sou · GYB362 · 2010-09-30 00:00:00 — Dessutom kan ett och samma sociala medium dels anpassas, dels användas på olika sätt. Många sociala medier har t.ex. funktioner för att begränsa öppenheten på olika sätt. I andra fall kan de förenas med inloggningskrav och olika behörigheter. Hur en myndigheten anpassar eller använder ett social medium är centralt för att bedöma vilka rättsliga krav som måste uppfyllas. Därför bör riktlinjerna ta sin utgångspunkt i hur ett socialt medium används och inte i vissa namngivna sociala medier. Ett annat avstamp bör vara vikten av att myndigheten gör klart för sig vilka myndighetsåligganden användningen ska tillgodose. Myndigheten måste också bedöma hur det sociala mediet ska användas eftersom det påverkar vilka rättsliga krav som ställs på övervakning och andra åtgärder. Den avsedda användningen är en viktig förutsättning för att bedöma vilka resurser som måste avsättas för att uppfylla rättsliga krav och, i nästa steg, för att bedöma om myndigheten är beredd att avsätta dessa resurser. Graden av öppenhet är viktig i den bedömning som måste göras. Detsamma gäller om myndigheten disponerar det sociala mediet helt själv (t.ex. en blogg med kommentarsfunktion) eller om det sociala mediet tillhandahålls som en tjänst av en leverantör (t.ex. Facebook). I det senare fallet måste avtalet med tillhandahållaren analyseras. Riktlinjerna bör innehålla stöd för en sådan analys. Redan inledningsvis bör riktlinjerna också klargöra det olämp- liga i att använda sociala medier som ett led i ärendehantering. 5.3Tydlig avgränsning mot anställdas användning av sociala medier Även om riktlinjerna inte ska ta upp anställdas privata användning av sociala medier tangerar det ämnet två viktiga frågor som bör behandlas i riktlinjerna. Den första frågan avser krav på interna regler om förutsättning- arna för när anställda använder myndighetens datorer för att privat kommunicera med omvärlden, t.ex. via sociala medier. regler kan myndigheten minska risken för att anställdas synpunkter oavsiktligt förknippas med myndigheten. Den andra frågan avser krav på interna rutiner för när myndig- heten själv använder sociala medier. Här ryms bl.a. frågor om behö- righet, spårbarhet och uppsikt. Det är viktigt att myndigheten har kontroll över sin användning av sociala medier. Det är också viktigt att enskilda ska veta att det är en myndighet de har att göra med. 5.4Krav på uppsikt över det sociala mediet När en myndighet öppnar upp för kommunikation på eget social medium ställs krav på uppsikt och eventuellt även moderering. Enligt lagen (2003:389) om ansvar för elektroniska anslagstavlor måste vissa uppgifter hindras från vidare spridning. Genom att se till att kränkande personuppgifter inte publiceras i myndigheternas sociala medier kan myndigheterna undgå skadeståndsansvar enligt personuppgiftslagen (1998:204). Myndigheten kan av ytterligare skäl anse att uppgifter av viss karaktär inte ska finnas på dess sociala medium. Hur myndigheten hindrar uppgifter eller inlägg i ett socialt medium från vidare spridning måste dock vara förenligt med bestämmelser om bevarande och gallring. En metod kan vara att blockera vissa inlägg (jfr 3 § personuppgiftslagen). En annan metod kan vara att föra över inlägg till ett annat medium. I båda fallen är inläggen fortfarande tillgängliga för den som vill ta del av dem med stöd av offentlighetsprincipen, men den sistnämnda metoden kan behöva stöd i en gallringsbestämmelse. De närmare förutsättningarna för övervakning och moderering bör ingå i riktlinjerna. 5.5Författningskrav bör vara kärnpunkten De analyser och andra bedömningar som en myndighet har att göra (avsnitt 5.2) beror till största del av författningskrav av olika slag. Dessa bör vara kärnpunkten i riktlinjerna. 