prop · GX03174 · 2010-04-09 00:00:00 — Plenardebatterna rörde allehanda aktuella frågor såsom klimatförändringar och förberedelserna inför , EU- , , G20-mötet, utvidgningen, Lissabonfördraget och EU:s utrikestjänst (EEAS), EU:s budget 2010 samt aktuella utrikes- politiska frågor t.ex. , , och . Ett utskott eller en politisk grupp får dessutom ställa frågor till rådet och begära att dessa ska föras upp på dagordningen genom s.k. muntliga frågor med debatt. förekom ett tjugotal sådana plenar- debatter som rörde bl.a. Stockholmsprogrammet, Östersjöstrategin, EU:s gränskontrollbyrå Frontex, visaliberalisering på , demokrati- byggnad, våld mot kvinnor, genomförandet av tjänstedirektivet och öppenhetsfrågor. Beträffande de återkommande frågestunderna med rådet i besvarades 1012 frågor muntligen . Resterande inkomna frågor besvarades skriftligen. Sammanlagt förbereddes svar på 82 muntliga frågor. Återkommande teman på frågorna var , , klimatkonferensen i , EU:s gränskontrollbyrå Frontex, arbetslösheten i EU, djurtransporter, EU:s budget och öppenhetsfrågor. stod fördragsfrågorna inklusive tillsättningen av kommissionens ordförande och den nya kommissionen i fokus. Ordförandeskapet hade en nära dialog med företrädare för Europa- parlamentet om dessa frågor. Vid förberedelserna inför Lissabon- fördragets ikraftträdande hade ordförandeskapet regelbundna kontakter med . Dessutom hade ordförandeskapet ett intensivt samarbete med Europa- parlamentet i medbeslutandefrågor. hölls 48 trilog- möten och ett förlikningssammanträde om telekompaketet respektive pesticider. Ordförandeskapet företrädde även rådet vid interinstitutionella möten mellan rådet, kommissionen och parlamentet om kommunikation respektive om öppenhet samt på teknisk nivå om europeiska myndigheter. Under ordförandeskapet genomförde sammanlagt 111 möten och konferenser i . Ansvarigt för det logistiska och prak- tiska genomförandet var Sekretariatet för EU-möten i (SES-09). Mötena i ordförandelandet är av informell karaktär och rymmer möjligheter för ordförandelandet att accentuera nya aspekter eller nya frågor som kan bli en del av den framtida dagordningen. Det har också ett värde att en del av den politiska processen kan äga rum närmare medborgarna och därmed stimulera förståelsen för unionens arbete. Möten genomfördes på 25 orter i sammanlagt 22 svenska kommuner, från i norr till i söder. Kalendariet omfattade en rad möten på hög nivå: elva informella ministermöten, två toppmöten med tredjeland, ett besök av kommissionen, ett besök av talmanskonferens, möten med stor ministernärvaro om biologisk mångfald och samt European Development Days med närvaro av ett tiotal stats- och regeringschefer och ett stort antal ministrar. Därutöver genomfördes sammanlagt 40 konferenser och 53 tjänstemannamöten. En rad möten hedrades med närvaro av en eller flera medlemmar av det svenska kungahuset. Kandidatländer och EFTA/EES- länder var närvarande vid de informella ministermötena i högre utsträckning än vanligt. Sammanlagt deltog omkring 21 000 delegater och 1 500 ackrediterade representanter för medierna. 6.2 Förberedelser och genomförande Första delen av 2008 ägnades huvudsakligen åt organisations- uppbyggnad, rekrytering, bestämning av möteskalendariet (ort och tid), behovsinventering, identifiering och preliminära bokningar av lokaler, arbete inför upphandlingar och avtalsskrivning med leverantörer av varor och tjänster samt grovplanering av möten. Som stöd i arbetet fungerade bl.a. erfarenheterna från tidigare ordförandeskap, inklusive det svenska inleddes den mötesspecifika planeringen. varje möte bildades en projektgrupp där både respektive departement och medverkade även underleverantörer och externa aktörer som polismyndigheter och kommuner. hade som värdar för mötena ansvaret för program och politiskt innehåll, medan sekretariatet svarade för