prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — Spritdrycker får inte förekomma vid intern representation. I en bilaga till riktlinjerna anges vilka avdrag som får göras avseende ingående mervärdesskatt. Det anges att personalfester och motsvarande ska vara måttfulla avseende innehåll och i antal. Myndigheten ersätter inte dricks oavsett sammanhang. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 55 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Representation i hemmet ska tillämpas restriktivt. Samma regler som vid representation utanför hemmet gäller. I AP-fondernas gemensamma policy för ersättningar, personalförmåner, representation och tjänsteresor anges följande avseende tjänsteresor: Tjänsteresor ska utföras på det sätt som är mest ändamålsenligt för det specifika tillfället. Det innebär att hänsyn ska tas till kostnad, tid, säkerhet, miljöpåverkan och andra relevanta faktorer. Statliga ramavtal bör i största möjliga utsträckning utnyttjas. Första AP-fonden har förtydligat och gjort tillägg i riktlinjer för tjänsteresor. Fonden har tagit beslut om att Fondens anställda ska resa på traktamente vilket innebär att Fonden endast står för de kostnader som har direkt samband med tjänsteresan. Traktamente i enlighet med skattefria belopp har införts Fonden har installerat en ny resemodul i lönesystemet . Reseräkningar registreras i och attesteras av chef innan den går vidare till lön. Av reglerna framgår att registrering i även ska ske om den anställde blivit bjuden på måltid som ska reducera traktamentet. hanterades reseräkningar manuellt och signerades manuellt numera signeras elektroniskt Tjänsteresor ska ske på ett kostnadseffektivt sätt. Samtliga resor skall bokas via två angivna ansvariga personer. Det är inte tillåtet för Fondens anställda att själva boka resor och hotell. Utgångspunkten vid val av hotell är ett bra mellanklasshotell. Normalt sett ska vad som kan kallas lyxhotell undvikas. En lista över lämpliga hotell utanför finns i riktlinjerna. Om hotellen är fullbokade eller av andra skäl inte passar anges att , , eller kan användas som riktmärke. Om ytterligare riktmärke behövs kan en summa på maximalt användas. I riklinjerna anges ej om detta belopp är inklusive eller exklusive moms. Enligt uppgift från fonden är beloppet inklusive moms. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 56 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Det ska alltid göras en värdering av rumspriset. Om man kan göra en bedömning att det ligger högt, även om det är något av de hotell som nämns i riktlinjerna, ska ett annat alternativ bokas. Vid konferensbesök är ofta konferenserna/ seminarierna förlagda på hotell som också har speciella arrangemang för rumsbokning, speciella priser och rabatter. Om det är fallet och priset kan bedömas vara acceptabelt mot ovan kan hotellet bokas. Resor ska i första hand bokas i ekonomi-/ turistklass. Vid interkontinentala flygresor kan Economy Extra eller motsvarande vara ett kostnadseffektivt alternativ till Business Class. Tågresor inom kan ske i Första klass, då det ger bra möjlighet att använda restiden till arbete och användande av laptop. Vid båtresor bokas enkelhytt (ej lyx). Hyrbil bokas genom den bilfirma som Fonden har specialavtal med. Kollektiva anslutningstransporter ska användas i första hand. I andra hand används taxi. Taxiresor får ske för tidsbesparing. Det är tillåtet att ta taxi från och till flygplatsen, i samband extern representation samt vid övertidsarbete (efter . Taxi i samband med övertidsarbete bekostas av Fonden men den anställde förmånsbeskattas. Om flera anställda reser vid samma tillfälle bör om möjligt taxiresa samordnas. Milersättning (/mil) utgår till den anställde vid resa med egen bil i tjänsten. är skattefria och är skattepliktiga. Hemresa ska ske så snart det är praktiskt möjligt efter tjänsteärendet är avklarat. Anställd som tar ut ledighet i samband med tjänsteresa ska själv stå för eventuella merkostnader. Om maka/make barn medföljer på tjänsteresa står fonden för av ett dubbelrum. Eventuella bonuspoäng på till exempel flygresor som den anställda intjänar på resor bekostade av Fonden ska komma Fonden tillgodo och utnyttjas av den anställde i samband med resor i tjänsten. Privat utnyttjande av bonuspoäng tillåts ej. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 57 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Andra AP-fonden har förtydligat resepolicyn avseende vilken dokumentation som ska bifogas reseräkningen. Fonden har även tydliggjort internt vad som gäller vid taxiresor hem vid t.ex. extern representation avseende förmånsbeskattning. Fonden har även förtydligat riktlinjerna med att det är skatteverkets regler för traktamente som gäller. Denna information framgick tidigare i reseräkningssystemet men ej i riktlinjerna. Andra AP-fondens riktlinjer anger att tjänsteresor ska företas så kostnads- och arbetseffektivt som möjligt med hänsyn till medarbetarnas individuella förutsättningar och behov. Vid planering och genomförande av tjänsteresor ska miljöaspekter vägas in med syfte till att kontinuerligt minska fondens bidrag till utsläpp av växthusgaser. Det anges i riktlinjerna att fonden ska stimulera medarbetarna att åka kollektivt/cykla/gå till och från jobbet samt att fonden minst en gång ska redovisa mängden resor och hur mycket koldioxid som resandet gett upphov till. Fonden uppger att den har gjort en egen utvärdering och att utvärdering även ingår också som en del i den information som uppges vid omdiplomering av Stads miljödiplomering. Beslut om omdiplomering erhöll fonden . Inför alla tjänsteresor ska resenären utvärdera möjligheten att undvika fysisk transport med andra mötesformer såsom till exempel video- eller telefonkonferens. På individuell nivå ska hälften av resorna till och från göras med tåg. Alla bokningar av resor och hotell kan göras online eller via () personliga service. Researrangören har fått fondens riktlinjer avseende tjänsteresor och återkopplar om vald resa är utanför standard angiven i riktlinjerna. Dokumentation som ska bifogas reseräkning är: syfte med resan, i förekommande fall anledning till att man valt ett dyrare hotell än vad som anges i fondens resepolicy samt anledning till varför man flugit business class och eventuellt konferensprogram. Kraven på dokumentation har förtydligats . Som grundregel gäller att alla resor ska göras i Economy class med undantag av resor utanför som kan bokas om möjligt i Economy Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 58 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor I undantagsfall kan Interkontinentala resor göras i business class men då ska närmaste chef godkänna detta i förhand. Vid Interkontinentala resor med Economy class kan fonden betala extra övernattning för att möjliggöra extra vila. Andra AP-fonden har en hyreslägenhet i som personalen nyttjar när de är på tjänsteresa i . Fonden uppger att lägenheten används av VD i samband med tjänsteresor till . Hotell är dyra i och fonden uppger att det lönar sig att ha en lägenhet. Lägenheten används endast i tjänsten för övernattning samt som kontor. Om den skulle användas för privat bruk förmånsbeskattas det i enlighet med regler. Utomlands sker hotellbokningar med ett kostnadstak, som huvudregel, på via fondens resebyrå. Skulle det inte vara praktiskt möjligt att hålla sig inom kostnadstaket ska närmaste chef godkänna den högre kostnaden. Riktlinjerna anger inga beloppsgränser för hotell inom men fonden har angett att bokning görs med de hotell där statligt ramavtal har tecknats och att kostnadstaket är /natt. Om den anställde själv ordnar sin övernattning under tjänsteresan betalar fonden ut ett skattefritt nattraktamente. Nattraktamentet uppgår till maximalt av ett helt dagtraktamente för det land där övernattningen äger rum. Alla taxiresor från representationsställe till bostaden förmånsbeskattas. Om resan sker efter kan den anställde ha rätt att göra avdrag för resan i sin deklaration. Om