sou · GTB3115 · 2006-01-01 00:00:00 — Dessa krav faller utanför vad som lämpligen bör bedömas genom en metod med avidentifierade ansökningshand- lingar och berörs därför inte vidare. Som framgår av kolumnen i mitten i tabellen ovan är det huvud- sakligen utbildning och i viss mån arbetslivserfarenhet som efter- frågas när det gäller krav kopplade till det tekniska systemet. I fallet undersköterska är det omvårdnadsutbildning och körkort, vilket är standardiserade utbildningar. Kravet på kunskap i social dokumen- tation kan, om det inte rör sig om utbildning i ämnet, ses som en erfarenhetsbaserad kvalifikation. Kravet vad gäller förskollärare är förskollärarutbildning. Därtill finns det en inte helt tydlig formule- ring om kompetens som arbetsgivaren prövar likvärdig. Eftersom det kravet inte är enkelt att tolka, ger det rekryterarna en bety- dande grad av diskretion i bedömning. Otydligheten uppkommer bl.a. genom att ordet kompetens används i stället för ordet utbildning, vilket öppnar upp för olika tolkningar av om och i vilken utsträckning (arbetslivs)erfarenhet kan bedömas som lik- Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd värdig med en viss utbildning. I rektorsannonsen krävs det hög- skoleutbildning med pedagogisk inriktning, vilket i huvudsak är olika former av lärarutbildningar. Därtill efterfrågas arbetslivserfa- renhet från (för)skola samt arbetsledning. Vad gäller kraven på utbildning för de tre anställningarna är det i huvudsak en relativt enkel bedömning som behöver göras (med undantag för den mer svårtolkade skrivningen om kompetens som arbetsgivaren prövar likvärdig). De ständiga förändringarna av utbildningsplaner som sker inom utbildningsväsendet kan dock innebära en svårighet vid bedömningen av om kraven på utbildning är uppfyllda.148 Förskollärarutbildningen har slagits samman med utbildningen för lärare för . Undersköterskeutbildning finns i flera varianter och kan dessutom förekomma som påbyggnadsutbildning för sjukvårdsbiträden. Många sökande – flera än vad det är rimligt att kalla till anställ- ningsintervju – kan antas uppfylla utbildningskraven. I sådana fall behöver man något ytterligare urvalskriterium. Ett sådant kriterium är ett krav på viss (arbetslivs)erfarenhet. I fallet förskollärare finns det dock inte något sådant krav, och när det gäller undersköterske- anställningen finns det bara ett tillkommande krav på kunskap i social dokumentation. För rektorsanställningen finns det krav på arbetslivserfarenhet från såväl (för)skola som arbetsledning. Man kan fråga sig om kraven på utbildning och erfarenhet i annonserna skall tolkas som att alla som uppfyller kraven är jämbördiga i dessa hänseenden eller om de som uppfyller kraven och därtill har mer utbildning och lång erfarenhet i efterfrågat hänseende eller erfaren- het av något annat skall anses ha ett försteg vid bedömning. En metod med avidentifierade ansökningshandlingar som bara tar hänsyn till kvalifikationer kopplade till det tekniska systemet kan hantera dessa anställningar. Det bör vara relativt enkelt att genom en strukturerad ansökningsblankett fånga de önskade kvali- fikationerna för anställningarna. Det behövs dock, i de fall många behöriga söker en anställning, en betydligt mer utvecklad kravprofil än de som framgår av annonserna för att kunna göra nödvändiga urval. Utredningen anser att en metod med avidentifierade ansök- ningshandlingar bör kunna användas vid alla rekryteringar inom en organisation, även avseende kvalificerade arbetsuppgifter. 148 I samband med annan forskning och utvärdering har flera rekryterare markerat att kun- skap om utbildningars förändring ofta är en bristvara inom organisationer som det är viktigt för att kunna bedöma sökanden. Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd annat därför har också en annons för en starkt specialiserad anställ- ning som utredare/expert valts ut. Tyngdpunkten på önskade kva- lifikationer i den här annonsen är kopplad till det tekniska syste- met. Därtill är åtminstone ett krav (van att samarbeta med andra inom olika kompetensområden) av två med koppling till det soci- ala systemet relativt enkelt mätbar. När det gäller önskemålen kopplade till det tekniska systemet är annonsen utformad i tre nivåer. En första nivå utgörs av krav (eller behörighet). Det är i annonsen formulerat som har krav både vad gäller utbildning och arbetslivserfarenhet. Det verkar innebära att dessa krav måste vara uppfyllda för att någon skall vara behörig till anställningen. Där- efter finns det två relativa bedömningsgrunder som uttrycks med hjälp av formuleringarna är gärna respektive värdesätter även. På det beskrivna sättet skiljer sig denna annons från de annonser som tidigare berörts. Du har beteendevetenskaplig eller fördjupade kunskaper inom kognitiv psykologi, ergonomi, arbetspsykologi med inriktning mot industriell Du är gärna generalist inom det området och framför allt är det viktigt att du har en systemsyn där organisation (MTO) är i fokus. Vi värdesätter även om du har fördjupade kunskaper inom kognitiv interaktion (MMI). Du har flerårig arbetslivserfarenhet, gärna från kärnteknisk verksamhet, eller annan verksamhet med höga Du har mycket god erfarenhet från arbetsområden samt har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift på svenska Du har lätt för att knyta kontakter och är van att samarbeta med andra inom olika kompetensområden. Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd Annonsen ovan speglar vad som verkar vara en välorganiserad rekryteringsprocess där arbetsgivaren har klart för sig vilka kvalifi- kationer som önskas och har formulerat det i en kravprofil som gör det möjligt att reducera antalet behöriga sökanden genom ytterli- gare kriterier. Utredningen är av uppfattningen att sökande även till den här anställningen skulle utan problem (dvs. mer än vanligt) kunna bedömas med en metod med avidentifierade ansöknings- handlingar för urval till intervju. Den kravprofil som framgår av annonsen skulle även kunna fungera som en tydlig ram för en ansökningsblankett kopplat till anställningen. Ett annat möjligt problem med en metod med avidentifierade ansökningshandlingar är hanteringen av udda meriter. Meriter som är ovanliga och därmed svårbedömbara innebär ett problem för alla rekryteringsmetoder. Sådana udda meriter skapar osäkerhet i bedömning och informationskostnader för en real- bedömning. Eftersom rekryteringar ofta kännetecknas av tidspress och slimmade personalresurser, innebär udda meriter ett problem. Det kan lösas genom att rekryterare söker ytterligare information i den senare fasen av rekrytering genom intervju och referenser. Eftersom metoden med avidentifierade ansökningshandlingar innebär att de sökande fyller i en ansökningsblankett, finns det möjlighet för sökande att hjälpa rekryterarna med bedömning av relevansen hos udda meriter. I en vanlig rekrytering finns det större risk för att sökande med udda meriter på grund av osäker- het och informationskostnader inte får en allsidig bedömning. 9.2Ansökningsblankett kopplad till kravprofilen I utredningens genomgång av kommuner som, genom försöksverk- samhet, provat metoder med avidentifierade ansökningshandlingar kom det fram olika sätt att hantera ansökningsblankettens utform- ning. Mellerudsmodellen, som används av flera kommuner än kommun, är baserad på ett generellt ansökningsformulär (se bilaga 3). I valde man att utforma en mer specifik blankett för de anställningar som var aktuella inom den förvaltning där försöket genomfördes (se bilaga 4). Blanket- terna utgör exempel på olika strategier för att genomföra en metod med avidentifierade ansökningshandlingar. Med Mellerudsmodellen har man så långt möjligt valt att spegla en traditionell rekrytering. Det innebär bl.a. att man valt att även Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd använda s.k. personliga brev men därvid lämnat instruktionen: Namn eller personuppgifter ex. namn, kön, ålder eller ursprung får ej nämnas i brevet. Fördelen med personliga brev är att