frsrdg · GS04RRS1 · 2005-01-01 00:00:00 — styrelses redogörelse angående årliga rapport Sammanfattning har beslutat att årliga rapport skall överlämnas i form av en redogörelse till . Rapporten utgör en sammanställning av de principiellt viktigaste iakttagelserna från den genomförda revisionsverksamheten. Iakttagelser inom årlig revision 8 Höga tjänstemäns representation och förmåner 13 Iakttagelser inom effektivitetsrevision 15 överlämnar denna redogörelse till . Följande ledamöter har deltagit i beslutet: (), (), (), (), Per (), (), Per (), (), Per (), () och (). I lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. anges att de viktigaste iakttagelserna vid den årliga revisionen och effektivitetsrevisionen skall samlas i en årlig rapport. I lagstiftningen har innehållet i den årliga rapporten inte närmare reglerats, inte heller tidtabellen. Enligt lagen skall rapporten lämnas till regeringen och . första årliga rapport beslutades av riksrevisorerna . Den utgör en sammanställning av de principiellt viktigaste iakttagelserna från den revisionsverksamhet som bedrivits sedan myndighetens start . Riksrevisorerna understryker att den årliga rapport som lämnats inte avser ett fullt verksamhetsår och att verksamheten befinner sig i ett uppbyggnadsskede. Flertalet av de effektivitetsrevisioner som publicerats har påbörjats i tidigare organisationer. Dessa förutsättningar har, understryks det, påverkat möjligheterna att göra en bred analys. Trots detta har det bedömts som angeläget att ge den första årliga rapporten en tematisk uppläggning med en övergripande inriktning. Avsikten är att rapporten skall ha en sådan uppläggning även fortsättningsvis. Genom att den årliga rapporten beslutas ges regeringen möjlighet att i den budgetproposition som läggs fram kommentera och redogöra för de åtgärder som vidtagits med anledning av revisionens iakttagelser inom såväl årlig revision som effektivitetsrevision. Det kan i sammanhanget erinras om att regeringen i samband med reformen av den statliga revisionen i lagen (1996:1059) om statsbudgeten (47 §) ålagts att för redovisa vilka åtgärder den vidtagit med anledning av iakttagelser. Redovisning kan lämnas i årsredovisningen för staten, i budgetpropositionen eller på annat sätt. årliga rapport bifogas denna redogörelse (se bilaga). Av lagen (2002:1023) med instruktion för framgår (12 §) att styrelsen beslutar om framställningar och redogörelser till med anledning av riksrevisorernas beslut i granskningsärenden avseende bl.a. den årliga rapporten. Enligt lagens förarbeten skall den årliga rapporten av styrelsen lämnas till oavsett om styrelsen avser att lämna några förslag till ställningstagande till rapporten eller inte. Styrelsen beslutar att årliga rapport skall överlämnas till i form av en redogörelse. årliga rapport lämnas nu . Enligt 12 § lagen (2002:1022) om revision av statlig verksamhet m.m. ska de viktigaste iakttagel-serna vid effektivitets-revi-sionen och den årliga revisionen samlas i en årlig rapport. Den årliga rapporten lämnas till regeringen och . Rapporten utgör en sammanställning av de viktigaste iakttagelserna från den genomförda revisionsverksamheten. Huvudsyftet är dock inte att redo-visa resultaten av enskilda granskningar. Detta sker löpande inom ramen för ordinarie verksamhet. I den årliga rapporten vill vi riksrevisorer i stället lyfta fram sådana resultat eller slutsatser från gransknings-verk-samheten som är av mer generell eller prin-ci-piell betydelse. När det gäller den årliga revisionen kan det till exempel röra sig om olika styrnings- eller regel-mässiga förhållanden som försvårar för myndigheterna att uppfylla det ansvar som åvilar den statliga förvalt-ningen. När det gäller effektivitetsrevi-sionen är avsikten att den årliga rapporten ska utgöra det främsta redskapet för att ge en samlad bild av läget inom statsförvalt-ningen utifrån de prioriterade teman som uttrycks i gransknings-plan. är en ny myndighet under . Den årliga