sou · GXB337 · 2009-04-21 00:00:00 — får ett ombud inte företräda mer än en medlem, om stad- garna inte tillåter annat. Bestämmelsen innebär en begränsning i medlemmens rätt att låta sig företrädas av annan vid stämman, exempelvis när två medlemmar önskar att en tredje medlem ska företräda dem båda. Regleringen skiljer sig också från aktiebolags- rätten, där ett ombud får företräda ett fritt antal aktieägare. Det finns alltså i och för sig skäl att utöka möjligheten för ombud att företräda fler än en medlem. måste den ekonomiska före- ningens karaktär av personassociation beaktas. En oinskränkt rätt för ett ombud att företräda ett obegränsat antal medlemmar skulle kunna påverka medlemmarnas deltagande i beslutsprocessen nega- tivt. Vi föreslår därför en lagreglering som innebär att ett ombud får företräda högst tre medlemmar. Detta överensstämmer med den finska lagstiftningen. Det bör dock vara möjligt att genom stadge- bestämmelse tillåta ett ombud att representera fler medlemmar än tre och det bör även vara möjligt att i stadgarna bestämma att ett ombud bara får företräda en eller två medlemmar. Ett annat sätt att förbättra den enskildes möjligheter att utöva inflytande vid föreningsstämman är att ge medlemmen rätt att ta med sig valfritt biträde till stämman. Vid en föreningsstämma kan det förekomma ärenden där med- lemmen behöver sakkunnig hjälp i exempelvis ekonomiska eller juridiska frågor. Syftet med bestämmelserna om biträde är just att ge medlemmar som inte själva är sakkunniga en möjlighet att ta med sig en expert i exempelvis ekonomiska eller juridiska frågor (se Ds Ju 1976:11 s. 126 ). Det har i doktrinen framhållits att det är tveksamt om detta syfte kan förverkligas fullt ut om – såsom är fallet – den personkrets som biträdet kan hämtas från är begränsad till make, sambo eller annan medlem.17 För aktieägare finns inte någon motsvarande begränsning. Vi föreslår därför att den nuvarande begränsningen, vad gäller val av biträde, tas bort. En särskild fråga är om rätten att ta med valfritt biträde till stämman bör kunna begränsas genom stadgebestämmelser. De skäl som talar för att rätten till ombud ska kunna inskränkas genom bestämmelser i stadgarna gör sig inte lika starkt gällande avseende biträden. En medlem som anlitar biträde måste alltid, personligen 17 Se A. Mallmén, Lagen om ekonomiska föreningar, en kommentar, 3 uppl., s. 247 f. eller genom ombud, närvara vid stämman tillsammans med biträdet och kommer alltså att delta i beslutsprocessen. Biträdet har inte rätt att rösta och kan inte på detta sätt påverka utgången av stämmans beslut. För att medlemmarnas rätt till biträde ska få det genomslag som vi anser är nödvändigt bör därför rätten att ta med valfritt biträde vara tvingande. En aktieägare har rätt att ta med sig två biträden till bolags- stämman. Föreningslagen tillåter enbart ett biträde. Det har ansetts att en aktieägare i vissa situationer kan ha behov av fler än ett biträ- de, exempelvis om en aktieägare med ett stort aktieinnehav i ett börsnoterat bolag ska delta på en stämma där stora och komplice- rade frågeställningar ska behandlas. I en ekonomisk förening torde det inte förekomma att varje enskilds medlems ekonomiska andel i föreningen är lika stor. Det kan också synas mindre lämpligt att tillåta att det vid stämman i en personassociation av den ekono- miska föreningens slag deltar så många biträden att antalet biträden – om än kanske bara i teorin – skulle kunna bli högre än antalet deltagande medlemmar. Vi är därför inte beredda att föreslå någon ändring i denna del. Av föreningslagen framgår inte om ett biträde har rätt att yttra sig vid stämman. I doktrinen har framförts olika uppfattningar om vad som gäller. I 7 kap. 5 § aktiebolagslagen finns numera en uttryck- lig bestämmelse som ger ett biträde rätt att yttra sig vid en bolags- stämma. Enligt vår mening är det naturligt att detsamma gäller vid en föreningsstämma. En bestämmelse med denna innebörd bör alltså tas in i föreningslagen. Ett biträdes rätt att yttra sig vid en bolagsstämma kan inte beskäras genom bestämmelser i bolags- ordningen. Vi anser inte att det finns tillräckliga skäl att i detta avseende avvika från vad som gäller på aktiebolagsrättens område. 