12–16 §§), och 4.behandling av personuppgifter inom ramen för servicetjänsten (17–21 §§) 4 § I denna förordning avses med företag: fysisk eller juridisk person som bedriver eller avser att be- driva näringsverksamhet i , uppgiftskrav: en skyldighet enligt lag eller annan föreskrift för före- tag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regelbundenhet, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller liknande, grundläggande uppgifter: uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av myndigheterna när ett uppgiftskrav ska full- göras och som kan hanteras inom ramen för servicetjänsten. 5 § Det ska finnas ett register över gällande uppgiftskrav (Upp- giftskravsregistret). Registret ska föras av . 6 § ska för varje uppgiftskrav innehålla upp- gifter om 2.vilka verksamheter som avses 3.grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgifts- kravet ska fullgöras 4.andra uppgifter än grundläggande uppgifter som företaget läm- nar när uppgiftskravet ska fullgöras 5.de olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet 6.uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet. får meddela närmare föreskrifter om vilken information som ska ingå i registret. 7 § Registret över uppgiftskrav ska hållas tillgängligt elektroniskt för var och en samt kunna vidareutnyttjas. Anmälan och redovisning av uppgiftskrav 8 § När ett uppgiftskrav införs, ändras eller upphör att gälla ska den myndighet till vilken företagen ska lämna uppgifter anmäla för- ändringen till och även ändra i registret över uppgiftskrav. När informationen som avses i 6 § ändras ska den myndighet till vilken företagen ska lämna uppgifter anmäla förändringen till Före- tagsdatamyndigheten och ändra i registret över uppgiftskrav. Samordning av uppgiftskrav, m.m. En skyldighet att förenkla uppgiftskrav 9 § Myndigheter ska utforma sina uppgiftskrav och administrativa rutiner kring uppgiftskraven så att företagens uppgiftslämnande minskas och förenklas. 10 § Om Företagsdatamyndigheten finner att företag lämnar samma eller likande uppgift till flera myndigheter får Företagsdatamyndig- heten uppmana myndigheterna att samverka för att underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande. De myndigheter till vilken uppmaningen riktas ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits i anledning av uppmaningen för att underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande. Har inga åtgärder vid- tagits ska skälen för detta anges. 11 § Det ska finnas en säker servicetjänst för företagens uppgifts- lämnande. Servicetjänsten ska tillhandahållas av . Till servicetjänsten ska myndigheters e-tjänster där företagen kan fullgöra ett eller flera uppgiftskrav anslutas. 12 § Servicetjänsten ska visa de uppgiftskrav som företaget ska eller kan fullgöra samt visa företagets grundläggande uppgifter. 13 § Servicetjänsten ska överlämna företagets grundläggande upp- gifter till anslutna e-tjänster när dessa besöks via servicetjänsten. 14 § De myndigheter som anges i bilagan ska när de har kännedom om att ett företag (eller en grupp av företag) är skyldiga att fullgöra ett uppgiftskrav som anges i bilagan meddela Företagsdatamyndig- heten vilket företag och uppgiftskrav som avses samt när kravet ska fullgöras. Myndigheterna ska meddela när ett företag fullgjort ett uppgiftskrav som avses i första stycket. 15 § får meddela föreskrifter för inrättande och förvaltning av servicetjänsten. Behandling av personuppgifter inom servicetjänsten m.m. 16 § Personuppgiftslagen (1998:204) gäller vid behandling av per- sonuppgifter inom ramen för servicetjänsten om inte annat följer av denna förordning. 17 § är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som myndigheten utför inom ramen för servicetjänsten. 18 § får behandla personuppgifter i den utsträckning som krävs för att föra en förteckning över enskilda per- soner som besökt servicetjänsten och de individuella anpassningar av servicetjänsten som denna gjort. Av förteckningen får vidare fram- gå vilka företag den enskilda personen företräder. får behandla personuppgifter i den ut- sträckning som krävs för att överlämna grundläggande uppgifter från servicetjänsten till ansluten e-tjänst. får behandla personuppgifter i den ut- sträckning som krävs för att visa den enskilde de uppgiftskrav som avses i 14 §. 