sou · GZB363 · 2011-10-07 00:00:00 — Nya direktiv i regleringsbrev och myndighetsuppdrag från departementet måste också tas om hand och speciellt arbetet med myndighetsuppdrag kan bli stressigt, men också spännande eftersom man kommer nära maktens centrum. Avdelningscheferna är ansvariga för arbetsmiljön inom sina respektive avdelningar. Endast en avdelningschef har arbetsmiljöutbildning sedan en tidigare anställning. Avdelningscheferna arbetar med arbetsmiljön på det sätt som de uppfattar att HR-chefen vill. De tycker inte att de har några egentliga arbetsmiljöproblem. Det är ju mest kontorsverksamhet. organiserar återkommande ergonomironder, så ergonomin tycker avdelningscheferna är bra. Det finns en del problem inom avdelningarna som cheferna känner till, men sällan eller aldrig pratar om. Inom en avdelning finns en senior handläggare som genom sitt sätt att arbeta och tolka regelverket skapar konflikter både med de personer som har kontakt med Myndigheten men också med kollegor. Den seniora handläggaren upplever sig utsatt för mobbing när kollegorna kritiserar hans sätt att tolka reglerna. Information som några/flera anställda har om myndigheten, men som ledningen inte känner till En anställd blev hotad i samband med myndighetsutövning. Eftersom han inte uppfattade hotet som allvarligt menat, tänkte han inte mer på det. Men har han upptäckt att någon förföljt honom och för sedan fick han ett mycket hotfullt mejl. Därför har han bestämt sig för att hotet kanske inte är så ofarligt som han trott och han ska därför ta kontakt med någon om detta. Eftersom han inte tror att chefen kommer att förstå problemet (chefen är duktig men har inte så god relation till sina medarbetare) funderar han på vem han ska prata med istället. På en avdelning finns en handläggare som är mycket trevlig och sympatisk, men som inte riktigt klarar jobbet. Hon skyller på tragiska familjeproblem och kollegorna har ställt upp och hjälpt till, men är det flera som tycker att det gått för långt. Detta skapar misstämning i gruppen men också stress och konflikter med medborgare när handläggaren inte sköter sina uppgifter. Detta vet FHV om den ideella föreningen Föreningen är en medelstor förening som samlar in pengar och driver välgörenhetsverksamhet. Dessutom har föreningen en anläggning som den ansvarar för driften av. Styrelsen består av personer som själva varit aktiva inom föreningen och som är djupt engagerade i både verksamheten och insamling av pengar. Ingen i styrelsen har erfarenhet av att leda företag eller organisationer. Två styrelseledamöter har ekonomisk utbildning vilket är en tillgång i styrelsearbetet. Verksamheten drivs av en anställd chef som till sin hjälp har en kanslist, en ekonomichef och två unga kvinnor som organiserar välgörenhetsverksamheten samt en informations- och kommunikationsgrupp på tio personer som arbetar med att informera om föreningen och dess verksamhet och driver kampanjer. Dessutom deltar ett stort antal frivilliga i verksamheten. Föreningen har avtal med en telemarketingfirma som driver insamlingsverksamheten och som får provision på de belopp som samlas in. Föreningen anslöt sig till fhv för att de anställda som löneförmån skulle få en hälsoundersökning . fhv har försökt få kontakt med chefen för att planera in ett besök och diskutera arbetsmiljön. Chefen har dock mycket att göra och har inte haft tid för något möte. Även om det formellt sett är styrelsen som har ansvaret för arbetsmiljö, diskuteras aldrig föreningens arbetsmiljö vid styrelsemötena. Ingen i styrelsen är heller medveten om ansvaret för arbetsmiljön. Information som chefen har om föreningen Chefen ägnar en stor del av sin tid åt föreningens ekonomi. Chefen liksom alla andra anställda började med att vara ideellt engagerad i föreningen och blev anställd. Verksamheten har utvecklats väl som anställd. De insamlade medlen har ökat och föreningen har gott renommé och många engagerade och entusiastiska medlemmar och anställda. har chefen börjat fundera över