sou · GVB345 · 2008-01-01 00:00:00 — De uppgifter som får lämnas ut på medium för automatiserad behandling till socialnämnder bör få lämnas ut genom direkt- åtkomst till samma myndigheter. Enligt vårt förslag skall detta Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder föreskrivas i ett nytt stycke i 16 § förordningen om behandlingen av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Centrala och arbetslöshetskassornas behandling av personuppgifter För CSN och arbetslöshetskassorna saknas registerförfattningar. Såvitt gäller arbetslöshetskassorna lämnar vi därför inte förslag angående regleringen av behandlingen av uppgifter i kassornas verksamhet i anledning av de elektroniska informationsutbyten som vi föreslår mellan arbetslöshetskassorna och socialnämnderna. När det däremot gäller behandling av personuppgifter i CSN:s verksamhet finns anledning att beakta bestämmelsen i 28 § förord- ningen (1990:1361) om lån till hemutrustning för flyktningar och vissa andra utlänningar. I denna paragraf föreskrivs att CSN med hjälp av automatisk databehandling får föra ett personregister för administration av lån enligt förordningen. Nyssnämnda förordning kom till före PuL:s ikraftträdande och är inte anpassad efter denna lag. I den mån förordningen innehåller bestämmelser som avviker från PuL skall dock dessa bestämmelser gälla i enlighet med vad som föreskrivs i 2 § PuL. Det är sannolikt att det primära syftet med 28 § nämnda förord- ning var att göra det möjligt för CSN att föra ett databaserat personregister. Bestämmelsens utformning är emellertid sådan att den även får anses beskriva de ändamål för vilka CSN får behandla uppgifter automatiserat när det gäller myndighetens verksamhet med s.k. hemutrustningslån. Av bestämmelsen följer därmed att CSN får behandla uppgifter för administration av sådana lån. Bestämmelsen medger däremot inte att CSN behandlar uppgifterna för uppgiftslämnande till andra myndigheter. För att möjliggöra ett uppgiftsutlämnande från CSN till social- nämnder i enlighet med vad vi nu föreslår krävs således att det ändamål som anges i 28 § kompletteras. Enligt vår mening bör detta göras genom att i ett tillägg i 28 § ange att CSN får behandla uppgifter i den aktuella verksamheten för utlämnande till social- nämnderna. Hur ett sådant tillägg skall utformas är inte okomplicerat efter- som den aktuella förordningen inte är anpassad till PUL och det används en terminologi som inte förekommer i nuvarande register- författningar. I vårt förslag har vi utgått från den nuvarande förord- Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder ningstexten men i det föreslagna tillägget ändå använt en moder- nare terminologi som bygger på behandlingen av personuppgifter. Det föreslagna tillägget måste betraktas som ett provisorium och det finns skäl att peka på att förordningen och de bestämmelser som avser CSN:s behandling av personuppgifter bör ses över i annat sammanhang. Regeringen har tillkallat en särskild utredare för att bl.a. analy- sera behovet av särskilda författningsbestämmelser för myndig- heternas behandling av personuppgifter inom studiestödsområdet och lämna förslag till de författningsbestämmelser som behövs, se dir. 2006:90. Utredningen, som har antagit namnet Studiestöds- datautredningen (U 2006:10) skall redovisa sitt uppdrag . Om denna utredning överväger att lämna för- slag om registerförfattning för CSN:s behandling av personupp- gifter bör de förslag som vi lämnar i detta betänkande som är av betydelse för CSN:s behandling av personuppgifter beaktas. Såvitt vi kan utläsa av direktiven för ingår inte CSN:s verksamhet med hemutrustningslån i utredningens uppdrag. Vi anser emellertid att det finns anledning att analysera behovet av särskilda författningsbestämmelser för myndigheters behandling av personuppgifter även inom detta område. 