rir · H0B522 · 2012-12-11 00:00:00 — Användningen av standardkostnader innebär att projekten inte behöver verifiera kostnaderna för IT-utbildningen, utan endast redovisa deltagarnas tid i utbildningen och att utbildningen har genomförts. Ett annat exempel är standardkostnader för löner för olika typer av tjänster inom projekt. Standardkostnader kan även vara resultatbaserade. Ett arbetsmarknadsprojekt skulle exempelvis kunna få socialfondsmedel baserat på standardersättning genom att projektet får en summa för varje deltagare som får ett arbete efter avslutad insats och behåller arbetet inom en på förhand bestämd tid. Den tredje förenklingsåtgärden som kan användas i stället för att redovisa faktiska kostnader innebär att ett projekt får en klumpsumma om maximalt för genomförandet av hela eller delar av ett projekt. För att ett strukturfondsprojekt ska få en klumpsumma måste det uppnå ett visst resultat. Med utgångspunkt i en detaljerad projektbudget kan ett projekt ansöka om stöd i form av en klumpsumma som utbetalas efter redogörelse av uppnådda resultat vid projektets avslut.88 Ingen verifiering av kostnaderna krävs, utan projekt ska i stället kunna bevisa att planerade aktiviteter har ägt rum. Den förvaltande myndigheten behöver tillhandahålla ett verifieringsunderlag vid revision för att kunna styrka hur de har gjort beräkningen för en Beräkningen ska precis som för de ovan nämnda förenklingarna vara rättvis, skälig och kontrollerbar. 5.2.4Utlåtanden och förhandsgodkännande av modeller När det gäller schabloner för indirekta kostnader, uppmanas medlemsstaterna att skicka sina modeller för schablonmässig redovisning till kommissionen för ett förhandsgodkännande. Kommissionen granskar att den förvaltande myndigheten tydligt har definierat direkta och indirekta kostnader samt den metod och det underlag som har använts för att ta fram schablonmodellen.89 Motivet till att kommissionen vill godkänna modellerna är att det ska skapa mer säkerhet för medlemsstaterna att modellerna ska klara en revision.90 För modeller som gäller förenkling genom standardkostnader och klumpsummor ger kommissionen inga förhandsgodkännanden. 88Delbetalningar är också möjliga, se Europeiska Kommissionen (2010) Indirect costs declared on a flat rate basis, flat rate costs calculated by application of standard scales of unit costs, lump sums, COCOF 09/0025/04. 89Europeiska Kommissionen (2010) Indirect costs declared on a flat rate basis, flat rate costs calculated by application of standard scales of unit costs, lump sums, COCOF 09/0025/04. 90Intervju Europeiska kommissionens generaldirektorat för sysselsättning, socialpolitik och inkludering . kommissionen är brist på resurser anledningen till att den inte godkänner också dessa modeller. På uppmaning från kommissionen har en praxis utvecklats i som innebär att ESV i sin roll som revisionsmyndighet lämnar ett utlåtande om framtagna modeller innan de skickas till kommissionen. ESV granskar om modellen är tillräckligt underbyggd.91 Denna praxis syftar till att ge en ökad säkerhet för förvaltande myndigheter att modellerna inte kommer att underkännas vid revision i ett senare skede.92 5.3Genomförandet av redovisningsförenklingarna i andra medlemsstater Enligt uppgifter hade 16 medlemsstater infört en eller flera av redovisningsförenklingarna för Socialfonden. Motsvarande siffra för Regionalfonden var sju. Sex medlemsstater, däribland , hade inte infört någon av förenklingsåtgärderna.93 Kort därefter fick en modell för schablonmässig redovisning av indirekta kostnader godkänd av kommissionen. En studie av den administrativa bördan för Socialfonden konstaterade att samtliga sex medlemsstater som ingick i studien (, , , , , och ) hade infört en schablon för indirekta kostnader för minst ett socialfondsprogram. Fem av medlemsstaterna tillämpade standardkostnader och två tillämpade klumpsummor.94 I syfte att få en bild av genomförandet av förenklingsåtgärderna skickade kommissionen