sou · H0B318 · 2012-03-26 00:00:00 — uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning, koordinering av det samlade arbetet med e-förvaltning, koordinering av it-standardiseringsarbetet, stöd till regeringen i det internationella arbetet, förvaltning av och Vervas vägledningar och rapporter, främja möjligheten till vidareutnyttjande av handlingar (PSI) och förvaltning av framtagna riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier. Redovisningen i detta avsnitt följer i stort ovanstående punkter. genomfördes ett målbildsarbete som har resulterat i följande styrande principer för delegationens arbete i genomförande av uppdraget: Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i offentlig verksamhet. Dessa principer (enklare, öppnare, effektivare) ligger också som grund för det strategiarbete som genomförts av SKL och finns återgivna i publikationen Strategi för e-samhället. Vidare återfinns principerna i den Digitala agendan för (It i människans tjänst – en digital agenda för ) som it- och energiministern presenterade . 3.1Uppföljning av myndigheternas arbete Delegationen publicerade en rapport – Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011. Enkäten togs fram i samverkan med SKL som på motsvarande sätt följde upp kommunernas arbete med e-förvalt- ning och e-tjänster. Tillsammans ger dessa rapporter en heltäckande bild av det offentligas arbete med e-förvaltning. 3.2Koordinering av det samlade arbetet med e-förvaltning Koordinering av det samlade arbetet med e-förvaltning är baserat på en kartläggning av projekt som är av strategisk natur, dvs. projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning. Dessutom har samordning skett mellan myndigheter och andra sektorer som har ett ansvar att utveckla ett arbete kring e-förvaltningsutveckling. Delegationen bjöd in de strategiska projekten till två nätverksträffar för utbyte av erfarenheter. Det står utifrån detta klart att det saknas en samlad arkitektur där de strategiska projekten kan positionera sig och säkerställa en väl fungerande helhet. Delegationen kommer därför att prioritera ett arkitekturarbete. Vidare har delegationen löpande samverkat med de av regeringen beslutade utvecklingsmyndigheterna, , , och Transportstyrelsen.23 Koordinering av it-standardiseringsarbetet har baserats på de förfrågningar som inkommit från UD som efterfrågat underlag för svenskt ställningstagande i olika frågor. it-standardiseringsfrågor vad gäller elektronisk legitimering och underskrift har överlämnats till . Delegationen håller också ett register som beskriver olika myndigheters deltagande i olika internationella standardiseringsarbeten samt kontaktpersoner. 23 Regeringsbeslut N2011/1368/ITP. Stödet till regeringen vad gäller det internationella arbetet har som utgångspunkt att verka för att det finns svensk myndighetsrepresentation i olika relevanta fora. En annan omfattande uppgift är att svara på olika typer av enkäter, främst från EU, med avseende på inte endast e-förvaltning utan också it rent generellt. Vidare att ta emot besökande delegationer som visat intresse för e-förvalt- ningsutveckling. Ett tiotal sådana delegationer har tagits emot och början på 2012. Sekretariatet har genomfört studieresor till och samt deltagit i olika förvaltningssymposier i bl.a. , och . 3.5.1Utveckling av Vervas vägledningar Delegationen har inventerat Vervas vägledningar och tagit fram en hanteringsstrategi som innebär, omarbetning av vägledningen för webbutveckling som beräknas vara färdigställd . uppdatering av två vägledningar tillsammans med när teknisk lösning för elektronisk legitimering och elektroniska underskrifter har beslutats Delegationens samtliga vägledningar och riktlinjer versionshanteras och förvaltas vilket innebär att de vid behov uppdateras. Samtliga vägledningar och riktlinjer finns publicerade på delegationens webbplats. En arkiverad version av Vervas webbplats är också tillgänglig via delegationens webbplats. 