sou · GSB323d2 · 2005-01-01 00:00:00 — Dessa fyra ledningsformer skall tydligt framgå av verksförordningen. Utredaren skall utforma modeller för myndighetsinstruktioner för de olika ledningsformerna samt även belysa bl.a. de tänkbara problem som finns när det gäller styrelsernas sammansättning, t.ex. lämpligheten i att generaldirektören sitter med i den egna myndighetens styrelse om denna har fullt ansvar eller att det i styrelser med begränsat ansvar förekommer externa ordföranden. Utredaren skall vidare se över frågor om ansvarsfördelningen inom myndigheten. Bl.a. skall utredaren klargöra om RRV:s förslag om att reglerna i verksförordningen om myndigheternas kompetens och skyldigheter skall kompletteras på det sätt som gjorts för aktiebolag. Nedan anges frågor för de fyra olika ledningsformerna. Svara på frågorna som gäller Er myndighets styrform. 2.1 Styrelse med begränsat ansvar I – Styrelsens sammansättning 1.Hur många ledamöter har styrelsen? Är antalet ledamöter väl avvägt? Har det skett någon förändring i antalet ledamöter ? 2.Är myndighetschefen ordförande i styrelsen eller är styrelsens ordförande extern? 3.Är någon av styrelsens ledamöter riksdagsledamot? 4.Är den/de ledamöter i det utskott som behandlar myndighetens frågor i ? 5.Är någon av styrelsens ledamöter anställd i ? Arbetar den/de med myndighetens frågor i departementet? 6.Är någon av styrelsens ledamöter nominerad av en bransch- eller intresseorganisation? 7.Har myndigheten några synpunkter i övrigt vad gäller styrelsens sammansättning? 8.Finns det några oklarheter när det gäller fördelningen av ansvar mellan myndighetschefen och styrelsen? 9.Innehåller myndighetens arbetsordning några föreskrifter om ansvarsfördelningen mellan myndighetschef och styrelse? I sådant fall, bifoga gärna arbetsordningen. 10.Finns det några oklarheter när det gäller ansvaret för myndighetens verksamhet inför regeringen, om myndighetschefen är styrelsens ordförande respektive om ordföranden är extern? 11.Bör ansvaret för de olika frågor som regleras i verksförord- ningen fördelas på annat sätt än som görs ? 12.Finns det inom myndigheten ett behov av att styrelsen utfärdar instruktioner för myndighetschefen på motsvarande sätt som styrelsen i ett aktiebolag gör för den verkställande direktören? (Avsikten är att styrelsen i ett aktiebolag genom instruktioner av det slaget skall kunna få fram en organisation där ingen kan tveka om arbetsfördelningen mellan styrelse, VD, osv., se 8 kap. 3 § aktiebolagslagen) 13.Upprättar styrelsen en arbetsplan för sitt arbete, dvs. en plan över hur arbetet i förekommande fall skall fördelas mellan styrelsens ledamöter, hur ofta styrelsen skall sammanträda osv. 14.Har myndigheten några synpunkter i övrigt på reformbehovet i denna del? 2.2 Styrelse med fullt ansvar I – Styrelsens sammansättning 1.Hur många ledamöter har styrelsen? Är antalet ledamöter väl avvägt? Har det skett någon förändring av antalet ledamöter ? 2.Vilka för- respektive nackdelar har det att styrelsens ordförande är extern? 3.Har styrelsen någon möjlighet att påverka vem som utses till myndighetschef? Finns det några önskemål om ändringar i nuvarande ordning? 4.Är någon av styrelsens ledamöter riksdagsledamot? Är den/de ledamöter i det utskott som behandlar myndighetens frågor i ? 5.Är någon av styrelsens ledamöter anställd i ? Arbetar den/de med myndighetens frågor i departementet? 6.Är någon av styrelsens ledamöter nominerad av en bransch- eller intresseorganisation? 7.Har myndigheten några synpunkter i övrigt vad gäller styrelsens sammansättning? 8.Finns det några oklarheter när det gäller fördelningen av ansvar mellan myndighetschefen och styrelsen? 9.Innehåller myndighetens arbetsordning några föreskrifter om ansvarsfördelningen mellan myndighetschef och styrelse? I sådant fall, bifoga gärna arbetsordningen. 10.Vem inom myndigheten ansvarar ytterst för myndighetens verksamhet inför regeringen? 11.Bör ansvaret för de olika frågor som regleras i verksförordningen fördelas på annat sätt än som görs ? 12.Finns det inom myndigheten ett behov av att styrelsen utfärdar instruktioner för myndighetschefen på motsvarande sätt som styrelsen i ett aktiebolag gör för den verkställande direktören? (Avsikten är att styrelsen i ett aktiebolag genom instruktioner av det slaget skall kunna få fram en organisation där ingen kan tveka om arbetsfördelningen mellan styrelse, VD osv., se 8 kap 3 § aktiebolagslagen). 