prop · H003130 · 2013-05-27 00:00:00 — Vid representation ska återhållsamhet visas i fråga om alkoholhaltiga drycker. Starksprit ska inte förekomma när en AP-fond står för representationen. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 43 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Första AP-fonden har förtydligat och gjort tillägg i riktlinjerna för representation. Fonden har lagt in i riktlinjerna att representation ska ske kostnadsmedvetet och med gott omdöme. Det anges också att extern representation alltid ska ha ett direkt samband med Fondens verksamhet. Frekvent återkommande representation med samma person(er) är inte lämplig såvida inte skälen för extern representation är tillämpliga. Fonden har förtydligat att all intern representation ska godkännas av VD. har fonden infört maxbelopp för intern representation. infördes som gräns för all intern representation och ändrades detta till för lunch och för middag. Av riktlinjerna framgår inte om belopp är inklusive eller exklusive moms. Enligt uppgift från fonden är samtliga belopp inklusive moms. Fonden har även infört maxbelopp för extern representation. infördes som gräns för all extern representation och ändrades detta till för lunch och för middag. Av riktlinjerna framgår inte om belopp är inklusive eller exklusive moms. Enligt uppgift från fonden är samtliga belopp inklusive moms. Fonden ska vid representation inta en mycket restriktiv hållning till alkoholhaltiga drycker. Lunchrepresentation med alkoholhaltiga drycker tillåts endast om synnerliga skäl föreligger. I de fall Fonden erbjuder vin och öl till de anställda i samband med pubaftnar ska detta ske till självkostnadspris. Starksprit ska ej förekomma. Interna arbetsmåltider förmånsbeskattas. är beloppen för frukost och för lunch/ middag inklusive eventuell alkoholhaltig dryck. Vinster i pristävling som anordnas av arbetsgivare jämställs med ersättning för utfört arbete och är skattepliktig för den anställde. Andra AP-fonden har förtydligat och gjort tillägg i riktlinjerna för representation. Fondens riktlinjer avseende representation anger att fonden som offentligt finansierad organisation ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att både allmänhetens och den finansiella marknadens förtroende upprätthålles på en hög nivå. Fonden är en statlig myndighet och Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 44 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor finansieras av gemensamma medel och det innebär att man i praktiken ska visa restriktivitet i representationen. Extern representation skall ha ett samband med verksamheten. Fondens accepterar inte lyxbetonad representation. Återkommande representation mot samma företag eller samma personer accepteras inte. Representationen måste kunna motiveras för respektive avdelningschef som också ska attestera samtliga representationsnotor. För extern representation rekommenderas att lunch inte bör överstiga /person och att middag eller supé inte bör överstiga /person. Det framgår inte av riktlinjerna om beloppen är angivna inklusive eller exklusive moms. Fondens riktlinjer anger att ingen förtäring av alkohol får förekomma under tjänsteutövning eller på arbetsplatsen. Undantag kan göras i samband med speciella aktiviteter eller representation. Undantag kan aldrig göras avseende starksprit. För intern representation tilldelas varje avdelning en ram. Fonden har inga ytterligare särskilda riktlinjer avseende personalfester och personalkonferens utan detta ingår i de generella reglerna för intern representation. Andra AP-fonden har tydliggjort vad som gäller vid interna arbetsluncher avseende förmånsbeskattning. Det innebär att arbetsmåltider som äts i samband med gemensamt arbete kollegor emellan inte räknas som intern representation utan ska förmånsbeskattas. Fondens riktlinjer anger att representation skall användas måttfullt och med omdöme. Riktlinjerna anger inga beloppsgränser för extern eller intern representation. Tredje AP-fonden har förtydligat riktlinjerna för representation med avseende på sammanhang och anger i de uppdaterade riktlinjerna separata regler för extern representation, intern representation och måltid i samband med arbetsmöte. Fonden har även förtydligat riktlinjerna avseende återhållsamhet avseende alkohol. Det framgår att det är tillåtet att servera öl och vin i måttlig mängd vid intern representation och att alkoholhaltiga drycker får serveras i samband med middag men med återhållsamhet. Spritdrycker får ej serveras men undantag kan göras vid utländska gäster. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 45 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor För intern representation anges att verkställande ledning fastställer ramar för kostnaden för intern representation i samband med budgetarbetet. För extern representation anges inga ramar eller beloppsgränser i riktlinjerna. I de uppdaterade riktlinjerna anges att måltid normalt sett inte skall serveras i samband med interna arbetsmöten. Enklare förtäring såsom smörgås, fikabröd eller dylikt får serveras. Fonden har inga ytterligare särskilda riktlinjer avseende personalfester och personalkonferens utan detta ingår i de generella reglerna för intern representation. har kompletterat riktlinjerna med vägledande principer avseende att representation skall vara motiverad och måttfull. All representation ska ha ett direkt samband med verksamheten. Vidare har riktlinjerna kompletterats avseende att återhållsamhet skall iakttas beträffande alkoholhaltiga drycker. Spritdrycker får ej förekomma. Riktlinjerna anger inga beloppsgränser för extern eller intern representation. Det framgår dock att all extern representation ska förankras med närmaste chef. Fonden kan vid övertidsarbete stå för kostnaden för en smörgås samt läsk/lättöl. Det framgår i riktlinjerna att intern representation i form av måltider inte får förekomma ofta eller utgöra regelbundna återkommande inslag i verksamheten. Om så är fallet blir måltiderna en skattepliktig personalförmån. Riktlinjerna anger att fonden normalt anordnar två personalfester samt en personalkonferens med övernattning. Därutöver kan det förekomma avdelningsvisa konferenser och personalmöten. har förtydligat riktlinjerna och betonar allmänhetens förtroende. Det anges att personalen bör visa restriktivitet och återhållsamhet i representation och att den inte ska vara av Vidare har fonden i de uppdaterade riktlinjerna inkluderat rekommenderade beloppsgränser för extern respektive intern representation. Vid lunch bör kostnaden inte överstiga /person vid Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 46 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor extern representation och /person vid intern representation. Vid middag eller supé bör kostnaden inte överstiga /person vid extern representation och /person vid intern representation. Det framgår ej av riktlinjerna om beloppen är angivna inklusive eller exklusive moms. Fonden har även kompletterat riktlinjerna avseende alkoholhaltiga drycker. Vid extern representation anges att fonden accepterar kostnaden för ett glas starköl, vin, etc. Vid intern representation betalar fonden ej för alkoholaltiga drycker, detta gäller både vin, starköl och sprit. Vid extern representation får starksprit ej förekomma. Fonden har inga ytterligare särskilda riktlinjer avseende personalfester och personalkonferens utan detta ingår i de generella reglerna för intern representation. Fonden har även förtydligat riktlinjerna avseende att arbetsmåltider som förtärs i samband med gemensamt arbete med kollegor inte räknas som intern representation och ska förmånsbeskattas om arbetsgivaren betalar måltiden. Sjunde AP-fonden har uppdaterat sina riktlinjer och fastställde VD en kompletterande instruktion som ger mer detaljerade riktlinjer. Sjunde AP-fondens riktlinjer anger att ett grundläggande krav är att all representation ska ha ett direkt samband med fondens verksamhet. Vidare framgår att representationen ska vara och av utomstående uppfattas som motiverad och måttfull samt anpassad till sitt sammanhang. Det finns inga absoluta beloppsgränser för extern eller intern representation men det anges i riktlinjerna att rekommendationer om avdrag för utgifter för representation kan tjäna som vägledning. I de nya riktlinjerna antagna 2013 anges att för extern representation gäller ett riktmärke om max per person (totalkostnad) och för intern representation gäller att totalkostnaden inte bör överstiga för evenemang (fester och dyl.). Fondens riktlinjer anger att kostnaderna för extern representation normalt avser måltider men att undantagsvis kan även andra kostnader förekomma t.ex. för biljetter eller hotellrum, samt i speciella fall kan det även avse sådana gåvor som är burkliga i affärssammanhang till företag, Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 47 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor organisationer eller myndigheter (eller representanter för dessa), t.ex. i samband med jubileum, invigning eller liknande. Riktlinjerna anger att vid representationsmåltider, både extern och intern, ska återhållsamhet visas vid bruk av alkoholhaltiga drycker. Vid intern representation är riktmärket att fonden bjuder på tre normalglas av vin eller öl. Fonden har klargjort att starksprit inte ska förekomma, varken vid intern eller extern representation. Vid extern representation gäller även förbud mot . Fonden har angett att förbud mot även gäller intern representation vilket har kommunicerats till personalen och vilket ska inkluderas i den