sou · GRB340d1 · 2004-01-01 00:00:00 — Den centrala databasen inom heter STAMM, vilket står för System för Tillstånd, Asyl, Mottagning och Med- borgarskap. Enligt ett fattat beslut vid verket skall data- basens namn bytas till Centrala Utlänningsdatabasen (). I det följande används dock genomgående beteckningen STAMM, som databasen fortfarande kallas inom verksamheten. STAMM utvecklades som ett personregister under förra . Fram till var STAMM i drift med tillstånd från Datainspektionen. har STAMM utvecklats till centrala databas, , i vilken det Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet ursprungliga personregistret är en av flera beståndsdelar i ett verk- samhetsstödjande ärendehanteringssystem som drivs med stöd av personuppgiftslagen och av utlänningsdataförordningen. Inledningsvis bör anmärkas att hanterar information i personakter, dossierer, i vilka alla dokument som rör en individ samlas. Alla automatiserade doku- ment som framställs i skrivs ut på papper och läggs i dossiern som originaldokument. En dossier läggs upp, när en individ blir aktuell genom en ansökan av något slag, t.ex. genom en ansökan om tidsbegränsat uppehållstillstånd. Dossiern följer sedan individen i skilda slag av ärenden som kan aktualiseras. Dossiern är alltså "levande" till dess utlänningen i fråga beviljas svenskt medborgarskap eller avlider. , som kan vara under åtskilliga år, kan dossiern vandra mellan verkets regionkontor och avdelningar om utlänningen flyttar eller blir aktuell i olika slags ärenden. Det förekommer även att dossiern lämnas till i samband med ett överklagande eller lånas ut till andra myndigheter, t.ex. en polismyndighet. betjänar samtliga enheters ärendehantering av tillståndsfrågor, medborgarskapsärenden, diarie- föring, asylprövningar, flyktingmottagning på slussar och för- läggningar, bidragshantering, kommunplaceringar m.m. Inom sker en prövning om och i så fall till vilka delsystem varje anställd skall ha åtkomst. Endast de som behöver åtkomst för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter ges behörighet att logga in sig på hela . En mängd behörighets- nivåer förekommer. innehåller en mängd personuppgifter om alla utlänningar som har sökt eller söker svenskt medborgarskap eller tillstånd att besöka, bo, arbeta eller studera i . Dessutom finns personuppgifter om alla utlänningar som ansökt om uppe- hålls- eller arbetstillstånd m.m. men som fått avslag på sina ansök- ningar. Utlänningar som avvisats vid gränsen, tagits i förvar eller dömts till utvisning från är också registrerade liksom de som ingår i förfrågningar från andra myndigheter eller privat- personer. I är således ett stort antal utlänningar registre- rade, drygt en miljon individer. Dessutom före- kommer personuppgifter om svenska medborgare som har anknyt- ning till utlänningar, t.ex. som referenter, eller som har beviljats svenskt medborgarskap. Utlänningar vars ansökan om Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet tillstånd prövas av utlandsmyndigheter som inte är anslutna till ärendehanteringssystemet (se avsnitt 4.1.3) liksom ut- länningar som besöker och som omfattas av viseringar beviljade av andra Schengenstater eller är viseringsfria registreras dock inte i . Personuppgifter registreras såväl i s.k. funktionsfält där kod- system kan förekomma, som i fritexter eller dokument med löpande text som lagras i , exempelvis utredningar eller motiverade beslut. I dylika dokument kan alla slags känsliga personuppgifter enligt 13 § personuppgiftslagen förekomma liksom uppgifter om lagöverträdelser och annan integritetskänslig information. Dessa lagrade dokument är åtkomliga för andra behöriga tjänstemän än den som skriver eller skrivit texten, oavsett om handlingen är upprättad eller om den ännu är under arbete. Upprättade dokument är normalt åtkomliga för behörig personal inom hela verket medan dokument under arbete normalt endast är åtkomliga på lokal nivå. Lagrade dokument med löpande text, exempelvis avslagsbeslut