sou · H1B380 · 2013-12-05 00:00:00 — Frågan är om inte detta utrymme, trots att det tekniskt förvaras hos en myndighet, just på grund av att det inrättats för att vara ett privat eget utrymme tillhör det privat- eller fa- miljeliv, hem, och den korrespondens som åtnjuter skydd enligt lagen (1994:1219) om den europeiska konventionen angående skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläg- gande friheterna; se art. 8, som inte kan inskränkas annat än genom lag och då inte i vidare mån än vad som i ett demokratiskt samhälle är nödvändigt med hänsyn till de särskilda intres- sen som anges i artikeln. Konventionen gäller som lag i och lag eller annan föreskrift får, som framgår av 2 kap 19 § regeringsformen, inte meddelas i strid med konventionen. Ef- tersom offentlighetsprincipen är grundlagsfäst har dock sekretess inte ansetts kunna grundas direkt på konventionen (se RÅ 2006 ref 87). har det förutsatts att konventionens in- nehåll kan påverka tolkningen av svensk lag genom s.k. fördragskonform tolkning (prop. 1993/94:117 s. 37, jfr NJA 1998 s. 838). Även om det är avsett att sekretessregler i allmänhet ska tolkas restriktivt finns det mot denna bakgrund anledning att beakta de möjligheter som kan finnas att tolka enskilda sekretessbe- stämmelser så att svensk rätt bringas stå i överensstämmelse med konventionen. En förutsättning för att myndigheter ska kunna tillhandahålla egna utrymmen åt enskilda är att innehavaren av utrymmet kan lita på att handlingar där förvaras på ett säkert sätt och omfattas av tystnadsplikt och förbud mot att lämna ut dem, om det skulle visa sig att de är allmänna. Det finns därför behov av en sekretessreglering av uppgifter i eget utrymme. Det kan visserligen inte uteslutas att uppgifter i det egna utrymmet redan är sekretessreglerade enligt t.ex. 40 kap. 5 § eller 31 kap 12 § OSL. Rättsläget är emellertid osäkert. En möjlighet skulle kunna vara att anpassa 31 kap 12 § OSL. Den närmare utformningen av en sådan för- fattningsändring kräver ytterligare överväganden. I förtydligande syfte presenteras här dock hur en sådan ändring skulle kunna se ut. Sekretess gäller för uppgift som avser provning, bestämning av egenskaper eller myckenhet, vär- dering, vetenskaplig, teknisk, ekonomisk eller statistisk undersökning eller annat sådant upp- drag som myndigheten utför för en enskilds räk- ning, om det måste antas att uppdraget har läm- nats under förutsättning att uppgiften inte röjs. 1. uppgift som avser provning, bestämning av egenskaper eller myckenhet, värdering, vetenskaplig, teknisk, ekonomisk eller statistisk undersökning, som myndigheten utför för en enskilds räkning eller annat sådant uppdrag, och 2. uppgift som en myndighet endast i servicesyfte förvarar eller annars behandlar för en enskilds räk- ning i myndighetens datasystem,22 om det måste antas att uppdraget har lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs. Sekretessen gäller inte om intresset av allmän kännedom om förhållande som rör människors hälsa har sådan vikt att uppgiften bör lämnas ut. Sekretessen gäller dock för uppgift från uppdragsverksamhet inom universitet och högskolor. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst . och högskolor gäller sekretessen dock i högst . Hos gäller sekretessen i högst . kända och inarbetade former för att bedriva förvaltningsverksamhet blir visserli- gen ersatta med helt eller delvis automatiserade förfaranden när myndigheter byter ut tradit- ionella metoder för att kommunicera mot e-tjänster o.l. Att författningsregleringen och be- greppsbildningen i en sådan miljö delvis framstår som mångtydig, vag och svår att tillämpa får emellertid inte hindra arbetet med att utveckla nya tekniska och administrativa lösningar som efterfrågas i samhället. Arbetet behöver istället samordnas och utvecklas proaktivt, med meto- der och synsätt som är enkla att förstå och som kan bidra till regelförenkling, minskad byrå- krati och lägre kostnader. Myndigheterna