sou · GZB367 · 2011-10-13 00:00:00 — följer prototyparbete och utvärdering av prototyper samt förvaltning av resultatet. De förvaltningsgemensamma specifikationer som tas fram ska vara grunden för olika delar av förvaltningens upphandlingar av e-tjänster för arkiv och diarium, likväl som att ligga till grund för internt utvecklade och driftade tjänster. Specifikationerna ska bygga på öppna standards och också ge utrymme för tillämpningar av öppen källkod, allt för att skapa ökad innovation inom området och säkra att de olika systemlösningarna är förvaltningsbara under hela livscykeln. E-tjänst över näringsidkare är en förstudie om behovet av en samlad e-tjänst som ska förmedla basinformation om näringsidkare. Syftet är att tillhandahålla en e-tjänst som möjliggör kontroller av behörig företrädare bl.a. vid användning av e-tjänstelegitimationer. De nuvarande åtta registren om näringsidkare ska även fortsättningsvis handhas av respektive registerhållare. Tjänster som och Mina meddelanden är exempel på de som genast skulle få nytta av denna tjänst. Vad händer fortsättningsvis? driver nu ett arbete med att ta fram ett förslag på lösning. Arbetet bedrivs i nära samverkan med . Förvaltningsgemensam Tjänstekatalog driftsattes i en första version . Synpunkter på utformningen har hämtats in via delegationens öppna erfarenhetsforum samt genom riktade utskick till majoriteten av alla arkitekturnätverk i . Erfarenheterna pekar på att en bättre tillgång till information om vilka tjänster för automatiserad samverkan myndigheterna tillhandahåller bör leda till att tjänsten och informationen återanvänds i större utsträckning. Tjänstekatalogen och dess innehåll kommer att etableras stegvis, i takt med att Vägledningen för automatiserad samverkan utvecklas och förverkligas. Den första etappen av Tjänstekatalogen beskriver en stor del av förvaltningen egenproducerade tjänster för informationsutbyte mellan myndigheter. Ytterliggare två etapper kommer att följa. etapp 1 och befintliga SHS-konceptet kommer att användas för planering av ett utökat samarbete som omfattar alla relevanta tjänster för automatiserad samverkan inom förvaltningen. Planering av de efterföljande två etapperna påbörjas direkt efter driftsättning och avslut av etapp 1. 3.3Behov av samordnad utvecklings- och förvaltningsprocess Delegationen ser ett behov av en samordnad utvecklings- och förvaltningsprocess för att säkerställa att förvaltningsgemensamma komponenter såsom Mina meddelanden, Mina ärenden och Mina fullmakter (och andra kommande komponenter) utvecklas och förvaltas inom ramarna för en gemensam lösningsarkitektur. Hänsyn behöver t.ex. tas till det regelverk för Svensk e-legitimation som är under framtagande. Vidare måste komponenterna samordnas för att skapa möjligheter för en förvaltningsgemensam lösning för gemensam inloggning. En samordnad förvaltningsprocess ska säkerställa att gemensamma komponenter och tjänster hanteras kostnadseffektivt med stöd av processer för ändringshantering och nyttobedömningar. Delegationen avser påbörja arbetet med att ta fram en arbetsmodell för att skapa en samordnad utvecklings- och förvaltningsprocess, främst i samverkan med de utvecklingsmyndigheter21som regeringen har utsett. 21 Regeringen beslutade (N20011/1368/ITP) att ge , Lantmäteriet, Transportstyrelsen och i uppdrag att samordna och främja myndigheters arbete med e-förvaltning. I detta avsnitt beskrivs kortfattat pågående och genomförda aktiviteter inom delegationen som är viktiga att lyfta fram. Delegationens huvuduppgifter är att: koordinera arbetet med e-förvaltning, följa upp myndigheternas samlade arbetet med e-förvaltning, ge stöd till regeringen i det internationella arbete samt utveckla tidigare och Vervas vägledningar och rapporter. Arbetet ska stödja det offentligas utveckling av tjänster för att möta nya krav och förväntningar. behöver arbeta mer sammanhållet och ta hänsyn till förändringar och krav på administrativt samarbete. Även kommuner och landsting berörs av denna utveckling. 