prop · GY03138 · 2011-05-20 00:00:00 — prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Utvärdering inför eventuellt nyttjande av optionsår Avtalet med gäller . Option finns i avtalet för en förlängning med , det vill säga till . Alternativet till att utnyttja optionsåret är att genomföra en ny upphandling redan under innevarande år. (Jag) föreslår att väljer att utnyttja i avtalet med av följande skäl: Minskat antal fakturor från vilket ger en minskad administration Kvaliteten på levererade tjänster har varit hög finns ej tillräckligt underlag för att kunna genomföra en kostnadseffektiv förnyad upphandling. Optionen om förlängning med innebär i princip oförändrade villkor beträffande servicenivåer och kostnader. I förhandlingar med har (vi) begärt att alla nuvarande kostnader som faktureras separat (till exempel inventering, timdebitering av driftsrelaterade tjänster, säkerhetsutbildning, resekostnader, med mera) ska omvandlas till fast månadskostnad. Dessutom har vi begärt en sänkning av den totala kostnaden samt utökat tjänsteinnehåll. Ekonomisk uppföljning av utkontrakteringen Utfallet uppgår till uppdelat på fast månadsavgift, driftrelaterade tjänster (berör endast IT/P och avser tjänster på servrar, husnät med mera), resekostnader, kostnad för inventering och säkerhetsutbildning. Vid beredningen av beslut om val av leverantör redovisades en kostnadsbesparing om för de avtalet omfattade. kan vi följa upp och göra en relativt säker kalkyl över hela avtalsperioden: IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Personal/Avtal WM Personal/Avtal WM De redovisade kostnaderna för egen regi 2002 och 2003 är uppskattade utifrån en viss minskning av resursbehovet efter 2001 och fördelade lika för de båda åren. Det gör således en total inbesparing på . Vi når därmed inte riktigt upp till de som beräknades i samband med utkontrakteringen, men vi har i gengäld fått ut fler tjänster än vad vi avtalat med om. Detta i stort sett utan kostnad för våra myndigheter. Dessutom har vi erhållit en betydligt högre kvalitet i leveransen efter det att tog över, vilket redovisas nedan. Andra faktorer som var svåra att bedöma i förväg, var kostnaden för semesterlöneskulden och det förändrade antalet semesterdagar för den blivande WM-datapersonalen. leveranser följs upp löpande. Dels mäter vi avtalade servicenivåer i form av svarstider i helpdesk, åtgärdstider för anmälda ärenden etcetera., dels genomförs NKI-mätningar (Nöjd Kund Index) regelbundet. Resultaten av mätningarna har visat att , i stort sett utan undantag, klarat avtalade servicenivåer med bred marginal. Det finns tillfällen då leveranserna inte IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? uppnått avtalad nivå, men då har regelmässigt orsaken varit någon större generell störning orsakad av RSV IT eller annan underleverantör till . NKI-mätningarna har visat på att användarna är mycket nöjda med den service ger. Följande diagram visar utvecklingen av det samlade NKI-värdet . Avtalad miniminivå är 3,3. Sammanfattningsvis kan konstateras att har levererat mycket god kvalitet. Kvaliteten överstiger till och med det RSV IT levererade då användarservice drevs i egen regi. Förslag till nytt pris och tjänsteinnehåll för har erbjudit ett nytt pris på , vilket motsvarar en månadskostnad på . tjänsteinnehållet ingår preventiv service på vissa skannrar, cirka 30-35 stycken i landet för bland annat Duffex och Arvsbeskattningen. Vi har också en överenskommelse om att ska utföra ytterligare tjänster, såsom till exempel preventiv service på vissa certifierade skrivarmodeller, utan extra debitering inom ramen för de resurser som disponerar. Det innebär i praktiken att utför sådana tjänster när utrymme finns, som så kallade oprioriterade åtgärder. De utökade tjänsterna har successivt börjat tillämpas och kommer från den tidpunkten att utföras utan tillkommande arbetskostnader. Däremot tillkommer eventuell materialkostnad. Flertalet tilläggstjänster för övriga myndigheter kommer också att ingå utan kostnad. I praktiken rör det sig om insatser som är av mindre karaktär, så kallade entimmesuppdrag. Detta kommer att innebära att antalet fakturor till koncernens myndigheter kommer att minska. Endast tilläggstjänster som rör ej certifierad arbetsplatsutrustning och programvara kommer att faktureras. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Timpriset för optionsåret avseende återstående tilläggstjänster kommer att vara oförändrat , det vill säga . Det bör också nämnas att vi redan tidigare har förhandlat fram ett förlängt stöd för ocertifierad programvara och arbetsplatsutrustningar i avvaktan på att 2000 blir helt infört. Dessutom har vi infört en så kallad utökad skrivarservice där arbetskostnaden för åtgärder på de flesta certifierade skrivarmodellerna numera ingår i avtalet. Vi har endast behövt stå för vissa resekostnader i samband med att närservicepersonalen utbildats. Effekten av att utnyttja optionsåret med är således att vi får en ekonomisk inbesparing på ca samt utökade tjänster som ger en högre kvalitet för myndigheterna i form av stabilare skrivare och skannrar tack vare preventiv service. Dessutom kan det komma att bli lägre kostnader för myndigheterna i form av färre debiterade tilläggstjänster. Omfattningen av det är dock svår att beräkna. De totala kostnaderna för dessa tjänster har uppgått till . Fakturahanteringen förenklas dessutom genom att färre antal fakturor behöver hanteras mot tidigare. Förstudie angående outsourcing av skrivartjänster Verksamhetens utgångspunkter och prioritet Projektet ska genomföra en upphandling av utskrift som funktion för hela och . Projektet ska också säkerställa implementationen och organisatoriskt ansvarig enhet för förvaltning av avtal samt hemtagning av effekter. Projektet förväntas leverera en långsiktig lösning som innebär en kostnadsbesparing jämfört med och Kronofogdens baseline inom utskriftsområdet . Funktionslösningen som upphandlas omfattar utskrifter, kopiering och lokal skanning enligt bild, samt hantering av Autostore, inklusive licensiering, för befintliga lösningar. Funktionslösningen ska även omfatta hantering av deklarationsskannrar. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Projektet ska också samverka med linjens hantering av befintlig maskinpark så att synergieffekter kan uppnås och att aktiviteter sker i samverkan för att uppnå effekter på kort sikt och i samband med införandet. Arbetsplatser ca 16 000 st p ro n a e ic rv e S Ett totalansvar för lokal utskriftslösning Leverantören ansvarar för: -Uppsättning av maskiner -Service och underhåll -Andra linjens support -Upplägg av skrivarköer -Installerar drivrutiner på PC -Utskriftsstatistik per användarkonto Inställelse/åtgärdstider enligt SLA leverantör och vad användarna får göra på leverantörens maskiner Som optioner för att hantera kommande behov inkluderas följande önskemål på leverans, ej prissatta och utan förpliktelser: Faxfunktionalitet på MFP och fristående analoga faxar (Prissatt option) Fristående skannrar för lokal bildfångst Tryckerimaskiner och övrigt specialpapper med volym till tryckeri Fristående tredjepartsprodukter för datafångst och lösningar för att hantera systemutskrifter på skärm Förbättrad funktionalitet och förutsättningar för säkerheten inom hela området ska beaktas. Projektet ska ta fram avgränsning för vad som inte ska ingå i upphandlingen. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Att få ett så lågt klickpris per utskriven sida som möjligt. leverera ett klickpris, att det är ett gemensamt klickpris per utskrift för och som offereras dagens utrustning övertas av leverantör till bokfört värde funktionen tillhandahåller ett enhetligt gränssnitt för användarna tydliggöra var kostnaderna ligger på ett sådant sätt att fakturering kan ske på lägsta organisatoriska nivå verka för positiv miljöpåverkan genom att driva ned antalet utskrivna ark via användarriktlinjer och modell för debitering av utskriftskostnader. Observera att besparingarna till stor del görs ute i verksamheten. Regionerna på äger sina skrivare/mfp, kopiatorer och faxar. VE äger VE:s/HK:s och KFM:s skrivare/mfp, kopiatorer och faxar. Utrustningen övervakas av VE:s system PRO (printerövervakning), där maskinerna rapporterar in olika mycket information. De nyare maskinerna rapporterar in i princip allt som händer och det går att fånga upp kommande tonerbyten med mera. Vår totala maskinpark för skrivare omfattar drygt 100 olika modeller, där de äldsta modellerna är kostnadsdrivande främst i form av dyr toner och reservdelar. Utrustningen har normalt A-funktionsgaranti (äldre maskiner) eller A-funktionsgaranti (nyare maskiner). På-platsen-service för åtgärder som ej täcks inom garantin utförs av närservicepersonal () inom nuvarande helpdesk/närserviceavtal som löper till . Denna del är kostnadsdrivande. Klientenheten fick i uppdrag av ITU-staben att genomföra en workshop kring Print management och därefter framtagande av en handlingsplan med användarriktlinjer för skrivarhanteringen. Båda dessa bilagor bifogas direktivet och ska i den mån det är möjligt användas som arbetsmaterial i projektet. Viktigt att tänka på är att workshopen bestod även av deltagare från den regionala verksamheten. VE ser löpande över sin verksamhet för att hitta kostnadseffektiviseringar och har identifierat området utskrift som funktion som lämpligt att sälja ut till extern leverantör. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Projektet syftar till att sälja ut utskrift som en funktion (se 1.1 Omfattning) för att möjliggöra kostnadsbesparingar i såväl (inklusive VE) som KFM:s verksamheter. utskriftsområdet utifrån baseline . ark utifrån dagens baseline (antalet utskrivna ark 2008). 2011-01-01-2011-12-31, verksamheten har då haft på sig att få ut budskap om att minimera onödiga utskrifter. Ett avtal om utskrift som funktion med en extern leverantör. Spårbarheten mellan effektmålen och produktmålen Projektets leveranser är av avgörande betydelse för upphandling av helpdesk/ närservicetjänster samt kontorsmaterial. Avropet/upphandlingen ska ta hänsyn till miljöaspekter. Lokal inskanning, som är applikationsdriven, ska om möjligt ingå i kravbilden. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? och samverkar redan inom teknikområdena som berör servicekontoren. pågår ett arbete som utreder en utökad samverkan myndigheterna emellan. Under detta arbete har avrapporterat att man ska gå vidare och avropa/upphandla utskrift som funktion och att det kan finnas kostnadsbesparingar även för inom samma område. har startat upp en förstudie som ska ha utrett frågan . Visar det sig att intresse finns från att gå vidare, så ges projektet ansvar för att fånga upp frågan och redogöra alla konsekvenser för styrgruppen. Detta får dock inte leda till förseningar i upphandlingen. Planerad tid, aktiviteter och budget för projektet Det finns ett stort behov av att projektet startar upp och projektet ska vara klart och lösningen implementerad . För att effektivisera utrullningen och ge verksamheten en delaktighet i arbetet ska piloter genomföras för att identifiera faktiska lösningar och eventuella avsteg i form av förtätningsmaskiner. Syftet är att från projektets håll kunna hålla emot krav och ställa dessa mot kostnader för att ge en så låg kostnad som möjligt. Piloterna ska ge underlag till beslut för faktiska lösningar. Förtätningslösningar ska undvikas i möjligaste mån. Projektet kommer att följa Pejls styrmodell. Förvaltningskost./år (antal år) (antal år) Bedömd tid och budget Bedömd tidsplan, start Tid (mån) Önskad tidpunkt för beslutspunkter IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Business Case Utskrifter. Syftet är att detta ska vara jämförelsedata vid analys av effekthemtagning. vice, förbrukning, ingår i tjänsten. MFP, skrivare och 117 miljoner á 24 Faxar ingår ej i IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? drift av köer, heten, + över- IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Alla tidigare utgivna rapporter finns tillgängliga på Styrning inom arbetsmarknadspolitiken mål, styrkort och Från många till en sammanslagningar av myndigheter Klassificering av kurser vid universitet och högskolor regeringens styrning och uppföljning Arbetsförmedlingens arbete med arbetsgivarkontakter Inställda huvudförhandlingar i brottmål Hanteringen av mängdbrott en kärnuppgift för polis och åklagare Säkerheten i statens betalningar Tillämpningen av det finanspolitiska ramverket. i tider av kraftiga värdeförändringar. En granskning av åtta statligt bildade stiftelser och regeringen Informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem har möjligheter till effektivisering utnyttjats? Den nordiska stridsgruppen 2008 - en del av EU:s Statliga stöd i alkoholpolitiken Påverkas ungas alkoholkonsumtion? Underhållsstödet för barnens bästa? Polisens brottsförebyggande arbete har ambitionerna uppnåtts? skatteavtal med andra länder effekterna av regeringens IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? 2010:25 Kostnadskontroll i stora väginvesteringar? 2010:26 Statens insatser för att komma åt vinster från brottslig verksamhet ett bättre samarbete ger högre utbyte 2010:27 Förvaltningen av samhällsekonomiska metoder inom infrastrukturområdet 2011 2011:1 Säsongsarbetslösa och arbetslöshetsförsäkringen omställningsförsäkring eller yrkesförsäkring? 