frsrdg · GW04RRS17 · 2009-01-21 00:00:00 — styrelses redogörelse angående Kasernen Fastighetsaktiebolag har granskat Kasernen Fastighetsaktiebolag. Resultatet av granskningen har redovisats i rapporten (RiR 2008:25). granskning visar att regeringen inte kan säkerställa att statens intressen har tillgodosetts i Kasernen Fastighetsaktiebolags verksamhet. Regeringen har inte följt verksamheten tillräckligt och borde enligt ha varit mer aktiv bl.a. när det gäller att följa bolagets utveckling och se över de ekonomiska målen för verksamheten. riktar också kritik mot Kasernen för bristande insyn i verksamheten och otillräcklig kontroll av hur de administrativa processerna sköts i bolaget. Styrelsen konstaterar att resultaten från denna granskning stämmer väl överens med resultaten från de övriga granskningar av statliga bolag som genomfört . Den bristande ägarstyrningen har varit en återkommande iakttagelse i granskningar av de statliga bolagen. Styrelsen är medveten om att det pågår och fortlöpande har pågått ett utvecklingsarbete inom för att förbättra styrningen och uppföljningen av de statliga bolagen. visar enligt styrelsen att den verksamheten inom behöver intensifieras ytterligare. Försäljningarna av fastigheter och bostadsrätter6 överlämnar denna redogörelse till . Följande ledamöter har deltagit i beslutet: (), (), (), (), Per (), (), (), (), (), () och (). har granskat Kasernen Fastighetsaktiebolag. Resultatet av granskningen har redovisats i rapporten (RiR 2008:25). Kasernen Fastighetsaktiebolag (Kasernen) är ett av de mindre statliga bolagen sett till antalet anställda och omsättning. Bolaget bildades av stiftelsen och . övertog staten aktierna och därefter har bolaget varit ett helägt statligt bolag. Enligt Kasernens bolagsordning ska bolaget uppföra, förvärva, äga, förhyra och förvalta fastigheter i syfte att i första hand åt anställda inom försvaret tillhandahålla elevbostäder, hotellrum och permanentbostäder. beslut att lägga ned ett antal regementen har påverkat Kasernens verksamhet eftersom behovet av tjänstebostäder har minskat kraftigt. I samband med att regementen lagts ned har Kasernen sålt ett stort antal fastigheter och bostadsrätter runtom i eftersom behovet av tjänstebostäder har minskat. Totalt har Kasernen sålt 24 fastigheter och 22 bostadsrätter för . Genom försäljningarna har antalet fastigheter och bostadsrätter minskat . har granskat 19 av Kasernens försäljningar som genomfördes åren 20002006. Statlig egendom till stora värden förvaltas av såväl myndigheter som statliga bolag. framhåller i rapporten att det är betydelsefullt att allmänheten känner förtroende för att försäljningar av egendomen genomförs på ett sådant sätt att det bl. a säkerställs att försäljningsprocesserna är korrekta och transparenta. konstaterar vidare att har uttalat att försäljning av statlig egendom ska ske så att statens intressen tillgodoses på bästa sätt. övergripande revisionsfråga i granskningen är om Kasernen Fastighetsaktiebolag bedriver en verksamhet i enlighet med och regeringens beslut och intentioner. En central aspekt i bedömningen är bolagets försäljningar av fastigheter och bostadsrätter. konstaterar att Kasernen under sin verksamhetsperiod har övertagit fastigheter och bostadsrätter från andra delar av staten, exempelvis från . För att genomföra uppdraget har moderbolaget ett dotterbolag: Kasernen i . Två ytterligare dotterbolag, Kasernen i respektive i fusionerades med moderbolaget . Vad gäller Kasernens fastigheter ansvarar bolaget för den yttre och inre förvaltningen. Försvarsmakten administrerar uthyrningen och valet av hyresgäster samt städning, sophantering m.m. De olika ansvarsområdena är reglerade via avtal med Kasernen. Kasernen har sitt säte i . Verkställande direktör och bolagets anställda arbetade i bolaget när staten övertog aktierna. Kasernens verkställande direktör är även ägare till flera andra bolag inom fastighetssektorn. Verkställande direktören och de två anställda arbetar halvtid för Kasernen och halvtid för verkställande direktörens andra bolag. Ägarens ekonomiska krav på bolaget har inte förändrats trots försäljningarna. Den utdelning som Kasernen har lämnat till staten har uppgått till . Sammantaget har staten erhållit . Koncernen har ett eget kapital på . Större delen av tillgångarna består av fastigheter, men utgör likvida medel. Kasernen framhåller att bolaget har ett särskilt behov av ett stort kapital om man skulle få i uppdrag att genomföra nya satsningar eller investeringar till följd av Försvarsmaktens beslut. Bolaget