urf · GVA5URF2 · 2008-01-01 00:00:00 — Önskemål om extra tillbehör eller utrustning begärs av enskilda RDF- och PK- tjänstemän direkt via Helpdesk som vidarebefordrar dessa frågor till berörd instans för handläggning. Det finns inga särskilda begränsningar i form av behovsprövning eller överordnad chefs tillstyrkande i sådana fall. För viss utrustning krävs dock godkännande av kanslichef, enhetschef eller motsvarande. Det finns inga riktlinjer som gäller extra tillbehör. Ergonomiska datahjälpmedel bekostas av varje arbetsgivare för sig, vilket innebär att PK står för dessa kostnader för sina anställda. PK-anställda har fri tillgång till datasystem med de programvaror och kommunikationsmöjligheter bl.a. över Internet som ingår i detta. Andra program ska godkännas och installeras av RDF. PK står i sådana fall för licenskostnaden medan övriga kostnader belastar RDF:s IT-budget. RDF tillhandahåller utbildning, Helpdesktjänster och service. Tilldelningen av datakonto och användaridentitet sker efter ansökningsförfarande som initieras av kanslichef, enhetschef eller motsvarande. Enligt den blankett för ansvarsförbindelse som alla ska underteckna när de ansöker om konto förbinder man sig att följa anvisningarna på baksidan av ansökan och övriga regler för IT-säkerheten i . På baksidan finns nio uppräknade punkter, däribland Riktlinjer för teknisk utrustning för ledamöter, tjänstemän och partikanslier och Riktlinjer för användning av Internet och elektronisk post. gjordes en särskild satsning av engångskaraktär på bärbara datorer. Datorer fördelades på PK och RDF. Fördelningen mellan PK skedde utifrån partiernas mandattilldelning. PK fördelade dessa datorer bland sina anställda utan inblandning av RDF. Den allmänna utgångspunkten tycktes vara att det måste vara möjligt att arbeta så flexibelt som omständigheterna ofta kräver. Därför bedömde man att det finns ett behov av att kunna arbeta hemifrån och från annan ort och då ha tillgång till hela programutbudet och intranätet. Alla som faktiskt anses behöva det har inte tillgång till en bärbar dator som kan kopplas upp mot . PK-cheferna menade att en bärbar dator och i förlängningen även en mobil som kan kopplas upp mot nätverk måste ingå i basutbudet. Det uttrycktes också från något håll en viss fundersamhet över den tilldelning av bärbara datorer som skedde . Varför tilldelades den gången varje PK just det antal som man fick, och varför ska man , förmodligen, behöva hyra de datorer som man behöver? Allmänt fick man dock intrycket att PK uppfattar det som att RDF:s praxis i huvudsak är enhetlig och rättvis; fördelningen av bärbara datorer angavs som ett exempel på detta eftersom tilldelningen av datorer sker efter en beräkning som gjorts utifrån partiets mandatfördelning. Flera gav uttryck för ett önskemål om att kunna påverka mer i frågan om vad som ska köpas in och till vilka priser. PK är hänvisade till den utrustning som RDF har valt när man själv på egen bekostnad anser sig behöva komplettera. Därför har PK ett starkt intresse av att RDF väljer bra lösningar till rimliga priser. Någon ansåg också att RDF inte borde köpa dyra datorer med avancerade grafikkort som i huvudsak endast behövs för spel och som ändå inte får installeras. Det framfördes även att RDF bör samråda och kontrollera med PK innan RDF bestämmer sig för vilka modeller som ska köpas in. Man har förstått att nya lösningar diskuteras när det gäller datorer och mobiler. Här befarade man att det sannolikt kommer att medföra nya oklarheter. Det verkar finnas ett allmänt önskemål om att kunna påverka mer när det gäller teknisk utrustning. Någon erinrade sig en vision som gick ut på att alla skulle ha en dator och att den skulle vara bärbar. Vart tog den visionen vägen? Någon ville att RDF mera skulle se till det samlade behovet i , inte bara till RDF:s och ledamöternas behov. Det talades här om haka-på- lösningar. Man efterfrågade flera sådana