sou · GSB360 · 2005-01-01 00:00:00 — Först återges EU/syn på den egna verksamheten. Där- efter återges valda delar från en utredning, av , tidi- gare forskningsråd vid den svenska delegationen i , som gjordes på uppdrag . Synpunkter från ledamöter och experter i programkommittéerna i sjätte ramprogrammet återges därefter. Därnäst beskrivs fördelar och nackdelar med nuvarande system som framförts av forskare, forskningsansvariga och EU-handläggare vid universitet och hög- skolor. Avslutningsvis återges den syn på den nationella organisa- tionen som förmedlats till utredningen från forskningsinstituten. 4.1EU/syn på sin egen verksamhet EU/skrev på eget initiativ inför starten av sjätte ramprogrammet en promemoria kallad: Underlag till översyn av EU/. I promemorian ger Rådet sin syn på den egna verksamheten. Rådet presenterar sig som en single-entry-point Synpunkter på nuvarande nationell organisation med kontinuerligt tillgänglig personal för information om EU:s forskningsprogram. Ett argument för detta är att den organisato- riska koncentrationen av NCP-verksamheten underlättar för po- tentiella ansökare att omgående få grundläggande information samt mer detaljerad information från respektive handläggare. Det anförs i promemorian att nomineringen till NCP är en kvalitetsstämpel som gjort Rådets roll tydligare och givit det bättre tyngd. En följd av detta är bl.a. att Rådet numera deltar i ett antal projektsamarbe- ten. Kvaliteten på rådgivning som erbjuds har enligt en kundunder- sökning höjts. Rådet menar att för att upprätthålla denna kvalitet samt för att underhålla nödvändiga nätverk krävs en heltidsanställd tjänsteman per programområde. Vidare sägs att den organisatoriska koncentrationen av NCP- verksamheten underlättar arbetet internt. Dels medför den en snabb delgivning och uppdatering av information vid förändringar inom olika delprogram. Dels underlättar den att vid behov hänvisa till andra program samt vid planering och fördelning av externa uppdrag. Genom att prioriteringarna i sjätte ramprogrammet spänner över flera myndigheters och departements ansvarsområden i be- dömer Rådet att den samordnande funktionen är värdefull. Sam- ordningsrollen passar Rådet väl i sin uppgift som informatör och rådgivare. Rollen bör omfatta överblick över nationella initiativ så- som sammanställning av statistik m.m.21 Beträffande den svenska representationen i programkommittéerna i sjätte ramprogrammet menar att borde representeras av lämpligt forsk- ningsfinansierande organ samt NCP-ansvarig person från Rådet. Den senare skulle då ha rollen som rapportör från mötena och samordnare av synpunkter inför möten etc. Rådet borde även, en- ligt promemorian, vara rapportör och sammankallande i bered- ningsgrupperna.22 I våra samtal med Rådets kanslichef och den ansvarige för stati- stik och analys har flera problem påtalats beträffande Rådets förut- sättningar för att effektivt producera en adekvat statistik över det svenska deltagandet. Det grundläggande problem som framförts är att Rådet har haft svårigheter att få tillgång till primärdata från de olika kommittéerna. Enligt reglerna är det främst expertledamoten som skall samarbeta med EU/i analysen av det svenska deltagandet. För att kunna följa utvecklingen av det svenska delta- 21Underlag till översyn av EU/. 22Underlag till översyn av EU/. Synpunkter på nuvarande nationell organisation gandet krävs det primärdata från olika skeden i beredningen från respektive kommitté. Rådet menar att idealt bör hela kedjan från inlämnad ansökan till skrivande av kontrakt och slutförande av projektet kunna följas upp. I ett första skede handlar det om hur många ansökningar som lämnats in med svenska deltagare. I nästa steg handlar det om vilka ansökningar som finns kvar efter granskning av att ansökningarna uppfyller de formella kraven. En del sorteras bort pga. av formella brister, s.k. ineligible. De ansökningar som klarat granskningen be- nämns eligible. Ansökningar som bedömts vara formellt