sou · GTB332 · 2006-01-01 00:00:00 — Den nya förvalt- ningspolitiska myndigheten bör verka på annat sätt, t.ex. genom att främja ett koncerntänkande i förvaltningen och skapa incitament till satsningar som inte kan räknas hem i de egna verksamheterna. Myndigheten skall fungera som kravställare när det gäller den teknik som krävs för att förverkliga visionen om e-förvalt- ningen/24-timmarsmyndigheten ärende en kontakt. 5Cirka hälften av den totala omsättningen. 6Jfr styr den elektroniska förvaltningen? (RiR 2004:19). viktigt styrinstrument är utarbetandet av gemensamma standarder. har bl.a. till uppgift att besluta om sådana standarder för det elektroniska informations- utbytet mellan myndigheter. Genom att utredningen föreslår att nämndens verksamhet övergår till den nya myndigheten skapas kopplingar mellan uppdragen att verka för modernisering av förvaltningen och ITK-upphandlingen. Även om främjande- frågorna och upphandlingen av tekniken inte ryms inom samma organisation är målen gemensamma; dels effektivisering av för- valtningen, dels andra förvaltningspolitiska mål där medborgare och näringsliv sätts i centrum. Anm. Inom EG-rätten har beslutats om en rad ändringar i direktiv som rör upphandlingsfrågor, däribland offentlig upphandling. En särskild ut- redare har tillsatts för att föreslå hur direktiven skall genomföras i svensk rätt7. Uppdraget skall slutredovisas . Utredningen menar att det kan vara lämpligt att ompröva hur upp- handlingsfrågorna skall organiseras då det står klart vad de ändrade EG- direktiven innebär. Något som ytterligare talar för en ny översyn av den statliga upphand- lingen är att det i våra diskussioner med myndighetsföreträdare kommit fram att det troligen skulle vara rationellt att koncentrera ansvaret för de statliga inköpen till en upphandlande myndighet i stället för som tolv. En effektivisering av verksamheten skulle vara möjlig genom att tillämpa samma processer, terminologi och rutiner. Utredningen bedömer att det finns möjligheter till effektiviseringar inom lokalförsörjningsområdet och att ESV därför bör överta lokalförsörjningsfrågorna från Statskontoret. ESV har arbetat med analyser av overheadkostnader där hyreskostnader utgör en del. Detta skulle kunna vara en ingång till och ett stöd för resonemang kring lokalfrågor ur effektivitetssynpunkt. ESV är förtrogen med diskussioner kring bench marking, shared services m.m. ESV:s kompetens kan därmed ge synergier inom detta område. 7 Dir. 2004:47 Genomförande av EG:s direktiv om offentlig upphandling och upphandling på områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. 2.3En ny förvaltningspolitisk myndighet bildas Den nya förvaltningspolitiska myndigheten får en central roll som regeringens stöd i förnyelsen av statsförvaltningen. Stödet innebär att svara för genomförandet av beslutad förvaltningspolitik och följa upp utvecklingen av förvaltningen. Här ingår också att utveckla förvaltningsfrågorna ytterligare. Att stödja statsförvaltningens modernisering omfattar, förutom det angelägna arbetet med 24-timmarsmyndigheten, att stödja myndigheter i arbetet att förbättra och utveckla verksamheten. Det kan t.ex. gälla utbildning och konsultstöd för att utveckla individer och verksamhet samt modeller och verktyg för att stimulera utvecklingsarbetet. En viktig uppgift i moderniseringsarbetet blir att värna koncern- perspektivet, att se staten som en sammanhållen enhet. Arbetet omfattar frågor som har betydelse för förvaltningen i sin helhet. Det handlar om att utveckla den horisontella styrningen och samverkan, att driva frågor om rationaliseringar, att utveckla gemensamma informationssystem, standarder och arbetsverktyg som t.ex. webbstöd för nätverk och myndighetsövergripande grupper. Det är också viktigt att myndigheten behåller och utvecklar det samarbete som pågår med övriga delar av den offentliga sektorn. Myndigheten skall också bistå regeringen i internationellt för- valtningspolitiskt arbete. Utredningen anser att det är