sou · GZB338 · 2011-04-14 00:00:00 — Det finns även myndigheter med 8–17-löner som använder sig av närvarorapportering genom in- och utstämpling eller särskild tidrapportering. Utredningen föreslår att löneadministration ska erbjudas som en bastjänst av servicecentret. Mot bakgrund av att servicecentret behöver kunna erbjuda tjänster åt myndigheter med olika behov av löneadministration föreslår utredningen att löneadministrativa tjänster kompletteras med funktionalitet för 24/7-löner samt närvarorapportering för 8–17 löner. Ansvarsfördelningen inom löneadministration föreslås vara följande: Ansvarsfördelningen inom rese- och utläggsadministration föreslås vara följande: Figur 3.6 Rese- och utläggsadministration tar fram dokumentation för beslut, administration och stöd till chefer hos kundmyndigheterna vid ändrade anställningsförhållanden såsom ny placeringsort, ny organisatorisk tillhörighet, ny lön, nytt förordnande med mera. Utredningen föreslår att beslutsskrivning ska utgöra en bastjänst i servicecentret. De tjänster som levereras av är tillräckliga och behöver inte kompletteras. Ansvarsfördelningen inom beslutsskrivning föreslås vara följande: Utredningen har, i enlighet med regeringens direktiv, haft kontakter med (). I dialogen har det framkommit att SPV erbjuder tjänstepensionsadministration via Kammarkollegiet. utförs bara en del av tjänstepensionsadministrationen av verksamhetsstöd. Utredningen anser att det är lämpligt att servicecentret i stället ska tillhandahålla anslutning till SPV:s mer omfattande tjänstepensionsadministrativa tjänster. Servicecentret åtar sig att i samverkan med SPV sköta administrationen med ansökningar, uppdatering av anställningsuppgifter för anställda, korrigeringar och registreringar samt besvara frågor från myndighetens chefer och anställda som rör pensions- och grupplivförmåner. verksamhetsstöd erbjuder både en så kallad scan- ning/workflow-lösning och en mer automatiserad e-fakturalösning. Med scanning/workflow menas att pappersfakturor skannas in för vidare hantering i ekonomisystemet. E-fakturalösningen innebär att fakturan skickas elektroniskt av leverantören och läses in automatiskt i ekonomisystemet. hanterar verksamhetsstöd kontering. Myndigheter kan ha behov av eller önskemål om att själva sköta detta steg i processen. Kontering är ett centralt steg i bokföringen, och är därför förknippat med väsentliga ansvarsfrågor. Kundmyndigheterna bör därför ha möjlighet att välja om servicecentret ska sköta kontering eller inte. Ett annat skäl att erbjuda tjänsten både med och utan kontering är att när e-beställningar införs så kommer ansvaret för konteringen i större utsträckning åligga den som godkänner eller attesterar beställningen. Myndigheternas behov av kontering kommer därför att variera beroende på hur långt de kommit i implementeringen av e-beställningar. Mot denna bakgrund föreslår utredningen att servicecentret ska erbjuda leverantörsreskontra både med och utan kontering. Oavsett konteringsrutin ska tjänsten utgöra en bastjänst, men prissättningen kan komma att skilja sig åt. Ansvarsfördelningen inom leverantörsreskontra utan kontering föreslås vara följande: Figur 3.9 Leverantörsfakturahantering exklusive kontering Ansvarsfördelningen inom leverantörsreskontra med kontering föreslås vara följande: Figur 3.10 Leverantörsfakturahantering inklusive kontering kundfakturering är i relativt stor utsträckning , eftersom varken eller hanterar stora volymer. Det finns dock visst elektroniskt stöd för filinläsning När det gäller betalningsavprickning, påminnelse- och kravhantering pågår ett utvecklingsarbete för att öka automatiseringen i hanteringen. Utredningen föreslår att kundfakturering (inklusive kundreskontra, påminnelse- och kravhantering samt räntedebitering) ska erbjudas som bastjänst av servicecentret. De tjänster som levereras av är tills vidare tillräckliga och behöver inte kompletteras. Huruvida en ännu mer maskinell volymhantering bör byggas upp bör enligt