frsrdg · H104JO1 · 2013-11-13 00:00:00 — De handlingar som lämnades ut utgjordes av två listor om sju respektive fyra sidor. Den första listan avsåg intern och extern representation och den andra egna utlägg. Den förra innehöll uppgifter om verifikationsnummer, verifikationsdatum, period, konto, kostnadsställe, belopp, en kortare text som beskrev redovisningsposten t.ex. UD, lunch på rådet den 7/10 09, och leverantör. Den senare innehöll likartade men färre uppgifter och saknade individuella beskrivningar av redovisningsposterna. fick, sedan han anmält saken till JO, del av handlingarna – med vissa sekretessmarkeringar – efter det att han begärt dem. har i sitt yttrande uppgett att den långa väntetiden berodde på att det tog att ta fram dem, att sekretessprövningen var tidskrävande eftersom materialet var omfattande och att man behövde gå igenom ett stort antal av de handlingar som låg till grund för uppgifterna. De begärda handlingarna synes, i enlighet med vad angett, motsvara ett ordinärt huvudboksutdrag ur redovisningssystem och avsåg ett begränsat antal uppgifter ur detta. Handlingarna måste ha kunnat tas fram snabbt och enkelt. har angett att vissa uppgifter omfattats av försvarssekretess enligt 15 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen, dock utan att närmare utveckla detta. har vidare angett att man vid sekretessprövningen behövde gå igenom det bakomliggande underlaget för uppgifterna, men inte varför detta varit nödvändigt. har inte heller i övrigt lämnat någon närmare information om den sekretessprövning som skett. Av de knapphändiga upplysningar lämnat om vari sekretessprövningen bestått, och med beaktande av vilka uppgifter som lämnats 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 ut, går det inte att dra någon annan slutsats än att själva prövningen borde gått att genomföra på någon eller och att handläggningen som helhet inte borde ha behövt ta särskilt än så. Oavsett hur det närmare förhåller sig med den saken framstår de som fick vänta som vida överstigande den tidsram inom vilken en begäran av det slag han gjorde ska vara besvarad. Ärende 2; första anmälan begäran i denna del avsåg s.k. telefonloggar, dvs. uppgifter om inkommande och utgående samtal m.m., för vissa befattningshavares tjänstetelefoner. Det rörde sig om potentiella handlingar, som omfattas av offentlighetsprincipen och dess krav på skyndsamt utlämnande. begäran, som motiverade särskilda överväganden, kom att handläggas som ett regeringsärende. Regeringen avslog den med hänvisning till sekretess. Regeringens beslut omfattas inte av JO:s tillsyn, som i detta fall inskränker sig till hur ärendet handlades av innan det genom att överlämnas till regeringens prövning upphörde att vara ett regeringskansliärende. Att ett ärende om handlingsutlämnande överlämnas till regeringen innebär att ansvaret för att det hanteras i enlighet med grundlagens och offentlighets- och sekretesslagens krav överflyttas från en konstitutionell nivå till en annan. Det är därför viktigt att det tydligt klargörs såväl att överlämnande sker som när detta sker. Ett överlämnande ersätter vidare ett ställningstagande på tjänstemannanivå. Det bör därför ske inom samma tidsram (se JO 2009/10 s. 483 [s. 512]). Det ålåg alltså att antingen skyndsamt besluta i utlämnandefrågan eller att, med iakttagande av samma skyndsamhetskrav, överlämna ärendet till regeringens prövning. gjorde sin framställan . har inte redogjort för när överlämnandet skedde. Det kan dock inte ha varit innan ärendet mellan och skickades till Statsrådsberedningen. Uppgifter i anmälan, som inte har motsagts av , tyder på att ärendet för anmälan till JO, , ännu inte hade överlämnats. Det betyder att det i vart fall tog närmare att bestämma sig för att framställan skulle handläggas som ett regeringsärende. har i sitt yttrande inte berört vilka överväganden som gjordes i överlämnandefrågan, utan har endast konstaterat att regeringen meddelade beslut utan föregående tjänstemannabesked samt förklarat handläggningstiden som helhet med att sekretessprövningen inte var okomplicerad. har genmält att det inte var sekretessprövningen som tog tid; fördröjningen berodde i stället på att hennes begäran över huvud taget inte handlades utan skickades runt till olika handläggare som saknade mandat att fatta beslut. Att ta fram de begärda telefonloggarna kan inte ha tagit mer än någon dag i anspråk. Det måste därefter tämligen omgående ha stått klart att ärendet var av det slaget att ett överlämnande till regeringen aktualiserades. 