frsrdg · H104JO1 · 2013-11-13 00:00:00 — Då i stället kontaktade D.T:s far fick han kännedom om sonens begäran. Även om identiteten hos en person som begär att få ta del av allmänna handlingar är känd bör myndigheten, utifrån grundtanken bakom anonymitetsskyddet i 2 kap. 14 § TF, inte utan vidare föra uppgifterna vidare (se JO 2000/01 s. 527 och JO 2012/13 s. 461 samt Axberger, Yttrandefrihetsgrundlagarna, 2012, s. 220). har förklarat åtgärden med hänvisning till möjligheten för en enskild att häva sekretess. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 mening borde emellertid ha prövat utlämnandefrågan utan att ta kontakt med D.T:s far. Jag är således kritisk mot handläggning. Vad som i övrigt framkommit i ärendet föranleder inga uttalanden av mig. En teknisk nämnd handlade ärenden om siktskymmande växtlighet med möjlighet att överlämna ärendet till . Kritik mot tekniska nämnden för bl.a. bristande dokumentation. Kritik mot båda nämnderna för handläggningen av framställningar om utfående av allmänna handlingar. (Dnr 1408-2012) Beslutet i korthet: I kommun har , som lyder under tekniska nämnden, en rådgivande roll i ärenden som rör häckklippning. Om fastighetsägaren inte följer råd och rekommendation, överlämnar kontoret ärendet till . Den handläggningen kan utmynna i att förelägger fastighetsägaren vid vite att beskära sin häck. Eftersom det alltså är fråga om myndighetsutövning mot enskild gäller reglerna i 15 § förvaltningslagen (1986:223) om skyldighet att dokumentera även det arbete som utförs av personal som arbetar vid tekniska nämnden. Nämnden får därför kritik för bristande dokumentation i ett ärende om häckklippning. I ärendet kritiseras också tekniska hantering av allmänna handlingar och för underlåtenhet att meddela ett beslut i en fråga om utlämnande av handlingar. kritiseras för sin handläggning av framställningar att få ut allmänna handlingar. . och . framförde i en anmälan till JO klagomål mot i kommun och i kommun. I huvudsak rörde klagomålen handläggningen av framställningar om utfående av allmänna handlingar och bristande diarieföring. Makarna uppgav bl.a. följande. De hade fått en skrivelse, daterad , från en handläggare vid där de uppmanades att före av trafiksäkerhetsskäl beskära en tujahäck. I skrivelsen uppgav handläggaren att ett platsbesök skett på deras fastighet . Makarna upplystes även om att ärendet skulle överlämnas till om växtligheten inte togs bort. Med anledning av skrivelsen begärde makarna ut handlingar rörande deras fastighet från och . Bland annat hade . i ett e-brev till skrivit att han ville få ut kopior av underlag och beslut rörande en expropriation av en del av deras fastighet. De antog att expropriationen hade ägt rum . . hade i ett e-brev till en handläggare vid 2 013 /1 4:J O1 bl.a. begärt att handläggaren skulle skicka makarna sin dokumentation av ett tidigare platsbesök på deras fastighet . skrev . till att hon ville ha ut samtliga handlingar i ärendet samt kopior av samtliga handlingar i det ärende som ska finnas skapat den 29/9 2011. skrev . till den tf. tekniska direktören vid och begärde samtliga dokument i ärendet från 2009-05. Denne svarade att han skulle kontrollera vad som fanns arkiverat i ärendet. Trots att de påminde om sin begäran hade de vid tiden för JO-anmälan () inte fått några handlingar. På förfrågan fick de vidare reda på att handläggningen hos inte registrerats på annat sätt än genom en kort notering i ett öppet ärende , som avsåg en helt annan gata i kommun. Diariekort från tekniska nämnden, skrivelser och utskrifter av e-brevväxling mellan makarna . och olika tjänstemän på kontoren fanns fogat till anmälan. Diariekort jämte samtliga handlingar i det ärende hos som rörde makarna H:s fastighet och sikthindrande växtlighet inhämtades. Vid granskning av handlingarna framkom bl.a. följande. Hos tekniska nämnden fanns endast ett ärende där makarna H:s fastighet fanns omnämnd. Det var ett ärende där sammanlagt fyra handlingar registrerats, samtliga