sou · GWB360 · 2009-01-01 00:00:00 — Det finns inte några bestämmelser eller andra riktlinjer om hur kontrollen av en persons identitet ska gå till i samband med att personen ska få ett samordningsnummer. För att kontrollen ska bli enhetlig och hålla en god kvalitet bör få ett bemyndigande att besluta om föreskrifter om vilka krav som ska ställas för att en identitet ska anses fastställd. Det är inte lämpligt att omfattas av föreskrifter Övriga överväganden och förslag som beslutats av . ska därför undan- tas från föreskriftsrätt. Förslag: När en myndighet begär ett samordningsnummer får 1.begära att de handlingar som legat till grund för den begäran- de myndighetens identitetskontroll ges in till verket, och 2.som huvudregel tilldela en person ett samordningsnummer om det framgår att identiteten kan anses fastställd. För att förtroendet för systemet med samordningsnummer ska upprätthållas är det som vi nämnt ovan viktigt att identitetskon- trollen håller en hög kvalitet och är enhetlig mellan myndigheterna. För att ska kunna kontrollera att identitetskon- trollen har genomförts på det sätt som verket har föreskrivit måste verket kunna få in de handlingar som har legat till grund för den begärande myndighetens identitetskontroll. Denna myndighet ska därför lämna dessa handlingar till på verkets begäran. Om uppgifterna i begäran är ofullständiga och handlingar efter begäran från inte kommer in, måste verket kunna vägra att tilldela en person ett samordningsnummer om det framgår av myndighetens begäran om samordningsnummer att identiteten, i de fall det krävs, inte kan anses fastställd. Det är inte lämpligt med motsvarande bestämmelser för när den myndigheten begär ett samordningsnummer eller personnummer. 10.3Anmälan om ändrad adress Förslag: En enskild som vill ändra den adress som angetts i myndighetens begäran om samordningsnummer eller person- nummer får själv anmäla ändrad adress till . Har uppgift om ändrad adress lämnats till en annan myndig- het än ska denna myndighet underrätta Skatte- verket om den nya adressen, under förutsättning att sekretess inte hindrar det. Övriga överväganden och förslag I och med att en persons adress i , i den mån den finns till- gänglig, ska anges i begäran om samordningsnummer eller person- nummer och därmed registreras i folkbokföringsdatabasen och även få ingå i SPAR, bör uppgiften om möjligt hållas aktuell. Det gäller särskilt personer som vistas mer stadigvarande i landet. Det ligger även i en sådan persons eget intresse att uppgiften om aktuell adress finns registrerad. Ett problem är hur adressen i ska kunna hållas aktuell. För de personer som vistas i högst tillfälligt kommer det inte att finnas anledning att vare sig registrera en adress i samband med tilldelningen av samordningsnummer eller att uppdatera adres- sen. För de personer som vistas i landet kan det däremot ha betydelse att en korrekt adress finns registrerad. Det kan exempelvis underlätta en eventuell kreditprövning. Det har också betydelse för de aktörer i samhället som använder sig av dessa personuppgifter att uppgifterna är så korrekta som möjligt. Enligt vår mening är det väsentligt att adressen är aktuell. När det gäller ändringar av adressen ligger det närmast till hands att det är den enskilde själv som bör ansvara för att myndigheterna har en aktuell adress. Ett alternativ är därför att ålägga personer som fått samordningsnummer eller personnummer en skyldighet att anmäla ändrad adress de vistas i . Många av de perso- ner som får ett samordningsnummer känner emellertid inte till att de får ett sådant nummer. Det är också svårt att kontrollera att en anmälningsskyldighet efterföljs, särskilt eftersom det inte är aktuellt att fastställa dessa personers bosättning.5 Det är därför inte lämpligt att införa en skyldighet för den enskilde att uppdatera sin adress. Däremot bör det självklart vara möjligt för den enskilde att ändra den adress som angetts i myndighetens begäran så att han eller hon kan nås med post. Det förutsätts givetvis att de ändringar av adressen som anmäls avser . För att adress- ändringar ska kunna få något genomslag i SPAR kan de inte avse endast som en månad. Ansvaret för att den adress som finns är aktuell bör enligt vår mening ligga på den enskilde. Om någon uppgift om ändrad adress inte kommit in får den adress som finns i folkbokföringsdatabasen anses vara riktig. Någon utredningsskyldighet bör inte åligga eller någon annan myndighet för att utröna om adressen är riktig. 