sou · H0B368 · 2012-10-03 00:00:00 — Målen är att skapa enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet samt skapa högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. CeSam arbetar tillsammans med medlemmarna och i samverkan med stat, näringsliv och organisationer för att identifiera gemensamma behov av it-stöd och e-tjänster, ta fram generiska processbeskrivningar och specifikationer samt ger i uppdrag till SKL Kommentus Inköpscentral att genomföra upphandlingar som sedan kan avropas av medlemmarna. CeSam arbetar också med att skapa grundläggande strukturella förutsättningar för utvecklingen genom lagstiftning, informationsstruktur, infrastruktur och informationssäkerhet. Delegationen arbetar i nära samarbete med CeSam kring bland annat nedanstående initiativ. E-handel (elektronisk handel i offentlig sektor, STFI) Mina fullmakter (E-delegationen) Mina sidor (E-delegationen) Min ärendeöversikt (E-delegationen) Effektiv informationsförsörjning (Ekonomiskt bistånd) Nationellt interoperabilitetsramverk (NIF) 3.3.10Öppnadata.se – en portal för innovation Regeringen har fattat beslut om att utveckla en teknisk plattform för förmedling av öppna data.19 Syftet är att ge enkel och ändamålsenlig tillgång till öppna offentliga data och därmed underlätta så att entreprenörer kan förädla informationen till produkter och tjänster, och bidra till att öka transparensen i offentlig sektor. får uppdraget att utveckla en teknisk plattform för förmedling av data som tillgängliggjorts för vidareutnyttjande samt vidareutveckla plattformen. 3.3.11Regeringens e-förvaltningsstrategi – It i välfärdens tjänst bereder, under ledning av it- och energiminister och baserat på E-delegationens första betänkande (SOU 2009:86), en nationell strategi för e-förvaltning under projektnamnet It i välfärdens tjänst. Enligt planen ska ett regeringsbeslut fattas om strategin . Strategin ska utrycka regeringens vision, mål och initiativ för hur myndigheterna, genom att använda it, ska kunna arbeta öppnare, enklare och effektivare. Strategin kommer att innehålla avsnitt om mål och vision, gemensamma principer, initiativ och genomförande. 3.4.1Nya och uppdaterade vägledningar Nedan följer en kort beskrivning av genomfört och pågående arbete med aktuella vägledningar. En närmare beskrivning av vägledningarna finns på delegationens webbplats och i förra betänkandet (SOU 2012:18). 19 Regeringsbeslut N2012/3599/ITP (), Uppdrag att utveckla och vidareutveckla den tekniska plattformen – en portal för innovation. Vägledningen för webbutveckling finns publicerad på webbplatsen , som har skapats för att förvalta och föra ut vägledningen. Vägledningen har fått ett gott mottagande och de som uppmärksammat den använder den i stor utsträckning. kommer ett arbete påbörjas med att marknadsföra den. Målet är att alla som arbetar med webbplatser inom offentlig sektor känner till och använder vägledningen i sitt arbete. Ett samarbete med () har inletts med syfte att få privat sektor att använda vägledningen. Detta är ett uppdrag PTS har och E-delegationen ser att ökad medvetenhet i frågan också leder till bättre webbplatser inom offentlig sektor. Vägledning för återanvändning av information Ett förslag till vägledning har varit ute för synpunkter, som delvis har riktats till de myndigheter som deltar i E-delegationens arbete. Det är också helt öppet för vem som helst att lämna synpunkter på vägledningen.20 Mot bakgrund av de synpunkter som inkommit behöver vägledningen struktureras om och i viss mån även skrivas om. Vägledning kring Elektroniska original, kopior och avskrifter E-delegationen har tagit fram en vägledning kring elektroniska original, kopior och avskrifter. Syftet med vägledningen är att beskriva och förklara olika typer av elektroniska handlingar som blivit vanliga i myndigheters elektroniska tjänster. Det bidrar till en samordnad begreppsapparat, vilket är angeläget. För att e-förvaltningen ska kunna utvecklas och förenkla vardagen för enskilda är det viktigt att myndigheterna kan inhämta information i elektronisk form så enkelt som möjligt och , och även lämna den i samma form. En förutsättning är att informationsutbytet är tillåtet och lämpligt från ett integritetsskyddsperspektiv. Informationsinhämtandet mellan myndigheter sker ofta elektroniskt och utvecklingen går mot ökad samverkan. Det är dock lika viktigt att enskilda, dvs. företag och privatpersoner, kan lämna information i elektronisk form till myndigheter i större utsträckning . För detta behövs en samordnad begreppsapparat när det gäller