urf · GXA5URF2 · 2010-01-01 00:00:00 — och är ett sådant exempel, de har ett gemensamt kansli inom . Ärenden avgörs efter beredning och föredragning av personal vid kansliet. Kammarkollegiet är värdmyndighet för flera nämndmyndigheter och kan sägas ge ett gemensamt kanslistöd för dessa men det ska påpekas att det i och för sig är flera enheter vid Kammarkollegiet som ger stödet. 2009/10:URF2 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV Frågan om det finns tankar på att ersätta varje nämnds sekreterare, som utgör det huvudsakliga kanslistödet, med ett gemensamt nämndkansli har tagits upp vid samrådsmötena. Frågan uppfattas som grundläggande av nämnderna, och det finns därför anledning att redovisa och överväga den trots att direktiven inte nämner något om saken. I kapitel 3 har gjorts en redovisning av nämnderna och deras verksamheter. Kanslifunktionerna liknar varandra för samtliga nämnder utom som avviker från de övriga på så sätt att den nämnden har fler ärenden, har såväl sekreterare som assistenthjälp samt avtal med flera föredragande om berednings- och föredragningsstöd. Trots att de kansliresurser som förbrukas av nämndmyndigheterna varierar något över åren är det slående hur små ekonomiska resurser det handlar om. Prövar man att överföra sekreterararvodena exempelvis till procent av ledamotsarvodet om (nämndledamöternas arvoden i och utgår i procent av dessa arvoden) så ser det ut på följande sätt 2009. finns det sju sekreterare som var och en har ett månadsarvode som ligger mellan och , vilket motsvarar mellan och av månadsarvodet för en riksdagsledamot eller totalt av arvodet för en riksdagsledamot. Till detta kommer för , som har den mest omfattande verksamheten, ersättning till föredragande. De ekonomiska resurser som förbrukas är en sida av kanslistödet, det skulle förmodligen vara mer relevant att mäta resurser i termer av årsarbetstimmar. Någon sådan statistik finns inte tillgänglig och har inte heller bedömts nödvändig att ta fram för denna översyn. Sammanfattningsvis är nämndmyndigheter entydigt negativa till ett gemensamt kanslistöd i betydelsen att varje nämnds sekreterare byts ut mot ett gemensamt nämndkansli med en gemensam sekreterare/handläggare. har framhållit att nämndens självständighet och uppgifter att pröva överklaganden t.ex. inte gör det möjligt att få kanslistöd från någon handläggare med koppling till den administrativa avdelningen såsom personalenheten eller juridiska enheten. Andra argument som förts fram mot ett gemensamt nämndkansli är att nämndmyndigheter har verksamheter med så pass olika uppgifter att beredning och föredragning av dessa olika uppgifter inte kan skötas av en och samma handläggare. Vissa av nämndmyndigheterna har likartade uppgifter, det gäller de löne- och arvodessättande nämnderna , till riksrevisorerna och ombudsmän och . Övriga nämnder har helt andra uppgifter. Det innebär knappast någon fördel för verksamheterna att låta en och samma sekreterare bereda och föredra 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV 2009/10:URF2 ärenden som gäller samtliga ärendetyper som nämnderna representerar, särskilt inte när det som här är fråga om sällanverksamhet. De sammanlagda resurser som de sju sekreterarna drar är dessutom så små att det inte ens går att omvandla dessa till en halvtidstjänst vid ett gemensamt kansli utan att resurser behöver tillskjutas. Den sårbarhet som små nämndmyndigheter har skulle inte minska utan öka med en samlad kanslifunktion med en gemensam sekreterare. Styrkan med den nuvarande ordningen, att det går att få specialiserad sakkunskap till varje nämnd trots den begränsade verksamheten, skulle helt gå förlorad. och har uppgifter som anses kräva ett stort mått av integritet och självständighet i förhållande till riksdagsförvaltningen. Slutsatsen är att varje nämnd ska ha en organisation med en sekreterare. Det ska framgå av samtliga nämndmyndigheters instruktioner. Att varje nämndmyndighets organisation ska innehålla en sekreterare är gemensamt för