prop · H00329 · 2012-10-24 00:00:00 — Regeringens skrivelse 2012/13:29 effektivitetsmätning som metod för att Regeringen överlämnar denna skrivelse till . har granskat Arbetsförmedlingens resurseffektivitet och hur regeringen styr Arbetsförmedlingens arbete för att åstadkomma en effektiv verksamhet. Granskningen omfattar åren 20042010 och enbart förmedlingsverksamheten. beräkningar visar att ett flertal av arbetsförmedlingskontoren bedriver sin verksamhet resurseffektivt. De slutliga prestationerna, exempelvis övergångar till arbete eller studier, skulle kunna öka med i genomsnitt utan att mängden resurser förändras, vilket är något lägre eller i linje med tidigare studier. Enligt tycks förbättringspotentialen huvudsakligen finnas i arbetsförmedlingskontorens inre arbete, såsom organisering, styrning och ledarskap. Arbetsförmedlingen bör enligt ha goda möjligheter att ta till vara förbättringspotentialen genom ett internt utvecklingsarbete. menar att det är viktigt att den information som Arbetsförmedlingen behöver för att kunna följa upp sin effektivitet samlas in, sammanställs och kvalitetssäkras på ett systematiskt sätt på kontorsnivå. Regeringen förutsätter att Arbetsförmedlingen fortsätter utvecklingsarbetet med att ta till vara på den effektiviseringspotential som identifierat. Regeringen kommer att noga följa det fortsatta arbetet. I och med denna skrivelse anser regeringen att är slutbehandlad. Ärendet och dess beredning .............................................................. Regeringens bedömning av iakttagelser ................. Regeringens åtgärder med anledning av metod för att jämföra arbetsförmedlingskontor ...................... Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Ärendet och dess beredning överlämnade som metod för att jämföra arbetsförmedlingskontor (RiR 2012:9) till regeringen, se bilagan. Denna skrivelse har utarbetats med anledning av rapporten. har granskat Arbetsförmedlingens resurseffektivitet. har även undersökt hur regeringen styr Arbetsförmedlingens arbete för att åstadkomma en effektiv verksamhet. Granskningen omfattar enbart förmedlingsverksamheten. Andra delar av myndighetens uppdrag har inte ingått i granskningen. Det gäller t.ex. uppdragen att säkerställa att felaktiga utbetalningar inte förekommer, att motverka bidragsfusk och att säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en omställningsförsäkring. Granskningen avser perioden 20042010 och effektivitetsberäkningarna baseras på DEA-metoden (Data Envelopment Analysis). Arbetsförmedlingskontorens resurseffektivitet undersöktes med hjälp av kvantitativa metoder. Effektiviteten mättes genom inbördes jämförelser mellan förmedlingskontor, varvid de kontor som åstadkommer flest prestationer, exempelvis övergångar till arbete eller studier, givet mängden resurser sågs som mest effektiva. Metoden är relativ och det är således Arbetsförmedlingens eget arbetssätt som definierar vad effektiv förmedling är. Ett arbetsförmedlingskontor bedöms vara effektivt när det inte går att observera något annat kontor som producerar mer prestationer givet tillgängliga resurser. I vilken utsträckning de mest effektiva kontoren ytterligare kan öka sin effektivitet har legat utanför ramarna för analys. beräkningar visar att ett flertal av arbetsförmedlingskontoren bedriver sin verksamhet resurseffektivt, vilket innebär att de, enligt modellen, inte kan öka mängden prestationer utan att ytterligare resurser tillförs. Medeltalet för förbättringspotentialen är för varje enskilt år. Detta innebär att de slutliga prestationerna skulle kunna öka med i genomsnitt utan att mängden resurser förändras. För att exemplifiera resultatet skulle det innebära cirka 17 000 fler individer till arbete för om alla förmedlingskontor var lika effektiva. Enligt tycks förbättringspotentialen huvudsakligen finnas i arbetsförmedlingskontorens inre arbete, såsom organisering, 2012/13:29 styrning och ledarskap. En relativt liten del av den totala