behöver möta rättsliga hinder eller be- gränsningar på ett enhetligt och vedertaget sätt. – Beaktas inte dessa förutsättningar från bör- jan kan färdiga systemlösningar visa sig svåra och dyra, ibland till och med omöjliga, att göra rättsenliga. Det är från dessa utgångspunkter som denna promemoria har tagits fram. Tanken med använ- darens eget utrymme är att innehavaren ska kunna använda detta utrymme exklusivt. Den myndighet som administrerar utrymmet tekniskt ska inte få ha åtkomst till innehållet. Skulle innehållet i sådana utrymmen anses som ingående i en eller flera allmänna handlingar som är offentliga skulle meningen med den nya infrastrukturen förfelas. När det finns en kvarstående osäkerhet om 2 kap. 10 § TF kan tillämpas på det sätt myndig- heterna har förutsatt behöver det övervägas om någon bestämmelse om sekretess kan tilläm- pas och – om så inte är fallet – vilka författningsändringar som kan behövas för att förbjuda utlämnande av sådana handlingar. Oavsett hur denna bedömning utfaller kan en bestämmelse om sekretess behöva införas för att säkerställa en tystnadsplikt för dem som hanterar de tek- niska system där egna förvar finns. 22 Jfr hur uppgifter i kopior som genererats i visst datasystem sekretessregleras i 18 kap. 14 § OSL. IT-systemstruktur och IT-relaterade kostnader för gemensamt uppgiftslämnande Intressenter och deras mål.................................................................................. Införande – Nuläge ............................................................................................. Införande – Önskat framtida läge...................................................................... Logisk Översiktsvy - Fas 1 ................................................................................ Komponenter - Fas 1.......................................................................................... Logisk Översiktsvy - Fas 2 ................................................................................ Komponenter – Fas 2 ......................................................................................... Logisk översiktsvy – Fas 3 ................................................................................ Komponenter - Fas 3.......................................................................................... Kvalitet på tjänster ............................................................................................. Informationsmodell - Informationsområden ................................................... Processer per huvudintressent......................................................................... Kostnadsberäkningar – Systemutveckling ...................................................... Kostnadsberäkningar – Infrastruktur ............................................................... Säkerhetslösning – Autentisering (e-legitimation).......................................... Säkerhetslösning – Auktorisering (Behörigheter)........................................... Spridnings och hämtningssystemet – SHS ..................................................... Utredningar inför genomförande ...................................................................... Gemensam uppgiftslämning syftar till att förenkla svenska företags uppgiftslämnande till myndigheterna genom att så långt som möjligt säkerställa att uppgifter bara behöver lämnas en gång, att inlämnade uppgifter återanvänds mellan myndigheterna och att myndigheternas uppgiftskrav så långt som möjligt har samordnats. För att hantera det gemensamma uppgiftslämnandet har regeringen tillsatt (N2012:01) under ledning av vilken bland annat har till uppgift att redovisa de rättsliga och tekniska förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informationsutbyte mellan myndigheterna. Denna förstudie undersöker som en del av detta arbete den IT-struktur som skulle krävas för att införa ett samarbetsorgan för att samordna arbetet med definitioner, uppgiftskrav