sou · H1B337 · 2013-05-30 00:00:00 — Även om fokus för juristernas granskning var den juridiska argu- mentationen i besluten, så fanns det bland de uppställda kriterierna också ett avsnitt om beslutens språkliga utformning. Den språkliga analysen av besluten har främst genomförts inom ramen för språk- expertens rapport, men det var enligt vår mening viktigt att också juristernas granskning innehöll ett språkmoment. Det huvudsakliga skälet för detta var att det kan vara intressant att jämföra jurister- nas synpunkter i den delen med språkexpertens. De femtio besluten granskades av utredningens nio jurister enligt en närmare fördelning dem emellan. För att underlätta jäm- förelser mellan juristernas bedömningar poängsattes besluten utifrån i vilken utsträckning de uppfyllde bedömningskriterierna. Vi delade in bedömningskriterierna i fem huvudgrupper, enligt följande. -Är beslutet lättillgängligt på så sätt att utgången i ärendet är placerad på en tydlig plats i beslutet? -Finns bra och tydliga rubriker? Överensstämmer rubrikerna med innehållet under varje rubrik? -Är den grafiska utformningen för beslut enhet- lig på så sätt att samma typsnitt, marginaler och teckenstorlek används? -Hur är den övergripande språkliga strukturen, dvs. förekomsten av stavfel, långa meningar och främmande ord? -För längre beslut: finns innehållsförteckning? -Hänvisas det i beslutet till bilagor? -Är beslutet i sin helhet lätt att överblicka? Går det lätt att hitta i texten? 3 Klarspråkstestet finns tillgängligt på . Kartläggning av hur beslut är utformade -Är texten uppdelad i lagom långa stycken? Är styckeindelningen logiskt genomförd så att ett stycke behandlar samma fråga? - Står det som läsaren vill veta tidigt i texten? - Om beslutet innefattar flera olika frågor: är texten strukturerad så att det går att skilja de olika frågorna åt? - Är beslutet anpassat till sina adressater? Kan en enskild part förväntas begripa beslutet? -Är innehållet i beslutet tillräckligt på så sätt att läsaren får all nödvändig information och att allt som krävs enligt lag anges? -Redovisas beslutets olika moment (som bakgrundsinformation, utredningen i ärendet, sökandens inställning, eventuell åberopad skriftlig dokumentation, tillämpliga rättsregler och hur Migrations- verket tillämpat aktuella rättsregler) på ett bra sätt? -Framgår skälen för beslutet på så sätt att det för läsaren är tyd- ligt varför utgången blev som den blev? -Framgår det hur bedömt förhållanden i sökan- dens hemland? det på vilket sätt bedömningen av förhåll- andena i sökandens hemland har påverkat utgången i ärendet? -Vid prövning av uppehållstillstånd för barnfamiljer, framgår det hur bedömt barnens eventuella egna skydds- behov? -Hur är den språkliga begripligheten? -Är tonen allmänspråklig eller är ordvalet ålderdomligt eller jurist- språkligt? -Används inskjutna satser? -Förekommer substantiveringar? Exempelvis Innan inbetalning av beloppet görs i stället för Innan du betalar in beloppet . -Förklaras fackord och förkortningar? -Används ord som har förlängts i onödan? Exempelvis frågeställ- ning i stället för fråga. Kartläggning av hur beslut är utformade 5.4.2Juristernas bedömning av besluten Utgången i ärendet är i samtliga beslut tydligt placerad på beslutets förstasida, under rubriken . I detta avseende är således det viktigaste, utgången i ärendet, lättillgängligt placerat. Beslutens grafiska utformning är inte konsekvent och olika typ- snitt används i framför allt rubriker. Rubriknivåer används inte alltid logiskt och det går inte att i alla beslut förstå vilken rubrik- nivå en viss rubrik har. Rubrikerna är få och det finns inte alltid en överensstämmelse mellan vad rubriken anger och vad som avhand- las i den efterföljande texten. Utformningen av rubrikerna varierar även när det gäller hur de formuleras. I en del beslut används s.k. sakrubriker medan andra beslut innehåller informativa rubriker.4 Det förekommer relativt ofta att besluten innehåller rubriker där utgången