frsrdg · H004JO1 · 2012-11-07 00:00:00 — förtjänar kritik för att hon röjde uppgifter som hon fått ta del av i sin anställning inom . Jag har tagit del av beslut i ärende dnr 9.2-9377/2011. har utifrån en anmälan avseende det aktu- ella uppgiftsutlämnandet granskat bl.a. socialnämndens rutiner för att fortlö- pande kontrollera att personalen har nödvändig kompetens och kunskap. So- cialstyrelsen fann i sitt beslut att nämnden hade vidtagit tillfredsställande åtgärder för att säkerställa att all personal med anställning vid myndigheten 2 012 /1 3:JO1 känner till tystnadsplikten enligt offentlighets- och sekretesslagen. Av nämn- dens remissvar till JO framgår att åtgärder vidtagits för att ytterligare förbättra myndighetens riktlinjer. Det framstår utifrån dessa uppgifter som om nämn- den är väl medveten om gällande bestämmelser och att det vid nämnden finns goda rutiner för att informera anställda om dessa. Jag finner därför inte anled- ning att uppehålla mig ytterligare vid saken. Med den kritik som uttalats ovan avslutas ärendet. Kritik mot en nämnd angående handläggningen av en begäran om att få ta del av allmänna handlingar om pälsdjursuppfödare. Nämnden skrev ett beslut om att lämna ut handlingarna och skickade beslutet till pälsdjursuppfödarna med uppgift om sökandens namn och adress. Även fråga om formuleringen av beslutet. (Dnr 5812-2011) I en anmälan, som kom in till JO , framförde U.Å. klagomål mot i kommun. Klagomålen rörde handläggningen av en begäran om att få ta del av allmänna handlingar. framförde sammanfattningsvis följande. Hon begärde hos samhällsbyggnadsnämnden att få reda på hur många aktiva pälsdjursuppfödare det finns i kommunen samt att få ut de senaste inspektionsrapporterna från dessa verksamheter. Hon fick per post de handlingar som hon begärt. Tillsammans med handlingarna fick hon även ett beslut från nämnden, med hennes namn och adress på, enligt vilket samtliga nio aktiva minkgårdars senaste inspektionsrapporter skulle lämnas ut till henne och beslutet skickas för kännedom till dessa minkgårdar. Hon ansåg att förfarandet var ett allvarligt brott mot reglerna om utlämnande av allmän- na handlingar. bifogade till sin anmälan beslutet från samhällsbyggnadsnämnden i vilket angavs bl.a. följande. beslutar att lämna ut samtliga nio aktiva mink- gårdars senaste inspektionsrapport i enlighet med offentlighetsprincipen. har hos kommun begärt att få reda på hur många aktiva pälsdjursuppfödare det finns i kommun. Samt att få ut den senaste inspektionsrapporten från dessa verksamheter enligt offentlig- hetsprincipen. Undertecknad fick detta mail . 2 012 /1 3:JO1 har ingen möjlighet att sekretessbelägga några offentliga inspektionsrapporter för minkverksamheter i kommunen så de lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Men en kopia på detta beslut om att inspektionsrapporter är utlämnade kommer att skickas till samtliga nio minkgårdar för kännedom. anmodades att yttra sig över U.Å:s anmälan. I yttrande till JO anförde nämnden sammanfattningsvis följande. inkom med ett e-brev om att få ta del av hur många aktiva minkuppfödare som finns inom kommunen. ville även ha en kopia på den senaste inspektionsrapporten från varje farm. Ärendet diarieför- des . som ärendet diariefördes besvarades frågan och samtliga in- spektionsrapporter lämnades ut i enlighet med offentlighetsprincipen. I sam- band med utlämnandet gjordes bedömningen att U.Å:s begäran är allmän och offentlig varför de berörda minkgårdarna kunde informeras om att de allmän- na offentliga handlingarna lämnats ut. Samhällsbyggnadskontoret har varit noga med att vara objektiv och därför meddelat alla berörda vad som skett i ärendet. informerades samhällsbyggnadsnämnden om ärendet. (Minnesanteckning från nämndens möte: bedöm- de att handläggningen av ärendet har skötts på ett bra och snabbt sätt och att ärendet följt offentlighetsprincipen och att samhällsbyggnadskontoret agerat objektivt och informerat alla berörda parter i ärendet.) Det är inte otillåtet för en myndighet att lämna upplysningar om ärenden rörande handlingsutlämnande, men att det, om så sker, självfallet är av stor vikt att myndigheten uppträder på ett sådant sätt att dess objektivitet inte med fog kan ifrågasättas (jfr 1 kap. 9 § regeringsformen). I samband med utlämnandet gjordes bedömningen att U.