sou · GYB320 · 2010-03-22 00:00:00 — Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss. Hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Vid regeringssammanträdet bemyndigade regeringen statsrådet att tillkalla en delegation med högst femton ledamöter med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19). Generaldirektören förordnades att vara ordförande i för e-förvaltning (Fi 2009:01) . Som ledamöter i delegationen förordnades från och med generaldirektörerna samt riksarkivarien , rikspolischefen och verkställande direktören . Generaldirektören förordnades som ledamot i delegationen . Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Som experter i delegationen förordnades kanslirådet och överdirektören . Som kanslichef anställdes . Som kommittésekreterare anställdes , , , , samt . Som kanslisekreterare anställdes . Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Delegationen överlämnar härmed betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). Delegationen fortsätter nu med sitt arbete i enlighet med direktivet. Delegationens uppdrag och arbete ............................... Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen............ 2.1.1 Delegationen koordinerar utvecklingen på Översyn av registerförfattningarna ............................. Regeringen löser intressekonflikter............................. verksamhetsplanering för e-förvaltning ...................... 2.2.2 Ta tillvara användarnas förslag..................................... 2.3.1 Vägledning för automatiserad samverkan ................... Vägledning för webbutveckling................................... 2.3.3 Vägledning för konsekvensanalys av införande av 2.4.1 Projekt för effektivare stödprocesser.......................... Prioriterade gemensamma e-förvaltningsprojekt................... 3.1.2 Basen för tredje generationens e-förvaltning .............. 3.1.3 Mina sidor för privatpersoner ...................................... 3.1.4 E-tjänster till register över näringsidkare .................... 3.1.6 Minskat uppgiftslämnande för företag ........................ 3.2.1 Beskrivning av offentliga register................................. Bastjänster för informationsförsörjning...................... 3.2.3 Nya e-tjänster till folkbokföringen.............................. 3.2.4 Säker identifiering av personer..................................... 3.2.6 Tillgängliggöra arkiverade webbplatser i samband med avveckling av myndigheter ................................... Pågående strategiska e-förvaltningsprojekt............................ 3.3.2 Etablering av gemensamma administrativa verksamhetsstöd inom personal och ekonomi............ Metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor .............. Upprättande av ett IT-standardiseringsråd ............................ 4.3Samordning av IT-standardiseringsarbete avseende e- Delegationen följer standardiseringsarbete ............................ Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning .... Indikatorer för uppföljning ..................................................... Nyttoberäkningar och nyttohemtagning................................ Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning 5.3.1 Uppföljning av sektorsvisa effekter............................. 5.3.2 Uppföljning av övriga myndigheter ............................ EU-samarbetet och det internationella arbetet............... ISA-programmet inom EU ..................................................... Delegationens ledamöter, experter och sekretariat ......... Sammanfattning av SOU 2009:86..................................... Representanter i expertgrupper ........................................ Pågående strategiska e-förvaltningsprojekt ..................... Författningsförslag från projektet ............... Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Så lyder det mål regeringen har satt upp för e-förvaltningen. ska ha en enkel, öppen, tillgänglig, effektiv och trygg e-förvaltning. Privatpersoner och företag ska stå i fokus. Användarnas behov ska vara styrande för utvecklingen. E-delegationen tillsattes 2009 och ska bidra till att nå målet och samla offentliga i en gemensam riktning. I uppdraget ingår att koordinera myndigheternas utvecklingsprojekt inom e-förvaltning och följa upp dess effekter för privatpersoner, företagare och medarbetare. Delegationen ska också koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor och bistå regeringen i det internationella arbetet. Delegationen består av myndighetscheferna från de största och mest