gällande häckbeskärning på olika fastigheter. De två första handlingarna var . Härefter hade en handling rörande en häck på en annan fastighet i kommun registrerats . Slutligen fanns en notering från , där det antecknades att ärende var överfört till . Skrivelsen från var, såvitt framgick, inte diarieförd hos tekniska nämnden. Ärendet remitterades till i kommun som anmodades att lämna upplysningar om handläggningen av de framställningar om utlämnande av allmänna handlingar som gjorts till och om klagomålet på bristande dokumentation av ärendet nämnda år. Av yttrandet skulle särskilt framgå hur skrivelsen från till . registrerats. beslutade att lämna ordföranden yttrande som remissvar enligt följande (bilagorna här utelämnade). vill inledningsvis beskriva ansvarsfördelningen mellan tekniska nämnden och i nu aktuellt ärende. förvaltar bland annat gator, vägar, parker och övriga allmänna platser inom kommunen. I fullgörandet av sina uppgifter ska nämnden främja trafiksäkerheten i kommunen genom att genomföra för- 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 bättringar i den fysiska trafikmiljön samt verka för allmän informations-, utbildnings- och kampanjverksamhet, se § l tekniska nämndens reglemente, bilaga l. fullgör bland annat de uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den kommunala nämnden inom plan- och byggväsendet, se reglemente, bilaga 2. Det innebär att det är som handlägger ärenden om siktskymmande växtlighet som kan äventyra trafiksäkerheten och som har mandat att meddela ett åtgärdsföreläggande, se 8 kap 15 § samt 11 kap 19 § (2010:900). , som lyder under tekniska nämnden, har således en rådgivande roll i ärenden som rör häckklippning på fastighet för upprätthållande av trafiksäkerhet och framkomlighet. Om en kommuninnevånare inte följer råd och rekommendation så överlämnar ärendet till eventuell åtgärd. Anläggningsförvaltare (CLD) har anfört följande om sakomständigheterna i ärendet. mottog per telefon klagomål på en hög häck som var trafikfarlig i korsningen [...]. CLD konstaterade efter att ha varit på plats att häcken är något för hög och trafikfarlig. CLD lämnade därför broschyren Klipp häcken innan det händer något...! i brevlådan på adressen [...] med vidhängande visitkort, se bilaga 3. . tog då kontakt för möte på plats då de var osäkra på hur de skulle klippa häcken. Vid detta möte med . kom de överens om att häcken skulle hållas på befintlig höjd. Då skulle trafiksäkerheten vara tillfyllest. Därmed trodde CLD att ärendet var klart varför inga anteckningar från mötet är dokumenterade. fick CLD ett flertal samtal från allmänheten om att tujahäcken på fastigheten [...] vuxit sig mycket högre och var trafikfarlig. Efter att ha varit på plats konstaterades att häcken var mycket högre än vad CLD och H. hade kommit överens om . skickade CLD därför ett standardbrev till . med uppmaning att klippa häcken före . Om inte detta skulle ske skulle ärendet överlämnas till . Ärendet överlämnades sedermera till för vidare handläggning. Brevet daterat diarieförde CLD aldrig. I begäran att ta del av samtliga handlingar i ärendet, som inkom per mejl till funktionsbrevlådan på står det att vid förfrågan hos handläggaren har vi nekats att se handlingarna. CLD uppger att hon muntligen till H. sagt att det inte finns några handlingar att få och menade med det att det inte finns några handlingar samt att det brev som skickades hade de ju redan fått. Registrator (Tick) har anfört följande om sakomständigheterna i ärendet. Ticks första kontakt med . skedde då H. skickade ett mejl till funktionsbrevlådan för och begärde ut ett ärende registrerat med CLD som ansvarig handläggare. H. skriver följande i sitt mejl: Jag behöver en kopia av allt som handläggaren skrivit samt eventuella övriga dokument i ärendet. Diarienummer eller liknande har aldrig kommunicerats till oss och vid förfrågan hos handläggaren har vi nekats att se handlingarna. Vidare önskar jag kopior av samtliga handlingar som finns i det ärende som ska finnas skapat 29/9 2011. 