sou · GQB397 · 2003-01-01 00:00:00 — 7.that it is clear when and under which provision official documents should be deleted from the records or should otherwise cease to be kept by the authorities; 8.that official documents do not contain unnecessary abbreviations or other items that might obstruct access within the meaning of the Freedom of the Press Act. Registration and description of official documents In the new Act, all rules concerning the registration and listing of official documents will be gathered together in one place. This will make it easier both for authority officials and for individuals desiring access to official documents to apply the rules. We propose that public authorities should register or organize official documents in the same way as today. Authorities should also keep a register of the document types that occur in their activities and prepare a description of their official documents. The register of document types should replace the list of records required under the Act (1990:782), while the description of official documents should replace the description of records under that Act and the description of computer records under the Secrecy Act. The term document types means official documents which, due to their association with a certain type of procedure, subject matter or function of an authority, can be assigned to a particular type. Minutes of board meetings, criminal case files and patients case records from a specific department are some examples of document types. The register of document types should include data on the names of the document types, a more detailed description of the content where applicable, the relevant period, the method of access and other data that may be necessary to understand and access the documents. The purpose of the description of authorities official documents is to give other parties an overview of the documents, in both paper and electronic form, to which an authority has access. It should therefore include information about the authoritys activities and organization and about the main types of cases and their implications for record creation. Deletion is the most drastic measure can be taken by authorities with respect to official documents. The result of deleting a document is irrevocable since the information is destroyed once the measure has been taken. This applies not only to complete destruction of a document. Information can also be lost due to the handling of documents, for example transfers of files from one computer platform to another. In order to raise awareness of the impact of authorities handling of official documents on the right of access, we propose that the term deletion be defined in the new Act. According to the proposed definition, deletion means the destruction of official documents or other handling of official documents or data in them that leads to loss of information, loss of any aggregated information, loss of search facilities or loss of the possibility of establishing the authenticity (genuineness and original state) of a document. As regards other aspects of the deletion of documents, our proposal is consistent with the rules of the Act (1990:782). Automated data processing records that constitute official documents and are available to several authorities The provisions relating to automated data processing records that constitute official documents and are available to several authorities are coordinated in the new Act. In our opinion, special rules should apply to such records, as is the case today. This applies to the provisions concerning registration of documents and document types, production and protection of documents and the transfer of archives. We also propose introducing a provision concerning the deletion of such records. The authority that makes a document available to the other authorities is the only one that can meet the registration requirement for the document. It should therefore be the only authority that is required to register it. Official documents in joint records may be of a type used both by authorities that enter data in the records and by authorities that retrieve data from them. The same documents may belong to document types that consist of joint records, or in part. At present, only one authority, normally the one that is responsible for most of the content, is the custodian of a joint record. In our view, a single authority should continue to be responsible for such a record. To avoid uncertainty as to which authority has custodial responsibility, we propose that a decision on this matter should be taken in each individual case. In practice, this issue will have to be discussed and solved well in advance, in connection with the planning of the system. In the case of government agencies, the decision should be taken by the Government or the authority appointed by the Government. In the case of local authorities and county councils, the decision should be taken by the municipal council or the county council assembly. However, under a transitional provision in the proposed Act, responsibility for existing joint records should remain with the authority that is responsible for most of the content until a decision is taken to the contrary. This means that decisions can be taken later, for example in connection with a comprehensive review of the rules relating to the record. Information about the records to which an authority has access is important for an understanding of the authoritys activities and the official documents that are in use there. All authorities to which the record is available should be responsible for including this type of record in their descriptions of official documents. Since a record can also be a official document that is available to several authorities, regulations or decisions on deletion are currently necessary to allow an authority that is not the custodian to delete the document. We propose instead that a general provision be introduced to allow these authorities to delete documents. This would make it possible, in the case of an authority that has direct access to information, to discontinue its access, thus avoiding unauthorized deletion of documents. Appeals and classification of documents Of the provisions currently contained in chapter 15 of the Secrecy Act, we consider that the provisions relating to appeals and classification should remain in the Secrecy Act. The provisions on classification are closely linked to the material provisions on secrecy. As regards the rules concerning appeals, these must, pursuant to the Freedom of the Press Act, be contained in the Secrecy Act. We propose that the archive authorities supervisory responsibility should be extended to matters that are currently governed by chapter 15 of the Secrecy Act. This means that they would exercise supervision over all aspects of the authorities management of official documents. This would strengthen the protection of both public access and the cultural heritage. Real transparency in public administration is only possible if citizens are aware of their right to access and information. All public administration staff must also be familiar with the rules and capable of applying them in their activities. Major efforts are already being made to provide citizens with the necessary information about public access to official documents and to train public administration staff. Among the authorities and public bodies involved in these efforts today are the National Archives and the Regional Archives, , the Authorities and the Swedish . We wish to point out that it is the responsibility of all public authority executives to see to it that they provide access to official documents. This means that they are also responsible for ensuring that their staff are sufficiently familiar with the rules in force and that they apply this knowledge. In addition, they are responsible for ensuring that these matters are taken into account in connection with the organization of each authoritys activities and the use of various technical solutions. In practice, this means that the executive is responsible for ensuring, both in the short and the long term, that the right of access is not affected by organizational changes or new technical solutions. 1 Förslag till Lag om hantering av allmänna handlingar Enligt beslut föreskrivs följande. 1 § Denna lag syftar till att tillgodose 1.rätten enligt tryckfrihetsförordningen att ta del av allmänna handlingar (handlingsoffentlighet), 2.skyddet för allmänna handlingar som en del av det nationella kulturarvet, 3.behovet av information för rättskipningen och förvalt- ningen, och Myndigheterna skall registrera, organisera, bevara och i övrigt hantera sina allmänna handlingar så att lagens syften uppnås. 2 § Denna lag innehåller bestämmelser om myndigheternas och vissa andra organs hantering av allmänna handlingar (2 kap.), handläggning vid utlämnande av allmänna handlingar och service- skyldighet (3 kap.). Lagen innehåller också bestämmelser om arkivmyndigheterna och deras uppgifter (4 kap.). Vid tillämpningen av denna lag skall med myndighet jämställas och beslutande församling. Det gäller dock inte vid tillämpningen av 2 kap. 9 - 13 §§, 14 § första och andra stycket och 4 kap. Denna lag, utom bestämmelserna i 2 kap. 11 - 13 §§ och 4 kap. 7 – 9 §§, tillämpas också på 1.sådana enskilda organ hos vilka allmänna handlingar förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och 2.Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar vid förvaring av allmänna handlingar med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. 3 § Med statliga myndigheter jämställs i denna lag 1.sådana organ som avses i 1 kap. 8 § andra stycket första meningen sekretesslagen (1980:100) när det gäller allmänna hand- lingar i den verksamhet som avses i bilagan till sekretesslagen, och 4 § Med kommunala myndigheter jämställs i denna lag sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9 § sekretesslagen (1980:100). 5 § I denna lag avses med en myndighets allmänna handlingar, förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med allmänna handlingar eller uppgifter i dessa, förlust av möjliga informationssammanställ- förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheter att fastställa allmänna handlingar som genom sin anknytning till en viss typ av process, objekt eller funktion hos en myndighet kan föras samman under en benämning, exempelvis styrelseprotokoll, akter i brottmål eller patientjournaler från en viss klinik. 2 kap. Myndigheters hantering av allmänna handlingar 1 § Myndigheter skall ta hänsyn till handlingsoffentligheten när de organiserar sina allmänna handlingar. De skall särskilt beakta att 1.allmänna handlingar skall kunna skiljas från andra hand- 2.medborgarnas rätt till insyn enligt tryckfrihetsförordningen skall säkerställas, som ett fungerande sekretesskydd skall uppnås, 3.allmänna handlingar skall kunna lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen, 4.allmänna handlingar skall kunna presenteras med det innehåll som de hade när de kom in till myndigheten eller upp- rättades där och att det skall framgå om uppgifter ändrats eller tillförts handlingarna samt i så fall när, 5.handlingar som myndigheten använder och som tillför sakuppgift vid handläggning av mål, ärenden eller i andra processer skall knytas till övriga handlingar i målet, ärendet eller processen, 6.allmänna handlingar som hör till ett mål, ärende eller annan process skall kunna presenteras samlat så att de återger handläggningens eller processens gång, 7.det skall framgå när och enligt vilken bestämmelse allmänna handlingar skall gallras eller på annat sätt upphör att för- varas hos myndigheten, 8.allmänna handlingar inte skall innehålla onödiga förkort- ningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen enligt tryck- frihetsförordningen. Registrering av allmänna handlingar 2 § Allmänna handlingar skall registreras utan dröjsmål när de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls organiserade så att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Är det uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas organiserad. Om det finns särskilda skäl, får regeringen meddela föreskrifter om att handlingar av ett visst slag som finns i be- tydande omfattning hos en myndighet inte behöver registreras enligt första stycket. I 16 § 1 finns särskilda bestämmelser om registrering av upp- tagningar för automatiserad behandling som är tillgängliga för flera myndigheter. 3 § Vid registrering enligt 2 § skall registret innehålla 1.datum, då handlingen kom in eller upprättades, 2.beteckning som handlingen får vid registreringen, 3.uppgifter om vem handlingen har kommit in från eller vem den har expedierats till, 4.kort sammanfattning av det som handlingen rör. Uppgifter enligt första stycket 3 eller 4 skall utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret skall kunna visas för allmänheten. Regeringen får meddela föreskrifter om att andra stycket inte skall tillämpas för visst register. Sådana föreskrifter får meddelas om en tillämpning av andra stycket skulle omfatta flertalet av de i registret angivna handlingarna. 4 § Bestämmelser om hemligstämpel finns i 2 kap. 16 § tryck- frihetsförordningen och 15 kap. 3 § sekretesslagen (1980:100). 5 § En myndighet skall registrera de hand- lingsslag som finns i verksamheten när de uppkommer. 2.en kort sammanfattning av informationen i handlings- 3.uppgift om när handlingsslaget påbörjades och när det 4.metoder för åtkomst, och 5.övriga uppgifter som behövs för förståelse av handlingsslaget. Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar 6 § Myndigheten skall upprätta en beskrivning som ger information om 1.myndighetens organisation och verksamhet, 2.sambandet mellan myndighetens verksamhet och viktigare handlingsslag, 3.vilka arkiv myndigheten tagit emot, 4.vilka uppgifter som regelbundet hämtas från eller lämnas till andra samt hur och när detta sker, 5.rätt till försäljning av personuppgifter, 6.sökingångar i myndighetens allmänna handlingar och andra arkiv som myndigheten tagit emot, 7.vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen skall tillämpa på uppgifter i sina handlingar, 8.bestämmelser om gallring, 9.tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten, 10.vem hos myndigheten som skall lämna närmare upp- lysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Framställning och skydd av allmänna handlingar 7 § Vid framställning av allmänna handlingar skall myndig- heterna använda medel och metoder som är lämpliga med hänsyn till att handlingarna skall kunna läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas som de skall bevaras. 8 § Myndigheten skall skydda allmänna handlingar mot för- störelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Utlåning av allmänna handlingar 9 § En myndighet får låna ut allmänna handlingar till andra myndigheter för tjänsteändamål. Statliga myndigheter får låna ut allmänna handlingar för annat ändamål om det sker med stöd av lag eller föreskrift som meddelats av regeringen eller den myndighet som regeringen be- stämmer. Kommunala myndigheter får låna ut allmänna handlingar för annat ändamål om det sker med stöd av lag eller föreskrift som meddelats av kommunfullmäktige eller . Kommunfullmäktige och kan besluta att arkivmyndigheten skall meddela sådana föreskrifter. Gallring och annat avhändande 10 § Myndigheter får enligt denna lag avhända sig allmänna hand- lingar genom 1.gallring (14 och 15 §§), 2.att de övertas av arkivmyndighet (4 kap. 6 §), eller 3.att de överlämnas till arkivmyndighet (4 kap. 7 och 8 §§). 11 § Statliga myndigheter får även avhända sig allmänna hand- lingar genom återlämnande, eller överlämnande som sker med stöd av 1.lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer, eller 2.särskilt beslut av regeringen. 12 § Kommunala myndigheter får även avhända sig allmänna handlingar genom återlämnade, eller överlämnade som sker med stöd av 2.särskilt beslut av kommunfullmäktige eller landstings- fullmäktige. Kommunfullmäktige och kan besluta att arkivmyndigheten skall fatta beslut enligt första stycket 2. 13 § En myndighet kan lämna tillbaka allmänna handlingar som den fått som lån utan stöd av bestämmelse eller beslut som avses i 11 eller 12 §§. 14 § Statliga myndigheter får endast utföra gallring som anges i lag eller föreskrift som meddelas av regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer. Kommunala myndigheter får endast utföra gallring som anges i lag eller föreskrift som meddelas av kommunfullmäktige eller . fullmäktige kan besluta att arkivmyndigheten skall meddela före- skrift om gallring. Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning, gäller dessa bestämmelser. 15 § Vid gallring skall beaktas att de handlingar som återstår skall kunna tillgodose de syften som anges i 1 kap. 1 §. Upptagningar för automatiserad behandling som är tillgängliga för flera myndigheter 16 § För upptagningar för automatiserad behandling som är till- gängliga för och utgör allmänna handlingar hos flera myndigheter, gäller 1.att de skall registreras enligt 2 § endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för övriga myndigheter, 2.att skyldigheterna enligt 5, 7 och 8 §§ skall fullgöras av den av myndigheterna som anges i beslut enligt andra stycket, 3.att de får gallras hos de myndigheter som inte avses med beslut enligt andra stycket, och 4.att de omfattas av 4 kap. 6 – 9 §§ endast hos den myndig- het som anges i beslut enligt andra stycket. Beslut om vilken statlig myndighet som skall fullgöra skyldigheter enligt första stycket 2 och 4 meddelas av regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer och för kommunala myndigheter av kommunfullmäktige och . Kommunfullmäktige och kan besluta att arkivmyndigheten skall meddela sådana beslut. 3 kap. Utlämnande av allmänna handlingar, serviceskyldighet m.m. Utlämnande av allmän handling 1 § Av 2 kap. 14 § andra stycket tryckfrihetsförordningen fram- går att fråga om utlämnande av allmän handling till en enskild sökande prövas av den myndighet som förvarar handlingen, om det inte är särskilt föreskrivet att prövningen skall göras av annan myndighet. 2 § Om en anställd vid myndigheten har ansvar för en allmän handling, enligt arbetsordningen eller på grund av särskilt beslut, skall han eller hon i första hand pröva frågan om handlingen skall lämnas ut till den sökande. I tveksamma fall bör den anställde låta myndigheten pröva frågan, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Frågan om utlämnande skall prövas av myndigheten om 1.den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att röja inne- hållet eller annars använda handlingen, och 2.sökanden begär sådan prövning. Sökanden skall få information om möjligheten att begära sådan prövning och att det krävs beslut av myndigheten för att avgörandet skall kunna överklagas. 3 § En myndighet skall på begäran av en enskild sökande lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten. Skyldigheten gäller inte om uppgiften är sekretessbelagd eller om arbetets behöriga gång hindras. I 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen finns bestämmelser om tillhandahållande av allmän handling. 4 § En myndighet skall på begäran av en annan myndighet lämna uppgift som den förfogar över. Skyldigheten gäller inte om upp- giften är sekretessbelagd eller om arbetets behöriga gång hindras. Service och upplysningar beträffande automatiserad behandling 5 § En myndighet skall på begäran ge en enskild sökande tillfälle att själv använda tekniskt hjälpmedel för automatiserad behandling som myndigheten förfogar över för att ta del av upptagning för automatiserad behandling. Sådan skyldighet gäller inte, om det innebär att sökanden får tillgång till upptagning som inte är allmän handling hos myndigheten. Skyldigheten gäller inte heller om bestämmelser om sekretess hindrar det, om det finns risk för för- vanskning eller förstöring eller om arbetets behöriga gång hindras. 6 § En myndighet skall, på begäran lämna de särskilda upp- lysningar som den enskilde behöver för att kunna ta del av upptag- ningar för automatiserad behandling som är allmänna handlingar hos myndigheten. Skyldigheten gäller inte i den utsträckning arbetets behöriga gång hindras. 7 § En myndighets beslut att avslå en begäran enligt 5 § får över- klagas på det sätt som anges i 15 kap. 7, 9 och 10 §§ sekretesslagen (1980:100). Av 2 kap. 15 § tryckfrihetsförordningen framgår att ett beslut om att inte lämna ut handling eller lämna ut allmän handling med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att röja innehållet eller annars använda det, får överklagas. Närmare bestämmelser om överklagande finns i 15 kap. 7-10 §§ sekretesslagen. 4 kap. Arkivmyndigheterna och deras uppgifter 1 § För tillsyn över att denna lag följs skall det finnas arkiv- myndigheter inom statlig och . Arkivmyndigheterna skall inte ha tillsyn över och beslutande kommunala församlingar. Arkivmyndigheterna skall inte heller ha tillsyn över myndigheter, regeringen, eller utrikesrepresentationen. 2 § Regeringen bestämmer vilka arkivmyndigheter som skall finnas för tillsynen över de statliga myndigheterna. 3 § De statliga arkivmyndigheterna skall också ha ansvar för tillsynen över 1.sådana enskilda organ som avses i 1 kap. 2 § tredje stycket 1 om organet förvarar ett statligt arkiv, och 2.sådant organ som avses i 1 kap. 2 § tredje stycket 2. 4 § Kommunfullmäktige utser arkivmyndighet för kommunen och utser arkivmyndighet för . Om ingen arkivmyndighet har utsetts, är kommunstyrelsen arkivmyndighet i kommunen och i . 5 § Den kommunala arkivmyndigheten skall ha ansvar för till- synen över 1.sådana juridiska personer som avses i 1 kap. 9 § sekretesslagen (1980:100), och 2.sådana enskilda organ som avses i 1 kap. 2 § tredje stycket 1 om organet förvarar ett kommunalt arkiv. Bestämmer flera kommuner eller landsting tillsammans i en sådan juridisk person som anges i första stycket 1, skall arkiv- myndigheten i den kommun eller det landsting som kommunerna eller landstingen bestämt genom avtal, ha ansvar för tillsynen. Övertagande av arkiv eller del av arkiv 6 § En arkivmyndighet har rätt att ta över arkiv eller del av arkiv från en myndighet som står under dess tillsyn. Övertagande kan ske både efter överenskommelse och på grund av ensidigt beslut från arkivmyndigheten. När en arkivmyndighet har tagit över arkiv eller del av arkiv från en annan myndighet, övergår hela ansvaret för materialet till arkivmyndigheten. 7 § Om en statlig myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till en annan statlig myndighet, skall myndig- hetens arkiv lämnas över till en arkivmyndighet . Det gäller inte om regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer föreskriver något annat. I lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring finns bestämmelser om förvaring av statliga myndigheters arkiv hos enskilda organ i vissa fall. Bestämmelser om förvaring av allmänna handlingar finns också i lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. 8 § Om en myndighet har upphört och dess verk- samhet inte har förts över till en annan myndighet, skall myndighetens arkiv lämnas över till arkivmyndigheten . Det gäller inte om kommunfullmäktige eller landstings- fullmäktige har beslutat något annat.