frsrdg · GT04JO1 · 2005-12-01 00:00:00 — Utredningens första blad innehöll dessutom person- och adressuppgifter beträffande hans föräldrar. Inledningsvis inhämtades upplysningar per telefon från 1:e socialsekreteraren , stadsdelsförvaltningen . JO tog också del av yttrandet rörande A.S. Därefter anmodades stadsdelsnämnden att inkomma med yttrande såvitt avsåg frågan om kommunicering av yttrandet. Nämnden skulle därvid generellt redogöra för sina rutiner vad gällde kommunicering av aktuell typ av yttrande. I sitt remissvar anförde stadsdelsnämnden (sociala utskottet) följande. Kommunicering av aktuell typ av yttrande Individ & Familj har följande kommunicering vad gäller yttrande enligt § 11 lagen med särskilda bestämmelser om unga lagöverträdare. Enligt våra tidigare rutiner har enbart kommunicerat vårdplanen med den det berör och dennes ev. vårdnadshavare. Kommunikationen och samtycke rörande vårdplanen har skett med föräldrar 030710. Vi har ändrat våra rutiner med kommunicering vad gäller yttrande i enlighet med SOL 11 kap. § 8, tredje stycket. att vi fortsättningsvis kommer att kommunicera yttrandet i sin helhet med den enskilde och vårdnadshavare. Vi vill också kommentera A.S:s frågor. När det gäller sekretess är det domstolen i detta fall tingsrätten som får besluta om sekretess i ärendet. Yttrandet som skriver till tingsrätten grundar sig på samtal med den enskilde och vårdnadshavare. Yttrande ska dessutom innehålla en redogörelse för den unges personliga utveckling och levnadsomständigheter i övrigt, enligt § 11 LUL, om nämnden finner det nödvändigt eller om åklagaren begär det. Nämnden fann det nödvändigt i detta fall. I brevet hänvisas också till brott mot sekretesslagen 7 kap § 11, den paragrafen handlar om personalsociala frågor och inte verksamhet. Det föreligger inte sekretess mellan myndigheter när domstolen begär yttrande enligt LUL. Det är också enligt rutin som vårdnadshavarnas namnuppgifter finns på yttrandet när det handlar om icke myndiga personer. bereddes tillfälle att yttra sig över remissvaret men hördes inte av. I ett beslut anförde JO följande. Kommunicering av uppgifter som ligger till grund för yttranden enligt 11§ LUL Som framgår av det ovan anförda följer av 11 § LUL att, med vissa undantag, yttrande i fråga om den som misstänks för att ha begått brott innan han har fyllt skall om den unge har erkänt gärningen eller om det annars finns skälig misstanke att han har begått brottet inhämtas från socialnämnden av åklagaren innan han fattar beslut i åtalsfrågan. Enligt 12 § LUL skall åklagaren i sin begäran om yttrande ange inom vilken tid yttrandet skall lämnas och, om det är lämpligt, ge socialnämnden anvisningar för hur yttrandet kan begränsas. Om nämnden inte kan lämna sitt yttrande inom den föreskrivna tiden, får åklagaren medge att yttrandet lämnas . När åtalsunderlåtelse meddelas kan yttrandet, om det är nödvändigt för att hålla den tidsfrist som åklagaren har bestämt, lämnas muntligen vid delgivning av beslutet (jfr 18 § LUL). I 17 § förvaltningslagen (1986:223) stadgas att ett ärende som avser myndighetsutövning mot en enskild inte, utom i vissa undantagsfall, får avgöras utan att den som är sökande, klagande eller annan part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än honom själv och han har fått tillfälle att yttra sig över den. Av 11 kap. 8 § socialtjänstlagen (2001:453) framgår att denna regel skall tillämpas i ärenden hos socialnämnd som avser myndighetsutövning mot någon enskild. I tredje stycket samma bestämmelse stadgas att regeln skall gälla också när det är fråga om en ansökan eller ett yttrande till en annan myndighet i ett mål eller ärende som rör myndighetsutövning mot enskild hos denna. är skyldig att på begäran av åklagare avge yttrande enligt 11 § LUL. Yttrandet utgör underlag för den myndighetsutövning som åklagaren utövar mot den enskilde i åtalsfrågan. Detta innebär att när uppgifter har tillförts ärendet genom någon annan än den unge skall nämnden som