prop · GS03124 · 2005-03-22 00:00:00 — Regeringen vill i detta sammanhang också peka på betydelsen av internationell samverkan kring frågor som gäller ny teknik i syfte att ta till vara kunskap och erfarenheter som finns på området. medverkar aktivt i det internationella arbetet inom området, bl.a. inom ramen för EU-samarbetet, och den internationella arkivorgani- sationen ICA:s olika kommittéer. Genom The Principles och The Action Plan har gemensamma frågeställningar och problem identi- fierats för det fortsatta arbetet med samordningsarbetet av digitalise- ringsverksamhet inom EU. Vidare medverkar som svensk partner i det s.k. , ett EU-projekt som avser att skapa ett nätverk för att koordinera digitaliseringen av kulturarvet och det veten- skapliga arvet inom EU. har engagerat sig i det internationella standardiseringsarbetet på olika nivåer och spelat en aktiv roll inom det internationella DLM-forum (). Enligt regeringens bedömning är det angeläget att Riks- arkivet även fortsättningsvis bedriver ett aktivt internationellt arbete på arkivområdet. När det gäller utredningens förslag om inrättandet av en samordnings- och utvecklingsfunktion (ARKSAM) finner regeringen inte tillräckliga skäl för att en sådan funktion skall inrättas (se även avsnitt 8). Utredaren har föreslagit att en inventering skall göras av äldre ADB- system. En sådan inventering har redan genomförts och bearbetning av materialet pågår. 6 Den icke-statliga arkivsektorn 6.1Kommunala och landstingskommunala arkiv Regeringens bedömning: Genom samverkan och samordning mellan statliga och kommunala arkiv bör möjligheterna öka till att dels skapa samsyn och enhetlighet inom arkivverksamheten, dels förbättra tillgäng- ligheten till arkivmaterialet. Detta gäller inte minst frågor som rör digitalt Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är ett lämpligt forum för en sådan samverkan. Utredningens förslag: Förutsättningarna för fördjupad och utökad samverkan mellan statlig och arkivverksamhet utreds och den verksamhet som bedrivs av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor utökas. Vidare framhåller utredningen betydelsen av att kommunerna har tillgång till erforderlig kompetens på arkivområdet. Remissinstanserna: Flertalet av remissinstanserna tillstyrker förslaget att utreda frågan vidare om statlig och samverkan. Många kommuner framhåller dock att kommunernas självständiga ställning måste beaktas. anser att kompetensfrågan är ett stort problem i kommunerna och något som försvårar en samordnad arkivhantering. Skälen för regeringens bedömning: De kommunala arkiven utgör en viktig och omfattande del av den offentliga arkivbildningen. Dessa arkiv består på samma sätt som de statliga arkiven till övervägande del av all- männa handlingar och är av stor betydelse från demokrati-, forsknings- och kulturarvssynpunkt. De grundläggande reglerna för statliga och kommunala myndigheters arkivhantering ges i arkivlagen (1990:782), (se avsnitt 3). skall enligt arkivförordningen (1991:446) följa utvecklingen i kommunerna och enligt sin instruktion, förordningen (1995:679) med instruktion för och landsarkiven, ge kommunerna allmänna råd i arkivfrågor. Vidare har i sitt regleringsbrev som ett av sina mål att nå en ökad enhetlighet och sam- ordning mellan den statliga och den kommunala arkivhanteringen. Detta arbete utförs bl.a. inom ramen för Samrådsgruppen för kommunala arkiv- frågor där och landsarkiven, samt Svenska kommunför- bundet och (kommuner och landsting) är representerade. Samrådsgruppens uppgifter är bl.a. att fungera som ett forum för utbyte av information mellan sektorerna och verka för samord- ning i arbetet och enhetlighet i tillämpningen. De statliga och kommunala arkiven ställs i stor utsträckning inför samma frågor då det bl.a. gäller framtida vård och tillhandahållande av arkivmaterial och inte minst i fråga om den ökade användningen av Internet och digitalisering inom den offentliga förvaltningen. Omstruktureringar i statsförvaltningens organisation och uppgifter, där bl.a. statlig verksamhet förs över till kommunalt ansvar, ökar behoven av enhetlighet. Regeringen vill mot denna bakgrund betona vikten av fort- satt och utökat samarbete och samverkan mellan den statliga och kommunala arkivsektorn. Samarbetet och samverkan mellan stat och kommun skall ske på jämlika villkor. Genom samordning mellan statliga och kommunala arkiv ökar möjligheterna till att dels skapa en ökad sam- syn och enhetlighet inom arkivverksamheten och dels öka tillgänglig- heten till arkivmaterialet. Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är ett lämpligt forum för diskussionen kring övergripande frågor av princi- piell betydelse. Genom arbetet i denna grupp kan en ökad samordning och enhetlighet mellan den statliga och kommunala arkivhanteringen utvecklas. Regeringen vill även peka på att samverkan mellan statliga och kommunala arkiv dessutom sker i andra former, t.ex. mellan lands- arkiven och kommunerna i respektive landsarkivdistrikt men också mellan arkiv, bibliotek och museer regionalt och lokalt. även ses i ett vidare sammanhang där även folkrörelse-, föreningsarkiv Prop. 2004/05:124 och övriga enskilda arkiv ingår. Dessa olika samarbetsformer bidrar till en ökad samordning och enhetlighet mellan olika arkivinstitutioner. Mot bakgrund av detta bedömer regeringen att ett särskilt uppdrag till Riks- arkivet att verka för att samordning sker mellan olika arkivinstitutioner inte behöver ges. Regeringen delar utredningens bedömning att det är angeläget med erforderlig kompetens på arkivområdet och utgår från att även denna fråga hanteras inom ramen för bl.a. samrådsgruppens verk- samhet. Regeringens bedömning: De enskilda arkiven är en del av det nationella kulturarvet. Det bör dock inte införas någon särskild bestämmelse om enskilda arkiv i arkivlagen. Utredningen föreslår att arkivlagen (1990:782) kompletteras med en bestämmelse om att enskilda arkiv är en del av det nationella kulturarvet samt vidare att arkiv skall läggas ned. De enskilda arkiven skall i det föreslagna nationella rådet för arkivfrågor representeras av personer med bakgrund i folkrörelse- och föreningsliv, näringslivsarkiv och arkiv för minoritetsspråk. Remissinstanserna: ombudsmän och anser att det föreslagna tillägget i arkivlagen är diskutabelt ur systematisk syn- Flera landsarkiv tillstyrker en markering av de enskilda arkivens betydelse men betonar att arkivlagen enbart behandlar liksom Länsmuseernas samarbetsråd samt flera enskilda arkivinstitutioner tillstyrker förslaget. reaktioner är varierande på utredningens förslag att Nämnden för enskilda arkiv läggs ned. Bland annat anser Föreningen arkivarier att nämnden bör ses över men inte avskaffas då det skulle för- svåra folkrörelsearkivens arbete med angelägna projekt. Skälen för regeringens bedömning: Enskilt arkivmaterial har många gånger ett stort kulturhistoriskt värde och bidrar till att ge information om samhället och dess utveckling.. Det rör sig bl.a. om folkrörelsearkiv och andra föreningsarkiv samt företags-, näringslivs-, gårds- och personarkiv. Materialet har stor betydelse inom bl.a. forskningen, exempelvis histo- risk, samhällsvetenskaplig, ekonomihistorisk, lokalhistorisk och industri- Enskilt arkivmaterial är alltså av stor betydelse för många olika grupper av människor och det är därför angeläget att till- gängligheten till de enskilda arkiven ökar. Som framgår i avsnitt 4 avser regeringen att lämna förslag om inrättande av ett nationellt uppdrag på arkivområdet med arkivpedagogisk inriktning som tilldelas ett enskilt Statligt stöd till enskilda arkiv utgår bl.a. i form av ekonomiskt bidrag. Bidrag till regional arkivverksamhet lämnas enligt förordningen (1996:1598) om statsbidrag till regional kulturverksamhet. rande är 22 föreningsarkiv runtom i landet berättigade till sådant bidrag. uppgår anslaget till detta bidrag till totalt . Vidare får av och landsarkivens för- valtningsanslag användas till bidrag