sou · GWB367 · 2008-06-23 00:00:00 — Vidare bör en överföring som görs i avsikt att ersätta det ursprungliga materialet bara få ske i ett led. Ett dokument som har scannats in får alltså inte skrivas ut för att ersätta den inscannade informationen. Elektroniskt lagrad information som har skrivits ut får inte därefter scannas in och skrivas ut för att ersätta den elektroniskt lagrade informationen. När det gäller att bestämma den tid under vilken räkenskapsinformation bör bevaras i sin ursprungliga form anser vi att det finns anledning att ta hänsyn till den tid inom vilken får fatta ett omprövningsbeslut till nackdel för den skattskyldige. Denna tid är enligt 4 kap. 14 § taxeringslagen (1990:324) året efter taxeringsåret, dvs. efter beskattningsåret eller räkenskapsåret. anser vi mot denna bakgrund är en minimitid under vilken räkenskapsinformationen bör bevaras i ursprungligt skick. Inte minst intresset av en effektiv skattekontroll talar för att bör förlängas något och vi har stannat för att föreslå . Vi inser att detta förslag inte löser de problem som konkursförvaltarna ibland ställs inför och som redovisats ovan. Det finns emellertid som vi ser det inget som hindrar att frågan om bevarande av räkenskapsinformation efter konkurs uttryckligen regleras i konkurslagen. Sålunda kan 7 kap. 19 § konkurslagen förses med en särskild bestämmelse som möjliggör för konkursförvaltaren att överföra räkenskapsinformation i vidare omfattning än vad som gäller enligt BFL. Vi har emellertid av tidsskäl ansett oss förhindrade att närmare gå in på denna fråga. SOU 2008:67 Bokföringsfrågor 4.3.8.2 Arkiveringstiden Förslag: Arkiveringstiden kortas till . anförde i sitt slutbetänkande (SOU 1995:157) att vad den erfarit efterfrågades räkenskapsinformation som var äldre än sällan eller aldrig. Efter utgången av den tid som gäller för eftertaxering förlorade enligt kommittén räkenskapshandlingarna i huvudsak betydelse som underlag för kontroll av en verksamhet. Ett argument som brukar anföras som skäl för att korta ner arkiveringstiden är de svällande arkivmassorna som företagen tvingas ta hand om men som sällan efterfrågas av någon utomstående, t.ex. . Ett skäl mot en förkortning är intresset av att kunna utreda och beivra ekonomisk brottslighet. I likhet med kan vi konstatera att det är ytterst sällan som räkenskapsinformation äldre än efterfrågas. Att sådan information kan ha betydelse för att utreda ekonomisk brottslighet där preskriptionstiden är längre utgör inte något tillräckligt starkt skäl för att bevara den nuvarande tioåriga arkiveringstiden. Enligt vår mening är det viktigt att vid utformningen av redovisningsreglerna, inklusive bestämmelserna om bevarande av räkenskapsinformation, göra en lämplig avvägning mellan de olika intressen som gör sig gällande. Här ska ställas företagens kostnader för att bevara gammal räkenskapsinformation mot de brottsbekämpande myndigheternas intresse av att kunna utreda och beivra brott. I det sammanhanget är det viktigt att komma ihåg att det stora flertalet företag aldrig blir föremål för någon brottsutredning eller ens eftertaxering men måste trots det spara en mängd information som aldrig efterfrågas av någon utomstående. Det anförda talar för att tiden nu är mogen för att förkorta arkiveringstiden. Med hänsyn till bestämmelsen i 14 kap. 2 § SBL om skyldighet att bevara underlag för deklarationsskyldigheten , har vi stannat för att föreslå en sänkning av arkiveringstiden till . 