sou · H1B380 · 2013-12-05 00:00:00 — Myndighetsinitierat uppgiftskrav: Ett sådant uppgiftskrav som initieras av en myndighet. Det rör sig vanligen om kalenderbundna tidpunkter då vissa uppgifter ska rapporteras in till myndigheten, med skattedeklaration som ett typexempel. Myndigheten ska skicka en avisering till servicetjänsten inför att tidpunkten infaller. Register över grundläggande uppgifter: Med detta avses i betänk- andet i huvudsak det allmänna företagsregister som drivs av SCB med stöd av Förordning (1984:692) om det allmänna företagsregistret. Vårt uppdrag och arbete Se dock avsnitt 6.4, under för alternativa metoder att lösa behovet av ett register över grundläggande företagsuppgifter. Samma eller liknande uppgift: En uppgift vars semantiska betyd- else är identisk med, eller tillräckligt lik, en annan uppgift för att uppgifterna ska kunna användas för samma ändamål. Två uppgifter är inte nödvändigtvis samma bara för att samma beteckning eller term används för dem. Exempelvis kan uppgiften antal anställda ha olika semantisk betydelse i olika sammanhang, beroende på om man av- ser antalet fysiska personer som har en viss arbetsgivare, eller antalet årsarbetskrafter inom en viss näringsverksamhet. Servicetjänst (elektronisk): En webbaserad tjänst som utgör en sam- lad ingång för företag att se och ändra grundläggande företagsupp- gifter samt slussas vidare till relevanta myndighets-e-tjänster. (Se avsnitt 8.3, samt 12–15 §§ i den föreslagna förordningen.) System-till-system: Kommunikation mellan två eller flera dator- system som sker elektroniskt och automatiserat i syfte att utföra någon form av ärendehandläggning eller annan uppgift. Det kan vara fråga om att ett system hämtar uppgifter från ett annat, eller att ett system anropar ett annat med information för att inleda någon verksamhetsprocess. Uppgiftsdefinitionsregister: Ett register över definitioner av enskilda företagsuppgifter som bedöms ha möjlighet att återanvändas av fler än en enskild myndighet, och som har i uppdrag att underhålla. Se även Samma eller liknande uppgift. Registret kan även vara en del av Uppgiftskravsregister: Det register över uppgiftskrav som myndig- heterna, med stöd av , ska vara skyldiga att föra. Registret beskrivs i 5–6 §§ i den föreslagna förordningen. Uppgiftskrav: Ett författningsbaserat krav på företag att lämna uppgifter till någon statlig myndighet. Uttrycket har en definition i 4 § i den föreslagna förordningen. 3Tidigare utredningar och pågående arbeten om företagens uppgiftslämnande Det har förekommit ett antal insatser inom området för regelförenkling som bland annat syftat till att minska företagens uppgiftslämnande.1 Det leder dock för långt att redovisa alla dessa initiativ och arbeten i detta sammanhang. har i sin rapport till minskat uppgiftslämnande för företag gjort en översiktlig redovisning av dessa utredningar m.m. Nedan berörs dock kortfattat Patent- och Förslag till ett sam- ordnat uppgiftskravsregister för företagsdata samt mer utförligt för till minskat uppgifts- lämnande för företag . 3.1Förslag till ett samordnat uppgiftskravsregister för företagsdata Regeringen gav i uppdrag att ta fram ett beslutsunderlag för att kunna bedöma om ett sam- ordnat uppgiftskravsregister skulle införas. Statskontoret gavs i sam- ma uppdrag i uppgift att dels kartlägga och i samarbete med analysera samtliga författningsreglerade krav på uppgiftslämnande till myndigheter, dels analysera och ge förslag på hur finansieringen av ett samordnat uppgiftskravsregister skulle kunna lösas. Statskontoret fick dessutom i uppgift att göra en sam- hällsekonomisk bedömning av införandet och driften av ett sam- ordnat uppgiftskravsregister. 