sou · GSB358 · 2005-01-01 00:00:00 — En granskning av t.ex. principer för kostnadsfördelning, ändamålsenligheten och säkerheten i den inter- na styrningen och kontrollen bör göras av någon med en viss själv- ständighet inbyggd i sitt uppdrag. Av betänkande (SOU 2003:93) framgår att det finns en avgörande skillnad mellan internrevision och controllerfunktion, nämligen att internrevisionen värderar och ger råd vad gäller utformningen av processer för intern styrning och kontroll, medan controller- funktionen ansvarar för att utveckla och förvalta dessa. FHS nuvarande organisation inrättades . Den tidigare matrisorganisationen lämnades då för en linjeorganisation med klarare ansvarsförhållanden. Syftet vara att skapa en bättre kontakt med de kunder som beställer utbildning och forskning och att anpassa sig mot framtida mindre verksamhetsvolymer. består av LK, FK samt fyra institutioner som hanterar de ämnesområden som är centrala för FHS: och management (ILM) och strategi (ISS). Till ISS är också kopplat utbildning (IHT) som har en relativt fristående ställning direkt under skolledningen. Organisationen framgår av organisations- schemat under avsnitt 3.4 (figur 3.1). Styrelsens ansvar och uppgifter FHS leds av en styrelse med s.k. fullt ansvar för verksamheten. Styrelsen kan delegera visst beslutsfattande till rektor eller andra befattningshavare i organisationen, men har ändå fullt ansvar även för sådana beslut. Av FHS interna arbetsordning, FHS Grunder, framgår vilka befogenheter, ansvar och uppgifter som styrelsen har. Den gällande arbetsordningen fastställdes vid ett styrelsemöte . FHS nuvarande styrelse består sammanlagt av 13 personer, varav rektor, ordförande och sju ledamöter är utsedda av regeringen. Två ledamöter representerar lärarna och dessa utses genom val bland lärarna. Två ledamöter representerar de studerande och dessa utses av studentkåren. Övriga ledamöter utgörs av representanter för FM, myndigheter, universitet och det politiska livet. Samtliga leda- möter, även de som utsetts av lärarna och de studerande, deltar i besluten och har ansvar direkt inför regeringen för sina beslut. Företrädare för tre personalorganisationer har närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträden men deltar ej i besluten. med fullt ansvar måste med nödvändighet delegera de flesta operativa beslutsuppgifter till myndighetens chef, dvs. rektor, som i sin tur ges befogenhet att delegera vidare. I praktiken beslu- tar styrelsen endast om viktigare frågor rörande långsiktig inrikt- ning, organisation, budget, årsredovisning, policydokument m.m. Exempel på frågor som engagerat styrelsen är frågan om akademisering, nya lokaler och uppbyggnaden av ett Campus. Enligt verksförordningen (1995:1322) ingår också att en styrelse skall pröva om en myndighets verksamhet bedrivs effektivt och överensstämmer med syftet för verksamheten. Vidare skall en sty- relse också biträda myndighetens chef och föreslå denne de åtgär- der som styrelsen finner motiverade, samt besluta om myndig- hetens årsredovisning, delårsrapport och anslagsframställning. Ett antal myndigheter har internrevisionsfunktioner i verksam- heten, bl.a. FM, och flera universi- tet, som regleras av förordning (1995:686) om intern revision vid statliga myndigheter m.fl. De flesta högskolor har dock inte en sådan inrättad internrevision. Internrevisionen skall enligt förordningen rapportera direkt till styrelsen och styrelsen skall vidta åtgärder med anledning av internrevisionens iakttagelser. Det är viktigt att styrelsen, som enligt verksförordningen skall pröva om myndighetens verksam- het bedrivs effektivt och i överensstämmelse med syftet med verk- samheten, ges möjligheter att utföra denna granskning. En intern- revision skall självständigt granska, verifiera och bedöma kvaliteten i den interna styrningen och kontrollen, samt lämna rekommen- dationer till förbättringar. Vid FHS finns en rektor som leder den löpande verksamheten enligt styrelsens direktiv och