4.3.8.3 Gallring av uppgifter i en verifikation Utöver de uppgifter en faktura lagligen ska innehålla, kan den även innehålla annan information. Det kan t.ex. vara fråga om reklam eller personliga hälsningar. Fråga har uppkommit om det är möjligt 173 Bokföringsfrågor SOU 2008:67 att rensa elektroniska fakturor som används som verifikationer från sådan information. Av 1 kap. 8 § första stycket 8 BFL framgår att räkenskapsinformation är sådana sammanställningar som avses i bl.a. 5 kap. 6 § (verifikation) samt sådana uppgifter i övrigt som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen. Av 5 kap. 6 § framgår vilka uppgifter som en verifikation ska innehålla, nämligen uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Härutöver finns det bestämmelser i 11 kap. 8 § ML om vad en faktura ska innehålla. Bedömningen av om det är tillåtet att rensa mottagna fakturor från viss information måste göras mot bakgrund av nämnda bestämmelser om vad en verifikation ska innehålla och vad som utgör räkenskapsinformation. Vid denna prövning framstår det som närmast självklart att information av typen företagslogotyp, personliga hälsningar och reklam inte utgör räkenskapsinformation och därmed kan rensas bort. Detta menar vi följer av regleringen av vad som utgör räkenskapsinformation i 1 kap. 8 §. Om det skulle behövas något klarläggande i denna fråga anser vi att det närmast är en fråga för och inte lagstiftaren. 5 Konsekvenser av våra förslag 5.1 Effekter för företagen Antalet aktiva företag i SCB:s företagsregister uppgick till 917 568. Som aktiva räknas juridiska personer samt fysiska personer som antingen är registrerade för mervärdesskatt, som arbetsgivare, eller, i ej mervärdesskattepliktiga branscher, för F-skatt. Som angetts tidigare är av alla företag att klassificera som mindre företag. Om gränsvärdena höjs kommer denna andel att bli än högre, se avsnitt 2.4.1. Våra förslag innebär förenklingar framför allt för de mindre företagen. Det är också främst denna kategori som har varit målgruppen för utredningen, men en del av våra förslag medför förenklingar även för större företag. arbetar med att på regeringens uppdrag mäta hur mycket det kostar företagen att följa de administrativa krav som finns i lagstiftningen. Som framgått har inom ramen för detta uppdrag mätt företagens administrativa kostnader till följd av lagstiftningen på redovisningsområdet. Mätresultaten samlas i en databas, . Den möjliggör simuleringar på data från mätningarna för att kunna se och värdera förändringar av företagens administrativa kostnader med anledning av ändrade regler eller ändrad tillämpning av regler. På vårt uppdrag har gjort en sådan simulering med utgångspunkt i våra förslag till ändringar i ÅRL och BFL. har kompletterat simuleringarna med beräkningar. Med administrativa kostnader menas i detta sammanhang de kostnader företagen har för att upprätta, lagra eller överföra information eller uppgifter som orsakas av krav i lagar, förordningar, föreskrifter eller anvisningar i allmänna råd. Den valda avgränsningen av vad som är en administrativ kostnad innebär att inte alla våra förslag som upplevs som en lättnad av företagen bidrar 175 Konsekvenser av våra förslag SOU 2008:67 till att den administrativa kostnaden minskar. Exempel härpå är vårt förslag att minska arkiveringstiden till . Vad avser våra förslag att begränsa upplysningsskyldigheten enligt 5 kap. 20–22 och 25 §§ ÅRL till större företag saknas tillräckligt detaljerat jämförelsematerial i för att kunna göra en mätning av vilka effekter förslagen har på de administrativa kostnaderna. Vad gäller koncernredovisningen saknas siffermaterial i . Det är därför inte möjligt att mäta vilken effekt våra förslag på detta område har på de administrativa kostnaderna. Totalt visar Nuteks beräkning kommer de administrativa kostnaderna till följd av våra förslag till ändringar i ÅRL att minska med , vilket motsvarar en cirka 20 procentig minskning av de administrativa kostnaderna. har därvid varit försiktig i sina beräkningar. Troligtvis kommer de administrativa kostnaderna att minska med än mer. Den största minskningen medför vårt förslag att begränsa kraven på personalrelaterad information () följt av förslaget att avskaffa skyldigheten för mindre företag att upprätta en förvaltningsberättelse (). Våra förslag till ändringar i ÅRL påverkar till en del de företag som har att tillämpa ÅRKL och ÅRFL. Dessa lagar hänvisar i stor utsträckning till bestämmelserna i . Även om ÅRKL och ÅRFL inte omfattas av Nuteks beräkning står det därför klart att även kostnaderna för de företag som omfattas av dessa lagar kommer att minska. Enligt Nuteks beräkningar medför våra förslag till ändringar i BFL en minskning av de administrativa kostnaderna med totalt . Minskningen hänför sig här till vårt förslag att slopa reglerna om vanliga årsbokslut. 5.2 Offentligfinansiella effekter Våra förslag innebär att redovisningslagstiftningens karaktär av ramlagstiftning förstärks. Förslagen innebär också att vi vill ge en stärkt roll som normgivare på redovisningsområdet . Flera av våra förslag förutsätter att nämnden fyller ut lagstiftningen med allmänna råd och vägledningar i olika frågor. Detta leder till att nämnden, som har en budget på , kommer att behöva förstärkas i olika avseenden och att nämnden behöver tilldelas ökade anslag för sin verksamhet. SOU 2008:67 Konsekvenser av våra förslag Detta kostar givetvis pengar och frågan är hur en förstärkning av nämndens kansli kan finansieras. Syftet med våra förslag är att det ska blir enklare för framför allt de mindre företagen att sköta sin bokföring och sitt bokslutsarbete. Detta kommer att leda till minskade administrativa kostnader för företagen vilket i sin tur leder till ökade vinster och därmed skatteintäkter. I och för sig kan det tänkas att en del företag som vänder sig till en redovisningsbyrå för att få hjälp med sin bokföring avstår från detta när regelverket blir enklare vilket i sin tur kan leda till något minskade intäkter för en del sådana byråer. Sammantaget är det emellertid vår bestämda uppfattning att våra förenklingsförslag kommer att leda till ökade skatteintäkter. Hur stora belopp det handlar om är omöjligt att säga. Vi noterar dock att företagens administrativa kostnader för att uppfylla BFL:s krav enligt beräkningar av kan uppskattas till . Denna uppskattning är i och för sig förenad med stor osäkerhet men det står trots det klart att det rör sig om mycket stora belopp. Vid en skattesats på skulle det alltså räcka att företagens kostnader för detta arbete minskade med så lite som , eller 45–, för att effekterna av våra förslag med råge ska finansiera en fördubbling av resurser. En del av våra förenklingsförslag gäller även de finansiella företagen som står under tillsyn och följer dess normgivning. De eventuella kostnader som inspektionen kan komma att vidkännas av våra förslag bedöms emellertid som försumbara. I övrigt är det två förslag som kan få smärre effekter vid beskattningen. Det är dels förslaget att ta bort kravet på aktivering av indirekta tillverkningskostnader i 4 kap. 3 § tredje stycket ÅRL, dels förslaget att slopa bestämmelserna om vanliga årsbokslut. Det första förslaget innebär att frågan om aktivering av indirekta kostnader i anskaffningsvärdet för en tillgång får avgöras inom ramen för god redovisningssed och kommer sannolikt att medföra att framför allt riktigt små företag inte behöver aktivera sådana kostnader utan kan resultatföra dem direkt. Därmed blir kostnaderna även avdragsgilla. Detta är emellertid enbart en fråga om periodisering, dvs. i vilken form kostnaderna ska dras av – direkt eller genom värdeminskningsavdrag. Beskattningseffekterna blir enligt vår mening därmed högst marginella. Till detta hör att det bör ankomma på att närmare 177 Konsekvenser av våra förslag SOU 2008:67 reglera frågan om aktivering av indirekta utgifter i mindre företag och eftersom både och är representerade i nämnden är vi övertygade om att eventuella skattekonsekvenser kommer att bli noggrant utredda och belysta. Det andra förslaget innebär att fler enskilda näringsidkare kommer att upprätta vad som benämns förenklat årsbokslut och därmed att omfattas av de speciella skatteregler som finns i bl.a. 14 kap. 2 § tredje stycket, 17 kap. 2 § tredje stycket och 18 kap. 7 § andra stycket IL. Såvitt vi kan bedöma rör det sig emellertid om ett ytterst begränsat antal företag, högst ett par procent (se avsnitt 3.4.3, Reglerna om vanliga årsbokslut slopas). Eventuella skattekonsekvenser torde därmed även i detta fall att bli högst marginella. Vi vill dock åter erinra om uppgift som normgivare på området och möjligheten för nämnden att i sitt normgivningsarbete differentiera kraven beroende på företagets storlek och intressentkrets. I detta arbete utgår vi från att även berättigade krav från beskattningssynpunkt kommer att beaktas. 6 Ikraftträdande Våra förslag innebär i huvudsak förenklingar och andra lättnader för företagen i det praktiska redovisningsarbetet. Detta talar för att lagändringarna bör träda ikraft . Med hänsyn tagen till sedvanlig remissrunda och erforderlig beredning inom berörda departement bedömer vi det dock inte som realistiskt med ett tidigare ikraftträdande än . Nästa fråga är vilket räkenskapsår som bör vara det första som ändringarna får tillämpas. Förändringar i redovisningslagstiftningen brukar i regel träda ikraft ett visst datum och tillämpas på räkenskapsår som inleds eller . Vi anser emellertid att det beträffande en del av våra förslag finns anledning att avvika från denna princip. 6.1 Årsredovisningslagen En stor del av våra förslag innebär lättnader i kraven på tilläggsupplysningar i års- och koncernredovisningen, däribland kravet på förvaltningsberättelse i mindre företag. Valet av tillämpningstidpunkt för den här typen av ändringar bör enligt vår mening inte behöva vara beroende av räkenskapsårets förläggning i tiden. Vi ser inga praktiska hinder mot att ett slopande av ett visst upplysningskrav får genomslag i en redovisningshandling som upprättas efter ett visst datum oavsett när räkenskapsåret inleddes. Detsamma gäller förslagen om förkortad balansräkning och den utökade möjligheten att upprätta förkortad resultaträkning liksom förslaget till ändring av uppställningsschemat för balansräkningen i bilaga 1 till ÅRL eftersom det förslaget endast innebär en kodifiering av gällande praxis. Vad nu sagts innebär att företag med kalenderår som räkenskapsår bör få tillämpa de nya reglerna redan på . Däremot bör vid ikraftträdandetidpunkten avslutade räkenskapsår omfattas av bestämmelserna i dess äldre 179 Ikraftträdande SOU 2008:67 lydelse även om års- eller koncernredovisningen inte skulle ha upprättats . I två avseenden anser vi att det finns skäl för en annan ordning än den föreslagna och det gäller förslagen att ta bort kravet på aktivering av indirekta kostnader i 4 kap. 3 § tredje stycket samt att höja gränsvärdet i 1 kap. 3 §. Ett slopande av kravet på aktivering av indirekta kostnader medför, för de företag som i enlighet med god redovisningssed väljer att avstå från en aktivering, ett byte av redovisningsprincip. Sådana byten bör inte genomföras under ett löpande räkenskapsår. Av det skälet anser vi att detta förslag bör gälla först för räkenskapsår som inleds närmast efter . Vidare bör vårt förslag att höja gränsvärdet i 1 kap. 3 § ÅRL av praktiska skäl samordnas med revisionsutredningens förslag om slopad revisionsplikt. Detta innebär att vi föreslår att bestämmelsen tillämpas första gången för räkenskapsår som inleds närmast efter . 6.2 Bokföringslagen Vi föreslår att reglerna om vanliga årsbokslut slopas och att alla företag som inte upprättar årsredovisning får upprätta vad som benämns ett förenklat årsbokslut. Detta förslag, sammantaget med förslaget att höja gränsvärdet för mindre företag i 6 kap. 1 §, innebär att många företag kommer att gå från att upprätta en fullständig årsredovisning till ett förenklat årsbokslut. Vi har i samband med detta förslag understrukit vikten av kompletterande normgivning från i första hand sida och vi tror att nämnden kommer att behöva på sig för att åstadkomma detta. Av detta skäl föreslår vi att den utökade möjligheten att upprätta förenklat årsbokslut tillämpas första gången som höjningen av gränsvärdet för mindre företag, dvs. för räkenskapsår som inleds närmast