frsrdg · GT04JO1 · 2005-12-01 00:00:00 — Sammanfattningsvis är det nämndens bedömning att personal var oförberedda, kontrollanterna hörde inte av sig innan besöket och personal ställdes inför ett avgörande utan att ha något rådrum. Det har visat att personalen har svåra överväganden att göra och föranlett nämnden att tillskapa rutiner för en beredskap i liknande situationer . I ett beslut anförde JO följande. Enligt 7 kap. 4 § första stycket sekretesslagen (1980:100) gäller sekretess inom för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. Med socialtjänst förstås enligt tredje stycket bl.a. verksamhet enligt lagstiftningen om socialtjänst och verksamhet enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade. Av utredningen framgår att personal vid det särskilda boendet lämnade uppgift till kontrollanterna om vilka av de boende som hade TV. Uppgift om huruvida en boende vid ett särskilt boende har TV eller inte utgör en uppgift som avser den enskildes personliga förhållanden och omfattas således av sekretess enligt ovan nämnda bestämmelse. Det har inte stått klart att uppgiften har kunnat röjas utan att de boende har lidit men. Något samtycke från de berörda enskilda om att lämna ut uppgifterna har inte heller förelegat. Genom att lämna ut uppgifterna har personal vid det särskilda boendet således åsidosatt den sekretess de har haft att iakttaga. Att röja en uppgift som omfattas av sekretess enligt 7 kap. 4 § sekretesslagen kan medföra ansvar för brott mot tystnadsplikten. Omständigheterna i förevarande fall är sådana att jag inte har funnit skäl att gå vidare i saken. Jag vill emellertid framhålla att det inträffade inte är godtagbart. Jag noterar att vård- och omsorgsförvaltningen med anledning av det inträffade har utarbetat rutiner för en beredskap vid liknande situationer , bl.a. för att undvika att personalen försätts i en svårbedömd situation. Det kan tilläggas att det i betänkandet Radio och TV i allmänhetens tjänst Finansiering och skatter, SOU 2005:2, har lagts fram förslag som torde innebära att antalet avgiftskontroller vid särskilda boenden kan komma att öka. Vissa uttalanden rörande registratorskontors öppethållande under s.k. klämdag. Fråga om registratorsfunktionens fördelning på de inom ett landsting ingående sjukhusen (Dnr 26-2003) Efter utredning av en anmälan anförde JO i beslut bl.a. följande. Enligt 4 § förvaltningslagen (1986:223) skall varje myndighet lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Frågor från enskilda skall besvaras . Om någon enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa honom till rätta. Enligt 5 § förvaltningslagen skall myndigheterna ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, skall allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt. En myndighet skall med vissa undantag ha öppet minst varje helgfri måndagfredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Kravet på öppethållandetider i 5 § förvaltningslagen har tillkommit . Om hur bestämmelsen skall förstås har i förarbetena (prop. 1998/99:52 s. 8) närmare anförts bl.a. följande. Bestämmelsen bör ta sikte på tiderna för öppethållande hos myndigheternas registratorskontor eller motsvarande. Dessa kontor bör på vardagar i princip alltid vara tillgängliga för allmänheten i rimlig utsträckning. Enligt JO skulle en i förväg tillkännagiven inskränkning i myndigheternas öppethållande kunna accepteras. Regeringen anser, såsom också sägs i promemorian, att denna tidsrymd ger uttryck för en rimlig avvägning mellan allmänhetens grundläggande behov av tillgänglighet och myndigheternas behov i vissa fall av ett minskat öppethållande. I bestämmelsen bör därför föreskrivas . På så sätt garanteras att allmänheten erhåller den service som följer av reglerna om allmänna handlingars offentlighet och om myndigheternas tillgänglighet. Den föreslagna bestämmelsen kommer att bli tillämplig på myndigheternas verksamhet under alla vardagar. Den är emellertid betingad av frågan om öppethållande på klämdagar och vid liknande tillfällen då myndigheterna undantagsvis kan behöva ha en mer begränsad tid för öppethållande. Det skall alltså betonas att det är frågan om ett absolut minimikrav avsikten med förslaget är inte att nuvarande tider för öppethållande skall inskränkas. Bestämmelsen skall i stället förstås så att det normalt krävs ett längre öppethållande för att tillgodose allmänhetens intresse av insyn och service, men att det i undantagsfall är acceptabelt att