sou · GSB323d2 · 2005-01-01 00:00:00 — Styrelsen utgör myndighetens högsta ledningsorgan och har det yttersta ansvaret för alla beslut som rör verksamheten. Det är dock av naturliga skäl nödvändigt med en omfattande delegering för att styrelsen skall utgöra ett effektivt ledningsorgan och för att det löpande arbetet i myndigheten skall fungera. 23 § Det ingår i styrelsens uppgifter att 1.fastställa en verksamhetsplan för myndigheten, 2.fortlöpande följa upp och bedöma myndighetens verksamhet och konsekvenserna av de föreskrifter och särskilda beslut som styr verksamheten, 3.säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som är organiserad på ett betryggande sätt, 4.hushålla väl med statens medel, 5.fastställa riktlinjer för myndighetens representation. Paragrafen räknar upp olika frågor/uppgifter som är så viktiga att de skall ingå som en del av styrelsens arbete. Dessa uppgifter skall således inte delegeras ner i organisationen. Vad som närmare innefattas i begreppen under punkterna 1–5 anges i kommentaren till 7 §. 24 § Styrelsen skall fastställa en plan för sitt arbete. 25 § Styrelsen är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. 26 § Om ett styrelseärende är så brådskande att styrelsen inte hinner sammanträda för att behandla det, får ärendet avgöras genom meddelanden mellan ordföranden och de andra ledamöterna. Om inte heller detta förfarande hinns med eller är lämpligt, får ordföranden ensam avgöra ärendet. Ett sådant beslut skall anmälas vid nästa sammanträde för styrelsen 24–26 §§ motsvarar 15–17 §§ och har samma innebörd. 27 § Myndighetschefen skall sköta den löpande verksamheten enligt styrelsens direktiv och riktlinjer. Myndighetschefen skall hålla styrelsen informerad om verksamheten, förse styrelsen med underlag för beslut och verkställa styrelsens beslut. Det ingår i myndighetschefens uppgifter att under styrelsen 1.se till att kontakter med myndigheten underlättas genom information, god service och tillgänglighet samt genom en god ordning och struktur i databaser, 2.se till att myndigheten i sin verksamhet använder ett klart och begripligt språk, 3.se till att myndigheten utnyttjar de möjligheter som informationstekniken kan ge i verksamheten, 4.verka för att myndigheten genom samarbete med andra myndigheter tar till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet, 5.svara för myndighetens arbetsgivarpolitik enligt 43 § och företräda myndigheten som arbetsgivare. Paragrafen reglerar myndighetschefens uppgifter och vad denne ansvarar för inom myndigheten. Myndighetschefens uppgift är att sköta den löpande verksamheten enligt styrelsens direktiv och riktlinjer. Myndighetschefen skall verkställa styrelsens beslut i myndighetens verksamhet. Myndighetschefen skall rapportera till styrelsen (hålla styrelsen informerad) och fungera som föredragande och förslagsställare (förse styrelsen med underlag för beslut). Myndighetschefen har dessutom ålagts att under styrelsen sköta vissa uppgifter. De uppgifter/frågor som är uppräknade är av sådan verkställande karaktär att de bör ankomma på myndighetschefen att ansvara för. Styrelsen har dock det yttersta ansvaret även för dessa frågor. Utredningen väljer att räkna upp uppgifterna här och inte i 23 § då de är så viktiga att ansvaret inte skall delegeras längre ner i organisationen. Vilken närmare innebörd de olika frågorna har redovisas närmare i kommentaren till punkterna 6–10 i 7 §. 28 § Styrelsen skall avgöra ärenden som är av principiell karaktär eller av större betydelse eller som avser föreskrifter, om ärendena inte skall avgöras av personalansvarsnämnden enligt 47 § eller något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. Andra ärenden får avgöras av myndighetschefen. Om styrelsen inte har bestämt något annat får myndighetschefen överlåta sin beslutanderätt till andra hos myndigheten. Paragrafen reglerar hur beslutanderätten får delegeras från styrelsen till lägre nivåer i organisationen. Styrelsen skall avgöra ärenden som avser föreskrifter eller som är av principiell karaktär eller har större betydelse. Vad som avses med föreskrifter och ärenden av principiell karaktär eller större betydelse redovisas närmare under 9 §. Andra ärenden får avgöras av myndighetschefen. Myndighets- chefen får i sin tur, inom de gränser för delegering som styrelsen anger, överlåta beslutanderätten till andra hos myndigheten. Vad som avses med andra hos myndigheten anges i 9 §. 