sou · H0B34 · 2012-02-07 00:00:00 — Samma begränsning bör gälla för uppgifter om sociala förhållanden samt för omdömen, slutsatser eller andra värderande upplysningar om en enskild s.k. ömtåliga personuppgifter samt för uppgifter om närstående till arbetssökande. Även löpande anteckningar som kompletterande aktörer för om de arbetssökande och deras livssituation i samband med uppdragets utförande bör skyddas på motsvarande sätt eftersom de ofta ger en ingående bild av den arbetssökande och dennes livssituation. I lagen bör vidare motsvarande begränsningar anges som finns i Arbetsförmedlingens registerförfattningar. Det innebär att det i databasen inte får behandlas sådana personuppgifter som avslöjar politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, eller medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör sexualliv. Vidare får i databasen t.ex. inte heller behandlas personuppgifter om lagöverträdelser, uppgifter om att den enskilde har vårdats med stöd av socialtjänstlagen eller varit föremål för åtgärd enligt utlänningslagen. För att kompletterande aktörer ska kunna använda sina affärsidéer och utnyttja sina egna system i uppdraget med att få de arbetssökande i arbete samt matcha arbetssökande med arbetsgivare, bör sådana personuppgifter som typiskt sett inte är att anse som integritetskänsliga få behandlas utanför databasen. Till denna kategori av uppgifter hör uppgifter som en arbetssökande normalt lämnar till en arbetsgivare i samband med en ansökan om anställning dvs. namn och kontaktuppgifter samt merituppgifter (CV- uppgifter). Regleringen innebär att de kompletterande aktörerna kan lägga in uppgifter i sina kandidatbaser, boka möten med hjälp av sina kalendrar och använda eventuella egna matchningsverktyg för internt bruk. Utredningen föreslår inte några begränsningar i användningen av sökbegrepp. Det föreligger inte något sådant behov med hänsyn till det sätt som de kompletterande aktörerna ska få möjlighet att behandla personuppgifter på i databasen. De ska som förslaget är utformat endast ha tillgång till uppgifter om en arbetssökande i taget. Det föreligger inte heller någon risk för att en känslig sammanställning av uppgifter ska bli en allmän handling eftersom Arbetsförmedlingen inte föreslås få direktåtkomst till uppgifter i databasen. Personuppgifter i databasen ska utplånas när de inte längre behövs för utförandet av uppdraget, dock senast efter utgången av det år uppdraget för Arbetsförmedlingen har avslutats. Detta möjliggör att en kompletterande aktör som avslutat ett uppdrag, i särskilda fall kan få del av uppgifterna då dessa finns kvar i databasen. Behov av följdändringar i Arbetsförmedlingens registerlag För tydlighetens skull bör det framgå av Arbetsförmedlingens registerlag att den inte omfattar databas för kompletterande aktörer. De bestämmelser i registerförordning som begränsar Arbetsförmedlingens möjligheter att behandla uppgifter om hälsa och sociala förhållanden som har lämnats i ett ärende eller är absolut nödvändiga för handläggningen av det bör tas bort. Då kompletterande aktörer anses ha ett behov av att behandla dessa typer av uppgifter är denna förändring nödvändig om kommunikationen mellan kompletterande aktörer och Arbetsförmedlingen ska kunna fungera på ett effektivt och rättssäkert sätt. De uppgifter som Arbetsförmedlingen efter sekretessprövning får lämna till kompletterande aktör, bör få lämnas på medium för automatiserad behandling. Detta kräver inte att det görs någon ändring i Arbetsförmedlingens registerförfattningar. Behandling av fackliga företrädares personuppgifter i Platsbanken Utredningen anser att det bör vara tillåtet för den offentliga arbetsförmedlingen att behandla uppgift som avslöjar fackligt medlemskap för arbetsgivares kontaktpersoner i samband med platsannonsering. Denna uppgift fyller en funktion som önskas av de fackliga organisationerna och företrädare för arbetsgivare har ingen invändning mot att uppgiften publiceras. Utredningen föreslår att det klargörs i Arbetsförmedlings registerlag att förmedlingen i samband med platsannonsering får behandla och publicera uppgift som avslöjar medlemskap i fackförening för arbetsgivares kontaktperson förutsatt att denne har lämnat sitt samtycke till arbetsgivaren. Behandling av personuppgifter om brott m.m. hos Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen har regeringens uppdrag att utveckla arbetet med att säkerställa riktiga utbetalningar från arbetslöshetsförsäkringen och att motverka bidragsbrott. För att Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ska kunna fullgöra detta uppdrag behöver inspektionen systematiskt följa upp eventuella felaktiga utbetalningar i arbetslöshetskassornas verksamhet, i vilken omfattning polisanmälan sker enligt lagen (2007:612) om bidragsbrott samt utfallet av dessa anmälningar. Enligt sin nuvarande registerförfattning får Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen inte behandla uppgifter om brott m.m. i sin statistik- och tillsynsdatabas och därför måste dessa anmälningar och uppföljningen av dem sökas fram manuellt. Det försvårar inspektionens möjligheter att effektivt utveckla arbetet med att förhindra felaktiga utbetalningar och motverka bidragsbrott på ett sätt som inte kan anses motiverat. Utredningen föreslår att Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen i sin statistik- och tillsynsdatabas ska få behandla uppgifter om bidragsbrott om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för handläggningen av det. Uppgifterna ska även få användas som sökbegrepp för tillsyn, uppföljning och framtagning av avidentifierad statistik. Genom att i förordning begränsa behandlingen till de uppgifter som avser bidragsbrott avseende ersättning enligt lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring minimeras det ingrepp behandlingen innebär för den enskildes integritet. Att Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen nu får använda uppgifter om bidragsbrott som sökbegrepp