sou · GVB388 · 2008-01-01 00:00:00 — Skälet till detta är dels att samma rutiner sedan upprepades vid de kommande ansökningstillfällena, dels att det var vid det för- sta ansökningstillfället som merparten av medlen fördelades. I den första information som skickades ut upp- manades kommunerna också att till inkomma med en intresseanmälan till Kompetensstegen med preliminära uppgifter om inriktning och omfattning av de insatser kommunen avsåg att senare söka stöd för. Kommunerna ombads också utse en kontaktperson för det fortsatta samarbetet med Kompetensstegen. Totalt inkom 289 av landets 290 kommuner med intresseanmälan. Med utgångspunkt i dessa gjorde kommittén en uppdelning av kommunerna så att tre handläggare fick huvudansvar för cirka 100 kommuner var. Handläggarna bokade därefter in kommunbesök Hur har kommittén genomfört uppdraget? och genomförde möten med kommunerna. Den vanligaste modellen var regionala träffar med information och dis- kussion och tillfälle till samtal med enskilda kommuner. Syftet med dessa möten var att diskutera kommunens planer och ge stöd och råd i den fortsatta ansökningsprocessen (se även 3.1.3 Dialog och stöd). Kommunerna beräknade i sina intresseanmälningar sammanlagt att ansöka om cirka 1 i stöd. En av utgångs- punkterna i kommitténs dialog med kommunerna var därför att diskutera behovet av prioriteringar. Viss generell återkoppling gavs till kommunerna efter dialogen genom e-brev till kontaktperso- nerna, där några ofta återkommande frågor kommenterades. Sista datum för ansökan vid det första ansökningstillfället var . Antalet inkomna ansökningar uppgick till 251. registrerades samtliga ansökningar i en särskild databas som byggts upp av kommittén. Bekräftelsebrev skickades fortlöpande till kommunernas kontaktpersoner per e- post samt till kommunstyrelserna brevledes. Vid registreringstill- fället fördes sökta belopp in, såväl på övergripande nivå som på aktivitetsnivå och för de respektive åren. I databasen fanns också uppgifter om kommuntyp, länstillhörighet, invånarantal, andel in- vånare med mera. Av databasen framgick ansökta be- lopp, justerade belopp samt krediteringsbelopp, det vill säga kom- mitténs förslag till kreditering till respektive kommun. Data- basen uppdaterades och byggdes ut kontinuerligt. Delar av databa- sens innehåll publicerades på Kompetensstegens webb- plats med möjlighet för externa användare att själva söka informa- tion. För ytterligare beskrivning av databasen se 3.1.4 Uppföljning, utvärdering och redovisning. Principer och kriterier vid bedömning av ansökningar Vid ett sammanträde med kommittén redovisade kans- liet ett första förslag till vägledande huvudprinciper vid bedöm- ningen av ansökningar. Vid ett sammanträde gavs möjlighet för kommittén att lämna synpunkter och påverka Hur har kommittén genomfört uppdraget? ett mer utförligt, skriftligt redovisat förslag avseende kansliets arbetsformer, kriterier och principer för bedömning. Vid ytterligare ett sammanträde i seminarieform diskuterade ledamöterna och kansliet gemensamt principerna för bedömning och fastställande av beviljade belopp med mera. I kommitténs beredning tillämpades grundprincipen att an- tingen godkänna en ansökan för beslut eller återre- mittera den för ytterligare bearbetning och uppmana kommunen att inkomma med reviderad ansökan till . Inga an- sökningar avslogs därför . I några fall innebar kom- mitténs förslag att vissa aktiviteter i en ansökan föreslogs få stöd medan övriga delar av ansökan återremitterades. Metoden vid bedömning av en kommuns ansökan tog sin ut- gångspunkt i ansökningsblankettens huvudpunkter (se bilaga 3), vilka i sin tur formulerats mot bakgrund av kommitténs direktiv, förordningen samt kommitténs egna riktlinjer. Det innebar att en kvalitativ bedömning gjordes utifrån följande fem huvudkriterier: behovsanalys utifrån ett brukarperspektiv Utöver dessa huvudkriterier kontrollerades att kommunen upp- fyllde grundläggande krav på redovisning avseende