frsrdg · H004RS2 · 2013-03-01 00:00:00 — Redogörelse till 2012/13:RS2 Riksdagsstyrelsen har vid sitt sammanträde fastställt årsredovis- ningen verksamhet. Per (M) talman (ordförande) All offentlig makt i utgår från folket Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning och på allmän och lika rösträtt och förverkligas genom ett representativt och parlamentariskt stats- skick. är folkets främsta företrädare uppgift är att stifta lagar, besluta om skatt till staten och bestäm- ma hur statens medel ska användas. ska också granska rikets sty- relse och förvaltning. utses genom fria, hemliga och direkta val. Ordinarie val till hålls . Rösträtt vid val till har varje svensk medborgare som har fyllt och som är eller har varit bosatt i riket. består av en kammare med 349 ledamöter. väljer inom sig för varje valperiod en talman och tre vice talmän som leder riksda- gens arbete. väljer även 15 fackutskott som bereder ärenden inför beslut i kammaren samt en med regeringen i vissa EU- frågor. Huvuduppgiften för är att biträda vid behandlingen av ärenden och tillhandahålla de resurser och den service som behövs för kammarens, utskottens och övriga riksdagsorgans verksamhet. ska skapa bästa möjliga förutsättningar för riksda- gens och ledamöternas arbete genom att svara för väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. svara för väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier främja kunskapen om och dess arbete vårda och bevara byggnader och samlingar vara en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. Lagar och föreskrifter..................................................................... Uppdrag och uppdragsområden...................................................... Styrning och uppföljning................................................................ 2 Verksamheten 2012............................................................................... Styrelsens prioriteringar, ambitioner och uppdrag ....................... 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2012................................... Kammare och utskott uppdragsområde A ................................. Ledamöter och partikanslier uppdragsområde B ....................... Kunskap om uppdragsområde C ............................... byggnader och samlingar uppdragsområde D ........ Myndighet och arbetsgivare uppdragsområde E ....................... Tilläggsupplysningar och noter .................................................... Sammanställning över väsentliga uppgifter.................................. har en central uppgift att stödja den parlamentariska processen. Det är ett komplext uppdrag som kräver många olika kompetenser, samordning och samverkan. För att styra verksamheten i en gemensam rikt- ning bedriver förvaltningen ett förändringsarbete som går under samlingsnamnet Färdplan 2014. Målet är att ska bli en tydlig, modern, professionell, engagerad och delaktig förvaltning som ger ett ännu bättre stöd till den parlamentariska processen. Arbetet befinner sig nu i halvtid. Vid en tillbakablick på 2012 genomsyrar de fem ledorden tydlig, mo- dern, professionell, engagerad och delaktig det intensiva förändringsarbete som har pågått , med den strategiska planen för Riksdagsförvalt- ningen som styrelsen beslutat om som grund. Exempel på pågående uppdrag inom Färdplan är arbetet med klarspråk och kompetensförsörjning. Flera organisationsförändringar har genomförts, med syftet att göra verk- samheten mer effektiv och med en tydligare ansvarsfördelning. Bland annat har den tidigare stora administrativa avdelningen ersatts med tre avdelningar: it-avdelningen, serviceavdelningen och administrativa avdelningen. har kommunikationsavdelningen och it-avdelningen sett över sina respek- tive organisationer för att skapa de bästa förutsättningarna att utföra sina uppdrag. nya webbplats lanserades ett exempel på för- valtningens professionella kommunikationsarbete. Ett annat exempel på att professionerna