1 Se bland annat Företagens uppgiftslämnande (SOU 1976:12) och Samverkan vid uppgifts- lämnande (SOU 1981:58) och från senare tid kan nämnas En gemensam inlämningsfunktion för skogsägare (Ds 2012:29). utredningar och pågående arbeten om företagens uppgiftslämnande I rapporten till ett samordnat uppgiftskravsregister för företagsdata (AD 15-4324/98, PRV 2000) föreslogs att ett uppgifts- kravsregister skulle skapas och att skulle utses till ansvarig myndighet. Enligt rapporten skulle registret och organisationen runt detta ge förutsättningar för att på ett aktivt och strukturerat sätt arbeta med att minska uppgiftsbördan för näringslivet. I rapporten angav man att skulle få följande fem huvudfunktioner som ansvarig för ett uppgiftskravs- register: Tillse att allt fler uppgiftskrav kan fullgöras genom samordning mellan myndigheterna. Samrådspart i samband med regeländringar som rör uppgifts- krav. Arbeta med att definiera enhetliga termer och begrepp (härigenom gynnas såväl företag som statsförvaltning). Tillhandahålla information om befintliga uppgiftskrav. Tillhandahålla statistik om den belastning uppgiftskraven inne- bär för företagen. Regeringen beslutade, utan närmare motivering, att det inte var aktuellt att utforma ett register i enlighet med rapportens förslag (N2001/11375/NL). 3.2Bolagsverkets Förslag till minskat uppgiftslämnande för företag Regeringen gav i uppdrag att utarbeta ett förslag till att minska företagens uppgiftslämnande till statliga myndigheter. Uppdraget redovisades av genom rapporten till minskat uppgiftslämnande för företag. Denna rapport ska enligt direktiven ligga till grund för förevarande utrednings arbete. föreslår i sin rapport att ett samordningsorgan sna- rast inrättas för att skapa vissa grundläggande förutsättningar för att målet om lättnader i näringslivets administrativa börda ska kunna uppnås genom återanvändning av uppgifter och samordning av myn- digheters uppgiftskrav. Med samordningsorgan förstås i rapporten utredningar och pågående arbeten om företagens uppgiftslämnande en organisatorisk enhet, benämnd , med föreslagen uppgift att besluta om åtgärder som innebär att företagens uppgiftslämnande förenklas och begränsas bland annat genom åter- användning av redan insamlad information. Till stöd för detta arbete ska enligt förslag föras ett referensregister över närings- livets uppgiftslämnande innehållande s.k. referensinformation om myndigheternas befintliga uppgiftskrav och den information som myndigheterna därmed samlar in. Genom inrättandet av en etableras en- ligt detta resonemang en organisation och en struktur som medför att uppgiftslämnarbördan för näringslivet gentemot statliga myndig- heter kan behandlas, och därmed sannolikt reduceras, på ett koordi- nerat, strukturerat och enhetligt sätt. En verksamhet skulle omfatta förpliktelser som följer av lag eller för- ordning för företag att lämna uppgifter till myndigheter under rege- ringen förutsatt att uppgifterna ska lämnas i strukturerad form och med viss regelbundenhet eller efter det att en viss åtgärd har vidtagits eller viss händelse inträffat. Detta innebär att även sådant uppgifts- lämnande inkluderas som är konsekvensen av en i sig frivillig hand- ling, exempelvis ansökan om visst tillstånd eller bidrag, där det för myndighetens behandling av ärendet stadgas att vissa uppgifter ska lämnas. föreslår i sin rapport att skulle fullgöra följande fem funktioner: samråd, samordning, defini- tionsfunktion (genom ett referensregister) information och statistik (se vidare nedan). De två förstnämnda funktionerna skulle utgöra kärnverksamhet. föreslår vidare att ansvaret för skulle läggas hos en befintlig myndighet. Därigenom skulle organisationen med största sannolikhet kunna byggas upp . Uppgiftskravs- inspektionen skulle ges en oberoende ställning med en egen besluts- funktion även om den rent organisatoriskt skulle höra till en redan befintlig myndighet. 3.2.1Bolagsverkets förslag om samråd Enligt förslag skulle ges rollen av samrådsinstans i samband med att man inför nya uppgifts- krav som riktar sig mot näringslivet. Samrådet skulle avse utform- ningen av det aktuella uppgiftskravet, behovet av att informationen utredningar och pågående arbeten om företagens uppgiftslämnande samlas in från näringsidkarna i stället för att redan insamlade upp- gifter används, tidpunkten och sättet för uppgiftsinsamlandet m.m. Samrådet skulle vara ett led i lagstiftningsprocessen. 