5 Folkbokföring innebär bland annat fastställande av en person bosättning, 1 § folkbok- föringslagen, och därför är bosättningsadressen av avgörande betydelse för en person som ska vara folkbokförd. Övriga överväganden och förslag En enskild kan givetvis komma att lämna uppgift om ny adress även till en annan myndighet än . Den myndighet som från den enskilde tagit emot en uppgift om ändrad adress bör underrätta om den nya adressen. Någon sådan under- rättelse bör emellertid inte lämnas om uppgifter om den enskilde omfattas av sekretess hos den myndighet som tagit emot uppgiften från den enskilde. Det gäller framför allt när uppgiften har ett starkt sekretesskydd på grund av ett omvänt skaderekvisit, exempelvis uppgifter inom hälso- och sjukvården. Om uppgifterna omfattas av ett rakt skaderekvisit kan det dock vara möjligt att underrätta om den nya adressen. Däremot behöver myndigheten, om den på något annat sätt får vetskap om att personen har ändrad adress, inte informera om det. Om får in ändrade uppgifter som härrör från någon annan än den enskilde själv kan inte ändra uppgiften i folkbokföringsdatabasen utan att först utreda, exempelvis genom att kommunicera uppgiften med den enskilde, om uppgiften verk- ligen ska ändras. Som ovan nämnts bör någon utredningsskyldighet enligt vår mening inte åligga . Förslag: Ett beslut om tilldelning av personnummer till perso- ner som omfattas av lagen om immunitet och privilegier ska inte få överklagas. Beslut om tilldelning av samordningsnummer får inte över- klagas. Något skäl att ändra denna ordning finns inte. Inte heller bör ett beslut om tilldelning av personnummer till personer som inte ska folkbokföras kunna överklagas. Övriga överväganden och förslag Förslag: Folkbokföringsdatabasen ska få innehålla uppgifter om personer som har tilldelats ett personnummer utan att folk- bokföras. I folkbokföringsdatabasen får uppgifter registreras om personer som är eller har varit folkbokförda samt om personer som fått ett samordningsnummer, 2 kap. 2 § lagen (2001:182) om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet. Själv- klart måste folkbokföringsdatabasen också få innehålla uppgifter om personer som får ett personnummer utan att folkbokföras. Bestämmelserna i 2 kap. 3 § nämnda lag om vilka uppgifter som får registreras i databasen gäller generellt och således även för personer med samordningsnummer. Även de uppgifter som anges i begäran om personnummer ska få registreras i databasen. Det finns inte heller något som hindrar att registrerar uppgift om gravsättning i om får kännedom om den uppgiften. Av 1 § andra stycket folkbokföringslagen framgår att vigsel, födelse och dödsfall i landet ska registreras även om personer som inte är eller har varit folkbokförda. Bestämmelserna i lagen om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet innebär att uppgifter i folkbokföringsdatabasen får lämnas ut via direktåtkomst till alla myndigheter som enligt lag eller förordning får behandla upp- gifterna. Någon ändring av dessa bestämmelser behövs således inte. Förslag: SPAR ska få innehålla uppgifter om personer som har tilldelats ett personnummer utan att folkbokföras. SPAR får innehålla uppgifter om personer som är folkbokförda i landet. SPAR får dessutom innehålla upp- gifter om personer som har ett samordningsnummer, om det inte råder osäkerhet om personernas identitet. Denna ändring av SPAR tar bland annat sikte på de personer som omfattas av lagen om Övriga överväganden och förslag immunitet