rir · H1B52 · 2013-02-21 00:00:00 — Det innebär att den samlade bilden av hur riskutsatt myndigheten är saknas.91 Representanter för anser att FISK har förbättrat riskhanteringsarbetet generellt. Däremot bedömer de att myndigheten hade uppmärksammat riskerna för korruption och oegentligheter även utan FISK. 91Informationen om baseras till stor del på intervjuer med representanter för myndigheten och (se referenslistan). 4.3.2En hel del åtgärder, men många riktlinjer förvirrar har en stor mängd riktlinjer och policydokument som direkt eller indirekt berör frågor om korruption, men det finns inget samlat dokument som reglerar myndighetens policy på området. kan det till och med vara så att mångfalden av riktlinjer förstör för varandra. Det är snarare för många riktlinjer än för få säger en representant för myndigheten. Den stora mängden riktlinjer och policydokument kan göra det svårt för den enskilda tjänstemannen att få en överblick över hur hon eller han ska bete sig i olika situationer. har förhållandevis mycket ensamhandläggning och tillåter handläggare att betala ut belopp under 40 000 utan att kräva dubbelattestering. För att kompensera för detta genomför myndigheten relativt många Förutom kontroller av utbetalningar för att identifiera avvikelser, har en säkerhets- och miljöstab som kontrollerar otillåten informationssökning, genom loggkontroller, incidentuppföljning och riktade kontroller. Syftet är att undvika jävshandläggning, men också att medarbetare inte tar del av information som inte är tjänsterelaterad. främsta sätt att sprida kunskap om korruption och oegentligheter är genom introduktionsutbildningen. 4.3.3Etik diskuteras sällan men förbättringar på gång Kunskapen om korruption hos de anställda är för låg, anser flera representanter för . En intervjuperson pekar på att även om det finns en stark rättsäkerhets- och rättvisekultur på myndigheten diskuteras det förhållandevis lite etik, vilket gör att anställda inte alltid ser och reflekterar över gråzoner. Myndigheten planerar att genomföra utbildningsinsatser om etik och korruptionsrelaterade frågor . För att öka medvetenheten har myndigheten utarbetat ett material om etik som ska användas på arbetsplatsträffar . 4.3.4 System för att rapportera misstankar och planer om visselfunktion Enligt riktlinjer ska anmälningar antingen gå genom incidentrapporteringssystemet eller direkt till personalchefen eller säkerhetsdirektören. Anställda kan anmäla genom personlig kontakt eller brev och har möjlighet att vara anonyma.92 planerar att förbättra systemet för att anmäla misstankar genom en visselfunktion under 2013.93 92Försäkringskassan (2008); (2011). 93Svar på enkät och intervju 2 med . STATLIGA MYNDIGHETERS SKYDD MOT KORRUPTION Myndigheten har stor öppenhet om interna problem. publicerar rapporter om antalet incidenter på intranätet . Incidenterna handlar främst om felslagningar: att anställda söker information som inte är tjänsterelaterad, något som kan göra dem partiska i myndighetshandläggningen. Säkerhets- och miljöstaben utreder möjlig korruption på myndigheten. De lämnar sedan över utredningen till personalansvarsnämnden och ansvarig chef. När personalansvarsnämnden har fått en anmälan får även arbetstagaren en kopia. Chefen beslutar om eventuella åtgärder efter att ha stämt av med personalavdelningen.94 är en myndighet under . Myndighetens uppdrag är att bidra till att når energipolitiska mål och att trygga energiförsörjningen i landet. Den största delen av myndighetens anslag går till forsknings- och utvecklingsstöd inom energiområdet, men även till affärsutveckling. En del av myndighetens anslag kommer från och används till internationella klimatinsatser, främst till att köpa utsläppskrediter från projekt i andra länder, så kallade CDM och JI.95 4.4.1Riskanalys finns för delar av verksamheten har genom ekonomienheten analyserat risken för oegentligheter inom verksamheten. Analysen är begränsad till ekonomiska oegentligheter, men arbetar med att