2 013 /1 4:J O1 instruktion är det tveksamma fall som kan överlämnas dit, varför det är tillräckligt att konstatera just detta. Ett beslut om hur framställan skulle handläggas borde mot den bakgrunden ha kunnat fattas än efter de cirka det nu synes ha tagit. Till den bristfälliga handläggningen hör att det är oklart vem inom tjänstemannaorganisationen som ansvarat för ärende. Det synes vara Förvaltningsavdelningen som förvarar telefonloggar. En- ligt instruktionen för skulle ärendet därmed ha handlagts där. Det låg dock uppenbarligen hos i – vilket redan det är en med regelverket oförenlig fördröjning – innan det överlämnades till Förvaltningsavdelningen. När och varför ärendet sedermera sändes till Statsrådsberedningen har inte redovisats. Statsrådsberedningen har slutligen – , oklart exakt när – överlämnat ärendet till regeringens prövning. Turerna illustrerar den oklarhet, för att inte säga oreda, som belysts ovan; det är uppenbart att detta bidragit till den oacceptabelt långa handläggningstiden. Ärende 3; andra anmälan andra framställan gällde transaktionslistor i bokföring. Det rörde sig även i detta fall om potentiella handlingar, som omfattas av offentlighetsprincipen och dess krav på skyndsamt utlämnande. fick, sedan hon anmält saken till JO, ut det hon begärt – med undantag för uppgifter som sekretessbelades – efter det att hon gjort sin framställan. har uppgett att fördröjningen berodde på att transaktionslistorna var omfattande och att sekretessprövningen därför blev tidskrävande. Beträffande sekretessprövningen har tillfogat att begäran gällde uppgifter som var för sig kan vara harmlösa men som i en mängd ger en bild av vilka rutiner som gäller och som sammantagna skulle kunna användas för en kartläggning av den centrala statsledningen. Ett röjande kunde därför antas vålla fara för rikets säkerhet. Jag ser ingen anledning att ifrågasätta bedömning av behovet av sekretessprövning. Det sätt på vilket prövningen genomförts framstår i ljuset av gällande regler om handlingsutlämnande dock som både ostrukturerat och stelbent. Av utredningen framgår således att sedan transaktionslistor omgående tagits fram av handläggaren på Förvaltningsavdelningen skickades de runt på ett sätt som var ägnat att fördröja snarare än skynda på processen. Inledningsvis tillställdes de samtliga departement, som i vissa fall dröjde med sina svar. Först mellan hade samtliga departement gett in sina synpunkter till Förvaltningsavdelningen, som i sin tur vidarebefordrade materialet till Statsrådsberedningen. Där gjordes en ny, samlad, sekretessprövning, som synes ha tagit ytterligare någon månad, varefter det som bedömdes vara offentligt lämnades ut . Att denna handläggning inte präglats av en strävan att skyndsamt ta ställning till insynsbegäran ligger i öppen dag. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Till den bristfälliga handläggningen hör, på samma sätt som beträffande begäran om att få del av telefonloggar, att det framstår som oklart vem som haft ansvaret för ärendet. handläggning av och framställningar om att få ut allmänna handlingar har inneburit grova åsidosättanden av tryckfrihetsförordningens krav på skyndsamhet. Att döma av det som utretts och av egen beskrivning har brister i organisation, ansvarsförhållanden och rutiner bidragit till att grundlagens krav inte efterlevts. Likartade iakttagelser har gjorts i tidigare granskningar. Det är från JO:s synpunkt ovanligt att uppenbara brister i handläggningen av frågor som gäller offentlighetsprincipen uppdagas inom en myndighet utan att myndigheten själv vidgår och beklagar det som brustit. I de här granskade fallen synes anse att dess handläggning varit normal och godtagbar. Jag vill i anledning av detta avslutningsvis framhålla att det är särskilt viktigt att just regeringens kansli respekterar allmänhetens insynsrätt. I motsatt fall är risken stor att inte heller andra myndigheter anser sig behöva leva efter grundlagens bokstav, vilket skulle vara ett hot mot offentlighetsprincipen. Som framgått ankommer det på och ytterst dess ledning att se till att det finns en väl fungerande berednings- och beslutsordning för frågor som rör utlämnande av handlingar. JO:s tillsyn omfattar inte regeringen och enskilda statsråd, som i stället granskas av konstitutionsutskott. En kopia av detta beslut sänds dit. 2 013 /1 4:J O1 Kritik mot som dröjt med att lämna ut en allmän handling (Dnr 4506-2012) Beslutet i korthet: En journalist som begärt ut handlingar rörande intern representation vid har ifrågasatt hur hans framställningar hanterats. kritiseras för att i ha väntat med att lämna ut en allmän handling, som i princip borde lämnats ut omgående. I beslutet framhålls att det är oförenligt med grundlagens skyndsamhetskrav att inom en myndighet skicka runt en handling för att i största allmänhet ge mottagarna