4.1.1Nypublicerade eller uppdaterade vägledningar Vägledningen för nyttorealisering har publicerats på delegationens webbplats. Vägledningen tillhandahåller ett ramverk som innehåller processer och verktyg för att tillämpa en nyttobaserad ansats kopplat till verksamhetsutveckling. Det övergripande syftet med vägledningen är att hjälpa offentliga organisationer att bli bättre på att realisera de nyttor som ligger till grund för genomförandet av olika typer av verksamhetsutveckling. Som en införandeaktivitet etableras en koncernstödsgrupp som hjälper intresserade myndigheter med att utveckla deras förmåga till nyttorealisering. Parallellt kommer det nätverk som tagit fram vägledningen att fortsätta träffas och tills vidare ansvara för förvaltningen av vägledningen. Vägledning för behovsdriven utveckling Delegationen kommer ta fram en första version av en vägledning för behovsdriven utveckling – hur man kan integrera användarnas behov i verksamhetsutvecklingen för att få fram tjänster som efterfrågas och används. I vägledningen finns stöd och metoder för att få användarfokus och undvika felaktiga utvecklingsinsatser. Dessutom finns både goda och dåliga exempel som organisationer kan dra nytta av. Syfte med vägledningen är att bidra till att få nöjdare användare, tjänster som används och effektivare verksamhetsutveckling. Delegationen har startat ett nätverk för den som arbetar med behovsdriven utveckling inom förvaltningen. Syftet är att utbyta erfarenheter, öka kompetens, öka samverkan och vidareutveckla vägledningen. , , fick ett uppdrag av regeringen att ta fram en beskrivning av hur IPv6 kan införas på myndighetsnivå. Syftet med beskrivningen är att den ska kunna fungera som stöd till myndigheter, kommuner och andra organisationer i offentlig sektor. PTS avser att vidareutveckla den vägledning delegationen tidigare tagit fram. 4.1.2Framtagande av underlag och beredning Utlämnande på medium för automatiserad behandling Elektronisk kommunikation av uppgifter i realtid är ett centralt samordningsområde för delegationen.22 Utvecklingsarbetet hindras 22 Delegationen prioriterar ett nytt förvaltningsgemensamt projekt för att underlätta informationsutbyte mellan myndigheter och för att förenkla vardagen för privatpersoner och företag (SOU 2011:27 s. 13). Vidare föreligger ett stort utvecklingsbehov som för sin lösning förutsätter automatiserad samverkan där informationsutbyte i elektronisk form är angeläget (SOU 2009:86, s 47 f.). av att det är oklart under vilka förutsättningar system för informationsutbyte kan brukas för vad som i registerförfattningar betecknas utlämnande på medium för automatiserad behandling och vad som utgör direktåtkomst. Delegationen har därför uppdragit åt delegationens expertgrupp för rättsliga frågor att presentera en juridisk modell för on-lineliknande utlämnanden som inte kommer i konflikt med de krav i författning som gäller för direktåtkomst, uppfyller erforderliga krav på persondataskydd och informationssäkerhet och inte för med sig det tekniska överskott av allmänna handlingar hos mottagande myndighet som direktåtkomst anses leda till. Expertgruppens har slutfört sitt arbete i vägledningsform och överlämnat det för vidare beredning inom delegationen. En utgångspunkt för expertgruppen har varit att de tekniska förutsättningarna för informationsutbyte området är under snabb utveckling som de rättsliga komplikationerna är av sådan art att en offentlig utredning har förutskickats. Mot den bakgrunden har expertgruppen tagit fram en modell som, i avvaktan på resultatet av det kommande utredningsarbetet, ska kunna ge en praktiskt fungerande online-liknande åtkomst för myndigheter som persondataskyddet inte ska kunna åsidosättas.23 Expertgruppen har inriktat sig på att identifiera klara fall av direktåtkomst respektive utlämnande på medium för automatiserad behandling samt att rekommendera ett förfarande som, under vissa angivna förutsättningar, anses vara