frsrdg · GX04JO1 · 2009-11-12 00:00:00 — En samordnare måste ha goda kunskaper om verksamheten och framförallt om alla brukare för att kunna fungera som spindeln i nätet. Enhetschef fick i uppdrag att framföra detta till Nejad. Grunderna för att annan person än Nejad fick uppdraget som samordnare var som nämnts ovan strikt sakligt arbetsrelaterat och inte alls beroende eller orsakat av . Svaret från nämnden till ombudsmän () var baserat på den information som fanns från de närvarande vid mötet med Nejad . Stadsdelsdirektören, konsulten, biträdande avdelningschefen och enhetschefen har inte sett någon anledning att revidera det svaret. Nejad K. yttrade sig över remissvaret. I ett beslut anförde JO följande. I 2 kap. 1 § regeringsformen föreskrivs att varje medborgare gentemot det allmänna är tillförsäkrad yttrandefrihet, dvs. frihet att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Begränsning av yttrandefriheten får enligt 2 kap. 12 § regeringsfor- men ske endast genom lag eller, i vissa fall, genom annan författning. Någon sådan begränsning är dock inte aktuell i förevarande fall. Genom tryckfrihetsförordningens bestämmelser om meddelarfrihet ges ytt- randefriheten till viss del ett särskilt skydd. Enligt 1 kap. 1 § tredje stycket tryckfrihetsförordningen står det var och en fritt, om inte något annat är sär- skilt föreskrivet i förordningen, att lämna uppgifter och underrättelser i vilket ämne som helst till bl.a. författare och nyhetsredaktioner för offentliggörande 2 009 /1 0:JO1 i tryckta skrifter (meddelarfrihet). Motsvarande reglering för lämnande av uppgifter till bl.a. radio och tv finns i 1 kap. 2 § yttrandefrihetsgrundlagen. Lagregleringen om yttrandefrihet ger offentligt anställda samma skydd som alla andra medborgare. En offentligt anställd kan således fritt ge uttryck för sin uppfattning rörande den egna myndighetens verksamhet, såvitt tyst- nadsplikt inte gäller för uppgifterna. Det skydd för yttrandefriheten som regeringsformen ger är ett skydd gent- emot det allmänna. Skyddet innebär att en myndighet inte får ingripa vare sig formellt eller informellt mot någon för att han eller hon har använt sig av sin grundlagsstadgade rätt att yttra sig i massmedier eller på annat sätt ge uttryck för sin uppfattning. En myndighet får inte heller försöka motarbeta att den anställde använder sig av sina rättigheter. En offentlig arbetsgivare kan således inte genom generella uttalanden eller genom kritik i enskilda fall försöka påverka en arbetstagare i fråga om det sätt på vilket yttrandefriheten används. Detta gäller även i de fall en myndighet anser att arbetstagaren har lämnat felaktiga uppgifter. Myndigheten är i stället hänvisad till att på lämp- ligt sätt bemöta och rätta sådana uppgifter. Den som är anställd vid en myndighet har alltså rätt att, utan att behöva frukta att bli föremål för repressalier från myndighetens sida, offentligt fram- föra från arbetsgivarens uppfattning avvikande synpunkter på myndighetens organisation och verksamhet. Reglerna till skydd för yttrandefriheten fritar dock självfallet inte den anställde från skyldigheten att i arbetet lojalt rätta sig efter arbetsgivarens beslut och direktiv angående hur verksamheten ska be- drivas, oavsett vilken uppfattning han eller hon kan ha om dessa. Det kan först konstateras att de åsikter som Nejad K. framförde i radio- utsändningarna beträffande problem och missförhållan- den inom i ligger inom ramen för yttrandefrihetens område. Frågan är om företrädare för stadsdels- nämnden, till följd av de uttalanden som Nejad K. gjorde, har handlat på ett sådant sätt att det har inneburit en kränkning av hans yttrande- och meddelar- frihet. Arbetsgivaren kallade Nejad K. till ett möte som intervjun med honom sändes i radio. I remissvaret anges att ett syfte med mötet var att reda ut och lösa de problem som framkommit i den som Nejad K. hade gjort. Vidare anförs bl.a. att Nejad K. gavs möj- lighet att informera om den rådande arbetssituationen, vilken hade föranlett honom att göra sin anmälan. och har i sina inlagor däremot uppgett att det gjordes klart redan inledningsvis vid mötet att Nejad K:s inte skulle avhandlas, och att mötet i stället kom att handla om hans radiouttalanden. Av remissvaret framgår att ytterligare ett syfte med mötet var att diskutera vad som hade framförts i radio . Enligt nämnden beskrev en bi- trädande enhetschef hur hon hade uppfattat den information som lämnats av 2 009 /1 0:JO1 Nejad K. personligen, i och vad som för övrigt fram- kommit i radiosändningen. Nejad K. har för sin del beskrivit