riktlinjer. Det finns också en pro- rektor som är rektorns ställföreträdare. Rektor utses av regeringen och prorektor av . Alla befogenheter för rektor att leda verksamheten grundas på delegation från styrelsen. Styrelsen kan när som helst förändra ansvarsfördelningen mellan sig och rektor. Av praktiska skäl måste flertalet verksamhetsbeslut fattas löpande, mellan styrelsens sam- manträden. Rektor har t.ex. bemyndigande att fatta beslut där FHS är avtalsslutande part. Det finns också en ledningsgrupp som är rådgivande till rektor. I denna ledningsgrupp ingår chefer som är direkt underställda rektor samt chefen för och informationschefen. Det finns bestäm- melser i högskoleförordningen (1993:100) som skall iakttas av FHS. I förordningen anges att vissa beslut (t.ex. anställning av professor) skall fattas av rektor. Anställning av yrkesofficer som generalmajor och konteramiral samt anställning av prorektor som beslutas fr.o.m. av styrelsen. FHS ledningsform, med styrelse, rektor och prorektor, är i huvudsak i överensstämmelse med den ledningsform som anges för universitet och högskolor i högskolelagen1 och högskoleförord- ningen2. Utredningen vill peka på några skillnader, nämligen: Lärar- och elevrepresentanterna skall uppgå till 6 ledamöter (av 15)enligt högskoleförordningen3 men 4 ledamöter (av 15) i instruktionen för FHS. Anledningen är enligt Försvarsdeparte- mentet att styrelsen skall vara högskolelik men ändå fungera som en styrelse är tänkt för en verksamhet som i stort är av- giftsfinansierad. Styrelsen är kollektivt ansvarig inför regeringen men det finns ingen formell process för att utkräva ansvar eller att ge ansvars- frihet. Styrelseledamöter som är utsedda av regeringen kan dock avsättas av regeringen. Eftersom regeringen inte utsett lärar- och elevrepresentanterna kan man inte heller avsätta dessa leda- möter. Alla styrelseledamöter omfattas dock av samma ansvars- regler som offentligt anställda. Det finns också i högskoleförordningen tydligt angivet vilka frågor som styrelsen skall besluta i. Motsvarande precisering av styrelsens uppgifter finns i FHS interna arbetsordning4. Visser- ligen är det rimligt att en styrelse med fullt ansvar själv beslutar om beslutsnivå inom myndigheten och detta tala för nuvarande ordning. Eftersom regeringen utser rektor saknar styrelsen frihet att välja annan ledningsform (t.ex. kollegium eller prefekt- ledning). Enligt FHS instruktion har myndighetschefen (rektor) inga De uppgifter som enligt verks- 31993:100 § 7. förordningen tillkommer en myndighetschef som arbetar under en styrelse med fullt ansvar har i instruktionen överförts till styrelsen5. Styrelsen har sedan beslutat om att rektor skall ha motsvarande befogenheter6. I sak är det ingen större skillnad på vilka befogenheter FHS rektor har jämfört med en rektor som arbetar under högskoleförordningen. Enligt högskoleförordningen7 skall rektor och prorektor upp- fylla behörighetskraven för professor eller lektor. Motsvarande krav finns inte när det gäller FHS. FHS är en mötesplats mellan den militära och akademiska kulturen och det är rimligt att antingen rektor eller prorektor har en officersbakgrund. 6.3.2Nämnder, råd och delegation I instruktion och verksförordning anges att nedanstående nämnder och råd skall finnas. Vid FHS har (FoUN) råd- givande uppgifter till rektor. FoUN skall bl.a. granska kvaliteten i utbildningen, stödja rektor avseende inriktning och prioritering, granska budgeten, utse tjänsteförslagsnämnd, följa upp forsknings- planerna och utveckla kontakter med universitet och högskolor. FoUN leds av prorektor och väljs av samtliga vid FHS anställda lärare, såväl civila som militära. handlägger ärenden om förslag till anställning som professor och lektor. Ledamöterna i nämnden utses av forsknings- och utbildningsnämnden. Delegationen för militärhistorisk forskning har till uppgift att främja och stödja militärhistorisk forskning. Delegationen beslutar om bidrag (från FHS anslag) till forskning och skall främja publicering av vetenskapliga resultat. Delegationen består av rektorn (ord- förande) och högst åtta andra ledamöter. Två av ledamöterna utses 5§ 4 enligt FHS instruktion. 