sou · GSB356 · 2005-01-01 00:00:00 — öppna en skolportal som blir en träffpunkt och arbetsyta för elever, föräldrar, lärare och skoladministrativ personal – ett pilotprojekt kommer att genomföras . kommer också föreningsregistret att bli tillgängligt på webben –med- borgarna skall kunna boka lokaler för exempelvis sportaktviteter. har utarbetat en Handlingsplan för 24- timmarskommunen. Visionen är att ska skapa sådana förutsättningar att e-tjänster och information som medborgaren efterfrågar alltid är tillgängliga på ett enkelt och effektivt sätt. Totalt omfattar handlingsplanen ett drygt 50-tal enklare och avancerade e-tjänster som skall införas – 2005. Prioriteringen av e-tjänster är gjord utifrån en vinna-vinna situation: medborgarnytta, kostnadseffektivitet, ekonomiska intcitament och enkelhet i hantering. Man konstaterar också att för att kunna gå vidare med att bygga ut e-servicen, krävs samverkan mellan flera kommuner och myndigheter. Därför föreslås att kommunen medverkar i Sambruksplattformen. Kommunens samliga blanketter skall finnas i digital form och helst utformade för interaktivitet. Blanketterna bör förses med intelligens, för att slippa få in felaktigt ifyllda blanketter som måste returneras. Exempel på e-tjänster som skall införas är ansökan till gymnasium, ansökan till barnomsorg och följa platsen i barnom- sorgskön, anmäla elevfrånvaro, att följa skolarbetet via elektronisk portfolio, tillgång till elevers frånvaro och resultat från nationella prov, samtliga GIS-intranetapplikationer, m.fl. har inventerat och kartlagt ärenden eller delar av ärenden som är lämpliga att erbjuda som elektronisk ansökan utan signering och identitetskontroll. Exempel på sådana ärenden är: ansökan om barnomsorg, ansökan om omplacering av barnom- sorg, ansökan till vuxenutbildning, uthyrning av lokaler, ansökan om föreningsbidrag, dödsboanmälan, ansökan om trygghetslarm, medborgarförslag, m.fl. Handläggningen av vissa ärenden flyttas också från en förvaltning till medborgarkontoren. E-tjänsterna i dagens offentliga verksamhet har också tagit fram en gemensam beskrivning av ärendeprocessen vid ansökan och anmälan oavsett verksamhet. Antagning till gymnasiet i Stockholms- och Göteborgsområdena Kommunerna i samverkar om gymnasieintag- ningen inom ramen för . Man har ett gemensamt antagningsystem (databas) men varje kommun har sitt eget antagningskansli. I senaste ansökningsomgången inom sökte totalt ca 27 700 elever. 24 800 gjorde detta via webben. I sker motsvarande samverkan inom ramen för . beslutar också om själva intagningen. Regionen har ca 10 000 elever i årskurs 9. Av dessa sökte 1 933 elever sin gymnasieplats via webben. Motsvarande siffra är 3 890 elever. Övriga elevers val i registreras av studievägledarna. Inom skolans område pågår en samverkan mellan 11 kommuner i och län under beteckningen (virtuella lärmiljöer). Verk- samhetens mål är att kunskapen kring virtuella lärmiljöer skall ut- vecklas. Den snabba tekniska utvecklingen har inte följts av mot- svarande metodutveckling av pedagogiken. Institutet eftersträvar ett samspel mellan datorns möjligheter, undervisningens verklighet och forskningens teorier om kunskapsutveckling. Det finns ett relativt stort antal portaler med information från den offentliga sektorn vilka är speciellt riktade till bestämda målgrup- per. Utifrån delegationens fokusering på livssituationer är denna typ av portallösningar av stort intresse. Än finns ingen samlad bild över antalet användare av dessa portaler – delegationen avser åter- komma i denna fråga. Som exempel kan nämnas: E-tjänsterna i dagens offentliga verksamhet Det presenterade materialet har lett delegationen till följan- de slutsatser: med e-tjänster menas tjänster som tagits fram och levereras med elektronisk kommunikation, det finns ganska få exempel på sådana e-tjänster som sker i samverkan mellan flera myndigheter och huvudmän (t.ex. mel- lan kommuner), statliga myndigheter, kommuner och landsting har i allmänhet ingen