sou · GYB390 · 2011-01-01 00:00:00 — Där ska också finnas uppgift om summorna av de medlems- insatser som, efter utgången av det räkenskapsår som balansräkningen avser, har återbetalats eller högst ska återbetalas enligt 4 kap. 1 och 3 §§ föreningslagen, dvs. återbetalning av insatser till medlemmar som har avgått ur föreningen eller sagt upp sina överinsatser till åter- betalning. Även tiden för återbetalningarna ska framgå av förteck- ningen. De krav som uppställs i dessa hänseenden har ett visst borgenärsskyddande syfte. Borgenärerna kan genom medlemsför- teckningen få information om eventuella större förändringar i den del av föreningens egna bundna kapital som utgörs av medlems- insatser. Förteckningen gör det också möjligt för borgenärer och andra intresserade att få reda på storleken av det medlemsinsats- kapital som finns i föreningen.1 Föreningslagen innehåller inte några bestämmelser om vilken verkan det har att en medlem är införd i medlemsförteckningen. Att en person är införd som medlem i medlemsförteckningen utgör inte någon förutsättning för att han eller hon ska anses som med- lem och kunna utöva medlems rättigheter. Förteckningen anses dock ha karaktär av bevismedel och kan därför få betydelse om det råder oklarhet om vilka som är röstberättigade i föreningen.2 Medlemsförteckningen kan bestå av ett lösblads- eller kortsystem men den kan också föras med hjälp av automatisk databehandling eller på annat liknande sätt. Anställda, kreditgivare, kunder, myndig- heter och massmedia m.fl. anses ha ett befogat intresse av att få tillgång till uppgifterna i förteckningen. Denna ska därför hållas till- gänglig hos föreningen för var och en som vill ta del av den. Om för- teckningen förs med datateknik, är kravet på tillgänglighet uppfyllt om den intresserade får del av förteckningen på ett för ögat läsbart sätt, t.ex. via en bildskärm. Någon rätt att – kostnadsfritt eller mot ersättning – få en kopia eller utskrift av förteckningen finns dock inte. En medlem har rätt att från sin förening få en skriftlig uppgift om att han eller hon är medlem i föreningen och om sina inbetalda och/eller tillgodoförda medlemsinsatser, ett s.k. medlems- och andels- bevis. En sådan handling är endast ett intyg och utgör inte någon 1986/87:7 s. 92. 2Se A. Mallmén, Lagen om ekonomiska föreningar. En kommentar, 3 uppl., s. 151. förutsättning för att medlemmen ska kunna utnyttja sina rättig- heter som medlem.3 Skyldigheten att föra medlemsförteckning och att hålla sådan för- teckning tillgänglig är straffsanktionerad (se 16 kap. 1 § andra stycket 1 föreningslagen). Aktiebolagslagen innehåller bestämmelser om att det i ett aktie- bolag ska finnas en aktiebok. Dessa bestämmelser motsvarar i vissa delar föreningslagens bestämmelser om medlemsförteckning. Enligt aktiebolagslagen ska aktieboken innehålla vissa uppgifter om aktier och aktieägare. ska ligga till grund för utövandet av aktieägares rättigheter mot bolaget. Den har också till ändamål att ge bolaget, aktieägare och andra underlag för att bedöma ägarför- hållandena i bolaget (se 5 kap. 1 § aktiebolagslagen). I avstämningsbolag ska aktieboken föras med automatiserad behandling.4 I bolag som inte är avstämningsbolag får boken även föras i bunden bok eller i ett betryggande lösblads- eller kortsystem (se 5 kap. 2 § aktiebolagslagen). Till skillnad från föreningslagen inne- håller aktiebolagslagen bestämmelser om arkivering av aktieboken och om ansvar för personuppgifter i aktiebok som förs med auto- matiserad behandling (se 5 kap. 3 och 4 §§ aktiebolagslagen). ska innehålla uppgifter om aktieägarnas namn och postadress, men även uppgifter om personnummer, organisations- nummer eller liknande identifieringsnummer (se 5 kap. 5 § första stycket 2 och 11 § första stycket 1 aktiebolagslagen). I bolag som inte är avstämningsbolag är det styrelsen som an- svarar för att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig enligt aktie- bolagslagens bestämmelser (se 5 kap. 7 § aktiebolagslagen). I sådana bolag ska aktieboken upprättas så snart samtliga stiftare har under- tecknat stiftelseurkunden. När teckning av aktier har skett, ska uppgift om detta föras in i aktieboken (se 5 kap. 8 § aktiebolags- lagen). Om aktier övergår till ny ägare, ska den nya ägaren föras in i aktieboken så snart han eller hon på visst sätt har styrkt sitt för- värv. Anteckning av andra ändrade förhållanden kan föras in i boken efter anmälan av aktieägare eller annan behörig person. 