sou · GVB314 · 2008-01-01 00:00:00 — Ett bostadsförmedlingssystem måste vara enkelt att förstå och an- passat efter övriga villkor för de bostadssökande. Tillgänglighet och att kunna söka bostad på de tider som är möjliga för den sökande är avgörande och det kan därför vara en fördel med möjlighet att söka över Internet. kan en alltför ensidig internetservice be- gränsa för den som inte har tillgång till dator och uppkoppling och det bör därför finnas väl utarbetade alternativ till ett internetbaserat bostadssökande. Det är viktigt att systemen är genomtänkta och flexibla för att passa olika individers omständigheter. En samlad information om lediga bostäder Unga bostadssökande efterlyser en samlad och välkänd plats där de allra flesta bostäder i kommunen eller regionen samlas. Det är vik- tigt för den som söker lägenhet att sökandeprocessen effektiviseras och att utbudet är lättöverskådligt. Som sökande är det annars svårt att få överblick och hitta de lägenheter som kommer ut på bo- stadsmarknaden och detta öppnar också upp för mindre seriösa aktörer. Som bostadssökande är det svårt att veta hur hyresvärdar resonerar och vad som krävs för att få en lägenhet. Att bara få avslag på sina ansökningar skapar osäkerhet och frågor som behöver besvaras. För de bostadssökande bör personlig service komplettera den mer självständiga sökandeprocessen via internet, det måste finnas till- räckligt med tid för personligt bemötande för att besvara frågor och funderingar och inte bara hänvisning till hemsidan. Bred information och effektiva tekniska lösningar Information om lägenhetens egenskaper, planlösning och närom- rådet med foton är viktigt för att den bostadssökande ska kunna avgöra om lägenheten stämmer med de egna behoven och förvänt- ningarna. Det är värdefullt med information om stadsdelen, trans- port och kommunikationer eftersom dessa egenskaper har bety- delse för den sökandes prioriteringar. Övrig information som är värdefull för de sökande är en mer detaljerad information om kon- traktet, om det exempelvis är tillåtet att stå två personer på kon- traktet. Information om hyresvärden kan vara intressant utifrån framtida möjligheter till interna byten. Information om hyresvär- den hjälper den bostadssökande att undvika värdar som svartlistats eller har dåligt rykte. Unga bostadssökande är ofta medvetna om sin bristande kunskap och efterlyser hjälp att förstå lagar, regelverk och hur hyresvär- darna resonerar. Information, tips och råd om hur man söker en bostad är självfallet viktigt men minst lika viktigt är information om vilka regler som gäller på bostadsmarknaden och andra rele- vanta fakta som kompletterar uppgifterna om lediga lägenheter. regler om vilka egenskaper som ska värderas i valet av hyres- gäst kan utgöra en försäkran mot diskriminering. Oklara regler och godtycklighet leder lätt till spekulation om varför någon fick en lägenhet och inte en annan. Ju mer osäkerhet om urvalskriterier och vilka krav som ställs från hyresvärden desto mer känsla av orättvisa och misstanke om diskriminering uppstår. För de bo- stadssökande är det också av intresse att den information som regi- streras om den sökande verkligen är relevant och har betydelse för hur denne är som hyresgäst. Viktiga kriterier gällande förmedlande av bostäder ur hyresvärdsperspektiv För att ta reda på vad som efterfrågas och värderas från ett hyres- värdsperspektiv har djupintervjuer gjorts med representanter från bostadsförmedlingssystemen i och , samt med de privata fastighetsägarnas organisationer i , och . I intervjuerna med fastighetsägarna, representanterna för bostadsförmedling och Boplats framkommer att det finns vissa specifika faktorer som är en förut- sättning för att värdarna ska vara intresserade av att använda syste- men. De faktorerna kommer nedan att sammanfattas i ett antal egenskaper som sedan får ligga till grund för vidare analys av för- medlingssystemen från ett hyresvärdsperspektiv. När en hyresgäst flyttar innebär det en