sou · GYB378d3 · 2011-01-01 00:00:00 — 6.tillsynsfunktion: de relevanta personer eller den eller de organ som har ansvaret för tillsynen av högsta ledningen och för bedömning och regelbunden översyn av om den riskhante ringsprocess och de riktlinjer, förfaranden och åtgärder som har inrättats för att uppfylla kraven i direktiv /65/EG är lämpliga och rimliga. 7.motpartsrisk: fondföretagets risk för förlust till följd av att motparten i en transaktion kanske inte uppfyller sina förplik telser före den slutliga avvecklingen av transaktionens betalningsflöde. 8.likviditetsrisk: risken för att en position i fondföretagets port följ inte kan säljas, lösas in eller avslutas till en begränsad kostnad inom en rimlig tid och att fondföretaget därför inte alltid är i stånd att efterleva artikel 84.1 i direktiv /65/EG. 9.marknadsrisk: fondföretagens risk för förlust på grund av fluk tuationer i marknadsvärdet på positioner i fondföretagets portfölj till följd av ändrade marknadsvariabler, såsom rän tor, växelkurser, aktie- och råvarupriser eller en emittents kreditvärdighet. 10.operativ risk: fondföretagens risk för förlust på grund av otill räckliga interna förfaranden och brister när det gäller perso nal och system i förvaltningsbolaget eller yttre faktorer; här ingår även rättsliga och dokumentationsrelaterade risker och risker till följd av handels-, avvecklings- och värderingsförfa randen, som används på fondföretagets vägnar. I begreppet styrelse, som definieras i första stycket punkt 5 ska inte övervakningsrådet ingå i de fall då förvaltningsbolagen har en dubbel struktur bestående av en styrelse och ett övervakningsråd. Europeiska unionens officiella tidning L 176/47 (Artiklarna 12.1 a och 14.1 c i direktiv /65/EG) Allmänna krav på förfaranden och organisation 1.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen a)inför, tillämpar och upprätthåller beslutsförfaranden och organisationsstrukturer som klart och på ett dokumenterat sätt anger rapporteringsvägar och fördelar funktioner och ansvarsområden, b)säkerställer att deras relevanta personer är medvetna om de förfaranden som måste följas för att de ska fullgöra sina skyl digheter korrekt, c)inför, tillämpar och upprätthåller lämpliga interna kontroll mekanismer som är utformade för att säkerställa att beslut och förfaranden efterlevs på alla nivåer inom förvaltningsbolaget, d)inför, tillämpar och upprätthåller effektiv intern rapportering och förmedling av information på alla relevanta nivåer i för valtningsbolaget samt ett effektivt informationsflöde med alla berörda tredje parter, e)registrerar uppgifter noggrant och korrekt avseende verksam heten och den interna organisationen. Medlemsstaterna ska säkerställa att förvaltningsbolagen beaktar sin verksamhets art, omfattning och komplexitet, och arten på och omfattningen av de tjänster och de uppgifter som utförs inom ramen för verksamheten. 2.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inför, til lämpar och upprätthåller de system och förfaranden som krävs för att med hänsyn till den berörda informationens art slå vakt om dess säkerhet, integritet och konfidentialitet. 3.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inför, til lämpar och upprätthåller lämpliga riktlinjer för avbrottsfri verk samhet för att vid ett eventuellt system- eller procedurfel säkerställa att deras viktigaste uppgifter och funktioner bevaras och att deras tjänster och verksamhet upprätthålls eller, om detta inte är möjligt, för att möjliggöra att dessa uppgifter och funktio ner återvinns utan dröjsmål, och att tjänster och verksamhet snabbt kan återupptas. 4.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inför, til lämpar och upprätthåller redovisningsprinciper och redovisnings förfaranden som gör det möjligt för dem att på begäran från den behöriga myndigheten utan dröjsmål inkomma med finansiella rapporter som ger en rättvisande bild av företagets finansiella ställning och som överensstämmer med alla tillämpliga redovis ningsstandarder och redovisningsregler. 