sou · H1B380 · 2013-12-05 00:00:00 — En noggrann registrering av uppgiftskrav med förekommande termer och tillhörande definitioner m.m. medger vidare att uppgifts- kraven kan jämföras och analyseras utifrån möjligheten att återanvän- Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav da faktiska uppgifter om ett företag hos flera myndigheter. Förut- sättningar för en för det offentliga gemensam och kvalitetshöjande begreppsbildning skapas, vilket sannolikt kan innebära kostnads- besparingar inte bara för näringslivet, utan också för berörda myn- digheter. En lättillgänglig och omfattande informationsbank av be- tydelse för såväl lagstiftaren och myndigheter som näringsliv och intresseorganisationer utvinns således genom detta arbete. Vi gör i grunden inte någon annan bedömning än den redovisat i sin rapport. har en avgörande roll att spela när det gäller att skapa förutsättningar för samordning och informationsutbyte mellan myndigheter och ge tillgång till tillförlit- lig statistik över företagens uppgiftslämnande. Därutöver utgör regisistret över uppgiftskrav en central kompo- nent i Servicetjänsten. När myndigheterna inventerar sina uppgifts- krav kommer de att för vart och ett av kraven tvingas att ta ställning till vilka av de grundläggande uppgifter, som kommer att aviseras genom Servicetjänsten, och som är nödvändiga för handläggningen av ärendet i fråga. Inledningsvis är det i vårt förslag endast fråga om uppgifterna i det allmänna företagsregistret men det finns inget som hindrar – tvärtom – att det utökas till att omfatta även annan information som ofta efterfrågas av myndigheterna. 8.1.2Vad som ska registreras (uppgiftskrav) Vårt förslag: Med uppgiftskrav avses författningsbaserade krav riktade mot företag att lämna uppgifter till myndigheter under regeringen. Uppgiftskraven följer närmare av lag, förordning eller myndighetsföreskrift. Ett uppgiftskrav kan leda till att flera olika uppgifter behöver lämnas in. Uppgiftslämnande kan ske med viss regelbundenhet eller efter en viss händelse. avgränsade i sin rapport till minskat uppgifts- lämnande för företag, uppgiftskrav till att endast avse förpliktelser enligt lag eller förordning1 att lämna uppgifter och endast förpliktel- 1 Avgränsningen följde direkt av regeringsuppdraget. I senare kartläggningsarbeten har även uppgiftskrav som följer av föreskrifter tagits med. Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav ser för företag som innebär att de ska lämna uppgifter till myndig- heter under regeringen. Även sådant uppgiftslämnande inkluderades som är konsekvensen av en i sig frivillig handling, exempelvis ansökan om visst tillstånd eller bidrag, där det för myndighetens behandling av ärendet stadgas att vissa uppgifter ska lämnas. Det gjordes en be- gränsning till uppgifter som ska lämnas med viss regelbundenhet eller efter att en viss händelse inträffat som annars för med sig ett gene- rellt uppgiftskrav. undantog uppgiftslämnande till bland annat kommunala myndigheter och myndigheter under . Allmänt sett gäller att uppgiftslämnandet ofta ska ske i struktu- rerad form till följd av att myndigheten i fråga kräver visst format eller viss struktur hos uppgifterna. Någon avgränsning till uppgifter som ska lämnas i strukturerad form, i blankett etc. gjordes inte. Där- emot föreslog som sagt en begränsning av definitionen av uppgiftskrav till sådant uppgiftslämnande som sker med viss regel- bundenhet eller efter att en viss händelse inträffat som annars för med sig ett generellt uppgiftskrav. Denna avgränsning utgick från praktiska hänsyn rörande vilka uppgifter som rimligen och lämpli- gen kan läggas till grund för samordning av uppgiftslämnandet. Inom kartläggningsuppdraget har uppgiftskrav definierats på följande sätt. Uppgiftskrav är krav på näringsidkare att lämna uppgifter till myndig- heter. Uppgiftskraven följer av lag, förordning eller föreskrift. Ett upp- giftskrav kan leda till att flera olika uppgifter behöver lämnas