sou · GZB367 · 2011-10-13 00:00:00 — Som ett första steg i detta arbete avser delegationen nu utreda former för e-förvaltningen i ett nationellt perspektiv, bl.a. genom en analys av andra länders modeller. Utgångspunkten för detta arbete är att offentlig förvaltning ska kunna tillhandahålla en funktionell och kostnadseffektiv service som svarar upp mot medborgarnas och företagens förväntningar och behov som förutsättningarna för innovation och tillväxt förbättras. En väl utvecklad e-förvaltning skapar fler nyttor. För privatpersoner och företag handlar det om att få en god service genom enkla kontaktvägar till den offentliga förvaltningen. Det ska vara enkelt att sköta sina ärenden, få tillgång till information och kunna lämna information. Detta ska förenas med en hög grad av informationssäkerhet som också möter krav på personlig integritet. Inom förvaltningen kan effektiviteten höjas genom ett ökat automatiserat informationsutbyte och en ökad automatiserad ärendehandläggning. Ytterligare en nytta eller effekt av en utvecklad e-förvaltning är att tredje part kan använda offentlig information för att skapa nya innovativa tjänster. Vid en summering av dessa nyttar framgår tydligt att e-förvaltning handlar om att stärka välfärden. Digitala kontaktvägar är förstahandsvalet för många . Det ställer krav på strategisk e-förvaltningsutveckling när många samhällsnyttiga funktioner görs nåbara via eller flyttas ut på internet. finns det personer som helt eller delvis står utanför Här spelar det personliga mötet med förvaltningen även fortsättningsvis en viktig roll. Delegationen har anordnat workshops med myndighetschefer och högre chefer inom förvaltningen. Budskapet från dessa workshops är tydligt. Det finns en utvecklings- och effektiviseringspotential i förvaltningen. Myndigheterna både kan och bör bli bättre. Det finns utrymme för både högre måluppfyllelse och bättre kostnadseffektivitet. Det gäller inte bara den egna verksamheten utan man ser möjligheten att samverka mellan myndigheter som en stor effektiviseringsmöjlighet. Att både samverka med andra myndigheter och att bedriva ett aktivt utvecklingsarbete för att förbättra organisation, ansvarsfördelning och arbetsformer inom den egna myndigheten medför ibland att en prioritering måste göras. Denna prioritering innebär i de flesta fall att det myndighetsinterna utvecklingsarbetet prioriteras trots att den samlade nyttan för medborgare och företag skulle vinna på att samverkansprojekt prioriteras. Av tradition har offentlig förvaltnings olika enheter själva utformat, upphandlat och tillämpat egna it-lösningar. Förvaltningsöverskridande samverkanslösningar för effektiv e-förvaltning måste införas för att hindra en fortsatt utveckling mot en uppsplittrad och dyr it-infrastruktur som ofta skapar dubbelarbete och förhindrar att lösningar kan återanvändas eller delas av myndigheter, landsting och kommuner. Regeringen gav i uppdrag till , Lantmäteriet, Transportstyrelsen och att vara utvecklingsmyndigheter för e-förvaltning inom så kallade utvecklingsområden (Regeringsbeslut N2011/1368/ITP). I uppdraget att vara utvecklingsmyndighet ska ingå att: precisera och avgränsa utvecklingsområdet genom att identifiera relevanta aktörer och myndighetsövergripande processer samt genom att identifiera myndighetsövergripande behov av e-tjänster kopplade till exempelvis privatpersoners livshändelser, företags olika verksamhetsflöden eller andra situationer där specifika grupper (t.ex. förare) behöver ha kontakt med eller utbyta information med det offentliga. Utvecklingsmyndigheterna ska också beakta utvecklingen inom EU och det standardiseringsarbete som pågår på internationell nivå samt främja användning av öppna standarder. Vidare bör utvecklingsmyndigheterna verka för att: planeringen av e-förvaltningsprojekt inom utvecklingsområdet koordineras. Det gäller framför allt e-förvaltningsprojekt som syftar till att producera infrastrukturella