sou · GXB386 · 2009-10-19 00:00:00 — Vissa myndigheter har redan tillgång till adekvat teknik. Förslagens genomförande kan däremot i vissa fall leda till ekonomiska överväganden för myndigheterna. De ekonomiska konsekvenserna beror på hur en myndighet hanterar interoperabilitet samt vilka krav som ställs i fråga om t.ex. säkerhet, funktionalitet och kapacitet. Kostnaden för tekniken vägs dock upp av de effektivitetsvinster och nyttoeffekter som de totalt utvecklade tjänsterna skapar. Myndigheter med likartade behov och likartad kravbild bör finna möjligheter till gemensamma initiativ där kostnaderna fördelas mellan myndigheterna. Oavsett vilket ska myndighetens kostnad lösas inom befintlig ekonomisk ram. Koncentration av administrativa stödtjänster Delegationens förslag har främst konsekvenser för myndigheterna eftersom de avser myndigheternas interna stödprocesser. Konse- kvenserna för medborgare och näringsliv är försumbara. En full- ständig beskrivning av konsekvenserna av förslagen i denna del finns i bilaga 6 (underlag framtaget av ). Enligt beräkningar gjorda av kan delegationens förslag medföra en besparing om 500–. Delega- tionens förslag medför också att myndigheterna kan fokusera mer på sina kärnverksamhet och bli mindre personalberoende för utförande av de aktuella tjänsterna. De administrativa stöd- tjänsterna kan också antas öka i kvalitet och bli kontinuerligt utvecklade. Genom förslagen kan även kommande pensions- avgångar hanteras. Delegationens bedömning är att förslagens genomförande kommer att ta tid och i viss mån påverka myndigheternas verksam- heter. Vidare kan det bli minskad flexibilitet för den enskilda myndigheten och nuvarande arbetsflöden inom myndigheter kommer att brytas upp. Förslagen ställer också högre krav på hantering av myndigheternas informationssäkerhet. Slutligen kan kompetens komma att gå förlorad vid geografisk flytt av verksam- heten. Effektivisera myndigheternas försörjning av IT-tjänster Genom delegationens förslag kan de tekniska framsteg som sker och den prispress marknaden sätter på aktörerna leda till att myndigheterna sänker sina IT-kostnader och få tillgång till bästa möjliga teknik. Ett genomförande av förslagen kan alltså medföra kortare ledtider, bättre kvalitet och sänkta kostnader som myndigheterna kan koncentrera sina resurser på sin kärnverksamhet. Kostnader för köp av IT-tjänster ska uppvägas av lägre kost- nader eller andra effektivitetsvinster, t.ex. snabbare utveckling av tjänster. Om så inte är fallet är det troligen inte motiverat att göra någon förändring i försörjningen av IT-tjänster. Myndigheter med likartade behov och likartad kravbild bör finna möjligheter till gemensamma initiativ där kostnaderna fördelas mellan myndig- heterna. Delegationens förslag innebär i huvudsak att en samordnings- funktion ska upphandla och administrera nödvändiga lösningar för elektronisk identifiering inom hela den offentliga sektorn. Genom denna samordning kan dessutom hanteringen av identifiering effektiviseras i myndigheters e-tjänster. Förslaget om att införa en samordningsfunktion kommer visserligen initialt att föranleda kostnader. Dagens splittrade bild med en mångfald av civilrättsliga avtal, med i vissa fall oöverblick- bara ekonomiska konsekvenser för enskilda myndigheter, föreslås bli ersatta med en offentligrättsligt reglerad modell med överblick- bara kostnader som fördelas på ett smidigt och balanserat sätt. skapas förutsättningar för att kostnadseffektivt utnyttja nya standardiserade lösningar på myndighetsområdet. Dessa lösningar kan förenkla de enskilda myndigheternas vardag genom att dagens komplexa särlösningar knyts till en samordnings- funktion, , inom . Genom att nämnden upphandlar erforderliga funktioner för identifiering m.m. och övriga myndigheter ansluts i enlighet med författningsregler blir det möjligt att hantera oväntade ekonomiska effekter och underlätta införandet av nya e-tjänster inom bl.a. mindre statliga myndigheter