frsrdg · GW04RRS26 · 2009-06-10 00:00:00 — har inte fullt ut levt upp till kraven enligt förordningen om intern styrning och kontroll . Vidare har styrelsen i årsredovisningen uppmärksammat brister i den interna styrningen och kontrollen. anser därför att det är viktigt att resurser avsätts och att arbetet med att stärka den interna styrningen och kontrollen fortsätter . Riskanalysen har upprättats på en övergripande nivå i organisationen och omfattar övergripande verksamhetsrisker. Fördjupade riskanalyser har endast genomförts för ekonomiadministrativa rutiner och uppdragsverksamheten. Utvärdering om huruvida befintliga kontrollåtgärder är effektiva i förhållande till de identifierade riskerna har inte gjorts. Vidare har uppföljning och utvärdering enligt förordningen om intern styrning och kontroll inte genomförts . bedriver uppdragsverksamhet med krav på full kostnadstäckning. har verksamheten gått med underskott. anser att det är viktigt att vidtar åtgärder för at komma tillrätta med underskotten. (dnr 32-2008-0724) Finansiering av försäljning av lagervaror har förändrats genom beslut i regleringsbrev. har inte genomfört en nödvändig rättelse med anledning av förändringen, vilket fått till följd att utgående anslagssparande är redovisat för lågt. Forum för levande historia (dnr 32-2008-0632) Myndighetens kontroll av inköp och upphandling bör förbättras. granskning har i ett fall konstaterat att avsteg från lagen om offentlig upphandling () och de interna upphandlingsreglerna gjorts. Även i ett annat fall kan avsteg från ha gjorts. och folkminnen (dnr 32-2008-0660) och folkminnen har ett lager av publikationer med ett uppskattat värde på . Lagrets värde redovisas inte i balansräkningen vilket utgör ett väsentligt fel. Myndighetskapitalet har också påverkats av felet med samma belopp. (Invändning i revisionsberättelsen) Lotteriinspektionen (dnr 32-2008-0635) Lotteriinspektionens verksamhetsgren Information ska avgiftsfinansieras. I regleringsbrevet anges att det ekonomiska målet är full kostnadstäckning. Kravet på fullkostnadstäckning får i det enskilda fallet frångås. Omfattningen av den avgiftsfinansierade verksamheten inom verksamhetsgrenen är mycket liten och det är då inte ändamålsenligt att i regleringsbrevet ha målet full kostnadstäckning för hela verksamhetsgrenen. Lotteriinspektionen bör i sin dialog med regeringen ta upp frågan. Vissa arvodesanställda hade relativt stora arvoden innestående. anser att det är av vikt att utbetalningar av upparbetade arvoden inte förskjuts till nästkommande år. med (dnr 32-2008-0743) Finansiering av försäljning av lagervaror har förändrats genom beslut i regleringsbrev. har inte genomfört en nödvändig rättelse med anledning av förändringen, vilket fått till följd att fordran på stiftelsen är för högt redovisad. (dnr 32-2008-0751) har haft brister i den interna styrningen och kontrollen avseende löpande avstämningar samt kvalitetssäkring av årsredovisningsdokumentet. Dessutom har felaktigheter uppstått i redovisningen i , det informationssystem som ger stöd i arbetet med budget, uppföljning och utvärdering av statens olika verksamheter. och landsarkiven (dnr 32-2008-0787) Avgiftsfinansierad verksamhet med krav på full kostnads- täckning bör redovisas separat från anslaget så att det blir möjligt att följa upp om full kostnadstäckning uppnås. Vidare bör begära ett förtydligande från regeringen avseende om krav på full kostnadstäckning gäller. (dnr 32-2008-0717) Statens kulturråds delårsrapport har inlämnats . Den inkom till regeringen , vilket innebär att förseningen uppgår och har därmed bedömts som väsentlig. (Invändning i revisorsintyget) Svenskt biografiskt lexikon (dnr 32-2008-0662) Svenskt biografiskt lexikon har ännu inte infört elektronisk fakturahantering inom myndigheten. En ansökan om dispens lämnades till . Regeringen beslöt att Svenskt biografiskt lexikon skulle gå upp som en del av , vilket också skedde. Då infört elektronisk fakturahantering har också