frsrdg · H104JO1 · 2013-11-13 00:00:00 — och R.-M.L., föräldrar till T., inkom därefter med en anmälan mot socialförvaltningen avseende förvaltningens agerande i samband med T:s död. Anmälan tillfördes detta ärende. I ett beslut anförde JO följande. Inom gäller sekretess enligt 26 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Sekretessen gäller mot enskilda och mot andra myndigheter. Det är den enskildes subjektiva uppfattning som utgör utgångspunkt för bedömningen av om men föreligger eller inte. Den aktuella bestämmelsen innehåller ett s.k. omvänt skaderekvisit, vilket i princip innebär att uppgifter om en enskilds personliga förhållanden enbart kan lämnas ut med den enskildes samtycke eller med stöd av en lag eller förordning som OSL hänvisar till. Redan en uppgift om att en enskild är aktuell hos en kommuns socialtjänst är typiskt sett en uppgift som skyddas av sekretess, oavsett anledningen till kontakten med . 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Inledningsvis kan konstateras att tillhör den krets av personer som har tystnadsplikt på grund av bestämmelsen om sekretess inom . Av utredningen framgår att under presskonferensen som svar på en fråga från medier bekräftade att hade kontakt med T:s familj . Nämnden har uppgett att berörda tjänstemän inför presskonferensen gjorde en menprövning utifrån sekretessbestämmelsen i 26 kap. 1 § OSL. Enligt remissvaret gjordes bedömningen att familjen skulle åsamkas minst skada om myndigheten som svar på en fråga om familjen förekommit hos svarade jakande. Vid myndighetens ställningstagande tillmättes det betydelse att familjen berättat om sin sociala situation i massmedier. Såvitt framkommit hade dock uppgiften om att familjen haft kontakt med inte förekommit i massmedier. Mot den bakgrunden kan det inte anses ha stått klart att den aktuella uppgiften kunde röjas utan att familjen eller någon familjen närstående skulle lida men. borde således inte utan vårdnadshavarnas samtycke ha uttalat sig på det sätt som hon gjorde. Hon kan inte undgå kritik för sitt agerande. Vad som anförts i anmälan från R.L. föranleder inte något uttalande eller någon åtgärd från min sida. Praktikanthandledare på en socialförvaltning har vid ett möte med en praktikants lärare agerat på ett sådant sätt att det framkommit att det upprättats en s.k. orosanmälan avseende praktikantens barn (Dnr 285-2011) Beslutet i korthet: En kvinna som studerade till socionom genomförde praktik vid socialförvaltningen i . Med anledning av vad hon berättade om sig själv för sina medarbetare upprättades en s.k. orosanmälan avseende kvinnans barn och överlämnades till hennes hemkommun. kritiseras för att praktikhandledarna vid ett möte med kvinnans lärare agerade på ett sådant sätt att det framkom att det hade upprättats en orosanmälan. studerade till socionom och genomgick en kandidatperiod (praktik) vid socialförvaltningen i . Socialsekreterarna var hennes handledare. hölls, på handledarnas initiativ, ett möte på socialförvaltningen. Vid mötet deltog handledarna, . samt två lärare från – en lärare med ansvar för praktikperioden (T.L.) och en studievägledare med ansvar för vissa praktiska frågor angående studenternas praktik (H.S.). I samband med mötet fick P.J. och universitetslärarna veta att socialförvaltningen i 2 013 /1 4:J O1 hade upprättat en anmälan till P.J:s hemkommun angående misstanke om att socialnämnden kunde behöva ingripa till skydd för P.J:s barn (en s.k. orosanmälan). Den anmälan som gavs in till socialnämnden i P.J:s hemkommun var undertecknad av två gruppledare vid socialförvaltningen i . I en anmälan till JO framförde P.J. klagomål mot sina handledare och de två gruppledarna. Hon anförde bl.a. följande. Handledarna har brutit mot bestämmelserna om sekretess genom att vid mötet med hennes lärare lämna fram en kopia av den anmälan som hade gjorts till hennes hemkommun. Hennes lärare hade inte rätt att ta del av det som skrivits i anmälan och inte heller att få