på asylansökningar, lagras i som övriga registrerade uppgifter om individen. Fördelen med detta är, enligt vad verket framhållit, t.ex. att personal i kan beträffande en nyanländ asylsökande, som redan är registrerad i STAMM, läsa ett eventuellt avslagsbeslut i ett tidigare asylärende utan att behöva rekvirera dossiern. Vad gäller sökbegrepp föreskrev tidigare tillstånd från Data- inspektionen att fritextfält inte fick vara sökbara. gäller enligt utlänningsdataförordningen endast den begränsningen att sådana känsliga personuppgifter som avses i 13 § personuppgifts- lagen inte får användas som sökbegrepp i verksamhetsregister. är fritexter inte sökbara för den enskilda användaren. Sökning på personnummer och samordningsnummer samt dossier- nummer kan göras. Vidare kan sökning göras på registrerade ut- länningars referenspersoner, exempelvis släktingar, arbetsgivare etc. Personuppgifter i som bedöms vara inaktuella förs över till en från avskild databas för avställda uppgifter. Överflyttningen sker efter vissa tidsramar, t.ex. efter det att utlänningen i fråga blivit svensk medborgare eller då gått från det att utlänningen senast erhöll något arbets- eller uppe- hållstillstånd eller vars senaste ärende är ett viseringsärende och beslutet är äldre än . Via kan man dock söka i databasen efter avställda uppgifter. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet STAMM innehåller flera systemdelar som arbetar mot samma databas, . Följande delar ingår i systemet. STAMM-applikationen är ett personregister bestående av tekniskt skilda delsystem som bearbetar information på olika sätt. Del- systemen är emellertid sammankopplade och visar information för användaren parallellt i tabeller. I delsystemet Gemensam plattform ingår ett antal undersystem. Individ är ett system som hanterar ärendeanknuten information om utlänningar, exempelvis medborgarskap, språk, och släktskapsrela- tioner. Etnicitet kan inte registreras i applikationen. Dossierlån är ett eget system i vilket varje dossiers fysiska placering, utlåningssystem och arkivering administreras. Systemet har av Datainspektionen ansetts utgöra ett tillståndspliktigt personregister i datalagens mening. I systemet Organisation finns en organisationsbeskrivning över med adressuppgifter m.m. till regionenheter, flyktingförläggningar i eller annans regi. Här finns också uppgifter om vilken personal som arbetar på respektive enhet och vilka telefonnummer dessa har. Även uppgifter om tidigare anställda finns här. Systemadministration är ett under- system i vilket behörighetsfrågor, rapportering m.m. registreras. Kvotsystemet är ett system i vilket resor och boende för kvotflyk- tingar registreras och administreras. Infobas är ett system för uttag av uppgifter ur STAMM-databasen för utlandsmyndigheternas räk- ning. Uppgifterna görs sedan automatiserat tillgängliga för utlands- myndigheterna genom att lagras på CD-romskiva som utlämnas till utlandsmyndigheten. Denna hantering beskrivs närmare i avsnitt 4.1.3 nedan. I delsystemet Ärende finns ärendehante- ringssystem rörande handläggning av frågor om asyl, tillstånd, medborgarskap och mottagning. Här registreras ärenden och beslut samt korrespondens. Det finns möjlighet att spara ett beslut för att när som helst läsa eller skriva ut beslutet i efterhand. I en särskild listfunktion kan enhetens eller den enskilde handläggarens plane- ringsunderlag plockas fram. Listorna kan till stora delar utformas efter personliga önskemål. Mottagning är ett annat delsystem i vilket administration av de asylsökandes boende hanteras, t.ex. finns uppgifter om boendetyp, inskrivningar och utflyttningar. Systemet används i den verksamhet som sker på slussar, förläggningar och regionkontor. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet som registreras i denna systemdel är koncentrerade till aktiviteter rörande individen handläggningen av ett asylärende pågår. Genom systemet kan man söka fram lediga platser efter vissa kriterier, exempelvis efter språkgrupp, kön, barnfamilj m.m. Diarium är delsystemet för diarieföring av allmänna handlingar som inte är ärende- eller dossieranknutna. Ersättningar är ett administrativt system i vilket utbetalningar i form av dag- och bostadsersättningar, särskilda bidrag, kommun- och landstingsersättningar och ersättningar enligt lagen (1994:137) om mottagande av asylsökande m.fl. hanteras. Systemet beräknar storleken av de bidrag som skall betalas ut för varje individ eller familj och gör slutsummeringar. Uppgifterna sparas för att utgöra underlag till uppföljningar och för beräkning av statliga ersätt- ningar till kommun och landsting. Slutligen ingår det system som administrerar tillfälliga personliga handlingar för asylsökande, s.k. . Detta system, som be- nämns Kort, lagrar bl.a. skannade fotografier och namnteckningar av asylsökande, beställningar av ID-handlingar samt utbetalningar förknippade med korthanteringen. har kopplingar till andra myndigheters datorsystem från eller till vilka information hämtas eller lämnas. Hur koppling- arna fungerar skiftar. Vissa kopplingar mellan STAMM och andra har karaktär av direktåtkomst, dvs. en direkt och automatiserad till- gång till uppgifter i STAMM med möjlighet att kunna söka efter information, dock utan möjlighet att kunna påverka innehållet i STAMM. I 6 § utlänningsdataförordningen föreskrivs att Riks- polisstyrelsen, polismyndigheterna, , Inte- grationsverket och utlandsmyndigheterna får ha direktåtkomst till verksamhetsregister, dvs. Direkt- åtkomsten skall emellertid begränsas till att endast avse person- uppgifter som en tjänsteman oundgängligen behöver för att full- göra arbetsuppgifter i verksamhet enligt utlännings- och med- borgarskapslagstiftningen såsom denna verksamhet närmare definieras i förordningens 1 §. Flertalet av de myndigheter som har direktåtkomst har också möjlighet att inregistrera uppgifter i STAMM. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet behandlar ansökningar enligt förord- ningen (1990:1361) om lån till hemutrustning för flyktingar och vissa andra utlänningar, se avsnitt 3.3. Enligt 28 § i förordningen får nämnden med hjälp av automatisk behandling föra ett person- register för administration av dessa hemutrustningslån. I 29 § anges vilka uppgifter som får förekomma i registret. Enligt 30 § samma förordning är skyldigt att på begäran lämna vissa uppgifter till nämnden, det gäller exempelvis uppgifter om person- nummer eller dossiernummer hos , namn, adress, medborgarskap, språkgrupp, familjeförhållanden, boendeförhållan- den, uppgift om att personen är flykting eller asylsökande m.m. Denna uppgiftsskyldighet uppfylls på det sätt att nämnden har direktåtkomst till STAMM. är vidare skyldigt att lämna nämnden vissa uppgifter i ärenden om studiestöd, se 6 kap. 13 a § studiestödsför- ordningen (2002:618), samt i ärenden om rekryteringsbidrag till vuxna, se förordningen (2002:744) om rekryteringsbidrag till vuxen- studerande. Enligt uppgift från verket har nämnden inte direkt- åtkomst till STAMM på grund av dessa uppgiftsskyldigheter. Någon direktåtkomst för nämnden finns inte föreskriven i utlänningsdataförordningen. har inte utvecklat något eget system för sin bidragshantering enligt förordningen (1990:927) om statlig ersätt- ning för flyktingmottagande m.m. Detta hänger samman med att i samband med sitt bildande övertog vissa uppgifter från dåvarande , däribland ersättningsärenden enligt den nämnda förordningen. Verket arbetar i systemet , som utvecklats av som en av flera systemdelar i . Det som en gång var ett av flera interna system för är alltså numera ett verksamhetsstödjande system för såväl Migrations- verket som , dock alltjämt utgörande en del av . fick och tillstånd av Datainspektionen att gemensamt inrätta och föra person- Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet 2003:40 Utan direktåtkomst till kan inte arbeta i . I registreras personuppgifter om asylsökande och kvot- flyktingar. Ändamålet med registreringen är att