sou · H0B363 · 2012-10-03 00:00:00 — Man kan tänka sig att småföretagen, genom att använda allt fler och allt mer avancerade e-tjänster, stimuleras att använda mer och bättre it-lösningar i sin övriga verksamhet. Själva sakinnehållet i e-tjänsten (exempelvis webbaserad utbildning) kan dessutom vara sådant ett det inspirerar till ökad itanvändning. En stor del av de offentliga e-tjänsterna riktade till näringslivet gäller företagens uppgiftslämnande. Bra e-tjänster kan bidra till ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för småföretagen. Detta kan frigöra mer tid för affärsverksamheten inom företaget. Området tangerar de arbeten om regelförenklingar som bedrivs av olika offentliga aktörer. Ökad användning av e-tjänster bidrar också till minskade kostnader för det offentliga som på så sätt slipper hantering. Det innebär att det även för samhället finns ett ekonomiskt incitament att öka användningen av e-tjänster. Här nedan presenteras statistik fån och () över småföretagens användning av statliga e- tjänster. e-tjänster används av mellan 50– av småföretagen, vilket är i särklass mest i jämförelse med användningen av övriga myndigheters e-tjänster vilken varierar mellan cirka 10–av småföretagen. Observera att samverkanswebben (den presenteras i nästa avsnitt) används av av småföretagen och att inte känner till den. En orsak till de relativt sett låga siffrorna för är förmodligen att tjänsterna på webbplatsen , i första hand, har riktat sig till dem som funderar på och avser starta företag, och inte till befintliga företagare som vill utveckla sin verksamhet. Ur Företagens villkor och verklighet 2011. Ur Företagens användning av IT 2011, SCB. SCB har också frågat småföretagen om varför de inte använder e- tjänster. Ur företagens användning av IT 2011, SCB. , och utvecklar tillsammans företagarportalen . Portalen innehåller information och tjänster för målgrupperna blivande företagare och företagare som redan bedriver affärsverksamhet. Syftet med är att förenkla för såväl företagare som myndigheter. Genom att använda kan företagaren skapa en affärsplan, registrera ett företag och ändra uppgifter om företaget hos , anmäla sig för att få F-skattsedel, registrera sig som arbetsgivare eller göra momsregistrering hos . För tillgång till tjänsterna i portalen krävs e-legitimation. är också den svenska elektroniska kontaktpunkten enligt EU:s tjänstedirektiv vars syfte är att öka tjänstehandel över gränserna. Genom sin elektroniska förmedlingsfunktion för tillståndsansökningar eller anmälningar ska kontaktpunkten förenkla för tjänsteföretag från hela EU att etablera verksamhet och sälja tjänster i . Enligt årsredovisning 2011 hade 1 075 000 unika besökare och 26 000 affärsplaner registrerades. av företagare (alltså inte enbart småföretagare) känner till . Själva utvecklingen av påbörjades och implementerades den första versionen av portalen1. Arbetet föregicks av en treårig förstudieperiod med deltagande av ett flertal myndigheter. Men utvecklingsarbetet begränsades till att enbart omfatta , och vilka därefter drivit och vidareutvecklat webbplatsen. ingår utvecklingen av i ett bredare myndighetssamarbete, Starta och driva företag, där även , och ingår. I detta samarbete utvecklas stödet till småföretagen även via andra kontaktkanaler än webben. uppdrog regeringen2 åt , och att vidareutveckla . För detta avsatte regeringen som myndigheterna gemensamt ska använda. Uppdraget ska slutredovisas . I uppdraget ingår bl.a. krav på bättre vägledning, öppna API:er, mobilanpassning och elektronisk tillståndshantering för fler tillstånd. Innan dessa särskilda medel avsattes har de tre myndigheterna själva finansierat utvecklingen genom att samordna och använda befintliga resurser som ändå skulle ha använts för att utveckla information och service via webben. Nuvarande arbetsfördelning vad gäller är att ansvarar för innehåll, verktyg och de funktioner som är kopplade till tjänstedirektivets kontaktpunkt. 