sou · H0B321 · 2012-03-30 00:00:00 — Det företag som avser använda molntjänster bör vara medveten om att det är lika lätt att fastna i ett leverantörsberoende om man gör specifika anpassningar i molnbaserade system som när man gör anpassningar i traditionella system. Affärsmodellen för molntjänster bygger på skalfördelar och likformighet. Det finns risk för att företag som levererar molntjänster upphör med detta. Det är därför viktigt att säkerställa äganderätten till, och rätten att använda, sin egen information samt att utarbeta en strategi för leverantörsbyte. Ett sätt att stärka konkurrenskraften kan vara att förbättra småföretagens möjligheter att exponera sig externt, både gentemot kunder och leverantörer. har företagens närvaro på internet blivit en allt vanligare och viktigare metod för att skapa och upprätthålla sådana kontakter. It:s roll och betydelse Ett relativt enkelt sätt att informera om företaget och att ha viss kommunikation med kunder och leverantörer är att utveckla en egen webbplats (hemsida). hade av företagen med 1–4 anställda en egen webbplats5. Motsvarande siffra för företag med 5–9 anställda var , och med 10–49 anställda . av företagen med 1–4 anställda gav kunderna möjlighet att lägga beställningar eller göra bokningar på företagets webbplats. Bland företag med 5–9 anställda var motsvarande siffra , och med 10–49 anställda . (Hit räknas inte beställningar eller bokningar som görs via e-post). har systemutvecklingen skapat förutsättningar för helt nya former av mer dialogbaserad marknadsföring genom användandet av sociala medier. Än så länge verkar dock småföretagen vara något tveksamma till dessa nya kontaktformer. En undersökning pekar t.ex. på att av småföretagen inte använder något socialt medium alls, att använder Facebook och Twitter6. Även om resultatet bör tolkas med försiktighet kan det ändå ge en fingervisning om att sociala medier förmodligen ännu inte blivit en utbredd marknads- och kontaktkanal för småföretagen. Vad är sociala medier? I presenteras denna definition av sociala medier: Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknik, social interaktion och användargenererat innehåll. Det kan ta sig uttryck i Internetforum, communities, bloggar, wikier, gruppvara, podradio och artikelkommentarer. Termen används ofta som slagord för sådana tjänster. 5SCB, Företagens användning av IT 2011. 6Undersökningen gjordes 8–via nyhetstjänsten . Vilket socialt medium använder du mest i ditt företag? besvarades av 1 140 personer verksamma i företag med företrädesvis färre än 20 anställda. It:s roll och betydelse I beskrivs sociala medier som samlingsnamn på kommunikationskanaler som tillåter användare att kommunicera direkt med varandra genom exempelvis text, bild eller ljud. E-delegationen ringar in begreppet sociala medier genom exempel7: Sociala medier är ett sätt att kommunicera, skapa relationer, främja dialog och dela kunskap. När vi pratar om social medier menar vi till exempel: Webbplatser med nyhetskommentarer, länkar, chatt och kommentarfält, Facebook, LinkedIn, Twitter, Tou Tube, Flickr och många andra, wikier där användarna hjälps åt att skapa innehållet. Affärsnyttor med sociala medier Även fast användandet av sociala medier ännu inte verkar vara vanligt förekommande bland småföretagen, anses dessa ofta vara den grupp som har mycket att vinna på en sådan användning. Huvudargumentet som framförs är att de nya marknadsföringskanalerna inte innebär några extra kostnader för företagaren, annat än den egna arbetstiden. Många av programvarorna som används tillhandahålls gratis. Småföretagaren slipper därmed de vanligtvis stora ekonomiska utgifter som traditionell reklam utgör. Sammanfattningsvis bedöms användning av sociala medier kunna bidra till exempelvis följande: Exponering av företaget. Dialog direkt med kunderna. Bidra till affärsutveckling (engagera kunderna), etc. 7 E-delegationen, Myndigheternas användning av sociala medier, Riktlinjer från E-dele- gationen, Version 