riktiga underkastas en utvärdering med avseende på deras överensstämmelse med pro- grammen, deras vetenskapliga kvalitet m.m. En del av dessa hamnar under uppsatta tröskelvärden och benämns below threshold. Andra godkänns, s.k. above threshold. De medel som står till delprogram- mets förfogande i den aktuella utlysningen avgör vilka av de god- kända ansökningarna som ska gå vidare till förhandling. Dessa kal- las retained for negotiation. Ett mindre antal retained hålls kvar på en reservlista. Till bilden hör också att inte alla godkända ansök- ningar som tas upp till förhandling lyckas fullt ut. Ett mindre antal försvinner, andra modifieras under förhandlingarna. Inte heller genomförs alla framgångsrikt förhandlade projekt. Ett mindre antal faller bort men de allra flesta genomförs om än med vissa modifikationer till innehåll och finansiering. Rådet menar att det finns krav på att den statistiska analysen ska belysa alla stegen i ovanstående process. Men tillgången och inne- hållet i tillgängliga primärdata har begränsat Rådets möjligheter att belysa olika skeden i en ansökningsomgång. Även de tillgängliga personalresurserna vid Rådet har begränsat möjligheterna till en snabb och relevant statistiksammanställning. Den absolut viktigaste informationskällan för Rådet, är enligt den statistikansvarige, information från programkommittéerna. Arbetet i programkommittéerna ger den viktigaste och mest detal- jerade informationen om ansökningarna och deras behandling i sy- stemet. För statistikbearbetning finns det emellertid två problem med denna information. Det ena problemet är att kommittéernas hantering av ansökningar inte lagras på ett enhetligt och harmoni- serat sätt. Data presenteras i olika format och med olika struktur. Förhållandet har varit föremål för kritik från medlemsländerna och önskemål om förbättringar med avseende på tillgång, format, inne- håll m.m. har framförts. Eftersom materialet är ostrukturerat krävs Synpunkter på nuvarande nationell organisation en stor arbetsinsats för att få bearbetningsbara data. Det andra problemet handlar om svårigheter för Rådet att få tillgång till data via Kommissionens intranät CIRCA. Ledamöterna får genom Kommissionen ett lösenord till CIRCA men har av sekretesskäl varit restriktiva med att ge detta till Rådets tjänstemän. För tillfället är situationen tillfredsställande, enligt Rådet, genom att Utbild- ningsdepartementet ställt lösenord till förfogande för den statistik- ansvariga tjänstemannen. Men Rådet påpekar att detta inte är en permanent lösning. Vid personalförändringar uppstår troligen nya diskussioner om tillgången till denna primärinformation. Rådet menar att de har i uppdrag av regeringen att producera statistik och löpande analysera det svenska deltagandet men att de inte givits formella och reella förutsättningar för uppdraget. 4.2De NCP-ansvarigas syn på sitt uppdrag Utredningen har fört samtal med flera av de NCP-ansvariga vid Rådet om förutsättningarna för uppdraget. Ett sammanfattande intryck är att de direkta kontakterna med Kommissionen fungerar väl. De NCP-ansvariga inbjuds till kurser och informationstillfällen så att de får möjlighet att lära sig ramprogrammet och särskilt de delar som de ansvarar för som NCP. De NCP-ansvariga menar att de utvecklat färdigheter i att söka information i databasen . Det innebär att de anser sig ha goda kunskaper om ramprogrammet och särprogrammen och det (tematiska) område som de är särskilt ansvariga för. När ett arbets- program tillkännagivits inom ett tematiskt område på kan de informera personer om ansökningsförfarandet. En brist i förutsättningarna för att kunna utföra arbetet snabbt och effektivt, som flera av dem påpekat muntligen och skriftligen, är avsaknaden av tidig information från programkommittémötena. De menar att det är viktigt att få tidig information för att så snabbt som möjligt kunna ge råd till intresserade forskare och företag som vill söka projekt. De menar att denna underhandinformation är viktig, innan