sou · GYB338 · 2010-06-08 00:00:00 — Erfarenheterna från IMM:s omfattande informations- och rådgivningsverksamhet visar att företag, organisationer och andra sammanslutningar som drivs i privaträttsliga former behöver regler som ger handfast vägledning om hur de bör förhålla sig till användningen av personliga förmåner i leverantörs-, inköps- och andra kommersiella omvärldsrelationer. IMM har därför, med utgångspunkt från ICC:s Rules of Conduct och ICC:s väletablerade Regler för säljfrämjande åtgärder och på grundval av de egna erfarenheterna sammanställt dessa Vägledande etiska regler för kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet. En regelsamling av detta slag har framstått som särskilt angelägen eftersom gällande svenska lagbestämmelser om bestickning och mutbrott, som ju omfattar även korruption inom den icke-offentliga samhällssektorn, inte ger mycket ledning när man inom den sektorn skall söka bestämma om en viss förmån är tillåten eller inte. Rättspraxis gäller huvudsakligen korruptiva förfaranden inom den offentliga sektorn. Denna praxis kan enligt auktoritativa riksdagsuttalanden endast ge begränsad vägledning för bedömningen av korruptiva förfaranden riktade mot personer inom näringslivet. Tillämpningsproblem uppstår även när man med hjälp av marknadsföringslagens generalklausul skall söka dra gränslinjen mellan godtagbar promotion och korruptiv marknadsföring. Som ett komplement till IMM:s vägledande etiska regler finns Företagets policy mot mutor - handledning för hur ett företag tar fram och följer upp en policy mot mutor. Fogat till handledningen finns också ett antal exempel på policies mot mutor som har tagits fram av företag och organisationer. Handledningen med undantag från policyexemplen ingår som bilaga i denna skrift. Såväl handled- ningen som exempelsamlingen finns utlagda på IMM:s hemsida. Anordnandet av s.k. events är ett naturligt inslag i affärslivet. Till skriften finns därför bilagt IMM:s Events i affärsverksamhet med riktlinjer för events. Som tolkningsstöd kompletteras riktlinjerna med exempel på events och hur dessa kan bedömas. IMM:s vägledande etiska regler är i första hand utformade för att användas i näringslivets egenåtgärder men de skall också kunna utgöra en rättskälla för domstolar och andra myndigheter vid tillämpning av gällande lagstiftning. Vägledningen skall vara ett levande dokument som kan kompletteras och justeras om och när detta är påkallat. tillsatte regeringen en särskild utredare som ska se över nuvarande reglering vad gäller brotten mutbrott och bestickning. Syftet ska vara att åstadkomma en modernare samt mer ändamålsenlig och lättillgänglig reglering med tydliga kriterier för straffansvar. Utredaren ska även tillsammans med en arbetsgrupp ta fram förslag till en kod för beslutspåverkan inom näringslivet (näringslivskod). Uppdraget ska redovisas senast . Vägledningen kan därmed komma att förändras i samband med eventuell ny lagtext samt näringslivskod. Vanliga typer av villkorat tillbörliga förmåner Förmånskrav Det etiska ansvaret Information och instruktion Kontrollåtgärder Externa initiativ Insatser från de anställda Bilaga 1: Företagets policy mot mutor - Handledning för hur ett företag tar fram och följer upp en policy mot mutor Bilaga 2: Events i affärsverksamhet Bilaga 3: Utdrag ur Uppförandekod för att bekämpa utpressning och mutor 1.1IMM:s vägledande etiska regler är ett led i det svenska närings- livets strävanden på olika områden att främja en hög etisk standard i fråga om företagens kommersiella och övriga omvärldsrelationer. Reglerna anknyter till () förhållningsregler Combating Extortion and Bribery: ICC Rules of Conduct and Recommendations (2005) samt ICC:s Regler för reklam och marknadskommunikation (2006). 1.2De vägledande reglerna har ett dubbelt syfte. a)ett antal vägledande anvisningar där IMM så konkret som möjligt sökt ange hur gränsen skall dras mellan icke-korruptiva, affärsetiskt tillbörliga förmåner och korruptiva, affärsetiskt icke tillbörliga förmåner b)rekommendationer om vilka åtgärder man bör vidta inom näringslivet, i första hand på företagsnivå, för att implementera anvisningarna. 