kostnad för hyresvärden, dels kan det handla om utebliven hyresinkomst, dels innebär det en faktisk administrativ kostnad för att hitta en ny lämplig hyresgäst. Ju smidigare processen är att hitta en ny hyresgäst desto mindre ekonomisk kostnad för hyresvärden. Det är viktigt att hela proces- sen är effektiv, att lägenheten läggs ut som tillgänglig, att ett antal matchande hyresgäster identifierats, visning av lägenheten, och slutligen förmedlande av en lämplig hyresgäst så att kontrakt kan skrivas. Matchning mellan ledig lägenhet och bostadssökande För hyresvärdarna är målsättningen generellt att ha nöjda hyres- gäster som trivs och bor kvar länge, det skapar stabilitet. Bra förut- sättningar för en god matchning är att de sökandes uppgifter är aktuella, att dessa lever upp till de villkor som värden ställer och att lägenhetens egenskaper är tydliga. Det krävs skickliga handläggare med kunskap om nödvändig information för att få fram hyresgäster som verkligen passar och är intresserade av objektet. Ju bättre matchningar desto mindre förlorad tid och därmed pengar genom sökande som tackar nej eller som inte godkänns av värden. Generellt anser hyresvärdarna att aktiva sökande är en fördel ef- tersom det innebär mer motiverade hyresgäster som vet vad de sö- ker och verkligen har ett genuint intresse av att hitta bostad. Funktionalitet och service utifrån olika förutsättningar och behov För hyresvärdarna finns vissa moment som måste göras när en lä- genhet blir ledig, utannonsering, hitta en ny lämplig hyresgäst, un- dersöka dennes kreditvärdighet, teckna kontakt osv. Detta kan ad- ministreras internt i företaget eller så köps tjänsterna in, ofta bero- ende på antalet lägenheter hyresvärden har och intern policy. Kan dessa tjänster erbjudas gratis via ett allmänt system för bostads- förmedlande, till samma höga kvalité och med en likvärdig person- lig service och förståelse för hyresvärdarnas behov blir det därmed också attraktivt enligt de privata hyresvärdarna. En samlad information om lediga bostäder En samlad information med lediga lägenheter drar till sig ett stort antal bostadssökande och ger därmed möjlighet att maximera pro- duktexponeringen, den lediga lägenheten. Att nå så många kunder, de bostadssökande, som möjligt ökar också chanserna att hitta en sökande som uppfyller de krav och förväntningar hyresvärden har. När det är en hög efterfrågan på bostäder är detta självfallet inte lika viktigt som om efterfrågan minskar, men rent generellt ger det en chans att nå de sökande effektivt. Det finns också en annan vik- tigt aspekt från hyresvärdsperspektivet och det är att ju fler lägen- heter som förmedlas genom ett och samma system, desto bättre förutsättningar finns att få kunskap och information om vad som efterfrågas av de sökande, vilka områden är attraktiva, vilken betal- ningsförmåga finns och vilka egenskaper värderas hos lägenheterna. Det måste vara möjligt att få hjälp och service per telefon och ge- nom personliga möten, för hyresvärdar som vill ha hjälp med att förmedla sina lediga lägenheter, men också för sökande som inte har tillgång till internet. Det är bra om stora delar av förmedlings- servicen sker datoriserat men det är viktigt med personlig service där man kan ringa eller gå till en plats där man kan få hjälp, för de omständigheter och grupper där inte en mer datoriserad service passar. För hyresvärden är det viktigt att nå hela marknaden och att inte förmedlingssystemet är uppbyggt så att vissa kundgrupper inte nås. Bred information och effektiva tekniska lösningar Det måste vara enkelt att såväl lämna lediga lägenheter såväl som att söka dem för att få ett effektivt system. Det måste vara tillgäng- ligt, vilket gör att internet har stora fördelar, ingen tid förloras ge- nom begränsade öppettider och telefonköer. Servicen måste också finnas på många språk för att vara tillgänglig för alla. De tekniska lösningarna måste vara anpassade efter användarna och det får inte vara krångligt eller svårt