sou · GVB3109 · 2008-01-01 00:00:00 — Endast om det skulle bli aktuellt att föra in Sieps verksamhet i RK eller skapa ett slags är det moti- verat att återanvända den ursprungliga beteckningen. 5.3Vilken typ av ledningsform är mest lämplig? leds Sieps av en styrelse där ledamöterna är utsedda av reger- ingen. Utöver ordföranden består styrelsen av åtta forskare från de tre disciplinerna ekonomi, statsvetenskap och juridik, tre RK- ledamöter (från SB, UD och Fi), ett f.d. länsråd och en tjänsteman från . Kanslichefen utses av styrelsen. Många av dem som intervjuats anser att nuvarande ledningsform är behäftad med allvarliga brister. Styrelsen anses vara alltför stor och forskardominerad. Konstruktionen ger också ett begränsat handlingsutrymme för kanslichefen som ska leda den dagliga verk- samheten. Ledningsformen skapar också utåt en osäkerhet om vem som företräder myndigheten. Av dessa skäl har flera uttalat sig för en modell av typ enrådighetsmyndighet där ledningen utövas av en chef. Några bland de intervjuade är dock positiva till nuvarande ledningsform, om än med en något nedbantad styrelse. Jag delar uppfattningen att nuvarande ledningsform är orationell och ineffektiv i olika avseenden. Konstruktionen med en styrelse på 14 personer för ett kansli på 12 personer framstår som otymplig. Kanslichefen har en på papperet begränsad roll, närmast som admi- nistrativt ansvarig för det relativt lilla kansliet. Alla större beslut om vilka rapporter som ska tas fram och vilken inriktning dessa ska Är organisationen och ledningsformen effektiv? ha avgörs slutligen av styrelsen. Detta är föga rationellt och begrän- sar kanslichefens handlingsutrymme. Forskarinslaget i styrelsen är dessutom enligt min mening för stort, vilket säkert bidragit till den tyngdpunktsförskjutning i Sieps verksamhet som jag inledningsvis berört. Frågan om vilken ledningsform som är mest lämplig för Sieps del får bedömas utifrån de alternativ som kan finnas. Här ändras förutsättningarna . Då ersätts näm- ligen verksförordningen av en ny myndighetsförordning. Enligt denna kommer alla myndigheter under regeringen att ledas av antingen: 1.en myndighetschef (enrådighetsmyndighet), 2.en styrelse (styrelsemyndighet), eller 3.en nämnd (nämndmyndighet). I enrådighetsvarianten ansvarar myndighetschefen ensam inför regeringen för verksamheten. Däremot kan ett insynsråd, eller ett särskilt rådgivande organ, inrättas där myndighetschefen är ordförande. I en styrelsemyndighet och nämndmyndighet ansvarar styrelsen resp. heten gentemot regeringen. För att börja bakifrån kan alternativet nämndmyndighet direkt avskrivas. Enligt de riktlinjer för val av ledningsform som har utformats av (PM ) bör nämnd- myndighetsformen endast användas i begränsad omfattning, t.ex. som ett alternativ till att inrätta en förvaltningsmyndighet. Valet står alltså mellan enrådighetsmyndighet och styrelse- myndighet. Styrelsemyndighetsalternativet skulle för Sieps del innebära en förändring jämfört med dagsläget i så måtto att reger- ingen då skulle utse inte bara styrelsen utan också en myndighets- chef (generaldirektör). Denne ska inför styrelsen ansvara för den löpande verksamheten enligt de direktiv och riktlinjer som styrel- sen utfärdar. Endast med enrådighetsvarianten skulle man enligt min mening få en effektiv och modern ledningsform i så måtto att myndighets- chefen ensam leder myndigheten och ansvarar för verksamheten inför regeringen. Regeringens behov av förstärkt ledning (i form av styrelse) är litet eftersom verksamheten, med de förslag som pre- senteras i detta betänkande, inte är av särskilt komplex natur. Är organisationen och ledningsformen effektiv? Mitt förslag är alltså att Sieps i fortsättningen blir en enrådig- hetsmyndighet i stället för dagens modell som är en slags hybrid av styrelsemyndighet och nämndmyndighet. Den vanliga titeln för myndighetschefer är generaldirektör. Med tanke på Sieps speciella karaktär som länk mellan forskarvärlden och beslutsfattarna, föreslår jag att Sieps chef i stället bör benämnas direktör (engelska: Director), liknande den titulatur som används av cheferna för liknande tankesmedjor i andra EU-länder. 