inskränka öppethållandet . Anledning saknas att fastställa några särskilda tider under vilka myndigheterna normalt skall hålla sina registratorskontor öppna. Utgångspunkten är att den föreslagna bestämmelsen kommer att träffa alla myndigheter. Kravet på öppethållande tar emellertid som redan har framhållits sikte på myndigheternas registratorskontor eller motsvarande. En myndighet som har flera små kontor måste självfallet inte hålla alla dessa öppna enligt den föreslagna bestämmelsen. Om en mindre myndighet har sin registratorsfunktion förlagd hos en annan kanske betydligt större myndighet, så räcker det med att den större myndigheten håller öppet. I detta fall får den myndighet som ansvarar för kanslifunktionen anpassa sin verksamhet till såväl sina egna som den andra myndighetens förutsättningar. En myndighet som har sin verksamhet strukturellt eller geografiskt så organiserad att myndighetens registratorsfunktion rent faktiskt är fördelad på olika arbetsställen, måste se till att alla dessa uppfyller kravet på öppethållande. Ett registratorskontor eller motsvarande måste självfallet vara bemannat det skall hållas öppet för allmänheten. Den som utövar registratorsfunktionen, registrator, måste vara normalt tillgänglig för allmänheten under hela den föreskrivna öppethållandetiden. Det är inte tillräckligt att registrator enbart kan nås per telefon, eller personligen först efter på förhand avtalad tid. I 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen (1980:100) stadgas följande. När allmän handling har kommit in till eller upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. Från registreringsskyldigheten undantas i 5 § sekretessförordningen (1980:657) bl.a. sjukhus för patientjournaler, läkarvårdskvitton m.m. En allmän handling som givits in till ett sjukhus och som bedöms höra till en patientjournal behöver därför inte diarieföras. En sådan handling måste emellertid tillföras själva journalen. Detta följer av 3 § patientjournallagen (1985:562) som även föreskriver att de uppgifter som behövs för en god och säker vård av patienten skall föras in i journalen så snart det kan ske. Av remissvaret och övrig utredning framgår följande. För den gemensamma förvaltningen Hälso- och sjukvården (HSD), vari ingår, förs ett förvaltningsgemensamt datorbaserat diarium. Den befattningshavare som tjänstgör som registrator på respektive sjukhus för således in uppgifter i ett för HSD gemensamt diarium. anmälan avser frågan om Lasarett följer gällande lagstiftning vad avser diariets öppethållande i samband med där klämdagar förekommer samt hanteringen och diarieföringen av vissa av henne till lasarettet ingivna handlingar. Jag vill därför framhålla att jag inom ramen för detta ärende inte har funnit anledning att i ett vidare perspektiv utreda och ta ställning till lämpligheten av ett för flera sjukhus gemensamt diarium, bl.a. vad avser frågan om hanteringen av handlingar som innehåller uppgifter för vilka sekretess gäller. Öppethållande på s.k. klämdagar Genom det joursystem som tillämpas inom HSD är alltid, således även på s.k. klämdagar, minst en registrator i tjänst. När den befattningshavare vid som har till uppgift att sköta registraturet är ledig, har annan personal varit i tjänst för bedömning och handläggning av inkomna handlingar, och denna personal har vid behov av diarieföring kunnat kontakta tjänstgörande registrator. De i HSD ingående sjukhusen kan svårligen likställas med de flera små kontor som omnämns i förarbetena till lagstiftningen och vilka inte skulle omfattas av reglerna i 5 § förvaltningslagen. I geografiskt och strukturellt hänseende är organisationen sådan att registratorsfunktionen rent faktiskt är fördelad på de berörda sjukhusen. Det förs dock ett gemensamt diarium med en gemensam löpnummerserie. Diarieföringen har således kunnat utföras av registrator på annat tjänsteställe liksom möjlighet har funnits att få upplysningar ur diariet. En förutsättning för att ett sådant system skall fungera är emellertid att den personal vid ett sjukhus som vid den egna registratorns ledighet tar hand om den inkommande posten har tillräcklig utbildning för att kunna vidta erforderliga åtgärder, t.ex. att bedöma huruvida diarieföring skall ske. Det finns skäl att återkomma till det nedan. Med hänsyn till att tjänstgörande registrator, biträdd av annan personal, kunnat fullgöra registratorsfunktionen, får anses ha uppfyllt skyldigheten i 5 § FL att hålla öppet de aktuella dagarna. I