prop · GZ0372 · 2012-02-14 00:00:00 — (), promemoria Nyttovärdering 2011 avseende utveckling av Rättsväsendets informationsförsörjning, s. 5-6, dnr Ju2010/9779/SI , Protokoll från RIF11-rådsmöte vad avser promemorior Beslut om utökning av RIF-arbetet etapp 1 respektive Förutsättningar för utökning, Dokument från granskade myndigheter , Preliminär rapport till , version 2008, promemoria Författningsöversyn för genomförande av RIF:s målbild och handlingsplan En preliminär rättsanalys, dnr RA-450-3507/08 , PUST Projektkontrakt, dnr PVS-171-3001/09 2010, IT inom Polisen nationell IT-strategi 2010-2015, dnr ITS-170-5180/09 , Projekt för RAR/DUR inkl Tvång/MR en anpassning till krav i brottmålsprocessen , Riskanalys ISK Projektportföljen , PVS Riskanalys per , version 01.00 , Projektdirektiv Cåbra II utveckling av elektroniskt informationsutbyte, dnr ÅM-A 2009/0721 , Förslag till styrning av IT-verksamhet, dnr ÅM-A-2010/1535 , Riskanalys med åtgärder, dnr ÅM-A 2011/0297 , Inriktningsbeslut avseende en utvecklad , dnr ÅM-A 2010/1535 , Beslut om revidering av projektdirektiv Cåbra II IT-verksamhet, dnr ÅM-A 2010/1535 Framställning om ändringar i svar på frågeenkät om EA-rutiner i it-verksamheten , svar till angående it-revision av Cåbra, , dnr ÅM-A 2008/0793 , Förstudie om modularisering av , Rättsväsendets Informationsförsörjning (RIF), , IT-strategi för Domstolar , Promemoria Analys i anledning av en ny kommunikationslösning för rapportering av brottmålsavgöranden, dnr 1644-2010 , Analys av , version 1.0 , promemoria Behov av författningsändringar i anledning av ett elektroniskt förundersökningsprotokoll , promemoria Elektronisk stämningsansökan och brottsmisstankar en författningsanalys , Information om förseningar i RIF-arbetet , Mötesanteckningar från Planeringsråd och planeringsråd IT svar på frågeenkät om EA-rutiner i it-verksamheten Kriminalvården , Bättre ut, Kriminalvårdens vision och värdegrund Kriminalvården , remissvar på betänkande SOU 2009:80 Kriminalvården ledning och styrning, dnr 2009-024382 Kriminalvården , PM Kriminalvårdens arbete med intern styrning och kontroll. Kriminalvården , Kriminalvårdens IT-strategi Kriminalvården Kriminalvårdens budgetunderlag 2012 (tryckt ) Kriminalvården , PM Förstudie KLAS:NET Slutrapport, (dnr 50-2010-27971) Kriminalvården , Kriminalvårdens riskanalys 2010 version 1.0 Kriminalvården , Beslut om avveckling av , dnr 50-2011-114268 Kriminalvårdens IT-projektkatalog 2011 (version ) Kriminalvården, minnesanteckningar från möte (dnr 59-2009-26033) Kriminalvården, minnesanteckningar från möte (dnr 59-2009-28605) Kriminalvården, minnesanteckningar från möte (dnr 59-2009-28605) Kriminalvården, minnesanteckningar från möte (dnr 59-2011-6403) Kriminalvården, minnesanteckningar från möte (dnr 59-2009-28605) Kriminalvården, PM IT-utmaningar (,version 1.0) Kriminalvårdens svar på frågeenkät EU, internationella standarder/metoder Cobit 1996: Control Objective for Information and Standards. Audit and (), and () COSO 1992: of 2009:12, Hanteringen av unga lagöverträdare 2009:18, IT-investeringar över gränserna 2009:27, Kriminalvårdens verkställighetsplanering 2010:7, Inställda huvudförhandlingar i brottmål 2010:10, Hanteringen av mängdbrott 2010:23, Polisens brottsförebyggande arbete 2010:26, Statens insatser för att komma åt vinster från brottslig verksamhet 2011:4, IT inom statsförvaltningen 2011:5, Statliga IT-projekt som överskrider budget 2011:18, Brottsutsatt Myndigheternas hantering av ekonomisk kompensation på grund av brott , IT-revision av Cåbra, , dnr 32-2007-0647 : Granskning av ekonomistyrningen i : Granskning av ekonomistyrningen i it-verksamhet : Granskning av ekonomistyrningen i : Granskning av ekonomistyrningen i 1999:19, Informationsförsörjning och IT-användning inom kriminalvården 2000:8, Polisens IT-stöd Revisionsmyndigheter i andra länder Intosai 2007, 2010: Erfarenheter från granskning av IT Governance presenterade för on IT Audit 2005, , Yrke: Polis 2007, kandidatuppsats i