sou · H0B363 · 2012-10-03 00:00:00 — Det är inte förståelse för tekniken i sig utan det är mottagningskapaciteten för teknikens möjligheter som avgör företagens förmåga att utnyttja it i verksamheten. Företagsledningarnas motivation ses alltmer som en central ingrediens för att skapa långsiktiga förändringar i små företag. Allmänt om behovet av it-kompetens En övergripande slutsats i delbetänkandet vad gäller kompetensfrågor i småföretag för att stimulera ökad användning av it, är att beskrivningen av it:s bidrag till affärsnyttan är av största vikt. Hänsyn måste tas till den verklighet i vilken småföretagen befinner sig, där fokus är att driva verksamheten och där det oftast finns dåligt med tidsutrymme för att lära sig nya sätt att sköta exempelvis administration och marknadsföring. Det kraftfullaste incitamentet handlar alltid om tydlig ekonomisk lönsamhet. Ett första steg för att vidareutveckla småföretagets it-hantering kan därför vara att förstå vad det är som driver lönsamheten i företaget. Vilka produkter, tjänster, kunder, leverantörer, processer etc. är lönsamma eller har potential att bli lönsamma. Kanske måste företaget förändra sin affärsmodell för att nå långsiktig lönsamhet. I alla dessa sammanhang är it en viktig komponent. Så oavsett vilka kompetensutvecklingsinsatser som behövs för att höja företagets it-mog- nad måste lönsamheten alltid beaktas. För att ge ett exempel på en mer konkret bild över behovet av it-kompetens bland småföretagen citerar vi här nedan projekthandlingar från län gällande ett projekt som finansieras av EU- fondsmedel:1 Både företagare och medarbetare har stora behov av att fylla på kunskap. En dåligt datormognad och låg IT-kompetens är ett faktum för många av företagen. Krav på dokumentation ökar. Administrationen är en tung börda, den upplevs som allt dyrare och besvärligare att hantera. Många känner sig vilsna i den snabba teknikutvecklingen och det blir allt viktigare att ha ett bra IT-stöd för administration och affärsutveckling. Kunder och leverantörer för- 1 Kompetensutveckling och entreprenörskap för småföretag I – genomförande. Projektägare: CityAkademin. Projektet omfattade ett 80-tal småföretag i län och bedrevs med ESF-stöd mellan . utsätter att det finns fungerande och anpassad IT-kommunikation, vilket innebär kostsamma investeringar för företaget. För att få bättre förutsättningar för att utveckla produkter och tjänster samt bredda kundgrupper och kundsegment efterfrågades bl.a. ökad kunskap inom IT, ledarskap, marknadsföring, affärsmannaskap och ekonomi, men också inom branschspecifika områden som är viktiga för att kunna utveckla professionen och öka flexibiliteten vid behov av omställning till andra och/eller bredare marknader. För både den enskilde företagaren och deras medarbetare kommer projektet att ha stor betydelse, i perspektivet att man står betydligt bättre inför framtida behov och utmaningar. En viktigt slutsats från förprojekteringen är att datormognad och IT-kompetens generellt är eftersatt i företagen. Något som man är mycket medveten om och angelägen att göra något åt. Genom att lyfta IT-kompetensen skapas förutsättningar för företagen att bättre hänga med i teknikutvecklingen, utveckla sin marknadsföring, skapa bättre ekonomiska och adminstrativa rutiner samt ökade möjligheter att hålla ner sina konstnader för externa tjänster inom dessa områden. Flera av företagen har också behov av att utveckla ledarskapet och teamarbetet på arbetsplatsen. Vilken kompetens behövs för att öka småföretagens it-användning I utredningens delbetänkande påpekades att på en fundamental nivå finns ett antal typer av it-system som praktiskt taget samtliga småföretag använder, oberoende av bransch, storlek och geografiskt läge. Det handlar om system för ekonomisk redovisning, ordbehandling och e-post samt internetkommunikation för att nå skattekontot och internetbanken. av företagen med 1–9 anställda och av företagen med 10–49 anställda har tillgång till internet. Ur kompetenssynpunkt