15.10Ett utökat elektroniskt informationsutbyte med Våra förslag: Nuvarande sekretessbrytande bestämmelse i socialtjänstlagen i form av en uppgiftsskyldighet för Försäk- ringskassan gentemot socialnämnden i ärende om ekonomiskt bistånd görs tydligare. skall till socialnämnden lämna de uppgifter om förmån, ersättning eller annat stöd åt enskild som har betydelse i ärende om ekonomiskt bistånd enligt 4 kap. social- tjänstlagen och ärende om återkrav m.m. av sådant bistånd enligt 9 kap. samma lag. Regeringen skall meddela ytterligare föreskrifter om vilka uppgifter som skall lämnas ut. Vi har i avsnitt 15.4 närmare beskrivit det elektroniska uppgifts- utlämnande som sker från till Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder socialnämnder i ärenden om ekonomiskt bistånd enligt 4 kap. SoL. Uppgiftsutbytet sker med stöd av såväl 11 kap. 11 § SoL som 3 § förordningen om skyldighet för att lämna uppgifter till andra myndigheter. Socialnämnderna har inte tillgång till uppgifterna genom direktåtkomst. Såvitt framkommit fungerar det nuvarande elektroniska informa- tionsutbytet mellan och socialnämnderna bra men det skulle innebära ytterligare förbättringar om socialnämn- derna kunde få tillgång till uppgifter hos genom direktåtkomst. Vi har funnit skäl att överväga dels ändringar i gällande uppgifts- skyldighet för gentemot socialnämnder, dels om det nuvarande elektroniska informationsutbytet bör utökas på så sätt att socialnämnderna skall ha möjlighet att genom direkt- åtkomst få tillgång till uppgifter hos . 15.10.1 Ändringar i gällande uppgiftsskyldighet Bestämmelsen i 11 kap. 11 § första meningen SoL avser en upp- giftsskyldighet för och arbetslöshetskassorna gentemot socialnämnder. Som vi har redovisat (avsnitt 15.9.6) bör bestämmelsen förstås så att uppgiftsskyldigheten enbart gäller när uppgifterna har betydelse hos socialnämnder i ärenden om ekonomiskt bistånd enligt 4 och 9 kap. SoL. Vi har i nämnda avsnitt föreslagit en ändring av bestämmelsen såvitt avser arbets- löshetskassorna som innebär att denna begränsning till vissa ären- den hos nämnderna framgår direkt av lagtexten. Vi föreslår att motsvarande ändring görs beträffande den uppgiftsskyldighet som föreskrivs för . Den reglering vi föreslår i 11 kap. 11 § SoL innebär att det, vid sidan av de övriga bestämmelser som innebär en uppgiftsskyldighet för gentemot socialnämnder, även fortsättnings- vis kommer att finnas en bestämmelse om sådan skyldighet som särskilt tar sikte på socialnämndernas verksamhet med ärenden om ekonomiskt bistånd. Även i övrigt anser vi att regleringen av informationsutbytet mellan och socialnämnderna i ärenden om eko- nomiskt bistånd skall ha motsvarande systematik som gäller för de utökade elektroniska informationsutbyten mellan socialnämnder och andra myndigheter som vi nu har föreslagit. Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder att närmare föreskrifter om vilka uppgifter som uppgiftsskyldighet omfattar tas in i den nya förordning som vi har lämnat förslag om. När det gäller vilka specifika uppgifter som uppgiftsskyldigheten bör omfatta visar vår kartläggning att de uppgifter som bör komma i fråga främst är motsvarande uppgifter som skall lämna till en sökandes arbetslöshetskassa enligt 22 § 1–4, 6 och 8 förordningen om arbetslöshetsförsäkring. Därutöver har socialnämnderna behov av uppgift om datum för utbetalning av ersättning från . Vi föreslår således att det i den förordning om uppgiftsskyldighet i vissa fall enligt SoL som vi har lämnat förslag om, uttryckligen anges vilka uppgifter som skall avses med uppgiftsskyldighet (3 § i författningsförslag nr 12) Våra förslag: Socialnämnder få ha direktåtkomst till uppgifter i verksamhet. Direktåtkomsten får endast ske för det ändamål som uppställts för behandling av person- uppgifter i kassans verksamhet. Regeringen meddelar föreskrifter om vilka uppgifter direkt- åtkomsten får omfatta. Våra allmänna överväganden när det gäller myndigheters tillgång till uppgifter genom direktåtkomst har vi redovisat i avsnitt 8. Som vi tidigare poängterat anser vi att särskilt starka skäl för direktåtkomst gör sig gällande för uppgifter