sou · GSB346 · 2005-01-01 00:00:00 — &ÚRSLAG FRÍN +ODGRUPPEN 3/5/ Svensk kod för bolagsstyrning SOU och Ds kan köpas från kundtjänst. För remissutsändningar av SOU och Ds svarar på uppdrag av för- valtningsavdelning. Beställningsadress: kundtjänst 106 47 Orderfax: Ordertel: E-post: Internet: Svara på remiss. Hur och varför. Statsrådsberedningen, 2003. – En liten broschyr som underlättar arbetet för den som skall svara på remiss. Broschyren kan beställas hos: Fax: 08–405 42 95 Telefon: 08–405 47 29 /propositioner/sou/pdf/remiss.pdf Härmed presenteras förslag till en svensk kod för bolagsstyrning (corporate governance). Arbetet med att utveckla koden har bedrivits inom en särskild ar- betsgrupp, den s.k. Kodgruppen, i samverkan mellan Förtroen- dekommissionen och följande organ och organisationer i nä- ringslivet: Föreningen (), Näringsli- vets , Stockholmsbörsen, Handels- kammare, , Svenska Fondhandlareföre- ningen, , och . Deltagare från har varit dess ordföran- de , tillika ordförande för , och . Från näringslivets sida har deltagit , , , , och . och har deltagit som adjungerade ledamöter. och har medverkat som experter. Sekreta- riatet har bestått av Per Lekvall, huvudsekreterare, samt biträ- dande sekreterarna och därefter . Kodgruppen har sammanträtt åtta gånger okto- ber 2003–. referensgrupp har vid flera sammanträden behandlat koden i olika utvecklings- stadier. Tre externa referensmöten har hållits, ett med en grupp bolagsjurister, ett med experter inom redovisning och revision och ett med företrädare för de större svenska institutionella ägar- na. Vår avsikt är att den föreslagna koden skall bli föremål för såväl remissbehandling som en bred diskussion och debatt inom nä- ringslivet och samhället i övrigt. Vi inbjuder alla intresserade par- ter att inkomma med kommentarer och förslag till förbättringar. Inkomna synpunkter kommer att samman- ställas och läggas till grund för kodens slutliga utformning. Avsik- ten är att koden därefter skall kunna tillämpas . En svensk kod för bolagsstyrning . . . . . . . . . . . . . . . . . Kodens syfte och värdegrund . Kodens innehåll och form . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Följ eller förklara . 2Det svenska corporate governance-systemet i interna- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.1 Den angloamerikanska respektive kontinentaleuro- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 2.2 Den svenska corporate governance-modellen . Ägarroll och ägaransvar . Regler för bolagsstyrning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kallelse m.m. till bolagsstämma. . . . . . . . . . . . . . . . . . . Deltagande i bolagsstämma på distans . . . . . . . . . . . . . Styrelsens, ledningens och revisorns närvaro vid Protokoll från bolagsstämma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tillsättning av styrelse och revisor . . . . . . . . . . . . . . . . . och arvodering av styrelse . Utvärdering av styrelsen . och arvodering av revisorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utvärdering av revisionsinsatsen . Styrelsens storlek och sammansättning m.m. . . . . . . . . Styrelsens finansiella rapportering . . . . . . . . . . . . . . . . . Styrelsens interna kontroll och internrevision . Styrelsens relation till revisorn . Verkställande direktörens uppgifter . Utseende av verkställande direktör . Ersättning till bolagsledningen . Information om bolagsstyrning . Sammanfattning av kodens informationskrav . . . Tillämpning av Koden . Information i årsredovisningen . 