prop · GT03135 · 2006-03-15 00:00:00 — 5 Överväganden och förslag 5.1 Ett elektroniskt ingivningsförfarande bör införas för aktiebolag bedömning: Aktiebolag bör ges möjlighet att ge in registreringsanmälningar, ansökningar, redovisningshandlingar och revisionsberättelser till i elektronisk form. Promemorians bedömning: Överensstämmer med regeringens bedömning (se promemorian s. 27 f.). Remissinstanserna: Samtliga remissinstanser har godtagit bedömningen. Skälen för regeringens bedömning: har användningen av persondatorer och Internet ökat mycket kraftigt. Myndigheter har också i allt större utsträckning gjort sig tillgängliga via Internet. har intresset för att kunna ge in registreringsanmälningar och årsredovisningar elektroniskt till ökat. Det finns flera skäl för att det bör införas ett elektroniskt ingivningsförfarande i ärenden som avser registrering av aktiebolag. Ett sådant system bör t.ex. kunna leda till att verksamhet effektiviseras. Om uppgifterna i en elektronisk anmälan genom automatiserad behandling kan föras över direkt till verkets handläggningssystem och sedan till aktiebolagsregistret, slipper verket vissa registreringsarbeten. Även för bolagen bör ett elektroniskt ingivningsförfarande kunna innebära effektivitetsvinster, eftersom upprättandet och ingivandet av elektroniska anmälningar kräver mindre arbete än vad motsvarande pappersbaserade anmälningar gör. Dessutom kan ett elektroniskt förfarande innehålla olika slag av stöd- och hjälpfunktioner som underlättar upprättandet av anmälningarna och förhindrar vissa risker för fel. Kvaliteten på uppgifterna i aktiebolagsregistret bör därmed öka. Också elektronisk ingivning av årsredovisningshandlingar bör leda till en förenklad ärendehantering för såväl som bolagen. Till detta kommer de ändringar som har genomförts i publicitetsdirektivet. Direktivets bestämmelser är, såvitt gäller svenska företagsformer, tillämpliga på aktiebolag (se avsnitt 4.6). Ändringarna innebär att aktiebolag skall ha rätt att till registreringsmyndigheten, dvs. , ge in registreringsanmälningar och årsredovisningshandlingar elektro 2005/06:135 25 niskt (se den nya artikel 3.2. andra stycket första meningen i publicitetsdirektivet). På grund av det sagda bör det enligt vår mening införas en möjlighet för aktiebolag att till ge in registreringsanmälningar, ansökningar, redovisningshandlingar och revisionsberättelser elektroniskt. Det bör föranleda ändringar i bl.a. aktiebolagslagen och årsredovisningslagen. Enligt ändringsdirektivet är det också möjligt att ålägga aktiebolagen att ge in handlingar och uppgifter elektroniskt (se den nya artikel 3.2 andra stycket andra meningen i publicitetsdirektivet). Även i fortsättningen kan dock ett stort antal aktiebolag förväntas föredra kommunikation i pappersform. Den möjlighet som ändringsdirektivet ger att ålägga bolagen att ge in handlingar och uppgifter elektroniskt bör därför enligt vår mening inte utnyttjas. Det elektroniska ingivningsförfarandet bör vara baserat på Internet. Frågan om hur det närmare bör vara utformat behandlas i de följande avsnitten. Till följd av hänvisningar i 7 § lagen (2004:575) om europabolag till bl.a. aktiebolagslagen får de förslag som lämnas i denna proposition betydelse även för europabolag.2 Aktiebolagslagen gäller även för bankaktiebolag och andra kreditinstitut samt för värdepappersbolag som drivs som aktiebolag (se avsnitt 4.2). De förslag till ändringar i aktiebolagslagen som lämnas i denna proposition kommer därför att vara tillämpliga även för dessa bolag. Förslagen kommer däremot inte att vara tillämpliga för försäkringsbolag. Försäkringsbolagen omfattas av särskilda associationsrättsliga regler (se försäkringsrörelselagen). En del av förslagen om ändringar i årsredovisningslagen kommer, till följd av hänvisningar i lagen om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag och lagen om årsredovisning i försäkringsföretag, att bli tillämpliga även för finansiella företag (se vidare 5.6 och 8.2). Förslag till regler som innebär att samtliga finansiella företag och försäkringsföretag får möjlighet att ge in registreringsanmälningar, ansökningar, årsredovisningshandlingar och revisionsberättelser elektroniskt bereds i särskild ordning. Som bl.a. och Företagarna har framhållit är det angeläget att det införs elektroniskt ingivningsförfarande även för andra företagsformer än aktiebolag. Detta kommer att övervägas i annat sammanhang. 