som skall lämnas till socialnämnder i ärenden om ekonomiskt bistånd. I sådana ärenden är det således av stor vikt för de enskilda att beslut kan fattas snabbt. Direktåtkomst innebär vidare att biståndshandläggarna kan ta fram uppgifter från andra myndigheter när den enskilde besöker socialnämnden, vilket bidrar till att den enskilde är delaktig i social- nämndens hantering av ärendet. Direktåtkomsten innebär dess- utom en ytterligare möjlighet att effektivisera socialnämndernas ärendehandläggning. Härigenom skapas utrymme för att styra arbetsresurser från ett administrativt arbete till ett arbete inriktat på klientstöd, vilket är det centrala i socialnämndernas verksamhet. Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder Det nu pågående elektroniska informationsutbytet mellan För- säkringskassan och socialnämnder är av stor betydelse för social- nämndernas bedömning och kontroll av ärenden om ekonomiskt bistånd och de inhämtade uppgifterna utgör en viktig del av socialnämndernas beslutsunderlag. Vi anser att det står klart att de vinster som vi har pekat på när det gäller direktåtkomst för social- nämnder till uppgifter hos CSN, arbetslöshetskassorna, och (avsnitt 15.9.7) har sin motsvarighet i informationsutbytet med . Även i detta fall anser vi därför att det bör vara möjligt för socialnämnder att få tillgång till uppgifterna genom direktåtkomst. 15.10.3 Ändringar i registerförfattningar Våra förslag: Bestämmelsen i lagen om behandling av person- uppgifter i socialförsäkringens administration om de sekundära ändamål för vilka får behandla person- uppgifter kompletteras. får behandla person- uppgifter för tillhandahållande av information som behövs som underlag för beslut om och kontroll av ekonomiskt bistånd enligt socialtjänstlagen åt enskild i den verksamhet som bedrivs av kommunerna. Registerförfattningar som gäller för behandling av personuppgifter Av 8 § första stycket 1 SofdL följer att personuppgifter som får behandla för de primära ändamål som anges i 7 § samma lag också får behandlas för tillhandahållande av infor- mation som behövs som underlag för beslut om och kontroll av förmåner, ersättningar och andra stöd åt enskilda i den verksamhet som bedrivs av CSN och arbetslöshetskassorna. I 8 § andra stycket 1 nämnda lag föreskrivs att även får behandla personuppgifter som behandlas för ändamål som anges i 7 § för att tillhandahålla information utanför den egna myndigheten på grund av sådan bestämmelse om skyldighet att lämna ut uppgifter till andra myndigheter som avses i 14 kap. 1 § andra meningen SekrL. Det bör noteras att CSN och arbetslöshets- kassorna omnämns särskilt i 8 § första stycket trots att Försäk- Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder ringskassans skyldighet att lämna ut uppgifter till dessa myndig- heter följer av sådana bestämmelser som avses i den nämnda be- stämmelsen i 14 kap. SekrL. Möjligen är skälet till att Försäkrings- kassans behandling gentemot CSN och arbetslöshetskassorna reg- leras särskilt att dessa myndigheter har direktåtkomst till uppgifter i socialförsäkringsdatabasen. Således anknyter bestämmelserna om direktåtkomst till bestämmelsen i 8 § andra stycket 1 SofdL (se 20 § samma lag). Vissa ändringar i SofdL och i SofdF behöver göras för att det utökade informationsutbyte som vi föreslår mellan Försäkrings- kassan och socialnämnder skall bli möjligt. I enlighet med våra tidigare ställningstaganden utgår vi från nuvarande systematik i be- rörda regelverk. Vi föreslår därför att de ändamål som anges i 8 § SofdL kompletteras och att det i paragrafens första stycket 4 tas in en ny bestämmelse som särskilt föreskriver att personuppgifter får behandlas av för tillhandahållande av informa- tion som behövs för socialnämndernas verksamhet som underlag för beslut om och kontroll av ekonomiskt bistånd. Det bör nämnas att det av 22 § SofdL följer att personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen får lämnas ut på medium för automati- serad behandling om det