anmälan, vilka uppgifter inte bemötts i remissvaret, har framfört att hon vid sina förfrågningar per telefon inte fått upplysning om att den sökta registratorn inte var i tjänst och att uppgift om huruvida någon inom den centrala administrationen var i tjänst inte gick att få. Jag vill här framhålla vikten av att berörd personal, inte minst växeltelefonisten, informeras om vilka befattningshavare som enligt jourschema är i tjänst. På så sätt kan den enskilde som söker en viss befattningshavare få upplysning om att en annan person tjänstgör i dennes ställe. En socialförvaltning hade lämnat ut uppgift om en anmälares yrke till den som anmälan avsåg. Fråga om åtgärden stått i strid med bestämmelsen i 7 kap. 6 § sekretesslagen (1980:100) om sekretesskydd i vissa fall för en anmälare (Dnr 3670-2003) I en anmälan till JO riktade H.V. klagomål mot proAros i , enheten för Bäckby och , för brott mot tystnadsplikt. Av anmälan framgick i huvudsak följande. Han hade gjort en anmälan till enheten om att en kvinna misskötte sin 8-årige son. Genom sitt arbete som ordningsvakt hade han kunskap om att kvinnan nattade sonen och därefter gick ut på krogen. Vid sin kontakt med handläggaren på proAros angav han uttryckligen att han inte ville få sin identitet avslöjad i rapporten. Han hade också förklarat att det inte fick framgå att han arbetade som ordningsvakt på den kvarterskrog som kvinnan uppehöll sig på. Hans identitet hade därefter avslöjats genom att kvinnan hade fått reda på hans yrke och därigenom hade kunnat utesluta andra personer som anmälare. På grund av rädsla hade H.V. valt att sluta som ordningsvakt på kvarterskrogen. Anmälan remitterades för utredning och yttrande. i åberopade som remissvar en av enhetschefen upprättad skrivelse med följande innehåll. Begäran om utredning och yttrande till JO med anledning av anmälan från H.V. Enligt anmälan har H.V. anmält oro för ett barn vars mamma han uppmärksammat i sin tjänsteutövning som ordningsvakt vid en kvarterskrog. uppger att han uttryckte önskan om att få vara anonym i samtalet med socialsekreterare vid och Familj, . har han inte varit anonym i förhållandet till den kvinna vars son han anmälde oro för. Kvinnan har fått kännedom om att en ordningsvakt anmält oro för barnet vilket i sin tur fått till följd att H.V. sett sig tvingad att säga upp sig från sitt arbete som ordningsvakt. uppgav att han ville anmäla oro för ett barn vars mamma ofta vistades på en kvarterskrog. Anmälan noterades enligt 14 kap. 1 § SoL. I anmälan, som senare delgavs den anmälda, framkommer att en anonym anmälare uttrycker oro för barnet. Vid samtalet med det anmälda barnets mamma framkommer muntligen att anmälan är gjord av en ordningsvakt vid en restaurang, ospecificerat vilken. Enligt senare samtal med H.V. menar han att han i samtalet med betonade vikten av att han dels ville vara anonym till namnet för barnets mor, dels inte ville att hans yrke skulle röjas för denna. har dock endast uppfattat att H.V. önskade vara anonym till namnet. Anmälarens identitet får, enligt sekretesslagen, hemlighållas för den anmälde om omständigheterna är följande ... om det kan antas att fara uppkommer för att den som gjort anmälan eller angivit utsagan eller någon honom närstående utsätts för våld eller annat allvarligt men, om uppgiften röjs. (7 kap. 6 § SekrL). I detta fall har inte anmälarens namn röjts till den anmälda, dock har anmälarens yrke röjts med bedömningen att det inte kunde antas att fara förelåg för en ordningsvakt som i sin tjänsteutövning uppmärksammar ett barn som far illa. Det har ej heller i samtalet med den anmälda modern framkommit något ifrågasättande av anmälaren. uppger i sin anmälan att röjandet av hans yrke har fått förödande konsekvenser för honom. Han menar att detta har lett till att han sett sig tvingad att säga upp sig från sitt arbete p.g.a. rädsla. Dessa konsekvenser var för oss inte möjliga att förutse då anmälan delgavs den anmälda. Vi har inte förstått att konsekvenserna kunde bli så stora av att vi röjde anmälarens yrke till den anmälda. Om detta är att betrakta som ett brott mot sekretesskyddet för anmälaren ska Individ och Familj, kritiseras för detta. Sammanfattningsvis kan konstateras att H.V:s namn skyddats för den anmälda pojkens mamma då han önskat vara anonym i sin anmälan men att det framkommit för densamma att en ordningsvakt gjort anmälan. Detta har lett till att H.V. sagt upp sig från sitt jobb p.g.a. rädsla. Individ och