5.4Behov av rådgivande organ? Enligt den nya myndighetsförordningen kan enrådighetsmyndig- heter vara av två slag. Den ena varianten är att verksamheten leds av myndighetschefen ensam. Den andra är att myndighetschefen leder myndigheten men där det också finns ett s.k. insynsråd som utses av regeringen och som tillgodoser behovet av demokratisk insyn och medborgerligt inflytande. Verksamheten inom Sieps är relativt okomplicerad och homogen varför ett insynsråd framstår som omotiverat. Med den moderna informationstekniken finns dessutom allmänt sett goda möjlig- heter att få insyn i olika myndigheters verksamhet och få fram relevanta dokument. Med tanke på Sieps funktion som en länk mellan forskar- samhället och beslutsfattarna finns däremot skäl att inrätta ett sär- skilt vetenskapligt råd. Rådets uppgift ska bl.a. vara att tillföra kun- skaper om aktuell forskning som är av betydelse för Sieps verk- samhet samt att bistå myndighetschefen att identifiera nya forsk- ningsområden och i andra strategiska frågor. Rådet bör utses av regeringen och förutom ordföranden omfatta högst sex välrenommerade EU-forskare. I linje med vad som sagts tidigare bör forskarna utses utifrån sina professionella kunskaper snarare än som företrädare för någon särskild disciplin. Dessa per- soner behöver inte nödvändigtvis enbart hämtas från . Man- datperioden bör inte vara längre än . Intressant att notera är att tanken på någon form av advisory board diskuterades inom Sieps under dess första verksamhetsår i samband med frågan om kvalitetssäkring av verksamheten. Idén föll då en sådan konstruktion bedömdes bli för dyr och komplicerad givet att Sieps redan hade en stor och forskardominerad styrelse. Är organisationen och ledningsformen effektiv? Utöver ett sådant vetenskapligt råd kan myndighetschefen knyta till sig de samråds-, referens- eller expertgrupper av olika slag som hon/han anser sig behöva för att få del av utomståendes syn- punkter, erfarenheter och professionella bedömningar. Dessa grupper behöver inte vara fasta utan kan skifta i sammansättning allt efter frågornas innehåll och karaktär. Om sådana grupper behövs och vilka personer som i så fall bör ingå får ytterst avgöras av myndighetschefen, varför jag avstår från att lägga förslag i denna fråga. 5.5Hur ska regeringen styra? har regeringen flera instrument till sitt förfogande för att styra sina myndigheter. Detta sker genom: -att besluta om en instruktion för myndigheten -att utse myndighetens ledning (styrelse och/eller myndighets- chef) för en begränsad tidsperiod -de årliga regleringsbreven och resultatdialogerna -informella kontakter. Mitt intryck är att styrsignalerna för Sieps del har varit bristfälliga. Som ovan berörts ger instruktionen otydliga signaler om vad som är myndighetens huvuduppgift. har endast upp- repat formuleringarna i instruktionen och har inte utnyttjats för att närmare ange inom vilka sak- eller ämnesområden som analyser och annat beslutsunderlag hade varit önskvärda. Inte heller har reger- ingen under de år som Sieps verkat lagt ut några beställningar eller uppdrag på myndigheten. De tre RK-ledamöterna i har inte varit sam- ordnade och har därmed inte kunnat förmedla regeringens samlade syn på vilket beslutsunderlag som vore önskvärt att få fram från Sieps. Däremot ska dessa ledamöter i enskilda fall ha avrått från eller avstyrt idéer och förslag som initierats av kansliet och/eller av forskningsledamöterna i styrelsen. Det har slutligen saknats en struktur för informella kontakter mellan RK och Sieps och där myndighetens verksamhetsplaner med viss regelbundenhet hade kunnat diskuteras och stämmas av. Av de intervjuer och samtal jag har haft under utredningens gång har framgått att varje försök att stärka eller ens utnyttja regeringens befintliga styrmöjligheter, genom att t.ex. lägga särskilda Är