5.4.5Särskild regel om närvarorätt för utomstående Förslag: Det införs en särskild lagregel som ger förenings- stämman rätt att tillåta att utomstående närvarar eller på annat sätt deltar i förhandlingen vid föreningsstämman. Ett beslut om närvarorätt för utomstående ska, som huvud- regel, kräva samtycke från samtliga närvarande röstberättigade på stämman. Föreningen ska kunna ta in bestämmelser i stadgarna som ger rätt för utomstående att närvara vid föreningsstämma. En föreningsstämma är i grunden en sluten sammankomst för medlemmarna i föreningen. Utgångspunkten är alltså att endast medlemmarna, deras eventuella ombud och biträden samt eventu- ella stämmofunktionärer får närvara. kan det finnas behov av att tillåta utomstående personer att närvara. Det kan exempelvis i enskilda fall vara värdefullt att journalister får möjlighet att närvara vid och rapportera från en föreningsstämma. Stämman anses också kunna besluta om att utomstående ska få vara med. De närmare förutsättningarna för ett sådant beslut är emellertid oklara. Frågan får ökad betydelse om en föreningsstämma arrangeras så att med- lemmarna kan delta i denna på distans via en hemdator (jfr avsnitt 6.3.4). Det saknas då praktiska möjligheter att stänga ute utom- stående. Frågan om utomståendes rätt att närvara vid förenings- stämman – i synnerhet de närmare förutsättningarna för att besluta om detta – bör därför regleras i lagen (jfr den motsvarande regle- ringen i 7 kap. 6 och 55 §§ aktiebolagslagen). Vi föreslår alltså att det införs särskilda bestämmelser som ger föreningsstämman rätt att besluta att utomstående ska få närvara eller på annat sätt följa förhandlingen vid föreningsstämman. Frågan är då vilket majoritetskrav som ska gälla för ett sådant beslut. Enligt vår uppfattning bör varje medlem ha rätt att påräkna att överläggningarna vid föreningsstämman sker under förtroliga former, dvs. utan deltagande av utomstående. Ett beslut om att öppna föreningsstämman för en eller flera utomstående bör därför vara giltigt enbart om det biträds av samtliga röstande. Ett beslut att stämman inte längre ska vara öppen för utomstående bör där- emot kunna fattas med enkel majoritet. Det bör även vara möjligt att i föreningens stadgar ta in bestämmelser som föreskriver närvaro- rätt för utomstående utan att stämman behöver besluta om det i varje enskilt fall. Beslut om sådan stadgeändring bör kunna fattas med två tredjedelars majoritet. Den föreslagna ordningen överensstämmer med vad som gäller i privata aktiebolag (se 7 kap. 6 § aktiebolagslagen). Det kan i för- stone synas märkligt med ett krav på enhällighet för beslut att öpp- na stämman i ett enskilt fall och ett krav på enbart två tredjedelars majoritet för beslut att generellt och hålla stämman öppen för utomstående. Skillnaden i majoritetskrav mellan de två olika situationerna kan emellertid motiveras med att ett förslag om att i ett enskilt fall öppna stämman för utomstående kan komma överraskande för den enskilde medlemmen; han eller hon bör då ha möjlighet att motsätta sig förslaget. Ett beslut om att i stadgarna ta in bestämmelse om närvarorätt kan inte verkställas förrän stadge- ändringen har registrerats och kan därför inte tillämpas förrän vid senare stämmor. Den som motsätter sig att utomstående närvarar vid kommande stämmor får då möjlighet att överväga sitt fortsatta deltagande i föreningen. Om föreningsstämmans befogenheter utövas av fullmäktige, är utgångspunkten i gällande rätt att endast fullmäktige (och eventu- ella mötesfunktionärer) får delta vid fullmäktigesammanträdet. Det är emellertid, enligt uppgift, ganska vanligt att fullmäktige beslutar att medlemmar eller andra ska ha rätt att närvara som åhörare. En enskild fullmäktige kan inte