sou · GSB365 · 2005-01-01 00:00:00 — Enligt utredningens direktiv skall utredningen analysera ansvar, uppgifter och resurser i förhållande till andra myndigheter inom det förvaltningspolitiska området, i första hand Statskontoret, Eko- nomistyrningsverket och . I detta sammanhang skall utredningen beakta hanteringen av det förslag som rör Forum , vilket lämnades i rapporten effektivare regeringskansli – förslag till åtgärder (SB 2001/8259). KKR:s verksamhet angränsar till verksamheten inom Ekonomi- styrningsverket (ESV) och Statskontoret. Nedan kommer en dis- kussion att föras avseende myndigheternas uppdrag och gräns- dragningar mellan myndigheterna. Samma diskussion kommer att föras rörande . Utredningen har även valt att titta på för den statliga sektorn, vars verksamhet i vissa avseenden tangerar KKR. 4.1KKR, och Statskontoret Utredningen har valt att göra en genomgång av de tre myndig- heternas instruktion och regleringsbrev i syfte att klargöra i vilken utsträckning myndigheternas uppgifter tangerar eller överlappar varandra. Utredningen belyser också i vilka frågor som KKR sam- arbetar med en eller båda myndigheterna. KKR arbetar inom vissa områden mycket nära ESV och Statskontoret. De tre myndig- heternas verksamhet ligger i varierande grad inom ramen för reger- ingens förvaltningspolitik. Myndigheterna får en del gemensamma uppdrag från regeringen runt vilka de samarbetar antingen alla tre eller i vissa uppdrag två av myndigheterna. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... KKR, ESV och Statskontoret är centrala förvaltningsmyndigheter. Statskontoret arbetar i hög grad som utrednings- och utvärderings- organ på regeringens uppdrag. Det gör även ESV, men ESV har också direktivrätt och tillsynsuppgifter. ESV:s verksamhet har där- till flera inslag av rådgivning och stöd till myndigheter. KKR gör en del utredningar men inga utvärderingar. KKR har inte heller några tillsynsuppgifter. KKR:s uppgift är renodlat av främjande och stöd- jande karaktär. Myndigheterna har olika styrelseform. KKR har en styrelse med fullt ansvar. Den består av ordförande och åtta ledamöter, varav tre tillsätts efter förslag av de fackliga organisationerna. ESV har ett råd, som tillsätts av regeringen, vilket består av generaldirektören och ytterligare högst nio ledamöter som representerar myndig- heterna. Även Statskontoret har ett råd, som tillsätts av regeringen, vilket består av generaldirektören och högst åtta ledamöter som är representanter från departementen. KKR, ESV och Statskontoret har alla sin verksamhet inom politik- området Effektiv statsförvaltning för vilket målet är Att skapa en effektiv statsförvaltning som i sin helhet kännetecknas av hög produktivitet, god kvalitet och bra service till nytta för besluts- fattarna. Verksamhetsområdet för ESV är Ekonomisk styrning och kontroll med följande mål: En väl fungerande ekonomisk styrning som präglas av god finansiell kontroll samt hög produktivitet och effektivitet i resursanvändningen. För KKR och Statskontoret är Verksamhetsområdet gemensamt, nämligen Styrning, ledning och verksamhetsutveckling, där målet är Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... En kontinuerlig utveckling av den statliga verksamheten. Det skall uppnås genom att förutsättningar skapas för att de tre grundläggande värdena demokrati, rättssäkerhet och effektivitet får genomslag i hela förvaltningen och genom ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt stöd till och andra statliga myndigheter. Vad gäller Verksamhetsgren skiljer sig de tre myndigheterna åt. ESV har Resultatstyrning och finansiell styrning, Administra- tiva system, Koncerninformationssystemet samt Infor- mation om statlig ekonomi. Statskontoret har Utredningar och utvärderingar, Moder- nisering av statlig förvaltning, Inköpssamordning, Elektronisk samhällsinformation samt Förvaltning och avveckling av lokaler. KKR har Verksamhetsutveckling och kompetensutveckling. Enligt ESV:s regleringsbrev för finns det endast