sou · H0B318 · 2012-03-26 00:00:00 — Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss – hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Vid regeringssammanträdet bemyndigade regeringen statsrådet att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19). Delegationen fick ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) med uppdrag om vidareutnyttjande av offentlig information och riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier. Generaldirektören förordnades att vara ordförande i för e-förvaltning (Fi 2009:01) . Längst bak i detta missiv finns en förteckning över delegationens övriga ledamöter samt experter. entledigades , och generaldirektören förordnades till delegationens nya ordförande. Fr.o.m. anställdes som kommittésekreterare och anställdes som kanslisekreterare fr.o.m. . anställdes som kanslichef fr.o.m. . Som kommitté- sekreterare anställdes också (– ), (– ), (), (– ), (), (), (), () och (). Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Delegationen överlämnade sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Därefter har följande betänkanden redovisats: Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67) Delegationen överlämnar härmed sitt sjätte betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18). Delegationen fortsätter sitt arbete i enlighet med direktiven. Förteckning över delegationens ledamöter och experter Generaldirektör (ordf.) Överdirektör (expert)2 1Annika Bränström har varit ledamot i delegationen , innan hon förordnades till ordförande. 2Roland entledigades som expert fr.o.m. och anställdes som kommittésekreterare. Anställningen varade till och med . Delegationens uppdrag och arbete ............................... Prioriterade strategiska förstudier och projekt................ 2.2Det offentligas möjligheter att ta ansvar för Förstudier och projekt............................................................. e-arkiv och e-diarium.................................................... 2.4.4 Kriminalisering av förfalskning m.m. av 2.4.5 Förenklat och minskat uppgiftslämnande................... 2.4.6 Etablering av Statens servicecenter.............................. Uppföljning av myndigheternas arbete................................... Koordinering av det samlade arbetet med e-förvaltning........ Det internationella arbetet....................................................... 3.5.1 Utveckling av Vervas vägledningar .............................. 3.5.2 Delegationens vägledningar och riktlinjer................... Offentlig information för vidareutnyttjande.......................... 3.7.2 Seminarier, mässor och workshops.............................. 3.7.3 Delegationens webb samt övriga kanaler..................... Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag ...... 3.8.1 Digital agenda för ............................................. 3.8.4 Utredningen om integritet, effektivitet och öppenhet i en modern e-förvaltning ............................ Strategi för eSamhället .................................................. Kommittédirektiv (dir. 2009:19) ....................................... Tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) ........................................... Förstudier och projekt ....................................................... Delegationen arbetar för att etablera en ny nationell mjuk infrastruktur för e-förvaltning. Med mjuk infrastruktur menas resurser i form av tillgängliggjord information, grundläggande tjänster och funktioner, till exempel e-legitimation. Förvaltningen behöver reformera sitt sätt att hantera information inom och mellan organisationer. Gemensamma funktioner behövs som gör att existerande informationssystem kan kommunicera med varandra. Sådana funktioner förenklar vardagen för privatpersoner och företag och leder till besparingar inom förvaltningen. Förvaltningsgemensamma tjänster ska vara enkla, smarta, säkra och tillgängliga för alla grupper i samhället. Därför bedömer delegationen att offentlig sektor ska ta ansvar för vissa tjänster för att säkerställa att de är tillgängliga för alla, inklusive dem som inte kan eller vill välja. De förstudier och projekt som pågår inom ramen för delegationens uppdrag är en del av den nya nationella mjuka infrastrukturen. Dessa är följande: Förstudien utreder hur en tänkt funktionalitet gör det möjligt för privatpersoner att få en samlad översikt av ärenden och ärendestatus som man har med offentlig sektor, och i en förlängning