prop · GS03124 · 2005-03-22 00:00:00 — Regeringens proposition 2004/05:124 Regeringen överlämnar denna proposition till . (Utbildnings- och ) I propositionen lämnar regeringen förslag och bedömningar för det fort- satta arbetet inom arkivområdet. Den betydelse arkiven har för att vi skall kunna förstå vårt samhälle och historia understryker vikten av att våra arkiv är tillgängliga. Detta är angeläget inte minst från demokratiska utgångspunkter. Det är därför viktigt att och landsarkiven förstärker arbetet med att till- gängliggöra arkivmaterial för olika grupper. Regeringen föreslår att ett tidsbegränsat nationellt uppdrag för arkivpedagogiska insatser inrättas på arkivområdet och tilldelas ett enskilt arkiv. Under det senaste årtiondet har förutsättningarna för arkivverksam- heten förändrats, något som till stor del är en följd av bl.a. den tekniska utvecklingen. Mot den bakgrunden bedömer regeringen att det är ange- läget att arkivmyndigheterna på olika sätt deltar i utvecklingsarbetet och samarbetar med bl.a. andra arkiv- och arkivbildande myndigheter om frågor om långsiktigt bevarande och tillhandahållande av digital infor- mation. Regeringen avser att ge i uppdrag att utveckla arbets- formerna för samarbetet med andra institutioner och organisationer om frågor som rör dokument på de nationella minoritetsspråken. Den nuvarande organisationen av och landsarkiven behålls. Inga nya landsarkiv inrättas. Regeringen förutsätter att Riks- arkivet tillsammans med landsarkiven fortsätter sitt inre organisatoriska utvecklingsarbete. Regeringen avser att ge i uppdrag att i samråd med () analysera och lämna förslag till reger- ingen om avgiftsbeläggning av tjänster, artiklar m.m. Förslag till riksdagsbeslut ................................................................. Ärendet och dess beredning................................................ Ökad tillgänglighet till arkiven ......................................................... Långsiktigt bevarande och tillhandahållande av Den icke-statliga arkivsektorn ........................................................ Kommunala och landstingskommunala arkiv .................. De nationella minoritetsspråken och arkiven.................................. Det statliga arkivväsendet arkivmyndigheternas organisation Avgifter för tillhandahållande och tillsyn......................... Avgifter vid leveranser av arkivmaterial.......................... Bilaga 1 Remissinstanser som yttrat sig över betänkandet Arkiv för alla nu och (SOU 2002:78).............. Bilaga 2 Remissinstanser som yttrat sig över rapporten samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer: En lägesrapport på uppdrag av regeringen från Kungl. (U2005/131/Kr)................................ Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde ......... Regeringen föreslår att godkänner vad regeringen föreslår om att inrätta ett tidsbegränsat nationellt uppdrag inom arkivområdet (avsnitt 4). 2.1Ärendet och dess beredning Det offentliga arkivväsendet har behandlats i ett flertal översyner och utredningar (Ds 1981:21, 1982:5, Ds 1984:6, Ds 1984:12, prop. 1982/83:100, 1982/83:KrU24, rskr. 1982/83:301). En samlad redovis- ning av arkivpolitiken med förslag om arkivens framtida inriktning gjordes i propositionen om arkiv m.m. (prop. 1989/90:72). trädde arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) i kraft. I propositionen Kulturpolitik (prop. 1996/97:3) redogjorde regeringen för inriktningen på de framtida insatserna för arkivområdet. Bland de frågor som lyftes fram var bl.a. arbetet med att öka tillgängligheten till arkivbestånden genom t.ex. digitalisering liksom anpassningen av den statliga arkivverksamheten för hantering av digitalt material. Regeringen beslutade att tillkalla en särskild utredare med uppgift att se över vissa arkivfrågor (dir. 2000:104). En övergripande uppgift var att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper att använda arkiven och som förbättrar arkivens