sou · GXB316d3 · 2010-01-01 00:00:00 — Biblioteken i dessa länder är också på väg att byta identitet från renodlade kulturella institutioner till mer allmänt orienterade samhälleliga kunskapscentraler. Svensk biblio- teksförening som låtit göra en jämförelse mellan och de nordiska länderna70 menar att ligger långt efter övriga nordiska länder i denna utveckling. På arkivområdet har staten i begränsad omfattning varit samlande och pådrivande. Detsamma kan sägas gälla för biblioteken även om staten har påtagit sig ett visst ansvar. På språkområdet har däremot nya initiativ tagits. Det finns en potential i ABM-samverkan och det är naturligt att den bör fortsätta. Museerna har dock ett delvis annat uppdrag och arbetssätt. De ska i högre grad även analysera och tolka kulturarvet samt presentera sina utställningar och andra publika verksamheter. Vi anser att de förslag vi nu presenterar skulle kan stimulera och underlätta ett ökat ABM-samarbete. De organisatoriska förslag som vi lägger syftar till att ge en ny och bättre grund för samverkan mellan arkiv och bibliotek. Det bör i sin tur ge bättre förut- sättningar för ökad samverkan i dessa frågor med museerna. 15.5.1En verksamhetsgrupp för arkiv och bibliotek Arkiven och biblioteken har olika historia, nuläge och aktuella problem. och landsarkiven styrs av arkivlagen 69Uppgifter från LAU:s hemsida. 70Svensk biblioteksförening, 2007, – så in i efter. En jämförelse av nationell bibliotekspolitik i , , och . En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk (1990:782) medan Kungl. och Statens ljud- och bild- arkiv styrs av lagen (1993:1392) om pliktexemplar av dokument. I offentliga arkiv ska sparas ett relevant urval handlingar med hänsyn till allmänhetens intresse av insyn, pliktlagen handlar om att spara allt. Arkiven växte fram ur juridikens och förvaltningens behov av att dokumentera överenskommelser m.m. Folkbiblioteken växte fram som civilsamhälleliga företeelser och blev kommunala 1912. Skillnaderna mellan biblioteken och arkiven är bl.a. att biblio- tekens samlingar av olika skäl är blygsamt överförda i digital form eller så tillgängliga via nätet endast via olika former av licensavtal. Arkiven har däremot en stor mängd digitaliserade originalhand- lingar. De brottas med frågor kring långtidslagring och e- förvaltning. De har delvis olika målgrupper – arkiven är i hög grad verksamheter som riktar sig mot förvaltningens och forskningens behov, och de är inte är kända eller använda av medborgarna på riktigt samma sätt som biblioteken. Frågor om gemensamma licensupphandlingar kommer högt upp på listan. Frågan är om de trots detta har en gemensam framtid? Vi menar att mycket pekar mot det. och delar i hög grad samma problembild. E-böcker och e-handlingar har samma grundelement och bör kunna lagras och struktureras på samma sätt. Myndigheterna har också inlett ett nära samarbete och finansierar gemensamt, LDB-centrum71, som ägnar sig åt proble- men kring digital långtidslagring och tillgängliggörande. De arbetar för att skapa ett gemensamt gränssnitt till bibliotekens databas och arkivens nationella databas . Det ska vara klart och gör det möjligt att hitta en bok av en författare och var författarens arkiv finns. Samma gränssnittlösning prövas också för att sammanföra museernas olika databaser. EU- kommissionens satsningar på bl.a. Det europeiska digitala biblio- teket - Europeana kan ses som ett exempel på en utveckling i samma riktning.72 Framför allt tror vi dock att arkivarier och bibliotekarier har mycket att lära av varandra, och att utbildningarna har en viktig uppgift för att bidra till att nya yrkesidentiteter kan utvecklas. 71LDB – digitalt bevarande. 