frsrdg · H004JO1 · 2012-11-07 00:00:00 — anger i sin anmälan till JO om att J.N. lämnat ut sekretessbelagda uppgifter till M.S. Kriminalvården ser ingen anledning att ifrågasätta anstaltens uppgif- ter. Det kan här noteras att uppgiften om att N.N. var intagen i anstalt var känd för M.S. kontaktade henne, eftersom N.N. redan innan J.N:s samtal med M.S. skickat en samtyckesblankett till henne, och således inte omfattades av sekretess gentemot henne. Av den odaterade skrivelsen (10) framgår att inga omdömen om intagna lämnas till utomstående. Skrivelsen är i och för sig formulerad på ett sätt som kan ge intrycket av att de i skrivelsen nämnda dokumenten (domar, riksmottagningens utredning m.m.) diskuteras med den utomstående liksom att denne informeras om att den intagnes journal är en allmän handling. Av utredningen framgår emellertid att så inte är fallet. Även skrivelsen hade kunnat formuleras på ett tydligare sätt. Som den nu är formulerad kan den tolkas som att Kriminalvården anser att det inte råder någon sekretess i förhållande till en utomstående till vilken en intagen har skickat en samtyckesblankett. Även här framgår dock av ut- redningen att så inte är fallet utan att den enda uppgift som åsyftas är uppgif- ten om att N.N. är intagen i anstalt. Parentetiskt kan här nämnas att uppgiften skulle vara känd av M.S. även om N.N. återkallade sitt samtycke och därmed inte omfattas av sekretess gentemot henne; i ett sådant fall kontaktar dock naturligtvis inte Kriminalvården den utomstående. gavs tillfälle att yttra sig över remissvaret. I ett beslut anförde chefsJO följande. Kriminalvården har i sitt remissvar redogjort för de regler som har betydelse för ärendet. Kriminalvården har tillbakavisat N.N:s påstående om att en kriminalvårds- tjänsteman röjt sekretessbelagda uppgifter om honom och lämnat omdömen om honom till en utomstående. Jag konstaterar att det inte föreligger grund för kritik från min sida i denna del. Kriminalvården har inte i sitt yttrande redogjort för vilken information N.N. fått om handläggningen av ärenden inom den s.k. brottsofferslussen. Kriminalvården har dock redogjort för hur anstaltens arbete inom brottsoffer- bedrivs generellt. Av denna redogörelse framgår bl.a. att anstalten rutinmässigt lämnar information om exempelvis att kontakt tas med den ut- omstående och att sekretessen för uppgiften att den intagne är intagen i anstalt bryts genom att den intagne skickar en samtyckesblankett till den som han önskar kontakt med. Det finns inte anledning för mig att rikta någon kritik mot Kriminalvården för bristande information om handläggningen av ärenden inom anstaltens brottsoffersluss i allmänhet. Hur det förhöll sig i N.N:s fall har inte gått att fastställa. Jag ser positivt på att Kriminalvården avser att ta fram ett skriftligt informationsmaterial om brottsofferslussverksamheten av- sett för intagna och andra berörda. 2 012 /1 3:JO1 När det gäller anstaltens kontakter med utomstående vill jag framhålla föl- jande. Att kriminalvårdstjänstemän tar kontakt med de personer som de in- tagna önskar besöks- eller telefontillstånd till upplevs av många intagna som ett stort intrång i den personliga integriteten. Av denna anledning är det av stor vikt att kriminalvårdspersonalen vid dessa kontakter visar hänsyn och noga överväger hur de uttrycker sig. Det får naturligtvis aldrig förekomma att kriminalvårdspersonal utan den intagnes medgivande röjer sekretessbelagda uppgifter om honom. Det är inte heller lämpligt att kriminalvårdspersonal diskuterar innehållet i det material som anstalten använder som beslutsunder- lag, t.ex. domar och riskbedömningar, med den tilltänkta besökaren. Av den redogörelse för anstaltens rutiner som återfinns i Kriminalvårdens yttrande framgår att anstalten inte heller arbetar på detta sätt. Jag delar Kriminalvår- dens uppfattning att anstalten i sin skriftväxling med N.N. kunde ha formule- rat sig tydligare beträffande vilken information som lämnas vid samtal med den person som den intagne vill ha kontakt med samt innebörden i sekretess- hänseende av att en samtyckesblankett skickas. Jag har fattat beslut i ett annat ärende som rör frågor kring brottsof- ferslussverksamheten, se dnr 343-2011. 