urf · GUA5URF2 · 2007-01-01 00:00:00 — Det innebär bland annat att de önskade effekterna av IT- stödet konkretiseras, målgrupperna identifieras och analyseras samt att IT- stödets egenskaper och funktioner specificeras. Resultatet av dessa aktiviteter ställs samman i en kravspecifikation. Arbetets organisation och resursåtgång För att tillföra relevant kompetens, avlasta RDF:s personal och snabba på utvecklingsprocessen används konsulttjänster för utvecklingen av IT-stödet. Det kan bli aktuellt att upphandla IT-tjänster inom kompetensområden som verksamhetsutveckling och strategi samt systemutveckling. Det är möjligt att använda externa tjänster under olika stadier i processen, och det finns fler BILAGA 7 IT-UPPHANDLING FÖR STÖD TILL IPEX alternativa sätt att lägga upp arbetet på. Nedan redovisas två olika vägar vid upphandling av konsulttjänster: Alternativ 1: Konsulttjänster upphandlas för att utföra en förstudie, genomföra kravinsamling och ta fram en kravspecifikation. Med bland annat kravspecifikationen som underlag kan RDF sedan gå ut i en ny upphandling för att hitta konsulter med relevant kompetens för att genomföra arbetet med systemutvecklingen. Alternativ 2: Konsulttjänster upphandlas för hela utvecklingsprojektet vid ett och samma tillfälle. Uppdraget innefattar då hela processen från att ta fram en förstudie, genomföra kravinsamling och ta fram en specifikation, till att utföra systemutvecklingen. Vad som bland annat talar för att välja alternativ 1 är att det kan komma fram faktorer under arbetet med förstudien som har relevans för upplägget av det fortsatta arbetet och för de krav som RDF vill ställa på de IT-tjänster som ska upphandlas. Då ger en stegvis process större handlingsutrymme och flexibilitet än om tjänster för hela utvecklingsprojektet upphandlas vid ett enda tillfälle. Att i stället låta hela utvecklingsprojektet ingå i uppdraget kan å andra sidan i bästa fall medföra att hela processen att bygga ut IT-stödet går något snabbare. En projektorganisation enligt gängse modell i RDF bör sättas upp. För att projektet ska bli framgångsrikt och för att de uppsatta målen ska nås, är det viktigt att inte underskatta tids- och resursåtgången för utveckling av IT-stöd. Man bör komma ihåg att även om konsulter engageras för arbetet så behövs insatser även från RDF:s personal. Det finns en tumregel som säger att kunden lägger ned två till fyra gånger mer tid i ett IT-projekt än vad konsulten gör. IT-UPPHANDLING FÖR STÖD TILL IPEX BILAGA 7 Nedan följer en kronologisk aktivitetslista som sammanfattar de olika stegen i processen att utveckla IT-stöd för och hantering av EU-frågor i . Ta fram upphandlingsdokument och genomföra en upphandling av konsulttjänster. Genomföra en förstudie. Välja lösningar och göra prioriteringar. Samla in krav och sammanställa en Eventuellt genomföra en ny upphandling av Genomföra utveckling av IT-stödet i enlighet med Driftsätta IT-stödet, genomföra utbildning och Följa upp och utvärdera. Plan för utbildning i EG-rätt m.m. för riksdagsförvaltningen Genomförandegruppen har tidigare konstaterat att genomförandet av förslag angående behandlingen av EU-frågor kommer att ställa större krav på såväl ledamöter som anställda i riksdagsförvaltningen. En förutsättning för att EU-frågorna skall kunna integreras i det dagliga politiska arbetet är att hela förvaltningen har den kunskap som kommer att krävas. Med detta som utgångspunkt har genomförandegruppen identifierat ett antal områden där utbildningsinsatser för berörda grupper bedöms som avgörande för att de skall kunna möta de nya krav som kommer att ställas. Vissa områden berör ett stort antal anställda medan andra bedöms vara särskilt väsentliga för en mindre grupp. För att kunna göra en riktig bedömning av behovet av kompetensutveckling bör en individuell utvärdering göras för varje anställd i samråd med närmsta chef. förslag till nya arbetsformer för utskotten ställer större krav än tidigare på kunskaper i EG-rätt hos föredragande och kanslichefer vid