sou · GQB396 · 2003-01-01 00:00:00 — Bakgrund till utredningen om Allmänhetens tillgång till EU- relaterad information (Direktiv 2001:95) Frågan gällde allmänhetens tillgång till EU-information efter det svenska ordförandeskapet i . Den borde utredas gemensamt av riksdag och regering ansåg riksdagsstyrelsen och fick medhåll av (2000/01:KU23). Enligt bör utredningen bl.a. belysa vilket behov som finns i samhället av en oberoende och allsidig EU-information och var ansvaret för denna funktion bör ligga. Dessutom ville få belyst hur beslutet att ge EU-upplysningen en central roll med övergripande ansvar för Europainformation i har genom- förts. Även i regeringens budgetproposition för framfördes att efter det svenska ordförandeskapet måste en bedömning göras av behovet av en särskild EU-infor- mation i . Som skäl för en ny bedömning angavs bl.a. att arbetsuppgifterna och arbetssättet inom statsförvaltningen har ändrat karaktär och fått en större omfattning sedan blev medlem i EU. En fråga är om denna förändring påverkat allmänhetens möjligheter att ta del av EU-information. Utredningen har haft i uppdrag att bl.a. föreslå vilken inriktning och omfattning regeringens och EU-information till allmänheten bör ha i fortsättningen. Utredningen har valt att rela- tivt detaljerat behandla och lägga förslag om hur man anser att EU- upplysningen i fortsättningen bör arbeta. Jag instämmer i de över- gripande och principiella ställningstaganden som utredningen pre- senterar, men invänder emot vissa av de ställningstaganden som gäller EU-upplysningens föreslagna arbetsmetoder. Utredningen föreslår bl.a. att EU-upplysningen bör bedriva en efterfrågestyrd informationsverksamhet. Slutsatsen av detta bör i första hand vara att inte i alltför hög grad detaljstyra hur den löpande hanteringen av ärenden ska skötas. En efterfrågestyrd verksamhet ska kunna vara flexibel och anpassa sig efter de behov som finns. Vägvisarrollen bör inte överbetonas Utredningen föreslår att EU-upplysningen ska prioritera sin roll som vägvisare. Att så starkt betona denna uppgift, kan enligt min mening, få negativa konsekvenser framför allt för dem som vänder sig till EU-upplysningen för att få information. Det kan också betyda att EU-upplysningen i mindre grad än underlättar myndigheters och andra organisationers informationsarbete. Att EU-upplysningen ska hänvisa till rätt instans i de fall man själv inte anser sig kunna ge ett fullgott svar på en fråga är en självklar och viktig uppgift. Frågor som kräver ett omfattande utredningsarbete bör också vidarebefordras till ansvarig myndighet eller motsvarande. Med hänsyn till att EU-upplysningens uppdrag är att vara partipolitiskt neutral ska även frågor som kräver ställ- ningstaganden eller värderande svar hänvisas till andra berörda instanser. I övriga fall bör, enligt min mening, EU-upplysningen ha en fortsatt hög ambitionsnivå att på ett allsidigt och sakligt sätt besvara de frågor som ställs och inte i första hand hänvisa till någon annan som ska besvara frågan. EU-upplysningens personal bör utifrån sin kompetens och professionella informatörsroll bedöma vad som är mest lämpligt i det enskilda fallet. Inriktningen bör vara att både kunna ge svar och agera som vägvisare. EU-upplysningens personal har en hög kompetens med en bred och gedigen EU-kunskap som gör att de på ett sakligt och pedagogiskt sätt kan förklara bakgrund och sammanhang och ge svar även på komplicerade frågor. Om ambitionen är att EU- upplysningen i ökad utsträckning ska hänvisa vidare, finns risk för att personalens kompetens successivt kommer att tunnas ut och att allt färre frågor kan få ett direkt svar. Resultatet blir att EU- upplysningen snarare blir en växel för vidarekoppling av samtal, än en samlad punkt dit allmänheten kan vända sig för att få just den information man söker. EU-upplysningens uppgift föreslås fortsättningsvis vara att ge allsidig och saklig information. När frågor hänvisas till andra berörda instanser ges knappast några