3.2.2Bolagsverkets förslag om samordning framhåller i sin rapport att införandet av en Uppgifts- kravsinspektion skulle möjliggöra samordning av de författnings- reglerade uppgiftskrav som myndigheter riktar mot företagare. Myn- digheter som vill införa ett nytt uppgiftskrav, ändra eller ta bort ett befintligt uppgiftskrav, skulle vara skyldiga att anmäla detta till Upp- giftskravsinspektionen för registrering och beslut. Det skulle även utföras en kontroll av om de efterfrågade uppgifterna redan samlas in och lagras av någon annan statlig myndighet. Om detta är fallet och uppgifterna är att betrakta som identiska, användbara och till- gängliga och praktiska skäl inte lägger hinder i vägen, skulle den aktuella myndigheten, efter beslut av , vara skyldig att använda dessa uppgifter. Först om de efterfrågade upp- gifterna inte finns att hämta från någon annan myndighet skulle de få samlas in från näringsidkaren. När det gäller informationsöverföringen mellan myndigheter förespråkar i rapporten att befintliga och redan överens- komna kontaktytor och leveransrutiner etc. så långt möjligt skulle användas även för informationsöverföring. Resonemanget bygger på att dessa processer måste utgå från berörda myndigheters egen sakkunskap. skulle således inte styra detta i någon större omfattning utan överlåta den detaljreglering som fordras till berörda myndigheter. Inspektionens roll skulle i denna del endast bli att initiera processer genom ett beslut om samord- ning samt genom att se till att myndigheterna i samverkan upprättar en handlingsplan för detta informationsutbyte som kan accepteras av vederbörande myndigheter. 3.2.3Bolagsverkets förslag om definitionsfunktionen (referensregister) En avgörande förutsättning för att huvudfunktioner alls skulle kunna nyttjas är enligt att de olika uppgiftskraven får en så god och enhetlig beskrivning som utredningar och pågående arbeten om företagens uppgiftslämnande Preciseringen är viktig för värderingen av vad som för åter- användningen av information får anses utgöra det fundamentala rekvisitet samma uppgift och sålunda bilda underlaget för bedöm- ningen om det är möjligt att samordna två eller fler myndigheters uppgiftsinsamlande. Det s.k. referensregistret skulle endast innehålla referensinformation om uppgiftskraven och uppgifterna. Detta skulle exempelvis kunna omfatta uppgiftskravets formella beteckning och dess definition, dess författningsstöd, vilka specifika uppgifter som efterfrågas, vilken myndighet som är mottagare av uppgiften, när in- samling sker och i vilket format uppgiften finns lagrad. 3.2.4Bolagsverkets förslag om information Den fjärde funktionen i förslag avser Uppgiftskravs- inspektionens tänkta roll som extern informationsbank. Referens- registret skulle som tidigare nämnt innehålla så komplett informa- tion som möjligt över vilka författningsreglerade uppgiftskrav som finns för varje typ av företag, var dessa krav finns definierade, vilka olika händelser som utlöser uppgiftskrav samt vilken myndighet som har huvudansvaret för respektive uppgiftskrav. Genom denna registre- ring får staten en god kontroll över befintliga uppgiftskrav. Det skulle även bli möjligt att publikt erbjuda information om gällande upp- giftsskyldigheter. En näringsidkare som exempelvis vill ansöka om bidrag eller tillstånd kan genom registret enkelt finna information om vart denne då bör vända sig, vilken blankett eller e-tjänst som kan användas och vilken information som kommer att efterfrågas i det aktuella fallet. 