sou · GUB318 · 2007-01-01 00:00:00 — 8.ärendenummer, ärendekoder, ärendemening och andra upp- gifter som beskriver ett ärende där den enskilde förekommer, och 9.upplysningar om händelser och åtgärder i ett ärende där den enskilde förekommer. Rättslig reglering av behandling av personuppgifter Enligt de närmare bestämmelser som anges i 18–20 §§ förord- ningen får , polismyndigheterna, Ekobrotts- myndigheten, , , Riksåklagaren och åklagarmyndigheterna () ha direktåtkomst till kustbevakningsdatabasen och uppgifter i databasen lämnas ut till dessa myndigheter på medium för automatiserad behandling. I första hand gäller att uppgifterna skall användas i respektive myndighets brottsbekämpande verksamhet. Vissa uppgifter får också lämnas ut på medium för automatiserad behandling till . Vid sökning i kustbevakningsdatabasen får sådana känsliga person- uppgifter som avses i 13 § personuppgiftslagen inte användas som sökbegrepp (21 §). Vid sökning efter en handling som upprättats i ett ärende får som sökbegrepp endast användas uppgifter om: 1.namn samt person-, samordnings- eller organisationsnummer, 2.fordonsnummer och fartygs namn, nummer eller identitet, 3.datum då handlingen upprättades, 4.diarienummer eller annan beteckning på handlingen, 5.till vem handlingen har expedierats, och 6.i korthet vad handlingen rör. Bestämmelserna i personuppgiftslagen om rättelse och skadestånd gäller vid behandling av personuppgifter enligt förordningen (23 §). Bestämmelsen om rättelse i 28 § personuppgiftslagen innebär att den personuppgiftsansvarige är skyldig att på begäran av den registrerade rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte behandlats i enlighet med lagstiftningen. Enligt 48 § personuppgiftslagen skall den personuppgiftsansvarige ersätta den registrerade för skada och kränkning av den personliga integriteten som en behandling av personuppgifter i strid med den lagen har orsakat. Rättslig reglering av behandling av personuppgifter Personuppgifter skall gallras när de inte längre behövs med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Uppgifter om personer som inte är misstänkta för brott skall gallras senast efter det att behandlingen inleddes. får emellertid föreskriva att personuppgifter trots detta får bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål (24 §). beslut enligt förordningen om rättelse och om avslag på ansökan om information enligt 26 § personuppgiftslagen får överklagas till allmän förvaltningsdomstol, dvs. länsrätten (25 §). Någon sekretessbestämmelse motsvarande 7 kap. 17 och 18 §§ sekretesslagen (1980:100) om förande av och uttag ur register finns inte beträffande register. I sekretesslagen anges uttryckligen i dels 5 kap. 1 § som innehåller regler till skydd för det allmännas brottsförebyggande och brottsbeivrande verksamhet, dels 9 kap. 17 § i vilken paragraf finns regler om sekretess beträffande förundersökning m.m. till skydd för enskilds intressen. Om sekretess för uppgifter i verksamhet se vidare kap. 11. 5.1Register och andra datorsystem som förs i verksamhet I vårt uppdrag ingår att kartlägga behandling av personuppgifter. Detta skall enligt direktiven ske genom en inventering av de register och databaser som förs inom . Vi skall vidare sätta oss in i det arbete som pågår inom för att utveckla befintliga register och databaser och inrätta nya. Utanför uppdraget faller behandling av personuppgifter i verksamhet som rör intern administration. Mot bakgrund av detta vårt uppdrag följer nedan en översiktlig beskrivning av de befintliga system som används i verksamhet för automatiserad behandling av personuppgifter m.m. Som redovisats i det föregående kapitlet regleras behandling av personuppgifter genom bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) och förordningen (2003:188) om behandling av personuppgifter inom (förordningen). Förordningen gäller för behandling av personuppgifter i verksamhet som rör brottsbekämpning, kontroll och tillsyn samt ärenden om