5.5.1Tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt arkivlagen (1990:782) När myndigheter använder sig av sociala medier måste de bedöma om de meddelanden som förs in blir allmänna handlingar. Om så är fallet har allmänheten rätt att, efter begäran, ta del av dem med stöd av offentlighetsprincipens regler om handlingsoffentlighet. Dess- utom åläggs myndigheten bl.a. att hålla dem ordnade, och i vissa fall även registrera dem, samt se till att de bevaras eller gallras om det finns stöd för det. Bestämmelserna om allmänna handlingar och om handlings- offentligheten, inklusive regler om utlämnande av allmänna hand- lingar, finns i grundlag, närmare bestämt i 2 kap. tryckfrihets- förordningen. Riktlinjerna bör ge vägledning för att bedöma när användning av sociala medier medför att allmänna handlingar anses förvarade hos myndigheten och vilka krav detta i så fall ställer. Offentlighets- och sekretesslagen innehåller, förutom regler om sekretess, även bestämmelser om registrering av allmänna hand- lingar (diarieföring) och om kraven på myndigheter att åstad- komma s.k. god offentlighetsstruktur. Dessa regler får betydande konsekvenser för när en myndighet använder sociala medier och bör ingå i riktlinjerna, liksom det närmast självklara, att sekretess- skyddade uppgifter inte rimligen kan läggas ut på ett socialt medium. Allmänna handlingar får endast gallras med stöd av arkivlagen samt anknytande författningar. Riktlinjerna bör innehålla underlag för att kunna bedöma vilka krav som ställs på en myndighet som vill gallra allmänna handlingar skapade genom användning av sociala medier. 5.5.2Förvaltningslagen (1986:223) och skadeståndslagen (1972:207) Enligt förvaltningslagen ska myndigheter tillhandahålla service till allmänheten och samverka med andra myndigheter. Inom dessa ramar kan sociala medier utnyttjas. Förvaltningslagen innehåller också bestämmelser om ärende- handläggning. Det olämpliga med att använda sociala medier som led i myndighetens ärendehantering bör ingå i riktlinjerna, liksom vilka åtgärder som behövs om ärenden ändå anhängiggörs denna väg. Myndighetens rådgivning kan medföra skadeståndsansvar. Det är ett särskilt skäl för att inte använda ett socialt medium för att svara på konkreta frågor som gränsar till eller utgör ärende- handläggning. 5.5.3Personuppgiftslagen (1998:204) Att använda sociala medier innebär i princip alltid att personupp- gifter behandlas. För myndigheternas del är två frågor av särskilt intresse, vem eller vilka är personuppgiftsansvariga och kan den s.k. missbruksregeln (5 a §) tillämpas. Personuppgiftsansvar åvilar den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandling av personuppgifter. Beroende på utformningen och användningen av den aktuella tjänsten (sociala mediet) kan myndigheten bli personuppgiftsansvarig. Detta utesluter dock inte att även till- handahållaren av tjänsten, liksom användaren som skrivit medde- landet, blir personuppgiftsansvariga. Missbruksregeln innebär att flertalet bestämmelser i person- uppgiftslagen undantas för sådan ostrukturerad vardaglig behand- ling av personuppgifter som typiskt sätt är harmlös ur ett integri- tetsskyddsperspektiv. Behandlingen får dock inte kränka den registrerades personliga integritet och den personuppgiftsansvarige kan fortfarande bli skadeståndsansvarig. Datainspektionen har i två tillsynsprojekt42 behandlat dessa båda frågor. Resultatet och en närmare analys bör ingå i rikt- linjerna. Myndigheter är enligt flera lagar skyldiga att lämna information på sina webbplatser. Som exempel kan nämnas följande. Personuppgiftslagen (1998:204). Lagen (1998:112) om ansvar för elektroniska anslagstavlor. Lagen om (2003:389) om elektronisk kommunikation. 