bet · H001KU20 · 2013-06-11 00:00:00 — I detta fall är det tydligt att LF har uppträtt i sin roll som informationsdirektör och i insändarsvaret har uttalat sig för polismyndighetens räkning. Enligt Justitiekanslerns bedömning har LF därmed inte lämnat de aktuella uppgifterna inom ramen för sin meddelarfrihet. I Ekots nyhetssändning i radio rapporterades att centerledaren och hennes politiska stab hade varit på en restaurang och att räkningen felaktigt hade gått till Närings- departementet i stället för till . Enligt statssekreterare , som själv var med, ska ta den kostnaden. Han anser att rutinerna för representation måste skärpas på . Att det här kommer fram (nu) beror alltså på mediers uppmärksamhet och granskning av betalningar som gjort. Centerledaren och näringsministern har själv sett till att all representation gåtts igenom, uppges det i Ekot. Enligt statssekreteraren ska det inte finnas några ytterligare frågetecken. Mot slutet av intervjun säger han följande: Inte vad jag vet. Vi har tittat på det här och även medier har begärt ut all intern representation som finns här och gått igenom det. Där kan vi även konstatera att, jag hörde, att det finns en annan jämförelse, att vi på ligger väldigt lågt jämfört med de andra departementen. publicerade en artikel med rubriken snabbstädar sina festnotor. Enligt artikeln bekräftar vikarierande expeditionschefen vid att näringsminister pressekreterare och presschef fortlöpande har informerats om utlämnandeärendet. Enligt ska expeditionschefen ha uttalat bl.a. följande: Vi har ju de rutinerna att vi har en kontakt när det är media som begär ut uppgifter och handlingar, att vi har en information med vår presstab så att de känner till det och är beredda. Enligt skickade statssekreterare in en begäran om löneavdrag för en spritnota. ska också en räkning för ett krogbesök ha skickats till . Enligt ringde näringsministerns pressekreterare till Ekots redaktion innan hade publicera sitt material och förekom avslöjandet i . Enligt medger pressekreteraren samtalet. I en annan artikel med rubriken för i uppgavs det att hade en julfest för sina anställda och att denna fest hade bokförts som ett seminarium och inte som internrepresentation. uppger att tidningen hade begärt ut en förteckning över all internrepresentation vid , men att julfesten inte fanns med i förteckningen. Enligt var seminarieverksamheten den huvudsakliga aktiviteten och därför bokfördes inte dag, vid vilken även ett julbord serverades, som en internrepresentation. hänvisar även till att hade lagt ut information om julfesten på sin webbplats. publicerade uppgifter om departementets interna personalkostnader och efterlevnaden av föreskrifter om intern och extern representation på regeringens webbplats (). På webbplatsen finns bl.a. programmet för personaldagen och en redovisning av riktlinjerna för internrepresentation och hur dessa efterlevs. I gjorde en annan av näringsministerns pressekreterare följande kommentar med anledning av de två KU-anmäl- ningarna: lämnar skyndsamt ut allmänna handlingar. Vi har som ambition att ge allmänheten och journalister en hög servicenivå och mot den bakgrunden så välkomnar vi att det sker en granskning med anledning av anmälan. Jag kan också konstatera att i de aktuella ärendena så lämnades de begärda handlingarna ut mindre än efter att begäran kommit in. På en fråga från om det stämmer att begäran först gått till departementets pressavdelning svarade pressekreteraren: Nej, pressavdelningen har fått information om att handlingen skulle delas ut. Det är den praxis som finns. Om det begärs ut handlingar är det bra att veta för dem handlingen berör. Det kan vara bra att veta om man kommer att bli kontaktad. JO:s beslut i ärende 4506-2012 I en anmälan som kom in till ombudsmän () (dnr 45062012) begärdes en granskning av handläggning av en begäran från en journalist vid om att få ta del av allmänna handlingar. Journalisten anförde i sin anmälan att en eller flera tjänstemän på hade brutit mot tryckfrihetsförordningen och dess intentioner. Enligt journalisten hade en rad handlingar, trots att de hade tagits fram och kopierats, lämnats ut först långt i efterhand. Enligt journalisten berodde fördröjningen av allt att döma på att näringsminister stab kräver att få ta del av och på olika sätt hantera handlingar innan de lämnas ut. Han hävdade att detta inte har något att göra med normal sekretessprövning utan enbart var styrt av politiska intressen. Journalisten ifrågasatte också att fakturor från personalfester och andra nöjen inte hade lämnats ut när han hade begärt ut transaktionslistor över all internrepresentationen på departementet. Journalisten återger bakgrunden till sin anmälan genom följande tidsaxel över vad som hänt. beställer jag all internrepresentation på och framåt. Beställningen gick till vikarierande expeditionschef [JF]. skickar [JF] transaktionslistor över internrepresentationen. Begär jag ut 11 fakturor för internrepresentation från transaktionslistan bland annat en nota från van der och en nota från . Jag begär också ut sammanställningar över hur mycket alla övriga departement har gjort av med på internrepresentation och framåt. 16.46 skickar [JF] de 11 fakturorna som beställdes och skriver att fakturan från van der har efterfakturerats . 17:49 kontaktar jag [JF] för att få underlaget kring fakturan som har efterfakturerats och löneavdraget som gjordes för spriten. 11.23 mejlar [JF] kopior på statsekreterare löneavdrag som har gjorts för spriten på och efterfaktureringen av notan från van der till . Löneavdraget och efterfaktureringen är daterade . 12.43 publicerar nyheten om spritavdraget och efterfaktureringen till efter att pressekreterare [KH] lämnat hela nyheten till reportern [ER]. Statssekreterare intervjuas av ekot och berättar då bland annat hur ligger till när det gäller internrepresentation jämfört med andra departement uppgifter som tagits fram på uppdrag av men ännu inte utlämnade. får jag handlingen med hur mycket respektive departement har lagt ut på internrepresentation som begärde ut . Handlingen har då legat hos stab åtminstone . lägger ut uppgifter om sin julfest på hemsidan. Trots att begärt ut all interrepresentation har vi inte fått ta del av denna. Julfesten har varit bokförd som seminarieverksamhet. Så har också en delfinshow, ett vinpaket och nöjen bokförts. Journalisten anför vidare att den vikarierande expeditionschefen i intervjuer med bekräftat fördröjning av utlämnande av handlingar och att handlingar som journalisten har begärt ut har lämnats till näringsministerns pressavdelning innan de har lämnats ut till honom. I en remiss bad JO att skulle yttra sig över journalistens klagomål. I ett yttrande som kom in till JO ges följande redogörelse för handläggningen av utlämnandeärendet. kontaktade [RA] tf. expeditionschefen [JF], först per telefon därefter per e-post, och begärde att få ta del av följande handlingar: 1.All representation, alla utlägg, dokumentation kring alla resor och reseräkningar för och framåt. 2.All internrepresentation på och framåt. Arbetet med att ta fram de begärda handlingarna påbörjades . ringde tf. expeditionschefen till [RA]. Tf. expeditionschefen informerade [RA] om att begärda utläggskvitton hade tagits fram och skulle faxas till honom omgående. Vidare informerade tf. expeditionschefen [RA] om att det inte fanns några reseräkningar för . Vad gällde representation och resor kom tf. expeditionschefen och [RA] överens om att tf. expeditionschefen skulle skicka en transaktionslista, så skulle [RA] återkomma med besked om vilket underlag han ville ta del av. Bakgrunden till denna överenskommelse var att det rörde sig om en förhållandevis stor mängd bokförda poster och att bedömningen var att det skulle ta tid att ta fram och sekretesspröva samtliga fakturor. Tf. expeditionschefen uppfattade att [RA] var nöjd med arrangemanget. Han uttryckte vid det tillfället ingen åsikt om att handläggningen hade tagit . Utläggskvittona faxades till [RA] . Efter dialog med [RA] hade uppgifter om personnummer och kortnummer tagits bort. Transaktionslistorna skickades med e-post till [RA] . Av transaktionslistorna framgick tydligt vilka konton som omfattades av utdraget, nämligen, såvitt avser representationen, kontona personalrepresentation (intern representation) och extern representation. återkom [RA] per telefon och räknade upp ett antal fakturor från transaktionslistan som han ville ta del av. [RA] ställde också frågor kring det stora antalet chefsluncher (den frågan besvarades per e-post ) samt begärde att få en sammanställning över hur stora belopp som samtliga departement redovisat som intern representation . Frågan rörande sammanställningen lämnades över till (Förvaltningsavdelningen) . Arbetet med att ta fram och sekretesspröva fakturorna inleddes omgående av tf. expeditionschefen. efter det att tf. expeditionschefen hade fått tillgång till fakturorna lämnades kopior av dem till en av näringsministerns pressekreterare. Syftet med denna åtgärd var av informativ karaktär. Efter sekretessprövningen scannades fakturorna och skickades med e- post till [RA] . Vid det laget hade departementet uppmärksammat felaktigheter rörande två av fakturorna. Av den anledningen begärdes löneavdrag för vissa poster i en faktura, och en faktura efterfakturerades till . Detta informerades [RA] om i samband med att handlingarna lämnades ut. återkom [RA] per telefon och hade vissa frågor. Han begärde då också att få ta del av ytterligare handlingar. [RA] återkom med dessa frågor i ett e-postmeddelande . [RA] återkom med ytterligare frågor kl. 9.45, 9.46, 9.52, 10.26 och 10.57. Samtliga frågor utom den sistnämnda besvarades i ett e-postmeddelande . [RA] återkom med ytterligare en fråga . skickades per e-post de återstående handlingar som [RA] begärt att få ta del av. [RA] återkom med en ännu en fråga . svarade tf. expeditionschefen på alla återstående frågor utom en. Något återkom [RA] per telefon med anledning av Ekots rapportering kring fakturorna. Tf. expeditionschefen svarade då också muntligen på hans sista fråga. Sammanställningen över hur stora belopp som samtliga departement redovisat som intern representation lämnades ut av Förvaltningsavdelningen . hade , liksom övriga departement, fått ta del av ett utkast till sammanställning som ett led i Förvaltningsavdelningens hantering av utlämnandeärendet. I sitt yttrande till JO gjorde följande bedömning av ärendet. [RA:s] begäran att få ta del av allmänna handlingar gjordes i olika omgångar då arbetssituationen för de personer som var i tjänst på var mycket ansträngd. Inte desto mindre dröjde det inte i något fall längre än till dagen därpå innan transaktionslistor och kopior av fakturor lämnades ut. anser att departementet har handlagt [RA:s] begäran om utlämnande av kopior av de aktuella allmänna handlingarna skyndsamt i enlighet med vad som föreskrivs i 2 kap. 13 § andra stycket tryckfrihetsförordningen. Som har framhållits ovan lämnades kopior av de aktuella fakturorna till departementets politiska ledning i informationssyfte. Det kan vidare konstateras att departementet i dialogen med [RA] varit tillmötesgående och snabbt svarat på de många frågor han ställt. har inte haft anledning att uppfatta [RA:s] begäran på annat sätt än att den avsåg sådana fakturor som var bokförda som representation. Av den transaktionslista som [RA] fick ta del av framgick tydligt vilka konton som omfattades av utdraget. I fråga om den sammanställning över departementens interna representation som lämnades ut gjorde JO följande bedömning. Anmälarens begäran gällde uppgifter ur redovisningssystem. Det rörde sig om en potentiell handling, som omfattas av offentlighetsprincipen och dess krav på skyndsamt utlämnande. Anmälaren gjorde sin framställan . Handlingen lämnades ut till honom , . Begäran gjordes hos , som överlämnade den till Förvaltningsavdelningen. Innan handlingen lämnades ut hade departementen, som ett led i Förvaltningsavdelningens hantering av utlämnandeärendet, fått ta del av ett utkast till sammanställning. har inte förklarat vad som motiverade denna omgång. Något behov av sekretessprövning har inte åberopats och kan knappast heller ha funnits. Att inom en myndighet skicka runt en handling som begärts utlämnad för att i största allmänhet ge mottagarna möjlighet att lämna synpunkter är oförenligt med reglerna om handlingsutlämnande - - -. Eftersom det alltså inte framkommit någon omständighet som kan ursäkta att låg på den handling anmälaren begärt i ska dess handläggning kritiseras. kan tyckas vara en kort väntetid t.ex. i jämförelse med de dröjsmål som förekom i de ärenden som nämndes (se JO:s beslut i ärende 639-2012 m.fl.). Den rättsliga regleringens utgångspunkt är dock att handlingar ska tillhandahållas omgående och att varje dröjsmål ska kunna motiveras. De extra dagar som i detta fall tog på sig innebar en särskild inskränkning i anmälarens rätt till insyn, eftersom hans framställan var föranledd av det intresse han som journalist hade av handlingen i just det nyhetsskede då han eftersökte den. Det sistnämnda kan man från myndighetens sida inte ha varit omedveten om. När det gäller frågan om anmälarens begäran om att få ut uppgifter om intern representation (julfesten) anförde JO bl.a. följande. Det är klarlagt att anmälaren hos begärt ut alla handlingar rörande intern representation och framåt samt att han därvid fått del av en sammanställning. Av denna framgick enligt tydligt vilka konton som omfattades, nämligen bl.a. personalrepresentation (intern representation). Från har uppgetts att man inte haft anledning att uppfatta anmälarens begäran på annat sätt än att den avsåg fakturor som var bokförda som representation. Anmälaren har genmält att det enligt hans mening är uppenbart att en julfest ska betraktas som intern representation oavsett hur den bokförs. JO instämde i det sistnämnda och anförde följande. Den som begär handlingar om intern representation och får en förteckning rubricerad personalrepresentation har anledning att utgå från att uppgifter om eventuella personalfester ska finnas med. Det kan dock inte anses visat att syftet varit att undanhålla något för anmälaren. Med tanke på de ansträngningar som tjänstemännen vid myndigheten obestridligen gjorde för att besvara hans framställningar och frågor har jag ingen anledning att tro annat än att skälet till att han inte fick uppgifterna om julfesten just låg i hur haft sina handlingar ordnade. JO anförde vidare att myndigheter i syfte att undvika situationer som den nu inträffade vid registreringen av sina fakturor m.m. inte bara bör se till bokföringsmässiga aspekter utan även till offentlighetsprincipen. JO uttalade följande. Det föreligger [] en skyldighet för myndigheter att hålla sina handlingar så ordnade att allmänheten och därmed även massmediernas insyn i allmänna handlingar underlättas. I detta fall vill det synas som om sätt att hålla sina handlingar ordnade i stället försvårat möjligheten till insyn. I fråga om de fakturor som begärdes ut konstaterade JO att efter att en sekretessprövning gjorts fick anmälaren ut det han begärt dagen efter, dvs. JO fann att handläggningstiden ligger inom ramen för tryckfrihetsförordningens skyndsamhetskrav. I fråga om de informationsinsatser som gjordes med anledning av att fakturorna begärdes ut och den av gjorda efterfaktureringen anförde JO följande. Det finns inte något hinder mot att en pressekreterare informeras om förhållanden som kan föranleda uppmärksamhet i massmedierna och som kan förväntas få frågor om, så länge det inte medför att handlingsutlämnandet fördröjs. Allmänt gäller att en myndighet har all rätt att söka åtgärda brister som upptäcks i samband med ett handlingsutlämnande, liksom att informera om såväl uppdagade brister som vidtagna åtgärder, under förutsättning att de krav som gäller för handlingsutlämnandet inte åsidosätts. En annan sak är att företrädare för massmedierna liksom andra enskilda i enlighet med 1 kap. 9 § regeringsformen ska behandlas lika. I den mån myndighetens företrädare informerade andra medier om de uppgifter anmälaren begärt ut innan denne fick del av dem kan lämpligheten i detta enligt min mening ifrågasättas. Den intervju som förekom i radion sändes dock efter det att fakturorna och information om efterfaktureringen lämnats till anmälaren. JO anförde avslutningsvis i sitt beslut att ska kritiseras för att en allmän handling lämnades ut först trots att den borde ha kunnat lämnas ut omgående. I övriga delar fanns det enligt JO inte tillräcklig grund för kritik. JO:s beslut i ärendena 6392012 m.fl. kom det in flera anmälningar till JO från journalister om framställningar om att ta del av utdrag ur administrativa system, huvudsakligen ekonomisystemet (dnr 6392012, 24632012 och 2732-2012). Anmälningarna aktualiserar likartade frågeställningar och utreddes därför gemensamt av JO. För en närmare redogörelse av de olika anmälningarna hänvisas till JO:s beslut i ärendet. JO begärde att Statsrådsberedningen vid skulle yttra sig över klagomålen och lämna kompletterande yttranden i ett av ärendena. lämnade sitt yttrande till JO. I yttrandet redogörs för organisation och handläggningsrutiner för handlingsutlämnande. Av denna redogörelse framgår att om ett ärende gäller flera departement ska det departement dit ärendet huvudsakligen hör hantera framställningen om att få ta del av en allmän handling (13 § RKI). Regeringsärenden som faller inom flera departements verksamhetsområden ska beredas gemensamt. Även i ärenden som avgörs av kan samråd behöva ske. I redogörelsen anges att samrådet mellan berörda enheter och departement när det gäller framställningar om att få ut allmänna handlingar sker på samma sätt som vid handläggning av andra ärenden och med beaktande av skyndsamhetskravet. Enligt de rutiner som tillämpas bestäms det från fall till fall hur ett ärende ska samordnas och handläggas. I redogörelsen framhålls också att arbete präglas av öppenhet och offentlighet. På alla departement finns det registratorer som hjälper allmänhet och journalister med insyn och offentlighet. har också en arkivsupport för dem som vill ta del av diariet och efter sökningar i diariet begära ut handlingar. När det gäller de olika klagomålen framgår det av yttrandet att i ett av ärendena tog att hantera en begäran om att ta del av telefonloggar, att denna begäran omfattade flera personer både i och nära den centrala statsledningen, alla med olika ansvarsområden, och att sekretessprövningen i denna del inte blev okomplicerad. Även i ett annat ärende tog det drygt att hantera frågan om begäran till dess att handlingarna utlämnades. Begäran omfattade flera konton och berörde samtliga departement samt Statsrådsberedningen. I yttrandet framhålls att underlaget innehåller uppgifter som var för sig kan vara harmlösa men som i en mängd ger en bild av vilka rutiner som gäller, och att om uppgifterna röjs detta kan vålla fara för rikets säkerhet. Konsekvensen av detta blev att det krävdes omfattande och tidskrävande sekretessprövningar. I fråga om det tredje ärendet hänvisades till en tidigare inlaga och uppgifter som lämnats muntligt till JO (tjänsteanteckning). Som främsta skäl till att det i detta ärende tog drygt att behandla begäran framhölls att en omfattande sekretessprövning bedömdes nödvändig för att uppgifterna skulle lämnas ut. I en avslutande kommentar framhåller att antalet framställningar om att få ta del av handlingar och om att på annat sätt få information har ökat väsentligt . Ett arbete har påbörjats med att se över om rutinerna vid handläggningen av sådana ärenden och förfrågningar behöver och kan ändras med anledning av den utvecklingen. Det övervägs även om organisatoriska förändringar behövs och kan göras. JO uppmanade att sitt yttrande särskilt att redogöra för sin organisation och sina