sou · H0B383 · 2012-12-11 00:00:00 — Med tanke på att GD-beslut togs 1993 om att alla produkter och system vid SCB skulle dokumenteras enligt SCBDOK, och att förstagångsdokumenterandet skulle vara fullbordat , så är ju inte hastigheten i genomförandet särskilt imponerande. Men det är förstås gamla synder, som den nuvarande organisationen inte skall lastas alltför mycket för. När det gäller frågan om hur dokumentationen kvalitetssäkras, så uppger SCB att varje avdelning på SCB har en dokumentations- samordnare, som granskar och godkänner samtliga dokumentationer som görs inom avdelningen. En central enhet på verket ger stöd och utbildning i dokumentationsfrågor. När det gäller frågan om hur dokumentationen görs publikt till- gänglig, så hänvisar SCB till sökvägen Hitta statistik/Förstå stati- stik/Dokumentation av statistiken – Välj ämnesområde på SCB:s webbplats . Själva SCBDOK-dokumentationen finns under . SCB hänvisar också till den dokumentationsmall och de instruk- tioner som finns för detta SCBDOK. Varken dokumentationsmallen eller instruktionerna på SCB:s webbplats, vilket är svårbegripligt och anmärkningsvärt, låt vara att de finns på SAM-Forum. Däremot finns många exempel på genomförda SCBDOK-dokumentationer för olika statistikprodukter tillgängliga på webbplatsen på ett bra sätt. Mallarna och instruktioner borde med det snaraste göras publikt tillgängliga på SCB:s webbplats – av samma skäl som jag angav för Verksamhetsstödet. 2.Vilka metoder och verktyg använder sig SCB av för strukture- rade metadata, t.ex. MetaPlus? Hur stor andel (på ett ungefär) av den officiella statistik, som SCB ansvarar för, är full- ständigt dokumenterad i MetaPlus (enligt regler och krav som gäller där)? När uppnås , och hur? Hur kvalitetssäkras denna dokumentation? Hur görs den publikt tillgänglig, i första hand via Internet? (Ge gärna exempel med länkar.) SCB:s svar på dessa frågor kan sammanfattas på följande sätt: MetaPlus är den del av SCB:s metadatasystem där mikromateria- len dokumenteras. Variabler listas och beskrivs på ett strukturerat sätt med kopplingar till variablernas värdemängder, objekttyp och population. MetaPlus inkluderar också Klassifikationsdata- basen. av produkter är dokumenterade i MetaPlus. Meta- Plus skall finnas tillgänglig för de senaste tre årgångarna av samt- liga produkter . Samtliga dokumentationer granskas och godkänns av respektive avdelnings dokumentationssamordnare, och personal från en cen- tral enhet på verket går dessutom igenom variabelinnehållet i färdigställda MetaPlus-dokumentationer och infogar variabler- na i materialet i en struktur av variabelfamiljer. Man hittar till MetaPlus-dokumentationerna via sökvägen (för exemplet Arbetsmarknadsstatistik) Hitta statistik/Förstå stati- stik/Dokumentation av statistiken – Välj ämnesområde stati- stikens detaljerade innehåll för valt ämnesområde https://www. h2.scb.se/metadata/?amne=AM Själva MetaDok-dokumenta- tionen finns under . Min bedömning är att dokumenterandet med MetaDok framskrider på ett bra sätt. Även här saknas dock information om MetaDok- systemet, t.ex. användardokumentation och instruktioner, på SCB:s externa webbplats. Även denna metodinformation bör vara publikt tillgänglig, inte bara de specifika MetaDok-dokumentationerna för de olika produkternas datamaterial. 3.Vilka metoder och verktyg använder sig SCB av för kvalitets- deklarationer? Hur stor andel (på ett ungefär) av den officiella statistik, som SCB ansvarar för, är kvalitetsdeklarerad enligt föreskriven mall? När uppnås , och hur? Hur kvali- tetssäkras denna dokumentation? Hur görs den publikt tillgäng- lig, i första hand via Internet? (Ge gärna exempel med länkar.) SCB:s svar på dessa frågor kan sammanfattas på följande sätt: All publicerad statistik som SCB ansvarar för ska ha en Be- skrivning av Statistiken (BaS). BaS innehåller en administrativ beskrivning av produkten och en kvalitetsdeklaration enligt det kvalitetsbegrepp som fastställts för officiell statistik (MIS 