sou · GXB337 · 2009-04-21 00:00:00 — De har dock fortfarande rätt att få ärenden behandlade på fullmäktige- sammanträdet och att få tillgång till redovisningshandlingar, revisions- berättelser och protokoll från fullmäktigesammanträden. Fullmäktigesystemet skiljer sig från s.k. fullmaktsröstning. Full- maktsröstning innebär att det är medlemmen som utöver sin beslu- tanderätt i föreningens angelägenheter men att röstningen vid stämman sker genom ett ombud. Fullmakten för ombudet kan vara utformad på olika sätt; den kan ge ombudet rätt att fritt rösta efter eget val men även innehålla detaljerade instruktioner om hur röst- rätten ska utövas. Ombudet infinner sig sedan på stämman och röstar i enlighet med fullmaktens utformning. En särskild form av fullmaktsröstning är när en association samlar in fullmakter från de röstberättigade, fullmakter som ger ett visst ombud rätt att före- träda fullmaktsgivarna på stämman, s.k. fullmaktsinsamling. En sådan ordning skapar förutsättningar för att ett och samma ombud kan företräda ett stort antal medlemmar vid stämman. Såsom redo- visats i avsnitt 5.2.4 får emellertid enligt föreningslagen ett ombud företräda endast en medlem. En förening kan i och för sig i stad- garna bestämma att ombud får företräda flera medlemmar. torde det dock inte vara särskilt vanligt med fullmaktsinsamlingar i ekonomiska föreningar. Detta sammanhänger sannolikt med lagens begränsningar i fråga om anlitande av ombud. I andra sammanhang kan s.k. poströstning vara ett alternativ. Rösten avges då i förväg och skickas direkt till beslutsorganet utan för- medling via ombud. Föreningslagen innehåller dock inte några bestämmelser som gör det möjligt för medlemmarna att delta i beslutsfattandet genom poströstning. Av intresse i detta sammanhang är hur dessa frågor regleras i aktie- bolagslagen. Aktiebolagslagen innehåller inte någon motsvarighet till föreningslagens fullmäktigesystem. Däremot ger den större möjligheter till fullmaktsröstning. Den innehåller nämligen inte någon begränsning av antalet aktieägare som ett ombud får före- träda vid bolagsstämman utan tillhandahåller rentav ett särskilt system för en av bolaget organiserad fullmaktsinsamling. Detta system är utformat som ett undantag från det förbud mot att samla in full- makter på bolagets bekostnad som aktiebolagslagen annars inne- håller. Bestämmelserna innebär att bolaget kan organisera en insamling av fullmakter om ett sådant förfarande har tillåtits i bolagsord- ningen. Insamlingen ska då ske genom att bolaget tillhandahåller ett fullmaktsformulär till aktieägarna. Formuläret ska vara utformat på visst sätt (se närmare 7 kap. 4 § andra stycket aktiebolagslagen). Härigenom har man skapat ett system som har stora likheter med poströstning men med den skillnaden att röstningen sker genom ombudet vid stämman. poströstning torde inte vara möjlig enligt aktiebolagslagen. Som ett led i införlivandet av ett EG-direktiv om aktieägares rättigheter har en särskild utredare föreslagit att det särskilda syste- met för fullmaktsinsamling enligt 7 kap. 4 § andra stycket aktie- bolagslagen tas bort (se Ds 2008:46 s.79 och 82 ff.). Det ska i stället bli möjligt för aktiebolagen att i bolagsordningen fritt före- skriva hur insamlingen av fullmakter ska utformas. Vidare föreslår utredaren en rätt för aktiebolag att i bolagsordningen ta in bestäm- melser som möjliggör poströstning. Vi har ovan redogjort för huvuddragen inom viss nordisk lagstift- ning på området och EG-förordningen om europakooperativ. Nedan utvecklas i korthet de olika regler som finns om formerna för medlemmarnas beslutsfattande. Medlemmarna i ett andelslag kan utöva sin beslutanderätt på två sätt; genom skriftliga beslut eller genom beslut på andelsstämma. Ett skriftligt beslut förutsätter att alla medlemmar är eniga dels om beslutsförfarandet, dels om de ärenden som ska avgöras (se RP 176/2001 rd s. 48). De kan då besluta i ett ärende som ankommer på andelsstämma utan att hålla formell