urf · GUA5URF3 · 2007-01-01 00:00:00 — Forskning och framtid, uppföljning och utvärdering Arbetsgruppen för genomförande av förslag Riksdagstryckeriet, , 2006 Definitioner och avgränsningar .......................................................... Hur har vi arbetat?.............................................................................. 2 Forsknings- och framtidsfrågor................................................................... Mål och riktlinjer................................................................................ Våra överväganden forskningsfrågor .............................................. 2.2.1 Allmänt arbete med forskningsfrågor........................................ 2.2.2 Forskningsöversikter och utskottens behandling av 2.2.3 Information till ledamöter om forskningsfrågor ........................ 2.2.4 Utfrågningar och seminarier m.m.............................................. 2.2.5 Informationsförsörjning för forskning och 2.2.7 Internationellt samarbete m.m. .................................................. 2.2.9 Sällskapet riksdagsmän och forskare ().............................. Våra överväganden framtidsfrågor.................................................. 2.3.1 Framtidsanalyser och teknikutvärdering.................................... 2.3.2 Internationellt samarbete och EPTA.......................................... 3 Uppföljning och utvärdering ....................................................................... Mål och riktlinjer................................................................................ Vad är utskottens uppföljning och utvärdering?................................. 3.2.1 Löpande uppföljning och utvärdering ....................................... 3.2.2 Tematisk uppföljning och utvärdering ...................................... Våra överväganden löpande uppföljning och utvärdering............... 3.3.1 Mål- och resultatanalys ............................................................. 3.3.2 beslut med tillkännagivanden................................. Våra överväganden tematisk uppföljning och utvärdering.............. 3.4.1 Utskottens tematiska uppföljningar........................................... 3.4.2 Arbetsformer för utskottens uppföljningsprojekt ...................... 3.4.3 Uppslag för tematiska uppföljningar ......................................... Våra överväganden gemensamma frågor ........................................ 3.5.1 Uppföljning som ett led i ordinarie utskottsarbete..................... 3.5.2 Arbetsformer som involverar ledamöterna................................ 3.5.3 Utbyte av erfarenheter och information..................................... 3.5.4 Kompetensutvecklingen för tjänstemännen 3.5.5 Ökat utbyte med andra länders parlament och aktörer.............. 3.5.6 Tydlig redovisning av utskottens uppföljnings- och 3.5.7 Förbättrad information på webbplatsen .................................... 3.5.8 Information på intranätet (Helgonät) ........................................ 4 Ekonomiska och organisatoriska konsekvenser ......................................... 4.1 Nuvarande organisation och resurser................................................. 4.1.2 Särskilda medel......................................................................... 4.1.3 Övriga insatser.......................................................................... 4.2 Ekonomiska överväganden................................................................ 4.2.1 Resursbehov för ........................................................... 4.2.2 Långsiktigt behov av personal .................................................. 4.2.3 Långsiktigt behov av särskilda medel....................................... 4.2.4 Samlade överväganden ............................................................. 4.3 Organisatoriska överväganden........................................................... 