möjlighet att lämna synpunkter på utlämnandet. Journalisten begärde även ut en handling med uppgifter om interna representation. Den lista han då fick upptog inte en julfest, vilket dock berodde på hur denna bokförts. I denna del finns inte tillräcklig grund för kritik mot . Att en pressekreterare underrättats om journalistens begäran m.m. har inte heller föranlett kritik. I beslutet framhålls att en myndighet har rätt att söka åtgärda brister som upptäcks i samband med att någon begär ut en handling, liksom att informera om såväl uppdagade brister som vidtagna åtgärder, så länge det inte medför att handlingsutlämnandet fördröjs. , journalist vid , har anmält till JO för handläggning av utlämnande av allmänna handlingar som innehöll uppgifter om intern representation. Han har anfört följande. Jag anser att en eller flera tjänstemän på har brutit mot tryckfrihetsförordningen och dess intentioner. En rad handlingar har, trots att de har tagits fram och kopierats, lämnats ut först långt i efterhand. Fördröjningen beror av allt att döma på att näringsminister stab kräver att ta del av och på olika sätt hantera handlingarna innan de lämnas ut. Detta moment har ingenting med normal sekretessprövning att göra utan är till synes enbart styrt av politiska intressen. Dessutom är handlingarna gällande internrepresentation typiskt sett av den arten att sekretess aldrig förekommer. Jag ifrågasätter också att inte fakturor från personalfester och andra nöjen har lämnats ut när jag har begärt transaktionslistor över all internrepresentationen på departementet. Här är bakgrunden till min anmälan och en tidsaxel över vad som har hänt. beställer jag all internrepresentation på och framåt. Beställningen gick till vikarierande expeditionschef . 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 skickar transaktionslistor över internrepresentationen. Begär jag ut 11 fakturor för internrepresentation från transaktionslistan – bland annat en nota från van der och en nota från . Jag begär också ut sammanställningar över hur mycket alla övriga departement har gjort av med på internrepresentation och framåt. 16.46 skickar de 11 fakturorna som beställdes och skriver att fakturan från van der har efterfakturerats . 17.49 kontaktar jag för att få underlaget kring fakturan som har efterfakturerats och löneavdraget som gjordes för spriten. 11.23 mejlar kopior på statssekreterare löneavdrag som har gjorts för spriten på och efterfaktureringen av notan från van der till . Löneavdraget och efterfaktureringen är daterade . 12.43 publicerar nyheten om spritavdraget och efterfaktureringen till efter att pressekreterare lämnat hela nyheten till reportern . Statssekreterare intervjuas av Ekot och berättar då bland annat hur ligger till när det gäller internrepresentation jämfört med andra departement – uppgifter som tagits fram på uppdrag av men ännu inte utlämnade. får jag handlingen med hur mycket respektive departement har lagt ut på internrepresentation som begärde ut . Handlingen har då legat hos stab åtminstone . lägger ut uppgifter om sin julfest på hemsidan. Trots att begärt ut all internrepresentation har vi inte fått ta del av denna. Julfesten har varit bokförd som seminarieverksamhet. Så har också en delfinshow, ett vinpaket och nöjen bokförts. Vikarierande expeditionschef har i intervjuer med Af- tonbladet bekräftat fördröjning av utlämnande av handlingar – att handlingar som jag har beställt har lämnats till näringsminister pressavdelning innan de har lämnats ut till mig. Denna anmälan har handlagts tillsammans med tre andra anmälningar från journalister mot (se JO:s beslut i ärendena 639-2012, 2463- 2012 och 2732-2012). 2 013 /1 4:J O1 anmodades att göra en utredning och yttra sig över anmälan. (expeditionschefen vid ) inkom med ett yttrande. I yttrandet lämnades följande redogörelse för begäran och dess handläggning. [] kontaktade tf. expeditionschefen , först per telefon därefter per e-post, och begärde att få ta del av följande handlingar: 1.All representation, alla utlägg, dokumentation kring alla resor och reseräkningar för och framåt. 