prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — Regeringen lägger stor vikt vid ersättningsfrågor, personalförmåner, representation och tjänsteresor, eftersom dessa har betydelse för allmänhetens förtroende för AP-fonderna och ytterst för pensionssystemet. Regeringen har beslutat om riktlinjer för fondernas styrelser när det gäller anställningsvillkor för ledande befattningshavare. AP-fonderna har en process för att följa regeringens riktlinjer för anställda i fonderna och redovisar underlag respektive en bedömning av hur ersättningarna förhåller sig till regeringens riktlinjer, vilket är positivt. En utförligare redovisning av underlaget skulle emellertid välkomnas, i syfte att stärka genomlysningen på detta område. presenterar en sådan redovisning, som skulle kunna utgöra förebild för övriga fonder. Regeringen anser att ersättningsvillkor, personalförmåner, representation och tjänsteresor bör vara rimliga och präglade av måttfullhet, tydlighet och transparens. AP-fonderna bör ha riktlinjer i dessa avseenden som motsvarar vad som gäller för andra statliga myndigheter. På regeringens initiativ tog AP-fonderna fram en gemensam och övergripande policy för ersättningsvillkor, personalförmåner, representation och tjänsteresor. Samtliga AP-fonder har också sett över och förändrat de interna riktlinjerna, men i varierande omfattning och grad. En granskning av AP-fondernas interna riktlinjer genomförd av AP-fondernas revisorer, på uppdrag av regeringen, visar att det fortfarande förekommer mer generösa förmåner i AP-fonderna än i jämförda myndigheter. Regeringen noterar även att stickproven visar exempel på generös representation. Det är därför angeläget att AP-fondernas styrelser fortsätter arbetet med tillämpningen av de interna riktlinjerna och de kostnader som blir resultatet. Regeringen kommer fortsätta att följa upp frågan. Regeringens bedömning i föregående års skrivelse: AP-fonderna fortsätter att utveckla arbetet med riktlinjer för etik och miljö. Regeringen bedömer att det bedrivs ett viktigt arbete i FörstaFjärde AP-fonderna med att integrera frågorna i den löpande analysen och förvaltningen. Som konstaterades av Etik- och miljöutredningen är det så etik- och miljöfrågorna bäst hanteras för att uppfylla uppdraget om hänsyn till etik och miljö i investeringarna utan att göra avkall på målet om långsiktigt hög avkastning. Regeringen lägger stor vikt vid ersättningsfrågor, eftersom dessa har betydelse för allmänhetens förtroende för AP-fonderna och ytterst för pensionssystemet. Mot den bakgrunden har regeringen beslutat om riktlinjer för fondernas styrelser när det gäller anställningsvillkor för ledande befattningshavare. Riktlinjerna omfattar både anställda i fonderna och hur fonderna agerar i rollen som ägare av börsbolag. AP-fonderna redovisar underlag kring ersättningar till fondens anställda och en bedömning av hur ersättningarna förhåller sig till regeringens riktlinjer. Regeringen välkomnar den genomgång fonderna har gjort och den ökade genomlysning av ersättningar till fondernas anställda som blir resultatet. Regeringen förutsätter att styrelserna löpande följer upp och bedömer löneläget i förhållande till regeringens riktlinjer samt öppet redovisar underlag och bedömningar. : AP-fondernas revisorer har haft uppdrag att granska AP-fondernas riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare, vilket inkluderade en bedömning av om de riktlinjer som har gällt för räkenskapsåret har följts eller inte. Revisorerna har utfört granskningen i enlighet med FAR SRS rekommendation RevR 8 (Granskning av ersättningar till ledande befattningshavare i aktiemarknadsbolag) i syfte att lämna ett yttrande över huruvida fondens riktlinjer och efterlevnaden av dessa följer regeringens riktlinjer. Revisorerna har granskat fondernas organisation för och dokumentation av ersättningar för samtliga anställda. Revisorerna har vidare granskat ersättningsprinciper samt gjort stickprov på utbetalda ersättningar. Styrelsens