bet · H001KU20d3 · 2013-06-11 00:00:00 — handlar ju om på vilket sätt departementet var orienterat och kunnigt om SSTI:s ställning och innebörd i det regeringsbeslut som togs ? : 2009 befann jag mig, om jag tar juni, i på en konferens. den konferensen ägde rum där nere var det ett möte i där representerade FOI. Jag vet inte om var med på det mötet eller inte, för hade då tagit över samordningsansvaret för . Jag själv var inte med, och jag vet därför inte om konstruktionen SSTI presenterades för departementet eller inte. (S): MoU:et säger du är ovanligt. Ni reagerade tydligen på det. Men MoU:et förlängdes. Bereddes förlängningen där ni hade möjligheter att ha synpunkter på det? : Inte som jag har haft insikt i. Jag kan inte svara på om eller någon i har sett det på en beredning. Jag har inte sett det på en beredning. (S): Är det inte väldigt märkligt, om ett MoU upplevs som besvärande, att man förlänger det utan att man reagerar och gör de förändringar som man i så fall upplever behöver göras. : Det är en process som jag inte var inblandad i, så jag har tyvärr ingen input. (SD): Herr ordförande! När det gäller den här bolagsbildningen skulle den finansieras på något sätt. Men det är ju inte helt lätt att ordna det. Om någon då påstår att det var du som kom fram med idén om att man har kontanter, är det ett korrekt påstående? : Nej, i min värld Jag har för det första ingen aning om hur man bildar ett bolag. För det andra har jag inga sådana kontakter med Must eller någon på den nivån. Så nej, det kan jag faktiskt svara väl- digt ärligt på att jag inte är inblandad i att vare sig ge idéer eller starta några bolag. Jag har suttit med i en styrelse i ett för energetiska material, och jag sitter med som kan ihop med en kollega teckna offerter och dylikt för företaget. Det är det närmaste jag har kommit en bolagsbildning. Skånberg (KD): Vi börjar gå mot slutet, men jag vill ändå ge dig tillfälle att klargöra, om inte annat för protokollet. Du säger i slutet av Säpoförhöret: Jag är tvärskyldig till att vara idiot. Vad skulle du vilja ha gjort annorlunda? Du har möjlighet att utveckla vad som i din värld skulle ha kunnat gå annorlunda. Och när skulle du ha kunnat göra det? : Jag skulle ha kunnat vara lite mer begåvad och intelligent. Det hade varit trevligt. När jag sitter här och tittar bakåt skulle jag naturligtvis icke ha gått med på att kostnaderna skulle föras på min avdelning. Om de skulle föras någonstans skulle de ha förts på myndigheten centralt, inte på en enskild avdelning. Det borde jag ha reagerat på. Då hade jag inte målat in mig själv i ett hörn. Ordföranden: Då är vi färdiga med utfrågningen. Tack ska du ha! hantering av en begäran om att få ta del av allmänna handlingar Ordföranden: till granskning av ! Särskilt välkomna hälsar vi naturligtvis , som är departementschef och näringsminister, och , expeditionschef på . Ärendet som vi granskar handlar om utlämnande av allmänna handlingar. Det har kommit in två anmälningar om det här, dels från , Socialdemokraterna, dels från , . Det här är en fråga som berör både och, centralt, statsministern och Statsrådsberedningen. För regeringen ses som en myndighet, och reglerna för utlämnande av allmänna handlingar och rutinerna där är gemensamma i stor utsträckning och tas i gemensamma beslut. Den här frågan kommer också att komma upp i utfrågningen av statsministern . Men börjar vi med och utlämnandet av allmänna handlingar. Det är ett ärende som har kommit upp efter en journalists förfrågan om att få ut allmänna handlingar kring interna fester och så. Vi brukar göra så att den som kommer till får möjlighet att inleda och berätta lite grann om hur han eller hon ser på ärendet. Sedan går vi över till frågor från ledamöterna. : Tack, herr ordförande och ledamöter av utskottet! Jag tänkte använda inledningsvis för att berätta om vad som hände och hur ser på saken. Jag är här för att svara på utskottets frågor i två granskningsärenden, som ordföranden nämnde, som i huvudsak