sou · GZB363 · 2011-10-07 00:00:00 — Antalet anställda ökar, minskar, är oförändrat eller varierar mycket . Kunderna och kundrelationerna är likartade eller förändras ständigt. Verksamheten finns på en enda eller flera fasta arbetsplatser eller bedrivs på andras arbetsplatser eller i privata eller offentliga miljöer. Flera studier visar att det spelar roll för företagskulturen i vilket land ägaren har sin hemvist. Svenska ägare verkar ofta för en öppen kultur med delaktighet från anställda och högt i tak. I exempelvis är det vanligare med en kultur där anställda utför det chefen bestämmer. Arbetsmiljöarbetet berör många i företaget och dialogen med både chefer och anställda är viktig. För fhv är det viktigt att förstå hur varje företag fungerar för att kunna anpassa sina arbetsmetoder till varje företag. Den information som företag och anställda lämnar präglas också av den kultur som råder inom organisationen. Enkelt uttryckt strävar privata företag efter största möjliga vinst, även om de flesta företag också har andra mål och allt oftare framhåller sitt sociala ansvarstagande. I ett rent ekonomiskt perspektiv är en utgift motiverad om den bidrar till ökad vinst, antingen genom ökade intäkter eller genom minskade kostnader. Detta gäller i princip också fhv:s tjänster. Sambandet mellan fhv:s insatser och ekonomin behöver dock inte vara direkt och är sällan möjligt att göra noggranna ekonomiska kalkyler på. Ofta är sambanden mer subtila och fhv:s insatser handlar mer om att skapa goda förutsättningar för en effektiv verksamhet i företaget under goda sociala villkor. Dessutom har de flesta företag en uttalad affärsidé som innebär att företaget väljer vad de vill arbeta med och tjäna pengar på och hur de vill arbeta. Affärsidén innefattar vanligtvis betydligt mer än bara ekonomi. Möbelföretaget som skulle sluta avtal med en ny fhv ställde en fråga: Hur kan ni hjälpa oss att sälja mer möbler? Den fhv som bäst kunde svara på frågan fick avtalet. För att kunna svara på frågan behöver fhv ha god förståelse för på vilket sätt en god arbetsmiljö och ett effektivt arbetsmiljöarbete kan bidra till en effektiv verksamhet hos kunden. Läs mer i kapitel 5 och 6 om detta. Offentlig verksamhet har en budgetram att hålla sig inom. Budgetramen kan bara ökas, om politikerna fattar beslut om det. Det innebär att om kostnaderna ökar på ett ställe i organisationen, måste de minskas på ett annat. Ekonomiskt ska verksamheten normalt sett ge ett nollresultat, det vill säga att budgeterade medel ska förbrukas. För dessa medel ska organisationen leverera effektiv verksamhet med den kvalitet som politikerna bestämt. Att argumentera för att lägre sjukfrånvaro minskar företagets kostnader och ökar vinsten går bra om det handlar om ett privat företag. I en offentlig organisation fungerar inte det argumentet eftersom målet för den verksamheten inte är vinst. Här måste argumentet formuleras annorlunda, exempelvis att lägre sjukfrånvaro ger möjlighet att öka verksamhetens kvalitet eller ge större nytta för medborgarna till samma kostnad. Ideella organisationer arbetar för att på olika sätt få in pengar till den verksamhet som man vill driva. Ofta räcker inte pengarna till för allt man vill och självklart får verksamheten inte ha större utgifter än intäkter. Ofta är de ideella organisationerna så kallade non-profit-organisationer och markerar på det sättet att målet med verksamheten inte är att generera vinst. in mer pengar än budgeterat, kan man öka verksamheten. Får man in mindre, måste verksamheten krympas. Inom ideella organisationer är det vanligt att både styrelse och anställda är djupt engagerade i verksamheten. Detta leder ibland till att arbetsmiljön inte uppfattas som någon prioriterad fråga. Verksamheten sätts i första rummet. Det förekommer också konflikter som ofta bottnar i olika syn på verksamheten. Det djupa engagemanget kan alltså leda till arbetsmiljöproblem av organisatorisk och psykosocial karaktär. Speciellt inom mindre ideella organisationer