sou · GYB362 · 2010-09-30 00:00:00 — Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Under konstruktion - framtidens e-förvaltning Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Under konstruktion – framtidens e-förvaltning Så enkelt som möjligt för så många som möjligt Under konstruktion – framtidens e-förvaltning SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av . Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss. Hur och varför. Statsrådsberedningen (SB PM 2003:2, reviderad ) – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som ska svara på remiss. Broschyren är gratis och kan laddas ner eller beställas på Vid regeringssammanträdet bemyndigade regeringen statsrådet att tillkalla en delegation med högst femton ledamöter med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning (dir. 2009:19). Generaldirektören förordnades att vara ordförande i för e-förvaltning (Fi 2009:01) . Som ledamöter i delegationen förordnades från och med generaldirektörerna samt riksarkivarien , rikspolischefen och verkställande direktören . Generaldirektören förordnades som ledamot i delegationen . förordnades generaldirektörerna samt till nya ledamöter. Riksarkivarie entledigades och efterträddes av den nya riksarkivarien . Delegationen har antagit namnet E-delegationen. Som experter i delegationen förordnades kanslirådet och överdirektören . Som kanslichef anställdes . Som kommittésekreterare anställdes , , , , , och Delegationens expert entledigades och anställdes som kommittésekreterare. Som kanslisekreterare anställdes . Delegationen överlämnade sitt första betänkande Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). överlämnades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). Delegationen fick två tilläggsuppdrag (dir. 2010:32). Det ena uppdraget är att främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av handlingar (PSI-direktivet). Det andra uppdraget är att ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier. Delegationen överlämnar härmed sitt tredje betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62). Delegationen fortsätter nu med sitt arbete i enlighet med direktiven. Förslag till förordning om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska Delegationens uppdrag och arbete ............................... Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen............ Målen för e-förvaltning ........................................................... Forum för erfarenhetsutbyte ....................................... Forum för medborgarförslag ....................................... Vägledning för verksamhetsplanering......................... Vägledning för kanalstrategi ........................................ Finansiering av förstudier ............................................ Finansiering av IT-investeringar.................................. 2.5.3 Finansieringsmodell för IT-investeringar över Modell för etablering av gemensamma e-tjänster Lånefinansiering vid IT-investeringar.......................... Privat sektor som medfinansiär.................................... Landstingens och kommunernas medverkan.............. Grunden för samverkan................................................ 2.5.13 ESV:s handledningar och vägledningar........................ Vägledning för automatiserad samverkan ................... Vägledning för webbutveckling ................................... Myndigheters införande av IPv6 och DNSSEC ......... Behov av ökad kryptografisk säkerhet för e-legitimationer och elektroniska underskrifter ......... 3.1Av delegationen prioriterade strategiska 3.1.1 Mina sidor för privatpersoner ...................................... E-arkiv och e-diarium ................................................... E-tjänst över näringsidkare........................................... Övriga strategiska e-förvaltningsprojekt................................ Gemensamma administrativa verksamhetsstöd .......... Vidareutnyttjande av offentlig information ..................... Delegationens arbete med att främja och samordna .............. Vidareutnyttjande av information........................................... 4.3Delegationens uppdrag avseende vidareutnyttjande av Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar............... Utgångspunkter för riktlinjearbetet ....................................... 5.3Tydlig avgränsning mot anställdas användning av sociala Krav på uppsikt över det sociala mediet ................................. Författningskrav bör vara kärnpunkten ................................. Tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt arkivlagen (1990:782) ..................................................................... Förvaltningslagen (1986:223) och skadeståndslagen (1972:207)........................................ Personuppgiftslagen (1998:204).................................. Det fortsatta arbetet ................................................................ 6.1Koordinering och samordning inom 6.1.2 Offentlig konsultation om kommissionens Kartläggning av myndigheters deltagande i Standarder för automatiserad samverkan ............................... 6.3.1 Begrepps- och informationsmodellering..................... 7 Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning ....91 7.1Uppföljning av E-delegationens prioriterade strategiska Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning.......... EU-samarbetet och det internationella arbetet ............... 8.1Delegationens enkät avseende internationella Utfallet av enkäten ................................................................... Preliminär analys och preliminära slutsatser .......................... Strategin på kort sikt.............................................................. Utskott och expertgrupp i kommunikation......................... Sammanställning av förväntade resultat ...................... Finansiering av förstudier ...................................................... Finansieringsmodell för IT-investeringar över Förslaget om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ...... Sammanfattning av SOU 2010:20................................... Delegationens ledamöter, expert och sekretariat.......... Expertgrupp för rättsliga frågor...................................... Expertgrupp för internationell e-förvaltning................. Översikt över strategiska e-förvaltningsprojekt.......... IPv6 och DNSSEC ........................................................ investeringar över gränserna (RiR 2009:18)......................... Exempel på gemensam e-tjänst ..................................... Beskrivning – Vidareutnyttjande av offentlig Beskrivning – EU-samarbetet och det Sammanfattning av delegationens remissyttranden..... Dir. 2010:69 En myndighet för samordning av elektronisk identifiering och signering................................. Enkät om e-förvaltningsarbetet inom myndigheter E-delegationens uppdrag är att stärka utvecklingen av e-förvalt- ningen och skapa goda möjligheter för samordning inom offentlig förvaltning. Målet med e-förvaltning är att det blir så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service, att stärka samhällets samlade utvecklingsförmåga och innova- tionskraft, en flexibel e-förvaltning som utgår från användarnas behov. Detta betänkande ger förslag till regeringen och myndigheter, kommuner och landsting samt beskriver delegationens förvalt- ningsgemensamma arbete för att driva på utvecklingen. Här följer en kort beskrivning av betänkandet Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning. Det finns ett stort behov av att finna en finansieringslösning för strategiska e-förvaltningsprojekt. I detta betänkande finns ett förslag som bygger på den modell som finns inom staten för låne- finansiering. Delegationen föreslår att regeringen vidimerar att den föreslagna modellen kan användas, anslår som kan användas för finansiering av gemensamma förstudier, tillåter myndigheter att ta ut avgifter av varandra. Anpassning av regelverk är en central och avgörande parameter för att nå de mål och visioner som finns för e-förvaltning. Delegationen föreslår att regeringen skyndsamt tillsätter en utredning med uppdrag att göra en över- syn av registerförfattningarna. Vissa projekt bör särskilt prioriteras eftersom de är avgörande för utvecklingen av e-förvaltningen och skapar stora nyttor. Ett sådant projekt är Minskat uppgiftslämnande med syftet att minska företagens administrativa börda, men även i förlängningen skapa lösningar för privatpersoner som lämnar uppgifter. Regeringen bör säkerställa att projektet kan starta. Förslag till myndigheter och kommuner En viktig del i en behovsdriven e-förvaltning handlar om att samla in idéer, synpunkter, beröm och klagomål på ett systematiskt och ordnat sätt. Myndigheter, kommuner och landsting bör samla utvecklingsidéer i en idébank och hålla tillgången till idébanken öppen för så många som möjligt. Eftersom IP-adresserna är på väg att ta slut är det viktigt att myndigheter, kommuner och landsting anpassar sina webbplatser till den nya adresstandarden (IPv6). För att inte skada förtroendet för offentliga webbplatser behöver säkerheten ökas med hjälp av ett standardiserat tillägg (DNSSEC). Delegationen har startat fyra nya projekt med