sou · GYB320 · 2010-03-22 00:00:00 — Det är viktigt att dessa e-förvaltningsprojekt genomförs på ett samordnat sätt där de olika initiativen planeras och genomförs i rätt tidsordning och i samverkan med berörda myndigheter. kan ses som ett första steg mot en samlingsplats för företagare, i vilken information om både de och maskinella möjligheterna för företagaren och dess eventuella ombud ska finnas samlad. I praktiken genomförs dock en viss del av kommunikationen mellan näringsidkare och myndigheter inte genom webbplatsen utan direkt genom ekonomisystem och liknande applikationer. Det är viktigt att e-tjänsterna tar hänsyn till att det är effektivast för företagaren med maskinell överföring av information till och från system som företagaren har tillgång till, även om det för vissa företagare eller vid mindre informationsmängder är att föredra att mata in eller läsa information manuellt i webbgränssnitt som förvaltningen tillhandahåller. Det står varje deltagande myndighet och andra aktörer fritt att även tillhandahålla sina e-tjänster i andra sammanhang. Projektet bör utgå ifrån promemoria Minskat uppgiftslämnande för företag (diarienummer AD 62-1047/2008), som har tagits fram i samråd med andra parter. I promemorian konstateras att ett samordnat uppgiftslämnande är möjligt att genomföra, att det bör ge positiva effekter på näringsidkarnas administrativa börda, att föreslagen lösning sannolikt även underlättar för de myndigheter med flera som har rätt att vidareutnyttja företagens inlämnade uppgifter. Nyttan med föreslagen lösning bedöms i promemorian överstiga kostnaderna för att samordna uppgiftslämnandet. Fördelarna kan ytterligare öka om näringsidkarens fullgörande kan ske i en myndighetsgemensam informationsmottagningstjänst. Som en vidareutveckling kan informationsdelningen ske direkt i mottagningstjänsten och skräddarsys efter den enskilda myndighetens informationsbehov, enligt promemorian. De legala problemställningar avseende sekretess, registerlagstiftning, personuppgiftsreglering m.m. som kommenteras i torde därvid kunna minimeras, som effektiviteten ytterligare ökar. Utvecklingen bör ske i samråd med berörda myndigheter, exempelvis . Den bör ta hänsyn till rimliga regelverksförändringar. Delegationen har , utan inbördes prioritetsordning, även identifierat följande nya strategiska e-förvaltningsprojekt som betydelsefulla för den samlade e-förvaltningen. 3.2.1Beskrivning av offentliga register Delegationens bedömning: Varje myndighet bör på sin webbplats beskriva de register som myndigheten för. Beskrivningen ska innehålla uppgifter om innehåll, villkor för åtkomst och vidareutnyttjande samt vilka restriktioner som gäller för tillgången till registren. Skälen för delegationens bedömning: I direktivet till delegationen framgår att näringslivet ska stödjas genom förenklingar för företagen, bl.a. när det gäller möjligheterna att kunna ta del av data från offentliga register. Delegationen bör också beakta behovet av att göra offentlig information tillgänglig för vidareutnyttjande. Varje myndighet är , enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), skyldig att upprätta en beskrivning som ger information om bl.a. register och förteckningar över myndighetens allmänna handlingar. I föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter finns därutöver bestämmelser som innebär att redovisningen av myndighetens allmänna handlingar ska baseras på myndighetens För att säkerställa att så många som möjligt kan ta del av en sådan beskrivning eller redovisning, bör den publiceras på myndighetens webbplats. I anslutning till detta bör information om innehåll, villkor för åtkomst och vidareutnyttjande samt vilka restriktioner som gäller för tillgången till registren presenteras. Delegationens bedömning: Varje berörd myndighet bör på ett konkurrensneutralt sätt tillhandahålla bastjänster för informationsförsörjning för de informationsresurser man har ett myndighetsuppdrag för och där det