menar att eftersom det inte agerar på en marknad, utan i princip har endast en kund, är möjligheterna till vanliga banklån begränsade. Bolaget anser sig därför behöva ett omfattande kapital för eventuella investeringar. Även inom ägarförvaltningen finns en medvetenhet om att bolaget har ett stort kapital. Bolaget har ingen skriftlig placeringspolicy och kapitalet finns tillgängligt på olika bankkonton, utan långfristiga placeringar. har medvetet valt att inte ta några större finansiella risker, utan bolagets övergripande placerings- och lånestrategi är att amortera lån och så långt som möjligt minska redan existerande låneskulder. Tveksam fördelning av gemensamma kostnader På den adress där Kasernen är registrerad och bedriver sin verksamhet bedriver även verkställande direktören sin egen verksamhet som bland annat omfattar 15 kommersiella fastigheter. Utöver Kasernen är ytterligare sex bolag registrerade på adressen, varav fyra är aktiva. Kasernens verkställande direktör har olika former av engagemang i dessa bolag. Kasernen står emellertid för av de gemensamma kostnaderna för lokalen. Kostnadsfördelningen är oförändrad , trots de förändrade förhållandena mellan bolagen. bedömning är att kostnadsfördelningen för de gemensamma kostnaderna bör ses över med hänsyn till Kasernens krympande verksamhet. konstaterar att Kasernens hyresförhållande bygger på en överenskommelse med verkställande direktören i dennes anställningsavtal och inte på ett sedvanligt hyresavtal med den juridiska person som äger fastigheten, nämligen verkställande direktörens bolag. anser att det är olämpligt att reglera hyresförhållanden i ett anställningsavtal. Avtalsförhållandet är dessutom inte juridiskt korrekt eftersom verkställande direktören inte äger fastigheten personligen. Ingen dokumentation av bisysslor Av vd:s anställningsavtal framgår även att vd inte har rätt att åta sig uppdrag, utan styrelseordförandes medgivande, som ogynnsamt kan inverka på hans arbete för Kasernen. konstaterar dock att det inte har gjorts en dokumenterad sammanställning av verkställande direktörens bisysslor i förhållande till Kasernens verksamhet, trots att verkställande direktören är verksam i ett antal bolag inom fastighetssektorn. är av uppfattningen att ledande befattningshavares bisysslor bör dokumenteras för att minska risken för otydligheter och intressekonflikter. De administrativa rutinerna behöver förbättras har iakttagit flera brister som sammantaget visar att bolagets administrativa rutiner behöver förbättras. Ett exempel är att Kasernen inte har haft samtliga bostadsrätter upptagna i balansräkningen eller på separata konton i bokföringen och inte heller fört ett sidoordnat anläggningsregister över bostadsrätterna. Detta minskar möjligheten att följa förändringarna i egendomsinnehavet. Kasernens firma får tecknas av bolagets styrelse. Styrelsen har dessutom gett bolagets verkställande direktör och ordförande särskild firmateckningsrätt var för sig. Det betyder att vd och ordförande kan företräda bolaget på motsvarande sätt som styrelsen. Styrelsen fråntas emellertid inte det fulla ansvaret för t.ex. fastighetsförsäljningarna. bedömer att det med anledning av den särskilda firmateckningsrättens utformning kan ifrågasättas om styrelsen, och därmed statens ägarrepresentant, på ett tillräckligt sätt har haft betryggande insyn i bolagets hela förvaltning. Detta är av särskilt intresse eftersom bolaget sålt en omfattande andel fastigheter och bostadsrätter. Försäljningarna av fastigheter och bostadsrätter har funnit att Kasernen saknar en dokumenterad beskrivning av hur försäljningar ska genomföras. En sådan beskrivning är enligt en viktig del av styrelsens styrning och uppföljning av försäljningarna. I de granskade fallen har vidare funnit att bolaget inte tillräckligt dokumenterat genomförda försäljningar. Detta gäller t.ex. värderingar genomförda av oberoende värderingsföretag samt anbudsförfaranden. Avsaknaden av en beskrivning av försäljningsprocessen har bidragit till att styrelsen haft otillräcklig insyn och dåligt beslutsunderlag vid Kasernens försäljningar. Priser under genomsnittspris och beräknat marknadsvärde Enligt har försäljningarna i flertalet av de granskade fallen skett till ett pris under beräknade marknadsvärden och genomsnittspriser. I flera fall har försäljningarna t.o.m. skett till priser under de aktuella taxeringsvärdena och under inköpspriserna. Det är viktigt att försäljning av offentlig egendom hanteras utifrån företagsekonomiska överväganden samt på ett sådant