sou · H0B318 · 2012-03-26 00:00:00 — För att tjänsten ska bli framgångsrik krävs en stor kraftsamling inom offentlig sektor där samarbete, standards och gemensam utveckling står i fokus. Det är avgörande för projektets framgång att kunden får en hög nytta och en god upplevelse av att använda ärendeöversikten. För att säkerställa detta bör konceptet testas ordentligt ur användarperspektiv innan det realiseras. Därför rekommenderar projektet att en grundlig konceptdesign och ett flertal användarscenarier tas fram. Utifrån dessa görs användartester, som ger kunskap om hur användarna uppfattar tjänsten. Eftersom E-delegationen driver fler angränsande projekt parallellt, bör konceptdesign och användarscenarier visa hur resultatet av samtliga projekt bildar den elektroniska pärm som kunderna önskar. För att uppnå bästa möjliga nytta för användarna bör även funktionen Mina uppgifter (som tidigare diskuterats i förstudien för privatpersoner) läggas till konceptet. Den ger kunden möjlighet att dels ange personlig kontaktinformation som kan användas av alla offentliga aktörer, dels se vilka uppgifter som finns i offentliga register. Den typen av information ger tjänsten ett värdefullt innehåll för alla kunder redan i ett tidigt skede, med endast ett mindre antal aktörer anslutna. Dessutom innebär det att översikten kan erbjuda en sammanställd grundinformation, som inte finns att nå digitalt via någon annan tjänst. Förstudien Mina fullmakter är en fortsättning på delegationens utredning Mina sidor för privatpersoner. Mina fullmakter är tillsammans med bland annat Mina meddelanden och Min ärendeöversikt några av de viktigaste så kallat förvaltningsgemensamma funktioner som identifierats att förenkla vardagen för privatpersoner och företag. Redan nu pågår under ledning ett arbete med att utveckla Mina meddelanden. Syftet med e-tjänsten Mina fullmakter är att privatpersoner ges en samlad överblick över vilka fullmakter som har utfärdats och möjlighet att enkelt skapa en ny fullmakt eller att förlänga eller återkalla en fullmakt. En elektronisk fullmaktstjänst kan även innebära betydande effektivitetsvinster genom snabbare och mer kostnadseffektiv handläggning av en privatpersons information i ett enda elektroniskt flöde som ersätter hantering av pappersfullmakter, informationsutsökning och hantering av pappersutskrifter. Inom ramen för E-delegationen har fått uppdraget att driva förstudien om elektronisk fullmaktstjänst. har ett intresse av att information om individer som lämnas ut hanteras på ett korrekt sätt. Myndigheten har även regeringens uppdrag att arbeta för en bättre och mer samlad pensionsinformation. Fullmakter har en central betydelse som verktyg för möjlighet att hämta information om individens pensionsinformation och att stödja individen i planeringen av pensionsfrågor. Fullmaktshanteringen inom pensionsområdet är beroende av rutiner och utbyte av pappersdokument mellan en rad olika informationsgivare. Förstudien ska möjliggöra för e-delegationen att fatta beslut om eventuellt fortsatt arbete med utveckling av e-tjänsten Mina fullmakter. Den har som mål att ta fram förslag till utformning av tjänster för fullmaktshantering, inklusive en ansvarig organisation för genomförande och förvaltning. Förstudien ska ta hänsyn till de befintliga juridiska förutsättningarna för en sådan utveckling. Fokus ska också ligga på alternativa tillvägagångssätt och möjligheter för en utveckling av e-tjänsten. I lösningen behöver hänsyn tas till den personliga integriteten, som man gör det enklare för målgrupperna att se sina utfärdade fullmakter, att kunna hitta länkar för att skapa nya fullmakter. Funktionen ska ha möjlighet till gemensam inloggning och vara möjlig att inkludera i både offentliga och privata aktörers lösningar, med hänsyn tagen till säkerhetskrav. Projektet har tagit del av tidigare framtaget material och rapporter kring fullmakter samt genomfört ett stort antal intervjuer med konsument/medborgarföreträdare, företag och företrädare för offentliga organisationer. Fullmaktsfrågor inom försäkringsområdet har analyserats genom ett 300-tal anonymiserade kundsynpunkter som har inkommit till . Projektet har hållit hearing med intressenter inom offentlig sektor samt skickat ut en enkät om fullmaktshantering- och behov till de myndigheter som har valt att