prop · GY03138 · 2011-05-20 00:00:00 — Om funktionaliteten befinns nödvändig också fortsättningsvis kommer den sannolikt också att utvecklas under kommande perioder. Som framgår av myndigheternas enkätsvar täcks dessa överskridanden inom myndigheternas budgetramar . Det innebär att medel för myndighetens verksamhet eller medel för annan utveckling måste minskas. Ärendebalanser kan exempelvis därigenom komma att öka bortom det som anses förenligt med myndighetens uppdrag och därmed kräva ökade insatser exempelvis nyrekryteringar inom berörda verksamhetsgrenar. Om regeringen väljer att bifalla motsvarande önskemål om ytterligare medel från de berörda myndigheterna kan statsbudgeten därmed påverkas under ett eller flera budgetår. Slutligen kan myndighetens anslagssparande påverkas av att projekt med rationaliseringspotential undanträngs för att myndigheterna ska kunna finansiera större budgetöverskridanden i pågående projekt. Nödvändiga framtida åtgärder som annars skulle ha kunnat finansieras med anslagssparande kan då föranleda regeringen att bevilja tillfälligt ökade anslag. Statliga IT-projekt som överskrider budget Statliga IT-projekt som överskrider budget Bilaga 4 Orsaker till budgetöverskridanden Förekomst (%) av brister beträffande mål och krav bland de 45 projekten Andel (%) betydelse betydelse betydelse betydelse bedömas svar Otydliga mål eller en Statliga IT-projekt som överskrider budget Förekomst (%) av brister beträffande riskhantering i vid bemärkelse bland de 45 projekten Andel (%) Förekomst (%) av brister beträffande resurskalkylering bland de 45 projekten Andel (%) Statliga IT-projekt som överskrider budget Förekomst (%) av brister beträffande metodval och metodanvändning bland de 45 projekten Andel (%) Förekomst (%) av brister beträffande övrig organisering av projekt bland de 45 projekten Andel (%) Brister i tillgång till Brister i tillgång till Statliga IT-projekt som överskrider budget Statliga IT-projekt som överskrider budget Bilaga 5 Förekomst av dokumenterade kontrollåtgärder Förekomst av dokumenterade kontrollåtgärder Beslutad modell för projektledningens styrning av projekt Beslutad modell för styrgruppens styrning av projekt Beslutad modell för löpande uppföljning av Beslutad modell för tidsuppföljning i projekt Beslutade krav på beslutsunderlag (förstudie) för start av projekt Beslutad modell för slutredovisning av projekt Regler för rapportering av IT-verksamhet till generaldirektör (motsvarande) eller ledningsgrupp som också avser budgetöverskridanden i projekt Beslutad modell för riskhantering i projekt Beslutad modell för kalkylering av projektkostnader Beslutad modell för efterkalkyl av avslutade projekt Regler för rapportering av IT-verksamhet till styrelsen som också avser budgetöverskridanden i projekt Beslut om extern granskning av projekt Statliga IT-projekt som överskrider budget Statliga IT-projekt som överskrider budget Bilaga 6 Klassning av myndighetsurvalets interna styrning och kontroll av IT-verksamhet har gjort en klassning av myndigheternas interna styrning och kontroll som avser myndighetens kontrollåtgärder med betydelse för ledning och styrning av projekt i detta avseende. Det betyder att klassningen inte innebär någon bedömning av myndighetens interna styrning och kontroll generellt. Ledningens kontrollmiljö och kontrollåtgärder med betydelse för styrning och kontroll av projekt Utgångspunkter för urvalet av kontrollåtgärder för ledningens styrning och kontroll är dels en uttolkning av de krav som finns i myndighetsförordningen respektive i förordningen om intern styrning och kontroll inklusive handledning till förordningen, dels etablerade best practice64. Dessa grunder leder till att myndigheter ska ha en fastställd rutin för styrning och kontroll av projekt som bland annat innefattar riskhantering. Rutinen ska tillämpas och vara dokumenterad. Underlaget för vår klassning Underlaget för klassningen är endast myndigheternas svar på följande fråga. Vilka styråtgärder har myndighetsledningen infört och dokumenterat som förutsättningar för bedrivandet av myndighetens projekt? avser i denna fråga modeller, strategier, regler och policyer som avser alla projekt och som ställer krav på och utgör förutsättningar för projekten och deras ledningar. Besvara frågorna utifrån förhållandena /09. 