frsrdg · H104JO1 · 2013-11-13 00:00:00 — Om en anställd vid en myndighet har ansvar för vården av en handling är det enligt 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen i första hand denne som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen (myndighetsprövning), om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Beslutar den anställde att inte lämna ut handlingen eller del av den ska den som begär handlingen informeras om möjligheten att begära myndighetsprövning. Av informationen ska framgå att det för överklagande krävs att sökanden begär och erhåller ett skriftligt beslut från myndigheten. Varken tryckfrihetsförordningen eller offentlighets- och sekretesslagen reglerar hur myndighetsprövningen ska gå till. Det innebär att det ankommer på respektive myndighet, ytterst dess ledning, att se till att det finns en ordning för vilken eller vilka befattningshavare som ska ha befogenhet att fatta beslut för myndighetens räkning och för hur ärenden av det slaget ska beredas. Hur en sådan beslutsordning ser ut kan givetvis variera åtskilligt beroende på myndighetens storlek, hur vanligt förekommande dessa ärenden är etc. För en mer fullständig redogörelse över reglerna om handlingsutlämnande m.m. samt över de särskilda regler som i detta avseende gäller vid , se det ovan nämnda beslutet där handläggning av framställningar om allmänna handlingar granskats från en mer övergripande synpunkt (dnr 639-2012 m.fl.). Utlämnandet av en sammanställning över departementens interna representation Anmälarens begäran gällde uppgifter ur Regeringkansliets redovisningssystem. Det rörde sig om en potentiell handling, som omfattas av offentlighetsprincipen och dess krav på skyndsamt utlämnande. Anmälaren gjorde sin framställan . Handlingen lämnades ut till honom , . Begäran gjordes hos , som överlämnade den till Förvaltningsavdelningen. Innan handlingen lämnades ut hade departementen, som ett led i Förvaltningsavdelningens hantering av utlämnandeärendet, fått ta del av ett utkast till sammanställning. har inte förklarat vad som motiverade denna omgång. Något behov av sekretess- 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 prövning har inte åberopats och kan knappast heller ha funnits. Att inom en myndighet skicka runt en handling som begärts utlämnad för att i största allmänhet ge mottagarna möjlighet att lämna synpunkter är oförenligt med reglerna om handlingsutlämnande [se vad som anförs om gemensam beredning i JO:s beslut i ärende 639-2012 m.fl.]. Eftersom det alltså inte framkommit någon omständighet som kan ursäkta att låg på den handling anmälaren begärt i ska dess handläggning kritiseras. kan tyckas vara en kort väntetid – t.ex. i jämförelse med de dröjsmål som förekom i de ärenden som nämndes (se JO:s beslut i ärende 639-2012 m.fl.). Den rättsliga regleringens utgångspunkt är dock att handlingar ska tillhandahållas omgående och att varje dröjsmål ska kunna motiveras. De extra dagar som i detta fall tog på sig innebar en särskild inskränkning i anmälarens rätt till insyn, eftersom hans framställan var föranledd av det intresse han som journalist hade av handlingen i just det nyhetsskede då han eftersökte den. Det sistnämnda kan man från myndighetens sida inte ha varit omedveten om. Uppgifter om viss intern representation (julfesten) Det är klarlagt att anmälaren hos begärt ut alla handlingar rörande intern representation och framåt samt att han därvid fått del av en sammanställning. Av denna framgick enligt tydligt vilka konton som omfattades, nämligen bl.a. personalrepresentation (intern representation). Från har uppgetts att man inte haft anledning att uppfatta anmälarens begäran på annat sätt än att den avsåg fakturor som var bokförda som representation. Anmälaren har genmält att det enligt hans mening är uppenbart att en julfest ska betraktas som intern representation oavsett hur den bokförs. Jag instämmer i det sistnämnda. Den som begär handlingar om intern representation och får en förteckning rubricerad personalrepresentation har anledning att utgå från att uppgifter om eventuella personalfester ska finnas med. Det kan dock inte anses visat att syftet varit att undanhålla något för anmälaren. Med tanke på de ansträngningar som tjänstemännen vid myndigheten obestridligen gjorde för att besvara hans framställningar och frågor har jag ingen anledning att tro annat än att skälet till att han inte fick uppgifterna om julfesten just låg i hur haft sina handlingar ordnade. Det som framkommit ger också utrymme för möjligheten att anmälaren