sou · GXB325 · 2009-03-09 00:00:00 — , W. van (2005), What makes organisations measure? Hypotheses on the causes and conditions for performance measurement, 21, 3: 363–383. Dorsch, J.J och M.M (1998), A framework for bench- marking in the public sector. Literature review and directions for future research, Benchmarking – 11, 2/3: 91–115. , D., T.W. och (1996), Benchmarking and Management Accounting: A Framework for Research, 8: 37–54. Ettorre, B. (1993), Benchmarking: the next generation, Mana- gement review 82, 6: 10–16. Helden, G.J. van och S. Tillema (2005), In search of a bench- marking theory for the public sector, 21, 3: 337–361. Hofstede, G. (1981), Management control of public and not-for- profit activities, Accounting, Organizations and Society 6, 3: 193–211. (1995), The new public management in the 1980s: variations on a theme, Accounting, Organizations and Society 20(2/3), 93–109. , A. och I. Lapsley (2003), The diffusion of accounting practices in the new managerial public sector, The Inter- national 16, 5: 359–372. , T. och S. (2007), Rational, political and institutional/cultural explanations of the utilization of relative performance evaluation in Swedish local government, Paper presented at the 4th conference on performance measurement and management control, 26-28th in . , Å (2005), What does 25 years of experience tell us about the state of performance measurement in public policy and management?, 25, 2: 9–17. (2007), Resultatstyrning i offentlig sektor. Bergen: Fagbokforlaget. Kastberg, G. (2005), Kundvalsmodeller. En studie av marknads- skapare och skapade marknader i kommuner och landsting. universitet: Förvaltningshögskolan. Lancer Julnes, P. de och M. Holzer (2001), Promoting the utilization of performance measures in public organizations: an empirical study of factors affecting adoption and imple- mentation, 61, 6: 693–708. Lapsley, I. och , E. (2004). The diffusion of management accounting innovations in the public sector: a research agenda, 15, 355–374. (2001), Verksamhetsstyrning. , S. och D. Northcott (2005), The average hospital, Accounting, Organizations and Society 30: 51–66. , H. och A. (2003), Benchmarking: achieving best value in public-sector organisations, Benchmarking: 10, 3: 261–286. Mayston, D.J. (1985), Non-profit performance indicators in the public sector, 1, 1: 51– 74. Modell, S. och A. (2006), Effektivitet och styrning i statliga myndigheter. Northcott, D. och S. (2003), The ladder of success in healthcare: the UK national reference costing index, Mana- gement 14, 1: 51–66. Northcott, D. och S. (2005), Benchmarking in UK health: a gap between policy and practice?, Benchmarking: 12, 5: 419–435. Ouchi, W.G. (1977). The relationship between organizational structure and organizational control, Administrative Science Quarterly 22, 95–113. , S.M. och P. (2001), Beyond data benchmarking: the challenge of managing a benchmarking network in the UK public leisure sector, Managing Leisure 6: 95–108. Pallot, J. (2001), A decade in review: experience with resource accounting and budgeting, 17 (4), 271–290. Pilcher, R. (2005), Local government financial key performance indicators – not so relevant, reliable and accountable, Inter- national Management 54, 5/6: 451–467. 2008/09:1, Budgetpropositionen . Förslag till stats- budget , finansplan och skattefrågor m.m. , D. och B. Bilodeau (2007), 2007. , MA: . (2007), Benchmarking i . : Kommunforskning i , nr. , (2008). The translation of management accounting innovations: a case study of benchmarking in local government organizations. Paper presented at the , Auditing and Management in Public Sector Reforms, 3rd-5th , . , S. och T. (2006),Relative performance evalua- tion in Swedish local government, 22, 3: 271–290. : Hur man med nyckeltal bättre kan analysera och jämföra verksamhet. : public publikationer. Styrning och uppföljning med nyckeltal i kommuner och landsting. : public publika- tioner. SOU 2008:37, Vårdval i . Delbetänkande av Utredningen om patientens rätt. , X. och , E (2001), Hypotheses about performance measurement in counties: findings from a survey, 11, 3:403–428. , J., L. och D. (1997), Benchmarking as a Mixed Metaphor: Disentangling Assumptions of Compe- tition and Collaboration, 32, 2: 285–314. Användarstudie avseende kommunstatistikens nytta och användbarhet Syfte och bakgrund .......................................................... Ekonomisk statistik och ekonomiska nyckeltal............................ Statistik och nyckeltal för utbildning, förskola m.m. ................... Statistik och nyckeltal för socialtjänst ........................................... Öppna svar/kommentarer .............................................................. Den statliga utredningen översyn av statistik (Fi 2007:12) har genom en enkät försökt kartlägga hur användbar och nyttig som den officiella statistiken upplevs vara. Enkäten skickades till vardera fyra befattningshavare i alla 290 pri- märkommuner. Svarsfrekvensen är och av sådan storlek och spridning att den medger tolkningar om hela kommunkollek- tivet. Bland annat följande slutsatser kan dras av svaren på den utskickade enkäten: Statistik och nyckeltal som presenteras i den officiella sta- tistiken används i stor omfattning i kommunerna av tjänstemän och politiker. Flertalet respondenter anser att nyttan av statistik och nyckeltal väger upp den arbetsinsats som görs vid inlämningen av upp- gifter Som helhet är kommunernas chefer positiva till nuvarande offi- ciell statistik, men den kan bli ännu bättre! Uppgiftsinlämning upplevs som en mycket tung arbetsuppgift. Den skulle kunna underlättas genom synkronisering mellan olika uppgiftsinsamlare samt utveckling av insamlingsmetoder/auto- mation och datorstöd. Statistikens och nyckeltalens tillförlitlighet skulle öka med bättre definitioner och bättre anvisningar för inlämning och användning. Användningen och användbarheten av statistik och nyckeltal skulle öka om de kunde presenteras tidigare . officiella statistik om kommuner och landsting publiceras av (), , och ytterligare ett antal statistikansvariga myndigheter. Kommunerna och landstingen lämnar in ett stort antal grunduppgifter för statistiken till myndigheterna. Det är viktigt att statistiken är användbar och nyttig i kommunerna och landstingen. Att statistiken är nyttig förväntas leda till att grunduppgifterna lämnas in med hög kvalitet. Den statliga utredningen översyn av statistik (Fi 2007:12) har genom en enkät försökt kartlägga hur användbar och nyttig som den officiella statistiken upplevs vara. Hur upplevs balansen mellan mängden arbete som erfordas för uppgiftsinläm- ningen stå i relation till den upplevda nyttan? Finns det kvalitativa brister i uppgiftsinlämningen och i det presenterade materialet som hänger ihop med nyttan av statistiken? Enkäten tar upp de största delarna av den officiella statistiken som omfattar ekonomi, utbildning, vård och omsorg. Frågorna är ställda som övergripande bedömningar av statistikens nytta för de olika verksamhetsområdena och riktar sig därför till olika delar av den kommunala organisationen inklusive den politiska ledningen. Den i utredningen ingående kartläggningen av kommunernas syn- punkter på upplevd kvalitet, nytta och arbetsinsats har genomförts . Det resultat som redovisas här grundar sig på en enkät genomförd under perioden 10 november-9 december 2008. Enkäten skickades till samtliga primärkommuner, adresserad till varje kommuns officiella e-post-adress. E-postadresserna till- handahölls av Kommuner och Landsting (SKL). I följe- brev till enkäten ombads postmottagaren att vidarebefordra med enkäten till den angivna befattningshavaren. Sammanlagt skickades fyra mail till varje kommun, alla med olika befattnings- havare angivna, som skulle vidarebefordras till; kommun- chef, ekonomichef, skolchef samt socialchef. Utskicket gjordes , med påminnelser till alla som inte svarat och till alla kommunchefer som inte