urf · GTA5URF4 · 2006-01-01 00:00:00 — I samband med att en vidareutvecklad version av LedEkReg togs i bruk efter öppnande sändes särskild information ut till ledamöterna och en användarinstruktion bifogades. sändes en skriftlig påminnelse om möjligheten att anmäla sig till registret ut till samtliga ledamöter. En påminnelse lades även ut på intranät, Helgonät, . 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET 9.2 Ledamöternas synpunkter på registret och registerhanteringen Flera ledamöter har uppgett att det är svårt att förstå hur den elektroniska registreringen sker och att databasen för registrering (LedEkReg) är svår att använda. Det är enligt ett stort antal ledamöter svårt att fylla i uppgifterna elektroniskt, och det faktum att en pappersblankett skall skrivas under och skickas in innebär en viss grad av dubbelarbete. Några ledamöter har också uppgett att de inte känner till huruvida uppgifter som de anmält om sig själva har blivit registrerade, då bekräftelse på detta ej skickas ut till ledamoten. Ett stort antal ledamöter har uppgett att de inte känner till var de kan få information om sina egna anmälda uppgifter. Detsamma gäller frågan huruvida uppgifter måste anmälas , och om uppgifter kvarstår i registret efter riksdagsval. Det har vidare anförts att ledamöterna kommer i kontakt med registret så sällan att de hinner glömma hur registreringen sker mellan tillfällena, som uppgifter snabbt kan komma att ändras. Flera ledamöter har framfört önskemål om att påminnelser om möjligheten att göra ändringsanmälan till registret skall skickas ut till ledamöterna med jämna mellanrum, t.ex. en gång , i syfte att motverka att anmälningar ej görs på grund av slarv eller glömska. Vidare efterlyses tydlig information om den nuvarande ordningen, dvs. att registrering gäller under hela den innevarande mandatperioden. Flera ledamöter som inte använder sig av databasen efterlyser en möjlighet att, på annat än elektroniskt vis, få information om vilka uppgifter om ledamoten själv som finns i registret. Sammanfattningsvis efterfrågar ett stort antal ledamöter mer information om registret, liksom återkommande påminnelser om möjligheten att anmäla sig till och uppdatera sina uppgifter i registret. Någon ledamot efterlyser en möjlighet att uppdatera uppgifterna i registret elektroniskt för att underlätta rutinerna, och ett flertal ledamöter efterfrågar större möjligheter till elektronisk hantering över huvud taget. 9.3 Kammarkansliets synpunkter på registerhanteringen Från kammarkansliets sida har som en allmän anmärkning påpekats att arbetet med registerhanteringen är ojämnt fördelat över riksmötena, med en mycket hög arbetsbelastning i början av det första efter ett riksdagsval och därefter lite eller mycket lite aktivitet . Detta förhållande betingas dock av att samtliga ledamöter anmodas att inkomma med anmälan till registret i samband med att de påbörjar sina uppdrag vid mandatperiodens början, vilket innebär ett stort inflöde av registreringsuppgifter under en förhållandevis . Enligt kammarkansliet har det från ledamöter uttryckts viss förvåning över att även de ledamöter som anmält sig till registret under tidigare riksmöten måste inkomma med en ny anmälan efter varje riksdagsval. 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET registrering påtalades i ett särskilt utskick från kammarkansliet till omvalda ledamöter , och information om detta lades även ut på intranät. Det har framkommit att den nuvarande ordningen, där ledamöterna måste skriva ut en pappersblankett och skriva under den när de avslutat det elektroniska registreringsförfarandet i databasen , innebär att vissa anmälningar som görs elektroniskt i databasen inte förs in i registret på grund av att någon underskriven pappersblankett inte kommer in till kammarkansliet. Från kammarkansliets sida skickas påminnelser ut till de berörda ledamöterna. Flertalet ledamöter efterkommer denna påminnelse, och det kan röra sig om mellan fem och tio ledamöter som även efter denna påminnelse