2 013 /1 4:J O1 Tick söker i diariet men hittar ingenting som överensstämmer med H:s beskrivning. På grund av avsaknaden av ett diarienummer och det faktum att . uppgett att hon vid förfrågan hos handläggaren har nekats att se handlingarna söker Tick CLD som dock inte är på plats. Tick, som skulle på en längre utlandssemester dagen därpå, vidarebefordrade frågan till handläggaren då hon uppfattar det som att de begärda handlingarna kunde återfinnas där. Tick gjorde inte någon tjänsteanteckning om detta. kommer CLD till registraturen och ber Tick att leta efter ett äldre ärende som handlar om att klippa häcken i en korsning för att kunna samla likartade ärenden under samma diarienummer och för att följa utvecklingen . Registratorn gör enligt hennes önskemål och CLD väljer ut ärende Beskärning av växtlighet i korsningen [...] TN 2003/0147, samt ber Tick göra noteringen Ärendet är överfört till samt ber henne att sända en skrivelse till . (aktbilaga 9 i JO:s ärende) med samma innebörd vilket Tick gör enligt önskemål. (OW) var och tf teknisk direktör. OW har anfört följande vad gäller sakomständigheterna i ärendet. Efter telefonkontakt , vidarebefordrar . korrespondensen (aktbilaga 4 i JO:s ärende) till OW. OW svarar på sakfrågan, men inte på begäran att ta del av allmänna handlingar. Vid den tidigare telefonkontakten informerade OW H. att handlingar i ärenden som rör rutinartad rådgivning avseende häckar inte alltid diarieförs och arkiveras. mailar . till OW och begär kopior av samtliga dokument från ärendet i samma fråga . Han vill även ha en redogörelse för hur placeringen av deras häck skiljer sig från illustrationen i broschyren Klipp häcken innan det händer något...! svarar OW . att han skulle kontrollera vad som finns arkiverat i ärendet. OW kontrollerar med CLD som uppger att inga handlingar finns arkiverade och att . har fått besked om detta. Eftersom i den typ av ärenden som det nu är fråga om endast agerar som ett rådgivande organ och handläggarna har omfattande kontakt med allmänheten, kan det vara svårt för handläggarna att avgöra om en fråga får en sådan dignitet att handläggaren bör öppna upp ett ärende för att dokumentera vad som har hänt i ärendet. I detta fall konstaterar tekniska nämnden att handläggaren borde ha dokumenterat vad som kom överens mellan henne och H. vid besök på plats . Klagomål hade riktats mot H:s häck från tredje man och det är rimligt att anta att H. uppfattade att CLD hade mandat att besluta om häcken stred mot de kommunala bestämmelserna eller inte och därför hade ett befogat intresse av att få detta dokumenterat. har, för att undvika att detta upprepas, bestämt att en tjänsteanteckning med notering om datum, uppgift om närvarande och vad som beslutades/diskuterades hädanefter bör upprättas efter ett platsbesök. gör vidare bedömningen att handläggaren borde ha öppnat ett ärende när nya klagomål inkom till och diariefört sitt brev, daterat , i ärendet tillsammans med övrig dokumentation från platsbesök , mejlkonversation m.m. innan ärendet överlämnades till . 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Handläggning av begäran om att utfå allmän handling Av utredningen i ärendet framgår att den handling som H. begärt att få ta del av (anteckningar från platsbesök ) aldrig har upprättats och därför fanns det inte någon handling att lämna ut. Enligt handläggaren har hon muntligen upplyst H. om att det inte finns några handlingar . Det brev som handläggare översänt till H., daterat , och som således blev allmän handling i och med expedieringen, har aldrig överlämnats till registratorn för diarieföring. Mot bakgrund av skrivelsens karaktär borde, som konstaterats ovan, ett ärende ha öppnats av handläggaren och diarieförts i ärendet. Eftersom detta inte har skett kunde således registratorn inte återfinna denna eller övriga handlingar i ärendet varför det var korrekt av registratorn att överlämna begäran till handläggaren