1.3 De vägledande reglerna skall tillgodose a)huvudmannaintresset, dvs. respektive arbetsgivares/ uppdragsgivares (huvudmans) intresse av att anställda, uppdragstagare och andra som handlar på huvudmannens vägnar inte frestas att missbruka det förtroende som denne bör kunna förvänta sig b)motparts-/medkontrahentsintresset av öppna relationer med andra företag och full insyn i vad som sker inom det egna företaget samt möjlighet att själv utan obehöriga sidoinflytanden kunna styra den egna verksamheten c)konkurrentintresset, dvs. övriga företags intresse av marknadstransparens och av att marknadens samtliga aktörer iakttar godtagna marknadsetiska normer i sin verksamhet d)samhällets intresse av att marknaden fungerar väl även från affärsetisk synpunkt. 2.1Friheten att få söka påverka och övertyga andra och att själv låta sig påverkas och övertygas samt att kunna etablera och vidmakt- hålla kontakter med andra ingår som en naturlig och ofrånkomlig del i den tanke- och åsiktsfrihet som skall råda i det svenska samhället. Denna frihet gäller självfallet även för dem som verkar inom näringslivet. Såväl företagen som de som arbetar inom företagen eller företräder dessa i egenskap av fristående agenter, konsulter, kommissionärer eller i andra uppdrags- eller ombuds- funktioner, har ett legitimt behov av att kunna skapa goda personliga kontakter och relationer med sina olika medaktörer på marknaden. 2.2Friheten att påverka är dock inte obegränsad. Påverkan kräver urskillning i valet av medel hos den påverkande och i acceptansen av medlet från adressatens/ mottagarens sida. Endast de medel godtas som är etiskt tillbörliga, dvs. allmänt uppfattas som justa och hederliga och förenliga med god affärssed. Kravet på etisk tillbörlighet gäller självfallet även förmåner som kommer till användning i kontakt- och relationsfrämjande syfte. Avgörande vid bedömningen i det enskilda fallet av om en förmån är etiskt tillbörlig är att den framstår som till intet förbindande och inte kan riskera att försätta adressaten/mottagaren i någon form av tacksamhetsskuld. 3.1IMM:s vägledande etiska regler är främst avsedda att tillämpas på förmåner i kontakt- och relationsfrämjande syfte som erbjuds till eller efterfrågas av personer eller företag som företräder en huvudman (anställda) i samband med affärstransaktioner, affärskontakter, marknadsaktiviteter eller annan affärsverksamhet som berör huvudmannen. Med förmåner som erbjuds eller riktas till anställda jämställs förmåner som på deras tillskyndan eller med deras vetskap i stället erbjuds eller riktas till någon annan, t.ex. nära anhörig eller en ideell sammanslutning. 3.2De vägledande reglerna omfattar alla slags förmåner som är ägnade att påverka en eller flera anställdas attityder, beslut och I regel har förmånerna ett ekonomiskt värde men behöver inte nödvändigtvis ha det. Exempel på förmåner med ekonomiskt värde är penninggåvor, lån, ränte- och kreditfördelar, rabatter, eftergifter av fordran, kick- backs och andra jämförliga irreguljära provisionsarrangemang, s.k. sidoleveranser av varor och tjänster för privat bruk, representation i olika former, uppvaktningar, studieresor, kurser, pressvisningar, till kundpersonal för sälj- och andra prestationer samt gåvor av föremål avsedda för privat bruk. Exempel på förmåner som saknar ekonomiskt värde men kan vara attraktiva är s k sociala fördelar av typen medlemskap i en exklusiv klubb eller annan sammanslutning eller en prestigefylld utmärkelse. 3.3 De vägledande reglerna tar i första hand sikte på förmåner i kontakt- och relationsfrämjande syfte som förekommer på den svenska marknaden och i affärsverksamhet används av a)svenska och/eller utländska företag, organisationer och sammanslutningar a)svenska och/eller utländska statliga eller regionala myndigheter, organ eller verksamheter. b)Reglerna omfattar även kontakt- och relationsfrämjande förmåner som förmedlas med hjälp av agenter, konsulter och andra fristående mellanhänder. 