frsrdg · H004RS1 · 2012-10-08 00:00:00 — Nämnderna ska som en del av verksamhetsansvaret se till att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att resultatet redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Intern styrning och kontroll Riksdagsstyrelsens förslag Några bestämmelser om intern styrning och kontroll föreslås inte. Gällande bestämmelser Den nuvarande regleringen för nämnder innehåller inga krav i fråga om intern styrning och kontroll. I lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och finns dock bestämmelser om intern styrning och kontroll som gäller för de myndigheter som omfattas av lagen. Utredarens överväganden och förslag I 4 § 4 myndighetsförordningen (2007:515) anges att myndighetens ledning ska säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Denna övergripande bestämmelse är i princip tillämplig på samtliga myndigheter under regeringen. ålades 66 myndigheter under regeringen att även följa internrevisionsförordningen (2006:1228) och därmed de mer detaljerade krav på intern styrning och kontroll som följer av 36 §§ förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. Utredaren konstaterar att det bland dessa myndigheter inte finns något exempel på nämndmyndigheter av den storlek som de nu aktuella riksdagsnämnderna. nämnder bedriver en mycket begränsad verksamhet som är definierad i lag. Någon målstyrning är i praktiken inte aktuell för nämnderna. Två av nämnderna ska pröva överklaganden, och ärendemängden beror på hur många överklaganden som kommer in. Eftersom beslutsfattandet i hög grad är författningsreglerat och nämnderna ska följa gällande rätt skulle ett krav på intern kontroll av beslutsfattandet inte fylla någon beaktansvärd praktisk funktion. Vid sidan av kärnverksamheten har nämnderna mycket begränsade uppgifter. Beslut om att anlita sekreterare och experthjälp, att svara på remisser och att besluta om ersättning i vissa fall kommer med all sannolikhet genomgående att fattas av nämnderna kollegialt även om delegering inte är utesluten. Det finns inget praktiskt utrymme för styrning eller kontroll i de sammanhangen. Dessutom har nämnderna inga egna it-system, de gör inga upphandlingar, de svarar inte för några utbetalningar, och fakturahanteringen är av mycket liten omfattning. Riskerna i verksamheten är således mycket begränsade. Slutsatsen är att ett krav på intern styrning och kontroll i praktiken endast skulle innebära att nämnderna ska kontrollera de beslut som fattas efter delegering. I praktiken kommer dock de flesta beslut som fattas efter delegering att avse förberedande åtgärder. I och med de slutliga avgörandena kommer nämndernas samtliga ledamöter i praktiken att uppmärksammas på dessa beslut. Sammantaget anser utredaren att det allmänna krav på intern styrning och kontroll som framgår av myndighetsförordningen (2007:515) inte bör gälla för nämnder. Remissinstanserna anser att någon form av specifik reglering om intern styrning och kontroll behöver införas trots att nämndmyndigheter bedriver en begränsad verksamhet. En sådan reglering förstärker också nämndernas ställning som självständiga myndigheter. Nämndernas begränsade uppgifter torde i praktiken innebära att den interna styrningen och kontrollen inte nämnvärt skulle betunga nämndernas administration. Remissinstanserna har i övrigt inte haft några synpunkter på förslaget. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Riksdagsstyrelsen delar utredarens slutsatser och föreslår inga regler om intern styrning och kontroll för nämnderna. Arbetsordning Riksdagsstyrelsens förslag Varje nämndmyndighet ska ha en arbetsordning. I den ska nämnden meddela de närmare föreskrifter som behövs om nämndens organisation, arbetsfördelning, delegering av beslutanderätt, handläggning av ärenden samt formerna i övrigt för verksamheten. Gällande bestämmelser För nämnder gäller i allmänhet att de har rätt att i en arbetsordning eller i särskilda beslut delegera vissa funktioner