sou · H1B380 · 2013-12-05 00:00:00 — Uppgiftskrav är en förpliktelse enligt lag eller annan föreskrift för företag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regelbunden- het, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller lik- nande. Definitionen avser att träffa uppgifter som ska lämnas regel- bundet, dvs. sådana som lämnas in eller med andra intervall, exempelvis momsdeklarationer till eller statistikuppgifter till en statistikansvarig myndighet. Med händelse avses att företaget gör eller avser att göra någonting eller är med om någonting som kräver att uppgifter lämnas till statliga myndigheter. Det kan vara fråga om att företaget importerar något och att detta kräver kontakt med någon myndighet, att företaget startar tillståndspliktig verksam- het eller ansöker om bidrag. Definitionen undantar i princip bara uppgifter som krävs in från företagen av myndigheterna i tillsyns- ärenden. Någon avgränsning till att uppgiftskravet ska kunna fullgöras i strukturerad form, i blankett etc. görs inte här. På så sätt får den föreslagna in underlag till registret så det går att ge upplysningar även om uppgiftskrav som inte anpassats för att ske i strukturerad form. Med grundläggande uppgifter avses uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av myndigheterna när ett uppgifts- krav fullgörs. Det är i första hand fråga om kontaktuppgifter men kan även vara fråga om andra uppgifter som många olika myndigheter ofta vill ha uppgift om när ett uppgiftskrav fullgörs. En i bestämmel- sen outtalad förutsättning för att det ska vara en grundläggande uppgift är att uppgiften finns elektroniskt tillgänglig så att den kan användas av servicetjänsten. 5 § Det ska finnas ett register över gällande uppgiftskrav (Uppgifts- kravsregistret). Registret ska föras av . Bestämmelsen anger att det ska finnas ett register över uppgiftskrav som ansvarar för. Registret kan betecknas uppgiftskravsregister. Registret ska bara innehålla uppgifter om uppgiftskrav. Det får inte innehålla uppgifter som enskilda företag lämnat i anledning av uppgiftskraven. Närmare bestämmelser om registrets innehåll finns i 6 §. 6 § ska för varje uppgiftskrav innehålla uppgifter om 2.vilka verksamheter som avses 3.grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgifts- kravet ska fullgöras 4.andra uppgifter än grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras 5.de olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet 6.uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet. får meddela närmare föreskrifter om vilken information som ska ingå i registret. Bestämmelsen anger vad som ska framgå av registret över uppgifts- kraven. har som påtalats tidigare huvudsak- ligen två funktioner. Registret utgör dels en förutsättning för att Servicetjänsten ska kunna realiseras, dels en kunskapsbas som krävs för att metodiskt kunna arbeta med att minska och förenkla före- tagens uppgiftslämnande. För varje uppgiftskrav ska det anges vilket författningsstöd kravet vilar på. För att Servicetjänsten ska kunna sortera ut relevanta uppgiftskrav till användaren måste dessa på något sätt kunna extraheras ur den totala mängden registrerade uppgiftskrav vilket är det huvudsakliga syftet med att information om vilka verksamheter som avses ska fin- nas i uppgiftskravregistret. Detta kan ske genom att myndigheterna ska ange vilka näringslivsaktiviteter som träffas av uppgiftskravet. Ett exempel är att Servicetjänsten inte ska vissa uppgiftskrav som bara är hänförliga till köttproduktion när användaren är registrerad som spannmålsproducent. På samma sätt ska även registreras om uppgiftskravet bara gäller visa företagsformer osv. Myndigheterna ska ange för varje uppgiftskrav vilka av de grund- läggande uppgifter som kan aviseras genom servicetjänsten när upp- giftskravet fullgörs. Inledningsvis är det fråga om uppgifter som finns i det allmänna företagsregistret. I ett senare skede kan det inte uteslutas att