sou · GXB337 · 2009-04-21 00:00:00 — Också detta talar för att överväga andra former för kallelse respektive tillhandahållande av information. bör man ha klart för sig att de situationer där gällande lag ställer krav på skriftlig kallelse är ganska sällsynta och att för- enklingsvinsterna av att slopa kravet på skriftlig kallelse därför san- nolikt är ganska begränsade. I sammanhanget måste också beaktas att det är möjligt att besluta om stadgeändringar genom en s.k. skriv- bordsstämma utan föregående kallelseförfarande. I en mindre före- ning där ett sådant förfarande är praktiskt möjligt behöver därför kravet på skriftlig kallelse inte innebära något problem. Det finns inte heller några exempel på att ekonomiska föreningar har drab- bats av sådana ageranden som omnämns i Ds 2008:46. I sammanhanget måste man självfallet också beakta de eventu- ella risker för den enskilde medlemmen som det skulle innebära om kravet på skriftlig kallelse togs bort. De situationer som om- fattas av kravet på skriftlig kallelse kännetecknas antingen av att kallelsen kommer oväntat eller av att det stämmobeslut som kan komma att följa typiskt sett får eller kan få mycket betydande kon- sekvenser för en eller flera medlemmar. Det är givet att det i dessa Användande av modern teknik situationer är särskilt angeläget att medlemmen är garanterad infor- mation om den stundande stämman. Enligt vår mening bör lagen inte ändras på ett sådant sätt att medlemmens tillgång till informa- tion i praktiken försämras, såvida han eller hon inte godtar en sådan försämring. Detta utesluter dock inte att det kan finnas skäl att ändra den nuvarande regleringen. Särskilt mot bakgrund av den tekniska ut- vecklingen är det ju inte säkert att medlemmens tillgång till infor- mation tillgodoses bäst genom att en handling översänds per post. Under utredningsarbetet har därför några alternativa modeller över- vägts. Ett alternativ är att behålla kravet på skriftlig kallelse men godta att kallelsen skickas via fax eller e-post. Detta torde vara innebör- den i den bestämmelse om skriftlig kallelse som finns i finsk rätt. I vart fall e-post torde, kan det hävdas, för normalt IT-anpassade personer vara ett väl så funktionellt sätt att ta emot information från föreningen som vanlig post. Bland annat risken för tekniska fel utgör dock en osäkerhetsfaktor. Till osäkerheten kring kallelse med e-post bidrar också att det saknas ett heltäckande register över med- borgarnas e-postadresser. Kallelse med fax eller e-post kommer dess- utom sällan att kunna användas gentemot alla medlemmar, efter- som det vanligen alltid finns någon eller några som inte har tillgång till fax eller e-post. Enligt vår mening är därför en generell möjlighet att kalla via fax eller e-post inte tillfyllest i de fall som omfattas av ett krav på skriftlig kallelse. En annan sak är att ett sådant sätt att förmedla kallelsen kan vara ett acceptabelt alternativ om det har godtagits av den aktuelle medlemmen. Ett annat alternativ är att, såsom i den finska lagen, godta att information skickas på annat sätt genom vilken den allmänt kom- mer till medlemmarnas kännedom. Därmed skulle ett visst utrym- me öppnas för att tillhandahålla kallelser av det nu aktuella slaget genom annonsering i tidning eller medlemsblad som har allmän sprid- ning bland medlemmarna eller på föreningens webbplats. För en före- ning som har en egen webbplats skulle ett system där kallelser till- handahålls enbart på webbplatsen tveklöst kunna vara mycket prak- tiskt. Också den enskilde skulle normalt kunna ta till sig kallelsen ganska lätt. Problemet är dock att medlemmen inte kan veta när det finns anledning att bevaka tidningsannonser, medlemsblad eller hemsidor. Det finns alltså en inte obetydlig risk för att medlemmen missar kallelsen. Användande av modern teknik Vi anser därför att inte heller detta slag av kallelse är tillfyllest i samband med de nu aktuella slagen av kallelser. Ett tredje alternativ är en ordning liknande den