frsrdg · GU04JO1 · 2007-01-01 00:00:00 — CSN har inte, förutom från studentkåren vid , fått in några klagomål i saken. I ett beslut anförde JO följande. Offentlighetsprincipen innebär bl.a. att den enskilde har rätt att ta del av all- männa handlingar som förvaras hos myndigheter. Enligt tryckfrihetsförord- ningens bestämmelser skall en begärd handling lämnas ut genast eller så snart det är möjligt om det inte föreligger hinder mot ett utlämnande (2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen). 2 006 /0 7:J O1 I 4 och 5 §§ förvaltningslagen (1986:223), FL, finns bestämmelser om stat- liga och kommunala myndigheters serviceskyldighet gentemot enskilda. I 4 § FL finns bestämmelser om myndigheternas skyldighet att lämna vägledning, upplysningar, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myn- dighetens verksamhetsområde. I 5 § FL regleras frågan om myndigheternas tillgänglighet. Enligt bestämmelsen i 5 § FL skall myndigheterna ta emot besök och tele- fonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, skall all- mänheten underrättas om dem på lämpligt sätt. Myndigheterna skall också se till att det är möjligt för enskilda att kontakta dem med hjälp av telefax och elektronisk post och att svar kan lämnas på samma sätt. En myndighet skall med undantag för , och nyårsafton ha öppet varje helgfri måndagfredag för att kunna ta emot och regi- strera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Bestämmelsen om öppethållandetider i 5 § FL trädde i kraft . Om hur bestämmelsen skall förstås har i förarbetena anförts bl.a. följande (prop. 1998/99:52 s. 7 f.). Bestämmelsen bör ta sikte på tiderna för öppethållande hos myndigheternas registratorskontor eller motsvarande. Dessa kontor bör på vardagar i princip alltid vara tillgängliga för allmänheten i rimlig utsträckning. Den föreslagna bestämmelsen kommer att bli tillämplig på myndigheternas verksamhet under alla vardagar. Den är emellertid betingad av frågan om öppethållande på klämdagar och vid liknande tillfällen då myndigheterna undantagsvis kan behöva ha en mer begränsad tid för öppethållande. Det skall alltså betonas att det är frågan om ett absolut minimikrav avsikten med förslaget är inte att nuvarande tider för öppethållande skall inskränkas. Be- stämmelsen skall i stället förstås så att det normalt krävs ett längre öppethål- lande för att tillgodose allmänhetens intresse av insyn och service, men att det i undantagsfall är acceptabelt att inskränka öppethållandet . Anledning saknas att fastställa några särskilda tider under vilka myndigheterna normalt skall hålla sina registratorskontor öppna. Utgångspunkten är att den föreslagna bestämmelsen kommer att träffa alla myndigheter. Kravet på öppethållande tar emellertid som redan har framhål- lits sikte på myndigheternas registratorskontor eller motsvarande. En myn- dighet som har flera små kontor måste självfallet inte hålla alla dessa öppna enligt den föreslagna bestämmelsen. Avsaknad av fast besökstid vid CSN:s lokala arbetsenhet i har klagat på att CSN:s lokala arbetsenhet i inte, såsom tidigare, har bestämda öppettider för besökare. Av remissvaret och per telefon inhämtade upplysningar framgår bl.a. föl- jande vad gäller och verksamhet. omstrukturerade CSN sin organisation på grund av ekono- miska skäl. Detta innebar bl.a. en minskning av personalen med nära 200 personer samt nedläggning av elva lokala arbetsenheter. För att förhindra att 2 006 /0 7:J O1 CSN:s kunder skulle bli lidande behövde verksamheten effektiviseras. CSN ändrade därför arbetsfördelningen mellan arbetsenheterna och koncentrerade vissa arbetsuppgifter till vissa ställen. CSN har även försökt öka möjligheten för den enskilde att själv, bl.a. genom besök på CSN:s webbplats, snabbt kunna söka och få del av efterfrågad information. Vid resursplanering inom den lokala arbetsenheten i uppkom frå- gan om nyttan med att avsätta resurser till att bemanna receptionen. Antalet