frsrdg · H104JO1 · 2013-11-13 00:00:00 — JO har beträffande vilka krav som kan ställas på motiveringar tidigare uttalat att det är den egentliga motiveringen som ska anges och att den föreskrift som den grundar sig på ska återges (JO 2000/01 s. 388). I ärendet i fråga hade i ett beslut om avslag på en ansökan om underhållsstöd som enda motivering angett att sökanden inte kommit in med en komplettering. Den egentliga motiveringen – att föräldrarna ansågs sammanbo – hade däremot inte kommit till uttryck i beslutet. hade inte heller hänvisat till det lagrum som angav att rätt till underhållsstöd förutsätter att föräldrarna inte bor tillsammans. Som framgått ovan ska alltså en beslutsmotivering alltid ange vilka rättsregler som tillämpats. Att det däremot inte är tillräckligt att enbart redogöra för innehållet i den tillämpade bestämmelsen har JO tidigare konstaterat. hade i ett beslut att inte bevilja en person arbetsskadeersättning som motivering endast angett att skälen mot ett samband mellan olycksfallet och de besvär som orsakat arbetsförmågan efter samordningstidens utgång, är betydligt starkare än skälen för ett sådant samband (dåvarande 2 kap. 2 § lagen om arbetsskadeförsäkring). JO ansåg inte att en sådan motivering kunde godtas om det inte klargjordes vilka skäl det var som talade mot ett samband (JO 1981/82 s. 276). 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Beslut om underhållsstöd riktade mot den betalningsskyldige föräldern Mallar och standardformuleringar förekommer i det flesta av beslut. Som jag uttalat (se mitt beslut i ärendet med dnr 6471-2011) måste emellertid innehållet i dessa anpassas till förhållandena i det enskilda fallet, vilket kräver både noggrannhet och eftertanke från myndighetens sida. När det gäller maskinella beslut är handläggarens möjligheter att påverka textinnehållet starkt begränsade. Desto viktigare är det naturligtvis då att det i förväg fastställda innehållet är korrekt. De allra flesta av beslut att bevilja underhållsstöd riktade mot den betalningsskyldige föräldern är maskinella. Av utredningen i ärendet framgår att dessa inte innehåller något motiveringsavsnitt. Besluten i fråga saknar således motivering, vilket strider mot förvaltningslagens regler. Jag är kritisk till detta. I remissvaret anges att avser att åtgärda bristen. Vid min inspektion av , nationellt försäkringscenter (NFC) den 9–kunde jag emellertid konstatera att även de maskinella beslut som fattats så sent som saknade motiveringsavsnitt. Efter att ha tagit del av riktlinjer (2005:14) Att skriva beslut i (bilaga 2), det handledarstöd inklusive checklista som myndigheten hänvisar till (bilaga 3) samt rapporten av beslut (bilaga 4) vill jag anföra följande. I remissvaret hänvisar till sina riktlinjer (2005:14) och anför att handläggaren, när motiveringen byggs upp, i ett första steg ska redogöra för vilka krav som ska vara uppfyllda för att man ska ha rätt till den sökta förmånen. Därefter ska de relevanta omständigheterna i ärendet beskrivas. Slutligen ska handläggaren förklara vad beslutet innebär för den försäkrade. Jag har noterat att det av riktlinjer (2005:14) på ett tydligare sätt än i remissvaret framgår att det är de omständigheter som varit avgörande för beslutet, och därmed förklarar varför kraven inte är uppfyllda, som ska ingå i beslutsmotiveringen. Jag har också noterat att det i de aktuella riktlinjerna förtydligas att det inte är tillräckligt att enbart redogöra för innehållet i den tillämpade bestämmelsen. Jag har vidare lagt märke till att i de exempel som ges i handledarstödets checklista (bilaga 3 s. 7) har sammanblandat vad som utgör avgörande omständigheter med vad som är en beskrivning av ärendet. Rapporten av beslut visar att det är vanligt att denna sammanblandning också sker i praktiken (bilaga 4 s. 2). För att det ska vara möjligt för personal att uppfylla det viktiga kravet att redogöra för de avgörande omständigheterna, får det naturligtvis inte finnas några oklarheter i fråga om vad som avses