sou · GXB335 · 2009-04-16 00:00:00 — Det finns slutligen skäl att tro att man kommer att finna generella lösningar, alltså inte bara för hyresrätten, beträffande identifiering av avsändare och mottagare. Muntliga uppsägningar med eller utan skriftligt erkännande Om hyresförhållandet har varat mindre än kan uppsägning göras muntligen. Även efter den tiden kan hyresgästen – om det inte är ett hyresavtal för en lokal som sägs upp för villkorsänd- Formkrav och elektronisk kommunikation ring – göra uppsägningen muntligen. Men då krävs att hyresvärden lämnar ett skriftligt erkännande av uppsägningen. Ett skriftligt erkännande kan i konsekvens med det ovan anförda lämnas elektroniskt enligt gällande rätt. föreslog i sitt slutbetänkande att möjligheten till muntliga uppsägningar med skriftligt erkännande skulle avskaffas (SOU 1981:77 s. 330). Efter att flera remissinstanser avstyrkt förslaget konstaterade regeringen att förfarandet med muntliga uppsägningar var väl inarbetat på marknaden och borde bestå (prop. 1983/84:137 s. 119). Möjligheten till muntliga uppsägningar med skriftligt erkännande motiverades således med att den möjligheten användes i praktiken. Så kan inte längre anses vara fallet. Inom utredningen finns företrädare som representerar en bred praktisk erfarenhet från hyresrättens område. Enligt dessa företrädare är muntliga uppsägningar med skriftligt erkännande mycket ovanliga. Det kan nämnas att motsvarande möjlighet togs bort 2003 (7 kap. 26 § bostadsrättslagen). En uppsägning av en bostadsrätt måste således alltid vara skriftlig. Det finns också uppenbara problem med förfarandet. Hyresgästen har inte någon möjlighet att avkräva hyresvärden ett skriftligt erkännande om något sådant inte ges. I så fall är hyresgästen alltså ändå hänvisad till att göra en skriftlig uppsägning. Den hyresgäst som inte får ett skriftligt erkännande kan felaktigt tro att han eller hon har sagt upp hyresavtalet på rätt sätt. Det har också förekommit att oseriösa hyresvärdar medvetet dröjt med att lämna ett skriftligt erkännande, för att på så sätt tillgodogöra sig en extra månadshyra. För hyresvärdens del är risken att hyresgästen ångrar sin uppsägning och att hyresvärden då inte kan bevisa att uppsägningen över huvud taget har gjorts. Även om hyresvärden har hunnit bekräfta uppsägningen skriftligen har han eller hon bara sin egen bekräftelse som stöd för att uppsägning har skett. När det gäller möjligheten till rena muntliga uppsägningar vid korta hyresförhållanden har dessa möjligen en viss praktisk tillämpning. De förekommer nämligen ibland vid andrahandsupplåtelse av bostäder eller upplåtelse av en del av den egna bostaden. Det är dock inte ovanligt att uppsägningarna i de fallen är felaktiga och leder till tvister. Det muntliga uppsägningsförfarandet innebär sammanfattningsvis uppenbara risker för parterna. Möjligheterna att säkra bevisning Formkrav och elektronisk kommunikation Det bör framhållas att företrädare för de centrala hyresgäst- och fastighetsägarorganisationerna har förklarat att de aldrig rekommenderar sina medlemmar att göra muntliga uppsägningar. Med hänsyn till den begränsade användningen och de risker som är förknippade med muntliga uppsägningar föreslår vi att den muntliga uppsägningsformen, både med och utan skriftligt erkännande, tas bort. Anmodan till hyresgästen att flytta Enligt 12 kap. 3 § jordabalken ska ett hyresavtal, som är ingånget för bestämd tid, anses förlängt bl.a. om hyresgästen, trots att avtalet upphört att gälla utan uppsägning, fortsatt att använda lägenheten efter hyrestidens utgång utan att hyresvärden anmodat hyresgästen att flytta. För en sådan anmodan gäller bestämmelserna för uppsägningar. Det innebär alltså att en anmodan enligt gällande rätt ska vara skriftlig under samma förutsättningar som en uppsägning. Anmodan ska också delges på samma sätt som en uppsägning. Vårt förslag är att alla uppsägningar ska vara skriftliga. De skäl vi anför för att en uppsägning inte ska kunna göras muntligen kan i allt väsentligt överföras även på en anmodan. Det är också en fördel att ha ett så enhetligt regelsystem som möjligt. Vi ser därför inte några skäl att reglera formerna för anmodan särskilt för att på så sätt bevara möjligheten att göra en anmodan muntligen. Vi föreslår således att även en anmodan enligt 12 kap. 3 § jordabalken alltid ska vara skriftlig. 