urf · GUA5URF3 · 2007-01-01 00:00:00 — Enligt gruppens bedömning bör pressmeddelanden tas fram när det av utskottet bedöms vara påkallat. Frågan bör alltid tas upp av förvaltningen för ett ställningstagande i utskottet. Från informationsenheten pekas även t.ex. på vikten av att ge dokumenten intresseväckande namn och att sammanfattningar publiceras. 3 UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING 2006/07:URF3 När det gäller utskottens verksamhetsberättelser gör genomförandegruppen bedömningen att utformningen av webbplatsen uppfyller de önskemål som externa besökare på webbplatsen kan ställa. Gruppen har inga förslag till förändringar därvidlag. vill dock gruppen peka på att det kan behövas tydligare riktlinjer för hur verksamhetsberättelser bör utformas (se avsnitt 3.5.6). Informationen kring bl.a. uppföljning och utvärdering i verksamhetsberättelserna är mycket skiftande mellan de olika utskotten. 3.5.8 Information på intranätet (Helgonät) Vid ordförandekonferensen väcktes frågan om information angående utskottens uppföljning och utvärdering kan läggas ut på intranät. Uppföljnings- och utvärderingsfunktionen tog på uppdrag av kammarkansliet fram en rutin för att redovisa uppföljnings- och utvärderingsprojekt på intranätet. Under rubriken på intranät (Helgonät) finns en länk till Uppföljning & utvärdering. Där finns bl.a. en förteckning över de uppföljnings- och utvärderingsprojekt som planeras eller som pågår samt projekt som har avslutats . I föregående avsnitt föreslog vi att informationen om utskottens uppföljning och utvärdering på externa webbplats ska byggas ut och förbättras. Mot den bakgrunden kan det diskuteras vilken information som bör förmedlas via intranätet. Vi vill peka på att det är viktigt att undvika dubbelarbete. En- ligt vår bedömning bör därför webbplatsen prioriteras i det fortsatta utvecklingsarbetet. Det bör däremot finnas utrymme för fortsatt utveckling av intern information, bl.a. från stödfunktionen, i samband med att ett nytt, webbaserat intranät kommer att tas fram. 4 Ekonomiska och organisatoriska konsekvenser 4.1 Nuvarande organisation och resurser Varje utskott har ett eget kansli som består av en kanslichef och fem till tio tjänstemän. Det finns svårigheter att beräkna storleken på de resurser som utskottskanslierna använder för uppföljning och utvärdering samt forsknings- och framtidsfrågor. En orsak till detta är att det inte finns några uppgifter som visar omfattningen av den tid som riksdagsförvaltningens tjänstemän använder för detta arbete. En annan orsak är att det inte är entydigt definierade verksamheter och att de utförs mer eller mindre integrerat med andra verksamheter inom kanslierna. Som exempel kan nämnas att det inom ramen för den normala betänkandeproduktionen ofta förekommer inslag av uppföljningskaraktär. Det förekommer även inslag av kunskapsöversikter och att information inhämtas om aktuella forskningsrön. Det förekommer dessutom variationer när det gäller hur stora resurser som kanslierna lägger på t.ex. uppföljning och utvärdering. Förutom utskottskansliernas personalkostnader tillkommer även övriga kostnader som uppstår vid studiebesök, utfrågningar etc. Uppföljnings- och utvärderingsfunktionen inrättades och placerades vid . Funktionen har getts två uppgifter: dels att vara en stödfunktion till utskotten i arbetet med uppföljning och utvärdering, dels att fungera som en motor i det utskottsövergripande utvecklingsarbetet. Funktionen bestod från början av två tjänster, men har utökats till tre tjänster. Dessa tjänster har i sin helhet använts till utskottens uppföljning och utvärdering. Funktionens stöd omfattar följande olika delar: -Stöd till utskotten att lägga upp, genomföra och avsluta uppföljnings- och utvärderingsprojekt. -Stöd till utskotten att upphandla forskare och annan extern expertis för att genomföra uppföljnings- och utvärderingsprojekt. -Genomföra uppföljnings- och utvärderingsprojekt på uppdrag av utskotten. -Medverka i upplägg, genomförande och avslutande kvalitetssäkring för uppföljnings- och utvärderingsprojekt som utförs av andra utredare inom utredningstjänsten. -Bistå utskottskanslierna i planering och genomförande av eventuella seminarier o.d. i samband med uppföljningar. -Ge stöd till utskotten när det gäller behandlingen av mål och resultatinformation i budgetproposition och resultatskrivelser m.m. 