därmed. Handledarstödets checklista bör alltså ses över och exemplen skrivas om. Av den nämnda rapporten framgår också att beslut om sjukpenning ofta bara innehåller den fasta malltexten Du har inte rätt till sjukpenning därför att bedömer att din arbetsförmåga inte är nedsatt med minst en fjär- 2 013 /1 4:J O1 dedel på grund av sjukdom. En sådan motivering, som endast redogör för innehållet i den tillämpade bestämmelsen, uppfyller inte de grundläggande kraven (se det ovan refererade beslutet JO 1981/82 s. 276). Jag kan tillägga att jag ofta lägger märke till de ovan beskrivna bristerna i min tillsynsverksamhet. Av remissvaret framgår att löpande arbetar med att förbättra sina beslutsmotiveringar och med att följa upp resultatet av sitt arbete. Enligt remissvaret är en ny uppföljningsrapport under arbete. Det har kommit till min kännedom att arbetet med den kommer att slutföras . Jag önskar ta del av rapporten när den har färdigställts samt i förekommande fall även av redogörelsen för vilka åtgärder kommer att vidta med anledning av resultatet. Jag har för avsikt att även i övrigt följa utvecklingen av arbete med att förbättra sina beslutsmotiveringar. Allvarlig kritik mot för bl.a. att vid upprepade tillfällen ha lämnat sekretesskänsliga uppgifter på en telefonsvarare (Dnr 6471-2011) Beslutet i korthet: har vid upprepade tillfällen lämnat sekretesskänsliga uppgifter på en telefonsvarare tillhörande den försäkrades familj. I beslutet uttalas att socialförsäkringssekretessen är till för att skydda den enskildes integritet och att uppgifter som omfattas av sekretesskyddet måste hanteras varsamt så att inte obehöriga får del av dem. ChefsJO ser allvarligt på agerande i denna del. har vidare – även det vid upprepade tillfällen – lämnat felaktig information till den försäkrade. I ett fall berodde den felaktiga informationen på att hade använt ett standardiserat brev utan att anpassa innehållet till den försäkrades förhållanden. ChefsJO uttalar i det sammanhanget att standardformuleringar och mallbrev måste individanpassas och att bruket av sådana därför kräver både noggrannhet och eftertanke från myndighetens sida. Det har även förekommit flera andra brister i ärendet, t.ex. långsam handläggning i både grund- och omprövningsärenden. Den sammantagna kritiken mot är allvarlig. I en anmälan, som kom in till JO , klagade . på handläggning av hennes ärende om sjukpenning. Hon anförde bl.a. att handläggaren i ärendet hade lämnat meddelanden som innehöll känsliga uppgifter på familjens röstbrevlåda, att hon hade blivit otrevligt bemött, att handläggningstiden hade varit lång, att hon hade fått felaktig information samt att handläggningen hade varit slarvig i största allmänhet. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Ärendet remitterades till som anmodades att yttra sig över det som L.D.H. I ett remissvar anförde följande. Handläggning hos LFC Söderort Sjukpenning betalades ut till L.D.H. Utredning av L.D.H:s arbetsförmåga i förhållande till hennes arbete som förskollärare gjordes fortlöpande . För att kunna göra en fullständig och korrekt bedömning av hennes besvär och hur dessa begränsade hennes förmåga till arbete behövde en adekvat dokumentation av hennes hjärtbesvär. En hjärtutredning behövdes för att skulle kunna bedöma L.D.H:s arbetsförmåga i förhållande till det egna arbetet eller ett arbete på den reguljära arbetsmarknaden. I avvaktan på resultatet av hjärtutredningen betalades sjukpenning ut. Resultaten från arbetsprover och ekokardiografi på utförd 3 och kom tillhanda . Efter genomgång av utredningen bedömde personlig handläggare , som var ansvarig för ärendet och som är namngiven i anmälan till JO, att den medicinska utredningen tillsammans med övrig utredning visade att arbetsförmågan inte var nedsatt med vare sig i det egna arbetet, annat arbete hos arbetsgivaren eller arbete på den reguljära arbetsmarknaden. sin bedömning på telefonsvarare eftersom hon inte fick personlig kontakt på telefon. skickade handläggaren ett informationsbrev