in. Det kan ske med viss regelbundenhet eller efter en viss händelse. Definitionen avser att träffa uppgifter som ska lämnas regelbundet, dvs. sådana som lämnas in eller med andra intervall, exempel- vis momsdeklarationer till eller statistikuppgifter till en statistikansvarig myndighet. Med händelse avses i detta sammanhang att företaget gör eller avser att göra någonting eller är med om någonting som kräver att uppgifter lämnas till statliga myndigheter. Det kan vara fråga om att företaget importerar något och att detta kräver kontakt med någon myndighet, att företaget startar tillståndspliktig verksamhet eller an- söker om bidrag. En så vid definition av vad som avses med upp- giftskrav gör att ett mycket stort antal krav på företagen att lämna uppgifter till statliga myndigheter omfattas. Definitionen undantar i princip bara uppgifter som krävs in från företagen av myndigheter- na i enskilda tillsynsärenden. Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav Redan av utredningens direktiv framgår att vårt arbete ska omfatta uppgiftslämnande som har sitt ursprung i lag, förordning eller myn- dighetsföreskrifter. Det innebär i sig en utvidgning jämfört med regeringens uppdrag till och som inte omfattade myndighetsföreskrifter. En grov uppskattning utifrån kartläggningsuppdragets lägesrapport ger vid handen att mängden uppgiftskrav ökar med mer än en tredjedel när även upp- giftskrav som följer av myndighetsföreskrifter inkluderas. Det fram- står dock som naturligt att inkludera uppgiftskrav som har sitt ur- sprung också i myndighetsföreskrifter bland annat eftersom det kan vara förknippat med svårigheter att avgöra vilken nivå i normhierarkin en uppgiftsskyldighet har sitt reella ursprung. För företagen är det vidare i stort sett ointressant om ett uppgiftskrav följer av lag, för- ordning eller av föreskrift. Det stora antalet uppgiftskrav som kommer att omfattas om man som utredningen gör väljer att anamma den definition som används inom kartläggningsuppdraget kan i sig tala för att det skulle finnas skäl att välja en något snävare innebörd. är målet med ut- redningens arbete att uppnå minskat och förenklat uppgiftslämnan- de för företagen generellt. Det är därför viktigt att definitionen av uppgiftskrav inte blir så snäv att för företagen betungande uppgifts- lämning faller utanför. Den här använda definitionen med sitt fokus på författningar och myndigheter som lyder under regeringen är relativt lätt att förstå och tillämpa vilket också gör den tilltalande. Slutligen har definitionen delvis redan etablerats bland de myndigheter som har deltagit i kart- läggningsarbetet. Vi kan mot denna bakgrund inte finna några bärande skäl som talar mot att i det fortsatta arbetet utgå från någon annan definition av uppgiftskrav än den som används inom kart- läggningsuppdraget. 8.1.3Uppgiftskrav riktas mot företag och näringsidkare Vårt förslag: och näringsidkare avses fysisk eller juridisk person som bedriver näringsverksamhet i . I begreppet innefattas även fysiska eller juridiska personer som avser att bedriva näring, vilande företag samt företag och närings- idkare som är i processen att avveckla näringsverksamheten. Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav definierade aldrig begreppet företag i de författnings- förslag som lämnades i rapporten till minskat uppgiftsläm- nande för företag. angav dock i kommentaren till för- slaget till förordning om förenkling av företagens uppgiftslämnande att med företag avsågs detsamma som i 1 kap. 2 § bokföringslagen (1999:1078). I bokföringslagens menas med företag en fysisk eller juridisk person som är bokföringsskyldig enligt lagen. Bokförings- lagen definition är bred och träffar såväl enskilda näringsidkare (såvitt gäller deras näringsverksamhet) som alla handelsbolag, aktiebolag, ekonomiska föreningar och liknande företagsformer. Dödsbon om- fattas till den del de bedriver näringsverksamhet. Vidare inkluderas i bokföringslagens