fler uppgifter än dessa kommer att utgöra grundläggan- de uppgifter. Huruvida ytterligare uppgifter kommer att betraktas som grundläggande är dels beroende på hur stor myndigheternas efterfrågan av uppgifterna i fråga är, dels om de uppgifter som efter- frågas från företagen är möjliga att förmedla genom Servicetjänsten vilket bland annat förutsätter att de finns lagrade elektroniskt och inte är skyddade av sekretess. Därutöver ska myndigheterna ange vilka andra uppgifter som krävs för att uppgiftskravet ska anses full- gjort. Det är fråga om att beskriva de mer ärendespecifika uppgifter som krävs vid ett uppgiftslämnande. De olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att full- göra uppgiftskravet avser vilka möjligheter eller krav det finns på att uppgiftslämnandet ska ske i strukturerad form, på blankett genom e-tjänst osv. För att kunna följa upp arbetet med att minska och förenkla före- tagens uppgiftslämnande behöver kunna mäta hur företagens börda förändras . Myndigheterna ska därför ange uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgifts- kravet. Detta kan eventuellt göras i form av en konsekvensutredning och med hjälp av framtagna verktyg Regelräknaren. Det är inte möjligt att uttömmande ange vilken information som ska ingå i registret. ges därför möjlighet att meddela närmare föreskrifter om vilken ytterligare information om uppgiftskraven som ska ingå i registret. 7 § Registret över uppgiftskrav ska hållas tillgängligt elektroniskt för var och en samt kunna vidareutnyttjas. föreslås bli ett publikt register som ska hållas tillgänglig för var och en. Registret kan även ge andra möjlighet att skapa tjänster som minskar och förenklar företagens uppgiftsläm- nande. Anmälan och redovisning av uppgiftskrav 8 § När ett uppgiftskrav införs, ändras eller upphör att gälla ska den myndighet till vilken företagen ska lämna uppgifter anmäla föränd- ringen till och även ändra i registret över uppgiftskrav. När informationen som avses i 6 § ändras ska den myndighet till vilken företagen ska lämna uppgifter anmäla förändringen till Före- tagsdatamyndigheten och ändra i registret över uppgiftskrav. Avsikten är inte att ska ha översikt över alla uppgiftskrav och de förändringar som sker i dem. Det är därför den myndighet som företagen fullgör kravet mot som ska ansvara för att de uppgifter som finna i registret är kompletta och korrekta. När myndigheten ändrar i registret ska detta anmälas till Företags- datamyndigheten. Samordning av uppgiftskrav, m.m. En skyldighet att förenkla uppgiftskrav 9 § Myndigheter ska utforma sina uppgiftskrav och administrativa rutiner kring uppgiftskraven så att företagens uppgiftslämnande min- skas och förenklas. Bestämmelsen innebär en erinran till myndigheterna att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Det kan t.ex. ske genom att myndigheten bara frågar efter de kontaktuppgifter som normalt an- vänds i den fortsatta handläggningen av uppgiftskravet. Vidare ska myndigheterna överväga om de olika uppgifter som krävs för att ful- lgöra ett krav redan finns hos andra myndigheter och om uppgifter- na i stället kan hämtas därifrån. Om företagen lämnar uppgifterna till flera myndigheter bör det dock i första hand övervägas om upp- gifterna inte ska distribueras via servicetjänsten. Först om uppgifter- na är sådana att de inte lämpar sig för servicetjänsten bör myndig- heterna bygga lösningar sinsemellan för att utbyta information. Olika sätt att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande diskuteras i avsnitt 9.3. 