4.4 Samverkansfrågor och uppföljning av genomförandeplanen............. Bilaga 1 Exempel på strategi för forsknings- och framtidsfrågor.................. Bilaga 2 Exempel på utskottsarbete med uppföljning och utvärdering ......... Bilaga 3 Exempel på stöd till utskotten i andra parlament ............................ Bilaga 4 Olika organisatoriska alternativ ...................................................... Bilaga 5 Finländska framtidsutskott ............................................ Bilaga 6 Genomförandegruppens synpunkter på utkast till betänkande- har beslutat om riktlinjer för arbete med dels forsknings- och framtidsfrågor, dels uppföljning och utvärdering. I denna promemoria redovisar vi våra överväganden med anledning av de nya riktlinjerna. Vi menar att genomförandet av riktlinjerna bör ses som en långsiktig process där riksdagsförvaltningens stöd till ledamöter och utskott byggs upp stegvis. Sammanfattningsvis lämnar vi följande förslag. Utskotten utvecklar mer systematiska kontakter med forskningsvärlden. Utskottskanslierna bygger upp direkta kontakter med den forskning som är relevant. Samtliga utskott ges möjlighet att genomföra minst en forskningsöversikt . Forskningsöversikter bör i första hand tas fram av forskare eller annan extern expertis. Samtliga utskott ges ökade förutsättningar att behandla forskningsfrågor inom betänkandeproduktionen. Det är viktigt att ledamöterna engageras i utskottens arbete med forskningsfrågor. Information ges till nya ledamöter om forskningsfrågor. Utfrågningar bör i ökad utsträckning behandla forskningsfrågor. IT-system för informationsinhämtning bör tas mer allmänt i bruk. Rutiner för forskningsinformation till ledamöter och tjänstemän utvecklas i samarbete med och dess Expertsvar för politiker. Utskottsövergripande teknikutvärderingar och framtidsanalyser bör genomföras utifrån förslag från utskotten. En samverkansgrupp för framtidsfrågor bör bildas inom riksdagsförvaltningen. Samtliga utskott ges förutsättningar att behandla framtidsfrågor, bl.a. i samband med behandlingen av större riksdagsbeslut. Gemensamma forsknings- och framtidsfrågor Utskotten bör ta fram en utskottsspecifik strategi för forsknings- och framtidsfrågor. anordnas dels en forskningsdag, dels framtidsdagar. Rifos verksamhet utvecklas och kontakterna gentemot beslutsprocessen förstärks. Det internationella samarbetet förstärks genom bl.a. Rifos medlemskap i den europeiska organisationen . Kontakter bör tas med andra parlament för att utbyta erfarenheter. 2006/07:URF3 SAMMANFATTNING En funktion inrättas fr.o.m. för stöd till utskottens arbete med forskningsfrågor och utskottsövergripande framtidsfrågor. Rifos sekretariatsfunktion återförs till riksdagsförvaltningen och placeras vid stödfunktionen. Löpande uppföljning och utvärdering Fortsatt dialog med regeringen om en vidareutvecklad och utskottsanpassad mål- och resultatstyrning. Ökade förutsättningar skapas för att mål- och resultathanteringen kan fördjupas i budgetberedningen och beredningen av resultatskrivelser. Riksdagsbeslut med bl.a. tillkännagivanden följs upp tydligare. Tematisk uppföljning och utvärdering Alla utskott ges förutsättningar att genomföra tematisk uppföljnings- och utvärderingsverksamhet som ett led i beredningen av propositioner och motioner. Det är i första hand en uppgift för utskottskanslierna att bistå utskotten med underlag. Arbetsformerna för de tematiska projekten utvecklas i syfte att ytterligare involvera utskottens ledamöter i arbetet. Motioner och erfarenheter från JO:s verksamhet beaktas i samband med val av uppföljningsprojekt. Uppföljning och utvärdering gemensamma frågor Verksamhetsplaneringen utvecklas med inriktning på att integrera ärendeberedningen med uppföljnings- och utvärderingsinsatser. Arbetsformer utvecklas som främjar ökat ledamotsdeltagande i utskottens löpande och tematiska uppföljning och utvärdering. Det är av strategisk vikt för verksamhetens fortsatta utveckling att introduktion om uppföljning och utvärdering ges särskilt till nya ledamöter. Kompetensutvecklingen