sou · H1B375 · 2013-11-04 00:00:00 — Arbetet kring gemensamma e-tjänster har inneburit att länsstyrelserna behövt ensa och standardisera sina verksamhetsstöd och processer för att möjliggöra gemensamma tjänster. har man inom länsstyrelsevärlden haft publika gemensamma e-tjänster. Tillsammans med dåvarande lanserade Länsstyrelserna Körkortsportalen. Detta är en portal för att samla den gemensamma informationen kring körkort utifrån en medborgarorienterad struktur.16 Länsstyrelserna har därmed en historia av fördjupat samarbete länsstyrelserna emellan – och mellan länsstyrelserna och andra myndigheter. Länsstyrelserna har även en ledarroll i flertalet regionala digitala agendor. 16 Länsstyrelsernas verksamhet kring körkortstillstånd har överförts till Transportstyrelsen och har ersatts av . i kommuner och landsting Kommuner och Landsting (SKL) är en arbetsgivar- och intresseorganisation för kommuner, landsting och regioner i . Digitala välfärdstjänster för alla, inom ramen för utvecklingen av eSamhället, är högt prioriterad. Då kommuner, landsting och regioner står för en stor majoritet av företagarnas och medborgarnas kontakter med offentlig sektor, är det av yttersta vikt att skapa de bästa förutsättningarna för dessa aktörer att i sin tur skapa e-samhället. SKL:s roll är att tillsammans med medlemmarna och i samverkan med marknaden och staten, kravställa kostnadseffektiva e-tjänster som kan avropas av medlemmarna. Viktigt att betona är att SKL är en aktör som i samverkan med de statliga myndigheterna underlättar utvecklingen av e-samhället, men att den konkreta utvecklingen, inte sker inom SKL. Det är kommuner, landsting och regioner som i samverkan med statliga myndigheter bygger e-samhället. Därigenom utgör SKL i sitt arbetssätt delvis en parallell till E-delegationens roll inom den statliga sektorn. SKL inrättade 2012 (CeSam), ett programkontor som arbetar med innovation och verksamhetsutveckling som tar stöd av it. Verksamheten bygger på principen att utifrån hela bredden av verksamheter i kommuner, regioner och landsting driva på, samordna och skapa förutsättningar för den lokala och regionala nivåns utveckling av e-samhället. Arbetet följer de mål som finns antagna gemensamt inom SKLs strategi för eSamhället, regeringens digitala agenda och E-delegationen. CeSam är inte enskilt beslutsför i enlighet med principen om det kommunala självstyret vilket SKL värnar högt. CeSam består av ca 15 personer, men agerar i bred samverkan med representanter från kommuner, landsting och regioner. Detta på såväl strategisk som mer operativ nivå. CeSams uppläggning påminner om E-delegationens roll inom staten. Inom CeSam finns ett programkontor uppbyggt kring centrala kommunala tjänsteområden. Härigenom tar SKL ett övergripande ansvar för att stödja kommuners, landstings och regioners utveckling av e-förvaltning. Genom CeSam representeras SKL inom E-delegationen för att tillvarata medlemmarnas intressen. Viktiga resultat av CeSams arbete är de strategiska dokument som har arbetats fram. Både Strategi för eSamhället (2011) och Handlingsplan för eSamhället (2013) har fått spridning och gett styrning åt såväl kommuner, landsting och regioner – samt även för SKL själva.17 I strategin fastslås de tre övergripande mål för offentlig sektors utveckling av e-förvaltning som är gemensamma mellan regeringens digitala agenda och E-delegationen: Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. CeSam är utformad för att kunna säkerställa att idéer och förslag som väcks och utvecklas också är realiserbara och möjliga att implementera. E-förvaltningsarbetet inom ramen för de av regeringen utpekade aktörerna på nationell nivå har historiskt haft en tendens att i hög utsträckning drivas på hög strategisk nivå. På den lokala nivån har aktörerna haft ett behov av tydligt stöd och ledarskap kring samverkan med de statliga myndigheterna men även samverkan inom kommunsektorn. Härigenom erbjuds medlemmarna (kommuner och landsting) stöd på såväl strategiskt som operativt plan. Ett av de viktigaste resultaten av SKL:s insatser är att medlemmarna har möjlighet att få praktiskt stöd i sin verksamhetsutveckling – vilket också gör att nyttan med CeSam också blir tydlig för medlemmarna. 