sou · H1B380 · 2013-12-05 00:00:00 — Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss – hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Textbearbetning och layout har utförts av , FA/kommittéservice. Genom regeringsbeslut bemyndigades statsrådet att tillkalla en särskild utredare med uppdrag att presen- tera ett förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. förordnades professor som särskild utredare. Till experter förordnade statsrådet sam- ma år t.f. kanslichefen , processansvarige , sakkunnige , rättssakkunnige , rättsliga experten , juristen , rättssakkunnige , avdelningschefen , kanslirådet , områdesexperten och ämnessakkunnige . förordnades verksjuristen till expert. Till sekreterare förordnades jur.kand. fr.o.m. och kammarrättsassessor fr.o.m. . entledigades , och sakkunnige samt kanslirådet förordnades som experter . entledigades , och ämnessakkunnige förordnades som expert . Utredningen har antagit namnet . Utredningens delredovisning (dnr 2013/4) lämnades till regeringen Utredningen överlämnar härmed sitt betänkande Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (SOU 2013:80). Utredningens uppdrag är härmed slutfört. Förslag till förordning (2013:000) om företagens Vårt uppdrag och arbete.............................................. Använda begrepp och termer .................................................. utredningar och pågående arbeten om företagens uppgiftslämnande ................................. 3.1Förslag till ett samordnat uppgiftskravsregister för 3.2Bolagsverkets Förslag till minskat uppgiftslämnande för 3.2.1 förslag om samråd................................. 3.2.2 förslag om samordning......................... 3.2.3 förslag om definitionsfunktionen (referensregister) .......................................................... 3.2.4 förslag om information ........................ 3.2.5 förslag om statistik ............................... 3.3Uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande ................ Förvaltningspolitik, it-politik, strategier och initiativ ....... Kartläggning av företags uppgiftslämnande till 14 myndigheter ..................................................... Utvalda resultat från kartläggningen 2012.............................. Utvalda resultat från kartläggningen 2013.............................. 5.3Potential för minskat och förenklat uppgiftslämnande Begränsningsregelns närmare innebörd....................... Offentlighets- och sekretesslagen........................................... Allmänt om sekretess.................................................... Överföring av sekretess ................................................ 6.3Regeringsformen och skyddet för den personliga 6.3.1 Ett förstärkt grundlagsskydd ....................................... 6.4Personuppgiftslagen och de särskilda 6.5 Arkiv och gallring .................................................................... 6.6Lagen om valfrihetssystem i fråga om tjänster för Myndigheter och förvaltningens struktur.............................. En gång och till ett ställe ......................................................... Hur sker uppgiftslämnandet till myndigheterna ................... Uppgifter som ofta krävs vid ett uppgiftslämnande.............. Ansvaret mellan myndigheter och uppgiftslämnaren............ 7.6Hur ska myndigheterna använda uppgifterna ur 7.7Anslutna myndigheters möjlighet att behandla aviserade Allmänt om registret över uppgiftskrav och listor Specifikt om registret över uppgiftskrav .............................. 8.1.2 Vad som ska registreras (uppgiftskrav)..................... 8.1.3 Uppgiftskrav riktas mot företag och 8.1.4 Vem ska anmäla och beskriva uppgiftskraven........... Beslut om samordning................................................ 9.1En samordningsorganisation och en 9.2 Ett register över uppgiftskrav ............................................... 9.3.2 Användning av det allmänna företagsregistret.......... Samordnings- och återanvändningspotential........................ 10 En prototyp för minskat och förenklat Centrala användningsfall för företagaren ............................. 10.2.2 Att göra........................................................................ 10.2.3 Ansök / anmäl ............................................................. Centrala användningsfall för myndigheter ........................... 10.4.1 Administrera krav ....................................................... 10.4.2 Gallra uppgifter ........................................................... Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling inom 11.1.1 Servicetjänsten i förhållande till E-delegationens Behov av sekretess hos .............. Behandlar Företagsdatamyndigheten personuppgifter........ behov av personuppgifterna och skyddet för den 11.3.2 Personuppgiftsansvar och ändamålen med 11.3.3 Personuppgiftslagen eller en ny lagstiftning ............. 11.3.4 Känsliga personuppgifter............................................ 11.3.5 Rättelse och skadestånd.............................................. Juridisk analys av användningsfall......................................... 11.4.1 Analyserade rättsområden.......................................... 11.4.2 Särskilt om några användningsfall ............................. Organisation och finansiering .................................... Kostnader för att genomföra förslagen ................................ Kostnader för IT-infrastruktur ............................................. Kostnader för myndigheterna............................................... Förslaget till förordning (2013:000) om företagens Promenoria – Egna utrymmen inom e-förvaltningen ......... IT-systemstruktur och IT-relaterade kostnader för Slutrapport – prototyp ........... Juridisk analys av användningsfall......................................... Utredningen ska presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. De uppgifter som avses är sådana där själva uppgiftslämnandet har sin grund i lag, förordning eller myndighetsföreskrift. I uppdraget ingår att redovisa bland annat de rättsliga och tekniska förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och som leder till informationsutbyte mellan myndigheterna. till minskat uppgiftslämnande för företag (AD 62-1047/2008) om hur företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter skulle kunna minska ska ligga till grund för arbetet. Utredningen har lämnat en delredovisning om- fattande ett preliminärt förslag för hur vissa uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe, en redogörelse för hur samordning- en av det fortsatta arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande kan organiseras m.m., samt en redovisning av kost- naden för att genomföra de preliminära förslagen. En central utgångspunkt för utredningen, som återspeglas i det slut- liga förslaget om ett minskat och förenklat uppgiftslämnande, är det stora antalet statliga myndigheter samt att det finns betydande olik- heter i hur uppgiftslämnandet från företagen till varje enskild myn- dighet är ordnat. Det är för utredningen inget självändamål att försöka likrikta myndigheternas olika tekniska system och rutiner. Inom ramen för ett arbete med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande kommer det emellertid att vara nödvändigt att göra vissa anpass- ningar av myndigheternas befintliga rutiner och tekniska system vad gäller ärendehandläggning m.m. för att uppnå det övergripande målet. För att myndigheterna effektivt ska kunna bedriva ett arbete med att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen krävs att detta är en uppgift som har hög prioritet i myndighetens dagliga verk- samhet. Erfarenhetsmässigt har det visat sig att en kraftfull ledning och tydlig styrning av arbetet på alla nivåer är en avgörande faktor för att insatserna ska ge resultat. En uttalad målsättning med utredningens arbete är som sagt att företagen som huvudregel bara ska behöva lämna uppgifterna en gång och till ett ställe. Det innebär att det ska finnas en väg – eller en dörr – in för företagen som ska lämna uppgifter. Vårt arbete har därför fokuserat på det inledande mötet (kontaktytan, gränssnittet) mellan företag och myndighet. bedömer vi att ansatsen med en väg in bör bygga på i huvudsak e-tjänster. Som en konsekvens av detta föreslår vi att det etableras en Servicetjänst som ska fungera som en samlad ingång till myndighe- ternas e-tjänster som rör företag och företagande. Inom ramen för Servicetjänsten ska det dock inte ske någon ärendehandläggning. Myndigheterna ska vara skyldiga att ansluta sina e-tjänster (ärende- tjänster) till Servicetjänsten. Servicetjänsten ska inte vara obligatorisk för företagen att använda utan de kan vända sig direkt till respektive myndighets e-tjänst eller fullgöra uppgiftsskyldigheten på annat sätt om det är möjligt. Erfarenhetsmässigt strävar myndigheterna efter att uppgiftsläm- nandet ska vara fullgjort genom den första kontakten. Förenklings- arbetet bör därför fokusera på identifikations- och kontaktuppgifter samt andra grundläggande uppgifter om företagen som myndigheter ofta frågar efter vid ett uppgiftslämnande. Sådana uppgifter som ofta efterfrågas bör på ett enkelt och snabbt sätt samordnas mellan myn- digheterna inom ramen för