sou · GSB3107d3 · 2005-01-01 00:00:00 — det är bra med förtroendevalda revisorer och anställda också, men det skall inte bara vara detjag tror att det skall finnas medel så att man kan granska speciella områden vid speciella tillfällen det är något som är väldigt viktigt så att man kan få tag i dom som är specialiserade inom ett område, granska detta som ett upp- drag, alltså av utomstående, det är jätteviktigt Biträden ska vara oberoende och kunna förmedla sina kunskaper till andra de här sakkunniga biträdena borde avge en egen revisionsberät- telse För det skulle ställa större krav på dem Jag har också varit utsatt av det, där man granskade och man höll på man pratade [kraftuttryck för obegripligt] inte en människa kunde förstå vad de sá! det är svårt att förstå vad proffs menar [när de skriver för sig själva] det värsta som hänt under dom här åren jag varit politiker, så började revisorerna att läsa ett stycke till när de läste upp revisions- rapporterna, alltså dom upphandlade rapporterna, där de har en Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar lång formulering och avsäger sig allt ansvar för sin granskning, dom har bara gjort sitt som förtroendevald har man ju ett ansvar och det finns inga möjligheter att ta det om man inte får det stödet från den ekono- miska granskningen som man tidigare åtminstone formellt fick, nu är det ju så att man är själv hänvisad till att sätta sig och gå igenom hela bokslutet och bokföringen för en förvaltning och förstå alla oegentligheter, för de [auktoriserade revisorer] säger är ju att dom har bara gjort ett antal stickprov och sen så talar dom om det att utifrån det dom då har sett så, det är de väldigt noga med Man kan ju bara säga så kan man ju undra om förtroendet är bättre där Kommentarer om revisionens reglemente och revisionsbiträde Alla grupper uttalar sig inte med stöd av konkreta exempel om reglementet, revisorernas budget eller revisorernas biträden. Fullmäktige ägnar sig inte mycket åt den kommunala revisionens reglemente, det som finns har oftast biträden hjälpt till att formu- lera och fullmäktige använder det inte aktivt för att styra sina upp- dragstagare med. Fullmäktige kommenterar däremot att de kan och mer borde styra revisionens inriktning med hjälp av reglementen och anvisningar men de är osäkra på om de får göra det. I en grupp nämnde ett par representanter för fullmäktiges presi- dium att det finns ett reglemente och en arbetsordning där inrikt- ningen på revisionens arbetssätt och förhållningssätt har fastställts av fullmäktige och att detta kan ha påverkat att de har en revision som de tycker arbetar på ett bra sätt . Revisorernas biträden måste klara av att arbeta med hög integri- tet, kunna prata om och skriva så att granskade och uppdragsgivare har en chans att förstå vad de menar. De skall känna till de demo- kratiska principer som gäller inom politiskt styrda områden i samhället, vara helt oberoende i förhållandet till företagens sty- relsers intresse och all annan personal inom administration och verksamhet. De som har egna anställda biträden anser att det skall vara ett fåtal anställda. De kan stå för kontinuitet, ge stöd vid upphandling och ha ett mer långsiktigt perspektiv på det som sker. De får abso- lut inte bli en del av den övriga administrationen eller förvaltningen eller vara allierade med personalen i verksamheterna på något sätt. Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar För övrigt skall de hellre finnas utrymme att arbeta med kompe- tenta specialister/generalister som kan förstärka när det behövs. Revisionen skall inte ha någon stor egen förvaltning. Det nämns att det är viktigt att revisionen har medel att köpa in biträden som har kunskaper inom vissa fackområden och speciella gransknings- processer och att det är viktigt att revisorerna tar hjälp av biträden vid särskilda omständigheter. Biträdena måste vara kunniga om vad de granskar, klara av att prata med människor i olika situationer och skriva begripliga rapporter som kan förstås av fler än dem själva. Det refereras till skandaler med auktoriserade revisorer och uppfattningen är att vare sig auktoriserade revisorer eller de yrkes- verksamma på RRV är mer tillförlitliga än förtroendevalda. Förtro- endevalda kan aldrig frånsäga sig något ansvar, det gör däremot de yrkesprofessionella. Hur det fungerar med beredning av revisionens budget Den bereds i särskild ordning helst av dem som aldrig granskas ekonomin för våra revisorer, den ligger på en fullmäktigebered- ning revisionen kostar ju en hel del pengar, och de gör en hel del rapporter och det är bra rapporter som underlag till en fortsätt- ning Hur det borde fungera med revisionens budget De borde alltid hålla sin budget, det är illa när revisionen sticker ut och så har dom [inköpta revisorerna] haft [kraftuttryck] svårt att hålla budget, och det gillar jag inte. Så var det ju här , det var en som riktigt stack ut och det var revisionen, dom hade gått back alla andra hade gnetat som ...ja det tyckte jag inte var riktigt bra Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Kommentarer om beredning av revisionens budget Uppfattningen är att anslaget till revisionens budget alltid skall be- redas i särskild ordning. Det kan vara av en särskild fullmäktigebe- redning eller av fullmäktiges presidium förutsatt att dessa ledamö- ter inte själva är föremål för revisionens granskning. Betydelsen av kvalificerade biträden är angeläget. Men det är inte uppskattat när de har en prissättning som ligger högt över de arvo- desnivåer som normalt förekommer inom kommunen. Det är illa omtyckt när revisionen inte håller sin egen budget. Förtroendet för auktoriserade revisorer har naggats i kanten se- dan skandaler med etablerade revisionsföretag uppdagats ute i värl- den. Att de dessutom friskriver sig från allt som de inte granskat nämns i kontrast mot att förtroendevalda alltid får ta ansvar för allt. Kort sagt revisionen har höga förväntningar på sig att vara en bra förebild och att konsekvent uppträda som en sådan i alla situatio- ner. Revisionens budget brukar vara väl underbyggd och få kan erinra sig att fullmäktige har gått emot dess begäran om anslag . Exempel ges som ligger då ett full- mäktige avslog begäran. Orsaken var då att revisorerna inte hade uppträtt på ett korrekt och respektfullt sätt i kommunikationen med de granskade och i ett annat fall att alla behövde spara i kom- munen. Hur det är med revisionens granskningsplan Några känner till vad revisorerna har för granskningsplan dom ger ju oss en revisionsplan i fullmäktige, där vi kan se vad som är på gång, och sedan så får vi rapporterna i syrelsen, så att vi kan yttra oss osv.. dom är ju helt självständiga att själva fastställa en revisions- plan men man kan väl ha en dialog ändå. Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Hur det borde vara med revisionens granskningsplan Alla i fullmäktige borde informeras om vad som är på gång Fullmäktige är uppdragsgivare så vi borde väl kunna ha en dialog Det är ingen annan är kommunfullmäktiges presidium som träffar revisionen och de ger sin plan på vad som skall granskas jag anser att det faktiskt ska vara ett beslut kanske i fullmäktige om revisionsplanen, så är det tvärtom, det kommer då klappat och klart till fullmäktige det är ju så att den enda uppdragsgiva- ren de [den revisionen] har är fullmäktige och då bör man ha en djupare dialog tycker jag med uppdragsgivarna än vad man har Formellt är det ju så att de arbetar på kommunfullmäktige upp- drag, jag önskar en närmare dialogform, det finns stora frågor att diskutera om inriktningen med dem Vad man skulle efterlysa när det gäller revision i det här sam- manhanget det är väl att, vi har ju en valperiod , man skulle göra ett slags schema , att den kommunala verksamheten lystes igenom då. för att ge och få kunskap om ömsesidigt viktiga aktuella områden jag tycker att vi borde ha lite