utskottskanslierna. Behovet blir tydligt både vid framtagandet av beslutsunderlag till kammarkansliet och vid utlåtandeframställningen och framför allt vid den subsidiaritetskontroll som skall göras av utskottet vid behandlingen av samtliga förslag. Genomförandegruppen har också gjort bedömningen att de nya arbetsformerna kommer att innebära fler uppdrag med EU-anknytning till utredningstjänsten. Mer djuplodande kunskaper på EU-området behövs därför för att kunna möta de nya kraven. Verket för förvaltningsutveckling, Verva, ger utbildningar för statsförvaltningen. I kursutbudet finns bl.a. EU-kunskap och fördjupningskursen EU-rätt om vardera 5 poäng. Kurserna ger fördjupade kunskaper om , arbetssätt och politik samt förhållandet till den svenska grundlagen, domstolarna, monopolen och arbetsrätten. Ett mål bör vara att den kompetens som dessa utbildningar ger skall finnas hos alla föredragande och kanslichefer vid kanslierna i utskott och samt utredare vid utredningstjänsten. Verva ger också kurser på en mer grundläggande nivå om EU och EG-rätt. För assistenter vid utskottskanslier och kan dessa utgöra en god hjälp inför de arbetsuppgifter som de nya arbetsformerna medför. EU:s grundläggande regelverk bör också göras mer tillgängligt. Europafördragen bör därför på samma sätt som grundlagar och riksdagsordningen distribueras till samtliga riksdagsledamöter och utskottskanslier samt till utredningstjänsten. PLAN FÖR UTBILDNING I EG-RÄTT M.M. FÖR RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN BILAGA 8 De föreslagna arbetsformerna syftar till att säkerställa att EU-frågorna redan i ett tidigt skede i EU:s beslutsprocess förankras och debatteras i . EU-frågorna skall också ses som en del i den vardagliga politiska verksamheten. Det förutsätter att utskottskanslierna planerar utskottets långsiktiga verksamhet också utifrån EU-institutionernas planeringsdokument. För att detta skall låta sig göras krävs att utskottskanslierna har kännedom om vilka de olika planeringsdokumenten är, när de presenteras och var de går att finna. Lika viktigt som att komma in tidigt i behandlingen är det att utskotten löpande följer de aktuella frågorna på respektive område i såväl rådet som . Den nya behandlingen av EU-dokument kräver följaktligen en god kännedom bland alla medarbetare vid utskottskanslierna i dokumentsökning på webbplatser och i databaser. En sådan utbildning bör göras utskottsvis med särskild inriktning på de områden som är relevanta för respektive utskottskansli. Kunskaper hos befintliga resurser inom riksdagsförvaltningen (och EU-upplysningen) skulle kunna användas vid dessa utbildningstillfällen. Frågan om bestämmelserna om sekretess kan i samband med införandet av de nya rutinerna komma att bli mer betydelsefull än . Vissa enheter har goda kunskaper om lagstiftningen på området och inarbetade rutiner medan frågan för andra enheter endast undantagsvis har varit aktuell. Ansvarig chef på respektive enhet bör ha kunskaper om gällande bestämmelser i sekretesslagen. Det är därför lämpligt att juridiska enheten vid riksdagsförvaltningen vid behov tillhandahåller en utbildning på området. Enligt 4 kap. 17 § riksdagsordningen råder tystnadsplikt i utskotten i fråga om vad som skall hållas hemligt enligt beslut av regeringen eller utskottet med hänsyn till rikets säkerhet eller av annat synnerligen viktigt skäl som betingas av förhållandet till en främmande stat eller en mellanfolklig organisation. Frågan om tystnadsplikt har för flertalet enheter av förklarliga skäl sällan diskuterats. I samband med utskottens samråd med regeringen kan frågan däremot tänkas bli aktuell. Möjligheten finns att information lämnas som inte får spridas av tjänstemännen, och en erinran om bestämmelserna kan därför i vissa fall vara lämpligt. Underlag till riksdagsförvaltningens beredning av budgetförslag för genomförandet av förslag om behandlingen av EU- frågor och samt arbete med IPEX Beredningen i av förslag i en ny tid (2005/06:RS3) är nu avslutad (bet. 2005/06:KU21). kommer