sou · H0B393d2 · 2013-01-01 00:00:00 — Vid tre hov- rätter har antalet domstolsekreterartjänster minskat sedan reformen trädde i kraft. En hovrätt har gett uttryck för bedömningen att den sammanlagda arbetsbördan för domstolssekreterarna har minskat ganska påtagligt. Många hovrätter har upp- gett att det har uppkommit ett ökat behov av föredraganden och fiskaler. Även behovet av teknikkunnig personal har ökat efter reformen. I princip samtliga hovrätter har påtalat ett behov av fler salar med videokonfe- rensutrustning. Hovrätterna har tillfrågats om hur de tror att förhandlingstiderna och omloppstider- na kommer att påverkas på grund av de förändringar som EMR medför. De flesta hovrätter har uppgett att reformen har lett till längre förhandlingar. Ut- vecklingen kopplas samman med att förhören i hovrätten tidigare var mer kon- centrerade och att hovrätten får ta del av fler uppgifter än vad som annars hade varit fallet. En hovrätt har angett att förhandlingstiderna har blivit något kor- tare . När det gäller den framtida utvecklingen tror de flesta att förhand- lingarna fortsättningsvis kommer att ta mer tid i anspråk än före reformen. I viss mån kan det motverkas genom ett bättre utnyttjande av möjligheten till hänvis- ning, fler avgöranden på handlingarna och en bättre indexering av förhören från tingsrätternas sida. När det gäller omloppstiderna är det en samstämmig uppfattning att reformen har bidragit till att dessa har kunnat förkortas, särskilt när det gäller tvistemål och ärenden. Förutom det utvecklade systemet med prövningstillstånd bidrar färre in- ställda förhandlingar och fler avgöranden på handlingarna till en sådan utveckling. ÖVERVÄGANDEN, SLUTSATSER OCH FÖRSLAG 5 Överväganden, slutsatser och förslag Projektgruppens uppdrag har varit att utvärdera reformen En modernare rätte- gång ur ett resursfördelningsperspektiv och bedöma vilka effekter reformen har haft för domstolarnas resursbehov. För att möjliggöra en sådan bedömning har vi emellertid sett det som lämpligt att låta utredningen omfatta en utvärdering ur ett vidare perspektiv. Vi har därför försökt ta reda på hur reformens olika delar har kommit att tillämpas av domstolarna och kartlägga samtliga effekter som re- formen har gett upphov till för domstolarna. Därefter har vi försökt analysera vad dessa effekter kan ha haft för betydelse när det gäller resursbehovet. Under- laget utgörs i huvudsak av de uppgifter som domstolarna har lämnat till projekt- gruppen inom ramen för projektet, uppgifter som framgår av sådant skriftligt material som domstolarna har upprättat med anledning av reformen samt upp- gifter hämtade från statistikprogrammet . Vår uppgift har alltså inte varit att bedöma de allmänna domstolarnas totala re- sursbehov eller hur detta har förändrats efter reformen, utan enbart att bedöma hur effekterna av reformen har påverkat det totala resursbehovet. Det innebär att vi till exempel inte har tagit hänsyn till den ökade måltillströmningen, förändringar när det gäller målens omfattning eller andra förändringar i regelverken som kan ha betydelse för domstolarnas verksamhet. Även dessa faktorer är naturligtvis av stor betydelse vid bedömningen av domstolarnas resursbehov, men omfattas alltså inte av uppdraget. Det bör också anmärkas att det kontinuerligt sker en utveckling på olika områden som ingår i reformen och som påverkar domstolarnas verksamhet och deras resursbehov. Till exempel kan andelen meddelade prövningstillstånd förväntas öka över tiden. En del av vår bedömning utgår från vad som kan utläsas av statistiken. Vi är emel- lertid medvetna om de svagheter som finns i statistiksystemet och att antalet fel- källor är relativt stort när det gäller vissa uppgifter i . Vi har försökt att väga in även det vid vår bedömning. Ytterligare en faktor som i inte ringa mån begränsar resultatet av utredningen är det förhållandet att reformen har varit i kraft . På flera sätt kan det sägas vara för tidigt att utvärdera reformen och vissa