tillgänglighet. Utredningen, som antog namnet för alla (Ku 2001:02), överlämnade sitt betänkande Arkiv för alla nu och (SOU 2002:78). Till betänkandet fogades även en rapport från utredningens referensgrupp för IT-frågor. Betänkandet har remissbehandlats. En sammanställning av remissyttrandena finns till- gänglig i Utbildnings- och (dnr U2005/158/Kr) och en förteckning över de remissinstanser som yttrat sig finns i bilaga 1. Regeringen beslutade att ge i uppdrag till Kungl. , och att göra en kartläggning av de åtgärder som vidtagits då det gäller samverkan inom ABM- området (arkiv, bibliotek och museer), såväl mellan de tre områdena som inom vart och ett av dem. Vidare skulle en utvärdering göras av gjorda insatser och vunna erfarenheter. Även erfarenheter av interna- tionellt arbete på området skulle redovisas. Uppdraget skulle genomföras i samverkan med andra berörda myndigheter och institutioner. , , och överlämnade rapporten mellan arkiv, bibliotek och museer (dnr U2005/131/Kr). Rapporten har remissbehand- lats. En sammanställning av remissyttrandena finns tillgänglig i Utbild- nings- och (dnr U2005/131/Kr) En förteckning över de remissinstanser som yttrat sig finns i bilaga 2. Rapporten och de inkomna remissvaren har fungerat som underlag till regeringens bedöm- ning i propositionen vad gäller frågeställningar om bl.a. samverkan och samordning mellan olika myndigheter, institutioner och organisationer på kulturområdet. Propositionen bygger på en överenskommelse mellan den socialdemo- kratiska regeringen, och . Arkivlagen (1990:782) är tillämplig inom den statliga och den kommu- nala sektorn och innehåller bestämmelser om bl.a. arkivbildningen och dess syften samt om arkivvård och gallring. Bland annat föreskrivs att myndigheternas arkiv, som utgörs av allmänna handlingar, skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och för- valtningen samt forskningens behov. Vidare framhålls att myndigheter- nas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Kompletterande bestämmelser finns i arkivförordningen (1991:446) och i förordningen (1995:679) med instruktion för och landsarkiven. Myndig- heternas arkiv omfattas av offentlighetsprincipen enligt bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen. och landsarkiven är statliga arkivmyndigheter med särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkivvården i landet. , som är chefsmyndighet för landsarkiven, är central förvalt- ningsmyndighet för arkivfrågor och har det högsta överinseendet över den offentliga arkivverksamheten i landet. , som finns i , , , , , och , är arkivmyndigheter inom sina respektive distrikt. stadsarkiv och Värmlandsarkiv har, genom avtal med staten, funktion som lands- arkiv inom respektive . Inom finns bl.a. , Svensk arkivinformation (SVAR) och en enhet för museitjänster (). Krigs- arkivet fullgör uppgiften som arkivmyndighet för de myndigheter som lyder under Försvarsdepartementet. SVAR är en huvudsakligen avgifts- finansierad verksamhet som arbetar med att bearbeta och sprida arkiv- information. SVAR riktar sig framförallt till allmänheten, i första hand till släktforskarna. Verksamheten, vilken främst är förlagd till Väster- län, bygger till viss del på arbetsmarknadsmedel. erbjuder förvaring, föremålsvård och andra närliggande tjänster till bl.a. de statliga museerna. Vid finns vidare en verksamhet och en arkiv. och landsarkiven har till uppgift att utöva det högsta överinseendet över den offentliga arkivverksamheten. De verkar för att myndigheterna inom statsförvaltningen på ett ändamålsenligt sätt fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. Arkivmyndigheterna håller mottagna handlingar tillgängliga, verkar för att arkiven blir fullständiga samt främjar användningen av arkivmaterial genom att tillhandahålla och för- medla arkivinformation. Den statliga politiken inom arkivområdet berör även de enskilda arkiven genom bl.a. bidrag och rådgivning. Ökad tillgänglighet till arkiven Regeringens förslag: Ett