sou · GZB338 · 2011-04-14 00:00:00 — Servicecentret behöver alltså ha ett särskilt bemyndigande för att bedriva avgiftsbelagd verksamhet (det vill säga för att ta ut avgifter, för att bestämma storleken på avgifterna och för att disponera inkomsterna). 14.6.4Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring (FBF) Enligt förordningen innebär bokföringsskyldigheten att bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i den form som anges i arkivlagen och arkivförordningen (5 §). I föreskrifterna till FBF 22 § anges vidare att myndigheten ska förordna de tjänstemän som får förfoga över myndighetens medel. Det är enligt ESV viktigt att rutinerna kring utbetalning och attestering hanteras på ett sätt att myndighetens interna kontroll blir fullgod. Det kan eventuellt behövas justeringar i myndighetens delegationsordning för att servicecentret ska kunna skicka iväg kundmyndighetens betalningar. 14.6.5Förordning (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem I förordningen anges att myndigheten ska samråda med ESV om den överväger att anskaffa eller utveckla ett redovisningssystem. Förordningen gäller naturligtvis också om servicecentret väljer att anskaffa nytt redovisningssystem. Om kundmyndigheterna nyttjar servicecentrets ekonomisystem eller ger servicecentret tillgång till sina egna ekonomisystem krävs enligt ESV:s bedömning inte samråd enligt förordningen. Enligt kommittéförordningen (1998:1474) ska kommittéer och särskilda utredare redogöra för kostnadsberäkningar och andra konsekvensbeskrivningar av sina förslag (14–15 §§). Sammanfattningsvis ska konsekvenser redovisas för följande: -kostnader och intäkter för staten, kommuner, landsting, företag eller andra enskilda, -den kommunala självstyrelsen, -brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet, -sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet, -små företags arbetsförutsättningar, konkurrensförmåga eller villkor i övrigt i förhållande till större företags, -jämställdheten mellan kvinnor och män, samt -möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen. Vidare ska kommittéer och utredare föreslå finansiering för eventuella intäktsminskningar och kostnadsökningar. 14.7.1Kostnader och intäkter för staten Utredningen beräknar att inrättande av ett servicecenter leder till att statens kostnader för administrativt stöd minskar. Det innebär besparingar för staten eller frigjorda resurser för myndigheternas kärnverksamhet. En utförlig lönsamhetskalkyl redovisas i kapitel 10. 14.7.2Sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet Utredningen bedömer att utredningens förslag inte har några strukturella effekter för sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet. För de delar av landet dit servicecentret lokaliseras (och enligt utredningens förslag) torde effekterna emellertid bli positiva , när fler kundmyndigheter ansluter sig och servicecentret utvidgas. Effekterna kommer på motsvarande vis vara negativa på de orter dit kundmyndigheternas personal- och ekonomiadministration är lokaliserade . Det stora flertalet tänkbara kundmyndigheter är lokaliserade till storstäderna, i synnerhet till . Mot denna bakgrund menar utredningen att konsekvenserna är av marginell betydelse. Enligt utredningen har utredningens förslag inte några effekter för den kommunala självstyrelsen, brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet, små företags arbetsförutsättningar, konkurrensförmåga i förhållande till större företags, jämställdheten mellan kvinnor och män eller möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen. Utredningens förslag: Följande tjänsteområden bör övervägas som tjänster i servicecentret på : -Genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar -E-arkiv och e-diarium -Fortsatt utveckling av personaladministration På kan det enligt regeringen vara aktuellt för det gemensamma servicecentret att tillhandahålla förvaltningsgemensamma stödtjänster inom andra områden än personal- och ekonomiadministration. I direktiven till utredningen omnämns exempelvis IT-support och IT-drift, licenshantering samt den inrättade samordningsfunktionen för e-legitimationer. I det följande presenterar utredningen exempel på tjänsteområden som bör vara aktuella för servicecentret att tillhandahålla . Utredningen vill emellertid framhålla vikten av att vart och ett av de aktuella områdena analyseras särskilt. 