ut en enkätundersökning till socialfondsprogram. Av de 53 socialfondsprogram som svarade använde 40 en eller flera av åtgärderna. Resterande 13 använde ingen av åtgärderna.95 Under granskningen har det visat sig vara svårt att få fram tillförlitliga uppgifter om vad redovisningsförenklingarna generellt har lett till i form av minskade administrationskostnader. Det finns få studier som har försökt att uppskatta effekterna. En studie av Socialfonden beställd av kommissionen 93Blomeyer & Sanz (2011) What evolution can be identified in the organisations managing EU funding, particularly due to simplification efforts pursued by the Commission in 2008, 2009 and 2010?, s. 62. 94EPEC (2012) Study measuring current and future requirements on administrative cost and burden of managing the ESF, s. 77. 95Europeiska kommissionen, Survey on the use of the simplified cost options (SCOs) A first evaluation. MER ATT FÖRENKLA! beskriver att de flesta tillfrågade myndigheterna i andra medlemsstater ansåg att det inte var möjligt att uppskatta effekten av EU:s redovisningsförenklingar. I många av dessa fall hade redovisningsförenklingarna införts.96 Enligt en studie från kommer EU:s redovisningsförenklingar under nuvarande programperiod som högst att minska de administrativa kostnaderna med för Socialfonden och för Regionalfonden. Studien framhåller att förenklingsåtgärderna endast i begränsad utsträckning bidragit till att minska den administrativa bördan under nuvarande programperiod och att den fulla potentialen av EU:s redovisningsförenklingar troligen kommer att synas i nästa programperiod.97 av de förvaltande myndigheterna i studie anser att förenklingarna har potential att minska den administrativa bördan både för myndigheterna och för projekten. I har enstaka projekt inom Regionalfonden börjat använda en generell schablon för indirekta kostnader. En projektekonom uppskattar att en schablon för indirekta kostnader leder till en besparing på cirka 5 varje gång projektet ska ansöka om utbetalning av stöd. 5.4Regeringens roll i implementeringen av förenklingsåtgärderna Företrädare för och har framhållit att det finns ett behov av förenkling för strukturfondsprojekt, till exempel för att det ska finnas en vilja att driva projekt.98 I början av programperioden medgav den nationella förordningen (2007:14) om förvaltning av strukturfonderna inte schablonmässig redovisning av indirekta kostnader för Socialfonden, trots att detta var möjligt enligt EU- förordning (EG) nr 1081/2006.99 När möjligheten att använda schabloniserade indirekta kostnader utvidgades till att gälla även Regionalfonden och möjligheterna att använda standardkostnader och klumpsummor infördes för både Socialfonden och Regionalfonden införlivade regeringen de tre redovisningsförenklingarna (schablon för indirekta kostnader, standardkostnader och klumpsummor) i den nationella förordningen.100 96EPEC (2012) Study measuring Current and Future Requirements on Administrative Cost and Burden of Managing the ESF. 97Blomeyer & Sanz (2011) What evolution can be identified in the organisations managing EU funding, particularly due to simplification efforts pursued by the Commission in 2008, 2009 and 2010? 98Intervju ; Intervju . 100Förordning (2009:900) om ändring i förordningen (2007:14) om förvaltning av . För att starta upp arbetet med EU:s förenklingsåtgärder initierade också en arbetsgrupp med representanter från , , , ESF- rådet och ESV.101 Myndigheterna fortsatte därefter att träffas på egen hand. För att EU:s förenklingsåtgärder ska kunna användas i praktiken behöver de förvaltande myndigheterna ta fram konkreta modeller för förenklad redovisning. Varken eller har fått något formellt uppdrag eller återrapporteringskrav från regeringen avseende implementeringen av EU:s regelförenklingar och framtagandet av modellerna för förenklad redovisning.102 Regeringen har överlåtit till de förvaltande myndigheterna att ta egna initiativ till att undersöka förutsättningarna