delta i förstudien. Totalt deltar tio större myndigheter. Projektet arbetar med två referensgrupper: E-delegationens arbetsgrupp, som utgjort referensgrupp för offentliga perspektivet, samt referensgrupp där Konsumenternas SOU 2012:18 Bilaga 3 försäkringsbyrå, försäkringsbolag, förmedlingsbolag och valcentraler samt en bank deltar. Eftersom individers pensionssparande hanteras på en öppen marknad är involvering av företag på försäkringsmarknaden av stor vikt. En viktig utgångspunkt för förstudien är att fullmaktstänsten ska vara neutral. Förstudien har endast behandlat steget före rättshandlingen, dvs. endast hantering av fullmaktsinformation och inte den verksamhets- eller affärsinformation som hanteras då fullmakt åberopas. Förstudien omfattar inte föräldrars möjlighet att företräda barn, ett förhållande som inte regleras av fullmaktsinstitutet. Förstudien har vidare avgränsats från att omfatta kartläggning av krav och behov på fullmakter för vården och omsorgen. Detta ses dock som prioriterat i ett andra steg och efterfrågas även av skadeförsäkringsbolag. Det har inte varit möjligt att få fram resurser Projektet har genomfört större delen av nyttoanalysen för en fullmaktstjänst och en ställföreträdartjänst. Ett antal scenarier har tillsammans med olika myndigheter tagits fram som beskriver hur fullmaktstjänster kan fungera inom olika samhällsområden. Mer detaljerade processbeskrivningar har utvecklats för en fullmaktsprocess för pension-och livförsäkring genom användningsfall som beskriver hur man skapar, ändrar, återkallar, kontrollerar samt söker och visar fullmakt. Därtill har exempelbilder och en beskrivning av tjänsten ur ett individperspektiv tagits fram. Användningsfallen bör kunna användas som utgångspunkt för utveckling av nya verksamhetsnära fullmaktstjänster även inom andra samhällsområden. Den skisserade tjänsten och övergripande arkitekturen har prövats ur ett förvaltningsrättsligt perspektiv och med avseende på personlig integritet och PUL. Ett förslag till teknisk design är på väg att tas fram utifrån identifierade behov, verksamhetsregler och förväntade kvalitetsegenskaper. Den övergripande lösning som förespråkas bygger på en gemensam visningstjänst på nationell nivå dit verksamhetsnära fullmaktstjänster kan anslutas. Register- och utvecklingsansvar för de verksamhetsnära fullmaktstjänsterna finns hos den som ansvarar för respektive ansluten fullmaktstjänst. Modellen möjliggör en gradvis utveckling av fullmaktstjänsten. Efter hand som fler fullmaktstjänster och nya e-tjänster skapas i olika offentliga verksamheter kan dessa välja att medverka i det gemensamma gränssnittet. Innehållet i fullmakter är mycket verksamhetsberoende och fullmakterna är ofta en starkt integrerad del av organisationers olika processer. Gemensamt för dem, är att de är själva starten eller grunden för en process, ett säkerhetssystem. Det är ett samhälleligt intresse att hanteringen av fullmakter är strukturerad och rättssäker. Den allt igenom viktigaste aspekten på fullmaktstjänst, är möjligheten att stärka den enskildes (individens eller företrädaren för företagets) insyn och kontroll och möjlighet att göra val på tydlig och korrekt information, vilket illustreras bland annat inom pensionsområdet och försäkringsbranschen. Här är innehållet i fullmakten och hur informationen presenteras i det elektroniska gränssnittet av avgörande betydelse. Tydligt presenterad information med stödfunktioner bidrar till att öka kunskapen och stärker också individens egenmakt. Vid behandlingen av fullmaktstjänster ur myndighetens effektiviseringsperspektiv är det viktigt att inte bara se till dagens volymer och dagens hantering av fullmakter, som ofta uppvisar ett mönster av stor spridning med fysiska akter som finns lokalt hos myndigheter. En djupare analys av behovet av en fullmaktstjänst inom varje myndighet bör göras. Analysen bör ta sitt avstamp i frågeställningen vad i dagens hantering som kan effektiviseras genom en företags- eller medborgardriven process erbjuden som en e-tjänst. Finner myndigheten sådana sätt att rationalisera verksamheten, är en fullmaktstjänst för att ge behörighet att utföra e-tjänst för annan en viktig möjliggörare för ett större automatiserat ärendeflöde. 