och privilegier som vi nu föreslår ska kunna få ett personnummer i stället. De personer som med vårt förslag kan få ett personnummer har en stark anknytning till landet och identi- teten kan alltid anses fastställd. Det är mot denna bakgrund självklart att även uppgifter om de personer som med vårt förslag kan få ett personnummer utan att vara folkbokförda ska få ingå SPAR. Bedömning: Gällande bestämmelser ger ett tillräckligt skydd vid förföljelse och liknande även för personer som tilldelas ett personnummer eller samordningsnummer. Uppgift om adress i ska anges i begäran om samordningsnummer. Uppgiften kommer även att registreras i folkbokföringsdatabasen för personer som med stöd av dagens bestämmelser ska tilldelas ett samordningsnummer. Vårt förslag i avsnitt 8.2 innebär att fler persongrupper, bland annat asylsökande, kommer att kunna tilldelas ett samordnings- nummer. Bland dessa personer finns de som riskerar att utsättas för övergrepp på grund av att de exempelvis har flytt från sitt hemland. Enligt 7 kap. 14 § sekretesslagen (1980:100) gäller sekretess bland annat för uppgift som rör utlänning, om det kan antas att röjande av uppgiften skulle medföra fara för att någon utsätts för övergrepp eller annat allvarligt men som föranleds av förhållandet mellan utlänningen och utländsk stat eller myndighet eller organisation av utlänningar. Det finns därför skäl att överväga om det skydd som finns vid förföljelse och liknande är tillräckligt. Bestämmelserna om folkbokföringssekretess i 7 kap. 15 § sekretesslagen gäller även för uppgifter om personer som inte är folkbokförda.6 6 Sekretess gäller bland annat i verksamhet som avser folkbokföringen. En kommentar på Internet (m.fl., uppdaterad per ) gäller bestämmelserna den egentliga folkbokföringen och med detta avses folkbokföring enligt folkbokföringslagen. Folkbokföring enligt folkbokföringslagen innebär enligt lagens 1 § fastställande av en persons bosättning samt registrering av uppgifter om identitet, familj och andra förhållanden som enligt lagen (2001:182) om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet får förekomma i folkbokföringsdatabasen. Eftersom det gäller registrering av uppgifter om identitet omfattas uppgifter om personer som inte är folkbokförda av folkbokföringssekretessens tillämpningsområde på samma sätt som uppgifter om en folkbokförd person. Övriga överväganden och förslag har särskilda rutiner när det gäller hantering av uppgifter om förföljda personer som har fått en så kallad sekretessmarkering. omfattar dessa rutiner av förklarliga skäl inte de personer som har samordningsnummer. bör dock kunna tillämpa dessa rutiner även för personer som ska registreras i folkbokföringsdatabasen utan att vara folkbokförda. Emellertid förutsätter detta systemutveckling eftersom det endast är personuppgifter för den som är eller har varit folkbokförd som kan sekretessmarkeras i folkbokföringsdatabasen. Även om gällande sekretessregler ger ett bra skydd bör det mot bakgrund av det angivna enligt vår mening övervägas om det för personer som behöver skydd över huvud taget bör anges någon adress eller om någon annan adress än bostadsadressen ska registreras. Den adress som ska anges i begäran om samordnings- nummer behöver inte vara en bostadsadress. Kravet att tillgänglig adress i ska anges bör därför vara uppfyllt även om en annan adress än bostadsadressen anges, exempelvis Migrations- verkets centrala postadress i . Det bör också vara möj- ligt att helt utelämna uppgiften om adress om den av något skäl inte kan anses tillgänglig eller personen helt enkelt saknar adress där han eller hon kan nås med post. Vi utgår från att tillsammans med berörda myndigheter tar fram rutiner, exempelvis för hur uppgifter om asylsökande med ett skyddsbehov ska hante- ras. aviserar uppgiften om sekretessmarkering till de myndigheter som hämtar personuppgifter från verket. Upp- giften aviseras även till SPAR, som emellertid inte lämnar ut uppgifter om personer med