3Se A. Mallmén, Lagen om ekonomiska föreningar. En kommentar, 3 uppl., s. 154. 4Ett avstämningsbolag är ett bolag vars aktier, enligt föreskrifter i bolagsordningen, är regi- strerade i ett avstämningsregister. t.ex. vara fråga om ändring av aktieägarens postadress (se 5 kap. 9 § aktiebolagslagen). är offentlig och ska, i bolag som inte är avstäm- ningsbolag, hållas tillgänglig hos bolaget för alla som vill ta del av den. Om aktieboken förs med automatiserad behandling, ska bolaget ge var och en som begär det tillfälle att hos bolaget ta del av en utskrift eller annan aktuell framställning av aktieboken (se 5 kap. 10 § aktiebolagslagen). Den intresserade har dock inte rätt att kräva att bolaget tillhandahåller en papperskopia. Det finns inte heller någon rätt att få en kopia via vanlig post eller e-post. 9.4Tillväxtverkets mätningar av administrativa kostnader (numera ) konstaterade i den ovannämnda rapporten (R 2008:02) att arbetet med att föra medlemsregister är av central betydelse i en ekonomisk förening, eftersom medlem- marna i en förening också äger föreningen. Enligt rapporten – som baseras på intervjuer med sammanlagt åtta ekonomiska föreningar och avser den beräknade tidsåtgången för olika slag av åtgärder – kostar det emellertid föreningarna totalt (eller i snitt per förening) att föra medlemsregister. Kost- naden är beräknad utifrån antagandet att samtliga föreningar som utgör relevant population för mätningen – 6 314 föreningar – ändrar sitt medlemsregister i snitt . I rapporten framhålls att kostnaden kan variera för enskilda föreningar, bl.a. efter hur stor medlemsrotationen är. I föreningar där medlemmar tillkommer och avgår kontinuerligt är kostnaden högre än i fören- ingar med ett relativt medlemsunderlag. Det mellanstatliga organet FATF har 34 medlemmar, fördelade över världen. Organet arbetar med frågor kring bekämpning av penning- tvätt och finansiering av terrorism och dess arbete har haft stort inflytande på internationella regelverk, inte minst EU:s direktiv om penningtvätt. FATF har antagit 40 rekommendationer om bekämpning av penningtvätt. I rekommendationerna anges hur medlemsländernas legala system bör vara inrättade, såväl i straffrättsligt hänseende som beträffande administrativa regler. De rekommendationer som rör verksamhetsutövarnas kundkännedom (finansiella institutioner m.m.) är av central betydelse. Enligt rekommendationerna bör medlemsländernas lagar vara utformade så att verksamhetsutöv- arna, i olika situationer, kan fastställa vem som är den verklige för- månstagaren/huvudmannen (beneficial owner) och kontrollera dennes identitet (rekommendation 5). Med verklig förmånstagare avses den fysiska person som ytterst äger eller kontrollerar ett visst subjekt, exempelvis en juridisk person. Av särskilt intresse i detta samman- hang är rekommendation 33. Enligt denna rekommendation har med- lemsländerna en skyldighet att se till att det finns korrekt och till- räcklig information om vem som är den verklige förmånstagaren för en juridisk person. Informationen ska kunna erhållas i rätt tid. FATF:s bedömning av om uppfyller rekommendationerna har redovisats i en rapport . I rapporten analyseras svensk lagstiftning angående juridiska personer och möjligheterna att i offentliga register eller på annat sätt få information om den verklige huvudmannen för juridiska personer. Rapporten innehåller även en utvärdering av lagstiftningen om ekonomiska föreningar. uppfyller enligt FATF:s slutsatser endast delvis rekommen- dation 