frsrdg · GV04JO1 · 2008-01-01 00:00:00 — beslutet och uppgav i sitt över- klagande att hon skulle inkomma med medicinskt material som styrkte hennes arbetsoförmåga. inkom, efter det att hade begärt det, ett kompletterande läkarutlåtande. prövade därefter ärendet med stöd av 20 kap. 10 a § AFL och fattade ett nytt beslut. har i remissvaret anfört att kassans handläggning av ärendet aktualiserar hur långt myndighetens ansvar sträcker sig för att bistå den enskilde med att komplettera sin ansökan. Jag uttalar mig inte om den frågeställningen eftersom det som enligt min mening är av intresse i detta ärende är om bestämmelsen i 20 kap. 10 a § AFL kan användas som Försäk- ringskassan har gjort för att ändra ett beslut med anledning av komplette- rande material som getts in efter själva överklagandet. JO har behandlat denna fråga. Vid en inspektion av läns allmänna försäkringskassa uttalade justitieombudsmannen följande (se JO:s ämbetsberättelse 1994/95 s. 395). Syftet med reglerna om omprövning av beslut enligt AFL är att lagstiftaren velat möjliggöra snabba och enkla rättelser och att det inte kan anses rimligt att försäkringskasseärenden blir liggande i avvaktan på komplet- 2 007 /0 8:JO1 tering, innan prövning enligt 20 kap. 10 a § AFL görs. Sådan prövning bör i stället göras på det material som föreligger för överklagandet. JO har vidare upprepade gånger framhållit att tidsrymden för Försäkrings- kassan att göra en rättidsprövning och till dess att överklagandet lämnas över till domstol inte borde överstiga samt att det är angeläget att den prövning enligt 20 kap. 10 a § AFL som gör i anslutning till rättidsprövningen inte medför att överlämnandet därigenom försenas (se bl.a. JO:s ämbetsberättelse 1993/94 s. 347). skall således när ett beslut är överklagat endast göra en summarisk prövning enligt 20 kap. 10 a § AFL innan ärendet lämnas över till länsrätten. Denna prövning skall i princip göras på befintligt material men kan givetvis även omfatta eventuella kompletteringar som tillförs ärendet av den försäkrade innan överklagandet med den skyndsamhet som framgår ovan överlämnas till domstol. En sådan komplettering får dock inte fördröja över- sändandet till länsrätt genom ytterligare utredningsåtgärder från Försäk- ringskassans sida i samband med prövningen enligt 20 kap. 10 a § AFL. Med tanke på den skyndsamhet som således skall råda torde det sällan finnas ut- rymme för att ta initiativ till att den försäkrade komplette- rar sitt överklagande inför kassans prövning enligt 20 kap. 10 a § AFL. Som framgår av det ovanstående har efter det att M.H. överklagat beslutet fortsatt utredningen och kompletterat ärendet med ett nytt läkarutlåtande och därefter ändrat beslutet med stöd av 20 kap. 10 a § AFL. Enligt min mening borde kassan i stället efter prövning enligt 20 kap. 10 a § AFL och rättidsprövning skyndsamt ha översänt överklagandet och handling- arna i ärendet till länsrätten. Om kassan ansåg att ärendet borde kompletteras i visst avseende hade kassan kunnat ange detta i ett yttrande till länsrätten. Jag vill understryka att 20 kap. 10 a § AFL har till uppgift att möjliggöra snabba och okomplicerade ändringar av uppenbara fall. Om en sådan om- prövning kräver kompletterande utredning kan saken knappast sägas vara uppenbar. Till detta kommer att den enskilde har en rätt att få sin sak prövad av domstol utan onödig fördröjning. Sammanfattningsvis är jag kritisk till handläggning av ärendet. Med dessa ord avslutar jag ärendet. Ett initiativärende mot gällande handläggningen av överklaganden och omprövningsärenden (Dnr 1394-2006) JO meddelade beslut i ett på hennes initiativ upptaget ärende mot , länskontoret och försäk- ringskontorsområde . Beslutet har följande lydelse. Omprövningar och överklaganden av olika socialförsäkringsförmåner hand- läggs i initialt vid de lokala försäkringskontor som fattat 2 007 /0 8:JO1 det beslut som den försäkrade begär ändring av. Försäkringskontoret prövar om överklagandet eller