2.All internrepresentation på och framåt. Arbetet med att ta fram de begärda handlingarna påbörjades . ringde tf. expeditionschefen till . Tf. expeditionschefen informerade om att begärda utläggskvitton hade tagits fram och skulle faxas till honom omgående. Vidare informerade tf. expeditionschefen om att det inte fanns några reseräkningar för . Vad gällde representation och resor kom tf. expeditionschefen och överens om att tf. expeditionschefen skulle skicka en transaktionslista, så skulle återkomma med besked om vilket underlag han ville ta del av. Bakgrunden till denna överenskommelse var att det rörde sig om en förhållandevis stor mängd bokförda poster och att bedömningen var att det skulle ta tid att ta fram och sekretesspröva samtliga fakturor. Tf. expeditionschefen uppfattade att var nöjd med arrangemanget. Han uttryckte vid det tillfället ingen åsikt om att handläggningen hade tagit . Utläggskvittona faxades till . Efter dialog med hade uppgifter om personnummer och kortnummer tagits bort. Transaktionslistorna skickades med e-post till . Av transaktionslistorna framgick tydligt vilka konton som omfattades av utdraget, nämligen, såvitt avser representationen, kontona personalrepresentation (intern representation) och extern representation. återkom per telefon och räknade upp ett antal fakturor från transaktionslistan som han ville ta del av. ställde också frågor kring det stora antalet chefsluncher (den frågan besvarades per e-post ) samt begärde att få en sammanställning över hur stora belopp som samtliga departement redovisat som intern representation . Frågan rörande sammanställningen lämnades över till (Förvaltningsavdelningen) []. Arbetet med att ta fram och sekretesspröva fakturorna inleddes omgående av tf. expeditionschefen. efter det att tf. expeditionschefen hade fått tillgång till fakturorna lämnades kopior av dem till en av näringsministerns pressekreterare. Syftet med denna åtgärd var av informativ karaktär. Efter sekretessprövningen scannades fakturorna och skickades med e- post till . Vid det laget hade departementet uppmärksammat felaktigheter rörande två av fakturorna. Av den anledningen begärdes löneavdrag för vissa poster i en faktura, och en faktura efterfakturerades till . Detta informerades om i samband med att handlingarna lämnades ut. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 återkom per telefon och hade vissa frågor. Han begärde då också att få ta del av ytterligare handlingar. återkom med dessa frågor i ett e-postmeddelande . återkom med ytterligare frågor kl. 9.45, 9.46, 9.52, 10.26 och 10.57. Samtliga frågor utom den sistnämnda besvarades i ett e-postmeddelande . återkom med ytterligare en fråga . skickades per e-post de återstående handlingar som begärt att få ta del av. återkom med en ännu en fråga . svarade tf. expeditionschefen på alla återstående frågor utom en. Något återkom per telefon med anledning av Ekots rapportering kring fakturorna. Tf. expeditionschefen svarade då också muntligen på hans sista fråga. Sammanställningen över hur stora belopp som samtliga departement redovisat som intern representation lämnades ut av Förvaltningsavdelningen . hade , liksom övriga departement, fått ta del av ett utkast till sammanställning som ett led i Förvaltningsavdelningens hantering av utlämnandeärendet. Avslutningsvis redovisade följande bedömning begäran att få ta del av allmänna handlingar gjordes i olika omgångar då arbetssituationen för de personer som var i tjänst på var mycket ansträngd. Inte desto mindre dröjde det inte i något fall längre än till dagen därpå innan transaktionslistor och kopior av fakturor lämnades ut. anser att departementet har handlagt begäran om utlämnande av kopior av de aktuella allmänna handlingarna skyndsamt i enlighet med vad som föreskrivs i 2 kap. 13 § andra stycket tryckfrihetsförordningen. Som har framhållits ovan lämnades kopior av de aktuella fakturorna till departementets politiska ledning i informationssyfte. Det kan vidare konstateras att departementet i dialogen med varit tillmötesgående och snabbt svarat på de många frågor han ställt. har inte haft anledning att uppfatta begäran på annat sätt än att den avsåg sådana fakturor som var bokförda som representation. Av den transaktionslista som fick ta del av framgick tydligt vilka konton som omfattades av utdraget. kommenterade yttrande och preciserade sina klagomål till tre punkter enligt följande. Sammanställningen över samtliga departements internrepresentation under en av definierad period Här sammanfaller yttrande om tidpunkter helt med mina uppgifter. Jag begärde ut handlingen och den levererades . Det är vad som hände mellan dessa datum som min anmälan avser. politiska tjänstemän fick undersökningen jag beställde redan den 6, 7 eller . Uppgifter ur materialet levererades sedan av statssekreterare i en ekosändning . Först fick jag mina begärda handlingar. 