sou · GYB338 · 2010-06-08 00:00:00 — I uppdraget ingår även att föreslå på vilket sätt, av vilket organ och med vilken finansiering koden ska förvaltas för framtiden. Vid utarbetandet av sitt förslag i denna del ska utredaren beakta att uppgifterna för ett sådant organ bl.a. bör innefatta att slutligt fastställa koden efter genomförd remissbehandling, att bistå användarna med rådgivning och tolkning i frågor om tillämpning av koden, att hålla kontakt med användarna av koden och samla in erfarenheter av dess praktiska tillämpning, att på grundval av detta med jämna mellanrum ta fram en rapport över kodens tillämpning och att vid behov uppdatera och vidareutveckla koden. Arbetsformer och redovisning av uppdraget Skulle utredaren finna att uppdraget kräver att han eller hon tar upp även andra frågor än dem som nämnts, får utredaren göra det. Utredaren ska redovisa gällande rätt och eventuellt pågående lagstiftningsarbete i länder som utredaren bedömer vara av intresse och i övrigt göra de internationella jämförelser som anses befogade. Regleringen i andra nordiska länder bör ges en särskild belysning och beaktas i arbetet. Utredaren ska genomgående ha ett jämställdhetsperspektiv i den analys som görs. Vidare ska all statistik som utredaren kan komma att redovisa vara köns- och åldersuppdelad. Utredarens arbete med att ta fram förslag till en kod för beslutspåverkan inom näringslivet ska bedrivas inom en till honom eller henne knuten arbetsgrupp med representation av näringslivets organisationer. I detta arbete ska utredaren vinnlägga sig om ett mycket nära och förtroendefullt samarbete med berörda intressenter. Även vid fullgörande av övriga delar av uppdraget ska utredaren vid behov inhämta synpunkter från berörda myndigheter och organisationer. Utredaren ska föreslå de författningsändringar som bedöms vara behövliga. Utredaren ska redovisa vilka budgetära konsekvenser förslagen kan komma att medföra och lämna förslag på hur dessa kostnader kan finansieras. Uppdraget ska redovisas . Om utredaren anser det lämpligt, kan någon del av uppdraget redovisas i ett delbetänkande. Bekämpa utpressning och mutor: ICC:s uppförandekod och rekommendationer International Chamber of Commerce 38, Cours 1er, 75008 , Telefon Fax Internet E-post Del I: Uppförandekod för att bekämpa utpressning och mutor Denna uppförandekod är tänkt som en metod för självreglering av näringslivet mot bakgrund av gällande nationell lagstiftning. Att den frivilligt accepteras av affärsföretag kommer att bidra till en hög integritetsnivå vid affärstransaktioner, både mellan företag och myndigheter och företag sinsemellan. Koden kommer att spela en viktig roll när det gäller att hjälpa företagen att fullgöra sina lagstadgade skyldigheter och att följa de många initiativen mot korruption på internationell nivå. Den utgör också en lämplig utgångspunkt för att motstå försök till utpressning. Denna uppförandekod är av generell natur och talar om vad som anses vara god affärssed men saknar direkt juridisk verkan. Alla företag ska följa gällande lagar och bestämmelser i de länder där de är etablerade och verksamma samt denna kod, både till bokstav och andemening. Medan att få slut på omfattande utpressning och mutor där politiker och högre tjänstemän är inblandade fortfarande har högsta prioritet föreskriver reviderade utgåva av koden också åtgärder mot s.k. smörjningsbetalningar (facilitation payments) till lägre tjänstemän. I denna kod avser termen företag varje person eller enhet som sysslar med affärer eller andra ekonomiska aktiviteter, oavsett om det är i vinstsyfte, och omfattar alla enheter som kontrolleras av en stat eller en territoriell enhet i staten. Den omfattar ett moderbolag med underordnade dotterbolag. Hur framgångsrik ICC:s kod blir beror på tonen i toppen: att klart budskap från verkställande direktören att det är förbjudet med mutor och utpressning och att ett effektivt efterlevnads- program kommer att genomföras. För att