om att utifrån de underlag som fanns, bedömde att det var tveksamt om L.D.H:s arbetsförmåga var nedsatt i en sådan omfattning att hon kunde få sjukpenning efter . I brevet informerades L.D.H. om att skulle utreda hennes rätt till sjukpenning närmare om det kom in ett nytt medicinskt underlag för tiden efter . Det var dock möjligt att utredningen skulle leda till att inte kunde betala någon sjukpenning efter ovanstående datum. kontaktade handläggaren och ville komplettera sitt ärende med en hjärtutredning på . Utredningen kom in till . Handläggaren bedömde att utredningen från inte ändrade tidigare ställningstagande och meddelade detta till L.D.H. hade handläggaren ett telefonsamtal med L.D.H. som då var införstådd med att hennes sjukpenning skulle upphöra efter . skickade handläggaren ett brev för att säkerställa att L.D.H. fick all relevant information. Brevet innehöll dessutom en standardiserad information om att det var viktigt att hon började arbeta eller registrerade sig på Arbetsförmedlingen och aktivt sökte arbete om kommande beslut innebar att L.D.H. inte kunde få sjukpenning. Om hon gjorde det kunde hon behålla sin sjukpenninggrundande inkomst (SGI). Om hon inte gjorde det skulle hennes SGI bli . möjlighet att lämna sitt samtycke till att hennes läkare skulle ha rätt att läsa beslutet. 2 013 /1 4:J O1 skickade in ett sådant samtycke och kom med synpunkter bland annat på att inte tagit med behandlande läkares bedömning av hennes arbetsförmåga, bagatelliserat hennes hjärtbesvär samt att informationen om hennes SGI varit felaktig. Handläggaren svarade henne med ett brev och bekräftade att informationen om SGI varit felaktig och att sjukpenning tidigare hade godkänts i avvaktan på hjärtutredningen . Handläggarens bedömning var fortfarande att L.D.H:s beskrivna besvär inte satte ned hennes arbetsförmåga vare sig att arbeta heltid i sitt ordinarie arbete eller i arbete på den reguljära arbetsmarknaden. Hon hade jämfört underlagen från hjärtutredningen från med underlagen från Heart . De senare underlagen visade på ett lätt förstorat förmak och i övrigt normala förhållanden. Ingen skada kunde längre ses efter tidigare genomgången hjärtinfarkt. I läkarintyget för tiden till och med som fanns i ärendet var det inte beskrivet att L.D.H. fortfarande skulle ha några aktivitetsbegränsningar relaterade till huvuddiagnosen korpuscancer och utmattning. Beslut om att sjukpenning inte skulle betalas efter fattades och skickades till L.D.H. innehöll information om möjligheten att begära omprövning. fanns inte något läkarintyg avseende tiden efter och därmed inte något formellt anspråk på fortsatt utbetalning av sjukpenning efter det datumet. kom in med begäran om att skulle ompröva beslutet. Till skrivelsen bifogade hon ett medicinskt underlag med sjukskrivning på en fjärdedels omfattning från till och med samt utredningar på Sophiahemmet utförda . Begäran diariefördes på LFC Söderort och skickades till omprövningsenheten som tog emot begäran . Eftersom det nya medicinska underlag som bifogats omprövningsbegäran avsåg en ny sjukskrivningsperiod återsände omprövningsenheten det medicinska underlaget till LFC Söderort för bedömning. ringde handläggaren på LFC Söderort och upplyste om att hon skickat in medicinska underlag för tiden till och med . kom ytterligare underlag med sjukskrivning för tiden till och med . Bägge underlagen gällde sjukskrivning med en fjärdedels omfattning. Av journalanteckningar framgår att handläggningen och ställningstagande till underlagen påbörjades . skickade handläggaren ett brev med information om att övervägde att inte betala någon sjukpenning från till och med . Utifrån de medicinska underlag och utredningar som fanns saknades skäl att bedöma L.D.H:s arbetsförmåga mot hennes arbete som förskollärare. Arbetsförmågan ansågs inte nedsatt i ett arbete på den reguljära arbetsmarknaden. kom ett brev från L.D.H. som var adresserat till ansvarig enhetschef med klagomål på handläggningen av hennes sjukpenningärende