vattenföroreningsavgift. Övrig behandling av personuppgifter i verksamhet regleras i sin helhet av personuppgiftslagen. Enligt 11 § förordningen får det i verksamhet finnas en samling uppgifter och handlingar som med hjälp av automatiserad behandling används gemensamt i verksamheten för de ovan angivna ändamålen (kustbevakningsdatabasen). Begreppet databas har i förordningen en rättslig innebörd utan direkt teknisk anknytning avsedd att möjliggöra särskilda regler för sådan automatiserad behandling av personuppgifter som används gemensamt i verksamheten och som inte är av helt tillfällig natur. När det nedan talas om system som ingår i kustbevaknings- databasen avses härmed tekniska datorsystem som omfattas av det rättsliga begreppet databas. Att ett system för automatiserad behandling av uppgifter omfattas av kustbevakningsdatabasen innebär således att uppgifterna som behandlas i systemet är gemensamt tillgängliga i verksamheten. 5.2.1Kustbevakningens informations- och beslutsstödsystem (KIBS) Informations- och Beslutsstödssystem (KIBS) är ett system som innehåller uppgifter om fartyg och anmärkningar om vidtagna åtgärder gentemot fartyg. KIBS används vid planering, genomförande och uppföljning av sådan sjöövervakning, kontroll- och tillsynsverksamhet samt miljöräddningstjänst till sjöss som i enlighet med särskilda föreskrifter åligger . KIBS förs för hela myndighetens kärnverksamhet innefattande såväl brottsförebyggande och brottsbekämpande verksamhet som räddningstjänst och ärenden om vattenföroreningsavgifter samt ordningshållning i sjötrafiken. KIBS är inget ärendehanterings- system utan används främst för planering och uppföljning av den operativa verksamheten. I KIBS förs primärt uppgifter om fartyg samt till viss del uppgifter om fartygs ägare eller befälhavare. Vidare förekommer uppgifter om fartygs koppling till misstänkt brottslig verksamhet och till rapporterade brott, noterade brister i samband med tillsyn samt andra uppgifter av betydelse för den riskanalysbaserade kontrollverksamheten. KIBS innehåller även uppgifter i form av dagböcker, loggböcker och patrullorder. Dagböcker i KIBS kan inkludera noteringar om tips, iakttagelser och andra uppgifter som föranlett insatser i räddnings-, ordnings- hållande- eller brottsbekämpande verksamhet. Beträffande brotts- bekämpande åtgärder eller uppgifter om brottslig verksamhet som är av intresse i underrättelseverksamhet finns i dagboken endast hänvisningar till ärendenummer i underrättelse- diariet eller rapportdiariet (se vidare nedan). För uppföljning och eventuellt fortsatta åtgärder antecknas i dagboken uppgifter om de fysiska personer som kontaktar myndigheten. för fartyg innehåller endast uppgifter som förs för myndighetens interna verksamhet. I en patrullorder finns uppgifter om personalplanering som delvis rör den rent interna verksamheten. innehåller patrull- orderna också uppgifter om planering och inriktning av kontroll- och tillsynsverksamheten och av den brottsbekämpande verksamheten. Såvitt avser räddningstjänst finns i en patrullorder uppgifter om räddningsoperationer och oljeskadeärenden. Samtliga kustbevakningstjänstemän har eller kan få tillgång till KIBS. Det är chefen för sjöövervakningsavdelningen som i samråd med chefen för räddningstjänstavdelningen och personuppgifts- ombudet meddelar riktlinjer för tillgång till KIBS och vilken behörighet tillgången skall vara förenad med. Med behörighet avses här allt från att endast ha behörighet att söka och läsa information till behörighet att bearbeta (ändra, införa eller utplåna) information och att besluta om utlämnande av information till enskilda och till företrädare för svensk eller utländsk myndighet. Dokumentation i KIBS av planering, genomförd verksamhet och uppföljning skall föras i enlighet med gällande föreskrifter. På lokal nivå skall systemet stödja kvaliteten i det dagliga övervaknings- och kontrollarbetet. Det kan gälla information om när visst område eller objekt