utlysningen blir officiell, eftersom ansökningstiden är relativt kort. En synpunkt som framförts till utredningen är att om svenska forskare ska kunna konkurrera och förbereda ansökningar på ett tillfredsställande sätt, måste de få informationen lika tidigt som sökande från andra länder. Synpunkter på nuvarande nationell organisation Ett problem som de NCP-ansvariga framfört är att de inte själva får tidig information om vad som är på gång inom programkom- mittéerna. Detta har i vissa fall inneburit att de vid informations- tillfällen för ett tematiskt program på ett lärosäte inte haft kunskap om en kommande utlysning. Det har hänt att ett draft faktiskt cirkulerat bland initierade utländska NCP-kollegor. Men den NCP-ansvariga har då inte fått ta del av denna information via de svenska delegaterna i programkommittén. Det har medfört att in- formationsmötet genomförts i okunskap om vad som faktiskt varit på gång. Detta förhållande medför att svenska projektansökningar riskerar att få en kortare förberedelsetid. De NCP-ansvariga har framfört önskemål om att få delta i beredningsgruppens möte inför ett programkommit- témöte. Men inom sjätte ramprogrammet saknas i vissa fall funge- rande beredningsgrupper. Ett förslag från Rådet är att de NCP-ansvariga utses till experter i programkommittéerna.23 De menar att en sådan ordning skulle medföra att de kunde ge adekvata råd, , till svenska forskare och företag. I samtal som utredningen fört med ledningen för Rådet har framkommit att det finns brister i informationen från ledamöter och experter. Det gäller framför allt de ovan beskrivna problemen med att snabbt få information från programkommittémötena. I de fall Rådets NCP-ansvariga fått delta i programkommittémöten och/eller i den svenska beredningsgruppen har aktuell och fyllig information kunnat förmedlas till berörda forskare och företag. Men för andra program kan Rådet endast ge den officiella informa- tion som finns tillgänglig i databasen , dvs. officiell informa- tion som är sökbar för alla intresserade personer. De NCP-ansvariga menar att det finns en brist på politiska sig- naler som ger en riktning för arbetet. Det finns områden inom ramprogrammet som rönt ett förvånansvärt lågt intresse bland forskarna, t.ex. inom blocket Att strukturera det europeiska om- rådet för forskningsverksamhet. Det saknas ett policydokument som uttrycker en svensk linje. Vilka är de svenska prioriteringarna inom ramprogrammet? Vad är viktigt för ? Enligt uppgift från kanslichefen, får inte Rådet automatiskt upp- dateringar från när regeringen utser nya 23 Underlag till översyn av EU/. Synpunkter på nuvarande nationell organisation ledamöter till programkommittéerna.24 Det senare medför att Rå- det inte kan ge fullständig information om vilka personer som re- presenterar i programkommittéerna. I vårt samtal med personalen vid Brysselkontoret framhöll de betydelsen av att finnas på plats. Närvaron i gör att de lät- tare kan ha kontakt med och träffa tjänstemän i Kommissionen. Det är även lättare att bygga upp och delta i olika nätverk för att informera sig om vad som är på gång. I vissa skeden medför närva- ron också att det är möjligt att påverka vissa frågor. T.ex. att väcka intresse för svenska synpunkter och svensk forskning. , som är ett samarbete mellan olika länders kontor i , är en mycket värdefull källa till information, enligt personalen. De ansåg att kontoret inte var tillräckligt bemannat för att kunna delta i olika informationsmöten i , arrangera seminarier om svensk forskning i , göra den svenska närvaron synlig i , hålla kontakten med huvudkontoret i och de svenska kunderna, delta i olika informationsmöten i och att ordna program för svenska grupper i . I det senare fallet gäller det ofta att hjälpa någon svensk grupp att få kontakt med rätt tjänsteman i Kommissionen. Ett önskemål från personalen var att kunna anställa ytterligare en person i verksamheten. anför i promemorian att kommittéledamöterna i fjärde ramprogrammet, genom den egna myndighetstillhörigheten, gavs förutsättningar för ett aktivt deltagande i arbetet inom re- spektive forskningsområde. understryker han att de inte hade någon naturlig kontakt med de olika berörda departementen i det dagliga kommittéarbetet. Detta visade sig vara en brist när frå- gor aktualiserades som förutsatte en mer allmän kännedom om ståndpunkter i olika avseenden. Med de givna förutsätt- ningarna blev det, enligt , oundvikligt att kommittéledamö- terna i vissa fall kom att agera som företrädare för sina egna myn- digheter mer än för ett bredare sammanvägt, allmänt svenskt in- tresse där ett sådant kunnat vara motiverat. 24 E-brev från till , KTH. Skickat för kännedom till kommittésekreteraren. Synpunkter på nuvarande nationell organisation För att råda bot på denna brist ändrades sammansättningen av den svenska representationen i programkommittéerna inför det femte ramprogrammet så att ledamoten hämtades från närmast be- rört departement och den andra ledamoten (experten) hämtades från en myndighet. hävdar dock i sin promemoria att det systemet visade sig vara för komplicerat och inte fungerade som det var tänkt. Sammankopplingen av departements- och myndighetsnivån upplev- des som en förbättring, men departementsföreträdarna hade inte ar- betsmässiga förutsättningar att ta på sig en så aktiv roll som planerats. Den angivna beredningsordningen lades i de flesta fall ganska snabbt åt sidan, och andra former kom att utvecklas i stället. Myndigheternas roll var mera diffus än i fjärde ramprogrammet, vilket var otillfreds- ställande men i praktiken inte vållade några egentliga problem. för en diskussion om rollen som kommittéledamot och kon- staterar att den är viktig och ansvarsfull. Han påpekar att budgeten för sjätte ramprogrammet med sina är en av de största enskilda budgetposterna inom Gemenskapens budget. Be- tydelsen av uppdraget ökar ytterligare med utvecklingen av ERA. Han menar att det kommer att medföra en närmare samverkan och kontakt mellan olika nationers forskningsinsatser inbördes och mellan dessa och Gemenskapen. Han konstaterar vidare att upp- giften som ledamot kräver tid, den kan ingalunda inskränkas en- bart till deltagande i ett antal kommittésammanträden. Enligt en samstämmig bedömning av erfarna kommittéledamöter är en ar- betsinsats motsvarande ca kvartstid nödvändig i de mera arbetskrä- vande kommittéerna enbart för att nödtorftligt kunna följa verk- samhetens gång. Om ambitionen är att ledamoten också skall kunna påverka utvecklingen genom aktiva insatser, bedömer , att uppdraget kräver en halvtidstjänst. Han menar att den arbetsin- satsen krävts av ledamöter som deltagit från myndighetsnivån. Uppgiften som ledamot har i dessa fall uppfattats som intimt sam- manflätad med den egna huvuduppgiften inom myndigheten. Han skriver i promemorian att för tjänstemännen inom departementen som utsetts till ledamöter har situationen varit mycket annor- lunda. För dessa har ledamotskapet tillkommit som ett fristående tillägg till det vanliga, redan mycket fulltecknade, arbetsprogram- met.26 25Ahlén, s. 5. 26Ahlén, s. 6. Synpunkter på nuvarande nationell organisation Trots dessa problem, menar att samverkan mellan myn- digheter och departement fördjupats med det femte ramprogram- met. Han ser emellertid myndighetsledamotens arbetsinsats som avgörande och han förordar en återgång till systemet med ansvariga myndigheter. Ansvaret skulle enligt omfatta: att svara för arbetsinsatsen av en expert inom programkommit- tén, att svara för att organisera en fortlöpande beredning av kom- mittéfrågorna med närmast berörda myndigheter och övriga intressenter, att samverka med EU:s National Contact Points för respek- tive delprogram, samt att i övrigt bistå berört departement i kommittérelevanta frågor.27 menar att ledamöter och experter i programkommittéerna bör utses genom beslut av chefen för och att till Kommissionen anger vem som ska vara ledamot respektive expert. Han föreslår att departementsrepresentanten är ledamot och att myndigheten svarar för expertfunktionen. Det saknas däremot anledning att för internt bruk närmare reglera den praktiska rollfördelningen mellan de båda företrädarna vid kom- mittémötena så som skedde inför femte ramprogrammet; detta löses bäst och enklast av de berörda själva. I realiteten måste huvudbördan av uppgiften ligga på myndighetsföreträdaren, liksom att det måste vara klart att det praktiska ansvaret för kommittéarbetet åvilar den an- svariga myndigheten. När de gäller representationen i den horisontella kommittén i sjätte ramprogrammet föreslår ett undantag från den föreslagna modellen. Han menar att dessa kommittéer i första hand kommer att ha en övergripande och strategisk roll. Därför bör före- trädas av departementen i dessa kommittéer. Huvudledamoten bör i dessa sammanhang hämtas från som har det övergripande ansvaret för EU:s forskningsfrågor och den andra representanten bör, enligt förslaget, hämtas från det depar- tement som är närmast berört av frågorna.29 påpekar att 27Ahlén, s. 6. 28Ahlén, s. 6–7. 29Ahlén, s. 7. Synpunkter på nuvarande nationell organisation enting hindrar att ytterligare någon expert från deltar i olika kommittémöten. 4.3.2Synpunkter från programkommittéernas ledamöter och experter Utredningen sände ett brev med frågor till ledamöter och experter i programkommittéerna i det sjätte ramprogrammet för att få deras syn på sitt uppdrag (bilaga 3). Frågorna handlade bl.a. om delegaterna uppfattade att de hade möjligheter att påverka inriktningen på kommittéarbetet och vad de ansåg vara den vikti- gaste strategiska rollen. Utredningen bad dem beskriva hur de för- beredde ett kommittémöte och vilka kontakter som krävdes med departement, myndigheter, EU/, lärosäten, forskare etc. De ombads även beskriva hur de efter ett möte förmedlade infor- mation om vad som förevarit. De fick även svara på frågor om de ansåg att de hade tillräckligt med tid för uppdraget och hur stor andel av en heltid som kommittéarbetet tog. Frågor ställdes även om hur länge de varit delegater och hur frekvent de deltagit i pro- gramkommittémöten. För att ytterligare ta del av de erfarenheter som finns av arbetet i programkommittéerna har utredningen talat med ledamöter vid Utbildnings- och Näringsdepartementen och experter vid Veten- skapsrådet, och Formas. Vi har även tagit del av syn- punkter från . Nedan följer en sammanställning av de synpunkter som utredningen sett som centrala för sitt upp- drag. Enligt riktlinjer från ska program- kommittémöten förberedas i en svensk referensgrupp. Ansvaret för att det sker ligger i första hand på experten. Det framgår av de in- komna svaren att vissa experter går igenom programpunkterna in- för kommittémötet med referensgruppen. Detta kan ske i ett möte eller via e-post. Vissa experter redogör för hur de sprider informa- tion och förankrar synpunkter i mycket omfattande nätverk av per- soner. Nätverken kan bestå av personer från andra myndigheter, forskningsråd, forskningsinstitut och forskare vid universitet och högskolor. Av svaren framgår att det sätt som förarbetet läggs upp beror på vilka punkter som står på dagordningen. är det mest infor- mationspunkter och i andra fall punkter där medlemsländerna för- Synpunkter på nuvarande nationell organisation väntas inkomma med synpunkter. Experten sänder ut dagordning och relevant material till referensgruppen inför varje möte i pro- gramkommittén för att få in kommentarer och synpunkter. Men det framgår också av svaren att tiden är knapp då underlaget ofta kommer sent från Kommissionen. Experten samråder också med ledamoten på departementet inför varje möte. En annan del av för- beredelsen är att, vid behov, informellt träffa en kärngrupp av medlemsländer kvällen före mötet i programkommittén. Vid så- dana tillfällen gör man ibland upp om vem som skall göra vilka in- lägg. Ledamoten å sin sida går igenom handlingarna till mötet med experten. Om det är någon politiskt knepig fråga brukar ledamoten ta fram en instruktion som beretts gemensamt mellan berörda de- partement. Vikten av att ha en klar instruktion inför mötet i pro- gramkommittén understryks av delegaterna. Det framkommer vidare av svaren att kommunikationen mellan experter och ledamöter i vissa fall är bristfällig. Det kan bottna i att det är oklart var ansvaret ligger för att informera och förbereda frå- gor samt att återföra information efter ett kommittémöte. Det se- nare gäller framför allt när det är flera myndigheter och departe- ment som berörs av arbetet i en programkommitté. kan de formella förutsättningarna för samarbetet mellan experter och le- damöter vara oklara men, trots detta, fungera väl på grund av en nära personlig relation. Svaren på frågan om den strategiska rollen, som är mycket sam- stämmiga, handlar om att följa utvecklingen i programmet och att delge Kommissionen de svenska ståndpunkterna. Inte minst hand- lar det om synpunkter på genomförandet av ett program. Det är även viktigt att kommunicera Kommissionens ståndpunkter till de svenska intressenterna och att försöka uppnå synergier mellan de nationella programmen och EU:s initiativ. En annan uppgift är att bevaka att Kommissionens beslutsprocesser är korrekta och att svenska intressen inte kommer i kläm. Av svaren framgår att såväl ledamöter som experter menar att de har påverkat arbetet i pro- gramkommittén. De ger i sina svar konkreta exempel på hur de har påverkat innehållet i de olika arbetsprogrammen. Det har ibland handlat om att få in skrivningar som främjat svenska intressen, al- ternativt att stryka sådana skrivningar som varit kontroversiella från svensk utgångspunkt. De har också påverkat avvägningen mellan vilka instrument som bör användas för att främja svenskt deltagande, t.ex. Integrated Projects eller Networks of Excellence. Synpunkter på nuvarande nationell organisation Delegaterna ger även exempel på hur de påverkat Kommissionen inför utformningen av ett nytt ramprogram. Den bästa strategin är att samverka i nätverk med andra nationer för antingen bevara ett forskningsfält eller för att få in ett nytt område som är särskilt vik- tigt från svensk utgångspunkt. Några exempel är forskning inom miljöområdet, skogsnäringen, gruvnäringen och vattenfrågor. Det har då handlat om att bygga nätverk på europeisk nivå och att fånga upp samt sprida information. I dessa sammanhang har det varit viktigt att se kopplingar mellan olika initiativ, även sådana som le- gat inom något annat av EU:s generaldirektorat än det för forsk- ning. Arbete med att förhandla, bygga nätverk, söka samarbetspartners bör, enligt en av respondenterna, ses mot bakgrund av att Kommis- sionen är en mycket stark part i spelet. Enligt EU-lagstiftningen är det Kommissionen som har ensamrätt till att lägga fram förslag. Kommissionen och synes ha ett mycket stort inflytande. Enligt en av experterna känns det ibland som om Kommissionen inte vill ha synpunkter från deltagarna i program- kommittéerna. Samma person understryker att i det strategiska ar- betet måste samspelet mellan länderna och mellan ledamoten och dess huvudman (departementet/regeringen) fungera väl om arbetet skall bli framgångsrikt. Programkommittéernas oklara roll är en fråga som tagit upp med . Vil- ket mandat har en ledamot att driva en fråga som går emot ett för- slag i en programkommitté? Myndigheten har dock inte fått något klarläggande svar på frågan. Det framkommer även av svaren att det är strategiskt viktigt för delegaten att etablera sig som aktör i en kommitté. Det är särskilt viktigt om man representerar ett litet land. Flertalet av dem som besvarat enkäten har lång erfarenhet av att vara ledamöter och ex- perter i olika kommittéer. Vissa av dem har arbetat med dessa upp- gifter . Ledamöterna och experterna fick i formuläret svara på frågan Har Du till skrivit under ett papper om sek- retess rörande arbetet i programkommittén för sjätte rampro- grammet? De fick svara på frågan hur de i så fall tolkat innebörden i den sådan förbindelse.