sou · GTB340d2 · 2006-01-01 00:00:00 — Det mest primära får dock anses vara möjligheten att an- vända finska i kontakt med lokalkontor inom förvaltningsområdet. Den information som bör finnas på nätet är givetvis allmän infor- mation om var finskspråkig service finns tillgänglig och även annan allmän information. samt försäkringskassorna i , och har lämnat yttrande till utredningen.23 Fr.o.m. ingår samtliga dessa i en ny landsomfat- 23 Yttrande från i har inte inkommit. Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket tande myndighet, . De tillfrågade anför bl.a. föl- jande. har ingen särskild beredskap för en ut- vidgning av förvaltningsområdet. De tillfrågade bedömer dock att en förändring är möjlig att hantera under förutsättning att det ges tid för förberedelser och organisationsförändringar. Förändringen kan innebära en ökad användning av tolkar och översättare för muntlig och skriftlig information. har personal som talar finska, men systematisk kartläggning av personalens språkkunskaper har inte gjorts. De behov som finns med befintlig finsktalande personal. Om myndighetskontakter på finska skall kunna garanteras krävs en helt annan typ av planering, organisation och rekrytering – ock på kort sikt ökade kostnader. Myndigheten har mött intresse för språklig service på finska i regi- onen som skulle beröras av förändringen. De försäkringskassor som berörs av nuvarande förvaltningsom- råde har åtgärdat det som krävs. Vid en utvidgning av förvaltnings- området krävs åtgärder i de nya länen. Troligen saknas finsksprå- kig personal som behärskar vissa försäkringsområden. Det skulle bl.a. krävas utbildningsinsatser, kanske rekrytering och även viss organisationsöversyn. i uppskattar att kostnaden skulle bli ca om det handlar om utbildningsinsatser, organisationsöversyn och vissa informationsinsatser. Motsvarande belopp antas även gälla för de övriga länen. Vidare anförs att själv- betjäning på internet är på svenska, liksom servicetelefonen. Att tillhandahålla komplett service i alla kanaler på finska skulle medföra stora kostnader. När nu blivit en myndighet, där man samordnar olika typer av verksamheter och sakområden, bör det finnas goda förutsättningar för att även samordna de frågor som rör rätt till service på minoritetsspråk. På samma sätt som man förlägger för- säkringsområden i olika delar av landet bör man kunna samordna även frågor som rör minoritetsspråken. Informationsmaterial bör givetvis tas fram på ett ställe för att sedan kunna nyttjas och göras tillgänglig på flera ställen. Sådan informationsmaterial bör dess- utom redan finnas tillgänglig eftersom redan omfattats av förvaltningsområdet för finska språket . Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket Utredningen har tittat närmare på några av hemsidor. På lokala hemsidor för t.ex. och Norrbottenkontor finns en hel del material på finska språket. Där finns bl.a. text som beskriver myndighetens handläggningsrutiner, serviceåtagande och olika försäkringsområ- den samt blanketter på finska. Mycket material finns således redan i befintligt system, men de behöver samordnas bättre. Däremot ver- kar det för kontoren, där skyldighet att ge service på finska redan gäller, inte finnas tydliga ingångar för den som vill an- vända minoritetspråken för att leta efter material via internet. Detta bör givetvis förbättras, oavsett om förvaltningsområdet för finska utvidgas eller inte. Genom att kartlägga personalens språkkunskaper bör det vara möjligt att på ett effektivt sätt nyttja befintlig språkkunnig perso- nal inom myndigheten. Det är särskilt viktigt att det på lokalkonto- ren inom förvaltningsområdet finns finsktalande personal inom kundtjänst och att möjligheten att använda språket synliggörs på kontoren. Det är denna personal som möter allmänheten i första hand. Det är inte givet att det skall behöva finnas finsktalande per- sonal på samtliga försäkringsområden på samtliga lokalkontor. Det bör vara fullt möjligt att använda