rapport som lämnas avser således inte ett fullt verksamhetsår. Perioden från har dessutom präglats av uppbyggandet av en ny verksamhet. Flertalet av de effek-tivitetsrevisioner som publicerats har påbörjats i tidigare orga-nisa-tioner. Dessa förut-sättningar har påverkat förutsättningarna att göra en bred analys. Vi har trots detta bedömt det som angeläget att ge den första årliga rapporten en tematisk uppläggning med den övergripande inriktning som vi avser ska prägla denna produkt . Riksrevisorerna har beslutat i detta ärende. Revisionsdirektör har varit föredragande. Stabschef har deltagit i den slutliga handläggningen. årliga rapport till och regeringen innehåller en sammanfattning av väsentliga iakttagelser från det gångna årets granskningsarbete. Rapporten bygger på följande underlag från den verksamhet som genomförts under första år: granskning av myndigheternas årsredovisningar och förvaltning årlig revision av årsredovisningen för staten 2003. har avrapporterat resultatet av sina granskningar till regering, myndigheter och andra revisionsobjekt. Resultaten har också redovisats för . Av de rapporter som styrelsen hunnit behandla har samtliga föranlett en skrivelse till med framställning eller redogörelse i enlighet med vad som stadgas i 12 kap. 7 § regeringsformen (se bilaga). tre verksamhetsområden är årlig revision, effekti-vitetsrevision och internationella uppdrag. Den årliga revisionen ska ske enligt god revisionssed. Dess syfte är att dels bedöma om redo-vis-ningen är tillförlitlig och räkenskaperna rättvisande, dels om ledningens förvaltning följer tillämpliga föreskrifter. Effektivitetsrevisionen ska främst ta sikte på förhållanden med an-knyt-ning till statens budget, genomförandet och resultatet av statlig verksamhet och åtaganden i övrigt men får också avse de statliga insatserna i allmänhet. Granskningen ska främja en sådan utveck-ling att staten med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser. Inom ramen för den internationella verksamheten åtar sig uppdrag och tillhandahåller tjänster inom revisionsområdet. Myndigheten har ett särskilt anslag för internationellt utvecklingssamarbete . Inom ramen för den årliga revisionen har granskat cirka 270 revisionsobjekt. har också förordnat revi-sorer i ett 40-tal bolag och stiftelser. Dessutom har 13 effektivitets-gransk-ningar avslutats från myndighetens start fram till . upprättar en granskningsplan där inriktningen för granskningsverksamheten slås fast. En väsentlig utgångspunkt för granskningsplanen avseende 2004 är nio olika teman som identifierats. Avsikten med temana är att fokusera granskningarna men de utgör också ramen för avrapportering i den årliga rapporten. Flertalet av de effektivitets-granskningar som avslutats har inte påbörjats som ett resultat av inriktningen i granskningsplanen . har ändå valt att så långt möjligt i den årliga rapporten redovisa iakttagelser från effektivitetsrevisionen i denna tematiska struktur. Iakttagelser inom årlig revision har avrapporterat sina iakttagelser och slutsatser av den årliga revisionen av enskilda myndigheter och andra organisationer i revisionsberättelser och annan avrapportering. I detta avsnitt av den årliga rapporten redovisas sådana iakttagelser som är av generell betydelse eller av större principiell vikt. Revisionsberättelser för myndigheter och andra organisationer har lämnat revisionsberättelse för 266 myndigheter och andra organisationer exklusive aktiebolag och stiftelser avseende årsredovisningen för . I 17 fall har revisionsberättelsen lämnats med en invändning, det vill säga ett väsentligt fel har konstaterats i årsredovisning och/eller förvaltning. Följande myndigheter har fått invändning i revisionsberättelsen: för levande historia Försvarsmakten i i Ombudsmannen mot etnisk diskriminering Sameskolstyrelsen Rikstrafiken Kemikalieinspektionen Kungliga hov- och slottsstaten då den årliga revisionen genomfördes av och revisorer lämnades 15 revisions-be-rättel-ser