prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — AP-fonderna har arbetat fram en gemensam policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor. Policyn bifogas som bilaga 1. Policyn är övergripande och förutsätter att respektive fond kompletterar med mer detaljerade interna riktlinjer och instruktioner. Samtliga fonder har gjort förändringar i sina interna riktlinjer och vissa har även gjort förändringar . Alla förändringar är inte heller implementerade fullt ut utan implementeras i vissa fall först . är den fond som gjort de mest genomgripande förändringarna då fonden valt att helt och hållet ta bort flertalet förmåner. Detta gäller exempelvis tjänstebilar, hushållsnära tjänster och kontorsmassage. har även valt att inte längre ge minnesgåvor till personalen vid högtidsdag och vid anställningsupphörande och inte heller julgåvor till personalen. Avseende tjänsteresor får flygresor inte längre företas i affärsklass. Sjunde AP-fonden har i vissa fall tidigare inte haft detaljerade skriftliga riktlinjer avseende förmåner, representation och tjänsteresor. Enligt uppgift från Sjunde AP-fonden har reglerna kommunicerats muntligen till de anställda i väntan på den nya skriftliga instruktion som VD beslutar om. VD antog den nya instruktionen . Även Första-Fjärde AP-fonden har gjort förändringar i sina riktlinjer. Förändringarna i respektive fonds riktlinjer beskrivs i detalj i avsnitt 2.1.1-2.1.6 nedan. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 8 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor De förändringar som genomförts av fonderna och har genomförts delvis för att förtydliga och komplettera riktlinjerna och delvis med anledning av att fondernas riktlinjer i några fall inte följt gällande skatteregler fullt ut (exempelvis kostförmån och taxiresor). Samtliga AP-fonder har gjort förändringar i sina riktlinjer och i vissa fall även . Förändringarna är delvis en följd av anpassning till skatteregler och delvis en allmän översyn och komplettering av riktlinjerna. Vi noterar att är den fond som har gjort mest genomgripande förändringar. Sjunde AP-fonden har delvis saknat dokumenterade riktlinjer vilka nu har samlats i en VD-instruktion. AP-fondernas ersättningar ska följa de av Regeringen upprättade riktlinjerna för ersättningar till ledande befattningshavare och andra anställda i AP-fonderna. Vi har granskat detta i samband med revisionen 2012 och har avrapporterat detta separat. Enligt vårt uppdragsbrev ska granskningen inte omfatta lönekostnader utan andra former av ersättningar. Andra former av ersättningar är personalförmåner vilket kommenteras i avsnitt 1.5.3 nedan. Vi noterar att samtliga AP-fonder och andra statliga myndigheter är medlemmar i . sluter kollektivavtal för anställda inom olika myndigheter. ALFA är det allmänna löne- och förmånsavtal som reglerar de generella anställningsvillkoren för arbetstagare hos myndigheter under regeringen. Avtalen innehåller anställningsvillkor såsom lön och olika typer av ersättningar, bisysslor, arbetstid, semester och annan ledighet samt uppsägningstid. De innehåller även specialbestämmelser för vissa yrkesgrupper. ALFA gäller arbetstagare vid myndigheterna under regeringen. Avtalet gäller dock inte arbetstagare som omfattas av ett annat centralt eller lokalt löne- och förmånsavtal eller andra bestämmelser med motsvarande innehåll. Samtliga AP- fonder är istället anslutna till kollektivavtal mellan BAO och /CR/CF (). Vi kommenterar inte i denna rapport ersättning eller förmåner som följer av kollektivavtal. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 9 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vi har i bilaga 6 översiktligt beskrivit riktlinjerna för personalförmåner som förekommer hos AP-fonderna och andra statliga myndigheter. Beskrivningen avser de riktlinjer som gällde per såvida inte annat särskilt anges. Vi har i tabell på sid 75 jämfört de totala kostnaderna för personalförmåner mellan AP-fonderna. Kostnadsjämförelsen kommenteras i avsnitt 1.5.8 nedan. Nedanstående jämförelse baseras på de riktlinjer som gällt . Om en förmån förekommit hos en AP-fond eller hos en annan statlig myndighet så är den inkluderad i jämförelsen. Vi noterar att följande förmåner endast har förekommit hos AP-fonderna: Hushållsnära tjänster (AP1, AP3, AP6) Parkeringsplats (Samtliga AP-fonder utom AP1) Kollektivtrafikkort (AP2, AP6) Sjukvårdsförsäkring (Samtliga AP-fonder utom AP6) Ersättning för patientavgifter (AP1, AP6) Gruppförsäkring för liv-, olycksfall-, och/eller barnförsäkring (Samtliga AP- fonder utom AP2 och AP6) Fjällstuga/-lägenhet (AP1, AP4) Vi noterar att följande förmåner har förekommit både hos AP-fonderna och hos andra statliga myndigheter: Friskvårdsbidrag för massage/naprapat Bredband i hemmet/Mobilt bredband Vi noterar att följande förmåner endast har förekommit hos andra statliga myndigheter: Ersättning för läkarvård, tandvård och psykologibehandling Ersättning för sjukgymnastik, naprapat och kiropraktor Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 10 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Microsoft Office till hemdator Vi noterar även att AP-fonderna har tagit bort vissa av sina ovannämnda förmåner eller 2013, se nedan och 1.5.1 ovan. AP-fonderna har ej längre kvar hushållsnära tjänster som förmån. Sjätte och Sjunde AP-fonden har avvecklat sina bilförmåner. Andra AP-fonden beslutade att nyanställda chefer inte längre erbjuds bilförmån. Befintliga bilförmåner kvarstår dock. Vid jämförelse med andra statliga myndigheter framkommer att på har medarbetare som omfattas av chefsavtal rätt till bilförmån. På Kammarkollegiet har Generaldirektören bilförmån och på Riksgälden har två personer haft förmånsbil . Vissa AP-fonder har tidigare erbjudit sin personal att ta taxi från kontoret till hemmet vid övertidsarbete. Ett par fonder har kvar möjligheten i vissa fall men då förmånsbeskattas den anställde. AP-fonderna erbjuder personalen sjukvårdsförsäkring och gruppförsäkring. Sjukvårdsförsäkringen gäller ej all personal på . Ingen av de andra statliga myndigheterna uppger att de erbjuder detta utan hänvisar till försäkringar och läkemedelsbidrag samt ersättning för läkarbesök m.m. enligt det statliga avtalet ALFA. Samtliga AP-fonder och andra statliga myndigheter, undantaget , erbjöd friskvårdsbidrag . förvaltningschef har beslutat införa detta . De flesta fonder har ett friskvårdsbidrag på per anställd och år och de flesta myndigheterna har per anställd och år. Samtliga AP-fonder, undantaget , ger personalen julgåva. har avskaffat julgåvor. Fyra av de andra statliga myndigheterna har uppgett att de brukar ge sin personal julgåva. Första-Fjärde AP-fonden har detaljerade riktlinjer om andra gåvor, även Sjunde AP-fonden har detta i de uppdaterade riktlinjerna. har tagit bort möjligheten att ge gåvor. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 11 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Samtliga AP-fonder, förutom Sjunde AP-fonden, har erbjudit personalen bredband . Vissa fonder har enbart erbjudit det om arbetet krävt så, andra har erbjudit det till alla anställda för att möjliggöra en flexibel arbetsmiljö. Flertalet fonder har avvecklat denna förmån . Samtliga AP-fonder tillhandahåller personalen mobiltelefon. För de andra statliga myndigheterna framgår det ej i de riktlinjer vi erhållit huruvida de tillhandahåller personalen bredband. Mobiltelefon erbjuds dock hos alla undantaget där det ej framgår i de riktlinjer vi erhållit. Första AP-fonden äger en stuga i och bostadsrättslägenhet i som personalen kan nyttja. Beslut har tagits om att sälja stugan och bostadsrättslägenheten efter att säsongen 2012/13 är avslutad. Fjärde AP- fonden har en andelsstuga i . Vi har inte fått uppgift om att stuga och/eller lägenhet finns hos de andra statliga myndigheterna. Flertalet fonder erbjuder sin personal dagstidning med hemleverans, vanligen men även förekommer. Två myndigheter har