sou · GZB336d4 · 2012-01-01 00:00:00 — Vi förutsätter således att den faktiska för- ändring som genomförs 2012 är att huvudmannaskapet för verk- samheterna och deras systemstöd ändras. Tekniska eller t.ex. funktionella anpassningar får genomföras successivt efter 2012. Med detta som förbehåll bedömer vi att systemstödet inte utgör något hinder för genomförande av utredningens förslag. Både För- svarsmakten och FMV bedöms kunna erhålla en oförändrad funktionalitet och säkerhet 2012 även vid ett nytt huvudmannaskap för försvarslogistiken och dess systemstöd. För system PRIO gäller en särskild problematik som samman- hänger med att systemet är under fortsatt utveckling. PRIO:s ekonomisystem samt viss HR-funktionalitet är i drift medan ett omfattande införande av bl.a. logistikfunktionalitet planeras ske . De delar av PRIO som är i drift kan enligt vår bedömning föras över och administreras av FMV . Även i detta fall för- utsätter vi att anpassningarna i systemet minimeras. Systemmässigt bör PRIO överlämnas till FMV som om systemet outsourcas utan förändringar i processer eller funktionalitet i övrigt. Både Försvarsmakten och FMV kommer att vara PRIO-användare och kan en lösning övervägas där PRIO omkonfigureras i två separata system, en för respektive myndighet, med viss gemensam funktionalitet. Den pågående utvecklingen av PRIO, Införande 3–4 som främst gäller logistikområdet, planeras4 införas i verksamheten vilket således sammanfaller med tidpunkten för genomförande av utredningens förslag. Vi bedömer att Införande 3 är mycket omfatt- ande och att det finns betydande risker i införandet. Systemet kommer att påverka all verksamhet inom försvarslogistiken direkt eller indirekt. Enligt vår bedömning kommer systemet inte att vara helt stabilt . bedöms FMV sakna förutsätt- ningar at ta emot systemet då all kompetens angående systemet finns hos projektet och hos leverantören. Bemanningen i Försvars- maktens projekt kan inte förutsättas föras över till FMV. 4 Enligt gällande plan ska Införandena 3 och 4 vara färdigutvecklade /2012 och införas (rullas ut) under . Enligt vår bedömning måste därför alternativa införande- strategier övervägas vad gäller PRIO Införande 3–4. En ordning att Försvarsmaktens PRIO-projekt slutför utvecklingen och att FMV svarar för utrullning i den verksamhet som överförts 2012 kan inte anses realistisk. Ett alternativ där PRIO undantas från utredningens tidplan, så att Försvarsmaktens projekt kvarstår med ansvar för den s.k. utrullningen efter att det verksamhets- mässiga huvudmannaskapet ändrats 2012 synes inte heller lämpligt. Ett alternativ som kan övervägas är att Försvarsmaktens utveckling av Införande 3 och 4 avbryts och tar en paus så snart det fattats beslut om genomförande att utredningens förslag. För- beredelser för överlämning av projektet till 2012 bör därvid påbörjas möjligt. Det uppstår självfallet konsekvenser för PRIO:s nuvarande tidplan men detta är sannolikt ofrånkomligt i samtliga alternativ om utredningens förslag genomförs 2012. Avtalsmässigt finns det möjligheter att ta en paus i utvecklingen upp till . En senareläggning av tidplanen skjuter på investeringskostnader för både systemutveckling och de säkerhetslösningar för PRIO som Försvarsmakten planerar att införa. försenas avveck- lingen av s.k. arvssystem och därmed effekthemtagningen. Frågan om och dess införandeplan måste avgöras efter beslut om genomförande av utredningens för- slag. Det vore också önskvärt om parterna Försvarsmakten och FMV kan hantera denna fråga redan under beredningen av utred- ningens förslag för att minimera eventuellt negativa konsekvenser. Målet bör vara att FMV, då man blir verksamhetsansvarig , ges möjlighet att bygga upp kompetens för övertagande av projektet och också får möjlighet att påverka såväl innehåll som genomförande och tidplan för utveckling, drifttagande och utrull- ning. Försvarsmakten framhåller att måste full- följas oavsett hur en framtida myndighets- och ansvarsstruktur slutligen