utvidga analysen av korruptionsrisker till att inkludera även icke-ekonomiska aspekter.96 Ingen av de identifierade oegentlighetsriskerna värderas som så stora att de kvalificerar som risker på myndighetsnivå. Enligt myndigheten är riskerna varken stora eller små. Två risker bedöms ändå som så väsentliga att myndigheten ska genomföra åtgärder för att förebygga korruption: risker vid utbetalningar av forsknings- och utvecklingsstöd samt internationella klimatinsatser. Risken vid internationella klimatinsatser består enligt analysen av att det är ett svårt område där ingen annan riktigt är insatt förutom de som är direkt involverade. Det rör dessutom stora belopp, som bland annat går till länder med kända 94Försäkringskassan (2011). 95Akronymerna står för Clean Development Mechanism (CDM) och Joint Implementation (JI). 96Informationen om baseras till stor del på intervjuer med representanter för myndigheten , , och (se referenslistan). korruptionsproblem.97 Klimatenheten anser dock själv att riskerna för korruption i verksamheten är små.98 Förordningen om intern styrning och kontroll (FISK) har ändrat arbetet med risker generellt på myndigheten, enligt intervjupersonerna. FISK har dock inte påverkat arbetet med korruption och oegentligheter nämnvärt. Riskerna för korruption och oegentligheter har inte kommit upp i samband med FISK- arbetet. 4.4.2 Få förebyggande åtgärder har vidtagit några generella åtgärder för att minska korruptionsrisker, till exempel betalningskontroller och fyra ögonprincipen. Dessutom är många led i organisationen inblandade i hantering av ärenden, vilket representanter för myndigheten anser är ett inneboende skydd mot korruption. Däremot har inte vidtagit några åtgärder utifrån de två risker som ekonomienheten har identifierat som väsentliga. I åtgärdsplanen ingår bland annat att utbilda myndighetens chefer, men detta är ännu inte genomfört. har till viss del myndighetsanpassade riktlinjer som handlar om korruption. De handlar dock enbart om mutor och bestickning och är del av en större riktlinje om representation. Riktlinjen har tagits upp på myndighetens förvaltningsutbildning. 4.4.3 Etiska dilemman diskuterades har inga samlade etiska riktlinjer som stöd för de anställda. har myndigheten dock diskuterat olika etiska dilemman, ett arbete ledningen planerar att fortsätta. Myndigheten har haft värdegrundsarbete , men arbetet har inte berört korruptionsrelaterade frågor. I intervjuer pekar representanter för på bristande kunskap och medvetande som en utmaning. 4.4.4 Inga rutiner för rapportering eller utredning av misstankar har inte tydliga rutiner för att tipsa om misstänkt korruption och förutsätter att anställda anmäler till närmaste chef eller anmäler via myndighetens tipslåda. Myndigheten har aldrig fått in några anmälningar om misstänkt korruption. Det finns heller inga rutiner om hur myndigheten ska gå till väga för att utreda eventuella korruptionsfall. Enligt intervjuer är det 97Energimyndigheten (2012). STATLIGA MYNDIGHETERS SKYDD MOT KORRUPTION upp till myndighetens generaldirektör att tillsätta en utredningsgrupp och det är ledningsgruppen som utreder eventuella fall. är ett av de större universiteten i med cirka 30 000 studenter och 3 900 anställda. Universitet bedriver forskning och utbildning och samarbetar med näringsliv och samhälle. Det huvudsakliga riskområdet verkar inom är risken för påverkan på forskning. 