huvudregel kommunicera dessa innan yttrandet lämnas till åklagaren. Kommunikationsskyldigheten gäller i förhållande till part. I dessa ärenden hos nämnden torde endast den unge vara att anse som part. Utifrån de aktuella bestämmelserna är det således obligatoriskt att kommunicera uppgifterna med den unge. Det får dock anses ligga i sakens natur att kommunikation bör ske även med vårdnadshavarna. När det gäller ärendet rörande A.S. synes förvaltningen endast ha inhämtat uppgifter från A.S. själv och hans mor. Uppgiftslämnandet har, såvitt framkommit, skett vid ett möte där båda har varit närvarande. Det kan under dessa förhållanden inte anses ha förelegat någon skyldighet att kommunicera de uppgifter som modern lämnade innan yttrandet skickades till åklagare. Med hänsyn till den betydelse yttrandet kan komma att få såväl hos åklagare som vid eventuell domstolsprövning talar likväl starka skäl för att kommunikation bör ske också i fall som det förevarande. Det har framkommit att nämnden inte har hanterat kommunikationsfrågan i enlighet med vad jag har uttalat. Mot bakgrund av vad nämnden har anfört om att rutinerna för kommunikation har ändrats anser jag mig emellertid kunna lämna saken med gjorda uttalanden. Avslutningsvis i denna del bör, för fullständighetens skull, noteras att det på grund av tidsbrist inte alltid är möjligt att kommunicera de uppgifter som ligger till grund för yttrandet innan detta skickas till åklagaren (jfr 17 § första stycket 4 förvaltningslagen). I sådana fall bör emellertid yttrandet skickas till den unge och dennes vårdnadshavare som det lämnas till åklagaren. Vad som i övrigt har framkommit föranleder inte någon åtgärd eller något uttalande från min sida. Fråga om dokumentationsplikten när socialnämnden lämnat ett uppdrag att utföra en barnavårdsutredning till en s.k. privat konsult (Dnr 2788-2003) I en anmälan till JO framförde E.C. klagomål mot i kommun angående handläggningen av ett s.k. barnavårdsärende rörande E.C:s dotter . (JO:s dnr 4133-2002). JO rekvirerade socialförvaltningens personakt rörande M.S. hade anfört i sin anmälan till JO föranledde inte JO att fortsätta utredningen (JO:s beslut ). Vid granskningen av M.S:s akt framkom att av en barnavårdsutredning hade anlitat utredare som inte var anställda vid nämndens förvaltning. Såvitt framgick av de inlånade journalhandlingarna fanns det inte någon löpande dokumentation rörande de kontakter som utredarna tagit under utredningen, vad som kommit fram vid dessa kontakter eller utredarnas åtgärder och överväganden i övrigt. JO beslöt på eget initiativ att inhämta yttrande från i kommun angående frågan om kravet på dokumentation enligt socialtjänstlagen (2001:453) var uppfyllt. i kommun överlämnade som sitt remissvar ett yttrande upprättat av socialchefen och sektionschefen . I remissvaret anfördes i huvudsak följande. i , sedan 030401 benämnd medborgarnämnden, anmodas i remiss från JO daterad 030703 att inkomma med yttrande gällande M.S:s ärende. 021211 beslutade Sociala utskottet i att en utredning skulle inledas gällande M.S:s hemförhållanden sedan flickans pappa tagit kontakt med socialnämndens ordförande och uttryckt oro för dottern. Sociala utskottet beslutade att extern utredare skulle anlitas för uppdraget. kunde två utredare rekryteras. Detta var det första och hittills enda tillfället som socialförvaltningen i anlitat ett bemanningsföretag för att få hjälp med att genomföra en barnutredning. Avtal skrevs och en överenskommelse gjordes om att utredarna skulle skriva utredningen samt kontinuerliga journalhandlingar på diskett och att dessa efter uppdragets slutförande skulle lämnas till sektionschefen på barn- och ungdomsgruppen. hade utredarna kontinuerlig kontakt med sektionschefen för information kring hur utredningsarbetet fortskred samt diskussion kring olika frågeställningar. Efter det att utredningen var färdig lämnades den till sektionschefen som originalhandling i pappersform. Överenskommelsen var att utredarna i direkt