garantier för allsidighet och saklighet. EU-upplysningen bör istället kunna fungera som garant för att den information som ges inte är ensidig från en part, orga- nisation eller myndighet. Den information som EU-upplysningen ger ska skapa överblick och sammanhang samt underlätta för den informationssökande att därefter själv gå vidare för att få ytterligare information. Enligt utredningen ska EU-upplysningen bättre än mark- nadsföra sin service gentemot allmänheten och därmed bli mer känd och synlig i samhället. Syftet är att allmänheten ska känna till den informationsservice som erbjuds, till exempel EU-upplys- ningens telefon- och övriga frågeservice. Att prioritera sin vägvisarroll förefaller mindre lämpligt. De som vänder sig till EU-upplysningen förväntar sig i första hand att få svar direkt eller information om var mer information finns att hämta inte att bli hänvisade vidare. Den ökade marknadsföringen av EU-upplys- ningens verksamhet bör kopplas samman med att EU-upplys- ningen ger sådan kvalificerad informationsservice som motsvarar den enskildes behov av information och som underlättar för den som söker information. Utredningen anser att man bör överväga att förlänga öppettiderna för EU-upplysningens telefonservice i syfte att öka tillgängligheten till information. Enligt min mening talar också detta för att EU-upplysningen inte i första hand ska vara vägvisare, av vilket följer en risk för att frågor som ställs vidarebefordras i onödan. Förlängda öppettider i kombination med en aktivare vägvisarroll skulle således inte öka kvaliteten på ser- vicen. Att upprätthålla och utveckla ett nätverk av kontaktpersoner inom offentliga och andra organ i samhället är, enligt utredningen, en viktigt och angelägen uppgift för EU-upplysningen. Utred- ningen anser att EU-upplysningen ska avsätta betydande resurser för att utveckla ett sådant nätverk i syfte att kunna utveckla sin vägvisarroll. Enligt min mening bör emellertid detta arbete inte prioriteras framför den mer angelägna kontaktverksamheten och samarbetet med dem som fortlöpande har direktkontakter med all- mänheten t.ex. personal på läns- och folkbibliotek, medborgar- kontor, skolor, Carrefour-kontor, EIC, EDC-bibliotek, InfoPoint m.fl. Vidareinformatörerna har en viktig roll Utredningen konstaterar att EU-upplysningen ska verka i allmän- hetens tjänst och bedriva en efterfrågestyrd informationsverk- samhet. Allmänheten ska också via ökad marknadsföring få veta vilken informationsservice som EU-upplysningen erbjuder. Med tanke på de tillgängliga resurser som står till buds anser jag att EU- upplysningen i sin marknadsföring och i sitt övriga informa- tionsarbete i första hand bör vända sig till de grupper i samhället som i sina yrkesroller har medborgarkontakter. Genom kontakter med och synpunkter från dessa målgrupper/vidareinformatörer kan EU-upplysningen se till att verksamheten verkligen blir efterfråge- styrd. EU-upplysningen bör därför enligt min mening aktivt in- formera och stödja dessa vidareinformatörer, så att de får den information de behöver i sitt arbete. Med ökade kunskaper om bl.a. EU-upplysningens verksamhet och EU-samarbetet i stort blir vidareinformatörerna därmed en värdefull informationskälla för många medborgare. EU-upplysningen bör således utveckla sina kontakter med vidareinformatörer i hela landet, vilket också bör ses som ett led i att göra EU-upplysningen mera känd i samhället. Allmänheten består av individer och grupper i samhället med olika behov och förutsättningar att ta del av information, att tolka och förstå information samt att efterfråga information. En behovs- anpassad information är därför att föredra framför sådan infor- mation som är avsedd att passa alla och i sämsta fall ingen. Därför är det angeläget, enligt min mening, att EU-upplysningen anpassar sin verksamhet efter de behov som föreligger, vilket kan innebära att material produceras för skolans behov, bearbetad text tas fram för webbpublicering, kurs eller utbildning