frsrdg · GX04RS6 · 2010-01-01 00:00:00 — SAMMANFATTNING 2009/10:RS6 2009/10:RS6 SAMMANFATTNING 16.42 Intern styrning och kontroll för myndigheter Sammanfattning Bakgrund Lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , förkortad REA-lagen, och föreskrifter som hör till denna lag reglerar ekonomiadministrationen m.m. inom riksdagsområdet. REA-lagen och föreskrifterna trädde i kraft . Bestämmelserna är utformade med budgetlagen och regeringens ekonomiadministrativa bestämmelser som förebild. Strävan var att myndigheter så långt möjligt skulle följa samma bestämmelser som regeringens myndigheter. REA-lagens och föreskrifternas utformning baserar sig främst på de förhållanden som rådde . Sedan REA-lagen trädde i kraft har regeringen genomfört några större förändringar av de ekonomiadministrativa bestämmelser som rör regeringens myndigheter. finns en ny myndighetsförordning (2007:515) och en ny förordning om intern styrning och kontroll (2007:603). Därtill har regeringen beslutat om ändrade krav på myndigheternas resultatredovisningar . finns det dessutom en internrevisionsförordning (2006:1228). Förslagen i den här framställningen innebär att det i allt väsentligt ska ställas samma krav på intern styrning och kontroll för myndigheter som för myndigheterna under regeringen. Det innebär ett tydliggörande av ledningens ansvar inför . Vad som avses med myndighetens ledning framgår av gällande regelverk och dess förarbeten. I riksdagsordningen regleras att riksdagsstyrelsen leder riksdagsförvaltningen och att ombudsmän ska vara fyra: en chefsjustitieombudsman (chefs-JO) och tre justitieombudsmän. Av förarbetena framgår att chefs-JO ska ha det övergripande ansvaret för verksamheten. Enligt regeringsformen leds av tre riksrevisorer och av en direktion. Ledningens verksamhetsansvar Riksdagsstyrelsen föreslår att ledningens övergripande verksamhetsansvar regleras för myndigheter. Därmed klargörs att ledningen ansvarar för verksamheten inför och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt och att myndigheten hushållar väl med statens medel. Med det övergripande verksamhetsansvaret följer ett ansvar för myndighetens ledning att besluta om arbetsordning, verksamhetsplan, budget, årsredovisning och föreskrifter samt ett ansvar för att säkerställa att det finns en väl fungerande intern styrning och kontroll vid myndigheten. Detta innebär följande ändringar i regelverken. När det gäller beslutsdokumenten finns det i huvudsak redan ett regelverk. Det som tillkommer är krav på beslut om verksamhetsplan för respektive myndighet. För JO:s del föreslås att chefs-JO utöver beslut om verksamhetsplan även ska besluta om årsredovisning och förslag till anslag på statsbudgeten för ombudsmän. Besluten ska fattas efter samråd med övriga ombudsmän. Även chefs-JO:s meddelande i arbetsordning om bestämmelser om organisationen och om ansvarsområden för var och en av ombudsmännen ska enligt förslaget ske efter ett sådant samråd. Chefs-JO:s beslut om årsredovisning överensstämmer med praxis. Beslutet om förslag till anslag innebär att riksdagsförvaltningens skyldighet att upprätta förslag till anslag på statsbudgeten för JO upphör. I enlighet med beslut att som vilande anta förslag till lag om ändring i riksdagsordningen och i och med att det nuvarande ställt sig bakom lagförslagen i instruktionen för , läggs rätten att besluta om årsredovisning och förslag till anslag på en riksrevisor med administrativt ansvar. Internrevision Enligt nuvarande regelverk ska riksdagsförvaltningen, och chefs-JO svara för att intern revision sker av respektive myndighet. Enligt riksbankslagen ska det vid huvudkontoret finnas en revisionsenhet. Samtliga myndigheter har således krav på sig att ha internrevision. Denna ordning föreslås gälla även framöver, men bestämmelserna anpassas till internrevisionsförordningen. Internrevisionens uppgifter klargörs. Internrevisionen ska, utifrån en analys av verksamhetens risker, självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. En myndighet får rätt att samordna sin internrevision med en annan myndighet, vilket innebär att JO:s samverkan med riksdagsförvaltningen om internrevision kan bestå. Till skillnad från internrevisionsförordningen ställs inga krav på en anställd internrevisor. Riksbankslagen innehåller bestämmelser om fullmäktiges revisionsenhet, medan bestämmelser om direktionens internrevisionsavdelning saknas. Det föreslås att det i lagen införs krav på