övervakades/kontrollerades senast samt resultatet därav. Vidare skall systemet erbjuda möjlighet till uppföljning av den egna insatsen i relation till de mål som regionen har satt upp för stationen och enheten m.m. På regionalnivå skall systemet främst stödja styrning av verksamhetsproduktionen mot given inriktning och fastställd verksamhetsplan. Systemet skall också användas som ett av flera verktyg i den riskanalysbaserade verk- samheten samt stödja dokumentation och uppföljning av verksam- heten vid regionledningen. På central nivå skall systemet stödja målstyrning och uppföljning av de av regeringen och fastställda målen samt ge underlag för de återrapporteringskrav som regeringen ställer i regleringsbrevet. De uppgifter som behandlas i KIBS hänförs främst till själva fartygen, men även uppgifter om fartygens ägare (fysiska eller juridiska personer) behandlas. Dessa uppgifter kan hämtas in via register hos bl.a. eller , vilka Kustbevak- ningen har tillgång till. och får i sin tur ut vissa uppgifter ur KIBS i digital form, men har ingen direkt- åtkomst till systemet. I KIBS noteras vidare utfallet av sökningar i Schengens informa- tionssystem (SIS). Här antecknas också eventuella anmärkningar eller rapporterade brott p.g.a. brister i anmälningsförfarandet enligt schengenreglerna eller bestämmelserna om sjöfartsskydd. Upp- gifter om de personer som finns upptagna på besättningslista behandlas endast direkt i SIS och överförs inte till KIBS. Uppgifter om fartyg som hanteras inom rutinerna för förhands- anmälning överförs i vissa fall till polismyndighet, och , men dessa myndigheter har inte direktåtkomst till KIBS. 5.2.2Andra system inom kustbevakningsdatabasen Nedan beskrivs mycket kortfattat en rad andra uppgiftssamlingar som vid sidan av KIBS är gemensamt tillgängliga i Kustbevak- ningens verksamhet. Genomgående används de benämningar som tillämpar internt på de olika tekniska systemen för uppgiftsbehandling. I fiskerikontrolldatabasen behandlas bl.a. uppgifter om fiske och fiskefartyg för genomförande, uppföljning, planering och risk- analysbaserad inriktning av fiskerikontrollen. Inom fiskerikontroll- databasen finns även ett system för tredjelandfartygs aktiv/passiv- anmälan som administrerar åt . Vid finns vid varje region särskilda s.k. rapportdiarier över de brott som myndigheten rapporterar till polismyndighet, eller . Diarierna syftar till att utgöra stöd för genomförande och uppföljning av den brottsbekämpande verksamheten samt för planering och inriktning av sjöövervakningsverksamheten samt kontroll- och tillsyns- verksamheten. Diarierna har dock även inrättats med det särskilda syftet att möjliggöra myndighetens återrapportering till regeringen i enlighet med uppdrag i regleringsbrev avseende bl.a. antalet rapporter som lett till rättsliga åtgärder. I diarierna antecknas bl.a. diarienummer, uppgifter om tidpunkt för brott, geografiskt område för brottet, fartyg som berörs, brottstyp samt handläggare och handläggningsåtgärd. I förekom- mande fall antecknas även diarienummer hos polismyndighet, och/eller . Vidare kan även anges uppgifter om ärendets status efter det att ärendet lämnats vidare i rättskedjan och om vilket beslut ärendet/rapporten slutligen föranlett avseende förundersökning eller åtal, ordningsbot eller strafföreläggande alternativt dom eller annat beslut av domstol. Detta är uppgifter som är nödvändiga för ovan nämnda åter- rapporteringskrav. Ett rapportdiarium är således ett särskilt register som innehåller uppgifter om handläggningsstatus beträffande rapporterade brott och förundersökningar. Tillgång till diariet har endast egna vakthavande befäl, förundersökningsledare och vissa handläggare vid regionerna. innehåller ett diarium endast uppgifter om fartyg och inga direkta personuppgifter annat än avseende de tjänstemän som ansvarar för handläggningen inom samt beslutande åklagare. Några särskilda brottsutredningsdatabaser med utredarstöd finns således inte , annat än som lokalt