4Särskild information om, inför och efter bolagsstämma på bolagets hemsida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Corporate governance, eller bolagsstyrning med en svensk term, handlar om att bolagen styrs på ett sätt som gör att de uppfyller ägarnas krav på avkastning på det investerade kapitalet och där- igenom bidrar till samhällsekonomins effektivitet och tillväxt. Det moderna corporate governance-synsättet växte fram i som en reaktion från de institutionella ägar- nas sida mot självsvåldiga och egenmäktiga bolagsledningar. I kom genombrottet i samband med ett antal uppmärksammade bolagsskandaler i främst Storbritan- nien, vilket ledde till att den s.k. utarbetades . Därefter har utvecklingen varit snabb och bland annat lett till utarbetandet av mer eller mindre officiellt sanktionerade koder för bolagsstyrning i ett stort antal länder i och övriga de- lar av världen. I har motsvarande koder givits ut i Dan- mark, och . publicerade 1999 sina principer för corporate governance, vilka är föremål för uppdatering, och inom EU bedrivs ett aktivt arbete inom corporate governance-området. 1 En svensk kod för bolagsstyrning I har corporate governance-frågorna stått högt på dag- ordningen . genomförde ett omfattande utred- ningsarbete om frågor som diskuteras under rubriken corpo- rate governance. Den svenska corporate governance-debatten har därefter intensifierats. har en successiv översyn och modernisering av aktiebolagslagen skett inom ramen för Ak- tiebolagskommitténs arbete. 1993 publicerade Aktie- sparares den första svenska s.k. ägarpolicyn, en sammanställning av riktlinjer för hur ägarrollen borde utövas. Den har därefter följts av ett stort antal motsvarande samman- ställningar, och de flesta större svenska ägarinstitutioner har egna ägarpolicies. 2003 presenterade StyrelseAkademien sin Vägledning till god styrelsesed, en heltäckande sammanställning av god praxis för styrelsearbete i svenska aktiebolag. De sven- ska självregleringsorganen inom området, främst Stockholms- börsen, och har fortlöpande infogat ett flertal bestämmelser i centrala corpo- rate governance-frågor i sina respektive regelverk. Någon samlad och brett förankrad kod för styrning av svenska aktiebolag har emellertid ännu inte utarbetats. Förtroendekom- missionen har i sin analys av näringslivets förtroendefrågor iden- tifierat brister i bolagsstyrningen som en bidragande faktor till fle- ra av de förtroendekritiska företeelser som förekommit. Kommis- sionen påbörjade ett arbete med att ta fram en svensk kod för bolagsstyrning. Parallellt med detta fördes inom näringslivet diskussioner med samma inriktning. Förtroendekom- missionen tog mot denna bakgrund initiativ till att i samverkan med näringslivet utarbeta en kod för svensk bolagsstyrning. Det- ta ledde till att en gemensam arbetsgrupp, den s.k. Kodgruppen, bildades inom ramen för med delta- gande av såväl ledamöter från kommissionen som företrädare för näringslivet. 1.1Kodens syfte och värdegrund Initiativet till att ta fram koden bygger på den gemensamma upp- fattningen inom och Kodgruppen att det finns ett utrymme för att förbättra svensk bolagsstyrning och att en brett förankrad kod, som ger en samlad bild av god svensk praxis på området, kan bidra till att åstadkomma detta. Genom att i första hand de större, noterade bolagen utvecklar sin bolags- styrning kommer detta att tjäna som exempel och förebild även för andra kategorier av bolag. Koden är avsedd att utgöra ett led i självregleringen inom nä- ringslivet. Dess övergripande syfte är att bidra till förbättrad styr- ning av svenska bolag. Detta är i sin tur ägnat att främja förtroen- det i det svenska samhället för näringslivets sätt att fungera. Ett annat viktigt syfte är att hos utländska investerare och andra ak- törer på den internationella kapitalmarknaden höja kunskapen om och förtroendet för svensk bolagsstyrning och därigenom främja det svenska näringslivets tillgång till utländskt riskkapital. En kod för självreglering måste vila på en gemensam värdegrund inom den krets som skall omfattas av reglerna. Några vägledan- de principer för Kodgruppens arbete har varit att: skapa goda förutsättningar för utövandet av en aktiv och an- svarstagande ägarroll, skapa en väl avvägd maktbalans mellan ägare, styrelse och verkställande ledning, som bl.a. säkerställer ägarnas möjlighet att hävda sina intressen gentemot bolagets ledningsorgan, skapa en tydlig