prop · GS03175 · 2005-07-07 00:00:00 — Offentlig information skall ha ett pris om det är motiverat, exempelvis utifrån ett kostnadstäcknings- perspektiv eller för att förhindra en överkonsumtion m.m.. Det finns myndigheter som är helt avgiftsfinansierade och vars huvudsakliga uppgift är att tillhandahålla högkvalitativ information och informations- tjänster. Det är inte aktuellt att ändra denna verksamhets finansierings- form. Vidare bör en beskrivning göras av hur andra länder inom EU valt att utforma sin prissättningspolicy inom ramen för de nya EG-direktiven. Ökat elektroniskt informationsutbyte mot Efter förslag i propositionen Ökat informationsutbyte mellan arbetslös- hetsförsäkringen, socialförsäkringen och studiestödet (prop. 2000/01:129) beslutade (bet. 2001/02:KU3, rskr. 2001/02:18) ett antal lagändringar, som trädde i kraft , och som möj- liggjorde ett ökat utbyte av information i elektronisk form mellan nuva- rande , , länsarbetsnämnderna och arbetslöshets- kassorna. Skälen reform var att förbättra kontrollen av statliga medel, effektivisera ärendehanteringen och förbättra servicen för den en- skilde. Felaktiga utbetalningar kan ofta effektivt förhindras genom ett utökat elektroniskt informationsutbyte. Det är inte enbart s.k. dubbla utbetal- ningar (en person uppbär felaktigt två eller flera förmåner ) som på detta sätt kan förhindras. Felaktiga utbetalningar kan bero på brist- fälligheter i ärendehanteringen, på att uppgifter som utbyts i olika system inte är jämförbara eller på att den enskilde oavsiktligt lämnat oriktiga uppgifter. Felaktiga utbetalningar kan också bero på att en omständighet inträffat i ett annat system utan att det är fråga om utbetalning av en annan förmån eller att uppgifter som en gång lämnats inte uppdateras kontinuerligt. Statsmakternas krav på en effektiv ärendehantering har fått till följd att myndigheter och andra organ som hanterar statliga medel har ett ökat behov av att på ett rationellt och enkelt sätt inhämta nödvändiga upp- gifter såväl från den enskilde som från andra. Utvecklingen av elektro- niska tjänster över Internet har i det sammanhanget öppnat nya möjlig- heter att förenkla ärendehanteringen. Utvecklingen går mot ärende- hanteringssystem där alla handlingar i ett ärende skall kunna hanteras och lagras elektroniskt. Ett ökat elektroniskt informationsutbyte leder till att resurser som tas i anspråk för rutinärenden kan frigöras för andra angelägna arbetsuppgifter. För den enskilde kan det vara en fördel att själv slippa ombesörja att myndigheter eller arbetslöshetskassor har en fullständig utredning i ärendet och att uppgifterna kontinuerligt uppdateras så att besluts- underlaget är aktuellt. Med ett ökat elektroniskt infor- mationsutbyte kan handläggningstiderna minskas och beslut om skilda förmåner fattas snabbare. Servicen till den enskilde kan därigenom för- bättras. Den tekniska utvecklingen har medfört att det finns förutsätt- ningar att på ett tekniskt säkert sätt överföra s.k. skiktad information, dvs. särskilt utvalda uppgifter. Det elektroniska informationsutbytet avser endast sådana uppgifter som mottagaren av informationen behöver för att fatta ett korrekt beslut i ärendet. Informationsutbytet avser i princip endast uppgifter om att en ansökan eller anmälan lämnats in, vilken för- mån som har beslutats, omfattningen av denna samt utbetalat belopp. Uppföljningar av reform om elektroniskt informationsutbyte För att genomdriva reformen har regeringen i regleringsbrev alltsedan 2003 lämnat uppdrag till de berörda myndigheterna att redovisa vilka åtgärder de vidtagit för att det av statsmakterna önskade informations- utbytet skulle komma till stånd. Av de senaste redovisningarna, som har kommit in till , framgår följande. har i en rapport uppgivit att det elektroniska informationsutbytet mellan och arbets- löshetskassorna i form av en särskild frågerutin har varit i drift . All information förmedlas i realtid mellan handläggningssystemen och den genomsnittliga svarstiden är ca 2 sek- under per kontrollfråga. En preliminär bedömning visar att andelen dubbelutbetalningar mellan socialförsäkringssystemet och arbetslöshets- systemet kan ha minskat sedan systemet tagits i bruk. Servicen för de enskilda har förbättrats genom att beslutsunder- lagen blivit mer välunderbyggda, vilket lett till att antalet komplette- ringar har minskat. Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) angav i en rapport från att ingår samtliga arbets- löshetskassor i informationsutbytet med och . Informationsutbytet sker dels genom automatiska kontroller, dels genom en kontroll via direktåtkomst till vissa register. Detta innebär att korrekta uppgifter erhålls och färre kompletteringar behöver göras, vilket medför att handläggningstiderna minskar. Den kontrollen har medfört en effektivare ärendehantering, förbättrad service till den en- skilde och ökad rättssäkerhet då beslut redan från början fattas utifrån ett korrekt underlag. Arbetet fortsätter inom projektet med att ytterligare förbättra och förfina informationsutbytet. kommer den automatiska kontrollen även att omfatta föräldrapenning, ett ersättnings- slag som inte ingår i dagens kontroll. CSN har i en redovisning från angivit att genom den rutin som utvecklats kan arbetslöshetskassornas handläggare genom direktåtkomst få svar på om en viss sökande lämnat in en ansökan om studiestöd och vilken period ansökan eller beviljat stöd avser. Det görs också automatiska kontroller genom att insända anspråk på arbetslöshets- ersättning jämförs med utbetalat studiestöd. Antalet dubbla utbetalningar mellan arbetslöshetsersättningen och studiestödet har minskat och beho- vet av underlag från handläggare på arbetslöshetskassorna har minskat eftersom de själva genom direktåtkomst kan hämta aktuella uppgifter från CSN. inleddes ett arbete på för att undersöka om det finns anledning att utöka det elektroniska infor- mationsutbytet. Arbetet resulterade i en promemoria i vilken ett antal behov av informationsutbyten har tagits upp (dnr Fi 2005/701). Kommunernas socialtjänst har behov av att i socialbidragsärenden få tillgång till uppgifter från det befintliga informationsutbytet. Vidare bör ett elektroniskt informationsutbyte kunna etableras mellan Försäkrings- kassan och . Länsstyrelserna bör kunna få förbättrade möjligheter att kontrollera lämnade uppgifter vid handläggning av löne- garantiärenden. bör kunna få direktåtkomst till vissa upp- gifter i det befintliga informationsutbytet. Vidare finns ett behov av att Prop. 2004/05:175 i ökad utsträckning lämnar ut vissa uppgifter till andra Slutligen bör man kunna överväga möjligheten att låta myndigheter lämna uppgifter på eget initiativ till andra myndigheter vid misstanke om bidragsfusk. Promemorian remitterades till berörda myndig- heter i avsikt att få synpunkter och ytterligare förslag på informations- utbyte. Remissinstanserna har instämt i att de behov som tas upp i promemorian föreligger. Vidare har instanserna tagit upp ytterligare om- råden där de menar att behov av elektroniska informationsutbyten före- ligger. bereds frågan om tillsättande av en utredning om utökat elektroniskt informationsutbyte mellan myndigheter. 11.4De förvaltningspolitiska målen för en sammanhållen förvaltning Regeringens bedömning: Arbetet med att utveckla och effektivisera en sammanhållen förvaltning bör förstärkas. Bland annat bör specifikationer för gemensamma grundfunktioner utarbetas och samverkan inom för- valtningen förstärkas. ITPS rapport: Institutet anser att regeringen skall vara tydligare i sina prioriteringar och mål mot 24-timmarsmyndigheten samt formulera målen så att de är mät- och uppföljningsbara. Regeringen bör också lära av andras erfarenheter, värna om de medborgare som riskerar att stå utanför informationssamhället samt stimulera och främja utvecklingen inom den offentliga sektorn genom att stärka samarbetet inom den- samma. Vidare bör regeringen samarbeta