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER 2006/07:URF3 -Medverka i det allmänna, utskottsövergripande utvecklingsarbetet inom kring uppföljning och utvärdering. -Ta fram förslag till, lägga upp och anordna utbildningar och seminarier för i första hand utskottskanslierna. Kombinationstjänster till utskottens förfogande inrättades tre kombinationstjänster för att genomföra riksdagsbeslutet med anledning av förslag om att utveckla arbetet kring budgetprocessen, uppföljning och utvärdering samt EU-frågor. I arbetsuppgifterna ingår att i samarbete med utskotten genomföra uppföljnings- och utvärderingsuppdrag inom olika områden, att vid behov vara extra föredragande i utskott, att utföra utredningsarbete vid utredningstjänsten samt att medverka i EU-relaterade arbetsuppgifter. utökades detta till fyra tjänster. De fyra tjänsterna har placerats ut på olika sektioner inom utredningstjänsten. Kombinationstjänsterna har använts i begränsad utsträckning för utskottens uppföljnings- och utvärderingsverksamhet. Av tabellen nedan framgår att kombinationstjänsterna användes i mycket liten utsträckning för uppföljnings- och utvärderingsinsatser . Därefter har deltagandet ökat något, bl.a. användes kombinationstjänsterna för utrikesutskottets uppföljning av det multilaterala biståndet och trafikutskottets uppföljning av sjöfartsskyddet. Huvuddelen av resurserna har dock använts i form av extra föredragande vid utskotten. Det kan dessutom nämnas att det finns en tjänst som placerats vid utredningstjänsten för utlåning till utskotten. Övriga utredare vid utredningstjänsten Förutom funktionens och kombinationstjänsternas insatser har det även i viss utsträckning förekommit att övriga utredare inom utredningstjänsten medverkat i framtagandet av underlag till utskottens uppföljning och utvärdering. Som exempel kan nämnas bostadsutskottets uppföljning av bostadsanpassningsbidrag och lagutskottets uppföljning av näringslivets självreglering. I t.ex. miljö- och jordbruksutskottets uppföljning av den småskaliga livsmedelsförädlingen bistod utredare med att ta fram delar av underlagen. Det är svårt att uppskatta omfattningen av detta stöd. I tabellen nedan har det uppskattats till högst en halv årsarbetskraft . 2006/07:URF3 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER Tabell 1: Uppskattad resursåtgång vid utredningstjänsten för uppföljning och utvärdering åren 20022006 (årsarbetskrafter) för uppföljning/utvärdering (utfall) (Antal tillgängliga kombinations- (3,25) tjänster, totalt) Övriga utredares användning för uppföljning och utvärdering (utfall) Summa använda resurser för utskot- tens uppföljning och utvärdering Anm. Uppgifterna för övriga utredare är grovt skattade. Uppgifterna för är en skattning utifrån de uppdrag som utredningstjänsten har fått t.o.m. . Inom utredningstjänsten finns inga särskilda resurser för stöd till utskottens arbete med forskningsfrågor, t.ex. för att genomföra forskningsöversikter och andra bredare studier. Vissa insatser har dock gjorts , bl.a. en genomgång av forskningsläget vad gäller strålning från mobiltelefoner för miljö- och jordbruksutskottets räkning och en genomgång av EU:s kommittologi på uppdrag av utrikesutskottet. anförde riksdagsstyrelsen i budgetpropositionen att den hade ställt sig bakom förslag om en successiv ökning av utgiftsramen för att genomföra kommitténs förslag. Därefter fattades beslut om att utgiftsramen om skulle byggas upp . fanns avsatt för arbetet med uppföljning och utvärdering samt för att ge vissa möjligheter att anlita extern expertis. En arbetsgrupp under ledning av riksdagsdirektören