och förenklingar för företagen att fullgöra påbjudna uppgiftskrav, samt kostnaderna för detta. Införandet syftar ytterst till att stärka det svenska näringslivet och är således inte en del av den digitala agendan men behöver inte desto mindre förhålla sig till den, inte minst genom att ta E-delegationens vägledningar i beaktande. Samordningsorganet har även ansvar för samordning och samråd m.m. mellan uppgiftsanvändande myndigheter och behöver verktyg för att kunna hantera detta. Under förstudien har de resurser som krävs för att bygga upp som hanterar de uppställda kraven definierats och kostnadsberäknats i syfte att ge en tydlig indikation om den totala storleken på kostnaderna, snarare än en detaljerad redovisning av de ingående komponenterna. Detta för att skapa utrymme för det fortsatta arbetet med att detaljspecificera den tekniska lösningen. Den lösning som tagits fram och kostnadsberäknats har baserats dels på ett antal övergripande krav som specificerats under arbetets gång, dels på ett antal antaganden av varierande osäkerhetsgrad som gjorts i syfte att få fram en beräkningsgrund. De särskilt kostnadsdrivande faktorer som framkommit är: säkerhetslösningen, både vad gäller inloggning med e-legitimation och behörigheter för användare, integrationen med de olika myndigheterna och mängden transaktioner som behöver hanteras. Inom hanteringen av säkerhetslösningar pågår ett antal omfattande initiativ och utredningar, varför möjligheten att kostnadsberäkna dessa lösningar är behäftad med en hel del svårigheter. Dessutom saknas ett statligt avropsavtal för e-legitimation i avvaktan av resultatet av pågående utredningar. Kostnaden för utbyte av information mellan myndigheterna, inte minst via Spridnings och hämtningssystemet (SHS), behöver även den utredas och förhandlas ytterligare så snart mer detaljerade krav och förutsättningar specificerats i samverkan med de olika myndigheterna. Beträffande drift av IT-systemstrukturen så bör denna utredas separat av den organisation som tillsätts för att hantera detta. De beräkningar som gjorts i denna rapport visar kostnaden för drift i egen regi, vilket kan antas vara ett övre tak för hur stor kostnaden kan tänkas bli. Kostnader för informationssystem och infrastruktur för en lösning hanterar de uppställda kraven finns sammanställd och beskriven i sina delar i slutet av denna rapport. Denna förstudie har som uppgift att ta fram ett kostnadsförslag för den IT-infrastruktur som ett Samordningsorgan (SO) med ansvar för driva e-tjänster för gemensam uppgiftsinlämning behöver. Samordningsorganet har även ansvar för samordning och samråd m.m. mellan uppgiftsanvändande myndigheter och behöver verktyg för att kunna hantera detta. Som underlag för kostnadsuppskattningarna för en har en sammanställning av kända krav genomförts. Önskade prestanda och kvalitetskrav Utifrån dessa krav har härletts en IT-infrastruktur som förmodas kunna uppfylla kända krav. Den framställa redogörelsen är avsedd att utgöra en tydlig fingervisning om de totala kostnaderna för IT-delarna av etablerandet av ett samordningsorgan, med särskilt fokus på de mer kostnadsdrivande faktorerna. Den exakta konfigurationen och kostnadsfördelningen samt en projektplan för införande kommer att behöva definieras i detalj inför ett införande, då kraven är mer precist kända. Ytterligare ett syfte med dokumentationen är att den ska kunna ligga till grund för det fortsatta arbetet och över tiden uppdateras och kompletteras till en fullständig systembeskrivning. Den nya organisation som har till uppgift att hantera det samordnade Ingående definition av ett enskilt begrepp t.ex Organisationsnummer Sammanställning av uppgifter som ett företag enligt författning är skyldig att rapportera till en myndighet, t.ex Skattedeklaration Sammanställning av grunduppgifter om ett företag. adress, men inte uppgifter rörande pågående ärenden. Hantering av aviseringar för uppgiftskrav för enskilda företag