och departementstjänstemannen kan ha kommit att tala förbi varandra i de samtal de förde om vad hans begäran avsåg och hur den skulle kunna tillgodoses. Det bör därvid framhållas att en potentiell handling inte kan omfatta annat än det som tas fram ur systemet med rutinbetonade åtgärder. Att det finns fel i handlingen som gör att denna på ett eller annat sätt är missvisande innebär inte utan vidare att reglerna om handlingsutlämnande åsidosatts. I syfte att undvika situationer som den nu inträffade bör myndigheter vid registreringen av sina fakturor m.m. inte bara se till bokföringsmässiga aspekter utan även till offentlighetsprincipen. Det föreligger som framgått i redogö- 2 013 /1 4:J O1 relsen för den rättsliga regleringen en skyldighet för myndigheter att hålla sina handlingar så ordnade att allmänhetens och därmed även massmediernas insyn i allmänna handlingar underlättas. I detta fall vill det synas som om sätt att hålla sina handlingar ordnade i stället försvårat möjligheten till insyn. Informationsinsatserna i anslutning till att vissa handlingar begärdes utlämnade begärde anmälaren också ut kopior på ett antal fakturor från . Sedan en sekretessprövning gjorts fick han del av det han begärt dagen därefter. Anmälaren anser att han borde ha fått materialet snabbare. Med beaktande av omständigheterna ligger handläggningstiden emellertid inom ramen för tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. Anmälaren har även vänt sig mot att näringsministerns stab informerades om hans begäran. har bekräftat att de aktuella fakturorna tillställdes näringsministerns pressekreterare i informationssyfte. Detta skedde innan sekretessprövning gjordes. Det finns inte något hinder mot att en pressekreterare informeras om förhållanden som kan föranleda uppmärksamhet i massmedierna och som kan förväntas få frågor om, så länge det inte medför att handlingsutlämnandet fördröjs. Allmänt gäller att en myndighet har all rätt att söka åtgärda brister som upptäcks i samband med ett handlingsutlämnande, liksom att informera om såväl uppdagade brister som vidtagna åtgärder, under förutsättning att de krav som gäller för handlingsutlämnandet inte åsidosätts. En annan sak är att företrädare för massmedierna – liksom andra enskilda – i enlighet med 1 kap. 9 § regeringsformen ska behandlas lika. I den mån myndighetens företrädare informerade andra medier om de uppgifter anmälaren begärt ut innan denne fick del av dem kan lämpligheten i detta enligt min mening ifrågasättas. Den intervju som förekom i radion sändes dock efter det att fakturorna och information om efterfaktureringen lämnats till anmälaren. ska kritiseras för att en allmän handling lämnades ut först trots att den borde ha kunnat lämnas ut omgående. I övriga delar finns det inte tillräcklig grund för kritik. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Viss kritik mot ett universitet för handläggningen av en begäran om utlämnande av handling; fråga bl.a. om hur en myndighet bör agera när en enskild som röjt sin identitet framför önskemål om att få vara anonym när utlämnandeframställningen vidarebefordras inom myndigheten (Dnr 6403-2011) I en anmälan, som inkom till JO , framförde A.F. klagomål mot avseende hanteringen av en begäran om utlämnande av handling. anförde bl.a. följande. begärde han via e-post att få ta del av en rapport som hade sammanställts av docent , systemekologiska institutionen vid . Enligt information från var rapporten upprättad . I sitt e-brev begärde A.F. att få vara anonym. I samband med hans framställning begärde universitet att A.F. skulle identifiera sig och ange syftet med begäran. fick han besked om att han skulle kontakta för att få reda på om rapporten kunde lämnas ut. vände sig till universitetsförvaltningen och framförde sin begäran igen samt uppgav att han inte ville att hans identitet skulle röjas i samband med att hans begäran vidarebefordrades. Hans förfrågan skickades därefter av via e-post vidare till . Av det vidarebefordrade e-brevet framgick A.F:s identitet. uppgav att en papperskopia kunde skickas till A.F. alternativt att handlingen kunde hämtas ut hos kommun. erbjöd sig inte att skicka handlingen elektroniskt, vilket hade varit det bästa sättet att skicka handlingen på. för anmälan hade A.F. fortfarande inte fått del av den fullständiga rapporten. JO begärde att rektorn för skulle göra en utredning och yttra sig över vad A.F. anfört i sin anmälan. Dåvarande rektor anförde följande. l. A.F. begärde ut primärdata angående vattenkvalitén i av . Mätdata från