Servicetjänsten så att företagen inte be- höver återupprepa dem. I ett inledande steg bör det allmänna företagsregistret – som sam- lat registerför uppgifter om företagen – utvecklas och användas som en källa till grundläggande uppgifter om företagen. Det allmänna före- tagsregistret bör knytas till Servicetjänsten. Detta sker genom att Servicetjänsten ska avisera uppgifterna i företagsregistret om ett en- skilt företag till den myndighet som företaget lämnar uppgifter till via Servicetjänsten. Aviseringen av grundläggande uppgifter sker bara som en service till myndigheten och uppgiftslämnaren. Aviseringen av uppgifter är inte avsedd att påverka det juridiska förhållandet mellan uppgifts- lämnaren och den myndighet som har författningsstödet för upp- giftskravet. För att Servicetjänsten ska resultera i ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen ska myndigheterna vara skyldiga att anpassa sina e-tjänster så att de uppgifter som kommer att aviseras genom Servicetjänsten kan användas av respektive e-tjänst. Myndigheterna måste vidare som ett led i arbetet med att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande systematiskt och regelbun- det gå igenom varje uppgiftskrav och noga överväga vilka grundläg- gande uppgifter om företaget som är nödvändiga för myndighetens handläggning och om dessa verkligen måste lämnas av företagaren. Personuppgiftslagen (1998:204) och/eller tillämpliga registerför- fattningar gör att många myndigheter inte får behandla samtliga de uppgifter om ett företag som finns i det allmänna företagsregistret. Den grundläggande informationen om företagen som aviseras via Servicetjänsten måste därför anpassas till vad som är tillåtet hos mot- tagande myndighet. Ett Uppgiftskravsregister har en avgörande roll att spela när det gäller att skapa förutsättningar för samordning och informations- utbyte mellan myndigheter och ge tillgång till tillförlitlig statistik över företagens uppgiftslämnande. Därutöver utgör regisistret över uppgiftskrav en central kompo- nent i Servicetjänsten. När myndigheterna inventerar sina uppgifts- krav kommer de att för vart och ett av kraven tvingas att ta ställning till vilka av de grundläggande uppgifter, som aviseras genom Service- tjänsten, som är nödvändiga för handläggningen av ärendet i fråga. Med uppgiftskrav avses författningsbaserade krav riktade mot företag att lämna uppgifter till myndigheter under regeringen. Upp- giftskraven följer närmare av lag, förordning eller myndighetsföre- skrift. Ett uppgiftskrav kan leda till att flera olika uppgifter behöver lämnas in. Uppgiftslämnande kan ske med viss regelbundenhet eller efter en viss händelse. och näringsidkare avses fysisk eller juridisk person som bedriver näringsverksamhet i . I begreppet innefattas även fysiska eller juridiska personer som avser att bedriva näring, vilande företag samt företag och näringsidkare som är i processen att av- veckla näringsverksamheten. Den myndighet som företag fullgör ett uppgiftskrav gentemot ska anmäla och beskriva uppgiftskravet till den myndighet som an- svarar för registret över uppgiftskrav, dvs. den av utredningen före- slagna . som ansvarar för registret över uppgifts- krav får meddela närmare föreskrifter om vilken information som ska ges in. Det bör inte föreskrivas några inskränkningar i rätten att samla in uppgifter från företagen vid utebliven eller ofullständig anmälan av uppgiftskrav. bör inte få besluta om att myndigheter ska avstå från att samla in uppgifter från företag och inte heller få besluta om krav på samordning av uppgifter mellan myndigheter. Om företagen lämnar samma eller likande uppgift till flera myn- digheter och myndigheterna inte vidtar några gemensamma åtgärder för att underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande får uppmana myndigheterna att samverka. har ingen möjlighet tvinga myndigheterna att vidta några specifika åtgärder. De myndigheter till vilken upp- maningen riktas ska dock redovisa vilka åtgärder som vidtagits i an- ledning av uppmaningen. Informationen i kan användas för att i Servicetjänsten visa vilka uppgiftskrav som är aktuella för företag inom en viss bransch. Genom att skapa Att göra-listor som anpassas till det enskilda företaget ges företagen betydligt bättre överblick över vilka uppgiftskrav som ett enskilt företag har att fullgöra. Även myn- digheterna skulle dra nytta av Att göra-listor om företagen i större utsträckning fullgör sina uppgiftskrav i rätt tid. För att kunna skapa Att göra-listor måste det fortsättningsvis kartläggas om myndigheter- na har kunskap om vilka företag som ska fullgöra ett visst uppgifts- krav så att det går att