som gäller för vissa publika aktiebolag enligt 7 kap. 64–67 §§ aktiebolagslagen. Enligt dessa bestämmelser får bolaget lämna information till aktie- ägarna med hjälp av elektroniska hjälpmedel, om bolagsstämman har beslutat om detta och den enskilde aktieägaren inte har motsatt sig att information lämnas på detta sätt. De elektroniska hjälp- medel som lagen talar om torde framför allt rymma användande av e-post. Det är inte nödvändigt att aktieägaren har lämnat ett posi- tivt besked om att han eller hon godtar att informationen lämnas i elektronisk form; det räcker att han eller hon, efter förfrågan, inte invänder mot förfaringssättet . Detta alternativ skulle vara förhållandevis enkelt att tillämpa för en ekonomisk förening och det ger också medlemmarna en möjlighet att motsätta sig elek- troniska förfaranden som de inte uppfattar som betryggande. Enligt vår uppfattning framstår detta alternativ som en lämplig avvägning mellan föreningens intresse av förenkling och medlem- mens intresse av att inte riskera att missa kallelsen till stämman. Vi föreslår alltså att kravet på skriftlig kallelse i vissa fall får bestå men att det i föreningslagen införs nya bestämmelser som ansluter nära till 7 kap. 64–67 §§ aktiebolagslagen. De nya bestämmelserna bör utformas så att det blir möjligt att besluta att tillhandahålla kallel- ser, som enligt lagen ska tillhandahållas i skriftlig form, med elektro- niskt hjälpmedel under förutsättning att föreningsstämman har beslutat detta och medlemmen, efter förfrågan från föreningen, inte har motsatt sig det. Vad som har sagts gäller tillhandahållandet av sådana kallelser som enligt föreningslagen måste tillhandahållas i sedvanlig skriftlig form. Enligt vår mening kan emellertid samma resonemang anföras i fråga om annan information som enligt föreningslagen måste skickas i sedvanlig skriftlig form, t.ex. sådana redovisnings- och revisions- handlingar som medlemmen begär att få del av inför förenings- stämman. Också sådant material bör alltså få tillhandahållas med elektroniska hjälpmedel, om föreningen har beslutat om det och medlemmen, efter förfrågan från föreningen, inte har motsatt sig att information tillhandahålls på detta sätt. Bestämmelserna i 7 kap. 64–67 §§ aktiebolagslagen handlar om ett förfarandet för att lämna information till aktieägare. Därmed torde, i vart fall i första hand, avses information som är riktad till en eller flera aktieägare, såsom är fallet när informationen översänds Användande av modern teknik till en aktieägares e-post- eller faxadress. Det är inte alldeles klart om bestämmelserna även ger möjlighet att förmedla information, som annars skulle ha förmedlats i sedvanlig skriftlig information, genom kungörelse på bolagets webbplats. Sannolikt är så inte fallet. Vi har övervägt om den motsvarande regleringen i föreningslagen bör utformas så att också detta kommunikationssätt kan användas. Med hänsyn till den överhängande risken för att en medlem missar viktig information om han eller hon inte återkommande går in och kontrollerar innehållet på föreningens webbplats bör dock regle- ringen inte omfatta annonsering på webbplats (se dock avsnitt 6.2.3 om tillhandahållande av information på föreningens webbplats). Bestämmelserna i aktiebolagslagen gäller enbart för vissa publika aktiebolag. Det torde bero på att bestämmelserna tillkom i sam- band med genomförandet av ett EG-direktiv som avsåg enbart sådana aktiebolag. Vi ser inget behov av att begränsa tillämpningsområdet till vissa slag av föreningar. Vi återkommer i författningskommentaren till den närmare ut- formningen av systemet. 