släpar efter med den egenhändigt undertecknade anmälningsblanketten. Denna ordning innebär för kammarkansliet ett tämligen omfattande arbete, främst vid en ny mandatperiods början, med att bevaka inkomna blanketter och skicka ut påminnelser till de ledamöter som registrerat sig elektroniskt men inte skrivit under och skickat in pappersblanketten med registeruppgifter. Det förekommer också att ledamöter har svårigheter att fylla i anmälningsblanketten i databasen och begär bistånd från kammarkansliet. Kammarkansliet ber då ledamoten att fylla i och underteckna anmälningsblanketten i pappersform och skicka den till kammarkansliet, där en elektronisk version av blanketten upprättas. Enligt uppgift från kammarkansliet kan andelen anmälningar som inte sker elektroniskt, därför att ledamoten inte använder sig av möjligheten att skriva in registeruppgifter direkt i databasen, uppskattas till av samtliga anmälningar. Detta leder även till att hanteringen av inkomna anmälningsblanketter innebär en relativt stor arbetsbörda efter det att en ny riksdag påbörjat sitt arbete. Från kammarkansliet har också framförts att förfrågningar om anmälan till registret inte endast kommer från ledamöterna själva utan även från assistenter, främst på partiernas riksdagskanslier. Förfrågningar har även framställts om möjligheterna för ledamöternas assistenter att få tillgång till registret, vilket förklaras med att det i viss utsträckning förefaller vara dessa som handlägger anmälningarna till registret. finns ingen möjlighet för assistenter på partikanslierna att få tillgång till registerdatabasen, och kammarkansliet har heller ingen möjlighet att uppskatta i vilken utsträckning handläggare på partikanslierna medverkar vid upprättandet av anmälningsblanketter. Den grupp som främst konsulterar registret utgörs enligt kammarkansliets uppfattning av journalister från press, radio och tv. Kammarkansliet kontaktas genomsnittligen cirka en gång av journalister som önskar ta del av information från registret. av fallen efterfrågas då information om alla ledamöter från en specifik valkrets. I några enstaka fall under innevarande mandatperiod har information om en specifik ledamot efterfrågats; detta i samband med att ledamoten varit föremål för intensiv mediebevakning . Det förekommer mer sällan, i genomsnitt en gång , att journalister besöker kammarkansliet och på plats går igenom registret. 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET dessa tillfällen tillbringar journalisterna , , med att gå igenom samtliga anmälningar i registret. De uppgifter som främst efterfrågas, i uppskattningsvis av fallen, rör ledamöternas aktieinnehav och förmögenhetsförhållanden. Enligt kammarkansliet förefaller majoriteten av dessa förfrågningar göras i syfte att jämföra registrets innehåll med de uppgifter om värdepappersinnehav som finns i andra register. Det förekommer relativt frekvent, enligt kammarkansliet ett tiotal gånger , att ledamöter anmäler ändringar i sina uppgifter om värdepappersinnehav efter det att journalister på detta sätt begärt ut uppgifter. Förutom journalister förekommer det att enskilda personer begär ut uppgifter ur registret. Detta sker dock enligt kammarkansliet mycket sporadiskt, endast . 9.4 Överväganden och förslag 9.4.1 Centralt inhämtande av uppgifter Som utredningen tidigare framhållit är det lämpligt att ta till vara de möjligheter som finns att centralt ta in uppgifter från andra register för att inte belasta de enskilda ledamöterna med denna uppgift. Dessa möjligheter har beskrivits i avsnitt 7.3 där det också framgår i vilken omfattning uppgifterna kan erhållas genom automatiska rutiner. Uppgifter om riksdagsledamöters innehav av finansiella instrument som kontoförs hos en central värdepappersförvarare infordras från den centrala värdepappersförvararen och förs in i registret av kammarkansliet. Uppgifter om riksdagsledamöters innehav av delägarrätter (andelar i juridiska personer) infordras från och förs in i registret av kammarkansliet. Uppgifter om styrelse- eller revisorsuppdrag i aktiebolag, liksom uppgifter om styrelseuppdrag i handelsbolag, ekonomisk förening eller ideell förening som har till syfte att främja medlemmarnas ekonomiska intressen, infordras från och förs in i registret av kammarkansliet. Värdegränsen för registreringsplikten för innehav av andelar i juridiska personer tas bort. 