sou · GYB338 · 2010-06-08 00:00:00 — Mutor skadar alla: arbets- givaren/uppdragsgivaren, motparten, konkurrenterna och sam- hället. Förekomsten av mutor är således ett hot mot de grund- läggande värderingar som styr både rättsstaten och marknads- ekonomin och måste därför bekämpas. För att motverka mutor har Institutet () gett ut Vägledande etiska regler för kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet – mest känd under kortnamnet IMM:s Vägledning – samt informationsskriften Farliga Förmåner – vad lagen säger om bestickning, korruptiv marknadsföring och mutbrott. IMM:s Vägledning utgör ett led i det svenska näringslivets strävanden på olika områden att främja en hög etisk standard i fråga om företagens kommersiella omvärldsrelationer. Reglerna knyter an till dokument Extortion and Bribery in International Business Transactions, som innehåller bland annat ett antal konkret utformade förhållningsregler. Förhållnings- reglerna är intagna som bilaga till IMM:s Vägledning. I Farliga Förmåner förklaras den svenska mutlagstiftningen, bland annat med hjälp av exempel hämtade från domstolspraxis. IMM:s Vägledning och Farliga Förmåner är mycket efterfrågade och har fått stor spridning. IMM tar nu ett ytterligare steg genom denna handledning till hjälp för företag som vill ta ett samlat grepp på frågan. Syftet med denna handledning är att den skall vara en utgångspunkt och praktisk hjälp i företagens arbete med att ta fram en ändamåls- enligt utformad, egen etisk policy, egna förhållningsregler och rutiner när det gäller att bekämpa mutor. att på det praktiska planet underlätta för företagen att strukturera detta arbete och ange hur arbetet bör organiseras, planeras och genomföras. att belysa hur den framtagna policyn bör genomföras, tillämpas och följas upp. Varje enskilt företag måste dock självt bestämma och formulera policyns sakinnehåll, det vill säga principerna och förhållnings- reglerna. Handledningen är därför mer översiktlig och allmänt formulerad i denna del. Handledningen utgår från att ett företag fastlägger sin policy mot mutor i skriftlig form. Handledningen tar sikte på alla former av muttagande och bestickning, således både fall där någon i det egna företaget erbjuds eller tar emot en muta och fall där det egna företaget erbjuder eller lämnar en muta åt (besticker) någon. Likaså omfattas all verksamhet i företaget. Förutom affärstransaktioner med ett annat privat eller offentligt företag omfattas alltså även exempelvis ansökan om erhållande av ett tillstånd från en myndighet eller annat offentligt organ. Handledningen vänder sig till handels-, industri- och tjänsteföretag av alla kategorier, även om den främst riktar sig till något större företag. Förenklat sett är behovet av en skriven policy större i företag som, till följd av sin storlek, har mer komplicerade administrativa rutiner och fler anställda med kund- och inköps- kontakter, spridda i kanske flera länder. Till hjälp för det enskilda företaget innehåller handledningen också ett antal exempel på policies mot mutor som tagits fram av olika företag och organisationer. Många av dessa policies innehåller även företagsetiska regler i andra ämnen än bekämpning av mutor. Denna handledning tar dock som redan framgår av rubriken enbart sikte på att hjälpa företag att ta fram en policy när det gäller mutor. Arbetssätt för att ta fram en företagspolicy 1.Varför ha en skriven etisk policy? 2.Processen att ta fram en policy Innehållet i en företagspolicy 3.Ta med det som är relevant för företaget utifrån en riskanalys 5.Olika marknader – problem att tillämpa samma regler 6.Vad policydokumentet bör innehålla Genomförandet och uppföljningen av en företagspolicy 8.Utbildning av de anställda 9.Rådgivning till de anställda 11.Åtgärder mot anställda som inte följer policyns bestämmelser 12.