5.2 Registreringsärenden 5.2.1 Bakgrund Aktiebolagslagen föreskriver att förhållanden av olika slag skall registreras i aktiebolagsregistret (jfr ovan 4.2). I en anmälan om registrering skall olika uppgifter lämnas. Vidare skall olika slag av handlingar ges in till . 2 I lagrådsremissen Europakooperativ (dnr Ju2005:8848/L1) föreslås att reglerna om registrering i aktiebolagsregistret skall tillämpas även beträffande registrering av europakooperativ. 2005/06:135 26 En anmälan om registrering av ett aktiebolag skall innehålla ett stort antal uppgifter av formell karaktär, bl.a. om bolagets postadress samt om stiftare och styrelseledamöter. Den skall innehålla en försäkran på heder och samvete om bl.a. att stiftarna, styrelseledamöterna och den verkställande direktören inte är i konkurs eller har förvaltare enligt (se 2 kap. 22 § aktiebolagslagen och 1 kap. 3 § aktiebolagsförordningen). Anmälan skall undertecknas av samtliga styrelseledamöter och den verkställande direktören (se 1 kap. 2 § aktiebolagsförordningen). Till anmälan skall fogas bl.a. följande handlingar (se 1 kap. 4 § aktiebolagsförordningen): en kopia av stiftelseurkunden och bolagsordningen, en försäkran på heder och samvete att uppgifterna i anmälan om val av bl.a. styrelseordförande, verkställande direktör och firmatecknare stämmer överens med de beslut som har fattats, en handling på vilken varje styrelseledamot, styrelsesuppleant, verkställande direktör och firmatecknare har skrivit sin av vittnen styrkta namnteckning, ett intyg från kreditinstitut om det belopp som har satts in på särskilt konto som betalning för bolagets aktier (jfr 2 kap. 17 § aktiebolagslagen), samt ett revisorsyttrande, om aktierna har betalats med apportegendom (jfr 2 kap. 19 § aktiebolagslagen). En anmälan om ändring avseende bolagets ledning, exempelvis om val av en ny styrelseledamot, skall innehålla vissa personuppgifter om den nye styrelseledamoten. Anmälan skall vara undertecknad av en styrelseledamot eller den verkställande direktören (se 1 kap. 2 § aktiebolagsförordningen). Till anmälan skall det fogas bl.a. en kopia av protokoll eller annan handling som bestyrker val, en försäkran på heder och samvete att uppgifterna i anmälan stämmer överens med de beslut som anmälan grundar sig på samt en handling på vilken en nyvald person i bolagets ledning, t.ex. en styrelseledamot, har skrivit sin av vittnen styrkta namnteckning (se 1 kap. 9 § aktiebolagsförordningen). Även övriga slag av ändringsanmälningar skall vara undertecknade av en styrelseledamot eller den verkställande direktören och innehålla olika uppgifter och vara åtföljd av handlingar av olika slag. 5.2.2 En anmälan i elektronisk form bör undertecknas med en elektronisk signatur Regeringens bedömning: En anmälan till som ges in elektroniskt bör undertecknas med en elektronisk signatur. Även en i elektronisk form ingiven försäkran på heder och samvete att vissa personer inte är i konkurs eller har förvaltare eller att vissa uppgifter är korrekta bör undertecknas med en elektronisk signatur. Promemorians bedömning: Överensstämmer med regeringens bedömning (se promemorian s. 29 f.). Remissinstanserna: Remissinstanserna har inte framfört några invändningar mot bedömningen. 