besök vid arbetsenheten hade minskat betydligt och någon kvalitativ rådgiv- ning efterfrågades vanligtvis inte. Som ett försök infördes därför ett system med tidsbokning per telefon. De som önskar besöka enheten är således hänvi- sade till att först ringa och beställa tid. Det kan konstateras att bestämmelserna om serviceskyldighet i 4 och 5 §§ FL avser myndigheten som sådan. Hur långt en myndighet kan begränsa sin till- gänglighet är en avvägningsfråga som myndigheten får avgöra med hänsyn främst till verksamhetens art, arbets- och resurssituationen och den grundlags- skyddade rätten att ta del av allmänna handlingar. En lokal arbetsenhet kan i detta sammanhang inte ses isolerad från myndigheten i övrigt. Vad gäller frågan om tillgänglighet är således det avgörande att myndigheten uppfyller de krav som uppställs i 5 § FL. Vid den bedömningen är i förevarande fall bl.a. följande omständigheter av intresse. CSN har en för myndigheten gemensam postadress för ansökningar och brev. Registratorsfunktionen finns vid huvudkontoret i som har receptionen öppen för besök varje vardag kl. 09.0012.00 och 13.0015.00. De lokala arbetsenheterna har således ingen egen registratorsfunktion. CSN tillämpar elektronisk dokumenthantering. Detta innebär bl.a. att handlingar som inkommer till myndigheten skannas och därefter finns tillgängliga för alla tjänstemän inom CSN oavsett var handläggningen av ett ärende sker. Ärendehandläggningen har inte någon geografisk anknytning till visst lokalt arbetsställe. Vidare har CSN ett för hela organisationen gemensamt telefon- nummer som allmänheten ringer för att komma i kontakt med myndigheten. Telefonlinjerna är öppna kl. 08.0016.30. Efter tidsbokning tar även de lokala arbetsenheter som saknar fast besökstid emot besök av enskilda. Vad som har kommit fram ger mot denna bakgrund inte anledning att anta att CSN har åsidosatt de krav avseende myndigheternas tillgänglighet som uppställs i 5 § FL. Jag finner således inte skäl att rikta någon kritik mot CSN vad gäller avsaknaden av fast besökstid vid den lokala arbetsenheten i Kal- mar. Såsom CSN har anfört i remissvaret är det inte lämpligt att en enskild som har en allmän fråga anmodas att uppge sitt personnummer efter att ha ringt till CSN:s 0771-nummer. Jag utgår från att detta numera har rättats till och finner inte skäl att vidare uppehålla mig vid saken. 2 006 /0 7:J O1 Fråga om utformningen av ett anslag rörande begränsat tillträde till universitetslokaler har medfört att allmänheten nekats tillträde till lokaler där offentliga disputationer ägde rum (Dnr 1269-2005) I en anmälan till JO framförde S.E. Han anförde bl.a. följande. Enligt 8 kap. 13 § högskoleförordningen (1993:100) skall disputationer försvaras offentligt. hade dock, genom att sätta upp anslag på tre universitetsbyggnader, nekat allmänheten tillträde till lokaler där disputationer äger rum. uppgav att anslaget fanns vid varje ingång till byggnaderna och att det hade följande lydelse. Tillträde endast för anställda och studenter vid . Anmälan remitterades till rektor för för utredning och yttrande över vad som i anmälan gjordes gällande om att de uppsatta anslagen om att vissa byggnader är universitetslokaler, med tillträde endast för anställ- da och studenter, innebar att hade avskaffat de lagstadgade offentliga disputationerna. I sitt remissvar anförde rektor föl- jande (bilagorna här utelämnade). vill inledningsvis anföra att avsikten med skyltningen aldrig varit att avskaffa de lagstadgade offentliga disputationerna. Det finns inga fall där någon hindrats från att närvara vid en disputation i lokalerna och alla disputationer utlyses också som offentliga. Inte heller har någon blivit avsiktligen utelåst från lokalerna. Entrédörrarna till de skyltade husen hålls öppna under normal arbetstid. Alla som önskat har kunnat bevista de offentli- ga disputationerna. I alla så kallade spikblad anges att akademisk avhandling som