anordnas för vidare- informatörer etc. Frågeservice via telefon, brev och e-post, elektro- nisk information och tryckt information syftar till att tillgodose olika behov och utgöra kompletterande delar i det informations- utbud som erbjuds. Allmänhetens tillgång till EU-information Beslut vid regeringssammanträde . En särskild utredare skall föreslå vilken inriktning och omfattning regeringens och EU-information till den svenska allmänheten fortsatt bör ha med hänsyn till förväntad efterfrågan och framtida behov. har varit medlem i Europeiska unionen . Det första svenska EU-ordförandeskapet avslutades . Frågor som rör Europeiska unionen och det svenska medlemskapet är viktiga såväl i inrikespolitiken som i utrikespolitiken. Större delen av statsförvaltningen är berörd, på ett eller annat sätt, liksom en mängd andra intressenter. Regeringen har budgetproposition (prop. 2000/01:1 (bet. 2000/01:UU1, rskr. 39) förutsett att allmänhetens efterfrågan på EU-information sannolikt kommer att ändra karaktär efter det svenska ordförandeskapet och aviserat att den avser att göra en ny helhetsbedömning av behovet av EU-information till den svenska allmänheten. har vidare gett regeringen tillkänna att frågan om allmänhetens tillgång till EU-information bör utredas gemensamt av riksdag och regering (riksdagsstyrelsens förslag 2000/01:RS1, bet. 2000/01:KU23, rskr. 2000/01:276). Enligt bör en sådan utredning bl.a. belysa vilket behov som finns i samhället av en oberoende och neutral EU-information, var ansvaret för en sådan EU-information bör ligga och hur beslut (bet. 1994/95:KU36) om att EU-upplysning skall vara centralt organ med övergripande ansvar för EU-informationen i har genomförts. –utvärdera regeringens och EU-information utifrån de beslut och riktlinjer som fastställts för verksamheterna; –bedöma allmänhetens behov av fortsatt EU-information från regeringen och med beaktande av den EU-infor- mation andra aktörer svarar för. Utredaren bör också belysa olika aspekter på hur EU-information kan utformas beroende på vem som är avsändare; –föreslå vilken inriktning och omfattning EU-informationen till den svenska allmänheten från riksdag och regering bör ha med hänsyn till förväntad efterfrågan och framtida behov; –föreslå en lämplig ansvars- och kostnadsfördelning mellan riksdag och regering när det gäller att tillhandahålla allmän EU-information; –föreslå var, organisatoriskt, ansvaret för regeringens EU-infor- mation bör ligga; –särskilt uppmärksamma arbetsfördelningen inom olika delar av . Uppdraget skall redovisas . Tilläggsdirektiv till utredningen om allmänhetens tillgång till EU-information (UD 2001:4) Beslut vid regeringssammanträde . Förlängd tid för uppdraget Med stöd av regeringens bemyndigande (dir. 2001:95) tillkallade chefen för en särskild utredare med uppdrag att föreslå vilken inriktning och omfattning EU-informationen till den svenska allmänheten från riksdag och regering bör ha samt föreslå var, organisatoriskt, ansvaret för regeringens EU-information bör ligga. Utredaren skall enligt direktiven redovisa uppdraget . Utredningstiden förlängs, vilket innebär att utredaren skall redo- visa sitt uppdrag . , Riksdagsdirektör , , , Socialdemokraterna , i , , , Tidningen och Departement , Euroinformation , UD , : UD , UD EU:s representation i , myndigheter, organisationer, media m.fl. , Europeiska kommissionens representationskontor , Europeiska kommissionens representationskontor , vid i , , Info Point , , Info Point , , Internationella sekretariat för Landstingsförbun- det och , Svenskt Näringslivs Eurofakta , Europautvalgets sekretariat vid , Kostnadsberäkningar och föreslagen bemanning Beräknad personalkostnad: /år. Förslaget innebär en kostnadsökning på /år. a)Informationsbudget: (inkluderar t.ex. annonsering, kompetensutveckling, informations- material, distribution, konsultkostnader) b) Extra marknadsföringsbudget Förslaget innebär att kostnadsökningen motsvarar den extra mark- nadsföringsbudgeten. Föreslagen utveckling