frsrdg · GT04JO1 · 2005-12-01 00:00:00 — Myndigheten skall således först ha förvissat sig om att uppgifterna inte kan lämnas ut innan den begär de upplysningar som behövs för sekretessprövningen. Uppgifter som finns tillgängliga i en terminal avsedd för allmänheten (fortsättningsvis kallad allmänhetens terminal) är offentliga och någon sekretessprövning behöver således inte göras för att utlämnande av dem skall kunna ske. Sådana uppgifter skall därmed vid en begäran lämnas ut utan att någon efterforskning skall göras om i vilket syfte uppgifterna skall användas eller vem det är som begär uppgifterna. S.L. och hennes kamrater borde således utan vidare efterforskning åtminstone ha fått information om att uppgifter som inte omfattades av sekretess var tillgängliga i allmänhetens terminal. För sådana uppgifter som inte var tillgängliga i denna terminal och där en sekretessprövning behövde göras innan utlämnande kan det naturligtvis ha varit nödvändigt att efterforska syftet med begäran eller vem det var som begärde utlämnandet. Myndigheten bör i ett sådant fall informera den enskilde om att myndigheten för att kunna göra en sekretessprövning behöver veta vem det är som efterfrågar uppgifterna eller i vilket syfte uppgifterna skall användas. Det är naturligtvis viktigt att kommunikationen mellan myndigheter och allmänheten fungerar på ett sådant sätt att den enskilde ges upplysning om vilka uppgifter som är offentliga och därmed kan utlämnas utan sekretessprövning och att det därutöver kan finnas uppgifter som behöver sekretessprövas innan en eventuell utlämning kan ske. Av vad som har kommit fram i detta ärende förefaller det som om myndighetens information till S.L. och hennes kamrater inte har varit tillräcklig i detta avseende. En myndighet har möjlighet att hänvisa en enskild, som begär att få ta del av offentliga uppgifter, till att denne får ta fram uppgifterna själv på en terminal som finns tillgänglig i myndighetens lokal. Detta förutsätter dock att det finns en faktisk möjlighet att få fram uppgifterna på det sättet inom en rimlig tid. Att hänvisa en enskild till att ta fram uppgifterna själv från en terminal som dock uppges vara uppbokad är givetvis inte tillfredsställande. Med de uttalanden som jag nu har gjort avslutar jag ärendet. Allvarlig kritik mot två skolor för handläggningen av framställningar om utlämnande av allmänna handlingar, bl.a. utlämnande av sekretessmarkerade handlingar och underlåtenhet att pröva framställningarna i deras helhet (Dnr 2835-2003) I en anmälan till JO framförde A.R. klagomål mot utbildningsförvaltningen i angående handläggningen av en begäran om utlämnande av kopior av allmänna handlingar. anförde bl.a. följande. skrev hon till Åsö vuxengymnasium och begärde bl.a. att få kopior av provuppgifter, hennes dotters rättade svar och några andra elevers rättade svar. fick hon från skolan ett nekande besked med hänvisning till skollagen. Eftersom beskedet inte var formulerat som ett överklagbart beslut bad hon den 6 och om att få ett sådant, men fick varken handlingar eller beslut. Efter en påminnelse fick hon ett telefonsamtal från en av lärarna som uppgav att man vid skolan kände sig förföljd av hennes brev med begäran om överklagningsbart beslut. Efter samtalet fick hon en bunt med prov jämte rättade provsvar, bl.a. två rättade nationella prov i tyska som var märkta Sekretessbelagt t o m utgången av . Hon beslöt att begära rättade provsvar från samma nationella prov i tyska från en annan skola och skrev därför till den 13 och . Biträdande rektor bad henne emellertid att återkomma vilket hon gjorde. Efter ytterligare påminnelser fick hon per e-post besked om att den begärda handlingen var sekretessbelagd till 2011 samt att hon vid besvär hänvisas till skolans rektor eller till att kontakta . begärde hon per e-post ett överklagbart beslut. Trots att hon inte hade fått något beslut överklagade hon den 27februari 2002 det besked hon fått till Kammarrätten i . fick hon per e-post följande meddelande från skolan. Ärendet som åsyftas i brevet är enligt sekretessbelagt . Allt enligt markering på provet ifråga. Efter konsultation med chefsjuristen på ovan nämnda verk, meddelades detta beslut. Då utfärdat dokumentet och tagit detta beslut hänvisas till denna myndighet. Överklagandet och handlingarna översändes från till kammarrätten . Kammarrätten avvisade överklagandet med hänvisning till att det inte fanns något överklagbart beslut och överlämnade handlingarna till för vidare handläggning. Efter att ha väntat på handlingarna tillskrev A.R. utbildningsförvaltningen i med en