blir därför slutsatsen att det absolut största antalet småföretag åtminstone har viss grundläggande kunskap i praktisk it-hantering. I delbetänkandet framhölls också att mer avancerade former av it-användning är av stort intresse för utredningen. Vi visade att det finns ett samband mellan hur avancerad småföretagets it-använd- ning är och i hur hög grad företaget finns på exportmarknader och på nationella marknader (i stället för enbart lokala), mm. Med avancerad it avses i de flesta fall ökad användning av it-systemens kommunikationsmöjligheter såsom automatisk dataöverföring mellan kunder och leverantörer, affärsprocesser som är automatiskt länkade till kunderoch leverantörer samt att sända och ta emot e- faktura. Likaså påpekades i delbetänkandet att it numer ingår som en självklar och integrerad del i den löpande verksamheten vid den absoluta majoriteten av småföretag. Det kan gälla inom vardagliga aktiviteter som inköp och försäljning, men i många fall även inom mer strategiska områden såsom affärs- och produktutveckling samt marknadsföring. Eftersom it är så integrerad i företagens funktioner och processer är det inte verkningsfullt att exklusivt behandla själva tekniklösningarna. En slutsats är därför att stödinsatser på kompetensområdet för att uppnå en ökad it-användning bland småföretag i första hand bör omfatta verksamhetsnära frågor men med tydlig it-profil. Utifrån ovanstående analys av kompetensfrågor drar vi följande slutsatser rörande småföretagens behov av ytterligare it-kompetens för att stärka utveckling och konkurrenskraft. Kompetensförstärkningen måste ha som utgångspunkt att så långt möjligt skapa insikt i och förståelse för teknikens konkreta möjligheter i det enskilda företagets olika verksamhetsgrenar. Det kan gälla interna administrativa processer med syftet att effektivisera verksamheten, externa processer med kunder och leverantörer för att sänka kostnaderna samt teknikstöd för att utveckla företaget produkter. I kompetensstödet måste därmed ingå hur tekniken kan bidra till affärsnytta och lönsamhet mot bakgrund av de företagsspecifika förhållandena. Det innebär också att utvecklingsinsatserna inte inriktas på teknikanvändningen som sådan, utan på verksamhetsutveckling där it ingår som en självklar del. Denna inriktning av kompetenssatsningarna ökar företagets möjligheter att se teknikens potential i den egna vardagen och stärker därmed viljan och förmågan att med it göra företaget mer konkurrenskraftigt. Till grund för kompetensutvecklingsinsatsen är det av vikt att företaget har ett konkret affärsmål eller verksamhetsmål som man vill uppnå. Kompetenshöjningen ska ge insikt om hur målen i praktiken kan nås samt hur användningen av it kan bidra till detta. Med stor sannolikhet kommer utbildnings- och informationsinsatser rörande molntjänster och sociala medier att vara aktuella för småföretagen under framöver. Naturligtvis kan det finnas behov av kompetensinsatser för förståelse av dessa tekniklösningar i sig. Men i huvudsak bör den övergripande inriktning som skisseras i föregående stycke rimligtvis vara tillämplig även vid pre- sentationer av dessa tillämpningar. I det tidigare delbetänkandet tar vi upp både affärsnyttor och affärsrisker med molntjänster och sociala medier.2 Det bör också understrykas att i det fall ett småföretag ingår i en försörjningskedja som underleverantör är ofta förutsättningen att småföretaget måste använda de teknik- och systemlösningar som kunden kräver. I dessa fall blir kompetensinsatserna mer konkret inriktade på installations- och användningsfrågor. Vem ska kompetensförstärkas? Av statistik från framgår att av småföretagens ägare fyller –2018. Det hävdas att ett generationsskifte i småföretagen automatiskt tillför dessa ökad itkompetens beroende på att den yngre generationen generellt är mer aktiv it-användare än den äldre. Om man kan jämföra privatpersoners it-användning med it-användningen hos småföretagens ägare, kan det ligga en sanning i ovanstående