sou · GSB365 · 2005-01-01 00:00:00 — KKR har utvecklat ett Kunskaps- och genomföran- destöd för arbetet med etnisk mångfald. Materialet har utvecklats i nära samverkan med flera myndigheter och kommer att prövas i ett pilotprojekt . tar rådet också fram ett underlag för att stödja myndigheternas kunskapshantering. elektro- niska publicering av rapporter undersöks genom en enkät och intervjuer med representanter från några myndigheter. Parallellt identifieras goda exempel på kunskapshantering i myndigheter, som på försök analyseras genom en nyutvecklad självvärderings- modell för hantering av kunskap. KKR:s instruktion: Rådet skall förmedla grundläggande förvaltnings- utbildningar För att leva upp till regeringens mål för förvaltningspolitiken måste statsförvaltningens anställda besitta en hög kompetens. Statsför- valtningen behöver tjänstemän med god förvaltningskunskap, god förmåga att kommunicera, integritet, gott omdöme och ett etiskt förhållningssätt. KKR bidrar till detta mål genom att anordna ett antal utbildningar och seminarier med inriktning på förvaltnings- kunskap. till och med har KKR genomfört 14 introduktionsprogram för nya handläggare i staten. Sammanlagt har 309 handläggare från 77 myndigheter deltagit. Vissa myndig- heter har skickat deltagare vid många tillfällen. Som exempel kan nämnas , , Centrala Studiestödsnämn- den, , , Rikspolis- styrelsen och . I programmet är förvaltningsetik och förmågan att kommunicera två genomgående teman. Programmet tar dessutom upp ämnen som Programmet utgår från idén att nyanställda ska introduceras av mer erfarna kollegor genom att så långt det är möjligt träna de situa- tioner som en tjänsteman kan komma att befinna sig i. Föreläs- ningar och seminarier varvas därför med mer verklighetsnära lärsi- tuationer. Programmet omfattar nu totalt från att tidigare ha varit . Varje delseminarium förläggs till olika myndig- heter för att ge deltagarna ett tillfälle att besöka nya myndigheter och få en inblick i verksamheten. medverkar värdmyndig- hetens chef som presenterar sin myndighets verksamhet. Deltagarna i de kvalificerade introduktionsprogrammen får olika publikationer som studiematerial, bl.a. en handledning i utred- ningsteknik, Trassla till eller reda ut, som KKR har tagit fram och även sålt till andra intresserade inom offentlig och privat verksam- het. Sammanlagt har 1 486 exemplar av skriften fått spridning på detta sätt. Två återträffar, så kallade refillkonferenser, med deltagare i introduktionsutbildningarna har genomförts. 212 personer från ca 50 myndigheter har deltagit i dessa. Därutöver har de före detta deltagarna inbjudit särskilda gäster till konferenserna. Företrädare för såväl myndigheter med mycket egna resurser för kompetensut- veckling, såsom och , som myndigheter med begränsade resurser, såsom Lotteriinspektionen och Ungdomssty- relsen, har utnyttjat denna möjlighet till reflektion och lärande. har KKR utvecklat en särskild förenklad introduktionsutbildning, som totalt omfattar endast . Två pilotomgångar har genomförts med sammanlagt 30 deltagare från 18 myndigheter. Avsikten är att denna kortare version, förutom att arrangeras av KKR, även skall kunna genomföras av en myndighet på egen hand eller i samarbete med andra myndigheter. KKR har också i uppdrag att ta fram och erbjuda basutbildningar till alla statsanställda. För att ha en möjlighet att täcka in en större del av statsförvaltningens myndigheter har därför KKR, i samarbete med , , Länssty- relsen i , och , tagit fram en webbaserad basutbildning i för- valtningskunskap. Denna kan användas i myndigheternas interna introduktion av alla nyanställda eller i personalutvecklingsåtgärder riktade till grupper av eller samtliga anställda på en myndighet. I utbildningen finns fyra program: Därtill kommer en förvaltningshandbok, som också finns på den speciella webbplatsen . Till materialet finns även en handledning, som ger myndigheterna förslag till upplägg av myndighetsvisa