sou · GWB387 · 2008-10-09 00:00:00 — Direktåtkomst till uppgifter och handlingar i åklagarverksamheten ska begränsas till vad en åklagare eller annan anställd vid Åklagar- myndigheten eller behöver för att på ett ändamålsenligt sätt kunna utföra sina arbetsuppgifter (4 §). Åkla- gare och andra anställda vid respektive Eko- brottsmyndigheten får ha direktåtkomst endast till handlingar som förekommer i ett ärende hos den egna myndigheten (5 §). Uppgifter som får behandlas i ärendedatabasen Enligt 13 § förordningen får, med de begränsningar som följer av förordningen, personuppgifter behandlas i ärendedatabasen om uppgifterna förekommer i handlingar som kommit in till eller framställts i ett ärende vid eller Ekobrotts- myndigheten eller om de avser följande uppgifter. Rättslig reglering av åklagarväsendets behandling av personuppgifter 1.Uppgifter om en fysisk persons identitet, arbetsplats och yrke samt adress, telefonnummer och andra liknande uppgifter som behövs för kommunikation med personen, 2.uppgifter om en juridisk persons identitet, firmatecknare, styrelseledamöter och andra företrädare, säte och verksamhet samt adress, telefonnummer och andra liknande uppgifter som behövs för kommunikation med personen, 3.en fysisk och juridisk persons ställning och koppling till andra personer i ett ärende, 4.uppgifter om en fysisk persons personliga och ekonomiska förhållanden, 5.uppgifter om en juridisk persons ekonomiska förhållanden, 6.uppgifter om brottshjälpmedel och transportmedel, 7.ärendenummer, ärendekoder, ärendemening och andra upp- gifter som beskriver ett ärende, 8.beslut, händelser och administrativa åtgärder i ett ärende, och 9.hänvisning till andra brottsbekämpande myndigheters data- baser eller register i vilka uppgifter om en person som är skäligen misstänkt för ett visst brott också förekommer. Uppgifter som avslöjar ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening eller som rör hälsa eller sexualliv får inte användas som sökbegrepp i ärendedatabasen (14 §). Namn eller firma samt personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer får enligt 15 § förordningen användas som sökbegrepp. Detta gäller dock endast om uppgifterna avser en fysisk eller juridisk person som 1.är misstänkt för något visst brott eller för brottslig verksam- 2.har anmält ett brott eller är målsägande i ett ärende som rör ansvar för brott, 3.är sökande, motpart eller annars part eller som kan jämställas med part i ett ärende, eller 4.är vittne eller annars ska höras eller avge yttrande i ett ärende. Vad som angetts ovan gäller inte vid sökning som sker endast i ett visst ärende eller en viss handling. Det gäller heller inte vid sök- Rättslig reglering av åklagarväsendets behandling av personuppgifter ning efter den som har gett in en handling eller till vilken det har expedierats en handling i ett ärende. Vid sökning efter en handling som har kommit in eller fram- ställts i ett ärende får enligt 16 § förordningen endast följande upp- gifter användas som sökbegrepp. 1.Uppgift om från vem handlingen har kommit in eller till vem den har expedierats, 2.datum då handlingen kom in eller upprättades, 3.diarienummer eller annan beteckning som har åsatts hand- lingen, och 4.i korthet vad handlingen rör. Uppgifter som är nödvändiga för att framställa rättsstatistik ska enligt 17 § förordningen lämnas till den myndighet som ansvarar för att framställa sådan statistik. Enligt 18 § förordningen får utöver vad som följer av annan författning uppgifter lämnas ut till en utländsk myndighet eller en mellanfolklig organisation, om utlämnandet sker inom ramen för ett samarbete som är reglerat i en internationell överenskommelse som är bindande för . Uppgifter får också lämnas ut till en utländsk myndighet om det behövs för att handlägga andra frågor om överförande av lagföring än de som regleras i lagen (1976:19) om internationellt samarbete rörande lagföring för brott. Sådana känsliga personuppgifter som avses