sou · H0B321 · 2012-03-30 00:00:00 — Här finns mer att hämta – it-användningen i småföretag Delbetänkande av Utredningen om ökad it-användning i småföretag SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss – hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Textbearbetning och layout har utförts av , FA/kommittéservice. beslutade regeringen att tillsätta en utredning om åtgärder för att öka småföretagens it-användning. förordnades till särskild utredare. Till experter förordnades affärsområdeschefen , enhetschefen , näringspolitiske handläggaren , föreningsdirektören , juristen , kanslirådet , seniora analytikern , departementssekreteraren , verkställande direktören , programansvarige , affärs- och utvecklingsansvariga , konsulten , juristen samt enhetschefen . entledigades konsulten , och samma datum förordnades departementssekreteraren som expert. förordnades ämnessakkunnige till sekreterare i utredningen fr.o.m. . Samma datum förordnades departementssekreteraren till sekreterare fr.o.m. . Enligt direktiven (dir. 2011:54) ska utredningen redovisa sitt arbete . Ett delbetänkande ska lämnas . Utredningen som har antagit namnet Utredningen om ökad itanvändning i småföretag, överlämnar härmed sitt delbetänkande Här finns mer att hämta – it-användningen i småföretag (SOU 2012:21). Utredningens uppdrag, genomförande och Avgränsningar och preciseringar............................................. Småföretagens betydelse för den svenska ekonomin ...... Vad är ett småföretag? Statistik om småföretag ........................................................... Anställda i småföretag .................................................. Export och import ........................................................ Företagens syn på konkurrens och tillväxthinder.................. It:s roll och betydelse.................................................. Allmänt om it-användning....................................................... Vad är molntjänster?..................................................... 3.2.2 Affärsnyttor som molntjänster ger.............................. Affärsrisker med molntjänster ..................................... Närvaro på internet .................................................................. 3.4.1 E-handel inom svensk detaljhandel.............................. Export genom e-handel ................................................ 3.7Vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga Offentliga e-tjänster till småföretag........................................ Möjligheter och hinder ................................................ Möjligheter med it-användning ............................................... Hinder mot att använda it........................................................ 4.2.1 Hinder enligt forskningen............................................ 4.2.2 Småföretagens syn på hinder........................................ 4.2.3 Hinder som framkommit i fallstudierna...................... It- och näringspolitikens omfattning och inriktning......... Aktörer med verksamhet för näringslivets utveckling .......... 6.1.3 Verket för innovationssystem () ................... Länsstyrelser, självstyrelseorgan och 6.2.2 Aktörer med uppgifter inom e-förvaltningens Universitet, högskolor och 6.2.5 Aktörer som hanterar EU-program av betydelse ....... It-användning i småföretag ........................................ Statistik över it-användning .................................................. 7.1.1 Användning av datorer och internet.......................... 7.1.2 Användning av internet för olika syften ................... 7.1.3 Samband mellan småföretagens IT-användning och omsättning, marknad och export........................ 7.1.4 Samband mellan småföretagens it-användning It-användning i de gröna näringarna..................................... Offentliga åtgärder till stöd för småföretagens it- 8.1.3 Handlingskraft med IT (HIT)................................... Lokala och regionala åtgärder................................................ Databaser och urvalsprocess....................................... Insatser för ökad it-användning ................................. Insatsernas huvudsakliga ändamål.............................. Intervjuer med småföretag om it-användning .............. Fallstudiernas upplägg och omfattning................................. Drivkrafter för it-användning................................................ Upplevda effekter och nyttor ................................................ It:s betydelse för den innovativa förmågan .......................... Betydelsen av offentligt stöd ................................................. Övergripande slutsatser från studien .................................... 