innebär att de potentiella sammanställningar som användningen av sökbegreppet kan generera utgör allmänna handlingar. omfattas denna typ av uppgifter hos Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen av sekretess enligt 28 kap. 13 § OSL, enligt vilken bestämmelse presumtionen är för offentlighet. Mot bakgrund av att uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott bedöms som särskilt integritetskänsliga finner utredningen att intresset av att skydda uppgifterna väger tyngre än insynsintresset. Utredningen föreslår därför att det införs ett nytt stycke i 28 kap. 13 § OSL enligt vilket uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott och domar i brottmål i ärenden om arbetslöshetsersättning enligt lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring och i ärende om medlemsavgift för arbetslös medlem enligt lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor omfattas av sekretess om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men dvs. en presumtion för sekretess. Lagförslagen förväntas medföra en säkrare och effektivare personuppgiftsbehandling på det arbetsmarknadspolitiska området. Reglerna klargör under vilka förutsättningar de kompletterande aktörerna får behandla personuppgifter och vilka särskilda begränsningar som ska gälla till skydd för integritetskänsliga uppgifter. Införandet av ett lagstöd för de kompletterande aktörernas behandling och en sekretessbrytande regel samt en möjlighet till en säker elektronisk kommunikation förväntas leda till att åtgärder kan vidtas snabbare än . Det ger förutsättningar för att tiden i arbetslöshet för den enskilde kan förkortas. Detta torde vara positivt för sysselsättningen i och därmed också för statens finanser med minskade kostnader för arbetslöshetsförsäkringen som följd. Behandlingen av personuppgifter i de kompletterande aktörernas verksamhet ställer höga krav på säkerhet både tekniskt och organisatoriskt. Den föreslagna lösningen att Arbetsförmedlingen tillhandahåller en databas för kompletterande aktörer förväntas väsentligen minska kostnaderna för företagens hantering av uppgifter, inte minst vad gäller IT-säkerhet. Särskilt för de små företagen torde det vara kostnadsbesparande och underlätta att Arbetsförmedlingen tillhandahåller systemet och ansvarar för säkerheten i detta. Sammantaget bör utredningens förslag förbättra små företags konkurrenskraft gentemot stora företag. Arbetsförmedlingen har uppgett att kostnaden för uppbyggnaden av en databas för kompletterande aktörer med efterfrågade funktioner beräknas uppgå till . Projekttiden för att bygga det nya stödet uppskattas till ungefär . Systemet föreslås finansieras inom ramen för Arbetsförmedlingens budget alternativt genom lån i Riksgälden. Utredningens förslag om att Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen ska få behandla uppgift om brott i sin statistik- och tillsynsdatabas förväntas underlätta och effektivisera inspektionens arbete med att förhindra felaktiga utbetalningar och motverka bidragsbrott. Detta torde i sin tur leda till besparingar för staten i form av minskade utbetalningar från arbetslöshetsersättningen. Lagen om kompletterande aktörer och övriga lagändringar föreslås träda i kraft . The remit of the Inquiry was to examine the processing of certain personal data in the area of labour market policy. The remit included determining the regulations that should apply in this area and examining whether there is a need for special regulations for personal data processed by complementary actors. These external service providers conduct labour market policy activities or other activities concerning newly arrived immigrants on behalf of the . The aim of the Inquiry is to create the conditions that enable public authorities1 and the complementary actors to perform their tasks in a legally secure and efficient while protecting the personal privacy of individuals. In addition, the Inquiry was instructed to consider whether there is a need for a special provision overriding secrecy regarding the release of data on individuals by the to complementary actors. The Inquiry was also required to assess whether professional secrecy imposed by law should be introduced concerning data about jobseekers processed in activities run by the complementary actors. The remit included proposing legislative amendments that are deemed necessary. The Inquiry was also tasked with examining whether the , when publishing available positions in the Platsbanken database, should be allowed to process data about trade union representatives in the labour market policy database, and whether the Board should be allowed to process data about violations of the law in its statistics and supervisory database. Introduction of new Act on complementary actors to protect personal privacy of individuals At present, the Act, along with procured agreements, regulate the way complementary actors process data about individuals and companies. The Inquiry proposes introducing an Act on complementary actors. The Act is to apply when complementary actors perform labour market policy activities and introduction activities for certain newly arrived immigrants on behalf of the . The purpose of the Act is to protect the personal privacy of individuals in connection with the performance of a task by the complementary actors assigned to them by the following a public procurement. To achieve this purpose, regulations are proposed to the effect that complementary actors may offer their services on similar terms as the , while protecting the privacy of individuals in the activities carried out. Achieving efficient personal data processing in the contracted activities of complementary actors, together with good privacy protection for individual jobseekers and individual employers, requires coherent and easily accessible legislation. Special regulations should only be introduced in areas where privacy considerations are expressly applicable in connection with the performance