sou · GZB340 · 2011-04-20 00:00:00 — Månadsuppgifter - snabbt och enkelt Månadsuppgifter – snabbt och enkelt SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss. Hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Textbearbetning och layout har utförts av , FA/kommittéservice. Regeringen beslutade att tillkalla en särskild utredare med uppgift att ta fram ett förslag om att arbetsgivare med flera ska lämna uppgift om lön och skatteavdrag på arbetstagarnivå (månadsuppgift) till den myndighet som utredaren finner lämplig. förordnades generaldirektören som särskild utredare. Som experter förordnades kanslirådet , departementsrådet , kanslirådet , verksamhetsutvecklaren , departementssekreteraren , administrativa chefen , departementssekreteraren , kanslirådet , ämnes- sakkunnige , ämnesrådet Per , departe- mentssekreteraren och stabschefen . Som sekreterare anställdes kanslirådet Tom Nilstierna och kammarrättsassessorn . Utredningen har antagit namnet . Utredningen överlämnar betänkandet Månadsuppgifter – snabbt och enkelt (SOU 2011:40). Uppdraget är härmed slutfört. Skatte- och transfereringssystemens motiv och Omfördelningens motiv och omfattning ............................... 2.3.1 Driftskostnader för olika aktörer ................................ utredningar inom närliggande områden ............ Delegationen mot felaktiga utbetalningar.............................. Gällande regler och praktisk hantering .......................... Bakgrund till nuvarande regler om kontrolluppgift............... 4.2.1 Gällande regler om kontrolluppgift i 4.2.2 Syftena med kontrolluppgift ........................................ Redovisning i skattedeklaration .............................................. Frivilligt förhöjt skatteavdrag.................................................. 4.6Informationsflödet och den praktiska hanteringen hos Länsstyrelserna i samband med utbetalning av Beskrivning av eIndkomst.......................................... Utvecklingen av eIndkomst ....................................... Nytta av eIndkomst.................................................... 5.3.1 Beskrivning av det nederländska systemet ................ Problem vid införandet............................................... Sekretess ............................................och integritet Allmänt ............................................................om sekretess 6.2.3 ...................Rätten att ta del av allmänna handlingar Offentlighets - och sekretesslagen 6.2.5 Vem sekretessen gäller mot, sekretessbrytande 6.2.6 ................Sekretessens föremål, räckvidd och styrka 6.2.7 Överföring av sekretess samt primära och Sekretess ....................................................hos myndigheter 6.3.1 Sekretess till skydd för enskild inom verksamhet 6.3.2 Sekretess till skydd för enskild när det gäller 6.3.4 Sekretess till skydd för enskild inom socialtjänst i 6.3.5 ................Sekretess i verksamhet 6.3.7 Sekretess hos Arbetsförmedlingen vid 6.3.8 Sekretess hos vid Sekretess hos ()............ Sekretess i samtliga myndigheters verksamhet ......... 6.3.11 Konkurrens mellan sekretessbestämmelser............... Personuppgiftslagen och registerförfattningarna................. Bakgrund – dataskyddsdirektivet............................... Utlämnande via direktåtkomst................................... Överföring på medium för automatisk Skäl för och emot direktåtkomst ............................... En reformerad grundlag.............................................. Regleringen i regeringsformen................................... Avvägningar inför ett utökat informationsutbyte .... Behandling av personuppgifter i verksamhet som Behandling av personuppgifter i Behandling av personuppgifter inom Behandling av personuppgifter inom Brister i det nuvarande systemet ................................ Brister – för vem?................................................................... Brister – tidsåtgång och felaktiga belopp.............................. Brister inom några sakområden............................................. Utgångspunkt för informationsinnehållet................ Nuvarande kontrolluppgift i inkomstslaget tjänst ... Vem lämnar kontrolluppgift för inkomst i inkomstslaget tjänst?.................................................. Vilka inkomstslag ska månadsuppgiften omfatta? Vad ska gälla för övriga inkomstslag?........................ När under månaden ska månadsuppgiften Rättelse av lämnade månadsuppgifter ....................... Arbetstagares och andra inkomsttagares möjlighet att ta del av lämnade uppgifter.................. Underlag för arbetsgivardeklaration.......................... Undertecknande av arbetsgivardeklaration............... Vilka nya uppgifter måste lämnas ? 8.2.11 Problem med nuvarande system med e- 8.2.12 Elektroniskt uppgiftslämnande.................................. Uppgifter om frånvaro och arbetad tid ........................ 9.2.1 Nyttan av arbetad tid.................................................. 9.2.2 Definition av begreppet arbetad tid........................... 9.2.3 Den extra uppgiftslämnarbördan av arbetad tid ....... Sammantaget om uppgiften om arbetad tid ......................... Mottagande myndighet och andra som har nytta av månadsuppgifter i sin verksamhet.............................. 10.1.1 Mottagande myndighet............................................... Andra myndigheter som ska kunna ta del av 10.2.9 Länsstyrelserna i samband med utbetalning av Informationsflöde och principer för IT-lösning ............. 11.2.1 Arbetsgivares inlämning av månadsuppgifter – med lönesystem som stödjer elektronisk 11.2.2 Arbetsgivares inlämning av månadsuppgifter – utan lönesystem eller med lönesystem som inte stödjer överföring av månadsuppgifter till 11.2.3 Arbetsgivares inlämning av månadsuppgifter – utan datorstöd över huvud taget ................................ Tillhandahållande av information.......................................... Investeringar som föranleds av utredningens förslag .......... 11.4.1 Uppgiftslämnarnas investeringar ............................... 11.4.2 Myndigheters investeringar........................................ som mottagare av månadsuppgifter.......... behov av månadsuppgifter.............................. Förändringar för uppgiftslämnare......................................... som mottagare av månadsuppgifter . Nuvarande informationsutbyte mellan och Utökat informationsutbyte mellan och Nuvarande informationsutbyte mellan och Utökat informationsutbyte mellan och som mottagare av månadsuppgifter.... Utökat informationsutbyte mellan och Arbetslöshetskassorna som mottagare av Utökat informationsutbyte mellan och Arbetsförmedlingen som mottagare av Nuvarande informationsutbyte mellan och Utökat informationsutbyte mellan och Nuvarande informationsutbyte mellan och Utökat informationsutbyte mellan och Socialnämnderna som mottagare av månadsuppgifter... Utökat informationsutbyte mellan och Statistikinhämtning och statistikproduktion................. Insamlig av statistik................................................................ Gällande regelverk angående officiell statistik m.m............. Ikraftträdande och genomförande ............................... Ekonomiska konsekvenser av utredningens förslag ....... Förutsättningar för beräkningarna ....................................... 22.1.1 Fyra typer av ekonomiska konsekvenser .................. 22.1.2 Två huvudscenarier..................................................... 22.1.3 Underlag för beräkningarna....................................... 22.1.4 Beräkningstekniska ställningstaganden..................... 22.1.5 Identifiering av aktörerna........................................... 22.1.6 Kvantitativ och kvalitativ analys ................................ Beräkningar per aktör ............................................................ 