sätt att misstankar inte uppstår om att statens intressen inte har tillgodosetts. Ett sätt är att använda oberoende värderingsmän och offentliga anbudsförfaranden. Genom att ett dokumenterat anbudsförfarande vid försäljning av fastigheter och bostadsrätter inte tillämpats kan det uppfattas som att tänkbara intressenter har stängts ute från möjligheten att bjuda på och köpa Kasernens fastigheter och bostadsrätter. ska verka för bolagets bästa. Samtliga styrelseledamöter ska ha tillgång till tillfredsställande underlag för att avgöra ett ärende. Styrelseprotokollen ska dessutom tydligt återge vilka ärenden som hanterats och vilket underlag som funnits för respektive ärende. Styrelsen ska också säkerställa att den har en god insyn i verksamheten och att intern kontroll och förvaltning är tillfredsställande. gör bedömningen att har brustit i dessa avseenden. Exempel på brister i styrningen är den otydliga regleringen av hyresförhållanden, verkställande direktörens bisysslor samt att fördelningen av de gemensamma kostnaderna inte har genomlysts trots Kasernens krympande verksamhet. Dessutom har inte tillräcklig dokumentation efterfrågats vid försäljningar av bostadsrätter och fastigheter, t.ex. avseende oberoende värderingar och anbudsförfaranden. Den övergripande slutsatsen i granskningen är att borde ha varit mer aktiv i styrningen av bolaget och tagit ett större ansvar. Regeringen förväntas följa bolaget och ta del av dess utveckling för att se till att det förvaltas på bästa sätt. bedömer att regeringen inte har säkerställt att Kasernen förvaltats så att statens intressen tillgodosetts på bästa sätt. Regeringen borde på ett bättre sätt försäkrat sig om att bolagets styrelse arbetat aktivt för bolagets bästa. Vidare anser att det är betydelsefullt att ett bolags verksamhetsföremål anpassas innan verksamheten tar en ny inriktning. Kasernens verksamhetsföremål är formulerat på ett detaljerat sätt och kan anses vara uttömmande. Det kan därför ifrågasättas om det finns tillräckligt stöd för fastighetsförsäljning i verksamhetsföremålet då det inte uttryckligen anges att bolaget ska sälja fastigheter. Även de ekonomiska målen behöver ses över när en verksamhetsinriktning förändras. De ekonomiska målen för Kasernen är oförändrade, och bolaget har, delvis som en följd av detta, byggt upp ett stort eget kapital. sammanfattande bedömning är att inte heller regeringen har säkerställt att statens intressen i verksamheten har tillgodosetts på bästa sätt. Utgångspunkten för rekommendationer är att det är styrelsens och ledningens ansvar att bolaget sköts väl inom de ramar lagstiftningen ger. förväntas regeringen aktivt följa bolaget och dess utveckling. Det är betydelsefullt att ägarförvaltningen avgör på vilket sätt styrelsen ska agera genom att ange riktlinjer och rapporteringskrav så att krav på bolaget uppfylls. Styrelsens möjligheter att utföra sina uppgifter enligt aktiebolagslagen får emellertid inte begränsas. Regeringen bör i sin roll som ägarförvaltare säkerställa att tar ett aktivt ansvar för bolagets bästa, anpassa Kasernens verksamhetsföremål så att försäljning av fastigheter och bostadsrätter ingår, se över Kasernens ekonomiska mål med hänsyn till de nuvarande förutsättningarna, utarbeta riktlinjer om bisysslor för ledande befattningshavare i statliga bolag. har funnit att slutsatserna av den granskning som redovisat i granskningsrapporten (RiR 2008:25) ska överlämnas till i form av en redogörelse. I anslutning härtill vill styrelsen anföra följande: granskning visar att regeringen inte har följt Kasernen Fastighetsaktiebolags verksamhet tillräckligt för att säkerställa att statens intressen har tillgodosetts i bolagets verksamhet. Regeringen borde enligt ha varit mer aktiv bl.a. när det gäller att följa bolagets utveckling och se över de ekonomiska målen för verksamheten. riktar också kritik mot Kasernen för bristande insyn i verksamheten och otillräcklig kontroll av hur de administrativa processerna sköts i bolaget. Styrelsen konstaterar att resultaten från denna granskning stämmer väl överens med resultaten från de övriga granskningar av statliga bolag som genomfört . Den bristande ägarstyrningen har varit en återkommande iakttagelse i granskningar av statliga bolag. Styrelsen är medveten om att det pågår och fortlöpande har pågått ett utvecklingsarbete inom för att förbättra styrningen och uppföljningen av de statliga bolagen. visar enligt styrelsen att den verksamheten inom behöver intensifieras ytterligare. Med detta överlämnas denna redogörelse till .