inte finns särskilda skäl som förhindrar tillhandahållandet. Skälen för delegationens bedömning: Denna bedömning utgår från förslaget i delegationens förra betänkande (SOU 2009:86, s. 50). I betänkandet föreslog delegationen att utvecklingsansvariga myndigheter ska tillhandahålla information på ett sätt som gör att den kan användas av andra myndigheter och organisationer. I denna utökning anser delegationen att även myndigheter som inte är utvecklingsansvariga bör få i uppdrag att tillhandahålla information elektroniskt. Genom att fler informationskällor blir tillgängliga att använda i utvecklingen av e-tjänster skapas möjligheter för både förvaltningen och andra aktörer att enklare bygga tjänster till nytta för medborgare och företag. En förutsättning för att fler aktörer än de inom offentlig sektor ska kunna skapa och tillhandahålla e-tjänster är förenklad tillgång till elektronisk maskinbearbetningsbar information. finns aktiviteter inte tydligt formulerade i myndigheternas uppdrag och det finns risk för att arbetet kommer få för låg prioritet, om det inte tydligt formuleras som uppdrag i regleringsbrev och liknande. I arbetet bör myndigheter beakta skyddet för den personliga integriteten och den vägledning för automatiserad samverkan som delegationen kommer att ta fram. 3.2.3Nya e-tjänster till folkbokföringen Delegationens bedömning: bör genomföra ett e-förvaltningsprojekt för att säkra framtidens folkbokföring. Skälen för delegationens bedömning: Uppgifterna i folkbokföringen ska spegla befolkningens verkliga bosättning, identitet och familjerättsliga förhållanden så att olika samhällsfunktioner får ett korrekt underlag för beslut och åtgärder. Omedelbar tillgång, med hänsyn tagen till sekretess och behörighet, till både nya och historiska uppgifter är högt prioriterat. Användande aktörer inom förvaltningen kan hämta hem stor nytta i förhållande till sina kostnader genom att person- och adressuppgifter med tillhörande relationer och historik blir tillgängliga. Förslagen i och effektivisera tillhandahållandet av folkbokföringsuppgifter i samhället fas 2 (TIFOS2, diarienummer131230697-09/1211) går ut på att nya direktåtkomsttjänster ska tillhandahållas. Där så är möjligt vidareutvecklas även befintligt tillhandahållande vad avser avisering och urval. Dessutom berörs nordisk identitetsbeteckning och uppgift om kvarskrivning, dygnet runt-tillgänglighet, avgiftsfrihet och möjlighet till testdata. Vissa regelverksförändringar och en ny förordning kommer att krävas, enligt bedömning i ovanstående rapport. 3.2.4Säker identifiering av personer Delegationens bedömning: bör genomföra en förstudie för att undersöka behovet av och kostnaderna för att använda biometri, exempelvis fingeravtryck, som identifieringsmöjlighet när en e-tjänst ska användas. Skälen för delegationens bedömning: (), är ett EU-initiativ vars syfte bl.a. är att fingeravtryck kommer att tas upp i samband med en viseringsansökan och lagras i en central databas. Fingeravtrycken kommer att användas för sökning och verifiering vid gräns och för identifiering vid inre utlänningskontroll. Identifieringsmöjlighet mot VIS kommer även att ges brottsbekämpande myndigheter. VIS ska enligt nuvarande tidplan vara klart för driftsättning . I innehåller pass och nationellt id-kort som ges ut av Polisen, samt pass som ges ut av , biometriska uppgifter (exempelvis fingeravtryck). Som ett nästa steg planerar införa uppehållstillståndskort innehållande biometri , för att uppfylla nästa krav som ställs på alla medlemsstater. Ett centralt nationellt register för biometriska uppgifter saknas . I slutbetänkandet från (SOU 2009:91) bedömer utredningen att det finns starka skäl för att lagra fingeravtrycken i en nationell databas, men att ytterligare överväganden krävs, exempelvis rörande integritet och skydd mot att inte uppgifterna används på felaktigt sätt, samt att biometri ska ses som komplement till andra identifieringslösningar som exempelvis en federativ e-legitimation (se SOU 2009:86). Förstudien bör innehålla en analys och beskrivning av erforderliga verksamhetskrav avseende de applikationer som respektive myndighet behöver. En nyttokalkyl, med beräknade verksamhetsvinster och kostnader bör ingå liksom en uppskattning av förväntad utvecklingstid. Delegationens bedömning: bör genomföra en utvecklingsinsats för att säkra framtidens nationella register inom skogsområdet. Skälen för delegationens bedömning: I rapport En märkbar förändring i skogsägarnas vardag6 föreslås en nationell skogsdatabas för att samla och kvalitetssäkra information. Ur denna ska information kunna tillhandahållas såväl till skogsägare som till myndigheter, skogsentreprenörer, organisationer som köper virke och andra parter efter sekretess och bedömning av integritet. Den gemensamma skogsdatabasen kan bl.a. ge förutsättning för minskat krångel för den enskilde och effektivare myndighetskontakter. 6 Meddelandenummer 6/2009, , best.nr. I rapporten finns även förslag om att inkludera en e-tjänst för Mina sidor. Delegationens bedömning är att i första hand principerna för den lösning för Mina sidor som utvecklas i bör användas. 3.2.6Tillgängliggöra arkiverade webbplatser i samband med avveckling av myndigheter Delegationens bedömning: bör tillhandahålla statiska versioner av arkiverade myndighetswebbplatser som är åtkomliga för allmänheten. Detta bör även omfatta övriga elektroniska handlingar som är av allmänt intresse. Skälen för delegationens bedömning: I samband med att en myndighet avvecklas, stängs myndighetens webbplatser ner och arkiveras på samma sätt som övrigt material från myndigheten. Innehållet på myndighetens webbplats ersätts med ett meddelande om att myndigheten har avvecklats. För många myndigheter är den egna webbplatsen ett centralt verktyg för kommunikation och att göra information tillgänglig. När myndigheter publicerar information på den egna webbplatsen länkar man ofta till material på andra myndigheters webbplatser. Det är av stor vikt att vid avvecklingen av en myndighet ska avvecklingen av myndighetens webbplats ske på ett kontrollerat sätt. Detta för att inte andra myndigheters webbplatser ska uppfattas som otillförlitliga eller sakna information som är nödvändig för privatpersoner och företag för att fullgöra sina skyldigheter och utöva sina rättigheter. Detsamma gäller även myndighetens övriga elektroniska handlingar som bör vara lätt tillgängliga även efter det att myndigheten avvecklats. För att förvaltningen, andra organisationer och privatpersoner som skapat länkar till den avvecklade myndighetens webbplats ska få god tid på sig att justera dessa bör man följa de standarder som finns för omdirigering av länkar på webben. Detta innebär att den avvecklade myndighetens webbplats automatiskt omdirigerar samtliga länkar till rätt sida i den statiska kopian. På detta sätt får olika system som till exempel sökmotorer och verktyg för länkkontroll information om att länkar bör uppdateras. Genom att tillhandahåller information enligt ovan kan förvaltningen, andra organisationer och privatpersoner återanvända information från avvecklade myndigheter och få god tid på sig att uppdatera länkar från sina egna webbplatser. Detta minimerar riskerna att information till allmänheten fragmenteras eller saknas. kan material som är till nytta för andra delar av förvaltningen enkelt hittas. Delegationens bedömning: E-legitimation är en avgörande faktor för att kunna utveckla och skapa sammanhållna effektiva e-tjänster. En lösning bör därför införas . Skälen för delegationens bedömning: Delegationen föreslår i sitt förra betänkande (SOU 2009:86) en vidare utveckling av lösningen för e-legitimationer där en federationslösning införs för att underlätta och utvidga möjligheten att använda e-legitimation och e-tjänstelegitimation. Delegationen föreslår det betänkandet att det inrättas en samordningsfunktion för e-legitimationer, elektroniska underskrifter och anknytande