olika slag av elektroniska handlingar. Samordningen av begreppsapparaten är avgörande för förvaltningens möjligheter att skapa enkla sammansatta tjänster, t.ex. från ett livshändelseperspektiv, där företag eller privatpersoner ska kunna lämna in elektroniska bilagor och via en kanal. Vägledningen syftar till en sådan samordning. bildades ett koncernstöd för nyttorealisering med syfte att stödja och underlätta användningen av E-delegationens vägledning i nyttorealisering. Vägledningen beslutades av E-delegationen . Syftet med koncernstödet har varit att göra praktik av den framtagna vägledningen i nyttorealisering, erbjuda hjälp för myndigheter, landsting och kommuner att tolka och anpassa innehållet i vägledningen till sin situation och organisation samt att driva på förändringsarbetet genom bl.a. informationsinsatser. En ambition har också varit att lära tillsammans och att sprida erfarenheter mellan myndigheter. Tre huvudtjänster har erbjudits: Genomförande av mognadsanalyser avseende nyttorealiseringskonceptet hos olika myndigheter och organisationer. Mognadsanalyserna syftar till att kartlägga myndigheternas nuläge och ambitionsnivå för nyttorealiseringsarbetet. Koncernstödet lämnar förslag på aktiviteter för implementering och anpassning av konceptet i respektive organisation. Information för att sprida kunskap inom området hos olika aktörer och intressenter. Syftet är dels att skapa förståelse för nyttorealisering som koncept, dels att skapa ett gemensamt språkbruk och plattform för aktörer att kunna kommunicera med en gemensam begreppsapparat. Bollplank och kvalitetsgranskningar för både pågående förstudier inom E-delegationen och för andra myndigheter och organisationer som önskar praktiskt stöd inom området. 17 statliga myndigheter/organisationer, kommuner och landsting har använt koncernstödets tjänster under de drygt 12 verksamma månaderna, varav 7 har genomfört mognadsanalyser. Utvärdering av koncernstödet visar på att stödet har varit uppskattat och att det haft viss bidragande effekt i nyttorealiseringsarbetet på myndigheterna. Här följer några slutsatser från koncernstödets första verksamhetsår: Nyttorealisering är något som spänner över många områden i verksamheten och det finns ett stort behov av att sätta nyttorealisering i relation till annat i verksamheten. Nyttorealisering kan ses som en röd tråd i verksamhetsstyrningen och koncernstödet har diskuterat frågor som portfölj- och projektstyrning, verksamhetsuppföljning, målstyrning och utveckling i stort. De flesta myndigheter har ungefär samma frågeställningar och samma typ av problem, även om de kommit lite olika långt med att hantera frågorna. Det finns en stor kunskapsbank på myndigheterna och koncernstödets ambition att förmedla kontakter, erfarenheter och goda exempel har varit mycket uppskattat. En tillämpning av nyttorealiseringskonceptet kräver relativt stora förändringar i både mind set och befintliga processer och strukturer på myndigheterna. Man inser att den önskade förändringen kommer att få ta tid och även att det saknas en del incitament uppifrån. Koncernstödet planerar att fortsätta sin verksamhet inom nyttorealisering. Det finns också planer på en utökad koncernstödsverksamhet. Det finns behov av ett motsvarande koncernstöd även för andra framtagna vägledningar, t.ex. Vägledning för behovsdriven utveckling. Det finns också behov av ett aktivt stöd till de projekt som ingår i E-delegationens program för förvaltningsgemensamma tjänster. 3.5It-standardiseringsarbetet och internationella frågor Delegationens engagemang avseende it-standardisering är vilande i avvaktan på en omdaning av uppdraget. E-delegationen har gett SIS i uppdrag att genomföra en förstudie om hur ett framtida stöd kring it-standardisering kan se ut. Delegationens sekretariat avser att hitta nya former för det internationella uppdraget. Inom detta ryms bland annat hantering av studiebesök och resor samt hantering av e-förvaltningsinitiativ på EU-nivå. har delegationens sekretariat tagit emot ett studiebesök av en delegation från . Sekretariatet har medverkat i en e-förvaltningskonferens i , Brønnøysundregistrene21. Delegationens ordförande har blivit inbjuden att delta i en e-förvaltningskonferens i . 3.6Framtiden för e-förvaltning utreds E-delegationen är ingen permanent myndighet och enligt direktivet ska delegationen upphöra vid utgången av 2014 (dir. 2009:19). Det anges också att delegationen ska lämna förslag till hur arbetet kan föras vidare i ett längre perspektiv. Frågan hur arbetet ska föras vidare bör enligt delegationen väckas tidigt så att diskussion och förankring får den tid som behövs. är det viktigt att ett förslag hinner tas fram och beredas så att det inte uppstår ett vakuum när delegationen upphör. Delegationen avser att återkomma med förslag till hur dessa frågor lämpligen bör tas om hand i kommande betänkanden. Beslut vid regeringssammanträde . Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. utgör en viktig del i denna utveckling. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning. Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Förslaget ska redovisas till regeringen . Därefter ska delegationen koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare. Delegationen ska vidare koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor samt bistå regeringen i det internationella arbetet på området. Delegationen ska lämna delrapporter med underlag och förslag till regeringen. En slutrapport ska lämnas . Regeringen framhöll i budgetpropositionen (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas, se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs, se till att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma metoder för säker elektronisk kommunikation och dokumenthantering, identifiera angelägna pilotprojekt som ska samfinansieras, samt utveckla former för en sådan finansiering och fördela samordningsansvaret för dessa projekt, samt stärka uppföljningen och granskningen av myndigheternas IT- baserade utvecklingsarbete. beslutade regeringen att tillsätta en statssekreterargrupp med uppgift att stärka samordningen i av frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning, med målsättningen att förenkla företags och enskildas kommunikation med myndigheter, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona. fastställde regeringen en handlingsplan för e-förvaltning (dnr Fi2008/491). Regeringen beslutade att handlingsplanen skulle ligga till grund för den fortsatta hanteringen och samordningen på området. definieras i handlingsplanen som en del av verksamhetsutvecklingen i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisatoriska förändringar och vidareutbildning av medarbetare. Målet för e-förvaltningsarbetet är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas ska myndigheterna samverka sektorsvis. Därigenom ska återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning. För att nå detta mål måste de goda erfarenheter som gjorts inom förvaltningen tas till vara som möjligheterna till myndighetsövergripande samverkan och integration förbättras. Den ökade samordningen av e-förvaltningsarbetet som behövs för att uppnå detta bör enligt handlingsplanen företrädesvis ske inom vissa angivna sektorer där regeringen utser samverkansansvariga myndigheter. finns sektorsvisa arbeten med att förbättra informationshanteringen och utöka det elektroniska informationsutbytet, t.ex. inom området geografisk information och fastighetsinformation (), Rättsväsendets Informationsförsörjning (), IT i vård- och omsorgssektorn. Ihandlingsplanen anges också att kommunernas e-förvalt- ningsarbete är av stor betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen Det är därför viktigt att det statliga utvecklingsarbetet löpande samordnas med kommuner och landsting (SKL). Imars 2008 överlämnade den s.k. stabsutredningen sitt slutbetänkande Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22). Utredningen föreslog bl.a. att en delegation skulle inrättas med uppgift att säkra att förvaltningens samlade resurser kommer till användning i den fortsatta utvecklingen av e-förvaltningen. överlämnade sitt betänkande Den osynliga infrastrukturen – om förbättrad samordning av offentlig IT-standardisering (SOU 2007:47). I betänkandet, som har remissbehandlats, föreslogs bl.a. att en kanslifunktion skulle inrättas för att utveckla, samordna, förankra, publicera och underhålla förvaltningsgemensamma kravspecifikationer samt ge metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den offentliga förvaltningen. Vidare föreslogs att ett IT-standardi- seringsråd skulle inrättas i syfte att bistå regeringen när svenska ståndpunkter i internationella IT-standardiseringsfrågor tas fram. Förslagen har fått ett brett stöd av remissinstanserna. Utredningen pekar på behovet av att använda format och tillämpningar i gemensamma strukturer samt av att tydliggöra ansvaret inom myndigheterna när det gäller informationsutbyte med andra myndigheter. Utredningen lyfter vidare fram behovet av ökad teknisk samverkansförmåga. Andra områden som behandlats av utredningen är användningen av öppna standarder i upphandling, öppna programvaror och samordning av IT-upphandling. Enligt förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) rätten att utfärda föreskrifter om ledningssystem för informationssäkerhet () enligt bl.a. standard för ledningssystem för informationssäkerhet. Ibudgetpropositionen (utg.omr. 2, avsnitt 3 och 5) anges att Verket för förvaltningsutveckling (Verva) ska avvecklas och att regeringen avser att inrätta en e-delegation som ska genomföra regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Som ett led i regeringens tillväxtsatsning 2008/09:01, utg.omr. 2, avsnitt 4) ska arbetet med att öka användningen av elektronisk upphandling intensifieras. Kammarkollegiet har fått i uppdrag att utveckla arbetet inom området. Behovet av en delegation Myndigheterna ansvarar för att fortlöpande utveckla sin verksamhet samt för att ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda och för staten som helhet genom samarbete med andra myndigheter och organisationer. Myndigheterna har en generell serviceskyldighet och dessutom ett ansvar för att främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte. Det finns dock vissa styrnings- och samordningsproblem inom statsförvaltningen. Det förekommer t.ex. visst dubbelarbete när skilda myndigheter utvecklar och upphandlar olika lösningar inom likartade områden. sker utveckling utan att nyttan för användarna tydliggörs. Samverkansprojekt kan försvåras av oklara finansiella, organisatoriska och rättsliga förutsättningar. De tekniska systemens samverkansförmåga varierar. För att förverkliga den förbättrings- och effektivitetspotential som en utvecklad e-förvaltning rymmer, krävs ett strategiskt synsätt på e-förvaltning som omfattar staten som helhet. Därför behövs ett myndighetsövergripande arbete i delegationsform som koordinerar enskilda myndigheters insatser. Syftet med delegationen för e-förvaltning är mot denna bakgrund att effektivisera och utveckla arbetet med e-förvaltning inom den offentliga sektorn. Utgångspunkter för delegationens arbete Samhället förändras på olika områden såväl ekonomiskt och tekniskt som demografiskt och kulturellt. Steg för steg sker en anpassning till ett integrerat och ett globalt samhälle. Rörligheten av arbetskraft och kapital ökar. behöver kunna leva upp till de nya krav och villkor som denna utveckling för med sig och ha en god förändringsförmåga. En viktig aspekt i detta sammanhang är medlemskapet i EU som gör att statsförvaltningen behöver arbeta mer sammanhållet och ta hänsyn till förändringar och krav på administrativt samarbete. Även kommuner och landsting berörs av denna tekniska och administrativa utveckling. Samarbetet i EU styr allt mer de krav som ställs på myndigheter, kommuner och landsting avseende elektroniskt informationsutbyte med och andra EU-länder. Den statliga förvaltningspolitiken syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för att genomföra regeringens politik till nytta för medborgare och företag (prop. 2008/09:1, utg.omr. 2, avsnitt 3.1). är ett viktigt verktyg för att uppnå detta. När delegationen utför sina uppgifter ska den basera sitt arbete på följande utgångspunkter. Medborgare ska kunna utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service på ett enkelt sätt. ska bidra till att förenkla kontakten mellan förvaltning och medborgare och ska präglas av tillgänglighet och användbarhet. Det är mycket viktigt att denna utveckling sker med ett bibehållet starkt skydd för den personliga integriteten. Delegationen ska även beakta den utveckling som sker inom området e-demokrati, dvs. användning av IT i demokratiska processer. ska bidra till att minska företagens administrativa kostnader och även i övrigt åstadkomma en märkbar förbättring i företagens vardag. Näringslivet ska stödjas genom förenklingar för företagen, när det gäller formerna för uppgiftslämnande och möjligheterna att kunna ta del av data från offentliga register och andra uppgifter. Delegationen ska i sin verksamhet främja konkurrens i enlighet med nationella och gemenskapsrättsliga regler om konkurrens. Den offentliga förvaltningens e-tjänster bör i så stor utsträckning som möjligt bygga på öppna standarder samt använda sig av programvara som bygger på öppen källkod och lösningar som stegvis frigör förvaltningen från beroendet av enskilda plattformar och lösningar. Elektronisk förvaltning, som syftar till att förenkla kontakten med medborgare och företagare, bör alltid ske utifrån användarnas behov och nytta i kombination med beräkningar av den interna produktiviteten. Delegationen bör beakta behovet av att tillgängliggöra offentlig information bl.a. för vidareutnyttjande. har en i stora delar digitalt baserad förvaltning. En mer tillgänglig offentlig information kan bidra till utvecklingen av ekonomin, men också underlätta vardagen för medborgare och företag. Det är av stor vikt att det långsiktiga digitala bevarandet stärks inom e-förvaltningen, både för system och enskilda handlingar. För att detta ska vara möjligt är det nödvändigt att bevarandeperspektivet beaktas när nya system byggs upp. Regeringen prioriterar e-förvaltningsfrågorna genom att skapa en delegation inriktad på att bl.a. bidra till genomförandet av regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Delegationen ska, så som föreslogs i betänkandet Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22), i nära samspel med statssekreterargruppen för e-förvaltning, samordna och utveckla det fortsatta arbetet med e-förvaltningen. Delegationen ska också, så som föreslogs i betänkandet Den osynliga infrastrukturen (SOU 2007:47), samordna den offentliga sektorns deltagande i det internationella IT-standardiseringsarbetet avseende e-förvaltning. Delegationen ska ansvara för samordningen på den myndighetsövergripande nivån. Detta innebär dels samordning av e-förvalt- ningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. individuella projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning, dels samordning av de myndigheter som har ett eget ansvar att utveckla ett arbete eller en sektor så att respektive sektor väger in intresset för staten som helhet i sitt utvecklingsarbete. Delegationen ska ha följande huvuduppdrag. Utformning av en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning Utifrån de utgångspunkter som angivits ovan samt de mål som lades fast i handlingsplanen för e-förvaltning, ska delegationen inledningsvis lämna förslag till en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning till regeringen. uppföljningsbara mål och delmål som ska uppnås . Delegationen ska i förslaget ange de viktigaste utvecklingsprojekten i statsförvaltningen som behöver prioriteras. Strategin ska innefatta följande områden: hur samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting samt näringsliv och organisationer kan förbättras och hur ansvaret mellan dessa ska fördelas, bl.a. ska sektorsvisa samverkansansvariga myndigheter föreslås, hur den offentliga sektorns försörjning av elektroniska legitimationer, dvs. hanteringen av identifiering och underskrifter, bör genomföras med utgångspunkt i rapporten elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar (Verva 2008:12), hur teknisk samverkansförmåga mellan olika system, s.k. interoperabilitet, kan komma till stånd på förvaltningsgemensam nivå och på sektorsnivå, hur standardisering och eventuella systemväxlar (växlar för automatisk konvertering mellan standarder och format) bör användas vid utvecklingen av e-förvaltning, hur den offentliga sektorns utveckling av e-tjänster bör stödja övergången till ny teknik som t.ex. övergången till IPv6, dvs. ett nytt system för tilldelning av Internets IP-adresser, hur en koncentration av administrativa stödtjänster kan ske inom statsförvaltningen, hur myndigheterna bör driva, utbyta eller köpa och sälja IT-tjänster inom den statliga sektorn samt i samband med tjänsteexport, hur samverkan kring e-förvaltningsarbete inom sektorer kan främjas, hur fler e-tjänster för medborgare och företagare kan utvecklas, framför allt sådana tjänster som integrerar flera myndigheters processer i användarvänliga gränssnitt, och hur myndigheters servicenivå för e-tjänster bör regleras samt hur IT-utvecklingen kan skapa möjligheter till förbättrad service för medborgare och näringsliv i gles- och landsbygd, med beaktande av lokala förutsättningar samt medborgares olika behov. Koordinering av arbetet med e-förvaltning Delegationen ska löpande samla in information om planerade och pågående e-förvaltningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning. En utgångspunkt i detta arbete ska vara den rapport som Verva, på uppdrag av regeringen, tog fram på området – 69 myndigheter redovisar 915 strategiska insatser för utveckling av e-förvaltning (Verva 2008:14). Delegationen ska utifrån denna information sammanställa och analysera myndigheternas e-förvaltningsprojekt. Delegationen ska verka för att regeringens förvaltningspolitiska mål vägs in i planeringen och genomförandet av de viktigaste e- förvaltningsprojekten och verka för att dubbelarbete undviks.