familj, , ser fram emot JO:s prövning av H.V:s anmälan. Om vi agerat felaktigt i samband med att anmälarens yrke har framkommit för den anmälda, trots menprövning enligt SekrL, ska vi självklart kritiseras för detta. bereddes tillfälle att kommentera remissvaret. I beslut anförde JO följande. I 14 kap. 1 § första stycket socialtjänstlagen (2001:453) föreskrivs att var och en som får kännedom om något som kan innebära att socialnämnden behöver ingripa till ett barns skydd bör anmäla detta till nämnden. I 7 kap. 6 § första stycket sekretesslagen (1980:100) föreskrivs att sekretess gäller inom bl.a. för anmälan eller annan utsaga av enskild om någons hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det kan antas att fara uppkommer för att den som har gjort anmälan eller avgivit utsagan eller någon honom närstående utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs. En myndighet kan således inte generellt utlova anonymitet för en person som har gjort en anmälan till myndigheten. Det är först efter en sekretessprövning med tillämpning av bestämmelsen i sekretesslagen som myndigheten kan ta ställning till om uppgiften om anmälarens identitet skall lämnas ut eller ej. Det skall här understrykas att den omständigheten att en anmälare rent allmänt känner obehag för att få sin identitet utlämnad inte omfattas av sekretesskyddet. Av anmälan och förvaltningens remissvar framgår att H.V. önskade vara anonym i förhållande till kvinnan. Förvaltningen lämnade därför inte ut hans namn. Enligt remissvaret hade förvaltningen däremot inte uppfattat att H.V. även skulle ha framställt önskemål om att uppgift om hans yrke inte skulle avslöjas. Denna uppgift lämnade förvaltningen ut till kvinnan som därigenom kunde dra slutsatser om anmälarens identitet. Sekretesskyddet i 7 kap. 6 § sekretesslagen för anmälare avser inte bara själva namnet utan även andra uppgifter varigenom anmälarens identitet kan röjas. Genom de särskilda omständigheterna i detta ärende får uppgiften om att anmälaren var ordningsvakt på en restaurang anses vara en sådan uppgift som i och för sig skulle kunna omfattas av 7 kap. 6 §. Det har i utredningen inte framkommit något som visar att H.V. till förvaltningen skulle ha framfört att ett avslöjande av hans identitet skulle medföra sådana konsekvenser som förutsätts för sekretesskydd enligt 7 kap. 6 § sekretesslagen. Jag finner emellertid inte tillräckliga skäl att för egen del närmare utreda om bestämmelsen över huvud taget kunde tillämpas i förevarande fall. Jag väljer i stället att godta förvaltningens bedömning att det fanns lagliga förutsättningar att skydda anmälarens identitet. Förvaltningen fann vid en s.k. menprövning att yrkesuppgiften kunde lämnas ut utan att identiteten härigenom röjdes. Det får närmast ses som ett förbiseende att förvaltningen inte tog i beräkning att ett utlämnande av den uppgiften skulle leda till att slutsatser kunde dras om vem som hade gjort anmälan. Någon sådan oaktsamhet som skulle motivera vidare åtgärder från min sida har det emellertid under alla förhållanden inte varit fråga om. Jag finner inte skäl att göra något ytterligare uttalande i saken. Kritik mot en av framställningar om att få ta del av allmänna handlingar, bl.a. för att nämndens beslut avsett en annan handling än den som avsågs med framställningen (Dnr 4773-2003) I en till JO per fax inkommen anmälan framförde L.S. klagomål mot i . Klagomålen avsåg handläggningen av två framställningar om utlämnande av allmänna handlingar. Av anmälan framgick bl.a. följande. begärde L.S. utfå en allmän handling, en polisanmälan först i befintligt skick och sedan i avidentifierat skick från nämnden. Det avslagsbeslut som fattades omfattade inte den handling som han hade begärt få utlämnad och i beslutet hade inte ställning tagits till huruvida handlingen kunde utlämnas avidentifierad. L.S. framställde därför en ny begäran om att utfå den handling han ursprungligen begärt att utfå jämte en annan handling, socialnämndens protokoll, båda i avidentifierat skick. för anmälan till JO hade L.S. inte fått något svar från nämnden avseende den senare framställan, varför han ansåg att handläggningen av denna begäran dröjde orimligt . Till anmälan hade L.S. fogat beslutet och den skriftliga framställan om att utfå kopia av allmänna handlingar som han gjorde . anmodades att inkomma med utredning och yttrande över vad som framförts i anmälan. avgav genom dess arbetsutskott som svar en av , vikarierande IFO-chef