sou · GRB340d1 · 2004-01-01 00:00:00 — De skannade handlingarna kommer därigenom att vara tillgängliga för alla hand- läggare med rätt behörighet. Dokument som skapats av utlands- myndigheten kommer att lagras elektroniskt i en dokumentdatabas som textfiler. Om den sökande beviljas tillstånd, registreras det i . Sökanden får tillståndet, en s.k. stickers, infört i sitt pass och numren på pass respektive stickers registreras i . Får sökanden i stället avslag på sin ansökan, registreras också detta. Vid ett eventuellt överklagande (möjligt endast då ansökan avser uppehållstillstånd) registreras överklagandet och, som det planeras framöver, skall ärendet överlämnas elektroniskt via till . avses i sin tur registrera sitt beslut i . är fortfarande under uppbyggnad och endast ett femton- tal större utlandsmyndigheter är anslutna. Utbygg- naden sker stegvis. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet inlemmade i nätverket. och polismyndig- heternas åtkomst avses successivt byggas ut ytterligare. Tanken är bl.a. att när resande, som har fått visering eller tillstånd som utfärdats av svensk myndighet, anländer till , kan viseringen eller tillståndet kontrolleras av anslutna myndig- heter mot registrerade uppgifter i . En gränskontrollant kan kontakta en polisman för vidare utredning. Polismannen kan sedan kontrollera utlänningen i för polisen tillgängliga register bl.a. i . Utlänningens inresa eller utresa planeras att kunna registreras via i STAMM av polisens gränskontrollenheter. Förutom den tillgång till STAMM som redan haft , är alltså avsikten att nu via skall ges tillgång till i lagrade dokument och eventuellt även skannade fotografier av sökanden i enskilda ären- den. Dessutom avses polisen, till skillnad från tidigare, kunna få uppdatera med nya uppgifter. Dessa uppgifter kan gälla beviljade nödfalls- och sjömansviseringar samt in- och utresor av tredjelandsmedborgare via yttre Schengengräns. I beslut av Datainspektionen har , och getts tillstånd att uppdatera uppgifter i via . Frågor om åtkomstbehörighet för personal vid utlandsmyndig- heterna har varit föremål för särskilt samråd mellan Migra- tionsverket, som ansvarar för tilldelningen av behörigheter, och . Lokalanställd personal har därvid getts endast mycket begränsad tillgång till personuppgifter genom . De lokalanställda får exempelvis inte tillgång till uppgifter som är belagda med utlänningssekretess eller som rör annat än av utlänningen själv uppgiven adress i hemlandet. Inte heller får de lokalanställda utföra SIS-slagningar eller Vision-konsultationer. Det kan sammanfattningsvis konstateras att det genom överförs en mängd i hög grad integritetskänsliga uppgifter mellan myndigheterna. rör det sig om att sådana uppgifter dels utlämnas från till , ut- landsmyndigheterna och polisen, dels inregistreras i STAMM- basen av utlandsmyndigheterna. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet eller Alternative Migration Application har utvecklats som ett förenklat alternativ till . Samtliga utlandsmyndigheter har använt och de som ännu inte är anslutna till använder fortfarande . är vidare tänkt att framgent finnas som ett reservsystem om tillfälliga tekniska fel medför att inte kan användas. har ingen nätanslutning utan är en programvara som distribueras från via kurirpost till utlandsmyndigheterna på en CD-romskiva. Denna innehåller installationsprogram, konsultationsdel, del för SIS- sökning och sökning i Infobas (se avsnitt 4.1.1.1) samt del för utskrift av viserings- och tillståndsmärken (stickers). levererar en uppdaterad version av Infobas och till utlandsmyndigheterna. står alltså inte i direkt kommunikation med andra system. Övrigt informationsutbyte mellan utlandsmyndigheterna och sker utan användande av särskilt uppbyggda datorsystem. Exempelvis används telefax och kurirpost. Det kan dock nämnas att har en särskild rutin benämnd Respons genom vilken verket besvarar olika slags e- postade förfrågningar från utlandsmyndigheterna enligt en given ordning. Utlandsmyndigheter kan skicka dessa förfrågningar om ärendehantering till en viss e-postbrevlåda. Frågor besvaras i all- mänhet . besvaras mellan 30 och 40 frågor. Personuppgifter överförs ibland genom Responsförfarandet. 