sou · GQB378 · 2003-01-01 00:00:00 — Motiven för att reproducera arkivhandlingar i analog (mikro- film) eller digital (skanning) form är väsentligen två. Dels är repro- duktioner ofta den resurseffektivaste formen att bevara viktig massinformation i dåligt fysiskt skick. Dels är syftet att öka till- gängliggörande av arkivmaterial i form av mikrofilmskopior, CD- /DVD-produkter eller över Internet. Eftersom frekvent användning leder till förslitning hänger oftast de båda motiven samman. Dock skall man vara medveten om kostnaderna för digita- liseringen. Exempelvis kan nämnas att reproduktion av bundna original i form av mikrofilm eller digitala biler, enligt gjorda beräkningar inom SVAR, kostar 20 230 4:50 per sida. 2 miljoner att sätta i relation till de som för när- varande förvaras inom . Detta är kostnader som enbart Tillgänglighet till arkiven - nya grupper gäller bildfångsten (dvs. personal-, lokal- och driftkostnader) därtill kommer kostnader för tillgängliggörande via webbservrar och lagringskostnader för de digitala masterkopierna. Arkiven dag är ett publikt arrangemang som anordnas . Arrangemanget innebär att såväl offentliga som enskilda arkivinsti- tutioner anordnar öppet hus, visningar och utställningar. Samverkan mellan arkivinstitutioner med olika huvudmän sker på flera håll i landet. Det finns många fördelar med samverkan av detta slag, exempelvis gemensam forskarsal, samordning av budget, verk- samhetsplanering och ekonomi och personaladministration. I Värmlandsarkiv som ursprungligen var ett näringslivsarkiv förvaras flera kommuners och i arkiv. Värmlands- arkiv är också, som framgått tidigare, landsarkiv för . I Arkivcentrum kan man få ta del av Värmlandsarkivs handlingar. Där samverkar Värmlandsarkiv om en forskarsal med Folkrörelsernas arkiv för , och Lands- tingsarkivet i . I Arkivcentrum samlas alltså arkiv med både kommunala, statliga och enskilda huvudmän. Norr- bottens minne är ett arkivcentrum i för fyra arkivinsti- tutioner; Folkrörelsernas arkiv i , landstingsarkivet, museums arkiv och centralarkiv. Huvudmännen i nämnda arkivsamverkan är alltså kommunala och enskilda. Samverkan är ett gemensamt handlande för ett visst syfte. I första hand har samverkan mellan olika arkivinstitutioner haft en stor betydelse för att tillgängliggöra arkivmaterial för alla kate- gorier av användare. I Arkivcentrum forskarsal finns goda möjligheter för den som söker information om historia att hitta det man söker. Detta gäller oavsett om man forskar som ett led i akademiska studier eller som släkt- och hembygdsforskare. Det finns flera skäl till att samverkan möjliggör en ökad tillgänglighet till arkiven, exempelvis tillgången på ända- målsenliga lokaler, samordning av personal med olika kompetens Tillgänglighet till arkiven - nya grupper som arkivarier, arkivpedagoger och konservatorer samt att arkiv- material från fler olika sektorer samlats på ett ställe. Det får också anses rimligt anta att ekonomin i de olika institutionerna påverkas gynnsamt när flera institutioner delar på arkivdepåer, forskarsal och personal med särskild kompetens. 12Ekonomiska och andra konsekvenser av förslagen Ny organisation av och nya uppdrag för det statliga arkivväsendet Utredningen har föreslagit en övergripande omorganisation av det statliga arkivväsendet som innebär att och landsarkiven slås samman till en myndighet. Kostnaderna för arbetet med en omorganisation bör med hänsyn till hur samordnade myndig- heterna är inte vara betydande. De kostnader som upp- står bör väl uppvägas av den rationalisering av verksamheten som en omorganisation medför. föreslås få särskilda uppdrag när det gäller de nationella minoritetsspråken, samverkan och samarbete inom hela arkivsektorn och ökad tillgänglighet till arkiv. Uppdragen ligger huvudsakligen inom de uppgifter arkivmyndigheterna har och bör därför inte orsaka några extra kostnader för Arkiv- verket. När det gäller förslaget beträffande de nationella mino- ritetsspråken och