och betydande delar av den Det blir därmed fråga om att omfördela resurser, inom ramen för de kostnader som det allmänna redan lägger ned på området, och att styra kostnader och nytta så att utvecklingen blir så gynnsam som möjligt. De föreslagna lösningarna, baserade på identitetsfederationer, ligger också i linje med handlingsplan för gränsöverskridande tjänster. Delegationens bedömning är att förslagen bidrar till en sund utveckling av en fungerande nationell infrastruktur för elektronisk identifiering och elektroniska underskrifter inom näringslivet. För- slagen kan också förväntas vara konkurrensneutrala i den meningen att nya möjligheter kan tas tillvara av var och en samt användas parallellt med nuvarande infrastruktur. Genom att nämnden säkerställer tillgång till e-legitimationer och federationslösningar för alla typer av organisationer drabbas inte små företag av några särskilda kostnader. Genom att införa smidigare lösningar, en utökad konkurrens och en effektivare upphandling förenad med en omfördelning av kostnaderna för dagens modell kan negativa ekonomiska konse- kvenser undgås. Kostnaden för etablering av en samordningsfunktion inom Skatte- verket består dels av uppbyggnaden av organisationen i form av personella resurser, lokaler och IT-resurser, dels kostnader för avskrivning av den initiala uppbyggnaden och därefter nämndens verksamhet i ett driftsskede. För att finansiera investeringen i uppbyggnadsfasen måste låneram ökas med . Uppbyggande av organi- sationen kan ske successivt av cirka varvid kostnaderna för egen personal och konsulter kan beräknas till ca och övriga investeringar till . Driftskostnaden för samordningsfunktionen kommer huvud- sakligen utgöras av materiella och immateriella avskrivnings- kostnader samt kostnader för personal och nämndens ledamöter, inkluderande overheadkostnader. Den årliga driftskostnaden bör rymmas inom en årlig ram om . Avsikten är att samordningsfunktionens arbete ska bedrivas med full kostnads- täckning och avgifter för de tjänster som samordningsfunktionen tillhandahåller ska därför beräknas med denna utgångspunkt. Löpande utbetalningar som behövs för att driva verksamheten bör kunna täckas av räntekontokredit. Att Skatte- verket får bestämma avgifternas storlek och behålla intäkterna bör framgå av verkets regleringsbrev. Beslut vid regeringssammanträde . Offentliga tjänster måste kontinuerligt utvecklas för att möta nya krav och förväntningar. utgör en viktig del i denna utveckling. För att stärka utvecklingen av e-förvaltningen och skapa goda möjligheter för myndighetsövergripande samordning inrättas en delegation för e-förvaltning. Delegationens första uppgift är att utforma ett förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Förslaget ska redovisas till regeringen . Därefter ska delegationen koordinera de statliga myndig- heternas IT-baserade utvecklingsprojekt samt följa upp dess effekter för medborgare, företagare och medarbetare. Delegationen ska vidare koordinera vissa IT-standardiseringsfrågor samt bistå regeringen i det internationella arbetet på området. Delegationen ska lämna delrapporter med underlag och förslag till regeringen. En slutrapport ska lämnas . Regeringen framhöll i budgetpropositionen (prop. 2006/07:1 utg.omr. 2, bilaga 1, avsnitt 2) sin avsikt att stärka styrningen av den förvaltningsgemensamma utvecklingen genom att säkerställa att förvaltningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig registerinformation enklare ska kunna utbytas, se till att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs, se till att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma metoder för säker elektronisk kommunikation och dokumenthantering, identifiera angelägna pilotprojekt som ska samfinansieras, samt utveckla former för en sådan finansiering och fördela samordningsansvaret för dessa projekt, samt stärka uppföljningen och granskningen av myndigheternas IT- baserade utvecklingsarbete. beslutade