sou · H0B363 · 2012-10-03 00:00:00 — It-verktyg används för att hantera och utveckla kundrelationerna, förstärka kundens upplevelser av turistprodukten och stödja produktutvecklingen. 81ECORYS (2009) Study on the Competitiveness of the industry - with specific focus on the accommodation and tour operator & agent industries Within the Competitiveness Studies – ENTR/06/054 Final Report, . 82http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/tourism/ict/index_en.htm En grundläggande fråga när vi talar om ökad it-användning i småföretag är vilka faktorer som kan antas påverka användningen i positiv riktning. Det bör betonas att vi i formuleringen ökad it-användning även lägger in smartare, eller utvecklad it-användning. Med detta menar vi att det inte är nödvändigt att ett företag i kvantitativ mening ökar it-användningen i termer av fler datorer, mer kapacitet eller nyare eller fler programvaror etc. Minst lika viktigt kan vara att använda befintlig it på ett mer effektivt eller strategiskt sätt. Att kategorisera nödvändiga förutsättningar för en ökad eller utvecklad it-användning gör det enklare att koppla våra förslag till ett sammanhang. När vi talar om förutsättningar gör vi det utifrån företagsperspektivet. Alltså, vilka förutsättningar bedömer vi vara viktiga för att it-användningen ska kunna utvecklas i positiv riktning. Vilka dessa förutsättningar i realiteten är kan givetvis skilja sig från företag till företag. En övergripande kategorisering kan emellertid sätta in våra förslag i ett sammanhang. Utgångspunkten har varit den kartläggning av offentliga åtgärder på lokal och regional nivå som vi redovisade i delbetänkandet1. När de viktiga förutsättningarna har adresserats är det också viktigt att föreslagna åtgärder presenteras, utformas och genomförs på ett sätt som företagen och företagarna kan ta till sig. Att enbart utgå från ett samhälleligt perspektiv kan innebära att legitimiteten för åtgärder hos den egentliga målgruppen blir låg. Därför redogör vi även för vissa kriterier som vi menar är viktiga ur ett företagsperspektiv för att öka sannolikheten för framgångsrika åtgärder. Slutligen bör även ett övergripande perspektiv läggas till bilden där lärande, uppföljning och kunskapsspridning fokuseras. Perspektivet är mer långsiktigt och syftar till att hämta in kunskaper och erfarenheter 1 Avsnitt 8.2 i delbetänkandet Här finns mer att hämta – it-användningen i småföretag, SOU 2012:21. från genomförandet av olika åtgärder, sprida dessa i systemet och föra ut nya kunskaper av strategisk betydelse. Schematiskt kan resonemanget sammanfattas som i bilden. Nederst framgår förutsättningar som är nödvändiga för att företagen ska kunna öka it-användningen. Förutsättningarna beskrivs från ett offentligt perspektiv och handlar om it-infrastruktur, verktyg, användarnas kunskap och insikt samt nätverk – sammanhang. Storleken på boxarna varierar för att symbolisera att vissa förutsättningar inte primärt bör vara ett ansvar för det offentliga att hantera eller att förutsättningarna finns i sådan utsträckning att ytterligare offentliga åtgärder inte är nödvändiga. Ur ett företagsperspektiv är motiven för åtgärder annorlunda. Här är lönsamhet en primär fråga. För företagen handlar det om att ha en tydlig bild av hur lönsamheten kan stärkas och på vilket sätt it kan bidra till detta. Lagret ovanför förutsättningarna utgörs av de offentliga åtgärder som kan behövas för att företagen ska kunna realisera en ändamålsenlig it-användning. Dessa åtgärder måste enligt vår mening vara utformade på ett sätt som gör att målgruppen uppfattar dem som legitima. Vi kallar det för åtgärdslegitimitet. I begreppet ingår delarna begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet. Dessa bör fungera som en checklista för föreslagna åtgärder. Kriterierna bör alltid vara viktiga utgångspunkter när offentliga aktörer erbjuder stöd till företag. Inte minst ur ett kommunikationsperspektiv är det viktigt att utgå från dessa