sou · GSB365 · 2005-01-01 00:00:00 — I övrigt har ett antal personer intervjuats vilka i sin yrkesroll har eller har haft anknytning till frågor som berör kvalitet och kompe- tens i statsförvaltningen. Utredningen har anordnat ett heldagsseminarium med repre- sentanter för arton myndigheter. Företrädare för ett antal små- myndigheter har kontaktats separat. Därtill har i olika sammanhang informella samtal hållits med representanter från olika myndighe- ter. Under utredningens gång har två halvdagars arbetsmöten hållits med KKR:s personal. Därtill har utredningen tagit del av ett stort antal utredningar, utvärderingar, skrifter och rapporter som produ- cerats inom KKR. Utredningen har bidragit med ett antal frågor till KKR:s kund- undersökning . Frågorna handlade om effekterna av KKR:s verksamhet på statsförvaltningen. Utredningen har tagit del av resultaten från undersökningen. Utredningen har till uppgift att göra en fördjupad prövning av (). Utredningen har valt att med hjälp av KKR:s årsrapporter, statistik och annat material göra en förhållandevis detaljerad uppföljning av myndighetens verksamhet, för att tydligt åskådliggöra det fält inom förvaltnings- politiken där KKR verkar. Utredningen skall bedöma effekterna av KKR:s verksamhet på statsförvaltningen och ser därför en ambitiös verksamhetsuppföljning som en nödvändig del av effektbedöm- ningen. Uppföljningen visar bredden på de områden där KKR främjar och stödjer myndigheternas arbete med att utveckla och förnya statsförvaltningen. Verksamheten vid och organisationen av () regleras i förordning (1998:1647) med instruk- tion för samt regleringsbrev. KKR är en central förvaltningsmyndighet med uppgift att i med- borgarnas intresse stödja och stimulera arbetet med kvalitetsut- veckling och kompetensförsörjning inom den statliga förvalt- ningen. Myndigheten leds av en styrelse som ansvarar för myndighetens verksamhet. Styrelsen består, förutom av ordföranden, av högst åtta ledamöter av vilka en ledamot tillsätts efter förslag av Offent- liganställdas Förhandlingsråd (OFR), en efter förslag av Akademikers () och en efter förslag av Facket för Service och Kommunikation (). Generaldirektö- ren ansvarar för och leder den löpande verksamheten enligt styrel- sens direktiv och riktlinjer. KKR har funnits . KKR har en liten fast organisa- tion, som uppgår till elva årsarbetskrafter. Förutom generaldirektören består kansliet av tio personer i tjänst, varav nio har fast anställning vid rådet och en person är inlånad från annan myndighet. Tre är utvecklingsdirektörer, en kvalitetsrådgi- vare, två utvecklingsledare, en controller och tre administratörer fördelade på sju kvinnor och fyra män. Dessutom är en förvalt- ningsdoktorand anställd på deltid. Så gott som samtliga personer har akademisk utbildning med varierad inriktning, bl.a. stats- och personalvetenskap, juridik och ekonomi. En medarbetare är dispu- terad i pedagogik. KKR:s personal har mycket bred och kvalificerad kunskap och kompetens inom myndighetens kärnområden och erfarenheter från likartade uppgifter från ett stort antal andra stat- liga myndigheter men också från andra organisationer. Medelåldern hos de anställda är . Sjukfrånvaron hos per- sonalen är låg. Den uppgick till . Arbetsmiljön inom KKR präglas av öppenhet, samarbete, servi- ceanda och ett mycket stort engagemang för arbetsuppgiften. Engagemanget kopplat till en stark ambition att ge kunden vad kunden efterfrågar bidrar till att myndigheten har klarat av att hantera en allt större arbetsbörda. KKR har, i likhet med andra mindre arbetsplatser med ett begränsat antal fast anställda, en viss sårbarhet vad gäller bemanningen. Flera stora verksamhetsområden hanteras i huvudsak av en person. KKR vill motverka detta genom att personalen i görligaste mån försöker arbeta tillsammans över verksamhetsgränserna. Den tilltagande arbetsvolymen gör att detta inte alltid är genomförbart. KKR:s verksamhet är mångfacetterad och expanderande. Orga- nisationens