viktigt att myndigheten ges ett tydligt och långtgående mandat från regeringen för att realisera de förvaltningspolitiska målen. Detta stämmer väl med vad som förs fram i betänkandet En statsförvaltning i utveckling och förnyelse (SOU 2004:65). Uppdraget till den nya förvaltningspolitiska myndigheten skall enligt direktiven omfatta den verksamhet som bedriver och viss verksamhet som bedrivs av Statskontoret. () har som huvudsaklig uppgift att främja verksamhetsutveckling och kompetensförsörj- ning i statsförvaltningen. Arbetet skall bedrivas långsiktigt och med fokus inställt på medborgarnas behov. Verksamheten är regerings- orienterad. Grunderna är hämtade från den förvaltningpolitiska propositionen8 och det handlingprogram som följde. KKR:s upp- gift är att omsätta målet om En förvaltning i medborgarnas tjänst till konkret handlande. Rådet fungerar som ett stöd för myndig- heterna när det gäller att fullfölja regeringens intentioner. KKR har också ett generellt uppdrag att arbeta nära forskare och praktiker, att bredda bron mellan disciplinerna. Ansvaret för KKR:s upp- gifter föreslås övergå till den nya förvaltningspolitiska myndig- heten. 2.3.2Främjande uppdrag från Statskontoret Vid den genomgång som gjorts av Statskontorets verksamhet, och som redovisas nedan i kapitel 3, har utredningen identifierat rege- ringsuppdrag som särskilt anknyter till utvecklingen av en modern förvaltning. Med den utgångspunkten föreslår vi att följande verk- samheter inom Statskontoret skall övergå till den nya förvaltnings- politiska myndigheten: ansvaret att stödja genomförandet av det förvaltningspolitiska handlingsprogrammet bl.a. genom utvecklingen av 24-timmars- myndigheten (verksamhetsgren Modernisering av statlig för- valtning), uppdraget att främja och samordna elektronisk samhälls- information och ansvara för förvaltning, utveckling och mark- nadsföring av webbplatserna och Lagrummet (verk- samhetsgren Elektronisk samhällsinformation), uppdrag som i övrigt anknyter till det förvaltningspolitiska utvecklingsarbetet; det gäller t.ex. uppdraget att biträda rege- ringen i EU:s arbete på det förvaltningspolitiska området. 8 Statlig förvaltning i medborgarnas tjänst (prop. 1997/98:136). 2.3.3Regeringens initiativ för utvecklingen av den elektroniska förvaltningen Vid sidan av Statskontoret finns andra aktörer med uppdrag att förverkliga visionerna om 24-timmarsmyndigheten och en sam- manhållen e-förvaltning en offentlig förvaltning som använder de möjligheter som de nya teknologierna skapar för att bli bättre på att tjäna samhället och förverkliga de politiska målen. Utred- ningen anser att uppdragen till valtning (e-nämnden) och Delegationen för främjande av elektroniska tjänster (24-timmarsdelegationen) bör samordnas inom ramen för den nya förvaltningsmyndigheten. Därigenom anser vi att riskerna för dubbelarbete elimineras och att utveck- lingen inom området kan effektiviseras. 2.3.4Aktuella politiska prioriteringar och utvecklingsfrågor inom förvaltningspolitiken har att antal frågor påkallat snabba insatser från den politiska ledningen. har det lett till att olika kom- missioner, delegationer, arbetsgrupper m.m. etablerats i syfte att snabbt finna en lösning på problemen. Utredningen anser att uppgifter av det här slaget så långt som möjligt bör hanteras av den myndighet som närmast står för sakkunskapen i det aktuella fallet. Det kan lösas genom att myndigheten ges ett särskilt uppdrag av regeringen och finansiella ramar för detta. Det finns inga arbets- rättsliga hinder att projektanställa tjänstemän på tidsbegränsade kontrakt i sådana fall; samma regler gäller som vid anställning för kommittéuppdrag. Grundprincipen bör vara att inte skall tyngas av frågor som kan hanteras av myndigheterna. I frågor som rör förvaltningspolitiken bör uppdragen läggas på den nya förvaltningspolitiska myndigheten. Den nya myndigheten kan också få i uppgift att underlätta för myndigheterna att hantera de generella krav som gäller för