nämndmyndigheterna, vilket talar för att en bestämmelse om detta borde införas i den nya lagen i enlighet med den gränsdragning som enligt huvudregeln ska tillämpas. Trots det bedöms denna bestämmelse om en nämndmyndighets grundläggande organisation passa bättre i instruktionerna. Förutom den möjlighet till delegation som har behandlats och föreslagits i avsnitten 8.1 och 8.3 kommer överväganden om en samordning av kanslifunktioner som rör assistenthjälp att göras i avsnitt 12.4. För de nämnder som har löne- och arvodessättande uppgifter borde det finnas andra samordningsvinster än kanslistödet. Frågan om det finns vinster med att slå samman dessa nämnder är en betydligt större fråga som bör övervägas i en särskild översyn, se Fortsatt utredning eller åtgärder i kapitel 18. 12.3 Förordnande av sekreterare En bestämmelse föreslås som ger en nämnd rätt att utse sekreterare efter samråd med riksdagsförvaltningen. Vidare föreslås en uttrycklig bestämmelse att om sekreteraren är tillfälligt förhindrad att utföra sitt uppdrag får nämnden utse en annan sekreterare som hindret varar. Samtliga nämndmyndigheter har en sekreterare. till ombudsmän och riksrevisorerna, , , och utser själva sina sekreterare. genom riksdagsstyrelsen utser sekreterare i , och riksdagsförvaltningen genom riksdagsdirektören utser sekreteraren i . Vilken ordning som gäller framgår av respektive nämndmyndighets instruktion utom för . Sekreterarna är med något undantag förordnade tills 2009/10:URF2 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV Fem av sekreterarna är eller har varit anställda av riksdagsförvaltningen. Utöver huvudfrågan om samtliga sekreterare bör utses på ett enhetligt sätt eller om det är motiverat att två eller flera nämnder inte själva får utse sina sekreterare har ytterligare några frågor uppmärksammats, nämligen tillvägagångssättet när sekreterare förordnas, förordnandetid och hur situationen ska hanteras när sekreteraren är tillfälligt förhindrad att utföra sitt uppdrag. Några av de nämnder som har förordnat sekreterare har uppgett att det är vanligt att den sittande sekreteraren undersöker vilka som kan vara lämpliga som efterträdare och förmedlar det till ordföranden. har reagerat mot detta tillvägagångssätt och ansett att de nya uppdragen på något sätt borde utannonseras för allmän kännedom i riksdagsförvaltningen. I något fall tog ordföranden och sekreteraren inte till sig kritiken från fackligt håll och saken togs inte upp i nämnden. Det kan därför finnas anledning att överväga om rekryteringsprocessen bör förändras framöver. Riksdagsstyrelsen utser enligt 6 § föreskriften (RFS 2009:1) med instruktion för ansvarsnämnd sekreterare för tid. Nuvarande sekreterare är förordnad . I övrigt är sekreterarna förordnade tills vidare. Tillfälligt förhinder i uppdraget Det kan förekomma att sekreteraren har svårt att upprätthålla uppdraget på grund av ett förhinder . Det kan bero på föräldraledighet eller längre sjukfrånvaro, och frågan har kommit upp om det bör finnas möjlighet att för hindret förordna en ersättare. Det finns inga uttryckliga behörighetskrav för sekreterare eller föredragande i den nuvarande regleringen för nämndmyndigheter. Det är mycket ovanligt att det förekommer i instruktioner för nämndmyndigheter under regeringen. Ett exempel finns i 9 § förordningen (2007:1216) med instruktion för . I bestämmelsen anges att det för beredning av ärenden hos nämnden ska finnas en sekreterare som ska vara lagfaren. Det har inte framkommit något som talar för att behörighetskrav för sekreterare eller fördragande behöver regleras, och om så skulle vara fallet är det inte en fråga som är gemensam för nämndmyndigheterna. 