prop · GZ0372 · 2012-02-14 00:00:00 — Det finns även ett stort behov av utveckling och bättre förvaltning av KVR, vilket kan leda till ökade kostnader.72 Kriminalvården kalkylerar med att avvecklingen av ger en årlig kostnadsbesparing om samt att denna investering blir ekonomiskt lönsam . Sammantaget räknar Kriminalvården med att de totala it-kostnaderna kommer att öka med . De totala it-kostnaderna för Kriminalvården beräknas uppgå till 2015. 3.5Ett års försening av den första etappen aviserade att myndighetens leveranser i RIF försenats på grund av främst underskattad komplexitet och att den interna organisationen på inte var tillräcklig, exempelvis i fråga om rätt kompetens. Även andra faktorer påverkade förseningen, som att gemensamma förutsättningar kom senare än planerat och att det omfattande arbetet mot externa aktörer försvårat arbetet.73 Den första etappen av RIF5-myndigheternas arbete har därmed försenats med . Den gemensamma leveransplanen har reviderats, och ett beslut om en ny leveransplan togs på RIF-rådsmötet . Den första etappen av RIF-arbetet ska, enligt ett regeringsbeslut den , i stället vara genomförd senast den 31 december 2012.74 71Beslut om en avveckling av , , dnr 50-2011-114268. 72Kriminalvårdens IT-projektkatalog 2011 (version ). Redovisning av en lång lista problem och förslag till förbättringar av enskilda funktioner i KVR, s. 12. 73Intervju vid och promemoria ; Information om förseningar . 74Regeringsbeslut (Ju2011/4732/PO, Ju2011/4791/Å, Ju2011/4804/DOM, Ju2011/4788/ ). Den nya tidsplanen är dock exklusive avveckling av de så kallade RI-systemen, som ska löpa parallellt fram till . Av protokoll från möten framgår att försenade resultat från myndigheternas arbetsgrupper, som handlade om en gemensam kravbild och referensarkitektur, innebar en risk för förseningar av flera myndigheters leveranser.75 Enligt företrädare för fastställdes kravbilden . Därefter hanterades ett antal öppna frågor , och den slutliga versionen fastställdes i maj 2010.76 ordförande, tillika expeditionschefen för , hävdar att projekt av denna storlek tyvärr ofta blir försenade och att den konstaterade förseningen därför inte kom som någon större överraskning.77 Tidsplanen var snäv och därmed fanns en risk för förseningar från start, enligt företrädare från både och myndigheterna. På grund av förseningen av den första etappen beräknas kostnaderna för denna öka med , enligt beräkningar i nyttovärderingen . Komplexiteten i utvecklingsarbetet uppges även i beräkningen ha underskattats, och parallella system kommer att behöva användas under en övergångsperiod, som en direkt konsekvens av förseningen. Dessutom beräknas konsultkostnaderna öka för genomförande av vissa kompletterande insatser.78 Bedömningen är att de totala kostnaderna väntas uppgå till för RIF-arbetets första etapp, vilket innebär en ökning med 43 procent.79 Regeringen överväger att genomföra en extern granskning av SI-enhetens och myndigheternas arbete. Diskussioner pågår om formerna för ett sådant arbete. Tanken är att en sådan granskning ska inledas . Åtgärder har även vidtagits för att minska risken för ytterligare förseningar i RIF-arbetet, exempelvis har den nya leveransplanen två så kallade tidsbuffertar. Dessutom har kriterier för statusrapportering i arbetet förtydligats i syfte att säkerställa att myndigheterna rapporterar på liknande Ett riskmoment som identifierats är övergången från planeringen i RIF till den operativa planering som ska ske på myndigheterna, det vill säga att bryta ned gemensamma förutsättningar till enskilda aktiviteter som ska genomföras. En så kallad mognadsmodell ska införas som ska bidra till en större öppenhet och säkerställa en lägsta nivå avseende myndigheternas interna processer.80 75En gemensam kravbild med realiseringsmodell beskriver det gemensamma åtagandet i rättskedjan och referensarkitekturen beskriver de tekniska förutsättningarna för att realisera den gemensamma kravbilden. 