frsrdg · GV04JO1 · 2008-01-01 00:00:00 — Den ursprungliga bestämmelsen tillämpades på så sätt att samlokalisering kunde komma i fråga först om operatören hade fått avslag på en ansökan om bygglov för en egen mast. Detta kan möjligen förklara nämndens i remissva- ret redovisade missuppfattning att nämnden Enligt PTS samordningsregler skulle ha rätt att avslå en bygglovsansökan med hänvisning till möjligheter till samlokalisering. Efter att bestämmelsen ändrats skall en prövning av frågan om samlokalisering kunna ske oberoende av om en ansökan om bygglov gjorts eller inte (jfr prop. 2005/06:191 s. 14). 2 007 /0 8:JO1 I delbetänkandet (SOU 2005:97) När en räcker, mastdelning för miljön, som låg till grund för de redovisade ändringarna, föreslogs också att möjligheten till samlokalisering skulle kunna vägas in i bygglovsprövningen. Förslagen i denna del har inte lett till lagstiftning. Enligt ett tilläggsdirektiv skulle utredningen utvärdera beslutsprocessen enligt lagen om elektronisk kommunikation. Med hänsyn till vikten av klarhet kring samordningen av de olika beslutsfunktionerna ifrågasatte jag i mitt yttrande över betänkandet (dnr 5092-2005) om inte utvärderingen borde inväntas före eventuella lagstiftningsåtgärder. Dessutom förutsatte jag att en samordning av det fortsatta arbetet skulle ske med de förslag som hade lämnats i PBL- kommitténs slutbetänkande (SOU 2005:77). Handläggningen och uppgifterna i remissvaret visar på anmärkningsvärda brister i kunskap om grundläggande regler om ärendehandläggning och all- männa förvaltningsrättsliga principer. Jag förutsätter att nämnden informerar sig och berörd personal om de regler som gäller för verksamheten samt också i övrigt vidtar nödvändiga åtgärder för att undvika en upprepning av det in- träffade. Det som i övrigt har förekommit i ärendet föranleder inte något uttalande eller någon annan åtgärd av mig. Ärendet avslutas med den allvarliga kritik som ligger i det sagda. Eftersom det här behandlade ärendet innehåller frågor som kan vara av intres- se för lagstiftaren översänder jag ett exemplar av detta beslut till Näringsde- partementet. Kritik mot en av en anmälan om olovligt byggande (Dnr 131-2006) I en anmälan mot i kommun, som kom in till JO , klagade på nämndens handlägg- ning av en anmälan om olovligt byggande på fastigheten 1:31 i Löka by på ön . I anmälan till JO jämte därtill fogade handlingar framfördes bl.a. följande. Ägaren till fastigheten 1:31 beviljades bygglov för ombyggnad av uthus. Det som skedde var dock att det tidigare utedasset revs och att en byggnad med gäststuga/förråd uppfördes i strid med rådande strandskydd. Vidare har ett vedförråd uppförts närmare gränsen till grannfas- tigheten Löka 1:32 än utan medgivande från grannarna. I månads- skiftet februarimars 2002 uppfördes dessutom olovligen ett lusthus på fas- tigheten Löka 1:31. En av de fyra ägarna till grannfastigheten anmälde skriftligen de olovliga åtgärderna till nämnden. Något beslut har dock ännu inte fattats i ärendet. Däremot har nämnden skickat ansöknings- handlingar till fastighetsägaren för ansökan om bygglov i efterhand för lust- 2 007 /0 8:JO1 I yttrande (ingiven som bilaga till anmälan till JO) över ansökan om bygglov yrkade , i egenskap av ombud för tre av grannfastighetens delägare, att ansökan skulle avslås, att ägaren till fastigheten 1:31 skulle föreläggas att riva lusthuset och vedförrådet samt att nämnden skulle besluta om påföljder för överträdelse av lovplikten i dessa fall. Vidare yrkades att nämnden skulle utreda varför nämnden trots anmälan om detta inte hade följt upp den bristande efterlevnaden av det med- delade bygglovet. menade att nämndens dröjsmål i sist nämnda del hade medfört att påföljder och ingripanden i den delen inte längre kunde komma i fråga. Nämndens akter (dnr 390/2002 och 1103/2005) lånades in och granskades. Av