sou · GSB35 · 2005-01-01 00:00:00 — 6. planera, följa upp och utvärdera den verksamhet som anges i 1 5. Det finns flera intressen som delvis står mot varandra vad gäller gallringen av information från register. Totalförsvarets myndigheter och frivilliga försvarsorganisationer skulle kunna använda sig av den information som finns genom att från Plikt- verket få förslag till vilka som bör kallas till annan utredning än mönstring eller bli föremål för riktade rekryteringsinsatser. De uppgifter som samlar in om de mönstrande bidrar till en närmast unik kunskapskälla för framtida forskning vilket bör bevaras. Å andra sidan bör stor försiktighet iakttas avseende registrering och sparande av personuppgifter framför allt ur ett integritets- perspektiv. Jag anser inte att det är ett tillräckligt skäl att föra ett stort register med personuppgifter för att det kan finnas intres- serade organisationer . Det måste finnas ett reellt behov som kan vägas mot kravet på personlig integritet. Därför anser jag att så få uppgifter som möjligt skall sparas avseende de personer som inte skrivs in till en befattning efter mönstringen och att de uppgifter som inte behövs för verksamhet gallras bort. När en person blir tas alla uppgifter bort och fram till den tidpunkten gallras information efter hand bort då den inte längre behövs. Vid utvandring eller om personer avlider gallras all information bort. Information om anställd eller avtalsbunden personal bör gallras bort allt efter det att registreringarna upphör. Det innebär att endast den information som oundvikligen behövs för att skall kunna fullgöra sina uppgifter finns registrerade. Därmed minskar möjligheterna för att erbjuda tjänster till andra myndigheter och organisationer med uppgifter inom totalförsvaret, vilket får anses rimligt och motiverat med hänsyn till den enskildes integritet. Däremot anser jag att det är viktigt att avpersonifierade upp- gifter förs till någon form av forskningsarkiv för att möjliggöra att resultat kan komma forskare till godo. Jag anser att måste analysera de legala möjligheterna att inrätta ett sådant register och om det krävs föreslå förordningsändringar till regeringen i detta avseende. Jag är medveten om att de förslag jag har lämnat om ett för- ändrat mönstringsförfarande kommer att innebära att information om de mönstrande åldersklasserna förändras jämfört med . Det innebär att statistikserierna förändras och minskar. Det är en negativ följd av mina förslag. Det är emellertid inget tillräckligt skäl att behålla det gamla mönstringsförfarandet. Det centrala läkarhandlingsarkivet (CLA) är ett myndighetsgemen- samt arkiv i vilket journalhandlingar som upprättats vid mönstring eller antagningsprövning samt journalhandlingar upprättade av CLA är organisatoriskt och lokalmässigt placerad vid regionkontoret i . Journalhandlingar som upprättats vid de organisatoriska enheter vid vilka värnplikt eller civilplikt med längre utbildningstid än genomförs skall, enligt förordningen (1995:238) om total- försvarsplikt, senast vid utryckningen överlämnas till . De organisatoriska enheter som genomför grundutbildning för civilpliktiga med längre utbildningstid än har inte tillgång till egna läkare, motsvarande Försvarsmaktens förbandsläkare, var- för berörda civilpliktiga hänvisas till närmaste vårdcentral (motsv.). Journaler upprättade vid dessa besök insänds inte till arkivet. Genom att mikrofilma alla pappersjournaler, med undantag för aktuell åldersklass, har behovet av särskilt utrustade arkivlokaler successivt minskat. har personalbehovet reducerats och det är två tjänster knutna till arkivet. Pappersjournaler har, efter beslut av , förstörts efter det att mikrofilmningen godkänts. Förutom journalhandlingar förvaras också s.k. brukskopior av vissa registerposter i form av mikrofilmer. Underlaget för mikro- filmerna har hämtats ur SYOM-systemet och dess företrädare. De registerposter som mikrofilmats är ur: Efterhand som mikrofilmerna har godkänts av har originalen