4.1.4DHS – elektronisk dokumenthantering Dokumenthanteringssystemet DHS är en del av IT-infrastruktur och är till för att skapa och lagra elektroniska dokument. innehåller DHS ett personaktsarkiv med elektroniska dossierer och ett mallarkiv för skapande av elektroniska dokument med på förhand ifyllda individ- och ärende- uppgifter. DHS är en del i den pågående utvecklingen av ärende- och dokumenthanteringen inom . Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet att integrera DHS och Hjalmarsystemet () (se ovan avsnitt 4.1.3. genomfördes ett försök med elektronisk ärende- hantering, EHÄ, och 4 000 elektroniska dossierer skapades som alltjämt är aktuella och hanteras i det nuvarande DHS. Alla tillkommande handlingar i dessa dossierer skannas in. DHS är kopplat till från vilken information och personuppgifter överförs. I systemet skapas dokument elektro- niskt. Visst material som lagras kan läsas bara inom en enhet. Fri- textsökning kan inte göras i DHS. En fördel man inom framhåller med elektro- niska dossierer är att tjänstemän på olika enheter i landet kan titta i en dossier . När det gäller pappersdossiererna läggs betydande tid på att skicka omkring dessa eller göra kopior av handlingar i dem för att skicka dem vidare till andra enheter eller myndigheter. Mycket arbetstid får i bland läggas på att lokalisera dossierer. Målsättningen inom är en övergång till full- ständig elektronisk ärendehantering i syfte att effektivisera verk- samheten. En fråga som återstår att lösa är emellertid hur arki- veringen i form av automatiserad långtidslagring av bl.a. elektroniska sigill skall ske. 4.1.5PLUS – System för planering, uppföljning och statistik är enligt 2 § förordningen med instruktion för ålagt att föra register och statistik över utlän- ningar i landet i den utsträckning som behövs för verksamheten. Vidare är verket ålagt att fortlöpande bevaka att myndigheternas handläggning av frågor enligt utlännings- och medborgarskapslag- stiftningen är effektiv. Enligt 9 § utlänningsdataförordningen får personuppgifter behandlas automatiserat i verksamhetsregister för ändamålen tillsyn, uppföljning och verksamhetsplanering samt för att framställa statistik. togs systemet PLUS – Planering, Upp- följning och Statistik – i drift och ersatte då ett tidigare statistik- system. Det huvudsakliga ändamålet med PLUS är att förse verkets ledning, centralt eller regionalt, med den statistik och information som behövs för uppföljning av verksamheten. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet Från hämtas automatiserat alla personuppgifter som hänför sig till en individ, alla händelser som rör individen och datum för händelserna. Detta innebär att i princip alla i STAMM registrerade individer också registreras i PLUS med dossiernummer, adressändringar liksom alla ärenden, korrespon- dens, beslut m.m. som rör dessa individer. All denna individ- baserade information lagras sedan i PLUS. PLUS är konstruerat för att kunna besvara frågor som ställs till databasen och utifrån dessa skapa rapporter. Cirka 30 anställda har tillgång till PLUS. Även om PLUS innehåller en mycket stor mängd personuppgifter, däribland integritetskänsliga, finns inga uppgifter som identifierar individer med i de rapporter som framställs. finns vissa planer på att ge fler anställda möjlig- heter att komma åt individbaserad information i PLUS. Det finns också planer på att framställa rapporter som kommer att innehålla personuppgifter. För bedömningarna i utlänningsärenden och i synnerhet asyl- ärenden är det av största vikt att handläggande myndigheter har god insikt i förhållandena i de länder varifrån flyktingar kommer. behov av allmän länderkunskap tillgodoses på en mängd olika sätt. De svenska utlandsmyndigheterna