att fatta beslut i ärendet . Förslagen om behandlingen av EU-frågor föreslås träda i kraft . Arbetet med IPEX () har redan inletts. Uppdraget för genomförandegruppen för behandlingen av EU-frågor och IPEX är att utarbeta rutiner och rekommendationer i syfte att underlätta genomförandet av förslag. Arbetet bör utmynna i en genomförandeplan i vilken bör ingå förslag om rutiner, resurser, tekniska lösningar, informationsåtgärder och former för samverkan mellan förvaltningens olika delar. Enligt uppdraget bör arbetet i första hand inriktas på att planera vilka åtgärder som bör vidtas och identifiera vilka resursfrågor som bör tas upp i samband med riksdagsförvaltningens beredning av budgetförslaget för och/eller vilka åtgärder som fordrar tekniska lösningar av den art att arbetet bör initieras . Arbetsgruppen skall enligt uppdraget ha avslutat sitt arbete innan öppnar . Utgångspunkterna för en preliminär resursberäkning Genomförandegruppen har inledningsvis koncentrerat arbetet på att starta upp arbete med IPEX, och har i den delen slutfört sitt uppdrag. Arbetet redovisas i bifogade PM. (Anm.: Denna PM är införd som bilaga 5 i genomförandegruppens rapport.) I övrigt är genomförandegruppen i början av sitt arbete. Det innebär att det finns svårigheter att redan nu beräkna hur mycket resurser som kommer att krävas för att genomföra förslagen om behandlingen av EU-frågorna. Gruppen anser därför att de resurser som föreslås successivt tillförs verksamheten i två eller tre steg () för att därmed bättre anpassas UNDERLAG TILL RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS BEREDNING AV BUDGETFÖRSLAG FÖR ÅR 2007 BILAGA 9 2006/07:URF2 Detta ger också en möjlighet att stegvis styra resurserna till de områden som visar sig kräva mer insatser. För att kunna lämna i vart fall ett preliminärt ställningstagande har genomförandegruppen utgått från hur arbetet bedrivs och jämfört detta med de förändringar som föreslås. Med detta som underlag har genomförandegruppen gjort en skattning av resursbehovet i termer av antalet årsarbetskrafter eller tjänster men också i utbildningsinsatser m.m. Genomförandegruppen överlämnar till andra delar av riksdagsförvaltningen att göra de närmare ekonomiska beräkningarna utifrån detta. Genomförandegruppen vill understryka att detta är en preliminär resursberäkning. Frågan om att höja ambitionsnivån i behandlingen av EU-frågorna är inte ny. Genomförandegruppen uppfattar intentionerna med förslag så, att denna ambitionshöjning nu skall realiseras fullt ut och medel ställas till förfogande för detta. Ytterligare resursförstärkningar, dvs. utöver vad som föreslås nedan, kan därför komma att behövas framöver för att uppnå syftet med förslaget: att skall spela en central roll i behandlingen av EU-frågorna. Gruppen förutsätter därför att genomförandet redan från början följs och utvärderas för att man löpande skall kunna ompröva resursfrågorna. Även frågor av mer övergripande, organisatorisk art bör löpande utvärderas. Med utgångspunkt i hur arbetet med EU-frågor bedrivs och vad som förväntas av organisationen enligt förslag gör genomförandegruppen följande bedömning beträffande resursbehovet. Genomförandegruppen ser det som nödvändigt med en samordningsfunktion för EU-frågorna. En sådan finns till vissa delar inom kammarkansliet med en biträdande kammarsekreterare, en byrådirektör på deltid samt representant vid EU:s institutioner. Kammarkansliet svarar för diarieföring och distribution av EU-dokument inom . En ny, övergripande och omfattande arbetsuppgift blir enligt förslaget att, i samråd med berörda utskott, bedöma vilka samrådsdokument utöver grön- och vitböcker som bör föreslås för utskottsbehandling och debatt i kammaren. Ärendena skall föredras för talmannen som efter samråd med företrädare för partigrupperna avgör vilka dokument som skall väljas ut för behandling. inkommer ett hundratal sådana dokument , och ett tiotal grön- och vitböcker. Kommissionens planeringsdokument bör enligt förslaget ägnas ökad uppmärksamhet för att skall vara väl förtrogen med vilka samrådsdokument som kommissionen kan förväntas presentera. Utskotten bör följa sina respektive områden, men det krävs också en övergripande, mer samordnad bild av förväntade ärenden. 