slutsats. Enligt statistik från () har enbart av personer i åldersgruppen använt en dator . Motsvarande siffra för åldersgruppen är . Nästan samma procentfördelning gäller vid användningen av internet. Ägarens och ledningens förmåga att se det strategiskt viktiga i en bra it-användning är en avgörande faktor i det lilla företagets utveckling. Mest påtagligt är detta i företag med 1–9 anställda, inom vilka man inte har så långt gången specialisering inom olika arbetsområden. I större småföretag med 10–49 anställda, är ofta någon eller några bland personalen inriktade på it-frågor. I framhålls att småföretagen måste ha personal med rimlig kunskap om hur man använder it. De bör vara intresserade av att använda it, men inte nödvändigtvis vara it-specialister. Kompetensförsörjningen vad gäller it-kunskap i åtminstone de större småföretagen sker också via rekrytering av it-kunnig personal. I en prognos4 gällande 2011 till och med gör Arbetsförmedlingen bedömningen att perioden kännetecknas 2Här finns mer att hämta – it-användningen i småföretag, SOU 2012:21 sid 51–53 och 55– 56. Privatpersoners användning av datorer och internet 2011. Var finns jobben? Bedömning till och med . av en god sysselsättningsökning. Men inom vissa yrkesområden motverkas denna av en stor brist på arbetskraft. Ett sådant exempel är it-yrkena. Inom detta yrkesområde råder störst brist på it-ser- vicetekniker men även på it-strateger, it-analytiker, systemerare och programmerare. Vi menar att kompetensutvecklingsinsatser bör riktas till ägaren och ledningen av småföretaget, alltså de personer som har ansvar för företagets utveckling. Målet är att skapa insikt om teknikens potential och hur den kan bidra till att skapa lönsamhet och affärsnytta i det enskilda företaget. Valet av kanal för kompetensförstärkningsinsatser är inte oväsentligt för att eftersträvade effekter ska uppnås. Våra nulägesbeskrivningar pekar entydigt på att formerna för informations- och utbildningsinsatser till småföretag gällande it-användning bör ha vissa generella egenskaper. Den viktigaste är att den enskilde företagaren så långt möjligt ska känna igen sitt eget företags situation. Oberoende av vilken utbildnings- eller informationsinsats som genomförs är det alltså viktigt att referera till det enskilda företagets unika förhållanden. Den andra egenskapen, som i viss mån är den konsekvens av den första, är att så långt möjligt bygga kompetensstödet på personliga möten med företagets ledning och personal. Detta skapar naturligtvis de bästa förutsättningar för att kunna individualisera insatsen. Om inte en rent individualiserad kompetensinsats kan genomföras kan branschvisa insatser vara viktiga. Även detta ger den individuelle företagaren möjlighet att känna igen sig i de frågor och problem som är gemensamma för branschen. En variant på detta är att genomföra regionala eller lokala insatser där företagaren känner igen sig i frågor i närmiljön. Ovanstående analys leder också till slutsatsen att vissa former för kompetensförstärkning är bättre än andra. Företagsnära anpassad rådgivning och generella webbaserade kurser kan sägas utgöra motpolerna av utbildningsinsatser som fungerar mer eller mindre bra. Det har sålunda visat sig svårt att utforma webbaserade lösningar på sådant sätt att de väcker något större intresse hos den enskilde företagaren. Nätverk, genom vilka företagarna lär sig av varandra, är en mer lyckosam form för kompetensöverföring. Det finns en stor mängd nätverk riktade till småföretagare. Det stora flertalet av dessa behandlar inte alls it-frågor. Vissa nätverk är klustersatsningar som stöds av statliga medel via särskilda program vid och . Det kan finnas behov av att sådana kluster ges en något mer it-strategisk inriktning. En variant på att i konkreta former dra lärdom av andras verksamhet, är att få tillgång till goda exempel på it-användning vid andra företag. I realiteten kan det vara svårt att lägga upp större kompetenssatsningar riktade till småföretag utan