varken för hyresvärdarna eller de sökande. Bra tekniska lösningar för intresseanmälningar, information och besked genom e-post, hemsidor med information och möjlighet att marknadsföra sig ökar värdet för hyresvärdarna. Ju mer service som erbjuds och ju högre kvalité servicen har desto intressantare blir medverkan för värdarna. Exempel på intressant service är hjälp med urval av hyresgäster, hjälp med visningar av lägenheten, kreditupplysningar på tänkbara hyresgäster, allmän in- formation om regelsystem, rättigheter och skyldigheter. Informa- tion om hur man ska möta marknaden som hyresvärd, och vad som efterfrågas. Andrahandsförmedling, snabbförmedling av svårut- hyrda lägenheter. Det kan vara en fördel för hyresvärdar att vara del av ett större förmedlingssystem eftersom det minskar risken att bli anklagad för olaglig diskriminering. Det kan också i sig lyfta diskussionen hos hyresvärdarna om vilka krav som ska ställas och förmedlingspolicy eftersom detta efterfrågas av förmedlingssystemen. 5Jämförelse och system för förmedling av lediga bostäder Ursprunget för uppbyggnaden av de system för bostadsförmed- lande som finns i och har liknande bak- grund. Båda systemen har vuxit fram ur ett missnöje med hur de kommunala bostadsförmedlingar som tidigare fanns i både och fungerade. Den tidigare formen för bostadsförmedling byggde på kö-system med en omfattande an- vändning av olika typer av förturer som i sin tur skapade sidoköer. Beskrivningen från och visar att det fanns en allmän känsla av att de kommunala bostadsförmedlingarna var in- effektiva och byråkratiska. De var också omgivna av rykten om fusk och de ansågs fungera dåligt både från sökandes och fastig- hetsägarnas perspektiv. Det fanns en otymplighet i systemen som gjorde att uppgifterna om de sökande ofta var inaktuella. Den sökande skrevs in med en profil där det specificerades i vilket område man ville bo och vilken typ av bostad som söktes, det gick sedan att uppdatera sina upp- gifter men aktivitetskravet var lågt och ofta gjordes inte detta. man , , väl fick ett erbjudande om en bo- stad hade ofta livssituationen förändrats och uppgifterna om vad som önskades var inaktuella. Den utdragna förmedlingsprocessen gjorde att lägenheterna under processen stod tomma vilket innebar stora ekonomiska kostnader för hyresvärdarna. Under intervjuerna, både med de privata fastighetsägarnas egna organisationer men också representanterna för förmedlingssyste- men nämns att det tidigare fanns ett synsätt där inte fastighetsägar- perspektivet respekterades. Det fanns liten eller ingen förståelse för vilka behov och preferenser fastighetsägarna hade. Man blev till- delad en hyresgäst, och hade inget att säga till om huruvida man ansåg den personen lämplig för just det objektet, utrycker en av de privata fastighetsägarnas representanter. Både enligt fastighetsägare och från representanterna från de aktuella förmedlingssystemen har det funnits en allmän känsla av bristande respekt och förståelse från anställda på den tidigare formens kommunala bostadsförmedlingar. Det har lett till en generell negativ syn på alla former av kommunalt organiserade bostadsförmedlingar från fastighetsägarhåll och det har krävt ett hårt arbete för att komma vidare. Representanterna för dagens olika förmedlingssystem i och vittnar om det omfattande arbete som lagts ner på att bygga upp förtroendet hos de privata fastighetsägarna för dessa nya system. Erfarenheterna från den tidigare formen av bostads- förmedling är mycket lika varandra i både och och kan sammanfattas i ett antal punkter från de olika perspektiven sökande och fastighetsägarna. För de bostadssökande: Rädsla för mygel hos de anställda med att placera bekanta i någon av förtursköerna vilket innebar att snabbt få förmedlat en lägenhet. Svårt att veta sin plats i kön beroende på alla olika förtursköer. Svårt att få överblick på utbudet. Lång tid mellan registrering av önskemål och erbjudande om bostad gjorde att uppgifterna var inaktuella