sou · GTB3104d3 · 2006-01-01 00:00:00 — Av dessa båda fick han klart för sig att UD ägde frågan. meddelade att SRV kunde vara behjälpligt vid behov (Fö 2005; , intervju 2005). Per Örneus vid UD GS hade haft kontakt med på SRV och förstått att behov av en insats för svens- kar i förelåg. Örneus ringde därför chefen för , , som tyckte att en insats i var angelägen och gav Örneus klartecken att gå vidare. Han ringde därför till statssekreterare , som även hon stödde en insats för svenskarna i . fick Örneus kontakt med biståndsminister , som också ansåg att en sådan insats var viktig. Örneus återkopplade dessa reaktioner till och uppmanade honom att vara beredd på en insats i och mobilisera för en sådan (Örneus, intervju 2005). på UD GS kontaktade () i enlighet med sin instruktion. Fram till och med hade hon upprepade kontakter med och , politiskt sakkunnig respektive pressekrete- rare hos , och med chefen för . blev det uppenbart för att även svenska turister i behövde hjälp. Denna bild förmedlades efterhand till de tre kontakterna på MK. engagerade sig eftersom hon var en av ett fåtal på UD som hade kunskap om resurser. Egentligen var det ett ärende för Konsulära enheten, men kände till att kunde mobilisera team med präst, psykolog, kurator, läkare etcetera. ringde till på Konsulära enheten för att informera henne om att SRV kunde vara behjälpligt och stödja det uppsatta kontoret på i . avböjde dock med hän- visning till att det inte fanns någon efterfrågan på ambassaden i (M. , intervju 2005). Även Örneus hade under efter- middagen kontakter med Ministerkansliet och försökte förgäves även att få tag på och från den Konsulära enhe- ten. Efter upprepade kontakter med på SRV ringde Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen han upp för att förmå honom att ringa till så att han skulle kunna utfärda en formell beställning på en SRV-insats i . Zanchi ringde tillbaka till Örneus och sade att hade talat med och att denne hävdat att SRV varken kan, får eller vill göra något i detta läge (Örneus, intervju 2005). Örneus tog då ny kontakt med , som svarade att SRV måste ha en formell beställning. Örneus uppma- nade att inte vara formell utan att vara flexibel och se till att insatsen kom i väg (Ibid.). Örneus tog även kontakt med chefen för , , och sade att KC var obenägna att skicka SRV till Thai- land innan en formell förfrågan kom från . Örneus ville därför att skulle ringa till för att få be- slutet sanktionerat. försökte komma fram till utan att lyckas. Även ringde till för att han skulle stöta på kabinettssekreteraren. Då detta inte gick beslutade att själv fatta beslut om en SRV-insats i . Om inte annat kunde den finansieras via anslaget för konflikt- och kris- hantering. Därför ringde han till departementssekreteraren och bad henne ringa Försvarsdepartementet och meddela att finansieringen var ordnad. ringde han och frågade om hade ringt, vilket hon sade att hon hade gjort. Därmed trodde att saken var avklarad (, intervju 2005). För SRV var problemet delvis att de behövde en formell beställ- ning från regeringen för att kunna finansiera en insats i . Men det var också så att de behövde en redogörelse för behovsbil- den. hade personalen på bedömt att en så kallad search and rescue-insats inte var aktuell. De förväntades åka på ett extraordinärt uppdrag, för vilket det inte fanns upparbetade ruti- ner. Den formella beställningen skulle förhoppningsvis innehålla en kravspecifikation, utefter vilken SRV sedan kunde arbeta. Ett annat problem var att UD inte pratade med en röst. som UD GS tryckte på för att få en insats till stånd, bromsade UD KC. ringde och undrade varför SRV skulle åka till och vad de skulle göra där. ringde och frågade om det var bestämt att de skulle åka till , varpå svarade att ingenting var bestämt. frågade då om han kunde få bekräftat att de inte skulle åka. sade till såväl och som till Örneus att de skulle ta ett gemensamt beslut att gå till Fö, så att SRV Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen kunde få pengar, beslut och en möjlighet att komma in i landet (, intervju 2005). På Försvarsdepartementet hamnade frågan i ett tidigt skede på en politisk nivå, i och med att tog direkt- kontakt med statssekreterare . Av den anled- ningen föranledde frågan en relativt begränsad aktivitet på tjänste- mannanivå (Wolfbrandt, intervju 2005). på Fö hade förvisso några kontakter med av informerande karaktär (Ibid.). Till saken hör att Försvarsdepartementets politiska ledning delvis var avskärmad från den direkta processen. Försvarsminister låg hemma i vinterkräksjuka och statssekreterare hörde inte av kabinettssekreterare efter förmid- dagssamtalet. hade han kontakt med , politiskt sakkunnig på Fö, men talade bara om den redan igångsatta SRV-insatsen till . Sedan hörde han inte mer den dagen, men körde hem till från där han tillbringat julhelgen (, intervju 2005). hade GD och upprepade överläggningar om en SRV-insats i och hade och statssekreterare telefonkontakt om saken, men signalerna från Försvarsde- partementet var fortfarande avvaktande (SRV 2005). sade då att hon också hade politiska överväganden i bakhuvudet – att lunchekot annars kunde komma att rapportera att inte agerade (, intervju 2005). Förutsättningarna och formerna för en insats i diskute- rades både inom och på Försvarsdepartementet. På Försvarsdepartementet och med berörda myndigheter diskuterades möjligheten att skicka i väg ett observatörsteam till bestående av personal från SRV och (Fö 2005; KBM 2005; , intervju 2005). bereddes frågan på Fö och beslut fattades att ett observatörsteam inte kunde åka med mindre än att också ett räddningsteam följde med (, intervju 2005). hade kontakter med generaldirektö- rerna för SRV och KBM, respektive samt med försvarsministern och de avfärdade gemensamt idén om att skicka i väg ett team med observatörsstatus som väl på plats skulle Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen ägna sig åt andra uppgifter.13 För syftet med observatörsteamet var att komma runt det faktum att det fortfarande var oklart med finansiering och att det saknades en behovsbild (, intervju 2005). Vid ett samtal mellan statssekreterare och kabinettssek- reterare framförde den senare att UD önskade att SRV skickade ett team till . bad då om en kontaktperson på UD som kunde vända sig till i fråga om finansiering och behovsbild. angav chefen för , . Därefter ringde till , Fö:s expeditions- och rättschef och till och gav klar- tecken till att skrida till handling respektive för att meddela vilka kontakter som hade tagits. Därefter trodde att ärendet var färdighanterat (, intervju 2005). frågade om det var möjligt att skicka i väg SRV utan ett regeringsbeslut och fick till svar att det var det (, intervju 2005). , inför ett tv-framträdande, ringde till . förstod att UD upplevde att det fanns en propp på Fö i frågan om att få i väg SRV till . Detta förvånade , eftersom hon tidigare i samtal med sagt att insatsen var i sin ordning. Därför ringde hon på nytt upp , som menade att UD fortfarande inte givit klartecken. Hon bad honom trycka på och ringde därefter direkt upp Jämtin och redogjorde för samtalet med och bad henne se till att UD gav klartecken (, intervju 2005). Jämtin ringde därpå till Örneus och berättade att var förtvivlad över att ingenting hände, och att kunde ringa henne direkt för att få ett beslut. Örneus vidareför- medlade detta till . talade med , som tyckte att det var lämpligare att ringa till , i stället för till . ringde tillbaka till Örneus och berättade att ringt till , men att denne sagt nej till en insats (Örneus, och , intervjuer 2005). I diskussioner mellan SRV och KBM träffades en överenskom- melse att KBM:s överdirektör, , med ett förflutet i SRV, för SRV skulle kunna leda en räddningsinsats (SRV 2005). 13 Per Örneus (UD GS) uppger att förslaget om observatörsteam stoppades genom att tog en kontakt med som direkt sagt nej. Sedan hade även ringt till för att förhindra ett sådant arrangemang (Örneus, intervju 2005). Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen Vid 22.30 ringde till för att höra om UD tagit kontakt, men det hade de inte. Hon försökte då själv nå , utan att lyckas. ringde från UD GS upp och bad henne kontakta SRV för att de skulle kunna komma i gång. Det var mycket angeläget och UD skulle betala för allt. ringde till på SRV, men han ville fortfarande ha ett besked om vilken kompetens som efterfrågades. Ett sådant utverkades senare av (, intervju 2005). Men för att SRV skulle kunna åka krävdes ett beslut från Fö. Så uppfattade åtminstone på UD GS saken när hon diskuterade med SRV. Hon var frustrerad över att ingenting hände; det verkade finnas en propp i systemet. Från UD och personligen hade det klargjorts att budgettekniska frågor skulle lösas . Ändå verkade oklarheterna om hur en insats skulle finansieras utgöra ett hinder (M. , intervju 2005). Även statssekreterare pekade på att det mellan UD och Fö finns reflexer av typen om jag tar beslutet kanske jag får betala (Söder, intervju 2005). Ett problem tycks ha legat i det faktum att en svensk myndighet inte utan vidare kan operera i ett annat land. På UD rådde uppfatt- ningen att det krävs tillstånd från den mottagande parten, och i fallet med verkningar i var det otvetydigt thai- ländska myndigheter som hade huvudansvaret för räddningsinsat- serna. lämnades påstötningar från den svenska ambassaden till det thailändska inrikesministeriet obesvarade. togs därför nya kontakter med utrikesministeriet, men där fick de nej. Först på ett större möte efter- middag beslutade vice utrikesminister att de välkomnade hjälp utifrån (Thöresson och , intervjuer 2005). Kabinettssek- reterare menar dock att det mycket väl hade gått att skicka i väg en styrka och begära landningstill- stånd etcetera medan planet var i luften (, intervju 2005). fattades ett beslut om att SRV kunde åka till och åkte SRV-tea- met i väg. Ombord på planet tillhörande Novair var också utrikes- minister , GD SRV och representanter för bland annat Röda korset och (SRV 2005). Situatio- nen på inför avfärd var kaotisk och av en händelse råkade också fyra journalister och tre anhöriga ta sig ombord. Varken säkerhetschef eller flygplatschef var på plats och problem Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen uppstod när de försökte få med sig bland annat smärtstillande me- del ombord (, intervju 2005). 8.Registrering och uppföljning – hur och av vem? Så fort vid larmades av RKC kontaktade han vice ordförande , vilken inställde sig i polishuset och kallade in personal för att påbörja en katastrofregistrering. fick två uppgifter av Hydfors. Förutom katastrofregistreringen skulle han börja förbereda för en insats med . Den första uppgiften fick han i egenskap av chef för , den rotel som fortfarande arbetar med Palmemordet och som har kapa- citet att hantera stora mängder data. Den andra fick han i egenskap av att vara vice ordförande för . Båda dessa upp- drag måste dock samordnas med UD. Under morgontimmarna förde och på UD KC ett antal telefonsamtal. RKP fick klartecken att förbereda (, intervju 2005). Däremot önskade UD ta ett ledningsansvar för katastrofre- gistreringen (Hydfors, intervju 2005). var noga med att ledningsförhållandena mellan RKP och UD skulle ut i ett tidigt skede. Anledningen var att en schism hade uppstått mellan UD KC och RKP i samband med i . Vid det tillfället hade dåva- rande chefen för , (ambassadör i Thai- land), och dåvarande chefen för , , haft olika uppfattningar om var gränsen mellan de olika organisationer- nas mandat skulle dras (, intervju 2005; 2005). skulle sådana meningsskiljaktigheter undvikas och det var därför sambandet mellan UD och RKP var av vikt. Därefter var det klart att kunde börja förbereda en insats och att UD skulle ta huvudansvaret för registreringen. Under förmid- dagen ringde till Hydfors med detta besked (Ibid.). Det är därmed inte sagt att RKP inte behövde registrera inkommande uppgifter. den 27:e satte i gång katastrofregistrering i databaserna (Disaster Invol- ved Register