sou · GVB347 · 2008-01-01 00:00:00 — This will focus on interoperability, i.e. communication between agencies information systems. That every government agency appoint a person to be respon- sible for promoting electronic information exchange in the public administration (information exchange officer). That all government agencies be tasked with mapping and documenting activities involving the exchange of information, including associated information structures, communication solutions and regulatory frameworks, with a view to facilita- ting a coherent overall picture of the sectors need for com- mon solutions in this sphere. government agency and public body is accountable for its own information security as part of its overall operational respon- sibility. The vision of a coherent e-government environment presuppo- ses greater scope for communication between agency registers and IT applications, inter alia to make it easier for citizens, businesses and municipal and county councils to communicate with the complex government administration. However, increasing the number of links between administrative systems also heightens the vulnerability of the system as a whole as security problems in one part of the system spread to other parts. Thus the more coherent e- government becomes the more attention must be given to security issues. Greater consideration must therefore be given to IT secu- rity standards. Authorities should ensure that information security is handled appropriately, either through more stringent controls of its own or through certification accredited under ISO/IEC Standard 27001 and the corresponding official Swedish version, Information Secu- rity (). This would not only be a confi- dence-building measure for e-government but would also help improve security among IT suppliers. While is a standard for a system that specifies what needs to be monitored from an organi- sational perspective, the Basic Level for () is a set of recommen- dations on security measures at IT systems level. Smaller agencies may find BITS a suitable first stage before moving on to . However, for agencies whose information security requirements are less stringent, certification is probably too radical a mea- sure. A number of government authorities have an important part to play here. Cooperation between these agencies takes place under the auspices of the on (). Overall responsibility for information security in Swe- den rests with the . The role of the in this context is to monitor the development of e-government standardisation in the information security domain, submit policy proposals and be responsible for the dissemination of knowledge and information concerning standards, a task that needs to be defined with increa- sing clarity in terms of direction and delimitation. That the be commissio- ned to conduct a detailed examination of how cost considera- tions affect the dissemination and use of e-government infor- mation security standards in government agencies. Agencies taking part in procurement of e-government IT services and equipment should define their own organisations security requirements in relation to what is to be procured. should pursue efforts to draw up a regulation that specifies ISO/IEC 27001 and ISO/IEC 27002 () respectively as bases for agency efforts to improve information security, and possibly also develop an improved version of the methodological tool, BITS, as a plat- form for establishing a basic level of information security. In its IT (2004/05:175), the Government declared that the use of open standards and open source software should be promoted and that developments in the open source software domain should be followed up on a regular basis. These measures would, in the Governments view, provide opportunities to reduce the cost of IT use and encourage competition in the software sphere. 's analysis (commis- sioned by the Inquiry) led it to the conclusion that open standards and interfaces, not open source software, should be promoted as a first priority. Another conclusion was that in normal circumstances open source software must be able to compete in the market on its own merits. The exceptions are software applications especially adapted for use in areas of the Swedish public administration such as childcare planning. In certain cases, getting such applications up and running may require support. It may be necessary to promote the features common to programs of this kind. Also important is the presence of a maintenance organisation that is sustainable over the long term. One way of ensuring that programs developed in house are re- used is to encourage government agencies to contribute to the open software repository provided by eGovforge, a project concer- ned with open software and open software development in the public sector. The project was initiated by the Authorities and Regions with the aim of promoting closer collaboration and more efficient use of IT. This is an effective way of stimulating the development of open software, not just in the municipal sector but throughout the public sector. Other repositories, such as SourceForge, can also be used for this purpose. Government agencies should contribute open software develo- ped in house to eGovforge and other similar repositories, pro- vided this is permitted under relevant licensing terms and con- ditions. A guidance should be drawn up with recommendations on how agencies should go about acquiring and developing open software and procuring support services for the latter, and how they should proceed so as to facilitate re-use of the pro- grams they have developed. The Swedish Administrative Development Agencys coordinating function A central expert unit responsible for interoperability and IT standardisation at the Improvements in the handling of EC IT standardisation matters with the help of a new coordinating body have been proposed above. This