sou · GYB320 · 2010-03-22 00:00:00 — Delegationen har inlett planeringen av arbetet och bevakar den officiella översättningen till svenska av WCAG 2.0. Vägledningen kommer att innehålla riktlinjer som bidrar till att webbaserade gränssnitt kan användas av så många som möjligt på ett så enkelt sätt som möjligt och berör utvecklingsprocess, innehåll, tillgänglighet och standarder. Denna beräknas vara klar . 2.3.3Vägledning för konsekvensanalys av införande av IPv6 Delegationens ställningstagande och bedömning: Delegationen ska ta fram en grundläggande vägledning för konsekvensanalys av införande av version 6 av Internetprotokollet (IPv6) och verka för att myndigheter, kommuner och landsting genomför konsekvensanalyser före . Kammarkollegiet bör ställa krav på IPv6 i relevanta upphandlingar. 1 Enligt definition i European Interoperability Framework version 1.0. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Skälen för delegationens ställningstagande och bedömning: Enligt direktivet till delegationen ska en strategi för hur den offentliga sektorns utveckling av e-tjänster bör stödja övergången till ny teknik som till exempel övergången till IPv6 tas fram. har antagit en handlingsplan för införandet av IPv6 i [KOM(2008) 313]. I handlingsplanen framgår det att bristen på innehåll och tjänster som kan nås via IPv6 är ett allvarligt hinder för spridningen av det nya protokollet. I Post- och () , strategi för åren 2009–2011 (PTS-ER-2009:25) bedömer man att de tillgängliga adresserna via IPv4 kommer att ta slut – på vissa håll kanske . Det är bristen på adresser som förväntas bli den starkaste drivkraften för nätoperatörer och tjänsteleverantörer att satsa på IPv6. Om aktörerna väntar för länge med att påbörja införandet av IPv6 kan det uppstå situationer där berörda aktörer tvingas ta till skyndsamma åtgärder med risk för mindre bra lösningar. Därför bör myndigheter verka för att genomföra konsekvensanalyser för införande av IPv6 . I ett första steg har delegationen samlat in underlag som utarbetats av Försvarsmakten och PTS i syfte att dra nytta av existerande erfarenheter. Dessa ligger till grund för den grundläggande vägledning delegationen kommer att ta fram. För att följa upp införandet av IPv6 kommer delegationen att upprätta en sammanställning på delegationens webbplats som visar vilka myndigheter som planerat eller genomfört konsekvensanalyser. Sammanställningen blir underlag för eventuella ytterligare åtgärder. I det förra betänkandet föreslog delegationen att regeringen skulle förtydliga Kammarkollegiets uppdrag som ansvarig för samordning av upphandling. Delegationens bedömning är att detta även innefattar att redovisa krav på IPv6 i relevanta upphandlingar. Krav i ramavtalsupphandlingar kan få stor påverkan för många offentliga organisationer och det är därför av stor vikt att dessa krav är i linje med utvecklingen i förvaltningen. Genom att säkerställa att produkter och tjänster redan nu stödjer IPv6 blir det möjligt att avropa produkter och därmed skapa möjligheter till stöd för IPv6 utan extra kostnad. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen 2.4.1Projekt för effektivare stödprocesser I delegationens förra betänkande (SOU 2009:86) beskrivs att IT- utvecklingen har skapat förutsättningar för att effektivisera stödprocesser genom att låta flera myndigheter med likartade behov tillsammans nyttja tjänster från ett gemensamt verksamhetsstöd. Fördelar med en samordning finns främst avseende transaktionsintensiva stödtjänster inom ekonomi- och personaladministration där det kan skapas betydande skalfördelar. Stödtjänsterna kan produceras till lägre kostnad och även ofta till högre kvalitet än när tjänsterna produceras vid varje enskild myndighet. Leverans av ytterligare stödtjänster kan komma att utvärderas under arbetets gång. De redan föreslagna projekten för effektivare stödprocesser redovisas i avsnitt 3.3. Delegationen avser att tillkalla en expertgrupp inom området. I de kontakter som