sou · GQB378 · 2003-01-01 00:00:00 — Datoriseringen av den offent- liga sektorn och in kunde på det stora hela hanteras arkivmässigt inom statsförvaltningen. och landsarkiven tilldelades resurser som till en del kunde balansera statsförvaltningens behov. Inom den kommunala och landstings- kommunala förvaltningen har förutsättningarna inte varit lika goda. Resurser har normalt inte funnits för arkivverksamhet i samma omfattning som inom staten, och särskilt inte inom det digitala området. Dagens digitala arkivmaterial och den offentliga sektorns satsning på en samordnad elektronisk förvaltning med högt ställda servicemål gentemot medborgarna medför nu att andra krav än tidigare måste ställas på myndigheternas arkivverksamhet och arkivfunktioner. I förlängningen skymtar helt nya principer för hur arkiv uppstår, förvaltas och tillgängliggörs inom den offentliga sektorn. Vår slutsats är att roll bör förtydligas när det gäller hanteringen och tillhandahållandet av digitalt material inom offent- lig förvaltning. Inte minst bör ha en framträdande roll Digital arkivinformation - hur skall i arbetet med en elektronisk statsförvaltning och när det gäller utveckling av 24-timmarsmyndigheter. En viktig uppgift som rör myndigheternas ärendehantering är exempelvis hur e-post skall bevaras för framtiden. Det är viktigt att tillsammans med arkivbildande myndigheter och andra offentliga arkivinstitutioner utveckla metoder och rutiner för digital arkivbildning i den offentliga arkivverksamheten och för hur digital information kan beredas för överföring till arkivmyndighet. Häri ingår bl.a. metoder för informations- och systemanalys, han- tering av metadata rörande autenticitet och gallring samt utveckling av mer eller mindre automatiska leveransrutiner mellan myndig- heterna och arkivmyndigheterna. Parallellt är det också nödvändigt att ta fram en specifikation för en teknisk plattform som kan hantera migrering av arkivinformation mellan olika tekniska gene- rationer in . Det handlar om att bygga upp anläggningar både för administration och vård av digital information och för tillgängliggörande av arkivinformation i särskilda presentations- format inom arkivmyndigheter, mellan myndigheter och till all- mänheten. Arkivfrågan är enligt vår mening av avgörande betydelse för den offentliga sektorns möjligheter att leva upp till statsmakternas intentioner om 24-timmarsmyndigheter och en gemensam elektro- nisk förvaltning. Det handlar bl.a. om att de databaser som olika myndigheter hanterar kan fungera tillsammans på ett säkert och rationellt sätt både på kort och på lång sikt. För detta fordras en infrastruktur som är gemensam för hela den offentliga förvalt- ningen och som garanterar ett säkert informationsutbyte såväl mellan myndigheter som mellan myndigheter och enskilda med- borgare eller företag. Till skillnad från pappersburen information så avgörs möjligheterna att bevara digital information tidigt i informationens livscykel och omfattar också dess autenticitet och trovärdighet. Vi förutsätter därför att får en aktiv och central roll i arbetet med en sammanhållen elektronisk förvaltning som omfattar all offentlig verksamhet, dvs. såväl statliga som kommunala och landstingskommunala myndigheter och organ. Den normgivningsrätt som har vad gäller materiel Digital arkivinformation - hur skall och metoder, och som omfattar även kommuner och landsting, talar också för detta. Kostnaderna för utvecklingsarbetet är svåra att uppskatta, men inledningsvis torde fordras ca 10 miljoner i forsknings- och ut- vecklingsresurser för att utveckla ett generellt arkiv- format, rutiner och metoder för överföring av arkivinformation från arkivbildande myndigheter samt en teknisk plattform för masslagring. Denna satsning är nödvändig för att förverkliga visionen om en elektronisk förvaltning och för att göra materialet tillgängligt för alla och är därmed en angelägenhet för hela statsförvaltningen. Därför förutsätter vi att kostnaderna fördelas inom hela