sou · GSB3106 · 2005-01-01 00:00:00 — Genom lagstiftningen infördes begreppet databas som juridisk beteckning på vissa fastställda automatiserade uppgiftssamlingar som används gemensamt inom en verksamhet och för vilka särskilda regler skall gälla. En uppgift anses gemensamt tillgänglig och därmed utgörande en del av en databas om den registreras och lagras i ett datasystem på ett sådant sätt att tjänstemännen inom en eller flera myndigheter har möjlighet att vid behov och i olika sammanhang ta del av uppgiften direkt på automatiserad väg. I lagens 2 kap. finns i enlighet härmed särskilda bestämmelser för folkbokföringsdatabasen, vilka gäller för såväl folkbokföringsverk- samheten som aviseringsverksamheten. Bestämmelserna om ändamål och personuppgiftsansvar i 1 kap. 4–5 §§ samt de särskilda bestämmelserna i 2 kap. om folkbok- föringsdatabasen gäller även vid behandling av uppgifter om avlidna (1 kap. 1 § andra stycket). Uppgifter som får behandlas I folkbokföringsdatabasen får enligt 2 kap. 2 § lagen om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet upp- gifter behandlas om personer som är eller har varit folkbokförda här i landet eller som tilldelats samordningsnummer. Uppgifter om andra personer får behandlas om det behövs för handläggningen av ett ärende. För de ändamål som anges i 1 kap. 4 § får enligt 2 kap. 3 § första stycket lagen följande uppgifter behandlas i databasen: 1.person- eller samordningsnummer, 7.folkbokföringsfastighet, lägenhetsbeteckning, folkbokförings- ort och folkbokföring under särskild rubrik, 10.make, barn, föräldrar, vårdnadshavare och annan person som den registrerade har samband med inom folkbokföringen, 11.samband enligt 10 som är grundat på adoption, 12.inflyttning från utlandet, 13.avregistrering enligt 19–21 §§ folkbokföringslagen (1991:481), 14.anmälan enligt 7 kap. 1 och 10 §§ vallagen (1997:157), och Även uppgifter om yrkande, grunder och beslut i ett ärende samt andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende får behandlas i folkbokföringsdatabasen. I 2 kap. 5 § lagen om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet regleras behandlingen av känsliga personuppgifter i folkbokföringsdatabasen. Känsliga personupp- gifter som anges i 13 § personuppgiftslagen och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas i folkbokföringsdatabasen om uppgifterna har lämnats i en handling som kommit in ett ärende. En handling som upprättats i ett ärende får behandlas i databasen och får innehålla sådana uppgifter om de är nödvändiga för ärendets handläggning. har som personuppgiftsansvarig åtkomst till samtliga uppgifter som finns i folkbokföringsdatabasen. Andra myndigheter har direktåtkomst till sådana uppgifter i databasen som myndig- heten själv får registrera. I 2 kap. 8 § lagen om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet anges att en myndighet får ha direktåtkomst till uppgift om person- eller samordningsnummer, namn, adress, folkbokföringsfastighet, lägenhetsbeteckning och folkbokföringsort samt avregistrering från folkbokföringen. En myndighet får även ha direktåtkomst till andra uppgifter i databasen om myndigheten enligt lag eller förord- ning får behandla dem. En enskild får enligt 2 kap. 9 § nämnda lag ha direktåtkomst till uppgifter i folkbokföringsdatabasen endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. Enligt 16 § förordningen (2001:589) om behandling av personuppgifter i folkbokförings- verksamhet får ha direktåtkomst till uppgift om person- eller samordningsnummer, namn, adress, folkbokförings- fastighet, lägenhetsbeteckning och folkbokföringsort samt avregi- strering från folkbokföringen. Även om det inte förekommer får en enskild enligt 17 § samma förordning ha direktåtkomst till person- och ärendeuppgifter om sig själv. I fråga om barn under får vårdnadshavare ha direktåtkomst till samma uppgifter som . Direktåtkomst innebär inte att eventuell sekretess bryts för uppgifterna. Det