sou · GSB3130 · 2005-01-01 00:00:00 — Det finns vidare skäl att tillägga att enligt den nya revisionsstandarden RS 580 skall företagsledningen göra ett uttalande (i brevform) till revisorerna som innehållsmässigt omfattar bl.a. vad den föreslagna försäkran avsåg. 3.3.7Styrelsens interna kontroll och internrevision Förslagen avseende styrelsens ansvar för bolagets interna kontroll har mött kritik från vissa remissinstanser, främst och TurnIT, medan FAR, och tillstyrker reglerna. Fjärde AP- fonden framhåller att styrelsen ansvarar för den interna kontrollen och anser inte att det behövs särskilda regler för hur den skall utövas. Fonden anser också att resonemangen kring krav och redovisning av intern revision är alltför långtgående och därmed också onödigt kostnadskrävande. FAR, däremot, är villig att i samverkan med näringslivets organisationer ta fram en vägledning för hur bolagen skall tolka och tillämpa de olika ramverk för intern kontroll som finns. FAR är vidare beredd att medverka till att det utarbetas förslag för hur styrelsens och verkställande direktörens rapport om den interna kontrollen bör utformas. Några remissinstanser efterlyser att reglerna om intern kontroll förtydligas i olika avseenden. anser att innebörden av begreppet intern kontroll bör förklaras tydligare och föreningen rekommenderar att på svenska använda termen intern styrning och kontroll för det engelska internal control. Vidare anser föreningen att det bör göras tydligare att ansvaret för den interna styrningen och kontrollen helt åvilar verkställande direktören och bolagets linjeorganisation, inte internrevisorn. Reglerna om intern kontroll och internrevision avser att anpassa styrelsearbetet i svenska börsbolag till en pågående utveckling mot en internationell standard på detta område. I ett internationellt perspektiv har reglerna bl.a. betydelse för förståelsen av den svenska förvaltningsrevisionen. Vad gäller några remissinstansers önskemål om ytterligare vägledning har reglerna likväl hållits kortfattade eftersom detta är ett område där praxis behöver få tid att utvecklas och resurser avsättas. När det har vuxit fram goda förebilder för hur denna rapportering och granskning bör ske finns det skäl att återkomma med sådana förtydliganden. Kodgruppen vill här understryka att näringslivet och FAR får ett särskilt ansvar för att det utvecklas en praxis på området som är väl avvägd utifrån svenska förhållanden. 3.3.8Styrelsens relation till revisorn Flera remissinstanser, däribland Stockholmsbörsen, AktieTorget, StyrelseAkademien, Första och Fjärde AP-fonderna, , L E och TurnIT, anser att koden inte bör innehålla krav på obligatoriskt revisionsutskott. Flertalet av dessa anser att det är styrelsen som skall avgöra om utskott skall inrättas och att regleringen bör göras mer flexibel i detta avseende. Stockholmsbörsen har utrett såväl antalet styrelseledamöter som förekomsten av utskott i styrelsearbetet bland bolagen på Stockholmsbörsen. Denna utredning visar att mer än en tredjedel av bolagen har en styrelse bestående av 4-6 ledamöter. Det genomsnittliga antalet ledamöter var 6,7 per enligt SIS Ägarservice. Detta innebär att revisionsutskottet i ett stort antal bolag skulle komma att utgöras av större delen av eller kanske hela styrelsen. En annan viktig aspekt är att ledamöter som inte ingår i revisionsutskottet inte får samma fortlöpande direktkontakt med bolagets revisorer som ledamöterna i utskottet. Stockholmsbörsen har noterat att ett antal bolag efter vårens ordinarie bolagsstämma bildat revisionsutskott bestående av hela styrelsen (utom verkställande direktören). Andelen noterade bolag på Stockholmsbörsen som inrättat revisionsutskott enligt den föreslagna regeln är mindre än en tredjedel. Stockholmsbörsens slutsats av ovanstående är att ett generellt krav på revisionsutskott inte speglar svensk marknadspraxis och inte är lämplig att införa . Det skulle leda till en byråkratisering och ökade kostnader utan att nödvändigtvis förbättra