då det var rimligt att anta att handlingarna fanns hos denne. Omständigheten att registratorn dagen därpå gick på en längre ledighet innebar att registratorn tyvärr inte kunde följa upp den vidare handläggningen. Handläggaren borde ha meddelat H. vilka allmänna handlingar som fanns och översänt kopia av dessa. De handlingar som H. begärt ut har H. begärt ut från , se H:s anmälan (aktbilaga 3 och 5 i JO:s ärende). Det är uppenbart att i förevarande ärende har brustit i såväl sin dokumentationsplikt, diarieföring samt mot skyndsamhetskravet vid en begäran om utfående av allmän handling. har redan vidtagit åtgärder genom att förtydliga dokumentationskraven vid ett platsbesök. Mot bakgrund av vad som framkommit i utredningen av detta ärende kommer dessutom att se över sina rutiner för dokumentation, diarieföring och registrering och kommunicera dessa vid möten inom kontoret. Vid finns många nyanställda varför kontoret även ser att det finns ett behov av relevant utbildning inom förvaltningsrättens område. Vid granskning av handlingarna framkom bl.a. följande. Ett ärende hade registrerats hos . Den första registrerade handlingen var en utgående skrivelse där . informerades om att skulle föreslå att förelägga makarna att klippa sin tujahäck vid vite. Till skrivelsen fogades den skriftliga uppmaningen, daterad , från handläggaren på till . I ett svar till angav makarna bl.a. att de tidigare begärt ut samtliga handlingar i ärendet per 2009-5 både muntligen och skriftligen, samt att de ännu inte fått några handlingar. De uppgav vidare att de även begärt ut handlingarna i det aktuella ärendet utan att få några handlingar samt handlingar i ärendet . De undrade vidare, i slutet av skrivelsen, hur länge de skulle behöva vänta på handlingarna. Ärendet remitterades till i kommun som anmodades att lämna upplysningar om handläggningen av de framställningar om utlämnande av allmänna handlingar som gjorts till och . 2 013 /1 4:J O1 lämnade , genom ordföranden , följande remissvar. I kommun är det som ansvarar för trafiksäkerheten i kommunen och därmed handlägger ärenden som har att göra med siktskymmande växtlighet då det handlar om trafiksäkerhet. Ärendet har pågått hos . inkom en muntlig anmälan från till med begäran om ingripande enligt . angav att på fastigheten finns siktskymmande växtlighet som är fara för trafiksäkerheten. Ärendet behandlades av . Efter besök på plats av några ledamöter från fann att det inte fanns fog för ingripande enligt . Ärendet avskrevs från vidare handläggning. beslut expedierades till . och . I ärendet förelåg ett tjänsteutlåtande daterat . I utlåtandet förklaras att ärendet påbörjades , varför den gamla (1987:10) ska tillämpas. Fastighetsägarna hänvisar till kapitel i som trädde i kraft . Vidare utförde kommunens mätningsavdelning inmätning av fastighetsgräns, kantstenshörn och häck för att ha ett riktigt underlag för inmätning av sikttriangel. Av handlingarna framgår att uppmanade fastighetsägaren, helt i enlighet med , att växtligheten skulle tas bort till en sträcka åt vardera hållet räknat från kantstenshörn. Något annat besked än det som tillämpas i kommunen har inte getts till fastighetsägarna från kontorets sida. konstaterar att kritiken från fastighetsägarnas sida vad gäller handlingar om exproprieringen är befogad. Någon förrättning för att reglera hörnavskärningen har dock inte genomförts. Därför finns inte de efterfrågade handlingarna enligt bilaga 2. En sådan markreglering borde ha begärts av vilket inte har skett. Att utredningen för att ta fram de begärda handlingarna tog tid kan dels förklaras med att någon fastighetsreglering avseende hörnavskärningen aldrig har skett för [...], dels att har haft en hög arbetsbelastning. beklagar att sökanden har behövt vänta på besked om att de begärda handlingarna saknas. Enligt borde en fastighetsreglering avseende hörnavskärningen ha genomförts innan ianspråktagandet av tomthörnan tillhörande [...]