rekryterande personal får en helhetsuppfattning av hur de sökandes kvalifikationer hänger sam- man samt att det finns möjligheter att presentera eventuella andra kvalifikationer än de som finns specificerade i ansökningsformulä- ret (enligt Mellerudsmodellen utbildning, praktik och anställningar, värnplikt samt nuvarande sysselsättning). finns det ett flertal problem med att använda sig av personliga brev inom ramen för en metod med avidentifierade ansökningshandlingar. Det besvärligaste är att personliga brev tenderar att formuleras så att identifierande information framkommer, vilket innebär merarbete för att försäkra sig om att de personliga breven är avidentifierade eller en betydande risk för att erfarna rekryterare kan läsa ut en hel del (mer eller mindre korrekt) information från texten.149 Därtill är det tveksamt om det personliga brevet kan tillföra information om de sökande som inte går att fånga genom en ansökningsblankett styrd av en tydlig kravprofil. Mot bakgrund av att en metod med avidentifierade ansökningshandlingar är avsedd att användas enbart för urval av vilka sökande som skall kallas till intervju är det där- med tveksamt om fördelarna uppväger nackdelarna. Utredningen förespråkar i stället en metod med avidentifierade ansökningshand- lingar som enbart tar hänsyn till kvalifikationer kopplade till det tekniska systemet, vilket innebär att det personliga brevet bör bedömas först i samband med att sökande kallas till intervju. Ett annat alternativ representerades av försöket i , där tanken var att utveckla ett formulär som var anpassat till anställningar inom en enda och kunde fyllas i med kryss. Det finns ur ett avidentifieringsperspektiv flera skäl som talar för en sådan utformning, som man ur ett kvalifikations- perspektiv bör försäkra sig om att det går att selektera fram de mest kvalificerade enligt kravprofilen. En sådan blankett skulle sannolikt vara till liten hjälp om kravprofilerna skulle utformas enligt annonserna för undersköterska och förskollärare, till någon hjälp om kravprofilen skulle likna den som finns i annonsen för 149 I diskussion med en personalstrateg med ansvar för att pröva en metod med avidentifie- rade ansökningshandlingar lyftes att till och med handskrift kan vara tillräckligt för att en erfaren rekryterare med hög träffsäkerhet kan bedöma om det är en kvinna eller man respektive en som har lärt sig bokstavera i eller i utlandet. Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd rektorsanställningen, och till betydande hjälp om det skulle vara en kravprofil liknande den i annonsen avseende utredare/expert. En ansökningsblankett som formas efter en utvecklad kravprofil framstår som optimal ur såväl ett kvalifikations- som ett avidenti- fieringsperspektiv. Däremot kan det eventuellt diskuteras vilket merarbete som följer av ett sådant val. Nedan finns det ett försök att åskådliggöra hur en sådan blankett kan utformas utifrån den kravprofil som uttrycks i annonsen avseende en utredare/expert. Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd Jag söker det utannonserade arbetet som utredare/expert I min ansökan visar jag på följande kvalifikationer: 1a Jag har beteendevetenskaplig eller annan högskoleutbildning med fördjupade kunskaper inom kognitiv psykologi, ergonomi, arbets- psykologi med inriktning mot industriell organisation. 1b Jag är generalist inom det beteende- vetenskapliga kunskapsområdet 1c Jag har en systemsyn där samspelet mellan människa-teknik-organisation (MTO) är i fokus. 1d Jag har fördjupade kunskaper inom kognitiv ergonomi 1e Jag har fördjupade kunskaper inom Människa- Maskin interaktion (MMI) 2a Jag har flerårig arbetslivserfarenhet med relevans för anställningen 2b Jag har flerårig arbetslivserfarenhet från kärnteknisk verksamhet 2c Jag har flerårig arbetslivserfarenhet med kvalitetsarbete från processindustri eller annan verksamhet med höga säkerhetskrav. 