tjänster, bastjänster för information eller e-tjänster utvecklade i samverkan, årliga verksamhetsplaner för insatser inom e-förvaltningsområdet tas fram hos de myndigheter som ingår i sektorn. Baserat på dessa verksamhetsplaner ska utvecklingsmyndigheten ta fram en handlingsplan för utvecklingsområdet som identifierar de möjligheter till besparingar och ökade nyttor som uppstår genom en högre grad av samverkan i e-förvaltningsarbetet, genomförandet av de projekt som har planerats gemensamt inom utvecklingsområdet koordineras, området utvecklas på ett innovativt sätt genom att aktivt söka samverkan med bl.a. kommuner, landsting, företag, organisationer och individuella medborgare i syfte att främja tredjepartsutveckling av e-förvaltningstjänster, gemensam kravställning gentemot interna eller externa leverantörer av e-tjänster kommer till stånd samt främja och samordna erfarenhetsutbyte vid e-tjänstutveckling gällande både teknik och test, Mål och principer för e-förvaltningsutveckling Regeringen framhöll i budgetpropositionen (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas, se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs, se till att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma metoder för säker elektronisk kommunikation och dokumenthantering, identifiera angelägna pilotprojekt som ska samfinansieras, samt utveckla former för en sådan finansiering och fördela samordningsansvaret för dessa projekt, samt stärka uppföljningen och granskningen av myndigheternas itbaserade utvecklingsarbete. En stärkt styrning kan uttryckas i mål och principer. Nedan anges några exempel på mål och principer som återfinns i olika nationella it-strategier.10 E-förvaltningslösningar som återanvänds och brukas av flera myndigheter. Bättre it-försörjning inom förvaltningen. En rättvisande redovisning av it-kostnaden inom förvaltningen. Skapa ett samlat register över förvaltningen it-tillgångar. Benchmarking och resultatmätning. Särhantering av stora kostsamma projekt. Gemensam infrastruktur för it och e-tjänster Bruk av överenskomna standards. Kompabilitetslösningar för enklare integration. Skapa ett gemensamt applikationsbibliotek. Skapa gemensamma säkerhetslösningar. It för att möjliggöra och skapa förändringar E-tjänster ska individanpassade och flexibla. Skapa möjlighet för medborgarmedverkan i demokratiska processer. En öppnare marknad för leverantörer av e-tjänster. Samarbetsbaserade arbetsmetoder inom offentlig sektor. Spaning efter framtidssäkrade lösningar. Roller och ansvar regleras. Uppföljningsmodell tas fram. 10 Exempel på IT-strategier. IT-strategi återfinns via länken och IT-strategi kan sökas via . Exempel på grundläggande principer i En grundläggande princip är att när regeländringar görs inom förvaltningen ska regelgivaren säkerställa att förändringen i möjligaste mån går att inrättas som en e-tjänst. Regelverket ska vara det som kallas e-enabled vilket närmast kan översättas med att lätt kunna tillhandahållas i form av en e-tjänst. Medborgare och företag kan via en central e-tjänst rapportera in till regeringen synpunkter på regelverk som förefaller svåra att hantera eller där nyttan förefaller ytterst begränsad. En del av det som beskrivs ovan kommer att tas om hand i det fortsatta arbetet med den Digitala agendan. Delegationen ska enligt sitt uppdrag redovisa till regeringen om den i sitt arbete identifierar regelverk som på ett olämpligt sätt hindrar elektroniskt informationsutbyte. Delegationen kommer i det fortsatta arbetet att särskilt fokusera på att kartlägga bestämmelser som hindrar utveckling av e-förvaltningen. Syftet med arbetet är att underlätta för myndigheter att tillhandahålla förvaltningsgemensamma tjänster och funktioner. Informationssamhället har i snabb takt helt förändrat enskildas möjligheter att kommunicera och samspela med den offentliga förvaltningen, privata aktörer och varandra. De senaste tjugo årens snabba utveckling