sou · GQB318d1 · 2003-01-01 00:00:00 — Uppgifter som samlas in vid loggning kan innehålla informa- tion t.ex. om kommunikation som skett mellan en arbetstagare och ett politiskt parti eller en religiös sammanslutning och torde där- med, åtminstone i speciella situationer, kunna innebära att upp- giften avslöjar arbetstagarens politiska uppfattning eller religiösa övertygelse. Det kan ifrågasättas om uppgifter som samlas in vid loggning är insamlade från arbetstagaren själv eller från annan. har vid tillkomsten av PUL förutsatt att det i dessa fall rör sig om insamling som sker från den registrerade, dvs. från arbetstagaren, själv. I vissa fall, som t.ex. vid loggning av in- kommande e-post, är denna bedömning emellertid inte självklar. Arbetsgivarens skyldighet att informera om sådan insamling som sker skiljer sig emellertid inte särskilt mycket mellan de båda fallen. Arbetstagarnas användning av informationsteknik I 23 § PUL finns de grundläggande reglerna om skyldigheter för arbetsgivare att självmant informera om behandling av person- uppgifter som samlas in från arbetstagaren själv och i 24 § finns motsvarande regler beträffande uppgifter som samlas in från annan. Enligt bestämmelserna skall information lämnas när uppgifterna samlas in respektive registreras. Om avsikten är att fortlöpande samla in uppgifter om en och samma person bör det enligt vara möjligt att lämna information bara en gång om det sker innan uppgifter samlas in eller registreras första gången.42 Information skall då lämnas om bl.a. vilka kategorier av uppgifter som kommer att samlas in och behandlas. framhåller också att det är viktigt att personer som an- vänder Internet, BBS:er eller liknande elektroniska tjänster får in- formation om vilken insamling av elektroniska spår som sker i loggar. Den information som skall lämnas är enligt 25 § uppgift om den personuppgiftsansvariges – och dennes eventuella företrädares – identitet, ändamålet med behandlingen och all ytterligare informa- tion som är nödvändig för att tillförsäkra den registrerade en korrekt behandling. Enligt 26 § är arbetsgivaren skyldig att på ansökan av arbets- tagare informera om bl.a. vilka uppgifter som behandlas, varifrån uppgifterna har hämtats och ändamålen med behandlingen. Skyldighet att föra förteckning Enligt 36 § är personuppgiftsansvariga skyldiga att – med vissa in- skränkningar – anmäla helt eller delvis automatiserad behandling till Datainspektionen. Med stöd av 6 § personuppgiftsförordningen har Datainspektionen föreskrivit att anmälningsskyldigheten inte gäller för behandling av personuppgifter som avser registrerade med sådan anknytning till den personuppgiftsansvarige som bl.a. följer av anställning under förutsättning att den personuppgifts- ansvarige själv för en förteckning över behandlingarna med de upp- gifter som annars skulle ha anmälts.43 Undantaget gäller dock inte behandling av känsliga personuppgifter enligt 13 § PUL. De uppgifter som en arbetsgivare enligt ovan är skyldig att föra en förteckning över (eller anmäla till Datainspektionen om det 42Se SOU 1997:39 s. 384. 43Se 5 § a) 1998:2 (ändrad genom 1999:3 och 2001:1). Arbetstagarnas användning av informationsteknik gäller känsliga uppgifter) är enligt 6 § 1998:244 a)den personuppgiftsansvariges namn, adress, telefonnummer och organisationsnummer, b)ändamålet eller ändamålen med behandlingen, c)en beskrivning av den eller de kategorier av registrerade som berörs av behandlingen, d)en beskrivning av de uppgifter eller kategorier av uppgifter som skall behandlas om de registrerade, e)uppgift om mottagarna eller de kategorier av mottagare till vilka uppgifterna kan komma att lämnas ut, f)upplysning om överföringar av uppgifter till tredje land, g)en allmän beskrivning av de åtgärder som har vidtagits för att trygga säkerheten i behandlingen. En arbetsgivare som behandlar arbetstagares personuppgifter i strid med kan enligt 48 § bli skadeståndsskyldig gentemot arbetstagaren. Behandlingar som inte överensstämmer med PUL:s krav kan dessutom enligt 49 § vara straffbara. Enligt bestämmelsen är det straffbart för en personuppgiftsansvarig bl.a. att lämna osann uppgift i information till registrerade. 