prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — Beloppsgränser vid gåvor har förtydligats i riktlinjerna. hänvisades till skatteverkets beloppsgränser, numer finns angivna belopp i riktlinjerna. De skriftliga riktlinjerna avseende tjänsteresor har bl.a. ändrats avseende följande: Riktlinjerna har kompletterats med riktlinjer avseende typ av biljett som skall bokas, typ av hotell som ska väljas, etc. Fonden övergick till traktamentesmodell vilket kommunicerades muntligen till personalen . Dessutom övergick fonden till privatägda betalkort vilket innebär att den anställda får faktura hem och är betalningsskyldig men får ersättning för utlägg mot kvitto. Riktlinjerna har även kompletterats avseende vad som gäller vid uttag av semester i samband med tjänsteresa. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 31 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor De styrelsebeslutade riktlinjerna är mer generellt hållna vilket innebär att tolkningsfrågor kan uppkomma. Syftet med den instruktion som håller tagits fram är att, så långt möjligt, täppa till eventuellt tolkningsutrymme. Fonden poängterar att samtliga situationer som kan tänkas uppstå sannolikt inte heller kan hanteras eller förutses i en VD-instruktion. Av denna anledning anger fondens interna riktlinjer att anställda, i tveksamma situationer, ska rådfråga fondens etikgrupp. Denna ordning har rått och fungerar enligt fonden väl i praktiken. Flertalet av de frågor som ställts till etikgruppen hanteras enligt fonden i den VD-beslutade instruktionen. 2.2Skillnader mellan riktlinjer hos AP-fonderna mot andra statliga myndigheter Vi har jämfört skillnader mellan riktlinjerna hos AP-fonderna mot andra statliga myndigheter. Jämförelsen har gjorts mot de interna riktlinjerna hos , , , , och som gällt . Vi beskriver nedan de iakttagelser vi har gjort avseende riktlinjerna hos respektive AP-fond och riktlinjerna hos respektive annan statlig myndighet. I AP-fondernas gemensamma policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor anges följande avseende ersättningar och förmåner: Grundprincipen är att ersättning för utfört arbete ska ske i kontant form. Ersättning i form av skattepliktiga personalförmåner ska kunna användas, men i varje särskilt fall motiveras. För alla anställda ska ersättningar och förmåner sammantaget beskrivas och beräknas. Respektive fonds styrelse beslutar i särskild ordning om riktlinjer för ersättning till anställda och ledande befattningshavare, med utgångspunkt från Regeringens riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i AP-fonderna (Skr 2011/12:130), där det bl.a. framgår att: o Ersättningarna inte ska vara löneledande i förhållande till jämförbara institut utan präglas av måttfullhet. o Rörlig lön inte ska ges till ledande befattningshavare. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 32 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vi har som del i revisionen av AP-fonderna granskat AP-fondernas riktlinjer för ersättningar i enlighet med Regeringens riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare och andra anställda i AP-fonderna, vilka utfärdades . Vi har utfört denna granskning i enlighet med FAR SRS rekommendation RevR 8 Granskning av ersättningar till ledande befattningshavare i aktiemarknadsbolag i syfte att lämna ett yttrande över huruvida fondernas riktlinjer och efterlevnaden av dessa följer Regeringens riktlinjer. Vår granskning av riktlinjerna beskrivs i Granskningsplan avseende ersättningar till ledande befattningshavare och övriga anställda i AP-fonderna, daterad , och våra iakttagelser ingår i vår slutrapport avseende revisionen av AP-fonderna. Vi avrapporterade våra iakttagelser till . Nedan kommenterar vi de personalförmåner vi har fått uppgift om finns på respektive AP-fond respektive andra statliga myndigheter. I de fall en fond eller annan statlig myndighet ej kommenteras så framgår förmån ej av de riktlinjer vi erhållit. I vissa fall har fonderna och andra