urf · GWA5URF4 · 2009-01-01 00:00:00 — Bestämmelser om intern styrning och kontroll för myndigheter Riksdagstryckeriet, , 2009 Riksdagsstyrelsen gav riksdagsförvaltningen i uppdrag att göra en översyn av lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och . Uppdraget omfattade även verksamhet. Utredningsarbetet har bedrivits i en expertgrupp bestående av ekonomichef , riksdagsförvaltningen, kanslichef , ombudsmän, stabschef , , enhetschef , , ämnesråden och , , samt utredarna , . Administrative direktören i riksdagsförvaltningen Per har varit ordförande i gruppen. Sekreterare har varit föredragande i finansutskottet . Expertgruppen påbörjade sitt arbete . Expertgruppen får härmed överlämna sitt betänkande Bestämmelser om intern styrning och kontroll för myndigheter. Uppdraget är härmed slutfört. 1.Förslag till lag om ändring i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och Förslag till lag om ändring i lagen (1988:1385) om Förslag till lag om ändring i lagen (2000:419) med instruktion Förslag till lag om ändring i lagen (2002:1023) med instruktion Förslag till lag om ändring i lagen (1986:765) med instruktion Samordning med förslag ......................... 2 Behov av en översyn ................................................................................... Ändrade krav på intern styrning och kontroll för regeringens Behov av nya bestämmelser för myndigheter .................. 3 Tydliggörande av ledningens ansvar i enlighet med Ledningens övergripande verksamhetsansvar .................................... 4 Anpassningar till internrevisionsförordningen ............................................ Krav på internrevision........................................................................ Ledningens ansvar gentemot internrevisionen ................................... 5 Anpassningar till förordningen om intern styrning och kontroll ................. Bakgrund till förordningen om intern styrning och kontroll .............. Processen intern styrning och kontroll ............................................... Ledningens bedömning av att den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande....................................... 6 Övriga ändringar av rea-lagen..................................................................... Krav på finansieringsanalys tas bort................................................... Överlåtelse av lös egendom................................................................ Förslaget till lag om ändring i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och Förslaget till lag om ändring i lagen (1988:1385) om Förslaget till lag om ändring i lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen................................................. Förslaget till lag om ändring i lagen (2002:1023) med Förslaget till lag om ändring i lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän ............................................ Regeringen har skärpt kraven på intern styrning och kontroll hos sina myndigheter. De nya kraven återfinns i flera olika författningar, vilka samspelar med varandra. Myndighetsförordningen (2007:515) har klarlagt myndighetsledningens verksamhetsansvar och vad detta ansvar omfattar. Bland annat ska myndighetens ledning säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Internrevisionens ansvarsområde har förtydligats, och dess ställning har stärkts genom internrevisionsförordningen (2006:1228). Regeringen beslutar särskilt vilka myndigheter som ska omfattas av internrevisionsförordningen genom föreskrift i myndighetens instruktion. De myndigheter som är skyldiga att följa internrevisionsförordningen är även skyldiga att följa förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll där processen för intern styrning och kontroll regleras. Bestämmelserna om internrevisionens inriktning och tillämpningsområdet för intern styrning och kontroll hänvisar till myndighetsförordningen om ledningens övergripande verksamhetsansvar. Myndighetsledningens ansvar för den interna styrningen och kontrollen markeras genom att ledningen, i anslutning till underskriften i årsredovisningen, ska lämna en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Det sammanhängande regelverk om intern styrning och kontroll som finns på regeringsområdet har ingen motsvarighet inom område. De förslag som lämnas i betänkandet innebär att det i allt väsentligt ställs samma krav på intern styrning och kontroll för myndigheter som för myndigheterna under regeringen. Det innebär ett tydliggörande av