Svenskt biografiskt lexikon gjort det eftersom de nu utgör en del av . Talboks- och (dnr 32-2008-0663) har vid årets granskning kunnat konstatera att myndighetens kvalitetssäkring av årsredovisningen har brustit. Detta har föranlett ett antal brister i såväl den finansiella redovisningen som resultatredovisningen, bland annat har ingen underskriftsmening infogats i årsredovisningen, vilket dock kompletterats efter avlämnandet. Vidare innehåller resultatredovisningen ett antal mindre felaktigheter i beräkningar och tabeller. Slutligen saknar balansräkningen en balanspost och tilläggsupplysningar och noter saknar vissa textavsnitt. Även detta har kompletterats efter avlämnandet. rekommenderar att myndigheten förstärker sin kvalitetssäkring av årsredovisningen innan den beslutas. (dnr 32-2008-0738) Granskningen av Lantmäteriets efterlevnad av förordningen om intern styrning och kontroll visar att det finns brister i arbetet och dokumentationen som behöver åtgärdas. Bland annat bör riskerna konkretiseras och kopplas tydligare till kraven i myndighetsförordningen och till Lantmäteriets mål i kärn- och stödprocesser. Vidare är dokumentationen enligt förordningen inte ordnad på ett sådant sätt att styrelsen enkelt kan få en överblick över de risker som utgör ett hot mot att verksamhetens mål inte uppfylls. Rikrevisionen har även noterat brister i Lantmäteriets styrning, uppföljning och redovisning av utvecklingsprojekt. rekommenderar att rutiner för redovisning av utgifter för utvecklingsprojekt tydligare kopplas till Lantmäteriets projektstyrningsmodell. Konstaterade brister har korrigerats i årsredovisningen. Slutligen konstaterar att det funnits brister i kvalitetssäkringen av den finansiella redovisningen. (dnr 32-2008-0625) slogs myndigheten samman med och bildade därigenom . Oförbrukade bidrag för finansiering av anläggningstillgångar ingår felaktigt i den balanserade kapitalförändringen som då blivit för hög. En korrekt redovisning enligt god redovisningssed skulle inneburit att den balanserade kapitalförändringen i så fall redovisats till ett negativt belopp på . (Invändning i revisionsberättelsen) (dnr 32-2008-0607) Styrelsen har inte visat underlag som styrker att de fullgjort kraven enligt förordningen om intern styrning och kontroll. Av underlagen framgår inte att Svenska kraftnäts styrelse har bildat sig en uppfattning om hur de vill arbeta med den interna styrningen och kontrollen i myndigheten. Det saknas en dokumenterad och beslutad process för detta arbete. Vidare har styrelsen inte avsatt ändamålsenliga resurser och prioriterat arbetet med den interna styrningen och kontrollen. Styrelsen har inte formellt utsett ansvariga personer för att praktiskt genomföra arbetet. En uppföljande granskning av informationssäkerhetsarbetet visar att behöver vidta ytterligare åtgärder för att förstärka informationssäkerheten. Vidare anser att kopplingen mellan verksamhetsstyrning och styrning av IT-verksamheten bör tydliggöras genom beslutade inriktningsdokument och tydligare mål för IT-verksamheten. Därutöver har noterat brister avseende dokumentation av ansvar för att åtgärda väsentliga risker enligt riskanalysen, avsaknad av fastställd strukturerad process för utvärdering och test av kontinuitetsplaner samt avsaknad av dokumenterad uppföljning av serviceöverenskommelser mellan verksamheten och IT-avdelningen. (dnr 32-2008-0767) hantering av uppsägningen av sina gamla lokaler har gett upphov till betydande merkostnader, motsvarande närmare en årshyra för myndigheten. Det är bedömning att brustit i sitt förvaltningsansvar vid hanteringen av lokaluppsägningen och därmed orsakat myndigheten betydande kostnader. (dnr 32-2008-0615) Styrelsen har inte visat underlag som omfattar en tillräcklig detaljnivå för att styrka att kraven enligt förordningen om intern styrning och kontroll har fullgjorts. riskanalys behöver kompletteras med kontrollåtgärder för samtliga identifierade risker med motivering och ställningstaganden