3.5.2Delegationens vägledningar och riktlinjer Delegationen har publicerat en vägledning i nyttorealisering. Ett nätverk av intresserade myndighetspersoner samt ett koncernstöd har skapats för att föra ut vägledningen. Koncernstödet innebär att myndigheter, utan kostnad, kan få stöd att införa vägledningen i sin verksamhet. Delegationen har också publicerat en vägledning för behovsdriven utveckling. Vägledningen beskriver hur användarnas behov tas tillvara vid utveckling av processer och tillhörande e-tjänster. Delegationen har inom ramen för sitt arbete med rättsliga frågor tagit fram en rapport, Utlämnande via direktåtkomst och på medium för automatiserad behandling. Den tar sin utgångspunkt i att gränsen mellan medium och direktåtkomst är svår att dra både rättsligt och tekniskt. Rapporten innehåller en modell som adresserar hur automatiserade utlämningsbeslut kan hanteras på ett sätt som tillgodoser såväl rättssäkerhetsaspekter och snabbhet. Modellen utesluter inte andra metoder eller andra tolkningar. Delegationen har ett pågående arbete för att ta fram en vägledning som ska främja vidareutnyttjande av offentliga handlingar. Vägledningen beräknas finnas tillgänglig (se vidare avsnitt 3.6 nedan). Regeringen gav i tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) delegationen i uppdrag att ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier, t.ex. Facebook och Twitter. Delegationen har publicerat en första version av vägledningen . Vägledningen kommer vara föremål för en uppdatering, bl.a. vad avser så kallade kakor (cookies). 3.6Offentlig information för vidareutnyttjande Delegationen har i tilläggsdirektiv (2010:32) fått i uppdrag att, med utgångspunkt i lagen (2010:556) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen, främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av information från den offentliga förvaltningen. Utifrån detta tilläggsuppdrag har delegationen initierat ett projekt för att ta fram en vägledning som ska främja myndigheter, såväl statliga som kommunala, att tillhandahålla information för vidareutnyttjande. Vägledningen avser att stödja myndigheterna när de ställs inför rättsliga bedömningar, när de ska ta ställning till former för publicering av information och hur de kan informera om vilken information som finns tillgänglig för vidareutnyttjande. När det gäller de rättsliga bedömningarna ska vägledningen visa på områden där det normalt står klart att vidareutnyttjande inte kommer i konflikt med rättsregler. Vägledningen går också igenom områden där oklarhet kan råda om vidareutnyttjande är tillåtet och där det står klart att det finns rättsliga hinder. Det kan i de båda sistnämnda fallen gälla t.ex. handlingar som omfattas av upphovsrätt och eller där uppgifterna är sekretessreglerade. Vidareutnyttjande främjas också genom deltagande på konferenser och seminarier. Fyra förstudier har initierats och förstudiearbete pågår. Förstudierna kommer att avslutas förutom Mina fullmakter som avslutas senast . Effektiv informationsförsörjning (i regi av CSN) Mina ärenden (i regi av Transportstyrelsen) Effektiv IT-drift (i regi av ) Mina fullmakter (i regi av ) Förstudierna ska ligga till grund för förslag/rekommendationer till regeringen om att någon eller några myndigheter tar förslagen vidare till realiserade e-tjänster (se vidare avsnitt 2.3). Av genomförda förstudier har två gått till realisering . Dessa är Tjänstekatalog() och Mina meddelanden (tillsammans med och ). Delegationen har vidare startat ett arbete med förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium, vilket leds av . Samtliga ovan nämnda förstudier, tjänster och specifikationer syftar till lösningar för att skapa interoperabilitet inom förvaltningen, hitta effektiva förvaltningsgemensamma lösningar som förenklar vardagen för företag och privatpersoner, ökar förvaltningens transparens och skapar möjlighet till innovation samt underlättar effektiviseringsarbetet inom förvaltningen. 3.7.2Seminarier, mässor och workshops Delegationen anordnade en inspirationsdag för offentlig förvaltning med ett program där informationspunkter och debatt blandades med olika workshops. Delegationen deltog i Offentliga rummet(OR) 2011 som genomfördes i . OR samlade företrädare för myndigheter och kommuner. Delegationen ingår i programkommittén för OR och i juryn för den så kallade Guldlänken som delas ut vid OR. Delegationen avser att delta i OR 2012 i . Ett första programkommitté-möte för har genomförts. Delegationen deltog i programpunkter vid E-förvaltnings- dagarna i och vid i . Vidare har delegationen tillsammans med SKL genomfört en seminarieserie med olika ämnen. Seminarierna har också webbsänts. 3.7.3Delegationens webb samt övriga kanaler Delegationen ansvarar och driver en egen webbplats för att göra delegationens arbete så tillgängligt och transparant som möjligt. På webbplatsen publiceras framtagna vägledningar och riktlinjer, utkast av olika slag, rapporter, nyheter, inbjudningar till öppna möten m.m. Via webbplatsen görs även delar av delegationens pågående arbete tillgänglig för synpunkter och förslag. Kopplat till webben finns också kanaler till Facebook, Twitter och ett diskussionsforum () för att privatpersoner, företag och organisationer ska ha möjlighet att följa delegationens arbete samt lämna synpunkter och reflektioner på ett enkelt sätt. Dessa kanaler kan också användas av delegationen för att sprida information och budskap. 