sou · GSB328 · 2005-01-01 00:00:00 — När det gäller ansvarsfördelningen mellan uthyrare och hyresgäst vad gäller drift och underhåll ansvarar hyresgästen för el, vatten och sopor medan svarar för värmen. Underhållet ligger huvudsakligen på men underhållet av verksamhetsspecifika installationer ligger på hyresgästen. Grundprincipen för hyressättning inom är att det investerade kapitalet inklusive rimlig avkastning skall återvinnas i sin helhet eller till ett bedömt återvinningsvärde över den avtalade hyrestiden. Med återvinningsvärde avses det värde en eventuell försäljning skulle ge eller nuvärdet av hyresintäkterna från en alternativ uthyrning eller annan intäkt. Vid tilläggsinvesteringar med samma sluttidpunkt för hyresavtalet som för grundavtalet, gäller att det investerade kapitalet skall återvinnas över hyrestiden, vilket kan innebära att återvinningstiden är kortare än för grundinvesteringen. Om tilläggsinvesteringen är betydande, finns även möjlighet att förlänga avtalstiden för grundinvesteringen genom ett helt nytt avtal. Om hyresgästen önskar en hyrestid som är kortare, och som därmed inte medger full återtagning av kapitalet, kan hyran sättas utifrån ett överenskommet restvärde vid hyresperiodens slut. Om hyresgästen inte önskar förlänga avtalet ytterligare, är han därmed skyldig att erlägga restvärdet vid avflyttningen. Med restvärde avses det ackumulerade kapitalutlägg som enligt hyreskalkylen återstår vid hyresperiodens slut. I vissa fall kan ett alternativ vara att bolaget tar risken för restvärdet efter genomförd värdering av oberoende värderingsman. I de fall hyresgästens verksamhet ställer betydligt högre krav på underhållsåtgärderna i bolagets fastighetsbestånd än vad som antagits i hyreskalkylen, skall detta behandlas vid de årliga genomgångarna av underhållsplanerna med hyresgästen. I vissa fall kan beslutas om tilläggshyra. Vid beräkning av hyran för en grundinvestering utgår man ifrån det kapital som investeringen kräver eller har krävt. Övriga grundparametrar som styr beräkningen av hyran är hyrestid, kalkylräntefot, årlig förändring av konsumentprisindex (KPI) eller annan grund för uppräkning av hyran, indexfaktor som reglerar hur stor del av förändringen i KPI som skall gälla, kostnaden för fastighetsdriften uttryckt i kronor per kvm. Vidare ingår i hyresberäkningen årlig kostnadsuppräkning av driftkostnader, övriga fastighetskostnader, eventuell fastighetsskatt, centrala omkostnader i kronor per kvm samt eventuella kända tillkommande investeringar . Hyrestid utgörs av den tid för vilken det finns ett bindande hyresavtal. Kalkylräntefot är den räntefot som bolaget fastställer från tid till annan. Räntefoten beräknas i princip genom att ägarnas räntekrav på eget kapital och den faktiska räntan på främmande kapital viktas samman enligt förhållandet i koncernens budgeterade balansräkning. Årlig förändring KPI består av förändringen av KPI året innan till oktober innevarande år. Specialfastigheter har valt att följa standardavtal, i vilket detta regleras. Indexfaktor är en avtalad faktor, som oftast sätts mellan 70–. har tillsammans med Försvarsmakten utarbetat en hyresmodell som kallas för Hyresmodell . Två kriterier har varit avgörande vid utvecklingen av hyresmodellen, en prognostiserbar hyresnivå och en korrekt hyra. Hyrorna sätts objektsvis, dvs. de baseras på de enskilda objektens verkliga kostnader. Hyran blir helt kostnadsbaserad. Det innebär att intäkterna för fastighetsförvaltningen helt motsvarar kostnaderna på ett eller . Alla kostnader redovisas öppet. Genom detta får Försvarsmakten en god uppfattning om kostnader för mark, lokaler och enskilda byggnader. Hyreskostnaderna regleras mot faktisk förbrukning av bland annat värme, vatten och avlopp, el, gas, kyla samt bränsle (s.k. reglerbar media). Sexåriga rullande underhållsplaner tas fram för alla fastigheter. Försvarsmakten kan därmed förutse när underhållsarbete och investeringar skall genomföras och vilka kostnader som