rir · GZB525 · 2011-10-14 09:00:01 — Ärendehanteringssystemet Cåbra har av personal på åklagarkamrar kritiserats för bristande användarvänlighet, exempelvis på grund av att större ärenden inte kan hanteras på ett bra sätt.42 Kritik har också framförts mot en omfattande och tidskrävande registrering av uppgifter.43 De största bristerna uppges finnas i kommunikationen med polisens it-stöd, RAR och Dur-Två, exempelvis att brottsmisstanken inte är sammankopplad med målsäganden och vittnen när ärendet når . Uppgifterna från polisen är inte sällan felaktiga. Sammantaget leder dessa brister till att resurskrävande dubbelkontroller och telefonsamtal mellan polis, åklagare och domstolar krävs för att undvika fel.44 har kritiserat för att inte ha tagit tillräcklig hänsyn till hur arbetsprocesserna på ett bättre sätt skulle kunna effektiviseras vid utvecklingen av Cåbra.45 Företrädare för flera tingsrätter uppger att det är mycket tidskrävande när det relativt ofta saknas korrekta kontaktuppgifter i handlingar som når domstolarna, trots att uppgifterna ska ha kontrollerats av såväl polis som åklagare i tidigare led. Många uppgifter registreras fortfarande manuellt vid respektive myndighet.46 Domstolarnas ärendehanteringssystem uppges av flera personalkategorier på det hela taget fungera bra. Det har dock framförts önskemål om vissa förenklingar av , exempelvis i form av enklare sökvägar.47 granskningar har visat på att Kriminalvården har brister i sitt it-stöd.48, 49 I myndighetens remissvar över den offentliga utredningen 42Intervju vid , Åklagarkammaren i och Åklagarkammaren i . 43Intervju vid Åklagarkammaren i . 44Intervju vid , Åklagarkammaren i och Åklagarkammaren i . 45Ekonomistyrningsverket, interna styrning och kontroll, (ESV 2009:7). 46Dessa brister framhölls i : Inställda huvudförhandlingar i brottmål (RiR 2010:7). 47Intervju vid Attunda tingsrätt . 48Riksrevisionen: Kriminalvårdens verkställighetsplanering (RiR 2009:27), : Informationsförsörjning och IT-användning inom kriminalvården (RRV 1999:19). 49Bristerna bekräftas även i tidigare rapporter och utredningar såsom: Informationsförsörjning och IT-användning inom (RRV 1999:19), Användbarhet i Kriminalvårdens IT-system med inriktning på intern kommunikation och systemtillgänglighet, (, kandidatuppsats ), Kriminalvården ledning och styrning (SOU 2009:80). Kriminalvården ledning och styrning50 delar Kriminalvården utredningens bedömning att it-stödet inte är fullt ut användarvänligt och anpassat till kärnverksamhetens behov. It-stödet är i vissa delar gammalmodigt.51 konstateras det att it-stödet i högre utsträckning än skulle kunna bidra till effektiviseringar av verksamheten. I myndighetens budgetunderlag till regeringen redovisar Kriminalvården att Allt högre krav ställs inom på ett utvecklat it-stöd. Detta innefattar både krav på att ge bättre användarstöd i befintliga system och önskemål om framtagning av nya typer av it-baserade stödsystem.52 I intervjuer med företrädare för Kriminalvården väl förtrogna med it-stödet har synpunkter på it-stödet lämnats som i stort överensstämmer med denna problembild.53 Det handlar främst om att it-stödet inte är tillräckligt användarvänligt i förhållande till behov i det dagliga operativa arbetet och om att angeläget nytt it-stöd inte har utvecklats i tillräcklig omfattning. Andra exempel på brister i it-stödet uppges i intervjuer med företrädare för Kriminalvården vara att it-stödet för klienttransporter bygger på föråldrad teknik. Vidare har behörigheter för att få fram information om klienter begränsats , vilket uppges ha försvårat arbetet på häkten vid beräkning av exempelvis påföljd.54 Andra störande omständigheter uppges vara när it-stödet uppdateras samt att olika lösenord krävs för itstöden. Det uppges även förekomma att personal mister behörighet till it-stöd, vilket medför att behörigheten på nytt måste aktiveras i ett särskilt system för behörighetstilldelning (KRITA). Dessutom uppges faxmaskiner fortfarande användas i hög utsträckning i kommunikationen mellan Kriminalvården, polisen och . Dessa brister leder sammanfattningsvis till en hög grad av pappershantering. 