strategi i denna samverkansfråga, ett område som är särskilt lämpligt för e-tjänster och som borde prioriterats mer gäller e-tjänster för företag som för- enklar nyföretagande och företagens myndighetskontakter, de samverkansprojekt som satts igång har ännu inte slagit igenom i större utsträckning, men de tyder på att det på många håll finns både en insikt om behovet av samverkan och förut- sättningar att skapa en sådan. Delegationen ser sin roll som för- stärkare av de pågående samverkansprojekten, det återstår ännu en del insatser inom myndigheter, kommuner och landsting som gör det möjligt för användaren att följa sina ärenden. Delegationen har formulerat följande mål för sitt arbete: Utgångspunkten är att den enskilda individens och det enskilda företagets behov ska styra utbudet av e-tjänster. Kontakter med de offentliga aktörerna ska förenklas och nya typer av tjänster er- bjudas. Tillgängligheten ska vara hög. Individen och företaget ska ha god och likvärdig service oavsett var man bor eller är lokaliserad och oavsett behovet finns. Med hög tillgänglighet menas också att tekniken anpassas efter individens förutsättningar. Utgångspunkten i de enskilda behoven kräver att e-tjänsterna görs mycket flexibla samt vilar på en långtgående sam- verkan mellan de olika offentliga aktörerna och kan svara mot de behov av stöd och hjälp som kan finnas i olika situationer i livet. En utveckling mot ett ökat antal e-tjänster och e-tjänster med nytt innehåll frigör resurser och bidrar till att utveckla kvaliteten i verk- samheten. Fokuseringen på individen ska påverka inriktningen av den offentliga verksamheten, så att den fungerar på individernas villkor istället för på den egna verksamhetens. Vidare skall alla ges möjlighet att använda sig av den servicekanal som passar bäst: personliga möten, brev, telefonservice, call cen- ters, Internet. Tjänsterna skall utvecklas i samverkan mellan stat, kommun och landsting. Det är därvid av särskild vikt att ta hänsyn till näringslivets behov. Målet för delegationens arbete kommer att fortlöpande följas upp. Delegationens strävan är att dess fokusering på individernas ökade egenkontroll över sina myndighetskontakter via e-tjänsterna skall leda till en genomgripande förändring av förhållandet mellan individ och myndigheter. Med e-tjänster menas tjänster som tagits fram och levereras med elektroniskt kommunikation. E- tjänster innefattar i vår definition möjlighet att använda servicekanaler som telefonservice, call-cen- ters, internet och sms. Därutöver måste delegationen i sitt arbete beakta möjligheten till personliga tjänster och brev. Målet är att e- tjänster med denna breda definition skall kunna vara tillgängliga och nyttiga för alla och kunna användas av alla i relation till med- borgarens kompetens och behov. Tjänsterna skall utvecklas i sam- verkan mellan stat, kommun och landsting. I delegationens fortsatta arbete kommer visioner att behöva ut- vecklas kring näringslivets och forskningens roll för e-tjänsterna. Delegationen strävar efter att till 2006 ha initierat e-tjänster för ett antal livssituationer. Konsultföretaget har på uppdrag av sekretariatet utarbetat rapporten genom hela Livet. Konsultapporten ger en överblick över hur denna fråga har be- handlats tidigare samt ett förslag till hur frågan kan vidareutvecklas. Av rapporten framgår att de flesta västländer har offentliga guider eller portaler till offentliga tjänster. Strukturen inom dessa portaler varierar. Vissa har få ingångar till tjänsterna, andra har många. Den amerikanska portalen E-Government Initiatives /omb/egov kan sägas representera den ena ytterligheten med endast tre ingångar en för enskilda individer som söker kontakt med myndigheter, en för företagare som söker kontakt med myndigheter, och en för myndigheter som söker kontakt med andra myndig- heter. Andra länder har betydligt fler ingångar, ofta beskrivna som livssi- tuationer. I konsultrapporten beskrivs alternativa ansatser för att vidareut- veckla