sou · H0B318 · 2012-03-26 00:00:00 — Förstudien Mina fullmakter utreder hur privatpersoner kan ges en samlad överblick över vilka fullmakter som har utfärdats och möjlighet att enkelt skapa en ny fullmakt eller att förlänga eller återkalla en fullmakt. En elektronisk fullmaktstjänst kan även innebära betydande effektivitetsvinster genom snabbare och mer kostnadseffektiv handläggning av en privatpersons information i ett enda elektroniskt flöde som ersätter hantering av pappersfullmakter, informationsutsökning och hantering av pappersutskrifter. Förstudien har som syfte att ta fram förslag till utformning av tjänster för fullmaktshantering, inklusive en ansvarig organisation för genomförande och förvaltning. Förstudien ska ta hänsyn till de befintliga juridiska förutsättningarna för en sådan utveckling. Fokus ska också ligga på alternativa tillvägagångssätt och möjligheter för en utveckling av e-tjänsten. I lösningen behöver hänsyn tas till den personliga integriteten, som man gör det enklare för målgrupperna att se sina utfärdade fullmakter och att hitta länkar för att skapa nya fullmakter. Funktionen ska ha möjlighet till gemensam inloggning och vara möjlig att inkludera i 9Nöjd KundIndex (NKI), mätning görs av kundnöjdhet som redovisas i absoluta tal. 10En djupare beskrivning av förstudien finns i bilaga 3. Prioriterade strategiska förstudier och projekt både offentliga och privata aktörers lösningar, med hänsyn tagen till säkerhetskrav. En viktig utgångspunkt för förstudien är att fullmaktstjänsten ska vara neutral. Förstudien har endast behandlat hanteringen av fullmaktsinformation och inte den verksamhets- eller affärsinformation som hanteras då fullmakt åberopas. Förstudien omfattar inte föräldrars möjlighet att företräda barn, ett förhållande som inte regleras av fullmaktsinstitutet. Förstudien har vidare avgränsats från att omfatta kartläggning av krav och behov på fullmakter för vården och omsorgen. Detta ses dock som prioriterat i ett andra steg och efterfrågas även av försäkringsbolag. Innehållet i fullmakter är mycket verksamhetsberoende och fullmakterna är ofta en starkt integrerad del av organisationers olika processer. Gemensamt för dem är att de är själva starten eller grunden för en process, ett säkerhetssystem. Det är ett samhälleligt intresse att hanteringen av fullmakter är strukturerad och rättssäker. Den alltigenom viktigaste aspekten på fullmaktstjänsten är möjligheten att stärka den enskildes (individens eller företrädaren för företagets) insyn och kontroll och möjlighet att göra val på tydlig och korrekt information, vilket illustreras bland annat inom pensionsområdet och försäkringsbranschen. Här är innehållet i fullmakten och hur informationen presenteras i det elektroniska gränssnittet av avgörande betydelse. Tydligt presenterad information med stödfunktioner bidrar till att öka kunskapen och stärker också individens egenmakt. Förstudien utreder möjligheterna till effektivisering av myndigheternas it-drift över departements- och myndighetsgränser och hur sådana lösningar kan utformas. Förstudien omfattar både stat, kommun och landsting. Med drift avses driftleverantörens åtgärder i eller i anslutning till aktuellt it-objekt (t.ex. server eller applikation), i syfte att objektet ska fungera enligt avtalad överenskommelse mellan myndighet och leverantör. Åtgärderna består bl.a. av drift och underhåll av Prioriterade strategiska förstudier och projekt infrastruktur, drift av applikationer samt tillhandahållande av t.ex. ServiceDesk11. Förstudien ska beskriva en målbild och en införandestrategi med en handlingsplan som visar vilka åtgärder som bör vidtas för att målbilden ska nås. Målbilden ska beskriva hur myndigheternas it-drift kan organiseras och försörjas (olika organisations- och sourcingmodeller) för att uppnå maximala nyttoeffekter både från ett ägarperspektiv och från ett medborgarperspektiv t.ex. it-användare och medborgare. Handlingsplanen ska