3.2.4Meddelanden om åtgärder som avses i 12 kap. 18 d § jordabalken Vår bedömning: Formkraven i 12 kap. 18 e § jordabalken hindrar inte att ett meddelande om sådana förbättrings- och ändringsarbeten som avses i 12 kap. 18 d § jordabalken skickas i elektronisk form. Det finns inte några starka skäl för att begränsa användningen av elektronisk kommunikation i den här situationen. Om hyresvärden vill utföra åtgärder om avses i 12 kap. 18 d § jordabalken – dvs. vissa, närmare angivna förbättrings- och ändringsarbeten Formkrav och elektronisk kommunikation SOU 2009:35 – ska hyresvärden enligt 12 kap. 18 e § jordabalken skriftligen meddela de berörda bostadshyresgästerna detta. Några särskilda krav på formen för eller innehållet i meddelandet ställs inte. Det måste dock framgå vilka åtgärder som ska utföras. Det bör också framgå att hyresvärden önskar hyresgästens godkännande och att hyresvärden kan vända sig till hyresnämnden med ansökan om tillstånd för det fall hyresgästen inte lämnar sitt godkännande (och , Hyreslagen. 8 uppl., 2006 s. 139). Formel-gruppen har gjort bedömningen att bestämmelsens formkrav inte torde hindra elektroniska rutiner, men att elektronisk kommunikation inte är lämplig och att bestämmelsen bör ses över. Vid bedömningen av om det är lämpligt att hyresvärden tillåts att lämna meddelanden enligt 12 kap. 18 e § jordabalken i elektronisk form bör inledningsvis nämnas följande. Ett meddelande om åtgärder följs ofta av information om de planerade åtgärderna i form av exempelvis ritningar. I praktiken innebär det vanligtvis att handlingarna antingen skickas i pappersform till hyresgästerna tillsammans med meddelandet eller att hyresvärden kallar till ett möte och där förevisar handlingarna. Den förväntat mycket begränsade praktiska användningen av elektroniska meddelanden om åtgärder enligt 12 kap. 18 e § jordabalken talar emot att införa lagstiftning som begränsar elektronisk kommunikation. Det som främst skulle kunna tala emot att meddelandet lämnas i elektronisk form är osäkerheten kring om det verkligen når mottagaren och det i så fall sker. Vi har i det föregående avsnittet redogjort för delgivningsproblematiken när det gäller elektroniska meddelanden. Meddelanden som avses bl.a. i 12 kap. 18 e § jordabalken behöver inte heller delges, utan kan med stöd i 12 kap. 63 § jordabalken anses avlämnade om de skickas i rekommenderat brev. Som vi redogör för i avsnitt 3.2.11 kan den underrättelseformen inte användas på meddelanden i elektronisk form. Om hyresvärden skickar meddelandet i elektronisk form, går det alltså inte att på detta enkla sätt fullgöra meddelandeskyldigheten. Den frågan är emellertid mindre problematisk när det gäller meddelanden enligt 12 kap. 18 e § jordabalken. Det ligger i hyresvärdens intresse att få klarhet i om hyresgästen godkänner de planerade åtgärderna eller inte. Hyresvärden lär därför avkräva hyresgästen ett svar, och på så sätt också förvissa sig om att meddelandet nått fram. Det kan i och för sig vara förknippat med vissa svårigheter att fastställa delgivningstidpunkten och att säkra bevisning Formkrav och elektronisk kommunikation Även detta måste emellertid i regel vara naturligt för hyresvärden att göra, eftersom hyresvärden annars inte kan veta en ansökan om tillstånd kan ges in till hyresnämnden. Slutligen bör framhållas att elektronisk form bara är en möjlighet. Den hyresvärd som vill använda sig av den förenkling som 12 kap. 63 § jordabalken erbjuder väljer i stället pappersform för meddelandet. Enligt vår mening finns det sammanfattningsvis inte några starka skäl för att begränsa möjligheten till elektronisk kommunikation. 