frsrdg · GU04JO1 · 2007-01-01 00:00:00 — Den rätt till insyn i utredningsmaterialet, som enligt denna bestämmelse till- kommer parter, är i vissa avseenden vidare än den rätt som tryckfrihetsför- ordningens bestämmelser ger envar att ta del av allmänna handlingar. Det är således fullt möjligt att makarna ., på grund av den vidgade insynsrätt i utredningsmaterialet de hade som parter (sökande) i den aktuella utredningen, hade haft rätt till insyn i det arbetsmaterial som har legat till grund för utred- ningen. Jag vill därför erinra nämnden om att den i förevarande fall borde ha övervägt makarna B:s rätt att ta del av arbetsmaterialet enligt denna bestäm- melse. Vad som har förekommit i övrigt föranleder inte något uttalande eller nå- gon ytterligare åtgärd från min sida. Fråga bl.a. om dokumentationsplikten i ett ärende rörande en vårdnadsutredning när socialnämnden hade gett en utomstående s.k. konsult i uppdrag att utföra utredningen (Dnr 5080-2004) I ett mål angående vårdnad om H.B:s och S.K:s gemensamma dotter . upp- drog Tierps tingsrätt åt i att utse någon att utföra en s.k. vårdnadsutredning. förordnade socionomen att utföra utredningen. hade inte någon fast anställning vid nämndens förvaltning. Utredningen blev klar och gavs in till Tierps tingsrätt . I en anmälan till JO klagade . på handläggningen av vårdnadsutred- ningen. Klagomålen avsåg att hon inte hade fått ta del av och tillfälle att kommentera utredningen innan den gavs in till tingsrätten, att utredningen inte hade bedrivits enligt gällande riktlinjer och på ett objektivt och opartiskt sätt samt att utredaren hade brutit mot sin tystnadsplikt. ifrågasatte även bl.a. om individ- och familjenämnden hade kunnat ge uppdraget att utföra utredningen till en s.k. konsult. Inledningsvis inhämtades en kopia av vårdnadsutredningen. Föredraganden inhämtade per telefon upplysningar från förvaltningschefen vid individ- och familjeförvaltningen i . Han uppgav bl.a. följande. Förvaltningen har som rutin att kommunicera en vårdnadsutredning innan den lämnas till tingsrätten. Han är osäker på om den kommuniceras både med parten och med partens ombud. Förvaltningen har bara en ordinarie familje- rättssekreterare och köper in extra resurs om behov uppstår. har lång erfarenhet och har tidigare anlitats av förvaltningen. Det finns inget löpande avtal utan hon anlitas i ett enskilt ärende och arvoderas . Den ordinarie familjerättssekreteraren har rutiner för kommunicering av vårdnadsutredningar men han är osäker på hur det fungerar när det är externa 2 006 /0 7:J O1 konsulter som gör utredningen. Externa konsulter har inte tillgång till något elektroniskt klientregistreringssystem och han vet inte hur dokumentationen i dessa fall sköts i praktiken. Därefter begärdes som lån handlingarna i ärendet rörande vårdnadsutredning- en samt en kopia av förvaltningens avtal med . Med anledning av denna begäran lämnade följande upplysningar per telefon. Förvaltningen har vidarebefordrat JO:s begäran om lån av handlingar till henne. Det finns ingen dokumentation i ärendet utöver själva vårdnadsutred- ningen. Hon skickade vårdnadsutredningen till parternas ombud och tingsrät- ten . Hon försökte diskutera utredningen med H.B. innan den var färdigställd men H.B. vägrade att ha någon kontakt med henne. Hon har anlitats av förvaltningen för att utföra vårdnadsut- redningar som familjerättssekreteraren inte själv hinner eller kan utföra. Det finns ett gammalt avtal (eventuellt ) som ligger till grund för upp- dragen. Hon får timersättning. Därefter inhämtade föredraganden på nytt upplysningar från , som uppgav att det inte fanns något skriftligt avtal mellan förvaltningen och när hon utförde vårdnadsutredningen. Ärendet remitterades därefter till i för utredning och yttrande över de klagomål som framfördes mot nämnden. Yttrandet skulle främst avse formerna för att anlita en extern kon- sult att utföra en vårdnadsutredning. Ett yttrande inkom från individ- och familjenämndens vice ordförande . Av yttrandet framgick bl.a. följande. 