sou · GZB338 · 2011-04-14 00:00:00 — För att ta till vara kompetens och infrastruktur samt minimera risker och införandekostnader anser delegationen att de befintliga stödverksamheter som finns vid myndigheterna och ska utvecklas till s.k. gemensamma administrativa verksamhetsstöd för ekonomi- och personaladministration. Delegationen anser vidare att en etablering av framtida myndighetsgemensamma verksamhetsstöd bör baseras på befintliga strukturer hos och . Delegationen föreslår att regeringen ger och i uppdrag att var för sig tillhandahålla tjänster för ekonomi- och personaladministration i gemensamma administrativa verksamhetsstöd för ytterligare minst en myndighet vardera och att delegationen följer upp verksamheten. Om uppföljningsresultatet talar till det gemensamma verksamhetsstödets fördel ska verksamheten löpande utökas –2015 genom etablering av ytterligare ett par gemensamma verksamhetsstöd. Delegationen föreslår även att den skyndsamt ska utreda förutsättningarna för att frikoppla ett gemensamt administrativt verksamhetsstöd från värdmyndigheten för att därmed renodla styrmodellen. En majoritet av de remissinstanser som yttrat sig i frågan är positiva till inriktningen att utveckla myndighetsgemensamma verksamhetsstöd i staten och de förslag som E-delegationen lämnat. avstyrker dock förslaget att ge uppdrag till och med hänvisning till att det skulle begränsa konkurrensen på marknaden om och skulle ges ensamrätt att utföra tjänsterna. Bland de remissinstanser som är tveksamma till förslaget finns även de som ser risker med att man tar bort delar av stödverksamheten som är strategiska för kärnverksamheten. De remissinstanser som är positiva till förslaget understryker bl.a. vikten av att säkerställa att producerade tjänster levereras till konkurrenskraftiga priser samt att man drar nytta av befintliga erfarenheter och noga utvärderar processen. Regeringen har i propositionen Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (prop. 2009/10:175), gjort bedömningen att det finns möjligheter till effektivisering inom det ekonomi- och personaladministrativa området i statsförvaltningen genom en koncentration av administrativ stödverksamhet. Ett förändringstryck via styrningen av myndigheterna som driver på utvecklingen mot en koncentrerad hantering i staten behöver skapas. Regeringen aviserade en inriktning som innebär att de myndigheter som inrättat interna servicecenter ges i uppdrag att utveckla verksamheten och att ska samordna det arbetet samt leda utvecklingen mot en effektiv och koncentrerad administration i sin helhet. Regeringen framhöll vidare att av drygt 218 000 statsanställda är eller äldre. Av dessa arbetar ca 19 000, dvs. en tredjedel, med stödverksamhet. Generationsväxlingen tillsammans med nya lösningar inom det administrativa området, såsom koncentration av verksamhet och ökad samverkan, bör ses som en möjlighet till en kostnadseffektivare förvaltning och kompetensväxling. Detta bör sammantaget gynna såväl de offentliga finanserna som kompetensförsörjningen. Ett myndighetsgemensamt servicecenter för en effektivare statlig administration Behovet av ett myndighetsgemensamt servicecenter Utvecklingen inom IT-området har skapat förutsättningar att effektivisera administrativa stödprocesser genom att låta flera myndigheter med likartade behov nyttja tjänster från ett gemensamt servicecenter. Fördelar med samordning och enhetlighet finns främst inom transaktionsintensiva och repetitiva stödtjänster inom ekonomi- och personaladministration, som löneutbetalningar och fakturahantering. En koncentration av administrativ stödverksamhet skapar betydande skalfördelar. Stödtjänsterna kan produceras och levereras till lägre styckkostnad och även ofta till högre kvalitet än när tjänsterna produceras vid varje enskild myndighet. Positiva synergier skapas även mellan ökad automatisering av processer och koncentrerad hantering. Exempelvis kan efakturor hanteras effektivare i en lösning med koncentrerad