bland annat kommunstyrelsebeslut, samverkan med fackliga organisationer och brukarorganisationer, förväntade effekter, målgrupp, organisations- förändringar med mera. Genom en sammanvägning av nämnda kriterier gjordes en sam- lad kvalitetsbedömning av ansökan i sin helhet. Reduceringen av sökta belopp gjordes i två steg. I ett första steg granskades varje aktivitets budget i syfte att identifiera och stryka kostnader för så- dant som stödet inte var avsett för. Vilka kostnader stödet var av- sett för framgår av förordningen samt av kommitténs tidigare fast- ställda riktlinjer. I ett andra steg gjordes en bedömning av behovet av ytterligare reduktion. Kommunerna hade uppmanats att i sina ansökningar själva ange en prioritetsordning mellan sina olika pla- nerade aktiviteter. Avsikten var att en eventuell reducering skulle utgå från kommunernas egna prioriteringar. Det visade sig dock i många fall svårt att tillämpa. En del kommuner redovisade hela sin Hur har kommittén genomfört uppdraget? ansökan i en samlad aktivitet, i andra fall var flera aktiviteter i en ansökan beroende av varandra, vilket gjorde det svårt att bedöma konsekvenserna av en strykning av hela aktiviteter. Kommittén valde därför att göra reduceringar på det totala ansökningsbeloppet för hela ansökningsperioden. Därigenom blev det kommunerna själva och inte staten som avgjorde hur resurserna skulle priorite- ras, exempelvis om hela aktiviteter skulle strykas eller om samtliga aktiviteter skulle genomföras men på en lägre ambitionsnivå alter- nativt i ett annat skede . För att möj- liggöra uppföljning av beviljat stöd ålades dock kommunerna att i en särskild redovisning till kommittén beskriva vilka ompriorite- ringar eller andra förändringar som gjorts. Hur stor reduktionen i det andra steget skulle vara fastställdes utifrån en samlad bedöm- ning av ansökans kvalitet (nämnda kriterier) och med hänsyn till Kompetensstegens ekonomiska ram. Kommittén tillämpade vissa principer när det gällde vilka kostnader som berättigade till stöd från Kompetensstegen och vilka kostnader som kommunen själv bar. Principerna utarbetades i huvudsak ut- ifrån de villkor och bestämmelser som framgick av förordningen. I sammandrag kan principerna beskrivas på följande sätt. Stöd kunde sökas främst för processledning/projektledning, interna lära- re/handledare och externa utbildningskostnader. När det gällde teknisk utrustning kunde stöd ges till datorer och programvara för studieplatser på arbetsplatsen eller viss utrustning för att kunna genomföra aktiviteten. Detta prövades dock restriktivt. Vidare kunde stöd ges till information/erfarenhetsutbyte samt för upp- följning/utvärdering. Kostnader som inte omfattades av stödet och som kommunen följaktligen själv fick stå för var arbetstid för del- tagare, oavsett om vikarie sattes in eller inte och kartlägg- ning/analys eller annat förberedelsearbete kring verksamhetens ut- vecklingsbehov. Vidare var verksamhetsförändringar, till exempel förändringar av delegation, schemaläggning, bemanning, arbetsle- dartäthet, logistik som är nödvändig för att uppnå utvecklingsmål eller ny/förändrad verksamhet typer av kostnader som inte berätti- gade till stöd. Utifrån de principer och kriterier som redovisats ovan fastställ- des ett förslag till beslut (i databas och beslutsunderlag beskrivet Hur har kommittén genomfört uppdraget? som justerat belopp). Kommittén arbetade utifrån principen att försöka ge kommunerna bästa möjliga stöd när det gällde att i dia- log rätta och komplettera ofullständiga ansökningshandlingar, fel- aktigt ifyllda blanketter, felräkningar i belopp och andra brister. Dock var ett grundläggande krav att det, efter inhämtande av kom- pletterande uppgifter, gick att pröva ansökan utifrån nämnda huvudkriterier. Regeringen angav i budgetpropositionen att medel för satsningen skulle krediteras på kommunernas skattekonton enligt följande: , och . Kommittén beslutade om en plane- ringsram som innebar att skulle fördelas