prop · GX03175 · 2010-03-23 00:00:00 — Varje myndighet ansvarar även för att följa bestämmelserna i förordningen (2001:526) om statliga myndigheters ansvar att göra sina lokaler, information och verksamhet tillgänglig för personer med funktionsnedsättning. En viktig utgångspunkt för likvärdig service är att myndigheterna tar hänsyn till skilda behov och förut- sättningar med anledning av mångfalden i det svenska samhället. regleras t.ex. rätten att använda minoritetsspråk hos förvaltningsmyndigheter i lagen (2009:724) om nationella minoriteter och minoritetsspråk. Genom ny teknik kan service lämnas i många former utifrån medborgarnas och företagens behov. Internettjänster och en väl fungerande telefoniservice är ett viktigt komplement till det personliga mötet. För många är sådana tjänster förstahandsalternativet för myndighetskontakterna. Eftersom varje myndighet bör ha god kunskap om medborgarnas och företagens behov på det egna området är de också bäst skickade att bedöma hur servicen bör tillhandahållas. Detta förutsätter dock att myndigheten arbetar med att tillvarata synpunkter från medborgare och företag. Detta är viktigt också ur ett rättssäkerhets- och effektivitets- perspektiv (se även avsnitt 7.3). har regeringen ett övergripande ansvar för att den offentliga servicens tillgänglighet och kvalitet är så långt möjligt likvärdig över hela landet och för alla medborgare och företag. Därför behöver regeringen en bättre överblick över hur den offentliga servicen ser ut och utvecklas. Genom bättre uppföljningssystem skapas förutsättningar för en mer helhetsinriktad och samlad styrning av serviceutvecklingen i myndigheterna. Denna fråga behandlas närmare i avsnitt 7.2. Ett kostnadseffektivt sätt att upprätthålla en god samhällsservice i hela landet är att myndigheter med behov av lokal närvaro i högre grad samverkar. En ökad samverkan underlättar också myndighetskontakterna för medborgare och företag. Även dessa frågor behandlas närmare i avsnitt 7.2. Lokal service i samverkan Regeringens bedömning: Den samverkan som inletts mellan myndigheter med behov av lokal närvaro bör utvidgas och fördjupas. Ett långsiktigt mål bör vara att grundläggande lokal statlig service kan förmedlas via gemensamma servicekontor eller andra gemensamma kontaktpunkter. Utvecklingen av den lokala statliga servicen bör ske i dialog med berörda kommuner och möjligheterna till samordnade service- lösningar bör övervägas när så är lämpligt. En ökad samverkan mellan offentlig och kommersiell service är viktig för att skapa attraktiva miljöer i gles- och landsbygder och uppmärksammas i regeringens strategi för att stärka utvecklings- kraften i landsbygder. Utvecklingen av myndigheternas service bör följas upp på ett samlat sätt så att regeringen kan göra en helhetsbedömning och vid behov ställa tydligare service- och tillgänglighetskrav på berörda myndig- heter. Utredningens förslag och bedömning: Förslag och bedömning från utredningen av lokal service i samverkan (bilaga 12) överensstämmer delvis med regeringens bedömning. Remissinstanserna: En majoritet av remissinstanserna är positiva till de principförslag som presenteras i delbetänkandet. En majoritet av remissinstanserna är också positiva till förslaget att ge , och i uppdrag att samråda med berörda kommuner. De tolv kommuner som yttrat sig i frågan stöder förslaget; dock påpekas vikten av lokal anpassning och att ansvars- gränserna inte urholkas. Kommuner och Landsting samt Hela ska leva stöder förslaget. Även länsstyrelserna ställer sig positiva men anser att länsstyrelsernas medverkan i processen bör tydliggöras. Remissinstanserna anser att det i grunden är positivt med en gemensam servicestruktur. Kommunerna, Småkom och landstingen ställer sig bakom den föreslagna strukturen. Även länsstyrelserna är till övervägande del positiva. i anser dock att det inte lämnas tillräckligt utrymme för regionala variationer. i anser att man borde fört en diskussion om vilken typ av tjänster som kräver