sekretessmarkering till företag och andra privata organisationer. Vi bedömer att gällande bestämmelser ger ett tillräckligt skydd vid förföljelse och liknande även för personer som tilldelas ett personnummer eller samordnings- nummer. Bedömning: Kostnaderna för att införa ett nytt personnummer uppskattar vi till mellan någon miljon och för varje aktör som i sin verksamhet behöver uppgift om vilken dag en person är född. För mindre aktörer kan kostnaderna sannolikt bli ännu lägre. För övriga aktörer borde det nya numret inte innebära några kostnader. Kostnaderna är nöd- vändiga för samhället och får anses vara av den karaktären att de bör kunna tas inom respektive aktörs tillgängliga resurser. Alla som behöver uppgift om vilken dag en person är född kan få denna från folkbokföringsdatabas eller det statliga personadressregistret (SPAR) samt vid behov lagra uppgiften i de egna IT-systemen. När IT-systemen ändrats så att uppgift om födelsetid kan lagras och visas på skärmbilder får förslaget såvitt nu kan bedömas endast begränsade konse- kvenser. För offentliga och privata aktörer i deras egenskap av arbetsgivare får vårt förslag inte några konsekvenser. måste ändras så att de innehåller uppgift även om födelsetid. Konsekvenserna för utfärdarna av id-kort bedömer vi blir begränsade och kan hanteras. Det är förenat med stora svårigheter att uppskatta de total- kostnader som vårt förslag till ett nytt personnummer kan komma att medföra. Den exakta födelsetiden, med uppgift om dag, är eller kan vara av betydelse för flera olika aktörer. Det har inte varit möjligt att uttömmande utreda i vilka verksamheter som uppgift om vilken dag en person är född är nödvändig för verksamheten och där uppgift om födelsetid alltså måste finnas i registren. Som exempel på aktörer med ett sådant behov kan dock nämnas Försäkrings- kassan, , , , rättsväsen- det, socialnämnder, banker och försäkringsbolag. För de aktörer som behöver uppgift om dag medför vårt förslag kostnader för nya och ändrade IT-system. Det handlar om kost- nader för att dels införa och hantera ett nytt fält för information som inte längre ingår i personnumret, dels kontrollera denna information på något annat sätt än med hjälp av personnumret. Det innebär att exempelvis logiken för beräkningar, funktionaliteten utifrån olika regelverk och utformningen av den information som visas på skärmbilder kan behöva ändras. I de verksamheter där den exakta födelsetiden är av betydelse behöver också olika blanketter ändras så att det blir möjligt att lämna uppgift om såväl personnummer som födelsetid. De aktörer som läser och registrerar uppgifter i blanketter maskinellt behöver också ändra IT-systemen så att födelsetiden registreras korrekt. Även vissa rutiner för att utbyta information mellan myndigheter och andra organisationer kommer att behöva ändras. Kostnaderna för detta är av engångskaraktär. Kostnaderna för vårt förslag till ett nytt personnummer blir förhållandevis begränsade. De kan enligt de uppgifter vi har hämtat in variera kraftigt och beräknas ligga mellan någon miljon och som högst för vissa aktörer. För mindre aktörer kan kostnaderna sannolikt bli mycket lägre. Kostnaderna varierar högst betydligt beroende på typ av verksamhet och IT-system. Det som framför allt har betydelse för kostnaderna är IT-systemens konstruktion och hur flexibla dessa system är när det gäller lagring och annan hantering av information knuten till födelsetid. För någon myndighet kan kostnaderna för att ändra IT-syste- men bli betydligt högre än vad som angetts ovan. Ett exempel är , vars verksamhet kommer att påverkas framför allt när det gäller kassans hantering av föräldrapenningförmåner. Dessa förmåner knyter an till den dag ett barn är fött och dess IT-system utgår från uppgiften om födelsedag i personnumret. Förutom engångskostnader för att framför allt ändra IT-syste- men bedömer vi att våra förslag innebär endast begränsade kostnader för löpande underhåll när dessa ändringar väl har gjorts. Det nya personnumret behöver enligt vår bedömning inte innebära några kostnader alls för sådana aktörer som inte har något behov av att känna till vilken dag en person är född. Detta är för samhället nödvändiga kostnader, som måste vägas mot risken för personförväxling och risken för felaktiga beslut eller utbetalningar av sociala förmåner. Kostnaderna är oundvikliga och får anses vara av den karaktären att de bör kunna tas inom respektive aktörs tillgängliga resurser. Vårt förslag till ett nytt personnummer innebär i första hand konsekvenser för de IT-system som hanterar numret, vilket i sin tur leder till de kostnader vi redovisar ovan. Vi bedömer att övriga konsekvenser blir begränsade. De verksamheter som behöver information om vilken dag en person är född kommer att få tillgång till uppgift om födelsetid, främst via folkbokförings- databasen eller SPAR. De problem som kan uppkomma med anledning av att hela födelsetiden inte ingår i personnumret kommer att finnas endast fram till dess att nya rutiner har tagits fram. Det kan också uppstå oklarheter om det är födelsetiden eller personnumret som efterfrågas i olika samman- hang. Vi bedömer däremot att vårt förslag inte bör få några konsekvenser för myndigheter, företag och andra organisationer i deras egenskap av arbetsgivare, eftersom uppgiften om vilken dag en person är född exempelvis varken behövs för att hantera löner eller för att lämna kontrolluppgifter till . Flertalet små företag borde sällan eller aldrig behöva uppgift om vilken dag en person är född. Vårt förslag bör därför inte få några eller endast begränsade konsekvenser för små företag. Såväl körkort som resehandlingarna pass och nationellt id-kort innehåller uppgift om födelsetid. Det gör däremot inte de SIS-märkta id-korten eller tjänstekorten som endast innehåller uppgift om personnummer. behöver därför anpassas så att de innehåller uppgift även om födelsetid. De uppgifter vi har hämtat in tyder på att det ikraftträdande vi föreslår innebär en tillräcklig förberedelsetid för att anpassa id-korten så att de innehåller även denna uppgift. ändras id-korten emellanåt, exempelvis för att uppfylla nya säkerhetskrav. förslag kommer därför sannolikt inte att innebära att priset för id-korten för den enskilde behöver bli avsevärt högre än . Befintliga id-kort kommer dock inte att innehålla separat information om födelsetid. Detta är dock sannolikt ett mindre problem. De aktörer som kontrollerar identiteten med hjälp av id-kort kan vara säkra på att personnumret innehåller uppgift om födelsetid i och med att de är utfärdade innan det nya person- numret införs. Om det skulle dröja innan id-korten innehåller separat information om födelsetid kommer olika aktörer vid behov att hitta lösningar och exempelvis kontrollera den exakta födelsetiden med hjälp av uppgifter från folkbokföringsdatabasen eller SPAR. Personnumret är väl inarbetat och känt. Det kan därför inte uteslutas att vårt förslag till ett nytt personnummer, som inte längre innehåller den information enskilda är vana vid, kommer att väcka negativa känslor hos enskilda personer. 11.2Personbeteckningar för icke folkbokförda Bedömning: Kostnaderna för att göra det möjligt för ytterligare myndigheter att begära samordningsnummer bedömer vi vara begränsade. Förslaget att vissa personer ska kunna tilldelas ett personnummer utan att folkbokföras beräknas kosta några . Vi bedömer att våra förslag, som syftar till att förbättra den kontroll av identiteten som ska göras innan en person får ett samordningsnummer, kommer att innebära att förtroendet för samordningsnumren ökar i samhället. Vi bedömer dock att det kommer att dröja innan de problem som finns med samordningsnumren helt har försvunnit. Personer som omfattas av lagen om immunitet och privilegier och som med vårt förslag kan få ett personnummer bedömer vi omgående kommer att få det enklare att hantera praktiska vardagsfrågor. Därutöver får våra förslag vissa positiva konsekvenser för det brottsförebyggande arbetet. Vi