hantering och gemensamma standarder. De resurser som frigörs kan bl.a. användas till att stärka myndigheternas kärnverksamhet och till att finansiera strategiska utvecklingsprojekt. har i betänkandet Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22) konstaterat att något brett marknadsutbud av ekonomi- och personaladministrativa tjänster som alternativ till det inomstatliga inte finns . Regeringens bedömning är att en ökad samordning och standardisering inom staten borde kunna göra den statliga ekonomi- och personaladministrationen attraktiv för privata aktörer och därmed stimulera utvecklingen av en fungerande marknad för dessa tjänster som statsförvaltningen sedan, via det myndighetsgemensamma servicecentret, kan tillvarata genom offentlig upphandling. Detta bör kunna leda till ytterligare effektivitetsvinster för staten. En ökad grad av samordning och kompetenskoncentration samt användning av gemensamma och öppna standarder innebär även en stärkt upphandlingsposition mot externa leverantörer, vilket bidrar till en framgångsrik upphandling. Med utgångspunkt i E-delegationens förslag och med beaktande av remissinstansernas synpunkter anser regeringen att inrättandet och utvecklingen av ett myndighetsgemensamt servicecenter ska ha följande utgångspunkter: -Ett myndighetsgemensamt servicecenter bör verksamhetsmässigt bygga vidare på de administrativa verksamhetsstöd av hög kvalitet som redan finns etablerade inom stora myndigheter. Därigenom kan både ett tillräckligt kvalitativt bra utbud skapas och lämpligt stora administrativa volymer knytas till respektive verksamhetsstöd. Existerande infrastruktur och kompetens på området tillvaratas, vilket innebär att risker och införandekostnader minimeras. -Ett myndighetsgemensamt servicecenter bör redan från början vara organisatoriskt skilt från de myndigheter som servicecentret ska tillhandahålla tjänster till. Syftet är att renodla myndigheternas verksamheter, förbättra möjligheterna till en tydlig och långsiktigt hållbar styrning av verksamheten samt undvika att verksledningen har dubbla roller i bemärkelsen såväl beställare som utförare av administrativt stöd med potentiell risk för motverkande arbetsuppgifter. Detta utesluter inte att servicecentret inrättas som en del av en redan befintlig myndighet. -Utvecklingen av ett myndighetsgemensamt servicecenter samt anslutningen av kundmyndigheter bör ske stegvis och anslutningstakten bör ske utifrån de inledande erfarenheterna. En sådan utveckling ger också möjlighet att successivt utvärdera verksamheten. Dessutom ökar möjligheterna att anpassa anslutningen till respektive myndighets personalsituation och kompetensförsörjning. Därigenom underlättas möjligheterna att i praktiken realisera de bedömda effektivitetsvinsterna och minimera eventuella omställningskostnader. -Ett gemensamt servicecenter bör inledningsvis samordna tjänster inom ekonomi- och personaladministration som inte bedöms vara alltför beroende av specifik myndighetsförståelse och som inte kräver geografisk närhet till kärnverksamheten. Tjänsternas processer bör vara av transaktionsinriktad karaktär och genom standardisering i kombination med stora volymer kunna leda till sänkta kostnader. -I syfte att tillvarata alla effektivitetsvinster för staten och inte missgynna marknaden bör det snart efter servicecentrets etablering prövas om delar av tjänsteleveransen kan upphandlas. Ut- vecklingen på marknaden bör därför noga följas. Det myndighetsgemensamma servicecentret ska inledningsvis omfatta lämpliga delar av det administrativa verksamhetsstöd som finns etablerat inom . De verksamheter som i första hand berörs inom verksamhetsstöd är de delar av affärsområdet service som sköter löneutbetalningar, kund- och leverantörsreskontra och redovisning och dessutom hanterar viss administrativ verksamhet åt och Lantmäteriet. Verksamheten har ca 90 anställda och är lokaliserad i och . Enligt de utvärderingar som låg till grund för E-delegationens