reflekteras i rub- riken, som Därför är familjen inte att betrakta som . Texten är uppdelad i stycken som i de flesta fall är lagom långa. Det förekommer dock stycken som är så långa att de sträcker sig över större delen av en sida, vilket försvårar läsningen. Styckeindel- ningen är huvudsakligen logiskt genomförd på så sätt att ett stycke behandlar endast en tanke. Samtliga avslagsbeslut innehåller överklagandehänvisningar, dock med undantag för fall då en ansökan endast delvis bifallits. Endast i något enstaka fall anges Beslutet får inte överklagas när sökanden fått fullt bifall till sin ansökan. Informationen om hur ett beslut kan överklagas är dock inte enhetligt utformad. En del överklag- andehänvisningar innehåller en uppräkning av vilka typer av beslut som får överklagas (alltså även beslutstyper som inte är aktuella i det enskilda ärendet), medan andra är anpassade till vad som är rele- vant i ärendet. beslut är i flera andra avseenden inte heller standardiserade. Således placeras exempelvis uppgift om överklagande- hänvisning samt namn på vem som varit föredragande och besluts- fattare i ett visst ärende på olika ställen i besluten. Upplysningar om uppehållstillståndskort, information om förvaring av original och om sändlista återfinns också på olika ställen i de granskade besluten. Besluten skiljer sig vidare åt i olika avseenden utan att man kan 4 En informativ rubrik innehåller information om vad den efterföljande texten handlar om, gärna med ett aktivt verb som förtydligar relationen mellan orden. Kartläggning av hur beslut är utformade finns det en ärendemening men . Sökandes adress anges inte i alla beslut. Ersättningsbeslut uttrycks på olika sätt. Det varierar om det finns någon uppgift om sökan- dens språk. Beslutens övergripande språkliga struktur visar att det i över hälften av besluten förekommer stavfel och brister i korrekturläs- ningen. Det är vanligt att besluten innehåller långa meningar, fram- för allt när det gäller redovisningen av gällande rätt. När det gäller systematik och struktur finns det exempel på att beslut under en och samma rubrik kan innehålla tillämpliga lag- bestämmelser, sökandens grunder för ansökan och hans eller hennes egen berättelse samt egentliga skäl för beslutet. Ofta saknas i dessa fall tydliga övergångar mellan de olika delarna av texten och det är inte alltid tydligt vad som hör till vilken del av materian. bedömning i ärendet är i de flesta besluten placerad sent i texten. Även om ärendets utgång har en central placering (på förstasidan) kommer således själva skälen för beslutet först i texten. Besluten är också ofta strukturerade så att de egentliga skälen för beslutet inte redovisas samlat, utan i stället återfinns på flera olika ställen i beslutet. Beslutens huvudsakliga mottagare är sökandena. Detta framgår tydligt i de allra flesta av besluten. Någon särskild anpassning till sökandena märks däremot oftast inte. I besluten används ett för- hållandevis komplicerat språk, som inte är anpassat till sökandena. Vidare är besluten inte strukturerade på ett mottagaranpassat sätt. De delar av besluten som är viktigast för sökandena, nämligen skälen för beslut, är ofta uppdelade i olika avsnitt utan egna rubriker. Strukturen underlättar därför inte för sökandena att hitta dessa delar av besluten. Inte heller redogörelsen för Migra- tionsverkets bedömning i ett ärende är anpassad efter sökandena som huvudsakliga mottagare. Det saknas ofta ett närmare resone- mang om skälen för bedömning och i den mån Kartläggning av hur beslut är utformade det finns något resonemang är det svårtillgängligt för en enskild sökande. En sökande, utan juridiska förkunskaper eller tidigare erfarenheter från den svenska migrationsprocessen, kan därför inte förväntas förstå sitt beslut utan hjälp från exempelvis ett offentligt biträde eller från mottagningshandläggare. Besluten har inte en enhetlig formulering av själva slutet. Det före- kommer att besluten anger sökandens namn men slutet