Å:s begäran är allmän och offentlig varför de berörda minkgårdarna kunde informeras om att de allmänna offentliga handlingarna lämnats ut. Samhällsbyggnadskontoret har varit noga med att vara objektiv och meddelat alla berörda vad som skett i ärendet. Ingen efterforskning gjordes av vem sökanden är eller vilket syfte hon hade med sin begäran. En ledamot reserverade sig mot nämndens beslut om yttrande till JO med motiveringen att kontoret inte hade agerat och uttryckt sig helt objektivt i ärendet från början. yttrade sig över remissvaret. 2 012 /1 3:JO1 I ett beslut anförde JO följande. I 1 kap. 9 § regeringsformen (RF) anges bl.a. att förvaltningsmyndigheter i sin verksamhet ska beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 13 § samma kapitel framgår bl.a. att den som önskar ta del av allmän handling också har rätt att få en kopia av handlingen. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. I 2 kap. 14 § tredje stycket TF anges att en myndighet inte, på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling, får efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Bestämmelsen innebär att var och en har rätt att ta del av alla offentliga handlingar hos en myndighet utan att behöva uppge vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till, det s.k. anonymi- tetsskyddet. U.Å:s begäran om utfående av allmänna handlingar föranledde miljö- och hälsoskyddsinspektören . att, förutom att lämna ut handlingarna, även sätta upp ett formligt beslut om att handlingarna skulle lämnas ut. I beslutet angavs U.Å:s namn och adress. Av beslutet framgick att nämnden funnit att det saknades möjlighet att sekretessbelägga handlingarna, men att en kopia på beslutet skulle skickas till samtliga minkgårdar för kännedom. Till att börja med kan jag konstatera att beslutet om att lämna ut handling- arna inte är överklagbart. Det har därför saknats skäl att sätta upp ett formligt beslut. Jag uppfattar det valda förfaringssättet som ett sätt att informera mink- gårdarna om U.Å:s begäran. Det framgår dock inte av remissvaret varför detta har ansetts angeläget. Det inträffade strider inte mot efterforskningsförbudet. Det finns inte heller något uttryckligt hinder mot att en myndighet upplyser en enskild om att en handling som rör honom eller henne har lämnats ut. Den som begär att få ta del av en allmän handling har emellertid, som framgått, en rätt att vara ano- nym. Även om en sökande inte utnyttjar den rätten bör en myndighet beakta de intressen som bär upp offentlighetsprincipen. Mot denna bakgrund har nämndens agerande varit olämpligt. Jag finner vidare att de formuleringar som nämnden använt i sitt beslut, vilka antyder att handlingsutlämnandet gjordes motvilligt, kan ifrågasättas med hänsyn till regeringsformens krav på saklighet och opartiskhet. Sammanfattningsvis är jag kritisk till nämndens handläggning av U.Å:s begäran. 2 012 /1 3:JO1 Kritik mot kommunstyrelsen i och dess ordförande, som brutit mot offentlighetsprincipen och regeringsformens krav på saklighet vid tillsättningen av en kommunchef (Beslut av JO Axberger , dnr 6168-2010) Beslutet i korthet: När en ny kommunchef i skulle tillsättas anlitades ett rekryteringsföretag. Ansökningshandlingar som inkom till företaget be- handlades felaktigt som om de inte vore allmänna. En person som begärde ansökningshandlingar utlämnade fick inte del av dem. Handlingar hade dess- förinnan även undanhållits för ledamöter av kommunstyrelsen. Beslutsunder- laget var därmed bristfälligt och beslutet stred därför mot kravet på saklighet i 1 kap. 9 § regeringsformen. När skulle anställa en ny kommunchef anlitades ett rekryte- ringsföretag. Enligt överenskommelsen mellan kommunen och rekryterings- företaget skulle bolaget sköta annonseringen av tjänsten och motta ansök- ningshandlingar. Efter att ansökningstiden hade gått ut fanns det 48 sökande till tjänsten. Rekryteringsföretaget gjorde en första gallring. 