Kriminalvårdens IT-system med inriktning på intern kommunikation och systemtillgänglighet Intervjuer med företrädare för , , , , , , , , , , , (telefonintervju) Intervju med företrädare för i , Intervjuer med företrädare för i , Intervjuer med företrädare för , , , , Intervju med företrädare för åklagarkammaren i , Intervju med företrädare för åklagarkammaren i , : Intervjuer med företrädare för , (telefon), , , (telefon) Intervju med företrädare för Attunda tingsrätt, Intervjuer med företrädare för Kriminalvården, (telefon), (telefon), (telefon), , , (telefon), (telefon), (telefon) Gruppintervju med företrädare för , Gruppintervju med företrädare för Österåkeranstalten, Intervju med företrädare för regionkontoret i , Intervju med företrädare för , Intervjuer med företrädare för , , , , 2011-05- 23, Intervju med företrädare för , Bilaga 1 Definitioner och begrepp Nedan följer förklaringar till definitioner och begrepp som återkommer i granskningen: Verksamhetsstöd: Med verksamhetsstöd avser vi alla typer av stöd som bidrar till att en specifik verksamhet kan genomföras. En typ av stöd är it-stöd. Andra stödformer är exempelvis organisation, administration, service, kompetens, modeller och metoder för arbetssätt. It-stöd: Med it-stöd avser vi sådana it-system, it-applikationer eller it-funktioner som personalen i en viss verksamhet har behörighet att använda i sin tjänst. It-system: Med it-system avser vi de datoriserade delarna i ett informationssystem där man manuellt registrerar olika data. Det innebär att det exempelvis finns datoriserade funktioner för att lagra data och bearbeta data. It-infrastruktur: Den hårdvara (exempelvis servrar, datorer och kringutrustning), mjukvara (exempelvis operativsystem, övervakningssystem och kommunikationssystem), metoder, tekniker och kompetenser som krävs för att kunna erbjuda organisationen ett it-stöd. Drift: Den dagliga support som en (normalt) it-enhet utför för att användarna ska ha tillgång till det beslutade it-stödet. Förvaltning/systemförvaltning: Ett återkommande underhåll av it-stödet (itsystem och it-infrastruktur) som innehåller åtgärder främst för att bibehålla beslutad kvalitet på it-stödet. It-system kräver till exempel uppdatering vid ny lagstiftning. Förvaltningen svarar också för att systemen uppfyller krav på säkerhet etc. It-utveckling: större insatser, ofta utveckling av nytt it-stöd/it-system eller större ingrepp i ett redan befintligt ti-system. It-utveckling bedrivs oftast i projektform. It-verksamhet: All verksamhet som en organisation utför för att ett beslutat it-stöd i verksamheterna ska finnas på plats. I it-verksamheten ingår således både organisationen för drift, förvaltning och utveckling av it-stödet och själva it-stödet. Avveckla/konvertera/migrera: Med avveckling avses att ett it-system eller it-stöd tas bort. Systemet/stödet kan ersättas av ett nytt system/stöd. Med konvertera avses att programkoden i ett it-system skrivs om till ny programkod. Med migrera avses att data överförs från ett it-system, som ska avvecklas, till ett annat it-system. Bilaga 2 Myndigheternas it-stöd Det finns mellan 400 och 700 system inom polisen beroende på vilken definition som används. Polisen har omfattande kopplingar mellan såväl interna som externa it-system. Inom utredning och lagföring använder sig polisen av två huvudsystem, nämligen ett avrapporteringssystem Rationell anmälningsrutin (RAR)243, och ett utredningsstöd, Datoriserad utredningsrutin och tvångsmedelshantering (Dur-Två) inklusive tvångsmedelstjänsten (Tvång). RAR är ett diariesystem som är knutet till respektive polismyndighet och som består av K-diarium, T-diarium och A-diarium244. Polisen håller på att utveckla ett nytt nationellt mobilt utredningsstöd (PUST), som är tänkt att ersätta RAR och Dur-Två . Utöver polisens två huvudsystem för brottsutredande verksamhet, Dur- Två och RAR, kan sökningar även göras i en mängd olika så kallade stödsystem (register). Det finns också system i gränslandet mellan