sou · GXB325 · 2009-03-09 00:00:00 — Skapat RS i kommun med bottom-up princip för äldre- och funktionshindrade samt top-down för resterande delar Skapat RS för med bottom-up princip för äldre- och funktionshindrade samt gjort en jämförande analys med top-down princip för den pedagogiska fliken. Bilden på kommande sida illustrerar flödet i i Cost- Perform: Konto kombineras med vh, ansvar, kontoslag och Fördelas till RS-kod hjälp av individstatistik kommun i RS färdigt till ekonomiutdrag Från Att köra in de tre modellerna enligt lämnat RS var tämligen okomplicerat eftersom de flesta fördelningarna redan fanns i det inlämnade materialet. Syftet med att köra in allt material i systemet var för att säkerställa att alla blad och rapporter kunde genereras samt att se om ett färdigt Excelark kunde skapas. Eftersom grunddata (i form av fördelningsnycklar, ingående ekonomistatistik m.m.) saknades för att se skillnaden inom den pedagogiska verksamheten intervjuades för att illustrera de svårigheter och steg som behöver genomföras för att skapa RS för specifikt den pedagogiska fliken. För äldre- och funktionshindrade och individ- och familjeomsorg hade processen redan genomförts enligt bild 4. Arbetet med den pedagogiska fliken inbegriper följande svårigheter. 1.Det finns en ganska stor andel administration inom förvalt- ningen som först måste fördelas ut på de olika verksamheterna (grundskola, förskola m.m.) för att kunna göra driftsredovis- ningsfliken. Administrationen är inte heller homogen eller statisk utan förändras (ex. med elevunderlag). Därför krävs det flera olika nycklar för att fördela ut administrationen till olika verksamheterna. Här finns inte stöd för detta i RS utan detta måste ske utanför systemet. 2.Flera olika objekt (ex. läromedel) består att flera olika poster vilket gör att det är ihop plock av olika kostnader för att få rätt siffror. 3.Det är många olika personer som bokför kostnader ute i verk- samheterna och kodningen av t.ex. köpta platser och annat är oftast undermålig. Ekonomerna behöver ofta gå ner på trans- aktionsnivå för att hitta olika kostnader. 4.Verksamhetsstatistiken lämnas separat vid ett annat tillfälle och innehåller fel. Likaså är inte verksamhetsstatistiken utformad efter de fördelningsnycklar som behövs för att allokera kostnader till respektive verksamhet utan utifrån de verksamhetsmått som är efterfrågade. Det behöver inte finnas någon samstämmighet mellan dessa begrepp. har sta- tistiken även kunnat ändras manuellt i efterhand av den enskilda kommunen men det är inte möjligt för alla områden. Detta kan synas självklart att det inte ska vara möjligt att ändra på statistiken i efterhand men eftersom inlämning sker vid olika tillfällen och utan en tillräcklig granskning medför detta att kvaliteten på lämnade nyckeltal har försämrats. använder för den pedagogiska verksamheten ett specifikt program integrerat med ekonomisystemet och det underlättar insamlingen. Även med detta stöd behövs en mycket tid läggas ner i samband med insamlingen. kommun använder diverse olika frikoder i ekonomisystemet för att under- lätta kodningen. Respektive kommun har behövt bygga upp mer eller mindre utvecklade rutiner för att kalkylera kostnaderna för de olika verksamheterna innan den pedagogiska fliken kan samman- ställas. Motsvarande problematik för den pedagogiska fliken finns således som för äldre- och funktionshindrade. Hur hade kvaliteten varit om inte förarbetet med kalkylering och andra fördelningar har genomförts? Vi kan konstatera att resultatet hade varit avsevärt sämre än ; förmodligen icke relevant. Vår bedömning är att variationen skulle vara mellan . Kan motsvarande bottom-up process som för t.ex. tillämpas för den pedagogiska verksamheten? Vår bedöm- ning är absolut att en integration med verksamhetsstatistik och kalkylering utifrån ett bottom-up perspektiv fungerar och för- bättrar processen avsevärt. Arbetet har visat att det går att förbättra processen avsevärt som att införa en modell som