frsrdg · GY04JO1 · 2010-11-10 00:00:00 — En ovillkorlig registreringsskyldighet enligt denna bestämmelse omfattar således endast handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess föreligger valfrihet mellan att regi- strera handlingarna och hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fast- ställas om de har kommit in eller upprättats. Denna möjlighet gäller även för handlingar som endast förvaras i elektronisk form under förutsättning att åtkomligheten för allmänheten är godtagbar. Det ankommer på den enskilda myndigheten att avgöra vilket tillvägagångssätt som är att föredra. När myn- digheten har bestämt sig för ett av systemen måste emellertid detta tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten. Bestämmelsen i 5 kap. 1 § OSL om att allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in innehåller inte någon bestämd tidsgräns. JO har emellertid i tidigare beslut (se bl.a. JO:s ämbetsberättelse 2007/08 s. 565) uttalat att det ligger i sakens natur att registreringen ska ske så snart det är praktiskt möjligt. För en handling som kommer in till en myndighet med post ligger det närmast till hands att registrering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. För handlingar som ges in till myndigheten på annat sätt är det önskvärt att de diarieförs i nära anslutning till ingivandet. I normal- fallet bör registrering ske senast påföljande arbetsdag. I förevarande fall framgår av utredningen att hade nämndens upp- drag att utreda vissa förhållanden rörande Arena . Enligt avtalet mellan och kommunen skulle uppdraget slutrapporteras . Med anledning härav överlämnade en rapport till S . Rapporten överlämnades till S i hans egenskap av ordförande i projektstyrelsen för Arena , ett projekt som barn- och ungdomsnämnden ansvarade för. får anses ha haft en från nämnden fristående roll vid utarbetandet av rapporten. Det anförda innebär att rapporten blev en allmän handling när den kom S till handa. Att S för egen del betraktade rapporten som arbetsmaterial föranleder inte någon annan bedömning. Rapporten kan inte anses ha varit av ringa betydelse för nämndens verksamhet. Det ankom därför på S att skyndsamt vidarebefordra rapporten till nämn- dens kansli för registrering. Så har emellertid inte skett. S förtjänar kritik för den bristfälliga hanteringen i detta avseende. anfört i övrigt föranleder inte någon åtgärd eller något uttalande från min sida. Ärendet avslutas med den kritik som uttalats ovan. 2 010 /1 1:JO1 Kritik mot grundskola som inför en elevs övergång till gymnasiet lämnat ut sekretesskyddade uppgifter till den mottagande gymnasieskolan. De två skolorna tillhörde olika nämnder och ingick därmed i olika myndigheter (Dnr 1136-2009) I en anmälan till JO framförde M.F. klagomål mot en lärare på Lommarskolan och rektorn för vid Rodengymnasiet, båda i Norrtäl- je kommun. Klagomålen gällde bl.a. att sekretessbelagd information rörande M.F:s son, L., hade överförts från Lommarskolan till Rodengymnasiet utan vårdnadshavarnas samtycke. anförde bl.a. följande. Rektorn för har ringt och frågat ut personal på Lommarskolan om L. Den information som då lämnades var felaktig och berörde saker av elev- vårdskaraktär. samt i kommun an- modades att göra utredningar och yttra sig över vad som anförts i M.F:s an- mälan till JO. antog som remissvar ett tjänsteutlåtande under- tecknat av förvaltningschefen . I tjänsteutlåtandet anfördes följande. Förvaltningschefen har varit i kontakt med berörd rektor och fått redovisning av enhetens version av det i anmälan anförda händelseförloppet. Beklagligt nog visar resultatet att utväxling av sekretessinformation gäl- lande berörd elev har skett mellan enheten och Rodengymnasiet. Inte heller har vårdnadshavarens godkännande inhämtats. Som en omedelbar åtgärd, för att förebygga så att något liknande inte hän- der på andra enheter, kommer förvaltningschefen att lyfta frågan vid nästa rektorskonferens och poängtera