10.1.1 Övergripande policyinitiativ....................................... 10.1.2 Initiativ för att främja it-användning i små och 10.1.3 Erfarenheter från den europeiska arenan................... Utblick utanför EU................................................................ 10.2.4 Tillväxtanalys slutsatser av studierna rörande Intervjuer med småföretag ............................................. Detta avsnitt är en sammanfattning av delbetänkandets innehåll. I slutet av avsnittet redovisas några övergripande reflektioner som utredningen gör utifrån det redovisade materialet. Regeringen tillsatte denna utredning med syftet att stärka småföretagens utveckling och konkurrenskraft genom att undanröja hinder mot ökad användning av it-lösningar. I uppdraget ingår att göra en kartläggning dels över småföretagens it-använd- ning och behov, dels över befintliga offentliga åtgärder på lokal, regional och nationell nivå för att främja denna användning. Relevanta EU-program ska ingå i kartläggningen. Utredningen ska också göra en internationell utblick inom området. Utifrån kartläggningarna ska utredningen lämna förslag på justeringar i befintliga åtgärder och föreslå eventuellt nya åtgärder som främjar en ökad it-användning bland småföretag. För ett antal småföretag i olika delar av landet är stabil tillgång till bredband med bra kapacitet, en helt avgörande fråga för företagets verksamhet. Regeringen beslutade om Bredbandsstrategi för . Ett Bredbandsforum är inrättat för samverkan och dialog kring utbyggnad av bredband. Därtill har PTS uppgifter på området. Det ligger inte i utredningens uppdrag att närmare behandla området. Utredningens nulägeskartläggningar återfinns i detta delbetänkande. Utredningens förslag presenteras i kommande slutbetänkande. Småföretagens betydelse för den svenska ekonomin fanns det 270 000 småföretag med 1–49 anställda. Det fanns hela 840 000 enmansföretag där endast ägaren arbetar i företaget. Totalt sett uppgick alltså antalet småföretag 2011 till 1,1 miljoner. Småföretagen har över tiden blivit allt fler. Det är i huvudsak enmansföretagen som ökat i antal, men även antalet småföretag med 1–49 anställda har ökat. sysselsatta småföretagen 1,3 miljoner personer, vilket är en ökning med 250 000 . Av samtliga sysselsatta i var anställda i småföretag 2011. Motsvarande andel 2001 var och 1993. Småföretagen har en allt större betydelse för sysselsättningen i landet. Småföretagen har inte endast betydelse för sysselsättningen utan även för den svenska ekonomin. Småföretagens omsättning har ökat från att ha varit 1999 till att 2009 uppgå till . Småföretagens export och import har ökat. Småföretagens handel har dessutom ökat mer jämfört med medelstora och stora företag. Småföretagens import överstiger emellertid exporten vilket medför att småföretagen som grupp har ett negativt handelsnetto. It:s roll och betydelse It ingår numera som en självklar och integrerad del i den löpande verksamheten vid den absoluta majoriteten av småföretag. I praktiken kommer it in som en grundläggande faktor i så vardagliga aktiviteter som inköp och försäljning. Bland företag som använder en mer avancerad it ingår tekniken även i mer strategiska frågor såsom affärsutveckling, produktutveckling och marknadsföring. Eftersom it är en så inlemmad del i många verksamheter är det kanske inte självklart att exklusivt behandla it-frågor. I de flesta fall framstår it som en helt nödvändig men inte tillräcklig faktor. De tekniska tillämpningarna, infrastrukturen, kommunikationen, systemlösningarna m.m. måste helt enkelt fungera för att verksamheten ska kunna bedrivas. Lönsamhet är en förutsättning för hållbart företagande och tillväxt. Utveckling av it-stöd i kund- eller produktionsprocessen kan vara ett viktigt steg för att förbättra lönsamheten. Användning av internet i marknadsföring och säljarbetet kan vara avgörande. Oavsett vilka åtgärder som föreslås så måste målgruppens lönsamhet beaktas. Det är svårt att ge en samlad och heltäckande bild över småföretagens it-användning. Småföretagen utgör en heterogen grupp vad gäller verksamhet, organisation, storlek m.m. En annan faktor som måste framhållas vid en beskrivning av it:s roll och betydelse för småföretagen, är den snabba teknikutvecklingen. Vi redogör kortfattat för ett antal it-relaterade förhållanden som kan påverka småföretagens it-användning . Det gäller molntjänster, närvaro på internet genom egen webbplats och sociala medier, e-handel, offentlig e-upphandling, e-legitima- tion, vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga sektorn samt offentliga e-tjänster till småföretag. En allmän iakttagelse är att tekniken blivit relativt sett billigare (pris/prestanda), mer