bygger på individdata, en s.k. Bottom-up modell: Det fungerar oväntat bra att köra in materialet både strukturellt och teknik i modellen trots att vi inte haft tillgång till all grunddata Det fungerar att generera en export som skapar ett excelblad enligt nuvarande modell En ny tekniklösning behövs införas för att förbättra processen (databaslösning, fleranvändarsystem, webbgränssnitt) Förbättring av strukturen i RS behövs för att förenkla insam- lingen Kommuner som arbetar med Kostnad per brukare kan auto- matgenerera RS för äldre- och funktionshindrade och individ- och familjeomsorg Motsvarande metodik fungerar för den pedagogiska verksam- heten och kommer att förbättra processen även för dessa delar Förtydligande av verksamhetsstatistikens roll i RS behövs Följande rekommendation till fortsättning ges: Rekommendation att erfarenhetsutbyte och fördjupade diskus- sioner av resultatet från detta arbete initieras med SCB, Social- styrelsen och Rekommendation av testa bottom-up processen i några kom- muner i praktiken. Rekommendation att tillsätta en kommitté som gemensamt utarbetar en ny modell utifrån ny struktur, tekniklösning och ny metod. Rapport till utredningen om alternativa utförare av kommunalt finansierad verksamhet Avdelningen för ekonomisk statistik Avgränsning av alternativa utförare...................................... Attribut till alternativa utförare ............................................ Huvudverksamhet eller stödverksamhet.............................. Privatpersoner och familjehem ............................................. Utnyttjande av befintliga register ......................................... Officiell statistik avseende kostnader, personal och verksamhet inom vård, skola och omsorg, som utförs av kommuner och landsting, samlas in och redovisas av sektorsansvariga myndigheter. Motsvarande uppgifter saknas eller redovisas i andra termer i vissa fall för den offentligt finansierade verksamheten som utförs av andra utförare än kommunen/(i det följande kallad alternativa utförare). utredning av statistik (FI 2007:12) har givit SCB i uppdrag att utreda hur och till vilken kostnad SCB kan till- handahålla en rampopulation, uppdaterad, över alternativa utförare. Utförarna skall om möjligt kunna identifieras/läggas till i SCB:s företagsdatabas () och kunna kopplas till övriga register i SCB:s registerstatistiska system. På så sätt fås möjlighet att särredovisa viss reguljär statistik för den utpekade populationen. Populationen skall också kunna utgöra en urvalsram för särskilda undersökningar av de alternativa utförarnas ekonomi, kvalitet och resultat inom respektive verksamhetsområde. Denna rapport redovisar resultatet av SCB:s utredning inne- fattande förslag till system för etablering av en rampopulation över alternativa utförare av offentligt finansierad verksamhet samt en kostnadsuppskattning för utvecklingen av detta system samt övrig utveckling. 2.1Avgränsning av alternativa utförare SCB har i sin utredning kommit fram till att direktinsamling från kommuner och landsting är den enda metoden som kan skapa den eftersträvade rampopulationen med acceptabel kvalitet. Befintliga register hos SCB och andra myndigheter, som omfattar enheter där verksamhet bedrivs inom vård, skola och omsorg, uppvisar störande övertäckning och/eller undertäckning, och det skulle krävas ett om- fattande merarbete för att med säkerhet kunna identifiera de alterna- tiva utförarna. Det har därför bedömts som säkrast och effektivast att fånga in samtliga alternativa utförare genom att fråga kommuner och landsting direkt. Populationen begränsas till de företag och organisationer (inkl. ideella) som erhåller ersättning från kommuner och landsting för att utföra vissa tjänster inom verksamhetsområdena vård, skola och omsorg. Häri ingår även stödverksamhet till dessa verksamhets- områden. Kommuner, landsting och kommunalförbund som utför tjänster åt andra kommuner/landsting ingår inte. Privatpersoner som erhåller arvode/ersättningar för verksamhet inom vård och omsorg kommer åtminstone initialt inte att ingå. SCB har tagit fram förslag till system för datainsamling, lagring, uppdatering och versionshantering och därvid beaktat befintliga system och rådande standarder på SCB samt tillgänglig kompetens. Insamling föreslås ske via en webbapplikation i förening med SCB:s företagsdatabas (). 