2011:1). Samtliga SCB:s produkter är dokumenterade och kvalitets- deklarerade enligt BaS. Dokumentationen kvalitetssäkras genom att samtliga dokumen- tationer granskas och godkänns av respektive avdelnings doku- mentationssamordnare. En central enhet på verket tillhandahåller stöd och utbildning inom dokumentationsområdet. Man hittar till BaS-dokumentationen genom sökvägen Hitta statistik/Förstå statistik/Dokumentation av statistiken – Välj ämnesområde 259451.aspx Själva BaS-dokumentationen finns under rubriken Min bedömning är att dokumenterandet med kvalitetsdeklaratio- nerna framskrider på ett bra sätt och är i linje med EU:s intentioner på detta område. Även här saknas dock information om dokumen- tationsmallen och instruktionerna för denna på SCB:s externa webb- plats. Även denna metodinformation bör vara publikt tillgänglig, inte bara de specifika kvalitetsdeklarationerna för de olika produk- ternas datamaterial. 4.Beskriv hur de olika delarna av SCB:s dokumentationsarbete är integrerade med själva utvecklings- och produktionsprocessen! Hur växer olika delar av dokumentationen successivt fram, och hur tappas den av till, och konsolideras i de olika dokumenta- tionssystemen (SCBDOK, MetaPlus, Kvalitetsdeklarationerna och ev andra system)? SCB håller med om att det är önskvärt om dokumentationen görs i samband med att informationen uppstår, och också att den då kan ske automatiskt för ett effektivt dokumentationsarbete. Man medger , att detta oftast inte är fallet ; görs fort- farande dokumentationen mestadels i efterhand. 5.När kommer SCB:s system och data att vara så väl dokumen- terade att orsakerna till fel i statistiken kan spåras i princip , när de upptäcks? I sitt svar på denna fråga börjar SCB med att framhålla att SCB:s huvudsakliga fokus är att förebygga uppkomsten av fel genom att använda metoder, verktyg och arbetssätt som är väl utvecklade och ordentligt testade och som stöttas av tydliga instruktioner och hand- ledningar. SCB framhåller vidare att en av de viktigaste principerna i SCB:s nuvarande kvalitetsarbete är spårbarhet. Målsättningen är att en uppgifts källa alltid ska gå att finna, och att förändringar som skett under produktionens gång ska gå att följa. SCB tror dock inte att det är tillräckligt för att kunna spåra orsaker till fel i sta- tistiken, utan att ett utredningsarbete ofta måste till. har SCB en särskild rutin för att rapportera och följa upp orsakerna till fel i statistiken. Min bedömning är att SCB här har en ganska lång väg att vandra, innan man uppnår en tillfredsställande nivå vad gäller processkvalitet och spårbarhet. Processdokumentationen (enligt SCBDOK) måste förbättras ytterligare, men det är också viktigt att själva systemen utformas på ett standardiserat och processorienterat sätt, och att lämpliga IT-metoder och arkitekturer används, som gynnar systemens standardisering, transparens och dokumentation, t.ex. en konsekvent genomförd tjänstebaserad arkitektur, s.k. Service- Oriented Architecture (), där processerna interagerar via ett gemensamt datalager, ett s.k. corporate data warehouse med stan- dardiserad datalagring, standardiserade metadata och god dokumen- tation. Det är bara på detta sätt som SCB kan uppnå de mål som man helt riktigt strävar mot enligt utsagorna ovan, nämligen a.att på ett systematiskt sätt förebygga uppkomsten av fel; och b.att uppnå spårbarhet i systemen, så att de fel, som ändå uppstår, lätt kan spåras och åtgärdas. 