sou · H0B368 · 2012-10-03 00:00:00 — Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss – hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Vid regeringssammanträdet bemyndigade regeringen statsrådet att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19). Delegationen fick ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) med uppdrag om vidareutnyttjande av offentlig information och riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier. Generaldirektören förordnades att vara ordförande i för e-förvaltning (Fi 2009:01) . Längst bak i detta missiv finns en förteckning över delegationens övriga ledamöter samt experter. entledigades , och generaldirektören förordnades till delegationens nya ordförande. Fr.o.m. anställdes som kommittésekreterare och entledigades . anställdes som kanslisekreterare fr.o.m. . anställdes som kanslichef fr.o.m. och entledigades . Som kommitté- sekreterare anställdes också (– ), (– ), (), (– ), (), (), (, t.f. kanslichef fr.o.m. 2012-04-01), (), (), () samt (). Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Delegationen överlämnade sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Därefter har följande betänkanden redovisats: Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18) Delegationen överlämnar härmed sitt sjunde betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster (SOU 2012:68). Delegationen fortsätter sitt arbete i enlighet med direktiven. Förteckning över delegationens ledamöter och experter Generaldirektör (ordf.) Överdirektör (expert)3 2Annika Bränström har varit ledamot i delegationen , innan hon förordnades till ordförande. 3Roland entledigades som expert fr.o.m. och anställdes som kommittésekreterare. Anställningen varade till och med . Delegationens uppdrag och arbete ............................... Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma 2.2Arbetet med att definiera en målbild för 2.3Etablering av program för samordningen av E-delegationens förvaltningsgemensamma tjänster............... Utvecklingsinsatser som ingår i programmet ............. Övriga utvecklingsinsatser utanför programmet........ 2.5God informationssäkerhet en del av den svenska 3.1.1 Delegationens kommunikationsstrategi ..................... 3.1.2 Seminarier, mässor och workshops ............................. 3.1.3 Webb och sociala medier.............................................. 3.2 Uppföljning av myndigheternas arbete................................... 3.3 Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag...... Strategi för eSamhället.................................................. – en portal för innovation..................... 3.3.11 Regeringens e-förvaltningsstrategi – It i 3.4 Delegationens vägledningar..................................................... Nya och uppdaterade vägledningar.............................. 3.5 It-standardiseringsarbetet och internationella frågor ............ 3.6 Framtiden för e-förvaltning utreds ......................................... Kommittédirektiv (dir. 2009:19) ....................................... Tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) ........................................... Start av program för ökad samordning –2012 har E-delegationen bedrivit ett antal förstudier till förvaltningsgemensamma tjänster, dvs. tjänster som nyttjas av flera offentliga aktörer. En viktig erfarenhet har varit att det behövs en fördjupad samordning för att ta fram gemensamma tjänster för att realisera nyttor och strategiska mål. Därför inrättar E-delegationen ett programråd och ett programkontor vars syfte är att samordna de tjänster som delegationen har tagit initiativ till. De projekt som till en början kommer ingå i programmet är Mina meddelanden, Min ärendeöversikt, Mina fullmakter, E-arkiv och e-diarium samt Effektiv informationsförsörjning (Ekonomiskt bistånd). Delegationen har identifierat nio viktiga samordningsområden som kommer att behandlas i programmet. Dessa är informationsarkitektur, rättsliga förutsättningar, informationssäkerhet, behovsdriven utveckling, nyttorealisering, förvaltning, återanvändning och erfarenhetsöverföring, kommunikation samt finansiering/resurser. Grundprincipen är att samordning ska ske endast i den utsträckning det är nödvändigt. Gemensamma mål för det digitala mötet och infrastrukturen För att få fram förvaltningsgemensamma tjänster som motsvarar privatpersoners och företags behov, behövs en gemensam bild av hur det digitala mötet mellan användarna och förvaltningen bör gå till och hur den bakomliggande infrastrukturen bör se ut. Ett utskott inom delegationen arbetar med att utveckla ett arkitekturramverk som ska ge tydligare riktlinjer för hur de förvaltningsgemensamma tjänsterna kan realiseras samt definiera och beskriva olika typer av digitala möten. 