avseende de åtgärder som planerats. Av framtagna dokumentation framgår inte fullt ut i vilken omfattning som uppföljning och utvärdering har gjorts. (dnr 32-2008-0617) () har fått regeringens uppdrag att upphandla grundläggande betaltjänster. anser att upphandlingen av dessa tjänster kunde varit bättre. Bland annat bör minnesanteckningar eller dylikt föras vid förhandlingsmöten. Därutöver borde avtalet innehållit krav på tydlig och regelbunden återrapportering till PTS från leverantören av hur av PTS tilldelade medel används i leverantörens verksamhet. Rymdstyrelsen (dnr 32-2008-0780) Rymdstyrelsen har överskridit den av regeringen beslutade bemyndiganderamen för anslaget 28:12 med . Huvuddelen av belastningen på anslaget utgörs av utgifter för deltagande i gemensam rymdverksamhet anordnad av (), där är medlem. har i tidigare rapporter påpekat förhållandet att myndigheten, , har en person anställd med full lön som inte utför något arbete och inte heller vistas på arbetsplatsen. Rymdstyrelsen har ännu inte vidtagit några åtgärder med anledning av detta. Rådet för Europeiska socialfonden i (dnr 32-2008-0693) anser att Rådet för Europeiska socialfonden i () har brustit i sin interna styrning och uppföljning avseende årets anskaffningar av egenutvecklade anläggningstillgångar och tillhörande lån. Detta har medfört att fick avslag på sin låneansökan . har brutit mot kapitalförsörjningsordningen. Kapitalförsörjningsordningen säger att samlade lån i årsredovisningen inte ska avvika väsentligt från motsvarande tillgångars bokförda värde och att lån ska amorteras minst . Amorteringarna ska anslagsbelastas till den del de avser tillgång i en anslagsfinansierad verksamhet. Om hade amorterat enligt kapitalförsörjningsförordningen hade totala anslagsutgifter i årsredovisningen varit högre. har i tidigare rapportering poängterat vikten av att kvalitetssäkra uppgifterna i årsredovisningen. konstaterade vid årets granskning att dokumentation och kvalitetssäkring av årsredovisningens uppgifter ännu inte är tillfredsställande. bör säkerställa att tillräckliga resurser finns för att dokumentera och kvalitetssäkra årsredovisningen. har granskat och följt arbetet med införandet av den nya processen för intern styrning och kontroll. Vi anser att det finns behov av att utveckla arbetssättet och dokumentationen för att myndigheten ska leva upp till kraven enligt förordningen om intern styrning och kontroll fullt ut. Några av bristerna är att riskanalysen har upprättats med avseende på kärnverksamheten, men inte för stödverksamheten. Väsentliga administrativa risker har inte identifierats och värderats. Ledningen har inte formellt beslutat om kontrollåtgärder . för arbetsliv och socialvetenskap (dnr 32-2008-0542) Bemyndiganderamen för två anslag har överskridits. Regeringen fattade beslut om ändrad bemyndiganderam efter skrivelse från rådet, men ramen kom ändå att överskridas. rekommenderar forskningsrådet att förbättra rutinerna för beräkning av gjorda åtaganden. (dnr 32-2008-0552) bör fortsätta att utveckla sitt arbete med att säkerställa att förordningen om intern styrning och kontroll följs. Riskanalysen bör förbättras för att säkerställa att alla betydande risker beaktas. Därutöver bör säkerställa att beslutade viktigare kontrollåtgärder fungerar som avsett samt att ledningen bör skaffa sig en tydligare helhetsbild av kontrollstrukturen. Den interna styrningen och kontrollen avseende upphandlingar, beslutskvalitet i handläggningen samt uppföljning av beslutade kontroller bör förstärkas. bör säkerställa sin förmåga att löpande följa upp och styra sin beslutskvalitet samt förstärka rollen för inköpsfunktionen. Slutligen bör säkerställa en bättre process för sitt arbete med årsredovisningen inklusive kvalitetssäkring av underlag. (dnr 32-2008-0544) bedömning är att inte följer de grundläggande handläggningsreglerna i förvaltningslagen vad gäller anteckning av uppgifter 15§, partsinsyn 16§ och kommunikation 17§. Det oklara rättsläget