prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — o Riktlinjer för pension till de anställda, daterade o Godkännande av tjänsteresa blankett, daterad o Riktlinjer för chefer avseende interna gåvor, daterad respektive o Interna etiska riktlinjer för anställda vid , daterad . Ersatt av uppförande kod o Uppförandekod för anställda på AP3 (etiska riktlinjer), daterad o Instruktion för inköp och attest, daterad o Attestlista 2012 Riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare, beslutade av styrelsen respektive Program för prestationsbaserad ersättning 2012 Fjärde AP-fondens interna personal- och etikrelaterade policy, beslutad av styrelsen Policy för ersättning och andra anställningsvillkor på , antagen av styrelsen 2012-11 26. Ovanstående policy för ersättning m.m. har även erhållits med spåra ändringar funktionen så att de ändringar som gjorts framgår. Riktlinjer för skattefria och skattepliktiga förmåner, antaget av VD 2012- 11-26. Riktlinjer för skattefria och skattepliktiga förmåner, antaget av VD 2012- 11-26, justerad Riktlinjer för tjänsteresor, intern och extern representation och konferenser, antaget av VD . Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 83 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor , godkänd av administrativ chef o 5. Attesträtt och attestinstruktion, godkänd av administrativ chef , , , , . o 23. Resepolicy, godkänd av administrativ chef Etiska riktlinjer för medarbetare vid , beslutad av styrelsen Etiska riktlinjer för medarbetare vid , beslutad av styrelsen Riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare och övriga anställda på , fastställd av styrelsen respektive Riktlinjer för tjänsteresor, representation, gåvor m.m., fastställd av ledningsgruppen . Förteckning över aktuella anställningsförmåner, arbetsredskap och förändringar under2012, godtagen av styrelsen (ej daterad) Firmateckning, fullmakts- och attestrutiner, gäller respektive . Riktlinjer för anställningsvillkor, fastställd av styrelsen , 2012- 06-11 respektive Riktlinjer för hantering av etiska frågor i Sjunde AP-fondens verksamhet, fastställd av styrelsen respektive . Riktlinjer för företagskort/betalkort, representation och tjänsteresor, beslutad av styrelsen Ersatt av riktlinjer för hantering av etiska frågor Ledningsformer, beslutsordning och attestordning för Sjunde AP-fonden, fastställd av styrelsen respektive . Denna är ersatt av (utökad) arbetsordning för styrelsen, (ny) VD-instruktion, (utökad) attestordning och(ny) firmateckning Arbetsordning för styrelsen, beslutad av styrelsen , 2012-06- 11 respektive . Firmateckning, fastställd av styrelsen . Instruktion för VD, fastställd av styrelsen . Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 84 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Attestordning, fastställd av styrelsen 2012-11-06-08 respektive 2012-12- 06. VD-beslutad instruktion för ersättningar, personalförmåner, representation, tjänsteresor m.m., fastställd av VD Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 85 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 4 Förfrågan till andra statliga myndigheter Vi har av /fått i uppdrag att jämföra AP- fondernas interna riktlinjer när det gäller ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor , inklusive eventuella beslutade förändringar, med de interna riktlinjerna hos ett antal andra statliga myndigheter. Jämförelsen ska enligt begäran från /göras mot de interna riktlinjerna hos , , , , och . Jämförelsen avser de riktlinjer som gällt . För att vi skall kunna göra denna jämförelse behöver vi från ovannämnda myndigheter erhålla nedanstående: interna riktlinjer för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor som gällt i de fall ändring skett av de interna riktlinjerna behöver vi både de tidigare och de uppdaterade riktlinjerna Med ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor omfattas åtminstone följande: Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 86 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Annan förmån (vänligen specificera) Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 87 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 5 Förteckning över interna riktlinjer hos andra statliga myndigheter Vi har erhållit följande interna riktlinjer från andra statliga myndigheter: Regler och riktlinjer om resande i tjänsten, FI Dnr 10-7819 Regler och riktlinjer om representation, FI Dnr 12-4570 Fördel FI vad får du genom jobbet Regler och riktlinjer för telefoni, daterad 20120501, Dnr 11-13573 Resepolicy 2001, daterad Etiska riktlinjer på FI, daterad , Dnr 04-1695-199 Riktlinje Representation, daterad , Dnr 11-12170-09 Lokalt avtal om ersättning vid inrikes och utrikes tjänsteresa och/eller förrättning, daterad , Dnr 2.4-1515-11 Riktlinje Flextid, daterad Riktlinje Övertid, daterad Information om tjänsteresor, daterad Kammarkollegiets miljöpolicy, daterad , Dnr 1.7-00292-2011 Gåvor, , Dnr 11-12171-09 Intern regel, Representation, trivselskapande aktiviteter, konferenser m.m, , Dnr 1.2-1146-13 Bilaga till representationspolicy beslutad Riktlinjer om resor, daterad Riktlinjer om bilförmån inom , daterad Lokalt avtal om arbetstidens förläggning mm vid , daterad Tillämpningsanvisning för friskvård, daterad Resor, riktlinje, daterad , Dnr VER 2011-279 Telefoni, riktlinje, daterad , Dnr 2011-139 Etiska riktlinjer, daterad , Dnr PSL 2011-20 Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 88 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor föreskrifter om representation RKF 1998:10 Riktlinjer för möten och resor i , daterad , Dnr FA2012/1038/JA Regler för representation beslutade , senast granskad 2012- 12-06 Förtydliganden av representationsreglerna, föredraget i ledningsgruppen Regler för tjänsteresor, beslutade , senast granskad 2012-12- 06 Regler för tjänsteresor, daterad , Dnr 2009-821-ADM Mobiltelefoni i , daterad , Dnr 2011-515.STA Villkor för lån till anställda i (utskrift av avtal) Instruktion för representation, fastställd vid tjänsteresa, daterad 2008-07- 07 respektive , Adm nr 28/2012 Riktlinjer för möten och resor, fastställd , Dnr 2012/1155 Val av mobiltelefonpaket på Riksgälden, daterad Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 89 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 6 Översiktlig sammanställning över personalförmåner Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 90 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 6 Översiktlig sammanställning över riktlinjer för förmåner. Sammanställningen avser riktlinjer gällande per såvida inte annat särskilt anges. 2012/13:130 .Skr Bröllop Fonden uppvaktar med blomma samt Nyfödd Fonden uppvaktar med blomma 2012/13:130 .Skr 2012/13:130 .Skr 2012/13:130 .Skr Bilaga 7 Översiktlig sammanställning över representation Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 91 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 7 Översiktlig sammanställning över riktlinjer för representation. Sammanställningen avser riktlinjer gällande per såvida inte annat särskilt anges. Enligt uppgift från fonden är Enligt uppgift från fonden är Framgår ej om belopp anges inkl eller exkl moms I riktlinjer antagna 2013 anges att all representattion som inte är måltider ska antagits där det anges aatt godkännas av VD. vid konferens ska ramavtal utnyttjas vid beställning av konferens och logi. I riktlinjer antagna 2013 anges att vid sommarfest, jubileum och liknande är antagits där det framgår att vid intern representation ska öl/vin. i normalfallet inte mer än två glas vin per person I riktlinjer antagna 2013 anges att starkskprit inte ska I riktlinjer antagna 2013 anges att AP7 inte bjuder på starkskprit och champange. 2012/13:130 .Skr Bilaga 8 Översiktlig sammanställning över tjänsteresor Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 92 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 8 Översiktlig sammanställning över riktlinjer för tjänsteresor. Sammanställningen avser riktlinjer gällande per såvida inte annat särskilt anges. 2012/13:130 .Skr 2012/13:130 .Skr Bilaga 9 Resultat av granskning av stickprov på Första AP- fonden Nedan sammanfattar vi resultatet av våra stickprov avseende Första AP-fonden: Vi har valt att exemplifiera vissa kostnader för att ge läsaren en bild av kostnader inom de olika områdena, vilket inte behöver betyda att de exemplifierade kostnaderna står i strid med fondens riktlinjer. Fonden har gjort justeringar i vissa förmåner, vilket redogjorts för tidigare. Granskade stickprov är i enlighet med vid var tillfälle gällande riktlinjer. ändrade fonden riktlinjerna avseende intern representation vilket innebar att VD ska godkänna all intern representation och ett maxbelopp på (framgår ej om det är inklusive eller exklusive moms). gjordes ytterligare en ändring vilken innebär att lunchrepresentation begränsas till max . Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Julbord för hela fonden på kostade totalt varav avsåg öl eller vin totalt medverkade 41 personer Detta innebär att kostnaden per person var . o Teambuilding på . Syfte var att stärka arbetet inom gruppen. Total kostnad varav avsåg öl. o Övrig intern representation rör sig främst om luncher som har intagits på kontoret i samband med kurser och sammanträden. Syftet med luncherna har inte alltid tydligt angivts. Vi har inte noterat några överträdelser av belopp enligt vid var tid gällande riktlinjer. Representationsgåvor till externa mottagare bör normalt inte kosta mer än (framgår ej om inklusive eller exklusive moms). Fonden kan inom ramen för undantag av skatteplikt ge julgåva till personalen. Julgåva är skattefri om värdet inte överstiger inklusive moms. Vi har i våra stickprov funnit följande gåvor: o Fonden har köpt blommor till Global Ethical Standard:s jubileum. Dessa kostade med utkörning . Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 93 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor innebär att kostnaden för gåvan ligger över fondens rekommenderade belopp. o Fonden köpte även konfektyr till en extern föreläsare för . Detta innebär att kostnaden för gåvan ligger över fondens rekommenderade belopp. Fonden uppger att den externa föreläsaren inte fick något annat arvode utöver konfektyren. o Fonden har köpt in julgåvor till personalen och styrelsemedlemmar från Pralinhuset för totalt . Gåvorna avsåg 57 stycken chokladaskar á inklusive moms, vilket innebär att julgåvans värde ligger inom skatteverkets angivna belopp ändrade fonden riktlinjerna avseende extern representation vilket innebar ett maxbelopp på (framgår ej om det är inklusive eller exklusive moms). Samma belopp gäller både för lunch och middag. Av verifikatet ska det framgå att extern representation ska innehålla information om när representationen ägde rum, vilka som deltog och vilka företag dessa representerade samt i vilket syfte. Samband med fondens verksamhet skulle kunna förtydligas. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Teambuilding med inträde och guidning på total kostnad , 8 deltagare o Lunch på . Totalkostnaden på avser representant från AP1 samt en gäst från . På bifogad redovisning framgår att anledningen till representationen är affärsrelationer. Syftet för fonden kunde i detta fall göras tydligare. o Lunch med konsult och en representant från AP1 total kostnad uppgår till , som syfte framgår att uppdrag slutförts för AP1/HR Affärsklass kan bokas i undantagsfall och bedöms från fall till fall. För ett stickprov har vid resa till affärsklassbiljett valts. Motivering till affärsklassbiljett framgår ej på reseräkningen. Attest ska liksom firmateckning ske av två personer, s.k. dubbel attest. Det innebär att överordnad chef (alltid någon i ledningsgruppen) attesterar tillsammans med underordnad chef. Dubbel attest gäller inte för VD som har rätt att ensam attestera utgifter i samband med löpande förvaltningsåtgärder. VD:s personliga kostnader attesteras av annan person i ledningsgruppen. Dessutom sammanställs dessa löpande och godkänns i efterhand av Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 94 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Styrelseordförandes personliga kostnader attesteras av VD. Dessutom sammanställs dessa löpande och godkänns i efterhand av vice ordförande. Enhetschef äger rätt att ensam binda fonden för utgift som vid vart tillfälle inte överskrider . Dock skall alla personliga utgifter, såsom representation, resor, konferenser och utbildningar även attesteras av någon i ledningsgruppen. I de fall enhetschef och överordnad chef båda omfattas av utgiften ska alltid överordnad chef samt i dennes överordnade chef attestera utgiften Samtliga fakturor attesteras elektroniskt vilket innebär att de ej kan betalas om de inte är attesterade. Styrelseordförandes attest av VDs kostnader sker dock manuellt på underlagen. Samtliga stickprov är attesterade enligt ovan rutin. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 95 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 10 Resultat av granskning av stickprov på Andra AP- fonden Nedan sammanfattar vi resultatet av våra stickprov avseende Andra AP-fonden: Vi har valt att exemplifiera vissa kostnader för att ge läsaren en bild av kostnader inom de olika områdena, vilket inte behöver betyda att de exemplifierade kostnaderna står i strid med fondens riktlinjer. Fonden har gjort justeringar i vissa förmåner, vilket redogjorts för tidigare. Granskade stickprov är i enlighet med vid var tillfälle gällande riktlinjer. Intern representation ska vara restriktiv. Anteckningar skall finnas på baksidan på varje restaurangnota eller annat underlag om när och var representationen ifråga ägde rum och i vilket syfte. Även namnen på de personer som deltog i representationen skall framgå av underlaget. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o Lunch i samband med medarbetarsamtal , totalt . Syftet anges vara medarbetarsamtal, två personer deltog. o Lunch i samband med internt möte , totalt . Syfte ej angivet på underlag. Saknas även deltagarlista, av underlag framgår dock att det avser fyra luncher. o Aktivitet, biljardspel m.m. , totalt . Syfte framgår ej och deltagarlista finns ej bifogad. Fonden uppger att syftet är avslutning av ett projekt tillsammans med externa konsulter. o Köp av kombogram . Denna kostnad har bokförts fel, avser lämnad gåva. Syfte framgår ej av underlag. Framgår ej heller till vem gåvan är, dock rör det sig om inköp av 80 stycken kombogram (ca per styck) o Samlingsfaktura från Eurocard, omfattar fyra separata inköp. Avser dels inköp av glögg (totalt ), köp av julkort (totalt ), köp av julklappar till städpersonal (totalt ) samt julmiddag för hela fonden , totalt 51 deltagare (totalkostnad varav för vin/öl). Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 96 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Fonden har på grund av en felaktiga styrparameter mellan lönesystem och bokföring bokat kostnader för intern representation som extern representation i de fall utlägg registrerats i lönesystemet. Efter vår notering har fonden undersökt effekten och funnit att som avser intern representation har bokats som extern. Gåvor ska normalt inte överstiga gränsbelopp för skattepliktighet. Vi har i våra stickprov inte funnit några transaktioner som avviker från denna riktlinje. Fondens personal ska vid extern representation visa restriktivitet och representationen ska vara relaterad till verksamheten. Anteckningar skall finnas på baksidan på varje restaurangnota eller annat underlag om när och var representationen ifråga ägde rum och i vilket syfte. Även namnen på de personer som deltog i representationen skall framgå av underlaget. Vi har bl.a. noterat följande i våra stickprov: o En lönekörning som omfattade 9 olika representationstillfällen. Dessa tillfällen avsåg både extern och intern representation men alla har bokats som extern representation. En större post avsåg restaurangbesök i samband med konferens för Kapitalförvaltningsavdelningen , totalkostnad där avser vin och öl. 27 personer medverkade. Syftet anges vara förvaltningskonferens. Fonden uppger att det var en avslutande aktivitet på en utbildningsdag. o En utläggsredovisning som omfattade tre olika representationstillfällen. Avsåg dels en middag för Affärsstöd , totalkostnad , varav avsåg öl och vin (samt en kaffedrink). Totalt 11 deltagare. I samband med middagen har Affärsstöd även kört Gokart för . Verifikationen avsåg även en lunch för två personer . totalbelopp . Framgår ej syfte med lunchen av underlag. o Två inköp av sallader (samt , totalt ) i samband med möten på fonden den 18 respektive . Framgår ej av underlag vilka som deltagit dock att det avser externa besök. o En samlingsfaktura från Eurocard där tre representationstillfällen ingår. Totalt belopp är . Avser dels inköp av räkmackor (nio stycken à = ), dels catering till 14 personer (totalt belopp ) samt Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 97 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor lunch för fyra personer (totalt belopp ). Syften med representationen är ej tydligt angiven. Enligt uppgift från fonden avser det första tillfället slutrevisionsmöte, det andra externa besök. o En samlingsfaktura från Pour med tre beställningar. Avser inköp av lunch . Deltagare har varierat mellan tre till fyra. Oklart vilka deltagarna var och syfte framgår ej. Enligt fonden avser det externa besök. o En samlingsfaktura från Pour med en beställning. Avser inköp av lunch . Syfte framgår ej av underlag. Enligt fonden avser det externa besök. o Buffé samt dagens rätt (två tillfällen) den 12 respektive . Inköpet sker i samband med möte med . Syfte framgår av underlag och deltagarförteckning finns (totalt 31 deltagare). Affärsklass kan bokas i undantagsfall och bedöms från fall till fall av närmaste chef. Fonden uppger även att resebokningsbyrån noterar om någon bokar en resa som avviker från fondens riktlinjer och underrättar fonden. Vi har i våra stickprov ej noterat avvikelser från riktlinjerna i detta avseende, dock har vi noterat fall av stickprov som avser affärsklass. Fondens attestinstruktion bygger på dualitet så tillvida att en person konterar transaktionen och transaktionen sedan skall godkännas av behörig person enligt gällande attestinstruktion. Fakturan går igenom kontering, sakgranskning samt slutattest innan den kan godkännas för betalning. Ordförande ska enligt attestinstruktionen attestera samtliga VDs kostnader. Av praktiska skäl attesteras dock VDs kostnader i systemet av receptionist efter att ordförande har attesterat pappersfakturan. Även ekonomichef äger rätt att attestera VDs fakturor i systemet i de fall beloppet understiger . VD attesterar leverantörsfakturor utan beloppsgräns samt kostnader för personer i den fondledningen. I övrigt gäller att CFO, medlemmar i fondledningen samt avdelningschefer har attesträtt. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 98 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Samtliga fakturor attesteras elektroniskt vilket innebär att de ej kan betalas om de inte är attesterade. Styrelseordförandes attest av VDs kostnader sker dock manuellt på underlagen. Samtliga stickprov är attesterade enligt ovan rutin. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 99 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 11 Resultat av granskning av stickprov på Tredje AP- fonden Nedan sammanfattar vi resultatet av våra stickprov avseende Tredje AP-fonden: Vi har valt att exemplifiera vissa kostnader för att ge läsaren en bild av kostnader inom de olika områdena, vilket inte behöver betyda att de exemplifierade kostnaderna står i strid med fondens riktlinjer. Fonden har gjort justeringar i vissa förmåner, vilket redogjorts för tidigare. Granskade stickprov är i enlighet med vid var tillfälle gällande riktlinjer. Intern representation ska vara måttfull och ske med gott omdöme. Vi har i våra stickprov bl.a. noterat följande intern representation: o Catering i samband med sommarpub för hela AP3 , totalkostnad . De anställda betalade själv för alkoholhaltiga drycker. Fonden uppger att representationen var en sommaravslutning i samband med workshop avseende etik för samtliga anställda. Förutom de anställda på fonden deltog även en extern föredragshållare. o Middag samt inträde på i samband med styrelsemöte . Totalkostnad fördelas enligt följande: Middag 14 830 varav vin , inträden , middag varav avsåg vin. 14 personer medverkade. o Mötesrum halvdag i samband med styrelsemöte på totalkostnad , varav avsåg fika resterande del avsåg lokal och projektorhyra. 14 personer medverkade. o med middag för hela fonden. Totalkostnad , 47 personer medverkade varav 40 personer stannade på middagen. Konferenspaket inkluderade möteslokal inkl grupprum, lunch och middag samt kaffe, frukt etc. . o Bokslutsmiddag på fonden inklusive uppträdande. Total kostnad , 43 personer deltog. o Konferens med övernattning för ledningsgruppen. På konferensen deltog 6 personer från AP3:s ledning samt 2 externa konsulter. Konferenspaket inkluderande möteslokal, konferensservice, två Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 100 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor luncher, en middag, övernattning, frukost samt kaffe och frukt under mötesdagarna. Syftet med konferensen kunde angetts tydligare på underlaget. Total kostnad varav avser vin och öl. Kostnad per person . Gåvor ska vara måttfulla. Vi har i våra stickprov funnit följande gåvor: o Avskedspresent till anställd i samband med pension. o till familjekollo () lämnades i samband med extern persons . Extern representation ska vara måttfull, ske med gott omdöme och vara relaterad till verksamheten. En särskild blankett skall användas vid varje kontokortsbetalning. Blanketten ska för extern representation innehålla information om när representationen ägde rum, vilka som deltog och vilka företag dessa representerade. Samband med fondens verksamhet skulle kunna förtydligas. Vi har i våra stickprov bl.a. noterat följande extern representation: o Middag med VD för och VD för . Förutom deltagarnas namn och företag anges inget syfte. o Lunch möte på kontoret med projektgrupp med deltagare och från externt företag/konsulter. Totalt 13 personer, varav 9 från AP3 och 4 konsulter. Lunchen ingår som en del i ett heldags projektmöte för uppstart av projektet (uppgradering av AP3s portföljsystem). Namn och företag anges för alla deltagare. o Bowling och middag med projektgrupp med deltagare från AP3 och från externt företag/konsulter. Totalt sex anställda från AP3 och fyra konsulter. Utöver deltagarnas namn och företag anges att syftet med representationen är en kick-off för gemensamt projekt. Affärsklass kan bokas i undantagsfall och bedöms från fall till fall av närmaste chef För ett stickprov har vid resa till affärsklassbiljett valts. Detta har motiverats med arbete nära inpå ankomsttid till destinationen och har då godkänts av närmaste chef. Fonden anger i sina riktlinjer att de anställda ska lämna in kvitto för samtliga utlägg men accepterar undantagsvis att så inte sker. har vi noterat att kvitto saknas för ett utlägg vid tjänsteresa till Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 101 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Detta utlägg hade gjorts med kontokort och kunde härledas genom kontoutdraget. Fondens attestinstruktion bygger på dualitet så tillvida att en person konterar transaktionen och transaktionen sedan skall godkännas av behörig person enligt gällande attestinstruktion. Ordförande ska enligt attestinstruktionen attestera samtliga VDs kostnader samt löneförändringar för VD. Av praktiska skäl attesteras dock VDs kostnader av CFO löpande. Underlagen samlas sedan i en pärm som ordförande går igenom vid besök på fonden och då slutattesterar.