frsrdg · GW04RRS26 · 2009-06-10 00:00:00 — har föreslagit en ordning som innebär att begär en redovisning av regeringen av vilka åtgärder som vidtagits eller planerar att vidtas med anledning av en granskningsrapport. Redovisningen ska ske senast efter att regeringen fått rapporten. En förändring av myndigheternas rapportering skulle även bidra till fungerande rutiner i en sådan framtida ordning. I samband med granskningen av myndigheternas årsredovisningar har vi lämnat 84 revisionsrapporter. Rapporterna har lämnats till ledningen för de 72 myndigheter som har berörts. I denna bilaga sammanställer vi fel och brister av större vikt som tas upp i dessa revisionsrapporter. Om felet är av så allvarlig karaktär att det har inneburit att myndigheten har fått en invändning i revisionsberättelsen anges detta särskilt. Vi presenterar iakttagelserna myndighet för myndighet sorterad efter departement, med undantag för som lyder under . Arbetsförmedlingen (dnr 32-2008-0669) En uppföljande granskning av handläggningen av nystartsjobb visar att tidigare iakttagna brister kvarstår. Bristerna får till följd att beslut om stödperiodens längd i många fall blir felaktigt. Endast en av de granskade förmedlingarna hade en rutin för kvalitetssäkring av handläggningskvaliteten genom dokumenterad stickprovskontroll. (dnr 32-2008-0566) har brister i intern styrning och kontroll avseende löneprocessen, dels avseende bemanning och nyckelpersonsberoende och dels avseende bristande kontroller av felaktiga utbetalningar. Vidare har inte infört elektronisk fakturahantering, vilket strider mot kraven i bokföringsförordningen. har inte undertecknat årsredovisningen med den mening som krävs enligt förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. i (dnr 32-2008-0585) har i samband med ett projekt för representationskontor i i inte kunnat visa att det är säkerställt att finansieringen från det regionalpolitiska anslaget utgör högst av den totala kostnaden, vilket krävs av förordningen om bidrag för projektverksamhet inom den regionala tillväxtpolitiken. Exempelvis har inte träffat några skriftliga överenskommelser med medfinansiärerna. i (dnr 32-2008-0586) bedömer att fortfarande saknar interna rutiner i syfte att säkerställa en god intern kontrollmiljö på en mer övergripande nivå som till exempel rutiner för upprättande av de finansiella delarna i årsredovisningen, fastställda rutiner för projektstyrning, rutiner för avstämningar, rutiner som ser till att betalningar inte görs mot icke adekvat underlag. Revisionen visar att det saknas en handbok som förtydligar hur den administrativa hanteringen av externt finansierad verksamhet ska hanteras. Detta medför en ökad risk för att arbetet inte utförs enhetligt inom och för att kvaliteten varierar. Vidare visar granskningen att det inte finns någon specifikation upprättad avseende anläggningstillgångar. Specifikationer saknas även för andra poster. Därutöver har inte väsentliga förändringar i utfall mellan åren förklarats i not i årsredovisningen. har i samband med två rapporteringar framfört brister som rör rutiner för upphandling. Dessa brister kvarstår delvis. Granskningen visar att policies och riktlinjer inte uppdaterats utifrån ändringar i Lagen om offentlig upphandling (). I kombination med att upphandlingar görs decentraliserat finns en ökad risk för att inte följs. i (dnr 32-2008-0531) arbete med det som regleras av förordningen om intern styrning och kontroll pågår. Landshövdingen har dock ännu inte på ett tillfredsställande vis kunnat visa att förordningen följts fullt ut. Enligt bedömning finns det flera brister. Det saknas till exempel en bestämd strategi för hantering av identifierade risker. Den tidplan som finns för utförande av kontrollåtgärder är för allmänt hållen. Det saknas ett dokumenterat beslut avseende ansvarig person för arbetet med att implementera förordningen om intern styrning och kontroll. Landshövdingens ställningstagande i samband med undertecknandet av årsredovisningen har inte