sou · H1B371 · 2013-10-04 00:00:00 — Ett kontra tre kontor ............................................................................................................................. Besparingar på administrativa kostnaden genom användning av .................... Omställnings-/uppstartskostnader ....................................................................................................... Vi bedömer att en ny jaktmyndighet med 40 årsarbetskrafter skulle kosta ca i drift. Därtill kommer ett sakanslag på som utgör medel som förs över till andra. är det som förmedlar det anslaget. används ca 34 årsarbetskrafter för jakt och viltfrågor sammanlagt vid , och . Dessa kostar totalt . Om dessa 34 årsarbetskrafter flyttas till den nya jaktmyndigheten får man räkna med att besparingen inte blir fullt ut sammanlagt för , SLU (som är värdmyndighet för Viltskadecenter) och . I vart fall inte på kort sikt. En del fasta administrativa kostnader blir kvar för nuvarande värdmyndighet när man flyttar personal till en ny myndighet. Om vi antar att en tredjedel av nuvarande administrativa kostnader på detta sätt är fasta blir den verkliga resursbesparingen när 34 åarsarbetskrafter omflyttas drygt ca . Finansieringsgapet, dvs. det som skulle behöva skjutas till de existerande kostnaderna för jakt och viltfrågor (inklusive kostnaden för ytterligare 6 årsarbetskrafter), blir då ca 9-10 miljoner. Det måste understrykas att detta är en högst tentativ siffra. En möjlighet som jaktlagsutredningen ser på är att jaktmyndigheten ska placeras på tre ställen olika ställen i - , och – och samlokaliserad med befintliga myndigheter på dessa orter: , SLU respektive . Vi tror inte att driftkostnaden för jaktmyndigheten påverkas i någon stor utsträckning om myndigheten placeras i sin helhet i eller delas upp på nämnda tre orter. Men genom att fortsätta att vara samlokaliserad med och kan finansieringsgapet minska något. Vi antar då att tex. att jaktmyndigheten kan använda lokaler hos och och att dessa myndigheter således kan göra lite större besparingar i administrativa kostnader när personal flyttas. Hur mycket mindre finansieringsgapet skulle bli är svårt att säga. Genom att bli kund hos skulle jaktmyndigheten kunna spara upp emot ca i kostnader för löne- och ekonomiadministration. Vid start av en ny myndighet uppstår omställningskostnader av fler olika typer. Kostnader uppstår för uppbyggande av infrastruktur (upphandling av lokaler, utveckling av rutiner, hemsida mm), personalutbildning (för att lära nya rutiner och arbetsmetoder), personalrekrytering (vid geografisk flytt bör man räkna med att många väljer att inte flytta med vilket ökar kostnaderna för rekrytering och personalutbildning) etc. Att ange en siffra för de beskrivna kostnaderna låter sig svårligen göras. Kostnaderna kan dessutom helt eller delvis kompenseras av att myndigheten inte har full besättning från början och därför kan göra en initial besparing på lönekostnader. I det aktuella fallet kan därför kanske ett ramanslag på - som vi angett som ungefärlig driftkostnad för jaktmyndigheten – kan täcka också uppstartkostnaden eftersom myndigheten inte startar med full besättning. Vad kostar andra myndigheter? SOU 2007:107 Opinionsbildande verksamhet och små myndigheter. Delbetänkande av förvaltningskommitté behandlar olika aspekter av mindre myndigheter och belyser administrativa kostnader i sådana myndigheter. Utredningen är av intresse för det föreliggande arbetet. Nedanstående är huvudsakligen hämtat ur utredningen. Ungefär en tredjedel av alla förvaltningsmyndigheter under regeringen har färre än 50 årsarbetskrafter. bedömer att antalet årsarbetskrafter är ett tillräckligt bra mått på myndigheternas storlek i det här sammanhanget. Fördelen med måttet är att det är väl definierat och relativt enkelt att mäta. som de små myndigheterna utgör en relativ stor andel av antalet myndigheter är deras andel av myndigheternas samlade resurser marginell. Myndigheterna med färre än 50 årsarbetskrafter