sou · GXB375 · 2010-01-01 00:00:00 — Om en person med sekretessmarkering förekommer i ett ärende som hanteras manuellt och avslutas med ett beslut förekommer endast personnumret i beslutet som identifiering på vem beslutet avser. I övrigt anges skyddade personuppgifter. Beslutet skickas direkt till personens adress eller, om personen har uppgett en adress till , till . På utgående handlingar (exempelvis körkortsunderlag och regi- streringsbevis) skrivs den korrekta postadressen ut och breven skickas alltså direkt hem även till personer med sekretess- markering. Transportstyrelsens datorsystem har åtkomst till de korrekta adresserna och adressättningen sköts automatiskt, det är ingen person som ser adresserna. Breven hamnar sedan tillsammans med övrig utgående post. Enligt vad utredningen erfarit upplever Transportstyrelsen inte att det är några risker med detta system. Alla handlingar som kommer in till Transportstyrelsen skannas direkt när de kommer in. Om handlingen rör en person med sekretessmarkering maskeras de känsliga uppgifterna maskinellt på den inskannade handlingen innan den skickas till en handläggare. För handlingar som inte kan läsas maskinellt, exempelvis handskrivna brev, maskeras uppgifterna när handlingen når en handläggare. Inte ens handläggare som har behörighet att se uppgifter om personer med sekretessmarkering kan därefter se de ursprungliga uppgifterna. Originalhandlingen bevaras dock intakt, det vill säga omaskerad, för det fall att uppgifterna behöver tas fram, exempelvis om sekretessmarkeringen upphör. Transportstyrelsen skickar underrättelse till länsstyrelser när körkortsinnehavare har gjort sig skyldiga till vissa brott. Polisen underrättar Transportstyrelsen när en person registrerad i vägtrafikregistret har begått ett brott och om personen i fråga innehar någon körkortsbehörighet, taxikort, yrkestrafiktillstånd med mera lämnas uppgifterna vidare till berörd länsstyrelse för eventuell åtgärd. Uppgifterna från polisen förstörs sedan omgående hos Transportstyrelsen. Om personen som uppgifterna avser har en sekretessmarkering framgår av underrättelsen endast person- numret och uppgift skyddad beträffande adressen. kommer länsstyrelsernas arbetsuppgifter vad gäller körkortshanteringen att överföras till Transportstyrelsen och då kommer de nämnda underrättelserna till länsstyrelserna att upp- höra. Beträffande varje person i trafikregistret finns en så kallad LKF- kod (län-kommun-församling) angiven, baserad på uppgift om folkbokföring. Beträffande personer som har sekretessmarkering är den koden borttagen, på samma sätt som adressen. Datorn har dock tillgång till uppgiften och kan därför skicka den ovan nämnda underrättelsen till rätt länsstyrelse. Uppgift om besiktningsstation registreras också i trafikregistret för varje fordon. Beträffande fordonsägare som har sekretess- markering visas dock inte den uppgiften. Om en enskild, per telefon eller via en automatiserad tjänst, ställer en fråga om ett registreringsnummer för en bil och den ägs av en person som har sekretessmarkering lämnas varken person- nummer eller adress ut. För handläggaren som knappat in regi- streringsnumret visas dock personnumret och skyddade upp- gifter. Inför övningskörning för att få körkort ska körkortsaspiranten till Transportstyrelsen anmäla vem som är hans eller hennes hand- ledare och denna uppgift registreras i trafikregistret. Även beträf- fande en aspirant som har sekretessmarkering registreras denna relation, vilket indirekt innebär att man kan få information om i vilket geografiskt område som aspiranten kan befinna sig. Det saknas tekniska möjligheter att dölja uppgift om handledare, eftersom handledarens personuppgifter i så fall döljs på alla ställen i registret där de förekommer. Men enligt Transport- styrelsens interna instruktioner ska kundtjänstpersonal och andra handläggare inte lämna ut några uppgifter, förutom eventuella körkortsbehörigheter, avseende en person med sekretessmarkering. Uppgift om