prop · H00373 · 2013-02-27 00:00:00 — 1.De nationella enheterna, sambandsmännen samt direk tören, de biträdande direktörerna och vederbörligen bemyndigad personal vid Europol ska ha rätt att direkt föra in och söka efter uppgifter i Europols informationssystem. Europol får söka efter uppgifter om det är nödvändigt för att Europol ska kunna ut föra sina arbetsuppgifter i ett visst fall. De nationella enheternas och sambandsmännens hämtning av uppgifter ska ske i enlighet med lagar och andra författningar samt förfaranden som gäller för den part som företar sökningen, om inte annat följer av kompletterande bestämmelser i detta beslut. 2.Endast den part som har fört in uppgifter får ändra, rätta eller utplåna dem. Om en annan part har anledning att anta att uppgifter som avses i artikel 12.2 är felaktiga, eller om den önskar komplettera dem, ska den underrätta den part som har fört in uppgifterna. Den part som har fört in uppgifterna ska utan dröjsmål undersöka sådan information och om det är nödvändigt ändra, komplettera, rätta eller utplåna uppgifterna. 3.Om systemet innehåller uppgifter som avses i artikel 12.3 rörande en person, kan varje part föra in sådana kompletterande uppgifter som avses i den bestämmelsen. Om uppgifterna står i uppenbar motsägelse till varandra ska de berörda parterna råd göra med varandra och nå enighet. 4.Om en part har för avsikt att helt utplåna uppgifter som avses i artikel 12.2 som den har fört in om en person och uppgifter som avses i artikel 12.3 rörande denna person har förts in av andra parter, ska ansvaret enligt dataskyddslagstift ningen enligt artikel 29.1 och rätten att ändra, komplettera, rätta och utplåna sådana uppgifter som avses i artikel 12.2 överföras till nästa part som fört in sådana uppgifter som avses iartikel 12.3 om den personen. Den part som har för avsikt att utplåna uppgifterna ska informera den part på vilken ansvaret enligt dataskyddslagstiftningen överförs om sin avsikt. 5.Den part som söker efter, för in eller ändrar uppgifter i Europols informationssystem är ansvarig för att sökningen, in förandet eller ändringarna är lagliga. Denna part måste kunna identifieras. Överföringen av information mellan nationella en heter och de behöriga myndigheterna i medlemsstaterna ska regleras av nationell lagstiftning. 6.Förutom de nationella enheterna och de personer som avses i punkt 1 får också de behöriga myndigheter som med lemsstaterna har utsett för detta ändamål göra sökningar i Euro pols informationsregister. Resultatet av en sådan sökning ska dock endast visa om de begärda uppgifterna finns tillgängliga i Europols informationsregister. Ytterligare information kan då erhållas genom den nationella enheten. Information om de behöriga myndigheter som har utsetts ienlighet med punkt 6, inklusive senare ändringar, ska över sändas till rådets generalsekretariat, som ska offentliggöra infor mationen i Europeiska unionens officiella tidning. När det är nödvändigt för att Europol ska kunna utföra sina arbetsuppgifter får Europol i analysregister lagra, ändra och använda uppgifter om brottslighet som omfattas av dess behö righet, inbegripet uppgifter om brott som hör samman med sådan brottslighet enligt artikel 4.3. Analysregistren får innehålla uppgifter om följande personkategorier: a) De personer som avses i artikel 12.1. Europeiska unionens officiella tidning L 121/45 b)Personer som kan kallas att vittna i utredningar om de aktu ella brotten eller i efterföljande straffrättsliga förfaranden. c)Personer som har varit offer för något av de aktuella brotten eller avseende vilka det finns vissa omständigheter som ger anledning att anta att de skulle kunna bli offer för ett sådant brott. d)Kontakter eller medhjälpare. e)Personer som kan lämna uppgifter om de aktuella brotten. Behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt behandling av uppgifter som rör hälsa och sexualliv ska tillåtas endast om det är strikt nödvändigt med hänsyn till