fastställande av kriterier för att utse arkiv med nationellt ansvar är det en ny uppgift för . Enligt vår bedömning sker arbete med fastställande av kriterier och bör inte orsaka några betydande kostnader. Vårt förslag är att det skall finnas en arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt, alltså sammanlagt nio arkivpedagoger. Kostna- den för dessa personer bedöms uppskattningsvis uppgå till inte fullt . Kostnaderna för nya uppdrag och arkivpedagoger bör kunna finansieras genom de medel som frigörs i samband med rationalise- ringsvinster som omorganisationen av det statliga arkivväsendet innebär. Även andra besparingar kan göras när det gäller exempel- vis kostnader för lokaler. Intäkterna från den del av verksamheten som är avgiftsbelagd bör också öka med utredningens förslag. Mot denna bakgrund anser vi att förslagen om nya uppdrag för Arkiv- Ekonomiska och andra konsekvenser av förslagen verket samt förslaget om att inrätta en tjänst som arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt inte förorsakar några extra kostnader för . Förslagen som gäller den nya tekniken kan medföra vissa kostnader för . När det gäller inrättande av en forsknings- och utvecklingsenhet i avses verksamheten finansieras med medel från och flera inblandade parter varav är en. Det är därmed svårt att bedöma hur stora kostnader denna nya verksamhet innebär för . Enligt vår bedömning bör finansieringen dock kunna ske inom ramen för nuvarande verksamhet. Enligt vår bedömning har förslagen inte någon inverkan på de övriga förhållanden som utredningen skall beakta enligt kommitté- förordningen (1998:1474). Förslaget till lag om ändring i arkivlagen (1990:782) Motivering till tillägget avseende enskilda arkiv som en del av det nationella kulturarvet lämnas i avsnitt 8.1. Med arkiv som bildats av enskilda menas folkrörelsearkiv och andra föreningsarkiv, näringslivsarkiv, person- och släktarkiv samt gårds- och byarkiv. Utredning av vissa arkivfrågor Beslut vid regeringssammanträde . En särskild utredare tillkallas med uppgift att se över vissa arkivfrågor. Ett viktigt syfte med utredningsarbetet är att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper att använda arkiven och som förbättrar arkivens tillgänglighet. N överväga och lämna förslag i fråga om landsarkivens framtida roller och funktioner, N se över frågan om ansvarsfördelningen mellan och landsarkiven och lämna förslag till eventuella ändringar, N se över möjligheterna att effektivisera verksamheten inom den statliga arkivorganisationen och föreslå åtgärder för att uppnå detta, N se över möjligheterna till bättre samordning och ökad sam- verkan mellan statlig och arkivhantering samt föreslå åtgärder för att uppnå detta, N se över möjligheterna och föreslå åtgärder för att enskilda arkiv bättre skall kunna bevaras och tillhandahållas, N föreslå de ändringar som bör göras i det nuvarande systemet i fråga om ersättning till arkivmyndigheterna med anledning av arkivleveranser, N göra en översyn av lämpliga former för bevarande av dokument på minoritetsspråken samiska, finska, meänkieli, chib och jiddisch, samt N lämna förslag till hur arkivmyndigheterna på bästa sätt kan rustas dels för att nya medier skall kunna tas emot, bevaras, vårdas och göras tillgängliga, dels för att de möjligheter som den nya tekniken innebär skall kunna tas till vara, bl.a. när det gäller att vårda och tillgängliggöra äldre material. Det offentliga arkivväsendet utreddes med varierande intensitet . trädde arkivlagen (1990:782) i kraft. I lagen, som är tillämplig inom såväl den statliga som den kommunala sektorn, finns bestäm- melser om bl.a. arkivbildningen och dess syften samt arkivvård och gallring. Bland annat föreskrivs att myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rätts- skipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Vidare an- ges att arkiven är en del av det nationella kulturarvet. Regeringen har vid ett antal tillfällen efter arkivlagens ikraft- trädande