2d Jag har mycket god erfarenhet från kvalificerat utredningsarbete med inriktning mot enhetens arbetsområden 2e Jag har lätt för att uttrycka mig i tal och skrift på svenska och engelska Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd Eftersom ansökningsblanketten bygger på kravprofilen i annonsen, har arbetstiden för dess framtagande varit minimal. En tydlig och utvecklad kravprofil innebär en ambitionshöjning som i sig ökar möjligheten att rekrytera den för anställningen mest kvalificerade som risken för särbehandling minskas. Utöver den ambi- tionshöjning som utvecklandet av en välformulerad kravprofil innebär är det utredningens uppskattning att en metod med avidentifierade ansökningshandlingar inte innebär något större merarbete. Framtagandet av en ansökningsblankett som speglar kravprofilens innehåll där sökande kan fylla i relevanta meriter för den initiala avidentifierade bedömningen reducerar det administra- tiva arbetet. Möjligheten att via registrator eller annan administrativ personal tillsända och påminna sökande om vikten att fylla i ansök- ningsblanketten leder till ett visst administrativt arbete. ser utredningen ifyllda ansökningsblanketter av de sökande som en betydande tidsbesparing i den tidiga behandlingen av ansökningar. I såväl enkätsvar som i intervjuer har behovet av ett utvecklat IT- stöd lyfts som ett sätt att underlätta arbetet med en metod med avidentifierade ansökningshandlingar. Tanken är att man genom IT-stöd skulle kunna minska det administrativa arbetet med urvalet för intervju. Tydligt formulerade kravprofiler kan lämpligen pre- senteras genom elektroniska ansökningsblanketter. Den skisserade ansökningsblanketten skulle kunna användas som utgångspunkt för IT-stöd i rekryteringsprocessen. Ett sådant stödsystem skulle rela- tivt enkelt, under förutsättning att det finns en tydlig och utveck- lad kravprofil, kunna generera listor över de personer som uppfyller kraven för behörighet och rangordna dessa utifrån ej nödvändiga men meriterande kvalifikationer. Ansökningsblanketten måste utformas så att den information som skall fyllas i inte avslöjar sökandens identitet eller grupptillhö- righet150. En metod med avidentifierade ansökningshandlingar för- utsätter att identiteten och grupptillhörigheten kan döljas i det inledande skedet av rekryteringsprocessen. Det är nämligen svårt att argumentera för fördelarna med att genomföra en metod med avidentifierade ansökningshandlingar utan att kunna försäkra sig om att ansökningsblanketterna verkligen är avidentifierade. Nästan avidentifierade ansökningsblanketter är knappast något som tillför 150 Med grupptillhörighet menas sådana (föreställda) egenskaper som avses i lagstiftningen mot diskriminering i arbetslivet, dvs. etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, kön, sexuell läggning eller funktionshinder. Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd de offentliga arbetsgivarna mer än merarbete och möjligtvis en aura av ökad legitimitet i mångfaldsarbetet. Namnet, hemadressen, åldern, inklusive födelseår, födelselandet, civilståndet och hemförhållanden bör alltså inte efterfrågas. Bara om svenskt medborgarskap är en förutsättning för anställning, bör det efterfrågas. Exakt information om tidigare och nuvarande arbetsplatser bör inte efterfrågas utan bara information om typ av anställning, yrke eller arbetsuppgifter. Information om utbild- ningsexamen, utbildningsinriktning och utbildningens huvudsak- liga innehåll och längd bör efterfrågas så att utbildningsanordnaren och undervisningsspråket inte avslöjas. Information om utbildning i svenska språket bör inte efterfrågas. Kompetens i språk bör dock efterfrågas. Ansökningsblanketten bör inte ge möjlighet att lämna ett s.k. personligt brev. Ansökningsblanketten kan lämpligen göras elektronisk så att sökandena kan fylla i och sända in den via Inter- net (med alternativet att de fylls i för hand och brevledes sänds in till arbetsgivaren). Svaren på utredningens enkät visar att en betydande andel sökanden som får ett val väljer att inte lämna in en avidentifierad ansökan. Enligt utredningens mening