sou · H0B321 · 2012-03-30 00:00:00 — Underskriftshanteringen måste bli enklare. Revisorernas och redovisningskonsulternas kunder saknar ofta e- legitimation och i många fall ligger intresse och datormognad på en låg nivå. Många redovisningskonsulter efterlyser fullmakt att sköta hela processen så att styrelsemedlemmarna slipper använda e-legi- timation och byråidentitet med individuell spårbarhet. För att e- tjänsten ska nå genomslag måste det vara enkelt, smidigt och finnas entydig tidsvinst. Processen måste vara smidig i alla led. Det måste vara enklare att använda e-tjänsten än traditionell inlämning. Styrelseledamöterna måste uppleva att det är lika enkelt att skriva under årsredovisningen elektroniskt som att skriva under den på papper. Dessutom har Bolagsverket28 ett antal e-tjänster för inlämnande av uppgifter för registrering av företag. Tjänsterna vänder sig både till nya företagare och de som vill anmäla ändringar för sitt företag. Tjänsterna kan användas av enskilda näringsidkare, aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar. Användandet av tjänsterna är inte speciellt högt, för alla företagsformer utom för enskilda näringsidkare där antalet elektroniskt ingivna ärende överstiger av det totala antalet ärenden för den företagstypen. Den låga användning kan förklaras med följande tre faktorer: -Kravet på e-legitimation vid undertecknande upplevs som krångligt. Tekniken är omständlig med legitimation som ska laddas ner på en dator eller på ett USB. Säkerheten kring e-legitima- tionen är inte heller tillräckligt kommunicerad till användarna. Företagarnas uppfattning är i många fall att det går snabbare att skriva ut papper och underteckna med en penna än att krångla med e-legitimation. 27Bolagsverket, E-räkenskap, Kännedomsundersökning i målgruppen revisorer, samt , E-räkenskap, Kännedomsundersökning i målgruppen redovisningskonsulter, . 28Nedanstående synpunkter om e-tjänster, problem med dem och idéer om lösningar har i mail lämnats av utredningens expert , . It:s roll och betydelse -Regelverket kring företag och företagsregistrering är besvärligt och det är svårt att göra e-tjänster som är tillräckligt enkla. Användaren tvingas till tiotalet klick i e-tjänsten för att lämna ett fåtal uppgifter. Resultatet blir att användaren upplever e- tjänsten som långsam och omständlig. -Det finns inte tillräckliga incitament för att använda it istället för att lämna in uppgifter den traditionella vägen på papper. Det som myndigheterna marknadsför som tidsvinster är inte tillräckligt för att företagarna ska använda e-tjänsterna. Lösningen på ovan nämnda problem skulle kunna vara att förenkla lagstiftningen på flera områden. Vidare behövs en snabb och hållbar lösning på e-legitimationsfrågan. I somliga fall skulle det kunna införas lagstiftning om att det är obligatoriskt för företagen att lämna vissa uppgifter till myndigheterna elektroniskt. skulle med automatik tilldelas en e-brevlåda som alla myndigheter kommunicerar via. En annan möjlighet för att öka användningen av de e-tjänster som myndigheterna erbjuder vore att erbjuda reella fördelar för användarna av tjänsterna. Det kan exempelvis handla om delning av uppgifter mellan myndigheterna samt samordning av tidsfrister och i vissa fall erbjuda längre tidsfrister för exempelvis inlämning av årsredovisning och deklaration om uppgifterna lämnas in elektroniskt. 