till enskilda arkiv. Enligt förord- Prop. 2004/05:124 ningen (1995:679) med instruktion för och landarkiven får de statliga arkivmyndigheterna även ge råd till enskilda i arkivfrågor. Enligt förordningen skall det vidare vid finnas en särskild arkiv som avgör ärenden om statsbidrag till enskilda arkiv och är rådgivande organ i frågor som rör sådana arkiv. Enskilda arkiv förvaras i första hand hos enskilda arkivinstitutioner såsom näringslivsarkiv och folkrörelsearkiv liksom hos central- och länsmuseer och universitetsbibliotek. Även statliga och kommunala arkivmyndigheter förvarar enskilt arkivmaterial. De enskilda arkiven innehåller inte handlingar som är att anse som allmänna handlingar. De regleras inte heller av lagstiftningen på arkivområdet. Som regeringen tidigare betonat (se prop. 1989/90:72 och prop. 1996/97:3) är de enskilda arkiven en viktig del av det nationella kultur- arvet. Mot bakgrund av att arkivlagen primärt riktar sig till de arkiv- bildande myndigheterna inom den offentliga förvaltningen och i första hand reglerar handhavandet av de allmänna handlingar som förvaras hos myndigheterna, bedömer dock regeringen att det inte bör föras in en bestämmelse om enskilda arkiv i arkivlagen. Utredningens förslag bör därför inte genomföras. arkiv är en betydelsefull instans inom Riks- arkivet för hantering av de frågor som rör de enskilda arkiven. Enligt regeringens bedömning är det ändamålsenligt att frågor om bidrag och råd till enskilda arkiv behandlas i nämnden, som bl.a. består av repre- sentanter för den enskilda arkivsektorn. Genom att det finns en särskild arkiv vid markeras också den betydelse som dessa arkiv har. Regeringen bedömer därför att nämnden bör bibe- hållas. Regeringen har tidigare betonat betydelsen av samverkan i syfte att öka intresset för och öka tillgängligheten till arkivmaterial. Detta gäller givetvis såväl de offentliga som de enskilda arkiven. Bland annat gäller det samverkan på regional och lokal nivå mellan olika arkivinstitutioner, bibliotek och museer, s.k. ABM-samverkan. Utredningens förslag om inrättandet av ett nationellt arkivråd hanteras i avsnitt 8. De nationella minoritetsspråken och arkiven Regeringens bedömning: Regeringen avser att ge i uppdrag att utveckla arbetsformerna för samarbetet med andra institutioner och organisationer om frågor som rör dokument på de nationella minoritets- Uppdraget skall genomföras i samverkan med bl.a. berörda myndigheter och institutioner samt representanter för de nationella Utredningens förslag: För varje nationellt minoritetsspråk utses en arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarande av dokument på Dokument på de nationella minoritetsspråken skannas i syfte att öka tillgängligheten. De medel som avsätts för att främja de nationella minoriteternas språk och kultur bör i den del de avser arkiv fördelas av det föreslagna . Utredningen bedömer att det krävs särskild kompetens för att utreda och ta ställning till vad som krävs för att bevara de dokument som finns. Remissinstanserna: Flertalet remissinstanser tillstyrker förslaget om att det för varje nationellt minoritetsspråk utses en arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarande av dokument på språket. påpekar flera av dessa remissinstanser, bl.a. och i , att bevarandet av andra minoritetsgruppers arkiv kan vara lika angelägna. motsätter sig utredningens förslag om att en viss del av anslaget, 28:2 Bidrag till allmän kulturverksamhet, utveckling samt internationellt kulturutbyte och samarbete, öronmärks för insatser som gäller arkiv. I stället anser de att särskilda resurser bör avsättas. Skälen för regeringens bedömning: Grunden för den svenska mino- ritetspolitiken finns i propositionen Nationella minoriteter i (prop. 1998/99:143). Förslagen i propositionen antogs av (bet. 1999/2000:KU6, rskr. 1999/2000:69). De nationella minoriteterna i är samer, sverigefinnar, tornedalingar, romer och judar och de språk som omfattas är samiska (alla