ta fram uppgifter om personer för att kunna utbetala korrekta ersättningar till kom- muner och landsting enligt den nämnda förordningen. Personupp- gifterna hämtas från STAMM-applikationens delsystem Gemensam plattform. har således direktåtkomst till denna del av verksamhetsstödjande system. Det kan nämnas att enligt utlänningsdataför- ordningen är personuppgiftsansvarigt för be- handling av personuppgifter inom den verksamhet som förord- ningen avser. Det ansvaret omfattar bl.a. behandlingen i . Inga andra myndigheter har automatiserad tillgång till person- uppgifterna i . Som nämnts innehåller en mängd personuppgifter häm- tade från övriga delsystem i . Många uppgifter är integritetskänsliga. Exempelvis gäller detta enskilda individers asylskäl, för vilka finns särskilda koder i . Denna information är nödvändig för eftersom kom- munernas rätt till statlig ersättning varierar med vad för slags flyk- ting som mottagits. inregistering och lagring av personuppgifter i sprider sig till andra delsystem i STAMM. Vad gäller övrig automatiserad behandling av personuppgifter inom hänvisas till avsnitt 4.3 nedan. Fram till dess övertog ansvaret från polisen för asylärendenas initiala handläggning, förvarstagande och verkställig- het hade polismyndigheterna ett stort behov av tillgång till registre- rade uppgifter i STAMM. Det fanns tidigare tillstånd från Data- inspektionen att ge polisen åtkomst till vissa slags personuppgifter i . Polisen har alltså haft och har alltjämt direkt- åtkomst till särskilda polisbild där det bl.a. framgår vilka tillstånd en utlänning har och enligt vilken klassningskod, utlänningens boendehistorik, samhörigheter med andra, ev. förekomst på spärrlista m.m. Polisen har även efter det att övertog ansvaret för förvarstagna, verkställig- het m.m. medgetts direktåtkomst till . Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet sammanhänger med att polisen alltjämt har huvudansvaret för den yttre och inre utlänningskontrollen. och Kustbevak- ningen har ingen åtkomst till . har för sin del åtkomst till flera av Riks- polisstyrelsen förda register nämligen belastningsregistret, miss- tankeregistret och spärrlistan i Schengens informationssystem (SIS), se mer om sökning i spärrlistan i avsnitt 4.1.2. Ett femtontal större utlandsmyndigheter har direktåtkomst till . Till de utlandsmyndigheter som inte har direkt- åtkomst utlämnas på annat sätt ett urval uppgifter som bedömts nödvändiga för deras ärendehantering, se avsnitt 4.1.3 om och . Från utlämnas beviljade arbetstillstånd till Arbets- marknadsstyrelsen genom direktöverföring på datafil. Data- inspektionen gav 1999 tillstånd till denna form av utlämnande som i vart fall då var avsedd att ske en gång . har direktåtkomst till STAMM. Nämnden kan bl.a. se inregistrerad information om beslut, individ- och adress- uppgifter samt fritexter som avser planering rörande hemresor för utlänningar som avvisats eller utvisats i samband med verkets avslag på ansökningar om uppehållstillstånd. I fritexter kan exempelvis läsas när och till vilket land en resa planeras. För nämndens egen prövning är denna information av stor vikt. registrerar vidare beslut, korrigerar namn- och födelseuppgifter, uppgift om medborgarskap m.m. direkt i STAMM. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet Till de olika landstingen utlämnas personuppgifter från STAMM- basen via disketter. Uppgifterna avser i allmänhet vilka utlänningar som har skrivits in på olika flyktingförläggningar. Dessa uppgifter behöver landstingen för att kunna bereda de asylsökande hälso- och sjukvård som asylutredningarna pågår. Upp- gifterna används också som landstingens underlag då ersättning för vården begärs från staten. lämnar uppgifter till om folkbok- förda utlänningars adressändringar, namnändringar, dödsfall, ut- flyttning ur m.m. genom ett automatiserat förfarande som söker av registrerade utlänningar i . Detta sker via en s.k. on-lineförbindelse. lämnar i sin tur i vissa fall uppgifter om