en fysisk tillgänglighet som samhället bör medverka till att uppnå. efterlyser konkreta förslag på hur frågor om arkiv och dokumenthantering ska lösas. Handikappförbunden och betonar vikten av personligt stöd. och avstyrker förslagen och Arbetsförmedlingen ställer sig avvaktande. En majoritet av remissinstanserna tillstyrker förslagen om service- kontor. Kommunerna, länsstyrelserna, Transportstyrelsen, Företagarna, , och Folkbildnings- rådet är i stort positiva. anser att det är oklart vem som avgör vilka myndigheter som ska finnas representerade på ett service- kontor. Kammarkollegiet anser att det krävs en precisering av vilka tjänster som åsyftas. anser att tidigare erfarenheter måste ser svårigheter med att hitta samarbetsformer som involverar landets 290 kommuner. Försäkrings- kassan och avstyrker förslaget. Arbetsförmedlingen ställer sig avvaktande och anser att förslaget kan utgöra ett hinder för den pågående utvecklingen. I frågan om servicepunkter synes kommunerna något splittrade även om en majoritet tillstyrker. En majoritet av länsstyrelserna stöder förslaget. i undrar om inte behovet av denna typ av lösningar minskar i takt med ökat datorinnehav. Ideella organisationer är positiva. anser att mobila lösningar är att föredra. Vad gäller utredningens skiss till ett tydligare styrsystem ställer sig en klar majoritet av remissinstanserna bakom förslaget. Dock avstyrks förslaget av , och Arbetsförmedlingen. Datainspektionen ser en risk för minskat integritetsskydd då myndighets- gränser suddas ut. De kommuner som kommenterat förslaget om länsstyrelsernas roll är splittrade, bl.a. måste förslaget enligt flera förtydligas angående sam- ordningsrollen. och anser att framtida regionkommuner bör delta i diskussionen. Arton av nitton länsstyrelser som kommenterat förslaget är positiva. Företagarna, , , och i tillstyrker. Kommuner och Landsting anser att de uppgifter som föreslås läggas på länsstyrelserna i stället bör läggas på självstyrelseorgan, kommunala samverkansorgan och kommande regionkommuner. Även förordar regionala självstyrelseorgan. , och tillstyrker. anser att kommuner och myndigheter själva kan ansvara för uppgifterna. Kammarkollegiet anser att detaljutformningen bör ligga på myndigheterna själva. , och Arbetsförmedlingen avstyrker förslaget då myndigheternas regionala organisation följer en annan indelning än länens, vilket de menar kommer att leda till svårigheter i styrningen om förslaget genomförs. Skälen för regeringens bedömning: Ökad lokal samverkan är nödvändig för att upprätthålla en god offentlig service i hela landet. Regeringen ser positivt på de olika samverkansinitiativ som tagits , inte minst genom de gemensamma service- och samverkans- kontor som inrättas av , och Arbetsförmedlingen samt även . Det är angeläget att erfarenheterna från den myndighetssamverkan som inletts tas till vara när denna samverkan vidgas och fördjupas till att omfatta flera myndigheter med omfattande medborgarkontakter. Även myndigheter utan lokal närvaro bör på olika sätt kunna dra nytta av den gemensamma statliga infrastruktur som ett nät av statliga servicekontor kan sägas utgöra. Det är dock viktigt att det tydligt framgår vilka uppgifter dessa kontor har behörighet att själva hantera och i vilka frågor man endast ska fungera som en ingång till andra statliga myndigheter. Det är härvid av stor vikt att arbetsgivar- ansvaret för berörda arbetstagare klargörs. Förändringarna i de stora myndigheternas kontorsstrukturer är om- fattande och genomförs i snabb takt. Från kommunalt håll har dock framförts att detta sker till priset av en bristande information till och dialog med berörda kommuner. Kommunerna svarar för en betydande del av den medborgarnära offentliga servicen. Medborgarna och företagen vill ha en god offentlig service oavsett om den tillhandahålls av stat eller kommun. Det finns ett flertal former för samverkan mellan statliga myndigheter och verksamhet. Som exempel kan nämnas den finansiella samverkan som