sou · GZB358 · 2011-09-27 00:00:00 — Med införandet av den nya skollagen har tillkommit nya beslutsformer. Ärendehandläggningen kommer att öka, vilket får betydelse för dokumentationen. I skolmyndigheter bedrivs både verksamhet som utgör ärendehandläggning och verksamhet som utgör faktiskt handlande. Gränsen mellan dessa olika typer av verksamheter är ofta flytande. Förenklat kan ärendehandläggning skiljas från faktiskt handlande genom att den förra avser myndighetens beslutande verksamhet (/, Förvaltningslagen med kommentarer, 2010 s. 38). När det gäller ärenden som avser myndighetsutövning mot enskild enligt skollagen hos kommun, landsting eller enskild huvudman är 15 § förvaltningslagen (1986:223) om anteckningsskyldighet tillämplig (29 kap. 10 § SkolL). Av bestämmelsen följer att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ett ärende ska antecknas. Betygssättningen är uttryckligen undantagen från tillämpningen av bestämmelserna om handläggning. För handläggning i samband med betygssättning finns särskilda bestämmelser i 3 kap. SkolL och respektive skolformskapitel. Som framgår av avsnitt 3.4 föreslår att det i skollagen införs en bestämmelse om lärares skyldighet att dokumentera elevers kunskaper, som har betydelse för betygssättningen. I underlaget för den föreslagna omprövningen ska det också finnas representativa elev- Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan Andra dokument av intresse ur sekretessynpunkt är elevarbeten. Skolläkare, skolsköterskor och psykologer bedriver sin verksamhet inom ramen för två skilda regelverk, nämligen skollagstiftningen och lagstiftningen om hälso- och sjukvård. När det gäller hälso- och sjukvården finns krav på såväl journalföring som annan typ av dokumentation (3 kap. 1 § patientdatalagen [2008:355]). Enligt lagstiftningen före fanns bestämmelser om åtgärdsprogram i skolformsförordningarna. Genom ändringar av bestämmelserna skärptes huvudmännens utredningsansvar och vad som skulle framgå av åtgärdsprogrammet förtydligades. Om det genom uppgifter från skolans personal, en elev, elevens vårdnadshavare eller på annat sätt framkom att en elev kunde ha behov av särskilt stöd, skulle rektor se till att behovet utreddes. Om utredningen visade att särskilt stöd behövdes skulle ett åtgärdsprogram utarbetas. Av åtgärdsprogram skulle framgå vilka behov som fanns och hur de skulle tillgodoses samt hur åtgärderna skulle följas upp och utvärderas. När åtgärdsprogram utarbetades skulle eleven och elevens vårdnadshavare ges möjlighet att delta. Samma bestämmelser gällde för , sameskolan, specialskolan, särskolan, gymnasieskolan och fristående skolor (5 kap. 1 § tredje och fjärde styckena grundskoleförordningen [1994:1194], 6 kap. 1 § specialskoleförordningen [1995:401], 5 kap. 1 § särskoleförordningen [1995:206], 8 kap. 1 a § gymnasieförordningen [1992:394], 8 kap. 1 a § gymnasiesärskoleförordningen [1994:741] samt 1 a kap. 5 a § och 2 kap. 7 a § förordningen om fristående skolor och viss enskild verksamhet inom skolområdet [1996:1206]). 4.3.2Skolverkets allmänna råd för arbetet med åtgärdsprogram, SKOLFS 2008:25 I de allmänna råden för arbetet med åtgärdsprogram behandlas frågor om åtgärdsprograms innehåll och sekretess. Från dessa allmänna råd har inhämtats följande. Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan Skolhälsovården kan bidra i utredningen om en elevs förutsättningar att följa undervisningen. Under förutsättning att skolhälsovården får vårdnadshavarnas medgivande, kan den skolpersonal som behöver ha information om känsliga uppgifter för att utföra sitt arbete ta del av dessa. Andra som kan bidra till utredningen om en elev behöver särskilt stöd i skolan är t.ex. habiliteringen, barn- och ungdomspsykiatrin och . Dessa verksamheter kan efter vårdnadshavarens medgivande informera skolan om en elevs situation. En utredning om en elevs behov av särskilt stöd innehåller uppgifter som till sin natur är att hänföra till skolans elevvårdande verksamhet. Rutiner