i 13 § personuppgiftslagen får lämnas ut med stöd av vad som angetts ovan endast om det kan anses absolut nödvändigt. Enligt 19 § förordningen gäller bestämmelserna i personuppgifts- lagen om rättelse och skadestånd vid behandling av personuppgifter enligt förordningen. Rättslig reglering av åklagarväsendets behandling av personuppgifter När det kommer till frågor om överklagande av beslut enligt förordningen hänvisar förordningens 20 § till förvaltningslagens (1986:223) bestämmelser i 22 a § om överklagande hos allmän för- valtningsdomstol. Personuppgifter som behandlas enligt förordningen ska gallras senast efter det kalenderår då det ärende i vilken uppgiften ingår avslutades. Detta följer av förordningens 21 §. Om en sådan uppgift om personen som kan föranleda registrering inte ingår i ett ärende, ska gallring ske senast efter det kalenderår då upp- giften senast infördes. får meddela föreskrifter om undantag från bestäm- melserna om gallring för att bevara material för historiska, statis- tiska och vetenskapliga ändamål. Sådant material ska överlämnas till en arkivmyndighet. Någon sekretessbestämmelse motsvarande 7 kap. 17 och 18 §§ sekretesslagen (1980:100) om förande av och uttag ur register finns inte beträffande åklagarväsendets ärendedatabas. I sekretesslagen anges åklagarmyndighets verksamhet uttryckligen i dels 5 kap. 1 §, som innehåller regler till skydd för det allmännas brottsföre- byggande och brottsbeivrande verksamhet, dels 9 kap. 17 §, som innehåller regler om sekretess beträffande förundersökning m.m. till skydd för enskilds intressen. 4.2Förordningen om register över strafförelägganden Som framgått ovan regleras åklagarväsendets behandling av personuppgifter genom bestämmelserna i personuppgiftslagen och förordningen om behandling av personuppgifter inom åklagar- väsendet. Sistnämnda förordning undantar dock den personupp- giftsbehandling som sker med tillämpning av förordningen om Rättslig reglering av åklagarväsendets behandling av personuppgifter register över strafförelägganden års förordnings tillämp- ningsområde. 4.2.1Tillåtna register och ändamål Enligt förordningen om register över strafförelägganden får det med hjälp av automatisk databehandling föras register över straff- förelägganden (1 §). Det anges därvid särskilt att det får föras lokala register över strafförelägganden inom åklagarväsendet och (2 §), att ett centralt register över strafförelägganden får föras vid (3 §) och att register över uppbörd i ärenden om strafföreläggande får föras hos (4 §). Ett lokalt strafförelägganderegister får användas för handlägg- ning av ärenden om strafföreläggande och för tillsyn (5 § första stycket). Det centrala strafförelägganderegistret får förutom nämnda ändamål även användas för visst uppgiftslämnande enligt strafföreläggandekungörelsen (1970:60) samt för planering, upp- följning och framställning av statistik (6 § första stycket). Upp- bördsregistret får användas för uppbörd enligt bötesverkställig- hetslagen (1979:189) i ärenden om strafföreläggande samt för till- syn, planering, uppföljning och framställning av statistik (7 § första stycket). , och är registeransvariga för de lokala strafförelägganderegister som förs inom respektive myndighet (5 § andra stycket). Åklagarmyndig- heten är även registeransvarig för det centrala strafföreläggande- registret (6 § andra stycket). har registeransvaret för uppbördsregistret (7 § andra stycket). I förordningen anges särskilt att de registeransvariga myndig- heterna får ha terminalåtkomst till sina respektive register (8 §). Utöver det får dessutom ha terminalåtkomst till register. Rättslig reglering av åklagarväsendets behandling av personuppgifter I förordningen anges vilka uppgifter ett register får innehålla (9 §). Ett strafförelägganderegister, såväl lokala som det centrala, får där- vid innehålla uppgift om -åklagarens namn och titel, -den misstänktes eller den förelagdes namn, adress, person- nummer eller