sker på rehabiliteringsområdet där och Arbetsförmedlingen samverkar med kommuner och landsting i syfte att uppnå ett effektivt stöd till personer som står långt från arbetsmarknaden. Regeringen anser att behoven av samordning avgörs av verksamhetens art och medborgarnas och företagens behov. När så är lämpligt bör statliga myndigheter söka samarbete med kommuner i syfte att öka tillgängligheten och effektiviteten i den offentliga servicen. Det är angeläget att den fortsatta utvecklingen av den lokala statliga servicen sker i dialog med kommunerna och att de möjligheter och det intresse som finns av samordnade servicelösningar mellan stat och kommun tas till vara. Utredningen har föreslagit att regeringen uppdrar åt , och Arbetsförmedlingen att samråda med berörda kommuner i samband med förändringar i sina kontorsnät. Regeringen konstaterar att en sådan samrådsskyldighet redan föreligger. I förordningen (2007:713) om regionalt tillväxtarbete föreskrivs att de statliga myndigheterna, när verksamhetsminskningar övervägs, ska samråda med andra berörda statliga myndigheter, kommuner, landsting, näringsliv och organisationer om möjligheter att genom samordning eller samverkan upprätthålla eller utveckla verksamheten. Det är angeläget att trygga den offentliga servicen på landsbygden. För landsbygdens utveckling är det viktigt att goda förutsättningar skapas för såväl den offentliga som den kommersiella servicen. I regeringens strategi för att stärka utvecklingskraften i landsbygder (skr. 2008/09:167) pekar regeringen på att nya former för samverkan mellan offentlig och kommersiell service bör utvecklas. Regeringen har gett i uppdrag till länsstyrelser och berörda regionala självstyrelseorgan samt samverkansorgan, att utarbeta regionala serviceprogram. Programmen tas fram i breda regionala partnerskap och ska bl.a. fokusera på samverkans- lösningar mellan kommersiell och offentlig service. Programmen ska genomföras 20102013. Regeringen saknar en samlad bild av hur de statliga myndigheternas tillgänglighet och service ser ut i olika delar av landet. Även om varje myndighet har ett ansvar för sin serviceutveckling har regeringen ett övergripande ansvar att säkerställa att alla har en likvärdig tillgång till myndighetsservice. Regeringen behöver underlag för att göra en helhetsbedömning av de förändringar som sker i myndigheternas sätt att tillhandahålla service. Länsstyrelserna har i uppgift att arbeta sektorsövergripande och följa tillståndet i länet och samordna olika samhällsintressen och myndigheters insatser inom de områden som framgår av instruktion. länsstyrelserna i och i uppdrag att ta fram Prop. 2009/10:175 ett kunskapsunderlag om den offentliga servicens utformning i respektive län (dnr Fi2009:3414). I underlaget ska en beskrivning ges över dels tillgängligheten till den offentliga servicen lokalt och regionalt, dels samordningen mellan och statlig service. Länsstyrelserna har redovisat sina uppdrag till regeringen (dnr Fi2009/3414). Utvecklingen av myndigheternas service bör följas upp på ett samlat sätt så att regeringen kan göra en helhetsbedömning och vid behov ställa tydligare service- och tillgänglighetskrav på berörda myndigheter. Formerna för en sådan uppföljning behöver övervägas ytterligare. De bedömningar som regeringen här gör avser den allmänna inriktningen av det fortsatta arbetet med att utveckla lokal service i samverkan. Behoven av ytterligare åtgärder kommer att övervägas i den fortsatta beredningen av utredningens slutbetänkande Se medborgarna för bättre offentlig service (SOU 2009:92), som lämnades och är föremål för remissbehandling. I slutbetänkandet har utredningen utvecklat och preciserat de principförslag som lämnades i delbetänkandet. 