sou · GZB338 · 2011-04-14 00:00:00 — SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss. Hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Textbearbetning och layout har utförts av , FA/kommittéservice. Regeringen beslutade att tillkalla en särskild utredare med uppgift att förbereda bildandet av ett myndighetsgemensamt servicecenter med uppdrag att erbjuda tjänster inom i första hand ekonomi- och personaladministration till statliga myndigheter (dir. 2010:117). förordnades generaldirektör till särskild utredare. Som experter i utredningen förordnades kansliråd (), ekonomidirektör (), specialist () och kanslichef (E-delegationen). Som huvudsekreterare i utredningen anställdes och som sekreterare anställdes . Utredningen har antagit namnet . Härmed överlämnar jag betänkandet Ett myndighetsgemensamt servicecenter (SOU 2011:38) med förslag om servicecentrets uppgifter, budget, finansieringsformer, organisation, lokalisering och anslutning av kundmyndigheter. Regeringen beslutade att tillkalla en särskild utredare med uppgift att förbereda bildandet av ett myndighetsgemensamt servicecenter med uppdrag att erbjuda tjänster inom i första hand ekonomi- och personaladministration till statliga myndigheter (dir. 2010:117). förordnades generaldirektör till särskild utredare. Som experter i utredningen förordnades kansliråd (), ekonomidirektör (), specialist () och kanslichef (E-delegationen). Som huvudsekreterare i utredningen anställdes och som sekreterare anställdes . Utredningen har antagit namnet . Härmed överlämnar jag betänkandet Ett myndighetsgemensamt servicecenter (SOU 2011:38) med förslag om servicecentrets uppgifter, budget, finansieringsformer, organisation, lokalisering och anslutning av kundmyndigheter. Uppdrag och tillvägagångssätt ..................................... 1.2.1 Utveckling och trender ................................................ Utredningens utgångspunkter för arbetet.............................. Principiella utgångspunkter för servicecenter i staten..... 2.1Grundläggande utgångspunkter om anslutning till 2.2 Servicecentrets uppdrag........................................................... 2.3Kvalitativa fördelar med ett myndighetsgemensamt Fördelar för kundmyndigheterna ................................ Fördelar för staten........................................................ 2.4Servicecentret och utveckling av en fungerande privat Framgångsfaktorer för etablering ........................................... Utredningsfrågor och utgångspunkter................................... Vilka tjänster bör servicecentret erbjuda? 3.3.1 Indelning i bastjänster, tilläggstjänster och Förslag på tjänsteutbud ................................................ Produktionsorter och lokalisering.................................. Utredningsfrågor och utgångspunkter ................................... Servicecentret bör initialt ha två produktionsorter................ Kartläggning av tänkbara verksamhetsstöd ............................ 4.4Skatteverket och ska utgöra grund Andra befintliga strukturer kan tillvaratas .................. Polisens administrativa center (PAC) ......................... 4.5Produktionen lokaliseras initialt till och Gränssnitt och ansvarsfrågor ........................................ 5.1Roll- och ansvarsfördelning mellan servicecentret och 5.1.1 Intern styrning och kontroll ........................................ Personal- och löneadministration ................................ 5.2 Ansvar för informationshantering .......................................... Arkivering av handlingar.............................................. Utredningsfrågor och utgångspunkter................................... Vilka kundmyndigheter bör anslutas?.................................... Servicecentret ska vara en egen myndighet ................... Utredningsfrågor och utgångspunkter................................... Egen myndighet eller inte?...................................................... 7.2.1 Argument för inordning i annan myndighet .............. 7.2.2 Argument för en egen myndighet ............................... Servicecentret ska vara en egen myndighet ............................ 7.3.1 Servicecentret ska vara en styrelsemyndighet............. 7.3.2 Servicecentret ska omfattas av Prismodell och avgiftsnivå........................................... Utredningsfrågor och utgångspunkter................................... Förslag på prismodell............................................................... Avgiftsnivå för servicecentrets tjänster .................................. Tilläggstjänster och specialtjänster.............................. 