2 012 /1 3:JO1 Kritik mot för brister i rutiner rörande dokumentation av underrättelser enligt 4 kap. 12 § utsökningsbalken (Dnr 5479-2010) F.Ö. framförde i en anmälan klagomål mot och uppgav i huvudsak att utmätning av medel på hans bankkonto hade skett utan att hade kontak- tat honom. Muntliga upplysningar inhämtades från och vid , Malmökontoret. De uppgav sammanfattningsvis följande. : F.Ö. har tre skuldposter som registrerades hos Kronofogde- myndigheten med som sökande. Kronofog- demyndighetens system är uppbyggda på så vis att underrättelse om inkom- met mål automatiskt skickas till gäldenären varför så måste ha skett även i det här fallet. Han kan inte i systemet se när detta skedde och kan inte heller hitta någon kopia av underrättelsen. Han kan emellertid se att F.Ö. fått på sig till att betala skulderna till . : När ett ärende registreras hos går en underrättelse enligt 4 kap. 12 § utsökningsbalken, UB, ut maskinellt. Själ- va handlingen ser man inte på myndigheten såvida den inte kommer tillbaka på grund av att posten inte har kunnat leverera den. Någon notering i myndig- hetens system om när en sådan underrättelse skickas görs inte. Om en sådan underrättelse har skickats anges däremot alltid i systemet en sista betalnings- dag. Eftersom avitiden är kan man genom att räkna bakåt konstatera vid vilket datum som underrättelsen skickades. Ärendet remitterades till för yttrande. Yttrandet skulle innehålla en redogörelse för handläggningen och myndighetens be- dömning av denna. Vidare skulle i yttrandet särskilt redogöras för hur myn- digheten dokumenterar utsända underrättelser enligt 4 kap. 12 § UB samt myndighetens bedömning av om man därigenom uppfyller de krav som ställs på myndigheten. I remissvaret, till vilket fogades ett yttrande från Södra verkställighetsav- delningen, anförde genom biträdande processägaren följande. De tre aktuella skuldposterna på skattekontot registrerades i kronofogdemyndighetens IT-stöd . Enligt har underrättelser avse- ende de tre skulderna skickats ut med sista betalningsdatum angivet till den 8 2 012 /1 3:JO1 Eftersom det rör sig om mål med solidariskt betalningsansvar innebär det i praktiken att underrättelserna maskinellt har skickats till det av kontor där gäldenären handläggs, för kontroll och skyndsam vidarebefordran till gäldenären. I de nu aktuella ärendena finns emellertid inte någon specifik notering angående dagen för utskick från det handläggande kontoret. Vad som har förevarit mellan F.Ö. och innan restföringen av skattefordringarna åligger inte att pröva. Innan ett allmänt mål kommit in till har gäldenären som regel fått ett antal uppmaningar att betala sin skuld. När målet har kommit in till är huvudregeln att gäldenären ska underrättas om målet innan myndigheten vidtar åtgärder för att driva in fordringen. Sådan underrättelse ska sändas med post eller lämnas på annat sätt, 4 kap. 12 § första stycket utsökningsbalken. Sådan underrättelse skickas ut centralt via IT-stöd. Underrättelsen sänds ut i vanligt lösbrev. Det är i allmänhet tillräckligt att sända underrättel- sen med vanlig post enligt 6 kap. 1 § utsökningsförordningen. Den behöver endast i undantagsfall delges. Underrättelsen skickas till gäldenärens folkbok- föringsadress om inte har uppgift om annan adress. Eftersom i förevarande fall inte har haft sådan adressuppgift har folkbokföringsadressen till F.