sou · GTB335 · 2006-01-01 00:00:00 — Den gemensamma verifikationen får då utgöras av uppgifter från en kassaapparat, kassarapport eller annan uppgift som anger summan av mottagna betalningar. Av 5 kap. 7 § första stycket framgår att verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Sådana uppgifter får dock enligt 5 kap. 8 § utelämnas om det är förenat med svårigheter att låta uppgiften ingå i verifikationen och ett utelämnande är förenligt med god redovisningssed. I lagens för- arbeten (prop. 1998/99:130 s. 397) anges som skäl för den i 8 § införda möjligheten till undantag att det inte är rimligt att kräva att verifikationen innefattar samtliga uppgifter enligt 7 § om företaget gör ett stort antal kontantaffärer som rör mindre belopp och kundkretsen är anonym. I rekommendation BFN R 2 Gemensam verifikation punkt 14 anges följande förutsättningar för att en gemensam verifikation skall få användas vid kontantförsäljning: a)enskild verifikation kan inte upprättas utan svårighet, b)kundkretsen är i huvudsak anonym, varmed enligt Bokförings- nämndens mening avses att företagets kundkrets typiskt sett är obestämd och att kunderna normalt inte identifieras, c)kunderna köper för enskilt bruk och har inte behov av verifikation för egen bokföring, och d)affärshändelserna avser som regel mindre belopp. rekommendation innehåller också be- stämmelser om den gemensamma verifikationens form. I punkt 20 sägs att i mindre företag, som använder endast en eller ett fåtal kassaapparater, skall den gemensamma verifikationen bestå av Utformningen av ett certifierat tekniskt system kontrollremsor jämte tömningskvitton från kassaapparaterna. I företag som använder ett flertal kassaapparater får enligt punkt 21 den gemensamma verifikationen bestå av kassarapport till vilken fogas ett tömningskvitto för varje kassaregister. Kassarapporten skall uppfylla de krav som anges i punkt 22. I dessa fall utgör kontrollremsa från kassaapparat inte räkenskapsmaterial. En förutsättning för att kontrollremsa skall kunna ersättas av kassarapport är att företaget har ett väl fungerande system för intern kontroll av att kassarapporten överensstämmer med kontrollremsorna. Enligt punkt 22 skall den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa i företag som inte använder kassaapparat. I kassarapporten skall anges vilken dag den avser, på vilken eller vilka orter försäljningen skett samt summan av de inbetalningar som influtit . Rapporten skall undertecknas av den som upprättat den, med angivande av ort och datum för undertecknandet. I 5 kap. 11 § bokföringslagen regleras kraven på system- dokumentation och behandlingshistorik. Företaget skall enligt denna paragraf upprätta sådana beskrivningar över bokförings- systemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation). Vidare skall företaget upprätta sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik). allmänna råd (BFNAR 2004:1) om systemdokumentation och behandlingshistorik för kassaregister skall tillämpas av den som är bokföringsskyldig enligt bokförings- lagen och använder ett så kallat kassaregister. Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem, taxameter och liknande. Kravet på systemdokumentation i 5 kap. 11 § bokföringslagen gäller enligt det allmänna rådet även för kassaregister, vilket innebär att det i företaget skall finnas en beskrivning av hur kassaregistret fungerar. Beskrivningen utgör räkenskapsinformation. Kravet på behandlingshistorik i samma bestämmelse gäller enligt det allmänna rådet för de programmeringar och inställningar som görs i ett kassaregister. Uppgifterna skall göra det möjligt att förstå hur de enskilda posterna hanteras i kassaregistret. Uppgifterna utgör räkenskapsinformation. Utformningen av ett certifierat tekniskt system I 7 kap. bokföringslagen finns regler som innebär att räkenskaps- information skall bevaras fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bokföringslagen godkänner tre lagringsformer för räkenskaps- information: vanlig läsbar form (dokument), mikroskrift och maskinläsbar form (t.ex. CD-rom, hårddisk och diskett). För egenupprättad räkenskapsinformation gäller som huvudregel att den skall bevaras i den form den sammanställdes (7 kap. 1 §). Om uppgifterna har sammanställts elektroniskt är det dock tillåtet att efter bokföring överföra uppgifterna till ett dokument, mikroskrift eller annat maskinläsbart medium (7 kap. 6 §). 