även privata aktörer. Dessutom minskar belastningen på organisationernas kundtjänster. Syftet är att utreda hur privatpersoner kan ges en samlad överblick över utfärdade fullmakter och enkelt skapa en ny fullmakt samt att förlänga eller återkalla en fullmakt. Tjänsten kan även innebära snabbare och mer kostnadseffektiv handläggning. Inom ramen för myndighetssamarbetet pågår utveckling av en myndighetsgemensam lösning för elektronisk myndighetspost. Lösningen innebär att privatpersoner och företag kan välja att få myndighetsdokument, t.ex. ett myndighetsbeslut, i elektroniskt form till en säker e-postlåda i stället för via brevförsändelse. Syftet är att utreda hur informationsutbytet vid ekonomiskt bistånd kan effektiviseras, men också generellt redogöra för viktiga förutsättningar för informationsförsörjningen inom den offentliga förvaltningen. Syftet är att specificera gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter. Målet är att det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information. Dessutom pågår förstudien vars uppdrag är att identifiera och beskriva möjligheter för effektivisering av myndigheternas it-drift. Förstudien omfattar både stat, kommun och landsting. Delegationen har dessutom påbörjat ett arbete med att ta fram ett ramverk för nationell interoperabilitet. Syftet är att förenkla informationsutbytet mellan offentliga organisationer och med externa aktörer. Bland annat planeras en strategi, en uppdaterad vägledning för automatiserad samverkan, en vokabulärkatalog, en informationsutbytesportal och en plattform för säker meddelandehantering. En ytterligare viktig komponent i den nationella mjuka infrastrukturen är elektronisk identifiering och signering, vilket har till uppgift att samordna. Delegationen bedömer att oklarheter om bestämmelserna i 14 och 15 kap. kan tillämpas på elektroniska handlingar motverkar utvecklingen av e-förvaltningen och en ökad användning av e-legitimationer. Det är mycket angeläget att lagändringar genomförs utan fördröjning. Delegationen tar fram en rad vägledningar som bland annat ska stödja utvecklingen av förvaltningsgemensamma tjänster. Sedan förra betänkande har delegationen beslutat kring en vägledning för nyttorealisering och en vägledning för behovsdriven utveckling. beräknas även en vägledning för vidareutnyttjande av offentlig information och en vägledning för webbutveckling vara klara. 1Delegationens uppdrag och arbete Vid regeringssammanträdet beslutade regeringen att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas it-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), bilaga 1. Delegationen antog namnet E-delegationen. En sammanställning över delegationens ledamöter, arbetsgrupp, expertgrupper, referensgrupp samt sekretariat finns på delegationens webbplats.1 Delegationens uppdrag sträcker sig och ska slutredovisas . Delbetänkanden ska lämnas , och . Delegationen delredovisade sitt uppdrag i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). En remissammanställning (Fi2009/6838) finns publicerad på delegationens webbplats. redovisades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). fick delegationen ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32), bilaga 2, som omfattar främjande och samordning av myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet), samt att ta fram riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier2. lämnade delegationen sin tredje delredovisning, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62) och den fjärde 2En första version av Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier publicerades . Delegationens uppdrag och arbete delredovisningen, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27). lämnades det femte betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67). Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – den mjuka infrastrukturen på väg (SOU 2012:18), innehåller delegationens sjätte delredovisning av uppdraget. Sedan det femte betänkandet (SOU 2011:67) har delegationen haft tre delegationssammanträden och en heldagsworkshop. Delegationens arbetsgrupp har haft fem sammanträden. Arbetet fortsätter i de expertgrupper som är tillsatta och i de utskott som bildats kring särskilda frågor. Samverkan fortsätter med referensgruppen, olika samråds- och samverkansmyndigheter och andra organisationer. Delegationen har löpande kontakter med företrädare för departement, myndigheter, kommuner och intresseorganisationer. Delegationen deltar i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och it-standardisering. Delegationen eftersträvar transparens i sitt arbetssätt och publicerar därför utkast till olika dokument, t.ex. vägledningar, på delegationens webbplats, wiki och erfarenhetsforum, som är öppna för synpunkter. Delegationen använder sociala medier för att nå ut med information och ta emot synpunkter på delegationens arbete. Delegationen har lämnat 12 remissyttranden, som finns publicerade på delegationens webbplats. 