72På webbplatsen europeana.eu, en prototyp lanseras , kommer miljoner digitaliserade resurser från arkiv, museer, bibliotek och samlingar från ljud och bild från hela att presenteras. är nationell samordnare för . En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk Nedan redovisar vi sex områden som vi anser vara centrala, gemen- samma utmaningar och frågor: Digitaliseringen gör att gränserna mellan arkiv- handlingar och tryckta verk inte kommer att kunna upprätt- hållas. Gränsen är under upplösning och att inte redan nu börja tänka på vad det kräver är att lämna över problemen till kommande generationer. Det långsiktiga bevarandet. Digitaliseringen öppnar nya möjlig- heter, men belyser också en ny problematik när det gäller frågor om långsiktigt bevarande. och samarbetar redan om detta, men vidden av utmaningen är knappast fullt känd utanför de professionella kretsarna och kräver stora gemensamma satsningar. Även för Kungl. torde den tid vara förbi då allt material som pliktleveranserna medför kan sparas. Inom arkivområdet finns regelverk för hur gallring kan genom- föras. Gemensamma sökingångar och pedagogiska insatser. Samarbetet kring hur t.ex. LIBRIS och NAD73 kan bli gemensamt sökbara pågår. Ska offentlig information av olika slag bli tillgänglig för alla människor i samhället krävs gemensamma ingångar till olika informationskällor men också vägledningar till hur man hittar, värderar, sammanställer och analyserar informationen. Funktionen som virtuella och fysiska mötesplatser. Bibliotekens funktion och tillgänglighet är etablerad, arkiven arbetar med att bli mer kända och använda. På lite borde ökad sam- verkan och samordning vara positiv, inte minst ur ett med- borgarperspektiv. Starka offentliga aktörer. Starka offentliga aktörer på arkiv- och biblioteksområdet kan bidra till utvecklingen av tjänster, både kommersiella och gemensamma som t.ex. DAISY-formatet, som stärker varumärke som en framgångsrik kunskaps- och IT-nation. Dessa sex punkter visar alla var för sig och tillsammans på hur medborgarnas och forskningens informationsförsörjning kan öka och förenklas genom samordning av myndigheterna. 73 Forskningsbibliotekens katalog och Nationella Arkivdatabasen. En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk Syfte med och effekter av en samlad och samordnad sfär för arkiv, bibliotek och språk Arkivutredningen74 presenterades en vision om framtidens arkiv. Vi har valt att återknyta till denna och komplettera med tankar från biblioteksområdet när vi ger vår idéer om vad som kan åstad- kommas om framtidens arkiv- och biblioteksverksamheter behand- las som en samlad sfär, och även en samordnad verksamhet. I ett samhälle som ser information och kunskap av vitt skilda slag som en allt viktigare faktor för såväl ekonomiskt välstånd som personlig utveckling, är det av avgörande betydelse att arkiv- och biblioteksverksamheter når ut till dem som verksamheten är till för – medborgarna i landet. De kan därmed främja transparens och demokratisk trovärdighet och bygga gemenskap och tillit i sam- hället. Medborgarna sätts i fokus på ett nytt sätt. Det innebär att kontakt ska ske på medborgarens villkor genom skräddarsydda, enklare vägar till samhällets samlade information och tjänster. Medborgaren får ett samlat erbjudande från samhällets olika offentliga aktörer genom sambruk av samhällets informations- system och arkiv- och biblioteksverksamheternas kunskap samt genom kombinationer av digitala och personliga former. Med- borgarnas möjligheter till såväl självbetjäning som till viktiga per- sonliga möten och vägledning ökar genom digitalisering. Men de ökar också genom att arkiv och bibliotek lokalt samarbetar kring ett rikstäckande nät av serviceställen. För arkiv och biblioteksverksamheter innebär detta att sam- verkan mellan dem och övriga kulturverksamheter och mellan dem och kommuner och myndigheter utvecklas. Virtuella nätverk skapas. Informationsstrukturen blir såväl mer enhetlig som ger större möjligheter till differentiering. Stödfunktionerna blir mer användarvänliga. Utbildningarna av arkivarier och bibliotekarier m.fl. har anpassats efter de nya förutsättningarna och tolknings-, undervisnings-, informations- och vägledningsarbete prioriteras. Arkiv och bibliotek är både virtuella institutioner och fysiska arenor. De är samhällsinstitutioner på lokal nivå som utvecklas som mötesplatser för upplevelser, diskussion och reflektion, men utan att förlora möjligheten till stillhet och läsning. Kort sagt användaren, och användarens egna behov och önskemål, och inte 74 Arkiv för alla, SOU 2002:78, s. 21 ff. Vision om framtidens arkiv, enskilda och statliga. En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk samlingen står i centrum. Detta leder till att organisation, struktur och arbetssätt behöver förändras. 