ändamålet med det berörda registret och om dessa uppgifter kompletterar andra personuppgifter som redan förts in i samma register. Det ska vara förbjudet att i strid med de ovannämnda reglerna om ändamål välja ut en särskild kategori av personer enbart på grundval av de ovan nämnda känsliga uppgifterna. Rådet ska med kvalificerad majoritet efter att ha hört parlamentet anta tillämpningsföreskrifter för analysregistren som utarbetats av styrelsen efter det att den erhållit ett yttrande från den gemensamma tillsynsmyndigheten; dessa föreskrifter ska innehålla ytterligare detaljer, särskilt rörande de kategorier av personuppgifter som avses i denna artikel, om säkerheten för dessa uppgifter och om intern kontroll av deras användning. Analysregister ska upprättas för analysändamål, vilka defi nieras som insamling, behandling eller användning av uppgifter för att bistå vid brottsutredningar. Varje analysprojekt ska med föra att en analysgrupp inrättas, till vilken följande deltagare ska vara nära knutna: a)Analytiker och annan personal vid Europol som har utsetts av direktören. b)Sambandsmän och/eller experter från de medlemsstater som lämnar informationen eller som berörs av analysen på det sätt som avses i punkt 4. Endast analytikerna ska ha tillstånd att föra in och ändra upp gifter i det berörda registret. Alla deltagare i analysgruppen får hämta uppgifter i registret. Om inte annat följer av artikel 8.5 ska de nationella enhe terna, på Europols begäran eller på eget initiativ, till Europol översända all information som Europol kan behöva för det Medlemsstaterna ska översända uppgif terna endast om behandling av dessa för brottsförebyggande, analys och brottsbekämpning också är tillåten enligt deras na lagstiftning. Beroende på hur brådskande saken är, får uppgifter från de utsedda behöriga myndigheterna sändas direkt till analysregistren i enlighet med artikel 8.2. Om analysen är av allmän karaktär och av strategiskt slag ska alla medlemsstater, genom sambandsmän och/eller experter, vara fullt delaktiga i resultatet av analysen, särskilt genom att Europols rapporter översänds till dem. Om en analys rör ett specifikt fall som inte berör alla medlems stater och har ett direkt operativt syfte, ska företrädare för följande medlemsstater delta i den: a)Medlemsstater från vilka den information härrör som har lett till att ett beslut om att upprätta analysregistret fattades, eller vilka berörs direkt av den informationen och medlemsstater som analysgruppen senare inbjudit att delta i analysen efter som även de kommit att beröras. b)Medlemsstater som vid en sökning i den indexfunktion som avses i artikel 15 finner att de har behov av att ta del av informationen och som gör detta gällande under de villkor som anges i punkt 5 i den här artikeln. De bemyndigade sambandsmännen kan göra gällande be hovet av att ta del av information. Varje medlemsstat ska utse och bemyndiga ett begränsat antal sådana sambandsmän. En sambandsman ska göra gällande behovet av att ta del av information enligt punkt 4 andra stycket led b i en motiverad skrivelse som har godkänts av dennes överordnade myndighet i dennes medlemsstat och översänts till alla deltagare i analysen. Sambandsmannen blir därefter fullt ut delaktig i den pågående analysen. Om en invändning framförs inom analysgruppen, ska sam bandsmannens deltagande skjutas upp till dess att ett förlik ningsförfarande har avslutats, vilket ska bestå av följande tre faser: a)Analysdeltagarna ska sträva efter att nå enighet med den sambandsman som har gjort gällande behovet av att ta del av information. Detta får ta i anspråk. b)Om enighet inte kan nås, ska cheferna för de berörda na enheterna och direktören sammanträda för att försöka nå enighet. L 121/46 Europeiska unionens officiella tidning c)Om oenigheten kvarstår, ska de berörda parternas företrä dare i sammanträda . Om den berörda medlemsstaten inte avstår från att göra gällande sitt behov att ta del av information, ska det beslutas i sam förstånd om dess deltagande. 