sou · GSB3130 · 2005-01-01 00:00:00 — Så har också skett i några svenska bolag, även om det inte är något allmänt tillämpat förfaringssätt. inser Kodgruppen problemen med denna lösning. Upphandling av revisorer ställer delvis andra krav på valberedningens sammansättning och kompetens än nominering av styrelseledamöter och innebär ofta ett mer omfattande arbete än styrelsenomineringen. En valberedning blir därför med nödvändighet starkt beroende av styrelsen, och särskilt dess revisionsutskott, om ett sådant finns, för att få underlag för sitt arbete. Saken kompliceras ytterligare av att medan styrelseval är en återkommande företeelse, inträffar val av revisor endast eller när det är påkallat däremellan. Det innebär att det vissa år krävs en valberedning med delvis annorlunda sammansättning och möjlighet till större arbetsinsats än övriga år för att effektivt kunna bereda revisorstillsättningen. En lösning på detta som föreslagits i ett remissvar är att då revisorstillsättning aktualiseras tillsätta en särskild valberedning för denna fråga. Kodgruppen har tagit fasta på detta förslag och anvisar denna lösning som ett alternativ till att uppgiften utförs av valberedningen för styrelseval. Några särskilda regler för en sådan valberedning har inte uppställts, utan de formella kraven på gruppens sammansättning m.m. är desamma för båda alternativen. I praktiken är såväl kraven på valberedningens kompetens som arbetsinsatsens storlek och tidsåtgång annorlunda för revisorstillsättning än för styrelseval, särskilt om det rör sig om upphandling av nya revisorer. Regeln angående den information som skall lämnas om föreslagen revisor har getts en mer principiell och mindre detaljerad utformning än i det tidigare förslaget. När det gäller valberedningens uppgifter i övrigt har, som tidigare framgått, valberedningen ålagts att även lämna förslag till ordförande vid ordinarie bolagsstämma (se avsnitt 3.1). Vidare accepterar Kodgruppen några remissinstansers kritik mot att reglera frågan om beredning av incitamentsprogram och föreskriver därför inget i den delen. Beträffande ersättning till valberedningen har Kodgruppen förståelse för att sådan ersättning ibland kan behöva utgå, både som arvode till vissa deltagande ledamöter och för att täcka eventuella omkostnader för valberedningens arbete. Utgångspunkten i denna fråga måste enligt Kodgruppens mening vara att den ägare som tillsatt en representant i valberedningen svarar för dennes ersättning, samt att styrelseledamot som deltar i valberedningens arbete inte erhåller särskild ersättning för detta. När det gäller ersättning till andra ledamöter vore en reglering i koden i och för sig befogad. Den legala osäkerhet som råder kring sådana ersättningar – huruvida de kan ses som någon form av kapitalanvändning för bolaget och därför kan stå i strid med aktiebolagslagen – leder emellertid Kodgruppen till att avstå från att reglera denna fråga. vill Kodgruppen peka på det angelägna i att frågan möjligt regleras i lag. Flera remissinstanser har som tidigare nämnts (se avsnitt 1.4), kritiserat vad man anser vara en överdriven detaljreglering i kodförslaget. Denna kritik har i stor utsträckning avsett avsnittet om styrelsen. och flera andra remissinstanser anser att kodförslagets regler om styrelsens arbete är alltför långtgående och delvis riskerar att ändra vad som redan framgår av praxis, samt att en sådan uppräkning som ges i koden kan riskera att ses som en uttömmande reglering av styrelsens uppgifter. Avsnittet har kortats ned och samlats i en regel med underpunkter. Regeln syftar till att i koncentrerad form definiera några av de mest grundläggande uppgifter som en styrelse måste ägna uppmärksamhet åt för att kunna anses ha uppfyllt sitt förvaltningsuppdrag med god kvalitet. Med dess nya utformning kan Kodgruppen inte finna att regeln riskerar att uppfattas som en uttömmande reglering av en styrelses samtliga åligganden. Att regeln finns med motiveras med Kodgruppens ambition att ta fram