3.2.5Hur uppgift om hyresvärdens namn och adress ska lämnas Vår bedömning: Hyresvärdens skyldighet att lämna uppgift om sitt namn och sin adress genom anslag i huset bör inte kunna ersättas med elektronisk publicering av uppgifterna. Uppgift om hyresvärdens namn och adress ska enligt 12 kap. 18 i § jordabalken anges i ett skriftligt meddelande. Det ska anslås på väl synlig plats i huset. Kravet på att det skriftliga meddelandet ska anslås på väl synlig plats i huset hindrar användning av elektronisk kommunikation. Syftet med bestämmelsen, som visserligen är osanktionerad, är att hyresvärden inte ska kunna göra sig oanträffbar. Att hyresvärden lämnar motsvarande uppgifter på exempelvis en hemsida framstår i och för sig som ett bra komplement till den nuvarande ordningen. En ändring av formkravet som innebär att en elektronisk publicering skulle vara tillräcklig för att hyresvärden ska ha fullgjort sina skyldigheter i detta avseende framstår däremot inte som lämplig. Det bör också påpekas att hyresvärden, enligt vår uppfattning om gällande rätt, inte kan fullgöra sin informationsskyldighet enligt den här bestämmelsen genom att enbart uppge en e-post- adress. Formkrav och elektronisk kommunikation 3.2.6Skriftlig förhandlingsöverenskommelse om hyra för lokal Vår bedömning: Det finns inte skäl att begränsa möjligheten att i elektronisk form träffa en överenskommelse mellan hyresvärds- och hyresgästsidan om hyran enligt 12 kap. 19 § tredje stycket jordabalken. Enligt 12 kap. 19 § tredje stycket jordabalken ska hyran för en lokal i princip vara bestämd till beloppet i hyresavtalet. Ett par undantag anges. Ett undantag är om hyran bestäms genom en skriftlig förhandlingsöverenskommelse mellan å ena sidan hyresvärden eller en fastighetsägarorganisation och å andra sidan en hyresgästorganisation. Formel-gruppen har bedömt att skriftlighetskravet inte torde hindra att överenskommelsen träffas elektroniskt, men hänvisat till vad som angetts beträffande hyresavtalet. När det gäller hyresavtal har vi konstaterat att en underskrift av ett skriftligt avtal i pappersform fyller en viss funktion för identifikationen av den avtalsslutande personen och möjligheten att säkra bevisning om detta (se avsnitt 3.2.2). Argumentet är däremot inte särskilt starkt för skriftliga förhandlingsöverenskommelser. Som utvecklats beträffande hyresavtal framgår avtalade villkor o.d. lika tydligt i elektronisk form som i pappersform. Det torde aldrig råda någon tvekan om vem som är den avtalsslutande parten vid en förhandlingsöverenskommelse. Vi kan därför inte se något skäl för att begränsa användningen av elektronisk kommunikation, när det gäller skriftliga förhandlingsöverenskommelser om hyra för lokal. Det ska också påpekas att förhandlingsöverenskommelser om hyra för lokal är mycket ovanliga. Det har förekommit att allmännyttiga bostadsföretag har haft lokaler där förhandlingsöverenskommelser träffats, men det har blivit mindre vanligt. På den privata sidan förekommer sådana överenskommelser inte alls. Den mycket begränsade praktiska betydelsen av bestämmelsen om förhandlingsöverenskommelser för lokaler talar också den emot att införa lagstiftning i syfte att begränsa användningen av elektronisk kommunikation. Formkrav och elektronisk kommunikation Vår bedömning: Bestämmelserna i 12 kap. 21 § jordabalken hindrar inte att uppgifter lämnas elektroniskt vid deposition av hyra. Det saknas anledning att begränsa denna möjlighet. Vårt förslag: Kravet på att de uppgifter som anges i 12 kap. 21 § jordabalken ska lämnas i två exemplar ska tas bort. Om hyresvärden går med på det ska , när hyresgästen fortlöpande deponerar hyra i samma ärende, kunna underrätta hyresvärden om depositionen på annat sätt än genom rekommenderat brev. Krav på en ansökan om deposition enligt gällande rätt När en hyresgäst enligt 12 kap. 21 § jordabalken deponerar belopp hos , ska han eller hon lämna skriftlig uppgift i två exemplar om hyresförhållandet, förfallodagen och