sou · GZB327 · 2011-03-25 00:00:00 — är också önskvärt att det finns en överensstämmelse mellan myndigheternas informationsförvaltning och vad som krävs för att automatiskt överlämna elektronisk information till arkivmyndigheterna. Vidareutveckling och förvaltning av de förvaltningsgemensamma specifikationerna bör ske i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting. 2.1.3Arbetet med förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium på kort sikt Delegationens ställningstagande: Delegationen har för avsikt att tillsätta en projektgrupp för att snabbt kunna starta ett arbete med att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium. De förvaltningsgemensamma specifikationerna ska innehålla de krav som utgör minsta gemensamma nämnare. Specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet med de förvaltningsgemensamma specifikationer kommer att ske i samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting. Skälen för delegationens ställningstagande: Ett första steg mot gemensamma tjänster bör tas genom utarbetande av förvaltningsgemensamma specifikationer. Delegationen avser att tillsätta en projektgrupp för att driva arbetet. Delegationen delar även förstudiens mening att specifikationerna ska utgöras av en minsta gemensam nämnare och att specifikationerna ska testas och kvalitetssäkras genom piloter. Arbetet kommer att ske i samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting. Innan specifikationerna fastställs ska ansvar och arbetssätt för fortsatt specifikationsarbete klarläggas. 2.1.4Riksarkivets och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium Delegationens förslag: Regeringen ska tillsätta en utredning för att klarlägga och andra arkivmyndigheters roll vad gäller e-arkiv och e-diarium. Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden Skälen för delegationens förslag: I förstudierapporten och e-diarium9 föreslås ett arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium. Det föreslås också att arkivmyndigheternas roll i ett sådant sammanhang behöver utredas. Det gäller bl.a. informationsansvaret för handlingar som överförs till de gemensamma lösningarna för e-arkiv, respektive överlämnas till arkivmyndigheten. I propositionen10 till arkivlagen framhålls att överlämnande av arkiv till en arkivmyndighet bör ske först när handlingarna har uppnått en viss ålder, när insynsintresset och myndigheternas informationsbehov har avtagit och ersatts av ett historiskt forskningsintresse. har tagit emot stora mängder yngre handlingar, bl.a. på grund av omstruktureringen av förvaltningen. Det har inneburit en delvis annan roll för arkivmyndigheterna utan att uppdraget från regeringen har förändrats. Nackdelar med ett tidigt överlämnande är förutom att sekretessbedömningar måste göras av annan personal än den som är bekant med verksamheten och att en prövning måste göras så snart en myndighet behöver tillgång till sina handlingar. En annan nackdel är att myndigheternas möjligheter att använda direktåtkomst till handlingarna kan omöjliggöras. Med tillgång till gemensamma tjänster kan myndigheterna behålla sitt ansvar för informationsinnehållet under en . När det är dags för ett formellt överlämnande kan en överföring göras från aktuell e-arkivstjänst till arkivmyndighetens e-arkiv. I förstudierapporten föreslås att bör få ett övergripande ansvar för gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium inom det statliga området. Vad som avses är ett överinseende över hanteringen, inte att ska ansvara för driften av lösningarna. har redan en roll som tillsynsmyndighet för arkivhanteringen inom staten. Se även avsnitt 2.1.1. I förstudierapporten framhålls vidare att det i inte finns någon utpekad ansvarig myndighet för samordning av registrerings- och ärendehanteringsfrågor. Det har från statliga myndigheters sida framförts önskemål om en tydligare styrning även när det gäller registrering och dokumenthantering. I förstudierapporten föreslås därför en utvidgning av normeringsrätt och en förstärkning av främjanderollen. 