sou · GVB37 · 2008-01-01 00:00:00 — En inskrivningsmyndighets dokument- och ärendehantering är i huvudsak pappersbaserad. Ansökningar och andra handlingar som ges in till myndigheten förs samman i pappersbaserade akter och arkiveras i pappersform. Även en inskrivningsmyndighets ärende- register, dagboken, som förs med automatiserad behandling, skrivs ut och arkiveras i pappersform. Beslut som fattas signeras av hand- läggaren och beslutsfattaren med egenhändiga signaturer på den utskrivna dagboken. Av 19 kap. 22 och 32 §§ jordabalken följer att en inskrivnings- myndighet har vissa möjligheter att rätta oriktiga uppgifter i fastighetsregistrets inskrivningsdel samt att beslut av myndigheten överklagas till hovrätt. Avslutningsvis bör framhållas att beslutat om lagändringar i 19 kap. jordabalken som skall träda i kraft den dag regeringen bestämmer. Lagändringarna medför i korthet att systemet med dagsgodkännande avskaffas och att ärendena i stället skall avgöras var för sig sedan de har diarieförts. Genom lag- ändringarna möjliggörs även elektroniska rutiner för dokument- och ärendehantering samt användning av ljud- och bildfiler vid sammanträden (jfr prop. 2004/05:131, bet. 2004/05:JuU29 och rskr. 2004/05:307 samt prop. 2005/06:28, bet. 2005/06:LU17 och rskr. 2005/06:159). 3Vissa tidigare utredningar och bedömningar 3.1Lantmäteri- och inskrivningsutredningen samt Lantmäteri- och inskrivningsutredningen föreslog i delbetänkandet Kart- och fastighetsverksamhet i myndighet och bolag (SOU 1993:99) att det skulle skapas nya regionala myndigheter för kartor och fastigheter, vilka i huvudsak skulle vara knutna till länen, och att inskrivningsmyndigheterna borde sammanföras med dessa. Lokalmässigt skulle inskrivningsmyndigheterna integreras med de nya myndigheterna när de låg på samma ort. I övrigt skulle inskrivningsmyndigheternas verksamhet bedrivas vid lokala kontor som skulle vara knutna till de nya myndigheterna. Det lämnades inget förslag om antalet lokala kontor. Ledningen av inskrivnings- verksamheten skulle ske genom juridiskt utbildad personal placerad vid de nya myndigheterna. Det ansågs att i princip två jurister borde vara knutna till varje myndighet. Vidare bedömdes att det inte kunde uteslutas att det skulle vara en fördel om notarie- systemet också omfattade de nya myndigheterna. Denna fråga skulle dock inte vara styrande för organisationen av inskrivnings- verksamheten. Beträffande ansvar för inskriv- ningsverksamheten förordades att det borde föras över till en ny central myndighet med ansvar för ledning och tillsyn av den regionalt bedrivna verksamheten. lämnade i rapporten organisation (DV rapport 1997:5) förslaget att inskriv- ningsverksamheten skulle knytas till några av de 21 lantmäteri- myndigheterna. Inskrivningsverksamheten vid de ifrågavarande lantmäterimyndigheterna skulle bedrivas i myndigheternas namn. Det ansågs inte finnas underlag för att på ett effektivt sätt bedriva inskrivningsverksamhet vid alla de befintliga lantmäterimyndig- heterna. Kravet på juristresurser inom inskrivningsverksamheten skulle tillgodoses genom att jurister placerades på några få platser i Vissa tidigare utredningar och bedömningar På dessa platser skulle det finnas två eller helst fler jurister. Samtliga jurister skulle ha behörighet att fatta beslut i alla ärenden vid samtliga lantmäterimyndigheter där inskrivningsverksamhet bedrevs. Vad gäller notarierna konstaterades att deras tjänstgöring till övervägande del bestod i ren utbildning och dessa betraktades därför inte som en resurs som var tvunget att få en motsvarighet i lantmäteriorganisationen. Beträffande funktion som central förvaltningsmyndighet gjordes bedömningen att den var i behov av förstärkning vid en överflyttning av inskrivnings- verksamheten. Något förslag om den närmare utformningen av centralmyndighetsfunktionen beträffande ledning och styrning och den interna resursfördelningen lämnades dock inte. Ett alternativ som innebar att det skulle skapas en