effekter av re- formen har ännu inte har hunnit visa sig fullt ut. I de följande avsnitten redovisas våra överväganden och slutsatser framförallt när det gäller reformens betydelse för den praktiska verksamheten vid domstolarna och, i den mån det är möjligt, även när det gäller vilken betydelse reformens olika delar har haft för domstolarnas resursbehov. Efter varje avsnitt lämnas förslag på olika åtgärder som vi tror kan bidra till en effektiv handläggning av målen och ett bättre utnyttjande av reformen. I kapitel 6 lämnas en sammanfattande redovisning av vår bedömning när det gäller reformens betydelse för det totala resursbehovet vid tingsrätt och i hovrätt. 5.2Ljud- och bildteknik i rättegången En avsikt med reformen var att åstadkomma ett bättre utnyttjande av den mo- derna tekniken. Förändringarna i regelverket har också inneburit en ökad an- vändning av olika former av teknisk utrustning vid domstolarna. spelas i princip varje förhör i tingsrätten in på video, för att sedan spelas upp vid en eventuell prövning av målet i hovrätten. Även videokonferens förekommer re- gelbundet vid både tingsrätt och hovrätt. De nya rutinerna innebär att domstols- ÖVERVÄGANDEN, SLUTSATSER OCH FÖRSLAG anställda numera - mer eller mindre - kommer i kontakt med teknik som de tidigare inte hade tillgång till. När det gäller tillgången på teknik har det redan påtalats att samtliga domstolar inte har tillgång till videokonferensutrustning. Till exempel står några tingsrätter än så länge utan sådan utrustning, vilket naturligtvis begränsar reformens praktiska genomslag. De domstolar som har sådan teknik installerad i någon eller några för- handlingssalar vill ha tillgång till mer utrustning och helst i alla förhandlingssalar. Av de svar som domstolarna har lämnat på enkäten framgår att tekniken överlag har fungerat väl, eller som det uttryckts av vissa domare till och med bättre än vad man hade förväntat sig. Det överensstämmer också med den bild som vi har fått förmedlad till oss vid våra domstolsbesök. Den utrustning som har fungerat mind- re bra, och därmed gett upphov till visst merarbete för domstolarna, är tekniken för videokonferens. Flera domstolar har rapporterat om återkommande strul i samband med videokonferenser, särskilt när en uppkoppling ska ske mot externa aktörer (t.ex. en åklagarmyndighet eller ett häkte). När det gäller tekniken för ljud- och bildupptagningen har flera domstolar påtalat problemet med att det inte går att spela in det som visas på dokumentkameran un- der en förhandling. Det är en begränsning i tekniken som gör det mer komplicerat, eller i vart fall mer omständligt, att fånga upp sådant som förevisas under förhand- lingen i tingsrätten på bildupptagningen. Det problemet är emellertid känt för och hanteras inom ramen för ett annat projekt. Vidare har det påtalats att ljudupptagningen ofta är dålig när det förekommer tolkning under ett förhör. Även detta är ett känt problem för . Fle- ra andra tekniska problem av varierande karaktär har fångats upp av Domstolsver- ket, se t.ex. utvärderingsrapporten av hovrättsprocessen ur ett EMR- perspektiv (dnr 736-2009). Teknikanvändningen har inneburit ett nytt moment i arbetet för de domstolsan- ställda. På många domstolar har reformen inneburit att någon ur personalen har fått ett särskilt ansvar för tekniken och därmed en ny arbetsuppgift. Det varierar från domstol till domstol vad ansvaret innebär i praktiken. T.ex. utför expeditions- vakterna på några av landets större domstolar regelbundna, i vissa fall dagliga, kon- troller av den tekniska utrustningen i salarna. Därutöver kallas de till förhandlings- salarna när något tekniskt problem uppstår. Problemen kan vara av varierande ka- raktär och beror ofta på handhavandefel, men innebär att de teknikansvariga måste rycka ut . På de domstolar som har teknikkunnig personal fungerar handhavandet av den nya tekniken i stort sett tillfredsställande. Enligt domstolarna löser man de flesta problem som uppstår med hjälp av den egna personalen. I övriga fall vänder man sig till IT-support eller till det företag som ska stå för det löpan- de underhållet av utrustningen.2 Några domstolar saknar personal med särskild teknisk kompetens. I stället har domstolssekreterare gjorts ansvariga för tekniken. Dessa har fått viss utbildning för att kunna bära teknikansvaret och sköter uppgiften efter bästa förmåga. Sekre- terarna själva upplever emellertid att deras kunskap ändå är otillräcklig för att fullt ut tillgodose domstolarnas behov av intern teknisk kompetens. 