för PK. Man kan konstatera att RDF åtminstone försett tjänstemännen på PK med lokaler, möbler, utrustning och kontorsmateriel. I de begränsade källor som finns tillgängliga i riksdagstrycket kan man inte utläsa att dessa frågor skulle ha varit föremål för något ifrågasättande eller någon oenighet. har det däremot förekommit en diskussion om beräkningen och redovisningen av kostnaderna för detta indirekta, eller om så man vill, dolda stöd. av de PK-anställda som deltog i den serviceenkät som RDF genomförde 200740 ansåg att IT-tjänster uppfyller de egna behoven ganska eller mycket bra. De som var missnöjda med IT-tjänsterna var mest missnöjda med programutbudet och till viss del utrustningen i arbetsrummet. 40 Resultat av serviceenkäten till anställda på partikanslier 2007, dnr 275-494-07/08. Vilka ska tjänstemännen i PK jämföras med? Vi konstaterar att det i intervjuerna med PK-cheferna förekom att man gjorde jämförelser med den utrustning och standard som ledamöterna har. När det gäller tillgång och standard på möbler och utrustning har vi uppfattat praxis så att tjänstemännen i PK snarare jämförts med tjänstemännen i RDF än med ledamöterna. Vi anser inte att det framkommit några vägande skäl till att detta synsätt skulle ändras. Bland annat har PK- tjänstemännen på ett annat sätt än ledamöterna en stadigvarande och fast arbetsplats på PK i , i stort jämförbart med de anställda i RDF. Ett annat skäl att behålla den rådande ordningen är att utrustningen finansieras över samma anslag för anställda i RDF och PK. I praktiken skulle en höjd teknisk standard för de PK-anställda kunna drabba de RDF-anställda om inte speciella medel erhålls och destineras i budgeten för detta ändamål. Frågan om IT-utrustningen är kanske den som är starkast kopplad till kostnader för det stöd som lämnas till PK, utöver de lagreglerade stöden, och hur detta förhåller sig till riksdagsförvaltningens budget i stort. Verksamheten inom RDF utgår från en budgetprocess med ett brett deltagande av företrädare för verksamhetens olika delar där olika prioriteringar och önskemål vägs mot varandra och där ett intresse kan få stå tillbaka för ett annat. Tilldelningen till PK sker enligt en helt annan ordning där en del baseras direkt på författning. Särskilt tilldelningar utöver det som är en direkt följd av författningar, t.ex. RFS 2005:7 och tillämpningen av dem, kan gå ut över det som RDF förfogar över för sin egen verksamhet om de tillkommande utgifterna inte har budgeterats från början. är det inte förvånande om PK framställer starka önskemål om mer avancerad utrustning, t.ex. bärbara datorer, med tanke på att PK inte behöver ta de ekonomiska konsekvenserna av dessa önskemål och inte heller har några incitament att hålla tillbaka sina krav. När det gäller Riktlinjerna för teknisk utrustning för partigruppernas kanslier verkar i stort sett ingen känna till deras existens och de åberopas och tillämpas inte heller i verksamheten. Det är dessutom tveksamt hur de förhåller sig till föreskriften om stöd till riksdagsledamöternas och partigruppernas arbete i , som i vilket fall är överordnad i normhierarkin. Riktlinjerna bör upphävas i sin nuvarande form och ersättas med reviderade och uppdaterade riktlinjer som bättre speglar det som tillämpas . Det är önskvärt att detta arbete kommer i gång. Om nya riktlinjer anses behövliga bör man involvera PK i framtagandet av dessa. De nya riktlinjerna kan sedan löpande kompletteras/revideras när nya ställningstaganden görs. När de nya riktlinjerna utfärdats bör dessa spridas och göras kända för PK. Det är också viktigt att information lämnas fortlöpande om eventuella revideringar. Aktuella och välkända riktlinjer bör kunna utgöra ett bra och arbetsbesparande verktyg i det dagliga arbetet på IT-avdelningen. I dessa riktlinjer bör RDF finna en ordning när det gäller tilldelning, utöver standardutrustning, av extra tillbehör och utrustning som grundar