i förvaltningen utvecklas är den certifieringsutbildning som genomförts för medarbetare som arbetar i kammarprocessen. Utbildningen är ett sätt att säkra en stabil kompetens i kammararbetet. Personalen i har varit engagerad och del- aktig i färdplansarbetet genom de arbetsplatsträffar som har ordnats på sek- tions- eller enhetsnivå. Syftet har bl.a. varit att ta del av tankar och idéer om förbättringar som behöver göras för att målet med färdplanen ska nås. I okto- ber bjöd förvaltningens ledningsgrupp in all personal till stormöte i plenisalen för att stämma av färdriktningen så här långt och vägen vidare mot 2014. Ledordet modern går igen på flera områden. Inom ramen för det omfattan- de projektet it-stödet till beslutsprocessen i kammare och utskott att utvecklas. I arbetet ingår att utveckla systemen för registrering, hantering och produktion av betänkanden och andra dokument samt en över- gång till elektronisk dokumenthantering. Likaså har samtliga riksdagsledamö- ter erbjudits pekplattor som arbetsverktyg. I förvaltningen finns höga ambitioner och ett stort engagemang. Det är po- sitivt och ska tas till vara. Det märks inte minst när nästa års verksamhet planeras. har dock inte alla budgetmedel använts. Budgetproces- sen har därför stramats upp för att planeringen och den årliga budgeten ska bli Bl.a. har en centraliserad projektbudget införts för att under- lätta en effektivare användning av projektmedlen. För att riksdagsarbetet ska fungera krävs ändamålsenliga fastigheter. Fas- tighetsfrågorna är prioriterade i den strategiska planen. Ett omfattande reno- veringsprogram pågår. Förvaltningen arbetar med att ta fram en övergripande lokalstrategi för fastigheter inför riksdagsstyrelsens kommande beslut. Lokalstrategin och andra strategiskt viktiga fastighetsfrågor bereds av en särskild beredningsgrupp som leds av talmannen och är utsedd av riks- dagsstyrelsen. Flera viktiga utredningar har arbetat . En parlamentarisk kom- mitté har fortsatt sitt arbete med att se över hur stödet ska utformas för att underlätta för ledamöter att återgå till yrkesverksamhet när de lämnat riksda- gen. Riksdagsstyrelsen beslutade om en översyn av riksdagsledamöter- nas ekonomiska villkor. Den tillkallade även en parlamentarisk kommitté under ledning av talmannen för att se över och modernisera riks- dagsordningen. Att bistå utredningarna och medverka till tydliga och moderna regler på olika områden är också en del i förvaltningens arbete att stödja den parlamentariska processen det ska vara lätt att göra rätt. 1.1 Lagar och föreskrifter arbete bedrivs i enlighet med bestämmelserna i regeringsformen, riksdagsordningen och särskilda riksdagsbeslut om arbetets inriktning. Be- stämmelser om talmannens och riksdagsstyrelsens ledning av riksdagsarbetet finns i riksdagsordningen (RO)1. verksamhet regleras i en rad lagar och föreskrifter. I riksdagsordningens 9 kapitel finns grundläggande bestämmelser om perso- nal och förvaltning. I lagen (2011:745) med instruktion för Riksdagsförvalt- ningen finns bl.a. bestämmelser om förvaltningens uppgifter, styrelsens an- svar och arbetsformer, ledamotsrådet samt riksdagsdirektörens uppgifter och ansvar. Mer detaljerade bestämmelser om riksdagsdirektörens beslutsrätt, chefernas ansvar och personalansvarsnämnden finns i föreskriften om förvalt- ningens arbetsordning2. I den s.k. REA-lagen3 finns ekonomiadministrativa bestämmelser. riktlinjer är ett komplement till lagar och föreskrif- ter. Riktlinjerna talar om hur förvaltningen bör arbeta inom de områden som författningarna inte direkt reglerar. Förvaltningen har också en rad andra styrdokument. Talmannen leder arbete och bildar tillsammans med de tre vice talmännen presidium. Talmannen samråder med partiernas grupp- ledare om övergripande frågor i riksdagsarbetet. Frågor av gemensamt intres- se för utskotten och behandlas i den s.k. ordförandekonferensen där talmannen överlägger med utskottens och ordförande. leds av riksdagsstyrelsen. Den består av talmannen som ordförande och tio riksdagsledamöter som väljs av . Riksdags- styrelsen överlägger om planeringen av riksdagsarbetet och beslutar i större frågor som rör förvaltningen eller internationella verksamhet. Vid riksdagsstyrelsens sammanträden deltar även de vice talmännen och grupple- darna för de mindre partier som inte är representerade i styrelsen och därmed inte deltar i riksdagsstyrelsens beslut. Riksdagsdirektören, som är chef för myndigheten , är föredragande i styrelsen. Till stöd för talmännens och riksdagsdirektörens arbete finns en ledningsstab. 