ledningens ansvar inför i enlighet med bestämmelserna i myndighetsförordningen. Vad som avses med myndighetens ledning framgår av gällande regelverk och dess förarbeten. I riksdagsordningen regleras att riksdagsstyrelsen leder riksdagsförvaltningen och att ombudsmän ska vara fyra, en chefsjustitieombudsman (chefs-JO) och tre justitieombudsmän. Av förarbetena framgår att chefs-JO ska ha det övergripande ansvaret för verksamheten. I regeringsformen regleras att leds av tre riksrevisorer och att leds av en direktion. Expertgruppen föreslår att ledningens övergripande verksamhetsansvar regleras för myndigheter. Därmed klargörs att ledningen ansvarar för verksamheten inför och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt och att myndigheten hushållar väl med statens medel. Med det övergripande verksamhetsansvaret följer ett ansvar för myndighetens ledning att besluta om arbetsordning, verksamhetsplan, budget, årsredovisning och föreskrifter samt 2008/09:URF4 SAMMANFATTNING ett ansvar för att säkerställa att det finns en väl fungerande intern styrning och kontroll vid myndigheten. Detta innebär följande ändringar i regelverken. När det gäller beslutsdokumenten finns det i huvudsak redan ett regelverk på plats. Det som tillkommer är krav på beslut om verksamhetsplan för respektive myndighet. För JO tillkommer att chefsjustitieombudsmannen utöver beslut om verksamhetsplan även ska besluta om årsredovisning och förslag till anslag på statsbudgeten för ombudsmän. Besluten ska fattas efter samråd med övriga ombudsmän. Chefs-JO:s beslut om årsredovisning överensstämmer med praxis. Beslutet om förslag till anslag innebär att riksdagsförvaltningens skyldighet att upprätta förslag till anslag på statsbudgeten för JO upphör. Någon ändring av styrelses grundlagsfästa rätt att besluta om årsredovisning och förslag till anslag föreslås inte, då denna ordning är under övervägande i samband med arbete. Vidare föreslås inte någon ändring av riksbanksfullmäktiges rätt att besluta om arbetsordning. Enligt nuvarande regelverk ska riksdagsförvaltningen, och chefs-JO svara för att intern revision sker av respektive myndighet. Enligt riksbankslagen ska det vid huvudkontoret finnas en revisionsenhet. Samtliga myndigheter har således krav på sig att ha internrevision. Denna ordning föreslås gälla även framöver, men bestämmelserna anpassas till internrevisionsförordningen. Internrevisionens uppgifter klargörs. Internrevisionen ska, utifrån en analys av verksamhetens risker, självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. En myndighet får rätt att samordna sin internrevision med en annan myndighet, vilket innebär att JO:s samverkan med riksdagsförvaltningen om internrevision kan bestå. Till skillnad från internrevisionsförordningen ställs inga krav på anställd internrevisor. Riksbankslagen innehåller bestämmelser om fullmäktiges revisionsenhet, medan bestämmelser om direktionens internrevisionsavdelning saknas. Expertgruppen föreslår att det i lagen införs krav på internrevision som lyder under direktionen och att det klargörs att fullmäktiges revisionsenhet ska vara inriktad på frågor som ligger inom fullmäktiges ansvarsområde. För samtliga myndigheter regleras att ledningen ska besluta om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen samt åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll definieras i enlighet med förordningen om intern styrning och kontroll. Således avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. I denna process ska ingå momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. I motivtexten betonas att processen ska vara ändamålsenlig och anpassad efter myndighetens behov. Därtill ställs krav på att ledningen i årsredovisningen SAMMANFATTNING 2008/09:URF4 ska lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. Expertgruppen föreslår även ändringar i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och (rea-lagen) som innebär att kravet på riksdagsförvaltningen och att upprätta finansieringsanalys tas bort och att bestämmelsen om rätten att sälja lös egendom ändras till en rätt att överlåta lös egendom. Den senare ändringen är föranledd av biståndsverksamhet. För del föreslår expertgruppen en ändring av datumet för årsredovisningen från till . Därmed erhålls överensstämmelse med vad som gäller för övriga myndigheter under . Expertgruppen föreslår att bestämmelser om ledningens övergripande verksamhetsansvar och ledningens ansvar för arbetsordning, verksamhetsplan m.m. regleras i myndigheternas instruktioner, medan