statliga myndigheter särskilt kommenterat huruvida en förmån finns eller ej. Tredje AP-fonden hade fyra anställda som erhöll hushållsnära tjänster som personalförmån. Fonden beslutade att ta bort denna förmån. erbjöd personal förmån via upp till max av bruttolönen. Denna förmån har fonden avvecklat . Första AP-fonden har haft en anställd som har fått hjälp med barnpassning. Denna förmån var ett särskilt fall där den anställde var föräldraledig men kom in och jobbade . Förmånen förekommer inte längre på fonden. Vi har inte noterat hushållsnära tjänster på någon annan fond. Andra statliga myndigheter: Vi har inte noterat hushållsnära tjänster på någon annan statlig myndighet. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 33 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Andra, Sjätte respektive Sjunde AP-fonden har haft bilförmån. På Andra AP-fonden har 12 personer haft bilförmån . Samtliga personer tillhör fondledningen eller är avdelningschefer. Samtliga tjänstebilsinnehavare har, förutom en beskattningsbar bilförmån, även ett bruttolöneavdrag på 2000 Andra AP-fonden beslutade att inte längre erbjuda nya bilförmåner, befintliga bilförmåner kvarstår dock så länge personen har kvar nuvarande tjänst. På har 17 personer haft bilförmån . Bilförmån var en diskretionär förmån och fanns inom alla personalkategorier. Samtliga bilförmåner avslutades förutom för två personer som på grund av förhandling avslutades först per . På Sjunde AP-fonden har VD haft bilförmån , vilken ska avvecklas . Enligt uppgift från fonden är bilen utköpt . Andra statliga myndigheter: På Kammarkollegiet är det endast Generaldirektören som har förmånsbil. På Riksgälden har två personer bilförmån. På har medarbetare som omfattas av chefsavtal möjlighet till bilförmån. har särskilt angett att de inte har några bilförmåner. Andra AP-fonden har tagit bort den tidigare förmånen avseende parkering. Denna förmån uppgick till max /per anställd och år. Se även kommentar vid övriga reseförmåner. Tredje, Fjärde och Sjunde AP-fonden hyr några parkeringsplatser var. Dessa bokas och nyttjas av personalen vid behov. Den som nyttjar parkeringsplatsen blir förmånsbeskattad för detta. erbjöd i princip samtliga anställda parkering. Fri parkering för icke tjänstebilsinnehavare förmånsbeskattades och för tjänstebilsinnehavare ingick det i förmånsvärdet (i enlighet med skatteverkets regler). Samtliga parkeringar avslutades per . Första AP-fonden har inga parkeringsplatser som förmån till sina anställda För andra statliga myndigheter framgår ej parkeringsförmån i de riktlinjer vi har erhållit. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 34 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Andra AP-fonden erbjöd 2012 möjlighet för personalen att erhålla kollektivtrafikkort eller parkering. Värdet på förmånen var max per anställd och år. Förmånen infördes men togs bort . har infört kollektivtrafikkort som en personalförmån. Förmånen finns angiven på en förteckning över aktuella förmåner som styrelsen har godtagit. Det finns inga ytterligare riktlinjer kring denna förmån. Första och bekostar taxiresa från kontoret till hemmet i på kvällstid i vissa fall. Första och Fjärde AP- fonden ersätter resor efter . Tredje AP-fonden har tagit bort den tidigare möjligheten för den anställde att erhålla ersättning för hemresa med taxi vid sena arbetskvällar. I de uppdaterade riktlinjerna anges att ersättning endast kan erhållas undantagsvis, exempelvis . I Sjätte riktlinjer anges att taxiresor i samband med övertidsarbete ej ersätts av fonden. Samtliga AP-fonder, förutom , erbjuder alla anställda sjukvårdsförsäkring. erbjuder personer i ledningsgruppen sjukvårdsförsäkring. Några andra personer har också, bland annat av historiska skäl, - sjukvårdsförsäkring. Övriga anställda har rätt till ersättning för patientavgifter . Första AP-fonden har haft en förmån som innebar att de ersatte egenavgifter upp till högkostnadsskyddet. Denna ersättning var föremål för