frsrdg · GX04JO1 · 2009-11-12 00:00:00 — Registreringen fyller därför en mycket viktig funktion i allmänhetens och massmediernas insyn i och kontroll av den offentliga verksamheten. Vidare kan en enskild vilja påkalla prövning av om ett meddelande som har inkommit till den privata e-postbrevlådan utgör en allmän och offentlig handling. En sådan prövning, som ska ske skyndsamt, fordrar naturligtvis att handlingen är tillgänglig för myndigheten. I det aktuella ärendet uppkommer frågor om kommuns rutiner för hantering av e-postmeddelanden som har skickats till nämndledamöterna på de på kommunens hemsida angivna privata e-postadresserna, men som har tillställts dem i deras egenskap av befattningshavare vid myndigheten och som gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten. 2 009 /1 0:JO1 Enskilda måste kunna utgå från att meddelanden som skickas till en på kommunens hemsida angiven e-postadress hanteras med beaktande av de regler som gäller för hantering av allmänna handlingar. För att detta ska vara möjligt krävs det att berörda befattningshavare varje vardag kontrollerar sin privata e-postbrevlåda och utan dröjsmål gör aktuella meddelanden tillgängli- ga för myndigheten. Den enskilde befattningshavaren måste således omgåen- de ta ställning till om ett inkommet meddelande är att betrakta som en allmän handling enligt bestämmelsen i 2 kap. 4 § TF. I vilken utsträckning medde- landen som skickas till de privata e-post-adresserna är att anse som allmänna handlingar har inte framkommit. Jag kan därför inte bedöma vilken arbets- börda detta leder till för berörda befattningshavare. Redan det förhållandet att befattningshavare varje vardag, dvs. även under t.ex. sommarsemestrar, måste bevaka den privata e-postbrevlådan torde dock kunna upplevas som betung- ande. Det finns enligt min bedömning en uppenbar risk för att allmänna hand- lingar som har inkommit till befattningshavares privata e-postbrevlådor vida- rebefordras till kommunen först efter det att har förflutit eller att de över huvud taget inte överlämnas dit. Mot den bakgrunden anser jag inte att det är lämpligt att en kommun, på det sätt som här skett, på sin hemsida anger privata e-postadresser till befattningshavare i kommunen. En myndighet bör i stället agera så att enskilda, som vill kontakta myndigheten via e-post i ären- den eller andra frågor som ankommer på myndigheten, använder sig av en adress som är knuten till myndighetens e-postadress. Med de ovan gjorda uttalandena avslutas ärendet. Brister i en nämnds diarieföring. Fråga om bl.a. att vissa felaktiga uppgifter i diariet raderats i stället för att rättas (Dnr 4639-2007) ., ledamot av Kommunstyrelsen i , kom in till JO med en anmälan mot i , jämte bilagor. Anmälan rörde bl.a. en fråga om diarie- föring av protokoll från två styrelsemöten i en projektgrupp, Arena borg. kom . in med ytterligare en skrivelse och bilagor. JO inhämtade vissa handlingar från barn- och ungdomsförvaltningen. Fö- redraganden inhämtade upplysningar vid telefonsamtal med barn- och ung- domschefen och förvaltningssekreteraren vid förvaltningen. Därefter upprättade föredraganden en promemoria, i vilken anfördes bl.a. följande. 2 009 /1 0:JO1 . har kommit in till JO med en anmälan mot i (BuN). Anmälan rör bl.a. en fråga om diarieföring av protokoll från två styrelsemöten i en projekt- grupp, Arena (projektstyrelsemöte nr 4 och nr 5). Av en till anmälan fogad kopia av en postlista, daterad , framgår att de båda protokollen kom in till förvaltningen . De regi- strerades som händelser med s.k. Hid-nummer 2007.1451 och 2007.1452 och fördes till nämndens ärende nr 2007/21. I ett s.k. ärendekort avseende det ärendet, som är utskrivet , finns emellertid de aktuella protokollen inte upptagna som i ärendet ingående handlingar. JO har inhämtat vissa handlingar från förvaltningen. Undertecknad före- dragande har vidare inhämtat upplysningar vid telefonsamtal med förvalt- ningsassistenten och barn- och ungdomschefen vid förvaltningen. Därvid har det framkommit att de aktuella händelserna med Hid-nummer 2007.1451 och 2007.1452, som registrerades , makulera- des eftersom de bedömdes som felaktigt införda. som händelserna var registrerade syntes de i ärendebladet [rätteligen ärendekortet, JO:s anmärkning] för ärende nr 2007/21. Om ett ärendeblad numera skrivs ut går det emellertid inte att se att de felaktiga registreringarna gjordes. Såvitt undertecknad bedömer, vilket bekräftade vid mitt samtal med henne, torde skälet till detta vara rent datatekniskt. Systemet är programmerat så att det, en begäran om utskrift av ett ärendeblad görs, endast