rfr · GY0WRFR2 · 2010-11-30 00:00:00 — har pekat på att tiden var för knapp även för handläggningen av ansökningarna och att resultatet troligen hade blivit bättre om mer tid hade getts. betonar dock att detta förbättrades till 2010. Det har tagit olika att ta fram en bidragsansökan De olika projekten har lagt ned olika mycket tid på att formulera sin bidragsansökan till delegationen. Omfattningen har av naturliga skäl varit olika för investeringsrespektive planeringsbidragen. Som exempel vad gäller investeringsbidragen kan nämnas att det för tog ca 46 personmånader att ta fram ansökan. Från staden uppges att det var ett stort arbete att få med alla aktörer, men betonas att det var en insats som förr eller senare behövde göras. I tog det ca 1,52 personmånader för kommunens ansvariga tjänsteman att skriva ansökan i första omgången och därefter ca 1 personmånad för kompletteringarna i den andra omgången. Till detta kommer det arbete som andra parter lade ned på arbetet. Som exempel vad gäller planeringsbidragen kan nämnas att SLU:s stadsodlingsprojekt uppskattar att det tog mellan att fylla i ansökan. För miljöuppföljningsprojektet i uppskattar kommunen att det för de tre inblandade kommuntjänstemännen tog sammanlagt ca att arbeta fram ansökan om planeringsbidraget. Till detta ska läggas den tid som även SLU och IIIEE () lade ned på arbetet. 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER 2010/11:RFR2 att det kan vara svårt för små kommuner att avsätta tid för detta, men i efterhand menar man att det var värt besväret. Kriterierna var anpassade till investeringsprojekten, inte planeringsprojekten Ett problem som har uppmärksammats av flera aktörer, bl.a. , är att många av kriterierna för bidragsgivningen 2009 var anpassade till investeringsprojekten och inte till planeringsprojekten. Eftersom samma ansökningsblankett användes för både investerings- och planeringsprojekt 2009 blev detta ett problem. har framfört att man redan inledningsvis hade synpunkter på delegationens bidragsblanketter. Verket ansåg att det var olyckligt att både planerings- och investeringsprojekten hade samma kriterier och att ansökningarna 2009 gjordes på samma blankett. Från delegationens kansli uppges dock att man inte har fått några sådana synpunkter. Kansliet hänvisar vidare till att det är samma förordning som styr de olika typerna av projekt. På kansliets initiativ togs två blanketter fram års ansökningsomgång. Kansliet uppger att man då, efter tvekan från , fick det utseende på blanketten som avsågs då kriterierna preciserades av delegationen. uppger att man har framfört att det borde vara två olika blanketter, och den ändringen gjordes också års ansökningsomgång. Däremot gjordes ingen ändring med anledning av påpekandet att det borde vara delvis olika kriterier för planerings- och investeringsprojekten. Tekniska problem kring blanketterna 2009 Uppföljningen har visat att det 2009 fanns en del tekniska problem kring ansökningsblanketterna och möjligheten att använda e-legitimation, men bidrag uppges att det inte har varit några sådana problem. Enligt uppgift från kunde verkets befintliga bidragshanteringssystem enkelt anpassas till denna typ av ansökning, men när den elektroniska ansökan skulle anpassas för även juridiska personer konstaterades att det inte fanns ett utarbetat system för elektronisk signatur för denna grupp utan enbart för fysiska personer. Detta medförde att med hjälp av konsult fick utarbeta ett system för detta. Från verket har framförts att detta tog en del tid, så att det års ansökningstillfälle endast fanns möjlighet att ansöka elektroniskt för den som kunde använda sin personliga signatur. Möjligheten för juridiska personer att använda elektronisk signatur var dock klar till ansökningstillfälle. Enligt uppgift från har denna möjlighet bara använts vid fyra till fem ansökningar vid båda ansökningstillfällena. har betonat att en positiv bieffekt har varit att alla stöd som hanteras i system nu kan använda e-legitimation vid ansökan. 