gallrats. Mikrofilmerna omfattar registerposter upp- rättade då PLIS ersatte delar av SYOM. För de delar av SYOM som alltjämt används har avgångsregistret och arkivregistret mikrofilmats fram . har ingen mikrofilmning av motsvarande registerposter i PLIS genomförts, i avvaktan på nödvändiga beslut från . Ärenden vid CLA kan grovt indelas i tre olika kategorier. förfrågningar från enskilda, förfrågningar från övriga myndigheter. Hur antalet ärenden har ökat över tiden framgår av nedanstående tabell. Det finns en tendens till ett ökat intresse från olika forskare att få ta del av information från CLA. ser positivt på detta, men verksamheten medför ett högre tryck på personalen som måste se till att forskarna inte får tillgång till känsliga person- uppgifter. Det kan också innebära merarbete i de fall forskarna behöver kopiera vissa uppgifter. har inte verket tagit betalt för servicen till forskarna. kostnad för det centrala läkarhandlingsarkivet är ca . Enligt underhandsuppgifter från Försvarsmakten pågår ett arbete med att införa ett datoriserat journalhanteringssystem inom myn- digheten. Ett sådant system bedöms vara operativt . Under förutsättning att systemet tas i drift enligt Försvarsmaktens planer upphör behovet av ett centralt läkarhandlingsarkiv eftersom journaler som förs i samband med grundutbildning bör förvaras där de upprättats. Detta förutsätter en ändring av förordningen (1995:238) om totalförsvarsplikt. Sammantaget innebär det att det centrala läkehandlingsarkivet successivt kommer att ändra karaktär. Denna förändring tillsam- mans med de synpunkter jag har redovisat avseende vilka principer som bör följa vid gallring av sina register anser jag bör ligga till grund för den gallringsutredning som verket bör genomföra med stöd av för att möjliggöra en effektiv registerhållning som uppgifter som kan vara av värde för forskningsändamål sparas på ett ur säkerhetsmässigt perspektiv tillfredsställande sätt. OMPP förde en diskussion om hur olika verksam- hetsområden skulle finansieras. Utredningen konstaterade att mönstringen är en utpräglad myndighetsutövning och att utgångs- punkten är att sådan verksamhet ska anslagsfinansieras. Däremot konstaterar utredningen att sambandet mellan efterfrågan från de bemanningsansvariga myndigheterna och det arbete som ska ut- föras av beträffande personalredovisning är tydligt. En finansiering med avgifter från de bemanningsansvariga myndig- heterna tydliggör kostnaderna för bemanning av krigsorganisa- tionerna. Därför föreslog utredningen att personalredovisningen skulle finansieras genom avgifter. har verksamheten avseende personal- redovisningen minskat i omfattning varför både kostnader och intäkter har minskat. Resultatet av verksamheten Personalredovisning 2002 (tkr) -784,8 var de totala intäkterna för personalredovisningen ca , varav 19,7 miljoner kom från det militära försvaret (Försvarsmakten) och kom från det civila försvaret. Kostnaden för verksamheten uppgick till , fördelade på på det militära försvaret och på det civila försvaret. Det innebär att verksamheten totalt gav ett överskott på 3,4 mil- joner men att överskottet helt kom från det militära försvaret. Arbete med personalredovisningen för det civila försvaret resulte- rade i ett underskott, . Fördelningen av intäkterna inom det civila försvaret är fördelade enligt följande: Intäkter från civila organisationer Intäkter (tkr) Prognoserna visar att intäkterna inom den civila delen av personalredovisningen minskar och att även kostnaderna minskar men inte i samma omfattning. Det betyder att verksamheten även kommer att få ett negativt resultat. Det finns vissa delar avseende personalredovisningen där det föreligger problem som jag anser behöver belysas. Det har under arbetet med utredningen påpekats att det ur ett rent tekniskt perspektiv saknas vissa stödverktyg i PLIS som behövs för att arbeta med beredskap och krigstjänstgöring för personalen som är redovisad i detta system. Motsvarande verktyg finns i SYOM för den militära krigsorganisationen. Skälet till bristen är att dessa verktyg skulle utvecklas inom den del av PLIS som gick under namnet PLIS II, vilket närmare beskrivs i kapitel 7, och när utvecklingen av den delen lades ned uppstod en brist. I rådande säkerhetspolitiska läge är inte bristen av akut art och det har inte varit aktuellt att utveckla dessa stödverktyg i PLIS. Ett sådant utvecklingsarbete skulle även ha inneburit att civila kunder skulle ha debiterats med ett högre pris eftersom verk- samheten är avgiftsfinansierad vilket har medfört att intresset för en sådan utveckling har varit lågt. Än mer allvarligt bör det faktum vara att tycker sig märka att kompetensen främst inom den civila sektorn avseende personalredovisning håller på att försvinna. Det är en naturlig konsekvens av den i praktiken avstannade verksamheten inom den civila personalredovisningen. Det medför i sin tur att de hand- läggare vid regionkontor som arbetar med den civila personalredovisningen i många fall saknar samtalspartners och att arbetsuppgifterna i de flesta fall har minskat. En konsekvens av den minskade aktiviteten inom den civila delen av personalredovisningen är att även kompetens inom Plikt- verket kommer att minska. Jag föreslår att personalredovisningen inom sam- manförs till en gemensam funktion i syfte att säkerställa kompetensbehovet och skapa utrymme för effektivisering. Skäl för mitt förslag Även om bemanningsansvariga myndigheter och organisationer i det rådande säkerhetspolitiska läget väljer att nedprioritera arbetet med sina krigsorganisationer och personalredovisning, är det angeläget att kompetensen inom bibehålls. Det före- faller som om nuvarande struktur inom framför allt den civila personalredovisningen inte bidrar till att säkra ett sådant kompe- tensbevarande. I ett läge när allt färre civila bemanningsansvariga organisationer arbetar aktivt med sin personalredovisning kommer de handläggare vid olika regionkontor som har dessa arbetsuppgifter påverkas genom att antalet kvalificerade motparter snabbt minskar. Risken är därför stor att samlade kompetens inom området personalredovisning urholkas. Även för den aktuella per- sonalen inom torde situationen upplevas som frustre- rande då deras arbetsuppgifter i praktiken minskar både i volym och aktualitet . Jag anser därför att en sammanslagning av all personal- redovisning i likt det som redan skett avseende den militära personalredovisningen ger ledning bättre möjligheter att internt säkerställa kompetensen. Dagens teknik ger möjlighet att bibehålla en aktiv kontakt med de civila aktörer som även fortsättningsvis kommer att aktivt arbeta med sin personal- redovisning. Mitt förslag innebär förmodligen en rationaliserings- möjlighet för , då vissa arbetsuppgifter som är spridda på fler personer vid de olika regionkontoren samlas till färre personer vid ett arbetsställe, men det är inte det huvudsakliga argumentet för mitt förslag. Det viktiga är att skapa möjligheter att bibehålla kompetensen avseende personalredovisningen. En gemensam funktion inom myndigheten innebär också att den militära delen av kompetensområdet samt de delar som handhar hemvärnet och de frivilliga organisationerna bör ingå. Det skapar bättre förutsättningar för en rationell drift av verksamheten samt ger en bättre stabilitet för organisationen. Den blir inte lika sårbar för vakanser eller om arbetsvolymen inom ett område plötsligt skulle förändras. bör även ta initiativ till förnyade diskussioner med berörda parter om de problem som är behäftade med den civila delen av personalredovisningen. Det är självklart beroende på stats- makternas beslut om vilken inriktning den civila delen av totalförsvaret skall ha hur personalredovisningen skall utvecklas. Jag utgår från att det även fortsättningsvis finns skäl till att säkerställa ett visst mått av kompetens inom personalredo- visningsområdet. I mitt tycke är det som i sin egenskap av totalförsvarets gemensamma myndighet för personalredovisning bör säkerställa en sådan kompetensnivå. Jag föreslår att den grundläggande verksamheten inom personal- redovisningen finansieras med anslag medan ytterligare verk- samhet inom området förblir avgiftsfinansierat. Skälen för mitt förslag Det resonemang som fördes av OMPP när bildades avseende betydelsen av att funktionen personalredovisning avgifts- finansierades är fortfarande relevant. Avgiftsfinansieringen bidrar med incitament för de bemanningsansvariga myndigheterna att vara Det blir ett tydligt samband mellan kostnader och verksamhet vilket är positivt. Ett sådant system är dock beroende av att de betalande kunderna har ett behov av de avgifts- finansierade tjänsterna. I annat fall bör man ifrågasätta det övergripande motivet för de aktuella tjänsterna. I detta fall finns det dock ett samhälleligt behov av att en viss kompetensnivå säkerställs även om saknas kundunderlag i ett kortare perspektiv. Skälet är att kompetensområdet personalredo- visning är viktigt för samhället om den säkerhetspolitiska bedömningen skulle förändras. När beslut fattas om ökande aktivitet i de organisationer och myndigheter som ingår i total- försvaret är personalredovisningen en av de första funktionerna som behövs för den fortsatta planeringen och förberedelserna. Med detta i beaktande anser jag att det finns starka skäl att tillse att en viss grundkompetens bevaras i oberoende av det dagsaktuella behovet från de bemanningsansvariga myndigheterna. En samverkande funktion inom bidrar till ett sådant kompetensbevarande. Därutöver finns det också skäl att se över finansieringsformen för att skapa en långsiktig stabilitet. Jag föreslår att den grundläggande verksamheten definieras inom området personalredovisning och att den i fortsättningen blir anslagsfinansierad. De tilläggstjänster som de bemanningsansvariga myndigheterna har behov av bör däremot även i fortsättningen vara avgiftsfinansierade. Ett flertal myndigheter och organisationer kommer med sannolikt fortsätta vara intresserade av dessa tjänster, framför allt Försvarsmakten. Förslaget skapar emellertid mer stabi- litet och långsiktighet vilket i sin tur skapar bättre förutsättningar för kompetensbevarande. Avgränsningen mellan anslagsfinansierad och avgiftsfinansierad verksamhet bör preciseras ingående. Nuvarande och föreslagen finansiering avseende per- sonalredovisning Det innebär att den grundläggande verksamhet som jag föreslår skall vara anslagsfinansierad bör innehålla följande: uppfyllnad och personalredovisning av krigsförband och civila organisationer, omorganisation av krigsförband och beslutsfattande om ändrad krigsplacering, utveckling i datasystemet SYOM och INTEGER och anordnande av samordningsmöten med civila uppdragsgivare. Övriga tjänster, s.k. tilläggstjänster bör även fortsättningsvis vara avgiftsfinansierade. Nedan följer en närmare beskrivning av de delar som bör vara anslagsfinansierade: För den militära sidan skall uppgiften att placera personal i de insatsförband som har hög beredskap och som skall inneha en krigsplaceringsorder vara anslagsfinansierad. Det innebär att över tiden skall placera personal där vakanser uppstår så att den uppfyllnadsgrad som beslutats kvarstår. Det innefattar också medverkan i förbandsomsätt- ningen, från grundutbildning till insatsförband och slutligen till nationella skyddsstyrkor. Dessutom skall placera per- sonal i insatsförband som genomfört internationell tjänstgöring och registrera förändringar av personuppgifter över tiden. medverkan vid den årliga omorganisationen som sker av insatsförband och nationella skyddsstyrkor bör ingå i den anslagsfinansierade grundnivån. Det innebär att skall tillse att handlingar för omorganisationen sändes till förbands- chefer, utbildningsförband, operationsledningen och krigsplace- rande myndigheter. skall också göra förändringar i insatsförbanden efter att ovanstående handlingar återkommer från respektive befattningshavare samt dessutom placera personal i de insatsförband där vakanser kvarstår. Dessutom skall till Försvarsmakten redovisa krigsplaceringsläget för insats- förbanden och även denna verksamhet bör ingå i den anslags- finansierade grundnivån. Det innebär att redovisar uppfyllnadsläget i krigsorganisationen och visar på de brister som finns i förbanden så att utbildningsförbanden kan grundutbilda personal där vakanser finns i insatsförbanden. För den civila sidan bör den anslagsfinansierade grundnivån innefatta uppgiften att för civila organisationer registrera personal för organisationernas grundförmåga utifrån Krisberedskapsmyn- digheten planeringsanvisningar. Det innebär att utifrån uppdragen från civila organisationer upprätthålla ett aktuellt personalregister över organisationernas grundförmåga utifrån deras risk- och sårbarhetsanalys. ska vidare lämna underlag till uppdragsgivaren om deras organisation. Underlaget ska inne- hålla antalet personer, vakanser samt uppgift om vilka som är anställda, frivilliga och civilpliktiga. uppgift att arrangera och medverka i samordnings- möten för uppdragsgivarna bör ingå i den anslagsfinansierade grundnivån. Det innebär i praktiken att skall tillse att ett nätverk för informationsutbyte finns mellan civila uppdrags- givare och . Slutligen bör driften och systemutvecklingen av stödsystemen, SYOM och PLIS, ingå som en del av de grundläggande verk- samheterna. Skälen till det beskrivs närmare i kapitel 7. har som alla myndigheter och organisationer ett IT- stöd för sin verksamhet. Detta stöd finns för de flesta verk- samhetsområden och har byggts upp efterhand som myndigheten och dess verksamhet har utvecklats. IT-stödet kan delas in i tre kategorier: Vad avser administrativa stödsystem och infrastrukturella system har liknande behov som de flesta myndigheter och därför är dessa system, som t.ex. ekonomisystemet FS+ och personalsystemet PALASSO, framtagna för statsförvaltningen på central nivå och återfinns hos flera myndigheter. Det är framför allt de verksamhetsstödjande systemen som är av intresse för utredningen. Skälen är att de i de allra flesta fall är unika för . Eftersom ingen annan myndighet eller orga- nisation bedriver en verksamhet som liknar har myndigheten varit tvungen att utveckla egna system för att stödja verksamheten. Myndigheten har också ansvaret för förvaltningen och skötseln av dessa system. Följande system kan kategoriseras som verksamhetsstödjande system: PLIS (informationssystem) är ett system för registre- ring och hantering av personuppgifter för personal inom totalförsvaret. Cirka 900 användare har direkttillgång till PLIS. De flesta av användarna finns inom och Försvarsmakten men det finns även användare med direkttillgång vid andra myndigheter som har beredskapsuppgifter (kommuner, landsting, m.m.). I systemet finns uppgifter om ca två miljoner svenska med- borgare. register innehåller samtliga krigsplacerade värn- och civilpliktiga inklusive personalreserven. Därutöver är krigsplacerad avtalspersonal från frivilligorganisationerna till stor del registrerade i systemet. Nyckelpersonal hos myndigheter, orga- nisationer och företag kan också vara registrerade, antalet har dock sjunkit kraftigt . Registren innehåller också de som vid mönstringen inte har blivit inskrivna till grundutbildning utan istället placerats i utbildningsreserven och övrig ej ianspråktagen personal (t.ex. pliktpersonal under utbildning). Utifrån dessa upp- gifter sker inskrivning, krigsplacering och inkallelse till övningar och utbildningar. Vad avser krigsplacering av personal inom För- svarsmaktens krigsorganisation sker denna i SYOM med anledning av de krav på sekretess som ställs. Sammanfattningsvis stöder PLIS inskrivningsverksamheten, stödet under tjänstgöring i både civil och militär grundutbildning, handläggningen av personärenden, krigsplacering i det civila för- svaret samt all personalhantering inom hemvärnet. Den ursprungliga tanken när utveckling av informationssystemet påbörjades var att integrera flera olika system som då hanterade ovanstående nämnda uppgifter och register. Informationssystemet, som fick namnet PLIS (informationssystem), skulle bestå av en öppen del, som skulle hantera mönstring och grund- utbildning m.m., och en hemlig del som skulle hantera krigs- organisationen. Systemet skulle möjliggöra för olika användare inom och utanför att vara uppkopplade mot systemet och arbeta i det. Olika regionkontor kan skriva in totalförsvarspliktig personal mot en gemensam databas. Exempel på externa användare i systemet är Försvarsmaktens förband, kommuner och landsting. togs det öppna systemet i bruk. Den fortsatta utvecklingen av de delar av systemet som skulle hantera hemliga uppgifter rörande krigsorganisationen, det s.k. PLIS 2, fick lov att läggas ned . Skälet var framför allt att de höga utveck- lingskostnaderna för denna del vilket skulle drabba de myndigheter som ansvarar för krigsplacerad personal eftersom handhavande av dessa register är en avgiftsfinansierad verksamhet. Resultatet av att PLIS 2-projektet avbröts var att man genom- förde vissa åtgärder för att förlänga livstiden för det gamla infor- mationssystemet för behandling av krigsorganisationen, SYOM. valde bl.a. att förlägga hela systemet till en ort och inte låta de olika regionkontoren via on-line-lösningar själva lägga in uppgifter i systemet. VIS/PROV är ett system för insamling av mätvärden under mönst- ring och antagningsprövning. Det är ett regionalt system vilket innebär att det finns på varje regionkontor utan att stå i kontakt med varandra. Underlag för mönstringen, namn och personnummer importeras från PLIS och via ett upprop kompletteras uppgifter på de prövande. Systemet är sedan uppdelat i två delar. Den första delen stöder de medicinska testerna, t.ex. EKG, och är uppkopplat till de specifika mätutrustningarna. Den andra delen stöder inskrivnings- provet. Systemet är direkt kopplat till de datorer som används vid testerna. De samlade provresultaten kan sedan överföras till PLIS och möjliggör en samlad bild av den mönstrandes testvärden vilket underlättar den slutliga inskrivningen. SYOM är som nämnts tidigare det informationssystem som han- terar Försvarsmaktens krigsorganisation. Systemet hanterar infor- mation som klassas som hemlig och har därför ett högt säker- hetsskydd. Mot bakgrund av detta är SYOM numera ett lokalt system placerat vid en ort med en handfull användare, med alternativa operativa driftsplatser. föreligger inget behov av att förnya programvaran eller önskemål om ny funktionalitet i systemet, varken från Försvarsmakten eller . 7.2Utvecklingen på kort sikt Efter att regeringen beslutade om direktiven för översynen av har följande hänt. inkom budgetunderlag 2006 till regeringen. Där framkom att i decem- ber 2002 har beslutat att det nödvändiga bytet av den tekniska plattformen i PLIS kommer att lånefinansieras. redo- visar att kontakter tagits med och Ekonomi- styrningsverket innan beslutet fattades. har fattat beslut om att inleda ett projekt med uppgift att byta teknisk plattform för PLIS och konvertera programvaran. Projektet skall pågå till en sammanlagd kostnad om och projektet skall lånefinansieras och skrivas av . Eftersom utvecklingen berör både anslagsfinansierad och avgiftsfinansierad verksamhet kommer kostnaden för utvecklingen att belasta både anslaget och påverka de avgifter som fakturerar. Detta föranledde att jag valde att inte särskilt redovisa mina eventuella förslag om IT-stöd i ett delbetänkande som direktiven anger utan istället efter dialog med (Försvarsdepartementet) har valt att diskutera det långsiktiga IT- stödet utifrån utredningens förslag till förändringar i övrigt. I det följande väljer jag att diskutera de för unika systemen. Vad avser de administrativa stödsystemen utgår jag ifrån att även kommer att köpa och använda system framtagna för statsförvaltningen i stort. Vad avser de verksamhetsstödjande systemen, dvs. VIS/PROV, PLIS och SYOM kan jag konstatera att systemen stöder verksamheten på ett fullgott sätt.