delegationen har haft med ett antal myndigheter framkommer ett behov av att öka den egna beställarkompetensen att avtala eller upphandla stödtjänster av olika slag. Detta för att kunna dra fördelar av den kompetens, kvalitet och möjliga kostnadsreducering som marknaden kan erbjuda. Delegationen anser det vara viktigt att varje myndighet gör en kompetensinventering för att möta den förändring som kommer att ske inom stödtjänstområdet som en konsekvens av den strategi som delegationen föreslagit. Delegationen ser vikten av att Kammarkollegiet kan lämna direkt upphandlingsstöd, framför allt till mindre myndigheter när det gäller upphandling av stödtjänster. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen 2.4.3Effektivisering av myndigheternas licenshantering Delegationens bedömning: Kammarkollegiet bör utreda en sammanhållen licenshantering inom staten där staten är licenstagaren samt hur en licenshanteringsfunktion skulle kunna etableras inom ramen för en myndighet eller ett gemensamt verksamhetsstöd. Skälen till delegationens bedömning: Delegationen har identifierat myndigheternas IT-licenshantering som ett område där betydande effektiviseringsvinster finns att hämta. Statskontoret har i sin rapport myndigheters hantering av programvarulicenser (Statskontoret 2007:11) konstaterat att myndigheter i allmänhet har brister i sin licenshantering vilket kan resultera i att myndigheter är fellicensierade. Delegationen anser att en sammanhållen licenshantering och licensstrategi ger inblick i den samlade kostnaden för myndigheternas programvarulicenser. Transparensen ökar i hur myndigheterna förbrukar medel inom programvaruområdet. Möjlighet skapas också för att optimera statens innehav och hantering av licenser på ett sådant sätt att kostnaderna minskar och bristerna i licenshanteringen som Statskontoret observerat åtgärdas. När det gäller upphandling av licenser kan statliga avtal fortfarande användas och den praktiska hanteringen av licenser () kan upphandlas från marknadens aktörer. Delegationen ska löpande samla in information om planerade och pågående e-förvaltningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning. Delegationen ska verka för att regeringens förvaltningspolitiska mål vägs in i planeringen och genomförandet av de viktigaste e- förvaltningsprojekten och verka för att dubbelarbete undviks. Delegationen ska redovisa en sammanställning av myndigheternas planerade och pågående e-förvaltningsprojekt samt bedöma om de projekten understödjer de förvaltningspolitiska mål som regeringen har satt upp. Delegationen ska redovisa goda förebilder inom e-förvaltningen. Delegationen ska också beakta de strategiska e-förvaltningsprojekt som pågår inom kommun- och landstingssektorn och söka synergieffekter. Delegationens bedömningar angående prioriterade nya e-förvaltningsprojekt redovisas i avsnitt 3.1 och övriga prioriterade e-förvaltningsprojekt är beskrivna i avsnitt 3.2. Pågående och redan föreslagna strategiska utvecklingsprojekt inom e-förvaltnings- området behandlas i avsnitt 3.3 och i bilaga 8. Så enkelt som möjligt för så många som möjligt är regeringens mål för e-förvaltningen. Privatpersoner och företag ska med hjälp av en enkel, tillgänglig och inkluderande e-förvaltning kunna ta del av förvaltningens service. ska vara behovsdriven och se till privatpersoners och företags behov av enkla e-tjänster, och till förvaltningens behov av att effektivisera. Genom en stark samverkan mellan myndigheter och förvaltning ska utbudet av sammanhängande och för användaren enkla e-tjänster öka och dubbelarbete undvikas. Teknikmognaden hos användarna ökar snabbt och leder till ökade förväntningar och krav på att det ska finnas e-tjänster för vanligt förekommande behov. Privatpersoner efterfrågar kundorientering, enkelhet, tidsbesparing och tillgänglighet i sina kontakter med förvaltningen. Det finns en efterfrågan på att förvaltningen ska agera sömlöst och myndighetsövergripande utifrån privatpersonernas