handlar om hanterande sensommaren 2012 av en begäran om utlämnande av allmänna handlingar. Låt mig inledningsvis slå fast att grundprincipen om öppenhet i statsförvaltningen givetvis är helt central för hela . Principen är så viktig att ett av tre mål om hur vi ska arbeta lyder: ska föra en öppen och inbjudande dialog. I det aktuella ärendet finns det en rad uppgifter i medierna och i de båda anmälningarna i utskottet som inte stämmer. Det stämmer inte att vi på har en ordning som innebär att handlingar inte lämnas ut innan den politiska ledningen lämnat sitt godkännande. Det stämmer inte att departementet ändrade i de aktuella handlingarna. Det stämmer inte att utlämnandet av handlingarna försenades av att den politiska ledningen fick del av dem innan de lämnades ut. Det stämmer inte heller att utlämnandet blev en lång och tidskrävande process. Samtliga handlingar som begärdes utlämnade lämnades ut från senast dagen efter att begäran kom in. Det är allvarliga anklagelser, tycker jag, som förs fram i den ena KU- anmälan. Jag tycker att det är ganska ansvarslöst att föra fram sådana anklagelser utan att ha mer belägg för påståendena än några tidningsartiklar. Låt mig så peka på några saker som faktiskt stämmer. Det stämmer att inte i något fall lämnade ut handlingar senare än dagen efter det att begäran kommit in. Det stämmer att inte har funnit tillräcklig grund för att rikta kritik mot handläggning av utlämnandeärendet. Det stämmer att det, så snart som vi upptäckte att departementet felaktigt debiterats kostnader som rätteligen var privata eller som skulle belasta , rättades till. Det stämmer att kostnaderna för dag bokförts i enlighet med styrande dokument för ekonomiadministration, som i sin tur bygger på övergripande styrdokument för ekonomiadministration i staten. Det stämmer också att konstaterat att någon överträdelse av lagen om offentlig upphandling inte har skett när departementet köpte tjänster i anslutning till dag. Hur ska man då bedöma agerande i förhållande till tryckfrihetsförordningens bestämmelse att en begäran om att få ut en kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt? Just detta har granskat, och JO har inte funnit skäl att kritisera handläggning av det aktuella ärendet. 2012/13:KU20 BILAGA DEL 3 UTFRÅGNINGAR I det aktuella fallet begärde journalisten i olika omgångar att få del av allmänna handlingar. Detta skedde då arbetssituationen för de personer som var i tjänst på var mycket ansträngd. Inte desto mindre dröjde det alltså inte i något fall längre än till dagen efter begäran innan transaktionslistor och kopior av fakturor lämnades ut. Liksom JO anser jag att departementet därmed har handlagt begäran om utlämnande av kopior av de allmänna handlingarna med den skyndsamhet som tryckfrihetsförordningen kräver. Att min pressekreterare fick del av kopior av de fakturor som begärdes ut har inte på något sätt påverkat snabbheten i utlämnandet. Jag vill även i likhet med JO framhålla att departementet i dialogen med journalist varit tillmötesgående och snabbt svarat på de många frågor som han har ställt. Vidare förtjänar det att understrykas att inte har haft anledning att uppfatta journalistens begäran på något annat sätt än att den avsåg de fakturor som var bokförda som representation. Av den transaktionslista som journalisten fick ta del av framgick det tydligt vilka konton som omfattades av utdraget. Detta innebar att de fakturor som hänförde sig till dag inte fanns med i utdraget eftersom de i enlighet med kontoplan inte bokförts på de aktuella kontona. I denna del konstaterar JO att det är möjligt att journalist och företrädare för kan ha kommit att tala förbi varandra om vad begäran avsåg och hur den kunde tillgodoses. Vidare konstaterar JO att det inte kan anses visat att syftet varit att undanhålla något för journalist. Tvärtom har JO, med tanke på de ansträngningar som tjänstemän obestridligen gjorde för att besvara journalistens framställningar och frågor, ingen anledning att tro