har inte heller redovisats i årsredovisningen. (Invändning i revisionsberättelsen) (dnr 32-2008-0548) har granskat informationshanteringsprogrammet inom . Av granskningen framgår att ett långsiktigt och preciserat beslut om vad programmet som helhet syftar till saknades när beslut togs om programmets budget . Vidare fanns inga beräkningar av hur programmet skulle påverka myndighetens resultat och likviditet under programmets livscykel när beslut togs. Karaktären av programmet är sådan att styrelsen borde ha fattat beslut i ärendet. Det framgår inte av styrelseprotokoll att några sådana beslut har fattats, men har fått information om att styrelsen muntligt blivit informerad. Slutligen saknas en ändamålsenlig uppföljning och rapportering av programmet. (dnr 32-2008-0558) Vid granskning har det framkommit att mycket arbete kvarstår kring införandet av förordningen om intern styrning och kontroll, exempelvis finns ingen beslutad riskanalys. Myndighetens arbete med förordningen pågår, men enligt bedömning finns det områden som kan utvecklas. Bland annat saknas koppling mellan kontrollåtgärder, utvärdering och uppföljning mot en riskanalys som innehåller samtliga så kallade bruttorisker, det vill säga alla risker som myndigheten kan utsättas för om den inte har en fungerande intern styrning och kontroll. Vidare uppfyller myndighetens dokumentation inte kraven i förordningen fullt ut. Slutligen har arbetet med förordningen skett på en övergripande nivå och endast så kallade nettorisker har beaktats. Nettorisker är de risker som kvarstår efter att man tagit hänsyn till befintlig intern kontroll. Myndigheten bör finna metoder så att arbetet med förordningen om intern styrning och kontroll genomsyrar alla nivåer i myndigheten samt att ansvarig person utses för det fortsatta arbetet med förordningen. (dnr 32-2008-0696) har granskat samverkan genom centrumbildningar, engagemang i externa organisationer och relation med sitt holdingbolag samt engagemang i privaträttsliga organisationer. Granskningen visar på några brister, bland annat bör ägardirektiven utvecklas för att styrningen av holdingbolaget ska bli tydligare och grunden för ekonomiska transaktioner med holdingbolaget bör formaliseras. Vidare bör fortsätta sina åtgärder för att säkerställa att lagen om offentlig upphandling () tillämpas på ett korrekt sätt. Slutligen bör fullfölja det påbörjade arbetet med att begära regeringens medgivande för engagemang i privaträttsliga organisationer och ta fram riktlinjer för denna typ av engagemang. Vid behov bör även regeringen uppmärksammas på behov av att uppdatera holdingbolagens bolagsordningar samt engagemang i privaträttsliga organisationer. (dnr 32-2008-0674) har påpekat behovet av att högskolan utvecklar processen för kvalitetssäkring av årsredovisningen. Årets granskning visar att dessa brister kvarstår. bedömer att högskolan inte har avsatt tillräckliga resurser för att säkerställa att årsredovisningen har upprättats i enlighet med gällande regelverk och regleringsbrev, att underlagen till årsredovisningen har dokumenterats på ett tillfredsställande sätt samt att tidigare rapporterade brister åtgärdats. Exempel på brister i årsredovisningen är att det saknas ett samlat dokumenterat underlag till resultatredovisningen, det finns fel i uppställningen av intäkter och kostnader per verksamhetsgren och högskolan redovisar inte helt i enlighet med de återrapporteringskrav som finns i regleringsbrevet. (dnr 32-2008-0679) Högskolans rektor och styrelsens ordförande är styrelseledamot och vice ordförande i respektive Stiftelsen . Regeringen har beslutat att myndigheter inte får inneha engagemang utan regeringens tillstånd. har inte sådant tillstånd från regeringen. Samarbetsavtal har tecknats med olika bolag om samverkan. anser att det finns ett antal förhållanden som indikerar att samverkansorganisationen kan vara en privaträttslig association som då kräver regeringens godkännande, vilket högskolan inte har. (dnr 