förefaller det lämpligt att alla sökande bedöms på samma underlag och att myndigheten alltså instruerar samtliga sökande att fylla i anställningsblanketten. När anställningen förklaras ledig, t.ex. genom annonser, måste det alltså framgå att sökanden skall fylla i en särskild ansöknings- blankett (och dessutom lämna in övriga ansökningshandlingar på sedvanligt sätt). En särskild fråga är hur man bör hantera det för- hållandet att någon sökande inte fyller i ansökningsblanketten eller fyller i den ofullständigt eller felaktigt så att information som avslöjar identiteten eller grupptillhörigheten kommer fram. Att myndigheten (genom annan personal än den som har att bestämma om kallelse till intervju) i första hand har att genom kontakter med sökanden förmå denne att korrekt fylla i ansökningsblanketten följer redan av myndigheternas s.k. serviceskyldighet enligt 4 § förvaltningslagen (1986:223). Men vad gör man om det inte leder till önskat resultat? Med nuvarande lagstiftning är det inte möjligt att bortse från en sökande vid det slutliga anställningsbeslutet bara för att denne inte enligt myndighetens instruktioner har fyllt i en anställningsblan- kett (utan i stället sänt in fullödiga ansökningshandlingar i annan form). Utredningen har övervägt att föreslå lagstiftning som möj- liggör detta, men funnit att det inte bör vara nödvändigt. Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd heten har nämligen i den aktuella situationen flera användbara alternativ: a)Myndigheten kan (genom annan personal än den som har att bestämma om kallelse till intervju) med ledning av inkomna handlingar själv fylla i ansökningsblanketten så gott det går. b)Myndigheten kan välja att inte beakta den aktuelle sökanden innan avidentifieringen brutits, dvs. ta hänsyn till ansökan först sedan det med ledning av ansökningsblanketterna har bedömts vilka som skall kallas till intervju. c)Myndigheten kan välja att i det aktuella anställningsärendet sluta använda metoden med avidentifierade ansökningshand- lingar. Detta alternativ kan vara användbart om det visar sig att ansökningsblanketten varit mindre väl utformad och många sökande har fyllt i den fel eller om det visat sig vara svårt att med ledning av informationen i ansökningsblanketterna vaska fram ett lämpligt antal sökande att kalla till intervju. Det är vidare utredningens bedömning att det torde vara sällsynt att den som söker ett arbete inte ens efter påpekanden rättar sig efter den potentielle arbetsgivarens instruktioner om hur ansök- ningsförfarandet skall gå till (och än mera sällsynt att en sådan, svårinstruerad, sökande i praktiken kan komma i fråga för anställ- ning). 9.3Nödvändiga, önskvärda och förstegsgivande kvalifikationer Den metod med avidentifierade ansökningshandlingar som utred- ningen förordar tar bara hänsyn till kvalifikationer kopplade till det tekniska systemet. Om det finns många sökande som uppfyller de uppställda kraven kopplade till det tekniska systemet, t.ex. krav på utbildning och arbetslivserfarenhet, kan användningen av en metod med avidentifierade ansökningshandlingar, som ju inte tar hänsyn till kvalifikationer kopplade till det sociala systemet, kanske inte ge ett rimligt stort urval av sökande. I en traditionell rekryterings- process skulle det här problemet lösas genom att rekryterings- personalen försökte läsa ut kvalifikationer kopplade till det sociala systemet från ansökningshandlingarna. Forskningen har uppmärksammat att det är speciellt i de här momenten som det Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd finns en betydande risk för att omedvetna föreställningar och för- domar kan få diskriminerande effekter. En kravprofil som används i en metod med avidentifierade ansökningshandlingar bör därför ange tillräckligt många önskade kvalifikationer kopplade till det tekniska systemet och dessutom ange hur olika typer av sådana kvalifikationer värderas. Ett sätt att göra detta är att skilja mellan nödvändiga, önskvärda och förstegs- givande kvalifikationer. Med