kan komma att utformas för att skapa en enhetlig platt- form för framtiden och för att säkerställa att gjorda investering kan tillgodogöras. Våra bedömningar kan sammanfattas enligt följande Systemstödet utgör inget hinder för genomförande av utred- ningens förslag 2012. Tekniska och funktionella förändringar måste dock undvikas. Det finns ett antal särskilda frågeställ- ningar beträffande det s.k. . Det krävs ett antal genomförandeaktiviteter för att säkra funktionalitet och säkerhet etc. Vi bedömer dock att de är möj- liga att genomföra till 2012. Försvarsmaktens planer angående en samlad organisation för drift- och förvaltning, FMTIS, kan inte fullföljas fullt ut om utredningens förslag genomförs då enheten för system- förvaltning vid FMLOG överförs till FMV. Försvarsmaktens effektivitetspotential för FMTIS kommer därför att begränsas. Vissa effektiviseringsmöjligheter för systemunderhåll inom FMV kan dock uppstå. PRIO i de delar som är i drift används för Försvarsmaktens ekonomiska redovisning och viss HR-funktionalitet. FMV kommer också att vara en betydande PRIO-användare då man förutsätts ansvara för Försvarsmaktens ekonomiadministration och dessutom ha förvaltningsansvar för systemet. Ansvaret för PRIO-systemet bör överföras till FMV 2012 enligt en outsourcingmodell med en minimering av ändrade processer och funktionalitet. Införandeplaneringen för PRIO införande 3 och 4 bör revideras och överlämnande av projektet bör påbörjas efter att beslut om genomförande av utredningens förslag har fattats Den framtida utvecklingen av IT-stödet inom logistikområdet kommer att få andra förutsättningar med en ny huvudman. Införandeplaneringen fr.o.m. PRIO Införande 5 och 6 bör därför revideras av FMV med anledning av de förutsättningar som gäller i den nya organisatoriska modellen. Försvarsmakten bör avstå från att avropa Införandena 5 och 6 om utredningens förslag ska genomföras. Säkerheten för de logistiksystem som är i drift 2012 kan upp- rätthållas vid genomförande av utredningens förslag då formerna för drift av system och infrastruktur är oförändrade. Säkerhetslösningen för PRIO i nivån Hemlig/Restricted planeras att införas i samband med Införande 3 och 4. Den lös- ning som Försvarsmakten beslutat att utveckla påverkas inte av den organisatoriska förändring som utredningen föreslår. Det finns ett stort antal genomförandefrågor som måste hanteras av Försvarsmakten och FMV. Vi vill särskilt lyfta fram Försvars- maktens och FMV:s redovisning och säkrande av Försvarsmaktens beställarkompetens. Hela Försvarsmaktens redovisning hanteras inom PRIO. Detta omfattar således även de delar som planeras överföras till FMV, t.ex. FMLOG:s redovisning. ska de verksamheter som överförts till FMV också ingå i FMV:s redovis- ning. ska de totala materielkostnaderna kunna redovisas av Försvarsmakten. Detta samspel mellan redovisningssystemen för Försvarsmakten respektive FMV (dvs. PRIO och Agresso) måste lösas innan genomförandet. Försvarsmakten måste bibehålla beställarkompetens avseende samtliga system inom försvarslogistiken. Denna kompetens finns inom flera organisatoriska enheter som avses föras över till FMV. Denna kompetens måste identifieras och säkras. Vid genomförande av utredningens förslag kommer det inbördes beroendet och kraven på samverkan mellan accentueras. Formerna för utveckling och bibehållande av en gemen- sam teknisk infrastruktur inklusive den systemmässiga arkitekturen måste stärkas. Befintlig IT-verksamhet inkl systemstöd omfattar ett stort antal leverantörsavtal. Detta gäller PRIO såväl som en stor del av de befintliga logistiksystemen. De avtalsmässiga förhållandena angå- ende drift, förvaltning och underhåll måste ses över och uppdateras inför ändring av huvudman för försvarslogistiken. har haft i uppdrag av (Dir.2010:1049) att analysera befintligt och planerat systemstöd för verksamhets- och ekonomistyrning inom logistik och materielför- sörjning. Analysen ska ta fasta på 1.systemstödet som förutsättning