2010/11:RFR2 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER Samråd mellan och andra myndigheter har tagit fram sina yttranden över bidragsansökningarna till delegationen i samråd med ett antal andra myndigheter. De myndigheter som har ingått i samrådet har inte pekat på några större problem i samrådsarbetet. En av myndigheterna, , har beskrivit att samrådsarbetet utgick från en sammanställning av ansökningarna som hade gjorts av och att den prioritering som gjordes av myndigheterna på samrådsmötet inte kom att ingå i svaret till delegationen. De intervjuade tjänstemännen vid menar att det var stor skillnad på de bidragsansökningar som lämnades in till delegationen men att detta inte kom att framgå av yttrandet till delegationen. En annan av myndigheterna som deltog i arbetet med att ta fram ett yttrande, Formas, menar att en upplevd svaghet i processen var att det som sades på mötena inte helt återspeglades i de beslut som togs av delegationen. En tjänsteman på Formas formulerar det på följande sätt: Det verkar finnas mjuka kriterier, som varken har diskuterats eller kommunicerats inom gruppen, som har haft stort inflytande på delegationens beslut framför mer handfasta väldefinierade utvärderingskriterier. Här finns en förbättringspotential.119 har betonat att delegationen endast har kunnat ta del av yttranden, inte vad som sagts på de möten hållit med berörda myndigheter. Om yttrande inte har avspeglat diskussionen har delegationen alltså inte kännedom om det. Anslaget till hållbara städer får användas även till administration och utvärdering. KI har i sin utvärdering av bidraget uppskattat att den samhällsekonomiska administrationskostnaden för stödet ligger i storleksordningen , vilket motsvarar administrationskostnaderna för t.ex. Klimp. En del i detta är kostnaden för delegationens kansli, vilken 2009 motsvarade av de beviljade bidragen. Däri ingår även administrationskostnaderna för att driva den del av uppdraget som rör den nationella arenan. Därtill kommer kostnaden för de sökandes arbetstid för att ta fram ansökningar, både beviljade och avslagna. Inga aktörer har lämnat synpunkter på stödets administrationskostnader. 119 Formas, e-brev . 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER TABELL 4 ADMINISTRATIONSKOSTNADER FÖR STÖDET TILL HÅLLBARA STÄDER (2009) Anslag 1:15 Hållbara städer: varav till delegationens disposition varav till regeringens disposition varav till KI:s utvärdering Till delegationens disposition av Miljöde- Källa: , 2010. De poster som ingår i administrationskostnader är markerade med fetstil. 5.5 Kontroll, uppföljning och erfarenhetsspridning 5.5.1 Tillsyn, uppföljning och utvärdering En stödberättigad åtgärd ska vara avslutad och ha slutrapporterats . Av förordningen om statligt stöd för hållbara städer framgår att när en stödmottagare har slutfört samtliga åtgärder som omfattas av stödet ska stödmottagaren lämna en slutrapport till delegationen.120 Slutrapporten ska innehålla en ekonomisk redovisning av hur stödmedlen har använts och en redovisning av genomförda åtgärder, hur villkoren har följts, hur erfarenheter och kunskaper har spridits, de resultat som uppnåtts och hur resultaten förhåller sig till syftena med stödet. Slutrapporten ska lämnas till delegationen senast efter det att samtliga åtgärder som omfattas av stödet har slutförts. Av delegationens beslut om stöd framgår att den ekonomiska redovisningens tillförlitlighet ska vara intygad av stödmottagarens revisor. Om delegationen begär det, ska stödmottagaren tillhandahålla det underlag som behövs för granskning av slutrapporten. Delegationen ska hålla sig informerad om de åtgärder som har fått stöd och utöva tillsyn över att villkoren för givna stöd följs. Stödmottagaren ska ge delegationen tillfälle att granska verksamheten och på begäran lämna ytterligare uppgifter om verksamheten. Av delegationens beslut om stöd framgår att bidragsmottagarna ska lämna en rapport till där de ska beskriva hur projektet fortlöper i förhållande till uppsatta projektmål och relatera till den plan för uppföljning av projektet som lämnats i ansökan om stöd. Delegationen får besluta att helt eller delvis kräva tillbaka stöd från en stödmottagare, om en åtgärd i väsentliga avseenden avviker från de villkor 120 Efter ska rapporten lämnas till . 