angett att viss personal har tidningsprenumeration bekostad av myndigheten. Vi noterar att det finns förmåner på andra statliga myndigheter som inte finns hos AP-fonderna. Exempelvis har en idrottsförening och en konstförening. Riksgälden har en . Anställda hos Riksgälden får Microsoft Office till sin hemdator vilket personalen även får hos . Personalen på kan få personallån. Vår slutsats baserat på ovanstående är att det inte finns något som tyder på att AP-fonderna har väsentligt mer förmåner än andra myndigheter. Som framgår ovan finns det förmåner hos AP-fonderna som inte finns hos andra myndigheter men det finns även förmåner hos andra myndigheter som inte finns hos AP-fonderna. är den fond som har gjort mest genomgripande förändringar av förmåner och tagit bort flertalet av dem. Vi har i bilaga 7 en översiktligt beskrivit riktlinjerna för representation som gäller hos AP-fonderna och andra statliga myndigheter. Beskrivningen avser de riktlinjer som gällde per såvida inte annat särskilt anges. Vi har i tabell på sid 75 jämfört de totala kostnaderna för representation mellan AP-fonderna. Kostnadsjämförelsen kommenteras i avsnitt 1.5.8 nedan. Samtliga fonder och andra statliga myndigheter hänvisar till måttfullhet, gott omdöme och/eller återhållsamhet. Samband med verksamheten poängteras. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 12 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Det varierar både mellan fonderna och mellan övriga statliga myndigheter huruvida de anger beloppsgränser för extern och intern representation i riktlinjerna. Fyra av fonderna har angivna beloppsgränser för extern representation men i tre fall uttrycks dessa som att representationen bör ej överstiga visst angivet belopp alternativt att beloppet är ett riktmärke. Gemensamt för samtliga fonder är att det inte angesi riktlinjerna om angivna belopp är inklusive eller exklusive moms. Tre andra statliga myndigheter anger beloppsgränser för extern representation varav en anger att det är riktvärde. Myndigheterna anger i riktlinjerna tydligt huruvida angivna belopp är inklusive eller exklusive moms. Övriga tre statliga myndigheter hänvisar till skäligt belopp, normal nivå etc. Avseende intern representation så har två fonder angivna beloppsgränser för lunch och/eller middag. Även här gäller att det inte framgår i riktlinjerna om angivna belopp är inklusive eller exklusive moms. Sjunde AP-fonden anger att totalkostnaden per person inte bör överstiga vid evenemang (uppdaterade riktlinjer 2013, framgår ej om inklusive eller exklusive moms). Två fonder anger att budgetram fastställs . Tre andra statliga myndigheter anger beloppsgränser för intern representation varav en anger att det är riktvärde. Myndigheterna anger i riktlinjerna tydligt huruvida angivna belopp är inklusive eller exklusive moms. Övriga tre statliga myndigheter hänvisar till acceptabla kostnader, normal nivå etc. Riksgälden och är de två myndigheter som tydligast anger beloppsgränser för representation. Riksgälden anger specifika belopp för lunch, middag, kringkostnad och logi och anger även för vilka representationstillfällen som respektive kostnadstyp kan förekomma. listar riktvärden för frukost, lunch, middag, vin/öl, fika, logi, aktivitet/underhållning, föreläsare, föreläsningslokal, resa samt konferens med övernattning. AP-fonderna hänvisar överlag till återhållsamhet avseende alkoholhaltiga drycker. Även de andra statliga myndigheterna hänvisar i vissa fall till återhållsamhet, några anger specifikt att ett glas vin/öl till maten är acceptabelt. accepterar aldrig kostnad för alkoholhaltiga drycker utan deltagarna får bekosta detta själv. En fond och två andra statliga myndigheter anger i riktlinjerna hur många glas vin/öl som fonden/myndigheten kan bjuda på. I AP-fondernas gemensamma riktlinjer anges att starksprit inte ska förekomma när en AP-fond står för representationen. Tredje AP-fondens riktlinjer specificerar att fonden inte bjuder på sprit