4.5.1Ingen analys av korruptionsrisker I enkät uppger att de har analyserat riskerna för delar av verksamheten, men att de inte har dokumenterat analysen. Risken för korruption bedöms vara ganska liten. Internrevisionen har efterlyst en dokumenterad analys av korruptionsrisken analys, men ledningen har än så länge inte ansett att det har varit nödvändigt.99 De åtgärder har genomfört är därför inte knutna till kända risker. Representanter från bedömer att FISK inte har haft någon betydelse för arbetet med korruptionsrisker, men att förordningen generellt har bidragit till att risker har uppmärksammats mer än tidigare.100 4.5.2Få förebyggande åtgärder inom riskområden har en riktlinje som indirekt berör korruption, anvisningar för redovisning och uppföljning av bisysslor.101 Anvisningen beskriver dock inte på vilket sätt och i vilka sammanhang bisysslor kan utvecklas till korruption. Informationen på intranätet är inte samlad och därför svårtillgänglig för anställda. använder fyra ögon-principen för bland annat löneutbetalningar. Prefekt och pro-prefekt måste godkänna respektive institutions utbetalningar. Utbetalningar på eller mer granskas också av den centrala ekonomiavdelningen. har däremot inte vidtagit några åtgärder för att undvika risker för påverkan på forskning, till exempel försök att påverka forskningens inriktning. 99Linköpings universitet (2011b); (2011c); (2011d). 100Informationen om baseras till stor del på intervjuer med representanter för myndigheten och e-post (se referenslistan). 101Linköpings universitet (2011a). 4.5.3Begränsade etiska riktlinjer och lite kommunikation Universitetsdirektören understryker betydelsen av att ledningen har ett etiskt förhållningssätt och går före med gott exempel. Universitet har dock få riktlinjer som stöd för de anställda. En hederskodex för studenter och anställda finns, samt kärnvärden och grundvärden för . värden kommuniceras till nyanställda, men medvetandegraden hos de anställda om korruption är låg enligt flera intervjupersoner. I enkät uppgav att av de anställda och cheferna hade genomgått någon utbildning som innefattar korruptionsfrågor. 4.5.4Lite information om rutiner för att anmäla och utreda misstankar beslutade om rutiner för anmälan av korruptionsmisstankar. inrättade myndigheten ett visselsystem som består av chefsjuristen och biträdande universitetsdirektör.102 En representant för anser att informationen till de anställda är bristfällig och hänvisar till att det på den interna webbplatsen inte finns någon samlad information om systemet. Det är därmed oklart i vilken utsträckning de anställda har tagit del av de nya rutinerna. hänvisar till att det är prefekternas ansvar att informera om de nya rutinerna, men att detta inte har följts upp. har inte fått in några anmälningar om misstänkta oegentligheter sedan det nya systemet inrättades. Vid anmälningar ska en utredningsgrupp med biträdande universitetsdirektör, chefsjuristen, ekonomichefen och personaldirektören utreda misstankar och föreslå att antingen polisanmäla, lägga ned ärendet eller utreda vidare innan det eventuellt lämnas till personalansvarsnämnden eller disciplinärnämnden. Rektor fattar beslut om hur ärendet ska hanteras efter förslag från gruppen.103 ska kontrollera flödet av varor in och ut ur och säkerställa konkurrensneutral handel. Myndighetens arbete ska leda till att korrekt tull, skatter och andra avgifter tas in samt att restriktioner för in- och utförsel följs. har också i uppdrag att underlätta för svenska företag och medborgare att handla med länder utanför EU samt att göra det svårare för kriminella att smuggla in illegala varor i landet. Arbetet innebär att verkar inom flera riskområden för korruption: stora inbetalningar, utfärdande av tillstånd och certifieringar, brottsutredning samt hantering av känslig information. 102Linköpings universitet (2012). 103Linköpings universitet (2012). STATLIGA MYNDIGHETERS SKYDD MOT KORRUPTION 4.6.1 Riskanalys för delar av verksamheten har analyserat riskerna för delar av verksamheten och anser att risken för korruption är ganska stor. Verksledningsstaben har påbörjat en fördjupad riskanalys om oegentligheter på internrevisionens rekommendation, men har ingen analys som omfattar hela myndigheten.104 Internrevisionen har dock granskat hur hanterar interna oegentligheter. I rapporten lyfter internrevisionen bland annat fram risker för dataintrång i underrättelseverksamheten, men huvudsakligen risker i den del av verksamheten som handlar om effektiv handel: känslig information om näringslivet, otillbörliga erbjudanden från näringslivet i samband med certifiering och tillståndsgivning, passiv myndighetsutövning vid kontroller och medvetet felaktig klassificering i syfte att undvika eller få lägre tullavgifter. Huvudintrycket på myndigheten är att FISK har skapat systematik och enhetlighet i hur myndigheten jobbar med risker, inklusive risker för korruption och oegentligheter. 