handledare lämnas därför inte ut. Efter våra kontakter med Transportstyrelsen har styrelsen ytterligare övervägt frågan och har beslutat att åtgärder ska vidtas för att skydda även handledarens personuppgifter i anknytning till en körkortsaspirant med sekretessmarkering i registret. Dessa upp- gifter kommer därefter, i likhet med vad som gäller för övriga skyddade personuppgifter, att vara tillgängliga endast för en begränsad krets av personer vid myndigheten. De tekniska ändringar i vägtrafikregistret som behöver göras beräknas vara genomförda /2010. Universitet och högskolor använder sig av det så kallade Ladok- systemet, som är det system som används för att dokumentera de studerandes närvaro och resultat inom högre utbildning. Systemet ägs av högskolorna tillsammans genom ett konsortium. System- utvecklingen sker gemensamt för alla högskolor, men varje hög- skola äger sin egen Ladokinstallation och sitt eget register. systemet förvaltas av Verket för högskoleservice (VHS), på upp- drag av Ladok-konsortiet. Varje högskola ansvarar för hanteringen av sekretessmarkerade personuppgifter inom högskolan och bör ha egna fastställda rutiner för detta. Ladok erbjuder högskolorna ett systemstöd, tillsammans med NyA, som är Verket för högskoleservice (VHS) antagningssystem. Ladok kan få signaler om att någon har sekretessmarkering från tre olika håll, antingen från NyA, när Ladok därifrån hämtar in antagningsuppgifter, eller från folkbokföringsdatabasen, eller från studenten själv. Högskolan kan alltså själv lägga in en sekretess- markering på begäran av studenten. En student som har en sekretessmarkering får ett så kallat alias, vilket är ett fiktivt personnummer att användas inom högskolan. Det ser ut som ett personnummer med den skillnaden att den första siffran i födelsenumret är ersatt av ett T. Om man vill ändra även födelsedatumet för att öka skyddet finns möjlighet att göra det. Även namnet kan ändras om man vill det. När examensbevis skrivs ut görs det med de verkliga uppgifterna, så att de går att använda av studenten. Det är ett begränsat antal anställda vid varje högskola som har behörighet att se de verkliga uppgifterna, övriga kommer endast åt det fiktiva personnumret. Det är varje högskola själv som bestäm- mer vilka som ska ha denna behörighet. Om en icke-behörig anställd söker på det verkliga personnumret syns bara personen saknas i registret på skärmen. På klasslistor och liknande kommer vanligen det fiktiva personnumret och namnet (verkligt eller fiktivt) upp. När paket och rekommenderade försändelser skickas åsätts de ett så kallat kolli-ID – ett nummer som är unikt för varje försändelse och med vilket man på Postens hemsida kan söka försändelsen och se om och var den har hämtats ut. kunde man se även var försändelser skickade till personer med sekretessmarkering hade hämtats ut, vilket indirekt gav information om var personen uppehöll sig. En person som ville få reda på var en viss person med sekretessmarkering uppehöll sig kunde alltså skicka ett paket till denna person och sedan på Postens hemsida få reda på var paketet hade hämtats ut. ändrades rutinerna och Posten beslutade att när eftersändning sker till en person med skyddad adress byts kolli-ID- nummer vid eftersändningen, vilket medför att försändelsen inte är sökbar med det ursprungliga kolli-ID:t. När en person som har sekretessmarkering vill beställa efter- sändning av sin post kan det inte göras via Internet, utan det görs på ett av Postens servicecenter. Endast postterminalen på den gamla adressen får information om eftersändningen och den ifyllda blanketten förvaras tillsammans med värdeposten, inlåst i kassa- skåp. Postterminalen underrättar brevbäraren på den gamla adres- sen att när det kommer post till personens gamla adress ska den skickas tillbaka till postterminalen. Terminalen som känner till eftersändningsadressen skickar den till rätt ställe. byts alltså eventuella kolli-ID ut. Vi har varit i telefonkontakt med ett flertal