22.2.2 Andra utbetalare ......................................................... 22.2.4 Kommunernas socialtjänster...................................... Scenariot med historiska inkomster i socialförsäkringen.... En samhällsekonomisk bedömning ...................................... Scenariot med befintliga regler inom socialförsäkringen 22.4.1 Den samhällsekonomiska bedömningen................... 22.4.2 Minskade fel................................................................ Förslaget till skatteförfarandelag .......................................... 24.2Förslaget till lag om ändring i lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i 24.3 Förslaget till lag om ändring i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)...................................................... 24.4Förslaget till förordning om ändring i förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i I kommittédirektiven Elektroniska inkomstuppgifter per individ och månad (dir. 2009:91) fick utredningen i uppdrag att ta fram ett förslag om att arbetsgivare med flera ska lämna uppgift om lön och skatteavdrag på arbetstagarnivå (månadsuppgift) till den myndighet som utredaren finner lämplig. Enligt direktiven ska utredningen beakta förslagen i betänkandet från Delegationen mot felaktiga utbetalningar (SOU 2008:74), förslag i rapporten och skattedeklaration1 samt till minskat uppgiftslämnande för företag2. Obligatoriska system för månadsuppgifter om lön per individ har införts i , , , och . håller på att införa ett sådant system. De uppgifter om inkomstförhållanden myndigheterna inom välfärdsområdet har tillgång till är bristfälliga. Genom att de ofta är för gamla leder det till tidsödande handläggning och ibland till att felaktiga belopp betalas ut från välfärdssystemen. Syftet med förslaget om månadsuppgifter är att arbetsgivarnas uppgiftslämnande till olika myndigheter ska effektiviseras genom att uppgiftslämnandet samordnas, att servicen till enskilda utökas, att myndigheternas kontrollmöjligheter förbättras och att korrekta inkomstrelaterade ersättningar lämnas från välfärdssystemen. Nedan redogörs i korthet för utredningens överväganden, förslag och konsekvensanalyser. 1Dnr Fi2008/4235/SKA/S3. 2Dnr N2009/4509/MK. Enligt nuvarande regler lämnas kontrolluppgift om intäkt i inkomstslaget tjänst en gång . Enligt huvudregeln ska löner, arvoden, pensioner, förmåner, sjukpenning, föräldrapenning och andra inkomster som erhålls på grund av tjänst tas upp som intäkt. För fysiska personer ska, med vissa begränsade undantag, kontroll- uppgift lämnas av den som har gett ut ersättningen eller förmånen. Det innebär att registrerade arbetsgivare med verksamhet i , , arbetslöshetskassorna, försäkringsföretag och andra som betalar ut ersättningar som utgör inkomst av tjänst måste lämna kontrolluppgift om utbetald ersättning. Nya regler om månadsuppgift föreslås. Bestämmelserna innebär att uppgift om utgiven ersättning och förmån som utgör intäkt i inkomstslaget tjänst ska lämnas . Den årliga kontroll- uppgiften för intäkt i inkomstslaget tjänst tas bort. Kontrolluppgift om inkomster i inkomstslagen näringsverksamhet och kapital ska även i fortsättningen lämnas en gång . Månadsuppgiften ska lämnas elektroniskt. Dispens i taget från det elektroniska uppgiftslämnandet kan beslutas av Skatte- verket om särskilda skäl föreligger. Med särskilda skäl avses bl.a. att en uppgiftslämnare saknar Internetanslutning. Månadsuppgift ska lämnas i en e-tjänst med hjälp av e- legitimation. De uppgiftslämnare som har lönesystem kan lämna månadsuppgift i samband med lönekörning. De uppgiftslämnare som saknar lönesystem eller som har lönesystem som inte fungerar för automatisk överföring av månadsuppgifter kan registrera månadsuppgiften via ett elektroniskt formulär på webb. Uppgiftslämnarna ska kunna välja när de vill lämna månads- uppgift fram till den dag skattedeklarationen ges in. Arbetsgivare som betalar ut lön under en månad kan lämna