Åtgärder mot underentreprenörer, leverantörer och andra affärskontakter som inte följer policyns bestämmelser 13.Kontroll, revision och återrapportering ARBETSSÄTT FÖR ATT TA FRAM EN FÖRETAGSPOLICY Varför ha en skriven etisk policy? En skriven etisk policy ger en tydlig signal till omvärlden om hur företaget ser på muttagande och bestickning. Förtroendet för företaget hos aktieägare samt hos kunder och andra affärskontakter ökar. För de anställda utgör en skriven etisk policy en praktisk vägledning och ett stöd för hur olika situationer skall hanteras. För företagets VD och styrelse kan det vid ett inträffat mutfall vara av stor vikt från ansvarssynpunkt att ha en skriven etisk policy som är förankrad i organisationen. Beaktas bör också att många företag redan har egna policies mot mutor, och att dessa företag förväntar sig, eller rent av kräver, av sina leverantörer och andra affärskontakter att också de har – och tillämpar – en motsvarande policy. En policy skall syfta till att företaget förbjuder alla former av muttagande och bestickning i alla affärskontakter och i alla andra omvärldsrelationer (exempelvis med myndigheter) som företaget är involverat i. Affärskontakterna kan vara direkta eller indirekta, genom dotterbolag eller joint , med leverantörer, kunder, konsulter, mäklare, underentreprenörer, agenter och andra mellanmän. Processen att ta fram en policy För att företaget effektivt skall kunna bekämpa mutor räcker det inte att en policy tas fram. Företaget måste också säkerställa att rutiner och förhållningsregler utarbetas för genomförandet och den fortlöpande hanteringen av policyn, och att dessa rutiner och förhållningsregler integreras i företagets dagliga verksamhet. Detta ställer bland annat krav på utbildning av de anställda och uppföljning av policyn. Företagets policy behöver utvecklas och revideras allteftersom nya erfarenheter vinns. Också av det skälet är det viktigt att företaget har ett lämpligt system för uppföljning. 2.1 Högsta ledningen bör driva processen Genomförandet av policyn säkerställs bäst om styrelsen, VD och övrig företagsledning helhjärtat engagerar sig i arbetet att bekämpa mutor inom företaget och i dess omvärldsrelationer. Det är därför av stort signalvärde om det är dessa personer som initierar och driver på processen med att ta fram en policy. Lika betydelsefullt är att de är goda förebilder som uppträder i enlighet med policyn. Styrelsen bör fastställa policyn. Styrelsen bör se till att tillräckliga resurser avsätts för att genom- föra och fortlöpande hantera policyn. 2.2 Tillsätt en projektgrupp Företaget bör tillsätta en projektgrupp som ansvarar för det praktiska arbetet med att ta fram en policy, det vill säga analysera risker, skriva förslag, bearbeta synpunkter etcetera, se vidare punkten 3 nedan. För företag som har verksamhet i andra länder är det därvid viktigt att kartlägga gällande rätt och affärsetiska normer i dessa länder (se vidare punkten 5 nedan). Gruppen bör ha tillräckliga resurser för uppgiften och en egen budget. 2.3 Hela organisationen bör medverka i utvecklandet av en policy Företagets alla verksamhetsgrenar bör vara representerade under processen, liksom även eventuella dotterbolag i och utomlands. Det gäller särskilt sådana delar av företaget som typiskt sett är riskområden, som till exempel avdelningar eller funktioner för inköp, utland, marknad, upphandling, samt forskning och utveckling. Likaså kan det vara lämpligt att de fackliga organisa- tionerna inom företaget är representerade under processen. För att få en bredare uppslutning och spridning av företagets policy kan det i vissa fall vara lämpligt att den diskuteras med viktiga intressenter utanför företaget innan policyn slutligt fastställs. Det kan gälla underentreprenörer, leverantörer och större kunder som företaget har fortlöpande kontakter med. 2.4 Vilken detaljeringsgrad skall policyn ha? Ta fram kompletterande dokument och översätt policyn Om policyn skall omfatta all verksamhet inom ett större företag blir den ofta generellt utformad. Policyn kan då behöva kompletteras med förhållningsregler som mer preciserat ger främst företagets anställda ytterligare vägledning i olika frågor. För- hållningsreglerna kan också gälla utbildning och utformningen av internt återrapporteringssystem. Om företaget bedriver verksam- het utomlands bör policyn kompletteras med lokalt gällande policies, som anpassas till lokal lag. Både policyn och förhållningsreglerna bör översättas till språk som de anställda förstår. 