för tjänstemännen vidareutvecklas. Utbytet med andra länders parlament och andra aktörer utvecklas. Tydligare redovisning av utskottens uppföljnings- och utvärderingsverksamhet i bl.a. verksamhetsberättelser och årsredovisning. Extern och intern information om uppföljnings- och utvärderingsverksamheten byggs ut. Uppföljnings- och utvärderingsfrågor behandlas i ökad utsträckning på utskottsövergripande nivå, framför allt på ordförandekonferensen. Vi föreslår utökade resurser till arbete med både forsknings- och framtidsfrågor samt uppföljning och utvärdering. inrättas sammanlagt fem nya tjänster för forskning och framtid och två nya tjänster för uppföljning och utvärdering. Dessa förläggs i enlighet SAMMANFATTNING 2006/07:URF3 med riktlinjer till den befintliga uppföljnings- och utvärderingsfunktionen. förstärks vidare de särskilda medlen med sammanlagt för forsknings- och framtidsfrågor och för utskottens uppföljning och utvärdering. Vi föreslår att medlens användning tills vidare bereds och beslutas av den planerings- och samordningsgrupp som tillsatts av riksdagsdirektören (). har beslutat om riktlinjer för att utveckla arbete med dels forsknings- och framtidsfrågor, dels uppföljning och utvärdering (framställning 2005/06:RS3, bet. 2005/06:KU21). För att riktlinjerna ska kunna genomföras krävs förändringar både av arbetsmetoder och av organisatorisk art. De nya riktlinjerna aktualiserar också resursförstärkningar. Riksdagsdirektören har mot denna bakgrund tillsatt en organisation för att förbereda det praktiska genomförandet av beslut. Organisationen leds av riksdagsdirektören i egenskap av ordförande i en styrgrupp. Tre särskilda arbetsgrupper har tillsatts under styrgruppen: Hantering av EU-frågor och IPEX Forsknings- och framtidsfrågor samt uppföljning och utvärdering. Uppdraget för grupperna är att utarbeta rutiner och rekommendationer i syfte att underlätta genomförandet av riksdagsbeslutet. Arbetet bör mynna ut i en genomförandeplan där följande punkter bör ingå: samverkan mellan förvaltningens olika delar.1 Genomförandegruppen för forsknings- och framtidsfrågor samt uppföljning och utvärdering redovisar i denna promemoria slutresultatet av sitt arbete. I gruppen har följande personer ingått: , TU, sammankallande , konsult hos riksdagsdirektören , AU, sekr. 1 Riksdagsdirektören, . Vi har i vårt arbete vägletts av bl.a. följande utgångspunkter: Den yttre ramen är given Riksdagsbeslutet efter förslag från och efter beredning i , där övriga utskott gavs möjlighet att lämna yttranden, har bildat den yttre ramen för genomförandeplanen. Vi har därmed haft ett omfattande underlag och många utmanande arbetsuppgifter att konkretisera i en genomförandeplan. Det innebär att vi inte tagit upp frågor av organisationskaraktär, arbetssätt eller av annan art som ligger utanför dessa fastställda ramar. Av riktlinjer framgår att utskottens arbete med forsknings- och framtidsfrågor bör utvecklas ytterligare och att alla utskott bör ägna sig åt uppföljning och utvärdering. har även lyft fram bl.a. mål- och resultatstyrningen och vikten av att alla utskott granskar den resultatinformation som regeringen lämnar i budgetpropositionen och resultatskrivelser. Utifrån den angivna ambitionsinriktningen har vi strävat efter att finna en lämplig verksamhetsnivå för att utveckla arbete. Vi vill här klargöra att det självfallet inte är realistiskt att utskotten ska kunna ha förmåga att på ett kvalitativt och kontinuerligt sätt följa hela den nationella och internationella forskning som bedrivs inom berörda utskottsområden. På samma sätt är det givetvis ogörligt att förena med övrigt riksdagsarbete att följa upp och utvärdera den mängd beslut som fattar inom skilda samhällsområden. Det synes ej heller vara möjligt eller ens önskvärt för riksdagsförvaltningen att bygga upp en sådan resursbas till som detta skulle kräva. I stället är det enligt vår mening mer realistiskt att utveckla roll i huvudsak inom mål- och resultatstyrningen, säkerställa