utlämnande på medium för automatiserad behandling utan prövning av en fysisk person och utan tidsfördröjning. Modellen för inte med sig något tekniska överskott av allmänna handlingar hos mottagande myndighet. Bland de centrala förutsättningarna finns krav på att begärande myndighet för varje enskilt fall ansöker om att få vissa uppgifter utlämnade till sig, att beslutsstödssystem införts i behörig ordning hos den utlämnande myndighet och att detta beslutsstödssystem för varje enskilt fall fattar individuella förvaltningsbeslut som kan leda till bifall eller avslag. Ytterligare förutsättningar ges för den som ska tillämpa modellen bl.a. om kontroller som utlämnande myndighet måste utföra för att kompensera ökade risker med online-liknande utlämnanden och för att individuella förvaltningsbeslut med en godtagbar kvalitet ska anses föreligga. Vidare betonas vikten av att myndigheten redan i ett tidigt skede involverar 23 Jfr E-delegationens första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU:2009:86, s. 64). rättslig expertis och i förekommande fall personuppgiftsombud när den utvecklar tekniska system i enlighet med vägledningen. Vidareutnyttjande av offentlig information trädde lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen, den s.k. PSI-lagen, ikraft. Syftet med lagen är att främja utvecklingen av en informationsmarknad genom att underlätta enskildas användning av handlingar som tillhandahålls av myndigheter24. fick delegationen ett tilläggsuppdrag bl.a. med utgångspunkt i PSI-lagen. Utifrån uppdraget har delegationen initierat arbetet med underlag till en vägledning25 som riktar sig till organisationer i offentlig sektor. Syftet är att främja myndigheternas arbete med att tillgängliggöra information för vidareutnyttjande. Arbetet bedrivs i ett öppet forum för att möjliggöra synpunkter från så många som möjligt. I arbetet är delegationen i kontakt med privatpersoner och företag som arbetar med, eller är på väg att starta verksamhet baserad på offentlig information. Flera av dessa upplever att det är problematiskt att få tillgång till och använda information från offentlig sektor på de sätt de önskar. Skäl som anförs är bl.a. att priserna för information är för höga26, att myndigheter konkurrerar med deras verksamhet och att villkoren för att använda informationen kan vara komplicerade att sätta sig in i. Det finns därmed indikationer på att de effekter som avsågs med PSI-lagen riskerar att utebli och att fler och mer kraftfulla åtgärder kan behöva genomföras för att öka tillgången till offentlig information. Delegationen kommer att beakta möjligheterna att genomföra ytterligare åtgärder för att öka tillgången till offentlig information. Delegationen anordnade ett välbesökt dialogmöte om framtidens e-förvaltning . Dialogmötet riktade sig till personer 24https://lagen.nu/2010:566#P1 25http://feedback.edelegationen.se/vlpsi/ 26Se bl.a. Opinion : Misslyckad lag hotar smarta tjänster och entreprenör : Överklagan till högsta förvaltningsdomstolen som arbetar med verksamhetsutveckling på strategisk nivå i stat, kommun eller landsting, gärna med placering i ledningsgruppen. Syftet med mötet var att få en dialog kring utvecklingen av e-förvaltning, nå ut till myndigheter, kommuner och landsting som inte medverkar i delegationen, involvera kommuner mer i delegationens arbete samt främja samverkan mellan stat och kommun. Delar av resultatet från mötet har bidragit till innehållet i detta betänkande, bland annat behovet av ett tydligt ledarskap för att driva e-förvaltningen framåt. Några fler slutsatser från mötet är följande. En majoritet av mötesdeltagarna ansåg att den vision och målbild för e-förvaltning som politiker, delegationen och SKL förmedlar hör ihop. Den risk man ser är att målen är alltför politiska och retoriska. Deltagarna menade att en beskrivning av vägen till målen saknas, även om ett antal insatsområden är identifierade. Den allra viktigaste framgångsfaktorn för att ska vara ledande inom