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET Registrering av uppgifter om innehav av finansiella instrument inom VPC-systemet Med hänsyn till de möjligheter som finns att automatiskt inrapportera uppgifter om innehav av finansiella instrument inom VPC-systemet till registret, förefaller det befogat att införa en ordning där uppgifter om ledamöters innehav av sådana instrument överförs automatiskt från VPC eller annan central värdepappersförvarare till kammarkansli, i den utsträckning detta är tekniskt möjligt. En fördel med en sådan ordning är att ledamöterna undviker risken att uppgifterna i och register inte överensstämmer. Inom VPC-systemet registreras främst uppgifter om innehav av aktier i avstämningsbolag och olika typer av obligationer, men även andra räntebärande papper, konvertibla lån och olika typer av s.k. emissionsrätter (t.ex. teckningsrättsbevis och delbevis). De uppgifter som är möjliga att överföra från VPC genom automatisk databehandling avser sådana innehav av finansiella instrument, som inte är föremål för samägande eller registrering på s.k. depåkonto (förvaltarregistrering). Utredningen anser att överföring av sådana uppgifter till kammarkansli bör ske genom automatisk databehandling. Det är inte tekniskt möjligt att genom automatisk databehandling föra över uppgifter från VPC om innehav av finansiella instrument på s.k. förvaltarkonton eller instrument som innehas med samäganderätt. Det saknas dessutom tekniska möjligheter att hos VPC sammanställa uppgifter om innehav av instrument som innehas med samäganderätt. För att möjliggöra centralt inhämtande av uppgifter om innehav av finansiella instrument på förvaltarkonton till registret, bör riksdagsförvaltningen ges möjlighet att utan användande av automatisk databehandling hämta in sådan information om ledamöternas innehav av finansiella instrument från VPC på det sätt som beskrivits ovan i avsnitt 7.3. Det torde vara tillfyllest att kammarkansliet uppdaterar uppgifterna om ledamöternas innehav av finansiella instrument på förvaltarregistrerade konton t.ex. . Registrering av uppgifter om innehav av övriga delägarrätter Den kontoföring som sker hos VPC innefattar samtliga aktier i avstämningsbolag och därutöver vissa andra finansiella instrument. Det saknas möjlighet att inhämta uppgifter om innehav av finansiella instrument som innehas med samäganderätt, liksom om övriga delägarrätter, automatiskt eller på annat sätt från VPC. Vidare finns det inom VPC-systemet inga uppgifter om innehav av andelar i investeringsfonder (aktiefonder). Däremot lämnas till uppgifter om enskilda personers innehav av delägarrätter i juridiska personer enligt bestämmelser i lagen (2001:1227) om självdeklarationer och kontrolluppgifter. Uppgifter om sådana innehav behandlas hos och används för taxering och bestämmande av skatt. 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET De kontrolluppgifter som lämnas till omfattas av sekretess enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen (1980:100). Sekretess gäller enligt denna bestämmelse för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden i myndighets verksamhet, som avser bestämmande av skatt eller som avser taxering eller i övrigt fastställande av underlag för bestämmande av skatt. Uppgifter som omfattas av sekretessen får inte lämnas ut, såvida inte någon sekretessbrytande regel är tillämplig. 