sou · GUB318 · 2007-01-01 00:00:00 — Det innebär att det blir rättsligt möjligt för Kust- bevakningen att i den brottsbekämpande verksamheten arbeta med elektroniskt upprättade beslut, att ta emot elektroniska dokument från myndigheter m.fl. samt att skanna inkomna pappershandlingar och lagra dem elektroniskt i en databas. Härigenom finns förutsätt- ningar för att införa en långtgående elektronisk ärende- hantering, som t.ex. kan leda till att originalhandlingar endast finns i elektronisk form och att pappersutskrifter endast är kopior av originalen. Endast handlingar som kommit in till eller upprättats hos i ett ärende, dvs. i tryckfrihetsförordningens mening allmänna handlingar, får göras gemensamt tillgängliga. Enligt vår mening måste handlingar som genom direktåtkomst sprids till tjänstemän inom en annan myndighet per definition anses ha gjorts gemensamt tillgängliga. Detta innebär att en handling som lämnas ut genom direktåtkomst till en annan myndighet inte får erhålla sin karaktär av upprättad genom själva utlämnandet, vilket i och för sig är möjligt, utan handlingen måste vara upprättad i ärendet hos innan handlingen görs gemensamt tillgänglig och sådant utlämnande sker. Det framgår också av lagtexten att handlingen skall vara inkommen till eller upprättad hos i ett ärende, för att få göras gemensamt tillgänglig. Handlingar som kommit in till och upprättats av Kustbevak- ningen får dock inte behandlas utan vissa begränsningar. Som framgått ovan så intar känsliga personuppgifter enligt personupp- giftslagen en särställning vid reglering av behandling av person- Författningsregleringen av behandling av uppgifter Vi föreslår att känsliga personuppgifter endast under vissa bestämda förutsättningar skall få behandlas i Kustbevak- ningens verksamhet. Dessa bestämmelser är generella och gäller således även vid behandling av uppgifter i den brottsbekämpande verksamheten (se avsnitt 10.2.5). När elektroniska handlingar upprättas av skall dessa särskilda regler tillämpas på samma sätt som för vilken annan behandling som helst. Någon annan begränsning av vilka uppgifter som får förekomma i upprättade handlingar föreslås inte. Det är dock naturligtvis ett krav att all behandling, även i elektroniska handlingar, sker i överensstämmelse med de ändamål som gäller för behandling av uppgifter i den brottsbekämpande verksamheten. Vid behandling av uppgifter i till inkomna handlingar är det dock inte möjligt att ha ens den begränsande bestämmelse avseende känsliga personuppgifter som vi föreslår för upprättade handlingar. Om en handling sänds in till Kustbevak- ningen i elektronisk form i ett ärende för att lagras i ett datorsys- tem, är det nämligen inte tillåtet för myndigheten att censurera innehållet genom att ta bort eventuella känsliga uppgifter, eller andra uppgifter för den delen. En handling måste naturligtvis få lagras i den form den kommer in. Vi anser därför att det inte är möjligt att ha några begränsande bestämmelser över huvud taget om vilka uppgifter som får hanteras i brottsbe- kämpande verksamhet när det gäller inkomna handlingar i ärenden. De integritetsproblem som kan uppstå vid hanteringen av elektroniskt lagrade handlingar, inkomna eller upprättade, måste i stället lösas genom begränsningar i möjligheterna att söka efter uppgifter och att få tillgång till dem genom direktåtkomst. Författningsregleringen av behandling av uppgifter Våra förslag: Namn, personnummer och samordningsnummer skall få användas som sökbegrepp endast om uppgifterna avser en person som är misstänkt för visst brott eller för brottslig verksamhet. Sökning får dock ske avseende en person annan än den misstänkte, om sökningen sker inom ramen för ett visst ärende eller en viss handling. Vid sökning efter en handling som kommit in eller upprättats i ett ärende får endast följande uppgifter användas som sökbegrepp: –uppgift från vem handling kommit in eller till vem den har expedierats, –datum då handlingen kom in eller