11 kap. 5 §. 3Lag (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för Riksdagsförvalt- ningen, ombudsmän och . RESULTATREDOVISNING 2012/13:RS2 Under styrelsen leder riksdagsdirektören ledamotsrådet. Här samråder för- valtning och ledamöter om administrativa frågor som är av särskilt intresse för ledamöterna, t.ex. arbetsrum, resebestämmelser och teknisk utrustning. Förvaltningens ledningsgrupp är ett forum för planering och samordning av frågor som rör förvaltningen. Gruppen består av riksdagsdirektören och av- delningscheferna samt chefen för ledningsstaben och planeringschefen. har som det främsta demokratiska statsorganet i konstitu- tionellt fastställda uppgifter i det svenska statsskicket. och dess ledamöter har också en central roll i opinionsbildningen och ska verka för att demokratins idéer blir vägledande inom samhällets alla områden. har även uppgifter som följer av internationella åtaganden och av medlemskap i . är förvaltningsmyndighet och har till uppgift att stödja den parlamentariska processen. Huvuduppgiften för förvaltningen är att stödja i behandlingen av ärenden och se till att kammaren, utskotten och övriga riksdagsorgan får det stöd och den service de behöver. ska också informera allmänheten om arbete och om EU-frågor samt handlägga ärenden som rör internationella kontakter. Förvaltningen har även ansvar för säkerhet och krishantering i under fredstid och ansvarar för de myndighets- och förvaltningsuppgifter som anges i riksdagsordningen samt andra lagar och föreskrifter. 1.4 Uppdrag och uppdragsområden Riksdagsstyrelsen har formulerat förvaltningens uppdrag på följande vis: ska skapa bästa möjliga förutsättningar för och ledamöternas arbete genom att svara för väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. svara för väl fungerande stöd och service till ledamöter och partikanslier främja kunskapen om och dess arbete vårda och bevara byggnader och samlingar vara en väl fungerande och framsynt myndighet och arbetsgivare. Dessa uppdrag utgör grunden för de fem uppdragsområden som Riksdagsför- valtningens verksamhet är indelad i: A.Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. B.Stöd och service till ledamöter och partikanslier. C.Kunskap om och arbete. D.Vård och bevarande av byggnader och samlingar. E.Myndighet och arbetsgivare. 2012/13:RS2 RESULTATREDOVISNING 1.5 Styrning och uppföljning verksamhet ska vara ändamålsenlig och tillförlitlig. Den ska kännetecknas av hög kvalitet och vara kostnadseffektiv. Därför är uppföljning och kontroll av verksamheten lika viktiga delar av styrningspro- cessen som planering. Planering, genomförande och uppföljning är kontinuer- liga processer som pågår parallellt i olika faser. centrala styrdokument vägleder den årliga plane- ringsprocessen. Här ingår den strategiska planen, planeringsdirektiv, budget- förslag, anslagsdirektiv, uppdragsbeskrivningar, verksamhetsplan och intern- budget. Verksamhetsprocessen utgår från de lagar och föreskrifter som gäller för och samt de uppgifter och uppdrag som riksdagsstyrelsen har formulerat. Förvaltningen får även löpande uppdrag av riksdagsstyrelsen. Uppdragen avslutas genom en slutrapport till styrelsen. Parallellt med planeringsarbetet pågår en kontinuerlig uppföljning och kon- troll av verksamheten och budgeten. Syftet med uppföljningen är att koppla kostnader till uppnådda resultat, stärka kostnadseffektiviteten och