17 Digitala vägen till morgondagens välfärd – Handlingsplan för eSamhället (2013), SKL/CeSam. Programkontoret CeSam är uppbyggt av sju programområden som motsvarar centrala ansvarsområden inom kommun, landsting och regioner. Programkontoret samarbetar nära SKL:s övriga verksamhetsdelar inom programområdena: eHälsa, skola, näringsliv och arbete, samhällsbyggnad, trafik och miljö, kultur och fritid, demokrati och delaktighet samt gemensamma tjänster och funktioner. Inom programkontoret finns även ett gemensamt kansli. Utgångspunkten är att vara och agera nära och utifrån medlemmarnas kärnverksamheter. Detta är också utgångspunkten för rekryteringen där man prioriterar verksamhetsnära kompetens såsom e-strateger och verksamhetsutvecklare för att leda programområden. Det är inom de olika programområdena som de gemensamma projekten och kritiska frågorna ska adresseras. Varje programområde har knutet till sig en grupp med uppgift att identifiera centrala utvecklingsprojekt och specificera de frågeställningar som behöver lyftas gentemot de statliga myndigheterna. Vid sidan av programområdena finns även två programöverskridande områden. Dessa är för det första arbetet med öppna gemensamma processer. Detta innefattar dels programområdesöverskridande frågor som e-arkiv eller e-handel, men även samverkan med den statliga nivån och nationella förvaltningsövergripande utvecklingsprojekt som Mina sidor, Mina fullmakter, Mina ärenden (som leds och bedrivs inom ramen för E-delegationen). Det andra programöverskridande området är de grundläggande infrastrukturella förutsättningarna. Detta är frågor som rör lagstiftning och regelverk, vilka kan utgöra begräsningar eller förutsättningar för e-utveckling. Vidare kan detta område även utgöra förutsättningar för interoperabilitet och förvaltningsövergripande digital samverkan, exempelvis med avseende på gemensam begreppsanvändning och informationsstruktur samt infrastruktur och informationssäkerhet. Kring dessa frågor behöver den lokala och regionala nivån utveckla tydliga former för hur detta ska ske, så att gemensamma utvecklingsprojekt ska bli möjliga. Detta har även paralleller till det motsvarande arbete som sker inom ramen för E-delegationen. Samverkan behöver därmed ske även med de statliga myndigheterna inom ramen för E-delegationens standardiseringsarbete. Handlingsplan för eSamhället är en konkretisering av strategin och pekar ut centrala initiativ som SKL ska driva och samordna inom e-samhället för att uppnå förväntat läge till 2015. 32 initiativ som beskrivs i planen vilka i stor utsträckning motsvarar CeSams programområden. I kommande års upplaga är ambitionen att även Kultur och fritid ska ingå. finns även en handlingsplan antagen (2013–2018) av med avseende på det gemensamma e-hälsoarbetet inom vård och omsorg inom ramen för CeHis. Exempelvis har CeSam påbörjat arbetet med gemensamma kravspecifikationer vilket i allt större utsträckning också kommer att omfatta gemensamma upphandlingar. Eftersom såväl resurser som kompetens inom upphandlingsområdet ofta utgör utmaningar för en enskild kommun, finns ett tydligt behov för kommunsektorn att skapa gemensamma kravspecifikationer för it-lösningar av strategisk karaktär. Denna samordning är betydelsefull då gemensamma krav både sänker kostnaderna och ökar konkurrensen på marknaden. Den första gemensamma upphandlingen har genomförts med avseende på e-Arkiv, för vilken tilldelningsbeslut fattades . Denna utveckling innebär också att SKL Kommentus Inköpscentral har fått ett större inflytande och löpande får mer central roll i utvecklingen av e-samhället. CeSam har i och med denna inriktning valt att gå samma väg som inom satsningarna på eHälsa (CeHis) i