dokumenteras. i (dnr 32-2008-0532) har inte uppdaterat sitt anläggningsregister i tillräcklig omfattning. Exempelvis finns flera snöskotrar i registret som inte längre innehas av . Vidare har valt att skriva av snöskotrar direkt i stället för att aktivera inköpen i balansräkningen. bedömer att anläggningstillgångarna därmed är för lågt värderade med . i (dnr 32-2008-0533) granskning visar att det finns vissa brister i den interna styrningen av myndighetens internrevisionsfunktion. saknades beslut om riktlinjer för former för internrevisionens återrapportering, befogenheter, ansvar, roll och arbetssätt. Även beslutad revisionsplan saknades. bedömning är att den bristande styrningen och uppföljningen försämrar ledningens förmåga att fånga upp väsentliga iakttagelser och risker i myndighetens verksamhet och därmed försämras även ledningens förmåga att följa upp och vidta åtgärder. i län (dnr 32-2008-0535) granskning visar att ett större antal brister som noterades föregående år fortfarande kvarstår. Av årsredovisningen ska framgå de skattepliktiga ersättningar och andra förmåner som betalats ut under räkenskapsåret samt de framtida åtaganden som avtalats för var och en av de ledamöter i råd och de ledande befattningshavare som utsetts av regeringen. Likaså ska uppdrag i andra statliga myndigheter samt uppdrag som styrelseledamot i aktiebolag redovisas. Dessa upplysningar saknas i årsredovisning. Väsentliga poster har inte stämts av på ett adekvat sätt. Rutinen för att kvalitetssäkra årsredovisningen har inte fungerat. En projekthandbok som förtydligar hur den administrativa hanteringen av projekt ska ske saknas. Vidare saknas tydliga interna direktiv, vilket medfört att resultatredovisningen inte är enhetligt utformad och att ett gemensamt perspektiv saknas i återrapporteringen. Redovisning mot vissa återrapporteringskrav består enbart av en presentation av ett större antal aktiviteter utan att det närmare beskrivs vilken inverkan de har haft på mål/återrapporteringskrav. Slutligen saknas vissa underlag till återrapporteringskrav. i (dnr 32-2008-0537) har utfört en uppföljande granskning av föregående års avrapporterade iakttagelse rörande lönetillägg till länsrådet. Landshövdingen har tidigare fattat ett beslut som innebär att länsrådet har erhållit ett schablonmässigt lönetillägg om för egen hyrd övernattningsbostad. Enligt instruktionen är det regeringen som fattar beslut om anställning av länsråd inklusive lön och eventuella förmåner. Av regeringsbeslut framgår att länsrådet inte ska erhålla några övriga tillägg utöver lön. disponerar så kallade bygdemedelsfonder, dessa består av avgifter som verksamheter som bedriver vattenreglering betalar in till . Medlen ska användas till förebyggande eller minskade av skada till följd av vattenregleringen. En bristfällig rutin för redovisning av dessa fonder har inneburit att samtliga inkomna medel ej intäktsförts och därmed har posten Avsättning till/upplösning av fonder i årsredovisningen blivit felaktig, vilket även fått en påverkan på årets kapitalförändring som inneburit att saldot redovisats med ett för högt belopp motsvarande . (dnr 32-2008-0572) har granskat ett stöd som () gett till i enlighet med lagen om statligt stöd till kreditinstitut genom regeringens bemyndigande samt panter som erhållit som säkerhet för detta. Som framgår av årsredovisningen har ifrågasatt rätt till övertagande av äganderätten i de bolag vars aktier har lämnats som säkerhet för stödlånet. Av årsredovisningen framgår vidare att värdering av panten samt den tidpunkt som pantrealisationen gjordes har ifrågasatts av . har, med hjälp av juridisk konsult, gjort en genomgång av stödlån och pantavtal. En rättslig bedömning, som framgår av en sekretessbelagd rapport, har gjorts av den juridiske konsulten. rekommenderar att ta ställning till de detaljerade sakfrågor som behandlas i konsultens rapport. (dnr 32-2008-0573) bör förbättra effektiviteten i den interna styrningen och kontrollen. Bland annat bör styrelsen