statsförvaltningen. Detsamma gäller kostnaderna för investeringar i och drift av de anläggningar för masslagring som är nödvändiga för att Arkiv- verket skall kunna förvara materialet för framtiden och bibehålla kontrollen över den lagrade informationen. behov av att fortgående migrera den digitala informationen mellan de tek- niska generationerna ger också en kostnad. Med en medellivslängd på hård- och mjukvara på mellan tre och får man räkna med löpande nyinvesteringar med denna periodicitet. EU-kommis- sionen har efterlyst kostnadsmodeller på detta område och för- hoppningen är att sådana tas fram inom ramen för någon av de satsningar som görs i dess regi. De myndigheter och institutioner som är systemägare av berörda IT-system svarar naturligtvis för driftskostnaderna för systemen. I samband med diskussionerna om en sammanhållen elektronisk förvaltning som omfattar all offentlig verksam, dvs. såväl statliga som kommunala och landstingskommunala myndigheter och organ, har i flera sammanhang framförts behovet av en myndighet som kan ta fram gemensamma standarder och normer samt före- skriva om dem. Statskontoret har i en rapport till regeringen (2002:07, Framställning med förslag till åtgärder för en samman- hållen elektronisk förvaltning) föreslagit att det inrättas en nämnd- myndighet med Statskontoret som värdmyndighet. Rapporten har remissbehandlats och bereds inom . Om en sådan nämndmyndighet kommer till stånd ser vi det som naturligt att den kommer att ha ett nära samarbete med . bör man kanske också överväga att knyta nämndmyndigheten till . Digital arkivinformation - hur skall 10.2.2Inventering av äldre IT-system Vidare är det betydelsefullt att inventera vilka äldre och avslutade IT-system som funnits inom den offentliga förvaltningen, utreda vilka av dem som bör bevaras samt ge förslag om hur bevarandet kan ske. Kostnaderna för bevarandet kan beräknas först efter inventeringen. bör därför få i uppdrag att i samarbete med arkivbildande myndigheter samt kommunala och landstings- kommunala arkivmyndigheter, inventera beståndet av äldre ADB- system inom den offentliga förvaltningen, utreda vilka av dessa system som bör bevaras för framtiden samt ge förslag om hur den information ur äldre system som skall bevaras kan överföras till fastställda arkivformat och ange kostnaderna för detta. Det tekniska utvecklingsarbete som vi beskrivit sker naturligast i nära samarbete med universitet och högskola samt näringsliv. Precis som National Archives and sam- arbetar med och Super- computer Center måste etablera ett samarbete med IT- forskningen i . har redan inlett diskussioner med och Bodens kommun samt Kungl. tekniska högskolan i om möjliga utvecklingsprojekt. Det är vår mening att dessa kontakter bör utvecklas vidare. Det tekniska utvecklingsarbetet fordrar både långsiktiga insatser och en kontinuitet i verksamheten och för att vidmakthålla och vidare- utveckla erforderlig kompetens, bör dessutom samarbetet ges en fast form genom att en organisatorisk enhet för forskning och utveckling knuten till . bör i samarbete med inrätta en forsknings- och utveck- lingsenhet med placering i exempelvis Bodens kommun. Enheten bör under ledning delta i utvecklingen av tekniska lösningar för långsiktigt bevarande av digital information. Vi har föreslagit (se avsnitt 4) att får en förändrad intern organisation. Inom inrättas en samordnings- och utvecklingsfunktion, ARKSAM. Funktionen skall bl.a. ha till Digital arkivinformation - hur skall uppgift att på nationell nivå ansvara för frågor inom arkivområdet som rör digitalisering och långsiktigt bevarande av digital infor- mation. Inom funktionen skall också kvalitetsfrågor beträffande dokumentationens innehåll behandlas och olika för gemensamma tillsynsprojekt genomföras. 