frsrdg · GU04JO1 · 2007-01-01 00:00:00 — motiverade detta med att han inte ville att tidningen skulle skriva om domen i följande dags utgåva, eftersom parterna då inte hade hunnit ta del av den. begärde på plats vid länsrättens expedition att få en kopia av domen. kom ut och bekräftade än en gång att domen var offentlig, men uppmanade att låta sig nöja med att få den per post dagen därpå. uppgav att om inte följde hans uppma- ningar skulle länsrätten fortsättningsvis upphöra att serva VLT med att faxa och skicka domar. För egen del skulle han inte heller besvara förfrågningar från tidningens journalister om pågående mål. hotade således med repressalier för att försöka påverka begäran om hand- lingsutlämnande. En kopia av domen lämnades därefter ut av länsrättens personal. Vid ett telefonsamtal dagen därpå med VLT:s nyhetschef upprepade sin inställning att han, till följd av det inträf- fade, fortsättningsvis inte tänkte svara på förfrågningar om kommande domar eller skicka domar med telefax till tidningen. Länsrätten anmodades att yttra sig över anmälan. Rådmannen anförde följande. är såvitt jag vet den enda tidning som fortlöpande beva- kar länsrättens domar. Anmälan berör ett problem som finns för domstolen i mål som VLT är intresserad av. Nämligen att tidningen får del av domen före parterna i målet, vilka därmed riskerar att läsa i tidningen om domen innan de själva fått del av den genom posten. Domstolarna har fått vidkännas kraftiga ekonomiska inbesparingar som målantalet ökat. Detta gäller även denna länsrätt där bl.a. personalsituationen på kanslinivå är skör till följd av indragna tjänster kombinerat med sjukskrivningar och barn- ledighet. Utrymmet för att avvika från gängse rutiner är därför begränsat. Den begärda domen avsåg ett mål om återkallelse av serveringstillstånd enligt alkohollagen. Denna målgrupp är hos länsrätten speciallottad på två rotlar, varav jag innehar en. Kommunens hantering av serveringstillstånden och efterföljande utslag i domstol väcker stort intresse hos VLT. Jag har där- för tidigare haft flera kontakter med journalisten . hos VLT, som är den som brukar skriva i tidningen om målgruppen. Kontakten med T.J. har varit helt störningsfri. Jag har sagt till honom att jag tycker att det är enbart positivt 2 006 /0 7:J O1 att VLT rapporterar om våra domar och gärna även om andra av våra mål- grupper. Detta för att även länsrätten skall nå ut till allmänheten. Det är tyvärr så att länsrätten fortfarande hos allmänheten är en okänd figur och ofta blan- das ihop med tingsrätten, vars brottmål får mycket plats i tidningen, helt över- skuggande länsrättens verksamhet. Även i nu ifrågavarande mål hade jag haft telefonkontakt med T.J. och därvid lovat att skicka domen till honom per post som den expedierades till parterna, för att bespara honom vidare telefonsamtal om tidpunkt för domens offentlighet. När som i detta fall do- men avgörs på handlingarna kan nämligen någon exakt dag för domens expe- dierande vanligtvis inte lämnas. Löftet till T.J., som lämnades innan domen var offentlig, var ett åtagande som sträcker sig utöver länsrättens expeditions- skyldighet, men som jag ansåg länsrätten kunde bjuda på eftersom det gagnar såväl länsrätten som tidningen. Jag blev därför tämligen förvånad och, i ärligheten namn, även störd när journalisten begärde att få domen faxad till tidningen. Detta på grund av att han inte kunde acceptera den överenskommelse som jag hade med journalisten . När han ringde, som domen skulle expedieras, fick han svaret att länsrätten inte kunde faxa domen med den självklara upplysningen att domen var offentlig och kunde hämtas på länsrätten. Jag hade rådgjort med den av kanslipersonalen som skulle expediera domen och vi kom i samråd fram till att det inte fanns tids- mässigt utrymme för att faxa domen till samtliga berörda, dvs. Det är möjligt att jag inte nämnde något om det sistnämnda för Bjerstedt eller , men så var de faktiska förhållandena. Länsrätten ligger för övrigt endast ca 300 m från tidningshuset och ett hämtande av domen kan därför inte medföra något merarbete för journalisten att tala om. Följderna av Bjerstedts ovilja att ta hänsyn till länsrättens verksamhet medförde nu att VLT, väl medveten om att parterna inte fått del av domen, tog kontakt med , som var förlorande part i målet, tämligen efter domens hämtande för att höra deras kommentar till innehål- let i domen. Detta medförde att kommunen per telefon hörde av sig till läns- rätten som under rådande omständigheter fann det nödvändigt att även utsän- da domen per fax till båda parterna, vilket således medförde ett icke ringa merarbete för domstolen. Vad anför om hot om repressalier får stå för honom. Det jag sa till honom var endast att jag i fortsättningen inte kommer att lova åtaganden som sträcker sig utöver länsrättens serviceskyldighet. Denna skyl- dighet framgår av förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. och reglerar, såvitt är ifråga, inte framtida utslag utan endast offentliga sådana. Förordningen är därför inte tillämplig på åtagande som här avses. Av förordningen framgår att en handling som skall tillhanda- hållas bör skickas med post (9 §) och om det är lämpligt får en handling skickas med telefax (10 §). Jag har ovan redogjort för de skäl på vilka jag ansåg det var olämpligt att skicka domen med fax. Jag anser mig inte ha för- farit felaktigt i min strävan att prioritera att part får del av domen före mass- media. Jag får tillägga att jag inte är främmande för att länsrätten i speciella fall får göra undantag från normala rutiner och faxa domen till parterna och även till massmedia. Lagmannen anförde för egen del följande. Om det är lämpligt får enligt 10 § förordning (2004:234) om tiden för tillhan- dahållande av domar och beslut, m.m. en handling skickas med telefax. Den- na prövning bör enligt uttalande av JO (1994/95:JO1 s. 63 ff.) ske från fall till fall bl.a. beroende på arbetssituationen på domstolen. Vid expediering av domar är det vanliga att länsrätten inte gör någon åt- skillnad mellan parter och andra som kan ha intresse i saken, t.ex. tidningar. Detta gäller även de gånger då domar skickas via fax. En begäran att en dom skall faxas till annan än part efterkommes således normalt sett, om inte ar- 2 006 /0 7:J O1 betssituationen lägger hinder i vägen. I förevarande fall har en- ligt sitt yttrande gjort en prövning av det lämpliga när be- gärde att domen skulle översändas via fax. fann därvid att arbe- tets behöriga gång på kansliet inte medgav översändande av domen per fax utan endast med vanlig post. kunde möjligen ha uttryckt detta på ett klarare sätt för journalisten men jag kan inte förstå att gjort något fel när han per telefon vägrade att faxa domen. Vad gäller om hotat med minskad service m.m. får jag hänvi- sa till vad han yttrat. Jag kan inte finna att gjort något fel i detta sammanhang. I ett beslut anförde JO följande. Regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförord- ningen (TF). Handlingsoffentligheten är avsedd att säkerställa ett fritt me- ningsutbyte och en allsidig upplysning (1 §). En allmän handling som får lämnas ut som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse skall på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahål- las den som önskar ta del av handlingen (12 §). Den som önskar ta del av en allmän handling har även rätt att mot fastställd avgift få en avskrift eller en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt (13 §). I fråga om statliga myndigheters tillhandahållande av handlingar finns fö- reskrifter i förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. En handling som skall tillhandahållas bör skickas med post, om inte något annat har begärts (9 §). Om det är lämpligt får en handling skickas med telefax eller elektronisk post eller på annat sätt tillhandahållas i