annat än att skälet till att journalisten inte fick uppgifterna om dag låg i hur har haft handlingar ordnade i sitt bokföringssystem. Vi upptäckte i samband med utlämnandeärendet felaktigheter beträffande två fakturor. I dessa två fakturor fanns kostnader som inte skulle belasta staten, men av förbiseende vidarefakturerades inte dessa direkt. Så snart som misstagen uppdagades och upptäcktes rättade vi dock till dem. Den ena fakturan efterfakturerades till , medan löneavdrag begärdes för vissa av kostnaderna i den andra fakturan. När det gäller detta har JO konstaterat att det är helt i sin ordning. De båda anmälningar som ligger till grund för utskottets granskning nämner inte dag, det vill säga den personaldag med efterföljande julbord som departementet anordnade och som uppmärksammades i medierna i samband med utlämnandeärendet, som jag nu har gått igenom. Men utskottet har ställt skriftliga frågor om dag. Därför tänker jag nu kort redogöra för dagen och hur vi hanterade de fakturor som var kopplade till den. I departementet har dag anordnats . var det en halvdag med flera olika seminarier. Deltagandet i programmet var obligatoriskt för samtliga medarbetare på . Syftet med dagen var att ge departementets personal nya perspektiv genom intressanta föreläsare men även att ge möjligheten att nätverka över de olika enhetsgränser som finns på departementet. På programmet fanns bland annat föreläsningar om hur man skapar en kreativ arbetsplats och om sociala medier. Vidare redogjorde vi tre statsråd som arbetar på för vår syn på inriktningen av departementets verksamhet och de mål som vi vill att departementet ska nå med sitt arbete. Dagen avslutades sedan med ett julbord för dem som så önskade. Jag är övertygad om att det stärker gemenskapen och att departementet blir mer effektivt genom personaldagar som dag. Det var ett utmärkt tillfälle dessutom för mig som relativt ny departementschef att få träffa samtliga av departementets 300 medarbetare och förmedla min syn på inriktningen av departementets verksamhet. I efterhand har det ifrågasatts hur departementet har bokfört kostnaderna för dag och om tjänsterna i samband med dagen upphandlats på rätt sätt. Låt mig i all korthet konstatera att kostnaderna bokförts i enlighet med lathund för kontering av representation. Lathunden är ett komplement till kontoplan som i allt väsentligt bygger på EU-anpassade baskontoplan. När det gäller upphandlingsfrågan har den granskats av , som är tillsynsmyndighet på upphandlingsområdet. avskrev emellertid ärendet från vidare handläggning . Man konstaterade att verket saknar anledning att anta annat än att har utnyttjat befintliga ramavtal på ett korrekt sätt och att någon överträdelse av lagen om offentlig upphandling därför inte har skett. Låt mig avslutningsvis bara beskriva den genomgång av ekonomiadministrativa rutiner och rutiner för administration som jag tog initiativ till efter händelserna sensommaren 2012. Genomgången leddes av expeditionschefen . Vid genomgången konstaterades det att departementets styrande dokument för ekonomiadministration är i linje med de styrande dokument som gäller för hela och att departementets lathund för representation liknar motsvarande dokument på andra departement. Genomgången visade inte på några systematiska brister i departementets ekonomiadministration, men i syfte att i största möjliga mån undvika framtida misstag i hanteringen av ekonomiadministrationen har vi efter genomgången ändå vidtagit vissa åtgärder. Bland annat har departementets styrande dokument för ekonomiadministration och representation uppdaterats och gjorts mer detaljerade. Vidare har det tagits fram tydliga checklistor för dem som hanterar departementets ekonomiadministration. Slutligen har samtliga personer som deltar i ekonomiadministrationen fått vidareutbildning. Därmed, herr ordförande, är jag beredd att svara på utskottets frågor. i (S): Tack, näringsministern, för genomgången! Jag skulle vilja ställa lite formella frågor, för det här är frågor som rör både och Förvaltningsavdelningen. mer vi att återkomma till när statsministern är här. I det skriftliga material som vi har fått finns det en rutinbeskrivning av hanterandet av allmänna handlingar som är daterad av . Har de rutinerna på något sätt reviderats eller gåtts igenom, och har det gjorts en översyn av dem ? : Herr ordförande! Tack för frågan! Svaret på den är nej. delar som vi har tillsänt utskottet är de nu gällande. i (S): Också i ett av svaren från näringsministern på de skriftliga frågorna står det: Det förekommer dock inte sällan att den politiska ledningen eller pressfunktionen informeras om ett utlämnandeärende samt att det avgörs från fall till fall när sådan information ges. Min fråga är: Vem avgör om den politiska ledningen ska informeras? : Låt mig ge ett lite längre svar på fråga, för detta är ju den kittlande frågan i utlämnandeärendet. Det finns inte någon som helst praxis inom , ej heller på , att den politiska ledningen ska informeras eller ska återkoppla. Det finns inga riktlinjer för detta eftersom så heller inte krävs. Även i detta fall vad gäller det aktuella utlämnandeärendet fanns det inga krav från den politiska ledningen att få se dokument. Däremot är det vanligt att kopior av handlingar som lämnas ut ges också till den politiska ledningen i informativt syfte, men det får aldrig ske på det sättet att man fördröjer utlämnandetiden. I det här aktuella ärendet fick min pressekreterare som var i tjänst den veckan information om de olika steg som gjordes, att kontakten hade tagits från journalisten till . Min pressekreterare fick också kopior av de fakturor och den transaktionslista som lämnades ut i rent informativt syfte. JO har konstaterat att det inte finns några hinder att delge den politiska ledningen detta. Då kan man fråga sig: Varför delger man den politiska ledningen det? Ja, till syvende och sist är jag departementschef i detta, och jag ställs också inför mediala frågor. Ofta kommer de i samband med utlämnande av handlingar. I rent informativt syfte kan den politiska ledningen då informeras i vissa fall. i (S): Det har vi sett i det svar vi har fått. Men näringsministern svarar fortfarande inte på vem som avgör, eftersom det uppenbarligen inte är i varje ärende som det utlämnas utan det är i vissa fall. : Herr ordförande! Ja, det är den enskilda tjänstemannen som hanterar utlämnandeärendet. I det här fallet var det den tf expeditionschefen som gjorde det avgörandet. i (S): Om jag återgår till den rutinbeskrivning som jag började med står det ingenting om att i vissa fall ska den politiska ledningen informeras. Känner näringsministern till hur den praxisen, om jag får använda det ordet, har uppkommit? : Herr ordförande! Låt mig konstatera att inte har funnit skäl att kritisera denna del utan snarare sagt att det inte finns något som hindrar att i informativt syfte ge handlingar och information om skeden till den politiska ledningen. Det har att göra med att man ska vara förberedd på de frågor som kommer och att man också har ett ansvar i den politiska ledningen för att veta vad som sker. Men det får på intet sätt undanhålla information från dem som ska granska myndigheter. Det får på intet sätt fördröja denna verksamhet. Jag kan bara ta ansvar för den tid jag själv har varit departementschef. Det är klart så att i vissa fall gör våra enskilda tjänstemän den bedömningen att man ska informera den politiska ledningen, och i många andra fall görs det inte. i (S): Vi har också fått ett annat svar på de skriftliga frågorna att, precis som näringsministern säger, näringsministern och statssekreteraren blev informerade av pressekreteraren. Men vi ställde också en fråga när detta skedde, och det fick vi inget svar på. Jag ställer den nu: När skedde det? Var det före eller efter utlämnandet? : Herr ordförande! Jag kan inte svara exakt datum, men informationen som gavs var före utlämnandet. i (S): Man har ju sagt att det överlämnades till den politiska ledningen för