rutiner för att bedöma och försäkra sig om att den totala ersättningen följer riktlinjerna har granskats. Med anledning av granskningen konstaterar revisorerna att fonderna i allt väsentligt följt de riktlinjer för ersättningar till ledande befattningshavare och övriga anställda i fonderna som regeringen beslutat om. Revisorerna konstaterar vidare att Första och Andra AP-fonderna avvikit från riktlinjerna vad gäller uppsägningstid för vissa ledande befattningshavare av skäl som redovisas i årsredovisningen. När det gäller kravet om att verka för att riktlinjerna även tillämpas i företag som ägs av konstaterar revisorerna att riktlinjerna ger fondernas styrelser utrymme att göra egna bedömningar. Detta utrymme medför att fonderna vid tillämpningen av riktlinjerna kan fatta beslut som avviker från principerna om detta bedöms vara till fondens fördel. Mot denna bakgrund bedömer revisorerna att AP-fondernas ägarpolicy inte står i direkt strid med regeringens riktlinjer. I förhållande till fondernas agerande som ägare noterar revisorerna också att det i fondernas ägarpolicy inte klart framgår om fonderna anser sig följa riktlinjerna och därmed verka för att riktlinjerna tillämpas så långt som möjligt i företag där fonden direkt eller genom företag är delägare. Revisorerna konstaterar att FörstaFjärde och Sjätte i ägarpolicy anger hur de hanterar ersättningsfrågor. AndraFjärde och Sjätte kommenterar i årsredovisning översiktligt ersättningsfrågor i företag där fonden direkt eller genom ett företag är delägare och hur fonden arbetar med dessa frågor. AP-fondernas revisorer har även haft uppdraget att granska AP-fondernas kostnader för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor (dnr Fi2012/2720). I uppdraget ingick att jämföra AP-fondernas interna riktlinjer när det gäller ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor , inklusive eventuella beslutade förändringar, med de interna riktlinjerna hos sex andra statliga myndigheter. Därtill ingick det att granska tillämpningen av de interna riktlinjerna hos AP-fonderna. Avseende förändringar i AP-fondernas riktlinjer ingick att undersöka skälen för dessa. Revisorerna konstaterar att samtliga AP-fonder har gjort förändringar i riktlinjerna , men i olika utsträckning. har gjort mest genomgripande förändringar. Förändringarna är dels en följd av anpassning till skatteregler, dels en allmän översyn och komplettering av riktlinjerna. Revisorernas övergripande bedömning är att AP-fondernas riktlinjer inte avviker materiellt från riktlinjerna för andra statliga myndigheter. Revisorerna kommenterar inte ersättningar eller förmåner som följer av kollektivavtal. Revisorernas slutsats avseende AP-fondernas personalförmåner är att det inte finns något som tyder på att fonderna har väsentligt mer förmåner än andra myndigheter. Vidare bedömer revisorerna att det inte finns något som tyder på att AP-fonderna har väsentligt mer generösa riktlinjer för representation än andra myndigheter. Enligt de nya övergripande riktlinjerna för AP-fonderna gäller att representationen ska vara måttfull, baserad på gott omdöme och/eller vara återhållsam. Likaså pekar inget på att AP-fonderna har väsentligt mer generösa riktlinjer för tjänsteresor än andra myndigheter. Granskning av tillämpningen av AP-fondernas interna riktlinjer görs genom stickprov på kostnader för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor. Stickproven är slumpmässiga och utformade i syfte att ge en god bild av kostnaderna. Revisorerna jämför också totala kostnader för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor mellan AP-fonderna med beaktande av antalet anställda på respektive fond. Revisorernas konstaterar att AP-fonderna i allt väsentligt har följt de interna riktlinjerna som gällt . Avseende kostnader noteras att Tredje AP-fonden hade högst kostnader totalt sett men det är också den fond med flest anställda. Andra och Sjätte hade lägst respektive högst snittkostnad per anställd. Inkluderat i