sou · GZB327 · 2011-03-25 00:00:00 — Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss. Hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Textbearbetning och layout har utförts av , FA/kommittéservice. Vid regeringssammanträdet bemyndigade regeringen statsrådet att tillkalla en delegation med högst femton ledamöter med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19). Generaldirektören förordnades att vara ordförande i för e-förvaltning (Fi 2009:01) . Som ledamöter i delegationen förordnades från och med generaldirektörerna samt riksarkivarien , rikspolischefen och verkställande direktören . Generaldirektören förordnades som ledamot i delegationen . Delegationen utökades med tre ledamöter , då generaldirektörerna samt förordnades till nya ledamöter. entledigades och efterträddes av den nya riksarkivarien . entledigades , och efterträddes av generaldirektör . Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Som experter i delegationen förordnades kanslirådet och överdirektören . Som kanslichef anställdes . Som kommittésekreterare anställdes , från och med den , , , , och . Delegationens expert entledigades och anställdes som kommittésekreterare. Denna anställning var tidsbegränsad till och med . Som kanslisekreterare anställdes . Delegationen överlämnade sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). överlämnades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). Delegationen fick två tilläggsuppdrag (dir. 2010:32). Det ena uppdraget är att främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av handlingar (PSI-direktivet). Det andra uppdraget är att ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier. En första version av riktlinjerna togs fram . Delegationen överlämnade sitt tredje betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62). Delegationen överlämnar härmed sitt fjärde betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27). Delegationen fortsätter sitt arbete i enlighet med direktiven. Delegationens uppdrag och arbete ............................... Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag...... 1.2.1 Digital agenda för ............................................ Strategi för eSamhället.................................................. Delegationens förslag, bedömningar och Förslag avseende e-arkiv och e-diarium.................................. 2.1.1 Gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium ....... 2.1.2 Förvaltningsgemensamma specifikationer för e- arkiv och e-diarium....................................................... 2.1.3Arbetet med förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium på kort 2.1.4 och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium................................... 2.2Elektronisk tjänst för grundläggande information om 2.3 Mina sidor för privatpersoner ................................................. Prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt ................. Mina sidor för privatpersoner.................................................. E-arkiv och e-diarium............................................................... 3.3Elektronisk tjänst för grundläggande information om Prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt........................ Portföljstyrning av prioriterade förstudier............................. Riktlinjer för sociala medier .................................................... Forum för idéer och förslag..................................................... Uppföljningsarbetet och förväntade resultat ......................... Offentlig information för vidareutnyttjande.......................... Information och kommunikation ........................................... Övergången till IPv6 ................................................................ Interoperabilitet och IT-standardisering ................................ Terminologi för e-förvaltning ................................................. Enkät angående strategiska e-förvaltningsprojekt ................. Gemensamma lösningar för e-arkiv och e-diarium ................ 5.2 Förvaltningsgemensamma specifikationer ............................. 