verksamheten. Ett exempel är det politiskt prioriterade målet om ökad hälsa och lägre sjukfrånvaro i staten. Det arbete som påbörjats av Arbetsgruppen för Hälsa i Staten och vars uppdrag slutförts i börja av 2005 föreslås få en fortsättning i den nya myndighetens regi. Arbetsgruppen för Hälsa i Staten har på regeringens uppdrag verkat som en inspirationskälla för hälsoarbetet inom statsförvaltningen och en mötesplats för myndigheterna. Gruppen har varit verksam till början av 2005. I den avslutande rapporten från projektet (Fi2003/3336) konstateras att behov och intresse finns av att etablera nätverk mellan myndigheter för gemensamt utvecklingssamarbete och erfarenhetsutbyte inom det personalpolitiska området. Arbetsgruppens bedömning är att en institution som mera uthålligt kan engagera myndig- heter i samarbete skulle kunna skapa avsevärda synergieffekter för del- tagarna. Man anser att statsförvaltningen även i fortsättningen behöver en central stimulans- och stödverksamhet för att hålla myndighetsledningar- nas engagemang uppe. I detta sammanhang bör det framtida arbetet inom jämställdhets- området tas upp. Dessa frågor är en viktig del i förvaltnings- politiken. Även om jämställdhetsfrågorna bör hanteras i det dagliga arbetet inom de olika myndigheterna och övriga verksamheter, kan fortfarande främjande insatser behövas. Jämställdhetspolitiken och jämställdhetsintegreringen i den statliga verksamheten är f.n. före- mål för två utredningar som skall redovisas respek- tive . När resultatet av dessa båda utredningar föreligger, bör ställning tas till om delar av den jämställdhets- verksamhet som bedrivs inom bör överföras till den förvaltningspolitiska myndigheten. 2.3.5Viss utbildningsverksamhet i regi Utredningen anser inte att det är en uppgift för () att svara för andra utbildningar än de som är speciellt anpassade för RK:s interna behov. Den nya förvaltningspolitiska myndigheten bör därför ta över ansvaret för vissa utbildningar som ges i RK:s regi . Det gäller t.ex. EU-utbildning och aspirant- utbildning i de delar utbildningen avser allmän förvaltnings- kunskap. Administrationen av insatser riktade till myndighets- chefer och statliga styrelser bör också skötas av myndigheten. 2.4Statens kvalitets- och kompetensråd i dess nuvarande utformning skall avvecklas Regeringen har angett att arbetet med att organisera en för- valtningspolitisk myndighet och att avveckla skall preciseras . Utredningen föreslår att regeringen tillsätter en organisations- kommitté med uppgift att i nära samråd med Statskontoret och () organisera den nya förvaltnings- politiska myndigheten. Med tanke på de stora förändringar som följer av utredningens förslag, är det nära samarbetet mellan organisationskommittén, Statskontoret, ESV och övriga berörda verksamheter av stor vikt. Kommittén bör också undersöka förutsättningen för en sam- lokalisering av de tre myndigheterna. Utredningen har tidigare betonat vikten av nära kontakter mellan stabsmyndigheterna och vi anser att gemensamma lokaler på ett praktiskt sätt kan bidra till detta. En samlokalisering skulle också naturligt öppna för möjligheten till en viss integrering av de tre stabsmyndigheternas administrativa funktioner. De förändrade roller som föreslås innebär att respek- tive myndighets behov av administrativt stöd påverkas. Inköps- samordningen inom IKT-området, som föreslås övergå från Statskontoret till , är t.ex. administrativt resurskrävande. Det finns därför skäl att se över hur det admi- nistrativa stödet bäst kan organiseras . I uppdraget ingår att föreslå hur verksamheterna skall finansieras. Vissa utgångspunkter anges i direktiven och det står klart att några nya anslagsmedel inte kommer att kunna disponeras. De samlade resurserna för en ny stabsorganisation skall rymmas inom nu- varande ekonomiska ramar för Statskontoret, Ekonomistyrnings- verket (ESV) och () samt för den verksamhet som överförs från . Medel från anslaget 90:5 m.m. motsvarande kostnaden för tidigare regeringsuppdrag