15.1Genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar Av Statskontorets utredning En ny upphandlingsmyndighet (2010:23) framgår att det finns ett stort behov av stöd inom upphandlingsområdet, då många myndigheter har svårt att bygga upp och underhålla upphandlingskompetens. Många myndigheter efterlyser en kontaktpunkt inom staten med hög kompetens på upphandlingsområdet. Statskontoret föreslår i rapporten en koncentration av den generella upphandlingsverksamheten till en myndighet, i syfte att skapa möjligheter för att staten som helhet ska ha tillgång till en hög kompetens på upphandlingsområdet. Den bild Statskontoret ger i sin rapport motsvarar väl vad som framkommit i servicecenterutredningens kontakter med myndigheter. Utöver de behov som enligt Statskontoret föreligger inom ramavtalsupphandling och stöd i LOU-frågor, har servicecenterutredningen kunnat konstatera en efterfrågan på stöd under själva genomförandet av upphandlingar. Mindre myndigheter påpekar att det är mycket svårt att kunna skaffa tillräcklig kompetens inom upphandlingsområdet för att kunna genomföra en korrekt upphandlingsprocess. Även de större myndigheterna anser att det är svårt att såväl bygga upp som att underhålla den kompetens som krävs för att kunna täcka upphandlingskompetens inom samtliga områden. Exempelvis kan de vara svårt att inneha kompetens för upphandling av lokaler eller vissa IT-stöd som upphandlas sällan. Detta gäller även om det finns ramavtal at utgå från, då förnyad konkurrensutsättning krävs i vissa fall. Konsulttjänster för genomförandestöd vid upphandling finns etablerat på marknaden. För att kunna utnyttja den privata marknaden behövs dock en hög beställarkompetens i myndigheterna. Denna kompetens är svår att upprätthålla för många myndigheter, såväl för mindre som medelstora myndigheter. Att upphandla upphandlingsstöd är inte nödvändigtvis enklare än att genomföra upphandlingen i egen regi. Att samla kompetens för genomförande av upphandlingar i servicecentret skulle kunna vara en möjlig väg att stärka statens samlade kravställarkompetens i upphandlingsprocessen. Servicecentret skulle bistå med ett mervärde i form av särskild förståelse för myndigheters behov, och skulle kunna skräddarsy paketupphandlingar utifrån kundmyndighetens behovsbild. skulle då bara behöva ha kontakt med en motpart i stället för många, och varje myndighet skulle inte behöva återuppfinna hjulet för mer sällan förekommande upphandlingar. Servicecentret skulle i sin tur kunna använda privata leverantörer för hela eller delar av leveransen. Ett sådant stöd till myndigheterna skulle kunna vara ett komplement till de generella ramavtalsupphandlingar och expertstöd inom LOU- frågor som utförs på annat håll inom statsförvaltningen. Genomförandestöd vid myndighetsspecifika upphandlingar är därför enligt utredningen ett tänkbart tjänsteområde för servicecentret . Utvecklingen inom arkivområdet talar för att inrätta myndighetsgemensamma tjänster när det gäller e-arkiv och digital informationsförvaltning. Det skulle ge myndigheterna ett antal fördelar och ligga väl i linje med strävan att renodla och koncentrera myndigheternas arbete till kärnuppgifterna. I en förstudie som har gjort beskrivs fördelarna med ett samlat stöd inom området som förväntas leda till en tydlig samhälls- och verksamhetsnytta, bland annat i form av effektivare intern och extern informationsförsörjning. Den ökade nyttan beskrivs i rapporten enligt följande; -enklare att utveckla samverkande e-tjänster, -enklare överföring av information mellan myndigheter, -enklare överföring