sou · GYB362 · 2010-09-30 00:00:00 — myndigheterna bör samla utvecklingsidéer på ett strukturerat sätt och hålla tillgången till idébanken öppen för så många som möjligt (avsnitt 2.2), myndigheterna bör integrera behovsdriven e-förvaltning som en del i både lång- och kortsiktig verksamhetsplanering (avsnitt 2.4.1), myndigheterna bör förteckna sina tjänster mot privatpersoner och företag och överväga via vilka kanaler tjänsterna ska levereras (avsnitt 2.4.2), () bör göra en översyn av väg- ledningar och handledningar (avsnitt 2.5.13), alla myndigheter bör genomföra en konsekvensanalys avseende ett införande av IPv6 och påbörjar ett sådant införande inklusive införande av DNSSEC (avsnitt 2.7.3), frågan om ökad kryptografisk säkerhet för e-legitimationer och elektroniska underskrifter bör utredas omgående (avsnitt 2.7.4). Delegationen vill också peka på att myndigheterna har ett särskilt ansvar för att terminologi inom deras olika fackområden i enlighet med språklagen finns till- gänglig, används och utvecklas, delegationen har tagit fram en vägledning för att myndigheterna ska kunna starta en gemensam ramplanering . Planeringsaktiviteten är beroende av att regeringsbeslut fattas i frågan om utvecklingsansvariga myndigheter. Delegationen har för avsikt att genomföra attitydundersökningar och få fram förslag på åtgärder för att öka användningen av e-tjänsterna, undersöka förutsättningarna för medfinansiering från privat sektor vid framtagning av e-tjänster, ta fram ett forum för medborgarförslag. ska bidra till att förenkla kontakterna mellan förvaltningen och privatpersoner respektive företagare. Kontakt- erna bör alltid ske utifrån användarnas behov och nytta i kombination med beräkningar av den interna produktiviteten. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Behovsfångst, etablera forum för erfarenhetsutbyte och möjlig- heten för privatpersoner och företagare att lämna förslag till nya eller förändrade e-tjänster är av högsta vikt. Inriktningen för det fortsatta arbetet med e-förvaltning bygger på regeringens mål och delegationens strategi för e-förvaltning (Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning, SOU 2009:86). Regeringens mål finns bl.a. att läsa i handlingsplanen för e-förvalt- ning (dnr Fi 2008/491), där det fastslogs att de ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att tillvarata sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter. beslutade i enlighet med den förvalt- ningspolitiska propositionen Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (prop. 2009/10:175) att det förvaltningspoli- tiska målet nu är: En innovativ och samverkande statsförvaltning som är rättssäker och effektiv, har väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet och som därigenom bidrar till utveckling och ett effektivt EU-arbete. Regeringen vill ta ytterligare steg mot öppenhet och transparens. Insynen i förvaltningens verksamhet ska öka. Privatpersoner och företag ska bli delaktiga i policyprocesser. Det ska bli enklare att få tillgång till och använda sig av offentlig information. Ett steg mot ökad öppenhet är bland annat lagen (2010:566) om vidareutnytt- jande av handlingar från den offentliga förvaltningen som trädde i kraft . Delegationen har fått i uppdrag av regeringen att främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av information. Delegationen ska till exempel underlätta för den intresserade att hitta vilken offentlig information som finns och hur man får åtkomst till den, i de fall den inte är integritetskänslig. Delegationen avser att även på andra sätt verka för öppenhet och transparens och föregå med gott exempel. Bland annat genom att bjuda in till diskussioner och lämna synpunkter på dokument och utkast. Delegationen avser att med hjälp av personliga möten, sociala medier och andra kanaler inbjuda till dialog, kunskapssprid- ning, delaktighet och insyn i verksamheten. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Strategin för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) uttrycker att e-förvaltningen ska vara behovsdriven. Varje myndig- het har ansvar för att tillvarata sina målgruppers behov, inklusive de behov där nyttan tillfaller tredje part (se SOU 2009:86), dvs. inte i första hand gynnar den egna myndigheten. En viktig del i en behovsdriven e-förvaltning handlar om att samla in idéer, synpunkter, beröm och klagomål på ett systematiskt och ordnat sätt. För att bland annat kartlägga hur myndigheterna arbetar med behovsfångst har delegationen genomfört en enkät. I enkäten har myndigheterna svarat på hur många e-tjänster de kan erbjuda , vid hur många tillfällen en inventering av målgruppens behov gjorts vid utvecklingen av e-tjänster, vilken metod som använts, om man samarbetat med andra parter, vilka dessa i så fall varit och vilka skälen har varit för att inte genomföra en behovsinventering. Myndigheterna fick också lämna fritextsvar på vilka fördelar och nackdelar man ser med behovsfångst. av de myndigheter som besvarat frågan uppger att de kan erbjuda någon typ av e-tjänst. E-tjänster har i det här fallet beskrivits som Internettjänster som gör det möjligt för privatpersoner eller företag att hantera sina ärenden elektroniskt. Det har varit upp till myndigheterna att utifrån denna beskrivning identifiera och kvantifiera sina e-tjänster. Uppgiften har inte varit helt enkel eftersom det inte alltid är självklart med vad som avses med en e-tjänst och en gemensam definition saknas. Var tredje myndighet har inga e-tjänster. Av dem som har e-tjänster uppger majoriteten, , att de har mellan en och tio tjänster. uppger att de har mellan 11 och 20 e-tjänster. Av dessa är många universitet och högskolor. Av de myndigheter som har e-tjänster är det som uppger att de vid samtliga tillfällen gjort en inventering av målgruppens behov inför eller under utvecklingen av e-tjänsten/tjänsterna. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen fjärde myndighet har inte genomfört en behovsinventering vid utvecklingen av någon e-tjänst. I de flesta fall har dessa myndig- heter bara ett fåtal e-tjänster. De vanligaste metoderna som används vid inventering av mål- gruppernas behov är möte/nätverk som hälften av myndigheterna använder sig av, bygger inventeringen på inkomna synpunkter medan använder sig av fokusgrupper. Minst använd metod uppges medborgardialog vara med en procent och postal enkät . Flertalet myndigheter har använt sig av flera olika metoder eller en kombination av olika metoder. av de myndigheter som utvecklat e-tjänster har inte samarbetat med någon annan part vid behovsinventeringen. av organisationerna har gjort det . I hälften av fallen har den andre samarbetspartnern varit en annan myndig- het. En dryg femtedel av myndigheterna har samarbetat med en intresseorganisation eller en branschorganisation. har samarbetat med en kommun. Av de som har uppgett att man inte genomfört en behovs- inventering, anser en femtedel att man har skaffat sig kunskap om målgruppen . Andra skäl är tidsbrist och att behovs- fångst inte är prioriterat. menar att en utebliven behovsinventering beror på att finansiering saknats. Nästan samtliga, , av dem som svarat på enkäten menar att det finns fördelar med behovsinventering vid utveckling av e-tjänster. menar att det också finns risker med behovsinventering. Fördelarna är främst ökad användning och nytta av e-tjänsterna, bättre träffsäkerhet och måluppfyllelse, kunskap om efterfrågan, bättre beslutsunderlag och underlag för prioriteringar, tillgodose behov, göra det möjligt att ge bättre service, minskade kostnader. De nackdelar som uppges är bland annat att urvalet riskerar att inte vara representativt för den totala målgruppen eller att fel frågor ställs, skapar förväntningar hos målgruppen som inte kan infrias, alltför individuella och spretiga önskemål, svårt att prioritera, högre kostnader, längre leverans- tider, för kortsiktigt perspektiv och att det är minst lika viktigt att klargöra hur myndighetens verksamhet kan förbättras och effekti- med e-tjänster. I bilaga 18 finns en beskrivning av enkätsvaren. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Utifrån enkätresultatet konstateras att ett mindre antal myndig- heter står för den största delen av e-tjänsterna. I denna grupp är man positivt inställd till behovsfångst och inventering av målgruppernas behov, även om en stor del använder sig av den kunskap som man redan anser sig ha om målgrupperna. Det finns inte heller någon metod som myndigheterna verkar föredra framför andra. De flesta verkar pröva olika metoder eller använda sig av en kombination av metoder. Relativt få myndigheter samarbetar med andra parter vid utveck- lingen av e-tjänster och behovsinventering. Bara ett fåtal har sökt sig utanför myndighetssfären. Nästan samtliga myndigheter uppger att de är positiva och ser fördelarna med att göra en inventering av målgruppernas behov. Men många ser också nackdelar som att användarna inte alltid vet bäst och att det finns en risk att behov som identifieras inte alltid är representativt för en större grupp. Intressant i det här samman- hanget är att de metoder myndigheterna uppgett att man främst använder sig av, såsom möten/nätverk, inkomna synpunkter och fokusgrupper, som i regel är resultatet av en mindre grupps tyckanden. Delegationen avser att publicera enkätsvaren på delegationens webbplats så att myndigheter själva kan ta dela av resultatet och bedöma eventuella gemensamma berörings- punkter. Delegationen kommer mer i detalj bearbeta enkäten och agera utifrån resultatet av bearbetningen. I takt med att förväntningarna på myndigheter, kommuner och landsting ökar vad gäller tillgänglighet, dialog, påverkan och elek- tronisk ärendehantering, ökar också behovet av att öka kunskapen, utbyta erfarenheter och bidra till innovation. Ett sätt att åstad- komma detta till låg kostnad och med god kvalitet är genom ett elektroniskt forum för erfarenheter. Delegationen har tagit i bruk ett elektroniskt forum för erfarenhetsutbyte1. Forumet vänder sig till alla som arbetar med eller är intresserade av e-förvaltning. Syftet är att underlätta och stärka ett kontinuerligt Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen erfarenhetsutbyte, stimulera till dialog och bidra till öppenhet och transparens. Det finns inga restriktioner vilka som kan ta del av innehållet, men den som vill göra inlägg behöver bli medlem. I ett första skede har det varit möjligt att lämna synpunkter på utkast till olika vägledningar som delegationen avser att ta fram . Delegationen kommer fortsatt arbeta för att stimulera till en aktiv dialog och lyfta fram goda exempel. Forumet har (mitten av ) runt 300 medlemmar och antalet fortsätter stadigt att växa. Målet är att minst en representant från varje kommun och större myndighet ska vara medlem i forumet och att det ska finnas en daglig aktivitet i forumet. Forumet har och kommer fortsatt att marknadsföras via delegationens upparbetade kommunikationskanaler och nätverk. Delegationen kommer att utvärdera forumets innehåll och dess tekniska lösning, och kommer därefter vidta eventuella åtgärder för att utveckla såväl form som innehåll. Delegationen avser att starta ett elektroniskt forum för medbor- garinflytande. Syftet är att bidra till att åstadkomma och stödja en medborgar- och behovsdriven e-förvaltning. kommer delegationen att arbeta fram ett projektförslag och en teknisk specifikation. Lösningen kommer i en första version göra det möjligt för privatpersoner att lämna utvecklingsförslag, som delegationen för vidare till berörda myn- digheter. Denna första version ska vara i drift . Delegationen har i sitt första betänkande (SOU 2009:86) föreslagit att regeringen ska ge , , Lantmäteriet och Transportstyrelsen ett särskilt utvecklingsansvar för e-förvaltning. Ansvaret innebär att leda samverkan och utveckling inom följande intressent- och målgruppsområden: företag och företagande, privatpersoner, geografisk information och fastighetsinformation samt fordon och förare. Motivet för detta är att säkerställa en behovsdriven e-förvaltning. Förslaget är under beredning. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen I den förvaltningspolitiska propositionen (prop. 2009/10:175) gör regeringen bedömningen att samordningen av myndigheternas utvecklingsarbete behöver stärkas ytterligare. Att lyckas med utmaningen att skapa e-tjänster som ska åstad- komma att det blir så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service bygger på ett antal förutsättningar: Finansieringslösningar för att utveckla e-tjänster. Process- och kompetensutveckling inom förvaltningen. Samverkan mellan delar av förvaltning. Anpassning av regelverken. Anpassning av regelverk är ofta en central och avgörande parameter för att nå de mål och visioner som finns, t.ex. i regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Många av dagens lagar och förord- ningar har på nacken och teknik och samhällsutveck- lingen har växt ifrån många av de regelverk som styr myndighe- ters informationshantering och informationsutbyte. Det finns lagar som fortfarande talar om telegramhantering och ADB-system. Tekniskt sett är många av begreppen föråldrade. Så är också fallet när det gäller många registerförfattningar, något som hämmar myndigheterna i sin systemutveckling. Delegationen föreslog i sitt första betänkande (SOU 2009:86) att regeringen ska tillsätta en utredning med uppdrag att göra en översyn av registerförfattning- arna. I delegationens andra betänkande (SOU 2010:20) togs detta förhållande igen. Delegationen vill åter erinra om vikten av att en sådan utredning tillsätts om målet med e-förvaltningen, så enkelt som möjligt för så många som möjligt, ska kunna uppnås. Behovet av en sådan översyn tas också upp i slutbetänkande Allmänna handlingar i elektronisk form – offentlighet och integritet (SOU 2010:4, s. 19). Enligt delegationens mening bör utredningen tillsättas skyndsamt. Ansvaret för att utredningsarbetet startar faller på regeringen (). Delegationen har i uppdrag att vid behov lämna förslag till författningsändringar. Delegationen kan också, Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen där så är möjligt och lämpligt från bl.a. integritetssynpunkt, tolka regler för att uppnå klarhet i om de är förenliga med e-förvaltningens behov. Det kan emellertid inte anses falla inom ramen för delegationens uppdrag att lämna författningsförslag som kräver omfattande utredningsarbete. Enligt delegationens mening är det angeläget att anpassningen av regelverken bl.a. får som mål att underlätta genomförandet av e-förvaltningen. Om uppgifter får lämnas till andra myndigheter utan hinder av sekretess bör det få ske i elektronisk form, under förutsättning av att skyddet för den personliga integriteten inte eftersätts. Det finns beslutade registerlagar som delegationen anser inte i tillräcklig omfattning beaktar målet att underlätta genom- förandet av e-förvaltningen. I polisdatalagen (2010:361) finns t.ex. en bestämmelse (1 kap. 20 §) som föreskriver att endast enstaka personuppgifter får lämnas ut på medium för automatiserad behandling. Ska fler än enstaka uppgifter lämnas ut på detta elektroniska sätt förutsätter det att regeringen har föreskrivit det2. Bestämmelsen bygger på det tekniskt sett oklara begreppet medium för automatiserad behandling. Vidare blir den tillämplig även vid elektroniskt utbyte mellan myndigheten och det oavsett om uppgifterna är offentliga eller sekretesskyddade. Bestämmelsen hindrar inte utlämnande av samma uppgifter på papper. För att nå uppställda mål och visioner och uppnå enhetlighet bör en anpassning göras även av andra regelverk än registerförfatt- ningar. Det kan t.ex. starkt ifrågasättas varför uppgifter som är offentliga hos omfattas av sekretess hos . Förhållandet inte bara motverkar ett rationellt informationsutbyte mellan myndigheterna, det framstår också som obegripligt för allmänheten. Vidare bör ökade rättsliga förutsättningar skapas för att upp- gifter som enskilda ska lämna till myndigheter i ökad utsträckning sker i elektronisk form. Det kan t.ex. övervägas om att meddela föreskrifter om att vissa kategorier av företag ska fullgöra sin upp- giftsskyldighet i elektronisk form. En i sammanhanget lika viktig parameter är att uppgifterna lämnas enligt gemensamma format och standarder. Förutsättningar för detta bör också ges i författning. 2 Se även 13 § studiestödsdatalagen (2009:287). Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Slutligen vill delegationen framföra vikten av att översynen av formkrav som hindrar elektroniska förfaranden3 fortsätter för att påskynda genomförandet av e-förvaltningen. Delegationen har tagit fram en vägledning för verksamhets- utveckling med avseende på e-förvaltning. Skälet till detta är att i det i delegationens uppdrag ingår att koordinera de strategiska e-förvaltningsprojekt som påverkar det samlade arbetet med e-förvaltning samt följa upp dess effekter för privatpersoner, företag och förvaltningen. Vägledningen skapar en grund för koordineringsarbetet eftersom den ger möjlighet till likartad beskrivning av e-förvaltningsarbetet. Delegationen har även tagit fram en vägledning för kanalstrategi, i syfte att stödja myndig- heternas4 kanalstrategiarbete (se SOU 2009:86). Arbetet har bedrivits i arbetsutskott till delegationens arbetsgrupp under ledning av delegationens sekretariat. Utkast till vägledningarna har funnits öppet publicerade5 och beslutade version finns i sin helhet tillgängliga via delegationens webbplats.6 Innehållet beskrivs här i korthet. Vägledningen för verksamhetsplanering beskriver vad varje myndighet behöver tänka på med avseende på e-förvaltning när man planerar på lång och kort sikt. Även kommuner och landsting kan dra nytta av vägledningen. bör ingå som en integrerad del av den övriga strategiska verksamhetsplaneringen. Planeringen bör utgå från bl.a. uppdraget och egna långsiktiga mål, från behov som analyserats fram och från regeringens mål med e-förvaltning. 4Inklusive kommuner och landsting. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen även ta hänsyn till E-delegationens betänkanden och till eventuell samplanering med andra parter. Åtminstone följande dokument bör tas fram: Initiativen i den strategiska utvecklingsplanen bör på en övergripande nivå nyttokalkyleras, med grova uppskattningar, för att kunna styra den effekthemtagning som utvecklingen ska resultera i. Verksamhetsplanen inför bör bl.a. ta hänsyn till mål inom e-förvaltningsområdet från EU, , regeringen och departement, betänkanden från E-delegationen,7 egna långsiktiga mål, egen strategisk planering, samt eventuell gemensam planering med andra, behov som analyserats fram från bl.a. synpunkter och idéer. Myndighetens ettåriga verksamhetsplan bör innehålla bl.a. en utvecklingsplan, samt kortsiktiga mål kopplat till nyckeltal inom e-förvaltning, exempelvis e-tjänsternas användningsgrad. I den förvaltningspolitiska propositionen Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (prop. 2009/10:175) står det beskrivet att myndigheterna ska ta hänsyn till medborgarnas kostnad för och nytta av offentlig service. Servicen ska levereras med hjälp av internettjänster och telefon, kompletterat med personliga möten till exempel via lokala servicekontor och kontaktpunkter. 7 Se /betankanden Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Enligt E-delegationens strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) ska varje myndighet ha en kanal- strategi. För att underlätta det arbetet har delegationen tagit fram en vägledning som beskriver vad myndighetens kanalstrategi kan innehålla och vad man bör tänka på när man tar fram den. Vägled- ningen kan användas inom hela den offentliga förvaltningen8 och finns i sin helhet tillgänglig på . I korthet innebär den följande: Med kanal menar vi det kontaktsätt som myndigheten erbjuder för en viss tjänst, dvs. hur tjänsten levereras. Kanalerna