6.Vilka problem, hinder och möjligheter att förbättra förutsätt- ningarna för ett väl fungerande dokumentationsarbete ser SCB? SCB beklagar i sitt svar att användarna sällan efterfrågar dokumen- tation, eftersom de inte är medvetna om den betydelse som defini- tioner, urval, undersökningsmetoder etc har. SCB menar att det skulle vara värdefullt att ha lättillgängliga definitioner och förklaringar i direkt anslutning till själva siffrorna. SCB planerar ett projekt med denna inriktning . Ett annat förbättringsområde, som SCB pekar på, är dokumen- tation på engelska. Det skulle också behövas bättre förklaringar om hur statistiken ska användas och hur den skiljer sig från annan statistik Olika typer av användare vill ha olika typer av dokumentation, och SCB känner till att man från vissa användargrupper saknar doku- mentation, men man vet inte om det beror på att man inte hittar befintlig dokumentation, eller om man anser att dokumentationen som är tillgänglig inte är tillräcklig. Det finns också ett behov av att internt på SCB öka medvetenheten om vikten av en komplett och korrekt dokumentation. Här kan jag i huvudsak instämma med SCB:s synpunkter och konstatera att det finns många intressanta utvecklings- projekt kvar att genomföra för att ta reda på hur dokumentationen behöver vidareutvecklas för att bli mera relevant och tillgänglig för användarna, för att ta fram bättre metoder och verktyg, och inte minst för att motivera SCB:s personal att prioritera ett högkvalitativt och effektivt dokumentationsarbete. SCB:s deltagande i internationellt samarbete inom detta område 7.Ett antal ledande statistikbyråer i världen undersöker f.n. möjlig- heterna att använda sig av metoder, standarder och verktyg från Data Documentation Initiative (DDI, . I vilken utsträckning deltar SCB i detta arbete, och med vilka andra statistikbyråer och andra organisationer samarbetar man? Hur ser SCB på DDI och andra internationella standardiserings- initiativ inom dokumentions-, metadata- och kvalitetsdeklara- tionsområdet, t.ex. SDMX, . Problem och möjlig- heter? SCB svarar enligt följande: SCB har en nationell och internationell bevakning av utveckling- en inom både DDI och SDMX. Det främsta skälet är de omvärlds- krav som finns (bl.a. SDMX i Eurocensus) och kan förutses för dessa standarder när det gäller extern kommunikation/leverans inom det Europeiska Statistiska Systemet och till andra använ- dare av metadata. När det gäller standardernas användbarhet som gränssnitt internt i SCB:s statistikproduktionsprocess finns ett avvaktande intresse. På Australian () pågår ett projekt, at ABS (SIM@ABS), som syftar till att operationalisera metadata. En del man tittar på där är användningen och rollen för just dessa standarder i statistikproduktionsmiljö. SCB följer detta arbete noga och får regelbunden information genom en internationell samarbetsgrupp. SCB räknar med att dra lärdom av och utnyttja ABS erfarenheter. SCB har därför tillsvidare valt en strategi där man primärt ser DDI och SDMX som leveransformat för data, SDMX för makro- data och DDI för mikrodata. SCB leder ett EU-finansierat pro- jekt som syftar till att skapa en möjlighet till att göra uttag från SCB:s datalager till SDMX-format. En representant för SCB leder en arbetsgrupp, , som skall arbeta med Content Oriented ), SDMX metadatadel som rör innehållsbeskrivningar. Vidare deltar SCB i ett forskningsprojekt finansierat inom EU:s sjunde ram- program. I projektet deltar även Svensk Nationell Datatjänst (SND), och en del av projektet kommer att handla om titta på DDI-formatet för tillgänglig- görande. SCB:s kunskap om verktyg såsom Colectica och Iassist är ganska rudimentär, så SCB kommer att delta på en euro- peisk användarkonferens för DDI i . Man kommer också att samarbeta med SSB i , där den organisatoriska kompetensen är högre. bjuder SCB in internatio- nell expertis från . 8.På vilka andra sätt, med vilka andra internationella partners, och kring vilka frågor och uppgifter inom dokumentationsområdet (inkl metadata och kvalitetsdeklarationer) samarbetar SCB? Deltar SCB i något bilateralt eller multilateralt samarbete, som syftar till att ta fram konkreta metoder, processer och verktyg inom detta område? Sammanfattning av SCB:s svar på denna fråga: Utöver vad som sagts ovan, så deltar SCB även aktivt i METIS, som är en grupp för metadatafrågor under gemensam ledning av UNECE, och . Ett informellt samarbete med och är initierat inom metadataområdet, och har för avsikt att införa SCB:s MetaPlus-system. SCB har