tjänster samt att e-tjänstelegitima- tioner utformas så att de kan användas inom hela den offentliga sektorn och näringslivet. Delegationen bedömer att e-legitimation är en avgörande faktor för att skapa enkelhet för användare och realisera nyttan av e-tjänster. Det gäller för privatpersoner, företagare och personer med annat medborgarskap. E-legitimation skapar också möjlighet för en federerad e-tjänstelegitimation i ett andra steg. Delegationens förra betänkande (SOU 2009:86) är remissbehandlat. Drygt 120 myndigheter och organisationer har ombetts lämna sina synpunkter. Efter en preliminär genomgång av remisserna gör delegationen bedömningen att remissinstanserna i grunden är positiva till delegationens förslag och ställningstagande avseende e-legitimation. En övervägande del av remissvaren förordar en omgående start för att realisera en lösning och skapa möjlighet för utveckling av nya e-tjänster där e-legitimation är en förutsättning. De få tveksamheter som har framkommit ser delegationen inte som något hinder för att realisera en federationslösning. 3.3.2Etablering av gemensamma administrativa verksamhetsstöd inom personal och ekonomi I delegationens förra betänkande (SOU 2009:86) påvisas att IT- utvecklingen har skapat förutsättningar att effektivisera stödprocesser genom att låta flera myndigheter med likartade behov tillsammans nyttja tjänster från ett gemensamt verksamhetsstöd. Betydande skalfördelar kan främst skapas inom transaktionsintensiva stödtjänster inom ekonomi- och personaladministration. Stödtjänsterna kan produceras till lägre kostnad och ofta till högre kvalitet än när tjänsterna produceras vid varje enskild myndighet. En första nyttohemtagning görs genom att harmonisera processerna inom och mellan myndigheterna i samband med att tjänsterna börjar levereras till myndigheter från ett gemensamt verksamhetsstöd. I den takt det gemensamma verksamhetsstödet växer och avskiljs från sin värdmyndighet, kan också vissa e-tjänster inom ramen för verksamhetsstödet köpas som standardiserade IT- tjänster från externa leverantörer. I ett senare skede kan andra typer av tjänster bli aktuella att leverera från ett gemensamt verksamhetsstöd. Det är viktigt att kundmyndigheterna bygger upp beställarkompetens och drar fördelar av den kompetens, kvalitet och kostnadsreducering som kan erbjudas. Delegationen har påbörjat en dialog med berörda myndigheter i avvaktan på ett regeringsbeslut i frågan om gemensamma administrativa verksamhetsstöd. Delegationen har även fört diskussioner med huruvida det projekt för nyckeltalsmätning, som myndigheten bedriver och som avslutas , kan ligga som grund för att mäta myndigheternas kostnader specifikt inom ekonomi- och personaladministration. Vidare har delegationen också fört en diskussion med kring de förslag till uppdrag som delegationen lämnat i sitt förra betänkande (SOU 2009:86) avseende införande av gemensamma administrativa verksamhetsstöd och delegationens ställningstagande för styrning av desamma utifrån ett koncernperspektiv. Delegationen har i dialog med de myndigheter som har ett samlat verksamhetsstöd, såsom , och Kammarkollegiet, inhämtat kunskap och erfarenheter. Delegationen ska samordna förvaltningens IT-standardiserings- arbete avseende e-förvaltning. Delegationen ska se till att metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom förvaltningen tillhandahålls, också när det gäller begreppsstandarder. Arbetet ska utföras i samverkan med SKL. Samordningen av IT-standard- iseringsarbetet ska främja användningen av öppna standarder. Delegationen ska beakta det IT-standardiseringsarbete som pågår på internationell nivå. Delegationen ska bistå regeringen vid beredningen av svenska ståndpunkter i EU och andra mellanstatliga organ i ärenden som rör standarder och standardisering på IT-området. Delegationen ska leda och samordna ett IT-standardiseringsråd med företrädare för de viktigaste intressenterna inom stat, kommuner och landsting samt i