till ingår också. Utredningen har gett föreslag till hur uppgifterna bör fördelas mellan Statskontoret, ESV och en ny förvaltningspolitisk myndig- het i ny stabsmyndighetsorganisation. Omfördelningen av resurser blir aktuell i de fall verksamheter byter huvudman. Utredningen föreslår att de medel som står till förfogande för verksamheterna i dagens organisation förs över till den nya orga- nisationsstrukturen. Medlen fördelas i enlighet med utredningens förslag och resultatet av den kommande organisationskommitténs arbete. Medlen föreslås disponeras enligt nuvarande regler. Statskontorets anslagstilldelning har ingen fast fördelning internt mellan enheterna. Uppdragen från regeringen erhålls löpande och uppdragskostnaderna (externa kostnader) budgeteras därmed också löpande . En grov skattning av effekterna av utredningens förslag baserad på verksamheten visar följande: Den verksamhet som föreslås övergå från Statskontoret till motsvarar av Statskontorets anslagsmedel och av avgifter och övriga intäkter. Verksamhet som föreslås övergå från Statskontoret till den nya förvaltningspolitiska myndigheten motsvarar av Statskontorets anslag. Det renodlade Statskontoret motsvarar av anslags- medlen. Anm. disponerade Statskontoret i anslagsmedel. Statskontorets anslag uppgår till 89,7 miljoner kro- nor. En närmare redogörelse i anslagstermer anser vi inte vara befogad i det här skedet. Utredningen föreslår att från anslaget 90:5 m.m. disponeras inom ramen för den nya stabsmyndighetsorganisationen. Det motsvarar en beräknad genomsnittlig kostnad för regeringsuppdrag till Riksrevisions- verket 2002. Samordning av den statliga internrevisionen ESV har beräknat vilka resurser som krävs för att klara uppdraget att samordna den statliga internrevisionen. Verket bedömer att kommer att fordras 1 och därefter löpande . Utredningen föreslår att upp- draget finansieras ur anslaget 90:5 m.m. Utredningen föreslår att de medel som återstår () under anslaget D3 Bidrag till förnyelsefonder på det stat- ligt reglerade området, förs över till den nya förvaltningspolitiska myndigheten. Medlen är i huvudsak intecknade för pågående projekt. Om arbetsmarknadens parter inte kommer att vara for- mellt representerade i den nya myndighetens ledning, bör sam- verkan ske i annan ordning då man beslutar om hur anslaget skall utnyttjas i fortsättningen. De avgifter som tas ut av de ramavtalsansvariga myndigheterna inom verksamhetsgrenen Inköpssamordning, bidrar även till att täcka vissa kostnader för Statskontorets generella IT-uppdrag (verksamhetsgren Modernisering, förvalt- ning), dock högst . En motsvarande överföring från till den nya förvaltningspolitiska myndigheten bör ske om utredningens förslag till ny stabsmyndig- hetsorganisation genomförs. Om anslag och avgifter Verksamheten inom stabsmyndigheterna som avser stöd till rege- ringen bör enligt utredningen finansieras genom anslag, det gäller såväl Statskontoret som ESV och den nya förvaltningspolitiska Stöd till myndigheter av allmän karaktär, där det inte är rationellt att resurser tas i anspråk på varje enskild myndighet för att lösa uppgifterna, bör också anslagsfinansieras. Vi har tidigare konstaterat att det förvaltningspolitiska utvecklingsarbetet förut- sätter att myndigheternas perspektiv i högre grad bör vidgas från den egna organisationen till koncernen staten. Myndig- heterna bör därför uppmuntras att ta del av insatser som syftar till att främja gemensamma angelägenheter och sådan verksamhet bör inte avgiftsbeläggas. Övrigt stöd till myndigheter skall enligt utredningen styras av efterfrågan och därmed finansieras genom avgifter. Det blir aktuellt för och för den nya förvaltningspolitiska myndigheten som skall erbjuda sådant stöd. Statskontorets främsta uppgift är att stödja regeringen i arbetet med att utvärdera, ompröva, styra och effektivisera statlig och statligt finansierad verksamhet. Statskontoret fungerar som rege- ringens stabsmyndighet, som förvaltningspolitisk