flexibel (mobila lösningar), mer kommunikativt inriktad (sociala media) samt enklare att använda (appar). Utvecklingen kan gynna verksamheten i småföretagen. Enligt uppdraget ska utredningen kartlägga hinder mot ökad itanvändning. Befintlig forskning nämner följande faktorer som hinder: it upplevs inte bidra till den egna verksamheten, begränsad it-kun- skap hos ägaren och anställda, avsaknad av it-standarder och itsystem som inte är utvecklade för småföretagens behov, kostnader för att utveckla och underhålla it-system, begränsad tillgång till internet och bristande interoperabilitet mellan system, bristande säkerhet samt rättsliga osäkerheter. För att få en uppfattning om hur småföretagen värderar hindren har utredningen i samarbete med Företagarna skickat ut frågor i form av en webbenkät till en panel som Företagarna organiserar. Enkäten gick ut till ca 4000 företag som är frivilligt anslutna till panelen. Ca 1100 svarade på undersökningen, vilket är en normal svarsfrekvens för denna panel. Enligt undersökningen var de tre största hindren tidsåtgång för att installera och lära mig/personalen nya it-system, tidsåtgång för att avgöra vilka it-lösningar som kan bidra till företagets utveckling samt investerings- och driftskostnader för it. It- och näringspolitikens omfattning och inriktning It-politiken ska bidra till ambitionen att ska vara ledande vad gäller användning av it för att nå politiska mål för tillväxt i alla delar av landet, social välfärd, demokrati och klimatförbättringar m.m. En viktig aspekt i detta är att medborgare och företag tillvaratar it:s potential och nyttoaspekter. fattades beslut om strategin It i människans tjänst – en digital agenda för . Agendan är en sammanhållen strategi vars genomförande ska bidra till it-politikens övergripande mål. Det offentliga åtagandet inom it-politiken fokuserar i första hand på tillgänglighetsaspekter. Inriktningen är att det primärt är marknadens aktörer som ska tillhandahålla it-infrastruktur av god kvalitet. Som en konsekvens av detta är det främst goda ramvillkor för marknadens aktörer som styr politikens inriktning. Hur it används i samhället i stort uppmärksammas endast till viss del inom ramen för själva it-politiken. Politikens nya mål och antagandet av den digitala agendan kan möjligen peka i en riktning som innebär att frågan kan komma att ges ökad vikt. I näringspolitiken ingår ett antal delområden. Områden som är av särskilt intresse utifrån utredningens uppdrag är främst företagsutveckling, insatser för att stärka innovationskraften och delvis insatser för att förenkla för företagen. Näringspolitiken handlar i första hand om att skapa goda ramvillkor för företagandet i , men kan också inkludera kompletterande riktade insatser. Med ramvillkor avses olika generella åtgärder som syftar till att göra det enklare och mer lönsamt att starta och driva företag samt att anställa. Särskilt ramvillkoren för de små företagen lyfter regeringen fram som ett viktigt område. Om marknadsmisslyckanden föreligger ska eventuella offentliga insatser vara marknadskompletterande. Med detta avses inte minst att offentliga åtgärder inte bör leda till undanträngningseffekter som kan få negativa konsekvenser för aktörer verksamma på den privata marknaden. Ett antal aktörer kan genom sin operativa verksamhet vara av betydelse för att öka småföretagens konkurrenskraft och utveckling med hjälp av it. I avsnittet redogör vi för följande aktörer vilka har, eller kan ha, en roll inom detta område: , , , , länsstyrelser, självstyrelse- och samverkansorgan, kommuner, PTS, e-förvaltningsaktörer, , universitet, högskolor och industriforskningsinstitut samt aktörer som hanterar EU-program. Genomgången tjänar till att ge en bild av den huvudsakliga karta över offentliga aktörer som utredningen navigerar efter. Aktörer som omnämns här behöver inte nödvändigtvis beröras av överväganden och förslag som vi återkommer till i slutbetänkandet. Det kan också finnas andra aktörer som kan vara delaktiga i att öka itanvändningen bland småföretag, t.ex. intresse- eller branschorganisationer. finns ingen central offentlig aktör med uppdrag att följa och främja småföretagens it-användning samt att bygga upp ökad förståelse för teknikens betydelse för småföretagens konkurrenskraft och utveckling. De mindre företagen använder it och internet i mindre utsträckning än större företag inom nästan alla områden. är skillnaden inte stor, men tillräcklig för att uppmärksammas. Vad gäller användning av olika tillämpningar för extern kommunikation tycks skillnaderna förstärkas. Det finns fog för att tala om en digital klyfta. Det finns branschvisa skillnader avseende i vilken omfattning it används. Vad gäller e-tjänster kan konstateras att