småskalighet gör att ledtiderna, när det gäller beredning av ärenden och beslutsfattande, blir korta. KKR har utvecklat en arbetsmetodik, som tillåter myndigheten att få maximal output med minimala interna resurser. I utvecklingsarbetet samarbetar de mycket med externa resurspersoner i referens- och projektgrupper, såsom konsulter och medarbetare från andra myndigheter, där framför allt och Statskontoret är givna samarbetspartner. Därtill har rådet samarbete med universitet och högskolor samt fackexpertis inom olika områden. Inom administrationen köper myndigheten vissa externa tjänster från andra myndigheter eller från konsulter. KKR dokumenterar och följer kontinuerligt upp sin verksamhet. De anlitar extern expertis för att göra utvärderingar, t.ex. har företagsutveckling (IPF) i genomfört flera kvalitativa utvärderingar. KKR har gjort tre kund- undersökningar, varav den senaste . KKR förändrar verksamheten till innehåll och riktning i enlighet med vad som framkommer vid utvärderingarna. Myndigheten för också en omfat- tande statistik över verksamhetens olika grenar, vilket tillåter uttag av information med olika infallsvinklar. Administrativt uppvisar KKR en stor noggrannhet. KKR erhöll högsta betyg i Ekonomi- styrningsverkets EA-värdering av årsredovisningar som en av arton myndigheter och som en av tjugotvå myndigheter . Personalen på har ett stort och vidsträckt nätverk av kon- takter och måste anses hålla sig mycket väl underrättad om trender, tendenser, utveckling och aktuell forskning inom myndighetens verksamhets- och kompetensområde. Rådet arbetar också kontinu- erligt med referensgrupper inom olika områden. KKR har i sin verksamhet nått ut till de flesta myndigheter. Enligt förteckning uppgår antalet statliga myndigheter till ca 260. Det finns dock betydligt fler statliga arbetsplatser. De statliga myndigheterna är sinsemellan mycket olika. De omfattar allt ifrån utomordentligt stora organisationer, som Försvaret och Polisen med vardera över 20 000 anställda, till myndigheter vilka endast består av några få anställda. Runt 120 myndigheter har under 100 anställda och av dessa har 84 myndigheter färre än 50 anställda. Ca 80 myndigheter har mellan 100 och 500 anställda. Myn- digheternas verksamhet spänner över alla sektorer och verksam- hetsområden. Det som förenar dem är att de alla tillhör den statliga förvaltningen. Utredningen kan konstatera att fram till och med har ca 370 statliga arbetsplatser haft någon kontakt med KKR i form av deltagande i kurser, seminarier etc. och/eller som beställare av skrifter, rapporter och böcker. Över 6 100 individer har deltagit i KKR:s aktiviteter fördelade på kvinnor och 43%män. När- mare 4 300 beställningar av böcker och skrifter har gjorts. Den övervägande majoriteten av deltagare i KKR:s aktiviteter är chefer (personal-, ekonomi-, utvecklingschefer), personer med andra typer av ledande befattningar som kvalitets- eller processle- dare samt personer ansvariga för kompetensutveckling eller kom- petensförsörjning. Även ett antal verkschefer har deltagit i olika Målgruppen har alltså varit personer som i kraft av sin position får antas ha ett stort inflytande i sina myndigheter. Bland KKR:s flitigaste kundkrets återfinns såväl större myn- digheter, såsom Försvarsmakten, , Rikspolissty- relsen, och , som myndigheter med få anställda, såsom , Lotteriinspektio- nen, Radio- och , analys och . Även ett antal medelstora myndig- heter som , , Kemikalie- inspektionen, tillhör de kontinuerliga användarna av KKR:s tjänster. Exempel på andra myndigheter som ständigt återkommer med deltagare i de aktiviteter KKR anordnar är i , , , , och Statskontoret. Myn- digheter som kommer från kultursektorn är minst representerade bland kunderna. KKR marknadsför myndigheten och dess verksamhet genom utskick av kallelser, informationsmaterial mm direkt till kundkret- sen. KKR har ett kundregister som har 3 500 namn. Registret uppdateras kontinuerligt. En grundläggande uppdatering sker årli- gen när