prop · GS0385 · 2005-03-16 00:00:00 — Ett sådant förfarande kan avse både omröstning bland aktieägare som är personligen närvarande i stämmolokalen och bland aktieägare som är närvarande på distans. Bolagsstämmans beslut fattas som huvudregel genom acklamation. Om någon av aktieägarna begär det, skall omröstning ske. Vid omröst- ning som avser andra beslut än val skall i såväl privata som publika aktiebolag omröstningen ske öppet, om bolagsstämman inte beslutar om sluten omröstning. Vid val skall omröstning i publika aktiebolag ske öppet, om inte stämman beslutar annat, medan omröstning vid val i ett privat aktiebolag skall vara sluten så snart någon röstberättigad aktie- ägare begär det. Omröstning bland aktieägare som är personligen närvarande i stämmo- lokalen kan gå till på många olika sätt. Vanligast är handuppräckning men också andra former förekommer. Vid omröstning i bolag med många stämmodeltagare används i ökande utsträckning elektroniska om- röstningsförfaranden. Det kan t.ex. gå till så att varje röstberättigad aktie- ägare före stämman tilldelas ett röstkort som innehåller tekniskt lagrade uppgifter om aktieinnehavets storlek. Vid omröstningen avläses kortet maskinellt och aktieägaren avger sin röst genom att peka på en elekt- ronisk s.k. pekskärm. har uttalat att elektroniska signaturer bör kunna god- tas när en aktieägare som deltar i stämman på distans vill utöva sin rösträtt. Som vi har varit inne på tidigare är aktieägarnas deltagande i bolags- stämman på distans inte främst en fråga för lagstiftaren. Detta gäller även omröstningsförfarandet. Att stämmans ordförande ser till att aktieägare, som är närvarande genom t.ex. uppkoppling på Internet, identifieras med elektroniska signaturer synes i och för sig som en lämplig ordning. Vi anser dock inte att det finns tillräckliga skäl för att reglera detta i lag. bör alltså överlämnas till bolagsstämman och dess ordförande att i det enskilda fallet pröva om omröstningen sker på ett betryggande sätt. Regeringens bedömning: Det bör inte införas några regler om bolagsstämmor där samtliga aktieägare deltar genom elektronisk upp- koppling. Kommitténs bedömning: Kommittén har inte behandlat frågan. Remissinstanserna har inte tagit upp frågan. Skälen för regeringens bedömning: Bolagsstämman skall hållas på viss ort, angiven i bolagsordningen (se 9 kap. 10 § aktiebolagslagen). Bestämmelsen torde innebära att stämman måste vara knuten till en viss plats, där aktieägarna kan infinna sig personligen. Eftersom det är fråga om en bestämmelse uppställd enbart till aktieägarnas skydd, kan den frångås om samtliga aktieägare medger det. Kravet på att bolagsstämman skall hållas på viss ort får till följd att stämman inte kan hållas enbart genom elektronisk uppkoppling mellan aktieägarna (bolagsstämma on-line) annat än om samtliga aktieägare går med på det. Frågan har belysts vid ett seminarium vid IT-kommiss- ionens IT-rättsliga observatorium (Ju 2000/6639). En jämförelse kan här göras med , där det är möjligt att i bolagsordningen ta in föreskrifter om fuldstaendig elektronisk general- forsamling. Finns det då anledning att skapa större utrymme för stämmor av detta slag också i ? Vi vill för vår del inte förorda det. En ordning med rena bolagsstämmor online riskerar att minska den enskilda aktieägarens inflytande och insyn i bolaget. I mindre bolag med ett fåtal IT-kunniga aktieägare kan visserligen bolagsstämmor av detta slag vara ändamåls- enliga. I sådana bolag kan emellertid en sådan stämma ändå genomföras efter överenskommelse mellan aktieägarna. Det kan emellertid finnas anledning att längre fram, bl.a. i ljuset av de danska erfarenheterna, ta upp frågan på nytt. 7.2.8Övrig användning av informationsteknik, m.m. Regeringens förslag: En stämmofullmakt skall kunna utfärdas i elekt- ronisk form och undertecknas med avancerad elektronisk signatur. Protokoll och vissa andra handlingar skall kunna undertecknas med avancerad elektronisk signatur. Regeringens bedömning: Det bör i övrigt inte införas några be- stämmelser i aktiebolagslagen om användning av informationsteknik vid eller i anslutning till bolagsstämman. Kommitténs förslag och bedömning: Överensstämmer med regering- ens förslag och bedömning. Kommittén har dock ansett att en elektronisk signatur, för att kunna godtas vid utfärdande av en stämmofullmakt, skall vara kvalificerad (SOU 2001:1 s. 245 f. och 253). Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser har inte haft några in- vändningar mot kommitténs bedömning och förslag. Några remissin- stanser, bl.a. Föreningen och , har invänt mot kravet på den elektroniska signaturen skall vara kvalificerad. Föreningen , , och har ansett att rätten att använda elektroniska dokument i stället för papper bör över- vägas mera allmänt. Publika aktiebolag, som har en webbplats, bör enligt vara skyldiga att hålla material som skall vara till- gängligt för aktieägarna enligt lagen åtkomligt på webbplatsen. har framfört liknande synpunkter; de marknadsnoterade bolagen bör vara skyldiga att ha en webbplats där den relevanta informationen tillhandahålls. Skälen för regeringens förslag I föregående delavsnitt har vi diskuterat aktieägarnas möjlighet att utöva sin rätt vid bolagsstämman genom ombud med en skriftlig daterad full- makt. Kommittén har föreslagit att lagen skall tillåta att en sådan full- makt skall kunna ersättas med ett elektroniskt dokument försett med en elektronisk signatur enligt lagen (2000:832) om kvalificerade elektronis- ka signaturer. Som kommittén har framhållit underlättar en sådan bestämmelse för aktieägare, som inte personligen kan delta i stämman, att närvara genom ombud. Vi ställer oss därför bakom kommitténs förslag i huvudsaken. Lagen om kvalificerade elektroniska signaturer skiljer mellan kvalifi- cerade, avancerade och enkla elektroniska signaturer. Kommittén har föreslagit att fullmakter skall undertecknas med kvalificerad elektronisk signatur. Som vi återkommer till under rubriken och andra handlingar anser vi dock att det bör räcka med att den elektroniska signa- turen är avancerad. Utvecklingen på informationsteknikens område ger anledning att dis- kutera i vilken utsträckning modern informationsteknik bör kunna kom- ma till användning i fråga om kallelse till bolagsstämman. En naturlig utgångspunkt är härvid att lagen inte bör uppställa några onödiga hinder i detta hänseende. Kallelse till bolagsstämma i ett privat aktiebolag skall enligt 9 kap. 14 § aktiebolagslagen ske på det sätt som föreskrivs i bolagsordningen. Bestämmelsen lägger inte några hinder i vägen för att i ett privat bolags bolagsordning föreskriva att kallelse skall ske t.ex. genom annonsering på bolagets webbplats på Internet eller genom elektronisk post till aktie- ägarna. Denna ordning som ger varje bolag möjlighet att välja det kallelsesätt som passar bolaget bäst är enligt vår mening tillfreds- ställande. I några situationer bl.a. när ordinarie bolagsstämma skall hål- las än som föreskrivs i bolagsordningen eller när bolags- stämman skall behandla en fråga om vissa mera ingripande ändringar i bolagsordningen kräver lagen att bolaget sänder en skriftlig kallelse till varje aktieägare vars postadress är känd för bolaget. Bestämmelsen torde få förstås så att kallelsen därvid måste skickas i pappersform. Vi har övervägt om också kallelser av detta slag bör kunna ske med elektronisk post eller motsvarande. Mot bakgrund av att enskilda ännu så länge inte torde bevaka sin e-post på samma sätt som sin vanliga post är vi inte beredda att föreslå någon ändring i denna del. Såsom vi ovan har framhållit får dock regler som är uppställda till aktieägares skydd åsidosättas om aktieägarna samtycker till det. Det innebär exempelvis att ett privat aktiebolag alltid kommer att kunna kalla till stämma genom exempelvis elektronisk post, om den berörda aktie- ägaren samtycker till detta. I ett publikt aktiebolag måste kallelse ske genom annonsering i Post- och samt en rikstäckande