finsktalande personal även på andra kontor. Det är därför mycket viktigt för myndigheten att kartlägga och identifiera finsktalande personal inom respektive för- säkringsområden som kan bistå vid behov. Telefonsamtal från all- mänheten skulle på motsvarande sätt kunna styras till rätt handläg- gare med försäkrings- och språkkompetens, oavsett var i landet kompetensen finns. När det gäller översättning av dokument till finska bör även detta kunna samordnas i mycket stor utsträckning. Till exempel borde det vara fullt möjligt att anställer en över- sättare som sedan samnyttjas av lokalkontoren ute i landet. behöver översättningstjänster på finska språket köpas i hela landet. Om översättningstjänsten samordnades bättre skulle det kanske t.o.m. kunna vara så att de totala översättningskostnaderna för översättningar till/från finska skulle kunna bli lägre för myndighe- ten som helhet. När det gäller översättning behöver ju inte över- sättaren finnas lokalt, till skillnad från en tolk (med undantag för tolkning via telefon). Med modern teknik bör det även vara fullt möjligt att samordna översättning på ett mycket effektivt sätt. Därmed skulle kostnaderna för översättningar i hela landet kunna hållas nere. Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket När det gäller samhällsservice via internet och servicetelefoner bör det givetvis vara så att stora myndigheter som Försäkringskas- san kan bistå allmänheten även på andra språk än svenska. Detta ingår i myndighetens allmänna service- och myndighetsuppdrag. Medborgare som inte behärskar svenska skall garanteras likvärdig service med svensktalande. kan komma att beröras i egenskap av central- myndighet inom lantmäteriverksamheten. I första hand kommer lantmäterimyndigheterna i den aktuella regionen att beröras. Det kan då röra sig om situationer då sakägare eller kunder vänder sig direkt till verket för att ställa frågor, framföra synpunkter eller i mycket speciella fall överklaga vissa ärenden. lö- ser dessa fall redan nu genom befintlig personal inom organisatio- nen. Myndigheten ställer sig emellertid frågan om behov av finsk- talande personal i nu aktuell mening överhuvudtaget har aktualise- rats annat än ytterst undantagsvis. Eftersom efterfrågan är ytters liten bör frågan kunna lösas med tolk vid de tillfällen det skulle bli aktuellt. Lantmäterimyndigheterna i och i och uppger att man inte har någon beredskap för en sådan förändring, där man inte heller mött något intresse för sådan service. I har myndigheten enstaka finsktalande medar- betare och därmed vissa begränsade möjligheter att klara en sådan förändring. Vid myndigheten i har man vid enstaka tillfällen kopplat in finskspråkig personal när behov noterats. Myn- digheten i bedömer att det skulle erfordras omfat- tande åtgärder för att klara kraven, nämligen nyrekrytering. Myn- digheten i bedömer att det skulle behövas utbildningsin- satser, tolktjänster, framtagande av informationsmaterial och ut- veckling av myndighetens service på internet. Myndigheten i uppger att de skulle behöva uppdatera sin allmänna in- formation och även rekrytera 2–4 finskspråkiga medarbetare. Den verksamhet som bedrivs hos lantmäterimyndigheterna är av sådan art som enskilda i ganska liten omfattning kommer i kontakt med, eller i vart fall är sådana kontakter för väldigt många ovanliga. Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket Eftersom behovet på finskspråkiga tjänster dessutom förefaller vara mycket lågt, finns det knappast anledning att genomföra stora kostnadskrävande åtgärder för att kunna lämna service på finska. På kort sikt kan man lösa kravet på finskspråkig service genom att använda sig av tolk vid behov. Däremot är det viktigt att myndig- heten i sin verksamhet visar att denna möjlighet finns och att per- sonal som behärskar finska anges i förekommande fall. Vidare kan man på beakta behovet av kunskaper på finska vid ny- rekryteringar. Rimligtvis bör det även finnas finskspråkigt