bolagsstyrningen. Enligt FAR och Aktiespararna, som tillsammans med tillstyrker förslaget, bör någon form av kompetenskrav ställas på revisionsutskottets ledamöter, exempelvis att minst en ledamot skall ha kompetens motsvarande vad som internationellt benämns financial expert. När det gäller revisionsutskottets uppgifter invänder FAR, och mot att revisionsutskottet skall utvärdera revisionsinsatsen eftersom ansvarsförhållandena då blir fel – en del av styrelsen skall övervaka revisorerna, som i sin tur skall övervaka styrelsen. Utvärdering av revisorerna bör enligt dessa remissinstanser utföras av bolagsstämman eller valberedningen. Vad gäller kravet på att revisionsutskott skall vara obligatoriska gör Kodgruppen följande överväganden. Mot bakgrund av att cirka en tredjedel av bolagen på Stockholmsbörsen har ett revisionsutskott anser Kodgruppen det angeläget att det utvecklas en svensk standard för hur ett typiskt svenskt revisionsutskott skall vara organiserat och vilka arbetsuppgifter som skall ankomma på utskottet. En sådan standard bör så långt möjligt överensstämma med den praxis som utvecklats i ett antal andra länder. Det ökade intresset för revisionsutskott bland främst de större börsbolagen, tillsammans med det faktum att krav på sådana utskott också föreslås i det reviderade revisorsdirektivet från EU samt i en rekommendation från EU- kommissionen5 leder Kodgruppen till slutsatsen att regeln bör behållas. Mot bakgrund av vad som framkommit i remissvaren, liksom förslaget till det reviderade revisionsdirektivet och rekommendation, kompletteras emellertid huvudregeln om krav på revisionsutskott med ett undantag för bolag med små styrelser i vilka hela styrelsen kan fullgöra de arbetsuppgifter som annars ankommer på utskottet. När styrelsen fullgör dessa uppgifter måste ändå kravet på revisionsutskottets oberoende beaktas. Detta innebär bl.a. att verkställande direktören, om denne är styrelseledamot, inte får delta i arbetet. Vad gäller vissa remissinstansers synpunkter att det bör uppställas ett uttryckligt krav på finansiell kompetens hos någon ledamot i revisionsutskottet, ett krav som också återfinns i förslaget till revisionsdirektiv från EU, gör Kodgruppen följande överväganden. Ett sådant krav har inte uppställts, eftersom det uppfattas som överflödigt. Det får anses ankomma på valberedningen att beakta detta i sitt arbete med att välja styrelseledamöter med rätt kompetens. Beträffande remisskritiken mot att revisionsutskottet skall utvärdera revisionsinsatsen vill Kodgruppen framhålla att regeln har tillkommit mot bakgrund av att det ofta varit bolagsledningen som svarat för utvärderingen av revisionsinsatsen, trots att detta formellt borde vara bolagsstämmans uppgift. I praktiken har dock stämman inte möjlighet att göra denna utvärdering. Flera remissinstanser har också ställt sig tveksamma till om valberedningen har tid och kompetens för denna uppgift. Regeln utgår således från den praktiska verklighet som råder i flertalet aktiemarknadsbolag och syftar till att understryka att när revisionsinsatsen utvärderas inom bolaget skall denna uppgift utföras av revisionsutskottet, inte bolagsledningen. Resultatet av utvärderingen utgör sedan en del av underlaget för valberedningen i arbetet med att lämna förslag till bolagsstämman om val av revisor. Därutöver skall, som nämnts förut, revisionsutskottet biträda valberedningen i arbetet med att ta fram förslag till revisorer och arvodering av revisionsinsatsen. De inledande reglerna om verkställande direktörens uppgifter och styrelsens utseende av verkställande direktör har kritiserats av bl.a. , AktieTorget, H&M och som hävdar att de tangerar aktiebolagslagens regler. Se not 2. verkställande direktörens externa uppgifter skett endast i förhållande till styrelseuppdrag i andra aktiemarknadsbolag anses av utgöra en godtycklig begränsning, som inte fyller något behov. Enligt föreningen vore det bättre med en bestämmelse som säger att styrelsen, eller på styrelsens uppdrag ordföranden, skall godkänna verkställande direktörens externa uppdrag, vilka i så fall inte behöver begränsas till uppdrag i andra aktiemarknadsbolag. Styrelsepoolen anser att regeln kan utgå. När det gäller reglerna om ersättningsutskott anser Stockholmsbörsen, StyrelseAkademien, Första och Fjärde AP-fonderna, , L E och att utskottet inte skall vara obligatoriskt. är en mer flexibel inställning, som tillåter olika lösningar för olika typer av bolag, att föredra. Exempelvis i mindre bolag eller bolag med en liten styrelse är kravet på ersättningsutskott vanligtvis inte rimligt. Att föreskriva att styrelsen måste organisera arbetet i flera utskott får enligt fondens mening inte bli ett självändamål. Den s.k. Skandiaaffären verkar vara ett olyckligt exempel på hur styrelsen förlorade helhetsbilden på grund av bristande kommunikation mellan ersättningsutskottet och styrelsen i övrigt. Kodförslaget innebär att bolagsstämman skall besluta om principer för ersättning till bolagsledningen, vilka sedan skall implementeras av styrelsen respektive verkställande direktören. , , , , , , Första och Fjärde AP-fonderna, och anser att information vid bolagsstämman om ersättningsprinciper är fullt tillräckligt och att ett stämmobeslut minskar flexibiliteten i ersättningsfrågor. Enligt bör bestämmelsen tas bort, då den mer är ett utslag av tidsandan än uttrycker förståelse för hur styrelsearbete skall bedrivas. De regler med tillhörande kommentarer i detta avsnitt som främst kan anses innebära en överlappning med aktiebolagslagens regler har utmönstrats. Däremot behålls regeln om verkställande direktörens skyldighet att förse styrelsen med erforderlig information som underlag för dess arbete, även om också denna regel i någon mån kan anses innebära en uttolkning av aktiebolagslagen. Kodgruppen har därigenom velat understryka den synnerligen viktiga roll verkställande direktören har för att styrelsearbetet skall kunna bedrivas effektivt och för att styrelsen skall kunna fatta väl underbyggda beslut. Den tidigare preciserade begränsningen av verkställande direktörens uppdrag i andra aktiemarknadsbolag har ändrats till regeln att alla väsentliga uppdrag utanför bolaget skall godkännas av styrelsen. När det gäller hur ledningens ersättning skall beredas, beslutas och informeras om föreligger två rekommendationer från EU-kommissionen.6 Vidare har Kodgruppen erfarit att lagstiftningsarbete pågår inom i dessa frågor. Hur denna lagstiftning kommer att utformas och när den kan komma att träda i kraft är dock inte fastlagt, varför Kodgruppen har valt att behålla regler i dessa frågor i koden. Det får sedan ankomma på den framtida kodförvaltaren ett anpassa reglerna med hänsyn till eventuellt kommande lagstiftning. Reglerna har i några avseenden modifierats med hänsyn till remissinstansernas synpunkter samt i övrigt anpassats till rekommendationer på detta område. I regeln om ersättningsutskott har, på motsvarande sätt som för revisionsutskott, lagts till möjligheten 6EU Commission Recommendation on fostering an appropriate regime for the remuneration of directors of listed companies och EU Commission Recommendation on the role of non-executive or supervisory directors and on the committees of the (supervisory) board. för mindre styrelser att fullgöra ersättningsutskottets uppgifter i hela styrelsen, förutsatt att ledamöter som ingår i bolagsledningen inte deltar i detta arbete. Däremot vidhåller Kodgruppen sin uppfattning att kraven på struktur och transparens i beredningen av dessa frågor leder till att de inte bör delegeras till en enskild person i styrelsen. Regeln om beslut om ersättningar till verkställande direktören respektive övriga bolagsledningen har utmönstrats eftersom den innebär överlappning med vad som följer av lagens regler. Övriga regler i avsnittet har fått en utformning som närmare ansluter till EU- rekommendationerna på området. Den fråga i detta sammanhang som fått störst uppmärksamhet i remissvaren är regeln att bolagsstämman skall godkänna principer för ersättning till och andra anställningsvillkor för bolagsledningen. Samtliga remissinstanser som yttrat sig i frågan förordar att regeln slopas. Kodgruppen konstaterar emellertid att en av EU-rekommendationerna7 anger att denna fråga skall tas upp som en explicit punkt på bolagsstämmans dagordning och bli föremål för omröstning på stämman. Denna omröstning kan antingen vara rådgivande eller beslutande. Rådgivande omröstning på bolagsstämman framstår emellertid som främmande för svenska förhållanden. Regeln har därför behållits med i huvudsak samma innebörd som tidigare, men preciseringen i punktform av vad principerna skall omfatta har omarbetats för att bättre ansluta till EU-rekommendationen om ersättningar till ledande befattningshavare. Några remissinstanser är kritiska mot regeln att bolagets revisor skall avge en särskild granskningsrapport över styrelsens rapport om den interna kontrollen. Stockholmsbörsen anser att skrivningen kan ge intryck av ett omfattande årligt revisionsarbete om hur den interna kontrollen fungerar. Detta kan vara rimligt i vissa företag men blir alltför omfattande och kostsamt för ett genomsnittligt företag. Det bör åligga styrelsen att avgöra hur långt man behöver gå i dessa avseenden. anser att det ställs onödigt mycket krav på rapporter och granskningsberättelser; det räcker med revisorernas revisionsberättelse. Även Fjärde AP- fonden ifrågasätter behovet av sådan revisorsgranskning. FAR har motsatt ståndpunkt och erbjuder sig att ansvara för att det tas fram en vägledning för denna granskning. När det gäller översiktlig granskning av delårsrapporter finns två motsatta ståndpunkter bland remissinstanserna. Enligt FAR bör samtliga delårsrapporter revisorsgranskas med motivering att dessa rapporter fått allt större betydelse för marknadens funktion och direkt påverkar börskurserna. Ett sådant förfarande skulle svara bättre mot intressenternas förväntningar på att all finansiell information skall vara kvalitetssäkrad. Nyttan överstiger därför kostnaderna. Detta är särskilt viktigt på grund av införandet av International Financial Reporting Standards (IFRS) – i annat fall kan handel pågå i ett bolags aktier innan revisorn har möjlighet att påtala eventuella felaktigheter i redovisningen. och Stockholmsbörsen anser däremot att kravet på granskning av delårsrapporter skall tas bort. Enligt Stockholmsbörsen har frågan om granskning av delårsrapporter varit föremål för utredning i samband med översyn av börsens noteringsavtal. Den återkommande slutsatsen har varit att den positiva effekt som regelns införande skulle ge är ringa i förhållande till de extra kostnader det skulle innebära för bolagen. Ett sådant krav skulle även leda till att offentliggörandet av rapporten fördröjdes. Frågan har enligt börsen diskuterats på EU-nivå men tagits bort från det förslag till insynsdirektiv som väntas bli antaget . Eftersom avsnittet om revisorns uppgifter i kodförslaget endast innehöll ett fåtal materiella regler har avsnittet utgått och reglerna inarbetats i avsnitten om finansiell rapportering samt intern kontroll och internrevision. Som ett led i omredigeringen har den tidigare regeln med förbud att ge revisorerna direktiv som inskränker möjligheten att fullgöra revisionen enligt god revisionssed utmönstrats, eftersom den inte ansetts tillföra något väsentligt utöver vad som redan gäller. Vad gäller frågan om revisorsgranskning av styrelsens rapport om den interna kontrollen gör Kodgruppen följande bedömning. Utvecklingen såväl i som utomlands har visat på betydelsen av att bolagen har god intern kontroll och att styrelsen löpande följer bolagsledningens arbete på detta område. Kodens krav på en rapport från styrelsen över hur den interna kontrollen är organiserad och fungerar är ett led i att säkerställa detta. Värdet av styrelsens rapport begränsas dock avsevärt om den inte granskas av bolagets revisor, vilket inte minst utvecklingen i andra länder och inställningen hos internationella investerare visar. Kodgruppen anser att kritiken mot granskningen delvis är missriktad. Anledningen till att det bör avges en särskild styrelserapport om den interna kontrollen och en granskningsberättelse över denna är att denna rapportering ligger utanför ramarna för den lagstadgade revisionen. Genom att dessa handlingar biläggs den formella årsredovisningen skapas klarhet om innebörden i rapporteringen som det ges tid för praxis att utvecklas. Kostnaden för denna granskning torde vara ringa i små börsföretag med okomplicerad verksamhet. Kravet på revisorsgranskning har därför behållits. Regeln har klargjorts genom att det nu uttryckligen framgår att det inte rör sig om en full revision utan om en granskning. Vad gäller revisorsgranskning av minst en delårsrapport har Kodgruppen noga övervägt remissinstansernas synpunkter och gjort en förnyad bedömning av argumenten för och emot införande av ett sådant krav. Gruppen finner därvid att kraven successivt ökar på kvalitetssäkring av finansiell rapportering från aktiemarknadsbolag och att tillförlitligheten i denna rapportering är en fundamental förtroendefråga på marknaden. Vidare finns ett ökat antal aktörer på marknaden med – helt legitimt – kortsiktiga aktieinnehav som huvudsaklig affärsidé. Det framstår därför som alltmer otillfredsställande med årslånga intervall mellan revisorsgranskade rapporter. Vid en samlad bedömning finner Kodgruppen därför, i motsats till Stockholmsbörsens hittillsvarande uppfattning, att tiden nu är mogen för ett generellt krav på revisorsgranskning av minst en delårsrapport. Gruppen är väl medveten om fördelarna med att samma delårsrapport granskas i alla aktiemarknadsbolag, men finner att det väger tyngre att företagen ges möjlighet att välja mellan andra och tredje kvartalens rapporter, beroende på vilket som bäst passar det enskilda företaget. Regeln kvarstår därför oförändrad. Enligt kodförslaget skall bolaget till sin årsredovisning foga en rapport om bolagsstyrningen, vari skall anges hur bolaget tillämpar koden samt eventuella avvikelser från enskilda kodregler. Dessutom skall bolaget ha aktuell bolagsstyrningsinformation på sin hemsida. Enligt innebär bolagsstyrningsrapporten, och särskilt kravet på löpande uppdatering på bolagets hemsida av denna, en inte oväsentligt ökad administrativ börda för börsföretagen. Rapporten förutsätts ingå i årsredovisningen utan att utgöra en del av den EU Commission Recommendation on fostering an appropriate regime for the remuneration of directors of listed companies. återfinns flera uppgifter i den legala årsredovisningen, t.ex. i ersättningsnoten, eller på andra ställen i den tryckta årsredovisningen, t.ex. i presentationen av styrelseledamöter. Frågor om dubblering av information samt vem som ansvarar för informationen behöver enligt fonden utredas. Fonden ställer sig tveksam till att föreskriva formen för bolagsstyrningsrapporteringen och ifrågasätter om inte bolagen själva borde få ansvaret att utforma denna information. Kravet på ständigt uppdaterad information på bolagets hemsida är enligt och överdrivet tids- och kostnadskrävande, i synnerhet för de mindre aktiemarknadsbolagen. Liknande synpunkter framförs av som också anser att risken för att bolaget förbiser att göra uppdateringar är överhängande. I stället bör det åläggas att ange källan för informationen så att den som besöker hemsidan själv kan kontrollera hur aktuell informationen är. Bolaget bör enligt i rapporten redovisa sin policy för uppdatering av hemsidan. På motsvarande sätt som för delårsrapporter har remissinstanserna olika syn på behovet av revisorsgranskning av bolagsstyrningsrapporten. FAR och Aktiespararna anser att rapporten bör granskas av revisorn, enligt FAR till den del det handlar om reviderbara uppgifter. Ett sådant uttalande kan dock inte ges i revisionsberättelsen utan måste lämnas i en separat rapport. Enligt Stockholmsbörsen torde det inte vara ekonomiskt försvarbart att bolagsstyrningsrapporten revideras. Omfattningen av den information som skall finnas i bolagsstyrningsrapporten har i viss utsträckning begränsats jämfört med det tidigare förslaget och föreskriften om fortlöpande uppdatering av informationen på hemsidan har ändrats till krav på att uppgifterna skall vara aktuella. Vidare har de tidigare anvisningarna i enskilda regler om information som skall lämnas i bolagsstyrningsrapporten i allt väsentligt tagits bort. I stället har reglerna om bolagsstyrningsrapportens innehåll samlats i ett särskilt, avslutande regelavsnitt. Härigenom skapas en ökad överskådlighet. Kodgruppens avsikt med bolagsstyrningsrapporten är inte att skapa en ny, omfattande administrativ rapport från bolaget. Ambitionen begränsar sig till att samla all relevant information om bolagsstyrningen i ett koncist avsnitt i den tryckta årsredovisningen eller i en separat rapport, som ger översikt och tydlighet åt innehållet. En stor del av de uppgifter som skall finnas redovisas på annan plats i bolagens årsredovisningar. Sådan dubbeltäckning bör så långt möjligt undvikas. I de fall informationen ingår i årsredovisningen kan det vara lämpligt att i bolagsstyrningsrapporten hänvisa till den plats i årsredovisningen som informationen lämnas. I fråga om revisorsgranskning av bolagsstyrningsrapporten har Kodgruppen valt att inte kräva detta, men däremot att det skall framgå om sådan granskning skett eller inte. Styrelsens rapport om den interna kontrollen (se avsnitt 3.3.7) skulle enligt det tidigare förslaget utgöra en del av bolagsstyrningsrapporten. Eftersom den förra enligt vad som diskuteras i avsnitt 3.5 skall översiktligt granskas av bolagets revisor, medan något sådant krav inte ställs för bolagsstyrningsrapporten som helhet, har det bedömts bli tydligare att definiera rapporten om den interna kontrollen som en särskild rapport vid sidan av bolagsstyrningsrapporten. Båda skall, som framgår av regeltexterna, fogas till bolagets (legala) årsredovisning eller utges som separata rapporter. 4När skall koden träda i kraft I förordet till kodförslaget uttalade Kodgruppen avsikten att koden skall kunna tillämpas . Utöver detta behandlades inte frågan om kodens implementering i förslaget. Några remissinstanser tar emellertid upp frågan till diskussion. Sjunde AP-fonden anser att koden skall börja tillämpas , medan , och anser att detta av praktiska skäl kan ske tidigast från . Enligt är det uppenbart att det kommer att ta för svenska bolag att anpassa sig till koden. Att detta skulle kunna ske till ingången av finner föreningen uteslutet. Vissa förhållanden är dessutom beroende av stämmobehandling, varför det torde vara tveksamt om allt som krävs kan hinnas med till ordinarie stämma. Att tvingas arrangera en extra stämma för detta ändamål kan enligt knappast motiveras. Att kräva en mängd förklaringar om avvikelser av detta skäl synes likaledes olyckligt. Förklaringar om avvikelser på grund av bristande iakttagelse av koden kommer därför tidigast att krävas i samband med de ordinarie stämmorna . En annan fråga som tas upp av , , och är om koden inledningsvis skall tillämpas för samtliga aktiemarknadsbolag eller om en övergångsperiod bör införas när det gäller mindre bolag. Flera remissinstanser förordar någon form av stegvis införande med början med de större börsnoterade bolagen. Från , då Kodgruppen överlämnar sin rapport till justitieministern och till de organisationer och organ i näringslivet som jämte var uppdragsgivare till den ursprungliga kodgruppen, finns en svensk kod för bolagsstyrning. Hur, av vem och i vilken takt den därefter kommer att börja tillämpas ligger utanför Kodgruppens mandat att bestämma. Gruppens anser det dock angeläget att detta sker så snart det är praktiskt möjligt, och i avsnitt 1.3 rekommenderas en stegvis implementering, där i ett första steg vissa bolag noterade på Stockholmsbörsen åläggs att tillämpa koden. bör sedan tillämpningen breddas till börsens samtliga bolag.