77Intervju vid 2011-05- 23. Liknande synpunkter har även framförts i samband med intervjuer vid och vid . 78Justitiedepartementet, promemoria; Nyttovärdering 2011 avseende utveckling av rättsväsendets informationsförsörjning, , s. 6, dnr Ju2010/9779/SI. 79Justitiedepartementet, promemoria; Nyttovärdering 2011 avseende utveckling av Rättsväsendets informationsförsörjning, , sid. 6, dnr Ju2010/9779/SI. 3.5.1Beslut om en utvidgning av den första etappen När förseningen i första etappen var ett faktum genomfördes en analys av hur tiden bäst skulle användas av myndigheterna för att förbättra verksamhetsnyttan, utan att riskera huvudleveranserna.81 På RIF-rådsmötet presenterades ett förslag att utvidga den första etappen, som innebar att även och skulle omfattas. De båda myndigheterna bedöms ha de tekniska förutsättningar som krävs för en sådan anslutning. RIF11-myndigheterna ställde sig bakom en utvidgning vid RIF-rådsmötet.82 beslutade regeringen om en utvidgning och senareläggning av den första etappen, som i stället ska avslutas den 31 december 2012.83 Utvidgningen av den första etappen i RIF-arbetet förutsatte att och ställde sig bakom de arbetssätt och vägval som gjorts i arbetet.84 Utan förseningen hade utvidgningen troligtvis inte blivit av förrän efter den första etappens avslut, enligt företrädare för Justitiedepartementet.85 Risker som identifierats med en utvidgning är att den kan medföra en inledande tröghet i arbetet som nya deltagare ska läras upp och att antalet tolkningsfrågor om den gemensamma kravbilden initialt kan öka.86 Flera företrädare för myndigheterna har framhållit att det är viktigt att säkra den första etappen och huvudflödet först.87 och har exempelvis framfört att det inte är lämpligt med en utvidgning av den första etappen, bland annat för att det saknas en tillräcklig stabilitet bland RIF5-myndigheterna och för att arbetsbelastningen är tillräckligt hög som det är.88 Trots detta har samtliga ledamöter i ställt sig bakom en utvidgning av den första etappen. Beslut om detta togs på RIF-rådsmötet . 83Regeringsbeslut (Ju2011/4732/PO, Ju2011/4791/Å, Ju2011/4804/DOM, Ju2011/4788/ ). 84Justitiedepartementet, protokoll från RIF11-rådsmöte vad avser promemoria; Beslut om utökning av RIF-arbetet etapp 1 och Förutsättningar för utökning, . 86Justitiedepartementet, protokoll från RIF11-rådsmöte vad avser promemoria; Beslut om utökning av RIF-arbetet etapp 1 och Förutsättningar för utökning, . 88Intervju vid och vid . granskning visar det följande: It-stödet för den operativa verksamheten i rättsväsendets myndigheter i rättskedjan har fortfarande brister och fungerar inte tillräckligt effektivt. Myndigheterna står inför en utmanande uppgift där flera åtgärder måste vidtas . Kostnaderna för myndigheternas drift och förvaltning av it-stöd måste minska för att säkerställa finansiering av nyutveckling, framförallt inom polisen och Kriminalvården. Det finns även ett uppdämt behov av att avveckla eller bygga om gamla system och it-stöd för att kunna modernisera it-stödet. Myndigheterna bedömer att en kostnadspuckel för de totala budgeterade it-kostnaderna inträffar 2011. Det motsvarar , vilket är en ökning med . Polisen står för av rättskedjans totala budgeterade it-kostnader. I RIF-arbetet har det framkommit att myndigheterna har svårt att driva it-projekt planenligt. Myndigheterna har brister i sin styrning av it-verksamheten och behöver förbättra sin förmåga att styra och driva itprojekt. Myndigheterna saknar erfarenhet av komplicerade omställningsarbeten, såsom att avveckla, utveckla och modernisera system och it-stöd i motsvarande omfattning som krävs. Den första etappen av RIF-arbetet är försenad med och ska enligt plan avslutas . Som en konsekvens av denna försening har den första etappen utvidgats med två myndigheter - och . Sammantaget leder dessa ändrade förutsättningar till att kostnaderna ökar med till totalt . Etapp två av RIF-arbetet är under beredning. Avsikten är att regeringen tar ett beslut om etapp två . 