grunden för avdraget. Skriftlighetskravet medför inte några hinder mot att uppgifterna lämnas elektroniskt, vilket också Formel-gruppen konstaterade. I 12 kap. 21 § jordabalken finns det inte några krav på att ansökan om deposition ska göras på något särskilt sätt, bara att vissa uppgifter ska lämnas och att säkerhet ska ställas i form av pant eller borgen. Själva depositionen görs sedan genom att det belopp som ska deponeras betalas in till ett visst konto. Länsstyrelserna har en myndighetspraxis som innebär att man ställer krav på att en formell ansökan om deposition ges in i original och att den ska vara egenhändigt undertecknad. Undertecknandet är alltså en förutsättning för att ansökan över huvud taget ska behandlas. Något krav på undertecknande uttrycks dock inte i lagtexten. De krav som anges i lagtexten innebär alltså inte några formella hinder mot att en deposition görs helt elektroniskt. En viss lättnad kan ges till en hyresgäst som fortsätter att deponera hyra i samma ärende. Hyresgästen kan nämligen i den ursprungliga ansökan ange att han eller hon har för avsikt att fortsätta deponera hyra. I sådana fall behöver hyresgästen inte ge in en ny ansökan varje gång en deposition görs. När pengarna betalas in till anses det som att en ny ansökan med samma innehåll som den första har gjorts. Ett nytt beslut fattas dock med anledning av varje deposition. Formkrav och elektronisk kommunikation Enligt bedömning kan termen exemplar utan vidare användas för att beteckna såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar (Ds 2003:29 s. 105). Med den utgångspunkten skulle kravet på att den skriftliga uppgiften ska ges in i två exemplar kunna kvarstå utan att det hindrar användningen av elektronisk kommunikation. Kravet på ingivande av uppgiften i två exemplar framstår emellertid som opraktiskt och medför att det är svårt för den enskilde att tolka bestämmelsen. I praktiken torde det knappast förekomma att någon lämnar uppgiften i två elektroniska exemplar. I andra sammanhang har kravet på att en handling ska upprättas i två exemplar strukits. Exempelvis ändrades 5 § bostadsrättsförordningen (1991:630) bl.a. på så sätt så att en bostadsrättsförenings ekonomiska plan inte längre behöver upprättas i två exemplar. Det kan också påpekas att följden av att uppgifterna lämnas i endast ett exemplar inte regleras i nuvarande lagstiftning. Det torde i vart fall inte medföra att depositionen blir utan verkan. Normalt lär det i stället lösas genom att gör en kopia. För det fall uppgifterna har lämnats elektroniskt måste dessa ändå skrivas ut i pappersform för att ska kunna fullgöra sin skyldighet att ofördröjligen underrätta hyresvärden genom rekommenderat brev. Det saknar då helt och hållet betydelse för handläggning om uppgiften lämnats i ett eller två elektroniska exemplar. Kravet på två exemplar hindar visserligen inte elektronisk kommunikation, men det är mot den tecknade bakgrunden ett onödigt formkrav som bör undanröjas. Vi föreslår således att man tar bort detta krav. Elektronisk ärendehantering hos länsstyrelserna Hos länsstyrelserna pågår ett arbete som syftar till att skapa en helt elektronisk ärendehantering. Detta är ett led i visionen om den s.k. 24-timmarsmyndigheten, där ansökningar ska kunna tas emot elektroniskt alla dygnets timmar. Elektronisk hantering är också ett sätt att minska kostnaderna och att kunna koncentrera länsstyrelsernas verksamhet geografiskt. Formkrav och elektronisk kommunikation I betänkandet Koncentration av länsstyrelseverksamhet (Ds 2007:28) pekades deponering av hyra ut som en av de verksamheter som uppfyller samtliga förutsättningar för att vara lämpad för sådan koncentration. Det krav på undertecknande av ansökningar om deposition som länsstyrelserna själva ställer upp innebär naturligtvis begränsningar i möjligheterna till en elektronisk ärendehantering. Krav på undertecknande finns emellertid inte i den nuvarande lagstiftningen och det finns inte anledning att ställa upp något sådant i