till ordföranden eller någon annan som tjänstgör hos nämnden. gäller dock att nämnden i arbetsordningen eller på annat sätt ska besluta om exempelvis förande av diarium och protokoll, 6 § lagen (1974:1037) med instruktion för . saknas reglering i detta avseende. Nämnden har dock beslutat om en arbetsordning. Utredarens överväganden och förslag För myndigheter under regeringen gäller ett generellt krav på att det ska finnas en arbetsordning, 4 § 1 och 2 myndighetsförordningen (2007:515). Arbetsordningen ska innehålla de närmare föreskrifter som behövs om myndighetens organisation, arbetsfördelning, delegering av beslutanderätt inom myndigheten, handläggning av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten. Arbetsfördelningen kan vara oklar även i en liten organisation. En arbetsordning kan enligt utredaren fylla en funktion också när vissa frågor sällan aktualiseras. När ledamöter och sekreterare lämnar sina uppdrag kan en arbetsordning utgöra ett stöd vid introduktionen av dem som är nya. Varje nämnd bör alltså åläggas att ha en arbetsordning med samma innehåll som följer av myndighetsförordningen. Remissinstanserna Remissinstanserna tillstyrker eller har inte haft några synpunkter på förslagen. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Riksdagsstyrelsen gör samma bedömning som utredaren. Delegering Riksdagsstyrelsens förslag Varje nämndmyndighet ska ha rätt att delegera beslutsfattande i ärenden som inte behöver prövas av nämnden. Detsamma ska gälla beslut eller andra åtgärder för beredning av ärenden. Beslut om arbetsordning och beslut som innebär att ärenden inom kärnverksamheten avgörs i sak ska inte kunna delegeras. Delegering ska kunna ske till ordföranden, sekreteraren eller någon annan hos en myndighet som utför kansligöromål för nämnden. ska även ha rätt att delegera till ersättaren för ordföranden och till föredraganden. ska kunna delegera till ordföranden eller en annan ledamot att besluta om att inleda och skriva av tillsynsärenden. Sådana beslut ska anmälas för nämnden vid nästkommande sammanträde. och ska kunna delegera till ordföranden, och även till ersättaren för ordföranden, att fatta beslut som innebär att ett ärende skrivs av efter återkallelse. Varje nämnd ska kunna delegera handläggningen av frågor som rör allmänna handlingar till någon hos en myndighet som utför kansligöromål för nämnden. Sådan delegering ska också kunna innefatta att pröva framställningar om att lämna ut allmänna handlingar. Gällande bestämmelser , till ombudsmän och riksrevisorerna och har samma reglering i fråga om vad som kan delegeras. De får i en arbetsordning eller i särskilda beslut lämna över till ordföranden eller någon annan som tjänstgör hos nämnden att avgöra ärenden som är av det slaget att de inte behöver prövas av nämnden. gäller att nämnden i en arbetsordning eller på annat sätt ska besluta om rätt för ordföranden eller dennes ersättare eller för sekreterare eller för föredragande att vidta erforderliga åtgärder för ärendenas beredande. saknas bestämmelser om delegering. Utredarens överväganden och förslag I 5 § myndighetsförordningen (2007:515) finns bestämmelser som anger ramen för vad en myndighet under regeringen får delegera. Bestämmelserna innebär att beslut i vissa ämnen inte får delegeras. Det gäller beslut som rör arbetsordning, verksamhetsplan, intern styrning och kontroll, frågor av principiell karaktär samt föreskrifter. I övrigt finns ingen särskild begränsning av vad som kan delegeras. Delegering inom nämndmyndigheternas kärnverksamhet När det gäller kärnuppgifterna i nämnderna konstaterar utredaren att det är en naturlig utgångspunkt att beslut ska fattas kollektivt vid det slutliga avgörandet. står det klart att några av nämnderna har behov av att kunna delegera beslutsfattande även inom ramen för kärnverksamheten. har t.ex. behov av att kunna delegera beslutsfattande inom ramen för den tillsynsverksamhet som nämnden bedriver i fråga om