handlingarna framgick bl.a. följande. Anmälan om olovligt byggande jämte fotografier och karta hade kommit in till nämnden (dnr 390/2002). Av anmälan framgick att denna avsåg det s.k. lusthuset samt ett tidigare utedass, som är förråd och gäststuga sommar- tid. I en skrivelse till ägaren av fastigheten 1:31 upp- gav en bygglovhandläggare bl.a. följande. Vid besiktning på fastigheten finnes, enligt bilagda foton, 2 st. sidobyggnader. Med anledning av ifrågasatta tillstånd (bygglov) för dessa ombedes Ni omgående, dock ta kontakt med undertecknad på Ärendet avses behandlas vid kommande sammanträde . Därefter synes inget ha hänt förrän , , då bygg- lovhandläggaren i en skrivelse bad fastighetsägaren att ta kontakt med ho- nom. Enligt en handskriven, icke signerad, notering på nämnda skrivelse hade ett ombud för fastighetsägaren ringt. Vidare hade noterats att en ansökan om bygglov i efterhand skulle komma in. I en skrivelse uppgav fastighetsägaren att kontakt hade tagits med en av delägarna till grannfastigheten men att det inte hade förekommit ytterligare kontakter. Enligt en notering med anledning av ett telefonsamtal skulle en bod flyttas efter överenskommelse med grannarna. skickades ansökningshandlingar till fastighetsägaren. I ett följebrev angavs att handlingarna översändes för bygglov för flyttning av befintlig bod på fastigheten 1:31 (bod som saknar tillstånd) samt att ansökan skulle ha kommit in . Efter vissa kontakter med fastighetsägaren kom ansökan om bygglov och strandskyddsdispens in till nämnden (dnr 1103/2005). Utöver det under Anmälan redovisade yttrandet motsatte sig dessutom den fjärde delägaren till grannfastigheten i yttrande, som kom in till nämnden , den sökta åtgärden. 2 007 /0 8:JO1 Det framgick inte av handlingarna att några ytterligare åtgärder därefter hade vidtagits. Nämnden anmodades att göra en utredning och yttra sig över handläggningen av den anmälan om olovligt byggande som hade kommit in till nämnden . I sitt remissvar anförde nämnden att förvaltningen efter det att anmälan om olovligt byggande kommit in hade tagit kontakt med ägaren till fastigheten 1:31 och begärt en förklaring med anledning av anmä- lan. Vidare anfördes bl.a. följande. Det s.k. lusthuset är en liten byggnad, 2,3 x 2,3 m bottenyta, dvs. Om dess totalhöjd varit 3,0 m i stället för 3,3 m hade byggna- den uppfyllt kraven för bygglovbefriade komplementbyggnader, s.k. frigge- bodar. Ägaren till 1:31 har dock inte velat minska byggnadens höjd, varför den fordrar såväl bygglov som dispens från strandskyddet. Efter en långdragen process med flera kontakter mellan förvaltningen och ägaren, som lovade att nya handlingar skulle lämnas in, fick förvaltningen ett meddelande från ägaren att samtal med ägarna till 1:32 pågick för att lösa frågan om placeringen av lusthuset i samförstånd. Förvaltningen har i en situation med mycket hög arbetsbelastning och därmed långa väntetider för de bygglovsökande inte ansett sig kunna priorite- ra detta ärende i en situation där samtal om sakfrågan, enligt uppgift, pågick mellan dessa. På uppmaning av förvaltningen har ägaren till 1:31 lämnat in en ansö- kan om bygglov och dispens från strandskyddet för lusthuset. Ansökan handläggs enligt kontorets rutiner och kommer att avgöras . kommenterade remissvaret och uppgav bl.a. att nämndens uppgifter om ett meddelande från ägaren till fastigheten 1:31 om att samtal pågick var en nyhet och att nämnden inte ens hade frågat ägarna till grannfastigheten om meddelandet var korrekt. Enligt muntliga upplysningar från nämnden hade inget av nämndens två ärenden avslutats. I ett beslut anförde JO följande. Enligt 10 kap. 1 § (1987:10), PBL, skall en byggnads- nämnd se till att rättelseåtgärder vidtas så snart det finns anledning att anta att någon överträdelse av bestämmelserna om byggande skett. Ett ingripande får dock i vissa fall underlåtas när lov till byggnadsåtgärden sannolikt kan kom- ma att meddelas i efterhand. Enligt 10 kap. 19 § första stycket PBL skall nämnden i en sådan situation bereda ägaren tillfälle att ansöka om lov. Om ansökan inte kommer in inom föreskriven tid, följer av andra stycket att nämnden trots detta ändå kan pröva frågan om lov till åtgärden. Det förtjänar att påpekas att en sakägare (t.ex. en granne) som har påkallat ett ingripande enligt 10 kap. PBL har rätt att inom rimlig tid få ett formligt beslut som han, om det går honom emot, kan överklaga. Vidare gäller enligt 7 § förvaltningslagen (1986:223) att varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möj- 2 007 /0 8:JO1 ligt utan att säkerheten eftersätts. I detta ligger även att ärendet inom rimlig tid skall avslutas genom någon form av beslut. Det ankommer på myndighe- ten att driva fram ärendet till ett avgörande. Ansvaret för ärendets fortsatta handläggning får således inte läggas på den enskilde. Det är givetvis värdefullt om ett ärende inom överskådlig tid kan avgöras genom en samförståndslösning. Om det visar sig att detta inte är möjligt eller att någon av de inblandade parterna inte vill medverka till detta är dock nämnden skyldig att avgöra ärendet genom ett beslut efter sedvanlig utred- ning och bedömning av det som har kommit fram i utredningen. Ett påstående från den som har anmälts för att ha vidtagit olovliga åtgärder om att samtal mellan parterna pågår kan dock naturligtvis inte godtas utan vidare. Dessutom avsåg påståendet om samtal endast den ena av de två byggnader som omfatta- des av den ursprungliga anmälningen. Jag noterar också att påståendet gjordes efter det att anmälan om olovligt byggande hade kommit in. Ärendet om olovligt byggande inleddes hos nämnden och har fortfarande, dvs. , inte avgjorts. Först begärde nämnden att fastighetsägaren skulle ge in en ansökan om bygglov i efterhand avseende det s.k. lusthuset. Beträffande den andra byggnaden har det inte framgått att några åtgärder, utöver de inledande kon- takterna med fastighetsägaren, planeras eller har vidtagits. Som anmälaren har påpekat synes handläggningen ha medfört att det med hänsyn till reglerna om preskription i 10 kap. 27 § PBL är möjligt att besluta om påföljd eller ingripande i denna del. Vidare framgår av yttrande till nämnden att grannarna också har invändningar mot ett vedför- råd på fastigheten. Nämnden har inte kommenterat detta i remissvaret. Jag har förståelse för att hög arbetsbelastning kan orsaka problem i verk- samheten. Också mot denna bakgrund kan nämnden självfallet inte undgå allvarlig kritik för den bristfälliga och utdragna handläggningen. Nämndens handläggning samt uppgifterna i remissvaret vittnar om bety- dande brister i kunskap om den rättsliga regleringen på området. Jag anser mig till och med kunna göra gällande att handläggningen inte har motsvarat de krav på saklighet och opartiskhet i offentlig förvaltning som följer av 1 kap. 9 § regeringsformen. Jag förutsätter att ärendet om olovligt byggande omgående blir föremål för en korrekt handläggning. Nämnden bör dessutom informera sig och berörd personal om de regler som gäller för verksamheten samt också i övrigt vidta nödvändiga åtgärder för att undvika en upprepning av det inträffade. Mot bakgrund av bl.a. att JO:s granskning inte är avsedd att ersätta eller föregripa den prövning som kan ske eller har skett i ordinarie ordning föran- leder det som i övrigt har förekommit i ärendet inte något uttalande eller nå- gon annan åtgärd från min sida. 2 007 /0 8:JO1 Initiativärende mot en lantmäterimyndighet angående myndighetens rutiner för tillgodoseende av kraven i 2 kap. tryckfrihetsförordningen beträffande handlingar som är bortlämnade för skanning (Dnr 2596-2006) I beslut anförde JO följande. I ett tidigare ärende (dnr 1556-2006) rekvirerades handlingar från Lantmäte- rimyndighetens i arkiv. Handlingarna hade emellertid skick- ats för skanning och kunde därför inte lämnas ut. Därutöver uppgavs bl.a. följande. skickas årets akter till ett företag i för skanning. Detta skall normalt ta högst en månad. har det dock tagit på grund av överbelastning hos företaget. går det inte att få fram handlingar ur akterna. När skanningen är klar överförs uppgifterna till lantmä- teriet i som lägger in uppgifterna i myndighetens system. I fortsättning- en kommer akter att skickas . Dessutom är tanken att allt skall bli digitalt. Jag inledde ett initiativärende mot i och anmodade myndigheten att yttra sig över myndighetens rutiner för tillgodoseende av kraven i 2 kap. tryckfrihetsförordningen beträffande hand- lingar som är bortlämnade för skanning. påbörjades skanning av i arkiv för att därefter hanteras digitalt. Den digitala basen med arkivet kallas för Arken. var pilotprojekt och första länet i landet att få sitt lant- mäteriarkiv digitalt. Digitaliseringen av övriga läns lantmäteriarkiv pågår och beräknas vara klar . De lantmäterihandlingar som produceras ska skannas för att sedan arkivläg- gas digitalt. Detta ska ske med jämna mellanrum, cirka en gång . Skan- ningen genomförs i vid mediakonverteringscenter, MKC. För har denna kompletteringsskanning inte genomförts innan skanning åter gjordes . Anledningen till dröjsmålet är att de lantmäterimyndigheter som ej tidigare skannat sina arkiv har haft företräde vid MKC som saknat resurser att även genomföra komplet- teringsskanning. Det material lantmäterimyndigheten i skickade iväg var därför väldigt omfattande. En kompletteringsskanning och arkivlägg- 2 007 /0 8:JO1 ning är beräknad att ta cirka en månad. försöker myndigheten att inte störa produktionen hos MKC med eftersökning i materialet utan detta sker med återhållsamhet. I de fall där det är mycket bråttom för kunden att ta del av handlingar görs beställningar från MKC. Detta har skett i ett 20-tal fall . Det skannade materialet stannar hos MKC tills det digitala mate- rialet är kontrollerat och tills det finns tillräckligt stora försändningar att skicka. Originalhandlingar arkiveras sedan hos i . Eftersökningsrutiner och bemanning fungerar mycket bra vid landsarkivet. fick beskedet att det kompletteringsskannade ma- terialet skulle vara tillgängligt i Arken inom en månad. Förseningar uppstod vid MKC och vi fick beskedet att det handlade om ytterligare någon vecka. När väl skanningen var genomförd sammanföll det med att en ny digital ar- kivbas skulle införas vilket går att härleda till att var pilotpro- jekt och att det varit en hel del problem i samband med detta, vilket ytterliga- re försenade åtkomsten till handlingarna i det digitala arkivet. Kompletteringsskanning av materialet ska ske med jämna mellanrum, helst en gång . är myndigheten återhållsam med efter- sökning i materialet hos MKC för att inte störa produktionen. I de fall där kunder uttrycker det som mycket angeläget kontaktas MKC för att plocka ut materialet. MKC skannar eller kopierar då materialet och skickar detta till myndigheten. Hos MKC stannar de skannade akterna tills kontroller genomförts av det digitaliserade materialet samt när det finns tillräckligt med material att skicka. Arkivläggning sker därefter hos landsarkivet i arkivdepån. Material som inte går att återfinna i Arken eller av någon anledning är svårläst i Arken beställs från arkivdepån i landsarkivet. Rutiner för direkt digital arkivläggning är under utveckling på Lantmäteriver- ket. Direkt arkivläggning ligger fram i tiden i avvaktan på att myn- digheten får möjlighet att signera handlingar digitalt. Den årliga komplette- ringsskanningen [hos] MKC kommer då ej att behöva genomföras. I 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF) återfinns grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet. Kapitlet reglerar även primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar. En handling är enligt 2 kap. 3 § TF allmän, om den förvaras hos en myn- dighet och enligt 6 § eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. Besked i en utlämnandefråga bör normalt lämnas som en begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna 2 007 /0 8:JO1 ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. Av remissyttrandet framgår att skanning och arkivläggning av lantmäteri- myndighetens handlingar normalt skall ta ungefär en månad samt att myndig- heten under den tiden har möjlighet att föranstalta om utlämnande av dessa handlingar. Mot denna bakgrund torde handlingarna vara att anse som i tryck- frihetsrättslig mening förvarade hos myndigheten också som de är bortlämnade för skanning (jfr JO 1981/82 s. 282). Sådant betydande hinder att tillhandahålla handlingarna som avses i 2 kap. 12 § andra stycket första meningen TF synes vidare inte föreligga. Här bör också tilläggas att förva- ringen hos en enhet inom för skanning inte medför att handling- arna är att anse som allmänna hos den myndigheten (se 2 kap. 10 § TF). är alltså mot bakgrund av vad jag har sagt skyldig att på begäran tillhandahålla handlingar som är bortlämnade för skan- ning. Givetvis finns det inget som hindrar att myndigheten upplyser om att handlingarna är bortlämnade. Det är dock inte godtagbart att det besked som lämnas går ut på att handlingarna inte kan lämnas ut förrän skanningen är genomförd. Vidare vill jag understryka att vem som helst, dvs. inte enbart den som är att betrakta som kund hos lantmäterimyndigheten, har rätt att begära och få ut handlingar. Myndigheten får inte efterforska sökandens identitet eller av vilket skäl som en handling begärs ut om uppgifterna inte behövs för att pröva frågan om sekretess. Av detta följer bl.a. att det saknar betydelse hur bråttom det är eller hur stort behov någon har av att få en handling. Vidhålls en begäran att få ut handlingar måste myndigheten pröva den. har uppgett att nya rutiner är under utveckling. Jag förutsätter dock att myndigheten vidtar de åtgärder som är nödvändiga för att den nuvarande ordningen skall vara förenlig med den rättsliga reglering som jag här har redogjort för. Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det sagda. Kritik mot en handläggning av ett ärende om utsättande av blomlådor som trafikhinder (Dnr 2967-2006) och anmälde i Helsing- borgs kommun med anledning av handläggningen av ett ärende om utsättande av blomlådor som trafikhinder. De uppgav bl.a. följande. kom- mun gav tillstånd till utplacering av blomlådor på gator. och hade innan blomlådor placerades ut på den gata där de bor inte fått någon information i saken eller blivit hörda i ärendet. Endast vissa boende hade tillfrågats trots att samtliga boende på gatan berör- 2 007 /0 8:JO1 des av åtgärden. och var kritiska till att kom- munen hade tillåtit utplaceringen av blomlådor. Muntliga upplysningar hämtades in från tekniska förvaltningen i Helsing- borgs kommun, varvid framkom bl.a. följande. i hade beslutat riktlinjer för utplacering av tillfälliga farthinder i bo- stadsområden. Riktlinjerna har sammanställts i en lista som innehåller de principer som tillämpas. Rätten att bedöma om blomlådor skall placeras ut har delegerats till handläggare. Det finns inte något krav på att alla boende på en gata skall vara eniga i saken. De närmast berörda grannarna hörs i ärendet och kommunen besöker också platsen, varefter kommunen tar ställning till ansö- kan. Kommunen har inte, till skillnad från vissa andra kommuner, avhänt sig utplaceringen till enskilda. Beslutet att placera ut blomlådor på den gata där och bor hade fattats av en tjänsteman på dele- gation. Beslutet hade inte dokumenterats skriftligt. Tekniska nämndens i delegationsordning hämtades in. Av denna framgick att nämnden hade delegerat rätten att besluta om an- ordnande av hastighetsdämpande fysisk anordning till förvaltningschefen med rätt till vidaredelegation (punkten 5.3). anmodades härefter att yttra sig beträffande den for- mella handläggningen av ärendet. Nämnden beslutade att överlämna ett yttrande vari anfördes följande. Tekniska förvaltningen i har arbetat med blomsterlå- dor som trafiklugnande åtgärd. Enligt delegationsordning för tekniska för- valtningen är det gatuchef eller chef trafiksektionen som tar beslut om anord- nande av hastighetsdämpande fysisk anordning på kommunens gatunät, utan krav på redovisning till tekniska nämnden. Vid det aktuella fallet har chef för trafiksektionen i samråd med handläg- gare tagit beslut om anordnande om fysisk åtgärd. De utplacerade blomsterlå- dorna förs in i förteckning med kontaktuppgifter över sökande och placering som är länkad till digital karta. kommenterade remissvaret samt gav in en ytterligare skrivelse. I ett beslut anförde JO följande. Jag har i tidigare beslut behandlat frågor angående kommuners handläggning m.m. av ärenden om utsättande av trafikhinder (se JO:s ämbetsberättelse 2002/03 s. 440 och beslutet i ärende dnr 3993-2001). Beträffande min granskning i detta ärende utgår jag från att kommunen är huvudansvarig för den berörda gatan och därmed skall svara för iordningsstäl- landet och underhållet av gatan i enlighet med 6 kap. 26 och 30 §§ plan- och 2 007 /0 8:JO1 bygglagen (1987:10). Som jag konstaterade i de nämnda besluten omfat- tas kvalificerade ställningstaganden till och kontroll av gatornas utformning, t.ex. begränsningar i deras användning för avsett ändamål (6 kap. 26 § andra stycket ), av begreppet gatuhållning enligt vad som följer av planlagstiftningen. Ansökningar hos nämnden om att som en hastighetsdämpande åtgärd få placera ut blomlådor på gator ger upphov till ärenden hos nämnden. Beslut i sådana ärenden är förvaltningsbeslut och således inte att anse som verkstäl- lighetsåtgärder. Härav följer att besluten i ärendena skall dokumenteras skrift- ligt. Sådana beslut som fattas på delegation skall också anmälas till nämnden i enlighet med vad som föreskrivs i 6 kap. 35 § kommunallagen (1991:900). Av utredningen framgår att det i ärendet aktuella beslutet inte hade dokumen- terats skriftligt och att nämnden ansett att beslut av det nu aktuella slaget inte behöver anmälas till nämnden. I sammanhanget vill jag också nämna att be- sluten torde kunna överklagas till enligt 13 kap. 2 § . och har uppgett att de inte fick lämna syn- punkter innan kommunen fattade beslut om utplacering av blomlådor på den aktuella gatan. Allmänna bestämmelser om handläggning av ärenden finns i förvaltningslagen (1986:223). Av 17 § i lagen framgår att som huvudregel får ett ärende inte avgöras utan att den som är sökande, klagande eller annan part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än honom själv och han har fått tillfälle att yttra sig över den, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Jag finner dock inte tillräcklig anledning att göra något uttalande angående kommunens handläggning i detta avseende. och klagomål i övrigt föranleder inte något uttalande av mig. Med den kritik som ligger i det förut sagda avslutar jag ärendet. 2 007 /0 8:JO1 Kritik mot en i tillsynen över ett förvaltarskap (Dnr 3989-2004) Förvaltarskap var anordnat för förordnade som förvaltare för i kommun entledigade från uppdraget som förvaltare för och förordnade en annan person i hans ställe. , som är bror till , klagade på överförmyndarnämndens tillsyn över förvaltarskapet . anförde bl.a. att överförmyndarnämnden utan anmärkning godkänt årsräkningar med orimligt höga levnadsomkostnader, att nämnden godtagit att det bland till- gångarna redovisats klientmedel uppgående till stora belopp och att nämnden inte reagerat när årsräkningar inte gavs in .