2010/11:RFR2 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER som gäller för stödet, en åtgärd inte har genomförts eller väsentligen har ändrat inriktning eller stödet har getts på grund av att stödmottagaren har lämnat oriktiga eller ofullständiga uppgifter. Av uppdraget till delegationen framgår att utvärdering av gjorda insatser ska vara en utgångspunkt för att få kunskap om insatsernas kvalitet och för att kunna dra lärdomar av arbetsprocesser. har betonat att uppföljningsprocessen omfattar både den löpande uppföljningen av projekten fram till slutdatum och effektutvärdering av stödets samhällsnytta även efter 2014. Syftet med uppföljningen och utvärderingen är enligt att kontrollera att stödet har använts som avsetts att utbyta och förmedla erfarenheter och resultat mellan projekten och med myndigheter och andra intresserade.121 Som redan har framgått har regeringen dessutom gett KI i uppdrag att utvärdera det ekonomiska stödet till åtgärder för att främja utvecklingen av hållbara städer. Utvärderingen redovisades till regeringen () i För uppdragets genomförande fick KI disponera högst 150 000 kr.122 Av uppdraget till delegationen framgår att genom bl.a. det ekonomiska stödet ska ytterligare exempel på stadsutvecklingsåtgärder tillkomma. Ett av de kriterier som delegationen enligt förordningen ska beakta vid bidragsgivningen är om åtgärderna kan skapa bra förebilder för en integrerad hållbar stadsplanering och tillämpad miljöteknik. De utvärderingsrapporter och andra studier som framkommer ska enligt uppdraget komma berörda aktörer till del. Delegationen ska verka för koordinering mellan olika aktörer, sammanställa och sprida information om goda exempel och verka för att särskilt förebildliga exempel på hållbart stadsbyggande ges uppmärksamhet. 121Boverket, intervju . 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER 2010/11:RFR2 5.5.3 Iakttagelser kring uppföljning och erfarenhetsspridning Uppföljning och utvärdering av satsningen görs på olika sätt. KI har genomfört en utvärdering av bidragets kostnadseffektivitet när det gäller i huvudsak klimateffekter. Vidare ska en slutrapport lämnas till delegationen/. Aktörerna menar att det är viktigt med uppföljning inom projekten, liksom med lärande och kommunikation. Det ställs inga krav på extern utvärderare och det är otydligt vem som är mottagare av projektens resultat. Kunskapsöverföring sker t.ex. genom studiebesök, men det kan vara svårt att överföra erfarenheter mellan kommuner liksom att genomföra det som har framkommit i pilotprojekt i större skala. Uppföljning och utvärdering av satsningen görs på olika sätt Alla aktörer som har ingått i denna uppföljning har betonat vikten av att satsningen på hållbara städer följs upp och utvärderas. Det har framkommit att satsningen och delegationens bidragsgivning följs upp och utvärderas på fem olika sätt. För det första har regeringen gett KI i uppdrag att utvärdera det ekonomiska stödet. För det andra ska varje stödmottagare enligt förordningen lämna en slutrapport till delegationen/när ett projekt har slutfört samtliga åtgärder som omfattas av stödet. För det tredje ser delegationen gärna att projekten i sig innehåller någon form av uppföljning, och ett av kriterierna i ansökan har varit att beskriva hur projektet ska följas upp. För det fjärde ska delegationen slutredovisa sina erfarenheter av arbetet med hållbar stadsutveckling i en rapport som ska lämnas till regeringen senast den 30 juni 2011.123 En femte form av uppföljning är den utlysning av forsknings- och utvecklingsmedel som Formas, , , och gör gemensamt inom området. Dessa medel kan användas till bl.a. följeforskning av