should be clearly distinguished from the coordination of IT standardisation in the Swedish public administration, the other principal concern of the Inquiry. We are dealing here with two distinct coordination processes, and it is essential to preclude any suspicion that handling of EC matters might be influenced by the public administrations own interest in standards that could take on national characteristics. New development of the IT structure, which has accelerated since the turn of the millennium, presupposes a centrally coordina- ting body supported by central experts, if standardised develop- ment is to be achieved. The larger central agencies have already begun up central expertise, and inter-agency collaboration networks have been created. Our proposal is that central IT stan- dardisation and interoperability expertise at the be strengthened to a corresponding degree. The agencys main task in this connection is to act as roof i.e. to ensure that matters relating to standards and standardisation in e-government do not get lost in the decentralised public administ- ration, but that where necessary responsibility for initiatives is taken at some level so that there is an unbroken chain of responsi- bility. Coordination can be undertaken on a voluntary basis; there is no need to give the agency regulatory powers beyond those which already exist. In some cases, this central coordinating role may be a matter of pursuing a specific standardisation matter, e.g. a certain adaptation or a profile. The agency has proposed the term com- mon specification or administration-wide specification to denote this need for coordination within the administration. To support efforts to develop shared specifications for the coordination of agency interoperability, the Administrative Deve- lopment Agency can develop a common interoperability structure or architecture. Work on this has already begun. This means that agencies voluntarily agree, after negotiations have taken place, that such a structure should serve as reference framework. Even in cases where common specifications are not aimed at the development of a new standard, or an advanced profiling of an existing standard, an opportunity should be provided at some stage for all interests to be heard. This applies particularly to specifica- tions which are not exclusively intended to be used in connection with the management of public sector operations. Other interested parties, such as the industry sector and stakeholder groups can bring their influence to bear in at least two ways. When necessary and appropriate, the can turn to an official standards body, such as the Swedish Standards Insti- tute, with a call for expressions of interest. Agencies themselves can also choose to address IT standardisation matters of relevance to their sector in special groups where they and other interested parties, such as enterprises, stakeholder groups, other authorities, municipal and county councils, etc. can prepare the matter in ques- tion, a Swedish adaptation of the Danish approach. The distribution among government agencies of expert resour- ces in architecture and standardisation is an important issue. Although there is a stronger perceived spirit of collaboration, and participation in joint networks is considered to have increased sig- nificantly in recent years, the tendency towards sectorisation will be difficult to counter as long as a number of big agencies each dis- pose of more expertise than the authorities at cross-sectoral level. If the expert unit is to function effectively it must above all work closely with industry and with agencies with large experts staffs as well as practical IT standardisation experience in the field. That a central administrative unit (an interoperability and stan- dardisation secretariat) be set up within the with responsibility for developing and promoting interoperability, coordinating, establishing, publi- shing and maintaining common specifications, and providing methodological and expert support in IT standardisation mat- ters, particularly concept standards in the public administra- tion. A procedural framework for the promotion of interope- rability in the public administration should be developed and managed as a guide for this undertaking. An open web-based catalogue service should be created to implement the common specifications. That where possible and appropriate technical specifications and similar requirements governing the handling and exchange of information be developed within a forum open to all parties such as . Such standardisation work should be promoted by the . Although many individual actors among and suppliers alike may well see the need for agreement on how something sho- uld be constituted, none has the energy, time or expertise to undertake the work needed to achieve this sort of consensus. On the supplier side, this may be due to reasons of competition. On the agency side, initiatives may be hampered by budgetary, time and other constraints. One solution could be the introduction of a unifying actor. Companies should not need to turn to more than one agency for The aim here is to coordinate the procuring authorities before the procurement process begins. It is important that the task of coordinating the specification of procurement requirements assig- ned to the is kept separate from the agencys work on framework contract procurement, not because the two are mutually contradictory but because each has a different focus: in the former case, the emphasis is on the agencys own interest in coordinating its requirement specification, while the development of framework contracts is a centralised expert function. A special unit with responsibility for coordinating public IT procurement should be set up at the Administrative Develop- ment Agency with the task of promoting inter-agency coordi- nation of the development of common procurement