3.2Flera åtgärder måste vidtas Det kommer att krävas omfattande insatser av myndigheterna för att förbättra och effektivisera it-stödet för den egna operativa verksamheten och för informationsförsörjningen i rättskedjan. Myndigheterna står inför en utmanande uppgift där flera åtgärder måste vidtas . 50SOU 2009:80 Kriminalvården - ledning och styrning. 51Kriminalvården, remissvar , dnr 2009-024382. 52Kriminalvården: Kriminalvårdens budgetunderlag 2012 (tryckt ). 53Intervjuer vid , Österåkeranstalten och regionkontoret i . 54Enligt ska behörigheten till informationen om en viss klient tas bort efter utskrivning. exempelvis om att polisen måste påbörja en avveckling av gamla och omoderna system och it-stöd. Det är angeläget för Kriminalvården att genomföra en avveckling av och skapa nya funktioner i kriminalvårdsregistret (KVR). å sin sida måste genomföra en så kallad modularisering av ; det vill säga systemet ska delas upp i olika moduler, vilket är ett komplext förändringsarbete som beräknas ta . Myndigheternas kostnader av drift och förvaltning måste minska för att säkerställa finansiering för nyutveckling, framför allt inom Polisen och Kriminalvården. Vidare behöver granskade myndigheter förbättra sin styrning av itverksamheten och förbättra förmågan att styra och driva it-projekt för att effektivisera den operativa verksamheten med hjälp av ett bättre it-stöd.55 Flera myndigheter i rättskedjan har påbörjat ett internt förändringsarbete i syfte att bland annat förbättra styrningen och arbeta mer professionellt med it-verksamheten. I RIF-arbetet har det bland annat framkommit att myndigheterna har svårt att driva it-projekt planenligt. överensstämmer med tidigare iakttagelser.56 När det gäller RIF är det viktigt att myndigheterna går i takt och kan leverera . I kedjan är inte någon aktör starkare eller bättre än den svagaste länken. Efter det att den första etappen har genomförts är tanken att fler etapper i RIF-arbetet ska genomföras, vilket kommer att ställa fortsatt höga krav på myndigheternas långsiktiga förmåga att leverera och med hög kvalitet. För polisen, som sammanlagt har hundratals olika system och it-stöd för sin verksamhet, är avvecklingen av gamla system och it-stöd dels en strategiskt viktig förutsättning för att minska kostnaderna för drift och förvaltning genom att lägga ned omoderna system som inte levererar tillräcklig verksamhetsnytta i förhållande till behov och i relation till kostnader, dels en förutsättning för att kunna finansiera utvecklingen av ett nytt it-stöd. Historiskt sett har inte prioriterat avveckling av gamla system och gammal infrastruktur. I samband med ett beslut om polisens nya it-strategi 2010 55Riksrevisionen noterar att frågan om myndigheternas försörjningsstrategier för it-tjänster har tagits upp av e-delegationen i ett betänkande 2009. Det framkommer också att regeringen bereder denna fråga. E-delegationens betänkande Effektivare stödprocesser (SOU 2009:86). Regeringens skrivelse till 2010//:138 granskning av it inom statsförvaltningen och statliga it-projekt (). 56Riksrevisionen: Statliga IT-projekt som överskrider budget (RiR 2011:5). påbörjade dock planeringen för ett avvecklingsarbete som sträcker sig fram till 2015.57 påbörjade också ett arbete med att ta fram en avvecklingsplan för system och it-stöd som enligt planen ska beslutas , vilket innebär en försening med cirka . Utveckling av nya system och it-stöd kräver avveckling av gamla och omoderna system och föråldrad infrastruktur för att få ned kostnaderna för drift och förvaltning. kan parallella system och it-stöd, både gamla och nya, krävas av bland annat säkerhetsskäl. Men det finns risker med att gamla system och it-stöd inte avvecklas . Parallella system och it-stöd leder till ökade kostnader för drift och