dagstidning. Ingenting hind- rar att bolaget tar in bestämmelser i bolagsordningen om att kallelse också skall ske genom exempelvis annonsering på bolagets webbplats. Detta förekommer redan i större bolag. Enligt vår mening är detta en bra komplettering till de i lagen angivna kallelseformerna. Vi anser dock att det är alltför tidigt att låta annonsering på bolagets egen webbplats ersätta de nuvarande i lag föreskrivna kallelseformerna. I bolagsordningen får enligt 9 kap. 2 § andra stycket aktiebolagslagen föreskrivas att en aktieägare får delta i bolagsstämman endast om han an- mäler detta till bolaget senast den dag som anges i kallelsen till stämman. Bestämmelsen innehåller inga begränsningar i fråga om formerna för en sådan föranmälan. En föreskrift om hur föranmälan skall göras kan tas in i bolagsordningen. Om så inte har skett, beslutar styrelsen om sättet för föranmälan i samband med kallelsen till stämman. Det står därvid styrelsen fritt att föreskriva att föranmälan kan ske inte bara genom brev utan också genom t.ex. fax eller elektronisk post, något som enligt kommittén redan förekommer i en rad bolag. Oberoende av huruvida sättet för föranmälan regleras i bolagsordningen eller bestäms i samband med kallelsen måste det för alla aktieägare vara praktiskt möjligt att göra anmälan. Eftersom man inte kan räkna med att alla aktieägare har till- gång till fax eller elektronisk post, torde det inte vara möjligt att genom föreskrifter i bolagsordningen eller kallelsen begränsa aktieägarens möjligheter att göra föranmälan genom vanligt brev. Enligt vår mening är den nu gällande ordningen ändamålsenlig. Vi föreslår därför inte några förändringar i denna del. Tillhandahållande av material inför stämma I aktiebolagslagen föreskrivs på flera ställen att bolaget före stämma skall hålla visst material tillgängligt hos bolaget för aktie- ägarna. Det gäller t.ex. redovisningshandlingar och revisionsberättelsen, som skall ligga till grund för fastställande av bolagets årsredovisning (se 9 kap. 16 § aktiebolagslagen). Kopior av sådana handlingar skall också genast sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Bestämmelserna medger inte att sådant material uteslutande tillhanda- hålls på bolagets webbplats men hindrar givetvis inte att webbplatsen används som ett komplement. Även detta förekommer . Det kan såsom ett par remissinstanser har förespråkat synas natur- ligt att ålägga bolagen att även tillhandahålla de relevanta handlingarna på sin webbplats. När det gäller mindre bolag torde dock, enligt vår mening, värdet av en sådan bestämmelse inte stå i proportion till besväret för bolaget. Den skulle även leda till praktiska tillämpningssvårigheter, eftersom publicering på bolagets webbplats kan medföra att uppgifterna får en mycket vid spridning samtidigt som de aktuella handlingarna kan vara av det slaget som inte bör spridas utanför aktieägarkretsen. En be- stämmelse av detta slag är mera naturlig i fråga om publika aktiebolag som ju kännetecknas av att de har vänt sig till allmänheten för kapital- anskaffning. I sådana bolag är det rimligt att de aktuella handlingarna blir allmänt tillgängliga. I den s.k. Winterrapporten lämnas också förslag av detta slag. Mot bakgrund av att frågan är föremål för dis- kussion inom EG och en gemensam europeisk reglering kan förväntas komma lämnar vi dock inte något förslag i denna del. I Winterrapporten diskuteras också om bolagen skall kunna fullgöra sin nuvarande skyldighet att tillhandahålla hard copies av relevanta handlingar enbart genom publicering på Internet. Enligt Winterrapporten bör dock skyldigheten att tillhandahålla papperskopior tills vidare bibehållas. Vi har ingen annan uppfattning. Protokoll och andra handlingar Vid bolagsstämma skall det föras protokoll (se 9 kap. 38 § aktiebolags- lagen). De nuvarande bestämmelserna utgår från att protokollet förs i pappersform. Bl.a. kräver lagen att protokollet undertecknas av proto- kollföraren. Lagen säger också att protokollet