16 sökande presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott. Därefter valdes sex personer ut. De intervju- ades av tre grupper: en politikergrupp bestående av kommunstyrelsens ar- betsutskott, en chefsgrupp bestående av förvaltningscheferna och en facklig grupp. Samtliga grupper hade tillgång till sökandenas handlingar. Därefter beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att föreslå en av de sökande. Vid kommunstyrelsens möte yrkade ordföranden, , att den av arbetsutskottet föreslagne skulle anställas. Efter att ett yrkande om att ärendet skulle återremitteras till rekryteringsgruppen för ytterligare beredning hade röstats ned, beslutade kommunstyrelsens majoritet i enlighet med yrkande. begärde att få del av de ansöknings- handlingar som låg till grund för beslutet. nekade honom detta med hänvisning till att handlingarna förvarades hos rekryteringsföreta- get. I en anmälan till JO klagade på hur kommunstyrelsens ar- betsutskott och dess ordförande hade handlagt rekryteringsärendet och på att han förvägrats rätten att ta del av ansökningshandlingarna. Enligt hade och kommunstyrelsens majoritet på kommunsty- relsens möte även nekat ledamöter att ta del av ansök- ningshandlingarna. Kommunstyrelsen redogjorde i ett yttrande för hur rekryteringsärendet hade handlagts. Utöver vad som redan framgått framhölls att kommunen hade försökt tillgodose vissa av de sökandes önskemål om att få bli behandlade konfidentiellt. När det gällde begäran medgav kommunstyrelsen att handläggningen av denna var felaktig. 2 012 /1 3:JO1 hade numera fått ut ansökningshandlingarna avseende de sex sökande som blivit intervjuade. Av utredningen framgår vidare att kommunstyrelsens beslut att anställa ny kommunchef överklagades till Förvaltningsrätten i . Enligt överkla- gandet hade kommunstyrelsens ledamöter inte fått tillgång till tillräckligt beslutsunderlag inför beslutet. Med hänvisning till sekretess hade inga merit- förteckningar eller andra uppgifter om de sökande gjorts tillgängliga för le- damöterna ens på förfrågan. I sin dom (mål 13905-10) konstaterade förvalt- ningsrätten att ett antal av kommunstyrelsens ledamöter hade nekats möjlig- het att ta del av ansökningsmaterial. Förvaltningsrätten fann det självklart att ledamöter vid en beslutsprocess skulle ha tillgång till ett fullständigt underlag om sådant fanns att tillgå. Kommunstyrelsens ledamöter hade inte kunnat fatta ett sakligt grundat beslut, eftersom de hade förvägrats material som up- penbarligen kunde ha haft avgörande betydelse för deras ställningstagande i frågan och utgången i omröstningen. Domstolen upphävde därför kommun- styrelsens beslut såsom stridande mot 1 kap. 9 § regeringsformen. Domen har vunnit laga kraft. Frågor kring allmänhetens rätt till insyn i samband med rekrytering av kom- muntjänstemän har aktualiserats hos JO ett flertal gånger , se bl.a. JO 1989/90 s. 415, JO 1990/91 s. 391, JO 1992/93 s. 622 och JO 2003/04 s. 442. I rättspraxis har saken behandlats bl.a. i RÅ 1989 ref. 29 (jfr även RÅ 1984 2:49) och i RÅ 1996 ref. 25. Rättsläget klargjordes i det sist- nämnda målet, där Regeringsrätten i plenum tog upp principfrågan om hur handlingar som förvaras hos ett rekryteringsföretag ska bedömas från offent- lighetssynpunkt. Av 2 kap. 3 § TF framgår att en handling är allmän, om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § samma kapitel i TF är att anse som inkom- men till eller upprättad hos myndigheten. En handling