6Enligt FHS Grunder. av och övriga ledamöter utses av . En av dessa utses efter förslag av FM. I instruktionen anges att FHS skall ha en delegation för militär- historisk forskning. Delegationen skall särskilt: 1.Dela ut bidrag till forskning och därmed sammanhängande verk- samhet, 2.Allsidigt och öppet granska den forskning som det har begärts bidrag för hos delegationen och utvärdera den forskning som dele- gationen har delat ut bidrag till, 3.Främja publicering av vetenskapliga resultat, Delegationen skall bedriva sin verksamhet i samverkan med . Delegationen beslutar om bidrag (från FHS anslag) till forskning och skall främja publicering av vetenskapliga resultat. I reglerings- brevet för finns inte någon summa preciserad avseende hur stort belopp FHS bör använda för denna typ av bidrag. användes av anslag enligt nedanstående fördelning. Kostnader för Militärhistoriska delegationen () Källa: Försvarshögskolan, årsredovisningen . FHS har i uppgift att bedriva forskning inom sitt verksamhets- område och befintliga anslag får användas för denna forskning. Inget hindrar att FHS anlitar externa forskare när detta är en fördel för verksamheten. har beslutande uppgifter för vissa disci- plinärenden. Rektor är ordförande och övriga ledamöter utses av myndigheten och personalorganisationerna. Frivilliga råd och beslutsgrupper Styrelse/rektor kan, utöver de nämnder som regleras av instruk- tionen, besluta om inrättande av ytterligare nämnder och råd. Eventuella beslutande uppgifter som läggs på en på detta sätt in- rättad nämnd sker på delegation från styrelse/rektor. De nämnder och råd som inrättats redovisas nedan. beslutar om eventuella undantag från behörig- hetsvillkor enligt det regelverk som finns. IHT utbildningsråd är rådgivande organ för den högre total- försvarsutbildningen. delar ut ett årligt pris för vetenskapligt arbete av särskilt hög kvalitet. Krisledningsgrupper aktiveras när en större olycka/kris inträffar som drabbar anställda eller studerande. i Krigsvetenskap har till uppgift att koordinera utvecklingsarbetet avseende ämnet Krigsvetenskap. Nedan redovisas en översiktlig bild av FHS institutioner och avdel- ningar. Eftersom den inre organisationen förändras dynamiskt8, kan det finnas eventuella förändringar . Skolledningen består av rektor, som är utsedd av regeringen, och prorektor, som i fortsättningen kommer att utses av styrelsen, samt en assistent. Kostnaderna för verksamheten uppgår till . Rektor leder den löpande verksamheten enligt styrelsens direktiv och riktlinjer. Rektor beslutar t.ex. om anställ- ning av chefer för sina direkt underställda organisationsenheter. Prorektor är ordförande i och leder forskningsfrågorna vid FHS på en övergripande nivå. 8 Uppgifterna avseende organisation har i stort hämtats från FHS Grunder och stämts av mot ekonomisk redovisning och telefonkatalog. Uppgifterna avseende anställda avser läget och har delvis hämtats från telefonkatalogen. Kostnaderna avser men under- laget behäftas med en osäkerhet avseende fördelningar m.m. Ledningskansliet (LK) Ledningskansliet (LK) leds av en chef med stab samt består av följande enheter, nämligen en samordningsavdelning, en produk- tionsavdelning, en avdelning för fackprogram och en avdelning för internationell samordning, sammanlagt 18 personer anställda. En- ligt det interna beslutet inom ramen för FUTURUM framgår att LK skall bestå av nio personer, inklusive chefen för kansliet. Rektors och prorektors arbete och ledning stöds av LK. LK är dock inte bara en beredande stab för beslut som skall fattas av skolledningen utan har egna delegerade verkställande uppgifter. har LK ansvarat för bl.a. för skolgemensamma frågor röran- de program, produktion, personal, kvalitetsutveckling och infor- mation. LK har också haft ansvar för fackprogrammet och gett stöd till