sou · GQB340d5 · 2003-01-01 00:00:00 — Detta blir än mer accentuerat om man vill att poängsystemet ska omfatta disparata enheter, t.ex. möjliggöra jämförelse mellan en förvaltande enhet och en virkesinköpsavdel- ning. 5.Vill man även använda poängsystemet som styrinstrument är det naturligtvis nödvändigt att man för respektive nyckeltal har satt upp det mål enheten ska uppnå. I det skissade poängsystemet har för åskådlighetens skull exempel på mål angivits. 6.Om man så vill ger det skisserade poängsystemet möjlighet att utse den mest föredömliga skogsförvaltningen genom att se vem som fått högst totalpoäng . Det bör dock framhållas att ett sådant förfarande kan väcka en del starka reaktioner som motverkar det grundläggande syftet med att införa ett tävlingsin- slag. Vissa förvaltningar kan t.ex. uppleva att de inte har några reella möjligheter att påverka utvecklingen inom vissa av fokusområden och därmed underkänna hela upplägget och till och med motarbeta det. Ett tänkbart alternativ är därför att använda poängsystemet selek- tivt, t.ex. att alternera mellan perspektiven eller rentav fokusområden år och det ena året kora årets bästa förvaltning inom, för att ta ett exempel, natur-/miljövård för att ge omnämnandet till den förvaltning som lyckats bäst inom personalområdet etc. Detta förfarande har den fördelen att man år kan ge förvaltningarna möjlighet att kraftsamla inom ett begränsat område som man något desarmerar eventuella invändningar. Inom områden som t.ex. ekonomi och produktion finns av tradition en stor uppsättning olika mätetal som regelbundet samlas in. Proble- met vid införandet av ett poängsystem är i detta fall inte bristen på nyckeltal utan snarare att reducera antalet och välja ut de som faktiskt mäter det man vill åstadkomma. Inom andra områden såsom natur- och miljövård, hänsynstagande, kulturvård m.fl. kan det i stället vara brist på relevanta mätetal. Ofta beskrivs resultaten inom sådana områden enbart verbalt eller i termer av godkänt/underkänt, uppfyller/uppfyller inte kraven etc., d.v.s. mä- tetalen har ingen gradering eller skala utan kan bara inta lägena 0 eller 1. Det kan av det skälet vara svårt att hitta eller plocka ut relevanta nyckeltal direkt ur resultatberättelserna från de certifieringar eller revi- sioner som utförs, t.ex. inom miljöområdet. Här kan man tvingas göra transformeringar för att få fram nyckeltal eller, i den mån de finns, använda sig av de grundläggande data berättelserna baseras på. Det kan även finnas områden där det helt saknas mätetal eller över- huvudtaget någon form av resultatredovisning. I dessa fall är det na- turliga angreppssättet att först inventera om andra företag har några exempel att ge. Det kan löna sig att här även leta utanför den egna branschen, speciellt inom områden som är generella såsom personal, administration m.fl. Även om man tror sig ha bra mätetal inom vissa områden kan det finnas skäl att ta del av andras erfarenheter innan man slutligen bestämmer nyckeltalen. Många företag har lång erfa- renhet av att systematiskt arbeta med nyckeltal, inte minst de som an- vänder sig av . Ofta, speciellt när det gäller s.k. mjuka faktorer, är man hänvisad till att samla in data genom att använda sig av regelbundna enkätför- frågningar. Det kan gälla faktorer som har att göra med personalens trivsel, kundnöjdhet, leverantörssamverkan, allmänhetens bild av fö- retaget etc. Vanligtvis bildar man av enkätsvaren olika former av in- dex som sedan används som nyckeltal. I det skisserade poängsystemet har det förutsatts att företaget regelbundet samlar in data via olika en- käter. Många mätetal som används är konstaterande till sin karak- tär, dvs. de mäter utfallet efter att något helt och hållet slutförts, ofta efter att ett räkenskapsår passerat, då det är för sent att göra eventuella korrigeringar som skulle behövts för att uppnå önskvärt resultat. Om poängsystemet bara ska användas för att kora en vinnare är det na- turligtvis inget större