och drift av webbplatsen för Allmänhetens EU-upplysning Att bygga upp en ny webbplats torde kräva en investering på i storleksordningen . Om möjligt ska denna webbplats skötas av huvudmannens ordinarie IT-verksamhet. Om det inte är praktiskt möjligt menar utredningen att Allmänhetens EU-upplysning ska ges resurser att driva en egen webbplats hos en extern leverantör. Driften hos en sådan leverantör beräknas kosta 300 . Oavsett om driften sköts av huvud- mannen eller en extern leverantör krävs dessutom fortlöpande investeringar i webbutveckling, då tekniken ständigt förändras och webbplatsen snabbt blir föråldrad. Eftersom denna kostnad kan komma att variera över tiden har utredningen valt att inte närmare precisera utvecklingskostnaderna. Utveckling av webbportal för EU-relaterade områden är det inte aktuellt att utveckla en webbportal. Men förslaget innebär en uttalad beredskap att huvudmannen så snabbt som möjligt ordnar finansiering för att skapa en webbportal när de tekniska förutsättningarna finns och kostnaden blir ekonomiskt försvarbar. 2EU-information vid UD:s press- och informationsenhet Föreslagen bemanning för UD:s EU-information Förslaget innebär ingen kostnadsökning. 1,5 tjänster av 2 tjänster flyttas till webbredaktionen. Ytterligare 1,5 tjänster på webbredaktionen finansieras genom minskad informa- tionsbudget på /år. SOU 2002:96 Bilaga 3 Föreslagen informationsbudget för UD:s EU-information (inklusive t.ex. viss trycksaksproduktion, marknadsföring av EU-webb, seminarier, * = Engångskostnad (hårdvaruinvestering). Dessutom tillkommer kost- nader för webbutveckling. Förslaget innebär att informationsbudgeten minskas till /år från /år. Informationsanslagen för EU- upplysningen respektive UD:s EU- information 1998 2002 Informationsanslagen inkluderar t.ex. trycksaker, distribution, annonsering, konsulttjänster. Personalkostnader ingår inte. 6,8* 21,8*** 21,8*** 21,8*** *= inklusive som disponeras av Euroinformationen vid . **= Inför och under det svenska ordförandeskapet i fanns särskilda anslag för informationsinsatser som ej ingår i upp- ställningen. ***= 2001 ingick bidrag till frivilliga organisationer på totalt . Allmänhetens uppfattning i EU- relaterade frågor, Hälften av alla svenskar () tycker att informationen om EU fungerar bra för deras egen del. Fyra av tio säger att de gärna skulle vilja har mer information. Det stora informationsflödet som fanns har mattats. Detta visar sig nu i att andelen svenskar som vill ha mer information återigen har ökat till samma nivå som före ordförandeskapet. De som efterlyser mer information finns i alla delgrupper men tendenser pekar på att informationsönskemålen finns framför allt bland de yngsta inter- vjuade. Det är fortfarande mycket få, , som nämner att det är alltför mycket information som strömmar mot dem. Tabellen redovisar svaren i från den senaste mätningen, jämförda med fem tidigare undersökningar. Får ungefär den information man vill Skulle vilja ha mer information för mycket information om EU Hälften av alla håller sig informerade om vad som händer inom EU. Det är färre än tidigare men oförändrat med den senaste mätningen . På motsvarande sätt är det nu liksom hälften av alla som inte håller sig informerade. 1999 var det endast en tredjedel. Det är allt fler som säger att de inte håller sig informerade om vad som händer inom EU eller att de var ointresserade. Frågans lydelse var: Händer det att Du själv försöker informera Dig om EU, dvs. om vad EU står för eller vad man gör inom EU? På vilket sätt försöker Du hålla Dig informerad i så fall? Något mer sätt? /SPONTANA SVAR/ (Fråga 5) Håller man sig informerad om EU? I så fall hur? Ja, håller mig informerad Vänner, arbetskamrater, bekanta, familj Litteratur, kurser, skolundervisning Nej, håller mig inte informerad, vet inget om EU, är ointresserad Morgontidningarna och TV är alltjämt dominerande media (30 resp. ) när det gäller att aktivt informera sig om EU. Kvällstidningar kommer på tredje plats. Det