och Death Victim Identification), vilket var förknip- pat med arbete (RPS 2005; Grenfors, intervju 2005). den 26:e hade vakthavande befäl vid RKC, , en kontakt med där han Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen berättade att de faxat över uppgifter till UD och att det vore bra om UD kunde skicka över sina uppgifter för katastrofregistrering- ens räkning. svarade att detta var svårt, varvid påpe- kade att det var nödvändigt bland annat för arbete. Till slut fick de materialet (, intervju 2005). modifierades på RKP relationsdatabasen iBase för den uppkomna situationen. Uppgifterna fördes allt efter- som över till UD då de hade ett ledningsansvar i registreringsfrågan (Hydfors, intervju 2005). fattade Hydfors ett interimistiskt beslut på att RKP skulle leda den polisiära verksamheten, vilket den 28:e befästes med ett beslut från rikspolischefen (2005). Detta beslut var av vikt i så måtto att länspolismyndigheterna i och med det var skyldiga att stå till RKP:s förfogande beträffande till exem- pel att skicka uppgifter som var relevanta för registreringen (Hydfors, intervju 2005). När på UD:s konsulära jour den 26:e förstod att katastrofen i värsta fall kunde omfatta 30 000 svenskar gjorde hon bedömningen att ärendet inte kunde hanteras i enlighet med upparbetade rutiner; det skulle ta att regi- strera alla inkommande uppgifter från anhöriga och drabbade. Därför var hennes första besked till Vakthavande att inte föra några anteckningar. Hon tyckte att det var viktigt att förmedla till dem som ringde att det var de thailändska myndigheterna som hade ansvar för katastrofarbetet, men att svenska myndigheter organise- rade sig för att se vad de kunde göra. Hon uppmanade dem att följa händelseutvecklingen via media. Skadade hänvisade hon till (, intervju 2005). började ta anteck- ningar eftersom andra hade börjat göra det (Ibid.). Både i växeln, som varit bemannad sedan 07.20, och på pressjouren hade anteck- ningar börjat föras. I växeln delade ut blanketter till telefonisterna som var framtagna för växelns övning inför anfall mot 2003 (, intervju 2005). Vakthavande bestod i det här läget av både , som skulle ha slutat men som var kvar och , som skulle ha kommit in , men som var på plats en kvart innan. Vid 14.30 kom in som förstärkning och det var först i och med det som Vakthavande började trotsa förhållningsorden att inte ta anteckningar för att hålla nere samtalstiden. De började föra in Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen uppgifter i Lotus Notes och vidarebefordra dem till Konsulära enheten (Klingström, intervju 2005). På UD övergick sålunda pro- blematiken från att ha handlat om vad som skulle sägas till anhöriga till det faktum att samtalsfrekvensen var väldigt hög; det fanns inte tillräckligt med folk för att ta emot alla samtal. var väntetiden (, intervju 2005). Eftersom samtalstrycket var så kompakt förefaller det sätt som uppgifter hanterades och systematiserades ha fått en underordnad betydelse. Som situationen utvecklade sig skickades uppgifter från olika avdelningar på UD och därtill i olika format till KC. måste det dock ha stått klart för åtminstone att UD skulle hantera listorna över registrerade uppgifter om saknade, omkomna, anhöriga etcetera. Inledningsvis var registreringen väsentligen pappersbaserad (, intervju 2005). Insamlandet av inkomna uppgifter fortskred på UD på ungefär samma sätt som . Den enda skillna- den var att fler personer var på plats, dock var bristen på operativ ledning fortsatt kännbar. I första hand tycks UD-personal med sent anställningsdatum, eller som fortfarande var under utbildning, ha kallats in. Detta eftersom de inte hade någon normal funktion i linjen. För dem som sattes att svara i telefon rådde brist på infor- mation om vad de kunde svara, som de hade att hantera stora mängder inkommande data via telefonsamtalen (Landau, intervju 2005). gjordes dock flera ansträngningar för att effektivisera arbetet med att registrera uppgifter. Bland annat inrättades ett