en vistelse förlängs av privata skäl, får detta inte medföra extra kostnader för Andra AP fonden Traktamenten utgör för att täcka ökade levnadskostnader som den anställde har i och med tjänsteresan. Traktamente vid tjänstresa med övernattning utgår enligt regler. Fonden utger även traktamente vid endagsresor. Dessa traktamenten är skattepliktiga. Traktamente utgår inte vid resor i samband med interna konferenser eller utbildningar där företaget står för samtliga kostnader, inklusive kost och logi. Bonuspoäng intjänade under tjänsteresor är fondens egendom och får ej utnyttjas för privat bruk. Fonden betalar milersättning och parkeringskostnader vid resor i tjänsten med egen bild. Om den anställde har tjänstebil utgår milersättning. Riktlinjerna anger inga belopp men fonden uppger att man följer Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 59 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor rekommendationer avseende milersättning och att detta är inlagt i det webbaserade reseräkningssystem som fonden använder. Detta innebär att vid användning av privat bil i tjänsten utgår ersättning på /mil varav /mil är skattefritt och /mil skattepliktigt. Vid användning av förmånsbil utgår ersättning för bensin med /mil och för diesel /mil. Reseräkningar attesteras elektroniskt av närmaste chef. Tredje AP-fonden har förtydligat riktlinjerna avseende resor. Riktlinjerna har kompletterats med information om att tjänsteresor ska utföras på det för fonden mest fördelaktiga sättet. Det innebär att kostnad, tid, säkerhet och miljöaspekter ska vägas in. Vid beslut om resa ska det alltid göras en bedömning om telefon- eller videokonferens är ett lämpligt alternativ beroende på syfte. Budget för tjänsteresor fastställs per avdelning. Fonden har även tydliggjort internt vad som gäller vid taxiresor, klass på tåg samt flyg och hotellval. Fonden har också förtydligat att taxiresor från arbetsplatsen till hemmet t ex i samband med övertidsarbete, ersätts normalt inte längre. undantagsfall kan närmaste chef godkänna ersättning för en sådan resa och ersättningen förmånsbeskattas då för den anställde Fonden har tydliggjort kravet på att närmaste chef ska godkänna en resa innan den bokas. Kravet fanns även tidigare men var då ej så formaliserat. finns en blankett för godkännande av tjänsteresa som skall användas. Flyg, hotell och andra resor bokas via den resebyrå som fonden vid var tid har avtal med. Vid kortare resor ska kollektiva transporter väljas i först hand. Taxi får användas i undantagsfall om det bedöms mer effektivt ur ett tids- och kostnadsperspektiv. Miljöklassade taxibilar ska väljas i första hand. Om det är likvärdigt ur ett tids- och kostnadsperspektiv ska miljövänligare alternativ såsom tåg väljas framför flyg. Tågresor görs normalt i andraklass. Förstaklass får bokas om det är det billigaste alternativet eller om restiden överstiger . Resor inom skall göras i ekonomiklass. Om hinder föreligger för detta, t ex om det är fullbokat i ekonomiklass eller om ombokningsbarhet Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 60 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor bedöms nödvändig, får högre klass bokas. Detta ska då godkännas av närmaste chef. För resor utanför är utgångspunkten att de skall ske i ekonomiklass. Economy extra eller motsvarande biljett med ökad komfort i ekonomiklass får bokas i mån av tillgänglighet. Affärsklass kan bokas i undantagsfall och bedöms från fall till fall av närmaste chef. I de fall affärsklass är billigare än ökad komfort i ekonomiklass ska det billigaste alternativet väljas. Riktlinjerna anger vissa skäl som kan motivera affärsklass. o resplanen förutsätter att man ska arbeta direkt vid ankomst/hemkomst, Avseende hotell anges att utgångspunkten är att fondens anställda bor på ett bra mellanklasshotell. Hotell ska väljas så att de ligger bra till utifrån det uppdrag som ska utföras för att minimera transportbehov på resmålet. Säkerhetsaspekter ska också vägas in beroende