vikten av korrekt hantering kring sekretess- frågor, utlämnande av uppgifter, etc. Vid behov kommer utbildning att anord- nas. Vi kan enbart beklaga det inträffade, men vidtar omgående åtgärder enligt ovan. anmodades därefter att komplettera remissvaret med utredning och yttrande i fråga om på vilket sätt utväxlingen av sekretess- information hade gått till. Nämnden antog som svar ett yttrande undertecknat av . I yttrandet anfördes följande (omnämnda bilagor har här utelämnats). Förvaltningschefen har, som tidigare nämnts, varit i kontakt med berörd rek- tor på Lommarenheten. Den information som lämnats från Lommarskolan till Rodengymnasiet vid övergång från till gymnasiet är: Ett brev daterat (se bilaga). Brevet har också gått till elevens föräldrar. I brevet står det i sista meningen att det går bra att höra av sig till resursklassen med ev. frågor. Detta har inte familjen framfört några avvikan- de synpunkter kring. 2 010 /1 1:JO1 Muntlig information: Personalen i resursklassen har framhållit att det är viktigt att den personal som ska arbeta med eleven har kunskaper och utbild- ning om Asperger, samt handledning för rätt bemötande. Vidare har man informerat om att eleven lätt triggas igång av andra elever om de retas. Eleven missförstår lätt situationer (på grund av sin funktionsned- sättning) och kan då bli arg och handgemäng kan uppstå. Vilket också hänt på Lommarskolan (se bifogad läkarkonsultation). Personalen har också framhållit behovet av att eleven behöver en som hjälper till att förklara och tydliggöra olika situationer. Detta finns också noterat i det brev som gick till föräldrarna. Annan information utöver detta har man hänvisat till resursklassens handledare . Utöver ovanstående har personalen i resursklassen ej lämnat ut någon in- formation om eleven till Rodengymnasiet. antog som remissvar en skrivelse av rektorn för , . I skrivelsen anfördes bl.a. följande. Varje läsår börjar ett antal elever med olika neuropsykologiska funktionshin- der på våra program. I de allra flesta fall har vi ett bra samarbete med eleven och hemmet. I flera fall tar föräldrarna kontakt med oss för att ge oss information före skolstart så att vi kan göra en bra planering. När terminen startar har vi regelbundna avstämningsmöten. Vi försöker i samarbe- te med hemmen att skapa en så bra studiesituation som möjligt. fick Rodens yrkesgymnasium ett antal skriftliga överlämnanden från skolor där elever p g a olika skäl gått i små grupper och haft speciallösningar. Flertalet av deras föräldrar, och även i några fall till- sammans med lärare från , tog kontakt med oss för att ge oss så mycket information som möjligt inför skolstarten. Vi fick ett skriftligt överlämnande från Lommarskolan att [] gått i Lom- marskolans Resursklass. De beskriver där vilket stöd [] har fått. kom ett antal elever till våra program med olika diagnoser och vi upplevde att vi inte hade tillräckliga kunskaper om deras funktionshin- der. Vi har därför använt en del tid till kompetensutveckling när det gäller neuropsykologiska funktionshinder. Vår dåvarande skolsköterska hjälpte till med att hitta rätt personer, föreläsare, utredare från BUP I förlängningen av detta kommer läraren från Lommarskolan in i sammanhanget. Hon hade ryktet om att vara duktig och engagerad i arbetet med elever med olika funk- tionshinder. Vi hade haft teoretiska föreläsningar, dialog med utredare och vi ville också ta del av praktisk erfarenhet från fältet. I ett beslut anförde JO följande. Sekretesslagen (1980:100) har ersatts av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL. I det följande hänför jag mig till den nya lagen som inte har inneburit några sakliga ändringar i berört hänseende. En uppgift för vilken sekretess gäller får enligt 8 kap. 1 § OSL inte röjas för enskilda eller för andra myndigheter, om inte annat anges i OSL eller i lag eller förordning som OSL hänvisar till. Enligt 23 kap. 2 § första stycket OSL gäller