stämma. I annat fall utövar medlemmarna sin beslutanderätt vid andelsstämma. Medlemmarnas har en laglig rätt att delta i och yttra sig vid stämman, om inte något annat bestäms i lagen. I stadgarna kan dock tas in bestämmelser om att en medlem måste anmäla sig hos andelslaget före stämman för att få delta på denna. En medlem utövar sin beslutanderätt vid stämman personligen. Men medlemmen har också rätt att låta sig företrädas av ombud, om inte stadgarna anger något annat. Ett ombud får företräda högst tre medlemmar, om inte något annat bestäms i stadgarna. Såväl en medlem som ett ombud får ha med sig ett biträde vid stämman. Bestämmelserna om ombud och biträde tillkom i syfte att förbättra medlemmarnas möjligheter att delta i beslutsfattandet. Mot bak- grund av andelslagets särskilda karaktär av personsammanslutning infördes möjligheten att i stadgarna ta in ett förbud mot att använda ombud (se RP 176/2001 rd s. 52). Andelsstämman ska som huvudregel hållas på andelslagets hem- ort. Hemorten bestäms i stadgarna och ska vara en kommun i men behöver inte vara en plats där andelslaget bedriver verksamhet. Vidare kan stadgarna innehålla bestämmelser om att det ska vara möjligt att delta i andelsstämman genom anlitande av posten, dvs. Medlemmarna i ett samvirkeforetak utövar sin beslutanderätt vid årsmötet, vilket är samvirkeforetakets högsta organ. Det finns möj- lighet att i samvirkeforetak som har fler än 100 medlemmar införa ett system där medlemmarna representeras av särskilda utvalda delegater vid årsmötet. Alla medlemmar har en lagstadgad rätt att delta i årsmötet. Denna rätt kan inte inskränkas genom bestämmelser i stadgarna (se Ot. 21 2006–2007 s. 274). Vid årsmötet kan en medlem också företrädas av ombud efter eget val men i stadgarna får bestäm- mas att medlemmarna inte har rätt att representeras av ombud. Ombudet får inte representera fler än en medlem. Varje medlem har rätt att ta med sig ett biträde, som årsmötet kan ge yttranderätt. Denna bestämmelse kan frångås genom bestämmelser i stadgarna. I mindre samvirkeforetak är det möjligt för medlemmarna att fatta beslut utan personligt sammanträde. I föreningar med färre än 20 medlemmar kan styrelsen lägga fram en sak till avgörande av års- mötet genom skriftlig handläggning. De närmare formerna för detta är reglerade i lagen. I saknas lagregler om på vilket sätt medlemmarna i ett andelsselskab utövar sitt inflytande i andelsselskabet. Reglerna i den danska aktiebolagslagen (aktieselskabsloven) anses i vissa delar, bl.a. när det gäller allmänna mötesregler, kunna tjäna som väg- ledning.10 Frågorna regleras som regel i andelsselskabets stadgar. Det traditionella beslutsorganet för medlemmarna i ett dansk andelsselskab är generalförsamlingen. Detta får anses motsvara den svenska föreningsstämman. Medlemmarna har rätt att delta i general- församlingen och de har normalt även rösträtt.11 I större andels- selskaber har utvecklingen gått mot en form av representativt sys- tem, där medlemmarna på lokal nivå väljer representanter till en regional församling som i sin tur väljer representanter till en central församling, vilken är det organ som beslutar i andelsselskabets ärenden.12 10Se B. , Aktieselskaber och anpartsselskaber, 5 udg., s. 22. 11Se E. Hørlyck, Dansk andelsret, 3 udg., s. 187. 12Se a.a. s. 188. Frågor om sättet och tiden för kallelse till generalförsamlingen, ort för mötet m.m. regleras ofta i andelsselskabets stadgar. Skulle dessa bestämmelser sättas åt sidan, torde det innebära att general- församlingens beslut blir ogiltiga.13 En medlem torde ha rätt att företrädas av ett ombud vid stämma, dock att den rätten kan inskränkas genom föreskrifter i stadgarna om att en medlem bara får företrädas av exempelvis en hushållsmedlem eller annan medlem i föreningen.14 Det anses också att en medlem har rätt att ta med sig en rådgivare, t.ex. en advokat eller en revisor, till generalförsamlingen.15 5.3.4EG-förordningen med stadga för europakooperativ Regler om formerna