uppdraget till revisorerna är granskning av AP-fondernas Skr. 2012/13:130 attestordning och huruvida fonderna tillämpar dualitetsprincipen avseende ovan nämnda kostnader. Revisorernas slutsats är att fonderna tillämpar dualitetsprincipen såtillvida att ingen ska attestera sina egna kostnader. Skälen för regeringens bedömning Fondernas riktlinjer för miljö och etik Fondernas arbete med riktlinjer för miljö och etik ingår som ett eget område i regeringens utvärdering av AP-fondernas verksamhet. Syftet är att följa upp utvecklingen i fonderna, med Etik- och miljöutredningens förslag (SOU 2008:107) som grund. Metoden har utvecklats på uppmaning av finansutskottet. Modellen för utvärdering bygger på följande huvudsakliga moment: 1.En rättvisande och allsidig utvärdering, t.ex. i form av en offentlig utredning, genomförs när föregående utvärdering har förlorat aktualitet eller relevans. 2.Mellan sådana tillfällen för en genomgripande utvärdering sker en årlig uppföljning av hur fonderna har arbetat med förslag som redan har lagts fram. 3.I förekommande fall uppmärksammas exempel på tillfällen eller händelser som har utgjort risker för allmänhetens förtroende, med utgångspunkt i den utvärdering som föreligger. 4.I tillägg till processen ovan kan avgränsade uppdrag vid lämpliga tillfällen lämnas till den konsultfirma som har uppdrag att lämna underlag till regeringens utvärdering. I relation till den första punkten kan konstateras, i likhet , att AP-fonderna arbetar inom de områden där Etik- och miljöutredningen lämnade rekommendationer, vilket är ett tecken på att utredningen inte har förlorat i aktualitet. Bland utredningens förslag som kan genomföras inom ramen för gällande regelverk ingick följande rekommendationer: fondernas arbetssätt, organisation och kommunikation bör utformas med ledning av faktorer som främjar fondernas trovärdighet och i förlängningen förtroende (dvs. kompetens, öppenhet, integritet och välvilja), den värdegrund som ska ligga till grund för verksamheten bör utvecklas och tydliggöras, miljö och etik hanteras bäst genom att integreras i den löpande analysen och förvaltningen, miljö och etik kan integreras med fondernas ägarpolicyer, sådana ägarpolicyer bör övervägas för alla typer av tillgångar, inte enbart börsnoterade aktier, extern utvärdering av styrelsernas arbete bör göras regelbundet, det bör avsättas tillräckliga resurser för att säkerställa kvalitet i arbetet med miljö och etik, AP-fonderna kan utveckla samarbetet inom miljö och etik, principerna för bolagens ersättningsvillkor har viktiga förtroende- dimensioner och är därför en viktig uppgift för fonderna och fondernas arbete med miljö och etik bör utvärderas regelbundet. I förra årets utvärdering lyfte regeringen fram arbetet med integrering i den löpande analysen och förvaltningen, i linje med Etik- och miljöutredningens bedömning att det är så frågorna bäst hanteras. Regeringen bedömde att det bedrivs ett viktigt arbete i FörstaFjärde AP-fonderna på detta område och välkomnade en fortsättning. bakgrund av att integrering är ett centralt område enligt utredning har regeringen även avseende 2012 följt upp fondernas arbete på detta Detta utgör underlag enligt punkten 2 ovan och utvärderingen baseras på svar från fonderna på några av ställda Regeringens fokus på detta område är också i linje med det egna arbetet att integrera hållbart företagande i bolagsstyrningen av företag med statligt ägande. Därtill har regeringen som del i årets utvärdering lämnat ett särskilt uppdrag till AP-fondernas revisorer (enligt punkt 4 ovan) för att följa upp representation och tjänsteresor. Regeringen menar att dessa frågor, utöver vad som följer av krav på kostnadsuppföljning, har stor vikt för allmänhetens förtroende för AP-fondernas verksamhet (punkt 3 ovan). Detta uppdrag redovisas i ett separat avsnitt nedan. Uppföljningen i föregående års skrivelse pekade på att FörstaFjärde AP-fonderna utvecklar metoder för att integrera etik- och miljöfrågorna i den löpande analysen och förvaltningen. Detta har inneburit att arbetet breddats från fondernas specialister inom ägarstyrning och hållbarhetsfrågor till kapitalförvaltningen mer generellt. Ett centralt moment i att integrera frågorna bedöms vara att ansvaret bärs av de som har förvaltningsansvaret. Det noterades att styrningen och formerna för arbetet skiljer sig mellan fonderna, beroende på förvaltningsmodell och graden av intern respektive extern förvaltning. Inom vissa tillgångar och tillgångsslag noterades att etik- och miljöaspekter spelar en central roll, såsom jordbruksfastigheter och särskilda tematiska investeringar. Uppföljningen i årets utvärdering har riktats mot fondernas interna styrning och process avseende integrering i den löpande förvaltningen och mot fondernas utvecklingsarbete . När det gäller fondernas ägarstyrning fastlås principer för etik- och miljöhänsyn i fondernas ägarpolicy. Här anges också krav på de företag som fonderna äger. FörstaFjärde och Sjätte anger att företagen ska leva upp till de tio principer för ansvarsfullt företagande som har definierats av FN:s Global Compact och Riktlinjer för Multinationella företag. När det gäller krav på att etik- och miljöfrågor5 ska vara integrerade i fondernas analys och förvaltning av tillgångar skiljer sig styrning och processer åt, enligt de svar som inkommit. Det bör noteras att analysen baseras på fondernas egna beskrivningar (dnr Fi2013/477). Första har i fondens affärsplan poängterat vikten av att etik- och miljöfrågor integreras i förvaltningen. Enligt fonden har arbetet redan påbörjats men syftar nu till fördjupning 5 Fonderna använder olika begrepp. Till exempel förekommer ESG (Environmental, Social and Governance) och hållbarhetsfrågor. Här används dock genomgående etik och miljö. så att analys av hållbarhetsaspekter systematiskt ingår i beslutsunderlag och utvärdering av alla investeringsbeslut oavsett tillgångsslag. beslutade fondens investeringschef riktlinjer för integrering av etik- och miljöanalys i förvaltningen. Riktlinjerna ska ses över . I Andra AP-fonden är etik- och miljöfrågor en stående punkt på dagordningen för styrelsens möten. För fondens strategiska och operativa arbete med ägarstyrning finns en ägargrupp i fonden bestående av vd och medlemmar ur fondledningen, den person som är ansvarig för förvaltning av svenska aktier och fondens hållbarhetsanalytiker. Denna grupp definierar mål och handlingsplaner samt följer upp arbetet, vilket rapporteras till styrelsen minst en gång . I de mål som tilldelas kapitalförvaltningschefen ingår att integrera etik och miljö i förvaltningen. Tredje fastställer utöver ägarpolicy bl.a. en riskhanteringsplan, i vilken ingår krav på integrering av etik och miljö. Där anges att varje avdelning inom kapitalförvaltningen har ansvar för att säkerställa att hänsyn till etik och miljö inkluderas i investeringsprocessen, där så är möjligt. Fondens ägarstyrningsarbete rapporteras löpande till styrelsen, dels genom vd:s löpande rapportering, som även inkluderar etik- och miljöaspekter, dels genom att styrelsen minst en gång får en fördjupad presentation av ägarstyrningsarbetet. har integrerat etik- och miljöhänsyn i förvaltningen med utgångspunkt i fondens ägarpolicy. får löpande information om arbetet inom ägarstyrning och etik- och miljöfrågor. Ansvaret för att integrera etik- och miljöhänsyn i förvaltningen ligger på respektive förvaltningsenhet, vilka använder olika modeller beroende på vad som passar bäst för givet tillgångsslag och förvaltningsmandat. Sjunde AP-fonden uppdaterade fondens ägarpolicy. Som ett led i detta arbete breddades fondens ägarstyrning avseende etik- och miljöhänsyn i investeringarna. Fonden har kompletterat den ursprungliga strategin med att exkludera bolag (fondens svarta lista) med tre andra strategier: röstning för fondens utländska aktier, dialog med företag och grupptalan mot bolag. När det gäller att integrera etik- och miljöhänsyn i den löpande analysen och förvaltningen anger Sjunde AP-fonden att dessa faktorer betraktas på motsvarande sätt som andra finansiella faktorer. Fonden anger att man löpande för dialog med externa förvaltare avseende etik- och miljöfrågor i förvaltningen. omfattades inte av Etik- och miljöutredningen. Fondens verksamhet skiljer sig från FörstaFjärde AP-fonderna genom att fonden investerar direkt i onoterade företag och därigenom har en mer operativ roll i ägarstyrning. Utan möjlighet att följa upp fondens arbete med direkt utgångspunkt i slutsatserna från Etik- och miljöutredning anser dock regeringen att det är relevant att inkludera . Som en del i fondens förändringsarbete fastställde Sjätte en ny ägarpolicy, som inkluderar etik och miljö i ägarstyrning. Fonden undertecknade även FN:s deklaration för ansvarsfulla investeringar PRI (FörstaFjärde AP-fonderna har undertecknat dessa principer). Fonden har också en hållbarhetspolicy som bl.a. innehåller en uppmaning om att fondens portföljbolag ska ansluta sig till FN:s Global Compact. sett över processer och skapat en tydligare struktur genom fondens riktlinjer för etik och miljö. I fonden finns en kommitté för etikfrågor i förvaltningen. Fondernas redogörelser visar att arbetet med att integrera etik- och miljöfrågor i den löpande analysen och förvaltningen fortgått . Hur detta framgår av styrdokument och rapportering samt metoder i arbetet skiljer sig mellan fonderna, även om det med stöd av denna information inte går att utvärdera skillnaderna. Som illustration av utvecklingsarbetet i AP-fonderna är det intressant att peka på ett urval aktiviteter. Första AP-fonden inkluderar nu etik- och miljöfrågor i samtliga underlag i den interna förvaltningen av noterade värdepapper. För den externa förvaltningen har fonden vidareutvecklat krav på etik och miljö vid upphandling. Andra AP-fonden har tagit fram en modell för integrering av etik- och miljöfaktorer för den interna aktiva förvaltningen av svenska aktier. Vad gäller den externa förvaltningen har fondens förvaltare av skogs- och jordbruksfastigheter utvärderats. Tredje AP-fonden har arbetat med att stärka den interna kompetensen genom att bjuda in experter på frågor om etik och miljö. Fonden arbetar också med att utveckla en metod för att integrera etik- och miljöhänsyn i fondens passiva förvaltning av aktier. har etablerat ett aktiemandat för amerikanska företag med relativt låga utsläpp av växthusgaser, bl.a. koldioxidutsläpp. Sjunde AP-fonden antog en ny placeringspolicy där etik- och miljöhänsyn i fondens investeringar pekas ut som krav för att fonden ska uppnå långsiktigt god avkastning och för att upprätthålla spararnas förtroende. har också arbete bedrivits genom samarbete, bl.a. har några av fonderna deltagit i framtagande av principer för rapportering av etik- och miljöaspekter för onoterade tillgångar. Avseende fastighetsinvesteringar har flera fonder anslutit sig till en global jämförelse av hållbarhetsfaktorer inom fastighetsbranschen, till grund för utvärdering av fondernas innehav. har etablerat en ny process för att utvärdera etik- och miljöaspekter i direktinvesteringar i företag och investeringar i riskkapitalfonder. Fonden har infört en rutin för uppföljning av etik- och miljöfrågor som ingår i fondens rapportering av samtliga innehav. En informationsinsamling har genomförts avseende etik- och miljöarbetet i samtliga portföljbolag och fonder. För att uppnå integration av etik- och miljöfrågorna krävs bl.a. en etablerad värdegrund, kompetens och tillräckliga resurser. Ett utvecklat samarbete mellan fonderna främjar också att detta sker kostnadseffektivt och med ökad styrka, i synnerhet gentemot utländska bolag. Första Fjärde AP-fonderna samarbetar inom det gemensamma , i vissa sammanhang deltar även Sjunde AP-fonden. Som konstaterats bedöms detta vara ett kostnadseffektivt sätt att arbeta med frågorna. Samarbetet inom och med andra investerare som är minoritetsägare kan dessutom bidra till att öka genomslaget. I det syftet deltar fonderna också i