sammanställer samtliga befintliga händelser som är knutna till det ärendenummer som begäran avser. Det framkom dock att om en sökning görs direkt på de aktuella Hid-numren, går det att få fram uppgift om att de är makulerade. . har kommit in med ytterligare en skrivelse och bilagor. Med detta vill han lyfta fram fler frågor knutna till nämndens ärende nr 2007/21 Arena . I denna del framkommer av handlingarna bl.a. följande. A.Den 17 augusti 2007 har BuN:s ordförande beslutat att teckna ett avtal med . har daterat en uppdragsbekräftelse. Den handlingen har vidimerats av BuN:s ordförande . Handlingen har in- komststämplats och diarieförts vid BuN . B.Den 1 augusti 2007 har konsultfirman daterat en beställningsbekräftelse. Bekräftelsen är ställd till såsom beställare. Handlingen har skrivits under av utan angivande av datum för underskriften. Handlingen är inkomststämp- lad och diarieförd vid BuN . C.En offert från och Marknads koordinering är daterad [rätteligen , JO:s anmärkning]. Handlingen har godkänts av kommunchefen . har handlingen inkomststämplats och diarieförts dels vid kommunstyrelsen, dels vid BuN. 2 009 /1 0:JO1 Frågor som bör remitteras till bör anmodas att inkomma med utredning och yttrande över följande frågeställningar. 1.Nämnden bör redovisa sin syn på frågan huruvida det av ärendebladet i BuN:s ärende nr 2007/21 borde framgå att de registreringar som gjordes i ärendet , med Hid-nummer 2007.1451 och 2007.1452, har tagits bort. 2.Av 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen, TF, framgår att handling är allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. I 2 kap. 6 § första stycket TF anges att handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. I 15 kap. 1 § sekretesslagen (1980:100) stadgas bl.a. följande. När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet ska handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlå- tas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan faststäl- las om handling har kommit in eller upprättats. Bestämmelsen i 15 kap. 1 § sekretesslagen om att allmän handling ska registreras utan dröjsmål är inte definierad i bestämda tidstermer. Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen ska ske så snart det är praktiskt möjligt. För handlingar som inkommer till en myndig- het med post ligger det närmast till hands att registrering följer i ome- delbar anslutning till själva postöppningen. 2.1I avsnittet närmast ovan har under punkterna AC redogjorts för tre handlingar, som har kommit in till BuN och registrerats där. Registre- ringen synes i dessa fall ha dröjt längre än lagen förutsätter. Nämnden bör besvara om så varit fallet och i förekommande fall redovisa skä- len för detta. I en remiss anmodades barn- och ungdomsnämnden att inkomma med utred- ning och yttrande i enlighet med vad som framgick av promemorian. Nämn- den lämnade som sitt svar ett tjänsteutlåtande, undertecknat av barn- och ungdomschefen , i vilket anfördes bl.a. följande (åberopade bilagor har här uteslutits, JO:s anmärkning). Hid-nummer 2007.1451 och 2007.1452 bedömdes vara arbetsmateri- al och är därför inte att betrakta som allmän handling. Nämnden bedömer därför att det inte behöver framgå av ärendebladet att nämnda Hid-nummer tagits bort, dock kan nämnda Hid-nummer eftersökas som enskild handling varvid det framgår att handlingen är makulerad. Nämnden hänvisar även till Kammarrättens i beslut mål nr 5867-07 betr allmän handling. bedömer att registrering skett så fort det var praktiskt möjligt. ser dock för egen del att diarieföring har dröjt. En översyn kommer därför att genomföras för att förbättra och säkra rutiner kring handläggning och diarieföring. 2 009 /1 0:JO1 . kommenterade remissvaret. Han inkom även med andra inlagor i vilka han bl.a. framförde fler synpunkter beträffande barn- och ungdoms- nämndens formella handläggning av ärendet Arena . I ett beslut anförde JO följande. Frågan om det borde ha framgått av ärendekortet att två tidigare införda poster hade tagits bort inkom till förvaltningen två handlingar som utgjordes av protokoll från projektstyrelsemöten. De registrerades som inkomna allmänna handlingar med s.k. Hid-nummer 2007.1451 och 2007.1452 under nämndens ärende nr 2007/21, Arena . senare, , togs båda registreringarna bort. Skälet var att förvaltningen bedömde att de aktuella protokollen inte var allmänna handlingar och att registreringarna således var felaktiga. Om ett ärendekort för det aktuella ärendet togs fram ur systemet efter framgick inte att de två tidi- gare införda posterna hade tagits bort. Som jag har förstått det beror det på att förvaltningens