inkomstgarantier. Beslutsfattande som innebär att ett ärende skrivs av efter återkallelse bör också vara möjligt att delegera i den mån en nämnd handlägger ärenden som kan återkallas av enskilda. Detta gäller och . Frågan om i vilken omfattning nämnderna ska ges möjlighet att delegera beslutsfattande inom ramen för kärnverksamheten måste enligt utredaren bedömas mot bakgrund av de särdrag som finns hos respektive nämnd. De nämnder som ska besluta om löner och arvoden bör inte kunna delegera beslut i sådana frågor. Detsamma bör gälla i fråga om beslut om att bevilja avgångsförmåner eller beslut om andra anställningsvillkor. De nämnder som ska pröva överklaganden bör inte heller kunna delegera beslutsfattandet när det gäller att pröva överklaganden i sak. Det bör enligt utredaren vara möjligt att delegera uppgifter som rör beredningen av ärenden inom kärnverksamheten. Redan de nu gällande bestämmelserna innebär att sådana uppgifter kan delegeras till ordföranden eller någon annan som tjänstgör hos nämnden, exempelvis en sekreterare. I viss utsträckning bör sådana åtgärder också kunna vidtas av någon som är anställd hos den värdmyndighet som står för kanslistödet till nämnden. Delegering av administrativa ärenden Utredaren anser att det finns ett klart behov av att kunna delegera vissa uppgifter av administrativ natur, däremot inte beslut om arbetsordning. En viktig grupp av administrativa ärenden rör enligt utredaren hanteringen av allmänna handlingar. Här handlar det dels om att ta emot och registrera allmänna handlingar, dels om att fatta beslut med anledning av en begäran om utlämnande av sådana handlingar, dels om att vidta åtgärder med anledning av överklaganden av sådana beslut. Av bestämmelsen i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen följer att en begäran om att få ta del av en allmän handling ska behandlas skyndsamt. Nämnderna har svårt att leva upp till det kravet eftersom sekreterare och andra som i praktiken förvarar handlingarna har uppdraget hos nämnden som en bisyssla. Det finns alltså ett klart behov av att kunna delegera hanteringen av allmänna handlingar och det särskilt . Till vem bör delegering kunna ske Utredaren föreslår att delegering ska kunna ske till ordföranden och sekreteraren. Härutöver bör delegering kunna ske till den som är anställd hos en värdmyndighet som utför kansligöromål för nämnden. Beslut som rör tillsynsverksamheten hos bör dock förbehållas ordföranden eller annan ledamot. Beslut om att skriva av ärenden efter återkallelse bör förbehållas ordförandena i och . En särskild fråga i detta sammanhang är till vem beslutanderätt beträffande framställningar om att lämna ut allmänna handlingar bör kunna delegeras. Enligt 2 kap. 14 § första stycket tryckfrihetsförordningen ska en begäran om att få ta del av en allmän handling göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Även om en handling i praktiken finns hos den myndighet som utför kansligöromål för nämnden måste handlingen enligt utredaren anses förvarad hos nämnden, inte hos den myndighet som utför kansligöromålen. Därmed blir det en fråga för den aktuella nämnden att i enlighet med huvudregeln i tryckfrihetsförordningen pröva frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Ett beslut om att delegera till någon hos en värdmyndighet att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar innebär inte att delegering sker till den andra myndigheten. Ett sådant beslut tar sikte på den som nämnden bestämmer hos värdmyndigheten. Det kan vara fråga om en person eller funktion. Den som har fått rätten att fatta beslut delegerad till sig fattar beslutet i den delegerande myndighetens namn och inte i värdmyndighetens namn. Regleringens utformning Utredaren anser att nämndernas behov av att kunna delegera beslutsfattande i hög grad är likartade. Några av nämnderna har dock behov av särregler. Med utgångspunkt i vad som har anförts i avsnitten ovan föreslår utredaren att följande ska gälla i fråga om