sou · GZB336d4 · 2012-01-01 00:00:00 — FMV har dock i senare skeden av projektet deltagit i workshops och i styrgruppen för projektet. baseras på användning av flexibla, standardiserade och kostnadseffektiva IT-lösningar som snabbt ska kunna levereras, införas och avvecklas. I strategin ingår således att undvika starka leverantörsberoenden och att systemen ska anpassas till och utgå från att tillgodose varje verksamhets behov på bästa sätt. FMV anser att man därmed minimerar kostnaderna, erhåller en hög grad av flexibilitet och maximerar verksamhetsnyttan. Som ett led i denna IT-strategi har man introducerat en integrations- plattform7 för att standardisera formerna för informationsutbyte såväl inom myndigheten som med omvärlden. FMV:s verksamhet i de delar som här är aktuella utgår från tre huvudprocesser 2.Uppdragsinformation (affärstransaktioner) Följande IT system har samband med system inom Försvars- makten och kan anses ingå i den s.k. Försvarslogistiken: 7 Microsoft Biztalk. Materielplanen läggs i MPS. Uppdrag och beställningar hanteras inom (kan kallas FMV:s interna affärssystem). All fakturering och leverantörsinfo hanteras i Agresso. FMV:s interna IT-verksamhet är organiserad genom enheten IS/IT som ingår i stödenheten Infra. IS/IT uppgift är att förse FMV med relevanta IT-tjänster. Kunderna är FMV:s medarbetare och IS/IT har cirka 25 medarbetare. Huvuduppgifterna är IT-drift (outsourcad), förvaltning av befintliga IT-tjänster, samt utveckling av nya tjänster. Med utveckling avses att köpa in nya tjänster och implementera dem i befintlig miljö. IS/IT är en utpräglad beställar- organisation. Kompetensen har utvecklats från en teknisk profil till dagens fokus på verksamhetsledning och leverantörs- styrning med en bred IT-kunskap som bas. Kompetens inom IS/IT är bland annat projektledning, förvaltningsledning, arkitektur och integration, IT-controlling och avtal. I portföljen av tjänster ingår allt från egenutvecklade affärssystem kravställda utifrån affärs- elationen med Försvarsmakten som huvudkund, till standardtjänster med åtkomst via enkla webbgränssnitt. IT-driften är fullt ut outsourcad och FMV köper tjänst i stället för teknik, dvs. undviker att ställa krav på tekniknivå utan i stället kravställs på funktionsnivå. Området omfattar arbetsplatstjänst, server- och applikationsdrift, /, Service Desk, licens- hantering samt hyra av servrar, datorer och annan utrustning. Förvaltningen omfattar befintliga tjänster och är i stor utsträck- ning outsourcad, dock finns fortfarande viss andra linjens support på egenutvecklade tjänster. Även förvaltningen är tjänsteorienterad och organiseras utifrån förvaltningsmodellen pm3. Nedan redovisas exempel på de system som används. PLS – FMV:s egenutvecklade affärssystem, produktionsledning och -uppföljning MPS – stöd för långsiktig materielplanering (tar emot Försvars- maktens materielplan) SharePoint – Intern och extern samarbetsportal Palasso – lönehantering, egenrapportering eBuilder – resebeställningar, reseräkningar Wellnet – friskvårdstjänster för medarbetare PDB – produktdatabas () Webbtid – tidrapportering (VIP, VIPU, VIPL) Qualiware – verktyg för processmodellering och kravhantering Det ingår inte i vårt uppdrag att särskilt studera organisatoriska frågor. Vi vill dock i sammanhanget redovisa Försvarsmaktens planer angående en sammanslagen organisation för drift och för- valtning, FMTIS. Inom Försvarsmakten finns drift- och supportorganisationer för dels Insatsledningssystem och dels Verksamhetsledningssystem. I respektive verksamhet ingår följande: Försvarsmaktens gemensamma infrastruktur för tele- kommunikationer. Försvarets telenät, FM SATKOM, fasta delar i HF-radiosystem etc. Fast ledningssystem för militärstrategiska och operativa funk- tioner samt för mark- sjö och luftstridskrafterna. Sensorsystem, radiosystem, informationssystem etc. Kontorsstödssystem, stödsystem för HR- och ekonomi funk- tionerna, resursledningssystem etc. PRIO är att betrakta som ett