en grundläggande förmåga att kunna hantera strategiska forsknings- och framtidsfrågor samt att ha som mål att alla utskott bör ägna sig åt uppföljning och utvärdering av politiskt eller samhälleligt betydelsefulla frågor, åtgärder som alla är väl ägnade att stärka roll i samhället. Vi bedömer att en ökad inriktning av riksdagsarbetet mot forsknings- och framtidsfrågor samt uppföljning och utvärdering delvis bör kunna tillgodoses inom ramen för befintliga resurser men med en förändrad arbetsinriktning. Genom att utskotten exempelvis ställer krav på ett utvecklat beslutsunderlag och efterlyser särskilda granskningar kan en utveckling främjas där propositioner och skrivelser i ökad utsträckning innehåller frågor om såväl forskningsspörsmål som uppföljningsresultat. Genom ett förändrat arbetssätt, en närmare integrering av olika funktioner inom , en fortsatt utveckling av informationssystem m.m. bör också effektivitetsvinster kunna göras. För att inflytande ska kunna stärkas krävs dock att utskotten formulerar relevanta frågor samt hanterar och analyserar olika forsknings-, framtids-, uppföljnings- och utvärderingsfrågor på ett kompetent sätt. Att bara tillföra ytterligare arbetsuppgifter leder enligt vår uppfattning till att den åsyftade arbetsinriktningen mot att stärka inflytande blir tomma ord. förordat krävs därför utökade resurser. Vi vill vidare framhålla vikten av att det valda sättet för genomförandet hålls levande och vidareutvecklas över tiden. Det talar för att också frågan om resursdimensionering kännetecknas av flexibilitet. Vi vill därför understryka vikten av att tillförda resurser för utökade aktiviteter tillhandahålls på ett smidigt sätt så att maximal utväxling kan ske i utskottsarbetet för att utveckla beslutsprocessen. Utskottsanpassade lösningar ett måste Vi har haft i uppdrag att ta fram ett förslag till genomförandeplan som är gemensam för riksdagsförvaltningens olika delar. Utskottens beredningsområden är dock starkt skiftande, varför förutsättningarna och formerna för hur t.ex. forsknings- och framtidsfrågor ska kunna ges ett ökat utrymme måste anpassas till de olika utskottens behov. En viktig utgångspunkt är vidare att utskotten själva bestämmer om sina arbetsformer inom de ramar som riksdagsordningen stakar ut. Ett framgångsrikt förändringsarbete bör därför grundas på att skapa stimulans och ge förutsättningar för en utveckling i enlighet med intentioner. Vi har därför haft som ledstjärna att varje utskott kan välja sina egna lösningar inom ramen för de riktlinjer som har beslutat om. Vårt förslag till genomförandeplan ska därför inte ses som en heltäckande mall, utan betraktas som en ram inom vilken utrymme finns för utskottsanpassade lösningar. 1.3 Definitioner och avgränsningar Såväl forsknings- och framtidsfrågor som uppföljning och utvärdering är inte entydigt definierade verksamheter, utan utförs mer eller mindre integrerat med andra verksamheter inom utskotten. Vi har därför valt att ha en relativt vid syn på vilken verksamhet som kan ingå i detta. arbete med forsknings- och framtidsfrågor Med arbete med forskningsfrågor avser vi i denna PM i första hand utskottens arbete med att följa och hålla sig underrättade om den kunskap som finns och den forskning2 som pågår inom respektive utskotts bered- 2 Med forskning avses både forsknings- och utvecklingsverksamhet (FoU) och i vissa fall även demonstrationer och innovationer. FoU definieras av () som verksamhet som sker på systematisk grundval för att öka fonden av vetande samt att utnyttja detta vetande för nya användningsområden och för att åstadkomma nya eller förbättrade produkter, system eller metoder. FoU delas in i grundforskning, tillämpad Detta kan ske bl.a. genom direkta kontakter mellan ledamöter, utskott och forskare, genom att låta genomföra forskningsöversikter eller genom att begära att regeringen redovisar forskningsläget i propositioner och skrivelser. Element från forskning som kan vara av intresse för riksdagsarbetet