lämna ytterligare vägledning vid genomförandet av denna kod har publicerat Företagets upp- förandekod för att förhindra korruption" I varje artikel nedan ges en kort hänvisning till respektive kapitel i denna handbok. Artikel 1: Förhindra mutor och utpressning Företag ska förhindra mutor och utpressning och i alla former, oavsett om det är direkt eller indirekt, däribland genom ombud eller andra mellanmän: a)Bestickning/mutbrott är erbjudande, löfte, givande eller accepterande av varje otillbörlig penningmässig eller annan förmån till eller från: en offentlig tjänsteman på nationell, lokal eller internationell nivå; ett politiskt parti, en partitjänsteman eller -kandidat samt en chef, tjänsteman, anställd eller ett ombud i ett privat företag isyfte att erhålla eller behålla en affärsmässig eller annan otillbörlig förmån, t.ex. i samband med myndighetstillstånd, beskattning, tull, rättsliga åtgärder och rättegångar. b)Utpressning eller påtryckning är krav på muta, oavsett om den är förenad med hot ifall begäran avslås. Mutor i denna kod omfattar utpressning. c)Företag ska inte (i) återföra någon del av avtalad betalning till regeringstjänstemän eller till den andra avtalspartens anställda, eller (ii) utnyttja mellanmän som t.ex. ombud, underleveran- törer, konsulter eller tredje män för att kanalisera betalningar till regeringstjänstemän eller till den andra avtalspartens anställda, deras släktingar, vänner eller affärskontakter. Att definiera mutor är det centrala temat i kapitel 3 i handboken. I kapitel 6 avhandlas förhindrande av mutor mellan privata företag. Artikel 2: Ombud och andra mellanmän Företag ska informera alla ombud och andra mellanmän om sin antikorruptions-policy och klargöra sina förväntningar på att alla aktiviteter för deras räkning utförs i överensstämmelse med deras policy. Särskilt ska företag vidta de åtgärder som står i deras makt för att säkerställa a)att varje betalning som lämnas till ett ombud inte motsvarar mer än en skälig ersättning för legitima tjänster som utförs av ett sådant ombud; b)att inte någon del av en sådan betalning överlämnas av ombudet som en muta eller på annat sätt i strid mot denna upp- förandekod; c)att ombud uttryckligen förbinder sig att inte lämna mutor. Företag ska i sina avtal inkludera bestämmelser för att avsluta överenskommelser med ombud om muta lämnas, utom överenskommelser med ombud som utför rutinmässiga administrativa uppgifter eller kontorsuppgifter; d)att de upprätthåller en förteckning över namn, anställnings- villkor och betalningar till alla ombud som anlitas av dem i samband med transaktioner med myndigheter, staten eller privata företag. Denna förteckning ska vara tillgänglig för granskning av revisorer och av behöriga statliga myndigheter under sekretessvillkor. Ovannämnda bestämmelser gäller alla ombud eller mellanmän som anlitas av företaget för att erhålla beställningar eller tillstånd, däribland handelsresande, tullombud, advokater och konsulter. I kapitel 4 i handboken behandlas frågor som uppkommer i samband med att ombud och andra mellanmän anlitas. Artikel 3: Avtal för joint och vid utkontraktering Företag ska vidta de åtgärder som står i deras makt för att säkerställa att bestämmelser mot mutor som överensstämmer med denna uppförandekod accepteras av deras joint-venturepartners som tillämpliga på joint venture-företaget och av parter i utkontrakteringsavtal. I kapitel 3 (s. 50–52) berörs joint venture-företagens roll. Artikel 4: Bidrag till politiska partier och välgörande ändamål samt sponsring a)Företag ska följa gällande lagar när bidrag lämnas till politiska partier, partitjänstemän och partikandidater, och alla krav för offentliggörande ska uppfyllas. Mängden och tidpunkten för bidrag till politiska partier ska granskas så att det säkerställs att bidragen inte används som en förevändning för mutor. b)Företag ska vidta de åtgärder som står i deras makt för att säkerställa att deras bidrag till välgörande ändamål