förbättringspotentialen kan t.ex. förklaras av förmedlingskontorens storlek. Det finns även få yttre faktorer som samvarierar med hur effektivt ett arbetsförmedlingskontor är. Detta innebär att Arbetsförmedlingen enligt bör ha stor möjlighet att ta till vara förbättringspotentialen genom ett internt utvecklingsarbete. Det är viktigt att Arbetsförmedlingen i det fortsatta arbetet med att förbättra effektiviteten initierar ett arbete för att finna de inre faktorer som påverkar den beräknade förbättringspotentialen. framhåller att den förbättringspotential som beräknats inte är jämnt fördelad mellan arbetsförmedlingskontoren. Ett antal kontor är effektiva, enligt modellen. Att inleda ett generellt effektiviseringsarbete utan att ta hänsyn till detta faktum kan leda till att redan effektiva kontor i stället blir mindre effektiva. Enligt kan Arbetsförmedlingens pågående arbete med att följa upp sin kostnadseffektivitet utvecklas med hjälp av den metod som använt i granskningen. Ett sådant arbete skulle även ge värdefull information till regeringen så att den kan följa upp myndighetens arbete med att åstadkomma en effektiv verksamhet. i samband med granskningen har inneburit ett omfattande arbete, där i samarbete med Arbetsförmedlingen samkört och tagit fram data från olika register. menar att om Arbetsförmedlingen ska kunna följa upp sin effektivitet, är det viktigt att den typ av information som behövs för detta ändamål samlas in, sammanställs och kvalitetssäkras på ett systematiskt sätt på kontorsnivå, vilket enligt inte sker . Mot bakgrund av granskningen rekommenderar att: genomföra en analys av orsakerna till effektivitetsskillnaderna mellan förmedlingskontor för att ta till vara den potential för effektivitetsförbättring som identifierats vid enskilda kontor, och utveckla rutiner för systematisk datainsamling som gör det möjligt att följa upp effektiviteten i förmedlingsverksamheten. rekommenderar regeringen att ge Arbetsförmedlingen i uppdrag att, som en del i uppdraget om kostnadseffektivitet, återkommande följa upp och analysera myndighetens resurseffektivitet. Arbetsförmedlingen är den huvudsakliga myndigheten för genom- förandet av arbetsmarknadspolitiken. Det är därför av stor vikt att myndighetens verksamhet bedrivs på ett effektivt sätt. komplext även när man avgränsar det till att avse endast förmedlingsverksamheten, vilket har gjort i den här Skr. 2012/13:29 granskningen. Uppföljningar av hur effektivt Arbetsförmedlingen bidrar till att uppnå arbetsmarknadspolitikens mål kräver fördjupad forskning och analys. Sådana underlag får regeringen bl.a. från utvärdering (IFAU), som genomför uppföljningar och utvärderingar av den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. granskning har däremot inriktats på mätningen av arbetsförmedlingskontorens relativa resurseffektivitet, vilket framför allt är ett viktigt underlag för Arbetsförmedlingens interna utvecklingsarbete. Jämförelser inom organisationen kan bidra till att identifiera var insatser är mest nödvändiga. inrättades genom att och länsarbetsnämnderna avvecklades. Syftet med bildandet av den nya myndigheten var att uppnå en mer effektiv, enhetlig och rättssäker verksamhet. Regeringen bedömde att den tidigare myndighetsstrukturen på arbetsmarknadsområdet försvårade styrningen och minskade verksamhetens effektivitet. Ökad enhetlighet i tillämpningen av lagar, regler och riktlinjer har varit ett viktigt motiv inom flera politikområden där ett antal samhörande myndigheter har slagits samman till en sammanhållen myndighet. Regeringen konstaterade i samband med bildandet av Arbetsförmedlingen att det fanns utrymme för större nationell enhetlighet även inom arbetsmarknadspolitiken. Genom att ombilda det dåvarande till en sammanhållen myndighet kunde förutsättningarna för en rättssäker verksamhet förbättras. Nationell enhetlighet är en viktig utgångspunkt för att medborgarna ska garanteras likvärdig behandling i olika delar av landet. Om likartade frågor behandlas på