5.3Klarläggande av arkivmyndigheternas roller inom området elektronisk arkivering ............................................... Förslag och bedömningar kring delegationens prioriterade e-förvaltningsprojekt Fem förvaltningsgemensamma e-förvaltningsprojekt prioriterades av delegationen . Fyra förstudier har tagits fram och det femte projektet, Minskat uppgiftslämnande, avvaktar beslut från regeringen. Delegationen har beslutat om den fortsatta hanteringen av de fyra projekten enligt följande. I förstudien och e-diarium har förutsättningarna för att skapa gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för myndigheter utretts. Resultatet visar att bara en femtedel av myndigheterna har infört e-arkiv. Enligt förstudien skulle det underlätta för många myndigheter att kunna ansluta sig till eller samverka kring gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium. Delegationen föreslår att regeringen a)ger i uppdrag att leda arbetet med att stegvis införa gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter, b)ger i uppdrag att ha övergripande ansvar för vidareutveckling och förvaltning av de förvaltningsgemensamma specifikationer som utarbetas inom delegationen och som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna, och c)tillsätter en utredning för att klarlägga och andra arkivmyndigheters roll kring e-arkiv och e-diarium. Delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvalt- ningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium. De förvaltningsgemensamma specifikationerna ska innehålla de krav som utgör minsta gemensamma nämnare. Specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet med de förvaltningsgemensamma specifikationer kommer att ske i samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting. Mina sidor för privatpersoner I en förstudie har analyserats vilka behov som finns av en central Mina sidor för privatpersoner. Slutsatsen är att målgrupper som har flera pågående ärenden med flera offentliga organisationer, till exempel arbetssökande, långtidssjukskrivna och småbarnsföräldrar, har störst behov av att samla ärendena på en plats. En central Mina sidor kan även innehålla funktioner för att ta emot meddelanden, lämna e-fullmakter och få övergripande information, allt genom en säker inloggning. Delegationen avser att ta fram en plan för realisering av förvaltningsgemensamma tjänster för privatpersoner så att de kan ta tillvara sina rättigheter och utföra sina skyldigheter utifrån prioriterade behov. Enligt förstudien över näringsidkare finns det behov av en e-tjänst för att tillgängliggöra grundläggande information om näringsidkare. Syftet med en sådan tjänst är att samla information från flera registerhållande myndigheter i en e-tjänst. En sådan tjänst möjliggör behörighetskontroller av företrädare bl.a. vid användning av e-tjänstelegitimationer. Delegationen bedömer att det fortsatta arbetet med att ta fram en sådan gemensam tjänst, bör drivas av samverkansgruppen Starta och Driva företag.1 1 Starta och är en samverkan mellan ett antal myndigheter i syfte att underlätta för näringsidkaren i dess kontakter med offentlig sektor. I samarbete deltar Arbetsförmedlingen, , , , och . ingår som en del i det gemensamma samarbetet. En prototyp över en förvaltningsgemensam tjänstekatalog har tagits fram. Tjänstekatalogen är tänkt att samla elektroniska tjänster från myndigheter, kommuner och landsting. Syftet är att underlätta för utvecklare att ta fram nya tjänster för privatpersoner, företag och offentlig sektor. Delegationen bedömer att , som har lett arbetet med att ta fram prototypen, bör går vidare med att skapa en förvaltningsgemensam tjänstekatalog som i ett första skede vänder sig till myndigheter, kommuner och landsting. Delegationen prioriterar ett nytt förvaltningsgemensamt projekt . Det handlar om att underlätta informationsutbyte mellan myndigheter, kommuner och landsting för att förenkla vardagen för privatpersoner och företag. I projektet ska utredas hur informationsförsörjningen inom förvaltningen kan effektiviseras. Delegationen har valt att studera transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd. inhämtas en stor del av information som krävs för att handlägga biståndet via telefon, brev, blanketter, formulär och e-post. Handläggningstiden är lång och risken för fel är stor. Projektet kommer att undersöka hur informationsutbytet kan effektiviseras med utgångspunkt från två möjliga vägval: antingen via nuvarande decentraliserade modell eller via en centraliserad modell. () leder projektet som avslutas . Ytterligare förstudieprojekt är under beredning och kommer att startas . Dessa kommer att redovisas i nästa betänkande. Delegationen har tagit fram flera vägledningar jämte riktlinjer för sociala medier som har till syfte att stödja utveckling av och samverkan inom e-förvaltningen. Delegationen