på resmål. Vid deltagande i konferenser kan det av praktiska skäl vara motiverat att välja konferenshotellet förutsatt att kostnaden är jämförbar med fondens normala hotellstandard. Hotell av lyxkaraktär ska undvikas. Den anställde får förlänga bortavaron av privata skäl i samband med en tjänsteresa. Fonden står för resekostnaden så länge ingen merkostnad uppstår pga. förlängningen. Vid utrikesresa kan i vissa fall den sammantagna kostnaden för tjänsteresan bli lägre om bortavaron förlängs, t ex över en helg. Om kostnad för flyg och hotell sammantaget blir lägre än om resa skett i direkt anslutning till uppdraget så kan fonden stå för extra hotellnätter. En sådan förlängning av resan bör inte överstiga . Godkännande krävs av närmaste chef i förväg. Traktamenten utgår för att täcka ökade levnadskostnader som den anställde har i och med tjänsteresan. Traktamente utgår enligt regler. Bonuspoäng som är intjänade i samband med resa bekostad av fonden ska om möjligt användas för resa i tjänsten. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 61 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Om den anställde utnyttjar poängen för privat resa, ska den anställde meddela fonden och den anställde kommer att förmånsbeskattas för nyttjandet. Fonden betalar skattefri milersättning enligt regler. Fonden ersätter också trängselskatter, parkerings- och garagekostnader i samband med tjänsteresa. Reseräkningar attesteras manuellt av närmaste chef. implementeras elektronisk attest av reseräkningar. har förtydligat riktlinjerna avseende resor. Riktlinjerna har kompletterats med vägledande principer där det bl.a. framgår att tjänsteresorna ska i alla delar, utföras på det sätt som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn tagen till kostnad, avstånd, tid, säkerhet, miljöpåverkan, ändamålet med resan samt andra relevanta faktorer. Färdsätt och logi ska anpassas till uppdragets karaktär. Tjänsteresor ska i största möjliga utsträckning avropas från statliga ramavtal. Den anges i de uppdaterade riktlinjerna att i den mån avvikelser förekommer från fondens riktlinjer ska dessa på förhand godkännas av närmaste chef och ska särskilt motiveras och dokumenteras. Fonden har även tydliggjort internt vad som gäller vid taxiresor, klass på hotell och att resekostnad inte ersätts utan kvitto. Fonden har förtydligat att den ersätter taxiresa till hemmet efter arbete på kontoret eller representation som avslutas vardagar eller . Om resan sker från arbetsplatsen är den en skattepliktig förmån. Flyg, hotell och andra resor bokas via den leverantör som fonden har avtal med. Leverantören avropar resor i största möjliga utsträckning från statliga ramavtal. Avseende tåg anges att Vid resa inom kan resan ske i 1:a klass om det är nödvändigt för att underlätta arbete under resan. Vid flyg rekommenderas att rabatterade biljetter utnyttjas i största möjliga utsträckning. Vid resa inom ska ekonomiklass bokas om inte särskilda skäl föreligger. Vid resa utanför kan biljett i ekonomi plus bokas. Vid resa med båt och färja är rekommenderad standard enkelhytt. Om hyrbil bokas rekommenderas att miljöbil väljas om möjlighet finns. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 62 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Avseende hotell anges att bra mellanklasshotell är rekommenderad standard. I de tidigare riktlinjerna angavs att om den anställda väljer att stanna på resmålet i ett syfte som inte är arbetsrelaterat, så är huvudregeln att den anställde själv står kostnaden för hotell och att traktamente inte utgår. Vidare gällde att om undantagsvis, i förväg, annorlunda har avtalats med VD eller enhetschef, så skulle hotellkostnaden förmånsbeskattas. Dessa möjligheter gäller inte längre och är därför borttagna från de uppdaterade riktlinjerna. Fonden anger i riktlinjerna att man tillämpar regler och rekommendationer vad gäller traktamente och andra reseersättningar och hänvisar till SKV 354 för detaljer. Bonuspoäng som är intjänade