för avläggande av doktorsexamen vid offentligen försvaras i sal ... Se bilaga 2.3 och 4. Den bakomliggande orsaken till klassificeringen av vissa lokaler som uni- versitetslokaler, som därefter försetts med skyltar, är säkerhetsproblem. Uni- versitetet har tidigare haft problem med studenter som vägrat lämna lokalerna under förevändning att lokalerna är offentliga, trots att de varit avstängda för vidare studier av och trots uppmaning att läm- na lokalerna. Studenterna har ibland uppträtt hotfullt och aggressivt mot per- sonal och studenter. Personal och studenter har varit rädda för att bli attacke- rade. Prefekter från berörda institutioner i aktuella byggnader har begärt att något skulle göras för att studenter och anställda inte skulle behöva känna sig hotade på sin arbetsplats. Genom klassningen av lokalerna som universitetslokaler och den skyltning som genomförts har det blivit möjligt att avhysa oönskade personer från loka- lerna. Färre känner sig hotade och rädda efter det att skyltarna kommit upp. skall undersöka om skyltarnas text kan modifieras så att det tydligare framgår att behöriga besökare har rätt att vistas i lokalerna, en princip som redan gäller . 2 006 /0 7:J O1 yttrade sig över remissvaret. I ett beslut anförde JO följande. Enligt 8 kap. 13 § högskoleförordningen skall en doktorsavhandling försvaras muntligen vid en offentlig disputation. Att disputationen skall ske offentligt innebär att den skall ske på en plats som allmänheten har tillträde till. En myndighets lokaler utgör inte en plats där allmänheten har rätt att vistas efter eget gottfinnande. Det ligger i myndighetens hand att avgöra vad som skall gälla för tillträdet till dess lokaler. Myndigheten måste emellertid beakta att den till följd av vad som föreskrivs i en författning kan ha en skyldighet att bereda allmänheten tillträde. I förevarande fall innebär detta att har ett ansvar för att tillse att den allmänhet som önskar närvara vid en dispu- tation, som enligt lag skall ske offentligt, får tillträde till de lokaler där dispu- tationen skall äga rum. I de s.k. spikbladen har angivits att de akademiska avhandlingarna offent- ligen försvaras i viss lokal. Av spikbladen framgår således att avhandlingarna försvaras på platser som allmänheten har tillträde till . Frå- gan är emellertid om , genom att på vissa byggnader där disputationer äger rum, sätta upp anslag om tillträdesförbud för andra än anställda och studenter, har hindrat allmänheten från att bevista dessa disputa- tioner. har i remissvaret framhållit att avsikten med skyltningen inte har varit att hindra allmänheten från att närvara vid disputationerna och att det inte har förekommit att någon har förvägrats tillträde. Utformningen av ansla- gets text synes emellertid medföra en risk för att den som läser texten får uppfattningen att det råder ett absolut tillträdesförbud för allmänheten. Detta är självfallet inte tillfredsställande. I remissvaret anförs att skall undersöka om texten kan modifieras så att det tydligare framgår att behöriga besökare har rätt att vistas i lokalerna. Jag förutsätter att erforderliga åtgärder har vidtagits. Med hänsyn till det anförda anser jag mig kunna lämna saken. Med dessa uttalanden avslutas ärendet. Fråga om , Rådet för högre utbildning, kunnat uppställa krav på att en ansökan om projektmedel skulle vara skriven på engelska (Dnr 823-2004) I en anmälan till JO framförde P.Å. klagomål mot , Rådet för högre utbildning. Klagomålen avsåg rådets krav att en ansökan om projekt- medel skulle vara skriven på engelska. satte i fråga om det var förenligt med svensk lagstiftning att en myndighet förbjuder användningen av svens- ka språket. 