prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — personalförmåner, representation och tjänsteresor Kammarkollegiet har gett os vilka regler som gäller för ersättning till den anställda vid inrikes och utrikes tjänsteresa. Det framgår i riktlinjerna att vid kurser, konferenser och planeringsdagar och dylikt då Kammarkollegiet eller annan myndighet står för samtliga kostnader utgår inte traktamente, restidsersättning eller lönetillägg. Detta tolkas som att traktamente, restidsersättning och lönetillägg kan utgå vid andra tjänsteresor. Den anställde erhåller restidsersättning vid tjänsteresa för tid samt 16.30-23.00. Lönetillägg utgår vid resor om förrättningsstället ligger på ett avstånd av från tjänstestället eller arbetstagarens bostad och bortovaron varar . Vid flerdygns förrättning utgår traktamente. Kammarkollegiets miljöpolicy anger att Kammarkollegiet strävar efter att minska verksamhetens negativa miljöpåverkan, framförallt genom att styra påverkan från våra tjänsteresor. Kammarkollegiet har inget dokument där det framgår vilket typ av transportmedel som ska väljas i olika situationer och vilken typ av biljett som kan/får bokas. Resor med egen bil i tjänsten ersätts med efter godkännande från chef. De hotell som omfattas av det statliga ramavtalet bör väljas. Riksgälden eftersträvar resfria mötesformer för att minimera miljö och klimatpåverkan. Resor inom ska normalt göras via kollektivtrafik. Resor inom företags normalt med tåg eller buss. Vid längre resor där tidsvinsten är stor nog kan flyg användas. Bokning ska då ske i billgast tillgänglig bokningsklass. Resor inom bokas i billigast klass om inte särskilda skäl föreligger. Vid interkontinentala resor avgör resans ändamål bokningsklass. Vid bokning av annan än ekonomiklass beslutar avdelningschef eller Riksgäldsdirektören. Anslutningsresor företas i första hand med kollektiva färdmedel och i andra hand med taxi. Taxi ersätts om det är resa eller , om Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 67 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor personen har extra tungt bagage eller om bostaden är belägen så att taxiresa väsentligt förkortar restiden. Taxi i samband med respresentation eller av andra särskilda skäl skall godkännas av avdelningschef eller närmaste chef. Vid beordrat övertidsarbete eller sen tjänstgöring kan efter taxiresa ersättas. Denna taxiresa förmånsbeskattas. Vid resor med taxi och hyrbil ska miljöbil efterfrågas. Dricks på taxiresor ersätts inte utom i de länder där dricks är normalt förekommande. Vid resa med egen bild utgår bilersättning med /mil. Riksgälden utbetalar normalt inte ersättning för trängselskatt. Om den anställde har skriftligt medgivande av Riksgälden att köra egen bil i tjänsten eller då Riksgälden bedömer att bil är lämpligaste färdmedlet betalas skattepliktigt lönetillägg med per mil. Vid tjänsteresa har den anställde rätt till resekostnadsersättning, traktamente och lönetillägg. Kostnadseffektvitet och miljöhänsyn ska genomsyra verksamhet, även tjänsteresor. Pris, miljö, restid, säkerhet, bekvämlighet och flexibilitet ska vägas samman. Medarbetaren och chefen som godkänner resan har ansvaret för att detta efterlevs. Tåg ska väljas för resor inom landet där så är möjligt utan alltför stor tidsförlust. Vid flygresor ska ekonomiklass vara ett första alternativ även om det innebär att biljetten inte är ombokningsbar. Som regel kan ombokning av flygbiljett göras mot en avgift. Vid avbokning av flygbiljetter återbetalas som regel endast eventuella flygskatter. Vid interkontinentala resor (, , övriga världen) kan i vissa fall den sammanlagda kostnaden (flyg, hotell marktransporter, traktamente) för resan bli lägre om bortovaron förlängs t.ex. över natt mellan lördag/söndag. följer i detta fall de regler som normalt tillämpas inom staten och betalar traktamente och hotellkostnad för , förutsatt att totalkostnaderna är lägre. För tågresor gäller samma princip som för flygresor, dvs. att de ska företas till lägsta möjliga pris. Resans längd, behov av ostört arbete eller sömn kan Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 68 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor motivera ett val av första klass även i de fall då det inte är det billigaste alternativet. För båtresor används enkelhytt ovan däck (normal standard). Egen bil får, efter godkännande av närmaste chef, användas vid kortare resor om användandet av andra färdmedel skulle innebära betydande tidsförlust. Undantag från ovanstående kan medges av avdelningschef i t ex följande tjänsteresor med flyg per Anslutningsresa skall normalt göras med kollektiva färdmedel. Undantag beviljas om påtaglig tidsvinst eller för att undvika start av resa för 06.00 eller hemkomst . Taxiresa