förvaltning. En annan risk är om gamla system stängs ned innan de nya fungerar tillfredsställande. Det finns också en risk att integrationer och beroendeförhållanden mellan olika system förbises, vilket skulle kräva extra insatser som i sig är kostnadsdrivande. Företrädare för framhåller i en intervju att det är ett komplext arbete som ska genomföras med stora mängder av information och integrationer mellan olika system. har heller avvecklat system och it-stöd av samma dignitet som den kommande avvecklingen av RAR och Dur-Två innebär. Det är därför osäkert vad detta arbete i slutändan kommer att innebära och vilka kostnader som kommer att uppstå efter 2015. Kriminalvården behöver avveckla det äldre klientadministrativa systemet för att minska kostnaderna för drift och förvaltning. Det är en åtgärd som har diskuterats i närmare tio år.58 Först beslutade Kriminalvården att avveckla under en treårsperiod.59 Projektet planeras starta och avslutas . Motsvarande eller liknande funktioner i ska nyutvecklas och integreras i det nya kriminalvårdsregistret . I möjligaste mån ska data i flyttas över till KVR.60 Syftet är att Kriminalvården ska ha ett klientadministrativt it-system. I samband med starten av projektet ska en bedömning av projektets inriktning ske utifrån en genomlysning av arkitekturen för KVR. Denna analys ska genomföras . 57Rikspolisstyrelsen, IT inom Polisen nationell IT-strategi 2010-2015, dnr ITS-170-5180/09. 58Kriminalvården, e-post . 59Beslut om avveckling av , , dnr 50-2011-114268. 60Kriminalvården, e-post . 3.4En kostnadspuckel i rättskedjan 2011 De totala kostnaderna för myndigheternas it-verksamheter är betydande och ökar . De budgeterade totala it-kostnaderna för de fyra granskade myndigheterna i rättskedjan har ökat från cirka 1,72 miljarder kronor till , det vill säga en ökning med under fyra år.61 Av de totala budgeterade it-kostnaderna 2011 står polisen för . Myndigheterna i rättskedjan har haft vissa svårigheter att i granskningen få fram jämförbara och korrekta uppgifter om it-kostnaderna ur redovisningen framför allt . har dock mer tillförlitliga uppgifter om kostnader för it-verksamheterna kunnat tas fram ur redovisningen. Enligt myndigheternas beräkningar och prognoser för de totala budgeterade it-kostnaderna i rättskedjan väntas kostnaderna vara som högst , det vill säga 2011. Därefter ska kostnaderna, enligt polisens prognoser, minska successivt . Avgörande blir om polisen kommer att lyckas med framför allt avveckling av gamla system och gammal infrastruktur i den takt som kommer att krävas för att avsevärt få ned kostnaderna, givet riskerna. förmåga att agera kommer att ha stor betydelse för kostnadsutvecklingen totalt sett i rättskedjan, då myndigheten svarar för en hög andel av de totala it-kostnaderna. och Kriminalvården bedömer att deras respektive it-kostnader kommer att fortsätta öka något fram . Båda myndigheterna bedömer att kostnaderna främst kommer att öka på grund av investeringar i infrastruktur. Däremot bedömer att myndighetens kostnader kommer att vara relativt konstanta mellan 2012 och 2015.62 Se diagrammet på nästa sida över myndigheternas budgeterade och prognostiserade totala it-kostnader . 61Riksrevisionens sammanställning av de totala it-kostnaderna 2007-2011 omfattar följande: drift, förvaltning, it-utveckling samt avskrivningar för materiella och immateriella anläggningstillgångar. Budget och prognos för it-kostnadsutvecklingen Not: Prognos över de totala it-kostnaderna i rättskedjan. De totala kostnaderna innefattar här drift och förvaltning, it-utveckling samt avskrivningar för materiella och immateriella budget och nivå avser även . finansieringsplaner innebär att budgeten för utveckling av nytt it-stöd ska förstärkas med totalt för att man ska kunna genomföra angelägna och planerade itsatsningar.63 Polisen har dock inte fattat några formella beslut om budgetar . Detta sker en gång i den interna budgetdialogen hos polisen. Polisens målsättning