mötet som ett förhör och angett att han blev påhoppad angående vad han hade sagt i radio. Nämnden har i remiss- svaret beklagat att Nejad K. uppfattade det aktuella mötet på det sätt som han gjorde, men har inte lämnat några närmare uppgifter om vad som faktiskt sades från arbetsgivarens sida beträffande radioutsändningarna. har i sin inlaga uppgett att arbetsgivaren ansåg att Nejad K. hade kränkt pensionärerna och varit illojal mot verksamheten i och med att han yttrat sig i media, och att detta inte var acceptabelt. har lämnat en liknande beskrivning. Ord står således mot ord när det gäller frågan huruvida innehållet i Nejad K:s tidigare gjorda diskuterades vid mötet eller inte. Det är vidare inte klarlagt vad som sades beträffande Nejad K:s medverkan i ra- dioutsändningarna. Jag bedömer det inte som meningsfullt att utreda saken ytterligare. Det som har kommit fram ger dock underlag för följande uttalan- den från min sida. Det är i och för sig naturligt att en arbetsgivare, när det framkommer att en anställd är missnöjd med arbetsförhållandena, önskar ta upp en diskussion med den anställde om detta. Försiktighet är emellertid påkallad om en myn- dighet vill diskutera frågor som har direkt samband med vad den anställde har uttalat i media. Ett samtal mellan företrädare för myndigheten och den an- ställde får inte föras på ett sådant sätt att den anställde uppfattar det som en kränkning av hans yttrande- och meddelarfrihet. Det är ostridigt att de aktuella radioutsändningarna diskuterades vid mötet. Vidare råder det inte något tvivel om att såväl Nejad K. som och uppfattade det som att han blev kritiserad för att ha medver- kat i radio och för vad han då hade sagt. Med hänsyn till vad som har fram- kommit har jag förståelse för den uppfattningen. Enligt min mening har detta agerande i anledning av uttalanden i radio kränkt hans yttrande- och meddelarfrihet och agerandet föranleder därför kritik från min sida. Nejad K. har i en kompletterande inlaga bl.a. uppgett att han inte fick vika- riera som s.k. samordnare , och att han gavs besked om att orsaken var det som hände . Nämnden har i sitt senare remissvar förnekat att Nejad K:s påverkat valet av samordnare. Vad Nejad K. anfört i denna del ger inte underlag för antagande att skälet till att han nekades vikariatet var nämnda anmälan eller hans radio- uttalanden. Om arbetsgivaren av andra skäl har haft fog för sitt ställningsta- gande eller inte är en fråga av främst arbetsrättslig karaktär som inte lämpar sig för en prövning av JO. Jag finner mot den bakgrunden inte skäl att vidare uppehålla mig vid saken. Vad som har förevarit i övrigt ger inte anledning till något uttalande från min sida. Med den kritik som har uttalats avslutas ärendet. 2 009 /1 0:JO1 Initiativärende mot en kommun i anledning av att det på kommunens hemsida har angetts privata e-postadresser till vissa nämndledamöter. Fråga om rutiner för hantering av e- postmeddelanden som har skickats till sådana adresser, men som har tillställts nämndledamöterna i deras egenskap av befattningshavare vid myndigheten och vilka gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten (Dnr 5807-2007) I en anmälan till JO klagade . på kommun och på tre ledamöter i en av kommunens nämnder. Klagomålen avsåg dröjsmål med diarieföring av ett e-postmeddelande som hade skickats till ledamöterna på de e-postadresser som stod angivna på kommunens hemsida (JO:s ärende dnr 5231-2007). Ärendet avslutades genom beslut . Med anledning av vad som framkommit i nämnda ärende inhämtade JO vissa uppgifter från kommuns hemsida. Av uppgifterna framgick att förutvarande , samt (nuvarande ), Ungdoms-, kultur- och fritidsnämnden, förutvarande Familj-, individ- och arbetsnämnden (nuvarande ), och funktionshindrade, Bygg-, miljö- och hälsoskyddsnämnden samt Sam- hällstekniska nämnden i kommun på kommunens hemsida angav privata e-postadresser till vissa av nämndernas ledamöter, dvs. adresser som inte var knutna till kommunens, alternativt berörd nämnds, e-postadress. Mot den bakgrunden beslutade JO att på eget initiativ inleda ett ärende mot kommun (JO:s ärende dnr 5807-2007). Inom ramen för detta ärende anmodades Kommunstyrelsen i kommun att inhämta utredning och yttrande från de angivna nämnderna och att därefter, tillsammans med ett eget yttrande, ge in nämndernas yttranden till JO. Yttrandena skulle avse rutinerna för hantering av e-postmeddelanden som hade skickats till nämndledamöter på deras privata e-postadresser, men som tillställts dem i deras egenskap av befattningshavare vid myndigheten och som