frsrdg · GR04JO1 · 2004-01-01 00:00:00 — Den nu lämnade redogörelsen visar att det är svårt att dra en skarp skiljelinje mellan vad som skall avgiftsbeläggas och vad som är avgiftsfritt. Reglerna är också svåra att hantera för handläggarna. När regeln om avgifter började tillämpas tillfrågades den frågande varje gång innan ett uppdrag som var avgiftsbelagt påbörjades. Detta visade sig vara mycket tidsödande. har under hand diskuterat denna fråga med och begärt att få ett förtydligande på förordningsnivå. kommenterade remissvaret och vidhöll sin kritik. I beslut anförde JO följande. JO har i ett flertal beslut behandlat den principiella skillnaden mellan en på offentlighetsprincipen grundad framställning om utlämnande av allmän handling och den hantering som sker inom en myndighets uppdragsverksamhet och har då understrukit vikten av att man klart skiljer mellan dessa situationer. Om det står helt klart att den som begär att få ut handlingar hos grundar sin framställning på tryckfrihetsförordningens (TF) regelverk skall framställningen självfallet handläggas och besvaras i enlighet med TF. Också i andra fall bör utgångspunkten enligt min mening vara att regleringen i TF skall tillämpas om det inte klart framgår att sökanden lämnar ett forskningsuppdrag. Skulle det finnas några oklarheter rörande sökandens avsikt ankommer det på den tjänsteman som tar emot beställningen att upplysa om de olika alternativ som finns och klarlägga vad beställningen avser. En framställning som är alltför obestämd för att direkt kunna besvaras kan sålunda inte automatiskt behandlas som en s.k. forskarförfrågan. I stället bör - i enlighet med den serviceskyldighet som följer av 4 § förvaltningslagen (1986:223) - upplysa sökanden om att uppgifter som gör att handlingen kan identifieras måste lämnas samt även att aktivt bistå sökanden med hjälp av myndighetens diarier och register etc. Det är först när det blir fråga om arkivforskning eller mera omfattande utredningsåtgärder som en begäran faller utanför skyldigheten enligt TF och som frågan om att lämna ut en allmän handling inom ramen för uppdragsverksamhet skulle kunna komma att aktualiseras (jfr JO:s ämbetsberättelse 1994/95 s. 571; jfr även JO:s beslut , dnr 4626-1995). Av begäran att få ut anmälan och beslut i ett ärende framgick vilka som var parter i ärendet, ungefär när i tiden ärendet prövades samt - i korthet - vad ärendet rörde. Vidare kunde utläsas att ärendet gällde en fråga inom ramen för verksamhet, som påbörjades och innefattar bl.a. de frågor som tidigare prövades av (). Det hade med hänsyn härtill enligt min mening legat närmast till hands att pröva framställning som en på offentlighetsprincipen grundad begäran att få ut allmänna handlingar. Utredningen ger inte stöd för uppfattningen att efterforskningen i ärendet inneburit mer arbete än vad som ryms inom myndighetens skyldighet att tillhandahålla handlingar enligt TF. Jag är sammanfattningsvis kritisk till handläggning av begäran att få ut handlingar. I arkivutredningens betänkande SOU 2002:78, Arkiv för alla - nu och , berörs bl.a. avgiftshanteringen hos ett nytt arkivverk (avsnitt 5.3). Eftersom detta beslut kan vara av intresse för regeringens beredning av betänkandet lämnar jag över ett exemplar av beslutet till . Lag (1986:765) med instruktion för ombudsmän utfärdad , ändrad genom SFS 2003:183. Enligt beslut föreskrivs följande. 1 § ombudsmän är enligt 8 kap. 10 § riksdagsordningen fyra, en chefsjustitieombudsman och tre justitieombudsmän. Härutöver kan finnas en eller flera ställföreträdande ombudsmän. och justitieombudsmännen har i den omfattning som anges i 2 § tillsyn över att de som utövar offentlig verksamhet efterlever lagar och andra författningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. 