sou · GXB386 · 2009-10-19 00:00:00 — Initiativet Mina sidor – status på mina ärenden syftar till att tillhandahålla en sida som personer kan logga in på för att få samlad bild av status för alla ärenden för den personen hos myndigheterna. Detta är en gemensamt producerad tjänst som potentiellt innefattar många myndigheter. Tjänsten bör baseras på bastjänster från myndigheterna för att kunna förvaltas effektivt. Syftet är att tillhandahålla en ökad servicegrad genom att ge enkel tillång till uppdaterad information om myndighetsärenden. Syftet är också att uppnå effektivisering av myndigheternas arbete genom minskat antal samtal till kundtjänst och handläggare. Genom att tjänsten kräver information från många parter ställs höga krav på samverkansavtal mellan många parter och är ett steg på vägen för att få en enhetligare och enklare tjänsteutveckling med utgångspunkt i slutanvändaren. Tjänsten tydliggör behov av bastjänster för informationsförsörjning, vilket är tätt kopplat till informationsförsörjningsplikten. Detta initiativ kan fungera som grund för vidareutveckling av riktlinjer och standarder. Samma lösning bör kunna användas för att visa både privatpersoners och företags ärenden. Det finns ingen samlad bild över en persons myndighets- ärenden, vilket betyder att alla måste kontakta alla respektive myndigheter för att själv sammanställa informationen och få en enhetlig bild av ett ärende. Den föreslagna tjänsten ska ge helheten och en överblick över alla ärenden en personen har. När tjänsten är införd kan den utökas till att även omfatta andra aktörer, exempelvis a-kassor och socialtjänst. Tjänsten skulle kunna jämföras med möjligheten att spåra postpaket. En del myndigheter har tjänster där man kan följa sina ärenden, andra saknar sådana tjänster. Exempelvis får Försäkrings- kassan ofta frågan: När kommer pengarna? Det främsta hindret för genomförande kommer troligen att uppstå i form av en ovilja hos de samverkande parterna att finansiera de gemensamma delarna och att finansiera den egna uppkopplingen mot tjänsten. Särskilt då den enskilda myndigheten redan har en egen liknande tjänst. Om denna situation uppstår bör E-delega- tionen bereda ärendet för beslut av regeringen. En bred spridning av e-legitimationer är också en förutsättning för att tjänsten ska nå stor spridning. Användare måste legitimera sig elektroniskt för att få tillgång till sin information. Nuvarande hinder för en bred spridning behöver undanröjas. Privatpersoner får ökad kontroll på sina myndighetsärenden och transparensen hos myndigheternas arbete ökar. Myndigheterna och andra aktörer kan effektivisera sitt arbete genom minskad belastning på handläggare och kundtjänster. Tjänsten är intressant då den till sin själva natur är myndighets- och sektorsöverskridande. Etablerandet av tjänsten skulle ge ett synbart resultat i e-förvaltningens utveckling. Utvecklingen kommer att kräva samverkan mellan många myndigheter. Om samverkande parter inte snabbt kan komma överens om hur utvecklingen ska gå till behöver ärendet snabbt beredas av E-delegationen och föredras för regeringen för beslut. Avgränsning om anslutning till tjänsten bör ske baserat på kostnads- och nyttoanalyser. Genomför en förstudie med fokus på att planera att snabbt realisera en enkel skalbar lösning, ett gemensamt fundament. Genomför under andra delen av 2010 en pilot inom ett begränsat område, exempelvis offentliga utbetalningar från Planera och skapa förutsättningar för myndigheternas och andra aktörers, exempelvis a-kassornas, breda anslutande till och utnyttjande av tjänsten . Vid planering av detta initiativ så bör samordningsfördelar med andra initiativ undersökas. Samma infrastrukturella lösning bör kunna användas för att visa både privatpersoners och företags ärenden (av är fåmansföretag, vilket gör att det även är en fördel om personer känner igen sig). Minskat uppgiftslämnande för företag (UKR) Initiativet Minskat uppgiftslämnande för företag leder till införandet av