prop · GS0341 · 2004-11-03 00:00:00 — Är ärendet mera omfattande och det begärda arvodet högre, bör generellt sett avsevärt högre krav ställas på arbetsredogörelsen. I sådana fall är en uppräkning av antalet åtgärder av underordnad betydelse för en bedömning av biträdets insatser. För att ett biträde skall få ersättning för sådant merarbete som orsakas av att hans arbete av någon anledning varit särskilt tidskrävande krävs att biträdet presenterar en arbetsredogörelse, som är så utförlig att den i förening med vad som i övrigt är känt för rätten ger tillräckligt underlag för bedömning av anspråkets skälighet (jfr RH 1986:145). Även i NJA 1987 s. 58 prövades frågan om vilka krav som bör ställas på en kostnadsräkning. Ett rättshjälpsbiträde hade i ett mål om äkten- skapsskillnad och vårdnad m.m. begärt ersättning för 24 timmars arbete. Biträdets kostnadsräkning innehöll uppgift om att hon hade upprättat inlagor till tingsrätten och haft olika kontakter med sin huvudman och med motparten samt dennes ombud. Till kostnadsräkningen var fogad en kopia av biträdets uppdragskort, av vilket framgick varje åtgärd som hade vidtagits med angivande av datum och tidsåtgång. Vad som hade avhandlats vid mötena eller telefonsamtalen angavs dock inte. domstolen uttalade att rättshjälpsbiträden i vårdnadsmål ofta måste samtala med och ge råd till sin huvudman i betydligt större utsträckning än vad som är nödvändigt för att biträdet skall kunna fullgöra sitt uppdrag och att det åligger biträdet att försöka begränsa sådan tidsåtgång. Ersättning för sådant merarbete kan dock utgå, resonerade , men endast under förutsättningen att biträdet presterar en arbetsredogörelse som är så utförlig att den i förening med vad som i övrigt är känt för rätten ger ett tillräckligt underlag för bedömning av anspråkets skälighet. hänvisade till förarbetsuttalandet om att biträdet utan att åsidosätta eventuell tystnadsplikt kan redogöra för vad som förekommit vid överläggningar och telefonsamtal. menade att biträdet i det aktuella fallet otvivelaktigt kunde ha lämnat en mer upplysande arbetsredogörelse utan att bryta mot tystnadsplikten och ansåg därför att det saknades erforderligt underlag för att bedöma om hela den yrkade ersättningen var skälig. I RH 1997:5 var det fråga om ett mål om fordran, i vilket förlikning träffades och där tingsrätten fastställde en arvodesersättning till rätts- hjälpsbiträdet motsvarande 210 timmars arbete. över- klagade och anförde till stöd för sin talan att kostnadsräkningen inte gav belägg för det yrkade arvodet. Hovrätten hänvisade till ovan refererade förarbetsuttalande om vad som bör gälla för arbetsredogörelsen när det är fråga om arbete som den prövande myndigheten inte själv vid förhand- ling eller på något annat sätt kan bilda sig en uppfattning om. Hovrätten konstaterade att biträdet i sin kostnadsräkning hade angett endast de olika arbetsmoment som utförts och att inget hade nämnts om svårigheterna med huvudmannen eller motparten samt att det helt saknades en närmare redogörelse för svårigheterna i förlikningsarbetet, vilket prövande myn- dighet inte kunnat följa. Ersättningen till biträdet sattes ned på grund av att hovrätten ansåg att biträdet hade åsidosatt grundläggande krav enligt rättshjälpsförordningen på vad som skall framgå av en kostnadsräkning i fall där biträdet grundar anspråket på att särskilda svårigheter har förelegat. 