frsrdg · GX04RS6 · 2010-01-01 00:00:00 — Expertgruppen anförde att det faktum att en myndighet är liten inte i sig är skäl för att den ska undantas från att ha en process för intern styrning och kontroll och pekade på ESV:s föreskrifter till 3 § som anger att riskanalysen ska vara ändamålsenlig och anpassad efter myndighetens behov. Även vid en mindre myndighet finns det risker som behöver identifieras och åtgärdas. Detta görs oftast på olika sätt vid alla myndigheter. Förordningens bestämmelser innebär att denna process behöver vara något mer strukturerad och att den ska dokumenteras. Om detta hanteras på ett sätt som är ändamålsenligt och anpassat efter myndighetens behov bör, menade expertgruppen, processen kunna tillämpas även vid JO. Väsentligt är således att processen utformas så att den är relevant, hanterbar och anpassad till myndighetens storlek. Riksdagsstyrelsen föreslår därmed, i enlighet med expertgruppens förslag, att regleringen blir enhetlig för de fyra myndigheterna under genom att det i REA-lagen respektive riksbankslagen regleras att med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. I denna process ska ingå momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. Med verksamhetsansvar avses regleringen av myndighetsledningens övergripande verksamhetsansvar, enligt vad som föreslagits i avsnitt 3.2. Detta regleras i 15 § första stycket lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen, i 4 b § lagen (2002:1023) med instruktion för och i 12 § första stycket lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän. De bestämmelser i övrigt som finns i förordningen om intern styrning och kontroll samt i ESV:s föreskrifter och allmänna råd bör vid behov regleras i riksdagsstyrelsens föreskrifter till REA-lagen respektive i arbetsordningen eller instruktionen för . 5.3.2 Ledningens bedömning av att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande Riksdagsstyrelsens förslag I myndighetens årsredovisning ska ledningen lämna en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Bestämmelser om detta förs in i REA-lagen respektive riksbankslagen. ska lämna sin årsredovisning i enlighet med den ordning som gäller för övriga myndigheter. Expertgruppens förslag överensstämmer i huvudsak med riksdagsstyrelsens förslag. Remissinstanserna har tillstyrkt förslaget. Gällande ordning I 2 kap. 8 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag finns bestämmelser om årsredovisningens undertecknande. I första stycket anges att årsredovisningen ska skrivas under av myndighetens ledning. I andra stycket förtydligas innebörden av undertecknandet på så sätt att underskriften ledningen intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat och av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning. Av tredje stycket framgår att ledningen vid de förvaltningsmyndigheter under regeringen som omfattas av förordningen om intern styrning och kontroll ska, i anslutning till underskriften i årsredovisningen, lämna en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Enligt ESV:s allmänna råd bör ledningens bedömning av den interna styrningen och kontrollen utgå från den dokumentation som upprättas i processen intern styrning och kontroll. Bestämmelserna om årsredovisningens undertecknande gäller för riksdagsförvaltningen, och JO i enlighet med riksdagsstyrelsens föreskrifter (RFS 2006:10) om tillämpning av REA-lagen. I 7 kap. 5 § sägs bl.a. att bestämmelsen i 2 kap. 8 § förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag med därtill hörande föreskrifter och allmänna råd ska gälla i tillämpliga delar. I enlighet med detta har i riksdagsförvaltningens, och årsredovisningar införts underskriftsmeningen Vi/Jag intygar att årsredovisningen ger en rättvisande bild av verksamhetens resultat samt av kostnader, intäkter och myndighetens ekonomiska ställning. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Riksdagsstyrelsen anser att en bestämmelse som anger att ledningen i anslutning till underskrifterna av årsredovisningen ska lämna en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande, på ett tydligt sätt klargör hos vem eller vilka ansvaret för intern styrning och kontroll ligger. Riksdagsstyrelsen föreslår därför att en sådan bestämmelse förs in i REA-lagen respektive riksbankslagen. Därmed åstadkoms det även för myndigheter en logisk, tydlig och sammanhängande ordning kring myndighetsledningarnas ansvar och kraven på intern styrning och kontroll. Bedömningen bör göras i anslutning till ledningens undertecknande av årsredovisningen. har krav på sig att lämna en årsredovisning . För övriga myndigheter under gäller att årsredovisning ska lämnas . Riksdagsstyrelsen föreslår att även årsredovisning ska lämnas för att få en enhetlig ordning på område. Förslaget innebär att får till förfogande för att ta fram och kvalitetssäkra årsredovisningen. 