utredningen bli en fråga för servicecentrets ledning utifrån framtida kundmyndigheters behov. Utredningen ser inte något sådant behov inledningsvis. Ansvarsfördelningen inom kundfakturering med hantering föreslås vara följande: Figur 3.11 Kundfakturering och kundreskontra (hantering) Ansvarsfördelningen inom kundfakturering med e-faktura föreslås vara följande: Figur 3.12 Kundfakturering och kundreskontra (e-faktura) Utredningen föreslår att anläggningsredovisning ska erbjudas som bastjänst av servicecentret. De tjänster som levereras av är tillräckliga och behöver inte kompletteras. Ansvarsfördelningen inom anläggningsredovisning föreslås vara följande: Löpande redovisning och bokslut Utredningen föreslår att löpande redovisning, bokslut och avstämningar ska erbjudas som bastjänst av servicecentret. De tjänster som levereras av är tillräckliga och behöver inte kompletteras. Ansvarsfördelningen inom löpande redovisning och bokslut föreslås vara följande: Figur 3.14 Löpande redovisning och bokslut Många myndigheter har flera olika system för tidredovisning för sina medarbetare med olika syften och uppföljningsändamål avseende fördelning av tid och resursinsatser. Flera av dessa tidredovisningssystem är inte direkt kopplade till medarbetarens lön utan är huvudsakligen för uppföljningssyften. Flera myndigheter använder tidredovisningsmodulerna i ekonomisystemet eller lönesystemet för redovisning och uppföljning av tid. Det ska man som kundmyndighet kunna göra också när systemstöden finns under servicecentrets regi för att undvika att särskilt systemstöd för tidredovisning måste införskaffas på kundmyndigheten. Tidredovisning är i huvudsak en systemrelaterad tjänst där kundmyndigheten själv ansvarar för redovisning och uppföljning av tid. Servicecentret kan vara behjälplig med stöd vid uppsättning av systemet eller vid genomförande av justeringar och uppdateringar med anledning av förändrad uppföljning eller ändrade ansvarsstrukturer hos kundmyndigheten. Eftersom bara erbjuder tidredovisning inom ekonomisystemet bör tjänsteutbudet kompletteras med redovisning i lönesystemet. Tidredovisning i lönesystem respektive tidredovisning i ekonomisystem är två separata bastjänster men bygger på att man har förlagt andra ekonomiadministrativa tjänster i servicecentrets regi I regeringens handlingsplan för eFörvaltning (Fi 2008/491) är elektroniska beställningar (e-beställningar) en prioriterad fråga. Ett första steg var att införa e-faktura i staten. Ett andra steg är att myndigheter ska arbeta strategiskt med inköpsfrågor och använda ett IT-stöd för att stödja beställnings-, leverans, och fakturahanteringsprocessen. Regeringen har därför bestämt att ett systemstöd för e-beställ- ningar ska införas i statliga myndigheter med fler än 50 anställda. Arbetet leds och samordnas av ESV och planeras vara fullföljt . Enligt planen ska därefter också systemstöd för själva upphandlingsprocessen införas, men detta steg är inte beslutat. Processen för e-beställningar omfattar normalt följande steg: 1.Beställningsunderlag – beställaren väljer varor eller tjänster och anger hur dessa ska konteras 2.Attest – behörig chef attesterar beställningsunderlaget 3.Order – beställningen skickas iväg till leverantören elektroniskt 4.Inleverans – leveransmottagaren går efter leverans in i systemet och bekräftar leverans 5.Matchning – Fakturan kontrolleras mot avstämningsunderlaget, som bl.a. innehåller information om beställningen och leveransgodkännande. 