sou · GXB315 · 2010-01-01 00:00:00 — kan konstateras att grupperingar, som på min inbjudan har träffats men tidigare inte haft något gemensamt forum nu förhoppningsvis kommer att fördjupa de relationer som etablerats. Detta gäller bl.a. de statliga museer som ligger under andra departement, det vill säga verks- och universitetsmuseer. Dessa institutioner som precis som centralmuseerna förvaltar statliga samlingar ligger visserligen inte formellt inom ansvarsområde, men ser ändå behov av att omfattas av den statliga kulturpolitiken på ett tydligt sätt. Frågeställningar och intressanta utvecklingsfrågor har synliggjorts även i andra grupperingar. Kommunala museers samarbetsråd liksom Länsmuseernas samarbetsråd, ArbetSam, Friluftsmuseerna, och andra grupperingar kring olika verksamhetsområden Bakgrund, problembeskrivning och intryck från det genomförda arbetet har vänt sig till utredningen för att diskutera frågor som är av vikt för dem. Utredningen har därvid fått en roll som katalysator och samtalspart. Man kan tala om en trollspö-effekt. Jag bedömer att det även i fortsättningen krävs någon med mandat av det slaget för att få i gång önskvärda utvecklingsprocesser där hårt arbete, kreativitet och samverkan sedan är de faktorer som kan leda till resultat. En tydlig samtalspart på myndighetsnivån För ett verksamhetsfält som museernas finns många kontaktytor som med fördel bör hanteras utifrån ett helhetsperspektiv. Ett visst sådant ansvar ligger självklart hos (). Men här behövs också ett ökat statligt ansvarstagande genom en instans som har som sin uppgift att långsiktigt svara för samordning av det samlade museiväsendet i landet; en instans som med både mandat och full acceptans fungerar som brevlåda, uppgiftslämnare, kopplingsstation och samverkanspart när det gäller sektorsövergripande nationella insatser. Jag har kunnat konstatera att bara det faktum att museikoordinatorn funnits som en känd adressat att rikta sig till har lett till samverkansinviter av olika slag. En instans med överblick Den samlade överblick över museisektorn som utredningen fått saknas i den statliga myndighetsstrukturen i övrigt. I de jämförelser med andra länder, framstår detta som en brist. Jag bedömer att avsaknaden av en sådan funktion har lett till att olika särlösningar har utvecklats inom områden där staten skulle kunna svara för en effektiv samordning. Det gäller bl.a. områden som digitalisering, registrering och föremålsvård. Bakgrund, problembeskrivning och intryck från det genomförda arbetet Brist på samordning innebär risk för dubbelarbete och kvalitetsförluster Utredningen har bl.a. inom området registrering och digitalisering av föremålssamlingar kunnat konstatera att bristen på samordning i en så aktiv utvecklingsfas som den inom IT-området lett till många separata och inte sällan misslyckade och kostsamma ansatser. Ett antal separata system, har utvecklats vars hållbarhet på lång sikt visat sig inte alltid hålla måttet. Frustration och friktion har kostat kraft och energi för verksamheten. Utredningen har försökt finna underlag för att uppskatta de kostnader detta förorsakat men tvingas konstatera att sådana inte är möjliga att rekonstruera även om många museer vittnat om att stora resurser förbrukats i denna typ av svårigheter. Som framgått av ovanstående har den möjlighet till praktiskt utvecklingsarbete som utredningsuppdraget inneburit svarat väl mot behov som funnits länge inom museisektorn. Det finns dock en risk att den utveckling mot ökad samverkan i angelägna frågor som påbörjats tonar av efter det att utredningen avslutat sitt arbete. Jag bedömer därför att det behövs en funktion som kan fungera som brygga mellan utredningsfasen och ett fortvarighetstillstånd, som ju kan uppstå först efter remissbehandling och politisk behandling av utredningens förslag. 2Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet Museikoordinatorn inledde sitt arbete med att intervjua cheferna för stiftelser och myndigheter inom centralmuseikretsen om deras syn på behoven i sektorn. Med utgångspunkt i dessa samtal gjordes en prioriteringslista på de områden som bedömdes mest angelägna att gripa sig an. Den övergripande bilden bekräftades i kontakter med andra representanter för sektorn i bl.a. samarbetsråden och . Många pekade på magasinsfrågor, lån och depositioner, databashantering och på webben, kompetensförsörjning, hyres- och administrationskostnader samt utvecklingsbehov inom fältet publik och pedagogik. Behov inom de flesta av dessa områden har identifierats även i tidigare utredningar av museifältet. Många av områdena har direkt bäring på frågan om strategisk samlingsförvaltning (collections management), ett samlingsbegrepp för de övergripande inriktningsbeslut och öppna prioriteringar som bör formuleras av varje museum för arbetet med samlingarna. I en strategisk förvaltning finns explicita linjer att följa i frågor om t.ex. förvärv och gallring, och klara kriterier för hur resurser ska disponeras vid planering av magasinering, konservering etc. I kapitel 2.2– 2.4 nedan presenteras några områden inom detta fält; samlings- och föremålsvård, lån och depositioner samt gallring. Nedan beskrivna samordningsprojekt som utredningen initierat har alla genomförts i nära samverkan med sektorn. Många institutioner har bidragit med expertis, erfarenhet och resurser. Arbetet visar hur den samordnande roll museikoordinatorn haft har gjort det möjligt att utnyttja den kompetens och kapacitet som finns på museerna och återföra väl förankrade underlag till policies etc. till sektorn som helhet. Den brist på överblick, analys och relevant diskussion kring statistik med mera som också pekades ut i de inledande samtalen är Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet frågor av en annan karaktär. Utredningens överväganden därvidlag (se kapitel 5) grundar sig i hög utsträckning på jämförelser med strukturen i de länder Museikoordinatorn besökt (se kapitel 4 och bilaga 13). Utredningens bedömning: Det finns betydande samordningsvinster att göra vad gäller bl.a. standardutveckling och interoperabilitet för de databassystem som museerna använder för samlingsregister m.m. Genom projektet har nya förutsättningar etablerats för långsiktigt utvecklingsarbete på området. Utredningen återkommer i kapitel 5 till formerna för hur sådant arbete kan främjas. museer förvaltar ungefär 62 miljoner föremål, 63 miljoner fotografier och arkivhandlingar.1 Det har alltid varit en central uppgift för institutionerna att hålla register över sitt material, till en början i kartotek och förteckningar men med tiden i allt högre grad i datoriserade system. Registren är emellertid svåra att överblicka. Parallella system har byggts upp på museerna och det förekommer att samma museum har olika databaser för olika materialkategorier. För en utomstående kan det vara mycket svårt att ens hitta rätt viss fråga. Museikoordinatorn identifierade tidigt samsökning i museernas databaser som en prioriterad fråga. Samtal med visade att utredningens uppdrag och visioner stämde väl överens med myndighetens planer rörande utvecklingen av kunskapssystem inom kulturarvsområdet. såg också en möjlighet att integrera utveckling och förvaltning av ett övergripande museisystem med inom organisationen befintlig IT- kompetens, teknisk plattform och driftmiljö. Ett konkret utvecklingsarbete initierades under ledning av en projektgrupp med representanter för Statens historiska 1 Kulturen i siffror. Museer och konsthallar 2007 (2008:4). Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet museer, och samt , och Kungl. Gruppen möttes ett tiotal gånger för att planera och operationalisera genomförandet av vad som kom att bli projekt . bjöds en större grupp intressenter in till ett förankringsmöte där information om museikoordinatorns vision om ökad tillgänglighet kom att utgöra bas för den fortsatta processen. Bland deltagarna på mötet fanns representanter för de databassystem som dominerar den svenska museisektorns samlingshantering,2 för olika typer av samlingsområden3 och olika grupper av museer.4 Denna vida krets har sedan träffats ytterligare och på det viset kunnat följa och bidra till den fortsatta utvecklingen. har verksamheten formaliserats i en styrgrupp där tagit på sig ett långsiktigt ansvar för projektledning, utveckling och förvaltning av K-samsöksystemet. Processen har samfinansierats av berörda institutioner med bidrag från och de centrala museerna. Operativa arbetsgrupper med ytterligare bred förankring på fältet har bidragit till att utveckla plattformen. I dessa grupper har bl.a. utarbetats lösningar på gemensamma frågor kring metadata, standarder och tekniska format. har projekt utvecklat en fungerande lösning som testats på tekniska plattform. Den lanseras men utvecklingsarbetet kommer att drivas vidare av ämbetet, i en första fas fram . Vad är K-samsök? K-samsök är en teknisk lösning som kan förmedla digital information om samlingarnas innehåll mellan museer och intresserade utanför sektorn.5 Den webbservice som öppnar i en första version kommer att göra det lättare att söka och använda information via webben. I en första fas är det tre institutioner6 som tillgängliggör information om fotografier, föremål och geografiska 2Carlotta, Carpe Cultura, DART, MIS (), , , TMS () m.fl. 3Antropologi, arkeologi, konst, kulturhistoria och naturvetenskap. 4Nationella, regionala och kommunala institutioner. 6Riksantikvarieämbetet, och Västarvet/. Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet platser (fyndplatser, fornlämningar och bebyggelse) – totalt över två miljoner poster. Genom Västarvets regionala samordning blir också material från enstaka hembygdsföreningar tillgängligt. Redan under innevarande år kommer ytterligare institutioner att kunna kopplas in. Bland primära intressenter finns bl.a. , Statens maritima museer, Statens museer för världskultur m. fl. Carlotta-användare samt m.fl. Primus-användare. Även många museer utanför den statliga kretsen berörs då det finns flera regionala och kommunala museer i de sistnämnda grupperna. Anslutningskostnaden för enskilda institutioner blir låg, uppskattningsvis 25–. K-samsök är inte en portal eller webbplats, utan ett system som tar emot sökningar och levererar data till olika tillämpningar och webbgränssnitt. På det viset kan materialet bli sökbart genom en mångfald av andra portaler, karttjänster och sökmotorer där även aktörer utanför musei- eller kulturarvsfältet förmedlar urval av data till sina respektive målgrupper. Tekniskt bygger modellen på att data från respektive museidatabas levereras till ett centralt index och datalager som fungerar som sökmotor. Lösningen bygger på öppen källkod och etablerade standarder.7 Den kopplar väl till andra motsvarande initiativ inom ABM-området, både internationellt genom Europeana/European digital library (EDL) och på nationell nivå i centrala samverkansinitiativ mellan och Kungl. /Statens ljud- och bildarkiv. Arbetet har resulterat i en modell som långsiktigt och på ett effektivs sätt kan lösa problem som kostat sektorn stora resurser. Projektet har etablerat ett nära och väl fungerande operativt samarbete på området databaser och samsökning och utgör därigenom på många sätt ett trendbrott inom ABM-området. har närmats till museisektorn och tagit på sig ett avgörande utvecklings- och förvaltningsansvar för K-samsök. Viktiga samverkansparter i realiseringen av utvecklingsarbetet har varit, och är även fortsättningsvis, och . Därutöver har processen aktivt stötts av ytterligare ett drygt tiotal museer, som alla bidragit med kompetens, erfarenhet och direkta resurser i form av nedlagt arbete. 7 HTML (HyperText Markup Language) som är standardformatet för webbsidor, XML (eXtensible Markup Language) som är standard för att representera och överföra data, RDF (Resource Description Framework) som används för semantisk information samt GML (Geographic Markup Language) för att representera bl.a. koordinater i karttillämpningar. Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet De omfattande insatser som tidigare lagts ned på att digitalisera museernas material har motiverats med strävan efter tillgänglighet. Bara genom de stora arbetsmarknadssatsningarna Sesam – öppna museisamlingarna (1995–1998) Kulturarvs-IT (1999–2002) och Access (2005–2009) har sektorn tillförts , motsvarande flera tusen årsverken.8 presenterar allt fler institutioner sina digitaliserade samlingar på webben och genom att de dessutom kopplas samman i K-samsök, kan visionen om publik tillgänglighet snart vara verklighet. Arbetet med K-samsök har aktualiserat en del sektorsövergripande juridiska frågor. Framför allt finns det osäkerhet kring tillämpningen av upphovsrättsrespektive personuppgiftslagen som ställer till problem vid institutionernas webb-publicering av fotografier och föremålsdata. Utredningen har därför arbetat fram en policy med rekommendationer till sektorn (bilaga 5) och har också varit remissinstans vid beredning av om Upphovsrätt i kunskapsekonomin.9 Museikoordinatorns strävan har varit att stödja museerna i arbetet med att frilägga samlingarnas potential för bl.a. forskning och lärande, enligt principen att så mycket som möjligt av museernas material bör vara tillgängligt för så många som möjligt. För att skapa förutsättningar för detta bedömer Utredningen att de museer som kopplar sina databaser mot K-samsök behöver fortbildning i hur upphovsrättslagstiftningen fungerar. Sektorn efterfrågar ett fördjupat stöd i juridiska frågor, och även aktörer utanför museivärlden har sökt en stödjepunkt när det gäller framför allt upphovsrättsfrågan. Riksutställningar har tillsammans med och tagit initiativ på området,10 men mer behöver göras. En jämförelse kan göras med och det samordnande expertstöd som finns i ABM-utvikling.11 Ett annat sätt att möta dessa frågor är den Strategic Content 8Baserat på uppgifter i SESAM - öppnade museisamlingarna? (Statskontoret 1999:26), prop. 1998/99:1 (utgiftsområde 14:A3) samt Access. Delutvärdering av sysselsättningsåtgärder inom kulturområdet (2007:6). Copyright in the Knowledge Economy (EU COM 2008:466/3). 10Får jag lov? Samtal om praktisk upphovsrätt (Riksutställningar, , 2006). 11Se t.ex. På rett hylle med åndsverkloven, en veiledning i opphavsrett for arkiv, bibliotek og museum (ABM-utvikling 2008:45). Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet Alliance (SCA) som i bildats av centrala aktörer med gemensamt intresse i att bygga a common information environment where users of publicly funded e- content can gain best value from the investment that has been made by reducing the barriers that currently inhibit access, use and re-use of online content.12 SCA arbetar bl.a. med projekt rörande de juridiska frågor som väcks då offentliga organisationer gör upphovsrättsskyddat material tillgängligt för allmänheten.13 Detta är frågor som utredningen bedömer som viktiga att fortsatt hantera bl.a. i det samspel mellan ABM-institutionerna som berörs i avsnitt 5.2.2. Det slutbetänkande som lades fram av museiutredning presenterade en för sin tid modern lösning för den outvecklade datahanteringen på svenska museer. Utredningen förordade ett införande av automatisk databehandling (ADB) för registrering av museisamlingar. Registreringen förutsattes bli gemensam för landets hela museiväsende och krävde, , en fysiskt centraliserad överföring av skrivet material till hålremsor för behandling i datamaskin.14 Med en samordnad datahantering skulle museerna kunna förbättra sin service till forskare, studenter och allmänhet samt öppna helt nya fält för forskningen. Dessutom skulle det bli lättare att planera förvärv, lån och utställningsverksamhet. Ett mer rationellt arbetssätt skulle minska risken för dubbelförvärv, onödigt föremålsslitage och tungt magasinsarbete. Alltsammans skulle, menade utredningen, bidra till att frigöra resurser från registerhantering.15 Registreringscentralen föreslogs placeras vid det centralorgan för museifrågor som var utredningens huvudförslag.16 Förslaget förverkligades inte. I Kulturpropositionen 1974 menade Bakom SCA står BBC, British Library, JISC, MLA m.fl. 13Passionate about Collections, årsredovisning för Collections Trust 2007–2008. Betänkande av musei- och utställningssakkunniga (SOU 1973:5) s. 250, se även s. Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet regeringen att den fortsatta handläggningen av frågan borde kunna övervägas inom Statens kulturråd.17 etablerade en Samordningsgrupp för dokumentationsfrågor vid museerna (SAMOREG) med kansli på . Samordningsgruppen byggde ett standardiserat system baserat på blanketter för föremålsdokumentation.18 formades Informationssystem i samverkan vid svenska museer (INSAM), också förlagt till , som bl.a. utvecklade en standard för termbeskrivningar.19 museiutredning såg med oro på eftersläpningen när det gällde föremålsregistrering men uttryckte entusiasm över den aktuella teknikutvecklingen. De stora koncernbildningar som var utredningens huvudförslag skulle ge ökade möjligheter att professionellt hantera bl.a. dessa samordningskrävande frågor, menade utredningen.20 Förslaget antogs inte av regeringen men den räddningsaktion för kulturarvet som skisserades i slutbetänkandet kan sägas ha berett marken för Sesam-projektet.21 har den tekniska utvecklingen nått långt, men museisektorn lider fortfarande av brist på samordning. På ett område som databashantering och samsökning har det fått särskilt olyckliga konsekvenser. De lokala eller partiella, ofta ambitiösa men okoordinerade, försök som gjorts att lösa datahanteringsproblemen har ännu inte lett fram till den lösning som museiutredning argumenterade för. Som påpekat i en myndighetsgranskning är de IT-system som används för föremålsregister ofta separat utvecklade av olika museer.22 rekommenderar berörda myndigheter att ensa systemen internt i organisationen, men också att samverka med andra myndigheter för att kunna bedriva IT-utvecklingen effektivt och uppnå synergieffekter. Ett sådant samarbete, bedömer , 17Kulturpolitiken, prop. 18Museiförslag, överväganden och förslag angående de centrala museernas uppgifter och ansvar för landets museiväsende (1986:3) s. 19Minne och bildning. Museernas uppdrag och organisation. betänkande (SOU 1994:51) s. 94. 22Riksrevisionens revisions-PM rörande kontrollen över samlingarna vid samtliga museimyndigheter (Dnr 32-2006). Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet skulle kunna öka och förbättra både säkerhet och sökbarhet i och mellan olika system för föremålshantering.23 En jämförelse kan göras med som har en gemensam, centraliserad lösning för föremålsregistrering. Den förvaltas av Kulturarvsstyrelsen som bl.a. stödjer hela sektorn med standarder och tekniskt stöd för databaser. De enskilda museerna kan fritt välja registreringssystem men måste kunna kommunicera tekniskt med Kulturarvsstyrelsen, som bl.a. genom den danska museilagen har en stark position. De centrala registren är byggda av och för experter. De är tekniskt öppna men fortfarande otillgängliga för allmänheten. Utvecklingsarbete pågår för att öka tillgängligheten.24 I har utvecklingen i stället drivits framåt av de två största kulturhistoriska museerna som 1996 tog initiativ till en skräddarsydd databas för sina behov. Detta system, , förordas brett från statlig nivå i . Den centrala myndigheten, ABM- utvikling, menar att då offentliga medel investerats i utvecklingen bör resultatet också utnyttjas maximalt av de offentligfinansierade institutionerna. Därigenom får fortsatt tydliga stordriftsfördelar i form av bl.a. stabilitet, driftssäkerhet och fokuserade utvecklingsresurser. Databasen är även publikt tillgänglig via webben.25 är ett annat intressant exempel, där regeringen beslutade om nyskapande satsningar för museernas samlingar. Då inrättades ett nationellt , (), som skulle utveckla metoder för den fysiska förvaltningen. skapades den gemensamma databank