6.2.3Tillhandahållande av information på föreningens webbplats Förslag: I stadgarna ska kunna bestämmas att handlingar som enligt föreningslagen ska översändas till de medlemmar som begär det i stället får tillhandahållas enbart genom publicering på föreningens webbplats. Föreningslagen innehåller flera bestämmelser som innebär att före- ningen är skyldig att skicka ut visst material till de medlemmar som begär det. Inför den ordinarie stämman är föreningen dig att skicka kopior av årsredovisningen och revisionsberättelsen till de medlemmar som begär det och uppger sin postadress (se 7 kap. 8 § fjärde stycket). Inför en stämma som ska behandla en fråga om ändring av stadgarna ska föreningen skicka en kopia av det full- ständiga förslaget till stadgeändringar till de medlemmar som begär det (se 7 kap. 8 § tredje stycket). I bestämmelserna om fusion finns liknande bestämmelser som innebär att föreningen efter begäran måste översända bl.a. fusionsplanen till medlemmar m.fl. (se 12 kap. 8 och 33 §§). Såsom har uttalats i avsnitt 6.2.1 torde bestämmelserna Användande av modern teknik förstås så att de aktuella handlingarna måste tillställas medlemmar- na i sedvanlig skriftlig form. I avsnitt 6.2.2 har vi lämnat förslag till bestämmelser som gör det möjligt att använda exempelvis e-post eller fax för att översända material som enligt lagens huvudregel ska översändas i sedvanlig skriftlig form. De föreslagna bestämmelserna är avsedda att kunna användas även för att tillhandahålla medlemmar material av det slag som enligt de nämnda bestämmelserna ska översändas till medlemmarna. I avsnitt 6.2.2 har vi vidare övervägt om det förslag som lämnas i avsnittet bör utformas så att det också ger möjlighet att tillhanda- hålla kallelser, som enligt lagen ska ske i skriftlig form, genom publicering på föreningens webbplats. Vi har dock kommit fram till att förslaget inte bör omfatta sådant tillhandahållande. Det huvud- sakliga skälet för vår ståndpunkt – risken för att en medlem som inte återkommande går in och kontrollerar föreningens webbplats missar viktig information – gör sig emellertid inte gällande när det är fråga om material av det nu aktuella slaget, dvs. årsredovisningar, revisionsberättelser, förslag till stadgeändringar och fusionsplan som ska tillhandahållas efter begäran. Genom kallelsen till den före- ningsstämma som ska behandla redovisningshandlingarna, förslaget till stadgeändring respektive fusionsplanen är materialets existens redan känd för medlemmarna. Medlemmarna vet därför också när det är dags att gå in på webbplatsen och ta del av materialet. Vi föreslår därför att en förening som tillhandahåller materialet på sin webbplats inte ska behöva skicka ut materialet särskilt till de med- lemmar som begär det. En förutsättning för detta bör dock vara att föreningens stadgar innehåller bestämmelser om att materialet till- handahålls på föreningens webbplats. På så sätt säkerställs att medlemmarna känner till att föreningen publicerar materialet på detta sätt. 6.3Modern teknik vid föreningsstämma Föreningslagen bygger på förutsättningen att föreningsstämman hålls på en bestämd plats där stämmans ordförande befinner sig och där medlemmarna i föreningen har möjlighet att inställa sig. Användande av modern teknik Det finns inte någon bestämmelse i lagen som anger att med- lemmarna har möjlighet att delta i stämman från annan plats med hjälp av modern kommunikationsteknik. Det finns å andra sidan inte heller någon bestämmelse som säger att medlemmarna eller deras ombud måste vara fysiskt närvarande vid stämman för att kunna utöva sina rättigheter vid denna. Frågor kring användande av modern teknik vid stämma har inte tidigare diskuterats i lagstiftningsärenden rörande ekonomiska före- ningar. 6.3.2Frågornas behandling avseende aktiebolag Inte heller aktiebolagslagen innehåller några bestämmelser om använ- dande av modern teknik vid bolagsstämma. Frågan har dock disku- terats i förarbetena. Lagstiftaren har då konstaterat att aktiebolags- lagen inte hindrar att olika tekniska lösningar används vid bolags- stämman och att de närmare formerna för detta i första hand är en teknisk fråga som inte lämpar sig för lagstiftning (se prop. 1997/98:99 s 102 f. och prop. 2004/05:85 s. 301 ff.). Dessa överväganden har självfallet betydelse för hur frågan ska regleras för de ekonomiska föreningarna. Våra överväganden bygger också till stor del på hur frågorna har bedömts i aktiebolagsrättsliga sammanhang. Enligt den finländska lagen om andelslag kan ett andelslags stadgar innehålla bestämmelser om att det ska vara möjligt att delta i andels- stämman genom utnyttjande av datakommunikation eller något annat tekniskt hjälpmedel. Även andelslagets styrelse kan besluta om sådant deltagande. En förutsättning för användning av tekniska hjälpmedel är att frågor om rätten att delta i stämma och röst- räkning kan klarläggas på ett sätt som kan jämföras med de för- faranden som används vid vanlig stämma. I norsk och dansk rätt saknas uttryckliga bestämmelser om del- tagande i stämma med elektroniska hjälpmedel eller om elektronisk omröstning. Enlig EG-förordningen med stadga för europakooperativ får ett kooperativs stadgar tillåta elektronisk omröstning. I sådana fall ska de nödvändiga förfarandena för omröstningen framgå av stadgarna. Användande av modern teknik Bedömning: Föreningslagen möjliggör deltagande på distans och elektronisk omröstning vid stämma. Det bör inte införas några särskilda lagregler i dessa frågor. Det bör inte öppnas någon möjlighet att hålla förenings- stämma on-line. Som ovan konstaterats innehåller föreningslagen inte någon bestäm- melse om plats för stämma. Lagen torde dock, i likhet med aktie- bolagslagen, förutsätta att stämman hålls på en plats där stämmo- ordföranden närvarar och där de medlemmar som så önskar kan infinna sig. Det finns inte något i lagen som hindrar att med- lemmarna genom att använda modern teknik närvarar vid stämman från en eller flera andra platser, exempelvis via en videolänk från en lokal som föreningen har anvisat. En förutsättning för att distans- deltagande ska vara möjligt är dock att frågor om behörighet att delta på stämma, fastställande av röstlängd och genomförande av omröstning kan ske på ett tillfredsställande sätt. Frågan är om lagen bör innehålla bestämmelser i dessa hänseenden och i övrigt om hur distansdeltagandet ska organiseras. Med hänsyn till den snabba tekniska utvecklingen, särskilt på området för kommunikationsteknik, är det inte möjligt att förutse vilka tekniska hjälpmedel som kan vara aktuella . Detta talar för att lagstiftningen inte bör innehålla några närmare regler om hur distansdeltagande ska gå till. Det är också svårt att i detalj reglera hur vissa särskilda frågor ska lösas. De närmare formerna för deltagande på distans är därför främst en teknisk fråga som inte lämpar sig för lagstiftning. Det bör i stället vara den som svarar för ordningen på stämman, stämmoordföranden, som ska pröva om de valda tekniska lösningarna är tillfredsställande (jfr, beträffande aktie- bolag, prop. 2004/05:85 s. 301). Vad som har sagts gäller i första hand deltagande på distans från någon lokal som föreningen tillhandahåller. Det torde emel- lertid inte heller finnas något i gällande rätt som hindrar att före- ningen tillåter en eller flera medlemmar att närvara på distans på annat sätt, t.ex. via en egen dator uppkopplad mot Internet. Den möjligheten bör finnas även i fortsättningen men behöver inte Användande av modern teknik Ett deltagande via egen dator innebär att även andra än medlemmen kan se eller höra vad som händer på stämman. En förutsättning för att ett sådant deltagande ska tillåtas får därför antas vara att stämman har beslutat om att utomstående ska ha rätt att vara närvarande vid stämman. En annan fråga är om föreningslagen bör innehålla bestämmelser om vem som kan besluta om distansdeltagande. I avsaknad av annan reglering torde det vara styrelsen som beslutar om hur stäm- man ska organiseras, fast med möjlighet för stämman att ompröva styrelsens arrangemang (jfr, beträffande aktiebolag, prop. 2004/05:85 s. 301). En medlem kan ha intresse av att i förväg veta om det är möjligt att delta på distans, exempelvis för att ta ställning till om han eller hon i stället ska ställa ombud för sig. Vi har därför över- vägt om det behövs en särskild lagregel om att