sou · GVB314 · 2008-01-01 00:00:00 — De lägenheter som det är extra bråttom att hyra ut lämnas i stället till Bostadssnabben där den som uppfyller hyresvärdens krav och först anmäler sitt intresse får lä- genheten. Användareffektivitet ur ett hyresvärdsperspektiv Från hyresvärdsperspektiv är det intressant att se hur processen att anmäla en ledig lägenhet till förmedlingssystemet går till. Här är skillnaden ganska stor mellan systemen och system bygger på att hyresvärdarna gör mer arbete själva. Detta handlar dels om att systemen är olika uppbyggda men framför allt är det en resursfråga där bostadsförmedlings organisation är ca 10 gånger större än den i . Det är också en ekono- misk fråga där finansiering genom kö- och förmedlingsavgifter på bostadsförmedling leder till att ju fler som an- vänder systemet och ju fler lägenheter som förmedlas, desto större intäkter kan läggas på service. På Boplats påverkas inte intäkterna av hur många som använder systemet och hur många lägenheter som förmedlas. Detta innebär att en ökad administrativ insats är svårare att finansiera och systemet bygger därmed på att hyresvärdarna har en mer aktiv roll än i . Aktivitetskravet på hyresvärden skiljer sig åt mellan förmed- lingssystemen. I måste hyresvärden lära sig datasystemet och sköter sedan själv huvuddelen av förmedlingsprocessen. Vissa undantag görs för mindre hyresvärdar som har få lediga lägenheter, de kan få hjälp av Boplats personal att lägga in lediga lägenheter i systemet. Registrering av lägenhetens egenskaper, krav och urvals- principer för rangordning av de intresseanmälda som motsvarar kraven är hyresvärdens egen uppgift. På bo- stadsförmedling kan hyresvärdarna lämna lägenheter via telefon, fax, e-post eller brev. Dessa tas emot av personal som går igenom önskemål, kontrollerar att uppgifterna stämmer och bestämmer när och vem som visar lägenheten samt registrerar lägenheten i systemet. Ett högt aktivitetskrav i kan leda till förlängd process Utifrån de intervjuer som gjorts både med ansvariga på Boplats och de privata fastighetsägarna i framgår att det finns vissa problem med matchningsprocessen i . Hyresgäster som får ett erbjudande om visning på sina personliga sidor på internet, eller genom brev, ibland ska dessa höra av sig för att bestämma vis- ningstid, ibland är den redan fastställd i meddelandet. Problemet är att värden inte vet hur många som är intresserade och kommer till visningen. Det är en förhållandevis hög siffra som inte svarar eller svarar att de är intresserade att komma på visning och sedan inte dyker upp, enligt uppgifter från Boplats handlar det om som inte låter bli att svara på visningserbjudandet. Det här har bland annat inneburit att det trots ett högt antal registrerade intressenter på lägenheten i slutänden inte funnits någon som tackat ja till kontraktet och man har varit tvungen att göra en ny visning, vilket kan förlänga förmedlingstiden. De som dock går till visning och sedan fullföljer nästa steg med att svara ja eller nej tack till fortsatt intresse kan dock ge en mycket intressant information till värden om varför man tackat nej till fortsatt intresse av lägen- heten. Längre publiceringstid men kortare förmedlingstid i I annonseras lägenheterna i regel för att de sökande ska ha chans att anmäla intresse. Bostadsförmedlingen skickar sedan visningserbjudande till de sökande som har längst kötid och uppfyller kraven. I skickas visningserbju- dande ut till ett större antal personer och man uppger inte att det är några problem med att så många tackar nej att man blivit tvungen att kalla till flera visningar för att kunna teckna kontrakt. Vanligt är att ca 10-30 personer tittar på lägenheten och meddelar bostads- förmedlingen om de är intresserade. Vanligtvis handlar det om ett visningstillfälle. Efter visningen skickas en lista över till hyresvärden med de sökande som svarat ja och har längst kötid till- sammans med uppgifter om tidigare arbetsgivare, hyresvärd och kreditvärdering. På