2 006 /0 7:J O1 anmodades att göra en utredning och, efter hörande av Rådet för högre utbildning, yttra sig över vad som hade framförts i anmälan. I re- missvaret, som hade beslutats av universitetskanslern , anfördes i huvudsak följande. har hos JO under sex punkter ifrågasatt att Rådet som krav har ställt att en ansökan om projektmedel skall vara skriven på engelska. I anvisningarna för ansökan har särskilt framhållits att ansökan skriven på svenska behandlas ej. Rådet för högre utbildning Rådet för högre utbildning finns hos och fungerar självstän- digt. Rådet består av ledamöter som regeringen utser. Föreskrifter om Rådet finns i 1720 §§ förordningen (2003:7) med instruktion för . 1.stödja pedagogiskt utvecklingsarbete vid universitet och högskolor 2.besluta om och fördela medel till utvecklingsinsatser som rör den grund- läggande högskoleutbildningens och forskarutbildningens kvalitet och peda- gogiska förnyelse 3.följa upp resultatet av de utvecklingsinsatser som rådet har fördelat medel till, och 4.dokumentera och sprida information om högskolepedagogisk forskning och utvecklingsinsatser. Punkten 2 innebär i praktiken att Rådet genom ekonomiskt stöd underlättar för engagerade och kunniga akademiska lärare att utveckla den akademiska undervisningen. Rådet lämnar stöd efter att ha inhämtat expertutlåtanden från akademiska lärare inom och utom . Rätt att ansöka om Rådets medel har den som är direkt involverad i under- visningen av grundutbildningsstudenter och/eller forskarstuderande. Projek- tets resultat skall tillämpas i utbildningen. Rådet har tagit del av P.Å:s anmälan och anför följande. I Rådets information på hemsidan om hur man söker medel till pedagogisk förnyelse framgår under rubriken och ansökningsförfarande andra stycket att ansökan ska skrivas på engelska samt att ansökan skriven på svenska ej kommer att behandlas. Denna text kommer att ersättas med texten Vi ser helst att din ansökan är skriven på engelska eftersom de ansökningar som går vidare kommer att bedömas av experter både i och utom- lands. Årets ansökningstid är redan passerad varför ändringen genomförs vid näs- ta års utlysning. Kanslichefen hos Rådet, , har uppgett följande. Det vi överblickar gäller tiden och framåt och under den tiden har det inte kommit in någon ansökan på svenska. Det har förekommit CV på svens- ka och ibland andra bilagor men det har inte inneburit att ansökan lagts åt sidan. 2 006 /0 7:J O1 I finns inte någon föreskrift som anger att svenska är nationalspråk eller officiellt språk. Förvaltningslagen (1986:223), FL, tillämpas på förvalt- ningsmyndigheternas handläggning av ärenden. I 8 § FL sägs att när en myn- dighet har att göra med någon som inte behärskar svenska eller som är allvar- ligt hörsel- eller talskadad, bör myndigheten vid behov anlita tolk. Lagen bygger alltså på den underförstådda förutsättningen att svenska språket skall användas av myndigheterna (jfr /med kommentarer 2003). Av 8 § FL framgår att myndigheten skall pröva om det finns något behov av tolk eller, om det är fråga om ett skriftligt förfarande, en översättare. Nå- gon slentrianmässig översättning av alla inkommande handlingar på ett ut- ländskt språk bör inte förekomma. Hänsyn måste tas till ärendets beskaffen- het, omfattningen och karaktären av det material som lämnats in och kostna- den för översättning sedd i förhållande till ärendets vikt för den som lagt fram materialet (jfr /under 8 § FL). En inlaga som kommer in till en myndighet får inte avvisas enbart av det skälet att den inte är avfattad på svenska (prop. 1971:30 s. 382). Den nordiska språkkonventionen trädde i kraft . Parterna har i den förbundit sig att verka för att de nordiska medborgarna vid behov skall kunna använda sitt eget språk vid kontakter med domstolar och andra myn- digheter eller andra offentliga organ i andra nordiska stater. Konventionen gäller både muntliga och skriftliga kontakter med myndigheten, dock ej tele- fonkontakter. Konventionen reglerar inte medborgarens språkliga rättigheter i det egna landet. gäller lagen (1999:1176) om rätt att använda finska och meänkieli hos förvaltningsmyndigheter och domstolar. Lagen är tillämp- lig inom ett geografiskt