prop · GX03247 · 2010-09-28 00:00:00 — Det är dock inte lämp- ligt att införa en ordning som i praktiken innebär att även andra publika aktiebolag än noterade aktiebolag måste ha allmänt tillgängliga webb- platser. Andra publika aktiebolag än noterade aktiebolag bör därför få välja att använda samma kallelsesätt. I så fall bör bolaget också tillhanda- hålla fullmaktsformulär och handlingar inför stämman på bolagets webb- Prop. 2009/10:247 plats. Om aktieägarna i ett noterat aktiebolag föredrar att bolaget även i fort- sättningen publicerar kallelsen i en dagstidning, finns det inte något hind- er mot att detta bestäms i bolagsordningen. Kravet på att skicka kallelsen med post i vissa fall I vissa fall har det ansetts särskilt angeläget att alla aktieägare får del av kallelsen. Ett aktiebolag ska därför skicka kallelsen med post till varje aktieägare vars postadress är känd för bolaget om ordinarie bolagsstäm- ma ska hållas än som föreskrivs i bolagsordningen eller om bolagsstämman ska behandla frågor om vissa ändringar i bolagsord- ningen eller om likvidation (7 kap. 23 §). Svensk rätt går i det avseendet längre än vad direktivet kräver. Sådana utskick är dessutom kostsamma för bolag med många aktieägare. Frågan är då om mervärdet för aktie- ägarna att få kallelsen med post i dessa fall alltid är så stort att det moti- verar kostnaden för bolaget. Som Hovrätten för Nedre påpekar får visserligen bolaget skicka kallelsen till en aktieägare med elektroniska hjälpmedel om aktie- ägaren godtagit ett sådant förfarande (7 kap. 6467 §§). De utskick med vanlig post som ändå måste göras är likafullt kostsamma och det före- kommer enligt promemorian att illojala aktieägare missbrukar regelverk- et. Nyttan för aktieägarna uppväger enligt regeringens mening inte kost- naden. Skyldigheten att skicka kallelsen med post bör dock behållas i ett fall, nämligen när ordinarie bolagsstämma ska hållas än som föreskrivs i bolagsordningen. Dessutom bör en aktieägare alltid kunna begära att utan kostnad få kallelsen skickad till sig. Samma skäl för en inskränkning av kravet på att skicka kallelsen med post gör sig gällande för andra publika aktiebolag än noterade aktiebolag. Förenklingen förutsätter dock att bolagen har en webbplats. Andra pub- lika aktiebolag än noterade aktiebolag bör därför, om de enligt vad som föreslås ovan väljer att tillämpa de förenklade reglerna om kallelsesätt, kunna tillämpa även de förenklade reglerna om postbefordran. 7Tillhandahållande av handlingar inför bolagsstämman Regeringens förslag: Ett noterat aktiebolag ska under minst tre veck- or närmast före bolagsstämman hålla bl.a. de handlingar som ska lägg- as fram på stämman, fullmaktsformulär och formulär för poströstning tillgängliga på bolagets webbplats. Promemorians förslag: Överensstämmer huvudsakligen med rege- ringens förslag (se promemorian s. 59 f.). Promemorian saknar förslag om skyldighet att hålla fullmaktsformulär och formulär för poströstning tillgängliga på bolagets webbplats. Remissinstanserna: De flesta remissinstanser tillstyrker förslaget eller lämnar det utan invändning. Enligt kräver direktivet att bolaget håller fullmaktsformulär och poströstningsformulär tillgäng- liga på bolagets webbplats. föreslår att kravet på tillhandahållande av handlingar ska omfatta även publika aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en handelsplattform. Skälen för regeringens förslag: För att aktieägarna ska kunna utöva sina rättigheter på bolagsstämman är det viktigt att bolaget tillhandahåller dem relevanta handlingar före stämman. Artikel 5.4 i direktivet reglerar ett bolags skyldighet att hålla information tillgänglig på sin webbplats. I direktivet sägs att bolaget senast före bolagsstämman och fram till och med dagen för stämman ska tillhandahålla aktie- ägarna, förutom kallelsen, följande handlingar och uppgifter på sin webb- plats: de handlingar som ska läggas fram på stämman, förslag till beslut i ärenden och, i förekommande fall, de formulär