of a task by the complementary actors. Otherwise, the regulations contained in the Act should apply. This matter concerns a special regulation that complements and, in some parts, replaces the Act. The term complementary actor refers to a party contracted by the to carry out labour market policy activities or activities under the Act on introduction activities for certain newly arrived immigrants. The Inquiry considers that it is only complementary actors providing employment services of the type also offered by the itself, requiring such an extensive exchange of information and personal data processing, that are in need of professional secrecy that is subject to penalty if violated and a special register statute. Just like the , some complementary actors will, to a certain extent, provide health and care services, for example in connection with conducting occupational psychology examinations. Existing health and care regulations in the Act (2008:355) and the Patient (2010:659) will continue to apply to this area of services provided by complementary actors. It is proposed that complementary actors providing services as introduction guides be exempted from the regulations on professional secrecy and the obligation to provide information in the Act on complementary actors. The Act on introduction activities for certain newly arrived immigrants (2010:197) contains regulations on professional secrecy which will be slightly changed. However, the regulations on personal data processing contained in the proposed Act will also apply to introduction guides. Release of data from the to complementary actors In order for complementary actors to perform their tasks in an efficient , the must be able to release certain data about jobseekers and employers to the complementary actors. At present, the must largely depend upon the individual jobseeker or employer agreeing to releasing the data. If an individual does not consent to the data being released, it could lead to the complementary actors having inadequate material, which in turn would impact on the quality and effectiveness of the service as well as the opportunity for the complementary actor to claim its right to compensation. It may be considered that societys interest in the services offered by the complementary actors being as effective as possible, and in there being a large number of complementary actors, outweighs the individuals interest in being able to determine what data is to be released to the complementary actor. The Inquiry therefore proposes that a special provision overriding secrecy be introduced in Chapter 28 of the Public Access to Information and Secrecy Act to the effect that the Swedish Public Employment Service may release data to complementary actors notwithstanding secrecy provisions if this data is necessary for the complementary actor to perform its tasks. A detailed account of the data covered by the provision overriding secrecy will be given in the proposed Act on complementary actors and in the associated ordinance. Within the given legislative framework, it is the , and not the complementary actor, that makes an assessment of what data is necessary to perform the task in an individual case. From the perspective of equal treatment, it is important that the assess the needs of complementary actors to ensure that different complementary actors providing the same service have access to the same type of information. If the complementary actors consider that they need more data than the has released in accordance with the proposed provision, or if the jobseeker wishes more data to be released, there is still an opportunity contained in Chapter 10, Section 1 of the Public Access to Information and Secrecy Act to release the data with the consent of the individual. Professional secrecy and the obligation to provide information for complementary actors The protection in place concerning the privacy of individuals in public services should also be maintained when complementary actors are engaged. Professional secrecy which is prescribed by law and subject to penalty if violated should therefore be introduced for complementary actors. However, this must not restrict their opportunities to perform their tasks in an efficient . The Inquiry proposes the introduction of professional secrecy prescribed by law for those who are, or who have been, in services provided by complementary actors, entailing that they may not disclose information to which they have access within the framework of their task without authorisation. Professional secrecy covers both data about a private partys personal circumstances and a private partys business and operational circumstances, and the data may not be used in other activities run by complementary actor. Without authorisation does not refer to releasing data if it is necessary to perform the assigned task, to someone meeting an obligation to provide information that follows from an act or an ordinance, or to a situation where an individual consents to the data being released. Professional secrecy is not applicable with regard to the individual concerned. is obliged to report data that may affect the jobseekers right to benefits to the unemployment insurance system and . Carrying out this obligation depends on the complementary actors releasing the relevant data to the . Introduction guides are already obliged to report data that may affect a newly arrived immigrants right to introduction benefits to the public authority specified by regulation2. The Inquiry proposes the introduction of a general obligation for complementary actors to provide data that may affect a jobseekers right to unemployment benefit or the right to take part in a labour market policy programme to the . This kind of obligation to provide information would make clear to complementary actors that they not only provide a service for jobseekers, they also play an important role in ensuring that jobseekers receiving benefits