2005/06:135 27 Skälen för regeringens bedömning: I det föregående har vi förordat att det skall vara möjligt att ge bl.a. registreringsanmälningar avseende aktiebolag till på elektronisk väg och att ingivningsförfarandet skall vara baserat på Internet. Enligt nuvarande regler skall en anmälan om registrering vara undertecknad (se 1 kap. 2 § aktiebolagsförordningen). Ett krav på undertecknande anses inte kunna uppfyllas på annat sätt än med en namnteckning. En traditionell underskrift kan därför inte fullgöras med elektroniska rutiner (jfr Ds 2003:29 s. 88 f.). Underskriftskravet måste alltså tas bort eller i varje fall kompletteras med andra moment för att elektronisk kommunikation skall vara möjlig. I promemorian konstateras att en möjlighet kan synas vara att helt ta bort underskriftskravet. Detta bedömdes dock inte vara lämpligt, eftersom det skulle kunna öka risken för missbruk. Inte någon av remissinstanserna har invänt mot denna bedömning. Den ordning som föreslogs i promemorian var i stället att ställa krav på att anmälan är undertecknad med elektronisk signatur. Regler om undertecknande med elektronisk signatur har införts i bl.a. aktiebolagslagen. Av lagen framgår att en handling, som enligt lagen skall vara undertecknad, normalt får undertecknas med avancerad elektronisk signatur enligt lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer (se 1 kap. 13 § aktiebolagslagen). Elektroniska signaturer ger möjlighet att verifiera utställaren. Genom den elektroniska signaturen fixeras dessutom det översända innehållet på ett sådant sätt att senare gjorda förvanskningar inte går att dölja. Enligt vår mening bör det införas möjlighet att underteckna även registreringsanmälningar med en elektronisk signatur. Bör då regler om detta finnas i lag eller förordning? Bestämmelser om ingivningsförfarandet i registreringsärenden reglerar inte förhållandet mellan enskilda och utgör inte heller s.k. betungande föreskrifter. De får anses utgöra föreskrifter om verkställighet av lag (se 8 kap. 13 § första stycket 1 regeringsformen). Det är således möjligt att reglera förfarandet i förordning eller i föreskrifter som en myndighet bemyndigas att meddela (se även 8 kap. 13 § tredje stycket regeringsformen). Utbudet av olika slag av elektroniska signaturer varierar över tiden beroende på att ny teknik utvecklas och att kommersiella förutsättningar varierar. Mot den bakgrunden bör lagen inte precisera de krav som bör ställas på en elektronisk signatur. Vi avser därför i stället att bemyndiga att meddela föreskrifter om kraven på den elektroniska signaturen. bör även få meddela föreskrifter om förfarandet vid ingivning av en elektroniskt signerad anmälan, däribland om formatet på själva anmälan. I aktiebolagsförordningen uppställs krav på att vissa uppgifter i en registreringsanmälan skall lämnas på heder och samvete. Vid anmälan om registrering av ett aktiebolag skall t.ex. uppgifter om att stiftarna, styrelseledamöterna och firmatecknarna inte är i konkurs eller har förvaltare enligt , och att uppgifter i anmälan om hur bolagets firma tecknas stämmer överens med bolagets beslut lämnas på heder och samvete (se 1 kap. 3 § tredje stycket och 4 § första stycket 2 aktiebolagsförordningen). En sådan försäkran tas i allmänhet in i själva anmälan och lämnas av den eller de personer som undertecknar anmälan. Även en för Prop. 2005/06:135 28 säkran bör kunna undertecknas med en elektronisk signatur. På motsvarande sätt som angetts ovan bör ha möjlighet att meddela föreskrifter om den elektroniska signaturen. Om en försäkran lämnas elektroniskt, ger detta upphov till vissa straffrättsliga frågeställningar. Dessa behandlas nedan (se avsnitt 5.4). 