sou · GVB347 · 2008-01-01 00:00:00 — Sambruk anser dessutom att ansvaret för ett ökat statligt enga- gemang i IT-standardiseringsfrågor lämpligen fördelas på de sekto- riella myndigheterna. Utöver detta är det dock viktigt att det finns ett tvärfunktionellt ansvar där generella IT-standardiseringsfrågor hanteras (bl.a. sådant som spänner över flera olika sektorer). Sam- bruks förslag är att Verva håller i det tvärfunktionella ansvaret och att myndigheten tilldelas en vetorätt över de sektoriella myndig- heterna.. Det är primärt inte standardiseringsfrågor som, enligt Sambruk, är ett avgörande skäl till att deltagandet av småföretag i offentliga IT-upphandlingar är så lågt. Den viktigast orsaken är de omfat- tande upphandlingsprocesser som skapats inom ramen för . Men en positiv effekt av ökat standardiseringsarbete vore att eventuellt få ett minskat beroende av nationella ramavtal. Detta menar kan ske dels genom att utbudet av kompatibla pro- dukter och moduler sannolikt blir fler i och med en ökad standardi- sering och dels p g a att lokal och regional samverkan på ett enklare sätt möjliggörs utifrån nationella och sektoriella standarder. Sambruk anser att debatten om hur hårt man skall satsa på öppen programvara ofta är onyanserad. Flera överväganden måste göras än att enbart fokusera på om programkoden har en licens- kostnad eller ej. Man pekar på att en bedömning måste göras av den initiala kostnaden, den långsiktiga kostnaden samt den risk orga- nisationen tar vid användandet av öppen eller proprietär program- vara. Med risk avses applikationens funktionella kvalitet och sta- bilitet men också operationella risker i form av användarnas nöjd- het och tillgängligheten till support och kompetens kring respek- tive applikation. Om samtliga dessa faktorer vägs in kan valet mel- lan öppen eller proprietär programvara bli mycket skiftande bero- ende på vilken typ av applikation som avses. Öppen Teknisk Plattform (ÖTP) Sambruk har utarbetat en samling grundläggande specifikationer, principer och komponenter som gör det möjligt för kommunerna att dela på tjänster och återanvända funktioner – en Öppen teknisk plattform (ÖTP). Fördelen är att e-tjänster och system utvecklade inom Sambruk och kommunerna enkelt kan samexistera på ÖTP. Den tekniska plattformen ÖTP kan användas för alla Sambruks projekt. Vervas samverkan med kommunerna och landstingen Som framkom av de i bilaga 3 redovisade intervjuerna finns hos kommunerna en stor förväntan på att Verva kraftfullt kan med- verka till att samordna standardiseringsarbetet inom den offentliga sektorn. Enligt sin instruktion skall Verva verka för samverkan mellan statliga myndigheter, mellan stat och kommun och mellan statliga myndigheter och näringsliv. För att åstadkomma detta inrättade Verva 2006 tre samverkansgrupper: för statliga myndig- heter, för kommuner/landsting och för näringslivet. Syftet med grupperna är att dessa skall fungera som forum för beredning av Vervas beslut om föreskrifter och vägledningar. Det innebär att grupperna skall bidra med sina erfarenheter och kun- skaper i diskussioner om strategiska frågor med utgångspunkt från exempelvis regeringens handlingsplan för förvaltningens använd- ning av informationsteknik och delta i arbetet med att initiera, utveckla och förankra föreskrifter och vägledningar. Syftet med den kommunala samverkansgruppen är att skapa ett forum för diskussion om strategiska frågor inom Vervas verksam- hetsområde som berör både stat och kommun. Gruppen ska också bidra med förslag och synpunkter i arbetet med föreskrifter och rekommendationer för den statliga sektorn så att de kan utgöra stöd även för kommuner och landsting. Vervas föreskrifter är bindande endast för statliga myndigheter. I praktiken kommer de dock att vara av betydelse även för kom- muner och landsting. Detta är en förutsättning för att åstadkomma en sammanhållen förvaltning. I en del fall är också kommunernas och landstingens intresse av ett ensat gränssnitt mot staten en