anses ha samma intresse av att kunna motsätta sig detta som en medlem vid en vanlig föreningsstämma. Vi föreslår därför att beslut om att öppna ett fullmäktigemöte för utomstående ska kunna beslutas med absolut majoritet, dvs. beslu- tet ska vara giltigt om mer än hälften av de fullmäktige biträder beslutet. Förslag: I lagen tas in en bestämmelse om på vilken plats före- ningsstämman ska hållas. Bestämmelserna kring stämmans öppnande, upprättande av röstlängd och val av ordförande anpassas till motsvarande bestäm- melser i aktiebolagslagen. Också bestämmelserna om styrelsens upplysningsplikt anpassas till motsvarande bestämmelser i aktiebolagslagen. Bestämmelserna om föreningsstämma bygger på förutsättningen att stämman hålls på en speciell plats/ort dit medlemmarna har rätt att inställa sig. Någon lagregel i frågan om hur platsen för stämman ska bestämmas finns som nämnts inte. Det framstår dock som natur- ligt att en sådan central fråga regleras i lagen. Enligt uppgift från är det inte heller ovanligt med frågor till verket om var föreningen ska hålla sin stämma. Det finns alltså ett praktiskt behov av en lagregel i frågan. Enligt vår mening är det naturligt att föreningsstämman normalt hålls på en plats inom . Det kan visserligen hävdas att den fortgående internationaliseringen talar för att stämman ska kunna hållas även utanför . Minoritetsskyddsaspekter och intresset av medlemsinflytande talar dock för att stämman ska hållas inom landet (jfr prop. 1997/98:99 s. 102). Härigenom ges förutsättningar för att så många medlemmar som möjligt kan delta i stämman. Vi föreslår därför en lagregel om att stämman ska hållas på den plats i , där föreningens styrelse ska ha sitt säte. Det bör emellertid också vara möjligt att i stadgarna bestämma att stämman ska hållas på annan angiven plats i . Denna reglering motsvarar vad som gäller för aktiebolag, dock att aktiebolagslagen innehåller det mer ålderdomliga uttrycket ort (se 7 kap. 15 § aktiebolagslagen). I vissa föreningar med ett stort geografiskt verksamhetsområde har det enligt uppgift etablerats en praxis som innebär att stämman hålls på alternerande platser i stället för på en och samma plats. Goda skäl talar för att denna möjlighet behålls. I stadgarna bör därför kunna bestämmas att styrelsen kan besluta att stämman ska hållas på annan av styrelsen anvisad plats inom föreningens geogra- fiska verksamhetsområde i . Slutligen bör det, i likhet med vad som gäller för aktiebolag, vara möjligt att hålla stämman på annan plats än som har angetts om utomordentliga omständig- heter påkallar det, t.ex. krigsförhållanden. Det ska anmärkas att de föreslagna bestämmelserna om platsen för föreningsstämman syftar till att skydda medlemmarna. Om samtliga medlemmar och styrelseledamöter är överens, kommer därför stämman att kunna hållas var som helst.18 18 Jfr prop. 1975:103 s. 393 och 1997/98:99, s. 102. Stämmans öppnande, röstlängd och ordförande på stämma Föreningslagens bestämmelser om hur stämman inleds är ganska knapphändiga. Av nuvarande reglering framgår exempelvis inte vem som ska upprätta röstlängd om det krävs omröstning redan för att välja stämmoordförande. Vi föreslår därför att föreningslagens bestämmelser i väsentliga delar ändras så att de överensstämmer med motsvarande reglering i aktiebolagslagen. I några avseenden bör dock regleringen i föreningslagen kunna göras något mera kortfattad (jfr 7 kap. 27, 29 och 30 §§ aktiebolagslagen). Liksom tidigare bör huvudregeln vara att föreningsstämman ska öppnas av styrelsens ordförande eller av den som styrelsen har ut- sett. Innehåller stadgarna en bestämmelse om vem som ska vara ordförande på stämman, bör dock stämman öppnas av denne. Vidare bör bestämmelserna om upprättande av röstlängd i stort behållas. Föreningslagen kräver, till skillnad från aktiebolagslagen, inte att det alltid upprättas en röstlängd; en sådan måste upprättas enbart om det behövs. Enligt vår mening är denna ordning ända- målsenlig och bör