småföretag känner till och använder dessa i mindre utsträckning än större företag. Företag som använder it i högre grad, jämfört med företag som inte använder it, har en mer optimistisk syn på framtida omsättningsökning, finns i större utsträckning på en nationell och internationell marknad (i stället för lokal och regional), har större exportinriktning och samverkar i högre grad med andra aktörer. I de flesta fall är det förmodligen inte it-användningen i sig som är orsak till ovanstående samband. Rimligtvis är det så att proaktiva företag ser behov av ytterligare it-användning. I realiteten är det kanske en mix av bägge dessa faktorer. It kan fungera som katalysator och en möjliggörande teknik för ett mer aktivt småföretag. Två av variablerna i statistiken tar fasta på om företagets försäljning sker via webbplats eller om enbart marknadsföringen sker på Försäljning via webbplats bör kategoriseras som en något mer utvecklad form av it-användning än enbart marknadsföring via en sådan. Resultatet av den ovan nämnda statistiken visar att de företag som har en mer avancerad it-användning har högre siffror gällande omsättning, marknad, export och samverkan jämfört med företag som har en mindre avancerad it-användning. Offentliga åtgärder till stöd för småföretagens it-användning har regeringen initierat tre program på nationell nivå för ökad it-användning i små och medelstora företag: IT.SME.se, REG-IT och Handlingskraft med IT (HIT). (tidigare ) har ansvarat för genomförandet. De nationella programmen har resulterat i ett antal övergripande slutsatser. Projekt som varit lokalt förankrade har haft bättre genomslagskraft jämfört med regionala projekt eller projekt utan geografiskt fokus. Företag verkar generellt föredra konkreta handfasta insatser, gärna direkt i sitt företag. Utbildningsinsatser av olika slag bör på ett tydligt sätt kunna kopplas till företagens verksamhet. Erfarenheter ger vid handen att projekt där ingen åtskillnad gjorts mellan företagsstorlek eller bransch har olika insatser försvårats då företagarna haft en allt för varierande kunskapsbakgrund. Kännetecknande för de projekt som anses ha genomförts mycket bra är att den metod som använts ofta har varit specialanpassad till den företagargrupp projektet vänt sig till. Överlag visar erfarenheterna att det är svårt att få företag att ta sig att delta i olika typer av insatser. Det är därför viktigt att kunna påvisa affärsnyttan och involvera företagen aktivt igenomförandet. På så vis förbättras möjligheten till en lyckad satsning. Företagaren bör även ha en tydlig affärsstrategi att utgå från. Utredningen har enligt direktiven också till uppgift att genomföra en kartläggning av befintliga åtgärder vars syfte är att främja en ökad it-användning i småföretag. I direktiven konstateras att flera aktörer genomför åtgärder på lokal och regional nivå, men att ingen samlad bild av dessa finns. Tillvägagångssättet har varit att utgå från databaser som innehåller uppgifter om projekt som under innevarande programperiod (2007–2013) helt eller delvis finansierats av EU:s regio- nala utvecklingsfond (ERUF), Jordbruksfonden samt Socialfonden. Bedömningen är att tillvägagångssättet innebär att merparten av relevanta projekt på lokal och regional nivå omfattas av kartläggningen. En orsak till det är det faktum att EU-medel ofta kräver någon form av svensk offentlig medfinansiering. Kartläggning visar att en relativt liten andel av samtliga projekt innehåller insatser för ökad it-användning bland småföretag. De projekt som identifierats omfattar endast en knapp procent av de totala projektmedlen som beviljats inom ramen för de tre fonderna. Av kartläggningen framgår att investeringar i it-infrastruktur är det område som i första hand prioriteras sett ur ett it-perspektiv. Intervjuer med småföretag om it-användning För att få en fördjupad förståelse för företagens verklighet när det gäller hanteringen av it har, på uppdrag av utredningen, intervjuer genomförts med 17 företag. It är en viktig del i företagens verksamhet och flera har använt it på ett proaktivt sätt för sin affärsutveckling. Företagen pekar på att de haft följande drivkrafter för att utveckla it-användningen: överlevnadsfråga för företaget, interna brister som kan undergräva verksamheten, internationell konkurrens, utveckla kundnyttan, möjlighet att utveckla nya affärsmodeller samt ägarens engagemang och intresse. Företagen i studien ser i stor utsträckning it som ett medel för att utveckla verksamheten. Ett medel som inte har ett egenvärde utan skall vägas mot andra arbetssätt och metoder för att utveckla och förnya verksamheten. Några nyckelord för företagen i studien när det gäller att stärka konkurrenskraften i företaget med stöd