kriterier. Om inte företagen förstår vilken reell nytta en erbjuden insats kan få för det egna företaget blir legitimiteten låg. Det finns t.ex. tecken på att olika offentliga e-tjänster används i begränsad utsträckning av småföretag. Detta kan tyckas förvånande ur ett samhälleligt perspektiv. E-tjänster lyfts fram som viktiga ur ett tidsperspektiv. Genom att använda e-tjänster kan företagaren spara tid i sin kontakt med myndigheter. Tidsbesparingarna presenteras ofta utifrån ett samhällsekonomiskt perspektiv där aggregerade tidsbesparingsberäkningar utgör grunden. För det enskilda företaget innebär en övergång till varje specifik e- tjänst oftast en tidsbesparing på bara någon eller . Att ändra redan invanda rutiner för att istället utnyttja en specifik e- tjänst framstår ur företagarens perspektiv inte alltid som en tillräckligt stor nytta. För att få ett fullt genomslag för e-tjänster kan det därför utifrån ett företagsperspektiv vara nödvändigt att lyfta fram även andra fördelar än just tidsbesparingen, även om det ur ett aggregerat samhälleligt perspektiv går att se ansenliga tidsbesparingar med en erbjuden e-tjänst. Nedan redogör vi närmare för områdena förutsättningar, åtgärdslegitimitet samt lärande – uppföljande. Kartläggningen av åtgärder för ökat it-användning bland företag lokalt och regionalt gav en god bild över vilken typ av åtgärder som vanligast förekommer. En gruppering av dessa åtgärder resulterade i fyra grupper. Eftersom åtgärderna i de flesta fall utgår från någon form av behovsinventering utgör de en bra och verklighetsnära bas för vilka förutsättningar som bedöms vara viktiga för småföretagens ökade it-användning. användarnas kunskap och insikt, samt nätverk – sammanhang. Tillgång till it-infrastruktur är en grundläggande förutsättning för att kunna använda it. I första hand är det utbyggnad av bredband, såväl fast som mobilt, som avses. En stor del av är anslutet till ett rikstäckande nät, men ambitionen är att hela ska ha tillgång till den grundläggande infrastrukturen. Även om internetanslutning är tillgänglig för en stor del av riket finns fortfarande behov av ytterligare åtgärder i vissa delar av landet. Förutom fysisk it-infrastruktur kan olika former av mjuk itinfrastruktur vara betydelsefullt för en ökad it-användning bland företag. Exempelvis är det av stor betydelse att en fungerande infrastruktur för e-legitimation kommer på plats också för privat sektor. Infrastruktur är huvudsakligen en extern förutsättning. Det innebär att det inte i första hand är det enskilda företaget som investerar i en väl fungerande infrastruktur. Den fysiska it-infrastrukturen ingår inte i utredningens uppdrag att utreda. Vi vill ändå betona att en fortsatt it-infrastruktur- utbyggnad är oerhört viktig för att företag i alla delar av ska kunna bedriva en konkurrenskraftig verksamhet. It-användning kräver specifika verktyg, såsom datorer och annan hårdvara samt mjukvaror och systemlösningar. Insatser inom detta område handlar framförallt om direkta företagsstöd för investeringar i realkapital hos företagen såsom datorer och skrivare eller uppbyggnad av internetportaler och verktyg för e-handel. Verktyg kan med fördel delas in i två olika delgrupper. Den första gruppen är investeringar i hårdvara hos företagen. Det handlar om direkta investeringar i företag eller företagssammanslutningar där syftet är att förbättra kapaciteten i något avseende genom införskaffande eller förstärkning av hårdvara såsom utbyggd serverkapacitet, fler datorer och införskaffande av mobila enheter såsom smarta mobiltelefoner. Den andra gruppen av verktyg är de applikationer och systemlösningar som är nödvändiga för de funktioner företaget vill ha. Det kan handla om olika former av grundläggande mjukvara och licenser, affärssystem av olika slag samt webbplattformar och e-handels- lösningar. Kartläggningen av åtgärder på lokal och regional nivå visar att offentliga åtgärder i hög utsträckning syftar till att på olika