svarat, . Den andra påminnelsen gjordes enbart till kommunchefer eftersom inflödet av enkätsvar vid det tillfället var lägre för dessa än till de andra grupperna. Sammanlagt inkom 847 svar, fördelade mellan kategorierna på följande sätt: SOU 2009:25 Bilaga 3 Antal utskickade enkäter och inkomna svar från kommunerna Enkäten har fått stor respons i kommunerna och svarsfrekvenserna och fördelningen mellan olika kategorier är sådan att resultatet kan anses gälla för hela kommunsektorn. Svarsfrekvensen är hög, spe- ciellt med hänsyn taget till sättet att skicka ut enkäterna, inte direkt till respektive befattningshavare utan till kommunens postmot- tagare för vidare befordran till angiven befattningshavare. Respon- denterna har nästan undantagslöst besvarat samtliga frågor i enkäten. Det partiella bortfallet är minimalt och anges därför inte vid respektive tabell eller diagram. Av landets 290 kommuner svarade olika befattningshavare i sammanlagt 282 kommuner. Från endast åtta kommunerna har inte något svar inkommit. Variationen och frekvensen i antalet avgivna svar per kommun redovisas i tabell 2. Tabell 2 Antal och andel svarande kommuner, uppdelade efter antalet svar per kommun Antal svar från respektive Fyra (=alla) svarande Även av denna fördelning framgår det att de framförda synpunkt- erna kommer från många olika kommuner och att de därför kan anses ha hög relevans när det gäller att spegla befattningshavarnas i kommunernas åsikter. Enkätens slutliga utformning är resultatet av diskussioner mellan utredningens sekretariat och företrädare för , , samt Kommuner och Landsting. De fyra sistnämnda har generöst lämnat synpunkter på innehåll och ut- formning av enkäten. Materialet har distribuerats och samman- ställts med hjälp av ett web-verktyg (Web-survey från ) som gjort det möjligt att hantera all information och svaren från samtliga kommuners fyra kategorier. Enkätens utformning har varit likadan till de fyra respondent- grupperna, kommunchef, ekonomichef, skolchef och socialchef. Till samtliga grupper har frågor ställts som rör tre olika områden för statistik med tillhörande nyckeltal, nämligen ekonomisk sta- tistik, förskole- och utbildningsstatistik samt socialtjänststatistik. Alla respondenterna tillfrågades om alla tre delarna. Respondent- grupperna överensstämmer med frågeområdena. Till kommuncheferna har dessutom frågor ställts om vem som har ansvaret för inlämning av uppgifterna för de tre statistik- områdena och om hur kommunchefen uppfattar kommunstyrelse- politikers inställning till och synpunkter på statistik inom de tre nämnda statistikområdena. För alla respondenterna har det dess- utom funnits möjlighet att förmedla ytterligare synpunkter i ett öppet svarsalternativ. De enkäter som distribuerats till respondentgrupperna har, som ovan nämnts, varit identiska förutom två extra frågeområden till kommuncheferna (ansvarig uppgiftslämnare respektive politikers förhållande till statistik). För vardera ekonomi-, utbildnings- och socialtjänststatistiken har tre frågeavdelningar formulerats. I den första avdelningen har fyra olika positiva påståenden gjorts, där respondenten ombetts svara på en femgradig skala. (Jag instämmer inte, Jag är tveksam, Varken eller, Jag instämmer delvis, Jag instämmer helt.) De fyra påståendena har varit: SOU 2009:25 Bilaga 3 Modellpåståenden angående uppfattning och synpunkter på Jag känner till den mesta statistik och de nyckeltal som tas fram med hjälp av de uppgifter som kommunen lämnat till staten 2.Jag tycker att statistiken och nyckeltalen är användbar 3.Jag har stor nytta av statistiken och nyckeltalen 4.Kommunens nytta av statistiken väger upp det arbete som läggs ner i kommunen för att lämna in uppgifter till staten I den andra avdelningen har fem olika påståenden gjorts, där respondenten förväntas svara på en antingen/eller-skala. (Jag instämmer/Jag instämmer inte.) De fem positivt formulerade påståendena har varit: Tabell 4 Modellpåståenden angående användning