bestämmelser om internrevision och processen intern styrning och kontroll förs in i rea-lagen. Därmed erhålls ett i huvudsak sammanhållet och överskådligt regelverk som gäller för riksdagsförvaltningen, JO och och där gemensamma föreskrifter kan tas fram. För del samlas alla bestämmelser i riksbankslagen, och dessa har i huvudsak sina förebilder i rea-lagen. För myndigheter kommer det därmed att finnas en logisk, tydlig och sammanhängande ordning för myndighetsledningarnas instruktionsenliga ansvar och kraven på intern styrning och kontroll. De nya bestämmelserna föreslås träda i kraft . Myndigheten får besluta att överlåta annan lös egendom än sådan som anges i 25 och 27 §§, om egendomen inte längre behövs för myndighetens verksamhet eller blivit obrukbar eller om den inte anskaffats med statens medel. Expertgruppen har följande författningsförslag. 1 Förslag till lag om ändring i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och dels att nuvarande 3941 §§ ska betecknas 4446 §§, dels att 28 och 37 §§ ska ha följande lydelse, dels att det i lagen ska införas fem nya paragrafer, 3943 §§, samt närmast före 39 och 40 §§ nya rubriker av följande lydelse. 28 § Myndigheten får besluta att sälja annan lös egendom än sådan som anges i 25 och 27 §§, om egendomen inte längre behövs för myndighetens verksamhet eller blivit obrukbar eller om den inte anskaffats med statens medel. ning till för det senast ning till för det senast Årsredovisningen ska bestå av re- I årsredovisningen ska ledningen visionen skall även upprätta en fi- lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten är betryggande. FÖRFATTNINGSFÖRSLAG 2008/09:URF4 Intern styrning och kontroll Myndighetens ledning ska säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. I denna process ska ingå momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. Vid myndigheten ska det finnas en internrevision. En myndighet får samordna sin internrevision med en annan myndighet. Myndighetens internrevision ska utifrån en analys av verksamhetens risker självständigt granska om ledningens interna styrning och kontroll är utformad så att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör sitt verksamhetsansvar. Internrevisionen ska bedrivas enligt god sed för internrevision och internrevisorer. Myndighetens ledning ska besluta om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen samt åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. Denna lag träder i kraft . Bestämmelsen i 37 § tredje stycket tillämpas första gången för . I ska det finnas en revisionsenhet som leds av fullmäktige.Fullmäktiges revision ska vara inriktad på frågor som ligger inom fullmäktiges ansvarsområde.I ska det också finnas en internrevision. Direktionen ska besluta om riktlinjer och revisionsplan för internrevisionen samt åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser och rekommendationer. 2008/09:URF4 FÖRFATTNINGSFÖRSLAG 2 Förslag till lag om ändring i lagen (1988:1385) om riksbank Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (1988:1385) om riksbank dels att 9 kap. 2, 2 a och 4 §§ samt 10 kap. 3 § ska ha följande lydelse, dels att det i lagen ska införas en ny paragaf, 9 kap. 1 a §, av följande ly- dels att 10 kap. 1 a § ska upphöra att gälla. Direktionen ansvarar för verksam- heten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att hushållar väl med statens medel. Direktionen ska säkerställa att det vid finns en intern styr- ning och kontroll som fungerar på ett Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att fullgör de krav som framgår av för- I denna process ska ingå momenten riskanalys, kontrollåtgär- der, uppföljning och dokumentation. Vid huvudkontoret skall det finnas en revisionsenhet samt de övriga enheter som beslutar. Verksamheten vid revisionsenheten leds av fullmäktige. Fördelningen av ärenden mellan enheterna skall framgå av den arbetsordning som avses i 4 §. Bokföringsskyldigheten ska fullgöras i enlighet med god redovisningssed. Därvid ska i tillämpliga delar Europeiska riktlinje om den rättsliga ramen för redovisning och finansiell rapportering inom europeiska centralbankssystemet tillämpas.Varje år före ska direktionen till , och fullmäktige lämna en årsredovisning för det föregående räkenskapsåret. Fullmäktige ska till och lämna förslag till disposition av vinst.