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV 2009/10:URF2 De nämnder som framfört synpunkter på frågan om sekreterare, den övervägande delen, har betonat att det behövs en särskild kompetens för att vara sekreterare i nämnden och att det är viktigt för en nämndmyndighets självständighet att själv få utse sekreterare. Det har framhållits att det finns såväl formella som sakliga skäl för det. En nämnd har pekat på möjligheten att införa en ordning som innebär att sekreterare utses av nämnden efter samråd med riksdagsförvaltningen. En nämnd har betonat att det är mycket viktigt att sekreteraren inte byts som nya ledamöter utses och att detta borde regleras. Några nämnder har uttalat att de principiellt inte har något emot att använda sig av ett förfarande med intresseanmälningar när sekreterare ska utses, men att man befarar att ett sådant förfarande orsakar stor administration och sannolikt behov av hjälp från riksdagsförvaltningens personalenhet. I fråga om förordnande av sekreterare vid tillfälligt förhinder har flera välkomnat en sådan möjlighet men någon nämnd har påpekat att det å ena sidan bör vara fråga om hinder under en relativt , inte endast orsakat av en vanlig semester eller en tillfällig sjukfrånvaro, och å andra sidan inte ett hinder som kan förväntas bestå , då bör sekreteraren kanske överväga att avsäga sig uppdraget. En nämnd anser sig redan ha stöd för att fatta beslut om vikarierande sekreterare. förser inte nämndmyndigheterna med personal som inom ramen för sin anställning utför handläggande uppgifter. Uppdraget som sekreterare är, och bör i princip vara, ett särskilt förordnande. Med undantag för är sekreteraren nämndernas huvudresurs. Rätten att utse sekreterare får anses vara en symbolfråga för nämndmyndigheternas självständighet. Även om flera praktiska skäl talar för sekreterare med anknytning till riksdagsförvaltningen bör detta inte vara avgörande när en sekreterare ska förordnas. Att en myndighet får besluta om sin organisation, även om den är liten, är grundläggande. Vid en jämförelse med de andra nämndmyndigheterna finns inga särskilda skäl som talar för att det behövs en avvikande ordning för att utse sekreterare. finns det däremot en återkommande och principiell fråga, om det är viktigare att nämnden har samma ledamöter och sekreterare och styrs av samma regler som än att en mer likartad reglering med övriga nämndmyndigheter uppnås. har följsamheten mot förhållandena i ansetts vara viktig. Författningsstöd för rätten att utse sekreterare skulle för den nämnden endast bli en rätt som finns på papperet. I övrigt talar allt för en enhetlig reglering av hur sekreterare utses m.m. för nämndmyndigheter. Sekreterare i bör även i fortsättningen utses av riksdagsstyrelsen, och det innebär att det krävs ett undantag från bestämmelsen i nämndmyndighetens instruktion. 2009/10:URF2 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV När det gäller förordnandetid för sekreterare är det för kontinuiteten en fördel att dessa utses tills vidare, särskilt vid byte av nämndledamöter. Detta framhålls av en nämnd. En invändning som inte kan helt bortses från är att det kan te sig märkligt att en nämnd som själv är förordnad på t.ex. fyra eller ska besluta om förordnande av sekreterare eller tills vidare. På grund av att det inte har visat sig att den nuvarande ordningen i praktiken innebär några problem föreslås ingen begränsning av förordnandetiden. Sekreterarskapet har en begränsad omfattning, och är tänkt som ett sidouppdrag och inte som en anställning. Det finns inga formella krav på att uppdraget ska utannonseras eller att ett förfarande med intresseanmälningar ska användas. Den fackliga kritiken mot sättet att rekrytera sekreterare gäller ett litet arbetsområde och få förordnanden. Nämndernas i och för sig positiva inställning till ett förfarande med intresseanmälningar kan tas till intäkt för att rätten att utse sekreterare bör kombineras med en bestämmelse om att sekreteraren utses efter samråd med riksdagsförvaltningen Organisationen för nämndmyndigheter är sårbar. En sekreterare kan hamna i en situation med förhinder som varar än en vanlig sommarsemester men ändå är av tillfällig karaktär och som gör att uppdraget inte kan utföras på det sätt som krävs . För att inte sekreteraren ska behöva avsäga sig uppdraget vid ett sådant förhinder så bör nämnden kunna utse en annan sekreterare som hindret varar. Endast en nämnd anser att denna möjlighet redan finns. Vid en gemensam reglering i en ny lag blir det tydligare om denna rätt framgår uttryckligen. Sekreterare bör som huvudregel utses av nämnden i sin helhet. Är det fråga om att utse en sekreterare när den ordinarie har förhinder bör beslutet kunna delegeras till ordföranden i arbetsordningen eller i särskilda beslut. Sammanfattningsvis föreslås att bestämmelser med den ovan angivna inriktningen förs in i den nya lagen. 