sou · GSB3107d3 · 2005-01-01 00:00:00 — när man sitter i nämnden då lånar man faktiskt beslutsmakt från fullmäktige, det tror jag inte är så klargjort eller tydliggjort för nå- gon egentligen att det är det man gör Styrelser och nämnder har sitt kontrollansvar Det här med egenkontroll, det kan aldrig ersättas av en vanlig re- vision – jag avundas inte revisionen skulle nog aldrig ta på mig ett sånt uppdrag heller – tror att alla vi som sitter på den här nivån vet hur omfattande verksamheten är och hur svårbegriplig det är och att dom har ett uppdrag från fullmäktige för att fullmäktige själva inte klarar av och ha den här kontrollen på nämnder och styrelser, så tror man då att en sju–åtta personer med biträde av en revisions- byrå skall klara det, så det är inte någon lätt uppgift man är tvungen, gör fortfarande stickprov, kollar vissa upphandlingar, det är inte möjligt att de skall kunna säga att nu skall vi kolla hela den här sektorn eller kommunens ansvar inom det här området, det har man inga som helst resurser att göra Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Försök att öka fullmäktigeledamöters delaktighet för att fylla fullmäktiges funktion nu har vi klarare avgränsat vad fullmäktige skall göra och vad kommunstyrelsen skall göra – kommunstyrelsen som skall ha hand om årets budget och sedan så tänker vi i fullmäktige på det längre avståndet istället – det är fullmäktige som skal staka ut vart politi- ken skall gå jag tillhörde det som jag kallade den här s.k. röstboskapen som vi hade tidigare, man satt tyst för man hade inte frågorna, man hade ingenting där att göra, inget utbyte av alla stolarna och är det prio ett för mig som politiker att vara i fullmäktige jag tror inte jag har varit borta från ett enda fullmäktige. vi har väl försökt att på vårt sättoch har vi inte lyckats på alla sätt, så har vi i alla fall lyckats flytta fram positionerna något, men det innebär i sin tur att – för att komma fram, i demokratihänse- ende då måste man försöka ta mer makt till fullmäktige och lyfta upp beslutena där – så måste någon annan, i beredande ställning ha släppt ifrån sig viss makt och det här är en liten kamp naturligtvis. det är ju alltid så, , jag tror ju ändå, känner att det finns ett stöd här att ge mer makt åt fullmäktigeförsamlingen och vi försöker lyfta upp fler och fler frågor dit vi i fullmäktigepresidiet, liksom ni som gruppledare, har ett särskilt ansvar, mer än vad en enskild fullmäktige ledamot har, det kan vara vi som stoppar deras möjligheter att känna sig delaktiga och därför måste vi tänka till på den frågan – vara be- redda och på ett prestigelöst omvärdera de sätt som vi jobbar på Det är lätt att styrelsen får dominera Styrelsen är då att vara ansvarig för verksamheten, det mer var- dagliga, i kortare tids perspektiv, inom ramen för årsbudget det klart vi har haft diskussioner om kommunstyrelsen kontra de övriga nämnderna. Där har vi haft diskussioner faktiskt, om var gränserna ska gåvad som är helhet för kommunen, och vad som är facknämndens ansvar och där har vi väl haft en del samtal kring att man har tyckt från någon nämnd ibland att nu har kom- munstyrelsen tagit sig för stora toner här va Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar men jag känner inte att vi i fullmäktige direkt har diskuterat sär- skilt mycket, rimligheten i de reglementen som finns och därmed delegation, det tycker jag nog inte man kan säga Fullmäktiges presidium började med vid den nya mandatperio- den, att sätta sig med alla bredningar och klargöra rollfördelningen, mellan revisionen och beredningarna och vad de hade för förvänt- ningar på varandra, vilka resultat som skall levereras till fullmäktige, det var bra. Vi satte oss också med styrelsen och där vi klargjorde de olika rollerna, det är nog avgörande för att stämningen har blivit bättre, att vi just satte oss ner direkt. för förut var det väldigt lätt till att styrelsen skötte