sou · GYB362 · 2010-09-30 00:00:00 — 8EU-samarbetet och det internationella arbetet Delegationen ska bistå regeringen i EU-samarbetet och i det inter- nationella arbetet med frågor om e-förvaltning. Delegationen kommer i denna del av uppdraget att prioritera det arbete som pågår inom EU-samarbetet. Vid behov kommer delegationen att följa utvecklingen inom e-förvaltningsområdet även i andra inter- nationella organisationer. I detta avsnitt vill delegationen särskilt lyfta fram den preliminära analys och de preliminära slutsatser delega- tionen har dragit utifrån genomförd enkät (avsnitt 8.3). I avsnitt 8.1 redovisas översiktligt svar på den enkät som sändes ut där ett antal frågor ställts om myndigheters deltagande i det internationella e-förvaltningsarbetet. I bilaga 15 finns samlat beskrivningar av de EU-direktiv och handlingsplaner från samt rekommendationer från som är fokus för delegationens arbete. I bilagan finns också en redogörelse för ISA-programmet inom EU samt strategiska e-förvaltningsprojekt inom EU med svensk medverkan. 8.1Delegationens enkät avseende internationella e-förvaltningsprojekt För att bland annat kartlägga svensk medverkan i internationella e-förvaltningsprojekt har delegationen genomfört en enkät. Enkät och metod finns beskriven i bilaga 18. EU-samarbetet och det internationella arbetet Diskussioner pågår med Kommuner och Landsting (SKL) om att genomföra en liknande kartläggning bland sina med- lemmar för att skapa en samlad bild av svenskt deltagande i inter- nationella e-förvaltningsprojekt. En strukturerad samordning av det svenska engagemanget skapar bättre förutsättningar för att påverka utvecklingen i det internationella e-förvaltningsarbetet. Delegationen avser att återkomma i frågan i nästa betänkande. I enkäten fick myndigheten svara på om myndigheten deltar i en internationell grupp eller ett internationellt projekt som har till huvudsaklig uppgift att utveckla e-förvaltningen.49 Om myndig- heten deltog i ett sådant arbete fanns kompletterade frågor avse- ende den arbetsgrupp eller det projekt som avsågs och där följande svar skulle lämnas: Officiella namnet på arbetsgruppen/projektet. Egna myndighetens kontaktperson. När påbörjades arbetet? När ska arbetet vara slutfört? Gruppens utgångspunkt (t.ex. inom EU/ESS/EFTA). Arbetets huvudsakliga syfte (utveckla e-tjänst, pilotarbete, informationsutbyte m.m.). Målgrupp (t.ex. privatpersoner, näringsliv, annat). Vilket e-förvaltningsområde berörs i huvudsak av arbete (e-hälsa, e-upphandling, e-legitimering m.fl.). Bidrar arbetet till att uppnå något av Malmödeklarationens prioriterade policyområden (t.ex. mobilitet inom EU eller användarmedverkan). Utrymme för fritextsvar fanns för att lämna tilläggsinformation om lämpligt svarsalternativ saknades. Av de 196 myndigheter som besvarade enkäten angav 19 myndig- heter att de tillsammans deltar i 57 internationella grupper och 49 Se enkätsvaren i bilaga 18. EU-samarbetet och det internationella arbetet De flesta grupperna och projekten har lång löptid och har i många fall pågått . Cirka hälften av grupperna/projekten har sin utgångspunkt i EU, ESS eller EFTA. De övriga drivs inom en mellanstatlig organi- sation eller är baserade på bi- eller multilateralt samarbete. Syftet med gruppen eller projektet är i de flesta fall kunskaps- och informationsutbyte eller har ett syfte att utveckla en e-tjänst. Övriga kategorier är policy och strategiarbete, pilotverksamhet, effektivisering av administration m.m. Under rubriken annat så nämns finansiell reglering, service till företag och privatpersoner samt att skapa infrastrukturella förutsättningar för informations- utbyte. En grupp eller ett projekt kan ha flera syften. Den målgrupp som är mest i fokus för grupperna och projekten är offentlig förvaltning (EU/central/regional/lokal). 