handläggare vid myndigheter och organisationer. Som exempel kan nämnas före- trädare för för kvinnojourer och tjejjourer i (Roks), Kriscentrum för kvinnor i respektive i och i , kvinnojour, Kvinnojouren . Vi har också varit i kontakt med , som är universitetslektor vid och en av förfat- tarna till G(l)ömda – en studie om kvinnor och barn med skyddade personuppgifter.16 13.4Våra intryck och vår bedömning Bedömning: Det behövs inte några författningsändringar för att åtgärda de problem som finns vid överföringen av uppgifter från folkbokföringsdatabasen till andra myndigheter. Alla myndig- heter som från folkbokföringsdatabasen tar emot uppgifter som omfattas av en sekretessmarkering bör dock se över sina rutiner för hanteringen av dessa uppgifter. 16 Skrift från vid , nr 17/2007. De kontakter vi haft med myndigheter och vad som framkommit i tidigare utredningar visar att myndigheterna i stort har bra rutiner för att hantera uppgifter om personer som är utsatta för hot och därför fått sekretessmarkering. Ett par myndigheter har uppgett att de har förändrat och förbättrat sina rutiner, bland annat så att endast en mindre krets av personer har tillgång till dessa uppgifter. Vi har dock från flera håll fått besked om att det alltjämt före- kommer brister som behöver åtgärdas. Uppfattningen är att det inte finns några större brister i de författningar som finns, utan att det är tillämpningen som brister. De brister som finns hänför sig huvudsakligen till brister i datasystemen och bristande kunskaper hos handläggare. Bättre utbildningsinsatser behövs exempelvis ifråga om sekretessens räckvidd. Bristande kunskaper hos handläggare kan förutom risk för att uppgifter om personer som har behov av skydd röjs innebära prak- tiska problem för den enskilde. Den genomgående bilden som för- medlats vid de kontakter vi haft är att det medför stort besvär för den enskilde att ha sekretessmarkering. Det råder också en stor vilsenhet bland myndigheter kring regelverket, många förväntar sig att ska upprätta nationella regler för hur sekretess- markerade uppgifter ska hanteras av myndigheterna. Den som har en sekretessmarkering måste ofta vid myndighetskontakter själv vara mycket aktiv och förklara inte bara att det finns en sekretess- markering utan också ofta vad det innebär. För personer som lever under hot eller förföljelse och därför redan är hårt belastade blir detta ytterligare betungande. Det kan få till följd att de drar sig för att kontakta myndigheter, eftersom de är rädda att uppgifterna på grund av okunskapen läcker ut. Dessutom är det jobbigt att gång på gång för olika myndighetspersoner behöva förklara vad sekre- tessmarkeringen innebär. Ett stort ansvar läggs på den enskilde att i alla lägen vara försiktig med vilka personuppgifter som lämnas ut, för att inte skyddet ska förstöras. Om den verkliga adressen blir känd för den som förföljer kan det innebära att personen med sekretessmarkering måste flytta, ofta med mycket kort varsel. Detta innebär en stor påfrestning, både fysiskt, psykiskt och ekonomiskt, och besvären blir än större om personen med sekretessmarkering har barn, som vid flyttning måste byta förskola eller skola, kamrater, fritidsaktiviteter med mera. Det förekommer inte sällan att skyddet av misstag förstörs av den enskilde själv, som på grund av okunskap eller stress inte lyckas bevara sitt skydd. Denna risk är än större för personer med utländsk bakgrund som dels inte behärskar språket, dels har sämre kunskaper om det svenska samhället och hur myndigheter fungerar. Därtill finns det också en risk att myndigheter genom felaktig hantering förstör skyddet. Att en uppgift som omfattas av sekretessmarkering vid ett enda tillfälle hanteras felaktigt avseende en enda person kan få oerhört stora konsekvenser, både för den enskilde och dennes eventuella barn, men också för samhället som i vissa fall måste hjälpa till med att både hitta och bekosta en ny bostad. För de myndigheter som inte har hela landet som verksamhets- område, som