anses enligt 2 kap. 6 § inkommen till en myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda. Enligt 2 kap. 7 § gäller som huvudregel att en handling anses upprättad när den har expedierats. Vad som framkommit i målet visar att de handlingar som begärts utlämna- de utgjort ett led i ett kommunalt tjänstetillsättningsärende. Annonsens ut- formning och vad som i övrigt upplysts i målet, bl.a. om handläggningen av ärendet, ger vid handen att konsultbolaget mottagit de ifrågavarande hand- lingarna i kommunens ställe och att handlingarna varit tillgängliga för kom- munen från det att de kommit in till bolaget och därefter åtminstone till dess ärendet beretts så långt att en enda person uppmanades att söka tjänsten. Bo- laget måste därför anses ha mottagit och förvarat handlingarna för kommu- nens räkning. På grund därav har de varit att anse som allmänna handlingar och kommunen hade när framställningen gjordes bort infordra dem för att pröva framställningen i sak. Det avgörande för hur handlingar i ärenden av detta slag ska bedömas från offentlighetssynpunkt är således om de mottagits i den kommunala myndig- 2 012 /1 3:JO1 hetens ställe och är tillgängliga för myndigheten. Om så är fallet saknar det betydelse var handlingarna rent fysiskt förvaras. Detta ligger väl i linje med offentlighetsprincipens syfte och tillämpning i andra sammanhang, t.ex. när det gäller handlingar som befattningshavare förvarar i hemmet och digitala upptagningar i en databas som en myndighet har tillgång till oavsett var data- basen finns. Om ett rekryteringsföretag har i uppdrag att motta ansökningshandlingar och intresseanmälningar som avser ett hos en myndighet pågående tjänstetill- sättningsärende får det anses ske för myndighetens räkning. Det torde vidare ligga i sakens natur att myndigheten som uppdragsgivare har möjlighet att ta del av sådana handlingars innehåll. Ansökningar och intresseanmälningar som ges in till ett rekryteringsföretag blir därmed i enlighet med Regerings- rättens avgörande typiskt sett att betrakta som allmänna. Det är självfallet angeläget att rekrytering till kommunala tjänster kan ske på ett ändamålsenligt sätt. Men om privata företag anlitas i ett sådant ärende måste det ske under beaktande av de särskilda villkor rörande bl.a. vikten av insyn som gäller för det allmännas verksamhet och som skiljer denna från vad som är brukligt i privata sammanhang. Det finns tendenser till att tjänste- rekryteringar läggs ut på konsulter i syfte att begränsa allmänhetens insyn. För att stävja sådana försök att kringgå offentlighetsprincipen bör de av Re- geringsrätten fastslagna kriterierna tillämpas strängt. Handläggningen i detta ärende Det ärende som ska bedömas gällde anställande av en kommunchef. Kommu- nen anlitade det privata företaget . Företaget genomförde annonsering och mottog ansökningshandlingar. Ett stort antal personer sökte tjänsten. Företaget presenterade ett urval av de sökande för kommunstyrelsens arbetsutskott, varvid en mindre grupp valdes ut för intervjuer. Intervjuerna genomfördes av företrädare för kommunen, inklusive fackliga företrädare. Förfarandet innebar att det privata företaget mottog ansökningshandlingar i kommunens ställe. Som samarbetet mellan kommunen och företaget var upp- lagt får kommunen anses ha haft tillgång till handlingarnas innehåll; något annat har inte heller påståtts från kommunens sida. Ansökningarna var såle- des allmänna handlingar och skulle ha behandlats som sådana. De innehöll såvitt framkommit inte några sekretesskyddade uppgifter. skul- le därför omgående ha fått del av de handlingar han efterfrågade. Av förvaltningsrättens ovan redovisade dom framgår att ett antal av kom- munstyrelsens ledamöter nekades möjlighet att ta del av ansökningsmaterial. Eftersom handlingarna av allt att döma var offentliga hade de redan av detta skäl rätt att ta del av materialet. Framför allt skulle de