process och att det ska vara lättare att identifiera vägen in till förvaltningen. Företagare efterfrågar enkelhet, tids- och kostnadsbesparing i sina kontakter med förvaltningen. Företagen upplever att e-tjänst- användningen medför ett mervärde i form av mindre pappershantering, bättre och enklare kontroll/översikt, enklare kommunikation med myndigheter, snabbare återkoppling, bättre information och i viss mån även ny kunskap. Effektiva e-tjänster kräver också automatiserad samverkan mellan statliga myndigheter, kommuner, landsting och regioner. Delegationen anser att en del av förväntningarna från användarna kan beskrivas enligt följande. Snabbare respons och kortare handläggningstider Användaren förväntar sig att fler ärenden kan lösas direkt med självbetjäning och att om kommunikation fordras så ska den ske direkt via den elektroniska kanalen, inte omvägen via pappershantering. Elektroniska underlag ständigt tillgängliga Internet har vant användarna vid att inte längre behöva bära med olika pappersunderlag för att styrka överenskommelser och fakta. Det går till exempel beställa och betala via nätet och alltid kunna nå transaktionsuppgifterna vid behov. På samma sätt förväntas självbetjäningen inom offentlig sektor att ge användaren ständig tillgång till underlagen i sina ärenden. Det kan ske genom att ge tillgång till myndighetsuppgifterna via e-tjänster eller genom att myndighetsmeddelanden finns tillgängliga så länge användaren vill kunna nå dem. En uppgift lämnas endast en gång Användaren upplever det som irriterande att behöva ange uppgifter mer än en gång när de borde kunna delas mellan myndigheter. Personliga kontaktuppgifter är sådana uppgifter. Det är naturligt för de flesta att myndigheterna vet vår folkbokföringsadress och kan nå oss där. Att då ofta ange e-post eller mobiltelefonnummer i olika ärenden men sedan upptäcka att dessa uppgifter inte delas mellan myndigheter kan irritera användaren. E-post och mobiltelefoniuppgifter kan förändras ofta och förvaltningen har inga möjligheter att per automatik uppdatera sådana uppgifter. Dessa kontaktuppgifter ska ses som en möjlighet till ökad service och inte som ett tvingande uppgiftsinlämnande. Genom att samordna offentlig sektor så att uppgiften bara behöver lämnas en gång, och då via självbetjäning, kan den offentliga servicen öka. Företag har fått löfte om sänkta administrativa kostnader Regeringen har satt upp mål för offentlig sektor att genom olika åtgärder bidra till att företagens administrativa kostnader minskar med . Åtgärderna för att nå detta är många, allt från lagförändringar till att dela på data mellan myndigheter så att en uppgift bara behöver lämnas in en gång och till endast en myndighet. På samma sätt som för privatpersoner innebär övergången från fysiska till elektroniska meddelanden från offentlig sektor till företagen, att administrationen förenklas för dem som är vana vid tekniken och redan sköter den mesta av sin övriga administration elektroniskt. Förtroendet för förvaltningen ökar i takt med att den också upplevs som kundorienterad och effektiv. När näringslivet kan nyttja offentliga e-tjänster och integrera dem i sina lösningar, kommer e-förvaltningen även att bidra till samhällets samlade utveckling. 3.1.2Basen för tredje generationens e-förvaltning Delegationen ser de prioriterade e-förvaltningsprojekten i avsnitt 3.1.3–3.1.6 som basen i tredje generationens e-förvaltning. tillsammans med e-legitimationer gör e-tjänsterna tillgängliga på ett enkelt sätt. Utifrån denna bas kan sedan ytterligare e-tjänster anslutas, så att transparensen ökar och förvaltningen upplevs som tillgänglig, samordnad och väl fungerande. Syftet med e-förvalt- ningsprojekten nedan är att förbättra servicen gentemot privatpersoner, företag, organisationer och aktörer inom förvaltningen. Syftet är också att genomföra långsiktiga förvaltningsgemensamma besparingar och vidmakthålla rättssäkerheten och värna om den personliga integriteten. I detta avsnitt