förnyad begäran om de aktuella handlingarna. fick hon svar i form av ett överklagbart avslagsbeslut. I beslutet hänvisades till att det kunde överklagas hos länsrätten. Anmälan remitterades till i för utredning och yttrande. Nämnden överlämnade som sitt remissvar ett tjänsteutlåtande från utbildningsförvaltningen undertecknat av dåvarande direktören och avdelningschefen . Av tjänsteutlåtandet framgick bl.a. följande. Ärendet kan delas upp i två delar. En del som avser handläggningen på Åsö gymnasium och en del som avser hanteringen på . Den omfattande korrespondensen redovisas i bilaga (ej bifogad här; JO:s anm.). Ärendet aktualiserades () genom ett brev från A.R. till Åsö vuxengymnasium med en begäran om ett antal handlingar. Detta brev föranledde en intensiv brevväxling mellan skolan och A.R. ett brev till med i stort sett samma innehåll som det brev som skolan erhållit. Förvaltningen gör en noggrann utredning och skriver tillsammans med personal på skolan och stadens juridiska avdelning ett utförligt svar. Svaret anmäldes i . Då brevet till förvaltningen och svaret inte kommit till JO:s kännedom bifogas dessa (ej bifogade här; JO:s anm.). Förvaltningen är medveten om att varken svaren från skolan eller det svar som förvaltningen givit till sin karaktär kan betraktas som ett överklagningsbart beslut. Principen i svaren har dock varit att bringa klarhet kring elevens skolsituation och hur skolan har hanterat bedömningen av elevens prestationer. Svaren har varit ett försök att ge föräldern en samlad bild av dotterns hela skolsituation. Av misstag råkade läraren vid Åsö vuxengymnasium att skicka med ett nationellt prov i tyska som är sekretessbelagt till 2011 av . Skolledningen anser det klart olämpligt att så har skett. Man har efter detta sett över sina interna rutiner vid skolan och ärenden av denna karaktär ska inte handläggas av en enskild lärare utan skolledningen har det fulla ansvaret att handlägga och besluta i denna typ av ärenden. Man har även genomfört utbildningsinsatser för lärare och kanslipersonal för att på bästa sätt kunna tillvarata allmänhetens intressen. har besvärat sig till kammarrätten då hon inte fått ut de handlingar hon begärt från . Kammarrätten fattar i mål nr 2010-2002 beslut om att avvisa överklagandet och att överlämna handlingarna i det aktuella målet till för vidare handläggning. Beslutet från kammarrätten skickades till . På skolan diarieförs ärendet enligt de rutiner som skolan har haft. Vad som sedan händer med handlingarna är oklart. Vid det aktuella tillfället arbetade man med att lägga ner skolan. upphörde som egen enhet . Då inte skolan har åtgärdat ärendet efter det att kammarrätten fattat sitt beslut skriver A.R. skriver rektor ett svar till A.R. Tyvärr innehåller svaret en felaktig besvärshänvisning. Bilagan som skickades med svaret avsåg besvär till länsrätten. Förvaltningen handlägger dock besvärsärenden till kammarrätten och länsrätten på likartat sätt. Besväret i fråga går in till där den diarieförs av registrator. Ärendet går sedan vidare till en handläggare som gör en bedömning om ärendet ska sändas vidare. Handläggaren ser då om ärendet ska gå vidare till kammarrätten eller till länsrätten. Förvaltningen anser det dock mycket olyckligt att rektor med sitt svar har skickat med en felaktig besvärshänvisning. Detta kan förstås te sig förvillande för den enskilde personen. I detta fall kan förvaltningen konstatera att A.R. inte lidit någon rättsförlust eftersom hon kände till att man i detta fall skulle överklaga till kammarrätten. beklagar det inträffade. För att öka kunskapen och vikten av att känna till hanteringen av offentliga handlingar kommer förvaltningen att genomföra en utbildning i ämnet tillsammans med stadens juridiska avdelning. Utbildningen kommer att genomföras (2003; JO:s anm.) och alla rektorer och biträdande rektorer är kallade. bereddes tillfälle att yttra sig över remissvaret. I beslut anförde JO följande. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF), vilket kapitel även primärt reglerar frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Av 2 kap. 3 § TF framgår att en handling är allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § samma kapitel är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut som alltså inte omfattas av sekretess på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av handlingen. Denne har enligt 2 kap. 13 § TF även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen. En begäran om kopia skall behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden härav är att besked i en utlämnandefråga bör lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. Fråga om utlämnande av allmän handling prövas enligt 2 kap. 14 § TF av den myndighet som förvarar handlingen. Svarar en viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handlingen, ankommer det, enligt 15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen (1980:100), på honom att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till enskild. I tveksamma fall skall den som har handlingen i sin vård hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Vägrar han att lämna ut handlingen eller lämnar han ut den med förbehåll, skall han på sökandens begäran hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta och att ett beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Rätten att få ett sådant formellt beslut tillkommer sökanden oavsett grunden för avslagsbeslutet. Ett beslut att avslå en begäran att få del av eller kopia av allmän handling får sökanden, enligt 2 kap. 15 § första stycket TF och 15 kap. 7 § sekretesslagen överklaga hos kammarrätten. Enligt 4 kap. 3 § sekretesslagen gäller sekretess för uppgift som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov eller psykologiskt prov under myndighets överinseende, om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs. Av bestämmelsen följer ett förbud att röja uppgift för vilken det gäller sekretess. Den som uppsåtligen röjer sådan uppgift kan enligt 20 kap. 3 § dömas för brott mot tystnadsplikt till böter eller fängelse i högst . Den som av oaktsamhet begår sådan gärning skall dömas till böter. I ringa fall skall inte dömas till ansvar. Enligt förarbetena till straffbestämmelsen (prop. 1979/80:2 Del A s. 404) får frågan huruvida ett oaktsamt brott är ringa avgöras med hänsyn till samtliga omständigheter i det konkreta fallet. En omständighet av betydelse kan vara vilken uppgift som har röjts och vilken skada detta har medfört. I 15 kap. 3 § sekretesslagen stadgas följande. Kan det antas att hinder mot utlämnande av uppgift i allmän handling föreligger enligt sekretessbestämmelse i denna lag eller annan författning, får myndighet utmärka detta genom särskild anteckning. Sådan anteckning skall innehålla beteckningen Hemlig samt ange tillämplig bestämmelse, dagen för anteckningen och den myndighet, som har låtit göra den. Handläggningen vid Åsö vuxengymnasium Det har ankommit på ledningen för att med utgångspunkt i de bestämmelser som jag ovan redogjort för behandla A.R:s framställningar. skulle, när skolan gjorde den bedömningen att samtliga begärda handlingar inte kunde lämnas ut, ha fått ett beslut med anvisning om hur det kunde överklagas. Ledningen för kan inte undgå kritik för denna underlåtenhet. Det nationella provet i tyska var enligt markering på framsidan sekretessbelagt t.o.m. utgången av 2011. Den åsatta markeringen uppfyllde i och för sig inte i rent formellt avseende kraven i 15 kap. 3 § sekretesslagen. Detta hindrar inte att ett utlämnande av provet skulle kunna medföra straffansvar för vederbörande tjänsteman. Jag har av den anledningen övervägt om förfarandet kan bedömas som brott mot tystnadsplikt enligt bestämmelserna i 20kap. Det finns här bl.a. mot bakgrund av nämndens uppgift att utlämnandet har skett av misstag inte anledning anta att det har skett uppsåtligen. Vid prövningen av frågan om ansvar för utlämnande av oaktsamhet har jag inte funnit annat än att omständigheterna i detta fall är sådana att oaktsamheten i straffrättsligt hänseende kan bedömas som ringa och således inte medföra ansvar. Det saknas därför skäl för mig att inleda en förundersökning. Jag vill emellertid framhålla att det inträffade naturligtvis ändå inte är godtagbart och förtjänar allvarlig kritik. Av remissvaret framgår att de interna rutinerna vid skolan har setts över och att utbildningsinsatser har genomförts för lärare och kanslipersonal. Jag lämnar därför saken. Remissvaret i denna del berör inte den inledande handläggningen av A.R:s framställningar till om att få ut kopia av nationella prov i tyska, varför jag förutsätter att de uppgifter som A.R. har lämnat är riktiga. Inte heller vid har handläggningen av hennes framställningar skett enligt de bestämmelser som redovisats ovan. Det har ålegat ledningen för att skyndsamt pröva om handlingarna var sekretesskyddade och, om så var fallet, meddela ett avslagsbeslut med överklagandehänvisning. Av utredningen i ärendet framgår att inte ens efter det att handlingarna överlämnades från kammarrätten skedde en sådan formell prövning. Först efter det att A.R. kontaktade utbildningsförvaltningen erhöll hon ett