samordningsnummer, kön, medborgarskap och kör- kortsinnehav, -målsägandens namn, personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer och adress, -brottsrubricering, gärningsbeskrivning och lagrum, -påföljd, särskild rättsverkan och enskilt anspråk, -den misstänktes eller den förelagdes inställning till föreläggan- -beslut av åklagare och domstol, -underrättelser enligt 10 och 12 §§ strafföreläggandekungörel- sen, och -ärendets handläggning i övrigt. Ett strafförelägganderegister får även innehålla tekniska och administrativa uppgifter. får till skillnad från ett strafföreläggande- register inte innehålla underrättelser enligt strafföreläggande- kungörelsen (10 §). De andra uppgifter som räknats upp ovan är däremot tillåtna. Utöver det får uppbördsregistret även innehålla uppgifter om uppbörd av böter. Efter samråd med och får meddela föreskrifter om tillämpningen av bestämmelserna om de lokala strafförelägganderegistren (11 §). Förordningen innehåller fyra bestämmelser som reglerar vilken sambearbetning av uppgifter som är tillåten. I 12 § anges att upp- gifter får lämnas -från ett lokalt strafförelägganderegister till det ärenderegister som förs vid myndigheten eller kammaren, för att tillgodose diarieföringsskyldigheten enligt 15 kap. 1 § sekretesslagen, -mellan lokala strafförelägganderegister och det centrala straff- förelägganderegistret, och Rättslig reglering av åklagarväsendets behandling av personuppgifter -mellan det centrala strafförelägganderegistret och uppbörds- registret. Enligt 13 § får uppgifter tillföras -det centrala strafförelägganderegistret från det register som förs med stöd av 7 kap. 11 § körkortsförordningen (1998:980) för att tillgodose underrättelseskyldigheten enligt 10 och 12 §§ straff- föreläggandekungörelsen, och -uppbördsregistret från postgirot om betalningar i ärenden om strafföreläggande. Vidare får uppgifter lämnas från det centrala strafföreläggande- registret till de register som förs med stöd av lagen (1998:620) om belastningsregister och lagen (1998:621) om misstankeregister (14 §). Uppgifter får också lämnas till andra register för att till- godose underrättelseskyldigheten enligt 10, 12 och 15 §§ strafföre- läggandekungörelsen. Uppgifter får lämnas från uppbördsregistret till utsöknings- och indrivningsdatabasen som förs med stöd av lagen (2001:184) om behandling av uppgifter i verksamhet (15 §). Av 16 § följer att om en uppgift som tidigare lämnats till ett register enligt 14 eller 15 § rättas ska även den rättade uppgiften lämnas till registret. I ett lokalt strafförelägganderegister får enligt 17 § för handlägg- ning av ärenden endast diarienummer, åklagarens namn, den miss- tänktes eller den förelagdes namn och personnummer eller sam- ordningsnummer samt målsägandens namn och personnummer, samordningsnummer eller organisationsnummer användas som sökbegrepp. För tillsyn får samtliga registrerade uppgifter utom kön, medborgarskap och adress användas som sökbegrepp. I det centrala strafförelägganderegistret och uppbördsregistret får enligt 18 § samtliga registrerade uppgifter utom kön, medbor- garskap och adress användas som sökbegrepp. Rättslig reglering av åklagarväsendets behandling av personuppgifter Uppgifter i ett strafförelägganderegister ska enligt 19 § gallras senast efter det kalenderår föreläggandet utfärdades. För uppbördsregistret föreskriver bestämmelsen en motsvarande gall- ringstid . i den brottsbekämpande verksamheten 5.1Datorsystem som förs i åklagarväsendets brottbekämpande verksamhet I vårt uppdrag ingår att noggrant kartlägga och beskriva använd- ningen av personuppgifter i åklagarväsendets brottsbekämpande verksamhet. Utanför uppdraget faller behandling av personupp- gifter som sker i renodlat administrativt syfte. Översynen ska omfatta såväl åklagarväsendets ärendehanteringssystem för brott- mål, Cåbra, som de register och databaser i övrigt som används i åklagarverksamheten för bl.a. tillsyns- och överprövningsverksam- het. Mot