delegering. Beslutsfattande i ärenden som är av det slaget att de inte kräver prövning av nämnden ska kunna delegeras. Härutöver bör det föreskrivas att delegering får ske i fråga om förberedande åtgärder och beslut. Av tydlighetsskäl bör möjligheten att delegera beslutsfattande i fråga om allmänna handlingar regleras särskilt. Delegering bör kunna ske till ordföranden, sekreteraren eller någon annan som tjänstgör hos nämnden. Härutöver bör och kunna delegera till ordföranden att fatta beslut som innebär att ett ärende skrivs av efter återkallelse. Slutligen bör ges möjlighet att till ordföranden eller annan ledamot delegera beslutsfattande som innebär att ett tillsynsärende inleds och skrivs av. Sådana beslut ska anmälas vid nästkommande sammanträde. Det bör, anser utredaren, av lagtexten uttryckligen framgå i vilka fall delegering inte bör få ske. Förutom avgöranden i sak av ärenden inom kärnverksamheten bör detta gälla beslut om arbetsordning. anser det tveksamt om det är förenligt med 2 kap. 14 § tryckfrihetsförordningen att delegera rätten att fatta beslut om utlämnande av allmänna handlingar till en tjänsteman hos . Nämnden anser att den grundlagsstadgade uppgiften att besluta om utlämnande av allmänna handlingar är alltför viktig för att kunna överlämnas till en tjänsteman som inte är knuten till nämndens verksamhet. Den föreslagna delegationsmöjligheten är därför inte är lämplig och förslaget avstyrks i denna del. konstaterar att det i 6 § nu gällande lagen (1974:1037) med instruktion för bl.a. finns bestämmelser om rätt till delegering för ordföranden eller dennes ersättare eller för sekreteraren eller anlitad föredragande. I 6 § i förslaget finns bl.a. bestämmelser om rätt till delegering, dock endast till ordföranden, sekreteraren eller någon hos en myndighet som utför kansligöromål för nämnden. Nämnden noterar att i 14 kap. 31 § vallagen (2005:837) finns bestämmelser om delegering till ordföranden eller ersättaren för ordföranden när det gäller att på nämndens vägnar granska bevis för en riksdagsledamot m.fl. förtroendevalda. För att åstadkomma en överenskommelse mellan den nu föreslagna bestämmelsen och 14 kap. 31 § vallagen bör enligt nämnden uppräkningen i 6 § andra stycket i förslaget även omfatta ersättaren för ordföranden. Härutöver anser nämnden att föredragande bör finnas med i den grupp av personer som delegering i vissa fall bör kunna ske till. I konsekvens med detta bör 6 § tredje stycket i förslaget ändras så att det omfattar även ersättaren för ordföranden. Övriga remissinstanser har tillstyrkt eller inte haft några synpunkter på förslagen. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Riksdagsstyrelsen delar i allt väsentligt utredarens bedömning. Styrelsen anser dock, i enlighet med vad som har anförts av , att delegering även bör kunna ske till ersättaren för ordföranden i den nämnden. Riksdagsstyrelsen finner inte skäl att ändra den ordning som gäller för , dvs. att delegering kan ske även till föredragande i nämnden. Övriga nu aktuella nämnder anlitar inte föredragande, varför behovet inte finns för dem. Experthjälp Riksdagsstyrelsens förslag nämndmyndigheter ska ha rätt att anlita experter om det är nödvändigt för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter. Gällande bestämmelser Enligt 3 § lagen (1974:1037) med instruktion för har nämnden bl.a. rätt att anlita experter. har också lagstöd för att anlita särskild expertis, 9 § lagen (1989:186) om överklagande av administrativa beslut av och myndigheter. har genom bemyndigande av riksdagsstyrelsen fått rätt att anlita experthjälp. Beslutet är föranlett av att nämnden även har till uppgift att pröva om jämkning ska ske av inkomstgaranti för tidigare riksdagsledamöter. För övriga nämnder saknas en uttrycklig rätt att anlita experter. Utredarens överväganden och förslag Den nu gällande ordningen innebär att endast tre av nämnder har en uttrycklig rätt att anlita experter. Det kan dock inte uteslutas