datasystem har inlagt som rutin när ett ärendekort tas fram, att endast befintliga Hid-poster som är kopplade till det aktu- ella ärendenumret sammanställs och syns på ärendekortet. Eventuella bort- tagna Hid-poster visas inte. Kammarrätten i har i en dom (mål nr 5867-07), som rörde en begäran från . om att få ta del av bl.a. de aktuella protokollen, funnit att protokollen var att betrakta som arbetsmaterial och således inte utgjorde allmänna handlingar. Det finns inte skäl för mig att anlägga några synpunkter på den bedömningen. Registreringsskyldigheten enligt 15 kap. 1 § sekretesslagen omfattar endast allmänna handlingar. Efter- som protokollen inte var allmänna har jag i och för sig inte något att anmärka mot att förvaltningen bedömde att uppgifterna om de aktuella registreringarna var felaktiga. Ärendekortet är emellertid i sig en allmän handling. Ärendekortet är att be- trakta som ett s.k. diarium i tryckfrihetsförordningens mening. Ett diarium blir en allmän handling redan när det har färdigställts för införande av uppgif- ter (2 kap. 7 § andra stycket 1 tryckfrihetsförordningen). I samma stund som en registrering görs i datasystemet om en inkommen handling i ett visst ären- de, blir det berörda ärendekortet att anse som upprättat i denna del (jfr , Offentlighetsprincipen, 7:e uppl., s. 91 f.). Till begreppet allmän handling är kopplat viktiga rättsverkningar som av- ser allmänhetens insyn och kontroll av myndigheternas verksamhet. En sådan handling kan därför inte utan vidare ändras. Självfallet får och ska en felaktig uppgift rättas. En felaktig uppgift får dock inte raderas bort. Den felaktiga uppgiften ska vara fullt läsbar även efter rättelsen. Detta gäller såväl som dataförda register (se bl.a. KU 1982/83:12 s. 22 och JO:s ämbetsberättel- se 1993/94 s. 304). 2 009 /1 0:JO1 Att några uppgifter om de aktuella Hid-posterna inte syntes på ärendekort som skrevs ut efter att posterna hade tagits bort, är enligt min mening att jämställa med att uppgifterna hade raderats från den allmänna handling som ärendekortet utgör. Att det i och för sig var möjligt att få fram uppgift om posterna genom att söka i systemet direkt på respektive Hid-nummer saknar avgörande betydelse i detta avseende. En korrekt hantering från nämndens sida hade varit att rätta de felaktiga uppgifterna, t.ex. genom att vid respekti- ve post ange i en tillagd, daterad och signerad rättelsemening att posten var felaktigt införd. Nämnden bör således se till att det i dess datasystem läggs in rutiner som möjliggör att felaktiga uppgifter i diariet rättas i stället för att raderas. Frågan om diarieföring av en uppdragsbekräftelse, en beställningsbekräftelse och en offert borde ha skett Av 2 kap. 6 § tryckfrihetsförordningen framgår att en handling är att anse som inkommen, och därmed allmän, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda. Enligt huvudregeln i 15 kap. 1 § sekretesslagen ska allmän handling som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således bara handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan myndigheterna välja mellan att antingen registrera dem eller hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. När myndigheten har bestämt sig för ettdera sy- stemet måste det emellertid tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten. Om det t.ex. har bestämts att allmänna handlingar tillhörande vissa ärendeslag ska registreras krävs det att alla allmänna handlingar som hör till sådana ären- den verkligen diarieförs. Bestämmelsen i 15 kap. 1 § sekretesslagen om att allmän handling ska re- gistreras utan dröjsmål innehåller inte någon bestämd tidsgräns. Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen ska ske så snart det är praktiskt möjligt. Genom registreringen ges den enskilde möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som finns hos en myndighet. För en handling som kommer in till en myndighet med post ligger det närmast till hands att regi- strering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. För handling- ar som inges till myndigheten på annat sätt är det önskvärt att de diarieförs i nära anslutning till ingivandet. I normalfallet bör registrering ske senast påföl- jande arbetsdag. I den ovan refererade promemorian har under punkterna AB redogjorts för två handlingar, en uppdragsbekräftelse och en beställningsbekräftelse, som skickades från utomstående till befattningshavare vid barn- och ung- domsnämnden. Under C har redogjorts för en handling, en offert, som skicka- des från en utomstående till kommunchefen . 