de projekt som har fått bidrag från delegationen. Slutrapport ska lämnas till delegationen eller När ett projekt som har beviljats bidrag från delegationen har slutfört samtliga åtgärder som omfattas av stödet ska en slutrapport enligt förordningen lämnas till delegationen/. Där ska finnas med en ekonomisk redovisning av hur stödmedlen har använts och en redovisning av genomförda åtgärder, hur villkoren har följts, hur erfarenheter och kunskaper har spritts, de resultat som uppnåtts och hur resultaten förhåller sig till syftena med stödet. har pekat på att det är viktigt med tydliga kriterier för att underlätta uppföljning och utvärdering av projektens resultat. Enligt uppgift tar därför tillsammans med dem som har fått bidrag fram hur uppföljning och utvärdering ska ske och vad som ska 123 Enligt uppgift från delegationens kansli kommer slutrapporten antagligen att lämnas i samband med att delegationens uppdrag avslutas. 2010/11:RFR2 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER följas upp och utvärderas. Utöver skriftliga rapporter diskuteras att genomföra seminarier och möten mellan projekten för erfarenhetsutbyte. i har uppgett att det har varit uppe till diskussion hur uppföljningen av de olika projekten som har fått bidrag från delegationen ska ske, men eftersom projekten alldeles har kommit i gång har den diskussionen inte kommit så långt. Frågan om uppföljning har även varit uppe till diskussion på ett landshövdingemöte. I det skånska nätverket för hållbara städer har det diskuterats om en särskild grupp skulle bildas för de projekt som har fått bidrag från delegationen. Vid tiden för denna uppföljnings fältintervjuer hade projekten ännu inte fått några direktiv för hur återrapporteringen till delegationen skulle göras. Inget projekt hade ännu slutförts och därmed hade ännu ingen slutrapport lämnats in. Det är viktigt med uppföljning inom projekten Delegationen har inga särskilda medel för att följa genomförandet av de olika projekt som får bidrag. Från delegationens kansli har hänvisats till bl.a. de forskningsmedel för hållbara städer som finns i den gemensamma utlysning vars tillkomst delegationen bidragit till. Delegationen har framfört att man gärna ser att projekten i sig innehåller någon form av uppföljning, och har i sina yttranden pekat på vikten av att projekten redovisar en uppföljningsplan för att kunna utvärdera resultatet av bidraget. menar att sådan uppföljning bör omfatta alla tre dimensionerna av hållbar utveckling och starta redan under genomförandefasen och fortgå efter färdigställandet. Verket har konstaterat att en systematisk uppföljning bl.a. underlättar en senare utvärdering av effekter och ger data som underlättar spridning av resultaten. yttrande menade dessutom att det är en fördel om universitet eller högskola medverkar i att genomföra detta arbete. Delegationen har i en genomgång av bidragsansökningar konstaterat att samtliga ansökningar angav någon idé om hur projekten skulle följas upp och utvärderas. Några ansökningar betonade värdet av kontinuerlig uppföljning som en grund för en kontinuerlig lärandeprocess. I ett tiotal projekt fanns idéer om kopplingar till uppföljande och följande forskning. Ett flertal ansökningar anger att kommunen kommer att ha ett övergripande ansvar för uppföljning och att uppföljningsmodeller ska arbetas fram som en del av projekten. Delegationen vill se ett ökat inslag av forskare och mer av följeforskning i de olika projekten. Formas har betonat vikten av att följa upp de projekt som får stöd från delegationen genom följeforskning. Inom stadsutveckling handlar mycket om goda exempel och enligt Formas finns det exempel på stadsutvecklingsprojekt som ofta förs fram men som inte är uppföljda i sin helhet. Det är viktigt att det finns uppföljningar av gjorda insatser som visar att resultaten har varit goda innan projekten sprids som goda exempel. Formas har i uppföljningen betonat att man utifrån sitt mandat inte har medel för att följa upp de resultat 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER 2010/11:RFR2 som uppnås inom de projekt som har fått bidrag från delegationen. Detta är enligt Formas en uppgift för delegationen. När det gäller tidigare stadsutvecklingsprojekt som i och i har flera aktörer pekat på att målen för dessa projekt inte uppfylldes när det gäller t.ex. energianvändningen. Det har därför framförts att det är viktigt att ta till sig de erfarenheter som har framkommit i utvärderingar (se bilaga 4). För i har en ny uppföljningsmodell utvecklats som bygger på en noggrann uppföljning över flera olika skalor. Det har framförts att uppföljningen har en betydligt mer aktiv roll redan i planeringen än vad som var fallet i t.ex. , för att indikera om det finns möjlighet att nå den övergripande visionen. Stockholm-Järva har beviljats i bidrag för att KTH ska utvärdera projektet. Ett annat av projekten är i , där uppföljning ingår som en del i projektarbetet. De intervjuade i hade uppfattat att de inte kunde söka bidrag för utvärderingsdelen av projektet. Projektet menar att det är viktigt med utvärdering och följeforskning så att man vet att man inte satsar på fel saker. Från har framförts att det borde finnas tydligare krav på att de projekt som får bidrag ska utvärderas och bli föremål för följeforskning. Forskarna menar att det är viktigt att det ges tydliga riktlinjer om vad som ska mätas och att byggande och utveckling av byggprocessen blir mer evidensbaserad. kommun har pekat på att en risk i delegationens bidragsprocess är att bidraget inte är villkorat till att de angivna målen uppnås. Detta innebär att en sökande i princip kan ange ett hur ambitiöst mål som helst, utan att behöva uppnå det. har i en kommentar dock hänvisat till förordningens krav på att redovisningen ska godkännas innan slutlig utbetalning av bidraget görs. Inga krav på extern utvärderare Flera aktörer har konstaterat att det inte har funnits med något krav på extern utvärderare av de projekt som har fått bidrag för hållbara städer. Flera menar att detta borde ha funnits med, och t.ex. menar att det borde vara klart i avtalen att det ska göras en utvärdering. Det konstateras att mätbarheten av förväntade resultat inte har varit i centrum i ansökningsprocessen, vilket har gjort att de som inte har fått bidrag beviljade inte har förstått orsakerna till detta. har framfört att det borde byggas upp ett program för att utvärdera projekten och ta hand om och sprida resultaten. menar att där bör ha en ledande roll, men även bl.a. och bör ingå i arbetet. menar att det är viktigt att i det framtida arbetet med hållbar stadsutveckling kunna nyttja de erfarenheter som kommer att göras av delegationen och inom de projekt som delegationen finansierat. Från Energimyndighetens sida har man ännu inte funderat över hur satsningen bör följas upp och utvärderas, men man menar att det är viktigt att se även till bidragets spridningseffekter och inte enbart till resultat i form av 2010/11:RFR2 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER minskningen av koldioxidutsläpp när bidragets resultat bedöms. Det är viktigt att uppmärksamma exempelvis vilken kunskapsuppbyggnad bidraget ger i kommuner och branscher. i har konstaterat att om arbetet för hållbara städer ska få effekt måste ett mycket stort arbete läggas på att följa upp och utvärdera olika insatser och att erfarenheter sedan dras utifrån detta. Lärande och kommunikation är en viktig uppgift Av regeringens uppdrag till delegationen framgår att utvärdering av gjorda insatser ska vara utgångspunkt för att få kunskap om insatsernas kvalitet och för att kunna dra lärdomar av arbetsprocesser. De utvärderingsrapporter och andra studier som genomförs ska enligt uppdraget komma berörda aktörer till del. har tidigare pekat på att det är viktigt att bygga in kunskap från genomförda projekt och deras resultat i förändringsprocesser för att en utveckling ska ske. Verket menar att kunskap som tas om hand blir värdefull, för både den egna