särskild myndighets- organisation för inskrivningsverksamheten ansågs, bl. a. av kostnadsskäl, inte vara lämpligt. föreslog i betänkandet Lantmäteriet – nya vägar för ökad samhällsnytta (SOU 2003:111) att huvudmanna- skapet för inskrivningsverksamheten skulle föras över till . ansåg att fördelarna med att skapa ett samlat huvudmannaskap hos för inskrivnings- verksamhet och anknutna delar av fastighetsregistret klart vägde över. Det bedömdes att med en sådan lösning skulle verksam- heterna inom det svenska inskrivningssystemet – inskrivning och register – kunna samordnas och koordineras på ett effektivt sätt och förutsättningarna för en välutvecklad ledning och samordning av inskrivningsmyndigheternas verksamhet stärkas. En överföring av huvudmannaskapet för inskrivningsverksamheten ansågs också ligga i linje med den renodling av domstolsväsendets ansvar och uppgifter som statsmakterna angett som en långsiktig målsättning. Vad gällde genomförandet konstaterades att och de 21 länsvisa lantmäterimyndigheterna borde föras samman till en gemensam myndighet, benämnd , och att denna modell var väl anpassad även för inskrivningsmyndigheterna. Den bedömning som gjordes var att det centrala ansvaret för inskrivningsverksamheten och ansvaret för ledning, styrning och uppföljning av verksamheten vid inskrivningskontoren borde vila Vissa tidigare utredningar och bedömningar på en division inom som inte bedrev någon konkurrensutsatt uppdragsverksamhet. Den i direktiven för angivna utgångs- punkten att inskrivningsmyndigheterna skulle ligga kvar på nuvarande orter och att arbetsfördelningen mellan dessa myndig- heter och lantmäterimyndigheterna skulle ligga fast ansågs kunna ligga till grund för den nya organisationen. Det bedömdes att regeringen i instruktion borde ange att det skulle finnas inskrivningskontor på de nuvarande orterna och att ingen uppdragsverksamhet skulle få bedrivas vid kontoren. I fråga om behovet av jurister inom inskrivningsverksamheten anfördes att detta hade minskat successivt genom en långtgående delegering av beslutsrätt till inte juristutbildade handläggare. Det angavs att tingsrätternas domare och andra jurister fattade beslut endast vad gällde den mycket begränsade andel av inskrivnings- ärendena som rörde lagfartssammanträden och lagfarter grundade på sådana sammanträden, vissa rättelser och utdömande av vite. I övrigt hade domarna och övriga jurister vid tingsrätterna en stöd- jande och rådgivande roll i förhållande till inskrivningsverksam- heten. I betänkandet hänvisades till att tidigare uppskattat det framtida behovet av juristkompetens i inskrivnings- verksamheten till 19 årsarbetskrafter, varav 5 domare och 14 notarier. Den bedömning som gjordes var att detta behov kunde tillgodoses genom en kombination av olika insatser. Det ansågs att det borde finnas fast anställda jurister vid varje inskriv- ningskontor. Den juridiska kompetensen hos den handläggande personalen vid inskrivningskontoren skulle vidare ökas genom utbildningsinsatser. Härutöver borde det på central nivå ske förstärkningar av den juridiska kompetensen inom områden som rörde inskrivningsverksamheten. support- verksamhet gentemot inskrivningsmyndigheterna borde byggas ut med mer kvalificerad support i juridiska frågor. Enligt medförde emellertid inskrivnings- myndigheternas nära koppling till tingsrätterna och därmed till de författningar som rörde domstolsväsendet att det krävdes ett arbete med att utforma författningsändringar som inte var möjligt att göra inom ramen för den utredningen. Betänkandet innehåll därför inte några utarbetade författningsförslag i denna del. Vissa tidigare utredningar och bedömningar 3.3Propositionen Lantmäteriverksamheten och riksdagsbehandlingen Regeringen bedömde i propositionen Lantmäteriverksamheten (prop. 2005/06:5) att huvudmannaskapet för inskrivningsverksam- heten borde föras över till . Som skäl anfördes bl. a. att verksamheten skulle främjas av ett samlat huvudmanna- skap hos för