en sammanhållen, myndighetsgemensam infrastruk- tur för samordning av statliga uppgiftskrav som riktas mot näringslivet. Detta är en bastjänst där tjänstekonsumenten är företag. Minska uppgiftslämnarbördan för näringslivet gentemot statliga myndigheter. Genom att förenkla för företag bidrar tjänsten till att nå målet med minskade kostnader för företag, som behov av bastjänster för informationsförsörjning tydliggörs. I rapporten uppgiftslämnande för företag1 har , på regeringens uppdrag2, redovisat vilka åtgärder som krävs för att en struktur och en organisation ska kunna etableras som medför att uppgiftslämnarbördan för näringslivet gentemot statliga myndigheter kan behandlas, och därmed sannolikt 1AD 62-1047/2008. 2N2007/8915/MK. reduceras, på ett koordinerat, strukturerat och enhetligt sätt. Nödvändiga samt grundläggande förutsättningar torde därmed skapas för att vissa lättnader i företagens befintliga uppgifts- lämnarbörda ska kunna genomföras i syfte att därmed sänka de såväl direkta som indirekta kostnader som är förknippade med detta. En central fråga i såväl som andra europeiska länder har varit vikten av att förenkla för företagen. Ett tilltalande företagsklimat utan onödig och omständlig byråkrati leder i förlängningen till fler arbetstillfällen och ökat välstånd. Det anses vara av stor betydelse att kan konkurrera med andra länder när det gäller genomtänkta och välavvägda regler för företagen, så att både kan behålla befintliga företag samt möjliggöra för nya att etablera sig här. Näringslivets erfarenheter är dock att det finns onödiga hinder för såväl etableringen av företag som påföljande drift av desamma. Många företagare upplever att de tvingas ha kontakt med en mängd olika myndigheter i sin dagliga vardag för att kunna fullgöra sina åligganden. De anser det således vara både tidskrävande och irriterande att vara tvungna att lämna samma uppgift till flera olika statliga myndigheter. Till detta kommer att många företagare upplever att reglerna är krångliga och belastar med en onödig administrativ börda. I syfte att förändra denna bild har regeringen satt som mål att minska företagens administrativa kostnader för de statliga regelverken och skapa en märkbar förändring i företagens vardag . Som ett led i uppfyllelsen av detta mål har i sin rapport föreslagit att ett samordningsorgan liknande det norska Oppgaveregisteret ska etableras. Med samordningsorgan förstås en organisatorisk enhet med uppgift att besluta om åtgärder som innebär att företagens uppgiftslämnande förenklas och begränsas bl.a. genom återanvändning av redan insamlad information. En myndighet som har behov av en viss uppgift föreslås således vända sig till annan myndighet som redan samlat in denna, i stället för att som , begära in den från företagen på nytt. Till stöd för detta arbete ska föras ett referensregister över näringslivets uppgiftslämnande innehållande s.k. referensinforma- tion om myndigheternas befintliga uppgiftskrav och den informa- tion som myndigheterna därmed samlar in. Samordningsorganets verksamhet föreslås omfatta förpliktelser som följer av lag eller förordning för företag att lämna uppgifter till myndigheter under regeringen förutsatt att uppgifterna ska lämnas i strukturerad form och med viss regelbundenhet eller efter att en viss åtgärd har vidtagits eller viss händelse inträffat. Detta innebär att även sådant uppgiftslämnande inkluderas som är konsekvensen av en i sig frivillig handling, exempelvis ansökan om visst tillstånd eller bidrag, där det för myndighetens behandling av ärendet stadgas att vissa uppgifter ska lämnas. Detta är initialt ett stort arbete samt därmed förenade kostnader och minskade intäkter för de myndigheter som berörs av föreslagen samordningsstruktur. En minskad uppgiftslämnarbörda för näringslivet skapar, förutom en primär kostnadsreduktion i form av minskade administrativa kostnader, utrymme för att företagen ska kunna reallokera resurser för en fokusering mot sin kärnverksamhet, vilket