Ö. använts. I de aktuella målen har ett solidariskt betalningsansvar registrerats. Det medför att de maskinella underrättelserna har skickats till handläggande kon- tor (hanteringen beskrivs ovan). Det har inte bedömts som nödvändigt att dagen när underrättelsen har vidarebefordrats från handläggande kontor till gäldenären noteras i IT-stödet. har ansett det som tillräckligt att det framgår av IT-stödet att en underrättelse har skapats med en viss sista betalningsdag. Rutinerna avseende utsändande av underrättelsen har ändrats och sänds den från IT-stöd INIT och inte från som i de aktuella fallen. INIT möjliggör på ett bättre sätt än att innehål- let i underrättelsen kan tas fram i efterhand vid behov. Därmed anser myndig- heten att den numera uppfyller de krav som ställs avseende dokumentation av underrättelsen. Ärendet remitterades därefter till för ytterligare upplysningar och yttrande. anmodades att yttra sig om vilka krav som enligt myndighetens uppfattning ställs på myndigheten i fråga om dokumentation av vidtagna åtgärder i ärenden. Kronofogdemyndig- heten anmodades vidare att redogöra för sin uppfattning jämte redovisning av vilka överväganden som ligger till grund härför i frågan om en expedie- rad underrättelse enligt 4 kap. 12 § UB utgör allmän handling. Myndigheten anmodades också att redogöra för hur en begäran om att få ta del av en sådan underrättelse hanteras. Till yttrandet skulle också fogas ett exempel på en underrättelse enligt 4 kap. 12 § UB med information om vilka uppgifter som avses när myndigheten i sitt tidigare remissvar angett att innehållet i under- rättelsen kan tas fram i efterhand vid behov. () angav i remissvaret föl- jande. 2 012 /1 3:JO1 Dokumentation av vidtagna åtgärder När det gäller vilka krav som enligt KFM:s uppfattning avseende dokumenta- tion av vidtagna åtgärder i verkställighetsmål hänvisas till bifogade dokument (här utelämnade; JO:s anmärkning); Riktlinje för dokumentation version 1.1 (publicerad på KFM:s intranät ) Dokumentation i INIT, dnr 808-19650-11/121, , , av KFM 901 utgåva 5, avsnitt 1.7 som behandlar dokumentation (kommer en ny tryckt version av handboken . I korthet kan sägas att KFM:s dokumentation ska vara saklig, jfr 1 kap. 9 § regeringsformen. Beslut och åtgärder som påverkar målet måste framgå av dokumentationen och vara väl motiverade. Andra uppgifter som behövs för att kunna följa ärendet ska också dokumenteras. Enligt 15 § förvaltningslagen är en myndighet skyldig att dokumentera information som den får muntligt. Bestämmelsen är inte tillämplig i KFM:s verksamhet men bör ändå ligga till grund för dokumentationsrutinerna. KFM:s uppfattning om underrättelsen Underrättelser enligt 4 kap. 12 § utsökningsbalken (UB) ska lämnas enligt formulär som fastställs av KFM. Underrättelserna får lämnas muntligen, om det är lämpligare. De ska då ha samma innehåll som om de lämnats enligt formulär. Rent praktiskt innebär det att KFM har skapat en blankett (formu- lär) i standardiserat format som finns i INIT. Varje gång en underrättelse ska skapas fylls blanketten i maskinellt med de för målet aktuella uppgifterna om bl.a. parter, skuldbelopp och grund för fordran. Dessa uppgifter sparas i INIT. Med hjälp av de sparade uppgifterna kan KFM således återskapa hur under- rättelsen såg ut när den sändes ut till gäldenären. KFM:s bedömning är att underrättelsen är att betrakta som en allmän handling eftersom den är upprät- tad och expedierad samt kan sammanställas med rutinbetonade åtgärder, jfr 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen. Vidare har underrättelsen betydelse för målets handläggning. KFM måste i normalfallet avvakta vidare åtgärder till den s.k. avitiden (den dag som anges som förfallodag i underrättelsen) har gått ut. Den är inte att betrakta som en säkerhetskopia, jfr 2 kap. 10 § andra stycket tryckfrihetsförordningen. Underrättelsen är inte heller att betrakta som ett beslut utan ska ses som en lagstagdad information till gäldenären om att denne har en skuld hos KFM. Begäran om att få ta del av en underrättelse En sådan begäran är ytterst ovanlig. Vid kontakt med KFM:s kundcenter uppger de att en sådan begäran inte har inkommit till dem såvitt känt. När gäldenären tar kontakt med KFM är det vanligen för