samt sponsring inte används som en förevändning för mutor. Bidragsgivande till välgörande ändamål samt sponsring ska ske öppet och i överensstämmelse med gällande lagar. c)Företag ska upprätta ändamålsenliga kontroller och rutiner för att säkerställa att inte olämpliga bidrag lämnas till politiska partier eller välgörande ändamål. Bidrag till organisationer där framstående politiska personer, deras släktingar, vänner eller affärskontakter medverkar ska granskas med särskild upp- märksamhet. Bidrag till politiska partier diskuteras ytterligare i kapitel 7 i hand- boken. Artikel 5: Gåvor, gästfrihet och omkostnader Företag ska inrätta rutiner som omfattar erbjudande om eller mottagande av gåva, gästfrihet eller omkostnader för att säkerställa att sådana arrangemang (a) begränsas till skäliga och äkta utgifter och (b) inte på otillbörligt sätt påverkar, eller kan bedömas påverka, resultatet av en anskaffning eller annan affärstransaktion. Gåvor, gästfrihet och omkostnader är en av de fyra kritiska punkter som analyseras i kapitel 3 (s. 49–50). Artikel 6: Smörjningsbetalningar a)Företag ska inte lämna smörjningsbetalningar (facilitation payments). I den händelse att företaget, efter lämpligt över- vägande från ledningens sida, bestämmer att smörjnings- betalningar inte helt kan undvikas, ska det inrätta kontroller och rutiner för att säkerställa att användningen begränsas till små betalningar till lägre tjänstemän för rutinåtgärder som företaget har rätt till. b)Behovet av fortsatt användning av smörjningsbetalningar ska granskas regelbundet i syfte att avskaffa dem . Den kritiska frågan om smörjningsbetalningar undersöks även i kapitel 3 (s. 43–48) i handboken. Artikel 7: Företagspolicies I syfte att förhindra mutor och utpressning ska företag införa omfattande policies eller koder som avspeglar denna uppförande- kod liksom företagens särskilda förhållanden och specifika affärs- miljö. Dessa policies eller koder ska a)ge vägledning och träning i att identifiera och undvika mutor eller utpressning i företagets dagliga affärer; b)erbjuda konfidentiella kanaler så att man kan ta upp frågor, få råd eller rapportera överträdelser utan att behöva vara rädda för repressalier; c)omfatta disciplinära åtgärder som sanktion för tjänstefel och d)gälla alla underordnade dotterföretag, utländska och inhemska. I kapitel 2 i handboken undersöks företagens ansvar när det gäller att tillhandahålla medel för att bekämpa utpressning och mutor. Frågan om moderföretagets ansvar för underordnade dotterföretag behandlas i kapitel 3 (s. 50–51). Artikel 8: Ekonomisk bokföring och revision a)Alla ekonomiska transaktioner ska registreras korrekt i lämpliga bokföringsböcker som är tillgängliga för granskning av styrelser i förekommande fall, eller motsvarande organ, liksom revisorer. b)Det får inte finnas några inofficiella eller hemliga konton, det får inte heller utfärdas några dokument som inte korrekt registrerar de transaktioner de hänför sig till. c)Företag ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att upprätta oberoende revisionssystem, antingen genom interna eller externa revisorer, för att uppdaga alla transaktioner som bryter mot denna uppförandekod. Lämplig rättelseåtgärd måste sedan vidtas. d)Företag ska följa alla bestämmelser i nationella skattelagar och - föreskrifter, däribland sådana som förbjuder avdrag av någon form av mutor från den beskattningsbara inkomsten. I kapitel 5 i handboken lämnas ytterligare vägledning om ekonomisk bokföring och revision. Artikel 9: Ansvarsområden Styrelsen eller annat organ med det yttersta ansvaret för företaget ska: a)vidta tillräckliga åtgärder för att säkerställa att denna uppförandekod följs, t.ex. göra resurser tillgängliga och stödja ledningen vid genomförandet av de företagspolicies som avspeglar den; upprätta och upprätthålla lämpliga kontrollsystem och rapporteringsrutiner, inklusive oberoende revision; b)införa sanktioner av överträdelser och vidta lämplig