7.3Dialog med medborgare och företag Regeringens bedömning: Det är medborgarna och företagen som ytterst avgör om förvaltningen har god service och kvalitet i sina tjänster, om den uppfattas som tillgänglig och om de statliga regelverken är enkla och ändamålsenliga. Myndigheterna bör därför involvera medborgare, brukare, företag och övriga intressenter i sin verksamhetsutveckling. Genom att bättre analysera medborgarnas och företagens frågor och synpunkter bör myndigheterna kunna förenkla sina regelverk och ansökningsförfaranden m.m., göra handläggningstider mer förutsägbara och kortare och minska medborgarnas och företagens kostnader för att följa statliga regler. Bakgrund: Statskontoret har haft regeringens uppdrag att utifrån statliga myndigheters befintliga undersökningar göra en sammanställning och analys av hur medborgare och företag uppfattar statsförvaltningen. Av Statskontorets rapport (Statskontoret 2009:1) framgår att sex av tio statliga myndigheter löpande genomför någon form av undersökning för att ta reda på hur myndigheten och dess verksamhet uppfattas av medborgare och företag. Någon samlad bild av hur medborgare och företag uppfattar förvaltningen kan Statskontoret inte ge då myndigheternas undersökningar är alltför olika för att på ett meningsfullt sätt kunna sammanställas. Regeringen gav och ett femtiotal myndigheter i uppdrag att ta fram underlag för regeringens handlingsplan för regelförenkling för företag. Planen har uppdaterats och omfattade totalt över 940 förenklingsåtgärder (skr. 2008/09:206). (tidigare ) har på regeringens uppdrag genomfört mätningar av företagens administrativa kostnader för att följa statliga regler. Det innefattar lagar, förordningar och myndigheters föreskrifter. Kostnaderna uppgick till och mätningarna uppdateras . Mätningarna bygger på djupintervjuer med ca 3 000 företag, som också givits tillfälle att lämna förenklings- förslag. Resultaten från mätningarna har använts som underlag för att identifiera förenklingsåtgärder. Samråd med näringslivet har också genomförts av departement och myndigheter i syfte att inhämta synpunkter på statliga regelverk och att ge möjlighet att lämna konkreta förslag. Organisationen Företagarna genomför en myndighetsrankning. Av undersökningen framgår att undersökta myndigheter blir allt bättre på att bemöta och ge service till småföretagen. Tidigare studier av dåvarande Verket för näringslivsutveckling () visar dock att många företag upplever att myndighetskontakter är ett ganska stort eller mycket stort hinder för tillväxt. Av studien framgår t.ex. att av de tillfrågade anser att det är ett mycket eller ganska stort hinder att det tar tid att fylla i blanketter och ta fram den information som krävs. Av studien framgår vidare att anser att långa handläggningstider är ett mycket eller ganska stort hinder. Regeringen tillsatte ett projekt inom med uppgift att i försöksverksamhet inom målet fler och växande företag utveckla arbetsformer och regeringens styrinstrument för en helhetsinriktad styrning utifrån ett företags- och medborgar- perspektiv (dnr Fi2007/9781). Projektet syftade till att med utgångspunkt i företagarens vardag utveckla regeringens styrning av vissa myn- digheter. Projektet har i en försöksverksamhet tillsammans med utarbetat en metod för att analysera och förstå företagarnas frågor som inkommit via telefon och e-post. Genom att identifiera och reducera sådan efterfrågan som är relaterad till bl.a. svårbegripliga blanketter eller e-tjänster kan onödigt merarbete för såväl medborgare och företag som myndigheten undvikas. En annan viktig del av försöksverksamheten har gällt hur myndighetens faktiska handläggnings- tider kan kommuniceras i syfte att underlätta företagarnas planering och framförhållning. Skälen för regeringens bedömning: Det är medborgarna och företagen som ytterst avgör om förvaltningen har god service och kvalitet i sina tjänster och om den uppfattas som tillgänglig. Det är viktigt att medborgare och företag upplever kontakten med förvaltningen som enkel samt att myndigheterna är öppna och förändringsbenägna. Erfarenheterna visar att synpunkter från medborgare och företag kan vara till stor nytta i myndigheternas verksamhetsutveckling. Att ta till vara medborgares och