1.0, . It:s roll och betydelse Problem och risker med sociala medier En generell aspekt på användningen av sociala medier är tidsåtgången. Sociala medier kräver att småföretagaren aktivt deltar i en löpande dialog med omvärlden. Det är inte meningsfullt att öppna ett företagskonto på Facebook eller starta en blogg och inte själv delta i den debatt som kan uppstå. Detta tar tid som skulle kunna användas för andra frågor inom företaget. Den vanligaste oron bland småföretag vad gäller sociala medier är att det på nätet uppstår ryktesspridning om företaget eller att det framförs negativ kritik mot företagets produkter och varumärke.8 oroar sig för att tappa kontrollen över sitt varumärke genom denna typ av kritik. Ett annat övervägande som företaget måste göra är hur pass öppen informationen ska vara. Det är en avvägning mellan kundens behov av intressant information och konkurrentens möjlighet till insyn i företaget. För de småföretag som vill effektivisera eller expandera sin verksamhet kan digitaliserade försäljnings- och inköpsprocesser vara av stort intresse. Bland annat ger e-handelslösningar företag tillgång till både nationella och internationella marknader, oavsett verksamhetsort. Enligt är intresset stort bland de mindre företagen för att få stöd och vägledning vid export via e-handel. Fokus i det senaste statliga programmet till stöd för it i småföretag, Handlingskraft med IT, var införandet av e-faktura och säkra e-handelslösningar (programmet beskrivs närmare i avsnitt 8.1). Utvärderingen9 visar att de företag som upplevt störst affärsnytta är de som implementerat en komplett e-handelslösning. Inom målgruppen företag med 1–19 anställda uttrycks stort behov av framtida offentlig satsning till stöd för sådana lösningar. 8Svenska , Småföretagare räds sociala medier 9Tillväxtverket, Programmet Handlingskraft med IT, slutrapport med bilagd konsultrapport från Ramböll, Utvärdering Handlingskraft med IT, . It:s roll och betydelse 3.4.1E-handel inom svensk detaljhandel. Enligt statistik från Svensk Handel10 omsatte den svenska e- handeln med varor . Det motsvarar av den totala detaljhandeln. Det är en ökning . De största varusegmenten är hemelektronik, kläder och skor samt böcker och media. I omsättningssiffran ingår inte beställning av tjänster (t.ex. resor) eller nedladdningar (t.ex. musikfiler). Likaså omfattar siffran samtliga företag, småföretag är inte särredovisade. Statistik från SCB visar att av företagen med 10–49 anställda tog emot beställningar via en webbplats . Värdet av dessa motsvarade av de berörda företagens omsättning (statistik för mindre företag saknas). presenterade EU-kommissionen11 ett meddelande om e-handel. Syftet är att utveckla en Digital Single Market for e-commerce and online services. Bland de fördelar som Kommissionen ser med denna marknad nämns att särskilt små och medelstora företag samt mikroföretag får ökade möjligheter. De får tillgång till nya marknader globalt. I meddelandet prioriteras följande områden: -Stödja utveckling av lagliga gränsöverskridande online-tjänster, -förbättra konsumentskydd och ökad information till konsumenter och företag, -förbättra systemen för betalning och leverans, samt -förbättra hanteringen av missbruk och olagligt innehåll online. Kommissionens mål för e-handeln är att fördubbla försäljningsvolymen . bedriver ett arbete till stöd för att främja gränsöverskridande e-handel. Ambitionen är att skapa mest attraktiva förutsättningar för e-handel till 10 , Så handlar vi på nätet 2011, Företag och konsumenter på en global e- handelsmarknad. 