prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — Ordföranden besöker fonden i samband med styrelsemötena men har också avstämningsmöten med VD däremellan så slutattestering sker normalt . VD attesterat leverantörsfakturor utan beloppsgräns, löneförändringar samt kostnader för personer i den verkställande ledningen som direktrapporterar till VD. I övrigt gäller att CFO, avdelningschef och gruppchef har attesträtt. Samtliga fakturor attesteras manuellt på underlagen. Samtliga stickprov är attesterade enligt ovan rutin. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 102 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 12 Resultat av granskning av stickprov på Fjärde AP- fonden Nedan sammanfattar vi resultatet av våra stickprov avseende : Vi har valt att exemplifiera vissa kostnader för att ge läsaren en bild av kostnader inom de olika områdena, vilket inte behöver betyda att de exemplifierade kostnaderna står i strid med fondens riktlinjer. Fonden har gjort justeringar i vissa förmåner, vilket redogjorts för tidigare. Granskade stickprov är i enlighet med vid var tillfälle gällande riktlinjer. Intern representation ska vara måttfull och ske med gott omdöme. Fonden har kompletterat riktlinjerna med att vid representation ska återhållsamhet iakttas beträffande alkoholhaltiga drycker. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Bokslutsmiddag på restaurang Supper total kostnad 79 863. Kostnaden för alkoholhaltiga drycker uppgår till varav avser sprit enligt underlaget och resterande avser vin. Totalt deltog 41 personer. o Konferens och middag med ränte- och valutagruppen total kostnad , sju personer deltog. o ränte- och valutagrupperna med övernattning, den 23 till på . Total kostnad varav avsåg vin, 1 320 avsåg starköl och avsåg starksprit. 5 personer deltog varav en konsult. Kostnaden är bokad på kontot för extern representation. Kostnaden för starköl om har dragits från en anställds lön. o Konferens med två övernattningar mellan på , . Totalkostnad för konferenspaketet uppgick till . 24 personer deltog på konferensen. Konferenspaketet inkluderade två övernattningar, konferenslokal, frukt och godis i konferenslokalen, guidning , och en lunch. Fonden har därutöver två kvitton på dricka vid middagarna på totalt . Fonden anger att regeln var att högst tre glas vin per deltagare per middag och det kunde bytas mot öl. Total kostnad per person . Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 103 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Fonden ger en julgåva av mindre värde till de anställda . Vi har i våra stickprov funnit följande gåvor: o Julgåva till anställda från Delicard ink frakt. Avser 65 stycken julgåvor, då frakt inte räknas in i värdet är gåvan ej skattepliktig för mottagaren. Representationsnotor ska inkluderas med uppgift om bl.a. när representationen ägde rum, namn på deltagare och vilka företag, yrke/funktion dessa representerade samt syftet med representationen. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Lunch på kontoret där det har beställts sallader från Panini (2 respektive 4 sallader för två olika tillfällen), av beställningen som är bifogad framgår det ej mer än namnet på de personer som närvarat samt vilket företag de representerade. Syftet med lunchen kan förtydligas. Riktlinjerna anger att rabatterade biljetter ska utnyttjas i största möjliga utsträckning. Vid resa inom ska ekonomiklass bokas om inte särskilda skäl föreligger. Vid resa utanför kan ekonomi plus bokas, vihar inte noterat några avsteg från detta i våra stickprov. Fondens attestinstruktion bygger på dualitet så tillvida att en person kontrollerar verifikatet för att sedan attesteras av behörig person. Ordförande ska enligt attestinstruktionen attestera samtliga VDs kostnader. VD fullständig attesträtt exklusive egna personliga kostnader vilka attesteras av styrelsens ordförande. VD attesterar kostnader för personer iden verkställande ledningen som direktrapporterar till VD. I övrigt gäller att CIO, avdelningschef och gruppchef inom affärssidan har attesträtt inom angivna beloppsgränser. Samtliga fakturor attesteras elektroniskt vilket innebär att de ej kan betalas om de inte är attesterade. Styrelseordförandes attest av VDs kostnader sker dock manuellt på underlagen. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Två fakturor har blivit attesterade av den person som kostnaden avser. I det ena fallet avsåg fakturan en synundersökning och uppgick till . i det andra fallet avsåg fakturan en taxiresa och uppgick till . o Samlingsfakturor avseende resor har attesterats av VD, vilka även innefattar VDs egna resor. De kostnader VD haft som attesterats Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 104 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor av styrelsens ordförande avser utlägg via kontokort samt reseräkningar. Fonden har meddelat oss att de kommer be styrelsens ordförande att attestera de fakturor som avser VDs resor härefter. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 105 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 13 Resultat av granskning av stickprov på Sjätte fonden Nedan sammanfattar vi resultatet av våra stickprov avseende : Vi har valt att exemplifiera vissa kostnader för att ge läsaren en bild av kostnader inom de olika områdena, vilket inte behöver betyda att de exemplifierade kostnaderna står i strid med fondens riktlinjer. Fonden har avskaffat flertalet förmåner. Det fanns tidigare inga dokumenterade riktlinjer men en förteckning på en powerpoint slide. Granskade stickprov är i enlighet med vid var tid gällande riktlinjer. Enligt uppdaterade riktlinjer bör Intern representation visa restriktivitet och återhållsamhet och den ska inte vara av lyxbetonad karaktär. Representationen måste kunna motiveras och namnen på de personer och företag/organisationer som deltagit skall framgå av underlaget. riktlinjer var ej dokumenterade. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Avslutningsmiddag för avgående vd . Total kostnad varav vin , tre personer deltog, avgående VD, styrelsens ordförande och ytterligare en styrelseledamot. o Kvällsaktivitet med hela fonden inbjuden . Total kostnad 5 300 varav avsåg vin/öl, 17 personer deltog. o Buffé till styrelse och personal . avser 40 personer. Deltagare har ej angetts på underlaget. Syfte skulle kunna framgå tydligare av verifikatet. Enligt uppgift från fonden ville styrelsens ordförande träffa hela personalen samt i samband med detta avtacka avgående VD. Gåvor bekostas inte av fonden sedan de nya riktlinjerna antogs . riktlinjer avseende gåvor var ej dokumenterade. Vi har i våra stickprov funnit följande gåvor: o Present till avgående VD, inköpt , avser en vinkylare och en flaska vin för . Extern representation bör vara restriktivt och återhållsam enligt de nya riktlinjerna som antogs . riktlinjer var ej dokumenterade. Representationen måste kunna motiveras och namnen på de personer och företag/organisationer som deltagit skall framgå av underlaget. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 106 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor o Lunch på kontoret . Total kostnad , avser 10 personer. Deltagare framgår av underlaget. Syfte med denna lunch framgår dock ej av underlaget. Enligt uppgift från fonden var lunchen en extern representation i samband med ett besök av private equityfond som höll en presentation av sin verksamhet och investeringsinriktning. o Lunch , total kostnad 1 100 varav avser öl, fyra personer deltog. Namn på deltagare framgår av underlaget men ej vilka företag de representerar. Syftet med lunchen framgår ej av underlagen. Enligt uppgift från fonden genomfördes lunchen i samband med att ny VD tillträtt i ett av fondens direktägda bolag och representanter från var på besök för att träffa ny VD samt fortsätta en diskussion om ett eventuellt samarbete mellan bolagen. I fondens riktlinjer som antogs anges specifikt att resor ej får ske i affärsklass. riktlinjer var ej dokumenterade. o I vårt stickprov har vi noterat en flygresa till med biljettkostnad på . Det framgår ej på underlaget vilken biljettyp resan avser. Vi har ej haft möjlighet att med resenären utröna om det är en resa i affärsklass eller inte. Oavsett vilket hade Sjätte anställda möjlighet att utan särskilda skäl företa resa i affärsklass. För övrigt företogs resan aldrig utan blev senare krediterad. o Vi har i våra stickprov noterat inköp av ett inrikes halvårskort på SAS för för en anställd (inköpt ). Kortet var ett sexmånaders kort som användes av investeringsansvarig som reste frekvent mellan två inrikesdestinationer. Fonden uppger att det var av kostnadsskäl som halvårskortet köptes då det var billigare än att köpa enstaka biljetter. I samband med granskningen uppdagades ett stickprov som avsåg en reseräkning var felaktigt ifylld, vilket hade gjort att den anställde fick för mycket utbetalt. Felet inträffade fonden införde rutinen att varje anställd själv ska lägga in sina uppgifter, kvitton etc i reseräknings- och utläggsprogrammet och orsakades av den mänskliga faktorn så tillvida att den anställde hade angett fel valutabelopp. Fonden kommer att korrigera detta . Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 107 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Fondens attestinstruktion bygger på dualitet då det är en person som ska godkänna fakturan innan den attesteras av den person som har ansvaret för kostnadsstället. I det fall kostnaden avser kostnadsställeansvarig ska attest ske av administrativ chef för kostnader (på delegation av VD). Överstiger kostnaden ska attest ske av VD Styrelsens ordförande attesterar VDs kostnadsställe efter varje tertial (tertialavstämning). Styrelsens ordförande kan ge Fondens Administrativa chef tillåtelse att löpande interimistiskt attestera VDs kostnadsställe tills dess att ovan nämnda tertialavstämning är färdig och därmed slutlig attest sker Samtliga fakturor attesteras elektroniskt vilket innebär att de ej kan betalas om de inte är attesterade. Styrelseordförandes attest av VDs kostnader sker dock manuellt på underlagen. Samtliga stickprov är attesterade enligt ovan rutin. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 108 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 14 Resultat av granskning av stickprov på Sjunde AP- fonden Nedan sammanfattar vi resultatet av våra stickprov avseende Sjunde AP-fonden: Vi har valt att exemplifiera vissa kostnader för att ge läsaren en bild av kostnader inom de olika områdena, vilket inte behöver betyda att de exemplifierade kostnaderna står i strid med fondens riktlinjer. Fonden har gjort vissa justeringar i vissa förmåner, vilket redogjorts för tidigare. Fonden har tidigare ej haft alla förmåner dokumenterade utan vissa har meddelats personalen muntligen. Granskade stickprov är i enlighet med de muntligt kommunicerade riktlinjerna. Enligt de uppdaterade riktlinjerna avser intern representation aktiviteter för den egna personalen som syftar till att skapa goda arbetsförhållanden. Några beloppsgränser fastställs inte, men det anges att rekommendationer om avdrag för utgifter för representation kan tjäna som vägledning. Vid representation ska det visas återhållsamhet vid bruk av alkoholhaltiga drycker. Starksprit bör inte förekomma. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Middag på Gondolen i samband med styrelsemöte . Total kostnad varav avsåg vin. 14 personer deltog. o Buffe på kontoret och därefter på . Total kostnad varav biljetterna kostade . Till detta finns en kostnad på totalt för öl och vin. 27 personer deltog. Enligt de uppdaterade riktlinjerna ska extern representationen vara och av utomstående uppfattas som motiverad och måttfull samt anpassad till sitt sammanhang. Några beloppsgränser fastställs inte, men rekommendationer om avdrag för utgifter för representation kan tjäna som vägledning. Vid representation ska det visas återhållsamhet vid bruk av alkoholhaltiga drycker. Starksprit bör inte förekomma. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Middag på Wedholmsfisk i samband med avtackning för juryordföranden i AP7s journalistpris jury. Total kostnad varav avsåg vin, 9 personer deltog, varav två från fonden, juryordföranden, två ytterligare Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 109 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor jurymedlemmar, samt fyra tidigare medarbetare/styrelseledamöter på fonden. o Lunch på Restaurang Seikon total kostnad . 3 personer deltog. Syftet med lunchen var diskussion om möjliga samarbeten. Enligt de uppdaterade riktlinjerna ska färdsätt och logi anpassas till tjänsteresans karaktär och med hänsyn till den totala kostnaden för resan. VD beslutar i särskild instruktion om de närmare regler som gäller för val av färdmedel och typ av biljett vid tjänsteresor. o Vi har av våra stickprov noterat att en resa företogs till . Kostnaden för denna resa tur och retur uppgick till vi har av underlaget inte kunna bedöma i vilken klass denna resa genomfördes. Fonden uppger dock att resan företogs i affärsklass vilket var möjligt enligt då gällande riktlinjer för fonden. Fondens attestinstruktion bygger på dualitet så tillvida att utbetalningar och transaktioner ska attesteras av två tjänstemän i förening. VD fastställer vilka tjänstemän som omfattas av denna attesträtt. Ordförande eller vice ordförande ska enligt attestinstruktionen attestera kostnader som rör VD. Kostnader som rör styrelsens ordförande attesteras av regelverksansvarig. Utbetalningar som rör VD eller styrelsens ordförande sakgranskas och vidimeras av den administrativa chefen före bokföring och utbetalning. Verifikationer för sådana utbetalningar sammanställs kvartalsvis för attest i efterhand. Verkställande direktören () attesterar samtliga utbetalningar men rätt att vidaredelegera attesträtt till andra anställda inom AP7. Vidaredelegering som gäller tills vidare ska anmälas till styrelsen. Vidare delegering har skett till Vice VD med samma begränsningar som gäller för VD, även administrativ chef får attestera utbetalningar och andra transaktioner upp till 150 tkr. I det fall utbetalningar som rör person med attesträtt ska dennes chef attestera kostnaden. Samtliga stickprov är attesterade enligt ovan rutin. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 110 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: Statsråden , ordförande, , , , Adelsohn , , , , , , Hatt, Ek, , Regeringen beslutar skrivelse 2012/13:130 Redovisning av AP-fondernas verksamhet .