3.4De vägledande reglerna är inte direkt tillämpliga på förmåns- användning vid affärskontakter med svenska myndigheter och andra icke-kommersiella organ eller verksamheter inom den offentliga sektorn. Där gäller delvis andra och strängare regler i lagstiftning och myndighetsföreskrifter. 3.5Om de vägledande reglerna på ett visst yrkes-, bransch- eller produktområde kompletteras av mer preciserade eller striktare regler om förmånsanvändning skall dessa tillämpas i första hand. Detta kan gälla exempelvis a)regler för advokater, inköpsledare, journalister och vissa konsultkategorier b)regler inom en viss bransch eller för vissa varu- eller tjänsteområden c)regler som ett enskilt företag ställt upp för den egna verksamheten, t.ex. i form av en Company Code enligt rekommendationerna i . 4.1IMM:s vägledande etiska regler skall tolkas objektivt. Detta innebär att bedömningen av om en viss förmån i det enskilda fallet är förenlig med reglerna eller inte, skall ta sikte på själva förmånens egenskaper och sannolika påverkansefekter; den eller de handlandes personliga uppfattning om förmånens tillbörlighet eller deras avsikter skall alltså inte prövas. 4.2Även om de vägledande reglerna är förhållandevis detaljerade och innehåller ett stort antal konkreta exempel är de inte uttömmande. Om reglerna inte ger direkt besked om en viss förmåns tillbörlighet får man utgå från deras syfte och de allmänna bedömningskriterierna i avsnitt 8, Villkorat tillbörliga förmåner, och använda sitt goda omdöme. I de vägledande etiska reglerna avses med anställd: anställda av alla kategorier och på alla nivåer i företag, organisationer och andra sammanslutningar, uppdragstagare av alla slag hos dessa samt personer eller företag som i annan egenskap företräder dessa eller verkar för dessas räkning huvudman: företag eller annan affärsdrivande verksamhet, organisation eller sammanslutning med en eller flera anställda attitydpåverkande förmån: förmån som normalt är ägnad att enbart fungera allmänt relationsfrämjande men inte ägnad att påverka vare sig beslut eller beteenden besluts- och beteendepåverkande förmån: förmån som medför eller är ägnad att medföra risk för besluts- eller beteendepåverkan förmånsutbud: initiativ av en näringsidkare eller anställd hos denne som innebär att en eller flera anställda hos en huvudman erbjuds eller erhåller en attityd- eller en besluts- eller beteendepåverkande förmån förmånskrav: extortion, dvs.. initiativ av en anställd som innebär att denne uttryckligen eller underförstått begär, kräver eller tilltvingar sig en attityd- eller en besluts- eller beteen- depåverkande förmån förmånsaccept: anställdas mottagande i andra fall än vid förmånskrav av en attityd eller en besluts- eller beteende- påverkande personlig förmån eller av ett löfte om en sådan förmån. Följande förmåner i kontakt- eller relationsfrämjande syfte är normalt enbart attitydpåverkande och utbud och accept av sådana förmåner tillbörliga a)arbetsmåltider av vardaglig karaktär b)uppvaktningar på jämna födelsedagar och andra personliga bemärkelsedagar eller vid sjukdom, förutsatt att de är måttfulla med hänsyn till omständigheterna i det enskilda fallet c)mindre varuprov, överlämnade i samband med företagsbesök eller vid jämförliga arrangemang d)prydnadsföremål som saknar nämnvärt marknadsvärde och jämförliga måttfulla minnesgåvor till gäster, t.ex. vid företagsjubiléer och liknande. Följande förmåner i kontakt- och relationsfrämjande syfte är icke tillbörliga, oavsett om de är attityd eller besluts- och beteendepåverkande. Utbud och accept av eller krav på sådana förmåner får följaktligen under inga förhållanden förekomma a)penninggåvor i kontanter eller annan form, t.ex. värdepapper och andra andels- eller fordringsbevis b)irreguljära penninglån, dvs. lån som inte beviljas i yrkesmässig lånerörelse på