olika sätt i olika delar av landet försvagas arbetsmarknadspolitikens legitimitet. Skillnaderna i effektivitet mellan olika förmedlingskontor som redovisas i med 8 procents förbättringspotential som medeltal är något lägre eller i linje med såväl tidigare studier av Arbetsförmedlingens effektivitet som internationella forskningsresultat. Den offentliga arbetsförmedlingen (RiR 2006:22) indikerade att en fördubbling av effektiviteten skulle vara möjlig. En förklaring till skillnaderna i resultat kan vara att hänsyn tagits till sökandesammansättningen på olika förmedlingskontor. I en landsomfattande organisation är det inte realistiskt att helt eliminera skillnaderna i effektivitet mellan olika kontor. finns det förmedlingskontor som har stor förbättringspotential, vissa med . Fler människor skulle gå över till arbete om de mindre effektiva förmedlingskontoren kunde prestera i nivå med de mest effektiva. Detta visar på vikten av att Arbetsförmedlingen fortsätter att bedriva ett utvecklingsarbete och tar till vara de möjligheter som finns att lära av de goda exemplen i organisationen. Regeringens åtgärder med anledning av Regeringen gav Statskontoret i uppdrag att analysera Arbetsförmedlingens användning av sitt anslag för Syftet med uppdraget var bl.a. att ytterligare förbättra förutsättningarna för att säkerställa att förvaltningsmedlen Statskontoret redovisade uppdraget i rapporten förmedlingens förvaltningskostnader Kartläggning, analys och förslag till förbättrad redovisning (Statskontoret 2012:16). ett antal förslag till Arbetsförmedlingen på hur redovisningen av prestationer kan förbättras på ett sådant sätt att utvecklingen vad gäller volym, kostnader och kvalitet kan följas över tiden. Regeringen gav i regleringsbrevet Arbetsförmedlingen i uppdrag att redovisa vilka åtgärder myndigheten planerar att vidta för att utveckla redovisningen av hur förvaltningsanslaget används, kostnads- effektiviteten och kopplingen mellan utgiftsutvecklingen på förvaltnings- anslaget och Arbetsförmedlingens sakanslag. rapporterat till regeringen att myndigheten kommer att påbörja arbetet med att analysera orsakerna till effektivitetskillnaderna mellan förmedlingskontoren, i linje med rekommen- dationer (dnr A2012/1982). Detta arbete kommer främst att inriktas på att identifiera de organisatoriska faktorer som kan tänkas bidra till skillnader i effektivitet mellan olika arbetsförmedlingskontor. första hand att användas inom Arbetsförmedlingen för att jämföra och betonar att fortlöpande uppföljning är en förutsättning för styrning mot ökad effektivitet. Det krävs då att rätt information finns För att få en säkrare uppskattning i beräknad tidsåtgång för kontakter med arbetsgivare och arbetssökande genomförde Arbets- förmedlingen en tidmätning . enkät kommer att göras i en något utökad form. ett alternativ till enkäterna har Arbetsförmedlingen även inlett en förstudie för att kartlägga förutsättningarna för en löpande Studien ska visa om en fullskalig tidredovisning är en effektiv metod för att fastställa kostnader för viktiga prestationer. Arbetsförmedlingen genomför en översyn av redovisnings- planen i syfte att bättre fånga de direkta kostnaderna kopplade till En utvecklad redovisningsplan gör det lättare att synliggöra olika kontors andel av vissa gemensamma kostnader som t.ex. lokal-, it- och kommunikationskostnader. Arbetsförmedlingens fortsatta arbete med förmedlingsverksamhetens Regeringen förutsätter att Arbetsförmedlingen fortsätter utvecklingsarbetet med att ta till vara den effektiviseringspotential som I och med denna skrivelse anser regeringen att är slutbehandlad. metod för att jämföra är en myndighet under med uppgift att granska den verksamhet som bedrivs av staten. Vårt uppdrag är att genom oberoende revision skapa demokratisk insyn, medverka till god resursanvändning och effektiv förvaltning i staten. bedriver både årlig revision och effektivitetsrevision. Denna rapport har tagits fram inom effektivitetsrevisionen, vars