44 av de 57 grupperna/projekten har denna målgrupp. Därefter kommer näringsliv, som berörs av 33 grupper eller projekt. Privatpersoner är i fokus för 18 grupper eller projekt. Grupper eller projekt där målgruppen är området finansiell tillsyn, intern verksamhet och universitetsväsendet utgör en handfull för respektive område. En grupp eller ett projekt kan ha flera målgrupper. De förvaltningsområden som huvudsakligen berörs av grupper- nas/projektens arbete har en ganska jämn fördelning över de olika förvaltningsområdena. E-demokrati hanteras i fyra fall, e-hälsa i sex fall, e-integration, e-legitimering/e-underskrift, e-säkerhet, e-upp- handling m.m. i cirka 10 fall vardera. Intern administration berörs i 18 fall. Det finns också andra förvaltningsområden som berörs, såsom trafik, informationsutbyte vad gäller GIS m.m. En fråga är också ställd i vilken mån gruppen/projektet bidrar till att uppnå något av Malmödeklarationens50 prioriterade policy- områden. Policyområdena Förutsättningar för implementering (key enablers; legal/technical precond. ), Effektivitet och faktisk verkan (efficiency and effectivness) och Mobilitet inom EU(mobility in the Single Market) stöds av cirka 40 grupper/projekt vardera. Användarmedverkan(empowered citizens and businesses) stöds av 19 grupper/projekt. En grupp/projekt kan stödja flera policy- områden. I bilaga 18 finns en sammanställning av enkätsvaren. 50 Malmödeklarationen är EU:s gemensamma e-förvaltningsmål som beslutades EU-ordförandeskap. EU-samarbetet och det internationella arbetet 8.4Preliminär analys och preliminära slutsatser Av de myndigheter som svarat på enkäten är det 19 myndigheter som medverkar i 57 grupper eller projekt för internationell e-förvaltning. Huvuddelen medverkar i arbeten som berör EU, ESS och EFTA-området. I de flesta fall rör det sig om kunskaps- och informationsutbyte, men det finns också projekt som ska resultera i gemensamma, gränsöverskridande tjänster. De flesta grupperna och projekten är inriktade mot förvalt- ningen. Därefter kommer näringsliv och privatpersoner. Många sakområden är berörda, såsom e-hälsa, e-legitimering, e-demokrati, trafikområdet m.fl. Många av grupperna och projek- ten anses bidra till att uppnå något av Malmödeklarationens prio- riterade policyområden. De preliminära slutsatser som kan dras av enkäten är följande: Svenska myndigheter är representerade i ett flertal grupper och projekt. Arbetet berör till stor del EU/ESS/EFTA. De viktigaste målgrupperna berörs. Många sakområden är intäckta. Insatserna ligger i linje med Malmödeklarationen. Delegation har inte analyserat hur deltagande myndigheter koordi- nerar sitt deltagande mellan varandra för att hantera grupp- och projektöverskridande frågor. Delegationen avser att publicera enkätsvaren på delegationens webbplats så att myndigheter själva kan ta dela av resultatet och bedöma eventuella gemensamma beröringspunkter. Delegationen kommer att i mer detalj bearbeta enkäten och agera utifrån resultatet av bearbetningen. I delegationens uppdrag finns flera uppgifter där kommunikation är en förutsättning för att nå resultat. Som exempel inkluderar och berör delegationens arbete hela offentliga förvaltningen. En grundläggande uppgift för delegationen är därför att informera om vilket arbete som pågår och att nå ut med resultat till samtliga inom myndigheter, kommuner, landsting och näringsliv som på något sätt är berörda av e-förvaltning. Detta är viktigt inte minst för att inom förvaltningen skapa en gemensam målbild och idé om vad arbetet syftar till. Men också för att främja dialog med och invol- vera dem som arbetar med e-förvaltning för att arbetet ska vara så väl förankrat som möjligt i den faktiska verksamheten och generera så stor nytta som möjligt. Kommunikation har också en stor betydelse i att lyssna in användarnas behov och att främja användandet av e-tjänster. Slutligen är kommunikation ett verktyg för att lyfta fram goda exempel och främja erfarenhetsutbyte. Genom att ta tillvara varandras kunskaper och erfarenheter blir vinsterna många, såväl i inbesparad tid och budget som i ökad kunskap. Delegationen vill i detta betänkande