sou · GYB359 · 2010-09-01 00:00:00 — Om har godkänt ett avtal om detta med en annan stat eller med en mellanfolklig organisation, gäller sekretess hos en myndighet i verksamhet som avses i 2–4 §§ för sådan uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden som myndigheten förfogar över på grund av avtalet (andra stycket samma paragraf). Sekretess hos myndigheter till skydd för förföljda personer m.m. En person som av särskilda skäl kan antas bli utsatt för brott, förföljelser eller allvarliga trakasserier på annat sätt, får vid flyttning medges att vara folkbokförd på den gamla folk- bokföringsorten (kvarskrivning). Kvarskrivning får medges endast om den enskildes behov av skydd inte kan tillgodoses genom besöksförbud eller på annat sätt, och får även avse den utsatte personens medflyttande familj (16 § folkbokföringslagen [1991:481]). Om en person inte kan beredas tillräckligt skydd genom kvarskrivning kan medgivande lämnas denna att använda andra personuppgifter om sig själv än de verkliga (fingerade personuppgifter). Detta gäller en folkbokförd person som riskerar att bli utsatt för allvarlig brottslighet som riktar sig mot dennes liv, hälsa eller frihet. Medgivande får även ges åt en familjemedlem om personerna varaktigt bor tillsammans, se 1 § lagen (1991:483) om fingerade personuppgifter. Det finns också sekretessbestämmelser i till skydd för upp- gift om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket samman- hang uppgiften förekommer (21 kap. OSL). Sekretess gäller bl.a. för uppgift om en enskilds bostadsadress, telefonnummer, e-post- adress och motsvarande uppgifter om den enskildes anhöriga, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne kan komma att utsättas för hot eller våld eller lida annat allvarligt men om uppgiften röjs (21 kap. 3 § första stycket). Vidare gäller sekretess för uppgift om kopplingen mellan fingerade personuppgifter32 och den enskildes verkliga person- uppgifter, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (tredje stycket samma paragraf). Bestämmelserna om samarbete i de internationella instrumenten får direkt betydelse för de bestämmelser som styr myndigheternas informationsutbyte, främst med centralmyndigheten. Överförmyn- daren, och blir berörda genom att uppgifter som de har i vissa fall kan behöva lämnas ut. Det är i första hand intressant att se vilka uppgifter som finns hos dessa myndigheter. , allmän domstol och Kronofogde- myndigheten kan även komma att få in uppgifter. För deras del är det därför också aktuellt att säkerställa att underhållsförordningens och krav i fråga om behandling och bevarande är uppfyllda. De grundläggande bestämmelserna om behandling av person- uppgifter finns i personuppgiftslagen (1998:204), PUL. PUL bygger på och rådets direktiv /46/EG av om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet). Syftet med PUL är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter (1 §). Lagen, som är subsidiär i förhållande till andra författningar (2 §), gäller behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserad. Även annan behandling omfattas om uppgifterna ingår i (eller är avsedda att ingå i) en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgäng- liga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier (5 §). Den som är personuppgiftsansvarig ska bl.a. se till att personuppgifter samlas in bara för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål, att personuppgifter inte behandlas för något ändamål som är oförenligt med det för vilket uppgifterna samlades in samt att personuppgifter inte bevaras än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med 32 Som en enskild har medgivande att använda enligt lagen om fingerade personuppgifter. behandlingen (9 § första stycket c, d och i). Personuppgifter får behandlas bara under vissa förutsättningar, t.ex. när den registrerade har lämnat sitt samtycke eller om behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet (10 §). Det finns ett generellt förbud mot behandling av känsliga personuppgifter, t.ex. i fråga om uppgifter som rör hälsa (13 §). Det finns också ett förbud mot att till tredje land33 föra över personuppgifter som är under behandling, om landet inte har en adekvat nivå för skyddet av personuppgifterna (33 §). Behandling av känsliga personuppgifter och överföring av uppgifter får dock ske i vissa undantagsfall, t.ex. om den registrerade har lämnat sitt samtycke (se 15–19, 34 och 35 §§). Bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (1990:782). En myndighets arkiv bildas av de allmänna hand- lingarna från myndighetens verksamhet samt sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndig- heten beslutar ska tas om hand för arkivering. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser -rätten att ta del av allmänna handlingar, -behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och -forskningens behov (3 §). Allmänna handlingar får gallras (10 §). Vid gallring ska dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 §. Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning gäller dessa bestämmelser. Med gallra brukar avses att man förstör allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidtar andra åtgärder med handlingarna som medför -förlust av betydelsebärande data, -förlust av möjliga sammanställningar, -förlust av sökmöjligheter, eller -förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.34 33I PUL:s mening en stat som inte ingår i EU eller är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES), se 3 §. 34Se t.ex. föreskrifter om ändring i föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 2008:4). har meddelat föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter.35 Nedan följer en redogörelse för bestämmelser som gäller särskilt för de myndigheter som närmast kommer att beröras av underhållsförordningens och samarbets- bestämmelser. För del finns lagen (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration36 och förordningen (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration. En förutsättning för lagens tillämpning är att behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller att uppgifterna ingår i eller avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier (1 § i lagen). Lagen och förordningen är tillämpliga bl.a. i fråga om handläggningen av underhållsstöd.37 PUL gäller vid behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration, om inte annat följer av nämnda lag, föreskrifter som meddelats med stöd av lagen eller av PUL (5 §). får i sin verksamhet behandla person- uppgifter om det är nödvändigt för att bl.a. handlägga ärenden (7 § första stycket fjärde punkten i den angivna lagen). Försäkrings- kassan får även behandla personuppgifter som behandlas för ända- mål som anges i 7 §, för att tillhandahålla information utanför den egna myndigheten på grund av -en bestämmelse om skyldighet att lämna ut uppgifter till andra myndigheter,38 -medgivande att lämna ut uppgifter som följer av särskilda bestämmelser i lag eller förordning, 35Se föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1). Omtryckt i RA-FS 1997:4, senast ändrad genom RA-FS 2008:4. 36Det kan noteras att kommer lagen att ersättas av socialförsäkrings- balken (2010:110), se lagen (2010:111) om införande av socialförsäkringsbalken (prop. 2008/09:200 och prop. 2009/10:69, bet. 2009/10:SfU11 och prot. 2009/10:81). 37 Se 1 § lagen om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration, 3 kap. 2 § socialförsäkringslagen (1999:799) och lagen om underhållsstöd. 38 Som avses i 10 kap. 28 § första stycket OSL. -skyldighet att lämna ut uppgifter som följer av unionsrätten, eller -åtaganden i samarbete inom EES eller i avtal om social trygghet eller utgivande av sjukvårdsförmåner som ingått med andra stater (8 § andra stycket i lagen). Även känsliga personuppgifter får behandlas under vissa förut- sättningar (10 §). Identifierings- och adressuppgifter får behandlas (14 §), liksom uppgifter om ekonomiska förhållanden, arbetsgivare, inkomsttaxering, hyra m.m. (2 § i förordningen). Personuppgifter som behandlas automatiserat ska gallras när de är nödvändiga för de ändamål som anges i 7 § i lagen (28 § i lagen). För allmän domstol gäller utöver PUL förordningen (2001:639) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling. Förordningen innehåller bestämmelser om bl.a. verksamhetsregister över mål och ärenden samt rättsfalls- register (2–6 §§). Vid sidan av – eller i anslutning till – sådana register får en domstol behandla personuppgifter automatiserat i löpande text, ljudupptagningar eller ljud- och bildupptagningar (7 §). Om inte annat är föreskrivet gäller PUL i fråga om bevarande av sådana personuppgifter (8 §). När ett mål eller ärende har avgjorts i allmän domstol och avgörandet har vunnit laga kraft, ska dubbletter av handlingar samt missiv och delgivningsbevis som inte innehåller någon uppgift av betydelse gallras bort ur domstolens akt. Om ett mål eller ärende har avgjorts efter ett sammanträde från vilket en part har uteblivit, får ett bevis