2006/07:URF2 BILAGA 9 UNDERLAG TILL RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS BEREDNING AV BUDGETFÖRSLAG FÖR ÅR 2007 Ytterligare samordning kommer även att krävas för en rad andra övergripande frågor rörande bl.a. EU-debatter i kammaren, kontakter med andra EU-länders parlament, IPEX, försök med subsidiaritetskontroller m.m. Enligt förslaget förutsätts ett ökat deltagande från ledamöternas sida i konferenser anordnade inom EU, något som enligt genomförandegruppen bör samordnas centralt. Slutligen krävs en väl fungerande samordning inom , inte minst för att undvika dubbelarbete mellan förvaltningens olika delar och för att öka utskottskansliernas delaktighet. Mot bakgrund av innehållet i de tillkommande arbetsuppgifterna anser genomförandegruppen att samordningsfunktionen även fortsättningsvis bör vara placerad i kammarkansliet. Det finns inte något egentligt utrymme för att utföra uppgifterna inom ramen för den nuvarande organisationen där. Genomförandegruppen gör därför bedömningen att det krävs ytterligare en årsarbetskraft för att genomföra dessa arbetsuppgifter, och att dessa bör utföras av en kvalificerad handläggare specialiserad på EU-frågor. Som nämnts inledningsvis har genomförandegruppen ännu inte tagit ställning till frågor rörande rutiner och samverkan inom organisationen. Det innebär bl.a. att gränsdragningen mellan utskottens och arbete ännu inte diskuterats mer ingående. I resurshänseende behandlas därför utskotten och här i ett sammanhang. Förutom det arbete som bedrivs innebär förslaget i korthet att samtliga samrådsdokument som inkommer skall granskas inför föredragningen för talmannen. Samrådsdokument som blir föremål för utlåtande skall föredras i utskottet, och ett utlåtande skall upprättas och överlämnas till kammaren. Som ett led i granskningen nämns att utskotten kan anordna offentliga utfrågningar, ta interparlamentariska kontakter och inhämta information från regeringen. För att vara väl förtrogen med vilka samrådsdokument som kan komma in krävs att kommissionens planeringsdokument ägnas mer uppmärksamhet än . Utskotten bör här enligt genomförandegruppen bevaka utvecklingen på sina respektive ansvarsområden. Utskottens roll stärks genom det saksamråd på politisk nivå som skall ske med företrädare för regeringen. Enligt den kartläggning som gjordes i samband med arbete kan konstateras att informella samråd redan förekommer men ser olika ut i utskotten. Bilden torde vara densamma . Genomförandegruppen kan redan nu konstatera att det kommer att krävas förändringar och ökade arbetsinsatser inte minst för utskottskanslierna också i de utskott som har ett upparbetat EU-samråd med regeringen. Ökade krav kommer att ställas på bl.a. bevakningen av olika arbetsprogram för långtidsplanering i utskottet och att utskotten identifierar och prioriterar viktiga frågor i ett tidigt skede av processen. En annan uppgift är den dokumentation som skall göras över samråden. För att intentioner om att integrera EU-arbetet skall kunna infrias krävs ökade arbetsinsatser i utskottskanslierna. UNDERLAG TILL RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS BEREDNING AV BUDGETFÖRSLAG FÖR ÅR 2007 BILAGA 9 2006/07:URF2 uppgifter som nämnts ovan kan genomförandegruppen redan nu peka på några ytterligare sådana. En uppgift är de försök med subsidiaritetskontroll som kommer att genomföras och inom ramen för gällande fördrag. kommer frågan om ett nytt konstitutionellt fördrag oavsett om ett sådant kommer att genomföras eller ej, eller senare att ställa ökade krav på utskottskanslierna. En annan viktig fråga är det ökade antal konferenser som ledamöterna kan förväntas delta i, inte minst sådana som anordnas för fackutskotten. Förutom de praktiska uppgifter (bokningar m.m.) som ligger på utskottskanslierna tillkommer