12.4 Behov av stöd och service från riksdagsförvaltningen Ett gemensamt kanslistöd för nämndmyndigheter i form av assistenthjälp som kan avlasta sekreterarna med vissa uppgifter behövs. Behovet av stöd och service är i huvudsak likartat för nämndmyndigheterna men riksdagsförvaltningen måste i högre grad än nu anpassa åtgärderna till varje myndighete uppgifter och sekreterarnas arbetsförutsättningar. Ambitionen måste vara att göra kanslistödet effektivt och anpassat till varje nämndmyndighets särskilda behov. I praktiken är behovet ganska lika även om nämnderna ger uttryck för något olika uppfattningar om vad de behöver 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV 2009/10:URF2 Nämnderna har påpekat att det är svårt att veta vad de kan få för stöd och undrar i många praktiska frågor hur de andra nämnderna gör. En viktig del i stödbehovet är information till och från nämnderna och information som arbetsredskap och hjälpmedel för nämnderna. Följande redovisning bygger på vad som framkommit vid samråd med nämnderna, och avsikten är inte att ge komplett bild utan en provkarta på nämndmyndigheternas stödbehov. Nämnderna har efterfrågat hjälp med kopiering vid utskick av material, bl.a. inför sammanträden och vid expediering av beslut, lokalbokningar, registrering av inkommande post, bevakning av e-postlåda och vidarebefordran av post till nämndens sekreterare. Det finns även behov av att arkivlägga handlingar, förvara handlingar och få hjälp med att ta fram nämndernas allmänna handlingar ur närarkiv. Detta stöd skulle med fördel kunna ges av en eller två assistenter anställda i riksdagsförvaltningen. Förslaget i avsnitt 8.3 att prövning av frågor om utlämnande av allmänna handlingar eller frågor som uppkommer med nämndens beslut om sådana frågor innebär att nämnderna kan behöva hjälp från juridiska enheten med dessa ärenden. bör ha ansvaret för att nämndmyndigheterna får interntelefonkataloger, ledamotsförteckningar, handboken , Statskalendern, m.m. Ajourhållning av hemsida och databasen gör vad på Helgonät är uppgifter som riksdagförvaltningen bör sköta för nämndmyndigheterna. har ett relativt omfattande internt regelverk. Informationen om interna regelverk bör göras lätt tillgänglig för nämnder. Det finns anledning att räkna med att uppdragstagare i nämndmyndigheter som inte är riksdagsledamöter eller anställda i riksdagsförvaltningen inte närmare känner till eller är informerade om de bestämmelser som de omfattas av. De har t.ex. inte tillgång till intranät Helgonät och får inte heller del av handboken . Flera nämnder har framhållit att det behövs en s.k. lathund för nämndmyndigheter med regelverket och information om ansvarsförhållanden, vem man ska vända sig till när man önskar stöd och service i olika avseenden och vad en nämndmyndighet har rätt till. Den skulle göra särskilt stor nytta vid byten av ledamöter och sekreterare. Kommunikationsstöd - extern information Nämnderna vill aktivera informationen på hemsida och i intranätet om nämndmyndigheterna. De vill ha hjälp med att lägga ut de föreslagna 2009/10:URF2 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV vill få hjälp med att lägga ut sina protokoll och pressmeddelanden. kan det bli aktuellt med egna hemsidor eller en gemensam hemsida för några nämndmyndigheter. Nämndsekreterare behöver söka uppgifter i bolagsregistret, eller andra databaser. En nämndordförande behöver få tillgång till riksdagsförvaltningens författningsregister som endast finns på Helgonät. Några