14 kap. sekretesslagen innehåller föreskrifter om vissa begränsningar i sekretessen avseende bl.a. kontrolluppgifter hos . Det framgår av 14 kap. 1 § att en uppgift kan lämnas till regeringen eller utan hinder av sekretess. Denna bestämmelse möjliggör för regeringen eller att få del av sekretessbelagda uppgifter från en annan myndighet för att pröva frågan om uppgifterna bör lämnas ut till en tredje part (prop. 1979/80:2 del A s. 322). Det framgår vidare av bestämmelsen att en uppgift kan lämnas till en annan myndighet utan hinder av sekretess, om uppgiftsskyldigheten följer av lag eller förordning. För att uppgifter skall kunna lämnas ut utan hinder av sekretess, krävs att uppgiftsskyldigheten uppfyller vissa krav på konkretion och avser t.ex. utlämnande av uppgifter av speciellt slag eller en viss myndighets rätt att få del av uppgifter i allmänhet (prop. 1979/80:2 del A s. 322). För del har en skyldighet att lämna ut uppgifter som omfattas av skattesekretess tagits in i ett tiotal lagar och förordningar på olika områden. är skyldigt att i vissa fall lämna ut uppgifter till bl.a. enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring och enligt barnbidragsförordningen (1986:386), till en arbetslöshetskassa enligt lagen (1998:674) om inkomstgrundad ålderspension, till ombudsmän () enligt regeringsformen och till ett riksdagsutskott enligt riksdagsordningen. Sekretessbelagda uppgifter i beskattningsverksamhet behandlas i enlighet med föreskrifterna i lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet. I fråga om utlämnande av uppgifter avseende skatteverksamhet uttalades i förarbetena till den tidigare lagen på området, skatteregisterlagen (1980:343), att utgångspunkten, vid utbyte av uppgifter mellan skatteområdet och ett annat verksamhetsområde, bör vara att de enskilda medborgarna normalt bör kunna utgå från att uppgifter av känslig natur som lämnas för viss verksamhet inte används också för annan verksamhet. En restriktiv hållning till uppgiftsutbyte förordades, där en intresseavvägning måste ske och utbyte av uppgifter inte tillåtas i andra fall än då intresset av utlämnandet klart bedöms väga över risken för otillbörligt integritetsintrång. Härvid måste vid avvägningen beaktas hur pass nära de olika verksamhetsområdena ligger varandra, i vilken mån uppgifterna är skyddade av sekretess hos den mottagande myndigheten och om det finns möjlighet att underrätta de enskilda om uppgiftsutbytet (prop. 1979/80:146 s. 26 f.). 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET Generellt sett finns det enligt utredningens mening anledning att iaktta stor restriktivitet vid brytande av skattesekretess. Som framgått sker genombrott av sådan sekretess endast i ett fåtal fall, med stöd av undantagsbestämmelser i 14 kap. sekretesslagen. Vid en bedömning av om förutsättningar för genombrott föreligger, måste hänsyn tas till om uppgifterna lämnas ut i syfte att behandlas i verksamhet av annat slag, om sekretesskyddet upphör eller kvarstår efter utlämnandet och om den enskilde person som berörs kan få underrättelse om att uppgiften kan komma att utlämnas. Utredningen anser att hänsyn dessutom måste tas till hur ett röjande kan påverka den person som uppgiften gäller. bör omfattningen och avgränsningarna av den föreslagna uppgiftsskyldigheten beaktas, liksom den integritetskränkning för den enskilde som ett utlämnande kan innebära. Som nämnts kan enligt 14 kap. 1 § första meningen sekretesslagen en uppgift lämnas till regeringen eller utan hinder av sekretess. En skyldighet att till löpande lämna sådana uppgifter som det här är fråga om uppgifter om riksdagsledamöters innehav av delägarrätter kan emellertid knappast grundas på den bestämmelsen. Det framgår tydligt av förarbetena till sekretesslagen att bestämmelsens syfte främst är att möjliggöra lämnande av viss uppgift till för prövning av utlämnande av hemlig handling till tredje man. En skyldighet för en myndighet att inom vissa ramar lämna ut sekretessbelagda uppgifter till en annan myndighet kan föreskrivas i lag eller förordning med stöd av bestämmelsen i 14 kap. 1 § andra meningen sekretesslagen. Enligt utredningens mening kan det därför övervägas om inte en skyldighet för att till riksdagsförvaltningen lämna sekretessbelagda uppgifter om riksdagsledamöternas innehav