10.2.5Samarbete med övriga kulturarvsinstitutioner bör samarbeta med landets övriga kulturarvsinsti- tutioner för att finna en gemensam strategi för tillgängliggörande och långsiktigt bevarande av digital information. Behovet av sam- ordning har påtalats i flera olika sammanhang t.ex. i E-plikt- utredningens betänkande E-plikt att säkra det elektroniska kulturarvet (SOU 1998:111) och rapporten – Samverkan mellan arkiv, bibliotek och museer () som lämnats till av , Kungl. I takt med förvaltningens IT-utveckling ökar också behovet av IT- kompetens hos arkivarierna. Den moderna arkivbildningen ställer krav på särskilt kunnande som innefattar kunskap om bl.a. system- utveckling, processanalys, modellering etc. Nivån på de teoretiska och praktiska basfärdigheterna i yrkesutövningen måste vara så hög att arkivarierna förmår att tillämpa dem på en arkivverksamhet i snabb förändring. Arkivariernas yrkesroll är heller inte homogen. Där finns utrymme för specialiseringar av vitt skilda slag, Likt andra akademiska huvudämnen finns det för arkivvetenskap naturliga skiljelinjer mellan utbildningen, forskningen i ämnet och studenternas framtida yrkesutövning. Alla arkivarier med akade- misk examen har fler ämnen än arkivvetenskap i sin examen. Alla akademiker med arkivvetenskap i sin examen blir heller inte arkivarier. Yrkesutövningen som arkivarie fordrar en baskompetens som normalt ingår i en akademisk examen. Till detta kommer en spe- cialistkompetens beroende på den enskilde arkivariens yrkesinrikt- ning, Den kompetensen kan ibland ingå som en del i en akademisk examen, men oftast förutsätter den någon form av kompletterande Digital arkivinformation - hur skall utbildning i form av kurser eller konferenser. Arkivariernas olika yrkesföreningar har här spelat en viktig roll. Även fackliga orga- nisationer har engagerat sig i frågan. Enligt vår mening bör få ett tydligare ansvar för kompetensutvecklingen inom arkivarieyrket. Vi ser det som en förutsättning för att det arkivmaterial som den moderna och oftast digitala arkivbildningen avkastar skall kunna hanteras och bevaras på ett ändamålsenligt och betryggande sätt. Ansvaret bör i första hand avse att säkerställa tillgången till ett adekvat utbud av fort- och vidareutbildningsmöjligheter för arkivarier anpassat till de krav som den moderna arkivbildningen ställer. bör också ha ett ansvar för att initiera akademiska utbildningar som är relevanta. Det skall därför ges ett uppdrag till att i samverkan med olika utbildningsanordnare verka för att det finns ett utbud av utbildningar, grundkurser såväl som fortbildningar, som är an- passade till modern arkivbildning. 11Tillgänglighet till arkiven – nya grupper skall ges i uppdrag att särskilt verka för att samordning och samverkan sker mellan arkivinstitutioner från alla sektorer, även enskilda sektorn. Det skall inom inrättas en tjänst som arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt. skall initiera, stötta och agera rådgivare för nydanande pedagogiska och publika arkivprojekt runt om i landet. Här skall särskild prioritet ges åt verksamheter som bedrivs i bred samverkan mellan olika aktörer som exempelvis mellan olika arkivinstitutioner och mellan arkiv, bibliotek, museer och olika organisationer, exempelvis folkrörelserna. skall särskilt verka för att barn, ungdomar, män- niskor med annan kulturell bakgrund än den svenska och män- niskor med funktionshinder använder arkiven som arkivbildare, besökare och forskare. Den utveckling mot öppnare och synligare arkivinstitutioner som redan inletts bör stöttas och stärkas. Samverkan mellan olika typer av arkivinstitutioner är nödvändig för att öka tillgängligheten till arkiven. 11.1Arkivverket skall få uppdrag om samverkan Vi kan konstatera att samverkan mellan olika arkivinstitutioner är nödvändig för att öka tillgängligheten till arkiven. skall därför ges i uppdrag att särskilt verka för att samordning och samverkan sker mellan arkivinstitutioner från alla sektorer, även enskilda sektorn. Tillgänglighet till arkiven - nya grupper 11.2En arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt Arkiven är inte lätt tillgängliga för alla och envar. För att kunna nyttja arkiven krävs ofta att någon agerar vägvisare. Även om dagens teknik medför att arkiven bättre tillgängliggörs för fler människor kan den aldrig ersätta en engagerad och kunnig människa när det gäller att intressera för, visa på möjligheter med och hjälpa tillrätta i arkiven. Därför föreslår vi att det inom Arkiv- verket skall inrättas tjänster som arkivpedagoger. Mot bakgrund av vår bedömning att landsarkiven skall vara drivande i regionala och lokala sammanhang (se avsnitt 4.4.1) bör det inrättas en tjänst som arkivpedagog i varje landsarkivdistrikt. Dessa arkivpedagoger skall vara en resurs för hela arkivsektorn och skall i sitt arbete samverka med olika aktörer inom arkivsektorn samt med exempelvis biblio- tek, museer och olika organisationer. 11.3Arkivverket skall initiera projekt Med den förstärkning av kompetens och kunskap som arkiv- pedagogerna innebär är bättre rustat för uppgiften att tillgängliggöra arkiven för alla, inte minst för nya grupper av användare. skall därför få i särskilt uppdrag att initiera, stötta och agera rådgivare för nydanande pedagogiska och publika arkivprojekt runt om i landet. Enligt vår mening skall breda sam- verkansprojekt prioriteras. Flera olika aktörer bör därför vara in- blandade. Aktörerna kan vara olika arkivinstitutioner, bibliotek, museer och olika organisationer såsom folkrörelserna, exempelvis hembygdsrörelsen. 11.4Arbetet skall inriktas på vissa grupper arbete med att tillgängliggöra arkiven för nya grupper skall i första hand inriktas på att barn, ungdomar, människor med annan kulturell bakgrund än den svenska och människor med funktionshinder använder arkiven som arkivbildare, besökare och forskare. Tillgänglighet till arkiven - nya grupper Vår uppfattning är att den utveckling mot öppnare och synligare arkivinstitutioner som redan inletts bör stöttas och stärkas. Arki- ven måste bli mer tillgängliga för olika grupper av besökare. Med nya, mer publikanpassade arbetsmetoder kan nya användare bli intresserade av arkivens samlingar. Inte minst och gymnasieskolans elever tillsammans med daglediga vuxna är några av de allra viktigaste målgrupperna för detta utåtriktade arbete. I syfte att uppnå ökad tillgänglighet till arkiven behövs det starka regionala och lokala arkivinstitutioner. Dessa institutioner skall vara mötesplatser för en bred allmänhet. Samverkan mellan olika typer av arkivinstitutioner är nödvändig för att öka tillgängligheten till arkiven, inte minst för nya grupper. Samverkan och samordning mellan olika arkivinstitutioner kan vara en möjlighet för mindre enskilda arkivinstitutioner att få del av kompetens inom olika om- råden, lokaler, publika arrangemang m.m. Genom att många institutioner samordnar sina pedagogiska och publika insatser kan dessa bli mer slagkraftiga och resurserna däri- genom utnyttjas mer effektivt. Istället för att erbjuda invånarna på en ort möjligheten att besöka flera olika arkivinstitutioner skulle dess publika verksamhet kunna sammanföras till en gemensam anläggning. Vidare skulle samarbete med ortens bibliotek och museer ytterligare kunna stärka den publika arkivverksamheten. Tillskapandet av lokala eller regionala arkiv- och kunskapscentra är ett viktigt steg på vägen mot ökad tillgänglighet. har ett övergripande uppdrag vilket är att föreslå åtgärder som underlättar för nya grupper att ta del av arkiven och som kan förbättra tillgängligheten till arkiven. De förslag vi har redovisat kommer enligt vår bedömning att bidra till en ökad tillgänglighet. Det övergripande uppdraget har varit utgångspunk- ten för våra överväganden avseende hela uppdraget även om de föreslagna åtgärderna till viss del kan uppfattas som byråkratiska och tekniska. En effektivt utförd arkivverksamhet ökar möjlig- heterna för alla att få ta del av de arkiv som finns i ursprungligt eller reproducerat skick och i bearbetningar och sammanställningar som gör materialet mer lättillgängligt. Tillgänglighet till arkiven - nya grupper Arkiven är nödvändiga för att vi ska förstå vår historia. Arkiven ger oss en bild