arbetar med att ta fram och utveckla följande vägledningar: Vägledning för webbutveckling, som bland annat beskriver hur webbplatser och interaktiva gränssnitt kan användas av så många som möjligt på ett så enkelt sätt som möjligt. Vägledning för automatiserad samverkan, hur man får till ett enkelt, enhetligt och effektivt informationsutbyte. Vägledning för behovsanalys, hur man går till väga för att utveckla tjänster som möter användarnas behov. Vägledning för nyttorealisering, exempel på verktyg som kan användas i verksamhetsutveckling för att realisera nyttor. Vägledning för vidareutnyttjande av offentliga handlingar. Dessutom pågår ett terminologiarbete inom delegationen med att ta fram gemensamma definitioner av termer som används i e-förvaltningsarbetet. 1Delegationens uppdrag och arbete Vid regeringssammanträdet beslutade regeringen att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), bilaga 1. Delegationen antog namnet E-delegationen. En sammanställning över delegationens ledamöter, arbetsgrupp, expertgrupper, referensgrupp samt sekretariat finns på delegationens webbplats.2 Delegationens uppdrag sträcker sig och ska slutredovisas . Delbetänkanden ska lämnas , och . Delegationen delredovisade sitt uppdrag i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). En remissammanställning (Fi2009/6838) finns publicerad på delegationens webbplats. redovisades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). fick delegationen ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32), bilaga 2, som omfattar främjande och samordning av myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet), samt att ta fram riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier3. lämnade delegationen sin tredje delredovisning, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62). 3En första version av Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier publicerades . Delegationens uppdrag och arbete Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27), innehåller delegationens fjärde delredovisning av uppdraget. 1.2Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag Arbetet med att formulera en Digital agenda för har satt igång. Målet att ska utvecklas till världens mest framgångsrika digitala samhälle ställer stora krav på att företag och myndigheter liksom det civila samhället sluter upp. En Digital agenda för är inte bara regeringens, utan hela , angelägenhet enligt IT- och regionminister . IT- och regionministern har bjudit in organisationer, myndigheter och företag till sju tematiska rundabordssamtal för att gemensamt fylla den Digitala agendan med konkret innehåll. Delegationen har deltagit vid några av dessa samtal för att förmedla delegationens syn i olika frågor. Den Digitala agendan förväntas färdigställas . I vilken mån agendan innebär förändrad inriktning eller förändrade förutsättningar för delegationens arbete återstår att se. Delegationen följer arbetet med den Digitala agendan och har en kontinuerlig dialog med främst . Delegationen lämnade i sitt betänkande SOU 2009:86 förslag om att regeringen skulle inrätta så kallade utvecklingsansvariga myndigheter med syfte att bl. a. samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och målgruppsområden. Regeringen beslutade att uppdra åt fyra myndigheter att särskilt utgå ifrån människors och företags vardagssituationer när de planerar sina kommande e-tjänster. För att på bästa sätt tjäna användarna, vare sig det är privatpersoner eller företag, är det avgörande att e-tjänsterna planeras utifrån deras behov snarare än förvaltningens organisation. Delegationens uppdrag och arbete De myndigheter som fått särskilda uppdrag är , som ansvarar för att utveckla området privatpersoner, , som ansvarar för företag och företagare, Transportstyrelsen, som ansvarar för fordon och förare, och Lantmäteriet som ansvarar för området geografisk information och fastighetsinformation. Delegationen kommer i sitt fortsatta arbete utveckla samverkan med utvecklingsansvariga myndigheter för att på bästa sätt genom koordinering undvika dubbelarbete och överlappningar samt ta till vara synergieffekter vid utveckling av e-tjänster. IT för en grönare förvaltning – agenda för IT för miljön 2010-2015 riktar sig i första hand till de myndigheter som lyder under förordningen (2009:07) om miljöledning i statliga myndigheter. Det övergripande målet för agendan är att miljöanpassad IT ska användas för att minska statlig miljöbelastning. Hela förvaltningen bör i sitt arbete beakta målen för de tre insatsområdena som är: 1.Andelen anskaffningar med miljökrav på IT-området bör öka. 2.Energianvändningen i IT-verksamheten bör minska. 