1)Formellt har utredningen utförts av tjänsteman med korttidsförordnande hos förvaltningen. har anlitats och anlitas för denna typ av arbete av förvaltningen . 2)är utbildad socionom och har arbetat som socialsekreterare tidi- gare. Hon har bl.a. arbetat ca sju (7) år på familjerätten i kommun. Det finns ingen grund för påståendet att skulle vara känd som bur- dus. 3)Nämnden är ansvarig för utredningen och har fått erforderlig information om denna. Enligt vår mening har det inte funnits anledning att stoppa utred- ningen. Utredningen är saklig och uppfyller de krav nämnden ställer på denna typ av utredningar. I en förnyad remiss till individ- och familjenämnden anmodades nämnden att komma in med utredning och yttrande beträffande kommuniceringen av vård- nadsutredningen. I remissen angavs att det av yttrandet även borde framgå skälet till att någon löpande dokumentation inte hade förts i ärendet. Nämnden överlämnade som sitt remissvar ett yttrande undertecknat av , nämndens ordförande, och , tf. för- valtningschef. Av yttrandet framgick bl.a. följande. fick uppdraget att utföra vårdnadsutredning för familjerättens i räkning. Under uppdragets gång förde anteckningar som hon sedan sammanställde till en vårdnadsutred- ning. Efter att uppdraget upphört skall inte spara sådana anteck- ningar och hon har heller inte gjort det. Förvaltningen arkiverar inte heller denna typ av anteckningar. 2 006 /0 7:J O1 Med hjälp av sin gamla almanacka och samtal med andra anställda på för- valtningen har gjort följande rekonstruktion av utredningstiden: ringde mig nästan omgående efter att jag fått uppdraget för att disku- tera vårdnadsfrågan. Den 5/12 2003 träffade jag båda föräldrarna och barnet på Forshem (en lo- kal som disponeras av individ- och familjeförvaltningen). De var där i anled- ning av faders umgänge med barnet. Modern hade familjestödjare (tjänstemän vid individ- och familjeförvaltningen) till hjälp i hemmet. Dessa var med vid faderns umgänge med barnet vid . Jag gjorde ett hembesök hos H.B. Då träffade jag ju även M. Därefter gjorde jag ytterligare två hembesök hos H.B. och M., i sällskap med en familjestödjare. Dessa besök skedde . Förut- om dessa besök, så talade vi i telefon ett flertal gånger. Efter dessa samtal ville H.B. Hon ville inte träffa mig mer. Dåvarande socialchef ansåg att inget byte skulle ske. Jag tyckte att jag redan fått de uppgifter jag behövde för att jobba vidare. Jag rådgjorde också med min handledare och med socialchefen. Båda hade samma uppfattning som jag i frågan. Jag träffade fadern på kontoret två gånger och gjorde hembesök en gång. Jag träffade honom även ytterligare en gång vid umgänge på Forshem. De flesta referenterna i utredningen är tjänstemän anställda av . Dessa har jag talat med vid personliga samtal och vid samman- komster angående ärendet. Vissa har sedan valt att själva skriva ner sina iakt- tagelser och bedömningar. Andra har jag antecknat ned och sedan delgivit. De personliga referenterna har jag talat med i telefon eller träffat, sedan läst upp det jag skrivit eller bett personerna att själva skriva. Ett par av refe- renterna ville inte medverka i utredningen. ville inte träffa mig för kommunicering, hon sade att hon skulle skri- va egen inlaga till rätten, så lät jag individ- och familjeförvaltningen sända utredningen till respektive part och till deras juridiska ombud. Även tingsrät- ten sände sedan utredningen till parterna. I ett beslut anförde JO följande. Rätten skall enligt 6 kap. 19 § se till att frågor om vårdnad, boende och umgänge blir tillbörligt utredda. Innan rätten avgör ett mål eller ärende om vårdnad, boende eller umgänge skall socialnämnden ges tillfälle att lämna upplysningar. tillgång till upplysningar som kan vara av betydelse för frågans bedömning är nämnden skyldig att lämna rätten så- dana upplysningar. Om det behövs utredning utöver vad som sägs i andra stycket, får