det i stadgarna får tas in bestämmelser om att medlemmarna har rätt att delta i stäm- man med hjälp av tekniskt hjälpmedel. En sådan lagregel skulle kunna kompletteras med bestämmelser om att även styrelsen har rätt att besluta om distansdeltagande på detta sätt. Den finska lagen innehåller en sådan reglering av frågan. De ekonomiska föreningarna torde emellertid kunna ta in bestämmelser i stadgarna som tillåter att medlemmarna deltar vid stämman på distans. Vidare kan styrelsen och i sista hand stäm- man besluta om deltagande på distans. En lagbestämmelse som reg- lerar frågan skulle inte tillföra något i sak. Det har även ett värde att frågan löses på samma sätt för de ekonomiska föreningarna som för aktiebolagen. Aktiebolagslagen innehåller inte några bestäm- melser av detta slag. Vi lämnar därför inte något förslag till lag- reglering av beslutsfattande om deltagande på distans. En särskild fråga är vad som bör gälla för det fall att det vid stämmotillfället saknas tekniska förutsättningar att genomföra stäm- man på ett tillfredsställande sätt. Också i detta avseende bör de överväganden som har gjorts i fråga om aktiebolag kunna tjäna till ledning. Det innebär följande. Om föreningens stadgar innehåller bestämmelser som ger med- lemmarna rätt att delta i stämman på distans men detta visar sig inte vara möjligt på grund av tekniska problem, får det anses före- ligga hinder mot att genomföra stämman. Denna måste då ställas Användande av modern teknik Det är sedan styrelsen som ansvarar för att kalla till ny stämma som kan hållas på det sätt som är förutsatt i stadgarna (jfr, beträf- fande aktiebolag, prop. 2004/05:85 s. 598). Förarbetena till aktiebolagslagen berör inte frågan om det i bolags- ordningen kan tas in bestämmelser om att deltagande på distans sker på egen risk. En sådan bestämmelse skulle innebära att tekni- ska problem som hindrar en aktieägare eller en medlem från att delta i stämman på distans inte utgör hinder för genomförande av stämman. Vi anser för vår del att det slaget av stadgebestämmelser kan accepteras enbart om de har stöd i lag och är inte beredd att föreslå sådana lagbestämmelser. Av allmänna principer följer att omröstning ska ske om en medlem begär det. Enligt vår bedömning, vilken motsvarar den bedömning som har gjorts i förarbetena till aktiebolagslagen, finns det inte något hinder mot att omröstning sker genom ett elektroniskt för- farande. Det gäller även om den som deltar i omröstningen gör detta på distans. De närmare formerna för elektroniska omröst- ningsförfaranden är en teknisk fråga som inte lämpar sig för lag- stiftning. Det bör i stället vara föreningsstämman och dess ordfö- rande som i det enskilda fallet prövar om den valda tekniska lös- ningen innebär att omröstning kan ske på ett säkert sätt (jfr, beträf- fande aktiebolag prop. 2004/05:85 s. 302 f.). En annan fråga är i vilken utsträckning det är eller bör vara möj- ligt för medlemmarna att fatta beslut i föreningens angelägenheter enbart genom röstning per e-post eller via ett formulär på förening- ens webbplats. Ett sådant förfarande har stora likheter med post- röstning (se avsnitt 5.4.7). Om beslutsfattande sker enbart i denna form utan att det hålls någon föreningsstämma, kan det också sägas vara en variant av beslutsfattande i skriftlig form. är det dock inte möjligt att fatta beslut i föreningsstämmans namn på detta sätt. En sådan möjlighet skulle enligt vår mening förutsätta en sär- skild lagreglering. I linje med vad som har sagts i avsnitt 5.4.7 om lämpligheten av poströstning i ekonomiska föreningar anser vi att en sådan lagreglering inte bör komma till stånd. En annan sak är att elektroniska förfaranden av liknande slag ibland kan vara ett bra sätt för föreningens styrelse att inhämta information om medlem- marnas uppfattning i någon aktuell fråga som inte ska tas upp på Användande av modern teknik stämma eller att bereda en fråga som ska tas upp på stämman i ett senare skede. Det får anses oklart om