för hur utredningarna dokumenteras och förvaras ska därför finnas. Det finns skäl att skilja skolans utredning från åtgärdsprogrammet, eftersom en åtskillnad minimerar risken att integritetskänsliga uppgifter om eleven sprids. Elever byter lärare och också skola under sin skoltid. För elever som har svårigheter i sin skolsituation är det särskilt angeläget att byten och övergångar fungerar. Ett väl utformat åtgärdsprogram är betydelsefullt för att vidarebefordra information om eventuella stödbehov och om vilka tidigare åtgärder som har visat sig framgångsrika. finns det skäl att noga överväga vilken information som är relevant för den skola som tar emot en elev. Om en elev byter till en skola i en annan kommun kan information som innehåller känsliga uppgifter om elevens personliga förhållanden lämnas över om vårdnadshavaren lämnat sitt samtycke. I annat fall får uppgifter lämnas ut först efter det att skolan gjort en bedömning av om det är uppenbart att intresset av att uppgifterna lämnas ut har företräde framför det intresse som sekretessen ska skydda. Vid skolbyte till en fristående skola måste vårdnadshavarna lämna sitt samtycke för att känsliga uppgifter ska kunna lämnas ut. kommer att besluta om nya allmänna råd om arbetet med åtgärdsprogram. De nya allmänna råden beräknas vara klara . De befintliga allmänna råden kan användas i tillämpliga delar till dess att de nya allmänna råden har beslutats. Regleringen av processen som leder till beslut om särskilt stöd och åtgärdsprogram är tydligare i skollagen. Bestämmelser om särskilt stöd samlas i 3 kap. om barns och elevers utveckling mot målen. Bestämmelserna, som finns i 7–12 §§ i kapitlet, gäller till skillnad Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan från tidigare också i förskoleklassen och i fritidshemmet. För förskolan finns däremot särskilt anpassade bestämmelser i 8 kap. om skyldighet att ge särskilt stöd och att utreda behov av sådant stöd. Förskolechefen har ett ansvar som motsvarar rektorns ansvar i skolan. Bestämmelserna har anpassats till målen för förskolan, som inte avser individuella barns prestationer utan verksamhetens kvalitetsutveckling. Det har av samma anledning ansetts att det saknas skäl att införa bestämmelser om åtgärdsprogram. Bestämmelserna om utredning och åtgärdsprogram i 3 kap. 8 och 9 §§ SkolL har följande lydelse. 3 kap. 8 § SkolL Om det inom ramen för undervisningen eller genom resultatet på ett nationellt prov, genom uppgifter från lärare, övrig skolpersonal, en elev eller en elevs vårdnadshavare eller på annat sätt framkommer att det kan befaras att en elev inte kommer att nå de kunskapskrav som minst ska uppnås, ska detta anmälas till rektorn. Rektorn ska se till att elevens behov av särskilt stöd skyndsamt utreds. Behovet av särskilt stöd ska även utredas om eleven uppvisar andra svårigheter i sin skolsituation. Samråd ska ske med elevhälsan, om det inte är uppenbart obehövligt. Om en utredning visar att en elev är i behov av särskilt stöd, ska han eller hon ges sådant stöd. 3 kap. 9 § SkolL Åtgärdsprogram ska utarbetas för en elev som ska ges särskilt stöd. Av åtgärdsprogram ska framgå vilka behoven är, hur de ska tillgodoses och hur åtgärderna ska följas upp och utvärderas. Eleven och elevens vårdnadshavare ska ges möjlighet att delta när åtgärdsprogram utarbetas. Åtgärdsprogrammet beslutas av rektorn. Om beslutet innebär att särskilt stöd ska ges i en annan elevgrupp eller enskilt enligt 11 § eller i form av anpassad studiegång enligt 12 § får rektorn inte överlåta sin beslutanderätt till någon annan. Om en utredning enligt 8 § visar att eleven inte behöver särskilt stöd, ska rektorn eller den som rektorn har överlåtit beslutanderätten till besluta att åtgärdsprogram inte ska utarbetas. 