8.1.3Ordningen för teknisk provning och kontroll I är regler om teknisk provning och kontroll numera vanligen utformade som öppna system. Reglerna finns i lagen (1992:1119) om teknisk kontroll och förordningen (1993:1065) om teknisk kontroll. Ett öppet system innebär att provning, certi- fiering och besiktning m.m. utförs av ackrediterade organ i kon- kurrens. Med ackreditering menas ett formellt erkännande av att ett organ är kompetent att utföra specificerade uppgifter som t.ex. provningar. SWEDAC bedömer om ett organ uppfyller kraven för att bli ackrediterat. Systemet är öppet för alla kompetenta organ, både offentliga och enskilda. Enligt tidigare regler utförde myndigheter kontroll på riksprovplats och härefter följde beslut om godkännande av den föreskrivande myndigheten. Det finns alltjämt regler som förutsätter myndighetsgodkännande. Ett sådant exempel är godkännande av taxametrar. Öppna system ger förutsättningar för konkurrens och anses därmed bidra till ökad effektivitet. Sådana system innebär också att statsmakterna inte belastas mer än nödvändigt kostnadsmässigt. Det öppna systemet är en anpassning till den EG-rättsliga ordningen för certifiering och provning (se prop. 1991/92:170 bilaga 11). I dessa sammanhang används termen bedömning av överensstämmelse (conformity assessment). Systemet syftar till att underlätta den fria rörligheten för varor. Harmonisering av medlemsstaternas lagstiftning om produkter sker numera genom direktiv som fastställer de väsentliga säkerhetskrav som produkterna skall uppfylla. De europeiska standardiseringsorganen utarbetar sedan harmoniserade frivilliga standarder med tekniska Utformningen av ett certifierat tekniskt system specifikationer för produkten. En produkt som tillverkas i enlighet med standarden presumeras uppfylla direktivets väsentliga krav. Tillverkarens egenkontroll i kombination med en försäkran från tillverkaren om att tillämpliga standarder har följts skall normalt vara en tillräcklig kontrollåtgärd. Produkter som kan medföra stor risk för hälsa och säkerhet skall dock i normalfallet kontrolleras av ett tredjepartsorgan (ett organ som är fristående från tillverkaren). Detsamma gäller när tillverkaren inte har tillämpat harmoniserade standarder eller då sådana saknas. Medlemsstaterna skall anmäla tredjepartsorgan till kommissionen och medlemsstaten svarar för att de anmälda organen har erforderlig kompetens. De anmälda organen kan vara offentliga eller enskilda. Vid bedömningen av organens kompetens är standarder för provnings- och certifieringsorgan (EN 45 000-serien) som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen centrala. Provningar och certifieringar – inom såväl det obligatoriska som frivilliga området – som har utförts i en medlemsstat skall kunna godtas även i andra medlemsstater genom ett system med ömsesidiga erkännanden (se avsnitt 13.1.1 om handelshindrande krav på provningar och kontroll). Vårt förslag: Med kassaregister skall avses kassaapparat, kassa- terminal, kassasystem och liknande apparatur. Som framgår av föregående kapitel anser vi att ett krav skall införas på att registrera försäljning i ett certifierat kassaregister. Inledningsvis bör föremålet för regleringen diskuteras eftersom det inte är självklart vad begreppet kassaregister omfattar. Ett företags kassahantering kan skötas på ett flertal olika sätt. Vilken teknik som använts saknar i sig betydelse; det intressanta är