i samband med representation men att undantag kan göras vid representation med utländska gäster. Även Riksgälden kan godkänna sprit vid utländska besök och riktlinjer anger att Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 13 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor spritdrycker får endast förekomma i undantagsfall och endast efter medgivande från ansvarig chef. Det framgår ej av de riktlinjer vi erhållit från , och huruvida starksprit är tillåtet eller ej. och har särskilda regler för representation vid internationella kontakter, dels avseende nivån på den externa representationen och dels avseende vad representationen kan innehålla. Det framgår av riktlinjerna att vid internationell verksamhet kan andra inslag än måltid inkluderas såsom sightseeing eller kulturella evenemang. Vidare framgår att har högre riktvärden vid internationella besök medan anger att vid internationella kontakter kan standard utöver normal nivå komma ifråga. Endast en AP-fond har särskilda regler för utländska besök och det är Tredje AP-fonden som anger att undantag kan göras avseende spritdrycker vid utländska gäster. Avseende andra kostnader än måltid är det endast Riksgälden som har angett belopp för kringkostnader, vilket inbegriper lokalhyra, underhållning och aktiviteter. anger belopp för logi och avdelnings-/enhetskonferens och anger att val av konferensanläggning ska präglas av måttfullhet. I Sjunde AP-fondens nya riktlinjer antagna 2013 framgår att representation som inte är måltid ska godkännas av VD. Vidare anges att totalkostnaden per person inte bör överstiga vid sommarfest, jubileum etc. Samtliga fonder erbjuder de anställda kaffe/te och frukt. Det framgår ej i riktlinjerna för de andra statliga myndigheterna huruvida detta förekommer förutom hos och . Vår slutsats baserat på ovanstående är att det inte finns något som tyder på att AP-fonderna har väsentligt mer generösa riktlinjer för representation än andra myndigheter. Generellt gäller att representation ska vara måttfull, baseras på gott omdöme och/eller vara återhållsam. Samtliga dessa begrepp baseras på subjektivitet och användarens definition av begreppen. Det finns inga absoluta maxbelopp för representation för flertalet fonder och myndigheter. Andra, Sjätte och Sjunde AP-fonden samt har angett riktvärden eller bör-belopp. Endast Första AP-fonden, Kammarkollegiet och Riksgälden har max-belopp. Övriga fonder och myndigheter hänvisar till måttfullhet, acceptabla kostnader, normal beskaffenhet, och dylikt. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 14 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vi har i bilaga 8 en översiktligt beskrivit riktlinjerna för tjänsteresor som gäller hos AP-fonderna och andra statliga myndigheter. Beskrivningen avser de riktlinjer som gällde per såvida inte annat särskilt anges. Vi har i tabell på sid 75 jämfört de totala kostnaderna för tjänsteresor mellan AP-fonderna. Kostnadsjämförelsen kommenteras i avsnitt 1.5.8 nedan. Riklinjerna för tjänsteresor baseras generellt på hänvisning till kostnadseffektivitet, miljöaspekter och tidseffektivitet. Vissa andra statliga myndigheter hänvisar även till säkerhet. Den generella bilden är att tåg ska väljas på kortare resor, vid inrikes flyg ska ekonomibiljett väljas, och vid utrikesflyg är Economy Extra tillåtet men det finns avvikelser. Flertalet AP-fonder och andra myndigheter tillåter resa med tåg i första klass vid längre resa och/eller om det underlättar arbetet. Andra AP- fonden, Sjunde AP-fonden, Kammarkollegiet och Riksgälden har inga riktlinjer avseende val av klass på tåg. Affärsbiljett kan bokas på flyg vid interkontinentala resor för alla fonder, utom för . Det krävs dock särskilda skäl/motivering och godkännande. För andra statliga myndigheter kommenteras ej affärsklassbiljett i riktlinjerna men det framgår i vissa fall att undantag från Ekonomiklass kan göras efter godkännande. Vid resor inom respektive anges vanligen att resor i första