ta fram en samlad riskanalys som grund för den interna styrningen och kontrollen. Dessutom bör en dokumenterad riskanalys göras avseende den kommersiella delen i den svenska ambassadbyggnaden i , , House of . Vidare bör årsredovisningen förbättras genom att införa en korrekt underskriftsmening samt förbättrad redovisning av måluppfyllelse. Slutligen bör den interna kontrollen i hanteringen av elektroniska fakturor förbättras genom att införa tvåpersonershantering vid ändring av fasta data eller andra känsliga data. (dnr 32-2008-0559) Grunderna för försäkringsteknisk avsättning enligt årsredovisningen är inte fullt ut riktigt beskrivna. Granskningen visar att inte fullt ut följer aktsamhetsprincipen enligt tjänstepensionsdirektivet. bör utreda och ta ställning till hur de ska förhålla sig till begreppet aktsamhet. Vidare bör förstärka den interna kontrollen avseende de försäkringstekniska beräkningarna. Detta gäller framförallt dokumentationen av beräkningarna. Ledningen för har ännu inte beslutat, i något styrdokument, hur arbetet med att efterleva förordningen om intern styrning och kontroll ska gå till. Vidare bör den promemoria som beskriver hur arbetet med förordningen bedrivits förtydligas till sin struktur för att ge läsaren en bättre förmåga till en tydlig helhetsbild av kontrollerna vid . (dnr 32-2008-0574) Granskningen visar att saknar skriftliga beslutade interna styrdokument för hur programförändringar ska beslutas, hanteras och dokumenteras. bedömning är att avsaknaden av adekvata styrdokument har bidragit till allvarliga felkalkyleringar i en för samhället central statistikprodukt. Vid granskningen av årsredovisningen framkom ett antal brister som tyder på att myndighetens rutiner för kvalitetssäkring av årsredovisningens beslut, återrapportering i resultatredovisningen samt bokslut varit uppenbart bristfälliga. Trots att myndigheten efter att ha lämnat årsredovisningen lämnat in en rättelse och senare även en komplettering så redovisas alltjämt uppenbart ologiska utfall i balansräkningen utan att den interna kvalitetssäkringen uppmärksammat detta. Vidare har den underskriftsmening som krävs enligt förordningen om årsredovisning och budgetunderlag inte inkluderats i årsredovisningen. (dnr 32-3008-0580) har granskat kvalitetsmätning, det vill säga den mätning som utgör underlag för bedömning av om fastställda belopp i form av skatt, tull eller avgift har betalats i sin helhet och inom utsatt tid (uppbördsfelet). Granskningen visar att det finns brister i genomförandeprocessen som ökar riskerna för att resultatet och analysen av kvalitetsmätningen blir missvisande. Ett exempel är brister i dokumentationen av kvalitetsmätningen så som avsaknad av transparens i bedömningar. Granskningen visar vidare att uppbördsfel eller andra fel har funnits men som inte uppmärksammats i kvalitetsmätningen och därmed inte rapporterats samt att debitering och omprövning inte har skett i samtliga fall där uppbördsfel har konstaterats. bedömer att rutiner för genomförande av kvalitetsmätningen är bristfälliga. Bristerna medför ökade risker för fel i redovisningen. Granskningen visar att bör fortsätta utveckla sitt arbete med implementeringen av förordningen om intern styrning och kontroll. Riskanalysen bygger inte direkt på risk för att verksamhetens mål inte uppfylls och är inte processorienterad. Analysen utgår mer från ett övergripande och generellt perspektiv. bedömning är därmed att de krav som ställs enligt förordningen inte uppfyllts till fullo. Ledningen har gjort en prioritering av fyra olika riskområden som ska beaktas i planeringsarbetet. Valet har dokumenterats i beslut. Granskningen visar dock att det inte finns några fastställda kriterier för när ett område ska anses vara prioriterat eller väsentligt. har arbetat processorienterat under och har gjort omfattande processbeskrivningar för delar av sin verksamhet. Kontroller finns inbyggda i processerna och de system som används i verksamheten. granskning visar dock att inte har