bakgrund av vårt uppdrag följer nedan en översiktlig beskrivning av de system som används i åklagarväsendets brotts- bekämpande verksamhet för automatiserad behandling av person- uppgifter m.m. Som redovisats ovan i kap. 4 regleras åklagarväsendets behandling av personuppgifter genom bestämmelserna i personuppgifts- lagen (1998:204) och förordningen (2006:937) om behandling av personuppgifter inom åklagarväsendet (förordningen). Förord- ningen gäller utöver personuppgiftslagen för behandling av person- uppgifter i åklagarväsendets åklagarverksamhet. Åklagarväsendets informationshantering i den brottsbekämpande verksamheten Enligt 3 § förordningen får det i åklagarväsendets verksamhet finnas en samling uppgifter och handlingar som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i åklagarverksam- heten vid och (ärendedatabasen). Begreppet databas i förordningen är avsett att ha en rättslig innebörd utan direkt teknisk anknytning. Avsikten med detta är att möjliggöra särskilda regler för sådan automatiserad behandling av personuppgifter som används gemensamt i verksamheten och som inte är av helt tillfällig natur. I betänkandet personuppgiftsbehandling Integritet – Effektivitet (SOU 2006:18) föreslås i stället för databas, register eller uppgiftssamling det teknikneutrala uttrycket att uppgifter är gemensamt tillgängliga. Anledningen till förslaget anges vara att begreppet databas för många av dem som ska tillämpa lagstiftning som reglerar behand- ling av personuppgifter är svårförståeligt och har en stark teknisk anknytning. Begreppet kan därför framstå som syftande på ett i tekniskt avseende avgränsat system för informationsbehandling. Vidare anförs att termen databas även används flitigt i olika sam- manhang för att med utgångspunkt i själva lagringsmetoden definiera en viss uppgiftssamling. Uttrycket gemensamt tillgängliga återkommer i promemoria Behandling av personuppgifter i polisens brottsbekämpande verksamhet (Ds 2007:43). När det nedan talas om system som ingår i ärendedatabasen avses härmed tekniska datorsystem som omfattas av det rättsliga begreppet databas. Att ett system för automatiserad behandling av uppgifter omfattas av ärendedatabasen innebär således att uppgif- terna som behandlas i systemet är gemensamt tillgängliga i verk- samheten. 5.2.1Centralt system för åklagarväsendets brottmålshantering (Cåbra) och använder sig av samma system i den operativa åklagarverksamheten. Systemet Cåbra sattes 2007. Det ersatte därvid de två äldre system – Brådis och EnVis – som tidigare användes i brottmålshanteringen. Cåbra är ett ärendehanteringssystem. Det används vid flertalet av de operationer, t.ex. diarieföring, dokumentproduktion och Åklagarväsendets informationshantering i den brottsbekämpande verksamheten beslut av olika slag, som såväl åklagare som administratörer vidtar i brottmålshanteringen. Systemet innehåller en del som består av ärendeuppgifter och en del som innefattar en s.k. integrerad doku- menthanteringsfunktion. Det sistnämnda innebär att produktionen av dokument, t.ex. en häktningsframställan, tekniskt sett är en del av systemet. Ärenden kan föras in i Cåbra genom elektronisk överföring av ärenden som tidigare lagts upp av polisen eller och genom registrering efter en anmälan i pappersform från t.ex. , eller en konkursförvaltare. Såvitt gäller förs flertalet ärenden in i Cåbra på förstnämnda sätt. Förfarandet inleds med att ärendeuppgifter från polisens system Rationell anmälningsrutin (RAR) eller från system Tudor förs över till en elektronisk kö i Cåbra. Efter viss behandling av den mottagande kammaren godkänns ärendet. Det tilldelas i samband med detta ett ärendenummer. kan således inte själv gå in i polisens eller system och välja ut och föra över ärenden till Cåbra. för f.n. in alla sina ärenden i Cåbra manu- ellt. Via Cåbra går det att hämta in och kontrollera en persons folk- bokföringsuppgifter. Om en person har en sekretessmarkering kommer detta att