19 § Personuppgifter som behandlats för de ändamål som anges i 18 § får också behandlas för att fullgöra uppgiftsutlämnande som sker i överensstämmelse med lag eller förordning. I övrigt gäller 9 § första stycket d och andra stycket personuppgiftslagen (1998:204). 20 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller för behandling av personuppgifter enligt denna förordning. 21 § Uppgifter om enskilda personer som besökt servicetjänsten ska gallras senast efter att denna senast besökte servicetjänsten. Sammanställningar av grundläggande uppgifter som upprättats när den enskilde besöker servicetjänsten ska gallras efter be- söket. Uppgifter om att ett företag är skyldigt att fullgöra ett uppgifts- krav ska gallras senast efter det att uppgiftskravet skulle ha fullgjorts. Uppgifter om att ett företag fullgjort ett uppgiftskrav som avses i tredje stycket ska gallras senast efter det att Företags- datamyndigheten mottog uppgiften. Denna förordning träder i kraft . Bilaga (exempel) Anmälan om att företaget ska eller har lämnat uppgifter enligt 7–9 och 12–13 §§ lagen (2001:99) om den officiella statistiken 2 Vårt uppdrag och arbete Utredningens uppdrag (dir 2012:35) är att presentera ett förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndig- heter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. De uppgifter som avses är sådana där själva uppgiftslämnandet har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrift. I uppdraget ingår att redovisa bland annat de rättsliga och tekniska förutsätt- ningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informationsutbyte mellan myndighe- terna. uppgiftslämnande (AD 62- 1047/2008) om hur företagens uppgiftslämnande till statliga myn- digheter skulle kunna minska ska ligga till grund för arbetet. Utredarens uppgift är att lämna förslag på hur samordning, samråd, referensregister, infor- mationsutbyte och tillgång till statistik kan organiseras, lämna förslag på hur ett system för effektivt informationsutbyte mellan myndigheter faktiskt och tekniskt kan utformas, analysera och samordna de uppgifter som företagen lämnar in till statliga myndigheter och som kommer att omfattas av den kart- läggning som tretton myndigheter utför enligt ett uppdrag som regeringen lämnade (N2011/5884/ENT) och som förlängts (N2012/311/ENT), analysera de sekretessfrågor som uppkommer i samband med de av utredaren lämnade förslagen och föreslå de författningsänd- ringar som bedöms nödvändiga, analysera de integritetsfrågor som uppstår vid behandling av per- sonuppgifter och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga, Vårt uppdrag och arbete redovisa vilka samordningsvinster för myndigheter som samord- ningsfunktionens verksamhet kan ge, redovisa minskningen av de administrativa kostnaderna för före- tagen och budgetkonsekvenser för myndigheterna, samt ta fram indikatorer för att mäta företagens och myndigheternas minskade kostnader och nyttan med förslaget samt indikatorer för att mäta om företagens irritation över att lämna uppgifter minskar. Utredningens arbete har omfattat i huvudsak följande. Utredningens expertgrupp har sammanträtt sammanlagt elva Två av dessa tillfällen har varit internatsammanträden. I sam- band med dessa möten har ett flertal interna PM utarbetats, avseende bland annat it-arkitektoniska modeller, standardisering, ordlista, infra- struktur för företagens uppgiftslämnande, samt juridisk analys av de tänkta användningsfallen för den lösning som utredningen föreslår. Utredningen har samrått med , E-delegationen, (Ju 2011:11), (S 2013:01), SIS () och Statistiska central- byrån. Utöver detta har samråd med , och andra myndigheter skett genom utredningens expertgrupp, samt in- formationsutbyte med bl.a. och genom en enkät (se vidare nedan). Utredaren har ingått i E-delegationens expertgrupp och bland annat varit delaktig i att ta fram den juridiska vägledning för verk- samhetsutveckling som E-delegationen publicerade . Utredaren är eller har även varit förordnad som expert i Statistik- utredningen (Fi 2011:05), samt Utredningen om förutsättningar för registerbaserad forskning (U 2013:01). En särskild hearing har hållits med