frsrdg · H104JO1 · 2013-11-13 00:00:00 — Undertecknad svarade omgående att betyg är en offentlig handling som kan begäras ut anonymt. Vidare beklagade undertecknad det inträffade, se bilaga 8. () översändes på begäran av . kontaktuppgifter avseende en enskild medarbetare på myndigheten per e-post. Svar inkom (), se bilaga 9. Diskussionen med . fortsatte därefter per mail, se bilaga 10. hade . redan gjort en anmälan till JO. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 har mottagit en begäran om att få ta del av betyg avseende en av skolans deltagare. Inga handlingar har lämnats ut med anledning av den framställda begäran. Folkhögskolan är väl medveten om den skyldighet som föreligger för myndigheten att på begäran skyndsamt lämna ut kopior på allmänna handlingar i den mån dessa inte är belagda med sekretess. I det aktuella fallet kan myndigheten dock konstatera att de begärda handlingarna tyvärr inte lämnades ut i enlighet med begäran. Innan den bristande hanteringen uppdagades och myndigheten hunnit rätta till sitt misstag återkallades begäran. Med hänsyn till den bristande hantering som uppdagats ser myndigheten nu över sina rutiner/avser att arbeta fram rutiner för hantering av begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Rutinerna kommer att följa den av regionen upprättade handläggningsordningen. (Handläggningsordning för utlämnande av allmänna handlingar och uppgifter ur allmänna handlingar, framtagen av juridiska avdelningen.) Förvaltningen ämnar även verka för en förvaltningsgemensam utbildning rörande dessa frågor med övriga Regionfolkhögskolor. Utbildningen är planerad till den 28/11. har inte vidtagit några efterforskningar avseende vem som framställt den aktuella begäran eller i vilket syfte den framställts till myndigheten. Den som framställt begäran har vid kontakt med myndigheten själv uppgett sitt namn, sin adress och sin e-postadress. Den till myndigheten inkomna begäran som förvaras hos myndigheten är att betrakta som en allmän handling. Uppgifter i en allmän handling kan endast hemlighållas med stöd av lag. Uppgifterna om namn, adress och e-postadress som angetts i den aktuella begäran kan således hemlighållas endast för det fall dessa omfattas av sekretess. . bereddes tillfälle att yttra sig över remissvaret. I ett beslut anförde JO följande. Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få ut en avskrift eller en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En begäran om att få en avskrift eller en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som begäran gjorts. I 2 kap. 14 § tredje stycket TF anges att en myndighet inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling får efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Bestämmelsen innebär att var och en har rätt att ta del av alla offentliga handlingar hos en myndighet utan att uppge vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till, det s.k. anonymitetsskyddet. Ett undantag från denna huvudregel föreligger då efterforskning av sökandens identitet och ändamålet med framställningen behövs för att myndigheten ska kunna avgöra om handlingen kan lämnas ut. Detta undantag blir framför allt tillämpligt när den efterfrågade handlingen innehåller sekretess- 2 013 /1 4:J O1 Sökanden kan då genom att uppge sin identitet och redogöra för syftet med sin begäran visa att handlingen kan lämnas ut utan risk för att den som skyddas av sekretessen lider men. Vad först avser begäran om att få ta del av en allmän handling konstaterar jag att betyget borde ha lämnats ut i nära anslutning till hennes första begäran. Skolans handläggning har således brustit i denna del, något som skolan också gett uttryck för i sitt remissvar. Jag noterar att skolan vidtagit åtgärder för att minska risken för att liknande händelser ska inträffa . Med hänsyn till det sistnämnda och då . återtog sin begäran finner jag inte skäl att ytterligare uppehålla mig vid frågan. Av utredningen framgår att den assistent vid skolan som handlade utlämnandefrågan informerat den vars betyg framställningen avsåg om att handlingen begärts ut av . Detta skedde genom att e-postkorrespondens med skolan skickades vidare . Assistenten synes ha agerat på eget initiativ. . hade vid sina kontakter med skolan uppgett sitt namn. Assistentens agerande strider därför inte mot efterforskningsförbudet. Mot bakgrund av de intressen som bär upp offentlighetsprincipen framstår dock tjänstemannens agerande som olämpligt. Ärendet avslutas med den kritik som framgår av det ovan anförda. Kritik mot ett av Statens