skriftliga instruktionen. Det framgår även i riktlinjerna att intern representation i form av måltider inte får vara ofta och regelbundet återkommande inslag i verksamheten. I så fall anses måltiderna vara skattepliktig ersättning som skall förmånsbeskattas. Fonden bjuder normalt anställda på sommarfest och julmiddag . Vid särskilda tillfällen ( t.ex. vid jubileer och större projektavslut) kan också andra evenemang anordnas. Representation ska godkännas enligt den fastställda attestordningen. Andra kostnader än måltid kräver godkännande av VD. Kammarkollegiets riktlinjer anger att representation skall vara motiverad och måttfull samt ske med återhållsamhet. Extern representation ska ha direkt samband med kollegiets verksamhet. Det anges uttryckligen att starksprit inte får ingå i representation. Förekomst av andra alkoholhaltiga drycker, såsom vin och öl, kommenteras inte i riktlinjerna . har uppdaterade riktlinjer antagits där det framgår att vid intern representation ska i normalfallet inte mer än två glas vin per person serveras. Kammarkollegiet ersätter vid extern representation utgifter för en måltid med högst , exklusive moms, per person. Vid intern representation gäller högst . Riktlinjerna specificerar två särskilda interna sammankomster/ konferenser, dels den årliga Kollegiedagen, dels årlig planeringskonferens med övernattning utanför tjänstestället. Det framgår i riktlinjerna att ytterligare sammankomst/konferens styrs av behov. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 48 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vid särskilda händelser, av typen utdelande av utmärkelser För nit och redlighet i statens tjänst, pensioneringar och liknande, anordnas intern representation. Generaldirektören kan i enskilt fall lämna tillstånd till avvikelser från ovan angivna regler avseende representation. har uppdaterade riktlinjer antagits där det anges att Kammarkollegiet anordnar en myndighetsgemensam fest och att därutöver kan varje avdelning/funktion för högst inkl moms per medarbetare och år själva anordna en fest/middag eller annan trivselskapande aktivitet. Det framgår också i de uppdaterade riktlinjerna att planeringskonferens för alla medarbetare med övernattning utanför tjänstestället för ske högst en gång . Ramavtal ska användas vid beställning av konferens och logi. Behöver styr om ytterligare konferenser behöver genomföras. Jullunch/middag hålls gemensamt för hela myndigheten vid den årliga julkonferensen. Riksgäldens riktlinjer anger att representation skall präglas av måttfull och utövas med gott omdöme. Extern representation ska ha direkt samband med Riksgäldens verksamhet. All representation ska i förväg godkännas av överställd chef. Öl eller vin är tillåtet vid middag. Gränsen är ett glas vin/öl till förrätten och ett glas vin/öl till huvudrätten. Samma regler för extern och intern representation. Spritdryck får dock endast ingår vid representation med utländska gäster och beslutas då av verksledningen. Följande beloppsgränser gäller vid representation (samma för all representation såvida inte annat anges särskilt): lunch /person, middag /person, kringkostnader (lokalhyra, underhållning, aktiviteter) /person, logi /person och natt. Samtliga belopp är inklusive moms. Extern representation kan avse lunch eller middag. Vid middag finns möjlighet att ge dricks. Riksgälden ersätter högst av det totala inköpsbeloppet. Riklinjerna innehåller regler avseende avdelningsdagar för exempelvis planering, aktuella verksamhetsfrågor, teambuilding. Vid kan lunch, middag, kringkostnader och logi förekomma. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 49 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Riktlinjerna innehåller även regler avseende kickoff eller motsvarande arrangemang. Detta kan förekomma i samband med större projekt/ärenden och kan, , avse mingel, middag eller annan aktivitet. Vid kickoff kan lunch, middag och kringkostnader förekomma. Personalfester specificeras särskilt och det anges att Riksgälden anordnar en vårfest och ett luciafirande (julfest). Vid personalfest kan middag och kringkostnader förekomma. Inom Riksgälden finns möjlighet att ha interna lunchmöten om det är mest ändamålsenligt. Vid intern arbetslunch gäller beloppsgränsen /person inklusive moms. Agenda med deltagarförteckning ska godkännas i förväg av närmaste chef. Avvikelser kan förekomma från riktlinjerna men ska då vara godkänd i förväg av överställd chef. riktlinjer anger att representation skall ske med gott omdöme och återhållsamhet, och ha ett syfte och samband med verksamhet. Riktlinjerna anger även att all representation skall präglas av måttfullhet och ska inte gå utöver vad normal gästfrihet kräver. Representationskostnaden ska normalt huvudsakligen avse mat. I undantagsfall