föreslår att alla statliga myndigheter ska få begära samordnings- nummer. bedömde i sin skrivelse , se avsnitt 8.1, att kostnaderna för att ändra IT-systemen skulle uppgå till . Enligt uppgift från räknar verket fortfarande med små kostnader. Vi bedömer att kostnaderna även för övriga myndigheter kommer att bli begrän- sade. Flera myndigheter har IT-system som kan hantera numret. Eftersom det inte heller finns någon skyldighet för myndigheterna att begära samordningsnummer är det också möjligt att planera eventuella tekniska ändringar som krävs så att de kan genomföras tillsammans med andra nödvändiga ändringar för att på så sätt minska kostnaderna. Myndigheterna måste också bygga upp rutiner för sina kontakter med och för att kontrollera den enskildes identitet. För kommer vårt förslag att innebära fler ärenden om samordningsnummer och således en ökad arbetsbörda, särskilt inledningsvis. Samtliga kostnader bör rymmas inom befintliga resursramar. måste införa en ny ärendetyp för att hantera ärenden om personnummer till personer som inte är folkbokförda. Ärendetypen kan emellertid konstrueras på i princip samma sätt som ärendetypen för tilldelning av samordningsnummer. Skatte- verket måste vidare ta fram nya rutiner och blanketter, bland annat för att ta hand om anmälningar av ändrade uppgifter från enskilda och myndigheter. måste också justera sina IT-system så att det blir möjligt att sekretessmarkera uppgifter om personer som tilldelas personnummer eller samordningsnummer. Samman- taget krävs det emellertid relativt begränsade åtgärder från sida. beräknar att vårt förslag att vissa grupper av personer ska få ett personnummer utan att vara folkbokförda innebär en ändring av IT-systemen som kostar några . Denna ändring innebär också att framtida kostnader för underhåll och utveckling påverkas, i och med att komplexiteten i IT-systemen blir större. Kostnaderna kan inte anses större än att de får rymmas inom tillgängliga resurser. har redan väl fungerande rutiner för att begära personbeteckningar för personer som omfattas av lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall (lagen om immunitet och privilegier). Förslaget innebär därför inte några ytterligare kostnader. Samordningsnumren kommer att användas mer Ett stort problem med samordningsnumren är att de inte är kända i samhället. har beslutat att uppgifter om personer med samordningsnummer ska få ingå i SPAR. Med denna ändring bedömer vi att kunskapen om dessa nummer efter hand kommer att öka i samhället. Det kommer också att underlätta för olika orga- nisationer att införa och förbättra sina interna rutiner för personer med samordningsnummer i den mån det finns brister . En annan åtgärd för att göra samordningsnumren mer kända kan vara att informerar mer aktivt om samord- ningsnumren än vad verket gör . Ett annat problem med samordningsnumren är att de inte kan hanteras tekniskt i olika organisationers IT-system. Uppgifter om personer med samordningsnummer kommer, som tidigare nämnts, att få ingå i SPAR och därmed bli tillgängliga för fler aktörer än . Även uppgift om adress i kommer att registreras om personer med samordningsnummer vilket gör uppgifterna om dessa personer mer användbara i samhället. Vi bedömer mot denna bakgrund att det kan bli mer attraktivt för olika organisationer att ändra IT-systemen så att de även kan hantera samordningsnummer. Vi har föreslagit bestämmelser som innebär att den kontroll av identiteten som ska göras innan en person får ett samordnings- nummer blir bättre. Det kommer att innebära att förtroendet för samordningsnumren kommer att öka i samhället. Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning () uppger att handläggning av ärenden om samord- ningsnummer tar . Nyttan av samordnings- nummer skulle öka om handläggningstiden kortades. Vi har emellertid inte föreslagit några åtgärder i denna del. Det får förutsättas att kontinuerligt ser över sina rutiner och strävar efter en så kort handläggningstid som möjligt.