42 Datainspektionens beslut , dnr 685-2010 och 686-2010. Lagen (2002:562) om elektronisk handel och andra informa- tionssamhällets tjänster (e-handelslagen). Distans- och hemförsäljningslagen (2005:59) (distansavtalslagen). De tre förstnämnda är av störst intresse för riktlinjer om sociala medier. Personuppgiftslagens krav på information gäller bl.a. ändamålen med behandlingen och uppgifter som behövs för att enskilda ska kunna ta tillvara sina rättigheter. Denna information behöver emellertid inte lämnas om missbruksregeln (5 a §) kan åberopas. föreskriver att den som använder s.k. cookies på sin webbplats ska informera om detta. Lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor blir ofta tillämpligt vid användning av sociala medier och ålägger den ansvarige att informera om sin identitet (myndigheten namn) och i vilken utsträckning inkomna meddelanden blir tillgängliga för andra användare. Övriga lagar torde endast undantagsvis behöva tillämpas, t.ex. om det sociala mediet innehåller möjlighet att sälja produkter (t.ex. publikationer) eller funktionen för t.ex. onlinebetalning. För en mer fullkomlig och detaljerat redogörelse hänvisas till vägledning (e-nämnden 05:04) för information som enligt lag ska lämnas på webbplatser. Även om personuppgiftslagen inte kräver att information lämnas kan det vara lämpligt att upplysa om vad myndigheten för- väntar sig av användningen av ett socialt medium som den ansvarar för. Detsamma gäller att privatpersoners inlägg kan bli allmänna handlingar och vilken information som myndigheten kan komma att ta bort från mediet. Riktlinjerna bör redogöra för vilken information en myndighet är skyldig att lämna när den använder sociala medier. Redan nu framgår att följande information bör lämnas av den myndighet som öppnar upp för kommunikation på eget socialt medium: i viken utsträckning inkomna meddelanden blir tillgängliga för andra användare, att inkomna meddelanden blir allmänna handlingar, ändamålet med behandlingen (vad syftet är med det sociala mediet och hur myndigheten tänker använda det). Myndigheten bör också lämpligen använda logotyper och andra kännetecken för att förvissa användarna att myndigheten står bakom det sociala mediet. När myndigheten agerar på någon annans sociala medium torde inte några informationskrav följa av författning. Myndigheten bör dock ändå ange sin identitet på ett så tydligt sätt som möjligt. De som läser myndighetens inlägg ska kunna lita på att myndigheten står bakom det. Som inledningsvis nämnts anser delegationen att frågornas aktua- litet motiverar att riktlinjerna tas fram . Målet är att de ska vara klara senast . Riktlinjerna kommer att publi- ceras på delegationens webbplats.43 Det fortsatta arbetet kommer till stor del att bedrivas inom ramen för delegationens expertgrupp för rättsliga frågor, något som påtagligt kan antas främja det samråd som ska ske med berörda myndigheter. Enligt direktiven ska delegationen särskilt samråda med och Datainspektionen. Som tidigare nämnts finns deltagare från båda myndigheterna i expertgruppen. Utöver presentationen av riktlinjer på delegationens webbplats kommer en närmare redogörelse för gjorda ställningstanden att lämnas i nästa betänkande. Delegationen ska samordna förvaltningens IT-standardiserings- arbete avseende e-förvaltning. Delegationen ska se till att metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom förvaltningen tillhandahålls, också när det gäller begreppsstandarder. Arbetet ska utföras i samarbete med Kommuner och Landsting (SKL). Samordningen av IT-standardiseringsarbetet ska främja använd- ningen av öppna standarder. Delegationen ska beakta det IT- standardiseringsarbete som pågår på internationell nivå. Delegationen ska bistå regeringen vid beredningen av svenska ståndpunkter i EU och andra mellanstatliga organ i ärenden som rör standarder och standardisering på IT-området. Delegationen ska leda och samordna ett IT-standardiseringsråd med företrädare för de viktigaste intressenterna inom stat, kommuner och landsting samt i intresseorganisationer och företag. Delegationen ska följa utvecklingen på området och delta i diskussioner och informa- tionsutbyte om frågor som rör det internationella arbetet med standardiseringsfrågor på IT-området. Dessa ärenden kan beröra olika samhällssektorer och delegationens uppdrag kan i denna del komma att beröra frågor som inte enbart avser e-förvaltning. Delegationen vill i detta avsnitt särskilt lyfta fram den kartläggning av myndigheters deltagande i IT-standardise- ringsarbete som delegationen genomfört (avsnitt 6.2). 