2.5 Fundera igenom på ett tidigt stadium hur policyn skall genomföras och följas upp En avgörande faktor för efterlevnaden inom organisationen av en företagspolicy är att den genomförs effektivt och grundligt. Det är först när policyn blir en naturlig del av företagets verksamhet som man uppnår en effektiv efterlevnad av den. Beteendemönster kanske måste förändras. Sättet för att föra ut policyn i organisa- tionen och hur den följs upp är därför mycket viktigt (se vidare punkterna 8-14 nedan). 2.6 Utveckla ett detaljerat program för genomförande När policyn fastställs av styrelsen, bör även ett program för genomförande vara klart. En grundläggande del av genomförandet är utbildning av de anställda. Programmet bör ha en klar tidsplan för genomförandet och för återrapportering till styrelsen (se vidare punkterna 8-14 nedan). 2.7 Utveckla ett uppföljningssystem Företaget bör införa ett fortlöpande internt återrapporterings- system, lämpligen integrerat med de normala rapporterings- rutinerna i företaget, se punkten 13 nedan. är det en hjälp om det finns en lättillgänglig och väl fungerande rådgivningsfunktion att diskutera tveksamma situationer med, se punkten 9 nedan. Tillsammans med fasta rapporteringsrutiner bör övervägas om ett internt meddelande- eller anmälningssystem (så kallat whistle blower-system) skall införas, som ger enskilda anställda möjlighet att kontinuerligt rapportera iakttagelser om brott mot policyn till särskilt utsedd tjänsteman, se punkten 10 nedan. Även frågan om eventuella åtgärder mot dem som inte följer policyns bestämmelser bör övervägas, se punkterna 11-12 nedan. INNEHÅLLET I EN FÖRETAGSPOLICY Ta med det som är relevant för företaget utifrån en riskanalys Policyn bör anpassas efter det enskilda företaget utifrån dess särskilda verksamhet och företagskultur. Faktorer som kan påverka policyns innehåll är företagets storlek, verksamhetens inriktning, verksamhetens sårbarhet för mutangrepp respektive risken för bestickning, samt platser där verksamheten bedrivs. De områden där risken för muttagande och bestickning bedöms vara störst bör identifieras. Självklart måste policyns bestämmelser ligga inom ramarna för de lagar och internationella konventioner som gäller i de länder där företaget bedriver sin verksamhet. Finns en policy redan framtagen av den branschförening eller liknande som företaget är medlem i, bör övervägas om policyn täcker företagets behov och om företaget bör knyta an sitt policy- dokument till denna. Företagets anställda samt anställda i dotterbolag bör självfallet vara bundna av företagets policy. Att företagets affärskontakter har egna policies av motsvarande slag och innehåll är något som företaget bör verka för. Det kan exempelvis gälla joint venture- partners, agenter, underentreprenörer, leverantörer och kunder. Se även punkten 12 nedan. Ytterligare information finns i IMM:s Vägledning p 3. Olika marknader – problem att tillämpa samma regler Företag som har verksamhet i andra länder kan möta skiftande uppfattningar om mutor. Företaget kan dock inte med hänvisning till olikheter i kultur och utvecklingsnivå åsidosätta sin policy mot mutor. Vidare uppfattas företagens samhällsansvar (Corporate Social Responsibility, CSR) vara att eventuella brister i lag- stiftningen mot korruption i vissa länder inte får utnyttjas av industriländers företag. Däremot fordras särskilda insatser i dotter- bolag i länder med uppenbara korruptionsproblem. Dessa insatser kan bland annat innefatta överenskommelser om rent spel med andra företag i samma bransch. Företag som har verksamhet i andra länder bör noga undersöka vad som är