apparatens eller systemets funktioner. Begreppet kassaregister används ofta synonymt med kassaapparat, men avser i egentlig mening inte apparaten som sådan utan det eller de register där informationen lagras. En kassaapparat är vanligen sammankopplad med andra apparater som skrivare och kortläsare. När så är fallet används ofta begreppet kassasystem. , skrivaren och kortläsaren kan också vara integrerade delar av samma apparat. Utformningen av ett certifierat tekniskt system Med kassaregister avses enligt allmänna råd om systemdokumentation och behandlingshistorik för kassa- register kassaapparat, kassaterminal, kassasystem, taxameter och liknande. I motiveringen till det allmänna rådet anför att begreppet kassaregister omfattar alla enheter som ingår i ett system som tar emot och bearbetar inslagna belopp. Ytterst kommer gränserna för regleringen om kassaregister att bestämmas av de funktionskrav som fastställs i myndighets- föreskrifter (se avsnitt 8.2.4). Det finns därför inte anledning att i lag uttömmande definiera vad begreppet kassaregister innefattar. Det är däremot lämpligt att det i lag finns en beskrivning som ger en allmän uppfattning om vad regleringen omfattar. Beskrivningen i allmänna råd kan tjäna det syftet. Taxameter bör dock inte ingå i beskrivningen eftersom taxibranschen enligt våra direktiv skall undantas från regleringen. Om ett tillbehör som t.ex. en kortläsare ansluts till kassaregister omfattas det av den föreslagna definitionen. Avsikten är inte att det i myndighetsföreskrifter skall ställas särskilda krav på kortläsare, se vidare avsnitt 8.2.4. Eftersom tillbehören faller in under defini- tionen kommer kontrollbefogenheter enligt lagen dock att omfatta användningen av dessa. 8.2.2Vilken försäljning skall registreras i kassaregister? Vårt förslag: Skyldigheten att registrera försäljning i certifierat kassaregister skall som huvudregel avse all försäljning oberoende av betalningsform. Det omedelbara syftet med att införa krav på kassaregistrering är att det skall bli möjligt att kontrollera kontantförsäljningen. Försäljning mot kontant betalning skall därför naturligtvis registreras i kassaregistret. Kortbetalningen har likheter med kontantbetalningen på så sätt att köparen fullgör sin betalningsskyldighet gentemot säljaren direkt. Kortläsaren är ibland integrerad med kassaregistret och i annat fall brukar ett kassakvitto lämnas som underlag till kortkvittot. Berörings- punkterna talar för att betalning med kort bör behandlas på samma sätt som kontant betalning. I taxibranschen bedöms det vara betydande problem med att kortbetalning inte redovisas (se SOU Utformningen av ett certifierat tekniskt system 2004:102 s. 156 ff.). Det kan således också ur kontrollsynpunkt finnas skäl för att ställa krav på registrering av kortbetalning. I fråga om fakturerad försäljning och annan försäljning där säljaren lämnar kredit har denne själv ett stort intresse av att dokumentera försäljningen för att säkerställa att han får betalt. Vi bedömer ändå att den fakturerade försäljningen som huvudregel skall omfattas av registreringsskyldigheten. Kassaregister har vanligen en funktion för fakturerad försäljning och det är inte förenat med några svårigheter att registrera denna försäljning. Ur kontrollsynpunkt är det också av värde att kassaregistret visar all försäljning. Annars öppnas möjligheter till skatteundandraganden. Huvudregeln enligt vårt förslag är alltså, i likhet med vad som gäller enligt 8 kap. 5 a § alkohollagen (1994:1738), att ett företag som omfattas av kassaregisterkravet skall registrera all försäljning i kassaregistret oavsett vilken betalningsform som används. Bland näringsidkare som har en större andel fakturerad försäljning finns det dock anledning att inskränka registreringsskyldigheten, se avsnitt 9.2.3. I vissa fall är undantag från skyldigheten att registrera försäljning i kassaregister också motiverat av tekniska