institutionsstyrelses ungdomshem för brister vid handläggningen av en begäran från polisen om att få ta del av två incidentrapporter (Dnr 6314-2011) P.O. vid , inom i , framförde i en anmälan till JO klagomål mot befattningshavare vid Statens institutionsstyrelses (SiS) ungdomshem angående handläggningen av en begäran om att få ta del av två incidentrapporter. P.O. anförde huvudsakligen följande. inkom en anmälan om misshandel på Rebeckahemmet till honom som förundersökningsledare och chef för mängdbrott. Målsäganden hade enligt anmälan blivit misshandlad av två andra personer på hemmet. Vid hans kontakt med hemmet framkom att två anställda hade bevittnat delar av misshandeln och att de hade upprättat var sin incidentrapport om vad de sett. Han begärde att få ta del av handlingarna. Han fick då beskedet från en behandlingsassistent att hon skulle prata med sin chef angående begäran med tanke på eventuell sekretess och att hon skulle återkomma med besked när så skett. Därefter har han och andra inom polisen påmint om incidentrapporterna. hade polisen fortfarande inte fått vare sig incidentrapporterna eller något beslut om varför polisen inte fått del av dem. Rebeckahemmets underlåtenhet att följa såväl tryckfrihetsförordningen som förvaltningslagens krav om samverkan mellan myndigheter påverkar inte bara handläggningen av ärendet negativt utan framför allt de inblandade personerna. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 JO anmodade SiS att inkomma med utredning och yttrande över vad som anfördes i P.O:s anmälan. SiS gav in ett remissvar av huvudsakligen följande lydelse. I en anmälan till JO klagade vid (polisen) på att SiS ungdomshem () inte hanterat polisens begäran att få ut handlingar skyndsamt. Vidare klagade han på att institutionen inte fattat något beslut i frågan eller lämnat någon förklaring till varför handlingarna inte lämnats ut. Med anledning av ovanstående har JO i en, till (SiS) inkommen, remiss anmodat SiS att komma in med utredning och yttrande över vad som anförts i anmälan. SiS har inhämtat synpunkter från . Avdelningsföreståndare (I.H.) har i utredningen bl.a. uppgett följande. var P.O. i kontakt med behandlingssekreterare . Han uttryckte intresse för de incidentrapporter som personal hade upprättat. meddelade P.O. att hon skulle prata med I.H. Dagen efter, eller dagarna efter, att begäran framfördes tog S.P. upp frågan med I.H. som sa att hon skulle gå igenom incidentrapporterna för att se om de kunde vara av intresse för polisen. uppfattade dock ärendet som brådskande eller att det var en formell begäran om handlingar, då begäran endast gjorts muntligen och uttryckts på ett vagt sätt. gick igenom incidentrapporterna från den aktuella händelsen men skickade inte iväg dessa till polisen eftersom hon gjorde bedömningen att de inte var skrivna på ett sådant sätt att de gav någon tydlig information om den aktuella incidenten. begärde en kvinnlig handläggare vid polisen på nytt ut de tidigare begärda incidentrapporterna. förklarade för handläggaren att incidentrapporterna inte innehöll någon information som var av intresse för polisen. Hon upplyste istället om att incidenten borde vara beskriven i journalen och att hon skulle gå igenom denna. Inte heller ansåg I.H. att polisen var tydlig med sin begäran. Den 18 eller ringde en manlig handläggare vid polisen och begärde att få ut journalhandlingarna. tog vid det tillfället fram de begärda handlingarna. Därefter försökte hon få kontakt med någon inom polisen som hon tidigare varit i kontakt med som kunde bekräfta att handlingarna skulle nå rätt mottagare innan hon skickade iväg dessa per fax. Först fick hon tag på en behörig handläggare, som kunde bekräfta att handlingarna skulle nå rätt mottagare, och då skickade hon iväg dokumenten. Av utredningen i ärendet framgår att polisen numera har fått ta del av journalhandlingarna där aktuell incident finns beskriven. 