av delägarrätter möjligen kan föreskrivas med stöd av denna bestämmelse. Sådan uppgiftsskyldighet föreskrivs främst i samband med olika myndigheters utövande av tillsyns- och kontrollfunktioner. Enligt utredningens mening kan förande av register över riksdagsledamöternas åtaganden och ekonomiska intressen inte anses utgöra en tillsyns- och kontrollfunktion av sådant slag. Registreringen sker i syfte att tillhandahålla information till allmänheten om dessa förhållanden, inte för att kontrollera eller utöva tillsyn över riksdagsledamöternas förehavanden. Detta talar mot att någon uppgiftsskyldighet gentemot riksdagsförvaltningen åläggs , avseende uppgifter om riksdagsledamöters innehav av delägarrätter. Det är dock här fråga om vissa, tydligt avgränsade kontrolluppgifter rörande innehav av delägarrätter. Det kan noteras dels att dessa uppgifter till en övervägande del omfattas av registreringen, dels att vissa funktionärer inom riksbank åläggs att anmäla uppgifter om vissa delägarrätter (innehav av andel i ekonomisk förening eller handelsbolag) till . Den uppgiftsskyldighet som skulle följa av att ålades att till riksdagsförvaltningen lämna uppgifter om innehav av delägarrätter för 349 riksdagsledamöter framstår, i jämförelse med den uppgiftsskyldighet som åligger enligt en rad andra författningar, som mindre omfattande 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET och tydligare avgränsad i fråga om de uppgifter som kommer ifråga och den personkrets som avses. Ledamöterna skulle dessutom i förväg informeras om behandlingen av uppgifterna i registret, i samband med att de tillträder sina uppdrag. Uppgifterna om delägarrätter framstår vidare som mindre känsliga från integritetssynpunkt och måste anses omfattade av ett befogat allmänt intresse. Sammantaget finns det sålunda skäl att föreskriva en skyldighet för att till riksdagsförvaltningen lämna uppgifter om riksdagsledamöternas innehav av delägarrätter. Utredningen har härvid särskilt beaktat uppdraget enligt utredningens direktiv att undersöka möjligheterna att centralt inhämta uppgifter till registret. Utöver detta bedömer utredningen att en följdändring blir nödvändig i lagen (2001:181) om behandling av uppgifter i beskattningsverksamhet, som täcker bl.a. behandling av sådana uppgifter om innehav av delägarrätter varom nu är fråga. Det framgår av lagens 5 § att uppgifter får behandlas för tillhandahållande av information som behövs i författningsreglerad verksamhet hos någon annan än för 1.fastställande av underlag för samt redovisning, bestämmande, betalning och återbetalning av skatter eller avgifter, 2.utsökning och indrivning, 3.att utgöra underlag för beslut och kontroll av bidrag och andra stöd, 5.tillsyn och kontroll samt lämplighets- och tillståndsprövning och annan liknande prövning och 6.aktualisering och komplettering av uppgifter om fastigheter i andra myndigheters register. Lämnande av uppgift till riksdagsförvaltningen, för förande av register över riksdagsledamöters åtaganden och ekonomiska intressen, synes inte kunna medges med stöd av någon av dessa uppräknade grunder. För att det skall göras möjligt att inhämta uppgifter om enskilda personers innehav av delägarrätter från , krävs därför att en ny punkt 7 införs, med innebörd att får behandla uppgifter för tillhandahållande av information som behövs för förande av register enligt lagen om registrering av riksdagsledamöternas åtaganden och ekonomiska intressen. Registrering av uppgifter om uppdrag i bolag och föreningar Vissa uppgifter om styrelse- och revisorsuppdrag är tillgängliga för allmänheten hos . Det finns därför goda möjligheter att genom en enkel sökning på en ledamots namn få fram information om de uppdrag som denne har i de juridiska personer som finns upptagna i bolagsrespektive föreningsregistret. 