upprättades, –diarienummer eller annan beteckning som har åsatts handlingen, och –i korthet vad handlingen rör. Som vi framhållit tidigare ingår det i vårt uppdrag att särskilt beakta intresset av att regleringen av behandlingen av personuppgifter inom brottsbekämpande verksamhet blir enhetlig, och vi har mot bakgrund härav tagit intryck av de bestämmelser som införts i den nya lagen (2005:787) om behandling av uppgifter i brottsbekämpande verksamhet, vilken trädde i kraft den 1 december 2005.38 I nämnda lag regleras särskilt sökning efter misstänkta personer och sökning efter elektroniska handlingar. Vi föreslår att motsvarande bestämmelser skall införas även i den av oss föreslagna lagen om behandling av uppgifter i verksamhet, när det gäller sådan behandling av uppgifter som sker i brottsbekämpande verksamhet. Sökning efter icke misstänkta personer Bestämmelserna om sökning efter icke misstänkta personer syftar i första hand till att hindra att personuppgifter som direkt kan hänföras till en person (namn, personnummer och samordnings- nummer) används som sökbegrepp vid sökning efter uppgifter om 38 Se prop. 2004/05:164 s. 90 f. Författningsregleringen av behandling av uppgifter personer som inte är misstänkta för brott eller för brottslig verksamhet. Sådana uppgifter får alltså användas som sökbegrepp endast avseende personer som misstänks för något visst brott eller för brottslig verksamhet. Med misstänkt för brottslig verksamhet avses här en person som på grundad anledning kan antas bedriva allvarlig brottslig verksamhet eller brottslig verksamhet som sker systematiskt (jfr avsnitt 10.4.1). Med personnummer och samordningsnummer avses de sifferkombinationer som ingår däri. Även sökning med hjälp av födelsedatum eller de sista fyra kontrollsiffrorna omfattas således av bestämmelsen, liksom sökning med hjälp av delar av ett namn. Bestämmelserna avser emellertid inte att hindra att en sökning sker avseende en person annan än den misstänkte, om sökningen sker inom ramen för ett visst ärende eller en viss handling, dvs. när man har sökt fram ärendet eller handlingen med hjälp av andra uppgifter än personuppgifter. Det är vidare tillåtet att använda nämnda sökbegrepp när sökning sker efter en person som en handling har kommit in från eller expedierats till i ett ärende. Sökning efter elektroniska handlingar Behandling av personuppgifter i elektroniska ärendehanterings- system kan innebära risker för otillbörliga intrång i den personliga integriteten som enligt vår mening kräver särskilda regler för hanteringen av elektroniska handlingar. Det bör inte vara möjligt att med hjälp av helt fri sökning göra sammanställningar av uppgifter i elektroniska handlingar i ett ärendehanteringssystem. Beroende på de tekniska förutsättning- arna skulle en sådan möjlighet kunna innebära att samman- ställningar kan göras av t.ex. samtliga förundersökningsärenden där den misstänkte har en viss nationalitet. Något påtagligt behov av att helt fritt kunna göra sammanställningar av den karaktären finns inte och bör av integritetsskäl inte heller tillåtas. Därför bör det sättas upp begränsningar för sökmöjligheterna i ärendehanterings- system. För att ärendehanteringen skall kunna skötas på ett effektivt sätt är det dock nödvändigt att handläggare ges möjlighet att söka efter enskilda handlingar, t.ex. med angivande av ärendebeteckning. Däremot väger integritetsskälen tyngre än effektivitetsskälen när Författningsregleringen av behandling av uppgifter det gäller mer sofistikerade eller exakta sökmöjligheter. Vid sökning efter en elektronisk handling bör därför endast de uppgifter som enligt 15 kap. 2 § första stycket 1–4 sekretesslagen (1980:100) skall anges i ett diarium, få användas som sökbegrepp. Det gäller uppgifter om datum då en handling inkom eller upp- rättades, diarienummer eller annan beteckning som har åsatts en handling, i förekommande fall från vem en handling har kommit in eller till vem den har expedierats samt i korthet vad