sou · GSB3130 · 2005-01-01 00:00:00 — En viktig fråga är vilka krav som skall ställas på motivering av avvikelser och vem som skall avgöra om dessa krav är uppfyllda eller inte. Koden innehåller inga regler för hur avvikelser skall motiveras. Kodgruppens utgångspunkt är att detta är en fråga för styrelsen i det enskilda bolaget att ta ställning till. I vissa fall kan det dock vara svårt att avge en väl underbyggd motivering, t.ex. om bolagsstämman fattar beslut som avviker från kodens regler utan att till styrelsen redovisa skälen till detta. I sådana fall får det anses tillfyllest att styrelsen i bolagsstyrningsrapporten hänvisar till bolagsstämmans beslut utan en särskild motivering. Kodgruppen föreslår inte någon särskild instans som skall bedöma vilka förklaringar som är respektive inte är godtagbara. För aktiemarknadsbolag förutsätts marknaden, i form av investerare och andra aktörer, ytterst avgöra om en förklaring är godtagbar eller inte. Bolag som avviker från kodens regler, utan att ange rimliga motiv för detta, riskerar att drabbas av försämrat förtroende på kapitalmarknaden, vilket i sin tur kan inverka menligt på bolagets värde. För andra kategorier av företag ligger det främst i ägarnas händer att bedöma motiven för redovisade avvikelser. Koden behandlar det beslutssystem genom vilket ägarna direkt och indirekt styr bolaget. Detta tar sig uttryck i ett antal regler avseende såväl de enskilda bolagsorganens organisation och arbetsformer som samspelet mellan organen. Dessutom ges riktlinjer för bolagets rapportering till ägare, kapitalmarknad och omvärld i övrigt. Kodens regler utgör en påbyggnad på främst aktiebolagslagens bestämmelser om bolagets organisation, men även på den relativt omfattande självreglering som finns inom bolagsstyrningsområdet. Sådan självreglering återfinns i bl.a. Stockholmsbörsens, Nordic Growth Market NGMs och AktieTorgets noteringskrav och noteringsavtal, Näringslivets Börskommittés regler, uttalanden samt . Aktiebolagslagens bestämmelser upprepas inte i kodens regler men hänvisas till i kommentarer till bestämmelserna när detta bedömts underlätta läsförståelsen. Även när det gäller självreglering har strävan varit att undvika överlappning. Här har dock vissa undantag gjorts, främst för att i koden kunna beakta utkomna EU-rekommendationer inom området. Det senare gäller bl.a. kriterier för styrelseledamöters oberoende samt vissa ersättningsfrågor. Vidare riktar sig koden, som ovan framhållits, även till andra kategorier av företag än dem som omfattas av reglerna för aktiemarknadsbolag. Frågor om revisionsarbetet och om aktiemarknadens spelregler och funktionssätt behandlas inte och inte heller bolagets förhållande till kunder, anställda eller omvärld i övrigt. Dessa frågor har ansetts falla utanför ramen för begreppet bolagsstyrning. Kodens regler är utformade som anvisningar för bolaget. Det innebär att de i de flesta fall kan sägas vara riktade till styrelsen, men vissa regler riktar sig till bolagsstämman, revisorerna respektive verkställande direktören. Dessa organ förutsätts således i kodens mening utgöra en del av bolaget. Koden består av text av två slag: Kodens regler anges i normal stil. Avvikelser från reglerna skall redovisas och motiveras enligt principen följ eller förklara. För att undvika att i regeltexten införa någon ytterligare gradering som skulle kunna skapa oklarhet om kraven på efterlevnad av enskilda regler har genomgående skall använts. Detta innebär dock inte att regeln är tvingande. Som framgått ovan finns möjlighet att avvika från enskilda regler utan att detta innebär brott mot koden som helhet. Inledande text till huvudavsnitt och vissa underavsnitt anges i kursiv stil. Denna text syftar till att översiktligt redovisa det principiella synsätt på vilket de efterföljande reglerna är grundade. Detta utgör inte regeltext, och det finns inget krav på redovisning och motivering av eventuella avvikelser från vad som framförs där. Därutöver kommenteras vissa regler i fotnoter. Dessa syftar till att vid behov förklara den avsedda innebörden i regeln eller att sätta in regeln i ett sammanhang som underlättar förståelsen av den. Inte heller detta utgör regeltext till vilken bolagen behöver förhålla sig på något särskilt sätt vid eventuella avvikelser. 