att få viss information som finns i underrättelsen såsom uppgift om KFM:s plusgiro. Det har med andra ord inte funnits anledning för KFM att ta fram en specifik rutin för hur en begäran om att få ta del av en underrättelse enligt 4 kap. 12 § UB ska han- teras. I sammanhanget ska naturligtvis nämnas att part har rätt att ta del av information i utsökningsmålet med hänvisning till partsinsynen. Om det skul- le komma in en begäran om att få ta del av en underrättelse skulle följ- aktligen en bedömning göras av den enskilda tjänstemannen utifrån det aktu- ella regelverket i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretessla- gen. De anställda vid har fått utbildning avseende offentlighet och sek- retess. Ur KFM:s dokument Anvisningar om informationsklassificering, 2009- 10-05, avsnitt 5.2. finns instruktioner hur en begäran om att få ta del av en handling ska hanteras: 2 012 /1 3:JO1 Medarbetare som har ansvar för viss information har också ansvar för att om en handling begärs utlämnad ta ställning till om den kan läm- nas ut eller inte. I tveksamma fall ska han hänskjuta frågan till myndig- heten utan nämnvärd fördröjning. Som stöd för sitt arbete kan medarbe- taren använda RSV 148 (numera SKV 148 utgåva 4) Offentligt eller hemligt alternativt Sekretesslathund med kommentarer, PE/U 44-613. Om medarbetaren bedömer att en handling inte kan utlämnas ska myndigheten på begäran fatta ett formellt beslut om detta. Av beslutet ska framgå: -vilken information som berörs -vilket lagrum medarbetaren anser är tillämpligt Myndighetens beslut kan överklagas vid kammarrätten. När en statlig myndighet vill överklaga en annan statlig myndighets beslut görs det hos regeringen. Vid utlämnande av information ska man beakta att det kan finnas in- formation som har klassificerats av annan myndighet och/eller där ut- lämnande ska prövas av annan myndighet än den som förvarar informa- tionen. Avslutningsvis kan sägas att det är KFM:s arbets- och delegationsordning som avgör vem som är behörig att fatta det formella beslutet om en handling ska lämnas ut eller inte. Till remissvaret fogades bl.a. ett formulär för underrättelse enligt 4 kap. 12 § UB med information om vilka uppgifter i en underrättelse som sparas i IT- stödet INIT. F.Ö. kommenterade första remissvar. I ett beslut anförde JO följande. I 4 kap. 12 § UB stadgas att innan utmätning sker ska underrättelse om målet sändas till gäldenären med posten eller lämnas på annat lämpligt sätt. Under- rättelsen ska ske så tidigt att gäldenären kan beräknas få tillräcklig tid att bevaka sin rätt (första stycket). Föreligger risk att gäldenären skaffar undan eller förstör egendom eller är saken annars brådskande, behöver gäldenären inte underrättas. Underrättelse behövs inte heller om gäldenären saknar känt hemvist och det inte har kunnat klarläggas var han uppehåller sig (andra stycket). I 6 kap. utsökningsförordningen (1981:981), UF, meddelas närmare föreskrifter om underrättelse enligt 4 kap. 12 § UB. Underrättelsen bör som regel ske skriftligen. Det är i allmänhet tillräckligt att den sänds som vanligt brev, dvs. utan att formlig delgivning sker (se 6 kap. 1 § UF och m.fl., Utsökningsbalken en kommentar, 4:e uppl., s. 147). Enligt 2 kap. 3 § första stycket tryckfrihetsförordningen, TF, är en hand- ling allmän, om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Med handling förstås inte endast konventionella handlingar på papper utan även upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Av paragrafens andra stycke framgår att en sådan upptagning som avses i första stycket anses förva- rad hos myndighet om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tek- niskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form 2 012 /1 3:JO1 att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses dock förva- rad hos myndigheten endast om myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder. Vidare framgår av 2 kap. 7 § första stycket TF att en handling anses upprättad hos en myndighet när den har expedierats. En handling anses expedierad när den avsänds från myndigheten till en annan myndighet eller till en enskild. Med hänsyn till vad som kommit fram om handläggningen av utmätningen finner jag inte skäl att ifrågasätta uppgift om att underrättelse enligt 4 kap. 12 § UB skickats till F.