organisationen och ledningsformen effektiv? beställningar eller uppdrag på Sieps, ses med stor misstänksamhet och motvilja av en del forskare. Andra forskare och många användare anser tvärtom att en sådan styrning är fullt naturlig med hänsyn till att Sieps är en statlig myndighet som ytterst tjänar och finansieras av skattebetalarna. Den enkät som utredningen låtit göra om förekomsten i andra EU-länder av institut/organ liknande Sieps visar att det inte är ovanligt att många av dessa tar emot regeringsuppdrag eller har regeringen och andra politiska besluts- fattare som sin främsta målgrupp. Min egen uppfattning är att regeringen i betydligt högre grad bör utnyttja de resurser och den kompetens som byggts upp inom Sieps. Initiativet till att bilda Sieps har kommit från regeringens sida och det är främst regeringens ansvar att se till att verksamheten i Sieps svarar upp mot de ursprungliga intentionerna. Detta kan ske på olika sätt. Jag har redan tidigare i detta betän- kande föreslagit att instruktionen ses över så att Sieps huvud- uppdrag framgår tydligare. Jag delar den uppfattning som kommer till uttryck i styrutredningens framlagda betänkande (SOU 2007:75), nämligen att instruktionen ska vara det centrala doku- mentet för regeringens styrning av myndigheterna och att verk- samhetsdelen i regleringsbreven därför bör avskaffas. Vidare bör, också i linje med vad styrutredningen föreslår, de informella kontakterna mellan Sieps och RK uppgraderas och vida- reutvecklas. En fråga som i detta sammanhang kommit upp är om Sieps chef bör sitta med i de regelbundna fredagsluncherna i RK, där dagsaktuella frågor avhandlas med deltagande av de EU-ansva- riga på de olika departementen och chefen för sentation i med ansvarig statssekreterare på som sam- manhållande. Ett sådant deltagande skedde regelbundet under de år (2002-2005) som Sieps första kanslichef tjänstgjorde. Därefter har deltagandet varit mer sporadiskt, delvis beroende på att man från Sieps sida känt sig stå något utanför diskussionerna, vilka förutsät- ter att man tagit del av de dagsaktuella problemen och den kor- respondens som utväxlats mellan RK och Brysselrepresentationen. Med tanke på karaktären på dessa möten, vilka skiljer sig från Sieps mer långsiktiga och analyserande verksamhet, finner jag det inte nödvändigt eller ens lämpligt att Sieps deltar. Däremot bör skapas en struktur där Sieps verksamhetsplaner stäms av med RK, inklusive Brysselrepresentationen, genom väl förberedda möten där mer långsiktiga och strategiska frågor diskuteras. Avsikten med sådana möten är att man ska diskutera hur Sieps Är organisationen och ledningsformen effektiv? resurser kan utnyttjas på bästa sätt. Vid behov bör också regeringen kunna lägga ut uppdrag på Sieps med begäran om analyser av frågor som inte kan fångas upp vid sådana möten eller förutses på annat sätt. Sieps bör också ha regelbundna möten och avstämningar med andra intressenter som t.ex. och aktörer på den lokala nivån för att fortlöpande få en större känsla för vilka analyser och annat underlag som olika intressenter kan tänkas behöva inför ställningstaganden till olika frågor på EU:s dagordning. 6Bedrivs verksamheten resurseffektivt? 6.1Kansliets roll, personal, administrativa uppgifter och lokalisering Efter en genomgång av hur Sieps sköter sin verksamhet, har jag inte funnit något att anmärka på. Kammarkollegiet sköter den eko- nomiadministrativa verksamheten, inkl. lönerna, vilket jag också anser vara den bästa lösningen för en myndighet av Sieps storlek. Man får här tillgång till en hög kompetens på det ekonomi- administrativa området och kan använda sin personal till kärn- verksamheten. Att använda Kammarkollegiet är även lämpligt ur en risk- och sårbarhetsbedömning. Kansliet bedöms som väldimensio- nerat och välskött. Det bör beaktas att man i de administrativa uppgifterna, som av en del anses ta för stor del av resurserna, även inbegriper informatörs-/marknadsföringsuppgifter. Detta är upp- gifter som måste spela