hjälp av finansiering från delegationens myndigheter för att skynda på utvecklingen av e-förvaltningen. Projekten är prioriterade för att de förenklar, skapar nytta för många, sparar in kostnader, ger bättre kvalitet och snabbt kan ge resultat. Dessa projekt är: Mina sidor för privatpersoner (förstudie) Syftet med projektet är att göra kontakten med myndigheter och kommuner enklare för privatpersoner. Förstudien ska ta fram ett övergripande förslag till lösning för Mina Sidor för privatpersoner, för beslut om fortsättning. ansvarar för förstudien som avrapporteras . E-arkiv och e-diarium (förstudie) Det ska bli enklare för privatpersoner och myndigheter att hitta och ta del av sina ärenden och annan information. Förstudien, som presenteras , ska utreda förutsättningar för gemensam hantering av e-arkiv och e-diarium inom offentlig sektor. ansvarar för förstudien. E-tjänst över näringsidkare (förstudie) Information om näringsidkare finns på många ställen. Projektet syfte är att ta fram en samlad e-tjänst med grundläggande information om alla svenska näringsidkare. Därmed ska det bli enkelt för privatpersoner, företag, myndigheter och kommuner att hitta informationen. Det ska också bli enkelt för utvecklare att bygga nya e-tjänster. ansvarar för förstudien som väntas vara klar . Tjänstekatalog (pilot) E-tjänster från myndigheter och andra offentliga aktörer ska publiceras i en tjänstekatalog. Syftet är att underlätta för utvecklare i deras arbete med att ta fram bra tjänster för privat- personer, företag och offentlig sektor bland annat genom att vidareutnyttja information. ansvarar för att driva arbetet. En första prototyp levereras . En enkät om e-förvaltning har besvarats av nästan 200 myndigheter . Frågorna har handlat om behovsfångst, sociala medier, internationella projekt och IT-standardisering. Resultatet är i korthet följande: En viktig förutsättning för e-förvaltning är att den utgår från användarnas behov. av alla myndigheter uppger att de har e-tjänster. En fjärdedel av dessa har inte genom- fört en behovsinventering vid utvecklingen av e-tjänster. Skälen är främst att man anser sig ha kunskap om målgruppens behov , tidsbrist, brist på resurser och att behovsfångst inte är prioriterat. Nästan samtliga myndigheter uppger att de ser fördelar med att göra en inventering av målgruppernas behov. Men många ser också nackdelar som att behov som identifieras inte alltid är representativt för en större grupp, tenderar att få ett alltför kort- siktigt perspektiv och att det även är viktigt att klargöra hur myndighetens verksamhet kan förbättras och effektiviseras med e-tjänster. av myndigheterna uppger att de deltar i tillsammans i 57 internationella grupper och e-förvaltningsprojekt. Syftet är i de flesta fall kunskaps- och informationsutbyte eller har ett syfte att utveckla en e-tjänst. De flesta grupperna och projekten är inriktade mot förvaltningen. Enligt delegationens enkät uppger av svenska myndig- heter att de använder sig av sociala medier. De medier man använ- der är främst Facebook, Twitter, YouTube och bloggar. av myndigheterna uppger att de har en policy för hanter- ingen av sociala medier. Delegationen har av regeringen fått i uppdrag att ta fram rikt- linjer kring myndigheternas användning av sociala medier, särskilt hur de rättsliga aspekterna ska beaktas. Anställdas privata använd- ning och frågor som är förknippade med den, t.ex. anställdas yttrandefrihet och meddelarfrihet, omfattas inte av uppdraget. Det delegationen kommer ta fasta på i riktlinjerna är bland annat behovet av interna regler hos myndigheterna, kravet på uppsikt över mediet, bestämmelserna om allmänna handlingar, behandling av personuppgifter, Delegationen avser att presentera riktlinjer för sociala medier . Vägledningar och andra aktiviteter Delegationen arbetar med att ta fram flera vägledningar. Två av dessa är klara i en första version. För att e-förvaltningen ska utvecklas behöver den vara en integrerad del i varje myndighets verksamhetsplanering. Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning beskriver vad varje myndighet bör tänka på i sin verksamhetsplanering vad gäller på e-förvaltning. Delega- tionen har också arbetat fram Vägledning för kanalstrategi som beskriver vad myndigheterna bör tänka på när man fattar beslut om vilka kontaktsätt myndigheterna ska använda för att leverera sina tjänster till privatpersoner och företag. Båda vägledningarna finns att läsa på delegationens webbplats. Arbetet med att ta fram en vägledning för automatiserad sam- verkan pågår. Vägledningen ska i första hand ge stöd till myndig- heter i offentlig sektor i deras arbete med att förverkliga automati- serad samverkan genom elektroniskt informationsutbyte. Den kan också användas av företag och privatpersoner vid utveckling av e-tjänster. En första version av vägledningen beräknas vara klar /2011. Även en vägledning för webbutveckling är på väg att tas fram. Den ska innehålla riktlinjer så att webbaserade gränssnitt kan användas av så många som möjligt på ett så enkelt sätt som möjligt. En första version av vägledningen är klar . Delegationen har av regeringen fått i uppdrag att främja och samordna vidareutnyttjandet av offentlig information. Delegationen avser att genomföra möten med ett antal myndigheter, kommuner, branschföreträdare, intresseorganisationer samt andra aktörer inom näringslivet som kan berörs av PSI-direktivet. För att kunna bedriva en gemensam utveckling av svensk e-förvaltning behöver vi en gemensam terminologi om begrepp som till exempel e-tjänst. Delegationen har därför startat ett arbete för att åstadkomma en katalog av termer för e-förvaltning. Delegationen tar fram en första version av ett ramverk för att identifiera, planera, realisera och följa upp nyttor och kostnader kopplade till satsningar inom e-förvaltningsområdet. Delegationen kommer att ta fram ett forum för medborgarförslag. driver delegationen även ett elektroniskt forum för erfarenhetsutbyte, . Delegationen avser också att genomföra en attitydundersökning för att finna åtgärder som ökar användandet av e-tjänster. förordning om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte Härigenom föreskrivs att 2 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte ska ha följande lydelse. En myndighet ska i sin En myndighet ska i sin av ett säkert och effektivt av ett säkert och effektivt inom den offentliga förvalt- inom den offentliga förvalt- En myndighet som tillhanda- andra myndigheter inom offentlig förvaltning får ta ut avgifter efter överenskommelse med de myn- som nyttjar tjänsten. Avgifter får också tas ut av annan juridisk person, som en myndighet Denna förordning träder i kraft . 1Delegationens uppdrag och arbete Vid regeringssammanträdet bemyndigade reger- ingen statsrådet att tillkalla en delegation med uppdrag att samordna myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning. Delegationens uppdrag framgår av kommittédirektivet (dir. 2009:19), bilaga 1. I bilaga 4 finns en sammanställning av delegationens leda- möter, expertgrupper och sekretariat. Delegationen, som antog namnet E-delegationen, delredovisade sitt uppdrag i betänkandet Strategi för myndig- heternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86). Betänkandet har remissbehandlats och en remissammanställning finns (Fi2009/6838). redovisades delegationens andra betänkande Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20) Betänkandets sammanfattning finns i bilaga 3. fick delegationen ett tilläggsdirektiv som omfattar två nya uppdrag. Det ena uppdraget är att främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättning- arna för vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direkti- vet). Det andra uppdraget är att ta fram riktlinjer för hur myndig- heter ska använda sociala medier. Tilläggsdirektivet (dir. 2010:32) redovisas i bilaga 2. Detta betänkande, Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Under konstruktion – framtidens e-förvaltning (SOU 2010:62), inne- håller delegationens tredje delredovisning av uppdraget. En ledstjärna i genomförandet av delegationens uppdrag är 6 § andra stycket myndighetsförordningen (2007:515) som föreskriver att en myndighet ska verka för att genom samarbete med myndig- heter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda Delegationens uppdrag och arbete samt för staten som helhet. Ett antal projekt där myndigheter och Kommuner och Landsting (SKL) gått samman för att utveckla e-tjänster och där samverkan är en förutsättning för ett lyckat resultat, redovisas i detta betänkande. För att kartlägga arbetet med e-förvaltning skickade delegationen ut en enkät till samtliga statliga myndig- heter. I enkäten ingick frågor om behovsfångst, sociala medier, IT-standardisering, vilka som deltar i internationella grupper m.m. En separat enkät gick ut med frågan om vilka strategiska e-förvaltningsprojekt som pågår bland myndigheterna. I detta betänkande beskrivs resultaten av delegationens enkäter i korthet. Undersökningen och svaren finns beskrivna i bilaga 18. Resultaten måste bearbetas ytterligare och kontrollfrågor måste ställas till vissa myndigheter. Delegationen avser att återkomma med förslag på åtgärder och aktiviteter. Diskussioner pågår med SKL att göra ett motsvarande enkätutskick