gällande rätt och god affärssed i de olika länderna. Man kan inte utgå från att de rättsliga reglerna och domstolspraxisen är utformade på samma sätt och har samma innehåll som i . Exempelvis regleras i vissa länder korruption i affärsverksamhet i lagstiftning mot illojal eller otillbörlig konkurrens. I boken , bestickning och korruptiv marknadsföring av finns en kortfattad redovisning av internationella förhållanden, som kan vara till hjälp. , som getts ut av , innehåller förhållandevis ingående redogörelser för mutlag- stiftningen i skilda länder. Även det tidigare nämnda dokumentet Extortion and Bribery in International Business Transactions kan vara en hjälp. För företag som bedriver verksamhet utomlands på olika marknader kan det vara svårt att tillämpa exakt samma regler inom hela företaget. Policyn kan då innehålla gemensamma regler och kompletteras med regler för respektive marknad. Det vill säga att policyn kompletteras med lokalt gällande policies som är anpassade till lokal lag. Det kan vara lämpligt att ta in regler för agenter och andra mellanmän i de gemensamma reglerna. Se även punkten 2.4 ovan. I vissa delar av världen förekommer betalning till tulltjänstemän och andra lägre myndighetspersoner för att underlätta eller snabba på en laglig, mer rutinbetonad åtgärd som dessa myndighets- personer är ålagda att utföra, såsom att utfärda ett tillstånd. Sådana så kallade facilitation payments är olagliga i och också i många andra länder. En etisk policy mot mutor bör därför förbjuda användandet av sådana betalningar, eller i vart fall motarbeta användningen av dem. Vad policydokumentet bör innehålla Det är lämpligt att policydokumentet inleds med ett positivt uttalande från företagets styrelse eller högsta ledning om varför företaget har en policy mot muttagande och bestickning. Denna värdegrund klargör – tillsammans med policyn i övrigt – företagets förväntningar och krav på främst de egna medarbetarna, men också på underentreprenörer, leverantörer och andra affärskontakter. Ämnen som bör tas upp i en policy är: Företagets gästfrihet – vad gäller för studiebesök, kundträffar och annan kundvård? Gåvor – finns beloppsgränser? Vilken betydelse har mottagarens ställning och typen av gåvotillfälle? Resor – vad gäller för kunders resa till företagets kundträffar och för de anställdas resor till leverantörers seminarier? Bidrag till politiska partier och/eller till enskilda politiker – vad gäller för bidrag till personvalskampanjer med mera? Sponsring – när kan sponsring riskera att bli muta? Trohetsrabatter och bonus – kan anställda ta emot trohets- rabatter och bonus privat? Vad som sägs i det följande tar sikte på svenska förhållanden. Som nämns i punkten 5 ovan måste företag som har verksamhet i andra länder undersöka hur mutlagstiftningen i dessa länder är utformad för att kunna bedöma vad som är god affärssed. Det bör observeras att svensk lag under vissa förutsättningar kan tillämpas på brott som har begåtts utomlands. Exempelvis kan en svensk medborgare som begår en handling i ett annat land som skulle vara att anse som mutbrott om den begåtts i , straffas i om handlingen är brottslig också i det andra landet. Den svenska mutlagstiftningen är otydlig och klargör inte när en förmån skall anses utgöra en muta. Avgjorda rättsfall ger liten vägledning. Det är därför ofta mycket svårt att ge någorlunda säkra besked om var gränserna går mellan otillbörliga och tillbörliga förmåner, för vad som är ett mut- eller bestickningsbrott. Tilläggas kan att den svenska mutlagstiftningen är sträng och i princip jämställer privat och offentlig sektor. Viktigt blir då att företagets policy ger de anställda vägledning för hur de skall bete sig vid kontakter med myndigheter och med kunder, leverantörer, mäklare och andra affärspartners. Det gäller särskilt de områden där risken för muttagande och bestickning bedömts vara stor. För att vara på den säkra sidan bör företaget utforma sin policy med en viss säkerhetsmarginal. Svensk