2011:2 Använder lärosätena resurserna effektivt? Effektivitet och produktivitet för universitet och högskolor 2011:3 Oförbrukade forskningsbidrag vid universitet och högskolor IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Statliga IT-projekt som överskrider budget Tryck: Riksdagstryckeriet, 2011 Härmed överlämnas enligt 9 § lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m följande granskningsrapport över effektivitetsrevision: Statliga IT-projekt som överskrider budget har granskat statliga myndigheters IT-utvecklingsprojekt. Resultatet av granskningen redovisas i denna granskningsrapport. Företrädare för , , och Lantmäteriet har fått tillfälle att faktagranska och i övrigt lämna synpunkter på utkast till slutrapport. Rapporten innehåller slutsatser och rekommendationer som avser statliga myndigheter. Riksrevisor har beslutat i detta ärende. Revisionsdirektör har varit föredragande. Programansvarig Qaisar och revisionsdirektör har medverkat vid den slutliga handläggningen. Regeringen, , , , De flesta projekten klarade budgeten Myndigheter med projekt som överskred budgeten Projekt som överskred budgeten Konsekvenser för myndigheternas verksamhet och ekonomi Orsaker till budgetöverskridanden i projekten Orsaker som ligger inom beställarens och projektledningens ansvarsområde Myndigheternas arbete med intern styrning och kontroll Regeringens åtgärder för att minska budgetöverskridanden i projekten Bilaga 1 Granskningens genomförande Bilaga 2 Budgetöverskridanden bland de 45 projekten som hade Bilaga 3 Finansiering och konsekvenser av projektens budgetöverskridanden Bilaga 4 Orsaker till budgetöverskridanden Bilaga 5 Förekomst av dokumenterade kontrollåtgärder Bilaga 6 Klassning av myndighetsurvalets interna styrning och har granskat om det är vanligt bland statliga IT-utvecklingsprojekt att de överskrider budget. Vår övergripande slutsats är att en tredjedel av IT-projekten får problem. De stora projekten är mer riskfyllda och har ett betydligt större genomsnittligt procentuellt budgetöverskridande än mindre projekt. Motiv: Kostnaderna för statlig IT-verksamhet (då ingår både systemutveckling, förvaltning och drift) är i storleksordningen 20 - årligen.1 IT-kostnaderna inom statsförvaltningen är enligt andra beräkningar den tredje största kostnaden efter personal och lokaler och utgjorde av myndigheternas totala förvaltningskostnader.2 Enligt regeringen är IT-inriktad verksamhetsutveckling ett av de viktigaste medlen för att utveckla myndigheternas verksamhet. Därmed är det viktigt att denna verksamhet bedrivs effektivt och med god hushållning med statens medel. I detta sammanhang är budgetöverskridanden en oroande signal. Ett budgetöverskridande behöver i sig inte innebära att reella problem har uppstått i verksamheten. Det kan vara fråga om bristande planering av projektverksamheten som inte behöver innebära konkreta effektivitetsproblem. att en myndighet låter sina IT-projekt överskrida budgeten är ändå ett tecken på brister i styrning och kontroll. Detta kan i sin tur leda till att förseningar uppkommer, att leveranser inte uppfyller kraven och att onödiga merkostnader uppstår. Och i så fall talar vi om reella negativa konsekvenser för myndighetens ekonomi och verksamhet. Dessutom bör det noteras att även budgetöverskridanden som orsakas av alltför optimistiska kalkyler kan orsaka problem för en myndighet om de leder till att annan planerad verksamhet påverkas negativt. 1Capgemini Consulting , IT-styrning i statsförvaltningen, rapport. 2Statskontorets rapport 1999:37, IT-kostnader i statsförvaltningen. Statliga IT-projekt som överskrider budget Syfte: granskning syftar till att visa om det är vanligt bland statliga IT-utvecklingsprojekt att de överskrider budget. Resultatet av granskningen bör kunna bidra till en effektivare hantering av statens projekt. Granskningen speglar förekomsten av sådana problem i ett urval av myndigheters projekt som hunnit avslutas under ett kalenderår. Genomförande: har skett genom att en webbenkät med frågor om avslutade IT-projekt, styrning och kontroll av IT-projekt samt myndigheternas kommunikation med regeringen om IT-projekt har sänts ut till de 73 myndigheter som har de största förvaltningsanslagen. Informationsinsamlingen har fördjupats genom att vi på tre myndigheter, Lantmäteriet, och , har granskat ett större projekt vardera som avslutades med Vidare har vi intervjuat företrädare för Finans-, Försvars-, Justitie- och Miljödepartementen samt . Intervjuerna med sakdepartementen berörde främst frågor med anknytning till fallstudierna och departementens styrning och uppföljning av dessa projekt. Intervjuerna med berörde dels dialogen mellan budgetavdelning och sakdepartementen i frågor som rör kostnader för projekt, dels regeringens generella styrning av förvaltningens IT-utveckling. Granskningen av avsåg myndighetens egna IT-projekt på samma sätt som övriga granskade myndigheter. Granskningen har resulterat i följande centrala slutsatser och iakttagelser: En mindre andel av projekten får problem En tredjedel av IT-projekten drar över sina budgetar. Enligt är det rimligt att anta att det samlade budgetöverskridandet för avslutade projekt ett normalt3 budgetår sannolikt ligger i intervallet . När gjorde en liknande granskning av 215 projekt blev resultatet liknande.4 Vår bedömning blir att myndigheternas förmåga att hålla budgeten i projekten inte har förbättrats. 