2 013 /1 4:J O1 Det är inte försvarligt. Det handlar inte om uppgifter som ska sekretessprövas, utan om klumpsummor gällande internrepresentation. Om uppgifter som jag har beställt levereras i en radiosändning borde jag som har beställt informationen få tillgång till den åtminstone . Julfesten som gömdes undan begärde jag all internrepresentation på och framåt. Men jag fick inte några uppgifter alls kring en av de största internrepresentationerna som hade skett – julfesten 2011. la ut uppgifter om den festen som hade bokförts som seminarieverksamhet på sin hemsida. Jag anser att det är uppenbart att en julfest ska betraktas som internrepresentation – oavsett hur den bokförs. Återigen hade handlingarna levererats till politiska tjänstemän som efter min begäran valde att lägga ut informationen på departementets hemsida. Spritavdraget och efterfaktureringen till Det hela börjar med att jag beställde ut två notor som plockades fram på . Men i stället för att skicka handlingarna till mig lämnades de till pressekreterare. Det var sprit på en av fakturorna och skattebetalarna hade fått stå för en krognota som skulle ha gått till . Allt detta hanterades och korrigerades innan jag fick ut handlingarna. Observera att detta inte rör arbete med sekretessfrågor. Jag fick alltså vänta över . Först efter att ett löneavdrag hade gjorts för spriten och hade fakturerats fick jag handlingarna. Då begärde jag ut själva löneavdraget och fakturan till – båda var daterade . Den sekretessprövning som gjordes innebar att de fyra sista siffrorna i statssekreterare personnummer ströks ur en handling. Redan innan jag fick handlingen med löneavdraget och fakturan till hade pressekreterare kontaktat Ekot och lämnat ut alla uppgifter. Jag anser att det inte är politiska intressen som ska styra när handlingar ska lämnas ut. I det radioinslag som har åberopat rapporteras att betalat en faktura för en middag som rätteligen skulle ha betalat. Statssekreteraren intervjuas och uppger att partiet ska betala fakturan och att orsaken till det inträffade är att man i samband med sommaren missade att informera om att partiet, inte departementet, skulle betala denna. Enligt statssekreteraren måste rutinerna för representation skärpas på departementet. Reportern säger att orsaken till att detta nu kommer fram är mediers uppmärksamhet och granskning av betalningar som gjort. Reportern berättar vidare att näringsminister själv ska ha sett till att all representation gåtts igenom. Statssekreteraren uppger i inslaget även att medierna begärt ut information om all intern representation på departementet och att han hört att det finns en jämförelse, enligt vilken skulle ligga väldigt lågt i jämförelse med de andra departementen. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 I ett beslut anförde JO Axberger följande. Allmänna bestämmelser om handlingsutlämnande m.m. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess (offentlighetsprincipen). Med handling avses inte bara konventionella handlingar utan också upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. En handling i den formen anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig för myndigheten med teknik som myndigheten själv använder. En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses förvarad hos myndigheten om denna kan ta fram den med rutinbetonade åtgärder. En sådan s.k. potentiell handling omfattas av offentlighetsprincipen. Regler om rätten att få ut allmänna handlingar gäller däremot inte sammanställningar av mer komplicerat slag. En myndighet är alltså inte, enligt dessa regler, skyldig att sammanställa uppgifter som finns i dess databaser annat än om detta kan ske med en begränsad arbetsinsats och till en ringa kostnad. För sammanställningar av personuppgifter gäller särskilda begränsningar. En allmän handling som får lämnas ut ska tillhandahållas genast eller så snart det är möjligt. Det ska ske på stället och utan avgift. Den som så begär har också rätt att mot fastställd avgift få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om utlämnande får ske. Ett visst ytterligare dröjsmål kan vara ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. I sådana fall kan det vara lämpligt att successivt lämna besked om vad som kan lämnas ut. Generella krav på myndigheters hantering av allmänna handlingar I 4 kap. offentlighets- och sekretesslagen finns bestämmelser om generella åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar. Av 1 § framgår att en myndighet ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar och 2 013 /1 4:J O1 vid övrig hantering av allmänna handlingar. Myndigheten ska särskilt se till att allmänna handlingar kan lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen och särskilt beakta att enskilda bör ges goda möjligheter att söka allmänna handlingar. Enligt 2 § ska varje myndighet upprätta beskrivningar med information om bl.a. myndighetens organisation m.m. i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar. I 5 kap. finns regler om myndigheters skyldighet att registrera allmänna handlingar.