prop · H00373 · 2013-02-27 00:00:00 — 4.Om den gemensamma tillsynsmyndigheten konstaterar att bestämmelserna i detta beslut inte har respekterats vid lag ringen, behandlingen eller användningen av personuppgifter, ska den till direktören framställa de klagomål som den anser vara nödvändiga samt begära att få ett svar inom en angiven tidsfrist. Direktören ska informera styrelsen om hela förfarandet. Om den gemensamma tillsynsmyndigheten inte är nöjd med direktörens svar, ska den hänskjuta frågan till styrelsen. 5.Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska, för att kunna genomföra sina uppgifter och bidra till en mer konsekvent till lämpning av reglerna och förfarandena för behandling av upp gifter, vid behov samarbeta med andra tillsynsmyndigheter. Europeiska unionens officiella tidning L 121/55 Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska regelbundet upprätta rapporter över sin verksamhet. Dessa rapporter ska översändas till och rådet. Styrelsen ska ges tillfälle att lämna synpunkter, som ska bifogas rapporterna. Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska besluta om dess verksamhetsrapport ska offentliggöras, och i så är fall på vilket sätt den ska offentliggöras. 7.Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska anta sin ar betsordning med två tredjedels majoritet av ledamöterna och översända den till rådet för godkännande. Rådet ska besluta med kvalificerad majoritet. 8.Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska inrätta en in tern kommitté som ska bestå av en medlem med rösträtt från varje medlemsstat. Kommittén ska ha till uppgift att med alla lämpliga medel pröva de överklaganden som avses i artikel 32. Om parterna begär det ska de höras av kommittén, och de kan då biträdas av sina rådgivare om de så önskar. De beslut som fattas i detta sammanhang ska vara slutgiltiga gentemot alla berörda parter. 9.Den gemensamma tillsynsmyndigheten får inrätta en eller flera andra kommittéer utöver den som avses i punkt 8. 10.Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska rådfrågas rö rande den del av Europols budget som berör den. Dess yttrande ska bifogas det aktuella budgetförslaget. 11.Den gemensamma tillsynsmyndigheten ska biträdas av ett sekretariat vars uppgifter ska fastställas i arbetsordningen. 1.Europol ska vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som är nödvändiga för genomförandet av detta beslut. Åtgär derna ska anses nödvändiga om kostnaden för dem står i pro portion till den åsyftade målsättningen om skydd. 2.När det gäller databehandling vid Europol ska varje med lemsstat och Europol vidta åtgärder för att kunna a)vägra varje obehörig person åtkomst till datorutrustning som används för behandling av personuppgifter (åtkomstskydd för utrustning), b)förhindra att datamedia läses, kopieras, ändras eller avlägsnas av en obehörig person (datamediaskydd), c)förhindra obehörig registrering av data och varje obehörig åtkomst, ändring eller utplåning av personuppgifter (skydd för lagrade data), d)förhindra att obehöriga personer kan använda datasystem via datakommunikation (användarkontroll), e)säkerställa att alla som är behöriga att använda ett system för behandling av uppgifter endast har åtkomst till de uppgifter för vilka de är behöriga (behörighetskontroll), f)säkerställa att det är möjligt att kontrollera och konstatera till vilka enheter personuppgifter får överföras via datakom munikation (kommunikationskontroll), g)säkerställa att det kan kontrolleras och konstateras vilka personuppgifter som har införts i datasystemen, samt när och av vem uppgifterna infördes (indatakontroll), h)förhindra obehörig läsning, kopiering, ändring eller radering av personuppgifter i samband med överföring av sådana uppgifter eller under transport av databärare (transportkon troll), i)säkerställa att de installerade systemen kan åter ställas vid avbrott (återställande), j)säkerställa att systemet fungerar felfritt, att uppkomna funk tionsfel rapporteras (driftsäkerhet) och att de lag rade uppgifterna inte kan förvanskas genom ett funktionsfel i systemet (dataintegritet). Europols organ utgörs av a)styrelsen, b)direktören. L 121/56 Europeiska unionens officiella tidning 1.Styrelsen ska bestå av en företrädare för varje medlemsstat och en företrädare från kommissionen. Varje styrelseledamot ska ha en röst. Varje styrelseledamot får företrädas av en supp leant. Denne ska ha rätt att rösta för den ordinarie ledamoten i dennes frånvaro. 2.Ordföranden och vice ordföranden i styrelsen ska väljas av och inom den grupp av tre medlemsstater som gemensamt har utarbetat rådets 18-månadersprogram. De ska inneha sina be fattningar som motsvarar rådets program. Ordföranden ska inte företräda sin medlemsstat i styrelsen. Vice ordföranden ska på eget initi ativ ersätta ordföranden om han/hon har förhinder. 3.Ordföranden ska ansvara för att styrelsen effektivt utför sina uppgifter enligt punkt 9 och se till att arbetet särskilt inriktas på strategiska frågor och Europols viktigaste uppgifter enligt artikel 5.1. 4.Ordföranden ska biträdas av styrelsens sekretariat. Sekre tariatet ska särskilt a)aktivt och oavbrutet delta i att organisera, samordna och säkerställa enhetlighet i styrelsens arbete. Det ska under ord föranden ansvar och ledning bistå denne i att söka lösningar, b)tillhandahålla styrelsen det administrativa stöd som är nöd vändigt för att den ska kunna genomföra sina uppgifter. 5.Direktören ska delta i styrelsens möten, utan rösträtt. 6.Styrelseledamöter eller deras suppleanter samt direktören får biträdas av experter. 7.Styrelsen ska sammanträda minst . 8.Styrelsen ska fatta beslut med två tredjedels majoritet av ledamöterna om inte annat föreskrivs i detta beslut. a)anta en strategi för Europol med riktmärken för att kunna mäta om de fastställda målen har uppnåtts, b)utöva tillsyn över direktörens arbete, inklusive genomföran det av styrelsens beslut, c)fatta beslut om tillämpningsföreskrifter i enlighet med detta beslut, d)på förslag från direktören och efter samtycke av kommissio nen anta de tillämpningsföreskrifter som ska gälla för Euro pols personal, e)anta budgetförordningen och utse en räkenskapsförare i en lighet med kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 av med rambudgetför ordning för de gemenskapsorgan som avses i artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budget förordning för Europeiska gemenskapernas allmänna bud get (1), efter att ha hört kommissionen, f)inrätta en internrevision och utse dess revisionspersonal, som ska vara medlemmar av Europols personal. Styrelsen ska anta ytterligare tillämpningsföreskrifter för internrevisionen. Dessa tillämpningsföreskrifter bör särskilt omfatta uttagning, entledigande, arbetsuppgifter, åligganden, befogenheter och garantier för internrevisionens oberoende. Internrevisionen ska endast vara ansvarig inför styrelsen och ska ha tillgång till alla nödvändiga handlingar för att kunna utöva sin verk samhet, g)anta en förteckning över minst tre kandidater till tjänsterna som direktör och biträdande direktörer och lägga fram den för rådet, h)utföra för alla andra uppgifter som rådet tilldelar den, särskilt inom ramen för tillämpningsföreskrifter för detta beslut, i)fastställa sin arbetsordning, inbegripet bestämmelser om sek retariatets oberoende ställning. a)anta ett utkast till beräkning av intäkter och kostnader, in klusive utkastet till tjänsteförteckning som ska läggas fram för kommissionen samt den slutliga budgeten, b)efter det att kommission har avgivit ett yttrande, anta en verksamhetsplan för Europols framtida verksamhet som be aktar medlemsstaternas operationella behov och hur detta påverkar Europols budget och personalsituation, (1) EGT L 357, 31.12.2002, s. 72. Europeiska unionens officiella tidning L 121/57 c)anta en verksamhetsberättelse om Europols verksamhet un der det föregående året, inklusive en redogörelse för vilka resultat som har uppnåtts i frågor som har prioriterats av rådet. Dessa handlingar ska läggas fram för rådet för godkännande. Rådet ska översända dem till för kännedom. efter den dag då detta beslut har börjat tillämpas och därefter, ska styrelsen beställa en oberoende extern utvärdering av genomförandet av detta beslut och den verksamhet som bedrivits av Europol. Styrelsen ska för detta ändamål utfärda närmare anvisningar för utvärderingen. Utvärderingsrapporten ska läggas fram för , rådet och kommissionen. 