sig på särskilda behov. I denna del bör riktlinjerna ange vilka behov en sådan prövning ska utgå från. Det är en given utgångspunkt att det kan finnas budgetmässiga restriktioner, vilket gör det än mer angeläget att riktlinjerna utformas så att de främjar en enhetlig tillämpning. Godtycke måste undvikas. Rätten till IT-konto och tillkommande kostnader Rätten till IT-konto och dator för anställda på PK bör så långt möjligt följa samma regler som rätt till arbetsplatser.41 Man bör alltså inte använda schablonen 10 för kansliledningen se kommentaren under . När det i övrigt gäller den särskilda regeln i denna föreskrift42 som anger att tillhandahåller mot självkostnad ytterligare datorer till partigruppernas kansli bör enligt vår uppfattning uttrycket mot självkostnad definieras. Den faktiska kostnaden för RDF för ytterligare en dator utgörs av både inköpskostnaden för utrustningen och den löpande kostnaden för t.ex. teknisk support, dvs. betydligt mer än kostnaden för själva datorn. Därför bör det som definieras som självkostnad inkludera även sådana kringkostnader. När det gäller bestämmelsen om ytterligare datorer till PK till självkostnad kan det för övrigt finnas anledning att pröva hur den förhåller sig till lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. för riksdagsförvaltningen, ombudsmän och , den s.k. rea-lagen, som trädde i kraft . När det gäller att närmare kartlägga och analysera vilka juridiska möjligheter RDF har att hyra/leasa ut utrustning till PK har detta av tids- och resursskäl inte medgetts inom ramen för vårt uppdrag. Vi föreslår därför att detta blir föremål för en separat utredning. Den anställdas eget ansvar för IT Den ansvarsförbindelse som i samband med ansökan om respektive tilldelning av IT-konto undertecknas av den enskilde är likalydande för alla och tar alltså inte hänsyn till om sökanden är anställd i RDF eller inte. Detta innebär bl.a. att de rättsliga förutsättningarna att reagera mot den som bryter mot förbindelsen är olika. En arbetstagare i RDF befinner sig i ett arbetsrättsligt förhållande till RDF, vilket å ena sidan ger RDF möjligheter att vidta arbetsrättsliga sanktioner men å andra sidan innebär begränsade möjligheter att kräva skadestånd enligt allmänna skadeståndsregler. När det gäller övriga enskilda som skriver på förbindelsen är det mera ovisst vilka möjligheter RDF har att reagera rättsligt. Några sanktionsmöjligheter är inte angivna i förbindelsen. Förbindelsen torde kunna ge RDF rätt att dra in IT-kontot, åt- 419, 10 och 13 §§ föreskriften (RFS 2005:7) om stöd till riksdagsledamöternas och partigruppernas arbete i . 42Sista meningen i 12 § i föreskriften (RFS 2005:7) om stöd till riksdagsledamöternas och partigruppernas arbete i . minstone vid allvarliga brott mot förbindelsen. Vi föreslår att man ser över innehållet i förbindelsen, uppdaterar innehållet och anger vad som ska gälla vid brott mot förbindelsen. Man bör också överväga att ha två olika versioner av förbindelsen beroende på om den enskilde är i en anställningsrelation till RDF eller inte. Vi kan också konstatera att blanketten med förbindelsen43 hänvisar till olika riktlinjer som, såvitt vi kan förstå, inte finns som bilagor till själva ansökningsblanketten. Ett minimikrav borde enligt vår mening vara att det finns en upplysning om vilka riktlinjerna är och var man finner dessa riktlinjer. Frågan kan även ställas om hänvisningen avser de gällande riktlinjerna eller de riktlinjer som gällde för förbindelsen. Mera samråd om tekniken och mera samarbete med PK PK har framfört kritik om bristande delaktighet i processen att ta fram nya tekniska lösningar och teknisk utrustning. Därför bör RDF överväga hur man ska uppnå bättre fungerande samrådsgrupper mellan RDF och PK i dessa frågor. Vi bedömer att det på IT-området är lämpligt att RDF utöver ansvarsförbindelsen med varje enskild dataanvändare också ingår ett samarbetsavtal med