3.Andelen resfria möten bör öka. Delegationen kommer i sitt arbeta att främja en utveckling där offentlig sektor ska föregå med gott exempel. En sådan aktivitet är att påverka myndigheter att begära in uppgifter elektroniskt i stället för på papper. I vissa fall hindras en sådan utveckling av registerförfattningar. Delegationen har vid ett flertal tillfällen föreslagit regeringen att en översyn av registerförfattningarna ska göras, varvid även miljöfaktorn kan vägas in. Arbetet med nationell eHälsa har ett antal beröringspunkter med det arbete som delegationen bedriver. Det är härvid viktigt med en Delegationens uppdrag och arbete tät dialog mellan delegationen och olika företrädare för e-hälso- arbetet. Delegationen har regelbundna kontakter med och med de delar inom SKL som är aktiva i e-hälso- arbetet. Kommuner, landsting och regioner tillsammans står för av medborgarkontakterna i offentlig sektor och åtta av tio företagare har kontakter med kommunen. Utvecklingen av e-samhället är något som i allra högsta grad påverkar och påverkas av sektor. Genom e-förvaltning bidrar sektor till e-samhället. Det är få kommuner, landsting och regioner som själva har kompetens eller resurser att driva den angelägna verksamhetsutveckling som e-förvaltning innebär och skapa lösningar för e-tjänster. Skillnaderna i olika förutsättningar kan överbryggas med gemensam kraftsamling och ökad samverkan. I syfte att stödja sektors utveckling av e-förvaltning har SKL tagit fram ett förslag till Strategi för eSamhället som förväntas beslutas . Strategin pekar ut gemensamma mål och insatsområden för det arbete som behöver göras gemensamt inom sektorn oavsett verksamhetsområde. Delegationen kommer att i nära samverkan med SKL verka för en samlad utveckling av e-tjänster där målet är att framtagna tjänster ska vara behovsstyrda och samverka oavsett var i förvaltningen tjänsterna utvecklas. Sedan det tredje betänkandet (SOU 2010:62) har delegationen haft ett delegationssammanträde och en heldagsworkshop med ledamöterna om målbilden. Delegationens arbetsgrupp har haft fyra sammanträden varav ett internatsammanträde. Arbetet fortsätter i de expertgrupper som är tillsatta och i de arbetsutskott inom arbetsgruppen som bildats kring särskilda frågor. Samverkan fortsätter med referensgruppen, olika samråds- och samverkansmyndigheter och andra organisationer. Vidare har öppna möten hållits Delegationens uppdrag och arbete med näringsliv och andra organisationer som är intressenter i e-förvaltningsfrågor. Delegationen har löpande kontakter med företrädare för departement, myndigheter, kommuner och intresseorganisationer. Delegationen deltar i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och IT-standardisering. Delegationen eftersträvar transparens i sitt arbetssätt och publicerar därför utkast till olika dokument, t.ex. vägledningar, på delegationens webbplats, wiki4 och erfarenhetsforum5, som är öppna för synpunkter. Delegationen använder sociala medier för att nå ut med information och ta emot synpunkter på delegationens arbete. Delegationen har svarat på sju remisser. Remissvaren finns publicerade på delegationens webbplats. 4http://wiki.edelegationen.se 2Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden I detta avsnitt redovisas delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden. 2.1Förslag avseende e-arkiv och e-diarium 2.1.1Gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium Delegationens förslag: Regeringen ska ge i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster6 för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter. Skälen för delegationens förslag: En god e-förvaltning kännetecknas av att den är kostnadseffektiv, att handlingar som möjliggör rätten till insyn hanteras väl, samt att myndigheternas dokumentation skapar ett säkert rättsligt underlag för beslut och åtgärder. Arkiveringen av myndigheternas dokumentation syftar inte enbart till ett långsiktigt bevarande. Informationen är en resurs som ska kunna återanvändas av olika intressenter både . I förstudien och e-diarium7 konstateras att endast en femtedel av myndigheterna har infört någon form av e-arkiv. De system som redan har implementerats uppfyller visserligen många av de krav som måste ställas, men systemen är inte kompatibla. 6I förstudierapporten och e-diarium används begreppet gemensamma verksamhetsstöd. I detta betänkande används i stället begreppet gemensamma tjänster. 