sou · GSB3127d2 · 2005-01-01 00:00:00 — Webbplatsen ska i huvudsak innehålla information om och tjänster inom socialförsäkringen samt information om myndighe- ten. Den ska innehålla nationell och viss regional information. Målet är att webbplatsen ska vara bästa webbplats . Mediekontakterna ska bidra till att göra bilden av social- försäkringen och tydligare. Informationsstaben ska styra utformningen av det som kommuniceras och ansvara för kontakterna med riksmedia. Länsinformatörerna ska stämma av Ledningens staber och allmänna ombudet pressmeddelanden och planerade mediekontakter med informa- tionsstaben innan man agerar. Verksamheten är beroende av att det finns regionala och lokala röster, som själva har kontakt med regionala och lokala media. Det kräver samverkan mellan länsinformatörerna och informationsstaben. Alla informationsinsatser ska följas upp på ett strukturerat och planerat sätt och lärdomar ska spridas vidare i organisationen. Ledord för informationen inom den nya , både internt och externt, är öppen, begriplig, tillgänglig, korrekt och respektfull. Informationen och kanalerna ska främja en öppen dialog, där alla medarbetare och medborgare vill, vågar och kan framföra sina synpunkter i olika frågor. finns en informationsstab på . Det finns också informationsansvariga i länsorgani- sationerna och i divisionerna som är underställd respektive läns- eller divisionschef. Informationsdirektören ska leda arbetet i informationsstaben och ha ett funktionellt ansvar gentemot infor- matörerna i länen och i divisionerna. Dessa delar utgör tillsammans informationsfunktionen. Informationsdirektören ska vara adjunge- rad i ledningsgrupp. Informationsdirektören och ledningen ska fatta övergripande beslut angående informationsfunktionen och fastslå planer. Detta förs genom produktionsdirektören vidare till länsdirektörerna och länsinformatörerna. Alla informationsåtgärder utöver plan som påverkar resultatet ska gå via produktionsdirektören och vidare till länsorganisationerna. Informatörer i länen rapporterar till respek- tive länsdirektörer och informatörer i divisionerna rapporterar till divisionschefen. En geografiskt spridd organisation kräver ett nät av informatö- rer. Länsinformatörerna och informationsstaben ska bilda nätverk som samverkar. Nätverken syftar till att skapa enhetliga arbetssätt och till att möjliggöra att en enhetlig bild av sprids, internt och externt. En gemensam vägledning ska tas fram, för hur man agerar och syns i olika frågor. Informationsstaben ska arbeta både strategiskt och operativt. Länsinformatörerna ska arbeta operativt och medverka i nationella informationsprojekt/aktiviteter samt ingå i ett nationellt nätverk. Ledningens staber och allmänna ombudet Informationsstaben ska bestå av funktionerna media och omvärldsbevakning, tidningsredaktion, intern information, in- klusive redaktion för intranätet och extern information, inklusive redaktion för extern webbplats samt profilansvarig. Dessa funktioner måste inte nödvändigtvis rent fysiskt vara placerade vid huvudkontoret. Länsinformatörerna ska arbeta med regional och lokal information till webbplatserna (extern och intern), med lokala mediakontakter samt med att bidra till en gemensam organisations- kultur. informationsfunktion ska tillhöra organisa- toriskt, men ska arbeta med stöd av huvudkontorets informations- stab. Försäkringsinformatörer ska inte ingå i informationsfunktionen och inte heller räknas som informatörer i länsorganisationerna. Deras uppdrag ska drivas inom ramen för försäkringsverksamhet, med stöd av informationsverksamheten på länen och deras organi- satoriska hemvist är i länsorganisationerna. Socialförsäkringsadministrationen har en informationsverksamhet som är anpassad till dess nuvarande organisatoriska uppdelning med RFV, FKF och försäkringskassorna. Informationsverksam- heten kan göras väsentligt effektivare när nuvarande 21+1+1 informationssystem blir ett. Exempel på verksamheter som inte ska bedrivas i är