tidsbegränsat nationellt uppdrag för arkivpeda- gogiska insatser skall inrättas på arkivområdet. Regeringen avser att för perioden 20062008 ge uppdraget till ett enskilt arkiv. I budgetpropo- sitionen avser regeringen att föreslå att anvisas för uppdraget. Regeringens bedömning: Samverkan mellan statliga och icke-statliga arkiv, men också mellan arkiv, bibliotek, museer (ABM) och andra myn- digheter och organisationer är av stor betydelse i arbetet för att öka intresset för och tillgängligheten till arkivmaterialet. Utredningens förslag: Utredningen har pekat på behovet av samordning och samverkan mellan arkivinstitutioner från alla sektorer, även enskilda sektorn. Vidare betonas betydelsen av pedagogiska insatser från arkivmyndigheterna riktade mot barn, ungdomar samt mot människor med annan kulturell bakgrund än den svenska och människor med funk- tionshinder. Utredningen föreslår bl.a. att det inrättas en tjänst som arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt. Remissinstanserna: Genomgående framhåller remissinstanserna vikten av att arkivsektorn ökar tillgängligheten till arkivmaterialet. Flera remissinstanser, bl.a. i , Förenings- arkivet i och menar att samver- kan inom arkiv-, biblioteks- och museiområdet kan bidra till ökad till- gänglighet. Många remissinstanser framhåller att den digitala tekniken ger möjlighet att nå nya användargrupper, bl.a. genom Internet. Ett flertal instanser anser dock att tillgängliggörande innebär mer än digitalisering, t.ex. ökade öppettider och förenklade sökmedel. Skälen för regeringens förslag och bedömning: Utgångspunkten för arkivmyndigheternas uppdrag är offentlighetsprincipen, närmare bestämt bestämmelserna om handlingsoffentlighet i tryckfrihetsförordningen. Enligt dessa bestämmelser har var och en rätt att ta del av allmänna handlingar. Arkiven utgör en viktig källa till kunskap och information om vårt samhälle och dess utveckling samt om människors villkor genom tiderna. Genom de offentliga arkiven, som innehåller allmänna handlingar som omfattas av handlingsoffentlighet, skapas möjligheter till insyn i förvalt- ningen. Materialet används vidare i stor utsträckning av såväl forskar- samhället som hembygds- och släktforskningen. Arkiven är också bety- delsefulla för att tillgodose förvaltningens och rättskipningens behov av information för att kunna fullgöra sina uppgifter. Arkivmaterialet används av myndigheter och institutioner likaväl som av en bred allmän- het. Arkiven har alltså stor betydelse från såväl demokrati- som forsk- nings- och kulturarvssynpunkt. Efterfrågan på uppgifter ur arkivmaterial har ökat , vilket bl.a. visar sig i att antalet skriftliga förfrågningar till och landsarkiven ökat från ca 39 000 till 108 000. Inte minst avspeglar detta den snabba ökningen av förvaltnings- ärenden som följer de senaste årens stora samlade leveranser av yngre myndighetsarkiv, folkbokföringshandlingar m.m. Genom olika insatser från arkivmyndigheterna har allmänhetens intresse för arkiven ökat liksom också tillgängligheten till dem. I det sammanhanget är den nya tekniken ett viktigt hjälpmedel för att under- lätta och effektivisera arkivens verksamhet, inom de ramar som relevant lagstiftning, t.ex. personuppgiftslagen (1998:204) och lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk, medger. Även andra betydelsefulla satsningar görs för att öka intresset och till- gängligheten. Det rör sig bl.a. om beståndsöversikter, forskarhandled- ningar, publika arrangemang i form av exempelvis föreläsningar och utställningar samt aktiviteter riktade mot t.ex. forsknings- och skol- miljöer. På flera håll i landet bedriver offentliga och enskilda arkivinsti- tutioner också en uppsökande verksamhet för att på så sätt öka kontak- terna mellan arkiven och skolorna och nå ut till bl.a. barn och ungdomar. Vidare skall nämnas den nationella arkivdatabasen () som byggts upp av i syfte att ge en generell överblick över var arkiv finns och vad de innehåller. Mot bakgrund av