förslag (SOU 2009:86) är respektive administrativa verksamhetsstöd väletablerade, hanterar stora volymer och har inom framför allt ekonomi- och löneadministrationen uppnått en i jämförelse med andra myndigheter hög effektivitet och mognadsgrad. De bedöms därför kunna utvecklas till s.k. gemensamma verksamhetsstöd och leverera ett kostnadseffektivt administrativt stöd till andra myndigheter. Regeringens bedömning är att den kompetens och infrastruktur som finns vid verksamhetsstöd bör tillvaratas vid uppbyggandet av ett myndighetsgemensamt servicecenter. Genom att föra över lämpliga delar till den nya organisationen skapas förutsättningar för att även andra myndigheter ska kunna dra nytta av verksamhetens effektivitet genom en anslutning till servicecentret. När det gäller verksamhetsstöd, är regeringens bedömning att förutsättningarna för en överföring behöver analyseras särskilt. Regeringen avser därför att ge Statskontoret i uppdrag att analysera om förutsättningar finns att även föra hela eller delar av det verksamhetsstöd som finns vid Polisens administrativa center vid till det myndighetsgemensamma servicecentret och att lämna förslag till regeringen . Om förutsättningar finns, är avsikten att inkludera denna verksamhet i utredningens genomförandeetapp. Övergripande mål för det nya servicecentret Servicecentrets verksamhet bör ha följande övergripande mål: -Anslutande myndigheters kostnader för de ekonomi- och personaladministrativa tjänster som tillhandahålls av servicecentret ska i förhållande till ett uppmätt startläge minska med igenomsnitt . -Anslutande myndigheter ska få administrativt stöd av hög kvalitet. -Genom tydliga tjänstedefinitioner, gemensamma och öppna standarder samt stora volymer ska marknaden stimuleras och förutsättningarna för upphandling av tjänster förbättras. -Genom ett systematiskt kvalitetsarbete där rutiner och processer kontinuerligt ses över och effektiviseras samt medarbetarnas kompetens utvecklas, ska servicecentrets verksamhet förbättras och en god arbetsmiljö eftersträvas. Uppgiften för servicecentret ska vara att tillhandahålla tjänster inom i första hand ekonomi- och personaladministration till statliga myndigheter. Verksamheten vid servicecentret ska kunna möta de krav och behov av administrativt stöd som finns vid olika myndigheter. Servicecentret ska genom en ändamålsenlig struktur och organisation ha kapacitet att tillhandahålla tjänster till många olika verksamheter i statsförvaltningen. På kan det vara aktuellt att det gemensamma servicecentret även tillhandahåller andra typer av förvaltningsgemensamma stödtjänster till statliga myndigheter, t.ex. IT-support och -drift, licenshantering samt den inrättade samordningsfunktionen för e-legitimationer. Verksamheten vid servicecentret ska finansieras med avgifter som betalas av de myndigheter som nyttjar servicecentrets tjänster. Av- gifterna ska konstrueras så att intäkterna täcker samtliga kostnader som servicecentret har för sin verksamhet. Ett gemensamt servicecenter som tillhandahåller administrativt stöd till andra myndigheter bör organiseras i myndighetsform eftersom myndighetsformen underlättar styrningen, skapar en tydlig ansvarskedja och tillgodoser krav på offentlighet och insyn. Det är varje myndighetslednings ansvar att pröva och bedöma om stödverksamhet ska skötas i egen regi, i samverkan eller på entreprenad. Utgångspunkterna är myndighetsförordningens (2007:515) bestämmelser om att myndighetens ledning ska se till att verksamheten bedrivs effektivt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Av myndighetsförordningen framgår också att myndigheten ska verka för att myndigheten genom samarbete med andra myndigheter och med andra tar till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. Anslutning till servicecentret bör i första hand ske på frivillig basis. För att varje myndighetsledning ska kunna fatta välavvägda beslut i frågan om hur myndighetens stödverksamhet bäst ska organiseras, är