om den senaste anställningen var riktigt rätt. En ung man anställdes och chefen inser att de inte alls har samma syn på verksamheten. Den unge mannen är mycket engagerad och entusiastisk och driver en linje som han är övertygad om ligger i linje med föreningens intresse. Chefen inser dock att den linjen står i strid med de värderingar som styrt verksamheten . Den unge mannen har dock fått med sig många medlemmar på sin linje och chefen ser att konflikten håller på att äta sig in i verksamheten och skapar problem. Chefen har funderat mycket över hur han ska hantera situationen, men har ännu inte hittat någon lösning. Arbetsmiljö är inte något som chefen tycker att han behöver ägna sig åt. Det är ju bara kontorsverksamhet och ingen har råkat ut för några olyckor, om man bortser från den trafikolycka som en medarbetare råkade ut för . Men trafikolyckor är ju inte arbetsmiljö. Hon hade bråttom eftersom hon var sen till ett möte och bröt mot hastighetsbegränsningen. Det höll på att gå riktigt illa. räckte det på intensiven och ett halvårs rehabilitering. Information som några/flera anställda har om föreningen, men som ledningen inte känner till Den anläggning som föreningen har ansvaret för består av en gammal fastighet. Flera anställda har noterat att det luktar mögel i källaren och en anställd fick ett häftigt astmaanfall efter att ha arbetat med att göra i ordning ett arkiv i källaren. Han tror att astmaanfallet berodde på mögellukten och vägrar därför att arbeta i källaren. Anläggningen har högt i tak. brukar man byta alla lampor. De anställda tycker att det är bäst att byta alla på en gång, i stället för att byta ut trasiga lampor efterhand. höll det på att gå illa. Den stege som användes vek sig och kvinnan som stod på stegen rasade i golvet. Som tur var skadades hon inte och i samråd fixade hon och en kollega en provisorisk lagning av stegen. Även om föreningens verksamhet flyter på bra, finns det flera som tycker att verksamheten borde moderniseras. De gamla ideal som styr verksamheten tycker flera börjar kännas lite mossiga och inte lika viktiga längre. Det finns så många nya utmaningar som föreningen borde ta tag i istället. En av de anställda, en ung man, driver denna linje och har stöd från alltfler kollegor. Det börjar pratas om att det nog är dags att byta chef snart. De anställda kan delas in i den äldre chefen och ekonomichefen som styr en stor del av verksamheten och de unga anställda som gör mycket av det praktiska arbetet. De unga är visserligen mycket engagerade i verksamheten men tycker att de inte får vara delaktiga i de beslut som chefen och ekonomichefen fattar. De får bara information om vad de ska göra. Detta har lett till att flera unga anställda har börjat prata om gubbstyre och att det är gammalmodiga idéer som styr verksamheten. Kanslisten har noterat att två av de anställda i informationsgruppen ofta är borta och dessutom verkar smussla med något sinsemellan. Hon har också noterat att de ofta är rödögda och har glansiga ögon och ibland verkar lite stirriga. Kanslisten misstänker att de använder någon form av droger, men har inga bevis för det och har därför valt att inte säga något till någon. Kanslisten oroar sig för vad som skulle kunna hända om hon säger något och har fel. Risker i arbetsmiljön som ingen i föreningen är medveten om I fastigheten finns gamla elledningar som borde ses över. Elsystemet innehåller ingen jordfelsbrytare. Elledningarna är dragna utanpå väggarna, vid listerna. På två ställen har ledningarna nötts så kraftigt att det bara är en tidsfråga innan det blir överslag. Då finns risk för brand eller att någon får en kraftig elstöt. Denna handledning är avsedd att bidra till diskussioner inom fhv för att utveckla arbetssätt och verksamheter, till nytta internt men också för företag och organisationer, deras anställda och för samhället. Den verksamhet som fhv bedriver beskrivs i denna bok. Verksamheten är mångfacetterad och varierar mellan olika fhv. Målet med detta diskussionsunderlag är att ge en grund för diskussion om verksamheten inom fhv utifrån samhällets och marknadens förväntningar på fhv men också från vad kunderna faktiskt köper. Diskussionsunderlaget anknyter till de utmaningar för fhv som beskrivs i flera av bokens kapitel. Detta underlag kan användas på olika sätt och anpassas efter de egna behoven. Några exempel på olika behov Inom företagshälsovård A har man ofta pratat om att man borde dis- kutera en viss fråga (exempelvis hur man ska arbeta med teamarbete eller hur man ska nå småföretag), men det har aldrig blivit av. Inom företagshälsovård B känns det som om verksamheten rullar på i gamla hjulspår och det finns ett behov av grundliga diskussioner som underlag för att planera för en ny, mer spännande och effektiv företagshälsovård. Inom företagshälsovård C finns många nyanställda medarbetare och det finns ett behov av att skapa en gemensam bild av uppgifter och samarbetsformer mellan de nyanställda och de som arbetat . I företagshälsovård D finns ett behov av att ta tillvara personalens entusiasm och engagemang i arbetet och att ta vara på den vilja till utveckling som också finns. Olika former för diskussionerna Det finns många sätt att tala om verksamhet, utmaningar och verksamhetsutveckling. Beroende på hur mycket tid man kan och vill avsätta, kan man välja olika former. Som en förberedelse för diskussionerna rekommenderar vi att man läser de kapitel som är markerade för respektive tema. Texterna utgör en gemensam plattform. Diskussionerna kan utformas på flera olika sätt. Hur man väljer att lägga upp det beror på vilket behov och vilka förutsättningar man har. Några exempel är: avsätts (eller ) i samband med arbetsplatsträffar/möten för diskussion om ett eller flera teman. avsätts för diskussion om verksamhetsutveckling och flera teman hinner diskuteras under denna dag. Ett urval av teman diskuteras vid möten eller interna planeringsdagar. Det finns inga krav på att diskussionerna ska genomföras eller i en viss följd. Hur man gör beror på vad man vill ha ut av diskussionerna. Det finns alltså inga hinder för att diskutera ett tema , till exempel i samband med kick-off eller uppstartsmöte. Tema 1: Förebyggande och vårdande Läsanvisning: Kapitel 1, Varför företagshälsovård? Hur ser balansen ut mellan ert arbete med förebyggande respektive vårdande insatser? De förebyggande insatserna, hur fördelas de mellan hälsofrämjande på individnivå (exempelvis hälsoundersökningar och friskvård) och det arbetsplatsinriktade förebyggande arbetsmiljöarbetet på grupp- och organisationsnivå? Är det önskvärt att förändra balansen mellan vårdande och förebyggande respektive hälsofrämjande på något sätt? Om ja, hur? Och hur skulle man kunna göra det? Går det att i ökad utsträckning göra den efterhjälpande individkontakten till utgångspunkt för det förebyggande arbetet? Om ja, hur skulle det kunna gå till? Tema 2: Återkoppling till företaget/organisationen Läsanvisning: Kapitel 1, Varför företagshälsovård? och kapitel 7, Att sälja och köpa företagshälsovård. fhv har mycket kunskap om sina kunder och har möjlighet att sammanställa information som underlag för en diskussion om förebyggande och främjande insatser. Exempel på sådant underlag är sammanställning av hälsoundersökningar på företags-/organisations- eller avdelningsnivå, sammanställningar av diagnoser, sjukanmälningar och tidiga signaler från anställda/patienter om besvär eller begynnande sjukdomar som kan ha koppling till arbetet. På vilket sätt sammanställs och används fhv:s kunskap om anslutna företag/ organisationer som underlag för det förebyggande och främjande arbetet? Skulle det vara värdefullt att utöka analysen av den information fhv har om respektive kund som underlag för det förebyggande arbetet? Om ja, vad skulle kunna återkopplas och hur skulle återkopplingen kunna göras? Är kunderna intresserade av att få sammanställningar och återkoppling på grupp och organisationsnivå, som underlag för arbetsmiljöarbetet? Vad skulle kunna göras för att ytterligare öka kundernas intresse för sådana återkopplingar? Tema 3: Teamarbete eller ensamma specialister? Läsanvisning: Kapitel 10, Fungerande team och 11, Professionernas roll och samarbete. Teamarbete är ett sätt att organisera arbetet för att personer med olika kompetenser gemensamt ska kunna analysera och utveckla lösningar på komplexa arbetsmiljöproblem. I vilka situationer är teamarbetet särskilt viktigt för er och era kunder? Vad tillför teamarbetet som en person inte klarar på egen hand? Hur fungerar teamarbetet hos er nu? Vad fungerar bra? Vad skulle kunna förbättras? Förstår de olika professionerna varandras verksamheter, arbetssätt och utgångspunkter så bra att samarbetet fungerar smidigt och effektivt? Skulle det vara värdefullt att utöka teamarbetet eller hitta nya former för teamarbete? Om ja, hur skulle de formerna kunna se ut? Hur kan teamarbetet organiseras för att bli kostnadseffektivt? fhv arbetar på uppdrag av sina kunder. Förstår kunderna att det främjande och förebyggande arbetet kan bli effektivare om ni kan utnyttja er breda kompetens? Om inte, vad kan ni göra för att påvisa kundernas nytta av fhv:s breda kompetens? Tema 4: Hur nå småföretag – och tjäna på det? Läsanvisning: Kapitel 9, Företagshälsovård i småföretag. Hur många små företag, med mindre än 50 anställda, och mikroföretag, med mindre än tio anställda, har ni som kunder? Är det intressant att öka antalet avtal med småföretag eller att få era befintliga kunder att anlita er mer? Vilka tjänster utnyttjar små och mikroföretag i första hand? Jämför gärna med vilka tjänster större kunder anlitar er för. Tycker ni att de små företagen anlitar er för rätt uppgifter? Om inte, vad borde små- och mikroföretag anlita er mer för? Vilka hinder finns det för att småföretag ska anlita er mer och för mer förebyggande och främjande insatser? Vad skulle ni kunna göra för att överbrygga hindren? Skulle ni vilja utveckla nya och mer kostnadseffektiva arbetsformer för att nå ut bättre till småföretag? Hur skulle de arbetsformerna kunna se ut? Tema 5: Etik Läsanvisning: Kapitel 8, Etik i företagshälsovård. Hur klarar ni balansen mellan era uppdragsgivare (som betalar) och brukarna (de anställda)? Uppfattas ni som opartiska? Är principerna klara och tydliga för vilken information som är sekretessbelagd men också för hur återkoppling sker till kunderna om eventuella problem? Har alla inom er organisation samma inställning och förhållningssätt till de etiska frågorna? Om inte, behöver ni göra något åt det? Tema 6: Fungerar dialogen med kunderna? Läsanvisning: Kapitel 7, Att sälja och köpa företagshälsovård. Har ni tillräckligt bra kunskaper om era kunder och deras verksamheter för att kunna föra en dialog med dem utifrån deras verksamhet och verksamhetens mål? Finns behov av förbättringar? Hur ska dessa förbättringar uppnås? Har de som arbetar med kundkontakter och försäljning tillräckligt goda kunskaper och förmåga att bygga upp en tillitsfull relation med kunderna? Finns behov av förbättringar? Hur ska dessa förbättringar uppnås? Finns det en tydlig strategi för hur ni ska bygga upp kontakter med olika nivåer i anslutna företag/organisationer? Är syftet med strategin klart? Fungera strategin som avsett eller finns det behov av förbättringar? Tema 7: Hur tydliggöra affärsnytta Läsanvisning: Kapitel 4, Att förstå kunden, 5, Arbetsmiljöförbättringar, kvalitet och produktivitet och Kapitel 6, Ekonomiska argument för framgångsrik företagshälsovård. Har alla inom er verksamhet god förståelse för på vilket sätt ni kan bidra till affärsnytta/verksamhetsnytta för företag och organisationer? Har alla anställda förståelse för hur affärs-/verksamhetsnytta av fhv:s arbete kan variera mellan olika arbetsplatser och typer av organisationer? Om inte, hur kan denna förståelse utvecklas och förbättras? Diskuteras affärs-/verksamhetsnytta med kunderna och uppfattar kunderna dessa diskussioner och argument som trovärdiga och viktiga? Om inte, hur kan detta förbättras? Tema 8: Utformning av avtal med kunderna Läsanvisning: Kapitel 7, Att sälja och köpa företagshälsovård. Vilken form av avtal har ni med era kunder? Bygger alla avtal på samma princip eller är de anpassade efter varje kunds förutsättningar och behov? Har det hänt att kunder haft önskemål om annan form av avtal än ni kan erbjuda? Skulle andra avtalsformer kunna göra er mer intressant som leverantör av fhv-tjänster för befintliga och potentiella nya kunder? Den form av avtal som ni har, är det lätt att anpassa den så att era tjänster är flexibla och svarar mot kundernas behov och de eventuella förändringar som sker löpande? Tema 9: Branschkunskap Läsanvisning: Kapitel 1, Varför företagshälsovård? Det räcker att läsa den sista utmaningen, sist i kapitlet. För att kunna ge konkreta och användbara råd om arbetsmiljöåtgärder, är det vanligtvis av stort värde att känna till verksamheten och de processer som förekommer och hur processerna kan utformas för att skapa en god arbetsmiljö. finns det många branscher och det är svårt för fhv att ha expertkunskap om de alla de branscher som kunderna tillhör. Vilka erfarenheter finns av att ge råd om det förebyggande arbetsmiljöarbetet? Brukar råden mottas på ett bra sätt? Vet ni hur kunderna uppfattar era råd om arbetsmiljöåtgärder som rör utformning av kundernas processer? Finns en strategi för hur ni ska arbeta för att stärka er kunskap om arbetsmiljön i de branscher som kunderna tillhör? Finns behov av förbättringar? Vad behöver göras? Diskussionsunderlag för företag som anlitar FHV Denna handledning är avsedd som underlag för att diskutera hur företag och organisationer kan använda företagshälsovården, hur den kan bidra till bättre arbetsmiljö och hälsa och hur samverkan mellan fhv och företag/organisationer kan se ut. Kapitlen i boken bidrar med underlag för de diskussionsteman som föreslås. Syftet med diskussion och reflektion Ett företag eller en organisation kan ha flera syften med att diskutera företagshälsovård. Kanske befinner sig arbetsplatsen i en situation där: Avtalet med fhv ska förlängas och frågan är vad som ska ingå i det nya avtalet. Det behöver bli tydligare vad fhv bidrar med till företagets verksamhet och affärsidé. Det behövs nytänk eller en principiell diskussion om fhv:s roll i företaget för att arbetsplatsens utbyte av fhv ska öka. Det finns en önskan om att initiera en diskussion om hur fhv på bästa sätt kan bidra till bättre arbetsmiljö och hälsa. Samarbetet mellan fhv och arbetsplatsen behöver utvecklas. Diskussioner pågår om eventuellt byte av fhv. Oavsett vilket skälet är, finns flera frågor att diskutera. Eftersom både syftet med diskussionerna och ambitionsnivån kan variera mellan företag och organisationer, presenteras flera diskussionsteman. På arbetsplatsen kan man fritt välja hur man vill arbeta med dessa teman. Kanske väljer man: Att lägga upp en plan för hur olika teman ska diskuteras vid kommande möten, exempelvis med arbetsmiljökommittén. Ett eller flera teman som är särskilt viktiga för den egna arbetsplatsen. Utvalda teman kan diskuteras exempelvis i ledningsgruppen, arbetsmiljökommittén eller en arbetsgrupp. Att utse en arbetsgrupp som får arbeta med dessa frågor för att ta fram ett förslag till hur man går vidare. I en sådan arbetsgrupp är det en fördel om HR-chef men också produktionschef ingår. Till varje tema finns en läsanvisning. Beroende på intresse och ambitionsnivå kan alla läsa hela eller delar av de rekommenderade texterna eller så kan någon i gruppen läsa och göra en sammanfattning. Hur man vill ägna åt diskussionen är valfritt. Om man ägnar ett tema kan dock nyttan med diskussionerna blir begränsad. Man kan också lägga ner sammanlagt på några teman, för att få ett bra underlag och planering av fortsatt arbete. Tema 1: Vet ni vad företagshälsovården kan bidra med? Läsanvisning: Kapitel 1, Varför företagshälsovård? Flera studier visar att fhv:s kunder har dålig kännedom om vad fhv kan erbjuda. I stort sett alla känner till att de gör hälsoundersökningar. Färre känner till att de arbetar med tekniska frågor och ännu färre att de också arbetar med organisatoriska frågor. För att företag och organisationer ska kunna utnyttja fhv är det viktigt att förstå vad de kan och vilka frågor som de har god kompetens att arbeta med. Även om det finns stora likheter mellan olika fhv, finns det också skillnader. Alla har inte samma kompetensprofil och kan inte erbjuda samma tjänster. Man kan därför inte utgå från att de erfarenheter man har gäller all företagshälsovård. En förutsättning för att fhv ska kunna arbeta med komplexa arbetsmiljö- och hälsofrågor är att de kan utnyttja sin breda kompetens samt kompetensen i sina nätverk. Teamarbete är ett sätt att kombinera dessa kompetenser. Vet ni vilka kompetenser som finns inom er fhv (eller andra fhv som ni överväger att anlita)? Vad kan fhv erbjuda som är till nytta för det förebyggande arbetet? Vad arbetar fhv:s läkare och sjuksköterskor, ergonomer, arbetsmiljöingenjörer, beteendevetare och hälsovetare med? Be gärna om exempel på uppdrag där de tycker att deras kompetens kommit väl till sin rätt och förbättrat arbetsmiljöer, minskat ohälsa eller förbättrat hälsan hos anställda. arbetat med företag/ organisationer i er bransch eller med liknande verksamheter som er tidigare? Dessa exempel kan visa vad de kan och hur de arbetar med arbetsmiljöfrågor. Fråga gärna också efter exempel på uppdrag där fhv utnyttjat sin breda kompetens och på något sätt arbetat i team. Tema 2: Vilken affärsnytta kan ni ha av att FHV hjälper till att skapa goda arbetsmiljöer? Läsanvisning: Kapitel 5, Arbetsmiljöförbättringar, kvalitet och produktivitet och kapitel 6, Ekonomiska argument för framgångsrik företagshälsovård. Många företag och organisationer säger att de anställda är deras viktigaste resurs. Dessutom är en god arbetsmiljö ofta en förutsättning för att arbetet ska kunna utföras så enkelt, effektivt och smidigt som möjligt. Arbetsplatser anpassade till dem som arbetar där underlättar att utföra arbetet med god kvalitet och produktivitet. Skulle minskad sjukfrånvaro kunna ge ökad lönsamhet och/eller förbättrad kvalitet? På vilket sätt? Hur kan fhv bidra till det? Skulle bättre trivsel med arbetskamrater och chefer kunna bidra till att arbetet flyter bättre och personalomsättningen minskar? På vilket sätt? Hur kan fhv bidra till det? Skulle produktivitet och kvalitet kunna förbättras om arbetsplatsernas utformning underlättade arbete i bra arbetsställningar eller om arbetet organiserades så att det blev mer omväxlande? På vilket sätt? Hur kan fhv bidra till det? Skulle arbetet kunna flyta bättre och anställda samarbeta bättre om gnissel och missnöje i organisationen kunde minskas? På vilket sätt? Hur kan fhv bidra till det? Skulle bättre arbetsmiljö kunna bidra till att fler anställda orkar arbet ända fram till pensionen? Hur kan fhv bidra till det? Skulle ett bättre termiskt klimat (lagom temperatur och mindre drag) på arbetsplatsen kunna öka produktivitet och kvalitet? (Precision och arbetstakt påverkas mycket av enstaka graders över- eller undertemperatur). Hur kan fhv bidra till det? Tema 3: Vilken nytta kan ni ha av att FHV för att förbättra arbetsmiljön? Läsanvisning: Kapitel 1, Varför företagshälsovård? Arbetsmiljö innefattar mycket. Beroende på vilken verksamhet som bedrivs varierar arbetsmiljön. Sådant som man kanske inte direkt kopplar till arbetsmiljö kan vara avgörande för hur anställda mår på arbetsplatsen och hur hög sjukfrånvaron är. Finns det några tecken på arbetsmiljöproblem hos er, till exempel: Arbetsolyckor eller arbetssjukdomar. Omotiverat hög sjukfrånvaro i företaget eller inom någon del av företaget. och sammanställningar av hälsoundersökningar. Anställda som börjar få besvär av något slag exempelvis värk som troligen beror på arbetet. Anställda som behöver rehabilitering och där arbetet på något sätt varit en bidragande orsak till rehabiliteringsbehovet. Gnissel och misstämning i organisationen. Förekomst av hot och våld.