en kod som är rimligt heltäckande som beskrivning av god bolagsstyrning. I avsnittet om styrelsens uppgifter har tillkommit en ny regel om utvärdering av styrelsen. I det tidigare kodförslaget framgår det bara indirekt, genom uppräkningen av styrelseordförandens uppgifter, att en sådan utvärdering skall ske. Det har därför bedömts lämpligt att i styrelseavsnittet föra in en regel med krav på att en årlig sådan utvärdering skall ske. Regeln anger inte explicit hur eller av vem utvärderingen skall genomföras - om styrelsen själv genomför en utvärdering av sitt arbete eller om detta görs av någon utomstående part - bara att utvärderingen skall ske genom en systematisk och strukturerad process. Ett viktigt syfte med styrelseutvärdering är dock att få underlag för styrelsens eget utvecklingsarbete, varför det torde vara naturligt att styrelsen också själv är engagerad i utvärderingen, även i de fall den i övrigt genomförs av en utomstående part. 3.3.2Styrelsens storlek och sammansättning När det gäller regeln om styrelsesammansättning kritiseras att varje ledamot skall ha kapacitet att göra självständiga bedömningar. Enligt ger reglernas utformning uttryck för en grundläggande felsyn. Avsikten med en bolags- styrelse är att den skall verka som ett kollegium inom vilket personer med kunskaper och erfarenheter av olika slag skall verka gemensamt för bolagets bästa. , och för liknande resonemang. Regeln om att eftersträva en jämn könsfördelning kritiseras inte i sak, men frågan anses av vissa remissinstanser ha fått en alltför framträdande plats jämfört med andra aspekter av mångsidighetskravet. Stockholmsbörsen önskar att en harmonisering av bestämmelsen om vilka anställda i bolaget som kan vara ledamöter i styrelsen skall ske med börsens regelverk. anser att verkställande direktören inte skall kunna vara ledamot av styrelsen. Några exakta gränser för antal stämmovalda styrelseledamöter behövs inte i koden, särskilt mot bakgrund av valberedningens utökade roll, anser , , , , , Nordic Growth Market NGM, Tredje AP-fonden, , och . Omfattande kritik har vidare framförts mot kodförslagets krav på att särskild information skall lämnas inför val om föreslagen ledamot har suttit i styrelsen eller är . anför att ålder inte ensamt kan anses vara ett skäl för att en person är olämplig som styrelseledamot. För ett sådant förhållningssätt talar enligt även Rådets direktiv /78/EG om inrättande av en allmän ram för likabehandling. Direktivet är visserligen inriktat mot anställningsförhållanden, inte styrelseuppdrag, men inte desto mindre finns det enligt mening skäl att beakta direktivets allmänna utgångspunkt att all diskriminering, bland annat på grund av ålder, skall motverkas. Enligt finns inte grund för att utgå från att mångårigt arbete i styrelsen eller hög ålder hos en styrelseledamot i normalfallet utgör en belastning för ett bolag. För att tillgodose behovet av förnyelse ser hellre att koden använder en mindre trubbig modell än den som föreslås i betänkandet. Ett alternativ som bör passa samtliga bolag, oavsett antalet styrelseledamöter och förhållanden i övrigt, kunde vara att, i de fall ingen förnyelse i styrelsen föreslås, valberedningen särskilt skall motivera detta. När det gäller kraven på oberoende styrelseledamöter anser och Stockholmsbörsen att dessa bör harmoniseras med Stockholmsbörsens nuvarande regler. , och () framhåller att det inte är i linje med den internationella utvecklingen att endast två ledamöter behöver vara oberoende från större ägare och anser att detta bör ändras till krav på att en majoritet skall vara oberoende från ägarna. anser att oberoendefrågan lämpligen behandlas av specialistorgan inom respektive delmarknad istället för genom koden. På så sätt kan den anpassas efter varje marknads särskilda förutsättningar. Börser och auktoriserade marknadsplatser kan ställa upp oberoendekriterier som skiljer sig från varandra utan att detta skapar olägenheter. Sådana skillnader kan istället betraktas som en