med invändning. För har, i likhet , invändningar riktats mot såväl stora som små myndigheter. För sex myndig-heter har invändningen haft sin grund i ett anslagsöverskridande och i ett fall ett överskridet bemyndigande. Överskridandena har i dessa fall berott på att myndigheterna inte har haft tillräcklig kontroll och uppföljning av anslagsför-brukningen . Man har därmed inte haft möjlighet att dra ned på utgifter och anslagsutnyttjande innan det varit . I något fall beror över-skridandet på att man i arbetet med årsredovisningen upptäckt felaktig-heter som korrigerats med ett överskridet anslag som följd. Revisionsberättelse för årsredovisningen för staten har granskat och lämnat revisionsberättelse över årsredo-vis-ningen för staten (skr. 2003/04:101). Årsredovisningen har bedömts i allt väsentligt vara rättvisande, vilket bland annat innebär att den följer god redovisningssed i staten, innehåller de dokument som krävs enligt 38 § lagen om statsbudget samt att den är upprättad med den organisatoriska avgräns-ning och med de uppställningsformer som framgår av regeringens norme-rings-beslut . I detta sammanhang vill peka på det principiellt tvek-samma i att regeringen beslutar om avgränsning och uppställningsformer för den återrapportering som kräver av regeringen genom lag om statsbudgeten. Detta har även framfört i sitt remissyttrande (dnr 15-2004-0037) över rapporten principer för utform-ningen av statbudgeten (Ds 2003:49). vill uppmärksamma att det, även om årsredovisningen för staten följer god redovisningssed i staten, finns flera förhållanden som negativt påverkar informationskvaliteten och därmed användbarheten av årsredovisningen för staten som analysmaterial och beslutsunderlag. Bland dessa förhållanden kan nämnas: All statlig verksamhet redovisas inte över statsbudgeten och därmed inte heller i årsredovisningen för staten. All verksamhet redovisas inte fullt periodiserad. Detta gäller främst skatteuppbörden. Nettoredovisning av inkomster och utgifter på statsbudgeten förekommer i flera fall. Den av regeringen beslutade organisatoriska avgränsningen omfattar inte samtliga statliga myndigheter. Vid en jämförelse av dessa brister med innehållet i förslaget till ny stats-budget framgår att en stor del av bristerna skulle bortfalla om förslaget till ny statsbudget genomfördes. Enligt förslaget till ny statsbudget ska budgete-ring och redovisning på statsbudgeten i huvudsak baseras på bokförings-mässiga principer. Statsbudgeten ska vidare innehålla alla beräknade intäkter och kostnader för staten, alla betalningar som påverkar statens lånebehov samt en beräkning av statens finansiella sparande. I sitt remissyttrande framförde att en sådan presentation av statsbudgeten ger en mer fullständig bild av den statliga verksamhetens totala omfattning och en mer rättvisande bild av verksamhetens kostnader. Därmed ges också förbättrade möjligheter att bedöma verksamhe-tens kostnadseffektivitet. Den föreslagna förändringen främjar dessutom en mer enhetlig styrning av all statlig verksamhet, oavsett hur den finansieras. Förändringarna innebär att budgeten redovisas mer öppet och möjliggör bättre uppföljning och analys av den statliga ekonomin. Ett exempel där en övergång till nya principer enligt utredningens förslag skulle främja en mer rättvisande redovisning är den senareläggning av betal-ningen av avgift till EG:s budget som regeringen beslutade om . De bakomliggande skälen för regeringens beslut var att rege-ringen befarade att utgiftstaket för skulle komma att överskridas om inte åtgärder vidtogs. Avgiften för december uppgick till . Den berörda myndigheten, Kammarkollegiet, anslagsavräknade enligt gällande regelverk i samband med utbetalning, vilket medförde att anslaget belastades 2004 i stället . Ett motsvarande exempel är där regeringen fattade beslut om ändrad utbetalningstidpunkt för ramanslaget 16:25:16, Statligt stöd för utbildning av vuxna. Ändringen innebär minskad anslagsbelastning