elektronisk form (10 §). JO har beträffande tillämpningen av likalydande föreskrifter i den tidigare gällande förordningen (1980:900) om statliga myn- digheters serviceskyldighet, m.m. uttalat att en beställares önskemål att få handlingen expedierad via telefax bör ge upphov till en presumtion för att denna expedieringsform skall användas. Omständigheter som vid lämplig- hetsprövningen måste vägas in vid sidan av ett sådant framfört önskemål är exempelvis arbetssituationen, beställningens omfattning och handlingens innehåll. (Se JO 1997/98 s. begärde vid telefonsamtal med att få ta del av en meddelad dom i ett mål om serveringstillstånd enligt alkohollagen och att domen skulle översändas via telefax. lämnade beskedet att domen inte skulle skickas på det sättet utan med post. I sitt yttrande har anfört att han rådgjorde med den tjänsteman vid kansliet som skulle expediera domen och att de i samråd kom fram till att det inte fanns tidsmässigt utrymme för att skicka domen med telefax till samtliga berörda, alltså även parterna. Som framgått av det anförda är svårigheter med hänsyn till arbetssituationen i och för sig en sådan omständighet som kan medföra att det inte är lämpligt att översända en handling via telefax. Någon begäran från parterna att domen skulle skickas med telefax förelåg dock up- 2 006 /0 7:J O1 Länsrättens möjligheter att översända handlingen via telefax till borde givetvis ha varit större om prövningen hade in- skränkts till detta och inte också omfattat en expediering per telefax till par- terna. När länsrätten inte översände domen via telefax begärde på plats vid domstolens expedition att få en kopia av den. har uppgett bl.a. att då uppmanade honom att låta sig nöja med att få domen med post dagen därpå, och enligt hotade med minskad service för att förmå honom att vänta med sin begäran. har i sitt yttrande anfört att det han sade var att han i fortsätt- ningen inte skulle komma att lova åtaganden som sträcker sig utöver länsrät- tens serviceskyldighet. Detta bekräftar enligt min bedömning intryck av samtalet. Av yttrande framgår att han betraktar det som ett problem att tidningar får del av länsrättens domar före parterna i målet, eftersom parterna därmed riskerar att få läsa om domen i tidningen innan de själva har fått del av den. Detta synsätt har också legat bakom hans uppfattning att den aktuella domen om den skulle skickas till per telefax också skulle skickas till parterna på samma sätt. Jag kan ha förståelse för denna aspekt, men vill understryka att hänsyn av denna art aldrig får innebära en inskränkning av de rättigheter att få del av allmänna handlingar som följer av offentlighetsprincipen och myndighetens serviceskyldighet. Mot den bak- grunden har agerande i syfte att förhala utlämnandet av domen enligt min mening varit olämpligt. Sammanfattningsvis är jag kritisk till handläggning i de hän- seenden som föranlett klagomålen hit. Initiativärende angående en nämnds arkivhantering (Dnr 5204-2005) meddelade JO ett beslut med följande innehåll. Vid min inspektion av i antecknades följande till protokollet under punkten 3.2 (JO:s dnr 3523-2005). Under inspektionen framkom att nämnden efter det att ett ärende har vunnit laga kraft mikrofilmar och därefter förstör samtliga handlingar i ärendet. Detta medförde svårigheter att granska avslutade ärenden, eftersom JO inte hade tillgång till handlingarna. Det sist nämnda kan belysas av att försöken att skriva ut handlingar ur avslutade ärenden som gjordes av kanslipersonal vid misslyckades då utskrifterna höll väldigt låg kvalitet. Vid den avslutande genomgången uppgav företrädare för nämnden bl.a. följande. Detta är ett nytt system för arkivering som infördes och det har tagit tid att få det att fungera. Under har parallella system använts. Dessutom är handlingarna i ett ärende inte tillgängliga under den månad som akten skickas iväg för mikrofilmning. 