analysera om förvaltningen är på rätt väg. Resultatet kan medföra att verksamheten styrs om och planeringsprocessen korrigeras. Uppföljningen och kontrollen genomförs dels i form av förvaltningsintern uppföljning i tertial- och helårsrapporter och i årsredovisningen, dels i form av intern och extern revision. behandlar årsredovisning i samband med sin behandling av utgiftsområde 1 i budgetpro- positionen. I utgiftsområdet ingår bl.a. förvaltningsanslag. Riks- dagsförvaltningens ledning informerar och svarar på ledamöternas frågor vid ett utskottssammanträde inom ramen för utskottets beredning. Internrevisionen är fristående från förvaltningens operativa verksamhet och bedrivs av ett kvalificerat revisionsföretag. I förvaltningen finns en in- ternrevisionsansvarig som svarar inför riksdagsdirektören och ytterst inför riksdagsstyrelsen. beslutar riksdagsstyrelsen om en internrevisions- plan som pekar ut de verksamheter i förvaltningen som internrevisionen ska granska. Internrevisionen rapporterar till riksdagsstyrelsen . Den externa revisionen bedrivs av enligt lagen om revision av statlig verksamhet4. 4 SFS 2022:1022. RESULTATREDOVISNING 2012/13:RS2 Intern styrning och kontroll arbetar med den interna styrningen och kontrollen utifrån bestämmelserna i . En uppföljning av hur processen har fungerat ska genomföras . Intern styrning och kontroll är den process som syftar till att med rimlig säkerhet säkerställa att en myndighet fullgör sitt verksamhetsansvar. I proces- sen ingår momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumen- tation. I samband med att årsredovisningen skrivs under intygar myndighetens ledning att den interna styrningen och kontrollen är betryggande och redovi- sar i förekommande fall eventuella brister. För att ska kunna utföra sina uppgifter krävs personal med en rad olika kvalifikationer. Yrkesgrupperna förenas i det gemensamma uppdraget att stödja den parlamentariska processen. är en kunskapsintensiv organisation vars främsta tillgång är en kunnig och skicklig personal. Att kontinuerligt utveckla och höja kompetensen på olika områden är en grundläggande förutsättning för att verksamheten ska kunna ge det stöd och den service som ledamöterna och riksdagsarbetet kräver. Aktuel- la personaluppgifter och statistik redovisas under avsnitt 3.5. 2012/13:RS2 RESULTATREDOVISNING 2.1 Styrelsens prioriteringar, ambitioner och uppdrag Riksdagsstyrelsen beslutade om en strategisk plan 2015.5 beslutade styrelsen om förslag till anslag och om anslagsdirektiv för . Den strategiska planen innehåller flera prioriteringar som ska förbättra stö- det till den parlamentariska processen och göra förvaltningen mer effektiv. It- stödet till arbetet i kammare och utskott ska ses över och utvecklas. Riksdags- förvaltningens arbete för att utveckla verksamheten ska fortsätta på bred front. Arbetet går under samlingsnamnet Färdplan 2014. Målet är att förvalt- ningen ska vara en tydlig, modern, professionell, engagerad och delaktig parlamentsförvaltning som erbjuder ett ännu bättre stöd till den parlamenta- riska processen. Ett viktigt arbetsverktyg är det nya intranät som förvaltning- en utvecklar. Kommunikationen och kontakten med allmänheten om riksda- gens arbete och beslut ska också öka. Det långsiktiga underhållet för riksda- gens fastigheter har fortsatt hög prioritet. Resultatet av arbetet med de priori- terade områdena redovisas i avsnitt 2.3 Sammanfattande resultat- redovisning. ska i alla sammanhang särskilt prioritera den verk- samhet som avses inom uppdragsområdet Stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. Därefter ska verksamheten inom uppdragsområdet Stöd och service till ledamöter och partigruppskanslier prioriteras. I verksamhetsplanen , som fastställts av riksdagsstyrelsen, anges de ambitioner som gäller för respektive uppdragsområde. Av verksamhetsplanen framgår också att verksamheten och förbrukningen av medel ska följas upp och redovisas efter varje tertial i en uppföljningsrapport som föredras i riks- dagsstyrelsen samt efter verksamhetsårets slut i en årsredovisning till riksda- gen. 5 Dnr 250-1889-2010/11. RESULTATREDOVISNING 2012/13:RS2 Sammanfattning av resultatet för samtliga uppdragsområden har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdags- ordningen. Inom uppdragsområde A har kammaren och utskotten fått det stöd som krävts för att de ska kunna bedriva verksamheten enligt arbetsplanerna. Förvaltningens verksamhet inom uppdragsområde B har säker- ställt att ledamöter och partikanslier har fått ett väl fungerande stöd och en god service. Detta har gett riksdagsledamöterna och partikanslierna goda förutsättningar att fullgöra sina uppdrag. Inom uppdragsområde C har förvaltningen säkerställt att allmän- heten, massmedier, vidareinformatörer och andra viktiga målgrupper har fått möjlighet att ta del av information och skaffa kunskaper om arbe- te. Förvaltningen har genom verksamheten inom uppdragsområde D säkerställt att byggnader och samlingar vårdas och bevaras. har förvaltningen säkerställt att de uppgifter som rör uppdrags- område E, rollen som arbetsgivare och myndighet, genomförts på ett väl fungerande och effektivt sätt. Sammanfattningsvis har av disponibla anslag förbrukats . Anslagssparandet uppgår till , varav avser ledamotsanslaget, avser förvaltningsanslaget och avser fastighetsanslaget. Bedömningen är att i allt väsentligt har fullgjort sina uppdrag så som de är formulerade i riksdagsordningen, i för- valtningens instruktion och övriga styrdokument samt i de särskilda beslut som riksdagsstyrelsen fattat. Resultat av arbetet med prioriterade områden It-stödet till beslutsprocessen i kammare och utskott: Förvaltningen har fort- satt sitt fleråriga arbete med att utveckla ett enhetligt och driftsäkert it-stöd som effektiviserar arbetet för kammarkansliet, utskotten, ledamöterna och partikanslierna. Intranätet: har en förstudie genomförts inför det projekt som ska ta fram ett nytt intranät 2013. Det nya intranätet ska vara ett användarvänligt och effektivt styrnings- och arbetsverktyg. Färdplan 2014: Förvaltningens utvecklingsarbete, Färdplan 2014, har fortsatt i en rad projekt inom områdena styrning, organisation, kommuni- 2012/13:RS2 RESULTATREDOVISNING kation och den attraktiva arbetsplatsen. Bland annat har förvaltningens styr- dokument setts över. arena för demokrati, kunskap, utbildning och dialog: Kommuni- kationen och dialogen om arbete och beslut har ökat. lanserades nya webbplats där det är enklare att följa, bevaka och dela med sig av beslut. Webbplatsen utsågs till bästa myndighetssajt 2012. fastigheter: Arbetet med att ta fram ett strategiskt lokalprogram för har fortsatt. Förvaltningen har bedrivit ett omfat- tande arbete med att se över och förbättra de processer som ingår i uppdraget att vårda och bevara byggnader. Renoveringen av kvarteret curius har pågått . Ny teknik: Arbetet med att förnya den tekniska miljön har fortsatt, bl.a. ge- nom stöd till mobila arbetssätt. Intern styrning och kontroll: Förvaltningen har arbetat i enlighet med den process för intern styrning och kontroll som riksdagsdirektören fattade beslut om . har verksamheten särskilt fokuserat på förbättringsområdet transparent och tydlig dokumentation. Miljöarbetet: fick sitt miljöcertifikat förnyat efter att ha genomgått en extern revision. Sammanställningen nedan visar totala kostnader, intäkter och transfereringar för den enda verksamhetsgrenen: Stöd till den parlamentariska processen. Motsvarande uppgifter redovisas även för respek- tive uppdragsområde. Tabell 1 Intäkter, kostnader och transfereringar, samtliga uppdragsom- råden (tkr) De lägre kostnaderna 2012 jämfört med beror främst på att en avsättning gjordes 2011 avseende pensioner och nuvarande riksdagsledamöters intjänade rätt till inkomstgaranti samt inkomstgaranti som sökts men inte utnyttjats. 