internrevision som lyder under direktionen och att det klargörs att fullmäktiges revision vars utförande organ enligt förslaget betecknas revisionsfunktion ska vara inriktad på frågor som ligger inom fullmäktiges ansvarsområde. För samtliga myndigheter regleras att ledningen ska besluta om riktlinjer och en revisionsplan för internrevisionen samt om åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Intern styrning och kontroll Vad som avses med intern styrning och kontroll för myndigheter föreslås vara detsamma som för regeringsmyndigheterna. Således avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. I denna process ska momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation ingå. I motivtexten betonas att processen ska vara ändamålsenlig och anpassad efter myndighetens behov. Dessutom ställs krav på att ledningen i årsredovisningen ska lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Övriga förslag Här föreslås även ändringar i REA-lagen som innebär att kravet på riksdagsförvaltningen och att upprätta finansieringsanalys tas bort och att bestämmelsen om rätten att sälja lös egendom ändras till en rätt att överlåta lös egendom. Den senare ändringen motiveras av biståndsverksamhet. För del föreslås en ändring av datumet för årsredovisningen från till . Därmed erhålls överensstämmelse med vad som gäller för övriga myndigheter under . Reglering och ikraftträdande Riksdagsstyrelsen föreslår att bestämmelser om ledningens övergripande verksamhetsansvar och ledningens ansvar för arbetsordning, verksamhetsplan m.m. regleras i myndigheternas instruktioner, medan bestämmelser om internrevision och processen intern styrning och kontroll förs in i REA-lagen. Därmed erhålls ett i huvudsak sammanhållet och överskådligt regelverk som gäller för riksdagsförvaltningen, JO och och där gemensamma föreskrifter kan tas fram. För del samlas alla bestämmelser i riksbankslagen, och dessa har i huvudsak sina förebilder i REA-lagen. För myndigheter kommer det därmed att finnas en logisk, tydlig och sammanhängande ordning för myndighetsledningarnas instruktionsenliga ansvar och kraven på intern styrning och kontroll. De nya bestämmelserna föreslås träda i kraft . INNEHåLLSFöRTECKNING 2009/10:RS6 2009/10:RS6 SAMMANFATTNING 16.42 Sammanfattning 1 Innehållsförteckning 4 1 Förslag till riksdagsbeslut 6 2 Lagtext 7 2.1 Förslag till lag om ändring i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och 7 2.2 Förslag till lag om ändring i lagen (1988:1385) om riksbank 9 2.3 Förslag till lag om ändring i lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen 12 2.4 Förslag till lag om ändring i lagen (2002:1023) med instruktion för 16 2.5 Förslag till lag om ändring i lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän 18 3 Ärendet och dess beredning 19 4 Bakgrund 20 4.1 Ändrade krav på intern styrning och kontroll för regeringens myndigheter 20 4.2 Expertgruppens förslag 20 5 Riksdagsstyrelsens överväganden och förslag 22 5.1 Ledningens verksamhetsansvar 22 5.1.1 Myndighetens ledning 22 5.1.2 Ledningens övergripande verksamhetsansvar 24 5.1.3 Ledningens ansvar 26 5.2 Internrevision 33 5.2.1 Krav på internrevision 33 5.2.2 Ledningens ansvar gentemot internrevisionen 36 5.2.3 Internrevisionens uppgifter 39 5.3 Intern styrning och kontroll 42 5.3.1 Processen intern styrning och kontroll 42 5.3.2 Ledningens bedömning av att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande 45 5.4 Övriga ändringar av REA-lagen 47 5.4.1 Krav på finansieringsanalys 47 5.4.2 Överlåtelse av lös egendom 48 6 Författningskommentar 50 6.1 Förslaget till lag om ändring i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och 50 6.2 Förslaget till lag om ändring i lagen (1988:1385) om riksbank 52 6.3 Förslaget till lag om ändring i lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen 54 6.4 Förslaget till lag om ändring i lagen (2002:1023) med instruktion för 55 6.5 Förslaget till lag om ändring i lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän 56 1 Förslag till riksdagsbeslut antar riksdagsstyrelsens förslag till lag om ändring i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , lag om ändring i lagen (1988:1385) om riksbank, lag om ändring i lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen, lag om ändring i lagen (2002:1023) med instruktion för , lag om ändring i lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän. beslutet har deltagit: Per , ordförande, (), (), (s), (), (), (), (), (), () och (). 