att också de andra nämnderna kan ha behov av att anlita utomstående experter. En självständig myndighet måste enligt utredaren i princip anses ha rätt att skaffa sig den kompetens som den behöver för att kunna fullgöra sina uppgifter. Saken kompliceras dock i de fall myndigheten inte förfogar över ett eget anslag för att betala kostnaden. Eftersom kostnaderna för nämnder betalas från ett anslag som har anvisats bör det av tydlighetsskäl slås fast att nämnderna har rätt att anlita experter. Rätten bör begränsas till att hjälpen i fråga ska vara nödvändig för att nämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter. Utredaren framhåller att det inte finns anledning att utgå från annat än att omsorgsfulla överväganden kommer att göras i det avseendet och erinrar om förslaget om att nämnderna ska åläggas att hushålla väl med statens medel. anser att det bör tydliggöras att det också i fortsättningen ska vara möjligt för nämnderna att anordna särskilda seminarier. Sådana seminarier kan vara av stor betydelse för kunskapsinhämtning i de frågor som rör nämndens verksamhet. De kan också bidra till att ge en större inblick i nämndens verksamhet. Remissinstanserna i övrigt har tillstyrkt eller inte haft några synpunkter på förslagen. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Riksdagsstyrelsen delar utredarens bedömning. När det gäller rätten för nämnderna att anordna seminarier anser riksdagsstyrelsen att nämnden som en självständig myndighet har rätt att fatta beslut om att anordna sådana som ett led i att kunna utföra sitt uppdrag. Mot denna bakgrund och med hänsyn till att seminarier torde vara relativt sällsynt förekommande behövs dock enligt styrelsen ingen reglering i frågan. Beslutsfattande utan sammanträde Riksdagsstyrelsens förslag Varje nämndmyndighet ska ha möjlighet att avgöra ärenden genom kontakter mellan ordföranden och de andra ledamöterna. Gällande bestämmelser , och de tre löne- och arvodessättande nämnderna finns inga bestämmelser om möjlighet att fatta beslut utan sammanträde. Utredarens överväganden och förslag Enligt 16 § myndighetsförordningen (2007:515) får ett ärende avgöras genom kontakter mellan ordföranden och de andra ledamöterna, om det är så brådskande att nämnden inte hinner sammanträda för att behandla det. Om inte heller detta hinns med eller är lämpligt får ordföranden ensam avgöra ärendet. Ett sådant beslut ska anmälas vid nästa sammanträde med nämnden. Behovet av att kunna fatta beslut utan sammanträde varierar mellan nämnderna. Här spelar ärendenas karaktär och behovet av snabba beslut en viktig roll. Med en möjlighet att fatta beslut på detta sätt förbättras förutsättningarna för nämnderna att bedriva sin verksamhet på ett effektivt sätt. Utredaren föreslår att samtliga nämnder därför bör ges en uttrycklig möjlighet att fatta beslut utan sammanträde. Någon särskild begränsning när det gäller möjligheterna att fatta beslut utan sammanträde bör inte införas. Remissinstanserna Remissinstanserna har inte haft några synpunkter på förslagen. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Riksdagsstyrelsen delar utredarens bedömning. Dokumentation av beslut Riksdagsstyrelsens förslag För varje skriftligt beslut i en nämndmyndighet ska det finnas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande och vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Gällande bestämmelser , till ombudsmän och riksrevisorerna, , och saknas motsvarande bestämmelser om dokumentation av beslut. Utredarens överväganden och förslag I 21 § myndighetsförordningen (2007:515) föreskrivs att det för varje beslut i ett ärende ska finnas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande och vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Nämnderna bör vara skyldiga att dokumentera beslut i samma ordning som gäller för andra myndigheter. I likhet med vad som anses gälla för myndigheter under regeringen bör bestämmelsen bara gälla skriftliga beslut. Remissinstanserna Remissinstanserna har tillstyrkt eller inte haft några synpunkter på förslaget. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Riksdagsstyrelsen föreslår att utredarens förslag genomförs. Omröstning Riksdagsstyrelsens förslag Den ordning som gäller i fråga om omröstning i nämndmyndigheter bör behållas. Gällande bestämmelser Omröstningsregler finns för i 5 § lagen (1974:1037) med instruktion för där det sägs att bestämmelserna i 16 kap. ska gälla. Bestämmelserna handlar om omröstning i tvistemål. Innebörden av dem är i huvudsak att ledamöterna ska yttra sig i viss ordning och att den mening som omfattas av mer än hälften av ledamöterna ska gälla. Om någon mening har fått hälften av rösterna och ordförandens är bland dem gäller den meningen. För de nämnder där en uttrycklig reglering saknas gäller 18 § förvaltningslagen (1986:223). Av den bestämmelsen följer att ordföranden ska lägga fram de förslag som har väckts. När de som deltar i beslutet har tagit ställning till de framlagda förslagen ska ordföranden ange vad som enligt hans eller hennes mening har beslutats. Detta gäller sedan som beslut om inte omröstning begärs. Vid omröstning ska om det förekommer fler än två förslag en förberedande omröstning äga rum så att det till slut finns ett huvudförslag och ett motförslag. Utgången bestäms genom enkel majoritet. Utredarens överväganden och förslag Bestämmelserna om hur omröstning ska ske vid oenighet varierar mellan nämnderna. Det saknas skäl enligt utredarens uppfattning att i detta sammanhang ändra på detta. Den befintliga bestämmelsen för bör överföras till den nya instruktionen. Remissinstanserna Remissinstanserna har inte haft några synpunkter på förslagen. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Riksdagsstyrelsen finner, i likhet med utredaren, inte anledning att ändra på den ordning om omröstning som gäller . Underrättelse om vissa beslut Riksdagsstyrelsens förslag Om en nämndmyndighet fattar ett beslut som innebär att medel från ett anslag tas i anspråk ska nämnden underrätta den myndighet som har anvisats anslaget. ska underrätta och om beslut som rör inkomstgaranti. Gällande bestämmelser Enligt 6 § lagen (1993:1426) med instruktion för ska nämnden genast underrätta om beslut om fastställande av ledamotsarvode. En sådan underrättelseskyldighet gäller även för beslut om jämkning av inkomstgaranti och om utbetalning på nytt av en sådan garanti. För övriga nämnder finns ingen motsvarande underrättelseskyldighet. Utredarens överväganden och förslag Flera nämnder fattar beslut som påverkar anslag. Beslut som fattas av till ombudsmän och riksrevisorerna påverkar anslaget 2:4 ombudsmän (utgiftsområde 1) och anslaget 1:15 (utgiftsområde 2). Dessa anslag disponeras av ombudsmän respektive . beslutar om månadsarvode för ledamöter av . De besluten påverkar anslaget 2:1 ledamöter och partier m.m. (utgiftsområde 1), som disponeras av . beslut om arvoden och avgångsförmåner till statsråden belastar anslaget 4:1 m.m. (utgiftsområde 1). Utredaren konstaterar att det står klart att nämnder som har till uppgift att fatta beslut om löner, arvoden, ekonomiska ersättningar och bidrag ska vara skyldiga att underrätta den berörda anslagsmyndigheten. Utöver de nu nämnda besluten kan emellertid också andra beslut innebära att anslag tas i anspråk. Som exempel kan nämnas beslut om ersättning till experter. Kostnader av det slaget belastar anslaget 2:2 förvaltningsanslag. För som disponerar anslaget är det viktigt att känna till även dessa beslut. Skyldigheten att informera om anslagspåverkande beslut bör alltså omfatta även de besluten. Sammantaget innebär detta att om en nämnd fattar ett beslut som innebär att ett anslag påverkas ska nämnden vara skyldig att informera den berörda anslagsmyndigheten om beslutet. bör dessutom även i fortsättningen underrätta om beslut som rör inkomstgaranti. En sådan underrättelse bör även lämnas till , som sköter administrationen av inkomstgarantierna.