32-2008-0697) anser att det finns ett behov av att utveckla processen och förbättra underlagen för att ska leva upp till kraven enligt förordningen om intern styrning och kontroll. Bland annat har styrelsen inte beslutat hur arbetet med intern styrning och kontroll ska genomföras, däremot har frågan diskuterats i styrelsen vid några olika tillfällen. Vidare bör en mer heltäckande beskrivning av den befintliga interna styrningen och kontrollen tas fram till styrelsen. Riskerna är i flera fall formulerade som så kallade nettorisker, vilket innebär att riskerna är beskrivna med beaktande av befintlig intern kontroll. Detta har medfört att befintlig intern styrning och kontroll inte fullt ut beskrivs på ett tydligt sätt samt att riskanalysen utgår från att befintliga kontrollåtgärder fungerar. Det saknas en tydlig koppling mellan riskanalysen och målen enligt myndighetsförordningen. Risker i stödprocesser behandlas endast i mycket begränsad utsträckning. Slutligen framgår inte av underlaget hur externrevisionens iakttagelser och rekommendationer har beaktats. har konstaterat att har betalat ut ett större belopp till Stiftelsen än vad regeringen medgivit. har kunnat konstatera att lagen om offentlig upphandling () är tillämplig vid köp från närstående juridiska personer. bör bedöma hur detta påverkar den fortsatta upphandlingsverksamheten samt relationen med sitt holdingbolag inklusive dotterbolag och med Akademiska Hus. (dnr 32-2008-0736) anser att det finns ett behov av att utveckla processen och förbättra underlagen för att bättre ska leva upp till kraven enligt förordningen om intern styrning och kontroll. Genom att leva upp till kraven i förordningen och förbättra dokumentationen i enlighet med denna får styrelsen ett samlat underlag för sin bedömning av den interna styrningen och kontrollen. Granskningen visar på följande brister; det saknas en tydlig koppling mellan riskanalysen och målen enligt myndighetsförordningens 3§, identifierade risker kategoriseras inte i kärn- och stödprocesser, i riskanalysen lämnas inte en bedömning av om riskerna ska accepteras, begränsas, delas eller elimineras. Slutligen är riskerna formulerade som nettorisker, vilket innebär att enbart aktiviteter med otillräckligt hanterade risker redovisas. Detta har medfört att befintlig intern styrning och kontroll inte fullt ut beskrivs på ett tydligt sätt. i (dnr 32-2008-0686) har kunnat konstatera att lagen om offentlig upphandling () är tillämplig vid köp från närstående juridiska personer. Högskolan har upprättat avtal med , ett dotterbolag till . Högskolan har dock inte upphandlat dessa uppdrag. Det har även framkommit att högskolan har vissa brister i sina löpande rutiner för upphandling. Högskolan bör därför vidta åtgärder för att säkerställa att lagen om offentlig upphandling tillämpas på ett korrekt sätt. (dnr 32-2007-0780) anser att det finns behov av att utveckla processen och förbättra dokumentationen för att högskolan ska leva upp till kraven enligt förordningen om intern styrning och kontroll. Bland annat bör en mer samlad dokumentation tas fram som beskriver den befintliga interna styrningen och kontrollen. Vidare är riskerna i kärnprocesserna beskrivna från ett övergripande perspektiv och är i de flesta fall formulerade som så kallade nettorisker, vilket betyder att riskerna är beskrivna med beaktande av befintlig intern styrning och kontroll. Detta har medfört att befintlig intern styrning och kontroll inte fullt ut beskrivs på ett tydligt sätt samt att riskanalysen därmed utgår från att befintliga kontrollåtgärder fungerar. Slutligen har risker i stödprocesserna endast behandlats i begränsad utsträckning. (dnr 32-2008-0698) Styrelsen har inte visat underlag som styrker att de fullt ut fullgjort kraven enligt förordningen om intern styrning och kontroll . Bland annat har konstaterat att styrelsen inte dokumenterat och beslutat om processen för det fortsatta arbetet med intern styrning och kontroll. Riskanalysen bör i större