nödvändiga kvalifikationer menas sådana kvalifikationer som måste vara uppfyllda för att en sökande skall kunna komma i fråga för anställningen. Det gäller kvalifika- tioner som krävs enligt författning eller som arbetsgivaren annars anser nödvändiga. Önskvärda och förstegsgivande kvalifikationer är inte obligatoriska på det sättet utan används för att rangordna och välja ut de mest meriterade sökande bland dem som har de nödvändiga kvalifikationerna. Tabellen nedan visar ett enkelt flödesschema över hur en tänkt rekrytering baserad på en metod med avidentifierade ansöknings- handlingar skulle kunna gå till. Siffrorna står för tidbaserat flöde. Förutsättningen för flödesschemat är att en utvecklad kravprofil tagits fram uppdelad efter å ena sidan kvalifikationer kopplade till det tekniska respektive sociala systemet och å andra sidan kvalifi- kationer uppdelade efter nödvändiga, önskvärda och förstegs- givande. I det första skedet (1) bedöms om de sökande har de nöd- vändiga kvalifikationerna kopplade till det tekniska systemet. I det andra skedet (2) rangordnas de som har nödvändiga kvalifikationer efter önskvärda kvalifikationer. I det tredje steget (3) tas även hän- syn till förstegsgivande kvalifikationer. I den första beslutsnivån (4) avgörs utifrån steg ett till tre vilka som skall kallas till intervju, och därmed avslutas den avidentifierade delen av rekryterings- processen. Steg fem till sju illustrerar bedömningen av de personer som kallats till intervju utifrån kvalifikationskrav kopplade till det sociala systemet (genom intervjuer, referenstagning och i vissa fall testning). Modellen är utformad på ett liknande sätt med nödvän- diga, önskvärda och förstegsgivande kvalifikationer. I ruta 8 görs slutligen valet av vem som skall få anställningen. I den slutliga bedömningen görs en samlad bedömning av de sökandes kvalifika- tioner mot bakgrund av kravprofilen. Det bör betonas att bara stegen 1–4 har med en metod med avidentifierade ansökningshand- lingar att göra och att en sådan metod i och för sig inte gör det nödvändigt att förfara såsom beskrivits i anslutning till stegen 5–8. Man kan alltså använda en metod med avidentifierade ansöknings- Kravprofil, ansökningsblankett och IT-stöd handlingar för att välja ut sökande till en första intervju för att sedan övergå till en friare bedömning än vad flödesschemat anty- der. Det finns naturligtvis inget som hindrar att man sedan meto- den använts beaktar allt material innan det slutligen avgörs vilka som skall kallas till intervju. Nödvändiga kvalifikationer (måste) 1) ja/nej 5) ja/nej Önskvärda kvalifikationer (helst) 2) ja ++ 6) ja ++ Förstegsgivande kvalifikationer (gärna) 3) ja + 7) ja + 9.4Fördelar med en tydlig kravprofil En metod med avidentifierade ansökningshandlingar kan i sig själv inte undanröja risken för särbehandling vid det slutliga anställ- ningsbeslutet. Forskning har visat att diskriminerande handlingar inte är statiska, dvs. låsta till vissa moment i t.ex. en rekryterings- process.151 En metod med avidentifierade ansökningshandlingar kan i bästa fall minska risken för särbehandling i en fas av rekryterings- processen, den inledande. Det är därför viktigt att lyfta fram de sekundära effekter som en metod med avidentifierade ansöknings- handlingar kan medföra. En sådan effekt, vilket uppmärksammats i enkätsvar samt i samtal med några rekryterare som använt en metod med avidentifierade ansökningshandlingar, är att frågor om diskriminering, mångfald och förbättrad rekrytering uppmärksam- mas mer i organisationen. En annan effekt är att kravprofilen görs tydligare, vilket kan antas leda till ett generellt sett bättre rekryte- ringsresultat. Allmänt sett är det ovanligt på den svenska arbetsmarknaden att arbetsgivare inför rekrytering utformar något mer än vad som i bästa fall kan beskrivas som en minimal kravprofil (jämför de tre första exemplen på annonser i avsnitt 9.1). En metod med avidenti- fierade ansökningshandlingar kan sägas kräva en mer utvecklad kravprofil.