omprövningsbegäran har kommit in i rätt tid och gör en prövning enligt 20 kap. 10 a § lagen (1962:381) om allmän försäkring (AFL). Om överklagandet har kommit in i rätt tid skickas det vidare till läns- rätten. Om den försäkrade begärt omprövning av försäkringskontorets beslut sker den omprövning som skall göras enligt 20 kap. 10 § AFL centralt vid omprövningsenheten vid länskontoret . Detta ärende gäller försäkringskontors handläggning av överklaganden och handläggningen av omprövningsärenden vid såväl försäkringskontor som omprövningsenheten vid länskontoret. Vid min inspektion av , länskontoret , försäk- ringskontorsområde , (JO:s dnr 1141-2006) granskade jag bl.a. försäkringskontorsområdets diarium över inkomna över- klaganden och begäran om omprövning. Jag uppmärksammade följande. Av diariet syntes framgå att handläggningstiden i ett flertal fall särskilt vad gäller överklaganden överskred de frister som normalt gäller. I flera fall hade handläggningstid av inkomna överklaganden upp- gått . Jag beslutade att låta utreda saken i ett initiativärende. Ärendet remitterades till för yttrande över kassans hand- läggning av inkomna överklaganden och begäran om omprövning. I yttrandet skulle ingå en redogörelse och bedömning av de bevakningsrutiner som fanns för handläggning av överklaganden och begäran om omprövning. hänvisade i remissvaret till en redogörelse från försäk- ringsområdeskontoret vari angavs följande. Efter i gav områdeschef uppdraget att utreda var handläggningsrutinerna på området brister gällande överklaganden och begä- ran om omprövning. Utifrån diarielistan granskades samtliga ärenden . Det framkom såsom visat att det framför allt var handläggningstiderna vid överklaganden som överskridits. Även tiderna för begäran om omprövning överskred i ett flertal fall gällande tidsfrister. Utredningen visade att området arbetat med överklaganden efter ett felak- tigt arbetssätt, med bristfälliga rutiner och i viss utsträckning även bristande kompetens. Det uppdagades bl.a. att ett flertal av de långa handläggningsti- derna gällande överklaganden berodde på att den ansvariga handläggaren letade efter aktuell akt för att kunna sända ärendet vidare till länsrätten. Detta medförde att ärenden kunde bli liggande på lokalkontoret, ibland upp emot , innan akten påträffades och ärendet sändes till länsrätten. Om- rådet har säkerställt att dessa ärenden, efter rättidsprövning, omgående sänds till länsrätten varefter aktsökning prioriteras på lokalkontoret. Utöver detta uppdagades att några ärenden sänts från lokalkontoret till länsrätten utan att registrering i diariet gjorts. Ärenden har då i förekommande fall registrerats först när de kommit åter från länsrätten till i , vilket medför att handläggningstiderna blir felaktigt långa i diariet. Vidare visade det sig att längre handläggningstider påfallande ofta kunde härröras till ansvarig handläggares frånvaro. 2 007 /0 8:JO1 befintlig organisation rörande överklaganden och omprövningar även var sårbar vid semester och sjukdom. Med anledning av de brister som framkommit vid och den vidare utredningen på lokalkontorsområdet så har ett flertal åtgärder vidtagits. Vikten av uppdraget samt att handläggning av överklaganden och begäran om omprövning är en prioriterad arbetsuppgift framhålls ytterligare från ledning- ens sida. Området har i avvaktan på ny organisation av besvärshanteringen säkerställt att ovanstående felaktigheter inte längre förekommer. En uppdaterad och detaljerad rutinbeskrivning har framarbetats och im- plementeras . För att framöver säkerställa att inkomna överklaganden och begäran om omprövning omgående handläggs enligt gäl- lande rutiner ändras ansvarsfördelningen fr.o.m. . Ett utökat antal handläggare, med rätt kompetens, har utsetts för att garantera korrekt och skyndsam handläggning. Genom detta minskas även den tidigare sårbarheten vid ansvariga handläggares frånvaro. anförde därutöver i remissvaret daterat genom tf. länsdirektören följande. Efter vidtog försäkringskontoret en utredning i syfte att utrö- na var det brustit i handläggningen av överklaganden och begäran om om- prövning. Utredningen visade att det framför allt var tiderna rörande överkla- ganden som varit alltför långa. Det framkom att i flera fall där handläggnings- tiderna varit mycket långa berodde detta på att handläggaren letade efter ak- tuell akt för att kunna sända denna till länsrätten. I andra ärenden där handläggningstiden varit för lång hade ärendet skickats till länsrätten utan att detta registrerats i diariet. Detta hade fått till följd att handläggningstiderna i diariet blivit missvisande. Långa handläggningstider kunde också ofta kopplas till ansvarig handläggares frånvaro. Försäkringskontoret har med anledning av de brister som fram- kommit vidtagit ett flertal åtgärder för att komma till rätta med situationen. Enligt 24 § förvaltningslagen (1986:223) ska pröva om ett överklagande inkommit i rätt tid. Annan formell prövning som t.ex. om beslu- tet är överklagbart eller om ett ombud är behörigt att företräda den enskilde handhas av länsrätten. I det fall bedömer att överklagandet kommit in för sent ska fatta beslut om avvisning. Försäk- ringskassan bör i samband med rättidsprövningen också ta ställning till om det finns skäl att pröva om beslutet ska ändras enligt 20 kap. 10 a § AFL. JO har uttalat att tidsrymden för rättidsprövning och eventuell omprövning enligt 20 kap. 10 a § AFL till dess att ärendet lämnas över till länsrätt inte bör överstiga . När det gäller handläggning av begäran om omprövning enligt 20 kap. 10 § AFL bör enligt JO:s uttalanden en omprövning av beslut göras från det att omprövningen begärdes, om inte särskilda skäl föranleder annat. Rätten att fatta omprövningsbeslut enligt 20 kap. 10 § AFL är i Läns- organisation delegerad till försäkringskonsult på försäkringsavdel- ningen vid länskontoret och den försäkringschefen utser. För att tidsgränsen ska kunna hållas är det av stor vikt att ärendet sänds från för- säkringskontorsområdet till länskontoret så snabbt som möjligt. 2 007 /0 8:JO1 har 2005 utfärdat ett ledningsmeddelande som reglerar länsorganisationens handläggning och rutiner avseende handläggningen av överklagande och begäran om omprövning av beslut. I bilaga till ledningsmeddelandet klargörs försäkringskontorens rutiner vid handläggning av överklaganden och begäran om omprövning. De krav som enligt förvaltningslagen och JO:s uttalanden ställs på handläggningen framgår tydligt. Bilagan innehåller vidare en genomgång av de olika momenten i handläggningen där också stöd för de olika bedömningarna i handläggningen ges. De tidsramar för handläggningen som följer av JO:s uttalanden poängte- ras särskilt. Att handläggningstiden för ett överklagande eller begäran om omprövning avsevärt överskrider de tider som följer av JO:s uttalanden är självfallet inte acceptabelt. Det har således otvivelaktigt förekommit brister vid handlägg- ningen av överklaganden och begäran om omprövning. Försäkringskontorsområde har, såsom tidigare angivits, utrett var det brustit i handläggningen och kommit fram till att ett flertal olika samver- kande faktorer har förorsakat att situationen uppkommit. Försäkringskontors- området har vidtagit ett flertal åtgärder för att komma till rätta med dessa brister. En uppdaterad rutinbeskrivning har utarbetats och kommer att imple- menteras . Innehållet i rutinbeskrivningen motsvarar i relevanta delar innehållet i den tidigare nämnda bilagan till ledningsmeddelandet men har anpassats till verk- samheten i försäkringskontorsområdet för att bättre kunna utgöra ett praktiskt stöd i handläggningen. Rutinbeskrivningen har vidare för att undvika de bris- ter som framkommit detaljerats ytterligare. Fortsättningsvis kommer också ett utökat antal handläggare med särskild kompetens att ansvara för handläggningen av överklaganden och begäran om omprövning. Detta för att säkerställa en korrekt och skyndsam handläggning och minska