anhörignummer. Personer som ringde dit kopplades automatiskt till Konsulära enheten samt till några tjänstemän vid Asienenheten. Då trycket inte lättade nämnvärt togs under efter- middagen kontakt med ett privat så kallat call center, KalixTele24. Initiativet kom från pressekreterare (), som själv tidigare hade arbetat på ett call center. hade föreslagit en lösning med ett call center till Förvalt- ningsavdelningen, men fått ett nej. När Guteland föreslog denna lösning för statssekreterare var han dock positiv (Guteland, intervju 2005). träffades en överenskommelse mellan UD, Förvaltningsavdelningen och Kalix- Tele24 om att call centret skulle vara i gång per . KalixTele24 skulle enbart hantera enklare samtal från Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen anhöriga med hjälp av Konsulära enhetens standardblankett (UD 2005: 30). Vid samma tillfälle som lösningen med ett call center diskutera- des föreslog Guteland också att ett sms skulle skickas till de abon- nenter som befann sig i de drabbade områdena för att lokalisera dem som var i säkerhet, skadade eller oskadda, med en uppmaning om att ta kontakt med anhöriga. Sms:et skickades i väg och hade avsedd effekt (Guteland, intervju 2005). skickades ytterligare ett sms till svenskarna i med en upp- maning att boka plats på evakueringsplanen samt ett med kon- taktinformation till för hjälp åt traumatiserade barn (UD 2005: 31). Antalet uppgifter och anmälningar var så stort att en effektivisering av registreringen var påkallad. En till- kallad konsult kom fram till att det vore bättre att använda sig av databasen , som var väl beprövad inom utrikesförvaltningen (UD 2005: 30; , intervju 2005). INVIT förbereddes och anpassades , och tanken var att det skulle tas i bruk , den 29:e. Tillsvidare användes de formulär som var tillgängliga (Ibid. 32). Det var först som personal från andra departement kallades in för att svara i telefon. Då upprätta- des också extraordinära arbetsplatser i kulvertarna under RK. satt ett 30-tal personer i , 15 personer från andra departement i kulvertarna samt ett förstärkt KC och svarade i telefon. I hade 15 platser iordnings- tällts för extrainkallad UD-personal. hade ett fyrskift etablerats (fm, em, kväll och natt) vilket ökade svarska- paciteten dygnet runt. Den stora mängden inkommande informa- tion samlades inledningsvis bara in, utan att verifieras eller på annat sätt kvalitetssäkras. Tanken var att en sådan process skulle ta vid efterhand (UD 2005: 31). kontaktade chefen för sen, , UD:s expeditionschef, , och sade att RKP hade experter som kunde vara behjälpliga; som var vana att matcha stora mängder data. hade fått indikatio- ner från chefen för polisenhet, , på att registreringen i UD:s regi inte fungerade tillfredsställande. Dessutom hade hon hört uttala sig i media och där gjort gällande att antalet saknade svenskar var drygt 3 000. Enligt uppgifter inom RKP var den siffran ungefär hälften, och Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen började fundera på vad UD hade för uppgifter som inte RKP hade. En misstanke om att UD:s listor var behäftade med dubbletter smög sig på. Det var därför hon tog kontakt med Thöresson (, intervju 2005). Dubbelregistreringen berodde delvis på att det på UD beslutades att uppgifter om förmodat avlidna inte skulle synas i registret, utan endast hanteras av KC. Därför kunde de som registrerade inte hitta uppgifterna och registrerade dem på nytt (, intervju 2005). hölls ett möte med deltagare från UD och RKP, bland annat expeditionschefen och från RKP (dock inte ). från RKP presen- terade en modell för datahanteringen som byggde på användandet av Excel och databasen iBase. menade att UD redan förberett ett användande av Lotus Notes och att det skulle ta tid att ställa om. , inhyrd konsult vid , tyckte att ett byte av databehandlingsprogram skulle vara som att gå över ån för att hämta vatten. från RKP tyckte att mötet kunde avslutas eftersom han inte hade något mer att tillföra. UD verkade ha bestämt sig för hur