verksamhetsledningssystem Drift och förvaltningsuppgifter finns inom följande organisationer FMTM – FMTM. Drift av insatsledningssystem – Försvars- maktens gemensamma infrastruktur för telekommunikationer och fasta ledningssystem för militärstrategiska och operativa funktioner samt för mark-, sjö- och luftstridskrafterna (cirka 350 befattningar). FMTM - Teknikkontor ledningssystem. Förvaltning av insats- ledningssystemen. FMLOG Ledningsteknikenhet, LedTekE – OpLedTekbat. Drift av verksamhetsledningssystem. Fältservice av insatslednings- system. Bakre underhållsresurs för övriga insatsförband. (LedTek E består av cirka 860 pers) FMLOG Systemförvaltningsenhet, SFE, av verksamhetsledningssystem. Luftstridsskolan - Strilbat. Drift av ledningssystem för stril- bataljonen. Marinbasen – Sjöinfobat. Drift av ledningssystem för sjöinforma- tionsbataljonen Huvuddelen av systemförvaltningen för Insatsledning finns hos industrin. Försvarsmakten planerar att samla samtliga resurser för drift och förvaltning och bilda en gemensam organisation kallad För- svarets Telekommunikations och IS-förband, FMTIS. Logistik- förbanden OpledTekbat och FMTM planeras bilda lednings- och underhållsförbandet FMTIS. ITF/CERT föreslås vara oförändrat. FMTIS förväntas ha 1 303 befattningar varav 1 175 civila. Regeringen meddelade i samband med budgetpropositionen 2010/11:1 att Försvarsmakten större organisationsförändringar skulle invänta utredningens förslag. Försvarsmakten har därför avvaktat med inrättandet av FMTIS. Vissa organisationsförändringar med anknyt- ning till området drift- och förvaltning där Försvarsmakten självt kan besluta planeras genomföras fr.o.m. 2012-01-01. Som exempel kan nämnas: Inrättande av Materielsystemkontor ledningssystem, MSK Ledsyst, vid LedR Inrättande av Sambandsenhet vid FMTM Inrättande av IT-driftenhet vid FMLOG LedTekE Inrättande av Genomförandeenheter vid FMLOG LedTekE Enligt de förutsättningar som lämnats från utredningen kommer uppgifterna i en framtida logistikorganisation fördelas enligt följande: Till FMV förs FMLOGs systemförvaltningsenhet med förvalt- ning av PRIO och de befintliga logistiksystemen bortsett från de insatsnära. Inom Försvarsmakten kvarstår: FMTM – FMTM, Drift av insatsledningssystem – Försvars- maktens gemensamma infrastruktur för telekommunikationer och fasta ledningssystem för militärstrategiska och operativa funktioner samt för mark-, sjö- och luftstridskrafterna. FMTM - Teknikkontor ledningssystem, Förvaltning av insatsled- ningssystemen. I enlighet med förutsättningarna ska således all drift inklusive infrastruktur inklusive nät ligga kvar inom Försvarsmakten. System- förvaltningen av IT-system inom området Försvarslogistik, dvs. mot- svarande systemförvaltningsenheten vid FMLOG överförs till FMV. Vi konstaterar att ett införande av en tvåmyndighetslösning enligt utredningens förslag innebär att effekterna av FMTIS enligt Försvarsmaktens nu föreliggande planering inte kan inhämtas fullt ut. Begränsningen ligger dock enbart inom systemförvaltnings- området. Enligt vår bedömning finns det uppenbara fördelar att hålla samman designansvar och systemförvaltning inom FMV som det finns starka skäl att inte ändra den befintliga drift- organisationen inom Försvarsmakten. uppstår möjlig- heter att effektivisera systemförvaltningen inom FMV. Vi har översiktigt studerat om det uppstår säkerhetsmässiga konsekvenser för systemstödet vid genomförande av utredningens förslag. Utredningen har angivit förutsättningen att driftansvar och ansvar för infrastruktur inklusive nät kommer att ligga kvar oför- ändrat och sammanhållet inom Försvarsmakten . Detta innebär enligt vår bedömning oförändrade möjligheter att upprätthålla säkerhet och höga tillgänglighetskrav även i en ny organisatorisk modell för försvarslogistiken. Det finns ett principbeslut om säkerhetslösning för att uppnå nivån Hemlig /Restricted för PRIO, Riktlinjer för realisering från 2010-12-17. Lösningen för införande 3-4 bygger på s.k. tunna klienter och