den stora betydelse som arkiven har från såväl demokrati- som forsknings- och kulturarvssynpunkt är det enligt regeringens bedömning viktigt att arkivmyndigheterna fortsätter arbetet för att öka intresset för och tillgängligheten till arkivmaterialet. De senaste årens utveckling mot öppnare och mer synliga arkivinstitutioner bör förstärkas och intensifieras. De möjligheter till ökad överblick över och tillgång till arkivmaterial som den nya tekniken innebär bör utnyttjas. Inte minst kan den nya tekniken vara ett värdefullt hjälpmedel för att nå nya grupper av brukare. Det är betydelsefullt att arkivmyndigheterna definierar vilka skilda behov och förväntningar som olika grupper av brukare har på arkiven. En aktiv kommunikation med brukarna kan öka kunskapen om olika mål- gruppers önskemål och krav och därmed göra det lättare att bedöma vilka olika åtgärder som erfordras. Det kan handla om t.ex. arkivinstitutioner- nas öppethållande och servicenivå, den fysiska tillgängligheten i form av handikappanpassning, användarvänliga söksystem, forskarguider och arkivinformation som är tillgänglig i digital form. För att motverka att grupper i samhället ställs utanför på grund av att de t.ex. saknar tillräcklig teknikkunskap bör arkivmyndigheterna genom bl.a. pedagogiska insatser utveckla lättillgängliga sökmedel m.m. Vidare bör arkivmyndigheterna i ökad omfattning samarbeta med landets övriga kulturarvsinstitutioner för att finna en gemensam strategi för tillgänglig- görande av digital information. Som bl.a. framfört bör dock en digitalisering även kombineras med förtecknings- och vård- insatser samt med ett ökat samarbete vad gäller registreringsprinciper och standardisering inom kulturarvssektorn. Ett exempel på samarbete kring dessa frågor är projektet och digitalisering en plattform för ABM-samverkan som pågick och bedrevs av Kungl. , , och Riksantikvarie- ämbetet. I projektet prövades förutsättningarna för samordning vid regi- strering, fotografering och digitalisering av exempelvis grafiska blad, affischer, ritningar och fotografier. I likhet med utredningen vill regeringen understryka betydelsen av Prop. 2004/05:124 arkivpedagogiska insatser som ett medel för att nå en bredare och yngre Det arkivpedagogiska arbetet syftar bl.a. till att lära barn och ungdomar att efterforska och sammanställa information och därmed till att själva bygga upp kunskap och ett källkritiskt förhållningssätt. Arbetet bidrar också till att stimulera människors nyfikenhet och till att skapa ett ökat intresse för historia och frågor som rör samhället och dess utveck- ling, såväl i den egna närmiljön som i ett bredare perspektiv. I det arkiv- pedagogiska arbetet bör även satsningar göras som riktar sig mot olika grupper i samhället, t.ex. människor med annan kulturell bakgrund än den svenska, personer med funktionshinder och teknikovana. Regeringen anser att det arkivpedagogiska arbetet inom arkivområdet bör stärkas. Detta gäller hela arkivsektorn. Det finns både statliga och icke-statliga arkiv som har utarbetat metoder för arkivpedagogiskt arbete. Som ett led i denna process, föreslår regeringen att ett tidsbegrän- sat nationellt uppdrag inrättas på arkivområdet med inriktning mot arkiv- pedagogik (se propositionen Kulturpolitik prop. 1996/97:3). Genom ett nationellt uppdrag kan det arkivpedagogiska arbetet stärkas och utvecklas. Kunskap och erfarenheter från uppdraget skall spridas runtom i landet och bidra till att inspirera olika arkivinstitutioner till insatser på området. Regeringen avser att i budgetpropositionen återkomma till med förslag att anvisas för uppdraget. Mot bakgrund av att regeringen i propositionen Kulturpolitik (prop. 1996/97:3) förordat att nationella uppdrag ges till icke-statliga institutioner och verksamheter avser regeringen att för perioden 2008 ge detta uppdrag till ett enskilt arkiv (se avsnitt 6.2). Regeringen avser att återkomma när det gäller mottagare av uppdraget. När det gäller vilka åtgärder som skall vidtas