inskrivningsverksamheten och anknutna delar av fastighetsregistret. Den i flera sammanhang uttalade målsättningen av regeringen och att domstolar- nas verksamhet borde renodlas angavs också tala för en överföring av huvudmannaskapet. Regeringen bedömde jämväl att och de 21 länsvisa lantmäterimyndigheterna borde sammanföras till en myndighet. Det anfördes emellertid att en förändring av den statliga lantmäteriorganisationen borde anstå tills det bl. a. fanns förslag om hur inskrivningsverksamheten borde knytas till den statliga lantmäteriverksamheten. I propositionen angavs dock att den nuvarande ansvarsfördelningen mellan inskrivningsmyndig- heterna och de länsvis organiserade lantmäterimyndigheterna borde ligga fast. Regeringen angav också att inskrivningsverksamheten även fortsättningsvis borde bedrivas på de sju orter där verksam- heten bedrivs. Vid behandling av propositionen uttalade att det syntes föreligga en betydande enighet om att en överföring av huvudmannaskapet för inskrivningsmyndig- heterna till borde ske. Utskottet konstaterade även att det fanns en betydande enighet om att och de 21 länsvisa lantmäterimyndigheterna borde föras samman till en myndighet. ställde sig bakom regeringens bedömningar (jfr bet. 2005/06:BoU4 och rskr. 2005/06:51). 4Exempel på andra sammanslagningar av myndigheter Krav på att bl. a. öka effektiviteten och garantera lika behandling har medverkat till att det inom flera myndighetsområden har skett sammanslagningar av lokala myndigheter inom samma myndighets- sfär till en myndighet. Som exempel på sådana sammanslagningar kan nämnas följande. bildades en rikstäckande kronofogdemyndighet genom att tio regionala kronofogdemyndigheter avvecklades. leds av en rikskronofogde, men är knuten till i strategiska frågor och för utnyttjande av gemensamt stöd när det gäller IT-verksamhet och administrativa funktioner. beslutar vidare om lokalisering av kontor och andra övergripande organisationsfrågor som rör Kronofogde- myndigheten. I lagstiftningsärendet underströks vikten av att uppfattades som opartisk och självständig i förhållande till i sitt beslutsfattande. Av kostnadsskäl ansågs det dock viktigt att det i myndigheternas instruktioner infördes en reglering om bl. a. samutnyttjande av IT- verksamhet och administrativa stödfunktioner (jfr prop. 2005/06:200). Vad gäller organisationen föreskrivs att det skall finnas en särskild organisatorisk enhet för tillsyn i konkurs. Det föreskrivs även att kronofogdar, om inte särskilda skäl föreligger, skall leda bl. a. enheter där det bedrivs tillsyn i konkurs och verkställighet enligt utsökningsbalken. I övrigt bestämmer Krono- fogdemyndigheten sin organisation. När det gäller handläggning av ärenden som rikskronofogden får avgöra föreskrivs att annan anställd än denne får avgöra ärenden enligt vad som anges i myndighetens arbetsordning eller särskilt beslut. Som generell förutsättning gäller endast att det skall röra sig om ärenden som inte behöver avgöras av rikskronofogden. skall meddela de bestämmelser som behövs om myndighetens organisation och formerna för myndighetens verksamhet i en Exempel på andra sammanslagningar av myndigheter arbetsordning eller särskilda beslut. Slutligen kan nämnas att det för flera anställningar i myndigheten krävs svenskt medborgarskap. I vissa fall krävs även särskild behörighet i form av juristexamen och notariemeritering eller praktiktjänstgöring. De närmare bestämmelserna framgår av förordningen (2006:883) med instruk- tion för . Den nya myndigheten inrättades genom att 35 lokala kriminalvårdsmyndigheter, Transport- tjänsten och avvecklades. Ett huvudsyfte med reformen var att ge kriminalvården förutsättningar att bedriva en mer effektiv verksamhet (jfr prop. 2004/05:176). Vad gäller organisationen finns allmänna bestämmelser om hur anstalts-, häktes- och frivårdsorganisationerna skall vara utformade. I övrigt bestämmer Kriminalvården sin organisation. Det kan tilläggas att Kriminalvården även är chefsmyndighet för och