roll- och ansvarsfördelning mellan de olika led- nings- och kontrollorganen, värna om att aktiebolagslagens likabehandlingsprincip tilläm- pas, inte minst i bolag med den på den svenska aktiemarkna- den vanliga ägarstrukturen med en bred krets av mindre aktie- ägare vid sidan av en eller ett fåtal dominerande ägare, samt skapa transparens gentemot ägare, kapitalmarknad och sam- hället i övrigt. Koden är primärt skriven för svenska aktiebolag noterade på svensk börs eller auktoriserad marknadsplats. Till stor del torde den dock vara relevant även för andra kategorier av bolag med ett spritt ägar- eller allmänintresse, t.ex. kooperativa samt statliga och kommunala bolag, liksom för många större privatägda bolag. I vad mån sådana bolag skall tillämpa koden är en fråga för res- pektive ägare att avgöra. Vissa av kodens regler kan framstå som mindre relevanta eller omotiverat kostnadskrävande för mindre noterade bolag. Även i sådana fall rekommenderas bolagen dock att i övriga avseenden tillämpa koden. Det torde vara förtroendeskapande gentemot ak- tieägare och potentiella investerare att kunna deklarera att bola- get tillämpar koden. Sedan får de avvikelser som bedöms nöd- vändiga deklareras och motiveras. 1.3Kodens innehåll och form Koden behandlar det beslutssystem genom vilket ägarna direkt och indirekt styr bolaget. Detta tar sig uttryck i ett antal regler av- seende såväl de enskilda bolagsorganens organisation och ar- betsformer som samspelet mellan organen. Dessutom ges riktlin- jer för bolagets rapportering till ägare, kapitalmarknad och om- värld i övrigt. Innehållet i och formerna för revisionsarbetet och frågor om ak- tiemarknadens spelregler och funktionssätt behandlas inte, efter- som detta har ansetts falla utanför ramen för begreppet bolags- styrning. Inte heller behandlas bolagets förhållande till kunder, anställda eller omvärld i övrigt annat än i mycket övergripande termer. Detta skall inte ses som utryck för en uppfattning om att dessa frågor skulle vara av mindre vikt för bolaget, då de i all- mänhet är avgörande för bolagets framgång och fortlevnad. Där- emot ingår de till huvudsaklig del i den operativa ledningens an- svarsområde. Kodens regler är utformade som anvisningar för bolaget och de riktar sig i de fall bolaget ingår i en koncern till koncernen utan att detta särskilt anges. Mottagare är i de flesta fall styrelsen, men vissa regler avser bolagsstämman, revisorerna respektive bo- lagsledningen. En bolagsstämma är självfallet suverän att inom lagens och bolagsordningens råmärken fatta de beslut om bola- get den finner lämpligt. Koden består av såväl fasta och väl definierade bestämmelser, för vilka graden av efterlevnad kan fastställas med rimlig säker- het, som regler som mer har karaktär av riktlinjer och goda inten- tioner, utan den precision som krävs för att kunna följas upp. Bakgrunden till detta är kodens syfte att tjäna som inspirations- källa och ledstjärna för bolagen att förbättra sin bolagsstyrning. En stor del av vad som inryms under rubriken bolagsstyrning har mer karaktär av förhållningssätt och beteendemönster än exakt definierade handlingsregler. Grunden för svensk bolagsstyrning utgörs av aktiebolagslagen och dess motsvarigheter för aktiebolag med särskilt reglerad verksamhet. Koden innehåller ett antal regler och riktlinjer som i många fall innebär en ambitionshöjning jämfört med lagens krav. Detta är en viktig fördel med självreglering jämfört med lagstift- ning – att i enskilda frågor kunna sätta ambitionen högre än vad som är rimligt att kräva att alla bolag skall nå upp till. Ett bolag som tillämpar koden kan avvika från enskilda regler men skall då motivera detta enligt principen comply or explain eller på svenska följ eller förklara. Denna modell har med fram- gång tillämpats för de corporate governance-koder som utveck- lats . I koden används genomgående skall i reglerna för att ingen oklarhet skall råda om att samtliga avvikelser från koden skall