2.1Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium För att uppnå målen för e-förvaltningsarbetet behöver myndigheternas utvecklingsarbete utgå från den gemensamma nyttan istället för att enbart fokusera på den egna effektiviteten. Om myndigheterna samverkar och skapar gemensamma lösningar kan större resurser frigöras för kärnverksamheten. Sådan samverkan kan även leda till höjd kompetens hos myndigheterna och en ökad kvalitet till lägre kostnader. genomförde 2010 på uppdrag av E-delegationen förstudien och E-diarium i samverkan med E-delegationen, Arbetsförmedlingen, , , , och (kommuner och landsting).25 Förstudierapporten överlämnades till E-delegationen och med ledning av förstudien föreslog E-delega- tionen i sitt betänkande26 att: Regeringen ger i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter. Regeringen ger i uppdrag att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för e-arkiv och e-diarium. Regeringen tillsätter en utredning för att klarlägga och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium. Därutöver har E-delegationen gjort följande ställningstagande vad gäller arbetet på kort sikt:27 E-delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium. 27SOU 2011:27, s. 24. För att snabbt kunna påbörja arbetet med att ta fram förslag till FGS:er för e-arkiv och e-diarium har E-delegationen uppmanat att tillsätta och leda den föreslagna projektgruppen. Specifikationerna ska innehålla de krav som utgör en minsta gemensam nämnare och de ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet ska ske i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting. I E-delegationens betänkande framhålls att ett första steg mot gemensamma tjänster bör tas genom utarbetande av FGS:er. Begreppet har sitt ursprung i det behov av gemensamma beskrivningar av förvaltningens behov för utvecklingen av infrastrukturella tjänster som identifierades av och Statskontoret kring åren 2004-5. Som ett förtydligande av vad som avses med FGS:er kan man läsa det som skrivits i IT-standardiseringsutred- ningen (SOU 2007:47):28 kan den centrala funktionens roll vara att driva en viss konkret standardiseringsfråga, t.ex. i form av en anpassning eller en profil. De förvaltningsgemensamma specifikationerna kan antingen bestå av egna specifikationer eller referera till andra självständiga och frivilliga standarder, Standarder är inte heller alltid tillräckligt detaljerade för att fungera som utvecklingsspecifikation eller för att säkerställa fullständig interoperabilitet mellan oberoende implementeringar. Det kan därför behövas särskilda anpassningar av existerande standarder för att passa den svenska förvaltningens behov. Dessa specifikationer kan behöva innehålla profiler ur standarder eller kombinationer av standarder och specifika tillägg för att uppnå ställda krav, även om det senare bör minimeras. Det kan även finnas behov av att inkludera testspecifikationer, krav på certifieringsprov eller liknande för att säkerställa funktion och interoperabilitet. Begreppet specifikation används i formella standardiseringssammanhang som beteckning på ett dokument som innehåller standardliknande information utan att vara en beslutad standard. Den informella karaktären anges av beteckningen specifikation. De förvaltningsgemensamma specifikationerna är i grunden frivilliga (i likhet med standarder), men de kan ges styrande eller bindande status genom hänvisning från andra dokument, t.ex. upphandlingsunderlag, vägledningar eller föreskrifter. Beroende av standardiseringssituationen och behovsbilden inom olika områden kan FGS:erna bli olika till omfattning och innehåll. Det är därför viktigt att tydligt synkronisera den enskilda specifi- 28 Överväganden och förslag, s. 315. kationen till andra FGS:er som utarbetats inom den svenska e-för- valtningen och att tydliggöra gränserna mellan dessa. FGS:er kan vara till stor nytta i arbetet med att förtydliga innebörden hos olika myndigheters olika föreskrifter. Utarbetandet av de föreslagna FGS:na ligger därför väl i linje med instruktionsenliga uppdrag att i sitt utvecklingsarbete främja förvaltningsutvecklingen. Nedan angivna föreskrifter som utfärdats av , ska tillsammans med andra föreskrifter ligga till grund för bestämningen av specifikationernas omfattning. I det sammanhanget är det viktigt att projektet beaktar de ändringar i föreskrifterna som kommer att göras till följd av pågående översyn