uttalat att det först när arkivlagen och övrig arkivlag- stiftning varit i kraft ytterligare finns anledning att göra en utvärdering och på nytt se över arkivväsendet. har flera motioner till behandlat frågor som rör arkiven, där krav har ställts både på specifika åtgärder, bl.a. inrättande av lands- arkiv på nya orter, och på ny utredning av arkivväsendet. revisorer har i en skrivelse av anfört bl.a. att regeringen med hänsyn till att det förflutit arkivlagen trädde i kraft, borde ta initiativ till en mer omfattande granskning av arkivvården. Enligt revisorer bör därvid fem aspekter särskilt beaktas, nämligen gallring och enskilda arkiv i anslutning till den ständigt ökande omfattningen av arkivvården, digitaliseringen av arkivvården, avgiftsfinansieringen av arkivvården, innebörden av EU-anslutning för arkiv- hanteringen samt kompetensfrågor inom arkivverksamheten. I kulturutskottets betänkande 1998/99:KrU4 står det bl.a. att det är motiverat att formerna för och omfattningen av en utredning av arkivverksamheten övervägs och att regeringen för redo- visar sin syn på en kommande, mera omfattande utvärdering och utredning. Mot denna bakgrund redogjorde regeringen i budgetproposi- tionen för (prop. 1999/2000:1, utg.omr. 17) för att arbetar med att ta fram direktiv till en utredning av det statliga arkivväsendet. har senare (bet. 1999/2000:KrU12) gett regeringen till känna att det är angeläget att den av regeringen aviserade ut- värderingen om arkivväsendet påbörjas. Det statliga arkivväsendets organisation m.m. och landsarkiven är statliga arkivmyndigheter med särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och för arkiv- vården i landet. är den centrala förvaltningsmyndig- heten för arkivfrågor och har det högsta överinseendet över den offentliga arkivverksamheten i landet. I , som är chefs- myndighet för landsarkiven, ingår bl.a. , Svensk arkiv- information (SVAR) och ARKION. SVAR är en delvis avgifts- finansierad verksamhet som med hjälp av moderna medier skall bearbeta och sprida arkivinformation. ARKION är en i huvudsak avgiftsfinansierad verksamhet med syfte att med hjälp av moderna medier öka tillgängligheten till och bruket av arkiven. finns i , , , , , och och de är arkivmyndigheter inom sina respektive dist- rikt. Äldst är i , inrättat 1899, och yngst är i som skapades 1935. upp- tagningsområden är av varierande storlek. stadsarkiv och Värmlandsarkiv har funktion som landsarkiv inom respektive . har förutsättningarna för landsarkivens verksamhet förändrats. De snabba strukturförändringarna inom den offentliga förvaltningen liksom de ändrade relationerna mellan staten och innebär att villkoren ändras för lands- arkiven, bl.a. genom ökade leveranser av arkivmaterial. Det är fråga om material som är aktuellt och som i förhållandevis stor utsträckning efterfrågas av såväl förvalt- ningen som forskningen. Tillhandahållandet av detta material har delvis en annan karaktär än tillhandahållandet av äldre material, bl.a. i fråga om sekretessprövningar och när det gäller kompetens hos arkivpersonalen. Förändringarna inom den offentliga förvaltningen innebär även en minskning av antalet regionala och lokala myndig- heter. En annan faktor som påverkar landsarkivens verksamhet är den snabba utvecklingen av informationsteknik och digitalisering. Denna utveckling kan göra det möjligt att i stor utsträckning tillgodogöra sig arkivmaterial var man än befinner sig. medför den tekniska utvecklingen ökade krav på varje landsarkiv när det gäller att tillgodose behovet av tillräcklig kompetens på teknikområdet. Mot denna bakgrund skall landsarkivens framtida roller och funktioner övervägas och förslag till eventuella ändringar lämnas. Möjligheterna till ökad samverkan och samordning med andra arkivmyndigheter och arkivinstitutioner i de olika regionerna skall beaktas. En utgångspunkt för övervägandena skall vara värdet av regional förankring samt landsarkivens regionalpolitiska betydelse. Ansvarsfördelningen