sou · GRB387d2 · 2004-01-01 00:00:00 — I kommittédirektiven uttalas emellertid att det är angeläget att en författningsreglering kommer till stånd , varför utredningen i delbetänkandet har föreslagit att regleringen bör ske i förordning. I nu aktuellt betänkande föreslås att den övervägande delen av dessa bestämmelser i stället skall författningsregleras i lag. Personuppgiftslagen, som i detta avseende har samma tillämp- ningsområde som dataskyddsdirektivet, omfattar såväl automa- tiserad behandling av personuppgifter som behandling av personuppgifter i register. Med register avses enligt dataskydds- direktivet varje strukturerad samling av personuppgifter som är tillgänglig enligt särskilda kriterier. För register gäller särskilda övergångsbestämmelser, om registret fanns eller på- börjades innan personuppgiftslagen trädde i kraft, vilket medför att Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter flera bestämmelser i personuppgiftslagen inte blir tillämpliga på ett sådant manuellt register . Enligt vad utredningen anfört i delbetänkandet förekommer tillstånds- och beställningsregister inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten i ytterst begränsad omfattning. Trots detta är det utredningens uppfattning att också sådana register bör omfattas av den särskilda författ- ningsregleringen. Såsom konstaterats i delbetänkandet är det endast den behand- ling av personuppgifter som sker automatiserat och manuellt inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten i tillståndsregister och beställ- ningsregister som behöver författningsregleras särskilt. För tydlig- hetens skull har sådana register definierats i den av utredningen tidigare föreslagna förordningen. Det är vidare utredningens uppfattning att nu föreslagen lag skall vara tillämplig när det är kommuner och trafikhuvudmän som behandlar personuppgifter i nämnda register. Lagen bör dock även gälla för en enskilds behandling av personuppgifter i ett beställningsregister, om den enskilde har ett avtal med en kommun eller en trafikhuvudman om utförande av resor enligt lagen om färdtjänst eller lagen om riksfärdtjänst eller ett avtal om en beställningscentral. För övriga register inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten bör personuppgiftslagen fortsatt vara ensamt tillämplig på behand- lingen av personuppgifter. I ett flertal särskilda författningar om behandling av personupp- gifter förekommer inte det traditionella registerbegreppet, utan i stället har begreppet databas införts som en juridisk beteckning på automatiserade uppgiftssamlingar som används gemensamt inom en verksamhet och för vilka särskilda handlingsregler gäller. Det bör enligt utredningens uppfattning övervägas om begreppet till- ståndsregister i stället skall ersättas med termen databas, eftersom det i vissa datorsystem som innehåller olika uppgifter som är avgörande för tillstånd till bl.a. färdtjänst ingår elektronisk ärende- hantering, där inkomna handlingar kan skannas, t.ex. läkarintyg, och beslut upprättas med automatiserad behandling och sedan lagras elektroniskt. Utredningen har erfarit att sådana uppgifts- samlingar används gemensamt av tillståndsgivarens personal. Enligt utredningens mening är dock det som utredningen betecknar Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter beställningsregister mer ett register än en databas, vilket medför att mer korrekta benämningar skulle vara tillståndsdatabas respektive beställningsregister. Att använda skilda beteckningar förordas emellertid inte av utredningen, eftersom en sådan begrepps- blandning förmodligen inte skulle vara klargörande för de registrerade. För att uppnå en enhetlig terminologi anser utred- ningen således att beteckningarna tillståndsregister och beställ- ningsregister skall behållas. Det bör i sammanhanget framhållas att beteckningarna register eller databas inte finns angivna i personuppgiftslagen. Den registrerades rätt att motsätta sig behandling av uppgifter Enligt artikel 14 a) i dataskyddsdirektivet skall medlemsstaterna tillförsäkra den registrerade rätten att när som helst av avgörande och berättigade skäl som rör den registrerades personliga situation motsätta sig behandling av uppgifter som rör honom eller henne. Detta gäller åtminstone i de fall som avses i bl.a. artikel 7 e), av vilken framgår att personuppgifter får behandlas om det är nöd- vändigt för att utföra en arbetsuppgift som är ett led i myndig- hetsutövning, utom när den nationella lagstiftningen föreskriver något annat. Av 12 § andra stycket personuppgiftslagen framgår att en registrerad, utöver vad som följer av 11 § och 12 § första stycket, inte har rätt att motsätta sig sådan behandling av personuppgifter som är tillåten enligt den lagen. Utformningen av bestämmelsen är sådan att den inte omfattar behandling