behövs för något av de ändamål som anges i 8 §. I de fall det föreligger en skyldighet för att lämna ut uppgifter enligt en särskild sekretessbrytande regel är det därmed tillåtet att lämna ut information genom automatiserad be- handling. Det nu aktuella informationsutbytet med socialnämnder bygger på en författningsreglerad uppgiftsskyldighet. Nuvarande bestämmelser medger således att uppgifterna lämnas ut till social- nämnder på medium för automatiserad behandling. För att socialnämnden skall kunna få direktåtkomst till uppgifter hos krävs emellertid att det tas in en bestäm- melse härom i SofdL. Vi föreslår att detta regleras i en ny paragraf, 20 a §, i lagen. Direktåtkomst skall få förekomma i den utsträck- ning det behövs för det ändamål vi föreslår skall anges i 8 första stycket 4 SofdL, dvs. för tillhandhållande av information som behövs för socialnämndernas verksamhet som underlag för beslut om och kontroll av ekonomiskt bistånd. Det bör ankomma på regeringen att meddela föreskrifter om vilka uppgifter socialnämndernas direktåtkomst får omfatta. Vi föreslår att en bestämmelse om detta tas in i en ny paragraf, 3 b §, i SofdF. Beträffande vilka uppgifter som direktåtkomsten skall omfatta kan jämförelse göras med vad som gäller för CSN:s och arbetslös- Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder hetskassornas direktåtkomst till uppgifter hos . I 3 § SofdF anges att CSN och arbetslöshetskassorna får ha direktåt- komst till sådana personuppgifter i socialförsäkringsdatabasen som dels gäller den registrerades namn, personnummer och, i förekom- mande fall, samordningsnummer, dels avses i 2 § 10, 16 och 33. De uppgifter som avses i dessa punkter i 2 § är bl.a. uppgifter i ansök- ningar och uppgifter om tidpunkter och belopp för ersättningar. De uppgifter som är aktuella för socialnämndernas direktåt- komst till uppgifter hos motsvarar i huvudsak de uppgifter som enligt 22 § förordningen om arbetslöshetsförsäkring är skyldig att lämna ut till arbetslöshets- kassorna och som arbetslöshetskassorna har direktåtkomst till. Mot bl.a. denna bakgrund är vår bedömning att även socialnämn- dernas direktåtkomst bör omfatta de uppgifter som avses i 2 § 10, 16 och 33 SofdF. Registerförfattningar som gäller för socialnämndernas behandling av personuppgifter Det står klart att bestämmelserna i 6 § första stycket SoLPuL och 12 § 1 SoLPuLF medger den behandling av personuppgifter som informationsutbytet med innebär för social- nämnderna. 15.11Elektroniskt informationsutbyte mellan social- nämnder i olika kommuner eller inom samma kommun Våra bedömningar: bör inte föreslås utökade möjligheter till elektroniska informationsutbyten mellan social- nämnder i olika kommuner vid hanteringen av ärenden om ekonomiskt bistånd. Sekretessgränserna inom nämnderna i kommuner bör, i enlig- het med vad OSEK har föreslagit i huvudbetänkandet Ny sekretesslag (SOU 2003:99), ändras så att sekretess i stället för att gälla i förhållandet mellan självständiga verksamhetsgrenar skall gälla inom nämnderna i förhållandet mellan verksamheter som är av olika slag. Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder I vårt uppdrag ingår också att överväga om kommunernas socialnämnder vid handläggningen av ärenden enligt 4 och 9 kap. SoL bör ha möjlighet att elektroniskt inhämta uppgifter från socialnämnder i andra kommuner. I utredningsdirektiven anges att det inte kan uteslutas att en och samma person försöker uppbära socialbidrag från flera kommuner. arbetsuppgifter kan inom samma kommun vara organisatoriskt uppdelade på flera nämnder, exempelvis på kommundels- eller stadsdelsnämnder. Varje nämnd i en sådan socialtjänstorganisation är, tillsammans med underlydande förvalt- ning, att anse som en egen myndighet i SekrL:s mening och sekre- tess gäller mellan de olika nämnderna inom samma kommun. Vi finner det därför lämpligt och naturligt att i detta sammanhang även överväga ett elektroniskt informationsutbyte mellan sådana nämnder inom en kommun vilka