uppbyggda katalogstrukturer i vanliga ordbehandlingsprogram. I stället finns visst blankettstöd och arbetet utförs i huvudsak manuellt efter fortlöpande utskrifter av underlag. System- och kommunikationslösningar för överföring digitalt av utredningar till åklagare och polis saknas således. Vidare är de beslagsliggare som förs regionalt helt förteckningar över beslag. Underrättelsediariet är ett renodlat diarium med en förteckning över underrättelseärenden. Det innehåller inte i sig några självständiga underrättelser. På grund av avsaknad av bra teknikstöd har underrättelsediariet behandlats automatiserat i ordinärt kalkylprogram. Till uppgifterna i underrättelsediariet har endast ett mycket begränsat antal tjänstemän tillgång. I diariet antecknas uppgifter om inkomstdatum, ärendenummer, handläggare, ärendetyp, avsändare och objekt som ärendet rör. Vidare finns bl.a. uppgifter om ärendemening och i fall någon operativ åtgärd vidtagits eller inte. bilddatabas över fartyg som omfattas av myndighetens kontroll och tillsyn (, Organizer) är en databas under uppbyggnad med bilder av kontrollobjekt, dvs. Bilderna i databasen är sökbara på fartygsnummer. Syftet med databasen är att kunna identifiera fartyg vid genomförandet av kontroll och tillsyn samt räddnings- insatser. Databasen skall även kunna användas i det brotts- bekämpande arbetet och för handläggning av vattenförorenings- ärenden. används emellertid för identifierings- och efter- sökningssyfte främst försvarsmaktens motsvarande system IGRIS. På bilderna i databasen kan undantagsvis fysiska personer förekomma. Eventuella bilder på fysiska personer som behövs för underrättelseverksamheten behandlas helt avskilt och huvudsakligen manuellt. är ansvarig för tillståndsgivning enligt lagen (1992:1140) och förordningen (1992:1226) om ekono- miska zon avseende marinvetenskaplig forskning från utländska forskningsfartyg. Uppgifter i ärenden om sådana tillstånd finns samlade i en databas hos . är också tillsynsmyndighet enligt denna lagstiftning. Den marinvetenskapliga forskningsdatabasen består av ett filsystem särskilt inrättat för den databehandling som sker inom ramen för handläggning av ärenden om tillstånd till marinveten- skaplig forskning. Den innehåller bl.a. uppgifter om fartygens identitet, forskningsverksamhet, tidsperiod och geografiskt område för forskning samt tillståndens giltighet. I databasen finns uppgifter om både juridiska och fysiska personer som förekommer i tillståndsärenden. Med särskilda undersökningar avses här ärenden i vilka upprättas särskilda register där behandling av underrättelser sker. De särskilda undersökningarna bedrivs i ärendeform efter beslut av sjöövervakningschefen. Enligt 10 § förordningen (2003:188) om behandling av person- uppgifter inom får uppgifter om en person som det inte finns någon misstanke om något visst brott mot behandlas i den brottsbekämpande verksamheten. Behandlingen får endast ske om det är nödvändigt för att förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet som innefattar brott för vilket är föreskrivet fängelse . Uppgifterna om en person som behandlas enligt denna bestämmelse skall enligt 10 § andra stycket bl.a. förses med en särskild upplysning om att personen inte misstänks för något visst brott. Om behandlingen av personuppgifter i den särskilda undersök- ningen innebär att ett register inrättas som kan antas komma att omfatta fler än 25 personer skall enligt 10 § tredje stycket behandlingen anmälas för förhandskontroll till Datainspektionen senast i förväg, eller så snart det kan ske, dock senast i samband med att behandlingen påbörjas. Sker behandlingen av personuppgifter i kustbevakningsdatabasen behöver den dock inte anmälas för förhandskontroll till Datainspektionen. Inom har ett beslut om att inleda en särskild undersökning enligt 10 § förordningen fattats. Det gäller bl.a. smuggling av människor och varor i anslutning till sjötrafiken som anländer till hamnar i , och . Sjöbasis, som