2009/10:165 (s. 285 ff. och s. 663 ff.) framgår följande om bestämmelserna om utredning och åtgärdsprogram. En bestämmelse om i vilka situationer behovet av särskilt stöd ska utredas införs. Anmälningsskyldigheten kan i det enskilda fallet gälla en lärare, personal inom elevhälsan eller annan skolpersonal. En omständighet som utlöser utredningsskyldigheten är att det av elevens resultat på ett nationellt prov framgår att han eller hon riskerar att inte nå kunskapskraven för den aktuella årskursen. Be- hovet kan också komma fram vid ett utvecklingssamtal mellan lärare, Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan elev och vårdnadshavare eller genom uppgifter från andra utanför skolan, t.ex. . Redan tidigare förutsattes att åtgärdsprogram föregås av en utredning. Att utredningen ska utföras skyndsamt är däremot nytt. En skyldighet införs också att ge särskilt stöd till elever med andra svårigheter än svårigheter i skolarbetet. Med uttrycket avses sådana situationer där en elev behöver särskilt stöd även om det inte finns anledning att befara att han eller hon inte ska nå de kunskapskrav som minst ska nås. Det anges också uttryckligen att samråd ska ske med elevhälsan, utom i de fall där det är uppenbart obehövligt. Det är väsentligt att det finns rutiner för rektorns samråd med elevhälsopersonalen. Med den nya regleringen utgår bestämmelserna om elevvårdskonferens ur skolformsförordningarna. Beroende på det enskilda fallet varierar behovet av samarbete med den medicinska delen av elevhälsan. I vissa fall kan det vara nödvändigt att samarbeta med andra verksamheter som , verksamhet enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och barn- och ungdomspsykiatrin. Sådana kontakter under utredningen ska självklart ske med beaktande av gällande sekretessbestämmelser. Alla elever i de obligatoriska skolformerna ska ha en individuell utvecklingsplan som stöd för utvecklingen mot målen. Ett åtgärdsprogram avser däremot endast en elev som är i behov av särskilt stöd eller på annat sätt uppvisar svårigheter i sin studiesituation. Åtgärdsprogrammet ska användas av eleven och skolan för att planera och utveckla hela den pedagogiska verksamheten för eleven. Arbetet med programmet ska utgå från elevens behov, elevens styrkor och svagheter samt vilka hinder och möjligheter som finns i elevens omgivning. Arbetet ska omfatta elevens hela skolsituation. Det bör också framgå vem som är ansvarig för att stödåtgärderna genomförs, följs upp och utvärderas. Stödinsatser ska i första hand ges i den gemenskap eller gruppering där eleven vanligtvis ingår. Stödet ska dock liksom tidigare – om det finns särskilda skäl – kunna ges i en annan miljö, där det finns bättre förutsättningar för eleven att kunna tillgodogöra sig det. Särskilt stöd får ges i stället för den undervisning eleven annars skulle ha deltagit i eller som komplement till denna. Särskilt stöd kan då ges enskilt eller i en annan undervisningsgrupp (särskild undervisningsgrupp). Särskild undervisningsgrupp kan betyda undervisning i en annan gruppering inom skolenheten eller undervisning i andra lokaler med annan personal, ibland i ett s.k. skoldaghem. De särskilda skäl som kan åberopas för ett sådant beslut är kopplade till Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan möjligheten att skapa bättre förutsättningar att pedagogiskt hantera elevens stödbehov. Förutom inlärningsproblematik kan det handla om olika funktionsnedsättningar, språkproblem, beteendestörningar m.m. som kan ligga till grund för bedömningen att elevens behov bättre kan tillgodoses i en annan undervisningsgrupp än den ordinarie. När det gäller placeringar i s.k. skoldaghem eller resurscenter bottnar detta ofta i en komplicerad social situation och eleven kan ha behov även av annat stöd än det rent pedagogiska. Åtgärdsprogrammet är ett beslut som ska dateras och undertecknas av beslutsfattaren i enlighet med reglerna i förvaltningslagen. Det bör upprättas i en särskild handling och ska förvaras på ett betryggande sätt. Ett beslut om att upprätta eller inte upprätta ett åtgärdsprogram kan överklagas till . Betydelsen ur sekretessynpunkt av att åtgärdsprogram utgör ett beslut utvecklas närmare i avsnitt 7.2. 