anslutning till detta skulle skicka disketterna till sektionschefen. Detta dröjde dock något varför journalanteckningarna ej fanns inlagda i förvaltningens IFO-program i samband med att JO begärde att få ut akten för granskning. Av denna anledning kom dessa handlingar ej med när övrigt aktmaterial tillsändes JO. Undertecknades bedömning är att kravet på dokumentation enligt socialtjänstlagen är uppfyllt genom de rutiner vi haft i det aktuella ärendet. Löpande dokumentation finns rörande de kontakter utredarna tagit, vad som framkommit vid dessa kontakter samt utredarnas överväganden och åtgärder i övrigt. Det som har brustit är att det i ärendeakten tydligt borde ha framgått att journalföring skett via diskett och var denna fanns att tillgå. Om det åter skulle uppstå en situation då man anser att det gagnar ett ärende att anlita en extern utredare kommer det tydligt att framgå av akten var den löpande dokumentationen finns att tillgå. Noteras bör dock att ambitionen är att den ordinarie personalstyrkan ska ha den dimension som behövs för att klara av sektionens alla barnutredningar. I detta syfte beslutade medborgarnämnden 030813 att inrätta ytterligare en socialsekreterartjänst på barn- och ungdomsgruppen. JO hade tillgång till de avtal som träffades mellan kommun och de privata utredarna angående utredningsuppdraget. JO rekvirerade även de journalanteckningar som utredarna förde på diskett. Journalanteckningarna föranledde JO att inhämta kompletterande upplysningar av förste socialsekreteraren vid socialförvaltningen i kommun. I ett beslut anförde JO följande. En socialnämnd skall enligt 11 kap. 1 § första stycket socialtjänstlagen (2001:453), SoL, utan dröjsmål inleda utredning av vad som genom ansökan eller på annat sätt har kommit till nämndens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. kan under vissa förutsättningar använda sig av andra personer än tjänstemän vid nämndens förvaltning för att utföra en utredning. Nämnden har möjlighet att anlita uppdragstagare som är fysiska personer och som knyts till myndigheten på ett sådant sätt att de kan anses delta i dess verksamhet. En sådan uppdragstagare förutsätts stå under myndighetens arbetsledning och utföra arbetsuppgifter som normalt ankommer på en anställd. Detta får till följd att grundläggande regler däribland tryckfrihetsförordningens, sekretesslagens (1980:100), förvaltningslagens (1986:223) och socialtjänstlagens bestämmelser gäller för uppdragstagarens arbete. Denne står även under min tillsyn i den del han utför arbete åt socialnämnden (se JO:s ämbetsberättelse 2001/02 s. 250 f.). Av de avtal som upprättades mellan kommun å ena sidan och Office Support och utredarna å den andra sidan framgår att kommunen uppdrog åt utredarna att utföra arbete som socialsekreterare för individ- och familjeomsorg i kommun. Uppdraget innefattade utförandet av en barnavårdsutredning. Av avtalen framgick bl.a. att utredarna var att betrakta som uppdragstagare och att de vid utövandet av uppdraget var skyldiga att följa den lagstiftning som gällde för respektive arbetsuppgift. De externa utredarna har således haft att vid utförandet av sitt uppdrag följa de bestämmelser som styr verksamheten, och förvaltningen har haft ett ansvar för att se till att de gjorde detta. I 15 § förvaltningslagen finns en bestämmelse om myndigheters skyldighet att dokumentera uppgifter i ärenden som avser myndighetsutövning mot någon enskild. För del finns dessutom särskilda regler om dokumentation. I 11 kap. 1 § andra stycket SoL anges att vad som har kommit fram vid utredning och som har betydelse för ett ärendes avgörande skall tillvaratas på ett betryggande sätt. Av 11 kap. 5 § socialtjänstlagen framgår att handläggning av ärenden som rör enskilda samt genomförande av beslut om stödinsatser, vård och behandling skall dokumenteras. Dokumentationen skall utvisa beslut och åtgärder som vidtas i ärendet samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Enligt vad JO har uttalat räcker