sou · GSB323d2 · 2005-01-01 00:00:00 — Allt detta skall ske i en verksamhet som präglas av ett medborgarperspektiv. För att det skall vara möjligt att följa upp och kontrollera att verksamheten bedrivs på detta sätt krävs att redovisning och rapportering av myndighetens resultat sker på ett betryggande sätt. Pålitlig information skall tas fram och redovisas/rapporteras på ett rättvisande sätt. Härmed avses såväl rapporteringen inom myndigheten som den externa rapporteringen. Exempel på intern rapportering kan exempelvis vara redovisning från olika enheter till myndighetens ledning. Den externa rapporteringen sker genom årsredovisning, delårsrapporter, budgetunderlag samt även i särskilda rapporter m.m. 7 § Det ingår i myndighetschefens uppgifter att 1.fastställa en verksamhetsplan för myndigheten, 2.leda den löpande verksamheten, 3.fortlöpande följa upp och bedöma myndighetens verksamhet och konsekvenserna av de föreskrifter och särskilda beslut som styr verksamheten, 4.säkerställa att det vid myndigheten finns en intern styrning och kontroll som fungerar på ett betryggande sätt, 5.hushålla väl med statens medel, 6.se till att kontakter med myndigheten underlättas genom information, god service och tillgänglighet samt genom en god ordning och struktur i myndighetens databaser, 7.se till att myndigheten i sin verksamhet använder ett klart och begripligt språk, 8.se till att myndigheten utnyttjar de möjligheter som informationstekniken kan ge i verksamheten, 9.verka för att myndigheten genom samarbete med andra myndigheter tar till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet, 10.svara för myndighetens arbetsgivarpolitik enligt 43 § och företräda myndigheten som arbetsgivare, 11.fastställa riktlinjer för myndighetens representation. Uppräkningen i denna paragraf innefattar olika uppgifter som åligger myndighetens chef för att uppfylla ansvaret enligt 6 §. Uppräkningen är inte uttömmande utan anger uppgifter som är särskilt viktiga för att verksamheten skall bedrivas författnings- enligt och effektivt, för att de mål för verksamheten som regeringen har ställt upp skall uppfyllas och för att en tillförlitlig rapportering skall kunna säkerställas. Enligt punkten 1 skall myndighetschefen fastställa en verksamhetsplan för myndigheten. För att verksamheten skall kunna drivas effektivt krävs att myndigheten har en plan för att uppnå de mål som regeringen har satt upp för myndigheten. Det är myndighetschefen som leder den dagliga verksamheten på myndigheten, punkten 2. Punkten 3 är hämtad från nuvarande verksförordning och anger att det ankommer på myndighetschefen att följa upp och bedöma myndighetens verksamhet och konsekvenserna av de författningsföreskrifter och särskilda beslut som rör verksamheten. Myndighetschefen har ett ansvar för att verksamheten bedrivs på ett sådant sätt att de mål som fastställts av regering och riksdag uppfylls, att gällande föreskrifter följs, att myndigheten håller sig inom givna budgetramar osv. För att säkerställa att så sker krävs att verksamheten följs upp och analyseras så att det blir möjligt att konstatera att de mål som angetts för verksamheten verkligen uppfylls. För att myndighetschefen skall kunna fullgöra sitt ansvar enligt 6 § behövs inom varje myndighet ett system för uppföljning. Ledningens instrument för att klara detta ansvar är en tillförlitlig intern styrning och kontroll av verksamheten. I punkten 4 anges att det ankommer på myndighetschefen att se till att det finns en ordning för intern styrning och kontroll vid myndigheten. Frågan om intern styrning och kontroll har behandlats i kapitel 9. Av punkten 5 framgår att det ingår i myndighetschefens ansvar att hushålla med statens medel. Skrivningen är densamma som i nu gällande verksförordning och har sin grund i 1 § lagen (1996:1059) om statsbudgeten. Där slås fast att i den verksamhet som sköts av regeringen, domstolarna och de förvaltningsmyndigheter som lyder under regeringen skall hög effektivitet eftersträvas