verksamhetsområde som helt eller delvis omfattar förvaltningsområdet för finska och meänkieli. Även lagen (1999:1175) om rätt att använda samiska hos förvaltnings- myndigheter och domstolar gäller sedan detta datum inom ett verksamhets- område som helt eller delvis omfattar förvaltningsområdet för samiska. Engelska inom högre utbildning och forskning Det är väl känt att engelskan i allt högre utsträckning används inom högre utbildning och forskning. Särskilt inom naturvetenskap, teknik och medicin dominerar engelskan. Studier av publiceringsspråk för avhandlingar visar att avhandlingar publiceras inom många ämnen så gott som uteslutande på eng- elska (jfr kommitténs för svenska språkets betänkande Mål i mun, avsnitt 3.2 [SOU 2002:27]). När en ansökan om en förmån åt sökanden själv kommit in till en myndighet är myndigheten skyldig att handlägga ärendet och meddela ett formligt beslut, oavsett om beslutet innebär att ärendet skall avvisas (formell anhängighet) eller att ett beslut träffas i själva saken (materiell anhängighet). En handling som medför en sådan plikt för myndigheten att behandla ett ärende sägs ha 2 006 /0 7:J O1 anhängighetsverkan (jfr , Allmän förvaltningsrätt, 2003, s. 92 ff). Den sökande är då part i ärendet. I FL ges bestämmelser om själva handläggningen av ett ärende. I 4 och 5 §§ behandlas myndigheternas serviceskyldighet och i 7 § sägs att varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen skall myndig- heten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter om sådana behövs. Myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. Även på andra sätt skall myndigheten underlätta för den enskilde att ha med den att göra. I 20 och 21 §§ FL finns bestämmelser om motivering och underrättelse av beslut. Allmänt kan sägas att en enskilds ansökan om projektmedel från Rådet har anhängighetsverkan och alltså måste utmynna i ett beslut. Ärendet skall hand- läggas på ett sätt som är förenligt med förvaltningslagens bestämmelser. En ansökan om projektmedel måste antingen avvisas eller behandlas i sak och alltså avgöras genom ett beslut oavsett vilket språk ansökan är skriven på. anser därför att formuleringen ansökan skriven på svenska behandlas ej i ansökningsanvisningarna är felaktig. Det finns i visserligen ingen uttrycklig författningsbestämmelse som säger att svenska måste användas hos myndigheterna. Förvaltningslagen byg- ger dock på den underförstådda förutsättningen att det är det svenska språket som skall användas. En ansökan avfattad på svenska kan således inte avvisas enbart av den anledningen att den är skriven på svenska. Inte heller kan en ansökan på annat språk som inte är engelska avvisas enbart av den anledning- en. Rådet måste i stället ta ställning till om det finns behov av en översättning av en sådan ansökan. När det gäller nordiska medborgare har genom en konvention för- bundit sig att verka för att dessa vid behov skall få använda sitt eget språk hos myndigheterna. Rätten att använda sig av minoritetsspråken samiska, finländska och me- änkieli gäller i ärenden som avser myndighetsutövning i förhållande till den enskilde om ärendet har anknytning till förvaltningsområdet. anser mot bakgrund av ovanstående att det är omöjligt att utan författningsstöd ställa upp ett absolut krav på att en ansökan skall vara avfattad på engelska. Bruket av engelska inom den högre utbildningen och forskningen är dock ofta dominerande och många av Rådets experter finns utomlands. Rådet står därför fast vid ett önskemål om att ansökningarna skall utformas på engelska. Rådet har också anfört att det kommer att ändra sin formulering till Det är önskvärt att ansökan skrivs på engelska, eftersom de ansökningar som går vidare kommer att bedömas av experter både i och utomlands. Sammanfattningsvis anser att Rådets anvisningar om att söka projektmedel i den lydelse de hade till den senaste ansökningsomgången var felaktiga. Något fall där en ansökan