sårbarheten vid handläggares frånvaro. är vidare medveten om att man i många ärenden gällan- de omprövning enligt 20 kap. 10 § AFL inte klarar en handläggningstid . Den alltför långa handläggningstiden har sin orsak i en avsevärd ökning av antalet omprövningsärenden, främst rörande rätt till sjukpenning. Åtgärder i form av nyanställningar och olika former av avarbetning har vidta- gits på länskontorets omprövningsenhet. Med hänsyn till de åtgärder som vidtagits och som planeras bör målet för handläggningstiden kunna nås . Av 24 § förvaltningslagen (1986:223) följer att skall pröva om ett överklagande har kommit in i rätt tid. Om så är fallet skall överklagan- det och övriga handlingar överlämnas till länsrätten. Tidsrymden för rättids- prövning och, i förekommande fall, prövning enligt 20 kap. 10 a § lagen (1962:381) om allmän försäkring (AFL) och till dess att överklagandet läm- nas över till länsrätten bör inte överstiga (se bl.a. JO:s ämbetsberät- telse 1993/94 s. 347). En omprövning enligt 20 kap. 10 § AFL skall normalt vara slutförd (se t.ex. JO:s ämbetsberättelse 2004/05 s. 323). Av utredningen framgår att det förelegat brister i framför allt handlägg- ningen av överklaganden. I många fall har det dröjt innan för- säkringskontorsområdet skickat överklagandet vidare. Det framgår av försäk- ringskontorsområdets redogörelse att anledningen till dröjsmålen var bl.a. ett 2 007 /0 8:JO1 felaktigt arbetssätt, bristfälliga rutiner och i viss mån även bristande kompe- tens hos handläggaren. Det förekom att ärenden blev liggande utan åtgärder vid sjukdom eller semester. En starkt bidragande orsak till den långsamma handläggningen var vidare att försäkringskontorsområdet inte hade en till- fredsställande kontroll över sina akter man visste helt enkelt inte var en viss akt fanns och mycket tid gick åt att lokalisera akten. Det framkom också att i några fall har tidpunkten för när överklagandet skickats till länsrätten blivit felaktigt registrerade i diariet, vilket lett till att handläggningstiderna blivit missvisande långa i diariet. Ärenden har inte registrerats när de skickats till länsrätten utan först när de kommit tillbaka från länsrätten till Försäkringskas- sans länskontor. Det är helt uppenbart att försäkringskontorsområdet inte har haft tillfredsställande bevakningsrutiner. Det är självfallet helt oacceptabelt att det i flera fall tog innan överklagandet översändes till länsrätten. Det är också allvarligt att Försäk- ringskassan har slarvat med diarieföring av handläggningsåtgärder i så viktiga ärenden som överklaganden. Sammantaget är jag mycket kritisk till bristerna i hand- läggning av överklaganden. Jag genomförde en inspektion av omprövningsen- heten vid länskontoret . Jag har redovisat mina synpunkter på läns- kontorets handläggning av ärenden om omprövningar enligt 20 kap. 10 § AFL i protokollet från inspektionen (JO:s dnr 4417-2006). Mot den bakgrunden finner jag inte anledning till något uttalande i denna del. har dröjt med att översända ett överklagande till länsrätt (Dnr 3243-2005) JO meddelade beslut i två ärenden gällan- de , länskontoret , hantering av överklagan- den (JO:s dnr 3243-2005 och 4-2006). Besluten är i stora delar likalydande, varför endast det ena återges här. klagade i en anmälan, som kom in till JO , på att hans överklagande av ett beslut om arbetsskadelivränta inte hade översänts till länsrätten. Han anförde bl.a. följande. Han överklagade beslutet . Han fick en bekräftelse av tjänstemannen . vid att hans överklagande hade mottagits och skulle översändas till länsrätten. Vid kontakt med länsrätten fram- kom dock att länsrätten inte hade fått hans överklagande. framförde vidare missnöje med handläggning av hans livränte- ärende. 2 007 /0 8:JO1 Jag inhämtade från Länsrätten i följande. T.E:s överkla- gande kom in till länsrätten . beslutade länsrätten att undanröja det överklagade beslutet och visa målet åter till För- säkringskassan för kompletterande utredning och nytt beslut. I en remiss anmodades att inkomma med följande. 1.Upplysningar om rutiner för hanteringen av överklaganden. Av upplysningarna skall framgå vilka befattnings- havare (inklusive tjänstetitel) som deltar i hanteringen. 2.En redogörelse för hur T.E:s överklagande har hanterats. I remissen uppmanades att inte höra de berörda tjänste- männen om deras närmare deltagande vid handläggningen. Kassan skulle inte heller redovisa sin bedömning av det som förevarit. anförde i remissvaret genom länsdi- rektören följande. I vägledning 2001:7, version 2, om omprövning, änd- ring och överklagande av beslut sägs i p. 6.6.3 bl.a.: Har överklagandet gjorts i rätt tid ska i normalfallet inte dröja än högst någon vecka med att överlämna överklagandet till länsrät- ten, även om gör en prövning enligt 20 kap. 10 a § AFL4 () i har i förvaltningsrättsutbildningar, med hänvisning till ovan nämnd vägledning och flera uttalanden från JO, påpekat vikten av att ett överklagande överlämnas till länsrätten inom . Även efter genomgång av omprövnings- och besvärsdiariet har det påtalats för berörda handläggare att olika fatalietider måste hållas. Samtliga försäk- ringskonsulter är alltså väl medvetna om att överklaganden ska lämnas över till länsrätten inom . Inom i handläggs ett överklagande en- ligt följande: Ett överklagande kan inkomma till kassan per post, fax, e-post eller lämnas in till kundtjänsten vid ett försäkringskontor. Den som tar emot eller öppnar posten lämnar överklagandet till den försäkringskonsult som handlägger om- prövningar och skriver yttranden över besvär i det aktuella ärendeslaget. För- säkringskonsulten skriver ofta ett mer eller mindre långt yttrande samt gör rättidsprövning och prövning enligt 20 kap. 10 a § AFL. Konsulten sänder överklagandet till Länskontoret i för registrering och därefter skickas det möjligt till länsrätten med internpost. I avsikt att påskynda hanteringen av överklaganden har länsrätten och För- säkringskassan i överenskommit att överklaganden kan över- sändas till länsrätten utan att yttranden bifogas. I de fall länsrätten anser att ett yttrande från behövs, begär man ett sådant. 4 Lagen (1962:381) om allmän försäkring, här anmärkt. 2 007 /0 8:JO1 I hanteringen av ett överklagande, enligt ovan, deltar vaktmästarpersonal (administrativa sekreterare) i postöppningen, försäkringskonsult och registra- tor. Genom att gå igenom ärendeakten och där ta del av journalanteckning- arna har följande framkommit. T.E:s överklagande som lämnades in i försäk- ringskontorets i brevinkast är ankomststämplat . Enligt gängse rutin har överklagandet överlämnats till försäkringskon- sulten/föredraganden B.S. I en e-post till T.E. att hon fått överklagandet och avser att skriva ett yttrande samt sända det vidare till länsrätten. I en skrivelse som inkom från T.E:s ombud sägs bl.a. att länsrätten inte mottagit något överklagningsärende från T.E. I sitt svar säger . bl.a. att jag missat att sända över det till rätten. Överklagandet sändes till Länskontoret för registrering och överlämnades till länsrätten . Det som hade kommit fram i ärendet gav mig anledning att anta att befatt- ningshavare som står under min tillsyn hade gjort sig skyldig till tjänstefel enligt 20 kap. 1 § . Jag beslutade därför att inleda förundersökning rörande sådant brott. Under utredningen hölls förhör med försäkringskonsult . som delgavs misstanke om tjänstefel. Av förhöret framgick sammanfatt- ningsvis följande. Hon arbetar som föredragande i socialförsäkringsnämnden. rutin är att föredraganden tar ställning till om överklagan- det har kommit in i rätt tid och om det finns anledning att ändra beslutet. Därefter skickar föredraganden överklagandet vidare till länskontoret som vidarebefordrar det till länsrätten. När T.E:s ombud kontaktade henne som- maren 2005 och frågade efter överklagandet började hon leta efter det. Av någon anledning hade det hamnat i en akt [härmed torde avses en mapp, JO:s anm.] med kopior. Hon har en mapp med kopior