finns i delrapporten av Oxundaåsystemet; hur biogeokemiska och ekologiska processer får samhällspolitiska konsekvenser (sidorna 5-44) som är en del i Undersökning av vattenkvalitet i olika akvatiska miljöer som utgör studenternas samlade kursrapport (103 sidor) från påbyggnadskursen i Akvatisk ekologi, vid . Övriga delar av rapporten berör inte , utan gäller fältstudier i andra akvatiska miljöer, dvs. studier av vattenkvalitet på svenska (norra ) och i fjärdområden på . Studentrapporten utgjorde studenternas arbetsmaterial fram till upprättandet av slutlig version . Studenters examinationsuppgifter uppfattas som rättade, och därmed allmänna handlingar, när examinatorn avslutar examinationen. Examinatorn och kursansvarige godkände slutversionen av studentrapporten 2 013 /1 4:J O1 2011 och studenterna meddelades detta . Rapporten har alltså inte funnits färdig som A.F. beklagar dock att A.F. inte meddelades detta i samband med att han ombads att kontakta . Enligt närvarade en journalist vid ett kursseminarium och erhöll då betydande information om rapporten som resulterade i en artikel i lokaltidningen i . har efter förfrågan av f.d. miljösamordnare vid kommun skickat en kopia av studenternas ; hur biogeokemiska och ekologiska processer får samhällspolitiska konsekvenser, till kommun . Någon ofullständig delrapport har icke tillsänts kommun, och kopian omfattade även ett appendix med mätdata. om delrapporten igen. erbjöds att få en egen kopia från mot avgift enligt avgiftsförordningen och upplystes även att rapporten fanns hos kommun. meddelade att han inte ville ha ut handlingen från . hävdar i sin anmälan till JO att han inte har fått ta del av hela rapporten. vill påpeka att A.F. aldrig har begärt ut rapporten i sin helhet [– – –]. kontaktades av efter att hans anmälan till JO inkom och ombads att precisera vad han ville ha ut, dvs. om han ville ha ut hela rapporten eller endast de delar som han saknade. meddelade då att han har tagit del av rapporten i sin helhet hos kommun. [– – –]. Registrator hänvisade A.F. vidare eftersom hade tillgång till handlingen som begärdes utlämnad. Den som ansvarar för handlingen ska enligt Offentlighets- och sekretesslagen först avgöra om handlingen är allmän och offentlig. Det är även mer praktiskt att kontakta den som har handlingen för att fastställa exakt vad man vill ha ut, på vilket sätt etc. A.F. hade möjlighet att kontakta utan att röja sin identitet. har inte efterfrågat namnet på A.F. Han har själv meddelat vem han är genom att ange sig själv som avsändare av e-brevet. Detta e-brev är en inkommen allmän handling. har enligt tryckfrihetsförordningen rätt att få ut handlingen i pappersform och mot avgift enligt avgiftsförordningen. har ingen skyldighet att lämna ut handlingar i digital form om inte annat föreskrivs i lag. Vidare har A.F. skrivit till registrator [– – –] återkom gärna om det är så mycket material att det förefaller oskäligt att kopiera allt. Jag får då fundera över vad som kan tänkas vara mest relevant; det är inte meningen att sysselsätta någon med en hel veckas kopieringsarbete. Till remissvaret fogade e-postkorrespondens mellan A.F. I ett beslut anförde JO följande. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Där regleras även primärt frågan om utlämnande av allmän handling. Av 2 kap. 3 § TF framgår att med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. Begäran att få avskrift eller kopia av allmän handling ska behandlas skyndsamt. Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. En fråga om utlämnande av en allmän handling prövas av den myndighet som förvarar handlingen (2 kap. 14 § andra stycket TF). Av 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, följer att om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. För det fall en begäran om att få ta del av en handling helt eller delvis inte kan tillmötesgås ska den som gjort framställningen underrättas om detta. Den enskilde ska då också, enligt 6 kap. 3 § tredje stycket OSL informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och om att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. Rätten att få ett sådant formellt beslut tillkommer den enskilde oavsett vad som är grunden för att avslå en begäran. Av 2 kap. 14 § tredje stycket TF följer att en myndighet inte på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling får efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Av 6 kap. 4 § OSL framgår att en myndighet på begäran av en enskild ska lämna uppgift ur en allmän handling som förvaras