pådrivande faktor i styrningen av de statliga myndigheterna. Den kommunala gruppen består av ett knappt 15-tal företrädare för kommuner och landsting. SKL har åtagit sig att hålla förmöten inför varje sammanträde som denna samverkansgrupp skall ha. Syftet är att då klargöra och diskutera de frågor som skall behand- las. Ett stort antal kommuner använder Vervas ramavtal i första hand för upphandling av hårdvara men även för olika tjänste- upphandlingar. Det förvaltningspolitiska handlingsprogrammets skrivningar om kommunerna Regeringen har fastlagt ett förvaltningspolitiskt handlingsprogram i vilket ingår en strategi för fortsatt utveckling av e-förvaltningen. I strategin fastställs tre mål som förvaltningen gemensamt skall uppnå. Den statliga förvaltningen bör 2010 ha -en effektiv informationshantering som gör informationen lättillgänglig och användbar, -en i lämpliga delar automatiserad ärendehantering samt -kapacitet att hantera sina inköpsprocesser elektroniskt. Även om strategin huvudsakligen riktar sig till den statliga förvalt- ningens chefer och anställda, kan den också vara till nytta för för- troendevalda och anställda i kommuner och landsting. budgetproposition finns flera punkter som berör standardiseringsfrågor inom e-förvaltningen. Regeringen priori- terar följande insatser. Regeringen skall säkerställa att förvalt- ningen utvecklar gemensamma principer för hur statlig register- information enklare skall kunna utbytas, samt att myndigheter använder enhetliga format för övrig informationsöverföring och kommunikation när det krävs. Vidare kommer regeringen att tillse att statsförvaltningen i samverkan med kommuner och landsting utvecklar och tillämpar förvaltningsgemensamma specifikationer för elektronisk identifiering, signering, lagring samt sökning av elektroniska meddelanden och dokument. Angelägna pilotprojekt som skall finansieras samordnat skall identifieras. Regeringen skall utveckla former för en sådan finansiering samt fördela samord- ningsansvar för dessa projekt. Uppföljningen och granskningen av myndigheternas IT-baserade utvecklingsarbete skall stärkas. Under denna rubrik beskrivs ett antal exempel på speciella funk- tioner vilka fungerar horisontellt på så sätt att de omfattar hela statsförvaltningen eller hela den offentliga förvaltningen och där- med är mycket väsentliga delar av e-förvaltningen. Enligt instruktionen (SFS 2005:679) är och lands- arkiven statliga arkivmyndigheter med särskilt ansvar för den stat- liga arkivverksamheten och för arkivvården i landet som framgår av arkivlagen (1990:782), arkivförordningen (1991:446) och denna instruktion. får med stöd av arkivförordningen (1991:446) med- dela föreskrifter inom följande områden: godkännande och märkning av skrivmateriel och förvarings- medel, (2 §) materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet, (2 §) när en handling ska anses vara arkiverad, (3 §) hos vilken myndighet en upptagning för automatisk data- behandling som är tillgänglig för flera myndigheter ska bilda arkiv, om en eller flera statliga myndigheter svarar för ungefär lika stora delar av upptagningen, (4 §) användande av skrivmateriel och förvaringsmedel, (11 §) -hur arkivet ska organiseras för att rätten att ta del av all- männa handlingar ska underlättas, -skydd av arkivet, -avgränsning av arkivet, -verkställande av gallring, (11 §) överlämnande av hela arkivet eller delar därav till en annan myndighet eller till en arkivmyndighet, (11 §) återlämnande av handlingar, (11 §) gallring, (12 §) utlåning av arkivhandlingar i vissa fall. (16 §) Av en rapport som utarbetats inom RiksarkivetTPF22FPT rörande Riksarki- vets och landsarkivens roll i förvaltningsutvecklingen framgår att de generella föreskrifter som utfärdar kan delas in i tre nivåer. Den högsta nivån är medieoberoende, vilket betyder att författningarna är tillämpliga på alla slags allmänna handlingar, obe- roende av hur de framställs och lagras. På mellannivå finns medie- 22TP PT och landserkivens roll i