problem med att använda sådana konstaterande mätetal som nyckeltal. Vill man däremot även utnyttja poängsystemet i det fortlöpande utvecklingsarbetet och som styrmedel under pågående verksamhet bör man även försöka hitta mätetal som medger kontinuerlig avläs- ning. Kraven på sådana mätetal är att de, förutom att vara relevanta, ska vara enkla att avläsa/samla in, helst utan några speciella anstalter så att säga falla ut mer eller mindre automatiskt i den dagliga verk- samheten. Ett sätt som kan användas är att hitta smarta indikatorer som indirekt avspeglar resultatet. T.ex. som i historien med VD:n som ständigt förvånade sin personal med att utan att ta del av någon resultatsammanställning ändå alltid ha ett gott grepp om hur det gick för företaget genom att på väg till kontoret gå igenom färdigvarulagret och där räkna antalet fulla godspallar. I det skissade poängsystemet har inte måluppfyllelsen för den aktu- ella perioden använts som poängberäknande grund utan i stället upp- nått resultatet i förhållande till resultatet för föregående period. Det är naturligtvis fullt möjligt att använda måluppfyllelsen för den aktu- ella perioden som bas för poängberäkningen. Den invändning man kan ha mot ett sådant förfarande är att det för varje nyckeltal då krävs stor omsorg att finna den optimala nivån på varje satt mål, så att det är utmanande men realistiskt. Vidare kan det liksom vid viktningen även här bli ett utdraget förhandlingsspel om det vill sig illa. Invändningen mot den poängberäkningsgrund som använts i det skissade poängsystemet å andra sidan är att man vid introduktionen () troligen inte har mätvärden från föregående period för alla de nyckeltal man vill använda sig av. Förklaring till det använda exemplet på poängsystem I exemplet har vi utgått från sex perspektiv: Personal, Produktion, Ekonomi, Kunder och leverantörer, Natur-/miljövård och Hänsyns- tagande. Till var och ett av dessa har ett varierat antal fokusområden kopplats och till dem i sin tur en uppsättning nyckeltal. Under Per- sonal har vi för åskådlighetens skull gett ett exempel på hur ett full- ständigt perspektiv skulle kunna se ut och hur poängen för perspekti- vet räknas fram. Även under några av de andra perspektiven har ex- empel på mätvärden angetts men arbetet har här i första hand kon- centrerats på att finna relevanta exempel på fokusområden och därtill hörande nyckeltal. Nedan ges några kommentarer till de använda nyckeltalen och en redovisning av hur poängen räknas fram. Perspektivet Personal kan sägas vara ett generellt perspektiv, d.v.s. de ingående komponenterna är desamma oavsett organisation eller bransch. Vi har här valt ut tre fokusområden, personalens engage- mang, hälsa och kompetensutveckling, vilka alla är viktiga för en or- ganisations framgång. Vi har förutsatt att det till grund för vissa av nyckeltalen finns resultat från regelbundet genomförda arbetsmiljö- eller medarbetarenkäter och utvecklingssamtal samt fortlöpande sta- tistik av hälsoläget. Ett par av nyckeltalen kan kanske behöva en när- mare förklaring. Att öka andelen kvinnor i det mansdominerade skogsbruket tror vi är en viktig framgångsfaktor och vi anser dessutom att det har att göra med företagets kompetensutveckling. Andelen långtidsfriska är ett spännande nytt sätt att se på hälsa och välbefinnande som också styr utvecklingen åt rätt håll. För den som vill veta mer om detta hänvisas till erfarenheterna från , där företagsläkaren introducerat och använt detta synsätt . Inom perspektivet Produktion bedöms skogsbrukets traditionella huvudprocess – att anlägga, sköta och avverka skogsbestånd. Inom perspektivet ryms dels kostnads- och intäktsbaserade nyckeltal, men även mer kvalitativa nyckeltal ingår. Dessa är särskilt viktiga i de pro- cesser som berör anläggning och skötsel av bestånd som direkt påver- kar möjligheterna till god avkastning på kapitalet . Inom fokusområdena Slutavverkning, Gallring, delar av Skogsvård och Transport samt Övrigt