sätt förbättra företagens kommunikativa kapacitet, dvs. effektivisera kontakterna med externa aktörer såsom leverantörer och kunder. Även investeringar som ökar möjligheterna att nå ut på en vidare marknad tycks vara en viktig del. Att rätt verktyg finns tillgängliga i ett företag är i första hand företagets eget ansvar. krävs emellertid att en väl fungerande kapitalförsörjning finns tillhanda. Lån och krediter av olika slag kan vara viktiga förutsättningar för att kunna genomföra önskvärda eller nödvändiga investeringar. är det viktigt för det enskilda företaget att ha beställarkompetens och kunskaper om vilka verktyg som finns på marknaden och på vilket sätt de kan bidra till ökad lönsamhet. I avsaknad av denna kompetens riskerar företaget att investera i verktyg som inte matchar behoven. Vidare kan investeringar i it upplevas som onödiga om inte deras betydelse för lönsamheten tydligt framgår. Det är med andra ord viktigt att tydliggöra hur it-verktygen kan bidra till att optimera i första hand företagens intäkter, kostnader och tillgångar. Bilden är en förenkling av en modell som presenteras i boken hög lönsamhet – lönsamhetens fyra grunder, , 2012, Procentförlaget. Det är i sammanhanget viktigt att poängtera att ökad lönsamhet genom ny eller förändrad användning av affärskritisk it ofta förändrar företagets verksamhet på ett påtagligt sätt. It möjliggör t.ex. nya affärsmodeller och nya sätt att nå kunder och leverantörer. Genom it kan också företagens kontakter mot omvärlden förändras och bidra till nytänkande. It fungerar som ett centralt verktyg för företagens innovativa förmåga. Förslag och bedömningar som utredningen kopplar till detta område presenteras i kapitlen Kapitalförsörjning och E-tjänster för företag. Användarnas kunskap och insikt Utifrån våra kontakter och intervjuer konstaterar vi att den kanske enskilt viktigaste förutsättningen för en ökad it-användning är företagsledningens kunskap och insikt om it:s möjligheter för företagets utveckling. Men det handlar inte primärt om ren it-kunskap. Det är snarare kunskap om hur it kan bidra i ett strategiskt förändringsarbete och öka lönsamheten. Strategiska överväganden och beslut är självfallet ett ansvar som vilar på det enskilda företaget. kan vi konstatera att tiden är en knapp resurs för de allra flesta småföretag. Tidsåtgången att avgöra vilka it-lösningar som kan bidra till företagets utveckling och lönsamhet tycks vara ett framträdande hinder enligt den undersökning som vi redogjorde för i vårt delbetänkande. I de allra flesta fall är det orimligt för det enskilda företaget att på egen hand säkerställa rätt kunskap internt inom företaget. Det finns därför ett stort behov av fungerande extern rådgivning. Småföretagen står inför en utmaning då flera rådgivningsaktörer inte ser småföretagen som en intressant målgrupp. Betalningsviljan är relativt begränsad som det krävs betydande insatser att kunna skräddarsy rådgivningen efter småföretagens olika behov. Förslag och bedömningar som utredningen kopplar till detta område presenteras i kapitlet Kompetensområdet. En ökad it-användning kan vara en stor tillgång för ett företag om dess leverantörer och kunder också i hög grad använder applikationer som möjliggör externt informationsutbyte. Om så inte är fallet kan investeringar i vissa it-lösningar upplevas som onödiga. Att involvera grupperingar av företag som står inför gemensamma utmaningar och har liknande behov kan vara ett effektivt sätt att i konkreta och direkta termer visa på nyttan av en ökad it-användning. Detta gäller framför allt i samband med applikationer av kommunikativ karaktär som t.ex. möjliggör automatiskt informationsutbyte. Det kan därför vara intressant att genomföra it-baserade behovsinventeringar i samband med olika åtgärder riktade till företag som ingår i någon form av nätverk. Klustersatsningar och åtgärdsprogram som riktar sig till specifika näringar utgör exempel på detta. Förslag och bedömningar som utredningen