sou · GZB367 · 2011-10-13 00:00:00 — Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till e ektivare e-förvaltning Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss. Hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Vid regeringssammanträdet bemyndigade regeringen statsrådet att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19). Generaldirektören förordnades att vara ordförande i för e-förvaltning (Fi 2009:01) . Fr.o.m. anställdes som kommittésekreterare och anställdes som kanslichef fr.o.m. . Som kommittésekreterare anställdes också (), (– ), (), (– ), (), () och (). anställdes som kanslisekreterare (). Delegationens ordförande entledigades , och generaldirektören förordnades till delegationens nya ordförande. En förteckning över delegationens ledamöter och experter bifogas. Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Delegationen överlämnade sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Därefter har följande betänkanden redovisats: Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62) Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27) Delegationen fick ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) om vidareutnyttjande av offentlig information, samt riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier. Delegationen överlämnar härmed sitt femte betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67). Delegationen fortsätter sitt arbete i enlighet med direktiven. Förteckning över delegationens ledamöter och experter Generaldirektör (ordf.) Överdirektör (expert)3 1Annika Bränström har varit ledamot i delegationen , innan hon förordnades till ordförande. 2Den förordnades till ny generaldirektör för och han efterträder därmed , och tar över hennes plats i delegationen. 3Roland entledigades som expert fr.o.m. och anställdes samma dag som kommittésekreterare. Denna anställning var tidsbegränsad till och med . Delegationens uppdrag och arbete ............................... Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag...... Verktyg för ökad produktivitet............................................... Former för e-förvaltningen ..................................................... Kompetens avgörande för utveckling..................................... Prioriterade strategiska förstudier................................. området för ekonomiskt bistånd ................................. (beredningsarbete avseende en prioriterad 3.2Resultatet av de prioriterade strategiska förstudier som 3.2.2 Mina sidor för privatpersoner ...................................... E-arkiv och e-diarium ................................................... E-tjänst över näringsidkare........................................... 3.3Behov av samordnad utvecklings- och Vägledningar och riktlinjer...................................................... 4.1.1 Nypublicerade eller uppdaterade vägledningar ........... 4.1.2 Framtagande av underlag och beredning..................... Forum för idéer och förslag..................................................... Uppföljningsarbetet och förväntade resultat ......................... Kommunikation och dialog..................................................... Interoperabilitet och IT-standardisering ................................ 4.8Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster ..................................................... 4.8.1 Enkätens resultat avseende myndigheter..................... 4.8.2 Enkätresultat avseende kommuner och landsting ...... Kommittédirektiv (dir. 2009:19) ....................................... Tilläggsdirektiv (dir. 2010:32) ........................................... Vi befinner oss i ett omfattande brytningsskede. Många invanda mönster utmanas av den allt mer genomgripande digitaliseringen av samhället. Det finns allt bättre förutsättningar för samarbete och samordning av tjänster inom förvaltningen. Privatpersoner och företag förväntar sig att kunna lösa sina kontakter med förvaltningen elektroniskt. Men kvarstår vissa styrnings- och samordningshinder. Dubbelarbete förekommer när myndigheter och kommuner utvecklar och upphandlar olika lösningar inom likartade områden. Nyttan och användarnas behov tas inte tillvara. Delegationen ska senast lämna ett förslag till hur arbetet med e-förvaltning kan föras vidare i ett längre perspektiv. Delegationen avser utreda former för e-förvaltningen i ett nationellt perspektiv, bl.a. genom en analys av andra länders modeller. Utgångspunkten för detta arbete är att offentlig förvaltning ska kunna tillhandahålla en