1Delegationens uppdrag och arbete Vid regeringssammanträdet beslutade regeringen att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), bilaga 1. Delegationen antog namnet E-delegationen. En sammanställning över delegationens ledamöter, arbetsgrupp, expertgrupper, referensgrupp samt sekretariat finns på delegationens webbplats.1 Delegationens uppdrag sträcker sig och ska slutredovisas . Delbetänkanden ska lämnas , och . Delegationen delredovisade sitt uppdrag i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). En remissammanställning (Fi2009/6838) finns publicerad på delegationens webbplats. redovisades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). fick delegationen ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32), bilaga 2, som omfattar främjande och samordning av myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet), samt att ta fram riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier2. lämnade delegationen sin tredje delredovisning, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62) och den fjärde 2En första version av Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier publicerades . Delegationens uppdrag och arbete delredovisningen, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27). lämnades det femte betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67). överlämnades det sjätte betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18). Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster (SOU 2012:68), innehåller delegationens sjunde delredovisning av uppdraget. Sedan det sjätte betänkandet (SOU 2012:18) har delegationen haft två delegationssammanträden och ett internatsammanträde/ workshop. Delegationens arbetsgrupp har haft fyra sammanträden, ett internatsammanträde och två heldagsworkshops. Arbetet fortsätter i de expertgrupper och utskott som bildats kring särskilda frågor. Samverkan fortsätter med referensgruppen, olika samråds- och samverkansmyndigheter och andra organisationer. Expertgruppen för internationella frågor har upplösts p.g.a. låg aktivitet. Därför pågår ett arbete med att hitta nya former för uppdraget. It- standardiseringsrådet är vilande i avvaktan på en omdaning av uppdraget. har av delegationen fått uppdraget att genomföra en förstudie om hur ett framtida stöd kring it-standardisering kan se ut. Delegationen har löpande kontakter med företrädare för departement, myndigheter, kommuner och intresseorganisationer. Delegationen deltar i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och it-standardisering. Delegationen eftersträvar transparens i sitt arbetssätt och brukar normalt publicera utkast till olika dokument, t.ex. vägledningar, på delegationens webbplats och sociala medier, som är öppna för synpunkter. Delegationen använder sociala medier för att nå ut med information och ta emot synpunkter på delegationens arbete. Delegationen har lämnat synpunkter på 13 remisser från regeringen. Remissvaren finns publicerade på delegationens webbplats. Delegationens uppdrag och arbete E-delegationens arbetsformer har förändrats på initiativ av delegationens ordförande.3 Det innebär ett större ansvar av delegationens ledamöter att leda processerna från initiativ till beslut. Utgångspunkterna är att skapa en stark koppling mellan delegationens vilja och det arbete som genomförs av delegationens arbetsgrupp, sekretariat, arbetsutskott och expertgrupper. Delegationen har därför tillsatt delegationsutskott (DU) för att omhänderta processerna. Delegationsutskotten är utsedda av E-delegationen. Ett urval av delegationens ledamöter, arbetsgruppen och sekretariatet medverkar i delegationsutskotten. Delegationsutskotten ska fungera som övergripande beställare mellan E-delegationen och arbetsgruppen, genom att här fastlägga de uppdrag och strategiska principer som har tagits ställning till i E-delegationen, så att de kan omvandlas till utredningsuppdrag, projekt, vägledningar m.m. Delegationsutskotten agerar som styrgrupper gentemot arbetsgruppen vad avser genomförande av beredningsuppdraget. Delegationsutskotten återför också frågeställningar som kräver ett delegationsbeslut. Initialt har delegationen tillsatt fyra delegationsutskott som hanterar olika specifika områden, t.ex. frågor kring strategiska förstudier, koppling till digitala agendan, hantering av delegationens betänkanden och samverkan mellan statliga myndigheter och kommuner/landsting. 