2 LAGTEXT 2009/10:RS6 2009/10:RS6 2 LAGTEXT 2.1 Förslag till lag om ändring i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och dels att nuvarande 3941 §§ ska betecknas 4446 §§, dels att 28 och 37 §§ ska ha följande lydelse, dels att det i lagen ska införas fem nya paragrafer, 3943 §§, samt närmast före 39 och 41 §§ nya rubriker av följande lydelse. Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse Myndigheten får besluta att sälja annan lös egendom än sådan som anges i 25 och 27 §§, om egendomen inte längre behövs för myndighetens verksamhet eller blivit obrukbar eller om den inte anskaffats med statens medel. Myndigheten får besluta att överlåta annan lös egendom än sådan som anges i 25 och 27 §§, om egendomen inte längre behövs för myndighetens verksamhet eller blivit obrukbar eller om den inte anskaffats med statens medel. Myndigheten skall lämna en årsredovisning till för det senast avslutade räkenskapsåret. Årsredovisningen skall bestå av resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning samt noter. och skall även upprätta en finansieringsanalys. Myndigheten ska lämna en årsredovisning till för det senast avslutade räkenskapsåret. Årsredovisningen ska bestå av resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning samt noter. I årsredovisningen ska ledningen lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Intern styrning och kontroll Myndighetens ledning ska säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. I denna process ska ingå momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. Vid myndigheten ska det finnas en internrevision. En myndighet får samordna sin internrevision med en annan myndighet. Myndighetens internrevision ska utifrån en analys av verksamhetens risker självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. Internrevisionen ska bedrivas enligt god sed för internrevision och internrevisorer. Myndighetens ledning ska besluta om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen samt åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Denna lag träder i kraft . Bestämmelsen i 37 § tredje stycket tillämpas första gången för . 2.2 Förslag till lag om ändring i lagen (1988:1385) om riksbank Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (1988:1385) om riksbank dels att 9 kap. 2, 2 a och 4 §§ samt 10 kap. 3 § ska ha följande lydelse, dels att det i lagen ska införas en ny paragraf, 9 kap. 1 a §, av följande lydelse, dels att 10 kap. 1 a § ska upphöra att gälla. Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse Direktionen ansvarar för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att hushållar väl med statens medel. Direktionen ska säkerställa att det vid finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av första stycket. I denna process ska ingå momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. Vid huvudkontoret skall det finnas en revisionsenhet samt de övriga enheter som beslutar. Verksamheten vid revisionsenheten leds av fullmäktige. Fördelningen av ärenden mellan enheterna skall framgå av den arbetsordning som avses i 4 §. I ska det finnas en revisionsfunktion som leds av fullmäktige. Fullmäktiges revision ska vara inriktad på frågor som ligger inom fullmäktiges ansvarsområde. I ska det också finnas en internrevision. Direktionen ska besluta om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen samt åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Verksamhet vid revisionsenheten skall avse självständig granskning av interna styrning och kontroll och hur fullgör sina ekonomiska redovisningsskyldigheter. Revisionen skall bedrivas i enlighet med god sed för internrevision. fastställer revisionsplan för sin verksamhet efter samråd med . Internrevisionen ska utifrån en analys av verksamhetens risker självständigt granska om direktionens interna styrning och kontroll är utformad så att med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av 9 kap. 1 a § första stycket. Internrevisionen ska bedrivas enligt god sed för internrevision och internrevisorer. 