frsrdg · GZ04JO1 · 2011-11-16 00:00:00 — Anmälaren anser att sko- lan begått ett grovt fel i strid mot grundlag i och med att skolan aktivt medde- lat vårdnadshavaren vad som hänt samt lämnat ut telefonnumret till denna. Slutligen anför anmälaren att han upplevt det som mycket integritetskränkan- de att skolan letat efter hans identitet på . Efter lunch den aktuella dagen fick han kontakt med stadsjuristen som upplyste om rättsläget. Innan han ringde tillbaka till mannen kontrollerade han telefonnumret han hade fått av honom på . Detta för att han hade en stark känsla av att mannen inte uppgav sitt rätta namn. Han pratade sedan med mannen och meddelade honom bara kort att han kunde komma och hämta betygskopian på skolans expedition. Mannen kom till hans kontor, öppnade dörren utan att knacka på, hälsa eller presentera sig. Han sade bara Jag skulle hämta ett betyg, är det här? Och så tog han upp betyget, som hade lagt på ett besöksbord. Sedan gick mannen bara ut. diskuterade händelsen med rektorn , sade att det inte kändes bra och att han på grund av mannens ag- gressivitet ville meddela pojkens vårdnadshavare vad som hänt, av omtanke 2 011 /1 2:JO1 Med tanke på hur mannen uppträdde var han orolig för familjen. Han ringde pojkens far och informerade honom. Pojkens mor ringde till och var helt förtvivlad, hade inte sovit på på grund av oro över vem som skulle vilja ha ut hennes sons betyg och varför. hänvisade henne till , och han ringde upp henne. Han informerade henne om vad som hänt och att han efter samråd med stadsjuristen kommit fram till att kopia av betyget måste lämnas ut. Han beskrev mannen som hon genast kände igen som en man hon arbetat tillsam- mans med. När hon förstod att han hade ett mobiltelefonnummer till mannen insisterade hon på att få det. Med tanke på hennes oro lämnade han ut tele- fonnumret. Uppgift om sökandens telefonnummer och det sammanhang inom vilket det lämnades (nämligen en ansökan om att få ut en allmän handling) är helt of- fentliga uppgifter i skolans verksamhet. Det finns således enligt stadsdels- fullmäktiges uppfattning ingen sekretessbestämmelse som kan åberopas till stöd för att skolan/skulle ha varit förhindrad att lämna sådan uppgift vidare till elevens föräldrar. I Läroplan för det obligatoriska skolväsendet, förskoleklassen och fritids- hemmet Lpo 94 punkten 2.4 anges följande: samverka med och fortlöpande informera föräldrarna om elevens skolsituation, trivsel och kunskapsutveckling, och hålla sig informerad om den enskilda elevens personliga situation och därvid iaktta respekt för elevens integritet. Skolan har således en i författning angiven informationsplikt till föräldrarna. Detta inkluderar incidenter i skolan med anknytning till eleven. När en hotfull person begär ut kopia på en elevs betygshandling ingår det i informations- skyldigheten till föräldrarna att aktivt berätta om incidenten. hade den aktuella eleven precis gått ut årskurs 9 i Slottsstadens skola och var således inte elev där längre. En formell skyldighet att informera föräldrarna föreligger således inte. agerande i detta skede och hans oroskäns- lor vad gäller familjen i anledning av händelsen bottnade dock alltjämt i den- na omsorg om eleven och dess familj och det i författning stadgade ansvaret för noggrann kommunikation föräldrar och skola emellan som sitter i rygg- märgen. Ingen tystnadsplikt har brutits genom att aktivt meddela föräldrarna sökan- dens telefonnummer samt vad som har hänt. Det verkar som att anmälaren blandar ihop tryckfrihetsförordningens be- stämmelse om meddelarfrihet/efterforskningsförbud i 3 kap. 4 § TF med regleringen som är tillämplig i detta ärende, 3 kap. 4 § TF: Myndighet eller annat allmänt organ må ej efterforska författaren till framställning som införts eller varit avsedd att införas i tryckt skrift, den som utgivit eller avsett att utgiva framställning i sådan skrift eller den som lämnat meddelande enligt 1 kap. 1 § tredje stycket, i vidare mån än som erfordras för åtal eller annat ingripande mot honom som ej står i strid med denna förordning. Får efter- forskning förekomma, skall därvid beaktas den i 3 § angivna tystnadsplikten. Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om meddelarfrihet är inte till- lämpliga i detta ärende. Anmälaren har inte meddelat uppgifter och underrät- telser för offentliggörande i tryckt skrift till författare eller annan som är att anse som upphovsman till framställning i skriften, till skriftens utgivare eller, om för skriften finnes särskild redaktion, till denna eller till företag för yr- kesmässig förmedling av nyheter eller andra meddelanden till periodiska skrifter. 2 011 /1 2:JO1 Skolan har inte efterforskat vem som har lämnat uppgifter som härstammar från skolan till journalist, redaktion eller liknande. Vad som har hänt är att en person som begärt ut en allmän handling har lämnat sin telefonnummer, varvid personen uppträtt mycket hotfullt, vilket skulle ha genererat en upplysningsskyldighet till elevens vårdnadshavare såvida eleven alltjämt hade varit elev i skolan. Det finns ingen sekre- tessbestämmelse som är tillämplig på en sökandes (som vill ha ut en allmän handling), dvs. icke anställds respektive icke elevs/vårdnadshavares, telefon- nummer. Vidare upplever anmälaren det som integritetskränkande att man letat efter hans identitet på . Det finns inget rättsligt hinder för en rektor att söka på ett telefonnummer hos i förevarande sammanhang då bestämmelserna om meddelarfrihet och anonymitetsskydd inte är tillämpliga. Sammanfattningsvis anser stadsdelsfullmäktige att en noggrann prövning av utlämnandet av den aktuella handlingen mot bakgrund av sökandens ag- gressiva och hotfulla beteende har varit befogad och till och med påbjudet, i vart fall ursäktligt, med hänvisning till sekretessbestämmelsen i 23 kap. 2 § tredje stycket OSL. Att en sekretessbestämmelse ansågs aktuell innebär dels att frågan efter sökandens identitet och syftet med begäran att ta del av en handling varit korrekt för att kunna göra en menbedömning, dels att hand- läggningen tog lite . Begäran om utlämnandet togs emellertid tag i genast och handlingen lämnades ut så skyndsamt som möjligt efter att man noggrant bollat sekretessfrågan med dels rektor (kanslisten), dels stadsjurist (biträdande rektor). Handlingen lämnades ut efter inkommen be- gäran. Sökandens hotfulla och aggressiva beteende har även medfört att biträ- dande rektor av omtanke för eleven och dennes familj informerat vårdnadsha- varna. Det har inte funnits något rättsligt hinder för vare sig ett sådant age- rande eller för att biträdande rektor har letat på det angivna telefonnumret i . Stadsdelsfullmäktige bestrider således i första hand att skolans handlägg- ning i fråga om utlämnandet av allmän handling stridit mot lag, i andra hand anses att både kanslistens och rektorns förhållningssätt mot bakgrund av mannens aggressiva och hotfulla beteende varit ursäktligt. Stadsdelsfullmäktige tar offentlighets- och sekretessfrågor på djupt allvar. Stadsjuristerna ger regelbundet utbildningar i ämnet. Samtliga rektorer i stadsdelen kommer utbildas i skoljuridik inkluderat en genomgång av offentlighet och sekretess i skolans värld. Utöver detta skall särskilda insatser göras så att även annan personal inom skolan får tillfälle att fräscha upp sina kunskaper om handläggningsregler vad gäller utlämnande av allmän handling. yttrade sig över remissvaret. Han förnekade bestämt att han uppträtt aggressivt och hotfullt mot skolans personal. I ett beslut anförde JO följande. Enligt 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) ska en allmän handling som får lämnas ut på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få en avskrift eller en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En begäran om att få en