och god hushållning iakttas. Även punkten 6 är delvis hämtad från nuvarande verksförordning, dock med det tillägget att kontakter med myndigheten skall underlättas genom en god ordning och struktur i myndighetens databaser. Hur myndigheten sköter sina kontakter med medborgare, företag, kommuner och andra berörda har en mycket stor betydelse för förtroendet för förvaltningen och i förlängningen för demokratin. Enligt punkten 6 skall myndighetschefen se till att information om myndighetens verksamhet sprids, att kravet på service och tillgänglighet uppfylls samt att myndigheten har en god ordning i sina databaser. Myndigheterna skall uppfylla höga krav på tillgänglighet och tillmötesgående, kunna deklarera vilka tjänster som erbjuds och i vilka former detta sker samt ge medborgarna tillfälle till dialog och möjlighet att lämna synpunkter på den verksamhet de berörs av. I kravet ligger också att medborgare med särskilda behov skall ha tillgång till tjänsterna som erbjuds och till offentlig information. Att sprida information om vad myndigheten gör, vilka tjänster man erbjuder, på vilket sätt myndighetens tjänster kan underlätta för medborgarna osv. skall ses som en del av verksamheten och utformas med medborgarna i fokus. Myndigheten bör också ha en webbplats på Internet. Med hjälp av informationstekniken kan medborgarnas möjligheter att få tillgång till information väsentligt ökas, se vidare under punkten 8. För att kravet på service och tillgänglighet skall vara uppfyllt krävs en god ordning i myndighetens databaser. Myndighetens verksamhet skall karaktäriseras av öppenhet mot medborgare, företag, kommuner, organisationer och medier. Offentligheten är en av grundprinciperna inom förvaltningen. Myndigheterna skall ha en god offentlighetsstruktur även i sina databaser. Genom ordning och reda i myndigheternas databaser underlättas medborgarnas insyn i förvaltningen i stor utsträckning. För att underlätta allmänhetens och andras kontakter med myndigheten måste myndigheten också ha öppettider som är anpassade till allmänhetens behov och en god telefonservice. Myndighetschefen bör också i möjlig utsträckning personligen ta emot besök och telefonsamtal från den som vill träffa henne eller honom. Punkten 7 anger att myndigheten i sin verksamhet skall använda ett klart och begripligt språk. språket skriver i sitt betänkande Mål i mun – förslag till handlingsprogram för svenska språket (SOU 2002:27 s. 245) att ett klart och enkelt myndighetsspråk som alla begriper är en förutsättning för öppenhet, demokrati och rättssäkerhet. Vidare anger man att den offentliga administrationens språk måste vara både korrekt och välfungerande i den meningen att det är klart och tydligt, och i största möjliga utsträckning enkelt och lättbegripligt. I kommitténs förslag till handlingsprogram för svenska språket ingår som en punkt att varje statlig myndighet skall ges ett tydligare ansvar för sitt eget språkvårdsarbete. Genom att reglera frågorna om ett bra språk i en egen punkt vill utredningen betona vikten av att myndigheterna kontinuerligt arbetar med att vårda, utveckla och förbättra sitt språk. Det är viktigt att myndigheterna, såväl i skrivelser och beslut som i informationsmaterial och på webbplatser samt i muntliga kontakter med enskilda uttrycker sig klart och enkelt för att kommunikationen med medborgarna skall fungera. Vikten av att väl vårda myndighetsspråket kommer också till uttryck i förvaltningslagens 7 § enligt vilken myndigheten skall sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt. I punkten 8 anges att myndighetschefen skall verka för att myndigheten utnyttjar de fördelar som informationstekniken kan ge i verksamheten. I det förvaltningspolitiska handlings- programmet slår regeringen fast att det främsta redskapet för att utveckla servicen i förvaltningen är informationstekniken. Där anges att tjänster som riktar sig till individer och företag skall erbjudas också via Internet. Informationstekniken är ett