urf · GXA5URF1 · 2010-01-01 00:00:00 — För myndigheter under regeringen regleras rätten i myndighetsförordningens 27 §. I paragrafen stadgas att myndigheten företräder staten vid domstol inom sitt verksamhetsområde. I förordningen (1995:1301) om handläggning av skadeståndsanspråk mot staten och i förordningen (1976:1021) om statliga kollektivavtal, m.m. finns särskilda bestämmelser om vem som för statens talan. För vissa typer av tvister är således processbehörigheten särskilt reglerad. För det fall en myndighet känner osäkerhet om hur den ska agera i en uppkommande tvist ska det finnas möjlighet att vända sig till en annan myndighet med särskild juridisk kompetens för att i första hand få råd men vid behov även biträde eller annat konkret stöd. 13.2 Överväganden och förslag I likhet med samtliga förvaltningsmyndigheter under regeringen ges riksdagsförvaltningen behörighet att inom sitt verksamhetsområde själv föra statens talan vid domstol (processbehörighet). Den nuvarande regleringen av processbehörigheten finns i instruktionens 6 §. Där föreskrivs att riksdagsförvaltningen inom sitt verksamhetsområde företräder staten vid domstol. får uppdra åt en annan myndighet eller åt ett ombud att föra riksdagsförvaltningens talan. Enbart redaktionella ändringar föreslås i den nya instruktionen jämfört med formuleringen i den nuvarande bestämmelsen. I betänkandet 1999/2000:TK2 anförde riksdagskommittén att handläggningen av ärenden är centrala uppgift. Ett ärende är en sakfråga till vilken som statsorgan ska eller kan ta ställning. Vilka dessa sakfrågor är bestäms av reglerna om behörighet och uppgifter, t.ex. i fråga om lagstiftning, budgetreglering, regeringsbildning och parlamentarisk kontroll. beslut i ett ärende kan inte överklagas. Under behandlingen av ärenden kan det också uppkomma procedurfrågor av olika slag som måste besluta om. Det kan gälla frågor om vilket utskott ett förslag ska hänvisas till. Inte heller sådana och liknande beslut av tillämpningskaraktär angående riksdagsarbetet kan genom överklagande bli föremål för ordinär domstolsprövning. När det däremot gäller beslut av myndigheter som lyder under finns en rätt att överklaga enligt 1 § lagen (1989:186) om överklagande av administrativa beslut av riksdagsförvaltningen och myndigheter. Ärenden enligt denna lag avgörs till stor del av överklagandenämnd. består av en ordförande, som ska vara eller ha varit ordinarie domare och som inte får vara ledamot av , och fyra andra ledamöter som är valda inom . Möjligheterna att överklaga beslut av riksdagsförvaltningen hänger samman med var gränsen går mellan beslut av respektive beslut fattade av riksdagsförvaltningen. I riksdagskommitténs betänkande ges följande exempel för att belysa frågan. Om t.ex. ett utskott begärt in en handling med stöd av riksdagsordningen eller fått sig en handling tillsänd rörande ett ärende under beredning, torde handlingen finnas hos utskottet () och inte hos riksdagsförvaltningen. I ett sådant fall är det utskottet som ska pröva frågan om utlämnande av handlingen. Utskottets beslut kan inte överklagas. Rör handlingen däremot exempelvis ett personalärende men finns i ett utskottskansli är det riksdagsförvaltningen som ansvarar för handlingen, och ett beslut av denna att inte lämna ut handlingen ska alltså kunna överklagas. I båda fallen är det utskottskansliet som fysiskt hanterar handlingen. Avgörande för möjligheterna att t.ex. överklaga ett beslut att inte lämna ut en handling är således vilket organ som enligt gällande lagstiftning och regelverk RO, instruktion och arbetsordning för riksdagsförvaltningen ska besluta i frågan. 14.2 Överväganden och förslag Nuvarande bestämmelse i instruktionen som reglerar möjligheten att överklaga återfinns i 31 §. Paragrafen hänvisar till att bestämmelser om överklagande av beslut som har fattats av riksdagsförvaltningen finns i lagen (1989:186) om 2009/10:URF1 14 ÖVERKLAGANDE överklagande av administrativa beslut av riksdagsförvaltningen och myndigheter. Utredarens förslag är att denna bestämmelse oförändrad förs över till den nya instruktionen (30 §). 15.1 Överväganden och förslag Utredaren föreslår i detta ärende en ny lag med instruktion för riksdagsförvaltningen som ersätter lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen. Erforderlig tid bör lämnas för att myndigheten ska ha möjlighet att meddela de föreskrifter och tjänsteföreskrifter som krävs för att genomföra följdändringar och omhänderta den reglering som ska utgå ur lagen och som heller inte fortsättningsvis kommer att regleras i arbetsordningen. Lagändringarna föreslås träda i kraft . bör förslaget till ny arbetsordning träda i kraft och ersätta föreskriften (RFS 2000:2) om arbetsordning för riksdagsförvaltningen. Arbetsordningen beslutas av riksdagsstyrelsen och bör beslutas först sedan antagit förslagen till lag. Arbetsordningens nya regler bör således enbart träda i kraft under förutsättning att antagit förslagen till ny instruktion och övriga lagändringar som är nödvändiga till följd av denna. Något behov av övergångsregler bedöms inte föreligga. Förutom förslag till en ny lag med instruktion för riksdagsförvaltningen och förslag till ny föreskrift om arbetsordning, ger utredaren förslag till ytterligare sex ändringar i befintlig lagstiftning. I lagen (1989:186) om överklagande av administrativa beslut av riksdagsförvaltningen och myndigheter finns bestämmelser om vilka beslut om anställning, i lagen fortfarande benämnda tjänstetillsättningar, som inte får överklagas. Kretsen av beslut som inte ska kunna överklagas bör enligt förarbetena till lagen hållas snäv (förs. 1988/89:23 s. 14). Avgörande bör vara graden av förtroende som är förknippat med anställningen. I den nuvarande lydelsen av 3 § ingår, när det gäller anställningar hos riksdagsförvaltningen, biträdande riksdagsdirektör och chef för kammarkansliet, chef för administrativa avdelningen, biträdande kammarsekreterare, chef för utskottskansli, chef för och chef för internationella kansli. Beteckningen kammarsekreterare har upphört, och kammarsekreterare är i stället den funktion som fullgörs av de personer som biträder talmannen i kammaren. Således ska även beteckningen biträdande kammarsekreterare upphöra och därmed utgå ur uppräkningen i 3 § lagen om överklagande av administrativa beslut av riksdagsförvaltningen och myndigheter. I uppräkningen föreslås däremot att beslut om anställning som chef för kommunikationsavdelningen ingår i kretsen av anställningar som inte går att överklaga. Chefen för kommunikationsavdelningen är, liksom övriga befattningar som nämns i lagen, direkt underställd riksdagsdirektören och tillsätts liksom övriga efter beslut av riksdagsstyrelsen. Slutligen föreslås att begreppet anställning hos byts till anställning hos riksdagsförvaltningen. I detta sammanhang föreslås även att begreppen tjänst och tjänstetillsättningar i lagen ändras. I samband med att den nya lagen om offentlig anställning () trädde i kraft togs uttrycket tjänst bort och ersattes i princip av anställning (prop. 1993/94:65). Begreppen tjänst lever dock kvar i en del författningar såsom t.ex. i 11 kap. 9 § regeringsformen som nämns ovan i avsnitt 10. har dock nu anpassat den språkliga utformningen och föreslår således att uttrycket tjänst byts ut mot anställning (SOU 2008:125 s. 129). Förslagen till ändringar i lagen (2006:128) om säkerhetsskydd i och dess myndigheter och i lagen (1994:1065) om ekonomiska villkor för ledamöter är enbart följdändringar i vilka hänvisning till paragrafer i den nya instruktionen ändrats. I den sistnämnda lagen bör dock observeras att kommer att byta namn till fr.o.m. (bet. 2009/10:FiU38). Den nuvarande 5 § i lagen (2002:1023) med instruktion för innehåller även den en hänvisning till riksdagsförvaltningens instruktion vilken föreslås bli ändrad. I paragrafen föreslås även en ändring som inte i sak ändrar något men som tydliggör att det är riksdagsstyrelsen som beslutar om föreskrifter. När det gäller utformningen av denna paragraf bör det dock uppmärksammas att ändringar även föreslås i bl.a. utredningen om intern styrning och kontroll (2008/09:URF4) och i riksdagsstyrelsens framställning 2009/10:RS4. I den sistnämnda föreslås en reglering av ansvaret för riksrevisorn med administrativt ansvar. Föreslaget datum för ikraftträdande för denna ändring är . Utredaren föreslår även en ändring i 2 § lagen (1989:185) om arvoden m.m. för uppdrag inom , dess myndigheter och organ. Ändringen är föranledd av att rådet för ledamotsnära frågor bytt namn till ledamotsrådet. Även i riksdagsstyrelsens framställning 2009/10:RS4 föreslås en ändring i denna paragraf, men där gällande tjänstgörande suppleant i . Slutligen föreslås en ändring i lagen (RFS 1980:4)(1980:607) om beslutande organ i frågor om disciplinansvar m.m. beträffande arbetstagare hos och dess myndigheter. Utredningen föreslår att namnet förvaltningsstyrelse byts ut mot riksdagsstyrelsen. Detta synes enbart vara en bortglömd felaktighet sedan riksdagsbehandlingen om en ny förvaltningsorganisation (se 1999/2000:KU19 sid 12), som lämpligen bör ändras. I lagens 4 § har tidigare samma ändring gjorts (bet. 2004/05:KU5). I 4 § myndighetsförordningen (2007:515) regleras att myndighetens ledning ska besluta om en arbetsordning. Arbetsordningen ska normalt innehålla de närmare föreskrifterna om myndighetens organisation, arbetsfördelningen mellan styrelse och myndighetschef, delegeringen av beslutanderätt inom myndigheten, handläggningen av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten. En förutsättning för effektiv styrning och kontroll hos myndigheter är att fördelningen av uppgifter och beslutanderätt är tydlig. I de fall myndigheten leds av en styrelse bör fördelningen av uppgifter och beslutanderätt mellan styrelsen och myndighetschefen regleras i arbetsordningen. Hos de allra flesta myndigheter, och då särskilt hos stora myndigheter, är det inte möjligt att bedriva en fungerande, effektiv verksamhet utan en omfattande delegering av uppgifter och ansvar inom myndigheten. En arbetsordning bör vara en vidareutveckling av myndighetens instruktion. Den bör innehålla ett förtydligande och en närmare precisering av organisation och ansvars-, besluts- och uppgiftsfördelning mellan styrelsen, myndighetschefen och andra chefer inom myndigheten. I arbetsordningen bör vidare tas in förtydliganden om styrelsens ansvar för den övergripande och långsiktiga verksamheten respektive det som avses med myndighetschefens ansvar för den löpande verksamheten. 17.2 Överväganden och förslag Utredaren föreslår en ny arbetsordning som ersätter den nuvarande föreskriften (RFS 2000:2) om arbetsordning för riksdagsförvaltningen. Eftersom arbetsordningen hos riksdagsförvaltningen är i föreskriftsform, beslutas denna av riksdagsstyrelsen. Då det nu föreliggande förslaget är nära förbundet med förslaget till instruktion kan styrelsen först ta ställning till detta när fattat beslut om instruktionen. Enligt 8 § förslaget till ny instruktion leds riksdagsförvaltningen av en styrelse som har det övergripande ansvaret för verksamheten. Det är sedan riksdagsdirektören som leder det löpande arbetet inom myndigheten. För att riksdagsstyrelsen inte ska tyngas med detaljer kring den dagliga driften av myndigheten föreslår utredaren att ett antal bestämmelser i nuvarande arbetsordning fortsättningsvis regleras i tjänsteföreskrifter. Utredaren bedömer således att bl.a. tjänsteföreskriften (RFS 2007:9) om rätten att besluta i ekonomi- och personaladministrativa frågor inom riksdagsförvaltningen (besluts- och delegationsordningen) och tjänsteföreskriften (RFS 2003:5) om organisa- tion och ansvarsområden inom riksdagsförvaltningen behöver kompletteras. Detta bör i tiden ske så att bestämmelserna i den nya arbetsordningen och de ändrade tjänsteföreskrifterna träder i kraft vid samma tillfälle, dvs. Nedan följer kommentarer till de nu föreslagna bestämmelserna i en ny arbetsordning för riksdagsförvaltningen. I den inledande paragrafen i arbetsordningen föreslås en hänvisning till att grundläggande bestämmelser för verksamheten finns i riksdagsordningen och i den nya lagen med instruktion för . I och med att det i instruktionen regleras att riksdagsdirektören beslutar om riksdagsförvaltningens organisation bör detaljregleringen om myndighetens organisation utgå ur arbetsordningen. Dock föreslås att stora enheter även fortsättningsvis regleras genom beslut av riksdagsstyrelsen. Således föreslås att en bestämmelse förs in i vilken anges att riksdagsförvaltningen består av kammarkansliet, utskottens och EU-nämndens kanslier, administrativa avdel- ningen, kommunikationsavdelningen samt internationella kansli. Övriga bestämmelser om organisation och ansvarsområden bör det an- komma på riksdagsdirektören att besluta om i tjänsteföreskriften (RFS 2003:5) om organisation och ansvarsområden inom riksdagsförvaltningen. Detta betyder bl.a. att nuvarande regler om ledningsorganisation och ledningsgruppens sammansättning utgår ur arbetsordningen. Bestämmelser om riksdagsstyrelsens sammansättning och uppgifter m.m. finns i riksdagsordningen och i den nya lagen med instruktion för riksdagsförvaltningen. Det är talmannen som fastställer tid och plats för styrelsens sammanträden. Riksdagsdirektören bestämmer vilken tjänsteman som ska föredra ett sty- relseärende och vilka tjänstemän som i övrigt ska närvara. Dock har styrelsen en rätt enligt tilläggsbestämmelsen 1 kap. 5 § RO, för de fall de vill inhämta upplysningar av någon som inte tillhör styrelsen, kalla honom eller henne till ett sammanträde. Den nuvarande regleringen i arbetsordningen (7 §) om att ledningsgruppens ledamöter får närvara vid styrelsens sammanträden bedöms inte nödvändig eftersom riksdagsdirektören enligt förslaget till 4 § i den nya arbetsordningen, liksom även enligt nuvarande reglering, kan bestämma vilka som ska närvara vid styrelsesammanträden. Styrelseärenden ska anmälas . Kallelse, dagordning och material till anmälda ärenden ska normalt skickas till ledamöterna senast före sammanträdet. Det bör framgå av materialet som utsänds till styrelsen varifrån det kommer, hur det är berett inom organisationen och hur styrelsen föreslås behandla det. Vid sammanträde med styrelsen ska det föras protokoll, där det ska framgå ärendenas huvudsakliga innehåll och de beslut som styrelsen fattat. Riksdagsstyrelsen får tillsätta en beredningsgrupp för att bereda styrelsens ärenden, se mer om detta i avsnitt 7.4.1. Styrelsen ska fastställa gruppens uppdrag och ge direktiv för uppdragets utförande. Följande ärenden ska enligt utredningens mening avgöras av riksdagsdirektören. 1.Frågor och ärenden som enligt lag ska avgöras av denne. 2.Tjänsteföreskrifter och riktlinjer. 3.Intern budget och fördelning av resurser ställda till förfogande. 4.Frågor som har behandlats i ledamotsrådet och sådana frågor av större vikt som inte ankommer på styrelsen. 5.Tjänsteresa och semester för chefer och annan personal direkt underställd riksdagsdirektören. 6.Samtliga ärenden som berör värden överstigande eller som kan leda till kostnader överstigande detta belopp om inte särskilt delegationsbeslut meddelats avseende viss typ eller grupp av ärenden. 7.Fastställande av beredskapsplaner. 8.Inledande av rättsligt förfarande, utom inkassoåtgärd, som inte ankommer på styrelsen. 9.Ärenden som rör ackreditering av företrädare för massmedier, om beslutet innebär att en begäran om ackreditering avslås eller att en ackreditering återkallas. På begäran av riksdagsdirektören lämnar ledamotsrådet sin bedömning av frågor som är av principiell betydelse och av ledamotsnära karaktär. För det fall två eller fler ledamöter av rådet inte instämmer i riksdagsdirektörens förslag ska frågan föras till styrelsen för avgörande. I arbetsordningen föreslås en hänvisning till att bestämmelser på det ekonomiadministrativa området finns i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och samt i riksdagsförvaltningens föreskrifter. Detta är lämpligt att upplysa om i arbetsordningen då flertalet regler som gäller för övriga statliga myndigheter inte är tillämpliga på riksdagsförvaltningen. En funktion direkt underställd riksdagsstyrelsen ska ansvara för internrevisionen, se även avsnitt 6.5. Att en sådan funktion ska finnas bör införas i arbetsordningen. Närmare bestämmelser om intern styrning och kontroll föreslås enligt utredningen /09:URF4 införas i lagen (2006:999) med ekonomi- administrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, I förslaget till ny arbetsordning föreslås att flera paragrafer (1317 §§) införs i vilka tydligt regleras vilket ansvar en chef inom riksdagsförvaltningen har. En chef inom har ansvar för verksamheten inom sitt Det innebär att chefen ansvarar för 1.planering, ledning, samordning och uppföljning av verksamheten, 2.att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt samt att den utvecklas och anpassas till de krav som ställs på den, 3.att arbetet bedrivs i enlighet med verksamhetsplanen och andra fastställda styrdokument, 4.att verksamheten inom ansvarsområdet samordnas med verksamheten vid riksdagsförvaltningen i övrigt, 5.att säkerheten har den nivå som krävs och att risk- och sårbarhetsanalyser genomförs, 6.att systemägaruppgifterna för de IT-system som finns inom ansvarsområdet fullgörs, 7.att behov av ändringar i riksdagsförvaltningens föreskrifter, riktlinjer och tjänsteföreskrifter inom ansvarsområdet omgående anmäls, 8.att interna instruktioner för verksamheten utarbetas, samt 9.att närmaste högre chef utan dröjsmål informeras om ärenden och händelser av större vikt eller principiell betydelse inom ansvarsområdet. Chefen har vidare ansvar för personalen inom ansvarsområdet. Det innebär att chefen ansvarar för arbetsorganisation, arbetsmiljö, mångfald, jämställdhet och kompetensutveckling samt det som i övrigt ligger på chefen i dennes egenskap av arbetsgivarens företrädare. Chefen har också ett ekonomiskt ansvar. Det innebär att han eller hon ska budgetera verksamheten och svara för att budgeten följs. Chefen ansvarar också för att det finns en rättvisande ekonomisk redovisning, uppföljning och en god intern kontroll inom sitt verksamhetsområde. Chefen har även ansvar för informationsverksamheten inom ansvarsområdet. Det innebär att han eller hon ska se till att personalen får den information som behövs för verksamheten och att den utåtriktade informationen utformas och lämnas efter samråd med kommunikationsavdelningen. Av ett riksdagsbeslut (rskr. 1980/81:200 och KU 1980/81:20) framgår att chefredaktören för tidningen ska vara ansvarig utgivare för tidningen. Varje chef ska noga pröva möjligheterna till delegering inom sitt ansvarsområde. Närmare bestämmelser om delegation meddelas i särskilda tjänsteföreskrifter. Råder det tveksamhet om vem som är behörig att besluta enligt myndighetens besluts- och delegationsordning ska frågan alltid överlämnas till närmast överordnad chef. Av myndighetens delegationsbeslut ska framgå vem som har rätt att besluta, i vilken typ av ärende och om ärendet ska föredras. Dessa delegationsbeslut ska vara skriftliga. När en ordinarie chef inte är i tjänst eller på utrikes tjänsteresa ska en vikarierande chef förordnas. Ett sådant förordnande får inte delegeras vidare. består av riksdagsdirektören som ordförande, personalföreträdarna, personalchefen och chefsjuristen samt de ytterligare ledamöter som riksdagsdirektören bestämmer. En hänvisning i arbetsordningen till 25 § i instruktionen föreslås. Av denna paragraf framgår vilka frågor som ska prövas av nämnden. På begäran avger personalansvarsnämnden också yttrande till domstol i sådana frågor som avses i 29 kap. 5 § 5 . Domstolen ska i ett mål vid straffmätningen, utöver ett brotts straffvärde, i skälig omfattning beakta om den tilltalade till följd av ett brott drabbats av eller om det finns grundad anledning att anta att han eller hon kommer att drabbas