bedöms kostnaderna för de olika delpro- cesserna som ingår i skogsproduktionen i relation till den mängd vir- kesråvara som produceras. En fördel med de nyckeltal som valts för dessa fokusområden är att det görs en sammanställning inom Referensmaterialet innehåller en uppdelning på för- hållandena i södra respektive norra . Om det finns särskilda drivers som påverkar kostnaderna i skogsbruket på ett regionalt eller nationellt plan kommer dessa att framgå i materialet. Det kommer även att spegla hur väl de olika organisationerna har kunnat hantera temporära företeelser som certifiering, svampangrepp, stormfäll- ningar m.m. Den statliga skogsförvaltningen är tillräckligt stor för att kunna sägas följa de stora talens lag. Olika händelser på beståndsnivå kommer därmed ej att skada jämförbarheten. Materialet utgör där- med ett mycket gott referensmaterial för en föredömlig skogsförvalt- ning att benchmarka sig mot. Inom fokusområde Transport återfinns ett nyckeltal utan direkt monetärt värde – fyllnadsgrad. Detta beskriver i vilken utsträckning lastbilstransporterna har en effektiv planering/styrning. Fyllnadsgrad baseras på avstånd körd med last dividerat med totalt körd sträcka in- klusive framkörning. Utan en effektiv styrning av verksamheten kom- mer fyllnadsgraden att vara eller något under. Om en större försörjningskedja utnyttjar sina skalfördelar effektivt kommer fyllnadsgraden att närma sig . Detta kommer i förläng- ningen medföra en mycket positiv utveckling för både kostnader och miljöpåverkan. Inom fokusområde Virkesförsäljning bedöms värdet av den virkes- råvara som produceras. Även dessa har ett gott jämförelsematerial i den sammanställning av kostnader och intäkter i storskogsbruket som publiceras. En jämförelse ger snabbt en uppfattning om hur väl skogsförvaltningen lyckas upparbeta bestånd i sortiment som är attraktiva på marknaden och skapar en hög betalningsvilja. Samtliga nyckeltal inom de ovan berörda fokusområdena är dessutom av så- dan karaktär att uppgifter om dessa enkelt kan hämtas från befintliga rutiner för uppföljning och styrning. Inom fokusområdet bedöms ledtiden för de huvudsakliga virkessortimenten som produceras. Ledtiden definieras i detta fall från det att avverkningen påbörjas tills det att hela volymen är bort- transporterad. Ledtiden indikerar hur snabbt en leverantör kan göra förändringar till följd av ändrade beställningar från kund samt vilken färskhet varan håller. Färskheten är starkt korrelerad med varans an- vändbarhet i industrin. Detta ska jämföras med den normala defini- tionen för ledtid, vilken inkluderar hela tidsrymden från det att en vara beställs tills att den levereras, vilket inom skogsbruket ofta är mellan några månader till . Denna senare definition av ledtid är dock ett mycket trubbigt mått på effektiviteten i en skoglig försörj- ningskedja. Inom fokusområdena Skogshushållning samt delar av Skogsvård återfinns nyckeltal utan ett direkt monetärt värde. Dessa är dock nöd- vändiga att ta med under perspektivet eftersom de kan sägas balansera de övriga mer kortsiktigt exploaterande områdena. Fokusområdena beskriver i vilken omfattning en förvaltning skapar förutsättningar för en god avkastning från skogskapitalet . De väger även till viss del in de värderingar som kan tänkas vara viktiga för en statlig skogsförvaltning. Några av de använda nyckeltalen kan behöva en närmare förklaring. Med nyckeltalet Åtgärdsoptimeringsindex avses hur stor andel av de bedömda rätta åtgärderna som utförs inom stipulerat lämpligt tidsintervall. Gallringsintensitet baseras på gallringens andel av den totala avverkningen. Dessa måste baseras på dels det nuvarande kun- skapsläget generellt inom skogsbruket samt dels de övergripande in- struktioner om hur skogsbruket skall bedrivas som företagsledningen bör ge. Nyckeltalet Index för optimal gallringstidpunkt baseras på den andel av samtliga gallringsbestånd som har en grundyta under högsta rekommenderad grundyta. Ekonomi (övergripande) Inom perspektivet Ekonomi avses här de övergripande ekonomiska resultaten för enheten. Nyckeltalen hämtas från resultat- och balans- räkningen och motsvarande källor. Av tradition finns det inom det här området en uppsjö nyckeltal som efterfrågas och används av olika aktörer, t.ex. inom finansmarknaden. Nyckeltalen är oftast reaktiva i den meningen att de mestadels sammanställs enbart en gång och då efter räkenskapsåret slut. Trots detta är perspektivet naturligt- vis viktigt att ha med för att få en helhetsbild av utvecklingen. Någon närmare förklaring av de nyckeltal vi använt i exemplet torde inte be- hövas. I perspektivet fångas hur företaget arbetar med kundorientering och leverantörssamverkan. Perspektivet är mycket generellt och kan sägas gälla för de allra flesta typer av företag oavsett bransch eller verksam- het. Detta talar för hög jämförbarhet mellan resultatenheter, affärs- områden, landsdelar och företag. Nyckeltalen som satts upp som ex- empel kräver i vissa fall datainsamling i form av enkäter (t.ex. kund- tillfredsställelseindex) eller löpande registrering (t.ex. klagomål från affärskunderna). Några av nyckeltalen förklaras utförligare nedan: Den svenska marknaden för rundved har en mycket låg grad av diffe- rentiering och kringservice som kan höja värdet på produkten. Där- med blir istället kostnader och marknadsstyrka avgörande för vem som har en konkurrensfördel på marknaden. Ett sätt att beskriva en aktörs styrka på marknaden följer nedan. Nyckeltalet Affärsstyrkein- dex beskriver storleksförhållandet mellan leverantör och kund. Ett högt värde (större än 1) innebär att kunderna är mer beroende av en virkesaffär än vad leverantören är. Antag att en marknad består av två vektorer, säljare, i = 1m, och köpare, j = 1 n. Dessa kan kombineras till en matris som beskriver en marknad. Varje post i den matrisen kommer på så vis att represen- tera ett avtal mellan en säljare och köpare omfattande en specifik vo- lym/värde. Låt varje avtal representeras av . Ett styrkeförhållande i en affärsuppgörelse är beroende på hur stor volym avtalet utgör av den totala volym som respektive aktör köper/säljer på marknaden. Styrke- förhållandet ur säljarens perspektiv kan därför representeras som kvo- ten mellan köparens beroende av affären dividerat med säljarens be- roende av affären. En säljares genomsnittliga affärsstyrka kan definie- ras enligt nedan: Affärsstyrka (i) = En säljare med en affärsstyrka som enligt detta mått är större än 1 kommer därmed att ha en affärsfördel gentemot sina köpare som är mer beroende av volymen i ett avtal än vad de är. Nyckeltalet beskriver också indirekt hur kundstrukturen ser ut (jämför många små sågverk i relation till få stora som köper förvalt- ningens timmer). Relativ avvikelse från överenskomna kvoter i procent. Nyckeltalet kan uttryckas som inversen av absolutbeloppet av avvikelsen, detta för att en liten avvikelse ska ge ett högt värde. Medellängd (månader) på kontrakt med underleverantörer (t.ex. ma- skinentreprenörer). En entreprenör har bättre förutsättningar att kunna hålla en acceptabel lönsamhet med längre kontraktstider. Avvikelse per 1000 m3fub avser det antal klagomål/besvärande som är relaterade till en föredömlig skogsförvaltning och dess underleve- rantörer ställt i relation till den mängd virke som produceras. Olika typer av klagomål kan t.ex. vara skador på vägar och bestånd samt störning av allmänhet och påverkan på friluftsliv. Andel av underleverantörer med Grönt Kort (drivning) och/eller nå- gon form av motsvarande certifiering för lastbilstransporter. Vi förutsätter att företagets miljöledningssystem (ISO 14001) och FSC standarden ligger som grund i perspektivet Natur-/miljövård. Fyra fokusområden har identifierats, Biodiversitet, , Vatten res- pektive Luft. För varje område ges ett eller ett par exempel på mätbara och påverkbara nyckeltal. Vilka nyckeltal som i slutändan verkligen ska gälla måste företaget själv bestämma utifrån det