frsrdg · GW04RRS1 · 2008-08-27 00:00:00 — Ledningen för bedöms inte ha säkerställt att myndigheten har en intern styrning och kontroll som kan upptäcka och motverka mutor och annan otillbörlig påverkan i verksamheten. Bland annat saknas en riskanalys för sådana händelser. Det saknas också en rutin för att upptäcka, utreda och hantera situationer med misstankar om mutor och bestickning. (dnr 32-2007-0626) Årsredovisningen för är beslutad av överdirektören och inte av myndighetens ledning, det vill säga generaldirektören. Eftersom årsredovisningen är underskriven av generaldirektören bedöms den därmed vara upprättad i enlighet med förordningen om myndigheters årsredovisning och budgetunderlag. (dnr 32-3007-0632) har brister i den interna styrningen och kontrollen inom ekonomiadministrationen. De delar som främst berörs är redovisningen av uppbörd. Bristerna medför ökad risk för väsentliga fel i årsredovisningens finansiella delar. har efter omorganisationen inte uppdaterat ekonomihandboken och rutinbeskrivningarna för arbetet inom ekonomiadministrationen. Värderingsmetoden för uppbördsfordringar behöver också ses över för att säkerställa en mer rättvisande värdering. En del brister i skydd mot mutor och annan otillbörlig verksamhet kvarstår. Det finns fortfarande inget tydliggörande i arbetsordningen om ansvar för frågor som rör mutor och oegentligheter. Riskanalysen är inte färdig, och därmed har kontrollåtgärder ännu inte varken identifierats eller vidtagits. Hantering av beslagtagna varor är en känslig rutin som bör utföras med hög grad av säkerhet och intern kontroll för att inte negativt påverka förtroendet för . Det är dock ovanligt att två personer närvarar vid omhändertagande av känsliga varor såsom narkotika och vid inventering av beslagslager. En medverkan av två personer vid beslag och inventering regleras inte heller i verkets interna föreskrifter. gör kvalitetsmätning för att säkerställa kvaliteten i de uppgifter som kunderna lämnar i samband med import. Mätningen utgör en del i beräkningen av det totala skattningsfelet i uppbörden. De brister i kvalitetsmätningen som iakttagits avser val av metod för hur kvalitetsmätning ska genomföras, hur beräkningar och antaganden har dokumenterats samt hur resultaten har presenterats i resultatredovisningen. Verket för förvaltningsutveckling (dnr 32-2007-0633) Generaldirektören för Verket för förvaltningsutveckling (Verva) har skrivit under årsredovisningsdokumentet, men inte formellt fattat beslut om årsredovisningen. Den komplettering av årsredovisningen som Verva sänt till regeringen är inte heller beslutad av generaldirektören. (dnr 32-2007-0719) har på grund av arbetsbrist beslutat att säga upp personal. Beslut om detta fattades och . Avsättningar för denna omställning har gjorts i årsredovisningen. Kostnader för den personal som sades upp borde dock inte ha redovisats . Högskolans resultat har därmed belastats med för höga kostnader om . Upplysning om förhållandet borde ha lämnats i årsredovisningen. En felaktigt bokförd räntekostnad har medfört att räntekostnaderna har redovisats med ett för högt belopp om . Detta har påverkat resultatet negativt. Högskolans beräkning av upplupen ränta har utgått från principer i ett regleringsbrev som inte längre var giltigt. Avräkning av högskolans prestationer har inte följt den gängse principen. Högskolan riskerar därmed att inte kunna tillgodogöra sig samtliga prestationer som man har rätt till. (dnr 32-2007-0720) har påtalat behovet av att utvecklar processen för att upprätta och kvalitetssäkra årsredovisningen. Det gäller både den finansiella rapporteringen och resultatredovisningen. Brister i processen har lett till fel som uppmärksammats vid granskningen av årsredovisningen. ska samtliga myndigheter hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Högskolan har inte presenterat en plan för hur elektronisk fakturahantering ska genomföras. (dnr 32-2007-0765) har inte sammanställt specifikationer och underlag som styrker de uppgifter som presenteras i årsredovisningen. Det gäller både resultatredovisningen och den finansiella redovisningen. Rutinerna och ansvaret för kvalitetssäkringen av årsredovisningen är inte hanterade på ett tillfredsställande sätt. har redovisat upplupna kostnader för lågt med . Verket har inte tillräckliga rutiner för att säkerställa att lån för aktiverade anläggningstillgångar tas upp i i tillräcklig omfattning. (dnr 32-2007-0779) ledning har inte i tillräcklig omfattning säkerställt att har en god intern styrning och kontroll som gör att mutor och annan otillbörlig påverkan i verksamheten kan upptäckas och motverkas. (dnr 32-2007-0729) tillämpar en modell för fördelning av kostnader mellan sina två verksamhetsgrenar som baseras på schabloner. På Grundläggande högskoleutbildning (GU) fördelas och på Forskning och forskarutbildning eller konstnärligt utvecklingsarbete (KU) fördelas av alla kostnader. Principen för fördelning gäller dock inte för personalkostnader. Enligt ett lokalt arbetstidsavtal belastas verksamhetsgrenen KU av direkta lönekostnader för professorer. Lönekostnader för lektorer och adjunkter fördelas däremot inte enligt detta avtal. Om direkta lönekostnader för lektorer och adjunkter hade fördelats enligt samma princip skulle resultatet för verksamhetsgrenen KU ha belastats med ytterligare . i (dnr 32-2007-0730) har påpekat brister i projektredovisningen vid Kungl. Högskolan har olika principer för att fördela indirekta kostnader beroende på typ av projekt. Detta medför en felaktig bild av vad de verkliga kostnaderna uppgår till per finansieringsform och verksamhetsgren. Kravet på full kostnadstäckning kan därmed inte heller säkerställas. Tekniska högskolan (dnr 32-2007-0780) Tekniska högskolan bedriver i samarbete med en försöksverksamhet med tillfällig barnpassning för anställdas barn. Daghemmet drivs i ett från myndigheten fristående handelsbolag. Förvaltningschefen har beslutat att avsätta för att finansiera personal och administrativa kostnader. Högskolan har varken befogenhet att bedriva eller lämna bidrag till daghemsverksamhet. (dnr 32-2007-0742) har pekat på att behöver utveckla kvalitetssäkringen av årsredovisningen. har inte haft tillräckliga resurser för att dokumentera, analysera och kontrollera institutionernas underlag till årsredovisningen. Bristerna har lett till olika fel som uppmärksammats vid granskningen av årsredovisningen, bland annat vad gäller externfinansierade projekt. Brister i projektredovisningen av externfinansierade projekt har tidigare påpekats. brister i sin styrning och uppföljning av den avgiftsfinansierade verksamheten. I vart femte projekt som granskats kan det inte påvisas att verksamheten är lämplig eller förenlig med uppdrag eller befogenheten att ta ut avgifter. har inte gjort någon samlad uppföljning av prissättningen och om kravet på full kostnadstäckning uppfylls. har tidigare påpekat stora brister i styrning och uppföljning av lärarnas arbetstid. Vad gäller redovisningen av övertid har åtgärder vidtagits. Däremot saknas fortfarande bland annat tydliga riktlinjer för hur arbetstiden ska följas upp. Den faktiska arbetstiden följs sällan upp. (dnr 32-2007-0743) Vid finns det brister i den interna styrningen och kontrollen av uppdragsutbildningen. granskning visar att de brister som internrevisionen har rapporterat om inte har åtgärdats. saknar en sammanhållande funktion med insikt i och överblick över all uppdragsutbildning. Interna regler och policies ger inte tillräckligt stöd för verksamheten. Ansvaret för uppföljning av uppdragsutbildningen är heller inte definierat. Konsekvenserna är bland annat att det finns brister i uppdragsavtalen, prissättningen och kostnadsfördelningen. Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning (dnr 32-2007-0750) Myndigheten för kvalificerad yrkesutbildning har flera fel i resultatredovisningen som borde ha uppmärksammats vid myndighetens kvalitetssäkring. Underlagen till de redovisade uppgifterna har varit svåra att verifiera. Myndigheten har inte uppmärksammat förändringar i reglerna för hur bemyndiganden ska redovisas. Utestående åtaganden har därför reducerats med årets utgående överföringsbelopp. Myndigheten har i årsredovisningen redovisat utestående åtaganden för lågt med . Det finns också en differens om i ingående åtaganden jämfört med föregående års årsredovisning. Felen beror på bristande kvalitetssäkring av årsredovisningen. Nationellt centrum för flexibelt lärande (dnr 32-2007-0753) Nationellt centrum för flexibelt lärande har avräknat fel anslagspost med . Någon information om detta har inte lämnats i anslagsredovisningen eller annan del av årsredovisningen. Syftet med åtgärden har varit att undvika ett överskridande av det finansiella villkoret för anslagsposten. Det slutliga utfallet på anslagsposten ligger inom ramen för det finansiella villkoret. (Invändning i revisionsberättelsen) i (dnr 32-2007-0736) i har ändrat modell för fördelning av kostnader mellan sina två verksamhetsgrenar. Högskolan gör nu en schablonmässig fördelning som baseras på de direkta lönekostnaderna. Den nya modellen medför en mer korrekt fördelning av kostnader per verksamhetsgren än den förra. Vid den schablonmässiga beräkningen har fel procentsats tillämpats, vilket har inneburit att resultatet per verksamhetsgren inte redovisas korrekt i årsredovisningen. Om korrekt procentsats tillämpats hade verksamhetsgrenen Forskning och forskarutbildning eller konstnärligt utvecklingsarbete uppvisat ett resultat om plus i stället för minus som anges i årsredovisningen. Utfallet på verksamhetsgrenen Grundläggande högskoleutbildning hade påverkats i motsvarande omfattning. (dnr 32-2007-0804) har på ett sätt som inte är förenligt med bestämmelserna för universitet och högskolor samarbetat med en näringsdrivande stiftelse som bedriver utbildning. Med anledning av iakttagelser har överlämnat ärendet till åklagare. har brister i sin interna styrning och kontroll vad gäller externa bidrag och avgifter, uppdragsutbildning, bisysslor, lärarnas arbetstider samt kvalitetssäkring av årsredovisningen. Vad gäller externfinansierade projekt finns brister i redovisning av kostnader per verksamhetsgrenar och projekt. Bidragsfinansierade projekt belastas ofta felaktigt med indirekta kostnader utifrån villkor i projektavtalet i stället för verkliga indirekta kostnader. Felaktiga principer tillämpas ibland vid avslut av bidragsfinansierade projekt där ett eventuellt över- eller underskott ofta överförs till andra projekt i stället för att avslutas mot resultaträkningen. Dessa brister leder till att det är svårt att bedöma om kravet om full kostnadstäckning uppnås. Verksamheten med uppdragsutbildning hade ett balanserat underskott på . Detta kan jämföras med omsättningen totalt som uppgick till . Avgifterna inkluderar inte kostnader för marknadsföring och förmedling av uppdragsutbildningarna. Det innebär att avgiften inte beräknats så att full kostnadstäckning uppnås. Personalkostnader är den enskilt största kostnaden för . Styrning, uppföljning och redovisning av arbetad tid är därför ett viktigt verktyg för att fördela både direkta personalkostnader och indirekta kostnader. Utöver det lokala arbetstidsavtalet saknas riktlinjer och mallar för uppföljning och redovisning av lärarnas arbetstid. Uppföljning av lärarnas arbetstid och fördelning mellan olika projekt och verksamhetsgrenar görs utifrån förändringar i planeringen av undervisningstid, men sällan utifrån faktiskt utfall. (dnr 32-2007-0778) har sagt upp en lokal men inte gjort avsättning för framtida kostnader för denna. Kostnader uppgår enligt avtalet till . Den oredovisade lokalkostnaden påverkar dock inte årets kapitalförändring i resultaträkningen. (dnr 32-2007-0745) Lagen om offentlig upphandling har åsidosatts av . Det ena gällde inköp av profilkläder till ett värde av . Det andra gällde ett avtal som slutits med en lokal fotbollsförening om att bland annat marknadsföra till ett kostnad om . Regeringen har beslutat att myndigheter