4.6.2 Förebyggande åtgärder – främst riktlinjer och fyra ögon-principen har än så länge inte vidtagit några specifika åtgärder för att hantera risker för korruption eftersom myndigheten ännu inte har genomfört någon riskanalys av hela verksamheten. Myndighetens allmänna råd och information om mutor, ersättning och gåvor beskriver hur de egna anställda ska förhålla sig till ersättningar och gåvor.105 har dock inte uppdaterat sina riktlinjer om bisysslor, utan hänvisar till att området redan är reglerat i lagen.106 Information om riktlinjerna ges på intranätet och i introduktionsutbildningen. anställda arbetar i princip alltid minst två och två. På betalningssidan har myndigheten utbetalningskontroller. Internrevisionen efterfrågar dock förstärkta säkerställande kontroller för att identifiera eventuella oegentligheter. 4.6.3 Etiska frågor viktiga – men medvetenheten är låg Ledningen på understryker att levande diskussioner är en central del i myndighetens skydd mot korruption. utvecklade egna diskussionsmaterial om etiska frågor som har legat till grund för 104Informationen om baseras till stor del på intervjuer med representanter för myndigheten och (se referenslistan). 105Tullverket (2006). 106Tullverket (2012b). arbetsplatsträffar och samtal bland de anställda. Utöver detta har verket en värdegrund och medarbetarfilosofi som stöd för de anställda. Dessa tar dock inte upp korruptionsrelaterade frågor. Internrevisionen har efterlyst att uppdaterar och samlar alla riktlinjer som handlar om korruption och oegentligheter i sammanhållna etiska riktlinjer.107 Ledningen har dock inte ansett att det är nödvändigt. Kunskapen hos de anställda kan bli bättre enligt flera representanter för myndigheten. Några efterlyser diskussionsforum där anställda kan diskutera etiska frågor. Flera pekar också på att kunskapen om riskerna för korruption skiljer sig åt mellan anställda inom två kärnprocesser: brottsbekämpning och effektiv handel. Det har länge funnits en medvetenhet om riskerna vid brottsbekämpning, eftersom riskerna för korruption traditionellt har varit stora. Däremot anses inte verksamhetsdelen effektiv handel ha några större risker eftersom verksamheten till stor del är automatiserad, exempelvis tulldeklarationer. Men även denna del av verksamheten riskerar att utsättas för korruption, eftersom man ansvarar för att kontrollera, utfärda tillstånd och certifikat samt hantera företagskänslig information. 4.6.4 Ansvarsgrupp för att ta emot och utreda misstankar är inte känd Enligt rutiner ska den anställde anmäla misstankar om korruption och missförhållanden till närmaste chef. Chefen fattar sedan beslut om ärendet ska utredas.108 har dessutom haft en särskild ansvarsgrupp som kan ta emot anmälningar och utreda misstankar om mutor och korruption.109 Enligt beslutet kan tullverksanställda vända sig till gruppen för att anmäla misstankar om mutor eller liknande korruptionsbrott. Enligt flera intervjupersoner är gruppen dock inte känd, vilket har gjort att den inte har fyllt någon praktisk funktion. Det finns till exempel ingen information på intranätet om hur en anställd ska gå till väga för att lämna information vid misstanke om korruption eller interna oegentligheter. Flera funktioner är därför vanligen inblandade vid utredning och hantering av misstankar om korruption och oegentligheter. Huvuddelen av det faktiska utredningsarbetet har oftast bedrivits av den egna verksamheten.110 107Tullverket (2012a). 108Tullverket (2012a) s. 12. 109Tullverket (2008). 