2Prioriterade strategiska förstudier och projekt Delegationen arbetar för att etablera en ny nationell mjuk infrastruktur3 som är grunden till fortsatt utveckling av tjänster inom e-förvaltningen. Detta är ett långsiktigt arbete. För att uppnå målet med att e-förvaltningen ska vara så enkel som möjligt, för så många som möjligt, behöver förvaltningen reformera delar av sitt sätt att hantera information inom och mellan myndigheter. En starkt decentraliserad förvaltning med självständiga myndigheter har stora behov av förvaltningsgemensamma funktioner för att möjliggöra att existerande myndighetsspecifika informationssystem kan kommunicera med varandra. En mer standardiserad nationell mjuk infrastruktur leder även till besparingar eftersom varje myndighet inte behöver utveckla egna funktioner eller tjänster. Den nya mjuka infrastrukturen är en nödvändighet för att förvaltningen ska kunna erbjuda privatpersoner och företagare tjänster som är anpassade efter deras behov och i övrigt utgår från en samhällsanpassad struktur med livshändelser snarare än förvaltningens interna organisation. En sådan infrastruktur är slutligen också ett krav för att ska kunna erbjuda gränsöverskridande e-tjänster inom EU i enlighet med Malmödeklarationen och med såväl den europeiska som den svenska digitala agendan. Inom EU pågår ett intensivt arbete med att göra det möjligt för privatpersoner och företag att på allvar hävda sin rätt till fri rörlighet inom EU genom användning av informationstjänster. följer aktivt upp hur medlemsstaterna 3 Begreppet mjuk infrastruktur formulerades i den Digitala agendan för , som resurser i form av tillgängliggjord information, grundläggande tjänster och funktioner. Prioriterade strategiska förstudier och projekt följer den europeiska handlingsplanen för e-förvaltning 2011–2015.4 Eftersom regeringen fastslagit att ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter så är det av stor vikt att delegationens förstudier kan realiseras. Delegationen har för avsikt att efter avslutade förstudier, där så anses möjligt, fortsätta arbetet med att realisera e-tjänster och förvaltningsgemensamma lösningar i enlighet med vad som i förstudierna bedöms vara nödvändigt för att etablera en modern nationell mjuk infrastruktur. Delegationen fokuserar på förvaltningsgemensamma tjänster där det inte finns någon myndighet som ensam kan ta ansvar för tjänsten, t.ex. Mina meddelanden (samverkan mellan , och ), Min ärendeöversikt och Mina fullmakter. En viktig gemensam strukturell fråga som är nödvändig att lösa är att få en samsyn kring behovet av hård och mjuk infrastruktur. Följande översiktsbild beskriver begreppen genom en liknelse med övrig samhällsuppbyggnad. 4 EU:s dokument eGovernment Action Plan 2011–2015. Prioriterade strategiska förstudier och projekt Delegationen utgår från att den hårda infrastrukturen redan finns i samhället och att den vidmakthålls på ett bra sätt. Den hårda infrastrukturen levereras oftast av näringslivet. Tillgänglighet och säkerhet bevakas av MSB och PTS. En del av de komponenter som ligger i delegationens intresse kan kategoriseras som mjuk infrastruktur, så som t.ex. elektronisk identifiering och signering, Single-Sign-On(SSO)5 och vissa förvaltningsgemensamma komponenter så som lösningar för e-arkiv och e-diarium. Övriga förvaltningsgemensamma tjänster där delegationen tagit eller kommer att ta olika initiativ kan karaktäriseras som verksamhet och tjänster i ovanstående bild. 5 En utveckling av e-id är att också skapa funktionalitet för det som kallas Single-Sign-On (SSO) vilket innebär att endast en inloggning ska behövas för att nå ett antal tjänster som kräver säker inloggning, dvs. man behöver inte autentisera sig mer än en gång för att nå flera tjänster . Denna funktionalitet kan rymmas inom ramen för Svensk e-legitimation. Prioriterade strategiska förstudier och projekt Delegationen bedömer att det offentliga behöver ta ansvar för vissa av de förvaltningsgemensamma tjänsterna enligt nedanstående beskrivning. 