med den privata sektorn och verka internationellt. Remissinstanserna: Av de instanser som yttrat sig om 24-timmars- myndigheten pekar flera på behovet av tydligare styrning av utveck- lingen och myndigheternas arbete inom området. Statskontoret delar ITPS uppfattning att det åtminstone behövs politiska riktlinjer för hur staten kan stödja den omvandling av verksam- heter, processer och strukturer som behövs inom olika politikområden för att det skall bli möjligt att ta till vara de fördelar som den moderna informationsteknologin ger. pekar på att den hetero- genitet som de olika kommunala och regionala lösningarna innebär vad bl.a. avser teknikval försvårar att näten kopplas samman. menar att detta understryker vikten av att skyndsamt verka för en nationell infrastruktur inom IT-området. under- stryker behovet av att arkivfrågorna löses om trovärdigheten hos den elektroniska förvaltningen skall stärkas. : I rapporten styr den elektroniska för- valtningen (RiR2004:19) har granskat regeringens och myndigheternas arbete med att införa elektronisk förvaltning. Gransk- ningen bygger på tio fallstudier och omfattar både myndigheter och departement. konstaterar att reformen har fått begränsat genomslag hos samtliga granskade myndigheter och att det finns allvar- liga brister i förutsättningarna för införandet av elektronisk förvaltning, vilket drabbat såväl medborgare och företag som myndigheterna själva. I rapporten rekommenderas regeringen att tydligare ange vad som för- väntas av myndigheter och att anpassa målen och tidsplanerna efter myndigheternas skilda förutsättningar. Regeringen bör också skapa tydligare legala förutsättningar för myndigheternas arbete med den elektroniska förvaltningen, exempelvis beträffande e-posthantering och digital arkivering samt påskynda arbetet med att så långt möjligt undan- röja existerande legala hinder för införandet av e-tjänster. föreslår också att regeringen förbättrar sin information till , sär- skilt om konkreta resultat som uppnåtts, exempelvis vilken potential det finns för att förbättra servicen till medborgare och företag och vilken potential det finns för att höja förvaltningens kostnadseffektivitet. Rapporterna visar framför allt att det finns ett stort behov av mer och tyd- ligare information om hur regeringen avser att uppnå sitt mål med förvaltningens användning av informationsteknik, både inom förvalt- ningen och till medborgarna. Skälen för regeringens bedömning: Samhället genomgår stora för- ändringar. kommer stora pensionsavgångar att ställa krav på samhällets och förvaltningens förmåga att anpassa sig till nya förutsättningar. Allt färre yrkesverksamma skall tillhandahålla en bra service för fler, men med begränsade resurser. Rörligheten av arbets- kraft, kapital och marknader ökar kraftigt. För näringslivet innebär det ett större behov av en effektiv och väl fungerande förvaltning som lätt kan anpassa sig till nya krav och förutsättningar. förväntar sig den enskilde medborgaren att förvaltningen svarar mot den tillgänglighet, interaktion och samverkan som samhället i övrigt erbjuder. För många är det självklart att tjänster och varor är tillgängliga oberoende av kontorstider och geografisk belägenhet. För att kunna tillhandahålla en god samhällsservice som svarar mot medborgarnas och företagens krav, krävs effektivisering och förnyelse av den offentliga förvaltningen. I Statskontorets rapport 24-timmarsmyndigheter samman- hållen elektronisk förvaltning (2003:18), är en av slutsatserna att det fort- satta utvecklingsarbetet kräver mer av samverkan inom den offentliga förvaltningen och en bred uppslutning kring gemensamma mål, en bedömning som regeringen delar. Den fortsatta utvecklingen kräver också en närmare samverkan kring grundläggande processer eller ären- desystem som är gemensamma inom den offentlig förvaltning. Syftet med skrivelsen Regeringens förvaltningspolitik och det förvalt- ningspolitiska handlingsprogrammet var att anpassa den offentliga