sou · GRB34 · 2004-01-01 00:00:00 — Det är dock utredningens förslag att nu aktuell förordning också skall omfatta en enskilds behandling av personuppgifter i ett beställningsregister, om den enskilde enligt avtal med en kommun eller en trafikhuvudman om utförande av resor enligt lagen om färdtjänst eller riksfärdtjänst eller enligt avtal om en beställnings- central redan för ett sådant register när förordningen träder i kraft. Utredningens synpunkter avseende personuppgiftsbiträden har således betydelse främst för register som inte förts före nämnda dag. Av 30 § personuppgiftslagen framgår att ett personuppgifts- biträde och den eller de personer som arbetar under biträdet bara får behandla personuppgifter i enlighet med instruktioner från den personuppgiftsansvarige. Enligt datalagskommitténs betänkande, SOU 1997:39 s. 408, framgår det inte klart av dataskyddsdirektivet hur pass utförliga instruktioner en personuppgiftsansvarig måste lämna ett personuppgiftsbiträde. Enligt kommittén bär den personuppgiftsansvarige ansvaret för att instruktionerna är så tydliga att otillåten behandling inte kommer att utföras. Det var kommitténs uppfattning att syftet med bestämmelserna får antas vara bl.a. att var och en som arbetar med personuppgifter skall veta åtminstone vilka ändamålen med behandlingen är och att behandling som är oförenlig med dessa ändamål är förbjuden. När den personuppgiftsansvarige anlitar ett personuppgiftsbiträde, skall det finnas ett skriftligt avtal om personuppgiftsbiträdets behand- ling av personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Skriftlighetskravet innebär att avtalet måste vara uttryckt i text, men texten kan finnas antingen på papper eller i elektronisk form. Något krav på att avtalshandlingen skall vara undertecknad finns inte, se prop. 1997/98:44 s. 134. I avtalet skall det särskilt före- skrivas att personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifter bara i enlighet med instruktioner från den personuppgiftsansvarige och att personuppgiftsbiträdet är skyldigt att vidta de åtgärder som anges i 31 § första stycket personuppgiftslagen. Det sagda innebär att avtalet särskilt skall föreskriva att personuppgiftsbiträdet är skyldigt att vidta de säkerhetsåtgärder som den personuppgifts- ansvarige är skyldig att vidta enligt lagen. Det bör i detta sammanhang anmärkas att det är den personuppgiftsansvarige och inte personuppgiftsbiträdet som har ansvaret gentemot de registrerade för att olika krav vid behandlingen av personuppgifter Personuppgiftslagens bestämmelser om person- uppgiftsbiträde är tillämpliga utan att en särskild hänvisning ges till lagen och utan att en särskild föreskrift lämnas om sådant biträde i nu aktuell förordning. Det bör vidare anmärkas att det är av största vikt för att ett förfarande med personuppgiftsbiträde skall fungera på ett tillfred- ställande sätt, att kommuner och trafikhuvudmän agerar som personuppgiftsansvariga och att ett avtal om personuppgiftsbiträde upprättas på ett korrekt sätt, dvs. i överensstämmelse med person- uppgiftslagen. Enskilds behandling av personuppgifter i ett beställningsregister Om tillämpningsområdet för nu aktuell förordning begränsas till att avse endast kommuners och trafikhuvudmäns behandling av personuppgifter inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten i tillstånds- register och beställningsregister, kommer en enskilds behandling av sådana uppgifter i ett beställningsregister att regleras enbart av personuppgiftslagen, om den enskilde inte är personuppgiftsbiträde åt en kommun eller en trafikhuvudman. Detta skulle medföra att en enskild som enligt tidigare avtal med en kommun eller en trafik- huvudman för ett beställningsregister inte skulle kunna fortsätta behandla känsliga uppgifter som rör hälsa utan uttryckligt sam- tycke från den registrerade. Såsom redovisats är det utredningens uppfattning att vem som är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i bl.a. ett beställningsregister tills vidare