förklaras. I koden föreskrivs att bolag som tillämpar koden till årsredovis- ningen skall foga en särskild bolagsstyrningsrapport och att mot- svarande information skall återfinnas på bolagets hemsida. I denna rapport skall bolaget deklarera att det tillämpar koden och översiktligt beskriva hur detta sker. Om bolaget avvikit från en- skilda regler skall detta anges och motiven för varje avvikelse tydligt redovisas. Syftet är dock inte att bolag endast skall pricka av de olika kraven i koden, utan att agera i enlighet med de in- tentioner som koden ger uttryck för. För aktiemarknadsbolag avgör sedan marknaden om de redovi- sade motiven är godtagbara eller inte. Om dessa framstår som välgrundade och rimliga får avvikelsen sannolikt inga konsekven- ser. I motsatt fall kan bolaget drabbas av negativ publicitet och förtroendeförlust på kapitalmarknaden. För andra kategorier av bolag som tillämpar koden avgör respek- tive ägare hur redovisade avvikelser skall behandlas. 2 Det svenska corporate governance-systemet i internationell belysning 2.1 Den angloamerikanska respektive kontinental- europeiska modellen I beskrivningar av olika corporate governance-system i ett inter- nationellt perspektiv brukar en åtskillnad ofta göras mellan corpo- rate governance-systemen i å ena sidan och och å andra sidan de stora kontinentaleuropeiska länderna, särskilt . Det kan visserligen med fog hävdas att corporate governance-systemet redan i ett och samma land i flera avseenden varierar från ett företag till ett annat, men det finns också mer eller mindre systematiska skillnader mellan län- der och en viktig skiljelinje brukar anses gå mellan de angloame- rikanska och de kontinentaleuropeiska länderna. En i sådana sammanhang ofta påtalad skillnad gäller ägarstruk- turens utseende. Enkelt uttryckt karakteriseras de stora börsno- terade bolagen i och av en långtgående ägarspridning, medan ägarstrukturen i kontinentaleuropeiska bolag i många fall är förhållandevis kon- centrerad i den meningen att där typiskt sett finns en eller flera stora ägare i bolaget. En annan skillnad gäller förekomsten av offentliga uppköpserbju- danden på aktiemarknaden. I det amerikanska och brittiska näringslivet är sådana s.k. takeover-erbjudanden sedan flera de- cennier vanligt förekommande och den s.k. marknaden för före- tagskontroll betraktas av många som ett väsentligt inslag i corpo- rate governance-systemet. I och flera andra kontinen- taleuropeiska länder förekommer takeover-erbjudanden väsent- ligt mer sällan och ses i vart fall inte mer allmänt som en naturlig komponent i corporate governance-systemet. En tredje, och i förevarande sammanhang viktigare, skillnad gäl- ler regelverket ifråga om bolagens organisation, särskilt lednings- organisationen. Lite förenklat brukar förhållandena beskrivas så att man i angloamerikanska länder tillämpar en monistisk och i kontinentaleuropeiska länder en dualistisk ledningsmodell. Karakteristiskt för den monistiska ledningsmodellen är att det ba- ra finns ett ledningsorgan i bolaget. I utser bola- gets högsta beslutande organ, bolagsstämman, en styrelse (bo- ard of directors) med uppgift att svara för ledningen av bolaget. Styrelsens mandat bestäms helt av bolagsstämman genom bo- lagsordningen och lagen innehåller inga närmare regler om sty- relsens arbete. Något särskilt, från styrelsen skilt, verkställande bolagsorgan finns inte. Styrelsen har således i praktiken också en verkställande funktion, låt vara att ansvaret för detta normalt vilar på en inom styrelsen utsedd managing director. Traditionellt har styrelseledamöter i brittiska börsbolag i stor ut- sträckning rekryterats ur bolagets ledning, s.k. executive direc- tors. Corporate governance-debatten har emellertid på denna punkt lett till successiva skärpningar i regelverket och en ändrad praxis. föreskriver den brittiska corporate governance-ko- den (Combined Code) att en majoritet av styrelseledamöterna skall vara non-executives, dvs. inte ingå i bolagsledningen. Det finns i inte någon lagstadgad rätt till styrelse- representation för anställda. Karakteristiskt för den dualistiska ledningsmodellen, med vilken framför allt brukar förknippas, är att ledningsfunktionen delats upp på två bolagsorgan – ett övervakande organ (Auf- sichtsrat) och ett verkställande organ (Vorstand). Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ. Stämman utser Aufsichtsrat, vilken i sin tur utser Vorstand, men stämman har ytterst begränsade möjligheter att genom beslut eller riktlinjer påverka ledningsorganens verksamhet. Utmärkande för den du- alistiska ledningsorganisationen är den stränga funktionsfördel- ningen mellan Aufsichtsrat och Vorstand. Det centrala lednings- organet är Vorstand, som på eget ansvar skall sköta förvaltning- en av bolaget. Aufsichtsrat skall övervaka Vorstands arbete och kan endast i mycket begränsad utsträckning ingripa i den direkta ledningen av bolaget. Dessutom förbjuder lagen att en och sam- ma person ingår i båda ledningsorganen. I tysk lag finns också långtgående regler om anställdas represen- tation i bolagets ledning. I bolag med minst 500 anställda skall en tredjedel av ledamöterna i utses av de anställda, i bolag med fler än 2000 anställda skall hälften av ledamöterna ut- ses av de anställda. De anställda har inte rätt till representation i Vorstand. 2.2Den svenska corporate governance-modellen Den svenska corporate governance-modellen kan i flera avseen- den sägas ligga någonstans mellan den angloamerikanska och kontinentaleuropeiska modellen. De flesta svenska börsbolags ägarstruktur liknar mer de konti- nentaleuropeiska än de stora amerikanska och brittiska börsbo- lagens ägarstruktur. Många bolag har visserligen ett förhållande- vis stort antal ägare, men det finns i flertalet av bolagen en ägare eller grupp av ägare vars innehav av aktier och röster är så stort att bolaget kan sägas ha en kontrollerande ägare. Endast ett få- tal svenska börsbolag saknar kontrollerande ägare. Förekomsten av starka ägare i bolagen har emellertid inte hind- rat framväxten av en mycket aktiv svensk marknad för företags- kontroll. I det avseendet påminner den svenska situationen mycker mer om den angloamerikanska än den kontinentaleuro- peiska. Takeover-aktiviteten på den svenska aktiemarknaden är snarare högre än i exempelvis . Den svenska aktiebolagslagstiftningen har sina historiska rötter i tysk rätt, men lagens regler om bolagets organisation bär inte den dualistiska ledningsorganisationens prägel. Den föreskrivna ledningsorganisationen ligger, som framgår nedan, i grunden närmare den brittiska, monistiska, modellen. Aktiebolagets högsta beslutande organ är bolagsstämman, vid vilken varje aktieägare har rätt att delta. Stämman kan besluta i alla frågor som inte enligt lagen eller bolagsordningen uttryckli- gen faller under ett annat bolagsorgans exklusiva kompetens. Stämman skall välja bolagets styrelse, som i sin tur utser bola- gets verkställande direktör. Till bolagsstämmans obligatoriska uppgifter hör vidare bl.a. att fastställa bolagets balans- och resul- taträkningar, att besluta om disposition av resultatet av bolagets verksamhet samt att besluta i frågor om ansvarsfrihet för styrel- seledamöter och verkställande direktör. Bolagsstämman väljer också bolagets revisorer. I förekommande fall beslutar stämman vidare bl.a. om ökning eller minskning av aktiekapitalet. Stäm- man kan också ändra bolagsordningen. Vid bolagsstämman har varje närvarande aktieägare som huvud- regel rätt att rösta för alla sina aktier. I bolagsordningen kan vis- serligen tas in en bestämmelse av innebörd exempelvis att varje aktieägare bara får rösta för ett visst antal aktier men sådana rösträttsbegränsningar är i praktiken mycket ovanliga. Den svenska lagens huvudregel är att alla aktier har lika rätt i bo- laget, men lagen tillåter att det i bolagsordningen tas in bestäm- melser om aktier av olika slag som skiljer sig åt exempelvis ifrå- ga om röstvärde. Ingen