domstolspraxis visar att gränsen mellan muta och tillbörlig förmån dras snävare inom den offentliga än den privata sektorn. Detta gäller i synnerhet när det är fråga om myndighetsutövning eller myndighetsliknande uppgifter. Åklagares möjlighet att väcka åtal är också större om mottagaren finns inom offentligtägda aktiebolag jämfört med privata aktiebolag. I den tidigare nämnda boken , bestickning och korruptiv marknadsföring finns bland annat utförliga rättsfallsreferat. På Institutets Mot Mutor hemsida finns rättsfall och framåt refererade. Av de gränsdragningar som görs i IMM:s Vägledning framgår översiktligt följande: Arbetsmåltider av vardaglig karaktär, måttfulla uppvaktningar på jämna födelsedagar och vid sjukdom, mindre varuprov samt prydnadsföremål utan större marknadsvärde är exempel på sådant som normalt anses tillbörligt och sålunda inte betraktas som en muta eller bestickning. Se vidare IMM:s Vägledning p 6. Som förmåner som i sig betraktas som otillbörliga kan nämnas penninggåvor, lån på särskilt gynnsamma villkor, borgens- åtaganden, skuldtäckning, irreguljära eller dolda inköpsrabatter samt sidoleveranser av varor eller tjänster från huvudmannens leverantör. Detta är alltså sådant som inte är tillåtet under några förhållanden. Detsamma gäller förfogande över fordon, båt eller fritidsbostad för privat bruk samt helt eller delvis betalda nöjesresor eller semestervistelser. Se vidare IMM:s Vägledning Studieresor, kurser, seminarier, studiebesök, säljfrämjande arrangemang, representationsmåltider av god klass, inbjudningar till kulturella och sportsliga arrangemang, trohetsrabatter med mera, hör till vad som brukar kallas villkorat tillbörliga förmåner, det vill säga de är godtagbara bland annat under förutsättning att de uppfyller kraven på öppenhet och mått- fullhet (se p 8.2 respektive 8.3 i IMM:s Vägledning) samt att de yttre omständigheterna i det enskilda fallet inte föranleder en annan bedömning (se p 8.7). Se vidare IMM:s Vägledning p 8.9. Beträffande säljfrämjande åtgärder, se även punkten 7 nedan. Observera att ovanstående gäller mellan privata företag. I relation till offentliga myndigheter, i synnerhet till myndighetspersoner som har dömande uppgifter eller tillsynsfunktion, gäller betydligt större restriktivitet. Leverantör som har sin marknadskontakt via återförsäljare vill ofta sporra återförsäljarens anställda att sälja mer av just leverantörens produkter. Detta kan ta sig uttryck i säljtävlingar där de bästa resultaten, eller försäljning över en viss nivå, belönas genom att den enskilde försäljaren får en resa, i varor eller pengar eller annan förmån. Ledning för vad som är etiskt godtagbart på detta område internationellt sett kan hämtas från Internationella Handels- kammarens Regler för säljfrämjande åtgärder till vilka hänvisas. Den helt avgörande punkten för att inte komma inom mutområdet är att leverantören i förväg inhämtar återförsäljarens samtycke till att dennes anställda deltar i arrangemanget. GENOMFÖRANDET OCH UPPFÖLJNINGEN AV EN FÖRETAGSPOLICY Utbildning av de anställda En bred utbildning av samtliga anställda är en förutsättning för att företagets policy skall få ett effektivt genomslag. Ett sätt att göra detta är att chefer och andra ledande befattningshavare efter genomgången utbildning, åläggs att i sin tur utbilda underställd personal. Utbildningen bör vara praktiskt inriktad och åter- kommande. Särskilt anpassad utbildning kan behövas inom de avdelningar eller funktioner där företagets anställda löper särskild risk att bli utsatta för mutor eller för tryck att använda sig av mutor, såsom inköp, utland, marknad, upphandling samt forskning och utveckling. När företagets policy har reviderats bör all personal utbildas på nytt. Ett exempel på en IT-baserad grundläggande utbildning kring mutor och bestickning återfinns på . Rådgivning till de anställda Som sagts ger en skriven etisk policy i sig de anställda stöd för hur de skall hantera olika mutsituationer. En