övervakningsnämnderna i administrativt hänseende. Beträff- ande handläggning av ärenden gäller kortfattat att ärenden som får avgöras av myndighetschefen också får avgöras av annan anställd om de inte behöver avgöras av chefen. Kriminalvården skall meddela de bestämmelser som behövs om myndighetens organisa- tion och formerna för myndighetens verksamhet i en arbetsordning eller särskilda beslut. Det föreskrivs inte något krav på svenskt medborgarskap eller annan behörighet för anställning i myndig- heten. De närmare bestämmelserna framgår av förordningen (2005:985) med instruktion för Kriminalvården. Genom en omorganisation som trädde ikraft ersattes förvaltningsmyndigheten och de sex regionala åklagarmyndigheterna inom åklagarorganisationen med en ny myndighet, . Denna myndighet inbe- griper två organisationsnivåer: en central ledningsnivå och en lokal operativ nivå. Vidare är i vissa avseenden central förvaltningsmyndighet för . Syftet med reformen var att förstärka den lokala operativa åklagar- verksamheten, minska de administrativa kostnaderna för organisa- tionen och förbättra verksamheten för rättslig utveckling och uppföljning (jfr prop. 2004/05:26). Vad gäller organisationen kan nämnas att , efter samråd med Rikspolis- styrelsen och , själv får besluta om inrättande av åklagarkamrar. Det föreskrivs dock att det vid skall finnas utvecklingscenter som inom särskilda ansvarsområden ansvarar för kontroll, analys och utveckling av åklagarverksam- Exempel på andra sammanslagningar av myndigheter De närmare bestämmelserna framgår av förordningen (2004:1266) med instruktion för . bildades genom att tio skattemyndigheter och avvecklades. Syftet med reformen var att öppna möjligheter att ta tillvara befintliga resurser på ett bättre sätt än vad som dittills skett och undanröja organisatoriska hinder som hämmade verksamhetsutvecklingen. Målet var även att skapa nya och bättre förutsättningar för en enhetlig och likformig rättstillämpning (jfr prop. 2002/03:99). skall vara regionindelat och i varje region skall finnas minst ett skattekontor. Vidare föreskrivs att verket skall ha ett huvudkontor som har det sammanhållande ansvaret för ledning och styrning av verksamheten samt för verksamhetsstöd. Vad gäller handläggning av ärenden som myndighetschefen får avgöra före- skrivs att annan anställd än denne får avgöra ärenden enligt vad som anges i verkets arbetsordning eller särskilt beslut. Som generell förutsättning gäller endast att det skall röra sig om ärenden som inte behöver avgöras av myndighetschefen. Några särskilda krav på behörighet eller svenskt medborgarskap för att få anställning i föreskrivs inte. De närmare bestämmelserna framgår av förordningen (2003:1106) med instruktion för . bildades av Arbetarskydds- styrelsen och . Som skäl för reformen framhölls bl. a. att tilldelade resurser skulle kunna användas samhälls- ekonomiskt effektivt samt behovet av likformighet och rätts- säkerhet (jfr prop. 1999/00:141). bestämmer själv sin organisation med undantag för att det skall finnas en arbetstidsnämnd och vissa särskilda angivna grupper inom verket. När det gäller handläggning av ärenden regleras det i huvudsak på motsvarande sätt som beträffande och Kronofogde- myndigheten. Förutsatt att myndighetschefen inte behöver avgöra ärendet får alltså annan anställd göra det i enlighet med verkets arbetsordning eller särskilt beslut. Några särskilda krav på behörig- het eller svenskt medborgarskap för att få anställning i Arbets- miljöverket föreskrivs inte. De närmare bestämmelserna finns i förordningen (2000:1211) med instruktion för . Grundläggande bestämmelser om inskrivningsmyndigheterna finns i 19 kap. 3-5 §§ jordabalken. Av dessa följer att inskrivningsärenden som huvudregel skall handläggas av inskrivningsmyndigheter (jfr avsnitt 7.2) och att regeringen skall bestämma myndigheternas verksamhetsområden. Områdena har betydelse för handläggningen på så sätt att ett inskrivningsärende skall handläggas av den