företagsbegrepp vissa fysiska och juridiska per- soner vars verksamhet saknar karaktär av affärsverksamhet som stiftel- ser, ideella föreningar samfälligheter och registrerade trossamfund. Inom kartläggningsuppdraget har begreppet näringsidkare och företag används synonymt. Med företagare/näringsidkare avses i uppdraget: Fysisk eller juridisk person som bedriver näringsverksamhet i . I begreppet innefattas även fysiska eller juridiska personer som avser att bedriva näring, vilande företag samt företag/näringsidkare som är i processen att avveckla näringsverksamheten. används flitigt utan att vara entydigt definierat vid diskussioner om regelförenkling och arbetet med att minska upp- giftsbördan. Vad som avses med företag preciseras inte heller i ut- redningens direktiv. I dagligt tal förstås med företag en självständig ekonomisk enhet som producerar och/eller förmedlar varor eller tjänster. Men begreppet företag kan beroende på sammanhang också ges en både vidare och mer inskränkt betydelse. Också i tidigare arbeten som gjorts för att minska uppgiftslämnandet till statliga myn- digheter har begreppet företagare använts i olika betydelser. Bilden kompliceras ytterligare av att begreppen näringsverksamhet/närings- idkare ibland används synonymt med företagarbegreppet. Regeringen angav t.ex. i det uppdrag att utarbeta ett förslag till minskat upp- giftslämnande som lämnades till att med företag menas i sammanhanget en juridisk eller fysisk person som bedriver närings- verksamhet. valde dock som framkommit ovan att Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav använda sig av bokföringslagens företagsbegrepp som inkluderar även företeelser som inte är att betrakta som näringsverksamhet. Med näringsverksamhet avses vanligen förvärvsverksamhet som bedrivs yrkesmässigt och självständigt. Med förvärvssyfte avses att verksamheten ska ge någon form av ekonomiskt utbyte, dvs. det ska finnas ett vinstsyfte. Yrkesmässighet innebär att verksamheten ska bedrivas regelbundet, varaktigt och med en viss omfattning. Kravet på självständighet innebär att verksamheten inte får ha karaktären av en anställning. I Europeiska kommissionens rekommendation 2003/361/EG av om definitionen av mikroföretag samt små och medelstora företag avses med företag varje enhet, obe- roende av juridisk form, som bedriver en ekonomisk verksamhet. Av artikel 1 framgår att som företag anses sådana enheter som ut- övar ett hantverk eller annan verksamhet enskilt eller inom familjen, personsammanslutningar eller föreningar som bedriver en regelbun- den ekonomisk verksamhet. Rekommendationen följer den praxis som skapat vid tolkningen av artikel 54, 101 och 102 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. Den avgö- rande punkten är den ekonomiska verksamheten, inte den rättsliga formen. Ytterligare ett sätt att definiera företag är att beakta 2 § förord- ningen (1984:692) om det allmänna företagsregistret som anger vilka typer av företag som det allmänna företagsregistret ska innehålla uppgifter om. I registret finns drygt 1,1 miljon registrerade företag. För att klassificeras som ett företag i registret måste företaget vara aktivt vilket innebär att företaget ska vara registrerat för moms, vara arbetsgivare eller inneha F-skattsedel. Dessutom måste företaget ha erhållit ett organisationsnummer eller ha inregistrerad firma. De kriterier som ligger till grund för registrering i det allmänna företags- registret innebär att sådana aktörer som i vardagligt tal inte brukar benämnas som företag, så som bostadsrättsföreningar och oskiftade dödsbon om de bedriver näringsverksamhet omfattas av företags- registreringen. Vidare registreras offentligt ägda företag, och kom- muner i registret. gör ingen självständig prövning av om en verksamhet är att betrakta som företagande/näringsidkande. Huru- vida en verksamhet ska föras in i det allmänna företagsregistret av- görs utifrån vad andra myndigheter beslutat och registerfört. Har tilldelat någon som avser att bedriva näringsverksam- het i form av enskild firma kommer denne att även regelmässigt att föras in i företagsregistret. Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav Det finns enligt vår uppfattning inget som hindrar att begreppet företag i föreliggande arbete med att utveckla en infrastruktur för företagens uppgiftslämnande ges en mycket vidsträckt betydelse, dvs. att även företeelser som i dagligt tal inte direkt förknippas med före- tagande omfattas som t.ex. bostadsrättsföreningar. Den enda avgö- rande begränsningen är att definition inte får innebära en hämsko på våra möjligheter att uppnå ett minskat och förenklat uppgiftsläm- nande för majoriteten av företagen. är det lämpligt att definitionen av företag är tillräckligt klar och entydig så att myn- digheterna är bekväma med att använda den. Vidare är det av vikt att det område som ska kartläggas är tydligt avgränsat så att de resurser som måste läggas ner på ett register över uppgiftskrav kommer den tänkta målgruppen tillgodo dvs. företagen/näringsidkarna i ordets mer vardagliga mening. I kartläggningsuppdraget har en definition valts som knyter an till begreppet näringsverksamhet. – även om den är mer detaljerad – hänför sig till den definition av företagare som användes av regeringen i uppdraget till 2008. definition har tagits fram gemensamt av de myndigheter som deltar i projektet. Definitionen är så att säga traditionell genom att den i princip anger att ett företag är en juridisk eller fysik person som bedriver näringsverksamhet. Vi kan inte finna några bärande skäl att använda någon annan de- finition än den som använts i kartläggningsprojektet. Som företa- gare/näringsidkare betraktas därför samtliga fysiska eller juridiska personer som bedriver näringsverksamhet i . I definitionen innefattas även fysiska eller juridiska personer som avser att bedriva näring, vilande företag samt företagare/näringsidkare som är i pro- cessen att avveckla näringsverksamheten. 8.1.4Vem ska anmäla och beskriva uppgiftskraven Vårt förslag: Den myndighet som företag fullgör ett uppgiftskrav gentemot ska anmäla och beskriva uppgiftskravet till den myndig- het som ansvarar för registret över uppgiftskrav, dvs. Den myndighet som ansvarar för registret över uppgiftskrav får meddela närmare föreskrifter om vilken information som ska ges in. Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav har i Förslag till minskat uppgiftslämnande för före- tagen föreslagit att en myndighet under regeringen som vill införa uppgiftskrav, ändra sina uppgiftskrav eller utmönstra uppgiftskrav ska anmäla detta till ett samordningsorgan som verket benämner . Till en sådan anmälan ska enligt Bolags- verkets förslag fogas en redovisning av de uppgiftsskyldigheter, de uppgiftskrav och den övriga referensinformation som behövs. Myn- digheter under regeringen ska enligt detta förslag dessutom – även om uppgiftskrav inte införs eller ändras – lämna sådan redovisning efter föreläggande av den som ansvarar för registret. I samband med etableringen av ett register ska myndigheterna vidare, innan utgången av en i övergångsbestämmelser angiven tid, under samordningsorga- nets ledning och i enlighet med dess instruktioner, självmant redo- visa uppgiftsskyldigheter, uppgiftskrav och annan referensinforma- tion. Samordningsorganet behöver enligt begära in re- ferensinformation från myndigheterna avseende i vart fall följande: tekniska format för lagringen av insamlad uppgift (möjligen) vem som är skyldig att lämna in uppgiften lagstödet för uppgiftens insamlande tidpunkten för uppgiftens insamlande metoden för uppgiftens insamlande (blankett/e-tjänst) bedömning av den belastning det innebär för företagaren att svara på uppgiftskravet. föreslår dessutom att samordningsorganet ska få före- skriva närmare vilken referensinformation som ska ges in till upp- giftskravsregistret vid nya eller ändrade uppgiftskrav. Samordnings- organet kan därmed säkerställa att registret inte innehåller några faktiska uppgifter om företag m.m. Registret föreslås bli ett s.k. pub- licitetsregister som ska hållas tillgängligt elektroniskt för var och en. Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav Skälen för vårt förslag När ett företag fullgör ett uppgiftskrav lämnar företagaren ett antal uppgifter. Hur många uppgifter som krävs beror på uppgiftskravet. Ett enkelt uppgiftskrav att fullgöra som även är lätt att beskriva är t.ex. ansökan om nötkreaturspass hos . Pass krävs när nötkreatur flyttas eller exporteras till ett annat EU-land. Jord- bruksverkets blankett för ändamålet kräver att man anger namn och adress för beställare och fakturamottagare, telefonnummer och faxnummer. Vidare ska avresedatum anges liksom djuridentitet i form av produktionsplatsnummer, individnummer och kontroll- siffra. Slutligen ska blanketten skrivas under. Det finns även den andra änden av skalan med uppgiftskrav som är betydligt mer komplex att beskriva och därmed troligen avsevärt mer krävande att fullgöra. På samma sätt som uppgiftskraven varierar i svårighetsgrad att full- göra är det olika svårt att beskriva dem. Det finns över 250 statliga förvaltningsmyndig- heter under regeringen. I kartläggningsuppdraget identifierades i den första delrapporten 1 164 uppgiftskrav av de 14 myndigheter som ingår i arbetet. När kartläggningsarbetet utvidgas till att omfatta samtliga statliga myndigheter kan det antas att antalet uppgiftskrav också mångdubb- las. En enskild myndighet kan inte ansvara för, kartlägga och hålla sig a-jour med en sådan stor mängd krav. Som föreslog ska det också enligt utredningens förslag vara varje enskild myndig- het som ansvarar för att myndighetens uppgiftskrav på företagen rapporteras och beskrivs till registret över uppgiftskrav. Hur detaljerad denna inrapportering ska vara bör överlåtas till den myndighet som kommer att ansvara för registret (Företagsdata- myndigheten ). Det är inte otänkbart att allteftersom arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande fortskrider så förändras behovet av registrering. Ett visst mått av flexibilitet måste därför finnas även om kärnan av uppgifter ska vara densamma . En styrande faktor för registrets innehåll är vidare registrets centrala roll i Servicetjänsten. Utan den information som samlas in i registret över uppgiftskrav är det inte möjligt att skräddarsy Servicetjänsten utifrån användaren och försörja myndigheterna med grundläggande uppgifter om företagen så att de kan minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. När registret över uppgiftskrav etableras kommer myndigheterna inledningsvis att behöva inventera vilka uppgiftskrav som företagen Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav fullgör mot myndigheten och vilka uppgifter som myndigheterna samlar in. Hur omfattande detta arbete blir varierar mellan myn- digheterna. För att registret ska vara meningsfullt och kunna tjäna sina syften är det viktigt att det i princip är komplett redan när det driftsätts. Den arbetsinsats som inledningsvis krävs av de enskilda myndigheterna ska dock inte överdrivas. Myndigheterna tillhanda- håller e-tjänster och blanketter för i stort sett samtliga uppgiftskrav. Det fordras ett kontinuerligt arbete att också hålla blanketter och e-tjänster uppdaterade allteftersom uppgiftskraven förändras. Ett arbete som inte är olikt det arbete som kommer krävas för att fullgöra myndighetens rapporteringsskyldighet till registret över uppgiftskrav. Inom kartläggningsuppdraget har de deltagande myndigheterna lyckats inventera samtliga sina upp- giftskrav och rapportera in resultatet till vad som kan betecknas som början till ett register över uppgiftskrav. Naturligtvis måste övriga myndigheter ges att inventera sina uppgiftskrav innan ett komplett register är färdigt att tas i bruk. Avsikten är vidare att när det sedan sker ändringar i uppgiftskraven ska den myndighet som ansvarar för att ta emot uppgifter och