samarbeten med andra investerare, dels mot enskilda bolag, dels inom initiativ på olika områden. Regeringen har tidigare kommenterat att samarbetet inom inte får avhålla fonderna från att integrera etik- och miljöfrågorna i den Detta synsätt bekräftas av det arbete som pågår i fonderna. I likhet vill regeringen belysa kravet på öppenhet från fondernas sida i syfte att stärka fondernas trovärdighet. Regeringen noterar att AP-fonderna alltjämt arbetar aktivt med etik- och miljöfrågor i en omfattning som sannolikt inte är känd för allmänheten. Utåtriktad kommunikation, oavsett fondernas vägval, bör därför eftersträvas. är ett bra exempel, liksom att fonderna inkluderar information om arbetet på hemsida, i ägarrapport och årsredovisning. När det gäller behovet av att AP-fonderna tillhandahåller rättvisande information om sin verksamhet och sitt resultat, mot bakgrund av fondernas offentliga uppdrag och roll inom pensionssystemet, kvarstår önskemålet om i vissa fall tydligare och mer jämförbar information om fondernas resultat och risker (avsnitt 5.2). Regeringens riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i AP-fonderna Mot bakgrund av ersättningsvillkorens stora betydelse för allmänhetens förtroende för fondernas arbete beslutade regeringen om separata riktlinjer för anställningsvillkor för ledande befattningshavare i AP-fonderna. Riktlinjerna utgör en del av regeringens policy för styrning och utvärdering av AP-fonderna (bilaga 1). Riktlinjerna riktar sig till AP-fondernas styrelser som har att inom ramen för det uppdrag som lagstiftningen anger omsätta riktlinjerna på ett ansvarsfullt sätt. I företag där AP-fonderna direkt eller genom ett företag är delägare bör AP-fonderna respektive företaget i dialog med övriga ägare verka för att riktlinjerna tillämpas så långt som möjligt. Enligt regeringens riktlinjer bör styrelserna i AP-fonderna besluta om särskilda riktlinjer för ersättningsfrågor inom den egna fonden, vilka bör vara förenliga med regeringens riktlinjer. Av styrelsens riktlinjer bör bl.a. framgå hur styrelsen säkerställer att ersättningarna följer dessa riktlinjer. Av AP-fondernas årsredovisningar bör det framgå om riktlinjerna har följts eller inte och skälen för eventuell avvikelse. AP-fondernas revisorer ska till revisionsberättelsen foga ett skriftligt och undertecknat yttrande avseende hur de bedömer att de riktlinjer som har gällt för räkenskapsåret har följts eller inte. I enlighet med riktlinjerna har gett AP-fondernas revisorer ett särskilt uppdrag att granska fondernas genomförande av regeringens riktlinjer för anställningsvillkor. Av revisorernas granskning framgår att revisorerna bedömer att regeringens riktlinjer i allt väsentligt följs (se ovan). Revisorerna konstaterar vissa undantag, vilka avser att två av fonderna avvikit från riktlinjerna vad gäller uppsägningstid för vissa ledande befattningshavare. Skälet till att uppsägningstid, enligt gällande avtal, inte har omförhandlats är att det skulle medföra högre kostnader för dessa två fonder. Regeringens riktlinjer på området syftar till att kontrollera kostnaderna vid uppsägning. Därmed utgår regeringen från att det i förlängningen inte kommer att finnas några avtal med avvikande innehåll. Regeringen anser att öppenhet är viktig för att värna förtroendet för AP-fondernas verksamhet. Styrelsernas redovisning av om ersättningar till fondens anställda överensstämmer med regeringens riktlinjer och underlaget för den bedömning som görs, är därför i regeringens mening betydelsefull. har regeringen konstaterat att redovisning av beviljade ersättningar till ledande befattningshavare inte varit fullständig. redovisas, med ett undantag, ersättningar per ledande befattningshavare i enlighet med riktlinjerna. Undantaget avser Andra AP-fonden som endast redovisar ersättningar för ledande befattningshavare i anonymiserad form (Chef , Chef , etc.). I finns det en reservering för ersättning till ledande befattningshavare där befattningshavare inte framgår.