alla som arbetar med PRIO ska utrustas med ett USB-minne med , krypo-programvara och terminalklientprogramvara. Frekventa PRIO-användare kommer att utrustas med särskilda PRIO- terminaler. Man överväger att tilldela alla användare en extra dator med tillgång till PRIO med hänsyn till olägenheten att behöva starta om datorerna med hjälp av USB-minne PRIO ska börja användas. Lösningar för den längre sikten (efter införande 3-4) övervägs och är under fortsatt utredning. Det ingår inte i vårt uppdrag att bedöma utformningen av PRIO:s säkerhetslösning. Vi bedömer dock att lösningen inte påverkas av utredningens förslag utan kommer att kunna införas oavsett det organisatoriska ansvaret för försvarslogistiken. Några logistiksystem kommer inte att kunna ersättas av PRIO pga. högre säkerhetsklassning än Hemlig/Restricted. Som exempel kan nämnas LIFT (en samling system) och FENIX för flygplans- underhåll. LIFT måste enligt uppgift från Försvarsmakten antingen renoveras eller byggas om med anledning av att systemet är tekniskt föråldrat. Säkerhetslösningarna för dessa system påverkas inte heller av utredningens förslag. 7.Särskilda frågor vid genomförande I detta avsnitt redovisas de särskilda frågor vi anser uppstår för systemstödet vid genomförande av utredningens förslag. Vår bedömning är att systemstödet inom försvarslogistiken kan överföras till en ny huvudman i enlighet med utredningens förslag . Förutsättningen för detta är att förändringar i de tekniska lösningarna undviks så långt möjligt. Den förutsättning som angivits av utredningen att drift och ansvar för infrastruktur ligger kvar inom Försvarsmakten innebär en nödvändig stabilitet för tillgänglighet och säkerhet. Detta möjliggör enligt vår mening det snabba genomförandet av utredningens förslag. Det finns självfallet ett antal genomförandeaktiviteter som berörda organisationer har att hantera innan och i samband med Redovisningsfrågorna och sambanden mellan redovisningen hos Försvarsmakten och FMV är ett sådant exempel. Särskilda frågeställningar finns beträffande PRIO vilket redo- visas i det följande. PRIO är i drift vad avser Försvarsmaktens ekonomiredovisning och viss HR-funktionalitet. FMV kommer genom ansvaret för inom Försvarsmaktens eko- nomiadministration också att vara en betydande användare av PRIO ekonomisystem. Både Försvarsmakten och FMV kommer således att vara PRIO-användare . FMV ska dessutom svara för förvaltning av systemet. 7.1Överföring av PRIO till FMV 2012 Vi har bedömt förutsättningarna för hur PRIO ska kunna över- föras till FMV och säkerställa bibehållen funktionalitet och säkerhet i systemet för både Försvarsmakten och FMV. Förut- sättningen är att de delar av PRIO som är i drift dvs. ekonomi och viss HR-funktionalitet överförs 2012. Anpassning av PRIO för två myndigheter Vi har tagit del av bedömningar från angående hur PRIO-systemet bör konfigureras för att bäst tillgodose behoven hos både Försvarsmakten och FMV dvs. i en tvåmyndighets- lösning. har studerat möjligheten att dela PRIO i två versioner, med separata delar för respektive myndighet, Försvars- makten och FMV. För redovisning av de totala materielkostnad- erna förutsätts att det finns en gemensam huvudbok. En sådan lösning liknar den typ av konfiguration som återfinns i koncerner där ett gemensamt redovisningssystem används för separata bolag. PRIO är konfigurerat för en myndighet (motsvarande ett bolag). En omkonfigurering av PRIO för drift inom två separata myndigheter har av Försvarsmakten bedömts kräva en kalendertid och kräva en insats på cirka . Denna bedömning utgår från att PRIO med funktionalitet enligt Införandena 3–4 är i drift. Det är enligt vår bedömning sannolikt lämpligt att som en lång- siktig lösning konfigurera PRIO i två separata system för att tillgodose behoven för respektive myndighet. I utredningens perspektiv att den nya organisationen ska införas är det dock inte möjligt att åstadkomma en sådan förändring. Det krävs således en kortsiktig lösning för att PRIO