handlingen rör. Med en sådan begränsning kan det inte komma i fråga att möjliggöra sökning på olika känsliga uppgifter eller kombinationer av uppgifter för att hitta en viss handling. Däremot finns det skäl att se annorlunda på frågan när en handling väl är identifierad och direkt tillgänglig för en hand- läggare. Det är rimligt att en handläggare, när han eller hon arbetar med en elektronisk handling i ett ärende, får söka sig fram till ett önskat textavsnitt i handlingen genom att använda även andra sökbegrepp än de tidigare nämnda. Några faror från integritets- synpunkt med att tillåta ett sådant förfarande föreligger knappast. De uppställda sökbegränsningarna bör därför gälla vid sökning efter elektroniska handlingar, men inte i handlingarna när de väl har identifierats. Våra förslag: , , och polismyndigheterna, och skall i sin brottsbekämpande verksamhet få ha direktåtkomst till uppgifter som behandlar för att förhindra eller upptäcka brottslig verksamhet och för att utreda eller beivra brott. Regeringen skall meddela föreskrifter om i vilken utsträckning direktåtkomst får förekomma. Direktåtkomst skall förbehållas de personer som behöver uppgifterna i sitt brottsbekämpande arbete. I avsnitt 10.2.8 har redogjorts för möjligheterna till och regleringen av andra myndigheters direktåtkomst till uppgifter som behandlas i verksamhet med stöd av den av oss föreslagna lagen. I nämnda avsnitt framgår att vilka myndigheter som skall få Författningsregleringen av behandling av uppgifter ha direktåtkomst till uppgifter i annan än brottsbekämpande verksamhet skall bestämmas av regeringen. När det däremot gäller direktåtkomst till uppgifter i den brotts- bekämpande verksamheten anser vi, mot bakgrund av att det i den verksamheten behandlas särskilt känsliga uppgifter, direktåtkomst vara förenad med sådana särskilda risker från integritetssynpunkt att det bör ankomma på att ta ställning till vilka myndigheter som skall ha tillgång till uppgifter via direktåtkomst.39 Det bör därför enligt vår mening av lag framgå vilka myndigheter som kan få direktåtkomst till uppgifter som behandlas i brottsbekämpande verksamhet. Regeringen bör sedan i förordning meddela bestämmelser om i vilken utsträckning sådan direktåtkomst får förekomma. I vårt förslag till lag om behandling av uppgifter i verksamhet anger vi att till uppgifter som behandlas i underrättelseverksamhet bör i första hand Eko- brottsmyndigheten, och polismyndigheterna, och få ha direktåtkomst. När det gäller uppgifter som behandlas av för att utreda eller beivra visst brott är det , Ekobrottsmyndig- heten, och polismyndigheterna, och som kan ha behov av direktåtkomst. Generellt gäller att det endast är uppgifter som gjorts gemensamt tillgängliga i verksamhet som kan bli föremål för direktåtkomst. Vårt förslag: Uppgifter som är nödvändiga för att framställa rättsstatistik skall lämnas till den myndighet som ansvarar för att framställa sådan statistik. Vi föreslår att samma uppgiftsskyldighet vad avser rättsstatistik som gäller enligt lagen (2005:787) om behandling av uppgifter i brottsbekämpande verksamhet skall gälla även för . Detta innebär att en sekretessbrytande bestäm- melse om när uppgifter får lämnas ut införs i lagen om behandling av uppgifter i verksamhet. 39 Jfr prop. 2000/01:33 s. 133. Författningsregleringen av behandling av uppgifter Bestämmelsen anger att uppgifter som framställa rättsstatistik skall lämnas till ansvarar för att framställa sådan statistik. (Brå).40 är nödvändiga för att den myndighet som är det Våra förslag: Uppgifter som behandlas automatiserat i ett annat ärende än en förundersökning skall gallras senast efter det att ärendet har avslutats. Uppgifter som inte hör till ett ärende skall gallras senast efter att de behandlades automatiserat första gången. Uppgifter som har gjorts gemensamt tillgängliga skall gallras senast efter utgången av det kalenderår då den sista registreringen gjordes avseende personen. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att uppgifter som behandlas automatiserat skall gallras eller bevaras. Vi vill återigen påminna om att vi, enligt våra direktiv, har att särskilt beakta intresset av att regleringen av behandlingen av personuppgifter inom brottsbekämpande verksamhet blir enhetlig. De gallringsbestämmelser som här föreslås för uppgifter som behandlas i brottsbekämpande verksamhet följer därför de som gäller enligt lagen (2005:787) om behandling av uppgifter i brottsbekämpande verksamhet.41 behandlar i sin brottsbekämpande verksamhet ett stort antal mycket integritetskänsliga uppgifter och handlingar som även kommer att göras gemensamt tillgängliga i verksamheten. Trots att det reser vissa betänkligheter i förhållande till offentlighetsprincipen är det därför enligt vår mening lämpligt att i lag uttrycka huvudregeln om att gallring av sådana uppgifter och handlingar skall ske, men ge regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer möjlighet att föreskriva om undantag när det anses motiverat. Exempel på sådana undantag kan vara register över inkomna och utgående handlingar samt andra liknande diarium som beskriver myndighetens verksamhet. I 15 kap. sekretesslagen (1980:100) finns bestämmelser om bl.a. 2004/05:164 s. 125. 2004/05:164 s. 93 ff. Författningsregleringen av behandling av uppgifter registrering av allmänna handlingar och vilka uppgifter som skall framgå av en sådan registrering. Sådana uppgifter bör inte gallras. Den lagstiftningsteknik vi använder och som är vanlig i fråga om särskilda registerförfattningar, gör att hänsyn kommer att tas till såväl offentlighets- som integritetsintressena, utan att det kräver en mer omfattande eller komplicerad författningsreglering. Särskilda gallringsbestämmelser behövs enligt vår uppfattning såväl i fråga om uppgifter och handlingar som görs gemensamt tillgängliga i brottsbekämpande verksamhet som för övriga uppgifter som behandlas automatiserat i denna verksamhet. Även den senare formen av behandling kan vara integritetskänslig. Det saknas generellt tillräckliga skäl för att skall tillåtas spara sådan information på elektronisk väg sedan den får anses ha blivit inaktuell. För olika kategorier av uppgifter som behandlas automatiserat kan det dock behövas skilda gallringsfrister. Uppgifter i register och i förundersökningar För personuppgifter som behandlas manuellt och som omfattas av den föreslagna lagstiftningen, dvs. strukturerade register, måste enligt vår mening de allmänna bestämmelserna i arkivlagen anses vara tillräckliga för att säkerställa ett gott integritetsskydd. Det finns som vi ser det ingen anledning att göra åtskillnad mellan sådan behandling och annan behandling av uppgifter på papper. får uppgifter i en förundersökning bevaras i enlighet med arkivlagens bestämmelser, dvs. det finns inga särskilda gallrings- bestämmelser för sådana uppgifter i förordningen (2003:188) om behandling av personuppgifter inom . Det innebär att för uppgifter och handlingar i förundersökningar gäller samma regler oavsett om behandlingen sker på papper eller om den sker automatiserat. En anledning till att uppgifter i förundersökningar kan behöva behandlas även efter att ärendena har avslutats är att uppgifterna i ett senare skede, ofta tillsammans med ny information, kan läggas till grund för att på nytt ta upp en nedlagd förundersökning eller för att inleda en ny förundersökning. Vi instämmer i lagstiftarens motsvarande bedömning avseende brottsbekämpande verksamhet att det inte finns skäl att föreslå andra bestämmelser om bevarande och gallring av Författningsregleringen av behandling av uppgifter material i förundersökningar än de som gäller . Det innebär att uppgifter och handlingar i förundersökningar skall bevaras i enlig- het med arkivlagens regler, oavsett om uppgifterna görs gemensamt tillgängliga i verksamheten eller behandlas på annat sätt. Uppgifter som behandlas automatiserat Uppgifter som är föremål för automatiserad behandling i