. I övrigt har handläggningstiden för ärendet i sin helhet varit normal med hänsyn till ärendets komplicerade karaktär. . och . yttrade sig över remissvaren, varvid de bl.a. gjorde gällande att de inte fått något muntligt besked från handläggaren vid , samt framförde ytterligare klagomål. I ett beslut anförde JO följande. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen, TF, ska en allmän handling, som får lämnas ut, på begäran genast eller så snart det är möjligt tillhandahållas på stället utan avgift. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som har rätt att ta del av en allmän handling också har rätt att mot fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas . Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att ta ställning till om handlingen är allmän och offentlig, eller framställningen omfattar ett omfattande material. Om en framställning om att få ut en allmän handling inte kan tillmötesgås fullt ut, ska den som begär handlingen underrättas om detta. Enligt 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, ska han också underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att det krävs ett beslut av myndigheten för att ett avgörande ska kunna överklagas. Om den enskilde begär att få ta del av en handling som inte existerar hos myndigheten, ska den enskilde omgående informeras om att handlingen inte finns. Om den enskilde trots det vidhåller sin framställning om att få ta del av handlingen, bör myndigheten normalt meddela ett avslagsbeslut och lämna en överklagandehänvisning. För att offentlighetsprincipen praktiskt sett ska kunna fungera på det sätt som är avsett i TF har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i varje fall så ordnade att det går att konstatera vilka allmänna handlingar som finns. Enligt huvudregeln i 5 kap. 1 § OSL ska allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en myndighet därför registreras utan dröjsmål. Allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller behöver dock inte registreras om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling kommit in eller upprättats. Undantag från dessa krav gäller endast om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Myndigheternas skyldighet att registrera allmänna handlingar ska alltså fylla bl.a. den funktionen att allmänheten därigenom kan få reda på vilka handlingar som finns hos en myndighet och att myndigheten snabbt kan hitta en handling när någon begär att få se den. Detta kan i vissa fall innebära krav på längre gående registreringsåtgärder eller andra åtgärder än vad som är motiverat från rent administrativa utgångspunkter (se Lenberg m.fl., Offentlighets- och sekretesslagen, En kommentar, , Zeteo, kommentaren till 5 kap. 1 §). Enligt 15 § förvaltningslagen (1986:223), FL, ska uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet antecknas av myndigheten, om ärendet rör myndighetsutövning mot någon enskild. Med sådana uppgifter avses till exempel muntliga uppgifter och vad som iakttas vid besiktningar. Enligt paragrafen ska uppgifter som kan ha betydelse för utgången i ärendet antecknas. Också uppgifter som rör ärendets yttre gång bör antecknas (se t.ex. JO 2007/2008 s. 377). Dokumentationsskyldigheten har bl.a. till syfte att säkerställa att handlägg- 2 013 /1 4:J O1 ningen av ett ärende kan överblickas och att trygga en parts rätt att få ta del av uppgifterna. Den är alltså en förutsättning för insyn och kontroll av verksamheten från både parters, allmänhetens och tillsynsmyndigheters sida. Tekniska nämndens förberedande handläggning I ärendet är det fråga om handläggning som kan utmynna i att förelägger fastighetsägaren vid vite att beskära sin häck. Det är således fråga om myndighetsutövning mot enskild. Det innebär att reglerna i 15 § FL om skyldighet att dokumentera uppgifter gäller även när det är personal som arbetar vid tekniska nämnden som utför det förberedande arbetet. Kritik mot tekniska nämnden Förutom en anteckning om själva överlämnandet av frågan till saknas emellertid helt