3 Protokollfört vid E-delegationens sammanträde . 2Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster –2012 har E-delegationen bedrivit ett antal förstudier kopplade till utvecklingen av förvaltningsgemensamma tjänster. I samband med omhändertagandet av resultatet från dessa förstudier har ett behov av fördjupad samordning konstaterats för det fortsatta genomförandet. E-delegationen har därför beslutat att initiera ett uppdrag med syfte att definiera en bild för det digitala mötet och förvaltningsgemensamma tjänster, etablera ett program för samordning av den fortsatta utvecklingen av förvaltningsgemensamma tjänster som initierats av E-delegationen. 2.2Arbetet med att definiera en målbild för förvaltningsgemensamma tjänster För att kunna ta ett samlat grepp för realiseringen av förvaltningsgemensamma tjänster har det identifierats ett ökat behov av samverkan. Detta förutsätter en strävan efter en harmonisering vid utformningen av det digitala mötet, de förvaltningsgemensamma tjänsterna och den bakomliggande infrastrukturen. Som en följd av detta har det även vuxit fram ett behov av att utveckla ett arkitekturramverk. Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster Syftet med uppdraget, baserat på privatpersoners och företags behov, är att skapa, kommunicera och förbättra de viktigaste kraven, principer och modeller som beskriver den förvaltningsgemensamma e-förvaltningens framtida målbild och I uppdraget ingår att utveckla ett arkitekturramverk som omfattar perspektiven verksamhet, information, applikation och teknik. ska ge tydligare förutsättningar och riktlinjer för realisering av förvaltningsgemensamma tjänster. definiera och beskriva målbilder/referensmodeller för olika typer av digitala möten, etablera en målarkitektur för förvaltningsgemensamma tjänster, leverera helhetsbilder/arkitekturvyer för identifierade målgrupper, definiera och implementera arkitekturprinciper för förvaltningsgemensam utveckling och etablera en process för arkitektursamordning som stödjer ovan angivna punkter. Uppdragets leveranser kommer att leda till bättre kunskap om samverkan samt även kunna ge förslag på initiativ till förvaltningsgemensam utveckling. Resultatet av detta kommer sannolikt att medföra lägre utvecklings- och förvaltningskostnader, samt i förlängningen en enklare vardag för privatpersoner och företag. 2.3Etablering av program för samordningen av E-delegationens förvaltningsgemensamma tjänster Enligt E-delegationens direktiv (dir. 2009:19) ska delegationen ansvara för samordning av utveckling på myndighetsövergripande nivå. Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster E-delegationens strategiska mål är: Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet. För att nå dessa mål arbetar delegationen för att utveckla fler e-tjänster och funktioner som är förvaltningsgemensamma, dvs. tjänster som nyttjas av flera offentliga aktörer. Ambitionen är att offentlig förvaltning i ökad grad kan dra nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerat med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. I samband med omhändertagandet av resultatet från några av de förstudier som E-delegationen bedrivit –2012 har ett behov av fördjupad samordning konstaterats för det fortsatta genomförandet. Delegationen har därför beslutat att starta ett program för utveckling av förvaltningsgemensamma tjänster. Syftet med programmet är att samordna och kvalitetssäkra förvaltningsgemensamma utvecklingsinsatser, för att realisera nyttor och strategiska mål som inte kan realiseras var för sig. För genomförandet av programmet har ett antal ledstjärnor definierats som vägledande: Samordning ska ske kring beslutade samordningsområden med stöd av den gemensamma utvecklingsprocessen Leverans- och resultatfokuserat genomförande Säkert genomförande, som kännetecknas av hög informationssäkerhet De utvecklingsinsatser som ingår i programmet är; Mina meddelanden, Min ärendeöversikt, E-arkiv och e-diarium (eARD), Effektiv informationsförsörjning samt Mina fullmakter med de ingående delarna Fullmaktsnod, Ställföreträdartjänst och Visningstjänst. Om behov av ytterligare samordning finns kan även andra utvecklingsinsatser komma att inkorporeras i programmet . Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster Programmet för förvaltningsgemensamma tjänster har främst tre beståndsdelar; en programorganisation, en gemensam utvecklingsprocess och definierade områden för samordning. De samordningsområden som identifierats är: Genom den gemensamma utvecklingsprocessen ställs det inför milstolpar krav på resultat som ska vara framtagna inom respektive samordningsområde. Programmet gör löpande avstämningar med de ingående utvecklingsinsatserna och tillhandahåller stöd inom samordningsområdena för att ta fram och kvalitetsgranska resultaten. Den gemensamma utvecklingsprocessen beskriver de olika stegen i utvecklingen och vilka resultat som ska vara framme för att man ska kunna fatta beslut om att gå vidare till nästa steg. Kopplat till processen kommer ett fåtal mallar och checklistor för samverkansområdena att tas fram. Programmet och utvecklingsprocessen fokuserar på resultaten kopplade till de identifierade samordningsområdena. Ambitionen är att bara samordna i den utsträckning det är nödvändigt för att säkerställa kvaliteten och att processen kan komma vidare. De färdledande myndigheterna bedriver i övrigt utvecklingsinsatserna framåt med hjälp av sina processer och modeller. Figur 2.1 Skiss över den gemensamma utvecklingsprocessen Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster är framtagen för att i stor utsträckning spegla den befintliga strukturen för E-delegationen. Programmets samordning och genomförande består av tre beslutsnivåer: Koncernnivå (E-delegationen + delegationsutskott) E-delegationen har det övergripande ansvaret för genomförandet av programmet för förvaltningsgemensamma tjänster. På uppdrag av delegationen beslutar delegationsutskottet om programmets genomförande och leverans av de förvaltningsgemensamma tjänsterna. Programnivå (Arbetsgruppen, Programråd och programkontoret) Programrådet koordinerar och samordnar genomförandet av ingående projekt med stöd av programkontoret. Varje ingående projekt leds av en färdledande myndighet. Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster 2.3.1Utvecklingsinsatser som ingår i programmet Nedan följer en kort beskrivning av pågående utveckling i E-delegationens regi. En närmare beskrivning av utvecklingsinsatserna och presenterade förstudier finns på delegationens webbplats och i förra betänkandet (SOU 2012:18). Mina meddelanden är en tjänst som förmedlar säkra elektroniska meddelanden mellan aktörer i offentlig sektor, privatpersoner och företag. Myndighetsmeddelanden lämnas till en säker brevlåda och tipsar mottagaren via e-post eller sms att denne kan med hjälp av e-legitimation logga in i brevlådan och läsa meddelandet. är färdledande myndighet. Genomförande och införande pågår. Syftet med Min ärendeöversikt är att privatpersoner och företag ska få en samlad överblick över sina ärenden med offentlig sektor och se vilken status ärendena har. Förstudien levererades av Transportsstyrelsen . Ett fördjupat utredningsarbete pågår kring möjlig återanvändning av lösning för Mina meddelanden. är färdledande myndighet. Mina fullmakter är en tjänst som ska göra det enklare för privatpersoner att få en översikt över sina utfärdade fullmakter, att skapa nya fullmakter och att se vilka fullmakter som utfärdats av andra. Förstudien presenterades och det fortsatta arbetet omfattar nu tre delar: Fullmaktsnod försäkring (färdledare ) Visningstjänst för fullmakter (färdledare ) Förslag till förstudie finns. Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster Ställföreträdartjänst (färdledare ) Förstudie är under uppstart. Effektiv informationsförsörjning (Ekonomiskt bistånd) syftar till att effektivisera processen för handläggning av ekonomiskt bistånd genom att med hjälp av nya bas- och e-tjänster effektivisera informationsutbytet mellan kommuner och statliga myndigheter. Färdledande myndighet är (). Förslag till genomförande utarbetas . I enlighet med förslaget i den tidigare förstudien och e-diarium startades projektet e-diarium (eARD). Syftet med projektet är att utarbeta förvaltningsgemensamma specifikationer inom området e-diarium och e-arkiv, vilka kan användas av kommersiella aktörer, statliga myndigheter, kommuner och landsting för att upphandla, utveckla och tillhandahålla e-tjänster för e-arkiv och e-diarium. är färdledande myndighet. 