sou · GYB362 · 2010-09-30 00:00:00 — förts med Statskontoret, Delegationen ska särskilt samråda med När det gäller arbetet att främja, leda och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidare- utnyttjande av information ska delega- andra aktörer kontaktas i tionen även samråda med ESV och samband med punkten 7 Statskontoret samt på lämpligt sätt med andra aktörer t.ex. näringslivet. I avsnittet behandlas konsekvenserna av delegationens förslag i den mån dessa konsekvenser inte tydligt framgår av betänkandet i övrigt. Redovisningen sker i enlighet med 14–15 a §§ kommitté- förordningen (1998:1474). Sålunda har också 6–7 §§ förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning beaktats. Generellt sett medför delegationens förslag inte några kostnads- ökningar, bortsett förslaget i avsnitt 2.5.1 att regeringen anslår för finansiering av gemensamma förstudier. Detta förslag behandlas i avsnitt 11.1. Delegationen föreslår vidare i förslaget i avsnitt 2.5.3 att reger- ingen vidimerar att den statliga lånemodellen kan tillämpas vid myndighetsgemensam utveckling av e-tjänster. Detta förslag behandlas i avsnitt 11.2. Som en konsekvens av detta föreslår delegationen också i avsnitt 2.5.6 om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informations- utbyte. En myndighet ska får rätt att ta ut avgifter för leverans av en e-tjänst som används av andra myndigheter eller annan juridisk person som en myndighet utövar ett rättsligt bestämmande inflytande i. Förslaget får ekonomiska konsekvenser för berörda myndigheter. Detta förslag behandlas i avsnitt 11.3. Förslaget avser finansiering av förststudier syftande till myndig- hetsgemensamma e-tjänster. Förslaget innebär att regeringen ska avsätta för att finansiera förstudie- projekt som E-delegationen initierar och som bedrivs av myndig- heter som ingår i delegationen. Skälen till delegationens förslaget framgår av avsnitt 2.5.1. Den alternativa finansieringsmodellen som används är att de inblandade myndigheterna gemensamt skapar ett utrymme genom att med egna medel bidra till förstudien. Detta är ingen hållbar lösning utan delegationens uppfattning. Det motverkar i stället en övergång till en effektiv e-förvaltning eftersom finansie- ringsprocessen riskerar att bli långvarig eller att förstudien inte kommer till stånd. Det kan helt enkelt vara för svårt att realisera en finansiering av en gemensam förstudie och konsekvensen blir att myndigheter i slutänden kan gå miste om en e-tjänst som kan leda till besparingar inom såväl den egna myndigheten som hos andra myndigheter och ofta även enskilda som användare av e-tjänsten. Svårigheten för myndigheter att finansiera en gemensam för- studie överensstämmer med delegationens erfarenheter inför förstudiearbetet med de prioriterade projekten som är startade, se avsnitt 3. Syftet med att finansiera myndighetsgemensamma förstudier som ska leda till att ett antal projekt startar är att kunna genomföra e-tjänster där kostnads-/nyttokalkyler pekar på besparingar både ute i samhället och inom förvaltningen. Det finns därför all anled- ning att genomföra detta förslag . Primärt uppkommer således en årlig kostnad om men denna kostnad är att se som en investering. Den leder till förstudier som initierar e-tjänstutveckling till nytta i samhället och inom förvaltningen som vida överstiger kostnaden för förstudien samt realiseringen och driften av e-tjänsten. 11.2Finansieringsmodell för IT-investeringar över myndighetsgränser Förslaget innebär att en myndighet tar upp lån för att finansiera utvecklingen av en e-tjänst som sedan används av flera myndigheter mot en avgift. Förslaget finns beskrivet i detalj i avsnitt 2.5.3– 2.5.12. Förslaget medför inga ökade kostnader utan framtagandet av en gemensam e-tjänst, där lånemodellen används, är baserad på en kostnads-/nyttokalkyl som fastlägger en nytta för samhället och förvaltningen. Fördelen med denna finansieringsmodell är att en myndighet tar upp finansieringen och genomför utvecklingen. Den alternativa, traditionella, lösningen är i stället att flera myndigheter försöker dela på lånefinansieringen varvid alla inblandade myndigheter måste skapa utrymme inom sina låneramar. Det kan också vara olika departement inblandade med olika prioriteringar vad gäller låne- ram. Delegationen har redan erfarenhet av ett angeläget e-tjänstprojekt där en gemensam finansiering inte kan lösas bero- ende på olika prioriteringar departement emellan. Den E-tjänsten hade, utifrån genomförd förstudie, skapat en stor nytta inom för- valtningen. 