konkurrensfråga. Kodgruppen delar uppfattningen att en styrelse bör utgöra ett kollegium av personer med ömsesidigt kompletterande kunskaper och erfarenheter, inte att var och en självständigt måste kunna bedöma alla frågor. Den formulering som lett till andra tolkningar i detta avseende har därför tagits bort. Den tidigare regeln med en övre storleksgräns för styrelsen har ersatts med en mer principiellt formulerad regel om styrelsens storlek. De av många remissinstanser kritiserade reglerna om att förslag till omval av styrelseledamot som ingått i styrelsen eller som fyllt särskilt skall motiveras har från Kodgruppens sida syftat till att underlätta för valberedningar att åstadkomma en fortlöpande förnyelse av styrelsen, vilket i praktiken i många fall visar sig vara svårt. Kodgruppen delar dock till stor del de kritiska synpunkter som framförts mot dessa regler. De har därför utgått och ersatts med krav på att valberedningen särskilt skall motivera om ingen förnyelse av styrelse föreslås ske. En fördel med en sådan regel är att den inte pekar ut enskilda individer utan mera generellt understryker behovet av förnyelse. När det gäller regeln om i styrelsen återfinns den däremot – fast med annan tidsgräns – som ett av kriterierna för styrelseledamots oberoende i förhållande till bolaget. I linje med EU- kommissionens rekommendation angående styrelsers oberoende m.m.2 föreskrivs således att ledamot som ingått i styrelsen inte kan betraktas som oberoende i förhållande till bolaget. I fråga om hur många och i så fall vilka personer anställda i bolaget som får ingå i styrelsen avgränsade Kodgruppens tidigare regel dessa restriktioner till personer i bolagsledningen, och regeln innebar att inom denna grupp endast verkställande direktören får vara styrelseledamot. Däremot tilläts övriga anställda i bolaget ingå i styrelsen (däribland i förekommande fall givetvis de anställdas styrelserepresentanter). Stockholmsbörsens motsvarande regel går i ett avseende längre genom att stipulera att högst en stämmovald styrelseledamot får arbeta operativt i den löpande verksamheten, som bolaget får avgöra om denna person skall vara verkställande direktören eller någon annan. Kodgruppen anser för sin del att det bakomliggande syftet med en sådan regel bör vara att säkerställa styrelsens integritet 2 EU Commission Recommendation on the role of non-executive or supervisory directors and on the committees of the (supervisory) board. gentemot bolagets operativa ledning. Även om det finns ett värde i att motsvarande regler i båda regelverken så långt möjligt har samma utformning finner Kodgruppen det inte motiverat att införa en föreskrift som är lika långtgående som Stockholmsbörsens regel. Däremot öppnar regeln möjligheten att någon annan än verkställande direktören kan vara den (enda) medlem av bolagsledningen som ingår i styrelsen. Även när det gäller reglerna för styrelseledamöters oberoende uttrycks det ett önskemål om harmonisering med Stockholmsbörsens motsvarande regler. Här finns emellertid också en internationell utveckling att ta hänsyn till. Från EUs sida har en detaljerad rekommendation kommit på detta område.3 Vad gäller oberoende gentemot bolaget och bolagsledningen är kravet på en majoritet oberoende ledamöter i kodförslaget detsamma som i Stockholmsbörsens regler, och det står även i överensstämmelse med EU-rekommendationen. Däremot skiljer sig kriterierna för vad som kan anses leda till bristande oberoende åt i viss utsträckning. EU- rekommendationen är mer omfattande och detaljerad. Kodgruppen har valt att utforma kriterielistan med utgångspunkt från den ovan nämnda rekommendationen från EU- kommissionen. Den andra oberoendefrågan, som avser ledamöters oberoende i förhållande till större ägare, är en av de punkter där den svenska koden påtagligt skiljer sig från flertalet utländska koder. I de senare görs i allmänhet ingen åtskillnad mellan oberoende gentemot bolag/bolagsledning respektive ägare; är man beroende i förhållande till endera