ett ärende bör enligt vår mening gallras senast efter det att ärendet har avslutats. Uppgifter som inte hör till något ärende och som heller inte har gjorts gemensamt tillgängliga i den brottsbekämpande verksamheten bör i stället gallras senast efter det att de behandlades automatiserat första gången. Detta innebär att information i den brottsbekämpande verksamheten inte får lagras elektroniskt utan att på ett konkret sätt användas i verksamheten. Det skall med andra ord inte vara tillåtet att i elektronisk form lagra information som kan vara bra att ha . Om däremot åtgärder vidtas genom att informationen tillförs ett pågående ärende eller om ett nytt ärende öppnas med anledning av informationen, får den dock bevaras även efter ettårsfristen som en del av det nya ärendet. Detsamma gäller om uppgifterna görs gemensamt tillgängliga i verksamheten genom att de förs in i ett register eller databas som används i verksamheten. Att uppgifterna skall gallras innebär i detta samanhang att de kan föras över på papper, varefter den elektroniskt lagrade informa- tionen raderas. De uppgifter som finns kvar endast på papper omfattas då inte längre av den föreslagna gallringstiden, utan av de allmänna bestämmelserna i arkivlagen. En promemoria som har upprättats av en tjänsteman och som denne vill spara får alltså tryckas ut på papper. Uppgifter som har gjorts gemensamt tillgängliga i den brotts- bekämpande verksamheten skall enligt våra förslag gallras senast efter utgången av det kalenderår då den sista registreringen gjordes av en uppgift beträffande den aktuella personen. Denna gallringstid är densamma som gäller enligt lagen om behandling av uppgifter i brottsbekämpande verksamhet för uppgifter som behandlas i den s.k. tullbrottsdatabasen. När inga nya uppgifter om en person har registrerats efter att den senaste registreringen gjordes, saknas enligt vår mening Författningsregleringen av behandling av uppgifter normalt anledning att bevara uppgifterna. Om befintliga uppgifter avseende en viss person däremot kompletteras med nya uppgifter, är det ofta av stort värde att även bevara de äldre uppgifterna. 10.5Behandling av uppgifter för samordning av sjö- övervakning och förmedling av sjöinformation 10.5.1Uppgifter om brott och brottslig verksamhet samt känsliga personuppgifter Våra förslag: Uppgifter om att en person har begått ett visst brott och uppgifter om att en person utövar eller kan komma att utöva brottslig verksamhet skall inte få göras gemensamt tillgängliga när de behandlas för ändamålet att samordna civila behov av sjöövervakning och förmedla civil sjöinformation. Inte heller skall uppgifter som avslöjar en persons ras eller etniska ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelse, medlemskap i fackförening, hälsa eller sexualliv få göras gemensamt tillgängliga för nämnda ändamål. Uppgifter om brott och brottslig verksamhet Lagstiftningsarbetet visar att regeringen och har iakttagit stor försiktighet i fråga om myndigheternas möjligheter att registrera personuppgifter som rör bl.a. misstänkt brottslig verksamhet och att genom direktåtkomst utbyta sådana uppgifter med andra myndigheter. Flera av de berörda myndigheterna i systemet för samordning av sjöövervakning och förmedling av sjöinformation är brottsbekämp- ande myndigheter som behandlar sådana uppgifter. Såväl Kust- bevakningen som , polismyndigheterna och hanterar brottsbekämpande uppgifter i sin verksamhet och förmedlar sådana uppgifter till övriga brottsbekämpande myndigheter. Behandling av uppgifter i den brottsbekämpande verksamheten regleras ingående i särskilda registerlagar, med bl.a. särskilda bestämmelser om utlämnande till andra myndigheter. I lagen om behandling av uppgifter i brottsbekämpande verksam- Författningsregleringen av behandling av uppgifter het, finns särskilda regler för behandling av uppgifter i verksamhet med att upptäcka och förhindra brottslig verksamhet samt med att utreda eller beivra visst brott. Med denna lag