har medfört att tidigare allmänt accepterade normer och principer för förvaltningen inte längre har samma aktualitet medan behovet av andra har ökat. Samhällsförändringen är fortsatt snabb och dynamisk. Gällande bestämmelser som påverkar utveckling av och tillämpningar inom e-förvaltningen har ofta tillkommit långt innan myndigheter behövde samverka kring utbyggnad av förvaltningsgemensamma funktioner eller gemensamma e-tjänster. Delegationen kommer därför utifrån sitt befintliga uppdrag intensifiera arbetet med att identifiera regelverk och bestämmelser som på ett olämpligt sätt är hindrande. Arbetet kommer att drivas i sekretariatet bl.a. genom den rättsliga expertgruppen, men också i nära samarbete med berörda myndigheter och departement samt med kommuner, landsting, näringsliv och forskarvärlden samt intresseorganisationer som företräder bl.a. användarna. Arbetet kommer att avgränsas med beaktande av andra utredningar inom e-förvaltningsområdet, bl.a. Utredningen om integritet, effektivitet och öppenhet i en modern e-förvaltning (dir. 2011:86, beslutat av regeringen ). 2.4Kompetens avgörande för utveckling Kompetensförsörjning är en strategisk fråga inom offentlig sektor och omfattar bland annat frågor kring rekrytering av personal och kompetensutveckling. Medarbetarnas kompetens är avgörande för organisationens möjlighet att bedriva sin verksamhet på ett effektivt sätt och uppnå sina mål. Kompetens är också en avgörande faktor för att ska behålla en internationellt framskjuten position inom e-förvaltning. I är arbetsgivaransvaret och kompetensförsörjning delegerat till varje myndighet. Varje myndighet ska ta fram kompetensanalyser och planer som syftar till att kartlägga befintlig kompetens och planera för framtida behov på såväl individsom organisationsnivå.11 Den kanske största förändringen för offentlig sektors kompetensförsörjning är den snabba utvecklingen av informations- och kommunikationsteknologi. Enklare arbetsuppgifter kan nu göras elektroniskt. Enklare arbetsuppgifter försvinner medan mer komplexa uppgifter tillkommer. Privatpersoner och företag vill i högre utsträckning ha kontakt med offentlig sektor via internet. Utbyggnaden av e-tjänster ökar tillgängligheten för användarna och minskar kostnaderna för offentlig sektor.12 Sammantaget ställer dessa förändringar ökade krav på medarbetarnas kompetens inom elektronisk förvaltning och på offentlig sektors kompetensförsörjning. Offentlig sektor står dessutom inför en generationsväxling. –2019 beräknas var fjärde statligt anställd, motsvarande 64 300 personer, gå i pension.13 Staten måste både kunna upprätthålla den kompetens man behöver och vara för att attrahera kommande generationer. 11Om betydelsen av strategisk kompetensförsörjning, , 2003. 12Den offentliga sektorns utveckling. En samlad redovisning 2011, Statskontoret, 2011. 13Den strategiska kompetensförsörjningen i statsförvaltningen, 2009:103, Statskontoret, 2009. En enkätundersökning som delegationen genomförde visar att av myndigheterna har en sourcingstrategi.14 En sourcingstrategi ska säkerställa tillgången på rätt kompetens, i rätt omfattning och i rätt tid för att realisera verksamhetens mål. I samma undersökning uppger mer än var tredje myndighet att kompetensfrågan är ett mycket eller ganska stort hinder kopplat till deras utveckling av e-förvaltning. En granskning av visar att var tredje statligt it-projekt överskrider budget. En bidragande faktor till detta är att myndigheterna saknar beställarkompetens som motsvarar projektens svårighetsgrad och att erfarenhetsutbyte saknas både inom och mellan organisationerna.15 betonar i en annan rapport att myndigheter bör sörja för att de har tillräcklig teknisk, verksamhetsmässig och rättslig kompetens för att kunna formulera interna eller externa beställningar inom it-området.16 En annan iakttagelse som gjort är att beroendet av konsulter är stort i många projekt. Hälften av den samlade