sou · GTB3115 · 2006-01-01 00:00:00 — Forskning om rekrytering hävdar att rekrytering oftast sker i ett sammanhang av stress, vilket tenderar att försvåra möjligheten till planering och organisering.11 Oavsett om det är fråga om ersätt- ningsvikarier för sjuka, föräldra- eller tjänstlediga, ersättnings- rekrytering för pensionerade eller någon som sagt upp sig eller expansionsrekrytering för ett utökat uppdrag, har organisationer ofta mycket liten framförhållning. Det stora undantaget utgörs av omorganisationsrekrytering, där just omorganisationen ofta in- kluderar aspekter av personalrekrytering och därmed en mer orga- niserad och planerad rekryteringsstrategi. Beslut om anställning träffas därmed ofta för sent för att en rekryteringsprocess skall kunna drivas efter rekryteringshandböckernas idealmodeller. 10Prien 1992; 2000. 11Se t.ex. Prien1992; 2002. stället blir det ett akut personalbehov som utgör en styrande kraft i många rekryteringar.12 Beslut om arbetskraftsbehov följs logiskt av en omvandlings- process som resulterar i en mer eller mindre uttalad och medveten befattningsbeskrivning med kravprofil. Det är först med en befatt- ningsbeskrivning med kravprofil som det finns ett arbetskrafts- behov att fylla. I konsultlitteratur om hur man bör gå tillväga vid rekrytering brukar man framhäva vikten av att först formulera de egenskaper som skall vara nödvändiga för arbetet och sedan de egenskaper som utgör ytterligare meriterande egenskaper.13 Tanken är att en profil skall skapas som sedan kan kommuniceras ut i sökandet efter kandidater. Arbetsbeskrivningar innebär också en avvägning mellan faktorer av betydelse för den direkta produktivi- teten (den tekniska arbetsprocessen) och faktorer av betydelse för organiseringen av produktionen (den sociala arbetsprocessen). som det är viktigt att betona att inte ens i relation till den tekniska arbetsprocessen utgör kompetens och kvalifikationer något enkelt, är det viktigt att understryka att med ökad betoning av kompetens och kvalifikationer inriktade på det sociala systemet tenderar subjektiviteten i rekryteringsprocessen att öka.14 Utarbetandet av en kravprofil innebär å ena sidan en internorga- nisatorisk förhandling om vilken kompetens som behövs för anställningen. Å andra sidan utgör kravprofilen ett grundmaterial för att kommunicera utåt i sökande efter kandidater. Ju tydligare befattningsbeskrivning och kravprofil som utarbetas, desto större grad av styrning av hur urvalet skall gå till med en motsvarande minskning av subjektivitet och individuell diskretion i rekryte- ringsprocessen.15 Även om vikten av kravprofil och befattnings- skrivning brukar betonas, som styrning av rekryteringsprocessen och som en metod att i efterhand utvärdera om rätt person anställ- des, är det relativt ovanligt att mer än grundläggande och ibland helt informella kravprofiler skapas. Rekrytering på den svenska 12Knocke, Drejhammar, Gonäs & . 2003; 2004. 15Jenkins 1986; Knocke 2003. arbetsmarknaden kännetecknas generellt16 av en relativt hög grad av självständighet för rekryterande chef vid rangordning och urval av sökande, vilket delvis är en effekt av frånvaron av styrande befatt- ningsbeskrivningar och kravprofiler. En central aspekt av rekryteringsplanering är val av sökkanaler. Sökkanaler syftar till att garantera ett tillräckligt antal sökande men även begränsa antalet ansökningar. Kostnaden för att hantera rekryteringar gör att organisationer sällan är intresserade av så många sökande som möjligt utan snarare ett tillräckligt antal sökande. Valet av sökkanaler är således också ett negativt val där potentiella sökande indirekt hindras från att söka genom att deras sökkanaler väljs bort.17 Studier av sökkanalernas betydelse för social selektering har visat att en stor del av jobben tillsätts genom olika former av relativt stängda sökkanaler. Den vanligaste formen för stängd rekrytering är nätverksrekrytering, en form av rekrytering som är baserad på att hitta sökande