kravet på skriftligt underlag i sakfrågorna samt att någon från kansliet medverkar vid konferenser av detta slag för att bistå med både fakta och råd. Utskottskanslierna förutsätts i förslaget få en central roll i den ambitionshöjning som förväntar sig. Om EU-frågorna skall kunna integreras i det dagliga politiska arbetet förutsätts enligt genomförandegruppens mening att hela utskottsorganisationen har den kunskap som kan krävas. För att kunna möta dessa krav krävs att samtliga föredragande samt assistenter och kanslichefer får tillgång till den kompetensutveckling på EU- området som kan krävas. Vidare ser genomförandegruppen det som viktigt att föredragandena också bereds möjlighet att medverka i föredragandenätverk med andra parlament och har möjlighet till fördjupning t.ex. genom utbytestjänstgöring i . Belastningen på utskottskanslierna är stor. okto- bernovember och marsmaj finns inget utrymme för att lägga på nya arbetsuppgifter, och under övriga perioder är detta utrymme begränsat. För att kunna möta de nya krav som kommer att ställas på utskottsorganisationen och och för att skapa utrymme för kompetensutveckling, utbytestjänstgöring m.m. krävs därför att det tillförs nya resurser. pekat på har mycket lite sådana tillförts utskottsorganisationen med anledning av inträdet i EU. För att uppfylla intentioner gör genomförandegruppen bedömningen att det kommer att krävas tio nya föredragandetjänster. När det gäller frågan om placeringen av de nya tjänsterna vill genomförandegruppen särskilt peka på att arbetsbelastningen på utskotten kan komma att variera, bl.a. beroende av vilka arbetsområden som blir föremål för samrådsdokument och hur arbetet med det konstitutionella fördraget utvecklar sig. Att binda upp föredraganderesurser till särskilt angivna utskott är därför en mindre bra lösning. Genomförandegruppen förespråkar bl.a. mot denna bakgrund en mer flexibel utskottsorganisation, med möjlighet att fördela föredragandetjänsterna mer efter arbetsbelastning än efter indelning i utskott. Detta är emellertid en fråga av mer övergripande organisatorisk natur som ligger utanför genomförandegruppens uppdrag. Med nu gällande organisation bör tjänsterna fördelas på de utskott som har den största mängden EU-ärenden. 2006/07:URF2 BILAGA 9 UNDERLAG TILL RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS BEREDNING AV BUDGETFÖRSLAG FÖR ÅR 2007 Det övergripande skälet för förslagen om behandlingen av EU-frågorna är att ytterligare öka och de enskilda riksdagsledamöternas engagemang i frågorna. Alla ledamöter skall enligt kommittén ha möjlighet att sätta sig in i och följa EU-frågorna. Ett stort ansvar för detta kommer som framgått ovan att ligga på utskottskanslierna, men enligt genomförandegruppen spelar här en central roll när det gäller att förse ledamöter och partikanslier med utredningar. kommer av uppdragen till utredningstjänsten från ledamöter och partikanslier. Genomförandegruppen gör bedömningen att förslag kommer att innebära ett ökat antal utredningsuppdrag i EU-relaterade frågor till . Detta skall ses som en önskvärd utveckling mot bakgrund av intentionerna med förslag. Med nuvarande resurser finns inte utrymme att utföra ytterligare utredningsuppdrag. Även om det är svårt att förutse hur många nya uppdrag det kan bli fråga om och med beaktande av omfördelning av befintliga resurser, gör genomförandegruppen bedömningen att det kommer att krävas i varje fall två årsarbetskrafter två kvalificerade EU-utredare för att möta det ökade antalet förfrågningar till utredningstjänsten. Arbetet med IPEX beskrivs i bilagan. (Anm.: Denna är införd som bilaga 5 i genomförandegruppens rapport.) Som framgår där uppskattar genomförandegruppen att den tid som behöver avsättas för arbetet med att marknadsföra IPEX, informera och utbilda utskotten samt lägga in uppgifterna i IPEX kräver motsvarande en årsarbetskraft som lämpligen delas mellan kammarkansliet och utskottsorganisationen. Vidare krävs enligt genomförandegruppen en resurs av tillfällig