sou · GQB378 · 2003-01-01 00:00:00 — DTD:n skulle kunna användas både inom offentlig och privat sjukvård och på ett enhetligt sätt bevara elektroniska sjukjournaler för framtiden. Leveransen, som kan ske via Internet eller på lämplig databärare, består i normalfallet av ett Submission Information Package (SIP) och innehåller EAD/EAC-filer som beskriver levererad informa- tion och sätter in den i sitt sammanhang, eventuell förståelse- dokumentation i form av t.ex. XHTML- eller TEI-kodade doku- ment samt själva informationen i form av en eller flera XML-filer i enlighet med en överenskommen DTD. Vid ankomsten till den arkivförvarande myndigheten, som kan vara eller något landstings- eller kommunarkiv med kapacitet att ta tillvara elektro- niska arkiv, kontrolleras och kvalitetssäkras levererad information. Detta betyder bl.a. att informationen kontrolleras mot överens- komna DTD:er, att innehållet på databärarna stämmer med doku- mentationen och att de lagringsformat och databärare som används är godkända. Digital information som produceras i samband med olika digita- liseringsprojekt inom arkivmyndigheter av bevarandeskäl eller för att öka tillgängligheten, såsom exempelvis digitalisering av histo- riska dokument, kartor, ritningar, fotografier, kyrkböcker eller analoga ljud- eller videoinspelningar, skall hanteras efter samma principer. De digitala reproduktionerna lagras i ett bestämt arkiv- format efter samma mönster som digital information levererad från myndigheter. På så sätt skapas enhetliga rutiner för digitalt beva- rande oavsett var och i vilken situation som den digitala infor- mationen uppstått. 3.2Förvaring och administration av digitala arkiv Finns inga anmärkningar efter kontrollen överförs de EAD/EAC baserade beskrivningarna i idealfallet till arkivmyndighetens arkiv- informationssystem Där redovisas all information oavsett medietyp i samma struktur och pappersbaserad såväl som elektronisk in- formation beskrivs med tillhörande metadata. Exempelvis redovisas utförlig teknisk metadata för analoga fotografier, digitala bild- och ljudfiler samt olika databärare. Sker leveransen via Internet knyts levererade filer till sina respektive databärare i samband med slut- förvaringen. I annat fall skall denna relation till databärare vara gjord vid leveranstillfället. Dessutom måste det finnas ett inbyggt stöd för dokumentation av kopiering och konvertering av infor- mation mellan olika databärare och olika tekniska generationer. Som exempel kan nämnas att låtit utveckla ett arkiv- informationssystem, NAD/ARKIS II, som har stöd för nämnda funktioner och kommer att vara det administrativa verktyg som används inom och landsarkiven för att hantera där förvarad arkivinformation oavsett vilka databärare det rör sig om. För att kunna lagra levererad digital information är det nöd- vändigt att utveckla en för den offentliga sektorn gemensam tek- nisk plattform och rutiner för masslagring av elektronisk informa- tion som kan kopplas till arkivinformationssystemet. Lösningen bör baseras på tillgängliga kommersiella produkter och utvecklas i nära samarbete med landets ledande tekniska högskolor och företag inom näringslivet som har mest erfarenhet på området. Plattformen skall vara skalbar och så flexibel att den kan anpassas efter tillväxten på digital information och kunna användas av både större och mindre arkivförvarande myndigheter och institutioner inom och utom den offentliga sektorn. Vid studiebesöket vid Supercomputer Center (SDSC) i demonstrerades en plattform för masslagring av digitala objekt. Den största anläggningen som fanns i SDSC:s datorhall rymde hela 7,5 PB, vilket motsvarar drygt 12 miljoner cd-rom skivor medan en mindre anläggning som dimensionerats för ett digitalt bibliotek rymde 30 miljoner filer, motsvarande 10 TB lag- ringsutrymme, dvs. knappt 16 000 cd-rom skivor. Kostnaden för hård- och mjukvara för direktåtkomst och lagring av informationen för den mindre anläggningen uppskattades till . Därtill kommer licenskostnader för ett hierarkiskt lagringssystem (HSM) på samt en kostnad på för lagring på magnetband i två kopior. Personalåtgången för drift och administration av anläggningen beräknades till 2 tjänster. Som jämförelse kan nämnas att den av SVAR-enhet plane- rade digitaliseringen av 1900-talets kyrkböcker för hela landet, enligt gjorda beräkningar, kommer att generera digitala bilder motsvarande 40 Tbyte , dvs. totalt 400 Tbyte, vilket betyder 800 Tbyte om man inkluderar nödvändiga säkerhetskopior. Kostnaden för lagring av denna informationsmängd uppgår till samanlagd närmre 10 miljoner i investeringskostnader för band- robot med kringutrustning. Driftkostnaden är 2,2 miljoner och kommer fem att öka den med drygt 1 miljon när första generationens bandkopior måste bytas ut mot nya. Märk väl att detta bara är ett exempel på digitaliseringsprojekt inom Arkiv- verket, flera andra projekt i samma storleksordning är på gång. Men detta är inget unikt för arkivvärlden, som nämndes i omvärlds- analysen, utan det finns redan liknande digitala masslagrings- anläggningar på och Statens ljud- och bild- arkiv samt inom hälso- och sjukvården. I det sistnämnda fallet handlar det framförallt om lagring av digitala röntgenbilder. Slut- satsen är dock att man får räkna med höga lagringskostnader för digital information som skall finnas tillgänglig oavsett hur man praktiskt organiserar lagringsfrågan. Man kan tänka sig olika lösningar allt från att arkivmyndigheter själva tar hand om informationen, över en rad mellanformer där man delar kostnader på olika ledder och mellan olika huvudmän till att all hantering av digital information läggs hos något eller några välrenommerade företag. Man måste också observera behovet av kontinuerliga nyinves- teringar eftersom mjuk- och hårdvara, som tidigare nämnts, har en genomsnittlig livstid på mellan tre och varför man tvingas till att ständigt migrera informationen mellan olika tekniska gene- rationer. Vid SDSC hade man när det gällde deras anläggning bytt mjukvara fyra gånger och hårdvara fem gånger. Lägger man därtill behovet av att med jämna mellanrum byta ut databärarna, t.ex. magnetband, cd-rom skivor och bandkassetter, vart femte eller tionde år, kommer man snabbt att få mycket höga driftkostnader när datamängderna ökar. Detta gör det svårt för enskilda institutioner att hantera den tekniska utvecklingen och enda utvägen syns vara en nära samverkan mellan institutioner inom arkivsektorn. 3.3Tillgängliggörande av digital information För att tillhandahålla den levererade informationen skapas, i enlig- het med OAIS – modellen, ett så kallat Dissemination Information Package (DIP). I praktiken skulle det kunna innebära att beskriv- ningen av informationen tillgängliggörs via en webbserver, externt via Internet eller enbart internt via ett intranät, och förekommer någon form av förståelsedokumentation länkas den in till beskriv- ningen efter att den vid behov konverterats till lämpligt presenta- tionsformat. Ligger dokumentationen i XHTML kan den läggas ut På samma sätt tillgängliggörs innehållet i levererade system genom att en webbaserad version länkas in till beskrivningen. I Riksarkivsexemplet ovan utgörs den publika delen av den Nationella Arkivdatabasen () och där kan man förutom digitala leveranser även ta del av t ex digitaliserade dokument, eventuellt med tillhörande avskrifter, digitala fotografier, olika digitala hjälpregister som skapats för att öppna upp arkiv och underlätta för forskare eller köpa alternativt låna kopior på mikrofilm, beställa digitala bilder eller beställa fram originalen till någon av eller landsarkivens forskarsalar. NAD utvecklades för att ge allmänhet och forskare en överblick över var man kan ta del av sökt arkivinformation oavsett om den förvaras på arkivinstitutioner, bibliotek eller museer. finns information om 180 000 arkiv, 40 000 arkivförteckningar och drygt 6000 förteckningar över mikrofilmat material. Inledningsvis har målet varit