sou · GZB327 · 2011-03-25 00:00:00 — En ledstjärna i genomförandet av delegationens uppdrag är 6 § andra stycket myndighetsförordningen (2007:515) som föreskriver att en myndighet ska verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. beslutade delegationen att i sitt arbete prioritera fem strategiska e-förvaltningsprojekt. Med prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt avses de förstudier som delegationen har prioriterat. Flera myndigheter och Kommuner och Landsting (SKL) har utifrån gjord prioritering tillsammans genomfört tre förstudier och ett pilotarbete. Resultaten av dessa förstudier/pilotarbete redovisas kort i avsnitt 3 i detta betänkande. Ett av projekten, Minskat uppgiftslämnande, är ett förslag framtaget av som delegationen beskrivit i ett tidigare betänkande. Projektet är lagt som ett förslag till regeringen och bereds i Regeringskansliet.27 4.2Portföljstyrning av prioriterade förstudier Delegationen har under vintern 2010-2011 tagit en ny portföljstyrningsprocess i bruk, som omfattar förvaltningsgemensamma förstudier i delegationens regi. Processen innehåller följande delar: 27 62-1047/2008, Förslag till minskat uppgiftslämnande för företag, . a)Delegationen tar emot förslag till förvaltningsgemensamma förstudier.. Förslaget bör innehålla en beskrivning av idén till förstudien, en grov skattning av nyttan, samt av de risker och den komplexitet i lösningen som man kan anta finns. Förslag kan med fördel lämnas via det idéforum som beskrivs i föregående avsnitt. b)Ett arbetsutskott till delegationens arbetsgrupp bereder underlaget och rekommenderar arbetsgruppen om en uppdragsbeskrivning bör tas fram. c)Någon av de i delegationen deltagande myndigheter eller SKL tar fram en uppdragsbeskrivning, inklusive finansieringsförslag. d)Delegationen fattar beslut om att starta förstudien och bekräftar om finansiering kan ske med centralt avsatta medel. e)Förstudien genomförs under ledning av en färdledande myndighet eller SKL, som rapporterar arbete och förstudieresultat till delegationens arbetsgrupp. f)Baserat på förstudiens resultat fattar delegationen beslut om fortsatt hantering. Delegationen har tagit fram mallar för idébeskrivningar, uppdragsbeskrivningar, förstudier och statusrapportering. Syftet är att underlätta arbetet och säkra kvaliteten. gjordes en inventering, både publikt och inom delegationen, vad gällde idéer till prioriterade förstudier . påbörjades en portföljhantering för lämnade förslag, där beredning och prioritering av förslagen har beretts. Delegationen prioriterar att genomföra en omfattande förstudie inom området Effektivare informationsförsörjning. Bakgrunden till detta ställningstagande beskrivs i avsnitt 2.5. Ytterligare prioriterade förstudier kan komma att startas . En sådan förstudie kan bli följden av nedanstående arbete som delegationen avser att genomföra. Informationsutbyte mellan organisationer i den offentliga sektorn består i att meddelanden överförs via Internet eller i slutna nät. Sätten att utbyta information har utvecklats på olika sätt inom olika sektorer. Det finns en rad lösningar som behöver eller kommer att behöva samverka med varandra för att åstadkomma en högre grad av automatisering i förvaltningen. Lösningarna är både nationella och europeiska/internationella och samordning saknas. Området berör komplexa teknikfrågor, olika intressenter, krav och regleringar såväl nationellt som på EU-nivå, standarder, teknikutveckling m.m. Frågan har aktualiserats från flera håll och lyfts till delegationen med önskemål om att ett gemensamt koncept utreds. Arbetet syftar till att utreda hur förvaltningens nuvarande lösningar ser ut, t.ex. avseende teknik, process, organisation, funktion och kostnad. Det behövs också en bredare belysning genom att studera hur andra länder löser eller planerar att lösa sin meddelandehantering. Frågan tillhör de infrastrukturella förutsättningarna som behöver