110Tullverket (2012a) s. 13. STATLIGA MYNDIGHETERS SKYDD MOT KORRUPTION Det finns inga samlade uppgifter på om hur många fall av oegentligheter som inträffar, men det har varit få anmälningar om misstänkt korruption. Det är dock oklart om orsaken är att korruption inte förekommer eller att misstankar om korruption inte rapporteras. Det finns inget krav på att verksamheten ska rapportera misstankar om korruption eller andra oegentligheter. Myndighetens statistik är i huvudsak inte avsedd att fånga upp korruption och oegentligheter.111 prövar ansökningar från personer som vill bosätta sig i , komma på besök, söka skydd som flyktingar eller ha svenskt Det innebär att myndigheten förutom att utfärda tillstånd även hanterar känslig information om enskilda. Myndigheten har även en betydande upphandling av bostäder och andra tjänster. Tillståndsgivning, känslig information och upphandling är riskområden för korruption. 4.7.1Många olika riskanalyser – för delar av verksamheten har analyserat riskerna för korruption och oegentligheter för av verkets enheter. På myndighetsnivå bedöms riskerna vara ganska stora, men bedömningen varierar mellan enheter och verksamhetsområden. utesluter inte att risken är relativt stor i vissa delar av verksamheten. Riskerna är främst att anställda ger fördelar till sökande, att hanteringen av ansökningsavgifter inte är korrekt samt upphandling. gör myndigheten fyra olika riskanalyser inom olika delar av verksamheten och på olika tidpunkter: riskanalys enligt intern styrning och kontroll, internrevisionens riskanalys, risk- och sårbarhetsanalys samt en säkerhetsriskanalys. årliga revision har pekat på behovet av att samla riskanalysarbetet i en process.112 Även en representant för myndigheten anser att det skulle vara enklare att koppla ihop olika analyser och få en helhetsbild om de gjordes . En representant för myndigheten anser att FISK har bidragit till att alla nivåer nu kontinuerligt bedömer risker, och därmed till att frågor om korruption kommer upp på ett relativt enkelt och tydligt sätt. En annan anser dock att FISK inte har fått det genomslag som den borde.113 111Tullverket (2012a) s. 15. 112Riksrevisionen (2012). 113Informationen om baseras till stor del på intervjuer med representanter för myndigheten (se referenslistan). 4.7.2Ny mutpolicy med sträng tillämpning har utarbetat en ny policy om mutor och otillbörliga belöningar. Policydokumentet tar upp olika typer av belöningar och gåvor som kan räknas som otillbörliga och vad anställda bör göra om de får en gåva eller en förmån. Anställda vid uppmanas att aldrig ta emot gåvor i samband med handläggning av ett ärende, oavsett hur obetydligt värdet av gåvan är. 114 I vissa sammanhang kan redan en kopp kaffe vara att gå över gränsen, enligt den information verket gav sina anställda i samband med lanseringen av den nya mutpolicyn.115 har haft en incidenthanteringsprocess där säkerhetsorganisationen följer upp alla inrapporterade incidenter. gjordes bara sporadiska uppföljningar.116 använder loggövervakning och genomför stickprov när det finns indikationer på oegentligheter. har myndigheten infört en varningstext när tjänstemän loggar in i den centrala utlänningsdatabasen. I texten framgår tydligt att man inte får söka information som inte är tjänsterelaterad. har vidtagit åtgärden efter att medarbetare har sagt att de inte kände till reglerna, när de upptäckts. För att sprida kunskap om korruption är främst introduktionsutbildningen viktig. I samband med den nya mutpolicyn har myndigheten även tagit fram informationsmaterial som cheferna har varit ansvariga för att sprida till sina medarbetare. går mot allt fler ensambeslut, främst av effektivitetsskäl. I kombination med en ökad arbetspress på de anställda och många nyanställda, uttryckte en representant för verket oro för utvecklingen. 