förvaltningsutbildningar. Handled- ningen finns att köpa från rådet, men den finns även tillgänglig som pdf-fil på KKR:s webbplats. KKR har genomfört ett antal heldagsseminarier i förvaltnings- kunskap för chefer. Dessa seminarier är mycket efterfrågade och har behövt dubbleras. Sammanlagt har 203 chefer från 93 myndigheter deltagit. KKR får allt fler förfrågningar om stöd att arrangera utbildningar i förvaltningskunskap ute på myndigheterna. Vetskapen om att KKR kan ge detta stöd sprids dels genom den webbaserade utbild- ningen, dels genom chefer som deltagit i seminariedagen för chefer. KKR:s instruktion: Rådet skall utveckla, stödja och förmedla utveck- lingsprogram för chefer och andra personer med strategiska uppgifter KKR har genomfört två utvecklingsprogram riktade till chefer på ledningsgruppsnivå, Det strategiska ledarskapet. I detta program har sammanlagt 46 chefer deltagit representerande 37 myndigheter. Programmet har behandlat områden som omvärld och trender i samhället att leda myndigheter in från strategisk planering till strategiskt tänkande Programmet har omfattat spridda . Två utvecklingsprogram för kvinnliga chefer har genomförts. Programmet har löpt och omfattat . Ett syfte med programmet har varit att bidra till att fler kvinnor kommer i fråga för de högsta chefstjänsterna vid statliga myndigheter och att stärka och uppmuntra kvinnor i chefsposition att söka dessa befattningar. Innehållet har handlat om: ledning i grupp, team, projekt ledning och strategiskt arbete Sammanlagt har 47 chefer från 38 myndigheter deltagit. KKR har även delfinansierat deltagande för 14 kvinnliga chefer från 13 olika myndigheter i Crossing the Boundaries, ett europeiskt chefsutvecklingsprogram för kvinnor. KKR har genomfört tre /adeptprogram för chefer med 96 deltatagare från 65 myndigheter. Syftet med programmet har varit att stötta cheferna i deras roll som chefer och bidra till ett utökat nätverk. har KKR startat ett nytt projekt, Mentor- forum som ersätter de tidigare mentorprogrammen. Mentorforum består av en mentorbank med erfarna och intresserade mentorkan- didater samt utbildningsmaterial för mentorer och adepter. Intres- serade mentorkandidater får utbildning av KKR. Mentorforum vänder sig till chefer som vill utveckla sitt ledarskap via denna I mentorbanken finns 18 personer som är beredda att ta sig an adepter och som utbildats av KKR. Ytterligare 19 personer har anmält intresse för att vara mentorer, men dessa har ännu ej genomgått utbildning. En akademisk utbildning på D-nivå, Strategier för framtidens statsförvaltning, har genomförts –2003. Det är ett magisterprogram för kvalificerade tjänstemän i statlig förvaltning. Utbildningen erbjuder kunskaper på akademisk magisternivå till stöd för utveckling och ledning av en statsförvaltning i omvandling. Deltagarna ges forskningsförankrade kunskaper och problemori- enterade färdigheter att hantera morgondagens utmaningar. I utbildningen har också ingått utlandsstudier. Programmet har haft 27 deltagare från 19 myndigheter. Ett nytt program startade med nio deltagare från åtta myndigheter. Detta program har också öppnat upp för deltagare i separata kursmoment. 24 personer från 18 myndigheter har deltagit i dessa. KKR:s har tillsammans med verkschefernas kamratförening genomfört ett antal kvällsseminarier. Syftet med seminarierna är att stärka den kollegiala kontakten mellan verkschefer samt att erbjuda dessa tillfälle att diskutera aktuella ämnen. Det sammanlagda delta- gandet är 314 verkschefer från 119 myndigheter. Många chefer har deltagit i flera seminarier. Genom det nätverk för chefsutvecklare i staten som KKR startade bildades ett forum för erfarenhetsutbyte och inspiration inom området chefsutveckling i statsförvaltningen. Därigenom ges också en möjlighet till samarbete mellan framför allt små myndigheter i frågor som gäller utveckling av chefer. gjorde KKR en upphandling av åtta konsult- företag som kan tillhandahålla chefsutvecklingsprogram för statliga myndigheter. Dessa företag har myndigheterna möjlighet att avropa via KKR utan att behöva göra egna upphandlingar. 2.3.6Statsförvaltningens krav på högskolorna KKR:s instruktion: Rådet skall uppmärksamma och förmedla statsförvaltningens krav på högskolornas reguljära utbildning KKR utarbetade en rapport som en resurs i stats- förvaltningens arbete. Syftet med rapporten var att ge en bild av myndigheternas syn på samarbetet mellan statsförvaltningen och Rapporten lyfte fram vilka kunskapsbehov som tydli- gast framträder hos flera myndigheter och som är intressanta ur ett kunskapsutvecklingsperspektiv. Några slutsatser i rapporten var att myndigheterna efterfrågar utökad samverkan med högskolan, fler tvärvetenskapliga grund- och forskarutbildningar samt ämnesmäs- sig breddning med avseende på nya ämnen i utbildning och forskning. KKR har även gjort en enkätundersökning bland universitet och högskolor angående högskolans reguljära utbud av förvaltningsin- riktad utbildning. Vidare har en tankesmedja angående högskolan som resurs i statsförvaltningens arbete anordnats av KKR. Delta- gare var representanter från olika högskolor och myndigheter. Inom ramen för Akademin för ekonomistyrning i staten, vilken beskrivs nedan, kanaliseras också myndigheters önskemål på aka- demisk utbildning. 2.3.7Forskning och utbildning om statlig verksamhet KKR:s instruktion: Rådet skall stimulera forskning och utbildning om statlig verksamhet och dess bidrag till samhällsutvecklingen KKR har, i enlighet med instruktionen, en referens- grupp med forskare och praktiker. Referensgruppens uppgift är att stödja KKR:s arbete, diskutera och föreslå idéer och initiativ vad gäller rådets verksamhet, diskutera och föreslå strategier för att maximera utbytet mellan forskning och praktik samt diskutera och föreslå strategier för att bevaka aktuell forskning och sprida forsk- ningsresultat inom statsförvaltningen. Därtill skall referensgruppen förmedla statsförvaltningens behov av ny forskning till den akade- miska världen. KKR:s verksamhet genomsyras av kontakter med forskarsam- hället såväl i det interna som i det externa arbetet. Som exempel på det förstnämnda kan nämnas: referensgrupper med bl.a. forskare, som KKR knyter till de flesta projekt. en förvaltningsdoktorand från , som KKR delfinansierar och som arbetar deltid vid rådet. Syftet med att knyta en doktorand till KKR var att öppna en brygga in till universitets- och forskarvärlden. Förvaltningsdoktoranden har gjort flera utredningar. Som exempel på det externa arbetet kan nämnas: lärare och föreläsare i KKR:s utbildningar och seminarier, som ofta är forskare forskarkonferenser, som anordnas . KKR har genomfört två konferenser Forskning för statsförvaltningens ut- veckling och Moderna tider i staten. Syftet med konferenserna har varit att få till stånd ett möte mellan kunskapsvärldar med forskare och praktiker, där förvaltningen står i fokus. I konfe- renserna har 177 personer från 85 myndigheter deltagit. magisterprogrammet Strategier för framtidens ledare, som anordnas tillsammans med ett antal universitet i syfte att ge statstjänstemän en forskningsnära utbildningsmöjlighet på hög nivå. skriftserien Synopsis, vilken KKR har tagit fram som ett led i att sprida forskningsresultat om statsförvaltningen till statsförvaltningen. Syftet med Synopsis är att ge intresseväck- ande inblickar i svensk och internationell forskning inom . Synopsis är planerad att utges med fyra nummer . De tre nummer som har kommit ut har handlat om : en ny för- valtningspolitisk modell?, Demokrati, författning och för- valtning. Aktuella problem i och EU och Förvalt- ningens struktur och politikens samordning. Synopsis har 43 prenumeranter. omfattande samarbete med , som genomfört bl.a. det tidigare nämnda utvecklingsprogrammet för kvalitetsledare i staten. KKR medverkade i uppstarten av Akademin för ekonomistyr- ning i staten vid och har två ledamöter som deltar i det fortsatta samarbetet. stöd till etablering och drift av nationell webbplats för examens- arbete stöd till enskilda forskare i deras ansökningar till forskningsfinansiärer. Som underlag för den forskningspolitiska propositionen 2004/2005 har KKR fått regeringens uppdrag att efter samråd med Ekonomi- styrningsverket och Statskontoret göra en Kunskapsstrategi. I uppdraget har ingått att lämna förslag till mål och strategier för att tillgodose behoven av utbildning, forskning, utvecklingsarbete och informationsförsörjning inom det förvaltningspolitiska området. KKR redovisade uppdraget för regeringen och fick i regleringsbrevet för i uppdrag att fördjupa försla- gen till . 2.3.8En god förvaltningskultur och etik KKR:s instruktion: Rådet skall verka för en god förvaltningskultur och etik hos de statliga myndigheterna KKR har som utgångspunkt att presentera etikfrågor så mycket som möjligt i ett sammanhang där det uppfattas som naturligt att komma in på förvaltningsetik. Enligt KKR:s tolkning av förvalt- ningsetik handlar det om den etik som medborgarna kan förvänta sig av de statsanställda. KKR genomför en omfattande introduktionsutbildning för nyanställda i staten, där förvaltningsetik är ett genomgående tema. Två konferenser där KKR har återsamlat deltagare i introduktions- utbildningar har ordnats. Temat för en av dessa konferenser var värden och värderingar i staten. har KKR anordnat särskilda seminarier, förvaltningsetik för chefer, vid vilka sammanlagt 30 personer från 25 myndigheter deltog. Dessa seminarier behand- lade särskilt etik- och värderingsfrågor i chefsrollen. KKR har även anordnat en Arena med speciell inriktning på etik och vid en träff med verkschefernas nätverk har temat varit etik- och värderingsfrågor. Vid alla dessa aktiviteter skapas tillfällen för diskussion om och reflektion kring förvaltningsetiska frågor i anslutning till de områden och situationer där sådana frågor kan bli aktuella I de olika aktiviteter som KKR arbetar fram när det gäller för- valtningskunskap och förvaltningsetik försöker man röra sig mellan de fyra områdena Regler, Värden, Värderingar och Verktyg. Det verktyg som KKR presenterar har tagits fram av en forskare vid och kan förenklat beskrivas som en beslutsfat- tarmodell, där man blir medveten om olika valsituationer och de egna bevekelsegrunderna för de val man gör. De långa introduk- tionsprogrammen och den korta introduktionsutbildningen rör sig inom alla fyra områden, medan Förvaltningskunskap för chefer rör sig inom områdena Regler och Värden och Förvaltningsetik för chefer hanterar Värden, Värderingar och Verktyg 3Effekter på statsförvaltningen av verksamheten vid Enligt utredningens direktiv skall en utvärdering göras av KKR med avseende på effekterna av myndighetens verksamhet på stats- förvaltningens arbete med kvalitetsutveckling och kompetensför- sörjning. Effekter av en verksamhet är ofta svåra att bedöma på grund av att de framkommer först på lång sikt. Utredningen har valt att utgå dels från sådant som går att utläsa ur KKR:s egen dokumentation över produktion och statistik över verksamheten samt dra slutsatser av detta, dels från uppföljningar, utvärderingar och effektmätningar, som KKR gjort i egen eller annans regi. En annan utgångspunkt har varit uppfattningar fram- förda av företrädare för myndigheter. Resultatet från KKR:s kund- undersökningar redovisas också. Därtill redovisas allmänna bedöm- ningar om KKR från olika personer som har varit i kontakt med myndigheten. KKR arbetar med frågor som berör kvalitets- och kompetens- utveckling i statsförvaltningen. Att förändra och utveckla kompe- tens är ofta resultat av en långsamt verkande process , där sambandet mellan de kompetensutvecklingsaktiviteter som männi- skor deltar i och deras prestationer inte alltid är lätta att upptäcka. Kopplingen aktivitet och synligt resultat är inte given och lineär. En kompetensutvecklande insats kan ligga inom en person som en så kallad tacit knowledge, tyst kunskap, som väcks till liv vid skeenden som aktualiserar kunskapen. Att införskaffa ny kompetens innebär att man får nya insikter, vilka i sin tur eventuellt leder till att man utför sina ordinarie arbetsuppgifter på ett annat sätt . Sambandet mellan den upplevda aktiviteten och det egna agerandet kanske inte står klart ens för individen själv. Effekter på statsförvaltningen av verksamheten Individer och organisationer agerar inte i tomrum. De omgärdas av ett otal skeenden, impulser, initiativ och ageranden, som i kom- plex samverkan för organisationernas verksamhet framåt. Vad som påverkat vilken utveckling, vilka initiativ som lett till vilket resultat är svårt att peka ut. En organisations utveckling är sällan resultatet av ett enskilt agerande eller en speciell insats. Att mäta effekterna av kompetensutvecklingsinsatser låter sig av dessa skäl inte helt lätt göras. Vilka resultat kan med visshet härledas till en särskilt utpekad aktivitet och vilken effekt är orsakad av vilket resultat? Effekter av arbete med kvalitetsutveckling är lite lättare att mäta, om man håller sig till kvalitetsfrågor av konkret natur, dvs. meto- der, tekniker, modeller och verktyg. Det är lätt att konstatera i vilken utsträckning man använder ett verktyg eller tillämpar en modell. Om man däremot ska försöka bedöma effekter av använd- ningen av ett verktyg eller effekter av kvalitetsutveckling inom mjukare områden, som handlar om t.ex. rekryterings- och chefs- försörjningsprocesser, utvecklingssamtal eller karriärplanering, blir kopplingen insats – resultat – effekt genast svårare att se. Det krävs innan man kan se effekter av insatserna och även här kan man aldrig med visshet säga att just den specifika insatsen ledde till den specifika effekten. Vad som är betydligt lättare att mäta än effekterna av en verk- samhet är resultat i form av prestation, dvs. vad som har produce- rats. Det är utredningens uppfattning att KKR har en mycket hög produktivitet. Med knappa resurser åstadkommer myndigheten en verksamhet av imponerande volym, i synnerhet med tanke på att myndigheten existerat i endast något . KKR är en liten myndighet med en mindre kärna av 10–11 per- soner med fast anställning. Även om myndigheten har haft finansi- ella möjligheter att förstärka sig genom bl.a. konsultmedverkan är antalet personer inblandade i genomförandet av olika aktiviteter begränsat. I statsförvaltningen arbetar ca 220 000 personer i ca 260 myndigheter. Kundgruppen är alltså mycket stor. För att bli effek- tiv och få största möjliga spridning har KKR prioriterat att kon- centrera sina insatser till verksamheter av hävstångskaraktär, dvs. med minsta möjliga input syftar de till att erhålla största möjliga output. Effekter på statsförvaltningen av verksamheten Utifrån dessa förutsättningar har KKR därför valt att i första hand rikta sig till speciella målgrupper i statsförvaltningen, näm- ligen, förutom de nyanställda, personer på strategiska positioner inom personal-, kompetens-, kvalitets- och ekonomiområdet. KKR har existerat har antalet deltagare, som tidi- gare uppgivits, ur dessa kategorier uppgått till något över 6 100. Sett på statsförvaltningen som helhet är antalet begränsat, i synner- het som många återkommer som deltagare i olika aktiviteter. Ur aspekten möjlighet till inflytande på den egna myndigheten är antalet dock inte obetydligt, särskilt som deltagarna representerar nästan hela statsförvaltningen. KKR har alltså med sin verksamhet nått så gott som hela statsförvaltningen. De flesta myndigheter har haft mer än en kontakt med KKR. Många myn- digheter är kontinuerliga användare av KKR:s tjänster. Med utgångspunkt i samma förutsättningar har KKR alltmer inriktat sig på insatser med stor potentiell spridningseffekt. Som exempel kan nämnas bildandet av allt fler nätverk, inspirerande exempel, webbaserad utbildning och, i stället för ett fast /adeptprogram, ett Mentorforum med ett arkiv av mentorer som intresserade chefer kan få tillgång till. 3.3Uppföljning och utvärdering av verksamheten KKR följer själv kontinuerligt upp sin verksamhet. Så gott som alla aktiviteter utvärderas skriftligt av deltagarna. Dessa utvärderingar eller snarare recensioner av aktiviteterna påvisar själv- fallet endast hur deltagarna upplevde själva aktiviteten. De säger ingenting om vad av bestående värde som dessa fick med sig hem till sina myndigheter. Men de ger dock KKR en värdefull informa- tion om utformningen av själva aktiviteten, lärarinsatsen och läran- demiljön. Dessa omedelbara omdömen från deltagarna om genom- förda aktiviteter använder KKR aktivt som underlag för att för- bättra och förändra utformningen av kommande verksamhet. Effekter på statsförvaltningen av verksamheten 3.3.1Utvärdering av viss verksamhet I syfte att få en bild av hur deltagarna upplever KKR:s verksamhet efter genomförd aktivitet initierar KKR utvärderingar, som genomförs med hjälp av utomstående expertis. Exempel på sådana utvärderingar är: utvärdering av 2003, genomförd av utvärdering av Inspirerande exempel 2004, genomförd av utvärdering av KKR:s tre chefsprogram, genomförd av () utvärdering av Planera för kompetens, genomförd av utvärdering av webbaserad utbildning, genomförd av utvärderingen Omfattning, inriktning och utveckling av syste- matiskt kvalitetsarbete inom statsförvaltningen, genomförd av KKR Utvärderingen av KKR:s tre chefsprogram, Det strategiska ledar- skapet, Chefsprogram för kvinnor på mellanchefsnivå och Mentorpro- grammet, visade att en stor majoritet av deltagarna ansåg att utveck- lingsprogrammet har varit en bra satsning, såväl för dem person- ligen och för deras chefsroll som för statsförvaltningen. Pro- grammet visade sig ha varit en källa till inspiration i arbetet. Cheferna hade också ett stort utbyte av att deltagarna kom från olika myndigheter. Planera för kompetens – en handledning Uppföljningen av Planera för kompetens – en handledning, genom- fördes efter det att den lanserats. Handledningen är inte en modell för kompetensanalys. Det är en handledning för att kunna utforma en process och analys som passar den egna myndig- hetens förutsättningar och syften. Denna öppenhet gör att hand- ledningen har en bred målgrupp, nämligen personer och myndig- heter med helt olika erfarenhet av och olika ambitioner med Effekter på statsförvaltningen av verksamheten Den skall därför vara begriplig och informativ för den som inte tidigare kommit i kontakt med området och vara inspirerande för den som har stor erfarenhet. De mindre erfarna respektive de som vill veta vad kom- petensanalys är eller kan vara ger handledningen ett något bättre omdöme, än de gör som redan har erfarenhet eller som vill utveckla en befintlig kompetensanalys. Det som upplevs som speciellt bra med handledningen är att den är konkret, tydlig och systematisk. Den webbaserade utbildningen i förvaltningskunskap finns åtkomlig via KKR:s hemsida men används även som studiematerial i flera av KKR:s förvaltningsutbildningar. De som intervjuades i samband med utvärderingen tillhörde antingen gruppen personalutvecklare på myndighet, som kunde tänkas vilja använda materialet inom den egna myndigheten, eller den grupp som direkt i samband med KKR:s introduktionsprogram har använt materialet som studie- material. Av utvärderingen av den webbaserade utbildningen framkom att man var nöjd med det material som tagits fram och fann det lättill- gängligt och användbart. Flera underströk det som också påpekas i KKR:s material, nämligen att ett webbaserat material inte helt kan ersätta utbildningssituationer, där deltagare och medverkande är personligt närvarande. KKR har registrerat ett ökat intresse för det webbaserade materialet och ett ökat intresse för myndighetsvisa personalutvecklingsinsatser i de frågor som materialet tar upp. KKR är därför i färd med att på olika sätt vidareutveckla de förslag som ges i det webbaserade materialet. Uppföljning av systematiskt kvalitetsarbete i statliga myndigheter