prop · GS0339 · 2004-11-02 00:00:00 — tionshindrade (LSS) är en individuell rättighetslagstiftning, att införa brukarstyrd dokumentation i det löpande arbetet med att ge insatser. Datainspektionen anser att en analys behövs av hur de föreslagna bestämmelserna om den enskildes insynsrätt förhåller sig till bestäm- melserna om information och rättelse i personuppgiftslagen (1998:204). framför att det bör övervägas om det kan finnas skäl att införa en möjlighet för den enskilde att, efter särskild prövning, få vissa uppgifter i dokumentationen utplånade, jfr 17 § patientjournallagen (1985:502). Handikappförbundens samarbetsorgan (HSO) understryker vikten av att dokumentationen sker på ett sätt som inte kränker indi- videns integritet och att inga former av värderingar antecknas i dokumen- HSO menar att den enskilde inte bara bör utan skall hållas underrättad om de anteckningar som förs om honom eller henne. Skälen för regeringens förslag Dokumentationen skall utformas med respekt för den enskilde och För att markera detta anser regeringen att en bestäm- melse med den innebörden skall införas i LSS. skall präglas av respekt för den enskilde personen, vilket naturligtvis innebär att de inte får vara av nedsättande karaktär. vara nödvändigt att dokumentera värderingar om den enskilde, t.ex. om det har betydelse för att säkerställa att personalen har god arbetsmiljö. krav för att värderande omdömen skall få förekomma bör dock vara att de har sakligt underlag och är av verklig betydelse för saken. kommande värdeomdömen får inte förekomma. Det skall också klart framgå av dokumentationen när den enskilde har en annan uppfattning om det som sagts eller noterats. Helhetssituationen för den enskilde är av stor vikt när det gäller under- lag för beslut om LSS-insatser. Det kan innebära att uppgifter om den enskildes familjesituation och stöd från anhöriga kan vara relevanta för ärendet. En betydande återhållsamhet bör dock iakttas när det gäller upp- gifter om andra personer än den som är aktuell i ärendet. Enligt 14 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) gäller sekretess till skydd för enskild som huvudregel inte i förhållande till den enskilde själv. Här- utöver följer av förvaltningslagen (1986:223) att en part i ärende som av- ser myndighetsutövning mot någon enskild som huvudregel har rätt att ta del av det som har tillförts ärendet (16 §). En myndighet har vidare enligt förvaltningslagen en skyldighet att kommunicera utredningsmaterial. Ett ärende får således normalt inte avgöras utan att part har underrättats om en uppgift som har tillförts ärendet genom någon annan än parten själv och han eller hon har fått tillfälle att yttra sig över den, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Kommunikation är dock inte nödvändig t.ex. om uppgiften saknar betydelse eller att om det av någon anledning är uppenbart obehövligt (17 §). Såväl partens rätt enligt förvaltningslagen att ta del av uppgifter som kommunikationsskyldig- heten gäller med de begränsningar som följer av 14 kap. 5 § sekretess- lagen. Sistnämnda bestämmelse reglerar kollisionen mellan regler om insynsrätt och regler om sekretess. Som nämnts ovan kan det hända att det i en akt om en enskild finns uppgifter om någon annan person och att dessa uppgifter omfattas av sekretess till skydd för denne. Som huvud- regel har parten rätt att ta del även av dessa uppgifter. Endast om det av hänsyn till att den andra personens intresse är av synnerlig vikt att de sekretessbelagda uppgifterna i akten inte röjs får myndigheten underlåta att lämna ut dessa uppgifter. I sådant fall skall myndigheten upplysa parten om vad materialet innehåller, i den mån det behövs för att han eller hon skall kunna ta till vara sin rätt och det kan ske utan allvarlig skada för det intresse som sekretessen skall skydda. Den enskilde har enligt socialtjänstlagen (2001:453) givits en mer långtgående möjlighet till insyn i det skriftliga material som förs av (jfr prop. 1979/80:1 Del A s. 401 ff. och s. 563 och prop. 1996/97:124 s. 153 f.). I 11 kap. 6 § socialtjänstlagen anges bl.a. att den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne och om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig skall detta antecknas. Av 7 kap. 4 § socialtjänstlagen följer att en handling i en personakt i enskild verksamhet som står under tillsyn, om det begärs av den som akten rör, skall tillhandahållas denne för läs- ning eller avskrivning på stället eller i avskrift eller kopia, om inte annat följer av tystnadspliktsbestämmelsen 15 kap. 1 § socialtjänstlagen. För LSS saknas en motsvarande reglering av en enskilds insynsrätt i uppgifter om den enskilde själv. De anteckningar som förs i ärenden som avser myndighetsutövning kan utgöra underlag för beslut. Anteckningar i sådana fall omfattas av förvaltningslagens regler om insyn och kommuni- kation. I verksamhet enligt LSS förs dock också journalanteckningar och andra anteckningar som inte syftar till ett beslut, dvs. Det kan t.ex. vara fråga om anteckningar som förs vid rådgiv- ning, i omvårdnad samt vid tillsyn, uppföljning och utvärdering av verk- samheten. Regeringen bedömer dock att det har stor betydelse för den enskildes och allmänhetens förtroende att det råder öppenhet mellan huvudmannen för verksamheten eller den som utför insatser enligt LSS och den en- skilde. Det är viktigt att den enskilde får information om i vilken ut- sträckning hans eller hennes förhållanden dokumenteras i verksamheten. I detta sammanhang finns anledning att beakta t.ex. att enligt 6 § LSS skall verksamheten grundas på den enskildes självbestämmanderätt och integritet och den enskilde skall i största möjliga utsträckning ges in- flytande och medbestämmande över insatser som ges. Regeringen anser det angeläget att så långt det är möjligt sträva efter de anteckningar som förs om den enskilde görs tillsammans med denne. Däremot att införa en brukarstyrd dokumentation av det faktiska ut- förandet av insatsen, dvs. annan dokumentation än sådan som är att hän- föra till myndighetsutövning, anser regeringen inte vara lämpligt. Regeringen föreslår att det i LSS införs en bestämmelse om att den enskilde bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra an- teckningar som förs om honom eller henne. Detta skall även gälla i fråga om sådant material som inte måste kommuniceras enligt förvaltnings- lagen. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig skall detta antecknas. Även enskild verksamhet omfattas av insynsrätten Regeringen föreslår att den enskildes rätt till insyn även skall gälla i fråga om enskild verksamhet. Intresset av insyn är likvärdigt för den en- skilde oavsett om verksamheten bedrivs i offentlig eller privat regi. En handling i en personakt i enskild verksamhet skall, om den som akten be- rör begär det, tillhandahållas denne för läsning eller avskrivning på stället eller i avskrift eller kopia, om inte annat följer av bestämmelsen om tystnadsplikt i 29 § LSS. Frågor om utlämnande skall prövas av den som ansvarar för personakten. Anser denne att personakten eller någon del av den inte bör lämnas ut skall denne genast med eget yttrande överlämna frågan till för prövning. Information och rättelse enligt personuppgiftslagen Regeringen anser att det är angeläget att ta upp frågor om hur förslagen om den enskildes insynsrätt m.m. förhåller sig till bestämmelserna om information, rättelse och utplånande i personuppgiftslagen. Därvid berörs även frågan som några remissinstanser har uppmärksammat om möjlig- heten för den enskilde att, efter särskild prövning, få vissa uppgifter i dokumentationen utplånade, motsvarande den som finns enligt 17 § patientjournallagen. Personuppgiftslagen gäller i de sammanhang som avses här om inte annat följer av lagen om behandling av personuppgifter inom . Den senare lagen gäller även i verksamhet enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade (se 2 § 5 nämnda lag). I 2327 §§ personuppgiftslagen finns bestämmelser om information som den personuppgiftsansvarige skall lämna till den Prop. 2004/05:39 registrerade. I förarbetena till lagen om behandling av personuppgifter inom bedömde regeringen att personuppgiftslagens be- stämmelser om en personuppgiftsansvarigs informationsplikt även bör gälla personuppgifter som behandlas inom (se prop. 2000/01:80 s. 150 ff.). Det har inte framkommit att gällande bestämmel- ser om insynsrätt m.m. enligt socialtjänstlagen och personuppgiftslagens bestämmelser om information skulle ha medfört problem i tillämpningen inom . Dock är det oklart i vilken utsträckning person- uppgiftslagens bestämmelser om information har haft genomslag i social- tjänstens verksamhet. Enligt 28 § personuppgiftslagen är den personuppgiftsansvarige skyl- dig att på begäran av den registrerade rätta, blockera eller ut- plåna sådana personuppgifter som inte har behandlats i enlighet med denna lag eller föreskrifter som har utfärdats med stöd av lagen. Bestäm- melserna i personuppgiftslagen om rättelse och skadestånd gäller även vid behandling av personuppgifter enligt lagen om behandling av person- uppgifter i (9 § sistnämnda lag). Beslut inom om rättelse och om avslag på begäran om information enligt 26 § person- uppgiftslagen får överklagas hos allmän förvaltningsdomstol (10 § lagen om behandling av personuppgifter i , även prop. 2000/01:80 s. 158 f.). Enligt regeringens mening finns det inget behov av ändringar i lagen om behandling av personuppgifter i eller personuppgifts- lagen med anledning av de förslag som lämnas i detta lagstiftningsärende eller att justera nämnda förslag. Nuvarande reglering ger den enskilde ett gott skydd för den personliga integriteten. Regeringen finner det heller inte motiverat att införa särskilda bestämmelser i om utplånande av uppgifter utöver rådande bestämmelser. Regeringens förslag: Anteckningar och andra uppgifter i en person- akt hos nämnder i kommun eller landsting som tillhör sådan samman- ställning av uppgifter som avses i lagen (2001:454) om behandling av uppgifter inom , skall gallras efter det att sista an- teckningen gjordes i akten. Uppgifterna skall dock inte gallras så länge uppgifterna om samma person inte har gallrats av nämnden enligt vad som gäller för uppgifter i en sammanställning. Uppgifter i en sammanställning som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom skall gallras efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten in- trädde. Från gallringsskyldigheten undantas LSS handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats som avser boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar. Vidare undantas handlingar från gallringskyldigheten av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och land- sting och i övriga kommuner och landsting beträffande ett repre- sentativt urval av personer. Dokumentation i enskild verksamhet skall bevaras så länge den kan ha betydelse för åtgärder i verksamheten. Promemorians förslag: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: avstyrker förslaget om gallring genom att bl.a. ifrågasätta att den enskildes integritet bäst skulle skyddas genom att uppgifter om denne utplånas. Enligt uppfattning ligger det lika ofta i den enskildes intresse att uppgifter bevaras som att de gallras, och att integritetsintressena därför i första hand bör tillgodoses genom sekretesskydd i sekretesslagen, samt att frågan om bevarande och gallring av personakter borde regleras genom arkivlagens bestämmelser. Detta är förhållandet för de vårdregistren och patient- journalerna inom hälso- och sjukvården. Det är inte konsekvent att ha en olikartad reglering för handlingar. Även om gallring hade bedömts som en lämplig åtgärd för att skydda den personliga integriteten skulle man inte uppnå någon större vinst i detta avseende genom att gallra just personakter enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), eftersom dessa ofta förs under individens återstående livstid. Socialtjänstlagens bestämmelser om gallring får sägas stå i strid med arkivlagens 3 och 10 §§. Det urval som bevaras av personakter kan bara delvis tillgodose forskningens be- hov. menar att det är tveksamt om samhälls- intresset av forsknings- eller statistikprojekt klart väger över den risk för otillbörligt intrång i den enskildes personliga integritet som behandlingen av personuppgifter kan innebära. Denna absoluta skyldighet borde snarare göras fakultativ på så sätt att samtycke krävs av den enskilde eller dennes legala företrädare. Skälen för regeringens förslag finns inga uttryckliga regler om gallring av handlingar i verksamhet enligt LSS. Enligt regeringens mening är det framförallt av allmänna integritetsskäl motiverat att införa sådana regler. Dokumentation i verksamhet enligt LSS innehåller i regel känsliga uppgifter, t.ex. angående hälsa och andra personliga förhållanden. Det är mycket angeläget att gallringsbestämmelser införs så att sådana uppgifter inte förvaras än som är motiverat med beaktande av den allmänna inriktning verksamheten enligt LSS skall ha. Av hänsyn till att verksamheten skall vara grundad på respekt för den enskildes själv- bestämmanderätt och integritet och för att inte avskräcka personer från att söka särskilt stöd och service av oro för att dokumentationen sparas än som behövs för det ändamål det har skett bör bestämmelser om gallring införas i LSS. Regeringen är medveten om att socialtjänstlagens gallrings- bestämmelser och de nu föreslagna gallringsbestämmelserna för verk- samhet enligt LSS till viss del kan motverka de syften som arkivlagen har. Bestämmelserna om bevarande och gallring inom utgör dock resultatet av avvägningar mellan å den ena sidan inte- gritetsskyddsintressen och å den andra sidan insyns- och rättssäkerhets- aspekter, myndigheternas informationsbehov samt forskningsintresset (se prop. 1979/80:1 Del A s. 446, prop. 1989/90:72 s. 51 ff., prop. 1997/98:108 s. 80 och prop. 2000/01:80 s. 156). Samma avvägning är motiverad när det gäller verksamhet enligt LSS. De nämnder som avses i LSS bör inte arkivera mer material än vad som är nödvändigt för den egna verksamheten. efter det att den sista anteckningen gjorts bör innehållet i en personakt i allmänhet ha förlorat sitt intresse för verksamheten. Av hänsyn till den enskildes integritet bör uppgifterna då gallras. Vid gallring bör en intresseavvägning ske mellan bevarandeaspekter och ett hänsynstagande till en enskilds personliga integritet. För register som utgör sammanställningar av uppgifter bestäms där- emot tiden för gallringen av den tidpunkt då de förhållanden som den antecknade uppgiften avser har upphört. Gallringsplikten i verksamhet inom LSS blir med detta förslag likformig med den som gäller i social- tjänstlagen. Om en nämnd beslutar om en fortgående åtgärd enligt LSS, t.ex. boende i familjehem, kan två olika gallringsfrister komma att tillämpas. Personakten gallras efter beslutet om ingen anteckning görs efter fattat beslut, medan uppgifter i en sammanställning gallras först efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört dvs. i exemplet att boendet i familjehemmet upphör. Därmed kan följande situation uppstå. En åtgärd fortgår (eller är avslutad) och nämnden håller reda på detta genom sitt register men är, i avsaknaden av den redan gallrade akten, okunnig om bakgrunden till åtgärden. En lös- ning på detta problem är att akten alltid tillförs anteckning om fortgående förhållanden. För att undvika eventuella missförstånd och otydligheter föreslår regeringen att det skall anges att personakter inte får gallras tidigare än eventuella uppgifter i en sammanställning. Motsvarande gäller i fråga om (se 12 kap. 1 § socialtjänstlagen [2001:453] och prop. 1989/90:72 s. 93 f.). I fråga om undantas från gallringsskyldigheten handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet. I regeringens proposition Om arkiv m.m. (prop. 1989/90:72 s. 95 f.) anförde regeringen bl.a. följande. Det är viktigt att kunna garantera enskilda människor en be- tryggande rättssäkerhet genom ett tillräckligt bevarande av dokumentation hos socialnämnderna. Men det är inte bara den rent formella rättssäkerheten som är av vikt. Det finns också andra, psykologiska eller sociala, skäl som talar för att vissa handlingar skall bevaras för framtida behov. Enligt min mening måste det ses som en rättighet för människor att få kunskap om sin historia och sin bakgrund. Behovet av kunskap är inte begränsat enbart till de biologiska förhållandena. För en persons utveckling kan det vara lika viktigt att få reda på sitt sociala ursprung samt andra tidigare sociala förhållanden som haft avgörande betydelse. Å andra sidan kan hävdas att integritetsskäl talar för att även handlingar som rör förhållanden av detta slag skall gallras. Min uppfattning är emellertid att möjligheten att få kunskap om sitt ursprung eller sin bakgrund måste väga tyngre än integritetsskälen. Jag anser därför inte att en gallring bör genomföras som omintetgör möjligheten för enskilda personer att i vuxen ålder få tillgång till bakgrunden till en så avgörande åtgärd som ett omhändertagande eller en adoption. Det vore etiskt felaktigt att inte låta denna möjlighet finnas. Enligt regeringens mening kan samma skäl göra sig gällande i verk- samhet enligt LSS som gäller i verksamhet enligt socialtjänstlagen. Regeringen föreslår därför att handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet lämnas skall undantas från gallring. De handlingar som skall undantas från gallring är enligt regeringens förslag sådana som har inkommit eller upprättats vid tillhandahållande av insatser enligt 9 § 8 LSS. Regeringen anser vidare att det finns anledning att bevara vissa hand- lingar inom LSS-verksamhetens område i syfte att trygga behovet av data för forsknings- och utvecklingsarbetet. Forskning inom det sociala området har i flera avseenden stor betydelse, exempelvis för metod- utvecklingsarbete samt social- och medicinhistoria. Forskningens resultat kan på ett vetenskapligt sätt underbygga det sociala arbetet (se 12 kap. 1 § socialtjänstlagen och prop. 1989/90:72 s. 98 f.). Det är angeläget att öka kunskapen kring effekterna av insatser som ges med stöd av LSS. Forskningen utgör på detta sätt ett slags garanti för ökad rättssäkerhet och kvalitetsuppföljning. Regeringen föreslår därför att det i LSS införs en bestämmelse som anger att handlingar skall undantas från gallring av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och landsting och i övriga kommuner och landsting skall handlingar be- träffande ett representativt urval av personer undantas från gallring. Regeringen anser inte att det är lämpligt att göra undantag från gallring beroende av samtycke från den enskilde eftersom det skulle kunna medföra att behovet av tillräcklig data för forsknings- och utvecklings- arbete eventuellt inte skulle kunna tillgodoses. I verkställighetsföreskrifter till bestämmelsen skall närmare anges vilka handlingar som skall undantas. I förordningen (1993:1090) om stöd och service till vissa funktionshindrade kommer att beslutas samma urvalskriterier som de som gäller för (jfr 7 kap. 2 § social- tjänstförordningen [2001:937]). Därmed möjliggörs en jämförelse mellan verksamhet enligt LSS och verksamhet enligt socialtjänstlagen från samma kommuner. Handlingar kommer således av hänsyn till forsk- ningens behov undantas från gallring i de kommuner och landsting som ingår i , och samt . I landets övriga kommuner och landsting kommer sådana handlingar undantas från gallring när det gäller personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i . Uppgifter i enskild verksamhet finns ingen författningsreglering av gallring i enskild verksamhet enligt LSS. Regeringen bedömer att handlingar som har upp- rättats inom eller inkommit till en enskild verksamhet enligt LSS inte bör omfattas av ovan nämnda gallringsbestämmelser utan dokumentationen skall bevaras så länge den kan antas ha betydelse för åtgärder i verksam- heten. I fråga om följer av 7 kap. 3 § socialtjänstlagen att dokumentationen i enskild verksamhet skall bevaras så länge den kan antas ha betydelse för åtgärder i verksamheten (prop. 1996/97:124 s. 151). De föreslagna dokumentationsbestämmelserna för enskilt bedriven verksamhet inom verksamhet enligt LSS förutsätter ett ställningstagande om vad som skall gälla för bevarande av sådan dokumentation. Regeringen bedömer att det inte finns skäl att hantera bevarande av dokumentation i enskild verksamhet på annat sätt i LSS än vad som gäller enligt socialtjänstlagen. Regeringen föreslår därför att dokumentationen skall bevaras så länge den kan antas ha betydelse för åtgärder i verksamheten. Tiden för bevarande kan förlängas genom avtal mellan den som bedriver verksamheten och uppdragsgivande kommun. Vidare finns skäl att ha i åtanke att insatser enligt LSS ofta är av långvarig karaktär och därmed fordrar kontinuerlig dokumentation. Under beredningen av detta lagstiftningsärende har dock framförts att det kan finnas skäl att utreda en reglering av överförande av dokumenta- tion när verksamhet övergår från offentlig verksamhet till enskild och vice versa. Denna fråga berör såväl socialtjänstlagen som LSS. Sådan reglering kräver dock en analys och är inte möjligt i detta lagstiftnings- ärende eftersom det nödvändiga beslutsunderlaget inte finns till hands. Både behov av sådan reglering och hur den bör utformas behöver analyseras. Regeringen avser att lämna i uppdrag till att utreda frågan. 5.2.5Omhändertagande av personakter i enskild verksamhet Regeringens förslag: En får besluta att en personakt i enskild verksamhet skall tas om hand 1.om verksamheten upphör, 2.om det på sannolika skäl kan antas att personakten inte kommer att handhas enligt föreskrifterna i enligt lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) eller enligt föreskrifter som har meddelats med stöd av LSS, eller 3.om den som ansvarar för personakten ansöker om det och det finns ett påtagligt behov av att akten tas om hand. En omhändertagen personakt skall återlämnas om det är möjligt och det inte längre finns skäl för omhändertagandet. Beslut i fråga om återlämnande meddelas av efter ansökan av den som vid beslutet om omhändertagande ansvarade för personakten. Personakter som tagits om hand skall förvaras avskilda hos arkiv- myndigheten i den kommun där akterna omhändertagits. Person- akterna skall bevaras från det att de kom in till arkiv- myndigheten. En myndighet som har hand om en personakt som har omhändertagits har, om en uppgift ur akten begärs för ett särskilt fall, samma skyldighet att lämna uppgiften som den haft som ansvarat för akten före omhändertagandet. Biträde av polismyndigheten för verkställighet av ett beslut om om- händertagande av personakt får göras endast när det på grund av sär- skilda omständigheter kan befaras att åtgärden inte kommer att kunna utföras utan att polisens särskilda befogenheter enligt 10 § polislagen (1984:387) behöver tillgripas eller det annars finns synnerliga skäl för begäran. Motsvarande bestämmelse om polismyndighetens hjälp med verkställighet införs i socialtjänstlagen (2001:453). I sekretesslagen (1980:100) införs en bestämmelse som innebär att sekretess gäller i verksamhet som avser omhändertagande av person- akt för uppgift om enskilds personliga förhållanden.