2 Vissa domstolar har framfört kritik mot att företagen inte alltid är placerade i närheten av domstolens lokaler och att det därför kan ta innan ett fel kan åtgärdas. ÖVERVÄGANDEN, SLUTSATSER OCH FÖRSLAG ras att de domstolar som saknar en resurs i form av personal med särskild teknik- kompetens är mer sårbara och klarar tekniska problem sämre än andra domstolar. En omständighet som i någon mån kan vara resurskrävande för domstolarna är det ökade behov av utbildning för personalen när det gäller hanteringen av den tekniska utrustningen som flera domstolar har påtalat (se mer nedan under avsnitt 5.2.6). 5.2.2Behovet av särskild protokollförare Flera domstolar – de flesta hovrätter - har uppgett att den ökade teknikanvänd- ningen har lett till ett ökat behov av särskild protokollförare vid förhandlingarna. Det innebär att en domare som tidigare ansåg sig både kunna delta i rätten och sköta protokollföraruppgifterna under förhandlingen numera, på grund av tekni- ken, inte anser sig kunna göra det. I stället engageras företrädesvis en fiskal eller en notarie för att sköta uppgiften. Behovet är särskilt påtagligt om det förekommer videokonferens under förhandlingen. Trots det påtalade behovet verkar det i praktiken inte ha skett någon stor föränd- ring på domstolarna vad gäller protokollförarskapet. Vid våra besök på hovrätter- na har fiskalerna i princip enhälligt önskat mer förhandlingstid med hänvisning till sitt utbildningsbehov. De anser alltså att de för sällan anlitas som protokollförare. I genomsnitt tjänstgör en fiskal som protokollförare under en förhandlingsdag . Inte heller sekreterarna verkar sitta mer i förhandling . Notari- erna vid tingsrätterna engagerades redan tidigare regelmässigt som protokollförare. I några fall har även andra skäl till en sådan förändring, d.v.s. att oftare anlita en särskild protokollförare, än tekniken framförts. Till exempel har några domare hänvisat till en allmän strävan efter att renodla domarrollen och andra till det för- hållandet att fiskaler och sekreterare i hovrätten till följd av verksamhetsföränd- ringar har mer tid att sitta med som protokollförare . Av de uppgifter som vi har fått del av framgår sammanfattningsvis inte annat än att användningen av särskild protokollförare i tingsrätt och hovrätt i praktiken inte har förändrats på något märkbart sätt genom reformen. 5.2.3Närmare om videoinspelningen i tingsrätten En förutsättning för att reformens syfte ska uppnås är att inspelningarna i tingsrät- ten blir så bra att hovrätten kan använda materialet för sin prövning. För att kunna ta tillvara teknikens fördelar måste den som sköter inspelningsutrustningen känna till dess olika funktioner och veta vad som är viktigt att tänka på (t.ex. att justera kamerans riktning och zooma in det som förevisas under ett förhör). Vidare be- sparar det domstolarna resurser om inspelningen sker så att hovrätten inte behö- ver ta del av mer än vad som är nödvändigt för hovrättens prövning (vilket förut- sätter att protokollföraren startar och namnger nya inspelningar alternativt indexe- rar förhöret, se mer ovan under avsnitt 4.3.2). Att tekniken används på rätt sätt är alltså viktigt av flera skäl. Det förhållandet att förhören spelas in på video i tingsrätten har medfört visst merarbete för protokollföraren. Det tillkommande arbetet i tingsrätten uppvägs emellertid mer än väl av nyttan av detsamma i hovrätten. Under utredningen har det framkommit