som förebild föreslår vi en ny lag om behandling av uppgifter i verksamhet, med särskild reglering för behandling av uppgifter i den brottsbekämpande verksamheten och under vilka förutsätt- ningar andra myndigheter får ha direktåtkomst till uppgifter som behandlas i denna verksamhet. För polismyndigheterna finns mot- svarande reglering i polisdatalagen (1998:622). Syftet med samordning av sjöövervakning och förmedling av sjöinformation är att de berörda myndigheterna skall lämna sjörelaterad information till , som skall samordna, bearbeta och lagra den insamlade informationen, för att sedan på ett effektivt sätt förmedla ut denna till de myndigheter som är i behov av information. Med sjörelaterad information avses i första hand grundinformation om fartyg och andra objekt till sjöss, position, fart, kurs m.m. samt tilläggsinformation såsom uppgifter om bl.a. ägarförhållanden, last och besättning. För att kunna hantera den stora mängd information som måste behandlas i samordning av sjöövervakning och förmedling av sjöinformation inrättas inom myndigheten en särskild databas där uppgifterna görs gemensamt tillgängliga. Avsikten är att information skall samlas in från och förmedlas till berörda myndigheter helt automatiserat och i stor utsträckning via direktåtkomst. I denna databas kommer samtliga berörda myndig- heter att ha tillgång till uppgifter i den utsträckning det behövs för respektive myndighets verksamhet. Mot bakgrund av syftet med samordning av sjöövervakning och förmedling av sjöinformation, det stora antalet myndigheter med vitt skilda verksamhetsområden som är berörda och den typ av uppgifter som skall behandlas i systemet kan det enligt vår mening inte anses vara avsikten att särskilda databas för ändamålet skall utgöra ett myndighets- gemensamt underrättelseregister med omfattande registrering av uppgifter om personer som är misstänkta för att utöva eller för att kunna komma att utöva brottslig verksamhet. Detta system skall vara ett rent informationsspridningssystem för förmedling av sjörelaterade uppgifter och inte ett register med underrättelse- information med avseende på brottslig verksamhet. För att säkerställa att sådana för den enskilde känsliga uppgifter som att någon är misstänkt för brott eller brottslig verksamhet inte Författningsregleringen av behandling av uppgifter behandlas i det aktuella sammanhanget, anser vi det nödvändigt att det tas in en särskild bestämmelse i den lag vi föreslår som uttryckligen talar om att sådana uppgifter inte får göras gemensamt tillgängliga. Vi föreslår därför att uppgifter om att en person har begått ett visst brott och uppgifter om att en person utövar eller kan komma att utöva brottslig verksamhet inte skall få göras gemensamt tillgängliga om de behandlas för ändamålet att samordna civila behov av sjöövervakning och förmedla civil sjöinformation. Vad vi nu föreslår hindrar emellertid inte att de uppgifter som väl behandlas i särskilda databas för samordning av sjöövervakning och förmedling av sjöinformation skall kunna användas hos de brottsbekämpande myndigheterna även i deras respektive verksamhet med att förhindra och upptäcka brottslig verksamhet och med att utreda och beivra brott. Även annan information än sådan som uttryckligen anger att en person är misstänkt för brottslig verksamhet fyller naturligtvis en viktig funktion i den brottsbekämpande verksamheten. Vidare kommer särskilda informationssystem att innehålla omfattande sök- och koordineringsmöjligheter. Här- igenom kan t.ex. polisen få veta att en person, som myndigheten av någon anledning är intresserad av, befinner sig på ett visst fartyg och vart det fartyget är på väg m.m. Systemet med samordning och förmedling av sjöinformation kommer på så sätt att vara ett viktigt instrument i den brottsbekämpande verksamheten, även utan att uppgifterna i den särskilda databasen innehåller information som avslöjar att en person är misstänkt för ett visst brott eller för brottslig verksamhet.