10 § Om Företagsdatamyndigheten finner att företag lämnar samma eller likande uppgift till flera myndigheter får Företagsdatamyndig- heten uppmana myndigheterna att samverka för att underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande. De myndigheterna till vilken uppmaningen riktas ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits i anledning av uppmaningen för att underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande. Har inga åtgärder vid- tagits ska skälen för detta anges. Om företagen lämnar samma eller likande uppgift till flera myndig- heter och myndigheterna inte vidtar några gemensamma åtgärder för att underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande får Före- tagsdatamyndigheten uppmana myndigheterna att samverka. Före- tagsdatamyndigheten har ingen möjlighet att tvinga myndigheterna att vidta några specifika åtgärder. De myndigheter till vilken upp- maningen riktas ska dock redovisa vilka åtgärder som vidtagits i anled- ning av uppmaningen. Har inga åtgärder vidtagits ska skälen för detta anges. På så sätt kan få kännedom om vilka faktiska och upplevda hinder som finns i arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande och vidta åt- gärder för att undanröja hindren. 11 § Det ska finnas en säker servicetjänst för företagens uppgifts- lämnande. Servicetjänsten ska tillhandahållas av . Till servicetjänsten ska myndigheters e-tjänster där företagen kan fullgöra ett eller flera uppgiftskrav anslutas. Av bestämmelsen framgår att det ska finnas en säker Servicetjänst för företagens uppgiftslämnande som ska till- handahålla. Till Servicetjänsten ska anslutas de av myndigheternas e-tjänster där företagen kan fullgöra sina uppgiftskrav. Med e-tjänster avses it-baserade tjänster som har ett gränssnitt för interaktion mellan maskin och människa. Genom denna avgränsning undantas s.k. bas- tjänster som arbetar maskin till maskin. Vidare ska företagaren kunna fullgöra ett uppgiftskrav via tjänsten. Ett uppgiftskrav är fullgjort när företagarens uppgiftslämnande har initierat ett ärende hos den myndighet till vilket uppgiftskravet ska fullgöras. Inom ramen för servicetjänsten kommer personuppgifter och upp- gifter om företagen behandlas vilka kan vara känsliga, exempelvis uppgifter om att ett företag fullgjort (eller inte fullgjort) ett specifikt uppgiftskrav. Det är därför av vikt att Servicetjänsten är säker. ska således vidta tillräckliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att de uppgifter som han- teras inom tjänsten skyddas så att en lämplig säkerhetsnivå upprätt- hålls. Närmare bestämmelser om hur anslutningen mellan Servicetjänst- en och de andra anslutna e-tjänsterna tekniskt ska ordnas ankom- mer det på att meddela föreskrifter om. 12 § Servicetjänsten ska visa de uppgiftskrav som företaget ska eller kan fullgöra samt visa företagets grundläggande uppgifter. Av bestämmelsen framgår hur servicetjänsten är avsedd att fungera. Detta berörs och beskrivs mer utförligt i avsnitt 9.3. 13 § Servicetjänsten ska överlämna företagets grundläggande uppgifter till anslutna e-tjänster när dessa besöks via servicetjänsten. Servicetjänsten kommer att överlämna användarens grundläggande uppgifter till den e-tjänst användaren besöker via Servicetjänsten. Det är bara de grundläggande uppgifterna som myndigheten angett krävs för det specifika uppgiftskrav i uppgiftskravregistret som Service- tjänsten kommer att överlämna. Detta för att mottagande myndig- het inte ska få uppgifter om företaget som myndigheten inte får be- handla. (se avsnitt 7.7) Mottagande myndighet är i sin tur skyldig att använda de uppgif- ter som överlämnats för att minska och förenkla användarens upp- giftslämnande. Hur detta ska ske är delvis beroende på överväganden som det är lämpligast om den mottagande myndigheten gör utifrån de krav som främst rättsligt ställs på uppgiftslämnandet. Det minsta som kan begäras av myndigheterna är att uppgifterna används för att förifylla fält i den e-tjänst som besöks. (se avsnitt 7.6) 14 § De myndigheter som anges i bilagan ska när de har kännedom om att ett företag (eller en grupp av företag) är skyldiga att fullgöra ett uppgiftskrav som anges i bilagan meddela vilket företag och uppgiftskrav som avses samt när kravet ska fullgöras. Myndigheterna ska meddela när ett före- tag fullgjort ett uppgiftskrav