aktie får dock ha ett röstvärde som är mer än tio gånger större än röstvärdet för en annan aktie i bola- get. Aktier med olika röstvärden förekommer i omkring hälf- ten av de svenska aktiemarknadsbolagen. I så gott som samtliga dessa bolag är röstvärdesskillnaden 1:10. Bolagsstämmans beslut fattas som huvudregel med enkel majo- ritet av de avgivna rösterna. Till skydd för framför allt de mindre aktieägarna, och särskilt ägare med röstsvaga aktier, föreskrivs emellertid att vissa beslut skall fattas med kvalificerad majoritet av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda ak- Dessutom gäller som en generell minoritetsskyddsregel att bolagsstämman inte får fatta beslut som kan ge en otillbörlig fördel till viss aktieägare (eller annan) till nackdel för bolaget eller annan aktieägare. I fråga om bolagets ledningsorganisation går numera en skiljelin- je mellan privata och publika aktiebolag. Enkelt uttryckt ställer la- gen strängare krav på den sistnämnda kategorin. Endast den ka- tegorin är av intresse i förevarande sammanhang. I alla publika aktiebolag skall det enligt lagen finnas en styrelse med minst tre ledamöter. Styrelsen skall svara för bolagets orga- nisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Den mycket vida beslutskompetens som härigenom tillerkänns styrel- sen begränsas i förhållande till bolagsstämman i första hand av stämmans exklusiva beslutanderätt i vissa frågor, bl.a. den ovan nämnda rätten att välja styrelse och revisorer, fastställa resultat- och balansräkning, öka och minska aktiekapitalet samt ändra bo- lagsordningen. Styrelsen är i sin förvaltning skyldig att rätta sig efter särskilda fö- reskrifter som meddelats av bolagsstämman, förutsatt att före- skriften inte strider mot lagen eller bolagsordningen. Sådana fö- reskrifter är dock i praktiken mycket ovanliga. I alla publika aktiebolag skall det förutom styrelsen också finnas en verkställande direktör som utses av styrelsen. Verkställande direktören ansvarar för bolagets löpande förvaltning, men är, till skillnad från vad som är fallet i den dualistiska modellen, ett i för- hållande till styrelsen underordnat organ. Verkställande direktö- ren är skyldig att, inom den ram som följer av lagen och bolags- ordningen, följa anvisningar från styrelsens sida om hur löpande förvaltningsåtgärder skall handläggas eller beslutas. Styrelsen kan också själv avgöra ärenden som ingår i den löpande förvalt- ningen, men får inte göra så väsentliga ingrepp i verkställande direktörens rätt att sköta den löpande förvaltningen att denne i realiteten kan anses ha ställning som verkställande direktör. Styrelsen väljs av bolagsstämman enligt sedvanliga majoritets- regler. Lagen garanterar inte en aktieägarminoritet av viss storlek någon rätt till representation i styrelsen. Förutom vad nu sagts gäller enligt särskild lagstiftning att de an- ställda har rätt till viss styrelserepresentation. I företag med minst 25 anställda har de anställda rätt att utse två representanter i sty- relsen och två suppleanter, i företag med verksamhet i flera branscher och minst 1000 anställda har de rätt att utse tre repre- sentanter och tre suppleanter. Antalet arbetstagarledamöter får dock aldrig överstiga antalet övriga styrelseledamöter. I styrelsen för ett svenskt börsbolag ingår typiskt sett flera perso- ner med ankytning till den eller de röstmässigt största ägarna i bolaget. Därutöver består styrelsen, bortsett från de anställdas representanter, typiskt sett av non-executives. Regelmässigt är verkställande direktören den ende stämmovalde styrelseledamot som också ingår i bolagsledningen. I det avseendet skiljer sig si- tuationen i svenska bolag således markant från vad som är fallet i exempelvis brittiska bolag. Såvida inte bolagsstämman utser styrelsens ordförande, skall styrelsen inom sig utse en ordförande som skall leda styrelsens arbete. Lagen tillåter inte att verkställande direktören också är styrelsens ordförande i publika bolag.