delvis kopplar till detta område framgår av kapitlet Synliggör it i småföretag. Begreppet åtgärdslegitimitet utgår från målgruppsperspektivet, i det här fallet småföretag. Att åtgärder är legitima ur ett samhällsperspektiv, i termer av att exempelvis ett offentligt åtagande finns och att de samhällsekonomiska effekterna är positiva, innebär inte per automatik att det enskilda småföretaget ser sammanhanget. att åtgärder ska få ett ordentligt genomslag krävs att företagen ser, och kan förstå, den konkreta nyttan av en åtgärd. En nytta som måste utgå från företagets verklighet och perspektiv. Åtgärdslegitimiteten kan delas in i begriplighet, hanterbarhet samt meningsfullhet2. Åtgärder bör kopplas till dessa för att säkerställa att företagen förstår syftet. Med begriplighet avser vi i vilken utsträckning de inre och yttre förutsättningarna upplevs som förståeliga, strukturerbara och överblickbara. Motsatsen är när förutsättningarna upplevs som kaotiska, slumpmässiga och oväntade eller oförklarliga. Inre förutsättningar kan t.ex. vara affärsstrategier, verksamhetsmål och andra styr- och planeringsrelaterade underlag. Yttre förutsättningar kan t.ex. handla om vilka marknadslösningar som finns tillgängliga, deras prestanda och vilka konsulter eller rådgivare som kan bistå i utvecklingsarbetet. Småföretagare är oftast fullt upptagna med att sköta den dagliga verksamheten. Det innebär att både inre och yttre förutsättningar upplevs som svårhanterliga och betungande. Åtgärder som bidrar till att stimulera fram strategiska utvecklingsarbeten har visat sig vara betydelsefulla för att företag ska kunna ta ytterligare kliv i utvecklingstrappan. Om företag har konkreta utvecklingsstrategier och handlingsplaner blir det lättare att kommunicera verksamhetsbehoven till externa konsulter. Beställarkompetensen blir därmed högre. Det är en viktig aspekt eftersom många it-konsulter främst är teknikfokuserade. Om företagaren inte analyserat vilka verksamhetsbehoven är kan det vara svårt att precisera vilket strategiskt itstöd som behövs. Marknadsaktörerna har också ett stort ansvar i att kunna förklara fördelarna med it-lösningar för kunderna. betraktas småföretagssegmentet utifrån samma premisser som hushållssegmentet. Risken är då att en tydlig och pedagogiskt förklarad affärsnytta kommer att saknas i kommunikationen med småföretagen. 2 Resonemanget baseras på Aaron Antonovskys forskning om hur individer klarar av att hantera olika påfrestningar. Han talar om vikten av känsla av sammanhang (KASAM) där de tre begreppen ingår. Se t.ex. Hälsans mysterium, Aaron Antonovsky, Natur och kultur, 2001. Hanterbarhet handlar om i vilken utsträckning man upplever att rätt resurser står till förfogande för att utveckla och ta tillvara på nödvändiga yttre och inre förutsättningar. Brist på tid lyfter många småföretag fram som ett hinder för utveckling. Detta medför att företagsledningen inte hinner analysera hur tillgängliga förutsättningar på bästa sätt kan utveckla verksamheten. Höga kostnader lyfter många småföretag fram som ett annat hinder för att ta tillvara tillgängliga förutsättningar. Det gäller i första hand verktyg i form av hård- och mjukvara. Det finns en nära koppling till meningsfullhet. Om en företagare får kunskap om hur en it-investering kan öka företagets lönsamhet och vilka förändringar som måste göras för att realisera nyttan kommer tiden inte längre att vara ett hinder. Företagaren ser nyttan och tiden kan istället betraktas som en investering för att realisera en ökad lönsamhet. Med meningsfullhet menas möjligheten att se en uppgift värd att investera resurser i. Det kan exempelvis handla om tid eller pengar. En viktig aspekt för att skapa en känsla av meningsfullhet är delaktighet och medverkan i processer som påverkar den egna situationen och där företagets lönsamhet är en central utgångspunkt. Vi konstaterar i delbetänkandet att det saknas en systematisk struktur för att följa området it-användning i småföretag