11.3Förslaget om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte Förslaget innebär att en myndighet får ta ut avgifter för leverans av en e -tjänst som används av andra myndigheter eller annan juridisk person i vilken en myndighet utövar ett rättsligt bestämmande inflytande i. Genom förslaget skapas förutsättningar för att införa en e-tjänst som är av nytta för e-förvaltningen i stort men som annars inte hade varit ekonomiskt försvarbar. Kostnaderna för en enskild myndighet hade varit för höga som vinsterna i vissa fall endast hade uppkommit hos andra myndigheter. Avsikten med förslaget är att främja utveckling av e-tjänster som flera myndig- heter har intresse av. Utan möjligheten att ta ut avgifter kan det innebära en så stor kostnad för den levererande myndigheten att e- tjänsten inte tas fram eller att processen med finansiering av utveckling och drift, t.ex. genom extra anslag, blir en långvarig och osäker process och nyttan förs långt fram i tiden. Genom förslaget kan inblandade parter på förhand finna en hållbar finansierings- modell. Det är till fördel för alla parter och underlättar genom- förandet av en behovsdriven e-förvaltning. Inga primära kostnader uppkommer för förvaltningen p.g.a. förslaget och de avgifter som tas ut av en myndigheter är förknip- pade med en tjänst som skapar nytta för de myndigheter som använder tjänsten. Förslaget bör genomföras . E-delegationen har föreslagit att förändringen ska vara genomförd till . Beslut vid regeringssammanträde . Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. utgör en viktig del i denna utveckling. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning. Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Förslaget ska redovisas till regeringen . Därefter ska delegationen koordinera de statliga myndig- heternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare. Delegationen ska vidare koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor samt bistå regeringen i det internationella arbetet på området. Delegationen ska lämna delrapporter med underlag och förslag till regeringen. En slutrapport ska lämnas . Regeringen framhöll i budgetpropositionen (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas, se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs, se till att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma metoder för säker elektronisk kommunikation och dokumenthantering, identifiera angelägna pilotprojekt som ska samfinansieras, samt utveckla former för en sådan finansiering och fördela samordningsansvaret för dessa projekt, samt stärka uppföljningen och granskningen av myndigheternas IT- baserade utvecklingsarbete. beslutade regeringen att tillsätta en stats- sekreterargrupp med uppgift att stärka samordningen i av frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning, med målsättningen att förenkla företags och enskildas kommunikation med myndigheter, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona. fastställde regeringen en handlingsplan för e-förvaltning (dnr Fi2008/491). Regeringen beslutade att handlingsplanen skulle ligga till grund för den fortsatta hanteringen och samordningen på området. definieras i handlingsplanen som en del av verk- samhetsutvecklingen i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisa- toriska förändringar och vidareutbildning av medarbetare. Målet för e-förvaltningsarbetet är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas ska myndigheterna samverka sektorsvis. Därigenom ska återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning. För att nå detta mål måste de goda erfarenheter som gjorts inom förvaltningen tas till vara som möjligheterna till myndig- hetsövergripande samverkan och integration förbättras. Den ökade samordningen av e-förvaltningsarbetet som behövs för att uppnå detta bör enligt handlingsplanen företrädesvis ske inom vissa angivna sektorer där regeringen utser samverkansansvariga myndigheter. finns sektorsvisa arbeten med att förbättra informationshanteringen och utöka det elektroniska informationsutbytet, t.ex. inom området geografisk information och fastighetsinformation (), Rättsväsendets Infor- mationsförsörjning (), IT i vård- och omsorgssektorn. I handlingsplanen anges också att kommunernas e-förvalt- ningsarbete är av stor betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen i stort. Det är därför viktigt att det statliga utvecklingsarbetet löpande samordnas med Kommuner och Landsting (SKL). överlämnade den s.k. stabsutredningen sitt slutbetänkande Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22). Utredningen