4.4Skolverkets rapport av åtgärdsprogram och särskilt stöd i av åtgärdsprogram och särskilt stöd i , 2003, ger en bild av åtgärdsprogrammens innehåll. Kartläggningen visade att i genomsnitt av eleverna i hade åtgärdsprogram. Eftersom var fjärde elev som fick särskilt stöd saknade dokumenterad planering var slutsatsen att bestämmelserna om åtgärdsprogram inte fått fullt genomslag. Utformningen av åtgärdsprogram skilde sig åt mellan skolorna. Varje skola hade utvecklat sin egen modell för dokumentation. I genomgångna åtgärdsprogram dominerade följande problembeskrivningar; svårigheter att nå kunskapsmålen, tal-, språk- eller kommunikationshinder, socioemotionella svårigheter, koncentrationssvårigheter, läs- och skrivsvårigheter och matematiksvårigheter. I undersökningarna ställdes frågan hur urvalet av elever för stödverksamheten går till och på vilket sätt elevers svårigheter fastställs. Som identifikationsinstrument användes standardiserade formulär eller mallar, dvs. för ändamålet framtagna test där standardisering eller normering av resultat fanns att tillgå, och pedagogisk kartläggning. Som underlag för den pedagogiska kartläggningen användes standardiserade och icke standardiserade test, nationella ämnesprov, intervju eller observation av eleven, observation av interaktionen i klassrummet och observationer av lärarnas undervisning. Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan psykologiska och sociala utredningar användes också relativt frekvent. Vid utarbetandet av åtgärdsprogram användes mest frekvent psykologisk expertis. När de gällde områden som beskrevs dominerade beskrivningen av den enskilde elevens individuella problematik. Åtgärder som föreslogs var anpassning av arbetsformer eller arbetssätt, anpassade läromedel, anpassning av den fysiska miljön, förändring av klass eller gruppsammansättning, placering av eleven i liten grupp, särskild färdighetsträning och kompetensutveckling av skolpersonal. Målen i åtgärdsprogram kunde delas in i två slag – dels mål som hade att göra med problem i skolans ämnen och färdigheter i t.ex. läsning, skrivning och matematik, dels mål av psykosocial eller socioemotionell karaktär. I de lägre skolåren övervägde läs- och skrivproblem. I åtgärdsprogrammen för elever i årskurs 4 till 9 var matematiksvårigheter lika vanliga som läs- och skrivsvårigheter. För eleverna i dessa årskurser var psykosociala och socioemotionella problem vanligast. Problemen uttrycktes bl.a. som oro, prestationsångest, koncentrationssvårigheter, ilska, bristande kamratrelationer, ständiga bråk, farlighet och bristande empati. Att pedagogiska utredningar endast i mindre omfattning kompletterades av sociala eller medicinska utredningar ifrågasattes då socioemotionella problem och koncentrationsstörningar förekom ofta. Bristande samverkan antogs kunna vara en tänkbar orsak till att det förhöll sig så. Mål i åtgärdsprogram var oftast kortsiktiga. Uppföljning skedde och utvärdering av åtgärdernas effekter företogs relativt frekvent. Vanligt var att åtgärdsprogram togs upp vid utvecklingssamtal, som hölls minst en gång per termin. Åtgärder varierade mellan de olika skolorna och speglade varje skolas kultur, traditioner och intressen hos den specialpedagogiska personalen. Samordning eller avsaknad av samordning mellan specialpedagogisk verksamhet och skolans vanliga pedagogiska verksamhet blev tydlig. När samordning fanns hade åtgärdsprogram likheter med patientjournaler inom hälso- och sjukvården. Målbeskrivningarna skiljde sig markant åt mellan skolorna. I åtgärdsprogram lyftes nästan undantagslöst inledningsvis fram elevens starka sidor. Man beskrev vad eleven var bra på och vilka framför allt sociala förtjänster han eller hon hade. Därefter kom man till elevens svårigheter och det var kring dessa innehållet fortsättningsvis kretsade. Några åtgärdsprogram var riktade till eleven själv och en slags dialogform om skolarbetet användes. I andra fall där det från skolans sida fanns misstankar