som avses i första stycket. För att servicetjänsten ska kunna skapa rättvisande Att göra listor måste få veta vilka företag som är skyldiga att fullgöra ett visst uppgiftskrav. Det går att till viss del skapa denna information med hjälp av registret över uppgiftskrav. En sådan lös- ning kommer dock endast att beskriva ett typiskt företag och inte det faktiska företagets skyldigheter. För att kunna skapa Att göra listor utifrån ett faktiskt företags skyldigheter att fullgöra uppgifts- krav måste få information om det enskilda företagets skyldighet att fullgöra ett uppgiftskrav. kan skyldigheten att fullgöra ett uppgiftskrav vara föremål för sekretess. I bestämmelsen införs därför en skyldighet för de myndigheter som anges i bilagan att när de har kännedom om att ett företag ska fullgöra en bestämd uppgiftsskyldighet detta ska meddelas Företags- datamyndigheten. ska också meddelas när ett företag fullgjort en sådan uppgiftsskyldighet. I den kartläggning som är gjord tas inte frågan upp om myndigheterna har möjlighet att ta fram uppgifter om i vilken ut- sträckning ett eller flera företag är skyldiga att fullgöra ett uppgifts- krav. Vår bedömning är dock att det finns en stor servicepotential i att skapa Att göra listor utifrån det specifika företagets situation Vi lämnar därför ett förslag på hur bestämmelsen med tillhörande bilaga kan utformas för att på ett tillräckligt tydligt sätt reglera vilka uppgifter som ska lämnas till för att använ- das i Servicetjänsten. Avsikten är att regeln ska vara sekretessbrytan- de enligt 10 kap. 28 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 15 § får meddela föreskrifter för inrättande och förvaltning av servicetjänsten. Bestämmelsen bemyndigar att meddela de föreskrifter som behövs för inrättande och förvaltning av service- tjänsten. Det kan t.ex. vara fråga om hur myndigheternas ska gå till- väga för att ansluta e-tjänster till servicetjänsten, föreskrifter om tek- niska standarder osv. Behandling av personuppgifter inom servicetjänsten m.m. 16 § Personuppgiftslagen (1998:204) gäller vid behandling av per- sonuppgifter inom ramen för servicetjänsten om inte annat följer av denna förordning Som framgår av lydelsen i paragrafen gäller personuppgiftslagen för behandling av personuppgifter inom ramen för den servicetjänst som tillhandahåller i den utsträckning inte av- vikande bestämmelser finns i den föreslagna förordningen. 17 § är personuppgiftsansvarig för den be- handling av personuppgifter som myndigheten utför inom ramen för servicetjänsten. är personuppgiftsansvarig för den behand- ling som utförs av myndigheten. Med personuppgiftsansvaret följer en rad skyldigheter enligt såväl personuppgiftslagen som denna för- ordning. 18 § får behandla personuppgifter i den utsträckning som krävs för att föra en förteckning över enskilda per- soner som besökt servicetjänsten och de individuella anpassningar av servicetjänsten som denna gjort. Av förteckningen får vidare framgå vilka företag den enskilda personen företräder. får behandla personuppgifter i den ut- sträckning som krävs för att överlämna grundläggande uppgifter från servicetjänsten till ansluten e-tjänst. får behandla personuppgifter i den ut- sträckning som krävs för att visa den enskilde de uppgiftskrav som avses i 14 §. I bestämmelsen anges primära ändamål för behandling av personuppgifter. De primära ändamålen återspeg- lar de behov av olika behandlingar som förekommer inom den Ser- vicetjänst som driver. Regleringen av de primära ändamålen ger tillsammans med regleringen i 19 § en ram för vilka behandlingar av personuppgifter som är tillåtna. Att Före- tagsdatamyndigheten inte får behandla fler personuppgifter än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen framgår av person- uppgiftslagen. 