dock i egenskap av kommunstyrelseledamöter ha haft full tillgång till underlaget för det beslut de hade i uppdrag att fatta. Att de nekades detta är uppseendeväckande och inne- bar som förvaltningsrätten konstaterat ett brott mot grundlagens krav på att myndigheter i sin verksamhet ska iaktta saklighet. Kommunstyrelsen och dess ordförande ska mot denna bakgrund kritiseras för det sätt på vilket anställningsärendet från offentlig- 2 012 /1 3:JO1 hetssynpunkt handlagts och för att beslutet fattades i strid med 1 kap. 9 § regeringsformen. Kritik mot i och en presstalesman där, som lämnat oriktig information till en journalist (Beslut av JO Axberger , dnr 2497-2011) Beslutet i korthet: En journalist frågade polisen om ett provsvar från Rätts- medicinalverket hade inkommit. En presstalesman (informationsansvarig) förnekade detta. Beskedet var felaktigt. kritiseras för det inträffade. Även presstalesmannen kritiseras. Att lämna ett felaktigt besked i en fråga som rör den grundlagsfästa rätten att ta del av allmänna handlingar är allvarligt, inte minst om det lämnas av någon som har till uppgift att för myndighetens räkning besvara just sådana frågor. I en anmälan till JO uppgav journalisten , , att polisen medvetet lämnat falsk information till massmedia. Han hade bevakat ett narkotikaärende gällande en från tv känd programledare, som tillika var chefredaktör för ungdomstidningen . Han hade därvid ringt till Västerorts polismästardistrikt om ett analysbesked från , vars innehåll han ville ta del av. , , frågade han via sms vid Västerorts polismästar- distrikt om analysbeskedet inkommit. Hon besvarade frågan nekande. Han visste dock, genom grundlagsskyddade källor, att provsvaret fanns hos polis- myndigheten och att utredarna arbetade med detta. hade också bekräftat att svaret hade lämnats . bifogade en utskrift av de sms-meddelanden han hade utbytt med . Där framgick föl- jande. [Från :] Hej , vad säger ni om analyssvaret i k103939. Med vänlig hälsning , [Svar :] Har inte kommit ännu [:] Är du 100 på det? Jag har fått info om att det kom ! [Svar :] Jag har frågat utredaren han har inte fått något i alla fall/ [:] Ok tack. Men jag undrar om det stämmer Muntliga upplysningar inhämtades från , presstalesman vid . Hon uppgav, enligt vad som noterats i en tjänsteanteckning hos JO, följande. Det aktuella ärendet var ett relativt omfattande ärende med 13 misstänkta. Po- lisen talar i ett sådant ärende inte om enskilda personer i ärendet. När efterfrågade analyssvaret var inte samtliga svar i ärendet inkomna. Förundersökning pågick således fortfarande och den perso- nen som var intresserad av hade ännu inte delgivits analys- 2 012 /1 3:JO1 hade fått instruktion från förundersökningsledaren (, chef för spaningsroteln) att inte lämna ut några uppgif- ter förrän ärendet var klart. Den nu aktuelle personen delgavs sedermera ana- lyssvaret . Hon talade med ett flertal journalister under de aktuella dagarna och informerade samtliga om att hon inte kunde lämna in- formation i en pågående förundersökning. i (biträdande länspolismästaren ) yttrande sig och anförde bl.a. följande. Av den utredning som genomförts med anledning av anmälan till JO har framkommit att aktuellt analysresultat inkommit till polismyndigheten men att informationsansvarig, när svar lämnades till anmälaren, inte hade kännedom om att analysresultatet beträffande berörd person in- kommit till myndigheten. Svar har, i enlighet med vad som framgår av anmä- lan, ändå lämnats till anmälaren. bedömning är att det är oacceptabelt att lämna ett svar med oriktigt sakinnehåll till allmänhet eller media. har vidare att bedöma mot vilken bakgrund aktuell upp- gift lämnades till anmälaren. I den delen får beslutet att inte lämna ut uppgift om att analysresultat inkommit till myndigheten beröras. Som framgår ovan delar myndigheten den bedömning som gjorts av polismästardistriktet och chefen för