uppgifter till i samband med varje löneutbetalning. De lämnade uppgifterna kommer sedan att summeras av för en viss anställd och en viss kalendermånad. Nya uppgifter som ska lämnas i månadsuppgiften Innehållet i den årliga kontrolluppgiften för intäkt i inkomstslaget tjänst är enligt nuvarande regler, med något undantag, utformat för behov. Månadsuppgiften ska innehålla samma uppgifter som de som enligt nu gällande regler lämnas i den årliga kontrolluppgiften för intäkt i inkomstslaget tjänst. Månadsuppgiften ska dessutom innehålla uppgift om det i den utgivna ersättningen ingår sjuklön eller kompletterande ersättningar i samband med sjukdom eller föräldraledighet. Om ersättningen avser annan tid än den aktuella månaden ska uppgiftslämnaren ange detta samt vilken period ersättningen avser. Anledningen till att nya uppgifter ska lämnas är att Försäkrings- kassan behöver dessa i sin ärendehantering. Månadsuppgiftens samband med skattedeklarationen Skattedeklaration ska enligt gällande regler lämnas av den som är skyldig att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter (enligt lagrådsremiss om skatteförfarandet som beslutades benämnd arbetsgivardeklaration). Skattedeklaration ska lämnas varje redovisningsperiod vilket i normalfallet omfattar en kalendermånad. I skattedeklarationen redovisas den sammanlagda ersättningen från vilken utbetalaren är skyldig att göra skatteavdrag och sammanlagt avdraget belopp. De uppgifter som lämnats av en uppgiftslämnare under en månad kommer att ligga till grund för skattedeklarationen. Vid det elektroniska deklarationsförfarandet ska summera de uppgifter som lämnats av en viss arbetsgivare/upp- giftslämnare. Summan av dessa uppgifter ska anges i den elektroniska skattedeklarationen. överför sedan underlaget till skattedeklarationen till uppgiftslämnaren som ska skriva under deklarationen. På detta sätt försvinner en del av uppgiftslämnarnas arbete med att fylla i skattedeklarationerna. Detta gäller för dem som väljer att deklarera elektroniskt. Risken för felaktigt deklarerade belopp till följd av summerings- och beräkningsfel minskar också. Detta kommer att innebära minskade kostnader för såväl arbetsgivare som . Rättelse av lämnade uppgifter Genom införandet av ett system med månadsuppgifter ges en möjlighet att rätta lämnade uppgifter. En lämnad uppgift ska kunna ändras eller rättas fram till den tidpunkt då skattedeklaration för månaden har kommit in till . Det är de senast lämnade uppgifterna som kommer att utgöra uppgifter i skattedeklara- tionen. Inkomsttagarnas möjlighet att ta del av lämnade uppgifter Arbetstagare och andra som har erhållit skattepliktig ersättning ska med e-legitimation via en tjänst på kunna kontrollera vilka uppgifter som arbetsgivare och andra uppgifts- lämnare har lämnat. Redan månaden efter löneutbetalningen ska det vara möjligt att kontrollera vilka uppgifter som har redovisats till . Genom att kunna kontrollera uppgifterna ökar tryggheten för arbetstagare och andra inkomsttagare om att skatteavdrag har redovisats. De uppgifter som lämnas som månadsuppgifter kommer i normal- fallet att avse lön eller annan ersättning för föregående månad. Om ersättningen inte avser den aktuella perioden ska uppgiftslämnaren ange det samt vilken period ersättningen avser. Det blir aktuellt om den ersättning som redovisas i månadsuppgiften påverkats av en engångsbetalning, t.ex. en bonus, en retroaktiv lön, ett avgångs- vederlag eller liknande som gör att redovisningen avviker från vad som är normalt. Syftet med markeringen är att de myndigheter som sedan ska använda månadsuppgiften i sin ärendehantering ska kunna se avvikelser från det normala. Arbetsgivare är enligt nuvarande regler skyldiga att göra extra skatteavdrag om en anställd begär det. Förhöjt skatteavdrag kan vara ett sätt att undvika kvarstående skatt som arbetstagaren i annat fall kan få till följd av extrainkomster. Utredningen föreslår att huvudarbetsgivarens