logistiskt och praktiskt genomförande samt för budget. För majoriteten av EU-mötena krävdes förhyrning inte bara av mötes- rum utan även av utrymmen för delegater, journalister, tolkar, bevakningspersonal och egen personal. Särskild omsorg ägnades att så långt möjligt ordna goda möjligheter för journalister att följa och Skr. 2009/10:174 förmedla vad som hände på mötena. Modern teknik utnyttjades även för att möjliggöra nyhetsbevakning på distans. Allmänheten kunde genom ordförandeskapets hemsida följa bild och ljud, även tolkat, från presskonferenserna. Nästan alla möten krävde någon form av iordningställande av mötesrummet enligt ett gestaltningskoncept. Modern konferens- och tolkningsteknik tillfördes. För mötena tillkom därutöver bevakning, registrering, ackreditering, mottagande, transporter, hotellbokningar, konferensvärdar/värdinnor, måltider, profilmaterial samt ibland gåvor. Mötesperioden föregicks även av en omfattande riskanalys och framtagande av åtgärdsplaner för att hantera risk eller kris. För högnivåmöten och möten i den fasta konferensanläggningen i användes särskilt anskaffad möblering. Det praktiska och logistiska genomförandet rönte betydande uppskattning. Ett stort engagemang från vissa berörda kommuner och län har varit en betydelsefull förutsättning för genomförandet. Ett antal högskolor, institutioner och organisationer har också medverkat i mötesprojekt. Säkerhetspolisen har på sedvanligt sätt bedömt eventuella hot och svarat för personskydd. och länspolismyndigheterna har ansvarat för yttre säkerhet och eskorter. Inga incidenter eller olyckor inträffade som påverkade mötesverksamheten. För mötesverksamheten i och de fyra mötena med Europeiska rådet i tilldelades sekretariatet en budgetram på totalt 426 , fördelat över tre budgetår. verksamheten kommer att hamna under denna ram. bidragen från kommissionen till mötesverksamheten blivit högre än Genom unionens utvidgning från 15 till 27 medlemsländer var mötena i princip dubbelt så stora som 2001. också avsevärt mer omfattande, vilket speglar unionens växande De övergripande målen har varit att skapa funktionella och kostnads- effektiva mötesarrangemang samt att stärka den positiva bilden av Mötesbudgeten har varit en viktig restriktion. begränsats genom en rad åtgärder. Inget Europeiskt råd hölls i . Antalet mötesorter var färre än 2001, vilket möjliggjordes av att en tredjedel av mötena (35 stycken) placerades i en och samma konferens- Flera informella ministermöten lades tids- mässigt i anslutning till varandra på samma ort och i samma anläggning. Några befintliga ramavtal kunde utnyttjas i upphandlingen av varor och Separat upphandling genomfördes av s.k. radio och TV. Sponsringsöverenskommelser ingicks med tre företag, Skr. 2009/10:174 varav det i särklass största med . ekonomiska krisen och restriktiva riktlinjer påverkade näringslivets intresse. Miljö- och klimataspekterna har så långt som möjligt beaktats i mötesverksamheten, däribland i de underliggande avtalen med leverantörer. En expert från bistod utifrån Regerings- kansliets miljöriktlinjer sekretariatet med praktisk miljöledning för olika funktioner och gentemot leverantörerna. Leverantörer som inte redan var miljöcertifierade erhöll rådgivning för sitt fortsatta miljöarbete. Tolkregimerna vid de informella EU-mötena i ordförandelandet vilar huvudsakligen på etablerad praxis i stället för på överenskomna regler. har regimerna vuxit. Vissa medlemsstater söker ytterligare utveckla praxis i egen favör. Det ankommer på ordförandelandet att väga sådana önskemål mot kostnaderna och det gemensamma EU-intresset av hanterbara regimer. 