som sker enligt bl.a. särskilda registerförfattningar. Det finns skäl att anta att de som är i behov av eller redan är berättigade till färdtjänst eller riks- färdtjänst inte skulle motsätta sig sådan behandling av person- uppgifter, som t.ex. en kommun utför korrekt med stöd av nu aktuell lag, eftersom behandlingen är en förutsättning för att färdtjänsten respektive riksfärdtjänsten skall kunna fungera på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Enligt utredningens uppfattning bör trots detta, liksom i tidigare föreslagen förordning, uttryck- ligen anges att behandling av personuppgifter som är tillåten enligt den särskilda registerförfattningen får utföras även om den registrerade motsätter sig behandlingen. Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter Utredningens bedömning: Personuppgiftslagens (1998:204) bestämmelser om personnummer bör gälla när personuppgifter behandlas inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten. Enligt 22 § personuppgiftslagen får uppgifter om personnummer och samordningsnummer behandlas utan samtycke bara när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller av något annat beaktansvärt ändamål. Syftet med bestämmelsen är att det beträffande varje enskilt register skall göras en intresseavvägning mellan de skäl som gör att behandlingen av personnummer och samordningsnummer är påkallade, och behovet av ett fullgott skydd för den personliga integriteten. Som nämnts i delbetänkandet bör inte denna reglering avseende samordningsnummer vara av något större intresse för färdtjänsten eller riksfärdtjänsten, eftersom det för varje folkbokförd person fastställs ett personnummer, se 18 § folkbokföringslagen (1991:481). En enskilds rätt till färdtjänst eller riksfärdtjänst förutsätter nämligen att man är folkbokförd i en kommun. Ett personnummer är en enhetlig och en för varje person särskiljande och varaktig identitetsbeteckning. Det är ett billigt och säkert instrument för identifiering av enskilda. Ett personnummer är vidare kort och det är lätt att kontrollera. En användning av personnummer inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten kan exem- pelvis bidra till att förväxlingar av resenärer undviks och att transportmedlen utnyttjas effektivt vilket påverkar bl.a. kost- naderna för färdtjänsten. Med beaktande av vad som anförts ovan är det utredningens uppfattning att registrering av personnummer inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten även fortsättningsvis skall kunna ske utan särskild författningsreglering utöver personuppgiftslagen. Vid denna bedömning tas också hänsyn till de bestämmelser om sekretess som gäller inom dessa verksamheter till skydd för den enskildes personliga integritet. Det bör dock understrykas att kommuner, trafikhuvudmän m.fl. skall överväga behovet av att registrera personnummer beträffande varje enskilt register. Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter 9.4Författningsreglerad behandling av person- uppgifter i ett tillståndsregister respektive ett beställningsregister Utredningens förslag: Ett tillståndsregister skall få användas för handläggning av ärenden enligt lagen (1997:736) om färdtjänst och lagen (1997:735) om riksfärdtjänst. Ett sådant register skall dess- utom få användas för planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten samt för framställning av statistik. Ett beställningsregister inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten skall få användas för planering, samordning, beställning och annan administration av resor. Även ett sådant register skall få användas för planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten samt för framställning av statistik. I särskilda registerförfattningar är ändamålsbestämmelser av central betydelse, eftersom sådana bestämmelser anger den allmänna ramen för registrens innehåll och på vilket sätt den personuppgiftsansvarige får använda dessa. Avgränsningen av de ändamål för vilka ett register får användas är därför av stor betydelse för skyddet av den personliga integriteten. Enligt 9 § personuppgiftslagen (1998:204) får personuppgifter endast samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Av lagrummet framgår vidare att senare behandling inte får vara oförenlig med de ursprungliga ändamålen och att de personupp- gifter som behandlas skall vara adekvata och relevanta i förhållande till ändamålen med behandlingen. Behandling av personuppgifter i ett tillståndsregister eller ett beställningsregister inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten kommer att omfatta känsliga personuppgifter, exempelvis uppgifter om den funktionshindrades behov av särskilt hjälpmedel. Det är därför viktigt att grundläggande krav ställs på behandlingen och att den tillgodoser den enskildes integritetsskydd. För att åstadkomma ett tillräckligt integritetsskydd är det lämpligt att specificera ända- målen för behandling av personuppgifter i tillståndsregister och beställningsregister. Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter Av utredningens enkätundersökning och av Datainspektionens tidigare meddelade beslut framgår att ett s.k. tillståndsregister används för bl.a. utredning om färdtjänst, diarieändamål, akt- kontroll, statistik och för att de som beviljats resor skall ha möjlig- het att få resor beställda och utförda enligt de tillstånd som givits. Vad som framkommit visar enligt utredningens mening att ett tillståndsregister bör få användas för handläggning av ärenden enligt lagen om färdtjänst och lagen om riksfärdtjänst. I begreppet handläggning ingår bl.a. utredning om färdtjänst och riksfärdtjänst, utredning om vilka behov den enskilde har avseende resor, journal- hantering, diarieföring, aktkontroll, produktion av tillståndsbevis eller färdtjänstkort, hjälpmedel för utskrift och expediering av beslut, betalningsadministration för resorna samt delgivnings- rutiner. Ett sådant register bör också få användas för framställning av statistik. Såsom utredningen redan konstaterat i delbetänkandet är det vidare av mycket stort värde för kommuner och trafik- huvudmän att få använda ett tillståndsregister för att ta fram under- lag för planering och utvärdering av den egna verksamheten, även om det inte sker uteslutande i statistisk form. Det kan i detta avseende vara fråga om att ta fram olika avstämningsunderlag eller bokföringsunderlag. Vad som framkommit vid utredningens enkätundersökning i samband med arbetet med delbetänkandet och analys av Data- inspektionens tidigare beslut visar att ändamålet med ett beställ- ningsregister kan vara att möjliggöra planering, samordning och beställning av resor, exempelvis bokning av ett fordon till den färd- tjänstberättigade och utskrift av en körorder till en trafikutövare. Ett beställningsregister bör också få användas för annan admini- stration av resor, t.ex. vid betalning av resorna. För att kommuner, trafikhuvudmän, beställningscentraler och trafikutövare skall kunna fullgöra sina uppgifter inom färdtjänsten och riksfärd- tjänsten är det motiverat att uppgifter i ett beställningsregister får behandlas för de ändamål som nämnts. Enligt utredningens uppfattning bör ett beställningsregister också få användas för planering och utvärdering av den egna verksamheten, t.ex. för att ta Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter fram avstämningsunderlag eller bokföringsunderlag eller för kontroll av att trafikutövaren utfört en beställd resa. Ett sådant register bör vidare få användas för framställning av statistik. Utredningens förslag: Det skall införas en bestämmelse som anger dels vilka kategorier av personuppgifter som skall få behandlas i tillståndsregister och beställningsregister, dels att också handlingar skall få behandlas i tillståndsregister. Det skall vidare införas särskilda bestämmelser om vilka känsliga personuppgifter som får behandlas. I ett tillståndsregister skall man få behandla uppgifter om behov av tolk, som ensamma eller i kombination med andra uppgifter kan ge information om etniskt ursprung. I ett sådant register skall också andra känsliga personuppgifter få behandlas om behand- lingen utförs i löpande text och uppgifterna har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för handläggningen av ärendet. Känsliga personuppgifter om hälsa skall dessutom få registreras i ett tillståndsregister om uppgifterna har lämnats i ett ärende om färdtjänst eller riksfärdtjänst eller är nödvändiga för ändamålen med ett sådant register. Handlingar som har kommit in i ett ärende skall behandlas utan begränsningar i fråga om känsliga person- uppgifter. I ett beställningsregister skall man få behandla sådana känsliga uppgifter som rör hälsa och som anges i en särskild förordning, om uppgifterna är nödvändiga för ändamålen med ett sådant register. Såsom konstaterats i delbetänkandet har en reglering av innehållet i ett register stor betydelse för skyddet av den personliga integri- teten. Behovet av skydd förstärks när de uppgifter som behövs är av känslig natur. I äldre dataregister var det vanligt att det endast förekom samman- ställningar av enskilda uppgifter om de registrerade personerna, dvs. register i ordets vanliga bemärkelse. Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter vanligt att handlingar behandlas i myndigheternas datoriserade ärendehanteringssystem. Detta förekommer även inom färd- tjänsten och riksfärdtjänsten. Exempel på sådana elektroniska handlingar kan vara skrivelser från enskilda eller läkarintyg som skannas och lagras i datorsystemet samt de beslut och andra handlingar som myndigheten själv upprättar med hjälp av ordbehandling. För att kommunerna och trafikhuvudmännen på ett effektivt sätt skall kunna sköta hanteringen av tillståndsärenden anser utredningen att sådana elektroniska handlingar måste få behandlas i de datorsystem som utredningen kallar tillstånds- register. Däremot kan utredningen inte se att ett motsvarande behov finns i fråga om beställningsregister. Enligt utredningens mening bör det i lag anges att handlingar som har kommit in eller upprättats i ett tillståndsärende skall få behandlas i tillstånds- registret. För sådana handlingar som har kommit in till en myndig- het måste särskilda regler om känsliga personuppgifter gälla. Utredningen återkommer till den frågan längre fram i detta avsnitt. I sitt remissvar avseende utredningens delbetänkande anser Kammarrätten i att den av utredningen föreslagna registerförordningen bör innehålla bestämmelser om vilka upp- gifter som får behandlas i tillståndsregister och beställningsregister, dvs. inte endast en reglering av känsliga uppgifter utan av uppgifter generellt. Enligt utredningens mening kan det vara befogat att i lag ange vilka kategorier av personuppgifter som får behandlas i ett till- ståndsregister respektive ett beställningsregister, eftersom man då tydliggör vilka uppgifter som får finnas i registren. En sådan reglering kan vara till fördel för bl.a. den registrerade som på ett enkelt sätt kan ta reda på vilka kategorier av uppgifter som finns i registren. Ur integritetssynpunkt kan det också vara viktigt att innehållet i registren närmare preciseras i lagen. Det är dock utred- ningens uppfattning att det inte kan komma i fråga att i lag ange tillåtet innehåll i tillstånds- och beställningsregister i detalj, efter- som listan över vilka uppgifter som får behandlas skulle bli mycket omfattande med hänsyn till alla de olika uppgifter som kan ingå. Det bör i stället vara regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer som får meddela ytterligare föreskrifter om innehållet i Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter detalj i tillståndsregister och beställningsregister. Något särskilt bemyndigande i lag är inte nödvändigt för att regeringen skall ha denna möjlighet (se prop. 2000/01:33, s. 345). Enligt utredningens mening bör det således i en författning om tillståndsregister och beställningsregister endast anges vilka katego- rier av personuppgifter som får behandlas. Kategorier av personuppgifter i ett tillståndsregister I ett tillståndsregister bör få behandlas de känsliga personuppgifter som närmare beskrivs nedan och följande kategorier av person- uppgifter. En fysisk persons identitet samt bosättning, telefonnummer, behov av tolk och andra liknande uppgifter som behövs för kommunikation med personen. Ärendenummer, ärendekoder, ärendemening och andra uppgifter som beskriver ett ärende. Händelser och åtgärder under ett ärendes handläggning. Uppgifter om sakförhållanden och andra omständigheter som har betydelse för ett ärende. Kategorier av personuppgifter i ett beställningsregister Såsom redovisats i delbetänkandet bör man få behandla vissa känsliga personuppgifter om hälsa i ett beställningsregister. En redogörelse för utredningens övervägande härvidlag finns nedan. I övrigt bör ett beställningsregister få innehålla följande kategorier av personuppgifter. En fysisk persons identitet samt bosättning, telefonnummer, behov av tolk och andra liknande uppgifter som behövs för kommunikation med personen. Uppgifter om sakförhållanden och andra omständigheter som har betydelse för anordnande av resor. Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter Allmänt om känsliga personuppgifter Känsliga personuppgifter får inte behandlas utan särskilt författ- ningsstöd, utom i de undantagsfall som anges i personuppgifts- lagen. Av 20 § personuppgiftslagen framgår dock att regeringen får meddela ytterligare undantag från förbudet mot att behandla känsliga uppgifter, om det behövs med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse. I ett tidigare lagstiftningsärende (prop. 2000/01:80 s. 144) har gjorts bedömningen att det är ett viktigt allmänt intresse att kan utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredställande sätt. Känsliga uppgifter om hälsa i ett tillståndsregister Av redovisningen i delbetänkandet framgår att ett tillståndsregister kan innehålla uppgifter om bl.a. funktionshinder, behov av hjälpmedel eller av särskilt fordon och av service. Ett sådant register kan också innehålla uppgifter om bl.a. ärendets handlägg- ning, medicinsk utredning i övrigt, personnummer och adress. Personuppgiftslagen innehåller emellertid ett principiellt förbud mot att behandla personuppgifter som rör bl.a. hälsa. Vissa av uppgifterna i ett tillståndsregister, exempelvis om en persons funktionshinder eller behovet av hjälpmedel, får såsom anförts i