det inte med att de uppgifter som inhämtats under en utredning sammanställs när utredningen är slutförd. Det åligger utredaren att kontinuerligt tillföra akten alla de uppgifter som kan vara av betydelse. Anteckningar skall föras löpande och lämpligen i form av s.k. journalanteckningar. Detta utgör inte hinder mot att utredaren vid olika kontakter i ärendet gör anteckningar på lösa lappar till stöd för minnet. Uppgifterna skall dock utan dröjsmål tillföras akten. Dokumentationen skall föras så att det är möjligt att utläsa vad som har kommit fram. Journalanteckningarna utgör allmänna handlingar (se 2 kap. 7 § tryckfrihetsförordningen). Till begreppet allmän handling är kopplat viktiga rättsverkningar, som avser allmänhetens insyn och kontroll av myndigheternas verksamhet. En sådan handling kan därför inte utan vidare ändras. Av detta följer att nämnden måste ha ett journalföringssystem som inte tillåter att uppgifter kan ändras i efterhand. En annan sak är att felaktiga uppgifter självfallet får rättas. Den felaktiga uppgiften skall dock vara fullt läsbar även efter rättelsen. När jag gick igenom de journalanteckningar som hade lånats in från förvaltningen i det tidigare ärendet fanns det inte några löpande journalanteckningar rörande själva utredningsarbetet. Detta föranledde mig att undersöka om bestämmelserna om dokumentation hade åsidosatts. Enligt nämndens remissvar har utredarna dock fört löpande journalanteckningar och enligt nämndens bedömning har dokumentationskravet uppfyllts. Det är självfallet en brist att det inte av akten framgick att det fanns handlingar som hörde till ärendet utöver de som rent faktiskt förvarades i akten hos förvaltningen. Att handlingarna inte ens gavs in till JO med anledning av att jag önskade ta del av personakten rörande M.S., visar på påtagliga brister i hanteringen av akten. Enligt remissvaret är det aktuella ärendet det första i vilket förvaltningen har anlitat utomstående utredare och mot den bakgrunden finns det skäl anta att det inträffade utgör ett rent misstag. Jag lämnar därför frågan. Enligt remissvaret har de externa utredarnas anteckningar förts på diskett. När jag hemställde att få ta del av dem erhöll jag en utskrift av vilken framgick att anteckningarna hade förts in i kronologisk ordning i det vanliga journalföringssystemet. De externa utredarnas anteckningar hade blandats med de anteckningar som tidigare förts i systemet av tjänstemännen vid nämndens förvaltning. Av utskriften framgick dock inte att de externa utredarnas journalanteckningar hade förts in i efterhand. Vidare har anteckningarna inte kunnat få sin slutliga, dvs. inte justerbara, form i samband med att de har skrivits in på disketten, utan detta har skett först i samband med att anteckningarna har överförts till förvaltningens journalföringssystem. I det tidigare skedet torde anteckningarna närmast vara att beteckna som minnesanteckningar. Journalanteckningar skall, som tidigare redovisats, föras löpande och även löpande tillföras akten. Eftersom det torde ha varit möjligt att göra tillägg och ändringar i anteckningarna fram till dess att de fördes in i förvaltningens journalföringssystem kan det ifrågasättas om skyldigheten enligt 11kap. 5 § SoL har varit uppfylld. För det fall förvaltningen kommer att anlita utomstående utredare bör rutinerna för journalföring ses över. Fråga om de intagna vid ett kommunalt behandlingshem hade utsatts för otillåten s.k. kollektiv bestraffning genom att hemmet hade ställt in bl.a. vissa helgaktiviteter (Dnr 5091-2003) vid anförde i en anmälan till JO klagomål avseende förhållandena vid Östagårdens behandlingshem i , för vilket är huvudman. gjorde gällande att det hade förekommit s.k. kollektiv bestraffning vid behandlingshemmet. I en till anmälan fogad skrivelse från klienter vid behandlingshemmet anfördes bl.a. följande. En mobiltelefon hade den 5december 2003 försvunnit från ett personalkontor på behandlingshemmet. Klienterna informerades om att alla helgaktiviteter