att det möjligtvis skulle sekretessprövas men att det inte skulle ha fördröjts. Råder det någon tveksamhet då tänker jag på de här fakturorna om att de begärda handlingarna skulle lämnas ut, att det fanns något i en intern representation som skulle kunna omfattas av sekretess? : Herr ordförande! Den transaktionslista som lämnades ut inom efter det att begäran kom in till omfattade både intern representation, det vill säga personalrepresentation, och extern representation. Eftersom begäran rörde den politiska ledningen har vi en praxis att där faktiskt kolla om aktuella sekretessbestämmelser kan vara gällande. I det fallet är det naturligt att kontakta den politiska ledningen när man gör skadeprövningen, enligt den sekretessbestämmelse som då är Både statssekreterare och statsråd tillhör ju den politiska ledningen, och där finns beslut i regeringen, vad gäller statssekreterare till exempel, att man också ska kolla sekretessen kring viss representation. i (S): En avslutande fråga bara: Bokförs intern och extern representation på samma transaktionslista? Det är en okunskapsfråga från mig. : Herr ordförande! Nej, det är två olika delar. (V): Vi har ju fått många svar nu genom det har tagit upp. Men jag är lite nyfiken när det gäller fakturorna och efterfakturering, för näringsministern tog upp att så inte hade skett. Anmälan från om att få ut allmänna handlingar kom in den 6. Men en faktura som skulle ha gått till var en nota för en sommarmiddag på van der , och den har efterfakturerats , det vill säga dagen efter att anmälan hade kommit in. Sedan fixades det också till med lite löneavdrag för alkoholhaltiga drycker och så vidare intagna på . Då undrar jag: Var finns det stöd för att ändra i handlingarna innan de lämnas ut? : Herr ordförande! Jag vill korrigera frågeställaren. Det är inga handlingar som har blivit ändrade. Det skulle vara mig helt främmande att ändra i handlingar som lämnas ut. Det är alltså inga handlingar som är ändrade, utan allting är i original och redovisat. Men låt mig ändå redogöra för praxisen för fakturahantering. De kostnader som ska belasta staten och ska givetvis gå till . Och de kostnader som ska gå på privat eller i detta fall ska gå dit. I detta fall hade man av förbiseende inte vidarefakturerat räkningen till . Däremot kan man se att någon dag innan fakturan betalades har en av tjänstemännen skrivit ok? Det vill säga man har vid rutinen sett att den här ska inte ha utan den borde vidarefaktureras. Så skedde också någon dag därefter. Låt mig också konstatera att det i medierna framstod som att det var någon sorts spritfest på . Det rör sig alltså om på en julmiddag som togs ut när 21 personer hade middag, alltså per person. Det är fel, för sprit får inte förekomma och belasta staten. Det har också korrigerats och gjorts genom ett löneavdrag av mina medarbetare. (V): Tack för det. Då är det alltså fel att det efterfakturerades i när anmälan kom in den 6? Men hur kan det bli så att faktureringen blir så felaktig, att det som går till departementet egentligen skulle vara aviserat till någon annan? Om man ringer och bokar på en restaurang brukar man i regel direkt säga var det ska faktureras. När man kommer till en restaurang brukar man också prata med personen i fråga som håller i det där om vart man ska skicka notan. Så brukar det vara. Sådant brukar ju gälla överallt. Men då finns det tydliga brister här, att man har vidhållit att det här skulle gå till departementet i stället för till . Då undrar jag: Finns det inga rutiner över huvud taget på departementet, någon koll på vart fakturor ska gå? Var ligger i så fall den bristen? Är den tillrättalagd? Bara 2012 hanterade 8 300 fakturor. Det är alltså två av de 8 300 fakturorna där vi nu har insett att fel har begåtts, och jag beklagar verkligen djupt att så har skett. Den ena ändrades genom ett löneavdrag på , och den andra vidarefakturerades, mycket rätteligen, till . Då är frågan från : Hur kommer det sig att fakturan inte ställdes direkt till ? Det har jag också frågat mig . Men man ska komma ihåg att när mina närmaste medarbetare bokar saker i mitt namn sitter de i min stab på och ibland på . Där kom fakturan till . Det vi skulle ha gjort då, och som vi brukar göra, är att direkt vidarefakturera detta till . Men på grund av ett förbiseende under sommarledigheten gjordes inte det . (V): Då tolkar jag det som att det var mänskligt felande där, om jag utgår från svaret från ministern. Jag har en fråga till. Man utlämnade handlingar till ett annat medium innan de gick till den anmälande parten som begärde ut dem, det vill säga . Hur kan det komma sig att man gick till Ekot innan hade alla handlingar på plats? Då undrar jag: Tillhör det vanligheten att man springer förbi anmälaren och lämnar ut det till annan? : Herr ordförande! Det här är mycket olyckligt. Men för det första vill jag säga att handlingen aldrig lämnades ut till Ekot. Det nämndes av en av mina statssekreterare i en intervju som handlade om de två fakturor som ställde frågor om. Han säger i slutet av intervjun att i en jämförelse med andra departement kan man konstatera att ligger väldigt lågt. Det gjorde han i ljuset av att han trodde att Förvaltningsavdelningen redan hade lämnat ut ärendet. När vi nu har tittat på det här i efterhand kan vi konstatera att journalist begärde av att få se samtliga departements representationskostnader. Eftersom inte hanterar samtliga departement skickades denna begäran vidare till Förvaltningsavdelningen, som arbetar inom för alla departement. Det var alltså de som tog på sig att samordna de olika departementens representationskostnader. det står också i de underlag som finns fanns det ett utkast som skulle kvalitetssäkras innan det lämnades ut till journalisten. Det var detta utkast som min statssekreterare olyckligt refererade till. Han var helt medveten om det, har han berättat för mig, och trodde att handlingen redan var utlämnad. (V): har vi konstaterat igen att det var den mänskliga faktorn som spelade in även här. Då har jag min sista fråga. Den är från anmälaren också, från . Vi kör den vad jag förstår, ordförande. Det gäller julfesten. Är det okej att köra? (Ordföranden: .) Den var säkert jättetrevlig. Den gick ju , dag. Men att bokföra en julmiddag som ett seminarium där gick gränsen, anser jag. Seminariet var säkert seriöst, lärorikt och allt det, men det varade ju i . När vi sedan tittade på festen, som näringsministern sade att det var frivilligt att stanna kvar på, noterade vi att den varade i . För att det inte ska bli några feltolkningar borde man kanske titta över att inte bokföra hela kalaset som ett seminarium. Det blir ju väldigt missvisande. Det var faktiskt inte den största delen av de 611 000 eller vad det kostade. Ministern var förut inne på rutinerna för det här. Men jag kan tänka mig så här: Skulle det vara så svårt att dela upp en faktura på en seminariedel, vad den uppgick till, och en representationsdel? Då vore det ju väldigt lättolkat för de flesta. : Herr ordförande! Det är klart att det inte är svårt att dela upp det. Problemet är bara att det strider mot de rekommendationer som har och de riktlinjer som har. EU-anpassade baskontoplan ligger alltså som en grund för hur bokför saker. Utifrån den har man tagit fram kontoplan, och från den kontoplanen har man utarbetat en lathund för hur man ska kontera olika saker. Den kan man såklart välja att bryta mot och göra på ett annat sätt, men har här tyckt att det har varit angeläget att följa de riktlinjer för bokföring som finns i de ekonomiadministrativa funktioner som hanterar. Låt mig också säga att om man tittar på hur dag har bokförts kan man se att det mycket riktigt är så att mat i samband med föreläsningar ska bokföras särskilt. Och man har bokfört detta, om vi ska djupa i frågan, på ett konto som heter 5796 Hotell- och restaurangtjänster. Där bokförs den stora delen. Sedan finns ett konto för bevakning, för vi hade extra bevakning med tanke på att det var tre statsråd i lokalen.