ankommer i stället på att bedöma om uppgifterna kan lämnas ut genom direktåtkomst. Uppgifter i databasen får enligt 2 kap. 6 § lagen om behandling av personuppgifter i folkbokföringsverksamhet lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. Härvid är enligt ovan nämnda förordning 13 och 15 §§, för och enskilda, motsvarande uppgifter tillgängliga som vid direkt- åtkomst. Enligt 14 § samma förordning får även uppgifter om en nordisk medborgare som är folkbokförd i lämnas till central registreringsmyndighet för folkbokföring i det nordiska land personen är medborgare i på medium för automatiserad behandling. Med hänsyn till integritetsskäl finns vissa begränsningar när det gäller vilka sökbegrepp som får användas vid sökning i folkbok- föringsdatabasen. Vid sökning i databasen får enligt 2 kap. 10 § lagen uppgifter om födelseort, samband inom folkbokföring som grundas på adoption och inflyttning från utlandet inte användas som sökbegrepp. Uppgifter om medborgarskap får användas som sökbegrepp endast i fråga om medborgarskap i de nordiska länder- na. Även frågan om medborgarskap inom eller utom Europeiska unionen (unionsmedborgarskap eller icke unionsmedborgarskap) får användas som sökbegrepp. Enligt 2 kap. 12 § lagen om behandling av personuppgifter i Skatte- verkets folkbokföringsverksamhet får ta ut avgifter för att lämna ut uppgifter ur databasen enligt de närmare före- skrifter som meddelas av regeringen. Rätten att ta ut avgifter får dock inte innebära inskränkning i rätten att ta del av och mot fastställd avgift få kopia eller utskrift av en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen. I lagens 3 kap. tillskrivs enskilda vissa rättigheter. Här anges att bestämmelserna om information till den registrerade i 23 och 25– 27 §§ personuppgiftslagen, med visst undantag, gäller vid tillämp- ning av lagen. Även bestämmelserna i personuppgiftslagen om rättelse och skadestånd gäller vid behandling av personuppgifter enligt lagen eller anslutande författningar. Slutligen får Skatte- verkets beslut om rättelse och om information som skall lämnas enligt 26 § personuppgiftslagen överklagas hos allmän förvaltnings- domstol. Andra beslut enligt lagen får inte överklagas. Den tidiga folkbokföringen fram finns, som framgår av avsnitt 3.5.1, bevarad på upp till fyra olika format, nämligen papper, mikrofilm och två digitala format. Folkbokföringsdatabasen är inte på samma sätt säkrad för framtiden. Systemsäkerheten hos Skatte- verket är visserligen utomordentligt hög, med olika säkerhets- kopior m.m., men det saknas ett komprimerat analogt bevarande på t.ex. mikrofilm, på motsvarande sätt som för den tidiga folkbok- föringen. 3.5Kyrkobokföringen och kyrkoarkiven efter folkbokföringsreformen4 överfördes alltså den svenska folkbokföringen från kyrklig till civil myndighet. Kyrkobokföringshandlingarna t.o.m. har sedan levererats till landsarkiven från församlingar. beslutade regeringen om tillsättande av en kom- mitté för att utarbeta förslag till organisation för den nya folk- bokföringen, för folkbokföring (OFF). Inom arkivmyndigheterna gjordes två utredningar som lämnades till kommittén. Den ena innehöll dels en beräkning av folkbok- föringsmaterialets omfattning, dels en kostnadsberäkning för över- förande, vård och tillhandahållande av dessa handlingar hos arkiv- 4 Se bl.a. artikel av , och kyrkobokföringshandlingarna, Arkiv Samhälle & Forskning 1996:3. Den andra behandlade kostnader för och organi- serandet av mikrofilmning av materialet. förordade att kyrkobokföringsarkiven successivt skulle föras över till de statliga arkivmyndigheterna. OFF föreslog en organisation anpassad efter skatteförvaltningens nya organisation, med en skattemyndighet med flera skattekontor i varje län. Folkbokföringen föreslogs ingå som en del av verksam- heten på dessa kontor. När det gällde datoriseringen av folkbok- föringen föreslog OFF att varje kontor skulle ha sitt eget register och att det