för föremålsmaterial som fortfarande utgör kärnan i Canadian (). Från början tänkt som ett register över föremål, i huvudsak riktat till de museiprofessionella, har många fler fasetter. Där finns bl.a. basen för Virtual Museums of (VMC) med virtuella utställningar, interaktiva fortbildningskurser för museinära ämnen Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet och en bred marknadsföringskanal mot publiken för museer i hela landet.26 2.1.4Slutsatser och återstående utmaningar En viktig slutsats att dra av utredningens processarbete är att sektorn hyser stark vilja till samarbete. En annan är att insatser varit av avgörande betydelse för att operationalisera viljan till samarbete i konkreta lösningar. En modern teknisk lösning ställer dock krav på löpande förvaltningsarbete. Trots de stora steg som tagits, bedömer utredningen att det kommer att behövas fortsatt stöd och förnyelsearbete för att säkra en fortsatt positiv utveckling. Utredningen tar i avsnitt 5.4.1. upp behovet av tydliga uppdrag till att fortsatt förvalta K-samsök. En annan central uppgift som kan lösas bara genom bred samverkan är det långsiktiga digitala bevarandet. Initiativ på området har tidigare tagits av m.fl. som bildat utvecklingsplattformen digitalt bevarande (LDB-centrum) i och saknat en samarbetspart för museisektorn.27 Museikoordinatorn har varit adjungerad i , och ser en permanentning av den rollen som väsentlig för en ny samordningsfunktion. Vidare ställer det ökande internationella samarbetet, inte minst inom Europeiska Unionen, nya krav på nationella ingångar som kan förmedla och processa förfrågningar, kontakter och projekt mellan museisektorerna i olika länder. Detta gäller inte bara för IT- området men har aktualiserats bl.a. genom det intensiva arbetet med ABM-portalen Europeana/European Digital Library (EDL) där Kungl. är svensk part i samarbetet. Den samverkan i samsökningsfrågor som inletts mellan arkiv- och biblioteksväsendet i (genom respektive Kungl. /Statens ljud- och bildarkiv) bygger på samma typ av teknisk lösning som K-samsök. Diskussioner har redan initierats inom K-samsöks styrgrupp rörande en framtida sammankoppling mellan samsökningssystemen för museer respektive arkiv och bibliotek. På det viset skulle det bli ännu lättare, särskilt för personer som inte är specialister, att hitta fram i det samlade Samordningsprojekt inriktade mot museernas kärnverksamhet Befintliga initiativ samt framtida behov av samverkan inom ABM-sektorn tas upp i avsnitt 5.2.2. Utredningens bedömning: Kunskaper och nya forskningsresultat rörande samlings- och föremålsvård sprids inte på ett systematiskt sätt. Detta har lett till att museernas resurser inte används optimalt och att befintlig kunskap inte utnyttjas i den omfattning som borde vara möjlig. Utredningen återkommer i avsnitt 5 med förslag till åtgärder Två viktiga uppgifter för museerna är att förvalta sina samlingar och vårda föremålen. Begreppet samlingsvård omfattar bl.a. arbetet med magasinens utformning, klimat och säkerhet. Begreppet föremålsvård omfattar konservering av föremål och utvecklingen av metoder för detta. Utredningens arbete avseende samlings- och föremålsvård har syftat till att identifiera frågor som museerna uppfattar som angelägna och som det finns behov av att hantera gemensamt. Arbetet har även syftat till att finna lösningar på hur en sådan samordning skulle kunna åstadkommas. Mot denna bakgrund har utredningen samlat representanter för flera centralmuseer, andra statliga museer och länsmuseer, samt Svensk museitjänst28 i en arbetsgrupp för magasinsfrågor.29 Utredningen har även fört samtal med i första hand om det nationella ansvaret för bevarandefrågorna samt genomfört flera studiebesök vid olika museers magasin så väl i Sverige30 som utomlands31. Vidare har utredningen gått igenom tidigare genomförda studier avseende den svenska situationen rörande konservering och magasin. 28Svensk Museitjänst (SMT) är en avgiftsfinansierad verksamhet inom .