föreslog bl.a. att en delegation skulle inrättas med uppgift att säkra att förvaltningens samlade resurser kommer till användning i den fortsatta utvecklingen av e-förvaltningen. överlämnade sitt betänkande Den osynliga infrastrukturen – om förbättrad samor- dning av offentlig IT-standardisering (SOU 2007:47). I betänk- andet, som har remissbehandlats, föreslogs bl.a. att en kansli- funktion skulle inrättas för att utveckla, samordna, förankra, pub- licera och underhålla förvaltningsgemensamma kravspecifikationer samt ge metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den offentliga förvaltningen. Vidare föreslogs att ett IT-standardi- seringsråd skulle inrättas i syfte att bistå regeringen när svenska ståndpunkter i internationella IT-standardiseringsfrågor tas fram. Förslagen har fått ett brett stöd av remissinstanserna. Utredningen pekar på behovet av att använda format och tillämpningar i gemensamma strukturer samt av att tydliggöra ansvaret inom myndigheterna när det gäller informationsutbyte med andra myndigheter. Utredningen lyfter vidare fram behovet av ökad teknisk samverkansförmåga. Andra områden som behandlats av utredningen är användningen av öppna standarder i upphandling, öppna programvaror och samordning av IT-upphandling. Enligt förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) rätten att utfärda föreskrifter om ledningssystem för informationssäkerhet () enligt bl.a. standard för ledningssystem för informationssäkerhet. I budgetpropositionen (utg.omr. 2, avsnitt 3 och 5) anges att Verket för förvaltningsutveckling (Verva) ska avvecklas och att regeringen avser att inrätta en e-delegation som ska genomföra regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Som ett led i regeringens tillväxtsatsning (prop. 2008/09:01, utg.omr. 2, avsnitt 4) ska arbetet med att öka användningen av elektronisk upphandling intensifieras. Kammar- kollegiet har fått i uppdrag att utveckla arbetet inom området. Behovet av en delegation Myndigheterna ansvarar för att fortlöpande utveckla sin verk- samhet samt för att ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda och för staten som helhet genom samarbete med andra myndigheter och organisationer. Myndigheterna har en generell serviceskyldighet och dessutom ett ansvar för att främja utveck- lingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte. Det finns dock vissa styrnings- och samordningsproblem inom statsförvaltningen. Det förekommer t.ex. visst dubbelarbete när skilda myndigheter utvecklar och upphandlar olika lösningar inom likartade områden. sker utveckling utan att nyttan för användarna tydliggörs. Samverkansprojekt kan försvåras av oklara finansiella, organisatoriska och rättsliga förutsättningar. De tekniska systemens samverkansförmåga varierar. För att förverkliga den förbättrings- och effektivitetspotential som en utvecklad e-förvaltning rymmer, krävs ett strategiskt synsätt på e-förvaltning som omfattar staten som helhet. Därför behövs ett myndighetsövergripande arbete i delegationsform som koordinerar enskilda myndigheters insatser. Syftet med delegationen för e-förvaltning är mot denna bakgrund att effektivisera och utveckla arbetet med e-förvaltning inom den offentliga sektorn. Utgångspunkter för delegationens arbete Samhället förändras på olika områden såväl ekonomiskt och tekniskt som demografiskt och kulturellt. Steg för steg sker en anpassning till ett integrerat och ett globalt samhälle. Rörligheten av arbetskraft och kapital ökar. behöver kunna leva upp till de nya krav och villkor som denna utveckling för med sig och ha en god föränd- En viktig aspekt i detta sammanhang är medlem- skapet i EU som gör att statsförvaltningen behöver arbeta mer sammanhållet och ta hänsyn till förändringar och krav på admini- strativt samarbete. Även kommuner och landsting berörs av denna tekniska och administrativa utveckling. Samarbetet i EU styr allt mer de krav som ställs på myndigheter, kommuner och landsting avseende elektroniskt informationsutbyte med och andra EU-länder. Den statliga förvaltningspolitiken syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för att genomföra regeringens politik till nytta för medborgare och företag (prop. 2008/09:1, utg.omr. 2, avsnitt 3.1). är ett viktigt verktyg för att uppnå detta. När delegationen utför sina uppgifter ska den basera sitt arbete på följande utgångspunkter. Medborgare ska kunna utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service på ett enkelt sätt. ska bidra till att förenkla kontakten mellan förvaltning och medborgare