2 § Under ombudsmännens tillsyn står 1. statliga och kommunala myndigheter, 2. tjänstemän och andra befattningshavare vid dessa myndigheter, 3. annan som innehar tjänst eller uppdrag, varmed följer myndighetsutövning, såvitt avser denna hans verksamhet, 4. tjänstemän och uppdragstagare i statliga affärsverk, när de för verkens räkning fullgör uppdrag i sådana aktiebolag där staten genom verken utövar ett bestämmande inflytande. I fråga om befattningshavare vid försvarsmakten omfattar tillsynen dock endast befäl av lägst fänriks grad och dem som innehar motsvarande tjänsteställning. Ombudsmännens tillsyn omfattar ej 1. ledamöter, 2. riksdagsstyrelsen, , eller kammarsekreteraren, 3. riksbanksfullmäktige samt ledamöter av direktionen i , utom såvitt avser deltagande i utövning av beslutanderätt enligt lagen (1992:1602) om valuta- och kreditreglering, 4. regeringen eller statsråd, 5. justitiekanslern samt 6. ledamöter av beslutande kommunala församlingar. Ombudsmännen står ej under tillsyn av varandra. Med befattningshavare förstås i denna lag, om inte annat framgår av sammanhanget, person som står under ombudsmännens tillsyn. 3 § Ombudsmännen skall särskilt tillse att domstolar och förvaltningsmyndigheter i sin verksamhet iakttager regeringsformens bud om saklighet och opartiskhet och att medborgarnas grundläggande fri- och rättigheter ej träds för när i den offentliga verksamheten. Vid tillsyn över kommunala myndigheter skall ombudsman beakta de former i vilka den kommunala självstyrelsen utövas. 4 § Ombudsmännen skall verka för att brister i lagstiftningen avhjälps. Uppkommer under tillsynsverksamheten anledning att väcka fråga om en författningsändring eller någon annan åtgärd från statens sida, får en ombudsman göra framställning i ämnet till enligt tilläggsbestämmelsen 3.8.4 till riksdagsordningen eller till regeringen. skall samråda med chefsjustitieombudsmannen innan han gör framställning enligt första stycket. 5 § Ombudsmännens tillsyn bedrivs genom prövning av klagomål från allmänheten samt genom inspektioner och andra undersökningar, som ombudsmännen finner påkallade. skall samråda med chefsjustitieombudsmannen om inspektioner och andra undersökningar, som han avser att genomföra. 6 § Ombudsman avgör ärende genom beslut, vari han får uttala sig om huruvida åtgärd av myndighet eller befattningshavare strider mot lag eller annan författning eller annars är felaktig eller olämplig. Ombudsman får även göra sådana uttalanden som avser att främja enhetlig och ändamålsenlig rätts-- Ombudsman får som särskild åklagare väcka åtal mot befattningshavare som genom att åsidosätta vad som åligger honom i tjänsten eller uppdraget har begått annan brottslig gärning än tryckfrihetsbrott eller yttrandefrihetsbrott. Ger utredningen i ärende ombudsman anledning anta att sådan brottslig gärning begåtts, tillämpas vad som föreskrivs i lag om förundersökning, åtal och åtalsunderlåtelse samt om allmän åklagares befogenheter i övrigt i fråga om brott under allmänt åtal. I mål som har väckts vid tingsrätt bör talan fullföljas till endast om synnerliga skäl föranleder det. Om befattningshavare genom att åsidosätta vad som åligger honom i tjänsten eller uppdraget gjort sig skyldig till fel, som kan beivras genom disciplinärt förfarande, får ombudsman göra anmälan till den som har befogenhet att besluta om disciplinpåföljd. Om den som är legitimerad eller annars behörig att utöva yrke inom hälso- och sjukvården, tandvården eller detaljhandeln med läkemedel eller yrke som veterinär har varit grovt oskicklig vid utövningen av sitt yrke eller på annat sätt visat sig uppenbart olämplig att utöva detta, får ombudsman göra anmälan till den som har befogenhet att besluta om återkallelse av legitimationen eller behörigheten. Motsvarande anmälan får göras i fråga om begränsning av sådan legitimerad yrkesutövares behörighet, om denne har missbrukat sin behörighet på något annat sätt. Om den som är legitimerad yrkesutövare inom hälso- och sjukvården, tandvården eller detaljhandeln med läkemedel varit oskicklig vid utövning av sitt yrke eller på annat sätt visat sig olämplig att utöva yrket, får ombudsman göra anmälan i fråga om prövotid till den som har befogenhet att besluta därom. Anser ombudsman det vara påkallat att befattningshavare avskedas eller avstängs från sin tjänst på grund av brottslig gärning eller grov eller upprepad tjänsteförseelse, får han göra anmälan härom till den som har befogenhet att besluta om sådan åtgärd. När ombudsman har gjort anmälan i ett sådant ärende som avses i tredje eller fjärde stycket skall han i ärendet få tillfälle att komplettera egen utredning och att yttra sig över utredning som har tillförts ärendet av någon annan samt att närvara, om muntligt förhör hålls. Vad som sagts gäller dock inte ärenden om avstängning. 7 § Har myndighet meddelat beslut mot befattningshavare i ärende om tillämpningen av särskilda bestämmelser för tjänstemän i lag eller annan författning om disciplinansvar eller om avskedande eller avstängning från tjänsten på grund av brottslig gärning eller tjänsteförseelse, får ombudsman föra talan vid domstol om ändring i beslutet. Detsamma gäller i fråga om myndighets beslut i ärende om disciplinansvar mot den som tillhör hälso- och sjukvårdspersonalen eller är veterinär, krigsman eller disciplinansvarig enligt lagen (1994:1811) om disciplinansvar inom totalförsvaret, m.m. samt i fråga om myndighets beslut i ärende om prövotid eller sådan behörighetsfråga som avses i 6 § tredje stycket. Närmare bestämmelser om sådan talan meddelas i lag eller annan författning. Har befattningshavare enligt vad därom är föreskrivet sökt ändring vid domstol i beslut som avses i första stycket och har beslutet tillkommit efter anmälan av ombudsman, företräder ombudsmannen det allmänna som befattningshavarens motpart i tvisten. Detsamma gäller, om ombudsmannen har sökt ändring i beslutet. Vad i lag eller annan författning är föreskrivet om arbetsgivare skall i fråga om tvister som avses i denna paragraf äga motsvarande tillämpning på ombudsman. Bestämmelserna i 4 kap. 7 § och 5 kap. 1 § första stycket lagen (1974:371) om rättegången i arbetstvister skall dock ej tillämpas i fråga om tvist i vilken ombudsman för talan. 8 § Ombudsman bör ej ingripa mot lägre befattningshavare utan självständiga befogenheter, om det inte finns särskilda skäl för ett ingripande. 9 § Om ombudsmans befogenhet att väcka åtal mot ledamot av eller Regeringsrätten samt talan om skiljande eller avstängning av sådan ledamot från tjänsten eller skyldighet för ledamot att undergå läkarundersökning föreskrivs i regeringsformen. 10 § Ombudsman är skyldig att väcka och utföra åtal som enligt 12 kap. 3 § regeringsformen har beslutat mot statsråd samt åtal som riksdagsutskott enligt vad som är föreskrivet har beslutat mot befattningshavare hos eller dess organ, dock ej åtal mot ombudsman. Ombudsman är även skyldig att biträda utskott med förundersökningen mot befattningshavare som nämns i första stycket. 11 § Ombudsmännen skall tillställa en tryckt ämbetsberättelse avseende tiden närmast föregående år- innevarande år. Berättelsen skall innehålla redogörelse för de åtgärder som vidtagits med stöd av 4 § första stycket och 6 § andra-fjärde styckena och 7 § samt för andra viktigare beslut som ombudsmännen har meddelat. Berättelsen skall även uppta en översikt över verksamheten i övrigt. 12 § Enligt 8 kap. 10 § riksdagsordningen är chefsjustitieombudsmannen administrativ chef och bestämmer inriktningen i stort av verksamheten. Han skall i arbetsordning meddela bestämmelser om organisationen av verksamheten och fördelningen av ärendena mellan ombudsmännen. svarar för att intern revision av myndigheten sker. Internrevisionen skall avse självständig granskning av myndighetens interna styrning och kontroll och hur myndigheten fullgör sina ekonomiska redovisningsskyldigheter. Revisionen skall bedrivas i enlighet med god sed för internrevision. ombudsmän fastställer revisionsplan för sin verksamhet efter samråd med . 13 § För verksamheten skall finnas en expedition (ombudsmannaexpeditionen). Vid denna är anställda en kanslichef samt byråchefer och övriga tjänstemän enligt personalförteckning. I mån av behov och tillgång på medel får chefsjustitieombudsmannen anlita annan personal samt experter och sakkunniga. bestämmer om personalens tjänstgöring. Kanslichefen skall under chefsjustitieombudsmannen leda arbetet inom ombudsmannaexpeditionen och i övrigt lämna ombudsmännen erforderligt biträde. 14 § För arbetet inom ombudsmannaexpeditionen meddelar chefsjustitieombudsmannen de råd och anvisningar som behövs utöver denna instruktion och vad som föreskrivs i arbetsordningen. skall samråda med i organisationsfrågor av större vikt. Innan justitieombudsman påkallar samråd med skall han ha samrått med chefsjustitieombudsmannen. 15 § får oberoende av vad som följer av arbetsordning genom särskilt beslut föreskriva att visst ärende eller grupp av ärenden skall hänskjutas till honom eller någon av de andra ombudsmännen. får vidare i arbetsordning eller genom särskilt beslut bemyndiga tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen att vidtaga åtgärd för ärendes beredande, tjänsteman att verkställa inspektion, dock utan rätt att därvid framställa anmärkning eller göra annat uttalande på ombudsmans vägnar, samt kanslichef att besluta i administrativa frågor, dock ej om anställande av byråchef. beslutar om ställföreträdande ombudsmans tjänstgöring som ombudsman. Ställföreträdande ombudsman får tas i anspråk för tjänstgöring om någon ombudsman på grund av en längre tids sjukdom blir förhindrad att utöva sin tjänst eller det av annat särskilt skäl föreligger behov av ställföreträdande ombudsmans tjänstgöring. 16 § När chefsjustitieombudsmannen har semester eller är hindrad att utöva sin tjänst skall den av de andra ombudsmännen som varit ombudsman längst tid tjänstgöra i hans ställe. Om två eller flera varit ombudsmän , har den äldste av dem företräde. 17 § Klagomål bör anföras skriftligen. I klagoskriften bör anges den myndighet som klagomålet vänder sig mot, den åtgärd som klagomålet avser, tidpunkten för åtgärden samt klagandens namn och adress. Innehar klaganden handling, som är av betydelse för ärendets utredande och bedömande, bör den bifogas. Den som är berövad sin frihet får sända skrift till ombudsmännen utan hinder av de inskränkningar i rätten att sända brev och andra handlingar som gäller för honom. På klagandens begäran skall på expeditionen utfärdas bevis att hans klagoskrift inkommit dit. Allmänna bestämmelser om handläggningen 18 § Om ett ärende är av sådan beskaffenhet att det lämpligen kan utredas och prövas av någon annan myndighet än ombudsmännen och om myndigheten inte har prövat saken, får ombudsman överlämna ärendet till denna myndighet för handläggning. Endast ärende som väckts genom klagomål får överlämnas till Justitiekanslern och endast efter överenskommelse med denne. Om ett klagomål avser en befattningshavare som är advokat och frågan som väckts genom klagomålet är sådan, att den enligt 8 kap. 7 § fjärde stycket kan prövas av något organ inom , får ombudsman överlämna klagomålet till samfundet för handläggning. 19 § Ombudsman bör skyndsamt lämna klaganden besked om huruvida klagomålet avvisas, avskrivs från handläggning, överlämnas till annan enligt 18 § eller upptas till utredning. 20 § Ombudsman bör ej till utredning uppta förhållanden, som ligger , om ej särskilda skäl föreligger. 21 § Ombudsman skall verkställa de utredningsåtgärder som fordras för prövning av klagomål och andra ärenden. När ombudsman enligt regeringsformens föreskrifter begär upplysningar och yttranden i andra ärenden än dem där han har beslutat att inleda förundersökning, får han förelägga vite om högst . Ombudsman får utdöma försuttet vite. Kan det misstänkas att befattningshavare som omfattas av bestämmelserna om disciplinansvar i lagen (1994:260) om offentlig anställning har gjort sig skyldig till tjänsteförseelse, för vilken disciplinpåföljd bör åläggas, och kan det befaras att en skriftlig underrättelse enligt 17 § nämnda lag inte kan tillställas honom efter förseelsen, får ombudsman utfärda motsvarande underrättelse. Vad som har sagts gäller även för den som omfattas av bestämmelser om disciplinansvar och om motsvarande underrättelse i någon annan författning. När ombudsman är närvarande vid domstols eller myndighets överläggningar har han ej rätt att yttra sin mening. 22 § Ombudsman får uppdra åt annan att leda förundersökning som han har beslutat och att väcka och utföra åtal som han har beslutat, om inte åtgärden avser ledamot av eller Regeringsrätten. Beslut att överklaga dom eller beslut till högre rätt får inte fattas av annan än ombudsman. I fall som avses i 7 § får ombudsman förordna tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen att föra talan på ombudsmannens vägnar. I ärende som avses i 6 § tredje eller fjärde stycket får ombudsman bemyndiga tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen att vidta behövliga handläggningsåtgärder. 23 § Ärende avgörs efter föredragning, som ankommer på tjänsteman vid ombudsmannaexpeditionen eller särskilt utsedd föredragande. Beslut att avvisa ärende eller avskriva ärende från handläggning kan dock fattas utan föredragning. Ombudsman kan också avgöra annat ärende utan föredragning, om särskilda skäl föranleder det. En handling som har getts in till ombudsmän i ett ärende, får inte återlämnas förrän ärendet avgjorts. Om originalhandlingen i ett sådant fall inte finns hos någon myndighet, får återlämnandet förenas med villkor om att bestyrkt kopia av handlingen ges in. 24 § Diarier skall föras över samtliga ärenden och däri vidtagna åtgärder. I fråga om varje beslut skall vid ombudsmannaexpeditionen finnas handling, som utvisar vem som har fattat beslutet och vem som har varit föredragande samt beslutets dag och innehåll. Registratur skall hållas över särskilt uppsatta beslut. Protokoll förs vid inspektioner och när protokoll fordras av annan orsak. 25 § som ämbetsberättelsen lämnas till skall diarier, protokoll och registratur för den tid berättelsen avser lämnas till . 26 § Ombudsmannaexpeditionen skall hållas öppen för allmänheten under tid som chefsjustitieombudsmannen bestämmer. 27 § Expedition skall utfärdas utan avgift om ej särskild anledning föranleder till annat. Skall avgift utgå skall den bestämmas med ledning av de regler som gäller för statliga myndigheter i allmänhet. Avgiftsbeslut får ej överklagas. 28 § tillsätter tjänster vid ombudsmannaexpeditionen och antar personal i övrigt, i den mån han inte enligt 15 § överlåter dessa uppgifter på kanslichefen. 29 § Om överklagande av beslut som gäller tjänstetillsättning eller eljest rör tjänsteman vid expeditionen, föreskrivs i lagen (1989:186) om överklagande av administrativa beslut av riksdagsförvaltningen och myndigheter. Fastställd att gälla tills vidare; med ändringar t.o.m. . Justitieombudsmännens tillsyn är uppdelad i fyra ansvarsområden. Vad varje ansvars-område omfattar framgår av bilaga till denna arbetsordning. Ombudsmännen har följande ansvarsområden: Ombudsmännen tar inom sina respektive ansvarsområden de initiativ som de finner på-kallade. Justitieombudsmännen skall samråda med chefsjustitieombudsmannen i fråga om inspektioner och andra undersökningar som de avser att genomföra. Ombudsmännen samråder även i övrigt i den utsträckning som befinns erforderlig. Ett ärende som berör mer än ett ansvarsområde handläggs av den ombudsman till vars ansvarsområde ärendet huvudsakligen hör. I tveksamma fall bestämmer chefsjustitie-ombudsmannen vem som skall handlägga ärendet. Har ärenden som tillhör olika ansvars-områden nära samband med varandra, bestämmer chefsjustitieombudsmannen vem som skall handlägga ärendena. Om en justitieombudsman på grund av jäv eller av annan anledning inte kan handlägga ett ärende som hör till hans eller hennes ansvarsom-råde, bestämmer chefsjustitieombudsmannen vem som skall överta ärendet. Om befogenhet för chefsjustitieombudsmannen att bestämma att ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden skall hänskjutas till honom eller någon annan justitieombuds-man oberoende av fastställda ansvarsområden föreskrivs i 15 § första stycket lagen (1986:765) med instruktion för ombudsmän (instruktionen). När chefsjustitieombudsmannen är förhindrad att utöva sin tjänst på grund av sjukdom, semester eller någon annan omständighet inträder i hans ställe den justitieombudsman som anges i 16 § första stycket instruktionen. Vid ledighet för en ombudsman förestås dennes ansvarsområde av chefsjustitieombudsmannen eller den ombudsman som chefsjustitieombudsmannen utser. För beredning av klago- och initiativärenden samt lagstiftningsremisser biträds ombudsmännen av en kanslichef, byråchefer, avdelningsdirektörer, områdesansvariga föredragande samt föredragande med tidsbegränsad anställning. För byråcheferna fastställer chefsjustitieombudsmannen sakområden. Hos varje ombudsman finns inrättat ett ärendekansli. biträds också av en administrativ enhet samt annan per-sonal för särskilda uppgifter i den omfattning han bestämmer. I den administrativa enhe-ten ingår personal för internationellt samarbete och handläggning av andra ärenden avseende internationella kontakter, biträde med ekonomi- och personaladministrativa ärenden, intendenturfrågor och registrering samt expeditionsassistenter och lokalvårdare. Inom ombudsmannaexpeditionen finns även ett bibliotek. Arbetsuppgifterna för personalen inom ärendekanslierna och administrativa enheten samt för biblioteksansvarig tjänsteman framgår av särskilda beskrivningar. Kanslichefen utför särskilda utredningar efter beslut av chefsjustitieombudsmannen, bereder ärenden som tilldelas honom och biträder ombudsmännen i övrigt enligt chefsjustitieombudsmannens bestämmande. Den administrativa enheten är underställd kanslichefen. Denne är vidare data-, arkiv- och utbildningsansvarig samt ansvarig för expeditionens lokaler och inventarier. Kanslichefen får i de ärenden som handläggs av honom besluta om remisser och an-nat utredningsförfarande. Han får också på uppdrag av en ombudsman verkställa in-spektion, dock utan rätt att vid denna framställa anmärkningar eller göra sådana uttalan-den som åsyftas i 6 § första stycket instruktionen. besluta i samtliga personalfrågor (anställningar, entlediganden etc.) beträffande om-budsmannaexpeditionens personal, dock inte om 1. skiljande från anställning på grund av personliga förhållanden om det inte är fråga om provanställning 4. avstängning eller läkarundersökning 5. anställning och entledigande av byråchefer samt områdesansvariga föredragande företräda ombudsmän i förhandlingar med personalorganisationerna med tillämpning av samtliga gällande avtal och andra bestämmelser för och dess verk besluta om semester och tjänstledighet för personalen vid ombudsmannaexpeditionen, dock ej för sig själv; ansökningar om tjänstledighet för längre tid än en månad skall dock överlämnas till chefsjustitieombudsmannen för beslut förordna vikarie för personal som beviljats semester eller tjänstledighet attestera fakturor och utbetalningsorder, bokföringsorder m.m. i det statliga redovis-ningssystemet underteckna tjänstgöringsuppgifter, anställningsbevis och tjänstekort besluta om utanordningar till extra föredragande och andra uppdragstagare kvittera ut rekommenderad post till ombudsmannaexpeditionen ombesörja månads- och årsstatistik. Byråcheferna skall var och en inom sitt sakområde i samråd med berörda ombudsmän fördela ärendena på föredragande. De får vidare besluta om remisser och annat utred-ningsförfarande, handlägga frågor rörande efterskrifter i avgjorda ärenden samt på upp-drag av vederbörande ombudsman verkställa inspektion, dock utan rätt att vid denna framställa anmärkningar eller göra sådana uttalanden som åsyftas i 6 § första stycket instruktionen. Byråcheferna skall - förutom att bereda egna ärenden - se till att ärendena blir hand-lagda på ett tillfredsställande sätt och med den skyndsamhet som krävs. De har också ansvar för redigeringen av referat och notiser som skall publiceras i JO:s ämbetsberät-telse. Om ett ärende är av större vikt bör det handläggas av en byråchef.