13.Upprättar styrelsen en arbetsplan för sitt arbete, dvs. en plan över hur arbetet i förekommande fall skall fördelas mellan styrelsens ledamöter, hur ofta styrelsen skall sammanträda osv. 14.Har myndigheten några synpunkter i övrigt på reformbehovet i denna del? 1.Finns det något insynsråd eller liknande vid myndigheten? I sådant fall: 2.Hur många ledamöter har insynsrådet? Är antalet ledamöter väl avvägt? Har det skett någon förändring av antalet ledamöter ? 3.Är någon av insynsrådets ledamöter riksdagsledamot? Är den/de ledamöter i det utskott som behandlar myndighetens frågor i ? 4.Är någon av insynsrådets ledamöter anställd i ? Arbetar den/de med myndighetens frågor i departementet? 5.Är någon av styrelsens ledamöter nominerad av en bransch- eller intresseorganisation? 6.Har myndigheten några synpunkter i övrigt vad gäller insynsrådets sammansättning? 7.På vilket sätt utövar insynsrådet sina funktioner? 8.Är samtliga de ansvarighetsområden som myndighetschefen har klara? Bör de preciseras ytterligare? 9.Har myndigheten några synpunkter i övrigt på reformbehovet i fråga om enrådighetsverk? 1.Hur många ledamöter har nämnden? 2.Regleras nämndens sammansättning genom lag eller i myndighetens instruktion? 3.Utses någon av ledamöterna efter nominering? I sådant fall av vem? 4.Är nämndens ordförande myndighetschef? 5.Vem företräder nämnden inför regeringen? 6.Är nämndens samt i förekommande fall myndighetschefens ansvar klart uttryckt i instruktionen? 7.Finns det någon myndighet som helt eller delvis tillhandahåller finansiellt, personellt eller administrativt stöd åt myndigheten? I sådant fall vilken? Hur regleras förhållandet mellan myndigheterna? 8.Har myndigheten några synpunkter i övrigt på reformbehovet såvitt avser nämndmyndighet/råd? Myndighetsledningens ansvar och uppgifter Relationerna mellan myndighetschef och styrelse är oftast reglerad i myndighetsinstruktion och arbetsordning. I utredningens direktiv anges att ansvarsfördelningen inom myndigheten skall komma till klart uttryck i en ny verksförordning. Frågor avseende ansvarsfördelningen mellan myndighetschef och styrelse förekom redan i föregående avsnitt (2). Utredaren skall dock även överväga bl.a. om ansvarsfördelningen mellan en central myndighet och dess lokala och regionala myndigheter kan och bör anges i en ny verksförordning samt om en ny verksförordning kan och bör reglera förhållandet mellan nämndmyndigheter och andra små myndigheter i förhållande till deras respektive värdmyndighet. Vidare skall utredaren föreslå lämpliga åtgärder för att regeringens generella krav på återrapportering även fortsättningsvis skall kunna tillgodoses, varvid särskilt de små myndigheternas möjligheter att fullgöra kraven på återrapportering skall beaktas. Frågor utifrån bl.a. dessa utgångspunkter ställs generellt för alla ledningsformer i följande avsnitt. 1.I 6–8 §§ verksförordningen anges olika uppgifter som åligger myndighetschefen. Finns det några oklarheter med vad som avses med någon av uppgifterna? 2.I 11–13 §§ anges de olika ansvarighetsområden som åligger styrelsen. Är det något som är oklart med respektive uppgift? 1.Var, i vilka dokument eller liknande, uppställs myndighetens krav på återrapportering? 2.I vilka former sker återrapporteringen? 3.Finns det någon möjlighet att förenkla återrapporteringen? 3.3 Redovisning av invändningar RRV har i sin rapport påtalat att kravet på myndigheternas redovisning till regeringen av revisionens invändningar bör utökas till att omfatta inte bara revisionens invändningar utan även deras upplysningar och inskränkningar. Vad skulle en sådan ändring i verksförordningen medföra för Er myndighet? 1.Har myndigheten inrättat intern revision? 2.I sådant fall; vilka är erfarenheterna av internrevisionens arbete? Bilaga 4 SOU 2004:23 Finns det inom myndigheten något annat beslutande organ, exempelvis en nämnd med egen beslutanderätt? I sådant fall: a.Hur är det organets uppgifter reglerade, genom instruktionen, arbetsordningen eller på annat sätt? b.Hur regleras det organets ansvar i förhållande till myndighets- ledningen? 3.6 Regionala och lokala myndigheter 1.Har myndigheten underlydande regionala och lokala myndigheter? 