skäl, se avsnitt 9.2.6. Vårt förslag: Skyldigheten att registrera försäljning i certifierat kassaregister skall förenas med krav på att ta fram och erbjuda kunden ett av registret framställt kvitto. Ett kvitto visar för kunden att transaktionen har registrerats i kassaregister. Det är därför naturligt att förena kravet på att använda certifierat kassaregister med en skyldighet att för varje försäljning ta fram och erbjuda kunden ett av registret framställt kvitto. Känner kunderna till att de skall bli erbjudna kvitto och är de dessutom informerade om vilken betydelse kvittot och registreringen i kassaregistret har för skattekontrollen, kommer de att kunna bidra till att reglerna efterlevs. Även om det måhända inte är alla kunder som fäster avseende vid om de får kvitto, bör man enligt vår uppfattning inte underskatta kundernas inflytande och betydelse för kassarutinerna. Informationsinsatser vända till allmänheten om sambandet mellan skattebetalning och registrering Utformningen av ett certifierat tekniskt system i kassaregister samt om kvittots betydelse inför ikraftträdandet av de nya reglerna skulle öka förutsättningarna för draghjälp från kunderna. Vår uppfattning är att ett kvittokrav är en naturlig följd av skyldigheten att använda kassaregister och att det försvårar för näringsidkare att avstå från kassaregistrering. Skyldigheten att erbjuda kvitto bör utformas på motsvarande sätt som enligt 8 kap. 5 a § alkohollagen. Det bör alltså i lagtexten anges att näringsidkaren är skyldig att vid varje försäljning ta fram och erbjuda kunden ett av registret framställt kvitto. Huruvida kunden begär kvitto eller inte saknar betydelse för skyldigheten att ta fram ett kvitto. Inte ens när kunden uttryckligen avstår från kvitto kan näringsidkaren underlåta att ta fram ett kvitto. En annan sak är att kunden aldrig är skyldig att ta emot kvittot. Näringsidkaren har inte uppfyllt skyldigheten att erbjuda kunden ett kvitto genom att på ett skriftligt anslag i butiken uppmana kunderna att säga till om de önskar kvitto. Det krävs en aktiv handling från försäljaren vid varje försäljning. Det bör ställas vissa minimikrav på vilken information ett kvitto skall innehålla. Sådana krav placeras lämpligen i myndighets- föreskrifter. Vi återkommer till denna fråga i följande avsnitt. Vårt förslag: Kassaregister skall på ett tillförlitligt sätt visa alla registreringar som har gjorts samt programmeringar och in- ställningar som utgör behandlingshistorik enligt bokförings- lagen. Funktionskraven som kassaregister skall uppfylla skall preciseras i föreskrifter som beslutas av . skall på ett tillförlitligt sätt visa alla registreringar och behandlingshistorik I 8 kap 5 a § alkohollagen anges att kassaregister på ett tillförlitligt sätt skall visa alla transaktioner som gjorts. Den bestämmelsen beskriver på ett bra sätt det övergripande syftet med regleringen. Ett sådant allmänt krav kan bilda utgångspunkt för vilka funktionskrav som skall ställas på kassaregister. Det finns emellertid anledning att vidga kravet till att avse alla registreringar som har gjorts. På så sätt omfattas uttryckligen all löpande användning av kassaregistrets knappar som t.ex. övningsslag och Utformningen av ett certifierat tekniskt system lådöppningar även om det är tveksamt om någon transaktion i egentlig mening kan anses ha genomförts. Det bör också vara möjligt att ur kassaregistret få fram behandlingshistorik, dvs. de uppgifter om programmeringar och inställningar som gör det möjligt att förstå hur de enskilda posterna hanteras i registret (se vidare BFNAR 2004:1 och avsnitt 8.1.2) I lag bör anges att kassaregister på ett tillförlitligt sätt skall visa alla registreringar som har gjorts samt de programmeringar och inställningar som utgör behandlingshistorik enligt bokföringslagen. De mer detaljerade funktionskraven bör anges i föreskrifter på myndighetsnivå. Med hänsyn till att regleringens syfte är att förbättra förutsättningarna för skattekontroll bör det ankomma på att meddela de föreskrifter som behövs vid sidan av lagen. När det gäller frågor om bedömning av en produkts överensstämmelse med tekniska krav skall enligt 1 § förordningen om teknisk kontroll samråda med SWEDAC innan föreskrifter meddelas. Ett samarbete med kassaregisterbranschen kommer naturligtvis också att krävas när föreskrifterna utarbetas. Nedan lämnar vi några synpunkter på vad föreskrifterna bör innehålla och hur de kan utformas. Föreskrifterna bör utformas som krav på prestanda, snarare än att ange vilken teknisk lösning som skall väljas. Härigenom blir föreskrifterna flexibla och medger olika tekniska lösningar. Den tekniska utvecklingen hämmas inte eftersom nya såväl som befintliga tekniska lösningar kan användas för att uppfylla kraven. Som exempel skall föreskrifterna medge att både ROM-baserade och PC-baserade kassaregister används. Det är också tänkbart att ett tillbehör till kassaregistret kan säkerställa att kraven uppfylls. Påverkan på marknaden för kassaregister blir härigenom så liten som möjligt då varje tillverkare kan välja vilken teknisk lösning som skall användas. Förutsättningen för att tillverkarens val skall accepteras är naturligtvis att han kan visa att den valda lösningen uppfyller ställda krav. Även ur kostnadssynpunkt är det viktigt att föreskrifterna är flexibla och teknikneutrala. Det stora flertalet småföretagare använder ROM-baserade kassaregister. Dessa kassaregister är betydligt billigare än PC-baserade kassaregister. Utformningen av ett certifierat tekniskt system certifierade ROM-baserade kassaregister kommer sannolikt att bli stor. Det betyder att den prishöjning som kravet på certifiering innebär inte behöver bli så omfattande. Endast ur kontrollsynpunkt relevanta funktioner och information skall regleras och skyddas. Det är därför viktigt att de reglerade funktionerna definieras klart och att de inte blir fler än nödvändigt. Användarna skall själva kunna göra ändringar och anpassa funktioner i så stor utsträckning som möjligt. När det gäller kassaregister som är anslutna till vågar och omfattas av den EG-rättsliga regleringen av vågar accepteras programvara som består dels av en öppen programmerbar programvarudel som kan anpassas efter kundens särskilda behov, dels en skyddad och godkänd programvarudel som styr de funktioner som är reglerade. Detta är möjligt genom ett skyddande gränssnitt (software interface) mellan den fritt programmerbara och den skyddade programvarudelen (se Welmec 2.3, Guide for ). Föreskrifterna bör ange inte bara vilka krav som skall vara uppfyllda utan också hur provning och utvärdering skall genomföras. Dessa frågor diskuteras nedan i avsnitt 8.2.7. Även i fråga om vilka funktionskrav som bör ställas i föreskrifterna kan regleringen på alkoholområdet enligt vår uppfattning tjäna som utgångspunkt. Ett kassaregister skall enligt Statens folkhälsoinstituts föreskrifter om kassaregister (FHIFS 2003:2) för varje inslag registrera aktuellt år, datum och klockslag, löpnummer för inslaget samt identitet på varje enskild kassaapparat. Uppgifterna skall inte gå att ändra utan att detta registreras på kontrollremsan eller i journalminnet. Vidare skall ett kassaregister registrera försäljningsbeloppet med moms specificerad och med angivande av varuslag, övningsinslag och nollinslag, rättelser och krediteringar samt betalningssätt. Ett kassaregister skall kunna ge Z-utslag och X-utslag samt kontrollremsa eller utskrift från journalminnet som innehåller uppgifter om den registrerade informationen. Dessutom skall för Z-utslag anges löpnummer. skall också kunna visa den totala ackumulerade försäljningssumman (Grand Total) som inte skall gå att nollställa. I några avseenden finns det skäl att justera och komplettera dessa grundläggande krav. När det gäller kravet på registrering av klock- Utformningen av ett certifierat