särskilt lyfta fram, den kommunikationsstrategi delegationen följer (avsnitt 9.1), den attitydundersökning kring e-förvaltning riktad till privat- personer, företag, myndigheter, kommuner och landsting som delegationen avser att genomföra –2011 (avsnitt 9.3). Delegationen har arbetat fram en kommunikationsstrategi som presenteras i korthet nedan. på delegationens webbplats. Strategin är tänkt att revideras eller vid behov allt eftersom delegationens arbete utvecklas. Syftet med kommunikationsstrategin är att formulera ett gemensamt angreppssätt för delegationens interna och externa kommunikation. Den ska säkerställa att delegationen kommunice- rar mot samma mål och prioriterar samma budskap samt att kommunikationsaktiviteterna är riktade mot de prioriterade mål- grupperna. Kommunikationsmålen ska stödja och stärka arbetet med att utveckla och samordna e-förvaltningen och stödja de övergripande målen för e-förvaltning. Målen för delegationens interna och externa kommunikation är att öka kunskapen om e-förvaltning och delegationens arbete, stimulera till dialog och erfarenhetsutbyte om e-förvaltning, driva på utvecklingen av e-förvaltningen och stimulera till en positiv attityd till e-förvaltning. Kvantitativa och mätbara mål sätts upp för var och en av de infor- mationsaktiviteter som ska stödja de övergripande kommunika- tionsmålen. Delegationens kommunikation ska fokusera på utvalda målgrupper. Bland dessa grupper finns både slutanvändare av kommunikationen och vidareförmedlare. Budskap och arbetsmetoder anpassas till målgruppernas olika utgångsläge, behov och kunskaper. Den första kategorin är slutanvändare som privatpersoner och företag, men även opinionsbildare och intresseorganisationer. Kommunikationen med privatpersoner och företag bör främst ske genom myndigheter i egenskap av vidareinformatörer till dessa grupper. En god kommunikation med privatpersoner, företag och intresseorganisationer via de upparbetade kanaler myndigheterna och SKL förfogar över, stimulerar till dialog och påverkar utvecklingen av e-förvaltning. Dialog är kommunikation som påverkar attityder och beteenden, och om den är väl genomförd även stärker förtroendet för förvaltningen. I denna målgrupp ingår till exempel myndigheter, kommuner och landsting med upparbetade kanaler till företag, barnfamiljer, pensionärer, ungdomar och e-exkluderade grupper, storstadspress, branschmedia, organisationer för funktionshindrade och demo- kratifrågor samt. En god kommunikation mellan delegationen, och övriga förvaltningen påverkar koordineringen och effek- tiviteten av e-förvaltningen. Den stärker engagemanget och säkerställer att förvaltningen strävar mot samma mål och delar samma kommunikativa plattform. Kommunikationen bidrar till erfarenhetsutbyte och ökade kunskaper. Målgrupper inom förvaltningen är bland annat ledningsgrupper, verksamhetsansvariga, verksamhetsutvecklare, IT-ansvariga/-stra- teger och kommunikationsstrateger. Den tredje kategorin är näringsliv och forskning. Till denna grupp räknas branschorganisationer och experter. En dialog med dessa aktörer stärker innovations- och utvecklingskraften. I målgruppen ingår till exempel verksamhetsutvecklare, konsulter och forskare. Prioritering och strategiska val Urvalet och prioriteringen av målgrupper har gjorts efter en mål- gruppsinventering och analys. Syftet har varit att identifiera de nyckelpersoner/-grupper som är väsentliga för delegationen för att kunna förankra, samordna och utveckla verksamheten. De identifierade målgrupperna är olika prioriterade beroende på de olika faser som delegationens arbete befinner sig i. I ett första skede är kommunikation internt inom förvaltningen prioriterad. Detta bland annat för att öka kunskapen och stärka samsyn och samordning av budskap i kommunikationen till andra målgrupper. En samordnad kommunikation internt inom förvaltningen ger mer effekt och högre måluppfyllelse. I och med att delegationen hittat arbetssätt för samordning och dialog inom