som ska användas vid röstning med fullmakt eller per post. De handlingar som ska läggas fram som beslutsunderlag i ett visst ärende ska enligt aktiebolagslagen hållas tillgängliga för aktieägarna hos bolaget minst före bolagsstämman. Handlingarna ska också skickas kostnadsfritt till de aktieägare som begär det och anger sin post- adress. Exempel på handlingar som ska hållas tillgängliga inför årsstäm- man är redovisningshandlingar och revisionsberättelse (7 kap. 25 §). Det finns även krav på tillhandhållande av handlingar i de fall stämman ska fatta vissa slags beslut, t.ex. om nyemission eller fusion. Tidsfristen för tillhandahållandet av handlingar inför bolagsstämman bör ändras från minst före stämman för noterade aktie- bolag. Handlingarna bör hållas tillgängliga på bolagets webbplats. Som anför bör det också framgå av aktie- bolagslagen att de formulär som ska användas vid röstning med använd- ning av fullmakt eller vid poströstning ska hållas tillgängliga på bolagets webbplats. Även formulären bör hållas tillgängliga där före stämman. En särskild fråga är vilken betydelse det får om det på grund av t.ex. ett tekniskt fel på bolagets webbplats inte har varit möj- ligt att ta del av handlingarna inför bolagsstämman. Enligt regeringens mening behövs inte någon särskild reglering om det. Som Hovrätten för Nedre är inne på omfattas en sådan situation av vad som all- mänt gäller om fel i kallelse (se 7 kap. 26 § samt 50 och 51 §§). Varje avbrott på bolagets webbplats bör inte leda till att en utlyst stämma blir obehörig att fatta beslut, om bolaget i övrigt följt reglerna om kallelse och tillhandahållande av handlingar på i aktiebolagslagen eller bolags- ordningen föreskrivet sätt. Alla publika aktiebolag är inte skyldiga att ha en webbplats. Lag- ändringarna bör därför i första hand ta sikte på noterade aktiebolag. Rätten att delta i bolagsstämman i ett Regeringens förslag: Ett avstämningsbolag ska inte längre kunna ange i bolagsordningen en senare tidpunkt för när en aktieägare senast ska vara införd i aktieboken för att ha rätt att delta i bolagsstämman än femte vardagen före stämman. Promemorians förslag: Överensstämmer med regeringens förslag (se promemorian s. 69 f.). Remissinstanserna: De flesta remissinstanser tillstyrker förslaget eller lämnar det utan invändning. Utredningen om ett enklare aktiebolag och anser att de avstämningsbolag som inte omfatt- as av direktivet bör ha kvar möjligheten att i bolagsordningen bestämma en senare avstämningsdag. Enligt och , numera , bör avstämningsdagen förlägg- as före bolagsstämman. Skälen för regeringens förslag: I 7 kap. 2 § anges vem som har rätt att utöva en aktieägares rätt på bolagsstämman. I avstämningsbolag dvs. aktiebolag vars aktier är registrerade i ett s.k. avstämningsregister, däribland de bolag som direktivet omfattar tillkommer rätten den som är införd i aktieboken före stämman. I bolagsordningen får det anges att rätten till deltagande i stämman ska avgöras med hänsyn till förhållandena . Den relevanta dagen brukar benäm- nas avstämningsdag. Enligt artikel 7.3 i direktivet ska avstämningsdagen vara densamma för de aktiebolag som omfattas av direktivet. Möjligheten att i bolagsord- ningen bestämma att avstämningsdagen ska infalla senare än fem vardag- ar före bolagsstämman bör därför slopas för dessa bolag. Ett par remissinstanser anser att andra avstämningsbolag än de som omfattas av direktivet även i fortsättningen bör kunna avvika från huvud- regeln. Detta skulle enligt remissinstanserna ge en större flexibilitet för bolagen. Enligt regeringens mening väger dock intresset av att reglering- en utformas så enkelt som möjligt för aktieägarna tyngre. Dessutom används möjligheten att bestämma en senare avstämningsdag än fem var- dagar före stämman sällan. Möjligheten bör därför tas bort för alla avstämningsbolag. Enligt direktivet får avstämningsdagen inte infalla tidigare än före bolagsstämman. Inom denna ram överlåter direktivet åt medlems- staterna att