FM med utveckling av det militära skolsystemet. LK leder också dialoger med och uppdrags- givare. LK kommer också i fortsättningen bereda ärenden till och ut- göra sekretariat för bl.a. FoUN, , rektor och lednings- gruppen. Enligt FHS interna beslut skall LK även i fortsättningen ansvara för att bereda ärenden som rör inriktningen av FHS verk- samhet, skolgemensamma kvalitetsfrågor och långsiktiga frågor av skolgemensam karaktär. LK skall också leda arbetet med budgetunderlag till Försvars- departementet, dialog med externa kunder, genomföra omvärlds- analyser, långsiktig utveckling av officersutbildningssystemet in- klusive arbetet med FHS examensrätt, bereder frågor med avseende på regelverk inom den statliga högskolan, fördelar inkommande ärenden inom FHS, leder arbetet inom controllerfunktionen, leder arbetet med att säkerställa myndighetens långsiktiga kompetens- behov, samordnar röda tråden-frågor gällande utbildningssam- ordning med FM, stödjer FM med kvalitetssäkring av kursplaner m.m. Förvaltningskontoret (FK) Förvaltningskontoret (FK) leds av en chef och har sammanlagt 74 personer anställda. FK ger administrativ service av olika slag, och ansvarar bl.a. för bibliotek, arkiv, säkerhetstjänst, telefon, post, vaktmästeri, fastighetsförvaltning, reception m.m. också ansvaret för redovisning och registrering av studerande och examinationer. FK ansvarar för skolans miljöplan och, samordnar IT-verksamhet, tryckning, upphandling, resebyråverksamhet, in- formation, marknadsföring och administrativa frågor m.m. Även en del skolgemensamma projekt ligger på FK. Kostnaderna för verk- samheten uppgår till totalt . Enligt FHS interna beslut skall verksamheten och organisationen ändras till att omfatta 61 tjänster. Ansvarsområdena kommer i fortsättningen att omfatta främst ledning av den myndighets- gemensamma administrativa verksamheten och stödja organisa- tionsenheterna, anställda och studerande med service. I övrigt kommer huvudansvar för IT-verksamheten, expeditions- och arkiv- tjänst, biblioteksverksamhet, webbtjänster, tryckeri, lokalvård, samordning av studieadministrationen och den internationella verksamheten (inklusive utlandsresor) m.m. En förändring är att det inrättas nya enheter för ekonomi och personaladministration med nyrekryterade chefer. Chefen för personalenheten kommer att ansvara för att samordna personal- tjänster inom FHS som helhet. Ansvarsområden inkluderar hante- ring av frågor kring jämställdhet, stöd lämnas vid rekrytering inom FHS, råd, information och utbildning avseende rekrytering, lön, kompetensutveckling, anställningsvillkor osv. Chefen för ekonomienheten skall ansvara för den interna och externa redovisningen, samt stödja LK vid beredning av budget- underlaget till Försvarsdepartementet. I övrigt ansvarar enheten för löner, inköp och upphandling, resor, fastighetsfrågor osv. () leds av en chef och har sammanlagt 87 personer anställda. Kostnaderna för verksamheten uppgick till totalt . KVI ansvarar för och leder forskning och utbildning inom ämnet krigsvetenskap. Vid KVI undervisas i områdena krigskonst, militärteori, lednings- vetenskap, militärstrategi, operationer, taktik samt militärhistoria med inriktning på krigshistoria. KVI ansvarar för och leder verksamheten i FM stabsprogram och FM chefsprogram, även taktiska kurser, chefskurser för reserv- officerare samt kurser inom FM fackprogram. KVI ansvarar också för stödet till de svenska officerare som genomför del av chefs- programmet vid utländsk skola eller studerar inom ämnet krigs- vetenskap. Ansvaret för utbildningen innefattar dialoger med kunderna, ekonomiskt ansvar och ansvar för utveckling och kompetens- försörjning. Omkring 58 anställda, nästan enbart officerare, arbetar som programansvariga, lärare, studierektor eller liknande med ut- bildningsanknuten verksamhet. KVI ansvarar för forskning och utbildning inom främst krigs- vetenskap, militärteori, ledningsvetenskap, och militärhistoria. Forskningen inom militärteori och