4 § Fullmäktige beslutar om arbetsordning i . Direktionen ska besluta om verksamhetsplan för . beslutar i övrigt i enskilda fall i frågor som rör anställda och uppdragstagare hos banken, om inte annat följer av lag eller beslut av eller av riksdagsförvaltningen. Bokföringsskyldigheten skall fullgöras i enlighet med god redovisningssed. Därvid skall i tillämpliga delar Europeiska riktlinje om den rättsliga ramen för redovisning och finansiell rapportering inom europeiska centralbankssystemet tillämpas. före skall direktionen till , och fullmäktige avge redovisning för det föregående räkenskapsåret. Fullmäktige skall till och lämna förslag till disposition av vinst. Redovisningen skall omfatta resultaträkning, balansräkning, förvaltningsberättelse och en redogörelse för penning- och valutapolitiken samt för hur har främjat ett säkert och effektivt betalningsväsende. Bokföringsskyldigheten ska fullgöras i enlighet med god redovisningssed. Därvid ska i tillämpliga delar Europeiska riktlinje om den rättsliga ramen för redovisning och finansiell rapportering inom europeiska centralbankssystemet tillämpas. före ska direktionen till , och fullmäktige lämna en årsredovisning för det föregående räkenskapsåret. Fullmäktige ska till och lämna förslag till disposition av vinst. Årsredovisningen ska omfatta en resultaträkning, en balansräkning och en förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen ska innehålla en redogörelse för penning- och valutapolitiken samt för hur har främjat ett säkert och effektivt betalningsväsende. I årsredovisningen ska direktionen lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid är betryggande. Denna lag träder i kraft . Bestämmelsen i 10 kap. 3 § fjärde stycket tillämpas första gången för . 2.3 Förslag till lag om ändring i lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen Härigenom föreskrivs att 2, 8, 15 och 18 §§ lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen ska ha följande lydelse. Nuvarande lydelse Föreslagen lydelse 2 § ska om annat inte är särskilt föreskrivet 1. upprätta förslag till anslag på statsbudgeten avseende och dess myndigheter m.m., dock inte för , 1. upprätta förslag till anslag på statsbudgeten avseende och riksdagsförvaltningen, 2. meddela föreskrifter för utarbetandet av förslag till anslag på statsbudgeten för och dess myndigheter utom samt meddela sådana ekonomiadministrativa föreskrifter i övrigt för och dess myndigheter utom och som inte skall meddelas av riksdagsstyrelsen enligt 41 § lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , 2. meddela föreskrifter för utarbetandet av förslag till anslag på statsbudgeten för och dess myndigheter utom samt meddela sådana ekonomiadministrativa föreskrifter i övrigt för och dess myndigheter utom och som inte ska meddelas av riksdagsstyrelsen enligt 46 § lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , 3. yttra sig över förslag till anslag på statsbudgeten och upprätta en sammanställning för var och en av myndigheter, utom , över de finansiella villkor som gäller för respektive myndighet med anledning av beslut om statsbudgeten, 3. upprätta en sammanställning för var och en av myndigheter, utom , över de finansiella villkor som gäller för respekti-ve myndighet med anledning av beslut om statsbudgeten, 4. handlägga frågor dels om arvoden och ersättningar till ledamöter och till företrädare i , dels om pensioner och andra förmåner till ledamöterna och deras efterlevande samt till företrädarna och deras efterlevande, 5. svara för frågor om löner och ersättningar till arbetstagare hos och dess myndigheter utom , och ombudsmän samt svara för frågor angående pensioner och andra förmåner till dessa arbetstagare och deras efterlevande, 6. ingå centrala kollektivavtal samt i övrigt utöva arbetsgivarens befogenheter enligt dessa när det gäller och dess myndigheter samt företräda och dess myndigheter som arbetsgivare i arbetstvister rörande kollektivavtal som har slutits av riksdagsförvaltningen samt rörande kollektivavtal som har slutits av riksdagsförvaltningen samt 7. meddela de föreskrifter som behövs för tillämpningen av centrala kollektivavtal som riksdagsförvaltningen ingått, samt personaladministrativa föreskrifter i övrigt för och dess myndigheter utom . ska bereda myndigheter tillfälle att framföra sina synpunkter på förhandlingsfrågor som direkt berör respektive myndighet. får till envar av myndigheter överlämna handläggningen av en avtalsfråga som är av betydelse för myndigheten. svarar för att intern revision sker av förvaltningen. Internrevisionen skall avse självständig granskning av riksdagsförvaltningens interna styrning och kontroll och hur förvaltningen fullgör sina ekonomiska redovisningsskyldigheter. Revisionen skall bedrivas i enlighet med god sed för internrevision. fastställer revisionsplan för sin verksamhet efter