det viktigt att det finns bra administrativa nyckeltal som kan användas för att jämföra olika myndigheters kostnader och kvalitet i sina administrativa verksamheter och, inte minst, för att kunna jämföra kostnader och kvalitet vid myndigheter före och efter en anslutning. Även om utgångspunkten för anslutning av myndigheter i första hand är frivillighet, behöver regeringen initialt säkerställa att ett antal myndigheter ansluts till servicecentret i syfte att trygga etableringen av verksamheten. Om det därefter skulle dröja med en bred anslutning av myndigheter på frivillig basis kan det finnas skäl att skärpa det generella förändringstrycket. Det gäller om resultatet från servicecentrets verksamhet och nyttokostnadskalkyler för anslutna myndigheter visar på tydliga effektivitetsvinster, som de berörda myndigheterna inte kan påvisa att den administrativa verksamheten sköts minst lika effektivt i egen regi eller av upphandlade företag. Därtill kan det finna särskilda skäl för att styra enskilda myndigheter mot en anslutning. Regeringen avser att ge i uppdrag att utveckla en uppsättning administrativa nyckeltal och en modell för nytto- och kostnadsbedömning samt i övrigt bistå med stöd åt utredaren. Initialt bör hanteringen av lokaliseringsfrågan utgå från var de delar av administrativa verksamhetsstöd som berörs är lokaliserade. Syftet är att säkra kompetensen och minimera omställningskostnader. I ett senare skede och i samband med att eventuellt andra myndigheters verksamhetsstöd och andra stödfunktioner förs över till servicecentret, finns det skäl att pröva fördelarna med att lokalisera servicecentret på fler orter, i första hand till länscentra eller andra större orter. Etapp 1: Analysfas I en första etapp ska utredaren analysera och föreslå vilka verksamheter vid administrativa verksamhetsstöd och, eventuellt, vid andra myndigheter som är lämpliga att föras över till den nya organisationen, hur servicecentret ska organiseras, vilken avgiftsmodell som bör tillämpas och vilka myndigheter som bör anslutas . Utredaren ska redovisa budgetära konsekvenser av förslagen samt föreslå behövliga författningsändringar. Förslagen ska kunna utgöra ett underlag för regeringens arbete med instruktions- och andra författningsändringar och ändringar i regleringsbrev för berörda myndigheter . Utredaren ska uppmärksamma regeringen på om det finns skäl att senarelägga starttidpunkten för servicecentret. Denna del av uppdraget ska redovisas . Utredaren ska analysera och föreslå vilka ekonomi- och personaladministrativa tjänster servicecentret i ett inledande skede ska tillhandahålla till statliga myndigheter. Utredaren ska i nära samverkan med och analysera och föreslå vilka verksamheter vid administrativa verksamhetsstöd som av effektivitetsskäl bör ligga till grund för utvecklingen av ett myndighetsgemensamt servicecenter och som därmed bör överföras till det gemensamma servicecentret. Vid denna lämplighetsbedömning ska utredaren beakta konsekvenserna för . Förslaget till överförda verksamheter bör konkretiseras med antal anställda respektive årsarbetskrafter och övriga kostnader som ska Utredaren ska föreslå behövliga ändringar i berörda myndigheters instruktioner och regleringsbrev. Servicecentrets budget och finansieringsformer Utredaren ska redogöra för förslagets budgetära konsekvenser. I detta ska ingå centrets uppstartskostnader, besparingar, kostnader som eventuellt inte täcks av avgiftsfinansiering och omställningskostnader för såväl de anslutande s.k. kundmyndigheterna som de myndigheter som ska utgöra centrets grund. Utredaren ska även föreslå finansiering för samtliga kostnader, även de som eventuellt inte täcks av avgifter, samt föreslå vilken avgiftsnivå som ska gälla för kundmyndigheterna inklusive avgiftsnivån för de myndigheter som ansluts . Utredaren ska föreslå en modell för hur avgifter ska tas ut från anslutande myndigheter och lämna förslag till de författningsändringar och reglering i övrigt som krävs för avgiftsfinansiering av verksamheten. Servicecentrets organisation och lokalisering Utredaren ska analysera och föreslå hur det gemensamma servicecentret ska organiseras som en myndighet. Utredaren ska pröva möjligheten att i första hand förlägga servicecentret i en befintlig myndighet och belysa fördelar och nackdelar med detta jämfört med bildandet av en ny myndighet. I andra hand bör inrättandet av en ny myndighet prövas. I detta ingår även att belysa lokalisering på kort och medellång sikt där hänsyn även tas till anslutning av kundmyndigheter och överföring av andra myndigheters verksamhetsstöd. Analysera och föreslå initiala kundmyndigheter Utredaren ska analysera och i samråd med berörda myndigheter föreslå vilka myndigheter, utöver , som under det inledande verksamhetsåret bör anslutas till servicecentret som s.k. kundmyndigheter. Som underlag ska utredaren bl.a. analysera myndigheternas befintliga lösningar för ekonomi- och personaladministration och kostnaderna för dessa samt avtal med IT-leverantörer. Utredaren ska också beakta myndigheternas personalsituation och kompetensförsörjning. Utredaren ska lämna förslag till hur regeringens styrning av berörda myndigheter bör utformas. Utredaren ska överväga vilka personalaspekter som kan aktualiseras av förslagen och redogöra för budgetära konsekvenser. Analysera och föreslå ytterligare verksamheter i servicecentret Utredaren ska analysera om det av effektivitetsskäl finns anledning att även tillvarata lämpliga delar av verksamhetsstöd av hög kvalitet och effektivitet som byggts upp vid andra stora myndigheter som verksamhetsbas i servicecentret och belysa förutsättningar för en överföring av verksamhet och när i tiden en verksamhetsöverföring skulle kunna bli aktuell. Likaså ska utredaren analysera lämpligheten av att integrera det administrativa verksamhetsstöd som finns vid Kammarkollegiet med servicecentrets verksamhet och, om en sådan integrering anses lämplig, föreslå en tidpunkt för detta. Etapp 2: Genomförandefas Avsikten är att regeringen efter avslutad etapp 1 ska ha förutsättningar att fatta ett eventuellt beslut om att genomföra bildandet av det myndighetsgemensamma servicecentret. Ett sådant beslut avses ges i form av ett tilläggsdirektiv. Avsikten är att utredningen under en sådan andra etapp ska genomföra åtgärder som krävs för att den nya organisationen ska kunna inleda sin verksamhet . Utgångspunkten är att regeringen i tilläggsdirektiv kommer att närmare precisera dels förutsättningar såsom organisering, lokalisering och bemanningen av servicecentret, dels uppgifter för utredaren och tidpunkt för redovisning. Uppdragets genomförande och tidsplan Utredaren ska redovisa resultatet av etapp 1 (analysfasen). Med utgångspunkt i resultatet av etapp 1 ska regeringen kunna besluta om tilläggsdirektiv avseende etapp 2 (genomförandefasen). Utredaren ska samråda med , , , , Kammarkollegiet, E-delegationen och . Utredaren ska hålla berörda centrala arbetstagarorganisationer informerade om arbetet och ge dem tillfälle att lämna synpunkter. Utredningen har som ett led i utredningsarbetet skickat ut en förfrågan rörande intresse att ansluta sig till ett servicecenter. Förfrågan skickades till följande myndigheter: Tekniska högskolan Kungliga hov- och slottsstaten i i i i i i i län i i i län i i i län i i i i Myndigheten för samhällsskydd och beredskap I denna bilaga redovisas vilka tjänster och delmoment som levererar inom tjänsteområdena löne- och utläggsadministration och ekonomiadministration. Även tjänster inom tidredovisning redovisas. Följande tjänster ingår inom tjänsteområdet löne- och utläggsadministration: Figur 1 Nuvarande tjänster inom löne- och utläggsadministration I löneadministration och reseräknings- och utläggsadministration ingår bland annat följande: -göra avdrag, tillägg och förändringar enligt inkomna underlag samt i förekommande fall utbetalning från RALS -ansvara för att inlagda uppgifter stämmer med inlämnade beslut -se till att kontrolluppgifter upprättas och lämnas till SKV årsvis och att eventuella felaktigheter justeras -administrera pensioner, ta ut matrikelutdrag från SPV samt upprätta pensionsansökningar för personer som omfattas av ålderspension, delpension, sjukersättning och sjukpension (ej beräkningar, placeringar eller personlig rådgivning) -sköta löpande administration kring reseräkningar och utlägg -urval av kandidater och arrangemang förknippade med nit och redlighet () ingår som valbar leverans Följande valbara tjänster ingår inom tjänsteområdet personaladministration: Figur 2 Nuvarande tjänster inom personaladministration P e rs o n a la d m in is t ra tio n V a lb a r a le v er a n s e r S y s te m s tö d H a n ter in g a v p er s o n a lak t er L ö p a n d e p er s o n a lad m in is t ra tio n B e v ak n in g F ö rv a ltn i n g av k o m p ete n s m o d e ll A v g if te r t ill A r b et s g iv a rv e rk e t B e s lu ts s k r iv n in g A n d ra lin j en s s u p p o r t I n fo r m a tio n s f ö r s ö rj n in g p å in t ra n ät -Lägga upp personalakter -Sortera beslut och personalinformation till personakten -Ta fram uppgifter ur personalakten, sekretessprövning sker enligt arbetsordningen, diarieföra, kopiera, expediera och räkna fram kostnader -Hantera personalakten när anställningen upphör och hålla personalakterna arkiverade i särskild ordning -Vid behov rekvirera personalakter från andra regioner/processer vid återanställning eller omplacering -Statistikutdrag för att kvalitetssäkra uppgifterna /år -Administration avseende delpensioner -Översändande av uppgifter eller beräkningar exempelvis när chefsförordnande går ut m.m. -Upprättande av skriftligt besked om varsel samt översända anvisningar till chefen om tillvägagångssätt. -Underhålla databaser inom personalområdet för att informationen ska vara ajour -Ajourhållande av företrädesrättslistor -bevakning av tidsbegränsade anställningar samt signal till chefen -Bereda ärenden, ta emot förslag m.m. -Information till chefer och ledningsgrupper -Uppdatering/justering av kartläggningsmodellen och ramverket -betalning av arbetsgivarverkets faktura för medlemsavgift samt fördelning av kostnaden per region Underlag för beslut, administration och stöd till chefer vid ändrade anställningsförhållanden såsom: -ny organisatorisk tillhörighet (e-postmeddelande till Ekonomienheten räcker när NN byter organisatorisk hemvist inom samma process/kontor/enhet på samma ort och ingen annan ändring görs) -ny funktion/förordande -administrera samlingsbeslut om ändring i anställning eller funktion vid omorganisation eller liknade -anställning enligt URA (Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands) Följande tjänster ingår inom tjänsteområdet ekonomiadministration: Figur 3 Nuvarande tjänster inom ekonomiadministration Löpande bokföring/ redovisning Kundnära fakturahantering (IS) Löpande bokföring och redovisning -att administrera och verkställa inkomna omföringar -att administrera inbetalningar -att redovisa och bokföra inkommet material avseende kontantkassor -att administrera utbetalningar utifrån beslutsunderlag -att upprätta skattedeklaration och redovisning av utgående moms samt rekvirera ingående moms -att tillhandahålla avtal för betalningstjänster -periodisering enligt styrande riktlinjer (f.n. anläggnings- och hyreskostnader) I leveransen ingår bland annat: -upprätta kundfakturor utifrån lämnade kompletta underlag -hantera inkommande betalningar i anslutning till fakturor -att uppdatera kundregister -krav- och påminnelsehantering, värdereglering av kundfordringar samt räntefakturering I leveransen ingår bland annat: -inläsning av fakturor -skanna och bifoga bilagor bakom verifikation -distribuera leverantörsfakturor till kundens attestant utifrån uppställda regler samt identifiera rätt attestant när dessa saknas eller är felaktiga -bokföra efter slutattest (kontrollera fakturabelopp, momsbelopp, förfallodatum åsätta konto avseende externredovisningen)