försäkringskassornas nuvarande omfattande informationsarbete via intranät, interntidningar samt externwebbar. /2005 kommer den centrala informations- staben att bestå av cirka 35 medarbetare. Länens informationsverk- samhet kommer att bestå av cirka 50 medarbetare. I detta är infor- matörer inom och försäkringsinformatörerna i försäk- ringskassorna inte inräknade. Under en kort övergångsperiod kan det vara motiverat att ha denna personalstyrka, eftersom mycket förändringsarbete ska genomföras som kräver personella resurser (uppbyggnad av nya strukturer, större informationsprojekt, inte- grering av intranät och externwebbar, etc.). bör dock antalet informatörer kunna minskas väsentligt. Ledningens staber och allmänna ombudet uppskattar att informationsdirektören kan nå sina mål och utföra sina uppgifter med hjälp av en stab på mindre än 15 heltidsanställda. beräknar att antalet länsinformatörer inte bör överstiga 20 heltidsanställda. Informationsstaben ska arbeta fram en preciserad förändrings- tidplan till samt ett konkret förslag till arbetssätt, kompetensbehov och dimensionering av informationsfunktionen till . Dimensioneringen av informationsstaben ska vara klar och dimensioneringen av den övriga informationsfunktionen ska vara klar till . Nya arbetssätt och rutiner ska införas . Enligt GEORG:s beslut ska ekonomistaben ledas av en ekonomidirektör, en ekonomistab inrättas med ansvar för strategiska lednings- och styrfrågor inom ekonomiområdet, hanteringen av leverantörsfakturor koncentreras. Ekonomistaben på huvudkontoret ska ansvara för bl.a. processerna för intern styrning i den nya . Styrningen omfattar såväl finansiell styrning som resultatstyrning. Både finan- siell styrning och resultatstyrning är normerande till sin karaktär och har strategisk inriktning. Finansiell styrning ska ansvara för principer och riktlinjer inom området bl.a. rörande ekonomisk redovisning och finansiering, budget och budgetunderlag, intern redovisning och uppföljning, delårsrapport, årsredovisning och årsbokslut, intern kontroll inom ekonomiområdet samt Resultatstyrning ska ansvara för principer och riktlinjer rörande Ledningens staber och allmänna ombudet principer för styrkort och verksamhetsuppföljning, stöd till huvudkontorets divisioner och staber i dessa frågor samt stöd till länsnivån i styrningsfrågor m.m. Den nya uppgifter på central nivå ska innefatta strategiska lednings- och styrfrågor. Ekonomistaben ska organise- ras så att både delegering av ansvar och decentralisering av arbets- uppgifter kan genomföras. Vidare måste arbetet organiseras så att en kostnadseffektiv administration uppnås. Ekonomistaben ska bestå av två enheter, en enhet för finansiell styrning och en för resultatstyrning. Det finansiella området ska innefatta dels strategiskt arbete och dels transaktionsintensivt arbete. Det strategiska arbetet ska ligga på ekonomistaben. Transaktionsintensivt arbete såsom faktura- hantering förs till avdelningen för gemensam service. Möjligheter till effektiviseringar och rationaliseringar inom detta område ska tas tillvara. Handläggningen ska i så hög utsträckning som det är befo- gat koncentreras. har tagit beslut om att i första hand hanteringen av leverantörsfakturor ska koncentreras. Frågan om vilka andra delar som kan koncentreras ska utredas. I detta sam- manhang bör det beaktas vilken samverkan med andra administra- tiva funktioner t.ex. löneadministration som kan bli aktuell vid en koncentration. Den transaktionsintensiva verksamhet som kon- centreras och organisatoriskt tillhör avdelningen för gemensam service kan geografiskt placeras på några olika platser i landet. Ekonomistaben ska ansvara för underlag för budgetering och ekonomisk uppföljning för hela den nya . Ekonomistabens uppgifter ska inte omfatta andra områden eller uppdrag än de som avser ekonomistyrning. Som tidigare nämnts omfattar styrningen såväl finansiell styrning som resultatstyrning. Den nya ekonomistab ska bygga på tydliga och Ledningens staber och allmänna ombudet 2004:127 renodlade principer när det gäller organisation. Vägarna för rapportering ska vara enkla och klara. En styrande princip ska vara att chefer på länsnivån och huvud- kontoret ansvarar för utfall och resultat inom sitt ansvarsområde. De ansvarar även för att det sker ekonomisk och verksamhetsmäs- sig rapportering till närmaste chef. Ekonomiarbetet hos försäkringskassorna och RFV präglas av en hög andel transaktionshantering. anser att, genom att utnyttja möjligheterna med modernt IT-stöd och kompetens- utveckling, kan stora delar av det ekonomiadministrativa arbetet förskjutas från transaktionshantering till strategiskt värdeskapande arbete. Ekonomistaben ska ha stor förmåga att samverka med andra samt ha god förmåga till omvärldskontakter. Ekonomistaben på huvudkontoret ska ansvara för normer, princi- per och riktlinjer när det gäller ansvar och uppgifter samt samord- ning när det gäller ekonomistyrning som berör försäkrings-, produktions- och utvecklingsdivisionerna. Det innebär att ekonomi- funktionen bl.a. ska ansvara för att relevant ekonomisk rapportering för divisionerna finns att tillgå i ekonomisystemet. För uppföljning och analys av verksamhetens resultat inom respektive division ansvarar divisionscheferna med hjälp av sina controllers. Det är alltid divisionschefen som ansvarar för rapportering av verksam- hetsresultat och ekonomiskt resultat inom sitt område. Länsorganisationerna ska lyda under chefen för produktions- divisionen. Frågor som rör budget och uppföljning avseende medel som fördelats till länen ska beredas av finansiella enheten på ekonomistaben för divisionschefens räkning, men i nära samråd med divisionschefen. Förslag till beslut eller beslut i dessa ärenden tas av divisionschefen. Skälen till denna ordning är att kompetensen i budget- och uppföljningsfrågor finns på ekonomistaben och ska inte byggas upp på respektive division. Det måste finnas ett nära samarbete mellan ekonomistaben och produktionsdivisionen så att verksamhet och ekonomi går i samma riktning. Divisionscheferna ska ansvara för verksamhetens operativa styr- ning och uppföljning. Det rör i synnerhet produktionsstyrningen och de mål för verksamheten som sätts i dessa sammanhang. Ledningens staber och allmänna ombudet rör också kvalitets-, effektivitets- och produktivitetsfrågor. Ekonomistaben ansvarar för de övergripande principerna för resultatstyrningen och rapporteringen. För att säkerställa en god ekonomistyrning, som bygger på resul- tatstyrningens principer, måste funktioner, verktyg och roller för detta säkerställas i den nya myndigheten. Controllern ska vara chefernas instrument och fungera som stöd till länscheferna, myndighetens ledning, divisionscheferna och andra chefer på . Resurser för verksamhetsstöd ska tillföras respektive organisatorisk funktion. Rent allmänt stödjer controllern ledningen i styrning och upp- följning av en myndighets verksamhet. En controller kan arbeta med alla styrinstrument som myndighetens ledning har till sitt förfogande. Fokus ligger ofta på planering, uppföljning och utveckling av den interna styrningen. En controller kan också ha många olika inriktningar t.ex. IT, personalområdet eller myndig- hetens kärnverksamhet. Controllern ska vara ett stöd för ledningens förändringsarbete men är själv inte den som ansvarar för förändringar. En viktig princip är att en controller alltid är underställd den linjechef som han eller hon arbetar åt. Det ska även finnas en controller åt myndighetens ledning som ska vara placerad i ekonomistaben. Ekonomistaben som har funktionsansvaret för controllerrollen ska utarbeta gemensamma principer för controllerns arbete i myndig- heten. Inom ekonomiområdet hos försäkringskassorna och RFV finns 270 årsarbetare enligt en enkät som projekt gjort . Det motsvarar av samtliga årsarbetare enligt årsredovisningarna 2003. Vid jämförelse med andra organi- sationer förefaller denna bemanning i utgångsläget vara ganska låg. I en benchmarking från konsulten är motsvarande nyckeltal inom privat verksamhet 1,7–3,. I en studie som Ledningens staber och allmänna ombudet gjort är siffran hos statliga myndigheter. Av ekonomiprojektets enkätmaterial framgår dock att de tre större försäkringskassorna i landet avsätter en lägre andel av totala resurser till ekonomiområdet, , att jämföra med genomsnittet på . Det tyder på att det finns fördelar med att bedriva verksamhet i större skala, vilket den nya myndigheten bör kunna dra fördel av. Utifrån den nämnda enkäten har årsarbetarna inom ekonomi- området (270) fördelats på olika arbetsområden. Det resursmässigt tyngsta området är resultat- och verksamhetsstyrning med 44 års- arbetare eller Det näst största området är hantering av leverantörsfakturor med 37 årsarbetare eller . Därefter kommer budget, prognoser och uppföljning med 29 årsarbetare eller , följt av avstämningar med 28 årsarbetare eller av de totala resurserna inom ekonomiområdet. Inom RFV och försäkringskassorna hanteras cirka 282 000 fak- turor . För det krävs 37 årsarbetare, vilket innebär drygt 7 600 fakturor per årsarbetare. Uppgifter från Cap Gemini tyder på att antalet fakturor per årsarbetare kan uppgå till 10 000. Uppgifter från större banker visar på att antalet fakturor per årsarbetare bör kunna vara minst det dubbla om adekvat IT-stöd används. När det gäller hantering av kundfakturor kan konstateras att volymerna inom socialförsäkringsadministrationen är mycket låga vilket begränsar resursbesparingar vid förändrade arbetssätt. Av de 270 årsarbetarna inom ekonomiområdet är 40 placerade på RFV, 11 på i och resterande 219 på försäkringskassorna. Även om redovisningen ovan visar att socialförsäkringsadministra- tionen har en relativt låg dimensionering inom ekonomiområdet så anser att det finns förutsättningar för rationaliseringar. Ett exempel på ett omfattande arbete som kommer att bli betydligt mindre resurskrävande är årsredovisningen. Det tas fram 22 årsredovisningar för försäkringskassorna och RFV medan det i den nya myndigheten endast behöver tas fram en. Även koncent- ration och effektivisering av transaktionsintensiv handläggning, t.ex. leverantörsfakturor, medför att det krävs mindre resurser. Ledningens staber och allmänna ombudet Sammantaget för ekonomiområdet bedömer att personal- styrkan kan uppgå till cirka 200 heltidsanställda vid utgången av 2005. anser att det som stöd till länsdirektörerna ska finnas controllerfunktioner motsvarande cirka 25 heltidsanställda. Antalet anställda controllers vid huvudkontoret uppskattar till högst 10 heltidsanställda. På när rationaliseringar och effektiviseringar fått genomslag bl.a. genom att transaktionsintensivt arbete koncentre- rats och organisatoriskt förts över till gemensam service kan ytter- ligare personalneddragningar vara möjliga. anser att personalstyrkan kan minskas till cirka 160 heltidsanställda vid utgången av 2007 varav cirka 35 på ekonomistaben. En aktiv och förbättrad ekonomistyrning kommer att vara en avgö- rande framgångsfaktor för hur väl ska klara krav och mål . En preciserad tidplan för förändrings- och utvecklingsarbetet behöver göras till . Det finns ambitioner som i många fall ställer krav på satsningar, inte minst när det gäller IT-stödet. Till det kommer behovet av systemförnyelse. En konkret plan för systemutveckling inom ekonomiområdet ska tas fram . Det är viktigt att de effektiviseringar som är möjliga genomförs och leder till att medel frigörs till förmån för utveckling och produktion. ska ekonomiarbetet utvecklas mot att än tydligare renodla de ekonomiadministrativa uppgifter som görs på länsnivån och på huvudkontoret. En initial uppgift inom ekonomi- området är att transaktionsintensiv ekonomiadministration från de två nivåerna ska föras till avdelningen för gemensam service. De uppgifter inom ekonomiadministrationen som närmast ligger till hands för att koncentrera är som tidigare nämnts hanteringen av leverantörsfakturor. Det ska kunna ske med start . Därefter ska ytterligare områden utredas och beslut fattas om motsvarande koncentrering. Det bör kunna röra hela det ekonomiadministrativa området utom HK:s strategiska arbete samt länsnivåns behov av ekonomiresurser för att styra, leda och följa upp länens verksamhet. Ledningens staber och allmänna ombudet För att skapa en god grund för ekonomistyrningen måste en genomarbetad verksamhetsplanering göras för hela myndigheten. ska detta genomföras. Controllerfunktionen är en central funktion inom ekonomi- området. Ekonomistaben som har funktionsansvaret för controller- rollen ska utarbeta gemensamma principer för controllerns arbete. ska en metodutvecklingsplan för controllerfunktionen vara framtagen. Dimensioneringen av ekonomistaben enligt plan ska vara genom- förd . ska dimen- sioneringen av den övriga ekonomifunktionen vara genomförd. Ledningsstabens övergripande roll är att ge stöd till styrelse, GD och ÖD samt att samordna myndighetens arbete i olika frågor. En funktion för administrativt stöd till styrelsen ska också finnas i staben. I detta ingår bl.a. att ställa krav på redovisningar och uppföljningar på övergripande nivå. Ledningsstaben ska ha en särskild funktion för samordning av regeringens uppdrag till myndigheten. Det gäller t.ex. att hålla samman regeringsuppdrag samt att stå för de övergripande kontakterna med . Beslut om fördelning av regeringsuppdrag ska ske på ledningsstaben. Samordning av myndighetens engagemang i internationella organisationer ansvarar ledningsstaben för. Staben ska också sam- ordna myndighetens omvärldsbevakning. På ledningsstaben ska också en säkerhetsfunktion finnas, som ska ha ett övergripande ansvar för säkerheten inom organisationen. Funktionen ansvarar för att följa upp det totala säkerhetsarbetet, att övergripande samordna arbetet samt stödja säkerhetsfunktio- nerna inom hela myndigheten. Kontakter med förtroendemannadelegationerna och social- försäkringsnämnderna sker också i ledningsstaben liksom sam- ordning av delegationernas arbete. Beslut om fördelning av stödresurser till länsorganisationerna fattas på ledningsstaben. Ledningens staber och allmänna ombudet anser att ledningsstaben ska bestå av högst tio heltids- anställda. En initial uppgift för ledningsstabens chef är att fastställa kon- kreta och preciserade mål för stabens förändringsprocess. Dessa mål ska gälla bl.a. ansvar och uppgifter, organisation och arbetssätt, kompetens och dimensionering. ska en preciserad förändringsplan finnas. Den ska innehålla tidplan för arbetet med kompetensbehov, dimensionering m.m. ska planer finnas för stabens arbets- sätt/rutiner gentemot andra funktioner inom myndigheten och gentemot externa aktörer. ska en juridikstab inrättas inom , staben ska ha två enheter, rättsenheten och centrala processenheten, ledas av en chefsjurist, ansvara för den rättsliga utformningen av normeringsdoku- menten, ansvara för förvaltningsrättsliga och IT-rättsliga frågor, ge juridiskt stöd i allmänna juridiska frågor, företräda i Regeringsrätten m.m. samt ansvara för skadeståndshanteringen i myndigheten. Juridikstabens rättsenhet ska ansvara för den rättsliga utform- ningen av föreskrifter och allmänna råd samt för en ny typ av styrande normeringsdokument; rättsliga ställningstaganden. Där- utöver ska rättsenheten ansvara för förvaltningsjuridiska frågor med offentlighets- och sekretessfrågor samt IT-rättsliga frågor. Rättsenheten ska vidare ge juridiskt stöd till HK i allmänna juridiska frågor. Enheten har också beställar- och förvaltnings- ansvar för de IT-stöd som hör till stabens ansvarsområden. Ledningens staber och allmänna ombudet Centrala processenheten ska företräda i Regeringsrätten och i vissa fall i läns- och kammarrätterna. Enheten ska även ansvara för skadeståndshanteringen i myndigheten. 6.5.2Organisation, arbetssätt och dimensionering Juridikstabens två enheter, rättsenheten och centrala process- enheten, ska ledas av en chefsjurist som rapporterar till GD. Chefsjuristen ska besluta om allmänna råd och rättsliga ställnings- taganden. Rättsenheten ska ansvara för samordning av arbetet med att ta fram normerande styrdokument i form av t.ex. föreskrifter, all- männa råd, rättsliga ställningstaganden och vägledningar. Enheten ska också ansvara för förvaltningsjuridiska frågor med offentlig- hets- och sekretessfrågor, IT-rättsliga frågor samt juridiskt stöd till HK i allmänna juridiska frågor. Utformningen av och ska beslutas av enheten. Centrala processenheten ska, vid sidan av det allmänna ombudet, ansvara för att driva fram rättspraxis. I de fall det allmänna om- budet väljer att helt eller delvis delegera processföringen i ett ärende till en tjänsteman inom kommer det att delegeras till någon på centrala processenheten. I de fall är part i ett mål i domstol företräder den centrala processenheten i Regeringsrätten och i vissa fall i läns- och kammarrätterna. Enheten ska också ansvara för bl.a. skadeståndshanteringen i myndigheten och för att ta fram rättsfallsöversikter. Enheten ska också besluta om yttranden enligt 24 § förvaltningsprocesslagen (1971:291). Enheten beslutar vidare om utformningen av . I inledningsskedet bör juridikstaben bestå av den personal som ingår i den juridiska avdelningen på RFV. På länsnivå ska det också finnas jurister som är underställda respektive linjechef, medan de funktionellt är underställd chefs- juristen. För att den nya myndigheten ska hålla en hög kvalitet och för att rättstillämpningen ska bli enhetlig krävs att styrningen blir tydli- Ledningens staber och allmänna ombudet I den nya organisationen måste styrningen av rättstillämp- ningen komma från ett håll. Det innebär att principiella beslut i rättstillämpningsfrågor ska tas på central nivå. Internt kommer samtliga ställningstaganden som myndigheten gör i rättstillämp- ningsfrågor att vara bindande. är det nödvändigt och angeläget med en bred medverkan från och förankring på olika nivåer i organisationen när de normerande styrdokumenten arbetas fram. Den beslutade organisatoriska förändringen av socialförsäkring- ens administration medför betydligt bättre förutsättningar för att uppnå en mer enhetlig rättstillämpning inom myndigheten. I den nya bör det, som redovisats i GEORG:s förslag till instruktion, utöver föreskrifter och allmänna råd finnas ytterli- gare en form av normerande styrdokument; rättsliga ställnings- taganden. Rättsliga ställningstaganden bör användas för principiella rättsfrågor där svar saknas, där rättsläget är oklart, där man vet att det finns olika bedömningar eller där det finns risk för olika bedömningar. Sådana styrdokument ger förutsättningar för en mer precis vägledning för beslutsfattandet inom myndigheten. Det kan dock förutsättas vara ett inledningsvis ganska omfattande arbete att implementera denna form av styrning. från myndig- hetens start bör dock det då gällande behovet av styrning av detta slag vara täckt. Därefter kommer naturligtvis ett fortlöpande arbete att äga rum beroende på exempelvis ny eller ändrad lagstiftning. En ytterligare förutsättning är att det ska skapas raka, snabba, tydliga och väl kända kontaktvägar för spridning av de styrsignaler som ges. En viktig del i detta är att samordning sker mellan exper- ter inom olika funktioner och på olika nivåer antingen genom organisatoriska lösningar eller genom formaliserade nätverk. Dialogen måste bli bättre. Inom organisationen måste det vidare vara väl känt vilka styr- dokument som finns och vad de har för inbördes dignitet. Antalet typer av styrande dokument bör vara begränsat. Det allmänna ombudets och arbete med praxisbildningen måste samordnas. Detta innebär givetvis inte att de juridiska uppfattningarna måste samordnas. Tvärtom ligger det i sakens natur att de juridiska bedömningarna ibland kan skilja sig åt. Det kommer att finnas ett stort behov av att sprida rättsinfor- mation i den nya myndigheten. Dokument som bör finnas i nya är rättsfallsöversikter, vägledningar, , , och . Det bör vara en Ledningens staber och allmänna ombudet