arbete som pågår med uppföljning av naturvårdsåtgärder och emissioner. Målet bör vara att genomgående välja nyckeltal som är påverkbara på årsbasis. Nyckeltal på långsiktiga mål (t.ex. lövträdsandel i landskapet) eller mål som förväntas variera lite år (t.ex. andel produktiv skogs- mark undantagen från skogsbruk) är mindre lämpliga i detta samman- hang. Ett föredömligt skogsbruk bedrivs med hänsyn till intressenter som nyttjar skogen för andra ändamål än virkesproduktion samt respekte- rar och tar hänsyn till historiska lämningar vid brukandet. I exemplet har vi listat fem förslag på fokusområden och tänkbara nyckeltal till dem. Graden av hänsyn till rennäringen skulle t.ex. kunna mätas som den areal som man i samråd med renägarna planerade in för avverkning dividerat med årets avverkade areal. Motiveringen är att det inte räcker med samråd utan att det också behöver göras innan avverkningen för att renägarna ska kunna planera för bete och förflyttningar. Hänsynstagande till friluftsliv kan mätas på en mängd olika sätt. En- ligt flera undersökningar är skogsområden nära bilväg (£ 100 m) och tätortsnära områden (£ 1000 m från närmsta hus) de som utnyttjas fli- tigast av allmänheten för bär och svampplockning, promenader m.m. Ett sätt att mäta hänsynen till detta skulle kunna vara att bestämma den avverkade areal (nära väg och tätort) som planerats i samråd med allmänheten och dividera den med totalt avverkad areal (nära väg och tätort). I ett föredömligt skogsbruk bör också ingå att underlätta för rörligt friluftsliv och i förlängningen förståelsen för skogsbruk. Ett sätt att erbjuda attraktiva upplevelser i skogen är att sälja och mark- nadsföra jakt och fiskekort, vilket är anledningen till att vi tagit upp det som ett exempel på nyckeltal. I detta sammanhang är det antalet som är viktigt och inte i första hand intäkten. Historiska lämningar både i form av fornminnen och i form av kul- turminnen har ett relativt starkt lagligt skydd. Möjligheten att skydda och bevara dessa lämningar är dock till stor del beroende av att de kan identifieras. I ett föredömligt skogsbruk bör det därför ingå att ha ett bra kartmaterial lika väl som utbildade förare i kulturmiljövårds- hänsyn. Förslag på nyckeltal inom detta område är: Antal maskinförare utbildade i kulturmiljöhänsyn/totalt antal. Antal åtgärdade objekt med (färsk) kulturmiljökartering/totalt an- tal åtgärdade objekt. I det senare fallet avses alla objekt som åtgärdas i såväl plantering, röj- ning, gallring som slutavverkning. Hänsyn till lokalsamhällena i de områden man verkar bör ingå i ett föredömligt skogsbruk. Vilka mål man sätter upp, graden av hänsyn och avvägningen mellan hänsyn–aktivt gynnande–företagsekono- miska överväganden är en fråga för ledning och styrelse. Några exem- pel på tänkbara nyckeltal om man vill gynna sysselsättning och före- tagsamhet i lokala samhällen är: 1.Volym virke levererad till industri i närområdet dividerat med to- talt levererad volym virke. 2.Arbetsinsats (dagar eller kronor) utförd av lokalt boende dividerat med total arbetsinsats. Det senare omfattar såväl anställda som inhyrda entreprenörer på . Ett övrigt nyckeltal som i hög grad är kopplat till allmänhetens syn på skogsbruket, dvs. om det är föredömligt eller ej, är antal positiva pressartiklar (mediabevakning) dividerat med totalt antal artiklar som tar upp förvaltningens verksamhet och dess agerande. Övriga samhällsekonomiska nyttor av skog och skogsmark Vid skogsbrukande finns naturligtvis även andra produkter och vär- den än den virkesråvara som säljs till industrin. Hur kan då pris och mervärde för övriga nyttor beskrivas? Värdet av kon- sumerade upplevelser kan naturligtvis värderas utifrån det pris som betalas. Detta kan t.ex. mätas med omsättningen för jaktarrenden, fis- kekort m.m. och sedan ställas i relation till hur mycket mark som ge- nererat omsättningen. Skall även det mervärde (värdet vid sidan av själva priset) som individen tillgodogör sig