64I huvudsak från National Audit Office, Office of Government Commerce och General . Statliga IT-projekt som överskrider budget Svarsalternativ i enkäten. 02) en så- a.Aktuell verksamhets utvecklings- strategi c.Regler för rapportering av IT-verksamhet till styrelsen och som också avser budget- överskridanden d.Regler för rapportering av IT-verksamhet till GD eller ledningsgrupp och som också avser budget- överskridanden e.Beslutad modell för riskhantering i projekt f.Beslut beträffande användning av extern granskning av projekt g.Beslutad modell för projekt- ledningens styrning av projekt Statliga IT-projekt som överskrider budget 02) en så- h.Beslutad modell för styrgruppens styrning av projekt i.Beslutade krav på besluts underlag (för- studie) för start av projekt j.Beslutad modell för kalkylering av projektkostna- der k.Beslutad modell för löpande uppföljning av projekt- kostnader l.Beslutad modell för tidsuppföljning m.Beslutad modell för efterkalkyl av avslutade projekt n.Beslutad modell för slutredovisning av projekt Statliga IT-projekt som överskrider budget Följande klassningsregler tillämpades: Grupp 1: Myndigheten har redovisat intern styrning och kontroll med högst en brist, det vill säga att myndigheten har besvarat samtliga frågor med svarsalternativ 1. Ja, den tillämpades och var dokumenterad. Med brist avses att myndigheten valt något av svarsalternativen 26. Grupp 2: Myndigheten har redovisat intern styrning och kontroll med två eller tre brister, det vill säga att myndigheten har besvarat två tre frågor med något av svarsalternativen 26. Grupp 3: Myndigheten har redovisat intern styrning och kontroll med fyra eller fler brister, det vill säga besvarat fyra eller fler frågor med något av svarsalternativen 26. Vid klassningen har vi bortsett från svaren på frågorna c) Regler kring rapportering av IT-verksamhet till styrelsen och som också avser budgetöverskridanden i projekt och f) Beslut beträffande extern granskning av projekt. Flertalet myndigheter har inte styrelser och mot den bakgrunden har svaren på fråga c uteslutits. Svaren som avser kontrollåtgärd f om extern granskning av projekt, har i många fall besvarats med alternativ 6, det vill säga att de inte behöver detta eller att detta inte är tillämpligt för dem. Frågan kan ha missförståtts och vi har då valt att utesluta denna kontrollåtgärd i vår klassning. Myndighet som haft något annat svar än 1 på fråga e Beslutad modell för riskhantering i projekt har trots att myndigheten uppfyllt klassregeln för grupp 1 flyttats ned till grupp 2. Detta har skett i ett fall (Försvarsmakten) som ett uttryck för denna frågas stora vikt. Grupp 1: Myndigheter med noll till en brist i sin interna styrning och kontroll av IT-utvecklingsverksamheten. Statliga IT-projekt som överskrider budget Myndigheter i grupp 1 (FISK) 2009 Dessa 15 myndigheter är alla relativt stora med minst i förvaltningsmedel. Vidare ingår tre avgiftsfinansierade myndigheter. Av de 15 ska 11 tillämpa förordningen om intern styrning och kontroll. Grupp 2: Myndigheter med två till tre brister i sin interna styrning och kontroll beträffande IT-utveckling Statliga IT-projekt som överskrider budget Myndigheter i grupp 2 kontroll (FISK) Statliga IT-projekt som överskrider budget I denna grupp av 19 myndigheter ingår 8 mindre och medelstora myndigheter medan flertalet är mycket stora myndigheter med förvaltningsanslag som överstiger . Av de 19 omfattas 11 av förordningen om intern styrning och kontroll. Grupp 3: Myndigheter med fyra eller flera brister i sin interna styrning och kontroll beträffande IT-utveckling. Myndigheter i grupp 3 (FISK) 2009 tegi, IT-strategi, ning av projekt, Statliga IT-projekt som överskrider budget (FISK) 2009 lag, kalkylering, lag, kalkylering, Statliga IT-projekt som överskrider budget (FISK) 2009 lag, kalkylering, lag, kalkylering, Statliga IT-projekt som överskrider budget (FISK) 2009 lag, kalkylering, tegi, IT-strategi, I denna grupp av myndigheter ingår en större mängd av mindre myndigheter med ett förvaltningsanslag som understiger . 