militärhistoria bedrivs med den del av anslaget som KVI disponerar för vetenskaplig grund. Vid institutionen bedrivs även en omfattande uppdragsforskning, främst inom området ledningsvetenskap. Flertalet uppdrag avser ledning med stöd av informationsteknik och telekommunikationer. FoU verksamheten vid KVI har sysselsatt 25 perso- ner, främst forskare men även ingenjörer, officerare och admi- nistratörer. Inom KVI finns tre professorer, fyra disputerade forskare, två fil. lic. och åtta doktorander. Därtill kommer två doktorander som är knutna till FHS forskning genom avtal med universitet9. KVI ger också stöd till FM skolor, LK och övriga institutioner på FHS. Institutionen ansvarar också för FHS insatser när det gäller utveck- ling av ett nätverksbaserat försvar (NBF). Institutionen har totalt 30 personer anställda, varav två professorer, en adjungerad professor och ansvarar f.n. för två doktorander, samt fem personer som utgör en institutionsledning och kansli. Kost- naderna för verksamheten uppgår till sammanlagt 31 miljoner kro- nor. MTI leder forskning och utbildning inom ämnet militärteknik. Med militärteknik menas det tvärvetenskapliga kunskapsområde som behandlar tekniken och dess inverkan på officerens förmåga och sätt att utöva sin profession inom krigsvetenskapen. MTI svarar för undervisning i bland annat i matematik, model- lering, simulering, systemutveckling, systemledning, teknik för nät- verksbaserad strid, informationsoperationer, vapen och verkans- teknik, skyddsteknik, informations- och kommunikationsteknik, obemannade farkoster, sensorer, telekrig och informationsopera- 9 Årsrapport avseende FHS forskning inom det krigsvetenskapliga området. Merparten av personalen arbetar som lärare eller med andra uppgifter inom utbildningsområdet. MTI har flera forskningsprojekt inom området militärteknik – särskilt relationen mellan teknik, taktik och operationer. Forskning sker bl.a. i samverkan med KTH, och . Inom området obemannade farkoster pågår ett EU-projekt, USICO, med sex deltagarländer. MTI är för Militärteknik (MTC) i samarbete med KTH. Chefen för har det odelade ansvaret för verksamheten vid institutionen. Vid institutionen finns också en institutionsstyrelse. Institutionsstyrelsen ansvarar för utvecklingen av utbildning och forskning inom institutionens område samt för uppföljning av verksamheten. Styrelsen utgör beslutsorgan i frågor rörande orga- nisation, budget och frågor som prefekten hänskjuter till styrelsen. Styrelsen ger också riktlinjer för bl.a. rekrytering, prov, informa- tion m.m. Styrelsen består av prefekten, som är ordförande, samt företrädare för lärare (fem), övrig personal (en), studerande (två) samt två personer utanför FHS varav en representerar FM. och management (ILM) Institutionen leds av en chef som ansvarar för att utveckla institu- tionens verksamhet och personal. Vid ILM finns två lednings- grupper som inom respektive område samordnar verksamheten. Ett ämnesråd svarar för utvecklingen av de ämnen som ILM har ansvar för och samverkar med övrig ämnesutveckling på skolan. Det finns också utbildningskollegier som leder utbildningsarbetet på de tre orter där ILM är verksamt (, och ). Sammanlagt finns 68 personer anställda, varav tre professorer och en adjungerad professor, och verksamheten beräknas kosta . Utbildning och forskning bedrivs inom ämnesområdena ledar- skap, management, pedagogik och språk. Ämnet management inne- fattar logistik, personalledning ekonomi, fortifikation och miljö. Utbildning bedrivs främst inom de militära programmen men ut- bildning ges även till högre statstjänstemän, polis och räddnings- tjänst. Utbildningen avser såväl kurser inom stabs- chefs och fack- programmen samt vissa fristående kurser. Forskningen riktas främst mot ledarskap i svåra situationer. Vik- tiga forskningsområden är ledarskap under stress, urval och personbedömning, genus, militär pedagogik samt management. ILM leder den högskolepedagogiska utvecklingen inom skolan samt stödjer övriga