samråd med . Bestämmelser om internrevision finns i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och . Styrelsen skall pröva om förvaltningens verksamhet bedrivs effektivt och i överensstämmelse med syftet för verksamheten. Styrelsen ansvarar inför för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att riksdagsförvaltningen hushållar väl med statens medel. Styrelsen beslutar om 1. framställningar till , 2. målen för förvaltningens verksamhet, 3. förvaltningens årsredovisning, och förslag till budget för , 4. åtgärder med anledning av rapporter över förvaltningens verksamhet och den redovisning som styrelsen ska lämna till enligt 7 §, 4. åtgärder med anledning av rapporter över förvaltningens verksamhet och den redovisning som styrelsen ska lämna till enligt 39 § lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , 5. åtgärder med anledning av internrevisionens redovisning samt revisionsplan, 6. föreskrifter som enligt denna lag eller andra författningar får meddelas av riksdagsförvaltningen, 5. föreskrifter som enligt denna lag eller andra författningar får meddelas av riksdagsförvaltningen, 7. riksdagsförvaltningens arbetsordning, 6. riksdagsförvaltningens arbetsordning och verksamhetsplan, 8. slutande av kollektivavtal med arbetstagarnas huvudorganisationer, avbrytande av annan förhandling än förhandling i tvist om avtal, lockout eller annan stridsåtgärd samt andra förhandlingsfrågor som är av principiell natur eller har större ekonomisk betydelse eller är gemensamma för och dess myndigheter, 9. anställning av biträdande riksdagsdirektör och chef för kammarkansliet, chef för utskottskansli, chef för , chef för administrativa avdelningen, chef för kommunikationsavdelningen, chef för internationella kansli, säkerhetschef och chef för , 10. lön och andra anställningsförmåner för riksdagsdirektören, 11. frågor som avses i 4 §, 12. frågor som hänskjuts till styrelsen från rådet för ledamotsnära frågor samt 13. frågor som är av större vikt eller principiell betydelse eller som riksdagsdirektören hänskjuter till styrelsen. 7. slutande av kollektivavtal med arbetstagarnas huvudorganisationer, avbrytande av annan förhandling än förhandling i tvist om avtal, lockout eller annan stridsåtgärd samt andra förhandlingsfrågor som är av principiell natur eller har större ekonomisk betydelse eller är gemensamma för och dess myndigheter, 8. anställning av biträdande riksdagsdirektör och chef för kammarkansliet, chef för utskottskansli, chef för , chef för administrativa avdelningen, chef för kommunikationsavdelningen, chef för internationella kansli, säkerhetschef och chef för , 9. lön och andra anställningsförmåner för riksdagsdirektören, 10. frågor som avses i 4 §, 11. frågor som hänskjuts till styrelsen från rådet för ledamotsnära frågor samt 12. frågor som är av större vikt eller principiell betydelse eller som riksdagsdirektören hänskjuter till styrelsen. Riksdagsdirektören skall se till att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt. Det åligger riksdagsdirektören att 1. se till att riksdagsledamöternas, allmänhetens och andras kontakter med riksdagsförvaltningen underlättas genom en god service och tillgänglighet, genom information och genom ett klart och begripligt språk i förvaltningens skrivelser och beslut, 2. hushålla väl med de medel som ställs till förfogande för riksdagsförvaltningens verksamhet, 3. verka för att riksdagsförvaltningen genom samarbete med andra statliga myndigheter och på annat sätt tar till vara de fördelar som kan vinnas för staten som helhet, 2. verka för att riksdagsförvaltningen genom samarbete med andra statliga myndigheter och på annat sätt tar till vara de fördelar som kan vinnas för staten som helhet, 4. fortlöpande följa upp och pröva förvaltningens verksamhet och konsekvenserna av de författningsföreskrifter och särskilda beslut som rör verksamheten samt vidta de åtgärder som behövs, 3. fortlöpande följa upp och pröva förvaltningens verksamhet och konsekvenserna av de författningsföreskrifter och särskilda beslut som rör verksamheten samt vidta de åtgärder som behövs, 5. beakta de krav som ställs på verksamheten när det gäller totalförsvaret, en ekologiskt hållbar utveckling, jämställdheten mellan kvinnor och män samt etnisk mångfald i arbetslivet, 4. beakta de krav som ställs på verksamheten när det gäller totalförsvaret, en ekologiskt hållbar utveckling, jämställdheten mellan kvinnor och män samt etnisk mångfald i arbetslivet.