en stor roll i Sieps utåtriktade verksamhet. Det har i intervjuerna förts en del resonemang om personalens sammansättning, hur många som bör vara disputerade etc. Jag avser inte att lägga något förslag om detta. Det är myndighetschefens ansvar att organisera verksamheten. Frågan var ska vara lokaliserat har tagits upp i vissa intervjuer. Jag lägger inte heller här något förslag, då även detta enligt min mening ingår i en myndighetschefs uppdrag att bestämma om. Sieps flyttar för övrigt /2008 in i nya och större lokaler i . Bedrivs verksamheten resurseffektivt? Vid de samtal som utredningen haft med Kammarkollegiet och framgår att Sieps anses bedrivas resurseffektivt. Jag föreslår att Sieps undersöker möjligheten till samarbetsavtal inom olika områden. Ekonomi- och lönesidan är väl omhänder- tagen genom avtal med Kammarkollegiet. Men man bör även titta på t.ex. förlagssidan för att förenkla arbetet kring publikationer. Att försöka kostnadssätta antal publikationer, antal arrange- mang eller antal publicerade sidor anser jag inte låter sig göras. Något mått på om x antal publicerade sidor skulle vara mer kost- nadseffektivt än y antal publicerade sidor finns inte. Kvaliteten lig- ger inte i antal sidor, utan i innehållet. I intervjuerna har också frågan om finansiering berörts. Förslag har framförts om att Sieps till del bör vara uppdragsfinansierat, att en viss del av budgeten bör utgöras av sökta forskningsbidrag och att näringslivet skulle kunna bidra. Jag anser att Sieps ska fortsätta att vara helt finansierat via stats- budgeten. Någon kultur i form av att näringslivet bidrar till stats- finansierad verksamhet finns inte i . Däremot anser jag att Sieps bör ges möjlighet att ta betalt för specifika uppdrag, som lig- ger i linje med Sieps verksamhetsplaner, från externa aktörer. 7Ekonomiska konsekvenser av förslagen Jag har inte föreslagit någon genomgripande förändring av Sieps. De ekonomiska konsekvenserna av mitt förslag bör därför bli relativt begränsade. Det rör sig om dels en omvandling av forskningsanslagen till reguljära medel, dels en sänkning av kostnaderna för arvoden i och med att styrelsen föreslås tas bort och ett vetenskapligt råd med färre ledamöter inrättas. Därtill kan eventuellt en viss justering behöva göras av förvaltningsanslaget beroende på den föreslagna nya funktionen som direktör för myndigheten. 8Förslag till ändring i förordningen (SFS 2006:948) med instruktion för för europapolitiska studier Nuvarande verksförordning ersätts /2008 med en ny myndighetsförordning. Detta kommer säkert att innebära änd- ringar i upplägget av och numreringen i alla myndigheters instruk- tioner. Med hänsyn härtill lämnar jag här endast förslag till nya texter i instruktionen för Sieps under de rubriker som har relevans för myndighetens ledningsform: Nuvarande text ( 1 § och 2 §) bör ersättas med: för Europapolitiska studier ska för regeringen och övriga svenska aktörer i den politiska beslutsprocessen ta fram analyser och annat underlag av betydelse för utvecklingen av den Europeiska unionen (EU) och Europapolitik. För att fullgöra denna uppgift ska institutet initiera och genomföra forskningsprojekt och utredningar. Nuvarande text i 3 § bör ersättas med: Institutet leds av en direktör. Förslag till ändring i förordningen Nuvarande text i 4 och 5 § bör ersättas med: Det vetenskapliga rådet har till uppgift att tillföra kunskaper om aktuell forskning som är av betydelse för Sieps verksamhet samt att bistå myndighetschefen att identifiera nya forskningsområden och i andra strategiska frågor. Det vetenskapliga rådet består av myndighetens chef, som är ord- förande, och högst sex andra ledamöter. Uppdrag att utvärdera för europapolitiska studier (Sieps) Beslut vid regeringssammanträde . En särskild utredare ska analysera Sieps verksamhet i förhållande till uppdraget och göra en bedömning av hur väl Sieps fyller funk- tionen som länk mellan forskare och beslutsfattare. Utvärderingen ska belysa Sieps