huvudsystem och stödsystem, exempelvis belastningsregistret (BR) och misstankeregistret (MR). Dessa system används även av andra myndigheter som stöd i deras verksamheter. Andra exempel på stödsystem inom polisens utredande verksamhet är allmänna spaningsregistret (), beslags- och analysregistret för narkotika (BAR), kriminalunderrättelseregistret (KUR), signalementsregistret (SIGN), delgivningssystemet (DS) och , bara för att nämna några. Totalt har polisen ungefär ett trettiotal olika stödsystem.245 243Rikspolisstyrelsen, Föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring vid polismyndigheterna, FAP 181-1 RPSFS 2004:3. 244Kriminaldiarium, Trafikdiarium och Allmänt diarium, allmän del för ärenderegistrering utanför utredningsprocessen. 245E-post från , . ärendehanteringssystem Cåbra infördes . Ärenden förs över elektroniskt från polisens Dur-Två till Cåbra. De brott som inte utreds i Dur-Två kommer i pappersform till och registreras manuellt i Cåbra. Åklagare kan också genom den elektroniska kopplingen till Dur-Två skicka förundersökningsdirektiv, alternativt skicka tillbaka förundersökningen till polisen om kompletteringar behövs. Trots att det finns en elektronisk koppling för att skicka förundersökningar från polisen till , skickar polisen samtliga förundersökningar i fyra pappersexemplar enligt gällande rutiner. Polismyndigheterna har ansvar för att kopiera förundersökningsprotokoll för överlämnande till , bland annat på grund av att domstolarna inte kan ta emot stämningsansökan elektroniskt. Cåbra är kopplat till vissa stödsystem, exempelvis folkbokföringsregistret, och har även direktlänkar till belastningsregistret (BR) och misstankeregistret (MR). Den elektroniska kontakten med domstolarnas verksamhetsstöd är begränsad till uppgifter om domstolens målnummer, datum för meddelad dom, domsreferensnummer och laga kraft. Cåbra kommunicerar med myndighetens egen statistikdatabas och med Brottsförebyggande rådets (Brås) datorsystem.246 Det finns även e-arkiv och diarium för hantering av hemliga tvångsmedel på myndigheten. säker förbindelse med polisen för att exempelvis kunna skicka sekretessbelagda uppgifter elektroniskt mellan myndigheterna. finns inte i informationsutbytet med domstolarna. används fax i hög utsträckning. Inom ramen för RIF-arbetet är dock tanken att ska kunna skicka stämningsansökan elektroniskt till domstolarna. är domstolarnas verksamhetsstöd . Flera uppdaterade versioner av it-stödet med ny funktionalitet har därefter tillförts. och övriga myndigheters system är begränsad, exempelvis skickas alla handlingar fortfarande med vanlig post till domstolarna som därefter måste registrera informationen på nytt. Från skickas endast information om lagakraftvunnen dom till Cåbra. skickar alla domar till polisen () som sedan vidarebefordrar dessa till de så kallade RI 07-systemet. I detta system kvalitetsgranskas domarna och när de är 246 SOU 2008:87 Åklagarväsendets brottsbekämpning, s. 113. godkända skickas de fällande domarna till belastningsregistret. När domen har vunnit laga kraft skickas den samma väg. Stödsystem som är kopplade till är exempelvis folkbokföringen och belastningsregistret (BR), men det finns även andra system av administrativ karaktär som är kopplade till . Inom ramen för RIF-arbetet är tanken att domstolarna ska kunna ta emot stämningsansökan elektroniskt från och ansvara för att distribuera domarna elektroniskt till andra myndigheter. De klientadministrativa systemen kriminalvårdsregistret (KVR) och är Kriminalvårdens huvudsystem. infördes , och ny funktionalitet har tillkommit . Systemen bygger på föråldrad teknik och det pågår ett arbete med att flytta över all hantering i till KVR. finns i tre varianter (KLAS-häkte, och KLAS-föreläggande247). KVR kommunicerar med och innehåller bland annat information om verkställighetstider, verkställighetsplaner och strafftidsberäkning. Utöver dessa huvudsystem finns ett flertal stödsystem i Kriminalvården, exempelvis för transporttjänsten (nationella LIFT och regionala Levut), för patientjournaler (PMO) och system för hantering av fotbojor (E3).248 Kriminalvården har även åtkomst till externa stödsystem som misstanke- och belastningsregistren (MR och BR). Vidare har Kriminalvården fortfarande en omfattande pappershantering eftersom myndigheten ännu inte har någon elektronisk informationsförsörjning med andra myndigheters system. All information måste därför registreras manuellt, exempelvis skickas domar per post Även inom skickas exempelvis personutredningar per post. Det saknas även it-stöd i Kriminalvården, exempelvis för planering av transporttjänsten som fortfarande sköts manuellt och med hjälp av fax. Inom ramen för RIF-arbetet är tanken att myndigheten ska kunna ta emot domar elektroniskt från domstolarna. 247Detta system hanterar information som rör klienter innan ett fängelsestraff börjar avtjänas. 248Kriminalvården, e-post . Bilaga 3 Granskade it-projekt För att myndigheterna i rättskedjan ska kunna modernisera it-stödet och uppfylla sina respektive åtaganden i RIF-arbetet, krävs att de har förmåga att genomföra beslutade insatser i rätt tid, till rätt omfattning och till rätt kostnad. Detta gäller inte minst för högt prioriterade och kritiska it-projekt, som syftar till att stödja myndigheternas operativa kärnverksamheter och åstadkomma en helt elektronisk informationsförsörjning mellan myndigheterna i rättskedjan. har utifrån ovanstående aspekter granskat följande sex prioriterade och kritiska it-projekt på myndigheterna, varav tre stycken vid polisen: PUST, BMP-A och Ren-IT Det nya mobila utredningsstödet (PUST) Polisen har haft behov av ett nytt utredningsstöd och krav har även funnits på att ett sådant ska vara mobilt. PUST är det system som helt ska ersätta avrapporteringsstödet Rationell anmälansrutin (RAR) och Datoriserat utredningsstöd (Dur-Två). Syftet med PUST är det ska stödja polisens nationella utredningskoncept (PNU), som är ett nytt arbetssätt för polis i yttre tjänst. PUST ska byggas i flera etapper. I den första etappen ingår ett urval brottstyper som har ett så kallat förenklat utredningsförfarande.249 Tills dess att samtliga brottstyper kan registreras i PUST kommer de olika it-stöden att användas parallellt. Projektet är ett av Polisens fem högst 249Rikspolisstyrelsens svar på frågeenkät . , PUST Projektkontrakt, , dnr PVS-171-3001/09. Med förenklat utredningsförfarande menas att enkla utredningar kan färdigställas ute på fältet och gäller brottstyper såsom snatteri, brott mot knivlagen, olovlig körning, rattfylleri och narkotikabrott. PUST har många integrationer med andra system inom polisen och med andra myndigheter. Huvuddelen av alla nödvändiga uppgifter för brottmålsprocessen ska registreras i PUST. Förundersökningsprotokoll ska också upprättas som därefter ska överföras till åklagarnas Cåbra-system. PUST hade problem och en krissituation i styrningen av projektet uppstod. Arbetsläget utvecklad funktionalitet, tidplan och kostnader - blev svårbedömt. För att reda ut projektstatus fick en konsult i uppdrag att genomföra en granskning av projektets status. Samma granskning visade att projektet hade problem med styrningen, leveranser, budget och kompetens.250 En slutsats var att komplexiteten i att integrera PUST med andra it-system underskattades. projektmetod gjorde det också svårt att överblicka status. För att uppfylla rikspolischefens absoluta krav på lansering av PUST behövdes akut mer resurser till projektet och en förändrad styrning. Resurserna i utökades genom att föra över resurser från andra angelägna it-utvecklingsinsatser. Efter denna genomlysning har projektet bytt projektledare två gånger. I en försöksverksamhet lanserades PUST , efter den ursprungliga tidplanen. De särskilda åtgärderna för att säkerställa projektet medförde merkostnader på . var försenat med cirka . har den första versionen av PUST införts vid samtliga polismyndigheter.251 har prioriterat tidsplanen för PUST så långt möjligt och istället