PK. Avtalet bör innehålla skyldigheter och rättigheter för båda parter. En rättslig förutsättning bör i så fall vara att det inte strider mot RFS 2005:7, som till sin karaktär är tämligen villkorslös. Man bör även lägga till något i RFS om att de närmare villkoren för upplåtelse av dator regleras i avtal mellan RDF och den enskilde användaren. Delar av innehållet i avtalet kan utgöra sådant som normalt regleras i ett s.k. Service Level Agreement, vilket i stora delar ger PK rättigheter och RDF skyldigheter medan andra delar av avtalet kan vara det motsatta. Exempel på det senare kan vara en skyldighet för PK att se till att man har en Internetpolicy för sina anställda och att man förpliktar sig att pröva frågan om att vidta de sanktioner som anställnings- eller kollektivavtalen medger mot arbetstagare som bryter mot ansvarsförbindelsen mot RDF. Sammanfattning av vad som bör göras RDF bör upphäva riktlinjerna för teknisk utrustning partigruppernas kanslier antagna . RDF bör i samråd med PK bedöma behovet av nya riktlinjer och eventuellt ta fram nya, aktuella riktlinjer. RDF bör fortlöpande uppdatera riktlinjer eller motsvarande för att ständigt ha aktuell information. RDF bör ha en god spridning på informationen om vad som gäller för IT- utrustningen. Rätten till IT-konto bör så långt möjligt följa samma regler som rätt till arbetsplatser enligt föreskrift.44 RDF bör definiera begreppet mot självkostnad föreskrift eller ersätta den med annan bestämmelse. RDF bör pröva hur en försäljning av ytterligare datorer till PK förhåller sig till lagen (2006:999) med ekonomiadministrativa bestämmelser m.m. RDF bör tillsätta en separat utredningsgrupp för att kartlägga och analysera vilka juridiska möjligheter RDF har att hyra/leasa ut utrustning till PK. RDF bör se över innehållet i ansvarsförbindelsen som undertecknas i samband med ansökan om/tilldelning av IT-konto, uppdatera innehållet och lägga till sanktionsmöjligheter vid brott mot förbindelsen. Man bör också överväga att ha två olika versioner av förbindelsen beroende på om den enskilde är i en anställningsrelation till RDF eller inte. RDF bör överväga hur man ska uppnå bättre fungerande samrådsgrupper mellan RDF och PK när det gäller processen att ta fram nya tekniska lösningar och teknisk utrustning. 44 9, 10 och 13 §§ föreskriften (RFS 2005:7) om stöd till riksdagsledamöternas och partigruppernas arbete i . Föreskriften (RFS 2005:7) om stöd till riksdagsledamöternas och partigruppernas arbete i Riktlinjer för teknisk utrustning partigruppernas kanslier, antagna Beslut om mobil tjänstetelefon för riksdagsförvaltningens medarbetare, fattat RDF tillhandahåller fasta telefoner vid arbetsplatserna och eventuella headsets för användning i tjänsten. PK står själva för inköp av mobiler och för samtalskostnader för mobilen. Inom RDF har kanslichefer och enhetschefer rätt till mobila tjänstetelefo- För övriga anställda i RDF fattas beslut i varje enskilt fall av närmast överordnade chef. Tjänstesamtal betalas av RDF och privata samtal av tjänstemannen. RDF står för RDF- och PK-anställdas alla inrikes tjänstesamtal över det fasta nätet. Medflyttning från den stationära telefonen på arbetsplatsen till extern telefon eller mobil kan medges efter beslut av närmaste chef. Vissa personer vid RDF och PK, som har många utlandskontakter, kan ringa direkt till utlandet efter särskilt beslut av närmaste chef. Övriga utrikes samtal kopplas via RDF:s telefonväxel. Privata utlandssamtal faktureras av växeln. PK har köpt in vanliga mobiler till en del av sina anställda. Många PK-chefer framförde åsikten att man på en modern arbetsplats som måste ha tillgång till mobiler som kan kopplas upp mot datanätverk så att man, oavsett var man befinner sig, t.ex. kan läsa av kalendern och mejlen, gå in på Internet och synkronisera mobilen mot datorn. Man menade att mobilen mer och mer blir en integrerad del av datorn. En relativt samstämmig