och inköpsresor skulle ställas in om inte telefonen återlämnades. Eftersom ingen erkände och telefonen inte kom fram genomfördes den kollektiva bestraffningen. Anmälan remitterades till i för utredning och yttrande. avgav som sitt yttrande en tjänsteskrivelse från socialtjänstförvaltningens kansliavdelning. I yttrandet anfördes i huvudsak följande. Förvaltningen bedömer att händelsen med den försvunna jourtelefonen vilken gav anledning till anmälan till JO, ledde till en situation där flera klienter kände sig kränkta. Bakgrunden till detta var en oro på institutionen där personalen hade svårigheter att skapa ett gynnsamt behandlingsklimat. Situationen har förbättrats. För att långsiktigt uppnå stabilitet på institutionen inriktas åtgärderna på att göra en översyn av personalschema, förstärka bemanningen, utbildningsinsatser för personalen och förändringar i verksamhetsprogrammet. ombudsmän har till överlämnat anmälan från T.M., . Anmälan gäller personalgruppen på Östagårdens behandlingshem och deras agerande . Detta tjänsteutlåtande har utarbetats inom kansliavdelningen i samarbete med HVB Vuxna och Östagårdens behandlingshem. uppger att haft kännedom om att det funnits problem på Östagårdens behandlingshem. Då de fått ett konkret exempel på kollektiv bestraffning från patienter på Östagården anmäldes händelsen till ombudsmän . Patienterna beskriver händelsen på följande sätt. En mobiltelefon, s.k. jourtelefon, upptäcktes saknad från det olåsta personalkontoret. efter informerades klienterna om att alla helgaktiviteter och inköpsresor skulle inställas om inte telefonen återlämnades. Då telefonen inte återlämnades genomförde personalen den kollektiva bestraffningen. Östagården är belägen i i nordvästra , från . Målgruppen är alkohol- och narkotikamissbrukare. Man tar emot män, kvinnor och par. Det finns 15 platser på institutionen. Målsättningen är att i en drogfri miljö göra klienten medveten om sina resurser till förändring. Vistelsen på Östagården ska ge möjlighet till känslomässig utveckling och skapa förutsättningar för klienten att hantera sin verksamhet utan droger. Behandlingen består av samtalsgrupper, miljöterapeutiskt arbete och friskvård. Det finns ingen nattbemanning på Östagården. Klienterna har jour med en anställd som bakjour. Klienter och personal är samstämmiga i sin beskrivning av vad som hände . Den mobila jourtelefonen försvann från kontoret. Den personal som upptäckte att telefonen var borta blev upprörd och arg, samlade ihop klienterna i huvudbyggnaden och krävde att telefonen skulle återlämnas. I annat fall skulle alla aktiviteter utanför Östagården ställas in. Jourtelefonen används av den som har kvälls- och nattjour samt medföljer alltid vid gemensamma externa utflykter. Östagårdens ordinarie telefon är kopplad till denna och syftet är att alltid kunna nås. Den starka reaktionen på den försvunna mobiltelefonen uppger personalen bero på att det varit oroligt på Östagården. Det fanns misstankar om att klienter använde droger och om att katter utsatts för djurplågeri av klienter. En klient hade även snattat i det närbelägna samhället vilket väckt stor uppståndelse där. Det fanns flera nyinskrivna klienter på institutionen och det var olyckligt för dem att behandlingsvistelsen inleddes med denna oro. Personalens bedömning var att det var angeläget att stanna upp och försöka skapa ro på institutionen. I den upprörda situationen uttrycktes detta som en kollektiv bestraffning och syftet med att stanna hemma blev otydligt. Händelsen med den försvunna mobiltelefonen ledde enligt både klienter och personal till att en inköpsresa ställdes in. Den uppfattades av klienterna som en kollektiv bestraffning. Personalen bekräftar att det fanns fog för denna uppfattning även om syftet var att lugna ner det oroliga läget på institutionen. I samband med denna händelse fick man också bekräftat att två klienter infört droger och använt dessa på institutionen. Dessa två klienter skrevs ut . Östagården befinner sig i