4.2.2Branschvägledning för kostnadsräkningars utformning när rättsskyddsförsäkring utnyttjas En arbetsgrupp bestående av representanter för och har gemensamt utformat en vägledning för kostnadsräkningars utformning vid utnyttjande av en konsuments rättsskyddsförsäkring. Vägledningen har, efter det att den förankrats hos respektive organisation , spridits till advokater och för- säkringsbolag för att vara ett hjälpmedel i deras arbete. I vägledningen anges att det förekommer att försäkringsbolagen ibland anser sig inte ha tillräckligt underlag för att bedöma skäligheten av debiterat belopp då ett ombud fakturerat arvode och utlägg i samband med ianspråktagande av en rättsskyddsförsäkring. Vidare anges att det till följd härav emellanåt förekommer omfattande kontakter mellan försäkringsbolag och ombud. En modell för kostnadsräkningars utform- ning har därför utarbetats. Målsättningen vid arbetet har varit att minska ovan angivna olägen- heter och bespara både ombud och försäkringsbolag onödigt arbete. I vägledningen har särskilt betonats att ett ombud självfallet kan välja andra sätt att redovisa nedlagt arbete och att ett försäkringsbolag ibland kan komma att begära annan redovisning än enligt modellen. Arbets- gruppen anger dock att en kostnadsräkning som utformats enligt den angivna modellen bör utgöra ett gott underlag för bedömningen av arvodets skälighet. I vägledningen poängteras att syftet med en kostnadsräkning är att visa klienten och dennes rättsskyddsförsäkringsbolag att det begärda arvodet är skäligt. För att möjliggöra denna bedömning anges att en kostnads- räkning bör innehålla följande uppgifter. En inledande redogörelse för den rättsliga angelägenheten med uppgift i förekommande fall om det värde tvisten rör. En arbetsredogörelse med det kronologiska förloppet i hand- läggningen i huvuddrag. En redogörelse för särskilda tvistefrågor eller särskilda svårig- heter med handläggningen. Uppgift om utgången av tvisten. Redogörelsen för den rättsliga angelägenheten bör enligt vägledningen innehålla en redovisning av de faktiska omständigheterna och ange de juridiska tvistefrågorna. Också tvistens värde (eller förväntade värde) bör anges. Om ett utkast till stämningsansökan ingetts i samband med ansökan om rättsskydd, kan hänvisning till den ofta ske. I arbetsredo- görelsen bör enligt vägledningen vidtagna åtgärder anges och dessutom ändamålet med dem, om detta inte framgår av sammanhanget. Det bör framgå när ärendet inleddes och avslutades. Den sammanlagda tids- åtgången bör anges. Dessutom bör den ungefärliga tidsåtgången för särskilt omfattande åtgärder anges. Kortare samtal och meddelanden med e-post, fax eller brev som kan betraktas som rutinåtgärder kan slås samman till en post med angivande av antal. Om särskilda svårigheter förelegat i ärendet, t.ex. om vissa delar varit särskilt komplicerade och därför krävt extra tidsåtgång, bör detta enligt vägledningen redovisas särskilt. Det kan röra sig om såväl praktiska och juridiska problem som omständigheter hänförliga till klienten. Om särskilda utredningsåtgärder vidtagits, t.ex. om utomstående expertis anlitats, bör detta motiveras. Slutligen skall enligt vägledningen utgången av tvisten redovisas. Detta görs lämpligen genom att en kopia av dom, förlikningsavtal eller lik- nande ges in. 4.2.3Kostnadsräkningar i några andra länder och har i olika sammanhang använts som jämförelse- länder när det gäller innehållet i kostnadsräkningar. Båda länderna har relativt utförliga krav på hur en kostnadsräkning skall se ut. I finns en särskild manual för att bedöma kostnadsersätt- ningar. Manualen, som omfattar 130 sidor, används av de särskilda jurister som är satta att hantera kostnadsersättningar i brottmål där "legal aid" förekommer. Manualen är ytterst detaljerad och behandlar olika moment i processen. I finns krav på att en arbetsredogörelse skall bifogas kostnads- räkningen. Arbetsredogörelsen skall ge så utförliga upplysningar om det arbete som utförts utöver förhandlingstid att domstolen kan bedöma om den tid som lagts ned på arbetet är rimlig och nödvändig. Särskilt för- beredelsetid skall grundligt specificeras. Arbetsredogörelser med enbart standarduttryck och summariska tidssammanställningar utan klargörande kommentarer godkänns inte. Om den utbetalande myndigheten finner att mer tid har tagits upp än vad som kan betraktas som rimligt eller nöd- vändigt, sänks ersättningen. Regeringens bedömning: Det statliga ersättningssystemet och dess kontrollmekanismer behöver förbättras. Promemorians bedömning stämmer överens med regeringens (se promemorian s. 54 f.). Remissinstanserna: Samtliga remissinstanser som har lämnat syn- punkter på promemorians olika förslag på åtgärder för att förbättra det statliga ersättningssystemet instämmer i behovet av att förbättra ersätt- ningssystemet och dess kontrollmekanismer. Skälen för regeringens bedömning: Samhällets resurser är begränsade och de anslag som finns måste användas på bästa och mest effektiva sätt. Det är då varken möjligt eller rimligt att ha ett ersättnings- system utan effektiva och ändamålsenliga kontrollmekanismer. Särskilt viktigt är det med kontrollinsatser i de mest kostnadskrävande målen, där ersättningsanspråken måste undergå en särskilt noggrann prövning. Förslag om nya och förbättrade kontrollmekanismer skall inte ses som uttryck för misstro mot rättsliga biträden och deras ersättningsanspråk, utan skall i stället uppfattas som ett led i statens ständiga strävanden efter ett optimalt resursutnyttjande. Ett effektivt och väl fungerande statligt ersättningssystem gör också att förtroendet för de rättsliga biträdena och deras arbete ökar, vilket i förlängningen värnar rättssäkerheten. Även om rådande krav på utformningen av kostnadsräkningar genom befintliga författningsbestämmelser, praxis och förarbetsuttalanden är tydliga i sig, finns det anledning att undersöka om ännu högre krav bör ställas på kostnadsräkningar och deras innehåll. Det är dock viktigt att reglerna för hur en kostnadsräkning skall se ut inte detaljregleras onödigt mycket, eftersom en sådan reglering skulle kunna bli omotiverat betungande för det rättsliga biträdet och knappast leda till några större fördelar för staten. Vissa åtgärder för att höja ersättningskontrollens kvalitet har redan vidtagits inom ramen för den nuvarande kontrollorganisationen. Det finns dock fortfarande en rad förhållanden som försvårar en tillräckligt effektiv ersättningskontroll. Ett exempel på detta är att rätten att över- klaga domstolars beslut om rättshjälp och ersättningar m.m. ligger hos , trots att verket inte anser sig kunna fullgöra denna uppgift på ett fullgott sätt. Ett annat exempel är att beloppsgränsen för att den granskande myndigheten automatiskt skall få del av ett ersätt- ningsbeslut är så låg att antalet beslut som tillställs myndigheten blir för stort för att en grundlig och effektiv kontroll skall vara möjlig att göra. 2004/05:41 Vidare är det så att alla möjligheter som står till buds för att belysa ersätt- ningsanspråkets skälighet inte tas till vara. Exempelvis har en åklagare bättre förutsättningar än domstolen att uttala sig om skäligheten av ett ersättningsanspråk som avser arbete som utförts under förundersök- ningen, men åklagaren hörs sällan om ersättningsanspråket. Det finns även andra åtgärder som kan ge ett förbättrat och mer tillförlitligt besluts- underlag beträffande ersättningar som utgår av allmänna medel. Regeringens bedömning: Rättsliga biträden bör i sin arbetsredo- görelse ange tidsåtgången för åtgärder som inte är rutinmässiga, speci- ficerat på varje åtgärd för sig. En bestämmelse om detta kommer att tas in i 20 § rättshjälpsförordningen. Det bör inte införas något krav på att det till kostnadsräkningen skall bifogas verifikationer för utlägg. Promemorians förslag och bedömning stämmer överens med regeringens bedömning (se promemorian s. 55). Remissinstanserna: Remissinstanserna tillstyrker eller har inte någon invändning mot promemorians förslag om angivande av tidsåtgång i arbetsredogörelsen. anser att det därutöver bör införas en bestämmelse om att arbetsredogörelsen skall innehålla en uppgift om vilken tid som har lagts ned på uppdraget före respektive efter ansökan om rättshjälp för att på så sätt förbättra möjligheten för domstolarna att bedöma ersättning enligt 27 § andra stycket första meningen rättshjälpslagen. De flesta remissinstanser delar eller har inte någon invändning mot promemorians bedömning att det inte bör införas något krav på att det till kostnadsräkningen skall bifogas verifikationer för utlägg. anser dock att det i vissa särskilda fall bör finnas en uttrycklig möjlighet att begära sådana verifikationer. Skälen för regeringens bedömning Som angetts tidigare skall en kostnadsräkning i skilda poster ta upp vad som begärs i ersättning för arbete, tidsspillan och utlägg. Som framgått av avsnitt 4.2.1 ställs det betydande krav på arbetsredogörelsen i en kostnadsräkning. För att ett rättsligt biträde skall kunna vara säker på att undgå nedsättning av yrkat arvode på grund av brister i kostnadsräkningen måste han eller hon lägga ned tid och kraft på sin arbetsredogörelse. Detta gäller särskilt i fall där den begärda ersätt- ningen är tämligen hög, där den överstiger vad som kan anses som normal ersättning för uppdrag av det aktuella slaget, där den avser arbete som den beslutande myndigheten inte kunnat bilda sig en uppfattning om samt vid arbete av mer kurativt slag. I dessa fall är det alltså inte accep- tabelt med arbetsredogörelser som enbart innehåller standarduttryck och summariska tidssammanställningar utan klargörande kommentarer. , som med anledning av sin talerätt (se nedan 4.3.1) granskar ett stort antal kostnadsräkningar , är av uppfatt- ningen att det är ganska vanligt att arbetsredogörelserna inte uppfyller de krav som ställs. Det är exempelvis mycket ovanligt att arbetsredo- görelsen mer i detalj anger vilket arbete som utförts. Detta leder till att , som granskande myndighet, ofta tvingas gissa sig till vilken typ av arbetsinsats som det yrkas ersättning för, t.ex. ersättning för arbete av kurativt slag. Trots detta är det tämligen sällsynt att de rättsliga biträdenas ersättningsanspråk sätts ned på grund av brister i kostnads- räkningen. Mot bakgrund av befintliga bestämmelser, praxis och förarbetsuttalan- den är vad som i första hand behövs inte några nya bestämmelser med kraftigt ökade krav på kostnadsräkningarna. Det skulle räcka långt om de krav som ställs på kostnadsräkningars utformning och innehåll efterlevdes på ett bättre sätt. En hårdare granskning från de ersättningsbeslutande myndigheternas sida utifrån dessa uttalanden skulle vara ett stort steg på vägen. Ett större ansvarstagande från biträdenas sida beträffande arbetsredogörelsens innehåll är också nöd- vändigt. Eftersom det redan finns en framtagen vägledning för kostnads- räkningars utformning när klienten har rättsskydd (se ovan 4.2.2) vilken i många avseenden motsvarar de nu angivna kraven bör det inte innebära något större svårigheter för de rättsliga biträdena att lika utförligt specificera sina arbetsåtgärder även när det inte är en rätts- skyddsförsäkring som tas i anspråk. Eftersom det måste bedömas från fall till fall hur detaljerad en arbetsredogörelse måste vara, är det inte heller lämpligt att genom nya uttryckliga bestämmelser i rättshjälpsförordningen klargöra vad som gäller i fråga om kostnadsräkningars innehåll. Regeringen anser att det är tillräckligt att ovan återgivna förarbetsuttalanden härmed aktuali- serats på nytt och att förutsättningar skapas för en noggrann och detaljerad kontroll av att de krav som enligt gällande rätt ställs på arbets- redogörelser uppfylls. Det är dock inte endast redovisningen av vidtagna arbetsåtgärder som måste förbättras. Även det förhållandet att det sällan anges vilken tid som lagts ned på respektive åtgärd försvårar bedömningen av det begärda anspråkets skälighet. För att ersättningsanspråkets skälighet skall kunna bedömas är det inte tillräckligt att endast ange den totala tidsåtgången för samtliga vidtagna arbetsåtgärder. Det är i sådana fall mycket svårt att bedöma rimligheten av den tidsåtgång som det yrkade arvodet grundas på. Det finns därför i detta hänseende anledning till uppstramning av reglerna för vad en kostnadsräkning skall innehålla. Att kräva redovisning av varje arbetsmoment oavsett hur kort eller allmänt före- kommande det är skulle dock leda alltför långt. Det skulle därför vara lämpligt att införa ett krav på att arbetsredogörelsen skall innehålla uppgift om tidsåtgången för åtgärder som inte är rutinmässiga, speci- ficerat på varje åtgärd för sig. Regeringen avser att ta in en särskild bestämmelse om detta i 20 § rättshjälpsförordningen. Kortare telefonsamtal och meddelanden med e-post, telefax eller brev bör även fortsättningsvis kunna slås samman till en post med angivande av antal åtgärder och total tidsåtgång. När det gäller inlagor till rätten och brev till exempelvis motpartsombud bör dock huvudregeln vara att åtgärderna redovisas med tidsåtgång var och en för sig, om det inte är fråga om rena rutinåtgärder såsom begäran om anstånd, bekräftelse av mottagna handlingar etc. Det är varken möjligt eller lämpligt att ställa upp någon absolut tidsgräns för vad som skall avses med rutinmässiga åtgärder. Åtgärder som tar i anspråk bör dock regelmässigt kunna bedömas vara av sådan art att de inte behöver särredovisas. Det saknas tillräckligt underlag för att nu ta ställning till behovet av en sådan bestämmelse som efterfrågar. Ersättning för utlägg och tidsspillan Nuvarande bestämmelser om kostnadsräkningarnas utformning såvitt avser posterna utlägg och tidsspillan liksom tillämpningen av dessa bestämmelser är tillfredsställande. I dessa delar torde kostnads- räkningarna oftast utgöra tillräckligt underlag för bedömningen av de yrkade beloppens skälighet. Det görs ibland gällande att det är en brist att offentliga försvarare och andra rättsliga biträden inte behöver styrka sina utlägg genom kvitton eller andra verifikationer. Ofta hänvisas då till att sedvanliga tjänste- fakturor skulle innehålla sådana verifikationer och att det saknas anled- ning att låta advokater slippa dessa redovisningskrav. Det bör i detta sammanhang framhållas att revisorer granskade frågan om advokaters arvoden och konstaterade att regle- ringen av ersättning till offentliga försvarare var tillfredsställande och uppfyllde bokföringslagens krav (skrivelse dnr 2000:102[32], Arbets- utskottets protokoll 2000/01:6). I den promemoria som låg till grund för revisorernas slutsats hänvisades just till att en sedvanlig tjänstefaktura (från exempelvis en bilverkstad) i allmänhet innehåller en redovisning av antalet arbetade timmar och eventuella utlägg men normalt inte inne- håller några verifikationer som styrker utläggen. Om advokaters kostnadsräkningar regelmässigt skulle behöva innehålla verifikationer, skulle större krav ställas på denna yrkesgrupp än på andra grupper inom tjänstesektorn. Det är också viktigt att komma ihåg att advokater alltid måste ha kvitton och andra verifikationer för samtliga utlägg i rörelsens interna bokföring. Vidare är det så att advokater enligt lag skall handla redbart och nitiskt och alltid iaktta god advokatsed. Om en advokat skulle försöka lura till sig ersättning för sitt uppdrag, riskerar advokaten såväl straffrättsliga påföljder som disciplinpåföljd (sannolikt uteslutning). Det bör också understrykas att domstolens huvudsakliga uppgift är att avgöra mål. Skulle domstolen åläggas att granska varje kvitto som bi- fogas en kostnadsräkning, skulle detta öka arbetsbördan markant för domstolarna i form av ett mycket tidskrävande kontrollarbete. Det är rimligt att anta att detta skulle resultera i en minskning av antalet av- gjorda mål. Mot denna bakgrund delar regeringen promemorians be- dömning att det saknas tillräckliga skäl att införa krav på att kostnads- räkningar skall innehålla verifikationer för utlägg. Inte heller behöver det uttryckligen regleras att det finns en möjlighet för den ersättnings- beslutande myndigheten att i vissa fall begära in verifikationer. Några regeländringar såvitt avser ersättningsanspråk avseende utlägg och tidsspillan föreslås alltså inte. Regeringens bedömning: När ersättning av allmänna medel till ett rättsligt biträde uppgår till ett belopp om inklusive mervärdesskatt, bör den domstol eller annan myndighet som beslutat om ersättningen underrätta den myndighet som har till uppgift att granska ersättningsbeslut. Eftersom har för avsikt att föreskriva en sådan underrättelseskyldighet behövs det ingen reglering i förordning. En domstol som förordnar offentlig försvarare bör underrätta den ersättningsgranskande myndigheten om sitt beslut när den förordnade advokaten har sin verksamhet långt ifrån domstolen. Eftersom Domstols- verket har för avsikt att föreskriva också en sådan underrättelseskyldighet behövs det inte heller här någon reglering i förordning. En domstol eller annan myndighet som beslutar om ersättning av allmänna medel till en advokat bör rapportera till advokat- samfund när den ersättning som yrkas sätts ned med en anmärkningsvärt stor del. Rapportering bör alltid ske när den yrkade ersättningen sätts ned med eller mer. Detta bör regleras i förordning. Promemorians förslag stämmer överens med regeringens bedömning (se promemorian s. 60). Promemorian innehåller dock inget förslag om rapportering av förordnande av offentlig försvarare som har sin advokat- verksamhet långt ifrån domstolen. Remissinstanserna: Nästan samtliga remissinstanser tillstyrker eller lämnar förslagen i promemorian utan någon invändning. Hovrätten för Nedre anser emellertid att rapporteringsskyldigheten bör knytas endast till ersättningen för arbete och att rapporteringsbeloppet därmed kan begränsas till inklusive mervärdesskatt. Samma domstol anser vidare att det bör finnas en skyldighet för domstol att underrätta den granskande myndigheten om när en advokat som är verksam utanför domstolens domkrets förordnas som offentlig försvarare. Även Justitie- kanslern menar att en särskild underrättelseskyldighet bör finnas för domstolarna i vissa fall av förordnande av offentlig försvarare. Enligt Justitiekanslern bör en sådan underrättelseskyldighet starkt begränsas och ta sikte på de ärenden som bör granskas. Skälen för regeringens bedömning Rapporteringsskyldighet beträffande vissa beslut om ersättning Enligt 4 § i föreskrifter för domstol och andra myndig- heter att lämna uppgifter om beslut rörande rättshjälp m.m. (DVFS 2003:9), bilaga 4, skall ersättningsbeslut skickas till om den sammanlagda ersättningen uppgår till inklusive mervärdes- skatt eller mer. Enligt 5 § i föreskrifterna skall rapportering också ske när ersättningsbeslutet enligt domstolens uppfattning är av principiellt intresse. får del av ca 3 500 ersättningsbeslut. utövar dock sin talerätt endast i ett fåtal fall. Verket överklagar endast 1020 beslut . Orsakerna till detta är flera. En viktig orsak tycks vara att antalet beslut som kommer in till Domstols- verket (den s.k. granskningsposten) är så stort att det försvårar en till- räckligt effektiv granskning. En höjning av den gräns för ersättning som medför underrättelseskyldighet bör därför ske. Regeringen anser att domstolen eller annan ersättningsbeslutande myndighet, förutom i de principiellt intressanta fallen, skall rapportera till den ersättnings- granskande myndigheten i de fall den beslutade ersättningen uppgår till , inklusive mervärdesskatt. En sådan höjning av rapporteringsbeloppet skulle leda till att granskningen kan inriktas på de riktigt kostnadskrävande målen. Detta skulle ge en mer koncentrerad, ändamålsenlig och effektiv kontroll. Eftersom regeringen vid sidan av denna justering av rapporteringsbeloppet också föreslår andra åtgärder för att höja effektiviteten på den granskning av kostnadsräkningar som staten har till sitt förfogande, bör det inte finnas någon risk för att en sådan höjning uppfattas som att den granskande myndigheten avhänds granskningsansvaret för många ersättningsbeslut, något som Domstols- verket tidigare uttryckt oro för. delar emellertid regeringens bedömning i fråga om en höjning av rapporteringsbeloppet. Eftersom också delar bedömningen att verket bör behålla den s.k. föreskriftsrätten (se nedan avsnitt 4.3.2.2), skulle det vara möjligt att genomföra förslaget om en höjning av rapporteringsbeloppet genom att verkets föreskrifter ändrades så att beloppsgränsen blir inklusive mervärdesskatt.