verksamhet, organisation, ledningsform, resurs- effektivitet och finansieringsform och, om så anses nödvändigt, föreslå förändringar. Utredaren ska redovisa sitt uppdrag . för europapolitiska studier (Sieps), bildades och är en myndighet under regeringen. Myndigheten leds av en sty- relse med ledamöter utnämnda av regeringen. Sieps verksamhet och uppdrag regleras i förordningen (2006:948) med instruktion för för europapolitiska studier. Enligt instruktionen ska myndigheten särskilt: -initiera och behandla förslag till utvärderings- och -göra eller låta göra utredningar och utvärderingar, -följa utvecklingen och hålla kontakt med forskare inom och -utom landet, -publicera och sprida rapporter om verksamheten. Uppdraget att utvärdera Sieps Sieps inrättades med syfte att skapa en länk mellan forskare och politiska beslutsfattare i EU-frågor. Det ansågs viktigt för besluts- fattarna att löpande få tillgång till forskningsresultat och rapporter som håller hög internationell klass och som har relevans i förhål- lande till pågående och kommande EU-politiska diskussioner. En utgångspunkt var redan då Sieps inrättades att myn- digheten skulle utvärderas . Med tanke på att Sieps operativa arbete inleddes är det nu naturligt att verksam- hetens inriktning och organisation ses över. Behovet av en länk mellan forskare och beslutsfattare i EU-frågor kvarstår. Sieps verksamhet ska analyseras i förhållande till uppdraget. Utvärderingen ska klarlägga hur väl Sieps fyller funktionen som länk mellan forskare och beslutsfattare. Utvärderingen ska belysa Sieps verksamhet, organisation, ledningsform, finansieringsform och resurs- effektivitet och, om så anses nödvändigt, föreslå förändringar. Utvärderingen bör beakta erfarenheter av liknande institut i och andra EU-länder. Andra pågående relevanta utred- ningar bör också beaktas. Är Sieps verksamhet ändamålsenlig? Sieps arbete består i huvudsak av egen respektive beställd forskning och utredningsverksamhet samt fördelning av forskningsmedel (forskningsbidrag). Utredaren ska utvärdera Sieps verksamhet och pröva om denna är ändamålsenlig i förhållande till myndighetens uppdrag och om verksamheten på bästa sätt främjar beslutsfattarnas behov av att löpande få tillgång till forskningsresultat av hög klass som har rele- vans för det egna arbetet. Vidare ska kvaliteten på forskningen och utredningsarbetet lik- som dess mervärde undersökas. Balansen mellan egen utförd forskning, beställd forskning och bidragsforskning ska belysas, liksom avvägningen mellan forskning och utredningsarbete. I Sieps uppdrag ingår att följa utvecklingen och hålla kontakt med forskare även utom landet. Sieps ingår i styrgruppen för nät- verket . Sieps anställda deltar dessutom i olika konferenser och seminarier. undersöka vilka ytterligare åtgärder som bör vidtas för att fördjupa de europeiska forskningskontakterna i de fall utredningen kommer fram till att så bör ske. Är Sieps organisation och ledningsform effektiv? består av tio årsarbetskrafter, fördelade på tolv anställda. Utredningen ska utvärdera personalsammansättningen, marknadsföringen av verksamheten och hur verksamheten admini- streras. Sieps är en myndighet som leds av en styrelse med ledamöter utnämnda av regeringen. Styrelsen består av 14 ledamöter. Utred- ningen ska pröva om nuvarande ledningsform är den mest lämpade för Sieps verksamhet. I detta sammanhang bör även styrelsens sammansättning och dess roll när det gäller verksamhetsledning utvärderas. Bedrivs verksamheten resurseffektivt? Utvärderingen blir inte komplett utan att verksamhetens resultat värderas utifrån de kostnader den medfört. En bedömning ska därför göras om verksamheten har bedrivits på ett resurseffektivt sätt. Denna bedömning bör även innefatta jämförelser med andra institut, såväl nationella som internationella med likartad verksamhet. Utredaren ska även bedöma huruvida nuvarande finansierings- form är effektiv samt möjligheterna att vidmakthålla och eventuellt öka inslaget av extern finansiering. Utredaren ska