och den bostad som erbjöds inte passade den sökandes behov. Osäkerhet p.g.a. politiska opinionen (splittrad politisk opinion ledde till osäkerhet om det var värt att ställa sig i kön eftersom man inte visste om den skulle finnas kvar i längden, detta har främst påpekats i .) Hyresvärdarnas medverkan var inte frivillig. Krångliga regler om förturer och prioriteringar. Rädsla att tappa kontrollen över lägenheten, man blev tilldelad en boende och hade liten möjlighet att själv få tycka till om vem som skulle bo i fastigheten. Låg eller ingen avgift alls gjorde att många som inte var bostadssökande ställde sig i kö. Eftersom inget aktivitetskrav fanns där de sökande själva fick anmäla intresse till olika lägen- heter ledde detta till omfattande administration och inaktuella uppgifter. Det tog att få en hyresgäst på grund av inaktuella upp- gifter, de personer som erbjöds bostaden tackade i hög ut- sträckning nej med konsekvensen en utdragen process, extra administrativt arbete både för bostadsförmedlingen och fastig- hetsägarna samt stora ekonomiska kostnader för hyresvärden som stod med tomma lägenheter under processen. Osäkerhet på grund av politisk instabilitet, främst . Bostadsförmedlingen i ägs av och avtal och delaktighet från de privata hyresvärdarna bygger på förtroende. Boplats ägs av , de privata fastig- hetsägarna (Fastighetsägarna i Första Regionen) och tre kommunala bostadsbolag var. (Poseidon, , ). bostadsförmedling omsatte 2006 ca 62 miljoner, varav 51 miljoner kommer från kö- och förmedlingsavgifter och ca 11 miljoner kommer från den förturstjänst som köpts in från . Boplats omsättning var ca , av den totala omsättningen kommer från ägarna och resterande från annons- och reklamplatsför- säljning. Situationen i skiljer sig från där de senaste årens ökade omfattning av användande av tjänsterna också innebu- rit en automatisk ökning av ekonomiska medel. De senaste årens ökade antal bostadssökande har lett till att de pengar som kommit in genom avgifter överstigit de ökade omkostnaderna. Följden blev en sänkning av den årsavgift som tas ut av de köande från 375 till 325 till och person. Storlek och omfattning av förmedlingssystemet Boplats har tillkommit genom ett samarbete mellan och fastighetsägarna. Av hyresvärdar, såväl kommunala som privata är majoriteten anslutna till Boplats och förmedlar delar av sitt utbud genom Boplats. Förmedlingen består av en internetbaserad webbsida, telefonservice samt ett besökskontor som är beläget i . Antalet anställda är ca 7 personer. Antalet lediga lägenheter som annonserades ut på Boplats var 8026 (2006) vilket är en ökning med jämfört med då siffran var 6 650. Antalet annonserade lägenheter från kommunala bostadsbolag har kontinuerligt ökat , från 3 926 (2004) till 4 833 (2005) och 4 888 (2006) vilket innebär en sammanlagd ökning på . Antalet annonserade lägenheter från privata värdar minskade något , 2 114 (2004) till 1 817 (2005) för att sedan öka till 2 076 (2006). bostadsförmedling är ett kommunalt bolag som ägs av . Bostadsförmedlingen ansvarar för de kommunala bostadsbolagens externa förmedling och har ett avtal med de privata hyresvärdarna där rekommendationen är att lämna hälften av sina lediga lägenheter till Bostadsförmedlingen. Arbete pågår aktivt med att försöka få en mer regional förmed- ling där allt fler kranskommuner väljer att förmedla sina bostäder via bostadsförmedling. Förmedling sker av såväl nyproduktion som lägenheter i det äldre beståndet. Förmedling sker endast av lägenheter med förstahandskontrakt och ett mindre antal korttidskontrakt. Förutom förmedling via den reguljära bo- stadskön finns också Bostadssnabben där först till kvarn principen I Bostadssnabben förmedlas lägenheter som det är extra bråttom med eller som av någon anledningen är svåruthyrda. An- talet anställda på bostadsförmedling är ca 60 per- soner. förmedlade bostadsförmedling 9 728 lägenheter vilket är en ökning med jämfört med då 8 377 lägenheter förmedlades. har den sammanlagda