Ö. innan utmätning ägde rum. Orsaken till att F.Ö. inte nåtts av denna underrättelse har dock inte kun- nat klarläggas. Enligt min bedömning kan vidare utredningsåtgärder inte förväntas ge nå- gon ledning i denna fråga. Vad som kommit fram i fråga om dokumenta- tion av underrättelser enligt 4 kap. 12 § UB i allmänhet föranleder emellertid följande uttalanden från min sida. Från rättssäkerhetssynpunkt är det givetvis viktigt att dokumentationen av ett ärende är utförd på ett sådant sätt att det tydligt framgår vad som har före- kommit i ärendet. Detta gäller naturligtvis alldeles särskilt beträffande sådana vidtagna åtgärder som är föreskrivna i författning och som har betydelse för utgången i ett ärende, t.ex. att, och även när, underrättelse enligt 4 kap. 12 § UB har skickats till en gäldenär i ett ärende avseende utmätning. I samband med JO:s inledande granskning av handläggning framkom att det förhållandet att sådan underrättelse hade sänts till gäldenären enbart framgick hos myndigheten på så vis att det i IT-stödet fanns en notering om ett visst sista datum för betalning. Någon kopia av un- derrättelsen bevarades inte vid myndigheten. Det förekom i fall med solida- riskt betalningsansvar inte någon särskild notering om när underrättelsen hade skickats till handläggande kontor för vidarebefordran till gäldenären utan detta framgick endast indirekt av dokumenta- tion i ärendet; nämligen genom att räkna bakåt i tiden från det i systemet angivna sista datumet för betalning. Vidare framkom att tidpunkten för handläggande kontors vidarebefordran av underrättelsen till gäldenären överhuvudtaget inte dokumenterades. Enligt min uppfattning kan inte det beskrivna sättet för dokumenta- tion av en utsänd underrättelse anses uppfylla kravet på tydlighet. Kronofog- demyndigheten har emellertid uppgett att myndighetens rutiner avseende skickade underrättelser nu har ändrats. Det innebär att innehållet i underrättel- sen på ett bättre sätt än tidigare kan tas fram i efterhand. Av myndighetens remissvar framgår att samtliga individualiserade uppgifter i en underrättelse sparas i it-stöd, dvs. uppgift om underrättelsens datering, gäldenärens namn och adress, vem som är sökande samt belopp att 2 012 /1 3:JO1 betala och förfallodag. Detta innebär givetvis en avsevärd förbättring i fråga om dokumentationen av myndighetens vidtagna åtgärder. Av remissvar framgår att det går att återskapa hur underrättelsen såg ut när den skickades till gäldenären. Uppgifterna i underrättelsen finns sparade i upptagning för automatiserad behandling och kan sammanställas med rutinbetonade åtgärder (jfr 2 kap. 3 § andra stycket TF). Med hänsyn härtill föranleder det förhållandet att kopior av utskrifter av underrättelser inte bevaras hos myndigheten inga synpunkter från min sida. Såvitt framgår av upplysningar dokumenteras dock i situationer med solidariskt betalningsansvar fortfarande inte några upp- gifter om när en underrättelse enligt 4 kap. 12 § UB har skickats från myn- digheten till gäldenären. Det är således i dessa fall fortfarande endast möjligt att i efterhand få klarhet i när underrättelsen skickades till handläggande kon- tor. Jag noterar med viss förvåning vad uppgett om att det inte har bedömts som nödvändigt att uppgift om när underrättelsen har vidarebefordrats från handläggande kontor till gäldenären noteras i it-stödet. Från rättssäkerhetssynpunkt har det förhållandet att underrättelsen skickats inom myndigheten, eller när detta skett, inte någon betydelse. Avgörande är ju i stället att, och även när, underrättelsen skickats från myndigheten