4 Prioriterade kritiska it-projekt För att myndigheterna i rättskedjan ska kunna modernisera it-stödet och uppfylla sina respektive åtaganden i RIF-arbetet, krävs att de har förmåga att genomföra beslutade insatser i rätt tid, till rätt omfattning och till rätt kostnad. Detta gäller inte minst för högt prioriterade och kritiska it-projekt, som syftar till att stödja myndigheternas operativa kärnverksamheter och till att kunna åstadkomma en helt elektronisk informationsförsörjning mellan myndigheterna i rättskedjan. har utifrån ovanstående aspekter granskat följande sex prioriterade och kritiska it-projekt på myndigheterna, varav tre stycken vid polisen: PUST, BMP-A och Ren-IT 4.1Förseningar och ökade kostnader i projekten Tre faktorer som myndigheterna kan påverka är tid, budget och funktionalitet i projekten. Granskningen av pågående kritiska it-projekt på myndigheterna visar att samtliga projekt drabbats av förseningar och ökade kostnader, eller har haft svårt att leverera enligt ursprunglig kravspecifikation.89 En kritisk faktor är kompetensförsörjningen.90 En sammanställning visar att myndigheternas ursprungliga budgetar som motsvarar totalt för granskade it-projekt har överskridits med totalt mellan . Nedan redovisas kortfattat syftet med respektive projekt och en sammanfattande tabell över avvikelser , budget och funktionalitet för projekten vid en avstämning . I bilaga 3 redovisas mer utförlig information om it-projekten. 89Det är samma granskningsresultat som kom fram till i granskningen av it-projekt som avslutades , se : Statliga IT-projekt som överskrider budget (RiR 2011:5). 90Det saknas aktuella statliga ramavtal för vissa it-konsulttjänster, bland annat för ledning och styrning, systemutveckling och infrastruktur. Kammarkollegiet, telefonsamtal . Det nya mobila utredningsstödet (PUST) Polisen har haft behov av ett nytt utredningsstöd och krav har även funnits på att ett sådant ska vara mobilt. PUST är det system som helt ska ersätta avrapporteringsstödet Rationell anmälansrutin (RAR) och Datoriserat utredningsstöd (Dur-Två). Syftet med PUST är att det ska stödja polisens nationella utredningskoncept (PNU), som är ett nytt arbetssätt för polis i yttre tjänst. PUST ska byggas i flera etapper. I den första etappen ingår ett urval brottstyper som har ett så kallat förenklat utredningsförfarande.91 Till dess att samtliga brottstyper kan registreras i PUST kommer de olika it-stöden att användas parallellt. Projektet är ett av polisens fem högst prioriterade it-projekt. PUST har många integrationer med andra system inom polisen och med andra myndigheter. Huvuddelen av alla nödvändiga uppgifter för brottmålsprocessen ska registreras i PUST. Förundersökningsprotokoll ska också upprättas som därefter ska överföras till åklagarnas Cåbra-system. Anpassning av RAR och DUR-Två till brottmålsprocessen (BMP-A) Som tidigare nämnts hinner inte polisen utveckla det nya it-stödet PUST för alla typer av brott i den första etappen. Därmed måste befintliga it-stöd för anmälan och utredning (RAR och Dur-Två) anpassas till de överenskommelser som gjorts i RIF för att det elektroniska informationsutbytet med åklagarnas Cåbra-system ska fungera. Polisens BMP-A projekt syftar till att åtgärda För att uppnå spårbarhet på misstankar, samt högre kvalitet, ska även misstankeregistret (MR) vidareutvecklas enligt de nya kraven i RIF.92 It-arkitekturen och driftmiljön (Ren-IT) ska standardiseras Polisen har relativt höga kostnader totalt sett för den mångfald teknologier och leverantörer som är ett resultat av de senaste tjugo årens utveckling.93 Projektet syftar till att flytta befintliga it-system från gammal plattform till en ny gemensam och enhetlig teknisk plattform. Polisen bedömer att detta ska ge en mer standardiserad teknisk miljö och förutsättningar för en kostnadseffektiv hantering av framtida utveckling, förvaltning och drift av Polisen bedömer också att vissa förbättringar kan uppnås i den polisiära 91Rikspolisstyrelsens svar på frågeenkät . , PUST Projektkontrakt, , dnr PVS-171-3001/09. Med förenklat utredningsförfarande menas att enkla utredningar kan färdigställas ute på fältet och det gäller brottstyper såsom snatteri, brott mot knivlagen, olovlig körning, rattfylleri och narkotikabrott. 