sou · GXB315d2 · 2010-01-01 00:00:00 — Detta innebar följaktligen ett underskott för Svensk Museitjänsts verksamhet på 3,8 miljoner kronor.5 1.2.1Från affärsområde i bolag till avdelning i myndighet startades 19941995 av det statliga aktiebolaget . Bolaget hade bl.a. erfarenhet av spannmåls- förvaring i klimatiserade utrymmen och var huvudman för bered- skapslagringen 6 i . Som ett resultat av minskad beredskaps- lagring och ett ökat behov av bättre förvaring för museernas sam- lingar startade affärsområdet tjänst i fastigheten i . beslutade regeringen att sälja . beslutades emellertid att skulle stanna i statlig ägo och att verksamheten skulle införlivas i Riksarkivet.7 1.2.2Förlorade hyresintäkter försämrade ekonomin var en del av hade man ett internt arrangemang där andra delar av bolaget hyrde lokaler hos som fick förfoga över hyres- intäkterna. I samband med att Svenska lagerhus AB såldes lämnade bolaget även de lokaler som hyrts av . Detta medförde ett omfattande bortfall av hyresintäkter för , vilket orsakade underskott i verksamhetens budget.8 3Årsredovisning 2007 för och . 436 § Förordning (2007:1179) med instruktion för och landsarkiven. 5Årsredovisning 2007 för och . 6Beredskapslagring är beteckningen på den förrådshållning som byggs upp i fredstid för att tillgodose samhällets olika behov vid kriser och i krig. 7Regeringsbeslut Fi/2002/2482, . 8PM från : har faktiskt en historisk bakgrund ochDet är vad vi gör och inte gör som avgör i vilket skick vårt kulturarv kommer att leva vidare till kommande generationer. Sedan övergången till hyr sina lokaler av de privata fastighetsbolagen . 1.2.3Omfattande investeringar görs kontinuerligt Flera omfattande investeringsprojekt har genomförts inom ramen för Svensk Museitjänsts verksamhet . Bland annat har man förbättrat lokalernas brandsäkerhet och klimatreglering. Vidare har en konservatorsateljé byggts efter beställning av en kund. Representanter för uttrycker en för- hoppning om att få fler motsvarande uppdrag så att ett gemensamt centra för konservering för flera museer skulle kunna utvecklas Detta skulle bl.a. kunna sänka kostnaderna för respektive institution.9 Avdelningens prognoser visar på en stor efterfrågan på förva- ringsutrymmen och anläggningen Depå Munkhättan bedöms vara fullbelagd vid slutet av 2009. har inlett en ombyggnation och renovering av anläggningens så kallade höglager i syfte att skapa fyra föremålsarkiv samt projekterat för ytterligare fem som ska byggas under 2009.10 kommer även projektering av ett kylarkiv att inle- das där flera hyresgäster kommer att dela på investerings- kostnaderna. har vidare inlett samtal med om att bygga föremålsarkiv för en del av museets samlingar. Eftersom beräk- nas bli fullbelagda krävs en utbyggnad för att detta ska kunna genomföras.11 1.2.4Regeringsuppdrag att se över verksamheten I regleringsbrevet för gav regeringen i uppdrag att genomföra en översyn av verksamheten vid . Syftet med översynen var att ta fram en långsiktig strategi för verksamhetens vidare utveckling.12 I sin återrapportering till regeringen konstaterar att har en affärsmodell som fungerar väl och att 9PM SMT: har faktiskt en historisk bakgrund. 10Svensk Museitjänsts årsberättelse , . 11Uppgifter från , . 12Regleringsbrev för avseende och landsarkiven, regeringsbeslut Ku2007/3275/KR. man vid avdelningen har byggt upp en stark position och ett stort förtroendekapital inom museivärlden. bedömer att nästan all lokalyta kommer att vara uthyrd och att det finns möjlighet att öka hyresintäkterna genom omförhand- lingar av hyresavtal som löper ut13. Det finns också utrymme att öka försäljningen av tjänster. Mot denna bakgrund menar sammanfattningsvis att det inte krävs några förändringar i den långsiktiga strategin för verksamheten. Inriktningen bör vara att fortsätta på den inslagna vägen och arbeta aktivt för att åstadkomma ekonomisk balans i verksamheten, vilket beräknas uppnås 2011. bedömer att det inte är möjligt att inom överskådlig tid