2.2Det offentligas möjligheter att ta ansvar för förvaltningsgemensamma tjänster Delegationens bedömning: Det offentligas arbete med e-förvaltning ska vägledas av den samhällsekonomiska nyttan. Därför måste offentlig sektor ta ansvar för vissa förvaltningsgemensamma och infrastrukturella tjänster. Tjänsterna ska vara tillgängliga för alla, inklusive dem som inte kan eller vill välja. Tjänsterna ska vara enkla och säkra att använda och ta hänsyn till förvaltningens effektivitet samt skydd för personlig integritet. Skälen för delegationens bedömning: Utgångspunkten för delegationens arbete är att den offentliga förvaltningens e-tjänster ska göra det så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Tjänsterna som utvecklas ska vara enkla, smarta, öppna och tillgängliga för alla grupper i samhället. Den offentliga förvaltningen behöver ta ansvar för svaga eller ointresserade grupper samt de som inte erbjuds tjänster av privata aktörer. Om staten inte tar nödvändigt ansvar för att tillgängliggöra samhällsviktiga tjänster kan dessa grupper hamna utanför. Det kan leda till att förtroendet för statens förmåga minskar. Kostnaderna blir dessutom högre för samhället. En annan viktig aspekt är att snabbt sprida användandet av de digitala möjligheterna, där staten har ett särskilt ansvar. Ur demokratisk synpunkt är det centralt att medborgaren ska kunna kommunicera med det offentliga och inte stängas ute av olika skäl. Delegationen vill därför gemensamt borga för att e-tjänster som är av central betydelse för privatpersoner och företagare är nåbara för alla samt säkerställa att nyttoeffekterna inte uteblir. En eller flera myndigheter inom förvaltningen bör därför kunna ta ansvar för en förvaltningsgemensam infrastrukturell komponent och ges möjlighet att ta ut en avgift från myndigheter och kommuner som använder denna. Frågan är av principiell karaktär och kommer att aktualiseras när olika förvaltningsgemensamma komponenter Prioriterade strategiska förstudier och projekt realiseras, t.ex. Mina meddelanden, Mina ärenden, Mina fullmakter och Svensk e-legitimation. Delegationens bedömning i frågan är av central betydelse för att det fortsatta gemensamma arbetet med utveckling av e-förvaltningen ska vara fruktbar. De förstudier och realiseringsprojekt som pågår är en del av ett större sammanhang inom ramen för en nationell mjuk infrastruktur. I infrastrukturen ingår ett flertal förvaltningsgemensamma tjänster och funktioner. Exempel på detta är: Min ärendeöversikt (delegationens förstudie) Mina meddelanden (realiseringsprojekt inom ramen för ) Mina fullmakter (delegationens förstudie) Mina uppgifter (ev. en ny förstudie)6 Svensk e-legitimation () Automatiserat informationsutbyte mellan myndigheter (delegationens vägledning) Single-Sign-On (SSO), och de närliggande projekten () (samverkan mellan , och ) Mina Vårdkontakter (i samverkan, CeHis) För att kunna ge den service som efterfrågats i förstudien Mina sidor för privatpersoner är en total samordning av ovan nämnda förstudier och projekt nödvändig. Samordningsfördelarna är många och det finns i flera fall direkta beroenden. Samtliga tjänster behöver en e-legitimation för sin funktionalitet. Det är mycket sannolikt att systemarkitekturen ska delas mellan lösningarna eller åtminstone utvecklas i nära samverkan. För att tjänsterna ska bli framgångsrika krävs en stor kraftsamling inom offentlig sektor där samarbete, standarder och gemensam utveckling står i fokus. 6 Mina uppgifter är en funktion som ger möjlighet för privatpersoner och företag att se de elektroniska uppgifter som finns inom förvaltningen avseende individen eller företaget och vem som har använt sig av uppgifterna. Tillgång till uppgifterna sker via säker inloggning, t.ex. med eID. Funktionen kan realiseras via sammansatta bastjänster och tekniskt hanteras på samma sätt som Mina ärenden eller Mina fullmakter. I EU:s dokument eGovernment Action Plan 2011–2015 omnämns denna funktion och där medlemsstaterna uppmanas att implementera densamma . Prioriterade strategiska förstudier och projekt Fyra förstudier har initierats av delegationen och arbete pågår. Effektiv informationsförsörjning (i regi av CSN) Min ärendeöversikt (i regi av Transportstyrelsen) Mina fullmakter (i regi av ) Effektiv IT-drift (i regi av ) Förstudierna kommer att avslutas under första och . Delegationen har för avsikt att efter avslutade förstudier, där så anses möjligt, fortsätta arbetet med att