19 § Personuppgifter som behandlats för de ändamål som anges i 18 § får också behandlas för att fullgöra uppgiftsutlämnande som sker i överensstämmelse med lag eller förordning. I övrigt gäller 9 § första stycket d och andra stycket personuppgiftslagen (1998:204). I bestämmelsen anges de sekundära ändamålen med behandlingen av personuppgifter. Dessa återspeglar det huvudsakliga utlämnandet av personuppgifter som behandlas med stöd av de primära ändamålen från . Syftet med förevarande paragraf är att klargöra att behandling av personuppgifter kan ske inom Företags- datamyndighetens verksamhet för andra ändamål än de som uttryck- ligen anges i 19 § under förutsättning att det föreligger en uppgifts- skyldighet för enligt lag eller förordning. Exempelvis avses utlämnanden till och regeringen. Bestäm- melsen möjliggör även utlämnande av uppgift som Företagsdata- myndigheten förfogar över till annan myndighet. Givetvis gäller de grundläggande kraven i 9 § personuppgiftslagen, däribland finalitets- principen, i fråga om all behandling av personuppgifter inom Före- tagsdatamyndighetens verksamhet. Utlämnande kan naturligtvis också komma att ske enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen. 20 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller för behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Personuppgiftslagens bestämmelser om rättelse och skadestånd ska gälla vid behandling av personuppgifter. Vad gäller rättelse innebär bestämmelsen att den personuppgiftsansvarige dvs. Företagsdata- myndigheten i enlighet med 28 § personuppgiftslagen, blir skyldig att på begäran av den registrerade rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med den aktuella lagen eller föreskrifter som har meddelats med stöd av lagen. ska då också underrätta tredje man till vil- ken uppgifterna har lämnats ut om den vidtagna åtgärden, om den registrerade begär det eller om mera betydande skada eller olägenhet för den registrerade skulle kunna undvikas genom en underrättelse. behöver dock inte lämna någon sådan underrättelse, om detta visar sig vara omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. Beträffande skadestånd inne- bär bestämmelsen att , i enlighet med 48 § personuppgiftslagen, ska ersätta den registrerade för skada och kränk- ning av den personliga integriteten som en behandling av personupp- gifter i strid med den aktuella lagen har orsakat. 21 § Uppgifter om enskilda personer som besökt servicetjänsten ska gallras senast efter att denna senast besökte servicetjänsten. Sammanställningar av grundläggande uppgifter som upprättats när den enskilde besöker servicetjänsten ska gallras efter besöket. Uppgifter om att ett företag är skyldigt att fullgöra ett uppgifts- krav ska gallras senast efter det att uppgiftskravet skulle ha full- gjorts. Uppgifter om att ett företag fullgjort ett uppgiftskrav som avses i tredje stycket ska gallras senast efter det att Företags- datamyndigheten mottog uppgiften. Bestämmelsen anger de särskilda bestämmelser som tar över arkiv- lagens (1990:782) bestämmelser om bevarande och gallring. Bestäm- melsen gäller för uppgifter som behandlas inom ramen för Service- tjänsten. Observera att de gallringsbestämmelser som föreslås avser den senaste tidpunkt när uppgifterna måste gallras. Om uppgifter som avses i andra stycket behövs på nytt kan dessa rekonstrueras genom att de tas fram från det allmänna företags- registret och registret över uppgiftskrav. Uppgifterna i tredje och fjärde stycket kan också de rekonstrueras om informationen finns sparad hos avsändande myndigheter. De korta gallringsfristerna är i första hand motiverade av att uppgifter- na i sin sammanställda form kan vara av känslig natur och att de snabbt förlorar sin betydelse för Servicetjänsten funktion. Denna förordning träder i kraft Bilaga (exempel) Anmälan om att företaget ska eller har lämnat uppgifter enligt 7–9 och 12–13 §§ lagen (2001:99) om den officiella statistiken Vi lämnar ett förslag med ett exempel på hur bilagan kan utformas för att på ett tillräckligt tydligt sätt reglera vilka uppgiftskrav som ska anmälas till för att skapa Att göra listor i Servicetjänsten. Avsikten är att 14 § i förordningen tillsammans med bilagan ska vara sekretessbrytande enligt 10 kap. 28 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). I det fortsatta kartläggningsarbetet får en del vara att ta fram ett underlag för att bedöma vilka uppgiftskrav som kan vara aktuella att ange i bilagan. Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen En utredare ska presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. De uppgifter som avses är sådana där själva uppgiftslämnandet har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrifter. I uppdraget ingår att redovisa bl.a. de rättsliga och tekniska förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informa- tionsutbyte mellan myndigheterna. uppgiftslämnande (AD 62-1047/2008) om hur företagens uppgifts- lämnande till statliga myndigheter skulle kunna minska ska ligga till grund för arbetet. Utredarens uppgift är att lämna förslag på hur samordning, samråd, referensregister, informationsutbyte och tillgång till statistik kan organiseras, lämna förslag på hur ett system för effektivt informationsutbyte mellan myndigheter faktiskt och tekniskt kan utformas, analysera och samordna de uppgifter som företagen lämnar in till statliga myndigheter och som kommer att omfattas av den kart- läggning som tretton myndigheter utför enligt ett uppdrag som regeringen lämnade (N2011/5884/ENT), analysera de sekretessfrågor som uppkommer i samband med de av utredaren lämnade förslagen och föreslå de författningsänd- ringar som bedöms nödvändiga, analysera de integritetsfrågor som uppstår vid behandling av per- sonuppgifter och föreslå de författningsändringar som bedöms nödvändiga, redovisa vilka samordningsvinster för myndigheter som samord- ningsfunktionens verksamhet kan ge, redovisa minskningen av de administrativa kostnaderna för före- tagen och budgetkonsekvenser för myndigheterna, samt ta fram indikatorer för att mäta företagens och myndigheternas minskade kostnader och nyttan med förslaget samt indikatorer för att mäta om företagens irritation över att lämna uppgifter minskar. Ett delbetänkande med ett utkast till förslag som innebär att upp- gifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe och hur samord- ningen av detta kan organiseras m.m. samt förslag till finansiering av detta ska lämnas . Ett slutligt förslag en- ligt direktiven ska lämnas till (Näringsdeparte- mentet) . Ett förenklat och minskat uppgiftslämnande aviserades i budget- propositionen (prop. 2011/12:1, utgiftsområde 24 Närings- liv, s. 59). I propositionen anges det att regeringen avser att tillsätta en kommitté som ska arbeta med att genomföra förslag för att förenkla företagens uppgiftslämnande till myndigheter. Målsätt- ningen om ett rapporteringstillfälle ligger i linje med regeringens övergripande mål i arbetet med att förenkla för företagen och att åstadkomma en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Regeringen gav i uppdrag att utarbeta ett förslag för att minska företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter (N2007/8915/MK). en kartläggning av företagens uppgiftslämnande till statliga myn- digheter, en kartläggning och erfarenhetsinhämtning av hur uppgiftsläm- nande sker i andra länder såsom , och , förslag till hur företagens uppgiftslämnande kan minska och hur myndigheternas hantering av uppgifter kan samordnas och effek- tiviseras, en analys av de sekretessfrågor som förslagen väcker, och en analys av de för- och nackdelar som förslagen medför, särskilt kostnader och nytta. I uppdraget ingick även att redovisa de förutsättningar som krävdes bl.a. rättsligt, tekniskt, administrativt och organisatoriskt för att genomföra förslagen. skulle också föreslå de författ- ningsförändringar som krävdes. redovisade sitt uppdrag till regeringen i rapporten uppgiftslämnande (AD 62-1047/2008). förslag gav upphov till frågor som behövde beredas ytterligare.