Statskalendern publiceras. KKR ger också ut ett nyhetsbrev som kommer ut med minst fyra nummer . KKR arbetar aktivt med att förbättra sin webbplats. Antalet besökare på hemsidan ökar kontinuerligt. ökade antal besök och . Perioden hade fler besökare än året innan. hade webbplatsen 30 636 besök, varav en tredjedel aldrig hade besökt webbplatsen tidigare. Den genomsnittliga tiden en besökare är inne på webbplatsen, , liksom det genomsnittliga antal sidor man tittar på, åtta sidor, har ökat avsevärt jämfört med föregående år. 2.3Regeringens förordning med instruktion för Enligt KKR:s instruktion skall rådet utföra uppdrag åt främst regeringen. Rådet skall också stödja myndigheterna att utöva sitt ansvar för kvalitetsutveckling och kompetensförsörjning. De uppdrag som KKR har utfört direkt åt regeringen har tagit en mindre andel av KKR:s arbetstid än uppdrag riktade mot myndig- En grov uppskattning ger vid handen att av KKR:s arbetstid har använts för uppdrag som kommer direkt från reger- ingen. Indirekt är dock många av de uppdrag som riktas mot myn- digheterna en följd av önskemål som framförts av regeringen. Några exempel på uppdrag som KKR har utfört direkt åt reger- ingen är: rapporten till personalomsättningen inom statsförvalt- ningen (2002) att utarbeta ett förslag till preparandutbildning för invandrade akademiker (2002) inventering av goda exempel i statsförvaltningen på verksam- hetsutveckling (2002 och 2004) idéskrift om kompetensförsörjning med ett enkelt självvärder- ingsinstrument (2003) att utarbeta en Kunskapsstrategi (2003) arbetet med servicedialoger och rapporten för att lära och lova (2003) kartläggning och analys av omfattning, inriktning och utveckling av systematiskt kvalitetsarbete inom statsförvaltningen (2003) kartläggning och analys av hanteringen av generella krav i stats- förvaltningen (under ESVs ledning, 2003) Flera av uppdragen har utförts i samverkan mellan KKR, Ekonomi- styrningsverket och Statskontoret. KKR:s instruktion beskriver de områden som KKR:s verksamhet skall omfatta. Nedan görs en uppföljning av hur KKR har uppfyllt instruktionens krav. Uppföljningen gör inte anspråk på att vara heltäckande i alla delar utan är mer avsedd att förmedla en bild av verksamheten och dess spridning i statsförvaltningen. 2.3.1Arbetet med kvalitet inom statsförvaltningen. KKR:s instruktion: Rådet skall utveckla och sprida former för arbete med kvalitet inom statsförvaltningen Från kvalitet till verksamhetsutveckling KKR har infört begreppet systematisk verksamhetsutveckling för myndighetens arbete med kvalitetsutveckling. har, när det används i former som kvalitetsarbete, kvalitetsutveck- ling etc., visat sig bli definitionsmässigt otydligt. Det förekommer olika tolkningar av vad som menas med kvalitet. På en del håll för- knippas ordet med enbart kvalitetsmodellerna i deras mest meka- nistiska tillämpningsform och detta ger negativa associationer till hela begreppet kvalitet. I stället för att stå för ett dynamiskt synsätt kan denna tolkning upplevas som en cementering av gamla arbets- sätt. I syfte att eliminera oklarheter runt grundkonceptet kvalitet, som kan definieras Kvaliteten på en produkt är dess förmåga att tillfredsställa, och helst överträffa, kundernas behov och förvänt- ningar (/Klefsjö, Kvalitet från behov till användning), använder nu KKR det bredare och mer dynamiska begreppet verk- samhetsutveckling för att täcka området. Verksamhetsutveckling omfattar ett systematiskt utvecklingsarbete med användande av såväl kvalitetsmodeller som processorientering av verksamheten. (För ytterligare resonemang runt kvalitetsbegreppet se kap. 8.2). KKR:s arbete med verksamhetsutveckling KKR:s aktiviteter inom området verksamhetsutveckling ligger inom ett varierat fält av seminarier, utbildningar, kvalitetsmodeller och publikationer. En plattform för dessa aktiviteter har varit att sätta in kvalitetsarbetet i ett förvaltningspolitiskt sammanhang. har KKR varit en av huvudarrangörerna för . Rådet har representerat statsförvaltningen. De båda andra arrangörerna har företrätt kommun respektive lands- ting. Syftet med KKR:s deltagande i är att upp- muntra och aktivera statliga myndigheter att delta i mässan och att anmäla sina utvecklingsprojekt till tävlingen om Götapriset. KKR:s målsättning med sin medverkan är att sprida kunskap om statligt utvecklingsarbete samt att få till stånd diskussioner och jämförelser om utvecklingsarbete mellan statliga myndigheter och med andra sektorer. har de statligt anställda utgjort en växande grupp av mässans besökare. uppgick de till eller 540 deltagare. KKR har genomfört ett antal kvalitetsutbildningar. Dessa har handlat bl.a. om kvalitetsutveckling, tjänstekvalitet och servicedeklarationer, självutvärdering och processledning/bench- marking. Målgruppen har varit strategiska ledare inom statsförvalt- ningen. KKR har också genomfört de längre utvecklingsprogram- men Kvalitetsledning i staten med syftet att utveckla förmågan hos kvalitetsledare att driva ett kvalitetsarbete inom statsförvaltningen. Sammanlagt har ca 900 personer från över 160 myndigheter deltagit i mässor, seminarier och ledarutbildningar inom kvalitetsområdet. KKR sprider kunskap om synsätt, modeller och metoder inom kvalitetsområdet till myndigheterna. I sin samverkan med myndig- heterna rekommenderar KKR inte en specifik kvalitetsmodell utan intar en rådgivande position med utgångspunkt att myndigheterna själva bedömer, om de vill arbeta med en fullständig modell eller ta relevanta delar ur någon eller några modeller och anpassa till den egna myndigheten. KKR har identifierat process- och medborgar- orientering som centrala inom kvalitetsområdet och har valt att fokusera strategier och aktiviteter till dessa områden. Detta fram- går tydligt i myndighetens Verksamhetsplan för . KKR har deltagit i utvecklingsarbetet av den av EU:s medlems- länder gemensamt framtagna modellen för självvärdering av verk- samheter i offentlig förvaltning, Common Assessment Framework (CAF), som även har översatts och anpassats till svenska förhållan- den av KKR. Utbildningar i modellen har hållits för 124 deltagare från 51 myndigheter och skriften med modellen har sålts i ca 100 exemplar till 40 myndigheter. Skriften finns även att hämta som pdf-fil från . Intresset för processorientering bland de statliga myndigheterna är stort. KKR har gjort bedömningen att ett processynsätt är en grundbult i systematisk verksamhetsutveckling och har en stor potential, när det gäller att effektivisera och medborgarorientera statsförvaltningen. En studie över processorientering i staten har genomförts på 30 myndigheter och resulterat i två rapporter: Pro- cessorientering i staten, som sålts i över 1600 exemplar till bortåt 140 olika myndigheter och andra organisationer, privata och offentliga, samt Processorientering i 10 myndigheter, som sålts i över 200 exemplar till mer än 30 myndigheter. Det stora intresset för arbetet har lett till ett särskilt regeringsuppdrag om processorientering över myndighetsgränser, som pågår i samverkan med (). Kvalitetsarbete handlar både om kvalitet i produktion och upp- levd kvalitet hos kund. KKR har också tillsammans med Statskon- toret samordnat och gett metodstöd till försöksverksamheten med Servicedialog, där 21 myndigheter och försäkringskassor har fått ett regeringsuppdrag att utveckla sin verksamhet genom servicedialog med medborgarna. KKR har i detta sammanhang anordnat en konferens med 150 deltagare från mer än 70 myndigheter. KKR samordnar ett befintligt nätverk och har fått i uppdrag av reger- ingen att fortsätta metodutveckling inom området. 2.3.2Samverkan i frågor om kvalitet och kompetens KKR:s instruktion: Rådet skall initiera samverkan mellan myndigheter i frågor om kvalitet och kompetens i syfte att utveckla metoder och tekniker. KKR har i mycket sett sin roll som att vara förmedlare av erfaren- heter och goda exempel inom statsförvaltningen. I syfte att stimulera och inspirera myndigheterna till ett ökat utbyte av erfarenheter sinsemellan har KKR tillsammans med Statskontoret och ESV och på uppdrag av regeringen vid två till- fällen inbjudit myndigheter att skriftligt presentera sitt utveck- lingsarbete med något Inspirerande exempel. Dessa har belyst för- ändringsarbete och arbete med verksamhetsutveckling i myndig- heterna. Inspirerande exempel 2004 rörde sig inom tre områden, nämligen samverkan för att lösa samhällsuppgifter samhällsnytta med smarta lösningar prioriterades exempel inom områdena medborgare, verk- samhetsresultat och medarbetarskap. Två heldagskonferenser har hållits där ett antal inspirerande exempel har presenterats och del- tagarna erbjudits möjlighet till erfarenhetsutbyte och lärande. Sammantaget har de två konferenserna haft ca 350 deltagare från bortåt 100 myndigheter. KKR har vidare tillsammans med Statskontoret och ESV med- verkat i de två europeiska kvalitetskonferenser för offentlig förvaltning som anordnats. Medverkan har inneburit eget deltagande som moderatorer, seminariehållare, utställare och inte minst som sammanhållande för de svenska myndigheter som presenterat goda utvecklingsexempel. KKR har fram tom genomfört 36 Arenor. Sammanlagt har 2 171 personer från minst 250 myndigheter deltagit i KKR:s Arenor. En Arena är som regel ett halvdagsseminarium, som bely- ser något eller några aktuella ämnen inom rådets verksamhetsom- De förläggs oftast till , men flera Arenor har genomförts regionalt på andra platser i landet. Syftet med Are- norna är att ge deltagarna nya kunskaper i en koncentrerad form med möjlighet till möte med andra intresserade. I nedanstående tabell ges information om samtliga Arenor under åren 1999-april 2004. Arenor 1999–2004 Framgångsrikt kvalitetsarbete – en exposé över förutsättningar, angreppssätt och metoder Kvalitetsutveckling i ett forskningsperspektiv Statstjänstemannen i medborgarens tjänst Framgång 2005 – en studie kring vilka faktorer som leder till konkurrenskraft och välfärd Förståelsebaserad ledning och utveckling – Kunskapsarkivering eller kunskapsaktivering? Massmedia, myndigheten och medborgaren En förvaltning i demokratins tjänst – regeringens handlingsprogram Kompetens 2010 – kompetensförsörjningen i staten Goda exempel på arbete med kompetensförsörjning En förvaltning i demokratins tjänst – regeringens handlingsprogram, 4 tillfällen Finns det kunder inom den offentliga sektorn? Att konsultera medborgarna. Arkitektur – en förutsättning för god kvalitet, produktivitet och trivsel i statligt arbete Chefers arbete och utvecklingsbehov En öppen och tillmötesgående förvaltning – hearing om offentlighetsprincipen Vi vet inte vad vi vet – om EU och statsförvaltningens omvandling Att leda en kvalificerad kunskapsorganisation i omställning Omvandlingen i regionen, statsförvaltningen och EU Processorientering i staten – ESV och SKI Processorientering i staten – Omvärldsspaning och omvärldsanalys i teori och praktik Ett arbetsliv för alla Ny förvaltningsmodell för ? Självutvärdering med stöd av CAF och Processorientering i staten Förändringar i krav, uppföljning och granskning av myndigheter Satsa friskt på hälsa i staten Nätverk är en annan form för erfarenhetsutbyte och lärande mellan myndigheter. Nätverk samlar människor med gemensamt profes- sionellt intresse för ett visst område eller med gemensam yrkesroll och de kan vara ett mycket värdefullt komplement till andra slag av lärande och kompetensutveckling. Detta blir speciellt tydligt för personer som arbetar ensamma i sin profession inom en myndig- het. KKR har gett ut en handbok, Nätverk för lärande och utveck- ling, vilken också innehåller en sammanställning över olika statliga nätverk. KKR har initierat ett flertal nätverk: nätverket för omvärldsbevakning har 73 deltagare från 42 myn- digheter nätverket för lärande och utveckling har 132 deltagare från 15 myndigheter nätverket för förvaltningsjurister har 79 deltagare från 57 myn- digheter nätverket för småmyndigheter har 42 deltagare från 23 myndig- heter. slutligen har det nystartade nätverket för chefsutvecklare vid sina två första träffar haft representanter från 35 myndigheter som deltagare. KKR:s instruktion: Rådet skall ta fram underlag för att stödja den statliga förvaltningen i arbetet med att skaffa, utveckla och behålla rätt kompetens. har KKR på olika sätt arbetat för att stödja en långsik- tig och god kompetensförsörjning i staten. Det handlar bl.a. om att anordna kompetensrådslag och Arenor ta fram verktyg och modeller arbeta med kompetensplanering och mångfaldsfrågor titta på personalomsättningen i statsförvaltningen analysera myndigheternas kompetensförsörjningsplaner. KKR har arbetat fram ett antal verktyg och instrument som hjälp för myndigheternas kompetensförsörjning. Planera för kompetens är en handledning med en modell för kompetensanalys. Den är avsedd att hjälpa myndigheterna att kartlägga och analysera kom- petensbehov för såväl dagen som morgondagen och ligga som grund för planering av kommande utbildnings- och utvecklingsin- satser. Handledningen har sålts i 822 exemplar till 202 myndighe- ter. Myndigheterna redovisar till regeringen hur kompetens- försörjningen i myndigheterna ser ut. KKR har konstaterat att det behövs en fördjupning av innehållet i dessa redovisningar och har på eget initiativ gjort en djupare analys av dem. Dessa analyser, som har gjorts i rad, har bidragit till att förtydliga bilden av kompetenssituationen i statsförvaltningen och de har utgjort grun- den för flera utvecklingsinsatser. har KKR sammanställt analysresultaten i Analys av de statliga myndigheternas kompetens- försörjningsredovisningar 2003. På regeringens uppdrag och till stöd för myndigheternas kom- petensförsörjning har KKR utarbetat en idéskrift Om betydelsen av strategisk kompetensförsörjning. I den definieras begreppet kompe- tensförsörjning genom en särskild modell som förtydligar innehål- let. I denna skrift har KKR även valt att framhålla och prioritera nio områden som särskilt betydelsefulla för framgången i statsförvalt- ningens arbete med kompetensförsörjning: attraktiva anställnings- och arbetsvillkor försörjning av kärn- och stödkompetens etnisk och kulturell mångfald KKR är också i färd med att utarbeta en Metod för självvärdering av kompetensförsörjningen i statliga myndigheter. Syftet med denna är att erbjuda ledningen i en statlig myndighet en enkel metod för att fastställa hur framgångsrikt kompetensförsörjningsarbetet är i den egna verksamheten. I samarbete med SIS, , har KKR deltagit i arbetet med att utarbeta en vägledning till Ledningssystem för kompetensförsörjning. KKR har haft två välbesökta konferenser, Kompetensrådslaget och – konferens om kompetensförsörjningen 2003. Dessa konferenser har haft ca 260 deltagare från 123 myndigheter. KKR har tillsammans med belyst och analyserat orsakerna till personalomsättningen inom statsförvalt- ningen vad gäller personal som varit anställda tre till . Resul- taten har dokumenterats i en rapport byter unga i staten jobb. Rapporten identifierar faktorer som bidrar till att yngre handläggare slutar, vill sluta eller stannar i staten. Den lyfter fram några särskilt intressanta frågeställningar som bör bearbetas vidare, såsom generationsskiftet, chefs- och ledarskap, grundläggande vär- deringar, karriärstilar och skillnader mellan män och kvinnor. kommer KKR att i samverkan med en eller flera högskolor färdigställa en högskoleutbildning på 40 poäng, en pre- parandutbildning för invandrade akademiker, som skall ges . Ett syfte med denna utbildning är att säkra kompetensför- sörjningen till statsförvaltningen genom att fler välutbildade perso- ner kan bli anställningsbara och att den etniska och kulturella mångfalden ökar i statsförvaltningen. Utbildningen ska varva teori och praktik. Ett tjugofemtal myndigheter har anmält intresse för att ställa praktikplatser till förfogande. Genom dessa får deltagarna i utbildningen möjlighet att lära känna en statlig arbetsplats från insidan.