inskriv- ningsmyndighet inom vars verksamhetsområde den fastighet som ärendet rör är beläget. Varje inskrivningsmyndighet skall ledas av en lagfaren domare, fortsättningsvis benämnd inskrivningsdomare. Det förhållandet att en inskrivningsmyndighet organisatoriskt hör till en tingsrätt medför emellertid att en sådan myndighet även omfattas av tillämpningsområdet för förordningen (1996:381) med tingsrättsinstruktion. Inskrivningsdomaren är på så sätt under- ordnad lagmannen i den tingsrätt vid vilken inskrivnings- myndigheten finns. Av 2 § inskrivningsförordningen (2000:309) framgår också att det är tingsrätten som förordnar den som skall vara inskrivnings- domare. 5.2Förordningen (1996:381) med tingsrättsinstruktion Av 1 § följer att lagmannen är administrativ chef för tingsrätten. Vidare är enligt 7 § vissa bestämmelser i verksförordningen (1995:1322), bl. a. bestämmelserna om myndighetschefens ansvar och uppgifter i 6–8 §§, tillämpliga på tingsrätten. Enligt 28 § är det lagmannen som avgör administrativa ärenden. Innan lagmannen beslutar i viktigare frågor som avser tingsrättens organisation, arbetsformer eller arbetsordning skall denne dock enligt 31 § samråda med kollegium eller plenum. Av 28 § följer att det även finns en generell möjlighet för lagmannen att hänskjuta administra- tiva ärenden till kollegium eller plenum. Kollegium består av en mindre grupp av plenum valda domare, lagmannen och den administrative chefen. Plenum utgörs av lagmannen, tjänstgörande domare, fastighetsråd och miljöråd. Lagmannen kan också under vissa förutsättningar enligt 35 § delegera sin beslutanderätt i administrativa ärenden. Beträffande fördelningen av ärenden gäller enligt 8 § att grunderna för fördelningen av arbetsuppgifterna och de övriga bestämmelser som behövs för verksamheten i tingsrätten skall framgå av en arbetsordning. I 9 § föreskrivs vidare att ärenden skall fördelas mellan de organisatoriska enheter som anges i arbets- ordningen. Av samma stadgande framgår också att ärenden enligt huvudregeln skall fördelas genom lottning, men att undantag från detta krav får göras när det är fråga om bl. a. ärenden av särskild art. Några särskilda föreskrifter om hur ärenden som rör inskrivnings- myndigheten skall fördelas finns dock inte. När det gäller handläggningen av ärenden kan konstateras att huvudregeln enligt 15 § är att det för varje ärende skall finnas en ansvarig domare. Av samma stadgande följer dock att detta inte gäller när tingsnotarier, inskrivningsjurister eller inskrivningshandläggare handlägger ärenden med stöd av förord- nande enligt 17 §. För sådana ärenden ansvarar den förordnade. Enligt 17 § kan flera av de arbetsuppgifter som utförs i en inskrivningsmyndighet läggas på annan anställd än inskrivnings- domaren. Det är således möjligt att delegera arbetsuppgifter som består i att handlägga inskrivningsärenden, göra nödvändiga ändringar i fastighetsregistrets inskrivningsdel med anledning av uppgifter från lantmäterimyndighet om ändringar i fastighets- registrets allmänna del, lämna dagsgodkännande enligt 19 § inskrivningsförordningen (2000:309) och att fullgöra inskrivnings- myndighetens uppgifter enligt lagen (1984:404) om stämpelskatt vid inskrivningsmyndigheter. Det är även möjligt att delegera arbetsuppgiften att avge yttranden i sammanläggningsärenden enligt 12 kap. 10 § fastighetsbildningslagen (1970:988). I detta sammanhang kan också nämnas att det är möjligt delegera arbetsuppgifter som består i att handlägga vissa ärenden om dödande av förkommen handling eller inteckning enligt 1 och 13 §§ lagen (1927:85) om dödande av förkommen handling. SOU 2007:7 Inskrivningsmyndigheternas organisation närvarande handläggs sådana ärenden vid två av landets inskrivningsmyndigheter. Som en allmän förutsättning för att delegering skall få ske krävs emellertid att den anställde bedöms ha tillräcklig erfarenhet och kunskap. Det föreskrivs även vissa andra begränsningar av möjlig- heterna till delegering. I fråga om inskrivningsärenden får sålunda ett förordnande inte avse handläggning som rör lagfarts- sammanträden, lagfarter på grundval av protokoll från sådana sammanträden, rättelser enligt 19 kap. 22 § jordabalken eller utdömande av vite. Ett förordnande att handlägga ärenden om dödande av förekommen handling eller inteckning enligt 1 och 13 §§ lagen om dödande av förkommen handling får vidare endast avse ärenden som kan avgöras av en lagfaren domare. Det görs också åtskillnad mellan å ena sidan tingsnotarier och inskrivnings- jurister samt å andra sidan inskrivningshandläggare. Ifråga om tingsnotarier och inskrivningsjurister får förordanden inte avse ärenden som är omfattande eller svåra eller som av någon annan orsak kräver särskild erfarenhet. Beträffande inskrivningshand- läggare får förordnanden endast avse enkla ärenden. Slutligen skall nämnas att det i 27 § finns en bestämmelse om att tingsrätten får begränsa den tid då inskrivningsmyndigheten lämnar muntliga upplysningar om innehållet i inskrivningsregister, fastig- hetsböcker eller andra handlingar som förvaras hos inskrivnings- myndigheten till lägst varje arbetsdag. Vad gäller inskrivningsmyndigheterna och deras verksamhets- områden har regeringen med stöd av bemyndigandet i 19 kap. 3 § jordabalken meddelat föreskrifter i förordningen (1999:1385) om inskrivningsmyndigheternas verksamhetsområden. I förordningen räknas upp vid vilka tingsrätter det skall finnas en inskrivningsmyndighet. Som framgått i avsnitt 2.1 skall sådan myndighet finnas vid tingsrätterna i , , , , , och . Såväl tings- rätt som lyder under . Var och en av de andra tingsrätterna lyder under någon av landets övriga fem hovrätter. Inskrivningsmyndigheternas verksamhetsområden avgränsas i förordningen genom län eller kommuner. heterna är det dock endast de i och som har sina verksamhetsområden avgränsade med ledning av kommuner. Dessa myndigheter har olika kommuner som hör till inom sina verksamhetsområden. Allmänt sett består de olika verksamhetsområdena av i huvudsak sammanhängande områden som innefattar den ort där inskrivningsmyndigheten är belägen. Vid de flesta av de sju tingsrätterna är det en rådman som har utsetts att leda inskrivningsmyndigheten. I två fall är det dock lagmannen. Inskrivningsdomaren har som arbetsuppgift att besluta i svåra ärenden eller andra typer av ärenden som inte annan personal vid inskrivningsmyndigheten kan få förordnande att handlägga på eget ansvar. Inskrivningsdomaren har också till uppgift att verka för att en enhetlig praxis tillämpas. Utöver arbetet som inskrivningsdomare tjänstgör råd- mannen/lagmannen även som domare vid tingsrättens dömande avdelning. Det varierar mellan tingsrätterna hur mycket tid som ägnas åt uppdraget som inskrivningsdomare. Vid en jämförelse kan konstateras att rådmännen i och lägger ned mest tid på inskrivningsverksamheten, av den totala arbetstiden. Under inskrivningsdomaren arbetar inskrivningsjurister, tings- notarier och inskrivningshandläggare. Bland personalen finns vid vissa inskrivningsmyndigheter även utsedda gruppchefer alternativt föreståndare. Dessa har till uppgift att bl. a. fördela inskrivnings- ärendena mellan handläggarna. Vad gäller inskrivningsmyndigheterna i , , Udde- valla och är personalen indelad i grupper. Varje grupp har ett geografiskt avgränsat område på basis av respektive inskriv- ningsmyndighets verksamhetsområde. Någon motsvarande indel- ning finns inte vid inskrivningsmyndigheterna i , och . När det gäller juristernas medverkan i inskrivningsverksamheten finns det mellan en och sex anställda inskrivningsjurister vid varje inskrivningsmyndighet förutom i , där det helt saknas inskriv- ningsjurist. Vid samtliga inskrivningsmyndigheter arbetar vidare en eller två tingsnotarier; i ägnar dock tingsnotarien av sin arbetstid åt inskrivningsverksamheten. Generellt kan konstateras att inskrivningsmyndigheterna använder möjligheterna till delegering enligt förordningen (1996:381) med tingsrättsinstruktion i stor utsträckning.