sou · GWB354 · 2008-05-16 00:00:00 — Personuppgifter i ärenden enligt lagen om arbetslöshetsförsäkringsavgift ska gallras senast efter utgången av det avgiftsår ärendet avser. Trots vad som sagts får regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer () meddela föreskrifter om att personuppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål eller för redovisningsändamål. Upp- bördsmyndigheten får också i enskilda fall besluta att person- uppgifterna i ett ärende enligt lagen om arbetslöshetsförsäk- ringsavgift ska bevaras på papper eller annat icke elektroniskt medium. Personuppgiftslagen innehåller vissa bestämmelser om hur länge personuppgifter får bevaras. Enligt 9 § personuppgiftslagen ska den personuppgiftsansvarige se till att personuppgifter inte bevaras än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamå- len med behandlingen. Därefter måste personuppgifterna avidenti- fieras eller förstöras. Personuppgifter får dock bevaras för historis- ka, statistiska och vetenskapliga ändamål än vad som nu sagts. Motsvarande bestämmelser finns i artikel 6 i EG- direktivet om personuppgifter. Enligt 8 § andra stycket personupp- giftslagen hindrar emellertid inte bestämmelserna i personuppgifts- lagen att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar. Det har, trots Lagrådets protester, ansetts att en sådan bestämmel- se är tillåten enligt EG-direktivet.TPF167FPT När det däremot gäller personuppgifter som inte utgör eller finns i allmänna handlingar följer alltså av 9 § första stycket i och tredje stycket personupp- giftslagen att personuppgifterna inte får bevaras än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka uppgifterna behandlas eller så länge uppgifterna därefter behövs för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål. måste uppgifterna avidentifieras eller utplånas. Grundläggande bestämmelser om bevarande och gallring av allmänna handlingar hos myndigheter finns i arkivlagen (1990:782).TPF168FPT I arkivlagen slås det fast att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Det i lagen angivna syftet med arkivbildningen är att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (minnesanteckningar, utkast och koncept) som myndigheten beslutar ska tas hand om för arkive- ring. Upptagningar för automatisk databehandling som är tillgäng- liga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, ska dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Huvudregeln enligt arkivlagen är att allmänna handlingar ska bevaras. Enligt 10 § arkivlagen får emellertid gallring ske. Vid gallring ska alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår ska kunna tillgodose arkiv- bildningens syften. Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning gäller dessa bestämmelser. Enligt 14 § arkivförordningen (1991:446) får statliga myndigheter gallra allmänna handlingar 167TP PT Prop. 1997/98:44 s. 47 f. 168TP PT Beskrivningen av bestämmelserna i arkivförfattningarna baseras på motsvarande beskrivning i SOU 2006:82 s. 510 ff. endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av , om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Med gallring avses traditionellt att vissa handlingar sorteras ut ur sitt sammanhang och sedan förstörs. När det gäller gallring av elektroniska upptagningar innebär detta normalt att viss informa- tion raderas från databäraren, dvs. det fysiska underlaget. Det är dock inte nödvändigt att den egentliga information som finns på ett elektroniskt medium verkligen förstörs för att det ska vara fråga om gallring i traditionell mening. Tvärtom kan ett visst material gallras i denna mening genom att den elektroniskt lagrade informa- tionen överförs till en pappersutskrift, varefter den raderas från det elektroniska mediet. Även om alla uppgifter då fortfarande kan tyckas finnas kvar på papper, så har olika sökmöjligheter eller möjligheter att göra sammanställningar eller kontroller av hand- lingars autenticitet – t.ex. elektroniska signaturer – gått förlorade, vilket medför att det ansetts att materialet har gallrats. Innebörden av att ett visst material gallrats, har alltså ansetts vara att möjlighe- ten att få fram information ur materialet på något sätt har försäm- rats. har sålunda definierat gallring som förstöring av allmänna handlingar och uppgifter i allmänna handlingar. Förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överfö- ring till annan databärare räknas enligt som gallring om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet (RA-FS 2003:2). Det är vanligt att det i särskilda registerförfattningar finns be- stämmelser om att personuppgifter ska