och med en begäran om att få byta handläggare. Av journalen framgår att handläggaren av misstag hade bildat sig en uppfattning om att tiden för prövning av sjukpenningrätten blivit fel angiven i brevet fast så inte var fallet. Hon talade in ett meddelande på L.D.H:s mobilsvar att prövningen av rätten till sjukpenning avsåg tiden till och med . Förmodligen berodde missuppfattningen på att utredningen från Sophiahemmet gjordes . Enhetschefen besvarade L.D.H:s brev med frågor och synpunkter. Han bekräftade att vissa datum och hänvisningar och uppgif- 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 ter i brevet blivit felaktiga. Han meddelade också att nu gällande period för bedömning av rätt till sjukpenning inleddes . Han beklagade särskilt att hon fått meddelanden på telefonsvararen där ämnen som rörde sjukdomsbild och rätt till ersättning berörts. Han tillmötesgick inte hennes begäran att få byta handläggare. skickade beslut om att avslå L.D.H:s begäran om sjukpenning till och med . skickades en rättelse om att beslutet avsåg tiden till och med . Från övertog LFC ansvaret för handläggningen av ärenden för anställda vid där L.D.H. hade sin anställning. Ett läkarintyg för L.D.H. avseende perioden till kom in till . ringde till kundcenter då hon ville ha kontakt med en handläggare och hon fick då information om sitt ärende. Hon ringde åter samt . Vid det senare datumet blev hon uppringd av E.B.A., den handläggare vid LFC som kom att handlägga hennes ärende och som även är namngiven i anmälan till JO. Handläggaren berättade att hon hade fått L.D.H:s ärende veckan innan och att hon inte hade hunnit titta på det ännu, men att hon skulle göra det. Handläggaren lovade att återkomma till L.D.H. då hon läst ärendet. Enligt journalen framförde L.D.H. att hon tyckt att det tidigare ärendet handlagts felaktigt och hon berättade även om sin hälsa och arbetstid. Vid samtalet informerade handläggaren övergripande om reglerna för rätten till sjukpenning. startade handläggaren en utredning om L.D.H:s SGI. åter till kundcenter för att hon ville tala med sin handläggare. ringde handläggaren tillbaka och informerade att hon väntade på ett beslut gällande SGI och att hon därefter skulle ta ställning till ärendet. SGI-ärendet blev klart och fattade handläggaren ett beslut om att L.D.H. inte hade rätt till sjukpenning. Handläggaren valde att även ta med ett medicinskt underlag som L.D.H. bifogat sin begäran om omprövning i sitt beslutsunderlag men det framgår inte av journalen varför dessa handlingar tillförts ärendet. även uppringd av en enhetschef, då hon tidigare hade sökt denne. De talade om handläggningen av L.D.H:s ärende och bedömning av beslutsunderlaget. Handläggning hos omprövningsenheten (NFC ) L.D.H:s begäran om omprövning av beslut kom in till omprövningsenheten . Med anledning av ärendebalanser på omprövningsenheten handlades omprövningsärendet inte förrän . Beslutet av ändrades inte, vilket framgår av omprövningsbeslut daterat . Eftersom det nya medicinska underlag som bifogats omprövningsbegäran avsåg en ny sjukskrivningsperiod, återsände omprövningsenheten det medicinska underlaget till LFC Söderort för bedömning. kom in till med en begäran om omprövning av beslutet om att hon inte hade rätt till sjukpenning från till och med . 2 013 /1 4:J O1 Omprövningsenheten skickade ett bekräftelsebrev till L.D.H. Av bekräftelsebrevet framgick att hennes begäran om omprövning hade kommit in till samt uppgift om att tyvärr inte kunde säga när omprövningen skulle vara klar eller när L.D.H. skulle få ett beslut. kom in med en begäran om omprövning av beslutet om att hon inte hade rätt till sjukpenning för perioden till . Omprövningsenheten skickade ett bekräftelsebrev till L.D.H. Av bekräftelsebrevet framgick att hennes begäran om omprövning hade kommit in till samt uppgift om att tyvärr inte kunde säga när omprövningen skulle vara klar eller när L.D.H. skulle få ett beslut. för L.D.H:s anmälan till JO, , hade handläggningen inte påbörjats av de två inlämnade