skall avgöras efter en tillämpning av personuppgiftslagen. Det är vidare utredningens ståndpunkt att i de fall en kommun eller trafikhuvudman inte sköter och administrerar ett beställningsregister, personuppgiftsansvaret för ett sådant register ändå bör åvila kommunen eller trafikhuvud- mannen. Denna bedömning har påverkat förordningens tillämp- ningsområde. Nämnda frågor är komplicerade och kommer att bli föremål för ytterligare överväganden i slutbetänkandet. För att övergångsvis undvika problem är det utredningens mening att det är skäligt att ett beställningsregister som administreras av enskild den dag förordningen träder i kraft, enligt utredningens förslag , skall omfattas av förordningens bestämmelser. Härigenom kan redan befintliga register som förs av enskild få användas i vart fall övergångsvis. För att förordningen skall bli tillämplig på ett sådant register krävs givetvis dessutom att anpassningar görs så att det föreligger överensstämmelse mellan registret och förordningens bestämmelser. Det bör i detta sammanhang understrykas att föreslagen för- ordning inte utgör hinder mot att privata beställningscentraler även fortsättningsvis, med samtycke från de registrerade personerna, är personuppgiftsansvariga för ett beställningsregister utan att några anpassningar sker i förhållande till förordningens bestämmelser. Utredningens förslag: Det skall finnas begränsningar i möjlig- heten att söka i tillståndsregister och beställningsregister. Som sökbegrepp skall endast få användas personnummer, namn, telefonnummer och kundnummer samt andra liknande uppgifter som identifierar en person. Som sökbegrepp i sådana register får dessutom användas ärendenummer och andra liknande uppgifter som identifierar ett ärende. Vid planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärd- tjänsten samt vid framställning av statistik skall i stället samtliga uppgifter utom de som identifierar en person eller ett ärende få användas som sökbegrepp. En myndighet är enligt tryckfrihetsförordningen i princip skyldig att använda alla uppgifter som sökbegrepp för att ta fram den information som någon begär att få ta del av. Ett utlämnande skall emellertid alltid föregås av en sekretessprövning. Av 2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen framgår dock att en myndighets befogen- het att göra sammanställningar av upptagningar, t.ex. automati- serade register, tillgängliga för egen räkning kan begränsas genom lag, eller förordning. Rättsliga begränsningar av detta slag kan ske genom föreskrifter om sökbegrepp i ett register. En sådan föreskrift nämnda lagrum i tryckfrihetsförordningen att sammanställningen i fråga inte är en allmän handling. Kommuner och trafikhuvudmän m.fl. är inte genom författning underställda några egentliga begränsningar när det gäller möjligheterna att söka i registren inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten. Av utredningens enkätundersökning och tidigare beslut från Datainspektionen framgår att kommuner och trafik- huvudmän i huvudsak använder endast personnummer, namn, telefonnummer och eventuella kundnummer som sökbegrepp i tillstånds- och beställningsregister. Enligt vad utredningen erfarit förekommer det dock att andra sökbegrepp än de nu redovisade används vid sökning i register inom färdtjänsten och riksfärd- tjänsten, t.ex. adresser, ärendenummer, utförda resor, färdsätt, funktionskoder (kan vara ett specifikt nummer som är knutet till en viss funktionsnedsättning), ålder osv. Det är dock utredningens uppfattning att det är viktigt att sökbegrepp som är känsliga ur integritetssynpunkt används i mycket begränsad omfattning eller inte alls. Konsekvensen av en sådan begränsning är normalt att varken myndigheten eller en enskild kan få ta del av information genom användande av vissa sökbegrepp. Genom ett sådant för- farande uppnås ett ökat integritetsskydd, men begränsas registrets användbarhet, exempelvis vid framtagande av uppgifter för statistik. Uppgifterna som ingår i tillståndsregister