uppgift är att granska hur effektiv den statliga verksamheten är. Effektivitetsgranskningar rapporteras direkt till . isbn 978 91 7086 282 3 rir 2012:9 foto: studio ca form: ad&d tryck: interntryckeri, 2012 Effektivitetsmätning som metod för att jämföra arbetsförmedlingskontor EFFEKTIVITETSMÄTNING SOM METOD FÖR ATT JÄMFÖRA ARBETSFÖRMEDLINGSKONTOR Härmed överlämnas enligt 9 § lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m följande granskningsrapport över effektivitetsrevision: Effektivitetsmätning som metod för att jämföra arbetsförmedlingskontor har granskat hur resurseffektiva olika arbetsförmedlingskontor är i jämförelse med varandra. Resultatet av granskningen redovisas i denna granskningsrapport. Företrädare för Arbetsförmedlingen och har fått tillfälle att faktagranska och i övrigt lämna synpunkter på utkast till slutrapport. Rapporten innehåller slutsatser och rekommendationer som avser Arbetsförmedlingen och regeringen. Riksrevisor har beslutat i detta ärende. Revisionsdirektör har varit föredragande. Revisionsledare , revisionsdirektör och revisionsdirektör har medverkat vid den slutliga handläggningen. EFFEKTIVITETSMÄTNING SOM METOD FÖR ATT JÄMFÖRA ARBETSFÖRMEDLINGSKONTOR Inledning och motiv till granskning modell för att studera arbetsförmedlingskontorens effektivitet Känslighetsanalysen visar att effektivitetstalen är robusta Hur betydelsefulla är de beräknade effektivitetstalen? Få yttre faktorer påverkar effektiviteten Faktorer inom Arbetsförmedlingen som kan påverka effektiviteten Effektivitetsmätning som komplement till EFFEKTIVITETSMÄTNING SOM METOD FÖR ATT JÄMFÖRA ARBETSFÖRMEDLINGSKONTOR har granskat Arbetsförmedlingens resurseffektivitet. Effektiviteten undersöks genom jämförelser mellan arbetsförmedlingskontor. Granskningen har även undersökt hur regeringen styr Arbetsförmedlingens arbete för att åstadkomma en effektiv verksamhet. Motiv: avvecklades () och länsarbetsnämnderna och en ny samlad myndighet, Arbetsförmedlingen, inrättades. Syftet med reformen var att uppnå en mer effektiv, enhetlig och rättssäker verksamhet. Det är inte känt hur den nya samlade myndigheten har påverkat effektiviteten. Det är inte sannolikt att effektiviteten endast påverkas av olika organisatoriska förändringar. Arbetssätt, kompetens med mera är också betydelsefulla komponenter i detta sammanhang. I samband med bildandet av den nya myndigheten arbetade den nya myndigheten med begreppet Målbild 2010 som en vision för vad den nya myndigheten skulle befinna sig 2010 när de organisatoriska förändringarna fått fullt genomslag. I denna målbild anges att verksamheten ska bedrivas kostnadseffektivt, vilket förutsätter resurseffektivitet, samt ha en flexibel och resurssnål administration. Även regeringen har betonat vikten av att Arbetsförmedlingens verksamhet bedrivs kostnadseffektivt. Myndigheten har därför ett uppdrag, via regleringsbrevet, att beskriva och analysera sin kostnadseffektivitet. För att Arbetsförmedlingen ska vara kostnadseffektiv krävs även att verksamheten bedrivs resurseffektivt. har mot bakgrund av ovanstående valt att granska arbetsförmedlingskontorens resurseffektivitet. Syfte: Syftet med granskningen är att analysera Arbetsförmedlingens effektivitet utifrån de mål som riksdag och regering fastställt. Granskningen har även undersökt hur regeringen styr Arbetsförmedlingens arbete för att åstadkomma en effektiv verksamhet. Genomförande: Granskningen avser perioden 20042010 och effektivitetsberäkningarna baseras på DEA-metoden (Data Envelopment Analysis). DEA-metoden är speciellt lämplig när både produktion och resursåtgång är flerdimensionella, det vill säga att flera typer av prestationer produceras med hjälp av olika typer av resurser. Detta är fallet för Arbetsförmedlingen. EFFEKTIVITETSMÄTNING SOM METOD FÖR ATT JÄMFÖRA ARBETSFÖRMEDLINGSKONTOR granskning utgår inte från någon egen definition av effektivt förmedlingsarbete. Revisionsfrågan om arbetsförmedlingskontorens resurseffektivitet besvaras