för ökad tillgänglighet inom den statliga arkivsektorn är det i första hand en uppgift för Riks- arkivet och landsarkiven att utifrån tillgängliga resurser göra en bedöm- ning av vilka prioriteringar och insatser som skall göras. I det arbetet ligger även att ta ställning till huruvida särskilda tjänster som arkivpeda- goger skall inrättas och hur sådana tjänster i så fall skall utformas. En särskild utredare har på regeringens uppdrag utrett frågan om skanning av folkbokföringsmaterial i förhållande till bestämmelserna i personuppgiftslagen (dir. 2003:122). Uppdraget har redovisats i betänkandet Folkbokföringsuppgifter hos arkivmyndigheterna (SOU 2004:106). Betänkandet är ute på remiss och remisstiden går ut . Ökad tillgänglighet genom samverkan Regeringen bedömer att samverkan inom arkivsektorn, dvs. mellan statliga, kommunala och enskilda arkivinstitutioner, likaväl som mellan arkivinstitutioner, andra kulturinstitutioner, folkbildningen och skolan, är viktig för att utnyttja tillgängliga resurser och ta vara på kunskap och erfarenheter på bästa sätt i strävan efter ökad tillgänglighet. Genom sam- verkan i den lokala och regionala miljön i form av t.ex. nätverk eller centrumbildningar kan olika verksamheter utveckla gemensamma projekt och samarbeten. I det sammanhanget skall också lyftas fram lands- arkivens roll som regional kulturinstitution och samverkanspart för olika Prop. 2004/05:124 regionala och lokala aktörer. Många remissinstanser, däribland i , i , och , har lyft fram den betydelse som samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer, s.k. ABM-samverkan, har när det gäller arbetet för ökad till- gänglighet. Det rör sig om samverkan på nationell nivå om övergripande frågor av gemensamt intresse. Exempel på detta är det nyetablerade ABM-centrumet vid Kungl. , som finansieras av de deltagande institutionerna Kungl. , , Riksantikvarie- ämbetet, och . Centrumet skall fungera som ett gemensamt kansli för koordinering av samarbete mellan arkiv, bibliotek och museer med särskilt fokus på digitaliseringsarbete. Som nämnts i avsnitt 2 har Kungl. , , och tidigare redovisat de åtgärder som vidtagits då det gäller samverkan inom ABM-området (dnr U2005/131/Kr). I rapporten konstateras bl.a. att det finns en rad områden där arkiv, bibliotek och museer bör samverka kontinuerligt och dit hör frågor rörande registrering, digitalisering och långsiktigt bevarande. Vidare bedrivs omfattande ABM-samverkan på regional och lokal nivå, såväl kring generella frågor som i form av enskilda projekt. I t.ex. finns ett väl etablerat samarbete mellan olika ABM- institutioner. pågår ett förankrings- och analysprojekt och det s.k. ABM Resurs i är en verksamhet med samfinansiering från olika håll. Regeringen delar bedömningen att ABM- samverkan, på såväl nationell som regional och lokal nivå, är av stor betydelse i arbetet för att öka intresset för och tillgängligheten till arkiv- materialet. 5Långsiktigt bevarande och tillhandahållande av digital information Regeringens bedömning: och landsarkiven bör fortsätta sitt aktiva arbete inom digitaliseringsområdet såväl nationellt som internatio- nellt. Arkivmyndigheterna bör på olika sätt delta i och samarbeta med bl.a. andra arkiv- och arkivbildande myndigheter när det gäller frågor om långsiktigt bevarande och tillhandahållande av digital information. Utredningens förslag: Det av utredningen föreslagna föreslås inrätta en forsknings- och utvecklingsenhet i samarbete med bl.a. . Enheten skall delta i utvecklingen av tekniska lösningar för långsiktigt bevarande av digital information. Vidare före- slås att det inom skall inrättas en samordnings- och utveck- lingsfunktion (ARKSAM) med uppgift att på nationell nivå ansvara för frågor inom arkivområdet som bl.a. rör digitalisering och långsiktigt bevarande av digital information. Betydelsen av samverkan med andra arkiv- och arkivbildande myndigheter lyfts fram. Utredningen bedömer att det föreslagna bör ha en framträdande roll i