och följa upp åtgärder som syftar till att öka användningen. Utifrån ett lärandeperspektiv är det problematiskt. Lärdomar och erfarenheter riskerar att gå förlorade. Tre områden behöver i vår mening utvecklas ytterligare eller stärkas: Metodstöd och kunskapsöverföring, strategisk dialog och samverkan, samt statistik över it-användning bland småföretag. Metodstöd och kunskapsöverföring syftar till att utifrån de konkreta åtgärder som genomförs lokalt, regionalt och nationellt systematiskt följa upp och sprida erfarenheter mellan genomförandeaktörerna. I detta bör även ingå att se över möjligheterna att integrera it-relaterade åtgärder i andra pågående program o.dyl. Befintliga resurser kan genom detta användas mer effektivt. Den snabba teknikutvecklingen och det faktum att många aktörer på olika sätt har en roll att spela i att främja en ökad itanvändning gör att dialog och samverkan är viktig. Syftet bör vara att samla relevanta aktörer för att fånga upp utmaningar och möjligheter och diskutera samarbeten av olika slag. Marknadsaktörerna har en viktig roll att spela. Dessa har själva endast svagt incitament att gemensamt diskutera utvecklingsfrågor. Det är angeläget att staten bidrar till att främja samverkan mellan marknadsaktörer, företagens intresseorganisationer och offentliga aktörer. Inom ramen för Bredbandsforum sker exempelvis sådan samverkan med positivt resultat. Statistik är viktig för att kunna följa utvecklingen inom detta fält. Eftersom småföretagen skiljer sig åt och förutsättningarna kan vara olika på olika platser är det viktigt att statistiken på ett övergripande plan kan fånga upp sådana eventuella skillnader. Jämförelser och möjlighet till fördelning efter bransch och geografi bör i så hög utsträckning som möjligt eftersträvas. Det är också viktigt att säkerställa att företag med färre än 10 anställda synliggörs i statistiken. Våra förslag på området presenteras i kapitlet Synliggör it i småföretag. 5 Synliggör it i småföretag Staten har satsat stora resurser på att främja privatpersoners it-användning. Hem-PC-reformen och it-körkortet är några exempel på större åtgärder som genomförts för att främja itanvändningen och därmed minimera riskerna för att ett digitalt utanförskap uppstår för olika medborgargrupper. De största statliga satsningarna som genomförts på it-området gäller utbyggnad av infrastrukturen. Det är viktiga satsningar som också fortsätter. finns luckor i den geografiska täckningen och i kapacitet hos bredbandsnäten. Statens insatser har en tydlig marknadskompletterande inriktning. Inom ramen för it-politiken har näringslivets it-användning generellt sett uppmärksammats i liten utsträckning. Fokus har snarare legat på hushållens användning och användningen inom olika medborgargrupper. Detta fokus är på många sätt rimligt och bra. Vi menar emellertid att det är viktigt att också näringslivets, och i synnerhet småföretagens, användning av it uppmärksammas på ett mer systematiskt vis. Strategin It i människans tjänst – en digital agenda för Sverige1 som regeringen fattat beslut om tolkar vi också som ett steg i den riktningen. 5.1Ett lärande och integrerande fokus Som framgår av kapitlet It i vissa program och branscher genomförs en rad åtgärder som på olika sätt syftar till att främja näringslivsutveckling inom ramen för och . Många av dessa riktar sig direkt till företagen. Det är framför allt åtgärder som genomförs inom ramen för verksamhet som vi bedömt vara av intresse för utredningen. Åtgärderna vänder sig ofta 1 It i människans tjänst – en digital agenda för , N 2011.12, , dnr. 2011/342/ITP. Synliggör it i småföretag till befintliga små och medelstora företag där företagsnära insatser är viktiga inslag. Studien visar att möjligheterna med it framgår relativt tydligt i program och åtgärder som bedrivs inom ramen för verksamhet. Åtgärderna kan innebära att bättre lösningar utvecklas inom olika tillämpningsområden som den breda massan av små och medelstora företag