Boplats avpubliceras lägenheten efter ett visst antal intresse- anmälningar och systemet sorterar upp ansökningarna efter urvals- profilens kriterier. Hyresvärden väljer sedan själv ut ett antal per- soner som erbjuds komma på visning. Boplats är inte in- blandad i visningsförfarandet. En del värdar gör en förenklad kre- ditupplysning innan de väljer ut vilka sökande som får visningser- bjudande. Det är också hyresvärden själv som tar hand om vis- ningen och sedan väljer ut vem av de sökande som anmält fortsatt intresse som bäst anses passa som hyresgäst i den aktuella lägen- heten. I och med att hyresvärden själv sköter stora delar av förmed- lingsprocessen beror förmedlingstiden i mycket på vär- darna själva. Genomsnittligt räknar man ungefär för hela processen från att en värd registrerar in en ledig lägenhet till att en ny hyresgäst tecknar kontrakt. I är motsvarande process . Dock utlovar bostadsförmedling att ett hyresgästför- slag kan ges eller dagen efter lägenheten lämnas in om det inte handlar om en svåruthyrd lägenhet. Matchning mellan ledig lägenhet och bostadssökande Det finns fördelar för både hyresvärdarna och bostadssökande att matchningen mellan ledig lägenhet och ny hyresgäst fungerar bra. För hyresvärdarna är det delvis en ekonomisk fråga, ju bättre hy- resgästen passar i lägenheten desto större chans att den bor kvar . Trogna hyresgäster sliter mindre på lägenheten och kostar mindre i administration och uteblivna hyresintäkter än hyresgäster som bor korta perioder och snabbt flyttar vidare. Det är också en fråga om att ha nöjda kunder, såväl den inflyttande som grannarna runt omkring. För den bostadssökande handlar det om att byta bo- stad alltid är en såväl ekonomisk som energikrävande process. Det gäller också att hitta en bostad som passar både i kostnad, storlek, läge och som man kan trivas i. Också när det gäller matchningen finns alltså ett gemensamt intresse för hyresvärdar och sökande. Matchningsproblemen från tidigare kommunala bostadsförmed- lingar spelar en stor roll för utformningen av dagens föremedlings- system både i och . Stor skillnad på vilka uppgifter som krävs från de bostadssökande Som tidigare nämnts är en stor skillnad mellan de båda systemen att hela matchningen i enbart bygger på de krav som värdarna ställt upp för respektive lägenhet och kötiden för de som lever upp till kraven. Matchningen utförs av bostadsförmedlingen i , medan den i sköts av värdarna själva. Boplats har en mer komplicerad process där hänsyn kan tas till en mängd olika faktorer, som inkomst, hushållsstruktur, geografiska prioriteringar hos de sökande osv. och detta ska sedan kombineras med urvalskriterier som kan vara såväl slumpen som registreringstid som något annat som värden prioriterar. De är en lång lista av detaljfakta som ska fyllas i för den som re- gistrerar sig hos Boplats – personuppgifter, yrke, arbets- givare, årsinkomst, nuvarande boende, kontaktuppgifter till ev. hy- resvärd eller liknande. Här skiljer sig inte den efterfrågade infor- mationen från registrering vid för- utom att det där endast är personuppgifter som är obligatoriskt, medan det på Boplats också är obligatoriskt med övriga uppgifter. När en sökande blir aktivt sökande i måste även dessa uppgifter fyllas i även här, men så länge man är passiv i sitt sökande behövs inte uppgifterna. Vidare finns i Boplats registreringsformulär en omfattande del som handlar om den sökande och vad den sökande efterfrågar, denna del är i också med undantag obligatorisk. Först handlar det om mer detaljerad information om hur stort hushållet är, hur många vuxna och hur många barn samt skälet till varför man vill flytta. Nästa del handlar om önskemål gällande boendet. Här ska bl.a. fyllas i om man har medsökande, om detta är fallet ska också de- taljerade uppgifter om denna fyllas i. Vidare finns en viktig och ob- ligatorisk del som handlar om de geografiska preferenserna för var man vill bo. Sökandes geografiska prioriteringar