efter . Förslaget att utöka möjligheten att använda kontantmetoden i 5 kap. 2 § bör tillämpas första gången för det räkenskapsår som inleds närmast efter . Förslaget om gemensam verifikation är inte avsett att innebära någon förändring av nuvarande ordning utan syftar uteslutande till att komma tillrätta med den osäkerhet beträffande bruket av sådan verifikation som uppstått till följd av en dom av . Av detta skäl anser vi att förslaget bör gälla , dvs. SOU 2008:67 Ikraftträdande för det räkenskapsår som pågår vid ikraftträdandetidpunkten. Detsamma anser vi bör gälla de förslag som innebär lättnader i arkiveringsskyldigheten, dvs. förslagen till ändring av 7 kap. och 2 §§. När det gäller arkiveringstiden innebär vad nu sagts följande. Ett företag som har kalenderår som räkenskapsår får när de nya reglerna träder ikraft gallra räkenskapsinformation som hänför sig till och tidigare. Ett företag vars räkenskapsår löper ut kan gallra information som hänför sig till det räkenskapsår som löpte ut och tidigare räkenskapsår. Den föreslagna treårsregeln i 1 § innebär på motsvarande sätt att mottaget material som avser får förstöras vid ikraftträdandet om företaget har kalenderår som räkenskapsår. Om företagets räkenskapsår löper ut får material från det räkenskapsår som löpte ut förstöras. Slutligen anser vi att även förslaget i 6 kap. 3 § första stycket att tillåta att den löpande bokföringen i en gemensamt bedriven näringsverksamhet avslutas med ett särskilt årsbokslut bör kunna gälla . De företag som berörs av förslaget är i huvudsak enskilda näringsidkare som ska ha kalenderår som räkenskapsår. En omedelbar tillämpning av förslaget innebär därmed att dessa näringsidkare redan för får upprätta mer än ett årsbokslut för den händelse de bedriver mer än en näringsverksamhet, förutsatt att en av dem bedrivs gemensamt med någon annan. 6.3 Övriga lagförslag Övriga förslag som vi lägger fram har närmast karaktär av följdändringar och bör därför genomföras på samma sätt och som huvudförslagen. Ett undantag är den föreslagna lagen om särskilt bokslut som föreslås träda i stället för bestämmelserna om årsbokslut i BFL och som mycket väl kan börja tillämpas . Lagen om särskilt bokslut bör sålunda träda ikraft och tillämpas första gången för det räkenskapsår som inleds närmast efter . Detsamma gäller de lagförslag som bara innefattar en hänvisning till denna lag. III Författningskommentar Författningskommentar 1 Förslaget till lag (2008:000) om särskilt bokslut 1 § Ett flertal lagar uppställer krav på att ett särskilt bokslut ska upprättas när ett företags redovisningsskyldighet förändras till följd av att företaget får sin hemvist i en annan stat än . Ett sådant krav finns i lagen (1972:262) om understödsföreningar, lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar, lagen (1995:1570) om medlemsbanker, lagen (2004:575) om europabolag, aktiebolagslagslagen (2005:551) och lagen (2006:595) om europakooperativ. Det föreskrivs i dessa lagar att det särskilda bokslutet ska upprättas med tillämpning av bestämmelserna om årsbokslut i 6 kap. BFL. Vårt förslag att reglerna om vanliga årsbokslut ska slopas medför emellertid att dessa bestämmelser kommer att upphävas. Som en konsekvens av detta förslag har bestämmelser motsvarande de i 6 kap. BFL samlats i en ny lag om särskilt bokslut. 2–8 §§ Paragraferna motsvarar 6 kap. 4–9 och 12 §§ BFL. 2 Förslaget till lag om ändring i lagen (1972:262) om understödsföreningar 107 § Paragrafen innehåller krav på att ett särskilt bokslut ska upprättas i vissa fall. För det särskilda bokslutet gäller enligt tredje stycket bestämmelserna om årsbokslut i 6 kap. 4–9 och 11 §§ BFL. Hänvisningarna till bestämmelserna i 6 kap. har tagits bort. I första och 185 Författningskommentar SOU 2008:67 andra styckena har föreskrifter i stället införts om att det särskilda bokslutet ska upprättas med tillämpning av den nya lagen om särskilt bokslut. Bakgrunden till ändringen framgår av kommentaren till 1 § lagen om särskilt bokslut. Förevarande paragraf trädde i kraft . Den gällande bestämmelsen i 11 § i 6 kap. BFL fick benämningen 12 §. Hänvisningen i förevarande paragraf justerades emellertid inte. Genom att regeln i den nuvarande 12 § förs över till den nya lagen om särskilt bokslut rättas detta till. Paragrafen har vidare justerats språkligt. 3 Förslaget till lag om ändring i lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar 12 kap. 40 § I paragrafen regleras frågan om ett särskilt bokslut när en svensk förening deltar i en gränsöverskridande fusion och den övertagande föreningen har sin hemvist i en annan stat än . För det särskilda bokslutet gäller enligt andra stycket bestämmelserna om årsbokslut i 6 kap. 4–9 och 12 §§ BFL. Hänvisningarna till bestämmelserna i 6 kap. har tagits bort. I första stycket har föreskrifter i stället införts om att det särskilda bokslutet ska upprättas med tillämpning av den nya lagen om särskilt bokslut. Bakgrunden till ändringen framgår av kommentaren till 1 § lagen om särskilt bokslut. Paragrafen har vidare justerats språkligt. 4 Förslaget till lag om ändring i konkurslagen (1987:672) 7 kap. 19 § Paragrafen innehåller bestämmelser om konkursförvaltares bokföringsskyldighet. I andra stycket har, som en konsekvens av vårt förslag att begränsa arkiveringstiden i BFL till , den tidsperiod under vilken förvaltaren måste bevara räkenskapsmaterial satts ner till . Paragrafen har vidare justerats språkligt. SOU 2008:67 Författningskommentar 5 Förslaget till lag om ändring i lagen (1992:160) om utländska filialer m.m. 14 § I tredje stycket 1 har hänvisningarna till 6 kap. 4–11 §§ BFL med undantag för hänvisningen till 11 § ersatts med en hänvisning till lagen om särskilt bokslut. Bakgrunden till ändringen framgår av kommentaren till 1 § lagen om särskilt bokslut. Regeln i tredje stycket trädde i kraft . De då gällande bestämmelserna i 10 och 11 §§ i 6 kap. BFL fick benämningarna 11 respektive 12 §§. Hänvisningarna i förevarande paragraf justerades emellertid inte. Genom att regeln i 6 kap. 12 § BFL förs över till den nya lagen om särskilt bokslut som hänvisningen till 6 kap. 11 § BFL kvarstår rättas detta till. Paragrafen har vidare justerats språkligt. 6 Förslaget till lag om ändring i mervärdesskattelagen (1994:200) 13 kap. 8 Av paragrafen framgår under vilka förutsättningar ett företag får tillämpa den s.k. kontantmetoden i sin mervärdesskatteredovisning. Bestämmelserna motsvarar sakligt sett 5 kap. 2 § tredje och fjärde styckena BFL. En förutsättning enligt första stycket för att få tillämpa kontantmetoden är att företaget inte är skyldigt att upprätta årsredovisning. Denna begränsning har tagits bort. Det innebär att alla företag vars årliga nettoomsättning normalt understiger kan tillämpa kontantmetoden i sin mervärdesskatteredovisning. Enligt tredje stycket kan även vissa företag som inte uppfyller förutsättningarna i första stycket tillämpa kontantmetoden. Till följd av ändringen i första stycket har denna bestämmelse ansetts kunna utgå. Paragrafen har vidare justerats språkligt. Författningskommentar SOU 2008:67 7 Förslaget till lag om ändring i stiftelselagen (1994:1220) 3 kap. 2 § Av paragrafen framgår vad som gäller för stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt BFL. I tredje stycket föreskrivs att räkenskapsmaterial ska bevaras under från utgången av det räkenskapsår som räkenskapsmaterialet avser. De lagändringar vi föreslår i BFL innebär att stiftelser som är bokföringsskyldiga endast kommer att vara skyldiga att bevara räkenskapsinformation . Det finns inte skäl att kräva att stiftelser som inte är bokföringsskyldiga ska bevara räkenskapsmaterial längre än så. Tidsperioden för bevarande av räkenskapsmaterial har därför satts ner till . Paragrafen har vidare justerats språkligt. 8 Förslaget till lag om ändring i årsredovisningslagen (1995:1554) 1 kap. 3 § Förslaget har behandlats i avsnitt 2.4.1.