regeringen att tillsätta en stats- sekreterargrupp med uppgift att stärka samordningen i av frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning, med målsättningen att förenkla företags och enskildas kommunikation med myndigheter, höja kvaliteten på myndigheternas beslut samt effektivisera användningen av varje satsad skattekrona. fastställde regeringen en handlingsplan för e-förvaltning (dnr Fi2008/491). Regeringen beslutade att handlingsplanen skulle ligga till grund för den fortsatta hanteringen och samordningen på området. definieras i handlingsplanen som en del av verk- samhetsutvecklingen i offentlig förvaltning där man inte bara drar nytta av informations- och kommunikationsteknik, utan även ser till att utvecklingen på området leder till nödvändiga organisa- toriska förändringar och vidareutbildning av medarbetare. Målet för e-förvaltningsarbetet är att det ska vara så enkelt som möjligt för så många som möjligt att utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service. Där det är till fördel för medborgare och företagare samt där kvaliteten, säkerheten och produktiviteten kan höjas ska myndigheterna samverka sektorsvis. Därigenom ska återta en ledande position inom området elektronisk förvaltning. För att nå detta mål måste de goda erfarenheter som gjorts inom förvaltningen tas till vara som möjligheterna till myndig- hetsövergripande samverkan och integration förbättras. Den ökade samordningen av e-förvaltningsarbetet som behövs för att uppnå detta bör enligt handlingsplanen företrädesvis ske inom vissa angivna sektorer där regeringen utser samverkansansvariga myndigheter. finns sektorsvisa arbeten med att förbättra informationshanteringen och utöka det elektroniska informationsutbytet, t.ex. inom området geografisk information och fastighetsinformation (), Rättsväsendets Infor- mationsförsörjning (), IT i vård- och omsorgssektorn. I handlingsplanen anges också att kommunernas e-förvalt- ningsarbete är av stor betydelse för utvecklingen av e-förvaltningen i stort. Det är därför viktigt att det statliga utvecklingsarbetet löpande samordnas med kommuner och landsting (SKL). överlämnade den s.k. stabsutredningen sitt slutbetänkande Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22). Utredningen föreslog bl.a. att en delegation skulle inrättas med uppgift att säkra att förvaltningens samlade resurser kommer till användning i den fortsatta utvecklingen av e-förvaltningen. överlämnade sitt betänkande Den osynliga infrastrukturen – om förbättrad samor- dning av offentlig IT-standardisering (SOU 2007:47). I betänk- andet, som har remissbehandlats, föreslogs bl.a. att en kansli- funktion skulle inrättas för att utveckla, samordna, förankra, pub- licera och underhålla förvaltningsgemensamma kravspecifikationer samt ge metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den offentliga förvaltningen. Vidare föreslogs att ett IT-standardi- seringsråd skulle inrättas i syfte att bistå regeringen när svenska ståndpunkter i internationella IT-standardiseringsfrågor tas fram. Förslagen har fått ett brett stöd av remissinstanserna. Utredningen pekar på behovet av att använda format och tillämpningar i gemensamma strukturer samt av att tydliggöra ansvaret inom myndigheterna när det gäller informationsutbyte med andra myndigheter. Utredningen lyfter vidare fram behovet av ökad teknisk samverkansförmåga. Andra områden som behandlats av utredningen är användningen av öppna standarder i upphandling, öppna programvaror och samordning av IT-upphandling. Enligt förordningen (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap har Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) rätten att utfärda föreskrifter om ledningssystem för informationssäkerhet () enligt bl.a. standard för ledningssystem för informationssäkerhet. I budgetpropositionen (utg.omr. 2, avsnitt 3 och 5) anges att Verket för förvaltningsutveckling (Verva) ska avvecklas och att regeringen avser att inrätta