deltagit i ESSnet-projekt (Common reference architecture) och fortsättningen (Common refe- rence environment). Projekten hade en övergripande karaktär och berörde indirekt metadataområdet, men tyvärr har resul- taten från projekten inte svarat mot SCB:s behov. Därför är det inte troligt att SCB kommer att följa de framlagda förslagen. SCB deltar i forskningsprojektet inom sjunde ram- programmet. Ett delprojekt ska ta fram kvalitetsindikatorer för administrativa datakällor. Informella samarbeten på detta område sker även med kollegor från CBS i och SSB i . På kort sikt syftar dessa till att lösa gemensamma frågor om kvalitetsdokumentation av ländernas registerbaserade folk- och bostadsräkningar. På handlar det om idé- och metodutveckling i registerbaserad statistik. 9.Vilka statistikbyråer, organisationer och företag (t.ex. ameri- kanska statistikproduktionskonsulter) ser SCB eventuellt som förebilder inom dokumentationsområdet (inkl metadata och kva- litetsdeklarationer)? SCB ser framförallt andra statistikbyråer som förebilder och då främst byråerna i , och . Det finns ett nära sam- arbete med (se Fråga 7). har kommit långt med att strukturera variabler. 10.Finns det enligt SCB:s mening några andra samhällssektorer som statistikproduktionen skulle kunna lära sig något av, när det gäller dokumentation? (En sektor som har nämnts är läkemedels- industrin, där inte minst amerikanska myndigheter har ställt upp stränga, starkt styrande krav.) SCB ser inte att man kan ha någon större nytta av arbete med dokumentation inom andra samhällssektorer, utan man kon- centrerar sig på samarbetet med andra statistikbyråer och inter- nationella organisationer. SCB deltar dock tillsammans med tre andra myndigheter i en förstudie ledd av , som syftar till att förenkla datainsamlingen till myndigheter från företag. linje med e-delegationens betänkande och kräver att man tar ett nationellt grepp på en del metadatafrågor. Min bedömning mot bakgrund av SCB:s svar på frågorna 7–10 är att SCB på ett rimligt sätt fullföljer SCB:s tradition att delta aktivt i internationellt samarbete inom sitt område, inte minst i metod- och utvecklingsfrågor. Ett sådant samarbete kan, om det bedrivs på rätt sätt, ge god avkastning i form av benchmarking, anskaffande av användbara metoder och verktyg, m.m. Om man lyckas skapa sig ett gott rykte i sådant samarbete, vilket SCB har varit mycket framgångsrikt i att göra, så öppnas många dörrar till duktiga kol- leger, och man har lätt att få råd och hjälp från dem, när man behöver. I det europeiska samarbetet är det också mycket viktigt att SCB är med och aktivt verkar för svenska intressen, t.ex. när det gäller registerbaserad statistikproduktion och metodfrågorna i det sam- manhanget. SCB:s ansvar för det statistiska systemet som helhet 11.Hur utövar SCB sitt ansvar att se till att alla statistikansvariga myndigheter (inklusive SCB) uppfyller kraven på dokumenta- tion och kvalitetsdeklarationer av god kvalitet för de olika ända- mål som den officiella statistikproduktionen har att betjäna? Ser SCB några problem med att utöva detta ansvar, och har man i så fall några idéer om hur ansvaret skulle kunna utövas på ett bättre och effektivare sätt? Svar från SCB: SCB:s roll gentemot statistikansvariga myndigheter, inklusive SCB, avseende uppfyllande av dokumentationskrav och kvalitets- deklarationer innebär att: SCB ska samordna det statliga statistiksystemet, 2 § förord- ningen (2007:762) med instruktion för Statistiska central- byrån. Enligt 13 § förordningen om den officiella statistiken ska den officiella statistiken dokumenteras och kvalitetsdekla- reras av de statistikansvariga myndigheterna. SCB får med- dela närmare föreskrifter härom. SCB har meddelat föreskrifter och allmänna råd med stöd av 13 § förordningen om den officiella statistiken, SCB:s föreskrifter och allmänna råd för offentliggörande m.m. av officiell statistik (SCB-FS 2002:16). Statistikansvariga myndigheter ska enligt 1 § upprätta aktuella