behållas. Det innebär att röstlängd främst måste upprättas när beslut ska fattas genom omröstning. I lagen bör tydlig- göras att, om val av ordförande ska ske genom omröstning, röst- längden ska upprättas av den som har öppnat stämman. gäller att föreningsstämman utser den som ska vara ord- förande vid stämman, om inte annat har bestämts i stadgarna. Det finns inte anledning att ändra på denna ordning. Styrelsens och den verkställande direktörens upplysningsplikt Vi anser att de nuvarande bestämmelserna om styrelseledamöternas och den verkställande direktörens upplysningsplikt innebär en lämplig avvägning mellan å ena sidan medlemmarnas behov av infor- mation och å andra sidan föreningens intresse av att inte lämna ut information om detta skulle kunna skada föreningen. Vi föreslår därför att bestämmelserna i allt väsentligt får bestå oförändrade. I ett visst avseende bör dock bestämmelserna ändras. Som ovan har framgått (se avsnitt 5.2.6) ska styrelsen, om den anser att en upplysning inte kan lämnas ut, i stället lämna uppgiften till reviso- rerna som därefter ska avge ett yttrande. De tidsramar som de nuva- rande bestämmelserna innehåller kan vara otillräckliga för att revi- sorerna ska hinna yttra sig . En begäran om att sådant yttrande ska lämnas kan komma efter stämman och yttrandet ska sedan lämnas inom en månad från stämman. Bestäm- melserna bör därför justeras på samma sätt som har skett i aktie- bolagslagen. Det innebär följande. När styrelsen har kommit fram till att en begärd upplysning inte kan lämnas ut, ska den berörde medlemmen genast underrättas om detta. En medlem kan från underrättelsen begära att styrelsen ska lämna upplysningen till föreningens revisorer. Styrelsen ska då lämna upplysningen till revisorerna efter medlemmens begäran om det. Vidare ska revisorernas yttrande lämnas till styr- elsen efter att den begärda upplysningen har lämnats till dem. Genom en sådan ordning får revisorerna tillräcklig tid för arbetet med att upprätta yttrandet. 5.4.7Fullmäktigesystemet, fullmaktsinsamling och poströstning Bedömning: Fullmäktigesystemet bör i sak bestå oförändrat men ges en tydligare utformning. Det bör inte införas några regler som begränsar möjlig- heterna till fullmaktsinsamling på föreningens bekostnad. Det bör inte införas några regler om poströstning. Fullmäktigesystemet är etablerat inom föreningsrätten och det fungerar väl. Vi föreslår därför inte några större materiella förändringar av regleringen kring fullmäktige. I det nuvarande regelverket är det emellertid inte helt klart om fullmäktige är ett särskilt föreningsorgan vid sidan av förenings- stämman eller om ett fullmäktigesammanträde är en förenings- stämma där fullmäktige utövar medlemmarnas befogenheter. Mycket talar för att lagstiftaren har avsett att skapa ett särskilt föreningsorgan och i doktrinen har fullmäktige också betecknats som ett sådant.19 Under utredningsarbetet har emellertid framkom- mit att fullmäktige – i vart fall inom konsument- och lantbruks- kooperationerna – uppfattas som en föreningsstämma där fullmäk- tige representerar medlemmarna. Enligt vår mening bör det senare 19 Se bl.a. S. , Nials Svensk associationsrätt i huvuddrag, 9 uppl., s.115. synsättet, som således synes vara det i praktiken tillämpade, åter- speglas i lagen och vi föreslår att lagens bestämmelser om fullmäk- tige utformas i enlighet med detta. Vi har övervägt om det bör införas lagregler som reglerar förening- arnas möjligheter att samla in fullmakter från medlemmarna som ger visst ombud rätt att företräda dem på stämman, s.k. fullmakts- insamling. Behovet av att kunna arrangera fullmaktsinsamlingar torde väsentligen finnas enbart i vissa större föreningar. Dessa före- ningar har dessutom redan enligt gällande rätt tillgång till en sär- skild form för beslutsfattande som ytterligare minskar behovet av fullmaktsinsamling, nämligen det nämnda fullmäktige- systemet. Det hindrar emellertid inte att ett system för fullmakts- insamling i några föreningar