gällde ärende eller annan fråga som ankom på myndigheten. Yttrandena skulle särskilt belysa nämndernas möjlighet att med uppfyllande av det i tryckfrihetsförordningen grundlags- stadgade skyndsamhetskravet efterkomma framställningar om utlämnande av allmän handling avseende sådana e-postmeddelanden samt vilka rutiner som tillämpades för diarieföring av dessa meddelanden. Kommunstyrelsen lämnade som sitt remissvar ett yttrande undertecknat av styrelsens ordförande . I yttrandet redovisades sammanfatt- 2 009 /1 0:JO1 ningsvis innehållet i de yttranden som kommunen hade inhämtat från berörda nämnder. Därefter anfördes bl.a. följande. Utifrån detta kommer följande åtgärder att genomföras i kommunen: Handlingar som förtroendevalda får i egenskap av befattningshavare vid myndigheten och som gäller frågor som berör myndigheten ska diariefö- ras. De förtroendevalda får information om detta vid utbildning av kom- munens förtroendevalda. För att undvika att e-post inte blir registrerad anser förvaltningen att det är lämpligt att e-postadresser till förtroendevalda som kommunen presenterar på hemsidan, i annat informationsmaterial eller i kontakt med allmänheten är kommunala e-postadresser. Genom att använda kommunens e-post- adress kan man lätt lämna fullmakt till någon anställd att kolla inkomman- de post. Den inkommande posten hamnar då också på logglistor i kommu- nens system. Förvaltningen rekommenderar att de förtroendevaldas e-postuppgifter på hemsida m.m. ska vara ett av följande alternativ: -Egen e-postadress. -Nämndens myndighetsbrevlåda (varifrån registrator/nämndsekreterare kan vidarebefordra till förtroendevalda). -Ingen e-postadress alls. Kontakten får ske på annat sätt. Kommunstyrelsen gav in yttrandena från barnomsorgs- och förskolenämnden, grundskolenämnden, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, ungdoms-, kultur- och fritidsnämnden, familj-, individ- och arbetsnämnden, och funktionshindrade, bygg-, miljö- och hälsoskyddsnämnden samt samhällstekniska nämnden. , grundskolenämnden, gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, ungdoms-, kultur- och fritidsnämnden, familj-, individ- och arbetsnämnden samt och funktionshindrade anförde följande. Handlingar som nämndledamöter får i egenskap av befattningshavare vid myndigheten och som gäller frågor som berör myndigheten ska diarieföras av nämndens registrator/nämndsekreterare. Detta gäller oavsett om handlingen lämnats direkt i handen, skickats som e-post eller vanligt brev. Nämndens ledamöter har fått information om detta vid utbildning av kommunens förtro- endevalda. På kommunens hemsida anges e-postadresser till ordföranden, vice ordfö- randen och oppositionsledaren i [respektive nämnd]. Nämndsekreteraren diarieför e-post som kommer till dessa adresser när hon får kännedom om dem. För att underlätta hanteringen av e-post till förtroendevalda och för att mi- nimera risken för att handlingar inte blir registrerade föreslår [nämnderna] att de förtroendevalda använder en egen e-postadress. Nämndsekrete- raren kan då vid behov få fullmakt att hjälpa till att öppna inkommande post. I övrigt informeras nämndledamöterna om vikten av att lämna handlingar till nämndsekreteraren för diarieföring. 2 009 /1 0:JO1 Bygg-, miljö- och hälsoskyddsnämnden anförde följande. E-post används i mycket stor utsträckning jämfört med tidigare vilket medför att nya arbetssätt smyger sig på oss, och då finns risk att tillämpning- en brister innan formerna hittas. JO har med anledning av en tidigare händelse ombett kommunen att reda ut hur e-post hanteras och särskilt avseende för- troendevalda som använder sina privata mejllådor i sitt ämbete. Problemet med handlingar som lämnas direkt till förtroendevalda, och som kanske inte blir registrerade, är i första hand ett informations- och utbild- ningsproblem. Förutom e-post kan ju förtroendevalda få handlingar i pappers- format, både med posten och direkt i handen när de träffar folk. Om en förtroendevald fått ett e-brev som ska diarieföras ska dessa skynd- samt vidarebefordras till myndighetsbrevlådan . På samma sätt ska pappersbaserade handlingar inlämnas till bygg- och miljökon- toret för att föras upp på postlistan och/eller diarieföras. Denna information ges till politiker vid olika informationstillfällen och i utbildningar. Det per- sonliga ansvaret för att följa det regelverk som finns kring offentlighet och sekretess kvarstår oavsett i vilken form meddelanden eller handlingar kom- mer. För medborgare och andra som vill söka kontakt med kommunen och dess förtroendevalda uppfattas det sannolikt som mer trovärdigt om kommunens e-postsystem används, men det är inte fel av politikerna att nyttja annan e-postlåda. Det underlättar att använda kommunens e-postsystem för att undvika att e-post till politiker inte blir registrerad. Vidare är det olämpligt att man an- vänder sin privata e-postbrevlåda som adress i kommunens information och kontakter med allmänheten. Genom att använda kommunens e-postadress kan man lätt lämna fullmakt till någon anställd att hjälpa till med att kolla inkommande post och avgöra vad som ska föras upp på postlistan alternativt diarieföras. Bygg- och miljö- kontoret rekommenderar att förtroendevalda i första hand nyttjar kommunala e-postadresser eller myndighetens brevlåda, . Samhällstekniska nämndens ledamöter får e-post, post och skrivelser på kommunens adress och till hemadresser. Det är ledamoten själv som måste lämna skrivelser vidare till nämndens kansli vid samhällsbyggnadskontoret för registrering. Det förekommer regelbundet att ledamöter får skrivelser och e-post från medborgare i sin egenskap av befattningshavare vid myndighet. Materialet lämnas då vidare för registrering. Information av arten meddelande, att jämfö- ras med ett telefonmeddelande, noteras sällan och lämnas heller inte vidare. Varje ledamot har vid möten och olika former av politikerutbildningar fått information om hur alla former av post ska hanteras. Samhällsbyggnadskontoret som svarar för nämndens kansli registrerar in- kommande ärenden alla vardagar. Postlistor, skrivelser m.m. kan oftast läm- nas ut som förfrågan inkom. Mer omfattande material finns under kontorstid tillgängligt på kansliet. E-post som skickats till förtroendevaldas hemadress kan enklast skickas vidare till för registrering. Vanlig post eller inlämnade skrivelser lämnas av ledamoten till samhällsbyggnadskonto- rets administration som ser till att handlingarna registreras. All post som sänds till ledamöter kan ta att få del av eftersom flertalet förtroende- valda är lekmän och inte stundligen har kontakt med kommunen. 2 009 /1 0:JO1 Ledamöter rekommenderas att välja en e-postadress och undvi- ka att uppge privata adresser på kommunens hemsida eller ta emot e-post på sin privata e-postadress. Genom att kommunens adresser nyttjas undviks risken för att post inte kontrolleras och tiden för vidareförmedling sparas in. Det så kallade skyndsamhetskravet uppfylls som regel. I ett beslut anförde JO följande. Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt 2 kap. 3 § TF är en handling all- män om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Med handling förstås enligt 2 kap. 3 § första stycket TF inte endast kon- ventionella handlingar på papper, utan även upptagning som kan läsas, av- lyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Av para- grafens andra stycke framgår att en sådan upptagning anses förvarad hos myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. För en sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling gäller dock sär- skilda regler. Enligt huvudregeln i 2 kap. 6 § TF anses en handling vara inkommen när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. I fråga om upptagning som avses i 2 kap. 3 § första stycket TF gäller i stället att den anses inkommen till myndighet när annan har gjort den tillgäng- lig för myndigheten på det sätt som anges i 2 kap. 3 § andra stycket TF. Brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid myndighet anses som allmän handling, om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten och ej är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning (2 kap. 4 § TF). En handling som enligt denna bestämmelse är att anse som allmän, har denna egenskap oavsett om den har anlänt till myndighetens lokaler eller tillställts en befattningshavare vid myndigheten på annat sätt, t.ex. på dennes privata adress. När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet ska handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet (15 kap. 1 § första stycket sek- retesslagen, 1980:100). I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprät- tats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således endast handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller andra handlingar har myndigheten att 2 009 /1 0:JO1 själv avgöra om registrering ska ske eller om det alternativa tillvägagångssät- tet ska väljas. När myndigheten har bestämt sig för ett av systemen måste emellertid detta tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten. Om särskilda skäl föreligger får regeringen föreskriva undantag från regi- streringsskyldigheten i fråga om handlingar av visst slag som hos myndighet förekommer i betydande omfattning (15 kap. 1 § andra stycket sekretessla- gen). Sådana föreskrifter finns i 5 § sekretessförordningen (1980:657) och innebär bl.a. att en socialnämnd inte behöver registrera sekretessbelagda handlingar som hör till enskildas personakter. Bestämmelsen i 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen om att allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål innehåller inte någon bestämd tids- gräns. JO har emellertid i tidigare beslut (se bl.a. JO:s ämbetsberättelse 2007/08 s. 565) uttalat att det ligger i sakens natur att registreringen ska ske så snart det är praktiskt möjligt. För en handling som kommer in till en myn- dighet med post ligger det närmast till hands att registrering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. För handlingar som ges in till myndighe- ten på annat sätt är det önskvärt att de diarieförs i nära anslutning till ingivan- det. I normalfallet bör registrering ske senast . Det förhållandet att en försändelse är ställd till t.ex. en nämndledamot per- sonligen befriar inte från registreringsskyldigheten. Genom registreringen ges den enskilde möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som finns hos en myndighet. Om handlingen inte registreras eller om registreringen fördröjs inskränks allmänhetens möjlighet till insyn i myndighetens verksamhet. Att handlingar registreras är dessutom en nödvändig förutsättning för arbetets behöriga gång hos myndigheterna. Enligt 2 kap. 12 TF ska en allmän handling som får lämnas ut som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling har rätt att mot fastställd avgift få en avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden härav är att besked i en utlämnandefråga bör lämnas som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröj- ning är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den ef- terfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. En begäran om att få ta del av en allmän handling ska enligt 2 kap. 14 § TF göras hos den myndighet som förvarar handlingen. 2 009 /1 0:JO1 Angivande av privata e-postadresser till nämndledamöter på kommunens hemsida och hantering av e-postmeddelanden som har skickats till sådana adresser Myndigheter ska uppfylla högt ställda krav på tillgänglighet och tillmötesgå- ende. Myndigheter har därför ålagts en skyldighet att bl.a. göra det möjligt för enskilda att kontakta myndigheterna med hjälp av telefax och elektronisk post (5 § förvaltningslagen, 1986:223). Skyldigheten innebär inte något åliggande för myndigheten att göra det möjligt för enskilda att skicka e-post till de en- skilda tjänstemännen, utan endast till myndigheten som sådan (se prop. 2002/03:62 s. 11). Användningen av e-post vid en myndighet måste naturligtvis ske med be- aktande av de regler som gäller för hantering av allmänna handlingar. JO har i tidigare beslut, se t.ex. JO:s ämbetsberättelse 2002/03 s. 497, uttalat att detta innebär bl.a. att om befattningshavare har egna e-postadresser hos en myn- dighet måste myndigheten ha rutiner som säkerställer att innehållet i befatt- ningshavarens e-postbrevlåda är tillgängligt för myndigheten även under befattningshavarens frånvaro. Myndigheters rätt att ta del av vanliga postför- sändelser som adresserats direkt till befattningshavare grundas normalt på fullmakt från befattningshavaren. Ett sådant system är lämpligt även beträf- fande e-post. I samband med att utredningen i förevarande ärende inleddes tog jag del av uppgifter på kommuns hemsida. För varje nämnd fanns det på hemsidan en länk med information om bl.a. respektive nämnds an- svarsområde och kontaktuppgifter. Ett flertal av nämnderna angav där privata e-postadresser till vissa av nämndernas ledamöter, dvs. adresser som inte var knutna till kommunens, alternativt berörd nämnds, e-postadress. Som framgår ovan kan ett e-postmeddelande som har skickats till en be- fattningshavare på dennes privata e-postadress utgöra en allmän handling om de i 2 kap. 4 § TF angivna förutsättningarna är uppfyllda. I de fall ett medde- lande är att anse som en allmän handling åligger det myndigheten att iaktta de omhändertagandekrav som följer av 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen. Att till myndigheten inkomna allmänna handlingar omhändertas i enlighet med nämnda bestämmelse ligger inte enbart i den enskilde avsändarens intresse, utan är en förutsättning för att utomstående ska kunna få vetskap om att handlingarna har getts in till myndigheten.