spaningsroteln att sekretess vid den aktuella tidpunkten förelåg för analysresultatet. Myndigheten är däremot kritisk till beslutet att inte lämna ut uppgift att analysresultat inkommit till myndigheten. Informationsansvarig har uppgivit att det är mot bakgrund av gällande sekretessbestämmelser och beslut från spaningsroteln som hon lämnat aktuella uppgifter men har uppgi- vit att hon vid samtliga övriga förfrågningar från media i ärendet hänvisat till att uppgift inte kan lämnas ut med hänsyn till att sekretess gäller under förun- dersökningen. Bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar finns i tryckfrihets- förordningens andra kapitel. Ytterligare regler om hur allmänna handlingar ska hanteras samt hur frågor om sådana ska handläggas och besvaras finns i offentlighets- och sekretesslagen. I 4 § förvaltningslagen framgår att en myn- dighet ska lämna upplysningar som rör dess verksamhetsområde och att frå- gor från enskilda ska besvaras . Bestämmelsen gäller även polismyndighet (jfr 32 § förvaltningslagen). Uppgifter som lämnas från en myndighet ska vara sakligt underbyggda (1 kap. 9 § regeringsformen). Innebörden av den sammantagna regleringen är att en myndighet är skyldig att på ett korrekt sätt besvara en fråga från en enskild som gäller huruvida en viss handling finns hos myndigheten, oavsett om dess innehåll omfattas av sekretess eller inte. Detta är också en förutsättning för att rätten att ta del av allmänna handlingar ska kunna utövas i enlighet med de i tryckfrihetsförord- ningen fastlagda principerna. i har i detta fall felaktigt uppgett att den handling som anmälaren frågade om inte fanns hos myndigheten. Myndighe- tens egen bedömning är att detta är oacceptabelt. En del av det som framkommit talar dessutom för att uppgiften om att ana- lysbeskedet inte fanns hos polisen lämnades mot bättre vetande; har förklarat sitt agerande med att hon blivit instruerad att inte lämna ut några 2 012 /1 3:JO1 uppgifter förrän ärendet var klart. Oavsett hur det förhåller sig med den saken har innehaft en befattning som informationsansvarig och press- talesman. I hennes uppgift har därmed legat att säkerställa att myndighetens informationsplikter sköts på ett professionellt sätt (jfr JO:s beslut den 14 de- cember 2011, dnr 2951-2011). Att ett felaktigt besked i en fråga som rör den grundlagsfästa rätten att ta del av allmänna handlingar lämnas av någon som har till uppgift att för en myndighets räkning besvara just sådana frågor är allvarligt. I detta fall tillkommer att journalisten särskilt riktade uppmärksamhet mot att det besked hon först lämnade inte stämde med vad han fått reda på från annat håll. I den mån hon inte kände till att provsva- ret fanns hos polisen borde hon mot den bakgrunden ha sett till att skaffa sig ett korrekt underlag. Det är sammantaget uppenbart att hon inte skött sin uppgift på ett godtagbart sätt. Såväl i som ska därför kritiseras för sitt sätt att handlägga förfrågan. Kritik mot Arbetsförmedlingen, som lämnat oriktig information till en journalist och därmed undanhållit en allmän handling (Beslut av JO Axberger , dnr 2951-2011) Beslutet i korthet: En journalist begärde hos Arbetsförmedlingen att få del av en rapport. Myndighetens presstab uppgav att rapporten utgjorde arbetsma- terial. Det framkom dock att rapporten expedierats och sänts till andra myn- digheter . I beslutet framhålls att det måste ställas sär- skilda krav på den som har till uppgift att sköta en myndighets informations- uppgifter. Att lämna ett felaktigt besked i en fråga som rör den grundlagsfästa rätten att ta del av allmänna handlingar är allvarligt, särskilt om det lämnas av någon som har till uppgift att besvara just sådana frågor. Arbetsförmed- lingen kritiseras därför för det inträffade, som innebar att journalisten berö- vades rätten att ta del av den handling han efterfrågade. , reporter på , anmälde Arbetsförmed- lingen.