kan det dessutom finnas en brist på arbetsmiljökunnande som försvårar fhv:s arbete. Olika värderingar och drivkrafter Vilka värderingar och mål som företag och organisationer har för verksamheten är viktigt att känna till och använda som underlag för fhv:s arbete. Inom sjukvården är ofta patientens väl och ve i fokus. Hälso- och sjukvårdslagen, som reglerar sjukvården, har också patienten i fokus. I många situationer leder det till att om det finns en konflikt mellan god arbetsmiljö och patientens säkerhet eller välbefinnande, så är det lätt att patientens bästa går före arbetsmiljön. Inom hemsjukvården kan det vara svårt att ordna med bra lyfthjälpmedel för sängliggande patienter speciellt vid ensamarbete. Då händer det att personalen ändå väljer att lyfta patienten på egen hand, eftersom man inte tycker att det går att låta bli. När personalen ska ge en injektion, händer det att de väljer en kanyl som bedöms vara skonsammare för patienten men som innebär större risk för att sticka sig själv. Att patienten är i fokus, är något som fhv måste vara medvetna om. Vid diskussioner om åtgärder och lösningar på arbetsmiljöproblem inom sjukvården är det viktigt att också ta hänsyn till annat än arbetsmiljön bland annat patienternas behov och välbefinnande. Det är lätt att förutsätta att varje företag eller organisation på egen hand kan bestämma hur verksamheten bedrivs. Det finns dock många situationer då andra aktörer har stor påverkan på verksamheten och på arbetsmiljön. Många privata företag ingår i olika former av mer eller mindre fasta samarbeten. En del företag ingår i en koncern. Hur mycket ägarna styr varierar. Inom koncerner är det dock vanligt att det finns gemensamma regler och rutiner och även arbetsmiljöarbetet kan styras från koncernnivå. Utländskt ägande kan också prägla arbetsmiljöarbetet i företag. Det förekommer exempelvis att är mycket noga med att följa lagar och regler eftersom det är viktigt för att undvika skador och även skadeståndsprocesser. kanske de inte är så insatta i den svenska lagstiftningen och föreskrifterna, exempelvis om systematiskt arbetsmiljöarbete (). För fhv är det viktigt att känna till om ägarna ställer särskilda krav på eller styr arbetsmiljöarbetet. I dessa fall kan fhv behöva anpassa sitt arbetssätt så att det passar in i det arbetsmiljöarbete som bedrivs av företaget. Alla företag har kunder och är beroende av att kunderna är nöjda och gärna också återkommer. Även offentliga organisationer har kunder, även om kunderna inte betalar direkt ur egen plånbok utan helt eller delvis via skatten. Det innebär att varje företag och organisation behöver ta hänsyn och anpassa sig till kundens önskemål och intressen. Företags och organisationers relation till sina kunder varierar. Ett företag kan ha ett fåtal andra företag men också ett stort antal privatpersoner som kunder. En offentlig verksamhet kan ha allmänheten som kund eller ett fåtal företag. Beroende på hur kundrelationen ser ut och på konkurrenssituationen, varierar företagets och organisationens möjligheter att styra sin verksamhet. Detta har naturligtvis betydelse för arbetsmiljöarbetet och därmed också för fhv. Företag konkurrerar med bland annat pris och kvalitet. För vissa varor och tjänster är priset viktigast och för andra vinner man marknadsandelar genom god kvalitet, god service, ett personligt bemötande eller annat. När priset har stor betydelse, finns det en risk att priset sänkts på bekostnad av exempelvis säkerhet och arbetsmiljö. Företag argumenterar ibland att de måste sänka priset för att kunna finnas kvar på marknaden. När man anlitar ett städföretag är det vanligt att kostnaden har stor betydelse för vilket företag som anlitas. Inom städsektorn finns företag som kan erbjuda städning till mycket låga priser eftersom de på olika sätt undviker att betala skatt och arbetsgivaravgifter. som försöker konkurrera med de oseriösa måste räkna snålt. Den oseriösa konkurrensen påverkar på det sättet en hel bransch. När priserna pressas, är