15.5.2Riksarkivet och landsarkiven blir I arkivutredningen75 föreslogs att en ny arkivmyndighet skulle bildas genom att och landsarkiven slogs samman till en myndighet, . Motiven för detta var att: en sådan organisation är mer ändamålsenlig för det uppdrag arkivmyndigheterna har och för den verksamhet som bedrivs, en ny organisation innebär ökade möjligheter att möte kraven på verksamheten från omvärlden lyfte vidare fram bättre samverkan inom hela det statliga arkivväsendet och med enskilda och kommunala arkiv, enhetligare tillämpning av bestämmelser i lag och förordning samt rationaliseringar. De menade vidare att arkivväsendet borde följa med förändringar inom övrig statsförvaltning samt att det var svårt att finna bärande skäl till varför myndigheter med samma uppdrag ska vara organiserade som självständiga myndigheter. Myndighets- gränserna hade inte någon egentlig betydelse för verksamheten, som borde bli lättare att styra och leda om gränserna inte fanns. Regeringen gick dock inte vidare med förslaget i denna del.76 Vi delar i allt väsentligt uppfattningar och menar att de förslag som där framförts nu bör genomföras. finns än färre myndigheter som har självständiga regionala eller lokala myndigheter än 2002. De flesta har ombildats till en central myndighet med olika utformade lokala och regionala enheter. Några särskilda skäl för att behålla denna ordning inom just det offentliga arkivväsendet har inte framkommit. upp- gifter gentemot de regionala statliga myndigheterna har dessutom minskat i omfattning. Behoven av överblick och samordning av arkivverksamheten, och samverkan och samordning med biblioteksfrågorna talar för en samlad myndighet. Enligt vår uppfattning är det ändamålsenligt att arkivverksamheten speglar 75Arkiv för alla, SOU 2002:78, kap. 3. 2004/05:124. En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk den aktuella myndighetsstrukturen i förvaltningen i gemen. Det innebär i korthet följande: och landsarkiven föreslås därför bli en samlad myndighet. Vi anser att verksamhetsformen, som , bör vara enrådighetsmyndighet med insynsråd. Myndigheten ska ledas av en myndighetschef, riksarkivarien. Vårt förslag innebär att landarkivens funktion som egna och i viss mån självständiga myndigheter försvinner. Den interna organisationen av verksamheten bör vara en uppgift för Arkiv- verket. Följande kan dock framhållas. De verksamheter och landsarkiven bedriver ska utföras även . Vi har inte funnit motiv för att överväga förändring av den regionala organisationen. De regionala enheter som vid den av oss föreslagna organisationsförändringen kommer att motsvara landsarkiven bör ha en landsarkivarie som chef. Landsarkivariens befogenheter ska framgå i myndighetens arbetsordning. , och landsarkiven bör bli enheter inom . Det innebär för att depå- funktionen och vissa andra verksamheter flyttas till samma nivå som övriga enheter. Andra verksamheter bör å andra sidan flyttas till enheter med uppgifter för hela . Även vissa verk- samheter vid landsarkiven kan behöva samordnas till sådana enheter. bör få i uppdrag att ha den nationella överblicken över arkivområdet i . Detta ansvar bör förtydligas i förordning med instruktion för . Vidare bör Arkiv- verket prioritera de gemensamma frågor med biblioteken som ovan lyfts fram. bör initiera och driva projekt angående samordning och samverkan i regionerna och lokalt mellan olika arkivinstitutioner. I synnerhet bör samordning och samverkan mel- lan statlig och arkivhantering öka. Samlade uppgifter