för föreningsstämman i ett europakooperativ finns i artiklarna 52–63 i förordningen med stadga för europa- kooperativ. Varje medlem har rätt att yttra sig och rösta vid stäm- man. Vidare ges vissa andra personer rätt att delta i stämman utan rösträtt. De personer som har rösträtt vid stämman får utse ombud att företräda dem vid stämman i enlighet med förfaranden som anges i stadgarna. I stadgarna ska även fastställas det högsta antal personer som ett ombud får företräda. Föreningens stadgar får också tillåta poströstning men i så fall ska de nödvändiga förfaran- dena för detta framgå av stadgarna. 13Se a.a. s. 190. 14Se E. Werlauff, Selskabsret, 6 udg., s. 91. 15Se E. Hørlyck, Dansk andelsret, 3 udg., s. 193. 5.4.1Allmänt om föreningsstämman och annan form av beslutsfattande Bedömning: Det bör inte införas några lagregler om särskilda skriftliga beslutsförfaranden i ekonomiska föreningar. Det bör emellertid spridas information om medlemmarnas möjlighet att under vissa förutsättningar fatta beslut genom s.k. skriv- bordsstämma. Vi anser att huvudregeln även i fortsättningen bör vara att med- lemmarna utövar sitt beslutsfattande i föreningens angelägenheter vid föreningsstämman. Beslut fattas då genom ett muntligt förfa- rande. Såsom har framgått av avsnitt 3.5.3 tyder Nuteks mätningar på att kostnaden för att hålla föreningsstämman är förhållandevis hög. Därtill kommer de kringkostnader som är förenade med stämmo- förfarandet, såsom upprättande av kallelse och dagordning, even- tuell röstlängd etc. En sätt att minska dessa kostnader kan synas vara att i lagen ta in bestämmelser om att medlemmarna får utöva sin beslutanderätt i föreningens angelägenheter genom ett enklare skriftligt förfarande. En sådan reglering finns i såväl den finska som den norska lagstiftningen, fast med något olika utformning. Såsom ovan har konstaterats ger redan gällande svensk rätt utrym- me för ett skriftligt beslutsförfarande. Ett stämmobeslut anses sålunda kunna fattas genom att ett stämmoprotokoll med uppgift om stämmans beslut undertecknas av samtliga medlemmar (skriv- bordsstämma eller beslut per capsulam). Lagen ger emellertid inget besked om de närmare förutsättningarna för ett sådant besluts- förfarande. En lagregel som reglerar ett beslutsförfarande av detta slag skulle, kan det hävdas, undanröja osäkerheten i detta avseende. En väsentlig fråga i sammanhanget är om användande av ett skriftligt beslutsförfarande bör kräva enhällighet bland samtliga röstberättigade (vilket torde anses vara fallet) eller om vanliga majoritetsregler bör gälla. Beslut i skriftlig form är ett enkelt förfa- rande men innebär att medlemmarna inte deltar lika aktivt i beslutsprocessen som vid ett muntligt förfarande. Vid ett sammanträde får samtliga medlemmar möjlighet att yttra sig och ställa frågor om det eller de beslut som ska fattas. Ett sammanträde ger tillfälle att lyssna till och ta intryck av andra medlemmars Det ger också tillfälle för en minoritet att argumentera för sina uppfattningar. Intresset av medlemsinflytande samt minoritets- skyddsaspekter talar därför med styrka för att ett skriftligt förfarande bör vara möjligt enbart om samtliga medlemmar är eniga i fråga om formen för beslutsfattande. Vi anser alltså att föreningsstämman bör kunna ersättas med ett skriftligt förfarande enbart om samtliga medlemmar godtar detta i ett enskilt fall. Med den utgångspunkten skulle en uttrycklig lagregel om skrift- lig beslutsfattande inte innebära någon ändring i sak – att medlem- marna, om de är ense, kan avvika från lagens formföreskrifter rör- ande stämma följer, som ovan har konstaterats, redan av gällande allmänna principer – utan enbart klargöra rättsläget. Att införa en sådan klargörande bestämmelse på ett visst område kan leda till osäkerhet om huruvida dessa allmänna principer fortfarande gäller på de områden där de inte kommer till uttryck i lag. Det talar för att det inte bör införas några särskilda bestämmelser om just detta slag av förfarande. Vi lämnar därför inte något förslag till lagregler om ett skriftligt beslutsförfarande. Det är dock önskvärt att medlemmar och styrel- ser i ekonomiska föreningar görs uppmärksamma på möjligheten att fatta beslut genom s.k. skrivbordsstämma. Vi utgår från att Bolags- verket har möjlighet att i sin information till föreningarna till- handahålla upplysningar i detta avseende. 