2 006 /0 7:J O1 större kommuner tillämpar detta system. Handlingarna kan läsas och skrivas ut via dator. Målet är att handlingarna skall vara tillgängliga för allmänheten genom en särskild terminal. Systemet är dock fortfarande i en uppbyggnads- fas. Att en person på kansliet endast har varit anställd ca kan ha bidragit till problemen med utskrifter. Det skall annars inte vara några pro- blem att få handlingar utskrivna. JO anförde följande till protokollet. Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (1990:782) och i arkivförordningen (1991:446). Dessutom meddelar Riksar- kivet de föreskrifter som kan anses behövliga och kommuner kan också själva utfärda sådana ytterligare föreskrifter. Enligt 3 § tredje stycket arkivlagen skall myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1.rätten att ta del av allmänna handlingar, 2.behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och I arkivvården ingår bl.a. att organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas (se 6 § 1 arkivlagen). Oberoende av vilken teknik som har valts för lagring av handlingar måste sökning kunna ske snabbt och säkert. Handlingar och uppgifter skall vara lätta att återfinna och gången av ett ärende lätt att följa. Givetvis följer av detta att det dessutom skall vara lätt att hitta i arkivet för myndighetens egen personal (se bl.a. Grän- ström m.fl., Arkivlagen, Bakgrund och kommentarer, 2 uppl. 2000, s. 111 f). Överföring av information från en databärare, dvs. det fysiska underlaget (t.ex. papper), till en annan med påföljande förstöring av informationen på den ursprungliga databäraren kan likställas med gallring om överföringen medför informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställning- ar, förlust av sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att fastställa informa- tionens autenticitet (se 6 § föreskrifter och allmänna råd, RA-FS 1991:4, om framställning och hantering av handlingar på mikrofilm). Enligt allmänna råd (RA-FS 1997:8) om gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv, punkten 1.2, måste ett gallringsbeslut fattas om man vill överföra information från papper till mikrofilm eller till någon form av ADB-databärare (och förstöra papperet). Regler om gallring finns i 10 § arkivlagen. Gallring innebär att handlingar sorteras ut och förstörs. Vid gallring skall alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i den tidigare redovisade bestämmelsen i 3 § tredje stycket arkivlagen. Dessutom får gallring inte ske utan att beslut om detta har meddelats. Vem som beslutar om gallring i en kommun framgår av kommu- nens arkivreglemente. Jag har tagit del av arkivreglementet för . Av 8 § i reglementet följer att varje myndighet, här alltså , fattar beslut om gallring och att detta skall ske efter samråd med arkivmyndigheten, dvs. har rätt att besluta om undantag från gallring som har beslutats av en myndighet. skall genomföra inspektioner och ge råd i arkivfrågor samt hålla kommunstyrelsen underrättad om myndigheternas arkivvård (se 4 §). Enligt gallringsbestämmelser fogade till en till JO lämnad handling om posthantering (se aktbilaga 4 sista sidan) kan bl.a. handlingar som har tillfäl- lig betydelse p.g.a. att innehållet har överförts till annat format eller annan databärare gallras . Av muntliga upplysningar från kommunstyrel- sen framgår att styrelsen beslutade att anta nämnda gallringsbestämmelser för allmänna handlingar av tillfällig eller ringa bety- delse samt att rekommendera övriga nämnder, styrelser och bolag att anta liknande bestämmelser. 