utlänningars adress till i enlighet med en i folkbokföringsförordningen (1991:481) föreskriven uppgiftsskyldighet. behandlas inom en begäran från om att också skall förpliktas lämna uppgift om alla utlänningar vars tillfälliga uppehållstillstånd löpt ut och som inte begärt förnyelse därefter. informerar om alla beviljade medborgarskap. Uppgiftsutlämnandet sker per post. , som mottar drygt 30 000 brev om be- viljade medborgarskap, har begärt elektronisk överföring och inom planeras en övergång till sådan överföring. utfärdar resedokument för flyktingar som en ersättningshandling för pass. Dessutom utfärdas s.k. främlingspass. skickar till AB Svenska Pass utlänningens foto- grafi och namnteckning samt övrigt underlag lagrat på CD-rom- skiva. kommer denna informationsöverföring i stället att ske elektroniskt via on-lineförbindelse. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet Nordea (Postgirot) Till Postgirot sänds via filöverföring biståndsbelopp enligt lagen om mottagande av asylsökande m.fl. som skall utbetalas till asyl- sökandes personliga konton. Kontona är knutna till utlänningarnas . Enligt 1 § lagen (2000:344) om Schengens informationssystem är ålagd att med hjälp av automatiserad behandling föra ett register som skall vara den svenska nationella enheten i Schengens informationssystem (SIS). I en central databas i finns bl.a. en särskild spärrlista där uppgifter införs om personer som avvisats eller utvisats ur Schengenstat med återrese- förbud och som därför skall nekas tillträde till eller uppehålls- tillstånd i Schengenstaterna (artikel 96 i ). I den nationella enheten vid SIRENE-kontor lagras en exakt kopia av uppgifterna i den centrala databasen i . har enligt 9 och 10 §§ förordningen (2000:836) om Schengens informationssystem direktåtkomst till dessa upp- gifter i spärrlistan för ändamålet att pröva ansökningar om visering och uppehållstillstånd. Dessutom får verket ha direktåtkomst till övriga delar av registret då verket bistår en polismyndighet i gräns- kontrollverksamhet. Någon regelrätt direktåtkomst finns emeller- tid inte . har i stället utvecklat ett automatiserat system för att kunna göra sökningar på grundval av sin direktåtkomst. Från sänds en textfil som lagras i en särskild databas på . Textfilen uppdateras av Rikspolis- styrelsen . I textfilen gör sedan automa- tiserade sökningar på individer. Ger sökningen en träff, får man endast reda på att personen förekommer i spärrlistan, vilket land som har fört in personen på listan och hur spärren gäller. Därefter vidtar ett samrådsförfarande med det land som har lagt in uppgiften i spärrlistan. En automatiserad förfrågan om anledningen till spärren m.m. sänds via till behörig myndighet i landet i fråga. Svar och eventuell fortsatt kommunikation sker emellertid icke automatiserat utan per post. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet I systemet lagras bl.a. personuppgifter om namn, person- nummer, dossiernummer samt förfrågningar. tillsatte regeringen en arbetsgrupp, IT-Hjalmargruppen, bestående av deltagare från , Justitiedeparte- mentet, , och . Arbetsgruppen fick bl.a. i uppdrag att projektera ett framtida IT-stöd vid ärendehantering av ansökningar om visering, uppehållstillstånd och arbetstillstånd som lämnas in på en ut- landsmyndighet. Projektet föranleddes av att inträde i ställde nya krav på främst utlandsmyndig- heterna. Bl.a. förutsätter att staterna skall konsultera varandra i viseringsärenden, att sökning i SIS spärrlista skall göras innan visering eller uppehållstillstånd beviljas samt att Schengenenhetlig maskinläsbar text skall skrivas ut på viserings- märken, s.k. stickers. I projektet har systemen Vision, och utvecklats. Av dessa är endast fortfarande under utveckling. Systemen beskrivs översiktligt nedan. I ingick att en samlad syn skulle anläggas på hela handläggningsprocessen samt att skulle som processansvarig i förhållande till utlandsmyndigheter, Riks- polisstyrelsen och ha ett helhetsansvar för processen (se bl.a. Statskontorets promemoria Dnr 2001/490-5 s. 21). Vision är ett datasystem som har byggts upp inom Schengen- samarbetet som ett automatiserat rådfrågningssystem i enlighet med Artikel 17 i . Där föreskrivs att Verk- ställande kommittén definierar de fall då visering inte får utfärdas utan föregående hänvändelse till den berörda avtalsslutande partens centrala myndighet samt, i förekommande fall, till andra avtals- slutande parters centrala myndigheter. Ett Schengenland kan nämligen begära att bli konsulterat i ärenden om visering och uppe- hållstillstånd såvitt avser olika kategorier av utlänningar. Exempel- vis kan begära att bli konsulterat då irakiska medborgare Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet söker visum eller uppehållstillstånd i ett eller flera övriga Schengen- länder. I regleras inte närmare vilka person- uppgifter som konsultationerna skall avse. En under lydande arbetsgrupp för viseringsfrågor (VISION) har dock utarbetat formulär och anvisningar för vilka personuppgifter som skall överföras vid konsultationerna. Följande uppgifter överförs regelmässigt i enlighet med dessa formulär. (1)Personuppgifter om sökande, och i förekommande fall, hans eller hennes familjemedlemmar eller referensperson (sökandes fullständiga namn och eventuellt tidigare namn, födelsedatum och födelseort, kön, ursprungligt och nuvarande medborgarskap, yrke/ sysselsättning, föräldrars namn, makes eller makas fullständiga namn, födelsedatum och födelseort samt vid resmålet angiven refe- renspersons namn och adress). (2)Uppgifter om sökandes viseringsansökan (den begärda vistel- sens längd, syftet med vistelsen, huvudsakligt resmål, planerade datum för in- och utresa, antal inresor som begärts, gränsövergång vid inresan. (3)Uppgifter om resehandling (pass, resedokument eller liknande identitetshandling, nummer och utfärdare). har i och med inträdet i förbundit sig att utföra dessa konsultationer. har ansvar för den svenska delen av Vision. Utlandsmyndigheterna, som prövar flertalet visumansökningar, gör konsultationerna via krypterad e- post till och från centrala Visionsystem, som i sin tur kommunicerar med andra Schengenländers Visionsystem. Några utlandsmyndigheter har genom direktåtkomst till Vision. Konsultationerna sker genom ett fullständigt automatiserat sökningsförfarande. Konsultationer, som innehåller personupp- gifter och som berör , lagras i Vision. , eller Information system , är ett webbaserat ärendehanteringssystem som för- binder utlandsmyndigheterna elektroniskt med i den ärendehantering kring besöks- och bosättnings- process som det ankommer på utlandsmyndigheterna att handha. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet Handläggningen av ärenden om visering, uppehållstillstånd och arbetstillstånd som ges in till utlandsmyndigheter genom ansökan hanteras elektroniskt i på i korthet följande sätt. Ansök- ningar inregistreras elektroniskt i STAMM av en utlandsmyndighet genom och en sökning görs mot för kon- troll huruvida sökanden eller av denne angivna referenspersoner förekommer i . Syftet är att utlands- myndigheten skall kunna få del av information av betydelse för prövningen av en ansökan om visum eller annat tillstånd. Genom lagrar utlandsmyndigheten personuppgifter om sökanden och eventuella referenspersoner i . Exempelvis tilldelar utlandsmyndigheten en utlänning, som inte förekommit tidigare i , genom en dossier- beteckning i varunder personuppgifter, dokument m.m. fortsättningsvis lagras. En tjänsteman på utlandsmyndighet med högsta behörighet kan söka i hela utifrån vissa särskilda sökbegrepp. Via kan utlandsmyndigheternas personal genom direkt- åtkomst till kopia av Sirenekontorets spärrlista göra sökningar i listan. är också kopplat on line till Visionsystemet. Om ett ärende skall överlämnas till för pröv- ning (gäller ärenden om uppehållstillstånd), planeras att ingivna handlingar i ärendet skall skannas och lagras, kopplade till ett ärende, i en dokumentdatabas och i .