och beställningsregister kan delvis vara av känslig beskaffenhet. Det kan gälla uppgifter om t.ex. en funktionsnedsättning men också uppgifter om behov av olika hjälpmedel vid förflyttning. Förekomsten av känsliga uppgifter i registren talar för att tillåtna sökbegrepp bör begränsas. Utredningen har inte något att invända mot att de sök- begränsningar som synes tillämpas för vissa av registren inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten ges fortsatt giltighet. Det bör därför uttryckligen framgå av förordningen att tillåtna sökbegrepp är bl.a. personnummer, namn, telefonnummer och kundnummer. Enligt utredningens mening bör det inte heller finnas hinder mot att använda andra liknande uppgifter som identifierar en person, t.ex. en adress, som sökbegrepp. Vidare förefaller ett ärendenummer vara ett viktigt sökbegrepp för att bl.a. handlägga tillståndsärenden, eftersom ett sådant nummer givetvis har anknytning till ett pågående ärende eller ett redan fattat beslut. Att använda ärende- nummer som sökbegrepp kan vidare medföra att personnummer, namn etc. utnyttjas i mer begränsad omfattning vid sökning i ett register, vilket torde vara en fördel ur integritetssynpunkt. Som sökbegrepp bör också få användas andra liknande uppgifter som identifierar ett ärende. De sistnämnda uppgifterna skall således självständigt och direkt identifiera vilket ärende det är fråga om. Mot en sådan begränsning av sökbegrepp som redovisas ovan kan anföras att ändamålen med tillståndsregister och beställnings- register inbegriper planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten samt framställning av statistik. Det ligger i sakens natur att det är svårt att utföra en arbetsuppgift inom ramen för dessa ändamål om det endast är tillåtet att använda nyssnämnda sökbegrepp. Det är därför utredningens uppfattning att sök- begränsningen bör få en annan utformning vid planering och utvärdering samt vid framställning av statistik. Det är svårt att nu bestämma exakt vilka uppgifter som är obehövliga vid sådana arbeten, men enligt utredningens mening torde det inte finnas något större behov av uppgifter om personnummer, namn, telefonnummer och kundnummer eller andra liknande uppgifter som identifierar en person vid exempelvis framställning av statistik. Det är sannolikt inte heller nödvändigt att i detta sammanhang använda ärendenummer som sökbegrepp. Enligt utredningens uppfattning torde det däremot finnas ett behov av att använda bl.a. känsliga uppgifter som sökbegrepp vid framställning av statistik för utvärdering och planering av verksamheten, eftersom t.ex. upp- gifter om hur många färdtjänstberättigade i en kommun som är rullstolsburna kan påverka kommunens eller trafikhuvudmannens val vid upphandlingen av en trafikutövare. Även uppgifter om t.ex. ålderskategorier bör kunna användas som sökbegrepp. Det bör särskilt anmärkas att det är viktigt att sakuppgifter och identitetsuppgifter är åtskilda vid planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten samt vid framställning av statistik, så att enskilda inte kan identifieras i dessa sammanhang. I föreslagen förordning anges därför att endast andra uppgifter än sådana som identifierar personer eller ärenden får användas som sökbegrepp vid planering och utvärdering av verksamheten samt vid framställning av statistik. Utredningens bedömning: Uppgifter i tillståndsregister och beställningsregister skall tills vidare bevaras och gallras enligt bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204). Regler om bevarande och gallring av allmänna handlingar hos myndigheter finns i arkivlagen (1990:782). Enligt lagen är huvudregeln att allmänna handlingar skall bevaras. Av 10 § arkivlagen framgår att allmänna handlingar får gallras. Gallringen skall ske på ett sådant sätt att kvarvarande arkivmaterial kan tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, rättsskipningens och förvaltningens behov av information samt forskningens behov. I annan lag eller förordning får finnas