hanterar ärenden om ekonomiskt bistånd enligt SoL. 15.11.1Socialnämndernas behov av uppgifter från andra socialnämnder Elektroniskt informationsutbyte mellan olika socialnämnder skulle kunna göra det möjligt för en nämnd att på ett enkelt sätt kontrollera att en person inte är aktuell för ekonomiskt bistånd enligt 4 kap. SoL vid flera kommuner eller vid olika nämn- der inom samma kommun. Härigenom skulle denna typ av felaktiga utbetalningar av ekonomiskt bistånd kunna förhindras eller snabbt upptäckas. De enskilda uppgifter om en sökande som en socialnämnd främst skulle ha behov av att inhämta från andra nämnder är uppgifter om att en ansökan om ekonomiskt bistånd har lämnats in eller beviljats, uppgifter om vilket belopp som har betalats eller skall betalas ut samt uppgifter om vilket datum utbetalning har skett eller skall ske. Det finns inget elektroniskt informationsutbyte mellan socialnämnder i olika kommuner. I de fall sökanden i ett biståndsärende uppger att han eller hon uppburit bistånd Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder från annan kommun eller det vid socialnämndens kontroll mot folkbokföringen t.ex. framgår att personen är folkbokförd i annan kommun utreder nämnden detta. Den begränsade kartläggning som vi har haft möjlighet att göra tyder på att det är ovanligt att en socialnämnd i andra fall kontaktar socialnämnder i andra kom- muner för att inhämta uppgifter om en sökande i ärenden om ekonomiskt bistånd. I den mån det förekommer informations- utbyte sker detta, såvitt vi erfar, företrädesvis genom att hand- läggare vid en socialnämnd per telefon kontaktar handläggare vid den andra socialnämnden. Det förefaller ofta krävas omfattande telefonkontakter för att få svar på relativt enkla frågor, t.ex. om sökanden är eller har varit aktuell vid den andra socialnämnden eller om storleken på tidigare utbetalt bidrag. I de kommuner som vi har besökt och som organisatoriskt har delat upp arbetsuppgifterna inom på flera nämnder, har varje kommun haft ett för ärendehandläggningen gemensamt datasystem. Med hänsyn till SekrL:s bestämmelser har dock de olika nämnderna i kommunen inte tillgång till varandras ärenden i systemet och de kan således inte från detta hämta in uppgifter från en annan nämnd. Ett visst elektroniskt informationsutbyte före- kommer dock mellan de olika nämnderna. I och kommuner finns således ett för respektive kommun ge- mensamt ärendehandläggningssystem. I dessa system är det inte möjligt att öppna ett nytt ärende om personen i fråga är aktuell i ett ärende hos en annan stadsdelsnämnd i kommunen. Om så är fallet visas nämligen i systemet uppgifter om att personen är aktuell i ett pågående ärende och hos vilken stadsdelsnämnd detta ärende finns. I den mån handläggaren behöver närmare uppgifter om det pågåen- de ärendet inhämtas uppgifterna från den enskilde eller, om denne lämnat sitt samtycke, från den andra stadsdelsnämnden. Utökat informationsutbyte mellan socialnämnder i olika kommuner Såvitt framgår av våra kontakter med SKL, och saknas statistik eller annat underlag över hur vanligt förekommande det är att en och samma person är aktuell för ekonomiskt bistånd från socialnämnden i flera kommuner Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder Det har inte varit möjligt att inom ramen för vårt uppdrag göra en mer ingående kartläggning bland landets kommuner. Från några håll har emellertid bekräftats att det före- kommer att en och samma person försöker och även lyckas med att få utbetalt ekonomiskt bistånd från flera kommuner . Ingen av de socialförvaltningar som vi har ställt frågan till har emellertid haft uppfattningen att detta är vanligt förekommande eller något större problem. Förutom i fall där den enskilde själv anger att han eller hon har uppburit bistånd från annan kommun eller där folkbok- föringsuppgifter ger anledning till särskild kontroll, förefaller det ovanligt att en socialnämnd kontaktar socialnämnder i andra kommuner för att inhämta uppgifter om