för EU:s förenklingsåtgärder och genomföra relevanta åtgärder. Enligt departementen beror detta på att det är myndigheterna som i föreskrifter utfärdar detaljerade regler om stödberättigande utgifter. Det är enligt departementen även främst myndigheterna som har kompetens att bedöma förenklingsåtgärderna. Departementen har dock regelbundet diskuterat regelförenklingsarbetet med myndigheterna.103 5.5Implementering och tillämpning av schablonmässig redovisning av indirekta kostnader 5.5.1ESF-rådet har en modell för beräkning av indirekta kostnader för enskilda projekt För Socialfonden har schablonmässig redovisning av indirekta kostnader varit möjlig från början av programperioden. införde möjligheten i sina föreskrifter 2007.104 Den nationella förordningen för förvaltning av föreskrev emellertid att indirekta kostnader måste styrkas. medförde att det rådde en viss osäkerhet hos huruvida det var möjligt att tillämpa EU-förenklingen, men myndigheten bedömde att bestämmelsen kunde implementeras med stöd av den tillämpliga EU-förordningen. Enligt finns inga minnesanteckningar från dessa möten. 102Intervju ; Intervju ; Intervju . 103Intervju ; Intervju . 104Se Rådets för Europeiska socialfonden i föreskrifter om stöd från Europeiska socialfonden (ESF) inom ramen för nationellt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning i 20072013, NUTFS 2007:3, § 18. Med hänsyn till företräde framför nationell rätt delar bedömning om att myndigheten kunde tillämpa denna regelförenkling i enlighet med EU:s lagstiftning. MER ATT FÖRENKLA! Den modell som tagit fram för att beräkna indirekta kostnader bygger på att projekten bifogar ett beräkningsunderlag för indirekta kostnader som grundas på faktiska kostnader vid ansökan om stöd. fattar sedan ett beslut om en procentsats i förhållande till de direkta kostnaderna som kan tillämpas under hela projektets genomförande utan krav på ytterligare ekonomiskt underlag som styrker de indirekta kostnaderna. Besluten tas per projekt, och modellen innehåller alltså ingen generell procentsats som kan tillämpas av flera projekt. I samband med utökningen av möjligheterna till förenkling i EU- förordningarna och ändringen av den nationella förordningen 2009 skickades modell för tillämpning av schablonmässigt angivna indirekta kostnader för ett förhandsgodkännande till kommissionen.106 Det var inte en ny modell, utan en redogörelse för det sätt att beräkna indirekta kostnader som redan tillämpades på myndigheten för enskilda projekt. Kommissionen underkände modell med hänvisning till att förslaget inte var fullständigt.107 Enligt var en ytterligare anledning till att kommissionen inte godkände modellen att den hade ett för litet inslag av schablon.108 har fortsatt att tillämpa modellen för de projekt som vill,109 men det är relativt få projekt som har använt sig av möjligheten.110 Enligt är en möjlig förklaring till att få projekt vill använda modellen att projekten upplever det som krångligt att ta fram ett underlag för beräkning av procentsatsen. En annan möjlig förklaring är enligt myndigheten att projekten uppfattar den procentsats som räknas fram som låg och därför hellre redovisar kostnaderna som direkta.111 enkät bekräftar att projekten upplever det som resurskrävande och svårt att ta fram beräkningsunderlag för de indirekta kostnaderna. Knappt hälften av projekten som inte redovisar några indirekta kostnader uppger i enkäten att de bekostar denna typ av utgifter med egna medel. En möjlig bidragande orsak till att få projekt redovisar indirekta 106Arbetsmarknadsdepartementet (2009) Angående tillämpning av schablonmässigt angivna indirekta kostnader: Modell för tillämpning av schablonmässigt angivna indirekta kostnader i det nationella strukturfondsprogrammet för regional konkurrenskraft och sysselsättning, brev till Europeiska kommissionen, A2009/2037/A. 107Se brev från kommissionen till , Request for additional information/clarifications on the flat rate scheme for nationellt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning (ESF) 20072013 (CCI number 2007SE052PO001) submitted by the Swedish authorities, . 