natur, en konsult som anlitas för att bl.a. utreda en framtida koppling mellan Urix och IPEX. Gruppen beräknar två månaders konsultinsatser för utredning och sex månaders arbete för att genomföra detta, alltså totalt åtta månaders konsultinsats. Därutöver krävs stödjande insatser av organisationens övriga delar. Övriga delar av riksdagsförvaltningen Ovan har genomförandekommittén behandlat de mer centrala frågorna i förslag. Enligt genomförandegruppens mening krävs en höjning av ambitionsnivån i hela förvaltningen. Genom den ökade aktivitet som förslagen innebär kommer också ökade krav på informations- och kunskapsförsörjning samt ett ökat antal frågor från allmänhet och andra. har för avsikt att återkomma i dessa frågor i sitt slutliga förslag . UNDERLAG TILL RIKSDAGSFÖRVALTNINGENS BEREDNING AV BUDGETFÖRSLAG FÖR ÅR 2007 BILAGA 9 2006/07:URF2 För att genomföra de nya arbetsuppgifter som blir följden av förslag samt för att möta kommitténs krav på en ambitionshöjning vad gäller EU-frågorna gör genomförandegruppen bedömningen att det kommer att krävas ytterligare en årsarbetskraft en kvalificerad EU- handläggare inom kammarkansliet för samordning av EU-frågorna, ytterligare tio föredragandetjänster inom utskottsorganisationen samt ytterligare två tjänster (två kvalificerade EU-utredare) vid . Härtill kommer kostnader för kompetensutveckling samt för resor för att delta i EU-konferenser och i nätverk samt för utbytestjänstgöring. Genomförandegruppen anser att de resurser som föreslås successivt tillförs verksamheten i två eller tre steg () för att därmed bättre anpassas efter behoven. Detta ger också en möjlighet att stegvis styra resurserna till de områden som visar sig kräva mer insatser. Ytterligare resursförstärkningar, dvs. utöver vad som föreslås, kan komma att behövas för att fullt ut uppnå ambitionerna i förslag. Som framgått förutsätter genomförandegruppen att genomförandet redan från början följs och utvärderas för att man löpande skall kunna ompröva resursfrågorna. Även frågor av mer övergripande, organisatorisk art bör löpande utvärderas. För att genomföra och utveckla arbete med IPEX gör genomförandegruppen bedömningen att det krävs en årsarbetskraft, som delas mellan kammarkansliet och utskottsorganisationen, samt en konsult för att utreda och genomföra IT-stödet för IPEX. Genomförandegruppen för EU-frågor och IPEX har ombetts inkomma med en prioriteringsordning för de resursförstärkningar som gruppen har bedömt kommer att krävas med anledning av beslut. Enligt det budgetunderlag genomförandegruppen lämnade till riksdagsförvaltningen kommer det att krävas ytterligare -en årsarbetskraft en kvalificerad EU-handläggare inom kammarkansliet för samordning av EU-frågorna -tio föredragandetjänster inom utskottsorganisationen -två tjänster (kvalificerade EU-utredare) vid -en årsarbetskraft för IPEX -en konsult för att utreda och genomföra IT-stödet, bl.a. för IPEX. Vidare har genomförandegruppen föreslagit - att en processutvärdering skall genomföras. Härtill kommer ökade kostnader för kompetensutveckling samt för resor för att delta i EU-konferenser m.m. har framfört att ytterligare resurser kommer att krävas även där. I samband med att genomförandegruppen ombetts inkomma med prioriteringar för har preciserat detta enligt följande. -En ytterligare föredragandetjänst (f.n. finns två föredragandetjänster inrättade). -En ytterligare assistent. -En halv årsarbetskraft för IPEX. Gruppen föreslår att resurserna successivt tillförs verksamheten i två eller tre steg () för att därmed bättre anpassas efter behoven. Detta ger också en möjlighet att stegvis styra resurserna till de områden som visar sig kräva mer insatser. I budgetunderlaget skriver gruppen vidare att ytterligare resursförstärkningar, dvs. utöver vad som föreslås, kan komma att behövas för att fullt ut uppnå ambitionerna i förslag. Som framgått ovan har gruppen föreslagit att en konsult skall utreda och genomföra IT-stödet, bl.a. för IPEX. PRIORITERINGAR FÖR ÅREN 2007 OCH 2008 BILAGA 10