beräknas uppstå i samband med detta. Hyreskontrakten löper tills vidare, med årliga avstämningar. Flera så kallade styrobjekt, byggnader där man mäter faktisk resursförbrukning, tas fram. målsättning är att alla byggnader med ett nyanskaffningsvärde på mer än skall vara registrerade som enskilda styrobjekt . En utökning av antalet enskilda styrobjekt innebär större säkerhet avseende byggnaders och anläggningars faktiska resursförbrukning. har uppgett att verket är den enda statliga myndighet som har en helt kostnadsbaserad hyra. Andra statliga hyresvärdar har antingen marknadshyra (t.ex. ) eller markanpassad hyra (t.ex. SFV). Vid kostnadsbaserad hyra är principen självkostnad och hyresgästen förväntas ha insyn i verksamheten. Det bör tilläggas att i en särskild överenskommelse mellan framgår att en öppenhet mellan myndigheterna skall finnas i fråga om information om kostnader för lokalförsörjning, lokalutnyttjande och förvaltning. Enligt kommitténs direktiv skall kommittén lämna förslag på definition av marknadsmässig hyresmodell och kostnads- hyresmodell. Marknadshyra och marknadsliknande hyressättning har behandlats under avsnitt 4.2.1. Kostnadshyresmodeller har beskrivits under avsnitt 4.2.2. Vad avser kostnadshyra har kommittén i förslag till förordning om ändring i förordningen (1996:312) med instruktion för samt i ägardirektiv för angett att kostnadshyra skall fastställas utifrån fastighetsägarens kostnader för kapital, drift och underhåll. I begreppet kapital ingår kostnader för avskrivningar, ränta samt även ett avkastningskrav. I driftkostnader ingår förutom el, vatten osv. även administrations- kostnader. Att i ett författningsförslag utförligt definiera kostnadshyra innebär stora svårigheter. I författningsförslaget anges de komponenter som skall ingå i en kostnadshyra. Nedan beskrivs utförligare hur en kostnadshyresmodell kan se ut. 4.4.2Beräkning av kostnadshyra – en modellbeskrivning När en kostnadshyra skall beräknas innebär det att både hyresgäst och hyresvärd måste ha likvärdig tillgång till alla uppgifter som behövs för att med en definierad modell beräkna hur stor hyran skall vara. Helt grundläggande för att förfarandet att beräkna en kostnadshyra skall kunna genomföras är därför att det finns ett ömsesidigt förtroende mellan parterna. Det får inte finnas någon tvekan om att alla relevanta uppgifter har redovisats som underlag, att beräkning av kostnader är så genomlysta att det går att se hur olika antaganden påverkar kostnadernas storlek osv. En fullständig (själv)kostnadshyra skall täcka fastighetsägarens kostnader för kapital, underhåll och drift. En närmare redogörelse för vart och ett av dessa kostnadsslag finns i avsnitt 4.2.2. För att de skall kunna omsättas i konkreta värden krävs en uppfattning om vilka åtgärder m.m. som är aktuella att genomföra i byggnaden för en bestämd tid framöver. Instrumentet för att klarlägga detta är den förvaltningsplan för drift och underhåll som fastighetsförvaltande myndigheter enligt 13 § förordningen (1993:527) om förvaltning av statliga fastigheter, m.m. skall upprätta och hålla aktuell för alla de fastigheter som ingår i förvaltningsuppdraget. På motsvarande sätt skall enligt 8 § samma förordning en investeringsplan upprättas och hållas aktuell. Sådana planer skall upprättas i nära samarbete med respektive hyresgäst. Det förekommer att det anses föreligga eftersatt underhåll på byggnader. Denna problematik behandlas av kommittén i kapitel 7, vartill hänvisas i denna fråga. Första steget för att kunna komma överens om en kostnadshyra är således att parterna har enats om en förvaltningsplan och en investeringsplan för det aktuella objektet. För att sådana skall kunna åstadkommas krävs en ingående dialog mellan parterna där det finns en ömsesidig respekt för å ena sidan det ansvar som ligger på fastighetsägaren att bibehålla byggnadens funktion och värde och å andra sidan hyresgästens verksamhetsmässigt grundade önskemål om utvecklingen av