av föreskrifter och allmänna råd. Om e-arkiv (system för bevarande): RA-FS 2009:1 föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). RA-FS 2009:2 föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Om e-diarium (system för registrering): RA-FS 1997:5 allmänna råd om registrering. RA-FS 2008:4 Föreskrifter om ändring i föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. Med utgångspunkt i förstudiens formulerade vision att Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information har detta utvecklingsprojekt som mål att i samverkan med statliga myndigheter, kommuner och landsting ta fram förslag till FGS:er för e-arkiv och e-diarium. testa och kvalitetssäkra FGS:er i hos olika myndigheter särskilt utvecklade piloter anslutna till befintliga verksamhetssystem och e-arkiv. ge förslag till en organisation för förvaltning som långsiktigt kan säkerställa tillgång, användning och vidareutveckling av framtagna specifikationer. Projektets syfte är således i första hand att utarbeta FGS:er inom området e-diarium och e-arkiv som kan användas av kommersiella aktörer, statliga myndigheter, kommuner och landsting för att upphandla, utveckla och tillhandahålla e-tjänster för e-arkiv och e- diarium. Effektmål: Medborgare, företag och organisationer ska på ett säkert och effektivt sätt kunna nå relevant information inom den offentliga sektorn oavsett om den finns i ett verksamhetssystem, har överförts till en mellanarkivlösning eller till en i evighet På uppmaning av E-delegationen initierade riksarkivarie projektet e-Arkiv och e-Diarium – förvaltningsgemensamma specifikationer. , samordnings- och utvecklingschef vid IT-avdelning, utsågs till projektledare, , IT-arkivarie vid stadsarkiv, är biträdande projektledare. Projektets styrgrupp består, förutom av företrädare från , av representanter från E-delegationen, , , , , , , Kommuner och Landsting och stadsarkiv. Deltagarna i projektet kommer från statliga myndigheter, kommuner och landsting. Projektet är indelat i åtta delprojekt med en blandning av kompetenser från arkiv- och verksamhetssidan, juridiken och IT. Delprojekt 1 - Begrepp startade . Det ska ta fram en för projektet gemensam begreppslista som ska användas av projektets alla delar, för att så långt som möjligt minska risken att man tolka begreppen olika. Delprojekt 2 - Intressentanalys och nyttorealisering påbörjas och analysen tar sin utgångspunkt i E-delegationens framtagna vägledning. Delprojekt 3 - Metadata och e-tjänster för e-arkiv startade . Deras uppgift är att utarbeta FGS:er för e-arkiv. Delprojekt 5 - Metadata och e-tjänster för e-diarium startade . Deras uppgift är att utarbeta FGS:er för e-diarium. Delprojekt 4 och 6 - Funktionskrav för e-arkiv respektive e-diarium tar fram vägledningar för hur FGS:erna ska införas. Deras arbete inleds när delprojekt 7 avslutats. I delprojekt 7 - Utvärdering och test av FGS:er, som påbörjas , testar och utvärderar deltagande myndigheter FGS:erna i anslutning till befintliga system. Resultatet återkopplas till respektive delprojekt för eventuella justeringar och förnyad utvärdering. När FGS:erna är testade och godkända påbörjar delprojekten 4 och 6 arbetet med att ta fram vägledningar för hur de ska införas. Delprojekt 8 - utreder under senare delen av projekttiden hur de framtagna FGS:erna bäst kan förvaltas och vidareutvecklas. Detta kommer att ske i nära samarbete med E-delegationens övriga initiativ rörande framtagande av FGS:er för andra områden. Varje delprojekt har sin egen referensgrupp för att stämma av och hämta in externt expertkunnande. DP3-4 FGS:er och funkt krav e-Arkiv. DP5-6 FGS:er och funkt krav e-Diarium DP7 Utvärdering med piloter De juridiska aspekterna på e-arkiv och e-diarium är mycket viktiga. De föreslås utredas utanför projektet under ledning av Tillsynsavdelning i samverkan med e-delegationens juristgrupp. Resultatet återkopplas till berörda delprojekt. En avstämning görs kontinuerligt med andra myndigheter och institutioner som arbetar med e-arkivlösningar, t.ex. , , , , , SKL e-arkiv/ Elektroniskt bevarande, och . Avstämning görs även med Kammarkollegiet, som ansvarar för upphandling inom det aktuella området, samt sektorsansvariga myndigheter och myndigheter med utvecklingsansvar. I denna tabell finns länkar till relevant bakgrundsmaterial. 106 47 Tel Fax