3Det vill säga då även något stort IT-projekt avslutats. 4Granskningsresultaten är dock inte helt jämförbara. Statliga IT-projekt som överskrider budget De stora projekten är mer riskfyllda Medan projekten, med budgetöverskridanden, i genomsnitt överskred sina budgetar överskred de stora projekten bland dessa sina budgetar med i genomsnitt . Denna skillnad kan enligt vår bedömning främst hänföras till de ökade svårigheterna att hantera risker i de stora projekten eftersom dessa är svårare att överblicka och svårare att förstå på grund av den större komplexiteten. Konsekvenserna av budgetöverskridanden är främst myndighetsinterna Inget av de projekt som ingick i granskningen har medfört att myndigheterna begärt utökat anslag. Projekt med stora budgetöverskridanden hanteras internt inom myndigheterna, där det dock kan uppstå konsekvenser för annan verksamhet. Ofta sker finansieringen av överskridanden genom att andra utvecklingsprojekt tilldelas mindre resurser, vilket i sin tur leder till att de fördröjs eller görs mindre ambitiösa. Om finansieringen av överskridandet i stället belastar myndighetens sakverksamhet, vilket också är vanligt, kan detta medföra förlängda handläggningstider och andra kvalitetsförluster. Enligt bedömning utreder myndigheterna inte eventuella konsekvenser av budgetöverskridanden i tillräcklig utsträckning. Orsakerna till budgetöverskridanden är brister i beställarkompetens och förmåga att styra och kontrollera IT-verksamheten Granskningen visar på i huvudsak välkända orsaker till att projekten särskilt de större får problem. Myndighetsledningarna förmår inte att skapa beställarfunktioner som kan sätta tydliga mål och krav för utvecklingsarbetet, samt skapa en relevant riskhantering eller göra rimliga resurskalkyler. En annan slutsats av granskningen är att väl fungerande rutiner för intern styrning och kontroll ger bättre förutsättningar för väl fungerande utvecklingsprojekt. De myndigheter som redovisade att man kommit långt med sitt arbete enligt förordningen om intern styrning och kontroll tenderade att ha mindre problem med budgetöverskridanden. Det förefaller också som att likartade misstag upprepas år . En slutsats är därför att myndigheterna inte har ägnat uppföljning av projekten och återföring av erfarenheter från tidigare projekt och annan kunskap, till exempel från internationella standarder, tillräcklig En annan iakttagelse är att konsultberoendet är stort i många projekt. Hälften av den samlade årsbudgeten för IT-utveckling avsåg konsultkostnader. bedömning är att beställare som driver stora projekt med konsulter i nyckelpositioner kan få svårigheter att kommunicera verksamhetens krav på projektens resultat till konsulterna och även att återföra konsulternas erfarenheter från projekten till myndigheten. Statliga IT-projekt som överskrider budget För att komma till rätta med de problem som framkommit i granskningen pekar på några åtgärder som främst myndigheter med medelstora och stora IT-projekt kan behöva vidta: Utveckla den interna styrningen och kontrollen Eftersom granskningen visar på brister i den interna styrningen och kontrollen hos hälften av myndigheterna bedömer att detta är en åtgärd som skulle kunna ge bred effekt. Även myndigheter som inte är skyldiga att följa förordningen om intern styrning och kontroll kan ha god nytta av att intensifiera sitt arbete på denna punkt. Det är därför glädjande att det framgår av myndigheternas svar på enkäten att det på många håll pågår ett utvecklingsarbete. Säkerställ att myndighetens beställarkompetens motsvarar projektens svårighetsgrad Den som agerar beställare på myndighetsledningens vägnar har normalt andra uppgifter i verksamheten än de som är aktuella i deras beställarroll i IT-projekt. Beställaren måste trots detta kunna svara för att nödvändig kompetens tillförs såväl till styrgruppen som till projektgruppen. Om inte detta fungerar är det ett betydande risktagande för en myndighet att starta ett stort utvecklingsprojekt. Att utveckla beställarkompetensen är tidskrävande och svårt. Myndighetsledningen måste därför hitta vägar att balansera sitt risktagande .