11 European Commission, A coherent framework for trust in the Digital Single Market for e-commerce and online services, COM(2011) 942 final. It:s roll och betydelse Berörda departement har tillsammans med handeln tagit fram en aktivitetsplan med åtgärder för regeringens fortsatta arbete. Åtgärderna avser bl.a.: -Enhetlig tillämpning av konsumenträttsdirektivet. -Lagstiftning om alternativ tvistlösning för konsumenter. -Samlad och lättillgänglig information (nationell och EU-nivå). -Förenklade regler för e-signaturer. -Möjlighet för e-handlare att registrera nationella toppdomäner. -Intensifiera e-handelsarbetet i de externa handelsförhandlingarna. -Förenkla för kort, internet- och mobilbetalningar. -Förbättrade system och minskade kostnader för transport och leverans. -Underlätta gränsöverskridande rättighetsklarering online. -Motarbeta diskriminering gentemot e-handlare genom t.ex. etableringskrav. I Europeiska kommissionens om en ökad användning av e-upphandling inom EU definieras e-upphand- ling enligt följande: E-upphandling är en övergripande benämning för IKT-baserad – i stället för pappersbaserade förfaranden – kommunikation och behandling i hela upphandlingskedjan. E- upphandling innebär att elektroniska processer införs för att understödja de olika faserna i ett upphandlingsförfarande – offentliggörande av meddelanden om upphandling, tillhandahållande av förfrågningsunderlag, inlämning av anbud, utvärdering, tilldelning, order, fakturering och betalning. tillkännagav EU-kommissionen13 att upphandlingsdirektivt ska revideras. Några punkter som kommissionen särskilt föreslår, och som berör föreliggande utredning, är bl. a. utvidgning av användandet av elektronisk kommu- 13European Commission, Proposal for a Directive of Parliament and of , COM(2011) 896 final. It:s roll och betydelse nikation i offentlig upphandling. Det möjliggör väsentliga förenklingar i företagens anbudsgivning. Dessutom föreslås att småföretag ska stimuleras att delta i offentliga upphandlingar genom att dessa uppdelas i mindre enheter och att kraven på finansiell kapacitet hos det företag som lämnar anbud begränsas. Infrastruktur för elektronisk offentlig upphandling Kammarkollegiet har enligt sin instruktion (SFS 2007:804) bl.a. till uppgift att utveckla och förvalta ett upphandlingsstöd samt bidra till att hela inköpsprocessen kan genomföras elektroniskt och delta i standardiseringen av processen. Myndigheten lade fram en förstudie angående behovet av nationella initiativ för att få en lämplig och effektiv infrastruktur för elektronisk offentlig upphandling14. Grundfrågan var vilka komponenter som även fortsättningsvis borde tillhandahållas av privata marknaden eller bli föremål för centrala nationella lösningar. Vägledande vid analysen av olika alternativ var, enligt Kammarkollegiet, bl.a. att det ska vara så enkelt som möjligt för anbudsgivare, och då inte minst de mindre företagen, att hitta de affärsmöjligheter som finns och att delta i offentlig upphandling. Utifrån analysen konstaterar att: System och verktyg som stöd för elektroniska upphandlingsprocesser även fortsättningsvis bör anskaffas av de upphandlande myndigheterna på en öppen och konkurrensutsatt marknad. Vissa minimikrav bör emellertid utarbetas och ställas på systemen inom väsentliga områden som t.ex. användbarhet och it-säkerhet. En statligt finansierad nationell annonsdatabas bör inrättas i i likhet med merparten av andra EU-länder. Det ska vara obligatoriskt för upphandlande myndigheter att publicera alla annonser över gränsvärdet för direktupphandling i annonsdatabasen. Den marknadslösning som upphandlingssystem innebar tag, möter olika system när föreslogs vad gäller elektroniska att anbudsgivaren, t.ex. ett småförede ska utforma anbud till de olika 14 Kammarkollegiet, Framtida arkitektur för e-upphandling, förstudie, , Dnr 24- 2-1811-11. It:s roll och betydelse I sin analys menade att det i skilda sammanhang har förmodats att detta skulle utgöra ett särskilt problem för småföretag. Men att svenska anbudsgivarna skulle finna det svårt att hantera flera olika system har inte framkommit i någon av de studier som genomförts för att fånga vad anbudsgivarna, och särskilt småföretag, tycker är besvärligt med offentlig upphandling. Om något angivits som problematiskt är det, enligt Kammarkollegiet, i stället att inte alla upphandlande myndigheter övergått till elektroniska förfaranden. Att detta skulle gälla även småföretag vidimeras också av upphandlande myndigheter som har konstaterat att småföretag visar betydligt större intresse för en övergång till elektroniska förfaranden än de större anbudsgivarna. I en kommentar till förslaget att en statligt finansierad nationell annonsdatabas borde inrättas, ansåg Kammarkollegiet att man i andra europeiska länder ser denna typ av lösningar som ett sätt att underlätta för småföretagen. I en nyligen av Kammarkollegiet presenterad uppföljning15 av e- upphandling inom den offentliga sektorn framgår att av kommunerna, av landstingen och av de statliga myndigheterna använder någon form av verktyg för e-upp- handling. Den främsta anledningen till att användningen av e- upphandling är lägre bland de statliga myndigheterna är att en stor andel av dem är relativt små. De använder sig i stor utsträckning av de statliga ramavtalen och gör få egna upphandlingar. I detta sammanhang vill vi också nämna att Kammarkollegiet tagit fram en vägledning som beskriver hur man kan underlätta för mindre leverantörer att delta i offentliga upphandlingar.16 It- lösningar ingår nästan inte alls i rapportens förslag till åtgärder. Ett it-baserat förslag som tas upp är sådana it-lösningar som ger möjlighet åt företag att kostnadsfritt få kännedom om aktuella och kommande upphandlingar, vilket kan bidra till att fler småföretag väljer att delta i offentlig upphandling. Exempel på denna typ av bevakningstjänster som en myndighet kan erbjuda leverantörer, är att via e-post informera om vilka upphandlingar som kan vara av intresse. Likaså framhålls att skapandet av en öppen offentlig databas med kontraktsvillkor kan underlätta småföretags förberedelser inför nästkommande upphandling. 15Kammarkollegiet, Uppföljning av upphandlande myndigheters användning av e-upphand- ling 2011. 16Kammarkollegiet, Att underlätta för småföretag att delta i offentlig upphandling, 2011:10. It:s roll och betydelse också att en ökad kunskapsnivå hos småföretag om reglerna vid offentlig upphandling kan leda till att fler deltar i upphandlingar. För att öka kunskaperna föreslås att myndigheterna på sina webbplatser hänvisar till Kammarkollegiets webbplats (). Utredningen behandlar elektronisk upphandling i ett kort avsnitt. Man framhåller att nästan samtliga intressegrupper pekar ut den elektroniska upphandlingen som en viktig åtgärd för att förenkla den offentliga upphandlingen. har för avsikt att söka samarbete med Kammarkollegiet, för att analysera om utredningen på något sätt kan bidra till att komma till rätta med de flaskhalsar som hindrar en snabb utveckling av den elektroniska upphandlingen i . Nuvarande system bygger på att privata aktörer utfärdar e- legitimationer till användare. Offentlig sektor har ramavtal med utfärdarna för att kunna nyttja e-legitimationerna i sina tjänster. Nuvarande ramavtal på området löper ut och det finns möjlighet att upphandla på det sätt som offentlig sektor har kunnat göra tidigare. En utredning tillsattes för att förbereda och genomföra bildandet av en nämndmyndighet för samordning av statens och kommunernas hantering av metoder och tjänster för elektronisk identifiering och signering. inrättade regeringen en särskild e-legitimationsnämnd. Enligt sin förordning17 ska nämnden stödja och samordna elektronisk identifiering och signering (e-legitimationer) i den offentliga förvaltningens e- tjänster. Likaså ska nämnden utveckla specifikationer och liknande krav som ska vara gemensamma för myndigheter under regeringen i deras användning av e-legitimationer. är därmed en samordnande myndighet mellan stat och kommun. 