är framförallt de äldsta i samhället som utnyttjar dessa media, medan internet spelar en viss roll bland de yngre (inom åldersgrupperna 16 infor- merar sig via internet). De som är att betrakta som opinionsför- medlare i EU-frågor använder sig betydligt mer än övriga be- folkningen av olika kombinationer av dessa media. Vidare, de EU- positiva är betydligt mer mediaexponerade än de som är negativa. Det genomsnittliga antalet informationskanaler har sjunkit något dvs. man informerar sig generellt via något färre medier. Tabellen redovisar resultaten från denna undersökning jämförda med dem från fyra tidigare mätningar. Informerar mig om EU. Vänner, arbetskamrater, bekanta, Litteratur, kurser, skolundervisning Nej, håller mig inte informerad, vet inget om EU, är ointresserad Det är fortfarande ganska få svenskar som säger att de känner till myndigheternas informationsaktiviteter i EU-sammanhang. Föl- jande fråga ställdes: Känner Du till att de svenska myndigheterna, t ex , och , tillbaka ger ut information till allmänheten om vad EU är och gör? (Fråga 6) Resultat jämfört med tidigare undersökningar och inom några del- grupper intervjuade: Ja, känner till Nej, känner inte till En fjärdedel av alla säger sig ha kunskap om detta, en något lägre andel än . Som synes är det alltjämt de yngsta, , som har sämst kännedom. I denna undersökning har ytterligare ett antal frågor om EU- information inkluderats. Dessa frågor har legat sist i intervjun. Om Du skulle söka information om EU, skulle Du då helst vilja göra det via internet, e-post, telefonsamtal, besök eller på annat sätt? (Fråga 22) Om D u skulle söka inf ormat ion om EU , skulle D u då helst vilja g öra det via Hälften av alla svenskar skulle söka information om EU via Internet om man hade behov av informationen. Det är främst som skulle välja den informationskällan. De äldre skulle i större utsträckning använda sig av brev eller telefonsamtal men bland dem känns behovet inte särskilt stort, en fjärdedel kan inte svara på frågan. svarar annat sätt och dessa nämner framförallt massmedia dvs. tidningar, TV eller radio. Enstaka personer pekar på möjlig- heten att söka på bibliotek eller fråga kunniga personer i om- givningen. Två av tre svenskar uttrycker att det är viktigt att veta vart man ska vända sig om man har någon fråga som har med EU att göra. Detta uttrycker sannolikt mer trygghetssökande än intresse för att söka svar på frågan. Det känns tryggt och viktigt att veta vart man ska vända sig. Hur viktigt är det för Dig att veta vart du ska vända dig om du har en fråga som har med EU att göra? Är det mycket viktigt, ganska viktigt, inte särskilt viktigt eller inte alls viktigt? (Fråga 23) Hur viktigt är det för Dig att veta vart du ska vända dig om du har en fråga som har med EU att göra? Vet ej/kan ej svara Rapport avseende portal för EU-information På uppdrag av (UD 2001:4) har genomfört en miniutredning. Bakgrunden till uppdraget är önske- målet om att i den pågående utredningen tillgång till EU-information även belysa möjligheterna och de tekniska förutsättningarna för en webbportal som skulle kunna ge tillgång till EU-information från en mängd olika aktörer (befintliga webb- platser). Med tillgång menas även framsökning av dokument/infor- mation och inte endast länkförteckningar. Med utgångspunkt i en lista från beställaren med 10 12 siter som innehåller relevant information sammanställdes en överblick av de tekniska förutsättningarna för extern information-/dokumentsök- ning, bilaga 1. En beskrivning av nuvarande och kommande teknik för informa- tionssökning samt utbyte av information mellan siter sammanställ- des, bilaga 2. Efter betraktelsen av de fem siter som beställaren valt ut, , , , samt konstateras att en stor del av informationen finns lagrad i databaser. En bedömning är att endast 50 av önskad information kan nås via sökmotor som indexerar externa siter. Detta medför att den enkla lösningen med extern sökmotor (exempelvis google) inte kommer att ge en