utsträckning motivera styrelsens ställningstaganden avseende identifierade risker och eventuella åtgärder som planerats. Väsentliga administrativa risker har inte identifierats och värderats. Vidare har styrelsen inte formellt beslutat om kontrollåtgärder . Slutligen framgår det inte av dokumentationen om och i vilken omfattning uppföljning och utvärdering har gjorts relaterat till kontrollåtgärderna. har granskat relation med sitt holdingbolag och konstaterat att ägardirektiv bör tas fram och beslutas på bolagets årsstämma. bör även inhämta regeringens medgivande beträffande avtal om tjänstekoncession med holdingbolaget. Avtalet är inte affärsmässigt och kan betraktas som stridande mot kapitalförsörjningsförordningen. har kunnat konstatera att lagen om offentlig upphandling () är tillämplig vid köp från närstående juridiska personer. bör bedöma hur detta påverkar den fortsatta upphandlingsverksamheten. bedömer slutligen att inte har avsatt tillräckliga resurser för att analysera och följa upp underlagen till årsredovisningen från institutionerna samt för att dokumentera samtliga relevanta underlag till årsredovisningen. Till årsredovisningen stödjande dokumentation uppvisar omfattande brister. (dnr 32-2008-0677) Styrelsen bör i samband med att den tar ställning till processen för intern styrning och kontroll enligt den nya förordningen, ange vilken dokumentation den behöver för sin bedömning av den interna styrningen och kontrollen som ska göras i anslutning till underskriften av årsredovisningen enligt förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. Underlaget bör upprättas så att det utgör ett samlat underlag för bedömning av om den interna styrningen och kontrollen är betryggande. I balansräkningen har kostnader om avseende ett projekt periodiserats som upplupna bidragsintäkter. Det saknas dokumentation som visar att det finns en avtalad finansiering. Enligt förordningen om årsredovisning och budgetunderlag får upplupna bidragsintäkter endast redovisas i de fall skriftligt avtal föreligger. är således övervärderad. Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning (dnr 32-2008-0705) Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning har överskridit anslagskrediten samt bemyndiganderamen avseende sitt bidragsanslag med respektive . rekommenderar myndigheten att se över rutinen för kontroll av att de finansiella restriktionerna i regleringsbrevet inte överskrids. (dnr 32-2008-0732) Den befintliga interna styrningen och kontrollen beskrivs i viss utsträckning i dokumentationen till styrelsen, menen mer heltäckande beskrivning bör tas fram till kommande underlag. För att åstadkomma en sådan redovisning krävs också att införda kontrollåtgärder följs upp så att högskolan får en samlad bild av resultatet av den befintliga interna styrningen och kontrollen. Riskerna är i flera fall formulerade som så kallade nettorisker, vilket innebär att de avser riskerna med beaktande av befintlig intern styrning och kontroll. Dessutom behandlas risker i högskolans stödprocesser i mycket begränsad utsträckning i riskanalysen. Slutligen är underlaget till styrelsen inte heltäckande på det sätt som framgår av förordningen om intern styrning och kontroll. i (dnr 32-2008-0747) Årsredovisningen har avgivits . (Invändning i revisionsberättelsen) (dnr 32-2008-0712) (årsredovisning per ) Avvecklingskostnader har kostnadsförts för lågt, vilket innebär att avvecklingsmyndigheten belastas med dessa kostnader i stället. (dnr 32-2008-0722) (årsredovisning per ) Avvecklingskostnader har kostnadsförts för lågt, vilket innebär att avvecklingsmyndigheten belastas med dessa kostnader i stället. (dnr 32-2008-0713) anser att enbart dokumentationen enligt förordningen om intern styrning och kontroll inte utgör ett tillräckligt underlag för bedömningen om den interna styrningen och kontrollen vid myndigheten. Det finns därför ett behov av att utveckla processen samt förbättra underlagen för att ska leva upp till förordningens krav.