vården. Genom att CeSam inte bara ska vara en aktör som bedriver strategiskt ledarskap utan även ger kommunerna stöd verksamhetsutveckling, kravställning och upphandling av gemensamma lösningar, kommer kommunsektorn att kunna få ett stöd som många kommunala aktörer har saknat. På detta sätt kommer CeSam att i samverkan med medlemmarna, för vissa strategiska utvecklingsprojekt, inkorporera hela styrningskedjan från strategi till leverans av teknisk lösning. Även eBlomlådan ger konkret stöd för verksamhetsutveckling, och har fått en stor spridning i kommunerna. Detta är ett verktyg för självvärdering av service och verksamhetsutveckling med stöd av it. eBlomlådan är uppbyggd i tre nivåer och mäter hur kommunen ligger till vad gäller digitala välfärdstjänster och självservice verksamhetsutveckling med stöd av it (allmänna respektive specifika indikatorer) it som möjliggörare. CeHis (i samverkan) är en organisation med uppdrag att koordinera landstingens och regionernas samarbete för att utveckla och införa gemensamma e-hälsotjänster, teknisk infrastruktur och gemensamma standarder och regelverk. Organisationen styrs av representanter för regioner och landsting, kommuner, SKL och de privata vårdgivarna. Samverkan inom CeHis är uppbyggd för att skapa förutsättningar för utveckling av gemensamma tjänster. Utveckling sker av invånartjänster, vårdtjänster samt infrastrukturella förutsättningar i form av gemensam utveckling av arkitektur och regelverk samt teknisk infrastruktur. På detta sätt har man inom CeHis hanterat kritiska framgångsfaktorer som regelverk och referensarkitektur för gemensamma lösningar samt informationsstruktur för att möjliggöra teknisk och semantisk interoperabilitet i en federativ miljö. är ett bolag som upphandlar, utvecklar och förvaltar tjänster inom e-hälsa och e-förvaltning. Bolaget ägs av regionerna och landstingen och är den aktör som på beställning av CeHis upphandlar tjänster på e-hälsoområdet. Inom Sambruk sker kommunövergripande samverkan mellan medlemmarna medan man inom ramarna för e-samhället i och i , har startat gemensamma nämnder. Dessutom bedriver ett stort antal kommuner ett framgångsrikt arbete på egen hand. Generellt för kommunsektorn har dock initiativ som bygger på kommunövergripande eller regional samverkan börjat accelerera . Föreningen är en ideell förening som bildades . Föreningen har ett 80-tal medlemmar främst bland kommuner men även bland myndigheter och andra organisationer. Grunderna för Sambruk är att kommuner har liknande verksamheter, vilket skapar förutsättningar för att utveckla lösningar gemensamt. Sambruks arbete bygger på att dela på kostnader, arbetsinsatser och på att tillvarata olika kommuners erfarenheter. Såväl verksamhetsutveckling, kravställning och upphandling sker till lägre kostnader i samverkan mellan flera kommuner. Samarbetet i Sambruk bygger på öppenhet kring erfarenheter och resultat, gemensam processmodellering och verksamhetsutveckling. Arbetet i föreningen har även stötts av som finansierat ett antal FoU-projekt där forskarmedverkan i ett antal projekt möjliggjorts. Sambruk har kontinuerligt bedrivit sin verksamhet i samverkan med SKL. eHälsa är ett program inom SKL som syftar till att realisera strategin för Nationell eHälsa. Genom en överenskommelse med satsar SKL och staten gemensamt på utveckling av eHälsa inom socialtjänsterna i kommunerna. Satsningen på eHälsa sker i samverkan med CeHis. Målen med satsningen på eHälsa i är att skapa konkret nytta, tillgänglighet, kvalitetssäkring och säkerhet för brukare vårdtagare, anhöriga, medarbetare, vårdgivare och beslutsfattare. Målen med satsningen är att: 1.Antalet e-tjänster inom ska öka. 2.En större andel av berörd personal inom ska ha tillgång till säker roll och behörighetsidentifikation för digital informationsåtkomst. 3.En större andel berörd personal inom ska kunna dokumentera och komma åt information via mobil teknik, dvs. smartphones, surfplattor och smarta datorer. 