till eller ifrån hemmet kan betalas i särskilda fall (tidig start, sen kväll, säkerhetsskäl) godkännas a närmsta chef. Dessa taxiresor förmånsbeskattas. Hotell rum ska vara enkelrum av god normalstandard på hotell som erbjuds via avtalad resebyrå. Vid kurs/konferens rekommenderas dock det hotell som arrangören anlitar. Anställd som tar ut ledighet i anslutning till en tjänstresa ska själv så för eventuella merkostnader. Detsamma gäller om make/maka/barn medföljer. I detta fall står för av kostnaden för ett dubbelrum. Årskort på tåg ska endast i undantagsfall och efter beslut av närmaste chef betalas av och då endast om det bedöms innebära lägre kostnader än vad enskilda resor skulle göra. Bonuspoäng som är intjänade i samband med resa bekostad av tillhör och får endast utnyttjas i samband med resor i tjänsten. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 69 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vi har erhållit de styrdokument som Förvaltningschefen har beslutat/föreskrivit om och som gäller för hela . Därutöver finns det en möjlighet för respektive departement att föreskriva eller besluta inom ekonomi- och personaladministration när det handlar om departementsspecifika frågor. Tjänsteresa bör bara göras om andra miljövänligare, billigare och mindre tidskrävande alternativ inte bedöms lämpliga. Innan tjänsteresa genomförs ska den vara godkänd av behörig chef. Medarbetaren och chefen r ansvariga för att resan genomförs i enlighet med riktlinjerna. Resor och hotell ska bokas genom den leverantör av resebyråtjänster som har avtal med. Tjänsteresa kan förlängas om det är lämpligast att utnyttja rabatterade biljetter för att minska kostnaderna och detta förutsätter bortovaro under en viss minimitid. Den totala kostnaden för resan och förrättningen måste bli lägre än om resan gjorts direkt i anslutning till förrättningen. Om resenären själv av privata skäl väljer att förlänga resan får han/hon själv betala alla merkostnader som uppkommer. Vd inrikes tjänsteresa bör tåg väljas om inte tidsvinsten med flyg blir minst vardera på utresan och på hemresan. Tidsvinsten ska beräknas inklusive tid för anslutningstransporter. Tågresor som är långa ska normalt göras i billigaste klass. Tågresor som är längre än får göras i första klass eller motsvarande. En resa som pågår får göras i sovvagn i den klass om innebär enkelkupé. Flygresa bokas till lägsta pris om det inte finns särskilda skäl att boka på annat sätt. Detta innebär normalt ekonomiklass. Rabattavtal ska användas. Båtresor med övernattning får göras i enkelhytt. Egen bil, hyrbil eller taxi till och från resmål eller vid anslutningstransporter på hemorten får användas om det saknas lämpliga kollektiva färdmedel, om det ger väsentlig tidsvinst, vid behov av att kunna arbeta ostört, vid resa eller andra säkerhetsaspekter. Ett mellanklasshotell (tre- eller fyrstjärnigt hotell) bör väljas. För hotell i ska i första hand de hotell som finns på det statliga ramavtalet användas. Vid utrikes resa ska eget utrikes hotellprogram användas. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 70 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Tjänsteresa kan förlängas om det innebär att rabatterade biljetter kan nyttjas och detta minskar kostnaderna för resan. Resan bör dock högst förlängas . Om resenären förlänger resan av privata skäl ska resenären själv betala alla merkostnader som uppkommer på grund av den förlängda vistelsetiden. Bonuspoäng och andra förmåner som är intjänade i samband med resa bekostad av får bara användas vid resor i tjänsten. Ersättningar som flygbolag, hotell och andra leverantörer betalar ut som kompensation till resenärer vid en tjänsteresa tillfaller normalt . Ersättning av lägre värde i form av måltidskuponger eller liknande kan resenären själv nyttja. Alla resor som görs i FI:s tjänst ska ligga i linje med verksamhetens krav, vara ekonomiskt försvarbara och med minsta möjliga miljöpåverkan. Resor ska godkännas i förväg av budgetansvarig chef. Tjänsteresan ska ha koppling till verksamhetsplanen och det ska finnas en balans mellan nyttan med resan och kostnaden för den. Resor ska, så långt det är praktiskt och ekonomiskt försvarbart, bokas till lägsta kostnad och med minsta möjliga miljöpåverkan. Boendekostnaden ska vara rimlig. FI kan betala traktamente och hotellkostnader för en förlängd bortavaro (, vanligtvis gäller detta och interkontinentala resor) om totalkostnaden för resan på så sätt blir lägre. Beslut om detta tas av budgetansvarig chef. Tåg ska alltid övervägas vid inrikesresor. Vid resor bokas alltid tåg. Hyrbil ska bokas i enlighet med gällande statliga hyrbilsavtal och motsvara kategori mellan sedan samt vara en miljöbil. För boende på hotell bokas motsvarande god medelstandard (enkelrum med dusch, toalett och fönster). I de fall mötesarrangören har specialavtal med hotell bokas dessa hotell i första hand. För boende på båt bokas enkelhytt ovan däck till normal standard. Det finns inget specifikt angivet om flygresor i de riktlinjer vi har erhållit. Vid resor med medföljande får dubbelrum bokas och FI betalar då av kostnaden för hotellrummet. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 71 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Anslutningsresor ska i första hand ske med kollektiva medel. Taxiresor och resor med egen bil ska endast göras i undantagsfall. Anslutningstransporter mellan centrum/bostaden/hotellet och flygplats tidigare än eller ankomst/hemkomst efter får ske med taxi om det innebär en tidsvinst jämfört med kollektiv transport eller om resenären bedömer att det är mer säkert. Resenären ersätts för transport med egen bil och eventuella parkeringsavgifter kopplade till detta när det är ekonomisk försvarbart. Ersättningar, bonuspoäng, fribiljetter eller liknande som erhållits genom resor i tjänsten tillhör FI och får endast utnyttjas vid resor i tjänsten. Tjänsteresor ska utföras på det för totalekonomiskt bästa sättet. Det innebär att kostnad, tid, säkerhet och miljöaspekter ska vägas in. Befintliga statliga ramavtal samt egna leverantörsavtal ska tillämpas. Alla resor beställs via den resebyrå som har avtal med. Närmaste chef beslutar om tjänsteresa. Resor utanför EU/beslutas av generaldirektören. Vid frekventa resor i tjänsten kan det vara ekonomiskt försvarbart att införskaffa års- eller halvårskort. Beslut om detta fattas av närmaste chef. Privat nyttjande av års-/halvårskort förmånsbeskattas. Det mest kostnadseffektiva färdmedlet ska väljas. Vid likvärda kostnader ska det alternativ som är skonsammast för miljön väljas. Tågresor ska alltid användas om resan är kortar än , om inte särskilda skäl finns. Aspekt som förlorad arbetstid och resekostnader kan vara skäl att väga in vid val av färdmedel. Tåg, flyg och båtresor ska normalt göras i andraklass, ekonomiklass eller motsvarande. Om resan innebär övernattning får enkelkupé eller enkelhytt av standardklass bokas. Undantagsvis får tågresa bokas i första klass. Detta gäller om restiden med tåget är längre än 2 immar och att tågresan påbörjas innan eller avslutas efter . Förstaklass kan även ibland vara det billigaste alternativet. Normalt ska kollektiva färdmedel användas för anslutningsresa. Hyrbil eller egen bil kan också vara ett alternativ. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 72 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Taxi ska användas sparsamt. Vid anslutningsresa kan taxi vara ett alternativ när resan påbörjas eller avslutas på tidpunkter då allmänna kommunikationer inte är tillgängliga eller avsevärt förlänger restiden. Taxi kan också vara ett alternativ när samåkning gör att det blir ett billigare alternativ eller då den anställde transporterar arbetsmaterial/utrustning som är tungt/otympligt. Taxi kan även vara lämpligt om resan startar före eller efter . I andra fall ska det finnas särskilda skäl för att ska betala en taxiresa. Hyrbil anges som ett alternativ. Krav/villkor specificeras ej förutom att fordon i första hand ska hyras via . Bil kan få användas om det är det lämpligaste färdmedlet, exempelvis när flera anställda ska resa tillsammans eller när en anställd har mycket bagage. Närmaste chef beslutar om detta. Om egen bil används utgår skattefri bilersättning. Vid övernattning på hotell ska normal standard bokas, vilket innebär enkelrum. Bonuspoäng tillfaller myndigheten. Fribiljetter, bonusresor, hotellcheckar eller liknande är egendom och får endast användas vid tjänsteresor. har avtal med SJ om återbetalning vid förseningar. Vid inrikes tjänsteresa betalar resekostnadsersättning om den anställda gjort utlägg för resa eller bagagetransport. Vid utrikes tjänsteresa betalar resekostnadsersättning och traktamente enligt avtal. betalar traktamente med stöd av Inkomstskattelagen och i förekommande fall skattepliktigt lönetillägg enligt avtal. Om en anställd kombinerar en tjänsteresa med semester eller annan ledighet, t.ex. över en helg, blir den sammanlagda kostnaden för resa och logi ofta lägre än vad den annars skulle ha blivit. betalar i så fall den sammanlagda kostnaden. Traktamente utgår inte för de dagar som den anställde är ledig. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 73 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor 3 Granskning av tillämpningen av de interna riktlinjerna Granskningen har avsett tillämpningen av de gällande interna riktlinjerna. 