att använda sig av flera av de ovan nämnda utbildningsformerna. är det en avvägning mellan kostnaden för insatsen och den tid som småföretagaren måste lägga ner för att skaffa kompetensen. Företagsnära konsultrådgivning blir oftast betydligt dyrare än utbildning i grupp eller genom en webbaserad kurs utan lärarinsats. Detta får dock bedömas mot att konsultrådgivningen kan vara effektivare för den enskilde företagaren som därför inte behöver lägga ner så på att skaffa den nödvändiga kompetensen. En ytterligare form av kompetensförstärkning som visat sig lyckosam är användningen av mentorer, coacher eller trainees vilka följer företaget. Den mer långvariga stödinsatsen gör det möjligt att på ett bättre sätt tränga in i företagets problematik jämfört med en kortvarig konsultinsats. För de minsta småföretagen påverkas troligen it-användningen även av ägarens privata användningsmönster. Ett hushålls itanvändning kan därför i vissa fall påverka hur ett företag väljer att använda it. Införandet av ett s.k. RIT-avdrag kan därför till viss del påverka de minsta småföretagens it-användning i positiv riktning. Vem ska tillhandahålla kompetensförstärkningen? Företagsrådgivning erbjuds av ett stort antal privata aktörer, t.ex. banker och revisorer. Även företagens egna branschorganisationer har denna roll. Offentligt finansierad rådgivning erbjuds av ett flertal olika aktörer bland annat , , NyföretagarCentrum, Coompanion, och kommunala näringslivskontor samt av beträffande internationalisering. Bland de aktörer som erbjuder generell rådgivning som riktar sig till alla typer av företag och målgrupper är Nyföreta- garCentrum en framträdande aktör när det gäller rådgivning i samband med företagsstart. har omfattande verksamhet vad gäller rådgivning till etablerade företag5. Kompetenshöjande insatser görs av vissa universitet och högskolor, vilka bedriver småföretagsforskning. Inom itområdet genomför i informations- och utbildningsverksamhet på ett flertal orter i landet. genomför rådgivning till småföretagen vilken utförs av bolagets egna rådgivare eller av externa underkonsulter. Enligt de senaste ägardirektiven ska regionala dotterbolag i ökad utsträckning än vad tidigare varit fallet upphandla privata konsulter i genomförandet av rådgivningsverksamheten. Vi menar att i högre grad bör fokusera på småföretagens it-användning i sin rådgivning. Med detta avser vi inte att rådgivare ska ge råd i upphandlingsfrågor eller i användningen av olika system. Men rådgivarna bör ha kunskap om den strategiska betydelse som it har för företagens hela affärsutveckling och hur tekniken kommer in i företagens olika processer. Det är alltså en strategisk rådgivning riktad till ägare och företagsledningar. Enligt uppgift från pågår redan en utveckling i denna riktning inom bolaget. Men självklart är konsulterna den största aktörsgruppen vad gäller rådgivning till småföretag i it-frågor. Ett problem för konsulterna är svårigheten att räkna hem insatserna. Småföretagen har ofta lägre betalningsförmåga än större företag. Men konsultens insatser blir nästan lika omfattande i bägge företagstyperna. Det blir därför ofta mindre lönsamt att marknadsföra sig mot småföretagen. Eftersom vi menar att den komptensförstärkning som behövs för småföretagen handlar om affärsstrategisk utveckling med itstöd, och inte om it-teknik, kan affärskonsulter vara en grupp av aktörer som är lämpliga att genomföra konkreta rådgivningsinsatser. Ett annat sätt att arbeta med dessa frågor kan vara att använda mentorer eller coacher vilka följer företaget och bistår företagsledningen. 5 Uppgifterna är i huvudsak hämtade från propositionen Företagsutveckling – statliga insatser för finansiering och rådgivning (prop. 2009/10:148). 