bestämma hur långt före stämman som avstämningsdagen ska infalla. Enligt aktiebolagslagen infaller avstämningsdagen i avstämnings- bolag före stämman. Direktivet föranleder alltså inte någon ändring i detta avseende. och föreslår att avstäm- ningsdagen ska tidigareläggas före bolagsstämman. Som skäl anges att en tidigare avstämningsdag ger värdepappersförvararen möjlighet att tillåta rösträttsregistrering efter avstämningsdagen utan att bolagets tid att vidta praktiska arrangemang inför stämman försämras. Som de två remissinstanserna anför skulle en tidigare avstämningsdag underlätta förvaltarnas kontroll av att aktieägarna verkligen är aktieägare Prop. 2009/10:247 på avstämningsdagen. En sådan förändring medför dock även vissa nackdelar. Bland annat får aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade en något på sig för den rösträttsregistrering som krävs för att få delta i bolags- stämman. De skäl som har förts fram för att tidigarelägga avstämningsdagen är enligt regeringens mening inte tillräckligt starka för att ändra den ordning som har gällt . 9 Användningen av informationsteknik Regeringens bedömning: Svensk rätt uppfyller direktivets krav om möjlighet att delta i bolagsstämman med användning av elektroniska hjälpmedel. Promemorians bedömning: Överensstämmer med regeringens bedömning (se promemorian s. 73). Remissinstanserna: De flesta remissinstanser lämnar bedömningen utan invändning. påtalar vikten av att den som röstar elektroniskt kan identifieras. Skälen för regeringens bedömning: Enligt artikel 8 i direktivet ska det inte finnas något rättsligt hinder mot att ett bolag använder sig av modern kommunikationsteknik vid anordnandet av bolagsstämman. Det gäller bl.a. stämmor där aktieägarna deltar genom elektronisk uppkopp- ling och elektronisk omröstning. Användningen av informationsteknik vid eller i anslutning till bolags- stämman är i första hand en fråga för det enskilda bolaget (jfr prop. 2004/05:85 s. 300 f.). Det åvilar t.ex. stämmans ordförande att se till att aktieägare som är närvarande på distans identifieras på ett säkert sätt. Det finns inte några lagregler som förhindrar eller försvårar användningen av informationsteknik. Om den tekniska utvecklingen ger anledning till det, kan behovet av lagändringar behöva övervägas på nytt. Direktivet föranleder i nu aktuell del alltså inte några lagändringar. 10 Ombud vid bolagsstämman Regeringens förslag: En aktieägare som äger aktier i ett avstämnings- bolag ska kunna utöva sin rätt på bolagsstämman genom två eller flera ombud, varvid varje ombud får utöva de rättigheter, bl.a. rösträtt, som hänför sig till en viss andel av aktierna. En fullmakt att vid en bolagsstämma företräda en aktieägare i ett avstämningsbolag ska gälla i högst från utfärdandet. Promemorians förslag: Överensstämmer delvis med regeringens för- slag (se promemorian s. 79 f.). I promemorian föreslås att rätten att utse flera ombud ska begränsas till aktieägare med flera förvaltarregistrerade aktieinnehav. Promemorian saknar förslag om att en fullmakt att före- träda en aktieägare i ett avstämningsbolag ska kunna gälla . Remissinstanserna: De flesta remissinstanser tillstyrker promemo- rians förslag eller lämnar det utan invändning. föreslår att möj- ligheten att utse flera ombud ska gälla för samtliga aktieägare i ett avstämningsbolag, oavsett om aktierna är förvaltarregistrerade eller inte. bör aktieägare få utfärda fullmakter utan tidsbegränsning. , och anser att hanteringen av fullmakter som utfärdats av aktie- ägare som har sina aktier förvaltarregistrerade bör förenklas. Hovrätten för Nedre anser att det bör övervägas en lagregel om att bolaget är skyldigt att erbjuda aktieägarna ett sätt att underrätta bolaget på elekt- ronisk väg om vem som har utsetts till ombud. Skälen för regeringens förslag En aktieägare ska i vissa fall kunna företrädas av flera ombud I ett avstämningsbolag förekommer inte några aktiebrev eller motsvaran- de handlingar (4 kap. 5 § lagen [1998:1479] om