mera funderingar omkring vilka om- råden i kommunen som vi skulle vilja veta mer om och få säga det åt revisorerna. Vi kan ju aldrig styra dom men vi skulle väl åtmin- stone kunna rekommendera dom och säga att det här tycker vi vore intressant att få en närmare granskning av för det mesta har de väl hittat vettiga områden att granska men det har väl hänt att det känts som om dom har kastat bort våra pengar för att undvika dubbeljobb och onödiga kostnader det var som det blev dubbeljobb i stort sett, någon från revisionen och någon [NN] som gjort samma utredning och det är det man kan undvika då Det har inte varit så att vi har talat om vad vi tycker är ett sär- kilt viktigt område, som vi vill att de tar med i granskningsplan. Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Det är ju väldigt svårt att komma efteråt när de lagt upp sin årsplan och tycka något om det, utan vi skall ligga före även här Kommentarer om revisionens granskningsplan Revisionen skall följa upp och granska att kommunfullmäktiges beslut genomförs. Det är självklart för fullmäktige att revisionen själva skall fastställa sin revisionsplan baserat på sin funktion och roll. Fullmäktige menar inte att styra revisionen men där det saknas kommunikation om planen så efterfrågas det. Fullmäktige vill där- för veta att det granskas och vad som granskas av revisionen. De tycker också det är onödigt att det genomförs två externa granskningar av samma objekt, vilket har förekommit. I några av kommunerna förekommer möte mellan fullmäktige och revisionen om revisionsplanen, något som fullmäktige ser som värdefullt men fullmäktigeledamöterna tar inte gärna initiativ till möten med revisorerna. Även fullmäktigeordförande är avvaktande och tar helst inga spontana kontakter, utöver de årsvisa/halvårsvisa kontakter som är inplanerade. Det beror på att det har pratats så mycket om obero- endet därför finns en rädsla för att alla kontakter missuppfattas av dem som vill det. Som fullmäktigeförsamling kanske det går att be- röra frågan om att få information från revisionen men den domine- rande uppfattningen är att risken är stor för att betraktas som sty- rande även om det inte är avsikten. Ansvaret för att träffas och för- bättra dialogen mellan revisionen och fullmäktige läggs främst på revisionens ordförande. Fullmäktigeledamöterna menar att en dialog om revisionsplanen inte behöver påverka trovärdigheten och oberoendet. Fullmäktige borde få ge information till revisorerna om vad fullmäktige särskilt arbetar med . Revisionen skall själva välja gransknings- objekt men fullmäktige tycker att de borde få bidra med informa- tion som stöd för revisorernas självständiga planering. Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Hur fungerar granskningsprocessen ? är det en revision som tar tag i frågor så att det hjälper till revisionen, från att ha varit en revision som, i alla fall som jag har sett, bara varit inne och petat och rört i lite frågor, och utreder nåt här och utreder nåt där, så har det blivit en revision som tar tag i frågor och som även sänder upp bollar för att hjälpa oss. Det tycker jag är en väsentlig skillnad de skall vara stödjande så att om de ägnar sig åt en löpande granskning och ser dom någonting så skall de komma och prata om det och inte vänta till någon rapport men, det är bra att dom inte gör det Rapporterna har blivit allt bättre Det har blivit allt bättre rapporter , där har det blivit en ändring egentligen Jag tycker att även de förtroendevalda revisorerna, de borde själva tycka till på det område där dom begärt revision, vi borde kunna få veta vad dom tycker också och inte bara vad deras yrkes- revisorer tycker Det är en bra dialog ochvi har ju också fått en bättre dialog med revisorerna än vad Och senaste gången tycker jag det var en jättebra dialog när man hade tittat efter vad vi hade fått för pengarna där tillsammans, styrelsen, revisionen och företrädarna för verksamheten, möttes och hade en dialog runt den rapporten, det tycker jag var jättebra de har infört någonting att, kommer det en väldigt kraftfull rapport – väldigt kritisk och där det framkom uppgifter som var allvarliga – då informerade de oss i presidiet först så att vi kände till rapporten innan de offentliggjorde den för att vi skulle kunna svara på frågor som kunde komma, som kunde vara obekväma, som kunde vara svåra att kontrollera. Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar De påverkar men får inte bli medansvariga revisionen är så tätt inne i verksamheten att man kan inte komma längre, jag känner så ibland att är revisionen verkligen självständig – alltså – dom är ju med och påverkar. De har varit inne i kommun- styrelsens sammanträdesrum så att man kan börja fundera på var går gränsen för när de också blir medansvariga för verksamheten? Det har blivit bättre efter en svår ansvarsprövningsprocess och förstärkt lagstiftning Vi har fått en helt annan revision efter den här processen än vad vi hade före, så helt olika revisorer, de vi hade var oerhört tuffa, fräna fräcka, på det viset jobbade de. är det dialog. De andra de hade ingen kläm på hur man jobbar som revisorer, det hade inte läst en stavelse i den tidigare kommunallagen eller i God sed Den viktiga skillnaden är att revisionen inte längre kommer ef- teråt och säger hur det skulle ha varit. följer de hela arbetspro- cessen och för en dialog om resultaten vi alla har lärt oss på den här resan. Jag har respekt för revisionen. De gör sina egna bedömningar jag skall inte lägga mig i det, det gjorde jag inte innan den här hän- delsen och inte efteråt, jag förutsätter att dom gör ett bra jobb och jag skall inte ha synpunkter på det men sen vet jag ju, innan det här hände, jag var på ett sammanträde där den stämningen som var i det rummet, ja, det vill jag inte uppleva fler gånger, mellan revisionen och politiker Granskningen förbättrar rutiner, uppföljning, ekonomiska styrprinciper det som har berört olika ekonomiska rutiner t.ex., det har ju faktiskt lett till att man har stramat upp en del rutiner och gjort lite förändringar, så det kan man säga att det har fått påtagliga resultat man har ju gått ut på äldreomsorgen och intervjuat boende i äldreomsorg och så vidare va, de som är målgrupp för verksamhe- ten, och motsvarande i skolvärlden och sådär, man försöker bilda sig en uppfattning om, hur uppfattar kunden den service vi ger, för vi är ju till för innevånarna, det är ju inte tvärs om Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar lite rutiner när det gäller bidragsgivningen, förslag på lite för- ändringar och så, det tog vi ju naturligtvis till oss då och uppfölj- ningsarbetet blev lite annorlunda utformat eller används för att kritisera majoriteten det enda konkreta i fullmäktige som man använder sig av den kun- skapen som kommer fram genom revisionen är väl kanske lite galg- humoristiskt då att slå majoriteten i huvet med för det är ju oftast det som kommer fram, det är ju någon form av kritik och den kan man använda mot den som har makten; här har ni inte varit bra, här har ni inte lyckats det där spelar ingen roll vilken sida det är som är majoritet eller opposition så att säga utan det ligger nånstans i spelreglerna att op- positionen skall använda sig av kritik var man hels man hittar den och slå majoriteten i huvudet med det Hur borde granskningsprocessen fungera? En djupare analys och kritik som riktas till de revisionsansvariga Det som förvånar mig är att man inte kollar mer eller från revisio- nens sida analyserar eller kollar delegationen, det borde man ju göra innan man skriver sin rapport, utan de riktar skuldfrågan till styrelsen. Det är kanske så att vi skulle ta bort en chef i stället för anmärkning på styrelsen, jag menar, då handlar det om en kon- tinuerlig dialog med ansvarig nämnd. det kan vara så att delegationen är bristfällig eller inte genom- tänkt då är det sånt man skall peka på Kontakten med