IT-intensiva myndigheterna. Delegationen presenterade en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. I denna föreslogs att några myndigheter ska utses som utvecklingsansvariga och få i uppdrag att möjliggöra en snabb och effektiv utveckling av e-tjänster. Vidare föreslog delegationen att en enhetlig svensk e-legitimation för hela den offentliga sektorn ska skapas som även kan användas av den privata sektorn. Dessutom föreslogs att gemensamma verksamhetsstöd inrättas. Betänkandet har remissbehandlats, men regeringen har i skrivande stund inte tagit ställning till förslagen. Detta betänkande är inriktat på att gemensamt ta de första stegen mot en utvecklad e-förvaltning – från strategi till handling. En grundförutsättning för att nå målet med e-förvaltningen är att arbeta efter en gemensam strategi. Enligt delegationens tidigare förslag koordinerar de utvecklingsansvariga myndigheterna strategiarbetet inom sin sektor. Delegationen koordinerar sedan på en myndighetsövergripande nivå. Till stöd och hjälp i detta strategiarbete avser delegationen att ta fram en vägledning för verksamhetsplanering i e-förvaltning riktad till alla myndigheter. Delegationen kommer att ta fram fler vägledningar och mallar som ska stötta förvaltningen i att beskriva och hitta gemensamma arbetssätt. -mall för kanalstrategi, hur myndigheter kan beskriva vilka kontaktvägar man har med företag, privatpersoner och andra målgrupper, -mall för sourcingstrategi, hur myndigheterna ska stödja sin kärnverksamhet med tjänster, -vägledning för automatiserad samverkan, -vägledning för webbutveckling, -vägledning för konsekvensanalys av version 6 av Internetprotokollet (IPv6). Delegationen ska följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning. Delegationen ska också säkerställa att modeller för nyttoberäkning tas fram. ska förenkla vardagen och frigöra tid för privatpersoner. Delegationen bedömer att en förvaltningsgemensam Mina sidor för privatpersoner kan bidra till detta. Syftet är att göra det enkelt för privatpersoner att hitta till tjänsterna och få en översikt över sina ärenden. ska användaren bara behöva logga in en gång på ett säkert sätt för att nå alla ärenden, oavsett vilken del av förvaltningen han eller hon har kontakt med. Det ska också gå att kommunicera med förvaltningen via e-tjänsten Mina meddelanden. Användaren får bättre kontroll över vilken information som finns samlad om honom eller henne. Funktionen ska utformas så att den är användbar och tillgänglig, och bidrar till att överskrida gränser mellan myndigheterna. Delegationen anser att bör genomföra en förstudie. I studien ingår att beskriva målgruppernas behov och göra nyttoberäkningar för att säkerställa att förslaget bidrar med avsedd nytta. Företagen lämnar i många fall samma uppgifter till olika myndigheter. För att minska företagens administrativa börda anser delegationen att företagen bör föra över information vid endast ett tillfälle till en myndighet. En myndighet ska i första hand vända sig till andra myndigheter för informationsinhämtning, inom gällande regelverk, innan man vänder sig till företaget. Delegationen anser att det är angeläget att får i uppgift att genomföra ett projekt som minskar och underlättar företagens uppgiftslämnande. Spara in kostnader för förvaltningen och andra Många myndigheter har tillgång till information som kan skapa nytta för andra om dessa fick ta del av informationen, så kallat vidareutnyttjande av information. Delegationen anser att varje berörd myndighet bör tillhandahålla e-tjänster för att göra informationen tillgänglig så att näringslivet, förvaltningen och privatpersoner kan använda den i sina tjänster. Självfallet ska detta göras med hänsyn tagen till den personliga integriteten. 1Delegationens uppdrag och arbete Vid regeringssammanträdet bemyndigade regeringen statsrådet att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), se bilaga 1. I bilaga 2 finns en sammanställning av delegationens ledamöter, experter och sekretariat. Delegationen, som har antagit namnet E-delegationen, delredovisade sitt uppdrag i betänkandet Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Betänkandets sammanfattning finns i bilaga 3. Betänkandet har remissbehandlats och regeringsbeslut med anledning av delegationens förslag kan få betydelse för delegationens fortsatta arbetsinriktning. I vissa delar har delegationen haft möjlighet att i arbetet med nuvarande betänkande ta hänsyn till remissinstansernas synpunkter. Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20), innehåller delegationens andra delredovisning av uppdraget. En ledstjärna i genomförandet av delegationens uppdrag är 6 § andra stycket myndighetsförordningen (2007:515) som föreskriver att en myndighet ska verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. Delegationens uppdrag och arbete Sedan den första delredovisningen av uppdraget har delegationen haft tre sammanträden. Sekretariatet har haft tre möten med den arbetsgrupp som delegationen tillkallat enligt sitt direktiv. Representanterna i arbetsgruppen framgår av bilaga 4. Delegationen har enligt sitt direktiv tillkallat ett IT-standardise- ringsråd. Representanterna i rådet framgår av bilaga 5. Delegationen har enligt direktivet tillkallat en referensgrupp som består av företrädare för näringsliv, forskare och brukare för att ta del av deras kunskaper och vidgade perspektiv på delegationens arbete. Delegationen har valt att i referensgruppen också inkludera de myndigheter med vilka delegationen ska eller bör samråda. Representanterna i referensgruppen framgår av bilaga 6. Delegationen har därutöver tillkallat en expertgrupp för rättsliga frågor respektive internationell e-förvaltning. Representanterna i expertgrupperna framgår av bilaga 7. Sekretariatet har haft omfattande kontakter med företrädare för departement, myndigheter och intresseorganisationer. Sekretariatet har deltagit i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och IT-standardisering. 2Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Delegationen har i uppdrag att koordinera myndigheternas arbete med e-förvaltning på en myndighetsövergripande nivå. Delegationen behöver etablera processer och arbetssätt för att på bästa sätt stödja myndigheterna i deras verksamhetsutveckling och förändringsprocesser. Gemensamma tekniska förutsättningar måste skapas för att effektivt kunna sprida och hämta information myndigheter och organisationer emellan. Stödprocesserna måste lämna ett effektivt och väl avvägt stöd till respektive myndighets kärnprocesser. Behovs- och användarundersökningar bör genomföras, liksom kostnads- och nyttoberäkningar av myndigheternas e-tjänster. De tjänster som prioriteras ska skapa en långsiktig ekonomisk utveckling och en förbättrad service till privatpersoner och företag. Delegationens uppgift att koordinera kan underlättas och stärkas genom att de av delegationen föreslagna utvecklingsansvariga myndigheterna får i uppdrag att, inom sina respektive intresse- och målgruppsområden, samordna och driva årliga strategiprocesser. Delegationen kan då i nära samarbete med de utvecklingsansvariga myndigheterna ta tillvara erfarenheter och säkerställa en sektorsövergripande ansats. Strategiprocessen syftar till att bl.a. identifiera gemensamma myndighetsövergripande satsningar, prioritera initiativ, identifiera regelförändringar och fånga upp behov av nya riktlinjer och insatser. I betänkandet avser delegationen med begreppet e-förvaltning en del av verksamhetsutvecklingen i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisatoriska förändringar och vidareutbildning av medarbetare. Med offentlig förvaltning (eller förvaltningen) avses central, regional eller lokal myndighet eller kommun som verkställer beslut fattade Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Detta inkluderar myndigheter, universitet och högskolor samt kommuner och landsting. Med myndighet menas de myndigheter som lyder under regeringen. De e-tjänster som nämns i betänkandet följer den indelning som finns beskriven i det förra betänkandet (SOU 2009:86) enligt följande. 1.Infrastrukturella tjänster – till exempel e-legitimationer, Spridnings- och Hämtningssystem (SHS). 2.Bastjänster för informationsförsörjning – Dessa tjänster tas fram av myndigheter med egen information som ska kunna nyttjas av andra myndigheter. Den producerande myndigheten beslutar om innehåll men gränssnitt är standardiserade i enlighet med angivna vägledningar. 3.Egenproducerade tjänster – Varje myndighet är ansvarig för sin egen information och process. Det är önskvärt med standardisering utifrån publicerings- och kanalstrategier så att tjänsterna kan återanvändas av andra myndigheter och lättare anpassas när behov uppstår. 4.Gemensamt producerade tjänster – Varje myndighet är ansvarig för sina egna komponenter, dock måste det finnas ett tydligt ansvar för helheten, enskilt eller gemensamt, för att hela processen ska fungera. Denna typ av tjänster ställer krav på standardisering avseende kommunikation, information, komponenter samt publicerings- och kanalstrategier. I avsnitt 2.1 och 2.2 redovisar delegationen hur den kommer att etablera processer och arbetssätt i nära samverkan med föreslagna utvecklingsansvariga myndigheter och övriga myndigheter som har behov av insyn och delaktighet i den delen av strategiarbetet. I avsnitt 2.3 finns en beskrivning av gemensamma tekniska förutsättningar och i avsnitt 2.4 redovisas vissa stödprocesser som är en förutsättning för en effektiv e-förvaltning. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen 2.1.1Delegationen koordinerar utvecklingen på myndighetsövergripande nivå Samverkan är planerad att ske med de fyra föreslagna utvecklingsansvariga myndigheterna , , Lantmäteriet och Transportstyrelsen för att på ett samlat sätt koordinera utvecklingen på myndighetsövergripande nivå och samla erfarenheter runt sättet att arbeta. Enligt delegationens uppfattning bör inte nya utvecklingsansvariga myndigheter föreslås innan erfarenheter vunnits av arbetssätt och ansvarsmodell. Delegationen kan i kommande betänkanden överväga att föreslå regeringen att besluta om ytterligare utvecklingsansvariga myndigheter. Resultatet av koordineringsarbetet ska användas för strategiska riktlinjer som delegationen föreslår inför den årliga planeringsprocessen. Delegationen avser att utveckla en vägledning som bl.a. innehåller kriterier för strategisk planering för e-förvaltning (se avsnitt 2.2.1). Resultaten från den myndighetsövergripande strategiprocessen utgör underlag dels till myndigheternas fortsatta planeringsarbete, dels till delegationens förslag på förändringar av regeringens handlingsplan för e-förvaltning, regleringsbrev, regeringsuppdrag, vägledningar, etc. Delegationen föreslog i sitt tidigare betänkande (SOU 2009:86) att regeringen ska tillsätta en utredning med uppdrag att göra en översyn av registerförfattningarna. Delegationen vill erinra om vikten av att en sådan utredning tillsätts om målet med e-förvaltningen, så enkelt som möjligt för så många som möjligt, ska kunna uppnås. Behovet av en sådan översyn tas också upp i E-offentlighets- kommitténs slutbetänkande Allmänna handlingar i elektronisk form – offentlighet och integritet (SOU 2010:4, s. 19). Det främsta hindret mot att nu föreslå en fullt ut genomförd elektronisk offentlighetsprincip är enligt kommitténs uppfattning de brister som finns inbyggda i det omfattande regelverk som registerförfattningarna utgör. Kommittén anser att det är högst angeläget att det sker en allmän översyn av gällande registerförfattningar och av Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen begreppsbildningen på området för att komma till rätta med de problem som den befintliga regleringen innebär. Mot bakgrund av det väldokumenterade behovet av att se över registerförfattningarna är det angeläget att arbetet med en sådan översyn påbörjas . Ansvaret för ett sådant översynsarbete faller på regeringen (). Delegationen har visserligen i uppdrag att vid behov lämna förslag till författningsändringar, men det kan inte anses falla inom ramen för delegationens uppdrag att lämna författningsförslag som kräver omfattande utredningsarbete. Däremot kan det arbete som delegationen genomför, med bistånd från expertgruppen för rättsliga frågor, bidra till minskad osäkerhet kring hur gällande rätt ska tillämpas fram till dess att får en modern lagstiftning i dessa delar. Enligt delegationens föreslagna strategi (SOU 2009:86) ska parter som är inblandade i utveckling av e-förvaltningen i första hand själva komma överens om ett samverkansprojekt. Om parterna inte kan komma överens, till exempel med hänsyn till risk för framtida resurskonflikter, kommer delegationen att i samverkan med inblandade myndigheter försöka hitta en lösning. Om parterna inte kan komma överens kommer delegationen när den delredovisar sitt uppdrag till regeringen inkludera underlag som underlättar för regeringen att lösa tvisten. Delegationen har inte uppfattat att det föreligger någon intressekonflikt av ovan nämnt slag som kräver att delegationen i detta betänkande inkluderar underlag till regeringen. Delegationen har i sitt tidigare betänkande (SOU 2009:86) föreslagit att regeringen ska reservera en del av forsknings- och utvecklingsmedel att användas för e-förvaltningsprojekt där nyttan beräknas tillfalla tredje part eller där samverkan sker med tredje part. Delegationen bedömer att det finns behov av särskilda finansieringslösningar för strategiska projekt på förvaltningsövergripande nivå, till exempel Mina sidor för privatpersoner Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen (se avsnitt 3.1.3) som kombinerar information och tjänster från hela förvaltningen och