författning. Det finns inte heller någon anledning att begränsa möjligheterna att få till stånd en elektronisk ärendehantering. Tvärtom framstår sådan hantering som praktisk för alla inblandade. Enligt 12 kap. 22 § jordabalken ska ofördröjligen underrätta hyresvärden i rekommenderat brev om en deposition enligt 12 kap. 21 § jordabalken. Kravet på rekommenderat brev är en anvisning om ett visst kommunikationssätt. Detta hindrar elektroniska rutiner. I praktiken går det till så att hyresvärden underrättas genom expediering av det beslut som fattas av med anledning av depositionen. Beslutet expedieras alltså till hyresvärden i rekommenderat brev. Om hyresgästen fortsätter att deponera hyra i samma ärende och flera beslut fattas underrättas hyresvärden särskilt om varje beslut som fattas. Varje underrättelse sker då genom rekommenderat brev. skyldighet att underrätta hyresvärden i rekommenderat brev utgör en viktigt garanti för att hyresvärden ska få kännedom om att depositionen har skett. Det finns dock inget krav på att hyresvärden rent faktiskt ska ha fått del av underrättelsen. Möjligheten att lämna en underrättelse genom rekommenderat brev är ofta att se som en lättnad i förhållande till krav på delgivning enligt delgivningslagen. Genom att skicka underrättelsen i rekommenderat brev har avsändaren gjort vad som krävs och någon ytterligare kontroll av om mottagaren nåtts av meddelandet behöver inte göras. I förhållande till en mottagare som inte vill vidkännas att han eller hon tagit emot en försändelse har möjligheten att använda rekommenderat brev stor praktisk betydelse. Formkrav och elektronisk kommunikation Att besluten skickas i rekommenderade brev medför emellertid kostnader för det allmänna. Det kan också innebära kostnader eller olägenheter för hyresvärdar som måste lösa ut de rekommenderade försändelserna, särskilt om det rör sig om en hyresgäst som fortlöpande deponerar hyra i samma ärende. Informella kontakter med jurister vid olika länsstyrelser har gett vid handen att kravet på rekommenderat brev inte bara är ett hinder för framtida elektronisk ärendehantering. Det ses också som ett otympligt och opraktiskt krav redan i den nuvarande hanteringen. Det är enligt vår mening inte är möjligt att helt och hållet slopa kravet på rekommenderat brev utan att ersätta det med något annat underrättelsesätt som ger samma mått av säkerhet. Det enda alternativ vi kan se är i så fall att införa ett delgivningskrav. Några skäl att införa ett hårdare krav på underrättelse än vad som gäller har dock inte framkommit. I avvaktan på eventuella tekniska lösningar som skulle möjliggöra att underrättelser kan ske på ett säkert sätt i ett elektronisk ärendehanteringssystem anser vi att kravet på rekommenderat brev ska kvarstå när hyresgästen första gången deponerar hyra. Som vi har redogjort för ovan behöver emellertid en hyresgäst som fortlöpande deponerar sin hyra inte ge in en fullständig ansökan varje gång. Ett krav på att underrättelsen till hyresvärden då ska skickas med rekommenderat brev varje gång som medel deponeras framstår som onödigt, i vart fall när hyresvärden själv går med på att få underrättelsen på något annat sätt. Vi menar därför att kravet på rekommenderat brev bör mjukas upp något när en hyresgäst fortlöpande deponerar hyra i samma ärende. I de fallen ska hyresvärden, om han eller hon går med på det, kunna underrättas på något annat lämpligt sätt. Exempelvis kan underrättelsen, efter klartecken från hyresvärden, ske genom ett e-postmeddelande. Formkrav och elektronisk kommunikation 3.2.8Kopia av uppsägning till socialnämnden Vår bedömning: Den kopia av uppsägningen till socialnämnden som hyresvärden vid särskilt allvarliga störningar ska skicka enligt 12 kap. 42 § fjärde stycket jordabalken kan skickas i elektronisk form, oavsett om själva uppsägningen gjorts elektroniskt eller genom en uppsägningshandling i pappersform. Det saknas skäl att begränsa den möjligheten. Vid särskilt allvarliga störningar får hyresvärden