visa på ett antal alternativa sätt att förflytta sig från nuläget till det av målbilden beskrivna börläget. Förstudien ska också presentera en kalkyl över nyttoeffekter och kostnader för de alternativa modellerna och handlingsalternativen. Förstudiens leveranser är följande: En beskrivning av myndigheternas nuvarande organisation av it-drift inklusive volymer och kostnader. Redan genomförd konsolidering/sammanslagning bör belysas (omfattning, konstaterade effekter m.m.). Omvärldsanalys; drivkrafter, genomförande och bedömd potential vid etableringen av statliga datacenter i t.ex. och , erfarenheter från driftkonsolidering i . En definition av vilka drifttjänster och processer som omfattas. Tjänsterna specificeras i form av en tjänstekatalog med grova tjänstebeskrivningar. Processerna specificeras med stöd av standardiserat processramverk (ITIL12 e.d.) och grova processbeskrivningar. Vision och målbild för statens konsoliderade it-drift (organisationsmodell, styrmodell, sourcingmodell). Belysning av hur staten bör driva, utbyta eller köpa och sälja it-tjänster inom den statliga sektorn. En införandestrategi med handlingsplan som beskriver förflyttningen från nuläget till det av målbilden beskrivna börläget. 11ServiceDesk är ett etablerat begrepp för den stödorganisation som måste finnas för att t.ex. via telefon kunna hjälpa en användare som stött på problem vid användande av en e-tjänst. 12ITIL, Infrastructure Library, är en uppsättning principer för att hantera it-infrastruktur. Samlingen sammanställts av brittiska Office of Government Commerce (OGC). ITIL innehåller detaljerade beskrivningar av hur olika it-relaterade uppgifter kan utföras. Prioriterade strategiska förstudier och projekt Värdering av olika sourcingmodeller (outsourcing, konsolidering i egen regi) samt en beskrivning av finansierings- /betalningsmodeller i anslutning till dessa. En kalkyl över nyttoeffekter och kostnader för de alternativa modellerna och handlingsalternativen. Nyttor och kostnader ska belysas både för förvaltningen och för dem som nyttjar e-tjänsterna. Belysning av krav på geografisk placering och särskilda byggnadstekniska konstruktioner av datacenter i syfte att trygga driftsäkerheten och kontinuiteten. Belysning av kraven på informationssäkerhet vid alternativa sourcingmodeller. Hinderanalys; vilka legala och övriga hinder har identifierats? Förslag på nästa steg. För att få en bild av vad som pågår i vår omvärld inom området offentlig it-drift har ett antal referensbesök och möten med olika aktörer genomförts. Länder som har uppmärksammats är , , , , , , , , , , , och . Slutsatser från omvärldsanalysen är: Servicecenterlösningar och outsourcing är viktiga medel för effektivisering av it-drift. Det är viktigt med en central styrning för att lyckas skapa effektivisering: -Sourcingstrategier (inkl. Cloud Computing13) -Upphandling och leverantörshantering -Harmonisering och standardisering -It- och informationssäkerhet -Hållbarhets- och miljöfrågor 13 Termen Cloud Computing relaterar både till applikationer som levereras som tjänster över Internet och till den hårdvara och systemmjukvara som tillhandahåller dessa tjänster. Prioriterade strategiska förstudier och projekt Konsolidering av statlig it-drift är en global företeelse med mål att, -reducera antalet datacenter, -standardisera och harmonisera samt -minska energianvändningen. Förstudien tar nu steget vidare och tittar på olika lösningsförslag utifrån uppdraget. Inom ramen för myndighetssamarbetet pågår utveckling av en myndighetsgemensam lösning för elektronisk myndighetspost. Lösningen innebär att privatpersoner och företag kan välja att få myndighetsdokument, t.ex. ett myndighetsbeslut, i elektronisk form till en e-postlåda i stället för på papper via brevförsändelse (se . Ambitionen är att alla myndigheter, kommuner och landsting ska kunna göra utskick av elektroniska meddelanden. Avsändande myndighet, kommun eller landsting ska kunna använda två alternativ när ett meddelande ska sändas till privatpersoner eller företag: 1.En så kallad säker brevlåda (skyddat meddelande som också kan innehålla en bilaga) eller 2.kortfattat meddelande som mottagaren får till en självvald e-postadress och/eller till eget mobilnummer (enligt de kontaktuppgifter som angivits i den egna brevlådan). ska tillhandahålla en säker brevlåda för den som inte kan eller vill välja en annan brevlåda, hålla ett centralt register över parterna och ansvara för regelverket. Allt enligt det förslag som ligger för regeringsbeslut. Efter ett förordningsbeslut är avsikten att mottagare av meddelanden ska ges möjlighet att välja mellan olika godkända, säkra, brevlådor. Prioriterade strategiska förstudier och projekt 2.4.2Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium14 På uppdrag av E-delegationen genomförde 2010 förstudien och e-diarium i samverkan med delegationen, Arbetsförmedlingen, , , , och överlämnades till delegationen och med ledning av förstudien föreslog delegationen i sitt betänkande16 bl.a. följande: Regeringen ger i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter. Regeringen ger i uppdrag att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för e-arkiv och e-diarium. Därutöver har delegationen gjort följande ställningstagande vad gäller arbetet på kort sikt:17 E-delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium. För att snabbt kunna påbörja arbetet med att ta fram förslag till Förvaltningsgemensamma Specifikationer (FGS:er) för e-arkiv och e-diarium har , i samråd med delegationen, beslutat att tillsätta och leda den föreslagna projektgruppen. Begreppet FGS har sitt ursprung i det behov förvaltningens har av gemensamma beskrivningar för utvecklingen av infrastrukturella tjänster som identifierades av och Statskontoret kring åren 2004–2005. Som ett förtydligande av vad som avses med FGS:er kan man läsa det som skrivits i IT-standardiserings- utredningen (SOU 2007:47):18 Beroende av standardiseringssituationen och behovsbilden inom olika områden kan FGS:erna bli olika till omfattning och innehåll. 14En djupare beskrivning av förstudien finns i bilaga 3. 17SOU 2011:27, s. 24. 18Överväganden och förslag, s. 315. Prioriterade strategiska förstudier och projekt Det är därför viktigt att tydligt synkronisera den enskilda specifikationen till andra FGS:er som utarbetats inom den svenska e-förvaltningen och att tydliggöra gränserna mellan dessa. FGS:er kan vara till stor nytta i arbetet med att förtydliga innebörden av myndigheters olika föreskrifter om e-arkiv och e-diarium. Utarbetandet av de föreslagna FGS:erna ligger därför väl i linje med instruktionsenliga uppdrag att i sitt utvecklingsarbete främja förvaltningsutvecklingen. Med utgångspunkt i förstudiens formulerade vision att Det ska vara lätt att göra rätt när man arkiverar och lätt att hitta rätt när man söker och återanvänder information har detta utvecklingsprojekt som mål att, i samverkan med statliga myndigheter, kommuner och landsting ta fram förslag till FGS:er för e-arkiv och e-diarium, testa och kvalitetssäkra FGS:er i hos olika myndigheter särskilt utvecklade piloter anslutna till befintliga verksamhetssystem och e-arkiv samt ge förslag till en organisation för förvaltning som långsiktigt kan säkerställa tillgång, användning och vidareutveckling av framtagna specifikationer. Projektets syfte är således i första hand att utarbeta FGS:er inom området e-diarium och e-arkiv som kan användas av kommersiella aktörer, statliga myndigheter, kommuner och landsting för att upphandla, utveckla och tillhandahålla e-tjänster för e-arkiv och e-diarium. Målet är att medborgare, företag och organisationer på ett säkert och effektivt sätt ska kunna nå relevant information inom den offentliga sektorn. bildades med uppgift att samordna området elektronisk identifiering och signering. En konkret uppgift inom ramen för samordningsansvaret är att säkerställa att det finns ett system för offentlig sektor när det gäller e-legitimationer. För detta ändamål har nämnden satt upp projektet e-legitimation. Nuvarande tidsplan för projektet är att systemet ska finnas på plats . Prioriterade strategiska förstudier och projekt arbetar med att definiera utvecklingen i samråd med både utfärdare och de aktörer som tillhandahåller e-tjänster. Följande huvudsakliga förändringar mot nuvarande system är: Upphandlingen på området för offentlig sektor kommer ske via en tjänstekoncession. En samordning av en för offentlig och privat sektor gemensam basstruktur. Införande av standardiserade gränssnitt mellan utfärdare och e-tjänsterna. En central signeringstjänst kommer tillhandahållas av nämnden. En federativ arkitektur i syfte att göra systemet skalbart och möjliggöra en mer flexibel sammankoppling mellan e-tjänster och utfärdare. Nämnden har också till uppgift att delta i internationella samarbeten inom sitt område. har medverkat i det europeiskt pilotprojekt som tog sin utgångspunkt i att en medborgare i ett EU-land ska utföra en elektronisk tjänst direkt med en myndighet i ett annat EU-land efter att ha identifierat sig med en nationellt godkänd e-legitimation. En fortsättning på detta projekt, STORK 2, planeras med start . Det som ska prövas i STORK 2 är att komplettera identifiering av den fysiska personen med till denne knutna attribut i syfte att bygga en elektronisk identitet som innefattar inte bara autentisering av personen utan även en betryggande sammanställning av faktauppgifter som avser den identifierade personen. Nämnden har tagit beslut att ska delta i STORK 2 och delegerat samordningen av det svenska deltagandet till . Planen är att det ska sättas upp två svenska piloter i STORK 2. Delegationen anser att Svensk e-legitimation är avgörande för möjligheten att överhuvudtaget etablera en modern nationell mjuk infrastruktur. En förvaltningsgemensam lösning för singel-sign-on är nyckeln till framgång för en modern e-förvaltning som sätter privatpersoners och företagares behov i centrum. Delegationen vill därför understryka att denna fråga måste prioriteras i alla sammanhang för att ett genomförande ska kunna ske möjligt. Av angivna skäl är det också viktigt att den straffrättsliga lagstiftningen 19 STORK (Secure Identity Across Borders Linked) är en plattform som gör det möjligt för var och en att använda sin vanliga nationella e-legitimation för att få kontakt via nätet med utländska e-tjänster. Prioriterade strategiska förstudier och projekt som kan påverka användningen av e-legitimationer anpassas till behoven enligt nedanstående bedömning. 2.4.4Kriminalisering av förfalskning m.m. av elektroniska handlingar Delegationens bedömning: Oklarheter om bestämmelserna i 14 och 15 kap. kan tillämpas på elektroniska handlingar motverkar utvecklingen av e-förvaltningen och en ökad användning av e-legitimationer. Det är mycket angeläget att emotsedda lagändringar på området genomförs utan fördröjning. Skälen för delegationens bedömning: Det har visat sig oklart om bestämmelserna om urkundsbrott, osant intygande, m.m. i 14 och 15 kap. kan tillämpas på elektroniska handlingar. Frågan har utretts och lämnade sitt betänkande Urkunden – en straffrättslig anpassning (SOU 2007:92) med förslag på ändringar i nämnda kapitel. Beredningen av lagändringarna har dragit ut . I avvaktan på lagändringar meddelas specialstraffbestämmelser riktade mot speciella områden där elektroniska handlingar ersätter eller kompletterar pappershandlingar. En modern e-förvaltning kräver att pappersförfaranden kan ersättas eller kompletteras av elektroniska förfaranden. Det kan inte ske om de handlingar som ges in via e-tjänster saknar straffrättsligt skydd. Att i varje särskilt fall införa specialstraffbestämmelser försenar och försvårar införandet av nya e-tjänster. Det motverkar också en ökad användning av e-legitimationer. Detta blir särskilt påtagligt när generella lagändringar i synes vara nära förestående. Mot denna bakgrund anser delegationen att det är mycket angeläget att nämnda ändringar i genomförs utan ytterligare fördröjning. Prioriterade strategiska förstudier och projekt 2.4.5Förenklat och minskat uppgiftslämnande Regeringen har gett tretton myndigheter20 i uppdrag (N2011/5884/ENT) att inom sitt respektive verksamhetsområde genomföra en kartläggning av näringsidkares/företags21 uppgiftslämnande till statliga myndigheter som följer av lag, förordning eller föreskrift. Utöver dessa tretton myndigheter har Transportstyrelsen frivilligt valt att delta i uppdraget. Finansieringen av uppdraget ska rymmas inom respektive myndighets befintliga anslag. har fått i uppdrag att koordinera och leda arbetet med kartläggningen och att sammanställa denna i ett register. har därför inrättat ett projekt för att leda och koordinera arbetet med kartläggningen. Projektet har tagit fram anvisningar för hur kartläggningen ska gå till, tagit fram en systemlösning för inrapportering och hantering av uppgiftskraven och ger löpande stöd till medverkande myndigheter. I projektet ingår också att sammanställa kartläggningen samt ge förslag på fortsatt arbete för att förenkla och minska uppgiftslämnandet för näringsidkare/företag samt hur man kan förvalta den framtagna kartläggningen. Respektive myndighet ska genomföra en kartläggning och rapportera in resultatet utifrån de anvisningar som tagit fram. Kartläggningen sker på två nivåer. Dels en övergripande över näringsidkares/företags totala uppgiftslämnande och dels en djupare som avser lämnandet av grundläggande uppgifter. Den övergripande nivån syftar till att ge en översikt över uppgiftslämnandet till de 14 myndigheterna och att få svar på till exempel när uppgifter samlas in från en viss bransch. Målet är att detta ska ge möjlighet att hitta mönster i uppgiftslämnandet och på så sätt identifiera möjliga förenklingar. En del frågor finns också med för att göra det möjligt med en fortsatt djupare kartläggning på andra områden än grundläggande uppgifter. Den djupare nivån fokuserar på grundläggande uppgifter som flera myndigheter efterfrågar från företag. I denna del ska det gå att avgöra om specifika uppgifter går att återanvända eller dela. Kartläggningen utgår från de informationskrav som finns i Tillväxt- 20Arbetsförmedlingen, , , , , , , , , , , och . 21Vi ser begreppen näringsidkare och företag som synonymer. Prioriterade strategiska förstudier och projekt För varje informationskrav ska ansvarig myndighet ange om kravet leder till uppgiftslämning. Om så är fallet ska kravet ingå i kartläggningen och myndigheterna ska besvara ett antal frågor. Myndigheterna kan också lägga till krav och markera krav som är aktuella. Två myndigheter saknade krav i Malin-databasen och har därför inte haft några förifyllda krav att utgå ifrån. Dessa två myndigheter är och . I den inledande fasen av projektet har projektet tittat på olika lösningsförslag för inrapportering av uppgiftskraven. Erfarenheter från bland annat säger att behovs- och kravbilden behöver vara mer preciserad och tar att formulera än vad som funnits till förfogande. Det innebär att projektet, till att börja med, skapar systemlösningen i form av en excelfil som respektive myndighet använder för att rapportera in resultatet av sin kartläggning. När allt är inrapporterat kommer att sammanställa resultatet i lämpligt databasformat för att kunna fortsätta hantera och analysera uppgiftskraven. har alla myndigheter deltagit med stort engagemang i kartläggningen. Enstaka avgränsningar har gjorts individuellt för några myndigheter, t.ex. som har väldigt många uppgiftskrav att lämna in. Avgränsningarna har gjorts så att inte slutresultatet ska påverkas. Uppdraget ska slutrapporteras till regeringen . 2.4.6Etablering av Statens servicecenter gav regeringen i uppdrag att vidta de åtgärder som krävs för att Statens servicecenter ska kunna inleda sin verksamhet . Servicecentret ska inrättas som en egen myndighet och ha namnet Statens servicecenter. Syftet med bildandet är att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i statsförvaltningen. Servicecentrets tjänsteutbud bör inledningsvis omfatta löneadministration, rese- och utläggsadministration, beslutsskrivning avseende personalfrågor, tjänstepensionsadministration, kundfakturering och kundreskontra, leverantörsreskontra, anläggningsredovisning, 22 I databasen finns företagens uppgiftsskyldigheter dokumenterade avseende lagstöd och informationskrav riktade mot näringslivet. Prioriterade strategiska förstudier och projekt löpande redovisning och bokslut, tidsredovisning samt stöd för e-beställningar. Arbetet med att etablera och utveckla Statens servicecenter kommer att bedrivas i tre faser: uppstartsfasen fram till , stabiliseringsfasen –2013, Under uppstartsfasen genomförs förberedelser för att servicecentret ska kunna inleda sin verksamhet . Under stabiliseringsfasen ska långsiktiga produktionssystem och processer implementeras, övriga lösningar från uppstartsfasen finslipas och vidareutvecklas samt ytterligare kundmyndigheter anslutas. I expansionsfasen kan en utvidgning av tjänsteutbudet övervägas. arbetar med att förbereda uppstarten av Statens servicecenter. Arbetet omfattar bland annat att etablera funktioner för ledning och styrning, ordna lokaler för verksamheten, upphandla infrastruktur (e-post, telefoni, arbetsplatser osv. ), ta fram tjänstebeskrivningar och processer för de tjänster som ska tillhandahållas, ingå överenskommelser med kundmyndigheter om anslutning till servicecentret, etablera en gemensam kundtjänst och ta fram visuell identitet för den nya myndigheten. Delegationens utskott för nationellt interoperabilitetsramverk ska i ett antal delprojekt ta fram grunden för ett lättviktigt nationellt interoperabilitetsramverk (NIF) och en strategi för hur ramverket ska införas i offentlig sektor. Vissa delprojekt kommer att kunna startas i pilotverksamhet för att kunna överföras till en långsiktig förvaltningsorganisation utanför delegationen. syfte är att förenkla informationsutbyte mellan offentliga organisationer och mellan offentliga organisationer och externa aktörer. Utgångspunkten är att samverkan ska ske mellan oberoende enheter och att myndigheterna i hög grad själva ska kunna bestämma sina egna processer och arkitekturer. Huvudinriktningen för arbetet ska utgå från att definiera ramarna för den tekniska och Prioriterade strategiska förstudier och projekt semantiska interoperabiliteten och bistå i andra initiativ kring den rättsliga och organisatoriska interoperabiliteten. Syftet med uppdraget är även att säkerställa att ramverk för interoperabilitet är i linje med pågående arbete i EU. Produkter som planeras är: Strategi för införande av ett nationellt interoperabilitetsramverk. I detta område ingår att ta fram en målbild och handlingsplan, samt en strategi för nationellt införande. Uppdaterad vägledning för automatiserad samverkan. En första version av vägledningen för automatiserad samverkan har tagits fram men den behöver ses över och kontinuerligt vidareutvecklas. En vokabulärkatalog för att synliggöra de vokabulärer som används inom det offentliga och möjliggöra en gradvis framväxande semantisk interoperabilitet. En nationell interoperabilitetsportal för offentlig sektor med information om interoperabilitetsinitiativ och ingångar till de övriga produkterna. Plattform för säker meddelandehantering. finns olika plattformar för säker meddelandehantering i drift. utbyts information på många andra olika sätt i offentlig förvaltning. Detta projekt ska inventera funktionella krav på plattform för säker meddelandehantering och undersöka möjligheterna till vidareutveckling för att möjliggöra användning av säker meddelandehantering av så många som möjligt. Delegationens arbete har varit inriktat på att genomföra ett arbete inom ramen för delegationsdirektivens uppdrag,