genom de sociala nätverken hos redan anställda.18 Nätverksrekrytering tenderar att reproducera den sociala karaktären av den redan existerande arbetskraften, eftersom de som jobbar på ett ställe ofta känner personer som i olika avseenden liknar dem som redan finns där. Trots förekomst av lagstiftning som gör anmälan till arbets- förmedlingen om ledig plats obligatorisk, visar de undersökningar som () gör och forskning inom området att rekrytering i huvudsak är en informell process. Av lediga platser anmäls ungefär en tredjedel till arbetsförmedlingen, men med en överrepresentation av lediga platser inom den offent- liga sektorn.19 Anställningar som kräver hög utbildning anmäls mer sällan än anställningar som kräver ingen eller lite utbildning. Av de platser som anmäls till arbetsförmedlingen är det endast som tillsätts med någon som blivit förmedlad av arbetsförmedlingen. 16Undantag finns såväl i enskilda fall beroende på rekryteringspersonal, eller i hela organisa- tioner med utvecklade rekryteringsregler. Vissa organisationer är mer systematiska vad gäller vissa tjänster, speciellt i ledande befattningar. 17Ett konkret exempel utgörs av de arbetsgivare som anmäler lediga platser till arbets- förmedlingen men med en överenskommelse att platserna inte skall offentliggöras i plats- journalen. 18Behtoui 2004; 2004. Ett tydligt exempel på att betydelsen av utbildning och arbets- livserfarenhet minskat på bekostnad av personliga och sociala egen- skaper är hur annonser om lediga anställningar allt oftare och i allt högre grad innehåller referenser till personliga och sociala egen- skaper. Det finns en kraftig variation i hur ansökningshandlingar faktiskt ser ut beroende på individuella förutsättningar och vilken typ av anställning som söks. Vid en formaliserad rekryteringsprocess kan man förvänta sig ansökningshandlingar som består av följande delar: Namn, adress, telefonnummer samt att man söker en specifice- rad anställning En meritsammanställning som inkluderar genomgångna utbild- ningar, praktik- och yrkeserfarenhet samt referenser Ett personligt brev som utgör den sökandes helhetspresenta- tion inför den sökta anställningen Kopior på utbildningsbevis och betyg Kopior på tjänstgöringsintyg och rekommendationsbrev Övrig information som uttryckligen önskas av arbetsgivaren eller som den sökande tror kan vara av positiv relevans för anställningen Sammantaget innehåller ansökningshandlingar en mängd informa- tion som behöver organiseras och sorteras. En del information är enbart av relevans för den administrativa proceduren medan annan information saknar relevans över huvud taget för rekryterings- processen. En del information kan användas för att bedöma personliga egenskaper. Slutligen finns det formell information i ansökningshandlingarna som är av direkt relevans för den sökta anställningen. Det rör sig i huvudsak om den traditionella kompe- uttryckt genom utbildning och arbetslivserfarenhet. Ansökningshandlingarna speglar den ökade betydelse som fästs vid personliga och sociala egenskaper. Det personliga brevet har blivit en allt vanligare del av ansökningshandlingar. Sökandens namn innebär en risk för osaklig och partisk bedöm- ning.20 Förnamn identifierar ofta om det rör sig om kvinna eller man. Förnamn och efternamn kan ofta indikera om personen har utländsk bakgrund. Det finns vetenskapliga indikationer på att hemadress i vissa fall kan inverka menligt på en saklig och opartisk bedömning. Post- nummerdiskriminering (zip code discrimination), dvs. diskrimine- ring i rekryteringsprocesser genom att sökanden bortsorteras om de kommer från problemtyngda (ofta invandrartäta) bostadsområ- den, har uppmärksammats i anglosaxisk forskning medan den inte studerats i någon nämnvärd omfattning i Sverige.21 Det finns en del forskning som indikerar att ålder (jämför engelskans ageism22) kan utgöra en grund för diskriminering. Förekomst av ålder i ansökningshandlingar kan genom stereotypa föreställningar därmed