17 Förordning (2010:1497) med instruktion för . It:s roll och betydelse I det betänkande som utredningen lade fram18 föreslogs dessutom en ny nationell modell för att använda e-legitimationer. Denna modell, som berör offentlig sektor, kan beskrivas som en infrastruktur (Infrastrukturen för Svensk e-legitimation), som består av de e-legitimationer som godtas (Svensk e-legitimation), en standardiserad lösning för identifiering, i tekniska sammanhang kallad identitetsfederation (Infrastrukturen för identifiering), en tjänst för att underlätta för den som tillhandahåller en e-tjänst att införa funktioner för elektroniska underskrifter (Signaturtjänsten) och ett regelverk för denna infrastruktur. Den av utredningen föreslagna Infrastrukturen för Svensk e- legitimation har som primär utgångspunkt att tillgodose den offentliga sektorns behov på området. Målsättningen är emellertid att Svensk e-legitimation ska kunna användas även inom den privata sektorn. En av uppgifter är att se till att det finns ett system för offentlig sektor när det gäller e-legitimationer efter det att nuvarande ramavtal har upphört att gälla. Utredningen pekade på att det behövdes en lagändring för att detta skulle vara möjligt. Det nya systemet är naturligtvis avhängigt arbetet med den nödvändiga lagändringen, men nuvarande tidplan är att systemet ska finnas på plats . har också fattat ett inriktningsbeslut att jobba för att stödja även den privata sektorns användning av e- legitimationer bl.a. genom att möjliggöra för registerhållning och upprättande av lagar, regler och avtal för privata aktörer.19 Vi gör bedömningen att en lösning av problemen med e-legi- timation som även tar hänsyn till småföretagens förutsättningar, är ett konkret sätt för staten att bidra till en enklare vardag för dessa. Kontakter bör upprätthållas mellan organisationer som bl.a. representerar småföretag och . har utarbetat en lösning som möjliggör äkthetskontroll av elektroniska underskrifter av olika utländska e-signa- turer. Lösningen bör kunna användas när myndigheter handlägger utländska ärenden, exempelvis vid digital offentlig upphandling men även vid annan ärendehantering och bör underlätta för mindre företag. 18SOU 2010:104, och Svensk e-legitimation. It:s roll och betydelse 3.7Vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen trädde lagen20 om vidareutnyttjande av handlingar från offentliga myndigheter i kraft. Syftet med lagen är att främja utvecklingen av en informationsmarknad genom att underlätta enskildas användning av handlingar som tillhandahålls av myndigheter. Småföretagen kan beröras på två sätt. För det första kan ett antal små utvecklingsföretag inom it-området ta fram programvaror för vidareutnyttjande av den offentliga informationen. För det andra kan dessa lösningar bidra till att förenkla för andra småföretag att få tillgång till offentlig information och förbättra deras dialog med myndigheterna. Dessutom belyser hela denna fråga hur ett statligt agerande i bästa fall kan stimulera till en ökad it-användning bland småföretagen. omförhandlas det EU-direktiv (PSI-direktivet, Public Sector Information) som ligger till grund för lagstiftningen21. De huvudsakliga ändringsförslagen gäller tre frågor: beräkning av kostnaderna för den information som myndigheten tillhandahåller, åtgärder för att garantera att ett vidareutnyttjande tillåts i alla medlemsländer samt förbättrad nationell tillsynen över tillämpningen av direktivet. I E-delegationens tilläggsuppdrag (dir. 2010:32) framgår att delegationen ska främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av information från den offentliga förvaltningen. Som en del av detta arbete tar delegationen fram en vägledning för att stötta förvaltningen i att tillgängliggöra information. Vägledningen kommer bl.a. att beröra juridiska avvägningar, hur man kan beskriva vilken information som finns tillgänglig för vidareutnyttjande samt praktiskt tillhandahållande. Det finns redan nu ett antal offentliga aktörer som gett möjlighet för externa intressenter att vidareutnytta den offentliga informationen. är ett samverkansinitiativ mellan Samtrafiken, och som bl.a. 21Europeiska Kommissionen, Förslag till och Rådets direktiv om ändring av direktiv /98/GE om vidareutnyttjande av information från den offentliga