expertmyndig- het, och som expertmyndighet för e-tjänster. Statskontoret utvecklar expertkompetens och ställer denna till regeringens förfogande inom områdena: styrning, utvärdering och verksamhetsutveckling inom den offentliga förvaltningen, marknadsförhållanden och konkurrensutsättning av offentlig verksamhet, europeisk förvaltning och EU:s effekter för svensk förvaltning, stat-kommunrelationer samt och landstingskommu- nal förvaltning, teknisk infrastruktur inom informations- och kommunika- tionsområdet, Statskontoret tar endast uppdrag från regeringen och kommittéer under regeringen. Organisatoriskt är Statskontoret indelad i fem operativa enheter; , förvalt- ning, , och . Direkt under GD sorterar också en Teknik- och säkerhetsgrupp som svarar för specialistkunskap inom informations- och kommunikationstekniska områden (IKT- områden). Inom Statskontoret finns även att ett rättsinformationsråd och särskilda råd för upphandlingsfrågor och elektronisk samhällsinfor- mation med representanter för statsförvaltning, landsting och kommuner. Statskontoret svarar också för samverkansorganet Statens e-forum. Statskontorets generaldirektör är chef för verket. Vid Statskon- toret finns ett råd som utses av regeringen och som fungerar som rådgivare åt generaldirektören. Generaldirektören är ordförande i rådet. Statskontoret har totalt drygt 150 anställda. Statskontorets verksamhet ingår i politikområdet Effektiv stats- förvaltning vars målsättning är Att skapa en effektiv statsförvalt- ning som i sin helhet kännetecknas av hög produktivitet, god kvalitet och bra service till nytta för beslutsfattare, medborgare och näringsliv. Verksamhetsområdet är Styrning, ledning, verksamhetsutveckling där målet är Att genom en kontinuerlig utveckling av den statliga verksamheten skapa förutsättningar för att de tre grundläggande värdena demokrati, rättssäkerhet och effektivitet skall få genomslag i hela statsförvaltningen.1 Statskontoret ansvarar för följande verksamhetsgrenar: Utred- ningar och utvärderingar, Modernisering av statlig förvaltning, Inköpssamordning, Elektronisk samhällsinformation samt Förvalt- ning och avveckling av lokaler. Ett annat sätt att beskriva verksamheten, som vi funnit lämpligt med tanke på utredningsuppdraget, är ur perspektivet av tre uppdragsgrupper som vi valt att definiera på följande sätt: Uppdrag av utredningskaraktär. Uppdragen innefattar att leverera beslutsunderlag till regeringen och , internationella jämförelser och remissyttranden. 1 Regleringsbrev för avseende Statskontoret. Uppdrag av främjandekaraktär. Uppdragen avser insatser för att mer direkt påverka utvecklingen inom förvaltningen. Här ingår att verka för informationssäkerhet, främja den elek- troniska förvaltningen och den elektroniska samhällsinfor- mationen. Till detta kommer tillfälliga uppdrag som t.ex. att främja elektronisk handel. Uppdrag av förvaltningskaraktär. Uppdragen representerar funktioner som är gemensamma för förvaltningen och som inte kan betraktas som utrednings- eller främjandeverksamhet. Hit hör ansvaret för samordningen av den statliga inköpsverk- samheten, ansvaret för inköpssamordningen inom informa- tions- och kommunikationsteknikområdet (IKT-området) samt lokalförsörjningsfrågor. En central uppgift för Statskontoret är att bistå regeringen med utredningar och utvärderingar som underlag för styrning och omprövning av offentliga åtaganden. Statlig styrning analyseras, verksamheter i kommuner och landsting följs upp och liksom effekterna av statliga åtgärder och reformer inom olika politik- områden. Utredningsuppdragen sorterar under och . Enheternas arbete styrs främst av uppdrag från regeringen och det är därmed regeringens prioriteringar som styr verksamheten. Uppdrag inom området myndighetsstyrning dominerar. Vid sidan av regeringsuppdragen initieras utredningar även av enskilda departement. Utredningsverksamheten har inte några starka kopplingar till övriga verksamhet inom Statskontoret. Kontakter kan bli aktuella t.ex. vid