rätten uppdra åt socialnämnden eller något annat organ att utse någon att verkställa den. har i ifrågavarande fall utsett att utföra vårdnadsutredningen. Hon hade inte någon fast anställning vid socialförvalt- ningen. gällde att domstolen kunde anmoda socialnämnden att yttra sig i en vårdnadsfråga. Syftet med att nämnden inte längre skulle yttra sig utan endast utse någon att verkställa en utredning var att effektivisera och påskyn- da utredningsförfarandet i tvisterna. Att det i bestämmelsen sägs att social- nämnden skall utse någon att utföra utredningen skulle i och för sig kunna tas till intäkt för att nämnden till utredare kan välja en lämplig person, dvs. även en privat utredare. Detta synes dock inte ha varit lagstiftarens avsikt. 2 006 /0 7:J O1 framgår av förarbetena har nämligen lagstiftaren förutsatt att utredningen skulle utföras av en tjänsteman vid nämndens förvaltning (prop. 1990/91:8 s. 44 f.). kan under vissa förutsättningar använda sig av andra per- soner än tjänstemän vid nämndens förvaltning för att utföra en utredning. Nämnden har möjlighet att anlita uppdragstagare som är fysiska personer och som knyts till myndigheten på ett sådant sätt att de kan anses delta i dess verksamhet. En sådan uppdragstagare förutsätts stå under myndighetens ar- betsledning och utföra arbetsuppgifter som normalt ankommer på en anställd. Detta får till följd att grundläggande regler däribland tryckfrihetsförord- ningens, sekretesslagens (1980:100), förvaltningslagens (1986:223) och soci- altjänstlagens (2001:453) bestämmelser gäller för uppdragstagarens arbete. Denne står även under min tillsyn i den del han utför arbete åt socialnämnden. Jag kan i denna del hänvisa till JO:s ämbetsberättelse 2001/02 s. 250. För det fall en socialnämnd utser en uppdragstagare att utföra en vårdnads- utredning bör uppdraget regleras i ett skriftligt avtal för att klarlägga vad som gäller i fråga om uppdragstagarens anknytning till verksamheten. I förevarande fall har nämnden uppgett att har varit en tjänste- man med korttidsförordnande. Remissvaret ger inte ett klart svar på frågan om nämnden anser att i arbetsrättsligt hänseende har haft en anställning vid förvaltningen eller om hon är att betrakta som en sådan upp- dragstagare som jag har berört ovan. Med utgångspunkt från vad som har kommit fram i ärendet drar jag dock den slutsatsen att avsikten har varit att hon under alla förhållanden skulle ha en sådan anknytning till nämndens förvaltning att hon skulle betraktas som en offentlig befattningshavare. Jag anser därför att hon står under min tillsyn och jag kan konstatera att varken nämnden eller har haft någon annan ståndpunkt i detta hänse- ende. Jag vill i denna del endast tillägga att det kan finnas skäl för nämnden att se över de rutiner som finns när nämnden anlitar utomstående för att utföra olika uppdrag på nämndens vägnar. Härvid vill jag hänvisa till vad jag har anfört i mitt ovan nämnda beslut (särskilt s. 266 f.). När det gäller den utredning som har utfört vill jag inled- ningsvis påpeka att en part som anser att det finns felaktigheter och brister i en vårdnadsutredning kan påpeka detta för domstolen. Domstolen skall själv- ständigt pröva vilket värde som kan tillmätas de inhämtade uppgifterna och kan även ta initiativ till ytterligare utredning. JO brukar därför inte uttala sig om innehållet i en vårdnadsutredning. Jag har inte funnit skäl att frångå den principen i detta fall. Jag finner dock skäl att något beröra handläggningen av vårdnadsutred- ningen när det gäller dokumentation och kommunicering. Enligt 11 kap. 5 § socialtjänstlagen (2001:453) skall handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åt- gärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Anteckningarna skall föras löpande och lämpligen i form av s.k. journalanteckningar. Dokumentationen skall föras så att det är möjligt att 2 006 /0 7:J O1 följa handläggningen av ärendet. Bestämmelsen om dokumentationsplikt