2 013 /1 4:J O1 Polisen fick dock del av journalhandlingarna först , trots att de hört av sig vid ett flertal tillfällen och begärt ut dessa. SiS konstaterar att institutionen i det aktuella ärendet inte levt upp till det skyndsamhetskrav som stadgas i TF. Polisen begärde även att få ta del av incidentrapporter rörande aktuell händelse. SiS konstaterar att institutionen borde ha informerat polisen om att man inte avsåg att lämna ut dessa och skälen härför. Polisen hade – om de så önskat – rätt att begära myndighetens prövning av utlämnandefrågan och rätt till ett avslagsbeslut. SiS ser mycket allvarligt på det inträffade. Myndigheten har för avsikt att genomföra särskilda utbildningsinsatser för personalen på säkerställa att skyndsamhetskravet i TF uppfylls och att man i övrigt följer reglerna för utlämnande av allmänna handlingar när sådana begärs ut från institutionen. P.O. kommenterade remissvaret i en skrivelse som kom in till JO . Han anförde bl.a. att han inte hade fått ta del av de s.k. incidentrapporterna. I ett beslut anförde JO följande. I anledning av en pågående brottsutredning begärde P.O., som förundersökningsledare vid polisen, att få ta del av två incidentrapporter som upprättats av personal vid ungdomshemmet . Av utredningen framgår att det tog drygt och krävdes flera påstötningar innan polisen fick visst material från hemmet. Då lämnades journalanteckningar ut, men inte de rapporter som efterfrågats. Såväl P.O. som SiS har i sina skrivelser till JO berört regelverket om allmänna handlingar i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. Dessa bestämmelser är emellertid inte tillämpliga när en myndighet begär ut uppgifter från en annan myndighet. Informationsskyldigheten mellan myndigheter regleras såvitt här är aktuellt i 6 kap. 5 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. Där stadgas att en myndighet, på begäran av en annan myndighet, ska lämna uppgift som den förfogar över, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång. Rebeckahemmet skulle således ha handlagt frågan i enlighet med den redovisade bestämmelsen i OSL. Om hemmet funnit att sekretess hindrade ett utlämnande borde detta ha kommit till uttryck i ett beslut (jfr. 6 kap. 7 § andra stycket OSL). Det var fel av den berörda tjänstemannen vid ungdomshemmet att låta handläggningen styras av sin egen åsikt om nyttan för polisen av de begärda handlingarna. Om inte sekretess föranlett annat skulle alltså de efterfrågade dokumenten ha lämnats ut till polisen. Jag kan konstatera att hemmet inte följt reglerna i OSL. Till detta kommer att det tagit för hemmet att behandla polisens begäran, som varit av begränsad omfattning. Handläggningen har alltså brustit på flera punkter, något som SiS också gett uttryck för i sitt remissvar. Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det ovan sagda. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 Kritik mot en länsstyrelse angående handläggningen av en begäran om att få ta del av en allmän handling (Dnr 440-2012) framförde i en anmälan klagomål mot i med anledning av handläggningen av en begäran om att få ta del av en allmän handling. Han uppgav i huvudsak följande. ringde han till och fick tala med en handläggare. Han uppgav sitt namn och berättade att han tillsammans med sina bröder och sin far ägde en jordbruksfastighet på vilken hade gjort en inspektion i ett djurskyddsärende. Han begärde att få ta del av den eventuella inspektionsrapporten. Handläggaren bekräftade att det fanns en inspektionsrapport men frågade varför han inte kunde vända sig till sin far för att få del av den. Han svarade att han inte ville det. Samtalet avslutades med att handläggaren bad att få återkomma efter att hon hade gjort en sekretessprövning. återkom handläggaren med beskedet att handlingen kunde lämnas ut i sin helhet. Hon uppgav också att hon hade ringt till hans far och berättat om hans begäran för att fråga om fadern samtyckte till att rapporten lämnades ut. Då hans far hade samtyckt behövdes ingen sekretessprövning. Kort därefter fick D.T. inspektionsrapporten skickad till sig per e-post. Han anser att gjorde fel då de kontaktade hans far i anledning av hans begäran att få ta del av handlingen. Ärendet remitterades till i för upplysningar och yttrande över anmälan. kom in med ett remissvar (bilagorna här utelämnade) enligt i huvudsak följande. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF), vilket kapitel även primärt reglerar frågan om utlämnande av allmän handling. Enligt 2 kap. 1 § och 14 kap. 2 § [rätteligen 5 §, JO:s anm.] TF ska till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning varje svensk medborgare, och som regel även utlänningar, ha rätt att ta del av allmänna handlingar. Allmän handling som får lämnas ut ska, enligt 2 kap. 12 § TF, på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den, som önskar ta del därav, så att handlingen kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Den som önskar ta del av en allmän handling har, enligt 2 kap. 13 § TF, även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. Begäran att få avskrift eller kopia av allmän handling ska behandlas skyndsamt. I 2 kap. 14 § TF föreskrivs att en begäran att få ta del av allmän handling görs hos och prövas av den myndighet som förvarar handlingen. 2 013 /1 4:J O1 samma paragraf anges också att myndigheten inte får på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling efterforska vem han eller hon är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Av 12 kap. 2 § OSL framgår att en enskild helt eller delvis kan häva sekretess som gäller till skydd för honom eller henne, om inte annat anges i samma lag. Enligt 30 kap. 23 § första stycket OSL gäller sekretess, i den utsträckning regeringen meddelar föreskrifter om det, bl.a. i en statlig myndighets verksamhet som består i utredning, planering, prisreglering, tillståndsgivning, tillsyn eller stödverksamhet med avseende på produktion, handel, transportverksamhet eller näringslivet i övrigt för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat, om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. I 9 § offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) (OSF) har regeringen föreskrivit att sekretess gäller i den utsträckning som anges i bilagan till förordningen, för sådan statlig verksamhet som avses i 30 kap. 23 § OSL. Av punkten 30 i bilagan till OSF framgår att sekretess gäller bl.a. för verksamhet som består i utredning, tillståndsgivning och tillsyn enligt lagstiftningen om djurskydd och EG-bestämmelser som kompletteras av lagstiftningen. Sekretessen gäller dock inte beslut i ärenden. ringde till djurskyddshandläggaren och begärde att få ta del av en kontrollrapport från en djurskyddskontroll enligt djurskyddslagen (1988:534) som hade utfört hos H.T., D.T:s far, . frågade honom vid samtalet varför han inte kunde vända sig till sin far för att få del av rapporten. har dock förnekat att hon skulle ha ställt någon fråga till D.T. i detta avseende eller att skulle ha försökt hänvisa D.T. till sin far för att få del av rapporten. Enligt gav hon i stället D.T. en upplysning som löd i linje med att det är också en möjlighet att du kan vända dig till din far för att få del av rapporten. Kontrollrapporten var att betrakta som en allmän handling. En begäran att få ta del av allmän handling görs hos och prövas av den myndighet som förvarar handlingen (2 kap. 14 § TF). , som har förvarat kontrollrapporten, har således haft en skyldighet att pröva D.T:s begäran. En myndighet får vidare inte efterforska vilket syfte den enskilde har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut (2 kap. 14 § TF). Ord står mot ord i fråga om vad som i angivet avseende förekommit i samtalet mellan D.T. har dock tagit emot och behandlat D.T:s framställan och utredningen ger inte stöd för att rikta någon kritik mot handläggning i denna del. När tog emot D.T:s begäran att få ut kontrollrapporten kände hon osäkerhet inför om hon kunde lämna ut rapporten med hänsyn till gällande sekretessbestämmelser. Hon sökte därför stöd i handläggningen hos sin närmaste chef som i sin tur kontaktade chefsjurist. De råd som chefsjuristen lämnade och som förmedlades till av hennes chef, var att hon skulle kontakta H.T. för att fråga om kontrollrapporten kunde lämnas ut i sin helhet och att hon kunde uppge vem som begärt att få ut rapporten om H.T. 2 0 1 3 / 1 4 : J O 1 följde de råd som hon fick och kontaktade H.T. Vid samtalet med H.T. frågade denne vem som hade begärt att få ta del av kontrollrapporten. svarade först efter ett upprepat antal frågor att det var D.T. som hade vänt sig till för att få ta del av den. ringde till och begärde ut kontrollrapporten uppgav han självmant sitt namn. Personuppgifter hos myndigheter är som regel offentliga. Något sekretesskydd för de namnuppgifter som D.T. lämnade till myndigheten har inte heller funnits i detta fall. Den omständigheten att D.T:s identitet röjdes för H.T. har därför inte inneburit någon brist i tillämpningen av OSL. I den uppkomna situationen borde emellertid ha svarat H.T. vem som hade begärt att få ut handlingen redan när han frågade detta första gången. Den kontrollrapport som D.T. begärde att få ta del av innehöll uppgifter som omfattades av sekretess enligt 30 kap. 23 § första stycket OSL, 9 § OSF och punkten 30 i bilagan till OSF. Om sekretess är föreskriven till skydd för en enskild kan han eller hon helt eller delvis häva sekretessen (10 kap. 1 § och 12 kap. 2 § OSL). De sekretessbestämmelser som aktualiseras i förevarande fall gäller till skydd för enskilds affärs- eller driftsförhållanden och H.T. har därmed haft befogenhet att förfoga över sekretessen på så sätt att han har kunnat efterge den. Någon brist i tilllämpningen av OSL kan därför inte det tillämpade förfarandet med att först inhämta ett samtycke från H.T. och att sedan lämna ut kontrollrapporten till D.T. anses ha inneburit. Frågan är emellertid om det tillämpade förfarandet har varit förenligt med offentlighetsprincipen och bestämmelserna i . Enligt offentlighetsprincipen står det envar fritt att ta del av sådana uppgifter som finns i allmänna och offentliga handlingar. Av 2 kap. 14 § TF framgår vidare att en myndighet inte får på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling efterforska vem han eller hon är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. berättade vem han var när han ringde till och begärde att få del av kontrollrapporten. Härigenom gjorde han förvisso ett visst avkall på det anonymitetsskydd som han åtnjöt enligt TF. Även om identiteten hos en person som begär att få ta del av allmänna handlingar är känd bör emellertid myndigheten, utifrån grundtankarna bakom offentlighetsprincipen och anonymitetsskyddet i 2 kap. 14 § TF, inte utan vidare föra uppgifterna vidare (JO 2000/01 s. 527 och JO:s beslut i ärende med dnr 2932-2010). Skäl att frångå den principen har inte förelegat i detta fall. Att det tillämpade tillvägagångssättet att inhämta ett samtycke från H.T. i och för sig kan ha bidragit till en enklare, snabbare och ur sekretessynpunkt säkrare handläggning, och att D.T. därigenom fått del av uppgifter som han, med hänsyn till gällande sekretessbestämmelser, annars troligen inte skulle ha fått del av genom att vända sig till , förändrar inte denna bedömning. Det var således inte lämpligt att kontaktade H.T. för att inhämta dennes samtycke till utlämnande av kontrollrapporten. har i sin anmälan till JO återgett hur H.T. berättat för honom att vid samtal uttryckt att D.T:s agerande att vända sig till myndigheten i stället för till sin far var mycket märkligt. har å sin sida uppgett att hon inte har uttryckt sig på detta sätt. har hon sagt att hon har svårt att minnas exakt hur hon uttryckte sig, men att hon vid samtalet med H.T. kan ha sagt något i stil med att det kan te sig märkligt men det är D.T. som har begärt ut kontrollrapporten. Även i denna del står ord mot ord när det gäller vilket ordval har använt sig av. Det framstår inte som meningsfullt att vidta ytterligare åtgärder för att försöka utreda exakt hur uttryckt sig vid samtalet med H.T. nöjer sig därför med att konstatera att myndighe- 2 013 /1 4:J O1 ter i sina kontakter med enskilda ska uttrycka sig på ett sakligt och formellt korrekt sätt. beklagar det men som myndighetens hantering av D.T:s begäran medfört för honom. avser att vidta erforderliga åtgärder för att säkerställa att framställningar om utlämnande av allmänna handlingar och övriga frågor som berörs i detta yttrande i fortsättningen hanteras i enlighet med gällande regelverk och principer för god förvaltning. bereddes tillfälle att inkomma med ett yttrande över remissvaret. I ett beslut anförde JO följande. Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) ska en allmän handling som får lämnas ut, dvs. som inte omfattas av sekretess, på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår bl.a. att den som önskar ta del av en allmän handling också har rätt att få en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. I 2 kap. 14 § tredje stycket TF anges att en myndighet inte, på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling, får efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Bestämmelsen innebär att var och en har rätt att ta del av alla offentliga handlingar hos en myndighet utan att behöva uppge vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till, det s.k. anonymitetsskyddet. Ett undantag från denna huvudregel föreligger då efterforskning av sökandens identitet och ändamålet med framställningen behövs för att myndigheten ska kunna avgöra om handlingen kan lämnas ut. Detta undantag blir framför allt tillämpligt när den efterfrågade handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter. Sökanden kan då genom att uppge sin identitet och redogöra för syftet med sin begäran visa att handlingen kan lämnas ut utan risk för att den som skyddas av sekretessen lider men. Av utredningen framgår att inspektionsrapporten innehöll uppgifter som bedömde omfattades av sekretess. I samband med begäran om utfående av handlingen lämnade D.T. tillräckliga uppgifter för sekretessprövningen. Med stöd av dessa uppgifter borde , enligt min uppfattning, enkelt ha kunnat göra en sekretessprövning och ta ställning till D.T:s begäran om att få ta del av rapporten.