hämta in det underskott som ackumulerats . beräknas det ackumulerade underskottet uppgå till ca 19 mkr.14 Med anledning av översynen av verksamheten vid har regeringen konstaterat att verksamheten har stor potential men att det också krävs omfattande investeringar för att lokalerna ska motsvara museisektorns krav och för att man ska kunna attrahera nya hyresgäster.15 1.3Frågan om Svensk Museitjänsts organisatoriska placering 1.3.1Både för- och nackdelar med att vara del av Formellt sett finns ingen reglering av hur statliga museisamlingar ska förvaras. Som ett resultat av att är en del av tillämpar man regelmässigt de standarder vad gäller lokalernas beskaffenhet som gäller för statliga arkiv däribland Arkivlagen16, föreskrifter och allmänna råd17 samt internationella ISO-standarder18. Enligt representanter för har påverkan från arkivvärlden inneburit att kvaliteten i förvaringen av museernas och 13Årsredovisning 2007 för och . 14Riksarkivets skrivelse till regeringen , dnr RA 01-2007/2309. 2008/09:1, utgiftsområde 17, s. 87. 16Arkivlag (1990:782). 17Exempel på detta är RA-FS 1994:6. 18Information and documentation: Document storage requirement for archive and library materials. Dessutom tillämpas ICOM:s etiska regler i hanteringen av museiföremål. övriga hyresgästers samlingar höjts. Den tydliga standarden är även positiv ur kommunikationssynpunkt i förhållande till hyresgästerna. Trots dessa fördelar finns även nackdelar med att Svensk Musei- tjänst ingår som en del i då inriktningen på avdel- ningens verksamhet skiljer sig från den som bedrivs vid myn- digheten i övrigt. Även om det finns likheter mellan pappersarkiv och muse-ernas föremålsarkiv finns också skillnader. Museernas samlingar består av föremål av olika material vilket ställer ytterli- gare krav på lokalernas beskaffenhet. Författningarna som reglerar de statliga arkiven har även en tydlig koppling till offentlighets- principen, vilket museernas samlingar inte omfattas av. Till skillnad från huvudsakliga verksamhet är avdelningens avgiftsfinansierad. Verksamheten förutsätter även omfattande investeringar i byggprojekt, viket ställer särskilda krav på möjligheterna att utnyttja myndighetens låneramar. Detta kan ibland uppfattas som en svårighet då övriga verksam- het arbetar under andra förutsättningar. 1.3.2Den organisatoriska placeringen bör övervägas av organisationskommitté Mot bakgrund av tankarna om renodling av statliga verksamheter har frågan om Svensk Museitjänsts organisatoriska placering aktua- liserats. En alternativ placering av i den befintliga myndighetsstrukturen som föreslagits är att inordna verksamheten i . Genom sin förvaltning av statliga kultur- fastigheter finns en koppling till kulturarvsfrågor som man har omfattande erfarenhet av att arbeta med hyressättning, projekteringar och investeringar, menar vissa. menar dock att bedri- ver en verksamhet som inte kan sägas omfattas av fastighetsverkets uppdrag19 d.v.s. att förvalta vissa statliga fastigheter m.m.20 En annan omständighet som talar mot denna lösning är att staten inte äger Depå Munkhättan. I den mån man inte beslutar att staten ska förvärva den aktuella anläggningen skulle detta innebär att skulle komma att hyra lokaler av privata hyresvärdar. 20Se vidare Förordning (2007:757) med instruktion för . Mot bakgrund av dessa argument menar utredningen att det inte är lämpligt att ansvaret för verksamheten vid överförs till . Ett alternativ som diskuteras av den statliga Kulturutredningen21 är möjligheten att göra till ett aktiebolag med särskild vinstutdelningsbegränsning (svb). bedömer dock att frågan om Svensk Museitjänsts organisatoriska placering bör övervägas av den organisationskommitté som utredningen förslår ska tillsättas. För att ge verksamheten vid goda förutsätt- ningar att utvecklas bedömer Museikoordinatorns utredning, i lik- het med , att verksamhetens organisatoriska pla- cering bör övervägas av en organisationskommitté. 