6 Utom intäkter av anslag. RESULTATREDOVISNING 2012/13:RS2 organisation har förändrats . Syftet har varit att göra verksamheten mer effektiv med en tydligare ansvarsfördelning. Tre nya avdelningar bildades : administrativa avdelningen, it- avdelningen och serviceavdelningen. De ersatte den tidigare administrativa avdelningen. fördes viss verksamhet från den tidigare administrati- va avdelningen över till kammarkansliet och ledningsstaben. Det har gjorts en översyn av it-verksamheten och dess organisation . beslutades att avdelningen ska organiseras i tre enheter: it- verksamhetsstöd, it-produktion och it-utveckling. Utvärderings- och forskningsfunktionen vid i kammarkansliet flyttade över till utskottsavdelningen och blev ett sekretariat. EU-samordningen i kammarkansliet ombildades till ett sek- retariat för EU-samordning med ökade personella resurser. Förändringen innebar också att EU-samordningen tog över vissa ansvarsområden från cen- tralkansliet. En översyn av kommunikationsavdelningens verksamhet och organisation har pågått . Som en följd av översynen genomfördes två förändringar . Då bildades enheten besök, utbildning och evenemang, som var en sektion inom informationsenheten. upphörde EU-upplysningen som organisatorisk enhet. Riksdags- förvaltningens uppdrag att informera om EU kvarstår på samma sätt som förut. Det innebär att verksamheten fortsätter som tidigare men integreras med förvaltningens övriga informations- och kommunikationsverksamhet. 2012/13:RS2 RESULTATREDOVISNING RESULTATREDOVISNING 2012/13:RS2 3 Uppdrag och resultat per uppdragsområde 2012 I detta avsnitt redovisas verksamheten inom respektive uppdragsområde och vilka resultat som uppnåtts. Dessutom görs en analys och bedömning av om resultaten motsvarar de prioriteringar, ambitioner och krav som riksdagssty- relsen har lagt fast i den strategiska planen, anslagsdirektiven och verksam- hetsplanen. 3.1 Kammare och utskott uppdragsområde A Arbetet i kammare och utskott utgör själva kärnan i berednings- och beslutsprocess. De ärenden som kommer in till i form av exempelvis propositioner, skrivelser, motioner och EU-dokument fördelas av kammarkansliet till något av de 15 fackutskotten som sedan be- handlar dem. Utskottens beredning av ärenden resulterar i utskottsbetänkan- den med förslag till riksdagsbeslut. Därefter debatterar och beslutar riksdags- ledamöterna om ärendena i kammaren. Talmannen och de tre vice talmännen leder kammarens arbete. De har dessutom en omfattande representationsfunk- tion vid inkommande besök och resor. I samråder regeringen med inför beslut i . bedriver även ett omfattande interparlamentariskt samarbete inom ramen för bl.a. , och Interparlamentariska unionen (IPU). Kammarens, utskottens och arbete dokumenteras i riksdagstrycket. uppdrag inom detta område är att svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. I riksdagsstyrelsens prioriteringar ingick att se över och utveckla det it-stöd som används av kammare och utskott. Uppdragsområdet omfattar kammarens, utskottens, , tal- mannens och vice talmännens arbete, det interparlamentariska samarbetet, internationellt utvecklingssamarbete, produktion och försäljning av riksdags- tryck samt vissa stöd- och kringverksamheter till dessa funktioner. har säkerställt att har kunnat fullgöra sina uppgifter enligt bestämmelserna i regeringsformen och riksdags- ordningen. Kammaren och utskotten har fått det stöd som krävts för att de ska kunna bedriva verksamheten enligt sina arbetsplaner. Som vanligt har dock planerna reviderats löpande, bl.a. med hänsyn till att propositioner inte har avlämnats som planerat. 2012/13:RS2 RESULTATREDOVISNING Utskotten har tagit emot och berett ärenden i stort sett i samma omfattning som föregående år. Noteras kan att antalet yttranden har ökat och att fler utvärderingar har slutredovisats. protokoll har kommit ut i rätt tid enligt föreskrifterna i riksdags- ordningen. har ett oplanerat driftavbrott i kammarens it-stöd inträffat. Ade- kvata åtgärder med anledning av avbrottet har gjorts. Betänkanden och annat riksdagstryck har levererats .