infor- mationsmaterial, som tagits fram när blev en del av förvaltningsområde, som även kan användas i denna region. anför att myndigheten inte har myndighetsut- övning gentemot enskilda som primär uppgift. Vid myndighetens telefonväxel finns det alltid någon finsktalande , och ofta även på kvälls- eller . Rutiner finns för att snabbt få tag i finsktalande polismän eller annan finsktalande person. Att ta emot e-postmeddelanden på finska klara man . Någon kartläggning av personalens språkkunskaper har inte gjorts, men via personalre- gister går det att få fram de personer som uppgett att de kan finska. Telefonsamtal på finska förekommer . Myndigheten har, med anledning av nuvarande minoritetspråkslagstiftning, tagit fram en lista på polismän som talar finska. Aktivt rekryteringsarbete be- drivs för att få personer med annan etnisk och kulturell bakgrund än svensk till polisutbildningen. Bland de antagna som har annan etnisk eller kulturell bakgrund är de med finsk bakgrund flest. Tro- ligtvis behöver myndigheten inte vidta några ytterligare åtgärder. Dock kan språkhanteringen göras på ett mer strukturerat sätt och rutinerna kan dokumenteras. Förändringen skulle antagligen inte innebära ytterligare kostnader. i påpekar att det råder en viss osäkerhet om vilka polisiära ärenden som avses med myndig- hetsutövning i sammanhanget. Myndigheten bedömer att behovet av tolkservice skulle öka. Myndigheten använder tolkar i relativt stor utsträckning och det finns både erfarenhet och bered- skap för att hantera en sådan utökad serviceskyldighet som försla- get innebär. Någon möjlighet att helt och hållet använda sig av den egna personalen som talar finska är emellertid inte realistiskt och Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket även rättsäkerhetskrav måste beaktas. När muntliga besked på finska skall lämnas i ärenden som rör myndighetsutövning gent- emot enskilda bör enligt myndighetens mening auktoriserade tol- kar i första hand användas. Någon sammanställning av personalens språkkunskaper har inte gjorts. Det nuvarande efterfrågan på språklig service på finska bedöms vara låg. Myndigheten bedömer att kostnaderna för tolkservice skulle öka. Andelen för tolkuppdrag på finska utgjorde . Myndigheten fram- håller även att man skall tillhandahålla alla medborgare en god och likvärdig service, rättstrygghet och rättsäkerhet, inte minst i ären- den som rör myndighetsutövning gentemot enskilda, och man bi- står alla med språklig service oavsett språk. i anför att språklig service på finska i första hand bedöms vara aktuellt inom anmälningsupp- tagning, utredningsverksamhet och händelsestyrd verksamhet. Ge- nerellt sett finns inte något utpekat utökat behov av språklig ser- vice med finska språket. Vid aktuella tillfällen sker biträde genom anställd personal eller så anlitas tolkservice/tolkjour. Diskussioner förs inom om nationella register för tolk- service, där även finska skulle ingå. Myndigheten bedömer att ut- vidgad lagstiftning skulle innebära en ökad kostnad för myndighe- ten, till största delen personalkostnader. Frågan om förvaltnings- område har inte varit aktuell för myndigheten varför det inte finns en beredskap att hantera denna förändring. i uppger att man inte har någon be- redskap. bedöms ha förutsättningar att klara av de krav som en utvidgning av förvaltningsområdet skulle innebära, dels har man finskspråkig personal, dels finns det rutiner för att snabbt få tag i finsktalande personal i verksamheten. När det gäller polismyndigheternas beredskap att hantera en så- dan förändring kan det konstateras att en del personal finns i vart fall på en del orter. På kort sikt skulle dock tolkar behöva användas. På kan man beakta behovet av språkkunskaper vid nyre- kryteringar till myndigheterna. Med tanke på rättsäkerheten är det tveksamt om de rättigheter som finns för att använda minoritetsspråket enligt nuvarande mi- noritetsspråkslagstiftning är tillräckliga för den typ av verksamhet som dessa myndigheter bedriver. Att enskilda skall få ett muntligt Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket besked på minoritetsspråket av en person som kanske inte är tolk eller van att använda juridisk terminologi på finska är knappast till- fredsställande med tanke på rättsäkerheten, t.ex. i situationer då en enskild misstänks för ett brott. Med beaktande av karaktären på polisens arbete är det sannolikt bättre att anlita auktoriserade tol- kar i vissa lägen. Däremot kan den egna finsktalande personalen bistå allmänheten i enklare ärenden. Upparbetade rutiner för att anlita tolkar finns redan hos polismyndigheterna. Sannolikt kan polismyndigheternas kostnader för tolktjänster komma att öka. Hur stor efterfrågan kan tänkas bli är svår att bedöma. Frågan är också om det går att avgöra vilka enskilda som väljer att använda tolk på basis av minoritetsspråklagarna eller på basis av tolkbestämmelserna i . Myndigheten organiserar förutom , även i och i . Det finns ingen beredskap för en sådan förändring och det finns inga möjlig- heter att enskilda rätt att använda minoritetsspråket i alla muntliga och skriftliga kontakter med myndigheterna och myndigheterna har inga praktiska möjligheter att ge muntliga svar på finska. Nå- gon kartläggning av personalens språkkunskaper har inte gjorts. Det finns dock några få personer som behärskar finska språket. Med hänsyn till arbetets natur krävs dock ofta särskilda kunskaper om rättsliga frågor. Någon särskilt intresse eller önskemål om språklig service har inte framförts. I den utsträckning förhör hålls på finska sker detta normalt inom ramen för förundersökning och inför domstol. Kostnaderna för tolk och översättning fallen inte på myndigheterna utan på polis och domstol, som även har budget- medel för detta. Skulle en särskild satsning krävas kommer det att innebära betydande extrakostnader, sannolikt skulle personal be- höva anställas inledningsvis. Då det är frågan om myndighetsutöv- ning inom rättsväsendet ställs också vissa krav på formerna för kontakterna. Att hitta en rationell lösning kan synas svårt med hänsyn till att verksamheten bedrivs på flera arbetsställen som det handlar om starkt specialiserat rättsligt område. Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket Allmänheten torde i första hand komma i kontakt med Åklagar- myndigheterna. Dessa myndigheters verksamhet är nära knuten till polismyndigheternas arbete och liknande resonemang kan föras som rörande polismyndigheterna (se 10.6.4 ovan). Även här kom- mer sannolikt tolkar att användas på kort sikt. På kan man beakta behovet av språkkunskaper vid nyrekryteringar till myndigheterna. anför att det finns finskspråkig personal inom myndigheten som arbetar med myndighetsutövande verksamhet. Någon samlad kartläggning av personalens språkkunskaper har dock inte gjorts. I interna telefonkatalog (inklusive kronofogdemyndigheterna) finns ca 100 personer som själva angi- vit att de kan finska och förutom dessa finns de troligen fler. Inom vissa regioner finns även upprättade tolklistor. uppger att det finns tillräckligt många språk- kunniga medarbetare för att kunna lämna tillfredställande service samt i anger att det finns minst 8 finsktalande personer. Även vid indrivningskontoren i /och samt kronofogdemyndigheten i finns det finskspråkig personal. Kronofogdemyndighe- ten i bistår man redan allmänheten i viss mån på finska språket och man ifrågasätter om inte myndigheten vid nyrekrytering borde väga in kunskaper i finska vid meritvärde- ringen. Någon frekvent eller påtagligt intresse för språklig service har inte rapporterats från vare sig exekutions- eller skatteväsendet. När behov uppstått har det löst med finskspråkig personal eller genom tolk. Inom nuvarande förvaltningsområden finns finsktalande per- sonal på berörda skattekontor och i telefonväxeln finns uppgift om vilka personer som kan finska. Ett utvidgat förvaltningsområdet skulle innebära tillkommande kostnader. Det blir en ökad arbets- belastning och därmed personalkostnader. Att alltid se till att det finns finskspråkig personal kräver dessutom logistik. lyfter fram ett antal områden där åtgärder skulle behöva vidtas. Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket I princip alla broschyrer och blanketter tas fram centralt på huvud- kontoret. Endast en handfull av broschyrerna är översatta till andra språk och av dessa endast några få till finska. Inga blanketter har översatts till finska. Framtagning av blanketter, tryckning, lager- hållning och underhållning av dessa skulle bli mycket dyrt. Alter- nativt skulle endast broschyrerna kunna översättas (exempelvis översättning av 30 broschyrer, initial kostnad för översättning ca ; årliga uppdateringar 100 000–). föreslår att ett samlat grepp tas rörande översätt- ningar. Det vore önskvärt att skapa en central tolk- och översät- tarcentral för . Behovet av tolkar och översättare kommer att öka och en samordning av verksamheten skulle med- föra att tolkar och översättare lär sig vilka begrepp som är mest korrekta och kvalitén ökar. En särskild finsk ingång eller en portal skulle kunna skapas. Kost- naden för beräknas bli ca . pågår ett in- ternordiskt projekt mellan skattemyndigheten att upprätta en in- ternordisk portal. En sådan webbplats skulle troligen vara en hjälp för finsktalande i . Att förändra tekniken för hantering av samtal till Skatteupplys- ningen så att val av ärendetyp kan göras på finska skulle kosta ca enligt en preliminär beräkning. till detta kommer kostnad för att översätta dialogen så att en blir begriplig. En översyn av uppskattas kosta ca . För att besvara frågorna till Skatte- upplysningen behövs personal som har erforderlig kunskap. Sam- talen fördelas på sju olika ärendetyper. Det är svårt att uppskatta personalbehovet i denna del eftersom man inte vet hur stor fre- kvensen av samtal kan tänkas bli. Krävs det en person så kostar det ca . kronofogdemyndigheten planerar att införa ett liknande system /2006. Där kommer ungefär samma kostnader som inom att uppstå om möjligheten att välja finska språket skall finnas. har haft kravet på flerspråkighet i 7 kommuner i , utan att anpassning av IT-stödet skett. Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket En utökning av antalet flerspråkiga kommuner behöver inte i sig innebära att måste göra anpassningar. Alldeles bort- sett från frågan om finskspråkiga rättigheter i kan det i och för sig finnas anledning att överväga om (åtminstone delar av) IT-tjänster ska göras flerspråkiga. Det kan ses som en del i utveckling mot 24 timmarsmyndigheten. Så länge som vi inte har något uttalat krav på att göra IT-tjänsterna flerspråkiga, så är det dock en fråga som måste prioriteras tillsam- mans med andra utvecklingskrav. Anpassningar är dock möjliga i IT-stödet för att få tjänster flerspråkiga, t.ex. de moderna e-tjäns- terna. I det nya systemet för flexibel fördelning av ärenden finns det tekniska möjligheter att göra en fördelning på språk. I framti- den skulle man t.ex. kunna styra ärenden till t.ex. finskspråkig handläggare. När det gäller äldre IT-lösningar skulle flerspråkiga tjänster kunna införas i takt med systemförnyelser. Av och Kronofogdemyndigheternas yttranden fram- går att det finns ett stort antal finskspråkiga bland personalen i re- gionen. Detta får tolkas som att det finns vissa möjligheter att hantera de krav som minoritetsspråkslagstiftningen ställer. Förut- sättningar för att organisera verksamheten på ett sådant sätt att finskspråkig service kan lämnas i vart fall vissa tider och vissa plat- ser bör således vara relativt goda. När det gäller service till allmänheten är det givetvis önskvärt att servicegraden skall vara hög. Något uttryckligt krav på att det alltid skall finnas finskspråkig personal tillgänglig finns inte för nuva- rande förvaltningsområden. De frågor och sakområden som myn- digheterna lyfter fram i sitt yttrande såsom broschyrer och blan- ketter, finsk portal på webbplatsen