21 Dir 2007:99. PM om lån och depositioner vid nationella museer Enkäten bestod av tio frågor och ställdes till samtliga 24 museer i kretsen centrala museer, inkl de fyra stora stiftelsemuseerna. De 24 centralmuseernas samlingar är mycket olika till både omfång och karaktär. Störst är utan konkurrens med ansvar för 9,6 miljoner föremål/preparat, men i gruppen finns också Arbetets museum som helt saknar samling. Däremellan ser det ut såhär: Antal nummer i samlingen Som alla vet är antalet nummer dock ett otydligare mått än det kan verka. På t ex beräknas ca 35 000 nummer mot- svara omkring 10 miljoner enskilda objekt. På , vars samling i huvudsak består av arkivalier, är motsvarande siffror 428 000 nummer resp 2,5 miljoner enheter. På några institutioner finns dessutom en del oaccederat eller dubbelregistrerat material som väntar på uppordning. Av de 24 museerna uppger fem att de helt saknar indeponerat material. Nio museer har max 100 nummer/föremål indeponerade, men det finns också flera institutioner som förvaltar omfattande material som de inte äger. Det kan gälla från några hundra föremål till flera tusen. Mycket av detta material består av så kallade upp- ordningsdepositioner första hälft. Som exempel kan nämnas som har 1 800 indeponerade föremål från bl a Livrustkammaren, och . Störst på indeponerade museiföremål är med 12 000 nummer (hela samlingen) som formellt ägs av . Andra ägare än museer Några institutioner har även omfattande material med ägarskap utanför den statliga familjen. förvaltar t ex ett par hundra nummer åt vardera och . har i sin samling tusentals föremål som är indeponerade från olika företag och institutioner. Avtals- reglering saknas ofta, och situationen kompliceras av att en del av de ursprungliga ägarna inte längre existerar. Av de 24 museerna uppger fyra att de inte har något material utde- ponerat till andra institutioner. Sex museer har upp till 100 num- mer/föremål utdeponerade, men åtta har över 500 ute. Absolut flest nummer utanför huset har med 25 000 nummer i bl a evighetsdepositioner till , Norsk Folkemuseum och , samt med knappt 8 000 nummer deponerade till förbandsmuseer och liknande. Andra värdar än museer Konstmuseerna har även en del material deponerat till värd- institutioner som inte är museer. 150 utdepone- rade nummer finns dels inom , dels genom UD på svenska beskickningar utomlands. har verk på 44 ambassader men även på kontor. Evighetsdepositioner är ett begrepp som framför allt används av de centrala museer som har mest material utdeponerat. Möjlig- heterna att permanent och definitivt överföra föremålen till nuvarande förvaltare bör undersökas. De gamla uppordningsdepositionerna utgör ofta inget problem så länge man inte har anledning att hantera dem i samband med magasinsflyttar eller lån till tredje part. Men formen har heller inget positivt värde för varken de berörda museerna eller sek- torn som helhet. Dessa depositioner borde kunna avslutas eller omvandlas till tidsbegränsade lån. Även de oklarheter som finns kring vissa delar av annat indeponerat material skulle vara bra att reda ut. Det är inte bra att det tycks finnas så pass mycket material med oklara ägar- förhållanden på de statliga museerna. Museikoordinatorn ser de oreglerade eller mycket långa deposi- tionerna som en föråldrad form av lån och menar att inga nya depositionsavtal bör slutas. Museikoordinatorn menar med stöd av arbetsgruppen att: 1.De långa depositionerna mellan statliga, svenska museer bör avslutas genom omvandling till tidsbegränsade lån med möjlig- het till förlängning. Alternativet är att de avslutas genom att föremålen endera återförs till ägarmuseet eller formellt förs över till nuvarande värd/förvaltare. 2.Evighetsdeposition i praktiken betyder gåva, och att det därför bör undersökas om ägarskapet kan formellt föras över till för- valtande institution (även utom landet). 3.En särskild inventering av material som förvaltas av de statliga museerna men har oklara ägarförhållanden skulle vara motiverad. 