5.4.2Medlemmarnas rättigheter vid föreningsstämman stärks Förslag: Det införs en uttrycklig lagregel som ger medlemmarna rätt att närvara vid stämman och yttra sig vid denna. En ekono- misk förening ska inte kunna inskränka dessa rättigheter annat än i de fall föreningslagen medger det. En ekonomisk förening ska även i fortsättningen ha viss möj- lighet att i stadgarna differentiera medlemmarnas rösträtt och uppställa villkor för utövandet av rösträtt. En medlem i en ekonomisk förening har i princip rätt att närvara vid föreningsstämman och även att yttra sig vid stämman och delta i omröstning. Föreningslagen ger inte något klart besked om en ekonomisk förening kan inskränka medlemmarnas rättigheter vid stämman genom bestämmelser i stadgarna. Enligt vår mening finns det anledning att så långt möjligt undanröja nuvarande osäkerhet i rättsläget genom en uttrycklig lagreglering. Frågan är då vad en sådan lagreglering bör innehålla. Syfte med verksamheten i en ekonomisk förening är att främja medlemmarnas intressen. Medlemmarna förutsätts delta i förening- ens verksamhet. Det är mot den bakgrunden naturligt att de har goda möjligheter att utöva inflytande över föreningens verksamhet. Rätten att närvara, yttra sig och rösta vid föreningsstämman fram- står därför som grundläggande för medlemmarna. Denna uppfatt- ning kommer också till uttryck i såväl den finska som den norska lagstiftningen, där medlemmarna har en lagstadgad rätt att närvara vid stämman. Vi föreslår därför att det införs en lagregel som klar- gör att medlemmarna har rätt att närvara, yttra sig och rösta vid stämman. I lagen bör också tydliggöras att en medlem normalt inte kan fråntas dessa rättigheter genom bestämmelser i stadgarna. En särskild ordning bör dock gälla för de fall då en medlem har uteslutits ur föreningen respektive har sagt upp sig till utträde ur föreningen. Enligt 3 kap. 5 § andra stycket föreningslagen förlorar en medlem som har uteslutits ut föreningen genast sin rätt att delta i överläggningar och beslut om föreningens angelägenheter. I detta ligger att den uteslutne förlorar sin rätt att närvara vid föreningsstämma.16 Det är naturligt att detta gäller även i fortsätt- ningen. Vad gäller medlemmar som har sagt upp sig till utträde är det inte lika självklart att de ska förlora rätten att delta i föreningsstämman. Rådande uppfattning torde dock vara att en ekonomisk förening har möjlighet att i sina stadgar ta in bestämmelser som fråntar en avgående medlem rätten att närvara vid stämman och i övrigt delta i beslutsfattandet i föreningen fram till tiden för avgång. Denna möjlighet bör enligt vår mening finnas även men i fortsättningen komma till uttryck i lagtexten. Frågan är då om en förening även i andra fall bör kunna inskrän- ka medlemmens rätt att rösta vid föreningsstämman. Enligt vår mening kan det mot bakgrund av den ekonomiska föreningens koope- rativa särart inte komma i fråga att permanent beröva vissa medlem- mar rätten att närvara vid stämman respektive rätten att rösta. Däremot kan det i vissa fall finnas fog för inskränkande villkor för rösträtt. Det framstår t.ex. som rimligt att en förening i sina stad- gar kan ta in bestämmelser om att en medlem inte har rösträtt så 16 Se G. , Förvärv och förlust av medlemskap i ekonomisk förening, s. 166. länge han eller hon inte har betalat sin insats i den utsträckning som stadgarna anger. Lagen bör därför ge utrymme för stadge- bestämmelser som uppställer villkor för att en medlem ska få utöva sin rösträtt. Sådana villkor bör i och för sig inte få förekomma annat än där det finns objektiva och godtagbara