7 Kommunikation om ordförandeskapet Målen för regeringens kommunikationsarbete under ordförandeskapet var att öka kunskapen om den EU-arbete, stimulera till dialog om sakfrågorna och särskilt visa sambandet mellan EU och människors vardag, visa fördelarna med EU-medlemskapet i samt ge ett positivt intryck av i EU och det svenska ordförande- skapet i tredjeland. Ytterst handlade kommunikationsarbetet om att nå den intresserade allmänheten inklusive gymnasieelever och unga vuxna. För att nå denna målgrupp koncentrerades kommunikationsinsatserna till nyckelgrupper eller vidareinformatörer som t.ex. anställda inom inklusive myndigheter, svensk och utländsk media, aktörer och opinions- bildare, lärare och bibliotekarier samt inte minst EU-tjänstemän och tjänstemän i andra medlemsländer. Fokus låg på media och webb som de viktigaste kanalerna att nå medborgarna. Kommunikationen präglades av öppenhet, begriplighet och saklighet. Det övergripande ansvaret vilade på ett särskilt sekretariat inom EU-kansliet i Statsrådsberedningen, KOM- 09. Arbetet bedrevs inom sex delprojekt: visuell identitet, webb, media, internkommunikation, information och dialog samt kultur och främjande. och utvecklade KOM-09 sitt samarbete internt med SES-09 och departementen, och externt med olika konsulter och kommuner som skulle vara värdar för de informella ministermötena. KOM-09 beredde sina ärenden med statssekreteraren för EU- och utrikesfrågor hos statsministern, med EU-ministerns statssekreterare samt med EU-ministern. KOM-09:s strategiska placering gav förutsättningar för att effektivt kunna koordinera samlade kommunikationsarbete. Ordförandeskapets visuella identitet togs fram . Annonsbyrå fick uppdraget att ta fram både identiteten och webbplatsen för att säkerställa ett enhetligt visuellt uttryck och därigenom tydligare Identiteten genomsyrade all visuell kommunikation (bl.a. webb, dekoration i möteslokalerna, trycksaker, skyltmaterial, profilprodukter och rörlig bild) och syftade till att tydliggöra ordförandeskapet som avsändare samt kommunicera ordförandeskapets politik utifrån några primära ledord: öppenhet, vardagsnära samt dialog och diskussion. Klimatarbetet och var andra viktiga aspekter som beaktades under utvecklingen av logotypen. Efter att logotypen fastställdes i mitten av togs ett antal tillämpningar fram: webbplatsens design, brev- och presentationsmallar, trycksaksmallar, mötesmaterial (namn- brickor, pins, mapp, block, anteckningsböcker, pennor m.m.), affischer, Skr. 2009/10:174 roll-ups och skyltar. En grafisk manual producerades som stöd för departementen och andra som behövde använda den visuella identiteten. Över 130 aktiviteter och möten, arrangerade av andra aktörer än , fick tillstånd att använda logotypen, utifrån särskilda kriterier. Ordförandeskapets webbplats var det centrala navet som knöt samman kommunikationen under ordförandeskapet. Webbplatsen skulle bidra till ett framgångsrikt ordförande- skap och till att nå de övergripande kommunikationsmålen. Dessa mål, tillsammans med intervjuer med kommunikationsarbetets prioriterade målgrupper, var vägledande för utvecklingen av webbplatsen. Utöver kommunikationsmålen hade webbplatsen bl.a. som mål att vara en snabb och heltäckande källa för att följa ordförandeskapet. Målsättningen var också att se2009.eu skulle uppfattas som design- och teknikmässigt nyskapande i ordförandesammanhang och vara en viktig intern informationskanal. Öppenheten var viktig och manifesterades exempelvis via de närmare tusen kontaktuppgifter som publicerades på webbplatsen samt genom den utbredda möjligheten att följa den politiska processen via foto och film ofta live. Den redaktionella satsningen var mer omfattande än något tidigare ordförandeskap. Text, bild och film syftade till att förklara sammanhang med ett vardagsnära språk. En enkätundersökning visar att webbplatsen i allmänhet mottogs positivt av sina användare. Detta bekräftas också av mycket positiv respons från medier, bloggare, twittrare och tjänstemän. Webbplatsen se2009.eu nominerades till svenska designpriset och till European Excellence Awards. Bedömningen är att webbplatsen avlastat handläggare och pressansvariga betydligt. 