e-förvaltning ansåg deltagarna vara ett aktivt ledarskap. Ledarskapet behövs för att skapa "driv", tydlighet och skapa förändringar. Ett koncerntänk med någon som leder samordningen behövs. Den mest avgörande faktorn för en framgångsrik e-förvaltning är e-ID, ansåg deltagarna. Andra faktorer är styrning, upphandling, standardisering, informationsutbyte, samverkan, finansiering, marknadsföring, kompetens, tillgänglighet, integritet och säkerhet samt öppen offentlig information. Vid mötet kunde också deltagarna ge förslag på viktiga samverkanslösningar som förvaltningen borde realisera tillsammans. Majoriteten av de förslag som framkom rörde gemensamma tjänster utifrån olika livshändelser som underlättar för privatpersoner och företag (t.ex. föräldraskap, hälsa, vård, bostad). Nationella Mina sidor, tjänster via en gemensam ingång eller singel- sign-on lösningar var andra förslag. 4.3Forum för idéer och förslag För att stärka innovationskraften inom e-förvaltning kommer delegationen starta forumet . Forumet vänder sig till den som ofta är i kontakt med myndigheter, kommuner och landsting eller som arbetar med verksamhetsutveckling i offentlig sektor. Syftet är att få tips och idéer om hur förvaltningen kan förbättra sin service nu och . Inlämnande förslag som bedöms behöver åtgärdas, omhändertas av ansvarig myndighet, SKL eller kan tas upp som förslag till delegationens projektportfölj. Forumet följs upp angående hur många förslag som har inkommit, vilka som har gått vidare för hantering och hur många som har bidragit till förändringar. 4.4Uppföljningsarbetet och förväntade resultat Delegationens uppföljning och rapportering av förväntade resultat utifrån de kommittédirektiv som regeringen beslutat samt de förslag och ställningstaganden som delegationen gjort i tidigare betänkanden finns publicerade på delegationens webbplats. Delegationen arbetar kontinuerligt med att informera om sin verksamhet och eftersträvar transparens och öppenhet för att göra hela förvaltningen delaktig i arbetet. utvärderades delegationens kommunikationsaktiviteter och kanaler. Drygt 1500 personer följde delegationen via sociala medier, forum och nyhetsbrev. Dessa personer representerade uppskattningsvis minst 120 myndigheter, 100 kommuner och 120 leverantörer. E-delegationens webbplats hade cirka 6 500 besök och av dessa var ungefär 4 000 unika besökare. De förbättringspunkter som finns är att i ännu högre grad nå ut till ledningsgrupper inom stat och kommun med information och dialog kring delegationens arbete, till myndigheter som inte ingår i delegationen, involvera kommunerna och implementera och förankra de vägledningar som delegationen tar fram. Aktiviteter som är på gång eller som genomförts är bland annat följande: Delegationen arrangerar och deltar vid dialogmöten med generaldirektörer, kommundirektörer och verksamhetsutvecklare, inbjuder till öppna möten för leverantörer och nätverksdagar till riktade målgrupper samt deltar bland annat i Offentliga rummet, 42, E-förvaltningsdagarna, och . arrangerar delegationen tillsammans med SKL flera seminarier som tar upp aktuella frågor kring e-förvalt- ning och blandar teori med praktiska övningar och diskussioner. Allt i syfte att den som arbetar med e-förvaltningsfrågor inom stat eller kommun ska kunna dra nytta av kunskaperna i sitt arbete på hemmaplan. Delegationen genomför ett antal aktiviteter i syfte att implementera och förankra vägledningar som delegationen tar fram. Till exempel görs alltid utkast till vägledningar tillgängliga i delegationens forum för synpunkter och dialog. Till vissa vägledningar finns separata webbplatser med kommentatorsfunktion och forum. Delegationen har startat nätverk för att vidareutveckla och utbyta erfarenheter kring vägledningarna. Inom området nyttorealisering kommer deltagare från den arbetsgrupp som tagit fram vägledningen att presentera innehållet på ett antal platser i landet, och kan också ge praktiska råd och stöttning till den myndighet eller