arbetet med digitala tjänster kopplade till livssituationer: 1.man kan utgå ifrån olika livssituationer som kan antas vara vanligt förekommande (t.ex. att studera, att söka arbete eller att gifta sig). Dessa situationer bör delas upp i sina minsta beståndsdelar som struktureras och preciseras så långt det är möjligt. Utifrån denna bas bör man sedan utveckla e-tjänster som på olika sätt kan antas förenkla livssituationen ifråga för den enskilda individen, 2.man kan utgå från de vanligaste individrelaterade ärendetyperna (t.ex. ansökan om studiemedel, adressändring, ansökan om personbevis, deklaration) i ett antal centrala register och data- baser (som befolkningsregister, skatteregister och adress- register) och undersöka hur de vanligast förekommande ären- dena kan automatiseras och effektiviseras och hur individens kontroll över dessa ärenden kan öka, 3.man kan fånga upp och stödja pågående aktiviteter inom den offentliga sektorn som svarar mot vårt livssituationsmål bl.a. utifrån Statskontorets och kommande undersökningar. Den metod delegationen kommer att använda är en kombination av de tre ansatserna. Livssituationer (ansats 1) utgår från individens behov av e-tjänster t.ex. som vård- och omsorgsbehövande, Livssituationsansatsen täcker ganska breda område och måste där- för specificeras i form av individrelaterade ärendetyper (ansats 2). Och delegationen ser inget hinder i engagera sig i vidareutveck- lingen av delvis redan etablerade tjänster (ansats 3), eftersom syftet med delegationens arbete är att inte bara utveckla nya e-tjänster utan också att bidra till spridningen, fördjupning och individan- passning av redan etablerade tjänster. Prioriteringen av delegationens arbete med e-tjänster utgår från att de valda e-tjänsterna skall ha stora volymer och/eller berör många enskilda individer och företag. Tjänsterna kan vara av olika slag: lågfrekventa och kortvariga tjänster – starta eget företag, yrkes- trafiktillstånd, lågfrekventa och långvariga – sjukförsäkring, studiestöd, sjuk- vård, högfrekventa och kortvariga – individuella handlingsplaner inom arbetsmarknadsförmedlingen, föräldraförsäkring, högfrekventa och långvariga – barnomsorg, äldreomsorg, skolan. Delegationen har inledningsvis ägnat sig åt överläggningar och kontakter om e-tjänster framförallt inom tre sektorer: vård- och omsorgssektorn, Ett allmänt underlag om olika sektorer finns i rapporten lärande IT-politik för tillväxt och välfärd från ITPS (2003), som på regeringens uppdrag har utvärderat IT-politiken. Särskilda rap- porter finns bl.a. inom vård- och omsorgssektorn samt skolan. Delegationen kommer inledningsvis att överväga följande e- tjänster som ingår i livssituationerna Förälder, Elev, Student, , Vård- och omsorgsbehövande, Arbetssökande och Pensio- när samt i företagstjänster: e-tjänst vid ansökan om föräldrapenning och att söka daghems- plats, e-tjänst vid gymnasieantagning, e-tjänst vid ansökan om högskoleplats, e-tjänst vid studielån, e-tjänst vid flyttning, e-tjänst för vård och äldreomsorg, e-tjänst vid sökande av socialbidrag, e-tjänster riktade mot företag, e-tjänster för arbetssökande. Delegationens insats kommer att bestå i en analys av hur långt ut- vecklingen av respektive e-tjänster, tillgängliga och nyttiga för alla, har kommit, att undersöka på vilket sätt e-tjänsterna kan vidare- utvecklas och påskyndas samt hur användningen kan breddas till nya grupper. planeras seminarier och hearing på olika platser i landet. trädde lagen (2000:832) om kvalificerade signa- turer i kraft. Lagen innebär genomförandet av ett EG-direktiv om ett gemenskapsverk för elektroniska signaturer (1999/93/EG ) och innehåller bl.a. regler om krav på, tillsyn över och skadestånds- ansvar för den som utfärdar certifikat för elektroniska signaturer till allmänheten, om certifikaten anges ha en viss säkerhetsnivå. Sådana certifikat kallas i lagen för kvalificerade certifikat. Certifikat av detta slag har utfärdats i begränsad omfattning. En särställning