till kommuner och landsting för att få ett helhetsgrepp kring den offentliga förvaltningen. Delegationen ser det som viktigt att involvera olika grupper- ingar i sitt arbete. Delegationen arbete förankras genom att använda en arbetsgrupp, expertgrupper, referensgrupper, arbets- utskott och möten med samråds- och samverkansmyndigheter samt möten med företrädare för andra organisationer som är intressenter i e-förvaltningsfrågor. Delegationen eftersträvar också transparens i sitt arbetssätt och publicerar därför utkast till olika produkter, t.ex. vägledningar, på delegationens webbplats och erfarenhetsforum, som är öppna för synpunkter. Delegationen använder sociala medier för att nå ut med information och ta emot synpunkter på delegationens arbete. Delegationen ska verka för en behovsstyrd e-tjänstutveckling inom förvaltningen. I avsnitt 2.2 beskrivs det fortsatta arbete med strukturerad målgruppsanalys och behovsfångst som involverar både privatpersoner och företag. Sedan delegationens andra betänkande (SOU 2010:20) har delegationen haft två sammanträden. Sekretariatet har haft fem möten med den arbetsgrupp som delegationen tillkallat. Represen- tanterna i arbetsgruppen framgår av bilaga 5. Delegationens uppdrag och arbete Delegationen har tillkallat en referensgrupp som består av företrädare för näringsliv, forskare och brukare för att ta del av deras kunskaper och vidgade perspektiv på delegationens arbete. Delegationen har valt att i referensgruppen också inkludera de myndigheter med vilka delegationen ska eller bör samråda. Representanterna i referensgruppen framgår av bilaga 9. Delegationen tillkallade senare tre expertgrupper; ett IT-standardiseringsråd, en expertgrupp för rättsliga frågor samt en expertgrupp för internationell e-förvaltning. Representanterna i expertgrupperna framgår av bilagorna 6, 7 och 8. Sekretariatet har haft omfattande kontakter med företrädare för departement, myndigheter, kommuner och intresseorganisationer. Sekretariatet har deltagit i såväl nationella som internationella konferenser om e-förvaltning och IT-standardisering. Sekretariatet har varit med och arrangerat Offentliga Rummet, som ägde rum i och den 25–. Delegationen ska ta fram vägledningar inom ramen för sitt uppdrag. pågår arbetet med att ta fram Vägledning för automatiserad samverkan och Vägledning för webbutveckling. Vägledning för verksamhetsplanering med avseende på e-förvaltning och Vägledning för kanalstrategi är klara i en version 1.0. Alla delegationens vägledningarna publiceras löpande på delegationens webbplats. har delegationen beslutat att prioritera fem projekt varav fyra är uppstartade. En närmare beskrivning av dessa projekt finns i avsnitt 3.1. Som en följd av detta har en av de vikti- gaste aktiviteterna för delegationens sekretariat och arbetsgrupp varit att skapa en samverkan mellan ett antal myndigheter och SKL, säkerställa finansiering och genomdriva en uppstart av dessa projekt. I avsnitt 10 finns en sammanställning av delegationens pågående aktiviteter och förväntade resultat utifrån de kommittédirektiv som regeringen beslutat samt de förslag och ställningstaganden som delegationen gjort i tidigare betänkanden. Vidare har delegationen svarat på fyra remisser. En samman- fattning av dessa remissvar finns i bilaga 16. 2Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Delegationen ska säkerställa årlig strategisk styrning, koordinering och uppföljning inom e-förvaltningsområdet på förvaltnings- gemensam nivå. Finansieringsfrågor och andra principiella över- gripande frågor måste få en lösning och hindrande regelverk måste identifieras. Teknisk samverkansförmåga mellan olika system ska underlättas på förvaltningsgemensam nivå och övergång till ny teknik ska stödjas. Delegationen har också i uppgift att förvalta de vägledningar som tagits fram av Verva samt publicera egna vägled- ningar. I detta avsnitt vill delegationen särskilt lyfta fram att regeringen beaktar delegationens återkommande förslag att en utredning skyndsamt tillsätts med uppdrag att göra en översyn av registerförfattningarna med bl.a. syftet att främja e-förvalt- ningen (avsnitt 2.3), beaktar delegationens förslag att avsätta för finansiering av förstudier (avsnitt 2.5.1), vidimerar att den av delegationen föreslagna finansieringsmodel- len kan användas vid förvaltningsgemensamma IT-investeringar (avsnitt 2.5.3), genomför en författningsändring i förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte och härvid skapar möjlighet att ta ut avgifter mellan myndigheter (avsnitt 2.5.6). Förutsättningar för utveckling av e-förvaltningen Delegationen vill vidare lyfta fram att