avskrift eller en kopia av en allmän hand- 2 011 /1 2:JO1 ling ska behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som begäran gjorts. I 2 kap. 14 § tredje stycket TF anges att en myndighet inte, på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling, får efterforska vem sökanden är eller vilket syfte han eller hon har med sin begäran i större utsträckning än vad som behövs för att myndigheten ska kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Bestämmelsen innebär att var och en har rätt att ta del av alla offentliga handlingar hos en myndighet utan att behöva uppge vem han eller hon är eller vad handlingen ska användas till, det s.k. anonymi- tetsskyddet. Ett undantag från denna huvudregel föreligger då efterforskning av sökandens identitet och ändamålet med framställningen behövs för att myndigheten ska kunna avgöra om handlingen kan lämnas ut. Detta undantag blir framför allt tillämpligt när den efterfrågade handlingen innehåller sekre- tessbelagda uppgifter. Sökanden kan då genom att uppge sin identitet och redogöra för syftet med sin begäran visa att handlingen kan lämnas ut utan risk för att den som skyddas av sekretessen lider men. Nämnden har i sitt remissvar angett att R.Ö. tillfrågades om sin identitet och anledningen till begäran eftersom en tillämpning av 23 kap. 2 § tredje stycket offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, övervägdes. Enligt den bestämmelsen gäller sekretess i bl.a. för uppgift om en en- skilds identitet, adress och andra liknande uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. En tillämpning av bestämmelsen kan enbart aktualiseras till följd av någon särskild omständig- het hänförlig till den person som begär att få ta del av handlingen. Det är endast i undantagsfall som det inför en sådan sekretessprövning kan finnas skäl att efterfråga sökandens identitet eller syftet med begäran (jfr JO:s äm- betsberättelse 1990/91 s. 421). Anledningen till att en tillämpning av regeln övervägdes i förevarande fall var enligt nämnden att R.Ö. uppträdde aggressivt och hotfullt när han begärde att få ta del av betyget. har förnekat att så var fallet. Uppgift står således mot uppgift i denna del. Enligt min mening var dock omständigheterna inte heller med utgångspunkt från nämndens redovisning sådana att det fanns skäl att göra några efterforskningar med anledning av R.Ö:s begäran. Skyddet som bestämmelsen i 23 kap. 2 § OSL ger är i första hand inriktat på personer som på förhand kan sägas ha behov av skydd, dvs. elever för vilka en hotbild före- ligger (se prop. 1997/98:9 s. 39). Det har inte påståtts att så var fallet beträf- fande den aktuella eleven. kände dessutom till elevens namn och födel- sedatum när han begärde att få ta del av betyget. Med hänsyn till det nu an- förda borde skolan ha lämnat ut handlingen till R.Ö. Det fanns inte fog för att avkräva R.Ö. uppgift om hans identitet och hans syfte med framställningen. Det fanns inte heller någon anledning att kontrollera det telefonnummer som R.Ö. lämnade till biträdande rektorn. Den bristfälliga handläggningen förtjänar kritik. Det framgår av utredningen att biträdande rektorn, sedan handlingen läm- nats ut, kontaktade den berörde elevens vårdnadshavare och informerade om det inträffade. Något formellt hinder mot att en myndighet upplyser en en- 2 011 /1 2:JO1 skild om att viss handling som rör den enskilde har lämnats ut föreligger inte. I detta fall har biträdande rektor även lämnat en beskrivning av den person som begärt att få ta del av handlingen och dessutom lämnat ut hans telefon- nummer. Visserligen strider inte åtgärderna mot efterforskningsförbudet. Mot bakgrund av de intressen som bär upp offentlighetsprincipen framstår dock agerandet som olämpligt. Att skolan tidigare haft en informationsskyldighet gentemot elevens vårdnadshavare föranleder inte någon annan bedömning. Om skolan ansåg att eleven på