av it har varit kundnytta, integration och effektivitet. I avsnittet berörs den europeiska arenan och några främjande av it-användningen i små och medelstora företag. Länderna är , och . Erfarenheten från den europeiska arenan är att parallellt med utbyggnad av it-infrastruktur genomförs i offentlig regi informa- tionsinsatser och utbildning av småföretag i exempelvis e-handel. Målsättningen med olika informationsinsatser är att skapa ett medvetande kring e-affärer samt att öka intresset och bygga upp en efterfrågan på ökad kunskap. En ytterligare erfarenhet är att stora aktörer, såsom staten och stora företag, måste gå i bräschen och bygga upp digital kommunikation gentemot omvärlden. Då kommer de små företagen förr eller senare att följa efter. Erfarenheten är att staten bör ta initiativ till partnerskap som är förankrade i näringslivet. Ett återkommande problem är hur småföretagen ska veta vilka konsulter och leverantörer som är bäst för den egna verksamheten. Flera länder pekar på att staten har en viktig roll i detta sammanhang. Ackreditering eller licensiering av företag som erbjuder itkonsulttjänster kan fungera som en kvalitetsstämpel. Företagen pekar på behovet av företagsspecifik information. Om kostnaderna för individuell rådgivning anses för höga har flera länder valt att mobilisera branschorganisationerna för att utforma branschvisa program. Europeiska erfarenheter visar att nationell offentlig finansiering är mycket viktig för att framgångsrikt genomföra initiativ i syfte att öka småföretagens it-användning. Bl.a. bidrar det till ökad legitimitet och uppmärksamhet. (GD Näringsliv) initiativ Smart användning av IKT och integreringen av EU: s små och medelstora företag i globala industriella värdekedjor beskrivs särskilt. Målet är att modernisera industrins värdekedjor genom smart användning av informationsteknik. Syftet är att hjälpa framför allt små och medelstora företag till bättre kontakt med större företag och bilda internationella affärsnätverk. Svenskt deltagande är generellt sett lågt. Vad gäller , och är det av intresse att studera hur dessa länder organiserar främjandeåtgärder för it-använd- ning. och är väldigt accepterande för statlig styrning i näringslivet medan har en mer skeptisk syn på statens inblandning. Fördelen med det sydkoreanska och japanska centraliserade systemet är att organisationer snabbt kan nå ut med nya idéer till företagare. Valet av kommunikationskanaler är inte trivialt. Om ambitionen är att verkligen nå ut till och lyfta de småföretagare som har mycket bristfälliga it-kunskaper, kommer internet som informationskanal inte att vara effektiv. har en mer decentraliserad främjandeorganisation. Fördelen med en sådan är att den är företagsnära och medger en högre flexibilitet och anpass- ningsgrad till vad företagen behöver. Lokala och företagsnära initiativ anses i regel vara de som fungerar bäst. Utbildning ses i de beskrivna länderna som ett centralt verktyg för att förmå småföretag att utveckla it-användningen. Det är inte förståelse för tekniken i sig utan förståelsen för teknikens möjligheter i affärsverksamheten som avgör företagens förmåga och intresse att utnyttja it. Onlinetjänster är populära verktyg för att öka it-användningen i småföretag i de länder som studerats. Från att tidigare främst ha varit ett sätt att nå ut med information till småföretagare har de blivit ett verktyg för att till låg kostnad direkt öka affärsnyttan. förlitar sig mycket på webbaserade tjänster. Landet ligger långt framme och tillhandahåller en mängd tjänster för företagare. har lanserat det s.k. WEB-SBA med en rad applikationer som småföretag kan använda i sin verksamhet till låg kostnad. Utifrån materialet gör vi nedan några övergripande reflektioner som vi tar med oss i det fortsatta arbetet. Med tanke på ämnesområdets omfattning, komplexitet och snabba utveckling kan det emellertid under det fortsatta utredningsarbetet komma fram nya fakta utöver vad som framkommit . Globalisering och ökat konkurrenstryck I den KTH-rapport1 som utgör ett viktigt referensmaterial till utredningen poängteras att de mindre företagen utsätts för ett allt hårdare konkurrenstryck i ett skede där marknader blir öppnare och mer lättillgängliga. Globaliseringen öppnar visserligen för nya möjligheter men reser också betydande utmaningar när det gäller att bibehålla och utveckla konkurrensen. Ett medel för att klara dessa utmaningar är, enligt , ett effektivt användande av it. Småföretagen har blivit allt viktigare för den svenska ekonomin. Det gäller i termer av såväl antal sysselsatta, förädlingsvärde som 1 KTH, Barriers to Information and Adoption in , Dnr. N2010/3662/ITP. I texterna använder vi begreppet när vi syftar på denna rapport.