sektorn, KOM(2011)877 slutlig. It:s roll och betydelse syftar till att utveckla bättre resetjänster. ger tillgång till offentliga data på open.stockholm.se. 3.8Offentliga e-tjänster till småföretag Det är i första hand , och som har e-tjänster riktade till företag (inte specifikt småföretag). Även andra myndigheter och kommuner tillhandahåller e-tjänster riktade till företag (arbetsgivare). Nedan följer ett antal exempel. -Momsåterbetalning inom EU -Anmäla behörig person, m.fl. -Företagsärenden för ombud -Lämna årsredovisning, m.fl. Webbsidan (, och tillsammans) -Registrera nytt företag -Ansök om F-skatt och FA-skatt -Skapa en affärsplan -Ändra företagens uppgifter hos och -Kontaktpunkt för tjänstedirektivet It:s roll och betydelse -Begäran om klarering -Deklarera export och import med -Skjutvapendeklaration, m.fl. Sjukanmäla anställd eller anmäla anställd som är hemma för vårt av barn. Arbetsgivare kan söka blivande medarbetare i Arbetsförmedlingens CV-databas. Likaså kan arbetsgivare annonsera direkt i Platsbanken om ett ledigt jobb. Bevakningsföretag kan ansöka om godkännande av personal samt anmäla personalförändringar. Privatpersoner, fastighetsägare och företag kan ansöka om bidrag för radonsanering och stöd till solceller. Flera kommuner har e-tjänster som ger möjlighet att informera sig om olika stadsplanefrågor, t.ex. kartor över detaljplaner och översiktsplaner. Myndigheternas e-tjänster för företag syftar till att förenkla för företagen och minska deras administrativa kostnader. mäter dessa kostnader. kostade regelverken för företagen . It:s roll och betydelse administrativa kostnaderna minskat med eller 7,3 procent.22 uppdrog regeringen åt ett flertal myndigheter att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande.23Myndigheternas uppgift var att inom sina respektive verksamhetsområden genomföra en kartläggning av näringsidkares uppgiftslämnande till statliga myndigheter som följer av lag, förordning eller föreskrift. fick i uppgift att koordinera och leda arbetet. Myndigheten lämnade en lägesrapport av uppdraget . Av den framgår att en kartläggning kommer att ske dels övergripande över näringsidkares/företags totala uppgiftslämnande, dels djupare i frågan om lämnande av grundläggande uppgifter. Den övergripande nivån syftar till att ge en översikt över uppgiftslämnandet till 14 berörda myndigheter och att få svar på exempelvis när uppgifter samlas in från en viss bransch. Den djupare nivån fokuserar på grundläggande uppgifter som flera myndigheter efterfrågar från företag. I denna del ska det gå att avgöra om specifika uppgifter går att återanvända eller dela. Inom ramen för utvecklingen av e-förvaltningen har regeringen utsett som ansvarig utvecklingsmyndighet inom området företag och företagande. I en rapport som överlämnades till regeringen framgår att webbplatsen möter de servicebehov som finns från företagare i faserna att överväga och starta företag. Men uppföljningar visar också på att stödet till dem som driver och vill utveckla företag har klara brister. kommer större fokus att läggas på att utveckla stödet för dem som driver företag. Likaså kommer vissa resurser att läggas på att prova alternativa sätt att leverera befintliga produkter för att kunna nå fler företagare på ett mer effektivt sätt. Regeringen tar f.n. fram en ny strategi för e-förvaltningen. Den nya strategin ska sätta upp mål och ha en långsiktig vision . Fokus kommer att inriktas på hur välfärden och det arbete som bedrivs i skolan, vården, omsorgen och i många företag ska stärkas.26 23N2011/5884/ENT 24N2012/311/ENT 25Bolagsverket, Rapport till , och företagande, It:s roll och betydelse Företagens användning av e-tjänster har gjort ett flertal kundundersökningar27 om hur företagen använder de e-tjänster som myndigheten erbjuder. Bland redovisningskonsulter och revisorer uppger att de har kännedom om e-tjänsten för att lämna in årsredovisning elektroniskt. Men det är enbart som utnyttjar tjänsten. Många hinder finns.