och kvalitet på statistik och nyckeltal. Att besvara med Jag instämmer/Jag instämmer inte Med hjälp av statistik och nyckeltal jämför jag min kommun Med hjälp av statistik och nyckeltal jämför jag min kommuns utveckling över tiden 7.Jag bearbetar och använder statistiken och nyckeltalen 8.Jag tycker att statistiken är tillförlitlig 9.Jag tycker att statistiken och nyckeltalen speglar verkligheten I den tredje avdelningen har respondenten ombetts att ange hur ofta statistik och nyckeltal för respektive statistikområde används på skalan , 1 gång/månad, , 1 gång/år eller Aldrig. I kommunchefsenkätens första frågeställning har kommunchefen redovisat vem i kommunen som är ansvarig för att kommunens statistiska uppgifter lämnas till staten. Observera att att ansvara för inte alls behöver betyda att just den angivna befattnings- havaren utfört själva insamlingen och sammanställningen. Det är i stället vanligt att flera personer är engagerade men att ekonomi- eller förvaltningschefen är den formellt ansvarige. Som framgår av diagrammet ligger ansvaret huvudsakligen på chefsnivå för alla tre statistikområdena. För ekonomistatistiken, huvudsakligen det s.k. Räkenskapssammandraget (RS), är eko- nomichefen ansvarig i av kommunerna och en ekonom i ytterligare av kommunerna. Enligt kommun- cheferna ansvarar förvaltnings-/verksamhetschef i cirka 81-82 pro- cent av kommunerna för inlämning av utbildnings- och social- tjänststatistiken och resterande del, , har en ekonom eller annan personal som ansvarig för inlämningen. Diagram 1 Procentuell fördelning av vem som är ansvarig för inlämnande av statistiska uppgifter till staten för statistik om ekonomi, utbildning och socialtjänst Statistiska uppgifter avseende ekonomi Statistiska uppgifter avseende utbildning Statistiska uppgifter avseende socialtjänst Att ansvaret till så stor del ligger på chefsnivå kan tolkas som ett uttryck för att man i kommunerna insett vikten av att uppgifterna lämnas på ett korrekt sätt (innehålls- och tidsmässigt) och att man på chefsnivå tar ansvar för att så sker. Ekonomisk statistik och ekonomiska nyckeltal När nu de insamlade synpunkterna kommer att redovisas, sker detta uppdelat i statistik och nyckeltal om ekonomi, utbildning och socialtjänst. De olika påståendena redovisas i samma ordning som de förekommer i enkäterna. Synpunkter från alla de fyra respon- dentgrupperna, kommun-, ekonomi-, skol- respektive socialchefer, redovisas. Tabell 5 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Jag instämmer delvis och Jag instämmer helt beträffande följande påståenden om ekonomisk statistik och nyckeltal Jag känner till den mesta ekonomiska statistik och de ekonomiska nyckeltal som tas fram med hjälp av de uppgifter som kommunen lämnat till staten Jag tycker att statistiken och nyckeltalen om ekonomi är Jag har stor nytta av statistiken och nyckeltal om ekonomi Det generella intrycket av den ekonomiska statistiken och de ekonomiska nyckeltalen är att en mycket stor andel av de ledande tjänstemännen i kommunerna Känner till den mesta ekonomiska statistiken och nyckeltalen som tas fram Tycker att statistik och nyckeltal är användbara och Har stor nytta av statistiken och nyckeltalen Av de olika tjänstemännen är ekonomicheferna mest positiva, tätt följda av kommun- och skolchefer. Genomgående är andelen av socialcheferna mindre än de andra grupperna. I det fjärde påståendet som innehåller en bedömning av nedlagt arbete i förhållande till nyttan ser svarsgruppernas svar ut på följande sätt. Tabell 6 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Jag instämmer delvis och Jag instämmer helt beträffande påstående om ekonomisk statistik och nyckeltal Kommunens nytta av ekonomi- statistiken väger upp det arbete som läggs ner i kommunen för att lämna in uppgifter till staten Uppgiftsinsamlingen är en omfattande arbetsuppgift. När chefs- grupperna bedömer nyttan i förhållande till nedlagt arbete svarar av skol- och kommunchefer att man instämmer helt