årsbudgeten för it-utveckling bestod av konsultkostnader.17 Att myndigheterna i så hög grad går utanför sin egen organisation för att söka kompetens kan få konsekvenser för projektets måluppfyllelse, kunskapsöverföringen och myndigheternas egna expertkunskaper. Problemen kring att identifiera och locka till sig rätt kompetens har visat sig vara likartade inom offentlig sektor. En förundersökning som gjorts på uppdrag av visar att kompetensbehoven inom elektronisk förvaltning i många fall är identisk mellan myndigheter, men hur kompetensen används skiljer myndigheterna åt.18 Slutsatsen är att en samverkan inom offentlig sektor kring kompetensutveckling måste komma till stånd, i synnerhet kring beställarkompetens, men även kring framväxten av ledarskap och utveckling. Fördelarna är flera. En gemensam syn på och arbete kring kompetensförsörjning inom offentlig sektor ökar den totala kompetensnivån och ger en effektivare och förändringsbenägen förvaltning. Ett program för sådan kompetensutveckling skulle 14Uppföljning av myndigheternas arbete med e-förvaltning och e-tjänster 2011, E-delegationen. 15Statliga IT-projekt som överskrider budget, RiR 2011:5, , 2011. 16IT inom statsförvaltningen – har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrat till ökad effektivitet?, RiR 2011:4, , 2011. 17Statliga IT-projekt som överskrider budget, RiR 2011:5, , 2011. 18Förstudie , 2011. med fördel kunna tas fram av för utveckling i staten () i samråd med SKL. En rapport kring behovet av strategisk kompetensförsörjning inom statsförvaltningen och förslag till samlade stödinsatser kommer att presenteras av . Det finns också ett behov av att tar fram en vägledning för kompetensförsörjning inom elektronisk förvaltning för offentlig sektor. Syftet med vägledningen bör vara att bidra till att fler myndigheter genomför kompetensanalyser och planer inom it-området. 3 Prioriterade strategiska förstudier Detta avsnitt innehåller en redovisning av delegationens pågående och genomförda prioriterade strategiska förstudier avseende e-förvaltning. Förstudierna kan vara initierade av delegationen eller sådana som delegationen anser vara förutsättningsskapande för e-tjänsteutvecklingen inom förvaltningen eller hos tredje part. Projektarbetet leds och genomförs av någon eller några av myndigheterna inom delegationen.19 De pågående prioriterade strategiska förstudier som bedrivs inom ramarna för e-delegationens arbete är (se vidare nedan avsnitt 3.1): Effektiv informationsförsörjning, ekonomiskt bistånd Genomförda förstudier är (se vidare nedan avsnitt 3.2): Minskat(och förenklat)20 uppgiftslämnande Mina sidor för privatpersoner Tjänstekatalog (pilotstudie) Förstudierna syftar till att identifiera förvaltningsgemensamma strategiska komponenter och tjänster som skapar stor nytta för användaren som de ger möjlighet till ökad effektivitet internt inom förvaltningen. Förstudierna Min Ärendeöversikt, Mina 19E-delegationens portföljstyrningsprocess för att starta upp prioriterade förstudier finns beskriven i SOU 2011:27 sid. 37. 20Förstudien heter Minskat uppgiftslämnande men det är viktigt att föra fram aspekten att uppgiftslämnandet också ska förenklas. Fullmakter, Mina sidor för privatpersoner och Minskat uppgiftslämnande är tjänster som ska förenkla för privatpersoner och företag att ta del av förvaltningens service. Övriga förstudier fokuserar på att skapa kostnadseffektiva samverkanslösningar som möjliggör effektivitetsförbättringar inom förvaltningen. 3.1.1Effektivare informationsförsörjning inom området för ekonomiskt bistånd Syfte med förstudien är att utreda en gemensam process med därtill kopplat systemstöd för effektivare hantering av ekonomiskt bistånd. Arbetet genomförs under ledning av CSN. En slutrapport kommer att lämnas . Förstudien förväntas leverera följande: konkret och tydlig beskrivning om vad som krävs för att uppnå effektivast möjliga informationsförsörjning för transfereringssystemet inom ekonomiskt bistånd, beskrivning om hur effektiv informationsförsörjning kan förenas med ett gott integritetsskydd, beskrivning om och i vilken utsträckning slutsatserna för området ekonomiskt bistånd är överförbara till andra liknande transfereringssystem samt beskrivning om vilken utveckling och investering som krävs samt vilka initiativ som E-delegationen och regeringen behöver ta för tillämpningen på andra områden. E-tjänsten Min ärendeöversikt är en funktionalitet som gör det möjligt för den enskilde (privatperson och företag) att få en samlad översikt av ärenden och ärendestatus som kunden har med hela den offentliga sektorn, dvs. såväl statliga myndigheter, kommuner och landsting. En sådan servicefunktion gör det lättare för den enskilde att hålla ordning på sina ärenden. Dessutom minskar belastningen på den offentliga förvaltningens kundtjänster som inte behöver hantera kundförfrågningar om ärendestatus etc. i samma utsträckning. Syfte med förstudien är att kartlägga förutsättningarna för att genomföra en huvudstudie som gör det möjligt att realisera en ärendeöversikt för privatpersoner och företag . Arbetet genomförs under ledning av Transportstyrelsen. En slutrapport kommer att lämnas . Förstudien förväntas leverera följande: kostnads- och nyttokalkyl, affärsmodell och finansiering, utredning av legala frågor, förslag på förvaltningsmodell samt förslag på genomförandeplan. Funktionaliteten Mina fullmakter syftar till att göra det enklare för de enskilda att se sina utfärdade fullmakter, att kunna hitta länkar för att skapa nya fullmakter samt att se vilka fullmakter man har fått utfärdade av andra. Funktionen ska ha möjlighet till gemensam inloggning och vara möjlig att inkludera i både offentliga och privata aktörers lösningar, med hänsyn tagen till säkerhetskrav. Syfte med förstudien är att ta fram ett förslag till utformning av tjänster för fullmaktshantering, inklusive en ansvarig organisation för genomförande och förvaltning. Förstudien ska även ta hänsyn till befintliga juridiska förutsättningar. Arbetet genomförs under ledning av . En slutrapport kommer att lämnas . Förstudien förväntas leverera följande: kartlagda behov av e-tjänsten Mina Fullmakter, bedömning av kostnader och intäkter för e-tjänsten, förslag till teknisk lösning, förslag till ansvarig organisation för genomförande och förvaltning samt förslag till fortsatt arbete. Syfte med förstudien är att identifiera och beskriva möjligheterna till effektivisering av myndigheternas it-drift över departements- och myndighetsgränser inklusive förslag på hur sådana lösningar kan utformas. Arbetet genomförs under ledning av . En slutrapport förväntas lämnas . Förstudien förväntas leverera följande: beskrivning av myndigheternas nuvarande organisation av itdrift inklusive volymer och kostnader, definition av drifttjänster och processer som ingår i scoopet, belysning av hur staten bör driva, utbyta eller köpa och sälja it-tjänster inom den statliga sektorn inklusive värdering av olika sourcingmodeller, kalkyl över nyttoeffekter och kostnader för de alternativa modellerna och handlingsalternativen, belysning av kraven på informationssäkerhet, förslag på införandestrategi. 3.1.5Meddelandehantering inom förvaltningen (beredningsarbete avseende en prioriterad förstudie) Ett beredningsarbete avseende en prioriterad förstudie berörande Meddelandehantering inom förvaltningen pågår. Arbetet syftar till att utreda hur förvaltningens nuvarande lösningar ser ut, t.ex. avseende teknik, process, organisation, funktion och kostnad. Det behövs också en bredare belysning genom att studera hur andra länder löser eller planerar att lösa sin meddelandehantering. Informationsutbyte mellan organisationer i den offentliga sektorn består i att meddelanden överförs via internet eller i slutna nät. Sätten att utbyta information har utvecklats på olika sätt inom olika sektorer. Det finns en rad lösningar som behöver