6.Det är endast den medlemsstat som överför en uppgift till Europol som ska bedöma dess känslighetsgrad och hur denna känslighet varierar och fastställa hur uppgiften ska hanteras. Varje spridning eller operativ användning av överförda uppgifter ska beslutas av den medlemsstat som överförde uppgifterna till Europol. Om det inte går att fastställa vilken medlemsstat som överfört uppgifterna till Europol, ska beslutet om spridning eller operativ användning av uppgifter fattas av analysdeltagarna. En medlemsstat eller en medverkande expert som ansluter sig till en pågående analys får särskilt inte sprida eller använda upp gifter utan föregående samtycke från de medlemsstater som i första hand berörs. 7.Med avvikelse från punkt 6 ska, i sådana fall där Europol efter den tidpunkt då uppgifter förs in i ett analysregister konstaterar att uppgifterna avser en person eller ett föremål om vilka en annan medlemsstat eller en tredje part redan har fört in uppgifter i registret, berörda medlemsstaten eller tredje parten underrättas om det samband som har kon staterats, i enlighet med artikel 17. 8.Europol får bjuda in experter från sådana enheter som avses i artiklarna 22.1 eller 23.1 att medverka i en analysgrupps verksamhet, om a)det finns en gällande överenskommelse eller ett gällande samarbetsavtal enligt artiklarna 22.2 och 23.2 mellan Euro pol och den berörda enheten med lämpliga bestämmelser om informationsutbyte, inklusive överföring av personupp gifter, samt om sekretess för den utbytta informationen, b)medverkan av experter från enheten ligger i medlemsstater nas intresse, c)enheten är direkt berörd av analysarbetet, och d)alla deltagare enas om att låta experterna från enheten med verka i analysgruppens verksamhet. På de villkor som anges i leden b, c och d i första stycket ska Europol bjuda in experter från Europeiska byrån för bedrägeri bekämpning att medverka i analysgruppens verksamhet, om analysprojektet berör bedrägerier eller annan olaglig verksamhet som påverkar Europeiska gemenskapernas finansiella intressen. Medverkan av experter från en enhet i en analysgrupps verk samhet ska regleras av en överenskommelse mellan Europol och Reglerna för sådana överenskommelser ska fastställas av styrelsen. Uppgifter om överenskommelserna mellan Europol och enhe terna ska sändas till den gemensamma tillsynsmyndigheten, som får lämna alla synpunkter som den anser nödvändiga till styrel sen. 1.Europol ska skapa en indexfunktion för de uppgifter som finns lagrade i analysregistren. 2.Direktören, de biträdande direktörerna, personal och sam bandsmän vid Europol med vederbörligt bemyndigande samt vederbörligen bemyndigade tjänstemän vid de nationella enhe terna ska ha rätt att få tillgång till indexfunktionen. Indexfunk tionen ska vara utformad så att det på grundval av de uppgifter som söks klart framgår för den person som använder den om ett analysregister innehåller uppgifter som är av intresse för utförandet av den personens arbetsuppgifter. 3.Tillgången till indexfunktionen ska bestämmas på ett så dant sätt att det är möjligt att avgöra om en viss uppgift finns lagrad i ett analysregister eller inte, men utan att det är möjligt att konstatera samband eller dra slutsatser om registrets inne håll. 4.Styrelsen ska fastställa de närmare förfarandena för ut formningen av indexfunktionen, inbegripet villkoren för tillgång till indexfunktionen, efter utlåtande av den gemensamma till synsmyndigheten. Instruktion om att upprätta ett analysregister För varje analysregister ska direktören i en instruktion om att registret ska upprättas ange a)registrets benämning, b)registrets ändamål, c)de kategorier av personer om vilka uppgifter lagras, d)den typ av uppgifter som ska lagras, samt sådana person uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening liksom uppgifter om hälsa och sexualliv som är strikt nödvändiga, Europeiska unionens officiella tidning L 121/47 e)den allmänna bakgrunden till instruktionen om att upprätta registret, f)deltagarna i analysgruppen då registret upp rättas, g)de förutsättningar under vilka personuppgifter som lagras i registret får översändas, till vilka mottagare och enligt vilket förfarande, h)tidsfristerna för kontroll av uppgifter och hur länge de får lagras, i)hur loggar skapas. 