beredning av remissvar. och är ungefär lika stora; de totalt cirka 60 anställda har något olika kompetensprofiler och kompletterar varandra. Man disponerar varandras resurser och bemanning av projekten sker över enhetsgränserna. ser som sin uppgift att bistå med att identifiera styrningsproblem, formulera uppdrag och genomföra utredningar i syfte att lämna underlag för omprövningar och förbättringar. utvärderar och analyserar offentlig verksamhet, offentliga orga- nisationer och transfereringar och annan statligt finansierad verk- samhet. Enheten gör också jämförelser (benchmarking), nationellt och internationellt. Modernisering av statlig förvaltning Statskontoret har en viktig uppgift inom ramen för det förvalt- ningspolitiska handlingsprogrammet. Det handlar om att främja användningen av modern informations- och kommunikations- teknik för att förverkliga visionerna om 24-timmarsmyndigheten och en sammanhållen e-förvaltning. Statskontorets arbete med att modernisera förvaltningen sker i samverkan med statliga myndig- heter, kommuner och landsting samt företrädare för forskning och näringsliv. Från att ha varit en fråga om teknik betonar Stats- kontoret att det nu i allt större utsträckning är fråga om orga- nisation och processer i den offentliga förvaltningen. Verksamheten ryms inom med drygt 20 anställda. Enheten har många beröringspunkter med Gruppen för teknik och säkerhet och ning. Enhetscheferna har behov av gemensamma planerings- tillfällen och en kontinuerlig dialog. En eventuell uppdelning av verksamheterna upplevs dock inte i sig som problematisk. Statskontoret ansvarar också för kanslistödet till (se under avsnitt 3.5). Statskontoret svarar för drift, utveckling och marknadsföring av webbplatserna och rättsinformationssystemet Lag- rummet. Syftet är att göra offentlig sektors elektroniska infor- mation och rättsinformation lättillgänglig i samhället. Även dessa frågor sorterar under . Uppdrag inom det förvaltningspolitiska området Statskontoret har givits vissa uppdrag med anknytning till för- valtningspolitiken. Det gäller att t.ex. att biträda regeringen i EU:s arbete på det förvaltningspolitiska området. Inköpssamordningen inom informations- och kommunikationsteknik- området (IKT-området) Statskontoret har i uppdrag att åstadkomma bättre villkor och lägre kostnader för den offentliga förvaltningens användning av utrustning och tjänster på IT- och teleområdet. Det handlar om att via upphandling och tecknande av ramavtal samordna offentliga inköp inom IKT-området (Informations- och Kommunika- tionsTeknik) samt att utveckla en öppen och säker elektronisk infrastruktur för den offentliga förvaltningen. Samordning av den statliga inköpsverksamheten Syftet med den statliga inköpssamordningen är att åstadkomma besparingar för koncernen staten genom effektivare statlig inköps- verksamhet. Statskontorets samordningsansvar innebär i praktiken att se till att avtal kommer till stånd, att informera om ramavtal och följa upp utnyttjandet. Det ingår också i uppgiften att utveckla och effekti- avropsprocesserna och man verkar för att ramavtalslutande myndigheter skall jobba på ett ensartat sätt. finns det tolv stycken ramavtalsslutande myndigheter. De ingår all i den s.k. SIS-gruppen som leds av generaldirektören vid Statskontoret. Gruppen diskuterar bl.a. utvecklingsfrågor och en gemensam nät- plats har skapats; Avropa.nu. Det ingår inte i samordningsansvaret att utvärdera de statliga ramavtalen. De tolv utvärderar själva sina ramavtal. Samordning av den statliga inköpsverksamheten och inköps- samordningen inom IKT-området ligger samlade under Stats- kontorets med 30 tjänstemän. Verk- samheten har allmänt sett ingen synergi till Statskontorets övriga Samarbete sker emellertid alltid med i utvecklingsfrågor. Inköpssamordningen finansieras helt genom avgifter som tas ut av de ramavtalsansvariga myndigheterna. IKT, dvs. Statskontorets egna upphandling, svarar för mer än hälften av omsättningen på statliga ramavtal.