av hur samhället såg ut förr och hur det har utvecklats . Vidare ger arkiven oss kunskap om historiska skeen- den och människors levnadsvillkor genom tiderna. Det är den kunskap som finns bevarade i arkiven som vi använder för att förstå vårt samhälle och den utveckling som sker, den bidrar även till att vi förstår andra kulturer bättre. Det bevarade arkivmaterialet används av forskare inom olika områden. Exempel på sådana om- råden är historia, samhällsvetenskap och ekonomi. Arkivmaterialet är ovärderligt både i den vetenskapliga forskningen och för släkt- och hembygdsforskning. Arkiven är också ovärderliga ur demokratiska utgångspunkter – för att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Utan insikt och kunskap om samhället och dess utveckling hamnar vi lätt utanför den demokratiska processen. Möjligheten att ta del av exempel myndigheters arkivmaterial skapar förutsättning för insyn, öppen diskussion och därmed en ökad delaktighet i det demokratiska systemet. Medborgarnas insyn i den offentliga för- valtning är av stor betydelse för demokratin. Arkiven har alltså stor betydelse ur både kulturarvssynpunkt och demokratisynpunkt. Den stora betydelse vi tillmäter arkiven innebär att de måste vara tillgängliga för så många människor som möjligt. 11.8Nya grupper av användare Att bevara och bruka kulturarvet är ett av målen för kulturpolitiken (prop. 1996/97:3). Arkiven, offentliga och enskilda, benämns i olika sammanhang som en del av vårt gemensamma kulturarv. Av regleringsbrevet 2002 för arkivmyndigheterna framgår två mål för verksamhetsgrenen tillgängliggöra. Målet är ökad överblick till de arkivbestånd som förvaras hos arkivmyndigheterna. Vidare är målet ökad förståelse och ökat intresse för arkiven som källa för infor- mation och kunskap samt för att ge perspektiv på samhällsutveck- lingen och människors villkor. Fler och nya grupper skall nås. Vad är det för nya grupper som bör komma till arkiven? Av tradition har det framför allt varit forskare och universitets- och högskolestudenter som besökt arkivinstitutionerna i någon större Tillgänglighet till arkiven - nya grupper En annan stor grupp som använder arkiven är släkt- och hembygdsforskare. Ett sätt att hitta nya användargrupper är att satsa på barn och ungdomar. Att satsa på barn och ungdomar är en satsning . Arkivmaterialet är inte alltid lättillgängligt. Det förhållandet är ett av skälen till varför barn och ungdomar ännu inte har erövrat arkiven. Arkivmaterial till sin karaktär är mer svårtillgängligt än böcker och museiföremål. Ett museum kan vara värt att besöka utan att man behöver särskild kunskap om de föremål som finns där. Även riktigt små barn kan säkert få ut något av att gå på museum och titta på gamla saker. För lite äldre barn och ung- domar ordnas till exempel speciella visningar avpassade för vissa åldrar. Kunskapen ökar och det är nog inte ovanligt att den som blivit intresserad som barn även upprätthåller intresset som vuxen. Hur ska då arkiven i större utsträckning nå ut till barn och ung- domar? Arkivmaterialet framhålls som svårtillgängligt som man i arkivpedagogiska sammanhang menar att det är arkivens styrka och poäng att materialet är obearbetat. Genom att bläddra i äldre dokument får man en stark närhet till historien. Här, i mötet med autentiska levnadsöden, händelser ligger en styrka i arkiven som förmedlare av upplevelser. Bilder och motbilder väcker ny- fikenhet och delarna inspirerar till att bygga helheter. Det finns många sådana exempel att hämta, inte minst från de enskilda arkivens utåtriktade verksamhet. Arkiven har också en viktig roll att spela för integrationen av nya svenskar. Mötet med det svenska sker ju på många plan, inte minst uppstår material i föreningar, företag och hos enskilda. Vissa an- satser görs också för att bevara denna del av kulturarvet. Mycket behöver emellertid åstadkommas för att mötet med det svenska samhället dokumenteras med deltagande av dem det berör. Det borde vara en angelägen uppgift för såväl