1 juli31 besöktes se2009.eu 1 106 752 gånger. Enligt det franska ordförandeskapets samlade statistik har således haft flest besök av alla ordförandewebbar, undantaget som enligt egen uppgift hade nära 2 miljoner besök. Webbplatsen se2009.eu fungerar nu som ett arkiv och finns tillgänglig . Utgångspunkten för kommunikationsarbete inför och under ordförandeskapet var att medierna skulle ges möjlighet att ta del av ordförandeskapets alla aspekter. Ambitionen var att erbjuda svenska och utländska journalister så bra förutsättningar som möjligt för att kunna rapportera om ordförandeskapets politik och olika aktiviteter. praktiken genomsyrade arbetet. I syfte att medvetandegöra och sprida kunskap om ordförandeskapet genomfördes en redaktionsturné till ett tjugotal lokalredaktioner runt om i . satsning gjordes även på journalister från kandidatländerna vilket möjliggjorde för journalister från , (fYROM) och att komma till och ta del av ordförandeskapets politik Skr. 2009/10:174 och generella svenska erfarenheter av EU-medlemskapet. korreresan arrangerades i samband med inledningen av ordförande- skapet. Ett sextiotal Brysselbaserade journalister fick då bekanta sig med såväl de sakfrågor som drev som i allmänhet. Journalisterna träffade bl.a. statsministern, statsråd, företrädare för oppositionspartierna, centrala regeringstjänstemän, och svenska företag. Programmet avslutades med en mottagning hos H.M. Konungen och H.M. Drottningen. Ett upptaktsmöte arrangerades i rådets pressrum i med utrikesministern och EU-ministern som informerade ca 250 Brysselkorrespondenter om viktiga frågor för ordförandeskapet. Under ordförandeskapet fick svenska och utländska journalister framför allt service genom ordförandeskapets webbplats se2009.eu. Presskåren i fick även betydande service genom EU-representa- tionens pressansvariga. Därutöver genomfördes ett stort antal pressträffar och bakgrundsbriefingar både i och i i samband med viktigare möten/händelser. Genomslaget i europeisk press har varit stort. Fram till nämndes det svenska ordförandeskapet i 1 198 artiklar och i 671 nyhetsbyråtelegram. De nyheter som har dominerat i rapporteringen är Lissabonfördraget, utnämningen av permanent ordförande till samt klimatfrågan. övergripande kommunikationsstrategi för ordförande- skapet 2009 slog fast att medarbetarna var en av de viktigaste målgrupperna för informationen om ordförandeskapet. internkommunikationen har varit att stödja regeringens övergripande mål om ett effektivt och framgångsrikt ordförandeskap. Ett annat syfte har varit att skapa delaktighet och engagemang för ordförandeskapet hos I den internkommunikationsplan som har legat till grund för projektets arbete definieras tre huvudmålgrupper: medarbetare som har ordförande- skapet som sin huvuduppgift, vidareinformatörer och övriga med- Målen har varit att medarbetarna ska ha grundläggande kunskaper om ordförandeskapet, ha tillräcklig information för att kunna utföra sitt arbete och veta var de kan hitta information om ordförande- En intern mätning tyder på att dessa mål har uppnåtts. medarbetare som inte var direkt berörda av ordförandeskapet har inte upplevt någon utanförskapskänsla vilket också indikerar att intern- kommunikationen har bidragit till att skapa större delaktighet. En viktig informationskanal var de s.k. lägesrumsmeddelanden som regelbundet skickades ut om aktuella EU-frågor inom samt till utlandsmyndigheterna. Dessa innehöll språkregler i vissa frågor för att säkerställa att samma information gavs i alla kanaler. publicerades ett nyhetsbrev med övergripande information om ordförandeskapsarbetet regelbundet på intranätet. intranätet och artiklar i var uppskattade sätt att lyfta fram medarbetare som arbetade med ordförandeskapet och att skapa