19 av de 39 myndigheterna i denna grupp ska tillämpa förordningen om intern styrning och kontroll (FISK) och förväntas alltså ha en god intern styrning och kontroll på myndighetsnivå. Statliga IT-projekt som överskrider budget Redovisat arbete med att utveckla intern styrning och kontroll av IT-utvecklingsverksamhet frågade också om det vid svarstillfället pågick arbete med att ta fram dokument som saknats /09 eller om det numera fanns ett sådant dokument. I den andra gruppen svarade 5 myndigheter att antingen arbete pågick eller att man nu hade tagit fram dokumentet i fråga. I den tredje gruppen hade 22 myndigheter svarat på detta sätt. Statliga IT-projekt som överskrider budget Statliga IT-projekt som överskrider budget Lagen (1996:1059) om statsbudgeten Förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll Förordningen (1981:266) om investeringar i statliga ADB-system Kapitalförsörjningsförordningen (1996:1188) Myndighetsförordningen (2007:515) Föreskrifter och allmänna råd till föreskrifter föreskrifter till kapitalförsörjningsförordningen (1996:1188) föreskrifter till förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag allmänna råd och handledning till förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll Regeringens handlingsprogram, konsultrapporter till Nationell handlingsplan för e-förvaltning Nya grunder för IT-baserad verksamhetsutveckling i offentlig förvaltning, 2008 (dnr Fi2008/491) , IT-styrning i statsförvaltningen. SOU 2009:86, Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning SOU 2010:20, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt från strategi till handling för e-förvaltningen Statliga IT-projekt som överskrider budget Regeringsbeslut , Fi2008/491 Handlingsplan för e-förvaltning Regeringsbeslut , om arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning Regeringens dir. 2009:19, Delegation för e-förvaltning, Dokument från stöd- eller stabsmyndigheter 2002:3, Immateriella anläggningstillgångar 2005:13 och Statskontoret 2004:29A, Vägledning för lönsamhetskalkyler vid statlig verksamhetsutveckling , Allmänna råd och handledning till förordningen om intern styrning och kontroll Statskontoret 1999:37, IT-kostnader i statsförvaltningen Statskontoret 2004, Räkna på lönsamheten Statskontoret 2009:105, Granskning av IT-verksamhet Statskontoret 2010:14, Granskning av Försvarsmaktens införande av ett integrerat resurs- och ekonomiledningssystem (Prio). Dokument från granskade myndigheter Avslutsrapport 10 Genomförande, Beslutsunderlag för 10 release 10 Föredragning av Utvärdering av genomförd kravanalys R 10, dnr 55-09 Produktförvaltningsmodell för DV, , dnr 723-2005 Produktgruppen dokumentation från 27 möten Statliga IT-projekt som överskrider budget Produktplan för 10, Riskanalyser i projektet R 10 Ny systemutvecklingsmodell DUP Statusrapport v 48, 2008 10-projektets statusrapporter för uppföljning Underlag för förändrat budgetbeslut 10, Utvärdering 10 Kravanalys, Dokument som myndigheten refererar till i intervjuer: Generaldirektörens beslut för projekt R 10 Beslut om förfoganderätt Internt budgetbeslut för 10 IT-avdelningens månadsvisa interna uppföljning Kvartalsvisa uppföljningar om bland annat 10 Plan för årets beställningar inför budgetarbetet (myndighetens prioriteringsråd) Lantmäteriet angående IT-systemet Toposprång Beslut om att starta om projektet, 2008 Toposprång Utveckling av interimistisk lagrings- och ajourhållningsmiljö för den topografiska informationen, Dokument som myndigheten refererar till i intervjuer: Beslut om ny beställare och ny bemanning av styrgruppen, Tertial/kvartalsuppföljningar enligt ordinarie rutiner