5.5.1.3Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter om arbete vid bildskärm Med stöd av arbetsmiljöförordningen (1977:1166) har arbetar- skyddsstyrelsen meddelat särskilda föreskrifter om arbete vid bild- skärm, AFS 1998:5. Av 10 § framgår bl.a. att kvantitativ eller kvalitativ kontroll av arbetstagarens arbetsinsats via datasystemet inte får göras utan dennes vetskap. Bestämmelsen är en implemen- tering av EG-direktivet 90/270/EEG av om minimikrav för säkerhet och hälsa i arbete vid bildskärm. I Arbetar- skyddsstyrelsens allmänna råd om tillämpningen av föreskrifterna konstateras att sådan kontroll kan upplevas som integritets- kränkande och öka den psykiska belastningen i arbetet om den sker utan arbetstagarnas vetskap. Av de allmänna råden framgår också att det inte heller är förenligt med kraven på en god arbetsmiljö i psykiskt och socialt avseende att utnyttja datortekniken så att upp- 44 Ändrad genom 1999:3 och 2001:1 Arbetstagarnas användning av informationsteknik gifter om enskild anställd används på ett sätt som medför att den personliga integriteten kränks. I begreppet kvantitativ eller kvalitativ kontroll torde ingå i prin- cip allt som har att göra med en arbetstagares arbetsinsats. Kontroll av uppgifter i en e-post- eller Internetlogg innefattar således en kvantitativ eller kvalitativ kontroll enligt bestämmelsen. Ett sätt att informera arbetstagarna om kontroller är genom all- männa meddelanden, t.ex. i form av riktlinjer för datoranvändning. Sådan information kan emellertid behöva kompletteras för att säkerställa att alla grupper av arbetstagare verkligen får tillräcklig information. Vidare kan arbetstagarna behöva informeras särskilt inför en viss kontroll om arbetsgivaren i riktlinjerna har förbehållit sig en allmän rätt att kontrollera. Den som bryter mot föreskriften kan med stöd av 8 kap. 2 § för- sta stycket andra punkten arbetsmiljölagen (1977:1160), jämförd med 19 § arbetsmiljöförordningen, dömas till böter. 5.5.2Behovet av ytterligare rättslig reglering Redovisningen ovan visar att principen om arbetsgivarens arbets- ledningsrätt innebär att rätten att kontrollera en arbetstagare be- gränsas med hänsyn till att kontroller inte får stå i strid med lag, god sed eller annars vara otillbörliga. Denna princip tillsammans med innebär ett betydande skydd för arbets- tagarnas personliga integritet. Här kan särskilt framhållas arbets- givarens skyldighet att i förväg ange ett särskilt och berättigat ändamål, att se till att endast relevanta uppgifter behandlas och att behandlingen är tillåten enligt 10 §. Därmed ställs relativt stora krav på arbetsgivare som vill påbörja sådan loggning som innebär att personuppgifter om arbetstagare samlas in. Arbetsgivarens skyldighet att informera arbetstagarna om all förekommande be- handling av deras personuppgifter är också ett viktigt inslag i integritetsskyddet för arbetstagarna. Framför allt innebär den öppenhet som informationsskyldigheten medför att arbetstagarna kan kontrollera om förekommande loggning är tillåten, berättigad och även i övrigt utformad på ett lämpligt sätt. Här torde för övrigt arbetstagarorganisationerna kunna fylla en viktig kontrollerande funktion. Något behov av att skärpa finns därför inte enligt utredningens mening. Däremot finns det skäl att försöka Arbetstagarnas användning av informationsteknik precisera den intresseavvägning som enligt 10 § PUL måste göras för att loggning skall vara tillåten utan att samtycke har lämnats. När det gäller loggning som sker i sådan omfattning eller annars på sådant sätt att den påtagligt och negativt påverkar arbetstagarens fysiska eller mentala välbefinnande anser utredningen att detta inte i första hand är en integritetsfråga, utan en arbetsmiljöfråga som kan och bör lösas inom ramen för arbetsmiljölagstiftningen. Sådana frågor är enligt utredningens mening särskilt lämpade för reglering genom kollektivavtal. 5.5.2.1Arbetstagares intresse av integritetsskydd Sådan loggning som är aktuell här är sådan som har anknytning till ett anställningsförhållande. De personuppgifter som samlas in vid loggningen torde därmed i allt väsentligt röra aktiviteter med an- knytning till utförda arbetsuppgifter och torde därför i allmänhet inte ha ett integritetskänsligt innehåll. I denna bedömning ligger också att en arbetsgivare alltid måste ha en principiell rätt att kon- trollera hur arbetet utförs. Användningen av de insamlade upp- gifterna kan också påverka riskerna för integritetsintrång. Särskilt integritetskänslig kan sådan loggning vara som avser att ligga till grund för en bedömning av arbetstagares prestationer. Emellertid kan även uppgifter av privat karaktär komma att be- handlas bl.a. när arbetstagaren använder arbetsgivarens utrustning för privata ändamål, t.ex. för att skicka privat e-post eller för annan privat Internetanvändning. Till skillnad från uppgifter som rör arbetstagarens arbetsuppgifter kan denna typ av uppgifter i sig vara integritetskänsliga. Det anförda innebär att arbetstagares intresse av skydd för sin personliga integritet är särskilt påtagligt dels vid loggning som av- ser att bedöma arbetstagarnas prestationer, dels när loggningen innefattar uppgifter av privat karaktär. 5.5.2.2Arbetsgivarens intresse av att logga arbetstagares aktiviteter Arbetsgivarens intresse eller behov av att logga vissa aktiviteter varierar naturligtvis mycket beroende på olika faktorer, såsom t.ex. dennes verksamhet och utrustning. Att i detalj redogöra för de in- tressen av loggning som arbetsgivare kan ha i enskilda fall är därför svårt. Här nedan följer några exempel på situationer där arbets- Arbetstagarnas användning av informationsteknik givare kan ha ett behov av att logga arbetstagarnas aktiviteter vid användning av IT-verktyg. Loggning används regelmässigt som underlag vid felsökning. Uppgifter i loggen kan ge besked om hur ett fel i en tillämpning har uppkommit och därmed om hur felet skall åtgärdas. Vidare kan loggning av aktiviteter t.ex. i ett nätverk användas för att bedöma om detta är riktigt dimensionerat och anledningarna till eventuella överbelastningar. Att ett nätverk varken är över- eller under- dimensionerat är betydelsefullt från kostnadssynpunkt. Kommunikation i ett nätverk innebär alltid risker för att obe- höriga personer bereder sig tillgång till information eller andra resurser. Därför finns en mängd olika typer av verktyg för att be- gränsa åtkomsten till nätverket och därigenom skydda nätverket från obehöriga intrång. I de flesta nätverk förutsätts därför att in- loggning sker med särskilda användarnamn och lösenord. I sam- band med sådana kontroller registreras vilken användare (vilken användaridentitet) som loggat in sig på nätverket och vid vilken tid det skedde. Beroende på hur nätverket är uppbyggt och vilken information det innehåller kan vidare loggas andra åtgärder som användaren vidtar, exempelvis vilken information denne hämtar eller ändrar. Uppgifterna kan användas dels för att kontrollera och utreda obehöriga intrång eller försök till sådana, dels för att kon- trollera om en i och för sig behörig användare har berett sig tillgång till information som han eller hon inte haft rätt att ta del av. Att logga arbetstagarnas e-postanvändning kan vara av betydelse för att arbetsgivaren skall kunna bilda sig en uppfattning om den korrespondens eller de kommunikationer i övrigt som förekommer i verksamheten. Särskilt kan det vara av betydelse att kontrollera att inkommande e-post når avsedd mottagare och att alla ärenden som inkommer med e-post åtgärdas på lämpligt sätt. Här kan särskilt nämnas kravet på offentliga arbetsgivare att registrera och diarie- föra inkommande allmänna handlingar. Ett annat generellt intresse för arbetsgivare att logga arbets- tagares aktiviteter är vidare för att kontrollera om interna regler för användning av utrustningen efterlevs. Reglerna betingas ofta av arbetsgivarens behov av att åstadkomma en tillräcklig informationssäkerhet och kontroll av efterlevnaden kan därför vara mycket betydelsefull. Härutöver finns en mängd situationer där arbetsgivarens verk- samhet eller speciella IT-verktyg medför möjligheter till och behov av andra och kanske mer avancerade former av loggning. Arbetstagarnas användning av informationsteknik verksamheter där en stor del av arbetstagarnas arbete sker med hjälp av datoriserade funktioner såsom persondator och telefon finns möjlighet att genom loggning av arbetstagarnas aktiviteter använda kraftfulla verktyg för att mäta deras prestationer. Upp- gifterna kan sedan användas som underlag för bedömningar av bl.a. personalbehov, personalens behov av vidareutbildning eller för att fastställa bonus eller resultatlön. Användningen av lokaliseringsuppgifter i t.ex. transportföretag kan vara av stor betydelse för arbetsgivaren med hänsyn till möjlig- heterna att utnyttja resurserna på ett effektivare sätt. Även av säkerhetsskäl kan sådana uppgifter vara värdefulla för att t.ex. kunna hjälpa en arbetstagare som blivit utsatt för brott eller råkat ut för en olycka. Utredningens förslag: En tillämpning av tillgodoser på ett tillfredsställande sätt arbetstagares intresse av skydd för den personliga integriteten i samband med loggning. För att lyfta fram och tydliggöra detta skydd bör i tas in en bestämmelse som hänvisar till PUL. De situationer som avses här gäller loggning av arbetstagares aktiviteter på arbetsplatsen eller annars med arbetsgivarens utrust- ning. Det är naturligt att denna anknytning till anställningen får särskild betydelse vid utformningen av arbetstagarnas integritets- skydd i detta sammanhang. Utgångspunkten bör enligt utredning- ens mening vara den som allmänt gäller i arbetslivet, nämligen att det i arbetsgivarens arbetsledningsrätt ingår en rätt att i viss ut- sträckning utöva kontroll över arbetstagarna. Kontroller genom loggning utgör inget undantag härifrån. Vidare måste beaktas att möjligheten till loggning är mycket viktig – och ibland oumbärlig – i olika sammanhang. Som exempel kan nämnas att loggning ofta är helt nödvändig för kontroll av den tekniska funktionen i olika informations- och kommunikations- system samt för en tillfredsställande informationssäkerhet. Möjlig- heterna att med GPS-teknik lokalisera bl.a. fordon utgör exempel på hur modern informations- och kommunikationsteknik i olika sammanhang kan utnyttjas för viktiga ändamål. Den tekniska ut- vecklingen på informations- och kommunikationsområdet är, så- som bl.a. påpekats i utredningens direktiv, av stor betydelse för den Arbetstagarnas användning av informationsteknik ekonomiska tillväxten och samhällslivet i övrigt. Mot den bak- grunden är det viktigt att reglering som kan förändra förutsätt- ningarna för denna utveckling sker med stor försiktighet. Det kan emellertid inte bortses från att möjligheten till loggning av aktiviteter i informations- och kommunikationssystem medför betydande risker för intrång i arbetstagares personliga integritet. Från integritetssynpunkt innebär loggning av arbetstagares aktivi- teter framför allt två problem. Det ena utgörs av den psykiska be- lastning det innebär att arbeta under sådana förhållanden att arbetstagaren kan få en känsla av att vara ständigt övervakad. Detta orsakas av att loggning i allmänhet pågår kontinuerligt och innebär att stora mängder information samlas in, men också av att sådana kontroller som sker med loggning i allmänhet sker utan arbets- tagarens vetskap. Det andra problemet orsakas av att loggnings- funktioner – naturligt nog – inte skiljer mellan aktiviteter som rör arbetsuppgifterna och sådana som rör privata förhållanden. Genom loggning riskerar därför att samlas in uppgifter om rent privata för- hållanden som inte bör omfattas av arbetsgivarens ovan beskrivna kontrollrätt. En situation som behöver uppmärksammas särskilt är där arbets- givarens användning av uppgifter som samlats in genom loggning innefattar en möjlighet till kontroll av arbetstagares individuella prestationer. Med sådan kontroll måste överhuvudtaget avses an- vändning som, oavsett loggningens primära syfte, innebär en fak- tisk möjlighet för arbetsgivaren att bedöma det sätt på vilket arbetstagaren utför sina arbetsuppgifter. Det bör då sakna bety- delse om bedömningen görs utifrån kvantitativa eller kvalitativa kriterier. Som typexempel kan nämnas att insamlade uppgifter an- vänds för att utvärdera en arbetstagares arbetsinsats, vilket är van- ligt förekommande i bl.a. teletjänstverksamhet, eller för att ligga till grund för resultatlön eller bonus. Det får också anses innefatta kontroll av arbetstagares individuella prestationer när det utifrån insamlade uppgifter går att följa en arbetstagares fysiska vistelseort, såsom förekommer t.ex. beträffande chaufförer och väktare. Det är således inte fråga om kontroll av individuella prestationer om upp- gifterna avser grupper av arbetstagare, t.ex. statistikuppgifter för att bedöma behovet av bemanning eller andra resurser. Inte heller omfattas sådan kontroll av enstaka aktiviteter som sker t.ex. i sam- band med övervakningen av en tillämpnings tekniska funktion. För att det skall vara fråga om en bedömning av arbetstagares indivi- duella prestationer förutsätts alltså normalt att det sker en syste- SOU 2002:18 Arbetstagarnas användning av informationsteknik matisk genomgång, sammanställning eller bearbetning av enskilda uppgifter och det av sammanställningen går att dra slutsatser om arbetstagarens arbetsinsats. Om bearbetningen sker automatiserat eller manuellt saknar betydelse. Formerna för kontroller av individuella prestationer, dvs. prestationsmätning, bör enligt utredningens mening lämpligen reg- leras i kollektivavtal. Den ovan redovisade regleringen i PUL gäller naturligtvis även vid loggning som sker i direkt syfte att mäta arbetstagares presta- tioner. För sådant arbete som utförs vid bildskärm gäller även föreskrift om arbete vid bildskärm, enligt vilken kvantitativa eller kvalitativa kontroller av arbetstagaren inte får ske utan dennes vetskap. Utredningen kan konstatera att genomgången av den nu gällande rättsliga regleringen i avsnitt 5.5.1 ovan visar att en tillämpning av PUL innebär ett betydande skydd för arbetstagarnas personliga integritet. Här kan särskilt framhållas arbetsgivarens skyldighet att i förväg ange ett särskilt och berättigat ändamål, att se till att endast relevanta uppgifter behandlas och att behandlingen är tillåten enligt 10 §. Det innebär att uppgifter som inte har någon betydelse för det angivna ändamålet, s.k. överskottsinformation, inte får be- handlas. Även det allmänna kravet att personuppgifter alltid skall behandlas enligt god sed innebär ett skydd mot oacceptabla be- handlingar. Därmed ställs enligt utredningens mening stora krav på arbetsgivare som vill påbörja sådan loggning som innebär att personuppgifter om arbetstagare samlas in. Arbetsgivarens skyldig- het att informera arbetstagarna om all förekommande behandling av deras personuppgifter är vidare ett viktigt inslag i integritets- skyddet för arbetstagarna. Dels undanröjer klar och fullständig information den känsla av osäkerhet och obehag som kan följa av att inte veta vilka uppgifter som samlas in och hur de behandlas. Dels innebär den öppenhet som informationsskyldigheten medför att arbetstagarna kan kontrollera om förekommande loggning är tillåten, berättigad och även i övrigt utformad på ett lämpligt sätt. Här bör arbetstagarorganisationerna kunna fylla en viktig funktion. Det bör också finnas stort utrymme för arbetsgivare och arbets- tagare att, med beaktande av förutsättningarna i olika verksam- heter, gemensamt utarbeta riktlinjer för hur loggning bör gå till. Sammanfattningsvis innebär enligt utredningens 45 Se avsnitt 5.5.1.3 ovan. Arbetstagarnas användning av informationsteknik mening att arbetstagarnas intresse av skydd för den personliga integriteten tillgodoses på ett tillfredsställande sätt. Detta gäller även sådan loggning som innebär kontroll av arbetstagarnas individuella prestationer. Som konstaterats ovan är det knappast möjligt att utforma mer preciserade och konkretiserade regler när det gäller loggning. Utredningen föreslår mot denna bakgrund inte någon särreglering av denna fråga för arbetslivets område. Emeller- tid har det visat sig att det är viktigt att på arbetslivets område lyfta fram och tydliggöra att det finns ett integritetsskydd som gäller vid loggning i arbetslivet. bör därför innehålla en hänvisning till PUL. Som framgått ovan är en stor del av tillämpliga vid loggning. Hänvisningen bör därför inte göras till enskilda bestämmelser, utan i stället avse PUL i dess helhet. Hänvisningen till i övrigt är en erinran om de relativt omfattande skyldigheter som arbetsgivaren har enligt PUL och som har beskrivits ovan. Med hjälp av uppgifter som samlats in genom loggning kan en arbetsgivare upptäcka om en arbetstagare bryter mot ordnings- föreskrifter eller på annat sätt gör sig skyldig till missbruk av an- ställningen. Således kan upptäckas t.ex. att en arbetstagare laddar ner pornografi från Internet eller att en chaufför avviker från en på förhand bestämd rutt. Vad som kan bedömas som misskötsamhet måste avgöras i varje enskilt fall. Som anförts ovan ligger det inom ramen för arbetsgivarens arbetsledningsrätt att bestämma hur arbetet skall utföras och hur tillgängliga resurser skall användas. I sista hand är det därmed arbetsgivaren som har att avgöra bl.a. i vilken mån privat användning av datorutrustning får ske. Till led- ning vid bedömningen av om ett visst beteende utgör missköt- samhet bör interna riktlinjer eller lokala kollektivavtal kunna vara av stor betydelse. Det bör därmed ligga såväl i arbetsgivarens som arbetstagarnas intresse att det utarbetas riktlinjer som så tydligt som möjligt anger vilka beteenden som är tillåtna respektive otillåtna. Utredningen föreslår således ingen reglering av vad som utgör misskötsamhet och vilka åtgärder en arbetsgivare kan vidta med anledning härav, utan dessa frågor får avgöras inom ramen för arbetsrätten. 6Personuppgifter om hälsa och droganvändning I de flesta verksamheter kan arbetsgivare ha flera berättigade intressen av att behandla personuppgifter om hälsotillståndet hos en arbetstagare, och med arbetstagare avses fortsättningsvis i förekommande fall även arbetssökande. Det kan t.ex. röra sig om behandling av personuppgifter som syftar till att trygga säkerheten på arbetsplatsen eller behandling som syftar till att fullgöra administrativa skyldigheter gentemot arbetstagaren eller annan. Också behandling av personuppgifter om arbetstagarens drog- användning kan motiveras av olika berättigade intressen som liknar de just nämnda. Att arbetsgivaren är tillåten att behandla uppgifter om t.ex. arbetstagarens hälsotillstånd kan innebära en risk för att arbets- tagarens personliga integritet kränks. Arbetsgivarens intressen av att behandla de här aktuella personuppgifterna kan alltså skapa intressekonflikter. Den kränkning som kan uppstå i samband med behandling av hälsouppgifter kan bestå däri att arbetsgivaren får del av sådan information om arbetstagaren som arbetstagaren inte vill skall komma till någons kännedom. Kränkningen kan också bestå i att arbetstagaren fråntas kontrollen över personuppgifterna genom att arbetstagaren inte får ha insyn i eller ges information om behandlingen. Arbetstagaren kan i sådana fall inte kontrollera att de personuppgifter om t.ex. hälsa som behandlas är korrekta och aktuella eller att inte fler uppgifter än som är nödvändigt tas med vid behandlingen. Ett annat kränkande moment kan vara att arbetsgivaren behandlar uppgifter på ett sätt som gör att det är lätt för andra än arbetstagaren själv att ta del av uppgifterna och sprida dem vidare. En arbetssökande kan dessutom komma att kränkas genom att han eller hon känner sig tvingad att låta arbetsgivaren