2.3.2Övriga utvecklingsinsatser utanför programmet E-delegationen gav i uppdrag att leda en förstudie med syfte att identifiera och beskriva möjligheterna till effektivisering av myndigheternas it-drift. I detta arbete ingick även att göra en omvärldsbevakning samt att beskriva hur olika alternativa lösningar kan utformas. Kommuner och Landsting (SKL) och en rad statliga myndigheter har medverkat i förstudien. Förstudierapporten presenterades för E-delegationen . inleds ett fördjupat analysarbete av rapporten, därefter tar delegationen ställning till fortsatt utveckling. Det är oklart huruvida Effektiv it-drift kommer att ingå i programmet för förvaltningsgemensamma tjänster. Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster Delegationens arbetsutskott för nationellt interoperabilitetsramverk ska i ett antal delprojekt ta fram grunden för ett nationellt interoperabilitetsramverk (NIF) och en strategi för hur ramverket ska införas i offentlig sektor. syfte är att förenkla informationsutbyte mellan offentliga organisationer samt mellan offentliga organisationer och externa aktörer. Utgångspunkten är att samverkan ska ske mellan oberoende enheter och att myndigheterna i hög grad själva ska kunna bestämma sina egna processer och arkitekturer. Huvudinriktningen för arbetet är att definiera ramarna för den tekniska och semantiska interoperabiliteten och att bistå i andra initiativ kring den rättsliga och organisatoriska interoperabiliteten. Delegationen deltar inom ISA-program5 med syfte att bevaka den europeiska utvecklingen av ramverket för interoperabilitet och att säkerställa att det nationella ramverket för interoperabilitet ligger i linje med pågående EU-arbete. Arbetet med semantisk interoperabilitet6 har påbörjats där en grupp med representanter från utvecklingsmyndigheter, kommuner, , m.fl. deltar i arbetet, vilket ger en bred representation för offentlig sektor som kan hantera frågor kring grunddata. I arbetet ska samverkan bl.a. ske med projekten inom plan- och byggprocessen7 och minskat och förenklat uppgiftslämnande8. Inom området teknisk interoperabilitet finns olika tekniska plattformar för säker meddelandeförmedling i drift.9 För att få mer enhetliga gränssnitt med öppna standarder som underlättar samverkan inom och mellan privat och offentlig sektor planeras vissa anpassningar som syftar till ökad interoperabilitet mellan dessa plattformar. ska även samverka med projektet (ekonomisk bistånd) för att säkerställa att bastjänsterna utvecklas i enlighet med vägledningen för automatiserad samverkan. 5Interoperability Solutions for , . 6Semantisk interoperabilitet är förmågan att utväxla information mellan datorsystem på ett sådant sätt att mottagande system utan intervention kan tolka informationens innebörd. Detta förutsätter en för sändare och mottagare gemensam referensmodell över kunskapsområdet. 7Se (2012:2) Harmonisering av kommunernas planarbete i digitalmiljö (Regeringsuppdrag). 8Se beskrivning av uppdraget i avsnitt 3.3.4, . 9RIV – Regelverk för Interoperabilitet inom Vård och omsorg, SHS – Spridnings- och HämtningsSystem samt PEPPOL (Pan-European Public Procurement ). Förstärkt samordning av förvaltningsgemensamma tjänster En första version av en tjänstekatalog finns i produktion där myndigheterna har påbörjat publicering av maskinella tjänster. En översyn av katalogens innehåll och struktur pågår. En uppdaterad version av Vägledning för automatiserad samverkan har påbörjats och planen är en leverans . Deluppdraget Strategin för införande av NIF har till uppgift att se till att arbetet ligger i linje med den nya version av European Interoperability Strategy (EIS), som är under framtagande av EU:s ISA-program. I framtagandet av strategi för införande sker samverkan med delegationens samtliga uppdrag och arbetet med den kommande e-förvaltningsstrategin som lanseras av . Samverkan planeras även med och deras uppdrag kring öppnadata.se-portalen10. 2.5God informationssäkerhet en del av den svenska e-förvaltningen God informationssäkerhet är en nödvändig förutsättning för en effektiv och förtroendeingivande e-förvaltning. Den svenska e-förvaltningen bygger på samverkanslösningar mellan offentliga och privata aktörer. De statliga myndigheterna är skyldiga att bedriva ett systematiskt informationssäkerhetsarbete men detta har varit svårt att omsätta i de samarbetsprojekt som bedrivs inom e-förvaltningsområdet.