2 006 /0 7:J O1 Mot bakgrund av de iakttagelser som gjordes vid inspektionen kan det ifrågasättas om nämndens arkivbildning och arkivvård uppfyller de krav som jag har redogjort för. Kommunstyrelsen har som arkivmyndighet tillsyn över nämndens arkiv- hantering. Styrelsen skall därför anmodas att, efter hörande av byggnads- nämnden, yttra sig över nämndens arkivhantering. I yttrande anförde kommunstyrelsen i huvudsak följande (bilagorna utelämnade här). Kommunstyrelsen har låtit höra som, i yttrande , anfört att nämndens arkivhantering är reglerad genom den arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan som utarbetats i samråd med arkivmyndigheten, dvs. kommunstyrelsen genom dess Stadsarkiv, och som antagits av genom beslut . De handlingar som varit föremål för JO:s granskning, det s.k. bygglovsarkivet, har mikrofilmats. Handlingarna har därefter gallrats, dvs. Denna rutin för hanteringen har varit förenlig med av kommunstyrelsen beslutade Gallrings- bestämmelser. Emellertid har rutinerna förbättrats, genom att handlingarna numera även skannas till digital form. Efter kommer ytterligare förbättringar att genomföras. I fortsättningen kommer även handlingar som avser förhandsbesked i bygglovsärenden och ärenden som blir föremål för avskrivning att skannas till digital form. Även rutinerna rörande tillgång till allmänna handlingar kommer att förbättras. Nämnden noterar avslutningsvis att inspektionen skedde då personalbyte gjordes och då tillräcklig erfarenhet av det nya digitala systemet saknades. Detta har åtgärdats genom utbildning av aktuell personalgrupp. De utskrivna handlingarnas dåliga läskvalitet har åtgärdats genom byte av aktuell maskin- vara. Yttrandet i sin helhet bilägges, bilaga 1. Kommunstyrelsen delar i allt väsentligt de synpunkter som framförts i JO:s protokoll avseende hantering av allmänna handlingar och vill betona vikten av att nämndens arkivvård är förenlig med såväl gällande rätt som med stads regelverk inom området. I stads Arkivreglemente, beslutad av kommunfullmäktige , bilaga 2, anges att det åligger varje myndighet, dvs. nämnd, att ansvara för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av 67 §§ i reglementet. Dessa paragrafer reglerar nämndens ansvar för handlingars upp- rättande och registrering (6 §) samt rensning och arkivavgränsning av hand- lingar (7 §). Av protokollet över framgår att byggnadsnämn- den inte efterlever dessa föreskrifter på ett tillfredsställande sätt. Av 3 § Arkivreglementet framgår att kommunstyrelsen är kommunens ar- kivmyndighet och att det åligger kommunstyrelsen att övervaka att kommu- nens myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen och Arkivregle- mentet. Av flera skäl har kommunstyrelsens tillsynsplikt över nämndernas arkivhantering ej fungerat tillfredsställande. Kommunstyrel- sen har för avsikt att intensifiera denna sin tillsynsverksamhet, där bygg- nadsnämnden har en given prioritet. Som ett led i denna verksamhet kommer kommunstyrelsen, genom dess Stadsarkiv, att genomföra en inspektion av . Vid denna kommer särskild uppmärk- samhet att fästas på de av JO påpekade bristerna. Kommunstyrelsen har anmodats att yttra sig över ar- kivhantering. Det finns mot bakgrund av de övriga påpekanden som JO anfört i sitt protokoll och som inte är föremål för kommunstyrelsens yttrande i detta ärende, skäl för kommunstyrelsen att med omedelbar verkan inleda en dialog med nämnden, i syfte att dels säkerställa efterlevnaden av offentlighetsprinci- 2 006 /0 7:J O1 pen, arkivlagen och stadens arkivreglemente, dels säkerställa en ändamålsen- lig och professionell dokument- och ärendehantering. Handlingarna i ärendet överlämnades därefter till för det yttrande ur arkivsynpunkt som ärendet kunde föranleda, särskilt beträffande nämndens förfarande att gallra samtliga handlingar i pappersform efter mikrofilmning. anförde i yttrande i huvudsak följande (bilagorna utelämnade här). De av JO observerade problemen gällde framförallt läsbarheten hos handling- ar som överförts till mikrofilm varefter pappersoriginalen gallrats. i mikrofilmar/skannar dessa handlingar och därefter förstör pappersoriginalen kan inte generellt sägas strida mot arkivlag- stiftningen. Det finns åtskilliga exempel på såväl statliga som kommunala myndigheter som tillämpar liknande rutiner på olika