intresseorganisationer och företag. Delegationen ska följa utvecklingen på området och delta i diskussioner och informationsutbyte om frågor som rör det internationella arbetet med standardiseringsfrågor på IT-området. Dessa ärenden kan beröra olika samhällssektorer och delegationens uppdrag kan i denna del komma att beröra frågor som inte enbart avser e-förvaltning. I detta avsnitt beskriver delegationen de aktiviteter som initierats inom området IT-standardisering. I avsnitt 4.1 redovisas arbete med metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor, avsnitt 4.2 redovisar arbetet med att inrätta ett IT-standardiseringsråd och i 4.3 redovisas aktiviteter för samordning av förvaltningens IT- standardiseringsarbete avseende e-förvaltning. Slutligen redovisas i avsnitt 4.4 hur delegationen avser att följa viktiga standardiseringsarbeten. 4.1Metod- och expertstöd i IT- standardiseringsfrågor Delegationen kommer att undersöka omfattningen av behovet av metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor och formerna för hur sådant stöd bör tillhandahållas. I frågor som berör informations- och IT-säkerhetsfrågorna ska delegationen vid behov samråda med Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och PTS. 4.2Upprättande av ett IT-standardiseringsråd Delegationen har i enlighet med sitt direktiv tillkallat ett IT- standardiseringsråd och fastställt en beslutsordning för frågor som hanteras i rådet. Rådet omfattar representanter för de viktigaste intressenterna i stat, kommuner och landsting samt i intresseorganisationer och företag (se bilaga 5). Representanterna är kontaktpersoner mot sina respektive organisationer i syfte att säkerställa en bred belysning av de frågor som kommer att tas upp. Vid behov kommer rådet att kompletteras med fler representanter. 4.3Samordning av IT-standardiseringsarbete avseende e-förvaltning Delegationen har inlett samverkan med SKL kring koordinering av förvaltningens IT-standardiseringsarbete avseende e-förvaltning. I ett första steg kommer relevanta existerande standarder och engagemang att sammanställas. Dessa förteckningar kommer att utgöra underlag för en analys av hur koordinering av förvaltningens IT-standardiseringsarbete kan genomföras. I syfte att skapa kunskap om viktiga standardiseringsarbeten som pågår kommer delegationen inventera pågående och planerade standardiseringsarbete. Efter en prioritering kommer delegationen i kommande betänkanden att redovisa en förteckning över viktiga standardiseringsarbeten som delegationen avser att följa. 5Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning Delegationen ska , utifrån de förvaltningspolitiska målen, och de mål som regeringen kan komma att besluta på området, följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning. Arbetets konsekvenser för brukarna ska beskrivas och analyseras. Indikatorer för uppföljning ska utarbetas. Vid utarbetandet av indikatorer angående service, förvaltningens interna effektivitet och administrativ börda ska samråd ske med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (). Vad gäller indikatorer på andra områden ska delegationen samråda med andra berörda myndigheter. Delegationen ska ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. Delegationen avser att tillkalla en expertgrupp för uppföljning . I avsnitt 5.1 beskrivs delegationens arbete avseende framtagande av indikatorer för uppföljning. I avsnitt 5.2 beskrivs arbetet med modeller för nyttokalkylering och nyttohemtagning. I avsnitt 5.3 beskrivs uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning. Delegationen ska följa upp myndigheternas samlade arbete med e-förvaltning och konsekvenserna för brukarna ska beskrivas och analyseras. Delegationen avser som ett första steg att genomföra en studie av redan framtagna rapporter avseende indikatorer och uppföljningsmodeller som finns inom statsförvaltningen. Delegationen ska också studera metoder som finns inom näringslivet. Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning De indikatorer som delegationen ska använda i sin uppföljning av förvaltningens service, förvaltningens interna effektivitet och administrativa börda ska tas fram i samråd med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser () och andra berörda myndigheter såsom () och Statskontoret. Initiala kontakter är också tagna med för att ge delegationen möjlighet att följa det pilotprojekt för nyckeltal och nyckeltalsmätning som har startat med deltagare från drygt 40 myndigheter. om nyckeltal kommer och bildar troligen grund för delegationens arbete med att följa upp myndigheternas interna effektivitet. Delegationen ska säkerställa att nyttoberäkningsmodell för förändringsprojekt tas fram, baserat till exempel på arbeten som är genomförda vid . Samverkan ska ske med och andra relevanta myndigheter. En första fas i detta arbete är initierad. Delegationen ska också ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. För att uppnå så stor nytta som möjligt måste en ansvarsmodell utarbetas. Av modellen ska framgå vem som har ansvar att realisera effekthemtagningen och hur det bör förankras inom en myndighet eller mellan myndigheter. Initiala kontakter är tagna med , ESV och Statskontoret. 5.3Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning 5.3.1Uppföljning av sektorsvisa effekter En samlad sektorsvis uppföljning med hjälp av framtagna indikatorer avses att genomföras av delegationen i samverkan med och i samråd med utvecklingsansvariga myndigheter. Detta för att få en samlad bild av hur sektorns Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning e-tjänster möter de krav som behovs- och användarundersökningar har påvisat. Uppföljningsarbetet är till en början omfattande för att kvalitetssäkra framtagna indikatorer så att en god tillförlitlighet skapas inför kommande beslut om utformning och implementation av e-tjänster. Målsättningen är att skapa en mer generisk modell för effektivitetsutvärdering av e-förvaltningen med hjälp av framtagna indikatorer. En mall för årlig rapportering i delegationens betänkande kommer att tas fram. Delegationen återkommer till detta i nästa betänkande (). 5.3.2Uppföljning av övriga myndigheter För myndigheter som inte omfattas av den planering som utvecklingsansvariga myndigheter genomför kommer en förenklad modell för verksamhetsuppföljning att tas fram i samverkan med . Delegationen återkommer till detta i nästa betänkande. 6EU-samarbetet och det internationella arbetet Delegationen ska bistå regeringen i EU-samarbetet och i det internationella arbetet med frågor om e-förvaltning. Delegationen kommer i denna del av uppdraget att prioritera det arbete som pågår inom EU-samarbetet. Vid behov kommer delegationen att följa utvecklingen inom e-förvaltningsområdet även i andra internationella organisationer. I syfte att ge en överblick av den europeiska e-förvaltningen redovisar delegationen i detta betänkande i avsnitt 6.1 översiktligt utvalda EU-direktiv och handlingsplaner från samt rekommendationer från . I avsnitt 6.2 finns en redogörelse för ISA-programmet inom EU. Slutligen redovisas i avsnitt 6.3 och bilaga 10 strategiska e-förvaltningsprojekt inom EU med svensk medverkan. De är framförallt fyra EU-direktiv som har allmän betydelse för e-förvaltningen i . Direktiven redovisas kortfattat nedan. Det finns omfattande unionslagstiftning i övrigt som påverkar svensk e-förvaltning, men som inte behandlas i detta betänkande. och rådets direktiv /123/EG av om tjänster på den inre marknaden, Tjänstedirektivet, har som syfte att skapa en gemensam marknad för EU-samarbetet och det internationella arbetet Tjänstedirektivet har i svensk rätt genomförts i huvudsak genom lagen (2009:1079) om tjänster på den inre marknaden. I förarbetena till lagen (prop. 2008/09:187) anges att det är viktigt att utvecklingen av en kontaktpunkt för tjänster är förenlig med den långsiktiga e-förvaltningsinriktningen och E-delegationens arbete.