92Rikspolisstyrelsen, Projekt för RAR/DUR inklusive Tvång/MR en anpassning till krav i brottmålsprocessen, . 93Rikspolisstyrelsen, Projektdirektiv Ren-IT, . verksamheten genom en stabilare it-miljö med färre avbrott.94 Ren-IT bedrivs i ett program, som ursprungligen omfattande ett trettiotal it-system, som var och en hanterades i ett delprojekt. Projektet har indirekt ett samband med RIF-arbetet.95 Cåbra syftade ursprungligen till att utveckla en stämningsansökan som åklagare ska kunna skicka elektroniskt via åklagarnas Cåbra till domstolarnas Vera-system. I stämningsansökan ingår information som polisen skickat till Cåbra, som ska stödja ett rationellt och kvalitativt åklagararbete. Den elektroniska stämningsansökan ska säkerställa kvaliteten på den strukturerade informationen om tilltalad, målsägande och brottsmisstanke som ska överföras till domstolen.96 genomför en del av åtagandet i projektet e-Stämning.97 Nya och utökade direktiv beslutades i maj 2011.98 Cåbra har ännu inte fullgjort någon leverans av it-stöd. genomför numera sina åtaganden i RIF-arbetet inom ramen för myndighetens så kallade RIF-program.99 I programmet ingår bland annat Uppdrag e-Stämning, Ny rapportering av brottmålsavgöranden och ett införandeprojekt. I en överenskommelse har och åtagit sig att i samarbete förverkliga viktiga delar av det informationsutbyte som ska komma till stånd mellan åklagare och domstol. Syftet med uppdraget är att utveckla en elektronisk stämningsansökan, som i strukturerad form överför information från åklagarnas Cåbra-system till domstolarnas verksamhetsstöd . 94Rikspolisstyrelsen, Projektdirektiv Ren-IT, . 95Rikspolisstyrelsen, Projektdirektiv Ren-IT, . 96Åklagarmyndigheten, Projektdirektiv Cåbra II utveckling av elektroniskt informationsutbyte, , dnr ÅM-A 2009/0721. 97Domstolsverket, svar på frågeformulär . 98Åklagarmyndigheten, Beslut om revidering av projektdirektiv Cåbra II, . 99Domstolsverket, svar på frågeformulär . Ny rapportering av brottmålsavgörande (NRB) syftar till att ta fram krav och tekniska lösningar som behövs för att elektroniskt överföra och ta emot information om brottmålsdomar mellan domstolarna och berörda myndigheter i rättskedjan. , , , och samarbetar i projektet. När projektet är klart finns förutsättningar för att avveckla de så kallade RI-systemen. Samordning sker därför med det projekt som drivs för att avveckla RI-systemen. Avvecklingen av kriminalvårdens KLAS-system Kriminalvården framhåller att avvecklingen av och nyutvecklingen av motsvarande KLAS-funktioner i kriminalvårdsregistret är förenade med stora risker på grund av projektets storlek och outredda risker. fattades dock beslut om en treårig avveckling av med beräknad start och avslut den 31 december 2014.100 Syftet är bland annat att minska kostnader för drift och förvaltning, att modernisera funktioner i en nyare teknisk plattform samt att förbättra funktionaliteten i de funktioner som förs in i KVR. Att avveckla KLAS-systemet har inte ett direkt samband med myndighetens åtagande i den första etappen i RIF. åtagande i RIF-arbetet är att utveckla it-system för att kunna ta emot elektronisk information om domar i brottmål från domstolarna. Information från myndigheterna i rättskedjan ska registreras i KVR. 4.2Lägesbild av granskade it-projekt Nedan redovisas i tabellen lägesbilden för de granskade it-projekten i myndigheterna . Granskningen visar att flera projekt är försenade, att de har avvikelser i funktionalitet eller överskridit ursprunglig budget. 