utmärkt instrument också för att underlätta insyn och kontroll samt för att i större utsträckning informera och hämta in synpunkter från medborgare och företag. Vidare anger man att statliga myndigheter bör ha en webbplats på Internet. Webbplatsen bör snabbt leda till grundläggande fakta om myndigheten och annan för medborgarna intressant information. Den bör också möjliggöra för medborgarna att till myndigheten sända in uppgifter och initiera ärenden elektroniskt. Enligt punkten 9 skall myndighetschefen verka för att myndigheten genom samarbete med andra myndigheter dels tar tillvara de fördelar som kan vinnas för enskilda, dels tar tillvara de fördelar som kan vinnas för staten som helhet. Syftet är att samordna myndighetens verksamhet med angränsande verksamheter för att underlätta för enskilda och för att undvika dubbelarbete vid myndigheterna. Ökad samverkan mellan myndigheterna bör leda till att det blir enklare för medborgare, företag, kommuner m.fl. att ha med myndigheter att göra. Ett exempel på när samverkan kan underlätta för enskilda är när myndigheter som utövar tillsyn över samma tillsynsobjekt samverkar i samband med att information skall inhämtas eller besök skall göras. Samverkande myndigheter bör leda till en effektivare förvaltning i stort. I 6 § förvaltningslagen anges att varje myndighet skall lämna andra myndigheter hjälp inom ramen för den egna verksamheten. Regeringen har delegerat stora delar av arbetsgivarpolitiken till myndigheterna. Av punkten 10 framgår att det är myndighetens chef som företräder myndigheten som arbetsgivare och som ansvarar för myndighetens arbetsgivarpolitik. I kommentaren till 43 § utvecklas vad det ansvaret innefattar. Punkten 11 anger att det ankommer på myndighetschefen att fastställa riktlinjer för myndighetens representation. Omfattande representation och representation utan tydliga motiv riskerar att skada medborgarnas förtroende för myndigheternas verksamhet. Det är därför viktigt att myndigheterna har bra kontroll över sin representation, vilket i första hand kan vinnas genom klara och tydliga riktlinjer för när representation får ske, hur den skall ske och med vilka syften den skall ske. Frågan om riktlinjer för myndighetens representation har ansetts vara så viktig att den skall ingå i myndighetschefens uppgifter. har gett ut en handledning till stöd för myndigheterna i deras arbete med att fastställa interna riktlinjer för representation (ESV 2000:23). 8 § Om regeringen har föreskrivit att det skall finnas ett råd vid myndigheten, skall rådet utöva insyn i verksamheten och ge myndighetschefen råd. Rådet består av det antal ledamöter som regeringen föreskriver. Myndighetschefen skall hålla rådet informerat om verksamheten. I paragrafen regleras vad som gäller om regeringen har föreskrivit i myndighetens instruktion att myndigheten skall ha ett råd. Rådet skall utöva insyn i myndighetens verksamhet och ge myndighets- chefen råd. Frågan om rådets uppgifter och myndighetschefens roll i förhållande till rådet har behandlats i kapitel 7.4.2. Ordförande och sammankallande i rådet är i regel myndighetschefen. Det finns dock inte något som hindrar att myndighetschefen bestämmer någonting annat. Frågan regleras därför inte i förordningen. 9 § Myndighetschefen skall avgöra ärenden som är av principiell karaktär eller annars av större betydelse eller som avser föreskrifter, om ärendena inte skall avgöras av personalansvarsnämnden enligt 47 § eller något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. Andra ärenden skall avgöras av myndighetschefen eller av den hos myndigheten som myndighetschefen bestämmer. Paragrafen reglerar vilka ärenden myndighetschefen skall avgöra och vilka denne kan delegera till lägre nivå i organisationen. Utgångspunkten är att myndighetschefen avgör ärendena, utom sådana som skall avgöras av personalansvarsnämnden eller något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. I andra stycket ges dock myndighetschefen möjlighet att i stor omfattning delegera sin beslutanderätt, dock inte beslut som avser föreskrifter, är av principiell karaktär eller har större betydelse. Med föreskrifter avses rättsregler som bestämmer enskildas och myndigheters handlande och som är bindande och generellt gällande. Föreskrifter kan även vara begränsade till att gälla endast inom myndigheten. Regeringen kan i myndighetens instruktion ge myndighets- chefen möjlighet att i viss utsträckning delegera rätten att fatta beslut om föreskrifter. Denna möjlighet bör dock utnyttjas restriktivt. Myndighetschefen skall också fatta beslut i ärenden som är av principiell karaktär eller har större betydelse. Härmed avses exempelvis ärenden om årsredovisning, delårsrapport, budget- underlag, arbetsordning och verksamhetsplan. Även beslut som har större ekonomisk betydelse eller som rör exempelvis den strategiska och långsiktiga planeringen, omprövning och effektivisering av verksamheten och långsiktig kompetens- försörjning avses. Det ankommer på myndighetschefen själv att avgöra vilka ärenden som är av principiell karaktär eller har större betydelse. Myndighetschefen får delegera övrig beslutanderätt till den hos myndigheten som han eller hon bestämmer. Begreppet den hos myndigheten åsyftar antingen en person eller funktion vid myndigheten. Någon annan vid myndigheten innebär också att den som beslutanderätten delegeras till inte med nödvändighet måste vara anställd vid myndigheten. Om myndigheten exempelvis hyr in en konsult med uppdrag att utföra en viss uppgift vid myndigheten bör beslutanderätten i vissa ärenden kunna delegeras till denne. Likaså bör delegation kunna ske till en anställd vid en annan myndighet som handhar vissa uppgifter för myndighetens räkning. Myndighet som leds av en myndighetschef tillsammans med en styrelse 10 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ledas av en myndighetschef tillsammans med en styrelse, ansvarar myndighetschefen för myndighetens verksamhet inför regeringen. För frågor som styrelsen skall besluta om enligt 14 § ansvarar styrelsen inför regeringen. Paragrafen reglerar vem inom myndigheten som ansvarar för myndighetens verksamhet inför regeringen när myndigheten leds av en myndighetschef tillsammans med en styrelse, tidigare benämnd lekmannastyrelse eller styrelse med begränsat ansvar. För att göra ansvarförhållandena helt klara anges redan här att styrelsen ansvarar inför regeringen i de frågor den har beslutanderätt. Frågorna om ansvarsförhållandena mellan myndighetschefen och styrelsen har behandlats närmare i avsnitt 7.4.3. 11 § Myndighetschefen har det ansvar och de uppgifter som anges i 6 och 7 §§. Myndighetschefens ansvar för att verksamheten är detsamma som myndighetschefen har vid en myndighet som leds av en myndighetschef enligt 6 §. Det förhållandet att styrelsen är med och fattar beslut om årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag medför inte att myndighetschefens ansvar förändras. Däremot ansvarar även styrelsen, tillsammans med myndighetschefen, i dessa frågor. Även de uppgifter som ingår i myndighetschefens ansvar är desamma som för myndighetschefen vid en myndighet som leds av en myndighetschef enligt 7 §. 12 § Styrelsen består av myndighetschefen och det antal andra ledamöter som regeringen föreskriver. Myndighetschefen skall vara ordförande i styrelsen. Antalet ledamöter i varje enskild myndighets styrelse kan variera från myndighet till myndighet och även från tid till annan och skall därför anges i myndighetens instruktion. Eftersom det inte är fråga om att upprätthålla någon speciell representativitet i dessa styrelser bör normalt inga ersättare för ledamöterna utses. Myndighetschefen skall vara ledamot av styrelsen och dessutom styrelsens ordförande. Av avsnitt 7.4.3 framgår att det i vissa fall kan vara en bättre lösning att ha en extern styrelseordförande. Om regeringen väljer en sådan lösning framgår detta av myndighetens instruktion. Eftersom myndighetschefen ingår i styrelsen i sin egenskap av just myndighetschef bör myndighetschefens ställföreträdare ersätta myndighetschefen när denne har förhinder. 13 § Styrelsen skall utöva insyn i myndighetens verksamhet, ge myndighetschefen råd och föreslå myndighetschefen de åtgärder som styrelsen finner motiverade. Myndighetschefen skall hålla styrelsen informerad om verksamheten. Paragrafen reglerar styrelsens roll vid myndigheten. Styrelsen skall på samma sätt som insynsrådet utöva insyn i myndighetens verksamhet och ge myndighetschefen råd. Därtill skall styrelsen föreslå myndighetschefen de åtgärder som den finner motiverade. Styrelsen skall alltså aktivt bidra med kunskap och erfarenheter i för myndigheten viktiga frågor. Styrelsen skall tillföra omvärlds- kunskap och gott omdöme. Genom att föreslå myndighetschefen olika åtgärder kan styrelsen påverka och utöva medborgerligt inflytande. I avsnitt 7.4.3 redogör utredningen närmare för vilken roll styrelsen har. 14 § Styrelsen skall besluta om 1.myndighetens årsredovisning, delårsrapport och budgetunderlag, 2.den redovisning som myndigheten skall lämna till regeringen enligt 50 §, 3.andra föreskrifter än sådana som endast gäller myndighetens inre förhållanden eller förhållandet mellan statliga myndigheter inbördes. Denna paragraf reglerar i vilka frågor styrelsen skall fungera som beslutsorgan. Beslutsbefogenheterna har en till vissa delar kontrollerande funktion. Styrelsens beslutsbefogenheter innebär också att styrelsen ansvarar inför regeringen för dessa ärenden. Punkten 3 är ändrad i förhållande till nu gällande verksförordning på så sätt att även föreskrifter som riktar sig till andra myndigheter skall beslutas av styrelsen. Med föreskrifter som inte är interna avses således föreskrifter som riktar sig till enskilda, kommuner, landsting eller regioner samt även till andra myndigheter. Med enskilda avses inte bara enskilda individer utan också företag, organisationer och andra privaträttsliga subjekt. 15 § Styrelsen skall fastställa en plan för sitt arbete. Varje myndighets styrelse bör planera sammanträdesfrekvensen för och vilka frågor som skall behandlas på varje sammanträde. För att få struktur i sitt arbete och för att arbeta effektivt skall varje styrelse fastställa en årsplan för sitt arbete. 16 § Styrelsen är beslutför när ordföranden och minst hälften av de andra ledamöterna är närvarande. Paragrafen innehåller inte någon förändring i förhållande till nuvarande ordning. Styrelsens beslut skall fattas kollektivt, dvs. av styrelsens ledamöter gemensamt. I fråga om omröstning gäller förvaltningslagens bestämmelser om inte något annat är föreskrivet. I 18 § förvaltningslagen anges att beslut fattas enligt den s.k. kollektiva modellen, vilket innebär att ordföranden riktar frågor till de andra ledamöterna som sedan röstar genom att svara ja eller nej. I detta sammanhang bör nämnas att det ibland kan finnas skäl att sammanträda per telefon, t.ex. för att behandla en hastigt uppkommen fråga som kräver ett snabbt beslut eller en tidigare bordlagd fråga som kräver beslut. 17 § Om ett styrelseärende är så brådskande att styrelsen inte hinner sammanträda för att behandla det, får ärendet avgöras genom meddelanden mellan ordföranden och de andra ledamöterna. Om inte heller detta förfarande hinns med eller är lämpligt, får ordföranden ensam avgöra ärendet. Ett sådant beslut skall anmälas vid nästa sammanträde för styrelsen. Det kan uppkomma situationer då ett ärende är så brådskande att det inte kan anstå till ordinarie styrelsesammanträde utan måste behandlas per capsulam. Det innebär att ett förslag till beslut cirkuleras mellan styrelsens ledamöter eller att ordföranden ringer runt till de andra ledamöterna. Även om endast hälften av ledamöterna krävs för beslutförhet bör handlingarna självklart skickas ut till samtliga ledamöter eller telefonkontakt tas med samtliga ledamöter. Med hänsyn till de omröstningsregler som finns i förvaltningslagen torde det i praktiken krävas att styrelsen är enig för att ett beslut skall kunna avgöras på detta sätt. Med tanke på vilka typer av ärenden som styrelsen beslutar i bör det vara mycket sällsynt med en sådan tidspress att beslut behöver fattas på detta sätt. Vad beträffar kommunikation via e-post eller fax så bör det vara möjligt med ett sådant förfarande om ledamöterna accepterar det. I de myndigheter där myndighetschefen inte är styrelsens ordförande bör man möjligen i instruktionen göra ett undantag från myndighetsförordningen på så sätt att andra stycket får gälla myndighetschefen i stället. 18 § Myndighetschefen skall avgöra ärenden som är av principiell karaktär eller annars av större betydelse eller som avser föreskrifter, om ärendena inte skall avgöras av styrelsen enligt 14 §, av personalansvarsnämnden enligt 47 § eller av något annat särskilt beslutsorgan inom myndigheten. Andra ärenden skall avgöras av myndighetschefen eller av den hos myndigheten som myndighetschefen bestämmer. Paragrafen reglerar vilka ärenden myndighetschefen skall avgöra och vilka denne kan delegera till lägre nivåer i organisationen. Myndighetschefen skall alltså avgöra alla ärenden vid myndigheten med undantag för de ärenden som skall avgöras av styrelsen, personalansvarsnämnden eller andra särskilda beslutsorgan vid myndigheten. Myndighetschefen kan inte hänskjuta till styrelsen att fatta beslut i andra ärenden än de som angetts i 14 §. Enligt bestämmelsen kan myndighetschefen delegera sin beslutanderätt, dock inte beslut som avser föreskrifter, eller som är av principiell karaktär eller har större betydelse. Vad som avses med föreskrifter och ärenden av principiell karaktär och större betydelse anges närmare i kommentaren till 9 §. 19 § Innan myndighetschefen avgör viktigare ärenden skall styrelsen ges tillfälle att yttra sig. Om ett ärende är så brådskande att ett yttrande inte hinner inhämtas, får myndighetschefen ändå avgöra Ett sådant beslut skall anmälas vid nästa sammanträde med styrelsen. Paragrafen är hämtad från den nuvarande verksförordningen. Enligt föreskriften har chefen en skyldighet att samråda med styrelsen genom att ge den tillfälle att yttra sig i viktigare ärenden. Föreskriften kan ses som en sätt för styrelsen att blir delaktig i verksamheten och som en garanti för att styrelsen skall få den medborgerliga insyn och det inflytande som eftersträvas. Myndighet som leds av en styrelse 20 § Om regeringen har föreskrivit att myndigheten skall ledas av en styrelse, ansvarar styrelsen för myndighetens verksamhet inför regeringen. Styrelsen består av det antal ledamöter som regeringen föreskriver. En av ledamöterna skall vara ordförande i styrelsen och en skall vara vice ordförande. Paragrafen reglerar i första stycket vem inom myndigheten som ansvarar för verksamheten inför regeringen. Antalet ledamöter i varje enskild myndighets styrelse skall framgå av myndighetens instruktion. Det anses normalt inte heller föreligga behov av ersättare för ledamöterna i dessa styrelser (jfr. kommentaren till 12 §). Ordföranden i dessa styrelser skall vara extern. Myndighetschefen skall vara ledamot av styrelsen (se 21 §). Dessa styrelser bör inom sig utse en vice ordförande som kan träda in i ordförandens ställe om denne har förhinder och sammanträdet inte utan olägenheter kan skjutas upp. Styrelsens vice ordförande bör väljas bland de externa ledamöterna. Frågorna har behandlats närmare i avsnitt 7.4.4. 21 § Vid myndigheten finns en myndighetschef. Myndighetschefen skall ingå i styrelsen, men inte vara dess ordförande. Paragrafen anger att det vid myndigheten skall finnas en myndighetschef. Av 44 § framgår att myndighetschefen anställs av regeringen. Frågan om myndighetschefen skall ingå i styrelsen diskuteras närmare i avsnitt 7.4.4. 22 § Styrelsen har det ansvar som anges i 6 §. Styrelsen har samma ansvar för verksamheten som myndighets- chefen har i en myndighet som leds av en myndighetschef och i en myndighet som leds av en myndighetschef tillsammans en styrelse.