är under uppbyggnad, är ett system som skall användas för att samordna de civila behoven av sjöövervakning och förmedla civil sjöinformation till berörda myndigheter, i enlighet med uppdrag enligt 10 § förordningen (2005:742) med instruktion för . Berörda myndigheter är, förutom , polismyndigheterna, , , , , , (), geologiska undersökningar. Försvarsmakten ingår i systemet enbart som förmedlare av information till Kust- bevakningen. Systemen VMS, och som beskrivas nedan kommer att ingå i Sjöbasis. Se vidare avsnitt 6.4. TRANSAS är ett sjökortssystem som finns ombord på kustbevakningsfartyg och i vilket objekt/fartyg kan registreras. MSS är ett system med olika typer av övervakningskameror som i första hand används av kustbevakningsflyget för att upptäcka och dokumentera händelser till sjöss, t.ex. oljeutsläpp och fiske- eller smugglingsbrott. Det kan även innehålla uppgifter om fartygs- identiteter. Särskild behörighet för att registrera upp- gifterna finns i 3 § förordningen (1993:1745) om skydd för land- skapsinformation. Enligt bestämmelsen får Försvarsmakten, Kust- bevakningen, , , geologiska undersökningar, (), och polismyndigheterna utföra foto- grafering och liknande registrering från luftfartyg enligt 4 § lagen (1993:1742) om skydd för landskapsinformation. allmänna diarium för ärendehandläggning förs i ett system benämnt . I diarieförs till viss del även ärenden som hör till brottsförebyggande eller brottsbekämpande verksamhet. Diariet ingår på så sätt i kustbevakningsdatabasen och omfattas därmed av bestämmelserna i den nuvarande förordningen. Andra system för behandling av personuppgifter m.m. Utöver de system om redovisats ovan finns inom en rad andra datorsystem för behandling av personuppgifter m.m. som inte omfattas av de särskilda bestämmelserna i förordningen (2003:188) om behandling av personuppgifter inom Kustbevak- ningen, eftersom behandlingen sker för andra ändamål än brotts- bekämpning, kontroll och tillsyn samt handläggning av ärenden om vattenföroreningsavgift. Behandlingen i dessa system regleras därmed i sin helhet av bestämmelserna i person- uppgiftslagen. Det rör sig huvudsakligen om system för intern administration och de omfattas således inte heller av utredningens uppdrag. 5.3Utveckling av befintliga och inrättande av nya register och datorsystem i verksamhet Med anledning av uppdrag att samordna de civila behoven av sjöövervakning och sjöinformation samt förmedla denna information till berörda myndigheter, det s.k. sjöövervak- ningsuppdraget, är ett nytt informationssystem under utveckling och uppbyggnad i samverkan med berörda myn- digheter. Systemet som benämns Sjöbasis kommer att innehålla aktuell och historisk information om bl.a. fartygs namn, position, kurs och fart kompletterad med information om iakttagelser, jämte uppgifter från förhandsanmälningar och underrättelser. Informa- tionen kommer bl.a. att kunna presenteras som en kartbild över det totala aktuella och historiska sjöläget men också vara sökbar efter ett flertal olika kriterier. Se vidare avsnitt 6.4. Som framgått ovan finns inte några särskilda brotts- utredningsdatabaser med utredarstöd eller databaser i övrigt för ärendehantering eller liknande i verksamhet. Vad som tillämpas är olika lokalt eller regionalt uppbyggda katalogstrukturer i vanliga ordbehandlings- eller kalkylprogram. finns också strukturer och system för blankettstöd för de i brottsutredningar förekommande handlingarna. En stor del av arbetet utförs således manuellt efter fortlöpande utskrifter av underlag. System- och kommunikationslösningar för överföring digitalt av utredningarna till åklagare och polis saknas också. , bl.a. med hänsyn till deltagande i den s.k. RIF-samordningen (Samordning för rättsväsendets informa- tionsförsörjning) kommer det att införas system som innehåller stöd för strukturerad hantering och utbyte av information om brott uppbyggda på inom RIF-samordningen gemensamma begrepp. Målet med RIF-samordningen är nämligen