det där som (skratt..), för det var ju ändå vi [i styrelsen] som skulle be- stämma på nå´t vis Utav gammal vana så är det tjänstemännen som har gjort det här med beredning förut Om hur det borde vara för att den kommunala revisionen skall fungera Det beror på fullmäktige det har mer att göra med den avdomnade bild som fullmäktige- församlingen har tror jag. Alltså, fullmäktigeförsamlingens styrka är ju precis så stark som den själv vill att den skall vara. Att alla i fullmäktige vet vad revisionen gör Jag skulle också vilja ta upp, det här är det svårast området för mig, jag kan konstatera att som fullmäktige ledamot så vet jag ju väldigt lite vad revisionen gör, jag vet det här modernare arbetssät- tet och det har jag bejakat och det är bra att de går in på pro- cesserna och inte kommer och slår näven i bordet. Men som full- mäktigeledamot så vet jag väldigt lite jag skulle ju faktiskt önska som fullmäktige ledamot att.., som fullmäktigeledamot kan jag ju inte ens önska eftersom jag inte ens då vet vad som är möjligt [Om ] vi ändå fick lite information alltså under resans gång alltså, dels kunde fullmäktigeledamöterna då få en bättre uppfatt- ning om hur revisionen jobbar, jag tror nämligen att väldigt många fullmäktige ledamöter som inte vet utan de tror att det är det här Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar gamla – att revisorer det är dom som granskar siffror, en faktura, pärmar, – de vet inte ens att vi har proffs och revisionsbyråer – det finns ett enormt utbildnings- och informationsbehov för fullmäk- tigeledamöterna jag tror det skulle vara viktigt att stärka fullmäktigeledamö- terna, att de vet om det här det är, det är ju ingen hemlighet med det här, tycker det skall göras under pågående år att revisionens medborgarperspektiv kommer fram Här är det ett stort glapp och det stora också med revisionens roll, att liksom fritidsledamot, ett fritidsfullmäktige som inte ens har tid och vet inte ens vad revisorernas bedömning ska anpassas till Att information från revisionen ges mer utrymme i fullmäktige Budgetöverskridanden skulle vara en betydligt svårare sak att, att ta politiskt ansvar för i nämnd och styrelse om revisionsberättelsen synliggjordes mer och gavs en tyngre betydelse. Jag tycker då som fullmäktigeledamot att vi har alldeles eller ger oss alldeles för lite tid att bilda oss en uppfattning då efter revisio- nen . Vi får en sammanfattning, pm, och inte ens jag har läst mer än fragmentariskt dom underliggande rapporterna – och jag skall ju ändå ha all tid i världen, hur skall den siste ersättaren i partiet då kunna – dom har ingen aning om detta, dom vet knappt att rap- porterna finns. Hur morsk törs man vara vid bedömningen av revisionsansvaret? Där kan det kanske vara så att, om vi nu tänker oss att fullmäktige skall dras till sammanträde och den här gången redogör revisionen för fjolårets verksamhet i nämnder och styrelser. Det klart att i denna församling som sitter och ska avgöra om det här är bra eller dåligt skött sitter naturligtvis ledamöter för de nämnder och styrel- ser som blir granskade. Och det finns väl någon slags känsla att man då inte går in alltför hårt, möjligen, jag kan tänka mig det, att går man för hårdhänt fram med någon nämnd så kan man min- sann få, få skit för det själv, för det kan ju vara en del av ens parti- Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar kamrater som sitter där och blir uthängda och då blir det väl min tur nästa gång. Det kan ju finnas den sortens avstämning av hur pass mycket, hur pass morsk vågar fullmäktige då vara, om man skulle leva upp till den kraft och den rådande roll som systemet egentligen ger un- derlag för? när du har satt dig i bolagsstyrelsen då representerar du endast det juridiska bolaget – oavsett varifrån du kommer och det gör ju att i vissa sakfrågor så blir ju problematiken väldigt svår om du sitter där för från bolagets sida så bevarar du ju