sekretess i förskoleklassen, , gymnasieskolan, särskolan, specialskolan och sameskolan samt i 2 010 /1 1:JO1 en riksinternatskola för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog eller kurator, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Enligt 23 kap. 2 § andra stycket gäller sekretess på det område som anges i första stycket dels i skolans elevvårdande verksamhet i övrigt för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, dels för uppgift som hänför sig till ärende om tillrättaförande av en elev eller om skiljande av en elev från vidare studier. Sekretessen gäller dock endast om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. En strängare sekretess gäller alltså för uppgifter i den särskilda elevvården, dvs. för uppgifter hos psykolog eller kurator, än för uppgifter i skolans elev- vårdande verksamhet i övrigt. I kommentaren till OSL framhålls emellertid att en skadeprövning enligt 23 kap. 2 § andra stycket OSL i praktiken oftast bör leda till samma resultat som enligt det omvända skaderekvisitet i första stycket (Lenberg m.fl., Offentlighets- och sekretesslagen, En kommentar, 23:2:2). I den elevvårdande verksamheten ryms en verksamhet av betydande om- fattning. Dit räknas bl.a. lärarnas inhämtande av uppgifter om elevernas per- sonliga förhållanden i syfte att förebygga eller avhjälpa skolsvårigheter. Det kan t.ex. gälla uppgifter om elevernas fysiska och psykiska förutsättningar, deras beteenden och prestationer i skolan, hemmet eller fritidsmiljön. Om sekretess är föreskriven till skydd för en enskild kan han eller hon en- ligt 12 kap. 2 § OSL helt eller delvis häva sekretessen. Ett sådant samtycke till utlämnande av uppgifter behöver inte vara skriftligt utan även ett muntligt eller underförstått, s.k. presumerat, samtycke får godtas. Är det fråga om känsliga uppgifter finns det dock som regel skäl att inhämta samtycket i skriftlig form eller åtminstone föra anteckningar om när och hur samtycket har inhämtats. I fråga om sekretess till skydd för underåriga stadgas i 12 kap. 3 § OSL följande. Sekretess till skydd för en enskild gäller, om den enskilde är underårig, även i förhållande till dennes vårdnadshavare. Sekretessen gäller dock inte i förhållande till vårdnadshavaren i den utsträckning denne enligt 6 kap. 11 § har rätt och skyldighet att bestämma i frågor som rör den un- deråriges personliga angelägenheter, såvida inte 1.det kan antas att den underårige lider betydande men om uppgiften röjs för vårdnadshavaren, eller 2.det annars anges i denna lag. Om sekretess inte gäller i förhållande till vårdnadshavaren förfogar denne enligt 2 § ensam eller, beroende på den underåriges ålder och mognad, till- sammans med den underårige över sekretessen till skydd för den underårige. Detta innebär att det beträffande en underårig som på grund av bristande mognad saknar all förmåga till bedömning av sekretessfrågan krävs vård- nadshavarens samtycke till utlämnande av sekretessbelagda uppgifter rörande den underårige, och vårdnadshavarens samtycke är i ett sådant fall också 2 010 /1 1:JO1 Beträffande ungdomar måste å andra sidan, beroende på ålder och utveckling, vederbörandes eget samtycke vara tillräckligt. Häremellan ligger de fall då samtycke för utlämnande bör krävas både från den omyndige och hans eller hennes vårdnadshavare (se prop. 1979/80:2 Del A s. 330 och prop. 2008/09:150 s. 331 f.). I en nämndorganisation är varje nämnd att anse som en myndighet i OSL:s mening. Lommarskolan och Rodengymnasiet tillhör olika nämnder och ingår därmed i olika myndigheter. Sekretessbelagda uppgifter kan alltså inte utan vidare överföras mellan dessa skolor. Inför L:s övergång från till gymnasiet lämnade personal vid ut viss information om L. till personal vid Rodengymnasiet. Informationen rörde bl.a. L:s personliga förhållanden i skolans elevvårdande verksamhet. Uppgifterna var alltså sådana att de i sig omfattades av sekretess- skyddet i 23 kap. 2 § andra stycket OSL (motsvarande 7 kap. 9 § andra styck- et i dåvarande sekretesslagen [1980:100]). Såvitt framkommit gjorde man emellertid inte från Lommarskolans sida några överväganden i sekretessfrågan innan informationen om L. lämnades ut. Detta är inte godtagbart. Man borde självfallet i fråga om de aktuella upp- gifterna ha gjort en skadeprövning, dvs. prövat om L. eller någon närstående till honom kunde antas lida men om uppgifterna röjdes. Någon särskild undantagsregel var inte tillämplig vid utlämnandet av de sekretessbelagda uppgifterna till Rodengymnasiet (se t.ex. 10 kap. 2 § OSL). Det saknades alltså förutsättningar för att lämna ut uppgifterna utan samtycke från L. och/eller hans vårdnadshavare. Som framgått ovan var det beroende av L:s utvecklingsgrad och mognad om det var han eller vårdnadshavaren, eller eventuellt båda i förening, som disponerade över sekretessen. Från Lommarskolans sida har tillämpningen av sekretessbestämmelserna således brustit i detta fall. har medgett att sekretess- belagda uppgifter felaktigt lämnats ut. Jag förutsätter att de i remissvaret förutskickade åtgärderna för att förhindra att något liknande inträffar i framti- den nu har vidtagits. Jag anser mig därför kunna lämna saken, såvitt avser Lommarskolan, med den kritik som ligger i det anförda. Det som har framkommit i utredningen ger mig inte skäl att rikta någon kritik mot Rodengymnasiet. Jag förutsätter ändå att utbildningsnämnden in- formerar berörda tjänstemän om de uttalanden som görs i detta beslut. Vad som i övrigt framkommit föranleder inte någon åtgärd eller något utta- lande från min sida. 2 010 /1 1:JO1 JO handlade ett antal ärenden som aktualiserade den språklag, som trädde i kraft . Tre av dessa beslut redovisas här tillsammans, eftersom de har en gemensam rättslig bakgrund. Det första fallet gällde en forskningsmyndighet, som påbjöd att ansökning- ar om forskningsanslag skulle skrivas på engelska. De övriga ärendena gällde myndigheter som använde engelska ord i stället för svenska, bl.a. vid benämningen av offentliga platser samt vid utformning- en av logotyper och liknande. Ett fall skiljde sig från de andra och föranledde kritik. Det avsåg bruk av engelska e-postadresser. Det redovisas i det andra av referaten nedan. I övriga ärenden fanns det inte tillräcklig grund för kritik. Språklagen inne- fattar inget allmänt förbud mot att använda engelska uttryckssätt. I många fall rör det sig om lämplighetsfrågor, som lagstiftaren inte haft ambitionen att reglera rättsligt. Enligt språklagen har dock alla myndigheter ett särskilt an- svar för att svenskan används och utvecklats. Samtliga anmälda myndigheter har därför fått del av JO:s beslut och därvid erinrats om detta ansvar. Beslu- ten i dessa ärenden är i stort sett likalydande. De har diarienumren 4013, 4098, 5830, 6508, alla , samt 157 och 259 . Ett av dem redo- visas i det tredje referatet nedan. Krav på att ansökningar om forskningsanslag ska vara skrivna på engelska (Beslut av JO Axberger , dnr 1811-2008) Beslutet i korthet: Ett forskningsråd har felaktigt uppställt krav på att ansök- ningar om forskningsfinansiering måste vara skrivna på engelska. Efter att detta inträffat har språklagen trätt i kraft. Enligt lagen är svenska huvudspråk i . Svenska ska alltid användas inom kärnområdet för det allmännas verksamhet. Utanför kärnområdet är huvudregeln att svenska ska användas, men undantag kan göras efter en intresseavvägning. Även om utländskt språk tillåts ska det alltid vara möjligt att kommunicera med svenska myndigheter på svenska. En forskningsmyndighet kan därför inte heller efter språklagens införande kräva att en ansökan ska skrivas på annat språk än svenska. anmälde för miljö, areella näringar och sam- hällsbyggande (Formas) till JO. Hon ifrågasatte om Formas har rätt att kräva att ansökningar om forskningsanslag skrivs på engelska. Till stöd för sin an- mälan åberopade hon ett beslut av JO (JO 2006/07 s. 409). 