för genomförande av utred- ningens förslag rörande en sammanhållen logistik- och materiel- försörjning samt 2.konsekvenserna med avseende på systemstödet vid genom- förande av en ny försvarsstruktur inom nämnda verksamheter. Analysen ska beakta såväl befintligt som planerat systemstöd inom berörda verksamheter i närtid och . Följande frågor ska belysas Befintligt (bl. a arvssystemens) och planerat systemstöd (främst PRIO) Systemstödets ändamålsenlighet med avseende på en förändrad ansvars – och uppgiftsfördelning mellan berörda myndigheter och verksamheter 5 Samband och gränssnitt mellan olika verksamheter och mellan verksamhetsstöd och ekonomiredovisning i ett koncern- perspektiv Framtids systemdrift och systemförvaltning Avveckling/ersättning av systemarvet Kostnader, inklusive kostnader för eventuellt avbrytande respektive anskaffning av nytt systemstöd Resultatet av genomförda analyser med tillhörande förslag till åtgärder ska redovisas muntligt och skriftligt efter överens- kommelse med utredningen. Skriftlig dokumentation ska i så stor utsträckning som möjligt utformas så att den kan ingå i utred- ningens betänkande. Uppdraget ska i sin helhet redovisas . Uppdraget har utförts av konsulterna , som uppdrags- ansvarig, och som medverkande. Arbetet har bedrivits med inhämtande av information från Försvarsmakten och FMV genom ett antal möten, intervjuer och skriftlig dokumentation. Avrapportering har skett fortlöpande till utredningens sekretariat där avstämningar av förslag samt preciser- ingar av förutsättningar har diskuterats. Den faktiska utredningstiden har varit kort, inklusive startsträcka för bokningar av intervjuer och tid för utarbetande av denna rapport. Vi har koncentrerat insatserna på en översiktlig genomgång för att i första hand identifiera de frågor som är mest kritiska med avseende på systemstödet vid genom- förande av utredningens förslag. Den korta utredningstiden avspeglar sig i vår rapport både vad avser djup och detaljeringsgrad. 5 Vi belyser samtliga frågor bortsett frågan om ändamålsenlighet som vi anser att vi inte kunnat bedöma. Vi har förutsatt att befintliga system inom försvarslogistiken byter huvud- man oaktat deras funktionalitet och ändamålsenlighet. Vi anser dock att vi kunnat utföra vårt uppdrag och i allt väsentligt besvarat de frågor som ställts från utredningen. 3.Förutsättningar för bedömning av konsekvenser Vår analys baseras på de förutsättningar som lämnats från utred- ningen angående de förslag som övervägts och förväntas lämnas i betänkandet. Förslagen har till vissa delar förändrats eller kon- kretiserats under arbetes gång. Vi har således arbetet med utgångs- punkt i förutsättningar som inte till sin helhet varit låsta eller helt fastställda under arbetets gång. Följande har utgjort de grundläggande förutsättningarna för genomförande av uppdraget. Den s.k. Försvarslogistiken samlas i en organisation. Merparten av den verksamhet som f.n. bedrivs inom FMLOG förs till FMV. Främst följande verksamheter berörs –Teknikkontoren (6st, fungerar som kravställare) –Resor & Logi –Administrativt stöd inkl ekonomisk redovisning Logistikverksamhet som ingår i (insatsnära logistik) ligger kvar inom Försvarsmakten De befintliga anslagen skall ligga kvar oförändrat inom respek- tive myndighet. Utredningen pekar på att en alternativ finansieringsmodell kan komma att tillämpas i ett längre perspektiv FMV ska även fortsättningsvis vara avgiftsfinansierat och ambitionsnivån i hur detta fungerar i förhållande till Försvars- makten ska vara oförändrat, i alla fall i det korta perspektivet Den s.k. 5-modellen förutsätts vara grunden för redovisning för försvarslogistiken Utredningens utgår från att förändringarna ska vara genomförda . I detta avsnitt vill vi sammanfatta förutsättningarna för försvars- logistikens administration , dvs. då utredningens förslag avses genomförande. Detta sammanfattar också de förutsättningar som ligger till grund för våra bedömningar av konsekvenser för systemstödet