svarar tillsammans för av de samlade årsarbetskrafterna hos alla myndigheter under regeringen. Effekten på statens finanser av att minska kostnaderna för de små myndigheterna är därför mycket begränsad. (SOU 2007:107). Sambandet mellan kostnader och antalet anställda kan skilja sig påtagligt mellan olika myndigheter på grund av verksamhetens karaktär. I de undersökta myndigheterna med upp till 500 årsarbetskrafter svarar de administrativa kostnaderna för i genomsnitt av de totala kostnaderna. Räknar man med också de större myndigheterna sjunker medelvärdet med ett par procentenheter. Motsvarande beräkning av de olika typerna av administrativa kostnader visar att lokalkostnaderna är den i särklass tyngsta av dem. Lokalkostnaderna motsvarar av de totala kostnaderna. Lokalkostnaden är i stort sett är proportionell mot antalet årsarbetskrafter oberoende av myndigheternas storlek. För fem av de åtta typerna av administrativa kostnader är det statistiska sambandet med myndigheternas storlek så svagt att det kan vara helt slumpmässigt. Det gäller personaladministration, IT och telefoni, lokaler, mellan-OH och övriga OH. Om man jämför de kostnaderna i en liten myndighet med dem i en större är det således lika troligt att de är högre som att de är lägre. Trots att också det här sambandet ska tolkas med viss försiktighet så är kommitténs slutsats att det tycks finns tydliga stordriftsfördelar i myndigheternas ekonomiadministration, speciellt hos myndigheter med färre än 50 årsarbetskrafter. I många fall tycks det finnas väsentliga möjligheter att minska kostnaderna, även om det handlar om relativt små belopp. När det gäller kostnaderna för ekonomisk administration verkar det finnas ett relativt tydligt samband mellan myndigheternas storlek och deras kostnader. Kostnaden för ekonomiadministration faller brant med myndigheternas storlek upp till ungefär 50 årsarbetskrafter. De kostnaderna svarar dock bara för i genomsnitt ett par procent av de totala kostnaderna. Olika administrativa kostnaders genomsnittliga andel av myndigheternas totala kostnader . Baseras på uppgifter från 65 myndigheter med mellan 3 och 500 årsarbetskrafter. Med mellan-OH avses olika typer av administrativt stöd som är nära integrerad med kärnverksamheten, det vill säga inte har organiserats i speciella stödfunktioner. Övriga OH-kostnader är kostnader för allmänt juridiskt stöd, registratur, arkiv, diarieföring, reception och kontorsservice. Källa: SOU 2007:107 föreslår vidare att regeringen också utnyttjar systemet med värdmyndigheter när det är lämpligt. Vi har tittat på några myndigheter som till omfång (åak) är i samma härad som den tänkta jaktmyndigheten och ställt denna i relation till myndigheternas omslutning. Det visar sig att en åak i genomsnitt ger kostnader motsvarande en miljon eller något mer. Vi använder denna nyckel i vår bedömning av vad en åak i en jaktmyndighet skulle kunna kosta. Vad kostar andra myndigheter? Källor: Respektive myndighets Årsredovisning 2012 Resurser till jakt- och viltfrågor Jakt- och viltfrågor ligger på tre händer: , och . De siffror som används i detta avsnitt är huvudsakligen de som jaktlagsutredningen erhållit, men Mapsec har haft kontakt med de tre intressenterna för att få siffrorna verifierade. har fått uppgift från (genom tidsredovisningen) att ca avsatts för jakt och vilt inom vilket motsvarar ca 16 årsarbeten ifall man räknar för en heltidstjänst. Från har framhållits att dessa siffror inte är exakta och om något är en viss underskattning av den tid som läggs på jakt och viltfrågor. Om vi antar att varje årsarbetskraft totalt kostar en miljon om man inkluderar alla administrativa kostnader blir kostnaden för att driva myndighetsarbete avseende jakt och vilt . Utöver detta har ett sakanslag på i vilket ingår anslag till Viltskadecenter och deras personal (8,5 miljoner). Här ingår också tex. åtgärder för värdefull natur. Inget av dessa 42,5 miljoner förbrukas på utan det är sakanslag som NV fördelar till andra. Det