rapporterar regelbundet till om de politiska förhållan- dena och läget när det gäller mänskliga rättigheter i de länder man bevakar. I den mån rapporterna bedöms ha intresse för asylfrågor, får (och ) del av rapporterna. Även utländska utlandsmyndigheters rapporter, informations- utbyte mellan EU-länderna med stöd av , dokumentation från UNHCR, och massmedia ger underlag för länderkunskap. tjänstemän reser också till de aktuella länderna för att samla kunskap om förhållandena på platsen, s.k. fact findingsresor. Dessa resor sker ofta tillsammans med tjänstemän från . deltar också någon tjänsteman från Utrikes- departementet. På finns en praxisenhet där experter på länder- och praxisfrågor samordnar, kontrollerar och Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet följer upp praxis i ärenden enligt utlännings- och med- borgarskapslagarna. Enheten ingår i flera internationella nätverk med andra länder och organ som sysslar med migrationsfrågor. Bl.a. deltar man i IGC – Inter Governmental Cosultations on Asylum, Refugees and Migration Policies – en internationell arbetsgrupp bestående av 14 stater, däribland , och , som samverkar i migrationsfrågor. startades LIFOS, databaserade länderinformationssystem m.m. LIFOS finns tillgängligt på intranät och är dessutom åtkomligt för hand- läggare på . I LIFOS görs allmän bakgrunds- information tillgänglig för handläggarna så att dessa får del av kunskap som behövs för att kunna fatta välgrundade beslut i enskilda fall. För de länder varifrån ett större antal asylsökande kommer, finns landöversikter med allmän övergripande informa- tion om den politiska situationen och vanliga asylskäl som åberopas av asylsökande från dessa länder. Dessutom finns landdokumen- tation, dvs. mer specifik information av intresse för ärendehante- ringen. Informationskällorna kan, utöver reserapporter från fact findingresor, t.ex. komma från , utlands- myndigheter, rapporter från eller frivilligorganisationer. Vidare finns avidentifierade vägledande beslut från regeringen, eller samt i LIFOS. pågår i praxisgrupp ett projekt om informationsutbyte mellan olika länders databaser för land- information m.m. I LIFOS finns personuppgifter, däribland känsliga sådana. Det är exempelvis särskilt vanligt med uppgifter i inskannade rapporter som avslöjar etniskt ursprung på namngivna personer. Även andra känsliga personuppgifter förekommer. I den mån identiteten saknar betydelse för informationens värde avidentifieras dock alla personuppgifter innan de görs tillgängliga i LIFOS. Eftersom LIFOS innehåller bl.a. integritetskänslig information, är tillgängligheten till LIFOS delvis begränsad. Särskild behörighet med olika behörighetsnivåer krävs för åtkomst till LIFOS olika delar. Uppgifterna i LIFOS har av Datainspektionen ansetts vara infor- mation i löpande text. Inspektionen har därför inte ansett LIFOS utgöra ett personregister i datalagens mening och LIFOS var alltså inte tillståndspliktigt då det togs i bruk. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet Genom 12 § i utlänningsdataförordningen har getts författningsstöd för att föra ett automatiserat landinforma- tionsregister för återsökning av information som lämnats rörande förhållanden i andra länder. Känsliga personuppgifter får i detta register endast behandlas i löpande text och under förutsättning att uppgifterna är oundgängligen nödvändiga för att fullgöra arbets- uppgifter i verksamhet enligt utlännings- och medborgarskaps- lagstiftningen. Personuppgifter som direkt pekar ut den registre- rade får inte användas som sökbegrepp (13 §), även om det inte finns några tekniska hinder för att söka på person- namn, födelsedatum, etnisk tillhörighet etc. i löpande text. får ha tillgång till landinformationsregistret genom direktåtkomst (14 §). gallras material som bedöms vara inaktuellt ur informationssynpunkt. Någon systematisk gallring med hänseende på personuppgifter sker inte. Som nämnts ovan finns dessutom praxissammanställningar och