offentliga som enskilda arkiv att skapa förutsättningar för att en av de viktigaste samhälls- frågorna, invandringen, skall kunna studeras och återberättas så allsidigt som möjligt. I den handikappolitiska propositionen (prop. 1999/2000:79) identifieras tre insatsområden . Dessa tre områden är: att handikapperspektivet skall genomsyra alla sam- hällsfunktioner, att skapa ett tillgängligt samhälle samt att förbättra bemötandet av människor med funktionshinder. Tillgänglighet till arkiven - nya grupper Tillgängligheten inom alla samhällsområden är en förutsättning för att människor med funktionshinder skall ha möjlighet att på jämlika villkor delta i samhällslivet. Det är ju så att arkiven är av stor betydelse ut kulturarvssynpunkt, men också från demokrati- synpunkt. Möjligheten att ta del av myndigheters och olika insti- tutioners arkivmaterial bidrar till att skapa förutsättningar för en öppen debatt och för ökad delaktighet i det demokratiska systemet. Detta understryker betydelsen av arkivmaterialet är tillgängligt för alla, dvs. även för personer med funktionshinder. 11.9Allmänt om tillgänglighet till arkiven Arkiven är en viktig del av vårt kulturarv och en källa till in- formation och kunskap om vårt samhälle och dess utveckling. Inte minst är kunskap om de villkor som människor tidigare levde under till nytta vid utvecklingen av dagens samhälle. Tillgången till arkiv och arkivmaterial är av stor betydelse från demokratiska utgångs- punkter och medför också en delaktighet i och engagemang för kulturarvet. Såväl arkivmyndigheterna som den enskilda arkivsek- torn lägger ned ett omfattande arbete på att tillgängliggöra arkiven på olika sätt. Insatserna för att öka tillgängligheten består bl.a. i att utnyttja de möjligheter som den nya tekniken ger. Insatserna består också i arbete med utställningar, konferenser och andra utåtriktade arrangemang som lyfter fram vissa händelser med utgångspunkt i arkivmaterialet. behövs någon som förmedlar länken till arkiven. En sådan person kan vara arkivarie eller arkivpedagog. Det finns flera skäl till att satsa på arkivpedagogiskt arbete med barn och ung- domar. Ett skäl har att göra med demokratin. Medborgarna skall få med sig kunskaper om var information finns att hämta och hantera den självständigt redan skolan. Exempel på andra skäl är de goda möjligheter som finns att jämföra olika källor i arkiven dvs. käll- kritik och informationsbehandling. Arbetet med att föra ut arkiven till barn och ungdomar sker bl.a. genom att skapa miniarkiv med kopior av arkivhandlingar förvarade i resväskor som lånas ut till skolan. Syftet är att skapa en så auten- Tillgänglighet till arkiven - nya grupper tisk forskarmiljö som möjligt i klassrummet. Det finns också vissa arkiv som anordnar kurser i lokalhistoria och arkivpedagogik för lärare. Arkivarier kan även hålla arkivlektioner. För de äldre ung- domarna sammanställer vissa arkivinstitutioner förslag till uppsats- ämnen som är knutna till ett tillgängligt arkivmaterial. Visningar och studiebesök för skolorna är också ett sätt att sprida informa- tion om arkiven. Arkivpedagogiskt forum är ett nätverk vars uppgift är att bl.a. genom informationsspridning bidra till exempelvis ökad samverkan mellan skola och arkiven. Nätverket består av olika arkivinstitu- tioner som arbetar med arkivpedagogik. Det finns flera exempel på hur arkivmaterial kan tillgängliggöras med hjälp av den nya tekniken. Bland annat kan nämnas skanning och digitalisering av material och register. Andra exempel är att utveckla digitala söksystem. I arbetet med att nå en ny och bredare publik används Internet både av arkivmyndigheter och enskilda arkivinstitutioner. Det finns också flera multimediaproduktioner som kan framhållas. Exempel är CD-romproduktionen under som innehåller material från såväl arkiv som museer. Alla dessa sammanställningar och produktioner innebär att arkiven och dess möjligheter presenteras på ett sådant sätt att nya använ- dare blir intresserade av arkiven.