och ska präglas av tillgänglighet och användbarhet. Det är mycket viktigt att denna utveckling sker med ett bibehållet starkt skydd för den personliga integriteten. Delegationen ska även beakta den utveckling som sker inom området e-demokrati, dvs. användning av IT i demokratiska processer. ska bidra till att minska företagens admini- strativa kostnader och även i övrigt åstadkomma en märkbar förbättring i företagens vardag. Näringslivet ska stödjas genom förenklingar för företagen, när det gäller formerna för uppgifts- lämnande och möjligheterna att kunna ta del av data från offentliga register och andra uppgifter. Delegationen ska i sin verksamhet främja konkurrens i enlighet med nationella och gemenskaps- rättsliga regler om konkurrens. Den offentliga förvaltningens e- tjänster bör i så stor utsträckning som möjligt bygga på öppna standarder samt använda sig av programvara som bygger på öppen källkod och lösningar som stegvis frigör förvaltningen från beroendet av enskilda plattformar och lösningar. Elektronisk förvaltning, som syftar till att förenkla kontakten med medborgare och företagare, bör alltid ske utifrån användarnas behov och nytta i kombination med beräkningar av den interna produktiviteten. Delegationen bör beakta behovet av att tillgängliggöra offentlig information bl.a. för vidareutnyttjande. har en i stora delar digitalt baserad förvaltning. En mer tillgänglig offentlig information kan bidra till utvecklingen av ekonomin, men också underlätta vardagen för medborgare och företag. Det är av stor vikt att det långsiktiga digitala bevarandet stärks inom e-förvaltningen, både för system och enskilda handlingar. För att detta ska vara möjligt är det nödvändigt att bevarande- perspektivet beaktas när nya system byggs upp. Regeringen prioriterar e-förvaltningsfrågorna genom att skapa en delegation inriktad på att bl.a. bidra till genomförandet av regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Delegationen ska, så som föreslogs i betänkandet Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22), i nära samspel med statssekreterargruppen för e-förvaltning, samordna och utveckla det fortsatta arbetet med e-förvaltningen. Delegationen ska också, så som föreslogs i betänkandet Den osynliga infrastrukturen (SOU 2007:47), samordna den offentliga sektorns deltagande i det internationella IT-standardiseringsarbetet avseende e-förvaltning. Delegationen ska ansvara för samordningen på den myndighets- övergripande nivån. Detta innebär dels samordning av e-förvalt- ningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. individuella projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning, dels samordning av de myndigheter som har ett eget ansvar att utveckla ett arbete eller en sektor så att respektive sektor väger in intresset för staten som helhet i sitt utvecklingsarbete. Delegationen ska ha följande huvuduppdrag. Utformning av en strategi för myndigheternas arbetet med e- förvaltning Utifrån de utgångspunkter som angivits ovan samt de mål som lades fast i handlingsplanen för e-förvaltning, ska delegationen inledningsvis lämna förslag till en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning till regeringen. Strategin ska innehålla uppföljningsbara mål och delmål som ska uppnås . Delegationen ska i förslaget ange de viktigaste utvecklings- projekten i statsförvaltningen som behöver prioriteras. Strategin ska innefatta följande områden: hur samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting samt näringsliv och organisationer kan förbättras och hur ansva- ret mellan dessa ska fördelas, bl.a. ska sektorsvisa samverkans- ansvariga myndigheter föreslås, hur den offentliga sektorns försörjning av elektroniska legiti- mationer, dvs. hanteringen av identifiering och underskrifter, bör genomföras med utgångspunkt i rapporten elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar (Verva 2008:12), hur teknisk samverkansförmåga mellan olika system, s.k. inter- operabilitet, kan komma till stånd på förvaltningsgemensam nivå och på sektorsnivå, hur standardisering och eventuella systemväxlar (växlar för automatisk konvertering mellan standarder och format) bör användas vid utvecklingen av e-förvaltning, hur den offentliga sektorns utveckling av e-tjänster bör stödja övergången till ny teknik som t.ex. övergången till IPv6, dvs. ett nytt system för tilldelning av Internets IP-adresser, hur en koncentration av administrativa stödtjänster kan ske inom statsförvaltningen, hur myndigheterna bör driva, utbyta eller köpa och sälja IT-tjänster inom den statliga