i den nuvarande statliga arkivorganisa- tionen är oklar i vissa avseenden. Detta gäller exempelvis i fråga om landsarkivets ställning som dels egen myndighet, dels institution under chefsmyndigheten . Härav följer bl.a. att riksarkivariens ansvar i förhållande till landsarkivariens kan bli oklart. har aktualiserat vissa av dessa frågor i en skrivelse till regeringen med förslag till ändring av förordningen (1995:679) med instruktion för och landsarkiven (Ku1999/3476/Ka). Utredaren skall se över roll- och ansvarsfördel- ningen mellan och landsarkiven. Förslag till eventuella ändringar skall lämnas. Utredaren skall vidare se över möjligheterna att effektivisera verksamheten inom den statliga arkivorganisationen och föreslå åtgärder för att uppnå detta. De kommunala arkiven är liksom övriga arkiv bärare av stora kulturvärden. Det rör sig om ett omfattande material som har en väsentlig funktion när det gäller den lokala demokratin och för- ankringen. Villkoren för arkivhanteringen liksom arkivverksam- hetens utformning ser i viss utsträckning olika ut i landets kom- muner och landsting. Kommunstyrelsen och är arkivmyndighet i kommunen respektive , om inte kommun- eller lands- tingsfullmäktige har utsett någon annan nämnd eller styrelse för denna uppgift. och landsarkiven skall följa arkivutveck- lingen i kommunerna och ge allmänna råd i arkivfrågor, men har inte behörighet att ingripa i verksamheten. Arkivlagen är som sagt tillämplig både för statliga och för kom- munala arkiv. Samma bestämmelser gäller alltså inom hela den offentliga förvaltningen i fråga om exempelvis arkivbildning och arkivvård. Den statliga och kommunala arkivsektorn samverkar bl.a. inom ramen för Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, som består av representanter från , landsarkiven, och . Gruppen har som övergripande mål att främja samverkan mellan stat, kom- muner och landsting inom arkivområdet, till gagn för utveckling av de kommunala arkivfrågorna. Tonvikten ligger på de frågor som är av gemensamt intresse för den offentliga sektorn. Till gruppens uppgifter hör bl.a. att utarbeta förslag till allmänna råd i kom- munala arkivfrågor. Utredaren skall, med beaktande av de särskilda förutsättningar som gäller inom respektive sektor och den kommunala själv- styrelsen, se över möjligheterna till bättre samordning och ökad samverkan mellan statlig och arkivverksamhet samt föreslå åtgärder för att uppnå detta. De enskilda arkiven, bl.a. folkrörelsearkiven och andra förenings- arkiv samt företags- och personarkiv, förvaltar betydande arkiv- bestånd och samlingar. Arkiven har ett stort kultur- historiskt värde och bidrar till att ge information om samhället och dess utveckling. De har stor betydelse inom bl.a. forskningen, exempelvis historisk, samhällsvetenskaplig, ekonomihistorisk, lokalhistorisk och industrihistorisk forskning. Flera enskilda arkiv är dåligt bevarade, förvarade och ordnade och tillgängligheten till dem är därför ofta begränsad jämfört med de offentliga arkiven. Det finns emellertid väl fungerande nätverk för enskilda arkiv. Här kan nämnas och de många folkrörelsearkiv som är anslutna till organisationen samt Näringslivets arkivråd. Stiftelsen och bibliotek, TAM-Arkiv (arkiv för tjänstemanna- och akademiker- organisationerna) och Föreningen företagsminnen samlar många betydelsefulla enskilda arkiv. Vidare har vissa större företag en bra arkivhantering. Enligt förordningen (1995:679) med instruktion för och landsarkiven får de statliga arkivmyndigheterna ge råd till enskilda i arkivfrågor. arkiv avgör ärenden om statsbidrag till enskilda arkiv och är rådgivande organ i frågor som rör sådana arkiv. Nämndens bidragsgivning är i stor utsträckning riktad till de s.k. regionala folk- rörelsearkiv som har länet som verksamhetsfält samt till Stiftelsen och bibliotek. För avser drygt två tredjedelar av det statliga stödet (sammanlagt ca 11,8 mil- joner kronor) dessa ändamål. Resterande medel fördelas till en- skilda arkiv efter ansökan. Utredaren skall se över möjligheterna och föreslå åtgärder för att enskilda arkiv bättre skall kunna bevaras och tillhandahållas. Härvid skall beaktas vilken roll de statliga arkivmyndigheterna skall ha i det sammanhanget. Möjligheterna till ökad samverkan med de offentliga arkivinstitutionerna liksom med andra aktörer skall ses över. Bland annat skall möjligheterna till ökad samverkan inom regionerna beaktas. Förslagen får dock inte medföra att den huvud- sakliga inriktningen på bidragsgivningen ändras. Överenskommelser om arkivleveranser från andra myndigheter En av och landsarkivens uppgifter är att ta emot arkiv från bl.a. myndigheterna inom den statliga sektorn för slutlig förvaring (depåfunktion). Förvaring av arkiv innebär kostnader, dels för vård och bevarande, dels för tillhandahållande. Enligt 17 § arkivförordningen (1991:446) skall och landsarkiven, i samband med att de tar emot arkivmaterial, träffa en överenskom- melse med den levererande myndigheten om ersättning för kost- nader för att bevara, vårda och tillhandahålla hand- lingarna samt för engångskostnader i samband med övertagandet. Mottagandet av arkivmaterialet innebär alltså en överföring av vissa resurser från den levererande myndigheten till arkiv- myndigheterna i enlighet med den överenskommelse som träffas. Resurserna överförs vanligen genom en nivåsänkning av den leve- rerande myndighetens anslag och motsvarande ökning av Riks- arkivets anslag, vilket sker inom ramen för den ordinarie budget- processen i . I vissa fall sker resursöverföringen i stället genom att arkivmyndigheten fortlöpande fakturerar den levererande myndigheten i enlighet med överenskommelsen. och landsarkiven tar emot många och små leveranser vilket bl.a. innebär att resurs- och lokalplaneringen kompliceras samt att arkivmyndigheterna ägnar en inte oväsentlig tid åt leve- ransförhandlingar med levererande myndigheter. har på regeringens uppdrag utrett dessa frågor (dnr Ku1999/2849/Ka). Utredaren skall mot denna bakgrund och med beaktande av redovisning av regeringsuppdraget föreslå de änd- ringar som bör göras i det nuvarande systemet i fråga om ersättning till arkivmyndigheterna med anledning av arkivleveranser. Utgångs- punkten är att arkivmyndigheterna skall kompenseras för samtliga de kostnader som leveranserna innebär. Bevarande av dokument på minoritetsspråk I propositionen Nationella minoriteter i (prop. 1998/99:143, s. 69-70) uttalar regeringen sin avsikt att ta initiativ till en översyn som syftar till att finna lämpliga former för att bevara dokument på minoritetsspråken samiska, finska, meänkieli, chib och jiddisch. har inte haft något att invända mot en sådan översyn (bet. 1999/2000:KU6, rskr. 1999/2000:69). Utredaren skall göra den aktuella översynen. Som utgångspunkt skall en beskrivning göras av var dokumenten finns bevarade, vilket skick de befinner sig i och vilka förutsättningar som finns för allmänheten att ta del av dem. Doku- ment på minoritetsspråken kan utöver de ordinarie arkiven även finnas vid museer, universitet, stiftelser och hos de berörda mino- ritetsorganisationerna. Den snabba utvecklingen och ökade användningen av informa- tionsteknik och digitalisering ger nya möjligheter, bl.a. i fråga om att göra arkivmaterial mer tillgängligt och att nå nya och flera grupper av användare. Ett arbete med att knyta samman databaser i olika länder har t.ex. påbörjats, vilket i väsentlig utsträck- ning underlättar åtkomsten av bestånden i arkiven. förändrar den tekniska utvecklingen villkoren för mot- tagande, bevarande, vård, gallring och tillhandahållande av hand- lingar. Arkivmyndigheterna ställs därmed inför delvis nya fråge- ställningar. Detta innebär nya och ökade krav på kompetens hos dem som hanterar arkivmaterialet. Utredaren skall lämna förslag till hur arkivmyndigheterna på bästa sätt kan rustas dels för att nya medier skall kunna tas emot, bevaras, vårdas och göras tillgängliga, dels för att de möjligheter som den nya tekniken innebär skall kunna tas till vara, bl.a. när det gäller att vårda och tillgängliggöra äldre material. I detta sammanhang skall beaktas vilken roll SVAR respektive ARKION kan ha i detta arbete. Utredaren skall i övrigt lämna de förslag som föranleds av upp- draget. Ett övergripande uppdrag för utredningen är att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper av användare att ta del av arkiven samt åtgärder som kan förbättra tillgängligheten till arkiven. Frågan om finansieringen av arkivmyndigheternas verk- samhet skall övervägas och resultaten redovisas. De av revisorer uppmärksammade frågorna om innebörden av EU-anslutning för arkivhanteringen samt kompetensfrågor inom arkivverksamheten skall inte ingå i upp- draget, eftersom regeringen fortlöpande hålls informerad av Riks- arkivet om dessa frågor. Arbetet skall bedrivas i samarbete med och lands- arkiven. Utredaren skall i övrigt samråda med berörda myndigheter samt , , och övriga berörda organisationer och insti- tutioner. Utredaren skall vidare hålla sig informerad om det arbete som bedrivs inom Offentlighets- och sekretesskommittén (dir. 1998:32) och vilka effekter det arbetet kan få för den framtida arkivhanteringen. Utredaren skall redovisa sitt uppdrag . Långsiktigt bevarande av digital arkivinformation Rapport till för Alla (Ku 2001:02) Man måste konstatera att frågan om hur elektronisk information långsiktigt skall kunna bevaras och göras tillgänglig inte är löst. Över hela världen arbetar man med att få fram optimala strategier och metoder på området. Även i vårt land har detta arbete pågått men fortfarande återstår mycket att göra innan frågan kan sägas ha fått ett tillfredsställande svar. Det är därför inte möj- ligt att inom ramen för arkivutredningen presentera några slut- giltiga lösningar på problemen. En del av utredningens omedelbara uppdrag är istället, som det anges i direktivet (dir. 2000:104), att ge förslag till hur landets arkivmyndigheter skall rustas för att klara denna uppgift. Den övergripande målsättningen för arkivmyndig- heterna är att bevara och tillgängliggöra alla de olika typer av digitala handlingar som förekommer i den offentliga förvaltningens arkivbildning. Detta skall ske på ett sådant sätt att största möjliga tillgänglighet och tilltro till handlingarnas äkthet kan upprätthållas. Några i detta sammanhang tänkvärda ord om arkivmyndigheter- nas ansvar, kan hämtas års uppdragsbeskrivning för Na- tional Archives and () i . Över- satt till svenska förhållanden skulle de lyda på följande sätt. Hand- lingarna vi bevarar dokumenterar våra medborgares rättigheter, offentliga myndigheters verksamhet och nationens erfarenheter. Vi betjänar inte bara dagens medborgare utan även de som kommer att finnas och vi måste inte bara bevara dokument som redan förvaras hos oss utan även förbereda oss på att administrera morgondagens handlingar i nya utmanande former. Utredaren gav , som ingår i expertgrupp, i uppdrag att formera en särskild IT-grupp för behandling av frågan och formulera gruppens slut- satser i en särskild rapport till utredningen. IT-gruppen har varit sammansatt av följande personer: , och Bildarkiv , Två sammanträden har hållits. Det första sammanträdet ägde rum i , då även och från Synergy IT deltog, och det andra den 18 i i . Därutöver har och gjort en studieresa till för att få kunskap om hur frågan hanteras av arkivmyndigheter i . Först besöktes Supercomputer Center den 12/12 och därefter National Archives and i den 14/12. I gavs även tillfälle att träffa representanter för . IT-gruppens tolkning av uppdraget var att man förutsättnings- löst skulle undersöka vilka vägar som står tillbuds för arkivmyndig- heterna att hantera digitalt bevarande långsiktigt och vilka kon- sekvenser valet av någon av dessa skulle få för offentliga arkiv- myndigheter. Häri låg också att undersöka vilka initiativ som tas och har tagits runt om i världen på det här området och vad som kommer att hända om ingenting görs.