6.Betalning – Fakturan betalas om den godkänts genom matchning eller attest. Fördelen med e-beställningar är att myndigheterna kan få lägre pris genom bättre styrning av inköpen, samt att en större del av processen automatiseras vilket leder till besparingar och förenklingar. Dessutom förväntas e-beställningar bidra till att utveckla myndigheternas rutiner för att uppnå förbättrad kvalitet och service. Arbetet med att införa e-beställningar kommer att intensifieras kraftigt . Enligt utredningen kan servicecentret bidra till att underlätta och effektivisera införandet av e-beställ- ningar väsentligt. Om nödvändiga IT-investeringar för e-beställningar görs i servicecentret kan omställningen i de enskilda kundmyndigheterna rationaliseras. Om servicecentret erbjuder stöd för e-beställ- ningar underlättas också leverantörsanslutning väsentligt. som IT-investeringarna blir mindre kostsamma för staten kan servicecentrets verksamhet effektiviseras om e-beställ- ningar ingår i dess tjänsteutbud. Det finns en direkt koppling mellan e-beställningar och servicecentrets tjänster inom leverantörsfakturahantering. Om servicecentret inför stöd för e-beställningar kan inköpsprocessen och leverantörsfakturaprocessen integreras, vilket höjer effektiviteten i servicecentrets verksamhet och statens samlade administration. En positiv bieffekt av att servicecentret erbjuder stöd för e- beställningar är det kan förväntas öka intresset hos myndigheterna att ansluta sig till servicecentret. Detta skulle i sin tur underlätta hemtagningen av de förväntade besparingarna med att etablera ett myndighetsgemensamt servicecenter. Mot denna bakgrund föreslår utredningen att servicecentret ska erbjuda systemstöd (inklusive stöd för leverantörsanslutning) för e-beställningar efter inrättandet. Däremot ska arbete med upphandling ligga kvar på kundmyndigheterna eller på ansvariga ramavtalsmyndigheter. I figuren nedan utför servicecentret de steg som är ifyllda. E-beställningar bör vara en bastjänst, men förutsätter att kundmyndigheterna också köper tjänsten leverantörsreskontra. Huruvida systemstöd för e-beställningar bör upphandlas eller om befintligt systemstöd hos någon myndighet bör övertas är en fråga som måste utredas närmare. har ett systemstöd för e-beställ- ningar. Det systemet är dock inte aktuellt att erbjuda som tjänst inom det nya servicecentret. 4 Produktionsorter och lokalisering Utredningens förslag: Servicecentret ska inledningsvis ha två produktionsorter. Ekonomienheten inom verksamhetsstöd samt lämpliga delar av verksamhetsstöd ska utgöra grund för servicecentret. Utredningen föreslår att servicecentret initialt ska ligga kvar där produktionen är lokaliserad , det vill säga till och . Vidare föreslår utredningen att ett samarbete mellan servicecentret och Kammarkollegiet bör etableras rörande IT-lösningar. Utredaren ska analysera om det finns anledning att tillvarata lämpliga delar av verksamhetsstöd av hög kvalitet och effektivitet som byggts upp vid andra stora myndigheter än . Utredningen ska belysa förutsättningar för en överföring av verksamhet och när i tiden en verksamhetsöverföring skulle kunna bli aktuell. Likaså ska utredaren analysera lämpligheten av att integrera det administrativa verksamhetsstöd som finns vid Kammarkollegiet med servicecentrets verksamhet och, om en sådan integrering anses lämplig, föreslå en tidpunkt för detta. Utredningen ska vidare belysa lokalisering på kort och medellång sikt där hänsyn tas till anslutning av kundmyndigheter och överföring av andra myndigheters verksamhetsstöd. Initialt bör hanteringen av lokaliseringsfrågan utgå från var de delar av administrativa verksamhetsstöd som berörs är lokaliserade. Syftet är att säkra kompetensen och minimera omställningskostnader. I ett senare skede och i samband med att eventuellt andra myndigheters verksamhetsstöd och andra stödfunktioner förs över till servicecentret, finns det skäl att pröva fördelarna med att lokalisera servicecentret på fler orter. 