6.1Koordinering och samordning inom IT-standardiseringsområdet Delegationen fortsätter sitt arbete med att utveckla former för samordning och koordinering inom IT-standardiseringsområdet. (bilaga 6) granskar och lämnar syn- punkter på aktuella standardiseringsärenden som delges delega- tionen. Ärendena har handlat bl.a. om tillgänglighet, elek- troniska handlingar och e-legitimationer. Rådet har också lämnat synpunkter på standardiseringsprogram inom informations- och kommunikationsteknikområdet (IKT) för perioden –2013 samt deltagit i en offentlig konsultation om kommissionens standardiseringspaket. Delegationen har bevakat vissa standardiseringsfrågor rörande e-legitimationer och e-signaturer inom ramen för arbete med att implementera tjänstedirektivet. En referensgrupp med experter från , Försvarsmakten, Myndigheten för samhällsskydd (MSB) och beredskap, , , , och har konsulterats vid behov. Delegationen fortsätter sitt arbete med att undersöka omfatt- ningen av behovet av metod- och expertstöd i IT-standardiserings- frågor och formerna för hur sådant stöd bör tillhandahållas. Informations- och IT-säkerhetsfrågor hanteras i samråd med MSB. Delegationen samverkar med SKL kring koordinering av förvaltningens IT-standardiseringsarbete avseende e-förvaltning. En kartläggning av myndigheternas engagemang har genomförts och kommer att bearbetas tillsammans med SKL:s kartläggning. kommer delegationen tillsammans med IT- standardiseringsrådet att initiera ett arbete kring öppna standarder. Resultat från detta arbete rapporteras i kommande betänkanden. 6.1.1EU-kommissionens standardiseringsprogram för IKT standardiseringsprogram för IKT avser perio- den –2013. Syftet är att stödja användningen av standarder som ett sätt att öka interoperabilitet mellan tjänster och applika- tioner. IKT-området är under snabb utveckling och kommissionen vill genom programmet uppmuntra standardiseringsorganisationer till att sätta igång aktivteter inom följande särskilt utpekade domä- ner, bl.a. e-förvaltning, eHälsa, eInkludering och e-signaturer. 6.1.2Offentlig konsultation om kommissionens standardiseringspaket bjöd in till en offentlig konsultation angående standardisering. Intressenter inom standar- diseringen fick då tillfälle att lämna synpunkter på det nuvarande europeiska standardiseringssystemet samt ge förslag till förbätt- ringar. Myndigheter, företag, branschorganisationer, konsument- organisationer, fackföreningar, privatpersoner m.fl. inbjöds och totalt inkom 483 svar, nästan hälften av dessa kom från . lämnade sina kommentarer via UD. Resultat från konsultationen visade att respondenterna överlag var nöjda med det nuvarande standardiseringssystemet. Man önskade ytterligare stöd för att säkerställa medverkan från organi- sationer, t.ex. konsumentorganisationer och fackföreningar samt från mindre och medelstora företag. Medlemsländernas möjligheter att delta och bidra var också viktigt, man uttryckte en oro för att Bryssel-baserade myndigheter skulle få för stort inflytande i standardiseringsarbetet. Ett annat viktigt resultat var att ytterligare betona standarders betydelse i samhället samt att standarder behöver bli mer användarvänliga och lättillgängliga. 6.2Kartläggning av myndigheters deltagande i IT-standardiseringsarbete Delegationen har i en enkät till myndigheterna ställt frågor om deras engagemang i IT-standardiseringsarbete inom formella, nationella och internationella organisationer. Ett problem med enkäter, som även har konstaterats tidigare i liknande undersök- ningar44, är att IT-standardiseringsfrågorna kan komma att riktas mer mot teknik- och systemfrågor än myndighetens sak- verksamhet. Resultaten från enkätundersökningen ska därför ses som ett första steg till en kartläggning av myndigheters engagemang i IT-standardiseringsfrågor. Delegationen kommer att fortsätta kartläggningsarbetet tillsammans med bl.a. SKL, standardiseringsorganen och myndigheterna, och åter- kommer till frågan i nästa betänkande. 