andra centrala parter. Delegationen kommer att utreda förutsättningarna för finansiering av projektet Mina sidor för privatpersoner samt en allmän finansieringsmodell för strategiska utvecklingsprojekt och projekt som involverar tredje part. 2.2.1Vägledning för myndigheternas verksamhetsplanering för e-förvaltning Delegationen föreslår i sitt förra betänkande (SOU 2009:86) att regeringen ska ge utvecklingsansvariga myndigheter i uppdrag att samordna strategiprocesser inom sina respektive intresse- och målgruppsområden. Vidare har delegationen i betänkandet tagit ställning till att den ska ta fram en vägledning för myndigheternas verksamhetsplanering för e-förvaltning. Om regeringen beslutar enligt förslagen avser delegationen att ta fram en vägledning som samlar planeringsprocessen för e-förvaltning. Vägledningen kommer att beskriva den strategiska planeringen för e-förvaltning som en utvecklingsansvarig myndighet genomför för en sektor. Den ska också beskriva den verksamhetsplanering som bör ske vid varje myndighet avseende e-förvaltning. En del i vägledningen kommer att beröra området kanalstrategier. Den ska beskriva vilka kontaktsätt myndigheten ska ha med privatpersoner och företag, exempelvis via e-tjänster, telefon, personliga möten och sociala medier. Inkludering av alla målgrupper är också en viktig del av kanalstrategin. För att underlätta detta arbete tar delegationen fram förslag till en mall, samt gör även i möjligaste mån myndigheternas befintliga kanalstrategier tillgängliga. Förslag till mall ska finnas framme senast . Översyn av kanalstrategin blir en del av den årliga verksamhetsplaneringen. Beträffande den delen av strategin som avser de kontakter som bygger på personliga möten, bör myndigheterna samverka i sitt strategiarbete. Lämpligen görs detta tillsammans med de myndigheter som samverkar om lokala servicekontor, dvs. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen har förklarat sig beredd att hålla samman en sådan planeringsdialog. Vägledningen kommer också att behandla sourcingstrategier. Sourcingstrategin ska beskriva hur myndigheten ska hantera den framtida kompetensförsörjningen, men också hur myndigheten effektivt kan nyttja marknadens tjänster med beaktande av varje myndighets specifika situation. Översyn av sourcingstrategin blir en del av den årliga verksamhetsplaneringen. För att underlätta arbetet tar delegationen fram förslag till en mall. Förslag till mall ska finnas framme . Delegationen kommer härvid att samråda med Kammarkollegiet. Kammarkollegiet bör också stödja de mindre myndigheterna i arbetet med att ta fram en sourcingstrategi. 2.2.2Ta tillvara användarnas förslag En bärande idé i strategin för myndigheternas arbete med e-förvalt- ning (SOU 2009:86) är att e-förvaltningsutvecklingen ska drivas utifrån användarnas behov. Även i EU:s ministerdeklaration från () framgår det att e-förvaltningen ska vara medborgardriven. Delegationen avser att starta en första version av elektroniskt forum för medborgarinflytande. Lösningen kommer i en första etapp göra det möjligt för medborgare att lämna utvecklingsförslag, som delegationen för vidare till berörda myndigheter. Det är delegationens uppfattning att ett elektroniskt forum kommer att vara en del i att åstadkomma en medborgar- och behovsdriven e-förvaltning. Även i fortsättningen behövs dock kompletterande målgruppsanalyser, användarundersökningar m.m. för att resultatet ska vara representativt för olika målgrupper. Delegationen driftsätter också en lösning för erfarenhetsutbyte mellan olika offentliga organisationer. Delegationen kommer att utvärdera lösningen och arbeta vidare för att utveckla den. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen 2.3.1Vägledning för automatiserad samverkan Delegationen har i sitt förra betänkande (SOU 2009:86, s. 70) tagit ställning för att delegationen ska utveckla en vägledning för automatiserad samverkan. inrättades en grupp med representanter från några av myndigheterna i delegationen. Gruppen har inlett arbetet med att ta fram ett utkast till en första version av en vägledning för automatiserad samverkan. Vägledningen kommer bl.a. att ge rekommendationer kring öppna standarder1, hur olikheter i data, begrepp och semantik ska hanteras, format för dokumentation av begreppsmodeller och riktlinjer för elektronisk meddelandehantering. En första version av vägledningen kommer att ges ut . Delegationen har i sitt förra betänkande (SOU 2009:86) gjort ett ställningstagande om att utveckla Vägledningen 24-timmars- webben, med utgångspunkt i standarden WCAG 2.0.