överklagbart beslut. Det var dock försett med en felaktig överklagandehänvisning. Det inträffade förtjänar allvarlig kritik. Jag noterar att utbildningsinsatser angående hanteringen av allmänna handlingar har genomförts. Med den allvarliga kritik som uttalas ovan avslutas ärendet. Ett landstingsarkiv hade öppet endast en gång och tog emot besök endast efter överenskommelse. Fråga bl.a. om det begränsade öppethållandet står i överensstämmelse med kravet i förvaltningslagen (1986:223) på myndigheters serviceskyldighet (Dnr 3235-2003) framförde i en anmälan till JO klagomål mot i län angående handläggningen av en förfrågan från honom om att få besöka myndighetens arkiv för att ta del av vissa handlingar. Han anförde bl.a. följande. Han tillskrev strax och informerade om att han hade för avsikt att besöka den för att på plats ta del av protokoll och handlingar från läns norra landstings förvaltningsutskott. Han önskade börja med materialet och framåt så långt han hann under den inplanerade veckan. Hans fråga till gällde om den av honom tilltänkta veckan var lämplig ur synpunkt. Som svar fick han ett meddelande från landstingsarkivet, daterat och undertecknat av en anställd vid diariet enligt uppdrag från arkivarien. Meddelandet, som S-Å.P. bifogade sin anmälan i kopia, hade i huvudsak följande lydelse. Du har skrivit till i län och begärt att få besöka . Vi behöver få reda på om det gäller för egen forskning eller på vems uppdrag detta skall ske. har öppet en gång och tar endast emot besök efter överenskommelse, vilket nästa gång blir . var kritisk mot att han skulle behöva redogöra för varför han ville ta del av handlingarna. Han ifrågasatte vidare om det förhållandet att landstingsarkivet endast hade öppet en gång var förenligt med lagstiftningens krav på myndigheters tillgänglighet. Anmälan remitterades till i län, , för utredning och yttrande. anförde i ett yttrande i huvudsak följande. registrator och arkivarie har lämnat följande redogörelse för bakgrund och omständigheter i det aktuella fallet. I skrivelse efterlyste S-Å.P. vissa handlingar från norra landstingsområdet. I svar uppgavs att efterfrågade handlingar inte fanns och att inte hade möjlighet att låna ut några arkivhandlingar, men att det gick bra att bestämma en tidpunkt för besök i landstingsarkivet om så önskades. måste då göras eftersom arkivet inte hade ständig bemanning. inkom med en ny skriftlig begäran om att få ta del av handlingar daterad enligt följande: Hej! Jag planerar att besöka för att börja gå igenom protokoll/handlingar från norra förvaltningsutskott (så långt jag hinner). Jag undrar därför vilken vecka som passar bäst? Med vänlig hälsning, S-Å.P.. svar på S-Å.P.s begäran framgår av anmälan (se ovan under Anmälan, JO:s anmärkning). Den berörda landstingspersonalen har framhållit att svar skall ses som ett sätt att så smidigt som möjligt ordna de praktiska arrangemangen kring S-Å.P.s besök och tillhandahållandet av efterfrågade handlingar. Handlingarna finns i ett landstingsarkiv, beläget på i , med många olika kategorier av handlingar såsom ekonomiska och administrativa handlingar (bl.a. protokoll), särskolehandlingar och patientjournaler. svar var inte formulerat i något annat syfte än att det i ärendet kunde bli aktuellt att inför ett utlämnande pröva sekretessfrågan vad gäller handlingar som till viss del innehåller uppgifter för vilka sekretess gäller och där sekretesstiden är satt till maximalt femtio eller , och vid denna prövning eventuellt använda sekretesslagens regler om förbehåll vid utlämnande av sekretessbelagda uppgifter. Avsikten var att låta S-Å.P. ta del av handlingarna antingen utanför arkivet i eller i arkivet bl.a. beroende på hur många volymer det kunde vara fråga om. har inte närmare preciserat för vilken tidsperiod hans begäran avseende aktuella handlingar avsåg utan som han skriver . Vidare anfördes att S-Å.P. inte hade uppgivit något telefonnummer. Uppgift om telefonnummer till S-Å.P. fanns inte i den allmänna telefonkatalogen. Det var sålunda inte möjligt att direkt diskutera med honom dels de praktiska arrangemangen kring besöket, dels vilken vecka som var aktuell för besöket. På denna punkt har S-Å.P. i anmälan angivit . I hans begäran hade han skrivit att han planerar att besöka . Vid en direktkontakt med honom hade han också kunnat närmare precisera hur långt fram i tiden materialet, som han var intresserad av, sträckte sig. återkommit i ärendet hade vikarierande landstingspersonal under den ordinarie personalens semester kunnat komma överens med S-Å.P. om lämplig tidpunkt för besök i landstingsarkivet