sou · GRB3103 · 2004-01-01 00:00:00 — Åtgärdsprogram för elever i behov av sär- skilt stöd och skriftliga omdömen för elever som inte når målen är sådana exempel. Även skriftlig information i samband med utveck- lingssamtal har fått ökad betydelse. Det är inte alltid självklart vilka regler som gäller vid hantering av dokumentation om enskilda elever. Vid många skolor förekommer olika varianter av doku- mentation i anslutning till enskilda elevers planering, studieresultat och utvärdering, t.ex. inom ramen för försöksverksamheten utan timplan i . I denna försöksverksamhet finns skolor som använder olika typer av loggböcker, portofolio-metoder, utvärderingsscheman etc. I regel hindrar inte sekretessbestämmel- serna att upplysningar om elevens skolgång lämnas till vårdnads- havaren. Skolan har också en skyldighet – oavsett sekretess – att anmäla allvarliga missförhållanden till . Det är mot denna bakgrund angeläget att det klarläggs om och i så fall vilka sekretessregler som gäller för olika typer av uppgifter i den upp- rättade dokumentationen och om det finns anledning att ändra sekretessregleringen i detta avseende. Regeringen framhåller även i propositionen Hälsa, lärande och trygghet (2001/02:14) att arbetet med varje elevs individuella planering behöver utvecklas och stöd- jas. Där anges även att överenskommelser t.ex. i samband med utvecklingssamtalen ibland kan vara värdefulla att dokumentera, och att rutinerna för hur dokumentationen skall utformas bör ske i samverkan med elever och föräldrar. I propositionen samt i den tidigare nämnda skrivelsen till riks- dagen framhålls vidare skolans skyldighet att informera föräldrar och elever om elevens studieutveckling kontinuerligt . Informationen bör grunda sig på en utvärdering av elevernas utveckling i relation till målen i läroplanen och i kursplanerna för år 5 och 9. Detta bör regelmässigt leda fram till en framåtsyftande individuell utvecklingsplan. En sådan individuell ut- vecklingsplan bör visa vilka ytterligare insatser eleven behöver för att nå målen för utbildningen och vilka överenskommelser som lärare, elev och föräldrar har ingått. Regeringen anger i skrivelsen att formerna för hur de individuella utvecklingsplanerna skall regleras närmare bör bestämmas efter det att sekretessfrågorna har klar- lagts. Utöver dessa typer av dokumentation finns det skäl att här även uppmärksamma den dokumentation som kan förekomma i samband med att en elev med hänvisning till sina personliga för- hållanden vill gå i en annan kommuns skola än den han eller hon annars skulle ha placerats i. I dessa sammanhang kan också före- komma uppgifter som kan vara känsliga för den enskilde eleven eller närstående till denne. Offentlighets- och sekretesskommittén (Ju 1998:32) har fått i uppdrag bl.a. att utreda förutsättningarna för att öka möjligheterna att lämna sekretessbelagda uppgifter mellan och inom myndigheter. Kommittén skall vidare ta ställning till om myndigheter och verk- samhetsgrenar inom myndigheter är de enda tänkbara utgångs- punkterna för de gränser som bör gälla för fritt uppgiftslämnande. Kommittén skall redovisa sitt uppdrag . Flera av de frågor som behandlas av Offentlighets- och sekretess- kommittén har nära samband med delar av det uppdrag som ges i dessa direktiv. Det är därför angeläget att utredaren nära samråder med kommittén. har i en skrivelse till (dnr U 1999/3381/S) påtalat att uppgifter som enskilda lämnar till verket i tillsynssammanhang inte kan sekretessbeläggas. Avsaknaden av möjlighet att skydda integritetskänsliga uppgifter som lämnas av enskilda kan medföra att dessa avstår från att lämna uppgifter som har stor betydelse för tillsynsutredningen. Detta kan i sin tur leda till att utredningarna blir ofullständiga. Enligt uppmärk- sammas i tillsynsverksamheten ofta behovet av att även kunna sek- retessbelägga uppgifter som lämnas av enskilda. Sekretess inom skolan regleras i första hand i 7 kap. 9 § sekretess- lagen. Sekretess gäller inom förskoleklassen, , gymnasie- skolan, särskolan, specialskolan och sameskolan samt i en riksinternatskola för uppgift som hänför sig till psykologisk under- sökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog eller kurator, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon som står honom eller henne nära lider men. Det innebär att presum- tionen är att uppgifter om den enskilde hos psykolog eller kurator omfattas av sekretess. Uppgifter får bara röjas om det står klart att den enskilde inte riskerar att uppleva det obehag som i dessa sammanhang beskrivs som men. I skolans övriga elevvårdande verksamhet är sekretessen mindre sträng. Uppgifterna är här ofta inte lika känsliga. Det har vidare ansetts att skolpersonalens yttrandefrihet inte bör begränsas mer än nödvändigt. Där gäller sekretess för uppgift om en enskilds personliga förhållanden om det kan antas att den som uppgiften rör eller någon som står honom eller henne nära lider men om uppgiften röjs. Samma mindre stränga sekretess gäller för uppgift som hänför sig till ärende om tillrättaförande av en elev eller om skiljande av en elev från vidare studier i gymnasieskola, dvs. pre- sumtionen är i dessa fall att uppgifterna är offentliga. Uppgifterna får bara hemlighållas om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till den enskilde kan antas uppleva det obehag som i dessa sammanhang beskrivs som men. Beslut i elevvårdsärenden eller i ärenden om tillrättaförande av elev eller om skiljande av elev från vidare studier kan inte sekretessbeläggas. Uppgifter som ligger till grund för besluten kan däremot bli föremål för sekretess. I 4 kap. 3 § sekretesslagen finns en bestämmelse med innebörden att sekretess gäller för uppgift som ingår i eller utgör underlag för kunskapsprov eller psykologiskt prov under myndighets över- inseende om det kan antas att syftet med provet motverkas om uppgiften röjs. Bestämmelsen används av inom verkets uppdrag att tillhandahålla ett nationellt provsystem för att möjlig- göra uppbygganden av en provbank och där kunna återanvända prov, eller delar därav. För skolhälsovården – skolläkare och skolsköterska – gäller den allmänna hälso- och sjukvårdssekretessen enligt 7 kap. 1 § sekre- tesslagen. Inom hälso- och sjukvården gäller sekretess för uppgifter om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon som står honom eller henne nära lider men. Skolhälso- vården är en självständig verksamhet i förhållande till övrig verk- samhet i skolan och utgör en egen verksamhetsgren. Uppgifter kan därför inte utan samtycke eller menbedömning lämnas t.ex. till skolkurator eller rektor. Detta hindrar dock inte att skolläkaren eller skolsköterskan kan ge råd om lämplig elevvårdande åtgärd. Uppgifter som en elev har lämnat till skolläkare eller skolsköterska kan också i vissa fall hemlighållas för elevens föräldrar. Det beror på elevens ålder och mognad (jfr 14 kap. 4 § sekretesslagen). Sekretess för uppgifter inom tillsynen I 13 kap. 1 § sekretesslagen anges att om en myndighet i verksam- het som avser tillsyn eller revision, från annan myndighet erhåller uppgift som är sekretessbelagd där, så gäller sekretessen även hos den mottagande myndigheten. Av 7 kap. 9 § sekretesslagen följer också att sekretess gäller i viss utsträckning hos i verksamhet som avser tillsyn över utbildning vid fristående skolor för uppgift som härrör från skolans elevvårdande verksamhet som gäller en enskilds personliga förhål- landen. Uppgifter i ett tillsynsärende som kommer in till direkt från enskilda omfattas däremot inte av någon sekretess- bestämmelse. Med anledning av det som anförs i propositionen Hälsa, lärande och trygghet samt i regeringens utvecklingsplan för kvalitetsarbetet i skolan är i flera avseenden en särskild översyn av bestämmelserna om offentlighet och sekretess i skolan påkallad. Användningen av dokumentation i samband med planering, studieresultat, utvärdering m.m. för enskilda elever har ökat och kommer antagligen att fortsätta utvecklas. Det kan råda oklarheter bland skolans personal om hur olika for- mer av dokumentation skall hanteras. Dokumentationen kan inne- hålla uppgifter som är känsliga för en enskild elev. Med anledning härav skall utredaren göra en kartläggning av den dokumentation som förekommer i anslutning till den enskilde eleven. Utreda- ren skall även analysera i vilken utsträckning denna dokumentation kan vara att betrakta som allmänna handlingar och om uppgifter som ingår i dessa handlingar är offentliga eller om de kan omfattas av sekretess. Utredaren skall utifrån kartläggningen och analysen lämna de förslag till ändringar i sekretessbestämmelserna som anses påkallade. Med utgångspunkt från de överväganden skollagskommittén kommer att lämna om elevhälsan i sitt slutbetänkande skall utreda- ren även kartlägga och analysera de begränsningar i möjligheterna till samarbete mellan berörda personalkategorier som gällande sekretessbestämmelser kan medföra. Utredaren skall även lämna förslag på författningsändringar som kan underlätta samarbetet mellan de aktuella yrkeskategorierna inom elevhälsan och med övrig personal i skolan, med beaktande av att förtroendet mot eleven och dennes närstående kan bibehållas. Utredaren skall därvid även beakta patientsäkerhetsperspektivet så att eleven inte underlåter att uppsöka skolhälsovården Med utgångspunkt från skollagskommitténs betänkande skall utredaren även se över frågan om offentlighet eller sekretess bör gälla i fråga om beslut i elevvårds- ärende, åtgärdsprogram eller protokoll från elevvårdskonferens. Med utgångspunkt från vad som ovan angetts skall utredaren även analysera om begreppet elevvårdande verksamhet i övrigt i 7 kap. 9 § andra stycket sekretesslagen (1980:100) bör kvarstå eller ersättas med annat begrepp. har inte möjlighet att sekretessbelägga integri- tetskänsliga uppgifter som lämnas av enskilda i tillsynsärenden. Detta kan leda till att väsentliga uppgifter utelämnas i anmälningar och att utredningar blir ofullständiga. Utredaren skall därför utreda behovet av och möjligheterna till att göra det möjligt för att inom tillsynsverksamheten sekretessbelägga uppgifter som lämnats av en enskild. Utredaren skall samråda med Offentlighets- och sekretesskom- mittén och skollagskommitté. Utredaren skall även sam- råda med berörda myndigheter och organisationer som t.ex. , , , och . Utredaren skall lämna förslag till erforderliga författningsänd- ringar utifrån sina ställningstaganden. Utredaren skall redovisa uppdraget . Tilläggsdirektiv till Utredningen om offentlighet och sekretess i skolan (U 2002:10) Beslut vid regeringssammanträde . Förlängd tid för uppdraget Regeringen bemyndigade chefen för ningsdepartementet att tillkalla en särskild utredare med uppdrag att göra en översyn av bestämmelserna i sekretesslagen (1980:100) om sekretess i skolan. Utredaren skall enligt direktiven redovisa uppdraget . I direktiven anges att utredaren skall samråda nära med Offentlig- hets- och sekretesskommittén (Ju 1999:06). Genom regeringsbeslut har Offentlighets- och sekretesskommittén fått förlängd utredningstid till . Mot denna bak- grund har utredaren begärt förlängd utredningstid till . Tidpunkten då utredaren skall redovisa sitt uppdrag ändras till . och sekretess i skolan (U 2002:10) Tel. – 35 57 96 Förfrågan om dokumentation i skolan Regeringen beslutade (direktiv 2002:130) att tillkalla en särskild utredare för att bl.a. kartlägga den dokumen- tation om enskilda elever som förekommer i skolorna. Syftet med kartläggningen är att utredningen skall kunna analysera dokumen- tationens offentligrättsliga status, dvs. om handlingarna är allmänna och om de i så fall är offentliga eller kan omfattas av sekretess. Mot bakgrund av denna analys skall utredningen sedan göra en översyn av de nu gällande sekretessreglerna. I regeringens direktiv framhålls att den ökade användningen av dokumentation om enskilda elevers studieresultat och personliga utveckling i skolan har betydelse i ett sekretessammanhang. Som exempel nämns åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd, skriftliga omdömen för elever som inte når målen och skriftlig information i samband med utvecklingssamtal. Som ett led i kartläggningen behöver utredningen få konkret information om förekommande dokumentation avseende enskilda elever från de skilda personalkategorier som arbetar i skolan (skol- hälsovården ingår inte). Ett urval av skolor på grundskole- och gymnasienivå har därför gjorts för att säkerställa att utredningen får en samlad och så korrekt bild som möjligt av hur situationen ser ut. Utredningen behöver nu hjälp med att samla in den information som är nödvändig. Det vore värdefullt om de bifogade frågeformulären kunde be- svaras av representanter för samtliga de personalkategorier i skolan som anges på formulärens första sida. Om det inom rektors- området inte finns fast anställd särskild elevvårdspersonal (som skolpsykolog eller skolkurator) vore det önskvärt om frågorna kunde besvaras av den personal som i annan ordning upprätthåller dessa funktioner. Det skulle vara bra om utredningen fick svar från två eller tre klassföreståndare/ämneslärare, för att på det sättet få en mer övergripande bild också av individuella skillnader lärare emellan. Svaren från personalen kan givetvis lämnas anonymt. Med hänsyn till den relativt korta tid som utredningen har på sig (sluttid är i direktiven satt till ), är det av stor vikt att informationen erhålls och . Det är viktigt för utredningens fortsatta arbete att allt material från respektive skola skickas samlat tillsammans med den särskilda svarsblankett som bifogas. Tack på förhand. Materialet skickas till: Utredningen om offentlighet och sekretess i skolan Att. Kartläggning av dokumentationen i skolan Användningen av dokumentation i skolan om enskilda elevers studier och personliga utveckling m.m. har sannolikt ökat. Som exempel på sådan dokumentation kan nämnas åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd, skriftliga omdömen för elever som inte når målen och skriftlig information i samband med utvecklingssamtal. Utredningen skall kart- lägga denna dokumentation för att kunna analysera behovet av ändrade sekretessregler och behöver därför svar från olika personalkategorier på nedanstående frågor. Utredningen vill betona att syftet med kartlägg- ningen alltså inte är att bedriva tillsyn eller undersöka hur en viss kom- mun, skola eller individ sköter sina åtaganden enligt gällande lagstiftning. Detta formulär är besvarat av Utredningen vill veta om du i skilda sammanhang/situationer använder dig av nedanstående skriftliga dokumentationsformer i ditt arbete med enskilda elever och om det i så fall händer att du för dokumentationen med datorstöd (t.ex. i särskilda register eller med hjälp av ordbehandling). Det gäller alltså dina egna anteckningar m.m. om enskilda elever, såväl dokumentation helt för ditt eget arbetes skull, som dokumentation inom ramen för ett mer övergripande ärende avseende en enskild elev i skolan. Det är inte avgörande om det är du eller någon annan som ansvarar för slutlig användning, diarieföring och gallring m.m. Åtgärdsprogram (för enskild elev) Individuell utvecklingsplan Individuell studieplan Protokoll/ beslut vid elevvårdskonferens I elevvårdsärende eller utredning om stödinsats (ej protokoll vid elevvårdskonferens) I mobbningssituationer e.d. (t.ex. elevkontrakt, individuell handlingsplan) Information till elev/förälder i samband med utvecklingssamtal Betygsunderlag Omdömen om elever som inte når målen Löpande noteringar om elever i den dagliga verksamheten (ej elevvårdsärenden) Brev/skrivelser från enskilda (elever, föräldrar m.m.) Brev/skrivelser från myndigheter (socialnämnd m.m.) Annat: Utredningen är intresserad av att få en överblick av i vilken utsträckning de handlingar som ingår i den förekommande dokumentationen förteck- nas eller på annat sätt diarieförs i löpande register och om dessa register i så fall anses vara offentliga, dvs. att allmänheten kan få se dem utan att någon sekretessprövning först måste göras. Utredningen vill därför veta hur nedanstående dokumentation hanteras av dig. Ej aktuellt i min Åtgärdsprogram (för enskild elev) Protokoll/ beslut vid elevvårdskonferens I elevvårdsärende eller utredning om stöd- insats (ej protokoll vid elevvårdskonferens) I mobbningssituationer e.d. (t.ex. elev- kontrakt, individuell handlingsplan) Information till elev/förälder i samband med utvecklingssamtal Omdömen om elever som inte når målen Löpande noteringar om elever i den dagliga verksamheten (ej elevvårdsärenden) Brev/skrivelser från enskilda (elever, föräldrar m.m.) Brev/skrivelser från myndigheter (socialnämnd. Utredningen vill ha information om du arkiverar/sparar nedanstående dokumentation eller om den gallras/förstörs när den inte längre behövs för din verksamhet. Åtgärdsprogram (för enskild elev) Protokoll/ beslut vid elevvårdskonferens I elevvårdsärende eller utredning om stödinsats (ej protokoll vid elevvårdskonferens) I mobbningssituationer e.d. (t.ex. elevkontrakt, individuell handlingsplan) Information till elev/förälder i samband med utvecklingssamtal Omdömen om elever som inte når målen Löpande noteringar om elever i den dagliga verksamheten (ej elevvårdsärenden) Brev/skrivelser från enskilda (elever, föräldrar m.m.) Brev/skrivelser från myndigheter (socialnämnd m.m.) Kunskap om offentlighet och sekretess De bestämmelser i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen som reglerar om uppgifter i allmänna handlingar är offentliga eller sekretess- belagda är komplexa och kan vara svårtillämpade. Utredningen vill därför veta om du anser dig ha tillräcklig kunskap om gällande regler och om du upplever att det förekommer praktiska problem vid bedömningen av om handlingar får lämnas ut eller om uppgifter på annat sätt, t.ex. muntligen, får röjas för andra. Min kunskap om offentlighet och sekretess är Jag får förfrågningar från utomstående om att få ut handlingar Jag upplever att problem med om handlingar får lämnas ut eller inte uppstår Jag upplever att sekretess utgör ett hinder för nödvändigt samarbete mellan olika och sekretess i skolan (U 2002:10) Tel. – 35 57 96 Förfrågan om dokumentation i skolan Regeringen beslutade (direktiv 2002:130) att tillkalla en särskild utredare för att bl.a. kartlägga den dokumen- tation om enskilda elever som förekommer i skolorna. Syftet med kartläggningen är att utredningen skall kunna analysera dokumen- tationens offentligrättsliga status, dvs. om handlingarna är allmänna och om de i så fall är offentliga eller kan omfattas av sekretess. Mot bakgrund av denna analys skall utredningen sedan göra en översyn av de nu gällande sekretessreglerna. I regeringens direktiv framhålls att den ökade användningen av dokumentation om enskilda elevers studieresultat och personliga utveckling i skolan har betydelse i ett sekretessammanhang. Som exempel nämns åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd, skriftliga omdömen för elever som inte når målen och skriftlig information i samband med utvecklingssamtal. Som ett led i kartläggningen behöver utredningen få konkret information om förekommande dokumentation avseende enskilda elever från de skilda personalkategorier som arbetar i skolan (skol- hälsovården ingår inte). Ett urval av skolor på grundskole- och gymnasienivå har därför gjorts och dessa skolor har fått frågeformulär att besvara för att säkerställa att utredningen får en samlad och så korrekt bild som möjligt av hur situationen ser ut. Utöver information från rektorer, elevvårdspersonal och klass- föreståndare m.m., behöver utredningen också få en övergripande bild av om kommunerna har särskilda regler om eller anvisningar för vilken dokumentation som skall föras i skolorna och hur denna skall hanteras (diarieföring, gallring m.m.) samt i förekommande fall en översiktlig beskrivning av dessa regler eller anvisningar. Därför har också, vid sidan av olika skolor, ett urval av kommuner gjorts och det vore värdefullt om utredningen kunde få skriftlig information av dig som företrädare för kommunens skolförvaltning. Med hänsyn till den relativt korta tid som utredningen har på sig (sluttid är i direktiven satt till ), är det av stor vikt att informationen erhålls och . För att utredningen enkelt skall kunna särskilja svaren vore det bra om de sändes på eller tillsammans med den bifogade svarsblanketten. Tack på förhand. Materialet skickas till: Utredningen om offentlighet och sekretess i skolan Att. Nedanstående fyra diagram visar det sammantagna svarsutfallet på frågorna om sekretess i frågeformulärets del D Kunskaper om offentlighet och sekretess (se bilaga 3). Av respektive diagram framgår hur många av de tillfrågade som besvarat den aktuella frågan och hur svaren fördelar sig på de olika svarsalternativen. Min kunskap om offentlighet och sekretess är... Jag får förfrågningar från utomstående om att få Jag upplever att problem med om handlingar får lämnas ut eller inte uppstår... Jag upplever att sekretess utgör ett hinder för nödvändigt samarbete mellan olika yrkeskategorier inom skolan...