avvikande bestämmelser om gallring som tar över arkivlagens bestämmelser. Av 8 § andra stycket arkivlagen framgår att kommunstyrelsen är arkivmyndighet i kommunen och i , om inte kommunfullmäktige eller har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet. Enligt 16 § samma lag får kommunfullmäktige eller meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen, i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet. Det är således kommuner och landsting som bestämmer vilka gallringsbestämmelser för allmänna handlingar som skall gälla inom dessa myndigheter. I 9 § i) första stycket personuppgiftslagen anges att personuppgifter inte får behandlas än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Därefter måste de avidentifieras eller förstöras. Personuppgifter får dock behandlas för historiska, statistiska eller veten- skapliga ändamål. Personuppgifter får också bevaras om en gallring av dem skulle hindra fullgörandet av en myndighets skyldighet att lämna ut uppgifter enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen, se 8 § första stycket personuppgiftslagen. Vidare anges i andra stycket sistnämnda lagrum att bestämmelserna i lagen inte hindrar att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. I tillstånds- och beställningsregister inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten samlas förhållandevis stora mängder uppgifter om enskilda personer. Dessa uppgifter kan i vissa avseenden vara integritetskänsliga. Enligt regeringens bedömning finns det behov av klara och enkla regler om gallring i de lagar som skall reglera behandling av personuppgifter i myndighetsverksamhet, se prop. 2000/01:33 s. 117. Det är således nödvändigt att närmare utreda behovet av särskilda bestämmelser om bevarande och gallring vad avser uppgifter i tillståndsregister och beställningsregister och då göra en avvägning mellan bl.a. integritetsintresset och offentlig- hetsintresset, varav sistnämnda intresse ställer krav på att vissa uppgifter bevaras för framtiden. Av tidsskäl har det dock inte varit möjligt att göra en sådan analys i detta delbetänkande. Uppgifter i tillstånds- och beställningsregister bör därför tills vidare bevaras och gallras enligt bestämmelserna i personuppgiftslagen, vilka i detta fall är tillämpliga utan att någon hänvisning till den lagen är nödvändig. Det bör åter anmärkas att bestämmelserna i personuppgiftslagen inte hindrar att en myndighet arkiverar och bevarar allmänna handlingar eller att arkivmaterial tas om hand av en arkivmyndighet. 5.4.6Särskilt om beställningscentraler och trafikutövare samt direktåtkomst Utredningens förslag: Endast den som för de ändamål som gäller för ett beställningsregister behöver ha tillgång till uppgifterna skall få ha direktåtkomst till uppgifter i ett sådant register. Direktåtkomst får endast omfatta de uppgifter som behövs för att anordna resor. En beställningscentral kan administreras av exempelvis en kommun, en trafikhuvudman eller ett privat taxibolag. Ett av de effektivaste sätten att sänka kommunernas och andra trafikhuvud- mäns kostnader för färdtjänsten är att samordna resor. Det kan ske genom att flera personer reser i ett fordon eller att viss planering sker avseende resorna, bl.a. vad avser färdväg. Det förekommer också att samordning sker mellan färdtjänsten och andra samhällsbetalda resor, t.ex. sjukresor och skolskjutsar. För att kunna tillgodogöra sig sådana möjligheter till samordning är det som regel nödvändigt med en gemensam beställningscentral. I likhet med vad som gäller för beställningscentraler finns det både samhällsägda och privatägda trafikutövare, dvs. trafikutövan- det kan skötas av exempelvis en kommun eller ett taxiföretag. Det ligger inte inom utredningens uppdrag att göra en översyn av behandlingen av personuppgifter i register i samband med anordnandet av sjukresor, skolskjutsar eller andra samhällsbetalda resor. Utredningen vill dock påpeka att det i och för sig inte finns något direkt hinder mot att en och samma