rir · GZB54 · 2011-01-21 09:00:00 — skickade anställningsavtal till de medarbetare som accepterat anställning. Själva verksamhetsövergången, det vill säga överföringen av ansvaret för tjänsternas utförande till samt därtill hörande information och samarbetsformer, drevs i ett antal olika delprojekt, bland annat följande: Information kring övertagandet Verksamhetsövertagande Tekniska stödsystem Lokaler och inventarier Säkerhet Nedan beskrivs kortfattat några av delprojekten. Med hänsyn till affärens storlek och komplexitet, bland annat i antalet medarbetare och verksamhetens geografiska spridning över landet, påbörjades rekryteringen av de operativt ansvariga för leveransen direkt efter Att ha dessa medarbetare på plats tidigt i överföringen syftade främst till att säkerställa kvaliteten och kontinuiteten i leveransen. För att informera berörda medarbetare skapades en databas uteslutande för överföringsprojektet. Här publicerades bland annat minnesanteckningar från strygruppsmöten, hur inrangeringsarbetet fortskred samt medarbetarnas frågor och svar på dessa. upprättades en referensgrupp bestående IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? av representanter från slutanvändarna. Syftet med denna var att förankra beslutet om outsourcing, skapa trygghet genom att informera om verksamhetsövergången och därmed få en snabb återkoppling på hur arbetet togs emot ute hos kunderna. Gruppen hade kontinuerliga möten under hela överföringen. Överlämningen av verksamhetsansvaret inbegrep genomgång av ett stort antal områden: Resurssäkring/bemanning med eventuell utbildningsinsats Genomgång helpdesk - verksamhet med rutinbeskrivning Rutiner för larm vid misstänkt infrastrukturfel Rutiner för beställning av extra helpdesk-öppet Genomgång av närserviceverksamhet med rutinbeskrivning Rutiner för beställning av jour och beredskap i närservice Arbetsuppgifter utanför avtal Utbildning kring avtalets tolkning Rutiner för fakturering av tilläggstjänster Analys av bemanningsläget Genomgång av balansärenden Fastställande av systembehörighet Framtagande av applikationsförteckning Klargörande systemägares och förvaltningsansvarigas ansvar. Detta delprojekt koncentrerade sig på att överföra rutiner och processer som stöder tjänsterna från RSV till . Ansvariga för detta projekt var dels den ansvarige för närserviceverksamheten på RSV, dels den person från WM- data som skulle ha driftsansvaret efter övertagandet. En stor del av arbetet bestod i kompetensöverföring och etablering av framtida kontaktvägar mellan RSV och . Dessutom gjordes nödvändiga systemanpassningar. I detta arbete ingick dessutom att tydliggöra ansvarsfördelningen på detaljnivå mellan , RSV IT och de enskilda myndighetskontoren ute i landet. En viktig uppgift i arbetet med att säkerställa leveransen var att göra en kompetensgenomgång bland medarbetarna och säkra resurserna på varje kontor. Nya medarbetare rekryterades för att täcka upp de luckor som uppstod i samband med att vissa medarbetare från RSV IT tackade nej till anställningserbjudande. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Ett relativt omfattande arbete var genomgången av de lokaler som närservicemedarbetarna nyttjade ute på respektive kontor hos skatte- och kronofogdemyndigheterna. Syftet var att för RSV IT hitta det optimala lokalutnyttjandet för att få ned kostnaderna. innehöll bla följande aktiviteter: Kartläggning av existerande lokaler och bedömning av framtida behov för effektivt lokalutnyttjande Förslag till lokalutnyttjande på varje kontorsort Inventering av inventarier inklusive bilar för att fastställa behovet vid driftsövertagandet Överenskommelse med varje säkerhetschef om närvaro i respektive myndighetskontor Enskild förhandling mellan parterna för att fastställa värdet på inventarier och bilar Eventuellt övertagande av avtal och kontrakt, till exempel rörande leasingbilar. efter avtalstecknandet tillsattes en grupp med ansvar för att utreda hur berörda verksamheter ska hanteras säkerhetsmässigt med utgångspunkt från informationssäkerhet. I gruppen ingick bland andra säkerhetsskyddschefen inom RSV och säkerhetsansvarig hos . Resultatet av denna kartläggning och genomgång av rutiner, behörigheter, tillträde till lokaler etcetera. blev en detaljerad säkerhetsskyddsinstruktion som reglerar den säkerhetsmässiga hanteringen av verksamheterna. En säkerhetsorganisation etablerades. Denna har till ansvar att följa upp hur säkerhetsskyddsinstruktionen efterlevs samt, vid verksamhetsförändringar att revidera instruktionen. I överföringsprojektet ingick att etablera de samverkansforum som, förutom de dagliga kontakterna, kommer att verka för ett nära samarbete mellan RSV IT och . Här ingår också kontaktytor mellan och slutanvändarna inom skatte- och kronofogdemyndigheterna. RSV IT och är överens om att en framgångsfaktor är en beställarorganisation med djup verksamhetskompetens. I beställarorganisationen hos RSV IT ingår därför personer med tidigare ansvar inom den övertagna verksamheten. Dessa personer har också alla deltagit aktivt som delprojektledare i överföringsprojektet och kontinuitet i samarbetet säkerställs därmed. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Samarbetet kommer att utvecklas och följas upp ibland annat följande forum: Återkommande uppföljningsmöten med slutanvändare. När ansvaret för verksamheten övergått till och överföringsprojektet därmed avslutats gjordes en gemensam utvärdering av projektet. Syftet var att identifiera framgångsfaktorer och eventuella fallgropar samt att ta fram en checklista för RSV att kunna använda sig av vid framtida outsourcing av andra verksamheter. Här följer de viktigaste lärdomarna som RSV och WM- data tillsammans drog av det gemensamma arbetet från det att affärsprojektet påbörjades till det att tog över ansvaret för aktuell verksamhet. Övergripande kan sägas att ett nära och intensivt samarbete mellan parterna i hela processen från början till slut varit en förutsättning. Tidig planering och förberedelse för överföringsinformation till medarbetare (före avtalstecknandet) Skriftlig information till samtliga medarbetare efter beslut om leverantör Fundera över lämpligheten/vara införstådd med konsekvenserna av att ha en chatdatabas för medarbetarna Tydliggör skillnad mellan projektinformation och facklig information, det vill säga håll isär överföringsprojektet och inrangeringsarbetet Utse ett antal ansvariga för kontinuerlig information till och från medarbetarna Involvera personalavdelningen i kundens organisation. Tydliggör roller och ansvar i medarbetarfrågor Individuellt stöd till medarbetarna under överföringsprocessen inom kundens organisation Individuellt avtackande av medarbetarna före anställningsövergången. Informationsplan klar före avtalstecknandet. Dedikerade resurser för hantering av information och inledande byggbitar (tex texter i informationsbrev) Utse särskilt ansvarig för löpande information till berörda enheter inom kundens organisation IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Sök förankring genom att kontinuerligt informera om status i överföringsarbetet både inom den avlämnande enheten och inom övriga enheter i kundens organisation Projektledare från överföringsprojektet deltar med information i ledningsmöten inom kundorganisationen. Pre-kickoff Gemensamt mål för överföringsprojektet tas fram. I detta arbete involveras styrgruppsordförande, projektledare, affärsansvarig, verksamhetskompetens för att säkerställa ett helhetsperspektiv. Styrgruppsrepresentanter och referensgrupp diskuteras. Projektdirektiv klart före medarbetarinformation Definiera vilka resurser som behövs för överföringsprojektet Definiera vad som absolut måste vara klart före överförandet (till exempel medarbetarövergången) Tidig start av kritiska delprojekt. Kick-off för alla projektdeltagare Planlägg kick-off innan projektet startar (det finns inte utrymme/ kraft för planering när överföringsprocessen är inledd) Tydliggör projektdeltagarnas roller och ansvar Tydliggör resurserna i projekten Säkra resurser för överföringsprojektet på ett tidigare stadium Tydliggör samarbete mellan personalavdelningar rollfördelning (avlämnande och mottagande organisation). Definiera vilken enhet som svarar på vilka frågor. Låt den avlämnande personalavdelningen redan på informationsmötena kunna presentera sin roll och utse en kontaktperson för medarbetarna. Ta med fackliga företrädare , det vill säga redan i processen kring outsourcingbeslutet Formulera ett tydligt gemensamt mål med de fackliga representanterna Låt de fackliga representanterna medverka på inledande informationsmöten: mycket viktig markering på samsyn. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Säkra mottagarorganisation, det vill säga operativt ansvarig hos leverantören, tidigt i projektet Tidig start av verksamhetsanalys; gemensamt ansvar kund och leverantör Säkra medarbetarna genom att skapa trygghet. Projektledare heltidsengagemang Huvudprojektledare hos Speglad projektledare inom kundens organisation kunskap representerade hos delprojektledare nyckelpersoner även utanför kundens beställarorganisation en styrgrupp specifikt för överföringsprojektet Löpande rapportering i projektmöten Löpande avstämning och avrapportering om de olika delprojekten till överföringsprojektets styrgrupp Schemalagda fasta tider för styrgruppsmöten Särskild databas/informationskanal för information/kommunikation om status i överföringsprojektet. Definiera när ansvar går över till linjefunktioner Tydligt överlämnande från överföringsprojektets styrgrupp till olika linjefunktioner Etablera styrgrupp för det löpande samarbetet . Kontinuitet i bemanning från affärsprojekt över överföringsprojekt och in i drift, gäller både kunden och Tätt samarbete mellan kund och i överföringen: gemensamt ansvar Engagerad och fokuserad hantering av medarbetarövergången Tidig start av kritiska delprojekt. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Utvärdering inför eventuellt nyttjande av optionsår Avtalet med gäller . Option finns i avtalet för en förlängning med , det vill säga till . Alternativet till att utnyttja optionsåret är att genomföra en ny upphandling redan under innevarande år. (Jag) föreslår att väljer att utnyttja i avtalet med av följande skäl: Minskat antal fakturor från vilket ger en minskad administration Kvaliteten på levererade tjänster har varit hög finns ej tillräckligt underlag för att kunna genomföra en kostnadseffektiv förnyad upphandling. Optionen om förlängning med innebär i princip oförändrade villkor beträffande servicenivåer och kostnader. I förhandlingar med har (vi) begärt att alla nuvarande kostnader som faktureras separat (till exempel inventering, timdebitering av driftsrelaterade tjänster, säkerhetsutbildning, resekostnader, med mera) ska omvandlas till fast månadskostnad. Dessutom har vi begärt en sänkning av den totala kostnaden samt utökat tjänsteinnehåll. Ekonomisk uppföljning av utkontrakteringen Utfallet uppgår till uppdelat på fast månadsavgift, driftrelaterade tjänster (berör endast IT/P och avser tjänster på servrar, husnät med mera), resekostnader, kostnad för inventering och säkerhetsutbildning. Vid beredningen av beslut om val av leverantör redovisades en kostnadsbesparing om för de avtalet omfattade. kan vi följa upp och göra en relativt säker kalkyl över hela avtalsperioden: IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Personal/Avtal WM Personal/Avtal WM De redovisade kostnaderna för egen regi 2002 och 2003 är uppskattade utifrån en viss minskning av resursbehovet efter 2001 och fördelade lika för de båda åren. Det gör således en total inbesparing på . Vi når därmed inte riktigt upp till de som beräknades i samband med utkontrakteringen, men vi har i gengäld fått ut fler tjänster än vad vi avtalat med om. Detta i stort sett utan kostnad för våra myndigheter. Dessutom har vi erhållit en betydligt högre kvalitet i leveransen efter det att tog över, vilket redovisas nedan. Andra faktorer som var svåra att bedöma i förväg, var kostnaden för semesterlöneskulden och det förändrade antalet semesterdagar för den blivande WM-datapersonalen. leveranser följs upp löpande. Dels mäter vi avtalade servicenivåer i form av svarstider i helpdesk, åtgärdstider för anmälda ärenden etcetera., dels genomförs NKI-mätningar (Nöjd Kund Index) regelbundet. Resultaten av mätningarna har visat att , i stort sett utan undantag, klarat avtalade servicenivåer med bred marginal. Det finns tillfällen då leveranserna inte IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? uppnått avtalad nivå, men då har regelmässigt orsaken varit någon större generell störning orsakad av RSV IT eller annan underleverantör till . NKI-mätningarna har visat på att användarna är mycket nöjda med den service ger. Följande diagram visar utvecklingen av det samlade NKI-värdet . Avtalad miniminivå är 3,3. Sammanfattningsvis kan konstateras att har levererat mycket god kvalitet. Kvaliteten överstiger till och med det RSV IT levererade då användarservice drevs i egen regi. Förslag till nytt pris och tjänsteinnehåll för har erbjudit ett nytt pris på , vilket motsvarar en månadskostnad på . tjänsteinnehållet ingår preventiv service på vissa skannrar, cirka 30-35 stycken i landet för bland annat Duffex och Arvsbeskattningen. Vi har också en överenskommelse om att ska utföra ytterligare tjänster, såsom till exempel preventiv service på vissa certifierade skrivarmodeller, utan extra debitering inom ramen för de resurser som disponerar. Det innebär i praktiken att utför sådana tjänster när utrymme finns, som så kallade oprioriterade åtgärder. De utökade tjänsterna har successivt börjat tillämpas och kommer från den tidpunkten att utföras utan tillkommande arbetskostnader. Däremot tillkommer eventuell materialkostnad. Flertalet tilläggstjänster för övriga myndigheter kommer också att ingå utan kostnad. I praktiken rör det sig om insatser som är av mindre karaktär, så kallade entimmesuppdrag. Detta kommer att innebära att antalet fakturor till koncernens myndigheter kommer att minska. Endast tilläggstjänster som rör ej certifierad arbetsplatsutrustning och programvara kommer att faktureras. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Timpriset för optionsåret avseende återstående tilläggstjänster kommer att vara oförändrat , det vill säga . Det bör också nämnas att vi redan tidigare har förhandlat fram ett förlängt stöd för ocertifierad programvara och arbetsplatsutrustningar i avvaktan på att 2000 blir helt infört. Dessutom har vi infört en så kallad utökad skrivarservice där arbetskostnaden för åtgärder på de flesta certifierade skrivarmodellerna numera ingår i avtalet. Vi har endast behövt stå för vissa resekostnader i samband med att närservicepersonalen utbildats. Effekten av att utnyttja optionsåret med är således att vi får en ekonomisk inbesparing på ca samt utökade tjänster som ger en högre kvalitet för myndigheterna i form av stabilare skrivare och skannrar tack vare preventiv service. Dessutom kan det komma att bli lägre kostnader för myndigheterna i form av färre debiterade tilläggstjänster. Omfattningen av det är dock svår att beräkna. De totala kostnaderna för dessa tjänster har uppgått till . Fakturahanteringen förenklas dessutom genom att färre antal fakturor behöver hanteras mot tidigare. Förstudie angående outsourcing av skrivartjänster Verksamhetens utgångspunkter och prioritet Projektet ska genomföra en upphandling av utskrift som funktion för hela och . Projektet ska också säkerställa implementationen och organisatoriskt ansvarig enhet för förvaltning av avtal samt hemtagning av effekter. Projektet förväntas leverera en långsiktig lösning som innebär en kostnadsbesparing jämfört med och Kronofogdens baseline inom utskriftsområdet . Funktionslösningen som upphandlas omfattar utskrifter, kopiering och lokal skanning enligt bild, samt hantering av Autostore, inklusive licensiering, för befintliga lösningar. Funktionslösningen ska även omfatta hantering av deklarationsskannrar. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Projektet ska också samverka med linjens hantering av befintlig maskinpark så att synergieffekter kan uppnås och att aktiviteter sker i samverkan för att uppnå effekter på kort sikt och i samband med införandet. Arbetsplatser ca 16 000 st p ro n a e ic rv e S Ett totalansvar för lokal utskriftslösning Leverantören ansvarar för: -Uppsättning av maskiner -Service och underhåll -Andra linjens support -Upplägg av skrivarköer -Installerar drivrutiner på PC -Utskriftsstatistik per användarkonto Inställelse/åtgärdstider enligt SLA leverantör och vad användarna får göra på leverantörens maskiner Som optioner för att hantera kommande behov inkluderas följande önskemål på leverans, ej prissatta och utan förpliktelser: Faxfunktionalitet på MFP och fristående analoga faxar (Prissatt option) Fristående skannrar för lokal bildfångst Tryckerimaskiner och övrigt specialpapper med volym till tryckeri Fristående tredjepartsprodukter för datafångst och lösningar för att hantera systemutskrifter på skärm Förbättrad funktionalitet och förutsättningar för säkerheten inom hela området ska beaktas. Projektet ska ta fram avgränsning för vad som inte ska ingå i upphandlingen. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Att få ett så lågt klickpris per utskriven sida som möjligt. leverera ett klickpris, att det är ett gemensamt klickpris per utskrift för och som offereras dagens utrustning övertas av leverantör till bokfört värde funktionen tillhandahåller ett enhetligt gränssnitt för användarna tydliggöra var kostnaderna ligger på ett sådant sätt att fakturering kan ske på lägsta organisatoriska nivå verka för positiv miljöpåverkan genom att driva ned antalet utskrivna ark via användarriktlinjer och modell för debitering av utskriftskostnader. Observera att besparingarna till stor del görs ute i verksamheten. Regionerna på äger sina skrivare/mfp, kopiatorer och faxar. VE äger VE:s/HK:s och KFM:s skrivare/mfp, kopiatorer och faxar. Utrustningen övervakas av VE:s system PRO (printerövervakning), där maskinerna rapporterar in olika mycket information. De nyare maskinerna rapporterar in i princip allt som händer och det går att fånga upp kommande tonerbyten med mera. Vår totala maskinpark