centralt hos RSV skulle finnas ett centralt referens- och aviseringsregister. Varje skattekontor skulle ha terminalåtkomst endast till det egna registret, och sökmöjligheterna skulle begrän- sas. Skattekontoren skulle ha tillgång till grundläggande uppgifter i det centrala registret. Den särskilda organisationskommittén OFF skulle även lämna förslag om den framtida förvaringen av folkbokföringens arkiv. I direktiven betonades vikten av att de framtida arkiven upprättades och vårdades på ett sätt som garanterade kontinuitet och tillgäng- lighet. I promemorian Framtida förvaring av kyrkoarkiv föreslog OFF att de kyrkobokföringshandlingar, som efter folkbokförings- reformens genomförande fanns kvar på pastorsexpeditionerna, skulle överlämnas till landsarkiven. borde enligt kommit- tén en omfattande mikrofilmning genomföras. Kommittén fram- höll att för kyrkobokföringsarkiven, liksom för andra arkiv, måste vissa villkor uppfyllas vad gällde den framtida förvaringen, näm- ligen säkra lokaler, tillgänglighet, vård och sekretesskydd. Särskilt betonades kravet på tillgänglighet. Kommittén stannade alltså för en framtida förvaring hos de statliga arkivmyndigheterna som har regelverk, organisation och kompetens som är anpassad för ren arkivhantering. Ett starkt vägande skäl var också att tillgängligheten därigenom skulle öka. Regeringen beslutade att folkbokföringshand- lingarna skulle överföras från pastorsämbetena till landsarkiven. bestämdes att kyrkobokföringshandlingarna skulle mikrofilmas för att öka tillgängligheten till materialet och för att minska slitaget på originalhandlingarna. föreslog i betänkandet (SOU 1991:31) Statens arkivdepåer att mikrofilmningen skulle skötas av Riks- arkivet inom ett speciellt projekt under ledning av SVAR-byrå. Det pekades i sammanhanget på den produktions- enhet inom SVAR som skulle öppnas i i kommun. Utredningen konstaterade att det var hand- lingar som skulle föras över till arkivmyndigheterna. Handlingarna fanns utplacerade på 1 450 pastorsexpeditioner runt om i landet, och gällde som regel tiden –1991. Mikrofilmning av folk- bokföringsmaterialet ansågs vara av största vikt och föreslogs att tillsammans med landsarkiven ansvara för genom- förandet. 3.5.1Mikrofilmning och skanning av kyrkobokförings- handlingar som levererats till landsarkiven beslutade regeringen att uppdra åt Riks- skatteverket att i samråd med planera och låta ombe- sörja mikrofilmning och överföring av kyrkans folkbokförings- material till landsarkiven. Filmningen skulle påbörjas /92 och pågå av högst . Omfatt- ningen av materialet beräknades till 20 miljoner exponeringar avseende bundna volymer och 110 miljoner avseende obundet material. tillsatte en särskild arbetsgrupp för planering av projektet. Filmningen föreslogs börja med landsarkivdistrikt och fortsätta med och distrikt. I princip innebar detta att filmningen skulle gå från landets norra del och nedåt. i fick skaffa nya lokaler samt en helt ny enhet inom landsarkivet, en folkbokföringsfunktion, och genom inventering hos pastorsexpedi- tionerna förbereda för filmning och leverans av kyrkobokförings- material. I utanför inrättades en mikrofilmningsenhet inom SVAR. är f.d. SVAR en egen enhet direkt underställd Riksarkivarien med det nya namnet Media Konverterings Centrum (MKC). Verksamheten är nu helt inriktad på produktion av digitala bilder från originalhandlingar och mikrofilm för externa och interna beställare. MKC skannar inbundna böcker och lösa blad från frimärks- storlek till A0-format i svart/vitt, gråskala och färg. Även mikrofilm kan skannas, och MKC kan skriva ut en arkivbeständig mikrofilm från digitala filer. kapaciteten är ca 90 000 digitala bilder vilket innebär en årsproduktion av ca 15 miljoner bilder. Verksamheten sysselsätter ca 70 personer. Kyrkobokföringsuppdraget har pågått och beräknas vara avslutat . produceras enbart digitala bilder av kyrkobokföringsmaterialet. påbörjades hämtning och skanning av