beskrivningar av den officiella statistiken. Beskrivningarna ska innehålla en kvalitetsdeklaration samt all- männa uppgifter om statistiken. Beskrivningarna av Statistiken (BaS) bygger på det kvalitetsbegrepp med riktlinjer för kvali- tetsredovisning som finns i Kvalitetsbegrepp och riktlinjer för kvalitetsdeklaration av officiell statistik, MIS 2001:1 som ut- arbetats av SCB. Officiell statistik ska sålunda åtföljas av en kvalitetsdeklaration, och denna ska offentliggöras och finnas till- gänglig på samma sätt som den officiella statistiken. Vidare står i SCB:s föreskrifter, 2 §, att officiell statistik ska dokumenteras i sådan omfattning att framtida användning av bevarade data- material underlättas. SCB tillhandahåller riktlinjer för hur man dokumenterar datamaterial som ligger till grund för den officiella statistiken (s.k. observationsregister). SCB har således utformat ramarna för kvalitets- och dokumen- tationskraven. Rådet för den officiella statistiken har enligt 8 § förordningen med instruktion för SCB till uppgift att bistå de statistikansva- riga myndigheterna i principiella frågor om den officiella stati- stikens tillgänglighet, kvalitet och användbarhet. Varje statistik- ansvarig myndighet kan välja att publicera följande utfästelse på sin webbplats: För den officiella statistik som /vi ansvarar för tilläm- pas de kvalitetskriterier som Rådet för den officiella statistiken har fastställt. Utfästelsen ska göras till sekretariatet vid Rådet för den offi- ciella statistiken. Vidare ska Rådet utarbeta en rapport, , om den officiella statistiken. Där följer man bl.a. upp omfattningen och erfarenheterna av de nämnda utfästelserna och kvalitetskriterierna. Sekretariatet begär även in kvalitets- rapporter som sedan publiceras i , bilaga 10. En utfästelse enligt ovan att följa kvalitetskriterierna hade 2010 gjorts av 2 av 27 myndigheter, nämligen och . En sammanställning av hur olika myndig- heter arbetar med kvalitetskriterierna publiceras i ROS-rap- porten, bilaga 10. SCB ser som sitt främsta problem i sammanhanget att man inte har befogenhet att vidta åtgärder för att säkerställa att statistik- ansvariga myndigheter följer kvalitets- och dokumentations- kraven. SCB har därmed inte heller de resurser som krävs för att utöva sådan kontroll. 12.Hur ser man till att dokumentation, metadata och kvalitetsdekla- rationer från det svenska statistiska systemet alla olika delar finns lätt och publikt tillgängliga, i första hand via Internet? Alla statistikprodukter, som tillhör den officiella statistiken, och som SCB ansvarar för, har en egen sida på SCB:s webbplats, . Produkternas dokumentation visas på respektive sida under fliken Om statistiken (håller på att byta namn till Dokumentation). Alla produkter har en Beskrivning av statistiken i pdf-format – under Statistikens kvalitet. Dessutom ligger det ofta både en SCBDOK- dokumentation i pdf-format under Statistikens framtagning samt en länk till Dokumentation av mikrodata. Dokumentation av mikro- data går till en databas där framför allt variabler listas och beskrivs på ett strukturerat sätt. Variablernas värdemängder och deras kopp- lingar till objekttyp och population beskrivs också. Under Hitta statistik/Förstå statistik/Dokumentation av stati- stiken hittar man all dokumentation samlat på ett ställe. Det går att välja ämnesområde och sen visas alla produkters dokumentation tillhörande ämnesområdet. Det är samma dokumentation som visas under Dokumentation av statistiken som på produktsidorna men på ett samlat sätt. 13.Vilka problem och förbättringsmöjligheter ser SCB när det gäller olika typer av dokumentation i det svenska statistiska systemet som helhet, och när det gäller den samlade dokumentationens tillgänglighet för olika ändamål på ett överblickbart, enhetligt och användarvänligt sätt? Den enda dokumentation som statistikansvariga myndigheter gemensamt ska ta fram och tillhandahålla är Beskrivning av Stati- stiken enligt den mall som SCB tillhandahåller. De