4.2Servicecentret bör initialt ha två produktionsorter Det finns enligt utredningen för- och nackdelar med att ha en eller flera produktionsorter. Att ha en enda produktionsort underlättar ledning och styrning både vid inrättandet och den löpande driften av servicecentret. En samlad verksamhet kan också i högre grad underlätta stordrift jämfört med om samma verksamhet delas upp. Att ha produktion på flera orter möjliggör å andra sidan antingen minskad sårbarhet eller ökad specialisering. Sårbarheten för exempelvis tekniska störningar minskar om produktionen är förlagd på flera orter. Kompetensförsörjningen kan också underlättas och bli mindre sårbar om servicecentret har verksamhet på flera olika orter. Flera produktionsorter möjliggör dessutom ett potentiellt högre effektiviseringstryck och en förbättrad verksamhetsuppföljning, eftersom olika produktionsorter kan jämföras med varandra. Om flera verksamhetsstöd förs över till servicecentret ökar emellertid komplexiteten i etableringen av servicecentret. Utredningen föreslår därför att produktionen initialt lokaliseras till högst två orter. verksamhetsstöd i utgör en produktionsort, vilket innebär att ett kompletterande verksamhetsstöd bör vara lokaliserat till en enda ort. En överslagsräkning baserad på att 70–av alla myndigheter ansluter sig till servicecentret ger vid handen att servicecentret högst kommer att behöva ungefär 600–800 anställda.1 Utredningen bedömer att denna omfattning av verksamheten ger underlag för två till högst tre produktionsorter. Mot bakgrund av de kvalitativa fördelarna och den omfattning av verksamheten som kan förutses föreslår utredningen att servicecentret initialt bör ha två produktionsorter. Nedan redogör utredningen för vilka utgångspunkter som bör vara vägledande för val av vilka andra verksamhetsstöd som ska föras över till servicecentret. 1 Om 70–av myndigheterna ansluter sig kommer servicecentret hantera omkring 150 000 lönespecifikationer och tre miljoner leverantörsfakturor . För denna omfattning behövs ungefär 250 lönehandläggare och 150 leverantörsfakturahandläggare. Till detta kommer ledning, kundtjänst och personal för övriga bastjänster. Sammanfattningsvis bör följande utgångspunkter vägleda besluten om vilka verksamhetsstöd som bör föras över till servicecentret: 1.Ytterligare produktionsorter måste komplettera produktion på lämpligt sätt. 2.Den kompletterande produktionsorten måste ha uppnått en hög grad av mognad, stabilitet och effektivitet. 3.En kompletterande produktion bör vara koncentrerad till en ort. En utgångspunkt bör enligt utredningen vara att ytterligare verksamhetsstöd utöver ska komplettera nuvarande produktion på ett lämpligt sätt. De tjänster som saknas eller inte är överförbara vid verksamhetsstöd men som utredningen föreslår ska ingå i servicecentrets tjänsteutbud är följande: -8–17-löner med närvarorapportering, -24/7-löner, -tidredovisning i lönesystem, Verksamhetsstöd som producerar dessa tjänster kompletterar enligt utredningen tjänsteutbud på ett lämpligt sätt. Verksamheten bör vidare kännetecknas av stordrift och bör ha varit i gång och ha uppnått en hög mognad och effektivitet. Med mognad och effektivitet menas exempelvis att nödvändiga investeringar och systembyten genomförts och att verksamheten fungerar effektivt. Erfarenhet av att erbjuda tjänster åt andra myndigheter är en meriterande faktor. 4.3Kartläggning av tänkbara verksamhetsstöd Flera myndigheter tillhandahåller stödtjänster till andra myndigheter eller har själva koncentrerat stödtjänster i servicecenter eller liknande. I samråd med ESV har utredningen identifierat ett antal befintliga verksamhetsstöd som skulle kunna vara aktuella som kompletterande bas för servicecentrets produktion. I det följande avsnittet redogör utredningen för verksamhetsstöd hos Arbetsförmedlingen, , Kammarkollegiet, länsstyrelserna och . Eftersom verksamhetsstöd har varit föremål för en separat utredning av Statskontoret har utredningen inte studerat Polisens administrativa centrum närmare. Även Försvarsmaktens logistik (FMLOG) har övervägts, men eftersom också denna verksamhet varit föremål för särskild utredning har utredningen inte studerat denna verksamhet närmare. Arbetsförmedlingens ekonomiadministration är fördelad på tre orter i . Arbetsförmedlingen hanterar bland annat 315 000 leverantörsfakturor . Integrationerna mellan ekonomisystemet och verksamhetssystem är omfattande och utgörs delvis av realtidsintegrationer. Arbetsförmedlingens