genomfört förändrad funktionalitet. Den första versionen av PUST kommer därmed inte att omfatta de antal brottstyper som var planerat från början, såsom ordningsbotsbrott och brott mot alkohollagen. I stället har sjöfylleri och viss annan funktionalitet som inte fanns med i ursprungsplanen lagts till. Orsaker till nuvarande försening, och eventuell ytterligare justering av tidplanen, är dels att komplexiteten i utvecklingsarbetet underskattades, bland annat antal integrationer med andra system inom Polisen och med andra externa myndigheter, dels att vissa anpassningar behöver göras i leveranserna av PUST för att nå acceptans inom poliskåren. Projektets styrgrupp överväger en förlängning av PUST etapp ett för att göra vissa funktionella tillägg och avsluta . PUST har överskridit ursprunglig budget om med närmare 20 miljoner. En eventuell fortsättning av PUST etapp ett 250Rikspolisstyrelsen PUST protokoll från projektet . Protokollen visar att konsultgranskningen av PUST identifierade flera problem: ändrade krav under projektets gång, arbetet med systemintegrationer underskattades, en så kallad agil projektmetod utan långsiktig planering användes, statusrapporterna gav inte en rättvisande bild av status, problem fanns mellan projektet och omvärlden, risklistan var svår att agera utifrån. 251Rikspolisstyrelsen, e-post . innebär ytterligare kostnader i storleksordningen 19 miljoner kronor.252 PUST- projektet är tänkt att löpa på eller 2014. Arbetet med att planera den andra etappen av har försenats med någon månad och bedöms vara klar . Den stora risken med projektet är, enligt företrädare för , inte tekniken i sig utan hur it-stödet kommer att tas emot och användas av poliskåren. PUST är ett it-stöd för ett nytt arbetssätt i enlighet med polisens nationella utredningskoncept (PNU). Ett särskilt införandeprojekt för PUST finns därför för att hantera dessa frågor. En försöksverksamhet av PUST genomfördes i samarbete med i mellan . Då framkom bland annat indikationer på att information som registreras i PUST av polis i yttre tjänst, och som sedan överförs till åklagare, inte uppfyllt de kvalitetskrav som åklagare ställer på informationen för sitt arbete. Åtgärder har därefter vidtagits för att ge polismyndigheterna förutsättningar att effektivisera utredningsverksamheten i samband med införandet av PUST. Åtgärderna, som fastlagts i verksamhetsplan , innefattar bland annat kompetenshöjande åtgärder, effektivisering av förundersökningsledning och brottssamordning och är en del av polisens nationella utredningskoncept.253 Anpassning av RAR och DUR-Två till brottmålsprocessen (BMP-A) Som tidigare nämnts hinner inte polisen utveckla det nya it-stödet PUST för alla typer av brott i den första etappen. Därmed måste befintliga it-stöd för anmälan och utredning (RAR och Dur-Två) anpassas till de överenskommelser som gjorts i RIF för att det elektroniska informationsutbytet med åklagarnas Cåbra-system ska fungera. Polisens BMP-A projekt syftar till att åtgärda För att uppnå spårbarhet på misstankar, samt högre kvalitet, ska även (MR) vidareutvecklas enligt de nya kraven i RIF.254 De inledande delarna av BMP-A projektet har överskridit delbudgeten på med . Insatserna för att hålla tidsplanen kan leda till att projektet överskrider total ursprunglig budget. Enligt uppgift från projektet är det oklart vilket utfallet kommer att bli trots att förseningen blir totalt cirka . BMP-A projektet innebär en anpassning av Polisens it-stöd, RAR och Dur- Två, till brottmålsprocessen och RIF-arbetet. Projektet var i planeringsfasen försenat med . Förseningen påverkar sannolikt sluttidpunkten 252Intervju vid , . 