i samband med resa bekostad av fonden ska tillfalla fonden och utnyttjas av den anställde i samband med kommande resor i tjänsten. Vid resa med egen bil utgår kilometerersättning med varav är skattefria. Övriga resekostnader ersätts med den verkliga kostnaden mot redovisat kvitto. Reseräkningar attesteras elektroniskt av attestberättigad chef. Compliance officer ansvarar för att följa upp att riktlinjerna avseende tjänsteresor efterlevs. har förtydligat riktlinjerna avseende resor. Riktlinjerna har kompletterats med generella utgångspunkter om att allmänhetens förtroende ska upprätthållas, tjänsteresor ska företas endast när och om det behövs, ett miljöanpassat resande, en säker arbetsmiljö och ett kostnadseffektivt resande. Det är viktigt att allmänhetens förtroende för fondens verksamhet upprätthålls. En viktig utgångspunkt är att i princip allt fonden gör ska vara transparent och kunna förklaras på ett enkelt sätt. Anställda ska vara återhållsamma med fondens kostnader. Det som kan uppfattas som lyx etc. bör undvikas. Resor bör ersättas i så stor utsträckning som möjligt med video-, telefon, - och webbkonferenser. Det personliga mötet är viktigt men ett konkret Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 63 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor ifrågasättande bör göras i varje enskilt fall, detta både ur tids-, miljö- och kostnadsmässiga aspekter. blir så liten som möjligt. Hänsyn måste dock också tas till tids- och kostnadsmässiga aspekter samt resandets inverkan på resenärens fritid. Tjänsteresor ska genomföras på ett säkert sätt och den anställdes säkerhet ska ha hög prioritet i samband med tjänsteresor. Detta kan exempelvis ha påverkan på val av transportsätt, storlek på hyrbil samt val av hotell. Tjänsteresor ska företas så kostnadseffektivt som möjligt med hänsyn till medarbetarnas individuella förutsättningar och behov, dels till att arbetseffektiviteten optimeras. Fonden har även tydliggjort internt vad som gäller vid taxiresor, typ av hyrbil som bör bokas, klass på flyg och hotellval. Fonden har förtydligat att taxiresor från arbetsplatsen till hemmet t ex i samband med övertidsarbete, inte längre ersätts. fanns möjligheten, främst för kvinnor på fonden, att ta taxi hem i samband med övertidarbete. Denna möjlighet är nu borttagen. Inom kan resa med tåg ske i 1:a klass för att bäst kunna utnyttja tiden till att arbeta. Flygresa ska i första hand företas i ekonomiklass. Bättre klass får väljas om det kostnadsmässigt är neutralt jämfört med ekonomiklass. Resa får dock ej företas i business class. Taxiresor i tjänsten accepteras om det leder till tidsbesparing. Bil kan hyras i samband med tjänsteresa där hyrbil är det mest effektiva och ekonomiska färdsättet. Hyrbilen bör vara av mellanklasstorlek och vara miljöklassad. Alla som använder hyrbil har enligt förordningen ett ansvar för att försäkra sig om att dessa fordon körs på förnyelsebara bränslen. Vid resa med egen bil utgår milersättning med av fastställt skattefritt belopp. Om olycka sker vid resa med egen bil är det den enskildes ansvar vad gäller försäkring, självrisk etc. för bilen. Vid användande av egen bil eller hyrbil i tjänsten ersätts utlägg för parkeringskostnader. Detta gäller även parkeringskostnader i anslutning till arbetsplatsen när egen bil eller hyrbil används i tjänsten den aktuella dagen. På samma sätt ersätts trängselskatt. Hotellrum bör bokas på mellanklasshotell (tre- och fyrstjärniga) så nära förrättningsstället som möjligt. Bokning av enkelrum är tillåtet. Femstjärniga hotell bör undvikas men kan, om särskilda skäl finns, Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 64 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Ett sådant skäl kan exempelvis vara att hotellet ligger nära där möte eller konferens hålls och det blir mer eller lika tids- och kostnadseffektivt som att bo längre ifrån och transportera sig till mötet eller konferensen. Totalkostnaden måste dock vara i princip kostnadsneutral och