om en bristande omvårdnad i hemmet var innehållet tydligt riktat till Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan Inte sällan härledde skolans personal elevens svårigheter till brister i hemmiljön. I rapporten uppmärksammades hur känslig information hanterades och fördes vidare. I många fall hade utredningar av olika slag och kartläggningar med uppgifter av mycket känslig karaktär bifogats. Det var viktigt att det fanns en medvetenhet om att det som skrevs kunde komma att följa eleverna vidare genom skolgången. Ett stort mått av varsamhet var påkallat vad gällde användningen av känsliga uppgifter. Det var rimligt att eleven och elevens föräldrar gavs möjlighet att avgöra vilken information som fördes vidare vid övergångar inom skolan och vid byte till annan skola. 4.5Särskilt stöd i , En sammanställning av senares års forskning och utvärdering I konstateras beträffande behovet av särskilt stöd att en betydande andel elever inte når utbildningsmålen. Antalet elever i behov av särskilt stöd enligt uppgifter från kommuner var också betydligt färre än vad som kunde förväntas mot bakgrund av den andel elever som inte hade godkända resultat på nationella prov. dåvarande utbildningsinspektion visade att vart fjärde rektorsområde i behövde förbättra arbetet med att tillgodose elevers rätt till särskilt stöd. Det var i huvudsak två olika typer av svårigheter som föranledde behov av särskilt stöd, nämligen lärande- och beteendesvårigheter. I de senare innefattades socioemotionella svårigheter och koncentrationssvårigheter. När det gällde lärande var läs- och skrivsvårigheter vanligast. Dessa svårigheter var också de enskilt vanligast. Kunskaps- och beteendemässiga svårigheter identifierades på olika sätt. Kunskapsmässiga svårigheter identifierades oftast med någon form av standardiserad test, endera genom en allmän screening eller enskilt av speciallärare eller specialpedagog. När det gällde beteendemässiga svårigheter gjorde pedagogerna själva en bedömning. Trots att socioemotionella svårigheter var vanliga i åtgärdsprogram ingick inte kontakt med skolkurator eller skolpsykolog bland åtgärder. Däremot nämndes i åtgärdsprogram andra kontakter t.ex. med barn- och ungdomspsykiatrin eller habilitering. Medan bestämmelserna om åtgärdsprogram förutsatte en allsidig utredning och förståelse för elevens problem i ett sammanhang där undervisningens innehåll och Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan metoder ingick, fanns fokus uteslutande på individen när åtgärdsprogram utarbetades. Bristerna i utredningarna riskerade att leda till fel sorts stöd. Bestämmelser om individuella utvecklingsplaner infördes för och beträffande övriga skolformer inom den obligatoriska skolan och fristående grundskolor och fristående särskolor . Lärare, elev och elevens vårdnadshavare skulle minst en gång per termin ha utvecklingssamtal. Samtalet skulle handla om hur elevens kunskapsutveckling och sociala utveckling bäst kunde stödjas. Vid utvecklingssamtalet skulle läraren i en framåtsyftande individuell utvecklingsplan skriftligt sammanfatta vilka insatser som behövdes för att eleven skulle nå målen och i övrigt utvecklas så långt möjligt inom ramen för läroplanen och kursplanerna. På begäran av vårdnadshavaren skulle läraren som ett komplement till utvecklingssamtalet även lämna annan skriftlig information om elevens skolgång. Den kompletterande skriftliga informationen fick inte ha karaktären av betyg. hade med anledning av regeringens prop. 2006/07:86, Vissa skolfrågor, beslutat att häva den riksdagsbindning som gällde för skriftlig information om elevers skolgång i samband med utvecklingssamtal i och motsvarande skolformer (bet. 2006/07:UbU14). I promemorian En individuell utvecklingsplan med skriftliga omdömen (U2008/204/S) föreslogs att bestämmelserna om individuella utvecklingsplaner skulle ändras så att en plan även skulle innehålla omdömen om elevens kunskapsutveckling i varje ämne. Omdömena skulle få vara betygsliknande