exempelvis kommuner och landsting, föreligger ett särskilt problem när det gäller sekretessmarkerade uppgifter. I dessa fall räcker det att en förföljare får reda på att en person finns i dessa myndigheters register, för att uppgiften ska utgöra en ledtråd om var personen uppehåller sig. Detta kräver att tjänstemän vid dessa myndigheter är extra vaksamma vid förfrågningar av olika slag. Det förekom att en person kontaktade landets alla kommuner och frågade om ett visst barn, som hade sekretessmarkering, fanns i någon skola inom kommunen. Alla kommuner utom en besvarade frågan nekande, medan en kommun svarade att uppgiften inte kunde lämnas ut. Därigenom kunde frågeställaren få klart för sig i vilken kommun barnet troligen var bosatt, vilket inte är önskvärt. Detta är dock med gällande regler svårt att förhindra då den myndighet som har uppgiften registrerad inte kan besvara frågan nekande. Några landsting har för oss uppgett att det inom vården inte, som exempelvis vid , är möjligt att ge endast ett fåtal anställda särskild behörighet att se personuppgifter om dem som har sekretessmarkering, eftersom det är många olika vård- institutioner och personalkategorier som måste få tillgång till uppgifterna för att kunna ge vård. Därför är det inom vissa lands- ting så att det är möjligt för ett stort antal anställda hos en vårdenhet att se uppgifter om personer med sekretess- markering. Tillgången till uppgifterna är dock behörighetsstyrd och användningen av uppgifterna loggas normalt. Med införandet av sammanhållen journalföring kommer sannolikt en ännu större grupp personer att ha tillgång till dessa uppgifter. Vi har förståelse för att det med landstingens speciella situation när det gäller att kunna ge en bra vård är svårt att i allt för stor utsträckning begränsa åtkomsten till uppgifter om en person. Vi anser dock att det är väsentligt att man inom landstingen ser över hur en behörighetsbegränsning skulle vara möjlig att införa. En sådan översyn görs lämpligen tillsammans med Kommuner och Landsting. Ett problem är att redan uppgiften att en person som har sekretessmarkering har sökt vård hos en viss vårdenhet kan vara skadlig. Ett sätt att lösa det problemet är enligt vår mening att det i journalen för en patient med sekretessmarkering inte syns hos vilken vårdenhet en viss anteckning har gjorts och att endast ett fåtal personer hos varje vårdenhet ska ha behörighet att se dessa uppgifter. Uppgiften om vårdenhet behövs i de allra flesta fall inte för att en annan vårdenhet ska kunna ge adekvat vård. Att det däremot syns inom vilket landsting eller vilken region en viss journalanteckning har gjorts torde oftast inte innebära någon fara för personen med sekretessmarkering, eftersom landstingen och regionerna numera omfattar stora geografiska områden. I de fall den person som utgör hotet arbetar inom och är behörig att ha tillgång till uppgifterna kan även det förhållandet att det framgår inom vilket landsting en person sökt vård innebära en risk. Sistnämna problem kan endast lösas genom att bara ett fåtal personer får tillgång till uppgifter om personer med skyddade uppgifter. Enligt de uppgifter vi fått torde dock när systemet med sammanhållen journalföring införs krävas att uppgift om vårdgivare är synlig för alla vårdgivare. Hur det problemet ska hanteras får lösas inom ramen för den översyn av behörighetssystemen som vi föreslår ovan. Vi vill dock framhålla att det är väsentligt att skyddet för den som är förföljd kan tillgodoses på ett säkert sätt även inom ett system med sammanhållen journalföring. De författningar och centrala föreskrifter som finns anger att det är vårdgivarens skyldighet att hantera journalföring av patienter, även de med sekretessmarkerade uppgifter. Författningarna anger dock inte hur detta ska ske. Det torde därför inte behövas några författnings- ändringar för att genomföra ovan nämnda begränsning. Brister i myndigheternas IT-system kan få stora konsekvenser för den enskilde. Det