byggnaden. Under hela dialogen måste inses att alla inslag i planerna från daglig drift via enklare underhållsåtgärder till stora ombyggnader föranleder kostnader som skall beaktas i den slutliga hyresberäkningen. För att alla i planerna förtecknade åtgärder skall kunna kostnadsberäknas krävs att både volymer och styckepriser finns öppet redovisade. Kostnader som inte skall periodiseras utan direkt belasta respektive år kan beräknas direkt när volym- och styckepriser finns framtagna. För kostnader som skall periodiseras krävs också att antaganden om kapitalkostnader framgår (upplåningskostnader, ränta, avkastningskrav etc.). Dessutom måste avskrivningsregler etc. fastställas för att kapitalkostnaderna skall kunna periodiseras. Att fastställa vilka volymer, värden och villkor som skall gälla är en del i de oundgängliga förutsättningar som måste överläggas om i arbetet med att ta fram en kostnadshyra. En gemensamt diskuterad och överenskommen förvaltningsplan och därtill hörande investeringsplan är således den grund som behövs som underlag för att en kostnadshyra skall kunna beräknas. En gemensam uppfattning måste också finnas om avskrivnings- regler och kapitalkostnader. Finns ett sådant gemensamt framtaget och överenskommet material, så finns också det erforderliga underlaget för att beräkna kostnadshyran. Fastighetsägarens administrationskostnader bestäms oftast som ett procentuellt pålägg på den framräknade årshyran. Det är också möjligt att, om så erfordras, belägga även dessa kostnader genom en redovisning och kostnadssättning av de faktiska förhållanden som genererar kostnaderna. Ansvar för investeringar och yttre underhåll faller på fastighetsägaren p.g.a. dennes reglerade ansvar för byggnadens värdebeständighet. Ansvar för att utföra inre underhåll och för drift är däremot något som kan fördelas mellan fastighetsägare och hyresgäst som ett led i framtagningen av förvaltningsplanen och därmed underlaget för kostnadshyran. De delar som efter förhandlingen faller på fastighetsägaren kommer också att ingå som delar i kostnadshyran. Kostnaden för de delar som faller på hyresgästen är en del av den samlade lokalkostnaden men kommer inte att utgöra en del av själva kostnadshyran. Den framförhandlade ansvarsfördelningen för inre underhåll skall framgå av en s.k. gränsdragningslista som alltid skall ingå som en del i hyreskontraktet. Ansvarsfördelningen för driften skall framgå på motsvarande sätt. Om hyresgästen i förhandlingarna önskar att ta över ansvaret för drift och för att utföra det inre underhållet bör han få rätt till det. Utöver direkt kalkylerbara kostnader ingår också ett s.k. risktillägg i en kostnadshyra. Denna skall tas i anspråk för kostnader för oförutsedda tekniska och andra risker. I ett hyreskontrakt mellan myndigheter kan endast ett minimalt riskpålägg för framför allt oförutsedda tekniska risker anses motiverat. Marknadsmässiga och kommersiella risker finns däremot inte anledning att ta hänsyn till mellan sådana parter. tar ut ett riskpålägg beräknat på det egna kapitalets storlek. Om de faktiska kostnaderna för oförutsedda händelser (oplanerade kostnader som inte kan föras vidare till hyresgästen) understiger riskpålägget kommer överskottet att höja årets resultat. Om de däremot överstiger riskpålägget minskar resultatet i motsvarande mån. finns ingen egentlig möjlighet för hyresgästerna att avgöra rimligheten i det gjorda riskpålägget. För att tydliggöra rimligheten i storleken på riskpålägget bör det av årsredovisningen framgå vilka de oförutsedda kostnaderna fördelat på objekt varit . Vidare bör summan av dessa och beräknat över- eller underskott redovisas i årsredovisningen. Framtagning av en kostnadshyra, åtminstone innan proceduren funnit sina former, kan vara en jämförelsevis tids- och resurs- krävande procedur. För hyresgästens del bestäms omfattningen inte minst av det förtroende som finns för de uppgifter och det underlag som redovisas från fastighetsägaren. Beroende på graden i detta