ska fungera i en tvåmyndig- hetslösning med bibehållen funktionalitet och säkerhet. Vi bedömer att en kortsiktig lösning för PRIO med bibehållen funktionalitet och säkerhet är möjlig att åstadkomma till 2012. Utgångspunkten för en sådan kortsiktig lösning kan vara att hantera systemet som om det outsourcas från Försvarsmakten till FMV. Förändringar av processer i systemet bör undvikas och de åtgärder som vidtas bör begränsas till de som är nödvändiga för att åstadkomma en korrekt redovisning inom både Försvarsmakten och FMV. ska de verksamheter som överförts till FMV ingå i FMV:s redovisning. ska de totala materielkostnaderna kunna redovisas av Försvarsmakten . Detta samspel mellan redo- visningssystemen för Försvarsmakten respektive FMV (dvs. PRIO och Agresso) måste lösas innan genomförandet 2012. En sådan lösning kan baseras på bl.a. följande: Hela Försvarsmaktens redovisning hanteras som inom PRIO. FMLOG:s redovisning kan kortsiktigt (2012) ligga kvar inom PRIO och leverera information till Agresso för att bilda FMV:s redovisning. Den information från FMV som ska bidra till att bilda kostnads- redovisningen för de totala materielkostnaderna överförs från Agresso till Försvarsmakten och PRIO Vi gör inte anspråk på att ha studerat redovisningsproblematiken i detalj utan vill enbart peka på behovet på samverkan mellan och konsekvenser av att en betydande del av det som f.n. redovisas i PRIO ska ingå i FMV:s redovisning from 2012. Vår bedömning är således att PRIO-systemet i de delar som är i drift kan byta huvudman med bibehållen funktionalitet och säkerhet. Det förutsätts dock att tekniska eller funktionella förändringar undviks så långt det är möjligt. Att åstadkomma en mer slutgiltig lösning synes inte möjligt med det tidsperspektiv som är aktuellt. Det är angeläget att åtgärder för genomförande påbörjas per omgående om utredningens förslag ska genomföras. Ett genom- förandeprojekt bör startas i syfte att säkerställa att Försvarsmakten och FMV får nödvändig information (både avseende ekonomi och logistik) i den nya organisationen. Projektet bör bl.a. i detalj utforma flödet av ekonomi- och logistikinformation. 7.2Införandena 3 och 4 i PRIO PRIO är under fortsatt utveckling och införanden inom främst logistikområdet (införande 3) planeras ske . Detta sam- manfaller således med tidpunkten för genomförande av utred- ningens förslag. Enligt gällande plan ska Införandena 3–4 vara färdigutvecklade /2012 och införas i verksam- heten (rullas ut) under . Försvarsmakten har för sin del pekat på följande övergripande projektrisker i införande 3–4. Det finns en risk för att produktionsstarten för införande 3–4 förskjuts mot feb-mars 2012. Om detta sker uppstår främst ekonomiska konsekvenser i och med projektet förlängs och att det ekonomiska utrymmet minskar (alt att ramen måste höjas). Risk för att arbetet med att höja informationskvaliteten i arvs- systemen inte hinner genomföras som planerat innan migrering till PRIO. Utfaller denna risk påverkas främst möjligheterna att migrera information i avsedd takt in i systemet vilket medför att nyttoeffekterna förskjuts. Det bedöms dock inte påverka pro- duktionssättningstidpunkten för PRIO Inf 3–4. Risk att den IT-infastruktur som skall hantera hemlig informa- tion (Hemlig/Restricted) blir så försenad att den ger en påverkan på möjligheterna att använda systemet fullt ut. Inom detta område pågår en analys kring kravet att verkligen ha denna infrastruktur färdig med hänsyn till det beslut som tagits till att viss information i systemet LIFT inte ska integreras in i PRIO förrän införande 5–6. Denna analys är ännu inte slut- förd men kan komma att innebära att Försvarsmakten erhåller ytterligare tid för att kunna realisera IT-infrastrukturen (H/R). Ur ett PRIO-hänseende skulle ett sådant beslut innebära en lägre risk för PRIO inf 3–4. PRIO har ett något för högt konsultberoende. FM måste utarbeta en sourcingstrategi så att en långsiktig och balanserad lösning kan etableras. Att inte denna (strategi) finns på plats utgör en risk för fortsatt bemanningsarbete. FM CIO genomför f.n. en förvaltningsutredning som skall ge svaret på dessa frågor och beslut kan förväntas under Q3 innevarande år. Vi bedömer att Införande 3–4 och är mycket omfattande och komplext. Systemet kommer att påverka alla verksamhet inom försvarslogistiken direkt eller indirekt. PRIO planeras, genom Införande 3, att överta alla basinformation såsom materiel- information och blir således det centrala systemet inom försvars- logistiken. I samband med införande 3–4 planeras ett 20-tal äldre logistiksystem att avvecklas. Systemet kommer dock att även fort- sättningsvis ha informationssamband med ett stort antal system. Vi bedömer mot bl.a. den bakgrunden att det finns betydande risker i Införande 3–4 och produktionstagandet av systemet. Som exempel på sådana risker kan följande nämnas: Införande 3 påverkar hela försvarslogistiken PRIO blir materielmaster och det centrala systemet för flertalet befintliga logistiksystem PRIO kommer att ha omfattande samverkan och kommunika- tion med befintliga system. Systemsambanden genomgår omfattande förändringar vid införande 3. En stor mängd nya processer och oprövade lösningar införs. Begränsade erfarenheter från införande av försvarslogistik i SAP Stora frågetecken finns beträffande informationskvalitén i systemen Hög utrullningstakt med avsaknad av pilotverksamhet Flera av dessa risker kan mötas med åtgärder för att minimera konsekvenser etc. Vår bedömning är dock att systemet i sin helhet knappast kommer att vara helt stabilt . Dessutom bedöms FMV sakna förutsättningar at ta emot systemet genom att all kompetens angående systemet finns hos projektet och hos Denna kompetens kan inte förutsättas komma att föras över till FMV. Enligt vår bedömning bör därför alternativa införandestrategier övervägas vad gäller Införandena 3–4. Vi förutsätter i samtliga alternativ att PRIO i de delar som är i drift (motsvarande Införande 1 och 2) överförs till FMV . Vi har övervägt följande alternativ. 1.Försvarsmakten slutför utvecklingen och FMV tar över ansvaret för Införandena 3-4 (då också huvud- mannaskapet för berörda verksamheter föreslås ändras). 2.PRIO-projektets ansvar för Införandena 3- 4 kvarstår inom Försvarsmakten till dess systemet är stabilt och kan överföras till förvaltning och FMV haft tidsmässiga förutsättningar att bygga upp erforderlig kompetens. Detta bedöms tidigast kunna ske 3.Försvarsmakten påbörjar förberedelser för överlämnande av projektet till FMV i direkt samband till att beslut fattats om genomförande av utredningens förslag. Detta alternativ innebär att utvecklingen avbryts och tar en paus . Om verksamhetsansvaret ändras för försvarslogistiken måste, enligt vår bedömning, den nya huvudmannen också ha ansvar för genomförandet av stora förändringar inom verksam- heten. En ansvarsmässig förändring skulle innebära att Försvarsmakten svarar för utvecklingen medan FMV tar över ansvaret för den s.k. utrullningen. En sådan situation kan anses som mycket tveksam. FMV måste, då man är verksamhetsansvarig, få möjlighet att påverka såväl innehåll som genomförande och tid- plan för drifttagande och utrullning . Detta får konsekvenser för . Sannolikt uppstå också för kostnader bl.a. med anledning av avtal med leverantören. Vidare senareläggs den vinst- hemtagning som planeras genom avveckling av befintliga s.k. arvs- system. Utvecklingen av Införandena 3–4 är långt gånget och stora investeringar har redan gjorts både ekonomisk och kompetens- mässigt. En lösning att undanta PRIO från utredningens tidplan för genomförande 2012 och att Försvarsmakten kvarstår med ansvar för både utveckling och utrullning av Införandena 3–4 kan mot den bakgrunden övervägas. Ansvaret skulle kvarstå fram t.o.m. att systemet kan anses stabilt i verksamheten. Det är förvisso en något märklig situation att verksamhets- ansvaret för försvarslogistiken åvilar en myndighet, FMV, medan utveckling och införande av en omfattande förändring