marknadsmässiga villkor eller som ges på eljest särskilt gynnsamma villkor c)borgensåtaganden eller skuldtäckning d)eftergifter av köpeskilling eller fordran, amortering eller ränta e)dolda, dvs. av den anställdes huvudman ej godkända, eller irreguljära inköpsrabatter eller provisions- och bonusarrange- mang samt kickbacks f)sidoleveranser av varor eller tjänster från huvudmannens leverantör, t.ex. byggmaterial eller transport- och hantverks- tjänster g)förfogande över fordon, båt eller fritidsbostad för privat bruk h)helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser. 8.1 Flertalet förmåner som används av företagen på den svenska marknaden i kontakt- och relationsfrämjande syfte är villkorat tillbörliga, dvs. de kan vara antingen enbart attitydpåverkande eller också besluts eller beteendepåverkande. Vilket som är förhållandet beror på olika konstaterbara omständigheter i det enskilda fallet. Värderingen från tillbörlighetssynpunkt sker med hjälp av ett antal bedömningskriterier. I det följande anges dels dessa kriterier dels hur de i praktiken vanligast förekommande förmånstyperna generellt bedöms från tillbörlighetssynpunkt. 8.2Grundläggande och absolut är kravet på öppenhet. Det innebär att ett förmånsutbud i regel skall riktas direkt till huvudmannen eller vara antingen godkänt av denne eller förenligt med dennes etablerade policy i fråga om förmåner. I andra fall skall den anställde informera huvudmannen och få förmånen godkänd. 8.3Ett andra grundläggande kriterium är kravet på måttfullhet. Det innebär att förmånen, med hänsyn till ekonomiskt värde och attraktivitet och till den anställdes integritetskänslighet (= befattning och arbetsuppgifter) och personliga påverkbarhet (t.ex. ålder och erfarenhet), objektivt sett, klart framstår som enbart attitydpåverkande. 8.4Den ekonomiska förmånens värde bestäms med utgångspunkt från det nettovärde som denna har för den eller de aktuella anställda. Det är detta nettovärde som skall bedömas från måttfullhetssynpunkt. Med nettovärde menas här det värde som en anställd direkt och personligen tillförs eller skulle tillföras genom att ta emot förmånen, minskat med den fördel som huvudmannen direkt eller indirekt kan ha av förmånen, t.ex. i form av minskade egna kostnader eller nytta i form av kunskapstillskott. Nettovärdet skall bestämmas utifrån det värde som förmånen har vid reguljärt förvärv på den öppna marknaden. 8.5Den icke-ekonomiska förmånen är typiskt sett anpassad till en viss bestämd person. Den kan därför i regel anses ha en betydande attraktivitet för den anställde och uppfyller då inte heller måttfull- hetskravet. 8.6Förmåner som skall tillfalla någon annan än den anställde skall uppfylla öppenhetskravet och från måttfullhetssynpunkt bedömas på samma sätt som om de riktats till den anställde själv. 8.7Utöver öppenhet och måttfullhet ställs också krav som sammanhänger med de yttre omständigheter under vilka förmåns- utbudet resp. förmånskravet eller förmånsaccepten äger rum. a)Förmåner som i tiden sammanfaller med affärsförhandlingar eller fullgörande av affärskontrakt eller andra åtaganden eller som på annat sätt hänger samman med förestående, pågående eller avslutade affärstransaktioner är i regel beteendepåverkande med mindre detta konstateras inte rimligen kunna vara fallet, och klassificeras då som icke tillbörliga. b)Förmåner som förekommer i andra sammanhang och har en utpräglad PR-karaktär, t.ex. syftar till att uppodla eller vidmakthålla marknadskontakter med behöriga företrädare för andra företag, kommersiella organisationer och kommersiella organ, klassificeras som i regel enbart attitydpåverkande och därmed i princip som tillbörliga. 8.8 Vid sammanvägningen av de olika bedömningskriterierna skall också konkurrentintresset och samhällets intresse beaktas. Vanliga typer av villkorat tillbörliga förmåner 8.9 De förmåner som upptas i det följande anses tillbörliga om de uppfyller kraven på öppenhet och måttfullhet och framstår som enbart attitydpåverkande. a)Studieresor, kurser, seminarier och andra utbildnings- arrangemang för personal hos eller personer som på ett eller annat sätt är knutna till kunder, återförsäljare eller andra befintliga eller möjliga affärskontakter, under förutsättning att utbildnings-/informationsmomentet helt dominerar och att inbjudan riktats till huvudmannen och denne valt ut den eller de personer som deltar för dennes räkning och för sin del godtagit eventuella kringarrangemang. b)Studiebesök vid egna eller vid en leverantörs anläggningar eller vid referensanläggningar, under motsvarande förutsättningar som studieresor och liknande. c)Säljfrämjande arrangemang riktade till personal som är anställd hos eller på ett eller annat sätt knuten till återförsäljare eller andra företag i senare säljled, under förutsättning att föreskrifterna i följande artiklar i för reklam och marknadskommunikation iakttas. Artikel A8 – Särskilda åligganden för arrangörer Säljfrämjande åtgärder skall läggas upp och handhas så att förmedlarnas berättigade intressen tillgodoses. Förmedlarnas fria bestämmanderätt skall respekteras. Anställdas, arbetsgivares och konsumenters intressen Villkoren för säljfrämjande åtgärder skall utformas så att de respekterar lojalitetsbanden mellan anställda och deras arbetsgivare. Program för säljpremiering och andra belöningar skall utformas och genomföras med beaktande av alla berördas intressen och får inte komma i konflikt med anställdas plikt gentemot arbetsgivaren eller deras skyldighet att ge korrekta råd till konsumenter. Rättigheter för förmedlares anställda Arrangören skall alltid i förväg inhämta medgivande från förmedlaren eller behörig chef hos denne, bl.a. om avsikten är att: inbjuda anställda hos förmedlaren att medverka i en säljfrämjande åtgärd, erbjuda anställda hos förmedlaren ekonomisk eller annan belöning för medverkan eller uppnådda säljresultat i samband med en säljfrämjande åtgärd. Vid ett erbjudande för vilket sådant förhandsmedgivande inte kan inhämtas, men som framställs öppet via media, skall det klart framgå att den anställde är skyldig att inhämta arbetsgivarens medgivande före deltagandet. Leverans i rätt tid av varor och material till förmedlare Samtliga varor, inbegripet tilläggsförmåner och övrigt material, skall levereras till förmedlaren inom tid som är rimlig med hänsyn till de tidsgränser som gäller för erbjudandet. Avtalsförhållanden mellan förmedlare och mottagare Säljfrämjande åtgärder som innefattar aktivt samarbete från förmedlares sida (eller dennes anställda) skall vara utformade så att eventuella avtalsförhållanden mellan förmedlare och mottagare inte rubbas. d)PR- och andra informationsarrangemang för massmedier, under förutsättning att de är förenliga med gällande yrkesetiska regler. e)Festarrangemang, banketter och minnesgåvor till de inviterade gästerna, under förutsättning att de vidtagna åtgärderna är måttfulla enligt de normer som är generellt godtagna i det svenska affärslivet eller såvitt gäller transnationella arrangemang vad som är måttfullt enligt internationell praxis. f)Representationsmåltider av god klass med avseende på mat och dryck, i den mån det är fråga om enstaka inbjudningar under en inte alltför kort tidsrymd till en och samma anställd. g)Inbjudningar till kulturella eller sportsliga arrangemang eller begivenheter, under förutsättning att inbjudan riktats till huvudmannen och inte till viss anställd eller också uttryckligen godkänts av huvudmannen. h)Trohetsrabatter (bonus), frikort, personliga rabatter under samma förutsättningar som inbjudningar till kulturella och sportsliga arrangemang. i)Gåvor av föremål som med hänsyn till art och ekonomiskt värde och omständigheterna i övrigt är måttfulla. 8.10 Ett uttryckligt eller underförstått krav på en villkorat tillbörlig förmån i kontakt- och relationsfrämjande syfte från en anställds sida är i regel oetiskt och icke tillbörligt; det ger grund för att anta att den anställde är beredd att låta sitt beteende påverkas av förmånen. 9.1Såsom framgår av har företags- ledningen en övergripande skyldighet att verka för att företaget och dess anställda följer de vägledande etiska reglerna. Företags- ledningen är dock oförhindrad delegera till ett ansvarigt organ eller till en funktionär i ansvarig ställning inom företaget att på ledningens vägnar svara för att företagets marknadsuppträdande är förenligt med de vägledande etiska reglerna. 9.2Företagets anställda har en i förhållande till sin ställning avvägd skyldighet att se till att de själva och dem underställd personal följer reglerna. 9.3 Företagsledningen skall försäkra sig om att åtgärder vidtas för att de anställda och andra som företräder företaget skall ha god kännedom om de vägledande reglerna och ha tillgång till kompetent rådgivning då de behöver hjälp med att tolka dessa. 9.4 Företagsledningen skall även, om så behövs, meddela kompletterande anvisningar om företagets policy vad gäller personliga förmåner i kontakt- och relationsfrämjande syfte, t.ex. i form av en Company Code enligt rekommendationerna i . Som en praktisk hjälp i ett sådant arbete kan IMM:s Handledning för hur ett företag tar fram och följer upp en policy mot mutor användas. Handledningen syftar till att på det praktiska planet underlätta för företagen att strukturera arbetet med att ta fram en ändamålsenligt utformad, egen etisk policy, egna förhållningsregler och rutiner när det gäller att bekämpa mutor samt belysa hur den framtagna policyn bör genomföras, tillämpas och följas upp. Handledningen ingår som bilaga i denna skrift. Fogat till handledningen finns exempel på policies som har tagits fram av företag och organisationer. Såväl handledningen som exempelsamlingen finns utlagda på IMM:s hemsida: 9.5Företagsledningen skall se till att sådana bokföringsrutiner etableras att en tillfredsställande kontroll kan ske av förmånsutbud på olika nivåer inom företaget och skall svara för att sådan kontroll genomförs av företagets revisorer. 9.6Om det vid internkontroll eller revision visar sig att de vägledande reglerna åsidosatts skall företagsledningen se till att de åtgärder vidtas som krävs för att åstadkomma rättelse där detta är möjligt och, framför allt, för att motverka att det icke tillbörliga förfarandet upprepas. 9.7 Företagsledningen bör, om och när det är påkallat eller önskvärt, etablera kontakter med sina affärsförbindelser, med andra företag inom branschen och med näringslivsorganisationer för samarbete i strävandena att motverka att icke tillbörliga förmåner används i kontakt- och relationsfrämjande syfte. Insatser från de anställda 9.8 Företagens anställda skall låta sig informeras om de vägledande reglernas innehåll och tolkning samt om de kompletterande anvisningar som det egna företaget utfärdat rörande förmånsutbud, förmånskrav och förmånsaccept. En anställd som är tveksam om huruvida en viss förmån är tillbörlig eller ej skall ta kontakt med företagets rådgivare. Företagets policy mot mutor Handledning för hur ett företag tar fram och följer upp en policy mot mutor Relationsfrämjande åtgärder förekommer i olika former inom näringslivet. Det kan vara representation, festevenemang, idrotts- tävlingar, olika bonusarrangemang, nöjesresor, presenter eller sido- leveranser av varor eller tjänster. I kan allt detta under vissa omständigheter klassas som muta enligt . Förenklat uttryckt kan den som tar emot eller begär en muta dömas för mutbrott och den som lämnar eller erbjuder en muta dömas för bestickning. Även i många andra länder är tagande och lämnande av muta straffbara gärningar. Förekomsten av mutor hos ett företag, eller misstankar härom, påverkar alla som har en relation till företaget. Företagets rykte och varumärke riskerar att skadas. Mutor leder till högre kostnader och snedvrider konkurrensen på marknaden. Förtroendet från kunder och andra affärskontakter förstörs. Oavsett om mutor upptäcks eller inte, påverkas företagets verksamhet negativt eftersom dolda intressen styr verksamheten.