dokumenterat de mest väsentliga kontrollerna i de olika processerna. har inte heller dokumenterat den löpande uppföljningen av huruvida dessa kontroller fungerar tillfredsställande. Vidare har inte utarbetat en rutin för sammanställning och rapportering av vidtagna kontrollåtgärder . Slutligen har ledning beslutat att samtliga chefer som lämnar underlag inför årsredovisningen ska lämna ett intygande om att uppgifterna ger en rättvisande bild. Granskningen visar att ledning inte har fastställt vad de ansvariga ska beakta i sin bedömning. Detta ger effekten att bedömningen i organisationen kommer att vila på subjektiva bedömningar som kan variera mellan uppgiftslämnarna. beräkningar av skattefelet, det vill säga hur stor andel av den totalt debiterade uppbörden (skatt, tull eller avgift) som vid granskning av importdeklarationer visat sig vara felaktig, bygger inte på en statistiskt säkerställd metod. Beräkningen är istället ett resultat av subjektiva bedömningar och diskussioner inom . Det skattade värdet är således behäftat med stor osäkerhet. förlitar sig på skattefelet till stor del när bedömning av måluppfyllelse görs i årsredovisningen. Den nuvarande metoden bör ses över och utvärderas. Kvalitetsmätningen bör ses över och bör förhålla sig till metodens teoretiska ansats för att få det mest rättvisande resultatet. Verket för förvaltningsutveckling (dnr 32-2008-0581) Underlaget för bedömningar och uppskattningar i arbetet med årsredovisningen har varit ovanligt osäkra till följd av att det vid avgivandet av årsredovisningen fortfarande saknades beslut från regeringen om annan myndighet ska ta över delar av verkets verksamhet med tillhörande tillgångar och skulder. För tillgångar vars framtida användning är oviss gör bedömningen att det kan föreligga en viss övervärdering i årsredovisningen. (dnr 32-2008-0644) har konstaterat vissa brister i myndighetens tillämpning av förordningen om intern styrning och kontroll. Bland annat fanns dokumentationen avseende identifierade risker och deras kontrollåtgärder, uppföljning och utvärdering inte samlade inom rättsenheten som ansvarar för riskhanteringen. Dessutom finns kunskapen om processen endast hos ett begränsat antal individer inom myndigheten såsom riskkoordinatorer och ansvariga chefer. Försvarsmakten (dnr 32-2008-0655) Försvarsmakten bör förbättra styrningen och uppföljningen av lokalhanteringen vid myndigheten. Detta innefattar en förbättrad överblick över nuvarande och framtida lokalbehov samt ökade incitament att styra sin lokalsituation för att bland annat minska kostnaderna. Försvarsmakten har inte fullt ut följt regeringens krav på införande av elektronisk fakturahantering. Avvikelsen består av att Försvarsmakten i ett antal fall inte infört möjlighet att ta emot elektroniska fakturor från annan statlig myndighet, att kundfakturor inte har hanterats elektroniskt i någon del av verksamheten samt att verksamheten vid Försvarsmaktens logistikförband inte har omfattats av överföring till elektronisk form av inkommande pappersfakturor från icke-statlig leverantör. Försvarsmakten har vidare inte begärt dispens för dessa avvikelser. Försvarsmakten bör förbättra styrningen och uppföljningen av den avgiftsfinansierade verksamheten. Bland annat saknas ett samlat grepp om den avgiftsfinansierade verksamheten, det vill säga vilka avtal som finns, vilka kalkyler som ligger bakom och hur Försvarsmakten säkerställer att uppföljning av kalkyler görs för större uppdrag. Försvarsmakten bör överväga kompletterande åtgärder för att säkerställa att redovisning och anslagsförbrukning sker i enlighet med gällande regelverk. Ansvaret för att bedöma såväl behovet av periodisering av upplupna kostnader, som riktigheten i redovisad semesterlöneskuld kan, enligt bedömning endast tas av förbandet som innehar kunskap om sakfrågorna. Delårsrapporten borde ha innehållit information om det pågående arbetet med uppgradering av ett antal stridsflygplan av modell JAS Gripen, eftersom arbetet kommer att medföra