om att parten har delgetts den inledande skrivelsen och en kallelse till sammanträdet inte gallras bort. Har en part förelagts att i målet eller ärendet svara skriftligen och avgörs målet eller ärendet utan att parten har svarat, får ett bevis om att parten del- getts föreläggandet inte gallras bort (37 § förordningen [1996:271] om mål och ärenden i allmän domstol). Det kan nämnas att det för förvaltningsrätterna finns liknande bestämmelser. Utöver PUL gäller förordningen (2001:640) om registerföring m.m. vid förvaltningsrätt med hjälp av automatiserad behandling. Förordningen innehåller bestämmelser om bl.a. verk- samhetsregister över mål och ärenden samt rättsfallsregister (2–6 §§). Vid sidan av – eller i anslutning till – sådana register får en förvaltningsrätt behandla personuppgifter automatiserat i löpande text eller ljudupptagningar (7 §). Om inte annat är föreskrivet gäller PUL i fråga om bevarande av sådana personuppgifter (8 §). När ett mål har avgjorts och avgörandet har vunnit laga kraft, får ur akten gallras minnesanteckningar, dubbletter av handlingar samt sådana följebrev och delgivningskvitton som inte innehåller någon uppgift av betydelse (29 § första stycket förordningen [1979:575] om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltnings- domstolarna). För del finns lagen (2001:184) om behandling av uppgifter i verksamhet och förordningen (2001:590) om behandling av uppgifter i Krono- fogdemyndighetens verksamhet, som är tillämpliga om behand- lingen är helt eller delvis automatiserad eller om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av person- uppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier (1 kap. 1 § i lagen). Lagen gäller i stället för PUL men gör i viss utsträckning tillämpliga (2 § första stycket samma kap.). Av lagen framgår bl.a. att uppgifter får behandlas för tillhandahållande av information som behövs i verksamhet för verkställighet eller annan åtgärd enligt UB eller annan författning samt i verksamhet för indrivning av statliga fordringar m.m. (utsöknings- och indrivningsdatabasen, 2 kap. 2 §). Uppgifterna kan gälla bl.a. en fysisk persons identitet, bosättning och familje- förhållanden och en enskilds ekonomiska förhållanden (5 § samma kap.). Uppgifter och handlingar i utsöknings- och indrivnings- databasen ska gallras senast efter utgången av det kalenderår då det mål eller ärende som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till avslutades (6 § angivet kap.). I verksamhet med betalnings- föreläggande och handräckning samt europeiskt betalnings- föreläggande får uppgifter behandlas bl.a. om en fysisk persons identitet, bosättning och anställning (betalningsföreläggande- och handräckningsdatabasen, 7 och 11 §§ samma kap.). uppgifter ska gallras och uppgifter om utslag (12 §).39 Överförmyndaren är skyldig att föra förteckningar och lägga upp akter samt expediera handlingar enligt föreskrifter som meddelas av regeringen (16 kap. 12 § FB). För att fullgöra denna skyldighet ska varje överförmyndare föra ett register bl.a. över - de föräldraförvaltningar där kontrollåtgärder enligt 13 eller 15 kap. FB förekommer, och -de ställföreträdarskap som avses i 14 kap. 1 § första stycket FB (9 § förmynderskapsförordningen [1995:379]). Registret får innehålla vissa närmare angivna personuppgifter, som t.ex. uppgifter om den enskildes ekonomiska förhållanden som tillgångar, skulder och inkomster (15 § i nämnda förordning och bilaga 2 punkten 1.7). För del finns lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom och förordningen (2001:637) om behandling av personuppgifter inom , som är aktuella om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt ett eller flera särskilda kriterier (1 § i lagen). Lagen och förordningen är tillämpliga i t.ex. ärenden om fast- ställande av faderskap och underhållsbidrag till barn som handläggs av socialnämnd. Lagen gäller framför PUL (4 §). Av den nämnda lagen framgår bl.a. att personuppgifter får behandlas bara om behandlingen är nödvändig för att arbets- uppgifter inom ska kunna utföras, att personupp- gifter även får behandlas för uppgiftsutlämnande som föreskrivs i lag eller förordning samt att en registrerad person inte har rätt att 39 I 2 kap. lagen om behandling av uppgifter i verksamhet finns även bestämmelser som rör skuldsaneringsdatabasen (13–18 §§) och konkurstillsynsdata- basen (19–23 §§). motsätta sig sådan behandling av uppgifter som är tillåten enligt lagen (6 § angiven lag). Även känsliga personuppgifter får behandlas