gäller oavsett om ett ärende handläggs av en tjänsteman vid nämndens för- valtning eller av en uppdragstagare som nämnden har knutit till sin verksam- het. Vid de inledande kontakterna med individ- och familjeförvaltningen note- rades att det inte fanns någon dokumentation i ärendet vid förvaltningen eller hos utredaren. Den från individ- och familjeförvaltningen begärda kopian av vårdnadsutredningen översändes till JO från där vårdnadstvisten då var anhängig. Nämnden har i remissvaret inte berört detta utan, som jag har uppfattat det, enbart uppgett att utredaren efter avslutat uppdrag förstört sitt arbetsmaterial. Det synes således inte ha förts några löpande journalan- teckningar om t.ex. vilka kontakter som har tagits under vårdnadsutredningen och när det har skett. Det är därför inte möjligt att i efterhand följa hur utred- ningsarbetet har bedrivits. Såvitt framkommit under min utredning synes inte nämnden ens ha sparat ett exemplar av vårdnadsutredningen. Om det förhåller sig på detta sätt är det anmärkningsvärt. Det har ankommit på nämnden att ge instruktioner om hur hon skulle fullgöra dokumentationsplik- ten och se till att dokumentationen utfördes på ett korrekt sätt. Uppenbarligen har nämnden åsidosatt sina åligganden härvidlag. Detta är allvarligt. Nämn- den bör tillse att det utarbetas rutiner för dokumentation i de fall nämnden har utsett tillfälligt anställda och/eller uppdragstagare att utföra vårdnadsutred- ningar. Det som har kommit fram ger mig skäl att tillställa i län en kopia av detta beslut för kännedom. JO har uttalat att en part i en vårdnadstvist bör få del av och tillfälle att yttra sig över vårdnadsutredningen innan den ges in till dom- stolen (se bl.a. JO:s ämbetsberättelse 1994/95 s. 363). har uppgett att H.B. inte ville träffa henne för kommunicering utan skulle skriva en egen inlaga till tingsrätten. För det fall den enskilde motsätter sig ett möte för genomgång av utredningen kan det vara lämpligt att i stället ge denne möjlighet att yttra sig skriftligen. Mot bakgrund av vad som har framkommit i denna del lämnar jag saken med den kommentaren. Handläggningen av ett adoptionsärende när tjänstemän vid nämndens förvaltning bedömde att det fanns skäl att återkalla ett s.k. adoptionsmedgivande; särskilt fråga om sekretess gentemot adoptionsorganisationen (Dnr 3043-2005) lämnade i kommun medgivande till makarna . enligt 6 kap. 6 och 12 §§ socialtjänstlagen (2001:453, SoL) i dess lydelse före , att ta emot ett barn med hemvist utomlands i syfte att adoptera det. Nämnden hade tidigare beslu- tat om sådana medgivanden för makarna . Dessa medgivanden hade dock inte kommit att användas. 2 006 /0 7:J O1 Makarna fick ett förslag om adoption av ett visst barn. beslutade att samtycka till att adoptionsför- farandet skulle få fortsätta. beslutade socialnämnden att inleda en utredning om att återkalla sitt medgivande av . Ett beslut om att återkalla medgivandet fattades . överklagade beslutet till Länsrätten i som i en dom undanröjde nämndens beslut om att återkalla medgivandet. I en anmälan till JO framförde A.S. klagomål mot i kommun angående handläggningen av deras adoptionsärende. De anförde bl.a. följande. Nämndens beslut fattades på ett ofull- ständigt underlag och på uppgifter som markant avviker från vad som fram- går av adoptionsutredningarna. Vidare hade en tjänsteman vid nämndens förvaltning före nämndens beslut underrättat om att nämn- den hade återkallat medgivandet. Därigenom lämnade tjänstemannen en orik- tig uppgift samt bröt mot sin tystnadsplikt. Till anmälan fogade makarna den utredning som inleddes om återkallande av medgivandet enligt 6 kap. 13 § SoL samt en daterad skrivelse från till dem. Inledningsvis inlånades socialförvaltningens journalanteckningar som hade upprättats i ärendet den 10 maj7 och nämndens beslut . Föredraganden inhämtade per telefon upplysningar från sektionschefen , socialförvaltningen i kommun. Där- vid framkom i huvudsak