om arkivsektorn i oavsett huvudman bör insamlas och analyseras av . Till sin hjälp i dessa uppgifter bör ha ett nationellt råd för arkivfrågor med representanter från olika delar av arkivsektorn. bör även ha en uppgift för att initiera och driva nydanande pedagogiska och publika arkivprojekt runt om i landet. Myndigheten bör organisera sig för att kunna delta i den regionala samverkan genom portföljmodellen. En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk Vi tar inte ställning till förslag rörande IT- frågor77 då dessa delvis torde vara överspelade. Den promemoria som inlämnat till 200678 bör i stället kunna tjäna som utgångspunkt för framtida inriktning och ansvarsfördelning. Dessutom bör ett samordnat arkivverk kunna få en tydligare roll i utvecklingen av e-förvaltningen. För det långsiktiga bevarandet av digitala dokument är det av stor vikt att bevarandeaspekten finns med från början när IT- system byggs upp i den offentliga förvaltningen. Inte minst ur ett resursperspektiv är det betydelsefullt att dokumentformat och ärendehanteringssystem är anpassade för långsiktigt bevarande och tillgänglighet samt automatiserad överföring av handlingar till arkiven. I den strategiska kontroll för utveckling av e-förvaltningen som föreslagit79 är det av stor betydelse att arkiv- aspekterna beaktas. För den strategiska kontrollen av förvaltningens samlade arbete på området föreslår den utredningen att en delegation i kommitté- form inrättas. Denna ska samordna och utveckla förverkligandet av regeringens e-handlingsplan som antogs . Delega- tionen föreslås bestå av företrädare för såväl som myndigheter och syftar till att ta tillvara samtliga statliga resurser i ett samordnat och strategiskt utvecklingsarbete. Det samordnade arkivverket bör finnas representerat i denna delegation för att säkerställa att långsiktigt digitalt bevarande och informationssäker- hetsfrågor beaktas. Vi förordar i detta fall ett namnbyte till i likhet med . Andra namn som vi övervägt är och Statens arkiv.80 fungerar sannolikt bra utåt, men kan möjligen i organisationen ge fel associationer, dvs. landsarkiven in- och underordnas , inte att det blir en samlad myndighet som vi beskriver ovan. är också att föredra framför Statens arkiv med hänvisning till att verksamheten inte bara ska ansvara för statens arkiv, utan även ta ett visst övergripande och nationellt ansvar för arkivverksamhet i . Vi bedömer att den föreslagna organisationsförändringen bör kunna genomföras . 77Arkiv för alla, SOU 2002:78, s. 16. 78Riksarkivet, PM, Att bevara digitala handlingar. Förslag till framtida inriktning. 79SOU 2008:22, Ett stabsstöd i tiden. 80Statens arkiv är det namn och landsarkiven använder när myndigheterna presenterar sig. En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk – ges ett utökat uppdrag för de nationella biblioteksfrågorna har som nationalbibliotek en central roll på biblioteksområdet. Verksamheten vid Kungl. är primärt inriktad på de behov som finns för områdena högre utbildning och forskning. Som vi nämnt ovan har ett visst ansvar för bl.a. ärenden om folkbibliotek. Det finns alltså inte någon statlig myndighet som har ett uttalat ansvar för det samlade biblioteksväsendet. Vi har ovan argumenterat för att det från ett medborgar- perspektiv finns skäl för ökad samordning mellan olika delar av biblioteksväsendet. En samordning skulle ge såväl studerande och forskare som en bred allmänhet förbättrad tillgång till bibliotekens samlingar. Dagens samhällsförhållanden innebär bl.a. att högre utbildning och forskning bedrivs på ett antal platser runt om i landet och på distans, samt att människor genomgår utbildningar återkommande under livet. Folkbiblioteken har genom detta fått en ny roll för att förse studerande med litteratur och en anpassning till detta förhållande bör ske. Enligt uppgift lånas en stor del av kurs- litteraturen ut via folkbiblioteken. I av fortsatt teknisk utveckling finns behov av sammanhållna strategier för tillgänglig- görande