Projektlednings-/systemutvecklingsmodell, LUPP Statliga IT-projekt som överskrider budget Delrapport 2, version 2.0 Förslag till nytt IT-baserat stödsystem och kravspecifikation, sidorna 89, Generaldirektörens beslut att utveckla Sjöbasis, Generaldirektörens beslut ett så kallat tilldelningsbeslut avseende systemdesignfasen med beräknade investeringskostnader för Sjöbasis Generaldirektörens beslut om att genomföra utveckling av Sjöbasis nivå 1 och sluta avtal med leverantören om detta Leverantörens dokumentation Projektplan Sjöbasis kapitel 15, Lägesredovisningar 20042010 till Försvarsdepartementet Lägesredovisning av uppgift att samordna de civila behoven av sjöövervakning och sjöinformation till Försvarsdepartementet för 2008 (dnr 03-115/09:29) respektive (, dnr 03-182/10:2) Uppdragsbeskrivning avseende genomförande av uppdrag Systemdesign Sjöbasis nivå 1 och 2, dnr 26-454/04:1 och Dokument som myndigheten refererar till i intervjuer: Ekonomiska rapporter för projekt Riskanalyser från projektet rapporterades till beställaren Rättslig utredning om möjligheter och konsekvenser, 2000 protokoll från möten Uppföljningar ordinarie per tertial Statliga IT-projekt som överskrider budget EU, Internationella standarder Office of Government Commerce standard PRINCE2 om riskhantering i projekt IRM:s A risk management standard ISO 31000 för risk management (Prioritering Efter Nytto Grunder) metod som används för att väga kostnad mot nytta vid alla typer av förändringar , Löpande granskning informationshanteringsprogrammet i , dnr 32-2008-0548, 2009:2, inköp av IT-lösningar 2009:18, IT-investeringar över gränserna 1999:16, IT-utveckling i staten 1998 1999:38, IT-utveckling inom staten 1999 2002:30, IT i verksamhetsutvecklingen Bättre styrning av myndigheternas investeringar i IT-baserad verksamhetsutveckling Revisionsmyndigheter i andra länder Löpande samråd med National Audit Office i , General och i ., Projektmodellernas gränser: om kontrollogik och kunskapsbildning I utvecklingsprojekt. Artikel i 2001:18 (se ovan) Statliga IT-projekt som överskrider budget Statliga IT-projekt som överskrider budget Alla tidigare utgivna rapporter finns tillgängliga på Styrning inom arbetsmarknadspolitiken mål, styrkort och Från många till en sammanslagningar av myndigheter Klassificering av kurser vid universitet och högskolor regeringens styrning och uppföljning Arbetsförmedlingens arbete med arbetsgivarkontakter Inställda huvudförhandlingar i brottmål Hanteringen av mängdbrott en kärnuppgift för polis och åklagare Säkerheten i statens betalningar Tillämpningen av det finanspolitiska ramverket. i tider av kraftiga värdeförändringar. En granskning av åtta statligt bildade stiftelser och regeringen Informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem har möjligheter till effektivisering utnyttjats? Den nordiska stridsgruppen 2008 - en del av EU:s Statliga stöd i alkoholpolitiken Påverkas ungas alkoholkonsumtion? Underhållsstödet för barnens bästa? Polisens brottsförebyggande arbete har ambitionerna uppnåtts? skatteavtal med andra länder effekterna av regeringens Statliga IT-projekt som överskrider budget 2010:25 Kostnadskontroll i stora väginvesteringar? 2010:26 Statens insatser för att komma åt vinster från brottslig verksamhet ett bättre samarbete ger högre utbyte 2010:27 Förvaltningen av samhällsekonomiska metoder inom infrastrukturområdet 2011 2011:1 Säsongsarbetslösa och arbetslöshetsförsäkringen omställningsförsäkring eller yrkesförsäkring? 2011:2 Använder lärosätena resurserna effektivt? Effektivitet och produktivitet för universitet och högskolor 2011:3 Oförbrukade forskningsbidrag vid universitet och högskolor 2011:4 IT inom statsförvaltningen har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Statliga IT-projekt som överskrider budget Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: Statsrådet , ordförande, och statsråden , , , Adelsohn , , , , , , , , Hatt Regeringen beslutar skrivelse 2010/11:138 granskning av it inom statsförvaltningen och statliga it-projekt.