skall förvaras på be- tryggande sätt, något som brukar anses innebära att protokollen skall bindas in eller i vart fall förvaras i låsbara pärmar med lösbladssystem. Enligt vår mening finns det inte anledning att förhindra att protokollet förs och bevaras i elektronisk form. Liksom bör protokollet givet- vis undertecknas av protokollförare och justeringsmän. Detta bör emel- lertid kunna ske genom användande av någon form av elektronisk signa- tur. Den nuvarande lagen innehåller också en del andra bestämmelser som, uttryckligen eller implicit, ställer krav på undertecknande. Liknande bestämmelser kommer att behövas också i den nya lagen. Det gäller t.ex. den stiftelseurkund som skall upprättas i anslutning till bolagets bildande, olika slag av revisorsintyg i samband med bolagsbildning eller emission samt fullmakter. Kraven på undertecknande framstår i dessa fall fortfa- rande som befogade; genom undertecknandet åstadkommes bevisning om att handlingen härrör från den som den står som upphovsman. Också i dessa fall bör emellertid undertecknandet kunna ske med elektronisk signatur. Vi föreslår därför en generell bestämmelse om att handlingar, som enligt den nya lagen skall vara undertecknade, får undertecknas med elektronisk signatur. Bestämmelsen bör dock inte vara undantagslös. I den mån värdepapper som ett aktiebolag ger ut skall hanteras i elektro- nisk form bör detta uteslutande ske i enlighet med bestämmelserna i lagen (1998:1479) om kontoföring av finansiella instrument (kontofö- ringslagen). Bolag som inte är avstämningsbolag och som därmed inte faller in under kontoföringslagens regler bör därför bara kunna ge ut aktiebrev, emissionsbevis m.m. i pappersform. En särskild fråga är vilka krav som lagen bör ställa på de elektroniska signaturer som används för undertecknande. I lagen om kvalificerad elektronisk signatur definieras bl.a. begreppen elektronisk signatur, avan- cerad elektronisk signatur och kvalificerad elektronisk signatur. En elektronisk signatur är enligt lagen data i elektronisk form som är foga- de till eller logiskt knutna till andra elektroniska data och som används för att kontrollera att innehållet härrör från den som framstår som ut- ställare och att det inte har förvanskats. Till skillnad från avancerad elektronisk signatur är den elektroniska signaturen endast en teknisk me- tod och behöver inte vara knuten till en fysisk person. En avancerad elektronisk signatur utmärks däremot bl.a. av att den är knuten uteslu- tande till en viss fysisk person som kan identifieras genom signaturen. Därutöver måste den enligt definitionen vara knuten till andra elektro- niska data på ett sådant sätt att förvanskningar av data kan upptäckas. En kvalificerad elektronisk signatur slutligen är en avancerad elektronisk signatur som är baserad på ett s.k. kvalificerat certifikat och skapad av vissa närmare angivna anordningar för signaturframställning (se 2 § la- gen om kvalificerad elektronisk signatur). Kommittén har inte funnit att tiden är mogen att i detta sammanhang tillåta elektroniska signaturer som inte är kvalificerade. Detta har mot- sagts av bl.a. , som, såvitt gäller fullmakter, har uttalat att det torde vara tillräckligt att bolaget i kallelsen till bolagsstämman föreskriver vilket slag av elektronisk signatur som godtas. Vi anser inte att det är lämpligt att i lagen ställa upp det mycket höga krav på den elektroniska fullmaktens äkthet som ett krav på en kva- lificerad elektronisk signatur innebär. Ett sådant krav riskerar nämligen att avsevärt begränsa bolagens och aktieägarnas möjligheter att använda sig av elektroniska dokument. Det saknas inte heller andra tekniska lös- ningar som ger en tillfredsställande säkerhetsnivå. Som exempel kan nämnas sådana s.k. mjuka e-legitimationer som bl.a. många banker till- handahåller (jfr prop. 2001/02:150 s. 84). Vi föreslår därför att det i detta sammanhang inte uppställs något krav på användning av kvalificerad elektronisk signatur. Vi anser å andra sidan