istället med hjälp av kvantitativa metoder för att mäta förmedlingskontorens effektivitet. Arbetsförmedlingens effektivitet mäts genom inbördes jämförelser mellan förmedlingskontor varvid de kontor som åstadkommer flest prestationer, exempelvis övergångar till arbete eller studier, givet mängden resurser ses som mest effektiva. Metoden är relativ och det är således Arbetsförmedlingens eget arbetssätt som definierar vad effektiv förmedling är. Ett arbetsförmedlingskontor bedöms vara effektivt när det inte går att observera något annat kontor som producerar mer prestationer givet tillgängliga resurser. Den förbättringspotential som med hjälp av DEA-metoden identifieras, definieras följaktligen som att det finns förmedlingskontor som observeras producera färre prestationer med jämförbar resursförbrukning än de effektiva förmedlingskontoren. I vilken utsträckning de mest effektiva kontoren ytterligare kan öka sin effektivitet är utanför ramarna för analysen eftersom detta endast kan bygga på teoretiska antaganden. Granskningen har resulterat i följande iakttagelser och slutsatser: Hög effektivitet men det finns viss förbättringspotential. beräkningar visar att ett flertal av arbetsförmedlingskontoren bedriver sin verksamhet resurseffektivt. Detta innebär att de, enligt modellen, inte kan öka mängden prestationer utan att ytterligare resurser tillförs. Medeltalet för förbättringspotentialen är för varje enskilt år. Detta innebär att de slutliga prestationerna skulle kunna öka med i genomsnitt utan att mängden resurser förändras. För att exemplifiera resultatet skulle det innebära cirka 17 000 fler individer till arbete för om alla förmedlingskontor var lika effektiva. Förbättringspotentialen tycks huvudsakligen finnas i arbetsförmedlingskontorens inre arbete. Beräkningarna av förmedlingskontorens skaleffektivitet, det vill säga om förmedlingskontoren är för stora eller få små, visar att en relativt liten del av den totala förbättringspotentialen kan förklaras av förmedlingskontorens storlek. har även undersökt om det finns yttre strukturella faktorer som skiljer sig systematiskt åt mellan effektiva kontor och de kontor som uppvisar en förbättringspotential. Denna analys ger en relativt entydig bild av att det finns få yttre faktorer som samvarierar med huruvida ett arbetsförmedlingskontor är effektivt eller ej. Mot bakgrund av dessa analyser drar därför slutsatsen att en stor del av den beräknade förbättringspotentialen som observerats kan hänföras till kontorens inre arbetssätt, såsom organisering, styrning och ledarskap. Detta innebär att Arbetsförmedlingen bör ha stor möjlighet att ta tillvara på förbättringspotentialen genom ett internt utvecklingsarbete. Det är därför viktigt att Arbetsförmedlingen i det fortsatta arbetet med att förbättra effektiviteten initierar ett arbete för att finna de inre faktorer som påverkar den beräknade förbättringspotentialen. Effektiviseringsarbetet bör inriktas mot förmedlingskontor med stor förbättringspotential. Det är viktigt att framhålla att den förbättringspotential som beräknats inte är jämt fördelad mellan arbetsförmedlingskontoren. Som nämnts ovan är ett antal kontor, enligt modellen, effektiva. Att inleda ett generellt effektiviseringsarbete utan att ta hänsyn till detta faktum kan, enligt mening, leda till att redan effektiva kontor istället blir mindre effektiva. Metoden som används gör det möjligt att identifiera enskilda förmedlingskontors effektivitet. Förbättringsarbetet kan således ske genom jämförelser mellan kontor som är effektiva och de som har en förbättringspotential för att identifiera skillnader i arbetssätt. Det är viktigt att notera att metoden för att beräkna effektiviteten är relativ. Detta innebär att det inte är möjligt att uttala sig om den eventuella förbättringspotential som kan finnas för hela verksamheten. Arbetsförmedlingens bör förbättra möjligheterna till uppföljning av sin effektivitet. Enligt kan Arbetsförmedlingens pågående arbete med att följa