8.3.5 Anslutningsavgift för merkostnader i Pedagogiska dilemman vid jämförelser................................... Hantering av risk i prissättningen........................................... Finansiering och budgetära konsekvenser...................... Utredningsfrågor och utgångspunkter ................................... Kostnader som ska finansieras av avgifter .............................. 9.2.2 Kostnader för löpande verksamhet.............................. Räntekontokredit och lånebehov ............................................ Utredningsfrågor och utgångspunkter ................................. Effektivitet hos undersökta myndigheter och måltal för Tre varianter av lönsamhetskalkyl......................................... 10.3.1 Enkel kalkyl................................................................. 10.3.2 Kalkyl för staten.......................................................... 10.3.3 Utvidgad kalkyl........................................................... Kundservice och kommunikation................................ Kundwebb, kundtjänst och samverkansmodell.................... 11.3.1 En väg in via kundwebb och kundtjänst.................... 11.3.2 Enhetlig samverkansmodell........................................ Process för överenskommelse och kundanslutning............. 11.4.1 Erfarenheter av anslutning av kundmyndigheter...... 11.4.2 Förslag på process för överenskommelse och Uppföljning av överenskommelser ....................................... Inre ledning och organisation .................................... Utredningsfrågor och utgångspunkter................................. Kundservice och kommunikation......................................... Bemanning och organisationsschema ................................... Nationell bild av systemstöd inom ekonomi- och Nuvarande systemstöd hos , Servicecentrets behov av IT-stöd.......................................... 13.4.1 Servicecentrets egna behov ........................................ 13.4.3 Kundservice och kommunikation.............................. Lösningar för anslutning till servicecentret.......................... 13.5.1 Kundmyndigheternas system används ...................... 13.5.2 Servicecentrets systemstöd används.......................... Personalaspekter för kundmyndigheterna ........................... 14.2.1 Europeisk och svensk arbetsrätt rörande 14.2.3 Avtal om turordning för arbetstagare hos staten ..... 14.2.4 Möjliga och sannolika scenarier vid anslutning till Budgetära konsekvenser för kundmyndigheterna................ 14.3.1 Kostnader per berörd anställd.................................... 14.3.2 Kostnader vid olika scenarier med omplacering Konsekvenser för och ....... Förändringar i instruktioner för berörda myndigheter ....... Analys av regelverk som förvaltas av ESV ............................ 14.6.1 Anslagsförordning (1996:1189) ................................. 14.6.2 Kapitalförsörjningsförordning (1996:1188).............. 14.6.3 Avgiftsförordning (1992:191).................................... 14.6.4 Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) ......................................................... 14.6.5 Förordning (1994:1261) om statliga Konsekvensbeskrivningar enligt kommittéförordningen.... 14.7.1 Kostnader och intäkter för staten.............................. 14.7.2 Sysselsättning och offentlig service i olika delar 14.7.3 Övriga konsekvensbeskrivningar............................... E-arkiv och e-diarium............................................................. Fortsatt utveckling av personaladministration..................... Samordning av IT-stöd .......................................................... Handlingsplan för genomförande................................ – Expansion och kontinuerlig utveckling ................... Sändlista för intresseförfrågan ....................................... Utredningens uppdrag och arbete utsåg regeringen en särskild utredare, med uppdrag att förbereda bildandet av ett myndighetsgemensamt servicecenter för tjänster inom i första hand ekonomi- och personaladministration. I en första etapp ska utredaren analysera och föreslå vilka verksamheter vid administrativa verksamhetsstöd och eventuellt vid andra myndigheter som är lämpliga att föras över till den nya organisationen, hur servicecentret ska organiseras, vilken avgiftsmodell som bör tillämpas och vilka myndigheter som bör anslutas . Utredaren ska redovisa budgetära konsekvenser av förslagen samt föreslå behövliga författningsändringar. Utredningens arbete har inriktats mot tre områden: 1.att i enlighet med direktiven ge förslag på servicecentrets uppgifter, budget och finansieringsformer, organisation och lokalisering, initiala kundmyndigheter samt ytterligare