i nästa led torde skapa förutsättningar för ökad konkurrenskraft. Se (avsnitten 16.2–16.4). Vid planering av detta initiativ så bör samordningsfördelar med En gemensam myndighetsinformationsmottagningstjänst och andra initiativ undersökas. Papperslös handläggning av jordbruksstöd Initiativet Papperslös handläggning av jordbruksstöd är en tjänst som syftar till att effektivisera handläggningen av ansökan av jord- bruksstöd. Detta är en egenproducerad tjänst av där länsstyrelser och jordbrukare är de huvudsakliga tjänstekonsu- menterna. Öka servicen mot lantbrukare genom att effektivisera och auto- matisera handläggningen av jordbrukarstödsärenden och minska ledtider. Påvisar behov av lagändringar samt behovet av att kunna använda bastjänster för informationsförsörjning från part som inte är myndighet. Tjänsten påvisar även behovet av verksamhetsutveck- ling vid utveckling av e-tjänster. Trots att en hög andel av ansökningar för jordbruksstöd är elektro- niska () så sker all övrig kommunikation via brev som lagras i pappersarkiv. Detta leder till en tröghet med långa ledtider i handläggningen, då det är tidskrävande att skicka runt en pappersakt mellan t.ex. länsstyrelser. För kundens del är det svårt att följa sitt eget ärende, veta var det finns just nu samt att få korrekt information om ärendet, t.ex. via helpdesk eller mina sidor på nätet, eftersom inte all information finns digitalt. Detta är ett högt prioriterat projekt med stort generell värde för offentlig förvaltning. Nuvarande lagar hindrar det informationsutbyte som krävs för att initiativet ska fungera, eftersom de förhindrar länsstyrelserna från att se varandras information eller lämna över ärenden sinsemellan. För att realisera tjänsten krävs en översyn av lagstiftningen som reglerar länsstyrelsernas möjligheter att hantera och överlämna information. Initiativet kommer också att kräva en organisationsförändring med nya arbetssätt, vilket är en omställning som kräver beteende- och rutinförändring i ärendehanteringen. Initiativet kommer att leda till en stor effektiviserings- och förenklingspotential hos såväl och länsstyrelser som jordbrukare. Den innebär också en enhetlig process och bedömning – att alla behandlas lika. För att nå full effekt förutsätts att lagändringar genomförs. Tjänsten Mina Sidor för jordbrukare kommer att startas . Det kommer att ske en central scanning av alla handlingar och ärendet som inte kommer in elektroniskt för att skapa möjlighet för en helt elektronisk handläggning. Organisationen kan vara klar . Initiativet Sammanhållen konkursprocess strävar efter att samordna och effektivisera inrapportering och hantering av konkursinformation. Detta är en gemensamt producerad tjänst där tjänsteproducenter är Kronofogden, , länsstyrel- serna och . Företagen är i första hand tjänstekonsu- menter. Denna tjänst skulle kunna ingå som en deltjänst i . En snabb och korrekt tillgång till konkursinformation ger bättre förutsättningar för säkrare affärer. Syftet är också ett effektivisera hanteringen och minska den totala kostnaden för konkurs- hantering. Konkursprocessen är ett exempel på en lång sammanhållen process där flera olika aktörer ingår. Tjänsten innehåller inslag av både bas- tjänster för informationsförsörjning och specifika överenskom- melser för att åstadkomma en gemensam tjänst. Konkursprocessen är inte sammanhållen. Processen startar när någon lämnar in en ansökan om konkurs till en tingsrätt. Själva konkursen avslutas i och med tingsrättens beslut om avskrivning eller fastställelse av utdelningsförslag. Den administrativa hante- ringen förutsätter dock att bland annat konkursförvaltarna har en överblick över processen eftersom de ska hantera eventuella utbetalningar, inkomma med slutanmälan samt arkivera insamlat material, I konkursprocessen hanteras cirka 10 000 öppna konkurser . Förvaltningen av dessa konkurser genererar en stor mängd dokumentation och beslut av olika slag som kommuni- ceras och lagras hos de olika aktörerna