fungera som indikatorer på andra föreställda egenskaper hos den sökande. Därtill finns det även forskning som visar på att kvinnor riskerar att utsättas för diskrimine- ring kopplad till möjligheten att bli gravid, föreställningar om modersroll och dess inverkan på möjligheterna att arbeta. Arbets- marknadssituationen för personer med utländsk bakgrund (först och främst utlandsfödda) innebär också, allting annat lika, att de oftare får en åldersmässig senare arbetslivskarriär jämfört med personer med svensk bakgrund. Av formella meriter utgör arbetslivserfarenhet en central faktor vid rekrytering. Arbetslivserfarenhet är kopplat till både förtjänst23 och skicklighet. Det finns forskning som lyfter fram att arbetslivs- erfarenhet definierat som var man arbetat används eller riskerar att användas diskriminerande. Utbildning utgör en av de mer centrala meriterna med relevans för ett sakligt och opartiskt anställningsförfarande. Erfarenheter av hur svårt det är att bedöma utbildningar från andra länder har till- sammans med kunskap om diskrimineringsprocesser skapat ett ökat intresse för användning av s.k. validering. Valideringen syftar till att översätta en utländsk utbildning så att den kan användas för bedömning på den svenska arbetsmarknaden. 20Forskning pågår under ledning av professor kring den här frågan. 23Med kriteriet förtjänst avser lagstiftaren närmast den vana som har förvärvats genom före- gående tjänstgöring (jämför prop. 1973:90 s. 405). I praktiken har förtjänsten oftast ansetts vara liktydig med antalet statliga tjänsteår. Men också arbete i t.ex. annan offentlig – främst – tjänst har ibland beaktats. utbildning i Svenska för invandrare (sfi) eller betyg i svenska 224 är information som förmedlar såväl kunskaper som föreställningar om den sökandes kompetens i svenska, som den klargör att den sökande är en person med utländsk bakgrund. Det har blivit allt vanligare att arbetsgivare i kompetensprofiler efterfrågar språkkunskaper utöver svenska. I vissa fall rör det sig om ett namngivet språk. anger arbetsgivaren att ytterligare språkkompetens än den för anställningen specificerade kan vara önskvärd eller förstegsmotiverande. Uppgifter om civilstånd och familjeförhållanden är information som är vanligt förekommande i ansökningshandlingar. Könsföre- ställningar kring familjeförhållanden, föreställningar om sexualitet utläst från civilstånd samt etniska föreställningar om familjeförhål- lande kan riskera att styra bort fokus från bedömning av skicklig- het. I förarbetena till en komplettering av lagen om offentlig anställning diskuteras utförligt vad skicklighet är. Här argumente- ras för att i en helhetsbedömning hänsyn även tas till faktorer som inte bara förvärvats i utbildning, anställningar och egen verksam- het: Men erfarenheter från områden som vård av barn, studier, utlandsvis- telser, språkkunskaper, ideellt arbete m.m. bör också vägas in vid bedömningen av skickligheten, i den mån de är relevanta för den sökta tjänsten. Det innebär att innan anställningsbeslut fattas måste sådana erfa- renheter tas i beaktande, i den grad de kan anses vara relevanta för den sökta anställningen. Det har blivit vanligt att ett personligt brev bifogas ansöknings- handlingarna. Även om det inte finns någon enhetlighet i hur personliga brev formuleras och det fortfarande förekommer ansök- ningar utan personliga brev, är det tydligt att personliga brev utöver att sammanfatta information som framgår av en meritsam- manställning har som syfte att lyfta fram personliga och sociala egenskaper. Det rör sig dels om egenskaper som kan vara av direkt betydelse för den sökta anställningen, dels om egenskaper som åtminstone endast indirekt signalerar information av betydelse för anställningen. Den senare typen av information rör ofta familjeför- hållanden och fritidsintressen, såsom sportintresse och sport- engagemang, naturintresse och naturengagemang samt förenings- 24 En pedagogisk form där utbildning i svenska