revisionen skall vara tätare, de ska säga ifrån även till fullmäktige Det finns exempel på att man från revisionen upptäckt eller miss- tänker oegentligheter eller vad det då kan vara, då bör man kanske ha en dialog med uppdragsgivarna och då menar jag inte hela full- mäktige utan mer kanske bara presidiet i alla fall – blir man ställd inför slutresultatet Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Ett dilemma är att de är så försiktiga, de skulle kunna ta upp detta med de här nämnderna där det bara går år och där de inte markerar, varför? Varför föreslår inte revisionen ej beviljad an- svarsfrihet, i kommunfullmäktige kan vi ju inte få igenom det om det inte är så. Men revisionen vill väl då förstås inte få nederlag i kommunfullmäktige, men det är ju inget nederlag, detta borde ju ha övervägts, det är ju revisionens funktion. Förstärkningen av den kommunala revisionens roll i lagstiftningen har bidragit till att den kommunala revisionen främst ses som en resurs i framåtsyftande bemärkelse. Det upprepas att det är mycket som har förbättrats , orsakerna kan vara flera. Det jämförs med att revisionen tidigare var mer okänd eller uppfattades som någon som kommer med anmärkningar när ska- dan redan är skedd. I granskningsarbetet skall de presentera analyser och bedöm- ningar med underbyggda argument med stöd av erfarenheter och kunskap om de förhållanden som råder. De skall bedöma inte döma. Den kommunala revisionens gransknings- och ansvarsprövnings- process beskrivs vara ett stöd för en del beslut om förbättringar. De exempel som ges gäller ekonomistyrning, förbättring av sty- relsers och nämnders ekonomiska rutiner i den politiska arbetspro- cessen, för att skapa eller förbättra administrativa rutiner och som underlag för fullmäktiges bedömning i ansvarsfrågan. Mycket av det som beskrivs som viktigt i granskningsprocessen handlar om att revisorernas granskning alltmer bidrar till att de an- svariga får stöd att tidigt uppmärksamma, korrigera eller stoppa oönskade händelser eller effekter tidigt, innan det hänt något. Det är tydligt uttalat i resultaten att de förtroendevalda i bered- ningar, styrelse och nämnder skall ta ansvar för att genomföra det som fullmäktige beslutat. De kommunala revisorerna skall granska att fullmäktiges beslut genomförs med de intentioner och avsikter som fullmäktige har. För att fullmäktiges ledamöter skall kunna använda resultatet av gransknings- och ansvarsprövningsprocessen till förbättring av sitt och andras ansvarstagande samt för bedömning och beslut i an- Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar svarsfrågan behöver de få mer information och de efterfrågar in- formation, som ges till samtliga förtroendevalda i fullmäktige. Den kommunala revisionen behöver klara av att föra samtal om det som är svårt, de får inte undvika att tidigt förmedla konstruktiv kritik till dem som berörs i gransknings- och ansvarsprövningspro- cessen. finns denna förmåga redan, ibland behöver den bli bättre. Av dem som har erfarenheter av att bli ställda inför ett slutre- sultat som visar att oegentligheter har begåtts, så önskar fullmäk- tige att revisorerna kontaktar fullmäktige tidigare, . När revisionen upptäcker eller har underbyggda skäl att misstänka oegentligheter eller vad det då kan vara, då önskar upp- dragsgivaren, fullmäktige, att de tar kontakt, inte med hela full- mäktige utan med presidiet. Inte för att fullmäktige skall gå in och styra revisionens arbete, men för att fullmäktige också är uppdrags- givare för de förtroendevalda som revisionen granskar och revisio- nens tidiga information kan ha betydelse för att de olika rollerna kan förstärka varandra. Revisionen skall agera tidig och ge fortlöpande återkoppling för förbättring av möjligheterna att nå syftet med fullmäktige beslut och/eller för fullmäktige bedömning och beslut i ansvarsfrågan. Det är viktigt att revisionen klarar av att genomlysa de processer och samband som skapar