kan också vända sig till sökanden som du. Således förekommer det att be- sluten anger beslutar att bevilja NN uppehålls- tillstånd medan det i andra beslut står att be- slutar att avslå din ansökan om uppehålls- och arbetstillstånd. I några fall används ett tredje uttryckssätt, utan pronomen. Slutet har då formulerats som beslutar att bevilja perma- nent uppehållstillstånd. I de fall då avslagsbeslut innehåller ett beslut om avvisning eller utvisning anges sällan att sökanden avvisas eller utvisas ur . Beslutsnomenklaturen är ibland svår att tillgodogöra sig. I beslut där sökanden beviljas uppehållstillstånd anges en s.k. klassificerings- kod. Koden anger grunden för det beviljade uppehållstillståndet och varje kod har sin särskilda betydelse. Någon närmare förklaring till vad en viss kod betyder för den enskilde sökande lämnas däremot inte i beslutet. Redovisningen av vad ansökan omfattar är inte alltid uttömmande. I en del fall anges exempelvis inte i beslutet att sökanden ansökt om arbetstillstånd men slutet omfattar även arbetstillstånd. Ansökan kan vidare sakna uppgift om när sökanden rest in i landet eller när han eller hon ansökte om uppehållstillstånd. Det senare kan i asyl- Kartläggning av hur beslut är utformade fallen ha betydelse för valet mellan avvisning och utvisning i de fall då ansökan om uppehållstillstånd avslås. Tilltalet i besluten är inte enhetligt. En del beslut har skrivits riktade till sökanden som du, medan andra beslut anger sökandens namn. I en del fall är inte heller ett och samma beslut konsekvent utfor- mat när det gäller tilltal. Sökanden kan i samma beslut omväxlande tilltalas du och omväxlande benämnas med s.k. omtal, dvs. sökan- dens namn anges eller han/hon. I några av beslut förekommer att det hänvisas till verket som vi. En sådan rubrik kan exempelvis ha lydelsen Därför anser vi att du är alternativt skyddsbehövande. I beslut där ansökan om uppehållstillstånd har bifallits lämnas oftast information om s.k. uppehållstillståndskort. benämns i sådan information regelmässigt som vi. Redovisning av gällande rätt Besluten innehåller ofta långa lagtextredogörelser. Det är vanligt att lagtexter, med sina respektive undantag och förtydliganden, tas med även när bestämmelserna inte tillämpas i det aktuella fallet. Även när lagreglerna i och för sig är tillämpliga, redovisas bestämmel- serna ofta med hjälp av långa meningar och många upprepningar. Ärenden med flera sökande Ärenden med flera sökande hanteras på olika sätt i olika beslut. I de fall då gemensamma skäl har upprättats för flera sökande och dessa skäl använts för att skriva särskilda beslut för var och en av sökan- dena stämmer partsställningen i ärendet och innehållet i beslutet inte alltid överens. Som sökande anges NN, medan det i beslutet talas om familjen, deras, dem etc. Kartläggning av hur beslut är utformade Samtliga beslut innehåller olika avsnitt, som bakgrundsinformation, utredningen i ärendet, sökandens inställning, tillämpliga rättsregler etc. Skiljelinjerna mellan dessa olika delar av ett beslut upprätthålls inte alltid i besluten. Det samlade intrycket av informationen som redovisas i beslutet är alltså ofta att relevant information visserligen lämnats men att detta gjorts på ett ostrukturerat sätt. Särskilt om de egentliga skälen för ett beslut Många beslut innehåller en tillräckligt tydlig juridisk argumentation på så sätt att beslutet redovisar de juridiska övervägandena som lett fram till utgången i ärendet. Ofta används emellertid svepande, mer eller mindre intetsägande skäl, som vid en samlad bedömning av vad du anfört eller dina egna uppgifter räcker inte , utan att skälen konkretiseras i tillräckligt stor utsträckning. Många av de granskade besluten innehåller kortfattade och standardiserade skäl, som inte närmare besvarar frågan varför kommit till en viss utgång i ett ärende. Ofta saknas alltså en närmare redo- visning av vilka slutsatser tillgänglig landinformation i ett ärende leder till för just