uppgift om att en anmälan hade gjorts. Anmälan innehöll dessutom faktafel. framförde även klagomål angående bl.a. allmänt bristfällig efterlevnad av sekretessregler inom förvaltningen. Inledningsvis inhämtades en kopia av orosanmälan från P.J:s hemkommun. Vidare togs vissa upplysningar in per telefon, bl.a. från P.J. Vad som kom fram genom utredningen gav mig anledning att anta att befattningshavare som står under min tillsyn hade gjort sig skyldig till brott mot tystnadsplikt enligt 20 kap. 3 § . Jag beslutade därför att inleda förundersökning angående sådant brott. hölls förhör med P.J. hölls förhör med H.S. respektive T.L. Med hänsyn till vad som kom fram under förundersökningen fann jag inte längre anledning att anta att någon person som står under min tillsyn hade gjort sig skyldig till brott mot tystnadsplikt. Jag beslutade därför att lägga ned förundersökningen och i stället fortsätta utredningen inom ramen för det förevarande tillsynsärendet. i anmodades att göra en utredning och yttra sig över vad P.J. anfört om mötet mellan praktikhandledarna och lärarna i sin anmälan till JO. Yttrandet skulle särskilt avse klagomålen rörande att sekretesskyddade uppgifter lämnats ut till lärarna. arbetsutskott gav in ett yttrande av följande lydelse. Utredning och yttrande gällande P.J. Nedanstående yttrande har sammanställts efter samtal med socialsekreterare och , vilka var P.J:s två handledare som kandidat vid Individ- och familjeomsorgen i . Vidare ligger även en skriftlig sammanställning av P.J:s praktiktid till grund för nedan skriven utredning. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 P.J:s handledare, och , tog tidigt i praktikterminen kontakt med praktikansvarig lärare, T.L., för att få råd och vägledning kring handledarskapet av P.J. Detta då de uppmärksammat att P.J. hade svårigheter att tillgodogöra sig vissa delar i den gemensamt uppgjorda praktikplanen. Främst handlade det om att P.J. tydligt visade att hon hade en medberoendeproblematik. rådde och att ha medberoendeproblematiken som en röd tråd i handledningen med P.J., vilket de också hade. Handledarna hade kontinuerligt samtal med P.J. kring att de såg ett allmänt medberoende hos P.J. i kontakten med klienter. De diskuterade även med henne om hur detta påverkade hennes bedömningar och hur hon hanterade och tolkade lagstiftningen. hade även svårigheter att representera en myndighet. Samtal hölls med P.J. om att hon hade svårt att föra sig som en myndighetsperson, dels i förhållande till klienten men även i förhållande till samarbetspartners. sa i diskussioner med sina handledare att hon har en negativ syn på myndighetspersoner då hon sa sig ha egna negativa erfarenheter av i sin hemkommun. [– – –] Utifrån de samtal handledarna hade med P.J. växte en oro för P.J:s son fram. Oron ledde fram till att man beslutade sig för att formulera en anmälan till P.J:s hemkommun. fick muntlig information om att handledarna avsåg att lämna en anmälan redan innan den formulerats i skrift. Mötet mellan P.J., hennes handledare på praktikplatsen och hennes lärare Det möte som P.J:s anmälan till JO handlar om är ett möte som ägde rum efter att och bedömt att de brister P.J. visat var så allvarliga att hon inte kunde vara kvar på sin praktikplats. Två ansvariga lärare deltog från skolan och och från tillsammans med P.J. Mötet var påkallat utifrån att högskolan är uppdragsgivare när det gäller ansvaret för kandidaten. Syftet med mötet var att överlämna en bedömning till praktikansvarig lärare för att förklara och tydliggöra att P.J:s brister i det sociala arbetet var så stora att hon inte kunde vara kvar på praktikplatsen. Handledarna beskriver för skolans representanter att de tidigt i terminen sett en medberoendeproblematik hos P.J. och att P.J. har en hemsituation som påverkar hennes yrkesroll. De beskriver hur detta påverkar hur P.J. förhåller sig i klientmöten men även i ärendediskussioner och i kontakter med andra myndigheter. [– – –] Det är riktigt att handledarna formulerat en skriftlig anmälan om oro för P.J:s son som de avsåg att lämna till i P.J:s hemkommun. Anmälan finns med i rummet förslutet i ett kuvert men den finns inte med i diskussionerna med P.J. blev upprörd under mötet när handledarna beskriver de brister de sett hos henne. Hon är besviken och väljer att hastigt resa sig upp som för att rusa därifrån. Handledarna ber P.J. vänta och överlämnar då det slutna kuvertet, vari orosanmälan till hemkommunen ligger. frågar: vad är det?. Handledarna svarar då att det är en anmälan som de avser att lämna till i P.J:s hemkommun. Det hela går väldigt snabbt och P.J. rusar i affekt ut från rummet med kuvertet i handen. Planeringen var att be P.J. stanna kvar efter att mötet med lärarna var avslutat och då ge P.J. en kopia på anmälan och ge henne möjlighet till samtal om anmälan. blev det inte som planerat. 2 013 /1 4:J O1 handlar om två saker. Det ena är vad som avhandlats på mötet handledarna kallat till. Det andra handlar om att det kan ha lämnats ut sekretessskyddade uppgifter till lärarna under detta möte. Om en socionomkandidat har egna svårigheter som visar sig är det handledarnas skyldighet att överlämna den informationen till ansvarig praktiklärare på skolan. Detta då det är skolan som är handledarnas uppdragsgivare. I det här fallet handlar det om att P.J. har en egen problematik som slår igenom i klientkontakter och i diskussioner om klienter och det sociala arbetet. I slutet av mötet reser sig P.J. i affekt upp och är på väg att lämna rummet. I stunden överlämnar handledarna då ett slutet kuvert som innehåller anmälan om oro för P.J:s son. är upprörd och i farten när hon är på väg därifrån ställer hon frågan om vad det är för kuvert. Handledarna svarar att det är en anmälan om oro för sonen. Det har inte sagts något om innehållet i kuvertet eller lämnats muntlig information om anmälan under mötet, men den här överlämningen borde oavsett det inte ha skett i närvaro av lärarna. Kuvertet och muntlig information borde ha lämnats till P.J. i ett separat möte, vilket också är verksamhetens rutinmässiga förfarande. har tydliga rutiner när det gäller hantering av information som rör enskild individ. Det tillhör ovanligheten att en kandidat inte kan vara kvar på sin praktikplats av sådana skäl som avses i P.J:s fall. Ärendet är av känslig karaktär, vilket innebär att det som hände är att betrakta som ett misstag som skedde i stunden utifrån rådande situation. Hon anförde därvid bl.a. att orosanmälan inte låg i ett kuvert när den överlämnades. I ett beslut anförde JO följande. Enligt 26 kap. 1 § första stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller sekretess inom för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Av 20 kap. 3 § framgår att den som röjer någon uppgift, som han eller hon är skyldig att hemlighålla enligt lag, ska dömas för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst . Om gärningen begås av oaktsamhet döms till böter. I ringa fall ska dock inte dömas till ansvar. Det har framkommit att socialförvaltningen kallade två universitetslärare till ett möte för att diskutera förutsättningarna för P.J:s fortsatta praktik vid förvaltningen. Skälet var att handledarna ansåg att olika förhållanden kopplade till P.J:s familjesituation omöjliggjorde hennes slutförande av praktiken. Det finns inte anledning för mig att rikta någon kritik mot att mötet genomfördes. Inte heller har jag någon invändning mot att det, i den aktuella situationen, togs upp omständigheter som rörde P.J:s privatliv, i den mån detta var relevant för frågan om hennes genomförande av praktiken. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Vad gäller hanteringen av orosanmälan i samband med mötet finner jag skäl att anföra följande. i hade fått del av de uppgifter som den aktuella anmälan grundade sig på genom att P.J. talade om sitt privatliv med sina arbetskamrater vid socialförvaltningen, dvs. i samtal kollegor emellan. Den anmälan som upprättades av två gruppledare inom förvaltningen omfattades dock självfallet av bestämmelserna om sekretess inom . Redan uppgiften om att anmälan existerade skyddades av sekretess. Utredningen ger inte stöd för P.J:s inledningsvis gjorda påståenden om att själva anmälan låg framme på bordet i rummet respektive att uppgifterna i anmälan diskuterades närmare under mötet. I remissvaret har anförts att handledarna överlämnade anmälan till P.J. och, på fråga från P.J., upplyste henne om att det var en anmälan om oro för sonen. Det har inte framkommit vilken av de två handledarna det var som gjorde uttalandet. Som redan framgått fann jag efter de förhör som hölls under förundersökningen inte anledning att gå vidare med det straffrättsliga förfarandet. Vad som har framkommit genom den fortsatta utredningen föranleder inte någon annan bedömning i den frågan. Detta innebär dock inte att myndighetens agerande vid mötet är fritt från invändningar. Jag delar nämndens uppfattning att orosanmälan och information rörande den borde ha lämnats till P.J. vid ett separat möte. Hanteringen förtjänar kritik. har anfört i övrigt ger inte anledning till någon åtgärd eller något uttalande från min sida. Ärendet avslutas med den kritik som uttalats ovan. 2 013 /1 4:J O1 Kritik mot , som i upprepade fall åsidosatt grundlagens krav på att allmänna handlingar ska utlämnas skyndsamt (Dnr 639-2012, 2463-2012, 2732-2012) Beslutet i korthet: Ett antal likartade anmälningar från journalister med klagomål mot att inte tagit ställning till deras framställningar om att få ut allmänna handlingar har föranlett en gemensam granskning. Den visar att det i funnits brister i organisation, ansvarsförhållanden och rutiner som bidragit till att tryckfrihetsförordningens krav på att allmänna handlingar ska utlämnas skyndsamt åsidosatts vid upprepade tillfällen. Granskningen tyder på att bristerna är av grundläggande slag. Organisationen är inte anpassad till offentlighetsprincipen, och inte heller till den genomförda förändringen av departementsorganisationen. Det ter sig därvid som om en begäran som inte leder till ett omgående utlämnande av den begärda handlingen lätt kan hamna i ett ingenmansland, där den skickas runt utan att vare sig tjänstemän eller statsråd kan hållas ansvariga för långa handläggningstider eller andra brister som inkräktar på enskildas och massmediers grundlagsstadgade insynsrätt. synes anse att dess handläggning varit godtagbar. I beslutet framhålls med anledning av detta att det är särskilt viktigt att just regeringens kansli respekterar allmänhetens insynsrätt. I motsatt fall är risken stor att inte heller andra myndigheter anser sig behöva leva efter grundlagens bokstav, vilket skulle vara ett hot mot offentlighetsprincipen. Till JO har det kommit in fyra separata anmälningar från journalister som rör framställningar om att ta del av utdrag ur administrativa system, huvudsakligen ekonomisystemet. Anmälningarna aktualiserar likartade frågeställningar och har därför handlagts gemensamt. En anmälan har gjorts av , , två av , Nyhetsbo- laget/TV4-gruppen och en av , . Örstadius och Dannés ärenden redovisas i detta beslut, medan anmälan, som även rör annat, behandlas separat (se dnr 4506 2012). Inledningsvis redovisas anmälningarna samt yttranden över dessa och den utredning de enskilda anmälningarna i övrigt föranlett. Därefter följer en redogörelse för den rättsliga regleringen och yttrande över vilka handläggningsrutiner som tillämpas i ärenden om handlingsutlämnande. Beslutet avslutas med en bedömning av det som framkommit. Den inleds med ett avsnitt om allmänna frågor som granskningen aktualiserat (rutiner, skyldigheten att sammanställa uppgifter ur allmänna handlingar och vad som krävs för att en fördröjning av ett utlämnande ska 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 kunna godtas med hänvisning till behovet av sekretessprövning). Därefter redovisas bedömningen av handläggningen i de enskilda ärenden som anmälts. Slutligen avges ett sammanfattande omdöme. Ärende 1 (dnr 639-2012) , journalist vid , har anmält att han begärde ut handlingar från men att han vid tiden för anmälan – – inte hade erhållit det han begärt, trots upprepade påminnelser via såväl telefon som e-post. Den begäran han sänt hade följande innehåll. Jag begär härmed ut en lista från Statsrådsberedningens redovisning över intern och extern representation. Jag vill att det minst ska framgå verifikationsnummer, företagsnamn/ verifikationstext, datum och belopp. Gärna även eventuella kostnadsställen/ansvarskoder/projektkoder. Som skäl för sin anmälan till JO uppgav följande. har stött på oacceptabelt långa handläggningstider hos . Min kollega begärde ut PR-noter från samtliga departement. Exempelvis tog UD mer än på sig att lämna ut dem. Jag noterar dessutom att flera branschkollegor upplever att det överlag tar allt att få ut handlingar hos . granskade jag samtliga statliga myndigheters hantering av offentlighetsprincipen genom att begära ut ett mejl. fick underkänt eftersom de påstod att mejlet inte fanns, trots att de hade svarat på det. Min begäran om att få ta del av representationskostnader vid Statsrådsberedningen gäller inte kvittona i sig, utan endast en förteckning över kvitton. Bokföringssystemen är gjorda för denna typ av enkla utdragningar och det borde inte ta mer än en minut att utföra. Eftersom jag inte begärt ut kvittona i sig borde sekretessgranskningen gå mycket snabbt. Här är en fingervisning om handläggningstider på liknande handlingar jag har begärt ut hos andra myndigheter: (samtliga bokföringsposter), – (samtliga bokföringsposter ), – länstrafik (representation), – en arbetsdag (representation), – Försvarsmakten (annonser, tryckkostnader och pr), – i län (representation), – en arbetsdag Även myndigheter med stor sekretess (Försvarsmakten och i län) har alltså lämnat ut filer ur bokföringen relativt skyndsamt. Att granska högsta verkställande myndighet – regeringen och dess förvaltning – är en viktig uppgift för medier. Därför vill jag att JO granskar hantering av skyndsamhetsprincipen – både i mitt aktuella fall och generellt. 2 013 /1 4:J O1 anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan. (rättschefen vid ) inkom med ett yttrande av vilket framgick att kontaktades efter det att hans begäran getts in för ett förtydligande av för vilken tidsperiod han önskade uppgifter. undersökte därefter vilka möjligheter som fanns att efterkomma begäran och arbetade med att ta fram begärda uppgifter från de ekonomiadministrativa systemen samt att göra en sekretessprövning av uppgifterna. Eftersom materialet var omfattande blev även sekretessprövningen tidskrävande. Två sammanställningar med de efterfrågade uppgifterna lämnades ut till . Vissa av uppgifterna i handlingarna bedömdes omfattas av sekretess enligt 15 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och lämnades därför inte ut. redovisade avslutningsvis följande bedömning. begäran om utlämnande av en lista från Statsrådsberedningens redovisning över intern och extern representation tog drygt att behandla [handläggningstiden var , JO:s anmärkning]. De efterfrågade uppgifterna fanns inte i en redan upprättad allmän handling utan för att kunna efterkomma begäran tog fram två olika sammanställningar. För att kunna göra en sekretessprövning av uppgifterna i sammanställningarna var det även nödvändigt att ta fram och gå igenom ett stort antal av de handlingar som låg till grund för uppgifterna i sammanställningarna. Först därefter kunde de båda handlingarna lämnas ut, med vissa uppgifter maskerade. Ärendet har således inneburit ett omfattande arbete med att ta fram handlingar och därefter göra en sekretessprövning av uppgifterna i dessa. kommenterade yttrande och uppgav bl.a.: skriver att de efterfrågade uppgifterna fanns inte i en redan upprättad allmän handling och myndigheten uttrycker sig i termer som att kunna efterkomma begäran. Handlingen