stora förändringar i det bokförda värdet för beredskapsinventarierna. Försvarsmakten bör tydliggöra hanteringen av momsfrågor vid försäljning av tjänster till . Vidare bör Försvarsmakten förbättra rutinerna för kvalitetssäkring av den finansiella redovisningen samt förstärka styrningen vid framtagandet av resultatredovisningen. konstaterar att det finns brister i Försvarsmaktens årsredovisning. Granskningen visar bland annat att rutinen för att informera om händelser av väsentlig betydelse bör förbättras, rutiner för kvalitetssäkring av resultatredovisningen bör vidareutvecklas och en tydligare ansvarsfördelning bör tas fram. En konsekvens av bristerna är att fördelningen av kostnader per utgiftsslag för respektive verksamhetsgren inte är helt rättvisande samt att indikatorer avseende effektivitet och god hushållning inte är riktigt jämförbara mellan åren. Vidare bör kvalitetssäkringen av den finansiella redovisningen förstärkas för att säkerställa att den följer gällande regelverk samt ger ledningen korrekta beslutsunderlag. Detta gäller bland annat redovisning av avsättning för framtida förpliktelser samt hanteringen av anläggningstillgångar . Slutligen bör Försvarsmakten fortsätta arbetet med att utveckla systemet för intern styrning och kontroll vid myndigheten. På grund av utgiftsbegränsningar i regleringsbrevet har Försvarsmakten omförhandlat leveranser av materiel från till ett värde av , vilket minskat anslagsbelastningen jämfört med planerad leverans. Information om detta har inte lämnats i årsredovisningen. har tidigare rapporterat att det förelåg risk för felaktig redovisning av löner och andra ersättningar. Dessa risker för fel kvarstår. Försvarsmakten redovisar i årsredovisningen hög risk för väsentliga internkontrollbrister på fem områden. Av den information som presenteras i anslutning till intygandet framgår dock inte om, och i så fall hur, de rapporterade bristerna påverkat årsredovisningens finansiella delar respektive resultatredovisningen. (dnr 32-2008-0602) Vid granskningen av delårsrapporten hade inte utrett hur delar av de ekonomiska konsekvenserna av omställningsprocessen bör redovisas. Därmed har de ekonomiska konsekvenserna ännu inte behandlats fullt ut i den löpande redovisningen. (dnr 32-2008-0603) bedömer att har brustit i hanteringen av sina hyreskontrakt, vilket fått till följd att myndigheten är bunden av dubbla hyreskontrakt vilket kan medföra kostnader för lokaler som inte utnyttjas på . Detta förhållande bör redovisas i årsredovisningen då det är väsentlig information. Vid granskningen av årsredovisningen konstaterades att det saknades en samlad dokumentation som underlag för de uppgifter som återrapporterats i resultatredovisningen. Myndigheten bör ha en rutin för kvalitetssäkring för att säkerställa att dokumentationen är fullständig och att redovisade uppgifter överensstämmer med underliggande dokumentation. (dnr 32-2008-0720) har noterat brister vad gäller den interna styrningen och kontrollen i bidragsrutinen avseende politikområde integration, jämställdhet, folkrörelse och minoritet. har beslutat om bidragsutbetalningar trots att underlagen från den bidragssökande har varit bristfälliga eller i vissa fall saknats. De brister i organisationernas underlag som konstaterats vid granskningen har varit tillräckligt allvarliga för avslag. Det finns därmed risk för att felaktiga beslut kan ha fattats. Det har för några bidragsärenden varit svårt att följa handläggningen och få klarhet i vilka kontroller som genomförts vid beredningen. bör tydliggöra uppföljningen i bidragsprocessen och ta fram riktlinjer för återkrav. Polisen (dnr 32-2008-0596) De riskanalyser och åtgärdsplaner som upprättats enligt förordningen om intern styrning och kontroll har inte aggregerats till en för Polisen gemensam prioritering av vilka risker och åtgärder som bör prioriteras. Däremot finns riskanalyser och åtgärdsplaner för respektive polismyndighet och . Riskanalyserna och åtgärdsplanerna är dock inte heltäckande för