3.2.5Bolagsverkets förslag om statistik När det gäller statistik skulle en enligt primärt ha i uppgift att kunna tillhandahålla statistik som underlag för verksamhetens samtliga funktioner. Därutöver skulle det vara möjligt att genomföra fortlöpande kontroller över vilken belastning uppgiftskraven innebär för näringslivet dvs. hur mycket tid, och därmed förenade kostnader, som företagare lägger ner på uppgiftslämnandet samt hur detta förändras över tiden. Målen med inspektionens verksamhet skulle således kunna mätas och följas upp på ett enkelt sätt. utredningar och pågående arbeten om företagens uppgiftslämnande 3.3Uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande gav regeringen 13 myndigheter i uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande. fick i uppdrag att koordi- nera och leda arbetet samt att sammanställa uppgiftskraven i ett register. Registret ska vara utformat för att möjliggöra att ett even- tuellt framtida elektroniskt uppgiftslämnande kan ske mot ett gräns- snitt som är gemensamt för alla statliga myndigheter. Ytterligare en myndighet har anslutit sig till arbetet. genomförde dessa myndigheter under ledning en kartläggning av näringsidkares uppgiftslämningar och sammanställde dessa i ett re- gister. Resultatet av kartläggningen delredovisades genom en läges- rapport . Rapporten redovisas översiktligt nedan. Ytterligare en delredovisning över myndigheternas arbete har lämnats . Datum för slutredovisning av uppdraget satte regeringen till . 4Förvaltningspolitik, it-politik, strategier och initiativ Regeringen bedriver ett omfattande förvaltningspolitiskt reform- arbete som bland annat syftar till att effektivisera förvaltningen och förenkla mötet med medborgare och företag genom elektronisk för- valtning (prop. 2009/10:175 s. 25). fastställde regeringen en handlingsplan för elek- tronisk förvaltning (Fi2008/491). I handlingsplanen anges som över- gripande mål för e-förvaltningen att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att fullgöra sina skyldigheter samt att ta del av förvaltningens service. Detta övergripande mål ska uppnås med hjälp av insatser inom fyra olika områden. Ett av de insatsområden som identifieras i handlingsplanen är regelverk för myndighetsöver- gripande samverkan och informationshantering. fastställde regeringen programmet En statsförvalt- ning i förnyelse (S2012.004). Programmet konkretiserar regeringens förvaltningspolitiska mål och inriktning och kommunicerar detta till statsförvaltningen. Programmet ska vara ett stöd i myndigheternas eget arbete med att utveckla sina verksamheter och organisationer. Programmet lyfter fram åtta områden där myndigheternas arbete är mest relevant för att uppnå de mål antagit i ovan nämnda proposition (prop. 2009/10:175) för det fortsatta arbetet med att ut- veckla den statliga förvaltningen. Två av de områden som lyfts fram är av särskilt intresse i arbetet med att minska och förenkla före- tagens uppgiftslämnande. Första området: Hitta innovativa lösningar och förstärka kvali- tetsarbetet. Myndigheternas kontinuerliga arbete med att utveckla verksamheten utifrån medborgarnas och företagens behov är avgör- ande för att uppnå ökad kvalitet och produktivitet i statsförvalt- ningen. Många myndigheter arbetar systematiskt med att utveckla Förvaltningspolitik, it-politik, strategier och initiativ Det är bra och är något som behöver omfatta ännu fler myndigheter. Det är inte tillräckligt utifrån medborgar- nas och det omgivande samhällets perspektiv att respektive myndig- het utvecklar kvalitet bara inom ramen för den egna verksamheten. För att hitta nya sätt att organisera produktionen av offentliga tjänster behövs samverkan med andra. Andra området: Öka myndigheternas samarbete och samordning. åtagande är brett och skiftande. För att förvalt- ningen ska kunna svara upp till omvärldens krav på högre kunskaps- nivåer och produktivitet krävs en långtgående specialisering och arbetsfördelning. ställer flera av samhällets utmaningar krav på helhetsperspektiv både i beslutsfattandet och vid kontakter med medborgare, företag och kommuner. Det kan handla om att myndigheter deltar i olika skeden av en process där deras gemen- samma insatser bidrar