en e- delegation som ska genomföra regeringens handlingsplan för e- förvaltning. Som ett led i regeringens tillväxtsatsning (prop 2008/09:01, utg.omr. 2, avsnitt 4) ska arbetet med att öka användningen av elektronisk upphandling intensifieras. Kammar- kollegiet har fått i uppdrag att utveckla arbetet inom området. Behovet av en delegation Myndigheterna ansvarar för att fortlöpande utveckla sin verk- samhet samt för att ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda och för staten som helhet genom samarbete med andra myndigheter och organisationer. Myndigheterna har en generell serviceskyldighet och dessutom ett ansvar för att främja utveck- lingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte. Det finns dock vissa styrnings- och samordningsproblem inom statsförvaltningen. Det förekommer t.ex. visst dubbelarbete när skilda myndigheter utvecklar och upphandlar olika lösningar inom likartade områden. sker utveckling utan att nyttan för användarna tydliggörs. Samverkansprojekt kan försvåras av oklara finansiella, organisatoriska och rättsliga förutsättningar. De tekniska systemens samverkansförmåga varierar. För att förverkliga den förbättrings- och effektivitetspotential som en utvecklad e-förvaltning rymmer, krävs ett strategiskt synsätt på e-förvaltning som omfattar staten som helhet. Därför behövs ett myndighetsövergripande arbete i delegationsform som koordinerar enskilda myndigheters insatser. Syftet med delegationen för e-förvaltning är mot denna bakgrund att effektivisera och utveckla arbetet med e-förvaltning inom den offentliga sektorn. Utgångspunkter för delegationens arbete Samhället förändras på olika områden såväl ekonomiskt och tekniskt som demografiskt och kulturellt. Steg för steg sker en anpassning till ett integrerat och ett globalt samhälle. Rörligheten av arbetskraft och kapital ökar. behöver kunna leva upp till de nya krav och villkor som denna utveckling för med sig och ha en god föränd- En viktig aspekt i detta sammanhang är medlem- skapet i EU som gör att statsförvaltningen behöver arbeta mer sammanhållet och ta hänsyn till förändringar och krav på admini- strativt samarbete. Även kommuner och landsting berörs av denna tekniska och administrativa utveckling. Samarbetet i EU styr allt mer de krav som ställs på myndigheter, kommuner och landsting avseende elektroniskt informationsutbyte med och andra EU-länder. Den statliga förvaltningspolitiken syftar till att skapa bästa möjliga förutsättningar för att genomföra regeringens politik till nytta för medborgare och företag (prop. 2008/09:1, utg.omr. 2, avsnitt 3.1). är ett viktigt verktyg för att uppnå detta. När delegationen utför sina uppgifter ska den basera sitt arbete på följande utgångspunkter. Medborgare ska kunna utöva sina rättigheter och fullgöra sina skyldigheter samt ta del av förvaltningens service på ett enkelt sätt. ska bidra till att förenkla kontakten mellan förvaltning och medborgare och ska präglas av tillgänglighet och användbarhet. Det är mycket viktigt att denna utveckling sker med ett bibehållet starkt skydd för den personliga integriteten. Delegationen ska även beakta den utveckling som sker inom området e-demokrati, dvs. användning av IT i demokratiska processer. ska bidra till att minska företagens admini- strativa kostnader och även i övrigt åstadkomma en märkbar förbättring i företagens vardag. Näringslivet ska stödjas genom förenklingar för företagen, när det gäller formerna för uppgifts- lämnande och möjligheterna att kunna ta del av data från offentliga register och andra uppgifter. Delegationen ska i sin verksamhet främja konkurrens i enlighet med nationella och gemenskaps- rättsliga regler om konkurrens. Den offentliga förvaltningens e- tjänster bör i så stor utsträckning som möjligt bygga på öppna standarder samt använda sig av programvara som bygger på öppen källkod och lösningar som stegvis frigör förvaltningen från beroendet av enskilda plattformar och lösningar. Elektronisk