och tillhandahållande av begärda handlingar antingen i arkivet eller i annan av . tog dock ej förnyad kontakt med . önskar åberopa Regeringsrättens dom, RÅ 80 2:42, vari domstolen slår fast att offentlighetsprincipen inte innebär att någon utomstående får i ett arkiv eftersöka icke närmare preciserade handlingar och ta ut dem ur arkivet. Principen bygger på att efterfrågade handlingar skall tillhandahållas av vederbörande tjänsteman som före utlämnandet skall undersöka om någon handling inte får lämnas ut enligt sekretessbestämmelserna. Den som vill ta del av en allmän handling har rätt att läsa den i myndighetens lokaler, om den inte är hemlig. En sökande har sålunda inte rätt att få tillträde till myndighetens arkiv för att där söka efter handlingar. noterar också bestämmelsen i 2 kap. 14 § 3 st tryckfrihetsförordningen, enligt vilken myndighet inte får på grund av att någon begär att få taga del av allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. är också väl medveten om bestämmelsen i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen, enligt vilken allmän handling som får lämnas ut skall på begäran genast eller tillhandahållas den som vill ta del av den. I det aktuella fallet hade sökanden inte uppgivit någon närmare tidpunkt då han ville ta del av de efterfrågade handlingarna utan endast upplyst om att han planerade att besöka för att gå igenom handlingar. har i sitt svar visserligen angivit att håller landstingsarkivet öppet endast en gång . Därmed är inte sagt att handlingarna som någon önskar ta del av är tillgängliga endast en gång . följer tryckfrihetsförordningens bestämmelser och låter sökande på begäran ta del av allmän handling som får lämnas ut genast eller så snart det är möjligt. Mot bakgrund härav vill framhålla att svar till S-Å.P. var befogat med hänsyn till att uppgifter i de av S-Å.P. begärda handlingarna till vissa delar också beroende på hur långt fram i tiden materialet, som S-Å.P. önskade ta del av, sträckte sig inför ett utlämnande kunde komma att bli föremål för sekretessprövning och att vissa handlingar med uppgifter för vilka sekretess föreligger kunde komma att tillhandahållas med särskilt förbehåll för deras vidarespridning och utnyttjande. Enligt mening var avsikten att underlätta tillhandahållandet av de handlingar som S-Å.P. önskade ta del av. menar att ärendet har sin grund i praktiska kommunikationssvårigheter mellan sökanden och registrator och att på grund härav inte erhållit nödvändiga preciseringar beträffande dels den mer exakta tidpunkten för besöket, dels de handlingar, och omfattningen av tidsperioden beträffande dessa, som hans begäran avsåg. I beslut anförde JO följande. Bestämmelser om utlämnande av allmänna handlingar Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, TF. Där regleras även primärt frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut dvs. inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del därav. Den som önskar ta del av en allmän handling har enligt 13 § även rätt att mot fastställd avgift få en avskrift eller en kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan framställning skall behandlas skyndsamt. Frågan om har överträtt det s.k. efterforskningsförbudet I 2 kap. 14 § tredje stycket TF anges att en myndighet inte på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling får efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Enligt vad som anges i remissyttrandet hade S-Å.P. i ett brev till den 21juni 2003 uppgett att han hade för avsikt att besöka för att gå igenom vissa protokoll, och han undrade vilken vecka som passade bäst. I svarsskrivelse ställdes en fråga som rörde vilket syfte han hade med sin begäran att få del av handlingarna. Av vad har anfört framgår att avsikten med frågan var att förbereda eventuella sekretessprövningar om S-Å.P. vid sitt besök skulle komma att begära handlingar som inte var respektive , och som därför kunde innehålla alltjämt sekretessbelagda uppgifter. Jag kan ha förståelse för att frågan ställdes och anser inte att det har skett någon överträdelse av efterforskningsförbudet. Det hade dock till undvikande av missförstånd varit lämpligt om det i svarsskrivelsen till S-Å.P. hade klargjorts vad som var skälet till att man från sida ansåg sig behöva få reda på av vilken anledning han ville få tillgång till handlingarna. Med det påpekandet lämnar jag denna del. Frågan om arkivets öppethållande för besök från allmänheten Reglerna i TF om tillhandahållande av allmänna handlingar medför krav på myndigheterna att vara tillgängliga för besök från allmänheten.