44 Den osynliga infrastrukturen – om förbättrad samordning av offentlig IT-standardisering (SOU 2007:47, bilaga 3). Av 196 svarande myndigheter deltog 35 i olika former av IT-standardiseringsaktiviteter. Svenska myndigheter medverkar i IT-standardiseringsarbete främst inom följande områden (sorterat efter antal svarande per kategori): Framförallt deltar man i de formella standardiseringsorganens arbeten via bl.a. ISO, , SIS, IETF och OASIS. Det finns också en del annat samarbete på nationell och internationell nivå, t.ex. inom upphandling, tullväsendet och trafik. Den vidare analysen av enkäten kommer att visa var det finns luckor i myndigheternas medverkan inom IT-standard- iseringen. Ett aktivt deltagande från myndigheternas sida i standardiseringsarbetet bidrar till att säkerställa att standarder som tas fram ligger i linje med behoven inom offentlig sektor och leder också till att offentlig sektor håller jämna steg med utvecklingen inom IKT-området. Denna enkät är ett första steg i delegationens arbete med att skapa en samlad förteckning över viktiga standardiserings- aktiviteter som delegationen avser att följa. 6.3Standarder för automatiserad samverkan IT-standardiseringsutredningen45 konstaterade att standarder på IT-området till stor del handlar om interoperabilitet. Det kanske viktigaste skälet till att standardisera informationsteknik är att 45 Den osynliga infrastrukturen – om förbättrad samordning av offentlig IT-standardisering, (SOU 2007:47, avsnitt 2.2.2). säkerställa att olika delar kan samverka. Fysiska apparater och sladdar ska fungera ihop och metoder för att överföra data måste vara oberoende av vem som tillverkat apparaterna. Utöver det behövs samstämmighet i presentation av överförda data. Vägledningen för automatiserad samverkan ska bl.a. ge rekom- mendationer kring öppna standarder, hur olikheter i data, begrepp och semantik ska hanteras, format för dokumentation av begreppsmodeller och riktlinjer för elektronisk meddelande- hantering. De grundläggande principerna för värdering och klassifi- cering av information utifrån ett informationssäkerhetsperspektiv kommer att rekommenderas i enlighet med ISO 27000-seriens standarder. I takt med de ökande kraven på automatiskt informationsutbyte över organisationsgränser har frågan om begrepps- och informa- tionsmodellering blivit alltmer aktuell. En kartläggning hos några myndigheter som utförts inom ramen för vägledningsarbetet visar att de till stor utsträckning genomför begrepps- och informations- modellering utifrån enskilda projekts eller enheters behov. Myndigheterna saknar organisatoriska förutsättningar för att inom myndigheten skapa samverkande modeller. Samverkan mellan myndigheter sker antingen direkt mellan myndigheterna eller t.ex. som för geodataområdet genom /. Inom EU är situatio- nen likartad, ett antal länder har publicerat ett nationellt ramverk för interoperabilitet46 men anger i dessa framförallt standarder för teknisk interoperabilitet. Det förekommer knappast några kon- kreta rekommendationer om begrepps- och informationsmodeller, förutom några skrivningar om XML-syntax.47 Informationsmodellering är centralt för att åstadkomma semantisk interoperabilitet, och därmed automatiserat informa- tionsutbyte mellan myndigheter. I mindre skala kan man fortsätta som , dvs. att komma överens inom varje projekt eller område, men ett större grepp behövs för att uppnå en effektiv e-förvaltning. Tillgång till informationsmodeller beskrivna på ett 46NIF – National Interoperability Framework. 47eXtensible Markup Language, ett språk som används t.ex. för att beskriva överförings- format. standardiserat sätt har också stor betydelse för vidareutnyttjandet av offentlig information (avsnitt 4). fortsätter sin kartläggning och har för avsikt att ge rekommendationer om metoder för informationsmodellering i vägledningen för automatiserad samverkan. 7Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning Delegationen ska , utifrån de förvaltnings- politiska målen, och de mål som regeringen kan komma att besluta på området, följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning. Arbetets konsekvenser för brukarna ska beskrivas och analyseras. Indikatorer för uppföljning ska utarbetas. Vid utarbetandet av indikatorer angående service, förvaltningens interna effektivitet och administrativ börda ska samråd ske med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (). Vad gäller indikatorer på andra områden ska delegationen samråda med andra berörda myndigheter. Delegationen ska ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. Delegationen har för avsikt att löpande följa upp de strategiska e-förvaltningsprojekt som bedrivs av delegationens myndigheter, publicera en referensmodell för uppföljning av e-förvaltning i slutet av , publicera ett ramverk för nyttorealisering , följa upp det samlade arbetet med e-förvaltning. 7.1Uppföljning av E-delegationens prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt kommer delegationen ta fram en process för att följa upp status på de prioriterade strategiska e-förvaltningsprojekt som bedrivs av delegationens myndigheter (Mina sidor för privat- Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning personer, E-arkiv och e-diarium, Minskat uppgiftslämnande, E-tjänst över näringsidkare samt Tjänstekatalog). Läget redovisas löpande på delegationsmöten och på delegationens webbplats. 7.2Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning Delegationen kommer att identifiera indikatorer och mätsystem för uppföljning av myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning. Till grund för arbetet har en sammanställning och analys av befintliga modeller kopplade till uppföljning av e-förvaltning och IT-baserad verksamhetsutveckling påbörjats. Delegationen deltar också i Virtal Task Force on E-government indicators vars syfte är att utveckla ett nytt ramverk för indikatorer kopplade till e-förvaltning. Delegationen avser att utveckla och publicera en referensmodell för uppföljning av e-förvaltningens konsekvenser för brukarna, servicenivåer, förvaltningens interna effektivitet och administrativa börda. En första version kommer att redovisas till nästa betän- kande, och kommer att ligga till grund för det fortsatta arbetet. (), Statskontoret samt Myndig- heten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser kommer att delta i arbetet. Vid behov kommer en särskild expertgrupp att knytas till projektet. Delegationen kommer att utveckla en första version av ett ramverk för nyttorealisering. kommer att tillhandahålla en process och verktyg för att identifiera, planera, realisera och följa upp de nyttor som ligger till grund för att en satsning i IT-baserad verksamhetsutveckling genomförs. föreslås omfatta introduktion till nyttorealisering, förslag på klassificering av nyttor och kostnader, styrande principer, ansvarsmodell, livscykelmodell, processbeskrivningar, verktyg, fallstudier, kalkylmodeller, doku- mentmallar och ordlista. Arbetet kommer att baseras på erfarenheter från svensk och internationell förvaltning, tidigare rapporter från Statskontoret, Verva och ESV, samt internationella standarder och s.k. best Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning Kontakter har bl.a. tagits med det effektutvärderings- nätverk som finns inom statlig förvaltning.48 ska stödja nyttorealisering inom och mellan organisationer. Delegationen kommer leda projektet. ESV, Statskontoret samt Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser kommer delta i projektets arbetsgrupp. Övriga intresserade myndigheter och organisationer är inbjudna att delta i projektets arbets- och/eller referensgrupper. En första version av ett ramverk kommer att publiceras på delegationens webbplats . 48 Myndigheter som deltar i effektutvärderingsnätverket är , , Försäkrings- kassan, Lantmäteriet och SPV.