4.En större andel behörig personal ska kunna komma åt relevant information i informationsverktyget Nationell patientöversikt, NPÖ. 5.Analoga trygghetslarm ska successivt bytas ut till digitala trygghetslarm. Den digitala tekniken möjliggör utveckling av larmsvarsfunktion genom till exempel gps-funktion för positionsangivelse, sensorer i hemmet, med mera. Regionalt har även ett antal bildats över landet. Sådana finns bland annat i form av CeSam , CeSam och CeSam . I finns samverkan kring eSamhället med som värd. I och har beslut fattats om bildandet av gemensamma nämnder för realisering av e-förvaltning. Initiativet kring ett gemensamt e-samhälle i bygger på samverkan mellan 16 kommuner i en gemensam drifts- och servicenämnd. Samarbetet visar hur en större kommun kan verka kraftsamlande i en region för att skapa förutsättningar för utveckling av e-förvaltning och stödja ett antal mindre kommuner i utvecklingen. är värdkommun och juridisk hemvist för den gemensamma nämnden där samtliga kommuner representeras jämlikt. Samarbetet bygger på en gemensam databas och utnyttjande av samma e-tjänster i samtliga kommuner men med skilda grafiska profiler. Kommunerna emellan drar man nytta av större utväxling på satsade medel och även minskade drifts- och förvaltningskostnader. På detta sätt kan kommunerna lägga större resurser på utveckling, kravställning och behovsanalys. Inom ramen för samarbetet har man även skapat ett CeSam som är ett gemensamt utvecklingsråd som samlar samtliga kommuner i samarbetet. kommunfullmäktige beslutade att satsa på att utveckla sina verksamheter med stöd av e-tjänster. Detta e-tjänsteprogram förlängdes sedan med och upphörde . Inom ramen för programmet skapades ett 40-tal e-tjänster för företag och medborgare. I programmet användes en nyttokalkyl där ansvarig förvaltning skulle beräkna rationaliseringspotentialen med aktuell e-tjänst och sedan fick budgetneddragning som motsvarar den beräknade nyttohemtagningen. har sedan antagit ett nytt itprogram genom vilket utvecklingen fortsätter. Den digitala omvärlden – en kort utblick I leder och utvecklar statens informations- och kommunikationsteknik, och ansvarar för utvecklingen inom såväl stat som kommun. Finansieringen sker genom ett treårigt reservationsanslag (2012). Anslaget får användas till genomförande at statens gemensamma reformer av informationssystemet och för gemensamma tjänster och lösningar inom informations- och kommunikationsteknik. Anslaget kan även användas för gemensamma stödtjänster för elektronisk information och förvaltning inom den offentliga förvaltningen. Anslaget används även till den styrning och utveckling som krävs av informationsförvaltning och för styrning och utveckling av informationssäkerhet och beredskap inom den offentliga förvaltningen. Alla gemensamma lösningar inom informations- och kommunikationsteknik utvecklas centralt under ledning av . Övriga ministerier, myndigheter och kommuner styr fortfarande utvecklingen av informationsförvaltningen och informationsförvaltningsprojekt inom sina respektive ansvarsområden. Men alla måste, , följa gemensamma arkitektur- och interoperabilitetsbestämmelser. har inrättat en särskild funktion Den offentliga förvaltningens ICT, som driver e-förvaltningsarbetet och som ansvarar för att samordna arbetet mellan staten och kommunerna. Organisationen arbetar med strategisk styrning, gemensamma lösningar samt krav och rekommendationer. ICT-direktören beskrivs utveckla en relativt stark ställning och behovet av styrning understryks då ministerierna har en relativt oberoende ställning och då det i kommunerna råder lokalt självstyre. Liksom i är antalet kommuner relativt stort (336 till antalet ), vilket liksom på andra håll i innebär utmaningar för enskilda lokala satsningar. etablerades organisationen , som ägs av ca 200 kommuner tillsammans med och ett 50-tal samkommuner. Tiera bistår kommunala aktörer att utveckla informationsförvaltning som en del av