hanteras på ett myndighetsövergripande sätt. Resultatet från arbetet kan användas för att föreslå en ny förstudie med ett mer lösningsorienterat fokus. Arbetet ligger också i linje med delegationens övergripande ambition att det ska bli enklare, öppnare och effektivare. Förväntat resultat av arbetet är en redovisning av förvaltningens nuvarande lösningar för meddelandehantering inom och valda länder. Arbetet kommer att utföras av delegationens arbetsutskott Vägledning för automatiserad samverkan (VLAUTO) och avrapporteras . Delegationen har tagit fram och håller på att ta fram vägledningar och riktlinjer inom ramen för sitt uppdrag. Samtliga vägledningar och riktlinjer publiceras löpande på delegationens webbplats. är följande vägledningar och riktlinjer aktuella: Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning (Version 1.0, ) Vägledning för kanalstrategi (Version 1.0, ) Vägledning för införande av IPv6 (Version 1.0, ) Vägledning för införande av DNSSEC (Version 1.0, ) Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier (Version 1.0, ) Vägledning för automatiserad samverkan (Version 1.0, ) pågår arbetet med att ta fram följande vägledningar: Terminologi (klar ) Vägledning för behovsanalys (klar ) Vägledning i nyttorealisering (öppen remiss, ) Vägledning för webbutveckling (klar . Vissa grundläggande principer för webbutveckling publicerades ) Vägledning för vidareutnyttjande av offentliga handlingar (arbetsnamn för vägledning som kommer att publiceras ) Samtliga vägledningar och riktlinjer versionshanteras och förvaltas vilket innebär att de vid behov uppdateras. 4.5Riktlinjer för sociala medier Regeringen gav i tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) E-delegationen i uppdrag att ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier, t.ex. Facebook och Twitter. Enligt direktiven är bakgrunden den ökande internetkompetensen hos medborgare och företag och att myndigheterna har börjat använda sociala medier för att fånga upp användarnas behov. Delegationen ska, enligt direktiven, särskilt beakta rättsliga aspekter på sådan användning. Uppdraget ska genomföras i samråd med berörda myndigheter. Delegationen ska särskilt samråda med Datainspektionen och . Arbetet bedrevs i huvudsak i delegationens expertgrupp för rättsliga frågor. Samråd genomfördes med berörda myndigheter, bl.a. med Datainspektionen och . Synpunkter inhämtades också från delegationens egna sociala medier. Arbetet slutfördes i december 2010.28 vikten av att användningen av sociala medier bidrar till myndighetens verksamhet, 28 Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier, version 1.0, . behovet av interna regler hos myndigheterna för att skilja på när myndigheten uttalar sig och när anställda uttalar sig privat, kraven på uppsikt över mediet, bestämmelserna om allmänna handlingar och behandling av personuppgifter, samt Avsikten är att riktlinjerna ska implementeras hos respektive myndighet. Det kan ske på olika sätt och i flera olika interna policydokument. 4.6Forum för idéer och förslag Delegationen har på försök startat ett elektroniskt forum, eDéforum, för den som vill lämna idéer som rör gemensamma e-förvaltningsfrågor. Idéforumet riktar sig främst till privatpersoner, men även till tjänstemän i offentlig sektor och de privata tjänstemän som arbetar med verksamhetsutveckling i offentlig sektor. Forumet fungerar som komplement till myndigheters och kommuners ordinarie inhämtning av kundsynpunkter, i huvudsak för att fånga upp sådant som är generellt och berör flera myndigheter och kommuner. Syftet är främst att fånga upp idéer och utvecklingsförslag, inte klagomål. De förslag som lämnas i forumet ska röra elektroniska tjänster som är förvaltningsgemensamma eller riskerar att hamna mellan myndigheter, kommuner eller landsting. Om idén rör en enskild organisation ska förslagslämnaren i första hand vända sig dit. Forumet ska även fungera som