viktigt för matchningen i Under registreringen på Boplats fyller den sökande bland annat i vilka geografiska områden den är mest intresserad av, detta är en obligatorisk uppgift där det inte går att fylla i att området inte har betydelse. För hyresvärden kan det vara en viktig egenskap att mat- cha så att de som flyttar till lägenheten verkligen vill bo i området och trivs där och inte snabbt flyttar vidare. För den sökande kan det ha negativa konsekvenser eftersom det riskerar att minska matchningschanserna och det obligatoriska valet av område inte tar hänsyn till hur den sökande prioriterar läget i förhållande till andra faktorer. Trots att de sökande sedan anmäler intresse till lägenheter som ligger utanför de i registreringen uppgivna geografiska priori- teringarna, kan dessa vara avgörande för hur högt man hamnar på värdarnas urvalslistor, om just områdesprioriteringen varit ett ur- valskriterium. I förväntas de sökande själva ta ställning till huruvida de vill bo i området sedan de anmält intresse till en lägenhet. Utveckling mot mer detaljinformation om lägenheterna pågår Det är en förutsättning att det finns information om den lediga lä- genhetens faktiska egenskaper såsom kostnad, storlek, utformning, standard men också mer utförliga fakta om geografiskt läge, kom- munikationsmöjligheter, omgivning, närservice etc. En redogörelse för vilken information som finns om de olika lägenheterna specifi- ceras under punkten om information och tekniska lösningar. Både bostadsförmedling och Boplats arbetar med att öka informationen som finns om varje ledig lägen- het. Båda förmedlingssystemen är i en pågående process med tek- nisk utveckling och påverkansarbete för att öka förståelsen hos hy- resvärdarna hur viktigt exempelvis foton och planlösningar är för att de sökande ska kunna göra rationella och effektiva val. Det handlar om en ökad arbetsinsats från hyresvärdarnas sida, vilket kanske inte alltid tas emot så positivt. Det är dock tydligt att det är en nödvändighet och i allas intresse för att skapa en så effektiv matchningsprocess som möjligt. Hyresvärdarna ställer vissa krav som en bostadssökande måste leva upp till för att uppfattas som lämplig för en viss lägenhet. I match- ningsprocessen är det de specificerade kraven för varje lägenhet, och i urvalsprincipen, det som avgör vem som slutligen erbjuds att teckna kontrakt. Som tidigare nämnts finns betydande skillnader mellan förmedlingssystemen i och gällande de sökandes insyn i vilka krav som ställs från hyresvär- darna. De bostadssökande i kan på detaljinformationen för respektive lägenhet också se de krav och villkor som värden ställt upp, vanligtvis handlar det om minimiinkomst och vilken typ av anställning som godkänns, men det kan också handla om andra krav som exempelvis ålder för seniorboende. Värden kan också ha specificerat om man accepterar socialbidrag och betalningsanmärk- ningar eller inte. Stockholmssystemet är uppbyggt så att det redan utifrån de krav som hyresvärden ställt för respektive lägenhet avgör huruvida den sökande kan anmäla intresse till lägenheten eller inte. Det är inte möjligt rent tekniskt att skriva upp intresse för en lägenhet om inte den sökandes egenskaper uppfyller de ställda kraven. En anledning till detta är att det är ett starkt incitament för den sökande att alltid ha uppdaterade sökandeuppgifter om anställning och inkomst. I de intervjuer som gjorts i kartläggningen om unga på bostads- marknaden har det förts på tal problematiken att bo- stadsmarknadens krav inte går ihop med villkoren på arbetsmark- naden. Både unga själva och övriga aktörer på bostadsmarknaden som intervjuats intygar att detta är ett omfattande problem. Krav om fast anställning är något som många unga bostadssökande rea- gerar på eftersom begreppet fast anställning inte är anpassat till de förändrade anställningsvillkor där projekt- och timanställning blir allt vanligare, speciellt bland yngre. Fast anställning har heller inte samma innebörd