upp sin kostnadseffektivitet utvecklas med hjälp av den metod som använt i granskningen. Ett sådant arbete skulle även ge värdefull information till regeringen så att den kan följa upp myndighetens arbete med att åstadkomma en effektiv verksamhet. i samband med granskningen har inneburit ett omfattande arbete, där i samarbete med Arbetsförmedlingen samkört och tagit fram data från olika register. ska kunna följa upp sin effektivitet, är det viktigt att den typ av information som behövs för detta ändamål samlas in, sammanställs och kvalitetssäkras på ett systematiskt sätt på kontorsnivå. Enligt görs detta inte . Rekommendationer till Arbetsförmedlingen: Genomföra en analys av orsakerna till effektivitetsskillnaderna mellan förmedlingskontor för att ta tillvara på den potential för effektivitetsförbättring som identifierats vid enskilda kontor. Utveckla rutiner för systematisk datainsamling som gör det möjligt att följa upp effektiviteten i förmedlingsverksamheten. Rekommendationer till regeringen: i uppdrag att, som en del i uppdraget om kostnadseffektivitet, återkommande följa upp och analysera myndighetens resurseffektivitet. EFFEKTIVITETSMÄTNING SOM METOD FÖR ATT JÄMFÖRA ARBETSFÖRMEDLINGSKONTOR Arbetsförmedlingen ansvarar för den offentliga arbetsförmedlingen och dess arbetsmarknadspolitiska verksamhet. var Arbetsförmedlingens statliga anslag sammanlagt . Anslagen ligger inom utgiftsområde 14 i stadsbudgeten. av dessa anslag var förvaltningsanslag som ska täcka löner, lokaler och övriga driftskostnader. Merparten av de resterande anslagen gick till försörjningsstöd för arbetslösa i form av arbetslöshetsersättning och aktivitetsstöd. Totalt har Arbetsförmedlingen cirka 220 lokala arbetsförmedlingskontor över hela landet som bedriver förmedlingsverksamhet. Dessa kontor var fram indelade i 68 arbetsmarknadsområden. hade Arbetsförmedlingen 10 769 anställda och av de anställda hade cirka 8 400 direktkontakt med arbetssökande och arbetsgivare. anmäldes 551 000 lediga arbeten till Arbetsförmedlingen och 493 900 arbetssökande avaktualiserades varav 281 800 av dessa fick ett jobb. Antalet inskrivna per var 708 600. Av dessa befann sig drygt 210 000 i öppen arbetslöshet. 1Inledning och motiv till granskning Arbetsförmedlingen ansvarar för den offentliga arbetsförmedlingen och dess arbetsmarknadspolitiska verksamhet. var Arbetsförmedlingens statliga anslag sammanlagt . utgiftsområde 14 i stadsbudgeten. Arbetsförmedlingens förvaltningsanslag som uppgick till ska täcka löner, lokaler och övriga driftskostnader. Merparten av de resterande anslagen går till försörjningsstöd för arbetslösa i form av arbetslöshetsersättning och aktivitetsstöd. Totalt har Arbetsförmedlingen cirka 220 lokala arbetsförmedlingskontor över hela landet som bedriver förmedlingsverksamhet. Dessa kontor var fram indelade i 68 arbetsmarknadsområden. hade Arbetsförmedlingen 10 769 anställda och av de anställda hade cirka 8 400 direktkontakt med arbetssökande och arbetsgivare. anmäldes 551 000 lediga arbeten till Arbetsförmedlingen och 493 900 arbetssökande avaktualiserades1 varav 281 800 av dessa fick ett jobb.2 Antalet inskrivna per var 708 6003. Av dessa befann sig drygt 210 000 i öppen arbetslöshet.4 I myndighetens instruktion5 anges att Arbetsförmedlingen ska verka för att förbättra arbetsmarknadens funktionssätt genom att effektivt sammanföra dem som söker arbete med dem som söker arbetskraft, prioritera dem som befinner sig långt från arbetsmarknaden, samt bidra till att stadigvarande öka sysselsättningen på lång sikt. avvecklades () och länsarbetsnämnderna. En ny samlad myndighet, Arbetsförmedlingen, inrättades. Syftet med reformen var att uppnå en mer effektiv, enhetlig och rättssäker verksamhet. Det är inte känt hur den nya samlade myndigheten har påverkat effektiviteten. Det är inte sannolikt att effektiviteten endast påverkas av olika organisatoriska förändringar. Arbetssätt, kompetens med mera är också betydelsefulla komponenter i detta sammanhang.