prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — Alternativa riskpremier och krediter är nya tillgångsslag som implementerades delvis via externa förvaltare . Fondens beslutade fastighetsstrategi har inneburit investeringar i kommersiella fastigheter i och i . Fonden har relativt många investeringar i utländska riskkapitalfonder. Dessa kräver resor såväl inför investeringsbeslut som i uppföljningsprocessen. Vi noterar att Andra AP-fonden har lägst totalkostnad per person vilket främst hänförs till lägre ersättningar. har högst totalkostnad per person vilket huvudsakligen beror på att fonden har högst ersättningar. Vi har fått rimliga förklaringar till skillnaderna i totala kostnader mellan fonderna. Samtliga AP-fonder har gjort förändringar i sina riktlinjer och i vissa fall även . Förändringarna är delvis en följd av anpassning till skatteregler och delvis en allmän översyn och komplettering av riktlinjerna. Sjunde AP-fonden har delvis saknat dokumenterade riktlinjer vilka har samlats i en VD-instruktion. är den fond som har gjort mest genomgripande förändringar av förmåner och tagit bort flertalet av dem. Vi noterar att det finns förmåner hos AP-fonderna som inte finns hos andra myndigheter men det finns även förmåner hos andra myndigheter som inte finns hos AP-fonderna. Riktlinjerna för representation baseras till viss del på subjektiva faktorer såsom måttfullhet, gott omdöme och återhållsamhet. Detta innebär att det finns utrymme för tolkningar. Även riktlinjerna för tjänsteresor baseras delvis på subjektiva faktorer såsom bra medelklasshotell, normal standard, etc. Detta gäller både för AP-fonderna och andra statliga myndigheter. Vår granskning av attestinstruktioner visar att AP-fondernas attestordningar baseras på att dualitetsprincipen så tillvida att ingen ska attestera sina egna kostnader och det finns inget som tyder på att AP-fonderna inte i allt väsentligt har följt dessa. Våra stickprov visar att AP-fonderna i har allt väsentligt har följt de riktlinjer som gällt avseende personalförmåner, representation och tjänsteresor. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 19 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vår övergripande bedömning är att AP-fondernas riktlinjer ej materiellt avviker från riktlinjerna för andra statliga myndigheter. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 20 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor 2Jämförelse av AP-fondernas interna riktlinjer mot andra statliga myndigheter Vi har jämfört de gällande interna riktlinjerna hos AP-fonderna, inklusive eventuella beslutade förändringar, mot andra statliga myndigheters riktlinjer . Andra statliga myndigheter innefattar följande: 2.1Förändringar i AP-fondernas interna riktlinjer Vi beskriver nedan de iakttagelser vi har gjort avseende de förändringar som respektive AP-fond genomfört av sina riktlinjer och fondens skäl till förändringarna. AP-fondernas har tagit fram en gemensam policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor, vilken antagits av respektive fonds styrelse. Den gemensamma policyn är bifogad i bilaga 1. har på uppdrag av Fonden granskat om Fonden har hanterat personalförmåner som tillhandahållits personalen för perioden enligt gällande skattebestämmelser. Granskningen som gjorde var ett särskilt uppdrag beställt av fonden. Med anledning av denna genomgång och i anledning av det arbete som bedrivits av samtliga AP-fonder med att ta fram ett gemensamt övergripande personalrelaterat ramverk, inleddes ett arbete med att förtydliga och på ett bättre sätt samla fondens policys och riktlinjer kopplat till dessa frågor. Styrelsen vidtog vissa åtgärder omgående efter ett extra insatt styrelsemöte . Framåtriktat arbete inleddes för att säkerställa att fonden använder korrekta förmånsvärden. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 21 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor VD fick i uppdrag att revidera och samordna policyer i personalrelaterade frågor tillsammans med övriga AP-fonder. VD fick även i uppdrag att ta fram förslag på program för att säkerställa etiskt agerande i fondens verksamhet. Fonden genomförde förändringar i riktlinjerna med anledning av att riktlinjer/policyer i några fall inte följde gällande skattelagstiftning fullt ut, exempelvis kostförmån vid arbete och taxiresor. Fonden har gått igenom personalens förmåner , 2011 och och lämnat in begäran om omprövning samt komplettering av skattedeklarationer. I övrigt har generell genomgång gjorts av riktlinjerna och reglerna har förtydligats. Riktlinjer för intern representation har förtydligats och ändrats avseende följande: VD ska godkänna all intern representation. Införande av beloppsgränser för representation. Maxbeloppet för intern/extern representation sattes till per person (framgår ej i riktlinjerna om beloppen är angivna inklusive eller exklusive moms). ändrades intern representationslunch till . Fonden har uppgett för oss att alla belopp är inklusive moms. Förtäring av alkohol på Fondens bekostnad begränsades. Ändringen innebar att alkohol betald av fonden endast får förekomma i samband med måltid. Alla annan alkohol vid kick-offs, konferenser eller pub/personalfest ska bekostas av individen själv. Interna arbetsmåltider förmånsbeskattas. Belopp anges (för frukost, för lunch inklusive eventuell alkoholhaltig dryck). Riktlinjerna förtydligades avseende skatteplikt/skattefrihet för måltider, vinster i pristävling, medlemskap i nätverk. Riktlinjer för tjänsteresor har ändrats och förtydligats avseende följande: Fonden har beslutat att införa traktamente vid tjänsteresor. Fonden står för alla kostnader som har direkt samband med tjänsteresan som hotell, taxi, dricks etc. medan traktamentet är tänkt att täcka ökade levnadsomkostnader under resan. Traktamenten infördes från . Fonden har infört Eurocard med personligt betalningsansvar. Enligt uppgift från Fonden detta skett . hade fonden betalningsansvaret för kortfakturorna. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 22 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Tydliggjort reglerna för krav på reseräkningar och implementerat ny resemodul i lönesystemet vilket underlättar hanteringen av reseräkningar. I resemodulen ska också anges om den anställde blivit bjuden på någon måltid och därmed ska få reducerat traktamente. Riktlinjerna avseende förmåner har ändrats enligt nedan: Det har beslutats att sälja fjällstugorna efter säsong 2012/13. Samtliga tennis-, squash- och badmintontider har avslutats. Permission för maka/makes/sambos 50- och samt egna barns gymnasieavslutning har tagits bort. Läkemedelsbidrag, dvs. att fonden betalade egenavgifter upp till högkostnadskort, har tagits bort. Reglerna avseende tidningsprenumeration skärptes och endast anställda med behov av tidning som arbetsredskap ska få en hemburen prenumeration av eller . Befintliga prenumerationer har i vissa fall styrts om med leverans till fonden (istället för till hemadressen). Fonden har tydliggjort vad som gäller avseende taxiresa från fonden och till bostaden. Separat dokument för riktlinjer för gåvor och uppvaktning har upprättats. Dessa regler fanns tidigare införlivat i etiska riktlinjer. I de etiska riktlinjerna fanns beskrivning att värdet på minnesgåvor inte bör överstiga . De nya riktlinjerna förtydligar beloppsnivåer för minnesgåvor vid olika högtidsdagar (50/60/pensionering) Första AP-fonden har även gjort vissa ändringar i sina riktlinjer för representation . Beloppet för intern lunchrepresentation har höjts till per person. Maxbelopp för extern representation har införts om för lunch och för middag. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 23 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Andra AP-fonden har tillsammans med KPMG gått igenom samtliga personalrelaterade policyer avseende förmåner har . Vi har ej tagit del av någon rapport från denna genomgång. Enligt fonden bedömdes endast ett fåtal justeringar och kompletteringar nödvändiga baserade på denna genomgång. Fonden har förtydligat vissa policyer (gåvor, uppvaktningar, alkoholpolicy, medlemsavgifter, arbetsmåltider, resepolicyn, taxiresor). Förändringarna gäller fr.o.m. . De ändringar som är gjorda i fondens riktlinjer /2013 är gjorda för att komplettera befintliga riktlinjer och/eller förtydliga dessa. Riktlinjerna avseende representation har ändrats avseende följande: Tydliggjort vad som gäller vid interna arbetsluncher avseende förmånsbeskattning. Uppvaktning endast av 50-åringar samt om någon slutar som varit anställd . Riktlinjerna avseende tjänsteresor har ändrats avseende följande: Internt tydliggjort vad som gäller vid taxiresor hem vid t ex extern representation avseende förmånsbeskattning. Dokumentation ska bifogas reseräkning (syfte med resan, anledning till om man valt ett dyrare hotell eller flugit business class, konferensprogram). Riktlinjerna avseende förmåner har ändrats avseende följande: förmån avseende parkering/kollektivtrafik togs bort fr o m . Bredbandsuppkoppling som förmån är borttagen för anställda (undantagna är de fyra personer som arbetar på fondens IT- avdelning). En retroaktiv inbetalning för arbetsgivaravgifter är gjord avseende 2010 samt 2011 för ett årskort på SJ samt för interna arbetsluncher (ca ). Samtliga ändringar i personalrelaterade policyer har föredragits fondens styrelse. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 24 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Tredje AP-fonden har genomfört vissa förändringar i riktlinjerna med anledning av att riktlinjerna i några fall inte följde gällande skatteregler fullt ut. De tidigare riktlinjerna var inte helt uppdaterade utifrån nuvarande skatteregler (exempelvis bredband, kostförmån, taxiresor.) I dessa fall har rättelser skett i efterhand till . Fonden har även gjort andra förtydliganden i riktlinjerna. Fonden har gjort förtydligande avseende uppbyggnaden av ersättningspaketet. Denna information låg tidigare i ett separat dokument och har införlivats i . Fonden har förtydligat reglerna för arbetsverktyg. Efter en genomgång av samtliga förmåner med avseende på beskattning genomförde Fonden ett antal förändringar för att säkerställa att skattereglerna efterlevs. De förändringar som genomförts avseende arbetsverktyg är: Fonden ersätter inte längre bredbandsuppkoppling till hemmet om inte särskilda skäl finns pga. arbetsuppgifter och ansvar. Ersättning för bredbandsuppkoppling förmånsbeskattas . erbjöds ersättning för bredbandsuppkoppling i hemmet för alla anställda för att underlätta en flexibel arbetsmiljö. Reglerna kring vilka tidningar som godkänns som arbetsredskap har skärpts och regeln avseende att den anställde först måste ha en egen prenumeration på en morgontidning förtydligades. Ändrade regler så att fonden inte längre betalar för anställdas medlemsavgifter i yrkes- och branschorganisationer. Serviceavgifter kan betalas av fonden förutsatt att servicen medför nytta för den anställde i dennes arbete. kunde fonden även betala den anställdes individuella avgifter för medlemskap i yrkes- och branschorganisationer. Tredje AP-fonden har retroaktivt betalat in arbetsgivaravgifter avseende 2010 samt 2011 för förmånsvärden vilka inte redovisats korrekt. Totalt korrigerat förmånsbelopp för de två åren är , vilket innebär i arbetsgivaravgifter. Riktlinjerna avseende resor har förtydligats: Tjänsteresor ska utföras på det för fonden mest fördelaktiga sättet med hänsyn tagen till kostnad, tid, säkerhet och miljöaspekter. Kostnaden för tjänsteresor styrs av den årliga budget som fastställs per kostnadsställe. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 25 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Samtliga resor ska godkännas skriftligt av närmaste chef innan beställning. Godkännandet bifogas sedan reseräkningen. Förtydliganden har gjorts avseende taxiresor, klass på tåg samt flyg samt hotellval. Den övergripande regeln för tjänsteresor är att de ska ske på för fonden mest fördelaktigt sätt. Detta innebär att bedömning måste göras från fall till fall. Riktlinjerna anger vilka alternativ som ska gälla i normalfallet samt ger stöd för bedömning av undantag från normalregeln Tredje AP-fonden har tidigare ersatt anställdas taxiresor från arbetsplatsen till hemmet t ex i samband med övertidsarbete. Denna typ av resor ersätts normalt inte längre. I undantagsfall kan närmaste chef godkänna ersättning för en sådan resa och ersättningen förmånsbeskattas då för den anställde. Reglerna har förändrats avseende kostnader i samband med resa såtillvida att Tredje AP-fonden har beslutat att gå över från att resa mot kostnadsersättning till att resa på traktamente. Den praktiska övergången ska ske i samband med att Tredje AP-fonden outsourcar sin personaladministration och ändrar rapporteringssystem för reseräkningar och utlägg. ska uppdateras avseende reglerna kring traktamente i samband med övergången. Reglerna om traktamente har ännu inte träff i kraft. Riktlinjerna avseende representation har förändrats avseende nedan: Riktlinjerna för representation har förtydligats med avseende på sammanhang och återhållsamhet avseende alkohol. En tydligare definition avseende vad som är intern representation har lagts till. Representation, extern och intern, ska vara måttfull och ske med gott omdöme. Här krävs en bedömning från den som utövar representationen samt för attesterande chef. Bedömningen ska baseras på i vilket sammanhang representationen sker samt vem som är mottagare. Måltid i samband med interna arbets- och informationsmöten ska normalt inte serveras. Om detta görs i undantagsfall ska den anställde förmånsbeskattas. Förändringar har skett avseende förmåner enligt nedan: Tredje AP-fonden beslutade också att ta bort möjligheten för anställda att erhålla hushållsnära tjänster som personalförmån. Fyra anställda hade denna typ av förmån vilken också förmånsbeskattades. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 26 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Avtalet med leverantören, , sades upp och avslutades per . har på uppdrag av fonden granskat om fonden har hanterat personalförmåner som tillhandahållits personalen för perioden enligt gällande skattebestämmelser. Granskningen som gjorde var ett särskilt uppdrag beställt av fonden. Med anledning av denna genomgång och i anledning av det arbete som bedrivits av samtliga AP-fonder med att ta fram ett gemensamt övergripande personalrelaterat ramverk, inleddes ett arbete med att förtydliga och på ett bättre sätt samla fondens policys och riktlinjer kopplat till dessa frågor. Fonden har förtydligat i riktlinjerna att ersättningsvillkor och personalförmåner ska, både till storlek och form, vara rimliga, försvarbara och förklarbara. Detta är, enligt fonden, viktigt för att upprätthålla allmänhetens förtroende för det allmänna pensionssystemet och AP-fonderna. Grundprincipen är att ersättning för utfört arbete ska ske i kontant form. All avvikelse från denna princip skall tydligt förklaras och dokumenteras och endast motiveras av verksamhetsmässiga skäl. Förändringarna i Fjärde AP-fondens riktlinjer genomfördes delvis med anledning av att riktlinjerna i några fall inte följde gällande skatteregler fullt ut (exempelvis kostförmån och taxiresor). I dessa fall har rättelser skett i efterhand till . I övrigt har generell genomgång gjorts av riktlinjerna och reglerna har förtydligats. Riktlinjerna avseende resor har ändrats avseende följande: Riktlinjerna har kompletterats med vägledande principer där det bl.a. framgår att tjänsteresorna ska i alla delar, utföras på det sätt som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn tagen till kostnad, avstånd, tid, säkerhet, miljöpåverkan, ändamålet med resan samt andra relevanta faktorer. Färdsätt och logi ska anpassas till uppdragets karaktär. Tjänsteresor ska i största möjliga utsträckning avropas från statliga ramavtal. Det anges i de uppdaterade riktlinjerna att i den mån avvikelser förekommer från fondens riktlinjer ska dessa på förhand godkännas av närmaste chef och ska särskilt motiveras och dokumenteras. Fonden har även tydliggjort internt vad som gäller vid taxiresor, klass på hotell och att resekostnad inte kan ersättas utan kvitto. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 27 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Riktlinjerna avseende representation har ändrats avseende följande: har kompletterat riktlinjerna med vägledande principer avseende att representation skall vara motiverad och måttfull. Vidare har riktlinjerna kompletterats avseende att återhållsamhet skall iakttas beträffande alkoholhaltiga drycker. Fonden har även kompletterat riktlinjerna avseende när skattefrihet gäller för intern representation. Riktlinjerna avseende förmåner har ändrats avseende följande: Friskvårdsbidraget har höjts från till per person och år. Fonden har förtydligat att för de anställda som behöver i sitt dagliga arbete gäller att den anställde själv måste ha DN eller SvD för att förmånsvärde inte ska uppstå. Fonden har dokumenterat att bredband kan erbjudas de medarbetare som behöver det i sitt arbete samt att abonnemanget tecknas och betalas av Fonden. Fonden införde möjligheten för alla medarbetare att erhålla surfplatta. Denna förmån har ändrats så tillvida att den är behovsprövad på samma sätt som bärbar dator. Riktlinjerna avseende minnesgåvor och uppvaktningar till anställda har stämts av mot skattemässiga regler och viss anpassning har gjorts. Fonden har ej längre pubar för personalen där fonden står för vin och öl. De tidigare pubarna var en del av intern representation. Fonden har gjort korrigering av skattedeklarationerna avseende förmåner som inte erlagts arbetsgivaravgifter för. Fonden har även lagt på de förmåner som inte redovisats tidigare . Totalt korrigerat förmånsbelopp för de tre åren är , vilket innebär i arbetsgivaravgifter. har gjort förändring av anställningsförmåner och förtydliganden av resereglermente. Arbetet resulterade i att några befintliga styrdokument uppdaterades samt att ett nytt dokument Riktlinjer för tjänsteresor, representation, gåvor m.m. togs fram. Motsvarande regelverk hade delvis funnits i personalhandboken och delvis inte funnits skriftligt dokumenterade. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 28 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Förändringarna i anställningsförmåner genomfördes på uppdrag av styrelsen. Förändringarna har skett genom dialog mellan styrelsens ordförande och tf VD. Frågorna diskuterades också i ersättningsutskottet. Anställningsförmåner ändrades per . Förändringarna i anställningsförmåner innebär att följande förmåner avvecklades : Parkering för icke tjänstebilsinnehavare har infört kollektivtrafikkort. Förändringarna i representation innebär följande ändringar : har förtydligat riktlinjerna och betonar allmänhetens förtroende. Det anges att personalen bör visa restriktivitet och återhållsamhet i representation och att den inte ska vara av Fonden har i de uppdaterade riktlinjerna inkluderat rekommenderade beloppsgränser för extern respektive intern representation. Fonden har även kompletterat riktlinjerna avseende alkoholhaltiga drycker. Fonden har även förtydligat riktlinjerna avseende att arbetsmåltider som förtärs i samband med gemensamt arbete med kollegor inte räknas som intern representation och ska förmånsbeskattas om arbetsgivaren betalar måltiden. Fonden bekostar ej längre minnesgåva vid anställds eller extern persons högtidsdag eller vid anställnings upphörande. Fonden bekostar ej heller julgåvor till personalen. Riktlinjerna för tjänsteresor m m hade behov av förtydligande efter sommarens diskussioner med de andra AP-fonderna om enhetliga riktlinjer. Ledningsgruppen beslutade om reviderade riktlinjer efter den initierade diskussionen med de andra AP-fonderna. De förtydligade reglerna avseende tjänsteresor mm fastställdes . Förändringarna i tjänsteresor innebär följande ändringar under 2012:Vissa förtydliganden avseende färdsätt. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 29 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Flygresor får ej längre företas i affärsklass (business class) oavsett om detta går att boka med kostnadsneutralitet. Fonden har tydliggjort krav på vilken typ av hyrbil som bör bokas. Milersättningen har sänkts från per mil till per mil. Reglerna avseende val hav hotell har förtydligats. Möjlighet att ta taxi, som betalas av Fonden, hem vid övertidsarbete som betalas av fonden är borttagen. Detta har inte varit en generell princip utan varit mycket restriktivt och i undantagsfall. Fondens riktlinjer (med undantag av de riktlinjer som enligt lagen om AP-fonder anses utgöra del av verksamhetsplanen) fastställs normalt . har riktlinjerna även uppdaterats vilket, enligt fonden, huvudsakligen beror på önskemål från styrelsen om att förbättra den övergripande strukturen av det interna regelverket för att bättre möta de krav som följer av UCITS IV-direktivet och för att på ett tydligare sätt klargöra vilka frågor som faller under styrelsens ansvar att besluta om. Syftet med uppdateringen var, enligt fonden, således inte primärt ett svar på den kritik som riktades mot AP-fonderna . Fonden har även, tillsammans med de övriga fonderna, arbetat fram den gemensamma policyn. På grund av arbetet med den för AP-fonderna gemensamma policyn har Sjunde AP-fonden valt att avvakta med att uppdaterat fondens etiska riktlinjer. Man ville invänta den gemensamma policyn innan översyn gjordes. Fondens etiska riktlinjer kommer att uppdateras senast . De etiska riktlinjerna är generellt hållna för att undvika att styrelsebeslut krävs för varje ändring (bl. a. till följd av tolkningsfrågor). Det är, enligt fonden, omöjligt att i ett policydokument behandla samtliga upptänkliga situationer. Detaljerade instruktioner för praktisk tillämpning ges därför av VD. Dessa instruktioner har tidigare getts muntligen till de anställda på fonden men VD har beslutat att under Q1 2013 skriva en mer vägledande/detaljerad instruktion. Denna instruktion beslutades av VD . De skriftliga riktlinjerna avseende förmåner har bl.a. ändrats avseende följande: fanns enbart Riktlinjer för anställningsvillkor där det framgick att VD beslutar om anställningsvillkor för alla anställda utom sig själv. Det anges dock i detta dokument vilka förmåner och att det ska finnas skriftligt Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 30 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor underlag som visar fondens kostnad. Vidare anges att VD ska rapportera til styrelsen i de fall ersättningar och/eller andra förmåner går utöver det som följer av kollektivavtalet. Mindre avvikelser behöver dock inte rapporteras. Då VD-instruktionen färdigställts innebär det att det numera finns dokumenterat vilka skattefria respektive skattepliktiga förmåner som en anställd kan erhålla. Vi noterar att jämfört med de förmåner vi muntligt erhållit uppgift om fanns tidigare så innebär den nya instruktionen att friskvårdsbidraget höjs från per person och år till . Sjunde AP-fonden har dokumenterat vad som gäller avseende arbetsredskap och när dessa ses som en förmån för den anställde. De skriftliga riktlinjerna avseende representation har ändrats bl.a. avseende följande: Riktlinjerna har kompletterats med indikativa belopp så tillvida att det numera framgår att extern representation har som riktmärke för totalkostnad per person max och för intern representation gäller att totalkostnaden per person inte bör överstiga . Fonden har även tydliggjort att fonden normalt bjuder anställda på sommarfest och julmiddag . Som riktmärke gäller att fonden bjuder på tre normalglas öl eller vin. Det har också tydliggjorts att gemensamma pubkvälla kan anordnas till självkostnadspris för deltagarna. Avseende starksprit har fonden ändrat riktlinjerna och anger att fonden inte bjuder på starksprit och vid extern eller intern representation.