genomförs på modersmål. Information om familjeförhållanden kan vara alltifrån biografiska beskrivningar om familjesammansättning till mer direkta slutsatser om den kompetens och erfarenhet som familje- förhållandena skapat. Ju mer information som finns i personliga brev som biläggs ansökan, desto större möjligheter att positiva eller negativa föreställningar byggs in i bedömningen. Det är rimligt att förvänta sig att rekryteringspersonal med erfarenhet av att läsa igenom personliga brev har möjlighet att läsa ut en mängd infor- mation från dessa som kan komma att användas i den inledande delen av rekryteringsprocessen. Rekryteringsmanualer betonar att det första urvalet bland inkomna ansökningar skall göras mot i förväg uppställda kriterier på vad som krävs och vad som därutöver är meriterande. Urvalet skall göras genom en systematisk genomgång av insända ansökningshandlingar där nödvändiga och önskvärda krav hålls skilda i bedömningen. Det förutsätter både att rekryteringsprocessen föregåtts av utarbetandet av befattningsbeskrivning med kravprofil och att bedömningarna görs mot vad som faktiskt står i ansökningshandlingarna. Den senare aspekten är relaterad till att minska subjektiviteten genom att undvika att utifrån föreställningar bedöma information som inte är relevant för anställningen. Forskningen om vad som faktiskt händer i den här fasen av rekrytering är mycket begränsad. Den begränsade forskning som finns är huvudsakligen s.k. situation testing, dvs. experimentella studier av verkligheten med syfte att studera diskriminering, vilket utredningen återkommer till nedan. Den andra formen av studier är studier med intervjuer av rekryteringspersonal.25 I studier av rekry- teringspersonal har det visat sig att det som enligt textböcker skulle vara nödvändiga krav ibland frångås till förmån för tolkningar av det personliga brevet. Troligtvis, vilket metodologiskt är svårt att fånga i dessa studier, finns det en betydande risk för att informa- tion som inte är direkt relevant för att bedöma kompetens trots detta används som indikationer på kompetens. Här rör det sig om såväl medvetna som omedvetna föreställningar som smyger sig in i urvalsprocessen till intervjuer.26 25För en diskussion se 2002; SOU 2005:56. Det personliga brevet har fått en betydelsefull roll i den tidiga rekryteringsprocessen. Det personliga brevet har fått rollen som indikator på personliga och sociala egenskaper som kompletterat med utbildning och arbetslivserfarenhet oftast och i huvudsak utgör underlaget för det första urvalet. Textböcker kring rekrytering betonar att det är både svårt och osäkert att använda intervjuer som urvalsmetod för anställning. Det krävs bra förberedelser i form av att utarbeta intervjufrågor utifrån kravprofilen, systematik och dokumentation under intervjuerna och, slutligen, en jämförelse och analys av vad sökandena sade under intervjuerna. Systematik under intervjun innebär att inter- vjun används för att följa upp de nödvändiga och önskvärda meriter som formulerats i kravprofilen som de sökande får en jämförbar intervjusituation. Stora skillnader i val av frågor och utformning av intervju riskerar att producera stora skillnader i resultaten från intervjuerna som försvårar möjligheterna att jämföra de sökanden. Forskning kring hur anställningsintervjuer används i rekrytering brukar uppmärksamma den centrala roll som intervjun har för anställningsbeslutet. Mot bakgrund av att befattningsbeskrivningar och kravprofiler generellt är outvecklade i rekryteringsprocesser skapas ett stort utrymme för rekryterarna att utifrån svaren på intervjufrågor och jämförande samt analys av dem komma fram till den mest lämpliga sökanden. I en sammanfattning av forskningen kring bl.a. intervjuns roll skriver Höglund:27 Man söker efter anställda med rätt attityd, inställning, till uppgifterna. Man söker efter stabilitet, förnuftighet, ansvar, disciplin, etc. Man söker en som passar in. Det man söker är en pålitlig person som inte kommer att skapa problem för ledningen. I sin studie av rekrytering i landar (1986) i en liknande slutsats. Han betonar att även om subjektivitet finns i alla faser av rekryteringsprocessen så är det i rekryteringsintervjun och analysen av den som det finns störst risk för att rekryteringsperso- nalens val speglar egna positiva och negativa föreställningar om de intervjuade och deras grupptillhörighet. avslutar med föl- jande analys:28 [] det finns tre kontrollaspekter som ledningen fokuserar på: en är att rekrytera korrekt motiverade, självdisciplinerade och väl förtrogna anställda; en andra aspekt är att undvika problem med fack och redan anställda; den tredje är att utveckla kommunikation mellan å ena sidan arbetsledning och arbetsgivare och å andra sidan anställda och fack. [översatt från engelska] Betydelsen av referenser har ökat. Det speglar flera olika processer. Utbildningsnivån har ökat vilket gör att fler sökande är formellt kompetenta. har fokus, som noterades ovan, alltmer skiftat från formell kompetens till informell kompetens och per- sonliga egenskaper. Referenstagning har blivit ett viktigt komple- ment till anställningsintervjun för att bedöma de informella aspek- terna av kompetens. Syftet med referenstagning är enligt litteratu- ren att få en utvärdering av den sökande från en konkret anställ- ning. Det inbegriper dels en bedömning av i vilken grad den sökan- des formella kompetens kunnat översättas till faktiskt arbete, dels en bedömning av hur väl den sökande har fungerat i organisatio- nen, dvs. en bedömning av den sökandes kompetens i det som ovan kallats det sociala systemet. Referenser kan på så sätt ses som ett test på hur väl formella meriter i form av utbildning och arbetslivs- erfarenhet kunnat förvandlas till ett fungerande arbete inom en organisation. Den begränsade forskning som finns kring rekryteringsproces- sen och som diskuterar frågor om referenser tenderar att lyfta fram två aspekter.29 Den första slutsatsen är att referenser verkar använ- das i mindre grad som en positiv bekräftelse på vad intervjuer och tidigare bedömningar gett utan snarare som en negativ bedömning om sökande kan utgöra ett eventuellt framtida problem. Referens- tagning blir på så sätt ofta en metod för att undvika felbedöm- ningar av sökande som rangordnats högst. Den andra aspekten är att referenser fungerar i relation till sociala nätverk. De referenser sökandena har speglar arbetsmarknadens segmentering, vilket sätter sökande i helt olika positioner utifrån deras tidigare arbets- 29Jenkins 1986; Waldinger & Lichter 2003; 2006 (under utgivning). Personer med liten eller ingen arbetslivserfarenhet eller arbetslivserfarenhet från andra länder är ofta i ett underläge som ytterligare förstärks vid referenstagning. Referenstagningen skapar också nätverk mellan rekryterande personal, vilket gör att vissa referenser blir mer värdefulla än andra som, om positiva, ger de sökande ett försteg. Utöver referenstagning används i vissa fall även olika former av testning för att bedöma sökande. Det finns ingen systematisk kunskap om testningens omfattning och former.30 Den kunskap som finns indikerar att testning används huvudsakligen vid chefs- eller specialistrekryteringar och oftast enbart för den som bedöms som mest meriterad. En anledning till detta är att testningen ofta innebär en betydande kostnad. Andra anledningar är att tester finns i många olika former och att det är osäkert vad de har för värde för urval. Testning används därför oftast för att ifrågasätta resultatet av den övriga rekryteringsprocessen och därmed som ett sätt att hindra en rekrytering, snarare än som ett instrument för att välja mellan flera sökanden. Det förekommer dock ibland att man försöker använda testning för att finna de mest lämpliga sökan- dena. 2.3.9Rekrytering och organisationens arbetsdelning En förståelse av hur rekrytering går till kräver också kunskap om deltagande personal. Rekrytering av personal brukar