skyldighet att göra ett förhöjt skatteavdrag tas bort. Möjligheten ska dock finnas kvar. Alternativet är att den som tar emot ersättning gör egna inbetalningar till sitt skattekonto under inkomståret. Uppgifter om frånvaro och arbetad tid Utredningen avstår ifrån att lägga förslag om att inkludera uppgift om frånvaro i månadsuppgiften. Utredningens bedömning är att en viss nytta av uppgiften inte väger över de kostnader ett sådant uppgiftslämnande skulle innebära för arbetsgivarna. När det gäller uppgift om arbetad tid konstaterar utredningen att uppgiften kan vara till viss nytta i handläggning och kontroll inom den nuvarande arbetslöshets- och socialförsäkringen. Uppgift om arbetad tid i månadsuppgiften skulle vara till betydande nytta inom statistikproduktionen. Det handlar t.ex. om möjligheten att gå över från urvalsbaserade undersökningar till registerbaserade sådana. Det handlar också om möjligheten att höja kvaliteten i nationalräkenskapernas (NR) produktivitetsmått. För mindre företag utan lönesystem kan dock kravet att också lämna uppgifter om arbetad tid betyda väsentliga kostnader. Den nu arbetande parlamentariska socialförsäkringsutredningen (Kommittén om hållbara försäkringar vid sjukdom och arbetslöshet, S2010:04) kommer att lägga förslag om framtidens socialförsäkringar. I det sammanhanget torde man överväga om uppgift om arbetad tid behövs. Utredningen finner därför inte skäl att nu föreslå att uppgift om arbetad tid ska ingå i månadsuppgiften. Skulle man finna att arbetad tid bör ingå i månadsuppgiften bör en enkel definition som har ett brett användningsområde väljas. En definition kan vara dels en uppgift om kontraktstid, dels en uppgift om tjänstgöringsgrad. I utredningens uppdrag har ingått att ta ställning till vilken myndighet som ska vara mottagare av månadsuppgifter. Utredningen har kommit fram till att ska ha denna uppgift. Detta med hänsyn till att är mottagare av de årliga kontrolluppgifterna vilket innebär en hantering av uppgifter på individnivå. är också den myndighet som tar emot skattedeklarationer och fattar beslut i dessa ärenden. Det innebär att har den kunskap och till viss del de system som krävs för att kunna ta emot och hantera månadsuppgifter. Enligt utredningsdirektiven ska utredningen överväga om ett informationsutbyte behövs mellan mottagande myndighet och andra myndigheter samt om ett sådant utbyte går att förena med kraven på skydd mot oacceptabla intrång i den personliga integriteten. Flera myndigheter kommer i sin verksamhet att ha nytta av månadsuppgifterna. Det är för alla de myndigheter som utredningen har övervägt ska få del av månadsuppgifterna mycket mer värdefullt att få detaljerad information månaden efter den månad inkomsten avser än att få en summerad information som avser . Månadsuppgifterna kan användas på ett helt annat sätt än de uppgifter som finns att tillgå . Handläggningen hos myndigheterna kommer att bli effektivare och servicen till medborgarna förbättras. Ärenden om återkrav kommer att minska. Dessutom minskar uppgiftslämnarbördan för företagen eftersom de mottagande myndigheterna i de flesta fall inte behöver fråga arbetsgivare och andra utbetalare om den enskildes inkomster. Efterkontrollen av gjorda utbetalningar kan dessutom förbättras. Alla dessa faktorer ökar legitimiteten för välfärds- systemen. behöver i samband med bestämmande av sjukpenninggrundande inkomst och vid prövning av ansökan om bostadsbidrag uppgift om den försäkrades inkomst. Om SGI inte har fastställts tidigare måste den som begär ersättning själv lämna uppgift om inkomst i ansökan. Om den enskilde lämnar en ny inkomstuppgift som skiljer sig från en tidigare lämnad måste utreda skillnaderna. I vissa fall kontrolleras då uppgifterna med den försäkrade och dennes arbetsgivare. gäller ersättning för sjuklönekostnader enligt förordningen (2010:425) om ersättning för kostnader för sjuklön måste begära in en uppgift från den arbetsgivare som ansöker om