och förmedling av information till allmänheten för att kunna tillvarata digitaliseringens alla nya möjligheter. Önskemålet om en nationell bibliotekspolitik och nationell myndighet som skulle inkludera även läns- och folkbiblioteken har och med emfas framförts av vissa företrädare för biblioteks- området.81 Mot denna bakgrund ser vi behov av att tydligt placera det nationella ansvaret för även den del av biblioteksområdet som avser läns- och folkbiblioteken vid en statlig myndighet. I utredningen om Kungl. föreslogs att Kungl. biblio- teket skulle ansvara även för läns- och folkbiblioteken. har som en sär- ställning på biblioteksområdet och en unik överblick över den del av biblioteksområdet som uppdraget omfattar. 81 har 2008 drivit behöver kärlek. behöver en nationell bibliotekspolitik. Föreningen säger i kampanjfoldern bl.a. under . Ansvaret för biblioteksfrågor är splittrat. Ingen myndighet har överblick över den nationella bibliotekssituationen som helhet och ingen kan därför säga något om utvecklingen. Ingen instans kontrollerar om bibliotekslagens föreskrifter om samarbete och kommunala biblioteksplaner efterföljs. Ingen nationell aktör tar initiativ, värderar utvecklingen eller stakar ut färdriktningen. En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk är också känt som begrepp och varumärke för biblio- teken. har också förstärkts med den verksamhet som tidigare bedrevs vid Statens ljud- och bildarkiv. Det framstår därför som väl motiverat att Kungl. skulle få ett utökat ansvaret för biblioteks- området genom att omfatta även läns- och folkbiblioteken. Alternativet att skapa en ny myndighet är inte rimligt. Med den förändrade struktur för förvaltningsmyndigheterna på kultur- området som vi föreslår är inte heller alternativet att lägga ansvaret på någon annan myndighet lämpligt. Sammantaget föreslår vi därför att Kungl. får ett utökat ansvar för biblioteks- området till att omfatta även läns- och folkbibliotek. Uppdraget innefattar att samordna vissa frågor vid läns- och folkbiblioteken och att i tillämpliga delar få verksamheten att sam- spela med forskningsbiblioteken. bör även ha en roll för samspelet med specialbiblioteken. nya roll bör ingå att i samverkan med länsbiblioteken initiera och driva projekt angående samordning och samverkan inom landet. Vidare bör uppgifter om bibliotek och biblioteksanvändning i insamlas och analyseras av Kungl. samt biblio- tekslagen följas upp. Detta ansvar bör förtydligas i förordning med instruktion för Kungl. bör prioritera de gemensamma frågor med arkiven som ovan lyfts fram. Till sin hjälp i dessa uppgifter kan Kungl. ha ett Nationellt råd för biblioteksfrågor med representanter från skilda bibliotek. bör ges i uppdrag att utse ett bibliotek med särskilt ansvar för varje nationellt minoritetsspråk. biblio- teket bör ha i uppgift att i samverkan med länsbiblioteken initiera nydanande pedagogiska och publika projekt runt om i landet. Myndigheten bör organisera sig för att kunna delta i den regionala samverkan genom portföljmodellen. Detta ansvar inom det kulturpolitiska området som vi föreslår bör ses som en komplettering av det forskningspolitiska uppdrag myndigheten har genom . bör även utveckla samverkan med Talboks- och . Vi redovisar vår bedömning av resursbehov till följd av det utökade uppdraget i kapitel 20. En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk 15.5.4Arkiv-, biblioteksverksamheterna på Våra förslag innebär att integrationen mellan arkiv-, biblioteks- och språkmyndigheterna intensifieras. På bör ett samlat statligt arkiv- och biblioteksverk skapas. Motiven är i princip desamma som lett till sammanslagningen mellan Kungl. och Statens ljud och bildarkiv, dvs. det blir allt svårare och uppfattas som allt mindre meningsfullt att arbeta med separata organisationer vars ansvarsområden sammanfaller. Vår bedömning är dock att både arkiv- och biblioteks- verksamheterna först behöver genomgå såväl enskilda som gemen- samma utvecklingssteg innan tiden är mogen för en fusion. Vi har valt att ange en tidpunkt – 2014 – för när den nya myndigheten bör kunna förverkligas. I en samlad myndighet bör även övervägas om Talboks- och ingå. Vad gäller och folkminnen menar vi att myndighetens egen utveckling bör avvaktas innan frågan om även institutet ska ingå i en samlad myndighet prövas. Myndigheterna inom sfären har gemensamma uppgifter som gör det intressant och relevant att samverka. Vi menar vidare att myndigheterna i denna sfär gemensamt bör ha i uppdrag att inleda en dialog med universitet och högskolor om utbildning och forskning som stödjer visionen. 