inte att det är lämpligt att inte alls ställa några särskilda krav på den elektroniska signaturen. Enligt vår mening är det angeläget inte minst för att komma tillrätta med ekonomisk brottslighet att upphovsmannen till den elektroniska signaturen alltid kan identi- fieras på ett säkert sätt. Om lagen enbart kräver enkel elektronisk signatur, kan en sådan identifiering inte garanteras. En kompromiss kan synas vara att, liksom på socialförsäkringsområdet (se lagen [2004:000] om självbetjäningstjänster via Internet inom social- försäkringens administration), uppställa ett lågt krav i lagen (elektronisk signatur) och sedan bemyndiga en myndighet att fastställa vad som närmare skall krävas av elektroniska signaturer m.m. Eftersom bolags- rättsliga dokument vanligen skall ges in till , kan det synas naturligt att verket ges ett sådant bemyndigande. det här är fråga om är emellertid av civilrättsligt slag och utgör en del av Prop. 2004/05:85 det regelverk som gäller för förhållandena inom bolaget och mellan Någon möjlighet att bemyndiga en myndighet att meddela föreskrifter finns därmed inte. Den lösning som har valts på social- försäkringsområdet torde alltså inte kunna användas här. Vi anser därför att det i dessa sammanhang bör krävas avancerad elektronisk signatur. Regeringens förslag: Nuvarande bestämmelser om bolagets ledning överförs väsentligen oförändrade till den nya aktiebolagslagen. Kommitténs förslag: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Remissinstanserna har inte berört eller inte haft några invändningar mot kommitténs förslag. Bakgrund: De regler om bolagets ledning som finns i den nuvarande aktiebolagslagen övervägdes i prop. 1997/98:99 (se s. 7798). Reglerna fick delvis en ny utformning, bl.a. när det gäller styrelsens uppgifter och ansvar. Huvuddragen i reglerna kan sammanfattas enligt följande. Ett aktiebolag skall ha en styrelse med minst tre ledamöter. I ett privat bolag får dock styrelsen bestå av en eller två ledamöter, om det finns minst en suppleant. Styrelsen, som enligt huvudregeln utses av bolags- stämman, ansvarar för bolagets organisation och förvaltning. Det är styr- elsen som skall se till att organisationen av bokföringen och medelsför- valtningen innefattar en betryggande kontroll. Styrelsen är vidare skyldig att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. som har mer än en ledamot skall fastställa en arbetsordning för sitt arbete. I styrelser med fler än en ledamot skall en av ledamöterna vara ordförande. Det åligger honom eller henne att leda styrelsens arbete och att bevaka att styrelsen fullgör sina uppgifter. Om det har utsetts en verkställande direktör, har denne hand om den löpande förvaltningen. Till den löpande förvaltningen hör alla åtgärder som inte med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet är av osedvanlig beskaffenhet eller stor betydelse. Skälen för regeringens förslag: Kommittén har inte föreslagit några ändringar jämfört med den nuvarande aktiebolagslagen. Det har inte heller remissinstanserna gjort. Vi delar kommitténs uppfattning att de nuvarande bestämmelserna i allt väsentligt har en lämplig utformning och föreslår således att de överförs till den nya lagen utan några betydan- de ändringar. I det följande redovisar vi några allmänna överväganden som har legat till grund för vårt förslag i denna del. Vi tar också upp ett par frågor som Lagrådet har väckt med anledning av lagrådsremissens förslag. Enkla och flexibla ledningsformer Det kan hävdas att uttryckliga regler om hur bolagets styrelse skall arbeta och hur bolaget i övrigt skall ledas inte fyller något egentligt syfte i bolag med enbart någon eller ett par aktieägare. Vi har mot den bakgrunden särskilt övervägt om det finns skäl att undanta mindre bolag från dessa regler i något eller några avseenden. Enligt vår mening är det emellertid angeläget att det alltid går att preci- sera vem som är ansvarig för bolagets ledning och skötsel. Reglerna om att ett bolag skall ha