sin verksamhet och arbetar bland annat med systemlösningar, stöd för process- och verksamhetsutveckling, användarstöd och utbildning. Vidare samordnar Tiera också behov avseende såväl underhåll som nyutveckling bland kommunerna för att på så vis dra nytta av kommunsektorns gemensamma köpkraft gentemot leverantörsfältet. Tiera verkar inom tjänsteområden som sträcker sig från styrning av informationsförvaltning, via servicekanaler och gemensamma tjänster inom ett antal verksamhetsspecifika tjänster som exempelvis skola, bygg och miljö samt hälsovård. Organisationen är uppbyggd genom såväl egen personal som genom kunskapsnätverk bestående av de kommunala aktörerna, vilket geografiskt sett täcker landet som helhet. Ägarna styr tjänsteutvecklingen inom ramen för olika styr- och expertgrupper. räknar med att gemensamma it-tjänster innebär ekonomiska besparingar och bidrar till utvecklingen av medborgarservice. har utarbetat en e-förvaltningsstrategi som framhäver att den offentliga it-utvecklingen ska bli mer standardiserad och samordnad. Utvecklingsarbetet ska ske i nära dialog med verksamheterna och i stor utsträckning bygga på återanvändning och gemensamma data. Inom Fornyings-, administrasjonsog kirkedepartementet (FAD-departementet) finns en sektion vars roll är att koordinera och fungera som pådrivare för regeringens förnyelsearbete inom e- förvaltningen. De har alltså inte en styrande roll. Denna sektion leder även Direktoratet for förvaltning och informations- och kommunikationsteknik (Difi). Difis uppgift är att stödja regeringens arbete med att förnya och utveckla den offentliga förvaltningen i . Huvuduppgiften inom området för e-förvaltningen är att styra och samordna genom gemensam it-arkitektur och standardisering av it-utvecklingen inom e-förvaltningen. Difi ska bidra till att utvecklingen av e-förvaltningen ska bli mer standardiserad, samordnad samt baserad på återanvändning och gemensamma lösningar. en standardiseringsportal som ger en översikt över de standarder som rekommenderas eller är obligatoriska en projektvägvisare som erbjuder handledning online för genomförandet av e-förvaltningsprojekt en online katalog för öppen offentlig data i utvecklingen och driften för elektronisk ID (minID). I jämförelse med exempelvis som beskrivs nedan, är den norska styrningen inom e-förvaltningsområdet svagare. Liksom i ligger utvecklingsansvaret hos de enskilda och självständiga myndigheterna på såväl statlig som nivå, och det finns svårigheter i att gemensamt kraftsamla och få tempo i frågan. Vidare beskrivs utmaningar avseende samordning mellan stat och kommun. Kommunernas intresse och förutsättningar för att utveckla digitala tjänster tycks variera stort och att de är förhållandevis många i antal satt i relation till sin folkmängd, anses också bidra till svårigheter att mobilisera både kraft och resurser hos de mindre aktörerna. I rapporten førstevalg – en kartlegging av hindringer og muligheter som Difi publicerades , lyfts ett antal behov och utmaningar fram. Det handlar bland annat om behov av helhetsstrategi, sektorsövergripande finansieringsmodeller, anpassningar av lagar och regler samt samordning när det gäller såväl tekniska som organisatoriska frågor. KS som är en intresseorganisation med kommuner och län (fylken) som medlemmar, antog Styrningsdokument för KommIT. Programmet förväntas nu bidra till samordning av it-utveckling inom den offentliga sektorn genom att stärka det politiska intresset för arbetet inom KS. Vidare förväntas KS att operationalisera den digitala strategin genom att driva utvecklingsprojekt på uppdrag av kommuner och län. Tanken är också att KS ska samordna utveckling av standarder och gemensamma specifikationer, riktlinjer och checklistor och KS förväntas stärka kommuners och regioners ställning. antog KS också en handlingsplan för KommIT där organisation, uppgifter och budget förtydligas. har utvecklat sin e-förvaltningsstrategi . En ny strategi har utformats i