den aktuella sökanden, liksom på vilket sätt en viss rättsregel ska tillämpas på just den enskildes situation. Den juridiska argumentationen när det gäller barnperspektivet är ett exempel på när skälen för beslutet ofta endast översiktligt berör en viss fråga. I många fall lämnas enbart en redogörelse för vad utlänningslagen anger i fråga om barn och en kortare mening om att barnets behov har beaktats. Det förekommer vidare relativt ofta att beslut inte i alla delar bemöter det sökanden anfört. Skälen för beslutet innehåller därigenom inte ett ställningstagande till samtliga de skäl för ansökan som sökanden har fört fram. På det förvaltningsrättsliga området skrivs beslut som innebär bifall till en sökandes ansökan regelmässigt betydligt mer kortfattat än vad som är fallet vid avslagsbeslut. Denna förvaltningsrättsliga tradi- tion framgår tydligt i de granskade besluten. Bifallsbesluten är så- ledes regelmässigt avsevärt kortare än avslagsbesluten. Kartläggning av hur beslut är utformade I en del fall används förhållandevis komplicerat språk, som ofta är paragrafbundet. Det förekommer att högtravande språk blandas med ledigare språk, vilket får till följd att tonen i ett och samma be- slut kan variera. Bruket av du i besluten ställs vidare i många be- slut i skarp kontrast till ett i övrigt ålderdomligt språk med tydliga kanslispråkliga inslag. Besluten innehåller en del stavfel, grammatiska fel och andra fel som närmast får klassificeras som slarvfel. Det saknas vidare inte sällan ord som fogar samman texten, som i stället, nämligen och heller. Språkexperten analys av beslutens läsbarhet och begrip- lighet har utgått från de femtio besluten som vi begärt in från . Syftet för undersökningen har varit att undersöka om texterna motsvarar de krav på bra beslut som ställs av Språk- rådet. Analysen utgår från 31 frågor om mottagaranpassning, struktur och språk från klarspråkstest för beslut. Frågorna fram- går av en bilaga till analysen. Utgångspunkten för bedömningen har i första hand varit sökandena och deras behov av att förstå vad ett beslut går ut på. Den grundläggande frågan för undersökningen har därför varit om besluten innehåller den information som sökandena behöver för att kunna uppfylla syftet med texterna. Bland de fak- torer som spelat in vid analysen finns texternas innehåll, struktur och språk. Ur analysen kan man inte utläsa om beslut är begripliga eller inte för läsarna – för det krävs läsarundersökningar. De frågor som använts i analysen är dock anpassade för hur en normalläsare upplever brukstexter, som läses i ett visst syfte och för att uppnå vissa mål. Kartläggning av hur beslut är utformade Analysen är uppdelad i tre huvudsakliga granskningsområden: mot- tagaranpassning, struktur samt begriplighet och språkriktighet. Ana- lysen är, som nämnts, i sin helhet fogad till betänkandet som bilaga 3. Nedan följer en sammanfattning av huvudpunkterna i analysen. Synpunkterna är alltså egna och hon lämnar i sin rapport en rad rekommendationer för hur ett beslut bör utformas när det gäller de problemområden analysen visat på. Dessa rekom- mendationer framgår huvudsakligen inte av sammanställningen som följer. Hennes rekommendationer utgör ett underlag för våra över- väganden, se avsnitt 7. Överlag har analysen visat att mottagaranpassningen i besluten be- höver bli bättre när det gäller tonen i texten, den högtravande stilen, de kryptiska motiveringarna och de många otydliga hänvisningarna. Besluten innehåller i merparten av fallen ett direkt tilltal, vilket framhålls som något positivt i analysen. Både innehåll, struktur och språk måste dock anpassas bättre till mottagarnas behov.5 Tonen i texten påverkas av många saker. Viktiga faktorer är hur de sökande tilltalas och benämns men även ordval och stil är betydelse- fulla. Det stora flertalet av de granskade besluten använder ett direkt tilltal (du) men blandningar av direkt tilltal och tredjepersonsomtal är mycket vanliga och tilltalet är därför inte konsekvent genomfört. I beslut som vänder sig till flera sökande används oftast för- och efternamn på var och en av de sökande. Det är även vanligt i besluten att sökanden första gången i texten benämns med både för- och efternamn och därefter endast med förnamn. I några beslut har sökandens namn stavats fel. Detta är mycket olyckligt och kan uppfattas som ett uttryck för bristande respekt. 