gallras.TPF169FPT I uppbördsmyndighetens verksamhet med att bedöma skyldig- heten att betala avgift enligt lagen om arbetslöshetsförsäkringsav- gift och handlägga ärenden enligt den lagen kan vissa personuppgif- ter ha betydelse , bl.a. därför att förhållandena under de fem närmast föregående åren kan ha betydelse för skyldigheten att betala avgift. Att många personuppgifter i en myndighets verksamhet finns mera allmänt elektroniskt tillgängliga – en knapp- tryckning bort – innebär särskilda integritetsrisker i jämförelse med att uppgifterna finns på papper i ett arkiv. är den enkla elektroniska tillgången för behöriga handläggare till de 169TP PT Se härtill , Gallring i allmänna handlingar av integritetsskyddsskäl i Handlingsoffentlighet utan handlingar?, Skrifter utgivna av nr 21, 2004, s. 39–48. personuppgifter som ofta behövs i verksamheten en förutsättning för att verksamheten ska kunna bedrivas effektivt. Att personuppgifter som kan ha någon betydelse för myndighetens verksamhet sparas – på papper eller i elektroniskt format – innebär vidare också integritetsrisker. är det viktigt får vårt nationella kulturarv att vissa uppgifter sparas under i princip evig tid. En avvägning mellan de intressen som gör sig gällande har lett mig fram till de bestämmelser som beskrivs i det följande. När det gäller personuppgifter som har tillförts ärenden enligt lagen om arbetslöshetsförsäkringsavgift har jag funnit det svårt att föreslå att de ska gallras eller annars tas bort från databasen innan det inte längre finns möjlighet till omprövning av beslut i ärendet. Ett beslut i ett ärende ska kunna omprövas till och med sjätte året efter utgången av det avgiftsår ärendet avser. Även i beskattningsverksamhet gäller långa frister för att ompröva beslut i ärenden. När det gäller registerförfattningen för den verksamheten har som huvudsaklig gallringsfrist valts efter utgången av det kalenderår då den beskattningsperiod som uppgifterna eller handlingarna kan hänföras till gick ut.TPF170FPT Jag anser att motsvarande gallringsfrist är rimlig i fråga om personuppgifter i uppbördsmyn- dighetens databas och föreslår således som huvudregel att person- uppgifter i ärenden enligt lagen om arbetslöshetsförsäkringsavgift ska gallras senast efter utgången av det avgiftsår ärendet avser. Som beskrivits i avsnitt 12X .7.11X behöver uppbördsmyndigheten, för att bedöma skyldighet att betala avgift enligt lagen om arbets- löshetsförsäkringsavgift, i databasen behandla även personuppgifter som inte tillförs något ärende i egentlig mening (därför att upp- bördsmyndigheten mot bakgrund av uppgifterna bedömer att det inte kan antas att det finns skyldighet att betala avgift). När personuppgifter inte tillförts ett ärende enligt lagen om arbetslös- hetsförsäkringsavgift, bör de gallras så snart de inte längre behövs för att bedöma skyldighet att betala avgift enligt lagen om arbets- löshetsförsäkringsavgift. Jag föreslår därför en bestämmelse av den innebörden. I de fall där de inhämtade personuppgifterna ger vid handen att en person under avgiftsåret inte fått arbetslöshetsersätt- ning eller haft sådana arbetsinkomster som nått upp till gränsen för avgiftsskyldighetens inträde, bör personuppgifterna gallras i princip 170TP PT 2 kap. 11 § lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i beskattningsverk- samhet, se prop. 2000/01:33 s. 135 f. senast i samband med det aktuella avgiftsårets utgång. När inhäm- tade personuppgifter å andra sidan ger vid handen att en person under avgiftsåret fått arbetslöshetsersättning eller haft sådana arbetsinkomster som nått upp till gränsen för avgiftsskyldighetens inträde (men det är andra faktorer – t.ex. medlemskap i en arbets- löshetskassa – som medfört att det inte initierats något ärende enligt lagen om arbetslöshetsförsäkringsavgift), kan uppgifterna om detta förhållande behöva sparas i upp till ungefär för att kunna bedöma skyldighet att betala avgift enligt lagen om arbets- löshetsförsäkringsavgift (t.ex. för den händelse personen skulle upphöra att vara medlem i en arbetslöshetskassa). Med gallring avser jag att informationen förstörs så att den inte kan återskapas. Det är alltså inte tillåtet att uppbördsmyndigheten inför gallringen av personuppgifterna i databasen för över dem på annat medium, t.ex. papper, och sedan bevarar informationen på det mediet längre än vad som följer av gallringsbestämmelserna. Något krav på att personuppgifter som uppbördsmyndigheten vid gallringstidpunkten redan avhänt sig till annan, t.ex. genom att sända en utskrift på papper, ska gallras (hos mottagaren) finns inte i registerlagen. Enligt 14 § arkivförordningen (1991:446) får statliga myndighe- ter gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av , om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Den föreslagna bestämmelsen i registerlagen är en sådan gallringsföreskrift i lag som avses i 14 § arkivförordningen och som tillåter gallring utan beslut eller föreskrift av . Enligt den föreslagna bestämmelsen får de angivna personuppgifterna alltså gallras när som helst, dock senast vid utgången av den angivna gallringsfristen. I vissa fall kan personuppgifterna i ärenden enligt lagen om arbetslöshetsförsäkringsavgift behöva sparas efter gallringstidpunkten, eftersom de fortfarande kan ha betydelse. Det torde i undantagsfall förekomma att personuppgifterna i ett ärende lagen om arbetslöshetsförsäkringsavgift även efter gallrings- tidpunkten har betydelse därför att handläggning avseende ärendet i en eller annan mening kan sägas fortsätta hos uppbördsmyndighe- ten eller annan myndighet. Det kan t.ex. gälla en granskning avseende ärendet hos någon myndighet eller liknande med tillsyns- funktioner eller motsvarande, t.ex. ombudsmän (), Justitiekanslern, utskott eller . Det kan också gälla ett beslut i ett ärende som överklagats och där över- prövningen inte är klar . Det kan vidare gälla att anspråk på skadestånd framställts med anledning av handläggningen av ett ärende. Även andra undantagsfall där personuppgifterna i ett ärende lagen om arbetslöshetsförsäkringsavgift kan ha betydelse även efter gallringstidpunkten torde kunna tänkas. Det bör därför vara möjligt för uppbördsmyndigheten att i enskilda fall besluta att personuppgifterna i ett ärende lagen om arbetslöshetsförsäkrings- avgift trots de föreslagna gallringsbestämmelserna ska bevaras på papper eller annat icke elektroniskt medium. Begränsningen till enskilda fall innebär bl.a. att uppbördsmyn- digheten inte regelmässigt får besluta om bevarande bara därför att personuppgifterna i en viss ärendetyp kanske skulle kunna komma att ha betydelse. Det ligger i sakens natur att beslut om bevarande ska fattas före den föreskrivna gallringstidpunkten. Kravet på att personuppgifterna ska bevaras på ett icke elektroniskt medium innebär att uppgifterna måste föras över från datasystemet till ett sådant medium, t.ex. papper eller s.k. mikrokort. Med elektroniskt medium avser jag ett medium där personuppgifterna lagras i elektroniskt format, dvs. binär form, såsom ettor och nollor. På ett icke elektroniskt medium lagras personuppgifterna i stället i ett statiskt format, där det inte är möjligt att på elektronisk väg göra olika sammanställningar av informationen. Av 45 § lagen (1996:1059) om statsbudgeten följer att bokföring i staten ska ske på ett sätt som stämmer överens med god redovis- ningssed, vilket bl.a. för med sig att vissa personuppgifter i verifikationer behöver sparas . Därför bör det vara möjligt att meddela föreskrifter om att vissa personuppgifter får bevaras för redovisningsändamål trots de föreslagna gallringsbe- stämmelserna. För vårt nationella kulturarvs skull är det vidare av betydelse att ett visst urval av personuppgifter bevaras för evigt. Därför bör det vara möjligt att meddela föreskrifter om att vissa personuppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål trots de föreslagna gallringsbestämmelserna. Härigenom kan rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov beaktas, dvs. de ändamål som arkivlagen syftar till att tillgodose. Jag föreslår därför att regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att personuppgifter får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål eller för redovisningsändamål. Att bedöma vilket bevarande som är påkallat för de angivna ändamålen kräver särskild sakkunskap. Därför är det lämpligt att inte regeringen utan i första hand expertmyndigheten bedömer behovet av bevarande och självt utfärdar föreskrifter om bevarande. Jag föreslår därför att i förordning bemyn- digas att utfärda föreskrifter om bevarande av personuppgifter för de angivna ändamålen. Det får förutsättas att när det gäller föreskrifter om bevarande för redovisningsändamål samråder med expertmyndigheten på området, som bl.a. ska utveckla god redovisningssed inom staten.TPF171FPT 171TP PT Jämför RA-FS 2004:3. 