rättelseåtgärd och c)på lämpligt sätt offentliggöra genomförandet av dess policies eller koder mot korruption. Styrelsens revisionsutskott eller annat organ med liknande ansvarsområde ska regelbundet och oberoende granska att denna uppförandekod följs och vid behov rekommendera korrigerande åtgärder eller policies. Det kan göras som en del av ett större system av granskningar av uppfyllelse inom företaget. I kapitel 2 i handboken behandlas specifikt företagens ansvarsområden i kampen mot korruptionen. Företagets uppförandekod för att förhindra korruption Företagets uppförandekod för att förhindra korruption ICC har utgivit uppförandekoden Extortion and Bribery in International Business. I kodens artikel 7 Företagskoder anges att företag bör utforma sina egena uppförandekoder som är förenliga med den generella uppförandekoden. Företag skall vidare utarbeta klara policies, riktlinjer och utbildningsprogram för implementreing och sanktionerning av uppförandekoden. Föreliggande text kan tjäna som förlaga vid utarbetandet av företagsspecifik policy och uppförandekod.1 I. Affärsetik – företagsledningen en förebild Alla medarbetare måste uppträda på sådant sätt att inga personliga beroenden eller förpliktelser uppstår gentemot omvärlden. Vid alla affärstillfällen måste gällande lagar och föreskrifter beaktas såväl inom landet som utomlands. Ett stabilt affärsmässigt samarbete till nytta för alla parter kan endast uppnås vid sund konkurrens och med strikt iakttagande av gällande bestämmelser. Korruption, trolöshet och bedrägeri snedvrider konkurrensen, leder till högre kostnader, förstör förtroendet från kunder och leverantörer, äventyrar konkurrenskraften och slutligen våra arbetsplatser. Företagsledningen har till uppgift att se till att berörda medarbetare känner till och följer relevanta lagar och bestämmelser. Ledningen ansvarar också för att de ramvillkor fastläggs, vilka förhindrar korruption. Med detta som syfte skall alla medarbetare i företaget få ta del av principerna i dessa riktlinjer. Medarbetarna förpliktigar sig att följa riktlinjernas etiska principer. Att dessa principer efterlevs skall regelbundet kontrolleras. 1 Föreliggande text togs ursprungligen fram av ICC . Översättning och bearbetning och , ICC Mot dessa etiska principer bryter den som: erbjuder, utlovar, beviljar eller godkänner fördelar för en affärs- partner/en myndighet eller dess medarbetare vid uppdrags- givning eller leverans omvänt kräver, försäkrar sig om eller mottager fördelar av en affärspartner/en myndighet vid uppdragsgivning eller leverans förskaffar sig själv eller tredje person direkt eller indirekt oberättigade fördelar på uppdragsgivarens bekostnad deltar i anbudskarteller vid upphandling Företagsledningen skall uppträda som goda förebilder. Styrelse och företagsledning måste förhålla sig etiskt oklanderligt. Deras förebildsfunktion måste fortlöpande upprätthållas genom ett ärligt och rättvist uppträdande. Företagsledningen skall också offentligt framhålla, att de och deras företag under inga omständigheter tolererar korrupta beteendemönster. Etiskt oklanderliga förhållanden på arbetsplatsen betyder i huvudsak ärlighet och rättvisa i umgänget med andra medarbetare liksom med kunder, leverantörer, konkurrenter, myndigheter och allmänheten. Ett företags integritet och goda rykte ligger i personalens händer. Vi umgås korrekt med affärskontakter och myndigheter Vårt företag övertygar genom produkternas eller tjänsternas pris, prestation, kvalitet och kompetens. Vi behandlar alla våra affärskontakter på ett juste sätt. Företaget tillåter inte att konkurrensen påverkas av eller snedvrids genom bestickning, bedrägeri, företagsspioneri, stöld eller tvång. Deltagande i kartellöverenskommelser får inte äga rum. Medarbetare, som på ett ohederligt sätt försöker påverka affärskontakter eller myndigheter, blir – oaktat straffrättsliga konsekvenser- disciplinärt och arbetsrättsligt ställda till svars. Affärskontakter och