följande. Handläggaren av adoptionsärendet informerade och rådgjorde med honom om de upplysningar som hade inkommit från A.H. (L.E:s f.d. hustru; JO:s anm.) varefter han informerade och rådgjorde med socialchefen . Frågan om att återkalla ett medgivande till adoption hade aldrig aktualiserats vid förvaltningen. De övervägde inte att i detta skede informera nämndens ordförande om förhållandena. De ansåg dock att det för att nämn- dens verksamhet skulle kunna fullgöras, var nödvändigt att genast informera om att nya omständigheter hade framkommit och att en utredning om att återkalla tidigare lämnat medgivande hade inletts. Nämndens ordförande informerades om utredningen före , dvs. innan beredningen inför arbetsutskottets sammanträde ägde rum. Därefter anmodades i kommun att inkomma med ut- redning och yttrande över vad som framfördes i anmälan och därvid särskilt belysa vilken information som hade lämnats till och om den informationen hade kunnat lämnas ut med hänsyn till bestämmelserna i sekretesslagen. avgav som sitt remissvar ett av sektionschefen , socialförvaltningen i kommun, upprättat yttrande. I remissvaret anfördes följande. Paret /S. har sökt och beviljats medgivande av i kommun att motta ett utländskt barn i syfte att adoptera det. Paret fick via ett barnförslag, en flicka född , och de beviljades samtycke att fortsätta adoptionsförfarandet. Paret /S. planerade att hämta flickan från . 2 006 /0 7:J O1 kontaktas socialförvaltningen av L.E:s f.d. hustru med vilken han har en gemensam fjortonårig dotter. Kvinnan lämnade nya och graverande uppgifter om situationen för dottern hemma hos paret /S. Hon vidareutvecklade detta vid ett personligt besök på förvaltningen . Dagen efter, , kallades paret till socialförvaltningen och de informerades om de uppgifter som inkommit. I samtalet med paret verifierade de att det fanns uppgifter av betydelse som de inte tagit upp under medgivan- deutredningen eller . Efter samråd med bl.a. social- tjänstens verksamhetschef samt socialnämndens ordförande inleddes en utredning om återkallande av medgivandet. Ärendet skulle tas upp för beslut på socialnämndens arbetsutskott . Med hänsyn till att adoptionsorganisationen fått information om samtycke till fortsatt adoptionsförfarande och att ett barn var på väg från ansåg handläggaren att en kontakt med kontaktper- son var nödvändig. Handläggaren informerade därför om att ett förslag på återkallelse av medgivandet skulle komma att behandlas vid arbetsutskottet . återkom därefter till handläggaren efter kontakt med makarna /S. och frågade om det var troligt att utskottet skulle följa förslaget. Handläggaren svarade att det var mycket troligt att utskottet skulle bifalla förslaget. Svaret var välgrundat med tanke på att både nämndens ordförande och verksamhetschefen var informerade och uttryckt sitt stöd till förslaget. Informationen som handläggaren lämnade till var tydlig och helt korrekt. Att i sitt brev till adoptanterna framställt det som att medgivandet redan var återkallat är därför inget socialnämnden kan lastas för. Vad gäller sekretessfrågan vill socialnämnden anföra följande. Enligt lagen om internationell adoptionsförmedling måste som huvudregel den som vill adoptera ett barn från utlandet anlita en auktoriserad sammanslutning. De uppgifter som finns hos kring adoptanternas situation är skyd- dade av sekretess och kan inte utan vidare lämnas ut till en sådan adoptions- organisation. Adoptanterna får därför en fullmakt hemskickad från enligt vilken de ger handläggande tjänsteman på socialförvalt- ningen tillstånd att lämna ut sekretesskyddade uppgifter till Adoptionscent- rum. Denna fullmakt ska adoptanterna sända in till socialförvaltningen. Av okänd anledning saknas fullmakt i aktuellt fall. Detta har gjort att soci- alnämnden sett över sina rutiner för inhämtande och hantering av fullmakter. Enligt socialnämndens uppfattning är dock inte samtycke den enda förut- sättningen för att uppgifter ska kunna lämnas