sektorn samt i samband med tjänsteexport, hur samverkan kring e-förvaltningsarbete inom sektorer kan främjas, hur fler e-tjänster för medborgare och företagare kan utvecklas, framför allt sådana tjänster som integrerar flera myndigheters processer i användarvänliga gränssnitt, och hur myndigheters servicenivå för e-tjänster bör regleras samt hur IT-utvecklingen kan skapa möjligheter till förbättrad service för medborgare och näringsliv i gles- och landsbygd, med beakt- ande av lokala förutsättningar samt medborgares olika behov. Koordinering av arbetet med e-förvaltning Delegationen ska löpande samla in information om planerade och pågående e-förvaltningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning. En utgångspunkt i detta arbete ska vara den rapport som Verva, på uppdrag av regeringen, tog fram på området – 69 myndigheter redovisar 915 strategiska insatser för utveckling av e-förvaltning (Verva 2008:14). Delegationen ska utifrån denna information sammanställa och analysera myndigheternas e-förvaltningsprojekt. Delegationen ska verka för att regeringens förvaltningspolitiska mål vägs in i planeringen och genomförandet av de viktigaste e- förvaltningsprojekten och verka för att dubbelarbete undviks. Delegationen ska redovisa en sammanställning av myndigheternas planerade och pågående e-förvaltningsprojekt samt bedöma om de projekten understöder de förvaltningspolitiska mål som regeringen har satt upp. Delegationen ska vidare i sina rapporter redovisa goda förebilder inom e-förvaltningen. Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning Delegationen ska , utifrån de förvaltnings- politiska målen, och de mål som regeringen kan komma att besluta på området, följa upp myndigheternas samlade arbete med e- förvaltning. Arbetets konsekvenser för brukarna ska beskrivas och analyseras. Indikatorer för uppföljning ska utarbetas. Vid utarbetandet av indikatorer angående service, förvaltningens interna effektivitet och administrativ börda ska samråd ske med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (). Vad gäller indikatorer på andra områden ska delegationen samråda med andra berörda myndigheter. Delegationen ska ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. Delegationen ska samordna den statliga förvaltningens IT-stan- dardiseringsarbete avseende e-förvaltning. Delegationen ska se till att metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den statliga förvaltningen tillhandahålls, också när det gäller begrepps- standarder. Arbetet ska utföras i samverkan med SKL. Samord- ningen av IT-standardiseringsarbetet ska främja användningen av öppna standarder. Delegationen ska beakta det IT-standardi- seringsarbete som pågår på internationell nivå. Stöd till regeringen i det internationella arbetet Delegationen ska bistå regeringen i EU-samarbetet och i det internationella arbetet med frågor om e-förvaltning. Delegationen ska bistå regeringen vid beredningen av svenska ståndpunkter i EU och andra mellanstatliga organ i ärenden som rör standarder och standardisering på IT-området. Delegationen ska leda och samordna ett IT-standardiseringsråd med företrädare för de viktigaste intressenterna i staten, kommuner och landsting samt i intresseorganisationer och företag. Delegationen ska följa utvecklingen på området och delta i diskussioner och informations- utbyte om frågor som rör det internationella arbetet med stan- dardiseringsfrågor på IT-området. Dessa ärenden kan beröra olika samhällssektorer och delegationens uppdrag kan i denna del komma att beröra frågor som inte enbart avser e-förvaltning. och Vervas vägledningar och rapporter Delegationen ska inventera och vid behov utveckla den tidigare E- nämndens och dåvarande Vervas vägledningar och rapporter på det aktuella området. I frågor som rör den strategiska utvecklingen av elektronisk förvaltning ska delegationen löpande rapportera till den inter- departementala arbetsgruppen för elektronisk förvaltning (dnr Fi2007/1981) och vid behov även till statssekreterargruppen för e- förvaltning. Delegationen ska tillkalla en arbetsgrupp bestående av ansvariga för strategiska e-förvaltningsprojekt, eller motsvarande verksam- hetsutvecklare, som arbetar på myndigheter eller organisationer som deltar i delegationens arbete. Vid behov ska delegationen även tillkalla en referensgrupp bestående av företrädare för näringsliv, forskare och brukare för att ta del av deras kunskaper och vidgade perspektiv på delegationens arbete. Det är angeläget att utvecklingsarbetet avseende e-förvaltningen sker i samverkan med SKL.