kontoföring av finansi- ella instrument; kontoföringslagen). Aktierätten är i stället knuten till registrering på ett avstämningskonto. Bestämmelser om kontoföring finns i kontoföringslagen. Avstämningsregister för kontoföring av äganderätt till aktier och andra finansiella instrument förs av auktoriserade centrala värdepappersförvarare. är den enda centrala värde- pappersförvararen i . I avstämningsregistret kan aktierna registreras på ett avstämningskonto i aktieägarens namn (direktregistrering). Det är också möjligt att i stället för ägaren anteckna exempelvis en bank som har fått ägarens uppdrag att förvalta aktierna (förvaltarregistrering). Enligt artikel 10.2 andra stycket i direktivet får medlemsstaterna begränsa antalet personer som en aktieägare får utse till ombud att utöva aktieägarens rätt vid bolagsstämman. Om en aktieägare innehar aktier i ett bolag på mer än ett värdepapperskonto, ska enligt direktivet begräns- ningen emellertid inte hindra aktieägaren från att utse ett ombud för aktierna på varje värdepapperskonto i samband med en viss stämma. Syftet med den sistnämnda bestämmelsen är att underlätta för stora institutionella aktieägare, vilka ofta anlitar många förvaltare, att delta i stämmor genom ombud. Begreppet värdepapperskonto (eng. securities account) definieras inte i direktivet. En aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman får enligt aktiebolagslagen utöva sin rätt vid stämman genom ett, men inte flera, ombud (7 kap. 3 §). För att uppfylla direktivets krav måste det göras en ändring i aktiebolagslagen. Utgångspunkten bör även fortsätt- ningsvis vara att en aktieägare inte får utse flera ombud för att utöva rättigheter som hänför sig till samma aktier. Ett ombud bör alltså bara kunna företräda en viss andel av aktierna. Enligt promemorian bör möjligheten att utse flera ombud begränsas till ett ombud för varje förvaltarregistrerat innehav. Som redovisas ovan är rätten att utse flera ombud i direktivet emellertid knutet till att aktie- ägaren har sitt aktieinnehav på flera värdepapperskonton. Vidare torde som anför en modell som gör skillnad på olika sätt att förvara aktierna medföra att den s.k. bolagsstämmoaktieboken måste förses med uppgift huruvida ett visst aktieinnehav helt eller delvis är förvaltarregist- rerat eller inte. Detta leder till en ökad kostnad för bolagen. Enligt regeringens mening bör rätten att utse flera ombud inte heller göra skill- nad mellan aktier som är förvaltarregistrerade och aktier som är direkt- registrerade. Den mest praktiska lösningen torde i överensstämmelse med vad föreslår vara att en aktieägare som äger flera aktier i ett avstämningsbolag får företrädas av flera ombud. m.fl. anför med anledning av det utkast till lagtext som remitterades att det inte bör ställas något krav på att en aktieägare som företräds av flera ombud ska precis- era i fullmakten vilken andel av aktierna respektive fullmakt avser. och anför måste det emell- ertid vid bolagsstämman stå klart för bolaget vilka aktier ett visst ombud företräder. Detta utesluter inte att fullmakten hänvisar till någon annan handling som ger erforderlig klarhet. Härvid kan undantagsvis uppkom- ma situationer då ingivna fullmakter inte är förenliga med aktieägarens innehav enligt aktieboken, t.ex. genom att två fullmakter tycks avse sam- ma aktier. Situationer av det slaget, som i praktiken kan förekomma , får lösas i tillämpningen. Direktivet omfattar inte alla avstämningsbolag; det finns omkring 900 andra avstämningsbolag än sådana som är noterade aktiebolag. Visser- ligen finns det, bl.a. mot bakgrund av frågan huruvida det ska anses till- låtet för en aktieägare som har flera aktier i ett bolag att rösta på olika sätt för sina aktier, skäl att inte låta den nya möjligheten gälla aktieägare i alla aktiebolag. är inne på är det dock naturligt att aktie- ägare i avstämningsbolag behandlas lika. Rätten att utse flera ombud bör alltså gälla alla avstämningsbolag. En fullmakt att utöva en