eller kommer att behöva samverka med varandra för att åstadkomma en högre grad av automatisering i förvaltningen. Lösningarna, som är både nationella och europeiska/internationella, saknar i många fall samordning. Området berör komplexa teknikfrågor, olika intressenter, krav och regleringar såväl nationellt som på EU-nivå, standarder, teknikutveckling m.m. Frågan har aktualiserats från flera håll och lyfts till delegationen med önskemål om att ett gemensamt koncept utreds. Frågan tillhör de infrastrukturella förutsättningarna som behöver hanteras på ett myndighetsövergripande sätt. Resultatet från arbetet kan användas för att föreslå en ny förstudie som är mer lösningsorienterad. 3.2Resultatet av de prioriterade strategiska förstudier som genomförts Följande prioriterade strategiska förstudier har genomförts: Minskat(och förenklat) uppgiftslämnande (förberedelser för genomförande) Mina sidor för privatpersoner Tjänstekatalog (pilotstudie) Minskat uppgiftslämnande är en rapport framtagen av . Den innehåller ett förslag som lämnades till . Förslaget är fortfarande under beredning i . 3.2.2Mina sidor för privatpersoner Mina sidor för privatpersoner innehåller en analys av medborgarnas behov av grundläggande e-tjänster för att delegationen i nästa steg ska kunna ta beslut om eventuell fortsättning. Slutsatsen från behovsanalysen är att privatpersoners behov vid kontakter med förvaltningen är väldigt lika – trots att de myndigheter, kommuner och landsting man har kontakt med har vitt skilda verksamheter. För att komma vidare med realiseringen av dessa grundläggande e-tjänster har följande slutsatser dragits: Gemensam inloggning har tillsammans med Mina meddelanden och Min ärendeöversikt högsta prioritet. En samlad tillgång till en tjänst kallad Mina fullmakter (e-fullmakter) prioriteras också. finns också en önskan om att hålla ihop lösningarna på en gemensam Mina sidor. Delegationen ställer sig bakom det påvisade behovet av dessa förvaltningsgemensamma tjänster och kommer att ta ytterligare steg för att tjänsterna ska realiseras. Vad händer fortsättningsvis? Gemensam inloggning är en mycket viktig komponent. Delegationen kommer att följa i dess arbete med morgondagens lösning för elektronisk identifiering och signering samt säkerställa att nödvändig samordning sker vid utveckling av förvaltningsgemensamma tjänster. Det finns t.ex. ett stort behov av en funktion för gemensam inloggning. arbetar vidare med Mina meddelanden för privatpersoner genom att ta fram ett lösningsförslag, baserat på lösningen Mina meddelanden för företag som redan finns i . Förstudier har startats upp för att utreda förutsättningarna för Min ärendeöversikt och Mina fullmakter (se avsnitt 3.1). Av förstudierapporten och e-diarium framgår att förvaltningsgemensamma specifikationer är en förutsättning för införande av tjänstebaserade lösningar och gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium. I rapporten föreslås att ett första steg mot gemensamma tjänster tas genom utarbetande av sådana specifikationer. I arbetet med att ta fram långsiktigt förvaltningsbara specifikationer ska pågående och redan genomfört arbete hos myndigheter och leverantörer beaktas. Specifikationerna ska också så långt möjligt anpassas till långsiktigt förvaltningsbara e-arkivlösningar så att en framtida övergång till gemensamma tjänster underlättas för de myndigheter som redan har, eller är i färd med att utveckla, sådana. Vad händer fortsättningsvis? har tagit ett ansvar för att hålla samman arbetet med förvaltningsgemensamma specifikationer och tillhörande prototyp- och pilotarbeten. Ett första projektmöte med tänkbara intressenter genomfördes . Huvudintressenter är förutom , SKL, IT-Forum i , Sambruk och Länsstyrelsernas samverkansorgan. Myndigheterna i (SPV, , och ) visade tidigt stort intresse för frågan och följer projektet. Arbetet med förvaltningsgemensamma specifikationer förväntas pågå fram och därefter