2.Hur är, i sådant fall, ansvarsfördelningen mellan central myndighet och dess regionala och lokala myndigheter reglerat; i instruktionen eller i arbetsordningen? 3.Har myndigheten underlydande regionala och lokala enheter? Hur är, i sådant fall, ansvarsfördelningen mellan central myndighet och dess regionala och lokala enheter reglerat; i instruktionen eller i arbetsordningen? För att skall kunna utöva inflytande i EU:s beslutsprocesser är det viktigt med en väl samordnad politik. Det krävs effektiva och tydliga former för beredning och samordning mellan regeringen och dess myndigheter i EU-relaterade ärenden. Utredaren skall överväga om detta förhållande ytterligare behöver tydliggöras i verksförordningen och om de krav som EU-medlemskapet i övrigt ställer på statsförvaltningen bör föranleda till någon ändring i förordningen. Vilka former av samverkan har utvecklats för myndighetens samarbete i EU-frågor med regeringen? 2.Vilka former av samverkan har utvecklats för myndighetens samarbete i EU-frågor med berörda organ inom EU? 3.Bör formerna för samarbete ytterligare tydliggöras i verksförordningen eller i myndighetens instruktion? 4.Har myndigheten några synpunkter i övrigt på reformbehovet i denna del? Utredaren skall göra en analys av de krav som ställs på s.k. konsekvensutredningar enligt verksförordningen. Vidare anges i direktiven att förhållandet mellan de olika förordningar som reglerar myndigheternas skyldigheter att göra konsekvensanalyser – verksförordningen, förordningen (1998:1820) om särskild konsekvensanalys av små företags villkor (SimpLex) och förordningen (1982:668) om statliga myndigheters inhämtande av uppgifter från näringsidkare och kommuner – bör samordnas och förenklas. 1.Vilka former har myndigheten för arbetet med konsekvensanalyser enligt verksförordningen och förordningen (1998:1820) om särskild konsekvensanalys av reglers effekter för små företags villkor (SimpLex förordningen)? 2.Är någon annan vid myndigheten än den som svarar för föreskriften i sig ansvarig för att konsekvensutredningarna blir genomförda? 3.På vilket sätt skulle arbetet med konsekvensanalyserna kunna under lättas? 4.Bör skyldigheten att göra konsekvensanalyser avgränsas? I sådant fall: 5.Hur skulle man kunna avgränsa skyldigheten att göra konsekvensanalyser för små myndigheter? 6.Övriga synpunkter på reformbehovet i denna del: Överklagande av beslut i anställningsärenden Det har funnits en strävan att så långt som möjligt befria regeringen från förvaltningsärenden. Trots detta kan myndigheternas beslut i anställningsärenden fortfarande överklagas till regeringen i den mån annat inte är särskilt föreskrivet. Utredaren skall undersöka behovet av denna möjlighet till överprövning och vilken eller vilka myndigheter som bör göra den överprövning som behövs. 1.En myndighets beslut i anställningsärenden kan enligt 35 § verksförordningen överklagas till regeringen, om något annat inte följer av andra föreskrifter. Gäller några sådana andra föreskrifter vid Er myndighet? I sådant fall, vilken innebörd har de? 2.För det fall överklaganderätten till regeringen finns kvar, hur många av myndighetens beslut i anställningsärenden överklagades juli 01 – juni 02? 3.Om rätten att överklaga till regeringen avskaffas, bör då möjligheten att överklaga till exempelvis en överklagandenämnd införas istället? Överklagande av beslut i normgivningsärenden Utredaren skall även analysera behovet av rätten för enskilda att få myndighetens beslut i normgivningsärenden överprövade efter överklagande. 1.Är myndigheten bemyndigad att besluta om föreskrifter som riktar sig mot enskilda, kommuner och landsting? (13 § 4 p VF)? 2.Har något sådant beslut överklagats till regeringen ? I sådant fall; Har regeringen ändrat på beslutet? Justitiekanslern har i en skrivelse till regeringen hemställt om att regeringen överväger sådana ändringar i regelverket att myndigheter under regeringen ges behörighet att själva eller genom ombud föra statens talan inför domstol inom det egna verksamhetsområdet. För att nå en enhetlig tillämpning av verksförordningen skall utredaren göra en översyn av myndigheternas processbehörighet och lämna förslag till behövliga författningsändringar. 1.Har myndigheten behörighet enligt 2 § verksförordningen att föra talan inför domstol? 