fick i uppdrag att närmare utforma kommitténs förslag. Den s.k. genomförandegruppen kom med förslag på åtgärder som innebar ett behov av utökade resurser inom följande områden: riksdagsförvaltningens arbete med EU-frågor, uppföljning och utvärdering, makroanalyser av oppositionspartiernas budgetförslag samt revisionsliknande utredningar. Tabell 2: Avsatta medel i riksdagsförvaltningens budget för utskottens utvärdering, EU-bevakning m.m. Belopp (tkr) Utskottens utvärdering, EU-bevakning m.m. Utskottens utvärdering, EU-bevakning m.m. Utskottens utvärdering, EU-bevakning m.m. Utskottens utvärdering, EU-bevakning m.m. Källa: Kammarkansliet PM samt uppgifter från ekonomienheten. 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER 2006/07:URF3 Från de medel som avsätts överförs medel till riksdagsförvaltningens lönemedel för att finansiera löner och sociala avgifter för fasta tjänster: tre tjänster vid uppföljnings- och utvärderingsfunktionen, fyra kombinationstjänster, en tjänst vid utredningstjänstens budgetkontor, en tjänst vid kammarkansliet för EU-frågor och en tillfällig tjänst på kammarkansliet (ca ). Resterande medel (ca ) kan användas för att upphandla extern expertis m.m. I riksdagsförvaltningens internbudget finns resurser budgeterade under PS-gruppen för bl.a. utskottens utvärdering och för revisionsliknande utredningar (se tabell nedan). Tabell 3: Prestationer och budget inom verksamhet Belopp (tkr) Utskottens utvärdering, EU-bevakning m.m. Källa: Internbudget 2006. Av tabellen nedan framgår hur medlen har använts för att upphandla uppföljnings- och utvärderingsinsatser från forskare och annan extern expertis. Tabell 4: Särskilda medel för uppföljning och utvärdering åren 20022006 (tkr) Belopp (tkr) Uppföljning av valutslag och regeringsbildning Uppföljning av FoU-stöd till små företag Uppföljning av småskalig livsmedelsproduktion Uppföljning av pris- och löneomräkning Uppföljning av övergivna fordon Anm.: För vissa projekt har inte kunnat utrönas hur stora kostnader för resor etc. i samband med framtagande av underlag som har belastat eller kommer att belasta kontot (..). 2006/07:URF3 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER När det gäller användningen av medlen för revisionsliknande utredningar framgår av underlag från ekonomienheten att användningen har varit mycket begränsad (se tabell nedan). Tabell 5: Budgeterade och använda medel för revisionsliknande utredningar åren 20042006 (tkr) Källa: Ekonomienheten. har det inte gått att särskilja vilka medel som har gått till revisionsliknande utredningar. Insatser som rör utskottens uppföljning och utvärdering har även gjorts med andra medel. En viktig del i detta rör olika kompetensutvecklande insatser. Sådana insatser finansieras genom de medel för kompetensutveckling som riksdagsförvaltningens olika enheter förfogar över. Ett annat exempel som kan nämnas är det seminarium med deltagare från riksdagsförvaltningen och som riksdagsdirektören bjöd in till . Seminariet behandlade redovisningen av resultat i budgetpropositionen och resultatskrivelser. I seminariet deltog bl.a. en forskare från . Vi har tidigare i en promemoria lämnat en preliminär beräkning för resursbehovet för . Vi framhöll då att genomförandet av förslag bör ses som en långsiktig process, varför stödet till utskotten bör byggas upp stegvis. När det gäller forsknings- och framtidsfrågor bedömde vi att riksdagsförvaltningen för som ett första steg borde avsätta personella resurser motsvarande två tjänster vid en stödfunktion. uppskattade vi kostnaden för dessa tjänster till ca . Nivån på de särskilda medel för forskning och framtid som föreslagit borde enligt gruppen beräknas till för . I detta ingår bl.a. kostnader för att upphandla forskare och annan extern expertis samt genomföra aktiviteter som forsknings- och framtidsdagar. Enligt vår bedömning borde minst ytterligare en tjänst med inriktning på att ge stöd till utskottens uppföljning och utvärdering inrättas . Kostnaden