till arkivmyndighet, -ökad kvalitetssäkring av informationsinnehåll och tjänster, -minimerad risk för sårbarhet -förbättrad tillgänglighet/återsökning för myndigheter och allmänhet -ökad servicegrad för medborgare och företag genom mer enhetliga processer och arbetssätt. I nämns också fördelar för staten som helhet främst genom minskade kostnader avseende utveckling, investeringar och förvaltning av IT-stöd. Enligt studien behöver varje myndighet investera 10 till för varje e-arkiv. För stora IT- intensiva myndigheter bedöms kostnaden för införande vara betydligt högre. Sammantaget blir det stora belopp räknat på samtliga myndigheter. E-delegationen har föreslagit att ska få i uppdrag att leda ett arbete mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e- diarium för statliga myndigheter.1 Delegationen hänvisar till förstudie där det konstateras att om varje myndighet utvecklar eller upphandlar egna lösningar avseende e-arkiv skulle det innebära höga kostnader. Kostnaderna för utveckling, förvaltning och drift bedöms minska mellan om detta istället görs gemensamt. Delegationen föreslår att ska få i uppdrag att leda ett stegvist arbete mot gemensamma tjänster för e- arkiv och e-diarium. E-delegationen framhåller att detta inte be- 1 Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27) höver innebära att ska utveckla och ansvara för driften av gemensamma tjänster. Enligt delegationen kan det vara en annan myndighet, kluster av myndigheter eller en extern leverantör. menar också att e-arkiv dit handlingarna ska överlämnas skulle kunna driftas av någon annan. konstaterar i likhet med E-delega- tionen att området e-arkiv och e-diarium lämpar sig väl för utveckling av gemensamma tjänster. E-arkiv och e-diarium bör därför övervägas som ett framtida tjänsteområde för servicecentret. bör därför enligt utredningen involvera servicecentret i den vidare beredningen av frågan. erfar att det tillbaka finns en påbörjad koncentration av arkivresurser i . Koncentrationen utgörs av verksamhet i länet rörande masshantering av arkivhandlingar, arkivvetenskapliga utbildning och forskning inom området digital informationsförvaltning samt flera andra koncentrationer såsom massdigitalisering av mikrofilm, digitalisering av arkivhandlingar och bildlagring. I det fortsatta arbetet med att utveckla e-arkiv och e-diarium som ett möjligt framtida tjänsteområde för servicecentret bör enligt utredningen de erfarenheter och den redan påbörjade koncentrationen som beskrivs enligt ovan tas till vara. 15.3Fortsatt utveckling av personaladministration Inom det personaladministrativa området finns det ett flertal områden där koncentration bör övervägas. Det handlar om områden med processer som är likartade för många myndigheter samt områden där det kan vara svårt för myndigheter att upprätthålla en tillräckligt stor kompetens. Flertalet större myndigheter har egna personalavdelningar eller ett interna servicecenter som hanterar personalrelaterade frågor och dess administration. Mindre och medelstora myndigheter saknar däremot resurser att upprätthålla hela kompetensbredden inom personalområdet. Ett område som kännetecknas av likartade processer för många myndigheter är rekryteringsområdet. Rekryteringsprocessen består av delar där det krävs stor kompetens i såväl utvärdering av kandidater som regelverket kring anställningsförfarandet. Dessa delar måste skötas av myndigheten själv. Andra delar av processen är däremot mer administrativt stödjande och skulle kunna hanteras av ett gemensamt verksamhetsstöd. I tjänsteområdet kontorsstöd ingår exempelvis hantering av kontorsmaterial, vaktmästeri, intern konferensservice samt reception. Verksamheten karaktäriseras av logistik och krav på lokal närvaro för tjänsternas utförande, ofta kompletterade med en central telefoningång för beställning och logistikstyrning samt inköp. har många verksamheter lagt ut sitt kontorsstöd på entreprenad för att få bättre utnyttjande av resurser genom att utnyttja stordrift