för- valtningen till nya förutsättningar och ny teknik. Regeringens mål sam- manfattades i begreppet 24-timmarsmyndigheten och innebär att till- gången till service skall vara oberoende av tid och plats, medborgarnas och företagens kontakter med myndigheterna skall göras enklare och kvaliteten i servicen skall förbättras. I och rapporter framkommer många synpunkter och förslag till åtgärder för att påskynda utvecklingen av 24-timmarsmyndigheten. En del åtgärder har redan vidtagits och beskrivs under avsnitt 11.2. Arbetet har emellertid på vissa områden gått långsamt och det finns fortfarande mycket kvar att göra för att uppnå den effektivitet och tillgänglighet som regeringen satt som mål. I denna proposition behandlas endast åtgärder som syftar till att inom förvaltningen skapa gemensamma grundfunktioner och ökad sam- verkan. Beträffande övriga nödvändiga åtgärder avser regeringen att återkomma i andra sammanhang. Informationstekniken skapar nya möjligheter och förutsättningar som bör utnyttjas i moderniseringen av den offentliga förvaltningen. Det bör understrykas att utvecklingen av en elektronisk förvaltning inte kan ses skild från övrig utveckling och modernisering av offentlig förvaltning. Styrningen av denna skiljer sig inte från övrig styrning av myndig- heternas verksamhetsutveckling. Det som emellertid skiljer denna ut- veckling från annan verksamhetsutveckling är att förutsättningarna för att kunna utnyttja informationsteknikens fulla potential kräver ett större mått av samverkan både tekniskt och organisatoriskt inom förvaltningen och i förvaltningens relationer med den privata sektorn. För att uppnå en effektiv användning av informationstekniken är det också viktigt att medborgare och företag upplever nyttan av de förändringar som förvalt- ningen genomgår. Det är därför viktigt att det förs en dialog mellan brukarna av förvaltningens tjänster och myndigheterna. Inom kommuner och landsting förekommer flera projekt som syftar till att utveckla gemensamma former för användningen av infor- mationsteknik. I kommuners strävan att utveckla verksamheten med IT efter lokala och regionala förutsättningar och behov kan tre olika ansatser urskiljas. Mindre kommuner i glesbygd börjar nu i allt högre grad dela på tek- niska grundfunktioner och stödsystem för verksamheten. Detta ger förut- sättningar att skapa gemensam verksamhet inom ett antal områden. Denna typ av interkommunal samverkan har möjliggjorts av bredbands- utbyggnaden och ökar. Ett ökande antal, framför allt större kommuner, utarbetar strategier och lösningar för att med IT utveckla ett sammanhållet informationsstöd för hela den egna organisationen. Målet är att skapa en informations- hantering som medger att information i administration och kärnverk- samhet blir tillgänglig när och där den behövs, även om den kommer från en annan förvaltning eller från extern organisation. Större kommuner samverkar med mindre kommuner i regionen genom att gå före i utvecklingen att skapa en elektronisk förvaltning och att erbjuda de mindre kommunerna att ta del av den större kom- munens tekniska plattform. Inom landstingen genomförs ett antal nationella och regionala sam- verkans- och utvecklingsprojekt. Samordningen sker huvudsakligen ge- nom som är en intresseförening där kommuner, landsting och privata vårdföretag inbjuds att bli medlemmar och vars huvuduppgift är att vara en länk och samordnare mellan dessa aktörer för att initiera och stimulera gemensamma aktiviteter och samarbete av en effektiv använd- ning av IT. Exempel på projekt är Sjunet och SITHS, vilka är system som syftar till att vård- och omsorgsinformation skall kunna över- föras säkert elektroniskt. Ett annat aktuellt samverkansprojekt är att ut- veckla en nationell patientöversikt som syftar till att göra det smidigare för vårdgivare att föra över och ta del av patientinformation (se av- snitt 10.2.2). Inom kommunerna finns ett arbete under den s.k. Sam- bruksplattformen. Plattformen