1Grundmaterialet till detta avsnitt har lämnats av som arbetar med vid . 2Uppdrag att vidareutveckla den myndighetsgemensamma företagsportalen (rskr. 2010/11:214). N2011/1860/ENT. N2011/2741/ENT(delvis). för drift och teknik. Utvecklingsprojekten drivs oftast gemensamt av myndigheterna. Styrningen av sker via en ledningsgrupp och styrgrupp som består av verksledningarna. Dessutom finns en operativ ledning med representanter för sex myndigheter (, , , , och ). I denna grupp gäller konsensusbeslut. gör man om organisationen och styrningen av med målet att kunna släppa in fler aktörer i portalen. Likaså har omfattande behovsanalyser genomförts för att få underlag för nya och bättre e-tjänster. De sex nämnda myndigheterna har tillsammans utarbetat en verksamhetsplan och en utvecklingsplan gällande 2012 för myndighetssamarbetet Starta och driva företag i vilket ingår. Av dessa dokument3 framgår att utvecklingen av mer ska fokuseras på faserna driva och utveckla företag. En målsättning är att fler nya e-tjänster från ska finnas tillgängliga, i första hand e-tjänsterna lämna årsredovisning och företagsärenden för ombud (se nedan). Likaså ska man möjliggöra för fler myndigheter att visa sina e-tjänster via webbplatsen. (), SCB och är intresserade av detta. Avsikten är också att informera om offentlig upphandling och immaterialrätt samt göra en branschguide för området hälsa, vård och omsorg. Man ska förbättra den vägledning till företag som ges av lokala och regionala aktörer. mina medddelanden fortsätter . Verksamhets- och utvecklingsplanerna skrevs innan de tre myndigheterna fått det ovan beskrivna regeringsuppdraget. Man har därför tagit fram en kompletterande aktivitetslista4 gällande detta uppdrag. Följande punkter på denna lista gäller nya e-tjänster på : anslut information och e-tjänster från fler myndigheter, samordna och medverka i projekt som gäller kommunala och regionala tillståndsärenden, vidareutveckla verktyg för att hitta och 3Verksamhetsplan 2012, Myndighetsssamarbetet Starta och driva företag samt Utvecklingsplan myndighetssamarbetet Starta och driva företag. Bägge planerna gäller för perioden 2012-01-012012-12-31. Arbetsförmedlingen, , , , och . 4Aktiviteter för de extra pengarna (ppt-bild). Arbetsförmedlingen, , , , och . matcha rätt rådgivare med rätt företag samt informera om vilka offentliga finansieringskällor som finns tillgängliga för företagen, m.m. Dessutom prioriteras följande aktiviteter som en konsekvens av regeringsuppdraget: stärkt förvaltningsorganisation för , mobilanpassning av webbplatsen, utveckla maskin till maskingränssnitt för att tillgängliggöra tjänster via API:er samt utöka resurserna för utåtriktade kommunikationsinsatser. Bedömning: Utredningen ser det som ytterst angeläget att blir den nod till vilken småföretagaren alltid kan vända sig för att lämna eller hämta information. Det kräver funktionella e-tjänster som är enkla att använda. Vi bedömer det också som viktigt att möjligheterna för tredje part att utveckla tjänster realiseras. Myndigheternas prioriteringar av fortsatt tjänsteutveckling inom ramen för är rimlig. Det är viktigt att tjänster skapas för områdena att driva och utveckla redan befintliga företag. Det är också väsentligt att fler myndigheter, även kommunala och regionala, finns representerade med sina tjänster på . De medel som regeringen tillställt , och gör det nu möjligt att snabba på denna utveckling. Av statistiken som redovisades inledningsvis framgår att det är ett relativt stort antal småföretag som inte känner till och inte använder . Eftersom vi anser att webbplatsen ska vara en viktig nod för småföretagen menar vi att det finns skäl att på ett mer aktivt sätt än informera om och marknadsföra till småföretagen. Som vi tidigare påpekat innebär användningen av e-tjänster inte så stor tids- och kostnadsbesparing för varje enskilt företag i jämförelse med användning av andra kommunikationskanaler i kontakten med offentlig sektor. Men för statliga myndigheter och