4.7.3Viktigt med levande diskussion – ansvaret är chefernas Intervjupersoner vid myndigheten framhäver betydelsen av att ha en levande diskussion om etiska frågor. En representant för säger: I den bästa av världar pågår en återkommande diskussion vid enhetsmöten, anställningar, värdegrundsarbete och utbildningar. Och ansvaret ligger på cheferna att försäkra sig om att medarbetare har kunskap, men också att tydligt kommunicera att medarbetare både kan fråga och anmäla till chef.117 114Migrationsverket (2012). En ny mutpolicy – som det ska pratas om. 116Migrationsverket (2011); e-post från . 117Intervju 1 med . STATLIGA MYNDIGHETERS SKYDD MOT KORRUPTION Myndigheten har i flera omgångar arbetat med värdegrund, senast –2012. Som del av arbetet har de anställda diskuterat olika etiska dilemman. Värdegrundsarbetet har i stor utsträckning handlat om värdeord, bland annat människans värde och mod. Indirekt anser en representant för verket att värdeorden är relaterade till korruption och oegentligheter, eftersom mod inkluderar mod att anmäla, mod att säga ifrån.118 Dessa samband är dock relativt svaga och indirekta. Arbetsplatsträffar har också varit en central arena för att diskutera etiska frågeställningar och gråzoner. Någon uppföljning av anställdas medvetenhet om etiska frågor finns dock inte. har ett externt etiskt råd som utses av regeringen. Medarbetarna kan ställa frågor till rådet via generaldirektören. Rådet har fått totalt nio frågor – och bara en . Ingen av frågorna har handlat om korruption eller oegentligheter.119 4.7.4 Inget visselsystem men rutiner för utredning av misstankar har inget visselsystem, utan principen är att medarbetare ska anmäla misstankar till närmaste chef. Verket har egna resurser att utreda misstankar genom säkerhetsenheten. Efter utredning går ärendet vidare till personalansvarsnämnden och eventuell polisanmälan. När personalansvarsnämnden involveras informeras medarbetaren. Hos är det den egna säkerhetsstaben eller ett verksamhetsområde som kan initiera internutredningar när det finns misstankar om brott, antingen efter externa tips eller, vilket är vanligare, på begäran från en enhet. Om det finns skäl att gå vidare efter den initiala utredningen, anmäler chefen för verksamhetsområdet ärendet till personalansvarsnämnden. En representant för verket efterlyser att myndigheten i större utsträckning bör undersöka vad som ligger bakom olagliga dataslagningar, eftersom risken för korruption och otillbörlig påverkan är stor på myndigheten. 4.7.5Skyddet mot korruption har inte påverkats av upptäckta fall uppmärksammades flera fall av köpta medborgarskap på . Hur påverkade dessa upptäckter myndighetens arbete mot korruption? Inte i särskilt stor utsträckning, enligt våra intervjuer. Fallen blev en väckarklocka, men ledde inte till omedelbara, konkreta åtgärder. Över tid har det lett till fler kvalitetsuppföljningar i ärendehanteringen, både löpande 118Intervju 1 med . Frågor ställda till . kontroller och stickprover. Rättsenheten har ökat frekvensen av stickprover för att granska ärenden. De olika verksamhetsområdena kvalitetsgranskar dessutom sin ärendeprövning. har också minskat storleken på enheterna för att få ledare som kunde vara nära sina medarbetare. Det skedde dock först , och enheterna har sedan blivit större. Det har även efter 2001 varit flera fall av misstänkta mutor på verket och enligt flera intervjupersoner handlar det tills stor del om bristande ledarskap, till exempel att cheferna inte har varit tillräckligt närvarande eller stödjande i mjuka frågor. 4.8Inget formaliserat samarbete mellan myndigheter Samarbete mellan myndigheter är nödvändigt för att effektivt bekämpa korruption. Myndigheterna bör därför samarbeta med andra aktörer, offentliga såväl som privata. Samarbetet kan handla om utbyte av erfarenheter, hjälp vid utredning om misstanke om oegentligheter och korruption med mera. Det finns inget formaliserat samarbete mellan myndigheter om korruption och inte heller mellan myndigheter och privata aktörer. Ett nätverk mot korruption har dock funnits . Det är frivilligt att vara med i nätverket som har träffats cirka en gång per år.120 har det dock inte varit några möten. När som har samordnat nätverket lades ned vid