pengarna genom att se det så – men det är ju fel Kommentarer om ansvarsdelningens påverkan på den kommunala revisionen När partipolitik och starka enskilda intressen tar överhand försvå- rar det för ansvarstagandet och det blir en svag otydlig gransk- nings- och ansvarsprövningsprocess. Ett stort dilemma för fullmäktigeledamöterna är att många för- troendevalda sitter på flera stolar och att partipolitisk maktpolitik får större betydelse än fullmäktiges ansvar. Därför är revisionen viktig som fullmäktiges egna kontrollinstrument. Maktpolitiska överväganden förstör den roll som förtroende- valda i styrelser och nämnder har att ta ansvar för genomförandet av fullmäktiges beslut. Därför är det viktigt att revisionen har den tydliga rollen som de har som fullmäktiges kontrollorgan. Om re- visionen börjar svaja alldeles så lite på den rollen då har de ingen legitimitet längre. I sammanhanget omnämns ofta att förtroendet för den kommu- nala revisionen i har skadats genom att det förekommit att kommunala revisorer har uppfattats agera partipolitiskt. Om så är fallet har den kommunala revisionen ingen funktion att fylla längre. På detta problem ses ingen annan lösning än att fullmäktige måste klara av att välja revisorer som med hög integritet och trovärdighet, i praktiken har visat att de kan ha detta viktiga förtroendeuppdrag och ta ansvar för helheten i det ansvar som följer av den politiska demokratin. Att ta ansvaret som delegerats av fullmäktige i uppdraget till sty- relser/nämnder försvåras när starka partipolitiska personer domine- rar styrelse/nämndarbetet och som i stället för att ta det delegerade Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar ansvaret från fullmäktige fortsätter med partipolitisk maktpolitik i styrelsearbetet. En samstämmig uppfattning är att det är i fullmäk- tige som den partipolitiska debatten skall föras. När de intervjuade samtalat om revisionens funktion har de re- laterat sina beskrivningar till det sammanhang där den verkar i kommunen, eller regionen. Generellt menar de att alla förtroendevalda med ett politiskt ansvar borde ha mer kunskap om vad det innebär för de olika politiska funktionerna och varför funktionerna behövs för att det hela skall fungera i kommunen. Det betonas att förtroendevalda i styrelser och nämnder lånar beslutsmakt från fullmäktige och det är inte så klart för alla att det är det man gör. Det ges olika beskrivningar av att detta med mak- ten och ansvaret, de olika rollerna och ansvarsdelningen av är ett ständigt och tungt förbättringsområde som ständigt måste ses över och hanteras. Hos dem som tagit krafttag för förbättring beskrivs att det un- derlättas av att beslutet om förändring är väl förankrat i en tidigare väl genomförd förankrings- och förberedelseprocess – alla var eniga i beslutet. Det är många exempel som ges att det är svårt för styrelsens förtroendevalda och det kan vara svårt för tjänstemän att fullfölja förändringen, de gör lätt som förut. Men fullmäktiges ledamöter har också blivit bättre på att ifrågasätta sig själva så att de inte faller tillbaka i ett tidigare invant beteende. De har möten med de olika funktionerna och tränar sig i att se vilka frågor och vilken informa- tion som är av mer långsiktig och övergripande karaktär, som på- verkar verksamheten principiellt eller som berör stora delar av verksamheten sett ur kommuninvånarnas perspektiv. Det har gjort att alla har blivit duktigare på att ta sitt ansvar i den roll de då sitter där, även om samma förtroendevalda också kan sitta på flera stolar. Men att veta vilken stol man sitter på i de olika situationerna hjälper till för att ansvar för frågorna kan tas. Ofta har det gjorts någon form av förändrad politisk organisa- tion och fullmäktiges presidium har genom beslut i fullmäktige fått ansvar för att se till att ärendefördelningen blir rätt, att de politiska funktionerna sköter sina olika uppgifter och att frågorna hamnar på rätt ställe, vilket stöd dom behöver, att det blir en bra balans och så att fullmäktiges tid också läggs på rätt frågor. Där fullmäktiges pre- sidium inte hade detta ansvar, framkom olika exempel på att det saknades. I grupperna uttalades då förväntningar riktade till full- mäktiges presidium från andra ledamöter men då klargjorde någon Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar från presidiet att de inte har den uppgiften och om det vore så finns det en risk för att alla andra slutar engagera sig i utvecklingsarbete. Det efterfrågas mer gemensam utbildning för att få gemensam förståelse för förtroendeuppdraget, för ansvaret och hur helheten och delarna hänger ihop. Det är ett tydligt resultat även i kom- muner som redan satsat på detta. Utbildning behövs varje ny man- datperiod för att motverka återfall till tidigare invanda förvänt- ningar och beteenden och för att nyvalda ska få möjlighet att delta aktivt i det politiska arbetet i sin funktion. Detta betyder också att de förtroendevalda behöver vara mer aktiva än förut för att ta den roll de fått utan att styras av andra. Den kommunala revisionens funktion blir verkningslös om inte den ges utrymme eller tas tillvara t.ex. för att de andra politiska funktionerna i kommunen inte fungerar som det är tänkt. De in- tervjuade fullmäktigeledamöterna skyller inte ifrån sig utan resone- rar mycket om hur de olika ansvarsförhållandena ser ut i respektive kommun och varför det kan vara så. De förtroendevalda revisorer- nas funktion och ansvarsprövningsprocessen kan inte ses isolerad från sambanden till andra politiska makter och processer. Det framkommer också att det mesta i kommunerna handlar om praktisk politik, uppgifter som skall genomföras för att det skall fungera för dem som bor i kommunen eller . De poli- tiska samtalen handlar då mer om hur de olika uppgifterna skall kunna lösas genom samarbete och fullmäktige förväntar sig att de- ras beslut genomförs. Fullmäktige har valt kommunala revisorer för att fullmäktigeför- samlingen skall ha en övergripande kontrollfunktion som ser till att fullmäktiges beslut verkställs och genomförs. Fullmäktigeledamöterna resonerar också om ifall de delegerar för mycket, om de delegerar fel uppgifter och vad de egentligen gör för att styrelser och nämnder skall klara av sitt uppdrag. Det måste vara en rimlig arbetsbörda till beredningar, styrelser och nämnder, me- nar de. I de grupper där det jämförs med förut, i form av att det gjorts stora förändringar av den politiska organisationen eller där fullmäk- tige har beslutat att utveckla de olika politiska funktionerna, ges det fler konkreta exempel på att det hänt något. De intervjuade ger beskrivningar om att de är mer delaktiga som förtroendevalda , de har en mer samstämmig bild av vad som förväntas av full- mäktige, styrelsen, revisionen, och beredningarna och vad de olika funktionerna har för uppgifter för att det skall fungera som de Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar tänkt sig i deras kommun. Det betonas att det är befolkningsföre- trädarperspektivet som måste komma fram i fullmäktigeförsam- lingen och i revisionens utgångspunkter för granskning. Flera av dem som ingår i presidierna i fullmäktige beskriver också att presidiet har fått som särskild uppgift att utveckla full- mäktiges arbetsformer vilket också inneburit att revisionen blivit synligare i fullmäktige. I de grupper där fullmäktiges arbetsformer har förändrats gav de intervjuade uttryck för sin delaktighet i fullmäktiges arbete i form av exempel på händelser vid beredning, överväganden vid beslut om delegation eller om hur reglementen och direktiv utformats. Det gavs där fler konkreta exempel på att de intervjuade hade kunskap och kände sig väl informerade om vad fullmäktige förväntade sig av de olika politiska rollerna och kommunikationen mellan fullmäk- tige, styrelsen/nämnderna och revisionen. I dessa fokusgrupper gavs också fler underbyggda argument och beskrivningar om revi- sionens funktion. De förtroendevalda kände sig mer delaktiga an- tingen genom att de själva deltog i dialogen med revisionen i full- mäktige eller genom att de fick information från fullmäktiges pre- sidium och därför kände sig mer informerade om ansvarspröv- ningsprocessen. De kunde också lättare ge argument och beskriv- ningar på vad som varit eller skulle kunna vara fullmäktiges be- dömning och beslut i ansvarsfrågan. Ansvarsfördelningen behöver bli tydligare i flera avseenden och ansvarsbegreppets innebörd förtydligas och relateras till de olika politiska rollerna. Den funktion och roll som fullmäktige ges i kommunen påverkar revisionens förutsättningar att utvecklas och agera i rollen som fullmäktiges kontrollorgan. Det är styrelsens roll som beskrivs som den som behöver försvagas om revisionen och fullmäktiges roll skall kunna förstärkas. Styrelsen har en viktig roll i att se till att den interna kontrollen och samordningen fungerar, hur nämnderna sköter sin verksamhet under det löpande arbetet, granskar hur dom jobbar och sköter sina uppdrag, hur de klarar ekonomin och det är en viktig uppgift för styrelsen. Detta är inget som revisionen skall göra. De olika politiska rollernas påverkan på varandra kan ske på olika sätt. Av de exempel som framkommer i beskrivningarna finns ut- talanden som visar hur de kan förstärka varandra och hur de kan försvaga varandra. Ett problem som återkommer är att många politiker, nominerade och föreslagna av partierna för politiska uppdrag i flera och olika Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar positioner, utses av fullmäktige att ta ansvar i flera olika funktioner ; som beslutande, verkställande och kontrollerande. Detta är ett stort bekymmer och det efterfrågas idéer för förbättring i försök att renodla de olika politiska funktionerna för att se om an- svarstagandet förbättras då. En del löser sig genom att de förtroendevalda själva tar sitt an- svar och säger nej till motstridiga uppdrag. En del av de förtroen- devalda tycker det är svårt att byta, andra vill inte acceptera att byta ansvarsperspektiv. Därmed suddas de olika rollerna ut och den starkaste makten vinner till nackdel för ansvarstagandet och risken kvarstår att fullmäktigeledamöter bedömer sitt eget/sina egnas ansvarstagande från andra utgångspunkter än fullmäktiges. Den gemensamma uppfattningen är att revisorerna inte borde sitta på flera stolar, det är särskilt viktigt och det löser sig oftast genom att den utsedda revisorn själv tar sitt ansvar genom att säga nej till fler uppdrag. Revisorerna måste inte sitta med i fullmäktige, de håller sig informerade om vad som sägs i fullmäktigedebatten genom att komma till fullmäktige och lyssna som revisorer ändå. Om hur revisorer utses Revisorer med stor integritet, god kommunikationsförmåga och kommunperspektiv det skall vara förtroendevalda revisorer kommunalt också för de är också nära verkligheten som beslutsfattarna lever i för den är inte likadan här som [i grannkommunerna] de får liksom gå in i det här revisorsarbetet med stor integri- tetmåste liksom värja sig, får inte falla i det här med partipoliti- ken.. det måste man liksom klara då Men det viktigaste det är att revisionen måste sköta sin upp- gift. Revisionen får aldrig bli allierad med den de skall revidera. Och det handlar ju också om att ta ansvar för helheten, att orka Det finns ett värde att ha förtroendevalda revisorer, utifrån den värld vi lever i, och dessutom är det så att varje revisor, även om det är så att man är självständig, och det är viktigt, så kommer man från Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar olika parti, och det är den dialogen också som jag tycker att man skall utnyttja bättre. de är ständigt aktiva i processen, agerar förebyggande vår revision då är väldigt väldig aktiv, ... den rullar lite grann i det tysta men den håller på ständigt och granskar och kontrollerar Det är viktigt att man har en revision som hänger med i proces- sen, att de förebygger att fel uppstår Hur borde det vara när revisorer utses? Revisorer borde bara ha revisorsuppdrag Ingen borde sitta på flera stolar det kan bli problem med att fylla platserna [i mindre kommu- ner]. dom styrande ska egentligen inte revidera sig själva De borde ha förmåga att agera förebyggande och i tid inte samla i byrålådan tills det är över och det kommer efteråt, att de måste vara med i processen, sända ut signaler så att man kan korrigera det kan ju inte vara bara kontroller efteråt, min revisor, som fö- retagare har jag ju fortlöpande kontakt med, bollar nya förslag för att det inte skall gå fel Kommentarer om att utse revisorer De förtroendevalda som utses till revisorer är främst personer med gott omdöme, som har hög integritet, kunskap om det lokala sam- hället, god förmåga att samtala och skriva om svåra saker. De ger uppdraget mycket tid och jobbar mycket och ofta i det tysta. De skall ha ett gediget intresse för den lokala utvecklingen och känna till vilken betydelse de kommunala verksamheterna har för den lo- kal samhällssituationen. Det är viktigt att de är ett bollplank, utan att ta över eller styra och att de kan ta hjälp av proffs. De får gärna stärka representativiteten men för revisorer är det är en bisak i förhållande till den övriga kompetensen. Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar troendevalda är det mer viktigt att det är en god representativitet som speglar sammansättningen hos kommuninvånarna. De skall inte vara anställda inom kommunens egna verksamheter och de förtroendevalda revisorerna skall inte ha sitt uppdrag , framför allt i de kommunala företagen är detta viktigt att de inte sitter där för . Några menar att det kanske ger större förtroende om majorite- ten också har majoritet i revisorskollegiet att då har man kanske större respekt för det som revisorerna säger. Då behöver det inte riskera att det som revisionen framför uppfattas som kritik från oppositionen. Med få undantag gäller dock en oskriven regel; att minoriteten har majoriteten i revisionen. Men, det kan vara speciella omstän- digheter som gör att ordföranden i revisionen ändå inte är från mi- noriteten. Kraven är höga på samtliga revisorer, därutöver är kravet om möjligt ännu högre på revisionens ordförande. Uppfattningen är att det är viktigt och nödvändigt att man har förtroendevalda revisorer som har riktigt bra analytisk förmåga och kan prata med andra förtroendevalda om vad revisionsansvaret är även om det är svårt. Den idealbild som beskrivs och som borde vara regel är att ingen förtroendevald, och det är särskilt viktigt att revisorer, inte sitter på flera stolar i olika funktioner . Det är förståelse för un- dantag i mindre kommuner om det saknas valbara personer som kan fylla platserna. Hur är det med revisionens reglemente och revisionsbiträde Jo dom har ett reglemente som jag inte kan, men det har dom. Det är och skall vara förtroendevalda som leder granskningen, med kompetens och sakkompetens utifrån och ett minimalt revi- sionskontor. Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Hur borde det vara med revisionens reglemente och revisionsbiträde Reglementet borde kanske ses över det är ju en sak att ta upp med dem [fullmäktige] och titta på reg- lementet måste erkänna att jag har inte läst igenom det så jag vet exakt vad det är, vet inte så jättenoga hur vi har formulerat oss däri men det är kanske något som vi kan titta över om man önskar att få en mer tydlig revision Förtroendevalda revisorer som tar sakkunnig hjälp för speciella områden Det skall vara en effektiv revision ja, men vi köper inte in tillräck- ligt med kompetens, det gäller att anlita specialister, ta exempelvis [namn på känsliga granskningar av företag och inom miljöområ- det], bara vissa kan sånt, då måste det finnas medel avsatta.