förmånsbeskattning. Fonden har tagit bort denna förmån. Andra AP-fonden uppger att sjukvårdsförsäkringen har en självrisk på som betalas av den anställde. Andra statliga myndigheter: Ingen av de andra statliga myndigheterna uppger att de erbjuder sjukvårdsförsäkring som en anställningsförmån. och Kammarkollegiet anger att sjukvårdsförsäkring / läkemedelsbidrag regleras i det statliga avtalet ALFA. Samtliga myndigheter följer ALFA. ALFA innebär att: Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 35 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor o Läkarvård, tandvård och psykologibehandling ersätts med /besök o Sjukgymnastik, naprapat och kiropraktor ersätts med /besök o Sjukhusvård (ej BB) ersätts med /vårddag o Receptbelagda läkemedel som är utskrivna av läkare och som enligt lag omfattas av högkostnadsskydd ersätts hela kostnaden. Samtliga fonder utom Andra och erbjuder samtliga anställda gruppförsäkring såsom livförsäkring, olycksfallsförsäkring och barnförsäkring, vilket bekostas av fonden. Den anställde förmånsbeskattas för detta. Andra AP-fonden har gruppavtal med försäkringsbolag om gruppförsäkring och försäkringarna administreras till en lägre kostnad för fondens medarbetare. Premien dras direkt från lönen och bekostas således ej av fonden. betalar inga ytterligare försäkringar utöver de som gäller av kollektivavtal. De anställda erbjuds dock att, på fondens bekostnad, träffa för att få rådgivning inom försäkringar en gång . TGL Tjänstegrupplivförsäkring och TFA Trygghetsförsäkring vid arbetsskada betalas av samtliga fonder i enlighet med kollektivavtal. Andra statliga myndigheter: Andra statliga myndigheter har inte uppgivit att de har några andra gruppförsäkringar utöver TGL och TFA. Motion och annan friskvård Samtliga fonder erbjuder sin personal friskvårdsbidrag. Samtliga fonder, förutom Första AP-fonden och , har friskvårdsbidrag på . har från höjt friskvårdsbidraget från till . Första AP-fonden erbjuder sina anställda träningskort på SATS eller Balance där fonden står för kortet förutom som den anställde betalar själv. Alternativt kan den anställde får i friskvårdsbidrag för annan aktivitet. har anställda på Första AP-fonden haft möjlighet att nyttja fyra tennistider, en badmintontid och en squashtid vilket har kostat fonden 70 tkr . Dessa förmåner är nu borttagna. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 36 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Samtliga fonder, utom , erbjuder sin personal kostnadsfri tillgång till massör/naprapat. hade tidigare denna förmån men har avslutat den . Sjunde AP Fonden har höjt friskvårdsbidraget till /år. Enligt fonden inkluderar detta belopp även kostnaden för naprapat/massage, vilket tidigare bekostades av fonden utöver friskvårdsbidraget. Första och tillåter att personalen motionerar / vecka på arbetstid om arbetet så tillåter. Andra AP-fonden tillåter att personalen utför friskvårds- och motionsaktiviteter under arbetstid om arbetet så tillåter, vilket framgår i riktlinjerna. Även Sjätte och Sjunde AP-fonden uppger att de tillåter detta, men det finns inga skriftliga riktlinjer kring detta. Andra statliga myndigheter: Samtliga myndigheter erbjuder sin personal friskvårdsbidrag. Samtliga myndigheter, förutom och Riksgälden, har ett friskvårdsbidrag på . förvaltningschef beslutade om att införa ett friskvårdsbidrag för de anställda. Ytterligare beslut med riktlinjer är under beredning och ännu ej beslutade. Friskvårdsbidrag skall kunna utgå med maximalt per medarbetare och år. Riksgälden har ett friskvårdsbidrag för träning, massage och kostrådgivning på max /år. Bidrag till träningskort får max uppgå till /år. Uppgår kostnaden för träningskort till mindre än /år kan den anställde välja att utnyttja resterande belopp /år till massage och kostrådgivning. och Riksgälden erbjuder även personalen tillgång till massör. Riksgälden står för halva kostnaden medan personalen betalar hälften. Hos är massage subventionerat av myndigheten och den