sou · GZB340 · 2011-04-20 00:00:00 — Löne- system och motsvarande uppdateras av program- leverantörerna. Uppdateringarna är av olika omfattning, beroende på vilka lagstiftnings- och andra ändringar som ska implementeras i programmen. Införande av månadsuppgift kräver att lönesystemen tillförs funktionalitet för överföring av månadsuppgifter till . Även reglerna för rättelse m.m. av månadsuppgifter måste läggas in i systemstödet. Enligt muntliga uppgifter utredningen fick del av vid ett studiebesök hos en av största leverantörer av IT-system för lönehantering och rapportering, behövde företaget inte höja priset på sina program vid övergång till ett system med rapportering av lön och avdragen skatt på individnivå. Mot bakgrund av detta bedömer utredningen att de investeringar som föranleds av utredningens förslag är av mindre omfattning. Arbetsgivares – med lönesystem som inte stödjer månadsuppgift Utredningen föreslår obligatoriskt elektroniskt uppgiftslämnande, med begränsad möjlighet till dispens för att lämna uppgifter på papper. De arbetsgivare som saknar lönesystem med stöd för att lämna månadsuppgift måste därför investera i ett sådant. Även för små företag torde en sådan investering kunna vara inom räckhåll. Priset för enkla lönesystem ligger på något eller några tusental kronor. Alternativt kan företagen välja att manuellt registrera månads- uppgifterna i den e-tjänst som tillhandahåller. För och, vid ett eventuellt införande av sjukpenning- grundande inkomster baserade på historiska inkomster, för kommer det att krävas omfattande investeringar i nytt och förändrat IT-stöd. För övriga myndigheter som kan vara tänkta mottagare av information från månadsuppgifter torde kraven på investeringar komma att vara blygsamma. Investeringarnas storlek kommer sannolikt att bero på i vilken grad informationen behöver bearbetas för att kunna användas i den mottagande myndighetens verk- samhet. Med utredningens förslag ökar kraven på att ta emot och lagra information väsenligt. Även kravet på kapacitet för datakommunikation ökar. Sammantaget bedömer utredningen att omfattande investeringar kommer att krävas. kommer, i det kortare perspektivet, att få tillgång till obearbetade månadsuppgifter genom s.k. direkt- åtkomst. Utredningen bedömer att det på kort sikt kommer att krävas endast små investeringar. På , och i den mån det sker en övergång till historiskt bestämd sjukpenninggrundande inkomst, kommer mer omfattande utveckling att krävas. Enligt utredningens bedömning kräver övergången till historiskt bestämd SGI omfattande investeringar i informationsteknik . Det periodiseringunderlag som månadsuppgiften innehåller kan särskilt komma till användning vid historiskt bestämd SGI och accentuerar behovet av informationstekniska lösningar. I figur 11.2 nedan redovisas en principskiss över hur månadsuppgifterna skulle kunna användas i det sammanhanget. Figuren visar de redovisade månadsuppgifterna för en person . Rektanglarna symboliserar den inkomst som är hänförlig till respektive månad. För månaderna finns det markeringar som sträcker sig några månader tillbaka i tiden. Markeringarna symboliserar den del av inkomsten respektive månad som är hänförlig också till tidigare perioder. Det kan vara semesterersättning eller retroaktiv lön. Med denna information som grund kan önskade periodiseringar göras. Figur 11.2 Månadsuppgiften i en möjlig användning vid historiskt bestämd SGI För att kunna använda månadsuppgifterna i statsistikproduktionen behöver också SCB göra investeringar i informationsteknik. Övriga myndigheter kan komma att få tillgång till informationen genom antingen filöverföring eller direktåtkomst. I båda fallen bedömer utredningen att kraven på IT-investeringar kommer att bli små, dock med reservation för omfattningen av de bearbetningar som krävs hos myndigheten för att den ska kunna nyttja informationen i sin verksamhet. För kommunernas socialtjänster och för arbetslöshetskassorna är samordningsvinsterna mycket stora. 12Skatteverket som mottagare av månadsuppgifter Utredningen har tidigare i kapitel 10 slagit fast att ska vara den myndighet som tar emot månadsuppgifterna från arbets- givare och andra uppgiftslämnare. I detta kapitel redogörs för en del av de förändringar som gäller när den årliga kontrolluppgiften för intäkt i inkomstslaget tjänst ersätts med månadsuppgifter. 12.2Skatteverkets behov av månadsuppgifter handläggning kan på flera sätt förbättras och effektiviseras genom tillgången till månadsuppgifter. Arbete är den största skattebasen och det är viktigt att säkerställa att rätt skatt blir fastställd och betald. Skatt och avgifter på anställdas löner svarar för mer än hälften av de totala skatteintäkterna och skatt på utbetalningar på pension och andra sociala förmåner har sin grund i de löner som tidigare intjänats. Det rör sig således om av skatteintäkterna. För system som hanterar så stor del av skattebasen krävs generella verktyg som stödjer medverkan och gör det svårt att göra fel. Månadsuppgifter om lön och skatteavdrag per anställd innebär bättre uppgiftskvalitet, främst tack vare närheten mellan löneutbetalning, månadsuppgift och arbets- givardeklaration, vilket möjliggör tidigare insatser från sida jämfört med då kontrolluppgifter ger information långt i efterhand. Fel kan upptäckas tidigare och i närmare anslutning till aktuell transaktion. Månadsuppgiften kommer även att ha en förebyggande funktion. Vetskapen hos arbetsgivare om att och den som mottagare av månadsuppgifter anställde har möjlighet att se vilka uppgifter som arbetsgivaren lämnat kan antas ha en kvalitetshöjande effekt. För kommer mängden inkommande uppgifter att öka. Hanteringen av månadsuppgifter som efter beviljad dispens får lämnas på papper kommer att vara och relativt kostsam. Vi förväntar oss dock att antalet dispenser blir mycket litet. När arbetsgivare och andra uppgiftslämnare löpande lämnar månadsuppgift för sina arbetstagare ska efter årets utgång summera beloppen till en årsuppgift för varje arbetstagare, för förtryckning av uppgifter i hans eller hennes inkomst- deklaration. Eftersom informationen redan finns hos ska arbetsgivaren inte skicka in årliga kontrolluppgifter för intäkt i inkomstslaget tjänst till och en stor del av dagens arbete med avstämning mellan årliga kontrolluppgifter och skattedeklarationer försvinner. Arbetsflödet blir därigenom jämnare fördelat . Summeringen av det gångna årets månadsuppgifter kommer att kunna ske till skillnad mot när de årliga kontrolluppgifterna lämnas in och avstämningen sker därefter. Arbetsgivarna och andra uppgiftslämnare slipper att få en stor del av de kontrollfrågor som ställs i samband med den årliga avstämningen mellan den årliga kontrolluppgiften och skattedeklarationerna. Vissa av de fel som förekommer i de årliga kontrolluppgifterna, t.ex. att personnummer saknas eller att uppgift lämnas för fel arbetstagare, kan i stället uppstå i månadsuppgiften. Både arbetstagare (genom Min sida) och arbetsgivare har lättare att upptäcka sådana fel tidigare och i närmare anslutning till den transaktion som ligger till grund för den lämnade uppgiften. Det blir då även lättare att spåra orsaken till felet och komma fram till hur felet ska rättas. Arbetsgivaren belastas då inte av det merarbete som kan uppstå genom att behöver utreda differenser mellan beloppen i kontrolluppgifterna och i skattedeklarationerna. som mottagare av månadsuppgifter får ett bättre underlag för kontroll av arbetsgivar- avgifter och avdragen skatt. kan även under löpande år se vilka personer som en arbetsgivare redovisar lön för och hur mycket lön dessa personer får. Kontrollen av nedsättningar av arbetsgivaravgifter för t.ex. ålder eller andra individuella faktorer kommer att bli bättre. Nedsättningarna kommer genom införandet av månadsuppgifter att bli synliga och eventuella fel kan då snabbare rättas till. De uppgifter om lön m.m. som arbetsgivare m.fl. redovisat i månadsuppgifter och arbetsgivardeklarationer, kan jämföra med egna iakttagelser vid besök hos arbetsgivarna. Genom tillgången till månadsuppgifter kan kontrollen av personalliggare, för de branscher som har sådana, göras effektivare. Konkurrens- villkoren kan därigenom förbättras för seriösa företag bl.a. på grund av att svartarbete kan upptäckas tidigare än . 13Försäkringskassan som mottagare av månadsuppgifter I detta kapitel behandlas frågan om ett utökat elektroniskt informationsutbyte mellan och ur sekretess- och integritetssynpunkt. I de följande sex kapitlen redogörs för elektroniska informationsutbyten ur sekretess- och integritetssynpunkt mellan och Kronofogde- myndigheten, kommunernas socialnämnder, , Arbetslöshetskassorna, Arbetsförmedlingen och Åklagarmyndig- heten. Varje kapitel inleds med en beskrivning av nuvarande informationsutbyte. Därefter redogörs för grunden för uppgifts- behovet. Sedan följer utredningens överväganden och förslag. Frågan om det utökade utbytet ska ske genom direktåtkomst eller på annat sätt behandlas därefter och frågan om de över- lämnade uppgifterna kommer att få ett tillräckligt sekretesskydd hos den mottagande myndigheten eller om sekretessen för uppgifterna måste stärkas. 13.1Nuvarande informationsutbyte mellan och har ett elektroniskt informations- utbyte med inom olika förmånsslag. Av 7 § förord- ningen (2001:588) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet framgår att vissa uppgifter ska lämnas ut från beskattningsdatabasen till . Uppgifter ska lämnas ut i den utsträckning de behövs för beräkning eller kontroll av sjukpenninggrundande inkomst, fördelning av ålderspensions- avgifter, fastställande av underhållsstöd och betalningsskyldighet för sådant stöd enligt socialförsäkringsbalken, beräkning och som mottagare av månadsuppgifter kontroll av bostadsbidrag enligt socialförsäkringsbalken, eller beräkning av betalningsskyldighet enligt 8 § andra stycket lagen (2004:1237) om särskild sjukförsäkringsavgift. I andra stycket finns en precisering av vilka uppgifter som ska lämnas ut. De uppgifter som ska lämnas ut är bl.a. uppgift om överskott i inkomstslaget tjänst enligt 10 kap. 16 § inkomstskattelagen (1999:1229). Vanligen sker informationsöverföringar efter förfrågan. Uppgifter om enskildas taxerade inkomst levereras utan särskild förfrågan från . Enligt 110 kap. 31 § socialförsäkringsbalken, SFB, ska myndig- heter, arbetsgivare, uppdragsgivare samt försäkringsinrättningar på begäran från lämna uppgift om namngiven person när det gäller förhållanden som är av betydelse för tillämpningen av nämnda balk. 13.2Utökat informationsutbyte mellan och Som tidigare nämnts i kapitel 4 är sjukpenninggrundande inkomst den årliga inkomst i pengar som en försäkrad kan antas komma att tills vidare få för eget arbete antingen som arbetstagare i allmän eller enskild tjänst eller på annan grund. SGI används för att räkna ut exempelvis sjukpenning och föräldrapenning. När inkomst- förhållandena inte är kända av ska beräkningen av SGI grundas på de inkomstuppgifter som den försäkrade lämnar till eller inhämtar från den försäkrades arbetsgivare eller som framgår av uppgift om taxerad inkomst. Bostadsbidrag kan sökas av hushåll med barn som bor hemma. Bidragets storlek beror på bostadskostnaden, bostadsytan, hus- hållets inkomst och antalet barn. Bostadsbidrag kan också sökas av personer som är och inte har barn. Bostads- bidraget betalas ut som ett preliminärt bidrag och baseras på den inkomst den sökande själv uppskattat. Den inkomsten jämförs sedan i efterhand med den fastställda taxerade inkomsten då bostadsbidraget betalades ut. När det gäller ersättning för sjuklönekostnader enligt förordningen (2010:425) om ersättning för kostnader för sjuklön. som mottagare av månadsuppgifter kan en arbetsgivare vars kostnader för sjuklön under ett kalenderår överstiger visst belopp efter ansökan hos , få ersättning för del av kostnaderna. måste för denna beräkning få uppgift från arbetsgivaren om hur mycket som har utgetts i sjuklön under ett kalenderår. I avsnitt 4.6.2 redogörs närmare för reglerna om SGI och hur SGI fastställs. För beslut om SGI behöver uppgift om lön. Genom månadsuppgiften kommer denna uppgift att bli betydligt mer aktuell och därmed mer användbar . Även när det gäller beslut om bostadsbidrag behöver uppgift om lön, se vidare kapitel 10. När det gäller den uppdelning av månadsuppgiften i sjuklön och kompletterande ersättning vid sjukdom och föräldraledighet som utredningen föreslagit i kapitel 8 har inte med nuvarande regler behov av dessa uppgifter när det gäller att bestämma sjukpenninggrundande inkomst eller besluta om bostadsbidrag. har dock nytta av uppgift om sjuklön när det gäller beslut om ersättning för sjuklönekostnader enligt förordningen om ersättning för kostnader för sjuklön. De uppgifter som i detta hänseende behöver är det sammanlagda beloppet som en arbetsgivare betalt i sjuklön till sina anställda. Behov av ett utökat elektroniskt informationsutbyte Bedömning: Det finns ett behov av regler som möjliggör ett utökat elektroniskt informationsutbyte mellan och . Ett sådan utbyte leder till en effektivare handläggning och bättre service till de enskilda och en förbättrad kontroll som förebygger och minskar de felaktiga utbetalningarna från välfärdssystemen. Ett utökat elektroniskt informationsutbyte mellan Skatte- verket och går att förena med kraven på skydd mot oacceptabla intrång i den personliga integriteten. som mottagare av månadsuppgifter I kapitel 10 har utredningen slagit fast att har stor nytta av åtkomst till månadsuppgifter. När det gäller elektroniskt informationsutbyte redogörs i avsnitt 6.5.5, för vilka omständigheter som bör beaktas vid en avvägning mellan de omständigheter som talar för ett utökat elektroniskt informationsutbyte och de som talar emot. Flera omständigheter talar för ett utökat elektroniskt informa- tionsutbyte mellan och . De materiella bestämmelser som gäller nu aktuella socialförsäkrings- förmåner är utformade så att måste få ytterligare information från andra myndigheter, sökanden eller dennes arbetsgivare för att kunna fatta beslut i ett ärende. Om får tillgång till månadsuppgifter för varje sökande kommer att få ett betydligt bättre beslutsunderlag än vad som är fallet . Uppgifter ska då inte mer än i undantagsfall behöva inhämtas från sökanden eller dennes arbetsgivare. De felaktiga utbetalningarna som beror på felaktiga uppgifter kan, om får åtkomst till månads- uppgifterna, komma att minska. Omständigheter som talar mot ett utökat informationsutbyte är främst risken för intrång i den enskildes personliga integritet. Månadsuppgiften anger vilken lön den enskilde har . Den uppgift som får tillgång till är uppgift om taxerad inkomst, vilken inte är en så känslig uppgift som uppgift om lön. Mängden uppgifter som samlas på ett och samma ställe kommer också att öka. Utredningen anser att det finns skäl att tillgodose Försäkrings- kassans behov av åtkomst till månadsuppgifter. Ett utökat informa- tionsutbyte kan bidra till en effektivare och säkrare handläggning av ärenden hos , en bättre service åt enskilda, en minskad uppgiftslämnarbörda för företagen och ett ökat förtroende för att välfärdssystemen fungerar på ett riktigt sätt. Ett sådant elektroniskt informationsutbyte går att förena med kraven på skydd mot oacceptabla intrång i den personliga integriteten. Informationsutbytet bör kunna genomföras under förutsättning att interna regler begränsar behörigheten att ta del av uppgifterna, att uppgifterna kan överföras på ett tekniskt säkert sätt och att sekretessen för uppgifterna förstärks hos . som mottagare av månadsuppgifter Informationsutbytet bör bygga på en författningsreglerad uppgiftsskyldighet Bedömning: Ett utökat elektroniskt informationsutbyte bör bygga på sekretessbrytande bestämmelser om uppgifts- skyldighet. De uppgifter som det utökade informationsutbytet gäller omfattas av sekretess hos enligt 27 kap. 1 § OSL. Det krävs därför bestämmelser om uppgiftsskyldighet för att uppgifterna ska kunna lämnas ut till genom ett elektroniskt informationsutbyte. De befintliga sekretessbrytande bestäm- melserna i 7 § skattedatabasförordningen tillåter ett utlämnande av uppgifter i den utsträckning de behövs för vissa angivna åtgärder, t.ex. beräkning och kontroll av sjukpenninggrundande inkomst. Utredningens bedömning är dock att dessa bestämmelser inte är lämpliga att ligga till grund för en direktåtkomst eftersom en direktåtkomst innebär att den mottagande myndigheten får åtkomst även till uppgifter om personer som inte är föremål för någon av de angivna åtgärderna. Det innebär alltså att ett sekretessgenombrott som ska ligga till grund för en direktåtkomst måste täcka alla uppgifter av det slag som direktåtkomsten avser, oavsett om uppgifterna behövs för en specifik handläggningsåtgärd hos den mottagande myndigheten eller inte. Förslag: bör medges direktåtkomst till kontrolluppgifter enligt 15 kap. 9 § 1–2 och tredje stycket samt 24 kap. 4 § 1 skatteförfarandelagen. En ny bestämmelse om detta införs i lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet. Bedömning: bör inte medges direktåtkomst till kontrolluppgifter enligt 15 kap. 9 § 7 skatteförfarandelagen. När det gäller frågan om en myndighet ska få direktåtkomst till uppgifter eller få tillgång till dem på annat sätt har utgångspunkten för dagens reglering varit att uppgifter ska få finnas tillgängliga som mottagare av månadsuppgifter genom direktåtkomst endast i den mån behovet av att snabbt och enkelt få tillgång till dem väger tyngre än den risk ur integritetssynpunkt som direktåtkomst anses medföra, jfr. 2000/01:33 s. 130. Hur avvägningen ska gå till när det gäller att avgöra om uppgifter ska göras tillgängliga genom direktåtkomst eller inte framgår av kapitel 6. Vid bedömningen av om ska ges direkt- åtkomst måste beaktas att behovet av de aktuella uppgifterna är en följd av de regler som styr bestämmande av SGI och beräkning av bostadsbidrag. För att de vinster i form av effektivisering vid handläggning och bättre service till den enskilde ska uppnås talar det mesta för att ska ges direktåtkomst till månadsuppgifterna. Detta förutsätter dock, vilket framgår av kapitel 6, att informationsutbytet bygger på en författningsreglerad uppgiftsskyldighet. Den behandling av personuppgifter i elektronisk form som utbytet innebär måste vidare regleras i en författning. De registrerade ska bli tydligt informerade om att de uppgifter som de lämnar till kommer att kontrolleras mot elektroniskt lagrade uppgifter hos och de ska få del av de inhämtade uppgifterna innan ärendet avgörs. Ett tillräckligt sekretesskydd måste dessutom finnas för uppgifterna hos . Mot denna bakgrund anser utredningen att ska ges direktåtkomst till månadsuppgifterna när det gäller bestämmande av SGI och beslut om bostadsbidrag. När det däremot gäller bestämmande av ersättning enligt förordningen om ersättning för kostnader för sjuklön finns inte samma behov av direktåtkomst till uppgifterna. Vad behöver för denna handläggning är uppgift om vad en arbetsgivare sammanlagt gett ut i sjuklön för sina anställda under ett kalenderår. Dessa uppgifter får i stället lämnas ut till efter förfrågan genom överföring på medium för automatisk data- behandling. som mottagare av månadsuppgifter Utformningen av reglerna om uppgiftsskyldighet Förslag: En ny punkt införs i 7 § första stycket förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet om att uppgift ska lämnas ut till från beskattningsdatabasen för beräkning av ersättning för sjuklönekostnader enligt förordningen (2010:425) om ersättning för kostnader för sjuklön. I andra stycket görs ett tillägg om att kontrolluppgifter enligt 15 kap. 9 § 1–2, 7 och tredje stycket samt 24 kap. 4 § 1 skatteförfarandelagen ska lämnas ut. I tredje stycket regleras att vid direktåtkomst har rätt att ta del av uppgifter som avses i 15 kap. 9 § 1–2 och tredje stycket samt 24 § 4 § 1 skatteförfarandelagen (0000:00). Bedömning: Nuvarande sekretessbrytande bestämmelse i 7 § första stycket 1 och 4 nämnda förordning omfattar i övrigt de nu aktuella ändamålen med det utökade informationsutbytet. Bestämmelser om uppgiftsskyldighet som omfattar det nya informationsutbytet finns redan i 7 § första stycket 1 och 4 skattedatabasförordningen. När det gäller den information i form av uppgift om sjuklön som behövs för beräkning av ersättning för sjuklönekostnader omfattas denna handläggning inte av någon av punkterna i 7 §. Ett tillägg om att uppgifter ska lämnas ut även för denna handläggning måste därför göras. De uppgifter som ska lämnas ut är uppgift om värdet av den ersättning eller förmån som har getts ut, den tid ersättningen eller förmånen avser, värdet av den sjuklön som har getts ut samt nödvändiga identifikations- uppgifter för den uppgiftsskyldige och den som kontrolluppgiften lämnats för. I andra stycket samma paragraf måste ett tillägg om detta göras. 2010/11:78, Vissa frågor om elektroniska uppgiftshantering, s. 21 framgår att i bestämmelser om uppgiftsskyldighet som tar sikte på direktåtkomst bör tas in två olika typer av sekretssbrytande bestämmelser beroende på formen för utlämnande av uppgifter, dels en sekretessbrytande bestämmelse som tar sikte på uppgiftslämnande i enskilda fall och som kan användas vid utlämnande av uppgifter t.ex. via telefon eller mejl, dels en vidare sekretessbrytande bestämmelse som bara gäller som mottagare av månadsuppgifter vid direktåtkomst, se vidare avsnitt 6.5.5. Utredningen har i enlighet med regeringens uttalande i nämnda proposition lagt till ett tredje stycke i 7 § som bara gäller vid direktåtkomst. Utredningen förutsätter att i sin arbets- ordning eller motsvarande dokument anger vilka personer som för vilka syften har behörighet att få ta del av de aktuella uppgifterna. Skattedatabaslagen och socialförsäkringsbalkens bestämmelser om behandling av uppgifter i respektive myndighets verksamhet Bedömning: Lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet och socialförsäkrings- balken medger den behandling som informationsutbytet innebär. Enligt 1 kap. 5 § 3 lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet får uppgifter behandlas i beskattningsverksamhet för tillhandahållande av information som behövs i författningsreglerad verksamhet hos någon annan än för att utgöra underlag för beslut och kontroll av bidrag och andra stöd. Den nu aktuella behandlingen av uppgifter avser ett sådant ändamål som anges i bestämmelsen. Den behandling av uppgifter som uppgiftsutlämnandet innebär för är därmed tillåten. Av 114 kap. 7 § 4 socialförsäkringsbalken framgår att i sin verksamhet får behandla personuppgifter om det är nödvändigt för att handlägga ärenden. Utredningen anser att bestämmelsen medger den nu aktuella behandlingen av personuppgifter om det är nödvändigt för att handlägga ärenden. Enligt 114 kap. 14 § samma lag får i socialförsäkringsdatabasen endast sådana personuppgifter behandlas som avser personer som omfattas eller har omfattats av verksamhet enligt de ändamål som anges i 7 §, eller personer om vilka uppgifter på annat sätt behövs för handläggningen av ett ärende. Denna bestämmelse medger enligt utredningen att de nu aktuella uppgifterna behandlas i socialförsäkringsdatabasen. som mottagare av månadsuppgifter Som framgår av avsnitt 6.3.2 gäller hos sekretess för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga för- hållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs och uppgiften förekommer i ett ärende enligt lagstiftningen om allmän försäkring, dvs. en presumtion för offentlighet. Hälsotillstånd och uppgifter om en persons ekonomi faller under begreppet personliga förhållanden. Sekretess enligt nämnda bestämmelse kan komma att gälla inte bara uppgifter om sjukperioder och liknande utan också uppgifter om sjukpenninggrundande inkomst och om sjukpenningens storlek.