att sammanställa information om de historiska handlingar som förvaras på arkivförvarande institutioner runt om i landet, oavsett vilken typ an handlingar det rör sig om, såsom t.ex. olika dokument, fotografier, kartor, ritningar, mikrofilm eller ADB-material. Men eftersom och landsarkiven också är tillsynsmyndighet för de statliga myndigheterna och det redan finns ett myndighetsregister inom organisationen har man sett det som naturligt att även detta integreras i NAD. Så har också skett i den nya Internetversionen av NAD, , och kommer man att kunna få reda på var gränsen går för vad som ligger kvar ute på myndigheten och det som levererats till arkiv- myndigheten. I förlängningen skulle man exempelvis kunna söka fram vilka frågor som sorterat under vilka departement och få reda på var handlingarna förvaras. Är informationen levererad i ett för tillgängliggörande lämpligt format, och inte föremål för sekretessprövning, kan den läggas ut direkt via Internet. I annat fall måste informationen, inklusive eventuella digitala bilder eller ljud, konverteras till lämpligt presen- tationsformat. Förekommer t ex stora digitala bilder av kartor eller handskrivna dokument i TIFF-format måste dessa konverteras till exempelvis JPG eller JPG2000 för att kunna visas via Internet. Men i fallet med det tidigare nämnda e-akt-exemplet kan informationen läggas ut direkt med hjälp av en särskild programvara som indexerar upp XML-filerna och presenterar innehållet med hjälp av de leve- rerade presentationsmallarna. Frågan är nu hur den här formulerade visionen skall kunna rea- lisera? Ett försök till handlingsplan skisseras i nästa kapitel och finns det utrymme att tillskjuta resurser för en riktad insats på detta område kan man skapa förutsättningar för ett långsiktig be- varande av digital information. 4 Förslag till handlingsplan Förutsättningen för att ha en rimlig chans att lyckas med dessa utmaningar är att inse att det inte enbart är en fråga för eller utan att frågan måste lyftas upp och bli departementsövergripande och definieras som en angelägenhet för hela den offentliga förvaltningen. Här kan man direkt anknyta till de tankar som Statskontoret presenterar i sitt förslag till åtgärder för en sammanhållen elektronisk förvaltning och vikten av att lyfta fram och se arkivaspekterna och långtidslagring av elektronisk information som en central del i denna elektroniska förvaltning. [19] Man kan genom en samordning få kostnadseffektiva lösningar på problemen; alternativet att var och en själv skall utveckla system för långtidslagring blir dyrare och är ur ett samhällsekonomiskt perspektiv inte försvarbart. måste man inse att Riks- arkivets nuvarande personella och ekonomiska resurser inte räcker för att hantera dessa frågor. Det följande skall ses som ett försök att visa på en framkomlig väg för att se till att väsentliga delar av det digitala kulturarvet kan bevaras till kommande generationer. Grundläggande för hanteringen av hela frågan är att formulera en långsiktig handlingsplan för bevarande av elektronisk information för arkivsektorn med utgångspunkt i regeringens intentioner som de presenteras i instruktionen och regleringsbreven för och landsarkiven. Planen måste anknyta till EU:s handlingsplaner för digitalisering och digitalt bevarande och vara synkroniserad med satsningen på den elektroniska förvaltningen och motsvarande satsningar på digitalt bevarande inom biblioteks- och musei- området. Den ska bland annat innehålla utarbetande och införande av bevarandestrategier för elektronisk information, inventering av omfattningen på befintliga och planerade IT-system som bör bli föremål för bevarande, utarbetande av kostnadsmodeller, kon- sekvensanalyser, planer för personalförsörjning samt identifiering och prioritering av forsknings- och utvecklingsinsatser. Behovet av nationella planer kring bland annat digitalt bevarande har, som tidigare nämnts, lyfts fram i en rad olika sammanhang och det finns mycket att vinna på ett sektorsövergripande samarbete mellan kulturarvsinstitutioner. Kan man dessutom knyta kraven i en digi- taliserings- och bevarandestrategi till bidragsgivande institutioners fördelning av resurser till olika digitaliseringsprojekt ökar möjlig- heten att bevara ett resultat med hög kvalitet åt eftervärlden. Det grundläggande arbetet för att kunna realisera visionen består i att utveckla rutiner och metoder för hur digital information skall beredas i arkivbildningen för att på ett smidigt sätt kunna tas tillvara och bevaras för framtida bruk. Här ingår bl a metoder för informations- och systemanalys, hantering av metadata rörande autenticitet och gallring samt utveckling av mer eller mindre auto- matiska leveransrutiner. Praktiskt skulle man helt enkelt plocka ut ett antal mer eller mindre komplexa IT-system som är eller kommer att tas i drift, allt från enkla e-post- eller ärende- hanteringssystem till avancerade lednings- och styrsystem. Genom att analysera innehållet och definiera ett antal systemtyper såsom t.ex. ärendehanterings-, ekonomi-, vårdinformations- eller geo- grafiska informationssystem kan man tillsammans med utvecklare och användare skapa gemensamma dokumenttypdefinitioner eller scheman för olika typer av IT-system oberoende av leverantör. Ett bra exempel på hur man skulle kunna gå till väga finns i den tidigare nämnda om långtidslagring av elektroniska sjuk- journaler. Där utgår man från en befintlig europeisk standard för elektronisk vårdinformation och genom en analys av innehållet i befintliga sjukvårdssystem får man fram ett förslag till nationell termkatalog, en generell dokumenttypsdefinition samt plattforms- och datoroberoende presentationsmallar. Kompletterat med dokumenttypdefinitionen för arkivredovis- ning har man en struktur på informationspaketet som kan levereras till en arkivmyndighet. Genom att testa resultatet av arbetet med de olika IT-systemen mot verkligheten och göra noggranna utvär- deringar har man sedan ett underlag för att kunna bedöma hur långt man når med den föreslagna XML-teknologin. Detta gör det också möjligt att ringa in behovet av alternativa metoder för långtidslagring. Därutöver behövs utvecklingsinsatser kring hur man kan automatisera leveransprocessen och de kontrollfunktioner som behövs för att underlätta och effektivisera mottagandet av de digitala leveranserna. Insatser behövs även för att skapa presenta- tionsformat av de digitala leveranserna och arkivmyndigheternas egenproducerade digitalisering, så att man på ett enkelt och använ- darvänligt sätt kan tillgängliggöra innehållet via Internet. Utvecklingsarbetet skall bl.a. resultera i utvidgade föreskrifter och allmänna råd från för långtidslagring av elektronisk information för den offentliga sektorn och följas av en implemen- teringsfas hos berörda myndigheter. Detta bör först ske genom att de system i den offentliga förvaltningen som är i drift eller planeras tas i drift förses med interna eller externa funktioner, som kan generera rekommenderade arkivformat, och sedan att man från äldre IT-system, som är tagna ur drift, försöker överföra innehållet till motsvarande arkivformat. Man måste i det senare fallet vara beredd på att inte kunna rädda all information till vilket pris som helst men från fall till fall ställa bevarandekostnaderna mot både rättsäkerhet och forskningsbehov såväl som det kulturhistoriska värdet av informationen. Även analoga lagringsformat som papper och COM-fiche kan komma till användning. Detta arbete kommer att ställa större krav på berörda myndighetsarkivarier och därför är det angeläget med adekvat utbildning för denna grupp, se vidare nedan. Parallellt med detta utvecklingsarbete är det nödvändigt att utveckla en för den offentliga sektorn gemensam teknisk plattform, standarder för datautbyte och rutiner för masslagring av elektro- nisk information. Lösningen bör baseras på tillgängliga kommer- siella produkter och utvecklas i nära samarbete med landets ledande tekniska högskolor