är inte så knepig som det låter. Det är en vanlig huvudbok för ett konto, en uppgift som samtliga bokföringsprogram på marknaden tar fram . I min anmälan till JO visade jag hur andra myndigheter (bl.a. Försvarsmakten som hanterar hög sekretess) svarade mycket snabbt. Det handlar om sju sidor som har lämnat och därmed sekretessprövat. Om det tar drygt att utföra detta, beklagar jag myndighetens ineffektivitet. Det handlar dessutom endast om några enstaka tecken som har maskats på några få ställen. Ytterligare fyra sidor lämnades ut till mig, men dessa innehöll i princip endast datum, kostnadskategori och belopp. Detta kan omöjligt ha tagit mer än att sekretesspröva, eftersom uppgifterna inte innehåller detaljer. Kompletterande upplysningar inhämtades från kanslirådet och biträdande kanslichefen i Statsrådsberedningen . Hon uppgav att för att lämna ut de uppgifter som efterfrågade krävdes det ett antal sökningar i datasystemen på två olika departement, vilket tog i anspråk. De efterfrågade uppgifterna kunde dock tas fram med rutinbetonade åtgärder. Den främsta anledningen till den långa handläggningstiden var den 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 omfattande sekretessprövning som bedömdes nödvändig för att uppgifterna skulle kunna lämnas ut. Ärende 2 (dnr 2463-2012) , journalist på Nyhetsbolaget, har anmält att hon i ett e- postmeddelande till bl.a. begärde att få ta del av telefonloggar beträffande justitieministern, en statssekreterare och två departementsråd. fick hon veta att hennes begäran om att ta del av telefonloggarna hade skickats vidare till Förvaltningsavdelningen. underrättades hon om att hennes begäran hade överlämnats därifrån till Statsrådsberedningen. Vid kontakt med Statsrådsberedningen informerades hon av ärendets handläggare om att denne inte visste när beslut skulle komma att fattas eller om det skulle bli ett tjänstemanna- eller regeringsbeslut. Hon hade vid tiden för sin anmälan till JO – – ännu inte erhållit det hon begärt. Det har gått min begäran om allmän handling och är inget beslut att vänta i närtid. Det bryter flagrant mot vad tryckfrihetsförordningen stadgar om att allmänna handlingar ska lämnas ut skyndsamt. Jag tycker att det är särskilt allvarligt att just regeringen bryter mot grundlagen, inte minst med tanke på att deras beslut inte kan överklagas. anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan. () uppgav följande. kontaktade , , genom e-post med en begäran om att få ut diarielistan för in- och utgående post för chefen för , chefen för enheten för brottmålsärenden och internationellt rättsligt samarbete, statssekreteraren samt justitieministern för tidsperioden till och med samt för perioden . Hon angav vidare följande. Jag vill också begära ut telefonloggar, fast telefoni samt mobiltelefoni, för samma personer . [] Vidare vill jag begära ut kalenderanteckningar för samma personer under ovan nämnda tidsperiod. fick genom besked om att listor ur diarium enligt hennes begäran hade gjorts tillgängliga för påseende i . Vad gäller telefonloggar skulle begäran i den delen lämnas över till Förvaltningsavdelningen, eftersom de inte hanterades inom . I övrigt fanns det inte några allmänna handlingar som omfattades av begäran. Det som återstod av begäran efter var den del som avsåg telefonloggar för chefen för , chefen för enheten för brottmålsärenden och internationellt rättsligt samarbete, statssekreteraren samt justitieministern . Denna del kom att handläggas av Förvaltningsavdelningen, som hanterar de tekniska systemen, samt av Statsrådsberedningen. Sekretessprövningen i denna del var komplicerad. Regeringen meddelade beslut utan föregående tjänstemannabesked. Beslutet, som meddelades , innebar att begäran avslogs eftersom uppgifterna i te- 2 013 /1 4:J O1 lefonloggarna, i den del de förvarades i , omfattades av sekretess enligt 15 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). redovisade avslutningsvis följande bedömning av hand-