2 Svensk bolagsstyrning i internationell belysning Den svenska modellen för bolagsstyrning ansluter i sina huvuddrag till de modeller som tillämpas i flertalet utvecklade länder. uppvisar den, bland annat till följd av delvis annorlunda ägarstruktur och traditioner samt lagstiftning och annan reglering på området, vissa särdrag som måste tas i beaktande vid utformningen av en svensk kod för bolagsstyrning. Några sådana särdrag redovisas i punktform nedan, främst i förhållande till den angloamerikanska modell som kommit att dominera den internationella utvecklingen på området. Ägarstrukturen på den svenska aktiemarknaden skiljer sig i betydande grad från förhållandena i bl.a. och . Medan flertalet börsnoterade bolag i dessa länder uppvisar en starkt splittrad ägarbild, domineras ägandet i svenska (liksom i flertalet övriga kontinentaleuropeiska länders) börsbolag vanligen av en eller ett fåtal större ägare. Dessa ägare utövar ofta sin ägarroll aktivt och tar ett särskilt ansvar för bolaget, bl.a. genom att engagera sig i styrelsen. Aktiebolagslagen föreskriver en hierarkisk styrstruktur, där överordnade bolagsorgan kan ge direktiv till eller ta över beslutanderätt för underordnade organ. En svensk bolagsstämma är suverän att besluta om bolagets alla angelägenheter inklusive att, om man så finner lämpligt, ge uttryckliga instruktioner till styrelsen och verkställande direktören om bolagets förvaltning. Det är dock mycket sällsynt att sådana direktiv ges i noterade bolag. Vid bolagsstämman har varje närvarande aktieägare som huvudregel rätt att rösta för alla sina aktier. Visserligen kan i bolagsordningen föreskrivas att varje aktieägare bara får rösta för ett visst antal aktier, men sådana begränsningar är i praktiken mycket ovanliga. Vidare tillåts enligt aktiebolagslagen aktier med olika röstvärde, dock högst med förhållandet 1:10. Omkring hälften av de svenska aktiemarknadsbolagen har aktier med olika röstvärde. Svenska aktiebolag har inte rätt att ge ut aktier utan rösträtt. Bolagsstämmans beslut fattas som huvudregel med enkel majoritet av avgivna röster. Till skydd för minoritetsägare, särskilt ägare med röstsvaga aktier, uppställs emellertid för mer ingripande beslut krav på kvalificerad majoritet av såväl röster som kapital. Dessutom gäller som generell regel till minoritetens skydd att bolagsstämman inte får fatta beslut som kan ge vissa aktieägare en otillbörlig fördel på bolagets eller andra ägares bekostnad. Bolagsstämman skall enligt lag välja bolagets styrelse samt besluta om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör. Beredning av stämmans beslut om tillsättning av styrelse sker därför normalt genom en process styrd av ägarna. Även bolagets revisor tillsätts i enligt lag av bolagsstämman. Revisorns uppgift är att granska inte bara bolagets årsredovisning och bokföring utan även styrelsens och verkställande direktörens förvaltning av bolaget. Ett viktigt syfte med revisionen är således att tillgodose ägarnas behov av att kontrollera styrelse och verkställande direktör. anses revisionen även ha till syfte att skydda andra intressenter i bolaget, t.ex. de anställda, bolagets borgenärer och kapitalmarknadens aktörer. I sin grundläggande struktur för ägarnas styrning av bolaget kan den svenska modellen sägas ligga någonstans mellan den angloamerikanska s.k. monistiska (one-tier) och den kontinentaleuropeiska s.k. dualistiska (two-tier) modellen. Ett svenskt publikt aktiebolag skall ha en styrelse och en verkställande direktör. Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Den mycket vida beslutskompetens som härigenom tillerkänns styrelsen begränsas i förhållande till bolagsstämman i första hand av stämmans exklusiva beslutanderätt i vissa frågor samt stämmans rätt att ge direktiv till styrelsen. Ett särdrag i förhållande till den angloamerikanska modellen är styrelsens sammansättning. Aktiebolagslagen kräver att den styrande och verkställande makten i viss utsträckning är personmässigt åtskilda. Således får i publika bolag verkställande direktören och styrelsens ordförande inte vara samma person. Vidare finns i de flesta börsnoterade bolag i inga styrelseledamöter som ingår i bolagets högsta ledning utöver verkställande direktören. Vid sidan av verkställande direktören och de anställdas styrelserepresentanter (se nedan) består styrelsen i ett svenskt börsnoterat bolag således normalt uteslutande av s.k. non-executive directors. Personer med anknytning till större ägare bildar vanligen majoritet i styrelsen och endast ett fåtal styrelseledamöter är oberoende från de större ägarna. De anställda har rätt till viss styrelserepresentation i svenska bolag. I korthet gäller att i företag med minst 25 anställda har de anställda rätt att utse två styrelseledamöter och två suppleanter till dessa, medan de i företag med verksamhet i flera branscher och minst 1.000 anställda får utse tre ledamöter och tre suppleanter. Arbetstagarledamöterna kan dock aldrig bilda egen majoritet i styrelsen. En verkställande direktör, utsedd av styrelsen, är obligatorisk i publika aktiebolag. Verkställande direktören ansvarar för bolagets löpande förvaltning, men är, till skillnad från vad som är fallet i den dualistiska modellen, ett i förhållande till styrelsen underordnat organ. Verkställande direktören är skyldig att, inom den ram som ges av lagen och bolagsordningen, följa anvisningar från styrelsens sida om hur löpande förvaltningsåtgärder skall handläggas eller beslutas. Styrelsen kan också själv avgöra ärenden som ingår i den löpande förvaltningen men får inte göra så väsentliga ingrepp i verkställande direktörens rätt att sköta den löpande förvaltningen, att denne i realiteten kan anses ha ställning som verkställande direktör. Även verkställande direktören är skyldig att följa eventuella direktiv från bolagsstämman. Ett dynamiskt och konkurrenskraftigt näringsliv kräver en fungerande kapitalmarknad genom vilken sparade medel i form av lånekapital och riskkapital kanaliseras till investeringar i företagen. Ägare som tar ansvar för företagens utveckling är ett viktigt inslag i en fungerande marknadsekonomi. Aktieägarna svarar för näringslivets riskkapitalförsörjning, men bidrar också till effektivitet och förnyelseförmåga i enskilda företag och i näringslivet som helhet genom att utöva inflytande via bolagsstämman liksom genom köp och försäljning av aktier. Dynamiken i näringslivet kräver en mångfald av aktieägare med olika placeringsinriktning, tidshorisont och riskbenägenhet. Dynamiken främjas också av en väl fungerande marknad för kontrollposter av aktier och en väl fungerande marknad för företagsförvärv. Ägare med stora aktieinnehav i aktiemarknadsbolag bör tillvarata möjligheten att via bolagsstämman utöva inflytande i bolaget, bl.a. vid val av bolagets styrelse och ha en genomtänkt policy för hur inflytandet i bolaget skall utövas. Genom aktieägarnas aktiva stämmodeltagande främjas en sund maktbalans mellan ägare, styrelse och ledning i bolagen. Ägare med stora aktieinnehav i aktiemarknadsbolag har ett särskilt ansvar att inte missbruka sin ägarmakt till skada för bolaget eller andra aktieägare. Aktieägare med minoritetsposter har ett ansvar att inte missbruka sina minoritetsrättigheter till skada för bolaget och övriga aktieägare. Institutionella aktieägare av typen pensionsfonder, livförsäkringsföretag, aktiefonder, investmentbolag etc. bör offentliggöra sin ägarpolicy och genom denna upplysa investerarna om sin investeringsfilosofi samt om sina principer för utövande av aktiernas rösträtt. Särskilt bör belysas hur de bakomliggande investerarnas intresse därigenom tillvaratas. Institutionella ägare bör i förekommande fall också upplysa om eventuella intressekonflikter som kan påverka ägarfunktionens utövande. Investerarna bör på ett enkelt sätt i efterhand kunna informera sig om hur rösträtten i enskilda fall har utövats samt de överväganden som legat till grund för detta. Aktieägarnas inflytande i bolaget utövas vid bolagsstämman, som är bolagets högsta beslutande organ. För att skapa bästa möjliga förutsättningar för ett aktivt utövande av ägarinflytande bör bolagsstämman genomföras på ett sådant sätt att en så hög andel som möjligt av totalantalet aktier och röster kan vara företrädd på stämman och att ett aktivt deltagande från närvarande aktieägares sida i diskussion och beslutsfattande underlättas. 1.1.1Bolaget skall senast i samband med tredje kvartalsrapporten, och så snart styrelsen beslutat att hålla extra bolagsstämma, offentliggöra när och på vilken ort stämman kommer att hållas. Uppgiften skall från samma tidpunkt återfinnas på bolagets hemsida. 1.1.2Bolaget skall på sin hemsida, innan kallelse utfärdas till ordinarie bolagsstämma, informera om aktieägarnas rätt att få ett ärende behandlat på stämman och en sådan begäran måste ha nått bolaget för att med säkerhet kunna tas in i kallelsen. Motsvarande förfarande skall, när så är möjligt, tillämpas inför extra stämma. 1.1.3Aktieägarna skall ges möjlighet att anmäla sig till bolagsstämma på flera sätt, däribland genom e-post eller på bolagets hemsida. 1.2.1Bolaget skall inför varje bolagsstämma, om så är motiverat av ägarkretsens samman- sättning och med beaktande av vad som är ekonomiskt försvarbart, ge aktieägarna möjlighet att med hjälp av modern kommunikationsteknik följa eller delta i stämman från annan ort inom eller utom landet. 1.3Styrelsens, ledningens och revisorns närvaro 1.3.1Vid bolagsstämma skall en beslutför styrelse vara närvarande. Vid ordinarie stämma skall såvitt möjligt hela styrelsen vara närvarande. Styrelsens ordförande, verkställande direktören och, i den mån det finns behov därav, andra personer ur bolagsledningen skall närvara vid stämman. Minst en av bolagets revisorer skall närvara vid ordinarie stämma. 1.3.2Har förslag till beslut i visst ärende utarbetats av ett styrelseutskott skall utskottets ordförande eller annan utskottsledamot vara närvarande på bolagsstämman och på styrelsens uppdrag redovisa och motivera förslaget. 1.4.1Bolagets valberedning skall lämna förslag till ordförande vid ordinarie bolagsstämma. Förslaget skall presenteras i kallelsen till stämman samt av valberedningen vid stämman. 8Kodens regler anges i normal stil. Inledande text i kursiv stil till enskilda avsnitt syftar till att översiktligt redovisa det principiella synsätt på vilket de efterföljande reglerna är grundade. Fotnoter syftar till att vid behov kommentera eller förklara den avsedda innebörden i regeln eller sätta in den i ett sammanhang som underlättar tolkningen av regeln. 1.4.2Till justerare vid bolagsstämma skall utses aktieägare eller ombud för aktieägare som inte är styrelseledamot eller anställd i bolaget. 1.4.3Bolagsstämma skall hållas på svenska och det material som presenteras skall vara på svenska. Bolaget skall, om så är motiverat av ägarkretsens sammansättning och med beaktande av vad som är ekonomiskt försvarbart, överväga om stämmoförhand- lingarna helt eller delvis skall simultantolkas och om av bolaget presenterat material skall översättas till annat språk. 1.4.4Bolagsstämmans ordförande skall se till att aktieägarna på ett tillfredsställande sätt ges möjlighet att utöva sin lagstadgade rätt att ställa frågor på stämman, liksom att inom ramen för lagens bestämmelser om stämmoärenden kommentera, föreslå ändringar i och tillägg till framlagda förslag och lägga fram nya förslag, innan stämman går till beslut. 1.4.5Protokoll från senaste ordinarie bolagsstämma och därefter hållen extra stämma skall återfinnas på bolagets hemsida. Röstlängden från stämman behöver inte redovisas. Om så är motiverat av ägarkretsens sammansättning, skall protokollet även översättas till annat språk än svenska. 2Tillsättning av styrelse och revisor Bolagsstämmans beslut om tillsättning av styrelse respektive revisorer bör beredas genom en av ägarna styrd, strukturerad och transparent process, som ger alla aktieägare möjlighet att ge sin syn på och lämna förslag i respektive fråga och som skapar goda förutsättningar för väl underbyggda beslut. Valberedningen är bolagsstämmans organ för beredning av stämmans beslut i tillsättningsfrågor med syfte att skapa ett bra underlag för stämmans behandling av dessa ärenden. 2.1.1Bolaget skall ha en valberedning som representerar bolagets aktieägare. Bolags- stämman skall utse ledamöter eller ange hur ledamöter i valberedningen skall utses. Beslutet skall innefatta förfarande för att vid behov ersätta ledamot som lämnar valberedningen arbete är slutfört. Om valberedningens ledamöter inte utses på stämman skall stämmans beslut ange efter vilka kriterier valberedningens ordförande och ledamöter skall utses. 2.1.2Valberedningen skall ha minst tre ledamöter. Majoriteten av valberedningens ledamöter skall inte vara styrelseledamöter. Verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen skall inte vara ledamot av valberedningen. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot skall inte vara valberedningens ordförande.9 2.1.3Bolaget skall senast före ordinarie bolagsstämma offentliggöra namnen på ledamöterna i valberedningen. Om ledamot representerar viss ägare skall ägarens Om ledamot av valberedningen ersätts skall detta offentliggöras samt motsvarande information om den nya ledamoten lämnas. I valberedningen bör inte ingå representanter för företag som bedriver med bolaget konkurrerande verksamhet. finnas på bolagets hemsida, där även skall anges hur aktieägare kan lämna förslag till valberedningen. 2.2.1Valberedningen skall lämna förslag till ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt styrelsearvode uppdelat mellan ordförande, övriga ledamöter och eventuell ersättning för utskottsarbete. 2.2.2Som underlag för sina förslag skall valberedningen bedöma i vilken grad den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas på styrelsen till följd av bolagets läge och framtida inriktning, bl.a. genom att ta del av resultatet av den utvärdering av styrelsen som har skett,10 fastställa kravprofiler för den eller de nya ledamöter som enligt denna bedömning behöver rekryteras, samt genomföra en systematisk procedur för att söka kandidater till de styrelseposter som skall fyllas, varvid förslag som inkommit från aktieägare skall beaktas. 2.2.3Valberedningens förslag skall presenteras i kallelsen till bolagsstämman och på bolagets hemsida. I anslutning till att kallelsen utfärdas skall på bolagets hemsida för styrelseledamot som föreslås för nyval eller omval anges: ålder samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet, uppdrag i bolaget och andra väsentliga uppdrag, eget eller närstående fysisk eller juridisk persons innehav av aktier och andra finansiella instrument i bolaget, om ledamoten enligt valberedningen är att anse som oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen respektive större aktieägare i bolaget, vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen, samt övriga uppgifter som kan vara av betydelse för aktieägarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens kompetens och oberoende. En redogörelse för hur valberedningen har bedrivit sitt arbete skall lämnas på hemsidan. 2.2.4Valberedningen skall på bolagsstämman presentera och motivera sina förslag, varvid särskild motivering skall ges om ingen förnyelse av styrelsen föreslås. Valberedningen skall också lämna en redogörelse för hur dess arbete har bedrivits. 2.2.5Person föreslagen för inval i styrelsen skall såvitt möjligt närvara på stämman för att kunna presentera sig och svara på frågor från aktieägarna. 2.2.6Bolagsstämman skall besluta om styrelsearvode och samtliga övriga ersättningar för styrelsearbetet med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt eventuell ersättning för utskottsarbete. 10Mot bakgrund av den information som kan behöva ges till valberedningens ledamöter kan bolaget ha skäl att överväga behovet av sekretessförbindelser som syftar till att undanröja risk för att sådan information sprids selektivt i ägarkretsen. 2.2.7Styrelseledamöter skall inte erhålla tilldelning i aktie- och aktiekursrelaterade incitamentsprogram riktade till bolagsledningen eller andra anställda. Om ett sådant program riktas enbart till styrelsen skall bolagsstämman besluta om programmet. Beslutet skall omfatta det högsta antal instrument som skall kunna utfärdas, de huvudsakliga villkoren för tilldelning, de huvudsakliga villkoren för och principerna för värdering av instrumenten samt inom vilken tid instrumenten senast skall ha utfärdats eller överlåtits till styrelseledamöterna. Även om verkställande direktören är ledamot av styrelsen kan denne erhålla tilldelning i incitamentsprogram riktade till ledning och anställda. 2.3.1Förslag till tillsättning av revisor skall lämnas av bolagets valberedning eller av en för revisorstillsättningen särskilt utsedd valberedning. För en särskilt utsedd valberedning gäller reglerna i avsnitten 2.1 och detta avsnitt. 2.3.2Valberedningen skall lämna förslag till val och arvodering av revisor. Förslaget skall presenteras i kallelsen till bolagsstämman och på bolagets hemsida. 2.3.3I anslutning till att kallelsen till bolagsstämman utfärdas skall information om förhållanden som kan vara av betydelse för aktieägarna vid bedömningen av den föreslagna revisorns kompetens och oberoende lämnas på bolagets hemsida. Informationen skall innefatta omfattningen av den föreslagna revisorns tjänster till bolaget utöver revision samt, vid omval, vilket år revisorn valdes och hur länge revisorn innehaft uppdraget. En redogörelse för hur valberedningen har bedrivit sitt arbete skall lämnas på hemsidan. 2.3.4Valberedningen skall på bolagsstämman presentera och motivera sina förslag samt lämna en redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits. 2.3.5Föreslagen revisor skall närvara på stämman för att kunna presentera sig och svara på frågor från aktieägarna. Styrelsens övergripande uppgift är att för ägarnas räkning förvalta bolagets angelägenheter på ett sådant sätt att ägarnas intresse av långsiktigt god kapitalavkastning tillgodoses på bästa möjliga sätt. 3.1.1För att uppfylla sin uppgift för bolagets ägare skall styrelsen ägna särskild omsorg åt att fastställa de övergripande målen för bolagets verksamhet och besluta om bolagets strategi för att nå målen, fortlöpande utvärdera bolagets operativa ledning och vid behov tillsätta eller entlediga verkställande direktör, se till att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av bolagets verksamhet och ekonomiska ställning mot de fastställda målen, se till att bolagets externa informationsgivning präglas av öppenhet och saklighet samt hög relevans för de målgrupper den riktar sig till, se till att det finns en tillfredsställande kontroll av bolagets efterlevnad av lagar och andra regler som gäller för bolagets verksamhet, samt se till att erforderliga etiska riktlinjer fastställs för bolagets uppträdande. 3.1.2Styrelsen skall se till att dess arbete utvärderas genom en systematisk och strukturerad process. 3.2Storlek och sammansättning m.m. Styrelsen bör ha en storlek och sammansättning som ger utrymme åt de olika kompetenser och erfarenheter som erfordras och som uppfyller de krav på oberoende som ställs för att styrelsen effektivt och självständigt skall kunna förvalta bolagets angelägenheter. Styrelsen bör förnyas i erforderlig takt med beaktande av utvecklingen av bolagets verksamhet och behovet av kontinuitet i styrelsearbetet. 3.2.1Styrelsen skall ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning, präglad av mångsidighet och bredd avseende ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund i övrigt.