aktieägares rätt vid bolagsstämman gäller högst från utfärdandet (7 kap. 3 §). gällde en sådan fullmakt i högst . Syftet med den korta giltighetstiden som är förenlig med direktivet, se artikel 10.2 första stycket är att ge aktieägaren tillfälle att åtminstone en gång ompröva fullmakten. Några remissinstanser med erfarenheter av den praktiska hanteringen av fullmakter i anslutning till bolagsstämmor i större aktiebolag, bl.a. , föreslår att fullmaktens giltighetstid ska förlängas. motsätter sig en sådan förändring under åberopande av att en ettårig giltighetstid uppmuntrar aktieägarna att vara aktiva och engagerade. Remissinstanserna som förespråkar en längre giltighetstid anser bl.a. att den gällande tidsbegränsningen innebär onöd- iga kostnader och arbete för aktieägarna, förvaltarna och bolagen. Sedan fullmaktens giltighetstid begränsades till har antalet insti- Prop. 2009/10:247 tutionella utländska ägare ökat kraftigt i de noterade aktiebolagen. förvaras dessa institutioners aktier av en kedja av svenska och utländska förvaltare, depåbanker och andra mellanhänder. Därmed har bolagens arbete med att granska och godkänna fullmakter ökat avsevärt. Som remissinstanserna anför skulle det underlätta för alla inblandade om en fullmakt att rösta m.m. på bolagsstämma, i likhet med fullmakter i all- mänhet, kunde utfärdas för än . Även om fullmakten i sig inte behöver förnyas , omprövar aktieägaren ändå på sätt och vis fullmakten inför varje bolagsstämma. Det ligger i sakens natur att den aktieägare som tänker utöva sina rättig- heter vid stämman genom ett ombud också lämnar instruktioner till En fullmakt kan dessutom när som helst återkallas enligt all- männa fullmaktsrättsliga regler. Enligt regeringens mening finns det sammantaget övervägande skäl för att ge aktieägaren en möjlighet att bestämma en längre giltighetstid än ett Huvudregeln bör alltjämt vara att fullmakten gäller från utfär- dandet, om inte annat anges i fullmakten. En fullmakt bör dock aldrig Möjligheten att bestämma en längre giltighetstid för fullmakten bör lämpligen gälla aktieägare i avstämningsbolag. Medlemsstaterna ska enligt artikel 11.1 tillåta aktieägarna att utse ett ombud på elektronisk väg. Så är fallet enligt svensk rätt. sålunda undertecknas med avancerad elektronisk signatur (1 kap. 13 § Direktivet anger i nämnda artikel vidare att ett aktiebolag, som godtar att en aktieägare underrättar bolaget på elektronisk väg om vem som aktieägaren har utsett till ombud, också är skyldigt att erbjuda sina aktieägare ett elektroniskt sätt att lämna underrättelsen på. ställer inte upp något krav på att aktieägaren ska underrätta bolaget om vem som har utsetts till ombud, utöver att fullmakten ska visas upp för bolaget (jfr 7 kap. 2 § andra stycket). Inte heller i den delen föranleder direktivet därför några lagändringar. Hanteringen av fullmakter utfärdade av aktieägare vars aktier är förening anser att de noterade aktiebolagens hantering av fullmakter utfärdade av aktieägare vars aktier är förvaltarregistrerade är onödigt betungande för bl.a. bolagen. De föreslår därför att regelverket kring full- makter förenklas eller att frågan utreds närmare. bör det övervägas t.ex. om det kunde vara tillräckligt att ombudet visar upp en av förvaltaren utfärdad fullmakt och en röstningsinstruktion från Som remissinstanserna uppmärksammat är det en tidsödande och grannlaga uppgift för ett aktiebolag med många utländska aktieägare att inför bolagsstämman granska fullmakter, registreringsbevis m.m. Rege- Prop. 2009/10:247 ringen föreslår därför ovan att en fullmakt ska kunna gälla i Vidare föreslås en ny ordning för poströstning, avsedd att användas av bl.a. utländska ägare. Enligt regeringens bedömning finns det inte anledning att överväga någon ytterligare för- ändring av regelverket. Regeringens förslag: Ett aktiebolag ska få ange i bolagsordningen att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt per post eller att styrelsen inför en bolagsstämma får besluta