på svenska inte har behandlats har dock enligt uppgift inte förekommit. Rådet har ändrat sin formulering till nästa ansökningsomgång. Verket har inget att erinra mot Rådets nya formulering. Tvärtom anser verket att ärende- na har en sådan karaktär att önskemålet om engelska stämmer väl överens med kravet i 7 § FL att varje ärende där någon enskild är part skall handläg- 2 006 /0 7:J O1 gas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Ett önskemål om engelska innebär inte att Rådet kommer att avvisa en ansökan gjord på svenska. Den kommer att prövas. bereddes tillfälle att yttra sig över remissvaret. Därefter inkom kompletterande upplysningar från Rådet för högre utbild- ning. I ett beslut anförde JO följande. har, efter en genomgång av rättsläget, funnit att det har varit felaktigt att i anvisningarna för ansökan om projektmedel uppställa ett krav på att ansökan skall vara författad på engelska. Jag instämmer i bedömning. Med hänsyn till att anvis- ningarna har ändrats avstår jag från vidare uttalanden. Med den kritik som ligger i det sagda avslutas ärendet 2 006 /0 7:J O1 Allvarlig kritik mot för felaktig handläggning av ett ärende om förnyelse av körkort. Fråga om tillämpningen av övergångsbestämmelser till körkortslagens regler om förlängning av giltighet av behörigheterna C, CE, D och DE (Dnr 1911-2004) I en anmälan, som kom in till JO , klagade på att hade krävt att han skulle förnya sitt körkort trots att han fått sitt körkort förnyat med en giltighetstid eller till . Han klagade också på att hans behörighet att köra lastbil enligt skulle ha upphört samt på att han inte hade fått något överklagbart beslut avseende krav på förnyelse av kör- kortet. Dessutom uppgav han att han inte hade fått svar på två brev som han hade skrivit till verket. Muntliga upplysningar hämtades in från . anmodades därefter att göra en utredning och yttra sig över vad som framfördes i anmälan, särskilt mot bakgrund av innehållet i övergångsbe- stämmelserna, p. 2, i körkortslagen (1998:488). Av yttrandet skulle även framgå vilka handläggningsrutiner som tillämpades och vilken information som lämnades till körkortshavarna rörande frågor om tioårsförnyelse eller förnyelse i övrigt enligt 3 kap. 14 § körkortslagen i de fall där nämnda punkt i övergångsbestämmelserna var tillämplig. I remissvaret anfördes följande. körkort med behörigheterna A BE CE TAXI gällde enligt uppgift på körkortet till och med . Som innehavare av behö- righeten CE omfattades Brynervall av 3 kap. 12 § körkortslagen (1998:488) samt övergångsbestämmelserna p. 2 till denna lag och skulle därmed i sam- band med tioårsförnyelsen av körkortet visa att de medicinska kraven för behörighet CE var uppfyllda för att få behålla denna behörighet. (Enheten ) skickade ett brev till om att förlängning av körkortsbehörighet CE krävdes för att giltigheten av denna behörighet skulle förlängas. Kopia på för denna typ av brev bifogas (bilaga 1). I brevet ges bland annat möjlighet att ansöka om förlängd giltighet av högre behörighet eller att begära att denna behörighet blir ogiltig. Något underlag för tioårsförnyelse av körkortet skickades inte till Bryner- vall . Motiveringen för detta förfarande är att många kör- kortshavare i denna typ av fall skulle uppfatta det som negativt att först behö- va tioårsförnya sitt körkort och relativt kort därefter behöva ansöka om utfär- dande av nytt körkort i samband med ansökan om förlängning av högre kör- kortsbehörighet. Tanken är att tioårsförnyelsen istället ska ske i samband med förlängning av högre behörighet eller, om förlängning inte söks, i samband 2 006 /0 7:J O1 med förnyelse av körkortet utan högre behörighet. I anteckning av före- dragande vid JO om telefonsamtal med vid anges att skrivelsen från innehöll information om att inte skulle få några handlingar för tioårs- förnyelse av sitt körkort, eftersom det snart var dags att inkomma med läkar- intyg för högre behörighet.