färdiga doku- mentationerna enligt BaS från samtliga myndigheter är publi- cerade på SCB:s webbplats. Några dokumentationer enligt SCBDOK eller MetaPlus finns inte för övriga vilket gör att det är svårt för en statistik- användare att få en total överblick över den informationsmängd som finns inom den officiella statistiken som helhet. En beskrivning av problem och förbättringsmöjligheter vad gäl- ler den dokumentation som SCB ansvarar för återfinns i stort i svaren på de tidigare frågorna, men utöver det så har det i flera sammanhang framförts att dokumentationen är svår att över- blicka och att hitta i. SCB:s roll gentemot marknadsaktörer på statistikområdet I enlighet med intentionerna bakom den förra statistikreformen, finns numera på marknaden ett antal aktörer (service providers och konsulter, t.ex. Statisticon), som åtar sig utformning (design), plane- ring, genomförande och utvärdering (evalvering) av statistikpro- duktion för bl.a. statistikansvariga myndigheter (inklusive SCB). Åtagandena kan avse hela statistikproduktionssystem eller delar där- av, t.ex. enskilda processer. Det finns också ett växande antal entreprenörer som i enlighet med intentionerna bakom EU:s PSI-direktiv och den svenska PSI- lagen, vill återanvända data från statistikproduktionen för att ut- veckla och tillhandahålla vidareförädlande produkter och tjänster i den utsträckning det är möjligt med hänsyn till andra lagar, främst statistiksekretessen. När en sådan marknadsaktör eller entreprenör skall förbereda ett anbud på statistikproduktion eller planera för en ny tjänst eller produkt, måste vederbörande ha tillgång till ofta ganska ingående dokumentation av system, register, data m.m. som ingår i det svenska statistiska systemet, oavsett vem som har statistikansvaret för olika delar av systemet. Om t.ex. en konsult skall lämna ett anbud på stati- stikproduktion, som en viss statistikansvarig myndighet ansvarar för, så kan konsulten redan vid anbudsgivningen (och naturligtvis i ännu högre grad senare, om och när konsulten skall genomföra upp- draget) behöva ha tillgång till detaljerad dokumentation av även så- dana system och register som SCB eller någon annan statistik- ansvarig myndighet ansvarar för. 14.Ser SCB några problem att leva upp till de krav på god dokumentation och tillgänglighet, som andra statistikansva- riga myndigheter, konsulter och entreprenörer naturligen kan ha enligt de ovan kortfattat antydda behoven? Svar från SCB: ställer krav på hur tillgängliggöran- det sker, inte på vad som tillgängliggörs. Externa aktörer önskar sig uppenbarligen mer än vad SCB åstadkommer. Det är emellertid inte ett rättsligt problem utan frågan är mer av karaktären vilken servicenivå SCB ska hålla, vilket i sin tur är beroende av vilket uppdrag regeringen ger myndigheten i instruktion och reglerings- brev. SCB:s bedömning är att myndigheten lever upp till kraven som följer av . 15.Är det SCB:s uppfattning att andra statistikansvariga myndig- heter, konsulter och entreprenörer i huvudsak är nöjda med till- gängligheten till dokumentation m.m. avseende de system, register och datalager som SCB eller andra statistikansvariga myndigheter ansvarar för? Vilka klagomål har SCB eventuellt fått, och hur har de åtgärdats? SCB framhåller i sitt svar på denna fråga att man genomför flera undersökningar av vad kunder och användare tycker om SCB och statistiken. Det är webbenkäter, besök, fokusgrupper bland universi- tet och högskolor, myndigheter, uppdragskunder m.fl. Man har också många kontakter med användare och kunder via sin kundservice, som besvarar närmare 20 000 telefonförfrågningar. Behoven av dokumentation varierar mycket mellan olika användargrupper: Många av de mindre kvalificerade statistikanvändarna efterfrågar inte (eller tror sig inte behöva) dokumentation Många statistikanvändare har svårt att hitta i de omfattande doku- ment som SCB tillhandahåller Beskrivningar och definitioner behöver förenklas Dokumentationen på engelska behöver utökas