funktionell och kostnadseffektiv service som svarar upp mot privatpersoners och företags förväntningar och behov som förutsättningarna för innovation och tillväxt förbättras. Delegationen ska enligt sitt uppdrag identifiera regelverk som på ett olämpligt sätt hindrar elektroniskt informationsutbyte. Delegationen kommer intensifiera detta arbete. Syftet är att underlätta för myndigheter att tillhandahålla förvaltningsgemensamma tjänster och funktioner. Kompetensförsörjning är en strategisk fråga inom offentlig sektor och omfattar bland annat frågor kring rekrytering av personal och kompetensutveckling. Medarbetarnas kompetens är avgörande för organisationens möjlighet att bedriva sin verksamhet på ett effektivt sätt och uppnå sina mål. Kompetens är också en avgörande faktor för att ska behålla en internationellt framskjuten position inom e-förvaltning. Ett av delegationens uppdrag är att följa upp myndigheternas arbete med e-förvaltning. genomfördes den första av återkommande årliga undersökningar. Resultatet visar bl.a. följande: Myndigheterna tillhandahåller 610 e-tjänster som riktar sig till olika användare. av myndigheterna anger att arbetet med e-förvaltning har inneburit att de har kunnat höja sina servicenivåer till privatpersoner och företag. Ungefär lika många upplever att de kunnat effektivisera sina arbetsprocesser. Det största hindret upplevs vara finansieringen, det näst största befintliga lagar och regelverk. För mer än hälften av myndigheterna har e-förvaltningsfrågor mycket eller ganska hög prioritet. Kostnads-/nyttoanalyser inför beslut om investering används ofta av hälften av myndigheterna. Drygt var tredje myndighet har samverkat med en annan myndighet i utvecklingen av e-tjänster. Syftet med undersökningen har varit att ge en samlad översiktsbild och att bidra till ökad kunskap om e-förvaltningens utveckling och genomslag. En motsvarande undersökning av kommunerna har gjorts av Kommuner och Landsting (SKL). Rapport om direktåtkomst och utlämnande på medium för automatiserad behandling Myndigheterna har behov av tydliga krav på system för elektroniskt informationsutbyte. Delegationens expertgrupp för rättsliga frågor har därför tagit fram en rapport med en juridisk modell för on-lineliknande utlämnanden som, inte kommer i konflikt med de krav i författning som gäller för direktåtkomst, uppfyller erforderliga krav på persondataskydd och informationssäkerhet, och inte för med sig det överskott av allmänna handlingar hos mottagande myndighet som direktåtkomst anses leda till. Offentlig sektor investerar miljardbelopp i it- och verksamhetsutveckling. Dessa investeringar genomförs för att höja servicenivån till privatpersoner och företag, effektivisera processer och organisationer samt att implementera politiska beslut. Vägledningen innehåller verktyg för att ta hem effekter och realisera nyttor. Vägledning för behovsdriven utveckling Vägledningen beskriver hur man kan integrera användarnas behov i verksamhetsutvecklingen för att få fram tjänster som efterfrågas och används. Den innehåller verktyg och erfarenheter hur organisationer kan få användarfokus och undvika felaktiga utvecklingsinsatser. Vägledning vidareutnyttjande av offentlig information Arbetet med vägledningen pågår. En första genomgång visar att effekter som avsågs med PSI-lagen riskerar att utebli. Delegationen kommer därför att beakta möjligheterna att genomföra ytterligare åtgärder för att öka tillgången till offentlig information. Vägledning för automatiserad samverkan En uppdaterad version av vägledningen för automatiserad samverkan är planerad . I delegationens uppdrag ingår att identifiera strategiska e-förvalt- ningsprojekt som ger så stor samlad nytta som möjligt och som är gemensamma för myndigheter och kommuner. pågår följande förstudier: Effektiv informationsförsörjning, ekonomiskt bistånd 1Delegationens uppdrag och arbete Vid regeringssammanträdet beslutade regeringen att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), bilaga 1. Delegationen antog namnet E-delegationen. En sammanställning över delegationens ledamöter, arbetsgrupp, expertgrupper, referensgrupp samt sekretariat finns på delegationens webbplats.1 Delegationens uppdrag sträcker sig och ska slutredovisas . Delbetänkanden ska lämnas , och . Delegationen delredovisade sitt uppdrag i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). En remissammanställning (Fi2009/6838) finns publicerad på delegationens webbplats. redovisades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). fick delegationen ett tilläggsdirektiv (dir. 2010:32), bilaga 2, som omfattar främjande och samordning av myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet), samt att ta fram riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier2. lämnade delegationen sin tredje delredovisning, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62) och den fjärde 2En första version av Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier publicerades . Delegationens uppdrag och arbete delredovisningen, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – En bit på väg (SOU 2011:27). Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – vägen till effektivare e-förvaltning (SOU 2011:67), innehåller delegationens femte delredovisning av uppdraget. 1.2Externa aktiviteter som påverkar delegationens uppdrag It i människans tjänst – en digital agenda för Arbetet med att formulera en Digital agenda för är slutfört. Målet att ska utvecklas till världens mest framgångsrika digitala samhälle. Den Digitala agendan presenterades . Agendan pekar ut behov av insatser inom fyra strategiska områden med utgångspunkt från användarens perspektiv: lätt och säker att använda, tjänster som skapar nytta, det behövs infrastruktur samt it:s roll för samhällsutveckling. I den digitala agendan finns ett antal åtgärder angivna som ska genomföras. En hel del av dessa åtgärder ligger i linje med arbete som delegationen bedriver. Den ökade digitaliseringen påverkar hela samhällsprocesser och –strukturer i och även globalt. Vissa av agendans åtgärder kräver ett stort mått av samverkan som sträcker sig utanför det verksamhetsområde som E-delega- tionen riktar sig mot. Detta kan i sin tur påverka delegationens fortsatta arbete. Delegationen lämnade i sitt första betänkande (SOU 2009:86) förslag om att regeringen skulle inrätta så kallade utvecklingsansvariga myndigheter med syfte att bl.a. samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och målgruppsområden. Regeringen beslutade att uppdra åt fyra myndigheter att särskilt utgå ifrån människors och företags vardagssituationer när de planerar sina kommande e-tjänster. För att på bästa sätt förenkla för privatpersoner och företag är det avgörande att e-tjänsterna planeras utifrån deras behov snarare än förvaltningens organisation. Delegationens uppdrag och arbete De myndigheter som fått särskilda uppdrag att vara utvecklingsmyndigheter är, , som ansvarar för att utveckla området privatpersoner, , som ansvarar för företag och företagande, Transportstyrelsen, som ansvarar för fordon och förare, och Lantmäteriet som ansvarar för området geografisk information och fastighetsinformation. Delegationen kommer i sitt fortsatta arbete utveckla samverkan med utvecklingsmyndigheterna för att på bästa sätt genom koordinering undvika dubbelarbete och överlappningar samt ta till vara synergieffekter vid utveckling av e-tjänster. Utvecklingsmyndigheterna har lämnat en första rapport med redovisning om vilka myndigheter som ingår i respektive utvecklingsområde, vilka initiativ som ska tas för att identifiera myndighetsövergripande behov av e-tjänster samt initialt planering för tillhandahållande av bastjänster för information. I syfte att stödja sektors utveckling av e förvaltning har SKL tagit fram en Strategi för eSamhället.3 Strategin pekar ut gemensamma mål och insatsområden för det arbete som behöver göras gemensamt inom sektorn oavsett verksamhetsområde. Delegationen har en nära samverkan med SKL och verkar för en samlad utveckling av e-tjänster där målet är att framtagna tjänster ska vara behovsstyrda och samverka oavsett var i förvaltningen tjänsterna utvecklas. Arbetet med nationell eHälsa har ett antal beröringspunkter med det arbete som delegationen bedriver. Nationell eHälsa handlar om hur man med gemensamma ansträngningar arbetar för att reformera och förbättra informationshanteringen inom hälso- och sjukvården och till gagn för individen, personalen och beslutsfattarna. Förenklat kan man säga att begreppet eHälsa omfattar all användning av informations- och kommunikationsteknologi inom vård och omsorg. Delegationens uppdrag och arbete patientjournaler, elektroniska recept och webbportaler med hälsoinformation riktad till invånarna. Delegationen har regelbundna kontakter med , landstingen/ regionernas särskilda eHälsoorganisation (Cehis) och med SKL som är aktiva i e-hälsoarbetet. Sedan det fjärde betänkandet (SOU 2010:27) har delegationen haft två delegationssammanträden. Delegationens arbetsgrupp har haft fem sammanträden varav ett internatsammanträde. Delegationen har också genomfört en heldags workshop med närmare 200 företrädare för statliga myndigheter, kommuner och landsting. Arbetet fortsätter i de expertgrupper som är tillsatta och i de arbetsutskott inom arbetsgruppen som bildats kring särskilda frågor. Samverkan fortsätter med referensgruppen, olika samråds- och samverkansmyndigheter och andra organisationer. Delegationen har löpande kontakter med företrädare för departement, myndigheter, kommuner och intresseorganisationer. Delegationen deltar i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och IT-standardisering. Vidare har öppna möten hållits med näringsliv och andra organisationer som är intressenter i e-förvaltningsfrågor. Delegationen eftersträvar transparens i sitt arbetssätt och publicerar därför utkast till olika dokument, t.ex. vägledningar, på delegationens webbplats, wiki4 och erfarenhetsforum5, som är öppna för synpunkter. Delegationen använder sociala medier för att nå ut med information och ta emot synpunkter på delegationens arbete. Delegationen har svarat på tio remisser. Remissvaren finns publicerade på delegationens webbplats. 4http://wiki.edelegationen.se I detta betänkande lämnar delegationen inga förslag till regeringen. I stället finns i detta avsnitt en sammanställning av mer generell karaktär av de iakttagelser som delegationen vill lyfta fram som värdefulla att reflektera kring i det fortsatta arbetet. Vissa frågor som berörs nu kan komma att leda till konkreta förslag . Det finns mycket som talar för att vi befinner oss i ett omfattande brytningsskede. Stora delar av de strukturer som har byggts upp för vårt sätt att leva utmanas allt snabbare och på ett mer grundläggande sätt. Inte minst utmanas många invanda mönster av den allt mer genomgripande digitaliseringen av samhället. har en av de starkaste strukturerna för internet i världen. Internet bidrog med uppskattningsvis till den svenska ekonomin (6,av BNP). Uppskattningar pekar på att internetekonomi kommer att fortsätta att överträffa tillväxten i mer traditionella branscher, genom att växa med och uppnå av BNP 2015. Företag med en betydande andel av sin verksamhet i direkt samverkan med aktiviteter på eller för internet sysselsätter omkring 60 000 anställda. Konsumtion står för den största delen internetekonomin, där inköp av resor, media och underhållning än så länge är de största konsumtionsposterna. Den internetrelaterade nettoexporten utgör och förväntas öka6. Utvecklingen påverkar också vårt sätt att arbeta, kommunicera och organisera oss. Industrisamhällets övergång till ett tjänstesamhälle är ett faktum. Arbetsplatsen och arbetsmiljön förändras. Allt fler kan arbeta från hemmet eller under pendling till och från arbetsplatsen. 6 Ovanstående siffror är hämtade ur rapporten – Hur internet omvandlar den svenska ekonomin, framtagen av . I takt med att kommunikationsmöjligheterna blir effektivare skapas allt bättre förutsättningar för ett mer långtgående samarbete och samordning av tjänster inom förvaltningen, något som redan genomförts när det gäller och , m.fl. Företagen och medborgarna förväntar sig att kunna lösa sina myndighetskontakter elektroniskt och sammanhållet i sina olika livssituationer. Det kräver åtgärder av flera myndigheter och medför behov av samordnade lösningar där myndigheterna samverkar eller organiserar om sig. Det finns dock vissa styrnings- och samordningsproblem inom statsförvaltningen. Det förekommer t.ex. visst dubbelarbete när skilda myndigheter utvecklar och upphandlar olika lösningar inom likartade områden. sker utveckling utan att nyttan för användarna tydliggörs. Samverkansprojekt kan försvåras av oklara finansiella, organisatoriska och rättsliga förutsättningar. De tekniska systemens samverkansförmåga varierar. It är inte längre bara en teknologi bland flera andra eller ännu en kanal för att kommunicera. Den är mer genomgripande. Den mikroelektroniska revolutionen har medfört stora förändring i samhällets alla delar. Det gäller även rättssystemet. Det kommer att krävas anpassningar. Myndighetens elektroniska hantering av sin interna information måste förenas med krav på att externt kommunicera denna elektroniskt till och från enskilda och andra myndigheter. Rättssystemet måste förhålla sig till dessa förändringar, bl.a. måste de få genomslag när det gäller rättigheter för enskilda och skyldigheter för myndigheter. Genom att se över och modernisera det juridiska ramverket bör dessutom tillväxtkraft kunna frigöras. 2.1Verktyg för ökad produktivitet är ett verktyg för att öka produktivitet och effektivitet i förvaltningen handlar om att utveckla offentlig förvaltning med hjälp av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisations-, process- och kompetensutveckling. delegationens övergripande målbild för e-förvaltning är att skapa enklare vardag för privatpersoner och företag, en smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet och högre kvalitet och effektivitet i verksamheten.7 I arbetet med att utveckla e-förvaltningen måste en löpande avvägning kontinuerligt göras mellan vad befintliga lagar och regler tillåter, vad som går att göra med ny teknik samt organisationens förmåga att ändra på befintliga arbetssätt. För att realisera de potentiella nyttorna med e-förvaltning krävs kreativitet, innovation, struktur (processer, metoder, verktyg), uthållighet, och framförallt ett starkt ledarskap. Det krävs också resurser och finansiering. I vissa delar måste dessutom en anpassning göras av lagar och regler för att ge nya förutsättningar. Trots de omfattande investeringar som redan gjorts kopplat till e-förvaltning är omvärldens krav höga på att åstadkomma fortsatt effektivisering. Generella krav som ställs är:8 utveckling av gemensamma lösningar som kan delas och återanvändas för att undvika onödigt dubbelarbete, överkapacitet, höga licenskostnader och kostsamma upphandlingsprocesser, ökat utbyte av information, kunskapsdelning och ökad öppenhet inom förvaltningen, i syfte att förbättra beslutsfattande för att driva fortsatt effektivisering, utveckla samverkansformer med både privata och offentliga aktörer, säkerställa mest värde för skattebetalarnas pengar genom att investera i de satsningar som ger störst nytta, utgå från ett kundorienterat utifrån-och-in-perspektiv som fokuserar på de privatpersoner, företag och organisationer som förvaltningen är till för, uppmuntra och stimulera innovation för att kunna utnyttja potentialen med den digitala ekonomin och nya tekniska lösningar i tjänsteleveranserna, utveckla organisationskulturer och tjänstemännens attityder från sektorisering till ökad samverkan och informationsdelning, mellan individer, avdelningar, myndigheter och departement, 7E-delegationens övergripande målbild för e-förvaltningen. 8Se t.ex. E-delegationens tidigare betänkanden och The Future of Government – Lessons Learned from Around the World, . säkerställa kompetens, processer och verktyg för att bedriva verksamhetsutveckling och utveckla lärande och erfarenhetsutbyte kopplat till styrning och genomförande av verksamhetsutveckling, både genom goda och dåliga exempel. Några identifierade utmaningar i e-förvaltningsutvecklingen Delegationen har i sitt arbete identifierat ett antal utmaningar vad gäller e-förvaltningsutvecklingen, t.ex. inom området samverkan, styrning och nyttorealisering. Förvaltningsgemensamma utveckling kommer inte till stånd - ökad samverkan krävs för att realisera e-förvaltningens potential I delegationens uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning framkommer att av myndigheterna har samverkat med andra myndigheter i utvecklingen av e-tjänster. Motsvarande siffra när det gäller produktion av e-tjänster är 28. anger att de delar sin it-infrastruktur med andra myndigheter. Samverkan inom dessa områden med kommuner och landsting är näst intill obefintlig.9 Decentraliserad styrning av e-förvaltning i statsförvaltningen Den svenska förvaltningsmodellen har för styrningen av tjänsteutveckling inneburit att myndigheterna själva utvecklat och producerat it-lösningar som har baserats på den egna verksamhetens behov och krav. Konsekvensen har blivit att liknande projekt för samma verksamhetsprocess genomförts hos olika myndigheter (t.ex. ärendehantering, e-arkiv, e-tjänsteportal osv. 9 E-delegationens rapport av myndigheters arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011. Myndigheternas förmåga att realisera eftersträvade nyttor Att bedriva verksamhetsutveckling är förenat med utmaningar och svårigheter. Införandet och användningen av nya i-baserade verktyg har sina särskilda utmaningar, som nya arbetssätt och förändring av verksamhetsprocesser ofta har stor påverkan på medarbetare och andra intressenter. Ökade krav ställs på myndigheternas förändringskapacitet. Förmågan att bedriva systematisk, kontinuerlig, samordnad och standardiserad verksamhetsutveckling blir av stor betydelse för vilket resultat man levererar och hur väl man möter intressenternas förväntningar och behov. Delegationen ska enligt sitt direktiv lämna ett förslag till hur arbetet med e-förvaltning kan föras vidare i ett längre perspektiv.