om att aktieägarna ska kunna göra Insamling av fullmakter som bolaget anordnar ska förenklas något. Promemorians förslag: Överensstämmer huvudsakligen med rege- ringens förslag (se promemorian s. 82 f.). I promemorian föreslås en mer långtgående förenkling av fullmaktsinsamlingen. Bland annat ska, enligt promemorian, förbudet för styrelsen att som ombud föreslå den som är styrelseledamot eller verkställande direktör i bolaget tas bort. Remissinstanserna: De flesta remissinstanser tillstyrker promemori- ans förslag eller lämnar det utan invändning. Hovrätten för Nedre Norr- land och betonar vikten av att det går att säkert fastställa aktieägarens identitet och inställning vid poströstning och vid röstning med fullmakt. anser att möjligheten till fullmaktsinsamling som aktiebolaget anordnar inte längre behövs. Enligt bör styrelsen inte heller fortsätt- ningsvis, vid insamling av fullmakter som bolaget anordnar, som ombud få föreslå den som är styrelseledamot eller verkställande direktör i bolag- Skälen för regeringens förslag En möjlighet att anordna poströstning Enligt artikel 12 i direktivet ska ett aktiebolag tillåtas att erbjuda sina aktieägare möjlighet att avge sina röster i förväg genom att rösta per En aktieägare som inte är personligen närvarande vid bolagsstämman kan enligt aktiebolagslagen rösta genom ett ombud. insamling av fullmakter för sådana ombud inte anordnas av bolaget. bolagsordningen får det dock anges att styrelsen får tillhandahålla ett fullmaktsformulär som aktieägarna kan använda för att ge en viss av styrelsen angiven person fullmakt att företräda dem på stämman i de frågor som anges i formuläret (7 kap. 3 och 4 §§). Den nämnda ordningen för insamling av fullmakter som bolaget anordnar fungerar i mångt och mycket som poströstning (jfr prop. 2004/05:85 s. 297 f.). Den principiella skillnaden är att en aktieägare vid användning av en fullmakt befullmäktigar ett ombud att närvara och utöva rösträtten vid bolagsstämman, medan aktieägaren vid poströstning avger sin röst i förväg direkt till bolaget för att räknas vid omröstningen på stämman. För att genomföra direktivet måste regler om poströstning tas in i aktie- bolagslagen. Ett bolag som avser att använda sig av möjligheten att tillåta post- röstning bör kunna ange i bolagsordningen att aktieägarna alltid får utöva sin rösträtt genom att poströsta eller att styrelsen anförtros att inför varje bolagsstämma ta ställning till om den möjligheten ska erbjudas aktie- ägarna. Vid poströstning bör användas ett formulär som bolaget utformar och håller tillgängligt för aktieägarna. I formuläret bör det hänvisas till de framlagda förslagen till beslut som de anges i förslaget till dagordning för bolagsstämman (jfr 7 kap. 24 § andra stycket). Hovrätten för Nedre framhåller måste vid poströst- ning aktieägarens identitet och inställning kunna fastställas på ett säkert sätt. Bolagsstämmans ordförande är skyldig att se till att så är fallet, oav- sett på vilket sätt omröstningen anordnas. Förutsättningen behöver enligt regeringens mening inte komma till uttryck i lagen. Det finns inte heller i övrigt skäl att närmare reglera användningen av poströstning. Det bör i stället överlåtas till praxis att avgöra exempelvis hur stämmans ordföran- de bör hantera en situation i vilken ändrade förhållanden ger anledning att anta att den avgivna poströsten inte längre överensstämmer med aktie- ägarens vilja. Poströstning bör få användas i alla aktiebolag, även om behovet av poströstning främst torde finnas hos aktiebolag med många aktieägare. Den befintliga ordningen för insamling av fullmakter på bolagets bekost- nad har, som anmärks ovan, i praktiken samma funktion som den före- slagna ordningen för poströstning. För flertalet aktieägare kommer för- modligen skillnaden mellan att avge sina röster med användning av ett fullmaktsformulär som bolaget tillhandahåller och en poströst att framstå som liten. föreslår av det skälet att möjligheten till fullmaktsinsamling tas bort.