gällande rätt medger att en förenings- stämma hålls enbart genom elektronisk uppkoppling mellan med- lemmarna, s.k. föreningsstämma on-line. Troligen är så inte fallet. Införandet av en uttrycklig bestämmelse om plats för förenings- stämma kommer under alla förhållanden att leda till att förenings- stämmor inte kan hållas on-line, om inte samtliga medlemmar går med på ett sådant förfarande. Vi är inte beredda att föreslå bestäm- melser som möjliggör on-line stämmor. I synnerhet i en person- association som en ekonomisk förening är det rimligt att medlem- marna har en möjlighet att infinna sig på den plats från vilken stämman leds och lägga fram sin sak på sedvanligt sätt, utan använd- ning av särskild informationsteknik. Intresset av ett demokratisk medlemsinflytande talar alltså mot att tillåta stämmor on-line (se även prop. 2004/05:85 s. 303). Om alla medlemmar är överens kan de ändå, med avvikelse från bestämmelsen om plats för stämma, hålla föreningsstämma on-line. 7 Ändring av stadgarna Vi har fått i uppdrag att ta upp vissa frågor kring ändring av stad- gar. Uppdraget är i denna del fokuserat på dels lagens nuvarande krav på att stadgeändring förutsätter antingen enhällighet eller två stämmobeslut, dels lagens bestämmelser om registrering av stadge- ändringar. ska utredningen göra en samlad översyn av föreningslagen och får ta upp andra frågor kring föreningslagens utformning och innehåll än de som anges särskilt. Det ter sig mot den bakgrunden naturligt att diskutera samtliga följande frågor: särskilda krav på kallelse till stämma som ska behandla fråga om stadgeändring (sättet för kallelse, tidpunkten för kallelse, inne- hållet i kallelsen), krav på ett eller flera stämmobeslut, utträdesrätt efter stadgeändring, och registrering av stadgeändring. 7.2.1Allmänt om ändring av stadgar Det brukar sägas att en ekonomisk förenings stadgar utgör före- ningens författning, dvs. stadgarna utgör det dokument som, vid sidan av lagen, reglerar grundläggande frågor rörande föreningen. Bestämmelserna i 2 kap. 2 § föreningslagen om vad stadgarna ska innehålla har redovisats i avsnitt 4.2. Exempelvis ska stadgarna all- tid innehålla uppgifter om föreningens verksamhetsföremål, om antalet styrelseledamöter och om den insats med vilken medlem- marna ska delta i föreningen. I stadgarna kan också tas in före- skrifter som avviker från föreningslagens dispositiva bestämmelser eller som kompletterar lagen. Exempel på sådana föreskrifter är före- skrifter som anger föreningens geografiska tillförsel- eller verksam- hetsområde, föreskrifter om uteslutning av medlem, föreskrifter som begränsar avgången medlems rätt att återfå inbetalda insatser m.m.1 Det är givet att innehållet i sådana och andra föreskrifter kan ha mycket stor betydelse för den enskilde medlemmen. Stadgarna utformas, i sin ursprungliga form, i samband med före- ningens bildande. De motsvarar därmed bolagsavtalet i ett bolags- förhållande eller bolagsordningen i ett aktiebolag och utgör alltså ett slags avtal mellan associationens medlemmar. Det följer av all- männa avtalsrättsliga regler att ett bolagsavtal kan ändras endast efter överenskommelse mellan samtliga bolagsmän. Stadgarna i en ekonomisk förening uppvisar dock större likheter med bolagsord- ningen i ett aktiebolag och anses såväl bolagsordningen i ett aktiebolag som stadgarna i en ekonomisk förening i de flesta avseenden kunna ändras genom majoritetsbeslut. Det samman- hänger bl.a. med att antalet medlemmar i en ekonomisk förening kan vara så stort att det i praktiken kan vara omöjligt att åstad- komma enhälliga beslut. Med hänsyn till de effekter som en stadge- ändring kan medföra för en enskild medlem eller för en minoritet bland medlemmarna har emellertid beslut om ändring av bolags- ordningen respektive stadgarna kringgärdats av särskilda förfarande- regler.2 7.2.2Ändring av stadgarna beslutas av föreningsstämman I 7 kap. 14 § föreningslagen fastslås att ändring av stadgarna beslu- tas av föreningsstämman.