kan vara ett gångbart alternativ till fullmäktigesystemet. Ett system för fullmaktsinsamling ger ju den enskilde medlemmen möjligheter att bestämma hur hans eller hen- nes företrädare ska rösta i en viss fråga, vilket fullmäktigesystemet inte gör. Föreningslagen innehåller emellertid, till skillnad från aktie- bolagslagen, inte några bestämmelser som begränsar föreningens möjligheter att bekosta fullmaktsinsamlingar. Det är alltså redan enligt gällande rätt möjligt att i en ekonomisk förening tillämpa ett system med fullmaktsinsamling, under förutsättning att stadgarna ger utrymme för att ett och samma ombud företräder ett större antal medlemmar. Vi ser inte heller några egentliga problem med den nuvarande regleringen. Det bör därför även i fortsättningen vara upp till varje enskild ekonomisk förening att besluta om den vill tillämpa ett system för fullmaktsinsamling. Det finns inte heller, såvitt kan bedömas, något behov av att tydliggöra förutsätt- ningarna för detta. Vi lämnar därför inte något förlag till lagregler i frågan. Ytterligare ett sätt att förbättra medlemmarnas möjligheter att delta i beslutsfattande kan synas vara att ekonomiska föreningar ges möjlighet att i stadgarna ta in bestämmelser om poströstning. Systemet med poströstning är än så länge helt oprövat i svensk associationsrätt. Om – såsom har föreslagits i Ds 2008:46 – en möjlighet till poströstning införs i fråga om aktiebolag, kan det givet- vis ändå finnas anledning att överväga en liknande möjlighet för de ekonomiska föreningarnas del. För aktiebolagens del har ett system med poströstning motiverats främst av behovet att i stora börs- noterade aktiebolag med många utländska ägare ge dessa möjlighet att på ett smidigt sätt utöva sina rättigheter vid stämman (se prop. 2004/04:85 s. 296). Denna ägarstruktur förekommer normalt inte i ekonomiska föreningar. Till detta kommer att redan dagens full- mäktigesystem erbjuder goda möjligheter att lösa frågor om sättet för beslutsfattande i ekonomiska föreningar med ett stort antal medlemmar, spridda över ett stort geografiskt område. Vårt förslag om utökad rätt att ställa ombud för sig kommer ytterligare att för- bättra medlemmarnas möjligheter att utöva inflytande vid stäm- man. Vidare innebär poströstning av naturliga skäl en mindre aktiv form av deltagande i beslutsprocessen. Varken medlemmen eller hans eller hennes ombud kommer att själv närvara vid stämman eller delta i de diskussioner som förekommer där. De medlemmar som infinner sig vid stämman förmenas möjligheten att argu- mentera för sina förslag inför övriga röstande medlemmar. En utbredd användning av poströstning skulle därför riskera att urgrö- pa föreningsstämmans funktion. Vi föreslår därför inte någon regel som möjliggör poströstning. 6 Användande av modern teknik Vi har i uppdrag att se över möjligheterna att använda modern tek- nik vid en föreningsstämma. Vi ska därvid analysera bl.a. möjlig- heterna att hålla föreningsstämma på flera platser, som knyts sam- man med tekniska lösningar. Denna översyn redovisas i avsnitt 6.3. Vi ska även undersöka om reglerna om föreningsstämma kan för- enklas och göras mindre betungande för föreningarna. Användande av modern teknik även i andra sammanhang än vid själva stämman erbjuder möjlighet till sådan förenkling och våra överväganden i dessa delar framgår av avsnitt 6.2. 6.2Elektronisk kommunikation mellan föreningen och medlemmarna Föreningslagen ger överlag en ekonomisk förening heter att kommunicera med sina medlemmar på det sätt som passar föreningen och medlemmarna bäst. Föreningen kan i sina stadgar bestämma att kallelser eller andra meddelanden till medlemmarna ska skickas med posten. Men föreningen kan också bestämma att kallelser och meddelanden ska förmedlas genom annonsering i tid- ning eller på anslagstavla, genom publicering på föreningens webb- plats eller genom översändande via e-post eller fax (se 2 kap. 2 § första stycket 8 föreningslagen). I några speciella fall