kommun som är intresserad. Delegationen uppmuntrar gärna utbildningsföretag eller liknande att utbilda i vägledningarna. Delegationen avser att mäta effekten av aktiviteterna. Behovsanalys, attitydundersökning, erfarenhetsutbyte m.m. Tillsammans med SKL genomför delegationen en behovsanalys som ska identifiera gemensamma behov av stöd och verktyg bland dem som arbetar med e-förvaltning inom stat och kommun. Förväntade effekter är att få fram lösningar som bidrar till aggregerad kunskap, ökad samverkan och att behåller en framskjuten position inom internationell e-förvaltning. Resultatet från behovsanalysen kommer dessutom bli utgångspunkten för en omarbetning av delegationens webbplats . Delegationen avser att följa upp den undersökning kring statliga myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster som genomfördes , med en undersökning kring privatpersoners upplevelse av och attityder till e-förvalt- ning och e-tjänster. Arbetet med att öka utbytet av erfarenheter pågår även i fortsättning i delegationens olika forum, seminarier, nätverk och med en artikelserie om goda exempel på delegationens webbplats. Kommunikationsarbetet kommer inriktas på att i högre grad involvera privatpersoner och företag i utvecklingen av e-förvaltning. publicerade kommissionen en ny version av ramverket för interoperabilitet och tillhörande strategi för införandet29 genom ISA-programmet30. Delegationen medverkar i styrgruppen för samt i deras olika arbetsutskott. Det europeiska ramverket för interoperabilitet preciserar en miniminivå för alla medlemsländer utifrån vilken medlemsländerna ska vidareutveckla nationella ramverk. utgör också en grund för en interoperabilitet över landsgränserna vilket skapar möjlighet för bättre offentliga e-tjänster på EU-nivå Delegationens arbete bedrivs i ett utskott som bl.a. tar fram en vägledning för automatiserad samverkan och andra interoperabilitetsrelaterade produkter. har en tjänstekatalog utvecklats med syfte att öka kännedom om och återanvändning av den information som redan samlats in i förvaltningen. Övriga produkter som planeras är: en vokabulärkatalog för att synliggöra de vokabulärer som används inom det offentliga och möjliggöra en gradvis framväxande semantisk interoperabilitet och 28Tillstånd där system, organisationer eller verksamhetsprocesser fungerar tillsammans och kan kommunicera med varandra utan att särskilda åtgärder behöver vidtas (föreslagen definition från E-delegationens terminologiutskott). 29European Interoperability Framework (EIF), . 30Interoperability Solutions for , . en nationell interoperabilitetsportal för offentlig sektor med information om interoperabilitetsinitiativ och ingångar till de övriga produkterna. Delegationen bistår regeringen i EU-samarbetet och i det internationella arbetet med frågor om e-förvaltning framförallt genom att besvara enkäter från EU och FN, organisera utländska besök (, , , och ), delta vid möten och konferenser (EU-möten i , World of Health IT i och i ) samt genom studiebesök () och omvärldsbevakning. 4.8Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster Inom ramarna för E-delegationens uppdrag att följa upp myndigheternas arbete med e-förvaltning har en enkätundersökning riktad mot förvaltningsmyndigheterna genomförts.31 Syftet har varit att ge en samlad översiktsbild över myndigheternas arbete med e-förvaltning. I rapporten redovisas ett antal indikatorer på e-förvaltningsarbetets effekter på förvaltningen, företag och privatpersoner. Ambitionen är att genomföra undersökningen och att den ska bidra till ökad kunskap om e-förvaltningens utveckling och genomslag. Parallellt med myndighetsrapporten (avsnitt 4.8.1) har SKL genomfört en liknande enkätundersökning (avsnitt 4.8.2). Sammantaget finns nu en samlad uppföljning av e-förvaltningen i . En vidare analys av enkätresultaten kommer att vara en viktig påverkansfaktor för delegationens ställningstaganden om hur arbetet bäst drivs vidare och vilka prioriteringar som bör göras. 