omprövningsärendena och i det senare av ärendena hade bekräftelsebrevet inte sänts till L.D.H. för L.D.H:s anmälan till JO hade det gått den första begäran om omprövning kom in till . Omprövningsbeslut fattades i båda L.D.H:s ärenden och de två grundbesluten ändrades inte. Handläggningstiden för L.D.H:s första ärende uppgick och för hennes andra ärende . kan konstatera att följande brister har förekommit i handläggningen av L.D.H:s olika ärenden. Hantering av sekretesskyddade uppgifter handläggare har lämnat uppgifter om L.D.H:s hälsotillstånd på en röstbrevlåda som tillhör den försäkrades familj. Sekretesskyddade uppgifter och andra uppgifter av känslig karaktär ska inte lämnas på telefonsvarare. I de fall personen inte kan nås på telefon kan handläggaren lämna meddelande med önskemål att bli uppringd eller skicka brev per post. I detta fall har ansvarig enhetschef informerat den lokala enheten om att inte lämna sekretesskyddade uppgifter på telefonsvarare. På central nivå har med anledning av det inträffade publicerat ett informationsmeddelande på intranätet () om vikten av att information som lämnas på telefonsvarare inte innehåller sekretesskyddade eller i övrigt känsliga uppgifter. En kopia av det informationsmeddelandet bifogas detta yttrande [ej medtaget här, JO:s anm.]. Beslutet borde inte ha fattats eftersom det inte fanns någon sjukskrivning avseende tiden efter och det därmed inte fanns något formellt anspråk på fortsatt utbetalning av sjukpenning till L.D.H. efter det datumet. Det hade därför varit tillräckligt med informationsbrevet om att utbetalningen skulle upphöra efter . Något beslut borde inte ha fattats och besvärshänvisningen borde inte ha lämnats. Informationen till den försäkrade borde rätteligen endast ha innehållit en upplysning om att skulle pröva L.D.H:s rätt till 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 sjukpenning för perioden efter om hon kom med nytt medicinskt underlag avseende den perioden. Genom besvärshänvisningen har L.D.H. blivit vilseledd att begära omprövning. handläggare har felaktigt meddelat L.D.H. att prövningen av rätten till sjukpenning efter hennes begäran av avsåg perioden från till fast prövningen gällde perioden från till . Den felaktiga perioden har bekräftats i ett brev från ansvarig enhetschef. Även avslagsbeslutet har innehållit samma fel vilket har blivit rättat genom ett nytt beslut . Trots att underlagen hade kvalitetssäkrats före beslut att avslå begäran om sjukpenning har felaktiga datum angetts . Informationen om SGI i brevet var inte i sin helhet relevant för L.D.H. Hon hade vid det tillfället en anställning på . Inkomsten från den anställningen låg till grund för hennes heltids-SGI. Hon var sjukskriven på en fjärdedel av sitt arbetsutbud, det vill säga . Korrekt informationen skulle ha varit att L.D.H. för att kunna behålla sin nuvarande SGI måste återgå till sitt arbete i tidigare omfattning eller ställa sig till arbetsmarknadens förfogande så att det totala arbetsutbudet blev . Informationen om SGI har hämtats från ett så kallat standardbrev som bör individanpassas i varje enskilt fall. Varken ansvarig handläggare eller kvalitetssäkringsfunktionen har uppmärksammat att de standardiserade formuleringarna inte var relevanta för L.D.H. Att felaktig information, som konstaterats ovan, har lämnats är enligt bedömning en följd av bristande handläggnings- och kvalitetssäkringsrutiner på det handläggande kontoret. Detta kan också ses i ljuset av att LFC Söderort hade höga balanser och att personalens arbetsbelastning var hög. Bristerna kommer att åtgärdas dels genom kompetenshöjande insatser på det handläggande kontoret dels genom omfördelning av ärenden mellan olika kontor. För att åstadkomma jämnare ärendevolymer har ärenden flyttats från LFC Söderort till LFC . Av utredning framgår att det har uppstått uppehåll i handläggningen av L.D.H:s ärenden. De nya medicinska underlagen som bifogades begäran om omprövning skulle rätteligen ha behandlats av LFC Söderort som en begäran om sjukpenning från . På grund av de felaktiga hänvisningarna som konstaterats ovan skickades handlingarna i stället till omprövningsenheten. Först återsändes de medicinska underlagen från omprövningsenheten till LFC Söderort för handläggning och beslut. När begäran om omprövning registrerades skulle det medicinska underlaget för tiden till och med och utredningen på Sophiahemmet tagits om hand och en bedömning om rätt till sjukpenning ha gjorts senast , det vill säga . Beslutet i det ärendet har meddelats . 