vi d genomförande av utred- ningens förslag. Självfallet sammanfaller några punkter direkt med de förutsättningar som lämnats från utredningen och som redo- visats ovan. Vi har i förutsättningarna utgått från nuläget inom respektive myndighet med hänsyn taget till myndigheternas gällande planering för utveckling eller förändring av systemstödet. De viktigaste förutsättningarna i detta avseende bedöms vara följande: Utredningens förslag om genomförande . Vi utgår således från konsekvenser för systemstödet med perspektivet att utredningens förslag är genomfört 2012. Mot bakgrund av denna tidsmässiga förutsättning utgår vi från att överföring av system från Försvarsmakten till FMV görs med ett minimum av tekniska förändringar eller anpassningar utan att det inlednings- vis, främst är huvudmannaskapet för systemstödet som ändras. Samtliga befintliga system inom försvarslogistiken som för när- varande finns inom Försvarsmakten, och inte har avlösts av PRIO, överförs huvudmannamässigt, till FMV. FMV ansvarar för de delar av PRIO som är i drift 2012, dvs. ekonomisystemet och viss HR- funktionalitet. Frågor angående den logistikfunktionalitet m.m. som avses införas i det s.k. Införande 3–4 behandlas i ett särskilt avsnitt. Till FMV förs allt systemunderhåll som inte kan anses insats- nära, dvs. främst den systemförvaltningsenhet som finns inom FMLOG. Detta innebär att den sammanslagning av samtliga drift- och förvaltningsresurser (FMTIS) som planeras inom Försvarsmakten inte kan genomföras fullt ut. Drift av system och infrastrukturen inklusive nät förutsätts ligga kvar inom Försvarsmakten. Berörda systemstöd överförs från Försvarsmakten till FMV enligt det status som gäller vid ingången av 2012. Genom- förandeaktiviteter kommer att pågå med början , fortsätta och sannolikt även därefter. Det krävs kort- siktiga lösningar inom flera områden för att utredningens tidplan ska vara möjlig FMV kommer att administrera Försvarsmaktens ekonomiska redovisning och därmed vara en betydande användare av PRIO- systemet. Ekonomiadministrationen handhas av det FMLOG som inordnats i FMV. Vi förutsätter att FMV:s redovisning är oförändrad och administreras via Agresso. Försvarsmakten förutsätts att även fortsättningsvis ha tillgång till och använda PRIO och de befintliga logistiksystemen. Vad gäller PRIO:s HR-funktioner (personal etc.) förutsätts verksamheten, med undantag för administration och utbetalning av ersättning för resor och andra ersättningar inom det ska HR- centrum kvarstå inom Försvarsmakten. Systemstöd för den s.k. insatsnära verksamheten Förutsättningen är att den Insatsnära verksamheten har tillgång till allt systemstödet inom logistikområdet dvs. både de befintliga logistiksystemen och PRIO. De system som är direkt avsedda för insatsledning, t.ex. SWECCIS ska enligt utredningen kvarstå inom Försvarsmakten. Vi finner det inte meningsfullt att i detta sammanhang definiera någon funktionell gräns mellan det som är insatsnära och övrig verksamhet inom Försvarsmakten. Det väsentliga är att den s.k. insatsnära verksamheten kan få sina informationsbehov och övrigt verksamhetsstöd tillgodosedda även i en tvåmyndighetslösning. De logistikfunktioner som f.n. utförs i den främre insats- ledningen med IT-stöd utgörs av ett begränsat och fristående system, (RSF) som producerar underlag. Logistiklös- ningen för den främre linjen är ännu inte beslutat. Det kan eventuellt göras en utveckling inom Insatsledningssystemet SWECCIS alternativt en vidareutveckling av den befintliga program- varan RSF. Det finns även ett alternativ att skapa en fristående, autonom PRIO-modul. Vi utgår från att insatsverksamheten kan utnyttja befintlig funktionalitet i PRIO och de befintliga logistiksystemen på samma sätt som detta är ordnat . I detta avsnitt redovisas det systemstöd som kan komma att påverkas av utredningens förslag. Syftet är att redovisa vilka logistiksystem som kan förväntas komma att överföras till FMV vid ett genomförande av utredningens