är därför viktigt att myndigheternas IT- system är säkra, så att uppgifter inte hanteras felaktigt vid rent maskinella åtgärder. På grund av ett datatekniskt fel har Skatte- verket kommit att i några fall lämna ut personbevis till den person som utgjort hotet. Felet kunde snabbt upptäckas och åtgärdas men konsekvenserna för berörda personer blev stora. viktigt att systemen är anpassade så att uppgifter om personer som behöver skydd kan hanteras på ett säkert sätt. Enligt de uppgifter som har lämnats till utredningen saknas det i den nya versionen av domstolarnas målregister en möjlighet att registrera att en sekretessmarkering finns i Navet. Om sekre- tessmarkeringen i Navet inte påverkar domstolens registrering har den som senare hanterar målet ingen praktiskt möjlighet att göra en korrekt sekretessprövning. Om en expedierad dom innehåller upp- gift om en parts adress trots att denna adress rätteligen borde om- fattas av sekretess, kan det medföra mycket stor skada för den enskilde. Även om domstolarna i likhet med andra myndigheter givetvis ska göra en självständig prövning av sekretessen utgör sekretessmarkeringen en viktig indikation på att det föreligger sekretess. Som nämnts i avsnitt 12.2.7 förs en sekretessmarkering in i folkbokföringen i princip endast när det finns risk för hot. Den enskilde litar ofta på att de myndigheter som automatiskt får del av uppgifter från folkbokföringen också tar hänsyn till sekretess- markeringen. När en myndighet får uppgifter om adress med mera utan att den enskilde lämnar uppgifterna själv tänker han eller hon oftast inte på att själv anmäla att en hotbild finns. Vi menar att domstolarnas målregister bör anpassas så att det skapas förut- sättningar att hantera sekretessmarkerade personer på ett säkert sätt. Det kan inte uteslutas att motsvarande problem kan uppkom- ma även hos andra myndigheter som själva avgör vilka uppgifter från folkbokföringen som ska registreras. 13.4.2Bruket av fiktiva personnummer och reservnummer Vissa myndigheter har uppgett att de tilldelar personer med sekre- tessmarkering eller som är kvarskrivna ett fiktivt personnummer, så kallat alias, eller reservnummer inom vården, för att inte behöva hantera de sekretessmarkerade uppgifterna i verksamheten. Detta system är i vissa avseenden ett säkert sätt att hindra att sekretess- belagda uppgifter hanteras på ett felaktigt sätt. Vi ställer oss ändå tveksamma till om detta förfarande är lämpligt. Man kan för det första ställa sig frågan om den enskilde som har en sekretessmarkering ska behöva acceptera att få sig tilldelat fiktiva personuppgifter som han eller hon ska uppge i sina kontakter med respektive myndighet. Om detta förfarande sprids till många myndigheter, som därmed skulle tilldela en individ var- sitt fiktivt personnummer, skulle det med tiden bli många olika nummer att hålla reda på för den enskilde. Detta kan innebära problem för den enskilde. Vidare får användningen av fiktiva personuppgifter inte ske på ett sätt som är oförenligt med tryckfrihetsförordningens samt offentlighets- och sekretesslagens regler. Detta innebär att pröv- ningen av en begäran om utlämnande av uppgifter om en viss person som har fiktiva personuppgifter självfallet måste omfatta de korrekta uppgifterna. Det kan tänkas att en myndighet får en förfrågan om en person med ett visst personnummer förekommer i myndighetens register eller en begäran om att få ut uppgifter om en person med ett närmare angivet personnummer. Om en sökning i myndighetens öppna register inte ger någon träff på det aktuella personnumret måste en kontroll göras mot de skyddade person- nummer som trots allt förekommer hos myndigheten. Det är därför nödvändigt att myndigheten är organiserad så att någon av de tjänstemän som har tillgång till de skyddade uppgifterna alltid finns tillgänglig för en prövning som uppfyller tryckfrihetsförord- ningens skyndsamhetskrav. Vi har fått indikationer på att det kan brista i dessa avseenden hos myndigheter som