företags synpunkter är till stor nytta i den egna verksamhetsutvecklingen. Att inhämta sådana synpunkter bidrar också i sig till att förbättra myndigheternas anseende och legitimiteten i deras verksamhet hos medborgare och företag. Innan myndigheter beslutar föreskrifter eller allmänna råd ska myndigheten utreda kostnadsmässiga och andra konsekvenser samt upprätta konsekvensutredningar i enlighet med förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. De som berörs ska ges tillfälle att yttra sig i frågan och om konsekvensutredningen i syfte att uppnå ändamålsenlighet och Prop. 2009/10:175 legitimitet. Om en myndighet bedömer att det saknas skäl att genomföra en konsekvensutredning får myndigheten besluta föreskrifter eller allmänna råd utan att vidta dessa åtgärder. En sådan åtgärd ska dokumenteras. Företagens administrativa kostnader för att följa statliga regler måste kontinuerligt minska. Regelförenklingsarbetet syftar i grunden till att utforma regler, processer och förfaranden så att de är bättre anpassade till företagens villkor och verklighet. Vänte- och handläggningstider liksom service och bemötande hos myndigheter utgör viktiga beståndsdelar i arbetet. Föreskrifter och allmänna råd kan behöva förändras för att de ska bli lättare att följa. I andra fall kan företagens administrativa kostnader minska genom bättre utformad information och ökad tillgänglighet. Nyttan och effekten av en tjänst uppstår i hög grad när den används. Det är därför viktigt att myndigheterna inkluderar användarna dels vid utformning av själva tjänsten för att därmed säkerställa att den är så enkel som möjligt att använda, dels vid planering av vilka tjänster som ska tillhandahållas. Detta kan t.ex. åstadkommas genom användandet av servicedialoger, som används vid flera myndigheter. Det är angeläget att myndigheternas arbete med servicedialoger och brukarundersökningar utvecklas. Det bör vara självklart att myn- digheterna i sin verksamhetsutveckling använder sig av undersökningar av medborgares och företags behov av och synpunkter på förvaltningens tjänster. Det är här, som i andra sammanhang, angeläget att under- sökningarna utformas på ett sådant sätt att de är så lite betungande som möjligt för de deltagande medborgarna och företagen. Regeringen avser följa såväl myndigheternas fortsatta arbete med sådana undersökningar, som myndigheternas resultat i undersökningarna. Regeringen avser att inom ramen för ett mer utvecklat system för förvaltningspolitisk uppföljning pröva hur medborgarnas och företagens synpunkter kan tillvaratas bättre (se avsnitt 5.6). Genom att bättre analysera medborgarnas och företagens frågor och synpunkter kan myndigheter bl.a. förbättra arbetsprocesserna så att handläggningstider blir mer förutsägbara och kortare. Mycket tyder på att den ansats och metod som utvecklats i det ovan under rubriken beskrivna projektet i kan vara tillämpbar i verk- samheter som i likhet med handlägger stora ärendevolymer. Därför bör erfarenheterna spridas och formerna för detta övervägs i . 7.4Enklare att hantera varor och tjänster elektroniskt Regeringens bedömning: Statliga myndigheter bör senast vid utgången av 2013 kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt. Skälen för regeringens bedömning: Genom att införa och harmonisera IT-stödet i förvaltningens inköpsprocesser kan stöd- processerna effektiviseras avsevärt. i staten 2008, vilket inneburit såväl rationalisering som ökad kvalitet i Ett andra steg är beställningsprocessen, dvs. den process som följer efter en upphandling, när ett kontrakt tilldelats en given leverantör. beställning avses en begäran om leverans av en vara eller tjänst. () har i rapporten elektroniska beställningar i staten (ESV 2008:20) bedömt att staten skulle kunna spara under 20092015 med ett samordnat införande av Detta motsvarar cirka 500600 miljoner ESV har därför fått regeringens uppdrag att leda och samordna ett införande i staten (dnr Fi2007/9783). En beräkning av vad näringslivet kan