Intressenter och deras mål Enklare uppgiftslämnande i syfte att Uppnå högre effektivitet i form av mindre tidkrävande krångel (och mindre irritation) Måluppfyllnad mäts genom: Indikatorer för kostnader och irritation o Jmf med MALIN-databasens kostnadsberäkningar Måluppfyllnad mäts genom: Samordningsvinster för att uppnå: Högre kvalitet i ärendehanteringen o Bättre kvalitet på data o Materiellt korrekt hantering av ärenden Måluppfyllnad mäts genom: (i förlängningen Regeringen) Enklare uppgiftslämnande i syfte att Förbättra villkor och konkurrenskraft för svenskt näringsliv Måluppfyllnad mäts genom: Övriga intressenters aggregerade mål Krav 1: Företag ska bara behöva lämna en uppgift en gång Kommentar: Regeringens långsiktiga mål är att detta ska vara huvudregeln 2020 Krav 2: Det ska finnas en teknisk lösning där myndigheter kan hämta företagsuppgifter Antagande: Det behövs en knutpunkt för datasamverkan, och utredningens tolkning är att data behöver lagras gemensamt. Krav 3: Det ska finnas en teknisk lösning där myndigheter kan dela företagsuppgifter mellan sig Krav 4: Data skall vara av med tillräcklig kvalité för att på så sätt kunna användas av de olika myndigheterna i sin verksamhet. Data behöver inte minst vara: o Heltäckande (samtliga näringsidkare) o Uppdaterat oUttryckt på ett standardiserat sätt Ex. vis postnummer som XXX XX Krav 5: Datalagringen skall kunna hålla historik för att på så sätt kunna användas av de berörda myndigheterna i sin verksamhet. Källa: Kan sägas följa av vissa uppgiftskrav Krav 6: Myndigheter ska hämta/återanvända uppgifter från det gemensamma lagringsstället istället för att begära in dem från företagen (där så är möjligt) Källa: Direktivet. Följer av ett minskat uppgiftslämnande i direktivet Krav 7: Varje uppgift i den tekniska lösningen skall vara tillräckligt väl definierad och dokumenterad för att kunna återanvändas Källa: Direktivet, där det framgår att utredningen med utgångspunkt i kartläggning ska föreslå i vilken utsträckning uppgifter behöver samordnas. Processen som hanterar detta måste ha adekvata verktyg SO måste ha befogenhet att hantera och avgöra detta. Krav 8: Det ska vara möjligt för myndigheterna att ta del av och samråda kring definitioner och uppgiftskrav. Källa: Direktivet där det framgår att uppgiftskraven ska ha en god och enhetlig beskrivning och myndigheternas arbete kring uppgiftskrav ska samordnas. Vi tar nu inte ställning till hur uppgifter och uppgiftskrav ska uttryckas. E-delegationen bedriver ett arbete om semantisk interoperabilitet som ännu inte är klart Krav 9: Det ska finnas en teknisk lösning där varje företag kan se aktuella uppgiftskrav för dem Källa: Direktivet, inte direkt uttryckt, men följer i någon mån av kravet att förenkla uppgiftslämnandet. Krav 10: Företag ska kunna ta del av och rätta de uppgifter som finns lagrade om dem via den centrala åtkomstpunkten. Källa: Följer av förvaltningsrättsliga principer. Behövs också för att företagen ska känna sig bekväma med att använda lösningen. Fyller också syftet att förenkla för företagen. Företag får endast uppdatera uppgifter som de är behöriga att uppdatera Krav 11: Uppgiftskrav ska vara väl kartlagda och samlade Källa: Direktivet, där det framgår att utredningen ska använda sig av kartläggning av begrepp som lämpar sig att återanvända. Följer också av direktivets krav på samråd och samordning. Utredningen ska beakta hur en god och enhetlig beskrivning av uppgiftskraven ska kunna vidmakthållas. Leder till att uppgiftskraven bör hållas i ett register Krav 12: hantering av uppgifter måste följa gällande regelverk gällande offentlighet, sekretess, arkivering och gallring, ärendehandläggning och behandlig av personuppgifter. Främst en juridisk fråga Vi antar att detta krav inte driver några behov av tekniska funktioner. Detta kommer dock att utredas vidare under etapp två. Krav 13: framtagna tekniska lösningar bör följa gemensamma standarder för e-myndigheter som tas fram genom