förvaltningsutvecklingen. G Johnssén, P Sivervall, B- M Östholm. (dnr RA 20-2006/4493). specifika författningar som anger vad som gäller för skilda medier med avseende på framställning, lagring, förvaring, skydd och vård av handlingar. På den lägsta nivån regleras bl.a. tekniska krav för olika medier samt hänvisningar till standarder. I rapporten hävdas att ofta är efterfrågat som del- tagare i utvecklingsarbete inom förvaltningen. Bl.a. har man varit representerat i e-nämnden, medverkat i SAMSET-arbetet, deltagit i arbeten med Statskontoret (ramavtal, publikationer m.m.), Eko- nomistyrningsverket (upphandling) och SKL (e-handel). föreskriftsrätt överlappar, enligt rapporten, i viss utsträckning med andra myndigheters, däribland Vervas och ESV:s. Detta anses ofrånkomligt i och med att föreskriftsrätt i stort sett omfattar all informationshantering som sker vid en myndighet. Lösningen på detta problem anses vara att tillämpa ett pragmatiskt angreppssätt och i de praktiska fallen samordna de berörda myndigheternas föreskrifter. I rapporten föreslås att får en mer framskjuten roll som genomförare av de delar av förvaltningspolitiken som är inriktade på informationshantering och informationsutbyte. Tekniska krav för ADB-upptagningar I föreskrifter om tekniska krav för ADB-upptagningar (RA-FS 2003:1) struktureras de formella standarder som myndig- heten föreskriver under följande rubriker: Databärare – bandkasetter. Databärare – bandkasetter – datakomprimering. Databärare – optiska skivor. Totalt är det ett drygt trettiotal formella standarder, i första hand ISO-standarder, som återfinns under dessa rubriker. Av före- skriften framgår också att när det gäller sådana format som inte följer formella standarder har tillämpat de facto-standarder och andra specificerade format. Slutligen inne- håller föreskriften också regler för format som inte följer standard gällande databaser, register och textfiler. F n överväger en komplettering av de tekniska kra- ven, vilka i så fall också skulle omfatta frågor om lagring av PDF- filer, användning av öppet dokumentformat mm. medverkar även i standardiseringsarbetet inom SIS. Deltagandet syftar till att åstadkomma standarder som föreskrif- terna kan bygga på eller hänvisa till. Medverkan rör till största delen det tekniska området, men omfattar även dokumenthantering m.m. I första hand deltar i arbetet inom SIS tekniska kommitté 321 – Dokumentation. Man medverkar i följande i följande fem arbetsgrupper: Arkiv- och dokumenthantering (AG 01) Papper, skrivmedel och förvaring (AG 02) Beständighet hos skrivmedel (AG 3) Bokbindning (AG 05) Foto, skanning och mikrografi (AG 15) Dessutom deltar man i tekniska kommittéerna 24 Papper och massa samt 80 för geografisk information. deltar i det internationella standardiseringsarbetet, både inom ISO och inom särskilda professionsorgan som ICA (Inter- national ), DLM-forum () och RLG (Research Library group)TPF23FPT. Exempelvis har RLG utarbetat riktlinjer för så kallade Trusted Repositories, där tanken är att institutioner som lever upp till högt ställda och standardiserade krav på långtgående digitalt bevarande skall kunna certifiera sig. undersöker möjligheterna för en framtida certifiering. ICA har utvecklat de facto-standarder för att beskriva arkiv- material och arkivbildarinformation. Vidare finns utvecklade de facto-standarder som hanterar allt från frågor om systemstrukturer till kopplingen mellan metadata och digitala bevarandeobjekt. 