nämnder vill kunna lämna uppdrag till . bör kunna bistå med datorkonton, e-postlådor till nämnderna och allmänt datorstöd. Sammanträdeslokaler med tillgång till kopiatorer och datorer samt utrustning för telefon- eller videokonferenser efterfrågas. Nämnderna är angelägna om sin självständighet både mot riksdagsförvaltningen och mot olika intressenter, och några har uttryckt intresse av att få hjälp med att utforma blanketter, kuvert och brevmallar med nämndmyndighetens namn eller logotyp. Nämnderna behöver korrespondenskort och förutbetalda kuvert vid sin korrespondens. Flera nämndsekreterare betalar själva portot till nämndmyndighetens samtliga utskick. Några nämnder har flaggat upp att de har ett behov att göra praxissammanställningar och de undrar om de för sådana trycksaker kan använda riksdagsförvaltningens interntryckeri. Nätverk med nämndernas sekreterare borde kunna bistå med att arrangera så att sekreterarna i nämnderna träffas för erfarenhetsutbyte och sammanställning av förslag till uppdatering av regelverken för nämnderna. Det har framkommit att det finns ett påtagligt behov av stöd och service från riksdagsförvaltningen inom olika områden. 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV 2009/10:URF2 En viktig del i nämndmyndigheternas stödbehov är assistenthjälp som för vissa uppgifter kan avlasta sekreterarna. Hjälpen skulle kunna organiseras som ett gemensamt kanslistöd för samtliga eller flera av nämndmyndigheterna. Behovet av stöd och service till nämndmyndigheterna bedöms i huvudsak vara likartat. Den bedömning som kan göras utifrån vad som framkommit vid samråd med nämnderna är ändå att riksdagsförvaltningen måste, i högre grad än vad som görs, anpassa åtgärderna till varje nämnds uppgifter och sekreterarnas arbetsförutsättningar samt vara mer aktiva med att erbjuda stöd och service. föreslås inrätta en särskild samordningsfunktion, en nämndsamordnare, för att säkerställa riksdagsförvaltningens ansvar för stöd och service till nämndmyndigheterna. Nämndsamordnaren ska underlätta kontakterna mellan nämndmyndigheterna och riksdagsförvaltningen. Som framgår av redovisningen i avsnitt 12.4 finns det många konkreta önskemål om personellt och administrativt stöd och service från riksdagsförvaltningen som berör ett stort antal enheter inom riksdagsförvaltningen. Det finns möjligheter till förbättringar, och de resurser som riksdagsförvaltningen behöver använda för att genomföra förbättringarna behöver kanske inte vara så stora men bättre samordnade. För partikanslierna har införts en tjänst som samordnare . Det finns ingen fastställd arbetsbeskrivning utöver den arbetsområdesprofil som sattes ihop när tjänsten utlystes. Den angav att huvuduppgiften är att följa upp och kvalitetssäkra servicen till gruppkanslierna samt utveckla och införa ett förbättrat regelverk för servicen. Avsikten är att samordnaren ska ta fram riktlinjer för olika områden som rör partikanslierna. Partikanslierna är enligt uppgift från riksdagsförvaltningen mycket nöjda med att samordnartjänsten finns och upplever att det är en stor förbättring. Man sparar tid både hos partikanslierna och hos riksdagsförvaltningen. Det har varit ett problem att man inte orkar engagera sig från partikansliernas sida, trots att man har varit missnöjd med att inte veta hur man får saker gjorda och vad man kan kräva. Samordnaren har ett övergripande ansvar men delegerar uppgifter inom riksdagsförvaltningen och håller uppsikten över att olika problem blir lösta. 