kan omfatta en lång rad frågor, t.ex. den allmänna utvecklingen på ett visst forskningsområde. Förutsättningarna för att tillgodogöra sig resultat från olika vetenskaper kan variera, liksom även betingelserna för att integrera forskningsaspekter kan variera väsentligt mellan de olika utskottens beredningsområden. Syftet med arbete inom området är att öka utskottens kunskap om sina respektive beredningsområden och att förbättra kunskapsunderlaget inför utskottens ställningstaganden i olika ärenden, framför allt i behandlingen av propositioner, skrivelser och motioner. Forskning utgör även ett eget politikområde. Forskningspolitik och statens insatser för forskningen har inte ingått i våra överväganden. Med framtidsfrågor avses främst framtidsbedömningar och scenarier som kan erhålla bl.a. genom direkta kontakter med forskare, utfrågningar och genom att låta genomföra teknikutvärderingar och framtidsanalyser i syfte att fördjupa ärendehanteringen i strategiska framtidsfrågor. Framtidsfrågor kan till sin natur vara dels utskottsövergripande, dels utskottsnära. Många framtidsfrågor är gemensamma för de olika utskotten och rör framtida scenarier om t.ex. befolkningsutvecklingen eller den fortsatta tekniska utvecklingen. Framtidsfrågor är därmed inte lika direkt inriktade på utvecklingen inom enskilda utskotts beredningsområden. De är inte heller alltid knutna till aktuella ärenden i utskotten, utan behandlingen av dem kan mer ses som en proaktiv kunskapsuppbyggnad inför kommande beslutsfattande i . finns det andra framtidsfrågor som rör det enskilda utskottet, t.ex. när det gäller att ta fram underlag för beslut om dimensionering av insatser inom ett visst område eller när det gäller val av teknik. I sådana fall kan det vara av vikt i ärendeberedningen att ta fram underlag som rör framtidsfrågor inom respektive utskotts beredningsområde. Utskottens uppföljning och utvärdering I denna PM avser vi med utskottens uppföljning verksamhet som bedrivs inom utskotten i syfte att undersöka och belysa förändringar och med utskottens utvärdering verksamhet som syftar till att närmare undersöka varför förändringar har inträffat och i vilken utsträckning som en statlig verksamhet har påverkat förändringarna. Utskottens uppföljnings- och utvärderingsverksamhet regleras i riksdagsordningen. När det gäller utskottens arbete med uppföljning och utvärdering av tidigare riksdagsbeslut skiljer vi på dels löpande uppföljning och utvärdering, dels tematisk uppföljning och utvärdering. forskning och utvecklingsarbete. inkluderas även demonstration i FoU-verk- samheten och kallas då FUD. Med innovation avses en ny eller väsentligt förbättrad produkt eller process som har införts i en verksamhet. avses bl.a. insatser som görs inom ramen för den årliga beredningen av budgetpropositionen och regeringens resultatskrivelser. I detta ingår att bedöma innehållet i målen och målformuleringarna samt att analysera regeringens resultatinformation och formen för resultatredovisningen i förhållande till av beslutade mål. Vidare ingår ofta utskottens utfrågningar, studiebesök och resor som en del i den löpande uppföljningen. Tematiska uppföljnings- och utvärderingsinsatser genomförs vanligen i projektform som en del i utskottens kunskapsuppbyggnad inför behandlingen av ett ärende. Det är vanligt att resultaten dokumenteras i betänkanden och/eller i serien Rapporter från (). Det kan nämnas att utskottens uppföljning och utvärdering skiljer sig från de granskningar som sker inom och . genomför enligt regeringsformen granskning av statsrådens tjänsteutövning och regeringsärendenas handläggning. är enligt regeringsformen en myndighet under med uppgift att granska den verksamhet som bedrivs av staten. Revisionen utförs oberoende i förhållande till den granskade och bedrivs självständigt i förhållande till uppdragsgivaren. 