ersättning om hur mycket som han eller hon har betalt ut i sjuklön. För del kommer månadsuppgifter att vara till stor nytta i ärendehanteringen av sjukpenninggrundande inkomst, SGI, bostadsbidrag och ersättning för sjuklönekostnader. Handläggningen kommer att bli effektivare och servicen till den enskilde kommer att förbättras. Genom att redan inför beslut om en ersättning få en aktuell och tillförlitlig uppgift om lön kan antalet återkrav på grund av felaktigt utbetald ersättning minska. behöver inte annat än i mycket speciella fall fråga arbetsgivare om anställdas inkomster. Efterkontrollen av gjorda utbetalningar kan dessutom förbättras genom tillgången till månadsuppgifter. Vid löneutmätning ska bl.a. utreda gäldenärens anställnings- och inkomstförhållanden och behöver då uppgift om arbetsgivare och om utbetald ersättning. Vissa gäldenärer byter arbetsgivare för att på så sätt undvika verkställighet genom löneutmätning. Det är mycket svårt för att få besked om vilken arbetsgivare gäldenären är anställd hos om gäldenären inte samarbetar. Genom att få tillgång till månadsuppgiften kommer till- förlitligheten i undersökningar att öka och handläggningen i samband med löneutmätning kommer att bli betydligt mer effektiv. De förfrågningar som Kronofogde- myndigheten skickar ut till arbetsgivare kan minska betydligt. Dessutom innebär en aktuell uppgift om inkomst att Kronofogde- myndigheten kan agera mycket snabbare än och få till stånd en löneutmätning. Socialnämnderna behöver i handläggningen av ansökan om ekonomiskt bistånd uppgift om sökandens inkomster. När någon ansöker om ekonomiskt bistånd görs en utredning för att bedöma om sökanden har rätt till bistånd. De uppgifter som lämnas av sökanden kontrolleras efter medgivande av honom eller henne med vissa myndigheter. Månadsuppgiften är till betydligt större nytta för socialnämn- derna än de uppgifter om taxerad inkomst som socialnämnderna kan få del av. Uppgift om taxerad inkomst är i de flesta fall en alltför gammal uppgift och är därför inte användbar. Med tillgång till månadsuppgifter blir handläggningen av ekonomiskt bistånd effektivare. Troligen kommer även ärendeantalet och antalet åter- krav att minska genom att kontrollen av lämnade uppgifter blir mer tillförlitlig. Det skulle också innebära att legitimiteten för systemet med ekonomsikt bistånd skulle öka. En asylsökande har i vissa fall rätt till ekonomiskt bistånd, s.k. dagersättning. Inför beslut om dagersättning har behov av uppgifter om sökandens inkomster. Den som ansöker om dagersättning ska göra en skriftlig ansökan och där lämna uppgift om eventuell inkomst. Dessa uppgifter utgör underlag för beslut. Genom tillgången till månadsuppgifter får en aktuell uppgift om sökanden har någon intäkt i inkomstslaget tjänst. Den uppgift som kan få tillgång till är uppgift om taxerad inkomst. Månadsuppgiften bidrar till att handläggningen hos myndigheten blir mer effektiv och den enskilde kan få en bättre service. Legitimiteten för systemet med dagersättning ökar. Arbetslöshetskassorna administrerar arbetslöshetsförsäkringen och har i denna handläggning behov av inkomstuppgifter. Till ansökan om ersättning ska bifogas ett arbetsgivarintyg som bl.a. innehåller uppgift om sökandens inkomster. Om någon som fått ersättning från en arbetslöshetskassa senare fått lön eller ekonomiskt skade- stånd som motsvarar lön ska utbetald ersättning från arbets- löshetskassan återbetalas. För arbetslöshetskassornas del innebär tillgång till månads- uppgift att kassorna får aktuell information om sökandenas löneinkomster. Arbetslöshetskassornas kontrollmöjligheter ökar därigenom och gör det möjligt att upptäcka felaktiga utbetalningar. Antalet ärenden om återbetalning av utbetald ersättning kommer även att minska. Reglerna om etableringsinsatser för vissa nyanlända invandrare trädde i kraft . Reglerna syftar till att under- lätta och påskynda nyanlända invandrares etablering i arbets- och samhällslivet.