31 Rapporten av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011 finns i sin helhet publicerad på E-delegationens webbplats. 4.8.1Enkätens resultat avseende myndigheter Nedan redovisas en sammanfattning av enkätens resultat. av myndigheterna tillhandahåller cirka 610 e-tjänster via gränssnittet maskin-till-människa. av myndigheterna tillhandahåller cirka 150 e-tjänster via gränssnittet maskin-till-maskin. av myndigheterna anger att de helt kunnat automatisera den bakomliggande ärendehanteringen för en majoritet av de e-tjänster de tillhandahåller via ett webbaserat gränssnitt. av myndigheterna planerar att utveckla och införa nya e-tjänster . För av myndigheterna är detta inte aktuellt. För mer än hälften av myndigheterna har e-förvaltningsfrågor mycket eller ganska hög prioritet. För av myndigheterna har e-förvaltningsfrågor ganska låg eller mycket låg prioritet. Cirka en fjärdedel av myndigheterna anger att de har pågående strategiformuleringsprocesser kopplade till e-förvaltning, sourcing och kanalval. Framtagandet av kostnads/nyttoanalyser (Business Case) inför beslut om investering används ofta av av myndigheterna, men systematisk uppföljning av effektmål och tillämpning av en process för nyttorealisering används i mer begränsad omfattning. Samverkan kopplat till e-förvaltning sker i störst utsträckning med andra statliga myndigheter. av myndigheterna anger att de samverkat med andra myndigheter i utvecklingen av e-tjänster. av myndigheterna anger att de delar IT- infrastruktur med andra myndigheter. För av myndigheterna har utvecklingsarbete kopplat till e-förvaltning inneburit ökad samverkan med andra offentliga organisationer, ser inte någon förändring. av myndigheterna anger att arbetet med e-förvaltning har inneburit att de har kunnat höja sina servicenivåer till privatpersoner och företag. uppger strax att de kunnat effektivisera sina arbetsprocesser och höja kvaliteten på den information de förvaltar. anger att de kunnat konstatera förbättringar vad gäller minskat uppgiftslämnande för privatpersoner och företag. anger att de kunnat frigöra resurser internt. Det största hindret kopplat till myndigheternas utveckling av e- förvaltningen är finansieringen. har svarat att detta är ett mycket stort eller ganska stort hinder. av myndigheterna har angivit att de befintliga lagar och regelverk utgör ett mycket stort eller ganska stort hinder för deras utvecklingsarbete. har angivit att kompetensfrågan är ett mycket eller ganska stort hinder kopplat till deras utveckling av e- förvaltningen, men menar att det är ett ganska eller mycket litet hinder. Ett av huvudsyftena med lagen (2010:566) om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen är att i ökad omfattning tillgängliggöra (maskinläsbar) offentlig information för att företag och privatpersoner ska kunna skapa nya informationsprodukter och tjänster. av myndigheterna har svarat att de publicerar information om tillgänglig och maskinläsbar data för vidareutnyttjande. meddelar att arbete pågår. publicerar inte någon information om vilken data de tillgängliggör för vidareutnyttjande. Antalet myndigheter som har tagit fram en policy om användandet av social medier har ökat från år anger av myndigheterna att arbete pågår. Nästan hälften av de statliga myndigheterna använder sig av programvara som molntjänst i någon omfattning. Exempel är t.ex. projektverktyg, klienter för e-post och grupp/samarbetsprogramvara. uppger av myndigheterna att man utvärderar abonnemang av olika programvaror/applikationer tillhandahållna som molntjänster. av myndigheterna använder sig av infrastrukturtjänster i molnet i någon omfattning. av myndigheterna har inte infört IPv6 (). av myndigheterna har inte infört DNSSEC (Extensions) (). 4.8.2Enkätresultat avseende kommuner och landsting Parallellt med myndighetsrapporten har SKL genomfört en liknande undersökning.32 Nedan redovisas en sammanfattning av resultaten. Strategi och prioritering av arbete med e-förvaltning