ut i ett ärende som det aktuella. Enligt 1 kap. 2 § första meningen socialtjänstlagen skall det, när åtgärder rör barn, särskilt beaktas vad hänsynen till barnets bästa kräver. Enligt barnkon- ventionen får, när det gäller adoption, inga andra intressen sättas före eller anses lika viktiga som hänsynen till barnets bästa. Barnets bästa har i det här sammanhanget absolut prioritet. viktigaste uppgift i aktuellt fall har därför varit att skydda barnet. Om uppgiften inte lämnats ut av socialnämnden till hade det funnits risk för att paret /S. skulle ha hunnit motta barnet och på- börja resan till trots att medgivandet skulle komma att återkal- las/återkallats. Om barnet hade kommit till utan medgivande hade socialnämnden måst överväga att besluta om omhändertagande och placering i familjehem. En sådan händelseutveckling hade inte varit förenlig med soci- alnämndens uppgift enligt ovan. Även om det skulle vara så att risken för att paret /S. skulle ha hunnit motta barnet inte var överhängande anser social- nämnden att det ändå varit nödvändigt för fullgörandet av dess uppgifter i adoptionsärendet att i ett så tidigt skede som möjligt un- derrättades om att en återkallelse av medgivandet var på gång. 2 006 /0 7:J O1 Enligt socialnämndens uppfattning är därför 1 kap. 5 § sekretesslagen till- lämplig i aktuellt fall. kommenterade remissvaret genom sitt ombud advokaten . och anförde därvid sammanfattningsvis. Det är ostridigt att något medgivande inte har lämnats från dem till socialnämnden att lämna uppgifter till Adop- tionscentrum. Uppgifterna till förvaltningen från L.E:s f.d. hustru . läm- nades per telefon . Först talade handläggaren med A.H. Det är inte känt vad dröjsmålet berodde på. Den utredning som genomfördes var bristfällig. Det medgav nämnden vid den muntliga förhand- lingen i Länsrätten i och angav att det berodde på tidspress. Därigenom åsidosattes ett rättssäkerhetskrav. bifogade Länsrättens i läns dom i mål nr 1577-05. I ett beslut anförde JO följande. I socialtjänstlagen (2001:453, SoL) återfinns regler om hand- läggning av ärenden om internationella adoptioner. har reglerna för medgivande om adoption ändrats, och enligt övergångsbe- stämmelserna skall äldre föreskrifter gälla i ärenden där ansökan om medgi- vande har kommit in till socialnämnden (6 kap. 12 § SoL jäm- fört med tidigare regler i 6 kap. 6 och 12 §§ SoL). Ändringen saknar dock betydelse såvitt här är av intresse. Jag hänför mig i fortsättningen till den lydelse som bestämmelsen har . Enligt 6 kap. 12 § SoL får ett barn med hemvist utomlands inte utan social- nämndens medgivande tas emot i syfte att adopteras av någon som inte är barnets förälder eller har vårdnaden om barnet. Av samma lagrum följer att medgivandet skall inhämtas innan barnet lämnar det land där det har sitt hem- vist, och det får lämnas endast om den sökande är lämpad att adoptera. Vid den bedömningen skall särskild hänsyn tas till vissa närmare angivna kriterier. I 6 kap. 13 § SoL stadgas att den eller de som vill adoptera är skyldiga att anmäla till socialnämnden om deras omständigheter ändras mer väsentligt medgivandet gäller. Medgivandet skall återkallas, om förutsätt- ningarna för det inte längre finns. Medgivandet kan återkallas även när barnet har tagits emot av den eller de som vill adoptera, om en fortsatt vistelse hos dem inte vore förenlig med barnets bästa. När ett visst barn har föreslagits för adoption, skall socialnämnden enligt 6 kap. 14 § SoL skyndsamt och senast från det att den eller de som vill adoptera kommit in med en anmälan om detta pröva om samtycke skall ges till att adoptionsförfarandet får fortsätta. Ett återkallande av medgivandet innebär att adoptionsförfarandet avbryts. För det fall att nämnden redan har samtyckt till ett fortsatt förfarande förlorar även det beslutet sin betydelse. skall enligt 11 kap. 1 § första stycket SoL utan dröjsmål in- leda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. 2 006 /0 7:J O1