för om . kan konstatera att gällande regelverk medför att redovis-ningen mot anslag och inkomsttitlar baseras på betalningsflödet och inte speglar den genomförda verksamheten. Genom att regeringen fattar beslut som medför att utgifter kan såväl tidigareläggas som senareläggas blir konse-kvensen att jämförelse mellan statsbudgeten, årsredovisning för staten och nationalräkenskaperna ytterligare försvåras. Sena regeringsbeslut försvårar för myndigheterna Vid de avslutande regeringssammanträdena inför jul- respektive sommar-uppehållen fattas ofta beslut som är av stor betydelse för myndigheternas redovisning och finansiering av sin verksamhet. Den berörda myndigheten nås ofta inte av beslutet förrän hel- respek-tive halvårsskiftena. Arbetet med årsredovisning och delårsrapport blir därmed svårare. I vissa fall uppfattas regeringsbesluten också som otydliga vilket skapar problem för myndigheten att genomföra de beslutade åtgär-derna på ett korrekt sätt. Problemet med otydliga och sena regeringsbeslut, vilket varit en återkommande iakttagelse inom den statliga revisionen , är störst inom universitet och högskolor, försäkringskassor samt länsstyrelserna. Centrala () totala lånefordran på de låntagare som är bosatta utomlands (emigranter och personer med giltig utlands-adress) uppgår till nästan . Utestående lånefordran på låntagare som inte längre betalar av på studielånen trots att lånen inte avskrivits eller att de på annat sätt medgivits uppskov etc. uppgår, enligt uppgift från CSN, till . CSN påminner och kräver de låntagare som inte betalar sitt årsbelopp. Betalar inte låntagaren trots detta vidtar CSN vanligtvis inga ytterligare åtgärder trots att de relativt få ärenden som lämnats till inkasso har gett ett lyckat resultat i form av återbetalningar. En anledning till att CSN inte prioriterat indrivningen av dessa fordringar torde vara att utgifterna för indrivningen ofta överstiger det belopp som CSN får ta in och som redo-visas mot förvaltningsanslaget. Den del av fordringarna som avser låne-skulden ska nämligen redovisas mot anslag som CSN inte disponerar. Det ekonomiskt mest fördelaktiga för CSN är således att inte driva in fordringarna. Bestämmelserna inom området är tydliga, och det är CSN:s ansvar att kräva in fordringarna. För att få ett bättre resultat av myndighetens insatser bör dock regeringen i större utsträckning ställa riktade krav på återrappor-tering, till exempel genom att begära redovisningar av förfallna fordringar och vilka åtgärder CSN vidtar för att erhålla återbetalning. Möjligen kan också de ekonomiska incitamenten för CSN behöva ses över. , byggnader och fast egendom i övrigt som främst har ett kultur-historiskt värde och museiföremål som normalt inte omsätts på en marknad ska, , i en myndighets balansräkning redo-visas som anläggningstillgångar, s.k. kulturtillgångar. I kapitalförsörjningsförordningen (1996:1188) finns bestämmelser om finansiering av anläggningstillgångar. Där framgår att anläggningstillgångar som används i verksamheten ska finansieras med lån i . Med anläggningstillgång som används i verksamheten avses anläggnings-tillgångar som inte betraktas som infrastrukturella eller dylikt. Utgångs-punkten är att anläggningstillgångar som utgör insatsresurser i myndig-hetens verksamhet ska anses vara anläggningstillgångar som används i verksamheten. För de tillgångar som inte ska finansieras med lån i finns bestämmelser för finansiering av infrastrukturella anläggningstill-gångar. I 10 § kapitalförsörjningsförordningen anges att sådana tillgångar ska finansieras med anslag eller med sådana försäljningsinkomster som anges i 18 §. I ESV:s allmänna råd till 10 § uppräknas exempel på infra-strukturella anläggningstillgångar såsom vägar och järnvägar. Där framgår också att krigsmateriel hanteras på samma sätt som infrastrukturella tillgångar. Mot bakgrund av ovanstående följer att kulturtillgångar normalt inte får lånefinansieras eftersom de inte är att betrakta som