övriga vägledande avgöranden, rättsutredningar m.m. tillgängliga i LIFOS. Dessa dokument avidentifieras i allmänhet men kan ibland innehålla personuppgifter av integritetskänslig karaktär. Migra- tionsverket samt också har genom 8 § ut- länningsdataförordningen getts rätt att automatiserat föra dylika rättsfallsregister. En förutsättning är emellertid att registret inte innehåller personuppgifter som direkt pekar ut den registrerade. Vidare har tillstånd getts att föra ut personuppgifter ur rätts- fallsregister till tredje land, dvs. en stat som inte ingår i EU eller är ansluten till EES. Enligt 5 kap. 5 § utlänningslagen får eller en polismyndighet under vissa förutsättningar fotografera en ut- länning och, om han eller hon har fyllt , ta dennes finger- avtryck. Förutsättningarna är att utlänningen inte kan styrka sin identitet vid ankomsten till eller utlänningen ansöker om uppehållstillstånd under anförande av att han eller hon är flykting eller skyddsbehövande i övrigt eller det finns förutsättningar att ta utlänningen i förvar. Avsikten med bestämmelsen är att underlätta identifikationen av den som söker asyl här (se prop. 1996/97:25 s. 143 f.). Genom dokumentationen möjliggörs kontroller av om Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet utlänningen har sökt asyl i (under annat namn) eller om han eller hon har sökt och eventuellt fått asyl i något annat EU-land. Fingeravtrycken används bl.a. vid förfrågningar enligt artikel 15 för utrönandet av vilket land som enligt principen om första asylland har ansvaret för asylprövningen. Om misstänker att en asylsökande har vistats i något annat EU-land på väg till , gör verket regelmässigt en förfrågan enligt artikel 15 i . Utvecklingen ger vid handen att asylsökande i allt större omfattning rör sig över gränserna inom under angivande av nya identiteter. Detta gör att utlänningsmyndig- heterna i länderna får lägga ner allt större resurser på att fastställa en sökandes identitet. Tillgång till kvalificerade tekniska identifie- ringsmöjligheter har därmed blivit allt viktigare. Inom EU har det inrättats en central databas för fingeravtryck som tas på asylsökande i de olika länderna, se avsnitt 4.1.7.3 om Eurodac. Bestämmelsen i 5 kap. 5 § utlänningslagen fick sin nuvarande lydelse då (dåvarande ) övertog ansvaret för utredning och prövning av utlänningsärenden, förvar m.m. från polismyndigheterna. Denna reform medförde att ansvaret för registrering av fingeravtryck flyttades från till . hade fingeravtryck som tagits med stöd av utlänningslagen registrerats i omfattande fingeravtrycksregister (AFIS), som fördes och alltjämt förs med hjälp av automatiserad databehandling. finger- avtrycksregister består av en A-del och en B-del. B-delen innehöll före reformen dels fingeravtryck tagna enligt ut- länningslagen, dels fingeravtryck tagna enligt lagen (1991:572) om särskild utlänningskontroll. Från har emellertid fingeravtryck tagna enligt utlänningslagen utmönstrats ur B-del. Kvar i B-delen är alltså bara utlänningars fingeravtryck som tagits med stöd av lagen om särskild utlännings- kontroll. behandling av personuppgifter i register för fingeravtryck regleras i 29-31 §§ polisdatalagen (1998:622). Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet lämnade förslag till ny polisdatalag omfattar särreglering av fingeravtrycksregistret (se Behandling av personuppgifter i polisens verksamhet, SOU 2001:92). Till ändringen i fråga om ansvar för den utbrutna delen av fingeravtrycksregister koppla- des en förordning (1996:1389) om register hos över fingeravtryck, som reglerade rätt att föra register över fingeravtryck och fotografier med hjälp av automatisk databehandling. Författningen upphävdes i samband med att utlänningsdataförordningen trädde i kraft . Bestämmelserna inarbetades emellertid i sak oförändrade i den nya förordningens 9-11 §§. Enligt utlänningsdataförordningen får registret användas endast vid prövning av ansökningar om uppehållstillstånd där skäl som