4 Möjligheter och hinder Syftet med utredningen är att stärka småföretagens utveckling och konkurrenskraft genom att undanröja hinder mot en ökad användning av it-lösningar. I avsnitt 2.8 redogörs generellt för svenska småföretags syn på deras utvecklingsmöjligheter och vilka hinder för tillväxt de ser som särskilt besvärande. Underlaget baseras på undersökning Företagens villkor och verklighet. I detta kapitel redogörs för möjligheter och hinder som är förknippade med småföretagens it-användning. It kan bidra till småföretagens effektivisering och tillväxt på flera sätt. I framhålls fem kritiska fördelar som framgår nedan. -Tillgång till globala marknader. Globaliseringen har å ena sidan medfört att företag måste konkurrera med ett större antal andra företag. Å andra sidan har företagen möjlighet att enklare komma ut på den globala marknaden. It skapar förutsättningar för småföretag att direkt få tillgång till denna. Dessutom reducerar it kostnaden för gränsöverskridande affärsverksamhet. En effektiv användning av it kan minska småföretagens operativa kostnader genom att exempelvis effektivisera företagets produktion, dokumenthantering och ekonomiadministrativa rutiner. Även e-handel kan bidra till att effektivisera småföretagets interna och externa processer. -Förbättrad intern och extern kommunikation. Ökat in- och utflöde av information kan förbättra möjligheterna till omvärldsbevakning och ge nya kunskaper. Kontakter med kunder och leve- rantörer förbättras och ökar möjligheterna för bl.a. vertikala samarbeten. -Möjliggör samarbete. It skapar samarbetsmöjligheter och bidrar till mer informationsutbyte med affärspartners. En utvecklad itanvändning kan generera en positiv och seriös bild av företaget till omvärlden. -Driver innovation. Många it-verktyg kan förnya och snabba upp innovationsprocessen, däribland system för computer-aided design, virtual prototyping och product data managment. Förutom ovan punkter som lyfts fram i har utredningens expertgrupp tagit upp ytterligare ett par möjligheter. It-stöd möjliggör en bättre kontroll och kunskap om i vilken utsträckning olika delar av verksamheten påverkar företagets intäkter och kostnader. Möjligheter att stärka lönsamheten skapas därmed. It kan också bidra till att nya affärsmodeller skapas och gränser mellan branscher suddas ut. 4.2Hinder mot att använda it I förs resonemang kring hinder som finns mot ökad it-användning. De hinder som diskuteras utgår främst från befintlig forskning. Nedanstående faktorer lyfts fram. -It upplevs inte bidra till den egna verksamheten. En anledning för småföretag att inte använda it kan bero på uppfattningen att it inte passar företagets verksamhet och därför inte bidrar till någon nytta. -Begränsad it-kunskap hos ägaren och anställda. Ägaren och företagsledaren har stor påverkan på it-användningen. Om ägaren inte har kännedom om it:s potential, resulterar det i ett lågt intresse att investera i it-stöd. Dessutom måste det företag som vill införa it ha anställda med rimlig kunskap om hur tekniken kan användas. Det handlar inte om personalens formella it-kompetens utan mer om intresse och förmåga att använda tekniken. -Avsaknad av it-standarder och it-system som inte är utvecklade för småföretagens behov. Tekniklösningar som används för kommunikation mellan köpare och säljare måste vanligtvis bygga på en någorlunda gemensam teknisk plattform. Rädsla för inlåsningseffekter i system utvecklade i frånvaro av gemensamma standarder kan minska incitamenten att investera i it-lösningar. it-system är också främst utvecklade utifrån de behov som stora företag har. Produkterna är ofta alltför komplexa och dyra för småföretag. -Kostnader för att utveckla och underhålla it-system. Småföretag uppvisar motstånd mot att genom lånefinansiering investera i kostsamma och mer avancerade it-lösningar om osäkerhet råder kring avkastningen på investeringen. Istället väljer företagen mindre avancerade lösningar (t.ex. enkel webbplats istället för webbplats med integrerade säkra betalningslösningar). Även kostnader för drift och underhåll kan verka som hinder. -Begränsad tillgång till internet och bristande interoperabilitet mellan system. Bra internetförbindelser och kommunikationsverktyg till rimliga priser är avgörande för småföretagen. Långsamma internetförbindelser och osäkra dataöverföringar kan medföra att företag avstår från att utveckla it-användningen. Den ökade användningen av exempelvis e-handelslösningar bland småföretagen, understryker behovet av interoperabilitet mellan ett flertal olika e-handelssystem. -Bristande