3.8Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag presenterade it-och energiminister i människans tjänst - en digital agenda för . Målet med agendan är att ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Att nå detta mål ställer stora krav på att företag och myndigheter liksom det civila samhället sluter upp. Därför finns ett behov av en sammanhållen strategi med tydliga mål och åtgärder för att samla kraft och även utnyttja befintliga resurser på ett smartare sätt. Agendan är ett verktyg för att samordna regeringens insatser och åtgärder på it-området. Agendan pekar ut behov av insatser inom fyra strategiska områden med utgångspunkt i användarens perspektiv. Dessa områden är: Lätt och säkert att använda. Tjänster som skapar nytta. Det behövs infrastruktur. It:s roll för samhällsutvecklingen. Regeringen avser att inrätta en som får i uppdrag att verkar för att målet i den digitala agendan uppnås. Kommissionen ska beskriva och analysera den faktiska utvecklingen mot det it-politiska målet och rapportera detta till regeringen. Vidare lämna förslag på lämpliga åtgärder som bidrar till att förverkliga det it-politiska målet. Kommissionens första uppgift är att utforma ett förslag till handlingsplan för att arbetet med att verka för att målet i agendan uppfylls och också ett förslag på hur utvecklingen mot målet i agendan kan följas upp. Utgångspunkten är att de ska ske med befintliga medel. Vidare arbetar regeringen med en strategi för den svenska e-förvaltningen som kan ses som en konkretisering av den Digitala agendan. Inom offentlig sektor driver regeringen på arbetet mot ökad nytta och effektivitet inom förvaltning utifrån den handlingsplan för e-förvaltning som beslutades . Ytterligare klargöranden gjordes i budgetpropositionen där det angavs att regeringen nu överväger om den förvaltningsgemensamma utvecklingen behöver styras ännu tydligare inom ett antal insatsområden. Regeringens handlingsplan definierade målet att skulle återta en ledande position per 2010. Arbetet har kommit långt på många områden, men det finns mer att göra. Det är därför nu aktuellt att ta fram en ny e-förvaltningsstrategi som tar sikte på att definiera mål samt en långsiktig vision . Strategin kommer att fokusera välfärden och det arbete som bedrivs i skolor, vård, omsorg och i företag och organisationer. It och verksamhetsutveckling inom förvaltningen bildar en bas och möjliggörare för att underlätta individens och företagens vardag, skapa ett öppnare och innovativt samhälle samt öka produktiviteten. I vilken mån strategin som är tänkt att fastställas innebär förändrad inriktning eller förändrade förutsättningar för delegationens arbete återstår att se. Delegationen följer arbetet med strategin och har en kontinuerlig dialog med främst . Delegationen lämnade i sitt första betänkande (SOU 2009:86) förslag om att regeringen skulle inrätta så kallade utvecklingsansvariga myndigheter med syfte att bl.a. samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och målgruppsområden. Regeringen beslutade att uppdra åt fyra myndigheter att särskilt utgå ifrån människors och företags vardagssituationer när de planerar sina kommande e-tjänster. För att på bästa sätt tjäna användarna, vare sig det är privatpersoner eller företag, är det avgörande att e-tjänsterna planeras utifrån deras behov snarare än förvaltningens organisation. De myndigheter som fått särskilda uppdrag är , som ansvarar för att utveckla området privatpersoner, , som ansvarar för företag och företagande, Transportstyrelsen, som ansvarar för fordon och förare, och Lantmäteriet som ansvarar för området geografisk information och fastighetsinformation. Delegationen har utvecklat en samverkan med utvecklingsmyndigheterna. Genom koordinering undviks därmed dubbelarbete och SOU 2012:18 Delegationens aktiviteter överlappningar samt ett tillvaratagande av synergieffekter vid utveckling av e-tjänster. I syfte att höja effektiviteten och kvaliteten i offentlig verksamhet på nationell, regional och lokal nivå har regeringen tillkallas en kommitté i form av ett nationellt råd. Rådet ska stödja och stimulera innovations- och förändringsarbete i offentlig verksamhet som kan resultera i betydande förbättringar för medborgare och företag och effektivisering av befintliga processer. Rådet ska anlägga ett helhetsperspektiv och beakta erfarenheter av och förutsättningar för ett mer systematiskt arbete med värdeskapande, kvalitet och