ställer lagen dock krav på att kallelser eller annat slag av information ska tillställas medlemmen i sedvanlig skriftlig form, dvs. översändas per post. Sålunda gäller ett generellt krav på skriftlig kallelse per post inför vissa särskilda slag av stadgeändringar. En sådan skriftlig kallelse krävs Användande av modern teknik bl.a. inför sådana stadgeändringar som innebär att medlemmarnas förpliktelse att betala insatser eller avgifter till föreningen ökar, deras rätt till årsvinst inskränks, deras rätt till föreningens behållna tillgångar vid föreningens upplösning begränsas eller deras möjlighet till utträde försvåras (se 7 kap. 8 § andra stycket 2 föreningslagen). Ett motsvarande krav på skriftlig kallelse gäller dels om en ordinarie föreningsstämma ska hållas än som föreskrivs i stadgarna, dels om stämman ska behandla en fråga om att föreningen ska gå i likvidation, dels om stämman ska ta ställ- ning till en fusion som innebär att föreningen går upp i en annan förening. Kravet på skriftlig kallelse infördes i samband med till- komsten av föreningslag i syfte att garantera att med- lemmarna verkligen får kännedom om ärenden av större vikt som ska behandlas på stämman (se prop. 1986/87:7 s. 126). Det överens- stämmer nära med vad som gäller enligt aktiebolagslagen i vissa snarlika fall (se 7 kap. 23 § i den lagen). Den skriftliga kallelsen behöver inte skickas med rekommenderat brev utan det är tillräck- ligt att den sänds med vanligt brev till den adress som finns angiven i medlemsförteckningen (eller till annan adress som är känd för före- ningen). Eftersom bestämmelsen förutsätter att kallelsen skickas med post, ger den med all sannolikhet inte utrymme för kallelse med e- post, fax eller liknande hjälpmedel (såvida inte medlemmen i det enskilda fallet samtycker till det). Lagen ställer också krav på att andra slag av handlingar ska sändas till medlemmar som begär det. Det gäller t.ex. förslag till stadgeänd- ringar samt redovisningshandlingar och revisionsberättelser som ska behandlas vid en utlyst stämma (se 7 kap. 8 § föreningslagen). Det gäller också fusionsplan m.m. som upprättats inför en förestående fusion (se 12 kap. 8 §). Se även 7 kap. 11 §. I några av dessa bestäm- melser uppställs inte något uttryckligt krav på att handlingarna sänds med post och det kan därför hävdas att det i dessa fall finns ett visst utrymme för användande av e-post. Det torde dock, vid bestämmelsernas tillkomst, ha förutsatts att handlingarna skulle tillhandahållas i sedvanlig skriftlig form och mycket talar för att bestämmelserna har samma innebörd ; handlingarna ska till- handahållas i sedvanlig skriftlig form (om inte medlemmen i det enskilda fallet samtycker till det). Motsvarande bestämmelser i aktiebolagslagen har för övrigt, sedan lagtexten förtydligats, den innebörden. Användande av modern teknik 6.2.2Översändande av kallelser och annan information med elektroniska hjälpmedel Förslag: En ekonomisk förening ska kunna besluta att kallelser och annan information mellan föreningen och medlemmarna ska kunna skickas med e-post eller annan elektronisk kommu- nikation även i sådana fall där lagen annars kräver att informa- tionen lämnas i sedvanlig skriftlig form. I synnerhet i föreningar med ett mindre antal medlemmar – men även i något större föreningar – skulle det givetvis kunna innebära en förenkling om kallelserna och de övriga aktuella handlingarna även i fall som har beskrivits i avsnitt 6.2.1 kunde skickas med e- post eller fax eller ersättas av någon form av kungörelse på före- ningens webbplats. Det har också, såvitt gäller den motsvarande bestämmelsen om skriftlig kallelse i aktiebolagslagen, hävdats att den kan utnyttjas för närmast chikanösa ageranden där en aktie- ägare med en enda eller ett fåtal aktier lämnar förslag till ändringar i bolagsordningen utan någon som helst utsikt till framgång och där- med tvingar bolaget att betala för utskick med brev till ett mycket stort antal aktieägare (se Ds 2008:46 s. 61).