beskrivas uppstår svårighe- ter. Forskningen inom naturresursekonomin har dock utvecklat me- toder för att empiriskt beskriva detta genom erbjudanden om återköp av jakt- och fiskerättigheter. En rationell individ kommer därmed att låta köpet gå tillbaka då det erbjudna priset är högre än det upplevda värdet. Hur kan upplevelser som aldrig når konsumenten via en marknad värderas? En komplikation uppstår då rättigheten till varan eller upplevelsen inte förmedlas via en marknad. I dessa fall kan konsumentens betal- ningsvilja värderas utifrån de kostnader han ådrar sig för att möjlig- göra en konsumtion. En metod känd under namnet Contigent valu- ation. Genom enkäter och intervjuer kan en konsuments resekostna- der för t.ex. ett besök i en nationalpark värderas. Denna metod kom- mer dock inte att fånga det fulla mervärdet. Hur kan värden som aldrig konsumeras beskrivas? I skogsmarken finns många värden som aldrig direkt konsumeras. Inom forskningen be- tecknas delar av dessa ofta för existensvärden eller warm glow. Dessa värden markeras bl.a. i de regelverk som finns för att bevara livskraftiga populationer av alla arter. Kostnaderna av dessa begräns- ningar kan ses som ett mått på dessa värden. Till exempel finns det en majoritet i landet som anser att skall hålla en livskraftig stam av vargar. De flesta kommer dock aldrig att vare sig se, höra eller på annat sätt konsumera en vargupplevelse. Likväl anser de att vargstam- men har ett värde och därmed skall bevaras till vissa kostnader. Hur skall en föredömlig skogsförvaltning kunna redovisa dessa värden? Kostnadseffektivitet vid datainsamling torde vara ett oundvikligt krav för att det föreslagna poängsystemet med perspektiv, fokusområden och nyckeltal ska tillämpas. Att införa ett stort antal nya enkäter, ge- nomföra regelbundna intervjuer och kartläggningar m.m. för att få in alla de relevanta data som behövs för nyckeltalsuppföljning inom områden som har med samhällsekonomiska nyttor kan kräva stora re- sursinsatser. I stället föreslås att företagsledningen, med stöd från be- varandebiologer och naturresursekonomer identifierar några signalar- ter och signalföreteelser som sedan kan kvantifieras och värde- ras utifrån en överenskommen taxa. Ett exempel skulle kunna vara antalet individer från de fyra stora rovdjuren per ytenhet. Varje perspektiv har först viktats genom att ange dess procentuella be- tydelse i förhållande till de övriga perspektiven. Denna procentsiffra har sedan delats upp på de olika fokusområdena under respektive per- spektiv, även här i förhållande till deras inbördes betydelse. Slutligen har en värdering av nyckeltalens tyngd eller vikt inom det aktuella fo- kusområdet gjorts genom att åsätta dem en uppräkningsfaktor eller multiplikator (siffran längst till höger i rutan för nyckeltalsbeskriv- ningen). I exemplet för perspektivet Personal har tre fokusområden an- getts; Engagemang, Hälsa och Kompetensutveckling. Under var och en av dessa tre fokusområden har tre nyckeltal införts, dvs. totalt nio stycken. Två av dessa (antal sjukskrivningsdagar och kom- petensutveckling) har ansetts viktigare än de andra och räknats upp med en faktor två medan en (utvecklingssamtal) ansetts mindre viktig och värderats ned med faktorn 0,5. Under Personal har både målen och resultaten för innevarande respektive föregående period skrivits in. Vid poängberäkningen räk- nas den procentuella skillnaden i resultatet mellan de två perioderna fram för varje nyckeltal. Exempelvis för nyckeltalet Komp.utv., ut- bildn. dv/år/anst. under fokusområdet var resultatet förra perioden 1,5 och innevarande period 1,7, dvs. en re- sultatförbättring med 0,2 enheter eller i procent 0,2/1,5 = 13,3. Efter- som detta nyckeltal har ansetts viktigt räknas den upp med faktorn två och får värdet 26,6. Värdena på de två övriga nyckeltalen under fokusområdet räknas ut på samma sätt, vilka sedan summeras och di- videras med antalet nyckeltal. I det här fallet: (26,6+0+22,2)/3 = 16,3.