realisera e-tjänster och förvaltningsgemensamma lösningar som förstudierna kommer fram till är nödvändiga för att etablera en modern e-förvaltning. Förstudien informationsförsörjning utreder hur informationsförsörjningen för verksamhetsprocessen ekonomiskt bistånd kan effektiviseras, men också generellt redogöra för viktiga förutsättningar för informationsförsörjningen inom den offentliga förvaltningen. En av förutsättningarna är automatiserat utbyte av information mellan myndigheter för att effektivisera ärendehandläggningen. Några av slutsatserna för att det ska vara möjligt att nå de föreslagna målen är följande: Informationsutbytet utvecklas och myndigheterna ges ett författningsreglerat uppdrag att utveckla bastjänster. Bastjänsterna måste utvecklas i enlighet med delegationens strategi för myndigheters arbete med e-förvaltning. Referensarkitektur för teknisk interoperabilitet måste färdigställas och finnas tillgänglig för en effektiv utveckling. Samordning av förändringar i bakomliggande bastjänster är nödvändig, då en sammansatt bastjänst är beroende av en eller flera informationsägare/tjänsteproducenter (bastjänster som använder andra bastjänster kallas sammansatta bastjänster). Utvecklingen av informationshanteringstjänster ska baseras på en samsyn i den statliga förvaltningen. Detta åstadkoms genom att utvecklingen utgår från vissa grundläggande riktlinjer. 7 En djupare beskrivning av förstudien finns i bilaga 3. Prioriterade strategiska förstudier och projekt ska baseras sig på referensarkitektur för teknisk interoperabilitet och de principer/riktlinjer som beskrivs där samt delegationens Vägledning för automatiserad samverkan. Vägledningen utgör en startpunkt för utformningen av de hanteringsregler som nämnts ovan, och som är en framgångsfaktor för att myndigheterna ska kunna ta steget in i en modern informationsförsörjning. En viktig förutsättning för effektiv informationsförsörjning generellt är en regelstyrd utveckling av informationsförsörjningen, då det underlättar en enhetlig utveckling. Förstudien ärendeöversikt utreder hur en tänkt funktionalitet gör det möjligt för privatpersoner att få en samlad översikt av ärenden och ärendestatus som man har med hela den offentliga sektorn, dvs. såväl statliga myndigheter som kommuner och landsting samt i en förlängning även privata aktörer. En sådan funktion gör det lättare att ha översikt över sina ärenden. Dessutom minskar belastningen på den offentliga förvaltningens kundtjänster som inte behöver hantera t.ex. kundförfrågningar om ärendestatus i samma utsträckning. Tjänsten har för avsikt att betjäna hela den offentliga sektorn, men även privata aktörer ska kunna anslutas. Beröringspunkterna mellan Min ärendeöversikt och de funktioner som utvecklas av andra myndigheter enligt ovan är många och omfattande. Preliminära resultat visar på att tjänsten, kan hanteras med nuvarande rättsregler, är samhällsekonomiskt lönsam inom bara , är billig till investering och drift, skapar stor användarnytta, och ger stor flexibilitet som ger möjlighet för statliga myndigheter, kommuner och landsting, och även privata aktörer, att ansluta sig till tjänsten. Den initiala kostnaden för att ta fram och driftsätta tjänsten bör tas centralt av staten. Därefter fördelas den löpande driftskostnaden (som kan inkludera avskrivningskostnad för den initiala kostnaden) på de anslutna ärendeaktörerna efter deras volym. 8 En djupare beskrivning av förstudien finns i bilaga 3. Prioriterade strategiska förstudier och projekt är att den initiala kostnaden är mycket svår att fördela, eftersom aktörerna kommer in vartefter och det inte ska ses som negativt att komma med . Tvärtom ska det uppmuntras att ansluta sig . Därför bör staten täcka kostnaden under hela pilotfasen. En fördelning av driftskostnaden på volym är enkel och rättvis. Den orsakar inte heller ett omfattande arbete vid fördelningen av kostnaden. Kostnads-/nyttokalkylen visar att redan under fjärde året har den initiala investeringen och de löpande driftskostnaderna tjänats in. Avseende nyttan har endast vinsten av minskad tidsåtgång för användarna, respektive minskad samtalsvolym till kundtjänsterna tagits med i beräkningen. Värdering av förväntat ökat NKI9 har inte gjorts. Inte heller besparingen för de aktörer som genom att ansluta sig till lösningen slipper bekosta en egen utveckling. Oavsett val av systemarkitekturlösning (och därmed utvecklingskostnad) så återbetalar lösningen sig redan under det fjärde året.