till gäldenären. Enligt min uppfattning är rutiner för dokumentation i detta hänseende inte acceptabla och myndigheten förtjänar därför kritik. Kritik mot för medelshanteringen i ett ärende om utmätning (Dnr 4466-2011) E.R. framförde i en anmälan klagomål mot och uppgav i huvudsak följande. utmätte medel från två konton som hon öppnat för sina barn. Hon överklagade utmätningen, men trots det betalades de utmätta beloppen ut till sökanden . Från inhämtades att E.R:s överklagande av utmät- ningsbeslutet kom in till myndigheten och att utmätta medel betalades ut till sökanden . anmodades därefter att yttra sig över handlägg- ningen av det aktuella ärendet, varvid särskilt skulle framgå anledningen till att utmätta medel hade betalats ut. (genom kanslichefen ) in- kom med ett yttrande jämte upplysningar från kronodirektören och enhetschefen vid Västra verkställighetsavdelningen. 2 012 /1 3:JO1 Av upplysningar framgick bl.a. följande. har ansökt om verkställighet mot E.R. av tingsrätts dom i mål nr T 5167-10, meddelad . I domen stad- fästes en förlikning som innebär bland annat att E.R. till P.T. Ett belopp om sammanlagt regi- strerades för verkställighet. Därutöver påfördes skuldbeloppet en grundavgift om . för ansökan hade domen vunnit laga kraft. Sedan E.R. invänt att det förelåg hinder mot verkställighet konstaterade i beslut att det inte förelåg hinder mot verkställighet. E.R. överklagade beslutet till tingsrätten. Överklagandet inkom till . utmätte E.R:s fordran på Fo- rex Bank intill ett belopp om , beslutsnr E-442041-11. Sedan Krono- fogdemyndigheten förbudsmeddelat betalade banken till ett konto hos . I samband med utmätningsbeslutet registrerade ansvarig handläggare, , E i omfattning för den aktuella skulden. Avsikten med registreringen var enligt M.S. att hindra att de utmätta pengarna utbetalades till P.T. så länge domstol prövade invändningen om hinder mot verkställighet. E.R. inkom till med över- klagande av utmätningsbeslutet. Överklagandet mottogs av G.C. har uppgett att hon är medveten om att hon skulle ha lagt in ett utbetalningshinder så snart hon mottagit överklagandet men att hon missade att göra det i det här fallet. utbetalade till P.T. Beloppet motsvarar vad som utmättes hos , med avdrag för grundavgift om . har gjort fel som inte registrerat MRG KRE efter att E.R:s överklagande kommit in till myndigheten. Om MRG KRE hade varit inlagt innan överklagandet kom in till Kronofogde- myndigheten hade utbetalningen till P.T. inte kunnat ske. Ett överklagande av ett beslut om att lämna en invändning om hinder mot verkställighet utan bifall medför inte att det föreligger hinder mot utbetalning av utmätta medel. Det var därför felaktigt att i samband med utmätningen registrera E i omfattning. anförde bl.a. följande. Av 13 kap 14 § tredje punkten utsökningsbalken följer att medel inte får beta- las ut utan att säkerhet ställs om rätten till medlen är beroende av ett överkla- gande av utmätningen. Av Västra verkställighetsavdelningens interna rutin SA 2/07 version 3 Ru- tinbeskrivning MRG KRE m.m. följer att det ska registreras in en utbetal- ningsspärr så snart det finns anledning till det. Ett av de exempel som anges i rutinen som skäl för att registrera in en spärr är att en utmätning är överkla- gad. En utbetalningsspärr på grund av att en utmätning är överklagad registreras in i det aktuella enskilda målet genom M eller MRG KRE. E används för att stoppa en utbetalning när det är hinder mot utbetalning på grund av att en exekutionstitel inte har vunnit laga kraft. Det finns ett E registrerat i det nu aktuella målet, men det kan inte utredas varför det inte har stoppat utbetal- ningen. 2 012 /1 3:JO1 När beslutet om utmätning överklagades inträdde hinder mot utbetalning av pengarna till sökanden. skulle således ha hindrat att pengarna betalades ut, men så skedde inte. Sammantaget anser att det var fel av Kronofog- demyndigheten att betala ut pengarna till sökanden .