är att ställa om kostnaderna för drift och förvaltning till utveckling från tidigare det förhållandet 90/10 till idealet 60/40. Nuvarande fördelning av kostnader är ungefär 85/15. Förutom att gamla system och gammal infrastruktur måste avvecklas, måste även den gemensamma förvaltningen av system utökas för att polisen ska ha råd att finansiera ett nytt it-stöd. har, enligt företrädare för , ett problem varit att it-utvecklingsbudgeten tidigare fungerade som en slags budgetregulator. Denna ordning har dock ändrats, och behovet av nya system och it-stöd prioriteras väsentligt högre nu.64 63Eftersom särskilda RIF-medel tilldelas finns inte sådana medel inräknade i strategin. Företrädare för framhåller att hela omställningsarbetet är komplext och att detta gör att alla risker av förklarliga skäl inte kan identifieras . Trots riskerna finns ändå en tro på prognoserna. Polisen har en målbild och styr med ekonomin. Det uppges vara ett paradigmskifte att tidsplaner ska hållas.65 En kommentar vi fått är: Vi vet vad som förväntas av oss och måste tro på våra prognoser, det finns inget annat alternativ.66 Sammantaget räknar polisen med att de totala it-kostnaderna kommer att minska med . De totala it-kostnaderna för polisen beräknas uppgå till 2015. kostnader för drift och förvaltning är till stor del bundna genom avtal med en konsult, vilket gör att kostnaderna uppges vara väl Dessutom uppges storleken på investeringarna vara ungefär lika över åren. Sammantaget beräknas it-investeringarna uppgå till . Myndigheten tar fram en budget i taget och givet den information som finns bedöms den nuvarande ambitionsnivån vara rimlig och konstant.67 Sammantaget räknar med i stort sett oförändrade totala it-kostnader . De totala it-kostnaderna för beräknas uppgå till 2015. Företrädare för framhåller att många faktorer påverkar kostnaderna för drift och förvaltning, exempelvis ramavtal och upphandlingar, konsultberoende, yttre krav och behov av justeringar i system. Prognosen för drift och förvaltning 2012 ligger relativt högt, enligt vad som framkommit i en intervju med företrädare för it-avdelningen. Orsaker som anges är att myndigheten bland annat planerar att byta ut den centrala miljön, såsom hårdvara, applikationer och maskiner. räknar också med att underhållskostnaderna kommer att stiga något. Underhållet av hårdvaran kostade 2010, och om denna inte byts ut beräknas kostnaden stiga till 2014.68 I övrigt är projektarbete för anpassning till RIF-arbetet högprioriterat inom myndigheten. Alla resurser prioriteras för detta vad gäller utveckling och investeringar framåt. I övrigt är det justeringar och en så kallad modularisering av domstolarnas verksamhetsstöd som är högprioriterat.69 I myndighetens framtagna prognoser är det främst antalet timmar för 69En så kallad modularisering innebär att verksamhetsstödet delas upp i olika moduler som var och en kan förändras utan att påverka övriga moduler. En förstudie om modularisering har genomförts, men ett formellt beslut om modularisering saknas. personalen som ligger till grund för dessa beräkningar.70 Sammantaget räknar med att de totala it-kostnaderna kommer att öka med . De totala it-kostnaderna för beräknas uppgå till 2015. Kriminalvården behöver minska sina kostnader för drift och förvaltning för it-stödet, bland annat genom en avveckling av , för att myndigheten i högre grad ska kunna satsa på utveckling av nytt it-stöd. beslutade Kriminalvården, som tidigare nämnts, att avveckla . Kostnadsramen är för tre år.71 Risker med avvecklingen av är bland annat att komplexiteten och kostnader för detta underskattas. Erfarenheter visar att tidigare större it-insatser i KVR varit mer komplexa än vad som förutsetts. Det finns även ett stort behov av utveckling och bättre förvaltning av KVR, vilket kan leda till ökade kostnader.72 Kriminalvården kalkylerar med att avvecklingen av ger en årlig kostnadsbesparing om samt att denna investering blir ekonomiskt lönsam . Sammantaget räknar Kriminalvården med att de totala it-kostnaderna kommer att öka med . De totala it-kostnaderna för Kriminalvården beräknas uppgå till 2015. 