förslag. Försvarsmaktens IT-strategi för de verksamheter som berörs i detta sammanhang utgörs främst av införandet av det integrerade resursledningssystem, PRIO, som baseras på det s.k. affärssystemet SAP. Införandet av PRIO beslutas och ett grundläggande syfte är att det integrerade systemet skall ersätta ett stort antal befintliga logistiksystem, s.k. arvssystem. Projektet beskrivs närmare nedan. För insatsledning finns systemet SWECCIS, som påbörjades att införas . Införandet planeras att fortsätta . SWECCIS saknar logistikfunktionalitet. FMTM har förvaltnings- och driftansvar för SWECCIS. För logistik vid främre insatsledningen finns, som tidigare nämnts, ett standalonesystem, RSF som genererar under- lag. Det finns ingen teknisk koppling mellan PRIO och SWECCIS och inte heller mellan RSF och PRIO eller SWECCIS. Lösningar med högre automationsgrad övervägs men de är ännu inte beslutade. I nedanstående tabell framgår antalet logistiksystem fördelade på ett antal kategorier. Det framgår också vilka logistiksystem som kan komma att överföras till FMV vid genomförande av utred- ningens förslag. I bilaga 1 redovisas en tabell över logistiksystemen men angiv- ande av bl.a. ändamål och systemsamband.6 Informationen angå- ende befintliga logistiksystem baseras på uppgifter som över- lämnats från Försvarsmakten. Detaljanalys pågår inom PRIO- projektet angående vilka system som kommer att avvecklas vid Införande 3–4. Det övervägs bl.a. att överföra några system för avveckling i samband med införande 5–6. Logistiksystem som planeras att avlösas av PRIO under Införandena 3 Avvecklingen bedöms inte ha slutförts varför systemen förutsätts överföras till FMV. Logistiksystem som förväntas komma att överföras till FMV då de planeras att avlösas av PRIO i senare införanden (5 och 6) dvs. Logistiksystem som förväntas överföras till FMV och inte påverkas av Logistiksystem som förväntas kvarstå inom Försvarsmakten då de kan Några system (3)har angivits som avvecklade men är fortfarande i drift då systemen t.ex. innehåller historik som saknas i andra system. Systemen är av mycket varierande karaktär där vissa är omfatt- ande, verksamhetskritiska och med hög komplexitet medan andra kan anses vara av mindre betydelse. Med denna sammanställning som grund är det således summa 57 system, PRIO oräknat, som överförs till FMV vid genomförande av utredningens förslag. Antalet kan självfallet påverkas om det uppstår förändringar innan beslut om genomförande av utred- ningens förslag. C PROD, logistikchef är produktägare (PÄ) för samtliga system bortsett från fem system för vilka C FMLOG är produktägare och ett system för vilket CIO är produktägare. 6 Källor: Försvarsmaktens anmodandesvar med , FM CIO förteckning över samtliga logistiksystem och Stf C PROD LOG, identifiering av ändamål med vissa logistiksystem 2011-02-1114. Försvarsmakten är den huvudsakliga användaren av systemen och dess information. Försvarsmakten är också den främsta krav- ställaren angående systemens funktionalitet och säkerhet. Vi förut- sätter att formerna för underhåll och vidareutveckling även fort- sättningsvis avtalas mellan parterna. Det befintliga samordnings- avtalet mellan Försvarsmakten och FMV, – FMV 2009, bedöms kunna utgöra en grund för ett sådant avtal. Försvars- makten måste bibehålla beställarkompetens avseende samtliga områden och system inom försvarslogistiken. Vi bedömer det angeläget att som en genomförande- och förberedelseaktivitet identifiera och säkerställa den beställarkompetens som bör finns kvar inom Försvarsmakten efter att huvudmannaskapet för för- svarslogistiken ändrats. inleddes i syfte att införa ett nytt och integrerat resurs- och ekonomiledningssystem för hela Försvars- makten. Det fanns från början tre övergripande mål med projektet Ett adekvat besluts- och ledningsstöd från ÖB och högsta ledningen till lägre nivåer ska införas Uppfyllande av externa krav på uppföljning och redovisning Effektivisering, rationalisering och framtidsinriktning