4.Depositionsbegreppet bör utmönstras. 5.Alla lån rekommenderas tidsbegränsas till max , ev med möjlighet till förlängning. Erfarenheten visar att det är svårt och resurskrävande att kontrollera lån med längre löptid, en begränsning är alltså motiverad för att trygga värdefullt material. Av 24 museer uppger nio att de inte lånade in ett enda föremål. Lika många lånade in under 60 föremål men resterande sex institutioner gjorde mellan hundra och 450 inlån. I denna låne- intensiva grupp finns båda de stora konstmuseerna, National- museum och , men även t.ex. och är stora inlånare. Lån från vem? Museerna lånar huvudsakligen från varandra men ibland också från aktörer utanför sektorn. Det kan vara konstnärer, samlare och andra privatpersoner, företag eller institutioner som disponerar material museet behöver för tillfälliga utställningar. Av 24 museer uppger tre att de inte lånat ut något material alls. Tolv har lånat ut upp till hundra föremål . Fem har lånat ut över hundra föremål. Det finns inte något tydligt samband mellan samlingens storlek och museets utlåningsfrekvens. De stora konstmuseerna återfinns även här bland de mest aktiva institutionerna. Lån till vad? De flesta av de svarande institutionerna lånar ut material nästan uteslutande för utställningar på andra museer och konsthallar. uppger även universitet, samt vissa kyrkor och hembygdsföreningar. uppger även utlån till enstaka föreningar/konsulter vid events och företagsjubileer. rapporterar mycket få museilån, men däremot en intensiv (internationell) trafik av material för forsknings- ändamål. lånade på detta sätt ut 41 447 objekt i 950 ärenden. Tretton museer uppger någon form av in/utlån eller depositions- förhållande med parter utanför gränser. Omfattningen är dock mycket varierad. har t.ex. två (2) lån- tagare utomlands. med närmare 800 utlån uppger att hälften går till internationella låntagare och med nästan 500 utlån skattar samma uppgift till tre fjärdedelar. De 24 museerna accepterade tillsammans omkring 400 ansökningar om lån, omfattande över 4 000 föremål. avslogs 141 ansökningar, oftast av konserveringstekniska skäl eller beroende på för sent inlämnade ansökningar. Av avslagen står de största utlånarna, och , för 35 resp 89 avslag. Övriga 22 museer nekade alltså utlån i totalt 17 fall. Med utgångspunkt i enkäten är det svårt att hävda att cen- trala museer är snåla med utlån. En standardiserad låneblankett skulle sannolikt underlätta arbetet för alla berörda institutioner. Den skulle kunna bidra till att skapa tydligare symmetri och ömsesidig respekt i för- hållandet mellan lånande och utlånande museer. Med utgångspunkt i de diskussioner vi fört i lånegruppen torde lånehanteringen vid de centrala museerna vara tämligen resurskrävande. En skattning av tidsåtgången för ett utlån inkl återlämning pekar på att det kräver minst . Beräknat på antal ärenden (ca 400) betyder det att beredningen motsvarar uppskattningsvis nästan tre års- verken. Av detta arbete belastar drygt ett manår de stora konstmuseerna med tillsammans 148 lån. De avgifter som tas ut i samband med lån (utöver direkta kostnader för transport och försäkring) varierar stort mellan institutionerna. Alla verkar vara överens om att de på intet sätt täcker den reella kostnaden. På de museer som har repre- sentation i lånegruppen kan en lånare för få låna ett (1) föremål eller 50. Olikheterna i avgiftssystem gör det dock svårt att rakt av jämföra de olika institutionerna. En del beräknar avgiften (delvis) på föremålets värde, en del labo- rerar med förseningsavgifter eller tar högre avgift för snabb handläggning. Flera tar också en högre avgift för utrikes lån- tagare. Museikoordinatorn menar med stöd av arbetsgruppen att: 1.En generös lånepolicy är önskvärd och primärt bör formuleras med tanke på lån mellan museer. 2.Låneverksamhet är resurskrävande och det är viktigt att synlig- göra det arbete som krävs för att kunna driva en generös låne- policy. Det är lätt att säga tillgänglighet – men tillgänglighet kostar! 