ett utvecklingsskede. En dialog och ett arbete pågår mellan ledningen för Vuxna och institutionschefen för att omformulera Östagårdens program utifrån klientgruppen och den relativt nyanställda personalen. Detta har bland annat lett fram till att ytterligare en person ska anställas på Östagården. En annan påbörjad åtgärd är att personalgruppen deltar i en utbildning om motivationsarbetets grunder, det professionella arbetssättet, problemförklaringar och det specifika med att arbeta på institution. Personalen som tjänstgjorde har tagit upp händelsen med klientgruppen och lämnat en ursäkt till de som känt sig kränkta . Detta har lett till fortsatt dialog mellan klienter och personal om hur verksamheten ska bedrivas på institutionen. Sammantaget bedömer förvaltningen att händelsen med den försvunna jourtelefonen ledde till en situation där flera klienter kände sig kränkta. Bakgrunden till detta var en oro på institutionen där personalen hade svårigheter att skapa ett gynnsamt behandlingsklimat. Situationen har förbättrats. För att långsiktigt uppnå stabilitet på institutionen inriktas åtgärderna på att göra en översyn av personalschema, förstärka bemanningen, utbildningsinsatser för personalen och förändringar i verksamhetsprogrammet. gavs tillfälle att yttra sig över remissyttrandet men hördes inte av. I ett beslut anförde JO följande. En huvudprincip i den svenska rättsordningen är att en person är ansvarig endast för de handlingar som han själv företar. Ett undantag härifrån är att en person kan bli ansvarig för handlingar som företas av någon som står under hans tillsyn eller ansvar enligt särskilda bestämmelser härom. Kollektiva bestraffningar eller kollektiva disciplinära påföljder godtas inte av rättsordningen. Denna princip gäller vid behandlingshemmen lika väl som i samhället i övrigt. Såvitt utredningen visar fick incidenten med den försvunna mobiltelefonen till följd att alla planerade aktiviteter utanför behandlingshemmet ställdes in tills vidare. Syftet med åtgärden var enligt remissvaret att lugna ner det oroliga läget på institutionen. Jag kan ha förståelse för om personalen bedömde att förhållandena på behandlingshemmet hade trappats upp på ett sådant sätt att det fanns ett behov av att stanna upp och snabbt försöka skapa ett mer gynnsamt behandlingsklimat. Jag anser mig inte kunna ha några synpunkter på om det därvid är en adekvat åtgärd att ställa in alla planerade aktiviteter utanför hemmet tills vidare eller om något annat handlingssätt borde väljas. Rent principiellt bör emellertid en sådan åtgärd kunna anses ligga inom ramen för det acceptabla om den bedöms som nödvändig från ren behandlingssynpunkt eller av ordnings- eller säkerhetsskäl. Vid mötet med klienterna , och uppenbarligen även närmast därefter, presenterades dock åtgärden som vidtagen enbart för att försöka förmå den eller de som hade tagit mobiltelefonen att lämna tillbaka den. Detta innebar att flera klienter kände sig kränkta. De uppfattade att informationen om inställda aktiviteter utgjorde ett hot om kollektiv bestraffning vilket sedan kom att konkretiseras i varje fall genom att en inköpsresa ställdes in. Jag anser att klienterna, mot bakgrund av hur saken lades fram för dem, hade fog för sin uppfattning. Det sätt som behandlingshemmets personal hanterade den uppkomna situationen på var därför enligt min mening inte godtagbart. Det inträffade visar på vikten av att personalen i svårbedömda situationer som den nu aktuella förmår att vara klar över i vilket syfte som olika åtgärder vidtas och även är mycket tydlig i sin information till klienterna om detta. Jag noterar med tillfredsställelse att socialtjänstnämnden har vidtagit flera åtgärder för att förbättra situationen på behandlingshemmet och därvid bl.a. har initierat utbildningsinsatser för berörd personal. En man hade beviljats bistånd i form av en plats vid ett kommunalt korttidsboende. Fråga om kommunens skyldighet att underrätta de anhöriga om att mannen avlidit (Dnr 2882-2003)