23TP PT Ur Omvärldsanalys 2007, , Dnr RA 20-2007/1272 I utvecklingen av en standardiserad e-faktura pågår det parallella standardiseringsprocesser. Det är framförallt två olika utvecklings- spår som är aktuella för diskussionen i . Det ena spåret drivs av UN/som är ett organ inom FN. UN/CEFACT administreras av United Nations Eco- nomic Commission for Europe (UNECE) och hör hemma i . UNECE bildades och är en av fem regionala kommis- sioner inom FNTPF24FPT. UNECE har 56 medlemsstater från EU och europeiska länder som inte ingår i EU, och obero- ende staters samvälde (Commonwealth of Independent States, CIS)TPF25FPT. UN/CEFACT arbetar för att utbytet av information såväl mellan offentlig och privat verksamhet, som mellan privata företag ska vara interoperabelt. Bland annat har en internationell standard for elektroniskt datautbyte, UN/EDIFACT, tagits fram.TPF26FPT Det standardiseringsarbete som bedrivs är öppet och har man s.k. forummöte med alla medlemmar, dvs. med runt 250 personer. Därtill kommer alla dem som arbetar i olika permanenta grupper och som inte deltar vid forummötena.TPF27FPT Arbetet i arbetsgrupperna bedrivs fortlöpande med både fysiska möten samt via Internet På e- faktura området finns s.k International trade and business processes groups (TBG) för olika branscher, t.ex. försäkrings-, bygg- samt rese/ hotellbranschen. Vidare finns det grupper för hälsa och sjukvård, tull samt jordbruk.TPF28FPT UN/CEFACT samarbetar med andra t.ex. statliga och ickestatliga organisationer samt internationella organisationer. Det innebär samarbete med Inter- national Organization for Standardization (ISO), International Electrotechnical Commission (IEC), International Telecommu- nication Union (ITU) och utvalda ickestatliga organisationer 24TP PT De andra är the Economic and Social Commission for and the Pacific (ESCAP), the Economic Commission for Latin and the Caribbean (ECLAC), the Economic Commission for (ECA) och the Economic and Social Commission for Western (ESCWA). 25TP PT , , , , , , , , , , och () 27TP PT , konferens 070125 28TP , och , 070126 (NGOs) sammanhörande med ISO/IEC/ITU/UNECE Memo- randum of Understanding (MoU).TPF29FPT representant (från UD) innehar en vice ordförandepost i UN/CEFACT. tillsammans med råd för handelsprocedurer (SWEPRO), som ligger inom Kom- merskollegium, är en central punkt för svenska intressenters arbete inom UN/CEFACT. Svenska intressenter är t.ex. bankerna, trans- portbranschen, byggbranschen, kommuner och landsting samt GS1. Den sistnämnda är en internationell standardiserings- organisation som bl.a. arbetar med streckkoder i affärsprocesser. GS1 har en svensk organisation, GS1 . OASIS (Organization for the Advancement of Structured Infor- mation Standards) är, enligt information på sin webbplats, ett icke vinstdrivande internationellt konsortium som driver standarder på e-handelsområdet. Styrelsens medlemmar kommer från , , , ment , UC , , , Gene- ral Motors, , Microsoft, Oracle, och . Styrel- semedlemmarna tillsätts efter nomineringar och en öppen val- process bland konsortiets medlemmar. Oasis bildades och har deltagare från 600 organisationer m.m. från 100 länder. Antalet deltagare överstiger 5000. Inom OASIS har Business Language (UBL) som är en standard för elektroniska handelsmeddelanden tagits fram. UBL är ett bibliotek av dokument för affärstransaktioner. Den version som finns nu av UBL heter 2.0. 1994/95 bildades Toppledarforum och startade projekt som skulle främja ökad effektivitet i både offentlig sektor och hos dennas varu- och tjänsteleverantörer. Bakom Toppledarforum stod , , och . Upphandling gjordes av system för 29TP PT MANDATE, TERMS OF REFERENCE AND PROCEDURES FOR UN/CEFACT, Distr.GENERALTRADE/R.650/Rev.4 , elektronisk handel; avtal slöts med , och (ett samägt bolag med Tetra och Posten). Dessa system skulle följa standarden för e-handel i offentlig sektor, SFTI (Single Face to Industry). SFTI utvecklas och förvaltas genom samverkan mellan , och Verva (tidigare Statskontoret). SFTI utvecklades successivt . Stan- darden byggde på FN:s UNEdifact, men det krävdes att man definierade affärsprinciper (scenarior) och valde affärsmeddelanden (termer) som var anpassade efter svenska behov och krav. Detta gjordes i praktiken som statliga myndigheter, kommuner och landsting skulle införa e-handel och blev något av ett utvecklingsprojekt. Viss anpassning av lagstiftning och regelverk erfordrades också. De första kommunerna och landstingen införde nu e-handel. Det är särskilt livsmedels- och kontorsvarubranschen som man började skicka order till och få e-fakturer från. Standarder kom- pletterades och utvecklades successivt efter behoven. Marknads- föring av konceptet e-handel, kurser m.m. startade och pågår fort- farande. 1998 avslutades Toppledarforums e-handelsprojekt. EDI-stan- darden SFTI fanns nu på plats och e-handeln pågick. Den omfat- tade hela avrops- t.o.m. fakturaprocessen. Vidare fastställdes den s.k. separata EDI-fakturan, som bl.a. användes inom energi- och telefoniområdet. Men det stod klart att Toppledarforums höga mål som sattes 1995 inte kunde infrias, nämligen att av den offentliga sektorns varuinköp skulle ske elektroniskt . , och Statskonto- ret beslöt att fortsätta utvecklingen av SFTI gemensamt – respek- tive organisation svarade dock själva för stöd för införandet, infor- mation och kurser m.m. 1999 bildades , Gemenskapen för Elektroniska Affärer, för att främja e-handeln. E-handeln infördes successivt men visade sig inte passa alla leve- rantörer och alla slag av handel. Det behövdes något enklare, sär- skilt vid köp som inte sker frekvent och där leverantörerna är små eller medelstora och inte har samma tekniska förutsättningar som de större med mer avancerade affärssystem. I dessa fall visade det sig gott nog att erhålla en elektronisk faktura; den behövde inte vara strukturerad för automatisk kontroll mot order utan det räckte med en enklare, fristående faktura i XML-format som kom- plement till e-handeln och EDI-fakturorna och även komplement och alternativ till scanning av pappersfakturor. bjöd SFTI in IT-system-leverantörerna och de fem största bankerna för diskussion om intresse fanns att tillsam- mans med företrädare för köpare, dvs. ett antal kommuner och landsting, utveckla en enkel e-faktura. Även varu- och tjänsteleve- rantörer inbjöds till samarbetet. En arbetsgrupp började med att dels definiera innehållet i en sådan e-faktura, dels besluta vilken XML-standard som den skulle baseras på. Därefter skedde mappning till denna standard. Här gjordes ett vägval. EDIfact-baserad SFTI-standard är baserad på UN/CEFACT, dvs. Inom UN/CEFACT finns ingen XML-standard klar . En genom- gång av vad som finns framtaget visar främst OASIS´ UBL-stan- dard, Finska Bankföreningens Finvoice (som då endast användes i ) och den norska fakturan som kallas E2B. Man bedömde att UBL var en global standard med öppen framtagnings- och förvaltningsprocess, innehållande standard för både fakturan och andra meddelanden (order m.m.) vilket också sågs som en för- del i detta sammanhang. Eftersom UBL bäst uppfyllde kraven beslöts att mappa den enkla fakturan, det som sedan blev Svefaktu- ran, enligt UBL, version 1.0. fastställde SFTI Svefakturan som (de facto) standard för enkel, fristående faktura. komplettera- des den något och det är versionen som blev den slutligt rekommenderade. Implementeringar i system påbörjades. publicerade Rapport om e-fakturering i staten. ESV rekommenderade att statliga myndig- heter skulle skicka och ta emot e-fakturor. ESV förordade att e- nämnden skulle fastställa Svefakturan som standard. rekommenderade e-nämnden sin efterträdare (som bil- dades 2006) att göra detta. fanns tillräckligt många implementeringar på plats för att en kritisk massa skulle kunna ta emot respektive skicka Svefakturan. Användning av efakturering ökade sakta, inga lagkrav eller liknande finns utan användningen baserades på frivillighet. kom regeringens strategi för e-förvaltningen. Regeringen informerade om att man avsåg att besluta om att stat- liga myndigheter både ska ta emot och skicka fakturorer elektroniskt. Regeringen ville även göra hela inköps- och upphandlingsprocessen mer effektiv och automatiserad. upphandlade ESV en fakturaväxel och ett EFH-system (för elektronisk fakturahantering). Regeringen beslutade att införa elektro- nisk fakturahantering i staten . Staten förväntas genom detta spara nära och därefter . För genomförandet har () och Verket för förvaltnings- utveckling (Verva) olika uppdrag. ESV ska leda och samordna infö- randet och Verva ska att leda och samordna statsförvaltningens utvecklingsarbete med säkert elektroniskt informationsutbyte och säker hantering av elektroniska handlingar. Styrningen av myndig- heterna sker genom en ändring i förordningen (2000:606) om myndighets bokföring.TPF30FPT tecknade ramavtal med och /konsortium om att underlätta det obligatoriska införandet av elektronisk faktu- rering i staten till . Värdet av upphandlingen beräk- nas av ESV uppgå till 200 miljoner kronor.TPF31FPT presenterade Verva den nya standarden. I Vervas föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor (VERVAFS 2007:1) framgår att myndigheterna ska följa svefakturastandarden formellt benämnd, SFTI Basic Invoice Version 1.0. Av Vervas föreskrifter framgår att det också finns en särskild transportprofil, transportprofil 2.0. Transport- profilen är baserad på ebXML som tagits fram av UN/CEFACT tillsammans med OASIS.TPF32FPT Enligt Vervas före- skrift kan den elektroniska fakturan transporteras med SFTI:s transport-profil, hämtningssystemet (SHS , som förvaltas av Verva) eller andra ändamålsenliga transportprofiler.TPF33FPT 30TP PT Pressmeddelande , Regeringen ökar takten på utvecklingen av e-förvaltningen 31TP PT PRESSMEDDELANDE ESV ESV tecknar ramavtal för elektronisk fakturering 32TP PT Pressmeddelande ESV Standard klar för e-faktura i staten 33TP PT Vervas allmänna råd till föreskrifter om statliga myndigheters elektroniska fakturor, VERVAFS 2007:1 Efter det att Svefakturan utvecklats i och det i utvecklats en liknande e-faktura, även den baserad på OASIS UBL men i versionen 0,7, beslutade företrädare för offentlig sektor i de nordiska länderna att samarbeta i syfte att skapa förutsättningar för en gemensam standard för en e-faktura. Den skulle baseras på nästa version av OASIS UBL, dvs 2.0. Samarbete påbörjades mellan , , , , samt . Syftet var att ställa krav vid utveck- lingen inom OASIS på UBL 2.0 utifrån europeiska behov samt att ta fram en delmängd av standarden utifrån europeiska behov och lagkrav mm, därav namnet NES (Northern European Subset). Ytterligare en uppgift var att främja konvergeringsarbetet till UNCEFACT. NES- samarbetet pågår fortfarande och en har initierats för fortsatt utveckling. Till denna kan flera länder samt företag och organisationer ansluta sig. fungerar som en gemensam plattform för ban- kerna och bevakar och deltar i utveckling av nationellt och interna- tionellt standardiseringsarbete inom den finansiella sektorn.TPF34FPT Bankföreningen arbetar via UN/CEFACT och tror på den form man arbetar i där. Alla användare är med och kan delta i gemen- samma plenarmöten . Det finns en särskild egen trade and business processes group (TBG 5) inom UN/CEFACT som avser banksektorn. Banksektorn har flera organ som arbetar med olika typer av standardisering. Ett viktig sådant är SWIFT (Society for World- wide ) en världsom- spännande samarbetsorganisation av finansiella institutioner som startade . Huvudsyftet för SWIFT är utvecklingen av kommu- nikationslösningar för att effektivisera samverkan mellan del- tagarna. Det handlar om standardiserad säker betalningsinforma- tion mellan ungefär 8000 finansiella institutioner i över 200 länder och områden.TPF35FPT Ett viktigt projekt är det europeiska SEPA (Single European Payment Area) som ska skapa en enhetlig struktur för betalningar inom EU. Målet är att det 2010 ska kunna gå och ta emot betal- ningar i euro inom på samma enkla sätt som det går på nationell nivå . Beskrivning av aktuella säkerhetsstandarder för e-förvaltning Informationsteknologistandarder hanteras internationellt av en gemensam kommitté ISO/IEC JTC 1 Information technology. Undergruppen SC 27 IT security techniques arbetar med informa- tionssäkerhetsstandarder (motsvarande 318 456). Informationssäkerhetsstandarder kan delas in i teknik- och pro- duktstandarder samt standarder för ledningssystem. Common Criteria är en standard för kravställning på IT-säkerhet i produkter.