avses i 3 kap. 2 eller 3 § utlänningslagen åberopas, med andra ord vid prövning av asylansökningar, samt i ärenden om avvisning och utvisning (9 §). Registret får endast innehålla fingeravtryck och fotografi samt uppgifter om den registrerades namn, person- eller samordningsnummer, födelsetid, kön, medborgarskap eller annan identifieringsuppgift. Uppgifter ur registret får lämnas ut på medium för automatisk databehandling endast om det följer av lag eller förordning (10 §). Någon direktåtkomst är alltså inte medgiven. En uppgift i fingeravtrycksregister skall gallras när den registrerade blir svensk medborgare, dock senast efter det att uppgiften registrerades. (11 §). I allmänhet är det personal vid någon av landets asylenheter eller vid verkets gränsenheter, exempelvis i eller på , som tar fingeravtryck såvitt avser asylsökande. Polisen tar dock fortfarande fingeravtryck enligt utlänningslagen, nämligen på de utlänningar som avvisas vid gränserna utan att ha sökt asyl samt på dem som påträffas illegalt i landet och tas i förvar och som inte sökt eller söker asyl. Fingeravtryck och fotografi skall tillsammans med utredning i ärendet sändas till . får meddela de ytterligare föreskrifter som behövs för verkställigheten av bestämmelserna om fingeravtryck och fotografi (5 kap. 20 § utlänningsförordningen). Några sådana föreskrifter har dock inte meddelats. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet fingeravtrycksregister är, tekniskt sett, fort- farande en del av databas för fingeravtryck. köper således vissa tjänster i fråga om finger- avtrycksregistret från . Säkerheten i systemet administreras av som också äger all hårdvara. följer emellertid, enligt upplysning från verket, säkerhetskrav. Loggning och arkivering av loggar sker hos . Åtgärderna att ta fingeravtryck av en utlänning innebär att av- tryck tas av varje finger och av hela handflatorna. Fingeravtrycken tas med en elektronisk utrustning som digitaliserar avtrycken för databehandling. Avtrycken sänds därefter elektroniskt per e-post till , där de på motsvarande sätt vidare- befordras till fingeravtrycksdatabas. Där görs sedan en automatiserad sökning mot verkets egna register samt mot filer i register som avser vissa tagna fingeravtryck, dvs. kriminalfilen samt filen för avtryck tagna enligt lagen om särskild utlänningskontroll. Vid en eventuell träff gör en analys och utfärdar ett sakkunnig- utlåtande. Som nämnts ovan görs identitetskontroller genom förfrågningar hos övriga länder som tillträtt , om man miss- tänker att en asylsökande vistats i ett sådant land tidigare. Dylika förfrågningar görs beträffande samtliga asylsökande hos övriga nordiska länder. Alla fingeravtrycksjämförelser med de nordiska länderna och Dublinkonventionsländer i övrigt hanteras av personal vid . Inom tillgår dessa för- frågningar automatiserat såtillvida att lagrar fingeravtryck på en CD-romskiva som skickas per post till behörig myndighet i respektive land för fingeravtrycksjämförelse. Inom ramen för samarbetet inom EU enligt har länge funnits planer på att införa ett system för utbyte och jämförelser av asylsökandes fingeravtryck i en gemensam databas, . antogs rådets förordning (EG) nr 2725/2000 om inrättandet av Eurodac för jämförelse av finger- Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet avtryck för en effektiv tillämpning av . I rådets förordning (EG) nr 407/2002 av finns vissa tillämpningsföreskrifter till den först nämnda förordningen. Databasen är placerad i . Det centrala fingeravtrycksregistret togs i bruk . I registret kan sökningar göras på de deltagande ländernas fingeravtryck som tagits på asylsökande, andra utlänningar som påträffas vid illegala gränsöverskridanden samt andra utlänningar som vistas illegalt i länderna. Fingeravtrycken jämte uppgift om utlänningens kön kommer att lagras i basen varefter de gallras. När det gäller asylsökande som erhåller flyktingstatus enligt Genèvekonvention- en i något land skall en blockering göras i Eurodac. Med blockering avses varje åtgärd som kan vidtas för att uppgifterna skall vara förknippade med information om att de är spärrade och om anledningen till spärren. Hanteringen av fotografier som tas enligt utlänningslagen är inte automatiserad på motsvarande sätt som beträffande fingeravtryck. Fotografier tas emellertid och fogas till Migrations- verkets dossier. Det finns diskussioner om att med s.k. biometrisk teknik automatiserat behandla och registrera fotografier i identifi- eringssyfte på motsvarande sätt som görs beträffande finger- avtryck. 