de tre största polismyndigheterna. anser att riskanalysen tydligare bör omfatta områden som ekonomi- och lönehantering samt upphandling. Någon uppföljning av om processen för intern styrning och kontroll fungerar som tänkt har inte gjorts . Polisens redovisning av avgiftsfinansierad verksamhet, främst pass- och delgivningsverksamhet, har brister. Hälften av landets polismyndigheter har inte kvalitetssäkrat underlagen till avgiftsredovisningen. Detta medför att varken Polisen eller externa bedömare fullt ut kan bedöma om verksamhetens ekonomiska resultat och ställning är redovisat på ett tillförlitligt sätt. Bland annat bör tidredovisningen för nedlagt arbete inom dessa verksamheter förbättras. Dokumentation och kvalitetssäkring av resultatredovisningen uppvisar brister på flera områden och bör förbättras. Slutligen har iakttagit och rapporterat problem med böteshanteringen. Ackumulerade bötesinbetalningar gjorda till Polisen som inte kunnat matchas mot rätt ordningsbot uppgick till . (dnr 32-2008-0654) har brister i hantering och uppföljning av bidragsmedel, vilket fått till följd att felkonteringar påverkat både årets och balanserad kapitalförändring. (dnr 32-2008-0610) har till regeringen lämnat en delårsrapport som inte är fullständig. I delårsrapportens anslagsredovisning saknas utfallet mot tilldelade inkomsttitlar, mot vilka myndigheten ska redovisa de inkomster som myndigheten själv inte disponerar utan ska inleverera till statskassan. (Invändning i revisorsintyget) har brister avseende rutiner för löpande redovisning och avstämningar så att myndigheten kan säkerställa att regelverk följs. Exempel på detta är att det kvarstår frågetecken för myndighetens modell för finansiering av anläggningstillgångar med fiskeavgiftsmedel samt att överskridit den av regeringen beslutade krediten på räntekontot. bör utveckla arbetet med analys av mål och effekter i resultatredovisningen ytterligare, i enlighet med de krav som ställs i regleringsbrevet. En tydlighet bör eftersträvas avseende eventuella målvärden samt att relevanta trender analyseras och presenteras för att ge en bättre bild av hur verksamheten utvecklas över tiden. bör arbeta vidare med tidigare konstaterade brister i IT-verksamheten, så som färdigställande av förvaltningsplan för teknisk plattform och införande av rutiner för kontinuitetsplanering. Vidare bör utveckla rutiner för analys och presentation av väsentlig information i årsredovisningen vad gäller ledningens intygande om intern styrning och kontroll. borde ha utvecklat resonemangen om eventuella ytterligare konsekvenser av de identifierade bristerna, samt vilka åtgärder som vidtagits för att hantera bristerna. Vidare konstaterar att inte i alla delar hunnit genomföra verifiering av kontrollåtgärder samt uppföljande verksamhet avseende identifierade risker. Slutligen bör vidta ytterligare åtgärder för att åstadkomma tillfredsställande rutiner inom det ekonomiadministrativa området. Exempelvis bör utveckling ske av rutiner för avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet, inventering av anläggningstillgångar, avstämning av lån för anläggningstillgångar samt avstämning av utveckling av räntekontosaldo. bör även se över rutiner för hantering av leverantörsskulder, redovisning av utestående åtaganden inom bemyndiganderam och tillämpning av valutakurs vid värdering av EU-relaterade fordringar och skulder. (dnr 32-2008-1017) granskning av delårsrapporten visar att det fortfarande finns brister i den interna styrningen och kontrollen vid . Felaktigt aktiverade kostnader för immateriella anläggningstillgångar och bristande redovisning av avvecklingskostnader kvarstår sedan årsredovisningen . Därutöver konstaterar bristande kvalitet i den löpande redovisningen, avsaknad av dokumenterade analyser och kvalitetssäkring av utfallen i resultaträkningen och av pågående projekt. Vidare är ekonomiska situation ansträngd. Detta ställer krav på utvecklade analyser som underlag för prognostisering av uppdragsverksamheten.