taget och omfattar staten, kommunerna och regionerna. Ett särskilt fokusområde i strategin är verksamhet över förvaltningsgränserna. har delat upp sin finansiering av it-projekt på en centraliserad och en decentraliserad del. Det innebär att myndigheter finansierar projekt av intern nytta med egna medel. Den centrala delen finansieras genom en fond. Fonden kan stödja projekt inom hela den offentliga sektorn under förutsättning att en arbetsbesparande potential kan upptäckas. är ytterst ansvarigt för den gemensamma e- förvaltningen. leder en styrgrupp med permanenta sekreterare (departementschefer) från nyckeldepartement och direktörer för KL (intresseorganisation för 98 kommuner) och Danske regioner. Här återfinns alltså tyngsta möjliga tjänstemannamässiga representationen från i övrigt självständiga regioner och kommuner. Styrgruppen ansvarar för att definiera de styrande principerna för digitala lösningar utifrån privatpersoners och företagens behov. styr även it-projekt och it-utveckling genom . består av representanter från offentlig- och privat sektor. Rådet är vägledande och arbetar för att standardisera och säkra professionell styrning av stora offentliga it-projekt. Ett viktigt initiativ inom digitaliseringsstrategin var införandet av domänstyrelser . Det finns fyra domänstyrelser inom områdena social, omsorg, hälsa, företag och domänstyrelsen för byggnader, bostäder och samhällsservice. Styrelserna består av representanter från stat, region och kommun. Styrelserna uppgift är att ta fram domänvisa handlingsplaner som säkrar koordinerad och effektiv digital utveckling. I ska ministerier, myndigheter och andra statliga aktörer använda en gemensam projektmodell för statliga it-projekt. Dansk offentlig sektor ska vara dubbelt så digital genom obligatorisk digital självbetjäning och myndighetspost. har beslutat att införa obligatorisk digital kommunikationen mellan medborgare, företag och den offentliga sektorn inom 63 tjänsteområden. sker av medborgarnas kommunikation med dansk offentlig sektor inom dessa tjänsteområden via digitala kanaler. Målsättningen är att öka digitaliseringsgraden till fram (vilket skulle innebära att den totala digitaliseringsgraden för dansk offentlig sektor (233 tjänsteområden) skulle vara motsvarande ). Den danska Digitaliseringsstyrelsen har uppskattat att samhället kan spara när den sista av de 63st kartlagda tjänsteområdena är digitaliserade. Den ökade digitaliseringsnivån förväntas bidra till en minskning av antalet förfrågningar till offentlig sektor med 9,2 miljoner. I finns en förhållandevis stark statlig styrning när det gäller utvecklingen inom e-förvaltning. På lokala nivå har exempelvis ett slags politiskt avtal upprättats mellan regeringen, regioner och kommuner om att genomföra den digitala agendan. Även om de inte innehåller sanktioner, den politiska kulturen i landet för att överenskommelsen kommer att hålla. Därtill har Regeringen har också tydliggjort sin inriktning genom att tillsätta för ett sextiotal olika projekt . Vidare påverkas kommuners och regioners (och ministerområdens) budgetar, vilka förhandlas , om organisationen i fråga väljer att inte ansluta sig till olika former av centrala initiativ. De konkreta projekten kring införande av digital service sker på alla nivåer i den offentliga sektorn, medan det strategiska arbetet är samlat till Digitaliseringsstyrelsen inom . Vidare är KL en stark aktör och har en central roll och sammanhållande kraft i de 98 kommunerna emellan. KOMBIT är en ideell organisation som ägs av , vilka i nära samverkan agerar som katalysator för it-utveckling på en lokal nivå. KOMBIT tillhandahåller såväl finansiell som projektledande stöd för projekt har potential att öka både organisatoriska och finansiella mål i lokala organisationer. De kan bidra med projektledning, konsultstöd och stöd för gemensam upphandling. Med syfte att driva på digitalisering av offentlig sektor beslutade om en digitaliseringsstrategi .