skapa rättvisande listor för ett enskilt företag. I kapitel 9 beskrivs utrednigningens sammanfattande målbild. Utredningen har även tagit fram en prototyp utifrån den samman- fattande målbilden. Prototypen beskrivs i kapitel 10. Servicetjänsten aktualiserar en mängd olika rättsliga frågor. De regel- verk som framförallt drar till sig uppmärksamhet i detta samman- hang är tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), personuppgiftslagen (1998:204) och de särskilda register- författningarna samt arkivlagen (1990:782). I tillägg till en sedvanlig genomgång av gällande rätt tar den juri- diska analysen sin utgångspunkt i den vägledning för verksamhets- utveckling som E-delegationens fastställde . Vägledningens syfte är att beskriva och förklara för området centrala juridiska frågor, presentera vissa typer av tekniska lösningar (s.k. it-arkitekturer) för att slutligen kombinera juridik och teknik på ett rättsenligt och lämp- ligt sätt. I vägledningen definieras ett antal för e-förvaltningen centrala begrepp med it-tjänster som bas. Vårt förslag till Servicetjänst har i enlighet med vägledningens begreppsapparat inslag av såväl bastjänst- er, ärendetjänster och presentationstjänster. De it-tjänster som utgör Servicetjänsten kommer dock inte leda till att ärenden initieras eller att något uppgiftslämnande fullgörs utan detta sker som hos respektive myndighet. I vår föreslagna infrastruktur ställs det därför något andra krav på tjänsternas uppbyggnad jämfört med de tjänst- er som E-delegationens vägledning i första hand tar sikte på. De it-tjänster som utgör Servicetjänsten inkluderar inte något s.k. eget utrymme som är en förutsättning för de tjänster som beskrivs i vägledningen. Det i vägledningen beskrivna egna utrymmet grundar sig på undantaget i 2 kap. 10 § första stycket tryckfrihetsförord- ningen som innebär att handling som förvaras hos en myndighet en- dast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning inte anses som allmän handling hos den myndigheten. En utgångspunkt för utredningen är att användarnas myndighets- kontakter inte i större utsträckning än bör kunna kartläggas genom den föreslagna infrastrukturen. Om företagen upplever att de på ett negativt vis kartläggs när de använder Servicetjänsten riskerar användandet att minska och de positiva effekterna både för före- tagen och myndigheterna att gå förlorade. Innan den slutliga tekniska lösningen för Servicetjänsten och en första kartläggning av specifikt vilka uppgiftskrav som ska inkluderas i Att göra-listan är det svårt att ta ställning till frågan om sekretess. Vi lämnar därför inte några förslag i denna del. Frågan om behovet av sekretess inom ramen för Servicetjänsten bör därför istället analyseras inom ramen för det fortsatta arbetet med att genomföra våra förslag.Företagsdatamyndigheten kommer att behandla personuppgifter men myndighetens behandling av per- sonuppgifter går att förena med kraven på skydd mot kränkning av den personliga integriteten. föreslås få be- handla personuppgifter bara i den utsträckning som krävs för att kunna driva Servicetjänsten. har inte behov av att behandla känsliga personuppgifter. Vid den tekniska utform- ningen av Servicetjänsten bör läggas stor vikt vid att myndigheten inte samlar in eller på annat sätt behandlar känsliga personuppgifter. Organisation, finansiering och samhällsekonomiska effekter Det bör inrättas en ny myndighet – – med den överordnade uppgiften att verka för att uppnå regeringens mål att minska och förenkla uppgiftslämnandet för företagen. ska genom samråd och tillsyn bidra till att underlätta företagens uppgiftslämnande. ska ansvara för och Servicetjänsten. Till Företagsdatamyndigheten ska knytas ett råd med av rege- ringen utsedda representanter för såväl större som mindre myndig- heter liksom näringslivet med företagens bästa i centrum. Servicetjänsten ska finansieras genom avgifter från anslutna myn- digheter. övriga verksamhet får finan- sieras genom omdisponeringar i statsbudgeten. årliga driftskostnad kan uppskattas till . Investeringskostnaderna för den föreslagna infrastrukturen beräknas uppgå till mellan 31 och 39 miljo- ner kronor. Den årliga driftskostnaden för den tekniska delen av infra- strukturen uppskattas uppgå till . Investerings- och driftskostnader är beräknade under antagande att investerar i en ny fysisk och organisatorisk driftmiljö för systemet. Om systemet i stället inhyses i en existerande driftmiljö hos annan myndighet kan både investeringskostnaden och driftskostnaden förväntas minska. Den arbetsinsats som myndigheterna måste lägga ned för att in- ledningsvis kartlägga uppgiftskraven och hålla dem