15.5.5Särskilda förslag – Talboks- och Talboks- och (TPB) markerar i sin Fram- tidsstrategi82 att myndigheten strävar efter att vara ett kunskaps- center. Myndigheten vill göra tillgänglig information i samarbete med andra myndigheter och företag. Den vill öppna för nya pro- dukter och tjänster. Handisam83 har i sin instruktion84 i uppdrag att följa de statliga myndigheterna i deras arbete enligt förordningen85 om de statliga myndigheternas ansvar för genomförandet av handikappolitiken. Vi menar att TPB kan samverka Handisam i denna uppgift genom att 82Talboks- och , 2008, Framtidsstrategi. Regeringsuppdrag i regleringsbrevet . 83Handisam - Myndigheten för handikappolitisk samordning. En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk följa och stödja de statliga myndigheternas insatser med att anpassa sin information. Vidare menar vi att TPB bör få i uppgift att följa efterlevnaden av 8 § bibliotekslagen (1996:1596)om att folk- och skolbiblioteken skall ägna särskild uppmärksamhet åt vissa utpekade grupper. Detta kan införas som ett tillägg till myndighetens instruktion. Detta skulle ge TPB uppgifter som profilerar myndigheten som förvaltningsmyndighet och stärka dess inriktning mot samverkan med övriga myndigheter, särskilt inom sfären. På något kan TPB integreras med dessa. Myndighetens inledda verksamhets- utveckling, som i korthet innebär att man går från egenproduktion till utveckling och upphandling av produktion kan ses som ett led i en sådan strävan.86 När det gäller målgrupper, teknikutveckling m.m. har TPB och många frågor gemensamt. Vi menar därför att regeringen bör överväga en närmare samverkan mellan och . 15.5.6Organisatoriska konsekvenser – en sammanfattning För arkivområdet föreslår vi således sammanfattningsvis att Arkiv- verket bör: få i uppdrag att ha nationell överblick över arkivområdet, utveckla samverkan och samordning mellan olika arkiv regionalt och lokalt, organisera sig för att kunna delta i arbetet med portfölj- modellen, utveckla sitt FoU-arbete i samverkan med andra aktörer på arkivområdet, prioritera arbete med de gemensamma frågorna med biblio- teken. För biblioteksområdet föreslår vi således sammanfattningsvis att: En sfär för frågor om arkiv, bibliotek och språk får ett utökat nationellt ansvar för biblioteks- området genom att detta innefattar även läns- och folkbibliotek utvecklar i denna roll samarbetet med region- och länsbibliotek organiserar sig för att kunna delta i arbetet med portföljmodellen utvecklar FoU-arbetet i samverkan med andra aktörer på området, prioriterar arbete med de gemensamma frågorna med arkiven. På något kan även frågan om anpassade medier vara en naturlig del av ett ny samlad myndighet. Detta kan gälla även språk och folkminnesfrågor. och folkminnen består av flera verksamheter som förts samman . Myndigheten har i sin nya skepnad endast på nacken och verksamhetens utveckling bör därför avvaktas. Den roll institutet får spela i politiken inom språk- området bör vara avgörande för om det är lämpligt att även institutet integreras organisatoriskt med de andra myndigheterna i sfären. 16En sfär för frågor om samtid, historia och livsmiljö Vår bedömning: Såväl konsten som kulturarvet bör i högre omfattning få en roll i samhällsutvecklingen. Kulturområdets möjligheter till deltagande och genomslag i samhällsprocesser bör ökas. , , slöjdsfrågor, och läggs samman till en myndighet.