sou · GQB378 · 2003-01-01 00:00:00 — Till statsrådet och chefen för Regeringen beslutade att tillkalla en särskild utredare med uppgift att se över vissa arkivfrågor. Landshövdingen i , , förordnades fr.o.m. som särskild utredare. Som experter förordnades fr.o.m. kanslirådet , arkivchefen , arkivchefen , 1:e arkivarien , arkivrådet , 1:e arkivarien , arkivchefen , landsarkivarien , 1:a arkivarien och departementssekreteraren . Arkivarien , professorn , avdelningsdirektören , enhetschefen , serviceteknikern , IT-specialisten och direktören förordnades fr.o.m. att biträda utredningen som referensgrupp för IT- frågor. Till sekreterare förordnades fr.o.m. jur.kand. Utredningens assistent har varit . Utredningen, som har antagit namnet för alla (Ku 2001:02), överlämnar härmed sitt betänkande Arkiv för alla – nu och (SOU 2002:78 ). Utredningen har därmed avslutat sitt arbete. Till betänkandet fogas en rapport upprättad av referensgruppen för IT-frågor. Så har vi arbetat ........................................................................ 1.3Vision om framtidens arkiv, enskilda och statliga (, 2002) ............................................................. Det statliga arkivväsendet m.m. ................................... 2.2Kort historik om det statliga arkivväsendets orga- 2.3 Grunden för det offentliga arkivväsendet............................... 2.4En beskrivning av nuvarande organisation av det statliga 2.5 Arkivmyndigheternas uppdrag och verksamhet..................... Mål för arkivverksamheten........................................... Övertagande av arkivmaterial....................................... 2.7Arkivmyndigheterna och utvecklingen inom övrig stats- 2.7.1 En ny förvaltning genom IT-stöd ............................... 2.7.4 Tillsyn, rådgivning och normering.............................. Det statliga arkivväsendets organisation och ansvars- fördelningen mellan och landsarkiven........... Skäl för sammanslagning......................................................... 3.2.1 Vad finns det för skäl att ändra nuvarande orga- 3.2.4 Vilken organisation är mest ändamålsenlig?............... 3.3Ansvarsfördelningen mellan och lands- 3.3.1 Landsarkivariernas ansvar för internkontroll ............. 3.3.3 Tillsynen av myndigheternas arkivvård....................... Det statliga arkivväsendet – en effektivare verksamhet .... Vår allmänna bedömning......................................................... En ny organisation................................................................... 4.3.2 Det nationella rådet för arkivfrågor ............................ 4.4.1 framtida roller och funktioner............ SVAR och Arkion .................................................................... Ändamålsenligt utförd tillsyn ...................................... Bakgrund – arkivmyndigheternas tillsyn..................... Förvaring av arkivmaterial ....................................................... Var skall arkivmaterialet förvaras för framtiden?........ Allmänt om förvaring ................................................... Tillhandahållande av arkivmaterialet....................................... Service till forskare........................................................ Allmänt om tillhandahållande ...................................... Kunskapsuppbyggnad en viktig komponent för utveckling av arkivverksamhet ..................................... Allmänt om kunskapsuppbyggnad .............................. Resursutnyttjandet – lokaler ................................................... 4.10.1 skall utreda samordning av lokaler.......... 4.10.2 Lokalkostnaderna bör minska...................................... 4.10.3 Allmänt om resursutnyttjande..................................... Finansiering av de statliga arkivmyndigheternas Vår allmänna bedömning ......................................................... 5.1.2 Allmänt om ekonomiskt mål vid bestämmande av 5.1.3 Avgifter för tjänster till myndigheter .......................... 5.1.4 Avgifter för tjänster till allmänheten ........................... 5.1.5 Avgifter för data i elektronisk form............................. Finansiering av arkivmyndigheternas verksamhet ................. 5.2.1 Principiella utgångspunkter för finansiering av Avgiftsbeläggning av tjänster .................................................. 5.3.2 Möjlighet att ta betalt för kopior av myndigheter ...... 5.3.3 Särskilt om avgifter för tillsyn ..................................... 5.3.4 Hur fungerar avgiftshanteringen i praktiken?............ Bestämmelser om avgifter ....................................................... Ersättning vid arkivleveranser....................................... Systemet för hantering av ersättning har många brister........ En alternativ modell ................................................... 6.2.2 När skall arkivmaterial levereras?.............................. Myndigheterna och arkivansvaret ............................. 6.3.2 Ersättning vid överföring av arkivmaterial................ Dagens system för ersättning ............................................... 6.4.1 Omställningar i den statliga organisationen ............. 6.4.2 Arkivleveranser med hög återsökningsfrekvens 6.4.3 Otillräckligt tidsperspektiv för lokalplanering......... och landstingskommunal arkivhantering ..... Representation i det nationella rådet för arkivfrågor .......... 7.2Kartläggning av detaljerade förutsättningar för sam- Samrådsgruppens verksamhet bör utökas............................ Handlingsplan för arkivpersonalens utbildning .................. 7.8.1 Gällande rätt – och 7.8.2 Det statliga arkivväsendets uppdrag avseende 7.8.3 Föreskrifter och allmänna råd .................................... 7.8.4 Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor............ De enskilda arkiven................................................... ansvar för enskilda arkiv.................................. De enskilda arkiven – en ovärderlig resurs ........................... De enskilda arkiven – vissa gemensamma drag .................... 8.8.1 Särskilt om näringslivsarkiven och arkivmaterial 8.8.2 Särskilt om folkrörelsearkiven och föreningsarkiv ... De nationella minoritetsspråken och arkiven................ 9.1.1 Ett arkiv med särskilt ansvar för varje 9.1.2 Representanter i det nationella rådet för 9.1.4 Fördelning av medel till arkivverksamhet ................. 9.2.2 Varför sparar vi dokument?........................................ 9.2.3 Ett arkiv med särskilt ansvar...................................... 9.3.1 Avgränsning av vårt uppdrag ..................................... Så har vi arbetat...................................................................... Minoritetspolitiken och arkivfrågan ......................... Kartläggning av arkivmaterial ............................................... Digital arkivinformation – hur skall arkivmyndig- heterna rustas för att med digital teknik kunna till- gängliggöra äldre arkivmaterial och långsiktigt bevara digital information för framtiden? 10.2.2 Inventering av äldre IT-system............................... 10.2.3 och utveckling........................ Samordnings- och utvecklingsfunktion ................. 10.2.5 Samarbete med övriga kulturarvsinstitutioner....... Tillgänglighet till arkiven – nya grupper ....................... skall få uppdrag om samverkan........................ En arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt ........................... skall initiera projekt.......................................... Arbetet skall inriktas på vissa grupper ................................. Vår allmänna bedömning ....................................................... Nya grupper av användare ..................................................... Allmänt om tillgänglighet till arkiven ................................... Den nya tekniken ..................................................... Ekonomiska och andra konsekvenser av förslagen ........ Bilaga 1 Kommittédirektiv .......................................................... Bilaga 2 Långsiktigt bevarande av digital arkivinformation för alla har haft i uppdrag att se över vissa arkivfrågor. En övergripande uppgift har varit att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper att använda arkiven och som förbättrar arkivens tillgänglighet (dir. 2000:104). I denna samman- fattning summeras huvuddragen i utredningens förslag. En ny arkivmyndighet skall bildas genom att och lands- arkiven slås samman till en myndighet, . skall ledas av en chef, riksarkivarien. Inom skall finnas enheter som motsvarar nuvarande i dess depåfunktion, och landsarkiven. Vidare skall det finnas en sam- ordnings- och utvecklingsenhet (ARKSAM) samt i övrigt de enheter riksarkivarien bestämmer. Ett nationellt råd för arkivfrågor med representanter från hela arkivsektorn och olika användar- grupper skall bistå riksarkivarien med upplysningar och synpunkter vid beredningen av principiellt viktiga frågor och ärenden. Den tekniska utvecklingen med större möjligheter att tillgäng- liggöra arkivmaterial över Internet och de stora kostnader som uppkommer när lokaler skall anskaffas, personal anställas och material flyttas talar för att nya landsarkiv inte skall inrättas. skall initiera och driva projekt angående samordning och samverkan i regionerna och lokalt mellan olika arkivinsti- tutioner. Sådana projekt är en lämplig uppgift för landsarkiven. Även i samverkan med kommuner är landsarkiven de enheter som skall representera ute i landets olika delar. bör initiera en utredning av SVAR:s och Arkions verksamhet i syfte att renodla den verksamhet som bedrivs. Det skall utredas om delar av verksamheten i stället kan bedrivas med Stiftelsen i som huvudman. skall uppdras åt att utreda möjligheterna för att genom samordning av lokaler för arkivmagasin minska lokalkostnaderna. ges i uppdrag att lämna förslag till avgiftsbeläggning för tjänster, artiklar m.m. samt avgiftskonstruktion efter samråd med (). tillsyn över bl.a. de statliga myndigheternas arkivbildning och arkivvård skall avgiftsbeläggas. skall ges möjlighet att ta betalt av myndigheter för kopior av allmänna handlingar. Vidare skall bemyn- digas bestämma avgifter för leveranser av arkivmaterial från myn- digheter. Det ekonomiska målet när avgifterna bestäms skall vara full kostnadstäckning. Samordning och samverkan mellan statlig och arkiv- hantering I det nationella rådet för arkivfrågor skall ingå representanter för den kommunala arkivsektorn. skall ges i särskilt uppdrag att närmare utreda förutsättningarna för fördjupad och utökad samverkan mellan statlig och arkivverksamhet. I uppdraget skall beaktas regionala, ekonomiska och juridiska förutsättningar för samverkan på regional och lokal nivå. Inom ramen för uppdraget skall föreslås och initieras konkreta regionala samverkansprojekt i vilka statliga och kommunala men också enskilda arkivinstitutioner ingår. Den verksamhet som bedrivs av Samrådsgruppen för kommunala arkiv- frågor skall utökas. Samrådsgruppen skall fastställa en handlingsplan i syfte att få flera kommuner att anställa högskoleutbildade arkivarier till kommunarkiven samt att öka redan anställda arkivariers möjlighet att utveckla sin kompetens inom exempelvis IT-området. Av arkivlagen (1990:782) skall framgå att arkiv som bildats av enskilda arkivbildare är en del av det nationella kulturarvet. samlade uppgifter och ansvar för enskilda arkiv skall tydliggöras. skall verka för att enskilda arkiv bevaras, vårdas och tillgängliggörs. De enskilda arkiven skall i det nationella rådet för arkivfrågor representeras av personer som har en bak- grund i folkrörelse/föreningsarkiv, näringslivsarkiv och arkiv för minoritetsspråk. arkiv inom skall läggas ned. Nämndens nuvarande uppgifter övergår därmed till . Bevarande av dokument på de nationella minoritetsspråken För varje nationellt minoritetsspråk skall utses en arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarandet av dokument på minoritets- språket. ges i uppdrag att utreda och fastställa de kriterier enligt vilka en sådan arkivinstitution skall utses. En sådan utredning måste ske efter samråd med representanter för de nationella minoriteterna. Därefter skall i enlighet med fastställda kriterier utse en arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarandet av dokument på varje nationellt minoritetsspråk. Dokument på de nationella minoritetsspråken bör efter samråd med de nationella minoriteterna skannas i syfte att öka till- gängligheten till dem. I det nationella rådet för arkivfrågor skall finnas representanter för de nationella minoritetsspråken. De medel som avsätts för att främja de nationella minoriteternas språk och kultur bör i den del de avser arkiv och bevarande av arkiv fördelas av . skall ges i uppdrag att särskilt verka för att samordning och samverkan sker mellan arkivinstitutioner från alla sektorer, även enskilda sektorn. Vidare skall initiera, stötta och agera rådgivare för nydanande pedagogiska och publika arkiv- projekt runt om i landet. Här skall särskild prioritet ges åt verk- samheter som bedrivs i bred samverkan mellan olika aktörer som exempelvis mellan olika arkivinstitutioner och mellan arkiv, biblio- tek, museer och olika organisationer, exempelvis folkrörelserna. Det skall inom inrättas en tjänst som arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt. skall särskilt verka för att barn, ungdomar, män- niskor med annan kulturell bakgrund än den svenska och män- niskor med funktionshinder använder arkiven som arkivbildare, besökare och forskare. skall i samarbete med inrätta en forsknings- och utvecklingsenhet med placering i exempelvis Bodens kommun som under ledning deltar i ut- vecklingen av tekniska lösningar för långsiktigt bevarande av digital information. skall i samverkan med arkivbildande myndigheter samt kommunala och landstingskommunala arkivmyndigheter, inventera beståndet av äldre ADB-system inom den offentliga förvaltningen, utreda vilka av dessa system som bör bevaras för framtiden samt ge förslag om hur den information ur äldre system som skall bevaras kan överföras till fastställda arkivformat och ange kostnaderna för detta. Inom skall, som tidigare nämnts, inrättas en sam- ordnings- och utvecklingsfunktion, ARKSAM. Funktionen skall ha till uppgift att på nationell nivå ansvara för frågor inom arkiv- området som bl.a. rör digitalisering och långsiktigt bevarande av digital information. får i uppdrag att i samverkan med universitet, högskolor och andra utbildningsanordnare verka för att det finns ett utbud av arkivvetenskapliga utbildningar och fortbildningar som tillgodoser de kvalitativa och kvantitativa krav som den moderna arkivbildningen och arbetsmarknaden ställer. lag om ändring i arkivlagen (1990:782) Härigenom föreskrivs i fråga om arkivlagen (1990:782) att 3 § skall ha följande lydelse. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Upptagningar för automatisk data- behandling som är tillgängliga för flera myndigheter, så att de där utgör allmänna handlingar, skall dock bilda arkiv endast hos en av dessa myndigheter, i första hand den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningen. Myndigheternas arkiv är en Myndigheternas arkiv och del av det nationella kulturarvet. arkiv som bildats hos enskilda arkivbildare är en del av det Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så 1.rätten att ta del av allmänna handlingar, 2.behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, En särskild utredare tillkallades för att i enlighet med direktiven (dir. 2000:104) se över vissa arkivfrågor. Ett viktigt syfte med den särskilde utredarens arbete har varit att föreslå åtgärder som under- lättar för nya grupper att använda arkiven och förbättrar arkivens tillgänglighet. När det gäller de statliga arkivmyndigheternas verk- samhet har utredaren haft till uppgift att se över möjligheterna att effektivisera verksamheten inom den statliga arkivorganisationen samt föreslå åtgärder för att uppnå detta. Ytterligare uppgifter beträffande det statliga arkivväsendet har varit att lämna förslag till landsarkivens framtida roller och funktioner samt att föreslå eventuella förändringar i fråga om ansvarsfördelningen mellan och landsarkiven. Även en översyn av ersättnings- systemet vid arkivleveranser ingick i uppdraget. Samordning och samverkan mellan statlig och arkiv- hantering är önskvärd. Därför har den särskilde utredaren haft till uppgift att se över möjligheterna till och föreslå åtgärder i syfte att uppnå bättre samordning och samverkan. Enskilda arkiv skall bättre kunna bevaras och tillhandahållas. Uppdraget har varit att se över möjligheterna och föreslå åtgärder för att uppnå detta. Regeringen har uttalat en avsikt att ta initiativ till en översyn som syftar till att finna lämpliga former för att bevara dokument på de nationella minoritetsspråken, samiska, finska, meänkieli, chib och jiddisch. Den särskilde utredaren har haft till uppgift att göra översynen och som en utgångspunkt genomföra en kart- läggning av dokumenten. Den tekniska utvecklingen har förändrat villkoren för arkiv- myndigheternas arbete. Arkivmyndigheterna ställs inför nya fråge- ställningar och ökade krav på viss kompetens hos personalen. Utredarens uppgift har varit att lämna förslag till hur arkivmyndig- heterna skall rustas för att kunna ta emot nya medier samt hur den nya tekniken skall kunna tas till vara bl.a. när det gäller att tillgängliggöra äldre arkivmaterial. I uppdraget har också ingått att hålla sig informerad om det arbete som bedrivs inom Offentlighets- och sekretesskommittén (dir. 1998:32) och vilka effekter det arbetet kan få för framtiden. 1.2Så har vi arbetat för alla påbörjade sitt arbete och har haft tolv sammanträden, varav ett har skett virtuellt över Internet. I anslutning till vissa sammanträden har utredningen gjort studiebesök. I besöktes (varvs arkiv) och (Arkiv för svensk Formgivning). Ett sammanträde hölls vid Stadsarkiv och ett vid Riks- arkivet. Information om respektive verksamheter lämnades. Vid utredningens internatsammanträde i deltog vissa av experter- na i ett seminarium vid , andra besökte arkivet minne. Samtliga deltagare besökte Världsarvet . Även IT-referensgruppen hade internatsammanträde i och deltog i nämnda aktiviteter. Den särskilde utredaren och sekreteraren har gemensamt och var för sig besökt flera arkivmyndigheter och arkivinstitutioner för att informera sig om arkivsektorn och den verksamhet som bedrivs samt inhämta synpunkter. Bland annat kan nämnas , landsarkiven i , och , Föreningen Företagsminnen, Arkivcentrum i län och Stiftelsen och Bibliotek (). Vidare har den särskilde utredaren och sekreteraren deltagit i konferenser som exempelvis den s.k. i och svensk Arkivvecka i . I besöktes Kartvårdscentralen som är en enhet inom . anläggningar för filmning och skanning av arkivmaterial i besöktes också. har vid sammanträffande lämnat synpunkter till den särskilde utredaren. De fackliga organisationerna vid de statliga arkivmyndigheterna, ST-Kultur och , har också lämnat synpunkter. Under arbetets gång har löpande kontakter förekommit med statliga myndigheter inom i första hand kulturarvssektorn men också inom övriga statsförvaltningen, inte minst bör Ekonomi- styrningsverkets medverkan framhållas. Till utredningen var en särskild referensgrupp i IT-frågor kopplad. Referensgruppen har haft två sammanträden. Den särskilde utredaren och en expert från har gjort en studieresa till för att ta del av hur den nya tekniken hanteras av arkivmyndigheterna i . Först besöktes Supercomputer Center och därefter National Archives and i . I gavs även tillfälle att träffa representanter för . I syfte att fullgöra uppdraget att kartlägga dokument på de natio- nella minoriteternas språk har två möten hållits med företrädare för de nationella minoriteterna varav ett vid Ajtté, svenskt fjäll och samemuseum i . Kartläggningen bygger på de uppgifter som representanterna lämnat vid nämnda möten och den skriftliga information som inkommit från representanterna bl.a. beträffande arkivmaterial. 1.3Vision om framtidens arkiv, enskilda och statliga (, 2002) Riksarkivariens tal vid Svenska Arkiven är en del av nationens skattkammare av minnen. De speglar det svenska folkets historia och utgör en omistlig del av kulturarvet och vår nationella identitet. Arkiven är på väg att bli en viktig del i medborgarnas kunskapsinhämtande och lärande och spelar i informationssamhället en vital roll i landets och regionernas kulturpolitik. En viktig roll för de offentliga arkiven är att tillgodose med- borgarnas rätt till insyn i myndigheternas och kommunernas arbete. Vidare är rättskipningens och förvaltningens behov av information central för den offentliga arkivverksamheten liksom naturligtvis forskningens behov av underlag. Utvecklandet av 24- timmarsmyndigheten och det arbete Arkiv- verket drev i detta sammanhang har revolutionerat arkivarbetet. Den digitala utvecklingen, en ny informationsteknik, tvingade arkiven att omdefiniera grundläggande rutiner, service, principer och strukturer. Arkiven tillhörde de institutioner som mest framgångsrikt kunde tillgodogöra sig de positiva effek- terna av informationsteknologin. Medborgarna har en kontinuerlig och avstånds- och tidsoberoende tillgång till de handlingar de behöver. Arkiven främjar samhällets transparens och demokratiska trovärdighet. var intresset för politik och politiker av ett ljummet slag. En målmedveten politisk satsning på ett medborgar- samhälle ett samhälle som lyfter fram information och kunskap som en allt viktigare produktionsfaktor har medfört, att be- tydande satsningar gjorts inom arkivområdet. Arkivverkat har där- för i samarbete med myndigheter och kommuner, genom ny- utvecklade alltmer sofistikerade informationssystem, kunnat satsa på begreppet Arkiv för alla. Arkiven har förts ut till dem de tillhör – invånarna i landet. I 2010 erbjuds alla medborgare ett nytt möte med myndigheterna och en informationsförsörjning som gör det lätt att hitta rätt, att hantera ärenden samt att få insyn och kontroll. Medborgarna sätts i fokus. De erbjuds skräddarsydda vägar till samhällets information och tjänster i en blandning av digitala och personliga former. Den digitala Samhällstjänsten (med undertjänster) är myndig- heternas och arkivens samlade ansikte mot medborgarna. Genom att sambruka gemensamma informationskällor och återanvända kunskap i arkiv samverkar myndigheterna i ärende- och informa- tionsprocesser. Det finns många inslag av självbetjäning i systemet. Digitaliseringen har också medfört att det är möjligt att upprätt- hålla ett rikstäckande nät av serviceställen för de viktiga personliga mötena. Den digitala Samhällstjänsten kan på ett enkelt sätt hjälpa medborgaren i kontakterna med myndigheter och arkiv. Kontak- terna sker på den enskildes villkor och med hänsyn tagen till att människorna är olika, har skilda förutsättningar och befinner sig i olika livssituationer. Medborgaren behöver inte ta sig att gå runt med sitt ärende till olika kontor. Myndigheter och arkiv samverkar i stället så att det blir enkelt för den som söker information. Arkivverksamheten befinner sig således i expansion. Detta sker genom utvecklingen av virtuella nätverk. Statliga myndigheter, kommunala förvaltningar, företag och ideella organisationer har an- ammat den digitala utvecklingen och har arkiv tillgängliga via data- näten. har nyrekrytering av personal medfört en snabbt växande kompetens inom digital arkivering och informa- tionsteknologi i allmänhet. Arkivstrukturen har blivit såväl mer enhetlig som mer differentierad. Det finns ett antal stora aktörer men också många små. har starkt bidragit till en ny utveckling av arkivstrukturen.