risken stor att det drabbar arbetsmiljön. För fhv är detta viktigt att känna till, eftersom det har stor betydelse för arbetsmiljöarbetet. fhv måste kunna argumentera väl för de arbetsmiljöförbättringar som föreslås och gärna kunna motivera dem med företagsekonomiska argument. Arbete på kundens villkor och i kundens lokaler Många företag och organisationer är underentreprenörer eller arbetar på uppdrag av kunderna eller i kundernas lokaler. Det har till exempel blivit allt vanligare att bemanningsföretag anlitas och arbetar på samma sätt som företagets egna anställda i företagets lokaler. På byggarbetsplatser är det också vanligt att många företag arbetar tillsammans på samma arbetsplats. En generalentreprenör anlitar kanske ett stort antal underentreprenörer som i sin tur kan ha underentreprenörer. I båda fallen råder inte bemanningsföretagets eller underentreprenörens arbetsgivare över arbetsstället och det finns därför begränsningar i vad arbetsgivaren kan göra åt arbetsmiljön. I dessa fall är det viktigt att arbetsgivaren har ett väl fungerande samarbete med uppdragsgivaren/generalentreprenören. För fhv är det viktigt att känna till om arbetet utförs i lokaler som arbetsgivaren inte råder över, eftersom det ger särskilda förutsättningar för arbetsmiljöarbetet. Olika arbetsuppgifter och funktioner ger olika perspektiv fhv har kontakter med olika personer i de organisationer de arbetar för. Beroende på vilken funktion kontaktpersonen har i företaget ställs olika krav på fhv. Högsta ledningen står för strategin Den högsta ledningen, vare sig det är vd för ett privat företag eller generaldirektören för en myndighet, är sällan insatt i detaljer i verksamheten. Däremot fattar den beslut om strategier som styr verksamheten och prioriterar insatser. Det gäller också eventuella hälsofrämjande insatser och arbetsmiljön. Det är därför en stor fördel om fhv kan utveckla en god kontakt med den högsta ledningen och en gemensam syn på hur fhv kan bidra till att nå företagets mål. Vägen till ett sådant samarbete är att sätta sig in i verksamhetens mål och drivkrafter och försöka hitta ett sätt att stödja dessa mål och arbeta för en god arbetsmiljö som främjar hälsa. I ett multinationellt företag har vd beslutat att fhv är en viktig aktör som bidrar till företagets effektivitet och goda ekonomiska resultat. Därför har vd infört en rutin att träffa fhv varje kvartal. Dessa möten blir en avrapportering och kontrollstation men också en planering och prioritering av FHV:s insatser. De återkommande avstämningarna har bland annat visat att sjukfrånvaron inom företaget minskat kraftigt . Problem av olika slag diskuteras och insatser som handlar om att skapa goda förutsättningar att göra ett bra arbete finns med på dagordningen. Så- dana insatser handlar till exempel om att förbättra ergonomin vid utsatta arbetsplatser eller att flera behöver lära sig att bedöma de ergonomiska riskerna så att de upptäcks . Många större företag och organisationer har en personalchef eller HR- chef. Det är vanligt att fhv har kontakt med dessa och det är också vanligt att HR-chef/personalchef har ansvar för arbetsmiljökommittén. Det är en fördel att ha kontakter med dessa funktioner eftersom de ofta har en central roll i arbetsmiljöarbetet. Ofta ligger ansvaret för reha- bilitering på dem. Även andra personalproblem kanaliseras ofta via dem. är denna kontakt inte alltid tillräcklig. HR-chef/personalchef är sällan insatta i detaljer i verksamheten. Denna kontakt behöver därför kompletteras med kontakter med representanter för verksamheten inklusive produktionschef eller motsvarande. Produktions- och verksamhetschefer är vanligtvis väl insatta i verksamheten och har mer omfattande och regelbundna kontakter med anställda. Det är också på denna nivå som mycket av det dagliga arbetet med problemlösning och problemhantering pågår. Många av de beslut som styr arbetsmiljön fattas också på denna nivå. Dessa chefer har god kunskap om de konkreta uttrycken för arbetsmiljön i form av sjukfrånvaro, gnissel i organisationen, värk och skador samt olika former av relationsproblem. är det inte säkert att dessa chefer är vana att analysera till exempel orsaker till sjuknärvaro. Det finns därför goda skäl för fhv att utveckla kontakterna med dessa chefer. På många arbetsplatser fyller skyddsombud en viktig funktion i arbetsmiljöarbetet och som förespråkare för god arbetsmiljö. De är därför självklara som viktiga kontaktpersoner för fhv. fhv har ofta direktkontakt med anställda i samband med hälsoundersökningar och vid diskussion om särskilda arbetsmiljöfrågor. För fhv är det viktigt att veta hur företaget/organisationen ser på kontakterna med skyddsombud och anställda. Eftersom dessa sällan har rätt att beställa tjänster av fhv men har information som fhv har nytta av, är det viktigt att klargöra vad som gäller i samband med kontakter, se vidare kapitel 8 om etik. Fördel med många kontaktytor För fhv är det en fördel att ha många kontaktytor mot arbetsplatserna. Beslut av betydelse för arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet fattas på många nivåer i organisationer och fhv ska kunna bidra både till den strategiska diskussionen på ledningsnivå och med konkret problemhantering och problemlösning på arbetsplatserna. Genom många kontaktytor kan fhv få en bred bild av arbetsplatsen och dessutom arbetsmiljön belyst från olika perspektiv. Konsultativt arbetssätt, en strategi för dialog När fhv har kontakter med företag och organisationer krävs en strategi och ett förhållningssätt. Några utgångspunkter för kontakterna är: Varje företag/organisation är unik. Det är därför viktigt för fhv att arbeta på ett sådant sätt att man snabbt lär sig förstå varje företag/ organisation. Det enklaste och effektivaste sättet att lära sig förstå företaget/organisationen är att ställa frågor. Hur ser er affärsidé ut? Vad har ni för verksamhetsinriktning? Hur ser er organisationsform ut? Vilka värderingar styr er verksamhet? Det är ofta en fördel att fråga om verksamheten och de anställda för att få fram information om arbetsmiljön, istället för att direkt fråga efter arbetsmiljöproblem. Planerar ni att förändra verksamheten? Flyter verksamheten på bra eller finns det delar med störningar, kvalitetsbrister eller annat? Har ni något ledningssystem? Vad används det för? Används det också för arbetsmiljö? Hur fungerar ert arbetsmiljöarbete och hur är det organiserat? Hur ser sjukfrånvaron och personalomsättningen ut? Hur ser sjukfrånvaron ut för olika yrkesgrupper? För kvinnor jämfört med män? För anställda med kort respektive lång anställningstid eller olika utbildningsnivåer? Det är en fördel om man är intresserad av arbetsplatsen, när man arbetar konsultativt. Intresset är en drivkraft för att förstå hur det fungerar och leder till att man ställer följdfrågor. Ett genuint intresse brukar också uppskattas av fhv:s kontaktpersoner som gärna berättar om den egna verksamheten. Den stora fördelen med ett konsultativt arbetssätt är att man lär sig mer om det företag/ den organisation man har kontakt med och därmed kan anpassa de tjänster man erbjuder efter arbetsplatsens behov och förutsättningar. I bästa fall, när man lärt sig behärska det konsultativa arbetssättet, leder det till att kunden genom att svara på frågor själv definierar sitt behov av tjänster. Det är denna dialog, där fhv står för kunskap om sambanden mellan olika faktorer i arbetet och ohälsa eller olika former av besvär och företagets/organisationens kunskap om verksamheten som fhv:s verksamhet formas. Om fhv dessutom har en god insikt om hur deras insatser bidrar till affärsnytta för företaget eller hur organisationen bättre kan nå sina verksamhetsmål, läggs grunden för ett långsiktigt samarbete. En utmaning att ställa rätt frågor Att arbeta konsultativt inom fhv handlar inte bara om att ställa frågor. Det handlar också om att ställa rätt frågor, som ökar förståelsen för hur fhv kan bidra till utveckling av verksamheten. Det räcker inte med att vara intresserad av företaget/organisationen. Alla detaljer i verksamheten är inte lika intressanta ur ett fhv-perspektiv. Utmaningen är att ställa frågor som ger kunskap och ökad förståelse för arbetsmiljön och arbetsmiljöarbetet och visar på möjliga vägar till lösningar på problemen. Ytterligare en utmaning är att ställa frågor som ökar företagets/organisationens insikter om arbetsmiljön och dess behov av förbättringar samt möjlig nytta av att förbättra brister i det som med ett ord brukar sammanfattas som arbetsmiljö, men som rymmer så mycket av exempelvis teknik, organisation, arbetsteknik och psykologi. , (2008): Produktions- och arbetsorganisation i och teknik på människans villkor, kapitel 3. Arbetsmiljöförbättringar, kvalitet och produktivitet 5Arbetsmiljöförbättringar, kvalitet och produktivitet Hur FHV kan förbättra verksamheter Företagshälsovårdens roll att positivt bidra till individers arbetsmiljö och hälsa är självklar. diskuterar man värdet av fhv i ekonomiska termer, men då oftast utifrån personalekonomi och den vinst minskad sjukfrånvaro leder till. Det finns också ett annat verksamhetsperspektiv, som handlar om att utforma arbetet och arbetsmiljön så att de anställda kan utföra sina arbetsuppgifter så smidigt och effektivt som möjligt. Med detta perspektiv blir det uppenbart att arbetsmiljön har stor betydelse inte bara för de anställdas säkerhet och hälsa, utan också för verksamhetens produktivitet och kvalitet och för att minimera störningar. Denna kunskap kan fhv ha stor nytta av i det förebyggande arbetet hos kundorganisationerna. Konkreta exempel och siffror på hur förbättringar i arbetsmiljön kan öka lönsamhet och produktivitet respektive hur uteblivna insatser drar ned resultatet ökar sannolikt kundens intresse för de åtgärdsprogram fhv föreslår. Arbetsmiljön påverkar prestation, produktivitet och kvalitet I forskningslitteraturen finns många studier som tydligt visar att till exempel buller, olämpliga arbetsställningar, vibrationer, klimat och belysning kan påverka såväl individernas prestationsförmåga som verksamhetens produktivitet och kvalitet. Psykologiska faktorer och arbetets organisering kan vara minst lika betydelsefulla, men här finns inte så många studier om hur kvalitet och produktivitet påverkas. Människan är känslig för brister i arbetsmiljön, och sådana brister gör att prestationsförmågan snabbt minskar. Ny forskning pekar på att arbetsmiljöns effekter på kvalitet och produktivitet kan ha omkring tio gånger större ekonomisk betydelse än personalekonomiska faktorer. För att kunna utnyttja arbetsmiljöförbättringarnas potential till ökad effektivitet är det nödvändigt att ha god kunskap om hur sambanden fungerar, alltså att känna hur arbetsmiljön bidrar till produktivitet, kvalitet och minskade störningar. Här redovisas några exempel från forskningslitteraturen som illustrerar hur sambanden kan se ut i olika situationer och verksamheter. I praktiken finns det en stor variation i arbetsmiljöns effekter på prestation, produktivitet och kvalitet. Arbetsmiljöförbättringar, kvalitet och produktivitet Inom belastningsergonomin är det välkänt att precisionen hos kroppsrörelser beror på kroppsställningar, rörelsernas riktning och på vilka muskelgrupper som används. Detta medför att arbeten och arbetsplatser som utformas utifrån ergonomiska principer bidrar till ökad prestationsförmåga. Tunga och ansträngande arbetsuppgifter i dåliga arbetsställningar ger dessutom ökad risk för besvär och belastningsproblem. När arbetet orsakar trötthet och besvär i rörelseorganen, minskar människors förmåga och vilja att utföra dessa arbetsmoment på ett sätt som ger fullgod kvalitet. Detsamma gäller förmågan och viljan att korrigera produkter vars kvalitet ligger på eller nära gränsen till godkänd. Ut- värdering av förbättrad arbetsplatsutformning och arbetsställningar vid tillverkning av industriprodukter har i flera fall visat att kassationsfrekvensen minskat samt att kvalitet och kundtillfredsställelse ökat. Flera studier pekar på att av kvalitetsproblem som uppkommer i industriproduktion beror på ergonomiska brister i utformningen av arbeten och arbetsplatser. En studie visade dessutom att felfrekvensen var nästan tio gånger högre för arbetsplatserna med de sämsta arbetsställningarna, jämfört med de bästa. Förbättrad arbetsplatsutformning som ger förbättrad kvalitet minskar också behovet av att korrigera felaktiga produkter, alternativt att kassera dem. I ett ekonomiskt perspektiv är dessa kvalitetsförbättringar ofta mycket lönsamma. De stora förbättringarna uppnås speciellt vid industriell produktion med stora inslag av manuellt arbete. I denna typ av arbete kan produktivitetsförbättringar och speciellt kvalitetsförbättringar vara betydligt lönsammare än den minskning av sjukfrånvaron som också kan uppnås med god arbetsmiljö. Arbetsmiljöförbättringar, kvalitet och produktivitet Buller definieras som icke önskvärt ljud. Buller kan maskera varningssignaler och annat önskvärt ljud som hjälper operatörer att göra ett bra jobb. Buller kan också maskera eller försvåra verbal kommunikation. Det finns många fall där buller orsakat missad ljudburen information, vilket lett till olyckor, felhandlingar eller produktionsstörningar. Risken att missa ljudburen information ökar självfallet också om operatörerna fått bullerskador eller om de måste använda hörselskydd. Ljud, som ibland betecknas som buller, kan också ge information om hur arbetsprocessen fungerar. Ljudet från en kylfläkt i en handmaskin kan informera användaren om maskinens varvtal. När hårddisken i en dator börjar arbeta, eller när ett lager i en maskin börjar ge missljud ger det också information till användaren. En erfaren svarvare kan höra på ljudet om svarven och skärprocessen fungerar bra. Denna information är avgörande för operatörens möjligheter att arbeta effektivt med god kvalitet som resultat. Det är viktigt att det informationsbärande ljudet inte är så högt att det kan skada hörseln eller försämra kommunikationen. Speciellt i mentalt krävande arbetsuppgifter tycks buller försämra produktiviteten. Effekten är inte lika stor i fysiska arbeten. I monotona arbeten med låg stimulans kan buller öka produktiviteten, medan infraljud minskar den. Det beror på att vakenhetsgraden och stressnivån ökar av ljud i de hörbara frekvenserna, medan det lågfrekventa icke hörbara infraljudet minskar vakenhetsgraden. Buller har också i flera studier visat sig störa koncentrationen och distrahera människor, vilket också leder till försämrad kvalitet i arbetet. Det finns också flera rapporter om ökad felfrekvens i arbetet som en följd av buller. Sambanden mellan bullrets karaktär, typ av arbete och påverkan på produktivitet och kvalitet i arbetet är således komplexa. Handhållna vibrerande maskiner kan på kort sikt försämra fingerkänsligheten under arbetsdagen, men den som drabbas återhämtar sig normalt relativt snabbt. På kan följden bli vibrationsskador eller vita fingrar. I många arbeten är fingerkänsligheten avgörande för möjligheten att göra ett fullgott arbete. Exempelvis ska träarbetare i ytbehandling kontrollera kvaliteten genom att känna på och svepa över ytorna med händerna. Tandläkare är en annan yrkesgrupp som är starkt beroende av fullgod känsel i fingrarna, som de exponeras för vibrationer från sina borrmaskiner. Arbetsmiljöförbättringar, kvalitet och produktivitet Försämrad fingerkänslighet minskar prestationsförmågan och ökar risken för fel och skador. Användning av handskar ökar också risken för kvalitetsfel i arbeten där taktil feedback behövs. Handskar ökar också tiden att fullgöra arbetsuppgifter, alltså minskar produktiviteten. Helkroppsvibrationer kan resultera i att ögat börjar vibrera så att man ser suddigt, speciellt när det gäller små synobjekt. Risken för fel och kvalitetsbrister ökar då i uppgifter som till exempel textläsning och avläsning av displayer. I kontrollarbeten med reglage kan vibrationer och ryck påverka neuromuskulära processer och bidra till oavsiktliga felhandlingar.