5.4 Övriga ändringar av REA-lagen 5.4.1 Krav på finansieringsanalys Riksdagsstyrelsens förslag Kravet på riksdagsförvaltningen och att upprätta finansieringsanalys tas bort. Expertgruppens förslag överensstämmer med riksdagsstyrelsens förslag. Remissinstanserna har tillstyrkt förslaget. Gällande ordning Enligt 37 § REA-lagen ska riksdagsförvaltningen och upprätta finansieringsanalys i årsredovisningen. Sedan REA-lagen har kraven på upprättande av finansieringsanalys i årsredovisningen ändrats för regeringens myndigheter. Från att det tidigare var obligatoriskt med finansieringsanalys gäller kravet nu endast för en myndighet som under vart och ett av har haft både en balansomslutning och kostnader om . Bestämmelsen finns i 2 kap. 4 § andra stycket förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Riksdagsstyrelsens ställningstagande De överväganden som gjordes i samband med det nuvarande kravet på finansieringsanalys i REA-lagen handlade i huvudsak om undantag för små myndigheter att upprätta finansieringsanalys, då ett sådant förslag hade framförts av ESV till regeringen . Med ESV:s förslag som grund ansåg utredningen om REA-lagen att det fanns skäl att undanta JO från kravet på finansieringsanalys. Den bestämmelse som finns på regeringens område innebär att inte bara små myndigheter utan majoriteten av myndigheterna undantas från kravet på finansieringsanalys. Med de nya bestämmelser som finns på regeringens område skulle riksdagsförvaltningen vara den myndighet där kravet på finansieringsanalys skulle kvarstå. De nya bestämmelserna skulle därmed vara ett skäl att undanta från kravet på finansieringsanalys. Ett skäl som talar för ett slopande av kravet på finansieringsanalys för båda myndigheterna är att de i huvudsak är anslagsfinansierade. De har därmed en förhållandevis enkel finansieringsbild, och kunskapen om kassaflöden och förändringen av likvida medel tillför inte någon värdefull information i förhållande till den information som finns i resultaträkningen, balansräkningen och anslagsredovisningen. Ett skäl som talar för att riksdagsförvaltningen alltjämt bör ha krav på sig att upprätta finansieringsanalys är att myndigheten vissa år har relativt omfattande fastighetsinvesteringar. Finansieringsanalysen ger i det sammanhanget information om investeringsutgifternas storlek. En sådan information finns dock i noter till balansräkningen om materiella anläggningstillgångar. Vidare finns uppgifter om lån som tagits upp och årets amorteringar i noter till balansräkningen. Dessutom är de omfattande investeringar som syftar till att bevara riksbyggnaderna anslagsfinansierade, i enlighet med 12 § REA-lagen. Riksdagsstyrelsen anser att finansieringsanalysen ger en god överblick över kassaflödena och hur myndigheten finansierat drift, investeringar och transfereringar. kan riksdagsstyrelsen konstatera att kravet på att upprätta finansieringsanalys är ifrågasatt både hos riksdagsförvaltningen och . Myndigheterna anser inte själva att finansieringsanalysen fyller något större behov hos . Vidare ägnar inte de externa revisorerna finansieringsanalysen någon uppmärksamhet. Den information som efterfrågas finns i stället i resultaträkningen och balansräkningen med tillhörande noter samt i anslagsredovisningen. Mot bakgrund av den mycket begränsade användning som finansieringsanalysen därmed i praktiken har anser riksdagsstyrelsen att ett lagstadgat krav på finansieringsanalys inte är nödvändigt. Riksdagsstyrelsen föreslår därmed att detta krav tas bort. Förslaget innebär en ändring av 37 § andra stycket REA-lagen och innebär att det blir enhetliga bestämmelser för de tre myndigheter som har att följa REA-lagen. 5.4.2 Överlåtelse av lös egendom Riksdagsstyrelsens förslag Bestämmelsen om att sälja annan lös egendom ändras till att överlåta annan lös egendom. Expertgruppens förslag överensstämmer i huvudsak med riksdagsstyrelsens förslag. Remissinstanserna: ESV har anfört att detta innebär att skrivningen i REA-lagen inte överensstämmer med förordningen (1996:1911) om överlåtelse av statens lösa egendom, som gäller för myndigheter under regeringen. ESV anser att frågan om hanteringen av lös egendom i samband med utlandsverksamhet bör lösas genom en undantagsbestämmelse och inte genom en generell ändring av regelverket. ESV anser att ett krav på försäljning normalt bättre överensstämmer med principen om en god hushållning med statens medel. Remissinstanserna har i övrigt tillstyrkt förslaget. Gällande ordning Enligt 28 § REA-lagen får myndigheten besluta att sälja annan lös egendom än sådan som anges i 25 § (bostadsrätt) och 27 § (aktier och andelar), om egendomen inte längre