Årsredovisningen ska omfatta resultaträkning, balansräkning och en förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen ska innehålla en redogörelse för penning- och valutapolitiken samt för hur har främjat ett säkert och effektivt betalningsväsende. skall avse självständig granskning av analys av verksamhetens risker själv- kontroll och hur fullgör interna styrning och kontroll är utformad så att med Revisionen skall bedrivas i rimlig säkerhet fullgör de krav som enlighet med god sed för internrevi- framgår av 9 kap. 1 a § första styck- Internrevisionen ska bedrivas en- plan för sin verksamhet efter samråd ligt god sed för internrevision och Fullmäktige beslutar om arbetsordning i . Direktionen ska besluta om verksamhetsplan för . beslutar i övrigt i enskilda fall i frågor som rör anställda och uppdragstagare hos banken, om inte annat följer av lag eller beslut av eller av riksdagsförvaltningen. 3 § är bokföringsskyldig. Bokföringsskyldigheten skall fullgöras i enlighet med god redovisningssed. Därvid skall i tillämpliga delar Europeiska riktlinje om den rättsliga ramen för redovisning och finansiell rapportering inom europeiska centralbankssystemet tillämpas. före skall direktionen till , och fullmäktige avge redovisning för det föregående räkenskapsåret. Fullmäktige skall till och lämna förslag till disposition av vinst. Redovisningen skall omfatta resultaträkning, balansräkning, förvaltningsberättelse och en redogörelse för penning- och valutapolitiken samt för hur har främjat ett säkert och effektivt betalningsväsende. I årsredovisningen ska direktionen lämna en bedömning av om den interna styrningen och kontrollen vid Denna lag träder i kraft . Bestämmelsen i 10 kap. 3 § fjärde stycket tillämpas första gången för . FÖRFATTNINGSFÖRSLAG 2008/09:URF4 3 Förslag till lag om ändring i lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (2000:419) med instruktion för riksdagsförvaltningen att 2, 8, 15 och 18 §§ ska ha följande lydelse. annat inte är särskilt föreskrivet nat inte är särskilt föreskrivet 1. upprätta förslag till anslag på 1. upprätta förslag till anslag på och dess myndigheter m.m., dock inte 2. meddela föreskrifter för utarbe- 2. meddela föreskrifter för utarbe- tandet av förslag till anslag på stats- tandet av förslag till anslag på stats- budgeten för och dess budgeten för och dess tiva föreskrifter i övrigt för tiva föreskrifter i övrigt för och dess myndigheter utom Riksban- och dess myndigheter utom Riksban- ken och som inte ken och som inte ska meddelas av riksdagsstyrelsen enligt enligt 41 § lagen (2006:999) med 41 § lagen (2006:999) med ekonomi- m.m.för riksdagsförvaltningen, för riksdagsförvaltningen, Riksda- gens ombudsmän och Riksrevisio- 3.yttra sig över förslag till anslag på statsbudgeten och upprätta en sammanställning för var och en av myndigheter, utom , över de finansiella villkor som gäller för respektive myndighet med anledning av beslut om statsbudgeten, 4.handlägga frågor dels om arvoden och ersättningar till ledamöter och till företrädare i , dels om pensioner och andra förmåner till ledamöterna och deras efterlevande samt till företrädarna och deras efterlevande, 5.svara för frågor om löner och ersättningar till arbetstagare hos och dess myndigheter utom , och ombudsmän samt svara för frågor angående pensioner och andra förmåner till dessa arbetstagare och deras efterlevande, 6.ingå centrala kollektivavtal samt i övrigt utöva arbetsgivarens befogenheter enligt dessa när det gäller och dess myndigheter samt företräda och dess myndigheter som arbetsgivare i arbetstvister rörande kollektivavtal som har slutits av riksdagsförvaltningen samt 7.meddela de föreskrifter som behövs för tillämpningen av centrala kollektivavtal som riksdagsförvaltningen ingått, samt personaladministrativa föreskrifter i övrigt för och dess myndigheter utom . framföra sina synpunkter på förhand- framföra sina synpunkter på förhand- lingsfrågor som direkt berör respek- lingsfrågor som direkt berör respek- Styrelsen ansvarar inför för verksamheten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att riksdagsförvaltningen hushållar väl med statens medel. 2008/09:URF4 FÖRFATTNINGSFÖRSLAG får till envar av myndigheter överlämna handläggningen av en avtalsfråga som är av betydelse för myndigheten. att intern revision sker av förvalt- finns i lagen (2006:999) med ekono- självständig granskning av riksdags- för riksdagsförvaltningen, Riksda- gens ombudsmän och . kontroll och hur förvaltningen full- gör sina ekonomiska redovisnings- vas i enlighet med god sed för intern- efter samråd med . Styrelsen skall pröva om förvaltningens verksamhet bedrivs effektivt och i överensstämmelse med syftet för verksamheten. 