presenteras i Cåbra. Alla svenska personnummer eller samordningsnummer är sökbara. kan åklagarväsendet elektroniskt expediera alla förundersökningsbeslut och tvångsmedelsbeslut och direktiv som skrivs i Cåbra, till polisens ärendehanteringssystem Datoriserad utredningsrutin – Tvångsmedel (DurTvå). Polisen kan i sin tur elektroniskt expediera häktningspromemorior, förundersöknings- protokoll och frågor om åtalsprövning till och . Dessa elektroniskt inkomna eller expedierade handlingar diarieförs automatiskt i Cåbra-ärendets diarie och elektroniska handlingar inkomna från polisen finns också att läsa i ärendet. Utöver denna funktionalitet, som strävar efter snabbare handläggning och automatiserad diarieföring, finns möj- lighet för åklagaren – vad gäller ärenden som pågår på åklagarens egen enhet – att ha direktåtkomst till DurTvå-ärendet. Åklagarväsendets informationshantering i den brottsbekämpande verksamheten I Cåbra kan en mängd personuppgifter registreras. Några exem- pel på uppgifter är -basinformation om en person såsom namn, personnummer eller adress, -roll i ärendet, t.ex. utpekad person, målsägande eller vittne, -externt ärendenummer, t.ex. tingsrättens målnummer. Varje uppgift är länkad till ett ärende. Mängden och typen av upp- gifter varierar från ett ärende till ett annat. En del av uppgifterna är – med självklarhet – av känslig natur. Cåbra innehåller olika sökmöjligheter. Det går bl.a. att söka på uppgifter som namn, personnummer och externt ärendenummer. Det går dock inte att göra någon fritextsökning i dokument som finns sparade via Cåbra. Detta gäller oavsett om de framställts i den integrerade dokumenthanteringsfunktionen eller de t.ex. kommit in till kammaren i elektronisk form och sparats i Cåbra via diariet. Inom respektive myndighet har en åklagare åtkomst till ärenden som handläggs av en annan åklagare. Detta gäller oavsett vilken kammare ärendet handläggs vid. Det är dock möjligt att åtkomst- skydda ett ärende eller handlingar i ett ärende. Därtill bör påpekas att det finns ärenden och handlingar som inte registreras i Cåbra. Ett exempel på detta är en ansökan om hemlig teleavlyssning. En sådan lagras normalt i pappersform separat i ett kassaskåp. och har direkt- åtkomst till varandras ärenden. Åtkomsten är dock begränsad på så sätt att det inte är möjligt att ta del av några elektroniska dokument i ett ärende som inte tillhör den egna myndigheten. I Cåbra finns integrerat länkar till belastningsregistret och misstankeregistret. Länkarna leder inte direkt in i registren. För åtkomst krävs att användaren har användarnamn och lösenord. Det sker viss överföring av information mellan Cåbra och belastningsregistret, misstankeregistret respektive DurTvå. När polisen i sina system anger att en åklagare är förundersöknings- ledare avseende en brottsmisstanke upphör den elektroniska kommunikationen mellan polisens system och misstankeregistret avseende brottsmisstanken. Sedan brottsmisstanken lottats in i Cåbra tar detta system över kommunikationen med misstanke- registret. Om åklagaren beslutar att förundersökningen ska gå åter Åklagarväsendets informationshantering i den brottsbekämpande verksamheten till polisen återupptar polisens system kommunikationen med misstankeregistret. En ändring i Cåbra beträffande brottskod, rubricering samt uppgift om tidpunkt och plats för ett misstänkt brott överförs momentant till misstankeregistret och DurTvå. När det i ärendet i Cåbra läggs till uppgift om en domstols doms- referensnummer och laga kraft (se nedan om kontakten mellan Cåbra och domstolarnas ärendehanteringssystem ) tas upp- gifterna beträffande den aktuella brottsmisstanken bort från misstankeregistret. Vederbörande domstol för in uppgiften i belastningsregistret om ett begånget brott när domstolen dömt i målet. Beslut om åtalsunderlåtelse, godkända strafförelägganden samt beslut om besöksförbud och tillträdesförbud – oavsett om det är åklagaren eller domstolen som fattat beslutet – förs över från Cåbra till belastningsregistret. När en lagföring ska registreras i belastningsregistret via Cåbra begär Cåbra automatiskt ett samord- ningsnummer för den utpekade personen för det fall uppgift om personnummer saknas. Samtliga beslutsunderrättelser som skapas i Cåbra beträffande en person som har en komplett adress skickas till Rikspolisstyrel- sen för central utskrift och brevutskick. Information om strafföre- lägganden skickas till för central utskrift och uppbörd av strafförelagt belopp. skickar sedan tillbaka information till Cåbra angående godkännanden, betal- ningar, bestridanden m.m. Den elektroniska kontakten med domstolarnas ärendehanter- ingssystem är begränsad till att uppgifter om domstolens målnummer, datum för meddelad dom, domsreferensnummer och laga kraft beträffande en utpekad person förs över elektroniskt till Cåbras ärende för denna person. Cåbra kommunicerar även med åklagarväsendets statistikdatabas och med Brottsföre- byggande rådets (BRÅ:s) datorsystem. I åklagarväsendets tillsyns- och överprövningsverksamhet används datorsystemet ALP IM i ärendehanteringen. Systemet, som är nationellt, används även vid överklaganden och yttranden till , i åklagarväsendets administrativa verksamhet och för en särskild underrättelseserie hos . Administrativa registreringar och registreringar med brottsbekäm- Åklagarväsendets informationshantering i den brottsbekämpande verksamheten pande anknytning skiljs åt i systemet genom att de läggs in i olika nummerserier. ALP IM används för den grundläggande registreringen när ärenden läggs upp, i den löpande diarieföringen och för sökningar bland ärendena. ALP IM och ärendehanteringssystemet Cåbra skiljer sig åt i flera avseenden. Det förstnämnda systemet har t.ex. inte lika förfinade registrerings- och sökmöjligheter som det sist- nämnda har. Beslut i tillsyns- och överprövningsfrågor skrivs i vanliga ordbehandlingsprogram och är inte i något avseende gene- rerade utifrån uppgifter i ALP IM. Detta ska jämföras med Cåbras s.k. integrerade dokumenthanteringsfunktion. Det går heller inte att länka elektroniska dokument till ALP IM. Därtill är ALP IM helt fristående från andra datorsystem. All information som tillförs systemet läggs således in för hand. ALP IM är endast tillgängligt för anställda inom åklagarväsendet. 5.3Behandling av personuppgifter i löpande text Vid sidan av Cåbra och ALP IM används även ordbehandlings- och kalkylprogram som Word och Excel i åklagarväsendets brotts- bekämpande verksamhet för att framställa dokument och bearbeta information. Sådan behandling av uppgifter regleras genom bestämmelser i personuppgiftslagen och förordningen om behand- ling av uppgifter inom åklagarväsendet (se mer i kap. 4 om dessa författningar). 6.1Allmänt om samverkan och informationsutbyte Vi har enligt direktiven i uppgift att bl.a. behandla frågan om förut- sättningarna för informationsutbyte mellan å ena sidan åklagare och å andra sidan svenska eller utländska myndigheter, domstolar, advokater och mellanfolkliga organisationer. Utifrån övervägan- dena i frågan ska vi lämna fullständiga förslag till författnings- reglering avseende personuppgiftsbehandlingen inom ramen för åklagarväsendets brottsbekämpande verksamhet. Vid övervägan- dena ska utgångspunkten vara att åklagarväsendets brottsbekäm- pande verksamhet ska kunna bedrivas så effektivt som möjligt med bl.a. användning av moderna och ändamålsenliga IT-system. Sam- tidigt ska enskilda personers integritetsintressen kunna tillvaratas. Vid uppdragets genomförande ska vi ta hänsyn till hur person- uppgiftsregleringen kommer att utformas för andra brotts- bekämpande myndigheter samt för domstolarna. Vi ska särskilt följa arbetet med de lagstiftningsärenden och annat författnings- arbete som föranleds av förslag till ny polis- datalag (SOU 2001:92), slutbetänkande (SOU 2001:100), Utredningen om person- uppgiftsbehandling (SOU 2006:18) och Utredningen om översyn av (SOU 2007:8).