100KLAS byggdes och konverterades till en ny version . Formellt beslut om en avveckling av togs (dnr 50-2011-114268). PUST (polisen) + 6 mån) BMPA (polisen) + ca 6 mån ram för tre år (2011-2014) är till 2010). Myndigheternas it-projekt har haft svårt att leverera enligt ursprunglig kravspecifikation, vilket bidragit till förseningar och ökade kostnader. Planeringen av it-projekt brister, bland annat underskattas analys av projektens omfattning, risker, resurser och tidsplaner. Återkommande förklaringar som myndigheterna har till förseningar i it-projekten är avvikelser i funktionalitet; exempelvis har komplexiteten i it-stödet underskattats såsom integration med andra it-system internt och mellan myndigheterna.101 Det har även förekommit att vissa projekt har fått vänta på förutsättningar från det gemensamma RIF-arbetet. Kompetensförsörjningen är en sårbar faktor som får konsekvenser för it-projekten; i vissa fall har projekten försenats som en direkt följd av vakanser eller att nyckelpersoner med särskild kompetens varit upptagna i andra projekt. Myndigheternas ursprungliga budgetar för fem av de granskade itprojekten om har överskridits med . Myndigheterna har identifierat införande och mottagande av nytt it-stöd som en väsentlig risk. Om nytt it-stöd inte används på det sätt som det är tänkt uppnås inte den effektivitet och verksamhetsutveckling som avsetts. 101Jämför med motsvarande granskningsresultat i som överskrider budget (RiR 2011:5). 5Myndigheternas förutsättningar att leverera ett bättre it-stöd har i granskningen utgått från fem områden, eller så kallade framgångsfaktorer, som bör ha dokumenterats och hanterats i arbetet med att utveckla it-stödet i rättskedjan. Följande områden har granskats: behovsanalyser, långsiktig planering, långsiktig dokumenterad prognos och budget för finansiering av it-stöd, riskanalyser samt kompetensförsörjning. Därutöver har myndigheternas ekonomiadministrativa rutiner för itverksamhet och övergripande dokumentation för intern styrning och kontroll granskats. I detta avsnitt redovisas för samlade iakttagelser per myndighet. stora utmaning är att minska antalet system som driver kostnader för drift och förvaltning. Framför allt handlar det om att avveckla och ersätta så kallade stordatorsystem som driver kostnader. Enligt polisens prognoser har myndigheten en kostnadspuckel 2011. Polisen behöver avveckla gamla system, migrera till modernare tekniska plattformar och driva flera högt prioriterade it-projekt. Det är nödvändigt att få ned kostnaderna för drift och förvaltning för it-verksamheten för att skapa ett ekonomiskt utrymme för utveckling av nytt it-stöd. Om inte polisen lyckas med detta kommer de totala kostnaderna för gamla och nya system och it-stöd att öka. En annan viktig utmaning består i att införandet och mottagande av nytt itstöd sker på ett bra sätt, så att potentialen till rationalisering och effektivisering i de operativa verksamheterna tas till vara. 5.1.2En genomlysning av it-verksamheten har ökat medvetenheten om behovet av nytt it-stöd och bättre styrning Brister i polisens operativa it-stöd har kunnat konstateras sedan flera år.102 It-stödet är inte tillräckligt användarvänligt och effektivt, exempelvis för avrapportering av polis i yttre tjänst. För att få en samlad bild av itverksamheten och behovet av nytt it-stöd gjorde 2009 en omfattande genomlysning av it-verksamheten.103 Resultatet av denna genomlysning bekräftade bland annat brister i det operativa it-stödet och pekade på vikten av bättre styrning och ledning av it-verksamheten. Därmed finns en relativt tydlig bild av behovet av nytt it-stöd och bättre styrning. är väl medveten om att det finns ett gap mellan utbudet av it-stöd och polismyndigheternas efterfrågan men på grund av begränsade resurser tvingas att prioritera. Detta ställer krav på förmåga att styra och göra tydliga prioriteringar av olika it-insatser. för menar dock att det krävs mer kommunikation och förankring i organisationen. Det är, enligt företrädare för , inte rimligt att tillgodose alla behov. För att kunna leverera nytt it-stöd måste it-investeringarna öka och kostnaderna för drift och förvaltning minska. uppges leveranserna mest ha handlat om olika anpassningar till ny lagstiftning och utveckling