2.2Attribut till alternativa utförare Förutom sedvanliga företags- och arbetsställeuppgifter som återfinns i FDB föreslås följande extra attribut finnas för de alternativa utförarna: Uppgift om vilken/vilket kommun/landsting som finansierar verksamheten Uppgift om verksamheten räknas till huvudverksamhet eller stödverksamhet Typ av verksamhet enligt Räkenskapssammandrag för kommu- ner och landsting Kostnaden för uppbyggnad av det tekniska systemet uppskattas till . Kostnaden för administration, användarkontakter, granskning och rättning samt övrigt registerarbete uppskattas till . Den totala kostnaden blir således . Kostnaden avser utveckling och driftsättning samt första årets genomförande. Den årliga kostnaden för insamling, tekniska och innehålls- mässiga förbättringar/uppdateringar är sedan beräknad till /år. Statistik baserad på SCB:s registerstatistiska system ingår inte i denna kostnad. En prototyp till system för datainsamling beräknas kunna testas hos utvalda kommuner och tas i drift . Detta gäller under förutsättning att SCB får klartecken att genomföra uppdraget . Vid senare beslut kommer insamling att gälla års redovisning och inte 2008 och istället kunna tas i drift . Hanteringen av det exakta variabelinnehållet i de slutgiltiga årsversionerna av rampopulationen beräknas vara klar tills . En andra version av webbapplikationen som klarar hantering av flera årsversioner skall kunna tas i drift . Det finns önskemål att kunna särskilja huvudverksamhet från stöd- verksamhet hos de alternativa utförarna. Med huvudverksamhet menas verksamhet som direkt berör kommuninnevånarna som till exempel barnomsorgs- och utbild- ningsplatser, räddningstjänst och drift av sporthallar. Stödverksam- het är ett stöd för att kunna utföra huvudverksamheten såsom städning, måltidsproduktion och administration. När kommunerna redovisar sin verksamhet är det rekommen- derat att de fördelar den på huvud- respektive stödverksamhet men det är inte lagstadgat. Vissa kommuner – i synnerhet mindre sådana - redovisar allt som huvudverksamhet. Variabeln föreslås ändå ingå som attribut, men bör användas med försiktighet. Man skall också vara medveten om att denna uppdelning inte används av landstingen. Det har också diskuterats att inkludera privatpersoner som får offentlig finansiering för olika typer av verksamhet inom vård och omsorg. Det har dock visat sig svårhanterligt med tanke på hur sådan finansiering redovisas i olika kommuner. SCB:s utredning föreslår därför att privatpersoner initialt utelämnas ur populationen. Familjehem och andra privata stödpersoner får två typer av arvoden/ersättningar. Den första avser ersättning för personernas arbete och den tid uppdraget för med sig och redovisas under kostnader för arbetskraft. gör avdrag för preliminär skatt och betalar lagstadgade avgifter. Den andra delen utgör ersättning för omkostnader och redovisas på ett konto för omkost- nadsersättningar. Det finns dock möjlighet för kommuner att alternativt redovisa ersättningar för till exempel familjehemsplaceringar som köp av huvudverksamhet. Hur vanligt detta alternativa redovisningssätt är, är inte känt. Om det ändå - trots olikheter/oklarheter i kommuner- nas/landstingens redovisning - bedöms som viktigt att privatper- soner skall inkluderas i rampopulationen över alternativa utförare föreslås att en särskilt utredning närmare belyser förutsättningar och konsekvenser. 