aktuella är för- hållandevis liten i förhållande till efterföljande arbete med att aktivt arbeta för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande. Den ökade kostnaden för informationshantering som kommer att belasta myndigheterna som ett led i att distribuera eller ta emot information från andra myndigheter har tidigare uppskattats till 2–6 miljoner . Myndigheternas kartläggningsarbete, anpassningar av sina it- system till Servicetjänsten och övriga arbete att samordna uppgifts- kraven får av inom ramen för myndigheternas anslag. Det är förknippat med stora osäkerhetsfaktorer att beräkna nyttan med förslagen. gjorda samhällsekonomiska bedömningar talar emellertid samtliga för att inrättandet av ett Uppgiftskravsre- gister och ett aktivt arbete med att samordna uppgiftskraven för att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande är samhällseko- nomiskt lönsamt. Kostnaderna kommer uteslutande ligga på staten medan nyttorna uppstår hos företagen. The Inquiry has been instructed to present proposals under which information reported by businesses to government authorities would, as a rule, only need to be submitted once, to one place. This concerns information that is required to be reported under an act, ordinance or authority regulation. The remit of the Inquiry includes presen- ting the legal and technical conditions for creating a system which allows information to be used by several authorities and leads to information exchange between the authorities. The report of the Registration Office, Proposal on reduced reporting by businesses (AD 62-1047/2008), on how reporting by businesses to government authorities could be reduced is to serve as a basis for the work of the Inquiry. On 4 2013, the Inquiry submitted an interim report in- cluding a preliminary proposal on how some information that is sub- mitted by businesses to government authorities should, as a rule, only need to be submitted once, and to one place, an account of how the coordination of the continuing efforts to reduce and simplify reporting by businesses can be organised, etc., and an account of the costs of implementing the preliminary proposals. The Inquirys initial considerations A key starting point of the Inquiry, which is reflected in the final proposal on reduced and simplified reporting requirements, is the large number of government authorities and the significant differences that exist in how reporting by businesses to each individual authority is organised. The Inquiry does not see the attempt to standardise the various technical systems and procedures of different authorities as an end in itself. However, within the framework of efforts to reduce and simplify reporting by businesses, it will be necessary to make some adjustments to the authorities existing procedures and technical systems with regard to case processing, etc., in order to achieve the overall objective. To effectively conduct efforts to reduce and simplify reporting by businesses, authorities must ensure that this task has high priority in their day-to-day activities. Experience shows that strong leader- ship and clear management of these efforts at all levels are crucial for a positive outcome. An explicit objective of the Inquirys work is, as already men- tioned, that businesses, as a rule, should only need to submit the information once, to one place. This means that there should be a single entry point for businesses when submitting information. Our work has therefore focused on the initial meeting (the point of contact, interface) between business and authority. Furthermore, we believe that the approach of having a single entry point should mainly build on eServices. Accordingly, we propose the of a that will serve as a single entry point to the authorities eServices concerning businesses and entrepreneurship. However, there should be no case processing within the framework of the . The authorities will be required to connect their eServices (case services) to the . Use of the will not be mandatory for businesses; they can contact the eServices of each authority directly or meet their reporting obligations in another way if possible. Experience shows that the authorities strive to ensure that re- porting is completed on the initial contact. Simplification efforts should therefore focus on identification and contact information and other basic information about businesses that authorities often request in connection with reporting. Such frequently requested information should be shared between the authorities in a simple and rapid within the framework of the so that businesses do not need to repeat it.