dokumentation av den beredning som skett hos tekniska nämnden. borde ha dokumenterat sitt platsbesök på makarna H:s fastighet samt de muntliga klagomål från allmänheten som enligt remissvaret inkommit till kontoret . Nämnden förtjänar kritik för sin bristande dokumentation i ärendet. Som framgått av redogörelsen för den rättsliga regleringen är det bara handlingar som omfattas av sekretess som myndigheten behöver registrera. I annat fall räcker det att handlingarna hålls ordnade. De handlingar som makarna ville ha, t.ex. e-postväxlingen, hade inte registrerats hos tekniska nämnden. Det som har framkommit visar att handlingarna inte heller hållits ordnade på ett tillfredsställande sätt. Mot denna bakgrund kan tekniska nämnden inte heller i denna del undgå kritik. begärde . att få ut dokumentation från kontorets platsbesök samt övriga handlingar i det ärendet, liksom övriga handlingar i det ärende hon antog hade inletts vid tekniska nämnden . Av tekniska nämndens yttrande framgår att det av olika skäl alltså inte fanns eller kunde påträffas några sådana handlingar. Enligt nämndens yttrande till JO hade handläggaren muntligt meddelat anmälarna detta. Det förekommer emellertid motstridiga uppgifter om vilken information som muntligen lämnats i denna del till makarna . och det framstår inte som meningsfullt gå vidare i den saken. Det kan dock konstateras att makarna . återkom till den tf. tekniska direktören vid gällande handlingarna och vidhöll sin begäran. Detta borde ha föranlett tekniska nämnden att meddela ett överklagbart beslut i frågan. Nämnden ska kritiseras för att så inte gjordes. begärde . hos att få ut vissa handlingar vilka hänförde sig till en expropriation som han antog hade ägt rum . Av remissvar framgår att någon expropriation inte hade skett och att några sådana handlingar alltså inte fanns 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 borde skyndsamt ha informerat . om detta förhållande och om hans rätt till ett beslut av myndigheten. Makarna . begärde dessutom i en skrivelse till , med angivande av diarienummer, att få ut samtliga handlingar i det ärende som existerade hos samt handlingarna i det ärende som makarna trodde hade inletts . borde här skyndsamt ha lämnat ut de handlingar som registrerats i ärendet samt, i de avseenden makarnas begäran inte kunde tillgodoses fullt ut, ha informerat makarna om detta samt om deras rätt till ett beslut. handläggning av makarna H:s framställningar om att få ut allmänna handlingar har alltså brustit och för detta förtjänar nämnden kritik. Utöver dessa uttalanden ger det som framkommit inte anledning till någon ytterligare åtgärd eller något ytterligare uttalande från min sida. 2 013 /1 4:J O1 Ärendestatistiken 2012/13 Nyregistrerade anmälnings- och initiativärenden –30.6.2013 Månadsöversikt över ärendena under verksamhetsåret 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 B I L A G A 1 B I L A G A 1 2 01 3/ 14 :J O 1 Tablå över utgången i de –avgjorda inspektions- och övriga initiativärendena 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 B I L A G A 1 Tablå över utgången i de klagomålsärenden som avgjorts – Jordbruk, djurskydd, B I L A G A 1 2 01 3/ 14 :J O 1 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 B I L A G A 1 Besluten i tillsynsärenden1 inom hela tillsynsområdet, utom NPM: totalt 6 900 beslut Besluten inom ansvarsområde 1: totalt 1 637 beslut. Omfattar bl.a. domstolar, Kronofogden samt plan- och byggnadsväsendet 1 Ärenden som rubriceras Ej utredning har gjorts till föremål för en rättslig bedömning på i huvudsak det underlag som redovisas i anmälan. Med Viss utredning avses att visst underlag inhämtats rörande ärendet, t.ex. genom att en akt infordrats och granskats eller genom att en kontroll via telefon gjorts hos berörd myndighet. Fullständig utredning innebär normalt att anmälan remitteras till den myndighet som anmälts med anmodan om att en utredning och bedömning redovisas till JO. B I L A G A 1 2 01 3/ 14 :J O 1