och rektor beslutade om den närmare utformningen. Planen fick också innehålla annan information om elevens skolgång om rektor beslutade detta. Ändringarna som föreslagits i promemorian genomfördes . Läraren skulle i den individuella utvecklingsplanen, förutom att som tidigare sammanfatta vilka insatser som behövdes för att eleven ska nå målen, också ge skriftliga omdömen om elevens kunskapsutveckling i relation till målen i de ämnen som eleven får undervisning i. Rektorn på skolan hade möjlighet att besluta att information om elevens utveckling i övrigt Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan skulle lämnas i den individuella utvecklingsplanen. Bestämmelserna om individuell utvecklingsplan fanns i 7 kap. 2 § grundskoleförordningen, 8 kap. 1 § specialskoleförordningen, 7 kap. 1 § särskoleförordningen och 5 kap. 3 § sameskolförordningen (1995:205) samt 1 a kap. 8 § förordningen om fristående skolor och viss enskild verksamhet inom skolområdet. Däremot saknas sådana bestämmelser för förskolan, förskoleklassen, fritidshemmet och gymnasieskolan. I läroplanen för det obligatoriska skolväsendet, förskoleklassen och fritidshemmet (Lpo94) beskrevs verksamheternas värdegrund och uppdrag samt mål och riktlinjer för arbetet. har fattat beslut om riktlinjer för nya läroplaner och kursplaner och föreskrifter om kunskapskrav för de obligatoriska skolformerna med anledning av regeringens proposition 2008/09:87 Tydligare mål och kunskapskrav – nya läroplaner för skolan (bet. 2008/09:UbU). En ny läroplan för , förskoleklassen och fritidshemmet (Lgr 11) har beslutats av regeringen och började tillämpas . Nya läroplaner har också beslutats för sameskolan och specialskolan. 4.6.2Skolverkets allmänna råd och kommentarer, Den individuella utvecklingsplanen med skriftliga omdömen, SKOLFS 2009:16 I de allmänna råden med kommentarer behandlas frågor om hur den individuella utvecklingsplanen är avsedd att användas, den individuella utvecklingsplanens innehåll och sekretess. Från dessa allmänna råd med kommentarer har inhämtats följande. Den individuella utvecklingsplanen ska inte vara ett statiskt instrument som bara ses över en gång per termin, utan ska revideras när det behövs med hänsyn till elevens skolsituation och studieresultat. Lärare bör ha gemensamma rutiner och former för dokumentation av elevernas kunskapsutveckling och lärande. Ett gemensamt och sakligt språk bör utvecklas och användas i dokumentationen. Systematisk individuell dokumentation över elevers kunskapsutveckling och lärande kan ske genom s.k. portfolios, loggböcker, diagnostiska och andra prov, bedömningsmatriser, lärarnas egna anteckningar och elevers självvärderingar. Den individuella utvecklingsplanen ska ge elev och vårdnadshavare tydlig information om elevens kunskapsutveckling och, om rektor så beslutar, elevens sociala utveckling samt innehålla en plan för elevens fortsatta lärande. Den ska också vara Allmänt om skriftlig dokumentation i skolan ett redskap för att identifiera olika elevers stödbehov. Den bör utformas på ett sådant sätt att den underlättar kontinuiteten i elevens lärande vid byten av lärare, grupp och skola. Eftersom den individuella utvecklingsplanen följer eleven ger den också goda förutsättningar för kontinuitet för eleven och hennes eller hans lärande vid förändringar i skolsituationen. Den individuella utvecklingsplanen är både tillbakablickande och framåtsyftande. Den ska dels innehålla skriftliga omdömen som beskriver elevens kunskapsutveckling i alla ämnen som eleven har fått undervisning i, dels en framåtsyftande planering och beskrivning av hur elevens fortsatta utveckling ska stödjas och stimuleras. Överenskommelser om ömsesidiga åtaganden som görs mellan parterna ska alltid dokumenteras i utvecklingsplanen. Planen kan om rektor beslutar det innehålla en bedömning av elevens utveckling i övrigt. De skriftliga omdömena bör utformas så att där inte förekommer känsliga uppgifter som kan tänkas omfattas av sekretess.