tekniskt system slag bör det ställas krav på kassaregistret för att säkerställa att tidsangivelsen är korrekt. Annars försvåras kontrollen av registrerade data (jfr kraven på realtidsklocka för taxametrar i det så kallade MID-direktivet, och rådets direktiv /22/EG av om mätinstrument, bilaga MI- 007). Med identitet på kassaregistret skall avses en för det aktuella kassaregistret unik beteckning. Betydelsen av en sådan beteckning diskuteras nedan i avsnitt 10.2.2. föreskrifter innehåller inte någon reglering av bevarande av de registrerade uppgifterna. Den frågan diskuteras nedan i avsnitt 8.2.6. De flesta kassaregister har ett antal funktioner som ofta används i skatteundandragande syfte. De funktioner som främst avses är träning, möjligheten att skriva ut kvittokopior och olika korrigeringsmöjligheter (se avsnitt 7.1.2). Särskilt när det gäller träningsfunktionen kan frågan ställas om den över huvud taget skall accepteras. Funktionen är ett problem även när det gäller företags interna kontroll och det förekommer av den anledningen att företag avstår från funktionen i sina kassasystem. Det talar för att funktionen i och för sig kan avvaras. Enligt vår bedömning är emellertid en detaljreglering av vilka funktioner som inte får förekomma problematisk. Nya funktioner kan tillkomma och regelverket riskerar att bli alltför omfattande och inriktat på detaljer. I stället för en detaljreglering bör funktioner av detta slag hanteras med generella regler som ställer krav på registrering och spårbarhet. Övningsslag och korrigeringar av olika slag skall registreras i kassaregistret. Där bör även uppgift registreras om att en kvittokopia skrivs ut. Härutöver blir det upp till tillverkarna att visa hur deras produkt motverkar bedräglig användning av olika funktioner. Ett sätt kan vara att det av varje kvitto som inte motsvaras av en registrerad försäljning, framgår att det är fråga om kvittokopia, träningskvitto eller liknande. Denna information skall inte vara möjlig att redigera. Utformningen av ett certifierat tekniskt system Kortläsare kan vara integrerade i eller anslutna till kassaregistret. Det är dock vanligt att kortläsare som är helt fristående från kassaregister används. Omkring en tredjedel av alla kortläsare som används är fristående. När en fristående kortläsare används skall försäljningen registreras i såväl kortläsaren som kassaregistret. I taxibranschen ställs inte några krav på kortläsare. bedömer att användning av kortläsare som är fristående från taxametern är en väsentlig grogrund för svarta pengar (SOU 2004:102 s. 157). Utredningen om taxinäringen föreslår i betänkandet Ekonomisk brottslighet inom taxinäringen (SOU 2004:102) att det, om det finns en avläsare av kreditkort i ett fordon i taxitrafik, skall krävas att avläsaren är ansluten till eller integrerad med taxametern. Vi har övervägt om det finns anledning att ställa motsvarande krav när kortläsare används vid försäljning som skall registreras i certifierat kassaregister. Risken med en fristående kortläsare är att kravet på registrering i kassaregistret kan kringgås genom att transaktionen endast registreras i kortläsaren. Kunden får kvitto på kortbetalningen och uppmärksammar kanske inte att inget kvitto tagits fram ur kassaregistret. Det finns emellertid inget stöd för att problemen i taxibranschen har sin motsvarighet i den övriga kontanthandeln. Förhållandena i taxibranschen är också speciella på så sätt att all försäljning avser samma typ av tjänst, nämligen en resa. Kunden nöjer sig därför med ett kvitto från kortläsaren som enbart anger en totalsumma. I den övriga kontanthandeln bör kunderna däremot normalt reagera om de endast får ett kvitto från kortläsaren eftersom det inte av detta kvitto framgår vilka varor eller tjänster som försäljningen avser. Vi bedömer mot bakgrund härav att risken för att fristående kortläsare skall användas i skatteundandragande syfte är begränsad.