2 010 /1 1:JO1 uppgav att hon hade skickat in två ansökningar om forskningsanslag till Formas. Båda ansökningarna var skrivna på svenska. fick hon besked om att Formas hade avslagit hennes ansökningar. Skälet var att de inte var skrivna på engelska. Hon uppgav vida- re att det hade kommit till hennes kännedom att beredningsgruppen fått in- struktioner att inte läsa och bedöma de ansökningar som inkommit på svens- ka. I stod det att ansökningar skulle vara skrivna på engels- ka, men hon hade skickat in ansökningar till Formas skrivna på svenska och fått dem bedömda. Formas anmodades att göra en utredning och yttra sig över vad anfört. Formas framförde genom generaldirektören bl.a. följande. Formas är ett forskningsråd och hade enligt sin tidigare instruktion (2006:931) och har enligt sin nuvarande instruktion (2007:1059) till uppgift att fördela medel till forskning. Forskningen är internationell och tenderar att bli än mer internationell. Sveri- ge är ett litet land och för att kunna bedöma ansökningar på en hög kvalitativ nivå krävs numer att man anlitar både svenska och utländska bedömare av forskningsansökningar. Formas har därför i sin handbok inför ansökningsomgång 2007 skrivit att ansökningarna ska vara författade på engelska förutom den populärvetenskapliga sammanfattningen som ska vara skriven på svenska. Bakgrunden till språkkravet är att Formas anser det omöjligt att klara sina, av regeringen uppsatta, kvalitetsmål om ansökningarna enbart bedöms av forskare som behärskar det svenska språket. Engelska är i forskningssam- manhang det internationella språket. Bedömningsgrupperna sätts samman så att hela den vetenskapliga bredden inom forskningsområdet täcks. Detta innebär att om någon av ledamöterna inte kan delta i bedömningen saknas den aspekten som just den ledamoten ska bedöma och således förloras helhetsgreppet. En forskningsansökan och den där beskrivna forskningen är för en icke in- satt person, om än mycket språkkunnig sådan, mycket svår att korrekt och rättvist översätta. Det är därför inte möjligt att Formas översätter ansökningar från svenska till engelska för att de ska kunna få en bedömning. Formas anser vidare att regeln i förvaltningslagen (1986:223) 8 § om tolk inte är tillämplig i dessa fall. ansökningar som hon sänt in har behandlats och gåtts igenom. De har dock funnits inte uppfylla kravet på engelska och de har där- för inte kunnat behandlas lika med andra ansökningar av den expertgrupp som var utsedd att yttra sig över ansökningarna. Det har således inte varit möjligt för de i utvärderingsgruppen som inte behärskar svenska att lämna ett vetenskapligt grundat yttrande. Av denna anledning har ansökningarna inte beviljats. Grange framhåller att hon tidigare fått ansökningar behandlade då de varit skrivna på svenska. Vi har gått igenom behandlingen av dessa och då funnit att vid de tillfällena bestod utvärderingsgruppen enbart av personer som be- härskade svenska språket. Formas har funnit att det är onödigt att rida på utfärdade direktiv för hur en ansökan ska vara utformad och därför prövat dem i sak. Formas beklagar att behandlingen av de tidigare ansökningarna vilselett Grange att tro att det var möjligt att skriva på svenska. Formas har tolkat gällande lagstiftning som om det var möjligt att kräva att ansökningar till Formas ska avfattas på ett för Formas lämpligt språk och 2 010 /1 1:JO1 därför skrivit i sin handbok att ansökningarna ska vara på engelska och att den populära sammanfattningen ska vara både på engelska och svenska. Grange har i sitt yttrande hänvisat till ett tidigare beslut av JO avseende Rådet för högre utbildning hos . Verket har där gjort en analys av möjligheterna för en myndighet att avvisa ansökningar som inte är skrivna på det anvisade språket. Formuleringen där var att ansökan skriven på svens- ka behandlas ej. har i sin analys kommit fram till att det är omöjligt att utan författningsstöd ställa upp absoluta