förvaltningen övergår kategorin opinionsbildare och användare till att bli prioriterade målgrupper. Kommunikation med dessa grupper är en förutsättning för att utveckla förvaltningen och skapa positiva attityder till e-förvaltning. Inventeringen av målgrupper är bara ett första steg. För att kunna kommunicera och föra en dialog med målgrupperna behöver delegationen mer kunskap om deras synpunkter, attityder och beteenden. Detta kommer ske bland annat genom kvalitativa och kvantitativa undersökningar. Dessa beskrivs mer utförligt i avsnitt 9.3. Kommunikationsarbetet ska följa följande strategiska vägval: Det personliga mötet (nätverk, hearing, seminarier m.m.) och delegationens webbplatser ska vara de främsta kommunikations- kanalerna. Delegationens kommunikation ska vara öppen, enkelt och ge förutsättningar för insyn i arbetet och dialog. Kommunikationen ska dra nytta av samspelet mellan de myndigheter som ingår i delegationen och SKL för att sprida ett gemensamt budskap. Delegationen ska använda sig av kunskapsförhöjande aktiviteter som bidrar till utveckling. Goda exempel ska lyftas fram i alla sammanhang. Fokus i kommunikationen kring e-förvaltningen ska flyttas från teknik till att visa på användbarhet och knytas till privatperso- ners och företags vardag. Sociala mediers möjlighet till transparens, dialog, erfarenhets- utbyte och medverkan ska tas tillvara och användas. Starka, formella och informella opinionsledare som ställer sig bakom utvecklingen av e-förvaltningen ska lyftas fram. Kommunikationen ska följa och vara föregångare för de åtgär- der, riktlinjer och liknande som delegationen föreslår (t.ex. öppenhet och transparens, främja öppen data, arbeta enligt vägledningen för webbutveckling m.m.). Dialog ska föras med de grupper som riskerar att exkluderas från e-förvaltningen. 9.2Strategin på kort sikt De informationsaktiviteter som genomförts och är planerade är – i enlighet med strategin - främst inriktade på intern kommunikation inom förvaltningen och att upparbeta kanaler till nyckelpersoner inom och förvaltningen. Grund- läggande mål är att samtliga som är involverade i e-förvaltning inom förvaltningen ska känna till delegationen och ha en över- gripande kunskap om arbetet. Kontinuerliga möten sker i nätverk, grupper och utskott med , förvaltningen, forskar- och expertinstitutioner och intresseorganisationer. planeras även liknande möten med näringsliv, branschorganisationer och media. En kart- läggning har gjorts över seminarier och konferenser som vänder sig till de prioriterade målgrupperna och som delegationen bör med- verka i eller ta initiativ till. Delegationen använder sig aktivt av sociala medier, till exempel Facebook och Twitter och har också startat ett forum för erfaren- hetsutbyte. Dessa riktar sig främst till dem som arbetar med e-förvaltning och har en allt mer ökande skara gruppmedlemmar. Målsättningen är att åtminstone en person från varje myndighet och kommun som arbetar med e-förvaltning ska följa delegationen via sociala medier. Delegationens medverkan i sociala medier har kommunicerats till exempel genom direkt riktade mailutskick, andra sociala medier och webbplatser. Delegationen har tagit fram en policy för sin medverkan i sociala medier. Ett arbete pågår för att i än högre grad använda möjligheterna och utveckla kommun- ikationen i sociala medier. kommer delegationens webbplats att revide- ras och utvecklas. I synnerhet kommer fler goda exempel från för- valtningen att presenteras. Delegationen kommer även fortsätta bjuda in till dialog kring utkast av vägledningar, mallar m.m. Paral- lellt kommer det att pågå ett projekt att ta fram en webbplats vars syfte är att främja vidareutnyttjande av offentlig information (öppen data). Delegationen kommer även att förbereda för ett forum för medborgardialog. Kontinuerligt sker kontakter och information till media, i synnerhet i anslutning till att betänkanden presenteras. Ett presen- tationsmaterial om delegationens arbete kommer