av avskedande eller uppsägning från en anställning eller av något hinder eller synnerlig svårighet i yrkes- eller näringsutövningen. Riksdagsdirektören fastställer tid och plats för personalansvarsnämndens sammanträden. Kallelse, dagordning och material till anmälda ärenden ska normalt skickas till ledamöterna senast före sammanträdet. Vid sammanträdet ska det föras protokoll där ärendenas huvudsakliga innehåll och de beslut som fattats ska framgå. Ärendena avgörs efter föredragning av personalchefen eller den tjänsteman som riksdagsdirektören bestämmer. Vid omröstning tillämpas bestämmelserna i 29 kap. om omröstning i brottmål. Avvikande mening ska antecknas i protokollet. I fråga om jäv gäller förvaltningslagens bestämmelser. Posthantering, registrering och utlämnande av allmän handling I tjänsteföreskrift ska meddelas de föreskrifter som behövs för postbehandling, arkivering och förvaring samt utlämnande av allmän handlig. Öppethållande, expeditionstider m.m. Registratorn vid riksdagsförvaltningen ansvarar för myndighetens centrala diarium och samordnar diarieföring och annan hantering av allmänna handlingar. Registratorskontoret ska under arbetsdagar normalt vara öppet för externa besökare mellan kl. 09.0011.30 och 13.0016.00. Dagar då arbetstiden är förkortad ska registratorskontoret vara öppet för externa besökare mellan kl. 09.0012.00. Tiden då registratorskontoret hålls öppet ska anslås på riksdagsförvaltningens anslagstavla och i övrigt ges till känna på lämpligt sätt. Skulle tiden behöva inskränkas bör detta tillkännages minst i förväg. Föredragning, begäran om upplysningar Innan ett ärende avgörs ska det beredas så allsidigt som möjligt. I arbetsordningen föreslås ett förtydligande av skyldigheten för riksdagsförvaltningens olika organisatoriska delar att samråda med övriga enheter då enhetsöverskridande frågor behandlas. Den som handlägger ett ärende har behörighet att begära in de förklaringar, upplysningar eller yttranden som behövs för beredningen och för att ärendet ska kunna avgöras. Beslutshandlingar i ärenden som föredras undertecknas av den beslutande och kontrasigneras av den som föredragit ärendet. Om det inte finns någon beslutshandling ska det i stället föras protokoll. Protokollet ska undertecknas av protokollföraren och justeras av den som fattat beslutet eller den som utsetts att justera detta. Övriga som deltagit i den slutliga handläggningen av ärendet bör också signera protokollet. Av protokollet ska ärendets diarienummer framgå. En författning meddelad av riksdagsstyrelsen ska benämnas riksdagsförvaltningens föreskrift. De bestämmelser som utöver arbetsordningen behövs för verksamheten vid riksdagsförvaltningen ska meddelas av riksdagsdirektören och benämnas riksdagsförvaltningens tjänsteföreskrift, se även avsnitt 5.2. Av 2 § lagen (1982:1255) om författningssamlingar för riksdagsförvalt- ningen och framgår att föreskrifter och tjänsteföreskrifter ska kungöras i (). För rekommendationer m.m. som inte utesluter andra handlingssätt ska användas beteckningen riksdagsförvaltningens riktlinjer. Dessa beslutas av riksdagsdirektören och ska utges med enhetligt utseende årsvis i en särskild numrerad serie. En anställd hos riksdagsförvaltningen får inte ha något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för hans eller hennes opartiskhet eller som kan skada riksdagsförvaltningen, s.k. förtroendeskadliga bisysslor. En medarbetares begäran om besked från riksdagsförvaltningen huruvida en bisyssla är förenlig med 7 § lagen (1994:260) om offentlig anställning () ska göras skriftligen. Beslut i en sådan fråga fattas av riksdagsdirektören. I nuvarande arbetsordning finns en bestämmelse om att beslut i en sådan fråga fattas av chefen vid administrativa avdelningen för den personal som är anställd vid administrativa avdelningen. Detta föreslås tas bort och riksdagsdirektören föreslås fatta besluten för hela organisationen. Här kan noteras att 77c §§ även gäller för riksdagsdirektören.