e-delegationens försorg Beakta de riktlinjer för säkert informationsutbyte Vägledning för automatiserad samverkan som E-delegationen gett ut Beakta vikten av att en förvaltningsgemensamma utvecklingen hålls samman svårt att härleda att detta ställer krav på nya funktioner Viss definition av meddelandehantering finns Krav 14: skall föra register över uppgiftskrav som följer av lagar, förordningar och föreskrifter Krav 15: framtagna tekniska lösningar skall kunna hantera två typer av uppgiftskrav, återkommande förutsägbar inrapportering och oregelbunden som är en konsekvens av en frivillig handling. Källa: Härleds från uppdraget att förenkla för företagen Krav 16: framtagna tekniska lösningar behöver kunna ha funktionalitet och prestanda som innebär Möjlighet att hantera den stora mängd transaktioner som verksamheten genererar 100 000 000 inlämningstillfällen med motsvarande aviseringar Möjlighet att hantera upp till 2000 inloggade användare Se vidare nedan Källa: Direktivet Lösningen skall vara tekniskt verifierad och effektiv Antaganden: Servicefönster goda möjligheter utanför kontorstid Under kontorstid höga krav på tillgänglighet. Verksamhetskritiskt vid driftstopp som överstiger en arbetsdag. Hantering av felmeddelanden för myndigheter som nyttjar systemet. Kan innebära ett möjligt behov av att kunna hantera transaktionell uppdatering av företagsuppgifter Standarder för överförandet av information behövs Prestandakraven skärps över tiden för varje fas Prestandakraven är särskilt kritiska vid vissa tider Krav 17: Samordningsorganets tekniska miljö skall vara uppdelad i olika miljöer för utveckling, test och produktion. Källa: Vägledning för automatiserad samverkan Det ska finnas en testversion av varje tjänst som är externt tillgänglig. Krav 18: Säkerhetslösningar för att förhindra obehörig tillgång till data skall finnas Källa: Vägledning för automatiserad samverkan E-legitimation skall användas Elektronisk signering Oklart vad som faktiskt krävs har exempelvis SCB en FTP-server utan särskilda säkra kanaler Intrångskontroll Krav 19: Funktionalitet för att sammanställa samordnade grunduppgifter för företag från ett antal utpekade källsystem Främst , , SCB Krav 20: Funktionalitet för att registrera behov av nya uppgiftsdefinitioner och uppgiftskrav via myndighetsportalen Krav 21: Funktionalitet för att ta fram statistik över systemets användning Behovet nämns i direktivet men behöver utredas vidare Kopplat till utredningens uppdrag att ta fram indikatorer för att beskriva nyttan med förslaget. Tillgång till Rapportverktyg och lösning bör finnas Krav 22: Informationsutbytet bör kunna skräddarsys efter informationsbehovet. Leverans av data ska kunna ske utifrån de definierade uppgiftskraven Bidrar till att säkerställa att den som nyttjar informationen endast får tillgång till den information som är relevant för uppgiftskravet Grundläggande administrativa IT-system ligger inte inom ramen för de kostnadsberäkningar som görs för Samordningsorganets IT-system. Ekonomisystem ligger inte inom ramen för IT-kostnader, utan löper på myndighetens andra kostnader System för diarieföring ligger heller inte inom ramen för IT-kostnader Dokumenthantering behöver inte något särskilt verktygsstöd Det finns ingen central tjänst för företagens uppgiftslämning Utgångspunkten för arbetet är att samordningsorganet och dess tekniska miljö kommer att byggas upp från grunden planeras bygga på redan existerande myndighetsstrukturer och ärendehanteringen är tänkt att hanteras av de tjänster som respektive myndighet tillhandahåller via hänvisningar till dessa. Införande – Önskat framtida läge En gemensam infrastruktur för att förenkla företagens uppgiftslämnande i form av en modern och välutvecklad teknisk plattform som säkerställer högt ställda krav på säkerhet, tillgänglighet och rättsäkerhet är införd. Ett samordningsorgan med ansvar för förvaltning av infrastruktur och information samt för samordning och samråd m.m. mellan