ges vidare åt elektroniska signaturer med en viss säkerhetsnivå s.k. kvalificerade elektronsika signaturer. För att medborgarna själva skall kunna utföra vissa elektroniska ärenden samt elektroniskt följa ärenden exempelvis, på samma sätt som sker vid bankärenden via internet, krävs e-identifiering och andra tekniska förutsättningar för säkert informationsutbyte. Sådana lösningar är under utveckling och kom- mer Statskontoret att genom ett nytt ramavtal erbjuda sådana tjänster. Dessa kommer att ställas till förfogande av banker och andra intressenter. har ca 100 000 personer sådana tjänster. Den säkerhetsmodell som i princip tillämpas inom den offentliga sektorn vilar på förutsättningen att myndighet, kommun och landsting fastställer säkerhetskravet för olika e-tjänster. , IT-strategigruppen, Stats- kontoret och delegationen har inlett ett samarbete för att infor- mera hela den offentliga sektorn om principerna och utgångs- punkterna för att bestämma säkerheten vid användningen av e- tjänster. Avsikten är att anordna seminarier kring detta. 4.2.3Individuella, elektroniska brevlådor i den enskilda individens egen hand Statskontoret har i ett par utredningar studerat metoder att förse användare med en egen säker plats på Internet, kallad Min plats, där man kan skapa, spara, skicka och ta emot korrespondens med 24-timmarsmyndigheter. I ett pågående arbete studerar man också lösningar där den enskilda individen får en adress för elektronisk post från myndigheterna, ett slags elektronisk folkbokförings- adress. Detta rör sig i bägge fallen om generella lösningar som har tillämpning i allt från att erbjuda myndigheter kanaler för elektro- niska utskick till metoder som ger stöd för en mer fullständig elektronisk dialog t.ex. i samband med ansökningar och tillstånd. Andra intressanta möjligheter för dessa metoder finns inom vård och omsorg, i patientens dialog med vårdgivaren och när olika vårdgivare, med patientens medgivande, utväxlar information ge- nom säkra kanaler. De personaladministrativa systemen inom den offentliga sektorn dvs. stat, kommun och landsting, medger att flertalet anställda kan få sitt lönebesked elektroniskt och elektro- niskt skall kunna följa lönerapporteringen. Dessa elektroniska tjänster innebär en förstärkt egen kontroll för den anställde samt väsentliga besparingar för myndigheterna. En grov uppskattning visar att den direkta och synbara besparingen kan vara flera för hela den offentliga sektorn. Därutöver till- kommer besparingar av annat slag som med all sannolikhet är be- tydligt större. Hindret för detta är myndigheternas eget ut- vecklingsarbete. En stor andel av de sökande till gymnasiet kan söka elektro- niskt. Ett inarbetat elektroniskt antagningssystem innebär be- tydande fördelar för såväl den enskilde som skolan. Den enskilde har en bättre överblick över olika studiealternativ vilket innebär att felkällorna minskar. Skolan får snabbare uppgifter om dimensione- ringen inom olika utbildningar vilket underlättar planeringen. Om hela processen skedde fullständigt elektroniskt skulle ytterligare besparingar kunna ske för såväl den enskilde som kommunen. Individuellt baserade brevlådor kan införas på flera områden, t.ex. vårdplanering, som lämpar sig för e-tjänster. Denna del av delegationens arbete ligger särskilt i linje med den första punkten i direktiven innebärande att delegationen skall identifiera områden i offentliga sektor där elektroniska tjänster har en potential att skapa stor nytta för enskilda individer och företag samt effektivisera offentlig sektorn, men där det finns hinder som behöver undanröjas eller skäl att påskynda utveck- lingen samt ta initiativ till åtgärder för att driva på utvecklingen inom dessa områden. E-tjänster möjliggör tids- och rumsoberoende kontakter med den offentliga sektorn. Genom en ökad samverkan mellan i första hand de statliga myndigheterna skulle staten kunna vara representerad i alla landets kommuner och i glesbygden. Det är tveksamt om den