kyrkobokföringshandlingar från och . beräknas arbetet med hämtning och skanning av kyrkobokföringsmaterial från , , , och avslutas. Eftersom valt att under projektets gång övergå från att enbart mikrofilma kyrkobokföringsmaterialet till att skanna in det kommer folkbokföringsuppgifterna att finnas bevarade i olika format beroende på hos vilket landsarkiv det ursprungliga pappersbaserade materialet finns förvarat. De landsarkiv som först överlämnande sina kyrkobokföringshandlingar för konvertering har endast fått sitt material överfört till mikrofilm och således finns inget av detta material lagrat elektroniskt. Detta gäller t.ex. för i . De kyrkobokföringshandlingar som överlämnats från landsarkiv efter att skanningen påbörjades kommer, utöver pappersformat, att finnas i digitaliserat format. finns det landsarkiv som överlämnat kyrkobokförings- material i övergången mellan de två systemen för konvertering. i , vars kyrkobokförings- material är överfört antingen till mikrofilm eller till digitalt format. Det är enligt företrädare för arkivmyndigheterna samt släkt- och hembygdsforskare olyckligt att samma material – den svenska folkbokföringen – genom teknikskiftet kommer att tillgängliggöras på två olika sätt, dels via mikrofilm, dels via skannade bilder. Hos i accentueras problematiken genom att båda systemen måste användas vid samma arkivmyndighet för ett och samma källmaterial. En migrering till digitala bilder av den mikrofilm för norra och som redan framställts, torde enligt dessa grupper vara nödvändig om en rimlig och rättvis tillgång till materialet skall kunna garanteras. Jämför utredningens förslag om direktåtkomst för enskilda, avsnitt 7.6.3. överförs alltså kyrkobokföringsmaterialet enbart till digitala bilder. skapas emellertid också en säkerhets- kopia på mikrofilm. Detta innebär att efter att konvertering har skett av MKC finns arkivmyndigheternas kyrkobokföringsmaterial i fyra format, papper, mikrofilm, en digital råkopia samt en enklare digital bild, s.k. deja vu-bild, som är lämplig för distribution via Internet. hade totalt 55 666 901 bilder producerats på mikrofilm, vilket motsvarar av hela uppdraget. De digitala filerna och mikrofilmen förvaras av och originalhandlingar i pappersformat av respektive landsarkiv. De digitala filerna är enligt ett särskilt behörighetssystem åtkomliga endast för SVAR och respektive landsarkiv motsvarande de originalhandlingar landsarkivet förvarar. De digitala filerna som skapas genom skanningen är enbart elek- troniskt lagrade bilder som är exakta kopior av det pappersbaserade folkbokföringsmaterialet, vilket i stor utsträckning består av hand- skrivna anteckningar. Genom digitaliseringen skapas inga särskilda sökmöjligheter, utan skanningen innebär endast att kyrkoböckerna lagras elektroniskt och härigenom kan avläsas via dator. Det är därför t.ex. inte möjligt att med hjälp av ett eller flera sökord genom automatiserad behandling söka efter viss person eller sammanställa vissa kategorier av uppgifter om en eller flera personer ur det digitaliserade materialet. Det folkbokföringsmaterial som är äldre än får SVAR, enligt beslut från , lägga ut publikt i den s.k. Digitala forskarsalen tillgängligt för de särskilda abonnenterna. Materialet skall enligt samma beslut kunna beskådas vid och landsarkiven. Folkbokföringen i organiserades som tidigare nämnts på ett annat sätt än i riket i övrigt. inrättades en civil folkbokföring i som sköttes av särskilda rotemän. Detta innebär bl.a. att församlings- böcker saknas. Det s.k. rotemansarkivet, som förvaras i stadsarkiv, innehåller uppgifter om flera miljoner människor, varav ett okänt antal är i livet. pågår inom stadsarkivet ett arbete med att digitalisera detta arkiv. Verksamheten har bedrivits med tillstånd av Datainspektionen. Syftet med registreringen är dels att underlätta tillgången till informationen, dels att skona original- materialet från förslitning. Registreringen av rotemansarkivet har en något annan karaktär än skanningen av kyrkans folkbokföringshandlingar. Uppgifterna i rotemansarkivet läggs in i en databas som ger helt andra sök- möjligheter, vilket bl.a. inneburit stora fördelar för olika typer av forskning. Databasen finns tillgänglig på stadsarkivets forskar- expedition. Delar av den har även publicerats på cd-rom- och dvd- skivor. 4Övergripande rättslig reglering av behandling av personuppgifter regleras den grundläggande ramen för behandling av personuppgifter i personuppgiftslagen (1998:204), som därigenom ersatte datalagen (1973:289). Person- uppgiftslagen har sin utgångspunkt i och rådets direktiv /46/EG av om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet). Detta kapitel innehåller en kortfattad genomgång av vissa internationella överenskommelser jämte dataskyddsdirektivet samt en redogörelse för personuppgiftslagens bestämmelser. Härutöver behandlas artikel 8 i den europeiska konventionen om skydd för de mänskliga rättigheterna och de grund- läggande friheterna () jämte artikel 8 i Euro- peiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna. Båda artiklarna behandlar skyddet av personuppgifter. Internationella riktlinjer har meddelats för automatisk databehand- ling av personuppgifter. Bestämmelser av betydelse finns i bl.a. konvention om skydd för enskilda vid automatisk databehandling av personuppgifter (dataskyddskonven- tionen). Konventionens innehåll kan ses som en precisering av skyddet vid användning av automatisk databehandling enligt artikel 8 i den europeiska konventionen angående skydd för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande frihet- erna (). Dataskyddskonventionens syfte är att säkerställa den enskildes rätt till personlig integritet och att förbättra förutsättningarna för ett fritt informationsflöde över gränserna. Konventionen trädde i kraft . Övergripande rättslig reglering av behandling av personuppgifter Samtliga medlemsstater i EU har ratificerat konventionen, som alltså är bindande för och övriga medlemsstater. Dataskyddskonventionen innehåller principer för dataskydd som de konventionsanslutna staterna måste uppfylla i sin nationella lagstiftning. Personuppgifter som är föremål för automatisk data- behandling skall hämtas in och behandlas på ett korrekt sätt för särskilt angivna ändamål. Uppgifterna måste vara relevanta för och förenliga med ändamålen. Vidare måste uppgifterna vara riktiga och aktuella och uppgifterna får inte bevaras längre än vad som är nöd- vändigt för ändamålen. Vissa personuppgifter får behandlas endast om den nationella lagen ger ett ändamålsenligt skydd. Till sådana personuppgifter hör uppgifter om enskildas ras, politiska tillhörig- het, religiösa tro eller övertygelse i övrigt, hälsa eller sexualliv eller uppgifter som hänför sig till misstanke om brott och dom för brott. För att skydda personuppgifter mot avsiktlig eller otillåten förstörelse m.m. föreskriver konventionen att lämpliga skydds- åtgärder skall vidtas. Vidare skall den registrerade ha möjligheter till insyn i register och till att få uppgifter rättade. I vissa fall får undantag göras från bestämmelserna om uppgifternas beskaffenhet och rätten till insyn. Sådana inskränkningar i den enskildes skydd förutsätter stöd i den nationella lagstiftningen och att inskränk- ningen är nödvändig i ett demokratiskt samhälle för vissa ändamål, t.ex. statens penningintressen och brottsbekämpning samt för att skydda enskildas fri- och rättigheter. Dataskyddskonventionens roll som riktmärke för automatiserad behandling av personupp- gifter övertas i princip av dataskyddsdirektivet i och med att detta införlivas i EU-ländernas nationella lagstiftningar. Direktivet behandlas närmare i avsnitt 4.3. har antagit ett tilläggsprotokoll till dataskyddskonventionen. Tilläggsprotokollet har öppnats för undertecknande. Det innehåller bestämmelser om dataskyddsmyndigheter och överföring av personuppgifter mellan länder. Den beslutade att underteckna och ratificera tilläggsprotokollet, vilket skedde . Övergripande rättslig reglering av behandling av personuppgifter Internationella riktlinjer för integritetsskydd och persondataflöde har även utarbetats inom bete och utveckling (). Ett antal internationella organisa- tioner och företag har antagit egna regler om dataskydd som bygger på riktlinjer. Riktlinjerna motsvarar i princip de bestämmelser som återfinns i dataskyddskonventionen och redo- visas inte närmare här. För ytterligare information om och riktlinjer på området se SOU 1993:10 s. 62 ff. Det bör tilläggas att antogs minister- deklaration Protection of Privacy on , som innebär att man slår fast intentionen att i ett internationellt perspektiv harmonisera de regler som bör gälla för hantering av personuppgifter i globala nätverk, för att skydda den personliga integriteten. antogs och rådets direktiv /46/EG om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter (dataskyddsdirektivet). Direktivets principer om skydd för enskilda personers fri- och rättigheter är en precisering och förstärkning av dataskyddskonventionen . Syftet med direktivet är att garantera dels en hög skyddsnivå när det gäller enskilda personers fri- och rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter, dels en likvärdig skyddsnivå i alla medlems- stater, så att staterna inte skall kunna hindra det fria flödet mellan dem av personuppgifter under hänvisning till enskilda personers fri- och rättigheter. Dataskyddsdirektivet är direkt bindande för medlemsstaterna i fråga om det resultat som skall uppnås. Direktivet måste införlivas i den nationella lagstiftningen. Medlemsstaterna bestämmer själva på vilket sätt direktivet skall införlivas, men är därvid starkt bundna av direktivets innehåll. Medlemsstaterna får inte föreskriva vare sig ett bättre eller sämre skydd för den personliga integriteten vid behand- ling av personuppgifter eller för det fria flödet av sådana uppgifter än vad som gäller enligt dataskyddsdirektivet. Övergripande rättslig reglering av behandling av personuppgifter Dataskyddsdirektivet handlar om fysiska personers skydd. Skyddet för juridiska personer berörs inte. Dataskyddsdirektivet omfattar inte bara helt eller delvis auto- matiserad behandling utan också behandling av person- uppgifter, dock endast behandling av uppgifter som ingår eller kommer att ingå i ett register. Utanför tillämpningsområdet faller t.ex. ostrukturerade akter. Kriterierna för när uppgifterna är så strukturerade att fråga är om ett manuellt register bestäms inte i direktivet, utan kan utformas av varje enskild medlemsstat. Data- skyddsdirektivet omfattar inte behandling av personuppgifter för privat bruk, oavsett om behandlingen är automatiserad eller . Direktivet gäller inte heller för sådan behandling av person- uppgifter som utgör ett led i en verksamhet som faller utanför gemenskapsrätten, och inte under några omständigheter behand- lingar som rör allmän säkerhet, försvar, statens säkerhet och statens verksamhet på straffrättens område (artikel 3.2). 4.3.2Bestämmelser om när personuppgifter får behandlas Enligt dataskyddsdirektivet måste all behandling av personupp- gifter vara laglig och korrekt. Uppgifterna måste vara riktiga och aktuella samt adekvata, relevanta och nödvändiga med hänsyn till de ändamål för vilka de behandlas. Ändamålen skall vara uttryck- ligen angivna vid tiden för insamling av uppgifterna. De ändamål för vilka uppgifterna senare behandlas får inte vara oförenliga med de ursprungliga ändamålen. Personuppgifter får enligt direktivet behandlas bara i vissa fall. Personuppgifter får behandlas efter att den registrerade otvetydigt har lämnat sitt samtycke eller i samband med fullgörande av avtal där den registrerade är part. Behandling får också ske om det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse, som åvilar den registeransvarige, eller för att skydda vitala intressen för den regi- strerade.