som tidigare, men unga vittnar om att hyresvärdar ofta resonerar som att fast anställning är att ha ett jobb och att inte ha fast anställning är detsamma som att inte ha något jobb alls. Också gällande inkomstkravet anser många av de unga bostads- sökande att det inte är realistiskt att begära inkomstkrav på 3-4 gånger årshyran, då det för många är svårt att styrka framtida in- komster utifrån en förändrad arbetsmarknad. Ytterligare en in- vändning gällande inkomstkravet är att olika personer prioriterar sitt boende olika högt, vilket avgör hur stor del av inkomsten man är beredd att lägga på boendekostnader. Gällande huruvida hyresvärdarnas formella krav är rimliga eller inte är en diskussion som förs i många sammanhang, men det är uppenbart att det är ett problem som är utbrett såväl i som i . Funktionalitet och service utifrån olika förutsättningar och behov Många som söker bostad har begränsat med tid och tillfälle att söka bostad och det är viktigt med ett enkelt och tillgängligt system som går att använda dygnet runt, och som kan komma så många männi- skor till del som möjligt. Det är också viktigt att systemet är funk- tionellt och lätt att använda för de hyresvärdar som har lediga lä- genheter att hyra ut. Det är för dem också viktigt att förmedlings- systemet verkligen når alla potentiella hyresgäster så att match- ningarna hyresgäst och ledig lägenhet blir så bra som möjligt. Både bostadssökande och hyresvärdar har i intervjuerna påtalat hur vik- tigt det är att tillgång finns till personlig service, så att också de som av olika anledningar har svårt att använda internet kan använda förmedlingssystemet. En samlad information om lediga bostäder Både i och har man genom bostadsförmedling och Boplats lyckats samla stora delar av kommunernas bostäder, och förmedlar också delar av bostads- beståndet från kringliggande kommuner. Det finns avtal med de allmännyttiga bostadsbolagen att lämna majoriteten av sina lägen- heter till de respektive förmedlingssystemen. Det finns också i båda städerna ett nära samarbete med de privata fastighetsägarorganisa- tionerna som också är delägare i Boplats . I finns ett avtal med de privata fastighetsägarna där medlemmarna rekommenderas att lämna minst hälften av sina lägenheter till bo- stadsförmedlingen. Det finns i båda städerna ambitioner att i större utsträckning förmedla bostäder ur ett mer regionalt perspektiv för att på så sätt ta hänsyn till att bostadsmarknaden för de bostadssökande sträcker sig över de kommunala gränserna. I arbetar bostadsförmedling aktivt med att få fler av kringkommunerna att förmedla sina bostäder via dem. Bland annat förmedlas lägen- heter av det allmännyttiga beståndet i och kommun. Tillgänglighet för olika grupper Både och föremedlingssystem är upp- byggda för att finnas tillgängliga dygnet runt över internet, det finns också möjlighet till personlig service och att besöka både Boplats och bostadsförmedling. Utöver detta går det i viss mån att få hjälp att söka bostad på medborgarkontoren, främst i men också delvis i . Internetbaserad service tillgängligt dygnet runt. Hemsida och registreringsformulär finns på engelska och svenska. E-post till sökande när matchande lägenhet publiceras. Kundservice telefontid ca 20 h/vecka. Möjlighet att besöka Boplats , samt lördag. Möjlighet att få hjälp med bostadssökande på vissa medborgar- kontor. Internetbaserad service tillgänglighet dygnet runt. Hemsidan finns enbart på svenska. Hemsidan finns också på lättläst svenska. På hemsidan finns information på tio språk förutom svenska, registreringsformulär tillgängligt från hemsidan enbart på svenska. Kundservice telefontid ca 30 h/vecka. Telesvar med information och möjlighet att söka utannonse- rade lägenheter. Möjlighet att besöka stads bostadsförmedling mån- dag till fredag. Möjlighet att få hjälp att söka bostad via bostadsförmedlingen på stadsdelarnas medborgarkontor. bostadsförmedlings hemsida finns enbart på svenska. Där finns dock