uppfattning var att de lösningar som RDF valt för ledamöterna är mycket dyra, vilket gör det svårt för PK att införskaffa (köpa/hyra/leasa) kompatibla system till den personal på PK som behöver det. Det hade varit bättre med något mindre dyrt. Det skulle ha gjort det möjligt för PK-anställda att införskaffa mobiler som kan kommunicera/synkronisera med ledamöternas datorer och mobiler. Det ansågs som angeläget att behålla möjligheten att kunna sms:a via No- tes. En PK-chef framförde synpunkten att mobilen kan bli ett arbetsmiljöproblem. Alla måste få möjlighet att vara lediga och återhämta sina krafter. Med mobilen hamnar medarbetarna lätt i en situation där de alltid ska vara tillgängliga. Då blir det ingen riktig avkoppling. Mobiler till PK? PK har uttryckt ett starkt önskemål om att få besked om vad som ska gälla för mobiler . RDF bör därför skyndsamt ta ställning i denna fråga. Alla ledamöter har erbjudits mobiler som kan kopplas upp mot Internet, den egna datorn och intranät. Vi har, som framgått ovan under i avsnittet Dator-IT-stöd, uppfattat praxis i fråga om tillgång och standard på utrustning så att tjänstemännen i PK snarare jämförts med tjänstemännen i RDF än med ledamöterna. Av ett beslut som fattades av den administrativa direktören i RDF framgår att det är behovet av att vara möjlig att kontakta som avgör tilldelning av mobiltelefoner inom RDF. Ett sådant behov bedöms med hänsyn till om arbetstagaren har arbetsledande ställning eller har återkommande tjänsteresor och i vilken mån personen behöver nås utom ordinarie tjänstgöringstid. Utgångspunkten vid tilldelning av mobiltelefonmodell bör enligt beslutet vara att den enklaste ska väljas, men att behovet i det enskilda fallet får avgöra valet av modell. RFS 2005:7 preciserar hur varje arbetsplats i ska utrustas. I fråga om telefoni anges en telefon ansluten till växel. Ingenting sägs om mobiltelefon, och i praktiken har RDF inte heller utrustat med sådana. Rimligen bör ett beslut om att tilldela PK mobiler oavsett om det är som ersättning för eller komplement till fast telefoni ges i samma form som den nuvarande huvudregeln, alltså i en föreskrift som beslutas av riksdagsstyrelsen. Ett annat skäl för detta är att såväl inköpskostnaden som andra löpande kostnader sannolikt skulle bli kännbara i förvaltningsbudgeten. Man skulle även kunna överväga en modell där RDF köper in och sedan hyr ut mobiltelefoner till PK. Även en sådan ordning borde regleras i föreskrift. Tiden har dock inte medgett en rättslig analys av möjligheterna för RDF att hyra/leasa ut mobiler till PK. Vi föreslår därför att även detta blir föremål för en separat utredning. Frågor som t.ex. medflyttning av stationär telefon till annan extern telefon eller mobil och rätten till utlandsöppen telefon bör regleras i någon form för att bidra till öppenhet och enhetlighet i RDF:s praxis. Då PK framfört kritik om allmänt bristande delaktighet i processer att ta fram nya tekniska lösningar och att välja teknisk utrustning bör RDF överväga hur man ska uppnå bättre fungerande samrådsgrupper mellan RDF och PK även i dessa frågor. Samma resonemang som vi fört i avsnittet IT-stöd om samarbetsavtal med en Service Level Agreement-del kan göras gällande för mobiltelefoner. Sammanfattning av vad som bör göras RDF bör skyndsamt ta ställning till vad som ska gälla för tillhandahållande av mobiler till anställda i PK och reglera frågan i föreskriftsform. RDF bör utreda möjligheterna att hyra ut mobiltelefoner till PK. RDF bör reglera frågor om medflyttning av stationär telefon till annan extern telefon eller mobil och rätten till utlandsöppen telefon. RDF bör överväga hur man ska uppnå bättre fungerande samrådsgrupper mellan RDF och PK. Bärbara telefoner anslutna till den fasta telefonin tilldelas, i den mån förvaltningen har medel för inköp. Något regelsystem för hur tilldelning av bärbara telefoner ska ske tycks inte finnas utan sägs ske utifrån behov, arbetssituation och sunt förnuft. Varje PK har kostnadsfritt erhållit en konferenstelefon. Regler för telefonkonferens/gruppsamtal finns fastlagda i riktlinjer för teknisk utrustning vid PK. RDF tillhandahåller faxar i serviceenhetens receptioner i anslutning till . Dessa faxar är öppna för sändningar till utlandet. Antalet faxar som står till PK:s förfogande är oklart. PK:s egna faxar är kopplade via växeln och betalas av respektive kansli. Det gäller såväl inköp av apparater som abonnemangs- och samtalskostnader. RDF svarar också för s.k. våningskopiatorer. Tilldelningen följer samma principer som gäller för övriga personer som arbetar i , dvs. man ska inom rimligt avstånd ha tillgång till en kopiator. PK har tillgång till de pappersdestruktörer som finns centralt placerade i hus. PK svarar själva för inköp av säkerhetsskåp för förvaring av värdehandlingar m.m. Tv- och radioapparater: RDF tillhandhåller kostnadsfritt två tv-apparater på varje PK och svarar för tv-licenser. De tjänstemän som så önskar kan kostnadsfritt erhålla en internradio i arbetsrummet. I mån av tillgång lånar förvaltningen ut OH-plattor, videoprojektorer, tv/videovagnar, stenografbandspelare, hörslingor, PA-anläggningar (ljudanläggning) m.m. Annan teknisk utrustning som ytterligare faxar och tv-apparater, liksom mobiltelefoner, personsökare, färgskrivare och färgkopiatorer m.m. står PK själva för. Sammanfattning av vad som bör göras RDF bör fastställa riktlinjer för tilldelning av teknisk apparatur inkluderande det som omfattas under denna rubrik och som tilldelas PK för att bidra till öppenhet och enhetlighet i RDF:s praxis. RDF bör inventera innehavet av allt tekniskt stöd till PK och löpande föra en uppdaterad förteckning över aktuellt innehav. Säkerhetsskyddslagen (1996:627) Lagen (2003:778) om skydd mot olyckor föreskrift om första hjälpen och krisstöd (AFS 1999:7) föreskrift om arbetsplatsens utformning (AFS 2000:42) Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) Lagen (1988:144) om säkerhetskontroll i lokaler Lagen (1990:217) om skydd för samhällsviktiga anläggningar m.m. Lagen (2006:128) om säkerhetsskydd i och dess myndigheter Föreskriften (RFS 2005:7) om stöd till riksdagsledamöternas och partigruppernas arbete i Föreskriften (RFS 2006:2) om säkerhet och fredstida krishantering Riktlinjer (2007:6) angående säkerhetskontroll i Säkerhetsbestämmelser och tillträdesrätt m.m. Rätten att vistas i regleras olika beroende på vilken kategori som avses. Ledamöternas respektive allmänhetens tillträde följer av regeringsformen (RF) respektive riksdagsordningen (RO). Tillträdesrätten för övriga, däribland de anställda, beslutas av RDF. För anställda i PK är tillträdesrätten kopplad till ett system med ackreditering. I vissa situationer får säkerhetskontroll ske. När det gäller övriga säkerhetsfrågor finns en särskild lag om säkerhetsskydd i och dess myndigheter och allmänt tillämplig lagstiftning som anger vissa skyldigheter för ägare och nyttjanderättshavare respektive arbetsgivare. Reglerna innebär följande. ledamöter och statsråden har rätt till tillträde till . Allmänhetens rätt till tillträde till kammare m.m. regleras i Därutöver får tillträde till ske endast i enlighet med bestämmelserna i föreskriften (RFS 2006:2) om säkerhet och fredstida krishantering. RDF beslutar om rätt till tillträde för anställda vid och partikanslierna, för entreprenörer och för tidigare ledamöter m.fl. Ett beslut om tillträde kan innebära att tillträdesrätten begränsas till att gälla vissa utrymmen.45 I föreskriften 2006:2 finns också särskilda regler för ackreditering av företrädare för massmedier46. Varje partigrupp har rätt att ackreditera medarbetare till till samma antal som det totala antalet arbetsplatser som partigruppen disponerar över, dvs. vad som i princip motsvarar antalet politiska sekreterare och kansliledningen, som i sin tur är beroende av antalet mandat.