vid de två ansökningstillfällena och . Detta innebar en inteckning av 2006 och ramar med 225 miljoner respektive år. Förslag avseende återstående 150 miljo- ner kronor avsåg kommittén återkomma med senare och , vilket också skedde. Detta innebar i praktiken att kommittén vid bedömningen av ansökningar hade en planeringsram på , men var tvungen att ta hänsyn till hur många kommuner som kunde antas komma att be- handlas och reservera resurser för dessa. Avvägningen mellan de två första ansökningstillfällena gjordes i enlighet med planerna och därefter återstod . För att medlen skulle kunna användas på bästa möjliga sätt ut- ifrån kommunernas perspektiv men ändå utbetalas i enlighet med de i statsbudgeten fastställda årsvisa ramarna, gjordes en beräkning av hur stor andel av det totala beloppet varje kommuns belopp motsvarar . Dessa andelstal och de årsvisa ramarna (2005), (2006) och (2007) låg till grund för fastställande av kredi- teringsbelopp för varje kommun respektive år. Dessa årsvisa kre- diteringsbelopp sammanföll således inte med kommunernas re- spektive årsbudgetar, utan baserades på de i förväg givna total- ramarna för satsningen. Detta innebar att kommunerna fick fler- åriga beslut och kunde planera på . Hur har kommittén genomfört uppdraget? Efter de två första ansökningsomgångarna gjorde kommittén bedömningen att alla kommuner som avsett att inkomma med en första ansökan hade gjort det. Det var då satsningen lanserades och kommunerna kunnat påbörja sin planering. Mot den bakgrunden beslutade kommittén att de åter- stående medlen skulle fördelas med särskild prioritet åt vissa akti- viteter och projekt. Det handlade om de insatser som främjade nya och nyskapande projekt, som bedömdes vara av nationellt intresse och som innebar att strukturer skapades för erfarenhetsutbyte mellan kommuner. Även kvalificerade insatser för utvärdering skulle ges särskild prioritet. I övrigt tillämpades samma principer som vid tidigare tillfällen. Utfallet när det gäller fördelningen av samtliga medel över alla fem ansökningstillfällen kan sammanfattas enligt följande (siff- rorna är ungefärliga). Skälet till att antalet kommuner summerar till mer än 290 är att många kommuner sökt . Totalt har 287 av landets 290 kommuner ansökt om och beviljats stöd inom ramen för satsningen. Av förordningen (SFS 2005:376) framgår att alla kommuner som beviljats stöd inom ramen för satsningen ska redovisa hur medlen använts. De närmare formerna för detta fastställdes i en bilaga till regeringsbeslutet. Kommuner som fått medel , vilket är det vanligaste, ska inkomma med två delredovisningar och en slut- redovisning. I 3.1.4 Uppföljning, utvärdering och redovisning be- skrivs arbetet med delredovisningar utförligare. För redovisnings- blanketter, se bilaga 4. Av kommitténs direktiv framgår att kommittén skulle samordna och koordinera satsningen, ta initiativ till erfarenhetsutbyte, sti- mulera och stödja initiativ till nyskapande projekt med mera. Detta förutsätter ett utåtriktat arbetssätt präglat av frekventa kontakter, Hur har kommittén genomfört uppdraget? en aktiv dialog och samverkan med de deltagande kommunerna. I detta avsnitt beskrivs kommitténs arbete i dessa delar. Kompetensstegen har varit en nationell satsning med målsätt- ningen att höja kvaliteten i omsorgen och vården av äldre i hela landet. framgår av såväl kommittédirektiven som förord- ningen att de medel som avsatts för ändamålet inte skulle fördelas enligt någon förutbestämd fördelningsnyckel eller annan beräk- ningsgrund. Satsningen har byggt på frivillighet och förutsatte kommunens eget engagemang och egna vilja att delta samt i regel ett visst mått av egen finansiering. Förutsättningarna att medverka har varierat avsevärt mellan kommuner beroende på storlek, resur- ser eller tidigare arbete med kompetensutveckling. Erfarenheter från tidigare nationella satsningar av liknande slag, exempelvis vux- enutbildningssatsningen som genomfördes –2002, har visat att en bred uppslutning i hela landet krä- ver ett strategiskt och målmedvetet arbete på nationell nivå. Detta var det främsta skälet till att kommittén i ett tidigt skede valde att utforma en strategi för ett aktivt och kontinuerligt stöd till och dialog med kommunerna. Formerna för detta arbete redovisas i följande avsnitt. I samband med den intresseanmälan (se 3.1.2 Ansökningsförfaran- det) som kommunerna skickade in uppmanades kom- munerna att utse en kontaktperson med uppgift att representera kommunen i det fortsatta samarbetet med kommittén. Kommittén underströk vikten av att anmäla en och inte flera personer samt att kommunen skulle anmäla ett eventuellt byte av kon- taktperson. När dessa kontaktpersoner fastställts och en elektro- nisk adressbok skapats hade kommittén en enkel och direkt infor- mationskanal till samtliga kommuner. I kommitténs kansli gjordes en uppdelning av landets kommuner som i huvudsak följde länsin- delningen. Tre handläggare fick ansvar för cirka 100 kommuner var. Därefter informerades kommunerna om vem i kommitténs kansli som var deras kontaktperson. träffade kontaktpersonerna i kommitténs kansli samtliga kommuner som skickat in en intresseanmälan. Ofta gjordes särskilda kommunbesök, i andra fall samlades ett antal kommuner till länsträffar med en kombination av gemensam in- Hur har kommittén genomfört uppdraget? formation och enskilda diskussioner med respektive kommun. Syftet med träffarna var att erbjuda en möjlighet för kommunen att, med utgångspunkt i intresseanmälan, diskutera upplägg och in- riktning på de planerade aktiviteterna. Till träffarna hade kommit- tén i regel med sig exempel på hur ansökningsblanketterna för det första ansökningstillfället såg ut. Innehållet på dessa träffar styrdes i hög grad av kommunernas egna önskemål. I många kommuner, framför allt i de mindre, fanns ett behov av att diskutera själva innehållet i och utformningen av kompetensutvecklingsinsatserna, eftersom kommunernas kontaktperson ofta var ensam med denna uppgift. I andra större kommuner fanns i regel en vana och erfa- renhet av att söka medel och diskussionen kom mer att handla om villkor och former för själva ansökningsförfarandet. Genom kom- munträffarna fick kommunernas kontaktpersoner en personlig kontakt på kommitténs kansli, vilket underlättade fortsatta kon- takter. Kommunträffarna följdes upp med stöd och råd via telefon och e-post i varierande utsträckning. Mötesplats Kompetensstegen – 20 länskonferenser – ungefär efter lanseringen av stegen – hade i princip alla kommuner som beviljats medel vid det första eller det andra ansökningstillfället kommit igång med sitt arbete. Av kommitténs kontakter med kommunerna framgick att det fanns ett behov av att diskutera och utbyta erfarenheter av arbetet . Att från kommitténs sida bidra till detta låg också väl i linje med kommitténs uppdrag enligt direktiven. Detta var bakgrunden till att kommittén bjöd in alla landets kommuner till en rikstäckande seminarieserie – Mötes- plats Kompetensstegen – . På 20 platser i landet arrangerade kommittén i samarbete med kommunernas re- gionala förbund och FoU-centrum heldagsträffar i syfte att stimu- lera samtal, diskussion och erfarenhetsutbyte kring arbetet med kompetensutveckling inom ramen för Kompetensstegen. Träffarna vände sig till kommunernas kontaktpersoner, projektledare eller processledare för eller satsningen på utbildnings- vikariat. Ämnen och frågeställningar avgjordes i hög grad av vad kommunrepresentanterna själva ville diskutera. Kommittén hade dock engagerat föredragshållare som inledde med ett längre föredrag om kompetensutveckling och lärande med anknytning till Hur har kommittén genomfört uppdraget? omsorg och vård av äldre. Kommittén hade också som ett underlag utarbetat några skriftliga utgångspunkter som i korthet behandlade frågor om att synliggöra, använda och utveckla kompetens på om- rådet. Sammanlagt deltog cirka 700 personer i seminarierna runt om i landet. Att döma av kommitténs intryck inför, under och efter ge- nomförandet blev Mötesplats Kompetensstegen ett uppskattat arrangemang som bidrog till att många kommuner fortsatte att hålla kontakt med varandra och dela intryck och erfarenheter. arrangerade kommittén tillsammans med förlaget ningen Äldreomsorg/en tvådagars rikskonferens i arbete – utveckling i äldreomsorgen med stöd av Kom- petensstegen. Syftet med konferensen var att skapa kontaktvägar mellan omsorg och vård av äldre och utbildningsväsende, förstärka samarbete och bidra till kunskaps- och verksamhetsutveckling inom och mellan verksamhetsområdena. Målgrupper var personer som arbetar med kompetens- och verksamhetsutveckling inom omsorg och vård av äldre och utbildning eller som var verksamma inom FoU-verksamhet. Konferensen öppnades av äldre- och folk- hälsoministern och innehöll såväl storföreläsningar som work- shops. I samband med konferensen 2007 den 24–arrangerade kommittén en mässa under . Kommittén erbjöd alla kommuner att presentera aktiviteter med stöd av Kompetensstegen i montrar på mässan. Totalt var över 110 kommuner representerade. På mäs- san hölls miniseminarier och föredrag. Antalet besökare på mässan uppgick till cirka 4 500 personer. Kommittén lanserade ett elektroniskt nyhetsbrev om Kompetensstegen som därefter utkom en gång . Syftet var att ge relevant information och tips till de deltagande kommu- nerna. I nyhetsbrevet informerades exempelvis om tidplanen för beredningen av inkomna ansökningar, påminnelser om när redovis- Hur har kommittén genomfört uppdraget? ningar eller andra uppgifter skulle ha inkommit till kommittén eller regeringen med mera. användes också för att upp- märksamma kommunernas kontaktpersoner på kommande evene- mang och nyheter. Det var ingen allmän informationskanal om Kompetensstegens arbete utan skickades endast till kommunernas kontaktpersoner samt till vissa politiker och tjänstemän i reger- ingskansliet för kännedom. var en viktig kanal för information från kommittén till kommunerna, eftersom det även innehöll nyheter av mer formell karaktär, exempelvis rörande an- sökningar eller delredovisningar. Kommittén öppnade en webbplats med övergripande information om uppdraget samt kontaktuppgifter till kommitténs kansli. inleddes ett utvecklingsarbete i samver- kan med externa konsulter i syfte att öppna en mer omfattande och mer interaktiv webbplats för Kompetensstegen. Den nya webbplat- sen öppnades . Kompetensstegens webbplats var avsedd som mötesplats för alla som arbetar med kompetensutveckling med anknytning till omsorg och vård av äldre. Webbplatsen bestod av sex större underavdel- ningar samt en länksamling, ett diskussionsforum, en nyhetsför- medling och ett kalendarium. Det fanns basinformation om Kom- petensstegen, reportage, en underavdelning med kommunernas egna sidor samt en kommundatabas där besökare kunde söka in- formation om vad kommunerna gör utifrån län, kunskapsområde, metoder eller stödbeloppsnivå. Besöksstatistiken pekade –2007 på ett successivt ökande intresse för webbplatsen. efter lanseringen hade hemsidan i genomsnitt cirka 20 000 unika besökare . Mest besökta sidor var förstasidan, databasen, information om kommande evenemang, texter om be- mötande, etik och värdegrund samt kommunernas egna sidor. Kommittén har under sitt arbete träffat och i vissa fall samarbetat med ett stort antal externa aktörer, utöver de som finns represente- rade i kommittén. Bland dessa kan nämnas kommunernas region- Hur har kommittén genomfört uppdraget? och länsförbund i samtliga län, regionala FoU-centrum, / Vårdföretagarna, , , Arbets- marknadsstyrelsen, , metoder i socialt arbete, Familjemedicinskt centrum, lärande, Föreningen Äldreomsorgsföretagarna, , , , Kommuner och Högskolor i Samverkan, , univer- sitet, , i , Lär- centra i , Nationellt för livslångt lärande, Nätverk för kommunala lärcentra, mell vuxenutbildning, Rådet för Europeiska socialfonden i , , för särskilt utbildnings- stöd, , , Valide- ringsdelegationen, med flera. 3.1.4Uppföljning, utvärdering och redovisning En viktigt del av kommitténs arbete har handlat om att följa, stödja och ha en dialog med kommunerna om deras utvecklingsarbete. I direktiven framgår tydligt att en av kommitténs uppgifter var att följa upp satsningen. I det här avsnittet behandlas kommitténs roll vad gäller uppföljning, utvärdering och redovisning samt de kon- kreta insatser som kommittén gjort för att följa kommunernas arbete. Här beskrivs även kommitténs arbete med att följa upp hur själva satsningen har fungerat och tagits emot i kommunerna. Av- snittet kan även ses som ett metodavsnitt med detaljerade beskriv- ningar av hur olika uppgifter har samlats in. Utvärdering och uppföljning i kommunerna Enligt Förordning om stöd till kommuner för kompetensutveck- ling (SFS 2005:376) är en kommun som beviljats stöd skyldig att följa upp de insatser som genomförts med stödet. Vid uppfölj- ningen ska kommunen analysera vilka resultat som har uppnåtts genom insatserna. Uppföljningarna ska i första hand göras för kommunernas egen skull och inriktningen på varje kommuns uppföljning avgörs därför lokalt. Tanken är att uppföljningarna i första hand ska göras på ett sådant sätt att de erfarenheter som görs kan bidra till en snabbare Hur har kommittén genomfört uppdraget? utveckling av kvaliteten inom äldreomsorgen i landets kommuner och till att finna former för en mer systematisk kompetensutveck- ling av personalen. Kommunerna har också i sina ansökningar kunnat ta upp kost- nader för uppföljning och utvärdering av genomförda aktiviteter. Totalt uppgår det belopp som kommunerna särskilt angivit att de sökt för uppföljning och utvärdering till . Under de tre sista ansökningsomgångarna var utvärderingsinsatser ett av kommitténs prioriterade områden (se 3.1.2 Ansökningsför- farandet). Några kommuner har fått stöd för mer omfattande, fors- karledda, utvärderingsinsatser. Det handlar bland annat om (för kommunerna i ), , , Katri- neholm, , och flertalet kommuner i . Vägledning för uppföljning av Kompetensstegen För att stödja och stimulera kommunerna i arbetet med att följa upp insatserna tog Kompetensstegen fram ett servicematerial i form av en vägledning i samverkan med FoU i Väst. Vägledningen publicerades på Kompetensstegens webbplats. Tanken med vägled- ningen var att bidra till ett utvärderingsarbete som skapar ett bra och relevant underlag för att utveckla den egna verksamheten. Syftet ur ett lokalt perspektiv kan sammanfattas med att utvär- deringen var tänkt att ge underlag till att främst besvara två huvud- frågeställningar: 1.Har de olika insatser som kommunen startat med stöd av medel från Kompetensstegen lett till kompetensförstärkningar hos personalen? 2.Har kompetensförstärkningarna hos personalen lett till förbätt- ringar för de äldre? Vägledningen gav också exempel på tillvägagångssätt för att planera och genomföra utvärdering. Utvärdering i ett lokalt perspektiv be- höver kombineras med goda förutsättningar för lärande arbetsfor- mer. Vägledningen innehöll därför också exempel på hur reflektion, delaktighet och lärande på en arbetsplats kan åstadkommas. Hur har kommittén genomfört uppdraget? Enligt kommittédirektiven (dir. 2004:162) skulle kommitténs upp- följningar involvera de äldre och omfatta en bedömning av hur de äldre upplever effekterna av de kvalitetshöjande insatserna. Kom- mittén gjorde bedömningen att det med befintliga re- surser inte fanns någon möjlighet att genomföra en nationell utvär- dering byggd på vetenskapliga metoder. Detta påtalades för reger- ingen i skrivelse 2005-09-262. Kommittén redovisade i skrivelsen ett förslag till hur en nationell utvärdering byggd på vetenskapliga metoder skulle kunna genomföras. Kostnaderna för förslaget upp- skattades till –2009. Kommittén ville därmed göra regeringen uppmärksam på att medel för utvärdering behövde ställas till kommitténs för- fogande om effekterna av insatserna, enligt direktiven, skulle kunna följas upp på ett acceptabelt sätt.