sou · GZB358 · 2011-09-27 00:00:00 — Datainspektionen konstaterar att det i åtgärdsprogram och individuella utvecklingsplaner kan förekomma personuppgifter som inte är känsliga i den mening som avses i 13 § PUL, men som ändå är att anse som integritetskänsliga. Exempelvis kan det röra sig om uppgifter om elevens sociala utveckling, dennes ogiltiga frånvaro eller om omdömen och värderande uppgifter. Grundläggande krav på adekvans och relevans i personuppgiftslagen framhålls vara av särskild vikt när det gäller behandling av integritetskänsliga uppgifter. Regler bör därför utformas för vilka uppgifter som får förekomma i åtgärdsprogram och i underlag för individuella utvecklingsplaner. Det grundläggande kravet angående ändamålet med behandlingen, innebär att åtkomst till personuppgifterna inte bör ges till personer som inte behöver dem i sitt arbete. Om sådana personer tar del av uppgifterna sker det i annat syfte än det professionella ändamål för vilket uppgifterna samlades in. Det torde inte vara förenligt med kraven angående ändamålet med behandlingen att integritetskänsliga uppgifter görs tillgängliga för läsning av andra personer än dem som är berörda av uppgifterna. Berörda skulle kunna vara eleven, vårdnadshavare och lärare som skrivit in uppgifterna om eleven. Regler bör därför finnas för vem som får åtkomst till åtgärdsprogram och underlag för individuella utvecklingsplaner samt system och rutiner för behörighetskontroll. I ett ärende som gäller behandling av personuppgifter på webbplatsen Skola24 används fritextfält för att bl.a. rapportera om elever beter sig olämpligt och för att framföra andra meddelanden till vårdnadshavare. Det har hänt att lärare i fritextfälten återger grova glåpord som vissa elever enligt lärare har yttrat i skolan. Datainspektionen förutsätter i beslutet att tekniska åtgärder vidtas för att säkerställa att endast de avsedda mottagarna kan ta del av uppgifterna (tillsynsbeslut i ärende dnr 1310-2007). I ett annat ärende bedömer Datainspektionen att uppgift om att en elev är sjukanmäld eller på läkarbesök är en känslig personuppgift i personuppgiftslagens mening oavsett om symptom eller diagnos anges (tillsynsbeslut i ärende dnr 685-2008). Ett annat ärende rör värderande omdömen om elevers sociala utveckling, exempelvis elevers förmåga att ta ansvar, visa respekt för andra, hantera sina känslor och kunna samarbeta. Sådana uppgifter är enligt Datainspektionens mening typiskt sett integritetskänsliga uppgifter nära kopplade till elevernas personliga förhållanden och privata sfär. Bedömningen är att de säkerhetsåtgärder som vidtagits vid behandlingen av personuppgifterna på webbplatsen Skolwebben uppfyller säkerhetskraven i personuppgiftslagen (tillsynsbeslut i ärende dnr 1345-2009). Ett annat ärende avser värderande omdömen om exempelvis elevers förmåga att kommunicera, samarbeta och vara kreativa. Sådana uppgifter är enligt Datainspektionen typiskt sett integritetskänsliga uppgifter nära kopplade till elevernas personliga förhållanden och privata sfär. De skriftliga instruktioner som lämnas för användning av fritextfält anses inte vara tillräckliga (tillsynsbeslut den 14december 2009 i ärende dnr 1409-2009). Datainspektionen bedömer i ett annat ärende att det behövs skriftliga instruktioner och riktlinjer för användning av fritextfält på webbplatsen Skolportalen för den dokumentation som sker i samband med utvecklingssamtal och individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen. Behandlingen av personuppgifterna anses inte uppfylla säkerhetskraven i personuppgiftslagen (tillsynsbeslut den 11december 2009 i ärende dnr 1336-2009). Datainspektionen har mottagit klagomål som rör skriftliga om- dömen om elever i den webbaserade s.k. Projekt- och Omdömesbasen som används i . Ärendet avser skriftliga omdömen om elevens utveckling i övrigt inom ramen för läroplanen, som kan lämnas i en individuell utvecklingsplan. I det aktuella fallet fyller läraren i sju påståenden