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET Utredningen föreslår därför att kammarkansliet tar över ansvaret för registrering av uppgifter om styrelse- och vissa revisorsuppdrag. Kammarkansliet skall då alltså använda sig av den information som finns tillgänglig hos Bo- lagsverket och föra in informationen i registret. De enskilda ledamöterna behöver därmed inte själva anmäla uppgifterna, och risken för bristande överensstämmelse med andra register bortfaller. Det torde vara tillfyllest att kammarkansliet uppdaterar dessa uppgifter t.ex. . Beloppsgränsen för när registreringsplikt inträder bör tas bort Vissa komplikationer följer av ett regelverk där anmälningsskyldighet knyts till ett tröskelvärde. Det föreligger risk för att anmälningsskyldighet uppstår och bortfaller upprepade gånger för innehav som ligger omkring det fastslagna gränsvärdet. Ett system där samtliga innehav av andelar i juridiska personer blir föremål för registrering, utan uppgifter om antalet andelar eller deras värde, är enligt utredningens mening att föredra. Den nuvarande begränsningen till innehav överstigande två basbelopp bör därför tas bort. 9.4.2 Underrättelse till tredje part om uppgifter anmälda till registret Skyldigheten att bereda enskilda och juridiska personer, samt offentliga organ, tillfälle att yttra sig över uppgifter i registret som berör dem tas bort. Enligt den nuvarande lagens 12 § skall i förekommande fall, innan uppgifter får registreras, enskilda och juridiska personer samt offentliga organ beredas tillfälle att yttra sig över uppgifter som berör dem. Det rör sig om uppgifter om avlönad anställning, avtal av ekonomisk karaktär, styrelse- och revisorsuppdrag samt materiellt stöd till ledamot. Om ett yttrande från en berörd tredje part innehåller en erinran mot en lämnad uppgift, skall ledamoten beredas tillfälle att ändra eller komplettera sin anmälan. I förarbetena framhålls att det är angeläget att de som berörs av en registrering ges möjlighet att kontrollera uppgifter som lämnats om dem, innan registrering sker. Vidare uttalas att ledamoten bör beredas tillfälle att på nytt överväga uppgiften, om ett sådant yttrande innebär en invändning mot uppgiften (bet. 1995/96:KU13 s. 15). Den nuvarande skyldigheten att underrätta tredje part som berörs av anmälda uppgifter är obligatorisk. Det föreligger dock inte någon plikt att ändra uppgifter mot vilka tredje part har lämnat erinran. Kravet på underrättelse och tillfälle att yttra sig, kan dock leda till en viss fördröjning i registreringsprocessen. Det har vidare framkommit att de underrättelser som gått ut till tredje parter inte i något fall lett till ändring av de berörda uppgifterna. Den nuvarande ordningen synes sålunda inte ha någon betydelse för vilka uppgifter 9 DEN PRAKTISKA HANTERINGEN AV REGISTRET som antecknas i registret. Enligt utredningens bedömning saknas det därför behov av inhämtande av information från berörda tredje parter. 9.4.3 Information om registret och anmälningsförfarandet Bättre information om registret ges till riksdagsledamöterna i samband med att de påbörjar sitt uppdrag. Påminnelse med information om möjligheten att ändra uppgifter i registret skickas till riksdagsledamöterna två gånger . Anmälningsblanketten görs mer överskådlig genom att det inte sker någon indelning i olika registreringspliktiga uppgifter. En riksdagsledamot som tidigare anmält sig till registret, och som efter att ha återvalts inte inkommer med nya uppgifter, kan kvarstå i registret med de tidigare anmälda uppgifterna. Kravet på att en anmälan skall registreras tas bort. Elektronisk registrering sker endast till . E-legitimation är inte möjlig att använda, varför underskrift på pappersblankett krävs. Kravet på underskrift leder till viss ytterligare administration på grund av att många ledamöter glömmer att skicka in pappersblanketten eller att skriva under insänd blankett, och därför måste påminnas om detta. Kravet på att registrera sig på nytt efter varje riksdagsval har orsakat viss oklarhet hos ledamöter som tidigare anmält sig till registret, och det har framkommit att ett stort antal ledamöter inte nåtts av information beträffande när och hur anmälan och ändringsanmälan till registret skall göras.