verksamheter i servicecentret, 2.att ta fram en lönsamhetskalkyl, få kundmyndigheter att visa intresse för anslutning till servicecentret samt förankra förslagen, 3.att ta fram en genomförandeplan för inrättande av servicecentret. Principiella utgångspunkter för servicecenter i staten Det är varje myndighetslednings ansvar att pröva och bedöma om stödverksamhet ska skötas i egen regi, i samverkan eller på entreprenad. Myndigheters anslutning till servicecentret ska enligt utredningen i första hand ske på frivillig basis. En utgångspunkt ska dock vara att myndigheter som inte vill ansluta sig måste visa att den aktuella verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller på annat sätt. Incitamenten för myndigheter att ansluta sig till servicecentret är många, men det kommer ändå att krävas starkt stöd och styrning från regeringen för att åstadkomma en tillräckligt bred anslutning för lönsamhet i servicecentret. Om det dröjer med en bred anslutning av myndigheter kan finnas skäl att skärpa det generella förändringstrycket. bör servicecentret enligt servicecenterutredningen tillhandahålla tjänster inom ekonomi- och personaladministration till merparten av alla statliga myndigheter. Servicecentrets uppdrag ska på en övergripande nivå vara att tillhandahålla och utforma tjänster inom området för administrativt stöd. Uppdraget ska utgå från ett statligt koncernperspektiv i syfte att uppnå sänkta kostnader med bibehållen eller ökad kvalitet för staten som helhet. En utgångspunkt för servicecentret ska vara att inte utföra tjänster i egen regi om en privat aktör kan utföra dem mer kostnadseffektivt med bibehållen kvalitet. Servicecentrets tjänsteutbud ska initialt omfatta löneadministration, rese- och utläggsadministration, beslutsskrivning, tjänstepensionsadministration, kundfakturering och kundreskontra, leverantörsreskontra, anläggningsredovisning, löpande redovisning och bokslut, stöd för e-beställningar samt tidredovisning. Servicecentret ska bygga på delar i och verksamhetsstöd Servicecentret ska inledningsvis ha två produktionsorter. Ekonomienheten inom verksamhetsstöd samt lämpliga delar av verksamhetsstöd ska utgöra grund för servicecentret. Utredningen föreslår att servicecentret initialt ska ligga kvar där produktionen är lokaliserad , det vill säga till och . Vidare föreslår utredningen att ett samarbete mellan servicecentret och Kammarkollegiet bör etableras rörande IT-lösningar. Servicecentret ansvarar för att leverera tjänster, kundservice och annat stöd enligt de överenskommelser som träffas med kundmyndigheterna. Kundmyndigheterna ska fortsättningsvis utföra vissa steg i de berörda processerna inom ekonomi- och personaladministration. De ansvarar fortsättningsvis för sin verksamhet, även i de delar som utförs av servicecentret. Kundmyndigheterna går från en utförarroll till en roll där de i högre grad behöver fokusera på policys, strategiska frågeställningar, kravställning och uppföljning av verksamheten. Kundmyndigheterna bär fortsättningsvis ansvaret för de uppgifter som utförs av servicecentret. Kundmyndigheternas interna styrning och kontroll kommer att omfatta verksamhet som utförs av servicecentret på kundmyndigheternas uppdrag. I syfte att upprätthålla en klar ansvarsfördelning bör servicecentret och kundmyndigheterna i överenskommelser ange den närmare ansvarsfördelningen i berörda processer. Överenskommelserna ska vidare klargöra bland annat vilken information som servicecentret ska hantera, hur behandlingen av personuppgifter ska ske, kundmyndigheternas insyn och medverkan i servicecentrets arbete med informationssäkerhet och kundmyndigheternas tillgång till de handlingar som arkiveras hos servicecentret. , och Lantmäteriet ansluter sig till servicecentret . Därutöver är målsättningen att träffa överenskommelser med fem till sju nya kundmyndigheter (inklusive och ) för anslutning . Anslutningstakten kan höjas , under förutsättning att ytterligare en produktionsort utöver etableras. Målet ska vara att ansluta sammanlagt omkring 25 myndigheter (eller motsvarande av alla statligt anställda) –2015. Det är inte är möjligt att till precisera vilka myndigheter som bör anslutas till servicecentret . Myndigheterna kan inte förbinda sig till anslutning innan de fått möjlighet att förankra beslut hos personal och fackliga organisationer. Detta fordrar ett inriktningsbeslut av regeringen. Myndigheters anslutning till servicecentret ska i första hand ske på frivillig basis. En utgångspunkt ska dock vara att myndigheter som inte vill ansluta sig måste visa att den aktuella verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller på annat sätt. Servicecentret ska vara en egen myndighet Servicecentret ska inrättas som en