anläggningstillgångar som används i verksamheten. Kulturtillgångar är heller inte att betrakta som infrastrukturella anläggningstillgångar. Möjligen skulle de kunna omfattas av samma undantag från lånemodellen som de infrastrukturella anläggningstill-gångarna med hänvisning till formuleringen "eller dylikt". Det saknas dock definition av vad som avses med formuleringen och det saknas även regler för hur tillgångar som omfattas av detta undantag ska finansieras. bedömer att det saknas bestämmelser som reglerar hur kulturtillgångar ska finansieras och anser att regelverket bör förtydligas på denna punkt. genomför särskilda granskningar av olika slag. Det kan röra sig om tvärsektoriella granskningar eller frågor av speciell eller brådskande karaktär. Särskilda granskningar kan även genomföras om det i den ordinarie granskningsverksamheten framkommit iakttagelser om risk för överträdelser av lagar och bestämmelser. har några särskilda granskningar vid befarade oegentligheter genomförts, liksom en förberedande undersökning för att starta särskild granskning. Granskning vid befarade oegentligheter genomför vid behov särskilda granskningar vid befarade oegentligheter. Denna typ av granskning syftar till att klarlägga om problem föreligger och i så fall ta fram ett underlag som kan överlämnas till rätts-vårdande myndigheter i syfte att förenkla deras arbete. Myndigheter som granskas medverkar normalt i arbete att ge rättsvårdande myndigheter detta underlag. Utgångspunkten för granskningen är det revisionsmandat som anges i revisionslagen. Denna typ av granskningar kan ses som ett sätt att utveckla revisionen och använda kunskapen från revision till nytta för andra myndigheters arbete. har, på rekommendation av och med underlag bifogat, anmält ett ärende till rättsvårdande myndigheter . Åklagare vid har med anledning av anmälan beslutat att inleda förundersökning rörande misstanke om bedrägeri genom urkundsförfalskning. Det andra ärendet som, på rekommendation av , lämnats till åklagare av granskad myndighet rör ett ärende inom och avser misstanke om trolöshet mot huvudman. har även genomfört en särskild granskning mot bakgrund av befarade oegentligheter i Försvarsmaktens rapportering till . Försvarsmakten genomförde med anledning av uppgifter om felaktigheter en intern granskning av ledningens representation och förmåner, både med hjälp av sin internrevision och genom tjänster från en revisionsbyrå. beslutade att följa deras interna granskning. Mot bakgrund av de resultat som kom fram beslutade att särskilt granska kostnader för representation och förmåner för direktionens ledamöter i myndigheten. I en revisionsrapport till Försvarsmakten framhöll att det fanns risk för att skattepliktiga förmåner inte redo-visats fullständigt för ledamöter i Försvarsmaktens direktion . rekommenderade därför Försvarsmakten att ta initiativ till att klarlägga dessa sakförhållanden genom att begära en omprövning hos av myndighetens skattedeklarationer . Behov av klarlägganden fanns enligt främst inom områ-d-ena chefsservice, intern representation och bostadsförmåner. Försvarsmakten genomförde med anledning av rapporten en intern genomgång och rapporterade resultatet till såväl som . Försvarsmakten betalade även in kompletterande arbets-givaravgifter till samt rättade tidigare lämnade kontrolluppgifter. Förberedande undersökning avseende och har med anledning av återkommande uppgifter om svag intern kontroll, eventuell otillbörlig påverkan och andra oegent-lig-heter gjort en förberedande undersökning av verksamheten inom respektive . Undersökningen har syftat till att bedöma om det är motiverat att genomföra en granskning av bolagen. Efter avslutad undersökning beslöt att det inte finns anledning att inleda en grans-kning. Beslutet redovisades i PM till bolagen och regeringen. Skälet var att det då startats flera granskningar internt och externt av de båda bolagen. Det fanns enligt beslutet goda möjligheter att dessa