av de handlingar som hon skickat till länsrätten och av någon anledning hade överklagandet hamnat där. Det var helt enkelt ett misstag att överklagandet hamnat på fel plats och inte skickats vidare till länsrätten. Hon förnekar att hon gjort sig skyldig till tjäns- tefel, det hela berodde på ett misstag. Med hänsyn till de uppgifter som framkommit i förhöret fann jag att brott inte kunde styrkas. Jag beslutade därför att lägga ned för- undersökningen. Ärendet remitterades på nytt till , som anmodades att yttra sig över kassans handläggning av T.E:s överklagande. I remissen angavs att det i yttrandet skulle ingå en bedömning av de bevakningsrutiner som för det inträffade fanns för handläggning av överklaganden. anförde genom länsdirektören följande. T.E:s överklagande inkom till försäkringskontoret i den 30 septem- ber 2004 och överlämnades till den behöriga tjänstemannen för 2 007 /0 8:JO1 åtgärder, enligt de rutiner som gällt () och som utfor- mats efter diskussioner med Länsrätten i . Innan ärendet blev föremål för diarieföring sorterades handlingen fel hos den tjänsteman som skulle handlägga överklagandet. De bevakningsmöjlighe- ter som finns i det elektroniska diariesystemet kunde därför inte användas. I förra yttrande i ärendet beskrevs bl.a. rutinerna för diarieföring av omprövningar och överklaganden. Att länsorganisationen diarieför dessa ärenden på en plats i länet innebär administrativ effektivitet. Det är inte givet att det blir ökad säkerhet i handläggningsprocessen om t.ex. diarieföring sprids på flera personer på olika orter. Rent teoretiskt kan handling- ar komma på avvägar mellan arbetsmomenten postöppning och diarieföring. I de avvägningar som har att göra i sin verksamhet in- går att dels identifiera risker, dels värdera risk mot sannolikhet för skadehän- delse och konsekvenserna av densamma. Det är viktigt att det skapas så bra arbetsrutiner som möjligt, med andra ord rutiner som bl.a. minimerar risk för felsortering av handlingar. Det är också viktigt att rutinerna är kända och att de används på avsett sätt i ärendehandläggningen. I den avvägning som myndigheten/länsorganisationen måste göra mellan kostnader för att öka säkerheten och önskvärd skyddsnivå, är utgångspunkten att hitta så lämpligt anpassade arbetsrutiner som möjligt, rutiner som dels ger tillfredsställande säkerhet, dels inte mer än motiverat förlänger handlägg- ningstiderna. Som framkommer ovan är den huvudsakliga anledningen till det inträffade felsortering. Det är i praktiken omöjligt att helt skydda sig från misstag av den här arten. Mänskliga misstag kan aldrig helt undvikas, hur säkra kontrollsy- stemen än är. för det inträffade bedömde att det fanns rimligt avpassade bevakningsrutiner för detta moment i handläggningsproces- sen. Något liknande har heller inte tidigare inträffat i denna länsorganisation och det fanns ingen anledning att befara att en sådan händelse, som är för handen skulle inträffa. Frågan har inte efter 1997 varit diskuterad i länsorga- nisationens ledning eller tidigare organisation, läns allmänna försäkringskassa. Genom att viss ärendehandläggning mer frekvent än tidigare koncentreras inom länen samt i några fall även på ett eller ett par ställen i landet behövs sannolikt nya bevakningsrutiner m.m. som är avpassade för ändamålet, för hela . i har därför fört frågan till huvudkontoret för deras bedömning och ställningstaganden. Tidsåtgången över att jämföra med stipulerad tid för handläggning av överklagandet är otillfredsställande. beklagar det inträffade. fick tillfälle att yttra sig över remissvaren. Av 24 § förvaltningslagen (1986:223) följer att skall pröva om ett överklagande har kommit in i rätt tid. Om så är fallet skall överklagan- det och övriga handlingar överlämnas till länsrätten. I förvaltningslagen finns inte någon regel om den tid inom vilken besluts- myndigheten skall överlämna överklagandet till högre instans. Det ligger dock i sakens natur att överlämnandet skall ske utan dröjsmål.