om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för verksamheten (7 § samma lag). Det har ansetts vara av allmänt intresse att ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt, och att det för att ska kunna klara sina uppgifter finns ett behov av att kunna behandla även känsliga personuppgifter.40 Av den nämnda förordningen framgår bl.a. att en myndighet får behandla personuppgifter för faderskapsutredningar och annan verksamhet inom familjerätten som följer av bestämmelserna i (12 §) och att en myndighet får föra över uppgifter till tredje land i ett ärende om fastställande av faderskap (16 §). Anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden som tillhör en sådan sammanställning av uppgifter som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom ska som huvudregel gallras efter det att sista anteckningen gjordes i akten (12 kap. 1 § socialtjänstlagen [2001:453]). Vissa handlingar får dock inte gallras med stöd av denna bestämmelse, och det gäller bl.a. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap eller föräldraskap enligt 1 kap. 9 § FB (12 kap. 2 § socialtjänstlagen). I fråga om behandling av personuppgifter vid folkbokföring gäller lagen (2001:182) om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet, om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier (1 kap. 1 §). Lagen gäller i stället för PUL men gör i viss utsträckning bestämmelserna i tillämpliga (2 § första stycket samma kap.). I folkbokföringsdatabasen får bl.a. behandlas uppgifter om namn, adress samt make, barn, föräldrar, vårdnadshavare och annan person som den registrerade har samband med inom folkbok- föringen (2 kap. 3 §). En myndighet får ha direktåtkomst till upp- gift om person- eller samordningsnummer, namn, adress, folkbok- 40 Se prop. 2000/01:80 s. 144. föringsfastighet, lägenhetsnummer och folkbokföringsort samt avregistrering från folkbokföringen. En myndighet får även ha direktåtkomst till andra uppgifter om myndigheten enligt lag eller förordning får behandla dem (8 § samma kap.). När det gäller behandling av personuppgifter i beskattnings- verksamheten gäller lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet (även där om behandlingen är helt eller delvis automatiserad eller om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier, 1 kap. 1 §). Även denna lag gäller i stället för PUL men gör i viss utsträckning tillämpliga (2 § första stycket samma kap.). De uppgifter som får behandlas i beskattningsdatabasen är bl.a. en fysisk persons identitet, medborgarskap, bosättning och familjeförhållanden samt underlag för fastställande av skatter och avgifter (2 kap. 3 §). Uppgifter om personer som är folkbokförda här i landet, personer som har tilldelats personnummer och i vissa fall personer som har tilldelats ett samordningsnummer finns även i det statliga personadressregistret (SPAR). Uppgifterna hämtas från folkbokföringsdatabasen och beskattningsdatabasen, se 5 § lagen (1998:527) om det statliga personadressregistret. Den anmodade centralmyndigheten ska enligt underhålls- förordningen vidta lämpliga och rimliga åtgärder för att få fram uppgifter som är nödvändiga för att, i ett visst ärende, underlätta erhållande, ändring, erkännande, verkställbarhetsförklaring eller verkställighet av en dom (artikel 61.1). De offentliga myndigheter eller förvaltningar som inom ramen för sin normala verksamhet innehar vissa närmare angivna uppgifter (se nedan), ska med undantag för begränsningar motiverade av nationell eller allmän säkerhet, lämna uppgifterna till den anmodade centralmyndigheten på dess begäran. Detta gäller om centralmyndigheten inte har direkt åtkomst till uppgifterna. Medlemsstaterna får utse de offentliga myndigheter eller förvaltningar som ska vara behöriga att ge anmodade centralmyndigheter uppgifter. Även andra juridiska personer som har uppgifter ska lämna dessa till den anmodade centralmyndigheten om de är behöriga att göra det enligt lagen i den anmodade medlemsstaten. De uppgifter som avses ska enligt artikel 61.2 vara adekvata, relevanta och inte överdrivet omfattande samt avse a)den underhållsskyldiges eller den underhållsberättigades adress, b)den underhållsskyldiges inkomst, c)uppgifter som identifierar den underhållsskyldiges arbetsgivare och/eller bankkonto(n), och d)den underhållsskyldiges tillgångar. Att alla uppgifter inte är nödvändiga i alla fall framgår närmare av artikeln. Vidarebefordran och användning av uppgifter enligt artikel 61 regleras i artikel 62. De uppgifter som avses i artikel 61.2 ska, beroende på