inspiration för näringslivet. Forumet innehåller funktioner för att kunna lämna förslag, rösta och ge återkoppling på förslag. Vem som helst kan lämna förslag, även anonymt, så länge reglerna för elektroniska anslagstavlor m.m. följs. Förslag som innehåller säljmaterial gallras. De inkomna förslagen hanteras av utvecklingsansvariga myndigheter och SKL. En rutin för hur förslagen ska hanteras är på väg att tas fram. Delegationens sekretariat kommer under uppstartsfasen att svara för administration och moderering av forumet. En diskussion kommer att startas för att undersöka möjligheten att ansvaret förs över till någon eller några myndigheter för att säkerställa en lång- siktigt lösning och kontinuitet. Det är en fördel om varje myndighet, kommun och landsting som samlar in synpunkter och förslag på e-tjänster via sin webbplats eller liknande, i samband med detta informerar om eDéforum och dess syfte. 4.7Uppföljningsarbetet och förväntade resultat Delegationens uppföljning och rapportering av förväntade resultat utifrån de kommittédirektiv som regeringen beslutat samt de förslag och ställningstaganden som delegationen gjort i tidigare betänkanden finns publicerade på delegationens webbplats. 4.8Offentlig information för vidareutnyttjande anordnade delegationen ett öppet möte med vidareförädlande företag och entreprenörer för att få deras syn på prioriterade åtgärder för att främja vidareutnyttjande av information. Närmare fyrtio organisationer samlades vid mötet. Delegationen har initierat ett projekt för att ta fram en vägledning vars syfte är att stötta offentliga organisationer i arbetet med att tillhandahålla information för vidareutnyttjande. Vägledningen kommer att omfatta stöd för juridiska avvägningar, former för publicering av information och hur myndigheter kan informera om vilken information som finns tillgänglig för vidareutnyttjande. Delegationen arbetar kontinuerligt med att informera om sin verksamhet och eftersträvar transparens och öppenhet för att göra hela förvaltningen delaktig i arbetet. etablerades flera informationskanaler, bland annat delegationens webbforum, som används bland annat för att få in synpunkter på vägledningar och riktlinjer som delegationen tar fram. Forumet används också för att utbyta erfarenheter mellan olika aktörer inom förvaltningen. Delegationen använder sociala medier som Twitter och Facebook och publicerar regelbundet ett nyhetsbrev. Den egna webbplatsen kommer utvecklas , som en förstudie genomförs tillsammans med SKL för att etablera en förvaltningsgemensam webbplats som riktar sig till dem som arbetar med e-förvaltning. Målbilder är en viktig del i när delegationen i olika forum kommunicerar visionen – så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Delegationen har genomfört ett målgruppsarbete i form av en workshop och ett arbetsutskott har bildats för att ta målbildsarbetet vidare. Framtidsseminarier som riktar sig till verksamhetsutvecklare inom förvaltningen kommer att genomföras . Syftet är att driva på utvecklingen av e-förvaltning, engagera och skapa dialog med organisationer utanför delegationen, fånga in synpunkter och förankra delegationens arbete. Delegationen kommer att fortsätta bjuda in näringslivet till öppna möten. Delegationen deltar i konferenser och mässor som till exempel Offentliga rummet29, Kvalitetsmässan30 och E-förvaltningsdagarna31. Dessutom sker aktiviteter i syfte att sprida goda exempel och öka erfarenhetsutbyte. Informationsaktiviteter genomförs för att sprida kunskap om och bidra till dialog kring de vägledningar som delegationen ansvarar för. Exempelvis bedrivs information och utbildning inom ramen för ett antal nätverk och en seminarieserie är planerad att genomföras i samarbete med SKL . Ett idéforum som vänder sig till privatpersoner som har förslag på förvaltningsgemensamma e-tjänster och utveckling, har satts i drift på prov (se avsnitt 4.6). Enligt direktivet till delegationen ska delegationen beskriva hur den offentliga sektorns utveckling av e-tjänster bör stödja övergången till ny teknik som t.ex. övergången till IPv6, dvs. ett nytt system för tilldelning av Internets IP-adresser. I det förra betänkandet (SOU 2010:62) gjordes bedömningen att myndigheterna bör ha infört IPv6 i sin kommunikation över Internet senast vid utgången av 2011. Sedan förra betänkandet har delegationen i samarbete med SKL och (KSL) publicerat en vägledning för införande av IPv6.32 Syftet med vägledningen är att stödja offentlig förvaltning att i ett första steg genomföra en konsekvensanalys avseende övergång till IPv6 och därefter genomföra själva övergången. Delegationen har även upprättat en tjänst för att sammanställa information om vilka myndigheters webbplatser som är nåbara över IPv6 för att vid behov genomföra ytterligare åtgärder. beslutade regeringen att uppdra åt () att beskriva hur IPv6 kan införas på myndigheter och andra offentliga organisationer med avseende på tillgänglighet, säkerhet och ekonomi. Delegationen bedömer att uppdraget kring IPv6 därmed är slutfört. publicerade kommissionen en ny version av ramverket för interoperabilitet och tillhörande strategi för införandet34 genom ISA-programmet35. Delegationen medverkar i styrgruppen för samt i deras olika arbetsutskott. Det europeiska ramverket för interoperabilitet preciserar en miniminivå för alla medlemsländer utifrån vilken medlemsländerna ska vidareutveckla nationella ramverk och utgör också en utgångspunkt för att lyfta interoperabilitetsfrågorna från nationell till europeisk nivå. Delegationen arbetar med att ta fram ett nationellt ramverk för interoperabilitet och en strategi för införandet. kommer att bestå av principer för att hantera de olika nivåerna inom interoperabilitet – organisatorisk, rättslig, semantisk och teknisk. Delegationens arbetsutskott som arbetar med Vägledning för automatiserad samverkan respektive Vägledning för webbutveckling har deltagit i formulering av principerna. Principerna bygger på de europeiska motsvarigheterna men för också in det nationella 32http:///sida/vagledning-for-inforande-av-ipv6 33Tillstånd där system, organisationer eller verksamhetsprocesser fungerar tillsammans och kan kommunicera med varandra utan att särskilda åtgärder behöver vidtas (föreslagen definition från E-delegationens terminologiutskott). 34European Interoperability Framework (EIF), . 35Interoperability Solutions for , . Baserat på principerna utvecklas riktlinjer som publiceras i respektive vägledning. Vägledningen för automatiserad samverkan beskriver riktlinjer för maskin till maskin kommunikation och Vägledningen för webbutveckling behandlar riktlinjerna för människa till maskin kommunikation. Inom EU pågår också en rad andra aktiviteter inom IT-standar- disering. E-delegationens IT-standardiseringsråd har medverkat genom att svara på remisser och genom att delta i styrgruppen för IT-standardisering.36 En aktuell lista över pågående och avslutade ärenden finns på delegationens webbplats. arbetar med att ta fram riktlinjer för vissa standardiseringsfrågor, bl.a. öppna standarder. I det förra betänkandet redovisades svaren från enkäten om bl.a. internationell e-förvaltning som delegationen genomförde . Den viktigaste slutsatsen för delegationens fortsatta arbete i denna del är att av de myndigheter som svarade (19 av 196) deltar i en internationell grupp/projekt som har till huvudsaklig uppgift att utveckla e-förvaltningen. För det koordineringsarbete som delegationen genomför är det av vikt att se till att dessa myndigheter är medvetna om varandras deltagande i internationella grupper och projekt samt att nyttan av erfarenheterna sprids till andra myndigheter. Delegationen sprider sådana erfarenheter och annan information om internationell e-förvaltning genom den internationella expertgruppen, men även genom sin webbplats och direktkontakter med berörda myndigheter. Delegationen verkar för att ha samlad information om relevanta kontaktpersoner för att bistå regeringen med att besvara enkäter och andra förfrågningar från framförallt EU. Delegationen koordinerar utländska studiebesök som vill lära av de svenska erfarenheterna. Delegationens egna deltagande på internationella konferenser och studiebesök i andra länder är viktigt för att effektivt följa det dynamiskt område som e-förvaltningen utgör. Delegationen har tillsammans med () tagit fram en terminologi för e-förvaltning. Terminologin innehåller definitioner av de grundläggande begreppen inom området. Arbetet har bedrivits i ett utskott med deltagare från Arbetsförmedlingen, , , Transportstyrelsen, TNC och delegationens sekretariat. Resultatet av arbetet har publicerats på delegationens wiki.37 4.14Enkät angående strategiska e-förvaltningsprojekt Bland den stora mängd e-förvaltningsprojekt som pågår eller är föreslagna ska delegationen koordinera dem som anses vara av strategisk betydelse för det samlade arbetet med e-förvaltning. En översiktlig beskrivning per e-förvaltningsprojekt som delegationen anser vara strategiskt, med beskrivning av nyttor, effektmål och tidplaner, finns publicerad på delegationens webbplats. Projektbeskrivningarnas innehåll baseras på svaren på den enkät som delegationen skickade ut till projekten . En av delegationens uppgifter är att analysera om de strategiska e-förvaltningsprojekten stämmer med det förvaltningspolitiska målet, som i sin tur enligt den av beslutade förvaltningspolitiska propositionen38 lyder så här: En innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till utveckling och ett effektivt EU-arbete. I den ovan nämnda enkäten sammanfattades det förvaltningspolitiska målet som en kryssfråga med flera möjliga val, i termer av effektmål för projekten. Det visade sig att endast 3 av 144 svar totalt handlade om andra effektmål än de som kan härledas från det förvaltningspolitiska målet, se diagram 4.1. 37http://wiki.edelegationen.se/index.php/Kategori:Terminologi 38Regeringens proposition Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt 2009/10:175). Diagram 4.1 Projektens effektmål ligger i linje med det förvaltningspolitiska målet Effektmål för de 28 strategiska e-förvaltningsprojekten, totalt Enklare för privatpersoner och företag Enklare för kommuner/landsting Baserat på detta underlag drar delegationen slutsatsen att de strategiska e-förvaltningsprojektens inriktning i det närmaste helt och hållet ligger i linje med det förvaltningspolitiska målet, men att antalet insatser som siktar på att stödja innovationer i samhället troligen bör ökas. För att få en bredare överblick, ställdes även frågan om vilka målgrupper som adresserades av projektet. Slutsatsen är att det råder en relativt jämn fördelning av projektens insatser gentemot målgrupperna. Diagram 4.2 Målgrupper som adresseras av projekten Målgrupper för projekten, totalt De allra flesta projekten har gjort behovsinventering med utgångspunkt att göra det som enkelt som möjligt för så många som möjligt. 20 av de 24 som svarat på den frågan har svarat att de har gjort det till allra största delen eller i viss mån. Hur har behovsinventeringen genomförts var nästa fråga och svaren var att möten/nätverk var vanligast, följt av daglig verksamhet, fokusgrupper, djupintervjuer och webbenkäter, se diagram 4.3. Diagram 4.3 Hur behovsinventeringen har genomförts av projekten Metod för behovsinventering, totalt Förslagslåda webb/app Vad gäller strategiska e-förvaltningsprojekt får förvaltningen anses vara samverkande. Hela 20 av 25 projekt uppger att de har samverkat med andra myndigheter i fråga om behovsfångst och det var ett relativt stort antal (mellan 6 till 11 stycken) som även svarade att de samverkade med kommuner, landsting, intresseorganisationer eller branschorganisationer. En annan fråga gällde vilka drivkrafter som låg bakom projektet. Svaren var att drivkraften i hög utsträckning består av eget initiativ, följt av regeringsuppdrag och EU-initiativ. Endast i fyra fall var det externa idéer som var drivkraften. Möjligen kan externa idéer ha påverkat det egna initiativet etc. och därför ska nog inte alltför långtgående slutsatser dras med utgångspunkt från svaren, som sammanfattas i diagram 4.4. Diagram 4.4 Drivkrafter bakom projekten (med flera val möjliga i svaren) Drivkrafter till projekten, totalt Möjligen skulle motsatt slutsats ändå kunna dras, dvs. att just de projekt där EU, regeringen, myndigheter, kommuner eller landsting står bakom, är de som verkligen startas. Många av projekten svarade positivt på frågan om de planerar att leverera öppen data. Tretton projekt svarade ja på frågan. Flera av dessa projekt planerar att leverera öppen data både via webb och maskinella gränssnitt. Slutligen ställdes en fråga om projektet använder sociala medier eller inte. Svaren visade på en stor förbättringspotential vad gäller att ta tillvara denna möjlighet till transparens i utvecklingsarbetet. Endast fem av projekten använde sociala medier i projektarbetet och av dessa var det tre stycken som riktade sig externt. Dessa tre var (, ), Kringla och K-samsök (). Delegationens förhoppning är att de beslutade riktlinjerna för sociala medier i kombination med enkätfrågan ska uppmuntra till ökad användning av sociala medier i utvecklingsarbetet. I avsnittet behandlas konsekvenserna av delegationens förslag i den mån dessa konsekvenser inte tydligt framgår av betänkandet i övrigt. Redovisningen sker i enlighet med 14–15 a §§ kommitté- förordningen (1998:1474). Sålunda har också 6–7 §§ förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning beaktats. 5.1Gemensamma lösningar för e-arkiv och e-diarium Delegationen föreslår i avsnitt 2.1.1 att ska leda ett stegvist upplagt arbete med gemensamma lösningar för e-arkiv och e-diarium. Delegationen bedömer att stora besparingar finns att göra för förvaltningen om det går att ansluta sig till en standardiseras förvaltningsgemensam tjänst. Ett sådant uppdrag till kommer också att innebära att en konsekvensanalys kommer att göras baserat på de förslag som kommer fram under uppdragets genomförande. beräknar kostnaden för uppdraget till . En grundförutsättning för att hantera växande e-arkiv och e-diarium är att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer . Delegationens förslag i avsnitt 2.1.2 innebär att har det övergripande ansvaret att förvalta och vidareutveckla förvaltningsgemensamma specifikationer. Detta i sin tur lägger grunden till standardisering av tjänster inom området. Uppdraget kan genomföras inom befintliga budget. 5.3Klarläggande av arkivmyndigheternas roller inom området elektronisk arkivering Arkivmyndigheterna roll inom området elektronisk arkivering behöver klarläggas. Det är inte en frågan om att enbart arkivera pappershandlingar utan arkivering av elektroniska dokument och annan typ av elektronisk eller digitaliserad information kommer att bli dominerade. Elektroniska arkiv skapar större möjlighet till bearbetning varvid en större samhällsnytta kan skapas om arkivmyndigheter agerar samordnat. Det alternativ som finns till ovanstående är att varje myndighet inom förvaltningen skapar sin egna arkivlösning, själv väljer vilket format eller vilken standard som ska följas samt att varje arkiv blir en fristående solitär och inga samlade analyser eller informationsuttag kan göras av t.ex. förvaltningen själv, privatpersoner, forskare, näringsliv eller andra intressenter. Uppdraget bör genomföras av en särskild utredare av omkring . Beslut vid regeringssammanträde . Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. utgör en viktig del i denna utveckling. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning. Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Förslaget ska redovisas till regeringen .