2009/10:URF2 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV Nämnderna anser att det är svårt att veta vem man ska vända sig till i riksdagsförvaltningen för att få hjälp, i varje fall om man inte är eller har varit anställd i riksdagsförvaltningen. De som har varit anställda klarar sig tack vare sitt upparbetade kontaktnät när det gäller t.ex. att låna dator vid sammanträden i , få hjälp med att boka lokaler, se till att besöksanmälan görs osv. Det är omständligt och tidskrävande att få saker ordnade även om viljan att hjälpa är god. Samtliga nämnder är mycket positiva till att en samordningsfunktion för nämnder etableras inom riksdagsförvaltningen. Nämnduppdragen är bisysslor som utförs med små resurser. Verksamheterna är begränsade och mycket uppgifts- och resultatinriktade när de är i gång. Det finns därför behov av stöd och service som går att ta i anspråk utan att det kräver alltför mycket engagemang från uppdragstagarnas sida, annars finns det risk för dåliga ad hoc-lösningar istället för bra permanenta lösningar på praktiska problem. Detta ställer, som tidigare nämnts, krav på att riksdagsförvaltningen i högre grad anpassar åtgärderna till varje nämndmyndighets verksamhet och sekreterarnas arbetsförutsättningar. Samordningsfunktionen för partikanslierna har inte funnits under en särskilt men den verkar fungera bra. Det finns anledning att räkna med att en motsvarande lösning för nämndmyndigheter skulle underlätta både för nämndmyndigheterna och för riksdagsförvaltningen. Med de erfarenheter som finns från samordningen av stödet till partikanslierna är förutsättningarna goda för att säkerställa att det ansvar som riksdagsförvaltningen har fungerar i praktiken och att kontakterna mellan nämndmyndigheterna och förvaltningen underlättas. Inrättandet av samordningsfunktionen för partikanslierna har inte författningsreglerats, den kan ses som en intern organisatorisk lösning i riksdagsförvaltningen. Motsvarande bör därför kunna gälla även för nämndsamordningsfunktionen. 12.6 Ansvar och uppgifter för nämndsamordnaren Det finns ett stort antal ansvarsområden och uppgifter som nämndsamordnaren kan ha hand om. En reglering av det huvudsakliga ansvaret och uppgifterna för nämndsamordnaren skulle kunna införas i föreskriften (RFS 2003:5) om organisation och ansvarsområden inom riksdagsförvaltningen eller den föreskrift som kan komma att ersätta den. Något förslag till ändring av föreskriften lämnas inte här. 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV 2009/10:URF2 Det finns ett behov av att konkretisera vilket ansvar och vilka uppgifter en nämndsamordnare bör ha. På grund av att det är fråga om en samordningsfunktion är utgångspunkten att det i första hand är fråga om att ha ansvar för att uppgifter utförs inom riksdagsförvaltningen och inte så ofta att faktiskt utföra dem. Mest centralt för en samordnare för nämnder är att ha ansvar för följande uppgifter som redovisas i punktform för överskådlighetens skull. Samordna och kvalitetssäkra nämndernas samlade service- och stödbehov gentemot riksdagsförvaltningens enheter. I samråd med nämnderna utarbeta riktlinjer eller överenskommelser med nämnderna avseende tekniskt stöd, IT-konton, uppkoppling mot databaser m.m. Bevaka och förmedla information till nämnderna om administrativa frågor som berör nämndernas verksamheter. Ansvara för att en s.k. lathund för nämnderna utarbetas. Initiera samverkan mellan nämnder, t.ex. årligt nätverksmöte för sekreterarna. Ansvara för mätningar av kundnyttan som bör ligga till grund för riksdagsförvaltningens resultatredovisning av stöd och service till nämndmyndigheterna. Ledamotsservice har hand om budgeten för nämnder på grund av att enheten har ansvar för det anslag som kostnaderna till största del avser, arvoden. Det finns ett stort antal uppgifter med koppling till budgetfrågor som skulle kunna utföras inom ramen för en nämndsamordningsrfunktion. Ta emot nämndmyndigheternas underlag för medelsanvisning. Ansvara för beslut om medelsanvisningen till nämndmyndigheterna. Ansvara för beredning av den totala budgeten för nämndmyndigheter. Ansvara för resurs-/budgetuppföljning och återkoppling av ekonomisk information till nämndmyndigheterna. Ansvara för beredning av eventuella ärenden om disposition av medel utöver den ekonomiska ram som anvisats för vissa ändamål. Som redovisats i avsnitt 5.6 fattar riksdagsstyrelsen beslut i frågor som gäller nämndmyndigheter. Vilken enhet som har ansvar för beredning av 2009/10:URF2 12 SÄKERSTÄLLANDE AV NÄMNDERNAS STÖDBEHOV