arbetet med en elektronisk statsförvaltning och när det gäller utvecklingen av 24- timmarsmyndigheten. Remissinstanserna: Remissinstanserna instämmer i utredningens upp- fattning att bevarandet av digital information är en mycket angelägen fråga. Flera av remissinstanserna pekar på behovet av ökat resurs- och personaltillskott för att hantera bevarandet av digitalt material. Önskemål om en nationell strategi och en långsiktig digitaliseringsplan för beva- rande av digitalt material framförs av flera instanser, bl.a. , och Tjänsteforum. Det stora flertalet av remissinstanserna delar utredarens bedömning att arkivmyndigheterna bör ha en framträdande roll i utvecklingsarbetet med 24-timmarsmyndig- heten. Förslaget om att inrätta en forsknings- och utvecklingsenhet samt en samordnings- och utvecklingsenhet (ARKSAM) tillstyrks av bl.a. , , , , , landsarkiven i , och samt och kommuner. Andra remissinstanser, som t.ex. och , är tveksamma till inrättande av ARKSAM och om en forsknings- och utvecklingsenhet kommer att kunna lösa de frågor som finns kring digi- talt bevarande och tillgängliggörande. avstyrker bildandet av ARKSAM i den form som föreslås och anser att frågan om samordning och utveckling bör studeras förutsättningslöst i det fortsatta organisa- tionsarbetet. Skälen för regeringens bedömning: Den elektroniska förvaltningen ställer nya och större krav på arkivmyndigheterna. Det är en grundförut- sättning för den framtida nätverksförvaltningen och utvecklingen mot 24- timmarsmyndigheten att det skapas hållbara tekniska och organisatoriska förutsättningar för bevarandet och tillhandahållandet av elektroniska handlingar. Det är av stor betydelse att och andra arkivmyndigheter finns med i ett så tidigt skede som möjligt i detta arbete, bl.a. för att skapa förutsättningar för att finna lösningar som är gemensamma över institutions- och sektorsgränserna. Det är vidare viktigt att arbetet med dessa frågor sker i samarbete med arkivbildande myndigheter och myndigheter med särskilda uppgifter när det gäller elektronisk förvalt- ning, som t.ex. Statskontoret. medverkar bl.a. i , e-nämnden, som inrättades . Inte minst viktig är frågan om framtida tillhandahållande och tillgänglig- görande. Regeringen har mot den bakgrunden i regleringsbrevet gett i uppdrag att redovisa de åtgärder som är nödvändiga för att på lång sikt säkra tillgången till allmänna handlingar i digital form. Redovisningen skall fokusera på vad som krävs för att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, skyddet för allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forsk- ningens behov. startade ett forsknings- och utvecklingsprojekt i samarbete med och Bodens kommun i syfte att bl.a. utveckla lösningar för långsiktigt digitalt bevarande. Inom ramen för projektet sker ett samarbete med bl.a. och Kungl. Regeringen anser att projektet har stor betydelse för arkivmyndigheternas fortsatta arbete inom området. utvecklingen medför dock att det, när projektet är avslutat, sannolikt Prop. 2004/05:124 finns behov av fortsatta och mer långsiktiga utvecklingsinsatser. ingen anser, liksom utredningen, att sådana insatser i första hand bör ske i samarbete mellan arkivmyndigheterna, IT-forskningen och näringslivet. Därmed markeras att den digitala arkivbildningen bör ses i ett bredare samhällsperspektiv. Utredningen pekar på att kostnaderna troligen blir betydande både för utvecklingsarbetet, för investeringar samt för drift av anläggningar som hanterar den digitala informationen . Då be- varandet av digital information är en angelägenhet för alla politikområ- den menar utredningen att kostnaderna bör fördelas inom hela statsför- valtningen. Förutsättningarna för ett långsiktigt bevarande av det digitala kultur- arvet kommer även att belysas av regeringens IT-politiska strategigrupp, som tillsattes (N2003/4799/ITFOU) Strategigruppen har inrättat en särskild arbetsgrupp med uppdrag att ge förslag till riktlinjer för en framtida politik för IT och kultur.