33. Följande kritik uttalas: The law does not require that information on beneficial ownership be collected or made available; the system does not provide adequate access to up-to-date information on beneficial ownership in a timely manner.5 Enligt FATF bör i detta avseende vidta följande åtgärder: should broaden the system to require information on bene- ficial ownership/control to be supplied to the CRO6 and/or recorded by the legal entity itself to ensure that it is made readily available on a more timely basis, and to require the information to be kept up to date.7 5FATF Third Mutual Evaluation/Detailed Assessment Report, , 17 February 2006, s. 140. 6Swedish Companies Registration Office (). 7FATF Third Mutual Evaluation/ Detailed Assessment Report, , 17 February 2006, s. 139. Även EU:s tredje penningtvättsdirektiv8 innehåller bestämmelser om kontroll av den verklige huvudmannen. I direktivet finns emellertid inte några bestämmelser som ålägger medlemsstaterna att ha en viss standard på offentliga register m.m. för att det ska vara möjligt att genomföra denna kontroll. har ganska införlivat direktivet genom lagen (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen). Begreppet verklig huvudman definieras i 1 kap. 5 § 8 penningtvättslagen som en fysisk person för vars räkning någon annan person handlar eller, om kunden är en juridisk person, den som utövar ett bestämmande inflytande9 över kunden. I 2 kap. 2 § samma lag föreskrivs att en verksamhetsutövare i vissa i lagen när- mare angivna situationer ska vidta grundläggande åtgärder för att uppnå kundkännedom. Med detta avses bl.a. kontroll av den verklige huvudmannens identitet (se 2 kap. 3 § penningtvättslagen). Lagen lämnar till verksamhetsutövaren att själv avgöra hur identiteten ska kontrolleras.10 I lagens förarbeten diskuterades vilka möjligheter som finns att genom uppgifter i offentliga register kontrollera den verklige huvud- mannens identitet. Det konstaterades då att fysiska personers iden- titet i hög grad kan verifieras genom de offentliga register som finns tillgängliga i . Uppgifter om vem som i realiteten äger eller kontrollerar en juridisk person kan dock, sades det, i vissa fall vara svårare att verifiera, även om skyldigheten att exempelvis föra aktie- bok är till mycket god hjälp. Införandet av penningtvättsdirektivet i svensk rätt ansågs dock inte behöva föranleda några förändringar i associationsrättsliga lagar om offentliga register.11 8Europaparlamentets och rådets direktiv /60/EG av om åtgärder för att förhindra att det finansiella systemet används för penningtvätt och finansiering av terrorism. 9Med bestämmande inflytande avses att en fysisk person ytterst, direkt eller indirekt, innehar plus en aktie eller en rösträttsandel i den juridiska personen, eller på annat sätt kontrollerar förvaltningen av den juridiska personen, t.ex. genom att ha rätt att utse eller avsätta mer än hälften av ledamöterna i den juridiska personens styrelse, se prop. 2008/09:70, s. 184. 2008/09:70 s. 187. 2008/09:70 s. 148–150. Den finska lagen om andelslag innehåller bestämmelser om medlems- förteckning som i vissa delar motsvarar de svenska reglerna. Enligt 3 kap. 3 § lagen om andelslag ska styrelsen se till att det förs en med- lemsförteckning. I denna ska det antecknas varje medlems namn och adress, antalet andelar som medlemmen har samt den dag när medlemskapet började. Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för medlemmar och borgenärer på andelslagets huvudkontor. Dessa har också rätt att, mot ersättning för kostnaden, få en kopia av för- teckningen. För personer som inte är vare sig medlemmar eller borge- närer är rätten att få tillgång till medlemsförteckningen snävare; det krävs att de visar att deras fördel kräver det. I den norska lagen föreskrivs att ett samvirkeforetak ska ha ett register över sina medlemmar. Det är styrelsen som ansvarar för att registret upprättas. Registret ska innehålla uppgift om medlemmarnas namn eller företagsnamn (firma), födelsedata eller organisations- nummer och adress. är offentligt för alla som vill ta del av det. Dansk rätt saknar lagregler om att ett andelsselskab ska föra förteck- ning över andelshavarna. I litteraturen har konstaterats att detta kan leda till praktiska problem med att i olika situationer fastställa vilka som verkligen är associationens ägare.12 12 Se E. Hørlyck, Dansk andelsret, 3 udg., s. 251 f. 9.8.1Bör bestämmelserna om medlemsförteckning ändras? Bedömning: Det bör fortfarande vara obligatoriskt för en eko- nomisk förening att föra en medlemsförteckning och ändamålet med förteckningen bör vara oförändrat. Förslag: Det införs nya bestämmelser om upprättande och för- ande av medlemsförteckning. Föreningens revisor ska granska att förteckningen förs på ett korrekt sätt. En medlemsförteckning har en central betydelse i en ekonomisk förening. Den ger ett viktigt underlag för att kunna bedöma frågor om vilka som är medlemmar i föreningen och därmed har exempel- vis rätt att samhandla med föreningen, rätt till överskottsutdelning och rätt att rösta på stämma. Det är visserligen inte någon förutsättning för att få utöva dessa rättigheter att medlemmen faktiskt är införd i medlemsförteckningen. Förteckningen utgör emellertid ett viktigt bevismedel för att avgöra vilka som är med- lemmar. Enligt vår mening spelar medlemsförteckningen en så utom- ordentligt viktig roll i en förening att det även i fortsättningen måste finnas en ovillkorlig skyldighet att fortlöpande föra en med- lemsförteckning. Företrädare för kooperationen har uppmärksammat att det ibland förekommer allvarliga brister i hanteringen av medlemsförteck- ningarna. Det är inte ovanligt att förteckningarna inte uppdateras på ett korrekt sätt. Detta kan givetvis försvåra arbetet i föreningen. Framförallt innebär det risker för såväl enskilda medlemmar som utomstående. Frågan är vad som kan göras för att minska dessa problem och att även i övrigt – bl.a. för att möta FATF:s kritik – skapa bättre förutsättningar för att medlemsförteckningarna ger korrekt och fullständig information om vilka som är föreningens medlemmar och förmånstagare. Vi har med anledning av det bl.a. diskuterat om medlems- förteckningen borde ges större betydelse när det gäller utövandet av medlemmars rättigheter i föreningen. Om exempelvis en medlems rätt att rösta på stämman vore villkorad av att medlemmen är in- förd i förteckningen, skulle detta sannolikt öka den enskilde med- lemmens incitament att se till att förteckningen hålls uppdaterad. Detta skulle ge förteckningen en ny rättslig betydelse. Den skulle inte längre utgöra enbart ett bevismedel utan införandet av medlemmen i förteckningen skulle vara en nödvändig förutsätt- ning för att medlemmen skulle kunna utöva de rättigheter medlem- skapet medför. Att ge medlemsförteckningarna en sådan status skulle leda till större överensstämmelse med vad som gäller i aktiebolag. En aktie- ägare får, såsom har framgått ovan, inte utöva de rättigheter som aktierna ger gentemot bolaget förrän han eller hon har förts in i aktieboken (se 4 kap. 37 § aktiebolagslagen). Det är dessutom en- bart den som är införd i aktieboken som får rösta på stämman (se 7 kap. 2 § aktiebolagslagen).13 Regleringen i aktiebolagslagen samman- hänger visserligen med att aktier som huvudregel kan överlåtas fritt. I ett aktiebolag finns det därför ett särskilt starkt behov av att kunna slå fast vem som vid varje given tidpunkt kan utöva aktieägares rättigheter. Men med en motsvarande reglering skulle det även i ekonomiska föreningar bli mer otvetydigt vem som vid varje given tidpunkt har de rättigheter som tillkommer en medlem. Det finns emellertid även nackdelar med en ordning av detta slag. Om styrelsen, trots lagens regler, inte sköter medlemsförteck- ningen på föreskrivet sätt, blir effekterna för enskilda medlemmar värre än . Inte ens den som lyckas bevisa att han eller hon har blivit antagen som medlem kommer då att kunna utöva de rättig- heter som följer med medlemskapet, så länge han eller hon inte är införd i medlemsförteckningen. Problem kan också uppkomma när en medlem överlåter sin andel. En andelsöverlåtelse kommer inte till uttryck i medlemsförteckningen och det går därför inte att av denna utläsa vem som har rätt att utöva de ekonomiska rättigheter som medlemskapet ger. Enligt vår bedömning väger dessa olägen- heter tyngre än de fördelar som kan uppnås med ett system mot- svarande det som gäller enligt aktiebolagslagen. Vi föreslår därför inte någon förändring av detta slag. Problemen med brister i medlemsförteckningarna bör i stället mötas med ökad intern kontroll. Det får anses åligga revisorn att – som en del av kontrollen av styrelsens förvaltning – granska att medlemsförteckningen sköts på ett korrekt sätt. Det finns emellertid anledning att understryka detta ansvar ytterligare. Vi före- slår därför att det i lagen tas in en särskild bestämmelse om att revisor ska uttala sig om huruvida förteckningen har skötts på ett riktigt sätt. I avsnitt 11 föreslår vi att flertalet ekonomiska föreningar 13 Särskilda regler gäller i avstämningsbolag. inte ska behöva ha någon revisor men att föreningar som saknar revisor i stället – om inte annat har bestämts i stadgarna – ska ha en s.k. lekmannarevisor. Om föreningen inte har en revisor men väl en lekmannarevisor, bör det ankomma på denne att granska och uttala sig om medlemsförteckningen. beror sannolikt brister i medlemsförteckningarna på okunskap hos styrelsens ledamöter. Vi föreslår därför att lagens bestämmelser om hur medlemsförteckningen ska upprättas och föras förtydligas. I syfte att klargöra innebörden i föreningens ansvar enligt personuppgiftslagen (1998:204) bör det även införas vissa för- tydligande bestämmelser om detta. 9.8.2Vilka uppgifter bör medlemsförteckningen innehålla? Förslag: Medlemsförteckningen ska liksom innehålla vissa uppgifter om medlemmarna och medlemsinsatserna. I fortsätt- ningen ska även medlemmarnas person- eller organisationsnummer antecknas i förteckningen. I syfte att minska ekonomiska föreningars administrativa börda har vi övervägt i vilken utsträckning bestämmelserna om medlemsför- teckning kan förenklas genom lättnader i regelverket. Utrymmet för mycket långtgående förenklingar – t.ex. av innebörd att vissa föreningar inte ska behöva föra några medlemsförteckningar – fram- står dock, mot bakgrund av vad vi har konstaterat om medlemsför- teckningarnas stora betydelse, som synnerligen begränsat. Närmare om uppgifterna om de enskilda medlemmarna Det är uppenbart att en medlemsförteckning måste innehålla i vart fall uppgift om de enskilda medlemmarnas namn. För att det ska vara möjligt att nå medlemmarna med exempelvis kallelser och annan information bör det också, liksom , krävas att medlemmarnas postadress anges. Föreningslagen kräver inte att medlemmarnas personnummer eller organisationsnummer framgår av förteckningen. Ett sådant krav finns i aktiebolagslagen. Ett motsvarande krav finns i den norska lagen om samvirkeforetak. Vi har mot den bakgrunden övervägt om ett sådant krav bör införas. Det som talar för detta är inte minst den stora betydelse som personnummer och organisationsnummer numera har för att identifiera fysiska och juridiska personer. Såsom vi återkommer till i avsnitt 9.8.3 torde uppgifter om personnummer och organisationsnummer dessutom ha stor betydelse för att få fram uppgifter om föreningens verkliga förmånstagare, något som kan ha betydelse för att möta kritiken från FATF. Det har i och för sig inte varit möjligt att med någon säkerhet klarlägga i vilken utsträck- ning det är praxis att anteckna personnummer och organisa- tionsnummer i medlemsförteckningarna. Det kan dock antas att så sker hos det alldeles övervägande antalet föreningar, i vart fall inom konsumentkooperationen och producentkooperationen. Det får också antas att tillgången till person- eller organisationsnummer regel- mässigt underlättar föreningens egen administration. Att anteckna personnummer eller organisationsnummer torde inte heller innebära något nämnvärt merarbete för en förening. Som en av utredningens experter har påtalat finns det visserligen också omständigheter som talar mot ett krav av detta slag. Det innebär ju att ekonomiska föreningar påförs en ny administrativ uppgift, något som kan synas gå på tvärs med lagstiftarens strävan att minska företagens admini- strativa bördor. Sannolikt finns det också en hel del ekonomiska föreningar – företrädesvis mindre föreningar med begränsad verk- samhet – som inte har använt sig av uppgifter om person- nummer och organisationsnummer. Utredarens uppfattning är emellertid att övervägande skäl ändå talar för att införa ett krav av detta slag, särskilt mot bakgrund av person- och organisations- numrens stora betydelse i dagens samhälle. – Såsom vi återkommer till i avsnitt 20 bör dock kravet på person- eller organisations- nummer inte gälla medlemmar som vid den nya lagens ikraftträd- ande redan var införda i medlemsförteckningen. Vi har övervägt om medlemsförteckningen bör innehålla även andra kontaktuppgifter, exempelvis e-postadresser till medlemmarna. För en förening som vill använda e-post vid kallelse till stämma eller för andra utskick är det naturligtvis nödvändigt att ha tillgång till aktuella e-postadresser. Sådana uppgifter behöver dock inte framgå av medlemsförteckningen och enligt vår mening bör det i vart fall inte uppställas något krav på att sådana uppgifter ska framgå av förteckningen. Det bör dock givetvis stå de föreningar, som så önskar, fritt att ta in uppgifter om e-postadresser i medlemsförteckningen. Frågor om detta kan lämpligen regleras i stadgarna. Närmare om uppgifter om medlemsinsatser En medlemsförteckning ska, förutom uppgifterna om de enskilda medlemmarna, innehålla uppgifter om medlemsinsatser och återbetal- ning av sådana. Det framgår inte av Nuteks undersökningar hur stor del av föreningarnas totala tidsåtgång för förandet av medlems- förteckningar som avser dessa moment. De aktuella kraven fyller främst en funktion för tredje man. Uppgifterna innebär, sedda till- sammans, att utomstående alltid kan få reda på storleken av det medlemsinsatskapital som finns i föreningen.14 Eftersom det för ekonomiska föreningars vidkommande inte finns något krav på minsta kapital, har bestämmelserna ett värde i ett borgenärsskyddsperspektiv. För aktiebolags del registreras uppgift om aktiekapital hos och aktiebolagslagen innehåller bestämmelser som ålägger styrelsen att agera på visst sätt när detta registrerade kapital är helt eller till viss del förbrukat (se exempelvis 25 kap. 13 § aktiebolagslagen om tvångslikvidation när viss del av aktiekapitalet är förbrukat). Motsvarande uppgifter om kapital i en ekonomisk förening – främst uppgifter om medlemsinsatser – finns inte hos . De uppgifter om eget kapital som finns i föreningens årsredovisning ger inte besked om sådana förestående förändringar i medlemsinsatserna som beror på att medlemmar är på väg att gå ur föreningen. Uppgifterna i medlemsförteckningen – där det ju bl.a. anges vilka insatser som ska återbetalas – fyller därför en borgenärsskyddsfunktion. Denna funktion är särskilt viktig, eftersom föreningslagen i övrigt inte innehåller lika strikta borgenärs- skyddsregler som aktiebolagslagen. Vi föreslår därför inte någon änd- ring i denna del. Vi har inte kunnat identifiera något annat område där förenk- lingar av bestämmelserna om medlemsförteckning är tänkbara. 9.8.3Hur kan kritiken från FATF tillgodoses? Bedömning: Införandet av de nya bestämmelser som vi föreslår om revisorsgranskning av medlemsförteckningen, om arkiverings- skyldighet och om angivande av person- eller organisations- nummer i medlemsförteckningen utgör sammantaget ett rimligt sätt att tillgodose kritiken från FATF. 14 Se prop. 1986/87:7 s. 92. Enligt FATF bör underlätta för verksamhetsutövare att ta reda på vem som är den verklige förmånstagaren/huvudmannen för en juridisk person.