kompletterande trygghetsskapande åtgärd för dem kan vara att det finns en viss, angiven person som kan ge råd och anvisningar om hur tveksamma situationer skall hanteras. Personen kan vara någon på en högre tjänst i företaget, exempelvis chefsjuristen i större företag. Ett sätt att främja företagets policy mot mutor, kan vara att införa en ordning som ger de anställda möjlighet att internt påtala att policyn inte har följts eller andra missförhållanden inom företaget. Ett sådant anmälnings- eller meddelandesystem (ofta kallat whistle blower-system eller speak up-system) måste givetvis utformas så att de anställda känner trygghet inför det och inte riskerar att bli trakasserade av arbetsgivaren eller medarbetare till följd av en anmälan. En lösning kan vara att anmälningar kan ske anonymt. Åtgärder mot anställda som inte följer policyns bestämmelser Det förekommer att företag i sin policy anger att åtgärder kan vidtas mot anställda som inte följer policyns bestämmelser. För företag med anställda i är varning, omplacering och, i de allvarligaste fallen, uppsägning eller avskedande exempel på sådana åtgärder. Om företaget vill vidta en åtgärd måste den vara proportionerlig mot åsidosättandet av policybestämmelsen. Det är omständigheterna i det enskilda fallet som avgör om ett åsidosättande av en bestämmelse i policyn utgör saklig grund för uppsägning eller avskedande av den anställde ifråga. Omständig- heterna i det enskilda fallet bör även vara avgörande för om företaget skall anmäla brottet till åtal. Företag med anställda i andra länder måste undersöka vilka regler som gäller i detta hänseende i respektive land. Åtgärder mot underentreprenörer, leverantörer och andra affärskontakter som inte följer policyns bestämmelser Företaget bör sträva efter att inte bara dess anställda, utan också dess underentreprenörer, leverantörer och andra affärskontakter följer policyn. Önskvärt är därför att underentreprenörer, leveran- törer med flera i avtal med företaget eller på annat sätt åtar sig att tillse att de uppfyller företagets policy eller att de har en egen policy av motsvarande slag och innehåll. Företaget kan självfallet avböja framtida affärer eller samarbete med en underentreprenör, en leverantör eller en annan affärskontakt som företaget bedömer agerar på ett oetiskt sätt. Om en underentreprenör, en leverantör eller en annan affärskontakt inte följt en bestämmelse i företagets policy eller i sin egen policy, och detta utgör en brottslig handling torde förutsättningar alltid finnas för företaget att häva kontraktet eller avbryta samarbetet. För att i andra fall kunna häva ett ingånget kontrakt eller avbryta ett pågående samarbete på grund av att en policybestämmelse inte följts, krävs att detta följer av kontraktet eller att affärskontakten i fråga på annat sätt har uppmärksammats på att så kan ske, exempelvis när denne upprepat eller allvarligt har åsidosatt policyns bestämmelser. Kontroll, revision och återrapportering Erfarenheten visar att organisatoriska regler endast ger bestående resultat, om de åtföljs av motsvarande kontrollåtgärder. Dessa verkställs genom lämplig finansiell och organisatorisk kontroll. Företagets redovisning skall självfallet ske i enlighet med tillämpliga, gällande lagar och andra regler, och omfatta alla finansiella transaktioner. Internrevisionen, som syftar till att kontrollera att systemen är tjänliga för sitt ändamål, kan behöva förstärkas. Revisionen bör även inriktas på förebyggande åtgärder. Interna organisationsåtgärder kan också behöva vidtas. Det kan gälla uppdelning av oförenliga funktioner på flera personer så att beslut, verkställighet, kontroll och rapportering i en viss fråga inte görs av samma person. För mututsatta befattningar kan personal- rotation införas, om det är möjligt och ekonomiskt försvarbart. Det är då viktigt att klargöra att en sådan rotation görs i förebygg- ande syfte och att den inte innebär ett misstänkliggörande av den eller de anställda som berörs.