hos myndigheten, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång. I sådana fall saknas möjlighet att överklaga ett avslagsbeslut. Den enskilde kan inte heller ställa samma krav på att få sin begäran behandlad med den skyndsamhet som gäller i fråga om att få del av den allmänna handlingen som sådan. För det fall myndigheten väljer att inte lämna ut en uppgift ur en allmän handling, bör myndigheten upplysa den enskilde om dennes möjlighet att begära att själva handlingen utlämnas för att därigenom få till stånd ett överklagbart avgörande. Om det är regelsystemet för utlämnande av allmän handling eller regelsystemet avseende lämnande av uppgift ur allmän handling som ska tillämpas får avgöras utifrån den framställning som den enskilde gjort. Vid oklarheter ska myndigheten söka utröna vad som avses. Om frågan inte kan utredas ska en begäran presumeras innefatta ett önskemål om att få ta del av allmän handling (se RÅ 82 2:68). 2 013 /1 4:J O1 Av utredningen framgår bl.a. följande. begärde i ett e-brev till att få ut primärdata angående vattenkvaliteten i avseende åren 2003–2011. Han framförde också att han önskade vara anonym när hans förfrågan vidarebefordrades. Av e-brevet framgick dock hans namn. – svarade registrator. Han föreslog att A.F:s begäran skulle vidarebefordras till på ett sätt som inte röjde hans identitet. – I ett e-brev anförde A.F. att myndigheten, om det rörde sig om mycket material, skulle återkomma till honom för att han skulle kunna avgöra vad som var mest relevant att kopiera. – Registratorn skickade ett e-brev till A.F. och upplyste att han varit i kontakt med samt bad A.F. att kontakta direkt angående sin begäran. – kontaktade A.F. universitetsförvaltningen rörande framställningen. Han erbjöds att, mot en avgift, få rapporten skickad via vanlig post samt upplystes om att rapporten även fanns tillgänglig hos kommun. – Efter att A.F. gjort anmälan till JO kontaktade A.F. och bad honom precisera om han ville ta del av hela rapporten eller endast de delar som han saknade. meddelade då att han tagit del av hela rapporten hos kommun. Såvitt framkommit uppfattade A.F:s framställning som en begäran om att få ta del av en handling, delrapporten av Oxundaåsystemet; hur biogeokemiska och ekologiska processer får samhällspolitiska konsekvenser. har i remissvaret uppgett att den aktuella delrapporten ingick i en större studentrapport som upprättades och blev en allmän handling först . var rapporten således inte upprättad för A.F:s begäran. Frågan om handlingen var allmän och offentlig föranleder inte något uttalande från min sida då det i första hand ankommer på domstol att, efter överklagande av en myndighets avslagsbeslut, göra en sådan prövning. När det gäller den formella handläggningen kan det konstateras att skyndsamt efter att framställningen inkommit borde ha underrättat A.F. om att den aktuella handlingen inte var upprättad och om när den förväntades bli allmän. i den situationen hade vidhållit sin begäran skulle han även ha informerats om möjligheten att hänskjuta frågan till myndigheten för att få ett formellt överklagbart beslut. har dock inte handlagt ärendet på det sättet, utan i stället har A.F., efter nästan , hänvisats till att själv ta kontakt med en viss tjänsteman i saken. kan inte undgå kritik för sin handläggning i nu påtalade avseenden. Jag vill framhålla att det är en uppgift för myndigheten att vidarebefordra en utlämnandeframställning internt så att den når den tjänsteman som har att ta ställning i ärendet. Det är alltså inte godtagbart att frågan bollas tillbaka till den enskilde för att han eller hon ska kontakta en annan tjänsteman eller en annan enhet inom myndigheten. har vidare påstått att i samband med han gjorde sin framställning begärde att han skulle identifiera sig samt ange syftet med begäran. Han har inte närmare preciserat detta påstående. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 uppgiften om att myndigheten skulle ha efterfrågat hans namn och inte kommenterat påståendet om att syftet efterfrågades. Jag har inte underlag för att göra något uttalande i denna del. Det är inte heller sannolikt att ytterligare utredningsåtgärder från min sida skulle bringa klarhet i om sådana frågor ställdes. har också gjort gällande att hans identitet avslöjades för genom att denne fick ta del av e-brev där A.F:s namn framgick. Som framgått ovan erbjöd sig registratorn att vidarebefordra endast de delar av e-brevet som inte röjde A.F:s identitet. Det är inte utrett om och – i så fall – i vilket skick A.F:s e-brev vidarebefordrades till . Det är dock ostridigt att A.F:s identitet framgick av hans begäran genom att han angav sitt förnamn i e-brevet samt då hans e-postadress bestod av för- och efternamnet. Härigenom får han anses ha gjort ett visst avkall på det anonymitetsskydd han åtnjöt enligt tryckfrihetsförordningen. Hans skriftliga framställning utgjorde dessutom i sig en allmän handling hos myndigheten (jfr JO 1998/99 s. 499, dnr 2140-1997, och 2011/12 s. 580, dnr 2932-2010). Mot denna bakgrund kan jag inte se att det stod i strid med någon författningsbestämmelse att A.F:s framställning, om så skedde, vidarebefordrades i befintligt skick till , som skulle pröva utlämnandefrågan. Jag vill dock i sammanhanget tillägga följande. När, som i detta fall, den enskilde inledningsvis röjt sin identitet anser jag att myndigheter bör, så långt det är lagligen möjligt och praktiskt genomförbart, tillmötesgå ett önskemål från den enskilde om att få vara anonym när utlämnandeframställningen vidarebefordras inom myndigheten. Det är självfallet inte tillfredsställande om A.F. fick uppfattningen att uppgifter om hans identitet inte skulle vidarebefordras och detta ändå skedde. har också klagat på att han, när han återigen kontaktade , inte erbjöds att få delrapporten skickad till sig elektroniskt. Det har inte framkommit om A.F. framförde någon sådan begäran. Jag vill därför i denna del bara allmänt anföra följande. Som framgått av redovisningen ovan följer av 2 kap. 12 och 13 §§ TF inte någon skyldighet för en myndighet att skicka en begärd handling elektroniskt. I fråga om statliga myndigheters tillhandahållande av handlingar finns föreskrifter i förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. En handling som ska tillhandahållas bör skickas med post, om inte något annat har begärts (9 §). Om det är lämpligt får en handling skickas med telefax eller elektronisk post eller på annat sätt tillhandahållas i elektronisk form (10 §). JO har beträffande tillämpningen av likalydande föreskrifter i den tidigare gällande förordningen (1980:900) om statliga myndigheters serviceskyldighet, m.m. uttalat att en beställares önskemål att få handlingen expedierad via telefax bör ge upphov till en presumtion för att denna expedieringsform ska användas. Omständigheter som vid lämplighetsprövningen måste vägas in vid sidan av ett sådant framfört önskemål är exempelvis arbetssituationen, beställningens omfattning och handlingens innehåll (se bl.a. JO 1997/98 s. 75, dnr 4407-1995, 2005/06 s. 487, dnr 1695- 2004, och 2006/07 s. 517, dnr 3656-2004). Ärendet avslutas med de delvis kritiska uttalanden som har gjorts. 2 013 /1 4:J O1 Sedan ett betyg begärts ut av en enskild har en folkhögskola på eget initiativ informerat den som betyget avsåg om detta. Skolans agerande har bedömts som olämpligt mot bakgrund av de intressen som bär upp offentlighetsprincipen (Dnr 3919-2012) I en anmälan till JO framförde . klagomål mot . Klagomålen rörde handläggningen av en begäran om att få ta del av en allmän handling. Hon anförde bl.a. följande. Hon begärde att få ut ett betyg avseende en elev vid skolan. Hon fick som svar att betyget inte kunde lämnas ut. Sedan hon påmint om sin begäran fick hon reda på att den assistent som handlade frågan skickat vidare den e-postkorrespondens som hon haft med skolan till den person som betyget avsåg. Ärendet remitterades till den berörda nämnden inom . I sitt remissvar anförde styrelsen för bl.a. följande (bilagor utelämnade här). Nedan följer en redogörelse för händelseförloppet. , () inkom till myndigheten en begäran om att få ut ett betyg rörande en deltagare vid . Förfrågan skickades per e-post och innehöll förutom uppgift om för- och efternamn även uppgift om hennes postadress, se bilaga 1. Den framställda begäran besvarades (), se bilaga 2. inkom e-post från . Av meddelandet framgick bl.a. att deltagaren inte själv hade tillgång till de efterfrågade handlingarna och att dessa behövdes för ett eventuellt arbete. . upplyste även myndigheten om att hennes identitet skulle hemlighållas, se bilaga 3. därefter inkom ytterligare ett mail från . vari det framgick att hon inte längre var i behov av betygen och att hon önskade förbli anonym, se bilaga 4. . informerades om att deltagaren redan fått information om hennes begäran, se bilaga 5. När den berörda deltagaren kontaktades fick hon även del av e-postkonversationen mellan . och företrädaren för , se bilaga 6 och 7. () fick undertecknad förvaltningschef del av [e- postmeddelande daterat (. En bekant till .