3.5Ett års försening av den första etappen aviserade att myndighetens leveranser i RIF försenats på grund av främst underskattad komplexitet och att den interna organisationen på inte var tillräcklig, exempelvis i fråga om rätt kompetens. Även andra faktorer påverkade förseningen, som att gemensamma förutsättningar kom senare än planerat och att det omfattande arbetet mot externa aktörer försvårat arbetet.73 Den första etappen av RIF5-myndigheternas arbete har därmed försenats med . Den gemensamma leveransplanen har reviderats, och ett beslut om en ny leveransplan togs på RIF-rådsmötet . Den första etappen av RIF-arbetet ska, enligt ett regeringsbeslut den , i stället vara genomförd senast den 31 december 2012.74 71Beslut om en avveckling av , , dnr 50-2011-114268. 72Kriminalvårdens IT-projektkatalog 2011 (version ). Redovisning av en lång lista problem och förslag till förbättringar av enskilda funktioner i KVR, s. 12. 73Intervju vid och promemoria ; Information om förseningar . 74Regeringsbeslut (Ju2011/4732/PO, Ju2011/4791/Å, Ju2011/4804/DOM, Ju2011/4788/ ). Den nya tidsplanen är dock exklusive avveckling av de så kallade RI-systemen, som ska löpa parallellt fram till . Av protokoll från möten framgår att försenade resultat från myndigheternas arbetsgrupper, som handlade om en gemensam kravbild och referensarkitektur, innebar en risk för förseningar av flera myndigheters leveranser.75 Enligt företrädare för fastställdes kravbilden . Därefter hanterades ett antal öppna frågor , och den slutliga versionen fastställdes i maj 2010.76 ordförande, tillika expeditionschefen för , hävdar att projekt av denna storlek tyvärr ofta blir försenade och att den konstaterade förseningen därför inte kom som någon större överraskning.77 Tidsplanen var snäv och därmed fanns en risk för förseningar från start, enligt företrädare från både och myndigheterna. På grund av förseningen av den första etappen beräknas kostnaderna för denna öka med , enligt beräkningar i nyttovärderingen . Komplexiteten i utvecklingsarbetet uppges även i beräkningen ha underskattats, och parallella system kommer att behöva användas under en övergångsperiod, som en direkt konsekvens av förseningen. Dessutom beräknas konsultkostnaderna öka för genomförande av vissa kompletterande insatser.78 Bedömningen är att de totala kostnaderna väntas uppgå till för RIF-arbetets första etapp, vilket innebär en ökning med 43 procent.79 Regeringen överväger att genomföra en extern granskning av SI-enhetens och myndigheternas arbete. Diskussioner pågår om formerna för ett sådant arbete. Tanken är att en sådan granskning ska inledas . Åtgärder har även vidtagits för att minska risken för ytterligare förseningar i RIF-arbetet, exempelvis har den nya leveransplanen två så kallade tidsbuffertar. Dessutom har kriterier för statusrapportering i arbetet förtydligats i syfte att säkerställa att myndigheterna rapporterar på liknande Ett riskmoment som identifierats är övergången från planeringen i RIF till den operativa planering som ska ske på myndigheterna, det vill säga att bryta ned gemensamma förutsättningar till enskilda aktiviteter som ska genomföras. En så kallad mognadsmodell ska införas som ska bidra till en större öppenhet och säkerställa en lägsta nivå avseende myndigheternas interna processer.80 75En gemensam kravbild med realiseringsmodell beskriver det gemensamma åtagandet i rättskedjan och referensarkitekturen beskriver de tekniska förutsättningarna för att realisera den gemensamma kravbilden. 77Intervju vid 2011-05- 23. Liknande synpunkter har även framförts i samband med intervjuer vid och vid . 