former), finska, meänkieli, chib och jiddisch. Artikel 12.1g i minoritetsspråk- konventionen innehåller en bestämmelse rörande arkivering. Här anges att i fråga om kulturell verksamhet och kulturella inrättningar skall staterna uppmuntra och/eller underlätta upprättandet av organ med upp- gift att insamla samt förvara, presentera eller offentliggöra verk fram- ställda på landsdels- eller minoritetsspråk. I minoritetspropositionen bedömde regeringen att uppfyllde nämnda artikel endast för samiska. Situationen för minoriteternas arkivverksamhet i ser olika ut. Arkivmaterial på minoritetsspråken finns till viss del i olika statliga och kommunala arkiv. Vissa myndigheter har även i uppdrag att bevara och tillhandahålla arkivmaterial som rör de nationella minoriteterna, t.ex. Merparten finns dock hos enskilda per- soner och föreningar på olika platser i landet. En stor del av detta mate- rial är inte tillgängligt för allmänheten. Sammanställningar över arkiv- material och beståndsregister finns framförallt avseende det samiska och det sverigefinländska materialet. Den moderna tekniken har dock i vissa fall bidragit till att öka tillgängligheten till arkivsamlingarna, t.ex. har Sverigefinländarnas arkiv utvecklat ett elektroniskt bildarkiv för att kunna förmedla bilder till landets olika delar. Det bedrivs från arkivmyndigheternas sida ett fortlöpande uppsökande arbete gentemot minoritetsgrupper för att stimulera till dokumentation av den egna verksamheten. Som framgår i avsnitt 6 regleras dock inte de handlingar som förvaras hos enskilda av någon lagstiftning utan det är de enskilda institutionerna eller motsvarande och deras huvudmän som själva beslutar hur respektive arkiv skall skötas. Regeringen finner det angeläget att säkra bevarandet av dokument på de nationella minoritetsspråken. För vårt demokratiska samhälle är det av stor betydelse att principerna om icke-diskriminering får fullt genomslag när det gäller de nationella minoritetsgrupperna. Det är därför viktigt att skapa jämlika förutsättningar för arkiv som de nationella minoritets- grupperna självständigt kan vidareutveckla. Regeringen bedömer att det finns behov av åtgärder för att värna om de nationella minoriteternas Prop. 2004/05:124 språk och kultur som en del av vårt gemensamma kulturarv. vill vidare peka på den betydelse som en stark ställning för de nationella minoriteterna har för det internationella samarbetet. Mot bakgrund av detta avser regeringen därför att ge i uppdrag till att utveckla arbetsformerna för samarbetet med andra institutioner och organisationer om frågor som rör dokument på de nationella minoritetsspråken. Upp- draget skall genomföras i samverkan med bl.a. berörda myndigheter och institutioner samt representanter för de nationella minoriteterna. Vidare avser regeringen att vid förordnande av ledamöter i arkiv beakta sammansättningen med hänsyn till bl.a. de natio- nella minoriteterna. 8Det statliga arkivväsendet arkivmyndig- heternas organisation och verksamhet Regeringens bedömning: Den nuvarande organisationen av och landsarkiven bibehålls. Inga nya landsarkiv inrättas. bör tillsammans med landsarkiven fortsätta sitt inre organisatoriska utveck- lingsarbete, inklusive Svensk arkivinformations (SVAR:s) verksamhet. Utredningens förslag: En ny arkivmyndighet bildas genom att Riks- arkivet och landsarkiven slås samman till en myndighet, med namnet . Vidare föreslås bl.a. att det inom skall finnas en samordnings- och utvecklingsenhet (ARKSAM) samt att ett nationellt råd för arkivfrågor inrättas. Utredningen föreslår att bör initiera en utredning med syfte att renodla verksamheten vid SVAR och Arkion. Det bör övervägas om delar av uppdragsverksamheten i stället kan drivas med Stiftelsen i som huvudman. Remissinstanserna: Det finns ingen entydig uppfattning hos remiss- instanserna om förslaget att inrätta en ny sammanslagen arkivmyndighet. och flertalet av kommunerna är övervägande positiva till en sammanslagen myndighet. är överlag negativa till en sam- manslagning. Ett flertal remissinstanser pekar på förändringsmöjligheter inom befintlig organisationsram. Det stora flertalet remissinstanser är tveksamma till ett nationellt råd, som man menar skulle bli för vittfam- nande och otympligt i sin föreslagna sammansättning. Huvuddelen av remissinstanserna delar utredningens uppfattning att inga nya landsarkiv skall inrättas. Flera av dem, som t.ex. Föreningen rier och Folkrörelsernas arkiv i , lyfter fram arkivcentrum- bildningar som alternativ till att etablera nya landsarkiv. Utredningens förslag om att utreda SVAR samt om landsarkivens roll i tillsynsarbetet tillstyrks av flertalet instanser. Då det gäller frågan om arkivmyndig- heternas framtida lokalförsörjning och samordning av magasinslokaler anser flertalet av remissinstanser att frågan bör utredas ytterligare. Remissinstanserna betonar genomgående vikten av att principen om regional förvaring upprätthålls. Skälen för regeringens bedömning: Utredningens förslag, att Riks- arkivet och landsarkiven skall slås samman till en myndighet, skulle innefatta en förändring av stor organisatorisk betydelse med inverkan på hela arkivsektorn. En omorganisation skulle även kunna försvaga lands- arkivens ställning och därmed försvåra deras regionala uppdrag. Reger- ingen finner vid en samlad bedömning av förhållandena på arkivområdet inte tillräckliga skäl för en sådan sammanslagning. Flera av förslagen i utredningen för effektivisering kan genomföras inom ramen för arkiv- myndigheternas verksamhet utan att nuvarande organisation ändras, t.ex. genom samverkan, samordning och internt förändringsarbete. Att lands- arkiven är egna myndigheter anser regeringen, i likhet med flera remissinstanser, stärker deras position i regionerna. Regeringen delar utredningens bedömning att inga nya landarkiv skall inrättas, främst mot bakgrund av de nya förbättrade förutsättningarna för tillgänglighet som ges genom den tekniska utvecklingen. När det gäller utredningens förslag om ett nationellt råd bedömer regeringen att den nuvarande situationen med styrelse och tillkallade råd för särskilda frågor är fullt tillräcklig. Det får ankomma på som sektorsansvarig myndighet att bedöma behovet av att en samordnings- och utvecklingsenhet, ARKSAM, inrättas vid myndig- heten (se även avsnitt 5). I utredningen lyfts frågan om SVAR:s och Arkions verksamhet och finansiering fram. I och med att utredde vissa interna organisationsfrågor, sammanslogs SVAR och Arkion. Reger- ingen förutsätter att fortsatt analyserar SVAR:s framtida verksamhet och fortlöpande informerar regeringen om verksamheten. Mot den bakgrunden finns det inte tillräckliga skäl att överväga om verk- samheten skall bedrivas av annan än . Utredningen har tagit upp frågan om och landsarkivens framtida lokalförsörjning och samordning av magasinslokaler. Reger- ingen förutsätter att och landsarkiven fortlöpande hanterar dessa frågor. Regeringen instämmer i utredningens bedömning att huvudprincipen även bör vara att arkivmaterial som är möjligt att avgränsa regionalt eller lokalt förvaras hos respektive landsarkiv, dvs. i den region det avspeglar. Kulturpolitiskt är det angeläget att lokalisering sker på ett sådant sätt att så många människor som möjligt kan ta del av materialet. Remissinstanserna har genomgående betonat vikten av att principen om regional förvaring upprätthålls och bl.a. framhållit landsarkivens stora betydelsen som starka regionala aktörer. Var arkivmaterial förvaras är också en fråga om tillgänglighet och vilken servicenivå som arkivmyn- digheterna skall hålla till allmänheten och myndigheter. Dock kan det finnas goda skäl att förvara visst lågfrekvent arkivmaterial i fjärrdepåer som ligger mindre tillgängligt till för besökarna. Vad som kan anses som frekvent respektive lågfrekvent efterfrågat material kan dock skilja sig mellan de olika arkivmyndigheterna. Dessa frågor bör i så fall analyseras av och landsarkiven. En viktig del av och landsarkivens verksamhet är tillsyn. Tillsyn är inte enbart inspektion, utan i lika hög grad rådgivning, kontaktbesök, stöd, utbildning m.m. i förhållande till i första hand arkivbildande myndigheter. Tillsynen ställer allt högre krav på samordning, specialisering och metodutveckling. 2004/05:124 landsarkivens tillsynsverksamhet har effektiviserats och har en fortsatt viktig roll då de har särskild kunskap om arkivmaterialet i respektive distrikt. Under det senaste årtiondet har statsförvaltningen genomgått omfattande förändringar som bl.a. inneburit att verksamheter har bolagiserats och att ett antal statliga myndigheter med regional organisation till en central myndighet. Vidare har arkivbildningen och IT-området utvecklats. Dessa förändringar påverkar givetvis och landsarkivens verksamhet, inte minst när det gäller tillsyn och förvaring av arkivmaterial. Det är enligt regeringens bedömning en uppgift för att utifrån dessa förändringar närmare analysera och pröva frågor om hur tillsynsverksamheten, liksom frågan om förvaring av arkivmaterial, skall organiseras på ett så effektivt, ändamålsenligt och enhetligt sätt som möjligt. Då det gäller utbildningsbehovet bedömer regeringen att arkiv- myndigheterna fortsatt bör ha ett samarbete med olika utbildnings- anordnare för att verka för att det finns ett utbud av utbildningar, såväl basutbildning som fortbildning inom arkivområdet. 9.1Avgifter för tillhandahållande och tillsyn Regeringens bedömning: Regeringen avser att ge i uppdrag att i samråd med analysera och lämna förslag om avgiftsläggning av tjänster, artiklar m.m. Utredningens förslag: Det ekonomiska målet när arkivmyndigheterna tar betalt för tjänster och artiklar bör vara full kostnadstäckning. När det gäller tillhandahållandet av artiklar och tjänster till enskilda bör arkivmyndigheterna, inom ramen för full kostnadstäckning, bedöma vad som kan vara en lämplig avgift. Utredningen föreslår vidare att tillsynen över bl.a. de statliga myndigheternas arkivbildning och arkivvård skall avgiftsbeläggas. Remissinstanserna: och konstaterar att avsnittet om avgifter i betänkandet är så ofullständigt att det inte kan ligga till grund för beslut om nya principer för avgiftssättning. påpekar att de i princip inget har att invända mot utredningens förslag på hur arkivmyndigheterna skall erhålla full kostnadstäckning. Man måste dock vara noga med att verksamheten bedrivs så kostnadseffektivt som möjligt. Riks- revisionsverket menar att utredaren borde ha utvärderat och analyserat de bestämmelser som redan finns i förordningen (1995:679) med instruktion för och landsarkiven, avseende samråd med Ekonomi- styrningsverket. vill även uppmärksamma att bestämmelsen i 15 kap. 5 § sekretesslagen (1980:100) om informations- skyldighet mellan myndigheter, inte berörs i betänkandet. nämns den vedertagna förvaltningsrättsliga principen om samverkans- skyldighet mellan myndigheter i 6 § förvaltningslagen (1986:223). 2004/05:124 menar dessutom att utredningen blandar ihop tillhandahållande av allmänna handlingar och andra uppgifter till myndigheter med diverse servicetjänster av annat slag. Det stora flertalet av remissinstanserna avstyrker utredningens förslag om att avgiftsbelägga tillsynsverksamheten. Bland annat framförs att ett sådant system skulle kunna få till följd att myndigheter skjuter upp annars nödvändiga inspektioner för att klara budgetramarna. Skälen för regeringens bedömning: Bestämmelser om och landsarkivens möjligheter att ta ut avgifter för artiklar, tjänster m.m. finns i första hand i 33-36 §§ förordningen (1995:679) med instruktion för och landsarkiven. Vidare finns bestämmelser om avgifts- beläggning i och landsarkivens regleringsbrev. Bestämmel- serna i instruktionen och regleringsbrevet överlappar delvis varandra och anger också i viss utsträckning olika ekonomiska mål för verksamheten. Detta har inneburit att det, vilket utredningen också har påtalat, råder en viss osäkerhet när det gäller tillämpningen av bestämmelserna.