innebär att den totala omslutningen för jakt och viltuppdrag uppskattas till ca /år . Därutöver rapporterar att man fördelar knappt ca till länsstyrelsernas verksamheter vilket vi inte räknar in då Länsstyrelsernas verksamhet antas inte berörs av utredningen. , , är arbetsgivare för Viltskadecenter, ansvarar för verksamheten och har personalansvar. Personalen består av motsvarande 7,5 heltidstjänster. Kostnaderna för uppdragen 2013 beräknas till . Dessutom beräknas uppdrag för ytterligare högst . Sammanlagt högst 8,5 miljoner . Anslaget utbetalas från . De 8,5 miljonerna ingår i det sakanslag på som erhåller. Se föregående avsnitt. Svenska Jägareförbundets kostnader för arbetet riktat till myndigheter inom ramen för det allmänna uppdraget har av och ca 10 årsarbetskrafter. I nedanstående tabell sammanfattas resurser som går till jakt och viltvård . Resurser till jakt och viltvård 8,5* *ingår i NV sakanslag Vad kostar en ny jaktmyndighet? I föregående avsnitt såg vi att de resurser som läggs på frågor kring jakt och vilt vid , och motsvarar ca 34 årsarbetskrafter och . Den föreslagna jaktmyndigheten är tänkt att omfatta ca 40 årsarbetskrafter. Om 34 åak flyttas från NV, VSC och jägareförbundet saknas 6 årsarbetskrafter. Enligt uppgift från kostar varje årsarbetskraft i genomsnitt . En eller drygt en miljon är vad en årsarbetskraft verkar kosta i andra myndigheter (se ovan). Samma gäller för Viltskadecenter och . Vi gör därför antagandet att en årsarbetskraft totalt kostar också i den tänkta jaktmyndigheten. Kostnaden för de 6 tjänster som skulle läggas till kan således skattas till ca 6 miljoner. I tabellen nedan visas var resurserna till en myndighet kommer från. Resurser till ny jaktmyndighet 8,5* *ingår i NV:s sakanslag Det är viktigt att notera skillnaden mellan de driftkostnader en ny myndighet skulle ha och den totala omslutningen. Kostnaden blir ca 40 miljoner medan resterande del av omslutningen, 34 miljoner, är sakanslag som skulle förmedlas vidare till andra institutioner. Den nya myndigheten tar över NV:s roll som fördelare av sakanslaget till andra myndigheter/institutioner. Av i totala kostnader skulle lönekostnaden uppgå till ca 28 miljoner och de administrativa kostnaderna till ca 12 miljoner. Vi antar då att den nya jaktmyndigheten har samma andel löner och administrativa kostnader, , som genomsnittet för svenska myndigheter. Av de administrativa kostnaderna skulle lokalkostnader uppgå till ca . Resurser till den nya myndigheten Utgångspunkten för vårt uppdrag är att resurser till jaktmyndigheten skall föras över från , och . Resursmängden motsvarar det som används till jakt och viltvård , 34 årsarbetskrafter, plus som vi har argumenterat ovan nya resurser i form av 6 årsarbetskrafter. Frågan här är vad som händer med ekonomin för de myndigheter var ifrån resurserna tas. Det har inte gått att göra någon mer exakt beräkning. Men baserat på de bedömningar som görs på , och kommer kostnaderna inte att minska med nuvarande kostnad (ca ) per åak. Kostnaden för löner och sociala avgifter lyfts av men det kvarstår en del over-head kostnader (administration, lokaler mm). Man kan tänka sig att over-head kostnaderna avtar över tiden. Man kan anpassa lokaler, administration och andra kostnaden till det mindre antalet sysselsatta. Vi gör ett antagande om att en tredjedel av de administrativa kostnader , och har är fasta. Vi räknar med att de administrativa kostnaderna är av de totala kostnaderna för jakt och viltfrågor, 34 miljoner, vilket ger . Av dessa antar vi alltså att en tredjedel är fasta, dvs 0,33 x10,2 = 3,4 miljoner. När de två myndigheterna plus jägareförbundet tvingas avstå 34 åak gör man en besparing på 34 – 3,4 = 30,4 miljoner. Det behöver således skjutas till 3,4 miljoner för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter (om man inte kan öka effektiviteten eller minska ambitioner i något avseende). Finansieringsbehovet för den nya myndigheten är de sex nya tjänsterna, vilket motsvarar , plus de fasta kostnaderna för NV, SLU och . Detta ger sammantaget 9,4 miljoner. Vi avrundar till 9-10 miljoner. Finansieringsgapet torde minska och vara borta till den del det består i kvarstående kostnader i myndigheter som lämnar över verksamhet (dock inte till den del det består i ökat antal åak). Hur påverkas om personalstyrkan minskades med 15-20 personer? Från har man svårt att sätta en siffra på hur mycket kostnaderna skulle minska. Man hävdar att om man minskar personalstyrkan med säg 16 personer minskar inte kostnaden med så mycket som16 miljoner. En del over-head kostnader som lokalkostnader blir kvar. Hur SLU:s kostnader skulle minska om 7 personer minskades från Viltskadecenter i Grimsö Det inte blir några direkta ekonomiska effekter om verksamheten fortsätter att bedrivas på Grimsö och man tar över personalen till en ny myndighet. Skulle man flytta verksamheten så får det en del ekonomiska konsekvenser, om än relativt måttliga på SLU-nivå. Grundstommen i VSCs finansiering är ett avtal med som just nu är på . De har dock under fått ytterligare medel via Regleringsbrev från , och . De har också haft en del andra forsknings-bidrag/uppdrag, främst från , så den totala omsättningen har legat i snitt på . Dessa ytterligare medel har dock främst använts för externa tjänster så de har endast marginellt påverkat den egna personalstyrkan annat än som tillfälliga tjänster. Från SLU har inga extra medel tillskjutits i övrigt utan verksamheten har i stort sett varit självförsörjande med ovanstående anslag/bidrag. Från SLU menar man att konsekvenserna blir mer av praktisk art inom . delas viss personal mellan Viltekologi och VSC förutom att lokaler, kök, utbildningssalar, övernattningsstugor etc delas. VSC och SLU har också gemensamma personer, som inte ingår i de 7,5 årsarbetskrafterna som ingår i basavtalet, utan betalas via hyra och OH-uttag. Det gäller tillsyningsman, lokalvård, ekonomistöd, sekreterarstöd, IT-stöd och liknande. Skulle verksamheten flyttas så skulle det få en del konsekvenser med beläggning, ekonomi i kök, utnyttjande av ovanstående stödpersonal mm. Om man förutsätter att verksamheten ligger kvar och då blir det mer att skapa hyresavtal och hitta sätt att köpa/sälja tjänster mellan myndigheterna. Inom vissa delar blir det dock med säkerhet en viss dubblering av arbetsuppgifter som t.ex. inom IT och Ekonomistöd. Det skulle bli fördyrande för SLU om man flyttade verksamheten. Jämfört med så skulle bara hyresintäkten och inst.-OH från VSC betyda c:a i minskade intäkter för lokaler, städ, ekonomistöd etc. De är också viktiga för intäkter inom kök och logi genom alla sina kurser som de håller där. Lokalerna, som delvis är nybyggda, skulle till viss del stå tomma. Det är svårt att bedöma helt men kostnaderna skulle enligt SLU kunna öka med åtminstone 2-2,för /inst.för ekologi. Det skulle kunna betyda att man måste stänga köket, säga upp personal eller liknande för att få verksamheten att gå runt. Det här skulle bli en ganska komplicerad situation då verksamheten är så integrerad med Viltekologi-enheten. Delad personal, DNA-lab mm skulle behöva lösas på annat sätt som man inte fullt ut kan bedöma i pengar . Allt detta enligt SLU. Konsekvenser för om 10 tjänster dras in till ny myndighet Enligt vårt uppdrag ska med efter underlag från göra en bedömning om statens besparing på 9 miljoner är rimlig. Från jägareförbundet kostnaderna inte minskar med 9 miljoner om tio tjänster försvann. Det mesta av kringkostnaderna skulle vara kvar utan det som skulle minska vore lönekostnaderna och resekostnaderna. Det som ändå ligger kvar och inte går att spara på är vissa OH-kostnader, tex ekonomi och lönehantering, där man skulle ha kvar kostnaderna som då fördelas över tyngre på dem som är kvar. En fråga är också om då skulle klara av att utföra de övriga uppdrag man har som bygger på att man finns utspritt i landet. Ett kontra tre kontor Om man har tre kontor kan går det åt ökad tid och resurser för ledning av myndigheten när det gäller