förvaltning, som syftar till att förenkla kontakten med medborgare och företagare, bör alltid ske utifrån användarnas behov och nytta i kombination med beräkningar av den interna produktiviteten. Delegationen bör beakta behovet av att tillgängliggöra offentlig information bl.a. för vidareutnyttjande. har en i stora delar digitalt baserad förvaltning. En mer tillgänglig offentlig information kan bidra till utvecklingen av ekonomin, men också underlätta vardagen för medborgare och företag. Det är av stor vikt att det långsiktiga digitala bevarandet stärks inom e-förvaltningen, både för system och enskilda handlingar. För att detta ska vara möjligt är det nödvändigt att bevarande- perspektivet beaktas när nya system byggs upp. Regeringen prioriterar e-förvaltningsfrågorna genom att skapa en delegation inriktad på att bl.a. bidra till genomförandet av regeringens handlingsplan för e-förvaltning. Delegationen ska, så som föreslogs i betänkandet Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22), i nära samspel med statssekreterargruppen för e-förvaltning, samordna och utveckla det fortsatta arbetet med e-förvaltningen. Delegationen ska också, så som föreslogs i betänkandet Den osynliga infrastrukturen (SOU 2007:47), samordna den offentliga sektorns deltagande i det internationella IT-standardiseringsarbetet avseende e-förvaltning. Delegationen ska ansvara för samordningen på den myndighets- övergripande nivån. Detta innebär dels samordning av e-förvalt- ningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. individuella projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning, dels samordning av de myndigheter som har ett eget ansvar att utveckla ett arbete eller en sektor så att respektive sektor väger in intresset för staten som helhet i sitt utvecklingsarbete. Delegationen ska ha följande huvuduppdrag. Utformning av en strategi för myndigheternas arbetet med e- förvaltning Utifrån de utgångspunkter som angivits ovan samt de mål som lades fast i handlingsplanen för e-förvaltning, ska delegationen inledningsvis lämna förslag till en strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning till regeringen. Strategin ska innehålla uppföljningsbara mål och delmål som ska uppnås . Delegationen ska i förslaget ange de viktigaste utvecklings- projekten i statsförvaltningen som behöver prioriteras. Strategin ska innefatta följande områden: hur samverkan mellan myndigheter, kommuner och landsting samt näringsliv och organisationer kan förbättras och hur ansva- ret mellan dessa ska fördelas, bl.a. ska sektorsvisa samverkans- ansvariga myndigheter föreslås, hur den offentliga sektorns försörjning av elektroniska legiti- mationer, dvs. hanteringen av identifiering och underskrifter, bör genomföras med utgångspunkt i rapporten elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar (Verva 2008:12), hur teknisk samverkansförmåga mellan olika system, s.k. inter- operabilitet, kan komma till stånd på förvaltningsgemensam nivå och på sektorsnivå, hur standardisering och eventuella systemväxlar (växlar för automatisk konvertering mellan standarder och format) bör användas vid utvecklingen av e-förvaltning, hur den offentliga sektorns utveckling av e-tjänster bör stödja övergången till ny teknik som t.ex. övergången till IPv6, dvs. ett nytt system för tilldelning av Internets IP-adresser, hur en koncentration av administrativa stödtjänster kan ske inom statsförvaltningen, hur myndigheterna bör driva, utbyta eller köpa och sälja IT-tjänster inom den statliga sektorn samt i samband med tjänsteexport, hur samverkan kring e-förvaltningsarbete inom sektorer kan främjas, hur fler e-tjänster för medborgare och företagare kan utvecklas, framför allt sådana tjänster som integrerar flera myndigheters processer i användarvänliga gränssnitt, och hur myndigheters servicenivå för e-tjänster bör regleras samt hur IT-utvecklingen kan skapa möjligheter till förbättrad service för medborgare och näringsliv i