till att uppnå målen. En förutsättning för att balansera båda dessa behov är ett väl fungerade samarbete inom den statliga förvaltningen. Genom ett effektivt informationsutbyte för- bättras servicen för medborgare och företag. ger lagar och teknik många möjligheter för myndigheter att elektroniskt ut- byta information, men myndigheterna kan utnyttja dem bättre och ytterligare möjligheter kan behöva ges. är det viktigt att detta sker på ett sätt så att integritetsaspekterna även fortsatt är viktiga faktorer i myndigheternas arbete. beslutades Regeringens strategi för en digitalt sam- verkande statsförvaltning (N2012:27), Med medborgaren i centrum. I strategin beskrivs regeringens målsättningar för arbetet med att förstärka myndigheternas förmåga att samverka digitalt i förvalt- ningsgemensamma it-frågor. Fler förvaltningsgemensamma digitala tjänster ska bidra till att förenkla vardagen för privatpersoner och företag. Tjänsterna ska utformas efter användarnas behov, vara enkla och säkra att använda, samt vara lätta för medborgare att hitta. Genom att göra det lättare att hitta och använda sådan statlig information som kan vidareutnytt- jas och sådana statliga tjänster som har gränssnitt som kan användas av andra system ska innovation stödjas. Publicering av offentlig in- formation via internet och användning av sociala medier ska öka möjligheterna till insyn och delaktighet. Förvaltningspolitik, it-politik, strategier och initiativ i statsförvaltningen ska öka genom standardiserad informations- hantering, förbättrad informationssäkerhet och digitaliserade proces- ser. En viktig utgångspunkt i all utveckling av statsförvaltningens tjänster är att effektivitet och service alltid måste vägas mot skyddet för den enskildes integritet och behov av sekretesskydd. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda förut- sättningar för myndighetsövergripande samordning inrättade rege- ringen en delegation för e-förvaltning (dir. 2009:19). Delegationen som antog namnet E-delegationen ska bland annat ko- ordinera de statliga myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och följa upp effekterna. Enligt våra utredningsdirektiv ska samråd ske med E-delegationen. Utredaren ska vidare i sitt arbete hålla sig informerad om och beakta det arbete som pågår inom E-delegationen. Detta har också gjorts löpande, bland annat genom medverkan i E- delegationens juridiska expertgrupp och i arbetet med utvecklingen av vägledningen för verksamhetsutveckling.1 Utredningens sekretariat har vidare kontinuerligt varit i kontakt med E- delegationen för avstämning och informationsinhämtning. Inom E-delegationen pågår ett antal projekt som är förvaltnings- gemensamma och som kommer att ha påverkan på enskilda och offentlig sektor som exempelvis Mina meddelanden, Mina ärenden, Mina fullmakter samt E-arkiv och e-diarium. Arbetet som bedrivs inom E-delegationen kommer på lång sikt innebära att förvaltningens elektroniska informationshanteringssystem till viss del kommer att likriktas. En av hörnstenarna för att kunna utveckla en effektiv och framgångs- rik e-förvaltning är att det finns väl fungerande tjänster för elektro- nisk identifiering, signering och validering (e-legitimationer). Med hjälp av en e-legitimation kan en användare av elektroniska tjänster 1 E-delegationen har presenterat en Juridisk vägledning för verksamhetsut- veckling inom e-förvaltning. Syftet med vägledningen är att beskriva centrala juridiska frågor och presentera tekniska lösningar för att kunna kombinera juridik och teknik på ett rätts- enligt sätt. Förvaltningspolitik, it-politik, strategier och initiativ både bevisa sin identitet och med hjälp av en elektronisk signatur bekräfta lämnade uppgifter. E-legitimationsnämnden2 inrättades och har till uppgift att stödja och samordna den offentliga sektorns behov av säkra metoder för elektronisk identifiering och signering i för- valtningens e-tjänster. inrättades har nämnden arbetat med att utveckla