engagemang. Intranätet användes också Skr. 2009/10:174 för att uppmärksamma viktiga nyheter, t.ex. lanseringen av ordförande- skapets logotyp, webbplatsen och det svenska arbetsprogrammet. En seminarieserie om internkommunikation för chefer, ett upptaktsmöte för nyckelpersoner i och utställningar i entréer vid ordförandeskapets start, är andra exempel på internkommunikationsinsatser. Under det svenska ordförandeskapet genomfördes ett stort antal informationsinsatser och dialogaktiviteter för och i samarbete med allmänheten och det civila samhället. Aktiviteterna bidrog till regeringens vision att svenskarna i allt högre grad ska identifiera sig som européer och en del av det europeiska sammanhanget. Målet var att kunskapen om och engagemanget för EU skulle öka genom dialog och aktiviteter kopplade till ordförandeskapets prioriterade frågor, däribland klimatet, EU som global aktör och . Aktiviteterna riktade sig till den intresserade allmänheten med tonvikt på gymnasie- elever och unga vuxna. Det civila samhället och vidareförmedlare utgjorde såväl målgrupp som samarbetspartners igenomförandet. Under de sex månaderna genomfördes framgångsrikt aktiviteter i samarbete med fler än 70 samarbetspartners från bl.a. det civila samhället, kommuner, myndigheter och europeiska institutioner. Unga reportrar bevakade ordförandeskapet med stort lokalt genomslag, en seminarie- serie turnerade runt landet samt utbildningar kopplade till de prioriterade sakfrågorna genomfördes. En tidning om ordförandeskapet distribuerades i 250 000 exemplar till bl.a. ambassader, utbildningsinstitutioner, bibliotek och organisationer. En ordförandeskapsutställning togs fram för bibliotek, myndigheter med flera. Utöver detta spreds information via ordförandeskapets webbplats. Under ordförandeskapet har svenskarnas känsla av samhörighet med ökat, liksom EU:s betydelse i vardagen. Andelen som instämmer i att EU är något självklart har också ökat, särskilt bland kvinnor1. De övergripande målsättningarna för kulturaktiviteterna under ordförandeskap i EU var att öka det internationella kulturutbytet mellan och , men även att placera i ett globalt sammanhang. I främjandearbetet var ambitionen att visa upp en Sverigebild som präglas av öppenhet, nytänkande och kreativitet. Tematiskt har flera av kulturevenemangen speglat några av de sakfrågor som präglade EU-ordförandeskapet. Detta har bl.a. genomförts genom satsningar på kulturhändelser som behandlar och diskuterar klimatfrågan 1 En undersökning genomfördes då 1 000 svenskar tillfrågades om deras uppfattning om EU och kännedom om ordförandeskapet - Synovate 2009 - Allmänheten inför ordförandeskap i EU. och ett särskilt fokus på kulturutbyte med kandidatländer och länderna kring . I har arbetet genomförts i nära samverkan med kulturlivet i stora delar av landet. Ett 50-tal organisationer har på olika sätt varit direkt involverade i utformandet och genomförandet av kultur- programmet. Samarbetsparter har varit allt från kulturinstitutioner till enskilda konstnärer och artister. Det publika och mediala genomslaget har varit stort. En av framgångsfaktorerna var att initiera och stödja evenemang som utspelade sig i det offentliga rummet och därmed skapade både tillgängliga och synliga kulturhändelser. Genom ett regeringsuppdrag till har i genomfört en kulturell säsong. De svenska ambassaderna och dess kulturråd har också spelat en viktig roll i organiserandet av kultur- evenemang i . har i budgetpropositionerna för , 2009 och 2010 beviljat sammanlagt extra i förvaltningsanslag för att förbereda och genomföra ordförande- skap i . I tilläggsbudget beviljades ytterligare mot bakgrund av händelser i omvärlden som inneburit nya förutsättningar. I tilläggsbudget fördes även över till för kulturaktiviteter i syfte att stärka bilden av det svenska ordförandeskapet. Inklusive tillförda ordförandeskapsmedel