områden, på det statliga området efter medgivande från . Om handlingarna efter mikrofilmning inte har en acceptabel läsbarhet är det däremot inte förenligt med arkivlagens krav på tillgänglighet . Av kommunens yttrande framgår att problemet har uppmärksammats och åtgärdats bl.a. genom utbyte av maskinvara. Handlingar som redan har mikro- filmats eller skannats med dålig kvalitet måste anses som förlorade om origi- nalen redan har förstörts, och detta måste betraktas som en gallring som inte är förenlig med arkivlagens intentioner. Ett krav på kontroll av läsbarheten innan man gallrar originalen är en förutsättning. För att kunna uppfylla såväl tryckfrihetsförordningens bestämmelser om tillhandahållande av allmänna handlingar som arkivlagen, måste myndighe- terna vid sådan överföring till annat lagringsmedium som även innebär gall- ring av originalhandlingarna ha fungerande rutiner för att undvika informa- tionsförluster. I det aktuella fallet är en sådan informationsförlust särskilt allvarlig eftersom det kan innebära rättsförluster för den enskilde. Grundläggande bestämmelser om myndigheternas arkiv finns, som nämns i inspektionsprotokollet, i arkivlagen (1990:782) och i arkivförordningen (1991:446). Den praktiska arkivhanteringen, som är nödvändig för att uppfyl- la tryckfrihetsförordningens syfte, regleras i stora drag i de för den offentliga sektorn gemensamma regler som ges i 110 §§ arkivlagen. Arkivlagens 1416 §§ innehåller dessutom bestämmelser särskilt om kommunala arkiv. Enligt arkivlagens 16 § får kommunfullmäktige eller meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen eller i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet. Detta innebär att den beslutande församlingen får besluta om sådana föreskrifter om arkivvården inom kommunen eller som inte har meddelats i lag eller på annat sätt. Arkivförordningen (1991:446) innehåller vissa bestämmelser som är ge- mensamma för statliga och kommunala myndigheter (17 §§), varigenom regeringen har meddelat ett fåtal följdföreskrifter till arkivlagen även för kommuner och landsting. Här har regeringen också bemyndigat att i begränsad utsträckning utfärda föreskrifter även för kommuner och landsting. Denna föreskriftsrätt gäller godkännande och märkning av skriv- materiel och förvaringsmedel samt vad som för olika fall krävs av materiel och metoder med hänsyn till behovet av beständighet (2 §). får vidare meddela närmare föreskrifter om när en handling skall anses vara arki- verad (3 §). har dock valt att, med hänsyn till den kommu- 2 006 /0 7:J O1 nala självstyrelsen, avstå från att utfärda föreskrifter för kommuner och lands- ting, och att endast utfärda allmänna råd för den kommunala sektorn. Enligt förordningen (1995:679) med instruktion för och landsar- kivet skall däremot ge kommunerna allmänna råd i arkivfrågor (3 § 4). Sådana allmänna råd har beslutats främst beträffande bevarande och gallring på en rad kommunala områden, och även om arkivreglemente för kommuner. Arkivlagens bestämmelser om gallring (10 §) gäller för såväl statliga som kommunala myndigheter. En skillnad jämfört med statliga myndigheter, för vilka genom arkivförordningen har bemyndigats att föreskriva om gallring, är dock att gallringsföreskrifter för kommunala myndigheter medde- las av respektive kommun, om inte sådana föreskrifter har meddelats i lag eller förordning. I regeringens proposition (1989/90:72) om arkiv m.m. sägs (s. 43) att Principen om att verkställighetsföreskrifterna skall ankomma på bör dock ha en väsentlig modifikation när det gäller kommunerna. Huvuddelen av gallringsnormerna för ett kommunalt arkiv bör sålunda an- komma på kommunerna själva att besluta. Beträffande gallring uttalas i arkivlagen endast att allmänna handlingar får gallras, och att skall beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i lagens 3 § (rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskning- ens behov).