är ett samarbetsprojekt mellan ett trettiotal kommuner som syftar till att bl.a. utveckla gemensamma basfunktioner och tekniska plattformar inom kommunernas olika verksamhetsområden. Alla dessa ansatser är exempel på ett långsiktigt utvecklingsarbete, definierat efter lokala och regionala förutsättningar utifrån analyser av arbetsprocesser och informationsflöden. Detta skapar förutsättningar för kommunerna att utefter lokala och regionala förutsättningar nå de natio- nella målen och att använda de gemensamma grundfunktioner och stan- darder som tar form. Utvecklingsarbetet skall ha som syfte att offentlig service och tjänster skall vara oberoende av tid och plats, kontakterna med myndigheterna skall göras enklare och kvaliteten i servicen skall förbättras. Flera åtgär- der i denna riktning har, som beskrivits ovan, redan vidtagits. Arbetet med att utveckla och effektivisera den sammanhållna förvaltningen måste emellertid förstärkas. För att till fullo kunna utnyttja modern tek- nik för utveckling och effektivisering av verksamheten och servicen till medborgare och företag krävs att det utarbetas vissa för förvaltningen gemensamma grundfunktioner. Vidare fordras bättre samverkan inom den offentliga förvaltningen. Regeringens mål för den offentliga servicen och ärendehanteringen är att den skall vara öppen och tillgänglig samt tillhandahållas på ett säkert sätt. Målet innebär också att tillgången till servicen skall vara oberoende av tid och plats, att kontakterna med myndigheterna skall göras enklare och att kvaliteten skall förbättras. Det förutsätter att det inom varje myn- dighet finns rutiner och system som möjliggör en sådan hantering. Inom förvaltningen hanteras en stor mängd ärenden av många olika slag, av vilka många är rutinärenden som återkommer mer eller mindre i samma form hos alla myndigheter. Exempel på gemensamma rutiner är diarieföring av inkommande och utgående post, fakturering, beställning av material och ansökningar. För att skapa förutsättningar och underlätta utvecklingen av en sam- manhållen förvaltning som utformar sina tjänster med utgångspunkt från medborgares och företagares behov av enkelhet och tillgänglighet måste det finnas grundfunktioner och specifikationer som är gemensamma inom hela förvaltningen. Detta blir särskilt viktigt när det gäller utveck- lingen av elektroniska tjänster. Sådana grundfunktioner syftar till att säkerställa exempelvis säker, interoperabel kommunikation, förenklat informationsutbyte eller att offentlig information är sökbar. I takt med att den offentliga förvaltningen utvecklas till att bli mer integrerad ökar också kraven på att system och rutiner fungerar till- sammans. Det innebär att vissa typer av grundfunktioner måste utvecklas gemensamt och i form av öppna och gemensamma standarder. För att kunna säkerställa gemensamma grundfunktioner behövs ett tydligare centralt ansvar för att utarbeta grunderna och specifikationerna för ut- vecklingen av system och rutiner för dessa funktioner. sådana grundfunktioner som har nationell räckvidd. De grunder och specifikationer som skall tas fram syftar till att öka den elektroniska samordningen (interoperabiliteten) mellan förvaltningens enheter och överbrygga de skillnader som finns inom den offentliga förvalt- ningen och som framgår av avsnitt 6.7 finns mellan kommunerna. Att grundfunktioner skall vara gemensamma innebär emellertid inte att alla myndigheter inom hela landet måste ha samma system eller samma programvara, det viktiga är att systemen är öppna och kan kommunicera med övriga system inom och utom förvaltningen. Det förutsätter att all utveckling och integrering av olika verksamheters system leder till öppna och kommunicerande system med standardiserade och gemensamma gränssnitt. Systemen bör vara interoperabla och stödja utvecklingen av en sammanhållen och samverkande förvaltning. Sådan standardisering möjliggör även samtidig användning av konkurrerande men interoperabla applikationer och därmed större frihet vid upphandlingen av system som uppfyller valda grundfunktioner. Regeringen bedömer det därför vara väsentligt att system och rutiner som stöder gemensamma grundfunktioner utarbetas. tronisk förvaltning har påbörjat detta arbete genom ovan nämnda väg- ledningar. Detta arbete bör emellertid förstärkas. Regeringen avser därför att i samband med den pågående stabsöversynen ge den nya myndigheten för förvaltningsutveckling i uppdrag att utarbeta nödvändiga föreskrifter och vägledningar. Myndigheten bör även få till uppgift att följa hur för- valtningen tillämpar gällande vägledningar och föreskrifter och hur det påverkar utvecklingen och integrationen inom densamma. Om det visar sig att utvecklingen inom den offentliga förvaltningen fortsätter att upp- visa stora skillnader, kan det bli aktuellt att ytterligare skärpa styrningen och kraven. Arbetet med att ta fram nödvändiga föreskrifter och vägledningar bör ske i samråd med kommuner och landsting och i dialog med marknadens aktörer. När det gäller samrådets former bör den ansvariga myndigheten beakta att förutsättningarna vad gäller utveckling och lösningar på IT- området varierar, t.ex. mellan stora och små kommuner och statliga myndigheter. Den ansvariga myndigheten bör därför inhämta synpunkter från ett brett urval av kommuner och landsting och statliga myndigheter. 11.4.3Samverkan inom offentlig förvaltning För att kunna erbjuda medborgare och företag en offentlig service som är tillgänglig och av hög kvalitet förutsätts att den offentliga förvaltningen utökar sin samverkan på strategiskt viktiga områden vid utvecklingen av offentlig förvaltning och då bl.a. vid användningen av informationsteknik. Det finns exempel på områden där myn- digheter samverkar och där resultatet inneburit förenklade rutiner och effektivare och bättre service till medborgare. Ökad samverkan behövs också lokalt och regionalt. Den offentliga servicen måste sträva efter att bli bättre och kostnadseffektivare. Regeringen har därför gett , , , , och Stats- kontoret ett gemensamt uppdrag att finna nya former för lokal service- samverkan. Det har mellan dessa parter startats regionala samverkans- projekt i , , och där Prop. 2004/05:175 också kommuner och landsting deltar. Även många kommuner och landsting samverkar när det gäller att finna bättre IT-lösningar och att minska kostnaderna för IT-användningen. Det handlar dels om ut- vecklingen av gemensamma grundfunktioner, dels om att dela på tek- niska grundfunktioner, t.ex. i form av att dela på . har Statskontoret i uppdrag att lägga grunden för samverkan mellan stat, kommun och landsting. Vid sidan av Statskontoret finns också (e-nämnden) och Delega- tionen för främjande av elektroniska tjänster (24-timmarsdelegationen). Dessa har till vissa delar överlappande uppgifter. Av budgetpropositionen framgår att regeringen avsåg renodla verksamhet som utförs av Statskontoret, och . Regeringen beslutade om direktiv till en utredning med syfte att förbereda och bilda en ny förvaltningspolitisk myndighet. För- slaget innebär bl.a. att e-nämnden och den s.k. 24-timmarsdelegationen övergår till den nya myndigheten och att Statens kvalitets- och kom- petensråd avvecklas och övergår till den nya myndigheten. Den förvaltningspolitiska myndigheten kommer att få uppgifter av bred och övergripande karaktär för att kunna bistå regeringen med att realisera de förvaltningspolitiska målen och på ett strategiskt sätt driva arbetet med att utveckla och förnya förvaltningen. Behovet av en mer sammanhållen statsförvaltning bottnar i viljan att öka nyttan för med- borgare och företag och viljan att vara mer effektiv med samma resurser. Den nya myndigheten skall också inom ramen för sitt uppdrag fortsätta samarbetet med kommuner och landsting i likhet med 24-timmarsdelega- tionen arbete. 12 Utbildning, forskning, kultur och medier 12.1IT inom Utbildnings- och område Inom Utbildnings- och område finns många IT- relaterade frågor.