att tas fram . Delegationen tar även fram ett nyhetsbrev som produceras ungefär . En myndighetsgemensam mätning av kunskaperna om och attityd- erna till e-förvaltning som riktar till privatpersoner, företag, myn- digheter och kommuner är tänkt att genomföras –2011. Med den ökade kunskap om målgrupperna som mätningen resulte- rar i kan det bli aktuellt att revidera kommunikationsstrategin, men även att omvandla de övergripande kommunikationsmålen till mätbara mål som följs upp . Syftet med attitydundersökningen är att mäta privatpersoners, företags och myndigheters användning, behov, beteenden och attityder till offentliga e-tjänster. Syftet är också att ta fram förslag på hur myndigheter och kommuner kan arbeta för att påverka attityder och beteende för att fler privatpersoner och företag ska välja att använda e-tjänster. En kombination av kvalitativa och kvantitativa metoder kommer att användas för att samla in data, till exempel fokusgruppintervjuer med privatpersoner och företag och enkäter. 9.4Utskott och expertgrupp i kommunikation kommer ett arbetsutskott i kommunikation med representanter från myndigheterna och SKL att sättas sam- man. Syftet med utskottet är att vara en ingångskanal för att sprida kunskap om delegationens mål, arbete och resultat inom förvaltningen och andra mål- grupper, vara ett strategiskt bollplank och förankring i utformningen av delegationens kommunikationsstrategi, genomförandet av atti- tydundersökning, utformande av gemensamma budskap m.m., eventuellt planera inför gemensamma informationsaktiviteter samt utgöra referensgrupp för kommunikativa frågor som tas upp i arbetsgrupp och övriga utskott, till exempel avseende sociala medier. ska även till sitt stöd kunna knyta en expertgrupp i kommunikation, om ett sådant behov uppstår. Vilka frågor som står på delegationens och utskottets agenda kommer vara styrande för hur gruppen av experter i så fall ska sättas samman. 10Sammanställning av förväntade resultat Nedan följer i tabellform en sammanställning av de resultat som ska uppnås utifrån de kommittédirektiv51 som regeringen beslutat samt de förslag och ställningstaganden som delegationen gjort i sina två första betänkanden, Strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning (SOU 2009:86) och Så enkelt som möjligt för så många som möjligt – från strategi till handling för e-förvaltning (SOU 2010:20). I det första betänkandet (SOU 2009:86), beskrev delegationen i bilagan 7 ett förslag till genomförandeplan. Den var baserad på att det i närtid skulle tas en hel del beslut, grupper bildas och ansvariga organisationer utses. Denna initiala process har tagit därför kan en del av tidsangivelserna i denna tabell skilja sig från det förslag till genomförandeplan som fanns i betänkandet. Tabell 10.1 Resultat utifrån Kommittédirektiv för Delegationen för e-förvaltning (dir. 2009:19) Delområde – Koordinering av arbetet med e-förvaltning Delegationen ska, så som föreslogs i betänkan- det Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22), i nära samspel med statssekreterargruppen för e- förvaltning, samordna och utveckla det fort- satta arbetet med e-förvaltningen. Delegationen ska också, så som föreslogs i betänkandet Den osynliga infrastrukturen en expertgrupp för det (SOU 2007:47), samordna den offentliga sektorns deltagande i det internationella IT- och samordnat ett antal 51 Dir. 2009:19 och dir. 2010:32. Sammanställning av förväntade resultat SOU 2010:62 Delegationen ska ansvara för samordningen på den myndighetsövergripande nivån. bär dels samordning av e-förvaltningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning, dels samordning av de myndigheter som har ett eget ansvar att utveckla ett arbete eller en sektor så att respektive sektor väger in intresset för staten tionen har etablerat en som helhet i sitt utvecklingsarbete. grund för samordning. heter vad gäller sam- Delegationen ska löpande samla in information Enkät utsänd med sista om planerade och pågående