29 § Styrelsen skall i en arbetsordning närmare ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och myndighetschefen. Paragrafen anger att arbetsfördelningen mellan styrelse och myndighetschef skall regleras särskilt i en arbetsordning i denna ledningsform. Myndighet som leds av en nämnd 30 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ledas av en nämnd, ansvarar inför regeringen. Nämnden består av det antal ledamöter som regeringen föreskriver. En av ledamöterna skall vara ordförande i nämnden och en skall vara vice ordförande. Paragrafen reglerar vem som ansvarar för myndighetens verksamhet inför regeringen när myndigheten leds av en nämnd. Antalet ledamöter i varje enskild myndighets nämnd skall framgå av myndighetens instruktion. Liksom i styrelser med fullt ansvar bör nämnden inom sig utse en vice ordförande i nämnden. I myndigheter som leds av en nämnd kan det ibland vara lämpligt att utse suppleanter för ledamöterna, exempelvis om ledamöterna företräder särskild kompetens. Regeringen anger i myndighets instruktion om suppleanter skall utses. 31 § Nämnden har det ansvar och de uppgifter som anges i 6 och 7 §§. Paragrafen anger att nämndens ansvar och uppgifter är desamma som en myndighetschef har i en myndighet som leds av en myndighetschef eller som leds av en myndighetschef tillsammans med en styrelse. För att löpande uppgifter skall handhas av någon annan vid myndigheten än nämnden krävs att nämnden delegerar uppgiften, t.ex. till ordföranden. Att utredningen valt att lägga samtliga de uppgifter som anges i 7 § på nämnden beror på att myndigheternas organisation varierar stort och på att myndigheten inte har någon myndighetschef som är utsedd av regeringen. I 36 § regleras vilka frågor nämnden kan delegera. 32 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ha ett kansli, skall det ledas av en chef enligt nämndens direktiv och riktlinjer. I 32 och 33 §§ anges de två huvudformer som gäller då myndigheten leds av en nämnd. För det fall myndigheten har en sådan organisation att man behöver ha egen personal anställd skall det också finnas en chef för kansliet. Chefen för kansliet skall ha de uppgifter och det ansvar som nämnden beslutar om i en arbetsordning. Chefen för kansliet skall anställas av nämnden och är inte att jämställa med en av regeringen anställd myndighetschef. Se vidare i avsnitt 7.4.5. 33 § Om regeringen har föreskrivit att en annan myndighet (värdmyndighet) skall sköta kansligöromålen, skall de båda myndigheterna i en överenskommelse närmare ange hur uppgifterna skall skötas. ansvarar inför regeringen för de uppgifter som den skall sköta. Här avses den situationen att nämndens kansligöromål kan skötas av en annan myndighet. För det fall nämndmyndigheten skall vara knuten till en värdmyndighet skall det anges i myndigheternas instruktioner. De närmare förhållandena mellan värdmyndighet och nämnd skall regleras genom en överenskommelse myndigheterna emellan. ansvarar inför regeringen för de uppgifter den ålagts att sköta enligt myndighetens instruktion. Se närmare i kapitel 13. 34 § Nämnden är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. Bestämmelsen är densamma som för styrelserna. När det gäller nämnderna kan det förekomma särskilda bestämmelser om beslutförhet i speciallagstiftningen. 35 § Om ett ärende är så brådskande att nämnden inte hinner sammanträda för att behandla det, får ärendet avgöras genom meddelanden mellan ordföranden och de andra ledamöterna. Om inte heller detta förfarandehinns med eller är lämpligt, får ordföranden ensam avgöra ärendet. Ett sådant beslut skall anmälas vid nästa sammanträde med nämnden. Föreskriften är densamma som i 17 och 26 §§. 36 § Nämnden skall avgöra sådana administrativa ärenden som är av principiell karaktär eller av större betydelse eller som avser föreskrifter, om ärendena inte skall avgöras av personalansvarsnämnden enligt 47 § eller något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. Andra administrativa ärenden skall avgöras av nämnden eller av den hos myndigheten som nämnden bestämmer. Paragrafen anger att nämnden självklart skall avgöra de ärenden nämnden bildats för att avgöra – sakärendena. Nämnden skall även avgöra myndighetens övriga ärenden som huvudregel. Att nämnden skall avgöra myndighetens samtliga ärenden är dock inte praktiskt möjligt. Av andra stycket framgår därför att nämnden kan delegera beslutanderätten till någon annan vid myndigheten, t.ex. ordföranden, chefen för kansliet eller den som sköter kansligöromålen hos värdmyndigheten. Det är dock inte möjligt för nämnden att delegera ärenden som avser föreskrifter eller som är av principiell karaktär eller som har större betydelse. Vad som avses med principiell karaktär eller har större betydelse redovisas närmare i 9 §. Där framgår också vad som avses med den hos myndigheten. Myndighetens närmare organisation och ärendenas handläggning 37 § Myndigheten bestämmer sin närmare organisation. Regeringen bestämmer vilken ledningsform myndigheten skall ha. För övrigt bestämmer myndigheten själv sin organisation. För det fall regeringen i något avseende vill bestämma om en myndighets organisation får det göras i myndighetens instruktion. 38 § Myndigheten skall besluta en arbetsordning med de närmare föreskrifter som behövs om myndighetens organisation, beredningen av ärenden, fördelningen av beslutanderätt inom myndigheten och formerna i övrigt för verksamheten. Varje myndighet skall ha en eller flera arbetsordningar. Arbetsordningen skall beslutas av myndighetens ledning. I arbetsordningen skall myndighetens organisation och de närmare formerna för arbetet inom myndigheten bestämmas. I arbetsordningen skall myndigheten också ange hur ansvar och beslutsbefogenheter delegeras inom myndigheten. Bestämmelsen återkopplar till 9, 18, 28 och 36 §§, där det anges i vilken omfattning beslutanderätten får delegeras i respektive ledningsform. Arbetsordningen skall tjäna till att göra ansvars- och uppgiftsfördelningen inom myndigheten helt klar. Vidare skall myndigheten bestämma vem som får begära in yttranden eller upplysningar i myndighetens ärenden och reglera detta i arbetsordningen. 39 § Ärendena skall avgöras efter föredragning. I en arbetsordning eller i särskilda beslut får myndigheten bestämma att ärenden som avgörs av någon annan person än myndighetens chef inte behöver föredras. Myndighetschefen får utan föredragning fatta beslut som inte kan skjutas upp till dess att ärendet hunnit föredras. Bestämmelsen motsvaras av 24 och 25 §§ i nuvarande verksförordning. Myndighetens ärenden avgörs efter föredragning. I arbetsordning eller särskilda beslut får det dock medges att ärenden som avgörs av någon annan tjänsteman än myndighetschefen inte behöver föredras. I arbetsordningen kan myndigheten också reglera närmare hur ärendena skall föredras. Att ärendena avgörs först efter föredragning är i första hand en fråga om rättssäkerhet. Att det är i vart fall två personer som gått igenom varje ärende begränsar riskerna för felaktigheter. Föredragningen bidrar också till en god kvalitet i handläggningen av ärendet. En föredragning skall i första hand ske genom en muntlig framställning av ärendet av den som är föredragande. Det finns dock kategorier av ärenden där den ordningen av praktiska skäl inte är lämplig eller kanske ens möjlig att upprätthålla. Det är då möjligt att handlägga ärendet genom att det bereds av en föredragande som upprättar en handläggningspromemoria eller motsvarande som gås igenom av en eller flera beslutsfattare som därefter fattar beslut i ärendet. 40 § För varje beslut skall det finnas en handling som visar –dagen för beslutet, –beslutets innehåll, –vem som har fattat beslutet, –vem som har varit föredragande, –vem som har varit med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Paragrafen överensstämmer med nuvarande reglering. Föreskriften avser endast skriftliga beslut. Varje beslut skall dokumenteras. Dokumentation skall ske för att det i efterhand skall gå att kontrollera beslutets innebörd och är också en förutsättning för att det skall gå att få insyn i och kontrollera myndighetens verksamhet. Dokumentation av ett besluts innehåll och vem som fattat beslutet möjliggör också ansvarsutkrävande för t.ex. tjänstefel. Handlingsbegreppet har samma innebörd som i tryckfrihets- förordningen. I 2 kap. 3 § TF stadgas att med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Begreppet innefattar alltså såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar och det finns inte några hinder mot att dokumentera beslut elektroniskt. I Ds 2003:29 s. 100 skriver den s.k. FORMEL-gruppen att förutsatt att tillräckligt god säkerhet och tillfredsställande skydd mot sårbarhet uppnås kan det inte sägas föreligga några författningshinder mot att dokumentera beslut elektroniskt. Paragrafen hindrar inte heller införande och användning av elektroniska signaturer. 41 § Myndigheten skall se till att de kostnadsmässiga konsekvenserna begränsas när den begär in uppgifter. Paragrafen syftar till att myndigheten skall se till att uppgiftslämnande inte blir mer betungande än nödvändigt. Ytterligare föreskrifter om inhämtande av uppgifter finns i förordningen (1982:668) om statliga myndigheters inhämtande av uppgifter från näringsidkare och kommuner, som utförligt reglerar myndigheternas åligganden när de skall inhämta uppgifter från näringsidkare eller kommuner. Skyldigheten att begränsa sig i samband med att man begär in uppgifter, prover eller annat underlag gäller också i samband med utövande av tillsyn. (Ju 2000:06) har i tilläggsdirektiv (Dir. 2003:70) fått i uppdrag att göra bl.a. en fördjupad analys av grunderna och motiven för en särskild lag om statlig tillsyn. För det fall en särskild lag om statlig tillsyn antas bör myndigheternas skyldighet att begränsa inhämtandet av uppgifter i samband med utövande av tillsyn i stället ha sin plats där. Medverkan i EU-arbetet och annat internationellt samarbete 42 § Myndigheten skall ge regeringen stöd vid deltagande i verksamheten inom Europeiska unionen (EU) och i annat internationellt samarbete och ställa den personal till förfogande för deltagandet som regeringen begär. När myndigheten eller dess personal medverkar i samarbete av detta slag skall regeringen fortlöpande hållas informerad om förhållanden av betydelse för samarbetet. Innehållet i paragrafen är hämtat från nuvarande verksförordning, dock med vissa tillägg och förändringar. Myndigheten är skyldig att ställa den personal till förfogande för deltagandet som regeringen begär. Regeringen skall lämna den tjänsteman som skall representera regeringen en instruktion. Tjänstemannen skall i sin tur lämna regeringen en rapport efter det att mötet avslutats. Det är också viktigt att myndigheterna löpande håller regeringen informerad om förhållanden som har betydelse för regeringens och myndigheternas samarbete i EU-frågor. Frågorna har behandlats närmare i kapitel 18. medlemskap i har inordnat den svenska statsförvaltningen i ett delvis nytt system av institutioner, regelverk och procedurer som förändrat villkoren för verksamheten. Den svenska statsförvaltningen påverkas också av deltagande och agerande inom övriga internationella organisationer och verksamheter. På samma sätt som gäller för delaktigheten i arbetet inom EU anges det i paragrafen att myndigheten på regeringens begäran skall medverka i annat internationellt samarbete. Med annat internationellt samarbete avses exempelvis agerande inom , FN och WTO. 43 § Myndigheten skall 1. i samverkan med andra myndigheter utveckla och samordna den statliga arbetsgivarpolitiken, 2.se till att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten, 3.skapa goda arbetsförhållanden och ta till vara och utveckla de anställdas kompetens och erfarenhet. Paragrafen överensstämmer i stort sett med regleringen i den nuvarande verksförordningen, endast konstruktionen är något förändrad. Genom bestämmelsen delegerar regeringen stora delar av arbetsgivarpolitiken till myndigheterna. Myndigheterna skall dels själva, dels tillsammans med andra myndigheter utforma arbetsgivarpolitiken. Arbetsgivarpolitiken kan sägas innefatta frågor om personalförsörjning, kompetensutveckling, personal- rörlighet, löne- och anställningsvillkor, jämställdhet, etnisk och kulturell mångfald, arbetsmiljö m.m. Det delegerade arbetsgivaransvaret möjliggör för myndigheterna att utforma arbetsgivarpolitiken med hänsyn till verksamheten. I första punkten anges att myndighetschefen i samverkan med andra myndigheter skall utveckla och samordna den statliga arbetsgivarpolitiken. Detta sker bl.a. genom medverkan i , som kan sägas fungera som ett forum för samverkan mellan myndigheterna. I punkterna två och tre anges att myndighetschefen ansvarar för att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten, att arbetsförhållandena är goda och att de anställdas kompetens och erfarenhet utvecklas och tas till vara. Att de anställda är väl förtrogna med målen för verksamheten är en förutsättning för att verksamheten skall fungera bra och vara effektiv. Härigenom ökar möjligheterna att skapa goda arbetsförhållanden och att utveckla verksamheten. Det leder också till motiverade medarbetare och öppnar för förändringar. Att skapa goda arbetsförhållanden och ta till vara de anställdas kompetens och erfarenhet är en förutsättning för att de anställda skall kunna arbeta effektivt, med hög kvalitet och på ett sätt som inger förtroende hos medborgarna. Varje myndighet skall ha tydliga mål för sin kompetensförsörjning och se till att de anställdas kompetens är avpassad till verksamheten. Det är också viktigt att den anställde har goda utvecklingsmöjligheter inom sitt område. Kompetensutvecklingen skall vara en del av verksamheten. I den förvaltningspolitiska propositionen betonar regeringen att ökad uppmärksamhet bör ägnas åt kompetens- och utbildningsfrågor i syfte att stimulera myndigheternas kompetens- försörjning och främja kvalitetsarbetet inom förvaltningen. Myndighetscheferna bör ta ett särskilt ansvar för att de anställda ges utbildning i grundläggande statlig förvaltningskunskap och görs medvetna om statstjänstemannarollens betydelse. Myndighetscheferna skall också beakta den kvalitets- och kompetenshöjning som kan uppnås genom ökad etnisk och kulturell mångfald hos de anställda samt genom att såväl kvinnors som mäns kompetens tas till vara. 44 § Myndighetschefen anställs av regeringen. Detsamma gäller en myndighets överdirektör. Annan personal anställs av myndigheten. Regeringen utser myndighetschefen. I vissa fall, t.ex. på grund av verksamhetens omfattning eller särskilda betydelse, kan regeringen dock välja att även utse en överdirektör vid myndigheten. Överdirektören ingår i myndighetsledningen och är dessutom myndighetschefens ställföreträdare (se 46 §). Det är endast regeringen som kan utse en överdirektör vid myndigheten. Det skall framgå av respektive myndighets instruktion om myndigheten skall ha en överdirektör. I enlighet med att myndigheterna själva bestämmer sin inre organisation har regeringen även delegerat till myndigheterna att anställa sin personal. 45 § Ledamöter i styrelser och i sådana råd som avses i 8 § utses av regeringen för en bestämd tid. Detsamma gäller ledamöterna i en sådan nämnd som utgör myndighetens ledning. Regeringen utser även ordföranden i styrelsen eller nämnden. I första stycket anges att ledamöter i styrelser, råd och nämnder utses av regeringen för en bestämd tid. anges det i myndighetens instruktion att ledamöterna skall nomineras på något särskilt sätt. I myndighetens styrelse finns vanligen personalföreträdare. Personalföreträdarna utses av de lokala arbetstagarorganisa- tionerna, utom i affärsverken där de utses av regeringen efter förslag från arbetstagarorganisationerna. I de myndigheter som har en styrelse eller nämnd i ledningen skall enligt andra stycket ordföranden i styrelsen eller nämnden utses av regeringen. 46 § Myndighetschefen skall ha en ställföreträdare som tjänstgör i chefens ställe när han eller hon inte är i tjänst. Om myndigheten har en överdirektör, är överdirektören myndighetschefens ställföreträdare. Ställföreträdaren inträder även i övrigt i myndighetschefens ställe i den utsträckning som chefen bestämmer. Myndighetschefen skall ha en ställföreträdare som ersätter myndighetschefen när denne inte är i tjänst. Om myndighetschefen är i tjänst men t.ex. på grund av tjänsteresa är förhindrad att sköta några av sina arbetsuppgifter, avgör myndighetschefen själv om och i vilken utsträckning ställföreträdaren skall ersätta honom. Ställföreträdaren träder också in som ersättare för myndighets- chefen i styrelsen. Finns det vid myndigheten en överdirektör skall denne vara myndighetschefens ställföreträdare. 47 § Om regeringen har föreskrivit att det skall finnas en personalansvarsnämnd vid myndigheten, skall följande frågor prövas av nämnden: 1.skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden, när anställningen inte är en provanställning, Myndighetschefen skall vara ordförande i personalansvarsnämnden. Nämnden skall i övrigt bestå av personalföreträdarna och de ledamöter som myndigheten utser. Paragrafen innehåller bestämmelser om myndighetens personalansvarsnämnd och är i stort sett likalydande med gällande bestämmelse. Det skall framgå av myndighetens instruktion om det skall finnas en personalansvarsnämnd vid myndigheten. I anställningsförordningen (1994:373) anges i 20 § att föreskrifterna i 29 kap. om omröstning skall tillämpas när flera deltar i avgörande om anställningens upphörande, disciplinansvar eller åtalsanmälan eller om avstängning eller läkarundersökning enligt lagen (1994:261) om fullmaktsanställning. 48 § är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. Särskilda rådgivnings- och beslutsorgan inom en myndighet 49 § Om regeringen har föreskrivit att det inom myndigheten skall finnas ett särskilt organ, beslutande eller rådgivande, är organet ansvarigt för sin verksamhet inför myndighetens ledning. Det särskilda organet har dock ett självständigt ansvar för de beslut som fattas inom organet. Myndighetens ledning är inför regeringen ansvarig för att det särskilda organet tilldelas medel och resurser i övrigt för sin verksamhet samt för att verksamheten bedrivs på sätt som anges i 6 §. Paragrafen reglerar närmare ansvarsförhållandena mellan myndighetens ledning och särskilda rådgivnings- och beslutsorgan vid myndigheten, om det finns något sådant. – den/de vid myndigheten som ansvarar för myndighetens verksamhet inför regeringen – ansvarar för att det särskilda organet har förutsättningar att sköta sina uppgifter, att det tilldelas resurser i form av t.ex. medel eller personal, att verksamheten redovisas osv. Det särskilda organet är inför myndighetsledningen ansvarigt för organets verksamhet samt är även självständigt ansvarigt för de beslut som fattas. Frågan har behandlats i kapitel 12. För de närmare övervägandena bakom förslaget hänvisas till detta kapitel. I princip samma ansvarsförhållanden gäller om myndigheten själv inrättar ett särskilt beslutsorgan vid myndigheten. Åtgärder med anledning av revisionsberättelse