contribute to solving their situation as unemployed in the required of them by society. Regulations concerning processing of personal data by complementary actors The Act only applies if the data processing is or partly automated, or if the data is included in, or is intended to form part of, a structured compilation of searchable personal data or a compilation according to particular criteria. The Inquiry considers that it should be stated directly in the Act that the complementary actors have the right to process data about employers, jobseekers and those close to them that is necessary to carry out the task from the . This would clarify the right of complementary actors to process personal data and, in combination with an electronic procedure, speed up the process of getting the individual into work. The data that may be processed will be determined by the Government in an ordinance. 2 Section 16, Act on introduction activities for certain newly arrived immigrants (2010:197). In order to bring about personal data processing that is efficient and legally secure, the Inquiry proposes that the Act state the conditions under which a complementary actor may release data on media for automated processing. One prerequisite is of course that the security requirements under Section 31 of the Act are fulfilled when transferring data and that the complementary actor has a legal basis for breaking professional secrecy. The complementary actors should be given the opportunity to provide the with data on media for automated processing if there is an obligation to provide information under an act or an ordinance, or if it is necessary to perform the assigned task. Complementary actors should also be allowed to release data electronically to employers if it is necessary to perform the task and where sensitive or delicate personal data is not involved. It is proposed that the Government may issue more detailed regulations on what data a complementary actor may release. The Inquiry considers that the provisions in the Personal Data Act concerning rectification, damages and penalties are to apply when processing personal data under the Act on complementary actors or under regulations issued in connection with this Act. In order to ensure good privacy protection for individuals regarding both jobseekers and individual companies, the Inquiry considers it important that the provide a support system for the activities. This is also an important condition for smaller companies to be able to compete with larger companies, which usually have much greater resources to invest in their security efforts. The Inquiry proposes that the provide a database (a support system) where the complementary actors can process the personal data necessary to perform their task and to facilitate secure electronic data communications between the and the complementary actors. The idea is for the to design a system with built-in privacy protection that makes it possible for all complementary actors, large and small, to meet the strict security requirements in place when processing personal data due to its sensitivity. is thus responsible for ensuring that appropriate technical measures such as those referred to in Section 31 of the Act are taken to protect the personal data processed in the database. Each complementary actor is the controller of the personal data it processes in the database to perform its task. is not to have direct access to the complementary actors data contained in the database, and conversely the complementary actors are not to have direct access to the labour market policy database. The Inquiry proposes that privacy-sensitive personal data may only be processed in the database provided by the . Under the proposed Act on complementary actors, it is only certain sensitive personal data defined in Section 13 of the Act (concerning health or revealing ethnic origin) that may be processed at all. It is proposed that this sensitive data, which may be processed by the complementary actors if the data was released within the framework of the task or if the data is absolutely necessary to the performance of the task, be protected by restricting where the data may be processed. The same restrictions should apply to data on social circumstances as well as to evaluations, conclusions or other value information about an individuals delicate personal data, and data on those close to jobseekers. In addition, regular notes taken by complementary actors about jobseekers and their lives in connection with the performance of the task should be protected in a similar , since they often provide a detailed picture of the jobseeker and his or her life. Restrictions corresponding to those in the statutes on registers should also be stated in the Act. This means that personal data that reveals political opinions, religious or philosophical beliefs, or trade union membership, or personal data concerning a persons sex life, may not be processed in the database. Other data that may not be processed in the database includes personal data on violations of the law, data indicating that the individual has been cared for under the Act or has been the subject of measures under the Aliens Act. For complementary actors to use their business ideas and make use of their own systems in the task of getting jobseekers into work and matching jobseekers with employers, it should be possible to process personal data normally not considered as privacysensitive outside the database. This category of data includes data that a jobseeker normally provides to an employer when submitting a job application, i.e. name, contact information and qualifications (CV information). This regulation means that complementary actors may enter data in their candidate databases, book meetings by means of their calendars and, where applicable, use their own matching tools for internal use. The Inquiry does not propose any restrictions concerning the use of search terms.