109Som tidigare nämnts är det frivilligt för medlemsstarterna att skicka sina modeller för granskning av kommissionen. Därför behöver heller inte medlemsstaterna rätta sig till följd av ett negativt utlåtande från kommissionen. 110Uppskattningsvis av socialfondsprojekten redovisar kostnader som indirekta. kostnader är att projekten i början av programperioden uppmanades av ESF- rådet att i så stor utsträckning som möjligt redovisa kostnader som direkta.112 5.5.2ESF-rådet har inte tagit fram en generell schablon för indirekta kostnader påbörjade arbetet med att ta fram en schablon för indirekta kostnader som skulle kunna tillämpas generellt. gjorde bedömningen att en schablon för indirekta kostnader som kan användas av alla eller vissa typer av projekt skulle innebära en stor förenkling för både projekten och myndigheten och att det skulle vara möjligt att ta fram en sådan modell. Efter ett informellt möte med kommissionen visade det sig dock att underlaget som skulle krävas var mer omfattande än myndigheten hade räknat med.113 Arbetet upphörde då utan att någon ny modell färdigställts. Det huvudsakliga skälet som har uppgett för att det inte fortsatte arbetet med denna förenkling är otillräckliga resurser.114 har noterat att inte har satt de nödvändiga insatserna för att ta fram en modell för schablonmässig redovisning av indirekta kostnader i relation till hur stora besparingar införandet skulle kunna leda till för och projekten. Ett ytterligare skäl som har framfört är att det kan finnas risk för att en modell ska komma att underkännas i efterhand i revision. Kommissionens godkännande ger inte någon garanti för att modellen inte i ett senare skede blir kritiserad av kommissionens eller revisionsrättens revisorer. fall skulle detta kunna leda till att blir återbetalningsskyldigt om en modell underkänns i revision.115 innebär redovisning av faktiska kostnader enligt en internationell rapport också en finansiell risk, och EU:s redovisningsförenklingar syftar bland annat till att minska risken för fel och skapa mer säkerhet.116 När faktiska kostnader redovisas bärs den finansiella risken framför allt av projekten, enligt kommissionen. redovisningsförenklingarna enligt kommissionen gynnsamma för projekten.117 112Svenska , Projekthandledningen i ekonomi, versioner från 2008-02-15 och . 115Intervju och intervju . 116EPEC (2012) Study measuring current and future requirements on administrative cost and burden of managing the ESF, s. 75. 117Intervju Europeiska kommissionens generaldirektorat för sysselsättning, socialpolitik och inkludering, . MER ATT FÖRENKLA! 5.5.3Sen schablonmodell för redovisning av indirekta kostnader för regionalfondsprojekt har under nuvarande programperiod framför allt fokuserat på att förenkla redovisningen av indirekta kostnader. Motivet till detta är enligt att granskningen av sådana kostnader medför en stor arbetsbörda för myndighetens handläggare under beredningsprocessen av ansökningar om stöd och att redovisningen är krånglig för projekten. gjorde ingen utredning av potentialen för förenkling med att införa en sådan modell. Bedömningen baserades på myndighetens erfarenhet av Regionalfonden och på myndighetens arbete med att förbättra kvaliteten i handläggningen av strukturfonderna.118 arbete med att ta fram en modell för schablonmässig redovisning av indirekta kostnader påbörjades först . Enligt hade myndigheten inte tillräckligt med resurser och större delen av 2010 för att arbeta med EU:s förenklingsåtgärder.119 har efterfrågat mer resurser från regeringen120 för att klara sina uppdrag när det gäller strukturfondsadministrationen. I myndighetens begäran om extra resurser anges inte dess arbete med EU:s regelförenklingar som ett skäl till behovet av mer resurser. fick med anledning av sin begäran ytterligare medel för de territoriella programmen men inte för de regionala programmen. Enligt företrädare för har inte heller på annat sätt meddelat att de har för lite resurser för arbetet med EU:s förenklingsåtgärder.121 modell för schablonmässig redovisning av indirekta kostnader skickades till kommissionen för godkännande . Modellen innebar att varje enskilt projekt i samband med sin ansökan måste verifiera att de indirekta kostnaderna förväntas uppgå till en viss procentsats. Efter en uppmaning från kommissionen valde att arbeta mot en generell schablon genom att arbeta med två olika kategorier av projekt: universitet och högskolor och övriga. För dessa två grupper arbetade med två olika modeller. För gruppen universitet och högskolor fanns möjlighet att tillämpa en generell schablon. För gruppen övriga bedömde att det inte var möjligt att ta fram en schablon som tillämpas på alla projekt i denna kategori. Det huvudsakliga skälet till detta var enligt att 120Tillväxtverket, hemställer om resurser för effektiv implementering av Europeiska regionala strukturfondsprogrammen, . det saknades tillräckligt empiriskt underlag. Det berodde bland annat på att det var få projekt i gruppen övriga som redovisade indirekta kostnader.122 Båda modellerna som tog fram innebär att indirekta kostnader maximalt får uppgå till av de direkta lönekostnaderna. Det bör noteras att har valt att definiera snävare villkor för redovisningen av indirekta kostnader än vad EU:s förordning föreskriver. fastställer att schablonmässigt indirekta kostnader får uppgå till högst av de deklarerade kostnaderna för insatsen.123 Detta innebär att schablonen enligt EU-förordningen får beräknas på basis av de totala kostnaderna och inte enbart på lönekostnader. Modellen för projekt i gruppen universitet och högskolor fungerar i princip som en generell schablon med en fast procentsats på . Projekten behöver inte bifoga något underlag för de indirekta kostnaderna med ansökan, men de måste hänvisa till den modell för beräkning av indirekta kostnader som tillämpas på lärosätet i fråga.124 Eftersom de indirekta kostnaderna på universitet och högskolor överstiger så blir detta endast en formalitet. Modellen för projekt i gruppen övriga innebär däremot att projekten behöver styrka sina indirekta kostnader vid ansökan om stöd. För denna grupp tas alltså beslut om en procentsats för varje enskilt projekt. I sitt godkännande av modellerna framförde kommissionen att detta var motiverat med tanke på det begränsade data om indirekta kostnader som fanns tillgängligt för gruppen övriga. Data från redovisningen av dessa projekt kan emellertid enligt kommissionen användas för en framtida generell schablon.125 De två redovisningsmodellerna som tagit fram godkändes av kommissionen i oktober 2011.126 hade alla medel för Regionalfonden redan intecknats för innevarande programperiod. modellerna ska kunna tillämpas i praktiken behövde även ändra sina föreskrifter för att tillåta denna form av schablonmässig redovisning. har varit sen med att ändra föreskrifterna.127 Först efter att myndighetsledningen tog ett beslut som medgav ett undantag från gällande föreskrifter var det möjligt för myndigheten att tillämpa modellen 123Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 397/2009, artikel 1 p. 124För en beskrivning av SUHF-modellen se , A-K., (2011) SUHF-modellen i verkligheten, . 125Europeiska kommissionen, Swedish ERDF operation programme for regional competitiveness and employment Model for declaring indirect costs on a flat rate basis, . 126ESV lämnade ytterligare ett utlåtande . 127Verket för näringslivsutvecklings föreskrifter och allmänna råd om stöd från Europeiska regionala utvecklingsfonden inom ramen för regionala strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning i 2007-2013, NUTFS 2008:1. MER ATT FÖRENKLA! På grund av att alla projekt inte använder hela sin budget kommer nya projekt ändå eventuellt att kunna använda modellerna under innevarande programperiod. 