handläggningsrutiner vid framställningar om att få ta del av allmänna handlingar. I denna del gjorde JO följande bedömning. För att offentlighetsprincipen med dess regler om tillgång till allmänna handlingar ska fungera, krävs att myndigheterna anpassar sin organisation till den enskildes och massmediernas rätt till insyn. Kraven innebär bl.a. att det ska finnas handläggare som är ansvariga för vården av de handlingar av skilda slag som finns hos myndigheten samt att det ska finnas en tydligt angiven ordning för den myndighetsprövning som ovan beskrivits och som sökanden har rätt att begära då en efterfrågad handling inte tillhandahålls. Därutöver gäller att den ordning som tilllämpas måste vara sådan att det i grundlagen fastställda kravet på skyndsam handläggning, inklusive den etablerade praxis som finns kring detta, kan iakttas. Beträffande myndigheten är huvudregeln i dess instruktion, 18 §, att prövningen av frågor om handlingsutlämnande ska ske inom det departement eller motsvarande som förvarar den begärda handlingen. Den normala beredningsgången är inte angiven, inte heller vilken eller vilka befattningshavare som ska göra prövningen. yttranden har inte kastat något ytterligare ljus över vilka handläggningsrutiner som tillämpas. Handläggningen verkar att döma av det som framkommit ske ad hoc, utan tillräckligt stöd i fasta rutiner eller principer. De ärenden som här granskats och det underlag presenterat tyder därvid på att myndighetens organisation inte är anpassad till de krav som följer av tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens regler om tillgång till allmänna handlingar. JO noterade vidare att det verkar som att gemensam beredning, som i enlighet med 15 § RIK ska genomföras i regeringsärenden, även tillämpas i samband med handlingsutlämnande. JO hänvisade till att den gemensamma beredningen syftar till att säkerställa att principerna om regeringens kollektiva beslutsfattande och ansvar får ett reellt innehåll, men att det inte är frågan om något sådant kollektivt beslutsfattande och ansvar vid handlingsutlämnande, såvida inte ärendet har överlämnats till regeringens prövning. JO konstaterade att organisationen inte är anpassad till offentlighetsprincipen och inte heller till de genomförda förändringarna i departementsorganisationen. JO gjorde därefter följande uttalande. Det ter sig som om en begäran som inte leder till ett omgående utlämnande av den begärda handlingen lätt kan hamna i ett ingenmansland, där den skickas runt utan att vare sig tjänstemän eller statsråd kan hållas ansvariga för långa handläggningstider eller andra brister som inkräktar på enskildas och massmediers grundlagsstadgade insynsrätt. Sekretessprövning som fördröjer utlämnande JO anförde att i de ärenden som granskats av JO har i samtliga fall ursäktat den långa handläggningstiden med att det har krävts en tidsödande sekretessprövning. JO anför i sitt beslut att det i princip inte är en uppgift för JO att gå in på enskilda sekretessbedömningar, men framför att en myndighet, för att undgå kritik för brott mot skyndsamhetskravet, på ett någorlunda konkret sätt bör kunna påvisa att det har funnits ett sådant behov i det enskilda fallet. JO uttalade i denna del följande. Det är med andra ord inte tillräckligt med ett mer eller mindre blankt påstående om att den ena eller den andra sekretessbestämmelsen aktualiserats. I de granskade fallen har vad som anförts om detta från sida huvudsakligen varit kortfattat, abstrakt och mindre övertygande. JO fann avslutningsvis att handläggning av de gjorda framställningarna om att få ut allmänna handlingar har inneburit grova åsidosättanden av tryckfrihetsförordningens krav på skyndsamhet. Att döma av det som utretts och av egen beskrivning har brister i organisation, ansvarsförhållanden och rutiner bidragit till att grundlagens krav inte efterlevts. JO hänvisade till att likartade iakttagelser har gjorts i tidigare granskningar. JO gjorde vidare följande uttalande.