på sammanlagt uppgick anslaget till , 2009 till och 2010 till . De huvudsakliga utgifterna och 2009 för ordförandeskapet avser mötesverksamheten i samt mötessekretariatet som preliminärt uppgår till , press-, informations- och kultur- satsningar , förstärkning av departement och vissa utlandsmyndigheter samt utbildningsinsatser och förstärkt administration . Finansiering av ordförandeskapet har skett genom extra ordförande- skapsmedel, medfinansiering från kommissionen och genom medel som disponeras för ordinarie verksamhet. Fördelningen av ordförande- skapsmedel inom har gjorts inom ramen för den ordinarie verksamhetsplaneringsprocessen med departementens verksamhetsplaner som underlag. 8.1Principer för fördelningen av de extra medel som tillfördes I första hand tilldelades medel för aktiviteter som bedömdes vara obligatoriska. Gällande regelverk, tidigare fattade beslut inom EU:s institutioner, utvecklad praxis och prioriterade frågor för ordförande- skapet har legat till grund för bedömningen av vad som var obligatoriskt i sammanhanget. Dit hörde framför allt mötesverksamheten i och utomlands, kompetensutveckling samt kommunikation med allmänheten och media. Departement med stora obligatoriska åtaganden i form av många möten, prioriterade eller arbetskrävande frågor när det gällde den formella ordförandeskapsrollen tilldelades mer medel än departement med mindre omfattande åtaganden. Departement med omfattande EU-verksamhet eller internationell verksamhet förväntades dessutom omprioritera de egna ordinarie resurserna så långt det var möjligt till förmån för ordförandeskapet. Uppföljning av utfallet för ordförandeskapet har gjorts löpande i den månatliga ekonomiska uppföljningen av verksamhet. Särkostnader för ordförandeskapet har redovisats som ordförandeskaps- kostnad. Eftersläpningar av t.ex. bidrag från kommissionen samt avvecklings- kostnader gör att utfallet ännu inte är fullständigt. Prognosen är dock att myndighetens kostnader för förberedelser och genomförande av ordförandeskapet ryms inom de av anvisade medlen. Av de som tilldelats i extra medel har 767 miljoner redovisats som särkostnader för ordförandeskapet inklusive som disponerats av . De som inte har förbrukats ingår i ingående anslagssparande 2010. De extra medel som tillfördes för oförutsedda händelser i tilläggsbudget 2009 förbrukades inte. En annan förklaring till en lägre anslagsförbrukning är att mötesverksamheten i har genomförts till en lägre kostnad än budgeterat. Därutöver har bidrag från kommissionen till mötesverksamheten blivit högre än förväntat. Bilaga 1 Svenska ordförandeskapets framträdanden Platform, värd: av ett nätverk av REGI, Open Days Plenum, våld mot Förteckning över ständiga utskott: Bilaga 1 DROI Mänskliga rättigheter och försvar ECON Ekonomi och valutafrågor EMPL Sysselsättning och sociala frågor ENVI Miljö, folkhälsa och livsmedelssäkerhet ITRE Industrifrågor, forskning och energi IMCO Inre marknaden och konsumentskydd TRAN Transport och turism CULT Kultur och utbildning frågor fri- och rättigheter samt rättsliga och inrikes frågor AFCO Konstitutionella frågor FEMM Kvinnors rättigheter och jämställdhet mellan kvinnor och män PETI Framställningar , ekonomiska och sociala krisen Bilaga 2 officiella möten i åtgärder - vad har vi lärt och nästa steg New Worlds - New Europe in a global vapen (COARM) in the EU - from the citizen's och unga i det nya (EUCPN) - möte en del av kärnan i EU:s inre marknad: Vatten på land ger inom EU, Heads of möte (EMCO) Europe - Lokal och Skydda, respektera, ansvar (CSR) MISSOC - (Mutual "L'Europe de l'Enfance" (EUCPN) årliga barn och unga. Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: Statsministern , ordförande, och statsråden , , , , , , , , , , , , , Regeringen beslutar skrivelse 2009/10:174 Redogörelse för det svenska ordförandeskapet i Europeiska unionens råd .