5.6Standardkostnader och klumpsummor tillämpas inte 5.6.1ESF-rådet har utrett men inte tillämpat standardkostnader ändrade sina föreskrifter och införde möjligheten att använda standardkostnader och klumpsummor.128 På så vis skapade myndigheten förutsättningar för att tillämpa modeller i praktiken om och när sådana tagits fram. En arbetsgrupp inom kom 2010 fram till att det fanns goda förutsättningar att införa standardiserade bruttolönenivåer för de vanligast förekommande lönekostnaderna i ett socialfondsprojekt och att den officiella lönestatistiken skulle kunna användas i detta syfte.129 Arbetsgruppen föreslog att myndigheten skulle ta fram exempel på effekterna av ett införande av standardiserade lönekostnader i form av minskade kostnader för projekten och . Detta gjordes inte, men bedömning är att standardkostnader för löner skulle innebära en förenkling eftersom lägger mycket resurser på att granska löneredovisningen.130 bedömer att det skulle kräva en betydande arbetsinsats att ta fram en modell.131 uppger även i detta fall att knappa resurser inom myndigheten var anledningen till att de valde att inte gå vidare med en modell för standardkostnader för löner.132 Även om det övervägande skälet till att myndigheten inte gick vidare med standardkostnader för projektadministration var resursbrist, påverkades beslutet enligt även av det faktum att kommissionen inte godkänner några modeller på förhand vad gäller standardkostnader. Enligt myndigheten fanns det därmed en risk för att arbetet skulle utföras i onödan, det vill säga i 128Svenska föreskrifter och allmänna råd om stöd från Europeiska socialfonden (ESF) inom ramen för nationellt strukturfondsprogram för regional konkurrenskraft och sysselsättning i 2007-2013, TVFS 2010:1, § 21. 129Se Svenska , PM: Redovisning av uppdrag för utredning av möjligheter till införande av standardkostnader för projektadministration, ; Intervju . 131Se Svenska , PM: Förenklingsarbetet i Svenska ; Intervju . 132Svenska , PM: Förslag till införande av standardkostnader för lönebikostnader, . det fall att kommissionens revisorer skulle komma att underkänna modellen i efterhand.133 På grund av att myndigheten bedömde att det var för resurskrävande att ta fram standardkostnader för löner föreslog arbetsgruppen att myndigheten skulle införa en standardiserad ersättning för lönebikostnader, eftersom detta innebar mindre arbete för att ta fram. En sådan schablon skulle enligt myndigheten förenkla för både projekten och . Mot bakgrund av tidigare erfarenheter från revisionsrättens revisioner av lönekostnader byggde gruppens utredningsunderlag även på att modellen om standardiserad ersättning för lönebikostnader skulle hålla i revision.134 Det fanns dock invändningar inom mot arbetsgruppens förslag till denna förenklingsåtgärd eftersom det fanns indikationer på att modellen inte skulle innebära någon förenkling för projekten.135 genomförde därför inte heller denna förenklingsåtgärd. Utöver projektadministration och lönebikostnader har även uppmärksammat möjligheten att tillämpa standardkostnader för utbildning. Myndigheten har inte närmare utrett möjligheten att införa detta under nuvarande programperiod. 5.6.2 har inte utrett standardkostnader har inte genomfört någon utredning om hur myndigheten skulle kunna tillämpa standardkostnader.136 anför att orsaken till att de inte arbetade med standardkostnader var otillräckliga resurser på myndigheten.137 Enligt medför redovisningen av personalkostnader mycket administration både för projekten och för myndigheten, varför myndigheten inför kommande programperiod avser att arbeta med standardkostnader, framför allt i form av lönekostnader.138 134Svenska , PM: Förslag till införande av standardkostnader för lönebikostnader, . 135Svenska , PM: Förenklingsarbete i Svenska . MER ATT FÖRENKLA! 5.6.3 och har inte utrett införande av klumpsummor och har inte utrett en eventuell tillämpning av schablonmässig redovisning av klumpsummor.