4.1.8Exempel på övrig behandling av är en stor och utspridd myndighet med en komplex verksamhet. Verket är därmed i behov av utvecklade data- system för effektivisering av administrativa göromål. För personal- och löneadministration används ett system benämnt Palasso. Personuppgifter om personal finns i systemet. Ekonomiadmini- stration sker i systemet Agresso. Här sköts bl.a. ersättningar till offentliga biträden. har vidare en hemsida på Internet för infor- mation till allmänheten samt ett intranät för interninformation. I båda dessa informationssystem kan personuppgifter förekomma. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet Ett register finns också för passerkontrollsystem där uppgifter om anställda vid verket och vid lagras. Vidare finns ett automatiserat register över begärda registerkontroller som görs hos säkerhetspolisen enligt säkerhetsskyddslagen (1996:627). I registret lagras namn, personnummer, befattning och kontroll- orsak. På finns arki- verade äldre dossierer. Beträffande dossierer kan sökningar göras i . Vad gäller äldre dossierer finns systematiskt ordnade register med olika sökvägar. Dessa torde omfattas av personuppgiftslagens regler om behand- ling av personuppgifter. Liksom nyare dossierer innehåller dessa gamla dossierer känsliga personuppgifter. huvudsakliga verksamhet är att pröva över- klagade beslut från i ärenden enligt utlännings- lagen eller medborgarskapslagen. Som framgått ovan har åtkomst till uppgifter i STAMM, Migrations- verkets verksamhetsstödjande system, och till LIFOS. har emellertid ett eget verksamhets- stödjande system som heter UNik, vilket tidigare bedrevs med tillstånd från Datainspektionen då systemet utgjorde ett person- register i datalagens mening. Enligt den terminologi som tillämpas i utlänningsdataförordningen är UNik ett verksamhetsregister i nämndens ärendehantering. UNiks ändamål är i första hand att utgöra nämndens diarium samt att ge underlag för utskrifter av beslutsunderlag och beslut. UNik används också för att göra statistiska sammanställningar. I UNik registreras uppgifter om ärenden. Dessutom registreras bl.a. namnuppgifter på juridiska ombud för utlänningar, tolkar, leda- möter i , ingivare av handlingar, gode män till utlänningar och personer som omfattas av externa eller interna administrativa ärenden. I fråga om utlänningar registreras t.ex. namn och adress, person- nummer eller motsvarande, kön, medborgarskap, hemvistland och dossiernummer. Därutöver registreras eventuella anhörigas namn och dossiernummer på samt andra anknytningars namn. Behandling av personuppgifter inom verksamhetsområdet UNik är inte kopplat till andra system. Någon extern direkt- åtkomst till UNik eller automatiserat utlämnande från UNik före- kommer inte. Utöver UNik kan nämnas att samman- ställer avidentifierade avgöranden, som hålls allmänt tillgängliga på nämndens internethemsida liksom i databas (se avsnitt 4.1.6). är en ny myndighet som inrättades för att som en särskild myndighet ha ett övergripande ansvar för integrationsfrågor. I viss utsträckning fick den nya myndigheten överta delar av tidigare verksamhet, bl.a. större delen av ansvaret för prövning och utbetalning av vissa ersättningar till kommuner och landsting enligt förordningen om statlig ersättning för flyktingmottagande m.m. Att har övertagit verksamhet från har satt sin prägel på den automatiserade behandling av personuppgifter som förekommer inom .