löneadministration är fördelad på fyra orter och hanterar cirka 12 000 löner . Arbetsförmedlingen har stöd för 24/7-löner och närvarorapportering. Det finns flera olika lösningar för tidrapportering inom Arbetsförmedlingen och ett harmoniseringsarbete pågår. Arbetsförmedlingen har kommit mycket långt vad gäller att utveckla systemstöd och lösningar för e-beställningar. Arbetsförmedlingen driver genom utvecklingen av ett e-beställ- ningssystem med fokus på att skapa förutsättningar för införande av e-handel på bred front inom myndigheten . Arbetsförmedlingen har som mål att av alla fakturor genereras elektroniskt. Arbetsförmedlingen har redan en etablerad och fungerande lösning där man successivt arbetar med att ansluta ytterligare leverantörer. kärnverksamhet har /2006 nyttjat administrativa tjänster från verksamhetsstöd inom ekonomi- och löneadministration, med placering i . har man i hög grad arbetat med standardisering av sina tjänster och det finns god mognad och stabilitet i verksamheten. I tjänsteutbudet ingår alla de typer av löner som enligt utredningens förslag ska erbjudas av servicecentret. har också system för in- och utstämpling (närvarorapportering) vilket saknas Sammanlagt hanterar 14 000 löner . Ekonomiadministrationen inom verksamhetsstöd i hanterar utöver redovisning av myndighetens egen ekonomi också och utbetalningar till försäkringstagare och pensionärer. hanterar sammanlagt 160 000 leverantörsfakturor. Verksamhetsstödet utför bland annat bemyndigande av centrala utbetalningar och utbetalningar enlig underlag och utgör . Till denna del skiljer sig verksamhetsstödet hos mot motsvarande hantering av skatteuppbörden, som ingår i kärnverksamhet i stället för i verksamhetsstödet. verksamhetsstöd har också en uppbyggd och fungerande kundsupport. har dessutom en systemförvaltning som fysiskt är placerad i och uppfattas på ett bra sätt vara integrerad med och ha förståelse för den verksamhet av administrativ art inom ekonomi och lön som SC ska bedriva. Det finns även ett system för ledning och produktionsuppföljning etablerat. /2010 levererar verksamhetsstöd administrativa stödtjänster till . Myndigheten står inte inför några omfattande systemstödsbyten även om man överväger byte av lönesystem. Enheten i uppvisar god produktionseffektivitet och har infört ett strukturerat arbetssätt för kontinuerligt förbättringsarbete. Kammarkollegiet har enligt sin instruktion till uppgift att tillhandahålla service inom det statliga området, främst avseende ekonomi, juridik, kapitalförvaltning, riskhantering och administration. Kammarkollegiet har i fråga om administrativ service fokuserat på att leverera tjänster till mindre myndigheter där behovet och efterfrågan varit som störst. Den avdelning inom Kammarkollegiet som levererar tjänster inom personal- och ekonomiadministration är Administrativ service som hade 123 olika kunder . Administrativ service har 45 anställda uppdelat på fyra sektioner (System, Löner, Redovisning och Konsult) och omsatte . Myndigheten hanterar cirka 5600 löner för 83 olika kundmyndigheter med från tre upp till 360 anställda. I genomsnitt hanteras 70 löner per kund. Inom redovisningssektionen är antalet kunder något färre och anpassningen till respektive kunds behov och förutsättningar större. Sammanlagt hanterar Kammarkollegiet ungefär 100 000 leverantörsfakturor inom ramen för den erbjudna tjänsten elektronisk fakturahantering. har länsstyrelserna haft i uppdrag att effektivisera och samordna sin administrativa verksamhet. Samordningen omfattar IT-frågor, ekonomiadministration och löneadministration. Om inget annat anges bygger beskrivningarna nedan på rapporten Utredning om hur länsstyrelsernas interna administrativa verksamheter kan organiseras som i avrapporterade till regeringen . i län samordnar vissa övergripande delar av länsstyrelsernas ekonomiadministration, LstEA. LstEA:s uppgifter är att utveckla och förvalta en enhetlig redovisningsmodell, att lämna EA-support till länsstyrelserna