6.1.1Stöd för affärsutveckling med it Ett särskilt stöd till småföretag inrättas i form av checkar för affärsutveckling med it, med målet att stärka småföretagens utveckling och konkurrenskraft genom att undanröja hinder mot en ökad och utvecklad användning av it-lösningar. Stödet ska erbjudas småföretagen . Detta ska ses som en pilotomgång som ska utvärderas av Tillväxtanalys. Det samlade statliga stödet i detta åtgärdsprogram ska omfatta . Fördelning av medlen beslutas av efter rekommendation av de regionala partnerskap som redan finns inom ramen för bl.a. produktutvecklingsprogram. Medlen får enbart användas för behovsanalys och konkretisering av åtgärder vilka syftar till att uppnå arffärs- och verksamhetsmål som företaget ställt upp. Åtgärderna måste ha ett it-inslag. Medlen får inte användas till användarutbildning eller för inköp av mjuk- och hårdvara. ges i uppdrag att i detalj utforma checkstödet. I flera länder, med vilka konkurrerar, gör myndigheterna särskilda informations- och utbildningssatsningar riktade till småföretag gällande it-användning. Även svenska småföretag måste i ökad utsträckning delta i den globala konkurrensen och vara medvetna om den betydelse som it har för att lyckas. I denna utveckling är det inte längre enbart infrastrukturen eller tekniken i sig som är intressant, utan lika viktig är användningen av it som integrerad och strategisk del i företagets affärsverksamhet och därmed i affärs- och produktutvecklingen. Vi anser därför att även staten ska ha en roll i att stärka småföretagens utveckling och konkurrenskraft med stödåtgärder som inriktas på företagens verksamhet där användningen av it ges ett viktigt inslag. Av de olika stödformer som redogjorts för förordar vi införandet av checkar för affärsutveckling med it. Vi menar att detta ger största flexibilitet för företagen och kan därmed på ett lättare sätt täcka det enskilda företagets behov. Det är också ett sätt att inte enbart hjälpa småföretagen utan även stimulera konsult- Programmet bör i första hand rikta sig till företagsledningarna och eventuella strateger. Checkarna bör användas till genomlysning av företagets verksamhet samt konkretisering av åtgärder vilka syftar till att uppnå de affärs- och verksamhetsmål som företaget ställt upp. En förutsättning för stödet bör vara att företaget har tagit fram sådana utvecklingsmål i en genomarbetad behovsanalys. Checkerna kan användas för kortare konsultinsatser eller på längre rådgivnings-, coachnings- eller mentorinsatser som löper över . ges i uppdrag att utforma de konkreta kriterierna för att få detta stöd. I uppdraget till ingår också att avgränsa den grupp av småföretag som ska omfattas av insatserna. I några programsatsningar som genomför avgränsas gruppen till företag med 2–49 anställda, men det bör övervägas om inte även gruppen småföretag med 0 eller 1 anställd bör omfattas. ansvarar för ett flertal statliga program genom vilka företagen ges ett stöd i form av checkar. Det gäller exempelvis utvecklingscheckar inom vård och omsorg, miljödriven tillväxt, till små företag inom kulturella och kreativa näringar samt för produktutveckling i små företag. är att detta är ett bra sätt att direkt nå ut till företag och att arbetssättet dessutom skapar en valmöjlighet för företag att själva välja den leverantör som bäst motsvarar företagets behov. I sammanhanget är det av intresse att även redogöra kort för det resultat som Tillväxtanalys kommit fram till vid en utvärdering av konsultcheckar inom ramen för regionalt bidrag för företagsutveckling.6 Resultaten visar att företag som tagit del av företagsrådgivning i form av konsultcheck har högre förädlingsvärde än jämförbara företag som inte fått konsultcheck. Vid en jämförelse mellan företag som fått konsultcheck och företag som visat investeringsambitioner genom att söka andra former av investeringsstöd visar resultaten på försumbara skillnader i förädlingsvärde. Resultaten kan enligt tolkas som att det inte är stödet i sig som leder till en utveckling av företaget, utan att det är ambitionen att växa som är det viktiga för att få till stånd en förändring snarare än stödet i sig. I de flesta av dessa program arbetar genom 16 regionala partnerskap vilka består av nätverk av regionala aktörer 6 