9http:///default.aspx?id=22306 1989/90:72, Arkiv m.m.. Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden Delegationen delar slutsatsen i förstudierapporten att de frågor som rör informationsansvaret behöver ses över och att roll i de gemensamma stöden behöver utredas. bör få ett tydligare uppdrag att driva frågor som rör förvaltningsutvecklingen inom områdena e-arkiv och e-diarium vilket skulle bidra både till en bättre samordning inom området och till att säkerställa en långsiktig informationsförsörjning inom offentlig sektor. Då liknande lösningar skulle kunna tillämpas inom hela offentliga sektorn bör en utredning behandla samtliga arkivmyndigheters roll och situation. 2.2Elektronisk tjänst för grundläggande information om näringsidkare Delegationens bedömning: Samverkansgruppen Starta och ,11 som leds av , bör driva ett arbetet med att utveckla och förvalta en tjänst som innehåller samlad grundläggande information om behöriga företrädare för svenska näringsidkare. Skälen för delegationens bedömning: Enligt förstudien över näringsidkare12 finns det behov av en e-tjänst för att tillgängliggöra grundläggande information om näringsidkare. Syftet med en sådan tjänst är att samla information från flera registerhållande myndigheter i en e-tjänst. En sådan tjänst möjliggör kontroller av behörig företrädare bl.a. vid användning av e-tjänstelegitimationer. Utöver och finns grunddata hos sex andra registerhållare över näringsidkare. Den nya tjänsten bör samordna tillgängliggörandet av informationen från alla relevanta register, som även fortsättningsvis kommer att återfinnas hos respektive registerhållare. Tjänsten bör utformas så att den även ska kunna användas i en mängd andra elektroniska tjänster. Se även avsnitt 3.3 för en närmare beskrivning. 11Starta och är en samverkan mellan ett antal myndigheter i syfte att underlätta för näringsidkaren i dess kontakter med offentlig sektor. I samarbete deltar Arbetsförmedlingen, , , , och . ingår som en del i det gemensamma samarbetet. 12http:///sida/e-tjanst-over-naringsidkare-0 Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden 2.3Mina sidor för privatpersoner Delegationens ställningstagande: Delegationen avser att ta fram en färdplan för realisering av förvaltningsgemensamma tjänster för privatpersoner så att de kan ta tillvara sina rättigheter och utföra sina skyldigheter utifrån prioriterade behov. Skälen för delegationens ställningstagande: Förstudien Mina sidor för privatpersoner13 har analyserat behov av privatpersoners kontakter med förvaltningen. Med kontakter avses att ta tillvara sina rättigheter och utföra sina skyldigheter. Slutsatsen är att privatpersoners behov vid kontakter är väldigt lika även om myndigheter, kommuner och landsting har olika verksamheter. Privatpersoner vill, precis som företag, kunna ansöka elektroniskt och följa ärendets status, komplettera och få besked elektroniskt oavsett om det är ansökan om t.ex. körkortstillstånd, föräldrapenning eller förskola. Det är viktigt att ta fram myndighetsgemensamma lösningar för att möta behoven. Detta behöver göras i samverkan med andra initiativ14. Hänsyn ska tas till skydd för personlig integritet15. Lösningarna kan exempelvis tillhandahållas på myndigheternas egna webbplatser, samlade på en gemensam kanal för samtliga myndigheter, i klusterlösningar, eller på ett säkert sätt genom privata aktörers lösningar, till exempel program i mobilen (s.k. appar). Se även avsnitt 3.1. 13http:///sida/mina-sidor-for-privatpersoner 14Behov av samverkan finns med, exempelvis, , Mina vårdkontakter, Mina meddelanden/, E-arkiv och e-diarium, samt VLAUTO. 15Exempelvis genom att inhämta personliga uppgifter endast när behov finns och genom att göra identifiering av användaren på ett säkert sätt. Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden Delegationens bedömning: bör, i samarbete med Lantmäteriet, CSN och , realisera en förvaltningsgemensam tjänstekatalog16. Syftet är att underlätta återanvändning av information genom att synliggöra existerande tjänster för automatiserad samverkan. Den av delegationen tidigare föreslagna finansieringsmodellen bör användas.17 Skälen för delegationens bedömning: har en prototyp av en tjänstekatalog tagits fram och synpunkter på den har hämtats in via delegationens öppna kanaler. Slutsatsen är att lösningen bör omfatta alla tjänster för automatiserad samverkan inom förvaltningen. Det första steget bör realiseras . Resultatet bör utgöra en överblick av ett urval av deltagande parters tjänster, vilket kommer att bidra med erfarenheter som kan användas för planering av ett utökat samarbete som omfattar alla relevanta tjänster för automatiserad samverkan inom förvaltningen. Delegationens ställningstagande: Delegationen har för avsikt att prioritera en förstudie avseende Effektivare informationsförsörjning. Skälen för delegationens ställningstagande: Förstudien informationsförsörjning ska beskriva förslag och nyttor vad gäller effektivisering av informationsförsörjning inom offentlig sektor. Inom sektorn finns åtskilliga ärendeprocesser som är beroende av effektiv tillgång till kvalitativt god grundinformation som inte finns inom den egna myndigheten. inhämtas denna information maskinellt eller manuellt. När informationsinhämtningen är maskinell sker informationsutbytet via filöverföringar med vissa intervall eller via olika former av onlinelösningar som gör det möjligt att inhämta informationen vid det tillfälle när den faktiskt behövs. I det fallet inhämtas informationen via telefon, brev, blanketter, formulär och e-post. 16http://en.wikipedia.org/wiki/Service_Catalog 17SOU 2010:62, s. 36 ff. Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden hantering tidsödande, framförallt i de fall när det handlar om stora volymer. Den hanteringen innehåller också större kvalitetsmässiga risker p.g.a. den mänskliga faktorn. Exempelvis är transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd en ärendeprocess där den sökande och kommunernas socialnämnder behöver inhämta information från Arbetsförmedlingen, , , , a-kassorna m.fl. utför socialnämnderna vissa delar av detta arbetet manuellt via telefon. Det ökar handläggningstiden, är resurskrävande och ökar risken för felaktiga beslut. FUT-delegationen, () och har påtalat förbättringspotential inom området. Senast uppskattar rapporten 2010:18 en nettobesparingspotential på om elektroniskt informationsutbyte införs inom ett antal granskade transfereringssystem. Ekonomiskt bistånd, aktivitetsstöd, sjuk- och aktivitetsersättning granskades. Trots att antalet elektroniska informationsutbyten har ökat skulle utvecklingen kunna gå snabbare. Ett antal potentiella hinder hämmar utvecklingsarbetet. Rättsliga hinder, bl.a. i registerförfattningar, kan hämma informationsutbytet. Verksamhetsprocesser och ansvar över myndighetsgränser kan vara oklara. Det kan finnas tekniska utmaningar och svårigheter att komma överens om en viss teknisk lösning. Resursmässiga dilemman kan hämma utvecklingen. Regeringens styrning av myndigheterna kan sakna tillräcklig helhetsbild. Det finns också skäl att tänka i nya banor för att möjliggöra en effektiv informationsförsörjning för denna typ av transfereringssystem. Ett närliggande exempel är den danska modellen med en myndighetsgemensam informationsdatabas. Där har den danska motsvarigheten till en central roll för att hantera ett antal grunduppgifter om privatpersoner, som efter viss rollbaserad filtrering, är tillgängliga för andra myndigheter. Informationsdatabasen är mer omfattande än i och innehåller också information om ersättningar från olika myndigheter. Syftet med förstudien är att undersöka olika alternativ för att nå effektivare informationsförsörjning inom transfereringssystemet Delegationens förslag, bedömningar och ställningstaganden Förstudierapporten ska också föreslå vilken av dessa alternativ som bedöms vara mest fördelaktig. Det är framförallt ett vägval med två alternativ som ska belysas. Det första alternativet bygger på nuvarande synsätt på informationsförsörjning i förvaltningen där informationen är decentraliserad och förvaras hos olika myndigheter. Informationen lämnas därefter ut till andra myndigheter som bl.a. behöver informationen i sin ärendehandläggning. Det andra alternativet är att istället gå emot en mer centraliserad lagring av information där antalet informationsägare blir färre. Den danska modellen är ett närliggande exempel. Det kan inte uteslutas att ytterligare alternativ kan behöva belysas. Hur informationen får lämnas ut av informationsägaren och tas emot av andra regleras i bland annat offentlighets- och sekretesslagen och i olika registerförfattningar. Syftet med reglerna är bl.a. att åstadkomma ett bra integritetsskydd. Det är därför angeläget att förstudien noggrant analysera hur förslag som framförs påverkar skyddet för den personliga integriteten. Vidare ska förstudierapporten föra ett resonemang om på vilket sätt slutsatserna avseende transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd är tillämpbara inom andra områden. Uppdraget förhåller sig väl i linje med E-delegationens uppdrag att skapa förutsättningar för en accelererad utveckling av e-förvaltningen i . Förväntade resultat av förstudien: Konkret och tydlig kännedom om vad som krävs för att uppnå effektivast möjliga informationsförsörjning för transfereringssystemet Ekonomiskt bistånd. Insikt om hur effektiv informationsförsörjning kan förenas med ett gott integritetsskydd. Insikt om i vilken utsträckning slutsatserna för Ekonomiskt bistånd är överförbara till andra liknande transfereringssystem. Insikt om vilken utveckling och investering som krävs och vilka initiativ som E-delegationen och regeringen behöver ta för tillämpningen på andra områden. Förstudien informationsförsörjning kommer att bedrivas och en slutrapport levereras . Detta avsnitt innehåller en redovisning av delegationens genomförda prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt. Prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt är sådana som delegationens själv initierat utöver de övriga strategiska e-förvaltningsprojekt som bedrivs inom förvaltningen. Delegationens förslag, bedömningar och ställningstagande kring dessa projekt behandlas i avsnitt 2. I detta avsnitt finns kompletterande beskrivningar till de fem prioriterade fem strategiska e-förvaltningsprojekt som delegationen följde . Dessa projekt är följande: Mina sidor för privatpersoner (förstudie/behovsanalys) E-arkiv och e-diarium (förstudie) Minskat uppgiftslämnande (genomförande) E-tjänst över näringsidkare (förstudie) Tjänstekatalog (pilotstudie) Uppdraget Minskat uppgiftslämnande har beskrivits i delegationens föregående betänkande18. Uppdraget har genomförts av och innehåller ett förslag till regeringen som bereds i . 3.1Mina sidor för privatpersoner Projektet Mina sidor för privatpersoner19 har analyserat medborgarnas behov för att delegationen i nästa steg ska kunna ta beslut om eventuell fortsättning. Drygt 500 personer har svarat på en webbenkät och dessutom har ett 20-tal personer djupintervjuats. 18SOU 2010:62 s. 57 och 60. 19http:///sida/mina-sidor-for-privatpersoner Organisationerna som deltog i behovsanalysen har utöver detta sammanställt sina samlade erfarenheter av privatpersoners redan uttryckta behov. Slutsatsen från behovsanalysen är att privatpersoners behov vid kontakter är väldigt lika – trots att de myndigheter, kommuner och landsting man har kontakt med har vitt skilda verksamheter. Privatpersoner vill exempelvis kunna ansöka elektroniskt och följa ärendets status, komplettera och få besked elektroniskt oavsett om det är ansökan om t.ex. körkortstillstånd, föräldrapenning eller förskola. Grupper som har flera pågående ärenden med flera offentliga organisationer har störst behov av tjänster som samlar ärenden. De lägger mycket tid på att administrera ärenden och möten. Exempel på grupper med större behov är arbetssökande, långtidssjukskrivna, föräldrar till barn med funktionsnedsättning och småbarnsföräldrar. Intervjuer visar att det största intresset handlar om att kunna samla händelser och ärenden, men det finns även behov av att få övergripande information. Det är dessutom viktigt med en enkel och säker inloggning. Projektets sammanvägning av privatpersonernas och de offentliga aktörernas förslag till prioritering av förvaltningsgemensamma moduler framgår av figur 3.1. Figur 3.1 Översikt över förslag till prioritering av moduler Projektet bedömer att gemensam inloggning har högst prioritet, liksom Mina meddelanden/Mina kontaktpreferenser och Mina ärenden. På andra plats kommer att hålla ihop lösningarna på en gemensam Mina sidor. På tredje plats kommer en sammanhållen informationsguide och samlad tillgång till relevanta e-tjänster. På fjärde plats kommer en samlad tillgång till Mina ombud (e-fullmakter) och Min kalender (inklusive integration med privatpersonens egen elektroniska kalender). Lägst rankas tillgång till information om var man själv finns i offentliga register. Läs mer om slutsatserna i projektets rapport.20 Deltagande myndigheter och organisationer är överens om att det finns ett medborgarbehov beträffande förvaltningsgemensamma tjänster och vill fortsätta arbetet med att genomföra dessa. Möjlighet för användaren till samlad elektronisk kommunikation bör vara det primära målet med de gemensamma lösningarna. Samordning med påbörjade förvaltningsgemensamma moduler behöver fördjupas, exempelvis med Mina meddelanden, som utvecklas under ledning av inom ramen för programmet Verksamt.se.21 Det nya regelverket för Svensk e-legitimation behöver ingå som förutsättning, liksom möjligheterna till en förvaltningsgemensam modul för gemensam inloggning. Se även delegationens ställningstagande i avsnitt 2.3. Förstudien och e-diarium22 konstaterar i sin rapport att förvaltningsgemensamma specifikationer är en förutsättning för införande av tjänstebaserade lösningar och gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium23, och föreslår därför att ett första steg mot gemensamma tjänster tas genom utarbetande av sådana specifikationer. Att det saknas förvaltningsgemensamma specifikationer betyder inte att det helt saknas specifikationer inom området. Det finns standarder och kravspecifikationer som har utarbetats av enskilda myndigheter och av Kammarkollegiet i samband med de upphandlingar som har genomförts. I arbetet med att ta fram specifikationer bör pågående arbete hos myndigheter och leverantörer tas till vara som kompetens- och erfarenhetsresurser. Specifikationerna bör också så långt möjligt anpassas till långsiktigt förvaltningsbara e-arkivlösningar så att en framtida övergång till gemensamma tjänster underlättas för de myndigheter som redan har, eller är i färd med att utveckla, sådana. 20http:///sida/mina-sidor-for-privatpersoner 21http://wiki.edelegationen.se/index.php/ 22http:///default.aspx?id=22306 23Se förslag i avsnitt 2.1.1. Exempel på myndigheter som redan arbetat med e-arkivlös- ningar är Arbetsförmedlingen, , , , , och Transportstyrelsen. På det kommunala området har och infört e-arkivlösningar. Arbete pågår även inom Sambruk som verkar för införande av kommunala e-tjänster. För mer information om genomförande se avsnitt 2.1.1. 3.3Elektronisk tjänst för grundläggande information om näringsidkare På initiativ av delegationen har det genomförts en förstudie gällande behovet av en samlad e-tjänst som ska tillhandahålla basinformation om näringsidkare. Enligt förstudien, E-tjänst över näringsidkare,24 finns det behov av en e-tjänst för att tillgängliggöra grundläggande information om näringsidkare. Syftet med en sådan tjänst är att samla information från flera registerhållande myndigheter i en e-tjänst. En sådan tjänst möjliggör kontroller av behörig företrädare bl.a. vid användning av e-tjänstelegitimationer. De nuvarande registren om näringsidkare, som är åtta till antalet, ska även fortsättningsvis återfinnas hos respektive registerhållare. Enligt betänkandet och Svensk e-legitimation (SOU 2010:104) som överlämnades , finns det inte bara behov av samverkan kring privatpersoners e-legitimationer utan också kring de e-legitimationer som används i tjänsten25. En del av det behovet rör grunduppgifter om näringsidkare. Detta faktum medförde att förstudiens inriktades på just e-legitimations- nämndens syfte och uppdrag. Omfattningen är grunddata i form av så kallade legala attribut, exempelvis organisationsnummer, näringsidkarens status och firmatecknare. Syftet är att möjliggöra en effektiv hantering av behörighetskontroller vad gäller att företräda ett företag. En samlad e-tjänst över näringsidkare skulle möjliggöra, förutom samverkan och samordning, även högre grad av kvalitet, säkerhet och ökad grad av effektivisering totalt sett. Tjänsten skapar förutsättningar för utveckling och tillhandahållande av än 24http:///sida/e-tjanst-over-naringsidkare-0 25Se IT-ministerns pressmeddelande, . mer nyttoskapande e-tjänster för brukare genom att bidra till ett mer effektivt och smidigare informationsutbyte myndigheter emellan. Lösningar som och Mina meddelanden är exempel på de som genast skulle få nytta av denna tjänst. E-tjänsteleverantör har ett stort behov av att få en samlad bild över vilka företagsformer som en person är aktiv i samt hur firmateckningen för dessa företag är utformad. Utifrån förstudien har tre huvudanvändningsfall identifierats: Identitetsutfärdare för e-tjänstelegitimationer har behov av att göra kontroller vid två olika identifierade tillfällen: Utfärdande av e-tjänstelegitimation. Identifierings och signeringskontroll (att förhållandet inte har ändrats). Rekommendationen är att arbetet med att utveckla och förvalta den nya tjänsten för samlad elektronisk näringsidkarinformation omhändertas inom det samarbete som drivs under namnet Starta och Driva företag.26 Inom Starta och finns en etablerad styrmodell, organisation och en samverkansöverenskommelse, inklusive affärsmodell. finns vissa delar av den nya tjänsten implementerad. Den hämtar näringsidkarinformation från och och sammanställer detta i näringsidkarens Mina sidor i portalen . För att ta till vara den investering som gjorts inom detta arbete skulle denna funktion kunna brytas ut och fungera som en förvaltningsgemensam grund för det fortsatta arbetet med att ansluta ytterligare registerhållare samt införa viss behörighetshantering i det kommande e-legitimationssamarbetet. Mer information finns i förstudierapporten Arbetet kommer att ske i nära samverkan med . 26 Starta och är en samverkan mellan ett antal myndigheter i syfte att underlätta för näringsidkaren i dess kontakter med offentlig sektor. I samarbete deltar Arbetsförmedlingen, , , , och . ingår som en del i samarbetet. har en prototyp av en tjänstekatalog tagits fram och synpunkter på den hämtats in via delegationens öppna kanaler. Erfarenheterna pekar på att en bättre tillgång till information om vilka tjänster för automatiserad samverkan myndigheterna tillhandahåller kan leda till att information återanvänds i större utsträckning. Delegationen rekommenderar i detta betänkande att gå vidare och skapa en tjänstekatalog med hela förvaltningen som primär målgrupp. Tjänstekatalogen och dess innehåll kommer att etableras stegvis, i takt med att Vägledningen för automatiserad samverkan utvecklas och förverkligas. Det första steget är att i tjänstekatalogen för varje deltagande myndighet beskriva de existerande tjänsterna för automatiserad samverkan. Från det första steget, som ska resultera i en överblick av de deltagande parternas utvalda tjänster, kommer erfarenheterna att användas för planering av ett utökat samarbete som omfattar alla relevanta tjänster för automatiserad samverkan inom förvaltningen. I detta avsnitt beskrivs kortfattat pågående och genomförda aktiviteter inom delegation som är viktigt att lyfta fram.