av För- svarsmaktens processer Projektet indelades i tre övergripande faser. Den första av dessa faser avsåg en verksamhetsanalys och processbeskrivning av samt- liga verksamhetsområden och funktioner på Försvarsmaktsnivå. Därefter påbörjades utarbetande av ett upphandlingsunderlag och därpå följande upphandling. Dessutom vidtogs vissa förberedande anpassningsåtgärder med avseende på såväl verksamhet som IT. avslutades upp- handlingen och därmed också fas 2. Den tredje och sista fasen, innehållande ett successivt framtagande och införande av funktionalitet indelat i sex olika införanden, inleddes och ska avslutas . Införande 1 innebar en grunduppsättning av Försvarsmaktens ekonomimodell med en första driftsättning för FMLOG. Införande 2 var en utrullning av ekonomifunktionalitet till övriga delar inom Försvarsmakten. Utöver dessa funktioner för ekonomi innefattar det första införandet även grundläggande HR- funktionalitet samt nödvändig grundkonfigurering för kommande införanden. Införande 3 ska enligt plan omfatta ytterligare ekonomi- funktionalitet (lagerredovisning och upphandling/inköp) samt logistik (grunddata, förnödenhetsförsörjning samt transport). Införande 4 fokuserar på HR (utbildningsadministration, löne- bildning, personaladministration samt strategisk personal- planering). Införande 5 och 6 planeras sedan ytterligare logistik- funktionalitet; förvaltningsdata, tekniskt systemstöd/typkonfigura- tion, underhållsproduktion, fastigheter och anläggningar, samt materielunderhåll. Införande 1 togs i drift och leveransgodkändes . Det överlämnades sedan till Försvarsmaktens system- förvaltningsenhet (SFE) . Införande 2 planerades från början att produktionssättas men sköts senare fram till . Det ursprungliga avtalet med leverantören omfattade enbart Införande 1 och 2 samt optioner på Införande 3 till 6. tecknade Försvarsmakten en avrops- beställning på Införande 3 och 4 (försenat sett till den ursprungliga planen). Enligt gällande plan ska Införande 3 och 4 vara tekniskt färdigutvecklade (s.k. teknisk Go-Live) /2012. Utrullningen inom Försvarsmakten planeras ske under och ske under en 3–4 månadersperiod. Utrullningsstrategin är ännu inte beslutad. En faktor som sannolikt kommer att ha stor betydelse för val av strategi för utrullningen är att man vill undvika tillfälliga lösningar för integration mellan olika system och system i olika införandefaser. Införandena 5 och 6 planeras att avropas innan årsskiftet 2011/2012. Förberedelsearbete har påbörjats. Enligt gällande plan från Försvarsmakten ska Införandena 5 och tas i drift . PRIO är således i drift vad gäller Försvarsmaktens ekonomi- administration och viss HR-funktionalitet. Införandena 3, med omfattande funktionalitet inom logistikområdet, och införande 4, med ytterligare HR-funktionalitet, planeras att införas . PRIO kommer då att ha omfattande systemsamband som ett betydande antal s.k. arvssystem ska avvecklas. Av bilaga 2 fram- går PRIO:s systemsamband vid Införande 2 och de samband som enligt nu gällande plan kommer att gälla vid Införande 3 och 4. FMV ska på uppdrag stödja FM i hela planerings- och besluts- processen avseende materielproduktion och materialanskaffning. FMV har tekniskt designansvar för de tekniska system som FMV levererar till Försvarsmakten. FMV ska följa de strategier, planer och inriktningar som Försvarsmaktens CIO fastställer. All IT-verksamhet (inkl IT-system för insats- och verksamhets- ledning) i Försvarsmakten ska följa Försvarsmaktens IT-livscykel- modell. Försvarsmaktens IT-verksamhet beskrivs detaljerat i Direktiv för Försvarsmaktens IT-verksamhet, med bl.a. auktorisa- tionsprocesser samt Försvarsmaktens interna bestämmelser, FIB 2007.5, om IT-verksamhet. Auktorisationsbeslut fattas av För- svarsmaktens CIO. I de fall FMV anskaffar programvara för Försvarsmaktens räkning ska FMV säkerställa att nyttjanderätten kan överlåtas till Försvarsmakten vid leverans. FMV har inte deltagit vid upphandlingen av Försvarsmaktens projekt .