att inspelningarna skulle kunna hålla en än högre kvalitet och att det regelmässigt saknas indexering i förhören och ofta även namngivning av nya inspelningar. Flertalet domare i hovrätten har påtalat att de ganska ofta tvingas ta del av material som inte har med målet i hovrätten att göra. rör det sig om långa förhör som behandlar ett antal händelser, men där hovrättens prövning begränsar sig till endast en händelse. På grund av hur förhö- ÖVERVÄGANDEN, SLUTSATSER OCH FÖRSLAG ret och inspelningen i tingsrätten har skett går det emellertid inte att i förväg ur- skilja den för hovrätten relevanta händelsen, och därför måste hela förhöret spelas upp med bl.a. ökad förhandlingstid som följd. Hovrätterna har även lämnat exem- pel på vissa handhavandefel som är vanligt förekommande, såsom att förhörsper- sonen filmas i motljus vilket skapar en mörk bild, att ljud- och mikrofoninställ- ningarna inte anpassas efter situationen vid förhandlingen samt att handlingar som förevisas för rätten inte finns med på bildupptagningen. För att höja kvaliteten på inspelningarna måste utbildningen för notarierna (proto- kollförarna) bli bättre så att de förstår vad de ska göra under en inspelning och var- för det ska ske. Flera notarier som vi har talat med har emellertid uppgett att de inte alltid hinner med att t.ex. flytta kameran eller indexera under ett förhör, och att de inte vill störa förhandlingen genom att påpeka det. De har förklarat att de är rädda för att uppfattas som besvärliga eller för att ta för mycket plats under för- handlingen. För att öka kvaliteten på inspelningarna måste således även ett bättre samspel mellan protokollföraren och ordföranden komma till stånd. Ordföranden måste visa en större förståelse för protokollförarens arbetsuppgifter och ta sin del av ansvaret för att inspelningen ska bli så bra som möjligt. Ordföranden bör även genom en god processledning försöka se till att förhöret blir så strukturerat som möjligt och att det, i den mån det är möjligt, behandlar en åtalspunkt, rättslig grund eller omständighet i taget. Flera hovrätter har på olika sätt engagerat sig för att få till stånd en dialog med tingsrätterna om hur inspelningarna lämpligen bör ske och därmed åstadkomma en förhöjd kvalitet på desamma. En hovrätt har sammanställt enkla och tydliga in- struktioner för inspelningen där det framgår vad man som protokollförare bör tänka på. Instruktionerna, som är avsedda att ligga i tingsrätternas förhandlingssa- lar, har sedan plastats in och erbjudits tingsrätterna (se bilaga 4). Enligt hovrätten har efterfrågan varit stor och en förbättring av kvaliteten på inspelningarna har kunnat märkas. Några hovrätter har ordnat särskilda möten med representanter från tingsrätterna där vanliga handhavandefel har behandlats. Några av de tingsrättsdomare som vi har talat med har uppgett att de vid ett sådant möte fick upp ögonen för hur vik- tigt det är att tänka på att inspelningen sker på rätt sätt i tingsrätten. Det finns ock- så de tingsrättsdomare som på eget initiativ har besökt hovrättsförhandlingar för att få en bättre förståelse för situationen i hovrätten. På de flesta domstolar finns rutiner för hur en återkoppling ska ske från hovrätten till tingsrätten när det gäller kvaliteten på videoinspelningarna. Många tingsrätter har utsett särskilda kontaktpersoner som ska underrättas när hovrätten upptäcker ett fel i en inspelning. I bästa fall ska då tingsrätten få veta vad som är fel och i vilket mål felet förekom, för att därefter kunna vidta åtgärder så att felet inte upprepas. Flera tingsrättsdomare har uppgett att de aldrig, eller endast i ett fåtal fall, har tagit del av några synpunkter från hovrätten. Det kan antingen bero på att inspelningar- na har hållit en så god kvalitet att det saknats anledning för hovrätten att lämnar några uppgifter till tingsrätten, eller på att återrapporteringssystemet inte fungerar i praktiken. För att upprätthålla en god kvalitet på inspelningarna av förhören i tingsrätten