myndigheter umgås korrekt med oss Försök från affärskontakter eller myndigheter, att på ett ohederligt sätt påverka företagets personal i deras beslut tolereras inte; de anmäls till vederbörande ledning. Medarbetare, som låter sig påverkas på ett ohederligt sätt, av kunder eller leverantörer, blir – oaktat straffrättsliga konsekvenser – disciplinärt och arbetsrättsligt ställda till svars. Gåvor hanteras på ett ansvarsfullt sätt Gåvor skall i princip vare sig givas eller tagas. Detta gäller såväl penningsummor som övriga gåvor. Som penninggåvor betraktas alla belopp oavsett form eller valuta. Till sakgåvor räknas varje föremål av något värde. Även resor, tjänster, reklampremier och rabatter betraktas som gåvor. Reklampresenter skall värdemässigt vara så utformade, att de inte placerar mottagaren i en beroendeställning. De måste väljas enligt principen att allt som kan uppfattas som oredlighet och felaktighet måste förhindras för såväl givare som mottagare. Vid tveksamhet skall avgörandet ligga hos överordnad. Vid kontakter med myndigheter gäller särskilda regler. Utomlands skall gåvorna motsvara respektive lands seder och bruk. Även här måste man beakta att ingen beroendeställning uppstår och man skall noga iaktta gällande lagar och förordningar i såväl in- som utland. Överordnad skall informeras om dylika gåvor. Vi skiljer klart mellan affärs- och privatområdet För utgifter, som är svåra att särskilja som affärsmässiga eller privata skall betalas privat. Ju högre position i företaget desto tidigare kan detta förväntas. Vi undviker intressekonflikter genom bisysslor respektive delägarskap Genom kontrakt måste säkerställas att bisysslor och delägarskap från medarbetarnas sida inte utnyttjas på ett sådant sätt att företaget kommer till skada. Bisysslor och delägarskap av medarbetarna hos affärspartners och konkurrenter skall skriftligen anmälas och i förekommande fall beviljas av företaget. Denna anmälningsplikt föreligger inte vid förvärv av börsnoterade aktier eller förmögenhetsplacering i inte alltför betydande omfattning. Kretsen av berörda personer skall inte bara begränsas till de anställda, utan även till makar, partner eller andra närstående personer skall innefattas. Företagsledningen beslutar om donationer Donationer måste falla inom de ramar som rättsordningen anger och skall uteslutande beslutas av företagsledningen. Särskilt gäller detta för donationer till politiska partier. Attest, funktionsuppdelning och fullständig dokumentation Användning av attestfunktion, uppdelning av oförenliga funktioner och strikta föreskrifter om en fullständig redovisning är lämpliga åtgärder för att förebygga oegentligheter framför allt vid uppdrag och leveranser. Dubbel bokföring eller dubbla konton får inte förekomma. Inom ramen för funktionsuppdelning skall om möjligt tas hänsyn till den strikta uppdelningen mellan beslut, utförande, kontroll och rapport. Personalomflyttningar inom känsliga områden När det är möjligt och ekonomiskt genomförbart, sker inom vissa korruptionsutsatta befattningar en lämplig personalrotation. Därvid är det emellertid viktigt att klargöra att en sådan rotation inte skall betraktas som en diskriminering av den berörda medarbetaren. Redan på ekonomiska grunder skall ett företag tänka på att regelbundet inhämta olika anbud. Ensidigt beroende kan därmed effektivt motarbetas. Företagsledningen skall se till att korruption förhindras. Medarbetarna förväntas följa informationsplikt om korrupta förhållanden. Varje medarbetare blir medansvarig om han eller hon har kännedom om korrupta förhållanden och inte anmäler detta Företaget bör därför inrätta eller utse en oavhängig neutral tjänst som en samtalspartner. Utformningen rättar sig i detalj efter företagets storlek, struktur och marknadsbetingelser. Personen kan vara en förtroendeperson/neutral tjänst i företaget, men också en revisor eller advokat utanför företaget. Det sistnämnda lämpar sig kanske för mindre företag, medan för större