på i , upprättad tjänsteskrivelse. I skrivelsen anfördes följande. Den kontaktade undertecknad L.S., , då denne begärde ut handlingar gällande den polisanmälan, som socialnämndens arbetsutskott gjort. Jag svarade, att den polisanmälan innehåller sekretessuppgifter, och att vi därför inte lämnar ut handlingen. L.S. hade varit i kontakt med polisen men inte fått mer uppgifter än de han nämner i sin anmälan till JO; att en polisanmälan gällande socialbidragsbedrägeri lämnats in av socialnämnden i . I sitt telefonsamtal med mig, önskade L.S. få ut mer information än den han fått från polisen. Jag svarade då, att det som är mer information, är den utredning, som ligger till grund för polisanmälan. Jag svarade också, att den utredningen innehåller sekretessuppgifter, varför den inte kommer att lämnas ut. L.S. begärde då, att få denna handling utlämnad, men avidentifierad. Min bedömning är, vilket jag framförde, att det trots avidentifiering finns risk att identiteten gällande den polisanmälde ändå skulle kunna framgå, varför handlingen inte skulle lämnas ut. L.S. begärde då, att få ett skriftligt beslut på detta. Med hänsyn till att det var , efter kontorstid, föreslog jag, att detta skriftliga beslut lämnades , vilket L.S. godtog. författade jag det beslut, som L.S. bilagt i sin anmälan. Beslutet faxades till . kom ett fax från L.S., där han begärde kopia av polisanmälan, samt kopia av socialnämndens protokoll. Han önskar få handlingarna i avidentifierat skick. Jag uppfattade detta fax, som att L.S. inte läst det beslut jag tidigare skickat . Den ringer jag till L.S. för att fråga om han fått mitt fax . Han säger då, att han uppfattat att det beslutet enbart gäller socialnämndens protokoll, medan han begär själva polisanmälan. Jag hänvisar då till beslutsmotiveringen, som L.S. citerar i sin anmälan. Då handlingar som förvaras hos innehåller uppgifter om enskilda personliga förhållanden gäller sekretess, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående lider men. Jag framför till L.S., vad jag sagt även , att polisanmälan är den utredning som skrivits, och den innehåller sekretessuppgifter, och lämnas inte ut, ej heller avidentifierad. Min fråga till L.S. är, om han menar, att vi skall skicka samma beslut en gång till, eller om det beslut han fått kan täcka alla delar i hans begäran om utlämning av handlingar. Min uppfattning är, att L.S. godtar detta. Fortsatt handläggning av ärendet Då det nu framkommer i L.S:s anmälan, att hans begäran kvarstår om att få en avidentifierad polisanmälan samt protokoll från socialnämndens arbetsutskott, kommer socialnämnden att lämna kopia på protokoll och även utredningen i avidentifierat skick, vilket är polisanmälan. Som jag sagt till L.S. innehåller dessa handlingar inga mer uppgifter än de, som L.S. erhållit vid sitt första samtal med polisen den 2003-11-2l. För en stor del av socialnämndens ärenden gäller sekretess. Det är i allmänhetens intresse att följa de händelser och beslut som sker, och socialnämnden skall alltid pröva vilka uppgifter som får lämnas ut eller inte. I det aktuella ärendet är min bedömning att prövningen mot sekretesslagen gjorts rätt, samt att L.S. fått både muntlig och skriftlig information och beslutsmotivering. nu kommer att lämna ut ovan angivna handlingar är det vår förhoppning att L.S. uppfattar att han har fått tillfredsställande svar på sin begäran. L.S. kommenterade remissvaret. I beslut anförde stf. De grundläggande bestämmelserna om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt 2 kap. 3 § TF är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället och utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del därav. Av 2 kap. 13 § TF följer att den som önskar ta del av handlingen även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden härav är att besked i en utlämnandefråga bör lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Ett visst dröjsmål är vidare ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. Begäran att få ta del av allmän handling prövas enligt 2 kap. 14 § TF av den myndighet som förvarar handlingen. Svarar viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handlingen, ankommer det emellertid enligt 15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen (1980:100) på denne/a att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till enskild. I tveksamma fall skall den som svarar för vården av handlingen hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång.