sou · GSB323 · 2005-01-01 00:00:00 — myndigheten som ansvarar för att utforma den interna styrningen och kontrollen skall också vara internrevisionens uppdragsgivare. Ansvarsförhållandena i fråga om särskilda beslutsorgan inom myndigheterna klarläggs Det förekommer att myndigheter inom sig har ett särskilt besluts- och/eller rådgivningsorgan vid sidan av styrelse och/eller myndighetschef. är det inte reglerat i verksförordningen i vad mån myndighetens ledning har ansvar för den verksamhet som sköts av ett särskilt besluts- eller rådgivningsorgan inom myndigheten. För att ansvarsförhållandena inom myndigheterna skall bli så klara som möjligt föreslår utredningen att även ansvarsförhållandena i dessa fall skall regleras i myndighetsförordningen. Om myndigheten själv inrättar ett eller flera besluts- eller rådgivningsorgan inom myndigheten med självständig beslutanderätt skall det regleras i myndighetens arbetsordning. I de fall regeringen bestämt att det vid myndigheten skall finnas ett eller flera särskilda besluts- eller rådgivningsorgan – nämnder, råd eller delegationer – skall det regleras i myndighetens instruktion. Där skall också anges vilka uppgifter organet skall ha och i vilka frågor det skall fatta beslut. Vidare skall det anges hur många ledamöter organet skall ha, hur dessa skall utses och vem som skall vara ordförande eller hur denne skall utses. Besluts- eller rådgivningsorganet skall ha ett självständigt ansvar för de beslut som fattas inom organet. Organet skall i övrigt vara ansvarigt för verksamheten inför myndighetens ledning. Den/de som ansvarar för myndighetens verksamhet inför regeringen skall vara ansvarig för att det särskilda organet tilldelas medel och resurser i övrigt för sin verksamhet samt för att verksamheten bedrivs på sätt som anges i 6 § förslaget till myndighetsförordning. Om en myndighet skall vara knuten till en värdmyndighet skall det framgå av myndigheternas instruktioner Om en mindre myndighet knyts till en värdmyndighet skall det framgå av myndigheternas instruktioner. skall då ansvara för kanslifunktion, lokaler och personal för den andra Vilka uppgifter därutöver som skall ankomma på värdmyndigheten och förutsättningarna i övrigt för samverkan skall regleras närmare i en överenskommelse mellan berörda myndigheter. Även andra myndigheter kan få stöd av en värdmyndighet med olika göromål. I sådana fall skall det upprättas en överenskommelse mellan myndigheterna som reglerar vilka tjänster som den ena myndigheten åtagit sig att utföra för den andra myndighetens räkning, de ekonomiska villkoren m.m. Ansvarsfördelning mellan central, regional och lokal myndighet regleras i myndigheternas instruktioner De förvaltningsområden som är organiserade med en central myndighet samt regionala och lokala myndigheter är för- hållandevis få. Utvecklingen tyder också på att en sådan organisationsmodell kommer att bli allt mindre vanlig. Utredningen föreslår att fördelningen av uppgifter och ansvar mellan en central förvaltningsmyndighet och underlydande regionala och lokala myndigheter inte till någon del skall ske genom bestämmelser i myndighetsförordningen. Denna reglering bör, liksom , ske genom bestämmelser i instruktionen för myndigheterna och genom sådana utfyllande bestämmelser som den centrala myndigheten kan besluta om. Myndigheternas skyldighet att upprätta årsredovisning och delårsrapport finns i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Vad en myndighet skall återrapportera styrs främst av regleringsbrevet. Beträffande såväl stora som små myndigheter är det viktigt att det förs en löpande dialog mellan ansvarigt departement och myndigheten om kraven på återrapportering och att kraven, med utgångspunkt i vad som kommer fram i dialogen, anpassas efter myndighetens verksamhet och begränsas till uppgifter som verkligen behövs för att bedöma effektivitet, måluppfyllelse och utveckling av verksamheten. Vidare är det väsentligt att kraven på återrapportering kommer till tydligt uttryck i regleringsbrev och övriga dokument som styr återrapporteringen. Ingen utvidgning av myndigheternas skyldighet att redovisa åtgärder med anledning av revisionsberättelser Kravet på myndigheter att inom efter det att revisionsberättelsen överlämnats redovisa de åtgärder myndigheten har vidtagit eller avser att vidta med anledning av en invändning i revisionsberättelsen bör inte utökas till att omfatta även upplysningar och inskränkningar i revisionsberättelsen. Myndigheterna skall vara behöriga att föra statens talan inom sina verksamhetsområden Utredningen föreslår att samtliga förvaltningsmyndigheter under regeringen ges behörighet att inom sitt verksamhetsområde själva föra statens talan vid domstol (processbehörighet), med undantag dock för sådana skadeståndsanspråk som regleras särskilt i förordningen (1995:1301) om handläggning av skadeståndsanspråk mot staten och sådana arbetstvister som omfattas av förordningen (1976:1021) om statliga kollektivavtal, m.m. För det fall en myndighet känner osäkerhet hur den skall agera i en uppkommande tvist skall det finnas möjlighet att vända sig till en annan myndighet med särskild juridisk kompetens för att i första hand få råd men vid behov även biträde eller annat konkret stöd. Myndigheterna skall ha tillgång till kvalificerad juridisk rådgivning och även mer omfattande juridiskt stöd av Kammarkollegiet. En möjlighet som bör övervägas är att den verksamhets- försäkring som Kammarkollegiet tillhandahåller inom ramen för det interna statliga riskfinansieringsstödet kompletteras med ett rättsskyddsmoment. Kammarkollegiet bör ges i uppdrag att utreda förutsättningarna för ett rättsskyddsmoment i verksamhets- försäkringen. Myndigheterna skall bistå regeringen i EU-arbetet och i annat internationellt samarbete Den svenska förvaltningsmodellen, med ett relativt litet regeringskansli och fristående myndigheter, kräver, för att det svenska EU-arbetet skall fungera, att förvaltningsmyndigheterna engageras i beredningen av och arbetet med EU-frågorna. Vad som anges i verksförordningen om formerna för samverkan mellan regeringen och myndigheterna i EU-relaterade ärenden tillgodoser väl de krav som EU-medlemskapet ställer. Bl.a. för att understryka myndigheternas skyldighet att fortlöpande hålla regeringen informerad om förhållanden av betydelse för samarbetet föreslår utredningen vissa redaktionella ändringar i myndighetsförordningen. Den svenska statsförvaltningen påverkas också av deltagande inom andra internationella organisationer och verksamheter. På samma sätt som gäller för medverkan i arbetet inom EU bör myndigheterna även i dessa sammanhang ställa den personal till förfogande som regeringen begär. Utredningen föreslår därför att bestämmelsen om myndigheternas medverkan i EU-arbetet i myndighetsförordningen skall utvidgas till att gälla även annat internationellt samarbete. Beslut om föreskrifter och om allmänna råd skall föregås av konsekvensanalys Eftersom konsekvensanalyser är av grundläggande betydelse i regelarbetet skall myndigheterna även fortsättningsvis vara skyldiga att göra sådana analyser. Analysen skall göras i den omfattning som är påkallad i det enskilda fallet. Myndigheterna skall, om det i ett särskilt fall är uppenbart obehövligt, kunna avstå från att göra en konsekvensanalys. Myndigheternas arbete med att följa upp sina regler och de konsekvensanalyser som gjorts i samband med regelgivning bör förbättras. Myndigheterna skall regelbundet följa upp och ompröva sina föreskrifter och allmänna råd. En särskild funktion skall svara för metodstöd och kompetensutveckling, stödja myndigheterna i deras arbete med konsekvensanalyser samt även fortlöpande följa upp detta arbete. Funktionen skall placeras hos någon av regeringens stabsmyndigheter, lämpligen hos samt, i de delar som berör småföretagarfrågor, hos Verket för näringslivsutveckling (). Myndigheterna skall , i samband med ingivande av årsredovisningen, rapportera till regeringen om sitt arbete med konsekvensanalyser. Myndigheternas skyldigheter att göra konsekvensanalyser regleras i både verksförordningen och SimpLexförordningen. Bestämmelserna skall sammanföras i en från verksförordningen fristående förordning, se förslag till förordning om konsekvens- analys vid regelgivning. Samrådsförordningens bestämmelser bör ses över innan ställning tas till en eventuell sammanläggning med förordningen om konsekvensanalys vid regelgivning. Möjligheten att överklaga beslut om anställning och beslut om föreskrifter avskaffas i princip Det har funnits en strävan att befria regeringen från prövning av sådana överklaganden i förvaltningsärenden som inte kräver ett ställningstagande av regeringen som politiskt organ. kan dock myndigheternas beslut i anställningsärenden och normgivningsärenden överklagas till regeringen. Utredningen föreslår att möjligheten att överklaga anställnings- ärenden till regeringen i princip avskaffas. Med hänsyn till föreliggande formkrav och de särskilda kriterier som skall beaktas vid bedömningen av anställningsärenden inom universitets- och högskoleområdet skall möjligheten att överklaga dessa ärenden behållas. För det fall man ändå vill ha kvar den generella möjligheten att överklaga anställningsärenden bör överklagandet ske till en domstolsliknande nämnd. Utredningen föreslår att normbeslut får överklagas bara när det är särskilt föreskrivet. Härigenom föreskrivs följande. Förordningens tillämpningsområde och innehåll 1 § Denna förordning gäller för förvaltningsmyndigheter under regeringen. 2 § Förordningen innehåller bestämmelser om 1.olika former för att leda en myndighet och ledningens uppgifter (4–36 §§), 2.myndighetens närmare organisation och ärendenas handläggning (37–41 §§), 3.medverkan i EU-arbetet och annat internationellt samarbete (42 §), 4.myndighetens arbetsgivarpolitik (43 §), 5.anställningar och uppdrag (44–46 §§), 6.personalansvarsnämnd (47 och 48 §§), 7.särskilda rådgivnings- och beslutsorgan inom en myndighet (49 §), 8.åtgärder med anledning av revisions- berättelse (50 §), 9.ärendeförteckning (51 §), 10.myndighetens rätt att företräda staten vid domstol (52 §), 11.överklagande (53 §). 3 § Om myndighetens instruktion eller någon annan förordning innehåller en bestämmelse som avviker från denna förordning, gäller den bestämmelsen. Olika former för att leda en myndighet och ledningens uppgifter 4 § En myndighet kan ledas av 1.en myndighetschef enligt 5–9 §§, 2.en myndighetschef tillsammans med en styrelse enligt 10–19 §§, 3.en styrelse enligt 20–29 §§, eller 4.en nämnd enligt 30–36 §§. I myndighetens instruktion eller i någon annan förordning anges vilken ledningsform myndigheten skall ha. Myndighet som leds av en myndighetschef 5 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ledas av en myndighetschef, ansvarar myndighetschefen för myndighetens verksamhet inför regeringen. 6 § Myndighetschefen skall se till att myndighetens verksamhet bedrivs så att de mål uppnås som fastställts av regeringen, att verksamheten bedrivs författningsenligt och effektivt och att den redovisas på ett tillförlitligt sätt. 7 § Det ingår i myndighetschefens uppgifter att 1.fastställa en verksamhetsplan för myndigheten, 2.leda den löpande verksamheten, 3.fortlöpande följa upp och bedöma myndighetens verksamhet och konsekvenserna av de föreskrifter och särskilda beslut som styr verksamheten, 4.säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, 5.hushålla väl med statens medel, 6.se till att kontakter med myndigheten underlättas genom information, god service och tillgänglighet samt genom en god ordning och struktur i myndighetens databaser, 7.se till att myndigheten i sin verksamhet använder ett klart och begripligt språk, 8.se till att myndigheten utnyttjar de möjligheter som informationstekniken kan ge i verksamheten, 9.verka för att myndigheten genom samarbete med andra myndigheter tar till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet, 10.svara för myndighetens arbetsgivarpolitik enligt 43 § och företräda myndigheten som arbetsgivare, 11.fastställa riktlinjer för myndighetens representation. 8 § Om regeringen har föreskrivit att det skall finnas ett råd vid myndigheten, skall rådet utöva insyn i verksamheten och ge myndighetschefen råd. Rådet består av det antal ledamöter som regeringen föreskriver. Myndighetschefen skall hålla rådet informerat om verksamheten. 9 § Myndighetschefen skall avgöra ärenden som är av principiell karaktär eller annars av större betydelse eller som avser föreskrifter, om ärendena inte skall avgöras av personalansvarsnämnden enligt 47 § eller något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. Andra ärenden skall avgöras av myndighetschefen eller av den hos myndigheten som myndighetschefen bestämmer. Myndighet som leds av en myndighetschef tillsammans med en styrelse 10 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ledas av en myndighetschef tillsammans med en styrelse, ansvarar myndighetschefen för myndighetens verksamhet inför regeringen. För frågor som styrelsen skall besluta om enligt 14 § ansvarar styrelsen inför regeringen. 11 § Myndighetschefen har det ansvar och de uppgifter som anges i 6 och 7 §§. 12 § Styrelsen består av myndighetschefen och det antal andra ledamöter som regeringen föreskriver. Myndighetschefen skall vara ordförande i styrelsen. 13 § Styrelsen skall utöva insyn i myndighetens verksamhet, ge myndighetschefen råd och föreslå myndighetschefen de åtgärder som styrelsen finner motiverade. Myndighetschefen skall hålla styrelsen informerad om verksamheten. 14 § Styrelsen skall besluta om 1.myndighetens årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag, 2.den redovisning som myndigheten skall lämna till regeringen enligt 50 §, 3.andra föreskrifter än sådana som endast gäller myndighetens inre förhållanden eller förhållandet mellan statliga myndigheter inbördes. 15 § Styrelsen skall fastställa en plan för sitt arbete. 16 § Styrelsen är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. 17 § Om ett styrelseärende är så brådskande att styrelsen inte hinner sammanträda för att behandla det, får ärendet avgöras genom meddelanden mellan ordföranden och de andra ledamöterna. Om inte heller detta förfarande hinns med eller är lämpligt, får ordföranden ensam avgöra ärendet. Ett sådant beslut skall anmälas vid nästa sammanträde för styrelsen. 18 § Myndighetschefen skall avgöra ärenden som är av principiell karaktär eller annars av större betydelse eller som avser föreskrifter, om ärendena inte skall avgöras av styrelsen enligt 14 §, av personalansvarsnämnden enligt 47 § eller av något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. Andra ärenden skall avgöras av myndighetschefen eller av den hos myndigheten som myndighetschefen bestämmer. 19 § Innan myndighetschefen avgör viktigare ärenden skall styrelsen ges tillfälle att yttra sig. Om ett ärende är så brådskande att ett yttrande inte hinner inhämtas, får myndighetschefen ändå avgöra ärendet. Ett sådant beslut skall anmälas vid nästa sammanträde med styrelsen. Myndighet som leds av en styrelse 20 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ledas av en styrelse, ansvarar styrelsen för myndighetens verksamhet inför regeringen. Styrelsen består av det antal ledamöter som regeringen föreskriver. En av ledamöterna skall vara ordförande i styrelsen och en skall vara vice ordförande. 21 § Vid myndigheten finns en myndighetschef. Myndighetschefen skall ingå i styrelsen, men inte vara dess ordförande. 22 § Styrelsen har det ansvar som anges i 6 §. 23 § Det ingår i styrelsens uppgifter att 1.fastställa en verksamhetsplan för myndigheten, 2.fortlöpande följa upp och bedöma myndighetens verksamhet och konsekvenserna av de föreskrifter och särskilda beslut som styr verksamheten, 3.säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som är organiserad på ett betryggande sätt, 4.hushålla väl med statens medel, 5.fastställa riktlinjer för myndighetens representation. 24 § Styrelsen skall fastställa en plan för sitt arbete. 25 § Styrelsen är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. 26 § Om ett styrelseärende är så brådskande att styrelsen inte hinner sammanträda för att behandla det, får ärendet avgöras genom meddelanden mellan ordföranden och de andra ledamöterna. Om inte heller detta förfarande hinns med eller är lämpligt, får ordföranden ensam avgöra ärendet. Ett sådant beslut skall anmälas vid nästa sammanträde för styrelsen 27 § Myndighetschefen skall sköta den löpande verksamheten enligt styrelsens direktiv och riktlinjer. Myndighetschefen skall hålla styrelsen informerad om verksamheten, förse styrelsen med underlag för beslut och verkställa styrelsens beslut. Det ingår i myndighetschefens uppgifter att under styrelsen 1.se till att kontakter med myndigheten underlättas genom information, god service och tillgänglighet samt genom en god ordning och struktur i databaser, 2.se till att myndigheten i sin verksamhet använder ett klart och begripligt språk, 3.se till att myndigheten utnyttjar de möjligheter som informationstekniken kan ge i verksamheten, 4.verka för att myndigheten genom samarbete med andra myndigheter tar till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet, 5.svara för myndighetens arbetsgivarpolitik enligt 43 § och företräda myndigheten som arbetsgivare. 28 § Styrelsen skall avgöra ärenden som är av principiell karaktär eller av större betydelse eller som avser föreskrifter, om ärendena inte skall avgöras av personalansvarsnämnden enligt 47 § eller något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. Andra ärenden får avgöras av myndighetschefen. Om styrelsen inte har bestämt något annat får myndighetschefen överlåta sin beslutanderätt till andra hos myndigheten. 29 § Styrelsen skall i en arbetsordning närmare ange arbets- fördelningen mellan styrelsen och myndighetschefen. Myndighet som leds av en nämnd 30 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ledas av en nämnd, ansvarar inför regeringen. Nämnden består av det antal ledamöter som regeringen föreskriver. En av ledamöterna skall vara ordförande i nämnden och en skall vara vice ordförande. 31 § Nämnden har det ansvar och de uppgifter som anges i 6 och 7 §§. 32 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ha ett kansli, skall det ledas av en chef enligt nämndens direktiv och riktlinjer. 33 § Om regeringen har föreskrivit att en annan myndighet (värdmyndighet) skall sköta kansligöromålen, skall de båda myndigheterna i en överenskommelse närmare ange hur uppgifterna skall skötas. ansvarar inför regeringen för de uppgifter som den skall sköta. 34 § Nämnden är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. 35 § Om ett ärende är så brådskande att nämnden inte hinner sammanträda för att behandla det, får ärendet avgöras genom meddelanden mellan ordföranden och de andra ledamöterna. Om inte heller detta förfarande hinns med eller är lämpligt, får ordföranden ensam avgöra ärendet. Ett sådant beslut skall anmälas vid nästa sammanträde med nämnden. 36 § Nämnden skall avgöra sådana administrativa ärenden som är av principiell karaktär eller av större betydelse eller som avser föreskrifter, om ärendena inte skall avgöras av personalansvars- nämnden enligt 47 § eller något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. Andra administrativa ärenden skall avgöras av nämnden eller av den hos myndigheten som nämnden bestämmer. Myndighetens närmare organisation och ärendenas handläggning 37 § Myndigheten bestämmer sin närmare organisation. 38 § Myndigheten skall besluta en arbetsordning med de närmare föreskrifter som behövs om myndighetens organisation, beredningen av ärenden, fördelningen av beslutanderätt inom myndigheten och formerna i övrigt för verksamheten. 39 § Ärendena skall avgöras efter föredragning. I en arbetsordning eller i särskilda beslut får myndigheten bestämma att ärenden som avgörs av någon annan person än myndighetens chef inte behöver föredras. Myndighetschefen får utan föredragning fatta beslut som inte kan skjutas upp till dess att ärendet hunnit föredras. 40 § För varje beslut skall det finnas en handling som visar –dagen för beslutet, –beslutets innehåll, –vem som har fattat beslutet, –vem som har varit föredragande, –vem som har varit med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. 41 § Myndigheten skall se till att de kostnadsmässiga konsekvenserna begränsas när den begär in uppgifter. Medverkan i EU-arbetet och annat internationellt samarbete 42 § Myndigheten skall ge regeringen stöd vid deltagande i verksamheten inom Europeiska unionen (EU) och i annat internationellt samarbete och ställa den personal till förfogande för deltagandet som regeringen begär. När myndigheten eller dess personal medverkar i samarbete av detta slag skall regeringen fortlöpande hållas informerad om förhållanden av betydelse för samarbetet. 43 § Myndigheten skall 1.i samverkan med andra myndigheter utveckla och samordna den statliga arbetsgivarpolitiken, 2.se till att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten, 3.skapa goda arbetsförhållanden och ta till vara och utveckla de anställdas kompetens och erfarenhet. 44 § Myndighetschefen anställs av regeringen. Detsamma gäller en myndighets överdirektör. Annan personal anställs av myndigheten. 45 § Ledamöter i styrelser och i sådana råd som avses i 8 § utses av regeringen för en bestämd tid. Detsamma gäller ledamöterna i en sådan nämnd som utgör myndighetens ledning. Regeringen utser även ordföranden i styrelsen eller nämnden. 46 § Myndighetschefen skall ha en ställföreträdare som tjänstgör i chefens ställe när han eller hon inte är i tjänst. Om myndigheten har en överdirektör, är överdirektören myndighetschefens ställföreträdare. Ställföreträdaren inträder även i övrigt i myndighetschefens ställe i den utsträckning som chefen bestämmer. 47 § Om regeringen har föreskrivit att det skall finnas en personalansvarsnämnd vid myndigheten, skall följande frågor prövas av nämnden: 1.skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden, när anställningen inte är en provanställning, Myndighetschefen skall vara ordförande i personalansvars- nämnden. Nämnden skall i övrigt bestå av personalföreträdarna och de ledamöter som myndigheten utser. 48 § är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. Särskilda rådgivnings- och beslutsorgan inom en myndighet 49 § Om regeringen har föreskrivit att det inom myndigheten skall finnas ett särskilt organ, beslutande eller rådgivande, är organet ansvarigt för sin verksamhet inför myndighetens ledning. Det särskilda organet har dock ett självständigt ansvar för de beslut som fattas inom organet. Myndighetens ledning är inför regeringen ansvarig för att det särskilda organet tilldelas medel och resurser i övrigt för sin verksamhet samt för att verksamheten bedrivs på sätt som anges i 6 §. Åtgärder med anledning av revisionsberättelse 50 § Om revisionsberättelse över myndighetens årsredovisning innehåller någon invändning, skall myndigheten, inom efter det att revisionsberättelsen överlämnats, till regeringen redovisa de åtgärder myndigheten har vidtagit eller avser att vidta med anledning av invändningen. 51 § Myndigheten skall till Justitiekanslern lämna en förteckning över de ärenden som har väckts vid myndigheten före föregående år men som inte har avgjorts vid årets utgång. Justitiekanslern får i det enskilda fallet medge undantag från första stycket. Myndighetens rätt att företräda staten vid domstol 52 § Myndigheten företräder staten vid domstol inom sitt verksamhetsområde. I förordningen (1995:1301) om handläggningen av skadeståndsanspråk mot staten och i förordningen (1976:1021) om statliga kollektivavtal m.m. finns särskilda bestämmelser om vem som för statens talan.