2.Har det förekommit att JK processat för myndighetens räkning ? Vad har den processen gällt i sådant fall? 3.Hur ofta processar myndigheten själv? Vem processar för myndigheten i sådant fall; myndighetens företrädare eller ombud? 4.Har myndigheten några synpunkter i övrigt på reformbehovet i denna del? Har myndigheten synpunkter på regleringar i verksförordningen som inte tagits upp i enkäten, exempelvis personalansvarsnämnd, ärendeförteckning och myndighetens beslut så kan dessa lämnas nedan. Statskontoret 2003:11 – Reglering av ansvar och ansvarsutkrävande Statskontoret har på uppdrag av Utredningen om en översyn av verksförordningen analyserat huruvida det finns ett behov av att i större utsträckning än reglera ansvarsutkrävande av myndig- heter och myndighetsledningar. Nedan redogörs för uppdragets fyra frågeställningar samt Statskontorets slutsatser och förslag. Finns det behov av att införa en årlig återkommande formell prövning av myndighetsledningars ansvar? Vår bedömning är att det finns ett starkt behov av en mer uppstramad resultat- och ansvarsuppföljning av myndigheternas verksamhet och resultat. Vår slutsats grundar sig dels på intervjuundersökningen som visar att man från myndighets- ledningarnas sida efterfrågar en bättre återkoppling från departementen. Dels anser vi att det är principiellt viktigt att öppenhet och tydlighet råder när det gäller i vilken mån myndigheterna levt upp till de krav som statsmakterna beslutat om. Vi anser inte att ansvarsprövningen ska resultera i ett beslut om att bevilja ansvarsfrihet eller inte. Om ja, på vilket underlag och i vilka former skall en sådan prövning ske? Forum för prövningen bör även fortsättningsvis vara mål- och resultatdialogen. Som det är är det dock för stor diskrepans mellan de riktlinjer som finns och hur mål- och resultatdialogen fungerar i praktiken. Vi föreslår att regeringen kompletterar instruktion med en skrivning om att departementen ska hålla mål- och resultatdialoger med sina underliggande myndigheter. På detta sätt skulle mål- och resultat- dialogen ges större tyngd och departementsledningarna prioritera arbetet med att såväl öka antalet dialoger som höja kvaliteten. Prövningen av myndighetsledningarnas ansvar/resultat bör utgå från de krav som finns i regleringsbrev och baseras på myndigheternas årsredovisning samt övriga återrapporteringar till regeringen. Även revisionsberättelsen och granskningar av annat slag bör utgöra ett viktigt underlag i departementens prövning av myndigheterna. Efter avslutad mål- och resultatdialog, där myndigheten getts möjlighet att bemöta eventuell kritik och reda ut oklarheter, bör det tas fram ett bedömningsutlåtande. Utlåtandet bör vara riktat till berörd myndighet och vara en offentlig handling. En principiellt viktig fråga är vem som ska skriva under en myndighetsbedömning. Om regeringen – så som rapporten effektivare regeringskansli föreslår – för varje departement utser en statssekreterare med särskilt ansvar skulle det enligt vår mening vara lämpligt att statssekreterarna med särskilt ansvar undertecknar myndighetsomdömena. En förutsättning för det sistnämnda torde vara att regeringen utfärdar en delegationsordning där det tydligt framgår att statssekreterarna med särskilt ansvar bemyndigas denna uppgift. Om det juridiskt sett är möjligt för regeringen att delegera detta till en statssekreterare skulle det enligt vår mening vara att föredra framför att myndighetsomdömena skall undertecknas av regeringen som kollektiv. Bör det finnas utarbetade riktlinjer för när olika typer av ansvarsutkrävande är påkallat? Vi anser att det bör tas fram riktlinjer för när ansvarutkrävande ska vara påkallat. Riktlinjerna bör ta upp situationer som ska föranleda en ansvarsdiskussion samt innehålla information om vem som har ansvar för att frågan tas om hand. Av riktlinjerna bör det även framgå vilka typer av frågor som bör tas upp till diskussion med berörd myndighetsledning och vilka som kan vänta till den årliga mål- och resultatdialogen. Enligt vår mening skulle riktlinjer bidra till större tydlighet om vad som gäller och bli ett stöd för såväl som myndigheterna. Är en mindre formaliserad modell att föredra, t.ex. ansvars- utkrävande i dialogform? Vi anser att den nuvarande informella ansvarsprövningen i dialogform är otillräcklig och bör kompletteras med en mer formell resultat- och ansvarsprövning.