2 009 /1 0:JO1 uppenbart bedömts som tillhörande både kommunstyrelsens och barn- och ungdomsnämndens verksamhet. De aktuella handlingarna blev allmänna när de kom respektive befatt- ningshavare till handa. Det framgår inte i något fall närmare vid vilken tid- punkt så skedde, men det är rimligt att utgå från att handlingarna inkom i relativt nära anslutning till det datum som respektive handling är daterad. Med den utgångspunkten kan det konstateras att det dröjde alltför länge från att handlingarna inkom och blev allmänna till att de registrerades i barn- och ungdomsnämndens diarium. har i sitt yttrande medgett att registreringen i dessa fall dröjde men har inte närmare angett vad det berodde på. Däremot har nämnden uppgett att registreringen skedde så snart det var praktiskt möjligt. Med utgångspunkt från nämndens svar gör jag antagandet att en orsak till dröjsmålen är att de aktuella handlingarna inte hade ställts till nämnden och därmed inte passerade registratorsfunktionen när de kom in till myndigheten. Handlingarna kom in direkt till enskilda befattningshavare som möjligen inte hade klart för sig vikten av en snar registrering eller hur de skulle förfara för att möjliggöra detta. Nämnden måste således skapa klara rutiner beträffande hur befattningshavare ska hantera en allmän handling, som kommer in direkt till honom eller henne, så att diarieföring kan ske utan dröjsmål. Jag utgår från att den frågan har ingått i den översyn av rutinerna på området som nämnden i remissvaret har förutskickat att den skulle vidta. . har inkommit med klagomål beträffande nämndens handläggning av två framställningar om att få ta del av allmänna handlingar. Dessa klagomål behandlas inom ramen för JO:s ärende med dnr 4449-2008. Vad som i övrigt har förekommit ger inte anledning till något uttalande från min sida. Med den kritik som framgår av det som har anförts avslutas ärendet. Beslut i två fall som rör () handläggning av ärenden om utlämnande av allmänna handlingar, m.m. Begäran om att få ta del av forskningsdokumentation tillhörande en doktorands pågående arbete (I) (Dnr 4609-2007) . framförde i en anmälan, som kom in till JO , klagomål mot SLU angående handläggningen av ett ärende om utlämnande av allmänna handlingar. 2 009 /1 0:JO1 Av anmälan och därtill fogade handlingar framgick i huvudsak följande. . begärde i en skrivelse att få ta del av viss närma- re angiven forskningsdokumentation tillhörande doktoranden S.H:s pågående arbete. I skrivelsen, som även innehöll ett flertal frågor, framhöll . att det var angeläget att han omgående bereddes möjlighet att ta del av materia- let. Han anförde att han, för det fall det skulle underlätta hanteringen av det efterfrågade materialet, kunde samtycka till att dokumentationen dukas upp hos registrator för genomgång. I ett e-postmeddelande till universitetsjuristen anförde . bl.a. att han ac- cepterar inte vidare dröjsmål i ärendet och hemställer härmed om formella beslut med besvärshänvisning. I en skrivelse , ställd till , anförde . bl.a. att han i sin begäran utgick från och alltjämt utgår från att de efterfrågade handlingarna torde vara allmänna hand- lingar och omfattas av offentlighetsprincipen. Vidare anförde han att om SLU var av den uppfattningen att han inte kunde utbekomma handlingarna och svarsbeskeden emotsåg han besvärshänvisning. I en skrivelse , ställd till universitetsdirektör , redogjorde . för omständigheterna och framförde återigen sitt krav att SLU skulle tillmötesgå hans hemställan att utbekomma begärda handlingar, eller medde- la mig besvärshänvisning. Handläggaren vid JO:s expedition inhämtade vid ett telefonsamtal den 8 no- vember 2007 vissa upplysningar från universitetsjuristen , som uppgav bl.a. följande. Fram till dess att den aktuella avhandlingen lämnas till tryck är vissa delar av det material som har begärts ut att betrakta som arbets- material, dvs. ännu inte allmänna handlingar. Eftersom detta, vid tiden för utlämnandebegäran, skulle ske , ansågs det onö- digt att fatta ett avslagsbeslut med besvärshänvisning. Därefter anmodades rektor för SLU att inkomma med utredning och ytt- rande över vad som framfördes i anmälan till JO. I remissvaret, som under- tecknats av rektorn och universitetsjuristen , föredragande, anfördes följande (i yttrandet omnämnd bilaga har här utelämnats; JO:s anmärkning). ., och hans klient [ ], har från SLU begärt att få del av en stor mängd handlingar. En del av dessa handlingar har varit allmänna handlingar då . begärde att få del av dem. En del av handlingarna har inte varit allmänna handlingar då de efter- frågades. En stor del av de handlingar som är allmänna har inte kunnat lämna ut, då