produktivitetsutveckling. I uppdraget ingår bl.a. att klarlägga vilka krav som regelverket ställer på statliga myndigheter för styrning, kontroll och redovisning och hur de tillämpas för att utveckla och samordna värdeskapandet i den offentliga verksamheten, kartlägga i vilken utsträckning det görs kvalitets- och effektivitetsanalyser inom offentlig verksamhet och hur dessa dokumenteras, redovisas och bearbetas för att kunna omsättas i konkreta förbättringar, bedöma om sådana analyser kan utgöra ett instrument i arbetet med att uppnå högre kvalitet och effektivitet, och beskriva statliga myndigheters arbete med innovation, kvalitet och verksamhetsutveckling. I uppdraget ingår därutöver att föreslå åtgärder som främjar innovations- och förändringsarbete i offentlig verksamhet, identifiera och analysera svårigheter med att genomföra utvecklingsinsatser, bedöma hur olika styrmedel kan användas för att säkerställa genomslag för bättre resursutnyttjande, kvalitets- och resultatkrav, identifiera områden, tjänster eller processer som bedöms ha stor utvecklingspotential och i nära samverkan med frivilliga aktörer utarbeta utvecklingsstrategier för några av dessa områden, utarbeta förslag till hur erfarenheter kan tas till vara och spridas till andra områden. Rådet ska slutredovisa sitt uppdrag . Delegationens sekretariat har regelbundna möten med Innovations- rådet för att på bästa sätt, genom koordinering undvika dubbelarbete och överlappningar samt ta till vara eventuella synergieffekter vid olika kartläggningar, enkäter m.m. 3.8.4Utredningen om integritet, effektivitet och öppenhet i en modern e-förvaltning E-delegationen har i sina första betänkanden (SOU 2009:86 och SOU 2010:20) framfört att registerförfattningarna bör ses över. Som skäl anförde delegationen bl.a. att de ca 200 registerförfattningarna saknar en sinsemellan enhetlig struktur och att olika begrepp används för att beskriva samma företeelse (t.ex. databas och register), som samma begrepp förekommer i olika betydelser (t.ex. direktåtkomst och gallring). Delegationen framförde vidare att det krävs att registerförfattningarna är samordnade, enhetliga och tydliga samt att regelkonflikter mellan registerförfattningarna och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att en utveckling i riktning mot en flexibel e-förvaltning ska kunna möjliggöras. Andra utredningar och myndigheter har framfört liknande synpunkter, bl.a. informationsutbytesutredning, Datainspektionen och . En sådan utredning, Utredningen om integritet, effektivitet och öppenhet i en modern e-förvaltning (Ju 2011:11), tillsattes . Utredningen har antagit namnet . Regeringen anför i utredningsdirektiven (dir. 2011:86) att den i likhet med nämnda utredningar och myndigheter att registerförfattningarna bör ses över. Av direktiven framgår bl.a. följande: En särskild utredare ska se över den s.k. registerlagstiftningen och vissa därmed sammanhängande frågor i syfte att skapa rättsliga förutsättningar för en mer effektiv e-förvaltning, där såväl den enskildes rätt till personlig integritet som allmänhetens berättigade anspråk på insyn i den offentliga verksamheten tillgodoses. bl.a. överväga om definitionen av begreppet allmän handling i tryckfrihetsförordningen (TF) är lämpligt utformad när det gäller sådana uppgifter som en myndighet har tillgång till genom s.k. direktåtkomst hos en annan myndighet eller genom liknande former av elektroniskt utlämnande och, om utredaren anser att definitionen bör ändras, lämna förslag till ändring av denna, överväga om det finns skäl att i registerförfattningar bibehålla åtskillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande, göra en översiktlig inventering av registerförfattningarna och närmare analysera hur dessa fungerar inom tre olika verksamhetsområden, med beaktande av utvecklingen inom EU och utarbeta en generell modell för reglering av registerfrågor och, med modellen som mall, lämna konkreta förslag till registerförfattningar inom de tre verksamhetsområdena, och överväga vilka typer av allmänna handlingar inom de tre verksamhetsområdena som den eller de aktuella myndigheterna ska ha skyldighet att lämna ut elektroniskt och lämna de förslag som dessa överväganden föranleder. Förslagen ska syfta till att regleringen i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) samt registerregleringen tillsammans inom respektive område ska utgöra en tydligare och mer lättillämpad helhet. De delar av uppdraget som avser frågan om definitionen av allmän handling bör ändras respektive om det finns skäl att i registerförfattningarna även fortsättningsvis bibehålla åtskillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande, ska redovisas i ett delbetänkande . I den förstnämnda delen ska utredaren samråda med en parlamentarisk referensgrupp. Regeringen kommer, efter att ha inhämtat synpunkter från utredaren, att i tilläggsdirektiv precisera inom vilka tre verksamhetsområden som utredaren ska lämna förslag till registerförfattningar. Uppdraget ska slutredovisas . Utredaren ska i uppdragets samtliga delar samråda med E-delegationen samt, i den utsträckning som utredaren finner det behövligt, med andra kommittéer och utredare som arbetar med närliggande frågeställningar. Utredaren ska också samråda med de fyra myndigheter som fått regeringens uppdrag att samordna och främja myndigheternas arbete med e-förvaltning, nämligen , Lantmäteriet, Transportstyrelsen och (N2011/1368/ITP). IT för en grönare förvaltning – agenda för IT för miljön 2010-2015 riktar sig i första hand till de myndigheter som lyder under förordningen (2009:07) om miljöledning i statliga myndigheter. Det övergripande målet för agendan är att miljöanpassad IT ska användas för att minska statlig miljöbelastning. Delegationen kommer i sitt arbeta att främja en utveckling där offentlig sektor ska föregå med gott exempel. En sådan aktivitet är att påverka myndigheter att begära in uppgifter elektroniskt i stället för på papper eller distribuera myndighetsbeslut elektroniskt. Att mellan myndigheter få utbyta information elektroniskt i stället för på papper minskar också miljöbelastningen. I vissa fall hindras en sådan utveckling av registerförfattningar. En översyn av registerförfattningarna har påbörjats och delegationen ska verka för att även miljöfaktorn kan vägas in i denna översyn. Arbetet med nationell eHälsa har ett antal beröringspunkter med det arbete som delegationen bedriver. Det är viktigt med en tät dialog mellan delegationen och olika företrädare för eHälsoarbetet. Delegationen har regelbundna kontakter med de delar inom SKL och därtill associerade organisationer som genomför eHälsoarbete. En representant för eHälsoarbetet vid SKL kommer att permanent knytas till ett av delegationens utskott. Kommuner, landsting och regioner tillsammans står för av medborgarkontakterna i offentlig sektor och åtta av tio företagare har kontakter med kommunen. Utvecklingen av eSamhället är något som i allra högsta grad påverkar och påverkas av sektor. I syfte att stödja kommunernas och landstingens utveckling av e-förvaltning har SKL dels tagit Strategi för eSamhället dels bildat programkontoret (CeSam). CeSam är ett programkontor inom SKL som syftar till innovation och verksamhetsutveckling som tar stöd av it. CeSams verksamhet ska bidra till att uppnå målsättningarna i för eSamhället; enklare vardag för privatpersoner och företag, smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. CeSam ska tillsammans med medlemmarna och i samverkan med stat, näringsliv och organisationer identifiera gemensamma behov av it-stöd och e-tjänster, ta fram generiska processbeskrivningar och specifikationer samt ge uppdrag till SKL Kommentus Inköpscentral att genomföra upphandlingar som sedan kan avropas av medlemmarna. Dessutom ska CeSam arbeta med att skapa grundläggande förutsättningar för utvecklingen genom lagstiftning, informationsstruktur, infrastruktur och informationssäkerhet Arbetet i CeSam drivs i nära samarbete med SKL:s övriga verksamhetsdelar inom följande programområden: eHälsa, skola, näringsliv och arbete, samhällsbyggnad, trafik och miljö, kultur, fritid och besöksnäring, demokrati och delaktighet, stödfunktioner och strukturella förutsättningar. SKL tar nu fram handlingsplaner för varje område. Delegationen kommer att i nära samarbete med CeSam verka för en samlad utveckling av e-tjänster där målet är att framtagna tjänster ska samverka oavsett var i förvaltningen tjänsterna utvecklas. Beslut vid regeringssammanträde . Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. utgör en viktig del i denna utveckling. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning. Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Förslaget ska redovisas till regeringen . Därefter ska delegationen koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare. Delegationen ska vidare koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor samt bistå regeringen i det internationella arbetet på området. Delegationen ska lämna delrapporter med underlag och förslag till regeringen. En slutrapport ska lämnas . Regeringen framhöll i budgetpropositionen (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas, se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs,