sou · GQB397 · 2003-01-01 00:00:00 — I lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring finns bestämmelser om förvaring av kommunala myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall. När ett arkiv har lämnats över till en arkivmyndighet enligt första stycket eller 8 § första stycket övergår hela ansvaret för materialet till arkivmyndigheten. 10 § Kommunfullmäktige eller får meddela föreskrifter om hanteringen av allmänna handlingar och arkiv inom kommunen respektive , i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet. 1.Denna lag träder i kraft , då arkivlagen (1990:782) upphör att gälla. 2.Om det i lag eller annan författning hänvisas till bestämmel- ser som har ersatts genom bestämmelser i denna lag, skall i stället de nya bestämmelserna tillämpas. 3.Föreskrifter och beslut som meddelats med stöd av arkiv- lagen och som gäller när denna lag träder i kraft skall anses meddelade enligt denna lag. 4.Beträffande handlingsslag som finns i en myndighets verk- samhet när denna lag träder i kraft, skall registrering av handlingsslag vara genomförd senast vid utgången av . 5.Om det föreligger särskilda skäl får regeringen medge längre anstånd med registrering av handlingsslag än som anges i 4, dock längst till utgången av . 6.Den myndighet som svarar för huvuddelen av upptagningar för automatiserad behandling som är tillgängliga för och ut- gör allmänna handlingar hos flera myndigheter och som finns när denna lag träder i kraft, skall fullgöra skyldigheter enligt 2 kap. 16 § 2 och 4 tills beslut enligt 2 kap, 16 § andra stycket meddelats. 2 Förslag till Lag om ändring i sekretesslagen (1980:100)1 Enligt beslut föreskrivs i fråga om sekretesslagen (1980:100) dels att 15 kap. 1, 2, 4, 5 och 12 – 14 §§ skall upphöra att gälla, dels att 15 kap. 3, 6 – 11 §§ och rubriken till 15 kap. skall ha Bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna handlingar m.m. Bestämmelser om hemligstämpel och över- klagande Kan det antas att hinder mot utlämnande av uppgift i allmän handling föreligger enligt sek- retessbestämmelse i denna lag eller annan författning, får myndighet utmärka detta genom särskild anteckning. Sådan anteckning skall inne- hålla beteckningen hemlig samt ange tillämplig bestäm- melse, dagen för anteckningen och den myndighet, som har låtit göra den. Har genom förordning meddelats föreskrift att fråga om utlämnande till enskild av allmän handling, som är av synnerlig betydelse för rikets säkerhet, får prövas endast av Om det kan antas att en upp- gift i allmän handling inte kan lämnas ut därför att den om- fattas av sekretess, får myn- digheten anmärka detta genom en särskild anteckning. En sådan anteckning skall inne- hålla 2.tillämplig bestäm- melse, 3.datum då anteckningen gjordes, och har gjort anteck- ningen. Om utlämnande till en en- skild sökande av en allmän handling, som är av synnerlig 1 Förslaget till Lag om ändring i sekretesslagen innehåller omfattande ändringar i förhållande till den nuvarande lydelsen. Vi har därför, för att öka läsbarheten, avstått från att markera ändringarna med kursiverad text. viss myndighet, skall handling som avses med sådan före- skrift så snart det kan ske för- ses med anteckning enligt första stycket. Anteckningen skall innehålla uppgift om vilken myndighet som är be- hörig att pröva fråga om ut- lämnande. betydelse för rikets säkerhet, enligt förordning endast får prövas av en viss myndighet, skall anteckning enligt första stycket så snart möjligt göras på handlingen. Anteckningen skall innehålla uppgift om vilken myndighet som skall pröva frågan om utlämnande. Av 2 kap. 14 § andra stycket tryckfrihetsförordningen framgår att fråga om utläm- nande av allmän handling till enskild prövas av den myndig- het som förvarar handlingen, om det inte är föreskrivet att prövningen skall ankomma på annan myndighet. Svarar viss befattningshavare vid myndighet enligt arbets- ordning eller särskilt beslut för vården av handling, ankommer det på honom att i första hand pröva fråga om handlingens utlämnande till enskild. I tvek- samma fall skall han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Vägrar han att lämna ut hand- ling eller lämnar han ut hand- ling med förbehåll, som in- skränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, skall han, om sökanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta och att Av 2 kap. 14 § andra stycket tryckfrihetsförordningen framgår att fråga om utläm- nande av allmän handling till en enskild sökande prövas av den myndighet som förvarar handlingen, om det inte är sär- skilt föreskrivet att prövningen skall göras av annan myndig- het. beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Beslut varigenom myndighet har avslagit enskilds begäran att få ta del av handling eller lämnat ut allmän handling med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, får överklagas av sökanden. Om inte annat följer av andra -- fjärde styckena, överklagas beslutet hos kam- marrätten eller, såvitt gäller kammarrätts beslut i där väckt ärende, hos Regeringsrätten. Har beslutet meddelats av organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket eller 9 § tillämpas bestämmelserna i 23-25 §§ och 30 § första meningen förvalt- ningslagen (1986:223) om överklagande. Har beslut som avses i första stycket meddelats av tingsrätt och rör det handling i domstols rättskipande eller rättsvårdande verksamhet, överklagas det hos hovrätten. Motsvarande beslut av hovrätt i där väckt eller dit överklagat ärende överklagas hos . Vid överklagande av tingsrätts eller hovrätts beslut tillämpas i övrigt bestämmelserna i rätte- gångsbalken om överklagande av beslut. Beslut av en myndighet om att inte lämna ut en handling till en enskild sökande eller att lämna ut en allmän handling med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att röja eller på annat sätt använda innehållet, får överklagas av den sökande på det sätt som anges i 9 och 10 §§. Beslut av , reger- ingen, och Regeringsrätten kan inte över- klagas. Beträffande beslut av myndig- het som lyder under finns det särskilda bestämmel- ser om överklagande. Första och andra styckena gäller inte för beslut av riks- dagen, regeringen, eller Regerings- rätten. Att beslut av statsråd skall överklagas hos regeringen före- skrivs i 2 kap. 15 § tryckfri- hetsförordningen. Angående rätt att överklaga beslut av myndighet som lyder under är särskilt föreskrivet. Beslut varigenom myndighet har avslagit annan myndighets begäran att få ta del av hand- ling eller på annat sätt få del av uppgift får överklagas i samma ordning som gäller i fråga om överklagande enligt 7 §. Över- klagandet görs hos regeringen, om beslutet har meddelats av en statlig myndighet och över- klagas av en annan statlig myn- dighet. Första stycket gäller inte för beslut av , regeringen, högsta domstolen eller reger- ingsrätten. Har i lag eller förordning meddelats bestämmelse som avviker från föreskrifterna i första stycket, gäller den be- stämmelsen. I fråga om beslut som har meddelats av myndighet som lyder under är sär- skilt föreskrivet. Beslut av en myndighet om att avslå en annan myndighets begäran om att få ta del av en handling eller på annat sätt få del av en uppgift får överklagas av den sökande myndigheten på det sätt som anges i 9 och 10 §§. Beslut av , reger- ingen, och Regeringsrätten kan inte över- klagas. Beträffande beslut av myn- dighet som lyder under riks- dagen finns det särskilda bestämmelser om över- klagande. Om det i lag eller förordning finns bestämmelser som avvi- ker från första stycket, gäller den bestämmelsen. Myndighet som i sin verksamhet använder automatisk databehand- ling skall ordna denna med beaktande av den i tryckfrihetsförord- ningen stadgade rätten att ta del av allmänna handlingar. Därvid skall myndigheten särskilt beakta 1.att allmänna handlingar bör hållas åtskilda från andra handlingar, 2.att skyddet av sekretessbelagda uppgifter i upptagningar som är allmänna handlingar bör vara sådant att insynen enligt tryckfrihetsförordningen inte försvåras, 3.att uppgifter i upptagningar som är allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder och liknande som kan för- svåra för den enskilde att ta del av handlingen, 4.att det bör framgå när uppgifter tillförts en upptagning som är allmän handling och, om de ändrats eller gallrats, detta skett. Myndigheten skall vidare ordna databehandlingen med beak- tande av det intresse som enskilda kan ha att själva utnyttja termi- nal eller annat tekniskt hjälpmedel hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. Beslut som enligt 7 och 8 §§ får överklagas, skall överklagas till kammarrätt, om inte annat framgår av följande uppställning. en annan statlig myn- Myndighet skall på begäran bereda enskild tillfälle att själv använda terminal eller annat tekniskt hjälpmedel som myn- digheten förfogar över för att ta del av upptagning för auto- matisk databehandling. Sådan skyldighet föreligger dock inte, om sökanden därigenom får tillgång till upptagning som inte anses som allmän handling hos myndigheten eller om hinder möter på grund av bestämmelse om sekretess, på grund av fara för förvanskning eller förstöring eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. I fråga om beslut, varigenom myndighet har avslagit enskilds begäran enligt första stycket, tillämpas vad som är föreskri- vet om överklagande av beslut som avses i 7 § första stycket. Vid överklagande av beslut enligt 7 eller 8 §§ av sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket eller 9 § tillämpas bestämmelserna om över- klagande i 23–25 §§ och 30 § första meningen förvaltnings- lagen (1986:223). Vid över- klagande av en tingsrätts eller hovrätts beslut tillämpas rätte- gångsbalkens bestämmelser om överklagande av beslut. Varje myndighet skall för all- mänheten hålla tillgänglig beskrivning av de register, förteckningar eller andra anteckningar hos myndigheten som förs med hjälp av automa- tisk databehandling (ADB- register). Sådan skyldighet föreligger dock inte i fråga om I lagen (2003:xx) om hantering av allmänna handlingar finns bestämmelser om myndig- heternas och vissa andra organs hantering av allmänna hand- lingar, handläggning vid ut- lämnande av allmänna hand- lingar och serviceskyldighet. ADB-register som inte till någon del anses som allmän handling hos myndigheten. Myndigheten är inte heller skyldig att tillhandahålla be- skrivning som uppenbarligen skulle vara av ringa betydelse för enskildas rätt att ta del av allmänna handlingar hos myn- digheten. Beskrivning som avses i första stycket skall ge upplys- ning om 1.ADB-registrets benäm- ning, 3.vilka typer av uppgifter i som myndig- heten har tillgång till och på vilket sätt dessa uppgifter normalt inhämtas, 4.hos vilka andra myndig- heter är till- gängligt för överföring till läs- bar form, 5.vilka terminaler eller andra tekniska hjälpmedel som enskild själv kan få utnyttja hos myndigheten, 6.vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen skall tillämpa på upp- gifter i , 7.vem som hos myndigheten kan lämna närmare upplys- ningar om och dess användning i myndighe- tens verksamhet, 8.rätt till försäljning av per- sonuppgifter. I beskrivningen skall dock uppgift enligt andra stycket utelämnas, om det behövs för att beskrivningen i övriga delar skall kunna företes för allmän- heten. Denna lag träder i kraft . 3 Förslag till Lag om ändring i patientjournallagen (1985:562) Enligt beslut föreskrivs i fråga om patientjournallagen (1985:562) att 8 § skall ha följande lydelse. En journalhandling skall be- varas efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får föreskriva att vissa slags journalhandlingar skall bevaras . Om bevarande av journalhandlingar som tagits om hand efter be- slut av finns det särskilda föreskrifter i 12 § andra stycket. För journalhandlingar som utgör allmän handling gäller, med de undantag som följer av första stycket, arkivlagen (1990:782) samt de bestäm- melser som meddelas med stöd av arkivlagen. En journalhandling skall be- varas efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får föreskriva att vissa slags journalhandlingar skall bevaras . Om bevarande av journalhandlingar som tagits om hand efter be- slut av finns det särskilda föreskrifter i 12 § andra stycket. För journalhandlingar som utgör allmän handling gäller, med de undantag som följer av första stycket, lagen (2003:xx) om hantering av allmänna handlingar samt de bestämmel- ser som meddelas med stöd av den lagen. Denna lag träder i kraft . 4 Förslag till Lag om ändring i kommunallagen (1991:900) Enligt beslut föreskrivs i fråga om kommunallagen (1991:900) att 3 kap. 29 § skall ha följande lydelse. 3 kap. 29 § Föreskrifter om hanteringen av (1990:782). kommuner och landsting finns i lagen (2003:xx) om hantering av allmänna handlingar. Denna lag träder i kraft . 5 Förslag till Lag om ändring i lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring Enligt beslut föreskrivs i fråga om lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndig- heter för förvaring att 4 § skall ha följande lydelse. Bestämmelser om enskilda organs vård av allmänna hand- lingar och om arkivmyndig- heters tillsyn av dessa organs arkiv finns i arkivlagen (1990:782). Bestämmelser om enskilda organs hantering av allmänna handlingar och om arkivmyn- digheters tillsyn därav finns i lagen (2003:xx) om hantering av allmänna handlingar. Denna lag träder i kraft . 6 Förslag till Lag om ändring i lagen (1996:810) om registrering av riksdagsledamöters åtaganden och ekonomiska intressen Enligt beslut föreskrivs i fråga om lagen (1996:810) om registrering av riksdagsledamöters åtaganden och ekonomiska intressen att 16 § skall ha följande lydelse. Uppgifter som har utgått ur registret skall arkiveras enligt arkivlagen (1990:782). Uppgifter som har utgått ur registret skall arkiveras enligt lagen (2003:xx) om hantering av allmänna handlingar. Denna lag träder i kraft . 7 Förslag till Lag om ändring i lagen (1997:614) om redovisning Enligt beslut föreskrivs i fråga om lagen (1997:614) om redovisning att 11 § skall ha följande lydelse. Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räken- skapsinformation skall vara varaktiga och lätt åtkomliga. De skall minst bevaras fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I övrigt gäller bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) för dessa handlingar. De skall både före och efter bokföringen förvaras ordnade och på ett betryg- gande och överskådligt sätt. Maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinfoma- tionen i den form som anges i 10 § första stycket 1 eller 2 skall hållas tillgängliga under hela den tid som anges i första stycket. Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räken- skapsinformation skall vara varaktiga och lätt åtkomliga. De skall minst bevaras fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. I övrigt gäller bestämmelserna i lagen (2003:xx) om hantering av allmänna handlingar för dessa handlingar. De skall både före och efter bokföringen för- varas ordnade och på ett be- tryggande och överskådligt sätt. Maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinfoma- tionen i den form som anges i 10 § första stycket 1 eller 2 skall hållas tillgängliga under hela den tid som anges i första stycket. Denna lag träder i kraft . 8 Förslag till Lag om ändring i lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m. Enligt beslut föreskrivs i fråga om lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring m.m. att 2 och 4 §§ skall ha följande lydelse. Allmänna handlingar som har kommit in till eller upp- rättats hos beslutande församlingar skall över- lämnas till en statlig arkivmyn- dighet. I arkivlagen (1990:782) finns bestämmelser om överläm- nande i vissa fall av kyrko- kommunala myndigheters arkiv till arkivmyndighet. Allmänna handlingar som har kommit in till eller upp- rättats hos beslutande församlingar skall över- lämnas till en statlig arkivmyn- dighet. I lagen (2003:xx) om hantering av allmänna hand- lingar finns bestämmelser om överlämnande i vissa fall av kyrkokommunala myndig- heters arkiv till arkivmyndig- het. Bestämmelser om vården av allmänna handlingar och om arkivmyndigheternas tillsyn finns i arkivlagen (1990:782). Bestämmelser om hantering av allmänna handlingar och om arkivmyndigheternas tillsyn finns i lagen (2003:xx) om hantering av allmänna hand- lingar. Denna lag träder i kraft . 1.1Våra direktiv och bakgrunden till arbetet En del av vårt uppdrag är att göra en allmän översyn av sekretess- lagen.1 Vi skall lämna förslag till förbättringar av lagen, t.ex. genom att onödiga bestämmelser upphävs och att den görs mer över- skådlig. I detta sammanhang skall övervägas om det är ändamåls- enligt med en uppdelning mellan å ena sidan bestämmelserna i 15 kap. sekretesslagen om registrering av allmänna handlingar m.m. och å andra sidan arkivlagens bestämmelser om registreringens betydelse för arkivvården m.m. Redan i den utredning som låg till grund för regeringens förslag till ny arkivlag, antyddes att det kunde bli aktuellt att överväga en samordning av reglerna i 15 kap. sekretesslagen och arkivlagen.2 Tanken fördes på nytt fram av år 1997.3 Kommittén angav som skäl för en samordning att bestämmelserna i huvudsak fyller samma syften samt överlappar varandra så att det kan ifrågasättas vilka regler som primärt bör ses som arkivregler respektive regler rörande offentlighetsinsyn. Vidare bedömde kommittén att reglerna i 15 kap. sekretesslagen i viss mån hade motsatt syfte till övriga regler i sekretesslagen. Sekretesslagen innehåller regler om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Reglerna i 15 kap. sekretesslagen syftar dock till att tillgodose intresset av insyn i all- männa handlingar som inte är sekretessbelagda. Inom bedrivs ett projekt benämnt Informationstekniken och dess påverkan på arkivens offentlig- het(INFOTEK). Ett delprojekt (INFOTEK-RED) har till upp- drag att lämna förslag till nya former för redovisning av arkiv. I detta arbete skall hänsyn tas till utvecklingen inom informations- 2Öppenhet och minne – Arkivens roll i samhället (SOU 1988:11) s. 192 3Integritet Offentlighet Informationsteknik (SOU 1997:39) s. teknik, administration och lagstiftning. Projektet bedömde under arbetet med ett förslag till en ny modell för arkivredovisning att den föreslagna modellen inte kunde genomföras inom ramen för gällande regler i 15 kap. sekretesslagen och arkivlagen, och att en samordning av bestämmelserna skulle kunna underlätta införandet av modellen. Som en följd av att frågan uppmärksammats i våra direktiv, gav i uppdrag att utveckla sina tankar om problemen med nuvarande lagstiftning och behovet av en samordning av bestämmelserna i arkivlagen och sekretesslagen.4 pågår i beslutsprocessen för att bl.a. föra in en ny bestämmelse i tryckfrihetsförordningen.5 Enligt denna skall grundläggande bestämmelser om hur allmänna handlingar skall bevaras samt om gallring och annat avhändande av sådana handlingar meddelas i lag. Syftet med bestämmelsen är att betona arkivreglernas betydelse för offentlighetsinsynen enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen.6 I vårt förra delbetänkande7 gjorde vi den bedömningen att för att innebörden av arkivreglerna bättre skall nå ut till de tillämpande myndigheterna är det inte tillräckligt att betona reglernas betydelse genom en bestämmelse i grundlagen. Det är också av avgörande betydelse att regelstrukturen är så enkel och lättöverskådlig som möjligt. Det finns därför ett behov av att bestämmelserna i arkiv- lagen och i 15 kap. sekretesslagen samordnas till en enhetlig reglering. En sådan reglering bör i så stor utsträckning som möjligt vara teknikneutral. Vidare bör regleringen visa på samtliga krav som ställs på en myndighet under hela processen med att bevara de allmänna handlingarna. Vi lyfte i delbetänkandet fram vissa specifika frågeställningar. N Behövs bestämmelserna i 15 kap. 9 § 4 och 14 § sekretesslagen som komplement till generellt gällande och teknikneutrala regler om dokumentationsskyldighet och om allmänna hand- lingars bevarande?8 4Insyn i medborgarnas tjänst – Samordning av vissa bestämmelser i arkivlagen, 15 kap. sekretesslagen m.m., PM från 2001/02:70, bet. 2001/02:KU17; ett andra beslut av planeras komma den 2001/02:70 s. 36 7Offentlighetsprincipen och den nya tekniken (SOU 2001:3) s. 8SOU 2001:3 s. 246 N Kan reglerna om arkivredovisning integreras med övriga bestämmelser om instrument för sökning och beskrivning av myndigheternas allmänna handlingar?9 N Kan sekretesslagens och arkivlagens regler om god offentlig- hetsstruktur samordnas?10 N Behöver skillnaden mellan åtgärder som är grund för arkiv- vården och åtgärder som är arkivvård finnas kvar?11 I detta delbetänkande kommer vi att lämna förslag till en sam- ordnad reglering. Vi kommer i samband med det att närmare belysa angivna frågeställningar. Regeringen beslutade att tillkalla en särskild utredare med uppgift att se över vissa arkivfrågor (Arkiv- utredningen).12 Ett viktigt syfte med det utredningsarbetet är att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper att använda arkiven och som förbättrar arkivens tillgänglighet. Utredningen skall vidare bl.a. se över förhållandet mellan statlig och arkivhantering och vad som behövs för att arkivmyndigheterna skall kunna anpassas till ny teknik. Utredningen överlämnade sitt betänkande Arkiv för alla – nu och i fram- tiden (SOU 2002:78) till regeringen. Arbetet med denna del av vårt uppdrag inleddes . För att få en uppfattning om hanteringen av allmänna handlingar och frågeställningarna kring detta, gjorde sekretariatet ett antal studiebesök. Studiebesöken gällde en central statlig myndighet, , en regional statlig myndighet, i län, ett landsting, , och en kom- munal myndighet, i kommun. Sekretariatet deltog också under arkivveckan i . Sekretariatet har vidare diskuterat olika frågor med företrädare för och med respektive Svenska Kommunförbundets experter i arkivfrågor. Sekretariatet har också samrått med sekreterare. I samband med ett studiebesök hos det finska justitiedepartemen- tet diskuterades bl.a. frågor kring hanteringen av allmänna hand- lingar. I de inledande kapitlen redovisar vi bakgrunden till våra förslag. I kapitel 2 finns en kortfattad beskrivning av tryckfrihetsförordning- ens regler om handlingsoffentlighet, reglerna i 15 kap. sekretess- lagen och arkivlagen. Trots att dessa regler diskuterats ofta i olika betänkanden, däribland vårt förra delbetänkande, har vi bedömt att det fyller ett syfte att på nytt kort redogöra för dessa. På så sätt redovisas bakgrunden i ett sammanhang med våra förslag. I kapitel 3 finns en kortfattad utblick mot några andra länders, EU:s och lösningar när det gäller allmänna hand- lingar. I kapitel 4 sammanfattar vi de diskussioner kring samord- ningen av 15 kap. sekretesslagen och arkivlagen, som vi diskuterade i vårt förra delbetänkande (se även avsnitt 1.1). Kapitel 5 innehåller våra överväganden beträffande frågan om samordning av 15 kap. sekretesslagen och arkivlagen. Vi redogör först för våra utgångspunkter för resonemangen i denna fråga. Där- efter tar vi ställning till i vilken form en samordning bör ske och sedan vilket innehåll de samordnade reglerna bör har. I kapitel 6 diskuterar vi tillsynen över att reglerna vi föreslår efterlevs.