5.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen överva kar och regelbundet utvärderar sina system, interna kontrollme kanismer och åtgärder som införts enligt punkterna 1–4 för att säkerställa att de är effektiva, och att de vidtar lämpliga åtgärder för att avhjälpa eventuella brister. 1.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen anstäl ler personal med den kompetens, kännedom och sakkunskap som krävs för att kunna fullgöra de uppgifter som tilldelats dem. 2.Medlemsstaterna ska säkerställa att förvaltningsbolagen innehar de resurser och den sakkunskap som krävs för att effek tivt övervaka de uppgifter som tredje part utför inom ramen för ett avtal med förvaltningsbolaget, särskilt med hänsyn till hante ringen av de risker som är förbundna med avtalen. 3.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen, när rele vanta personer fullgör flera funktioner, säkerställer att detta inte hindrar, och sannolikt inte kommer att hindra, dessa personer från att fullgöra sina särskilda funktioner på ett sunt, ärligt och professionellt sätt. 4.Med avseende på punkterna 1, 2 och 3 ska medlemsstaterna säkerställa att förvaltningsbolagen beaktar sin verksamhets art, omfattning och komplexitet, och arten på och omfattningen av de tjänster och de uppgifter som utförs inom ramen för verksamheten. Förfaranden för administration och bokföring Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inför, til lämpar och upprätthåller effektiva och öppna förfaranden för en rimlig och snabb hantering av klagomål från investerare. L 176/48 Europeiska unionens officiella tidning 2.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen säker ställer att uppgifterna om varje klagomål och de åtgärder som vid tagits för att avhjälpa detta bevaras. 3.Investerare ska kunna lämna in klagomål kostnadsfritt. Uppgifter om förfarandena i punkt 1 ska kostnadsfritt göras till gängliga för investerare. 1.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inför lämpliga elektroniska system, så att alla portföljtransaktioner och order om teckning och inlösen kan registreras i rätt tid och på rätt sätt och kraven i artiklarna 14 och 15 efterlevas. 2.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen garante rar en hög säkerhetsnivå vid elektronisk databehandling samt den registrerade informationens integritet och vid behov konfidentialitet. Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen för att skydda andelsägarna garanterar tillämpningen av de redovisnings principer och redovisningsförfaranden som avses i artikel 4.4. Räkenskaperna för fondföretag ska föras på ett sådant sätt att alla fondföretagets tillgångar och skulder är direkt identifierbara . Om ett fondföretag har olika delfonder ska de ha separata räkenskaper. 2.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inför, genomför och använder redovisningsprinciper och redovisnings förfaranden som är förenliga med redovisningsbestämmelserna i fondföretagets hemmedlemsstat för att säkerställa att beräkningen av fondandelsvärdet för varje fondföretag blir korrekt, utifrån redovisningen, och att order om teckning och inlösen kan utfö ras till det fondandelsvärdet. 3.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inför lämpliga strukturer för att säkerställa en korrekt värdering av fondföretags tillgångar och skulder, i enlighet med gällande regler för värdering enligt artikel 85 i direktiv /65/EG. Kontroll av företagsledningen och tillsynsfunktionen 1.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolag vid den interna fördelningen av funktionerna säkerställer att företagsled ningen och, i förekommande fall, tillsynsfunktionen är ansvariga för att förvaltningsbolaget fullgör sina skyldigheter enligt direktiv /65/EG. 2.Förvaltningsbolagen ska se till att företagsledningen a)har ansvaret för genomförandet av den allmänna placerings inriktning för varje förvaltat fondföretag, som i tillämpliga fall definieras i prospektet, fondbestämmelserna eller inves teringsbolagets bolagsordning, b)övervakar godkännandet av placeringsstrategierna för varje förvaltat fondföretag, c)har ansvaret för att säkerställa att förvaltningsbolaget inne har en permanent och effektiv funktion för regelefterlevnad, i enlighet med artikel 10, även om denna funktion utförs av tredje part, d)säkerställer och med jämna mellanrum kontrollerar att den allmänna placeringsinriktningen, placeringsstrategierna och riskbegränsningarna för varje förvaltat fondföretag genom förs korrekt och effektivt och efterlevs, även när riskhante ringsfunktionen utförs av tredje part, e)godkänner och med jämna mellanrum kontrollerar att de interna förfarandena för beslut om investeringar för varje för valtat fondföretag är lämpliga, i syfte att säkerställa att dessa beslut är förenliga med de godkända placeringsstrategierna, och f)godkänner och med jämna mellanrum kontrollerar riskhan teringsstrategin och de särskilda åtgärderna, förfarandena och teknikerna för genomförandet av denna strategi i enlighet med artikel 38, inklusive riskbegränsningssystemet för varje förvaltat fondföretag. Förvaltningsbolaget ska också se till att företagsledningen och, i förekommande fall, tillsynsfunktionen a)bedömer och med jämna mellanrum kontrollerar effektivite ten hos de metoder, ordningar och förfaranden som har införts för att efterleva kraven i direktiv /65/EG, och b)vidtar lämpliga åtgärder för att avhjälpa eventuella brister. Europeiska unionens officiella tidning L 176/49 4.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen säker ställer att företagsledningen får regelbundna, åtminstone årliga, skriftliga rapporter avseende regelefterlevnad, internrevision och riskhantering, i vilka det bland annat anges om lämpliga korrige ringsåtgärder har vidtagits vid eventuella brister. 5.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen säker ställer att företagsledningen får regelbundna rapporter om genomförandet av placeringsstrategier och om de interna förva randen för investeringsbeslut som avses i punkt 2 b–e. 6.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen säker ställer att tillsynsfunktionen, i förekommande fall, regelbundet får skriftliga rapporter om de frågor som avses i punkt 4. Permanent funktion för regelefterlevnad Medlemsstaterna ska säkerställa att förvaltningsbolagen dels inför, tillämpar och upprätthåller lämpliga riktlinjer och förfaran den för att upptäcka risker för att bolagen inte klarar att uppfylla sina skyldigheter enligt direktiv /65/EG, samt andra risker i samband med detta, dels vidtar lämpliga åtgärder för att minimera riskerna och göra det möjligt för de behöriga myndigheterna att utöva sina befogenheter effektivt enligt det direktivet. Medlemsstaterna ska säkerställa att förvaltningsbolagen beaktar sin verksamhets art, omfattning och komplexitet, och arten på och omfattningen av de tjänster och de uppgifter som utförs inom ramen för verksamheten. Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inför och upprätthåller en permanent och effektiv funktion för regelef terlevnad som arbetar oberoende och som ansvarar för att a)övervaka och regelbundet bedöma om de åtgärder, riktlinjer och förfaranden som inrättats i enlighet med punkt 1 är lämpliga och effektiva, och utvärdera de åtgärder som vidta gits för att avhjälpa eventuella brister i förvaltningsbolagets efterlevnad av sina skyldigheter, samt b)råda och stödja relevanta personer som ansvarar för att utföra tjänster och uppgifter i syfte att uppfylla förvaltningsbolagets skyldigheter enligt direktiv /65/EG. För att den funktion för regelefterlevnad som avses i punkt 2 ska kunna fullgöra sina uppgifter korrekt och på ett oberoende sätt ska förvaltningsbolagen säkerställa att följande villkor är uppfyllda: a)Funktionen för regelefterlevnad ska ha de befogenheter och resurser och den sakkunskap som krävs samt tillgång till all relevant information. b)En person ska utses att ansvara för funktionen för regelefter levnad och för all regelbunden, minst årlig, rapportering till företagsledningen om regelefterlevnad, där det bland annat anges om lämpliga korrigeringsåtgärder har vidtagits vid eventuella brister. c)De relevanta personer som deltar i funktionen för regelefter levnad ska inte delta i utförandet av tjänster eller uppgifter som de övervakar. d)Metoden för att fastställa ersättningen till de relevanta perso ner som deltar i funktionen för regelefterlevnad får inte även tyra, eller sannolikt kunna komma att äventyra, deras objektivitet. Ett förvaltningsbolag ska dock inte vara skyldigt att uppfylla kra ven i första stycket leden c och d om det med hänsyn till verk samhetens art, omfattning och komplexitet, och tjänsternas och uppgifternas natur och omfattning, kan visa att kraven inte är proportionella och att dess funktion för regelefterlevnad fortfa rande är effektiv. 1.Om det med hänsyn till arten, omfattningen och komplexi teten hos förvaltningsbolagens verksamhet, och arten på och omfattningen av den kollektiva portföljförvaltning som utförs inom ramen för den verksamheten är lämpligt och rimligt ska medlemsstaterna kräva att förvaltningsbolagen inrättar och upp rätthåller en internrevisionsfunktion som är åtskild från och obe roende av bolagens övriga funktioner och verksamhet. 2.Den internrevisionsfunktion som avses i punkt 1 ska ha till uppgift att a)införa, tillämpa och upprätthålla en revisionsplan för att undersöka och bedöma om förvaltningsbolagets system, interna kontrollmekanismer och åtgärder är lämpliga och rimliga, b)utfärda rekommendationer på grundval av det arbete som utförts enligt led a, c)kontrollera att rekommendationerna i led b följs, d)rapportera med avseende på internrevisionsfrågor i enlighet med artikel 9.4. Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen inrättar och upprätthåller en permanent riskhanteringsfunktion. L 176/50 Europeiska unionens officiella tidning Den permanenta riskhanteringsfunktion som avses i punkt 1 ska vara hierarkiskt och funktionellt oberoende av de operativa enheterna. Medlemsstaterna får emellertid tillåta att förvaltningsbolagen avvi ker från det kravet när det är lämpligt och rimligt med hänsyn till arten, omfattningen och komplexiteten hos verksamheten på för valtningsbolaget och de fondföretag det förvaltar. Ett förvaltningsbolag ska kunna styrka att lämpliga åtgärder till skydd mot intressekonflikter har vidtagits för att möjliggöra en oberoende riskhantering och att dess riskhanteringsprocess upp fyller kraven i artikel 51 i direktiv /65/EG. 3.Den permanenta riskhanteringsfunktionen ska a)genomföra riktlinjer och förfaranden för riskhantering, b)säkerställa att fondföretagens riskbegränsningssystem efter levs, även i fråga om lagstadgade begränsningar för total exponering och motpartsrisk i enlighet med artiklarna 41, 42 och 43, c)ge råd till styrelsen vid identifiering av riskprofilen för varje förvaltat fondföretag, d)tillhandahålla styrelsen och, i tillämpliga fall, tillsynsfunktio nen med regelbundna rapporter om i)överensstämmelsen mellan den nuvarande risknivån för vart och ett av de förvaltade fondföretagen och den över enskomna riskprofilen för det fondföretaget, ii)vart och ett av de förvaltade fondföretagens efterlevnad av de relevanta riskbegränsningssystemen, iii)riskhanteringsprocessen, huruvida den är lämplig och effektiv och framför allt om lämpliga korrigeringsåtgär der har vidtagits vid eventuella brister, e)tillhandahålla företagsledningen med regelbundna rapporter om den nuvarande risknivån för vart och ett av de förvaltade fondföretagen och alla faktiska eller förväntade överskridan den av gränserna i syfte att säkra att lämpliga åtgärder kan vidtas omgående, f)kontrollera och främja, i tillämpliga fall, ordningar och för faranden för värdering av OTC-derivat i enlighet med artikel 44. Den permanenta riskhanteringsfunktionen ska ha de befo genheter som krävs och tillgång till all relevant information som krävs för att fullgöra uppgifterna i punkt 3. Om en relevant person deltar i verksamhet som kan ge upp hov till en intressekonflikt eller har tillgång till insiderinformation i enlighet med artikel 1.1 i direktiv /6/EG eller annan kon fidentiell information avseende fondföretag eller transaktioner med eller för fondföretag till följd av verksamhet som denne utför för förvaltningsbolagets räkning, ska medlemsstaterna kräva att förvaltningsbolagen inför, tillämpar och upprätthåller lämpliga åtgärder för att förhindra följande: a)Att en privat transaktion utförs som uppfyller minst ett av följande kriterier: i)Den relevanta personen är förbjuden att utföra den pri vata transaktionen enligt betydelsen i direktiv /6/EG. ii)Transaktionen innebär missbruk eller otillbörligt röjande av konfidentiell information. iii)Transaktionen strider mot, eller kommer sannolikt att strida mot, förvaltningsbolagets skyldigheter enligt direktiv /65/EG eller direktiv /39/EG. b)Att den relevanta personen råder eller föranleder, på annat sätt än inom ramen för sin anställning eller ett tjänsteavtal, någon annan person att utföra en transaktion med finansiella instrument som, om det gällde en privat transaktion från den relevanta personens sida, skulle omfattas av denna punkt led a eller artikel 25.2 a eller b i direktiv /73/EG, eller på annat sätt skulle utgöra missbruk av information om icke- utförda order. c)Att den relevanta personen, på annat sätt än inom ramen för sin anställning eller ett tjänsteavtal och utan att det påverkar tillämpningen av artikel 3 a i direktiv /6/EG, röjer infor mation eller synpunkter till någon annan person om den relevanta personen vet, eller rimligtvis borde veta, att den andra personen till följd av att informationen röjts kommer att eller sannolikt skulle komma att vidta någon av följande åtgärder: i)Utföra en transaktion med finansiella instrument som, om det gällde en privat transaktion från den relevanta personens sida, skulle omfattas av denna punkt led a eller artikel 25.2 a eller b i direktiv /73/EG, eller på annat sätt skulle utgöra missbruk av information om icke-utförda order. ii)eller föranleda en annan person att utföra en sådan transaktion. De åtgärder som krävs enligt punkt 1 ska särskilt utformas för att säkerställa att a)alla relevanta personer som omfattas av punkt 1 är medvetna om begränsningarna avseende privata transaktioner och de åtgärder som fastställts av förvaltningsbolaget med avseende på privata transaktioner och röjande av information enligt punkt 1, Europeiska unionens officiella tidning L 176/51 b)förvaltningsbolaget snabbt underrättas om alla privata trans aktioner som utförts av en relevant person, antingen genom att de anmäls eller genom andra förfaranden som gör det möjligt för förvaltningsbolaget att identifiera dessa transaktioner, c)uppgifter om de privata transaktioner som anmäls till eller som identifieras av förvaltningsbolaget bevaras, däribland alla godkännanden eller förbud avseende dessa transaktioner. Vid tillämpningen av första stycket led b, då vissa uppgifter utförs av tredje part, ska förvaltningsbolaget se till att den enhet som utför uppgifterna registrerar privata transaktioner som en relevant person företar samt på begäran snabbt överlämnar den informa tionen till förvaltningsbolaget. Punkterna 1 och 2 ska inte tillämpas på följande slag av pri vata transaktioner: a)Privata transaktioner som genomförs som ett led i en port följförvaltningstjänst med handlingsutrymme för förvaltaren, där det inte finns något föregående utbyte av information i samband med transaktionen mellan portföljförvaltaren och den relevanta personen, eller någon annan person för vars räkning transaktionen utförs. b)Privata transaktioner i fondföretag eller med andelar i före tag för kollektiva investeringar (fondföretag) som omfattas av tillsyn enligt lagstiftningen i en medlemsstat som kräver en motsvarande riskspridning bland tillgångarna, förutsatt att den relevanta personen eller någon annan person för vars räkning transaktionerna utförs inte deltar i förvaltningen av företaget. I punkterna 1, 2 och 3 i denna artikel ska begreppet privat transaktion ha samma betydelse som i artikel 11 i direktiv /73/EG. 1.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen säker ställer att information omgående registreras för varje portfölj transaktion som involverar fondföretag, så att ordern och den genomförda transaktionen kan rekonstrueras i detalj. 2.Den registrerade information som avses i punkt 1 ska omfatta a)namnet eller en annan beteckning på fondföretaget och den person som agerar på fondföretagets vägnar, b)uppgifter som är nödvändiga för att identifiera instrumentet i fråga, c)kvantitet, d)orderns eller transaktionens typ, e)pris, f)för order: datum och den exakta tidpunkten för vidarebeford ran av ordern och namn eller annan beteckning på den per son som ordern vidarebefordrades till; för transaktioner: datum och den exakta tidpunkten för beslutet att handla och genomförandet av transaktionen, g)namnet på den person som vidarebefordrade ordern eller genomförde transaktionen, h)i tillämpliga fall, orsakerna till att en order dragits tillbaka, i)motpart och handelsplats, för transaktioner som har genomförts. I första stycket led i avses med handelsplats en reglerad marknad enligt artikel 4.1 led 14 i direktiv /39/EG, en multilateral handelsplattform enligt artikel 4.1 led 15 i det direktivet, en sys tematisk internhandlare enligt artikel 4.7 samma direktiv, en marknadsgarant eller en annan person som tillhandahåller likvi ditet eller en enhet som i tredjeland utför en liknande funktion som någon av de nämnda. Registrering av order om teckning och inlösen 1.Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen vidtar alla rimliga mått och steg för att säkerställa att mottagna order om teckning och inlösen som involverar fondföretag samlas och registreras omgående efter mottagandet. 2.Detta register ska omfatta information om a)det relevanta fondföretaget, b)den person som ger eller vidarebefordrar ordern, c)den person som tar emot ordern, d)datum och tidpunkt då ordern gavs, e)betalningsvillkor och betalningsmedel, f)orderns typ, g)datum då ordern utfördes, h)antalet andelar som tecknats eller lösts in, i)tecknings- eller inlösenpris per andel, j)andelarnas sammanlagda tecknings- eller inlösenpris, k)orderns bruttovärde, inklusive teckningsavgifter, eller netto beloppet efter avdrag för inlösenavgift. L 176/52 Europeiska unionens officiella tidning Medlemsstaterna ska kräva att förvaltningsbolagen ser till att de register som avses i artiklarna 14 och 15 bevaras . I undantagsfall, när det är nödvändigt för att myndigheten ska kunna utföra sin tillsynsfunktion enligt direktiv /65/EG, får de behöriga myndigheterna dock kräva att förvaltningsbolagen bevarar en del eller alla dessa uppgifter som fastställs med hänsyn till instrumentets eller portföljtransak tionens karaktär. När ett förvaltningsbolags auktorisering har upphört får medlemsstaterna eller de behöriga myndigheterna kräva att för valtningsbolaget bevarar de registrerade uppgifter som avses i punkt 1 till dess att femårsperioden har löpt ut. Om förvaltningsbolaget överlåter sitt ansvar gentemot fondföre tagen till ett annat förvaltningsbolag, får medlemsstaterna eller de behöriga myndigheterna kräva att åtgärder vidtas så att bolaget i fråga får tillgång till de registrerade uppgifterna . Uppgifterna ska bevaras på ett medium som gör det möjligt att lagra information så att den är tillgänglig för den behöriga myndigheten , i en sådan form och på ett sådant sätt att följande villkor är uppfyllda: a)Den behöriga myndigheten ska lätt kunna komma åt uppgif terna och kunna rekonstruera varje viktigt steg i hanteringen av varje enskild portföljtransaktion. b)Det ska vara lätt att fastställa vilka korrigeringar och övriga ändringar som gjorts, samt uppgifternas innehåll före dessa korrigeringar och ändringar. c)Det får inte vara möjligt att manipulera eller förändra upp gifterna på annat sätt. (Artiklarna 12.1 b, 14.1 d och 14.2 c i direktiv /65/EG) Kriterier för identifiering av intressekonflikter