och nya anpassningar av IT-sy- stemet är sådana åtgärder som får anses gå utöver de krav som nu- varande lag ställer. Därmed inte sagt att även dessa tjänster inte vore önskvärda. På myndigheternas hemsidor bör dock tydlig in- formation finnas rörande tillgänglighet för finskspråkig service. I framtida förändringar av myndigheternas verksamhet bör man även beakta möjligheterna att förbättra servicen på finska. När det gäller tjänsten Skatteupplysningen bör det vara fullt möjligt för medarbetarna att lotsa samtal vidare till andra inom or- ganisationen med rätt kompetens och språkkunskaper. Det är po- sitivt att myndigheterna ser framtida flerspråkiga möjligheter i de tekniska system som finns . Vad gäller översättningar bör man Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket i ett initialt läge överväga att översätta ytterligare några av de vikti- gaste broschyrerna till finska. förslag att skapa en central tolk- och översättar- central för är en mycket bra och konstruktiv idé. Läns- styrelsen med nationellt tillsynsansvar bör närmare undersöka så- dana möjligheter. I det sammanhanget bör det även nämnas av bl.a. arbetar med att ta fram specifika finska ord för t.ex. förvaltningstermer. anför att service och information är särskilt viktigt för myndighetens kunder i ett tidigt skede och de myndighetsutövande kontakterna är många. Myndighetens samlade bedömning är att en utvidgning av förvaltningsområdet i princip skulle omfatta all per- sonal i myndighetens kärnverksamhet, vilket man inte anser är möjligt eller rimligt att tillgodose. Däremot ser det som angeläget att fortsätta utveckla olika former för dialog, information och kommunikation med kunderna i olika kundgrup- per. Genom omorganisation har man även upphävt den tidigare in- delningen i geografiska ansvarsområden. är personal på olika orter nationellt ansvariga för olika regelområden. Myndig- hetsutövande verksamhet med finskspråkig personal finns i , och . Rikssambandcentralen är pla- cerad i , denna har dock begränsad myndighetsutövande verksamhet. Där finns alltid bemanning med finskspråkig personal. I och talar och skriver personalen finska. Det finns även finskspråkig personal på andra orter, men någon systematisk kartläggning har inte gjorts. har inte mött några särskilda framställningar med krav/önskemål om att bli be- mött på finska. Myndigheten har en omfattande informationsverk- samhet och material och information tas fram på många språk. Be- fintliga översättningar av material till finska består främst av offici- ella dokument om , men det finns en inriktning att över- sätta mer företagsinriktad information. Om förvaltningsområdet skulle utvidgas, skulle det innebära omfattande åtgärder, främst kompetenshöjning eller nyrekrytering, vilket skulle innebära mycket höga kostnader. Ett alternativ till detta vore att välja ut ett mindre antal personer som har ett natio- Beredskap för att utvidga förvaltningsområdet för finska språket nellt ansvar för att kommunicera på finska, mer som tolkar som kan arbeta över telefon eller via DVT när behov uppstår. Det sker i viss grad redan. Det är dock komplicerat att använda tolkar när det gäller brottsbekämpning. Det är sannolikt nödvändigt att ut- bilda/rekrytera för att tillgodose lagstiftningen krav, och detta i relativt stor skala. nämner även att myndigheten har in- formatörer tillgängliga via telefonkontakt på TullSvar. En möjlighet skulle kunna vara att slussa de kunder som önskar till finskspråkiga tulltjänstemän för att tillgodose deras behov. möjligheter att på kort sikt hantera en utvidgning fö- refaller vara något begränsade med tanke på myndighetens organi- sationsform. Finskspråkig personal finns dock i viss utsträckning. En kartläggning av personalens språkkunskaper bör kunna ge en tydligare bild av förutsättningarna. Man bör även överväga den möjlighet som myndigheten nämner, att välja ut ett antal medar- betare som skulle ha ansvar för att bistå med kommunikation på finska.