1.4 Hur har vi arbetat? Vårt arbete har bedrivits under en kort men intensiv tid, i huvudsak maj, . Vi har haft ett flertal sammanträden, där bl.a. erfarenheter från olika utskotts och enheters arbete med forsknings-, framtids-, uppföljnings- och utvärderingsfrågor har behandlats. I gruppens möten har även representanter för och deltagit. I arbetet har även ingått kontakter med Sällskapet riksdagsmän och forskare (). Representanter för gruppen har haft möten med Rifos ordförande och kansli samt deltagit vid ett av Rifos styrelsemöten. Vi har även haft kontakter med representanter för Assessment (EPTA). Representanter för gruppen har vidare haft möten med bl.a. Expertgruppen för studier i samhällsekonomi. I syfte att ta del av utländska erfarenheter om hur ett parlament kan arbeta med forsknings- och framtidsfrågor har vi gjort ett studiebesök vid den finländska framtidsutskott och kommunikationsutskott. Vid besöket fick vi tillfälle att närmare fördjupa oss i hur den finländska arbetar med forsknings- och framtidsfrågor (se bil. Gruppen har även haft tillgång till promemorior från uppföljnings- och utvärderingsfunktionen vid utredningstjänsten avseende arbetet med bl.a. uppföljning och utvärdering vid parlamenten i och samt vid . Vi har haft stor hjälp av underlag som tagits fram av olika enheter inom riksdagsförvaltningen. har bistått i gruppens arbete genom att ta fram ett underlag avseende informationsverktyg inom biblioteks- Uppföljnings- och utvärderingsfunktionen har på uppdrag av bl.a. PS-gruppen kartlagt hur utskottens arbete med uppföljning och utvärdering har bedrivits samt hur resultatet av utskottens uppföljning och utvärdering har använts i riksdagsarbetet. I samarbete med informationsenheten har inom funktionen även pågått visst utvecklingsarbete vad gäller information om utskottens uppföljning och utvärdering på externa webbplats och på Helgonät. Informationsenheten har därefter bistått gruppen vad gäller frågan om hur dessa frågor presenteras på webbplats och på intranätet. Underlag har även inhämtats från ekonomienheten. Viktigt för genomförande av intentioner är att utvecklings- och förändringsarbete sker successivt och utskottsanpassat, dvs. nära anpassat till verkligheten i beslutsprocess. Vi har därför valt att se det fortsatta utvecklingsarbetet som en långsiktig process, där det är viktigt att ge utrymme för anpassningar men också att förankra genomförandearbetet inom olika delar av riksdagsförvaltningen. Synpunkter på utkastet till denna promemoria har därför inhämtats genom att utkastet har diskuterats vid ett kanslichefsinternat . För att informera och ge tillfälle till samråd anordnades vidare ett föredragandemöte och ett motsvarande möte med assistenter inom utskottsorganisationen. anordnades även ett samrådsmöte med utredare vid utredningstjänsten. Samråd har även skett med företrädare för och samt internt inom riksdagsförvaltningen. När det gäller genomförandeplanens disposition vill vi framhålla att det finns nära kopplingar mellan forsknings- och framtidsfrågor samt uppföljning och utvärdering. Det gäller såväl ämnesmässigt som resursmässigt. Många utskottsaktiviteter inom beslutsprocessen innehåller exempelvis element inom samtliga dessa områden. För att söka göra framställningen mer tydlig behandlas dock dessa frågor separat i kapitlen 23 medan ekonomiska och organisatoriska frågor behandlas i kapitel 4. 2 FORSKNINGS- OCH FRAMTIDSFRÅGOR 2 Forsknings- och framtidsfrågor 2.1 Mål och riktlinjer beslut om riktlinjer för arbete med forsknings- och framtidsfrågor anger bl.a. att framtidsfrågor och fördjupade kontakter med forskning i första hand bör vara en angelägenhet för den reguljära organisationen inom . På så sätt ska forsknings- och framtidsfrågorna komma in i riksdagsarbetet och beslutsprocessen, vilket innebär att utskotten och utskottskanslierna ska ta ett stort ansvar. I riktlinjerna heter det vidare att utskottens kontakter med forskningen bör utvecklas. Utskotten bör i ökad utsträckning kunna använda sig av forskningsinsatser eller andra kvalificerade analyser som ett led i sitt uppföljnings- och utvärderingsarbete.