eller delvis i detta medan en något lägre andel av ekonomi- och socialchefer säger så. Efter detta avsnitt har respondenterna redovisat om man Instämmer eller Inte instämmer i de fem påståendena 5-9. Tabell 7 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Instämmer beträffande påstående om ekonomisk statistik och nyckeltal Med hjälp av ekonomisk statistik och nyckeltal jämför jag min kommun med andra kommuner Med hjälp av ekonomisk statistik och nyckeltal jämför jag min kommuns utveckling över tiden Jag bearbetar och använder statistiken och nyckeltalen om 8.Jag tycker att ekonomistatistiken är tillförlitlig 9.Jag tycker att ekonomistatistiken och nyckeltalen speglar verkligheten Följande konstateranden kan göras: En mycket hög andel () av samtliga respondenter anger att man använder materialet för att jämföra sin kommun med andra kommuner En nästan lika hög andel () jämför sin kommuns ut- veckling över tiden Många av ekonomi-, skol- och socialcheferna () bearbe- tar och använder materialet, vilket kommuncheferna inte gör i samma utsträckning () En betydande del av kommuncheferna () tycker att eko- nomistatistiken och nyckeltalen är tillförlitliga, vilket endast av socialcheferna ger uttryck för. av ekonomicheferna och av skolcheferna anser upp- gifterna vara tillförlitliga Förhållandet är liknande när det gäller att bedöma hur statistik och nyckeltal speglar verkligheten. av kommun- cheferna instämmer i detta men av social- cheferna. I den tredje avdelningen efterfrågades frekvensen för användning av ekonomisk statistik och nyckeltal. De olika respondentgrupper- na redovisade följande. Diagram 2 Användningsfrekvensen av ekonomisk statistik och nyckeltal fördelade per respondentgrupp och antal tillfällen per tidsenhet 1 gång/månad 1 gång/år De mest frekventa användarna av ekonomisk statistik och nyckel- tal, som grupp betraktat, är skolcheferna följda av kommunchefer, ekonomichefer och socialchefer. Statistik och nyckeltal för utbildning, förskola m.m. Här redovisas de insamlade synpunkterna som avser statistik och nyckeltal om utbildning, förskola mm. De olika påståendena redovisas i samma ordning som de förekommer i enkäterna. Syn- punkter från alla de fyra respondentgrupperna, kommun-, ekono- mi-, skol- respektive socialchefer, redovisas. Tabell 8 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Jag instämmer delvis och Jag instämmer helt beträffande följande påståenden om statistik och nyckeltal om utbildning, förskola m.m. Jag känner till den mesta statistik och nyckeltal avseende bildning, förskola m.m. som tas fram med hjälp av de uppgifter som kommunen lämnat till staten Jag tycker att statistiken och nyckeltalen om utbildning är Jag har stor nytta av statistiken och nyckeltal om utbildning, förskola Statistik och nyckeltal som redovisar utbildning, förskola mm är väl känd för nästan alla skolchefer (). Flertalet socialchefer säger att de inte har någon större kunskap om utbildningsstatistiken. Skolcheferna tycker också att statistik och nyckeltal är använd- bara () och att man () har stor nytta av dem. Tre fjärdedelar av kommunchefer och ekonomichefer anser att statistiken om utbildning är användbar. När det gäller att bedöma nyttan i förhållande till arbetsinsatsen för utbildningsstatistik säger respondenterna så här: Tabell 9 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Jag instämmer delvis och Jag instämmer helt beträffande påstående om statistik och nyckeltal om utbildning, förskola m.m. Kommunens nytta av statistiken om utbildning, förskola m.m. väger upp det arbete som läggs ner i kommunen för att lämna in En hög andel av skolcheferna, nästan tre fjärdedelar, anser att nyttan uppväger arbetet med att ta fram statistik och nyckeltal. Detta är ett uttryck för verklig stor nytta eftersom insamlingsarbetet är en stor arbetsuppgift och dessutom görs av personal inom skolsektorn. Bara cirka hälften av kommun- och ekonomicheferna tycker att nyttan uppväger arbetet med att ta