kan dra nytta av. Däremot är målgruppen i de flesta fall företag som är relativt FoU-intensiva och de tillhör inte sällan it-sektorn. Dessa företag är av mindre intresse för utredningen. It:s betydelse för företagsutveckling uppmärksammas i liten utsträckning inom ramen för verksamhet. Varken i åtgärdernas utformning eller deras genomförande är it synliggjort. Det kan givetvis på ett sätt tolkas som något positivt. It för it:s skull är inte särskilt intressant att främja eller verka för. Det måste finnas en tydlig koppling till företagens behov. Vi bedömer emellertid att vi har en situation där många aktörer på lokal, regional och nationell nivå inte alls uppmärksammar, eller är medvetna om, it:s betydelse för företagsutvecklingen inom en rad områden. Det gör det svårt att veta inom vilka områden åtgärder är särskilt angelägna att vidta. Vi bedömer att det är viktigt att undvika en situation där särskilda it-inriktade åtgärder genomförs parallellt med övriga företagsutvecklingsåtgärder. Det senare är ofta en enklare väg att gå, men är i vår mening inte eftersträvansvärt. Istället bör it huvsakligen ses som en integrerad del av de åtgärder som genomförs i syfte att stärka näringslivets utvecklingsförmåga. I delbetänkandet konstaterar vi att det inte finns någon central statlig aktör som har något definierat uppdrag på området it i småföretag. Det resulterar bl.a. i att kunskaperna kring it:s betydelse för deras utveckling är vaga. Vi anser att en mer systematisk ansats behövs för att lyfta fram it:s betydelse för småföretagens utvecklingsmöjligheter, både ur ett åtgärdsperspektiv och ett lärande- och kunskapsöverföringsperspektiv. I det följande föreslår vi därför åtgärder som syftar till: integrering av it i relevanta företagsutvecklingsåtgärder, förbättrad kunskapsspridning och erfarenhetsutbyte, strategisk dialog och samverkan med marknadsaktörer, samt utveckling av befintlig statistik. Vi menar att bör få ett tydligare ansvar för området it i småföretag. Eftersom vi ser det som eftersträvansvärt att it- Synliggör it i småföretag användningen i små och medelstora företag tydligt kopplas till affärsnyttan bedömer vi att det är lämpligt att just får en tydligare it-profil i verksamheten. Vi anser att de två första strecksatserna ovan på ett konkret sätt bidrar till detta. Marknadsaktörerna har en viktig roll att spela för utvecklingen av it-användningen i små och medelstora företag. Dessa företag utgör för många marknadsaktörer ett komplext marknadssegment. Bilden har bekräftats under utredningens gång. Ett sätt att bidra till en positiv utveckling av it-användningen i småföretagen tror vi kan vara att föra en dialog kring möjligheter och utmaningar där relevanta marknadsaktörer ingår. 5.1.1Integrera it i relevanta åtgärder Förslag: föreslås få i uppdrag att ta fram en strategi och tillhörande handlingsplan för hur affärskritisk it kan integreras och synliggöras inom ramen för relevanta program och åtgärder som myndigheten själv initierar eller genomför på uppdrag av regeringen. genomför flera relevanta program och åtgärder med syfte att stärka små och medelstora företags utvecklingsmöjligheter. Av kartläggningen som redogörs för i tidigare avsnitt framgår att närmare hälften av de insatser som ingår i kartläggningen är av direkt relevans för utredningen. Det som förenar flertalet av dessa insatser är att de har ett tydligt fokus på stöd till affärs- och näringsutveckling såväl i etablerade som nya företag. I vissa av insatserna och programmen, som exempelvis leverantörsprogram för fordonsindustrin finns it med (mer eller mindre uttalat) som en del i programmets bakgrundsbeskrivning och problembild samt beskrivningen av programmets inriktning. Det är emellertid inte fallet för flertalet av insatserna. Det är få företag som inte alls använder it i någon form. Det är emellertid enligt oss inget skäl till att inte alls uppmärksamma teknikens betydelse för strategisk utveckling av små och medelstora företag.