för skrivare omfattar drygt 100 olika modeller, där de äldsta modellerna är kostnadsdrivande främst i form av dyr toner och reservdelar. Utrustningen har normalt A-funktionsgaranti (äldre maskiner) eller A-funktionsgaranti (nyare maskiner). På-platsen-service för åtgärder som ej täcks inom garantin utförs av närservicepersonal () inom nuvarande helpdesk/närserviceavtal som löper till . Denna del är kostnadsdrivande. Klientenheten fick i uppdrag av ITU-staben att genomföra en workshop kring Print management och därefter framtagande av en handlingsplan med användarriktlinjer för skrivarhanteringen. Båda dessa bilagor bifogas direktivet och ska i den mån det är möjligt användas som arbetsmaterial i projektet. Viktigt att tänka på är att workshopen bestod även av deltagare från den regionala verksamheten. VE ser löpande över sin verksamhet för att hitta kostnadseffektiviseringar och har identifierat området utskrift som funktion som lämpligt att sälja ut till extern leverantör. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Projektet syftar till att sälja ut utskrift som en funktion (se 1.1 Omfattning) för att möjliggöra kostnadsbesparingar i såväl (inklusive VE) som KFM:s verksamheter. utskriftsområdet utifrån baseline . ark utifrån dagens baseline (antalet utskrivna ark 2008). 2011-01-01-2011-12-31, verksamheten har då haft på sig att få ut budskap om att minimera onödiga utskrifter. Ett avtal om utskrift som funktion med en extern leverantör. Spårbarheten mellan effektmålen och produktmålen Projektets leveranser är av avgörande betydelse för upphandling av helpdesk/ närservicetjänster samt kontorsmaterial. Avropet/upphandlingen ska ta hänsyn till miljöaspekter. Lokal inskanning, som är applikationsdriven, ska om möjligt ingå i kravbilden. IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? och samverkar redan inom teknikområdena som berör servicekontoren. pågår ett arbete som utreder en utökad samverkan myndigheterna emellan. Under detta arbete har avrapporterat att man ska gå vidare och avropa/upphandla utskrift som funktion och att det kan finnas kostnadsbesparingar även för inom samma område. har startat upp en förstudie som ska ha utrett frågan . Visar det sig att intresse finns från att gå vidare, så ges projektet ansvar för att fånga upp frågan och redogöra alla konsekvenser för styrgruppen. Detta får dock inte leda till förseningar i upphandlingen. Planerad tid, aktiviteter och budget för projektet Det finns ett stort behov av att projektet startar upp och projektet ska vara klart och lösningen implementerad . För att effektivisera utrullningen och ge verksamheten en delaktighet i arbetet ska piloter genomföras för att identifiera faktiska lösningar och eventuella avsteg i form av förtätningsmaskiner. Syftet är att från projektets håll kunna hålla emot krav och ställa dessa mot kostnader för att ge en så låg kostnad som möjligt. Piloterna ska ge underlag till beslut för faktiska lösningar. Förtätningslösningar ska undvikas i möjligaste mån. Projektet kommer att följa Pejls styrmodell. Förvaltningskost./år (antal år) (antal år) Bedömd tid och budget Bedömd tidsplan, start Tid (mån) Önskad tidpunkt för beslutspunkter IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Business Case Utskrifter. Syftet är att detta ska vara jämförelsedata vid analys av effekthemtagning. vice, förbrukning, ingår i tjänsten. MFP, skrivare och 117 miljoner á 24 Faxar ingår ej i IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? drift av köer, heten, + över- IT inom statsförvaltningen - har myndigheterna på ett rimligt sätt prövat frågan om outsourcing bidrar till ökad effektivitet? Alla tidigare utgivna rapporter finns tillgängliga på Styrning inom arbetsmarknadspolitiken mål, styrkort och Från många till en sammanslagningar av myndigheter Klassificering av kurser vid universitet och högskolor regeringens styrning och uppföljning Arbetsförmedlingens arbete med arbetsgivarkontakter Inställda huvudförhandlingar i brottmål Hanteringen av mängdbrott en kärnuppgift för polis och åklagare Säkerheten i statens betalningar Tillämpningen av det finanspolitiska ramverket. i tider av kraftiga värdeförändringar. En granskning av åtta statligt bildade stiftelser och regeringen Informationsutbyte mellan myndigheter med ansvar för trygghetssystem har möjligheter till effektivisering utnyttjats? Den nordiska stridsgruppen 2008 - en del av EU:s Statliga stöd i alkoholpolitiken Påverkas ungas alkoholkonsumtion? Underhållsstödet för barnens bästa? Polisens brottsförebyggande arbete har ambitionerna uppnåtts?