2 013 /1 4:J O1 framför i sin anmälan till JO att hon sänt in ett läkarintyg som var daterat och att det ankomststämplats . I ärendet finns ingen förklaring till varför handlingen inte ankomststämplades i anslutning till att den kom in. Det finns inte heller några sparade uppgifter om när ärendet kom till LFC och därmed inte heller några uppgifter om hur länge handläggaren dröjde med att ta kontakt med L.D.H. Av journalanteckningarna framgår att handläggningen av ärendet påbörjades först och att beslut meddelades den Den aktuella begäran sändes till i samband med att LFC delvis tog över ansvaret för ärendehandläggning från LFC Söderort. Den omständigheten kan ha haft betydelse för att handläggningen av L.D.H:s begäran om sjukpenning initialt tog . begärde omprövning av beslutet om att hon inte skulle få sjukpenning från till och med och begärde hon omprövning av beslutet om att hon inte skulle få sjukpenning från till . Beslut i båda omprövningsärendena fattades . kunde i omprövningsärendet som kom in den inte uppnå den handläggningstid som anges som målsättning i allmänna råd. I syfte att få en jämnare och snabbare handläggningstid, rekryterade ytterligare omprövningshandläggare samt fördelade om ärenden internt och gjorde en avarbetningsplan för äldre ärenden. bifogade sitt samtycke till att hennes behandlande läkare skulle få läsa beslut i hennes ärende. Av handlingarna i ärendet framgår att beslutet inte skickades till läkaren. framför i sin anmälan att ett läkarintyg som hon bifogat en begäran om omprövning har tagits som beslutsunderlag för avslagsbeslutet som meddelats av LFC . I ärendejournalen finns inte dokumenterat varför det läkarintyget tillfördes det aktuella ärendet då det sänts till i ett annat syfte. beklagar djupt de brister som förekommit i handläggningen av L.D.H:s ärenden. har ovan redovisat de åtgärder som vidtagits för att förebygga och undvika liknande brister framöver. Förutom de brister i handläggningen som konstaterats ovan är L.D.H. i anmälan kritisk mot hur handläggare bemött henne. Till stor del handlar det om hur de uttryckt sig vid samtal med L.D.H. Allmänt sett sker inte journalföringen hos på ett så detaljerat sätt att det är möjligt att utläsa vilket ordval som har använts i kontakterna med de försäkrade. Journalerna innehåller i regel en sammanfattning av vad som har förekommit i kontakterna. Det är därför inte möjligt att närmare kommentera kritiken. vill dock framhålla att det är myndighetens strävan att ständigt förbättra sitt kundbemötande och att kunder ska få en så korrekt information som möjligt. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 I ett beslut anförde chefsJO Fura följande. Hantering av sekretesskyddade uppgifter Huvudregeln om socialförsäkringssekretess finns i 28 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, där det anges att sekretess gäller hos för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående lider men om uppgiften röjs och uppgiften förekommer i bl.a. ärende om sjukpenning. Utredningen i ärendet visar att personal vid upprepade tillfällen har lämnat sekretesskänsliga uppgifter på en telefonsvarare tillhörande L.D.H. och hennes familj. Socialförsäkringssekretessen är till för att skydda den enskildes integritet. Uppgifter som omfattas av sekretesskyddet måste därför hanteras varsamt så att inte obehöriga får del av dem. Sekretesskyddade uppgifter ska självfallet inte lämnas på en telefonsvarare. Jag ser allvarligt på agerande i denna del.