information om bostadsförmedlingen och hur man söker bostad översatt till tio språk förutom svenska, regi- streringsformuläret finns enbart på svenska. Boplats hemsida finns på svenska och engelska, liksom registreringsformuläret som också finns på båda språken. En lättläst version av informationen på hem- sidan finns i men inte i . Sökprocessen på hemsidan i är kompletterad med ett talsvar där det också går att anmäla intresse för lediga lägenheter efter kötid. Både i och finns möjlighet att besöka och ringa till handläggarna som arbetar med förmedlingsfrågor för att få en mer personlig service gällande sökandeprocessen. Enligt vad som framgått av intervjuer med såväl bostadssökande som personal på förmedlingarna verkar dock behoven av en mer personlig service generellt är större i . I finns en central adress men det går också att få hjälp på medborgarkontoren där man både kan få hjälp att söka samt lämna in en ansökan. Det finns i , 18 medborgarkontor. bostadsförmedling är öp- pet sammanlagt under vardagar senast till 18.00, utöver medborgarkontoren som med något undantag är öppet under van- liga kontorstider. I går det att besöka Boplats på en central adress i staden och där sökande kan få hjälp. Under vardagar är Bo- plats öppet sammanlagt som längst . Boplats har också, som ovan nämnt öppet . Det är även möjligt att få hjälp att söka bostad på medborgarkontoren i en del stadsdelar i bl.a. , , och . Både Boplats och stads bostadsförmedling har också telefontider men även här är det främst kontorstider som gäller med undantaget Boplats som också har telefontid . Den service som erbjuds genom att personligen besöka de olika förmedlingarna eller att ringa skiljer sig åt. I som har be- gränsat med kapacitet och personal, gäller servicen främst rådgiv- ning och hjälp, medan sökande i kan få mer aktiv hjälp i sökprocessen. Funktionalitet från ett sökandeperspektiv Det är viktigt att förmedlingssystemen är flexibla utifrån de sökan- des olika förutsättningar och behov, både när det gäller tillgång men också utifrån de sökandes olika omständigheter. Gällande möjligheten att fylla i fler alternativ än ett på inkomstkälla och arbetsgivare är det begränsat med utrymme på , textrutan tar bara ett visst antal tecken men vad man fyller i är fritt. Dock håller detta på att åtgärdas och det går att registrera flera inkomstkällor och arbetsgivare. På Boplats går det endast att fylla i ett alternativ både gällande arbetsgivare och inkomstkälla vilket ställer till problem för bostadssökande som har olika former av inkomster och fler än en arbetsgivare. Detta är en begränsning i båda systemen som inte är fullt anpassade till de sökandes förutsättningar, vilket är något som påpekas i intervjuer med bostadssökande, speci- ellt tas detta upp som ett problem bland de intervjuade i . Service riktad till bostadssökande i Personlig hjälp vid besök eller telefon till personer som saknar tillgång till Internet att söka och bevaka bostadsansökningar. Hjälp vid registrering av bostadssökande, bl.a. hjälp att lägga in en korrekt sökande profil, och hjälp att räkna ut inkomst för att få korrekta uppgifter vid registrering som bostadssökande. Tips med saker att tänka på för den som söker lägenhet. Information och tips om hur andrahandsuthyrning går till och vilka regler som gäller runt detta. Länkar till bostadsföretag. Information om hur borgen fungerar för den som inte tjänar tillräckligt och får hyra med hjälp av att någon går i borgen som garant för att hyran blir betald. Länk till korttidsboende med budgetpriser. En del på Boplats är direkt riktad till studenter med informa- tion om lediga studentlägenheter, studentlänkar, pratiska tips och råd om att flytta hemifrån och tips om andrahandsuthyr- ning riktat till studenter. FAQ - De vanligaste frågorna och svaren från bostadssökande finns samlade på hemsidan. Service riktad till bostadssökande i Personlig hjälp vid besök på bostadsförmedlingen eller kommunens medborgarkontor. Talsvar