säkerhet. Vid användning av it för t.ex. ekonomiska transaktioner måste it-stödet vara säkert och tillförlitligt. Tillgång till säkra och tillförlitliga it-system och kommunikationer är också viktigt för att kunna skicka och lagra känsliga uppgifter. Om företagen inte kan erhålla och erbjuda tillräckligt säkra lösningar kan det resultera i bristande förtroende och sämre affärsmöjligheter. -Rättsliga osäkerheter. Osäkerhet kring vilka rättsliga regler som gäller kan vara ett hinder för handel och transaktioner över landgränserna. Skillnader i t.ex. avtalsrätt och konsumenträtt mellan olika länder kan upplevas som komplexa och avhålla företag från olika former av e-handels- eller e-affärslösningar. Vid våra intervjuer har ytterligare ett hinder framkommit vilket inte omnämns i KTH:s rapport. Det gäller brist på tid. Att välja, installera och lära sig en ny hård- eller mjukvara kan ta mycket tid i anspråk. Ska småföretagaren dessutom arbeta med aktiv marknadsföring via webbsida och sociala medier tar det än mer tid. Allt detta blir en avvägning gentemot den tid som den traditionella affärsverksamheten i företaget kräver. Utredningens expertgrupp har i sina diskussioner även påtalat det ansvar som it-företagen har att inte enbart informera småföretagen om de tekniska lösningarna, utan också att förklara affärsnyttan med sina lösningar på ett begripligt sätt. 4.2.2Småföretagens syn på hinder I syfte att få en uppfattning om hur småföretagen själva värderar olika hinder som bl.a. relaterar till de hinder som tas upp i KTH- rapporten har utredningen skickat ut frågor till en webbpanel som Företagarna organiserar. gick ut till ca 4 000 företag som ingår i panelen. Resultaten som redovisas här omfattar svar från 1 079 företag, dvs. av panelens totala antal företag. Av de svarande personerna är män och kvinnor. Den stora merparten, , av de svarande är vd eller ägare. Företagen som representeras är huvudsakligen företag med 0–9 anställda. Gruppen utgör av samtliga företag som ingår i undersökningen (se tabell 4.1). Källa: Företagarna. Den branschmässiga fördelningen framgår av tabell 4.2 nedan. För vissa branscher är antalet företag som ingår mycket lågt. Källa: Företagarna. Branschindelningen grundar sig på den indelning som Företagarna använder sig av i deras undersökningar riktade till webbpanelen. Branscherna tillverknings- och utvinningsindustri samt företagstjänster dominerar. Därefter följer handel, byggindustri och informations- och kommunikationsföretag. Övriga branscher är relativt lågt representerade. Företagen som ingår i undersökningen har även angivit hur viktig de anser att it är för företaget. För samtliga svarande är medelvärdet 4,42 på en femgradig skala där fem innebär mycket viktigt. Undersökningens upplägg och genomförande gör att resultaten bör tolkas med försiktighet. Som vi nämner inledningsvis är det ändå av intresse att få en övergripande indikation på i vilken utsträckning företagen ser de faktorer som ingår i undersökningen som hinder eller inte och hur stora de i så fall upplevs vara. Som framgår av tabell 4.3 anser merparten av företagen att de faktorer som ingår i undersökningen utgör hinder. De tre faktorerna som flest företag angett som hinder är tidsåtgången att installera och lära mig/personalen nya it-system/appli- kationer (), tidsåtgången att avgöra vilka it-lösningar som kan bidra till företagets utveckling () samt investerings- och driftskostnader för it (). Det är ett relativt litet spann mellan de faktorer som flest företag anger som hinder och de som lägst andel företag anser utgör hinder. Bristande it-kompetens är den faktor som lägst andel företag anger som hinder, men det är ändå så många som av företagen som angett faktorn som ett hinder. Det gäller både för it-kompetens hos ägaren eller ledningen och bland personalen. I några fall är det en högre andel av företagen som uppger att de inte har någon uppfattning om en faktor utgör hinder eller inte. Exempelvis har