7http:///default.aspx?id=22306 Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden är inte möjligt att utan anpassningar överföra information till en annan myndighets eller arkivmyndighets e-arkiv. Det gör att informationsutbytet mellan myndigheterna blir en komplicerad process. Om varje myndighet utvecklar eller upphandlar egna lösningar innebär det onödigt höga kostnader. Att införa e-arkiv hos en enda myndighet har beräknats till 10–och betydligt mer för myndigheter med större arkivbehov. Kostnaderna för utveckling, införande, drift och förvaltning bedöms minska 10–jämfört med att myndigheterna skapar egna lösningar. Det kommer att krävas resurser för myndigheter eller kontrakterade leverantörer som ska utveckla de gemensamma verksamhetsstöden för att investera i en säker teknisk infrastruktur, drift och förvaltning. Bedömningen görs dock att det finns goda förutsättningar för att göra besparingar som vida överstiger de initiala kostnaderna. Förstudien har gjort bedömningen att det skulle underlätta för många myndigheter om det fanns en möjlighet att ansluta sig till eller samverka kring driften av tjänstebaserade gemensamma lösningar för e-arkiv. Resurserna som frigörs skulle istället kunna användas för kärnverksamheten. Det skulle också kunna leda till en tydlig samhälls- och verksamhetsnytta, bl.a. i form av en effektivare intern och extern informationsförsörjning. Inom myndigheten handlar det om att skapa en sammanhängande informationsförvaltning och att frigöra verksamhetssystemen från information som är frekvent efterfrågad av den egna verksamheten. Utåt handlar det om att göra myndighetens information mer tillgänglig för andra myndigheter och övriga intressenter. Ett liknande resonemang förs när det gäller gemensamma tjänster för e-diarium. Delegationen föreslår att ska få i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium inom för statliga myndigheter. Det behöver inte innebära att ska utveckla och ansvara för driften av gemensamma tjänster. Det kan vara en annan myndighet, kluster av myndigheter eller en kontrakterad leverantör. Även e-arkiv dit handlingarna ska överlämnas skulle kunna driftas av någon annan. ansvar handlar i första hand om att aktivt verka för att den elektroniska informationen ska kunna utbytas mellan myndigheter med minsta möjliga åtgärder även i ett längre tidsperspektiv. Samverkan kan ske med Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden kommuner och landsting då förstudien har konstaterat att förhållande i många avseenden är likartade inom hela förvaltningen. För myndigheter som föredrar att bygga in funktioner för e-arkiv i sina verksamhetssystem bör detta vara möjligt även fortsättningsvis. Dessa funktioner bör vara baserade på föreslagna förvaltningsgemensamma standards. Vidare bör myndigheter som redan har e-arkiv eller är i färd med att utveckla sådana system kunna ansluta sig till de gemensamma stöden i ett senare skede. 2.1.2Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium Delegationens förslag: Regeringen ska ge i uppdrag att ha övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för e-arkiv och e-diarium. Skälen för delegationens förslag: Med förvaltningsgemensamma specifikationer avses strukturerade beskrivningar av funktionella och tekniska krav som överensstämmer med ett behov som delas av hela eller delar av förvaltningen. Specifikationerna syftar till att säkerställa önskad funktion och interoperabilitet såväl inom förvaltningar som mellan förvaltningar, samt vid förvaltningarnas kontakter med medborgare och företag. I förstudien och e-diarium8 konstateras att förvaltningsgemensamma specifikationer är en förutsättning för införande av gemensamma tjänstebaserade lösningar, samt att ett första steg därför bör tas genom utarbetande av sådana specifikationer. Specifikationerna bör utgå från befintliga krav och standarder. I arbetet bör eftersträvas att hitta en minsta gemensamma nämnare och framtagna specifikationer bör testas och kvalitetssäkras genom piloter. De förvaltningsgemensamma specifikationerna behöver förvaltas och utvecklas fortlöpande. För detta behövs en förvaltningsorganisation. har redan enligt sin instruktion ett särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och har även som uppgift att ge råd till kommunerna i arkivfrågor men ansvaret för de förvaltningsgemensamma specifikationerna är inte klarlagt. Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden