prop · GS0385 · 2005-03-16 00:00:00 — Detsamma gäller personer med särskilda funk- tioner vid stämman, t.ex. en stämmoordförande eller en protokollförare som inte själv är aktieägare eller styrelseledamot i bolaget. Lagen ger alltså inte personer som inte tillhör någon av de nu nämnda kategorierna, t.ex. journalister, någon rätt att närvara vid stämman. Den ger inte heller något besked om huruvida stämman genom särskilt beslut kan medge dem att övervara förhandlingarna. I praxis har stämman dock ansetts ha denna möjlighet. I likhet med kommittén anser vi att det inte finns skäl att ändra på den grundläggande principen att stämman är en sluten sammankomst för aktieägarna. Det kan emellertid ligga i bolagets intresse att utomstående, t.ex. representanter för massmedia, bevakar stämman och sprider infor- mation om vad som där förekommer. För att tillgodose det praktiska be- hov som kan finnas bör det i lagen tas in en bestämmelse som anger att stämman kan besluta att utomstående personer får närvara vid stämman eller på annat sätt följa stämmoförhandlingarna. En särskild fråga är vilket majoritetskrav som skall gälla för ett sådant beslut. Kommittén har föreslagit att det i sammanhanget görs en åtskill- nad mellan privata och publika bolag. Vi delar kommitténs uppfattning. I ett privat aktiebolag är aktieägarkretsen typiskt sett mycket liten. Aktieägarna ingår ofta i styrelsen eller har andra funktioner i bolaget. I sådana bolag kan stämman ofta komma att diskutera förhållandevis de- taljerade frågor om bolagets organisation och verksamhet. Personer utanför den krets som har beskrivits ovan bör därför inte tillåtas övervara stämmoförhandlingarna annat än om samtliga vid stämman närvarande aktieägare är överens om det. I ett publikt bolag är ägarkretsen typiskt sett väsentligt större. Här gör sig skälen för att stämman skall vara en sluten sammankomst typiskt sett mindre starkt gällande. I sådana bolag bör det räcka att stämmans beslut om att tillåta att förhandlingarna följs av utomstående fattas med sedvan- lig majoritet, dvs. Om stämman har beslutat att låta utomstående vara närvarande på bolagsstämman, bör stämman senare kunna ompröva beslutet och besluta att stänga stämman för utomstående. Vi föreslår inte några särskilda regler om särskild majoritet vid sådana beslut vilka således bör kunna fattas med enkel majoritet. Såsom bl.a. har varit inne på finns det bolag där frågan om utomståendes rätt att närvara vid bolagsstämman bör regleras av bolagsordningen. I vissa bolag, t.ex. vissa statligt ägda bolag, kan det sålunda stå klart att utomstående alltid bör beredas tillfälle att närvara vid stämman. Det framstår då inte som ändamålsenligt att vid varje stämma fatta ett beslut i saken. Det bör därför vara möjligt att ta in föreskrifter i bolagsordningen som innebär att utomstående har rätt att närvara vid bolagsstämman trots att stämman inte har beslutat i saken. 7.2.4Aktieägarnas möjligheter att delta utan att vara närvarande på stämman 7.2.4.1 Bakgrund och utgångspunkter Regeringens bedömning: Aktiebolagslagen bör underlätta för aktie- ägare som inte kan eller vill delta i bolagsstämman personligen att delta i de beslut som bolagsstämman fattar. Kommitténs bedömning: Överensstämmer med regeringens bedöm- ning (SOU 2001:1 s. 248 f.). Remissinstanserna: Kommitténs bedömning har inte mött några in- vändningar. Skälen för regeringens bedömning: En aktieägare utövar sin rätt vid bolagsstämma antingen personligen eller genom ombud med fullmakt. Enligt kommittén förekommer fullmakter i mycket liten utsträck- ning i svenska bolag. är det också förbjudet för styrelsen att samla in fullmakter på bolagets bekostnad (se 9 kap. 3 § aktiebolagslagen). I den svenska och internationella debatten har från flera håll fram- hållits att det bör vara möjligt att poströsta på bolagsstämma. torde avses en möjlighet för aktieägarna att i förväg avge sin röst i frågor Prop. 2004/05:85 som skall avgöras genom stämmans beslut. Kravet på poströstning skall ses i ljuset av det alltmer utbredda aktie- ägandet. Antalet aktieägare i de stora, börsnoterade bolagen har ökat mycket kraftigt under . Många av dessa ägare har så begränsade aktieinnehav i de enskilda bolagen att de saknar incitament att delta personligen i stämman. En möjlighet att poströsta skulle, har det sagts, öka dessa aktieägares möjligheter att påverka stämmans beslut. En annan orsak till att önskemål nu framförs om poströstning är den tilltagande internationaliseringen av aktieägandet. Den utlandsägda an- delen av börsvärdet är betydande. Enligt vad kommittén har redo- visat deltar utländska ägare i mycket ringa utsträckning i de svenska bolagsstämmorna. I debatten har anförts att en möjlighet till poströst- ning väsentligt skulle förbättra möjligheterna för dessa utländska ägare att påverka besluten på stämman. Detta skulle i sin tur öka svenska bolags möjligheter att anskaffa riskkapital utomlands. Poströstning och andra åtgärder för att göra det möjligt för utländska aktieägare att rösta på bolagsstämma i börsnoterade bolag har uppmärk- sammats av bl.a. 1999 antagna dokumentet Prin- ciples of Corporate Governance. I dokumentet, som har ställt sig bakom, uppmanas medlemsländer att tillåta s.k. voting by proxy (se dokumentet, utgåva, s. 35). Vi delar den principiella uppfattning som kommer till uttryck i dokument. Lagen bör underlätta för aktieägare, som inte har vilja eller möjlighet att personligen delta i bolagsstämma, att på annat sätt påverka innehållet i bolagsstämmans beslut. Det enda alternativ till personlig närvaro vid stämma som nuvarande lagstiftning ger är möjlig- heten att ställa ombud för sig. Som har framgått av det föregående anses denna möjlighet inte ge tillräckligt utrymme att påverka innehållet i de beslut som fattas på bolagsstämman i de svenska börsbolagen. I så fall är det en omständighet som kan försvåra bolagens anskaffning av riskkapi- tal på den internationella kapitalmarknaden. Vi anser därför att det nu är dags att ändra lagen så att det blir praktiskt möjligt för bolagen att i större utsträckning än vad som är fallet erbjuda sina aktieägare en möj- lighet att i förväg avge sin röst i frågor som skall avgöras på stämman. En sådan ordning skulle i och för sig också kunna få negativa effekter. Det är uppenbart att stämmans funktion som mötes- och diskussionsplats för aktieägarna väsentligt skulle minska om merparten av rösterna avgavs genom poströstning eller av ett ombud som har fått sitt uppdrag genom en av styrelsen organiserad fullmaktsinsamling. Ägarförhållandena i svenska storföretag talar emellertid emot en sådan utveckling inom över- skådlig tid. De svenska storföretagens ägarstruktur kännetecknas av en betydande koncentration och dessutom ett högt stämmodeltagande från de stora svenska ägarnas sida. Det finns ingenting som tyder på att dessa ägare skulle komma att föredra att poströsta i stället för att vara fysiskt representerade vid bolagsstämmorna. 7.2.4.2 Poströstning eller användning av fullmakter? Regeringens bedömning: Bestämmelserna om aktieägarnas rätt att före bolagsstämman avge sin röst i frågor som skall avgöras av stäm- man bör utformas inom ramen för ett utvidgat fullmaktsinstitut. Kommitténs bedömning: Överensstämmer med regeringens bedöm- ning (SOU 2001:1 s. 250 f.). Remissinstanserna: Kommitténs bedömning har inte mött några in- vändningar. Skälen för regeringens bedömning: Vi har ovan gjort den bedöm- ningen att aktieägarnas möjligheter att påverka stämmobesluten utan att personligen delta i stämman bör förbättras. Detta kan ske genom en utveckling av det redan existerande fullmaktsinstitutet eller genom att det införs ett nytt institut i lagen, poströstning. En principiell skillnad mellan fullmaktsinstitutet och poströstnings- institutet är att aktieägaren i det första fallet befullmäktigar ett ombud att närvara och utöva rösträtt vid stämman, medan han eller hon i det andra fallet avger sin röst i förväg direkt till bolaget för att räknas vid omröst- ning på stämman. var det inte ovanligt att styrelsen i större svenska aktiebolag på bolagets bekostnad samlade in fullmakter från aktieägarna. Genom fullmakten gav aktieägarna någon fysisk person som ingick i styrelsen eller som stod styrelsen nära i uppdrag att rösta för deras aktier i enlighet med vad ombudet fann för gott. Denna ordning har på goda grunder förbjudits. Om man emellertid modifierar rutinen något, så att aktieägarna inte bara ställer ut fullmakter utan även lämnar detalje- rade instruktioner om hur rösträtten för aktierna i varje fråga skall utövas, får man en ordning som nära överensstämmer med poströstning. Den principiellt viktiga skillnaden blir då att det vid poströstning är styrelsen som redovisar hur aktieägarna lagt sina poströster, medan det vid full- maktsröstning ankommer på ombudet att rösta med stöd av sina full- makter. är känt och beprövat i svensk aktiebo- lagsrätt medan poströstning skulle innebära en nyhet. Om man med fullmaktsregler kan uppnå samma resultat som med bestämmelser om poströstning, bör man redan av detta skäl välja det förstnämnda alterna- tivet. Ett fullmaktssystem ligger också i linje med de utomlands före- kommande poströstningssystem som i stor utsträckning synes ha inspi- rerat till de i debatten framförda kraven på poströstning. Den främsta förebilden torde vara det i allmänt använda s.k. proxy- systemet, vilket är just ett fullmaktssystem. Även i en rad europeiska länder finns regler om sådan fullmaktsinsamling. Det är också det alternativ som valdes vid den revidering av den finska aktie- bolagslagen som gjordes . Bland de länder vi brukar jämföra oss med finns, enligt vad kommittén har redovisat, renodlade poströstningssystem endast i , och . Mot den bakgrunden förordar vi, i likhet med kommittén, fullmakts- alternativet. 7.2.4.3 Insamling av fullmakter på bolagets bekostnad Regeringens förslag: I bolagsordningen skall få föreskrivas att styrelsen får samla in fullmakter till bolagsstämman på bolagets bekostnad. En sådan föreskrift skall innebära att styrelsen i samband med kallelse till bolagsstämma får tillhandahålla ett formulär som aktieägarna kan använda för att ge en viss av styrelsen angiven person fullmakt att företräda dem på bolagsstämman i de frågor som anges i formuläret. Kommitténs förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag (SOU 2001:1 s. 251253). Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser har tillstyrkt förslaget eller inte haft några invändningar mot det. FAR har förklarat sig vara positiv till förslaget men har framhållit svårigheten att överblicka de praktiska konsekvenserna. AktieTorget har tagit upp frågan om de aktieägare som har lämnat full- makt skall anses närvarande under hela stämman. har ansett att det krävs närmare vägledning i fråga om vem styrelsen skall utse som ombud för aktieägarna; ombudet bör, enligt Aktiespararna, vara oberoende gentemot bolagets ledning. Skälen för regeringens förslag: Som har framgått ovan är det förbjudet för styrelsen att samla in fullmakter på bolagets bekostnad (se 9 kap. 3 § aktiebolagslagen). Skälet för förbudet är att en sådan möjlighet för styrelsen är ägnad att konservera den rådande ägar- och inflytande- strukturen i bolaget och därmed kan försvåra ledningsfientliga aktie- ägarinitiativ (se prop. 1997/98:99 s. 112 f.). Vi anser att motiven till förbudet alltjämt är bärande och att förbudet därför i princip bör finnas kvar. Om fullmakter skall fylla samma funk- tion som poströster, kan emellertid förbudet mot fullmaktsinsamlingar på bolagets bekostnad inte behållas oförändrat. Från det principiella för- budet bör därför göras undantag för insamlingar på bolagets bekostnad av fullmakter som i praktiken fungerar som poströster. Undantaget från förbudet mot insamling av fullmakter på bolagets bekostnad bör alltså avse endast fullmaktsuppdrag som är utformade på i lagen närmare an- givet sätt. Huruvida ett sådant förfarande vars närmare utformning vi strax åter- kommer till skall kunna komma till användning bör, bl.a. med hänsyn till kostnaderna, ytterst avgöras av aktieägarna. Frågan om det skall vara möjligt att använda sig av förfarandet i ett enskilt bolag bör därför regleras i bolagsordningen. Hur bör då en fullmakt av det nu aktuella slaget en sådan som skall kunna fungera som poströst vara utformad? Enligt vår mening är det naturligt att den alltid skall innehålla vissa upplysningar av formell karaktär. Av fullmakten bör sålunda framgå vilken dag fullmakten skall vara ombudet tillhanda för att kunna beaktas. Vidare bör framgå att full- makten kan återkallas och hur aktieägaren skall gå till väga för att åstad- komma detta. Att fullmakten skall ha denna utformning bör komma till uttryck i lagen. Fullmakten bör kunna avse alla ärenden som skall behandlas på Med fullmakten bör dock inte följa någon behörighet i andra ärenden än de som uttryckligen har nämnts i fullmakten. Häri- genom blir det tydligare för aktieägaren vilken behörighet ombudet får till följd av fullmakten och vilka rösträttsinstruktioner som alltså bör lämnas. En nackdel med att fullmakten begränsas på detta sätt är att om- budet inte kommer att kunna rösta vare sig i ordningsfrågor, t.ex. val av ordförande vid stämman, eller i andra frågor som inte har tagits upp i kallelsen, såsom frågor som föranleds av ett annat ärende som skall tas till avgörande. Vi bedömer dock att denna nackdel är av mindre betydelse. I sammanhanget finns anledning att påpeka att, med vissa mindre undantag, bolagsstämman inte får fatta beslut som innebär en reell avvikelse från i kallelsen framlagda förslag med mindre samtliga aktieägare i bolaget är överens om det (jfr 9 kap. 17 § aktiebolagslagen). En förutsättning för att ett fullmaktssystem skall ge det avsedda in- flytandet för aktieägarna är givetvis att dessa har tillgång till de förslag som kommer att prövas på stämman. Fullmakten bör därför alltid inne- hålla de förslag som har lagts fram i respektive ärende. Kommittén har föreslagit att det formulär som tillhandahålls aktieäga- ren skall ange tre likvärdigt presenterade svarsalternativ i anslutning till styrelsens förslag i de frågor som fullmakten omfattar, Ja, Nej och Avstår. Som FAR har varit inne på torde det inte alltid vara möjligt att utforma formuläret på ett sätt som ger aktieägaren helt och hållet samma möjligheter att t.ex. rösta i delfrågor som en personlig närvaro vid stäm- man ger. FAR har som exempel nämnt det fallet att en aktieägare vill rösta för olika beslut om ansvarsfrihet för olika styrelseledamöter. Enligt vår mening torde emellertid denna nackdel med kommitténs förslag förhållandevis sällan få någon praktisk betydelse. En aktieägare som inte anser att formuläret är utformat på ett adekvat sätt har också alltid möj- lighet i stället infinna sig personligen eller ställa ett sedvanligt stämmo- ombud för sig. Vi ansluter oss därför till kommitténs förslag, med den avvikelsen att alternativet Avstår inte bör anges i formuläret. I lagen bör också anges att aktieägaren inte får instruera ombudet på annat sätt än genom att markera ett av de angivna svarsalternativen och att aktieägaren inte heller får villkora svaren. Om aktieägaren bryter mot denna regel, bör fullmakten anses vara ogiltig. Detta slag av begräns- ningar är nödvändiga för att den föreslagna ordningen skall kunna fun- gera praktiskt. En annan fråga som aktualiseras vid omröstning där en aktieägare före- träds av ombud, vars uppdrag omfattar endast vissa stämmoärenden, är hur röstlängden vid bolagsstämman skall se ut. Skall aktieägaren anses vara närvarande vid stämman i samtliga ärenden eller skall han eller hon anses vara närvarande endast i de ärenden som fullmakten omfattar? I likhet med kommittén anser vi att det senare alternativet skulle innebära betydande praktiska svårigheter, eftersom det förutsätter att det upprättas särskilda röstlängder för de ärenden i vilka aktieägare företräds av om- bud med stöd av de nya fullmaktsreglerna. Mot det förra alternativet kan visserligen anföras principiella och praktiska invändningar. Så kan det t.ex. bli svårare att vid stämman uppnå den majoritet som krävs för vissa typer av beslut. Vi bedömer dock att denna olägenhet är av mindre betyd- else. Av det som har sagts ovan följer att fullmakten måste visas upp för bolaget senast i samband med att röstlängden upprättas. Ytterligare en fråga är vem styrelsen skall kunna föreslå som ombud. Här är bestämmelserna om jäv vid bolagsstämma av intresse. Enligt gäl- lande rätt får ett ombud inte rösta i fråga om talan mot honom eller henne eller i fråga om hans eller hennes skadeståndsansvar eller annan förplik- telse mot bolaget (se 9 kap. 36 § andra stycket aktiebolagslagen). Be- stämmelsen innebär i praktiken bl.a. att en styrelseledamot eller en verk- ställande direktör som är ombud för aktieägare inte kan delta i ett stämmobeslut om sin egen ansvarsfrihet gentemot bolaget. För att aktie- ägarna i största möjliga utsträckning skall kunna delta även i ett sådant beslut har kommittén föreslagit att styrelsen till ombud får föreslå endast den som inte är ledamot av styrelsen eller verkställande direktör i bo- laget. Vi ansluter oss i den delen till kommitténs förslag. Aktie- sparares har ansett att förslaget i denna del inte säkerställer att ombudet är oberoende av bolagets ledning. Vi anser dock att de stränga formkrav som ställs i fråga om fullmaktens innehåll och använd- ning minskar behovet av särskilda regler om att ombudet skall vara obe- roende. En sådan reglering skulle också göra bestämmelserna mer komplicerade och vara ägnad att leda till tvister. Vi delar därför kom- mitténs uppfattning att någon regel om att ombudet skall vara oberoende inte behövs. Det är givetvis viktigt att alla aktieägare ges samma möjlighet att ut- nyttja fullmaktssystemet. Kallelsen till en bolagsstämma inför vilken fullmaktsinsamling skall äga rum bör därför alltid innehålla en uppgift om hur fullmaktsformulär kan erhållas. Om kallelsen skickas med post eller e-post, är det naturligt att fullmaktsformuläret bifogas kallelsen till stämman. Formuläret måste i så fall följaktligen tillställas samtliga ägare vilkas postadress är känd för bolaget. Detta får också anses följa av all- männa principer (jfr 8 kap. 34 § aktiebolagslagen) och behöver därför inte regleras särskilt. 7.2.5Aktieägarnas rätt att delta i stämman på distans Regeringens bedömning: Det behövs inte några bestämmelser om aktieägares rätt att delta i stämman utan att vara personligen närva- rande i stämmolokalen, t.ex. genom Internetuppkoppling. Kommitténs bedömning: Överensstämmer med regeringens bedöm- ning (SOU 2001:1 s. 247). Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser har tillstyrkt kommitténs bedömning eller har inte haft någon invändning mot den. Ekonomi- styrningsverket och har uttalat att bolaget i bolagsordningen bör få bestämma att aktieägare skall kunna närvara vid bolagsstämman och delta i omröstningar utan att vara närvar- ande i stämmolokalen. Aktiespararna har vidare förklarat sig sakna en diskussion om hur aktieägarnas rättigheter skall tas till vara vid del- tagande på distans. Skälen för regeringens förslag: Bolagsstämman skall enligt 9 kap. 10 § aktiebolagslagen hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. I bo- lagsordningen får dock föreskrivas att stämman skall eller kan hållas på annan angiven ort i . Av förarbetena framgår att bestämmelsen om orten för stämma inte hindrar att aktieägare med hjälp av modern kommunikationsteknik deltar i stämman från en eller flera andra orter, inom eller utom landet (se prop. 1997/98:99 s. 102 f.). Stämmoarrangemang av det slaget med en del av stämmodeltagarna närvarande via videolänk förekommer redan bland storföretagen. Normalt torde videoöverföringen ske från en av bolaget anvisad lokal. Förutsättningarna för att kontrollera aktieägarnas identitet, storleken av hans eller hennes aktieinnehav, förekommande aktieinnehav m.m. blir därmed i allt väsentligt desamma som om aktieägarna hade befunnit sig i själva stämmolokalen. En särskild fråga är vem som kan besluta om detta slag av distans- deltagande. Så länge inte annat föreskrivs torde frågan om hur stämman skall organiseras ligga i styrelsens händer, fastän med möjlighet för stäm- man att ompröva styrelsens arrangemang. Från aktieägarnas perspektiv kan det emellertid vara viktigt att på förhand veta att det finns en möjlig- het att delta i bolagsstämman på distans. Det kan också vara olämpligt att frågan om huruvida bolaget skall arrangera stämmodeltagande från annan ort helt läggs i händerna på styrelsen eller en aktieägarmajoritet. Vi har därför övervägt en särskild lagregel om att det i bolagsordningen får tas in föreskrifter om att aktieägarna skall ha rätt att delta i bolags- stämman från en av bolaget anvisad plats på annan angiven ort. Enligt vår bedömning kan emellertid sådana föreskrifter tas in i bolags- ordningen även om det inte ges uttryckligt stöd för det i lagen. En lag- regel om att frågan kan regleras i bolagsordningen riskerar också att leda till oklarhet om vad som gäller när bolagsordningen inte berör frågan. Vi lämnar därför inte något förslag om en sådan lagregel. En annan fråga är hur distansdeltagandet närmare skall organiseras. Ett par remissinstanser har menat det skulle vara värdefullt om man i lagen närmare kunde ange förutsättningarna för distansdeltagande i stämman. Vi har i och för sig förståelse för det önskemålet. Som konstaterades lagstiftningsärende är emellertid de närmare förutsätt- ningarna för deltagande i bolagsstämman utan personlig närvaro en tek- nisk fråga som inte lämpar sig för lagstiftning. I stället måste den som ansvarar för ordningsfrågor vid stämman, dvs. stämmans ordförande, ta ställning till om vidtagna tekniska förberedelser är tillfredsställande. Det torde med dagens audiovisuella teknik vara möjligt att åstadkomma ett deltagande på distans på i det närmaste samma villkor som gäller för de aktieägare som är personligen närvarande, även i de större bolagen. Givetvis måste den tekniska uppkopplingen vara så välfungerande att exempelvis omröstningar kan genomföras på ett säkert sätt. De tekniska frågor som detta ger upphov till bör emellertid inte författningsregleras. En särskild form av distansdeltagande är när enskilda aktieägare deltar i stämman från exempelvis sin bostad via en dator uppkopplad på Internet eller annat datanätverk. I likhet med kommittén ser vi inte några principiella hinder mot sådana arrangemang. I denna situation aktualise- ras visserligen en rad särskilda frågor, såsom kontrollen av aktieägarens identitet och genomförandet av omröstningar. Men i flertalet av dessa frågor torde det gå att finna olika slag av tekniska lösningar. Om en eller flera aktieägare deltar i bolagsstämman på detta sätt, går det dock inte att upprätthålla principen om att utomstående inte får delta i stämman. En särskild förutsättning för att ett arrangemang av detta slag skall kunna genomföras torde därför vara att bolagsstämman har beslutat att även andra än aktieägare får vara närvarande (se avsnitt 7.2.3) eller att det i bolagsordningen har tagits in en bestämmelse om detta. Även när det gäller distansdeltagande via dator framstår det som vanskligt att i lag reglera hur aktieägarens deltagande skall gå till. Vi föreslår alltså inte heller i denna del några särskilda regler. Regeringens bedömning: Det behövs inte några särskilda bestäm- melser om elektronisk omröstning vid bolagsstämma. Kommitténs bedömning: Överensstämmer med regeringens bedöm- ning (SOU 2001:1 s. 247 f.). Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser har tillstyrkt kommitténs bedömning eller har inte haft någon invändning mot den. IT-kommissio- nen har ansett att elektroniska signaturer bör godtas vid omröstningar. Skälen för regeringens bedömning: Kommittén har särskilt tagit upp en aspekt av aktieägarnas deltagande vid bolagsstämman, nämligen hur s.k. elektronisk omröstning kan komma till användning vid stämmobe- slut.