kommuner torde besparingarna kunna bli avsevärda om samtliga cirka en miljon småföretag konsekvent använder e-tjänster. Detta talar för att ordentliga insatser görs för att öka småföretagens kunskap om och användning av tjänsterna i . Inom ramen för myndighetssamarbetet Starta och driva företag finns en särskild kommunikationsgrupp. Av den tidigare nämnda verksamhetsplanen framgår att denna grupp i högre grad ska stödja externa aktörer, t.ex. skatteinformatörer och arbetsförmedlare, vilka i sin tur kan informera sina kunder om tjänsterna på . Avsikten är att i ökad utsträckning använda vidareinformatörer. Det kan vara personal vid bibliotek, och nystartskontor, etc. 5 Bedömning: Både användningen av och kännedomen om statliga e-tjänster bland småföretagen skulle kunna vara betydligt bättre. Man kan tänka sig en rad åtgärder för att uppnå detta. Det kan gälla allt från bättre systemlösningar, fler e-tjänster och mer omfattande informationsinsatser. I det perspektivet är det av stor vikt att de myndigheter som utvecklar e-tjänster skaffar ordentlig kunskap om hur småföretag fungerar och arbetar. Likaså är det viktigt att informationen om e-tjänsterna verkligen når ut till alla småföretagare. Förslag: ges i uppdrag att fastställa mål för hur mycket andelen av småföretag som använder ska öka. Verket ska dessutom genomföra de informations- och marknadsföringsinsatser som krävs för att nå målen. Informationsinsatserna bör ske i samverkan med och . Vi menar också att de myndigheter som utvecklar e-tjänster för småföretag även tar fram incitament som gör det attraktivt för företagen att använda dessa tjänster. Vad gäller elektronisk offentlig upphandling har vår utredning i uppdrag att identifiera eventuella kritiska brister och åtgärdsförslag ur ett småföretagsperspektiv. I vårt tidigare delbetänkande beskrev vi nuvarande situation inom detta område genom att kortfattat belysa pågående arbeten inom EU och Kammarkollegiet samt inom . Den senare ska lämna sitt slut- 5 Intervju med , , . Diskussioner pågår om en eventuell senareläggning av detta datum. I delbetänkande6 framhålls att av bredare studier som genomförts över företagens, inte minst de små och medelstora, inställning till offentlig upphandling i allmänhet, kan man dra slutsatsen att de överlag har en positiv inställning till elektronisk upphandling. Att slippa den omfattande fysiska pappershanteringen av anbud, oftast i flera exemplar, ser man som en avsevärd effektivisering. Automatiska kvalitetskontroller och checklistor lyfts också fram som värdefulla. I olika sammanhang har farhågor rests att anbudsgivarna, och då kanske särskilt små och medelstora företag, kan tycka att verktygen och systemen är svåra att hantera och att det faktum att olika e-upphandlingssystem ser olika ut kan innebära problem. Att så skulle vara fallet går dock inte att utläsa av de genomförda studierna. Att elektroniska upphandlingsförfaranden skulle innebära särskilda problem för mindre anbudsgivare motsägs, enligt , också av att flera upphandlande myndigheter säger sig ha noterat att små och medelstora företag är de som oftast kommer med önskemål om övergång till elektroniska upphandlingsförfaranden. Även i våra kontakter med småföretag, småföretagarnas intresseorganisationer eller med andra aktörer, har den elektroniska formen av offentlig upphandling famhållits som positiv för småföretagen. Ett önskemål som några har framfört, men som inte specifikt berör e-upphandling, är att utöka möjligheten för småföretag att delta i offentliga upphandlingar genom att dela upp stora upphandlingar i mindre delar. I vårt delbetänkande redogör vi också för att Kammarkollegiet förespråkar en nationell, statligt finansierad, databas för annonsering av upphandlingar. Syftet med en sådan skulle bl.a. vara att underlätta för anbudsgivare att hitta offentliga upphandlingar. Det föreslås vara obligatoriskt för upphandlande myndigheter att publicera alla annonser över gränsvärdet för direktupphandling i databasen. I vårt utredningensarbete har behovet av en nationell annonsdatabas inte påtalats av de olika aktörerna. Även framhåller att denna fråga inte uppmärksammats i utredningens utåtriktade arbete. 6 På jakt efter den goda affären – analys och erfarenheter av den offentliga upphandlingen, SOU 2011:73. ska söka samarbete med Kammarkollegiet för att analysera om utredningen på något sätt kan bidra till att komma till rätta med de flaskhalsar som hindrar en snabb utveckling av den elektroniska upphandlingen i . Bedömning: Elektronisk upphandling förenklar på många sätt för småföretagaren att delta i offentliga upphandlingar. Det är därför positivt ju fler upphandlande myndigheter som använder sig av ett elektroniskt förfarande. Det är vädefullt om och Kammarkollegiet tillsammans kan bidra till att påskynda utvecklingen. 8.4Standarder för förbättrade e-tjänster kräver utvecklingen av e-tjänster att ett bakomliggande och grundläggande arbete först genomförs för att möjliggöra e-tjänsten. Som exempel vill vi här visa hur två standarder i samverkan skulle kunna förenkla småföretagens ekonomiska redovisning till myndigheterna samt hur detta kan påverka i första hand e-tjänster. XBRL (eXtensible Business Reporting Language) är en global standard för elektroniskt utbyte av finansiell information. XBRL är ett XML-baserat format, det vill säga ett språk anpassat för webbtjänster. XBRL beskriver olika typer av data genom taggar, vilka ger informationen en identitet och ett sammanhang, som kan förstås av olika dataprogram. Genom XBRL kan affärsinformation läsas och förstås av olika dataprogram för rapportering och analys utan att hantering krävs. Vidare är formatet plattformsoberoende, vilket möjliggör för mottagaren av den finansiella informationen att importera data direkt in i sin egen programapplikation oberoende av vilken programvara som ursprungligen användes för att digitalisera informationen. har valt XBRL-formatet vid utvecklandet av tjänsten lämna årsredovisning beroende på att det är en öppen standard som har en stor potential när det gäller maskinell bearbetning av den ekonomiska informationen i en årsredovisning. Som utgångspunkt för XBRL-formatet har olika uppställningsformer för årsredovisning och revisionsberättelse byggts upp i taxonomier som hierarkiskt strukturerar de termer och begrepp som ingår i årsredovisning och revisionsberättelse. Taxonomierna beskriver även hur dessa begrepp är relaterade till varandra samt vilket regelverk som styr respektive begrepp och definition av varje begrepp. Dessa taxonomier ägs av XBRL Sweden7. För utveckling av effektiva e-tjänster som kan möjliggöra delning av företagsinformation mellan myndigheter vilket leder till minskad administration för företagen krävs att lagstiftaren förordar standardisering av format och gränssnitt. Vidare är en grundförutsättning för att lyckas med myndighetsgemensam informationshantering att arbeta med definitioner av termer och begrepp samt att dessa begrepp tillgängliggörs för samtliga aktörer. I detta arbete behöver aktörer som hanterar räkenskapsinformation involveras, både offentliga och privata. Taxonomier är inte konstanta utan kommer att behöva ändras allt eftersom lagstiftning och redovisningsprinciper förändras och utvecklas. På grund av detta måste taxonomierna förvaltas av en eller flera aktörer som har intresse av att driva arbetet. Bedömning: För att nå framgång med elektronisk ingivning av finansiell information bör regeringen besluta vem som ska äga och förvalta taxonomierna samt tillskjuta nödvändiga medel för detta. Det kan i detta sammanhang nämnas att ägande och förvaltning inte nödvändigtvis behöver göras av samma aktör. eller kan vara lämpliga myndigheter för förvaltning av taxonomierna för årsredovisning och revisionsberättelse. 7 Föreningen är en ideell förening, bildad av FAR (organisationen för revisions- och rådgivningsbranschen) och SRF (,), ansluten till den globala organisationen . SIE-formatet8 är en öppen standard framtagen för att enkelt kunna flytta redovisningsdata mellan olika programvaror oavsett programvaruleverantör. används inom en mängd ekonomiadministrativa områden som t.ex. skatter, ekonomiska analyser samt bokslut och revision. kan användas för att utbyta data mellan olika program lokalt, men också för att skicka data mellan företag, t.ex. från en företagare till revisorn. SIE-formatet har en mycket stor spridning i och de flesta tillverkare av redo- visning-, boksluts- och skatteprogram stödjer formatet. Bedömning: Vid utveckling av SIE-formatet skulle koppling till något standardiserat format för ekonomisk information, lämpligen XBRL, kunna göras och detta skulle få genomslag bland användare eftersom branschorganisationer finns representerade i SIE-gruppen. Förslag: ges i uppdrag att initiera ett samarbete med föreningen , med målsättningen att XBRL- och SIE-standarderna gemensamt utnyttjas fullt ut. 8.4.1Betydelsefullt att vidareutveckla e-tjänster vid har utvecklat en e-tjänst, företagsärenden för ombud, som vänder sig till dem som yrkesmässigt tillhandahåller tjänster för att starta och driva företag, s.k. ombud. Tjänsten kan användas för att starta aktiebolag men även för att anmäla ändringar i aktiebolag. För anmälan av vissa ärendetyper i tjänsten krävs en programvara eller att ombudet har anpassade it-system som kan skapa filer i ett särskilt XML-format. har ett 20-tal ombud anslutit sig som kunder till tjänsten och av alla lagerbolag, dvs. sådana bolag som bildas av ombudet i syfte att snabbt 8 SIE-formatet förvaltas av SIE-Gruppen som är en intresseförening vars medlemmar representerar den svenska programindustrin, redovisnings- och revisionsbranschen samt andra branschorganisationer. säljas vidare till den som vill bedriva verksamhet, bildas elektroniskt via tjänsten. Många företagare väljer att agera genom ombud, dels för att det är en möjlighet för dem att nyttja myndigheternas e-tjänster för det fall att företagaren själv inte har e-legitimation, dels för att köpa en tjänst som företaget inte har detaljkunskaper om och som sällan behöver utföras. Mot den bakgrunden är det viktigt att säkerställa ombudens möjligheter att agera genom fullmakt. Det bör vara enkelt för företagen, ombuden och myndigheterna att hantera fullmakter. Samtliga av e-tjänster för anmälan av företagsuppgifter kräver e-legitimation för säker identifiering och underskrift. Det kan dock vara ett hinder för de företag där firmatecknarna är personer som är bosatta utomlands eller som av andra anledningar inte kan erhålla en svensk e-legitimation. För dessa företag kan lösningen vara att anlita ett ombud och genom att utfärda fullmakt kan ombudet använda myndigheternas e-tjänster på företagens vägnar. finns behov av en enkel hantering av fullmakter både för företag och för myndigheter. Vid samordning och delning av information kan det även finnas behov av myndighetsgemensam hantering av fullmakter. En fullmakt kan vara generell och kan användas av ett ombud gentemot flera myndigheter och även andra aktörer. Hanteringen av pappersfullmakter är omständlig och fyller inte de behov som finns inom e-förvaltningen. Det finns ett behov av en modern lösning för elektroniska fullmakter som kan lagras och där information kan utbytas mellan myndigheterna. Bedömning: Ett gränssnitt för hantering av elektroniska fullmakter behöver utvecklas. pågår ett arbete inom ramen för e-delegationen om elektroniska fullmakter och en e-tjänst för hantering av fullmakter. Det är angeläget att arbetet med elektroniska fullmakter inte avstannar utan att utvecklingen drivs framåt. tillhandahåller en tjänst där aktiebolag kan ladda upp årsredovisningshandlingar, kontrollera format och innehåll samt underteckna handlingarna innan inlämnande till Bolags- För att kunna använda tjänsten krävs e-legitimation för undertecknande samt att årsredovisningshandlingarna ska vara upprättade i formatet XBRL vilket kräver en bokföringsprogramvara som kan skapa formatet. E-tjänsten lämna årsredovisning innehåller en mängd kontroller som hjälper företaget att göra rätt. Bland annat finns kontroller av innehållet och XBRL-filerna vilket gör att felsummeringar upptäcks. Det finns även kontroller av fastställelseintyg och underskrifter. Genom att använda tjänsten kan företag undvika de elva vanligaste felen i en årsredovisning. Användningen av tjänsten är låg. Det finns endast ett fåtal bokföringsprogramvaror på marknaden som stödjer XBRL-forma- tet. Det finns inga direkta incitament för företagen att lämna in årsredovisningshandlingarna elektroniskt. är möjligheterna till maskinell bearbetning av den ekonomiska informationen i årsredovisningarna mycket begränsade eftersom huvudsakligen tar emot årsredovisningar i pappersformat. Genom att ta beslut om, och införa, en gemensam standard som är maskinellt bearbetningsbar skulle delning av ekonomisk information mellan myndigheter och privata aktörer underlättas. Såväl företagens som myndigheternas process effektiviseras och informationen kan tillgängliggöras snabbare och på ett bättre sätt. Bedömning: Om svenska aktiebolag även i fortsättningen ska skicka in sina årsredovisningshandlingar till för offentliggörande bör möjligheterna till effektiv delning av finansiell information tas till vara. Genom beslut om, införande och tillhandahållande av gemensam standard såsom XBRL för elektronisk ingivning av årsredovisningar uppnås både förenklingar för de uppgiftslämnande företagen samt effektiviseringar för användarna av finansiell information. 8.5Minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen samt regelförenklingar har företagen ett omfattande uppgiftslämnande till olika myndigheter. Det kan röra sig om grunduppgifter såsom adress, företagsstatus, firmateckning men även ekonomiska uppgifter som lämnas till flera myndigheter i olika syften. leder ett uppdrag om förenklat och minskat uppgiftslämnande9 som syftar till återanvändning och delning av företagsuppgifter. Sådan delning av uppgifter är fullt möjligt inom ramen för verksamt.se.10 tillsatte regeringen en särskild utredning om minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen (dir. 2012:35). Utredningen ska presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. I uppdraget ingår att redovisa bl.a. de rättsliga och tekniska förutsättningarna för att skapa ett system där uppgifter kan användas av flera myndigheter och leda till ett informationsutbyte mellan myndigheterna. Utredningens uppgift är bl.a. att lämna förslag på hur samordning, samråd, referensregister, informationsutbyte och tillgång till statistik kan organiseras, lämna förslag på hur ett system med effektivt informationsutbyte mellan myndigheter faktiskt och tekniskt kan utformas, analysera de sekretess- och integritetsfrågor som uppkommer i samband med de av utredningen lämnade förslagen, redovisa de samordningsvinster för myndigheter och den minskning av de administrativa kostnaderna för företagen som förslagen kan ge, samt ta fram indikatorer för att mäta företagens och myndigheternas minskade kostnader och nyttan med förslaget samt indikatorer för att mäta om företagets irritation över att lämna uppgifter minskar. Utredningen ska redovisas . 9Regeringsbeslut N2011/5884/ENT. I vårt delbetänkande redogjordes närmare för detta uppdrag. 10Jämför den norska portalen . Det bör poängteras att arbetet med regelförenkling för företagen inte har någon direkt koppling till företagens it-användning. Regelförenklingen berör i de flesta fall helt andra frågor än it. handlar det om ändringar i lagstiftning som reglerar näringslivet. För den enskilde företagaren innebär det emellertid att de förenklade reglerna troligtvis presenteras via webben och att eventuellt nya förenklade blanketter och rutiner för kontakter med myndigheterna är datorbaserade. Därför presenterar vi nedan mycket kortfattat aktiviteter inom regelförenklingsområdet av intresse. granskning av regeringens regelförenklingsarbete –201011.