spara i minskade administrativa kostnader vid övergång till elektronisk offentlig upphandling har gjorts I rapporten och elektroniska upp- handlingssystem (R 2009:4) uppskattar besparingen till 400 De sammanlagda besparingarna kan således bli ESV föreslog i sin rapport (dnr Fi2007/9783) ett stegvis införande och att regeringen bör reglera införandet på motsvarande sätt som vid genomförandet av elektroniska fakturor. Det innebär att av statsförvaltningen kommer att ha infört e-beställningar vid utgången av Små myndigheter med färre än 50 anställda bör enligt ESV ha möjlighet till undantag fram till utgången av 2013. 7.5 Minska myndigheternas säljverksamhet på marknaden Regeringens bedömning: Statliga myndigheter bör som regel inte sälja varor och tjänster på marknaden. Det bör övervägas om en myndighet som bemyndigats att sälja varor eller tjänster på marknaden i budgetunderlag och årsredovisning bör budgetera och särredovisa väsentliga intäkter och kostnader från sådan försäljning. Även i myndighetens interna redovisning bör väsentliga kostnader och intäkter från sådan försäljning särredovisas. Regeringen avser att i kommande omprövningar av det statliga åtagandet särskilt uppmärksamma myndigheters säljverksamhet och effekterna på de marknader där de statliga myndigheterna är verksamma. Myndigheternas instruktioner bör ses över i syfte att tydliggöra vilken säljverksamhet som får bedrivas på marknaden. Det bör analyseras ytterligare om en huvudregel med innebörden att statliga myndigheter inte får sälja varor och tjänster på marknaden bör regleras i lag. Utredningens förslag: förslag (bilaga 7) överensstämmer i huvudsak med regeringens bedömning. Kommittén föreslår dock att en huvudregel införs som innebär att statliga myndigheter inte får sälja varor och tjänster på en konkurrensutsatt marknad eller en potentiellt konkurrensutsatt marknad och att detta bör regleras i lag. Något lagförslag som kunnat kommenteras av remiss- instanserna har kommittén emellertid inte tagit fram. Remissinstanserna: En majoritet av remissinstanserna instämmer i förslaget om huvudregel. Flertalet statliga myndigheter åberopar dock undantag för egen del. (Sida) understryker också betydelsen av att det säkerställs att Sida även kan samarbeta med andra svenska myndigheter när det gäller insatser i samarbetsländer. Det gäller tjänster som innehåller särskild och unik kompetens som inte kan anses vara föremål för konkurrens, t.ex. svenskt förvaltningskunnande och myndighetsutövning. anser att konkurrensutsatt verksamhet inte bör bedrivas i myndighetsform. Om sådan verksamhet finns kan den bolagiseras eller föras över till annan huvudman. Flera remissinstanser anser att det är svårt att definiera och avgränsa konkurrensutsatt verksamhet. anser att frågan bör utredas ytterligare. tillstyrker förslaget men anser att det måste kompletteras i väsentliga delar. Statsmakterna bör satsa på en effektiv tillsyn och uppföljning av att myndigheterna följer föreslagna krav på särkostnadsredovisning. Det bör tas fram särskilda regler för hur myndigheter ska redovisa kostnaderna för konkurrensutsatt verksamhet och det ekonomiska resultatet av denna. bör ges i uppdrag att ta fram föreskrifter på området med koppling till lagstiftning. En majoritet av remissinstanserna tillstyrker förslaget om särredovisning, bl.a. , , Kammarkollegiet, Statskontoret, , , , , Lantmäteriet, Företagarna, , Stiftelsen Den nya välfärden och Bisnode. Det anses enligt dessa kunna utgöra ett bra underlag inför kommande omprövning. Skälen för regeringens bedömning: Effektiv konkurrens är en viktig förutsättning för en väl fungerande samhällsekonomi. Statens roll är att vårda och förbättra marknaderna och stärka konsumenternas ställning. Företag ska kunna verka i konkurrens på lika och rättvisa villkor. Privata företag och statliga myndigheter konkurrerar inte på lika villkor. Statliga myndigheters närvaro på marknader fungerar i många fall hämmande för marknaders expansion och utveckling.