skäl för detta. Enligt vår mening är det dock inte möjligt att i lagen specificera i vilka fall villkor för utövande av rösträtt kan godtas och hur villko- ren ska vara utformade. Av lagen bör därför endast framgå att bestäm- melser om villkor för utövandet av rösträtten kan tas in i stadgarna. Villkor som inte är godtagbara kommer trots detta att kunna angri- pas med stöd av 36 § avtalslagen (1915:218) eller föreningslagens generalklausul. En medlem i en förening som tillämpar fullmäktigesystemet bör naturligtvis inte ha någon ovillkorlig rätt att närvara eller yttra sig vid fullmäktiges sammanträden. Detta bör klargöras i lagen. En konsekvens av förslaget om att medlemmarna ska ha en ovillkorlig rätt att närvara vid föreningsstämma är att det inte läng- re kommer att vara möjligt att villkora närvarorätten med ett krav på föranmälan. Vi har övervägt om det bör tillskapas en sådan möj- lighet men har inte ansett att det finns tillräckliga skäl för det. 5.4.3Kallelse till stämma; sätt, tid och innehåll Förslag: Bestämmelserna om tid för kallelse till stämma ändras så att de överensstämmer med motsvarande bestämmelser för aktiebolag. Det innebär att tidsfristerna för kallelse till ordinarie föreningsstämma respektive extra föreningsstämma förlängs. Bestämmelserna om kallelse till föreningsstämma är av grund- läggande betydelse för medlemmarnas möjligheter att få kunskap om, förbereda sig inför och kunna delta i beslutsfattandet vid stämman. Enligt föreningslagens huvudregel har en ekonomisk förening full frihet att i stadgarna bestämma på vilket sätt kallelse till stämma ska ske. Denna huvudregel torde redan ge föreningarna tillräcklig flexi- bilitet att utforma kallelsesättet på det mest ändamålsenliga sättet. Vi föreslår därför inte någon förändring i denna del. Lagens huvudregel modifieras av undantag för kallelse till vissa stämmor, framför allt stämmor som ska behandla frågor om sär- skilda slag av stadgeändringar. I dessa fall måste kallelse skickas i sedvanlig skriftlig form. Frågan om sättet för kallelse i dessa fall behandlas i avsnitt 7.4.2. Vidare föreslås i avsnitt 6.2.2 att en eko- nomisk förening under vissa förutsättningar ska ha möjlighet att lämna information till medlemmarna genom elektronisk kommu- nikation även i sådana fall där lagen som huvudregel kräver kommu- nikation i sedvanlig skriftlig form. Detta förfarande kommer att kunna effektivisera sättet för kallelse till föreningsstämma. De kallelsefrister som föreskrivs i föreningslagen avviker såväl från motsvarande reglering i aktiebolagslagen som från motsvarande bestämmelser i finsk och norsk rätt. Bestämmelserna om senaste tid för kallelse till stämma – senast eller, inför extra stämma, senast före stämman – är visserligen väl etable- rade och har gällt sedan 1951 års föreningslag. Goda skäl talar ändå för att de bör anpassas till vad som gäller för aktiebolag. Inte minst i ljuset av de förslag som vi lämnar i avsnitt 7.4.5 om avskaffande av kravet på beslut vid två stämmor vid bl.a. stadgeändringar framstår de nuvarande kallelsetiderna enligt vår mening som alltför korta. Att kallelse kan ske så sent som före stämman innebär att medlemmarna inte alltid har tillräckligt utrymme för att förbereda sig inför stämman och inte heller tillräcklig tid för eftertanke. Vi föreslår därför att föreningslagens bestämmelser om tid för kallelse till stämma ändras så att de överensstämmer med vad som gäller enligt aktiebolagslagen. Vårt förslag innebär dels att kallelse till ordinarie stämma ska ske tidigast och senast före sådan stämma, med möjlighet för föreningarna att föreskriva annan kallelsetid i stadgarna, dock inte kortare än , dels att kallelse till extra föreningsstämma ska ske tidigast och senast före stämman. För att ge med- lemmarna ett gott skydd vid en extra föreningsstämma som ska behandla fråga om ändring av stadgarna föreslås en särskild regle- ring av kallelsetiden i dessa fall, se avsnitt 7.4.4. Det är tydligt att förlängda kallelsefrister