2.målen för förvaltningens verksamhet, 3.förvaltningens årsredovisning, och förslag till budget för , 4. åtgärder med anledning av Riks- 4. åtgärder med anledning av Riks- revisionens rapporter över förvalt- revisionens rapporter över förvalt- ningens verksamhet och den redovis- ningens verksamhet och den redovis- ning som styrelsen skall lämna till ning som styrelsen ska lämna till enligt 7 §, enligt 7 §, 5. åtgärder med anledning av in- 5. föreskrifter som enligt denna lag 6. föreskrifter som enligt denna lag eller andra författningar får meddelas eller andra författningar får meddelas 7. riksdagsförvaltningens arbets- 6. riksdagsförvaltningens arbets- ordning och verksamhetsplan, 8. slutande av kollektivavtal med 7. slutande av kollektivavtal med avbrytande av annan förhandling än avbrytande av annan förhandling än förhandling i tvist om avtal, lockout förhandling i tvist om avtal, lockout eller annan stridsåtgärd samt andra eller annan stridsåtgärd samt andra förhandlingsfrågor som är av princi- förhandlingsfrågor som är av princi- piell natur eller har större ekonomisk piell natur eller har större ekonomisk betydelse eller är gemensamma för betydelse eller är gemensamma för och dess myndigheter, och dess myndigheter, fortlöpande följa upp och pröva förvaltningens verksamhet och konsekvenserna av de författningsföreskrifter och särskilda beslut som rör verksamheten samt vidta de åtgärder som behövs,4. beakta de krav som ställs på verksamheten när det gäller totalförsvaret, en ekologiskt hållbar utveckling, jämställdheten mellan kvinnor och män samt etnisk mångfald i arbetslivet. FÖRFATTNINGSFÖRSLAG 2008/09:URF4 9. anställning av biträdande riksdagsdirektör och chef för kammarkansliet, chef för utskottskansli, chef för , chef för administrativa avdelningen, chef för kommunikationsavdelningen, chef för internationella kansli, säkerhetschef och chef för , 10. frågor som avses i 4 §, 11. frågor som hänskjuts till styrelsen från rådet för ledamotsnära frågor samt 12. frågor som är av större vikt eller principiell betydelse eller som riksdagsdirektören hänskjuter till styrelsen. 8. anställning av biträdande riksdagsdirektör och chef för kammarkansliet, chef för utskottskansli, chef för , chef för administrativa avdelningen, chef för kommunikationsavdelningen, chef för internationella kansli, säkerhetschef och chef för , 9. frågor som avses i 4 §, 10. frågor som hänskjuts till styrelsen från rådet för ledamotsnära frågor samt 11. frågor som är av större vikt eller principiell betydelse eller som riksdagsdirektören hänskjuter till styrelsen. Riksdagsdirektören skall se till att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt. Det åligger riksdagsdirektören att 1.se till att riksdagsledamöternas, allmänhetens och andras kontakter med riksdagsförvaltningen underlättas genom en god service och tillgänglighet, genom information och genom ett klart och begripligt språk i förvaltningens skrivelser och beslut, 2.hushålla väl med de medel som ställs till förfogande för riksdagsförvaltningens verksamhet, 3. verka för att riksdagsförvaltningen genom samarbete med andra statliga myndigheter och på annat sätt tar till vara de fördelar som kan vinnas för staten som helhet, 4. fortlöpande följa upp och pröva förvaltningens verksamhet och konsekvenserna av de författningsföreskrifter och särskilda beslut som rör verksamheten samt vidta de åtgärder som behövs, 5. beakta de krav som ställs på verksamheten när det gäller totalförsvaret, en ekologiskt hållbar utveckling, jämställdheten mellan kvinnor och män samt etnisk mångfald i arbetslivet, 2008/09:URF4 FÖRFATTNINGSFÖRSLAG 6. verka för att förvaltningens organisation är utformad så att redovisningen, medelsförvaltningen och förvaltningen av övriga tillgångar samt förvaltningens verksamhet i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Denna lag träder i kraft . Bestämmelser om internrevision finns i lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och . FÖRFATTNINGSFÖRSLAG 2008/09:URF4 4 Förslag till lag om ändring i lagen (2002:1023) med instruktion för Härigenom föreskrivs i fråga om lagen (2002:1023) med instruktion för Riks- dels att 5 och 18 §§ ska ha följande lydelse, dels att det i lagen ska införas en ny paragraf, 4 a § med följande lydelse. samt inför för verksamhe- ten och ska se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att Riksrevisio- nen hushållar väl med statens medel. samt om verksamhetens organisa- samt om arbetsordning och verksam- tion, arbetsordning samt de ekonomi- hetsplan samt de ekonomi- och per-