3.3Utnyttjande av befintliga register Vår undersökning har konstaterat att de befintliga register som finns hos SCB och andra myndigheter inte till fullo täcker in den population man vill avgränsa. , som ansvarar för, speci- ficerar huvudmän för verksamhet inom skolans område men inte alla alternativa utförare. Detta förhållande ändras inte av den omläggning av insamlingen till skolregistret som pågår inom . Däremot kommer omläggningen förhoppningsvis att avsevärt förbättra möjlig- heten till samordning med FDB. Övriga vård- och omsorgsregister avgränsar inte heller just alternativa utförare med offentlig finan- siering, då bland annat finansieringskomponenten saknas. från kommuner/landsting bedöms som den mest effektiva metoden att skapa en rampopulation med alternativa utförare, måste ett system utvecklas för insamling och bearbetning. En noggrann specifikation av alla krav som skall ställas på systemet har tagits fram. Specifikationen omfattar applikationsutveckling, databas- hantering, årsversionshantering, uppdateringsrutiner m.m. samt angivande av resursåtgång för varje ingående del. För att underlätta arbetet för uppgiftslämnarna kommer syste- met att bygga på insamling via webben. Det kommer att samverka direkt med FDB och samordnas med redan befintliga system samt beakta rådande standarder på SCB och tillgänglig kompetens. Koder från Räkenskapssammandraget för kommuner och landsting kommer att vara tillgängliga i systemet. Slutresultatet för kommunerna/landstingen skall bli en webb- tjänst där de på ett enkelt sätt kan välja och registrera sina alter- utförare. De skall kunna känna att de har nytta av den information de lämnar. Eftersom webbtjänsten interagerar med FDB får de tillgång till ytterligare variabler från FDB som närmare beskriver de aktuella företagen. De skall kunna ladda hem sitt eget aktuella årsregister samt alla gamla årgångar, uppdaterade med aktuell FDB-information och på så sätt få en slags historik över vilka utförare de handlat tjänster ifrån. Om en utförare till synes inte finns i FDB kan registrering ske on-line och efterföljande interna utredning får visa om utföraren egentligen borde finnas i FDB, har upphört eller kanske ändå finns där, fast i ett för uppgiftslämnarna icke-identifierbart skick. Målet är att systemet skall kunna administreras på ett enkelt och smidigt sätt med minsta möjliga arbete och mesta möjliga tekniska stöd. De årliga rampopulationerna skall kunna hanteras på ett smidigt och effektivt sätt. Förstudie avseende modern teknik för statistikinsamling Syftet med utredningen 2007:12 ............................................... Genomförande av förstudien (Metod) .......................................... Översiktligt om statistikinsamling.............................. Central organisation - STIC .......................................................... Utveckling av kommunala IT-system............................................ Ny syn på information.................................................................... Datalager och data warehouse ........................................................ Vision/lösning - nytt sätt organisera och utföra statistik- Överföring av information ............................................................. Leverantörer och IT-ansvariga ....................................................... STIC (Statistisk Insamlings Central)......................................... Sekretess – PUL .............................................................................. Bilaga - Ordlista .............................................................. I bilaga finns en ordlista för terminer och begrepp som används i texten. En förstudie är genomförd avseende att auto- matisera uppgiftslämnandet för att minska uppgiftslämnarbördan och få in statistikuppgifter tidigare än . Förstudiens uppgift är att lägga en grund för realisering av ett samlat system för statistisk datafångst i kommunsektorn. Det skall finnas ett centralt inlämningsställe för all statistik från kommuner och landsting. En samordning med myndigheter och ett nytt arbetssätt. En övergripande organisation som samordnar och sköter verk- samheten, STIC = statistisk insamlingscentral. Vi