enligt 12 kap. 42 § fjärde stycket jordabalken säga upp hyresavtalet utan föregående underrättelse till socialnämnden. Dock ska en kopia av uppsägningen sändas till socialnämnden. Kopian ska skickas i samband med uppsägningen, lämpligen (prop. 1992/93:115 s. 41). I sina generella bedömningar av olika formkrav anförde Formelgruppen att inskannade kopior enligt gällande rätt ofta duger som kopior, och att en kopia av en pappersförlaga alltså kan vara elektronisk. anförde gruppen att det funnits fall där man ansett att förlagans form bör styra kopians form, dvs. att en förlaga i pappersform kräver att kopian är i pappersform. När det gällde elektroniska kopior av elektroniska förlagor anförde man att dessa naturligtvis måste godtas, även om det då är mer adekvat att tala om flera exemplar än om kopior. (Se Ds 2003:29 s. När det gäller den nu aktuella bestämmelsen, alltså kravet på hyresvärden att skicka en kopia av uppsägning till socialnämnden, gjorde Formel-gruppen bedömningen att den aktuella bestämmelsens utformning inte torde hindra elektroniska rutiner. Om handlingen har upprättats i elektronisk form möter det naturligtvis inte några hinder att skicka kopian elektroniskt. Om själva uppsägningen görs genom ett e-postmeddelande går det alltså bra att skicka en elektronisk kopia av uppsägningsmeddelandet till socialnämnden. Man kan emellertid också tänka sig att den elektroniskt upprättade handlingen skrivs ut och delges hyresgästen i pappersform, och att en fil med ursprungsdokumentet sedan skickas till socialnämnden. Syftet med bestämmelsen är att socialnämnden ska få kännedom om uppsägningen och innehållet i den. Detta syfte uppnås om en likalydande handling som uppsägningen skickas till socialnämnden, oavsett i vilken form det sker. Så länge innehållet överensstämmer Formkrav och elektronisk kommunikation har det inte någon betydelse om exempelvis handlingens layout skulle avvika från originalets. Vi kan inte se att det i det aktuella fallet finns någon särskild anledning att kräva att förlagans form ska styra kopians. Enligt vår uppfattning bör hyresvärden alltså kunna fullgöra sina skyldigheter genom att skicka en kännedomskopia av ett e-postmeddelande om uppsägning eller genom att skicka ett elektroniskt dokument, även när ursprungshandlingen delgetts i pappersform. Eftersom det inte finns någon generell definition av själva begreppet kopia som innebär att kopians form måste följa förlagans anser vi inte att begreppet i sig innebär några hinder. Vi ser därför inte anledning att göra någon ändring i författningstexten. Vår bedömning: Det finns inte skäl att ta bort möjligheten för socialnämnden att åta sig betalningsansvar för hyran gentemot hyresvärden enligt 12 kap. 44 § fjärde stycket jordabalken genom ett skriftligt meddelande i elektronisk form. kan enligt 12 kap. 44 § fjärde stycket jordabalken, något förenklat, förhindra avhysning genom att skriftligen åta sig betalningsansvaret för hyran gentemot hyresvärden. I lagen anges inte några särskilda krav på meddelandets utformning eller innehåll, förutom att det alltså ska vara skriftligt. Formel-gruppen har gjort bedömningen att bestämmelsens formkrav inte torde hindra elektroniska rutiner, men att elektronisk kommunikation inte är lämplig och att bestämmelsen bör ses över. Liksom när det gäller andra meddelanden som skickas elektroniskt hänger lämplighetsfrågan samman med om det går att fastställa att meddelandet har nått mottagaren och när det i så fall har skett. Den socialnämnd som kommunicerar elektroniskt med exempelvis ett bostadsbolag får dock förutsättas ha tillfredsställande rutiner för hantering och uppföljning av e-post. får vid behov kontrollera att åtagandet kommit hyresvärden till handa och när detta skett. Redan på grund av det anförda menar vi att det inte finns några skäl att begränsa användningen av elektronisk kommunikation av Formkrav och elektronisk kommunikation Därtill kommer att elektronisk kommunikation kan innebära stora fördelar.