och samordningsvinster. För geografiskt spridda organisationer kan det vara svårt att få till en kritisk massa av resurser för hantering av lokalt kontorsstöd. Ofta löses detta genom att personal får hantera stora områden med långa restider som följd. För mindre organisationer löser man resursfördelningen genom att samma personer har flera ansvarsområden. Tjänster kring vaktmästeri, fastighetsskötsel, lokalvård och andra liknande lokalt utförda kontorsnära tjänster skulle med fördel kunna koordineras mellan myndigheter som har verksamhet inom samma närområde. Detta skulle dels ge en ökad servicenivå till dessa verksamheter och leda till mer effektivt utnyttjande av statens resurser. Rationaliseringspotentialen är störst i glesbygd, där avstånden är stora och volymerna små för enskilda myndigheter. Samordning av upphandling och logistik skulle med fördel kunna utföras inom servicecentret. Genom att samordna inköp av kontorsmaterial kan stora volymer uppnås, vilket kan möjliggöra en mer rationell hantering och volymrabatter. Exempelvis kan logistikflödet för organisationer med geografisk spridning samordnas, vilket kan sänka transportkostnaderna. Under förutsättning att servicecentret tillhandahåller systemstöd för e-beställningar kan servicecentret binda samman hela processen från upphandling och inköp till leverans och e-fakturering. Ett område som kännetecknas av samordning av styrning och inköp är gemensamt IT-stöd. Många organisationer som inför central hantering av IT-stöd börjar med användarnas datorer, telefoni, skrivare och kopiatorer. Utrustningen har ofta en liknande funktionalitet som ger användarna liknande värde oavsett om leverantörsval görs centralt eller lokalt. Detta innebär att samordning av IT-stöd kan vara lämpligt att koncentrera i ett gemensamt verksamhetsstöd. En koncentrerad samordning av IT-stöd kräver en fungerande logistikverksamhet och att verksamheten agerar kundtillvänt med snabb hantering av inkommande beställningar och ärenden. Inom logistikområdet finns aktörer som ett gemensamt center kan samarbeta med för att fullgöra sina åtaganden utan att behöva bygga upp en egen logistikhantering. En samordnad IT-verksamhet skiljer sig i sin inre styrning och uppsättning i förhållande till en administrativt orienterad verksamhet såsom ekonomi- och personaladministration. En IT-verksamhet som hanterar utrustning som fysiskt ska vara placerade på ett kontor handlar i mångt och mycket om logistikhantering, medan en administrativ verksamhet mer kan agera från en central ort utan närvaro på plats. En fördel med att koncentrera samordning av IT-stöd i ett servicecenter är möjligheten att slå ut kostnader för gemensamma lösningar för telefoningång och övrig underliggande struktur och overheadkostnader. Gemensam samordning av IT-stöd möjliggör också så kallade tvärfunktionella tjänster, exempelvis att en komplett arbetsplats med dator och telefoni ingår i rekryteringsadministration. I direktivet till servicecenterutredningen anges att samordningsfunktionen för e-legitimationer kan vara lämpligt att överföra till servicecentret. Den inrättade har till uppgift att samordna statens arbete med och användning av metoder och tjänster för elektronisk identifiering och signering (e- legitimationer). Myndigheten ska säkerställa att nödvändiga tjänster och funktioner för e-legitimationer finns tillgängliga för den offentliga förvaltningen. Vidare ska myndigheten samverka med berörda myndigheter, kommuner och landsting samt näringsliv och andra intressenter samt vara kontaktpunkt gentemot organ med motsvarande ansvar i andra länder. Dessutom ska myndigheten delta i internationellt standardiseringsarbete inom sitt ansvarsområde. är nämnden inhyst i och har till uppgift att sköta administrativa och handläggande uppgifter åt myndigheten. Utredningen ser positivt på en prövning av om bör ingå i servicecentret. Delar av nämndens uppdrag kan direkt kopplas till kriteriet repeterbar standardiserad tjänst med liknande efterfrågan hos många kundmyndigheter. Vissa av dessa tjänster kommer att kunna tillhandahållas via nämnden och vissa via marknadsaktörer. är nyinrättad är det för tidigt att avgöra hur en samordning mellan ingående aktörer skulle kunna utformas för bästa nytta. 16 Handlingsplan för genomförande I direktivet anger regeringen att utredaren ska bedriva arbetet så att verksamheten i servicecentret ska kunna inledas . Avsikten är att regeringen efter den avslutade första etappen ska kunna fatta beslut om att genomföra bildandet av servicecentret. Att verksamheten ska kunna inledas förutsätter enligt utredningen att regeringen fattar erforderliga beslut för att etableringen av servicecentret ska kunna inledas. Inrättandet av servicecentret delas in tre faser: -Uppstart (2011) -Stabilisering (2012) -Expansion och kontinuerlig utveckling (2013 och framåt) 16.2Fas 1 – Uppstart Under uppstartsfasen genomförs förberedelser för att servicecentret ska kunna inleda verksamhet . Servicecentrets produktion ska i hög utsträckning utgöras av nuvarande produktion inom och . Utöver produktionsapparaten behövs emellertid andra delar i servicecentret byggas upp, såsom myndighetsledning, kundservice och systemstöd. Nedan beskrivs övergripande ett antal aktiviteter som måste genomföras . 1.Ta fram instruktion och regleringsbrev för servicecentret och hantera praktikaliteter (såsom lokaler) i samband med att en ny myndighet etableras. 2.Rekrytera och utse ledning för servicecentret. 3.Fastställa servicecentrets organisation, roller, gränssnitt och ansvar i detalj. En arbetsordning måste tas fram. 4.Planera och säkerställa övergång av verksamhet från och . 5.Säkra och anpassa produktionsprocesser och gränssnitt utifrån det tjänsteutbud som föreslås samt hur dessa gränssnitt skall mätas. 6.Detaljera överenskommelse- och anslutningsprocessen. 7.Träffa överenskommelser med de kundmyndigheter som ska anslutas . 8.Ta fram en plan för kundanslutning för . 9.Ta fram en verksamhetsplan och budget för första verksamhetsåret. 10.Förbereda samt införa delar av funktion för kundservice. 11.Påbörja upphandling och implementering av IT-stöd (stöd för egna behov, kundservice och produktion). 12.Planering, kommunikation, införande och uppföljning av uppstartsfasen. 16.3Fas 2 – Stabilisering Målsättningen under stabiliseringsfasen är att etablera långsiktiga lösningar för produktion. Kundgränssnitt och stödfunktioner trimmas och anpassas ytterligare för att kunna ta emot ett större antal kundmyndigheter. Produktionsprocesserna kan behöva modifieras ytterligare och eventuell automatisering av produktionen kan behöva utvecklas. Även rutiner och eventuellt systemstöd för ledning och styrning bör utvecklas under denna fas. Långsiktiga lösningar införs också för systemstöd för ekonomi- och löneadministration, e-beställningar och kundtjänst. 16.4Fas 3 – Expansion och kontinuerlig utveckling När servicecentret har etablerat långsiktiga lösningar för system, kan visa att kundanslutning fungerar smidigt, har nöjda kunder och levererar tjänster med god effektivitet och hög kvalitet till ett attraktivt pris kan servicecentret öka anslutningstakten av nya kundmyndigheter. Anslutningsmetodik, kunduppföljning och intern ledning och styrning ska i denna fas ha förfinats och standardiserats. I expansions- och utvecklingsfasen bör också utredas närmare vilka ytterligare tjänster som servicecentret bör tillhandahålla. Ett myndighetsgemensamt servicecenter för en För att öka effektiviteten och minska administrationskostnaderna i staten, behövs ökad koncentration av administrativ stödverksamhet. En särskild utredare ska därför förbereda bildandet av ett myndighetsgemensamt servicecenter med uppdrag att erbjuda tjänster inom i första hand ekonomi och personaladministration till statliga myndigheter. Verksamheten bör inledningsvis omfatta lämpliga delar av det administrativa verksamhetsstöd som finns vid . Verksamheten bör bedrivas i myndighetsform och finansieras med avgifter från de myndigheter som nyttjar servicecentrets tjänster, s.k. kundmyndigheter. Utredaren ska bedriva arbetet så att verksamheten ska kunna inledas . Utredarens arbete ska genomföras i två etapper. I en första etapp ska utredaren analysera och lämna förslag till vilka verksamheter inom nuvarande administrativa verksamhetsstöd som bör föras över till den nya organisationen. Utredaren ska föreslå hur verksamheten ska organiseras och vilka myndigheter som i ett första skede bör anslutas till det gemensamma servicecentret. Utredaren ska i det sammanhanget överväga vilka personalaspekter som kan aktualiseras av förslagen. Utredaren ska redogöra för förslagens budgetära konsekvenser och uppmärksamma regeringen på om starttidpunkten för servicecentret behöver senareläggas. Denna del av uppdraget ska redovisas . Avsikten är att regeringen efter den avslutade första etappen ska kunna fatta beslut om att gå vidare med etapp 2, dvs. att genomföra bildandet av servicecentret med målsättningen att detta ska kunna ske . Dagens organisering av administrativ stödverksamhet En majoritet av myndigheterna sköter administrativ stödverksamhet i egen regi. De myndigheter som ombildats till s.k. enmyndigheter har koncentrerat sin administrativa verksamhet och sköter den i flera fall inom ramen för en s.k. beställar- och utförarorganisation. Till viss del upphandlar myndigheterna delar av det administrativa stödet, dock i en begränsad omfattning. Det finns exempel på myndigheter som tillhandahåller stödtjänster till andra myndigheter. Kammarkollegiet har som en av sina huvuduppgifter att tillhandahålla administrativa tjänster till i huvudsak mindre myndigheter och stöder ca 80 myndigheter med lönetjänster och ca 70 myndigheter med olika ekonomitjänster. erbjuder via sitt verksamhetsstöd liknande tjänster till och Lantmäteriet. Detsamma gör genom sitt verksamhetsstöd till bl.a. de 21 polismyndigheterna. tillhandahåller stödtjänster till . Länsstyrelserna bedriver gemensamma utvecklingsprojekt för att samordna delar av sina interna administrativa verksamheter inom bl.a. IT, löneadministration och ekonomiadministration. gav länsrådet vid i i uppdrag att utreda och ge förslag på hur länsstyrelsernas interna administrativa verksamheter kan organiseras på ett ändamålsenligt sätt (dnr Fi/2009/6991). Rapporten har remissbehandlats. Regeringen avser med anledning av rapporten och remissinstansernas synpunkter att ytterligare förtydliga länsstyrelsernas uppgift att samordna gemensamma administrativa verksamheter och verka för en effektiv länsstyrelseorganisation. Det finns även andra exempel på stödverksamhet som organiseras samordnat i staten. Kammarkollegiet ansvarar för upphandlingen inom området informationsteknik och har regeringens uppdrag att även inordna den samordning av statens inköp som görs av flera myndigheter (dnr Fi2010/2734). () samordnar delar av upphandlingen av ekonomiadministrativa IT- system. och E-delegationens utredningar och förslag Ett par utredningar har bedömt att det finns en betydande effektiviseringspotential och kvalitativa fördelar med en koncentration av framför allt ekonomi- och personaladministration. har i rapporten lösningar för effektivare administration (ESV 2007:33) uppskattat att det i statsförvaltningen, exklusive de stora myndigheterna som redan har inrättat interna servicecenter, finns en årlig besparingspotential på 650–. Detta förutsätter att möjligheterna att förenkla och standardisera arbetsrutiner tas till vara fullt ut. E-delega- tionen har i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e- förvaltning (SOU 2009:86) uppskattat besparingspotentialen för gemensamma administrativa verksamhetsstöd för statsförvaltningen till . Detta motsvarar i effektivitetsförbättring vid utförandet av de arbetsuppgifter som föreslås samlas hos sådana verksamhetsstöd. E-delegationen har i sitt betänkande lämnat förslag till hur en koncentration av administrativa stödprocesser bör utformas. Be- tänkandet har remissbehandlats.