något sätt var i fara borde skolan i stället ha kontaktat polismyndigheten. Jag är således även i denna del kritisk till skolans agerande. Ärendet avslutas med den kritik som uttalats ovan. Utlämnande av uppgifter om en vd-lön i ett kommunalt bolag (Beslut av JO Axberger , dnr 6673-2010) Beslutet i korthet: En journalist har begärt besked om vilken lön vd i ett kom- munalt bolag hade. Frågan ställdes till vd själv som inte svarade utan hänvi- sade till kommande årsredovisning. I beslutet konstateras att skyldigheten att lämna ut offentliga uppgifter ur allmänna handlingar måste anses gälla även om den enskilde inte uttryckligen hänför sig till en allmän handling, om det är uppenbart att uppgiften finns i en sådan handling och kan lämnas ut utan att det hindrar arbetets behöriga gång. Om vd inte ville svara själv, skulle han hänvisat till någon som hade vård om de allmänna handlingar där uppgiften fanns. Även fråga om bolagets sätt att hantera inkommande e-post- meddelanden. , journalist på tidningen , anmälde det kommunala bostadsbolaget i Falköping AB:s verkställande direktör till JO. Hon hade sänt e-postmeddelanden till flera verk- ställande direktörer i olika kommunala bostadsbolag, däribland . Hon frågade bl.a. vilken månadslön han hade. Eftersom han inte hörde av sig ringde hon upp honom . Han svarade då att hans lön var mellan styrelsen och honom samt att förmåner och lön angavs i årsredo- visningen. När hon uppgav att hon ville ha uppgift om 2009 års lön, vilken inte framgick av årsredovisningen , svarade han att hon fick vänta till nästa årsredovisning. Hon bad honom att motivera sitt beslut och ange vilka paragrafer han stödde sig på. Vidare efterfrågade hon en skriftlig besvärshän- visning, men fick ingen. Hyresbostäder i anmodades att yttra sig. I sitt yttrande be- kräftade bolagets styrelse anmälarens beskrivning av händelseförloppet i stort. Styrelsen uppgav vidare att de efterfrågade uppgifterna lämnades i dess årsredovisningar och att man på det sättet uppfyllde kraven på offentlighet. Frågan om varför inkomstuppgifter inte hade lämnats ut 2 011 /1 2:JO1 var enligt styrelsen av principiell art. Den handlade om var gränsen går för bolagets anställda att behöva lämna ut personliga uppgifter om sig själv när vem som helst frågar efter något personligt . Frågan som kan ställas är om det är den anställde som är offentlig eller bola- get. För att en handling från bolaget skulle lämnats ut i detta fall hade krävts att VD lämnade ut sin personliga lönespecifikation. På denna finns även upp- gifter såsom personnummer, kontonummer hos bank, semester och andra uppgifter av personlig art. Någon annan handling finns inte hos bolaget i aktuell fråga att lämna ut. Styrelsen tillade att det aktuella företagsledaravtalet var tecknat 1994 och att det inte torde besvara frågan om vd:ns nuvarande lön. Styrelsen kommenterade även det förhållandet att e- postmeddelande inte besvarats. Det berodde på att det hade skickats till vd:ns personliga e-postadress och inte till bolagets officiella. På grund av frånvaro öppnades meddelandet inte förrän veckan därpå. I en kommentar till vad bolaget anfört uppgav bl.a. att hon aldrig hade begärt att få ut uppgiften som en handling. Det hade varit tillräck- ligt om man hade uppgivit lönebeloppet i ett e-postmeddelande eller muntligt per telefon. Hon ifrågasatte vidare bolagets inställning att e-postadressen var vd:ns personliga e-postadress. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Enligt 2 kap. 3 § offentlighets- och sekretessla- gen (2009:400), OSL, ska vad som föreskrivs i TF om rätt att ta del av hand- lingar hos myndighet i tillämpliga delar också gälla handlingar hos bl.a. ak- tiebolag där kommuner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (kommu- nala bolag). Sådana bolag ska vid tillämpningen av OSL jämställas med myn- digheter. Enligt 2 kap. 12 § TF ska en allmän handling som får lämnas ut och som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som har rätt att ta del av en allmän handling också har rätt att mot fastställd avgift få en kopia av hand- lingen. En begäran om att få en kopia ska behandlas skyndsamt. För att leva upp till TF:s skyndsamhetskrav måste den som omfattas av regleringen orga- nisera sin verksamhet på sådant sätt att framställningar om handlingsutläm- nande kan behandlas även och enskilda personers bortovaro. Om en anställd vid en myndighet eller ett kommunalt bolag har ansvar för vården av en handling, är det enligt 6 kap. 3 § OSL i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den an- ställde låta myndigheten eller bolaget göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Beslutar den anställde att inte lämna ut handlingen eller del av den ska den som begär handlingen informeras om möjligheten att begära myndighetens eller bolagets prövning och att det krävs ett skriftligt beslut 2 011 /1 2:JO1 därifrån för att beslutet ska kunna överklagas. Av 21 § andra stycket förvalt- ningslagen (1986:223) följer att en myndighet är skyldig att underrätta den sökande om hur beslutet kan överklagas. Samma skyldighet gäller för kom- munala bolag (se JO 2008/09 s. 540). Utöver om utlämnande av allmänna handlingar finns det i OSL regler om upplysningsskyldighet gentemot allmänheten. I 6 kap. 4 § OSL stadgas att en myndighet på begäran av enskild ska lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller det skulle hindra arbetets behöriga gång. Detta gäller även kommunala bolag (se Lenberg m.fl., Offentlighets- och sekretesslagen. En kommentar, s. 6:4:1). OSL uppställer inga uttryckliga krav på att en sådan begäran ska besvaras omgående. Någon överklaganderätt finns heller inte i den situatio- nen. Reglerna om rätt att få muntligt besked om innehållet i en allmän hand- ling är med andra ord inte lika långtgående som de regler som gäller rätten att utfå själva handlingen. En myndighet har utöver TF:s och att ta hänsyn till den servi- ceplikt som kan utläsas i förvaltningslagen. Enligt dess 7 § gäller bl.a. att ärenden där enskild är part ska handläggas så enkelt och snabbt som möjligt. I 4 § stadgas bl.a. att frågor från enskilda ska besvaras samt att en myndighet ska lämna upplysningar och hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Förvaltningslagen gäller inte kommunala bolag. Det har emellertid varit lagstiftarens avsikt att samma öppenhet i princip bör gälla för kommunala företag som för kommunala myndigheter, oavsett vilken verksamhet de bedriver (prop. 1993/94:48 s. 18). I frågor som gäller offentlighet och sekretess bör förvaltningslagens bestäm- melser därför vara vägledande även inom kommunala bolag. (Se vidare JO 2008/09 s. En fråga om skyldigheten för det allmänna att lämna muntliga upplysning- ar om en anställds lön har bedömts i JO 1990/91 s. 382. Ärendet gällde en journalist som bett att få ut uppgift om en primärvårdschefs lön per telefon. Han fick beskedet att han inte kunde få uppgiften på det sättet, men att det gick bra att komma till sjukhusets kontor och där ta del av informationen. Bestämmelsen i 15:4 sekretesslagen [nuvarande 6 kap. 4 § OSL] är inte grundlagsfäst men får ses som ett viktigt komplement till tryckfrihetsförord- ningens offentlighetsprincip om allmänhetens rätt till insyn i myndigheters verksamhet. Det är därför angeläget att myndigheterna tillämpar 15:4 på ett korrekt sätt. När en myndighet får en begäran om uppgifter ur en allmän handling har vederbörande tjänsteman således att pröva om uppgiften kan lämnas ut. Att så skall ske är huvudregeln. I detta fall kan konstateras att något sekretesskydd för offentliganställdas lön inte föreligger vilket heller inte har gjorts gällande från sida. I detta fall rörde det sig av allt att döma om en enstaka offentlig uppgift ur en allmän handling varför det ålegat personalen att lämna ut den begärda uppgiften [ ]. 