e-förvaltnings- projekt som är av strategisk natur, dvs. som påverkar förvaltningens samlade utveck- En utgångspunkt i detta arbete ska vara den rapport som Verva, på uppdrag av regeringen, tog fram på området – 69 myndig- sättningsvis att göras. heter redovisar 915 strategiska insatser för utveckling av e-förvaltning (Verva 2008:14). Delegationen ska utifrån denna information I varje betänkande finns sammanställa och analysera myndigheternas och analys av strate- Delegationen ska verka för att regeringens förvaltningspolitiska mål vägs in i planeringen och genomförandet av de viktigaste grupp gör löpande en e-förvaltningsprojekten och verka för att ning medverkar till att inget dubbelarbete sker. Delegationen ska redovisa en samman- I och med att projekten ställning av myndigheternas planerade och pågående e-förvaltningsprojekt samt bedöma tionen som ett strate- om de projekten understöder de förvaltnings- giskt projekt i betänk- politiska mål som regeringen har satt upp. anden m.m. är denna Delegationen ska vidare i sina rapporter redo- visa goda förebilder inom e-förvaltningen. SOU 2010:62 Sammanställning av förväntade resultat Delområde – Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning Delegationen ska , utifrån de En modell för upp- förvaltningspolitiska målen, och de mål som regeringen kan komma att besluta på området, följa upp myndigheternas samlade arbete med modeller både inom och brukarna ska beskrivas och analyseras. Indikatorer för uppföljning ska utarbetas. utarbetandet av indikatorer angående service, förvaltningens interna effektivitet och administrativ börda ska samråd ske med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (). Vad gäller indikatorer på andra områden ska delegationen samråda med andra berörda myndigheter. tionens arbete för att påbörjas fullt ut under Delegationen ska ta fram förslag på metoder för Tre förstudier och ett hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. kommer att genomföras. ESV har tagit fram ligger till grund för den föreslår också i detta betänkande att ESV ska med avseende på e- Delområde – Koordinering av IT-standardiseringsarbete Delegationen ska samordna den statliga Sammanställning av förväntade resultat SOU 2010:62 sig på genomförd enkät. Delegationen ska se till att metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den statliga förvaltningen tillhandahålls, också när det gäller begreppsstandarder. utföras i samverkan med SKL. användningen av öppna standarder. att initiera ett arbete kring öppna standarder. Inom arbetet med att ta fram en vägledning för standarder att tas fram. Se avsnitt 6.3. Delegationen ska beakta det IT- standardiseringsarbete som pågår på rådet har granskat och Se avsnitt 6.1. Delområde – Stöd till regeringen i det internationella arbetet Delegationen ska bistå regeringen i EU- samarbetet och i det internationella arbetet med frågor om e-förvaltning. deltagit bl.a. i OECD- Delegationen ska bistå regeringen vid beredningen av svenska ståndpunkter i EU och andra mellanstatliga organ i ärenden som rör standarder och standardisering på IT-området. i ett antal sådana tioner, tillgänglighet och IKT-frågor inom EU. Delegationen ska leda och samordna ett IT- standardiseringsråd med företrädare för de inrättat och leder ett IT- viktigaste intressenterna i staten, kommuner SOU 2010:62 Sammanställning av förväntade resultat och landsting samt i intresseorganisationer och Delegationen ska följa utvecklingen på området Se punkt 14 ovan. och delta i diskussioner och informationsutbyte om frågor som rör det internationella arbetet med standardiseringsfrågor på IT-området. Dessa ärenden kan beröra olika samhällssektorer och delegationens uppdrag kan i denna del komma att beröra frågor som inte enbart avser e-förvaltning. Delområde – och Vervas vägledningar och rapporter Delegationen ska inventera och vid behov Ett arbete pågår att utveckla den tidigare och dåvarande Vervas vägledningar och rapporter på det aktuella området.