beställningscentral i sitt arbete med anordnande av transporter samordnar information om t.ex. både färdtjänst- och sjukreseberättigade personer. Om man vill att nu föreslagen förordning skall vara tillämplig på behandling av personuppgifter i en gemensam beställningscentral, i stället för att personuppgiftslagen är fullt tillämplig på sådan behandling, krävs emellertid att uppgifterna i ett beställningsregister avseende färdtjänstberättigade och eventuellt riksfärdtjänstberättigade behandlas i överensstämmelse med bestämmelserna i utredningens förslag. Att den som har bestämmanderätt över ändamålen med och medlen för behandling av personuppgifter, dvs. den personupp- giftsansvarige, skall ha tillgång till uppgifterna i sina egna register får anses klart. Det finns därför endast behov av särskilda bestämmelser om direktåtkomst, om någon annan än den person- uppgiftsansvarige behöver ha tillgång till uppgifterna i ett register. Såsom tidigare redovisats organiseras färdtjänsten och riksfärdtjänsten inte på samma sätt hos olika kommuner och trafik- huvudmän. Detta medför givetvis också skillnader i uppbyggnaden och hanteringen av register i nyssnämnda verksamheter. Av den enkätundersökning som utredningen gjort framkommer att upp- gifter som behövs för att anordna en resa i vissa fall överförs från ett tillståndsregister till ett beställningsregister. Vidare framgår det att en handläggare som har att bedöma tillstånd till färdtjänst och riksfärdtjänst kan ha tillgång till uppgifterna i både tillstånds- och beställningsregistret medan en beställningsmottagare, dvs. viss personal i beställningscentralen, endast har tillgång till uppgifter i det sistnämnda registret. Enligt vad utredningen erfarit förekommer det att annan än den personuppgiftsansvarige har tillgång till uppgifterna i ett beställ- ningsregister, t.ex. om beställningscentralen är privatägd. Från integritetssynpunkt är det angeläget att direktåtkomst till uppgift- erna i ett beställningsregister inte är vidare än vad som behövs med hänsyn till de ändamål för vilka uppgifterna behandlas. Tillgång till uppgifterna i ett beställningsregister bör begränsas så att direkt- åtkomst enbart ges den som behöver uppgifterna för att kunna utföra sitt arbete. Uppgifterna får naturligtvis inte användas för något annat än de ändamål för vilka ett beställningsregister får föras. Av redovisningen i avsnitt 2.3, framgår att sekretess gäller i ärenden om tillstånd till färdtjänst och riksfärdtjänst för uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, om uppgiftslämnaren inte är säker på att uppgifterna kan lämnas ut utan att den enskilde lider men. Direktåtkomst till sekretessbelagda uppgifter kräver att det finns en sekretessbrytande bestämmelse som tillåter att uppgifterna lämnas ut. Sådana bestämmelser finns i 15 § lagen (1997:736) om färdtjänst och 12 § lagen (1997:735) om riksfärdtjänst. Utredning- ens förslag till reglering av direktåtkomst är i överensstämmelse med dessa bestämmelser. Enligt 31 § personuppgiftslagen skall den personuppgifts- ansvarige vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Det ankommer således på den personuppgiftsansvarige att t.ex. utforma nöd- vändiga system för behörighetskontroll m.m., vilket är viktigt med hänsyn till att ett beställningsregister innehåller uppgifter som indirekt kan beröra enskilda personers hälsa. Utredningens förslag: De bestämmelser om rättelse som finns i personuppgiftslagen (1998:204) skall gälla även behandlingar som utförts i strid med nu aktuell förordning. Av 28 § personuppgiftslagen framgår att den personuppgifts- ansvarige är skyldig att på begäran av den registrerade rätta, blockera eller utplåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med lagen eller föreskrifter som har utfärdats med stöd av lagen. Med blockering avses att en uppgift förknippas med information om att den är spärrad för annat utlämnande än vad som anges i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. I lagrummet uttalas inte