samordning och utveckling av verksamheten. Det kräver mycket resande att hålla ihop myndigheten. Dessutom kan små kontor vara mer sårbara (tjänstledigheter, sjukfrånvaro mm) än om myndigheten är samlad på ett ställe. Dessutom kan det vara svårt att uppnå en kritisk massa för att få en bra verksamhet. Detta senare problem blir mindre om de regionala kontoren är tänkta att samlokaliseras med annan myndighet. finns i och . Man uppger från NV att merkostnaden mest består i många resor mellan de två orterna. växel har man bara en och det är ingen merkostnad att finnas två orter. Sedan noterar man att löneläget är något lägre i än . Ett annat exempel på effekter av lokalisering på flera orter är myndigheten trafikanalys som bildades . Trafikanalys har sitt huvudkontor i samt verksamhet i . Vid starten övertogs tills vidare de lokaler i där (), hade verkat. Verksamhet på två orter medför mera resor och särskilda behov av goda kommunikationslösningar med hög teknisk standard. Trafikanalys videokonferensanläggningar anges användas mycket flitigt, vilket bl.a. underlättar samarbetet mellan kontoren och minskar resandet. Lokalisering på flera orter skärper också kraven på information i övrigt både internt till anställda och externt till allmänheten och andra parter. Här betonas behovet av en väl utarbetad och känd kommunikationsstrategi samt att hemsida och intranät är viktigt informationslänkar. Ser vi till den största posten för den tänkta , löner, tror vi inte på någon större skillnad om myndigheten i sin helhet ligger i eller placeras på tre orter (, , ). I tabellen nedan ser vi den genomsnittliga lönen för statlig sektor 2012. I ligger lönen högre medan det inte råder någon större skillnad mellan länen utanför . Vi tror därför att lönekostnaderna inte skall skilja sig nämnvärt om man väljer en eller tre lokaliseringsorter. Lönekostnaderna står för ca 70 av de totala kostnaderna. Statlig sektor, genomsnittlig månadslön efter län, Vi bedömer dock att det vore ekonomiskt gynnsamt om man valde att samlokalisera kontor för jaktmyndigheten med i och SLU i Grimsö. Detta då respektive SLU inte skulle ha kvar lika mycket over-head kostnader när personal flyttar till jaktmyndigheten. Man kan t.ex. tänka sig att lokaler fortsatt kan användas. Det innebär att det som vi kallat finansieringsgapet blir något mindre om myndigheten lokaliserades på nämnda tre orter. Driftkostnaden för jaktmyndigheten tror vi emellertid inte påverkas i någon större utsträckning. Det handlar förmodligen mest om högre resekostnader. Besparingar på administrativa kostnaden genom användning av En eventuell ny jaktmyndighet bör försöka minska sina kostnader genom att samarbeta med värdmyndigheter och/eller outsourca administrativa uppgifter till Statens servicecenter. Statens servicecenter bildades med uppdrag att leverera administrativa stödtjänster till statliga myndigheter, vilket innefattar e-handel samt ekonomi- och lönerelaterade tjänster. 2015 ska av de statligt anställda omfattas av Statens servicecenters tjänster. Genom sina stora volymer och effektiva produktion erbjuder Statens servicecenter hög kostnadseffektivitet. Enligt Servicecentret självt är man mer effektivt än en genomsnittlig myndighets administrativa verksamhet. Vi kan göra en grov kalkyl av hur mycket en jaktmyndighet skulle kunna spara på att bli kund hos servicecenter. Ovan har vi antagit att en myndighet skulle ha driftskostnader motsvarande ca . Om vi räknar med att jaktmyndigheten skulle ha samma administrativa kostnader som genomsnittmyndigheten skulle gå till ekonomi- och löneadministration, vilket skulle ge ca 1,6 miljoner. Om besparingen är blir summan , eller . Vid start av en ny myndighet uppstår omställningskostnader av fler olika typer. Kostnader uppstår för uppbyggande av infrastruktur (upphandling av lokaler, utveckling av rutiner, hemsida mm), personalutbildning (för att lära nya rutiner och arbetsmetoder), personalrekrytering (vid geografisk flytt bör man räkna med att många väljer