av befintligt it-stöd.104 Flera åtgärder har vidtagits som ett resultat av genomlysningen, bland annat har en ny organisation och styrning av it-verksamheten införts. Utmaningen för att åtgärda bristerna i polisens it-stöd och åstadkomma konkreta resultat är dock fortsatt mycket stor. 5.1.3It-frågorna har fått högre prioritet inom polisen Ansvaret för i stort sett all drift, förvaltning och utveckling av it-stöd är centraliserat inom polisen. har en beställar- och utförarmodell för it-verksamheten. I intervjuer med företrädare för framkommer att det har tagit tid att få beställar- och utförarorganisationen på plats, men att det nu tycks fungera bättre. rekryterades en sammanhållande it-strateg () som är chef för en nyinrättad it-stab vid huvudkontoret. CIO är direkt underställd rikspolischefen och ingår i ledningsgruppen. För att tydliggöra arbetet finns även ett så kallat prioriteringsråd där CIO är ordförande. Chefen för it-staben (CIO) beslutar om och prioriterar it-initiativ inom ramen för den av RPS fastställda it-strategin med stöd av prioriteringsrådet. Flera personer, på olika funktioner inom it- 102Riksrevisionsverket, Polisens IT-stöd, RRV 2000:8, , , Yrke: Polis , 2005, , Polisen Styrning och uppföljning, ESV 2009:6. 103Logica, Preliminär rapport , version . verksamheten, uppger i intervjuer att it-frågor diskuteras i mycket högre grad nu jämfört med tidigare. Det finns en tydlig viljeinriktning mot att leverera bättre resultat än vad polisen historiskt sett har kunnat göra. It-frågor har fått en högre prioritet och status inom polisen . Företrädare inom itverksamheten framhåller också att vi måste tro på våra planer, vem ska annars kunna tro på oss?.105 5.1.4Det finns dokumenterade planer Polisens it-strategi gäller för åren 2010-2015.106 Strategin är, enligt flera företrädare för , mycket ambitiös och utmanande. Strategin kommer därför att ställa stora krav på bland annat beställarkompetens, leveransförmåga, införande och mottagande. It-strategin är knuten till den planerade verksamhetsutvecklingen för polisen. Det är CIO och it-staben som analyserar och bedömer vad som ska prioriteras, det vill säga tar fram förslag till it-plan, prognoser och avvecklingsplan. Sedan lämnar utförarsidan underlag med förväntade konsekvenser av dessa analyser, exempelvis för kostnader och drift och förvaltning. Vidare finns en handlingsplan kopplad till it-strategin . Polisen har också en årlig it-plan och budget samt en projektportfölj med ungefär trettio stycken pågående it-projekt av olika karaktär, varav fem projekt har högre prioritet (däribland PUST, BMP-A och Ren-IT, se avsnitt 4.1.1). Polisen har även långsiktiga prognoser för it-verksamheten 2012-2015. Avvecklingsplan, sourcingstrategi och finansieringsplan är exempel på viktiga nyckeldokument för it-verksamheten. Enligt planerna ska kostnaderna för drift och förvaltning minska successivt . Minskade kostnader ska främst åstadkommas genom avveckling av gamla system och plattformar. Beslutet för en avvecklingsplan är försenad och förväntas fattas . Ett problem har varit att ekonomiadministrativa rutiner inte fungerat ändamålsenligt inom polisens it-verksamhet, enligt företrädare för . Kontrollen över kostnadsutvecklingen för it-verksamheten var därför mycket osäker. I samband med den nya organiseringen 2009 av it-verksamheten med it-stab och CIO har dock olika åtgärder vidtagits som bidragit till bättre ekonomistyrning av området. Granskningen visar att numera har rutiner för uppföljning av riskområden, nyckeltal och budgetavvikelser med utpekade ansvariga. Åtgärder har bland annat vidtagits för förbättrade rutiner för att registrera ekonomiska data för it-projekten samt bättre rutiner för uppföljning av it-verksamhetens kostnader 106Rikspolisstyrelsen, IT inom Polisen Nationell IT-strategi 2010-2015. på olika nivåer. Detta har lett fram till att ekonomiavdelningen numera har ungefär framförhållning för budgetering och finansiering för itverksamheten på aggregerad nivå.