problem. När det finns tjänstemän som uppenbarligen inte har redovisat de fakta som finns får det inte gö- ras så enkelt att det enbart är de förtroendevalda som blir synda- bockar. Det löser inte problemet. Är det hos tjänstemännen i förvaltningen och verksamheterna som svårigheterna finns så menar fullmäktige att det kan inte revi- sorerna åtgärda. Det är den ansvariga styrelsens eller nämndens an- svar. Revisorerna skall tidigt informera om misstankar om oegent- ligheter, brister och brott men sedan är det ansvariga i nämn- der/styrelse/fullmäktige som måste gå vidare och åtgärda pro- blemen. Revisorerna kan inte göra det. Det är inte deras uppgift. Hur revisionen hanterar sin återrapportering är viktigt. En dominerande uppfattning är att fullmäktige borde få del av iaktta- gelser på ett sådant sätt att de kunde tillvaratas på annat sätt än att det bara blir papper som produceras för att ställas någonstans. Att man lämnar ut en rapport till media innan man har tagit upp den med de ansvariga berörda politikerna är inte heller bra. Informa- tionen i möten och i rapporter måste förmedlas så att de förstås av dem som granskas för att bli meningsfull. Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Men fullmäktige tar på sig en del av skulden. De utser reviso- rerna, som partierna nominerat. Det finns också exempel på när revisionens förbättringsförslag inte har accepterats därför att det strider mot en princip som full- mäktige beslutat skall gälla lokalt. Revisorerna måste känna till och vara lyhörda för beslut som fattats för att den lokala demokratin ska få det innehåll som fullmäktige strävar efter. I något fall dominerar partipolitiken ansvarstagandet både i full- mäktige och i styrelser, nämnder och beredningar, enligt de inter- vjuade. Där är uppfattningen att fullmäktige inte tar till sig revisio- nens kritik ur ett helhetsperspektiv. I stället tar praktisk partipoli- tik överhand i fullmäktige och där ges exempel på att revisionens iakttagelser används i partipolitiska syften i fullmäktige. Det är då den förtroendevalda revisionen behövs mest med förhoppningen om att revisionens information, trovärdighet och oberoende ställ- ning skall få fullmäktige på bättre tankar; att vi då jämkar oss samman till något som vi tror är bra för [kom- munens namn]och tar och ger. Om kommunikation mellan fullmäktige och revisionen Mästrandet försvinner i utbyte mot en tidig dialog det här mästrandet, om jag säger så, som man upplevde det ändå, det är borta. har vi mera en öppen kanal och som vi kan disku- tera förut så kom revisorerna infarande när de såg brister och så blev det en diskussion kring det på två olika linjer där revisionen stod för sitt och de andra stod för sitt och så förde man diskussioner så på det här mer aggressiva sättet. har det i stället utvecklats så att de är med . Och ser man då att det är någonting som kan gå snett så påpe- kar de det tidigt, inte när de är färdiga med sitt arbete, kommer inte längre efteråt och slänger fram papperet, här har ni, nu har ni gjort.. utan nu får man en öppen dialog och man kan förklara, förstå var- andras roller och hitta möjligheter att göra det bra Hur är det i praktiken? Översikt av fullmäktiges beskrivningar Dialog med revisionen varje fullmäktigemöte även revisorerna har en punkt som heter revisorernas dialog varje fullmäktige --där kan man ju också se att det gäller att pusha på även hur man använder man får, att det inte blir bara en ensidig dialog, jag vill ju att det ska vara en tvärdialog med full- mäktige både från beredningar och från revisorerna det är lätt till att det blir bara rapporter – så får det inte vara. Dom har ingen tidsbegränsning på att presentera det dom säger, men sen är det upp till oss också och verkligen lägga upp det på ett intressant sätt Den har vuxit fram en ömsesidig insikt då vid ansvarsprövningsprocessen, då [årtal] var det skarp ton, då var det var inga trevliga tillställningar minns jag