med lediga lägenheter och möjlighet att anmäla intresse för lediga lägenheter. Försöks- och träningslägenheter. För den som inte blir god- känd som hyresgäst på egen hand finns försöks- och tränings- lägenheter. Dessa hyres av en stadsdelsnämnd eller annan in- stitution och hyrs via dem ut i andrahand till den boende. And- rahandskontrakten kan om boendet fungerar övergå till ett för- stahandskontrakt efter en prövotid som oftast är . För- söks- och träningslägenheterna är tänkta som ett tillfälligt bo- ende. förmedlades 280 försöks- och träningslägen- heter. Mer detaljerad information med bilder, planlösningar och kar- tor. Det nya verksamhetssystemet möjliggör redan nu att i an- nonsering av lediga lägenheter visa planlösningar, broschyrer, bilder m.m. Utsträckningen av användandet av detta beror på respektive fastighetsägare, men arbete pågår för att öka omfatt- ningen av mer detaljerad beskrivning av lägenheterna. Än så länge utnyttjas dessa möjligheter främst gällande nyproduktion. Samarbete med och gör att kartor samt fasad- foton av fastigheterna (gäller än så länge endast in- nerstad) kan visas där de lediga lägenheterna annonseras. Funktionalitet från ett hyresvärdsperspektiv I och har genomförts stora ansträngningar för att vinna tillbaka det förlorade förtroendet hos de privata fastig- hetsägarna. I har man haft en massiv kampanj riktad till fastig- hetsägarna med olika aktiviteter. Man har också besökt nästan alla fastighetsägarna för personliga möten. För att få förtroende hos fler har referensvärdar som är nöjda med servicen lämnats till ännu inte anslutna hyresvärdar med uppmaningen att kontakta de som redan använder sig av förmedlingsservicen. I arbetar man också aktivt med kontakterna till hyresvärdarna och på att bygga upp ett förtroende för Boplats och den service som er- bjuds. Intressant service för hyresvärdarna Exempel på intressant service för hyresvärdar är hjälp med urval av hyresgäster som matchar det lediga objektet, hjälp med visningar av lägenheten, kreditupplysningar på tänkbara hyresgäster, allmän in- formation om regelsystem, rättigheter och skyldigheter. Informa- tion om hur man ska möta marknaden som hyresvärd, och vad som efterfrågas. Andrahandsförmedling är också något som efterfrågas då det både bland allmännyttiga och privata hyresvärdar ses som ett stort problem med den bristande insynen i andrahandsförmedlingen. Snabbförmedling av svåruthyrda lägenheter är också en efterfrågad service från hyresvärdarna. Service riktad till hyresvärdarna i En matchning av hyresgäster enligt villkor och urvalsprofil som fastställs för respektive lägenhet av värden. Helpdeskfunktion för datasystemet. Utbildning i Boplats datasystem. /år för att kommunicera med värdarna. E-post till värdarna. Seminarier med teman. Aktivitet för alla uthyrare som jobbar i systemet i informationssyfte och för att underhålla nätverk mellan Boplats och bostadsbolagen. Service riktad till hyresvärdarna i Hyresgästförslag som lever upp till fastighetsägarnas krav. Hela analysen av sökande görs av bostadsförmedlingen. Den fastighetsägare som vill ha en personlig handläggare får det. Kreditupplysning på föreslagna hyresgäster ordnas av bostadsförmedling och är gratis för fastig- hetsägarna. Informationsblad och utskick via Fastighetsägarnas sändlista. Personliga besök hos fastighetsägare för att berätta om verksamheten. Evakueringsservice– fastighetsägare kan få hjälp att permanent- evakuera en hyresgäst om detta är nödvändigt på grund av om- byggnad eller rivning. När renoveringen är klar lämnas då lä- genheten in för förmedling till bostadsför- medling. Avgiften för evakueringshjälp är exklusive moms per lägenhet. Den evakuerade hyresgästen föreslås för en annan hyresvärd för att snabbt kunna få en annan lägenhet. hoppas bostadsförmedling kunna lansera sida på internet, där ska fastighetsägaren kunna lämna in sina lediga lägenheter direkt och sedan hela ti- den kunna följa utvecklingen av förmedlingsarbetet.