representation med lokala kontor som staten har är möjlig . Ett alternativ skulle då kunna vara att genom ökad samverkan över myndighetsgränserna erbjuda statlig service på mindre orter genom att öppna gemensamma statliga servicekontor, staten i busken eller one-stop-service. E-tjänster bör på detta och andra sätt enligt delegationens mening kunna skapa förutsättningar för eller bli en konsekvens av förändringar i den offentliga förvalt- ningens struktur, såväl på statlig som nivå. Denna idé ligger i linje med det s.k. som re- geringen lagt på ett antal stora myndigheter med kundkontakter och som utförs vid Statskontoret (regeringsbeslut ). Arbete skall genomföras i regionala samverkansprojekt i första hand inom , , och Norrbot- tens län. Projekten skall syfta till utveckla, pröva och etablera gemensamma kanaler för den offentliga förvaltningens möte med enskilda individer och före- tag samt, att utveckla, belysa och pröva de långsiktiga möjligheterna att över myndighetsgränserna utveckla service-, organisations- och arbetsformer som tar tillvara de effektivitetsvinster som en ökad samverkan kan ge. Enligt regeringsbeslutet skall berörda kommunala och landstings- kommunala organ inbjudas att delta i arbetet när det bedöms lämpligt med hänsyn till samarbetets karaktär och förutsättningar i övrigt. Det kan konstateras att redan satt igång en lik- nande försöksverksamhet. Delegationen kommer att behöva ägna stor uppmärksamhet åt formerna för samverkan mellan stat, kommun och landsting. Denna punkt överensstämmer särskilt med den andra punkten i direktiven, innebärande att delegationen skall pröva nya vägar att öka samverkan mellan staten, kommuner och landsting samt mellan offentlig sektor och andra aktörer vid utveckling och tillhandahållandet av elektroniska tjänster. I den ovannämnda tidningsartikeln i (se avsnitt 1.4), beskrevs kortfattat en finansieringsmodell som an- vänds i den amerikanska förvaltningen. Modellen innebär kontrakt med leverantörer som själva bekostar utvecklingen av nya IT-sy- stem och får betalt först när de genererar kostnadsbesparingar i den offentliga sektorn. Den största risken flyttas till leverantören, som får mer betalt om systemet får avsedd effekt. Vi anser att denna modell är intressant och värd att analyseras djupare för att se om inslag av den kan införas i , säger artikelför- fattarna. Ett uppdrag att utveckla denna form bör ges till Ekonomistyr- ningsverket med medverkan av Statskontoret. Diskussioner bör inledas med näringslivet. En utveckling av denna och liknande metoder stämmer särskilt överens med den tredje punkten i direktiven, innebärande att dele- gationen skall initiera samverkansprojekt med näringslivet. 4.5Främja kunskapsöverföring mellan forskning och utveckling av e-tjänster Ovan har näraliggande verksamhet kort beskrivits (se avsnitt 2.1) liksom det underlag som lämnat till regeringen om hur olika regioners testmiljöer kan användas som bas för e-tjänstutvecklingen. kommer att ar- rangera seminarier kring utvecklingen av e-tjänster tillsammans med ett antal universitet. Delegationen är inbjuden att delta på dessa seminarier. De förutsättningar som skapas genom samarbete med och andra forskningsstödjande och -bedrivande organisationer ligger särskilt i linje med direktivens fjärde punkt innebärande att delega- tionen skall främja kunskapsöverföring mellan forskning och utveckling och framtagandet av praktiska och nyttoskapande elektroniska tjänster. 