svarat att de inte har någon uppfattning om bristande säkerhet i it-system utgör ett hinder. En möjlig anledning till detta kan givetvis vara att frågan om it-säkerhet kan uppfattas vara komplex och att man därför inte har någon uppfattning i frågan. Även huruvida personalens it-kompetens utgör ett hinder eller inte har en relativt stor grupp av företagen svarat att de inte har någon uppfattning om. En tänkbar förklaring är troligen att en stor andel av företagen som ingår i undersökningen är företag utan anställda för vilka personalens it-kompetens inte är relevant. Källa: Företagarna. Företagen fick ange i vilken grad de olika angivna faktorerna upplevdes utgöra hinder. En femgradig skala användes. I figuren nedan visas vilket medelvärde de olika faktorerna har fått. Som synes är det inga större skillnader. De flesta har fått medelvärden som ligger runt 2,5. Tre av faktorerna ligger något högre. Högst ligger tidsåtgång att installera och lära nya it-system med medelvärde 3,05. Därefter följer tidsåtgång att avgöra vilka it-lösningar som kan bidra till företagets utveckling (2,98) och investerings- och driftskostnader för it (2,92). Hinder (1-5) Bristande säkerhet i IT-system Tidsåtgången att installera och lära mig/personalen nya IT-system/ applikationer Tidsåtgången att avgöra vilka IT-lösningar som kan bidra till företagets utveckling Överföringshastighet på företagets internetuppkoppling Driftstörningar på företagets internetuppkoppling Investerings- och driftskostnader för IT Tillgången på IT-system som är anpassade till företagets verksamhet Ägarens/ledningens IT-kompetens Källa: Företagarna. Företagen har fått ange hur stort de anser varje hinder vara där 1 motsvarar litet hinder och 5 motsvarar stort hinder. Ägarens eller ledningens it-kompetens är den faktor som lägst andel företag ser som ett hinder. Det är också den faktor som får lägst medelvärde avseende hur stort hindret upplevs vara. I sammanhanget bör noteras att av de som besvarat undersökningen är just ägare eller vd vilket kan påverka i vilken utsträckning man väljer att lyfta fram den aktuella faktorn. Sammanfattningsvis är det främst tre faktorer som i högst utsträckning tycks utgöra hinder. Två av dessa tar fasta på tidsaspekten (tidsåtgången att avgöra vilka it-lösningar som kan bidra till företagets utveckling samt tidsåtgången att installera och lära sig nya it-system och applikationer). Tiden som krävs för att hantera it-frågor tycks uppfattas som en hindrande faktor. Dessa faktorer är delvis relaterade till vilken kunskap om it som finns på företaget. Även kunskapshöjande insatser tar tid i anspråk. Även investerings- och underhållskostnader är en faktor som många lyfter fram som ett hinder. Undersökningen befäster det faktum att tiden upplevs vara en knapp resurs för småföretagen. Vidare befästs bilden att höga kost- nader upplevs som ett hinder, något som också lyfter fram. konstaterar vi att samtliga faktorer som ingick i undersökningen ansågs utgöra hinder av flertalet av företagen. Däremot har många av faktorerna graderats som relativt små hinder. Som exempel kan nämnas faktorn driftstörningar på företagets internetuppkoppling som av företagen angav som ett hinder. Men nästan hälften av dessa () anger att hindret endast utgör en etta eller tvåa på den femgradiga skalan. De tre faktorer som framstår som de viktigaste hindren utifrån undersökningen har gemensamt att flest företag tycks uppfatta de som hinder. Vidare upplevs de som tämligen stora hinder av en större andel av företagen jämfört med övriga hinder. Det gör sammantaget att de sticker ut något. 