ökningen varit 2004 då totalt 6 124 förmedlades. Antalet inlämnade lägenheter från kommunala bostadsbolag har kontinuerligt ökat , från 4 569 (2004) till 6 338 (2005) och 6 787 (2006) vilket innebär en sammanlagd ökning på . Antalet inlämnade lägenheter från privata värdar ökade med från 2 314 (2004) till 2 639 (2005), en marginell ökning har skett till 2646. Boplats uppgift är att informera om bostadsmarknaden och fungera som en marknadsplats för bostäder. Kärnverksamheten är annonsering av lediga hyresrätter med förstahandskontrakt men även annan verksamhet finns med bytesbörs för hyresrätter, infor- mation om nyproduktion av hyresrätter, bostadsrätter och villor, information om korttidskontrakt, en egen sida för studenter med lediga studentlägenheter, tips om att flytta hemifrån m.m. Boplats affärsidé är att de ska bidra till att stärka bil- den av som bostadsort genom att: Presentera ett samlat utbud av lediga hyresrätter med första- handskontrakt från såväl kommunala som privata hyresvärdar. Informera om planerade och pågående nyproduktion. Informera om bostadsmarknaden i . bostadsförmedling AB förmedlar lediga hyreslä- genheter inom , men delvis också i kranskommu- nerna, via en rak bostadskö som finansieras genom kö- och för- medlingsavgifter. Med rak kö menas att man generellt har gått ifrån det tidigare systemet med ett omfattande antal och former av för- turer. Förturerna finns kvar men är mycket begränsade och defini- tionen för förtur är hårt begränsad. Bostadsförmedlingen ska vara den självklara marknadsplatsen för lediga hyreslägenheter för fastighetsägare och bostadsköande. Bostadsförmedlingen ska förmedla hyresrätter efter kötidsord- ning i ett öppet och rättvist system med god service och till- gänglighet. Bostadsförmedlingen ska utifrån en professionell, effektiv och rättvis bedömning i förtursverksamheten förmedla lägenheter till personer som inte på egen hand klarar av att lösa sin bostads- situation. Jämförelse utifrån hyresvärdars och bostadssökandes perspektiv och kriterier En effektiv och förutsägbar förmedlingsprocess Det är viktigt för både sökande och hyresvärdar att processen för förmedling av lediga bostäder är snabb och effektiv. För hyresvär- den handlar det om att varje flytt kostar pengar i form av utebliven hyresintäkt men också en administrativ kostnad för att hitta en ny hyresgäst. För den bostadssökande handlar det om att kunna få ihop sö- kandet efter en bostad med alla andra delar i livet. Oavsett vilken anledning den sökande har för att leta efter en ny bostad är det viktigt att själva sökandeprocessen kan effektiviseras så mycket som möjligt. Dels kan det handla om att så snabbt som möjligt hitta en ny bostad, men det är också en fråga om att kunna bedöma vad som är rimligt och rationalisera sökandet efter detta. Användareffektivitet ur ett sökandeperspektiv Både i och bygger systemen på att de sökande själva går in och letar lediga lägenheter som de är intresserade av och själva anmäler sitt intresse för dessa. Utifrån ett hyresvärdsper- spektiv påtalar man vikten av aktiva sökande eftersom detta är en garant för att uppgifterna är aktuella. För de sökande är det också positivt eftersom möjligheten att själv påverka vilken lägenhet man i slutänden blir erbjuden ökar. Dock är det från ett sökandeper- spektiv viktigt med en avvägning mellan aktivitetskrav och hur mycket tid som måste läggas ner på att söka bostad. Möjlighet att effektivisera sitt bostadssökande och bedöma sina chanser i bostadsförmedling använder ett kösystem där det är kötiden som är avgörande för vem som erbjuds lägenheten av de som uppfyller värdarnas förutbestämda villkor. Men även om det är kötiden som är avgörande vem som slutligen får en lägenhet är ak- tivitetskravet högt. Det är de sökande själva som letar efter de lä- genheter de finner intressanta i databasen, och de är de sökande själva som anmäler intresse för de objekt de väljer. Systemet är upplagt så att det är lätt för den bostadssökande