egen myndighet. De argument som talar för en egen myndighet är sammanfattningsvis följande: -servicecentrets verksamhet renodlas och ägarens möjligheter till en tydlig och långsiktigt hållbar styrning av verksamheten förbättras, -att stödverksamhet blir kärnverksamhet minskar risken för rollkonflikter i servicecentrets ledning och gör arbetsplatsen mer attraktiv vilket underlättar kompetensförsörjning, -kundernas förtroende för servicecentrets stärks, genom ökad transparens i servicecentrets verksamhet, -kundorientering kommer i första hand för servicecentret. Utredningen föreslår att servicecentret inrättas som styrelsemyndighet. De huvudsakliga skälen är att servicecentret får en central roll för statsförvaltningens administration, att servicecentret bedrivs under affärsliknande förhållanden samt att spännvidden i de frågeställningar som myndigheter ska hantera påkallar en viss bredd i myndighetens ledning. Utredningen föreslår att styrelsen inledningsvis ska bestå av fem ledamöter. Mot bakgrund av att servicecentret kommer att ha stort ansvar för kundmyndigheternas administration föreslår utredningen att servicecentret ska omfattas av internrevisionsförordningen och förordningen om intern styrning och kontroll. Utredningen föreslår en prismodell baserad på styckprissättning. Prislistan ska i grunden vara lika för alla och göra det tydligt för kundmyndigheterna vad de får och till vilket pris. Prissättningen ska vidare baseras på full kostnadstäckning där servicecentrets kostnader för såväl uppstart, löpande verksamhet som investeringar ska finansieras med avgifter. Eventuella omställnings- och anpassningskostnader hos kundmyndigheterna bärs av respektive myndighet. Prismodellen är uppbyggd enligt följande struktur: 1.Årsavgift som består av en fast del lika för alla myndigheter och en rörlig del som beror på myndighetens storlek. 2.Transaktionsavgift för bastjänster som ska vara densamma per styck för alla kundmyndigheter. Styckkostnaden ska vara fast . 3.Avgift för tilläggstjänster för eventuella löpande myndighetsspecifika leveranser utanför bastjänsterna, 4.Avgift för specialtjänster som normalt avropas på timbasis för extraordinära behov, 5.Anslutningsavgift som ska täcka kostnaden för servicecentrets resursinsatser i samband med kundens anslutning samt insatser för att nå måleffektivitet i den löpande leveransen för den anslutande kundmyndigheten. Styckprissättning med fastställda priser gentemot kundmyndigheterna innebär att risken för underfinansiering hanteras av servicecentret i stället för av kundmyndigheten. Styckpriserna beräknas för en flerårsperiod, utifrån vissa antaganden om anslutningstakt till servicecentret. Om anslutningstakten blir lägre än beräknat riskerar servicecentret att gå med underskott. Underskottet måste då täckas av ägaren, det vill säga regeringen. Finansiering och budgetära konsekvenser Budgetära konsekvenser för servicecentret rör uppstartskostnader, löpande verksamhetskostnader samt investeringar. kommer servicecentret att ha uppstartskostnader på , varav 15 miljoner belastar resultat. kommer de löpande verksamhetskostnaderna att uppgå till . Investeringsbehovet –2015 beräknas uppgå till . Resultatmässigt redovisar servicecentret en förlust , vilket balanseras av att verksamheten redovisar överskott. För att avgifterna till servicecentret ska täcka alla kostnader (inklusive uppstartskostnader) måste ca 25 myndigheter (med motsvarande av antalet statligt anställda) ansluta sig. Av drygt trettio myndigheter som visat intresse för anslutning till servicecentret har 26 myndigheter deltagit i en enkätundersökning. Det är hanteringsvolymerna hos dessa myndigheter som ligger grund för lönsamhetskalkylen. Sammantaget utgör de anställda i de deltagande myndigheterna av alla statligt anställda. Realisering av besparingspotentialen förutsätter att anslutning av denna volym säkerställs, men förutsätter inte att just dessa 26 myndigheter ansluter sig. Med utgångspunkt i underlaget har utredningen utfört tre lönsamhetskalkyler, som visar på följande lönsamhet med ett myndighetsgemensamt servicecenter: En enkel kalkyl baserad på de 26 myndigheterna. Kalkylen visar en besparingspotential på , vilket motsvarar en genomsnittlig effektiviseringspotential på . En kalkyl för staten, där den enkla kalkylen extrapolerats till 133 medelstora och stora myndigheter. Kalkylen visar en besparingspotential på . En utvidgad kalkyl som tar hänsyn till en realistisk etablering av servicecentret. Kalkylen baseras på en successiv anslutning av de 26 myndigheternas handläggningsvolymer. Kalkylen visar en nuvärdesberäknad besparing på totalt för , med hänsyn tagna till följande faktorer: -successiv anslutning av myndigheter