5 I begriplighetsanalysen förespråkar ett direkt tilltal till sökanden. Utredaren och majoriteten av utredningens experter är dock av motsatt uppfattning. Vi behandlar frågan i våra överväganden, se avsnitt 7.5.4. Kartläggning av hur beslut är utformade Ett beslut som är ställt till en enskild sökande men där besluts- skälen utformats gemensamt för flera sökande (vanligtvis en familj) kan upplevas som rörigt. Det förekommer att den sökande tilltalas med du i beslutsmeningen men i övrig text, som omfattar även sökandens familj, tilltalas sökanden med för- och efternamn. Du- tilltalet i beslutsmeningen blir då förvirrande. Att använda ett du-tilltal är inte tillräckligt för att texten ska vara anpassad till läsaren. Om texten i övrigt har en högtravande stil, krockar detta ofta med du-tilltalet och påverkar helhetsintrycket. Avsändaren i besluten – – benämns oftast med sitt myndighetsnamn, men ibland med variationen verket och myn- digheten. Detta kan upplevas som tungt och onödigt opersonligt om det upprepas ofta. Tonen i ett beslut påverkas av i vilken utsträckning språket är befolkat, dvs. i vilken mån det framgår vem som gör vad i beslutet. Allra tydligast är detta i avsnitt som innehåller många aktiva verb. Språket är till stor del befolkat i samtliga granskade beslut och be- sluten innehåller ofta aktiva verb. Däremot förekommer passiver i vissa beslutsavsnitt. En risk med passiva verb är att de kan gömma viktig information genom att det då inte alltid är tydligt vem som gör vad. Stilen i besluten är överlag formell och krånglig. I besluten är en lång rad olika texter med olika stil sammanfogade från en rad källor (som beslutsmallar, lagtext, förarbeten och domar från Migrations- överdomstolen) och dessa inklippta delar skapar ett lapptäcke av olika röster. För att texten ska vara anpassad till sökandena krävs att stilen i besluten ligger närmare allmänspråket än högtravande kanslisvenska och juridiskt fackspråk. I många beslut saknas förklaringar av termer och begrepp som är avgörande för bedömning i ärendet. Resone- i många beslut är vidare abstrakta och därigenom svåra för sökandena att tillgodogöra sig. Det går ofta att göra abstrakta resone- mang begripliga genom att vara konkret och förklara beslutsskälen utifrån sökandenas situation. Av betydelse för tonen i besluten är vidare garderingar och värdeord. I flera beslut finns garderingar (som exempelvis trots att han ska ha blivit utsatt för och de trakasserier som NN uppgetts ha utsatts för ) och värdeord som ger uttryck för vilken inställning till den sökandes uppgifter som finns hos den som skrivit beslutet. Dessa garderingar och värdeord kan vara ett sätt att reservera Kartläggning av hur beslut är utformade sig mot alltför tvärsäkra slutsatser men ger ibland en känsla av att den som skrivit beslutet misstror sökanden. Om de som läser ett beslut ska förstå det, gäller det att rätt innehåll finns med i beslutet. Besvaras inte mottagarnas frågor, kommer de att ha svårt att förstå beslutet, oavsett hur välstrukturerad och väl- formulerad själva texten är. De granskade besluten innehåller i de flesta fall alla de bestånds- delar som krävs men olika beslut behandlar innehållet på ett mer eller mindre tydligt och pedagogiskt sätt. är motiveringen så knapphändig att sökanden utan en större ansträngning omöjligt kan få svar på frågan varför utgången i ärendet blev som den blev. En majoritet av besluten har en tydlig ärendemening som talar om vad ärendet handlar om. Några beslut har däremot ingen ärende- mening alls. Själva beslutsmeningarna är oftast klart och entydigt formulerade, uppställda som en punktlista, vilket underlättar läs- ningen. Däremot innehåller själva beslutsmeningarna ord som är svåra för sökandena att förstå. Begriplighetsanalysen innehåller en samman- ställning av ord som borde bytas ut, däribland laga kraft och inhibi- tion. I besluten finns en hel del information som inte alls angår sök- andena, t.ex. upplysningar om vilken ersättning det offentliga bi- trädet ska få eller information till ambassaden i det land där sökan- den ansökt om uppehållstillstånd. En mycket viktig del av innehållet i beslutet är självfallet besluts- motiveringen. En majoritet av besluten presenterar motiveringen under en egen rubrik, vanligtvis Skälen för beslutet. De flesta moti- veringar präglas av en noggrannhet i utredningen men kommuni- cerar inte innehållet på ett sätt så att sökanden kan förstå. I beslutsmotiveringen vävs redogörelser för ärendet samman med laghänvisningar och bedömning av ärendet. Vävtekniken gör att det är svårt att hitta de egentliga skälen för be- sluten och man uppfattar texten som rörig. Det förekommer att ny information i ett ärende dyker upp under . Det är då svårt att veta om dessa uppgifter kommer från sökanden själv eller om det är bedömning av vad sökanden berättat om sin situation. När delar av ärendet redovisas i det som Kartläggning av hur beslut är utformade ska vara motiveringen av beslutet, finns en risk att sökanden kan uppfatta att beskrivningen av ärendet färgas av bedömning redan tidigt under utredningsprocessen. Det kan fram- stå som att den som skrivit beslutet har bestämt sig på förhand, genom att texten inte tydligt skiljer på fakta, analys och bedöm- ning. Bland de granskade besluten finns även många exempel på att den som skrivit ett beslut har månat om att förklara varför beslutet blivit som det blivit. Sådana beslut innehåller pedagogiska moti- veringar, ofta med konkreta redogörelser och exemplifieringar. När det gäller barnperspektivet är ett vanligt problem i besluten att detta perspektiv inte syns någonstans i beslutet annat än som en löst påklistrad etikett om att beslutet utgår från barnperspektivet. En del beslut motiverar inte alls ställnings- tagande. Det finns exempelvis i många av de granskade besluten kryptiska motiveringar som handlar om att den sökande inte har styrkt sin identitet utan att det framgår varför ingivna identitets- handlingar inte duger. I många beslutsmotiveringar saknas vidare en analys som förklarar vad det är som har lett fram till bedöm- ningen. I stället för en sådan analys hänvisar beslutet till andra delar av texten eller till lagtext, utan att närmare förklara på vilket sätt det material som det hänvisas till är relevant. I flera beslut bemöter inte sökandenas egna skäl till varför de söker uppehållstillstånd i . Det är vidare vanligt att även andra led i analysen av ärendet saknas. Det blir då mycket svårt för en läsare utan förkunskaper om gällande lagar och Migra- tionsverkets beslutsprocesser att förstå vad som ledde fram till be- dömningen. Visst viktigt innehåll redovisas tydligt i besluten. Till exempel är anvisningarna om att beslutet kan överklagas mycket tydliga. Överlag har analysen visat att det viktigaste i texten, själva slutet i beslutet, kommer först i texten. Detta gynnar läsningen. Däremot är beslutsmotiveringen vanligtvis placerad långt bak i besluten och ofta uppdelad på olika ställen. Viktiga moment i att åstadkomma en god struktur i besluten är utformningen av rubriker och att styckeindelningen är logisk och tydligt markerad. Kartläggning av hur beslut är utformade Samtliga beslut inleds med det som är viktigast för sökandena, nämligen själva beslutet. Det dröjer däremot i regel länge innan den egentliga motiveringen för utgången i ärendet kommer, dvs. Migra- tionsverkets egen bedömning. I långa beslut dröjer den extra länge och vävtekniken försvårar läsningen. Den vanligaste strukturmodellen i beslutsmotiveringarna är en kombination av tematisk struktur och kronologisk struktur.