kan hyresgästen känna mer eller mindre omfattande behov av att med hjälp av egna eller inhyrda resurser genomföra granskningar, diskussioner och förhandlingar av de förslag som fastighetsägaren redovisar. Efter det att en fullständig förvaltningsplan och en investeringsplan förhandlats fram finns också den totala kostnaden för beräkningsperioden tillgänglig. Det finns fördelar om för kostnadsbaserad hyra inte är kortare än . Inte minst kan detta motiveras av det jämförelsevis omfattande arbete som behöver läggas ner på framtagningen av underlaget. Det ligger också i sakens natur att en kostnadshyra enbart är aktuell då det föreligger en långsiktig relation mellan hyresgäst och fastighetsägare. För att fastställa den årliga hyran delas lämpligen den totala kostnaden på likalydande årliga belopp som regleras med en lämplig årlig index. Den eventuella likviditetsmässiga utjämning som kan behöva ske mellan den årliga hyran och de faktiska kostnaderna år för år faller på fastighetsägaren att ansvara för. Kostnaderna i ett hyresavtal med kostnadshyra kommer att vara en följd av unika förvaltnings- och investeringsplaner utformade speciellt för varje ändamålsbyggnad. Den metod för prisomräkning som normalt används då myndigheter kan teckna om sina hyresavtal är därför inte tillämpbar eftersom denna grundas på utvecklingen av marknadshyran för framför allt kontorslokaler. Det är inte heller möjligt att utforma någon speciell prisomräkningsmetod för alla kostnadsbaserade hyresavtal, återigen p.g.a. att vart och ett av dessa speglar unika förhållanden för varje ändamålsbyggnad. Om en hyresperiod väljs så innebär det dock att regeringens medgivande normalt sett kommer att krävas innan nya avtal kan undertecknas. Det kan påpekas att om det är fråga om ändamålsbyggnader föreslår kommittén att avtal om högst skall kunna beslutas utan regeringens medgivande (se kapitel 6). För övriga byggnader som hyrs ut av skall regeringens medgivande inhämtas om avtal skall tecknas med längre giltighetstid än . I samband med regerings- behandlingen är det också möjligt att göra en jämförelse mellan hyresnivån i det gamla avtalet och nivån i det nya avtalet. Utifrån skillnaden mellan dessa och det nya avtalets innehåll i övrigt kan regeringen sedan fastställa vilken justering av lokalkostnadsandelen som bör ske. 5Utvecklingen av hyror och driftkostnader Kommittén skall enligt direktiven dels göra en översyn av hyressättningen av ändamålsbyggnaderna och dels se över tillämpningen samt konsekvenserna av hyressättningsprinciperna för ändamålsanpassade lokaler inom kulturområdet och universitets- och högskoleområdet. () och har gjort sammanställningar över hyresutvecklingen och förändringarna av driftkostnaderna . SFV har undersökt hyres- och driftkostnadsutvecklingen för ett antal kulturbyggnader, medan Akademiska Hus har valt att titta på hyresutvecklingen för lokaler med en lokalarea större än 5 000 kvm, som i princip varit oförändrade –2003 samt driftkostnadsutvecklingen för hela Akademiska Hus . har ställt samman information om hyresutvecklingen för verksamhetsgrenen inrikes hyresfastigheter inom SFV samt kostnader för drift och underhåll inom SFV, Akademiska Hus och . Dessa uppgifter är hämtade från respektive fastighetsförvaltares årsredovisning. Nedan följer en redovisning av det material som kommittén har inhämtat. Det bör noteras att det med hänsyn till skillnaderna i det redovisade materialet inte går att dra alltför långtgående slutsatser av informationen. sammanställning över hyresutvecklingen för SFV omfattar alla fastigheter under verksamhetsgrenen inrikes hyresfastigheter, vilket innebär att nyproduktion och nyinvesteringar påverkar kostnaderna. Akademiska Hus har redovisat hyresutvecklingen för byggnader som har varit oförändrade . Redovisningarna omfattar vidare olika tidsintervall. Dessutom skiljer sig byggnaderna som SFV förvaltar från de som Akademiska Hus äger. Utvecklingen av hyror och driftkostnader SFV har till kommittén redovisat uppgifter avseende bl.a. hyror, drift, underhåll, administration och resultat efter avskrivningar för nio kulturfastigheter . De kulturinstitutioner som är upptagna i sammanställningen är , Operan utom , , , , , , den delen av som har kostnadshyra och . Det bokförda värdet för , Operan, och har skrivits ned enligt de riktlinjer som regeringen angivit i sitt beslut angående de fem kulturinstitutionerna som har fått kostnadshyra. Detta har även påverkat hyran för . SFV har redovisat intäkterna från de olika kulturinstitutionerna. I denna post ingår hyror och övriga intäkter. De övriga intäkterna är dock små i förhållande till hyrorna. SFV har vidare redovisat intäkterna i kronor per kvm för respektive institution fördelat på de olika åren. De genomsnittliga intäkterna för byggnaderna i sammanställningen uppgick för åren 1998–2002 till ca per kvm, per kvm, per kvm, per kvm och per kvm. Enligt sammanställning har SFV:s hyresintäkter för gruppen inrikes fastigheter stigit som lokalarean har ökat med . har konsumentprisindex (KPI) stigit . KPI är inte detsamma som inflationen, men det vanligaste inflationsmåttet i dessa sammanhang. Hyresintäkterna ökade framför allt åren 1996–1998 och därefter har ökningen per kvadratmeter i förhållande till KPI minskat. Se diagram 1. Utvecklingen av hyror och driftkostnader Diagram 1: Hyresintäkternas utveckling, inrikesfastigheter uppgick, enligt beräkningar, SFV:s hyresintäkter för inrikes fastigheter till per kvm. hade intäkterna ökat till per kvm. Om hyresintäkterna hade följt KPI skulle de förväntade hyresintäkterna vara per kvm , dvs. lägre än utfallet. Om man däremot väljer ett annat basår blir utvecklingen annorlunda eftersom hyresintäkterna per kvm steg kraftigt . En förklaring till denna ökning av hyresintäkterna är, enligt , att SFV gjorde en del investeringar, både i form av förbättringar av befintligt bestånd och i form av nybyggnader. Till följd härav ökade SFV:s bokförda värde med /95 – 1997. Investeringarna har medfört ett genom- snittligt högre kvadratmeterpris än det äldre beståndet, främst då avskrivningar och kapitalkostnader är högre. Nyinvesteringar på befintliga byggnader ökar hyreskostnaderna men behöver inte generera en större kvadratmeteryta. De minskade hyresintäkterna förklaras främst av marknadsläget samt sänkt hyresnivå för de fem ändamålsbyggnader som SFV förvaltar. Utvecklingen av hyror och driftkostnader Akademiska Hus förvaltade /2003 3,2 miljoner kvm uthyrningsbara lokaler. Merparten av dessa lokaler har byggts om eller nyproducerats –2002. För att kunna ange hyresutvecklingen för lokaler som i princip varit oförändrade har alla sådana objekt med en uthyrningsbar lokalarea som är större än ca 5 000 kvm ställts samman. Dessa objekt får representera hyresutvecklingen inom Akademiska Hus 48 hyresobjekt med en lokalarea om sammanlagt 527 200 kvm. sammanlagt 559 300 000 (/kvm). Hyran för motsvarande lokaler uppgick till (/kvm) efter de omförhandlingar av hyrorna som ägt rum . I några fall har hyrorna omförhandlats och de börjar tillämpas 2003. För enkelhetens skull har de nya hyrorna använts för hela 2003. Hyrorna 1994 var anpassade till KPI för och hyrorna 2003 har anpassats till KPI för . Under löpande hyrestid anpassas procent av hyran till förändringen av KPI i de hyresavtal Akademiska Hus tecknar med sina hyresgäster. Hyresutvecklingen –2003 har nominellt minskat och justerat för KPI har det minskat . Akademiska Hus har uppgett att de sänkta hyresnivåerna är en konsekvens av de marknadsanpassningar som har beaktats vid omförhandlingarna. Detta gäller huvudsakligen vid omförhand- lingar i början av perioden då marknadshyrorna generellt sjönk i fastighetskrisens spår. För 40 av de 48 hyresobjekten har hyran förändrats inom ett intervall om med beaktande av KPI-utvecklingen. Återstående åtta hyresobjekt har omförhandlats först under slutet av perioden. Samtliga av dessa hyresobjekt har fått stora hyressänkningar på grund av att hyrorna tidigare utgick från det höga ränteläge som gällde när upplät lokalerna. Utvecklingen av hyror och driftkostnader SFV har till kommittén redogjort för driftkostnaderna för de nio kulturfastigheterna som redovisats ovan. Av sammanställningen framgår att driftkost- naderna varierar stort mellan olika byggnader och att variationerna även är stora mellan de olika åren. Eftersom byggnaderna skiljer sig åt är det mest intressant att närmare undersöka kostnaderna per kvadratmeter för respektive byggnad och se förändringarna över tiden. har de genomsnittliga driftkostnaderna för de redovisade kulturinstitutionerna ökat från per kvm till per kvm. Detta motsvarar en ökning . var de genomsnittliga driftkostnaderna däremot lägre och uppgick till ca 205 respektive per kvm. Av de kulturbyggnader som är med i sammanställningen har de lägsta driftkostnaderna. var de per kvm medan de uppgick till per kvm. Den genomsnittliga driftkostnaden för har för de fem åren uppgått till ca per kvm. är den kulturinstitution i det redovisade materialet som har de högsta driftkostnaderna. De uppgick till per kvm och till per kvm . genomsnittliga driftkostnader har uppgått till per kvm och år . Enligt uppgifter har de genomsnittliga driftkostnaderna för inrikes fastigheter åren 1997 uppgått till per kvm, per kvm, per kvm, per kvm, per kvm respektive per kvm. Driftkostnaderna för inrikes fastigheter har ökat . Akademiska Hus fastighetsbestånd förändrades markant 1996 bl.a. till följd av förvärven av de s.k. väntelägesfastigheterna och Vasajorden. Av denna anledning har åren inte tagits med i sammanställningen. Utvecklingen av hyror och driftkostnader Enligt Akademiska Hus har driftkostnaderna i kronor per kvm varit oförändrade –1999, för att därefter öka. För perioden –2002 har driftkostnaderna per kvm ökat från till , en ökning . KPI har ökat . Driftkostnads- utvecklingens följsamhet till KPI-utvecklingen är, enligt Akademiska Hus, delvis en tillfällighet. Normalt har endast löne- och materialkostnaderna (av driftkostnaderna) ett samband med KPI. Den dominerande driftkostnaden är värme och el. Energikostnaderna har, särskilt under slutet av perioden, ökat betydligt mer än KPI. Att detta inte fått fullt genomslag beror främst på att prisökningseffekten har viss eftersläpning på grund av avtalstider och avtalsnivåer för delar av Akademiska Hus fjärrvärmeförbrukning och elförbrukning. Dessutom har Akademiska Hus intensifierat sitt arbete med energioptimering och energibesparing. Värmekostnaderna påverkas vidare i hög grad av klimatet och perioden har inte haft någon riktigt kall vinter. Andra faktorer som påverkat kostnadsutvecklingen är tillväxten av fastighetsbeståndet , vilken medfört vissa positiva marginalkostnadseffekter och ändrad gränsdragning mellan Akademiska Hus kostnader för drift och s.k. fastighets- administration, där fastighetsadministrationen har ökat något och driften i motsvarande mån har minskat. Vidare har ökningen av förvaltad area med komfort- och processkyla samt sophantering och drift av yttre miljö medfört ökade driftkostnader. I diagram 2 visas kostnaderna för drift och underhåll per kvadratmeter för SFV, Akademiska Hus och för åren 1996 . SFV:s höga underhållskostnader kan förklaras av att de byggnader som SFV övertog från var i stort behov av underhållsåtgärder. De relativt höga underhållskostnaderna över tiden beror bl.a. på att fastighetsbeståndet är äldre. Detta framgår av diagram 3. Utvecklingen av hyror och driftkostnader Diagram 2: Drift- och underhållskostnad Diagram 3: Underhållskostnad 6 Principer för hyressättning Kommitténs förslag: Om en byggnad är en ändamålsbyggnad skall hyresgästen ha rätt att begära och få kostnadshyra. Vid kostnadshyressättning skall hyresgästen ha full insyn i förfarandet. Vid marknadshyressättning skall hyresgästen ha insyn i driftkostnaderna och underhållskostnaderna. För ändamålsbyggnader skall avtal med giltighetstid på högst kunna tecknas utan regeringens medgivande.