fullständig träffbild. Alternativet att bygga egna sökmallar till de siter där sökning ska ske i en databasapplikation är möjligt om antalet mallar kan hållas nere. Eftersom en förändring i söksidan hos en av siterna kräver justeringar i bör antalet understiga 10. Då antalet under- sökta siter endast utgör en liten del av de siter som totalt sett är intressant att söka ifrån den planerade portalen, så är det därmed sannolikt att det kommer att krävas omfattande personella resurser för bevakning av sökmallarnas funktion och att göra justeringar i mallarna. Den tekniskt bästa och ur underhållssynpunkt mest effektiva lösningen är att utnyttja webservices. Denna teknik ställer dock krav på både den frågande och den svarande siten och innebär därmed att det blir svårt att veta om och när en site kommer att kunna erbjuda ett webservicegränssnitt. De pågående diskussioner som förs både i och övriga EU om 24-timmarsmyndig- heter kan med stor sannolikhet komma att påskynda denna utveckling. Slutsatsen blir att det inte på ett tekniskt och ekonomiskt för- svarbart sätt är möjligt att sätta upp en portal med träffsäker fram- sökning av all EU-information En kompromiss i väntan på effektiva möjligheter att söka i olika databasbaserade siter kan dock vara att sätta upp en portal och utnyttja en sökmotor (goggle) i kombination med ca 5 sökmallar för sökning i databasbaserade siter (de mest värdefulla). Med en sådan kompromiss skulle i storleksordningen 75 av relevant information nås. Genom att finnas på nätet med en site som ger en acceptabel mängd träffar av relevant information görs siten känd och de som söker information blir vana att söka på ett ställe. Bilaga 1 – Sammanställning över webbplatser Bilaga 2 Om sökningar (Bilagorna kan erhållas genom ) Rapporten om Arbetet med webbplatsen , och , UD, Huvuduppgiften var att ge alla som var intresserade möjlighet att följa det löpande arbetet under det svenska ordförandeskapet. Ett mål var att göra det lättare för media att bevaka ordförandeskapet och EU-frågorna. Det var också viktigt att öka kunskaperna om EU-arbetet. Den primära målgruppen för webbplatsen var svenska och utländska medier samt den svenska allmänheten. Men även beslutsfattare och tjänstemän som arbetar med EU-frågor var viktigt grupper. Webbplatsen var dessutom en betydelsefull kanal för den interna kommunikationen inom . Enligt riktlinjer som togs fram skulle de dagordningar som redan fanns tillgängliga via ministerrådets offentliga register även publi- ceras på . Dagordningar för arbetsgrupper skulle läggas ut på efter prövning enligt sekretesslagen i varje enskilt fall. av dagordningarna för arbetsgruppsmötena publicera- des. Publicerade dagordninigar på webbplatsen Den centrala webbredaktionen bestod av fem redaktörer (varav en chefredaktör), en webbmaster, en webbproducent och två över- sättare. Webbredaktionen hade bl.a. till uppgift att fylla webbplatsen med faktaavsnitt (om ordförandeskapet, , politiska sak- frågor, basinformation om EU m.m.) samt ansvarade för att upp- datera löpsedeln och för all information kring sakfrågor och möten inom UD:s ansvarsområde. Redaktörerna ansvarade också för kontakterna med två eller tre departement vardera. valde att följa exempel med ett decentraliserat publiceringsansvar. Det innebar att alla departement publicerade pressmeddelanden, tal, artiklar och mötesbeskrivningar inom sina egna politikområden. Ansvarsfördelningen mellan departementen och redaktionen klargjordes av ett dokument som Statsrådsberedningen skickade till samtliga statssekreterare, pressekreterare, EU-samordnare, webb- redaktörer och informatörer. Publiceringssystemet gjorde det möjligt att publicera dokument på från vilken Internetdator som helst. Behörighet (användarnamn och lösenord) delades sammanlagt ut till ett 60-tal personer inom . Stort redaktionellt material och många bilder innehöll många olika delar, allt från rena fakta- och nyhetsdelar till interaktiva inslag med EU-spel och diskussions- forum.