behandla uppgifter från före- tagen meddela förändringarna till registret. Vår bedömning: Det bör inte föreskrivas några inskränkningar i rätten att samla in uppgifter från företagen vid utebliven eller ofull- ständig anmälan av uppgiftskrav till registret. bör inte få besluta om att myndig- heter ska avstå från att samla in uppgifter från företag och inte heller få besluta om krav på samordning av uppgifter mellan myn- digheter. har i Förslag till minskat uppgiftslämnande för före- tagen föreslagit att en myndighet under regeringen som vill införa nya uppgiftskrav eller ändra sina uppgiftskrav inte ska få påbörja denna nya insamling av uppgifter från företag utan att samordnings- organet först beslutat i frågan om samordning av uppgiftskraven. Som skäl anger att den av verket föreslagna Uppgiftskravs- inspektionen också bör ges en beslutande roll. En rätt att besluta i Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav frågan torde enligt denna uppfattning behövas för att säkerställa ett fungerande förändringsarbete. Beslutet skulle bara avse källan för informationen och inte uppgiftskravet i sig. I sammanhanget skulle detta innebära att uppgiftskravet inte skulle upphöra för det fall sam- ordningsorganet beslutar om samordning. Detta krav skulle således bestå, men i den utsträckning källan för viss information finns an- given i detsamma, riktas det dock om från företagen till en myn- dighet som redan har tillgång till förevarande informationsenhet. Skälen för vår bedömning Ett uppgiftskrav är i detta sammanhang ett författningsreglerat krav på företag att lämna uppgifter till myndigheter under regeringen. Uppgiftskraven följer av lag, förordning eller myndighetsföreskrift. Det finns uppskattningsvis minst ett par tusen uppgiftskrav som helt eller delvis riktar sig mot företagen. Ett övergripande syfte med upp- giftskravsregistret är att på ett strukturerat sätt kartlägga och be- skriva samtliga författningsbaserade uppgiftskrav som riktar sig helt eller delvis till företag samt hur de uppgifter som lämnas från före- tagen som en följd av uppgiftskraven behandlas av myndigheterna. Härigenom skapas inte bara förutsättningar för ett förenklat upp- giftslämnande utan även för ett minskat sådant genom att beslutande organ får underlag för regelförenkling genom ändring av de författ- ningsbaserade uppgiftskraven. Det är naturligtvis av vikt att inrapporteringen av nya eller för- ändrade uppgiftskrav till registret verkligen sköts av myndigheterna så att registret är tillförlitligt. Frågan är om vikten av att registret är rätt och komplett motiverar att det som föreslagit införs ett förbud mot insamlande av information från företagen om rapporteringen av uppgiftskravet till registret har fullgjorts eller att uppgiftsskyldigheten riktats om. Registret över uppgiftskrav – även om det är viktigt för arbetet att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande – är i grunden bara en beskrivning av en delmängd av företagens författningsreg- lerade skyldigheter. Den myndighet som är ansvarig för att ta emot och behandla uppgifterna från företagen disponerar inte alltid över uppgiftsskyldighetens uppkomst eller vad som krävs för att den ska anses fullgjord. Att i sådana fall knyta myndighetens möjlighet att Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor över uppgiftskrav samla in uppgifter från företagen till att myndigheten anmält upp- giftskravet till registret riskerar att skapa onödig förvirring kring vad som faktiskt gäller samt även mer administration med anknytande kostnader. Det framstår som direkt olämpligt att låta den fulla tillämp- ningen av en lag eller annan föreskrift göras avhängig en fullständig anmälan till registret över uppgiftskrav. Det kan även anmärkas att annat angeläget förenklingsarbete som exempelvis myndigheters skyldighet2 att genomföra en konsekvens- utredning innan föreskrifter eller allmänna råd beslutas helt saknar den typen av reglering som föreslår.