anställde betalar . I riktlinjer framgår att myndigheten erbjuder personalen en friskvårdstimme . kan även betala kostnaden för laganmälan till exempelvis motionslopp. Även och Riksgälden erbjuder personalen att använda av arbetstiden till motion. Riksgälden har en () där alla anställda är medlemmar. Det innebär att de har möjlighet att delta i de aktiviteter, allt Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 37 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor från kulturaktiviteter till skid- och vandringsresor, som RIF anordnar. RIF subventionerar aktiviteterna för sina medlemmar. har en idrottsförening som anordnar idrottsaktiviteter och en konstförening som anordnar vernissage/visningar och en årlig utlottning av konstverk. Den anställde betalar /månad för medlemskap i konstföreningen. Det framgår inte av riktlinjerna huruvida idrottsföreningen och konstföreningen är subventionerade av myndigheten. Samtliga AP-fonder, med undantag för , har uppgett att de gett sina anställda julgåvor till ett värde av maximalt eller . Någon fond hänvisar till gåva av mindre värde, vid kontroll har vi fått bekräftat att värdet 2012 understeg . Enligt är julgåva skattefri om värdet inte överstiger inklusive moms. bekostar inte julgåvor till personal eller externa personer. Sjunde AP-fonden anger att även styrelsen har erhållit en julgåva för . Andra statliga myndigheter: Kammarkollegiet, och Riksgälden anger att de ger sina anställda en julgåva, värd maximalt inklusive moms anger att de brukar ge sina anställda en julgåva, dock har de ej lämnat uppgift om värdet. uppger att de inte längre ger personalen julgåva. har inte lämnat någon uppgift om julgåvor. Samtliga AP-fonder har i sina riktlinjer regler om gåvor och uppvaktning. Generellt har fonderna möjlighet att ge gåva vid jämn födelsedag och pension samt i vissa fall även vid andra födelsedagar. Värde på gåvan varierar mellan och beroende på fond och högtidsdag. o Första AP-fonden har maxbelopp vid 50-årsdag och vid pension. o Andra AP-fonden har maxbelopp på inklusive moms vid 50-årsdag o Tredje AP-fonden anger att gåva på får ges vid 50 eller 60 år Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 38 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor o har maxbelopp på vid 50-årsdag eller . Sjunde AP-fonden anger avseende gåvor att fonden skall vara återhållsam med gåvor till anställda och affärskontakter. I de nya riktlinjerna antagna 2013 anges beloppsgränser för gåvor till anställda. Tredje AP-fonden anger specifikt att de inte får ge bort alkoholhaltiga drycker som gåva. har tagit bort möjligheten till gåvor och anger att fonden ej bekostar minnesgåvor till personal eller extern person. Vid födsel, bortgång eller nära anhörigs bortgång samt vid högtidsdagar kan fonden ge en blomma (belopp specificeras ej). Andra statliga myndigheter: Andra statliga myndigheter hänvisar i flertalet fall till för nit och redlighet i rikets tjänst som kan erhållas i statlig anställning. Andra gåvor är begränsade vid andra statliga myndigheter. Vi noterar bl.a att Riksgälden ger och Kammarkollegiet ger gåva vid avslutad anställning på högst (under förutsättning att personen varit anställd respektive ). ger gåva vid 50-års dag och 60- års dag med presentkort på max och blommor på ca . Fjällstuga/-lägenhet Första AP-fonden äger en stuga i och bostadsrättslägenhet i . Personalen kan nyttja stugorna och betalar då /vecka. Personalen förmånsbeskattas vid nyttjande av stugan eller bostadsrätten, beloppet varierar beroende på säsong och är som högst . Fonden har beslutat att sälja stugorna efter att säsongen 2012/13 är avslutad. har en andelsstuga i . Fonden uppger att försök att sälja andelarna har pågått . Den som nyttjar andelsstugan förmånsbeskattas för det värde som stugan kan hyras för respektive vecka enligt bostadsrättsföreningen . Andra statliga myndigheter: Vi har ej funnit i riktlinjerna för andra statliga myndigheter att fjällstuga/ lägenhet erbjuds som förmån. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 39 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Första, Andra, Tredje och erbjöd sina medarbetare mobilt bredband eller bredband i hemmet (olika beroende på fond). Första, Andra och Tredje AP-fonden har tagit bort denna förmån. Tredje AP-fonden anger dock att fonden kan ersätta kostnaden för bredbandsuppkoppling till hemmet om det finns särskilda skäl finns pga arbetsuppgifter och ansvar. erbjuder de medarbetare som behöver ett mobilt bredband i sitt arbete. uppger att de betalar bredband/internetuppkoppling i bostad. Det finns dock inga skriftliga riktlinjer avseende detta. Skälet som fonderna angett för att erbjuda medarbetarna bredband/internetuppkoppling är vanligen för att underlätta en flexibel arbetsmiljö och/eller att vissa personer har behov av att kunna utföra arbetet utanför kontoret. Sjunde AP-fonden anger att de inte bekostar bredband/internetuppkoppling för de anställda i hemmet. I de nya uppdaterade riktlinjerna som antagits 2013 anges att VD kan meddela undantag och besluta att fonden kan tillhandahålla anställd bredbandsuppkoppling eller skrivare. Kammarkollegiet har uppgivit att det finns en person som erhåller förmån av bredband i hemmet. Detta regleras inte i några riktlinjer. För andra statliga myndigheter framgår det ej av de riktlinjer vi erhållit att de bekostar bredband/internetuppkoppling. Samtliga fonder tillhandahåller mobiltelefoner till de anställda som arbetsredskap. I något fall tillhandahålls även surfplatta. Första AP-fonden tillhandahåller mobiltelefon till alla anställda. Fonden har infört fastprisabonnemang för mobiltelefoni och surfning för kommunikation inom . Mindre privatmängd telefonsamtal är tillåtet. Även surfplatta kan erbjudas vid behov, respektive chef beslutar om detta. Andra AP-fonden tillhandahåller personalen mobiltelefon. Mobiltelefon ska användas för tjänste- och arbetssamtal. Privata samtal på mobiltelefon är tillåtna i samband med tjänsteresa. Fonden uppger att man ett fastprisabonnemang på mobiltelefoni och därför tillåter fondens medarbetare privata samtal samt sms eftersom detta inte innebär någon Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 40 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor merkostnad för fonden. Detta kommer att förtydligas i fondens riktlinjer. VD har även en surfplatta. Tredje AP-fonden tillhandahåller mobiltelefon till anställda som behöver mobiltelefon för att kunna utföra sitt arbete. Privata samtal/SMS är tillåtna inom då dessa inte innebär någon merkostnad för fonden. Vid utlandsresa skall privata nyttjande betalas av den anställde. Mobiltelefonen bör inte användas för privata inköp såsom färdbiljetter, parkering etc. eller gåvor till organisationer av olika slag. VD har även en surfplatta. tillhandahåller personalen mobiltelefon istället för fast telefon. Privata samtal skall kodas och redovisas därmed på separat faktura som betalas av den anställde privat. har erbjudit alla anställda surfplatta då detta bedöms vara av väsentlig betydelse för att den anställde skall kunna genomföra sina arbetsuppgifter. Fonden har beslutat att surplatta är behovsprövat. anger att personalen erhåller mobiltelefon som ett arbetsredskap. Fonden har fastprisabonnemang och det finns därför ingen merkostnad för privata samtal/SMS/surf. Dock tillkommer kostnad för samtal utomlands vilka den anställde, om mobiltelefonen använts för privatsamtal, enligt uppgift ska redovisa för fonden och kostnaden dras på lön. Vidare uppger fonden att personalen informerats om att man ska undvika att använda mobilen för SMS-biljetter då detta ska betalas privat och orsakar onödig administration vid lönehanteringen. Det finns inga skriftliga riktlinjer avseende detta. Surfplatta erbjuds ej generellt på Fonden. Dock har två personer haft surfplatta då man testat detta som arbetsverktyg. Fondens uppger att bedömningen är att man troligtvis inte kommer att erbjuda surfplatta som arbetsverktyg. Sjunde