4.6Finansiering och eventuellt stöd Statskontoret har i en rapport till regeringen () delat in e-tjänster utifrån deras möjligheter att finansieras inom givna ekonomiska ramar, en indelning som med lämpliga föränd- ringar kan användas även i diskussioner med e-tjänster som görs gemensamt med kommuner och stat. Ett första förhållandevis enkelt lönsamhetsbegrepp är det rent myndighetsekonomiska där både kostnader och intäkter kan hanteras inom ramen för ett och samma anslag och en och samma Flertalet av myndigheternas e-projekt har varit av detta slag. En något mer komplicerad situation kan uppstå när kostnader och intäkter uppträder över flera myndigheter, men där effekterna av både kostnader och intäkter fortfarande helt bedöms inom ramen för statens budget. Om projektet totalt är lönsamt i detta perspektiv kan det hanteras utan att statsbudgetsaldot påverkas. Det kan dock kräva att medel flyttas mellan anslag eller att man inrättar ett särskilt anslag. Finansieringen kan då ske genom att berörda anslag dras ner motsvarande intäkterna och får tilldelning från anslaget motsvarande kostnaderna. Ytterligare en annan bedömningssituation uppkommer när kost- naderna kan hanteras på statsbudgeten men de monetärt mätbara intäkterna uppstår helt eller delvis utanför den. Möjligheten att hantera en sådan situation utan att budgetsaldot påverkas beror på i vilken mån staten genom avgifter eller på annat sätt kan hämta hem de vinster som uppstår utanför statsbudgeten. Slutligen kan den bedömningssituationen uppkomma att nyt- torna uppstår i huvudsak utanför statsbudgeten, men inte kan mätas i pengar. Projekt av detta slag kräver för sin finansiering del i ett reformutrymme. En diskussion bör inledas med företrädare för den kommunala och landstingskommunala sektorn vilka som är de viktigaste huvudtyperna av finansieringssituationer som man hamnar i vid ett samarbete mellan stat och kommun, som tillför ytterligare en dimension, nämligen skilda huvudmannaskap. Vidare bör frågan om differentierad avgiftssättning undersökas, dvs. när medborgarna utnyttjar olika slag av servicekanaler, som kanske medför olika kostnader för den offentliga förvaltningen. Frågan gäller om kostnadsskillnader bör få slå igenom på avgifterna för medborgarna. En utveckling av denna punkt ligger särskilt i linje med direktivens femte punkt innebärande att delegationen skall bedöma behov av och former för särskilda stödinsatser för ut- vecklingen av elektroniska tjänster. 4.7Support och tekniska alternativ Utvecklingen av e-tjänster bygger på att det finns en teknisk infra- struktur som gör e-tjänsten tillgänglig. F.n. har den övervägande delen av befolkningen tillgång till Internet via modem och det vanliga telefonnätet. En mindre del har dessutom tillgång till bred- bandsinfrastruktur, som möjliggör snabbare access och större urval av tjänster. Både på grund av tekniska begränsningar och av andra skäl, ekonomiska eller andra personliga skäl, måste e-tjänsterna finnas tillgängliga på olika media för att inte utestänga stora be- folkningsgrupper. Delegationen skall, enligt de sjätte och sjunde punkterna i direk- tiven stimulera utnyttjandet av kombinerade servicekanaler såsom t.ex. avancerad telefonservice och servicekontor genom vilka enskilda individer och företag kan erbjudas personlig hjälp med att utnyttja de elektroniska tjänsterna, och pröva vilka typer av elektroniska tjänster som kan vara lämpliga att leverera via nya kommunikationsplattformar såsom mobila elektroniska kommunikationssystem och interaktiv digital-TV. 4.8Övriga arbetsuppgifter för delegationen Bland övriga insatser som nämns i direktiven, utan att ha fått en särskild punkt i uppdraget, bör särskilt nämnas elektronisk offentlig upphandling. Enligt kommittéförordningen (SFS 1998:1474) skall vidare följande konsekvensanalyser finnas med, om förslagen i betänkandet har betydelse i dessa avseenden: beräkning av kostnadskonsekvenser för staten, kommuner, landsting, företag eller andra enskilda, den kommunala självstyrelsen, brottslighet och brottsförebyggande arbete, sysselsättning och offentlig service i olika delar av landet, små företags arbetsförutsättningar, konkurrensförmåga eller villkor i övrigt i förhållande till större företags, jämställdheten mellan kvinnor och män, möjligheterna att nå de integrationspolitiska målen. När det gäller kostnadsökningar för staten, kommuner eller lands- ting, skall kommittén föreslå en finansiering. Delegation för utveckling av offentliga Beslut vid regeringssammanträde .