uppgiftsanvändande myndigheter är upprättat. En etablerad samordningsorganisation är införd. Myndighetsgemensamma informationsbegrepp och definitioner är väl definierade och etablerade. oFirmatecknare, anställd eller ombud för ett företag oSchemalagda körningar i systemet oExtern server för validering av e-legitimation oTar fram kommersiella lösningar utifrån av SO publicerade data. AF01 Logga in med e-legitimation Användningsfallet utförs då ett företag eller myndighet loggar in i systemet. Säkerhet hanteras för flera typer av roller o Enskild företagare o Anställd hos företag o Ombud för företag o Handläggare hos myndighet AF02 Logga in internt Användningsfallet utförs när administrativ personal hos SO loggar in i systemet o Handläggare eller AF03 Autentisera pgm-pgm kommunikation Användningsfallet utförs när ett system hos en myndighet autentiseras i systemet Användningsfallet utförs när handläggare hos en myndighet registrerar en ny uppgiftsdefinition i systemet Användningsfallet utförs när administrativ personal hos SO registrerar eller uppdaterar en uppgiftsdefinition i systemet Användningsfallet utförs när handläggare hos en myndighet registrerar ett nytt uppgiftskrav i systemet Användningsfallet utförs när administrativ personal hos SO registrerar eller uppdaterar ett uppgiftskrav i systemet AF08 Fullgör aktuellt uppgiftskrav Användningsfallet utförs när ett företag fullgör ett myndighetsinitierat uppgiftskrav via e- tjänsten Aktuella uppgiftskrav AF09 Ansök och anmäl Användningsfallet utförs när ett företag fullgör ett företagsinitierat uppgiftskrav via e- tjänsten Ansök och anmäl Användningsfallet utförs när SO laddar registret för samordnade uppgifter med företagsinformation från utvalda myndigheter AF11 Underhåll grunduppgifter (e-tjänst) Användningsfallet utförs när ett företag uppdaterar sina uppgifter i registret samordnade uppgifter via e-tjänsten Underhåll grunduppgifter AF12 Underhåll grunduppgifter (fil) Användningsfallet utförs när ett företags uppgifter uppdateras i registret samordnade uppgifter via filgränssnittet AF13 Hämta grunduppgifter (e-tjänst) Användningsfallet utförs när en myndighet hämtar ett företags uppgifter online via tjänsten Hämta grunduppgifter AF14 Hämta grunduppgifter (fil) Användningsfallet utförs när en myndighet hämtar ett företags uppgifter online via filgränssnittet AF15 Avisera aktuella uppgiftskrav Användningsfallet utförs när en myndighet aviserar ett företags uppgiftskrav via tjänsten Avisera aktuella uppgiftskrav AF16 Avisera fullgjorda uppgiftskrav Användningsfallet utförs när en myndighet aviserar att ett företag fullgjort ett uppgiftskrav via tjänsten Avisera fullgjorda uppgiftskrav Användningsfallet utförs när SO handläggare registrerar eller uppdaterar användare och deras behörigheter i systemet. Behovet och utformningen av denna funktion kommer att vara en del av utredningen av auktoriseringen av användare. Användningsfallet utförs när en administratör på SO schemalägger och hanterar batchkörningar i systemet. AF19 Ta fram statistik Användningsfallet utförs när en administratör på SO tar ut statistik ur systemet. AF20 Ta del av grunduppgifter Användningsfallet utförs när en PSI-intressent tar del av publicerade företagsuppgifter i systemet. AF21 Gallra samordnade uppgifter Användningsfallet utförs när en administratör på SO gallrar lagrade uppgifter ur registren. AF22 Producera grunduppgifter (fil) Användningsfallet utförs när systemet producerar en fil innehållande företagsuppgifter för vidare leverans till slutanvändare. Användningsfallet utförs när helpdesk på SO via ett gränssnitt mot systemet kan hjälpa en användare genom att guida dem genom ett problem. Figur 1 Grafisk illustration av systemanvändningsfallen. Figur 2 Logisk översiktsvy Den logiska översiktsvyn har sammanställts utifrån rav och användningsfall och är tänkt att ge en överblick över ett tänkt informationssystems ingående delar och hur de förhåller sig till varandra.