gles- och landsbygd, med beakt- ande av lokala förutsättningar samt medborgares olika behov. Koordinering av arbetet med e-förvaltning Delegationen ska löpande samla in information om planerade och pågående e-förvaltningsprojekt som är av strategisk natur, dvs. projekt som påverkar förvaltningens samlade utvecklingsinriktning. En utgångspunkt i detta arbete ska vara den rapport som Verva, på uppdrag av regeringen, tog fram på området – 69 myndigheter redovisar 915 strategiska insatser för utveckling av e-förvaltning (Verva 2008:14). Delegationen ska utifrån denna information sammanställa och analysera myndigheternas e-förvaltningsprojekt. Delegationen ska verka för att regeringens förvaltningspolitiska mål vägs in i planeringen och genomförandet av de viktigaste e- förvaltningsprojekten och verka för att dubbelarbete undviks. Delegationen ska redovisa en sammanställning av myndigheternas planerade och pågående e-förvaltningsprojekt samt bedöma om de projekten understöder de förvaltningspolitiska mål som regeringen har satt upp. Delegationen ska vidare i sina rapporter redovisa goda förebilder inom e-förvaltningen. Uppföljning av det samlade arbetet med e-förvaltning Delegationen ska , utifrån de förvaltnings- politiska målen, och de mål som regeringen kan komma att besluta på området, följa upp myndigheternas samlade arbete med e- förvaltning. Arbetets konsekvenser för brukarna ska beskrivas och analyseras. Indikatorer för uppföljning ska utarbetas. Vid utarbetandet av indikatorer angående service, förvaltningens interna effektivitet och administrativ börda ska samråd ske med Myndigheten för tillväxtpolitiska utvärderingar och analyser (). Vad gäller indikatorer på andra områden ska delegationen samråda med andra berörda myndigheter. Delegationen ska ta fram förslag på metoder för hur planerade besparingar i myndigheternas e-förvaltningsarbete i högre grad kan realiseras och tas till vara. Delegationen ska samordna den statliga förvaltningens IT-stan- dardiseringsarbete avseende e-förvaltning. Delegationen ska se till att metod- och expertstöd i IT-standardiseringsfrågor inom den statliga förvaltningen tillhandahålls, också när det gäller begrepps- standarder. Arbetet ska utföras i samverkan med SKL. Samord- ningen av IT-standardiseringsarbetet ska främja användningen av öppna standarder. Delegationen ska beakta det IT-standardi- seringsarbete som pågår på internationell nivå. Stöd till regeringen i det internationella arbetet Delegationen ska bistå regeringen i EU-samarbetet och i det internationella arbetet med frågor om e-förvaltning. Delegationen ska bistå regeringen vid beredningen av svenska ståndpunkter i EU och andra mellanstatliga organ i ärenden som rör standarder och standardisering på IT-området. Delegationen ska leda och samordna ett IT-standardiseringsråd med företrädare för de viktigaste intressenterna i staten, kommuner och landsting samt i intresseorganisationer och företag. Delegationen ska följa utvecklingen på området och delta i diskussioner och informations- utbyte om frågor som rör det internationella arbetet med stan- dardiseringsfrågor på IT-området. Dessa ärenden kan beröra olika samhällssektorer och delegationens uppdrag kan i denna del komma att beröra frågor som inte enbart avser e-förvaltning. och Vervas vägledningar och rapporter Delegationen ska inventera och vid behov utveckla den tidigare E- nämndens och dåvarande Vervas vägledningar och rapporter på det aktuella området. I frågor som rör den strategiska utvecklingen av elektronisk förvaltning ska delegationen löpande rapportera till den inter- departementala arbetsgruppen för elektronisk förvaltning (dnr Fi2007/1981) och vid behov även till statssekreterargruppen för e- förvaltning. Delegationen ska tillkalla en arbetsgrupp bestående av ansvariga för strategiska e-förvaltningsprojekt, eller motsvarande verksam- hetsutvecklare, som arbetar på myndigheter eller organisationer som deltar i delegationens arbete.