använder fiktiva personuppgifter, exempelvis genom att någon som frågar om en person förekommer hos en myndighet får ett felaktigt nekande svar på grund av att tjänste- mannen inte känner till att en person faktiskt förekommer hos myndigheten. Detta är givetvis inte acceptabelt. Om en handling som begärs ut inte finns hos myndigheten behöver handläggningen normalt inte ske i enlighet med regleringen i 2 kap. tryckfrihets- förordningen och 6 kap. offentlighets- och sekretesslagen. Sök- anden har då som utgångspunkt inte någon rätt till information om möjligheten att begära myndighetens prövning. Endast om sökanden ändå återkommer och vidhåller sitt krav kan denne få till stånd ett överklagbart beslut (jämför bland annat JO:s beslut , dnr 1654-2003). Ett felaktigt besked om att en hand- ling inte förvaras hos en myndighet påverkar således en sökandes möjligheter att genom överklagande få del av handlingen. Även om det är fråga om känsliga uppgifter är en myndighet skyldig att i varje enskilt fall pröva om ett utlämnande kan ske eller inte och, om ett utlämnande inte kan ske, meddela ett beslut om det. Sammanfattningsvis får användningen av fiktiva personuppgifter inte i praktiken innebära att frågan om sekretess avgörs i förväg. Bruket av fiktiva personuppgifter bör följas upp så att det sker på ett korrekt sätt och så att bruket inte ökar och blir ett stort problem . Vi har också iakttagit vissa andra problem som vi anser bör kommenteras, men som inte direkt berör överföringen av uppgifter från till andra myndigheter. Ett är att myndigheternas rutiner medför att vissa uppgifter inte lämnas ut trots att de i det enskilda fallet är harmlösa. Som exempel kan nämnas att post- adressen till den som har kvarskrivning i kombination med en sekretessmarkering, nämligen Skatteverkets förmedlingstjänst, inte syns och inte kan lämnas ut, trots att detta rimligen inte kan med- föra men för den kvarskrivne. Ett annat problem är att när Skatteverkets postförmedlings- tjänst används är det vanligt att försändelserna kommer fram . Detta beror ofta på att de försändelser som tar emot är felaktiga i något avseende, vilket medför merarbete för verket vid förmedlingen. Förseningen medför bland annat att personer med sekretessmarkering ofta får fakturor efter att förfallodagen har passerat och därmed får betala förseningsavgift. Detta innebär en ytterligare belastning på en ofta redan hårt ansträngd ekonomi. Som andra exempel på brister som vi fått berättade för oss kan nämnas: Handläggaren vid en myndighet har en lapp synligt fäst i sitt rum med uppgift om adressen till en viss person med sekretess- markering, Vid domstolsförhandlingars inledning förekommer det att ord- föranden läser upp adressen till en part som har sekretessmar- kering. Myndigheter lämnar per telefon ut uppgifter med sekretessmar- keringen utan kontroll eller motringning. Vi har inte haft möjlighet att utreda hur många fall av uppgifter som omfattas av sekretessmarkering som felaktigt lämnas ut eller hur ofta det händer. Vi har dock kunnat konstatera att, trots att myndigheter förbättrat sina rutiner, det fortfarande finns risk för att uppgifter felaktigt lämnas ut från myndigheterna. Eftersom varje enskilt utlämnande medför mycket stora konse- kvenser för den person som omfattas av skyddet och även för hans eller hennes barn och eftersom denna grupp redan är mycket hårt utsatt ser vi varje enskild händelse som mycket allvarlig. Det är därför av största vikt att varje risk för felaktigt utlämnande av misstag elimineras. Vi anser att det inte behövs några särskilda författnings- ändringar för att komma tillrätta med ovan angivna problem och andra problem som kan uppkomma vid överföringen till andra myndigheter. Alla myndigheter som tar emot uppgifter som omfattas av sekretessmarkering bör emellertid se över sina rutiner för hanteringen av dessa uppgifter. Myndigheterna bör noga granska om de nuvarande rutinerna har några brister eller kan medföra risker för den enskilde.