är det naturligtvis viktigt att de fel som hovrätten upptäcker och som kan undvikas genom åtgärder från tingsrättens sida kommer till den aktuella tings- rättens kännedom. Det är därför av stor betydelse att systemen för rapportering av fel fungerar i praktiken och att användandet inte faller i glömska. ÖVERVÄGANDEN, SLUTSATSER OCH FÖRSLAG 5.2.4Utlämnande av en videoupptagning från ett förhör Om någon vänder sig till en domstol för att ta del av ett inspelat videoförhör måste domstolen först göra en sekretessprövning och därefter eventuellt förevisa videoförhöret i domstolens lokaler. Med hänsyn till sekretessen kan det även krävas att någon ur personalen närvarar under uppspelningen. Enligt enkätsva- ren förekommer det sällan att någon framställer en begäran om att få ta del av både ljud- och bildupptagningen från ett förhör. De flesta nöjer sig med en kopia av enbart ljudupptagningen. Därmed uppstår inte heller det ovan beskrivna mer- arbetet för domstolarna. Av enkätsvaren och de uppgifter som domstolarna har lämnat till oss vid våra be- sök framgår att användningen av de nya bestämmelserna om videokonferens vari- erar mellan domstolarna. Vissa använder möjligheten till videokonferens flitigt och utökar tillämpningsområdet successivt. Andra är mer sparsamma med använd- ningen och har en mer försiktig tillämpning av bestämmelserna. Några domstolar saknar helt möjlighet till videokonferens eftersom sådan utrustning ännu inte har installerats vid domstolen. Det går dock att utläsa vissa gemensamma förhållningssätt från domstolarnas sida. Det är till exempel vanligt att videokonferens används i samband med omhäkt- ningsförhandlingar i tingsrätt. används ibland också när det rör sig om enklare påföljdsfrågor i hovrätt. I båda instanserna används också möjligheten när en förhörsperson befinner sig på avlägsen ort eller av annat skäl har svårt att inställa sig till en förhandling. Flera domstolar har också framhållit att möjligheten till videokonferens fyller en viktig funktion när det finns en hotbild mot någon i rättegången. Det förhållandet att personen kan ta del av rättegången och/eller hö- ras via videolänk innebär inte bara en större trygghet för den hörde utan besparar också domstolen olika säkerhetsarrangemang. Några hovrätter har använt möjligheten till videokonferens för att dra ner på antalet tingsresor.3 Det är en effekt av reformen som fler domstolar borde kunna utnyttja. Som framhållits i förarbetena till reformen ska rätten ta stor hänsyn till parternas uppfattning vid avgörandet av om det finns förutsättningar att tillåta ett deltagande via videolänk eller per telefon. Det har visat sig att åklagarna ofta framställer öns- kemål om att få delta via videolänk och att de i allmänhet är mer positiva till vi- deokonferens än försvararna. anförs principiella skäl som invändning mot att någon närvarar via videolänk, t.ex. att det av anständighetsskäl kan krävas att samtliga aktörer är personligen närvarande i förhandlingssalen. Vid våra möten med domare på olika domstolar har det också framkommit att det finns en tvek- samhet när det gäller hur det förhållandet att förhöret sker med hjälp av videokon- påverkar bevisvärdet. Många drar sig t.ex. för att använda videokonferens i en tilltrossituation. När det gäller användningen av telefonkonferens förefaller EMR-reformen inte ha inneburit några konsekvenser för verksamheten vid domstolarna. Liksom före re- formen är det t.ex. vanligt att ombud i tingsrätten närvarar via telefon vid muntlig förberedelse i s.k. inkassomål och vid vissa konkursförhandlingar. Vi har inte funnit skäl att förorda någon ytterligare användning av möjligheten till telefonkonferens. Däremot är det vår bedömning att domstolarna i allmänhet kan 3 De lokala nämndemännen reser då i stället till hovrättens ordinarie lokaler. ÖVERVÄGANDEN, SLUTSATSER OCH FÖRSLAG bli bättre på att aktualisera frågan om någons närvaro via videolänk och i fler mål försöka ta tillvarata de fördelar som står att