en punkt i ESV:s verksamhet som tangerar KKR:s verksamhet. Det gäller resultatstyrning. I Statskontorets regleringsbrev finns betydligt fler punkter under Verksamhetsgren Modernisering av statlig förvaltning, vilka har samröre med verksamhet. Dessa punkter är att 1.ta aktiv del i genomförandet av det förvaltningspolitiska handlings- programmet samt i övrigt bidra till en mer effek- tiv förvaltning bl.a. genom utveckling av 24-timmarsmyndig- heten (för definition se kap. 7.1.5), 2.aktivt bidra till ett ökat samarbete i den offentliga förvalt- ningen i förvaltningspolitiska frågor, 3.i samverkan med statliga myndigheter, kommuner, landsting samt företrädare för forskning och näringsliv på strategiska områden identifiera och genomföra insatser för utveckling av en effektiv offentlig förvaltning. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... I Statskontorets regleringsbrev finns också två Uppdrag med anknytning till förvaltningspolitiken: biträda med sekretariatsfunktioner till samverkans- och arbetsgrupper inom ramen för det förvaltningspolitiska utveck- lingsarbetet, biträda regeringen i beredning och deltagande i EU:s arbete på det förvaltningspolitiska området Någon skrivning om förvaltningspolitiken finns inte i KKR:s regle- ringsbrev under rubriken . Däremot återfinns ett antal punkter om förvaltningspolitiken under Uppdrag: skall biträda () i beredning och deltagande i det förvaltningspolitiska samarbetet mellan EU:s medlemsländer samt i samarbetet inom ramen för /PUMA genomförandet av det förvaltningspolitiska handlingsprogram- met uppföljning av förvaltningspolitiken. I övrigt finns i KKR:s regleringsbrev tre Uppdrag som skall genomföras i samråd med antingen ESV eller Statskontoret eller med båda. I samråd med ESV och Statskontoret skall KKR fördjupa och utveckla förslagen i den kunskapsstrategi som redovisades regeringen I samråd med Statskontoret skall KKR ge efterfrågestyrt stöd till myndigheterna när det gäller deras arbete med service- dialoger och serviceåtaganden I dialog med ESV skall KKR analysera och bedöma hur den traditionella myndighetsstyrningen kan kompletteras med en styrning baserad på myndighetsövergripande verksamhetspro- cesser. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... 4.1.3Slutsats angående instruktioner och regleringsbrev I instruktionerna för KKR, ESV och Statskontoret finns inga upp- gifter som överlappar varandra i myndigheterna. Instruktionerna erbjuder inga orsaker till oklarhet, otydlighet eller svårighet för gränsdragning mellan de tre myndigheterna. Inte heller i regleringsbreven finns oklarheter vad gäller gräns- dragning i verksamheten mellan KKR och ESV. Däremot finns det en viss överlappning på ett antal punkter som berör förvaltnings- politiken i regleringsbreven för KKR och Statskontoret. Skriv- ningarna i regleringsbreven är generellt hållna och på någon punkt identiska. Roll och ansvarsfördelning mellan de två myndigheterna är inte klart uttalade. Det finns här en otydlighet som kan innebära risk för dubbelarbete, svårighet med gränsdragning och oklara mandat. 4.1.4Samarbetet mellan KKR och KKR och ESV samarbetar/har samarbetat inom ett antal områden: ESV och KKR har samarbetat runt detta ända . Samarbetet har alltmer kommit att inriktas på processorientering och processtyrning. De olika modeller för verksamhetsutveckling som finns baseras samt- liga på en processyn som grund för att förstå, beskriva och utveckla verksamheten. Självutvärderingsmodellerna är ett sätt att omsätta total- kvalitetstänkandet i handfasta modeller för utveckling av hela verksamheten, så att allt hänger ihop, stöttar varandra och drar åt samma håll. Det gäller t.ex. förbättring av processer, kompetensförsörjning, verksam- hetens styrning mm. Modellerna ställer bl.a. krav på redovis- ning av hur den strategiska planeringen går till, hur verksam- hetens processer styrs i form av mål, mätningar och uppfölj- ningar. De efterfrågar också kopplingen till ekonomiska resultat och budgetutfall. KKR:s arbete med verksamhets- utveckling har därmed nära koppling till ESV:s arbete med utvecklingen av mål- och resultatstyrning. KKR har medverkat i processavsnitt i ESV:s Controller- utbildning och i andra seminarier i ESV:s regi som handlar om processer och processorientering. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... KKR samarbetar också med ESV i regeringsuppdraget Processer som går över myndighetsgränser, där KKR i dialog med ESV bland annat skall analysera och bedöma hur den traditionella myndighetsstyrningen kan kompletteras med en styrning baserad på myndighetsövergripande verk- samhetsprocesser. 2.Det förvaltningspolitiska området. Samarbetet gäller främst de av KKR anordnade Arenorna. I de första Arenorna deltog ESV med sin expertis vid så gott som varje tillfälle. En hel del handlade om resultatstyrning. ESV har också deltagit som föreläsare i KKR:s Introduktionsprogram för nyanställda. KKR deltar i utvecklingen av en förvaltningspolitisk värde- ring av myndigheter med EA-rating och självvärderingsmo- dellen Common Assessment Framework (CAF) som utgångspunkter, där ESV är projektledare. I det projekt som syftade till att ta fram en kunskapsstrategi deltog ESV medan KKR var projektledare. I uppdraget Att styra med generella krav i staten var ESV projektledare och KKR deltog till- sammans med Statskontoret. Här har det varit ett samarbete mellan ESV, KKR och Statskontoret, där varje myndighet har tittat på de exempel som ligger nära den egna myndighetens verk- samhet. De tre myndigheterna har också samverkat om arrangerandet av de konferenser som har avrundat satsning- arna på Inspirerande exempel. KKR har varit samman- hållande av processerna och tjänat som sekretariat. 4.De europeiska kvalitetskonferenserna. har KKR och Statskontoret samverkat om det svenska del- tagandet i de europeiska kvalitetskonferenserna för offentlig förvaltning. Vi de två senaste tillfällena har också ESV med- verkat. ESV arbetade fram inne- hållet i det avsnitt i utbildningen som handlade om ekonomi- styrning och tillsammans med gjorde ESV avsnittet webbaserat. KKR har genomfört en forsknings- konferens i samarbete med ESV, som i sin tur har bidragit till att KKR har engagerats i Akademin för ekonomistyrning i staten. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... Både ESV och KKR har myndigheternas högre chefer som mål- grupper. Därutöver återfinns ESV:s målgrupper i huvudsak inom områdena ekonomi- och controllerverksamhet, medan KKR:s mål- grupper mest återfinns inom områdena verksamhetsutveckling och personal. Både KKR och ESV anordnar utbildningar. Medan KKR:s utbildningar handlar om hela det förvaltningspolitiska området, är ESV:s utbildningar inriktade mot ESV:s kärnområde, dvs. Samarbetet mellan ESV och KKR har enligt båda parter flutit mycket väl. De har haft talrika kontakter, men det har som regel inte funnits revir- eller gränsdragningsproblem mellan myndig- heterna. Det finns skillnader i synsätt, fokus och prioriteringar, men detta är naturligt genom att de två myndigheterna har olika uppdrag och olika utgångspunkter för hur de närmar sig frågorna. Det som utifrån kan upplevas som en oklar gråzon, i vilken båda myndigheterna rör sig och deltar i varandras projekt, är snarare ett samarbete som kan leda till att frågorna blir mer allsidigt belysta, vilket är till fördel för de myndigheter som ESV och KKR skall stödja. 4.1.5Samarbetet mellan KKR och Statskontoret Statskontoret och KKR samarbetar/har samarbetat i ett antal sam- manhang: 1.Inspirerande exempel Tillsammans med ESV har Statskontoret och KKR gått igenom och bedömt insända exempel, anordnat konferenser, utarbetat skrifter m.m. Här har Statskontoret i samråd med KKR samordnat och gett metodstöd till de myndigheter som har deltagit i Servicedialogen. 3.Såväl Statskontoret som KKR har deltagit i det europeiska arbetet med att utveckla den gemensamma europeiska modellen för självutvärdering, CAF. KKR svarar för den svenska sprid- ningen och förvaltningen av CAF. 4.Statskontoret deltar i det europeiska arbetet med planeringen av de återkommande europeiska kvalitetskonferenserna för offentlig förvaltning. KKR samordnar de svenska förberedel- serna inför konferenserna. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... 5.I uppdraget Att styra med generella krav i staten och i arbetet med att utarbeta en Kunskapsstrategi deltog även Stats- kontoret. Samarbetet mellan Statskontoret och KKR fungerar utmärkt. Det finns ingenting av maktkamp eller revirtänkande mellan myndig- heterna. Den otydlighet rörande kopplingen till förvaltningspoli- tiken, som föreligger i de två myndigheternas regleringsbrev, har inte återspeglats i samarbetet. Det finns ingen direkt överlappning mellan Statskontoret och KKR. Statskontoret arbetar inte direkt mot myndigheterna, de anordnar inte utbildningar och de tillhandahåller inte personalpolitisk kompetens. Statskontoret arbetar huvudsakligen på uppdrag från regeringen. KKR:s och Statskontorets uppdrag inom förvaltningspolitiken utgör komple- ment till varandra. Jämförelse mellan KKR:s, ESV:s och Statskontorets personella och finansiella resurser ( mkr). Källa: Uppgifterna är tagna ur myndigheternas årsredovisningar för . Förutsättningarna för finansiering är delvis olika för de tre myndig- heterna. KKR finansieras genom ett förvaltningsanslag (1:8) och ett anslag (D3) (medel som härstammar från Statens förnyelse- fond) samt disponerar de intäkter som härrör från rådets utbild- ningar, seminarier och publikationer. Statskontorets verksamhet finansieras genom förvaltningsanslaget (1:4), intäkter från semina- rier och publikationer samt bidrag från inköpssamordning och Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... projektbidrag för regeringsuppdrag. ESV:s verksamhet finansieras genom förvaltningsanslaget (1:3) och intäkter som de disponerar från utbildningar, publikationer, konsulttjänster, licens-, underhålls och installationsavgifter för systemen samt övrig uppdragsför- säljning. 4.1.7Slutsats rörande de tre myndigheterna Statskontoret är ett rent stabsorgan och arbetar på uppdrag från regeringen. De arbetar endast åt myndigheter om de har reger- ingens uppdrag att göra detta. Statskontoret har en främjande roll främst vad avser IT-frågor. ESV utför uppdrag åt regeringen men har också en stor råd- givande verksamhet ut mot myndigheterna vad gäller ekonomi- administrativa system och ekonomistyrning. Utan att vara ett kon- trollorgan har ESV:s verksamhet drag av tillsynsmyndighet. Dess främjande verksamhet består av utbildningar inom ekonomiområ- det till ekonomichefer och controllers. KKR får också uppdrag från regeringen men arbetar annars mest med råd och stöd till myndig- heterna och främjande av utveckling i statsförvaltningen inom kvalitets- och kompetensområdet. Myndigheternas instruktioner och regleringsbrev visar på tydliga skillnader i roller och mandat, förutom en otydlighet mellan KKR och Statskontoret vad gäller förvaltningspolitiken. Regeringen ger de tre myndigheterna en del gemensamma uppdrag, vilka de genomför i samråd med varandra. Myndigheterna själva upplever i princip inga roll- eller gränsoklarheter. Det finns ett utvecklat samarbete mellan framför allt KKR och ESV, vilket kan förväxlas med gränsoklarheter mellan de två myn- digheterna. I praktiken föreligger sådana i mycket begränsad om- fattning. Däremot finns det ett stort behov av att KKR och ESV fortsätter att samarbeta, eftersom det finns en mycket nära kopp- ling mellan resultatstyrning och verksamhetsutveckling. Likaså finns det behov av fortsatt samarbete mellan KKR och Stats- kontoret, inte minst när det gäller utvecklingen av 24-timmars- myndigheten vilken har en nära koppling till verksamhetsutveck- ling och processorientering. Samverkan ligger helt i linje med att visa på alter- sätt för kompetensförsörjning, dvs. att kunskap om en verk- samhet och kompetens att hantera denna inte alltid och helt och Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... hållet måste rymmas hos den egna myndighetens personal. KKR talar om kompetenssamverkan mellan myndigheter. ansvarar för det operativa genomförandet av några verksamhetsområden som tangerar KKR:s verksamhet. Det handlar om en verksamhet som är riktad ut mot myndigheterna och i några fall även mot personal. 4.2.1Områden inom verksamhet som gränsar till KKR Följande verksamhetsområden har en nära koppling till verksamhet som bedrivs inom KKR: 1.Regeringskansliet organiserar och tillhandahåller utbildningar för myndighetscheferna 2.Regeringskansliet beställer, är mottagare av och sammanställer resultaten av myndigheternas redovisning av kompetensförsörj- ningen. 3.Regeringskansliet har ansvar för och genomför EU-utbild- ningen. 4.Regeringskansliet anordnar en årlig aspirantutbildning med ett avsnitt om förvaltningskunskap. Dessa program kostar och de består av: ledarskapsseminarium för myndighetschefer. Detta är ett intro- duktionsprogram på . Varje grupp omfattar åtta till nio myndighetschefer och det genomförs i ca två omgångar . utvecklingsgrupper/chefsnätverk som under en konsult träffas två gånger . har femton grupper med myndighetschefer och två grupper med överdirektörer genomförts parallellt. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... ett temaseminarium och ett förvaltningspolitiskt seminarium för nya myndig hetschefer anordnas . Vad gäller utbildning av myndighetscheferna erbjuder KKR i sam- råd med vissa nätverksträffar för föreningens med- lemmar. KKR ordnar per termin korta seminarier över strategiska och aktuella frågor för generaldirektörernas nätverk. Myndighetschefer deltar också stundom i av KKR anordnade aktiviteter som konferenser och seminarier. I övrigt erbjuder KKR utvecklingsprogram till chefer på nivåerna under generaldirektö- rerna. I syfte att få ett grepp om kompetensförsörjningen i statsförvalt- ningen begär in redovisningar från myn- digheterna av deras kompetensförsörjning. KKR har på eget initiativ kommit alltmer in i hanteringen av dessa planer som ett led i arbetet med kompetensförsörjning i bred mening. Rådet har arbetat fram en metod för självvärdering av kompetensförsörjningen och gett ut en skrift Om betydelsen av strategisk kompetensförsörjning. Därtill har KKR gjort analyser av de statliga myndigheternas kompetensförsörjningsredovisning . Enheten RK Kompetens inom Förvaltningsavdelningen har ansvar för utbildning inom EU-området. Denna låg till och med i en separat enhet inom Förvaltningsavdelningen, Forum . Inom RK Kompetens arbetar fem personer med EU-frågor. Två tredjedelar av kundkretsen tillhör och en tredje- del kommer från myndigheterna i deras roll som representanter för medlemslandet . Myndighetsutbildningarna är till viss del specialbeställda. Utbildningsaktiviteterna uppgår till ca 180– 200 med sammanlagt ca 3 000 deltagare. EU-utbildningen inriktar sig på alla de områden som berör specifik EU-kompetens såsom organisation, regler och procedurer inom EU, EG-rätt, förhand- lingskunskap, domstolar och språk. Därtill förmedlar RK kompe- Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... tens platser till internationella utbildnings- och utbytestjänstgö- ringsprogram. För EU-utbildningen finns ett anslag på något . Därtill måste EU-utbildningen finansieras genom intäkter från kursavgifter på ett belopp av minst 0,8 miljo- ner kronor. KKR har inslag om EU i sina förvaltningsutbildningar. I dessa anlitas personal från RK Kompetens som föreläsare. I övrigt över- lappar inte KKR:s förvaltningsutbildningar EU- utbildningar. Dessa är helt inriktade mot de specifika förhållanden som gäller för EU, medan KKR:s utbildningar koncentreras på svenska förhållanden. KKR har också ansvar för Crossing the Boundaries, ett utvecklingsprogram för kvinnliga chefer anordnat av och representanter för ett tiotal europeiska länder. anordnar en introduktionsutbildning för nyrekryterade aspiranter. Denna utbildning, som är mycket omfatt- ande, innehåller sju block varav ett är ett förvaltningspolitiskt block . Många ämnen som hanteras under detta block rör sig inom samma områden som KKR:s Introduktionsutbildning för nyanställda. T.ex. är etikdimensionen genomgående i utbildningen. Det finns dock en skillnad mellan KKR:s och utbildningar. Även om båda handlar om den gode statstjänste- mannen så är aspirantutbildningen helt inriktad mot den särskilda roll som handläggare vid har, vilken i flera avse- enden skiljer sig från rollen som handläggare vid en myndighet. Utbildningen för aspiranter vinklas därför från andra utgångs- punkter och perspektiv. har emellertid nyan- ställda handläggare deltagit i KKR:s introduktionsprogram, som är öppet även för handläggare från . Kostnaden för aspirantprogrammet uppgår till . I detta belopp ingår även kostnader för de delar av UD:s aspirantutbildning som genomförs gemensamt med . och har som tidigare nämnts samarbetat kring det webbaserade utbildningsmaterial som finns framtaget inom områden som rör offentlighetsprincipen, förvaltningslagen och ekonomistyrning i staten. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... 4.2.2Sammanfattning och slutsats vad gäller KKR och Det finns en avgränsning mellan KKR:s och aktiviteter inom kompetensområdet, när det handlar om utbild- ning. Även om utbildningarna rör sig inom delvis överlappande eller angränsande områden är målgruppen för utbildningarna till största delen olika. riktar sig i huvudsak mot den egna personalens speciella behov, medan KKR riktar sig ut mot myndigheterna. Några undantag finns och det gäller de personer i myndigheterna som behöver fördjupad EU-utbildning. Där erbjuder utbildning direkt till myndig- heterna. Denna utbildning tangerar KKR:s verksamhet i så motto att det handlar om förvaltningsutbildning, i detta fall riktad mot EU. som KKR anordnar utvecklingsprogram för statsförvaltningens chefer. utbildar myndig- heternas chefer, medan KKR vänder sig till chefer på lägre nivåer. Det finns ingen tydlig avgränsning mellan och vad gäller hanteringen av myndigheternas kom- petensförsörjningsplaner. ger uppdraget till myn- digheterna, sammanställer och analyserar planerna och redovisar resultatet bl.a. till . KKR:s analyser av samma planer tar medvetet upp fler kompetensvariabler, närmare bestämt tjugo jäm- fört med de tio variabler som direktiven kräver, för att få en mer heltäckande bild av kompetensförsörjningsläget. KKR har vidare utarbetat rapporter om kompetensläget i staten som spritts och tjänat som underlag i flera stora konferenser. 4.3Utvecklingsrådet för den statliga sektorn När man beskriver verksamheter som arbetar med utvecklings- frågor inom den statliga sektorn angränsande till KKR finns det också skäl att titta på . KKR och har verksamheter som ibland gränsar till varandra, ibland också överlappar varandra. Jämförelse mellan statens kvalitets- och kompetensråd... för den statliga sektorn, vilket bildades , är en ideell förening vars medlemmar är , Offentlig- anställdas Förhandlingsråd (OFR), Akademikers Central- organisation (SACO-S) och Facket för Service och Kommunika- tion (). verksamhet syftar till att främja utvecklingen av den statliga sektorn genom att stödja det utveck- lingsarbete som de lokala parterna bedriver på myndigheterna. Insatser kan också göras för att stärka och utveckla det centrala partsarbetet. Parterna bestämmer tillsammans vilka frågor rådet skall arbeta med. Verksamheten riktar sig främst till de lokala parterna på myndigheterna. De kan dels söka ekonomiskt bidrag till egna lokala utvecklingsprojekt, dels ta del av eller medverka i det utvecklingsarbete som drivs av . Aktuella utvecklingsområden är bl.a.: Lika möjligheter för kvinnor och män Satsa friskt, som ska arbeta för bättre arbetsmiljö och sänkta sjuktal inom statsförvaltningen anordnar konferenser och seminarier. Det ger också ut rapporter, skrifter och en tidskrift, utveckla.nu, som har en upplaga på ca 19 000 exemplar. leds av en styrelse som består av sex före- trädare för medlemmarna.