254Rikspolisstyrelsen, projekt för RAR/DUR inklusive Tvång/MR en anpassning till krav i brottmålsprocessen, . En åtgärd har därför varit att tillföra resurser till projektet . Orsaker till förseningen är bland annat att projektet väntat på förutsättningar i RIF-arbetet, samt att det inledningsvis fanns svårigheter med bemanning och rätt kompetens. är projektet försenat och driftsättningen senarelagd som beror på en anpassning till Åklagarmyndigheten.255 It-arkitekturen och driftmiljön ska standardiseras (Ren-IT) Polisen har relativt höga kostnader totalt sett för den mångfald teknologier och leverantörer som är ett resultat av de senaste tjugo årens utveckling.256 Projektet syftar till att flytta befintliga it-system från gammal plattform till en ny gemensam och enhetlig teknisk plattform. Polisen bedömer att detta ska ge en mer standardiserad teknisk miljö och förutsättningar för en kostnadseffektiv hantering av framtida utveckling, förvaltning och drift av it-stöd. Polisen bedömer också att vissa förbättringar kan uppnås i den polisiära verksamheten genom en stabilare it-miljö med färre avbrott.257 Ren-IT bedrivs i ett program, som ursprungligen omfattande ett trettiotal system, som var och en hanterades i ett delprojekt. Projektet har indirekt ett samband med RIF-arbetet.258 Ren-IT hade en ursprunglig kalkyl på som troligen kommer att överskridas med , varav hälften är medel för tillkommande uppgifter . En konsekvens blir därför att investeringen inte blir ekonomiskt lönsam förrän efter avslutat projekt, jämfört med kalkylerade . är projektet försenat sett . Efter hand har projektet utökats med fler applikationer och därmed fler delprojekt.259 Orsaker till förseningen är främst att inledande analyser underskattade både omfattning och komplexitet i flytten av it-system från en gammal teknisk plattform till en ny. Dessutom berörs fler it-system än förväntat av migreringen, vilket medfört att fler delprojekt etablerats i projektet. Arbetet med enskilda it-system har även underskattats, exempelvis integreringen till andra it-system och underskattad omfattning av arbete med att uppfylla polisens nya säkerhetskrav. Kalkylerna per it-system visade sig inte vara tillräckligt väl genomarbetade.260 Andra orsaker var att bemanningen vid starten inte var klar och att ny plattform krävde vissa särskilda åtgärder 256Rikspolisstyrelsen, projektdirektiv Ren-IT . 259Rikspolisstyrelsen, svar på frågeformulär . innan flytt av systemen kunde ske. Den största risken är antalet system som ska överföras till den nya plattformen. Denna risk medför att itverksamheten riskerar bli en flaskhals. Cåbra syftade ursprungligen till att utveckla en stämningsansökan som åklagare ska kunna skicka elektroniskt via åklagarnas Cåbra till domstolarnas Vera-system. I stämningsansökan ingår information som Polisen skickat till Cåbra, som ska stödja ett rationellt och kvalitativt åklagararbete. Den elektroniska stämningsansökan ska säkerställa kvaliteten på den strukturerade informationen om tilltalad, målsägande och brottsmisstanke som ska överföras till domstolen.261 genomför en del av åtagandet i projektet eStämning.262 Nya och utökade direktiv beslutades i maj 2011.263 Cåbra har inte fullgjort någon leverans av it-stöd . Den ursprungliga budgeten för Cåbra var och har inte utnyttjats fullt ut. beräknas e-Stämning kunna skickas från Cåbra till domstolarnas . Investeringsramen är enligt tilläggsdirektiven. Total kostnad för Cåbra beräknas uppgå till . Cåbra II-projeket (inklusive eStämning) startade och är närmare försenat. Orsaken till förseningen är att projektet startade med utgångspunkt i den verksamhetsmodell (BMP) som RIF-myndigheterna tidigare kommit överens om och att projektet var tvunget att invänta vissa styrande RIF- dokument, bland annat en så kallad RIF-gemensam referensarkitektur. Vidare blev försenad med sina leveranser. RIF-arbetsgrupperna för såväl verksamhetsmodellen som referensarkitekturen krävde mer resurser från Cåbra än planerat. Resurssituationen har också varit en risk i Cåbra med svårigheter att rekrytera verksamhetsexperter, resurskonflikter samt ett nyckelpersonberoende.264 När aviserade om ett års försening av RIF-arbetet fick Cåbra revideras. De nya direktiven innebär en utökning av projektets omfattning, tidplan och budget. Leveranser kopplade till informationsutbyte