vilken av de alternativa metoderna som skall väljas i olika situationer och den personuppgiftsansvarige får således välja själv. Att en uppgift behandlas i strid med personuppgiftslagen kan innebära antingen att uppgiften är felaktig eller att den används på ett felaktigt sätt i verksamheten. Det sistnämnda fallet bör t.ex. vara för handen när behandlingen av en personuppgift inte sker i överensstämmelse med ändamålet med registret. Bestämmelserna om rättelse gäller endast för brott mot person- uppgiftslagen eller föreskrifter som har utfärdats med stöd av lagen, vilket betyder bl.a. att rättelse enligt lagrummet inte kan ske vid brott mot bestämmelser i s.k. särskilda registerförfattningar, som gäller framför personuppgiftslagen. Den enskilde bör ha möj- lighet till rättelse av uppgifter som behandlas enligt nu aktuell för- ordning och det är därför nödvändigt att i denna förordning införa en hänvisning till bestämmelsen i personuppgiftslagen. Utredningens förslag: De bestämmelser om skadestånd som finns i personuppgiftslagen (1998:204) skall gälla även behandlingar som utförts i strid med nu föreslagen förordning. I avsnitt 2.6.9 finns en redogörelse för skadestånd enligt 48 § personuppgiftslagen. Av redogörelsen framgår bl.a. att den person- uppgiftsansvarige skall ersätta den registrerade för den skada som en behandling av personuppgifter i strid med den lagen har orsakat. Bestämmelserna om skadestånd gäller således endast för brott mot personuppgiftslagen. Det är utredningens uppfattning att den enskilde bör ha samma förutsättningar till skadestånd om han eller hon lider skada av behandling som utförs i strid med nu aktuell förordning. I förordningen bör därför införas en hänvisning till bestämmelserna om skadestånd i personuppgiftslagen. 6.3Information till den registrerade Utredningens bedömning: Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om den personuppgiftsansvariges informationsplikt bör gälla även när personuppgifter behandlas i ett tillståndsregister eller ett beställningsregister inom färdtjänsten eller riksfärdtjänsten. Bestämmelser om vilken information den registrerade har rätt till då personuppgifter beträffande honom eller henne behandlas finns i 23 27 §§ personuppgiftslagen. En redogörelse för dessa bestämmelser lämnas i avsnitt 2.6.4. När uppgifter om en person inhämtas från denne själv skall den personuppgiftsansvarige alltid självmant lämna information om behandlingen. Sådan information är obligatorisk, dvs. det finns inte möjlighet till undantag från denna informationsskyldighet. Det bör inte uppkomma några större problem för kommuner, trafikhuvudmän m.fl. att tillgodose sådan informationsskyldighet. Om personuppgifter samlas in från någon annan än den registrerade skall information lämnas när uppgifterna registreras. Information behöver dock inte lämnas, om det finns bestämmelser om registrerandet eller utlämnandet av personuppgifterna i en lag eller någon annan författning. Information behöver inte heller lämnas om det visar sig vara omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. Det bör anmärkas att uppgifter om en sökande till färdtjänst eller riksfärdtjänst i första hand inhämtas från den sökande själv och att information inte behöver lämnas om sådant som den enskilde redan känner till. Av 16 § förvaltningslagen (1986:223) framgår att en sökande har rätt att ta del av det som har tillförts ärendet från annan än honom själv, om detta avser myndighets- utövning mot någon enskild. Den enskilde bör därför redan genom denna bestämmelse om kommunicering få information bl.a. om personuppgifter samlas in från någon annan än honom eller henne. Med hänsyn till det anförda torde informationsskyldigheten inte förorsaka kommuner, trafikhuvudmän eller enskilda några större svårigheter. Vad avser färdtjänsten och riksfärdtjänsten saknas det således skäl att göra undantag, vare sig genom utvidgning eller genom inskränkning, från den informationsskyldighet som före- skrivs i personuppgiftslagen.