skälen till val av hotell ska dokumenteras väl. Traktamenten utgår för att täcka ökade levnadskostnader som den anställde har i och med tjänsteresan. Traktamente utgår med av fastställda skattefria belopp. Traktamente utgår även vid resor i samband med interna konferenser eller utbildningar men reduceras om måltider erhålls under konferensen/utbildningen. Måltider som betalas av fonden i samband med tjänsteresa ska tas upp till beskattning enligt skattemässig schablon. Undantag är kost på allmänna färdmedel som ingår i priset för resan, hotellfrukost om den ingår i rumspriset samt måltid i samband med representation, konferens eller utbildning. Bonuspoäng som är intjänade i samband med tjänsteresor tillhör fonden och får ej utnyttjas för privat bruk utan ska i första hand utnyttjas för tjänsteresor. Taxiresor i samband med övertidsarbete ersätts ej av . Årskort på tåg och flyg kan i normalfallet ej bekostas av fonden men undantag kan göras om bedömningen är att det är det mest kostnadseffektiva alternativet och bedömningen dokumenteras väl. av reseräkningar attesteras manuellt av närmaste chef. Reseräkningen registreras av den anställde i reseräkningsprogrammet. När den klarmarkeras för utskrift spärras inlagda uppgifter och kan därefter endast ändras och/eller utbetalas av administratör när attesterad reseräkning har erhållits. Sjunde AP-fonden har lagt till i de av styrelsen beslutade riktlinjerna att VD beslutar i särskild instruktion om de närmare regler som gäller. VD har beslutat att under Q1 2013 ta fram en mer detaljerad instruktion. Syftet med denna instruktion är att täppa till det eventuella tolkningsutrymme som kan uppkomma i de styrelsebeslutade riktlinjerna som är mer generellt hållna. Den nya instruktionen beslutades av VD . Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 65 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Färdsätt och logi ska anpassas till tjänsteresans karaktär och med hänsyn till den totala kostnaden för resan. Det framgår att VD riktlinjer att vid resor inom ska billigaste möjliga biljett i ekonomiklass användas. Vid långresor (främst och ) får biljett i business class bokas förutsatt att den anställde ska utföra arbete i nära anslutning till ankomst eller hemkomst. I de uppdaterade riktlinjerna framgår att huvudregelen är att kollektivtrafik ska användas när den anställde kan, och att taxiresor begränsas till situationer där den anställde måste använda detta färdmedel. I de uppdaterade riktlinjerna anges att bättre mellanklasshotell ska väljas (3-4 stjärnor). Dock får, i normalfallet, priset per natt inte överstiga . Undantag kan göras vid resor till storstäder med högt kostnadsläge (t ex och ). Vid långdistansflygningar får anställda byta ut business classbiljett mot en extra hotellnatt på fondens bekostnad. Om det sammantaget är ekonomiskt mer fördelaktigt för AP7 kan AP7 också bekosta hotellkostnader över helg vid längre tjänsteresor. Det framgår också i de uppdaterade riktlinjerna att befintliga leverantörers rabatterade priser får utnyttjas av AP7:s anställda (gäller dock inte under pågående upphandling). Fonden övergick till traktamentesmodell och införde privatägda betalkort. Traktamente utgår enligt schablonbelopp. kunde den anställde id tjänsteresa använda företagskortet för alla utgifter av tjänstekaraktär som var förenade med tjänsteresan. Vid uttag av semester i samband med tjänsteresa bekostar fonden rese- och hotellkostnader under förutsättning att fondens totalkostnad inte ökar. Detsamma gäller om medföljande familjemedlem delar hotellrum. Merkostnader till följd av privat del av resan ska bekostas av den anställde. Bonuspoäng som erhållits på resor betalada av fonden ska tillfalla fonden och utnyttjas av resenären i samband med kommande resor i tjänsten. Vid resa med egen bil betalar fonden milersättning med det skattefria belopp som fastställer (f.n. /mil). Reseräkningar attesteras av närmaste chef. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 66 (110)