krav på att en ansökan ska vara författad på engelska. Verket har därför sett till att rådet ändrat sina anvisningar till nästa ansök- ningsomgång. Den nya formuleringen är Det är önskvärt att ansökan skrivs på engelska, eftersom de ansökningar som går vidare kommer att bedömas av experter både i och utomlands. Detta önskemål om engelska innebär inte att Rådet kommer att avvisa en ansökan gjord på svenska. Den kommer att prövas. har Formas haft handboken för ansökning och beredning både på svenska och på engelska. Formas har ändrat ställningstagande angående handbokens språk. Eftersom hela ansöknings- och bedömningspro- cessen sker på engelska bör även handboken enbart ha detta språk. För att inga missförstånd ska uppstå mellan handläggare, bedömningsgrupp och forskare som ansöker är det bra att hela processen förs på ett och samma språk. Av dessa anledningar har Formas beslutat att handboken en- bart är på engelska. Det är som vi angivit ovan svårt att på ett vetenskapligt godtagbart sätt bedö- ma ansökningar på svenska. Formas kommer att informera regeringen om att vi kommer att hantera an- sökningar avfattade på svenska så gott det går, vilket kommer att innebära att de bedömare som inte behärskar svenska inte har möjlighet att yttra sig. Detta kan således medföra att en ansökan inte beviljas bidrag. Formas kommer också att uppmana alla som skrivit ansökan på svenska att översätta den till engelska och därmed ge dem möjlighet till en annan bedömning. Hon uppgav därvid att Formas i sin som ett skäl för ett tidigt avslagsbeslut angav att ansökan var skriven på svenska. Hon uppgav vidare att hon hade skickat en an- sökning till Formas skriven på svenska. Kort efter att ansökningstiden hade löpt ut fick hon besked om att hon hade möjlighet att inkomma med en över- sättning av ansökningen till engelska. När hon kontaktade Formas och fråga- de vilken slags bedömning hennes ansökning skulle få om hon valde att inte komplettera med översättning till engelska, fick hon svaret att den i så fall skulle avslås utan att skickas ut till berörd beredningsgrupp. Hon kompletterade därefter ansökningen med en översättning till engelska. Inledningsvis bedöms Formas praxis och handläggning utifrån de regler som gällde vid tiden för ansökningar. Eftersom rättsläget föränd- rats genom införandet av språklagen och det är av principiell betydelse att belysa hur de frågor som väckts i detta ärende ska hanteras framöver ägnas merparten av beslutet åt detta. 2 010 /1 1:JO1 Bedömning utifrån den rättsliga reglering som gällde då anmälarens ärenden handlades Vid tiden för ansökningar fanns inte någon uttrycklig för- fattningsbestämmelse som föreskrev vilket språk förvaltningsmyndigheterna ska använda vid handläggningen av sina ärenden. Emellertid bygger förvalt- ningslagen (1986:223) på den underförstådda förutsättningen att svenska språket ska användas av myndigheterna (jfr m.fl., Förvaltningslagen med kommentarer, 2:a upplagan, 2007, s. 102, och JO 2007/08 s. 253). Vida- re har JO i det av anmälaren åberopade beslutet (JO 2006/07 s. 409) uttalat att det var fel av en statlig myndighet att utan författningsstöd kräva att en ansö- kan om forskningsfinansiering ska vara skriven på engelska. Eftersom det inte heller i detta sammanhang fanns något författningsstöd saknade Formas rätt att ställa motsvarande krav i samband med sin anslagsgivning. Formas har i sitt yttrande till JO redogjort för de åtgärder som senare vid- tagits. Mot bakgrund av vad som därvid uppgetts måste det ifrågasättas om ändringarna har medfört någon förändring i praktiken. Det synes alltjämt föreligga en överhängande risk för att en ansökan skriven på svenska inte kommer att bli prövad i sak. Den uppfattningen vinner stöd av vad uppgett rörande sin ansökan 2008. Jag noterar även att Formas, i syfte att hela ansöknings- och bedömnings- processen ska ske på samma språk, tillhandahåller sin ningsförfarandet endast på engelska.