till servicecentret, -uppstartskostnader för servicecentret, -anpassningskostnader för servicecentret och kundmyndigheterna, -omställningskostnader för övertalighet, -kostnader för ledning och overhead, -kostnader för systemdrift och förvaltning, -omfördelning av investeringar från myndigheterna till servicecentret. I den utvidgade kalkylen ingår en känslighetsanalys med tre scenarier, där anslutningstakt och effektivitet i servicecentret varieras. I alla tre scenarier är det samlade utfallet för staten positivt, men återbetalningstiden varierar. Genom att separera servicecentrets kundservicefunktion från produktionen ökar servicecentrets specialisering av arbetsuppgifter. Det ger såväl en professionell kundkontakt som en ökad effektivitet i servicecentrets samlade leveranser. Ingången till servicecentrets kundservice ska vara enkel, tydlig och gemensam för kundmyndigheterna. Användare hos kundmyndigheterna ska vända sig till kundtjänst eller använda självbetjäning på kundwebben. Särskilt utpekade kontaktpersoner hos kundmyndigheterna har ska ha en mer nära relation med servicecentret genom en enhetlig samverkansmodell. Inför anslutning av en kundmyndighet ska det finnas en strukturerad process för överenskommelse och anslutning mellan servicecentret och kundmyndigheten. Överenskommelsen ska spegla både servicecentrets och kundmyndighetens förväntningar och krav på samarbetet och vidare ange tjänstebeskrivningar, tjänstenivåer, prissättning och övriga villkor för leveransen. Inre ledning och organisation Servicecentret beräknas ha en initial bemanning på ungefär 90 årsarbetskrafter . Utifrån anslutning av ytterligare kundmyndigheter och etablering av en kompletterande produktionsort beräknas den genomsnittliga bemanningen vara ungefär 125 årsarbetskrafter. Servicecentret ska bestå av enheter för personaladministration, ekonomiadministration, IT-stöd samt kundservice och kommunikation. Myndigheten ska också ha en funktion för internrevision. Servicecentret ska erbjuda kundmyndigheterna olika lösningar för anslutning till servicecentret. När en kundmyndighet ansluter sig ska servicecentret kunna koppla upp sig mot kundmyndighetens befintliga system om det bedöms lämpligt. ska dock kundmyndigheterna hanteras i servicecentret egna enhetliga system. Servicecentret ska inte ha drift och förvaltning av IT i egen regi. Drift och förvaltning ska i stället utföras av externa leverantörer. För att etablera IT-modellen kommer upphandling alternativt avrop av systemstöd att krävas. Vilka personalaspekter som kan komma i fråga när arbetsuppgifter övergår från en arbetsgivare till en annan beror förenklat på tre omständigheter: -om övergången är att betrakta som en övergång av verksamhet eller inte, -om övergången sker inom samma ort eller till en annan ort, -om personal som erbjuds ny anställning accepterar erbjudandet. Bedömningar om huruvida en kundmyndighets anslutning till servicecentret ska betraktas som verksamhetsövergång måste göras från fall till fall. Budgetära konsekvenser för kundmyndigheterna Vilka budgetära konsekvenser som uppstår hos kundmyndigheterna beror främst på om arbetstagarna följer med till servicecentret, kan omplaceras inom kundmyndigheten eller behöver sägas upp på grund av arbetsbrist. Om arbetsbrist uppstår beror de budgetära konsekvenserna i hög utsträckning på personalens åldersstruktur. Det ska inte ska kosta mer för och att köpa tjänster av servicecentret, jämfört med att utföra dem i egen regi såsom . Frikopplingen av verksamhetsstöden fordrar resursinsatser i form av personal. Vidare förs personal förs över till servicecentret genom verksamhetsövergång. Förändringar i instruktioner för berörda myndigheter Utredningen föreslår att skrivningarna om samverkan mellan om gemensamt utnyttjande av verksamhetsstöd stryks i myndigheternas instruktioner. Vidare föreslår utredningen att ansvar för E-legi- timationens administrativa uppgifter formuleras om i instruktionerna för de två myndigheterna. Analys av regelverk som förvaltas av ESV Den analys som ESV genomfört åt utredningen visar inga behov av att förändra gällande de regelverk som ESV förvaltar. Utredningens förslag har kostnadsreducerande effekt för staten. I övrigt har förslagen inga väsentliga konsekvenser i de avseenden som omnämns i kommittéförordningen. Följande tjänsteområden bör enligt utredningen övervägas som tjänster i servicecentret på : -Genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar -E-arkiv och e-diarium -Fortsatt utveckling av personaladministration Under uppstartsfasen genomförs förberedelser för att servicecentret ska kunna inleda verksamhet . Servicecentrets produktion ska i hög utsträckning utgöras av nuvarande produktion inom och .