sou · GRB399d1 · 2004-01-01 00:00:00 — Den tekniska utvecklingen har inne- burit att det kan vara en fördel för myndigheterna att lämna även relativt nytt material till arkivmyndigheterna och låna tillbaka det om det behövs i verksamheten. Även arkivmyndigheterna är intres- serade av att få ganska nytt material, eftersom det ger dem en möjlighet att påverka den tekniska bearbetningen så att materialet lämpar sig bättre för långtidsförvaring. Om uppgifter i materialet omfattas av sekretessbestämmelser med rakt skaderekvisit uppstår troligen inte några problem om den leve- rerande myndigheten vill låna tillbaka materialet. Vanligen utfaller nog en sekretessprövning enligt ett rakt skaderekvisit så att sekretess inte gäller i förhållande till den myndighet som ursprungligen samlat 913 kap. 4 § första stycket sekretesslagen 1979/80:2 Del A s. 319 Några frågor om sekretess hos arkivmyndigheter Gäller ett omvänt skaderekvisit blir frågan mera osäker. Om myndigheten skall använda uppgiften för myndighetsutövning till nackdel för den enskilde kan möjligen sekretess gälla om den begär att få ut uppgifterna från arkivmyndigheten. Eventuellt skulle uppgifterna ändå kunna lämnas ut med stöd av generalklausulen.11 Det kan vara fallet även om absolut sekretess gäller, t.ex. i skatte- ärenden.12 Bedömningen beträffande generalklausulen är dock inte alltid given och bl.a. statistiksekretessen är undantagen från tillämp- ningen av generalklausulen.13 Arkivmyndigheterna, bl.a. , har angett att det upplevs som ett problem att det inte finns någon ventil för att lämna uppgifter till den myndighet som levererat dem. 10.2.2Våra överväganden och förslag Förslag: Bestämmelsen om överföring av sekretess till arkivmyndig- heter skall ändras så att sekretessen, som huvudregel, inte hindrar att materialet lånas ut till den levererande myndigheten. Sekretess- bestämmelserna skall dock tillämpas om myndigheten är skyldig att leverera materialet på grund av en föreskrift som meddelats med stöd av en registerförfattning. Gäller absolut sekretess för uppgifterna kan de genom att över- lämnas till arkivmyndigheten definitivt tas bort från myndighetens löpande verksamhet. Även om tillämplig sekretessbestämmelse innehåller ett skaderekvisit kan överlämnande till arkivmyndighet vara ett alternativ till att förstöra handlingarna, eftersom det inne- bär att uppgifterna försvinner från myndighetens dagliga verksam- het och det krävs en begäran om att få låna dem från arkivmyndig- heten för att kunna få tillbaka dem. Därmed uppnås ett integritets- skydd utan att uppgifterna förstörs. Denna möjlighet att tillvarata integritetsintresset utan att förstöra de allmänna handlingarna har öppnats för vissa stora samlingar av uppgifter.15 För dessa uppgifter kan gälla sekretessbestämmelser 1114 kap. 3 § sekretesslagen 129 kap. 1 § sekretesslagen 1979/80:2 Del A s. 326 f. och m.fl. s. 14:26 f. 14Jfr SOU 1999:105 s. 269 f., prop. 2000/01:33 s. 118 1521 § andra stycket förordningen (2001:588) om behandling av uppgifter i skatteförvalt- ningens beskattningsverksamhet, 8 § andra stycket förordningen (2001:646) om behandling av uppgifter i verksamhet, 19 § andra stycket förordningen (2001:590) om behandling av uppgifter i kronofogdemyndigheternas verksamhet Några frågor om sekretess hos arkivmyndigheter med rakt, omvänt eller inget skaderekvisit (absolut sekretess). Även om det inte direkt framgår av förarbetena till de olika lagarna, så bör det rimligen ha haft viss betydelse för denna lösning att det gäller sekretess mellan arkivmyndigheten och den myndighet som samlat in uppgifterna. anser vi att det är en fördel för det långsiktiga bevarandet av allmänna handlingar om myndigheter lämnar även ganska nytt material till arkivmyndigheter. Dilemmat skulle kunna lösas genom att bestämmelsen om över- föring av sekretess till arkivmyndigheter ändras så att sekretessen inte gäller om den myndighet som har levererat handlingar till en arkivmyndighet begär att få låna samma handlingar. Sekretess- bestämmelserna skulle dock tillämpas om myndigheten är skyldig att leverera materialet på grund av en föreskrift som meddelats med stöd av en registerförfattning. Ett sådant undantag från sekretessen skulle underlätta arkivmyn- digheternas arbete, eftersom prövningen blir enklare om uppgifterna skall lämnas tillbaka till den levererande myndigheten. Vidare skulle risken att tidiga leveranser till arkivmyndigheter inte blir intressant för myndigheterna om de löper risk att inte kunna låna tillbaka materialet undanröjas. Syftet med att sekretessen överförs till arkivmyndigheten är att skyddet där inte skall bli sämre än hos den levererande myndig- heten. Generellt sett kan avsikten inte ha varit att skyddet skulle bli starkare hos arkivmyndigheten genom att det gäller även mot den myndighet som samlat in uppgiften. Som framgått ovan kan dock leverans till arkivmyndighet användas som ett alternativ till gallring av personuppgifter. Genom att låta den överförda sekretessen gälla gentemot levererande myndighet i sådana fall, bibehålls det integri- tetsskydd som avsetts. Sammanfattningsvis skulle förändringen innebära att samarbetet mellan myndigheter och arkivmyndigheter underlättas som det integritetsskydd som eftersträvas för personuppgifter bibehålls.