ser möjligheten till en ny syn på statistikinformation. Uppgifter lämnas på en mer basal nivå än vad som är vanligast . Från dessa uppgifter sammanställs statistikunderlagen - till den nivå som statistikproducenten önskar. Ett centralt datalager kan skapas Med den nya nivån på information och med all statistik insamlad oavsett ansvarig statistikmyndighet (). Där nya och fler ändamål kan tillgodoses. Där nya avancerade analysmetoder kan användas för att ge bättre beslutsunderlag. Där ändrade krav avseende statistikprodukter kan tillgodoses utan att behöva begära in ytterligare uppgifter från kommuner och landsting. Information överförs löpande. Avser händelsestyrd information (ex. tillståndsbeslut) som sker under mätåret. Ger nya möjligheter. Görs dessutom med full automatik – utan löpande ingrepp. Gör att informationen kommer in snabbare. Den tekniska infrastrukturen innehåller Transportmekanismer för överföring från kommuner/landsting och till . Informationen hämtats automatiskt från lokala system. Information som är överförd på initiativ från kommunen – automatiskt eller via inmatning. Omvandlingsmekanismer av information till den nivå statistik- producenten önskar. -Instruktioner/information för och kring statistiken. Riktar sig till och avser alla aktörer i statistiksystemet inklusive upp- giftslämnarna. -Kommunens inlämnade information samlad och samman- ställd efter lokala behov -Helpdesk och frågelådor. Alla aktörer måste acceptera angiven lösning och stimuleras att delta får nya möjligheter och spelregler samt en omställning som kostar. IT-leverantörer som behöver få bättre krav och styrning för att underlätta deras anpassning av systemen i kommunsektorn. Kommuner och landsting där omställning krävs av IT-systemen. Syftet med utredningen 2007:12 Regeringen har tillsatt utredningen översyn av statistik med bl.a. följande uppdrag i direktivet: A.Ökad automatisering av statistikinsamlingen från kommuner och landsting Detta förväntas leda till att: B.Tidigare inlämning av statistikuppgifter D.Bättre kvalitet hos inlämnade uppgifter OnTrax har fått uppdraget att genomföra en förstudie som ett underlag till utredningen. Förstudien syftar till att lägga grunden till ett system som belyser: B.frågor kring de informationsmängder som ska hämtas in samt C.hur ett automatiserat flöde kan förenas med gällande sekre- tess- och säkerhetsbestämmelser och den roll som uppgifts- lämnarna har i det statistiska systemet. Under uppdragets gång har resonemang av mer omfattande natur förts. Vi har sett ett värde i dessa diskussioner och redovisar även dessa analyser i denna rapport inom uppdragets fördefinierade ekonomiska ram. Genomförande av förstudien (Metod) Kartläggning har genomförts genom träffar med kommuner, systemleverantörer och . 1.Tre kommuner av olika slag har besökts – (förorts- kommun), (storstad) och (industri- kommun). 2.TietoEnator och , som båda är stora leverantörer av IT- system till kommuner, har besökts var för sig, där ansvariga för resp. system deltagit. Ensolution, som levererar kalkylstöd för bl.a. kostnad per brukare, har vi träffat . 3.Statistiska Centralbyrån, och är de som besökts. Sammanlagt genomfördes 10 möten med de olika intressenterna. Ett antal projektmöten har dessutom genomförts med och , som båda eller enskilt deltagit vid merparten av ovanstående möten. Förstudien har genomförts på deltid av och med en tidsåtgång tillsammans. Tidplanen har styrts av möjligheten att få ihop möten. Vår analys och lösningsförslag baseras på: Intryck och information från denna kartläggning och den input som och bidragit med. Metoder för att hantera informationsflöden i större organisa- tioner. Trender inom området informationsanalys och inom IT. Insamling av statistik sker i en betydande omfattning. Drygt 20 statistikansvariga myndigheter begär in statistik där (), (SoS) och svarar för huvudparten. Olika insamlingsformat finns som Excel- ark, webenkäter, filer och papper. De flesta underlagen lämnas in en gång och är av återkommande natur, där ändringar/ny- heter kan finnas jämfört med året innan. Räkenskapssammandraget för kommuner (RS) Ett dominerande underlag är Räkenskapssammandraget (RS) som skall lämnas in till men där många kommuner blir försenade. Det leder till att Nationalräkenskaperna (NR) blir komplett först vilket i sin tur negativt påverkar beslutsunderlag för t.ex. Statsbudgeten och kommunernas egna budgetbeslut. Att färdigställa RS för kommuner är ett omfattande arbete som påbörjas efter att årsbokslutet är klart. Tidsmässigt sammanfaller det dessutom med kommunens budgetprocess, vilket innebär en stor resursansträngning. Den stora orsaken till det sena inlämnandet är att RS inte kan hämtas direkt från de lokala redovisningssystemen. Kostnader behöver på flera ställen fördelas ut på andra kostnadsslag (verksamhetskoder) än i redovisningen, interna transaktioner elimineras etc. Hur det skall göras är inte trivialt - det är exempelvis inte lätt att ta fram korrekta fördel- ningsnycklar - i många fall troligtvis till förfång för kvalitén. I andra fall lämnas individbaserad statistik som för Skolan, Vård och omsorgsverksamhet och - i det sistnämnda fallet delvis som personuppgifter. Inte sällan sker detta insamlande decentraliserat t.ex. skolor där informationen därmed blir tillgäng- lig på den samlade kommunnivån. beskrev sina stora problem med att lämna in RS. Pro- blemen är delvis hemmagjorda (45 huvudböcker, 21 stadsdels- förvaltningar, och 20 fackförvaltningar). Man välkomnar varje för- enkling av uppgiftslämningen, även om detta i och för sig inte de kommuninterna problemen med flera huvudböcker etc. Processen för att fylla i RS i går till enligt följande: 6.Färdiga uppgifter som fylls i RS-blanketten manuellt Det är ett omfattande arbete där många är inblandande från många förvaltningar. Några stora problem är: Termer i RS tar ej hänsyn till vissa bidrag t.ex. EU-bidrag, statsbidrag. Intern köp och sälj Förändrad verklighet (outsourcing) innebär att vissa uppgifter inte finns alls. Otydlig och ologisk uppbyggnad av RS där utgifter och kostnad blandas. Några stora problem i är: Kvalitets- och rimlighetskontroll, tar . Olika redovisningsprinciper, t.ex. i pensionsredovisningen. Tidspress, ska lämnas i samband med bokslutet. Bristande mappning vid ny/ändrad verksamhetskod/konto till RS-kod. Brister i dataregister, uppgifter saknas, ingen enhetlig nomen- klatur, brister i felkontroller som försvårar statistikarbetet. Några stora problem i är: Det som efterfrågas stämmer inte överrens med verksamheten bedrivs (RS). Förifyllda antal elever stämmer inte. Kommer från CSN. Alla tre kommunerna gav uttryck för svårigheter baserade på hur olika statistikobjekt skall tolkas särskilt i en förändrad värld med bl.a. externa utförare av verksamhet, elev/vårdplatser i och från andra kommuner, ... En annan kommentar är att man ifrågasatte kvalitén i sina egna underlag – inte seriöst, hur skall det användas?, hur gör andra? System som var representerade: Personalsystem (PersonicP och lönesystem), Procapita, Welfare Tieto ser statistisk uppgiftslämning som en funktion som skall ingå i sina system. De gör vad som krävs i form av förändringar och tycker att processen kring nya förutsättningar kan bli enklare och bättre. Det finns ingen samlad syn på statistikinsamling inom Tieto. Man arbetar inom olika områden (system) och känner ofta inte varandra personligen. Dessutom finns olika versioner av samma system ofta (ex. personal) vilket gör att de gör samma statistikinsamling i flera olika system. Inget konstigt med detta eftersom det är ett stort företag med lång historia. Det var bättre förr på Kommundatas tid då alla hade samma system – var en (skämtsam) kommentar. De tycker att idén med automatiserad insamling är intressant och är positivt inställda. System som var representerade: Treserva (vård- och omsorg), Personal ( Heroma PA) och Raindance (ekonomi). Samma intryck som Tieto i stort. är ett stort företag med många olika system.