representanter för närings- livet i samarbete med (). Utredningen har deltagit i och presenterat pågående arbete för den grupp av myndigheter som utfört ett kartläggningsarbete kring myndigheternas uppgiftslämnande enligt regeringsuppdrag (N2011/5884/ENT). har utredningen gjort studiebesök i , dels hos myndigheten , dels vid forskningsinsti- Vårt uppdrag och arbete tutet Senter for Rettsinformatikk () vid och hos företrädare för norska samhandlingsarenan . Syftet med studiebesöken har varit att få insikt i hur man i ett land med närliggande förvaltningskultur har löst och löpande arbetar med motsvarande problem. Konsultationer har skett med Setterwalls Advokatbyrå om juri- diska aspekter avseende den moderna e-förvaltningen. Setterwalls har även utarbetat en promemoria, Egna utrymmen inom e- förvaltningen som återfinns som bilaga i detta betänkande. Capgemeni har tillsammans med utredningen gjort en kravanalys och utredning kring investerings- och driftskostnader för det tänkta it-stödet. Detta har även resulterat i ett tjugotal specificerade an- vändningsfall för det föreslagna it-stödet, vilka har använts i det efter- följande arbetet. Rapporten återfinns som bilaga i detta betänkande Utredningen har lämnat yttrande över remissen En gemensam inlämningsfunktion för skogsägare (Ds 2012:29). Statskontoret har samarbetat med utredningen genom att stabs- biträdet har arbetat tillsammans med utredningen och i samband med detta tagit fram underlag för organisation samt kostnader för en samordningsorganisation. överlämnade utredningen en delredovisning som innehöll ett utkast till förslag till infrastruktur och samordning för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande, samt ett för- slag till finansiering av detta. Denna delredovisning remissbehandla- des av , , och remissvar inkom från 34 myndigheter samt . För att skapa en bättre bild av myndigheternas möjlighet att han- tera den samling av uppgifter om enskilda företag och arbetsställen som finns i det allmänna företagsregistret har utredningen i en enkät bjudit in 16 myndigheter att lämna synpunkter på detta. Här kan även nämnas att utredaren deltagit i en work- shop i på temat Study on eGovernment and the Reduction of Administrative Burden inom ramen för EU:s eGovernment Action Plan. har tillsammans med utredningen utvecklat en prototyp av ett system för uppgiftslämnande, samt även deltagit i konsultation angående preciserade investerings- och driftskostnader utifrån detta prototyparbete. Prototypen redovisas i kapitel 10, och de preciserade investerings- och driftskostnaderna i bilaga 3. Vårt uppdrag och arbete 2.3Använda begrepp och termer Under utredningens arbete har behovet av att definiera begrepp med lämpliga termer varit stort. Utredningen har haft att utgå från be- greppsanvändning i anknytande utredningar och projekt, men har ibland varit tvungen att precisera begreppen eller införa nya termer. Nedanstående är en sammanställning över dessa begrepp, sorterad i bokstavsordning på de termer som utredningen använt i det följande. Avisering: I allmänhet överförande av ett meddelande från en part till en annan. I mer specifik betydelse i detta betänkande, när en uppgiftsinsamlande myndighet skickar meddelande till servicetjänsten att ett visst företag antingen är skyldigt att uppfylla ett visst upp- giftskrav, eller att uppgifterna enligt kravet har lämnats. Processen berörs i 15 § i den föreslagna förordningen. Belastning (för företag): Den mängd arbete ett företag lägger ned på att uppfylla uppgiftskrav. Begreppet används i 6 § 6 p. i den före- slagna förordningen. Eget utrymme: Ett förvar för information hos myndighet som myn- digheten tillhandahåller endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning. Se bilaga 2. : Den nya myndighet som utredningen föreslår ska bildas med uppdrag att samordna uppgiftslämnande från företag till statliga myndigheter. Företagsinitierat uppgiftskrav: Ett sådant uppgiftskrav som ett före- tag tar initiativet till att inleda ett förfarande kring. Det rör sig van- ligen om ansökningar, anmälningar om att företaget har utfört eller planerar en viss åtgärd, och liknande. Grundläggande uppgifter: Uttrycket har en definition i 4 § i den föreslagna förordningen.