3.Översättning och implementering av den intenationella låne- blankett som tagits fram inom Collections skulle kunna underlätta museernas arbete. En sådan standard- blankett kan sedan kompletteras med flexibelt utrymme för tillägg och precisering i bilagor. 4.Behov av ytterligare policydokument kan identifieras bl a på området lån till/från andra samarbetsparter än museer, avveck- ling av redan ingångna depositionsavtal och gallring genom överföring till andra museer. Enkät om lån och depositioner vid nationella museer Följande frågor ingick i Museikoordinatorns enkät 1.Hur många inventarienummer har museets samling totalt? 2.Hur många inventarienummer totalt är i samlingen deponerade från andra museiinstitutioner? 3.Hur många inventarienummer totalt är ur samlingen deponerade på andra museiinstitutioner? Utveckla gärna vilka institutioner det handlar om och hur långa avtalen är. Hur många inlån från andra museer har tagits emot ? 4A) Ange antal verk/föremål (inventarienummer): 4B) Ange antal ärenden: Hur många utlån till andra museer har beviljats ? 5A) Ange antal verk/föremål (inventarienummer): 5B) Ange antal ärenden: 6.Hur många utlån till andra museer har förnyats ? 7.Hur många ansökningar om utlån till andra museer har avslagits ? 8.Vilken typ av institutioner är det museet mest lånar till/från? Museer/andra institutioner? Inom landet/internationellt? Museikoordinatorns policy & rekommendationer för museernas lånehantering Museernas material har samlats in och bevarats för att användas. Samlingarna har en central funktion och en stor potential för forskning, utställningsproduktion och lärande. Många är intres- serade av de verk, bilder och föremål som museerna förvaltar. Men stora delar av dessa samlade resurser förvaras i magasin och visas aldrig för publik. Genom en aktiv och generös hållning till utlån bidrar museerna till att göra mer material synligt, spännande och meningsfullt för många fler människor i hela landet. Med utlån avses här alla situationer där ett museum lånar ut föremål eller annat material till andra museer. Museikoordinatorns rekommendationer gäller alla lån, oavsett avsikten som kan vara utställning, utsmyckning, forskning/provtagning, konservering, kopiering/avgjutning, fotografering eller något annat. I syfte att fortsatt främja en tät, flexibel och smidig låne- hantering i den svenska museisektorn bör alla institutioner sträva efter att explicit formulera och offentliggöra en lånepolicy som för- tydligar bl.a. vilka föremålskategorier som normalt lånas ut, vilka typer av sökande som normalt kan få låna, vilka syften som kan accepteras samt handläggningstider och grundläggande villkor för beviljade lån. Den digitalisering av föremålsdata som genomförs brett ute på museerna kommer att underlätta även lånehanteringen. Då museer- nas databaser görs tillgängliga för enkel samsökning blir det lättare för forskare, utställningsproducenter och andra intresserade att hitta för dem relevant material – och materialet kan bli mer använt. Museer med stark forskningstradition, som flera av de natur- historiska institutionerna, har ofta utvecklat egna rutiner som stöd för en intensiv, internationell lånetrafik i forskningssyfte. Nedan- stående får inte tas till intäkt för en inskränkning av detta generösa förhållningssätt. Även vid lån till andra samarbetsparter än museer bör nedan- stående, tillsammans med en standardiserad låneblankett, kunna fungera som stöd eller checklista. Museikoordinatorn rekommenderar den svenska museisektorn att vid lån till andra institutioner inom museikretsen: 1.Säkra att alla inkomna skriftliga ansökningar om lån skyndsamt prövas mot museets lånepolicy. 2.Säkra att alla avtal om lån sluts för en avgränsad tidsperiod om max (eventuellt med möjlighet till förlängning). 3.Säkra att båda parter undertecknat ett skriftligt avtal innan låne- perioden inleds. Låneperioden inleds då ett föremål lämnar museet och avslutas då det är tillbaka på plats igen (nail to nail). 