behövs för myndighetens verksamhet eller blivit obrukbar eller om den inte anskaffats med statens medel. Utredningen om REA-lagen föreslog att bestämmelsen skulle avse överlåtelse av egendom i enlighet med budgetlagens 28 §. Efter remissomgången ändrades dock bestämmelsen till att avse försäljning i överensstämmelse med vad som gäller för myndigheter under regeringen, enligt förordningen (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom. Vid tillämpningen av REA-lagen har det dock visat sig att bestämmelsens krav på försäljning av egendom orsakar problem för . Inom ramen för biståndsverksamhet förvärvar myndigheten lös egendom, såsom kontorsutrustning och bilar, som används i biståndslandet i egen verksamhet. När denna verksamhet sedermera upphör överlåts egendomen på bidragsmottagaren utan att kräver någon ersättning i gengäld. I stället är detta att betrakta som en transferering av egendomen. En sådan överlåtelse utan ersättning skulle dock kunna anses stå i strid mot bestämmelsen om försäljning av egendom i REA-lagen. Riksdagsstyrelsens ställningstagande Mot bakgrund av biståndsverksamhet och de transfereringar av varor och tjänster som sker inom ramen för denna verksamhet anser riksdagsstyrelsen att det finns skäl att ändra lydelsen i 28 § REA-lagen från sälja till överlåta. 6 FöRFATTNINGSKOMMENTAR 2009/10:RS6 2009/10:RS6 6 FöRFATTNINGSKOMMENTAR 6.1 Förslaget till lag om ändring i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och 28 § I paragrafen finns bestämmelser om överlåtelse av viss lös egendom. Den nya lydelsen innebär att myndighetens rätt att överlåta egendom har utvidgats till alla överlåtelseformer och inte, som tidigare, enbart försäljning. Den nya bestämmelsen medför att myndigheterna kan överlåta egendom utan ersättning och har kommit till med anledning av biståndsverksamhet. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.4.2. 37 § I paragrafen finns bestämmelser om att myndigheten ska lämna en årsredovisning till . Ett nytt tredje stycke har införts i paragrafen. I den nya bestämmelsen föreskrivs att myndighetens ledning i årsredovisningen ska lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Ledningens bedömning ska omfatta all verksamhet som myndigheten ansvarar för och utgå från den dokumentation som upprättats i processen intern styrning och kontroll. Närmare bestämmelser om denna process finns i 40 §. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för myndigheter under regeringen. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.3.2. 39 § Bestämmelsen är ny och innebär att myndighetens ledning ansvarar för att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för myndigheter under regeringen. Vad som avses med intern styrning och kontroll anges i 40 §. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.3.2. 40 § Bestämmelsen, som är ny, innehåller en definition av begreppet intern styrning och kontroll. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.3.1. Med verksamhetsansvar avses myndighetsledningens övergripande verksamhetsansvar enligt 15 § första stycket lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen, 4 b § lagen (2002:1023) med instruktion för respektive 12 § första stycket lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän. Myndighetens ledning ansvarar för processen intern styrning och kontroll. Processen ska utformas så att den är ändamålsenlig och anpassad efter myndighetens behov. Att myndigheten ska göra en riskanalys innebär att den ska identifiera, värdera och besluta om hantering av riskerna för att verksamhetens mål inte uppnås. Uppföljningen omfattar myndighetens process för intern styrning och kontroll för att bedöma om den fungerar på ett betryggande sätt. En myndighet ska också dokumentera de åtgärder som vidtagits i den interna styrningen och kontrollen. Dokumentationen ska ligga till grund för ledningens bedömning av den interna styrningen och kontrollen enligt 37 §. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för myndigheter under regeringen. 41 § I paragrafen finns bestämmelser om att det vid myndigheten ska finnas en internrevision. Bestämmelsen, som är ny, ersätter de tidigare bestämmelserna i 8 § lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen, 18 § lagen (2002:1023) med instruktion för och 12 § lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.2.1. Enligt bestämmelsen i första stycket ska det vid myndigheten finnas en internrevision. Internrevisionen kan utföras av anställda eller inhyrda internrevisorer. Internrevisionen ska bedriva en organisatoriskt och, i förhållande till den verksamhet som granskas, även i övrigt oberoende och objektiv gransknings- och rådgivningsverksamhet. Internrevisionen ska vara fristående från den operativa verksamheten och administrativt placerad direkt under myndighetens chef. I andra stycket anges att en myndighet får samordna sin internrevision med en annan myndighet. En myndighet kan därmed använda internrevisorer som är anställda vid eller arbetar på uppdrag av annan myndighet för att utföra internrevisionsuppdrag. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för myndigheter under regeringen. 42 § Bestämmelsen är ny. I första stycket definieras vilken inriktning internrevisionens granskningar ska ha. Internrevisionens ansvarsområde omfattar all den verksamhet som myndigheten bedriver eller ansvarar för. Granskningen tar sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys och avser utformningen av myndighetens process för intern styrning och kontroll. Med verksamhetsansvar avses regleringen av myndighetsledningens övergripande verksamhetsansvar enligt 15 § första stycket lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen, 4 b § lagen (2002:1023) med instruktion för respektive 12 § första stycket lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän. Enligt andra stycket ska internrevisionen bedrivas enligt god sed för internrevision och internrevisorer. Med god sed avses detsamma som gäller för myndigheter under regeringen. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för myndigheter under regeringen. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.2.3. 43 § Bestämmelsen är ny och ersätter de tidigare bestämmelserna i 8 § lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen och 12 § lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän. I paragrafen anges att myndighetens ledning ska besluta om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen samt åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Myndighetens ledning är därmed internrevisionens uppdragsgivare och ska se till att internrevisionen får tillgång till de uppgifter och upplysningar den behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Av detta följer också att internrevisionen ska rapportera sina granskningsresultat till uppdragsgivaren, dvs. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för myndigheter under regeringen. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.2.2. 6.2 Förslaget till lag om ändring i lagen (1988:1385) om riksbank 9 kap. 1 a § Bestämmelsen är ny och reglerar det ansvar direktion har för verksamheten i banken. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.1.2. I första stycket finns en övergripande bestämmelse om direktionens verksamhetsansvar. Kravet på effektivitet innebär att ska åstadkomma avsedda resultat och uppnå verksamhetens mål på ett så kostnadseffektivt sätt som möjligt utan att för den skull göra avkall på en hög kvalitet i arbetet. Att ska hushålla väl med statens medel innebär att onödiga utgifter ska undvikas, att verksamheten ska bedrivas med hög produktivitet och att statens medel ska hanteras säkert. Begreppet innefattar även att statens fordringar och tillgångar i övrigt samt statens skulder förvaltas väl. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för övriga myndigheter under enligt förslag till ändringar av instruktioner för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och . I andra stycket anges att det åligger direktionen att säkerställa att det vid finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för övriga myndigheter under enligt 39 § lagen med ekonomiadministrativa bestämmelser för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , se författningskommentaren till den bestämmelsen. I tredje stycket definieras intern styrning och kontroll. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för övriga myndigheter under enligt förslaget till 40 § lagen med ekonomiadministrativa bestämmelser för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , se vidare författningskommentaren till den bestämmelsen. 9 kap. 2 § I paragrafen finns bestämmelser om internrevision. I första stycket anges att det i ska finnas en revisionsfunktion som leds av fullmäktige. Bestämmelsen överensstämmer med de tidigare första och andra styckena i paragrafen, men innebär att beteckningen revisionsenhet byts ut till revisionsfunktion. Detta för att undvika missförstånd om revisionsfunktionens organisatoriska ställning i förhållande till de många andra enheter som finns inom . Genom bestämmelsen i andra stycket, som är ny, avgränsas fullmäktiges revision till frågor som ligger inom fullmäktiges ansvarsområde. Även i tredje stycket har införts en ny bestämmelse. Denna innebär att det vid ska finnas en internrevision och att direktionen ska besluta om revisionsplan och åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser. Bestämmelsen innebär en reglering av gällande ordning och ersätter den tidigare bestämmelsen i 2 a § andra stycket riksbankslagen. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för övriga myndigheter under enligt 41 och 43 §§ lagen med ekonomiadministrativa bestämmelser för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , se vidare författningskommentarerna till de bestämmelserna. Paragrafen har avgränsats till att avse fullmäktiges revisionfunktion och direktionens internrevision. Den tidigare bestämmelsen i första stycket om beslut om övriga enheter och bestämmelsen i tredje stycket om arbetsordningen har tagits bort. Dessa bestämmelser följer av fullmäktiges beslut om arbetsordning enligt 9 kap. 4 § första stycket. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.2.1. 9 kap. 2 a § I paragrafen regleras inriktningen av internrevisionens granskning. Ändringen medför att granskningens inriktning tydligt definieras utifrån direktionens övergripande verksamhetsansvar. Enligt andra stycket ska internrevisionen bedrivas enligt god sed för internrevision och internrevisorer. Bestämmelsen överensstämmer i huvudsak med vad som tidigare föreskrivits i första stycket sista meningen. Ny är dock bestämmelsen att internrevisionen ska bedrivas enligt god sed för internrevisorer. Den tidigare bestämmelsen i andra stycket har tagits bort. Motsvarande bestämmelse återfinns nu i 9 kap. 2 § tredje stycket. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för övriga myndigheter under enligt förslaget till 42 § lagen med ekonomiadministrativa bestämmelser för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , se vidare författningskommentaren till den bestämmelsen. 9 kap. 4 § I paragrafen har införts ett nytt andra stycke som anger att direktionen ska besluta om verksamhetsplan för . Bestämmelsen är ny. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.1.3 och överensstämmer med vad som gäller för övriga myndigheter under enligt förslag till ändringar av instruktionerna för riksdagsförvaltningen, och ombudsmän. 10 kap. 3 § I paragrafen finns bestämmelser om bokföringsskyldighet och redovisning för det föregående räkenskapsåret. I andra stycket har införts en uttrycklig bestämmelse om att ska lämna en årsredovisning till , och fullmäktige. Det är en anpassning till den faktiska tillämpningen av bestämmelsen om redovisning. En ändring har gjorts som innebär att årsredovisningen ska lämnas och inte som tidigare , jfr avsnitt 5.3.2. I tredje stycket regleras årsredovisningens innehåll. Den nya lydelsen är en anpassning till vad som har gällt. Ett nytt fjärde stycke har införts i paragrafen. I den nya bestämmelsen föreskrivs att direktionen i årsredovisningen ska lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid är betryggande. Bestämmelsen överensstämmer med vad som gäller för övriga myndigheter under enligt förslaget till 37 § lagen med ekonomiadministrativa bestämmelser för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , se vidare författningskommentaren till den bestämmelsen. 6.3 Förslaget till lag om ändring i lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen 2 § I paragrafen finns bestämmelser om vissa uppgifter som riksdagsförvaltningen har. I första stycket 1 anges att riksdagsförvaltningen ska upprätta förslag till anslag på statsbudgeten för och riksdagsförvaltningen. Härmed avses endast de anslag som genom beslut av riksdagsstyrelsen disponeras av riksdagsförvaltningen. Denna ändring innebär att riksdagsförvaltningen inte längre upprättar förslag till anslag för ombudsmän. Bestämmelsen behandlas i avsnitt 5.1.3. I punkt 3 återges riksdagsstyrelsens förslag i riksrevisionsframställningen. 8 § I paragrafen finns en hänvisning till bestämmelser om internrevision i lagen med ekonomiadministrativa bestämmelser för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och . Bestämmelserna i den lagen ersätter den tidigare bestämmelsen i denna paragraf. 15 § I paragrafen finns bestämmelser om styrelsens ansvar inför för genomförandet av myndighetens verksamhet. gäller att verksamheten ska bedrivas effektivt. Att styrelsen ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande rätt innebär att riksdagsförvaltningen ska fatta materiellt riktiga beslut på grundval av gällande lagar och föreskrifter och att riksdagsbeslut ska efterlevas. För att kunna följa upp och kontrollera att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och enligt gällande rätt krävs att redovisning och rapportering av myndighetens resultat sker på ett betryggande sätt. Genom ändringen i bestämmelsen anges detta uttryckligen i lagen. Med rapporteringen avses såväl rapporteringen inom myndigheten som den externa rapporteringen. I andra stycket 6 har ett tillägg gjorts enligt vilket styrelsen ska besluta om riksdagsförvaltningens verksamhetsplan.