2.Styrelsen och den gemensamma tillsynsmyndigheten ska underrättas av direktören om instruktionen om att upprätta registret eller eventuella senare ändringar av de enligt punkt 1 angivna uppgifterna och ska tillställas akten. Den ge mensamma tillsynsmyndigheten får lämna alla synpunkter som den anser nödvändiga till styrelsen. Direktören får begära att den gemensamma tillsynsmyndigheten gör detta inom . 3.Analysregister får bevaras i högst . Före utgången av ska Europol undersöka om det är nödvän digt att registret bevaras. Direktören får, om det är strikt nöd vändigt för registrets ändamål, besluta att registret ska bevaras under ytterligare en treårsperiod. Styrelsen och den gemen samma tillsynsmyndigheten ska underrättas av di rektören om de omständigheter i ärendet som gör att det är strikt nödvändigt att bevara registret. Den gemensamma tillsyns myndigheten ska lämna alla synpunkter som den anser nödvän diga till styrelsen. Direktören får begära att den gemensamma tillsynsmyndigheten gör detta inom . 4.Styrelsen får när som helst anmoda direktören att ändra en instruktion om upprättande av ett analysregister eller att avsluta ett analysregister. Styrelsen ska besluta från och med vilket datum sådana ändringar eller avslutanden ska gälla. Skyldighet att lämna uppgifter Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 14.6 och 14.7, ska Europol utan dröjsmål till de nationella enheterna, och på deras begäran till deras sambandsmän, lämna alla uppgifter som rör deras medlemsstat och de samband som har kunnat kon stateras mellan brott som omfattas av Europols behörighet en ligt artikel 4. Information och underrättelser om andra allvarliga brott som Europol får kännedom om när den utför sina upp gifter får också lämnas. Bestämmelser om kontroll av hämtning av uppgifter Europol ska i samarbete med medlemsstaterna inrätta lämpliga kontrollmekanismer som möjliggör kontroll av lagligheten hos hämtning av uppgifter i något av dess dataregister som används för att behandla personuppgifter och på begäran ge medlems staterna tillgång till loggarna. De uppgifter som samlas in på detta sätt får endast användas för sådan kontroll av Europol och de tillsynsmyndigheter som avses i artiklarna 33 och 34 och ska utplånas , om inte uppgifterna är nödvän diga för en pågående kontroll. Styrelsen ska anta närmare be stämmelser för sådana kontrollmekanismer efter att ha hört den gemensamma tillsynsmyndigheten. Regler om användning av uppgifter 1.Personuppgifter som hämtats ur något av Europols data behandlingsregister eller översänts på annat lämpligt sätt ska överföras eller användas endast av medlemsstaternas behöriga myndigheter för att förebygga och bekämpa brottslighet som omfattas av Europols behörighet och för att förebygga och bekämpa andra allvarliga former av brottslighet. Europol får använda uppgifterna endast för att utföra sina arbetsuppgifter. 2.Om en medlemsstat eller en tredjestat eller tredje part när den lämnar vissa uppgifter anger att de omfattas av särskilda användningsrestriktioner i medlemsstaten eller tredjestaten eller hos den tredje parten, ska dessa restriktioner även respekteras av användaren av uppgifterna, förutom i de särskilda fall där den nationella lagstiftningen kräver att man gör avsteg från använd ningsrestriktionerna till förmån för rättsliga myndigheter, lag stiftande organ eller alla andra oberoende instanser som upp rättats genom lag och som ansvarar för tillsynen av de behöriga nationella myndigheterna. I sådana fall ska uppgifterna användas endast efter samråd med den medlemsstat som lämnat uppgif terna, vars intressen och åsikter i möjligaste mån ska beaktas. 