i enskilda fall kan inne- bära viss ytterligare tidsutdräkt och därmed visst ytterligare besvär för föreningarna. Det finns mot den bakgrunden anledning att erinra om att bestämmelserna om när kallelse ska ske är uppställda till medlemmarnas skydd och att de därför kan frångås om med- lemmarna är ense om det. Vad gäller innehållet i kallelsen saknar föreningslagen bestämmelser om att kallelse ska ange tid och plats för stämman. Det ligger i sakens natur att kallelsen måste innehålla uppgifter om detta. För tydlighets skull bör detta dock komma till uttryck i lagen. Förenings- lagen kommer därigenom att överensstämma med aktiebolagslagen också i detta hänseende. I kallelsen ska, enligt gällande rätt, anges de ärenden som ska förekomma på stämman. Denna reglering – som väsentligen över- ensstämmer med vad som gäller enligt finsk och norsk rätt – fram- står som central för medlemmarnas möjligheter att utöva sin beslu- tanderätt och bör därför behållas. Det kan noteras att förenings- lagen kräver att kallelsen också ska innehålla framlagda förslag om fusion och likvidation samt det huvudsakliga innehållet av fram- lagda förslag till stadgeändringar. Aktiebolagslagen går i detta avse- ende längre; lagen kräver att kallelsen innehåller det huvudsakliga innehållet av varje framlagt förslag, om förslaget inte berör en fråga av mindre betydelse för bolaget. Det kan anföras skäl för att mot- svarande reglering borde gälla även för ekonomiska föreningar. En sådan förändring skulle dock stå i strid med utredningsdirektivens förenklingssträvanden och bör därför inte genomföras. Till detta kommer att redan gällande rätt ger de föreningar som så önskar möjlighet att gå längre än vad lagen anger och i stadgarna föreskriva att kallelsen ska lämna information om det huvudsakliga innehållet i varje förslag. Vi lämnar därför inte något förslag till lagändring i denna del. 5.4.4Utökad rätt till ombud och biträde Förslag: En medlem ska, som huvudregel, ha rätt att vid förenings- stämma anlita valfritt ombud. Föreningen ska även i fort- sättningen ha viss möjlighet att begränsa denna rätt genom bestämmelser i stadgarna. Medlemmarna ska få ta med sig ett valfritt biträde till stäm- man. Denna rätt ska inte kunna inskränkas genom bestämmelser i stadgarna. Vi ska enligt våra direktiv lämna förslag som förbättrar medlem- marnas möjligheter att delta i beslutsfattandet vid stämman. En sådan förbättring skulle kunna åstadkommas genom att medlemmarna gavs större möjligheter att vid stämman låta sig repre- senteras av valfritt ombud. En medlem som inte har möjlighet att närvara personligen vid stämman bör, kan det hävdas, inte vara förhindrad att utöva inflytande i föreningen enbart av den orsaken att han eller hon inte kan företrädas av någon av de personkatego- rier som anges i lagen, dvs. make, sambo eller annan medlem. I sammanhanget kan noteras att de norska, finska och EG-rättsliga regelverken på området ger medlemmar möjlighet att fritt välja ombud; de norska och finska bestämmelserna är dock dispositiva. På det aktiebolagsrättsliga området finns en oinskränkt rätt att använda valfritt ombud. Med hänsyn till den ekonomiska föreningens kooperativa karak- tär torde i och för sig behovet av att kunna stänga ute icke-med- lemmar från stämman vara större i en ekonomisk förening än i ett aktiebolag. Enligt vår mening tillgodoses dock medlemmarnas intres- sen bäst genom en huvudregel som ger dem en obegränsad rätt att vid stämman låta sig representeras av den de önskar. En sådan huvudregel bör sedan kompletteras med en undantagsregel som ger föreningen möjlighet att i stadgarna ta in vissa begränsningar vad gäller val av ombud. Sådana stadgebestämmelser bör dock inte kun- na beröva medlemmen rätten att – liksom – låts sig företrädas av en annan medlem, av make eller av sambo. Ett ombud har samma rättigheter att yttra sig och ställa frågor vid föreningsstämman som den medlem som ombudet före- träder. Enligt vår mening bör detta gälla även .