sökanden. Det har inte heller framhållits att elektroniskt informationsutbyte med social- nämnder i andra kommuner eller andra stadsdelsnämnder ses som ett av de mest angelägna informationsutbytena i biståndsverk- samheten. Sammantaget är vår uppfattning att behovet av ett elektroniskt informationsutbyte mellan socialnämnder i olika kommuner vid hanteringen av ärenden om ekonomiskt bistånd är begränsat. Även om det kan antas att det finns ett visst mörkertal när det gäller personer som orättmätigt uppbär sådant bistånd från flera kommuner finns det inget som tyder på att det rör sig om annat än förhållandevis få fall. Till detta kommer att det inte finns någon gemensam datateknisk lösning för ärendehanteringen vid landets kommuner. Under dessa förhållanden framstår det som ytterst tveksamt om de kostnader som är förenade med att införa ett elektroniskt informationsutbyte mellan socialnämnder i olika kommuner står i proportion till nyttan med ett sådant informa- tionsutbyte. Enligt vår mening är det inte motiverat att föreslå utökade möjligheter till elektroniska informations- utbyten mellan socialnämnder i olika kommuner vid hanteringen av ärenden om ekonomiskt bistånd. Vi vill påminna om de projekt avseende elektroniska informationsutbyten mellan kommuner och olika myndigheter som bedrivs inom såväl SKL som inom ramen för Sambruk samt arbetet inom den s.k. FUT-delegationen. Det finns anledning att följa resultaten av dessa insatser. Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder Utökat informationsutbyte mellan nämnder inom samma kommun Som vi angav inledningsvis finns det även anledning att överväga utökade möjligheter till elektroniskt informationsutbyte mellan sådana nämnder inom samma kommun som hanterar ärenden om ekonomiskt bistånd enligt SoL. Vid de kontakter som vi har haft med företrädare för socialförvaltningar i och kommuner har ett sådant informationsutbyte ansetts vara mer angeläget än ett utökat informationsutbyte med social- nämnder i andra kommuner. Detta anges bero på att kommunerna är stora och att bostadssituationen är sådan att det inte är ovanligt att människor upprepade gånger flyttar inom kommunen och då mellan olika stadsdelsnämnder. På grund av gällande sekretess- bestämmelser kan en stadsdelsnämnd i ett biståndsärende inte utan en sekretessprövning i det enskilda fallet få tillgång till uppgifter som omfattas av sekretess hos en annan stadsdelsnämnd i samma kommun. Det finns i sammanhanget skäl att nämna något om bakgrunden till de bestämmelser som reglerar uppgiftsutbytet mellan kommu- nala nämnder med socialtjänstuppgifter inom samma kommun. När kommunallagen (1991:900) trädde 1992 fick kommunerna och landstingen en nästan obegränsad möjlighet att fritt organisera sin nämndverksamhet. Det innebar att uppgifter från olika verksamhetsområden kunde komma att hanteras inom en och samma nämnd. Det innebar också att olika delar av ett verk- samhetsområde, t.ex , kunde komma att tillhöra olika nämnder och därmed skilda myndigheter mellan vilka sekretess gällde. Relativt snart uppmärksammades att bestämmelserna i om att sekretess gäller mellan självständiga verksam- hetsgrenar inom samma myndighet medförde svårigheter för utbyte av information mellan nämnder med socialtjänstuppgifter inom samma kommun. I avvaktan på en mer fullständig lösning av de problem som förknippas med att sekretesskyddade uppgifter från skilda verk- samhetsområden kan förekomma inom integrerade verksamheter infördes en begränsad uppgiftsskyldighet mellan kommunala nämnder med socialtjänstuppgifter inom samma kommun. Således föreskrivs i 12 kap. 7 § andra stycket SoL att om kommunens uppgifter inom fullgörs av flera Utökat elektroniskt informationsutbyte med socialnämnder nämnder skall varje sådan nämnd, i den utsträckning det begärs, till de övriga lämna 1.uppgifter om att en person är aktuell i ett ärende inom , och 2.de uppgifter som behövs för att administrera fördelningen av platser inom särskilda boendeformer i kommunen.