inte får ha engagemang i privaträttsliga associationer utan regeringens tillstånd. Med engagemang menas även stadgeenlig styrelserepresentation. Rektorn vid är vice ordförande och en professor är ledamot av styrelsen i en ideell förening. Föreningen äger i sin tur en koncern. befattningshavare bedöms ha bisysslor som måste betraktas som otillåtna genom att de strider mot regeringens beslut om styrelserepresentation. Universitet har inte tillräckliga kontroller i sin löneprocess som ska bidra till att minska risken för avsiktliga och oavsiktliga fel. har inte genomfört några förbättringar av sin styrning och kontroll av lärarnas arbetstider efter den granskning som genomförde 2005. Några förtydligande anvisningar till det lokala arbetstidsavtalet har ännu inte utarbetats. (dnr 32-2007-0653) har inte tydligt redovisat vilket underlag som ligger till grund för bedömningen av de effekter och den måluppfyllelse för olika verksamheter som presenteras i resultatredovisningen. Verket använder sig av indikatorer för att bedöma resultat. För flera av dessa indikatorer är det svårt att utläsa vilken nivå eller vilket värde indikatorn bör ha för att kunna säga att målet är uppnått. har påbörjat ett arbete med att avhjälpa tidigare konstaterade brister i verkets IT-verksamhet. Det återstår dock att praktiskt införa flera av de moment som bör ligga till grund för en effektivare styrning av verkets arbete med informationssäkerhet. Bland annat krävs att informationstillgångarna klassificeras. De ekonomiadministrativa rutinerna vid är inte tillfredsställande. Det gäller rutinerna för att hantera avgiftsfinansierad verksamhet och att stämma av behållningen på räntekontot. (dnr 32-2004-0615) har överskridit anslaget 28:2 anslagspost 5.1 med . Det beror på bristande kvalitetssäkring av budgeten för dessa medel och på bristande uppföljningsrutiner. (dnr 32-2007-0666) har betydande brister i sin interna styrning och kontroll på flera områden som har uppstått i samband med myndighetens omorganisation. Exempel på brister är avsaknad av väsentlig information i årsredovisningen, bristande rutiner för ekonomisk uppföljning, stoppande av landsbygdsprogrammet på grund av bristande intern styrning och kontroll, flera avvikelser i årsredovisningens finansiella dokument samt väsentliga brister i hantering och utförsäljning av anläggningstillgångar och övrig utrustning. Den bristande interna styrningen och kontrollen beror bland annat på avsaknad av riskanalyser, avsaknad av rutinbeskrivningar och fastlagda kontroller samt oklara ansvarsförhållanden för exempelvis uppföljning. Bristerna visar på väsentliga brister i ledningens förvaltning och har dessutom orsakat väsentliga fel i årsredovisningen. (Invändning i revisionsberättelsen) Även i granskningen av delårsrapporten pekade på brister i den interna styrningen och kontrollen. Bristerna innefattade bland annat outredda differenser på flera balanskonton, tillgångar och skulder som redovisats på fel konto, anslag som avräknats felaktigt samt icke fungerande rutiner för värdering av pågående projekt. Kemikalieinspektionen (dnr 32-2007-0656) Kemikalieinspektionen beslutade om sin årsredovisning och lämnade den till regeringen. Årsredovisningen innehöll dock väsentliga fel. En rättelse beslutades och lämnades till regeringen. Eftersom rättelsen gjordes så sent kunde Kemikalieinspektionen inte rätta den underliggande redovisningen. Den underliggande redovisningen är därför inte rättvisande. (Invändning i revisionsberättelsen) (dnr 32-2007-0781) ledning bedöms inte ha säkerställt att myndigheten har en intern styrning och kontroll som kan upptäcka och motverka mutor och annan otillbörlig påverkan i verksamheten. Bland annat saknas en riskanalys för sådana händelser. Det saknas också en rutin för att upptäcka, utreda och hantera situationer med misstankar om mutor och annan otillbörlig påverkan. (dnr 32-2007-0660) har avräknat sina sakanslag med utgifter för räntor, avskrivningar, utgifter för logi- och resekostnader samt med utgifter för information, PR och reklam. Sådana utgifter betraktas vanligtvis som utgifter för verksamhet och ska då belasta myndighetens förvaltningsanslag. För vissa av de angivna utgifterna har avräkningen gjorts i enlighet med regleringsbrevets villkor. För andra är villkoren så otydliga att det inte går att avgöra om anslaget har avräknats i enlighet med 5§ anslagsförordningen och regleringsbrevets villkor. har ingen dokumenterad rutin för vilka kostnader som får avräknas från sakanslagen. Därmed finns det risk för att kostnader felaktigt avräknas sakanslagen i stället för förvaltningsanslaget. Myndigheten gör heller ingen systematisk uppföljning av att sakanslagen belastats med rätt kostnader. (dnr 32-2007-0672) För anslaget 8:1 anslagspost 10 delpost 10:2, Kärntekniskt samarbete med icke ODA-länder, finns ett finansiellt villkor som anger att får besluta om i framtida åtaganden. ska myndigheten i årsredovisningen föra med sig ett utgående belopp som motsvarar myndighetens åtaganden. I sin årsredovisning redovisar myndigheten ett anslagssparande som uppgår till samt framtida åtaganden som uppgår till . har därmed överskridit det finansiella villkoret med . (Invändning i revisionsberättelsen) (dnr 32-2007-0650) har i årsredovisningen redovisat verksamheten fördelad på sex verksamhetsgrenar. Dessa överensstämmer inte med de verksamhetsgrenar som regeringen har angett i regleringsbrevet. Det blir därmed svårt att följa den efterfrågade återrapporteringen. (dnr 32-2007-0661) tillämpar undantagsreglerna i lagen om offentlig upphandling för vissa inköp med hänvisning till att endast den valda operatören kan tillhandahålla tjänsten. En bedömning av möjligheten att konkurrensutsätta vissa delar av ett upphandlingsärende borde dock kunna införas som rutin i de fall myndigheten överväger att tillämpa undantagsreglerna. Rymdstyrelsen (dnr 32-2007-0823) I två tidigare revisionsrapporter har påpekat att Rymdstyrelsen, , har en person anställd med full lön som inte utfört något arbete och inte heller vistas på arbetsplatsen. Rymdstyrelsen har därefter påtalat att det saknas ett tydligt regelverk för sådana fall, men har understrukit att myndigheten ska vidta åtgärder. Årets granskning visar att Rymdstyrelsen ännu inte har vidtagit några åtgärder. Rådet för Europeiska socialfonden i (dnr 32-2007-0737) Rådet för Europeiska socialfonden i har i sin delårsrapport inte redovisat omställningskostnader enlig god redovisningssed. Kostnaderna har uppkommit på grund av omstrukturering av myndigheten. Felet har fått till följd att personalkostnaderna redovisas med ett för lågt belopp om uppskattningsvis . (Invändning i revisorsintyget) Rådet utvecklar ett nytt system för att hantera bidrag, men saknar fastställda principer för vilka utgifter som ska aktiveras i samband med utveckling av detta handläggarsystem. I årsredovisningen presenteras nyckeltal som ska spegla effektiviteten i rådets hantering av programmedlen. Beräkningen av nyckeltalen har baserats på för låga förvaltningskostnader, vilket har medfört stora fel i de redovisade nyckeltalen. Som en följd av dessa fel är även kommentarerna till tabellen missvisande. (dnr 32-2007-0677) Inköp av varor och tjänster vid affärsenheten uppgår till väsentliga belopp, . Det är därför viktigt att följer lagen om offentlig upphandling () vid inköp. Goda rutiner för inköp är också avgörande för effektivitet och lönsamhet i verksamheten. Årets granskning av affärsområdet visar att det fortfarande finns stora brister i efterlevnaden av . I 36 av totalt 41 granskade inköp hade direktupphandlat, trots att beloppsgränsen för direktupphandling hade överskridits. Granskningen visar också att i högre grad bör utnyttja sin storlek och öka inköpseffektiviteten och inköpssamordningen på regional nivå, där verket har de stora inköpsvolymerna. Det gäller exempelvis inköp av underentreprenörer och inhyrda resurser. Det är viktigt att värderar pågående projekt på ett rättvisande sätt, bland annat mot bakgrund av att verksamheten sannolikt kommer att bolagiseras . Bolagiseringen kommer att innebära att fakturerade men ej upparbetade intäkter leder till en anslagsbelastning för om . Trots tidigare påpekanden är enheten fortfarande alltför försiktig vid sin värdering av pågående projekt. Undervärderade projekt leder till en ökad anslagsbelastning för i samband med bolagiseringen. (dnr 32-2007-0809) Årsredovisningen har omfattat bilagor med information som varken motiveras av regeringens beslut eller förordningen om myndigheters årsredovisning och budgetunderlag. Informationen svarar heller inte mot några uttryckliga återrapporteringskrav i regleringsbrevet. Årsredovisningen borde ha begränsats till sådan information som regeringen efterfrågar. för (dnr 32-2007-1015) för övertog samtliga tillgångar och skulder när upphörde. I regleringsbrevet för avvecklingsmyndigheten ingick ingen låneram, räntekonto eller räntekontokredit. Av regleringsbrevet framgick inte heller om anslagssparandet från fick behållas. har trots detta fortsatt att utnyttja räntekontot och dess kredit för utbetalningar. Detta har lett till att årsredovisningen för myndigheten innehåller väsentliga fel. har inte heller lämnat den återrapportering som regeringen efterfrågat. (Invändning i revisionsberättelsen) (dnr 32-2007-0787) har inte följt god redovisningssed vid sin redovisning av erhållna bidrag. Bidrag har inte intäktsförts i takt med nedlagda kostnader för de projekt som ska finansieras av bidragen. På grund av brister i projektredovisningen har myndigheten inte med belopp kunnat redovisa hur årsredovisningen har påverkats. Det är oklart hur mycket av de oförbrukade bidragen som borde ha ökat årets intäkter av bidrag och med motsvarande belopp ha minskat årets anslagsbelastning. Om intäkter av bidrag hade redovisats korrekt skulle det redovisade anslagssparandet ha ökat med motsvarande belopp. (Invändning i revisionsberättelsen) Myndighetens tillämpning av de finansiella villkoren för Cosmonova har inte stöd i regleringsbrevet. Myndigheten bedöms har avräknat anslaget för med ett för högt belopp om . Dessutom är resultatet vad gäller Cosmonova en effekt av alltför högt avräknade anslag. hyr ut bostäder till gästforskare i andra hand utan att ha regeringens tillstånd för detta. (dnr 32-2007-0794) ska enligt regleringsbrevet redovisa sina kostnader för att omlokalisera verksamheten från till . Den redovisning som lämnat i årsredovisningen avser inte periodiserade kostnader utan bara det som anslagsavräknats . Redovisningen blir därmed inte korrekt. Årsredovisningen är inte undertecknad av myndighetens chef, vilket strider mot förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. (dnr 32-2007-0709) köper in konst för utplacering vid statliga myndigheter. förvarar dock konst som återlämnats exempelvis i samband med att en myndighet flyttar eller läggs ned. Myndigheten har inte tillräcklig kontroll över sitt lager av konst som uppgick till närmar 3000 konstverk. De bristande rutinerna medför risk för att konstverk kommer bort eller att inte vet var konsten utplacerats. Myndigheten har vidtagit åtgärder för att rätta till bristerna. (dnr 32-2007-0762) har haft brister i sin uppföljning och avstämning av räntekontot. Det har inneburit att posten redovisats felaktigt och att räntekontokrediten överskridits . Brister i avstämningen har även lett till att en differens om i avräkning mot statsverket inte upptäckts. Dessa brister, tillsammans med andra mindre brister i resultatredovisningen, tyder på att kvalitetssäkringen av årsredovisningen inte fungerat tillfredsställande. (dnr 32-2007-0713) är huvudman för . Resultatet för kursgården har varierat kraftigt . Utvecklingen tyder på att kursgården har svårt att nå regeringens mål om full kostnadstäckning. (dnr 32-2007-0714) beslutade om personalomställningar som medför beräknade framtida kostnader om . Av årsredovisningen framgår inte att myndigheten har fattat ett sådant beslut och vilka effekter som beslutet medför.