omfattar bland annat personliga möten, sociala medier, e-tjänster etc. En kanalstrategi beskriver vilka kanaler myndigheten ska priori- tera för att nå sina långsiktiga mål och fullgöra sitt uppdrag. Kanalstrategin ska vara ett stöd och ett verktyg både för styrning av det dagliga kundmötet och för prioriteringen av förslag till verksamhetsutveckling. I analysen bör man ta hänsyn både till målgruppernas och myndighetens behov, inklusive ekonomiska och säkerhetsmässiga aspekter. övergripande strategiska ställningstaganden, målgrupper och deras behov, en lista över myndighetens tjänster till målgrupperna, övergripande prioritering mellan kanaler och prioritering av kanaler per tjänst. Varje myndighet har ansvar för sina tjänster och kanaler, men kan under framtagandet av kanalstrategin dra nytta av vad andra redan gjort. Exempel på kanalstrategier kommer därför att samlas och kunna nås via delegationens webbplats.9 I delegationens andra betänkande (SOU 2010:20) påtalades beho- vet av att finna en finansieringslösning för strategiska e-tjänst- projekt på förvaltningsövergripande nivå. Behovsdriven utveckling av e-tjänster kommer att resultera i krav på att myndigheter inom 8Med offentlig förvaltning avses såväl statliga myndigheter som kommuner och landsting. Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen offentlig förvaltning samordnar sin tjänsteutveckling för att skapa efterfrågade tjänster. Finansieringslösningarna måste utvecklas i motsvarande grad för att få till stånd förvaltningsgemensamma projekt. Finansiering krävs i två etapper. Första etappen är förstudie- fasen där ett finansieringsutrymme måste skapas eftersom en för- studie inte får lånefinansieras. Den andra etappen då e-tjänsten realiseras och etableras ska enligt dagens regelverk lånefinansieras. Delegationen ser en risk i att viktiga förvaltningsgemensamma e-tjänster inte kommer till stånd beroende på att inblandade myndigheter inte kan enas om en finansiering av förstudier. har i rapporten över gränserna (RiR 2009:18) också beskrivit ovanstående förhållande. I bilaga 12 återfinns utdrag ur denna rapport. Delegationens förslag: Regeringens ska avsätta för att finansiera de förstudieprojekt som E-delegationen initierar och som bedrivs av myndigheter som ingår i delegationen. Skälen till delegationens förslag: En avgörande faktor för att uppnå rimliga tider från idé till införande av en förvaltningsgemen- sam e-tjänst är att medel finns att tillgå för att snabbt kunna starta en förstudie. Medel kan realiseras på två sätt. Ett sätt är att inblan- dade myndigheter skapar ett utrymme inom egna ramar för att kunna bidra till förstudien vilket oftast blir en lång och utdragen process. Ett annat sätt, vilket delegationen ser som den långsiktiga lösningen, är att regeringen avsätter medel för att finansiera förstudier. På så sätt skulle e-tjänstprojekt kunna startas betydligt snabbare eftersom en väl genomförd förstudie är grunden för eventuellt beslut att starta ett e-tjänstprojekt. De förstudieprojekt som är startade inom ramen för delega- tionen och som beskrivs i avsnitt 3.1 är finansierade genom att delegationen gemensamt har bidragit med medel. Det går dock inte alltid att förutsätta att i delegationen ingående myndigheter, , kan bidra till en finansiering av förstudier avseende en förvaltningsgemensam e-tjänst. I har regeringen avsatt i den så kallade ABT-fonden (användbar medborgarteknologi) för att Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen finansiera både förstudier och till stor del även själva e-tjänst- projekten. Genom ABT-fonden drivs 42 förvaltningsgemen- samma projekt (). Den nuvarande statliga finansieringsmodellen är utformad för ett förfarande där en myndighet lånar för att investera i informations- teknik som leder till rationalisering av den egna verksamheten, vilket skapar utrymme för att betala tillbaka lånen. Modellen förutsätter härvid projekt där nyttan tillfaller den myndighet som gör den initiala investeringen.