att inte flytta med vilket ökar kostnaderna för rekrytering och personalutbildning) etc. En viktig kostnad är den som uppstår genom behovet att gjuta samman myndigheten till en enhet – medarbetarna behöver lära känna varandra och sina chefer samt etablera en gemensam värdegrund. Det är vanligt att olika typer av seminarier och workshops används i detta syfte. Omställnings-/uppstartkostnaderna ökar om myndigheten har flera verksamhetsorter. Det ställer större krav på infrastrukturens utformning och leder till större behov av aktiviteter för att gjuta samman medarbetarna genom semiarier och workshops mm som dessa aktiviteter blir dyrare till följd av reskostnader. Omställnings-/uppstartskostnaderna vid flera verksamhetsorter ökar vidare till följd av att det blir ett större behov av byte av personal och lokaler vilket leder till dubblering av vissa resurser under en övergångstid. Att ange en siffra för de beskrivna kostnaderna låter sig svårligen göras. Kostnaderna kan dessutom helt eller delvis kompenseras av att myndigheten inte har full besättning från början och således kan göra en initial besparing på lönekostnader. I det aktuella fallet kan därför kanske ett ramanslag på - som vi angett som ungefärlig driftkostnad för jaktmyndigheten – kunna täcka också uppstartkostnaden eftersom myndigheten inte startar med full besättning. 1.Förändrad hantering av importmoms. 3.Trängselskatt – delegation, sanktioner och utländska fordon. 4.Tillstånd och medling. – hantering av risker och möjligheter med stallgödsel. 6.Att förebygga och hantera finansiella kriser. 7.Skärpningar i vapenlagstiftningen. Statligt bidrag till frivilliga organisationer som stödjer veteransoldater och anhöriga. finansiella oberoende och balansräkning. 10.Rätta byggfelen snabbt! –med effektivare förelägganden och försäkringar. 11.Kunskapsläget på Kärnavfallsområdet 2013. Slutförvarsansökan under prövning: kompletteringskrav 12.Goda affärer – en strategi för hållbar, offentlig upphandling. –ett förtydligat ansvar för stat och kommun. 14.En översyn inom Sevesoområdet –förslag till en förstärkt organisation för att förebygga och begränsa följderna av allvarliga kemikalieolyckor. 15.För framtidens hälsa – en ny läkarutbildning. Del 1 och 2. 18.Regeringsbeslut av ett statsråd – SRÄ. 19.Mera glädje för pengarna. 20.Kommunal vuxenutbildning på grundläggande nivå – en översyn för ökad individanpassning och effektivitet. 22.Så enkelt som möjligt för så många som möjligt –samordning och digital samverkan. 23.Ersättning vid läkemedelsskador och miljöhänsyn i läkemedelsförmånerna. 24.E-röstning och andra valfrågor. 25.Åtgärder för ett längre arbetsliv. 26.Fri att leka och lära –ett målinriktat arbete för barns ökade säkerhet i förskolan. 27.Vissa frågor om gode män och förvaltare. 28.Försäkring på transportområdet i krig och kris. 29.Det svenska medborgarskapet. –om effekter av skolpolitiska reformer. 31.En digital agenda i människans tjänst –digitala ekosystem, dess aktörer och drivkrafter. –uppfyller det EU:s direktiv? 33.En myndighet för alarmering. 34.En effektivare plan- och bygglovsprocess. 35.En ny lag om personnamn. 36.Disciplinansvar i ett reformerat försvar. 37.Begripliga beslut på migrationsområdet. 38.Vad bör straffas? Del 1 och 2. 39.Europarådets konvention om it-relaterad brottslighet. 40.Att tänka nytt för att göra nytta –om perspektivskiften i offentlig verksamhet. 42.Tillsyn över polisen. –del 1. 44.Ansvarsfull hälso- och sjukvård. –Kvalitet och patientsäkerhet för vuxna med nedsatt beslutsförmåga. 46.Beskattning av mikroproducerad el m.m. Fi. 48.Patentlagen och det enhetliga europeiska patentsystemet. –breddad rekrytering och kvalificerad medverkan. 50.En väg till ökad tillsyn: marknadsföring av och e-handel med alkohol och tobak. 51.Skydd för geografisk information. 53.Privata utförare – kontroll och insyn. 54.Tillgång till läkemedel och sjukvårdsmateriel vid allvarliga händelser och kriser. 55.Statens kulturfastigheter – urval och förvaltning för framtiden.