att bedöma sina chanser för respektive lägenhet. Den sökande kan re- dan innan intresse anmälts se vilken preliminär köplats den skulle hamna på och därmed fatta beslut om det är värt att anmäla intresse utifrån detta. Sökande kan bara anmäla intresse till de lägenheter där de uppfyller värdarnas krav i enlighet med de uppgifter de upp- gett vid registreringen, vilket är en anledning att hålla dessa upp- gifter uppdaterade. De krav som värdarna ställer finns också tydligt redovisade i informationen på varje lägenhet och det är lätt att se varför man inte kvalificerar sig för en viss lägenhet. När de sökande anmäler intresse för en speciell lägenhet placeras de automatiskt i en kö för den aktuella lägenheten baserat på kötid. Första och sista annonseringsdag, preliminärplats i kön samt de längsta kötiderna framgår tydligt. Också registreringsdatum för den som ligger bäst till, detta för att den sökande ska få en uppfatt- ning om vilken kötid som krävs. Den egna köplatsen till lägenheter där intresseanmälan har gjorts uppdateras sedan allt eftersom fler anmäler sig. Då den sökande bara kan vara anmäld på tre lägenheter är det lätt att avanmäla sig om man ser att möjligheten att få en en- skild lägenhet är mycket liten. Möjlighet att effektivisera sitt bostadssökande och bedöma sina chanser i På Boplats är sökprocessen väldigt lik den i men med skillnaden att man inte använder ett kösystem där de in- tresseanmäldas registreringsdatum automatiskt är avgörande. På Boplats väljer värdarna själva ut på vilka kriterier de bostadssökan- des som anmält intresse ska rangordnas men dessa är inte synliga för de sökande. Aktivitetskravet är ungefär detsamma som i , de sökande gör sökningar och gör intresseanmälning till de lägenheter som känns intressanta. I finns ingen begränsning på antalet lägenheter man kan anmäla sig till. Då var- ken värdarnas krav eller urvalskriterier är redovisade för de sökande går det inte i förväg att bedöma sina förutsättningar att bli erbjuden en lägenhet. Den sökande vet inte huruvida den passar i hyresvär- darnas profil eftersom denna inte är redovisad. De sökande kan inte heller bedöma sina möjligheter i förhållande till andra sökande i och med att matchningen sker efter att lägenheten har avannonse- rats och inte allt eftersom. Det går dock att på Boplats se hur många som anmält intresse för respektive lägenhet. Matchningsprocessen är komplicerad och tar hänsyn till fler fakto- rer än i i och med att de sökande redan vid registre- ringen fyller i många fler uppgifter, till exempel geografiska priori- teringar, hushållsstruktur osv. Dessa ska sedan matchas till de ur- valskriterier värdarna fastställt. Ett av de kriterier som värdarna kan använda vid matchningen är registreringstiden, dvs. hur länge man varit bostadssökande, men det går inte för den sökande att bedöma om hänsyn tas till detta, eller i sådant fall hur man ligger till i för- hållande till andra intresserade. Möjligheten att planera sitt bostadssökande varierar mellan systemen Angående möjligheten att planera sitt bostadssökande fungerar det lite olika också här. På Boplats ligger lägenheterna vanligtvis utan- nonserade på hemsidan mellan . Hyresvärdarna avgör själva hur länge lägenheten ska ligga ute men minimitiden är . Detta kan från de bostadssökandes perspektiv skapa en viss stress och kräver att den sökande frekvent uppdaterar sig på utannonserade lägenheter. För att underlätta den sökandes situa- tion har Boplats en service som innebär att den sökande via e-post får information när en lägenhet lagts in som matchar den sökandes profil. Det finns också planer att utöka servicen till sms-meddelan- den när matchande lägenheter läggs ut. Bostadsförmedlingen i har en policy där varje lägen- het ska ligga utannonserad . Anledningen till detta är att det ska vara tillräckligt att gå in på bostadsförmedlingen och anmäla intresse till lediga lägenheter en gång . Om lägen- heten av någon orsak skulle annonseras än aviseras detta tydligt.