hand skall ske med kollektivtrafik. Fyra fonder och tre andra myndigheter anger att taxi får användas om det innebär tidsbesparing/-vinst. Andra AP-fonden och Kammarkollegiet saknar dokumenterade riktlinjer avseende val av kollektivtrafik kontra taxi. Resa med egen bil är möjligt enligt riktlinjerna för samtliga fonder och andra statliga myndigheter. För , och krävs dock särskilda skäl och godkännande. De flesta fonder och andra statliga myndigheter anger att logi bör bokas på bra mellanklasshotell eller hotell av normalklass. Det anges vanligen inte i riktlinjerna men vid fråga uppges att vid bokning av hotell inom ska hotell som omfattas av ramavtal väljas. Andra AP-fonden har en hyreslägenhet i som personalen nyttjar när de är på tjänsteresa i . Andra AP-fonden är den enda fond som anger beloppsgräns för hotell utomlands. Sjunde AP-fonden har en beloppsgräns på för hotell generellt. Flera fonder anger att lyxhotell/5 stjärniga hotell bör undvikas. Riksgälden anger att myndigheten betalar kostnad för hotellrum i den utsträckning kontoret finner kostnaden skälig. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 15 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Samtliga AP-fonder, förutom Första AP-fonden och Sjunde AP-fonden, har haft traktamenten . Första AP-fonden har infört traktamenten från och Sjunde AP-fonden har infört traktamenten från . Samtliga andra statliga myndigheter har traktamenten. De flesta AP-fonder och andra statliga myndigheter har regler om förlängning av resa. Kravet är att förlängd resa ej får medföra högre kostnad för fonden eller myndigheten. Tredje AP-fonden anger att om resan som helhet blir billigare om den förlängs så står fonden för kostnaden. anger att myndigheten kan betala traktamente för högst om totalkostnaden för resan blir lägre. Fjärde och samt Kammarkollegiet och Riksgälden har inga regler om förlängning av resa. Riksgälden, och anger att om maka/make/barn följer med på tjänsteresa står myndigheten för av kostnaden för dubbelrum. Även Första AP-fonden har motsvarande princip. Sjunde AP-fonden anger att medföljande maka/make får ej medföra att fondens totalkostnad ökar. Samtliga AP-fonder och andra myndigheter, med undantag för Kammarkollegiet, anger att bonuspoäng och dylikt tillhör fonden/myndigheten och ska användas för resor i tjänsten. Tredje AP-fonden anger att bonuspoäng får användas till att uppgradera biljetter. Vår slutsats baserat på ovanstående är att det inte finns något som tyder på att AP-fonderna har väsentligt mer generösa riktlinjer för tjänsteresor än andra myndigheter. Vi noterar att Första och Sjunde AP-fonden har infört traktamenten , vilket samtliga övriga fonder och myndigheter haft . Vi noterar också att Andra AP-fonden har en hyreslägenhet i som personalen nyttjar när de är på tjänsteresa i . Vi har tagit stickprov på AP-fondernas kostnader för personalförmåner, representation och tjänsteresor. Vi har för varje kostnad begärt att AP-fonderna anger de konton där kostnaderna bokförs och begärt in kontospecifikationer för dessa. Vi har för varje konto valt ut några större transaktioner och några slumpmässiga transaktioner i syfte att få en tillräcklig täckning i stickproven. I genomsnitt har ca 90-100 stickprov granskats per fond. Vi har noterat ett fåtal avvikelser i stickproven vilka framgår i bilaga 9-14 tillsammans med några representativa exempel från stickproven för varje fond. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 16 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vår slutsats baserat på ovanstående är att det inte finns något som tyder på att AP-fonderna inte i allt väsentligt har följt de riktlinjer som gällt avseende personalförmåner, representation och tjänsteresor. Vi har inhämtat attestordningen för samtliga AP-fonderna. Vi noterar att dualitetsprincipen gäller för samtliga fonder, så tillvida att ingen ska attestera sina egna kostnader. VD:s kostnader ska för samtliga fonder attesteras av styrelsens ordförande men att av praktiska skäl görs attest löpande av någon annan person på fonden och i efterhand av styrelsens ordförande. Våra stickprov visar att attestordningen har följts för de poster som ingått i stickproven med följande noteringar: I har två fakturor blivit attesterade av den person som kostnaden avser. I det ena fallet avsåg fakturan en synundersökning och uppgick till och i det andra fallet avsåg fakturan en taxiresa och uppgick till . VD i har attesterat två samlingsfakturor vilka även innefattar VDs egna resor. De kostnader som VD haft som attesterats av styrelsens ordförande avser utlägg via kontokort samt reseräkningar. Fonden har meddelat oss att de kommer att be styrelsens ordförande att attestera även de fakturor som avser VD:s resor härefter. Vår slutsats baserat på ovanstående är att AP-fondernas attestordningar baseras på dualitetsprincipen så tillvida att ingen ska attestera sina egna kostnader och det finns inget som tyder på att AP-fonderna inte i allt väsentligt har följt dessa. 1.5.8Jämförelse av totala kostnader Vi har i tabell på sid 75 jämfört de totala kostnaderna 2012 för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor mellan AP-fonderna. Vi noterar att Tredje AP-fonden har högst kostnader totalt sett men det är också den fond med näst flest anställda. har högst snittkostnad per anställd. Lägst kostnad per anställd har Andra AP-fonden. Ersättningar, löner och arvoden samt pensionskostnader, till VD uppgår till lägst för Andra AP-fonden och högst för Första AP- fonden. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 17 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Ersättning till andra ledande befattningshavare uppgår till lägst snitt per person för Sjunde AP-fonden och högst för Sjätte fonden. Ersättning till övriga anställda uppgår till lägst snitt per person för Andra AP-fonden och högst för . har högre snittkostnad för ersättningar för ledande befattningshavare och övriga anställda. Fonden har enbart onoterade innehav vilka till viss del är komplexa att följa upp vilket möjligen skulle kunna vara en förklaring till de högre ersättningarna. Kostnaderna för personalförmåner varierar mellan lägst 25 tkr per person i snitt på Tredje AP-fonden och högst 91 tkr per person i snitt på . De högre snittkostnaderna i hänförs huvudsakligen till att relativt sett fler anställda har haft tjänstebil och förekomsten av hushållsnära tjänster. Kostnaden för tjänstebilar uppgick till totalt och kostnaden för hushållsförmån uppgick till . I Sjätte kostnader för personalförmåner 2012 ingår även kostnader för pensionsrådgivning till personalen på totalt . Kostnaderna för representation, intern och extern, uppgår till lägst 4 tkr per person i snitt för Första, Andra och . Högst kostnad för representation har Tredje AP-fonden där kostnaden är 9 tkr per person i snitt, vilket beror på mer personalrepresentation. Kostnaderna för tjänsteresor uppgår till lägst 46 tkr per person i snitt på Sjunde AP-fonden och högst 99 tkr per person på Andra AP-fonden. är näst högst med 95 tkr per person i snitt. Skillnaderna i kostnad för tjänsteresor beror på fondernas investeringsstrategi. investerar i onoterade bolag, dels i mogna onoterade bolag (s.k. buy-outs) och dels bolag i tidig fas (s.k. venture capital investments). Sjätte fonden investerar på två sätt, dels direkt i företag där fonden får en ägarandel i bolaget och erhåller plats i styrelsen, dels indirekt genom fonder. En möjlig förklaring till de högre resekostnaderna kan vara att denna investeringsstrategi kräver relativt sett mer resor. Andra AP-fonden Fondens diversifieringsstrategi innebar ökade resekostnader främst som en följd av nedanstående: Andra AP-fonden har som första svenska aktör fått licens för direktinvesteringar i inhemska kinesiska aktier. Processen för detta har inneburit vissa resor till . Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 18 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor