sou · GRB387d2 · 2004-01-01 00:00:00 — att möjliggöra t.ex. planering, samordning och beställning av resor, medför att förekomsten av känsliga personuppgifter om hälsa bör vara betydligt mindre omfattande än i ett tillståndsregister. Det kan därför vara lämpligt att specificera vilka uppgifter rörande hälsa som får registreras i ett automatiserat eller manuellt beställningsregister. Till en lag om behandling av personuppgifter inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten bör det därför finnas en förordning med specificering av sådana uppgifter. I förordningen bör således inte en fullständig uppräkning göras av vilka uppgifter som får förekomma i ett beställningsregister, utan endast redovisas vilka uppgifter om hälsa som får förekomma i ett sådant register. Följande uppgifter som indirekt kan röra hälsa bör få före- komma i ett beställningsregister. Uppgifter om den färdtjänstberättigades behov av: hjälpmedel, exempelvis rullstol, rollator eller krycka, ledarhund etc. som används vid förflyttning eller andra hjälpmedel, t.ex. medicinsk utrustning viss placering i fordonet Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter ett sanerat fordon eller på annat sätt anpassat fordon, exempelvis uppgifter om att pälshår inte får förekomma i fordonet viss annan service för att transporten skall kunna utföras, t.ex. uppgifter om att den färdtjänstberättigade behöver viss hjälp av chaufför etc. I ett beställningsregister bör vidare få förekomma uppgifter om samåkning med andra resenärer är möjlig. De angivna känsliga uppgifterna får behandlas i ett beställnings- register under förutsättning att uppgifterna har lämnats i ett ärende om färdtjänst eller riksfärdtjänst eller är nödvändiga för de ändamål som i föreslagen lag särskilt anges för ett beställningsregister. Det är således utredningens uppfattning att det är nödvändigt för bl.a. beställningscentraler och enskilda trafikutövare, såsom ett taxi- företag, att få tillgång till angivna indirekta uppgifter om hälsa i ett beställningsregister. Däremot kan det inte anses nödvändigt för en beställningscentral att registrera direkta hälsouppgifter, t.ex. diagnoser. Andra uppgifter om hälsa, exempelvis den enskildes funktions- nedsättning eller diagnos och övriga känsliga personuppgifter enligt 13 § personuppgiftslagen är således förbjudna att behandla i ett automatiserat eller manuellt beställningsregister, om inte annat följer av personuppgiftslagen. Utredningens förslag: En myndighet är person- uppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i tillstånds- register och beställningsregister som den för. En trafikhuvudman är ansvarig för behandling i sådana register som den för. En juridisk eller en fysisk person som ansvarar för privat verksamhet är personuppgiftsansvarig för behandling i ett beställningsregister som den för i sin verksamhet. Särskild reglering av personuppgiftsansvaret Av 3 § personuppgiftslagen (1998:204) framgår att med person- uppgiftsansvarig avses den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandling av Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter I 9 § personuppgiftslagen anges de grundläggande kraven på den personuppgiftsansvariges behandling av person- uppgifter. Den personuppgiftsansvarige skall bl.a. se till att person- uppgifter endast behandlas i överensstämmelse med lag och att personuppgifter alltid behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med god sed. Den personuppgiftsansvarige ansvarar gentemot de registrerade för att de grundläggande kraven alltid uppfylls vid behandlingen av personuppgifter. Detta ansvar gäller även om den personuppgiftsansvarige har anlitat ett personuppgiftsbiträde eller utsett ett personuppgiftsombud. Vidare innebär personuppgifts- ansvaret skyldigheter att bl.a. lämna information till den registrerade, att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas och att ersätta den registrerade för skada som åstadkommits på grund av felaktig behandling av personuppgifter, se 23–27 §§, 31 och 48 §§ personuppgiftslagen. Det finns två alternativa lösningar till hur frågan om person- uppgiftsansvar skall regleras. I det första alternativet anges det direkt i författningen vem som är personuppgiftsansvarig. I det andra alternativet berörs inte personuppgiftsansvaret i den särskilda registerförfattningen. Det sistnämnda alternativet medför att personuppgiftslagens bestämmelser gäller och att frågan om vem som är personuppgiftsansvarig får avgöras genom en tillämpning av den lagen. I särskilda registerförfattningar som är knutna till personuppgiftslagen finns exempel på båda varianter. Utredningens bedömning i delbetänkandet var att frågan om vem som bör vara personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i ett tillståndsregister eller ett beställningsregister övergångsvis skulle avgöras efter en tillämpning av bestämmelserna i personuppgiftslagen. Utredningen var dock av uppfattningen att personuppgiftsansvaret för ett beställningsregister borde åvila kommunen eller trafikhuvudmannen även i de fall dessa inte skötte ett beställningsregister. Om ett privat bolag administrerade ett beställningsregister borde detta enligt utredningen ske i egenskap av personuppgiftsbiträde. Flertalet remissinstanser anser att personuppgiftsansvaret uttryckligen bör regleras i en registerförfattning avseende färd- tjänsten och riksfärdtjänsten. , , och Länsrätten i Öster- götlands län är av uppfattningen att det saknas anledning att beträf- fande tillståndsregister och beställningsregister frångå den ordning Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter avseende personuppgiftsansvar i register inom och som framgår av 11 och 17 §§ förordningen (2001:637) om behand- ling av personuppgifter inom . Enligt , och skulle en reglering som innebär att kommunen eller trafik- huvudmannen är personuppgiftsansvariga för den behandling av personuppgifter som utförs av en utförare medföra stora praktiska problem som den inte skulle innebära några fördelar ur integritetssynpunkt. Nämnda organisationer konstaterar att en sådan reglering skulle innebära att kommunen eller trafikhuvud- mannen har ansvaret för att tillse att behandlingen av person- uppgifter hos en utförare sker i enlighet med bestämmelserna i personuppgiftslagen. Vidare pekas på att regleringen medför att kommunen alternativt trafikhuvudmannen har ansvaret för att verkställa en begäran från en registrerad om att få ett registerutdrag enligt 26 § personuppgiftslagen. Det konstateras även att kommu- nen eller trafikhuvudmannen med nämnda reglering blir skade- ståndsskyldiga för behandlingar som biträdet utför i strid med den föreslagna förordningen eller mot personuppgiftslagen. Utredningen har i delbetänkandet inte lämnat något förslag vad avser personuppgiftsansvaret för ett tillståndsregister eller ett beställningsregister utan har i stället gjort den bedömning som redovisas ovan. Utredningen konstaterar emellertid i delbetänkan- det att det blir enklare för den enskilde att få rätt gentemot den personuppgiftsansvarige, om avgränsningsfrågor kan undvikas genom en bestämmelse som klart uttalar vem som bär person- uppgiftsansvaret. Vidare pekas på att det kan förekomma flera olika aktörer inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten, vilket är ett skäl som talar för att det i en författning om tillståndsregister och beställningsregister uttryckligen bör anges vem eller vilka som är personuppgiftsansvariga. Enligt utredningens uppfattning finns det inte skäl att frångå denna bedömning om personuppgiftsansvaret i slutbetänkandet. Vem eller vilka skall vara personuppgiftsansvariga för tillståndsregister och beställningsregister? Såsom konstaterats i delbetänkandet kan det förekomma flera olika aktörer inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten. Kommunen är i och för sig huvudman för båda dessa verksamheter men kan överlåta Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter sina uppgifter till trafikhuvudmannen i länet, vilken kan vara t.ex. ett kommunalförbund eller ett aktiebolag. Kommunens uppgifter fullgörs av den eller de nämnder som kommunfullmäktige bestämmer. Ansvaret för färdtjänsten ligger i de flesta kommuner kvar på socialnämnden. för färdtjänsten och riksfärdtjänsten kan också vara t.ex. en färdtjänst- nämnd, en teknisk nämnd eller en kommundelsnämnd. I ett informationsblad från Datainspektionen anges att i en kommun är normalt både kommunstyrelsen och de kommunala nämnderna, om de är så självständiga att de är förvaltningsmyndigheter, person- uppgiftsansvariga, var och en i sin verksamhet. Enligt informations- bladet är det inte möjligt att generellt ange vilket organ i kommu- nen som är personuppgiftsansvarigt, utan de faktiska omständig- heterna måste prövas i varje enskilt fall, exempelvis om nämnden självständigt förfogar över de personuppgifter som behandlas. Ett flertal remissinstanser har förordat en reglering av person- uppgiftsansvaret för tillståndsregister och beställningsregister motsvarande den reglering som finns i 11 och 17 §§ förordningen om behandlingen av personuppgifter inom . Enligt 11 § är en myndighet personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter inom som myndig- heten utför. Av 17 § framgår att en juridisk eller fysisk person som ansvarar för privat verksamhet är personuppgiftsansvarig för den behandling som görs i dess verksamhet. En motsvarande reglering för tillståndsregister och beställningsregister skulle innebära att en myndighet eller en trafikhuvudman är personuppgifts- ansvarig för den behandling av personuppgifter i tillståndsregister och beställningsregister som myndigheten eller trafikhuvudmannen utför och att en juridisk eller en fysisk person som ansvarar för privat verksamhet är personuppgiftsansvarig för den behandling som görs i beställningsregister i dess verksamhet. Med hänsyn bl.a. till gällande bestämmelser om sekretess, förut- sätter utredningen att ett tillståndsregister inte sköts och administreras av annan än tillståndsgivaren till färdtjänst eller riksfärdtjänst, dvs. en kommun eller en trafikhuvudman. Ett beställningsregister kan däremot, som tidigare redovisats, admini- streras av bl.a. en kommun, en trafikhuvudman och ett aktiebolag, t.ex. ett privat taxibolag. Enligt utredningens mening finns det skäl till att låta personuppgiftsansvaret åvila kommunen eller trafik- huvudmannen för ett beställningsregister som administreras av exempelvis ett privat taxibolag. Anledningen härtill är att det finns Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter indirekta känsliga personuppgifter om hälsa i ett beställnings- register. Ett privat bolag som administrerar ett beställningsregister driver en verksamhet som över huvud taget inte innefattar t.ex. vård och omsorg. Känsliga uppgifter om hälsa är således i sig artfrämmande för den privata verksamheten i t.ex. ett taxibolag. Det är vidare sannolikt att regleringen i 17 § förordningen om behandling av personuppgifter inom rör bl.a. privata behandlingshem inom , och att denna bestämmelse på så vis har naturlig anknytning till t.ex. vård och omsorg och därmed ett tydligt samband till uppgifter om hälsa. Mot bakgrund av det här anförda är det således utredningens uppfattning att det kan finnas skäl för att låta kommunen eller trafikhuvudmannen vara personuppgiftsansvarig även för beställ- ningscentraler som drivs i privat regi. Om ett privat bolag administrerar ett beställningsregister skulle detta i så fall kunna ske i egenskap av personuppgiftsbiträde. Utredningen kan dock inte bortse från de synpunkter som lämnats i det särskilda yttrandet till delbetänkandet och i flera remissvar. Som anförts är det bl.a. Svenska Kommunförbundets och Svenska Lokaltrafikföreningens åsikt att den av utredningen förordade lösningen av personupp- giftsansvaret för tillstånds- och beställningsregister kan medföra mycket stora praktiska problem för framför allt kommuner och trafikhuvudmän. Utredningen, som närmare analyserat de skäl som anförts i det särskilda yttrandet och i remissvaren, instämmer i att det upp- kommer många praktiska problem om en kommun eller trafik- huvudman också skall vara personuppgiftsansvarig för behandling av uppgifter, som utförs av en privat aktör i ett beställningsregister. Att i detalj styra behandlingen av personuppgifter som någon annan utför innebär givetvis extra arbetsinsatser och därmed ökade kostnader. En annan aspekt är att t.ex. kommunen, som person- uppgiftsansvarig, kan drabbas av skadeståndsskyldighet för behand- ling av personuppgifter som ett personuppgiftsbiträde utfört även om det skett i strid med kommunens instruktioner. Utredningen får således göra en avvägning mellan dels effektivi- tetsaspekter, dels integritetsaspekter. Av stor betydelse är då att de känsliga personuppgifter som förekommer i beställningsregister endast indirekt kan ge viss information om enskildas hälsotillstånd. Det får inte förekomma uttryckliga uppgifter om funktionshinder eller diagnoser m.m, utan informationen får endast avse t.ex. den enskildes behov av stor bil eller ledsagare. Även om vissa slutsatser Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter naturligtvis ibland kan dras även av sådan information, är det enligt utredningens uppfattning fråga om förhållandevis mindre integritetskänsliga uppgifter. Privata aktörer kommer dessutom inte att ha tillgång till några kompletterande känsliga uppgifter i andra register, t.ex. tillståndsregister. Det kan därför inte förväntas uppstå någon risk för att privata aktörer samkör olika register med varandra eller på annat liknande sätt gör integritetskänsliga bearbet- ningar av informationen i beställningsregister. Integritetsriskerna med att privata aktörer för egna beställningsregister bör därför inte överdrivas. Sammantaget anser utredningen att det finns övervägande skäl för en reglering av personuppgiftsansvaret som tillåter att admini- strationen av tillståndsregister och beställningsregister fungerar på ett effektivt och ändamålsenligt sätt. Utredningen föreslår därför att en myndighet eller en trafikhuvudman skall vara personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i till- ståndsregister och beställningsregister, som den kommunala myndigheten eller trafikhuvudmannen för. En juridisk eller en fysisk person som ansvarar för privat verksamhet skall vara person- uppgiftsansvarig för behandling i ett beställningsregister som den för i sin verksamhet. Utredningens förslag: Det skall finnas begränsningar i möjlig- heten att söka i tillståndsregister och beställningsregister. Som sök- begrepp skall endast få användas namn, personnummer, telefon- nummer och kundnummer samt andra liknande uppgifter som identifierar en person. Som sökbegrepp i ett tillståndsregister får dessutom användas ärendenummer och andra liknande uppgifter som identifierar ett ärende. Vid planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärd- tjänsten samt vid framställning av statistik skall i stället samtliga uppgifter utom de som identifierar en person eller ett ärende få användas som sökbegrepp. En myndighet är enligt tryckfrihetsförordningen i princip skyldig att använda alla uppgifter som sökbegrepp för att ta fram den information som någon begär att få ta del av. Ett utlämnande skall emellertid alltid föregås av en sekretessprövning. Av 2 kap. 3 § Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter tryckfrihetsförordningen framgår dock att en myndighets befogen- het att göra sammanställningar av upptagningar, t.ex. automa- tiserade register, tillgängliga för egen räkning kan begränsas genom lag eller förordning. Rättsliga begränsningar av detta slag kan ske genom föreskrifter om sökbegrepp i ett register. En sådan före- skrift nämnda lagrum i tryckfrihetsförordningen att sammanställningen i fråga inte är en allmän handling. Kommuner och trafikhuvudmän m.fl. är inte genom författning underställda några egentliga begränsningar när det gäller möjligheterna att söka i registren inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten. Av utredningens enkätundersökning framgår att kommuner och trafikhuvudmän i huvudsak använder endast personnummer, namn, telefonnummer och eventuella kund- nummer som sökbegrepp i tillstånds- och beställningsregister. Som utredningen anfört i delbetänkandet förekommer det dock att andra sökbegrepp än de nu redovisade används vid sökning i register inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten, t.ex. adresser, ärendenummer, utförda resor, färdsätt, funktionskoder (kan vara ett specifikt nummer som är knutet till en viss funktions- nedsättning) och ålder. Det är utredningens uppfattning att det är viktigt att sökbegrepp som är känsliga ur integritetssynpunkt används i mycket begränsad omfattning eller inte alls. Konsekvensen av en sådan begränsning är normalt att varken myndigheten eller en enskild kan få ta del av information genom användande av vissa sökbegrepp. Genom ett sådant förfarande uppnås ett ökat integritetsskydd, men begränsas registrets användbarhet, exempelvis vid framtagande av uppgifter för statistik. Uppgifterna som ingår i tillståndsregister och beställningsregister kan delvis vara av känslig beskaffenhet. Det kan gälla uppgifter om t.ex. en funktionsnedsättning men också uppgifter om behov av olika hjälpmedel vid förflyttning. Förekomsten av känsliga uppgifter i registren talar för att tillåtna sökbegrepp bör begränsas. Utredningen har inte något att invända mot att de sökbegränsningar som synes tillämpas för vissa av registren inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten ges fortsatt giltighet. Det bör därför uttryckligen framgå av lagen, att tillåtna sökbegrepp är bl.a. personnummer, namn, telefonnummer och kundnummer. En- ligt utredningens mening bör det inte heller finnas hinder mot att använda andra liknande uppgifter som identifierar en person, t.ex. en adress, som sökbegrepp. Vidare förefaller ett ärendenummer Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter vara ett viktigt sökbegrepp för att bl.a. handlägga tillståndsärenden, eftersom ett sådant nummer givetvis har anknytning till ett pågående ärende eller ett redan fattat beslut. Att använda ärende- nummer som sökbegrepp kan vidare medföra att personnummer, namn etc. utnyttjas i mer begränsad omfattning vid sökning i ett register, vilket torde vara en fördel ur integritetssynpunkt. Som sökbegrepp i ett tillståndsregister bör också få användas andra liknande uppgifter som identifierar ett ärende. De sistnämnda uppgifterna skall således självständigt och direkt identifiera vilket ärende det är fråga om. Mot en sådan begränsning av sökbegrepp som redovisas ovan kan anföras att ändamålen med tillståndsregister och beställnings- register inbegriper planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten samt framställning av statistik. Det ligger i sakens natur att det är svårt att utföra en arbetsuppgift inom ramen för dessa ändamål om det endast är tillåtet att använda nyssnämnda sökbegrepp. Det är därför utredningens uppfattning att sök- begränsningen bör få en annan utformning vid planering och utvärdering samt vid framställning av statistik. Det är svårt att nu bestämma exakt vilka uppgifter som är obehövliga vid sådana arbeten, men enligt utredningens mening torde det inte finnas något större behov av uppgifter om personnummer, namn, telefonnummer och kundnummer eller andra liknande uppgifter som identifierar en person vid exempelvis framställning av statistik. Det är sannolikt inte heller nödvändigt att i detta sammanhang använda ärendenummer som sökbegrepp. Enligt utredningens uppfattning torde det däremot finnas behov av att använda bl.a. känsliga uppgifter som sökbegrepp vid fram- ställning av statistik för utvärdering och planering av verksam- heten, eftersom t.ex. uppgifter om hur många färdtjänstberättigade i en kommun som är rullstolsburna kan påverka kommunens eller trafikhuvudmannens val vid upphandlingen av en trafikutövare. Även uppgifter om t.ex. ålderskategorier bör kunna användas som sökbegrepp. anser i sitt remissvar över delbetänkandet att sökbegreppen bör utvidgas till att även omfatta färdsätt och utförda resor, eftersom det ibland finns behov av att skicka personlig information till en speciell grupp, t.ex. om allargianpassade fordon. Enligt utredningens uppfattning får det nämnda anses ingå i planering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten och det är därmed möjligt att använda exempelvis färdsätt som sökbegrepp. Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter Det bör särskilt anmärkas att det är viktigt att sakuppgifter och identitetsuppgifter är åtskilda vid planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten samt vid framställning av statistik, så att enskilda inte kan identifieras i dessa sammanhang. I före- slagen lag anges därför att endast andra uppgifter än sådana som direkt identifierar personer eller ärenden får användas som sökbegrepp vid planering och utvärdering av verksamheten samt vid framställning av statistik. Datainspektionen anser att utredningen ytterligare bör överväga om enskilda skall ges samma sökmöjligheter vid planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten samt vid fram- ställning av statistik som kommuner och trafikhuvudmän. Ända- målet med ett beställningsregister kan bl.a. vara planering och utvärdering av färdtjänsten och riksfärdtjänsten samt framställning av statistik. Ett sådant register kan som tidigare redovisats föras av t.ex. ett privat bolag. Enligt utredningens uppfattning torde ett sådant enskilt subjekt också ha behov av exempelvis planering av beställningsverksamhet med anknytning till färdtjänsten och riksfärdtjänsten. Utredningens förslag: Uppgifter i ett tillståndsregister skall bevaras och gallras enligt bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204). Uppgifter i ett beställningsregister skall gallras senast efter utgången av det kalenderår då tillståndet till färdtjänsten eller riksfärdtjänsten upphörde. i en kommun eller ett landsting skall få meddela beslut om att uppgifter i ett beställningsregister som förs av en kommun eller en trafik- huvudman skall gallras eller bevaras. Utredningens bedömning i delbetänkandet (SOU2003:4) var att uppgifter i tillståndsregister och beställningsregister, i avvaktan på närmare överväganden i slutbetänkandet, tills vidare skulle bevaras och gallras enligt bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204). För offentliga aktörer medför detta att arkivlagen skall tillämpas. Huvudregeln är alltså att allmänna handlingar skall bevaras. För privata beställningscentraler innebär en sådan icke- reglering att uppgifterna skall gallras när de inte längre behövs. Överväganden och förslag avseende behandling av personuppgifter Såsom konstateras i delbetänkandet samlas förhållandevis stora mängder uppgifter om enskilda personer i tillstånds- och beställ- ningsregister inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten. Dessa upp- gifter kan i vissa avseenden vara integritetskänsliga. Bestämmelser om bevarande och gallring utgör resultatet av avvägningar mellan å ena sidan integritetsskyddsintressen och å andra sidan insyns- och rättssäkerhetsaspekter, myndigheternas informationsbehov samt forskningsintresset (se prop. 1989/90:72 s. 51 ff. och prop. 1997/98:108 s. 80). Utredningen har övervägt olika alternativ till hur gallrings- bestämmelser kan utformas för tillståndsregister och beställnings- register. Inledningsvis vill utredningen kort redovisa en metod som med anledning av färdtjänstens nära koppling till har varit föremål för diskussion, nämligen den som tillämpas för register inom just . Gallringsbestämmelserna i socialtjänstlagen (2001:453) I socialtjänstlagen finns vissa bestämmelser som tar över arkiv- lagens regler om bevarande och gallring. Av 12 kap. 2 § socialtjänst- lagen föreskrivs att anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden som tillhör en sammanställning av personuppgifter skall gallras efter det att sista anteckningen gjordes i akten.