require- ments specifications, which can subsequently be used in tender dossiers in the IT domain. Work on electronic commerce was focused initially on parts of the procurement process following the awarding of contracts, i.e. price list management, suborders (i.e. call off against framework agreement), ordering and invoice management. One reason why efforts were concentrated on elements of the procurement process subsequent to the contract allocation stage was that suborders are the most important part of the process in terms of volume. They involve many users and it was expected that more efficient requisitioning and invoice management would yield substantial savings. Another reason was that functional e-commerce was not possible under then existing legislation. Work on the subsequent stages of the procurement process, i.e. from suborders to receipt of invoice – here referred to as e- commerce – was undertaken as part of the Single Face to Industry project. The Authorities and Regi- ons, the (then the for ) and the National Financial Mana- gement Authority have continued to collaborate within this project on standardisation and other processes aimed at promoting e- commerce, along with suppliers of goods and services and systems suppliers. Some work on the procurement process prior to the contract allocation stage has also been undertaken within frame- work of the Single Face to Industry project. There is an expectation that e-commerce will get under way of its own accord. However, given the unexpectedly high threshold at which the self-sustaining mechanism is set to kick in, attention must be given to the entire procurement process and not merely to the final ordering and invoice stage. This entails establishing conditions conducive to the re-use of information in different stages of the process by clarifying the in- formation structures. In the case of certain parts of the procurement process, the tendering and award process , it may be opportune for the public sector, working in collaboration with interested parties in industry, to develop common specifications setting out functional requirements e.g. with regard to processes and concept and information structures. Preparations for the development of common specifications and preparatory standar- disation can already be started and any necessary adjustments made as conditions, in the form of new legislation, grow clearer. The actual standardisation work can be undertaken as part of the Single Face to Industry project. That the Government commission the , acting in collaboration with the Swe- dish Association of and inte- rested parties in industry, to draw up an action plan for the introduction of common specifications for the electronic procurement process as it relates to the tendering and award process, and that the following preparatory work be under- taken: Preparation of a guidance on the design of tender recep- tion procedures. Clarification of terminology and information structures at the initial stage of the procurement process. Development of common specifications for certain parts of the procurement process, setting out functional re- quirements, e.g. with regard to processes and concept and information structures. förordning om ändring av förordningen (2000:1132) med instruktion för Verket för innovationssystem Härigenom föreskrivs i fråga om förordningen (2000:1132) med instruktion för Verket för innovationssystem att 2 § skall ha föl- jande lydelse. Verket för innovationssystem skall särskilt -fördela medel till forskning och utveckling och därmed sammanhängande verksamhet, -verka för att industriforsk- ningsinstitutens roll i innova- tionssystemet utvecklas, -med beaktande av kun- skapsutvecklingen i särskilt små och medelstora företag utveckla samarbetet mellan industri- forskningsinstitut, universitet och högskola samt aktörerna inom privat och offentlig verk- samhet, -främja det svenska delta- gandet i aktuella forsknings- teman inom EG:s ramprogram Verket för innovationssystem skall särskilt -fördela medel till forskning och utveckling och därmed sammanhängande verksamhet, -verka för att industriforsk- ningsinstitutens roll i innova- tionssystemet utvecklas, -med beaktande av kun- skapsutvecklingen i särskilt små och medelstora företag utveckla samarbetet mellan industri- forskningsinstitut, universitet och högskola samt aktörerna inom privat och offentlig verk- samhet, -främja det svenska delta- gandet i aktuella forsknings- teman inom EG:s ramprogram forskning och utveckling, program samt utbytet med EG:s program samt utbytet med EG:s strukturfonder i aktuella delar, strukturfonder i aktuella delar, - stimulera till kunskaps- - stimulera till kunskaps- överföring och rörlighet mellan överföring och rörlighet mellan olika grupper av aktörer i inno- olika grupper av aktörer i inno- - vara rådgivande organ åt re- - främja sådan standardisering geringen i forsknings- och ut- som är av betydelse för innova- - verka för att genusperspek- tiv får genomslag i forskningen, framväxten av nya marknader, - vara rådgivande organ åt re- geringen i forsknings- och ut- mellan män och kvinnor. - verka för att genusperspek- tiv får genomslag i forskningen, mellan män och kvinnor. Verket skall samverka med berörda regionala, nationella och in- ternationella aktörer. Verket skall särskilt samverka med Verket för näringslivsutveckling och . Denna förordning träder i kraft den förordning om ändring av förordningen (2005:860) med instruktion för Verket för förvaltningsutveckling Härigenom föreskrivs i fråga om förordningen (2005:860) med instruktion för Verket för förvaltningsutveckling att 2 § skall ha följande lydelse. 