kommunen och andra, om det paketeras och exporteras. När det gäller resultat och erfarenheter av LIP-projekten har spridningen främst skett genom studiebesök och genom att projekt har fungerat som skyltfönster för svensk miljöteknik. Projekten har sällan kopierats rakt av, utan snarare fungerat som inspirationskällor. har delar av tekniker eller enskilda steg i en process och ett arbetssätt kopierats.124 Flertalet aktörer har pekat på att lärande och kommunikation är viktiga uppgifter i arbetet med hållbara städer. Arkitekter konstaterar att det stora intresse som väckts genom satsningen reser stora förväntningar på resultat. Det kommer att bli mycket viktigt att resultat inte bara nås utan att dessa också kan kommuniceras brett. På så sätt kan kunskapsåterföring ske och ge en generell utveckling. Arkitekter menar att här har staten en nyckelroll i att se till att det finns kontinuitet och uppsikt över bl.a. den följeforskning som sker. har betonat att när staten genomför satsningar är det betydelsefullt att det finns en plan för hur och av vem resultaten ska förvaltas och på vilket sätt man kan få ett lärande eller andra mervärden från de enskilda åtgärderna. Kunskapsutveckling och kunskapsöverföring är viktigt i den här typen av satsningar och det behövs en långsiktighet för att förvalta resultaten av genomförda åtgärder. Arbetet bygger också på att kommunerna och andra aktörer ser ett mervärde i att aktivt delta i aktiviteter för kunskapsutbyte och andra insatser. Delegationen har genomfört olika insatser för att sprida erfarenheter från projekten. När det gäller delegationens insatser för att förmedla erfarenheter genom att bl.a. redovisa goda exempel har viss kritik framförts i uppföljningen, bl.a. att det tog relativt innan exempel redovisades på delegationens webbplats under den valda . Enligt delegationens kansli beror fördröjningen på att kansliet valt att bygga upp en exempelsamling på webbplatsen på de exempel som lyfts fram i olika sammanhang 124 , 2008a. 5 STATENS SATSNING PÅ HÅLLBARA STÄDER 2010/11:RFR2 i delegationens egen verksamhet, exempelvis vid seminarier eller i ansökningar om ekonomiskt stöd. Kansliet har pekat på att eftersom kansliets resurser är begränsade har arbetet med exemplen inte kunnat prioriteras lika högt som t.ex. arbetet med det ekonomiska stödet. Bland annat har framfört att det kommunikativa arbetet, att informera och skapa debatt som når också en bredare allmänhet, är en del av delegationens arbete som skulle kunna förbättras. har också framfört att problemet är att det än så länge inte finns så många goda exempel att sprida. Det tar innan man kan se resultaten av olika projekt och här måste man vara tålmodig. I budgetpropositionen föreslår regeringen att satsningen på hållbara städer fortsätter , främst för att säkerställa kunskapsspridning, uppföljning av projekten och att erfarenheterna ska kunna tas till vara och utvecklas inom forskning och miljöteknikutveckling. Otydligt vem som är mottagare av projektens resultat har i ett yttrande över bidragsansökningarna pekat på att det ofta är otydligt hur resultaten av projekt ska spridas. I intervju har representanter för betonat att ett av kriterierna för bidraget är möjligheten till erfarenhetsöverföring. Från konstateras att detta har redovisats på mycket olika sätt av de sökande, även om många har angett att de kommer att etablera någon form av fysisk eller webbaserad utställning om projektet. De intervjuade tjänstemännen menar att detta är en fråga som bör styras upp efter hand som projekten fortlöper. Det är inte självklart på vilket sätt som erfarenhetsöverföringen bör och kan ske. Från projekt har det framförts att det är viktigt att det finns en mottagare av alla uppföljningsrapporter som tas fram kring hållbar stadsutveckling. Projektledningen menar att det inte finns någon som har det ansvaret, varför det borde skapas en gemensam kunskapsbank som ackumuleras på lång sikt av alla erfarenheter från de projekt som pågår nationellt.