omständigheterna, vidarebefordras av centralmyndig- heten inom medlemsstaten till t.ex. behöriga myndigheter med ansvar för delgivning eller verkställighet av domar. Dessa myndig- heter får endast använda uppgifterna för att underlätta indrivningen av underhållsbidrag (artikel 62.2). Uppgifter som bara indikerar om det finns en adress, inkomster eller tillgångar i den anmodade medlemsstaten eller inte, får lämnas till den som har ansökt hos den begärande centralmyndigheten. I övrigt får uppgifterna som avses i artikel 61.2 inte lämnas ut, med förbehåll för tillämpningen av förfaranderegler inför en domstol. De myndigheter som behand- lar uppgifter som har vidarebefordrats enligt artikel 61 får inte bevara uppgifterna än vad som krävs för de syften för vilka de vidarebefordrades (artikel 62.3). Myndigheter som behandlar uppgifter som överförts enligt artikel 61 ska säkerställa sekretess för sådana uppgifter i enlighet med nationell lag (artikel 62.4). Den person som berörs av insamlingen av uppgifter ska, i enlig- het med lagen i den anmodade medlemsstaten, underrättas om att dessa helt eller delvis har vidarebefordrats. Underrättelsen får skjutas upp om det finns risk för att underrättelsen är till skada för en effektiv indrivning (artikel 63). Centralmyndigheterna ska i samband med ansökningar vidta alla lämpliga åtgärder för att bistå med att lokalisera den underhålls- skyldige eller den underhållsberättigade samt bistå med att ta fram relevanta uppgifter om den underhållsskyldiges eller den under- hållsberättigades inkomst och, om det är nödvändigt, andra ekonomiska förhållanden, inklusive lokalisering av tillgångar (artikel 6.2 b och c ). Haagkonventioner brukar () innehålla bestämmelser om skydd för personuppgifter och sekretess, och sådana bestämmelser finns även Haag- konvention. Personuppgifter som har samlats in eller översänts enligt konventionen får endast användas i de syften för vilka de samlats in eller översänts (artikel 38, jfr den liknande bestämmelsen i artikel 62.2 i underhållsförordningen). Vidare ska varje myndighet som behandlar uppgifter säkerställa sekretess för sådana uppgifter i enlighet med nationell lag (artikel 39, jfr artikel 62.4 i underhålls- förordningen). Skyddet för uppgifter måste enligt den förklarande rapporten vägas mot rätten för svaranden att i ett visst mål kunna utföra sin talan (right to a fair defence).41 En myndighet ska dock inte lämna ut eller bekräfta uppgifter som samlats in eller översänts i enlighet med konventionen om den bedömer att detta skulle kunna äventyra en persons hälsa, säkerhet eller frihet (artikel 40.1). En sådan bedömning av en central- myndighet ska beaktas av andra centralmyndigheter, särskilt i sådana fall som rör våld inom familjen (artikel 40.2). Om det enligt den anmodade centralmyndighetens interna lag inte räcker med en s.k. c/o-adress, får den begärande centralmyndigheten enligt den förklarande rapporten välja att antingen skriva ut adressen eller att avstå från ansökan. Om sökandens adress skrivs ut ska den inte avslöjas för motparten av den behöriga myndigheten om det skulle kunna utgöra fara för sökanden.42 Vad som har sagts ska inte hindra att uppgifter samlas in av och översänds mellan myndigheter i den utsträckning som behövs för att fullgöra skyldigheterna enligt konventionen (artikel 40.3). Det framhålls i den förklarande rapporten att bestämmelsen ställer höga krav på tillit och gott samarbete mellan staternas myndigheter.43 41 Se Explanatory Report (Conv. ), paragraph 607. 42Se Explanatory Report (Conv. ), paragraph 612. 43 Se Explanatory Report (Conv. ), paragraph 613. Förslag: Regeringen bemyndigas i lag att utse centralmyndighet i enligt både underhållsförordningen och . Bedömning: Uppgiften att vara centralmyndighet bör anförtros . En svensk centralmyndighet måste, som har framgått redan inled- ningsvis i detta kapitel, utses som kan samarbeta med central- myndigheterna i övriga medlemsstater respektive fördragsslutande stater. Det finns inte något som säger att det måste vara samma centralmyndighet enligt underhållsförordningen som enligt . Med hänsyn till de likartade uppgifterna – underhållsförordningen har utformats med Haagkonven- tion som förebild – är det emellertid för utredningen självklart att det bör vara en och samma myndighet som anförtros uppgiften att vara centralmyndighet enligt de båda instrumenten. Regeringen bör bemyndigas i lag att utse centralmyndighet. Uppgiften att vara centralmyndighet ställer höga krav på bred kompetens och sakkunskap.