delbetänkandet betecknas som sådana känsliga personuppgifter. Från förbudet gäller undantag bl.a. vid uttryckligt samtycke från den registrerade. Det undantaget är dock besvärligt och kostsamt att använda när det gäller register som rör personer berättigade till färdtjänst eller riksfärdtjänst. För att känsliga uppgifter om hälsa skall kunna registreras i kommunernas och trafikhuvudmännens tillståndsregister måste detta därför uttryckligen framgå av annan lag eller förordning. I detta sammanhang bör det framhållas att kommuner och trafikhuvudmän har behov av att kunna behandla sådana känsliga personuppgifter för att klara sina åligganden inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten. Att kommuner och trafikhuvud- män skall ges möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter inom färd- tjänsten och riksfärdtjänsten på ett tillfredställande sätt är enligt utredningens uppfattning ett viktigt allmänt intresse. Känsliga personuppgifter som rör hälsa bör därför få behandlas i ett till- ståndsregister under förutsättning att uppgifterna har lämnats i ett Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter ärende om färdtjänst eller riksfärdtjänst eller är nödvändiga för de ändamål som i föreslagen lag särskilt anges för ett tillståndsregister. Såsom utredningen anfört tidigare bör det finnas möjlighet att elektroniskt behandla inte bara enskilda personuppgifter utan också kompletta handlingar, t.ex. beslut eller skannade läkarintyg. För sådana handlingar som tillståndsgivaren själv upprättar anser utredningen att det är tillräckligt med dels de bestämmelser som gäller generellt för registrering av personuppgifter och som har återgetts ovan, dels bestämmelsen i 8 § personuppgiftsförord- ningen (1998:1191). I sistnämnda bestämmelse stadgas att utöver vad som anges i 15 19 §§ personuppgiftslagen får känsliga person- uppgifter behandlas av en myndighet i löpande text om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för handläggningen av det. Om tillståndsgivaren vill upprätta en handling i ett ärende- hanteringssystem som används med stöd av den föreslagna lagen, måste hänsyn alltså tas till att känsliga personuppgifter får före- komma endast om de har lämnats i ärendet eller är nödvändiga för handläggningen av det. Handlingar som kommer in till tillståndsgivaren från utom- stående, t.ex. läkarintyg, partsskivelser och expertutlåtanden. kan däremot av praktiska skäl inte följa samma regler. Det är nämligen inte möjligt för tillståndsgivaren att själv styra över vilka uppgifter en sådan handling innehåller. För att ett elektroniskt ärendehanteringssystem skall fungera på ett effektivt sätt, måste sådana handlingar kunna skannas och lagras i systemet i det skick de kommer in, även om de innehåller känsliga personuppgifter som det inte är tillåtet att registrera i tillståndsregistret. Utredningen anser därför att det bör vara tillåtet att behandla inkomna handlingar i ett tillståndsregister, utan några begränsningar i fråga om känsliga personuppgifter. Känsliga uppgifter om hälsa i ett beställningsregister I ett beställningsregister finns sådana uppgifter om tillstånds- havaren som är av särskilt intresse för beställningscentraler och trafikutövare. Det är fråga om uppgifter som är nödvändiga för att anordna en resa. I ett beställningsregister behövs uppgifter bl.a. om det krävs specialfordon eller annan utrustning, om samåkning med andra resenärer är möjlig, behov av ledsagare eller ledarhund, placering i fordonet, resebeställningar, adresser, telefonnummer Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter Det förekommer att beställningsregister används också inom riksfärdtjänsten. I ett beställningsregister finns således uppgifter om den enskilde är exempelvis rullstolsburen eller har ledarhund, uppgifter som enligt utredningens mening får anses röra hälsa. I likhet med vad som bör gälla för ett tillståndsregister måste det därför uttryckligen framgå av annan lag eller förordning, om känsliga uppgifter som rör hälsa skall kunna registreras utan uttryckligt samtycke i ett s.k. beställningsregister. Det får anses vara ett viktigt allmänt intresse att kommuner, trafikhuvudmän, beställningscentraler och trafik- utövare skall kunna ges möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten på ett tillfredställande sätt. I detta arbete är ett beställningsregister av central betydelse. Sekretess i ärenden om färdtjänst och riksfärdtjänst gäller för alla uppgifter om enskilds personliga förhållanden. Trots sekretessen finns det en begränsad möjlighet för en tillståndsgivare att till en beställningscentral för transporter och till en trafikutövare lämna ut sådana uppgifter som behövs för att anordna transporten. Bestämmelserna om sekretess sammantaget med ändamålet med ett beställningsregister, dvs.