kategorin är man inte oberoende i dessa koders mening. I , däremot, definierar Stockholmsbörsen i sina noteringskrav oberoende i förhållande till (större) ägare som en separat kategori. Bakgrunden till detta är den i svenska aktiemarknadsbolag vanliga ägarstrukturen med en eller flera huvudägare vid sidan av en bredare krets av mindre aktieägare. Detta kombineras med en generellt sett positiv syn på att huvudägarna utövar en aktiv ägarroll och tar ett särskilt ansvar för bolaget, innefattande att i många fall besätta majoriteten i styrelsen. Att en sådan ordning inte bara accepteras utan i många fall positivt uppskattas av de övriga aktieägarna torde bl.a. hänga samman med den svenska aktiebolagslagens tydliga krav på att hela styrelsen, alltså även huvudägarnas representanter, skall se till samtliga aktieägares intressen i sin förvaltning av bolaget. Principiellt sett saknas därför motiv för särskild representation för de mindre aktieägarna i en svensk styrelse. Trots detta har det i praktiken befunnits lämpligt att för börsnoterade bolag kräva att åtminstone någon eller några ledamöter i styrelsen inte har någon koppling till huvudägarna och därför kan förväntas särskilt se till den bredare aktieägarkretsens intressen. Stockholmsbörsen har därvid stannat för att kräva två sådana från huvudägare oberoende ledamöter, varvid med huvudägare avses aktieägare som direkt eller indirekt äger av aktierna eller rösterna i bolaget. Kodgruppen ansluter sig till denna uppfattning och avvisar därför de synpunkter som inkommit från bl.a. några utländska remissinstanser med krav på att majoriteten av styrelseledamöterna skall vara oberoende även i förhållande till större ägare. I övrigt har största möjliga harmonisering med rekommendation eftersträvats, vilket innebär att inte heller denna regel är helt likalydande med 3 Se not 2. motsvarande regel hos Stockholmsbörsen, även om den sakliga innebörden i huvudsak är densamma. Några remissinstanser, bl.a. , och , anser att kodförslagets regler om styrelsens ledamöter är överflödiga, då de i stor utsträckning endast framför självklarheter eller återger vad som redan gäller enligt aktiebolagslagen. Dessa regler är, i likhet med bl.a. tidigare diskuterade regler om styrelsens uppgifter, motiverade av Kodgruppens ambition att skapa en kod som förmedlar en rimligt komplett bild av god svensk bolagsstyrning. Särskilt har gruppen här velat lyfta fram det ansvar som åvilar varje enskild styrelseledamot att själv se till att kunna avsätta den tid, skaffa sig de kunskaper och erfarenheter, begära den information och uppträda med den integritet som erfordras för att med hög kvalitet fullgöra sitt sysslomannaliknande uppdrag för bolaget och dess ägare. Det kan nämnas att EU- kommissionens rekommendation på detta område berör dessa frågor på ett likartat sätt. Mot denna bakgrund har de tidigare reglerna innehållsmässigt till stor del behållits men redigerats om för att bl.a. tydligare framhäva styrelseledamots skyldighet att på eget initiativ se till att skaffa sig erforderlig information och kunskap för att fullgöra sitt uppdrag. Däremot har den tidigare regeln om ledamots skyldighet att agera i bolagets och aktieägarnas intresse utmönstrats och ersatts av en regel med innebörd att en styrelseledamot inte får ha så många andra uppdrag att ledamoten inte kan ägna uppdraget i bolaget erforderlig tid och omsorg. Förslaget att styrelsens ordförande skall väljas av stämman är enligt , , och en onödig regel som endast leder till praktiska problem för det fall styrelsen önskar avsätta sin ordförande. Följden av förslaget blir att en extra stämma måste tillkallas i detta fall. anser att bestämmelsen bör utgå ur koden. När det gäller förslaget till särskilda regler för det fall avgående verkställande direktör föreslås som styrelseordförande anser Styrelsepoolen, Tredje AP-fonden och () att denna regel bör vara utformad som ett förbud. Enligt NAPF finns det övertygande erfarenhet om det olämpliga i att avgående verkställande direktör blir styrelseordförande. AktieTorget och TurnIT finner det märkligt att koden föreskriver att styrelsen skall utvärdera sig själv. Enligt AktieTorget bör uppgiften ankomma på bolagets revisorer, vid behov med anlitande av extern expertis. Den föreslagna regeln att styrelseordföranden skall väljas av bolagsstämman har ifrågasatts av flera remissinstanser. Kodgruppens motiv för regeln är i korthet följande. Styrelseordföranden skall enligt aktiebolagslagen väljas antingen på stämman eller av styrelsen inom sig. synsätt på styrelseordförandens roll som en inter pares – den främste bland likar – har lett till en praxis med innebörd att styrelsen väljer ordförande inom sig. Under har emellertid ordföranderollen stärkts väsentligt, och styrelsens ordförande har fått en allt tydligare särställning med ett särskilt ansvar utöver det som bärs av övriga ledamöter, senast uttryckt i de nya regler om bolagets organisation som infördes i aktiebolagslagen 1999. Ordförandens allt viktigare roll framgår också av att det vid bolagsstämmans val av styrelse i de allra flesta fall är klart vem av de valda ledamöterna som skall bli ordförande, även om detta val inte formellt görs av stämman. Det i praxis vanliga förfarandet står därför i allt skarpare kontrast till den reella proceduren för tillsättning av ordförandeposten. Det ter sig mer naturligt att ordförandevalet, som är ett av de viktigaste besluten från bolagsstyrningssynpunkt, tas upp som ett särskilt ärende på bolagsstämmans dagordning, varigenom alla aktieägare ges möjlighet att ställa frågor om och ge sin syn på frågan. Regeln skall således ses som ett led i Kodgruppens strävan att skapa en förbättrad struktur och transparens i bolagsstyrningen och att göra bolagsstämmorna till effektiva fora för utövande av ägarinflytande. Frågan huruvida avgående verkställande direktör skall kunna föreslås till styrelseordförande eller i nära anslutning till avgången som verkställande direktör har noga övervägts av Kodgruppen. Gruppen är väl medveten om de problem som kan uppstå vid en sådan lösning och att det i vissa andra koder finns mer eller mindre starkt formulerade regler mot denna ordning.4 konstaterar att det också finns en del fall där detta visat sig fungera utmärkt. Mot denna bakgrund anser Kodgruppen att det saknas så entydiga erfarenheter i endera riktningen att det är motiverat med en kategorisk regel i denna fråga. I regeln om styrelseordförandens uppgifter har i punkten om ansvar för att styrelsens arbete utvärderas har, i konsekvens med vad som sägs i avsnitt 3.2, lagts till att valberedningen skall informeras om resultatet av denna utvärdering. Kodförslagets regler om närvaro vid styrelsesammanträde kritiseras av flera remissinstanser som onödigt formalistiska och dessutom i viss utsträckning stridande mot aktiebolagslagen, varför de anser att reglerna bör utgå. Förslaget till obligatorisk styrelsesekreterare kritiseras av och , varvid särskilt framhåller att det inte finns anledning att i ta över den amerikanska modellen i detta avseende. Flera remissinstanser anser vidare att bestämmelsens formulering om att sekreteraren skall svara för att styrelsearbetet bedrivs på ett korrekt sätt felaktigt ger intryck av att sekreteraren skulle ha ett särskilt ansvar för detta. 4Det bör noteras att det brittiska regelverket, som det ibland refereras till i denna fråga, inte innehåller något förbud mot detta, endast ett krav att en sådan lösning först skall stämmas av med ägarna samt att den motiveras på bolagsstämman och i nästföljande årsredovisning. Remissinstansernas synpunkter beträffande frågan om närvarorätt vid styrelsens sammanträden finner Kodgruppen beaktansvärda. Regeln som behandlar närvarorätt har därför utmönstrats. Vidare har regeln om att styrelsen skall sammanträda i erforderlig omfattning tagits bort då den innebär en överflödig uttolkning av aktiebolagslagens bestämmelser. I vissa utländska koder, bl.a. den brittiska, finns krav på extern styrelsesekreterare, och det är i de flesta större svenska börsbolag praxis att inte ålägga verkställande direktören eller någon styrelseledamot att föra protokoll vid styrelsens sammanträden. Kodgruppen anser att denna praxis bör befästas. Sekreteraren har givetvis inget formellt ansvar för att styrelsearbetet bedrivs korrekt, varför formuleringen av regeln i det avseendet har ändrats. anser att kravet att bolagets finansiella rapportering skall vara i överensstämmelse med god redovisningssed och att det skall framgå på vilket regelverk den grundas, kan anses följa av årsredovisningslagens (1995:1554) bestämmelser och därför inte bör återges som regel i koden. påpekar att finansiell information kan grundas på flera regelverk och föreslår att innebörden i begreppet finansiell rapport avgränsas på ett tydligare sätt. Kravet på s.k. underskriftsmening, dvs. en försäkran från styrelse och verkställande direktör att årsredovisningen är korrekt, har mötts av skilda synpunkter. Enligt , , , , , Stockholmsbörsen, Fjärde AP- fonden och TurnIT är en sådan underskriftsmening överflödig. FAR, , , och Aktiespararna anser däremot att den är av stort värde. Några remissinstanser ifrågasätter tillägget såvitt de känner till, som anses kunna uppfattas som en friskrivning från ansvar. När det gäller kravet på en särskild försäkran från bolagets finansdirektör är remissinstanserna mer samstämmiga i uppfattningen att regeln bör utgå, även om och Nordic Growth Market NGM anser att den är berättigad. De remissinstanser som motsätter sig regeln anför främst att det är främmande för den svenska bolagsstyrningsmodellen att ålägga en anställd tjänsteman ansvar som ett organ för styrningen av bolaget. Regeln om att bolagets finansiella rapportering skall vara i överensstämmelse med god redovisningssed för aktiemarknadsbolag har utgått och ersatts av en avsnittsingress, som är något annorlunda formulerad men som är avsedd att ha samma innebörd. Den nya kodregeln säger i stället att det av en årsredovisning och delårsrapport skall framgå vad som är formella finansiella rapporter, på vilka regelverk de grundas och i vilken omfattning de har reviderats eller översiktligt granskats av revisorn. Den internationella innebörden av begreppet finansiell rapport klargörs i fotnot. Förslaget till underskriftsmening har sin grund i ambitionen att tydliggöra de olika bolagsorganens ansvarsområde, vilket också är en internationell utvecklingslinje. Flera länder har redan infört krav på en sådan försäkran, och den kommer att bli obligatorisk när det kommande insynsdirektivet (transparensdirektivet) implementeras i svensk rätt. Detta direktiv, som förväntas antas , innehåller krav på en sådan försäkran såväl i årsredovisningen som i halvårsrapporten. Till detta kan läggas att EU föreslagit förtydliganden i fjärde och sjunde bolagsdirektiven av innebörd att medlemsstaterna skall tydliggöra styrelsens kollektiva ansvar för den finansiella informationen. Eftersom den underskriftsmening som föreslås tydliggör förhållanden som redan gäller, är i linje med den internationella utvecklingen och blir obligatorisk i hela EU, anser Kodgruppen att det har ett värde att det införs en sådan underskriftsmening i de svenska aktiemarknadsbolagens årsredovisningar. Det kan också nämnas att en underskriftsmening redan förekommer i det svenska regelverket, nämligen i regler om börsprospekt (3 kap. 6 § i FFFS 1995:21). För att undvika tvetydighet är det lydelsen i denna försäkran som införts i koden. Däremot har Kodgruppen valt att i den slutliga koden inte ta med regeln om en försäkran från bolagets finansdirektör. Detta beror på att många remissinstanser uttryckt oro över att regeln kan ge upphov till osäkerhet om ansvarsförhållandena mellan styrelsen och bolagsledningen. Kodgruppen vill dock understryka att avsikten med regeln endast var att den skulle vara ett verktyg för styrelsen i arbetet med att kvalitetssäkra den finansiella rapporteringen. Detta kan givetvis också ske på annat sätt.