det rört sig om material som en doktorand behövt för att slutföra sina doktorandstudier och avsluta skrivandet av sin doktorsavhandling. Uni- versitetsjurist har i telefonsamtal meddelat att doktoranden inte har kunnat avvara handlingarna förrän doktoranden disputerat. Att utlämna handlingarna skulle ha stört arbetets behöriga gång. De handlingar som har kunnat utlämnas utan att det inverkat menligt på doktorandens arbetssituation, har . fått del av i form av kopior. Det har bl.a. rört sig om samman- ställningar över utbetalda forskningsbidrag för olika personer, sammanträdes- 2 009 /1 0:JO1 protokoll, doktorandens studieplan, anställningshandlingar för doktorandens huvudhandledare och etiska tillstånd. En del av de handlingar . har begärt att få del av har inte varit all- männa handlingar när de efterfrågades men skulle bli allmänna i och med att doktorandens avhandling färdigställdes. Det rör sig om veten- skapliga artiklar som ännu inte var publicerade när . begärde att få del av dem. Universitetsjurist har i telefonsamtal meddelat att en del av de utbegärda handlingarna inte var allmänna handlingar . Dessa hand- lingar blev allmänna handlingar då doktorandens avhandling lämnades till tryckeri för tryckning. Så fort avhandlingen hämtats från tryckeriet, skickades ett exemplar var till . och hans klient [ ]. De fick alltså del av handlingarna när de blivit allmänna och inte längre betraktades som arbets- material. SLU har medvetet valt att inte ge . besvärshänvisning, då de hand- lingar han efterfrågat snart skulle bli allmänna och kunna lämnas ut. Dokto- randen, vars arbete det hela rör sig om, disputerade . Veckan därpå bjöd SLU skriftligen in . till visning av de efterfrågade handlingarna (se bifogat dokument). Denna visning skulle ordnas . meddelade . SLU att han och övriga intressenter inte hade möjlighet att komma till SLU . SLU ordnade istället visning av materialet . De efterfrågade handlingarna består av ett omfattande material och perso- nal behöver närvara för att hjälpa till med visningen. Särskild utrustning be- höver t.ex. lånas in för att man ska kunna ta del av allt material och inte bara av det skriftliga materialet. Den personal som kan handha utrustningen är ofta upptagen av schemalagd undervisning av studenter. Materialet består bl.a. av minst 50 dvd-band där man filmat försök med massage av råttor, pärmar och rådata på flera olika hårddiskar. SLU bedömde att det var nödvändigt att minst en tjänsteman närvarade vid visningen av materialet på grund av den infekterade situation som uppstått mellan . och hans klient å ena sidan och doktoranden och doktorandens nya handledare å andra sidan. SLU har också bedömt att det förelåg en risk för att handlingar skulle bortföras eller förstöras, vilket enligt uppgift har skett . . kommenterade remissvaret och gav in kompletterande handlingar. Han anförde bl.a. följande. Han har inte fått något besked från universitets- juristen om att efterfrågat material inte kunde lämnas ut på grund av att dok- toranden behövde materialet för att slutföra sina doktorandstudier. De förhål- landen som SLU gör gällande, som behov av stora personella resurser för att efterfrågat material skulle kunna uppvisas, är oriktiga och verklighetsfräm- mande. SLU tillställde honom vissa handlingar, men detta skedde först efter det att han hade gjort sin anmälan till JO och informerat SLU:s rektor om saken. Under genomgången av det uppvisade materialet uppgav doktorandens huvudhandledare att hon inte kände till hans skrivelser i ärendet. Allt material som han hade begärt att få ta del av hade därför inte tagits fram. . kom även in med en kompletterande anmälan och begärde att JO skulle utreda de personliga samt forsknings- och förvaltningsmässiga förhål- landen som låg till grund för SLU:s remissvar till JO. I ett beslut anförde JO följande. 2 009 /1 0:JO1 Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingar och offentlighet för sådana handlingar finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Där regleras även primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Med handling förstås, enligt 2 kap. 3 § första stycket TF, framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förva- ras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Av 2 kap. 12 § TF framgår att en allmän handling som får lämnas ut dvs. som inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift ska tillhandahållas den som öns- kar ta del av handlingen. Denne har enligt 2 kap. 13 § TF även rätt att mot fastställd avgift få en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran ska behandlas skyndsamt.