företag t ex chefsjuristen skulle kunna utses. Förtroendepersonen skall varken komma från revisionsavdelningen eller säkerhetsavdelningen, eftersom annars ställningen som neutral person inte kan garanteras. En medarbetare, som följer sin informationsplikt, får inte utsättas för olägenhet därav. Dylik information måste ovillkorligen behandlas förtroligt. Genom företagsinterna undantag från disciplinära och arbetsrättsliga åtgärder kan uppmuntran till avslöjande och därmed till skadebegränsning åstadkommas. Förhindrande av korruption och korrupta förhållanden måste förutom i förhållningsregler inom företaget och i anställningsavtal också komma till uttryck inom området ut- och fortbildning. Genom riktad information och undervisning kan känslan för korrekt uppförande stärkas hos de anställda. Inom korruptionsutsatta områden såsom försäljning, inköp, forskning och utveckling skall särskilt anpassad information utformas. IV Kontroll och sanktioner Erfarenheten visar, att organisatoriska regler endast har framgång, om de åtföljs av motsvarande kontrollåtgärder. Dessa verkställs genom lämplig kontroll och sannolikhetsprövning. Avslöjandet av olagliga handlingar (t. ex. bestickning, muta, bedrägeri eller trolöshet) är inte enkelt. Genom inrättande respektive förstärkning av revisionsavdelningen kan förbättringar uppnås. Revisionen skall utföras med tyngdpunkt även på förebyggande funktioner och rekommendationer. Detta omfattar bland annat iakttagande av styrelse-/företagsledningsdirektiv, formell och materiell redovisning, de interna kontrollsystemens funktionsduglighet och effektivitet, vederbörligt uppgiftslämnande, innehållet i ekonomiska riktlinjer, funktionsduglighet och verkan av regler för undvikande av förmögenhetsförluster. Samarbetet mellan revisionsavdelning och övriga avdelningar inom företaget är därvid viktigt. Det är tillrådligt att revisionsavdelningen kopplas till styrelse- respektive företagsledning. Detta motsvarar också dessa personers icke delegerbara ledningsansvar för företaget och dess anställda. Vid överträdelse av företagets gällande förhållningsregler och lagliga föreskrifter skall erforderliga organisatoriska, disciplinära och rättsliga åtgärder tillgripas, för att – oaktat straffrättsliga konsekvenser – på lämpligt sätt reagera på de uppdagade överträdelserna och motverka framtida brott. Detta kan – beroende på brottets svårighetsgrad – även leda till avsked från arbetsplatsen. För kontakt- och relationsfrämjande förmåner i affärsverksamhet I debatten kring etiken inom affärslivet har korruptionsproblemen uppmärksammats alltmera, såväl internationellt som i . På det internationella planet har olika offentliga och icke-offentliga organ och organisationer vidtagit åtgärder för att komma tillrätta med problemen. Bl.a. har och EU antagit konventioner i ämnet och inom arbetar man med ett ambitiöst konventionsprojekt. Inom den privata sektorn har () – affärslivets internationella topporganisation – under aktiv medverkan från svensk sida, bl.a. via Institutet (), sammanställt förhållningsregler (Rules of Conduct) i ett dokument med titeln and Bribery: ICC Rules of Conduct and Recommendations (Bekämpa utpressning och mutor: ICC:s uppförandekod och rekommendationer). Ett antal ledande svenska företag och banker har redan ställt sig bakom reglerna. ICC-dokumentet innehåller tre huvudkapitel. Det första huvud- kapitlet, Rules of Conduct to Combat.ex.tortion and Bribery, är utformat efter mönster av de välkända ICC-koderna på marknads- föringens område. Kapitlet ingår i denna skrift som bilaga. Det andra, ICC Follow-up and Promotion of the Rules, innehåller uppföljningsaktiviteter från för att marknadsföra förhållningsreglerna. syfte är att uppmuntra självreglering hos företag för att bemöta och motverka utpressning och mutor. I det tredje huvudkapitlet, Cooperation with Governments, uppmanas regeringar och internationella organisationer att vidta effektiva åtgärder mot korruptionen.