granskningar kommer att ge en tillräckligt ingående belysning av frågan om eventuell otillbörlig påverkan och andra oegentligheter samt var ansvaret för den uppkomna situationen ligger. fäste dock bolagens styrelsers och ledningars upp-märk-samhet på några iakttagelser om hur bolagsledningarna har hanterat de risker som funnits. bedömde att ledningen för borde ha vidtagit åtgärder för att upprätthålla den interna styrningen och kontrollen på en god nivå. Vad gäller Vin & Sprit vidtog bolaget åtgärder för att behålla sin höga marknadsandel. De försäl-jnings-aktiviteter som vissa säljare ägnade sig åt i detta sammanhang visade sig dock strida mot avtalet om leverantörskontakter mellan System-bolaget och Vin & Sprit. bedömning är att ledningen för Vin & Sprit, eftersom företaget är statligt ägt, borde ha agerat mer aktivt för att undvika varje form av aktivitet som överskred regler och gällande avtal. Höga tjänstemäns representation och förmåner Behovet av att kunna representera och behovet av förmåner varierar beroen-de av vilken typ av verksamhet som bedrivs. Inom staten finns regler för representation och förmåner i verksförordningen och i () vägledning för reglering av representation. Omfattningen av representation och förmåner bestäms av den högste chefen för organisa-tionen medan förmåner för myndighetschefer bestäms av regeringen. beslutade att granska hur ett urval statligt finansierade organisationer hanterar höga tjänstemäns representation och förmåner. Syftet med granskningen har varit att få en överblick av hur de statliga organisationerna hanterar ledningens representation och förmåner. Totalt har 36 organisationer valts ut. Vid varje organisation har tre till fyra personer i den högsta ledningen granskats. För var och en av organisationerna har undersökts om det finns fast-ställda riktlinjer för representation, hur de fastställda reglerna tillämpas för ledningen samt om det finns rutiner för uppföljning och kontroll av reglerna. Även förekomsten av eventuella förmåner för samma grupp har granskats med avseende på om gällande regelverk följs samt om organisationerna har rutiner för uppföljning och kontroll av dessa regler. har avrapporterat resultatet av varje granskning till respek-tive organisation enligt ordinarie rutiner. Vidare har en sammanställning av alla granskningar gjorts i rapporten tjänstemäns representation och förmåner (RiR 2004:12). Nedan sammanfattas väsentligaste iakttagelser. granskning visar att regler för representation finns och är upprättade och beslutade av myndighetscheferna enligt kraven i verksförord-ningen. Det framgår också att organisationerna i stor utsträckning följer reglerna vad gäller höga statstjänstemäns representation. I några fall har dock funnit skäl att rapportera till berörda styrelser om representationen. Reglerna för representation följs i stor utsträckning Interna riktlinjer för representation har upprättats och godkänts av myndig-hetschefen vid de granskade myndigheterna. De myndigheter som omfattas av verksförordningen uppfyller således förordningens krav i detta avseende. I huvudsak följde hanteringen av de höga statstjänstemännens repre-sentation de regler som finns fastställda. Vid 13 av de organisationer som granskades hade inga synpunkter alls på de verifikationer som valts ut. För övriga organisationer var dock redovisningen av representationen inte korrekt i alla avseenden. Vanligast var att syftet med representationen inte framgick av verifikationer samt att deltagares namn saknades. Överskridanden av beloppsgränser förekom sällan och gällde då i regel mindre belopp. I två fall har iakttagelser i denna del föranlett rapport till respektive styrelse. Det gäller dels (Revisionsrapport dnr 32-2003-0371), dels (dnr 32-2003-0300). I flera organisationer bör rutinerna för samt uppföljningen och kontrollen av representation förbättras Innehållet i de fastställda riktlinjerna för representation följer i betydande utsträckning ESV:s vägledning.