beskrivs delegationens bedömningar angående e-förvaltningsprojekt, som sammanlagt och i kombination med redan existerande e-tjänster utgör ett brett ansvarstagande för offentlig service via Internet. Allmänt sett bör varje e-tjänst utformas på ett sådant sätt att den kan förekomma som komponent i flera webbplatser. Inte enbart i det statliga utbudet, utan även i de lösningar som näringslivet eller en enskild myndighet, kommun eller landsting tillhandahåller. Myndigheterna har ofta ett begränsat utrymme för att bygga tjänster där nyttan tillfaller tredje part. Därför är det av yttersta vikt att varje myndighet som har huvudansvaret för att lagra registerinformation nu fokuserar på att exponera denna för externt vidareutnyttjande, där det inte står i strid med hänsyn till personlig integritet. Målgrupper för vidareutnyttjande är både näringsliv, privatpersoner och förvaltningen. Mina sidor (ibland även kallat Min sida) brukar användas som ett samlingsbegrepp för de e-tjänster som har samlats ihop i en sida som användaren når efter inloggning. Där bör det finnas tillgång till e-tjänster, Mina meddelanden, ärendeöversikter och annan kundservice. Flera myndigheter har byggt Min sida-funktionalitet2 och ytterligare myndigheter3 har planer på att göra det. Följande figur illustrerar hur olika delar av Min sida-funktionaliteten kan delas upp ansvarsmässigt och även utgöra olika e-förvaltningsprojekt. 2Exempel på myndigheter som tillhandahåller Min sida är CSN och . , och tillhandahåller Mina sidor för företagare i . 3Exempel på myndighet som har planer på att göra det är , som beskriver detta i rapporten märkbar förändring i skogsägarnas vardag, , best.nr. 1571 och Transportstyrelsen i utvecklingsinsatsen Åtkomst till egen information – förare. Näringslivets e-tjänster till kund Idén är dels att skapa en förvaltningsgemensam lösning för Mina sidor för privatpersoner, dels att fortsätta en vidareutveckling av webbplatsen för företagare verksamt.se4. Mina meddelanden skulle medge att förvaltningen på ett integritetsskyddat sätt kan skicka ut förfrågningar och beslut till privatpersoner och företagare. kan dessa ställa frågor i egna ärenden till förvaltningen på ett säkert och mer strukturerat sätt, vilket inte är möjligt att göra med vanlig e-post. För att fungera optimalt bör gemensam inloggning användas så långt det är praktiskt möjligt, vilket skapar enkelhet och trygghet för den som identifierar sig. Detta bör byggas ut i en takt som är ekonomiskt försvarbar. Vid myndighetskontakter är det viktigt för privatpersoner och företag att kunna få veta vilken myndighet man har att göra med. I en värld där en och samma e-tjänst publiceras på flera webbplatser är det därför viktigt att detta framgår i varje e-tjänst. Detta är särskilt viktigt vid myndighetsbeslut. Tanken är inte att utveckla en omfattande portallösning där alla e-tjänster ska skapas gemensamt. I stället är målet att de självständiga delarna tillsammans kan ses som en gemensam helhet för dem som har behov av det. ska e-tjänsterna var för sig kunna vara integrerbara komponenter även i andra lösningar som tillhandahålls av näringslivet eller förvaltningens olika aktörer. Delegationens uppfattning är att samordning av förvaltningens utbud av e-tjänster både skulle öka den totala nyttan och minska den totala kostnaden. är det viktigt att huvudansvaret för var och en av e-tjänsterna endast ligger hos en part, dvs. hos den myndighet med flera som har verksamhetsansvaret för det område som e-tjänsten ska stödja. 3.1.3Mina sidor för privatpersoner Delegationens bedömning: bör genomföra en förstudie för e-tjänsten Mina sidor för privatpersoner. Förstudien bör särskilt belysa tillgänglighets- och användbarhetsaspekter och utgå från privatpersonernas behov. Skälen för delegationens bedömning: Delegationen har identifierat Mina sidor för privatpersoner som en central e-tjänst. Användaren ska uppleva att det är en förvaltningsgemensam lösning där de flesta av förvaltningens e-tjänster ingår. Exempel är att kunna se en ärendeöversikt, trots att ärendena i sig hanteras av de anslutna myndigheterna, kommunerna och landstingen. Endast översiktliga uppgifter bör framgå av den gemensamma e-tjänsten. För att komma till detaljerna förflyttas användaren till respektive myndighets e-tjänst som visar upp dessa, i första hand utan att en separat inloggning behöver göras. Där går också ansvaret över till den myndighet som har ansvar för ärendet. Särskild hänsyn behöver tas till den personliga integriteten. Den kommande förstudien behöver innehålla avvägningar som gjorts i den frågan. Mina sidor bör även innehålla en koppling till Mina meddelanden och innehålla information på flera språk. Den bör även vara direkt eller indirekt kopplad till alla gemensamma och enskilda webbplatser inom offentlig förvaltning som privatpersoner har intresse av, så att man kan hitta detaljerad information hos ansvarig myndighet – i bästa fall utan att behöva logga in igen. Delegationens bedömning är att de utvecklingsansvariga myndigheterna i samverkan med delegationen, SKL, och bör ta fram en förvaltningsgemensam prototyp av Mina sidor. Denna bör utgå från de olika situationer som barnfamiljen, pensionären, föraren och företagaren står i. Erfarenheter från vården, samt andra kända goda exempel, bör tillvaratas i arbetet samt slutsatser om behov av Mina sidor som finns redovisade i Vervas rapport nationellt informationssystem (diarienummer 2007:9). Därefter identifieras ett begränsat antal viktiga e-tjänster för privatpersoner och en första version Min sida för privatpersoner byggs upp. Antalet tjänster kan sedan utökas, i samarbete med de för tillfället berörda parterna inom förvaltningen. En samordning med webbplatsen för företag behövs, så att användarna kan uppleva en smidig övergång mellan e-tjänsterna och så att de helt förvaltningsgemensamma komponenterna, till exempel Mina meddelanden, tillhandahålls gemensamt. På bör förvaltningens alla e-tjänster för privatpersoner vara anslutna. För att klara dessa krav resursmässigt behöver utvecklingen ske successivt, och det kommer att ta innan e-tjänsterna är inkluderade och anpassade. Delegationens bedömning är att bör vara ansvarigt för Mina sidor för privatpersoner därför att myndigheten är föreslagen som utvecklingsansvarig myndighet för den målgruppen. 3.1.4E-tjänster till register över näringsidkare Delegationens bedömning: bör tillhandahålla en samlad e-tjänst där det går att ställa frågor om grunddata rörande alla näringsidkare. Därav följer att regeringen bör ge , , , länsstyrelserna, , Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, Kammarkollegiet och Lantmäteriet i uppdrag att utveckla e-tjänster som tillhandahåller register över näringsidkare, som den samlade e-tjänsten kan använda. Skälen för delegationens bedömning: Denna bedömning utgår från det förslag som finns i delegationens förra betänkande (SOU 2009:86, s. 177 f.). Här har gjorts ett förtydligande med avseende på det tidigare föreslagna utvecklingsansvaret för företag. Alla organisationsformer bör omfattas, dvs. alla bolag, organisationer och näringsidkare som har organisationsnummer eller personnummer/samordningsnummer. Det är viktigt att skapa en myndighetsgemensam e-tjänst för att, med hänsyn tagen till gällande sekretessregler, kunna slå upp vilka företag, organisationer och övriga näringsidkare som finns och få grundläggande information om dessa oavsett vilken myndighet som för registret. Sådana officiella statliga register ska innehålla aktuella uppgifter om organisationsnummer, namn, status samt personuppgifter för firmatecknare eller annan som är behörig företrädare för att beställa e-tjänstelegitimationer. För en effektiv utveckling av elektroniska tjänster och affärer behövs elektroniska identitetshandlingar. I svarar staten för ett antal elektroniska register där personer och objekt tilldelas identiteter. Staten agerar på detta sätt som betrodd tredjepart för allt från personidentiteter i form av person- och samordningsnummer till fordonsidentiteter i form av registreringsnummer. Registen utgör grunden för många elektroniska tjänster och affärer. Framväxten av elektroniska tjänster till fysiska personer bygger till stor del på tillgången på personliga e-legitimationer. Utfärdare kan snabbt och enkelt personuppgifter och hämta nationella personidentiteter i form av person- eller samordningsnummer via elektroniska tjänster. Med detta som grund kan sedan olika former av elektroniska identitetshandlingar utformas. För juridiska personer svarar staten för register över identiteter i form av organisationsnummer. Ett antal myndigheter förvaltar organisationsnummer för de olika organisationsformer som finns (, , Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, Kammarkollegiet, Lantmäteriet, , , Länsstyrelserna med flera). Framväxten av elektroniska tjänster för juridiska personer bygger även här till stor del på tillgången på e-tjänstelegitimationer. För att säkert kunna utfärda sådana måste organisationsdata finnas elektroniskt tillgängliga. Utfärdaren måste kunna kontrollera allt från att den som beställer ett utfärdande av e-tjänstelegitimationer är en behörig företrädare, till att organisationen har en godkänd status. Delegationens bedömning: bör tillhandahålla en förvaltningsgemensam e-tjänst för förmedling av meddelanden. Skälen för delegationens bedömning: Användarna ska kunna kommunicera enkelt och snabbt med aktörerna inom förvalt- Förfrågningar och beslut ska finnas lättillgängliga och användaren ska kunna lämna e-postadress och mobiltelefonnummer som generella kontaktuppgifter och på det sättet få möjligheten att kommunicera elektroniskt och därmed också kunna välja bort papperspost. Förfrågningar, beslut och andra meddelanden i egna ärenden ska vara skyddade från insyn och manipulation. Delegationen har uppmärksammat att projektet verksamt.se5 har tagit fram ett förslag till och påbörjat arbetet med att realisera elektronisk meddelandeförmedling. Förslaget innehåller också en möjlighet att inkludera behov av säker elektronisk dialog med privatpersoner. E-tjänsten bör innehålla funktioner för behörighetskontroll, självadministration av kontaktuppgifter, expediering genom att skicka ut beslut och förfrågningar till privatpersoner och företag, mottagningskvittens, aviseringsfunktionalitet och möjlighet till dubbelriktad kommunikation. Ett genomförande av detta skapar en av grundpelarna i en sammanhållen effektiv e-förvaltning. Ett författningsförslag till en reglering av en sådan förvaltningsgemensam e-tjänst har utarbetats av , och . Författningsförslaget återfinns i bilaga 9. Orsaken till att en förordningsreglering har föreslagits är att den kan underlätta ett gemensamt införande. Delegationen anser att förslaget kan ligga till grund för fortsatt arbete och stödjer slutsatsen att välja som ansvariga. är föreslaget att ha ett särskilt ansvar för e-legitimationer, vilket också är en förvaltningsgemensam elektronisk tjänst. Myndigheten har dessutom kontakt med alla privatpersoner och företag i . Utvecklingsinsatsen beskrivs närmare bland de pågående projekten, i bilaga 8. En fullständig beskrivning finns i rapporten för e-förvaltningen , som (diarienummer 410-2009-900584) tagit fram i samarbete med och inom ramen för projektet . 5 Projektet genomförs i samverkan mellan , och . 3.1.6Minskat uppgiftslämnande för företag Delegationens bedömning: bör få i uppdrag att realisera en myndighetsgemensam e-tjänst som möjliggör att den av näringsidkarna lämnade informationen så långt möjligt kan spridas direkt till berörda myndigheter vid ett enda tillfälle. Skälen för delegationens bedömning: I delegationens förra betänkande (SOU 2009:86, s. 177 f.) räknades flera e-tjänster upp som syftar till att minska den administrativa bördan för företag. Exempel på dessa är: en myndighetsgemensam informationsmottagningstjänst, minskat uppgiftslämnande för företag och vidareutveckling av .