för en sådan tjänst uppskattades av gruppen till ca för . Vidare beräknade vi att de särskilda medlen för att finan- 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER siera utskottens uppföljning och utvärdering fördubblades från nuvarande Våra tidigare förslag om resursförstärkningar för sammanfattas i Vi har i samband med färdigställande av genomförande- planen inte funnit anledning att revidera vår tidigare bedömning. Tabell 6: Förslag om resursförstärkning för Summa ökat resursbehov för 4.2.2 Långsiktigt behov av personal Höjd ambitionsnivå för utskotten riktlinjer medför en höjd ambitionsnivå för utskottens arbete, både med forsknings- och framtidsfrågor samt med uppföljning och utvärdering. I vårt förslag till genomförandeplan har vi därför på flera ställen pekat på behov av förstärkt stöd till framför allt utskotten. Vissa delar av förslagen, bl.a. utskottens kontakter med forskningen och framtagande av forskningsöversikter, ställer krav på att antalet tjänster för stöd till utskotten måste utökas. Andra delar av förslagen innebär förändringar i utskottskansliernas arbete i samband med beredning av utskottens ärenden. Vi vill i detta sammanhang lyfta fram att de förslag vi har lagt bl.a. förutsätter en fortsatt kompetensutveckling med utbildningsinsatser. När det gäller t.ex. kontakter med forskningsvärlden, informationsblad, forskningsöversikter och information på webbplatsen vill vi också peka på den möjlighet som finns att utveckla samarbetet mellan olika personalkategorier inom utskottskanslierna. Stödfunktion för forsknings- och framtidsfrågor Vi föreslår att en stödfunktion för forsknings- och framtidsfrågor inrättas . föreslås att stödet till utskotten omfattar två tjänster. För de resterande åren inom mandatperioden , 2009 och 2010 föreslår gruppen en fortsatt utbyggnad med en tjänst . Detta innebär att det utökade stödet till utskotten kommer att uppgå till fem tjänster . Stödfunktionen bör bemannas med personer som har erfarenhet av både forskning och forskningsinformation liksom utredningsarbete. Funktionen ska kunna ge experthjälp till utskotten och utskottskansliernas tjänstemän. Vi återkommer i avsnitt 4.3 till hur denna stödfunktion bör organiseras. Vårt förslag till genomförandeplan innebär att Rifos sekretariat överförs till riksdagsförvaltningen och den nya stödfunktionen . utgår gruppen från att Rifos verksamhet har fått en större omfattning och att det därför behövs en utökning av antalet tjänster inom stöd- 2006/07:URF3 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER Vi har i tidigare avsnitt bl.a. framfört att dokumentationen av Rifos aktiviteter ska förbättras, vilket kommer att ställa krav på sekretariatsresurser, liksom ett eventuellt medlemskap i . Gruppen gör bedömningen att ett överförande av sekretariatsfunktionen bl.a. kommer att medföra behov av en tjänst som byrådirektör eller assistent till stödfunktionen. Vårt förslag till genomförandeplan innebär vidare att stödfunktionen får en för riksdagsförvaltningen ny arbetsuppgift vad gäller allmänna, utskottsövergripande arbete med framtidsfrågor. I detta ingår bl.a. att upphandla utskottsövergripande framtidsanalyser och teknikutvärderingar samt att bistå riksdagsdirektören i arbetet med att organisera forsknings- och framtidsdagar. Rekryteringen till stödfunktionen bör inledas . riktlinjer innebär en höjd ambitionsnivå, både vad gäller löpande och tematisk uppföljning och utvärdering. Vi har mot denna bakgrund föreslagit att ytterligare minst en tjänst med särskild inriktning på uppföljning och utvärdering inrättas . För resten av mandatperioden föreslår vi en fortsatt förstärkning med en tjänst . Dessa sammanlagt två nya tjänster bör ha en tydlig inriktning på att ge kvalificerat stöd till utskottens uppföljning och utvärdering i dess olika faser, inklusive genomförandet av uppföljningar och utvärderingar. Gruppen återkommer i avsnitt 4.3 till hur det utökade stödet bör organiseras. Kombinationstjänster och utlåning