fram statistik och nyckeltal. Svaren på enkätens andra avdelning redovisar om respondenterna Instämmer eller Inte instämmer i de fem påståendena 5-9. Procentsatserna anger andelen som instämmer. Tabell 10 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Instämmer beträffande påstående om statistik och nyckeltal om utbildning, förskola m.m. Med hjälp av statistik och nyckeltal avseende utbildning, förskola m.m. jämför jag min kommun med andra Med hjälp av utbildningsstatistik och nyckeltal följer jag min kommuns utveckling över tiden Jag bearbetar och använder avseende utbildning, förskola m.m. Jag tycker att statistiken om utbildning, förskola m.m. är Jag tycker att statistiken och nyckeltalen om utbildning, förskola En hög andel () av kommun-, ekonomi- och skolchefer jämför med hjälp av statistik och nyckeltal avseende utbildning, förskola mm, sin kommun med andra kommuner. Den egna kommunens utveckling över tiden följs av nästan alla () skolchefer. För kommun- och ekonomicheferna är andelen lägre (respektive ). Kommuncheferna betraktar i större utsträckning än de andra grupperna, statistiken om utbildning som tillförlitlig samt att den speglar verkligheten. I den tredje avdelningen efterfrågas frekvensen för användning av statistik och nyckeltal om utbildning, förskola mm. Diagram 3 Användningsfrekvensen av statistik och nyckeltal om utbildning, förskola mm fördelade på respondentgrupp och antal tillfällen per tidsenhet 1 gång/månad 1 gång/år Inte överraskande är skolcheferna de mest frekventa användarna av statistik och nyckeltal avseende utbildning, förskola mm. I stort sätt samtliga skolchefer använder statistiken frekvent, följda av kommuncheferna som i sin tur använder utbildningsstatistiken något oftare än ekonomicheferna. Socialcheferna använder, föga förvånansvärt, endast undantagsvis utbildningsstatistiken. Statistik och nyckeltal för socialtjänst Här redovisas de insamlade synpunkterna som avser statistik och nyckeltal om socialtjänst. De olika påståendena redovisas i samma ordning som de förekommer i enkäterna. Synpunkter från alla de fyra respondentgrupperna, kommun-, ekonomi-, skol- respektive socialchefer, redovisas. Tabell 11 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Jag instämmer delvis och Jag instämmer helt beträffande följande påståenden om statistik och nyckeltal om socialtjänst Jag känner till den mesta statistik och nyckeltal avseende socialtjänst som tas fram med hjälp av de uppgifter som kommunen lämnat Jag tycker att statistiken och nyckeltalen om socialtjänst är Jag har stor nytta av statistiken och Statistik och nyckeltal som redovisar socialtjänst är väl känd för nästan alla socialchefer () Flertalet skolchefer säger att de inte har någon större kunskap om socialtjänststatistiken. Socialcheferna tycker också att statistik och nyckeltal är användbara () och att man () har stor nytta av dem. av kommunchefer och ekonomichefer anser att statistiken om utbildning är användbar. Beträffande det fjärde påståendet ser respondentgruppernas svar ut så här för socialtjänststatistiken: Tabell 12 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Jag instämmer delvis och Jag instämmer helt beträffande påstående om statistik och nyckeltal om socialtjänst Kommunens nytta av statistiken om socialtjänst väger upp det arbete som läggs ner i kommunen för att lämna in uppgifter till staten av socialcheferna, anser att nyttan uppväger arbetet med att ta fram statistik och nyckeltal. Bara cirka hälften av kommuncheferna och av eko- nomicheferna tycker att nyttan uppväger arbetet med att ta fram statistik och nyckeltal om socialtjänst. Svaren på enkätens andra avdelning redovisar om respondenterna Instämmer eller Inte instämmer i de fem påståendena 5-9. Pro- centsatserna anger andelen som instämmer. Tabell 13 Andel (%) av de svarande i respektive respondentgrupp, som svarat Instämmer beträffande påstående om statistik och nyckeltal om socialtjänst Med hjälp av statistik och nyckeltal