13Förslagens förenlighet med internationella överenskommelser Mitt förslag: I lagstiftningen om skyldighet att betala arbetslös- hetsförsäkringsavgift tas det in en uttrycklig bestämmelse om att gemenskapsrätten inom Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) eller avtal om social trygghet som ingåtts med andra stater kan medföra begränsningar i skyldigheten att betala arbetslöshetsförsäkrings- avgift. Min bedömning: Förslagen om en obligatorisk arbetslös- hetsförsäkring med inkomstrelaterad ersättning vid arbetslöshet komplicerar inte den internationella samordningen av förmåner utan underlättar tvärtom sådan samordning i inte oväsentlig mån. Av utredningsdirektiven framgår det att jag ska beakta relevanta överenskommelser som har slutits inom ramen för , EU och samt att jag ska redovisa de effekter som de författ- ningsändringar som jag föreslår får för samordningen av rättigheter inom EU och . Jag har i avsnitt 4X X redogjort för reglerna för samordning av arbetslöshetsförsäkringarna inom olika länder. Sådana regler finns i EG-förordningarna, i nordiska konventionen om social trygghet och i övriga bilaterala konventioner om social trygghet. I detta avsnitt (avsnitt 13X )X redovisar jag mina bedömningar i dessa delar. När det gäller samordningen av rättigheter har jag Förslagens förenlighet med internationella överenskommelser bedömt att det jag redovisar avseende EG-förordningarna och nordiska konventionen om social trygghet också är tillämpligt beträffande övriga bilaterala konventioner om social trygghet som är uppbyggda på ett motsvarande sätt. Jag redovisar därför inte särskilt mina bedömningar om dessa andra konventio- ner. 13.2EG-förordningen 1408/71 Rådets förordning (EEG) nr 1408/71 om tillämpningen av syste- men för social trygghet när anställda, egenföretagare eller deras familjemedlemmar flyttar inom gemenskapen och rådets förord- ning (EEG) nr 574/72 om tillämpning av förordning (EEG) nr 1408/71 är direkt tillämpliga i . Dessa förordningar gäller tills och rådets förordning (EG) nr 883/2004 av om samordning av de sociala trygghetssyste- men ska tillämpas, vilket är från och med den dag då denna förordnings tillämpningsförordning träder i kraft. Tillämpnings- förordningen är fortfarande under förhandling mellan medlemssta- terna. I den nya förordningen behålls grundprinciperna från förordning 1408/71. I avsnittet 4X .2X har beskrivits i vilka länder om sam- ordning av systemen för social trygghet gäller. Förordning 1408/71 och dess tillämpningsförordning 574/72 innehåller regler för samordning av systemen för social trygghet vid migration. Bland annat regleras personers rätt att överföra perioder med upparbetade förmåner, som antingen grundas på anställning eller på att personerna i fråga har omfattats av det ursprungliga landets arbetslöshetsförsäkring. Därigenom kan personer som flyttar mellan länderna behålla försäkringsförmåner som de har tjänat in i en medlemsstat, men de kan också få rätt till förmåner i det nya landet. Förordning 1408/71 ska gälla anställda, egenföretagare och studerande som omfattas eller har omfattats av lagstiftningen i en eller flera medlemsstater och som är medborgare i en medlemsstat eller är statslösa eller flyktingar bosatta inom en medlemsstats territorium samt deras familjemedlemmar och efterlevande. Reglerna innebär dock inte att man som arbetslös ska kunna flytta till ett annat land och där erhålla arbetslöshetsersätt- ning. Bestämmelserna utgör ett fullständigt system av lagvalsregler och innebär att den nationella lagstiftaren undandras behörigheten Förslagens förenlighet med internationella överenskommelser att fastställa omfattningen av och villkoren för tillämpningen av den nationella lagstiftningen, både i fråga om den personkrets på vilken den är tillämplig och i fråga om dess territoriella tillämp- ningsområde. De allmänna reglerna i förordning 1408/71 om tillämplig lag- stiftning framgår av artikel 13. Av förordningens artikel 13.1 framgår det att en arbetstagare endast kan omfattas av ett lands lagstiftning. I artikel 13.2 a finns huvudprincipen om lex loci som innebär att den som är anställd för arbete inom en medlemsstats territorium är hänvisad till det landets arbetslöshets- försäkring. Av artiklarna 14–17 följer särskilda regler om tillämplig lagstiftning som gäller för särskilda kategorier av yrkesverksamma personer eller under vissa särskilda förutsättningar. Även artikel 71 utgör en särskild regel om tillämplig lagstiftning. Enligt artikel 71.1 a)ii ska den som är en s.k. gränsarbetare enligt artikel 1 b), som är helt arbetslös och som under sin senaste anställning var bosatt i ett annat land än arbetslandet, få arbetslöshetsersättning i bosättningslandet som om han eller hon senast hade varit anställd där. All diskriminering på grund av nationalitet är förbjuden inom EU. Likabehandlingsprincipen innebär att personer för vilka förordning 1408/71 gäller har samma skyldigheter och rättigheter enligt en medlemsstats lagstiftning som denna medlemsstats egna medborgare. En genomgående princip för de förmånsslag som omfattas av förordning 1408/71 är sammanläggningsprincipen. Denna syftar till att anställda och egenföretagare som arbetar i en medlemsstat, studerande samt deras familjemedlemmar inte ska gå miste om förmåner eller rättigheter som de har tjänat in i en annan medlemsstat. Det gäller även om de inte är bosatta i det landet. Om en medlemsstats lagstiftning innehåller bestämmelser som kräver med försäkring, arbete eller bosättning för rätt till förmåner ska hänsyn tas till sådana perioder i en annan medlems- stat. Enligt sammanläggningsprincipen ska sådana perioder i en annan medlemsstat räknas med som om de hade fullgjorts i det förstnämnda landet. Exempel på bestämmelser om sammanlägg- ning är artikel 67 som gäller sammanläggning av försäkrings- och anställningsperioder för rätt till arbetslöshetsförmåner. Enligt artikel 67 kan den som blir arbetslös i en medlemsstat och som inte har arbetat där eller i tillräcklig omfattning för att uppfylla villkoren för att få arbetslöshetsersättning tillgodoräkna Förslagens förenlighet med internationella överenskommelser sig arbete som han eller hon har utfört i en eller flera andra medlemsstater. En anställningsperiod i en annan medlemsstat kan ses som en anställningsperiod i . En försäkringsperiod som har full- gjorts enligt ett annat lands lagstiftning grundad på anställning kan ses som medlemstid i svensk arbetslöshetskassa. För att uppfylla medlemsvillkoret under sådana förutsättningar krävs det att personen vid ansökan om arbetslöshetsersättning har varit försäk- rad under tolv sammanhängande månader. En anställningsperiod som har fullgjorts enligt ett annat lands lagstiftning, men som inte är en försäkringsperiod där kan beaktas enligt svensk lagstiftning endast om arbetslöshetskassan bedömer att personen i fråga hade varit försäkrad i om anställningsperioden hade fullgjorts enligt svensk lagstiftning. Oförsäkrat arbete kan alltså läggas till grund för uppfyllandet av arbetsvillkoret, men inte för uppfyllandet av medlemsvillkoret. Vad som är en anställningsperiod respektive en försäkringsperi- od avgörs enligt den lagstiftning som var tillämplig när perioden fullgjordes, vilket i de flesta fallen blir arbetslandets lagstiftning. En försäkringsperiod som har fullgjorts enligt ett annat lands lagstift- ning ska därför beaktas enligt svensk lagstiftning oavsett om den hade varit en försäkringsperiod om den hade fullgjorts i . Förordning 1408/71 reglerar enbart samordningen av förmåner- na inom det sociala trygghetssystemet. Förordningen innehåller inte några regler som medför att villkoren för rätt till arbetslös- hetsersättning blir lika inom hela Europeiska unionen, och inte heller finns det några regler om miniminivåer för ersättningens storlek. För den enskilde innebär reglerna att utfallet av förmåner kan bli väldigt olika beroende på vilket land rätten till förmåner har upparbetats i och i vilket land som förmånerna senare erhålls. Länderna har olika krav på hur länge en person måste arbeta för att omfattas av en arbetslöshetsförsäkring. EG-rätten kräver i fråga om det sociala trygghetssystemet att det svenska rättssystemet innefattar en rättsordning som gynnar arbetskraftens fria rörlighet. Ett svenskt närmande till andra EU/EES-länders system skulle innebära att arbetskraftens fria rörlighet underlättas och uppmuntras. Dessutom underlättas den administrativa hanteringen mellan länderna, om regelsystemen och administrationsordningarna liknar varandra. I svensk rätt krävs det för rätt till inkomstrelate- rad arbetslöshetsersättning bl.a. att ett medlemsvillkor på minst Förslagens förenlighet med internationella överenskommelser Det är fråga om medlemskap i en arbetslöshetskassa. gäller för rätt till medlemskap i en arbetslöshetskassa att man uppfyller ett inträdesvillkor som innebär krav på dels arbete inom kassans verksamhetsområde, dels att man under ungefär en månad har arbetat i genomsnitt minst . Medlemsvillkor är främmande för de flesta europeiska staters system. I stället finns ofta ett krav på en kombination av arbetad tid och intjänad arbetsinkomst före arbets- löshetens inträde samt ett avgiftsvillkor. Utländska system är oftast administrerade av statliga myndigheter eller av arbetsmarknadens parter gemensamt. En obligatorisk arbetslöshetsförsäkring med inkomstrelaterad ersättning vid arbetslöshet överensstämmer mer med hur lagstift- ningen avseende arbetslöshetsförsäkringen är konstruerad i de flesta övriga EU/EES-länder, och genomförandet av en sådan arbetslöshetsförsäkring bör därför underlätta tillämpningen av .