i processen i form av pappersdokument. Ett flertal aktörer tar alltså emot och hanterar samma dokument. För de inblandade aktörerna innebär detta en resurskrävande administrativ hantering där rutinartade arbets- moment dubbleras, bland annat i form av posthantering, inmatning av uppgifter och lagring av dokument. Kostnaderna för den admini- strativa hanteringen är höga och tillgängligheten till informationen som skapas i processen är låg. Betydande värden hanteras i konkursförvaltningen och det finns ett stort intresse av att både kunna tillgängliggöra informationen i enskilda ärenden samt att kunna sammanställa och analysera information om konkursförvaltning på ett mer över- gripande sätt. Olika sammanställningar och analyser är av stort intresse både för borgenärskollektivet och ur ett bredare samhälls- perspektiv. I det nyläge som har arbetats fram under processanalys föreslås en portal för konkurshanteringen. Portalen ska dels vara en plats för allmän information om konkurshanteringen riktad främst till borgenärer och gäldenärer och dels en plats genom vilken de olika aktörerna i processen utbyter information i elektronisk form med Utöver detta ska portalen även ge tillgång till ett antal olika tjänster som hanteras med hjälp av rutiner eller enbart kan nås genom någon av de olika aktörernas speciellt framtagna verksamhetsstöd. I nyläget föreslås också utbyte av så kallad strukturerad infor- mation mellan processens aktörer. Utbyte av strukturerad informa- tion är dels en förutsättning för automatisering av rutiner och dels för att informationen i processen ska kunna bearbetas och förädlas på olika sätt. Redan den begränsade potentialanalys som har genomförts visar på en trolig besparingspotential i processen på . Hanteringen av konkurser är en process som omfattar en rad olika aktörer såsom tingsrätter, konkursförvaltare, länsstyrelser, åklagar- myndigheter, borgenärer och gäldenärer, förutom myndigheter som och i konkurs (TSM), vilket leder till att initiativet blir komplext, med så många aktörer. För fler hinder och risker, se förstudiematerial från . En samlad databas med konkursinformation är en förutsättning för snabb statistikinhämtning som i sin tur ger en god grund för fram- tida planering av konkurshanteringsprocessen samt framtida lag- stiftningsarbete. Snabb och korrekt tillgång till konkursinforma- tion ger förutsättningar för säkrare affärer. hantering av konkursinformation i registren samt PoIT kommer att under- lättas. Vidareutveckling av till ett fullödigt stöd för företagare Initiativet strävar efter att vidareutveckla företagarportalen så att den blir ett än mer aktivt processtöd för hela företagarprocessen. Initiativet strävar efter att samla och integrera information och tjänster riktade mot företagare utifrån dennes behov. Detta är en gemensamt producerad tjänst, framtagen av , och . För vidare- utveckling krävs samarbete med fler aktörer och myndigheter. Mottagare är i första hand företagare. Att göra det enklare för medborgare och företagare att starta och driva företag som man underlättar för myndigheterna genom effektiviseringar och automatiseringar. Den befintliga tjänsten är producerad och implementerad med arbetssätt och tekniker som ligger nära strategin för myndig- heternas arbete med e-förvaltning. Tjänsten är ett bra exempel på en gemensamt producerad tjänst och tydliggör de behov som uppstår vid utveckling och förvaltning av en gemensamt produ- cerad tjänst och kan fungera som grund för vidareutveckling av tjänster, riktlinjer, teknikval och strategin i sig. Trots att portalen finns och det kommer att göras en omfattande leverans av ny funktionalitet , så krävs mycket vidareutveckling innan processtödet når sin fulla potential. finns inte någon sammanhållen tjänst som stöder företagaren i samtliga steg och en fullödig analys av vilka tjänster som skulle krävas för att tillfredställa hela processen finns inte heller. Det finns inte någon central finansiering för detta initiativ och frågor kring ledning och styrning är ett problem eftersom det är ett helt och hållet myndighetsinitierat. En fortsatt utveckling kan ställa krav på en samordning inom , men det finns en bristfällig förståelse och kunskap avseende detta där. Det uppdagades i det första steget av projektet att det saknades tekniska lösningar att bygga med, vilket har lett till att obeprövad teknik nyttjas . Juridiken har varit och är ett ständigt problem eftersom lagstiftningen inte är anpassad för e-världen. Ett exempel på detta är tolkningen av när informationsutlämning och kommuni- kation i en e-tjänst i det s.k. serviceläget övergår till att bli myndig- hetsutövning. Avsaknaden av en myndighetsgemensam (och även myndighetsintern) tolkning eller någon dokumentation av tidigare tolkningar av gällande lagstiftning leder till onödiga återkommande diskussioner och fördröjning av projektet. Myndigheterna brottas även med att myndigheterna har olika grad av sekretesskrav. Eftersom myndighetsövergripande samarbeten på detta sätt inte är någon standardprocess och medborgardriven e-förvaltning är någonting nytt måste nya idéer kring behovsfångst fram. Hur fångar myndigheterna företagarens hela process och hur vet man när man har lyckats? Initiativet ger högre kvalitet på servicen till företag med en tydligare koppling till företagarens processer och snabbare ärendehantering. Bättre service skapar bättre förutsättningar för fler livskraftiga företag genom att företagaren får stöd tidigare i processen och får bättre information. Genom att skapa automatiserade och standardiserade ärende- processer rationaliseras även den egna myndighetens verksamhet. Denna typ av myndighetsövergripande förvaltningslösning skapar också mindre risk för att saker hamnar mellan stolarna. Full funktionalitet avseende , och delar inom processerna fundera och starta företag planeras vara klar . Därefter återstår att komplet- tera med delar inom processerna driva, utveckla respektive avveckla företag, samt att bygga ut portalen med tjänster från ytterligare myndigheter och andra parter som är av vikt i företagarens kontakt med förvaltningen. Inom planeras att bygga en gemensam funktio- nalitet för Säkra meddelanden mellan företag och offentlig sektor. Den bör utvecklas och tillhandahållas som en gemensam lösning som helst även kan användas i förhållande till privat- personer. Det är viktigt att utse ansvarig myndighet för den funktionen (som ligger nära funktionalitet inom Mina sidor/Min sida). Åtkomst egen information – Förare Initiativet Åtkomst egen information för förare leder till att privatpersoner får åtkomst till egen information om körkorts- behörigheter och uppgifter relaterade till körkortet via sin e-legiti- mation (se /Mina sidor för fordonsuppgifter). Detta är en egenproducerad tjänst som kan fungera som pilot för att tillgängliggöra information lättare till dem den berör likväl som till andra myndigheter. Tjänstekonsumenterna är i detta fall privatpersoner eller yrkesförare som tar körkort eller har körkort med olika behörighet, samt andra myndigheter med behov att genomföra kontroller av behörighet. Syftet är att öka servicegraden för privatpersoner och företag genom ökad tillgänglighet, snabbare distribution av beslut samt åtkomst av information. Myndighetsutövandet effektiviseras också genom ett minskat antal samtal till kundtjänst och ett minskat pappersutskick eftersom förare ges möjlighet att själva kontrollera sina behörigheter och utföra enklare ärenden, dessutom när de själva önskar. Tjänsten riktar sig till många olika målgrupper som använder sig av olika kanaler. Det är ungdomar som använder sig av mer moderna kommunikationskanaler som exempelvis Twitter och social communities, såväl som företag med en mer traditionell syn, med krav på struktur, tillgänglighet och säkerhet. är hanteringen av förarinformation en process. Exempelvis skickas förarbevis som krävs för övningskörning ut med post på papper och endast pappret är bevis på