3.Användning av uppgifterna för andra ändamål eller av andra myndigheter än de behöriga nationella myndigheterna ska vara möjlig endast efter samråd med den medlemsstat som lämnade uppgifterna och i den mån denna medlemsstats nationella lagstiftning tillåter det. L 121/48 Europeiska unionens officiella tidning Tidsfrister för lagring och utplåning av uppgifter i dataregister 1.Uppgifter i dataregister får inte lagras av Europol längre än vad som är nödvändigt för att Europol ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Behovet av att fortsätta lagra uppgifterna ska undersökas senast efter deras införande. Kontrollen av uppgifter som lagras i Europols informationssystem och utplå ningen av dem ska utföras av den enhet som har fört in dem. Kontrollen av uppgifter som lagras i andra dataregister hos Europol och utplåningen av dem ska utföras av Europol. Euro pol ska automatiskt, i förväg, underrätta medlems staterna om utgången av tidsfristerna för kontroll av lagringen av uppgifter. 2.När de utför kontrollen kan de enheter som anges i punkt 1tredje och fjärde meningarna besluta att fortsätta att lagra uppgifterna till nästa kontroll, som ska ske efter ytterligare en treårsperiod om detta är nödvändigt för att Europol ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. Om något beslut om fortsatt lagring av uppgifterna inte fattas ska uppgifterna automatiskt raderas. 3.Om en medlemsstat i sina raderar uppgifter som överförts till Europol och som Europol lagrar i andra dataregister, ska den informera Europol om detta. Europol ska i sådana fall radera uppgifterna om de inte är av intresse av andra skäl, mot bakgrund av underrättelser som är mera om fattande än dem som den överförande medlemsstaten har till gång till. Europol ska informera den berörda medlemsstaten om att dessa uppgifter kommer att fortsätta lagras. 4.Sådana uppgifter får inte raderas om det skulle skada in tressen hos den registrerade som behöver skydd. I sådana fall får uppgifterna endast användas med den registrerades medgivande. Tillgång till uppgifter från andra informationssystem Om Europol enligt unionens rättsliga instrument eller interna eller nationella rättsliga instrument har rätt till datori serad tillgång till uppgifter från andra nationella eller interna informationssystem, får Europol på detta sätt inhämta personuppgifter, om det är nödvändigt för att Europol ska kunna utföra sina arbetsuppgifter. De tillämpliga bestämmel serna i sådana Europeiska unionens rättsliga instrument eller internationella eller nationella rättsliga instrument ska reglera Europols tillgång till och användning av dessa uppgifter, om de föreskriver striktare regler för tillgång och användning än detta beslut. Förbindelserna med unionens eller gemenskapens institutioner, organ, kontor och byråer I den utsträckning det är lämpligt för att utföra sina upp gifter får Europol upprätta och upprätthålla samarbetsförbindel ser med institutioner, organ, kontor och byråer som inrättats genom eller på grundval av fördraget om Europeiska unionen och fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskaperna, särskilt följande: a)Eurojust. b)Europeiska byrån för bedrägeribekämpning () (1). c)Europeiska byrån för förvaltningen av det operativa samar betet vid Europeiska unionens medlemsstaters yttre gränser (Frontex) (2). d)Europeiska polisakademin (Cepol). f)Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkoti kamissbruk (ECNN) (3). 2.Europol ska ingå överenskommelser eller samarbetsavtal med enheter som avses i punkt 1. Sådana överenskommelser eller samarbetsavtal får avse utbyte av operativ, strategisk och teknisk information, även personuppgifter och sekretessbelagda uppgifter. En sådan överenskommelse eller ett sådant samarbets avtal får endast ingås efter godkännande av styrelsen, som dess förinnan, vad beträffar utbyte av personuppgifter, erhållit den gemensamma tillsynsmyndighetens yttrande. 