av system- stödet åvilar en annan myndighet, Försvarsmakten. Det finns också ett antal komplikationer som vi inte närmare har bedömt, t.ex. hur Försvarsmakten ska kunna säkra kompetens och resurser för utveckling och genomförande för något man inte kommer att ha ansvar för. Vi anser att båda ovan nämnda lösningar har uppenbara brister och olägenheter. Det synes enligt vår mening mest lämpligt att införandeplanen förändras så att FMV får reella möjligheter att påverka innehåll och plan för utrullning av Införandena 3-4. Ansvaret för utveckling och införande av ytterligare logistik- funktionalitet motsvarande Införandena 3-4 bör således överföras som verksamhetsansvaret ändras 2012. Mot den bak- grunden bör Försvarsmaktens införandeplan för utvecklings- och införandeplan revideras. Försvarsmaktens utveckling av Införande 3–4 bör avbrytas och ta en paus efter beslut om att utred- ningens förslag ska genomföras. Förberedelser för överlämnande av projektet bör påbörjas möjligt. Det är enligt vår mening ange- läget att FMV ges tidmässiga möjligheter att bygga upp organisation och kompetens för att ta emot PRIO och driva utveckling av logistikfunktionaliteten vidare Detta får ekonomiska konsekvenser. Investeringar i fortsatt utveckling och säkerhetslösningar senareläggs som kost- nader för avbrott med bl.a. hänsyn till avtal med leverantören upp- står. Vi vill inte utesluta andra alternativ än de som skisserats ovan. Vi har t.ex. inte undersökt förutsättningar för att frikoppla pro- jektet från Försvarsmakten med en ledning från FMV för att säkra och bibehålla kompetens. Frågan om och dess införandeplan måste avgöras efter beslut om genomförande av utredningens för- slag. Det vore också önskvärt om parterna Försvarsmakten och FMV kan hantera denna fråga redan under beredningen av utred- ningens förslag för att minimera eventuellt negativa konsekvenser. Införandeplanering, etappindelning och takten för system- avveckling kan komma att revideras med en ny huvudman för för- svarslogistiken. Det kan enligt vår bedömning t.ex. finnas strategiska överväganden inför Införandena 3–4 som om de förändras i hög grad En sådan fråga kan t.ex vara att PRIO i införande 3 blir s.k. materialmaster och således det styrande systemet vad gäller registerinnehåll för systemstödet inom logistik- området. har system motsvarande roll. Försvarsmakten har för sin del framhållit att de risker och kost- nader som anmäldes kopplat till en eventuell Paus i införandet i anmodandesvar till försvarsdepartementet fortfarande gäller. Försvarsmakten framhåller att med hänsyn till att de nu är mitt uppe i Införande 3-projektet bedömer att konsekvenserna av en eventuell paus snarare är grövre såväl vad avser risker som kostnader än vad de var vid tidpunktens för anmodandesvaret. Enligt nu gällande planering ska PRIO vidareutvecklas i kommande Införanden 5 och 6. Arbete och förberedelser har påbörjats och målsättningen är att avrop ska kunna ske innan årsskiftet 2001/2012 och att systemen kan börja införas . Vi anser att avropet av Införandena 5 och 6 inte bör göras av Försvarsmakten som planerat om förutsättningen är att verksam- heten och därmed utvecklingsansvaret byter huvudman. Avropet av Införandena 5 och 6 bör göras av den nya huvudmannan och med hänsyn taget till de nya verksamhetskrav som den nya organisationsstrukturen kan komma att medföra. Denna analys kan lämpligen påbörjas som en genomförande- aktivitet. Det kan i inte uteslutas att FMV kan komma att överväga en delvis annan utvecklingsstrategi än den som gällt inom Försvars- makten och dess PRIO-projekt. FMV kan t.ex. väga in och prioritera andra utvecklingsbehov inom försvarslogistiken än de som ligger inom Införandena 5 och 6. Vi antar att FMV kan komma att studera varje system för sig och bedöma deras verksamhetsstöd, utvecklingsbehov inkl ekonomiska livslängd. Man kan också förväntas lösa befintliga och kommande integra- tionsbehov mellan systemen genom den integrationsplattform som används inom FMV.