rättigheten att övningsköra. Tappas pappret bort måste man ansöka om att ett nytt skickas och det måste finnas till hands om man stoppas i en poliskontroll. Polisen bör ha möjlighet att slå i ett register på personen och få besked om behörigheter. Åtkomst till egen information ska fungera från man är då en stor grupp börjar övningsköra. Det diskuteras om servicen kan förbättras genom att körkortstillstånd kan skickas ut via andra kanaler än post, t.ex. via email eller SMS och att t.ex. polisen bör få uppgifter om förarbevis och vem som har rätt att handleda en persons övningskörning. Problem med den nuvarande hanteringen har uppmärksammats av kundtjänst som har telefonkontakt med ivriga 16-åringar som är vana vid digital kommunikation och vill ha sina tillstånd snabbt. Behovet av tjänsten har även framkommit när tillståndsgivning för körkort nu ska flyttas från länsstyrelserna till Transportstyrelsen. I samband med detta behöver hanteringen effektiviseras. Lagen om – åtkomstparagrafen. får inte all information avseende behörighet lämnas ut till medborgare. Det kommer att bli enklare för förare att utföra ärenden, samt att hämta egen information och möjligheten finns att skriva ut informationen själv i stället för att få utskick via post. Denna typ av tjänst bör kunna fungera som pilot för att sedan appliceras på andra behörigheter inom ex. luft, sjö och spår. Initiera en förstudie där processer utreds som man tittar på vad som är möjligt att genomföra med dagens lagstiftning och vilka lagar som behöver ändras för ökad servicegrad och effekti- visering. Koncentration av gemensamma verksamhetsstöd (underlag framtaget av ) Bakgrund och syfte ................................................................ Varför gemensamma verksamhetsstöd? Trender inom statlig förvaltning........................................... Metod för framtagandet av nulägesanalysen ........................ Huvudsakliga observationer inom området Huvudsakliga observationer inom området HR- Strategisk vägledning från E-delegationen ........................... Flera gemensamma verksamhetsstöd etableras och frikopplas från kärnverksamheten............................. Kundmyndigheter ansluter sig till gemensamma verksamhetsstöd för att uppnå kvantitativa och Externa leverantörer bör utifrån behov utgöra en strategisk del i tjänsteleveransen från Fristående och övergripande styrning etableras med syfte att möjliggöra och skapa incitament för utbyte av administrativa stödtjänster inom Genomförandeplan 2009–2010.............................................. Uppföljning av genomförande .............................................. Risker och riskminimering .................................................... Ordlista för strategiområde koncentration av administrativa har haft delegationens uppdrag att ta fram underlag för den del av E-delegationens totala strategi som avser hur en koncentration av administrativa stödtjänster kan ske inom stats- förvaltningen. Strategiunderlaget avser koncentration av admini- strativa stödtjänster inom Ekonomi- och HR-administration. Denna bilaga beskriver detta strategiområde i sin helhet. Bilagan har en högre detaljnivå än huvuddokumentet. Vidare, presenteras även metod för framtagande av strategi samt nulägesanalys. Den globala trenden att koncentrera administrativa stödtjänster till gemensamma verksamhetsstöd gäller även för stats- förvaltning. Fokusområden för denna strategiska ansats är Ekonomi- och HR-administration. Föreslagen modell för gemensamma verksamhetsstöd är dock skalbar och kan med fördel innefatta även andra funktionella områden. Genom att etablera gemensamma verksamhetsstöd möjliggörs 1)frigörande av medel och resurser till kärnverksamheten, 2)ökad kvalitet i stödverksamheten, samt 3)öppning för flexibel hantering av framtida pensionsavgångar. Omfattande nyttor förväntas uppnås genom att koncentrera administrativa stödtjänster inom Ekonomi- och HR-administration till myndighetsgemensamma verksamhetsstöd.