från utredningstjänsten Av riktlinjer framgår att arbetet med att nå ett bättre utnyttjande av de samlade kansli- och utredningsresurserna bör vidareutvecklas. Detta innebär enligt vår bedömning att det även fortsättningsvis bör vara möjligt att använda kombinationstjänsterna och den särskilda utlåningstjänsten vid utredningstjänsten för att tillgodose de behov som kan uppstå på utskottskanslierna, inte minst på grund av de nya riktlinjerna. Vi lämnar inget förslag om utökning av antalet kombinationstjänster eftersom gruppen inte har uppfattat att detta ingår i gruppens uppgifter. Det är enligt genomförandegruppens bedömning viktigt att kombinationstjänsterna i ökad utsträckning används för att stödja utskottens uppföljning och utvärdering. 4.2.3 Långsiktigt behov av särskilda medel Vårt förslag medför behov av särskilda medel för att bl.a. upphandla forskare och annan extern kompetens för att genomföra forskningsöversikter, teknikutvärderingar och framtidsanalyser. Erfarenheterna från riksdagsförvaltningens hittillsvarande upphandlingar av utredningar som genomförs av forskare samt erfarenheterna från det finländska framtidsutskottet visar att kostnaden för en forskningsöversikt, teknikutvärdering eller framtidsanalys kan uppskattas 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER 2006/07:URF3 till mellan 0,3 och , beroende på omfattning och inriktning. Om sådana upphandlingar skulle göras av en fjärdedel av utskotten skulle det innebära en årlig kostnad på ca . Gruppens förslag om en hög ambitionsnivå vad gäller bl.a. det internationella samarbetet ställer krav på att resurser finns tillgängliga för bl.a. resekostnader. Omfattningen på resursbehovet är svår att beräkna, men torde komma att öka . Vårt förslag medför vidare att det bör finnas medel för utskottens deltagande i t.ex. konferenser och symposier där aktuella forskningsrön behandlas. Vissa kostnader kan uppstå för att utveckla IT-lösningar när det gäller att integrera Expertsvar för politiker i IT-utbud. Vi har i avsnitt 2.3.2 föreslagit att bör arbeta för att uppnå fullvärdigt medlemskap i . Ett medlemskap i innebär inga direkta medlemsavgifter. Däremot tillkommer kostnader för resor till sammanträden . Till det s.k. direktörsmötet åker vanligen tjänstemän och till rådsmötet åker vanligen både ledamöter och tjänstemän. Mötena hålls i det land som innehar ordförandeskapet. Det år som blir ordförande tillkommer kostnader för råds- och direktörsmötet (lokaler, mat och eventuellt andra kostnader). Vi har föreslagit att utskottsövergripande teknikutvärderingar och framtidsanalyser ska genomföras . Detta förutsätter att särskilda medel reserveras för detta ändamål. Det kan förutsättas att det kommer att röra sig om en analys . Gruppen uppskattar kostnaden för en sådan analys till ca . Kostnaden under det år som forsknings- och framtidsdagar genomförs uppskattas av gruppen till ca . Vi har i avsnitt 2.2.5 pekat på att fortsatt utvecklingsarbete vad gäller informationsverktyg inom biblioteks- och nyhetsområdet kommer att kräva ytterligare resurser och att det bör prövas i vad mån detta kan lösas genom omprioriteringar inom eller genom tillförande av särskilda resurser. föreslås särskilda medel omfattande (varav för utskottsövergripande framtidsfrågor). föreslår vi en stegvis ökning med . Vårt förslag innebär att det även i fortsättningen ska finnas särskilda medel för att bl.a. upphandla forskare och annan extern expertis, inte minst för att uppnå en flexibilitet i det stöd som utskotten förfogar över. avsattes för utskottens utvärdering, EU-bevakning m.m., för revisionsliknande utredningar samt för en särskild utvärdering i finansutskottets regi. Gruppens förslag om en hög ambitionsnivå vad gäller bl.a. det internationella samarbetet kring uppföljnings- och utvärderingsfrågor ställer vidare krav på att resurser finns tillgängliga för bl.a. resekostnader. Omfattningen på resursbehovet är svår att beräkna, men torde komma att öka under de närmas- 2006/07:URF3 