sou · GSB3130d2 · 2005-01-01 00:00:00 — fortlöpande träffa bolagets revisor för att informera sig om revisionens inriktning och omfattning samt diskutera samordningen mellan den externa och interna revisionen och synen på bolagets risker, fastställa riktlinjer för vilka andra tjänster än revision som bolaget får upphandla av bolagets revisor, utvärdera revisionsinsatsen och informera bolagets valberedning eller i före- kommande fall särskilda valberedning om resultatet av utvärderingen, samt biträda valberedningen vid framtagandet av förslag till revisor och arvodering av revisionsinsatsen. 3.8.4Styrelsen skall minst en gång , utan närvaro av verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen, träffa bolagets revisor. Oavsett om verkställande direktören är ledamot av styrelsen eller inte har denne en särskild roll i styrelsearbetet. Denna innefattar bland annat att rapportera till styrelsen om bolagets utveckling, vara föredragande och förslagsställare i frågor som beretts inom bolagsledningen samt förse styrelsen med information som underlag för dess arbete. 5Kvalitetssäkringen av bolagets finansiella rapportering sker normalt genom att utskottet behandlar alla kritiska redovisningsfrågor och de finansiella rapporter som bolaget lämnar. Det förutsätts att utskottet bl.a. behandlar frågor om intern kontroll, regelefterlevnad, väsentlig osäkerhet i redovisade värden, ej korrigerade felaktigheter, händelser efter balansdagen, ändringar i uppskattningar och bedömningar, eventuellt konstaterade oegentligheter samt andra förhållanden som påverkar de finansiella rapporternas kvalitet. 4.1.1Verkställande direktören skall se till att styrelsen får ett så sakligt, utförligt och relevant informationsunderlag som erfordras för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut samt att styrelsen hålls informerad om utvecklingen av bolagets verksamhet mellan styrelsens sammanträden. 4.1.2Styrelsen skall godkänna verkställande direktörens väsentliga uppdrag utanför bolaget. Styrelsen ansvarar för att bolaget har en formaliserad och för samtliga ledamöter transparent process för att fastställa principer för ersättning och andra anställningsvillkor för bolags- ledningen samt besluta om verkställande direktörens ersättning och övriga anställningsvillkor. 4.2.1Styrelsen skall inrätta ett ersättningsutskott med uppgift att bereda frågor om ersättning och andra anställningsvillkor för bolagsledningen. Styrelsens ordförande kan vara ordförande i utskottet. Övriga ledamöter i ersättningsutskottet skall vara oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. I bolag med mindre styrelser kan hela styrelsen fullgöra ersättningsutskottets uppgifter, förutsatt att styrelseledamot som ingår i bolagsledningen inte deltar i arbetet. 4.2.2Styrelsen skall på ordinarie bolagsstämma presentera förslag till principer för ersättning och andra anställningsvillkor för bolagsledningen för godkännande av stämman. Förslaget skall återfinnas på bolagets hemsida i anslutning till att kallelsen till stämman utfärdas. förhållandet mellan fast och rörlig ersättning samt sambandet mellan prestation och ersättning, huvudsakliga villkor för bonus- och incitamentsprogram, huvudsakliga villkor för icke-monetära förmåner, pension, uppsägning och avgångsvederlag, samt vilken krets av befattningshavare som omfattas. I förslaget skall anges om de föreslagna principerna avviker väsentligt från tidigare av stämman godkända principer samt hur frågor om ersättning till bolagsledningen bereds och beslutas av styrelsen. 4.2.3Bolagsstämman skall besluta om samtliga aktie- och aktiekursrelaterade incitaments- program till bolagsledningen. Beslutet skall omfatta det högsta antal instrument som skall kunna utfärdas, de huvudsakliga villkoren för tilldelning, de huvudsakliga villkoren för och principerna för värdering av instrumenten samt inom vilken tid instrumenten senast skall ha utfärdats eller överlåtits till bolagsledningen. 