och företag inom näringslivet som har mest erfarenhet på området. Plattformen skall vara skalbar och så flexi- bel att den kan anpassas efter tillväxten på digital information och kunna användas av både större och mindre arkivförvarande organi- sationer och institutioner inom och utom den offentliga sektorn. Här tillkommer även behovet av en säker och effektiv kommunika- tion mellan myndigheter för leverans och tillgängliggörande av elektronisk information i form av någon slags statsnät, vilket också betonats av Statskontoret i sitt förslag till elektronisk förvaltning. Det är också nödvändigt att fortsätta arbetet med nationella och internationella beskrivningsstandarder, standarder med anknytning till digitalt bevarande samt deras tillämpningar. Ett arbete som i så hög grad som möjligt bör samordnas inom ABM-området, med den offentliga sektorn i övrigt och näringslivet. Organisatoriskt är det svårt att uttala sig om exakt hur man bäst löser samordnings- och utvecklingsbehoven, eftersom det finns många faktorer som spelar in. Därför presenteras här enbart en översikt över vilka funktioner som behöver samordnas för att man på ett effektivt sätt skall kunna hantera frågan. Det krävs någon form av central samordnings- och utvecklings- funktion med en självständig ställning inom som kan hantera sektorsövergripande frågor. Funktionen skall ha en egen budget, arbeta projektinriktat och vara en resurs för hela arkiv- sektorn, dvs. även för landstingskommunala och kommunala arkiv- myndigheter och enskilda arkivinstitutioner. Den skall ha ett nationellt samordnings- och utvecklingsansvar för frågor rörande digitalisering och digitalt bevarande. Frågor som bl.a. berör områden som standardisering, normgivning, tillsyn och rådgivning, bevarande och gallring, utveckling av metoder och rutiner rörande leveransprocessen och teknisk hantering av arkivinformation. Man behöver delta i utvecklingen av internationella och nationella be- skrivningsstandarder och deras tillämpning inom arkivområdet och det krävs någon form omvärldsbevakning inom arkivvetenskaplig och teknisk utveckling, så att man inom arkivområdet kan till- godogöra sig framsteg inom dessa områden. Det är också angeläget att med kunskap inom dessa områden kunna fatta beslut om när den digitala informationen skall flyttas från en teknisk generation till en annan. Frågornas komplexitet och den tekniska utveck- lingshastigheten på området gör också att det är nödvändigt med samarbete såväl nationellt som internationellt med motsvarande samordnings- och utvecklingsfunktioner inom bibliotek och museisektorn, med universitet och högskolor samt den myndighet som kommer att ansvara för utvecklingen av en elektronisk förvaltning. Omfattningen på grundbemanningen i den ovan skisserade funk- tionen bedöms vara mellan 25 och 30 tjänster, eftersom den är tänkt som en resurs för hela arkivsektorn. Inledningsvis behövs framförallt personal för metodutveckling och programmering men efter hand som resultaten från forsk- nings- och utvecklingsinsatsen skall tas i bruk ökar behovet av andra personalkategorier. Ytterliggare personal kan vid behov hämtas från arkivmyndigheternas linjeorganisationen eller externa arkiv- och forskningsinstitutioner i samband med särskilda insatser. Men det kan också tänkas att personal vid behov lånas ut till linje- organisationen i samband med något särskilt projekt. På detta sättet skapas en dynamisk verksamhet där alla delar av arkivsektorn känner sig delaktiga, vilket för verk- lighetsförankrade beslut och lösningar samt att kunskapssprid- ningen blir bättre. Därutöver, oavsett hur man organiserar en samordnings- och utvecklingsfunktion, behövs teknisk personal för drift av de nöd- vändiga lagringsanläggningarna och systemteknisk personal och arkivarier för kontroll och administrering av levererad information. Baserat på exemplet med den mindre masslagringsanläggningen i föregående kaplitet kan man utgå från att det behövs minst två tjänster per anläggning för drift och underhåll samt ytterliggare ett par tjänster för hantering av innehållet. Observeras bör dock att detta utgår från att leverans- och kontrollprocessen i stor utsträck- ning är automatiserad genom att man använder generella leverans- format. Går inte detta att åstadkomma krävs helt andra arbets- insatser vid varje leverans. Ett försök till en grov uppskattning av bemanning efter arbetsuppgifter som behöver hanteras kan se ut på följande sätt; Bilaga 2 SOU 2002:78 5Leveransmottagande, kontroller, administration av levererad information 5Normgivning, standardisering t.ex. beskrivningsstandarder Metodutveckling, programmering, projektledning 5Informations- och systemanalys, implementering av arkivfunktioner hos myndigheter 10Resurser att fördela på ovanstående arbetsuppgifter för insatser inom landstingskommunala och kommunala myndigheter Exakt hur stort resursbehovet kommer att bli när resultatet av forsknings- och utvecklingsinsatsen skall implementeras och drift- organisationen dras igång är svår att ange och behöver utredas . En viktig aspekt när det gäller bemanningen är att förhindra sårbarhet genom att ett nyckelpersonberoende uppstår, något som varit en realitet vid . En central fråga för om man kan realisera visionen eller ej är huruvida personalförsörjningen kan säkras på ett tillfredsställande sätt. När det gäller teknisk och systemteknisk personal för drift finns utbildad personal att tillgå på arbetsmarknaden även om de vanligtvis saknar insikt i problemen kring det långsiktiga bevaran- det. När det gäller arkivarier saknas dock i stor utsträckning adekvat utbildade arkivarier på arbetsmarknaden och man måste jobba för att få fram arkivarier med rätt kompetens på de offentliga arkivmyndigheterna. Därför är det angeläget att komplettera och fördjupa arkivvetenskapliga utbildningar och fortbildningar för arkivarier med ämnen inom informations- och systemanalys, digi- talt bevarande samt tillämpning av internationella standarder för arkivbeskrivning så att de bättre tillgodoser den moderna arkivbild- ningens behov. Det behövs dessutom en grundläggande intern- utbildning inom dessa områden för etablerade arkivarier inom arkivorganisationer och offentlig förvaltning. Gavs de nämnda momenten som fristående kurser, med möjlighet till distans- utbildning, kunde kanske de båda utbildningarna kombineras. Det borde dessutom vara intressant att kunna samordna vissa av dessa SOU 2002:78 Bilaga 2 kursmoment med utbildningar för bibliotekarier och musei- tjänstemän. Ett allvarligt problem i sammanhanget är också lönesättningen för IT-personal och IT-arkivarier inom . Genomgående ligger arkivanställdas löner klart under motsvarande tjänster inom andra delar av den offentliga förvaltningen, t.ex. verksarkivarier vid större statliga myndigheter. Man måste ha möjlighet att sätta marknadsmässiga löner för dessa kategorier om man vill ha möjlig- het att rekrytera och behålla kvalificerad personal. Detta är av avgörande betydelse, speciellt i ljuset av de stora pensionsavgångar som kommer inom , om man skall ha en rimlig chans att klara av de utmaningar som vi här talar om. Kostnaderna för det digitala bevarandet bör inte enbart belasta och utan samfinansieras med ut- bildningsdepartementet och övriga delar av den offentliga förvalt- ningen, som en del av kostnaden för den elektroniska förvalt- ningen. Den totala kostnaden för det beskrivna upplägget är svår att uppskatta men utöver personal- och administrationskostnader för att driva en samordnings- och utvecklingsfunktion bedöms behovet inledningsvis vara omkring 10 miljoner . Resurser som inom ett särskilt forsknings- och utvecklingsprojekt skall lägga grunden för det fortsatta arbetet med digitalt bevarande. Detta motsvarar personalkostnader för en grupp upp emot 6 personer som koncentrerat kan ägna sig åt nödvändiga forsk- nings- och utvecklingsinsatser. Insatser som görs helt eller delvis i samarbete med olika externt finansierade projekt i olika former.