att det skall finnas en gemensam säkerhets- och kommunikationslösning och till den kopplad informationsutbytesplan för varje myndighet senast vid utgången av . Varje rapporterat brott skall då tilldelas en särskild identitet (BMID) som skall följa själva brottet genom hela rättskedjan från rapport till lagföring och verkställighet samt därmed möjliggöra den återrapportering till regeringen som har krav på sig att utföra men har svårigheter att uppfylla. måste informationen vara strukturerad på ett gemensamt sätt för alla brottsbekämpande myndigheter med information om brott (t.ex. vattenområde), brottshjälpmedel (t.ex. fartyg, flaggstat eller rederi) och ytterligare avgränsningar. Syftet är att denna struktur skall vara ett effektivt hjälpmedel för att planera och inrikta den operativa verksamheten mot typiska riskobjekt eller riskområden och därmed få höjd preventiv effekt. Syftet är också att förbättra myndigheternas och regeringens samt möjligheter att följa upp rättsväsendets samlade verksamhet och resultat. Utgångspunkten för den rättsliga lösningen av gemensam tillgång till de olika myndigheternas uppgifter inom RIF- samordningen är att varje myndighet skall medges direktåtkomst till övriga myndigheters uppgifter genom reglering i varje tillämplig registerförfattning. Databas över farligt gods Regeringen har föreslagit att skall få utökade uppgifter avseende kontroll i hamn av farligt gods.1 Vidare kräver regeringen i regleringsbrev att myndighetens kontrollverksamhet skall vara riskanalysbaserad. Dessa omständig- heter förutsätter möjlighet att behandla uppgifter såväl för genomförande av kontrollverksamheten som för uppföljning, planering och inriktning. Åtminstone behöver uppgifter om i samband med tillsyn rapporterade brott kunna beaktas för inriktningen av verksamheten. Inom pågår uppbyggnad av en särskild kontrolldatabas för farligt gods. Det är oklart om endast kommer att ha åtkomst till det system som svarar för eller om också måste ha ett eget register. Information som behöver registrera är främst uppgifter om fartyg och juridiska personer men även uppgifter, åtminstone indirekta, om fysiska personer i egenskap av ägare till fartyg och fordon. Översyn av kustbevakningsdatabasen m.m. Vid har initierats ett projekt för översyn av kustbevakningsdatabasen med dess olika deldatabaser, bl.a. KIBS, rapportdiariet, underrättelsediariet och fiskerikontrolldata- basen. Projektet kommer sannolikt att delas in ett antal delprojekt avseende utveckling och förvaltningsorganisation när det gäller stödsystem för bl.a. brottsutredningar, rapportering av brott, underrättelseverksamhet, fiskerikontroll, sjösäkerhetstillsyn och tillsyn av farligt gods. Sådan utveckling skall även samordnas med ett operativt verksamhetsstöd för inriktning, planering, genom- förande och uppföljning av sjöövervakningsverksamheten och räddningstjänsten. Syftet med projektet är bl.a. att åstadkomma ett verksamhetsstöd med högre kvalitet och användarvänlighet i den ärendebaserade dokumenthanteringen, att förstärka informations- säkerheten och därigenom öka möjligheterna att utbyta informa- tion inom myndigheten och med samverkande myndigheter samt att förbättra möjligheterna att följa upp, utvärdera och inrikta verksamheten. Projektet befinner sig ännu i ett så tidigt skede att 1 Se prop. 2005/06:51 s. 58 ff. det inte finns några konkreta slutsatser att redovisa i detta sammanhang. 5.4Behandling av personuppgifter i löpande text Vid sidan av de register och datorsystem som beskrivits ovan använder sig också av annan datorteknik, t.ex. ordbehandlings- och kalkylprogram som Word och Excel, vid framställning och bearbetning av dokument. Sådan behandling av personuppgifter, såvitt gäller den brottsbekämpande verksamheten, kontroll och tillsyn samt ärenden om vattenföroreningsavgifter, regleras i förordningen (2003:188) om behandling av person- uppgifter inom . 6Samverkan och informations- utbyte med andra myndigheter och organisationer