6Med bolagsledningen avses verkställande direktören samt övriga befattningshavare i bolagets högsta ledning som är direkt underställda verkställande direktören. 5 Information om bolagsstyrning 5.1.1Till bolagets årsredovisning skall fogas en särskild rapport om bolagsstyrningsfrågor. Av rapporten skall framgå om den är granskad av bolagets revisor.7 5.1.2Bolaget skall i bolagsstyrningsrapporten ange att Koden tillämpas av bolaget samt översiktligt beskriva hur bolaget tillämpat Koden under det senaste räkenskapsåret. Bolaget skall ange vilka regler i Koden det avvikit från. Skälen för varje avvikelse skall tydligt redovisas. 5.1.3I bolagsstyrningsrapporten skall upplysningar lämnas om det sätt på vilket styrelsen säkerställer kvaliteten i den finansiella rapporteringen samt kommunicerar med bolagets revisor enligt 3.8.1. 5.1.4I bolagsstyrningsrapporten skall, om denna information inte framgår av årsredo- visningen, även följande uppgifter lämnas: en redogörelse för hur beredningen av tillsättning av styrelse och revisor är organiserad, sammansättningen av bolagets valberedning och i förekommande fall särskilda valberedning samt om ledamot har representerat viss ägare varvid ägarens namn också skall anges. för var och en av styrelsens ledamöter de uppgifter som skall lämnas enligt punktlistan i 2.2.3, för revisor de uppgifter som skall lämnas enligt 2.3.3 första och andra meningen, arbetsfördelningen i styrelsen, hur styrelsearbetet bedrivits under det senaste räkenskapsåret, inkluderande antal styrelsesammanträden och respektive ledamots närvaro vid styrelsesammanträden, sammansättning, arbetsuppgifter och beslutanderätt för eventuella styrelse- utskott och respektive ledamots närvaro vid utskottens sammanträden, ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet, väsentliga uppdrag utanför bolaget, eget eller närstående fysisk eller juridisk persons innehav av aktier och andra finansiella instrument i bolaget, samt väsentliga aktieinnehav och delägarskap i företag som bolaget har betydande affärsförbindelser med, de av bolagsstämman senast antagna principerna för ersättning och övriga anställningsvillkor för bolagsledningen och, om de innebär en väsentlig 7Rapporten kan ingå i den tryckta årsredovisningen eller utgöra en särskild rapport men utgör inte en del av de formella årsredovisningshandlingarna. avvikelse från föregående års principer, vilka dessa avvikelser är, samt hur frågor om ersättning till bolagsledningen bereds av styrelsen, samt utestående aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram för styrelsen och bolagsledningen. 5.2Rapport om intern kontroll 5.2.1Till bolagets årsredovisning skall fogas styrelsens rapport om den interna kontrollen samt revisorns granskningsberättelse över denna rapport enligt 3.7.2.8 5.3.1Bolaget skall på sin hemsida ha en särskild avdelning för bolagsstyrningsfrågor, där aktuella uppgifter om de förhållanden som ingår i bolagsstyrningsrapporten skall återfinnas tillsammans med övrig information som krävs enligt Koden.9 8Även denna rapport kan ingå i den tryckta årsredovisningen eller utgöra en särskild rapport men utgör inte en del av de formella årsredovisningshandlingarna. 9Bolag som tillämpar Koden bör se till att information om bolagsstyrningen finns enkelt tillgänglig för aktieägare och andra intressenter genom att ha den samlad på en plats på bolagets hemsida. Det är viktigt att denna information hålls rimligt uppdaterad, vilket bl.a. innebär att en stor del av den information som erfordras enligt kraven på bolagsstyrningsrapporten enligt 5.1 bör finnas tillgänglig på hemsidan innan rapporten publiceras i årsredovisningen. Informationen på hemsidan bör åtminstone uppdateras efter bolagsstämma och i samband med att delårsrapporter offentliggörs.