innebära att flera anställda i den rekryterande organisationen involveras. Det innebär att personer med olika utbildning och arbetslivserfarenhet har att samarbeta under rekryteringen. Ju tydligare rekryteringen är organiserad med klara riktlinjer om vad som skall göras och hur arbetet skall genomföras, desto större chans att den som anställs speglar organisationens arbetskraftsbehov. Regler och riktlinjer om rekrytering är till för att beskära den medverkande personalens självständighet för att på så sätt garantera att den som rekryteras inte enbart speglar de deltagande personernas syn på kompetens utan den syn på kompetens som är organisationens. har det förts diskussioner kring organisa- tionsförändringar. Mindre hierarki, plattare organisationer, decent- 30 Diskussionen här baseras på information från rekryteringspersonal inom offentlig sektor som lämnats som en del av ett pågående forskningsprojekt, se t.ex. 2006 (under utgivning). ralisering och teamwork är några av de termer som kommit att uttrycka de här förändringarna.31 Även om det finns en diskussion kring hur mycket som förändrats och vad som varit drivkraften i dessa förändringar, finns det i ett rekryteringsperspektiv visst fog för att tala om förändring. Utredningen ser en ökad betydelse av s.k. informell kompetens eller personliga egenskaper, vilket notera- des ovan. Utvecklandet av nya organisationsformer och ideologi- erna kring dessa har samverkat med förflyttningen av rekryterings- beslut från personalspecialister till linje-/enhetschefer. Personal- enheten som tidigare haft ett stort inflytande och i många fall fattat beslut om anställning får nu alltmer en konsultativ roll i rekryte- ringsprocessen. I stället blir rekryteringsarbetet och speciellt beslutet om anställning i högre grad en uppgift för enhetschefer och linjechefer. Det är mot den här bakgrunden rimligt att betydel- sen av personliga egenskaper kopplade till organisationen (ofta uttryckt som social kompetens eller att passa in) ökat på bekost- nad av formell kompetens såsom utbildning och erfarenhet. Decentraliseringen och delegeringen innebär att enhetschefer och linjechefer relativt långt ut i organisationerna ansvarar för rekryteringsprocessen och anställningsbesluten som personalfunktionen inom organisationen i huvudsak fungerar konsultativt. Det innebär , trots förekomst av centrala styrdokument, att rekryteringsprocessen tenderar att variera betydligt mellan enheter inom samma organisation. Den personaladministrativa kompetensen med professionell utbildning inom rekrytering och med kunskap om den lagstiftning som reglerar rekrytering är därmed i regel inte inblandad i någon högre grad i enskilda rekryteringsärenden. Det kan innebära att bl.a. lagstiftning mot diskriminering i arbetslivet kan få svårt att slå igenom. 2.3.10Skillnader i rekryteringsprocessen baserat på typ av anställning Ovan har lämnats en generell beskrivning av kunskapen om hur rekrytering bör utformas enligt personaladministrativa textböcker och hur rekrytering faktiskt går till. Det är viktigt att betona att bakom generell kunskap döljs såväl slumpmässiga som mer syste- matiska variationer. Det finns flera olika faktorer som påverkar den 31 1989; le Grand m.fl. (red) 1993. faktiska utformningen av rekryteringsprocesser. Några viktiga sådana faktorer är vilken typ av personalbehov och anställning det är fråga om. Med personalbehov menas här vad det är för typ av rekrytering. Det går att urskilja åtminstone ersättningsrekrytering, expansions- rekrytering och omorganisationsrekrytering. Med ersättnings- rekrytering menas att en person slutar och ersätts av en annan person som skall göra samma sak. Expansionsrekrytering innebär att organisationen utökar sin verksamhet och därmed behöver utöka antalet anställda. Med omorganisationsrekrytering menas den form av rekrytering som används medvetet (och ofta tillsam- mans med andra metoder) för att kvalitativt förändra (omorgani- sera) en verksamhet.