AP-fonden anger att de erbjuder personalen mobiltelefon och att privat användande som innebär fördyrande för fonden förmånsbeskattas. I de nya riktlinjerna antagna 2013 framgår att privata samtal/internetuppkoppling till/från ska särskiljas och förmånsbeskattas. Andra statliga myndigheter: Kammarkollegiet uppger att det erbjuder mobil och surfplatta, dock behovsprövat av närmsta chef. Kostnader för privata telefonsamtal regleras via prefix. Kammarkollegiets har fastprisabonnemang för surf. , , uppger att de erbjuder sina anställda mobiltelefoner. och anger att det Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 41 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor är tillåtet att använda mobilen privat inom . Riksgäldens medarbetare ska enligt riktlinjerna använda sig av prefix vid privata samtal. Riksgälden och anger att det finns några läsplattor på myndigheten. erbjuder alla anställda en telefon men att det är respektive chef som besluter om arbetsuppgifterna eller arbetssätt motiverar mobiltelefon. Surfplattor används av ledningsgruppen och kundvägledare. Kostnaden för privat användning regleras enligt riktlinjerna av prefix. Avseende data har myndigheten fastprisabonnemang, framgår det ej av de riktlinjer vi erhållit huruvida de erbjuder personalen mobiltelefon och/eller surfplatta. Första AP-fonden bekostar hemleverans av eller för de anställda som behöver läsa denna tidning innan arbetet börjar. Fonden förmånsbeskattar inte den anställde för detta då det betraktas som arbetsredskap. Tredje och erbjuder personal fri tidning (eller ) om det behövs i tjänsten enligt respektive fonds interna riktlinjer. Båda fonderna har krav på att den anställde har egen morgontidning som betalas privat. Även Andra AP-fonden erbjuder personal som erfordrar detta för tjänstens utförande tidningsprenumeration på fondens bekostnad. Fonden har ej krav på egen morgontidning och har ej förmånsbeskattning av tidningen då fondens uppfattning är att inte är en normal morgontidning. Avseende Sjätte och Sjunde AP-fonden framgår det ej i erhållna riktlinjer om tidningsförmån förekommer men fonderna anger att ett antal anställda har fri tidning () till bostaden. I Sjunde AP-fondens nya riktlinjer som antagits 2013 framgår att anställd, efterbeslut från VD, kan få dagstidning till hemmet om det anses vara av väsentlig betydelse för utförandet av arbetet att anställd kan tillgodogöra sig innehållet innan arbetsdagens början. För andra statliga myndigheter framgår ej tidningsförmån i de riktlinjer vi erhållit. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 42 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vid fråga uppger dock Riksgälden, , och att vissa anställda har fri tidning till bostaden. uppger att inga anställda har fri tidning till bostaden Vi har även noterat följande förmåner hos andra statliga myndigheter: De anställda på Riksgälden har tillgång till Home Use Program (HUP). Det innebär att de får en licensierad kopia av de flesta program i Microsoft Office som de kan installera och använda på sin hemdator. Det framgår i riktlinjerna att de anställda som har ett betalkort via Riksgälden får även använda det för privat bruk. Den anställde har personligt betalningsansvar för betalkortet. Det finns förmåner och rabatter kopplade till kortet. Det innebär att anställda vid , efter sedvanlig kreditprövning, kan beviljas lån i . Lån utan säkerhet kan ges på . Lån med säkerhet kan ges upp till erbjuder även personalen subventionerad lunch och officeprogram till dator. Ovanstående är baserat på de riktlinjer vi har erhållit från respektive myndighet. Det kan inte uteslutas att det finns ytterligare förmåner. I AP-fondernas gemensamma policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor anges följande avseende representation: All representation, oavsett om fonden eller annan part står för den, ska ha ett direkt samband med verksamheten. Representationen ska vara motiverad, måttfull och anpassad till sitt sammanhang.