5.2.3 Vissa frågor som aktualiseras vid elektronisk ingivning Regeringens förslag: I lagen tydliggörs att en handling enligt aktiebolagslagen som skall vara undertecknad får undertecknas med avancerad elektronisk signatur. Promemorians förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag (se promemorian s. 33 f.). Remissinstanserna: Remissinstanserna har godtagit förslaget. Bakgrund: I samband med registreringsanmälningar skall olika slag av handlingar ges in till . Vissa handlingar som skall bifogas en registreringsanmälan upprättas inom bolaget. Exempelvis skall det till en anmälan om registrering av ett aktiebolag fogas en kopia av stiftelseurkunden (se 1 kap. 4 § första stycket 1 aktiebolagsförordningen). En kopia av bolagsstämmans protokoll skall bifogas bl.a. anmälan om ändring av bolagsordningen (se 1 kap. 6 § första stycket 1 aktiebolagsförordningen) och val eller entledigande av styrelseledamot (se 1 kap. 9 § andra stycket 1 aktiebolagsförordningen). En kopia av styrelsens protokoll skall bifogas bl.a. anmälan om bifirma (se 1 kap. 52 § aktiebolagsförordningen). Vid anmälan om nyemission och andra emissionsbeslut skall det ges in kopior av teckningslistor (se 1 kap. 15 § första stycket 5, 19 § första stycket 5 och 24 § första stycket 5 aktiebolagsförordningen). Vid anmälan om s.k. uppskjuten apport, dvs. vid sådant avtal om förvärv av egendom som ett bolag träffar med stiftare eller aktieägare från registreringen, skall en kopia av det avtal som bolagsstämman har godkänt bifogas anmälan (se 1 kap. 5 § 2 aktiebolagsförordningen, jfr 2 kap. 2931 §§ aktiebolagslagen). Även andra handlingar skall ibland bifogas anmälan, t.ex. kopia av emissionsprospekt (se 1 kap. 19 § första stycket 4 aktiebolagsförordningen) och kopia av styrelsens yttrande vid minskning av aktiekapitalet (se 1 kap. 29 § andra stycket 2 aktiebolagsförordningen och 20 kap. 8 § aktiebolagslagen). Samtliga ovan nämnda handlingar får ges in i original eller som bestyrkta kopior (se 4 kap. 3 § aktiebolagsförordningen). Vid vissa anmälningar skall även handlingar som har upprättats utanför bolagets sfär ges in till . Bland annat skall det ges in intyg från kreditinstitut om att betalning av aktier eller konvertibler har skett (se 2 kap. 23 § 3, 13 kap. 28 § första stycket 3, 14 kap. 44 § första stycket 2 och 15 kap. 27 första stycket 3 § aktiebolagslagen samt 1 kap. 4 § första stycket 4, 15 § första stycket 6, 22 § första stycket 2 och 24 § första stycket 6 aktiebolagsförordningen). I vissa fall måste det också ges in särskilda revisorsyttranden avseende apportegendom (se 2 kap. 23 § 4 aktiebolagslagen och 1 kap. 4 § första stycket 5 aktiebolagsförordningen). Handlingar av dessa slag får enbart ges in i original. Det finns också bestämmelser om att kopia av vissa andra revisorsyttranden skall ges in Prop. 2005/06:135 29 (se 13 kap. 8 § aktiebolagslagen och 1 kap. 15 § första stycket 2 aktiebolagsförordningen). Om en person i bolagets ledning inte är folkbokförd i , skall en kopia av passhandling eller annan identitetshandling bifogas anmälan (se 1 kap. 4 § andra stycket aktiebolagsförordningen). Skälen för regeringens förslag Alla handlingar bör kunna ges in elektroniskt För att ett elektroniskt anmälningsförfarande skall bli effektivt och uppfylla de krav som publicitetsdirektivet numera ställer, är det nödvändigt att alla handlingar som skall bifogas en registreringsanmälan kan ges in till på elektronisk väg. Enligt nuvarande bestämmelser skall vissa handlingar som skall bifogas en registreringsanmälan ges in i original. Andra får ges in som bestyrkta kopior. I det följande övervägs hur handlingar som skall bifogas en registreringsanmälan skall ges in vid en elektronisk ingivning. Handlingar som har upprättats inom bolaget flertal av de handlingar som skall bifogas en registreringsanmälan upprättas inom bolaget. Vissa sådana handlingar, bl.a. stiftelseurkund, styrelseprotokoll och stämmoprotokoll (se bl.a. 2 kap. 3 § 4, 7 kap. 48 § och 8 kap. 24 § andra stycket aktiebolagslagen), skall vara undertecknade. Ett krav på undertecknande anses, som tidigare nämnts, inte kunna uppfyllas med elektroniska rutiner utan förutsätter att handlingen är i pappersform. Enligt aktiebolagslagen får emellertid en handling, som skall vara undertecknad, undertecknas med avancerad elektronisk signatur (se 1 kap. 13 §). Det medför att handlingar för vilka gäller krav på underskrift kan vara upprättade i elektronisk form (se även prop. 2004/05:85 s. 306 f.). Ännu så länge torde de flesta handlingar som skall ges in i ett registreringsärende upprättas i pappersform. En pappersbunden handling bör kunna ges in till elektroniskt i form av en elektronisk kopia som åstadkoms genom skanning. Skannern kan fungera som en fotokopiator som producerar en avbildning av ett pappersdokument. Avbildningen utgör då en elektronisk handling som, om den skrivs ut, ser ut som en papperskopia framställd i en sedvanlig fotokopiator. Det bör också vara möjligt att framställa en kopia genom en avskrift. Om ett pappersbundet original baseras på ett elektroniskt dokument, t.ex. ett dokument som har framställts genom ett vanligt ordbehandlingsprogram, kan en elektronisk kopia framställas genom att innehållet i den elektroniska handlingen kopieras på elektronisk väg. Den elektroniska kopian måste i så fall kompletteras med de uppgifter som har antecknats för hand på pappersdokument. En kopia av en handling som bifogas en registreringsanmälan skall vara bestyrkt (se 4 kap. 3 § aktiebolagsförordningen). Bestyrkande har till syfte att säkerställa kopians överensstämmelse med originalet. Den person som bestyrker kopian kan sägas intyga detta. 2005/06:135 30 Det är naturligt att detta krav på bestyrkande bör omfatta även elektroniska kopior. En elektronisk kopias överensstämmelse med originalet bör bestyrkas med en elektronisk signatur. Någon bestämmelse om detta i lag synes dock inte behövas. På motsvarande sätt som har föreslagits beträffande undertecknande av anmälan, bör de närmare villkoren för bestyrkande av elektroniska kopior och ingivandet av elektroniska kopior preciseras i föreskrifter som vi avser att bemyndiga att meddela. En elektronisk handling kan normalt sett framställas i ett oändligt antal versioner med innehåll som är identiskt med den ursprungliga handlingen. När vi i fortsättningen talar om ingivning av elektroniska original eller elektroniska originalhandlingar avses just ingivning av elektroniska handlingar som har samma innehåll som den ursprungliga handlingen. I promemorian har föreslagits att handlingar som i enlighet med 1 kap. 13 § aktiebolagslagen har undertecknats med avancerad elektronisk signatur skall kunna ges in elektroniskt till , eftersom de får anses utgöra originalhandlingar. Det har alltså inte ansetts att det finns anledning att meddela föreskrifter om ingivningen av dessa handlingar. Detta ställningstagande har kritiserats av bl.a. , som framhållit att det finns en mängd olika utfärdare av e-legitimationer, inte bara i utan i de flesta andra länder, som stöder avancerade elektroniska signaturer. Utländska e-legitimationer kan brukas och kontrolleras via nät i . För varje utfärdare som godtas av en myndighet krävs att dess system för kontroll integreras med myndighetens system och normalt även att det sluts avtal mellan myndigheten och utfärdaren om tillgång till visst slag av information. En sådan anslutning kan dock ta att genomföra och kräver betydande arbete. I praktiken kan det därför bli mycket besvärligt och i vissa fall helt omöjligt för att ansluta sig till system för e-legitimationer som använts i ingivna handlingar. Verkets möjlighet att utföra identitetskontroller och andra slag av kontroller begränsas därmed i motsvarande mån. Enligt vår mening är det angeläget att men även andra myndigheter och enskilda på ett snabbt och enkelt sätt kan kontrollera uppgifter i ingivna handlingar. Det mest lämpliga sättet att undvika problem med okända elektroniska signaturer eller okända elektroniska format torde vara att införa föreskrifter om ingivningen av handlingarna. Föreskrifterna bör ange vilka slag av avancerade elektroniska signaturer och vilka elektroniska format som kan överföras elektroniskt till . I praktiken kommer föreskrifterna att innebära att handlingarna från början måste upprättas i format som anges i föreskrifterna för att de skall kunna ges in som elektroniska original till . Föreskrifterna bör utformas på det sättet att det skall vara möjligt för företagen att använda olika slag av väletablerade format och signaturer. Vi avser att bemyndiga att meddela föreskrifter även i dessa frågor. Något behov av lagändringar finns inte (yttrande från revisor om betalning av aktier med apportegendom enligt bl.a. 2 kap. 19 § aktiebolagslagen behandlas nedan). För att underlätta ingivningen kan det, som har framhållit, på och gemensamma webbtjänst för elektronisk kommunikation mellan företag och verken (www.foretags Prop. 2005/06:135 31 ) tillhandahållas formulär för olika bolagshandlingar i elektroniska format som uppfyller kraven enligt föreskrifterna. Vad bör då gälla om ett bolag har upprättat en handling enligt aktiebolagslagen, t.ex. en bolagsordning, i ett elektroniskt format som inte uppfyller de krav som anges i föreskrifterna och handlingen har undertecknats med en avancerad elektronisk signatur? En sådan handling kan inte frånkännas rättslig verkan, eftersom den uppfyller aktiebolagslagens krav (se 1 kap. 13 § aktiebolagslagen). Enligt vår mening bör en sådan handling ges in i form av en bestyrkt kopia. Om handlingen skrivs ut, bör den kunna ges in antingen i pappersform eller elektroniskt i form av en skannad kopia. Det bör också vara möjligt att utan att skriva ut handlingen överföra dess elektroniska innehåll till en ny elektronisk handling som uppfyller de krav som har angetts i föreskrifterna för ingivning av elektroniska kopior och ge in den elektroniskt och bestyrka att handlingens innehåll stämmer överens med det elektroniska originalet. Frågor av detta slag bör regleras i förordning eller i myndighetsföreskrifter och kräver inte lagreglering. Också handlingar för vilka aktiebolagslagen inte ställer upp något krav på undertecknande, kan upprättas elektroniskt. Även sådana handlingar bör kunna ges in till i sin elektroniska form enligt de redovisade principerna. Vi kommer att bemyndiga att meddela närmare föreskrifter även om ingivning av dessa handlingar. Frågor om straffansvar och skadeståndsskyldighet vid oriktigt bestyrkande behandlas nedan (se avsnitt 5.4 och 5.5). Intyg från kreditinstitut och revisorsyttranden Ett aktiebolag skall ha ett aktiekapital, som skall uppgå till för privata aktiebolag. När ett aktiebolag bildas, skall bolaget som betalning för aktierna erhålla tillgångar som har ett värde som motsvarar aktiekapitalet. Aktierna kan betalas i pengar eller, om en bestämmelse om detta finns i stiftelseurkunden, med apportegendom (se 2 kap. 16 § aktiebolagslagen). Betalning i pengar skall ske genom insättning på ett särskilt konto som stiftarna har öppnat hos ett kreditinstitut (se 2 kap. 17 § aktiebolagslagen). Betalning med apportegendom skall ske genom att apportegendomen avskiljs för att ingå i bolagets egendom (se 2 kap. 18 § aktiebolagslagen). Om aktierna betalas med apportegendom, skall en auktoriserad eller godkänd revisor lämna ett skriftligt yttrande angående apportegendomen. En förutsättning för att aktiebolaget skall kunna registreras är att det visas upp ett intyg från ett kreditinstitut om det belopp som har satts in på särskilt konto hos institutet som betalning för bolagets aktier och, såvitt gäller apportegendom, att det företes ett yttrande av en auktoriserad eller godkänd revisor angående egendomen (2 kap. 23 § 3 och 4 aktiebolagslagen och 1 kap. 4 § första stycket 4 och 5 aktiebolagsförordningen). Även vid nyemission av aktier, emission av teckningsoptioner med åtföljande teckning av nya aktier och emission av konvertibler med åtföljande konvertering till nya aktier, skall intyg från kreditinstitut eller revisorsyttrande om betalning i pengar respektive apportegendom ges in till (se 13 kap. 28 § första stycket 3 och 4, 14 kap. 44 § första stycket 2 och 49 § och 15 kap. 27 § första stycket 3 och 4 aktiebo Prop. 2005/06:135 32 lagslagen samt 1 kap. 15 § första stycket 6 och 7, 22 § första stycket 2 och 24 § första stycket 6 och 7 aktiebolagsförordningen). Banker utfärdar intygen på en särskild blankett. Intyget undertecknas i allmänhet av två banktjänstemän.