en ny och samordnad infrastruk- tur för säker elektronisk identifiering. Syftet är att stödja den offent- liga förvaltningen vid upphandlingen av eID-tjänster så att upphand- lingen kan ske på ett enhetligt och effektivt sätt. För ändamålet kommer det att skapas ett samordnat system för säker elektronisk identifiering i form av en s.k. identitetsfederation, som administreras av . har som övergripande uppdrag att se över de så kallade registerförfattningarna för myndigheternas behandling av personuppgifter och ett antal därmed sammanhäng- ande frågor (dir. 2011:86). har i delbetänkandet Över- skottsinformation vid direktåtkomst (SOU 2012:90) tagit ställning till om så kallade överskottsinformation vid direktåtkomst – det vill säga sådana uppgifter som en myndighet via elektronisk direktåtkomst till ett annat organs elektroniskt lagrade informationssamlingar har en teknisk möjlighet att söka efter och ta del av men som myndig- heten aldrig har utnyttjat sin tillgång till eller inte får utnyttja i sin verksamhet – även i fortsättningen ska vara allmän handling. I delbetänkandet konstateras att det finns vissa principiella skäl som talar för en ändring i 2 kapitlet tryckfrihetsförordningen som skulle undanta sådan överskottsinformation från att vara allmän hand- ling. Något förslag till grundlagsändring lämnas dock inte, främst eftersom ett undantag skulle medföra betydande avgränsningssvårig- heter och ge upphov till tillämpningsproblem. Utredningen föreslår dock en smärre justering i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) i syfte att öka integritetsskyddet på området. Utredningen ska slutredovisa sitt uppdrag . 2 Förordning (2010:1497) med instruktion för . Förvaltningspolitik, it-politik, strategier och initiativ ska föreslå de författningsändringar som behövs för att genomföra ändringarna i och rådets direk- tiv 2003/98/EG om vidareutnyttjande av information från den offent- liga sektorn (PSI-direktivet) i svensk rätt. Utredningstiden har för- längts och uppdraget ska redovisas . Det ursprungliga PSI-direktivet har genomförts i svensk rätt genom lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen. Utredningens uppdrag handlar till viss del om att föreslå genomförande av de ändringar i PSI-direktivet som är på förslag, samt i övrigt se över den befintliga lagen och hur den tillämpas. Frågor om vidareutnyttjande av myndighetsinformation ingår inte direkt i uppgiftslämnarutredningens uppdrag, men förslagen i detta betänkande har bäring på frågor om vidareutnyttjande av myndig- hetsinformation. Det beror på att det dels föreslås två nya register (uppgiftsdefinitionsregistret samt uppgiftskravsregistret) som i sig kan vara intressanta för vidareutnyttjande, dels föreslås nya åtkomst- metoder till det befintliga allmänna företagsregistret, vilket också kan ha betydelse i detta sammanhang. Regeringen har utsett fyra myndigheter att vara utvecklingsmyndig- heter med uppdrag att samordna strategiprocesser inom sina respek- tive intresse- och målgruppsområden (Regeringsbeslut N2011/1368/ITP, Uppdrag att samordna och främja myndigheternas arbete med e-förvaltning.) De fyra myndigheterna (och målgrup- perna) är (privatpersoner), Lantmäteriet (geografisk information och fastighetsinformation), (företag och företagande) samt Transportstyrelsen (fordon och förare). Samtliga myndigheter har pågående projekt inom sina respektive områden (se bland annat SOU 2012:68 s. 68). Förvaltningspolitik, it-politik, strategier och initiativ , och har i samarbete ut- vecklat webbplatsen som riktar sig till den som driver eller vill starta företag. Information och tjänster på webb- platsen är samlade och utformade efter företagarnas behov i stället för utifrån myndigheternas perspektiv. Fler myndig- heter deltar i arbetet med informationen på , bland annat , och Patent- och registrerings- verket. Utöver vägledande information finns ett antal e-tjänster som ska förenkla för företagare i olika avseenden.