om varje elev. Påståendena gäller exempelvis elevens ansvarstagande och förhållningssätt till lärande i skolan samt relation till vuxna och kamrater. Exempel på bedömning är Du vågar säga ifrån när någon utsätts för kränkande ord och handling, eller Du litar på din egen förmåga och Du visar lust och engagemang i ditt lärande. I det aktuella fallet görs bedömningen genom en tregradig skala; , Ofta eller Så gott som alltid. Den tregradiga skalan som används är enligt Datainspektionens bedömning inte formulerad på ett sådant sätt att den kan anses vara i strid med personuppgiftslagen. Uppgifterna bedöms också vara adekvata och relevanta med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Datainspektionen anser att det krävs skriftliga instruktioner till användarna om vilka uppgifter som är relevanta att lämna i fritextfälten. Instruktionerna bör exempelvis ange hur omdömen om eleverna ska formuleras och att kränkande omdömen inte är tillåtna. Det konstateras att det i kommunen från och med finns instruktioner av detta slag. Det förutsätts att en uppföljning sker av att rutinerna tillämpas i verksamheterna. Åtgärder som vidtas ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av bland annat hur pass känsliga de behandlade personuppgifterna är. Enligt Datainspektionen är uppgifter som dokumenteras vid framtagande av individuella utvecklingsplaner med skriftliga omdömen att anse som integritetskänsliga. Detsamma gäller andra uppgifter som rör utvecklingssamtal. Omdömen om elevens utveckling i övrigt, exempelvis påståenden om elevers ansvarstagande och förhållningssätt till lärande i skolan samt relation till vuxna och kamrater, är typiskt sett integritetskänsliga uppgifter som är nära kopplade till elevernas personliga förhållanden och privata sfär. Datainspektionen anser att sådana uppgifter får lämnas ut via Internet endast till identifierade användare vars identitet är säkerställd med en teknisk funktion som asymmetrisk kryptering, exempelvis e-legitimation, engångslösenord eller motsvarande. Den använda säkerhetslösningen anses otillräcklig (tillsynsbeslut i ärende dnr 986-2009). 3Andra utredningar som rör bl.a. sekretess i skolan 3.1Utredningen om offentlighet och sekretess i skolan Utredningen om offentlighet och sekretess i skolan hade i uppdrag att göra en översyn av bestämmelserna om sekretess i skolan, främst med avseende på den ökade dokumentationen som förekommer i skolan samt skollagskommittés överväganden om elevhälsa. I betänkandet Sekretess i elevernas intresse – Dokumentation, samverkan och integritet i skolan (SOU 2003:103) redogörs för vad som från offentlighets- och sekretessynpunkt gäller för den dokumentation om enskilda elever som förekommer i skolan. Det görs en bedömning av om dessa förhållanden bör föranleda nya eller ändrade sekretessregler samt vilka ändringar som behövs av sekretessreglerna i anledning av förslag om elevhälsa. Utredningen behandlar också behovet av en särskild författningsreglering om behandling av personuppgifter i skolan och bedömer att det inte finns något behov av en särskild reglering utöver personuppgiftslagen. I betänkandet redovisas utredningens slutsatser beträffande olika handlingars offentligrättsliga status. Redovisningen avser dokument upprättade av skolan i elevvården, dokument upprättade av skolan avseende studier, skolans interna och externa skriftväxling samt övriga dokument, bl.a. elevarbeten. När det gäller dokument upprättade i skolan i elevvården redovisas protokoll och beslut i elevvårdsärenden, åtgärdsprogram, individuella handlingsplaner mot mobbning e.d., särskilda utredningar och tester i elevvården av social, psykologisk eller pedagogisk karaktär, dokumentation och beslut i disciplinärenden och personalens journaler och andra anteckningar om elever. Andra utredningar som rör bl.a. sekretess i skolan Det konstateras att nya arbetsformer som börjat tillämpas inom skolan och som bl.a. innebär ökade dokumentationskrav för uppföljning och utvärdering av elevhälsan sannolikt medför att fler känsliga uppgifter om elever kommer att hanteras av skolpersonal. In- förandet av nya arbetsmetoder med mer individualiserad undervisning kommer sannolikt också att leda till ökad dokumentation om elever. Betydelsen av att skolpersonal på ett korrekt sätt kan hantera elevinformation, inte minst i fråga om offentlighet och sekretess, kommer därför att öka. Kartläggningen och analysen visar emellertid inte på sådana problem eller brister i sekretessregleringen att det finns behov av nya eller ändrade sekretessbestämmelser. Vid övervägandena berörs särskilt behovet av en regleringsändring beträffande elevarbeten. Uppgifter i en handling som eleven framställt utan koppling till den elevvårdande verksamheten kan omfattas av sekretessregleringen endast om eleven direkt eller indirekt blir föremål för någon form av stödåtgärder. Det kunde finnas behov av att i undantagsfall kunna sekretessbelägga annars offentliga uppgifter. Eftersom stor restriktivitet skulle iakttas när man övervägde att införa nya sekretessbestämmelser och avsaknaden av en möjlighet inte påtalats som ett problem ansåg kommittén att det inte finns tillräckliga skäl att föreslå en sådan bestämmelse. En kartläggning och analys gjordes också av vilka begränsningar i samarbetet mellan skolans olika personalkategorier som sekretessregleringen kunde medföra. Enligt utredningens bedömning kan sekretess utgöra ett hinder i samarbetet mellan skolhälsovården och elevvården. Det föreslogs därför en sekretessbrytande bestämmelse om utlämnande av uppgifter från skolhälsovården till den övriga skolverksamheten. I anledning av regeringens uttalanden om införande av individuella utvecklingsplaner (prop. 2001/02:14 och regeringens skrivelse 2001/02:188 Utbildning för kunskap och jämlikhet) uttalades följande. Med utgångspunkt i de uttalanden som gjorts var det rimligt att anta att många planer skulle innehålla information som inte uteslutande rörde studieresultat e.d. utan också avsåg det som utgjorde elevvård. En förutsättning för att syftet med de individuella utvecklingsplanerna skulle kunna uppnås var dessutom att det fanns en nära och aktiv samverkan mellan skola och hem. Den skriftliga informationen om en elev kunde därför bli omfattande. Mot denna bakgrund var det mycket viktigt att tydliggöra den betydelse sekretessregleringen hade för arbetet med individuella utvecklingsplaner. Andra utredningar som rör bl.a. sekretess i skolan Det var också angeläget att fastställa tydliga riktlinjer för utformningen av dessa, t.ex. genom utfärdande av allmänna råd. I delbetänkande Skyddet för den personliga integriteten, kartläggning och analys (SOU 2007:22 s. 367 ff.) kartläggs och analyseras rättsområdet skola och skolhälsovård med avseende på integritetsskyddet och en övergripande bedömning görs enligt följande. Dokumentationen om enskilda elever liksom tillgängligheten till denna dokumentation ökar i den ordinarie undervisningen. Mot denna bakgrund kan det ifrågasättas om skolsekretessens avgränsning till uppgifter i den elevvårdande verksamheten är ändamålsenlig från integritetssynpunkt. Inom skola och skolhälsovård hanteras information om barn, vilken ofta följer barnet från dess tidigaste år till skoltidens slut. Informationen är i många fall nödvändig för att adekvata insatser ska kunna ges . Informationen måste också kunna användas av och utbytas mellan olika yrkeskategorier inom skolan. behöver det finnas tillräckliga skyddsregler som förhindrar att informationen missbrukas eller används mer än behövligt eller på ett sådant sätt att den kan leda till förutfattade meningar om barnet. Kommittén hänvisade till ställningstagandet av Utredningen om offentlighet och sekretess i skolan om att det inte behövdes någon särskild reglering utöver personuppgiftslagen. Det framhölls att den ökande dokumentationen inom skolans verksamhet och det faktum att uppgifter om elever i allt större utsträckning behandlas digitalt innebär att det blir enklare att samla in, sammanställa och sprida uppgifter om enskilda. An- vändningen av digitalt lagrade individuella utvecklingsplaner hade den senare tiden varit föremål för diskussioner. Meningen var att dessa planer inte skulle innehålla integritetskänslig information. Det gick dock inte att komma ifrån att när en så stor mängd uppgifter lagras om ett barn under hela dess tid inom skolväsendet uppkommer risker för otillbörligt intrång i den personliga integriteten. Det ställer krav på regler om hur uppgifterna hanteras och vem som ska ha tillgång till dem så att en avvägning sker mellan behovet av personuppgiftsbehandling och skyddet för den personliga integriteten. Kommittén behandlade också den rätt varje barn utan åtskillnad ska ha enligt till likvärdigt skydd för sitt privat- och familjeliv (artiklarna 2 och 16). Man konstaterade att barn i Andra utredningar som rör bl.a. sekretess i skolan fristående skolor hade ett bättre skydd för sin personliga integritet än i det offentliga skolväsendet, eftersom fristående skolor till skillnad från kommunala skolor inte hade en skyldighet att lämna ut uppgifter som inte omfattades av sekretess. I den vanliga skolverksamheten förekom regelmässigt uppgifter som kunde vara känsliga för enskilda elever men som på grund av offentlighetsprincipen måste lämna ut även om det var till men för barnet. Som exempel nämndes individuella utvecklingsplaner och uppsatser. Barn i en fristående skola hade i det avseendet ett bättre skydd för sin personliga integritet än barn i offentliga skolor, vilket inte synes vara förenligt med . 3.3Utredningen om utsatta barn i skolan Utredningens uppdrag var att kartlägga och analysera hur kommunala och fristående huvudmän inom förskola, skola och annan pedagogisk verksamhet samt elevhälsan arbetar med barn som far illa eller riskera att fara illa. Vidare skulle utredningen kartlägga och analysera hur samverkan fungerar mellan och inom förskola, skola och annan pedagogisk verksamhet å ena sidan och med andra samhällsaktörer å andra sidan kring de barn och elever utredningen avsåg. Det skulle klarläggas vilket ansvar förskola, skola och annan pedagogisk verksamhet har för förebyggande insatser och klargöras gränsdragningen mot andra aktörer. En kommunstudie utgjorde utredningens huvudsakliga empiriska grund för analysen av verksamheternas arbetssätt. Analysen av samverkan vilade huvudsakligen på material från regeringsuppdrag om samverkan. Därutöver hade forskare utfört en fördjupad utvärdering kring samverkan och en kunskapsöversikt om förskolans arbete med barn tillhörande utredningens målgrupp. I slutbetänkandet Se, tolka och agera – allas rätt till en likvärdig utbildning (SOU 2010:95) lämnades förslag enligt följande. Utredningens slutsats var att mer stöd behövdes för en korrekt tillämpning av gällande regler och att tillämpningen av skollag avseende barn och elever i behov av särskilt stöd brister när det gäller att garantera likvärdig utbildning. Utredningen föreslog att , och Skolinspektionen ges ett gemensamt uppdrag av regeringen att kartlägga och analysera om tillämpningen av gällande sekretessregler utgör ett hinder för samverkan mellan förskola, skola och annan pedagogisk verksamhet och socialtjänst och hälso- och sjukvård samt lämna förslag till lösningar. Andra utredningar som rör bl.a. sekretess i skolan hade mött många inom förskola, skola och elevhälsa som uttryckt misstro mot hur andra verksamheter tillämpar sekretesslagstiftningen inom sina respektive områden vid samverkan. Uppfattningen kunde i många fall säkert grunda sig på missförstånd om t.ex. vilket uppdrag eller barn- och ungdomspsykiatrin har samt vilka gränser som sekretesslagstiftningen sätter för möjligheten att samverka och lämna ut uppgifter. Särskilt borde undersökas hur möjligheten till menprövning som finns i sekretessregler tillämpas och om samtycke från den enskilde efterfrågas för att möjliggöra ett utlämnade av uppgifter som annars inte hade fått lämnas ut. Vidare måste övergångar utformas så att det stödjer elevens fortsatta lärande. Huvudmännen behöver se till att rutiner för övergångar utarbetas och utformas på ett ändamålsenligt sätt i syfte att stödja detta. Övergångar inom och mellan olika skolformer för barn och elever i behov av särskilt stöd kan innebära en risk för att viktig pedagogisk information går förlorad. Uppgifter i ett åtgärdsprogram är oftast skyddade av sekretess. När utredningen intervjuade verksamma i kommunstudien i fråga om sekretesslagstiftningen utgör något hinder eller problem i arbetet varierade svaren. En majoritet ansåg att sekretesslagstiftningen inte var ett hinder eftersom skolan ofta fick samtycke av elevens föräldrar att lämna ut nödvändig information vid övergångar mellan skolor. Andra pekade på problem och att det fanns föräldrar som inte ville lämna sitt samtycke. berodde det på att föräldrarna ville att deras barn skulle få komma till en ny skola utan att vara belastad av tidigare dokumentation. Det framhölls att elevhälsan borde kunna utnyttjas i arbetet med att försöka motivera föräldrar till att lämna samtycke till att dokumentationen överlämnas. Slutsatsen när det gäller övergångar och eventuella sekretessproblem var att den starkaste framgångsfaktorn var att åstadkomma ett förtroendefullt samarbete mellan skolan och föräldrarna. Ett sådant byggdes upp genom ömsesidig respekt och ömsesidigt förtroende samt en tilltro till att skolans dokumentation var professionell och innehöll relevant information för elevens fortsatta lärande. Det konstaterades att det fanns problem med bristande professionell standard i dokumentationen av elever. Lärare efterfrågade inte dokumentation om en elev eftersom den professionella nivån uppfattades vara för låg. Det kunde finnas brister i relevansen i innehållet eller ofullständigheter som gav tolkningsproblem. Det framhölls att det var viktigt att dokumentationen i skolan höll en hög professionell nivå både för att föräldrar skulle vara positiva till att den överlämnades och för att den skola som tog Andra utredningar som rör bl.a. sekretess i skolan emot en elev skulle vara intresserad av att ta emot och även efterfråga informationen. Utredningen konstaterade att införandet av elevhälsan i skollagen bl.a. borde föranleda tydliga ställningstaganden när det gällde ansvarsfördelningen mellan , och Skolinspektionen. måste ges förutsättningar och mandat för rollen som sektoransvarig myndighet med samordningsansvar för den samlade elevhälsan. Det fanns behov av en satsning för ökad kunskap om värdet av tidiga insatser. Det var särskilt angeläget att elevhälsans roll och betydelsen av samverkan mellan skola, hälso- och sjukvård och socialtjänst blev belysta. På området vetenskap och beprövad erfarenhet gjordes bedömningen att åtgärder behövdes för att stärka forskning om barn och elever i behov av särskilt stöd och i utsatta situationer. Förutsättningarna för att bedriva forskning inom området behövde utvecklas och förstärkas. Detta gällde särskilt tillgången till individdata. Utredningen föreslog att skulle få i uppdrag att följa upp och utvärdera rektorsutbildningen. Särskilt borde undersökas om utbildningen gav tillräcklig kunskap om de regler som styr arbetet med barn och elever med sammansatta behov och samverkansskyldigheten beträffande barn och elever som far illa eller riskerar att fara illa och därmed sammanhängande sekretesslagstiftning. Utredningen har överlämnat betänkandet Riktiga betyg är bättre än höga betyg, Förslag till omprövning av betyg (SOU 2010:96). Utredningen skulle utreda och föreslå hur en rätt för elever att få sina betyg omprövade kunde införas inom skolväsendet för barn, ungdom och vuxna där betyg sätts. Uppdraget avsåg såväl offentlig som fristående verksamhet. Utredningen konstaterade att lärares bedömning och betygssättning måste bygga på att denne dels har ett underlag som visade på elevens kunnande, dels hade gjort en korrekt tolkning av kunskapskraven i kursplanerna. Lärarens samlade underlag från undervisningen med exempel på elevens visade prestationer och lärarens egen dokumentation av elevens kunskaper utgjorde lärarens betygsunderlag. Lärarens bedömning och betygssättning skulle grunda sig på en allsidig och saklig granskning av elevens visade kunskaper. Svensk och internationell forskning visade att lärares bedömnings- och betygssättningspraxis var en komplex process. Andra utredningar som rör bl.a. sekretess i skolan kunskaper vägdes in i betyget, utan även elevens personliga egenskaper. Lärarens värderingar, föreställningar och syn på kunskap, konkurrens mellan skolor och elevsammansättningen var exempel på faktorer som faktiskt kunde påverka lärarnas betygssättningspraktik. En omprövning av betyg förutsatte dokumentation av elevens kunskaper. Underlaget borde på ett så representativt sätt som möjligt visa vad eleven kunde. Det fanns inte tillräckligt tydliga krav på att lärare skulle dokumentera elevernas kunskapsutveckling även om det indirekt förutsattes att så skedde. Utredningen föreslog därför att det i skollagen skulle införas en bestämmelse om lärares skyldighet att dokumentera elevers kunskaper, som har betydelse för betygssättningen. Enligt utredningens bedömning fanns det skäl att ge lärare stöd och information om hur kunskapsdokumentationen kunde utvecklas och förbättras. Det föreslogs att regeringen eller den myndigheten som regeringen bestämmer ska kunna utfärda föreskrifter om dokumentation för betygssättning. Dokumentationen och andra handlingar som ingick i betygsunderlaget skulle sparas från den dag betyget sattes. För att stärka elevens rättssäkerhet föreslog utredningen att en elev som inte får sitt betyg ändrat av läraren ska kunna få betyget omprövat av rektor. Enligt 29 kap. 12 § SkolL har den som fyllt rätt att själv föra sin talan i mål och ärenden enligt skollagen. Utredningen föreslog att omprövning av ett betyg ska begäras av den elev betyget gäller. Även en minderårig elev ska ha rätt att begära omprövning av ett betyg. Begäran om omprövning ska enligt huvudregeln ske skriftligt. I begäran ska anges vilket betyg begäran avser, vilken ändring eleven begär och skälen för begäran. I betänkandet sammanställdes vad som kommit fram i forskning och genom andra utvärderingar om hur lärare bedömer och dokumenterar elevers kunskaper. Utvärderingen av elevens lärande behövde inte nödvändigtvis ske med jämna intervall. Det kunde finnas perioder där utvärderingen av elevens lärande var mer eller mindre intensivt. Elevens lärande och visandet av inhämtade kunskaper var inte åtskilt. Lärarens mer systematiska utvärderingar borde dock ske så att eleven och på olika sätt fick visa vad denne kunde. Resultatet av lärandet, dvs. de inhämtade kunskaperna, kunde visas som provresultat, i utförda arbeten, laborationer, muntliga redovisningar etc. Lärares samlade bedömningar skedde som regel t.ex. när en individuell utvecklingsplan skulle utformas och vid slutet av terminen eller kursen. Andra utredningar som rör bl.a. sekretess i skolan bedömning varierade det hur lärarens dokumentation av elevens kunskaper skedde, både i omfattning och på vilket sätt. En omprövning av ett betyg krävde att lärarens dokumentation var bevarad och att den innehöll tillräcklig information för betygssättning. En omprövning kunde också göras utifrån elevens ursprungliga presentationer, dvs. elevens visade kunskaper i original, för att inte endast förlita sig på lärarens bedömningar. Det krävde att representativa exempel på prestationer fanns bevarade. Dessa kunde utgöra ett omfattande material eller specificeras så att ett mindre antal belägg samlades till grund för betygssättningen i form av en betygsportfolio. Utredningen bedömde att förslaget att införa en bestämmelse i skollagen om lärares dokumentationsskyldighet och en möjlighet till omprövning av rektorn kunde leda till en ökad dokumentation i skolan.