Tillväxtanalys, Företagsrådgivning i form av konsultcheckar, Working paper/PM 2012:02. med inriktning mot företagsutveckling. Partnerskapens roll är bl.a. att informera om programmen, bistå i företagens ansökan om stöd, prioritera mellan ansökningarna och lämna rekommendation till för beslut. Det ger möjlighet att skapa en direktkontakt med företagen i bedömningen av deras utvecklingspotential. De regionala partnerskapen har också en god insyn i kompletterande program och verksamheter som kan vara av intresse för företaget. Checkar för affärsutveckling med it bör av organiseras och administreras på ett så likartat sätt som möjligt som övriga program. De checkar vi föreslår bör också kunna fungera som en kompletterande åtgärd till andra insatser. ska även fastställa beloppsgränserna för det bidrag som respektive enskilt företag kan söka. Inom ramen för flera program har en lägsta beloppsgräns på . Vi menar att detta kan vara en alltför hög beloppsgräns utifrån ändamålet och målgruppen. I det lilla företaget kan en genomlysning av verksamheten och utarbetande av åtgärdsförslag göras med en tidsåtgång som motsvarar en lägre kostnad än . Vi menar att är en rimligare nedre beloppsgräns för bidragsdelen. Stödet förutsätter därutöver 50-procentig medfinansiering av företaget. För ändamålet avsätter staten . Medlen administreras av . Utredningen föreslår att finansieringen av förslaget ska ske genom att nya medel tillförs anslag under utgiftsområde 24 Näringsliv. 6.2Hantering av risker vid it-användning Den ökade digitaliseringen av näringslivet innebär att företagen behöver vara medvetna om vilka risker detta medför. Användning av it medför olika typer av risker för företag. Det kan exempelvis handla om att kunduppgifter sprids till obehöriga, att uppgifter inte sparas vid avbrott eller att verksamheten blir stillastående på grund av avbrott i strömförsörjning eller elektroniska kommunikationer. De risker som är kopplade till it-användning kan med andra ord innebära direkta förluster för företagen själva, eller skada för dess kunder. Risker vid it-användning kan grupperas inom följande områden: Konfidentialitet – risk för att någon obehörig kommer åt känslig information. Det kan t.ex. bero på bristande åtkomstkontroll eller felaktig angiven behörighet. Tillgänglighet – risk för att informationen inte är tillgänglig när den behövs. Det kan t.ex. bero på fel eller avbrott i system eller i kommunikationer. Integritet – risk för att information inte är korrekt utan har förvanskats. Det kan t.ex. bero på att det inte finns tillräckliga spärrar för förändring av data. För att bli medveten om vilka risker it-användning kan medföra och för att hantera dessa risker finns olika typer av hjälpmedel. Det finns checklistor och olika metoder för riskanalyser som kan användas för att identifiera och beräkna risker. En riskanalys kan vara branschspecifik eller omfatta it-användning mer generellt eller beröra en viss typ av it-användning, t.ex. e-handel. Riskanalyser kan göras med hjälp av många olika metoder. Både kvalitativa och kvantitativa metoder kan användas. Det finns även standarder för riskhantering som kan ge stöd för en mer systematisk och processorienterad hantering av risker inom en organisation. En internationell standard som innehåller principer och generella riktlinjer för kontinuerlig hantering och bedömning av risker är Riskhantering – Principer och riktlinjer (ISO 31000:2009). Det finns även en internationell standard för riskhantering som är inriktad på hantering av informationssäkerhetsrisker, Riskhantering för informationssäkerhet (ISO/IEC 27005:2008). En vanlig metod för riskanalys är att försöka bedöma sannolikheter för olika oönskade händelser och konsekvenserna av dessa. Denna typ av riskanalys görs vanligen i följande steg: De resurser som ska skyddas måste först identifieras. Vad är det som företaget ska skydda? Vilka hot kan identifierade resurser utsättas för? Vilken är sannolikheten för att de olika hoten realiseras?