hålla berörda centrala arbetstagarorganisationer informerade om arbetet och ge dem tillfälle att framföra synpunkter. Utredaren ska redovisa sitt uppdrag . utvärdering (IFAU) arbetsliv och socialvetenskap (FAS) SOU 2007:109 Bilaga 2 (CEPS), SOU 2007:109 Bilaga 2 the United Nations (FAO) Översikt organisationsform, finansiering och uppdrag för ett urval av institut/tankesmedjor i andra EU- länder, övriga och Översikten gör inga anspråk på att vara en komplett förteckning.Uppgifterna bygger bl.a. på uppgifter från svenska ambassader. Rekommendationer, råd, framåtblickande BRUEGEL European and Global Bidra till utarbetandet av ekonomisk 16 EU-länder, privata företag relevant forskning analys och debatt Thinking ahead for Europe, egen Medlemsavgifter, konferensavgifter, bidrag från stiftelser, årligt bidrag från Forum för debatt kring EU:s politik, Privatpersoner, stiftelser, företag. bidrag från politiska partier eller regeringar. forskning, analys, seminarier bidra till beslutsprocessen och policy- Analyser om handelspolitik och andra Näringsliv, bidrag från privatpersoner, stiftelser, andra organisationer Främja entreprenörskap i och i EU:s politik genom att underlätta forskning, debatt och positivt politiskt Arbetar för att den europeiska integra- tionen ska fungera genom analys, partners, stiftelser, m.fl. främst EU och globala policyagendan Friends of Europé, Främja öppen debatt om Medlemskapsavgifter (företag, andra tankesmedjor, ), Öka öppenheten, stimulera parlamen- tariskt engagemang och utvidga delta- Rowntree Charitable Trust, projekt- gandet i utformandet av politiken inom Fokuserar på EU:s framtida utma- information till allmänheten, utbildning för att stärka institutioners och Främja studier om EU-frågor, debatt Taenketanken Ny Agenda, Förbättra och bidra till den processen inom olika politik- Främja förståelsen för internationella Ta fram relevant information av hög kvalitet och främja en analy- tisk diskussion om internationella frågor för att därigenom stödja Bidra till EU-debatt, förse rekommendationer om olika EU- Centre détudes européennes, EU, roll på den inter- Centre détudes européennes de Forskningscenter som bl.a. svarar för genom bl.a. konferenser, debatter, Fokus på att skapa ett europeiskt samhälle som bygger på en delta- Arbetar för att skapa en ny ung generation av européer som vill think a united Europe, stimulera Finansiering från huvudsakligen EG- debatt med konkreta analyser och for European & Foreign Policy, Forum upprättat av premiärministerns Ta fram underlag, analyser om EU- Finansieras av stiftelser, företag och Främja den politiska, ekonomiska och sociala utvecklingen i EU och EU, företag, privata donationer, m.fl. Forskning och analyser, besluts- Medlemsavgifter, statlig finan- Bidrag från EU, , forsk- ningsbidrag fr företag, privata personer IAI Istituto Affari Inter- Privata donationer (företag), offentliga ISPI Istituto per gli Studi di Forskning bedrivs under utrikes- CeSPI Centro Studi di Politica Statlig finansiering, , Tankesmedja som sorterar under stats- Fokuserar främst på långsiktig utveck- Institut grundat av litauiska utrikes-, Forma utrikespolitiska mål, skapa strategier och handlingsplaner, ge rekommendationer åt litauiska RK Statlig finansiering, viss projekt- European and International Studies, European Documentation and Research råd/beslutsunderlag till regeringen om framtida utvecklingsfrågor, främja debatt och vara en brygga CESP Clingendael European Studies Främja förståelsen för internationella Uppdrags- och statlig finansiering frågor som europeiska integrationen parlament, organisationer. Arena of European Studies, Analys, debatt och policy- Forskning, utbildning och infor- mation om europeisk integration privata och institutionella donationer papper, seminarier, mm. Agera länk mellan forskare och Förbättra kvaliteten på debatten om Finansiering via privata sektorn Stimulera debatt och forskning om Bidra till debatt kring ekonomi, media, institutionenna frågor, mm.