4.2.3Hinder som framkommit i fallstudierna I de intervjuer med företag som ingår i fallstudien (se vidare kap. 9 och bilaga 3) har olika hinder berörts. Det går inte att generalisera utifrån dessa. Som komplement till och resultatet av den genomförda webbenkäten kan det ändå vara intressant att kortfattat redogöra för vad som framkommit. Det ska noteras att företagen som ingår i fallstudien är utvalda just på grund av att de på något sätt utvecklat sin it-användning. Hur de väljer att diskutera hinderfrågan kan möjligen skilja sig från hur företag som inte aktivt utvecklat it-användningen skulle beskriva situationen. Det som företagen beskriver som viktiga förutsättningar eller utmaningar kan möjligen för andra företag utgöra konkreta hinder. Som exempel kan nämnas betydelsen av it-kunskap som framkommer nedan. Företagen som anger detta har sett det som en viktig faktor för ett utvecklingsarbete. För ett företag där sådan kunskap saknas kan det innebära att en utveckling av it-användningen aldrig kommer till stånd. Flera av de intervjuade personerna pekar på att höga investeringskostnader kan innebära ett hinder för utveckling och underhållande av it-lösningar. I några fall lyfts detta upp som särskilt problematiskt för små företag då investeringskostnaderna i relation till omsättningen ofta är betydande. Tidsaspekten berörs också av vissa intervjupersoner. De menar att alla former av utvecklingsarbete tar mycket tid i anspråk. företag väljer ofta att själva bedriva utvecklingsarbetet vilket kräver kraft och uthållighet. Att hålla sig informerad om utvecklingen på it-området för att få en uppfattning om dess potential för verksamheten är också en fråga som lyfts fram som betydelsefull. Detta kan relateras till som tar upp begränsad it-kunskap som möjligt hinder. Kopplat till detta är också vikten av intresse och engagemang för it-frågor hos ägare och ledning som flera av personerna lyfter fram. I vissa fall framkommer bilden av att branschanpassade it-sys- tem och lösningar går långsamt eller saknas. Detta medför att företaget själv måste lägga tid och resurser på att utveckla system anpassade efter verksamhetens art. Försvårande regelverk har lyfts fram av ett fåtal personer. Inom jordbruket finns regler som säger att eldrivna maskiner inte får vara nära kreatur. Ett annat exempel relaterat till e-handel rör frågan om konsument- och distanshandelslagstiftning som uppges vara försvårande faktorer. Upplevda problem relaterade till dessa regelverk har också framkommit i det arbete kring gränsöverskridande e- handel som bedriver. Flera företag tar upp brister i it-infrastrukturen avseende dess kvalitet och täckning. 5It- och näringspolitikens omfattning och inriktning Frågan om ökad it-användning i småföretag är inte enbart en itpolitisk fråga. Även näringspolitiska aspekter är relevanta, inte minst mot bakgrund av att syftet med utredningen är att stärka småföretagens konkurrenskraft och utveckling vilket också är en central fråga för näringspolitiken. Att kort redogöra för mål och inriktning för dessa båda politikområden ger en bild av ramverket inom vilket vi definierar vårt arbete1. Även frågan om det offentliga åtagandets omfattning på området framstår som viktigt att redogöra för. En utgångspunkt i detta är hur statens roll är definierad inom it- och näringspolitiken. It-politiken är en delmängd av politiken för informationssamhället. Vid sidan av it-politik är även områdena elektronisk förvaltning och elektronisk kommunikation av visst intresse för utredningen. Fortsättningsvis använder vi begreppet it-politik även för frågor som i formell mening hör till elektronisk förvaltning och elektronisk kommunikation. 1 Beskrivningarna utgår från vad som sägs om respektive politikområde i de senaste budgetpropositionerna för utgiftsområdena 22 (Politiken för informationssamhället) och 24 (Näringsliv). Andra källor som har använts är främst propositionen Från IT-politik för samhället till politik för IT-samhället (prop. 2004/05:175), Tillväxtanalys rapport för IT- politiska insatser – Kartläggning av indikatorer (rapport 2009:15), utredningen finansierad företagsrådgivning – För fler och växande företag som FBA genomfört på uppdrag av . It- och näringspolitikens omfattning och inriktning Målet för politiken för informationssamhället är säkra, robusta och lättillgängliga kommunikationer