och då huvudsakligen inom ramen för internationella verksamhet, kan dock representationen även innehålla andra inslag som t.ex. sightseeing eller kulturella evenemang. Några exakta beloppsgränser anges inför måltiderna men vid val av restaurang och förtäring anges att riktlinjen bör vara att standarden ska vara god men inte lyxbetonad. Endast i undantagsfall och då huvudsakligen i internationella kontakter kan en standard utöver normal nivå komma i fråga. Om alkohol serveras i samband med representation, ska det ske med återhållsamhet. Alkoholfria alternativ ska finnas tillgängliga. Starksprit kommenteras ej. Riktlinjerna anger även regler för gåvor i representationssyfte. Sådana gåvor får inte ha ett värde som gör att någons opartiskhet kan komma att ifrågasättas. Andra penninggåvor än av utgivna minnesmynt eller minnessedlar får inte förekomma och inte heller gåvor som består av öl, vin eller sprit. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 50 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Avseende personalrepresentation gäller att varje avdelningschef disponerar över medel för personalvårdande aktiviteter, och anställd (exklusive moms). Därutöver anges följande riktvärden för intern representation (samtliga belopp är exklusive moms): logi i , middag , lunch , frukost , fika , vin/öl (max 2 glas), aktivitet/underhållning , föreläsare , resa (biljett) samt 1 avdelningskonferens med övernattning och 1 enhetskonferens med övernattning . bekostar även följande övergripande företeelser: julgåva, årlig personalfest, årlig jullunch i personalmatsalen, kaffe (från automat), frukt (från fruktkorgar) och gåva och måltid i samband med NOR-utmärkelse, gåva vid pensionering och blommor i samband med anställningens upphörande, 50- och 60-årsdag samt vid dödsfall. Utöver ovanstående kan även bekosta andra aktiviteter. Bedömning ska göras av ansvarig avdelningschef eller i förekommande fall direktionsledamot. Sådana aktiviteter är måltider i samband med arbete, förtäring i samband med övertidsarbete, kaffe vid sammanträden och informationsträffar, samt avdelningskonferenser eller motsvarande. Vid start eller avslutning av stora projekt eller efter andra extraordinära arbetsinsatser kan det vara motiverat att banken betalar lunch eller middag. Vid övertidsarbete eller kan banken betala en smörgås eller annan enklare förtäring. Vid mer speciella sammanträden eller informationsträffar kan banken betala kaffe och bulle eller motsvarande. bekostar även interna konferenser. Ledningsgruppen kommer överens om en gemensam nivå avseende antalet interna konferenser inom respektive avdelning. Vi har erhållit de styrdokument som Förvaltningschefen har beslutat/föreskrivit om och som gäller för hela . Därutöver finns det en möjlighet för respektive departement att föreskriva eller besluta inom ekonomi- och personaladministration när det handlar om departementsspecifika frågor. riktlinjer anger att all representation skall avpassas efter sitt syfte och präglas av måttfullhet. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 51 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Extern representation skall syfta till att skapa, vidmakthålla och utveckla kontakter som främjar verksamheten. Även intern representation skall syfta till att främja den interna verksamheten. Statsråd och statssekreterare beslutar själva om sin representation. I arbetsordning eller annat dokument skall det särskilt anges vilka som i övrigt skall ha generellt medgivande att besluta om representation. Det finns inga beloppsgränser för representationen i riktlinjerna. Det anges dock att den externa representationen inte skall gå utöver vad normal gästfrihet kräver i varje särskilt fall. Intern representation bör inte vara så omfattande eller ofta förekommande att den utlöser skattskyldighet för mottagaren. Det anges också i de etiska riktlinjerna att intern representation ska arrangeras med omdöme och känsla för vad som är rimligt och vad som är acceptabla kostnader. Extern representation ska hållas på skälig nivå. Det framgår av riktlinjerna att representation inte får utövas med syfte att helt eller delvis täcka kostnader för sällskapsliv av privat natur, personlig gästfrihet eller liknande. Om alkohol serveras i samband med representation bör det ske med återhållsamhet och på ett sätt som stämmer överens med vedertagna alkoholpolitiska målsättningar. Alkoholfria drycker skall erbjudas som alternativ. Starksprit kommenteras ej. Riktlinjerna anger även regler för gåvor som ett led representationen. Sådana gåvor får inte ha ett värde som gör att någons opartiskhet kan komma att ifrågasättas. penninggåvor får inte förekomma och inte heller gåvor som består av öl, vin eller sprit. Det framgår av riktlinjerna att intern representation inkluderar bl.a. planeringskonferenser, personalfester och liknande. Till intern representation räknas också uppvaktning med gåvor till anställda vid exempelvis bemärkelsedagar och pensionering. Det finns inga särskilda regler för detta dock utöver ovanstående. Arbetsluncher och andra måltider där samtliga deltagare kommer från en avdelning eller enhet bör inte förekomma annat än undantagsvis. Det framgår även att all representation ska utövas så att den inte kommer i konflikt med reglerna om mutbrott eller bestickning i . Det framgår i de dokument vi erhållit att även har särskilda föreskrifter för representation vid utlandsmyndigheterna (UF Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 52 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor 2003:2) samt att handledning innehåller regler om Statliga myndigheters representation (ESV 2000:23). Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 53 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor riktlinjer anger att representation skall ske med gott omdöme och återhållsamhet, och ha ett syfte och samband med verksamhet. All extern representation skall präglas av måttfullhet och ska inte gå utöver vad normal gästfrihet kräver. Representationen får inte utövas med syfte att helt eller delvis täcka kostnader för sällskapsliv av privat natur. Representationskostnaden ska normalt utövas i samband med måltider. I undantagsfall och då huvudsakligen inom ramen för internationella verksamhet, kan dock representationen även innehålla andra inslag som t.ex. sightseeing eller kulturella evenemang efter beslut av den chef som är ansvarig för budgeten på vilken representationen ska gå. Några exakta beloppsgränser anges inför måltiderna men vid val av restaurang och förtäring anges att riktlinjen vid extern representation bör vara att standarden ska vara god men inte lyxbetonad. Endast i undantagsfall och då huvudsakligen i internationella kontakter kan en standard utöver normal nivå komma ifråga efter beslut av den chef som är ansvarig för budgeten på vilken representationen ska gå. Om alkohol serveras i samband med extern representation, ska det ske med återhållsamhet och i enlighet med regler och riktlinjer kring alkohol och droger. Starksprit kommenteras ej. Riktlinjerna anger även regler för gåvor i representationssyfte. Sådana gåvor får inte ha ett värde som gör att någons opartiskhet kan komma att ifrågasättas. Penninggåvor får inte förekomma och inte heller gåvor som består av öl, vin eller sprit. Riktlinjerna anger att som personalrepresentation betraktas t.ex. måltider vid interna konferenser, kurser och möten och kaffebröd vid sammanträden och informationsträffar. Riktlinjerna anger inget om personalfester. Det finns inga angivna beloppsgränser för intern representation i riktlinjerna. Vid personalkonferenser ska valet av konferensanläggning präglas av återhållsamhet och programmet ska till övervägande del innebära utbildning, planering, verksamhetsrelaterad information eller motsvarande. Granskning av AP-fondernas kostnader för ersättningar, 54 (110) personalförmåner, representation och tjänsteresor Vid start eller avslutning av stora projekt eller efter andra extraordinära arbetsinsatser kan ansvarig chef besluta om att bekosta lunch eller middag. Vid övertidsarbete eller kan ansvarig chef besluta om inköp av smörgås eller annan enklare förtäring. Vid mer speciella sammanträden eller informationsträffar kan ansvarig chef besluta om inköp av fikabröd eller motsvarande. har en kamratförening som har till mål att främja gott kamratskap. De anordnar bl.a. pubkvällar, fester, utflykter, picknick och luciafirande. Den anställde betalar /år i medlemsavgift. Det framgår inte av riktlinjerna huruvida kamratföreningen är subventionerad av myndigheten. riktlinjer anger att all representation ska vara motiverad och måttfull samt ha ett samband med myndighetens verksamhet och får inte utgöras av kostnader för sällskapsliv av personlig natur, personlig gästfrihet och liknande. betonar vikten av bedömning av händelsen för att konstatera om den avser representation och inte utbildning, konferens eller information då avdragsrätt för ingående mervärdesskatt och förmånsregler styrs av händelsen. Representation ska beslutas av chefer, utantaget enklare måltid där budget ansvarig får besluta inom ramen för tilldelade medel. Det finns inga angivna beloppsgränser för representation. För både extern och intern representation anges att konferenslunch av normal beskaffenhet och/eller en normal middagsmeny anses lämpligt. För både extern och intern representation gäller att till middag kan ett glas vin eller öl med påfyllning förekomma. Spritdrycker får endast förekomma i undantagsfall vid extern representation. Alkoholfritt alternativ ska alltid erbjudas.