3.Innan den överenskommelse eller det gällande avtal som avses i punkt 2 träder i kraft, får Europol direkt erhålla och använda information, även personuppgifter, från de enheter som avses i punkt 1, i den utsträckning som det är nödvändigt för ett lagenligt utförande av Europols uppgifter och får på de villkor som fastställs i artikel 24.1 direkt överföra information, även personuppgifter, till sådana enheter i den utsträckning som det är nödvändigt för ett lagenligt utförande av mottagarens uppgifter. (1) Kommissionens beslut /352/EG, EKSG, Euratom av om inrättande av en europeisk byrå för bedrägeribekämpning () (EGT L 136, 31.5.1999, s. 20). (2) Rådets förordning (EG) nr 2007/2004 av om inrättande av en europeisk byrå för förvaltningen av det operativa samarbetet vid Europeiska unionens medlemsstaters yttre gränser (EUT L 349, 25.11.2004, s. 1). (3) Förordning (EG) nr 1920/2006 av om Europeiska centrumet för kontroll av narkotika och narkotikamiss bruk (EUT L 376, 27.12.2006, s. 1). Europeiska unionens officiella tidning L 121/49 Europols överföring av sekretessbelagda uppgifter till de enheter som avses i punkt 1 ska endast kunna tillåtas i den utsträckning en överenskommelse om sekretess föreligger mel lan Europol och mottagaren. Förbindelserna med tredjestater och organisationer I den utsträckning det krävs för att utföra sina uppgifter får Europol också upprätta och upprätthålla samarbetsförbindel ser med a)tredjestater, b)organisationer såsom i)internationella organisationer och deras underställda of fentligrättsliga organ, ii)andra offentligrättsliga organ som inrättats genom, eller på grundval av, en överenskommelse mellan två eller flera stater, och iii)Internationella kriminalpolisorganisationen (). 2.Europol ska ingå överenskommelser med de enheter som avses i punkt 1 och som omfattas av förteckningen i artikel 26.1 a. Sådana överenskommelser får avse utbyte av operativ, gisk eller teknisk information, inbegripet personuppgifter och sekretessbelagda uppgifter, om de överförts via en utsedd kon taktpunkt som ingår i den överenskommelse som avses i punkt 6b i den här artikeln. Sådana överenskommelser får endast ingås efter godkännande av rådet efter samråd med styrelsen och, vad avser utbyte av personuppgifter, efter att genom sty relsen ha erhållit den gemensamma tillsynsmyndighetens ytt rande. 3.Innan de överenskommelser som avses i punkt 2 träder i kraft, får Europol direkt ta emot och använda information, även personuppgifter och sekretessbelagda uppgifter, i den utsträck ning det är nödvändigt för ett lagenligt utförande av Europols uppgifter. 4.Innan de överenskommelser som avses i punkt 2 träder i kraft får Europol på de villkor som fastställs i artikel 24.1 direkt överföra information, utom personuppgifter och sekretessbe lagda uppgifter, till de enheter som avses i punkt 1 i den här artikeln i den utsträckning det är nödvändigt för ett lagenligt utförande av mottagarens uppgifter. 5.Europol får på de villkor som fastställs i artikel 24.1 direkt överföra annan information än personuppgifter och sekretess belagda uppgifter till de enheter som avses i punkt 1 i den här artikeln och som inte omfattas av förteckningen i artikel 26.1 a, iden utsträckning det är absolut nödvändigt i enskilda fall för att förebygga eller bekämpa brottslighet som omfattas av Euro pols behörighet. Europol får på de villkor som fastställs i artikel 24.1 till de enheter som avses i punkt 1 i den här artikeln överföra a)personuppgifter och sekretessbelagda uppgifter, när det i ett enskilt fall är nödvändigt för att förebygga och bekämpa brottslighet som omfattas av Europols behörighet, och b)personuppgifter, när Europol har ingått en överenskommelse enligt punkt 2 i den här artikeln med den berörda enheten som medger att sådana uppgifter överföras på grundval av en bedömning att en tillräcklig skyddsnivå för uppgifterna säkerställs hos denna enhet.