78Justitiedepartementet, promemoria; Nyttovärdering 2011 avseende utveckling av rättsväsendets informationsförsörjning, , s. 6, dnr Ju2010/9779/SI. 79Justitiedepartementet, promemoria; Nyttovärdering 2011 avseende utveckling av Rättsväsendets informationsförsörjning, , sid. 6, dnr Ju2010/9779/SI. 3.5.1Beslut om en utvidgning av den första etappen När förseningen i första etappen var ett faktum genomfördes en analys av hur tiden bäst skulle användas av myndigheterna för att förbättra verksamhetsnyttan, utan att riskera huvudleveranserna.81 På RIF-rådsmötet presenterades ett förslag att utvidga den första etappen, som innebar att även och skulle omfattas. De båda myndigheterna bedöms ha de tekniska förutsättningar som krävs för en sådan anslutning. RIF11-myndigheterna ställde sig bakom en utvidgning vid RIF-rådsmötet.82 beslutade regeringen om en utvidgning och senareläggning av den första etappen, som i stället ska avslutas den 31 december 2012.83 Utvidgningen av den första etappen i RIF-arbetet förutsatte att och ställde sig bakom de arbetssätt och vägval som gjorts i arbetet.84 Utan förseningen hade utvidgningen troligtvis inte blivit av förrän efter den första etappens avslut, enligt företrädare för Justitiedepartementet.85 Risker som identifierats med en utvidgning är att den kan medföra en inledande tröghet i arbetet som nya deltagare ska läras upp och att antalet tolkningsfrågor om den gemensamma kravbilden initialt kan öka.86 Flera företrädare för myndigheterna har framhållit att det är viktigt att säkra den första etappen och huvudflödet först.87 och har exempelvis framfört att det inte är lämpligt med en utvidgning av den första etappen, bland annat för att det saknas en tillräcklig stabilitet bland RIF5-myndigheterna och för att arbetsbelastningen är tillräckligt hög som det är.88 Trots detta har samtliga ledamöter i ställt sig bakom en utvidgning av den första etappen. Beslut om detta togs på RIF-rådsmötet . 83Regeringsbeslut (Ju2011/4732/PO, Ju2011/4791/Å, Ju2011/4804/DOM, Ju2011/4788/ ). 84Justitiedepartementet, protokoll från RIF11-rådsmöte vad avser promemoria; Beslut om utökning av RIF-arbetet etapp 1 och Förutsättningar för utökning, . 86Justitiedepartementet, protokoll från RIF11-rådsmöte vad avser promemoria; Beslut om utökning av RIF-arbetet etapp 1 och Förutsättningar för utökning, . 88Intervju vid och vid . granskning visar det följande: It-stödet för den operativa verksamheten i rättsväsendets myndigheter i rättskedjan har fortfarande brister och fungerar inte tillräckligt effektivt. Myndigheterna står inför en utmanande uppgift där flera åtgärder måste vidtas . Kostnaderna för myndigheternas drift och förvaltning av it-stöd måste minska för att säkerställa finansiering av nyutveckling, framförallt inom polisen och Kriminalvården. Det finns även ett uppdämt behov av att avveckla eller bygga om gamla system och it-stöd för att kunna modernisera it-stödet. Myndigheterna bedömer att en kostnadspuckel för de totala budgeterade it-kostnaderna inträffar 2011. Det motsvarar , vilket är en ökning med . Polisen står för av rättskedjans totala budgeterade it-kostnader. I RIF-arbetet har det framkommit att myndigheterna har svårt att driva it-projekt planenligt. Myndigheterna har brister i sin styrning av it-verksamheten och behöver förbättra sin förmåga att styra och driva itprojekt. Myndigheterna saknar erfarenhet av komplicerade omställningsarbeten, såsom att avveckla, utveckla och modernisera system och it-stöd i motsvarande omfattning som krävs. Den första etappen av RIF-arbetet är försenad med och ska enligt plan avslutas . Som en konsekvens av denna försening har den första etappen utvidgats med två myndigheter - och . Sammantaget leder dessa ändrade förutsättningar till att kostnaderna ökar med till totalt . Etapp två av RIF-arbetet är under beredning. Avsikten är att regeringen tar ett beslut om etapp två . 4 Prioriterade kritiska it-projekt För att myndigheterna i rättskedjan ska kunna modernisera it-stödet och uppfylla sina respektive åtaganden i RIF-arbetet, krävs att de har förmåga att genomföra beslutade insatser i rätt tid, till rätt omfattning och till rätt kostnad.