vinna med en videokonferens. Vissa domare är dock mer benägna än andra att föreslå en tillämpning av bestämmelser- na i nya situationer, åtminstone delvis i syfte att driva utvecklingen framåt. Betydelse för den praktiska verksamheten vid domstolarna Omständigheter som kan ha bidragit till att möjligheten till videokonferens har ut- nyttjats dåligt av vissa domstolar är brist på utrustning och de tekniska problem som ibland har uppstått i samband med videokonferenserna. Såväl sekreterare som domare har vittnat om det merarbete som uppstår när en videokonferens ska ord- nas med kort varsel. behöver salsbyten genomföras för att frigöra den sal som är utrustad med videokonferensutrustning. För sekreterarnas arbete innebär det också att en annan domstol eller myndighet måste kontaktas för att boka ett videorum och att en särskild form av kallelse ska tas fram och skickas ut. Under förhandlingen innebär det förhållandet att någon närvarar via videolänk även visst merarbete för protokollföraren. För att underlätta fördelningen av salarna tillämpar en av de större hovrätterna ett system med kallelser som inte anger en särskild sal. I stället framgår det av kallel- sen att information om vilken sal som förhandlingen kommer att hållas i, kommer att lämnas i domstolens entré. Systemet skapar flexibilitet och gör det möjligt att i ett relativt sent skede fördela salarna så att eventuella behov av teknisk utrustning kan tillgodoses i så stor utsträckning som möjligt. En videokonferens medför inte bara arbete för den domstol som anordnar den, utan även för den domstol som ska ta emot den som ska närvara via videolänk i sina lokaler och ordna med en uppkoppling. Flera domstolar har uppgett att deras videorum som regel tas i anspråk för sådana situationer. För- utom den inledande kontakten mellan domstolarna i samband med bokningen av lokaler engageras den s.k. mottagande domstolen när personen väl inställer sig och den tekniska utrustningen ska sättas igång. Arbetsuppgifterna faller oftast på expe- ditionsvakterna vid domstolarna. För att underlätta domstolarnas arbete och bidra till att videokonferensutrustning- en oftare används när det är befogat bör en ökad tillgång på videokonferensut- rustning för domstolarna och en mer välfungerande teknik eftersträvas. Som framhållits har tekniken som sådan i allmänhet fungerat väl och inte vållat domstolarna några stora bekymmer. Detsamma gäller det tillkommande arbets- momentet att sköta utrustningen under förhandlingen. Det förhållandet att förhö- ren vid tingsrätten spelas in på video för att sedan eventuellt spelas upp i hovrätten har således inte varit särskilt resurskrävande för domstolarna. Inte heller kan in- spelningarna av förhören antas ha någon praktisk betydelse för den totala förhand- lingstiden i tingsrätten. Tekniken för videokonferens har vållat visst merarbete för domstolarna eftersom den tekniken har fungerat sämre. De återkommande problem med videokonfe- rensutrustningen som har förekommit på vissa domstolar kan ha fått till följd att domarna har dragit sig för att använda utrustningen och att möjligheten till video- konferens därmed inte har utnyttjats fullt ut. Förutom det arbete som problemen föranleder vid de aktuella domstolarna, och som tar resurser i anspråk, har därmed inte heller de resursvinster som en videokonferens kan ge upphov till tillvaratagits. ÖVERVÄGANDEN, SLUTSATSER OCH FÖRSLAG Vår bedömning är att de flesta domstolar, trots vissa tekniska problem, har klarat av att hantera det tillkommande arbete som tekniken har fört med sig med hjälp av redan tillgängliga resurser. Ett fåtal domstolar har emellertid uppgett att de har fått utöka arbetskraften för att möta förändringen. En tingsrätt har angett att en sär- skild tjänst som teknikansvarig har inrättats, åtminstone delvis som en följd av re- formen. En annan tingsrätt har uppskattat att den teknikansvariga administratören vid domstolen numera avsätter av en heltidstjänst för lokal teknisk support.