3.1Resultat av stickprov av kostnader för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor Granskningen har avsett stickprov av kostnader för personalförmåner, representation och tjänsteresor. Vi har inom varje område begärt att AP-fonderna anger de konton där kostnaderna bokförs och begärt in kontospecifikationer för dessa. Vi har för varje konto valt ut några större transaktioner och några slumpmässiga transaktioner i syfte att få en bra täckning i stickproven. I genomsnitt har ca 90-100 stickprov granskats per fond. Vi har granskat attestordning och verifierat huruvida fonden tillämpar dualitetsprincipen avseende ovannämnda kostnader, så tillvida att ingen ska attestera sina egna kostnader. Vi har granskat vem som attesterar VD:s kostnader. Granskningen har skett av både riktlinjer och tillämpning av dessa genom stickprover. Vi har noterat att dualitetsprincipen gäller för samtliga fonder. VD:s kostnader ska för samtliga fonder attesteras av styrelsens ordförande med att av praktiska skäl görs attest löpande av någon annan person på fonden och i efterhand av styrelsens ordförande. Resultatet av granskningen av stickproven, inklusive tillämpning av attestordning, redovisas i bilaga 9-14. Vi har noterat ett fåtal avvikelser vilket framgår i bilagorna. Vi har i bilagorna också valt att exemplifiera vissa kostnader för att ge läsaren en bild av kostnader inom de olika områdena, vilket inte behöver betyda att de exemplifierade kostnaderna står i strid med respektive fonds riktlinjer. 3.2Jämförelse av totala kostnader mellan AP-fonderna Granskning har omfattat en jämförelse av totala kostnader för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor mellan fonderna beaktat antalet anställda på respektive fond. Jämförelsen presenteras i tabell på nästa sida. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 74 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Total kostnad för fonden Totala ersättningar inklusive sociala kostnader Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 75 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor 2012/13:130 .Skr Bilaga 1 AP-fondernas gemensamma policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor AP-fondernas gemensamma policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor -, Andra-, Tredje-, Fjärde, Sjätte- och Sjunde AP-fonden har beslutat om en övergripande gemensam policy för ersättningsvillkor, personalförmåner, representation och Denna policy följer bestämmelser i lag, förordning och myndighetsföreskrifter som är tillämpliga för AP-fonderna samt kollektivavtal som respektive fond har tecknat. policyn ska kompletteras av respektive fonds mer detaljerade interna riktlinjer och instruktioner. Översyn av denna policy sker vid behov i samråd mellan samtliga fonder. -fonderna har en viktig roll i samhället som kapitalförvaltare inom det allmänna pensionssystemet som berör alla medborgare. Det är därför viktigt att fonderna upprätthåller allmänhetens förtroende bl a genom att säkerställa att ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor är rimliga, präglade av måttfullhet och väl avvägda samt bidrar till god etik och organisationskultur. medarbetare med hög kompetens. För att garantera AP-fondernas personalförsörjning krävs bl.a. ersättningsvillkor och personalförmåner som är konkurrenskraftiga och ändamålsenliga, jämfört med arbetsmarknaden för de aktuella personalkategorierna. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 76 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor och AP-fonderna bör fonderna eftersträva öppenhet och transparens. Relevant information som rör utformningen och den faktiska tillämpningen av ersättningar, förmåner m.m. ska motiveras och på ett tydligt och lättbegripligt sätt dokumenteras. policyn samt interna riktlinjer och instruktioner efterlevs. Inom varje fond bör utses ansvariga funktioner för regelefterlevnad samt uppföljning och kontroll av personalrelaterade styrande dokument. Ersättning i form av skattepliktiga personalförmåner ska kunna användas, men i varje särskilt fall motiveras. beskrivas och beräknas. ersättning till anställda och ledande befattningshavare, med utgångspunkt från Regeringens riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i AP-fonderna (Skr 2011/12:130), där det bla framgår att: o Ersättningarna inte ska vara löneledande i förhållande till jämförbara institut utan präglas av måttfullhet. o Rörlig lön inte ska ges till ledande befattningshavare. ha ett direkt samband med verksamheten. Representationen ska vara motiverad, måttfull och anpassad till sitt sammanhang. Starksprit ska inte förekomma när en AP-fond står för representationen. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 77 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor ska utföras på det sätt som är mest ändamålsenligt för det specifika tillfället. Det innebär att hänsyn ska tas till kostnad, tid, säkerhet, miljöpåverkan och andra relevanta faktorer. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 78 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 2 Förfrågan till AP-fonderna Med interna riktlinjer menas era interna riktlinjer för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor. Frågorna gäller samtliga gällande riktlinjer. Vi behöver erhålla era interna riktlinjer I de fall de interna riktlinjerna förekommer i flera olika dokument behöver vi en beskrivning som anger hur de olika dokumenten hänger ihop och förhåller sig till varandra samt vem som har beslutat om respektive dokument. I de fall nya interna riktlinjer antagits behöver vi samtliga riktlinjer som gällt (se även nedan) I de fall ni har beslutat om ändring av era interna riktlinjer behöver vi få svar på följande: Vilken/vilka ändringar har gjorts? (hur såg tidigare riktlinjer ut och hur ser nya riktlinjer ut) Varför gjordes ändringen? När beslutades ändringen och av vem? (styrelse, VD, annan) Kan vi få underlag på beslutet? Från när gäller ändringen? I de fall era interna riktlinjer medger tolkningsutrymme eller möjlighet till Vänligen notera för varje område/punkt där tolkningsutrymme eller möjlighet till avvikelse är möjligt, samt Ange skälen till varför ni valt att formulera riktlinjerna på detta sätt. Vi behöver erhålla er attestordning avseende ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor samt en attestlista Vilka typer av kostnader har ni haft avseende: Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 79 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Annan förmån (vänligen specificera) På vilka konton redovisar ni era kostnader enligt punkt 5 (om flera konton används för samma typ av kostnad vänligen specificera detta) Hur stora var kostnaderna 2012 för respektive delpost enligt punkt 5 (om flera konton används för samma typ av kostnad vänligen specificera kostnaden per konto) Vi behöver särskilt få uppgift om de kostnader som VD har haft per delpost enligt punkt 5. Vi behöver erhålla kontospecifikation för respektive kostnad 2012 enligt punkt 5 (om flera konton används vänligen bifoga kontospecifikation per konto) Kontospecifikationen behöver ange åtminstone datum för transaktionen, verifikationsnummer, verifikationstext, belopp. Om möjligt behöver vi få kontospecifikationerna i Excel eller i annat filformat som kan importeras till Excel (ex. SIE-fil, txt-fil) Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 80 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor 10.Vi kommer att välja ut stickprov på transaktioner från kontospecifikationerna och kommer att behöva verifikationsunderlagen för dessa. Vi återkommer om detta när vi gått igenom kontospecifikationerna. 11.Vi förstår att /har begärt och fått information och dokumentation från er avseende ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor om det är någon information som ni har lämnat till dem, utöver det som vi bett om ovan, vore vi tacksamma om ni kan ge oss samma information. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 81 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Bilaga 3 Förteckning över interna riktlinjer hos AP-fonderna Vi har erhållit följande interna riktlinjer från AP-fonderna: Gemensamt för samtliga AP-fonder AP-fondernas gemensamma policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor, slutlig version Riktlinjer för Betalkort/ Eurocard från intranätet (ej daterad) Riktlinjer för tjänstresor Resepolicy, beslutad av VD Regler för tjänsteresor, daterad Regler för gåvor och uppvaktning, daterad Regler för intern representation m.m, daterad Firmateckning, attest och fullmakt, daterad o Betalkort, daterad o Befattningsbeskrivning för Chef och Personalchef Policy för ersättning till ledande befattningshavare, daterad Etiska riktlinjer för anställda vid , antagen av ledningsgruppen . Dessa riktlinjer är under omarbetning. Utdrag ur Andra (ej daterade) o Policy och handlingsplan när det gäller alkohol och drogfrågor o Försäkringar o Löner, skatter, förmåner och ersättningar o Arbetstid, semester, sjukdom och övrig ledighet o Representation o Löner, skatter, förmåner och ersättningar o Ovanstående utdrag har även erhållits med spåra ändringar funktionen så att de ändringar som gjorts framgår. Andra AP-fondens tjänstebilspolicy för miljöbilar, beslutad Utdrag ur Attest- och utbetalningsregler, version Lönepolicy, beslutad av fondledningen Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 82 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare inom Andra AP- fonden, daterad Andra AP-fondens incitamentsprogram, beslutat för fondstyrning, daterat Förteckning över fondens policyer och riktlinjer