12.Styrelsen får besluta att inrätta arbetsgrupper. Reglerna för detta och för hur arbetsgrupperna ska fungera, ska fastställas 13.Styrelsen ska utöva de befogenheter som anges i arti kel 39.3 i frågor som rör direktören, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 38.1 och 38.7. 1.Europol ska ledas av en direktör som med kvalificerad majoritet ska utses av rådet från en förteckning över minst tre kandidater som lagts fram av styrelsen, för en period av . På förslag från styrelsen som har utvärderat direktörens insatser kan rådet förlänga direktörens mandat en gång för en period som inte överstiger . 2.Direktören ska bistås av tre biträdande direktörer som ska utses enligt det i punkt 1 angivna förfarandet för en period av som kan förnyas en gång. Deras uppgifter ska närmare anges av direktören. 3.Styrelsen ska fastställa regler för urvalet av kandidater till tjänsten som direktör eller biträdande direktör, inbegripet för längningen av deras mandat. Dessa regler ska innan de träder i kraft godkännas av rådet med kvalificerad majoritet. 4.Direktören ska ansvara för a) utförandet av Europols uppgifter, b)den löpande administrationen, c)utövandet av de befogenheter som anges i artikel 39.3 gent emot personalen och de biträdande direktörerna, utan att punkterna 2 och 7 i den här artikeln åsidosätts, d)att förbereda och genomföra styrelsens beslut och besvara framställningar från styrelsen, e)stöd till styrelsen ordförande vid förberedelsen av styrelse mötena, f)att utarbeta ett utkast till beräkning av intäkter och kost nader, inklusive utkastet till tjänsteförteckning och det pre liminära arbetsprogrammet, g)att utarbeta den rapport som avses i artikel 37.10 c, h)genomförandet av Europols budget, i)att regelbundet underrätta styrelsen om genomförandet av de prioriteringar som rådet har fastställt samt om Europols yttre förbindelser, j)i samarbete med styrelsen inrätta och tillämpa ett effektivt och ändamålsenligt förfarande för tillsyn och utvärdering av Europols verksamhet när det gäller att uppnå dess mål; di rektören ska regelbundet till styrelsen lämna rapport om resultatet av denna tillsyn, k)utföra alla andra uppgifter som direktören ska ha enligt detta beslut. 5.Direktören ska ansvara för utförandet av sina uppgifter inför styrelsen. 6.Direktören ska vara Europols lagliga företrädare. 7.Genom beslut av rådet med kvalificerad majoritet kan direktören och de biträdande direktörerna entledigas efter ytt rande från styrelsen. Styrelsen ska fastställa de regler som ska tillämpas i sådana fall. Dessa regler ska innan de träder kraft godkännas av rådet, som ska fatta beslut med kvalificerad ma joritet. L 121/58 Europeiska unionens officiella tidning 1.Tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemen skaperna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Euro peiska gemenskaperna (nedan kallade tjänsteföreskrifterna respek tive anställningsvillkoren) i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (1), samt de bestämmelser som antagits ge mensamt av Europeiska gemenskapernas institutioner för till ämpningen av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren, ska gälla för direktören, de biträdande direktörerna och den personal vid Europol som anställs efter den dag då detta beslut börjar tillämpas. 2.Vid tillämpningen av tjänsteföreskrifterna och anställnings villkoren ska Europol anses vara en byrå i den mening som avses i artikel 1a.2 i tjänsteföreskrifterna. 3.Europol ska gentemot personalen och direktören ha de befogenheter som tillsättningsmyndigheten ges enligt tjänstefö reskrifterna och som den myndighet som ingår anställningsavtal ges enligt anställningsvillkoren för övriga anställda i enlighet med artikel 37.13 och artikel 38.4 c i detta beslut. 4.Europols personal ska bestå av tillfälligt anställda och/eller kontraktsanställda. Styrelsen ska ge sitt samtycke om direktören har för avsikt att bevilja avtal som ska gälla tills vidare. Styrelsen ska besluta om vilka tjänster i tjänsteförteck ningen som är avsedda för tillfälligt anställda och som endast får tillsättas med personal rekryterad från medlemsstaternas be höriga myndigheter. Personal som rekryteras till sådana tjänster ska vara tillfälligt anställda enligt artikel 2 a i anställningsvillko ren, och får endast beviljas anställningsavtal för en bestämd tid som får förlängas en gång för en bestämd tid. 5.Medlemsstaterna får utstationera nationella experter till Europol. I detta fall ska styrelsen anta de genomförandebestäm melser som är nödvändiga. 6.Europol ska tillämpa principerna i förordning (EG) nr 45/2001 på behandlingen av personuppgifter om Europols per sonal. Europol och medlemsstaterna ska vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa skyddet av uppgifter som omfattas av sekre (1) EGT L 56, , s. 1. tess och som samlats in av eller utbytts med Europol med tillämpning av detta beslut. För detta ändamål ska rådet med kvalificerad majoritet efter att ha hört anta av styrelsen utarbetade lämpliga regler för sekretesskydd. Dessa regler ska innehålla bestämmelser om i vilka situationer Europol kan utbyta sekretessbelagd information med tredje parter. 2.När Europol avser att anförtro personer verksamheter som är känsliga ur säkerhetssynpunkt, ska medlemsstaterna åta sig att på begäran av direktören utföra säkerhetskontroller av sina egna berörda medborgare, i enlighet med sina nationella be stämmelser, och att bistå varandra vid utförandet av denna uppgift. Den myndighet som med stöd av nationella bestäm melser är behörig, ska endast informera Europol om resultaten av säkerhetskontrollen. Resultaten ska vara bindande för Euro pol. 3.Varje medlemsstat och Europol får endast utse personer som är särskilt kvalificerade och underkastade säkerhetskontroll att behandla uppgifter vid Europol. Styrelsen ska anta regler för säkerhetskontroll av Europols personal. Direktören ska regel bundet informera styrelsen om hur säkerhetskontrollen av Euro pols personal fortskrider. 1.Ledamöterna i styrelsen, direktören, de biträdande direktö rerna, Europols anställda och sambandsmännen ska avhålla sig från varje handling och varje uttalande som skulle kunna skada Europols anseende eller dess verksamhet. 2.Ledamöterna i styrelsen, direktören, de biträdande direktö rerna, Europols anställda och sambandsmännen samt varje an nan person, som uttryckligen har ålagts diskretions- och tyst nadsplikt, får inte till någon obehörig person eller till allmän heten sprida sakförhållanden eller upplysningar som kommer till deras kännedom i deras tjänsteutövning eller vid utövandet av deras verksamhet. Detta gäller inte för sakförhållanden eller upplysningar som är för obetydliga för att omfattas av sekre tesskrav. Diskretions- och tystnadsplikten ska kvarstå även efter att de har avslutat sin tjänst, sitt anställningsavtal eller sin verk samhet. Den särskilda skyldighet som avses i första meningen ska meddelas särskilt av Europol, varvid de rättsliga följderna av en överträdelse ska påpekas. Meddelandet ska vara skriftligt. 3.Ledamöterna i styrelsen, direktören, de biträdande direktö rerna, Europols anställda och sambandsmännen samt andra per soner som är underkastade den skyldighet som anges i punkt 2 får inte utan hänvändelse till direktören eller, om det rör sig om direktören, till styrelsen, avlägga vittnesmål i eller utom domstol eller uttala sig om de uppgifter som har kommit till deras kännedom i deras tjänsteutövning eller vid utövandet av deras verksamhet. Europeiska unionens officiella tidning L 121/59 Styrelsen, eller i förekommande fall direktören, ska kontakta domstol eller annan behörig myndighet för att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas enligt den nationella lagstiftning som är tillämplig på den berörda myndigheten. Sådana åtgärder kan vidtas antingen för att närmare regler för vittnesmål ska fastställas för att säkerställa att sekretess bibehålls för uppgifterna eller, om den nationella lagstiftningen så tillåter, för att vägra utlämnande av uppgifter i den mån det krävs för att skydda Europols eller en medlemsstats intressen. Om det enligt en medlemsstats lagstiftning finns en rätt att vägra vittna, ska personer som avses i punkt 2 som kallats att vittna vara skyldiga att skaffa tillstånd att vittna. Tillståndet ska beviljas av direktören eller, om det är denne som är kallad att vittna, av styrelsen. Om en sambandsman kallas att vittna med anledning av uppgifter denne mottagit från Europol, får tillstån det inte ges förrän den medlemsstat som sänt den berörde sam bandsmannen har givit sitt samtycke till detta. Skyldigheten att ansöka om tillstånd att vittna ska kvarstå även efter att de har avslutat sin tjänst, sitt anställningsavtal eller sin verksamhet. När det finns en möjlighet att vittnesmålet kan komma att omfatta information och underrättelser som en medlemsstat har överfört till Europol eller som tydligt rör en medlemsstat, ska denna medlemsstats synpunkter inhämtas innan tillståndet beviljas. Tillstånd att vittna får vägras endast i den mån det är nödvän digt för att skydda överordnade skyddsvärda intressen för Euro pol eller den eller de berörda medlemsstaterna. Varje medlemsstat ska behandla alla överträdelser av den diskretions- eller tystnadsplikt som avses i punkterna 2 eller 3 som överträdelser av skyldigheter i deras egen lagstiftning om tystnadsplikt eller skydd av sekretessbelagt material. De ska säkerställa att dessa regler och bestämmelser är tillämp liga även på deras egna tjänstemän som i samband med sin tjänsteutövning har kontakt med Europol. Europols intäkter ska, utan att det påverkar andra typer av inkomster, bestå av ett bidrag från gemenskapen som anslås i Europeiska unionens allmänna budget (kommissionens avsnitt) från och med den dag då detta beslut börjar tillämpas. Finansie ringen av Europol ska godkännas av och rådet (nedan kallad budgetmyndigheten) i enlighet med det inter institutionella avtalet av mellan Europaparla mentet, rådet och kommissionen om budgetdisciplin och sund ekonomisk förvaltning (1). 2.Europols utgifter ska omfatta kostnader för personal, ad ministration, infrastruktur och drift. 3.Direktören ska göra en preliminär beräkning av Europols intäkter och utgifter för påföljande budgetår, inklusive en pre liminär tjänsteförteckning, och överlämna denna till styrelsen. Den preliminära tjänsteförteckningen ska omfatta fasta eller till fälliga tjänster samt uppgift om utstationerade nationella exper ter och ska ange antal, lönegrad och anställningskategori för den personal som är anställd vid Europol under det aktuella budgetåret. 4.Inkomster och utgifter ska balansera varandra. 5.Styrelsen ska anta utkastet till beräkning av intäkter och utgifter, inklusive utkastet till tjänsteförteckning och det preli minära arbetsprogrammet, och överlämna detta underlag till kommissionen . Om kommissionen har invändningar mot den preliminära beräkningen, ska den underrätta styrelsen om detta efter mottagandet av den preliminära beräkningen. 6.Kommissionen ska vidarebefordra beräkningen till budget myndigheten, tillsammans med det preliminära förslaget till Europeiska gemenskapernas allmänna budget. 7.På grundval av denna beräkning ska kommissionen i det preliminära förslaget till Europeiska gemenskapernas allmänna budget, som den ska förelägga budgetmyndigheten i enlighet med artikel 272 i fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, ta upp de medel som den bedömer vara nödvän diga med avseende på tjänsteförteckningen samt det bidragsbe lopp som ska belasta den budgeten. 8.Budgetmyndigheten ska, när den antar Europeiska gemen skapernas allmänna budget, bevilja de anslag som utgör bidraget till Europol och Europols tjänsteförteckning. 9.Styrelsen ska anta Europols budget och tjänsteförteck ningen. De ska vara slutligt antagna efter det slutliga antagandet av Europeiska gemenskapernas allmänna budget. I förekom mande fall ska de anpassas i enlighet därmed genom antagandet av en reviderad budget. 10.Alla eventuella ändringar av budgeten, inklusive tjänste förteckningen, ska göras i enlighet med förfarandet i punkterna 59. (1) EUT C 139, , s. 1. L 121/60 Europeiska unionens officiella tidning Styrelsen ska möjligt meddela budgetmyndighe ten om den har för avsikt att genomföra ett projekt som kan få betydande effekter på finansieringen av dess budget, särskilt projekt som rör fastigheter, till exempel hyra eller förvärv av byggnader. Styrelsen ska underrätta kommissionen om sådana planer. Om en av budgetmyndighetens parter har meddelat att den har för avsikt att avge ett yttrande, ska den vidarebefordra detta yttrande till styrelsen från det att bud getmyndigheten underrättades om projektet. Genomförande och kontroll av budgeten 1.Direktören ska genomföra Europols budget. 2.Europols räkenskapsförare ska efter utgången av varje budgetår översända de preliminära räkenska perna till kommissionens räkenskapsförare tillsammans med en rapport om budgetförvaltning och ekonomisk förvaltning för samma budgetår. Kommissionens räkenskapsförare ska konsoli dera institutionernas och de decentraliserade organens prelimi nära redovisningar i enlighet med artikel 128 i rådets förord ning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av med budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (1). 3.Kommissionens räkenskapsförare ska efter utgången av varje budgetår översända Europols preliminära räkenskaper till revisionsrätten tillsammans med en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för samma budgetår. Rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för det budgetåret ska också över sändas till och rådet. 4.Efter mottagandet av revisionsrättens iakttagelser om Eu ropols preliminära räkenskaper, i enlighet med artikel 129 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002, ska direktören på eget ansvar upprätta Europols slutliga redovisning och över lämna den till styrelsen för yttrande. 5.Styrelsen ska avge ett yttrande om Europols slutliga redo visning. 6.Senast den 1 juli efter utgången av varje budgetår ska direktören överlämna den slutliga redovisningen tillsammans med styrelsens yttrande till , rådet, kommis sionen och revisionsrätten. 7.Den slutliga redovisningen ska offentliggöras. 8.Senast den 30 september ska direktören översända ett svar till revisionsrätten på dess iakttagelser. Direktören ska även översända en kopia av detta svar till styrelsen. (1) EGT L 248, , s. 1. 9.Direktören ska, på begäran, lägga fram alla uppgifter som behövs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret ska fungera väl, i enlighet med artikel 146.3 i förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002. 10.Europaparlamentet ska före år n + 2, på rekommendation av rådet som ska fatta sitt beslut med kvalifi cerad majoritet, bevilja direktören ansvarsfrihet för budgetens genomförande under budgetår n. Budgetförordningen för Europol ska antas av styrelsen efter samråd med kommissionen. Bestämmelserna får inte avvika från förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002, såvida detta inte avser särskilda krav när det gäller Europols verksamhet. Det krävs ett förhandsgodkännande av kommissionen för att anta bestämmelser som avviker från förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002. ska underrättas om dessa avvikelser. Bestämmelser om tillgång till Europols handlingar På grundval av ett förslag från direktören och senast sex måna der efter den dag då detta beslut börjar tillämpas ska styrelsen anta bestämmelser om tillgång till Europols handlingar med beaktande av de principer och begränsningar som anges i Eu ropaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av om allmänhetens tillgång till Europaparla mentets, rådets och kommissionens handlingar (2).