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER När det gäller övriga insatser, som kompetensutveckling och genomförande av seminarier etc. med inriktning på uppföljning och utvärdering, är det enligt gruppens bedömning viktigt att medel även fortsättningsvis budgeteras för denna typ av aktiviteter. Gruppens förslag till genomförandeplan innebär att dessa aktiviteter kommer att öka. föreslås en ökning av de särskilda medlen med . föreslår vi en stegvis ökning av de särskilda medlen med . Vi har i våra överväganden bl.a. utgått från de erfarenheter som riksdagsförvaltningen har gjort vad gäller genomförandet av riksdagsbeslut om handlingsplanen för uppföljning och utvärdering. En erfarenhet från det hittillsvarande utvecklingsarbetet inom är att det behövs tid för att de olika utskotten ska ha möjlighet att hitta de former som passar in och fungerar i respektive utskotts sätt att arbeta. I föreliggande genomförandeplan har vi utgått års riksdagsbeslut om riktlinjer för att utveckla arbetsformer. I denna promemoria har vi pekat på att riktlinjer innebär en höjd ambitionsnivå för utskottens arbete med forsknings- och framtidsfrågor. Gruppen har i sina bedömningar pekat på att en rad olika insatser behöver genomföras, vilket kommer att ställa krav på ökade resurser till riksdagsförvaltningen. Vi har vidare konstaterat att riktlinjer innebär en höjd ambitionsnivå för mer allmänna, utskottsövergripande arbete med framtidsfrågor. Det är en ny arbetsuppgift för riksdagsförvaltningen att ge sådant utskottsövergripande stöd, och det kommer att innebära att resurserna behöver öka. Vilket resursbehov som denna verksamhet kommer att ha är naturligtvis beroende av ambitionsnivån för verksamheten. I denna promemoria har vi även pekat på att utskottens uppföljning och utvärdering har utvecklats och ökat betydligt i omfattning sedan riksdagsbeslutet . riktlinjer 2006 innebär en ytterligare höjning av ambitionsnivån, vilket kommer att ställa krav på ökade resurser till riksdagsförvaltningen. Erfarenheterna av implementeringsarbetet riksdagsbeslut visar att ett stegvis genomförande har haft fördelar. Stödet till utskottens uppföljning och utvärdering har kunnat byggas upp i takt med att behoven i utskotten har ökat. Den stegvisa uppbyggnaden har också gjort det möjligt för riksdagsförvaltningen att anpassa inriktningen på stödet till de olika behov som utskotten har i olika situationer. Erfarenheterna från den senaste mandatperioden visar att det i praktiken ofta kan vara svårt att planera alla uppföljningsprojekt, särskilt för en hel mandatperiod, och att aktualiteten i projekt är avgörande för om de kommer till användning. Det är därför viktigt att det finns en flexibilitet i det stöd som utskotten förfogar över. En sådan flexibilitet kan uppnås genom en väl avvägd mix av fasta personalresurser (tjänster), rörliga personalresurser i form av kombinationstjänster och särskilda medel. De särskilda medlen kan användas 4 EKONOMISKA OCH ORGANISATORISKA KONSEKVENSER 2006/07:URF3 för att under arbetstoppar t.ex. projektanställa utredare till uppföljningsprojekt eller för att upphandla extern utförare. Därmed kan de särskilda medlen fungera som ett dragspel. De särskilda medlen används naturligtvis även till att finansiera bl.a. forskarkompetens eller annan särskild expertkompetens när sådan krävs för att genomföra ett projekt. Detta bör gälla även i fortsättningen. De särskilda medlen finansierar även kostnader för resor, datakörningar och andra kostnader som uppstår i samband med de uppföljnings- och utvärderingsprojekt som utskotten genomför med bistånd av riksdagsförvaltningen. Vi kan konstatera att det stöd till utskottens uppföljning och utvärdering som finns tillgängligt inom riksdagsförvaltningen behöver utökas om samtliga utskott genomför ett tematiskt uppföljningsprojekt . Även riktlinjernas betoning av att alla utskott ska granska den resultatinformation som regeringen presenterar kommer att innebära ökade behov av resurser.