en styrelse och att denna ansvarar för bolagets orga- nisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter (se 8 kap. 3 § aktiebolagslagen) tydliggör vem som har det yttersta ansvaret för bola- get. Regler av detta slag behövs därför också i de minsta bolagen. Det är också viktigt att det ansvariga organets beslut dokumenteras, så att det i efterhand går att fastställa vad som har beslutats. Det förutsätter att man också i enmansaktiebolag för protokoll över styrelsens beslut och bevarar dem för framtiden (jfr 8 kap. 21 och 22 §§ aktiebolagslagen). Bland de nuvarande bestämmelserna finns visserligen en del regler som kan framstå som mer eller mindre betydelselösa i fåmansaktiebolag. Så kan t.ex. lagens bestämmelser om styrelsesammanträden (se t.ex. 8 kap. 15 § aktiebolagslagen) synas ha mindre betydelse i aktiebolag som har endast en aktieägare vilken är ensam styrelseledamot. Och även när bolaget har flera styrelseledamöter kan det ibland, från ledamö- ternas perspektiv, framstå som onödigt att hålla sammanträden, om be- sluten redan i praktiken har fattats genom underhandskontakter mellan ledamöterna. Den nuvarande lagen innebär emellertid inte något absolut krav på att det i dessa fall hålls formliga styrelsesammanträden. Visser- ligen skall styrelsens ordförande se till att styrelsesammanträden hålls när det behövs (se 8 kap. 15 §) men om ledamöterna är ense om det, kan sammanträde hållas såväl per telefon som på annat sätt. Ett vanligt förfa- rande är att sammanträdet hålls per capsulam, dvs. genom att ett mötes- protokoll cirkulerar för godkännande bland styrelseledamöterna. Enligt vår uppfattning är detta ett godtagbart förfarande, under förutsättning att de fattade besluten dokumenteras på ett betryggande sätt. Redan nuvarande bestämmelser ger alltså utrymme för flexibilitet i styrelsens arbetssätt. Vi anser därför att det på det stora hela inte finns anledning att ändra de nuvarande bestämmelserna om styrelsens arbete. Användandet av modern teknik I föregående avsnitt har vi bl.a. diskuterat användandet av modern teknik vid stämmans beslutsfattande. Det är naturligt att modern teknik på mot- svarande sätt kan komma till användning vid styrelsens beslutsfattande och vid dokumentation av styrelsens beslut. Enligt vår mening ger redan nuvarande regelverk utrymme för detta. Så får det exempelvis anses väl förenligt med nuvarande lag att en styrelseledamot deltar i ett styrelse- sammanträde genom elektronisk uppkoppling till styrelserummet, under förutsättning att han eller hon själv accepterar detta förfaringssätt. Ekonomisk brottslighet skall stävjas Ekonomisk brottslighet har inte sällan anknytning till verksamhet som ett aktiebolag bedriver. Som vi har uttalat är det angeläget att regel- verket kring aktiebolag är utformat så att brottslighet kan förebyggas. Reglerna om bolagets ledning tillsammans med de ansvarsregler som anknyter till dessa är här av särskild betydelse. Exempelvis är det viktigt att det finns en klar och tydlig ansvarsfördelning inom bolagets ledning, att ledningens beslut dokumenteras och bevaras på ett tillfreds- ställande sätt och att ledningens åtgärder blir föremål för en ändamåls- enlig revision. De ändringar i 8 kap. aktiebolagslagen som trädde ikraft innebar i detta avseende några förbättringar. En sådan förändring var de nya kraven på arbetsordning m.m. som innebar att styrelsens ansvar tydliggjordes. En annan betydelsefull förändring var bestämmelserna om att revisorn i vissa fall skall anmäla brottslighet inom bolaget till åklagare. Genom ändringar som trädde i kraft skedde ytterligare förändringar i samma riktning. Bland annat kortades den tid som styrelselösa bolag har på sig för att anmäla ny styrelse. Det infördes också förbud mot s.k. målvakter i bolagets ledning. Det är, såsom har framhållits i avsnitt 4.4, nödvändigt att fortlöpande kontrollera om det aktiebolagsrättsliga regelverket missbrukas och att, om så är fallet, vidta de åtgärder som kan stävja missbruket.