2 011 /1 2:JO1 Hyresbostäder i är ett helägt kommunalt bolag. Bolaget omfat- tas alltså av offentlighetsprincipen och har att agera såväl efter dess bokstav som i dess anda. Information om lönen för en vd i ett kommunalt bolag är normalt offentlig (se RÅ 2003 ref. 28). Bolaget har inte heller gjort gällande att uppgiften som finns i dess årsredovisningar skulle omfattas av sekretess. begärde i ett telefonsamtal med bolagets vd att få uppgift om dennes lön, efter att tidigare ha framställt samma fråga i ett e-postmeddelande. Mäki har klargjort att hon inte frågade efter någon hand- ling utan att hon ville ha just denna uppgift. Det finns därmed inte utrymme för att förstå hennes fråga som en begäran om att få ut en handling med denna uppgift (jfr RÅ 1981:45 och 1982:68). Hon har i den situationen inte heller haft rätt att få ett överklagbart beslut. Ett kommunalt bolag är som framgått skyldigt att på begäran av enskild lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos bolaget, om inte uppgiften är sekretessbelagd eller utlämnandet skulle hindra arbetets behöriga gång. Den skyldigheten måste anses gälla även om den enskilde inte uttryckligen hänför sig till en allmän handling, om det är uppenbart att uppgiften finns i en sådan handling och kan lämnas ut utan att det hindrar arbetets behöriga gång. Bolaget har gjort gällande att det bortsett från vd:s personliga lönespeci- fikation inte fanns någon handling hos bolaget där uppgiften ingick. Det är inte alldeles enkelt att förstå vad man från bolagets sida menat med detta. I alla händelser anser jag mig kunna utgå från att uppgiften om vd:s lön fanns tillgänglig i allmänna handlingar som förvarades hos bolaget. Om inte annat ska bolaget bevara egna underlag för de lönebesked som tillställs de anställda. Att handlingar av det slaget även kan innehålla annan och eventuellt sekre- tessbelagd information spelar i detta fall ingen roll, eftersom det enbart var löneuppgiften som efterfrågades. måste i egenskap av bolagets vd ha insett att uppgiften om hans lön fanns tillgänglig i allmänna handlingar hos bolaget och att den var lätt att ta fram. Om han inte ville lämna uppgiften själv borde han ha hänvisat till den hos bolaget som haft vård om den eller de handlingar där uppgiften fanns. Den befattningshavaren skulle i sin tur ha lämnat ut uppgif- ten till henne. I bolagets yttrande uppges att e-postmeddelande inte öppna- des förrän efter att det inkommit. Som förklaring anges att medde- landet hade sänts till personliga e-postadress och att han var frånvarande vid tillfället. E-postmeddelanden som kommer in till och sänds ut från en befattnings- havares e-postbrevlåda är normalt allmänna handlingar. Sådana handlingar ska tas om hand fortlöpande. Innefattar de önskemål om att få ut allmänna handlingar ska myndigheten eller bolaget skyndsamt ta ställning till detta. Verksamheten ska vara så organiserad att dessa skyldigheter kan fullgöras även vid enskilda befattningshavares bortovaro. Det betyder att om en befatt- 2 011 /1 2:JO1 ningshavare har en egen e-postbrevlåda, måste det finnas rutiner som säker- ställer att innehållet bevakas när denne inte är på plats. Bolaget och ska mot denna bakgrund kritiseras för det sätt på vilket framställningar hanterats. Kritik mot i län, som inte inhämtat bilagor till en handling som var skyldig att inneha (Beslut av JO Axberger , dnr 6446-2009) Beslutet i korthet: En journalist har efterfrågat bilagor till en handling som en tillsynsmyndighet enligt lag varit skyldig att inneha. Bilagorna förvarades hos tillsynsobjektet. Handlingar som en myndighet är skyldig att inneha ska dock innefatta de eventuella bilagor handlingen hänvisar till. borde därför ha begärt in de aktuella bilagorna. Därefter skulle journalistens begäran ha prövats i enlighet med reglerna om allmänna handlingars offent- lighet.