och att hantera betalningsfiler. LstEA utgör ett stöd för de enskilda länsstyrelserna, men ansvaret för ekonomihanteringen åligger varje länsstyrelse. påbörjade länsstyrelserna en samordning av löneadministration i ett nytt gemensamt system. förvaltas Samordnad löneservice (SLS) av i , och systemet används av alla länsstyrelser. Målet med SLS är att gå från att administrera ungefär 220 löner per löneadministratör till 650 löner. /10 låg handläggningen på strax över 500 löner per administratör. Genom den samordnade löneservicen beräknas antalet löneadministratörer kunna minskas från ungefär trettio till tio löneadministratörer, det vill säga med två tredjedelar.2 Länsstyrelserna arbetar med ett riktat kvalitetsarbete där säkerställande att interna rutiner och riktlinjer följs. SLS har ett antal check- och avstämningslistor för lönearbetet som löpande gås igenom och förbättras.3 2Lägesrapport för Samordnad Löneservice enligt regleringsbrev (Länsstyrelserna ), s. 4. 3Lägesrapport för Samordnad Löneservice enligt regleringsbrev (Länsstyrelserna ), s. 3. har valt att organisera sin administrativa verksamhet genom att koncentrera viss verksamhet till . Detta gäller Ekonomienheten och myndighetens PA-support som successivt har byggts upp till den organisation som finns . Båda enheterna bedöms generellt ha en relativt hög grad av standardisering. Ekonomienheten ansvarar för samtliga redovisningsfrågor samt den löpande ekonomiska redovisningen. Samtliga leverantörsfakturor distribueras elektroniskt och betalas från . I sker också skanning av pappersfakturor. Kundfakturor upprättas av enheten och ansvarar även för inbetalningar och påminnelsehantering. Totalt hanterar 42 000 leverantörsfakturor . I ansvarsområdet ligger även att upprätta del – och årsbokslut för samt att ansvara för EU-redovisning. Antalet anställda vid är åtta personer. PA-support hanterar hela löneadministration inkluderat resor och utlägg. Totalt hanterar 2100 löneutbetalningar . Enheten administrerar även pensions- och gruppslivsförmåner. Därtill även många inom personalområdet vanligt förekommande arbetsuppgifter, såsom exempelvis rekryteringsadministration och stöd i personaladministrativa frågor till de anställda. Antalet anställda vid är 13 personer. I tabellen nedan sammanfattas egenskaperna hos de verksamhetsstöd som utredningen studerat. Produktionsorter och lokalisering SOU 2011:38 Egenskaper hos olika verksamhetsstöd Ja, inom lön och Ja, inom lön (2005/06) fakturor (ca) En ort för lön (), många orter för EA Varit i gång (2005) En ort () 4.4Skatteverket och ska utgöra grund för servicecentret Utredningen konstaterar att endast och svarar mot de utgångspunkter bör styra vilka verksamhetsstöd som ska utgöra grund för servicecentret. Deras verksamhetsstöd är koncentrerade till en ort, kompletterar tjänsteutbud och har varit i gång . verksamhetsstöd är dock betydligt mer omfattande än , vilket i högre grad skapar stordriftsfördelar i verksamheten. har också erfarenhet av att tillhandahålla tjänster åt en annan myndighet (). Verksamhetsstöden hos Arbetsförmedlingen, Kammarkollegiet och Länsstyrelserna svarar däremot inte mot utgångspunkterna om koncentration, mognad och kompletterande tjänsteutbud. Av följande skäl anser inte utredningen att deras verksamhetsstöd bör utgöra grund för servicecentret: -Arbetsförmedlingens verksamhetsstöd är geografiskt utspritt, -Kammarkollegiet kompletterar inte tjänsteutbud, eftersom man inte tillhandahåller tjänster som saknar. Kammarkollegiet kompletterar däremot genom att man vänder sig mot mindre myndigheter. Att integrera Kammarkollegiet och det stora antalet mindre kunder med servicecent- ret skulle vidare bli komplext under servicecentrets etablering och konsolidering. -Länsstyrelserna kompletterar inte tjänsteutbud och har vidare en relativt nyetablerad verksamhet. Utredningen föreslår att lämpliga delar av verksamhetsstöd, tillsammans med Ekonomienheten på verksamhetsstöd, ska utgöra grund för servicecentret.