4.Säkra att låneavtalen tar hänsyn till relevant lagstiftning m.m. Det kan gälla (Convention on Inter- national Trade in Endangered Species of Wild Fauna and ), eller reglering av upphovsrätten som i normalfallet bör hanteras av det museum som äger materialet. 5.Möjliggöra effektiv kontroll av låneprocessen bl.a. genom att säkra en komplett dokumentation av samtliga lån, inkl. besikt- ningsprotokoll och eventuellt fotografier, uppgifter om lånande institutioner, lokalförhållanden för utställningar eller dylikt, samt avtalsperiod och syfte med respektive lån. 6.Använda de standardiserade låneformulär och dokument för sta- tusrapport som, med stöd av och , utarbetats inom det EU-stödda projektet och som av Museikoordinatorn föreslås bearbetas till svenska. 7.Att i de fall parterna har egna standardblanketter för ut- och inlån endast använda utlånarens dokument, med eventuella tilläggs- punkter i bilaga. Praxis måste vara att den institution som vill låna anpassar sig till det utlånande museets rutiner. 8.Säkra att lånande institution kan dokumentera sin avsikt och förmåga att hantera det lånade materialet på ett säkert sätt, samt anpassa sig till eventuellt ytterligare, i avtal särskilt specificerade, krav från museet. 9.Sträva efter att hålla låneavgifterna nere. 10.Säkra att de utlånade föremålen vid behov täcks av försäkring eller statsgaranti under hela låneperioden inkl. transport etc. (nail to nail). 11.Sträva efter att hålla försäkringsvärdena nere och alltid ha beredskap för att motivera angivna försäkringsbelopp. 12.Uppmärksamma att den svenska statsgarantin är tillgänglig för alla museer som uppfyller grundläggande säkerhetskrav, och att den kan gälla lån såväl utrikes som inom . 13.Säkra att utlånade föremål, vid långtidslån, regelbundet kan kon- trolleras med avseende på status och utställningsmiljö. Säkra förlängning av eventuellt försäkring/ statsgaranti i samband med förlängning av lånen. 14.Sträva efter att undvika nya depositionsavtal. Museisektorn bör reservera depositionsbegreppet för helpermanenta evighetslån i de fall det av formella skäl är juridiskt omöjligt att avskilja dem från museets samling. Då äldre depositionsärenden aktualiseras rekommenderas museerna att välja en av följande lösningar: -Sluta nya överenskommelser om långtidslån på max med möjlighet till förlängning, eller -Avsluta tidigare ingångna avtal och återkräva utdeponerat mate- rial, eller -Gallra ut aktuellt material ur den egna samlingen för att full- ständigt och formellt överföra ägarskapet till den part som i praktiken förvaltar det. Denna policy med rekommendationer för lånehantering har utarbetats av Museikoordinatorn i samverkan med en arbets- grupp bestående av representanter för , Histo- riska museet, , , National- museum, , , Norr- , och Världs- kulturmuseet. Formulär för lokal- och anläggningsrapport - Nedanstående formulär översattes till svenska inom ramen för Museikoordinatorns projekt rörande lån och depositioner 2008. Originalet är på engelska och finns tillsammans med andra väg- ledningar och stöddokument att hämta hos finska på adress . Det utarbetades av en grupp europeiska museikolleger i Encouraging the Mobility of Collections, ett främjandeprojekt för museisamlingarnas ökade rörlighet i . Formuläret är utformat som en standardrapport och avsett för allmän redovisning av både ramvillkor för utställningar och särskilda förutsättningar för specifika projekt. Formuläret ska fungera för museer av olika slag och storlek, och måste vara enkelt att hantera även för museer som kanske inte har särskild personal för hantering av låneärenden. Formuläret måste därför vara så kort som möjligt och fokusera på de mest centrala punkterna. Enskilda frågor bör också formuleras på ett sådant sätt att alla musei- institutioner kan besvara dem utifrån sina förutsättningar. Formuläret kan i första hand användas av museer som ännu inte tagit fram en egen lokal- och anläggningsrapport. kan det bidra till en höjd standard.