2 § Verket för förvaltningsutveckling skall 1.följa upp och analysera förvaltningsutvecklingen nationellt och internationellt, 2.biträda regeringen i internationellt arbete avseende förvalt- ningsutveckling, 3.följa forskning, nationell och internationell, som kan ha bety- delse för förvaltningens utveckling, 4.ha ett beställaransvar för statistik som beskriver den offentliga sektorns utveckling, 5.följa och analysera kompetensförsörjningen i statsförvalt- ningen, 6.stödja och utveckla arbetet med den strategiska kompetens- försörjningen i statsförvaltningen, 7.förmedla eller erbjuda utbildningar inom sitt verksamhets- område och bidra till framtagandet av utbildningar för enskilda myndigheter, 8.erbjuda myndigheter stöd i arbetet med att utveckla verksam- heten genom att utveckla och tillhandahålla metoder och riktlinjer för övergripande frågor om organisering och styrning av statsför- valtningen, 9. främja användningen av enhetliga kvalitetskrav och rikt- linjer för användningen av in- formationsteknik och utveckla användbarheten av och tillgäng- ligheten till elektronisk infor- mation och elektroniska tjänster, 9. främja användningen av enhetliga kvalitetskrav och rikt- linjer för användningen av in- formationsteknik, utveckla an- vändbarheten av och tillgänglig- heten till elektronisk informa- tion och elektroniska tjänster, utveckla och följa upp möjlighe- terna till ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte samt främja standardiserings- arbete avseende informations- hantering och informationsutbyte enligt 2 § förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektro- niska informationshantering och informationsutbyte, 10.ansvara för förvaltning, utveckling och marknadsföring av elektronisk samhällsinformation och rättsinformation samt fullgöra de uppgifter som framgår av rättsinformationsförordningen (1999:175), 11.svara för samordnad upphandling för offentlig förvaltning inom området informationsteknik, verka för bästa möjliga villkor för anskaffning och användning av informationsteknik inom of- fentlig förvaltning och tillse att den offentliga förvaltningen använ- der gemensamma funktioner och lösningar samt beakta intresset av innovationer och teknikneutrala lösningar, samt 12.lämna de statliga och på begäran även de kommunala myn- digheterna råd och upplysningar i de frågor om upptagningar för automatisk databehandling som avses i 15 kap. 9 § sekretesslagen (1980:100). Av 3 § förordningen (2003:770) om statliga myndig- heters elektroniska informa- tionsutbyte framgår att verket får meddela föreskrifter i fråga om standarder eller liknande krav som skall vara gemen- samma för elektroniskt infor- mationsutbyte för myndigheter under regeringen. Av 3 § förordningen (2003:770) om statliga myndig- heters elektroniska informa- tionshantering och informa- tionsutbyte framgår att verket får meddela föreskrifter i fråga om standarder eller liknande krav som skall vara gemen- samma för elektroniskt infor- mationsutbyte för myndigheter under regeringen. Denna förordning träder i kraft den förordning om ändring av förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte Härigenom föreskrivs i fråga om förordningen (2003:770) om statliga myndigheters informationsutbyte dels att rubriken till förordningen skall ha följande lydelse, dels att en ny 2 a § skall föras in i förordningen, dels att 2 § skall ha följande lydelse. Förordning (2003:770) om Förordning (2003:770) om En myndighet skall i sin verksamhet främja utvecklingen av ett säkert och effektivt elektroniskt informationsutbyte inom den of- fentliga förvaltningen. Användningen av tekniska specifikationer för elektronisk informationshantering som över- ensstämmer med en nationell el- ler internationell standard som godkänts av ett erkänt standardi- seringsorgan skall främjas. En myndighet bör bidra till att utveckla tekniska specifikationer och liknande krav för elektronisk informationshantering och infor- mationsutbyte som myndigheten behöver för sin verksamhet genom att delta i standardiseringsarbete vid ett erkänt standardiserings- Verket för förvaltnings- utveckling skall främja sådant standardiseringsarbete. En myndighet skall utse en person som ansvarig för att främja elektroniskt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen (informationsutbytesansvarig). Denna förordning träder i kraft den Regeringen fattade beslut om följande uppdrag (dir. 2006:36) som följer i sammanfattning. Utredaren ska utreda formerna för ytterligare samordning när det gäller arbetet med standarder, gemensamma grundfunktioner, kravspecifikationer och liknande inom IT-området och också före- slå hur dessa former kan utvecklas. Om det finns skäl för en för- ändrad reglering eller organisation ska utredaren överväga hur en sådan bör utformas och lämna de författnings- och organisations- förslag som behövs. Uppdraget har fyra huvuddelar. Den första delen gäller svenska intressenters roll i det internatio- nella standardiseringsarbetet på IT-området. Utredaren ska här ge en samlad överblick över det svenska deltagandet i det internationella standardiseringsarbetet på IT-området. Utredaren ska vidare kart- lägga behovet av att samordna deltagandet från svenska myndighe- ter och offentliga organ i IT-standardiseringen och föreslå lämpliga former för att få fram samlade svenska ståndpunkter. Samord- ningen gäller såväl horisontellt mellan olika aktörer som vertikalt, t.ex. inom nyckelmyndigheter. Hänsyn bör tas till behovet av sam- ordning med industrin och andra privata aktörer. Den andra delen gäller samordning av de facto-standarder inom offentlig förvaltning och statens samspel med den kommunala sektorn och näringslivet. Utredaren ska här utreda hur samordnings- och samverkansformerna i IT-standardiseringsfrågor kan utvecklas på den övergripande nivån utifrån den roll (e-nämnden) tidigare haft, vilken numera övertagits av Verva. Bland annat ska utformningen och användningen av s.k. grundfunktioner belysas. Vidare ska utredaren göra en genomgång av samordningen i standardiseringsfrågor inom olika sektorer. Tre myndigheter med nyckelfunktioner inom respektive sektors IT-arbete nämns i prop. 2004/05:175 – , Myndigheten för skolutveckling och .