de skulle gå till väga och hade situationen under kontroll, var hans bedömning (RPS 2005; Härberg och , intervju 2005). Från UD:s horisont sågs det som orimligt att RKP skulle kunna hantera den stora mängd uppgifter som fanns hos UD (enligt UD 2005: 31, ca 15 000) med de metoder som föreslogs. Det var inte seriöst resonerade expeditionschefen (, intervju 2005). Under alla omständigheter beslutades att material och ansvar för uppgifter om omkomna och saknade skulle föras över till RKP (UD 2005: 32). Att det inte fanns ett grundmurat förtroende mellan UD och RPS ledde till initiala missar i kommunikationen, menar (intervju 2005). UD hade fortfarande det övergripande ansvaret för listorna, varför även reseföretagen försökte avrapportera till dem. Det tycks dock ha varit svårt att få kontakt med UD. , STA-Tra- vel, beklagade sig för SvD: Jag har försökt e-posta över listor på saknade resenärer till UD , men inte fått svar vart jag ska vända mig (SvD ). hölls ett nytt möte mellan UD och RKP, där representanter från ett konsultföretag, , också deltog. började skissa på ett förslag till orga- nisation. påpekade då att RKP hade en organisation, utpe- kade ansvariga samt ett fungerande system för diarieföring och Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen Mötet koncentrerades efter det på UD:s organi- sation. Denna kritiserades av konsulterna (2005). Vid detta möte fattades också beslut om att UD efterhand skulle föra över allt sitt material till RKP och att detta senare och kontinuerligt skulle återföras till UD i systematiserat skick (UD 2005: 33). hade dock förstått att RPS fattat beslut om att inte återle- verera listorna till UD, vilket de heller inte gjorde (, inter- vju 2005). Telefontrycket fortsatte att vara hårt, varför Förvaltningsavdel- ningen successivt byggde ut kapaciteten för extra arbetsplatser i kulvertarna. Som mest fanns det 100 extra arbetsplatser () som användes av tjänstemän från ett flertal av departement (RK FA 2005). inleddes ett omfattande kvalitetssäkringsarbete på RK, där felstavade namn rättades, dubbletter raderades etcetera. Därutöver påbörjades ett arbete med att kontakta samtliga anmälare av saknade personer, för att verifiera uppgifternas aktualitet. Det arbetet var resurs- krävande och tog ett 80-tal personer i anspråk (UD 2005: 34). Enligt () samkörde RKP sina listor över återvändande med . på ringde också till UD, eftersom hon antog att även de behövde samköra sina register, men fick då besked att det inte var aktuellt. kom UD och RKP överens om att RKP skulle ta över ansvaret för UD:s listor. Anledningen var att polisen inför skolstarten skulle kunna lämna information till kommunerna . Datum för överläm- nande bestämdes till (UD 2005: 34). Som ett led i kvalitetssäkringen ombads en sifferanalytiker från SCB att granska UD:s databas och arbetsmetoder. I huvudsak fann hon UD:s arbete tillfredsställande, men åtog sig att hjälpa till. skickades databasen till , som fick till uppgift att matcha ofullständiga uppgifter med folkbokfö- ringsregistret. Detta gjordes till och av de ca 2000 ofullständiga uppgifterna kunde knappt hälften kom- pletteras (Ibid. 35). Överlämnandet föregicks av ett möte med UD, , FA stab och RPS. Förutom IT-tekniska aspekter diskuterades också hur UD:s behov av löpande uppgifter rörande konsulära ärenden skulle tillgodoses rent praktiskt. Resultatet blev att UD satte tre sambandsmän på RKP. På mötet påpekade UD Den svenska hanteringen av tsunamikatastrofen också att kvalitetssäkringsarbetet inte var slutfört och att det därför fortfarande fanns dubbletter och ofullständiga uppgifter. Totalt innehöll UD:s databas 36 631 poster vid överlämnandet (UD 2005: 35–36). Den kvalitetssäkring som påbörjats av UD bedömdes inte vara tillförlitlig på RKP. Dessutom gällde den bara en bråkdel av alla de uppgifter som överlämnades; stora mängder poster överlämnades på onumrerade pappersark (Grenfors, intervju 2005). RKP fick därför börja med att skanna och föra in dem i sin relationsdatabas ().