som i första hand tillhandahålls genom effektivt fungerande marknader. Det ska finnas ett stort utbud av tjänster som underlättar vardagen för hushåll och företag i hela landet. Det it-politiska målet är att ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Därutöver finns mål för tillgänglighet. Målet är att ska ha bredband i världsklass samt att alla hushåll och företag bör ha goda möjligheter att använda sig av elektroniska samhällstjänster och service. I Bredbandsstrategi för som regeringen beslutade om 2009 framgår målsättningarna att 2020 bör av alla hushåll och företag ha tillgång till bredband om minst /s. bör av alla hushåll och företag ha tillgång till bredband om minst /s. Detta delmål är redan uppnått på nationell nivå. Det övergripande målet för e-förvaltning är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt att ta del av förvaltningens service. Arbetet ska inriktas mot tre målbilder: En enklare vardag för företag och privatpersoner, En öppnare och smartare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet samt En effektivare offentlig förvaltning. It-politiken ska bidra till ambitionen att ska vara ledande vad gäller användning av it för att nå politiska mål för tillväxt i alla delar av landet, social välfärd, demokrati och klimatförbättringar m.m. En viktig aspekt i detta är att medborgare och företag tillvaratar it:s potential och nyttoaspekter. fattades beslut om strategin It i människans tjänst – en digital agenda för (dnr. N2011/342/ITP). Agendan är en sammanhållen strategi vars genomförande ska bidra till it-poli- tikens övergripande mål och ger därför en god bild av politikens inriktning. Den digitala agendan identifierar följande fyra strategiska områden som centrala för att nå it-politikens övergripande mål: It- och näringspolitikens omfattning och inriktning Lätt och säkert att använda. Tjänster som skapar nytta. Det behövs infrastruktur. It:s roll för samhällsutvecklingen. Inom varje strategiskt område ingår flera underområden som representerar de sakområden som regeringen aktivt arbetar med. Utifrån utredningens uppdrag att öka it-användningen i småföretag är delar av den digitala agendan intressant för att ge en bild av politikens ambitioner. Det är främst underområdet Entreprenörskap och företagsutveckling under det strategiska området Tjänster som skapar nytta som är av intresse. Regeringens ambition är att it:s potential ska tillvaratas för att öka företagens tillväxt, konkurrenskraft och handel. Det omfattar bl.a. att kunna utveckla nya varor och tjänster, förenkla och effektivisera verksamheten med hjälp av tekniken och öka företagens kontaktytor med omvärlden. Vardagssäkerheten pekas ut som ett viktigt område för en bred it-användning i samhället. Användningen av it påverkas delvis av den tillit som finns för tekniken. Om nät- och informationssäkerheten är låg riskerar tilliten att sjunka. Det är därför viktigt att vardagssäkerhetskompetensen finns spridd i samhället. Tillgången till it-infrastruktur och bredband identifieras som en fråga av avgörande betydelse för möjligheten att starta och driva företag i alla delar av landet. När samhället allt mer digitaliseras växer efterfrågan på överföringskapacitet och driftsäkerhet. I den senaste it-politiska propositionen Från IT-politik för samhället till politik för IT-samhället som regeringen beslutade (Prop. 2004/05:175) betonas vikten av att skapa ett informationssamhälle som inkluderar alla. Företag, och då främst små- och medelstora företag, uppmärksammas särskilt. Främst lyfts behovet av kompetensutveckling fram för små- och medelstora företag med betoning på småföretag. Regeringen konstaterar att det behövs statligt stöd till kompetenshöjande åtgärder. Vidare ska staten verka för goda infrastrukturella förutsättningar för elektronisk handel och motverka hinder för dess fortsatta utveckling. Staten har enligt propositionen även en pådrivande roll så att tillväxtpotentialen i e- handeln utnyttjas fullt ut.