institutioner och FM skolor inom ämnet ledar- skap och management. Vid managementavdelningen finns ett vetenskapligt råd som föreslår forskningsprojekt, kvalitetssäkrar forskningsrapporter och bedömer ansökningar om medel för forskningsprojekt. Det veten- skapliga rådet verkar även för lärarutbyte och forskarutbyte i mana- gement i enlighet med FHS samverkansavtal med andra universitet. Det vetenskapliga rådet består av fem utländska professorer samt en representant från FHS. och strategi (ISS) Institutionen leds av en chef och kansli med totalt sex personer anställda. Institutionens ämnesområden omfattar säkerhetspolitik med strategi, statsvetenskap med inriktning på krishantering och internationell samverkan, medie- och kommunikationsvetenskap med inriktning mot kriskommunikation, informationsoperationer samt folkrätt med inriktning humanrätt. Förutom FHS anställda är cirka 20 personer från andra arbets- givare (främst och universi- tet) knutna till verksamheten. De arbetar på FHS som lärare eller forskare. Antalet anställda uppgår totalt till 62 enligt årsredovis- ningen, men cirka 80 är verksamma vid institutionen, och verksam- heten kostade . Vid institutionen finns också CRISMART som är ett nationellt centrum för krishanteringsstudier i samarbete och samverkan med universiteten i , och . Vid institutionen finns även CIOS som är ett nationellt centrum för informations- operativa studier i samarbete och samverkan med Rikspolisstyrel- sen, , Styrelsen för psykologiskt försvar, FOI, , , samt utländska universitet som och National Defense Univer- sity11. I båda fallen sker också undervisning inom ramen för stabs- och chefsprogrammen samt andra kurser, t.ex. totalförsvarsutbild- ning. Utbildning ges till studerande inom de militära programmen och studerande i de totalförsvarsanpassade civila programmen. Forskning bedrivs inom institutionens ämnesområden. Arbetet bedrivs av en kärngrupp (ett dussintal forskare) vid FHS samt ett internationellt nätverk av ca 100 analytiker i över tio länder. Insti- tutionen har sju (på hel eller deltid) anställda professorer och har knutit till sig tre professorer från utländska universitet. Ca 12 med- arbetare har disputerat. Institutionen har också ansvaret för ca 18 doktorander. Vid institutionen finns också 17 officerare – varav fyra på nivån överste/kommendör, och ca fem personer arbetar med administrativa uppgifter. Till avdelningen hör också totalförsvars- utbildning (IHT) som redovisas särskilt nedan. Institutet hör administrativt till ISS men har en relativt fristående ställning rörande utbildningens upplägg och innehåll. IHT ansvarar för och leder högre totalförsvarsutbildning och högre utbildning i civil och militär krishantering för chefer, högre tjänstemän och handläggare inom främst offentlig förvaltning, samt motsvarande nivå vid andra organisationer, media och näringsliv. I frågor som rör den högre totalförsvarsutbildningen föredrar institutets chef dessa för rektor. Institutet har sammanlagt sex personer anställda och verksam- heten kostade . Utredningen konsta- terar att kostnaden per anställd för verksamheten är hög i jäm- förelse med de övriga institutionerna. Enligt uppgifter från FHS framgår det att under den större delen av 2002 var sammanlagt 11 personer anställda, därav den verksamhetens kostnader, men är sex personer anställda. IHT har inga egna ämnen, utan är en produktionsorienterad enhet för totalförsvarets utbildning och vissa internationella kurser. IHT sätter samman utbildningar med kompetens som hämtas från andra institutioner inom FHS samt externa kunskapscentra. IHT har också huvudansvaret för FHS internationella kurser. Där be- drivs ingen forskning eller ämnesutveckling och innehållet i utbild- ningen är tvärvetenskapligt eller kanske rättare sagt problemorien- terat. IHT bedriver högre utbildning för militära och civila chefer och tjänstemän genom totalförsvarsutbildning och internationella kurser. Verksamheten riktar sig till chefer, högre tjänstemän och