sou · GQB320 · 2003-01-01 00:00:00 — Genom att göra det lättare att hitta de översättningar som finns bör informationsproducenter kunna dra nytta av redan nedlagt arbete, något som bör kunna leda till såväl en ökad kvalitet i förhållande till användare utan kunskaper i svenska som ökad effektivitet i den offentliga förvalt- ningen. Att i möjligaste mån på detta sätt kartlägga och skapa över- blick över vilka översättningar av offentliga samhällsinformation som förekommer bör vara en uppgift för verksamheten inom SverigeDirekt. Under utredningsarbetet har invandrarorganisationen (Samarbetsorgan för etniska organisationer i ) föreslagit att den sökmotor som används på SverigeDirekt skulle kunna användas också för att avgränsa sökning utifrån olika främmande språk. Det har visat sig att en sådan funktion för avgränsning efter språk sannolikt är möjlig att göra men skulle innebära omfattande tekniska anpassningar av sökmotorn även på försöksstadiet. Det har därför inte varit möjligt att pröva förslaget inom ramen för utredningsarbetet. om sökmotorn kan användas för att söka efter befintliga översättningar som olika informations- producenter tillhandahåller på Interne t bör dock finnas med i den framtida organisationens arbete med integrationsfrågor och utveckling av söktekniken. Som vi har tagit upp tidigare är det angeläget att det på - Direkt-portalen finns olika ingångar till informationsutbudet anpassade utifrån olika användares behov. Vi har pekat på behovet av en struktur som utgår från livssituationer. Inte minst i förhållande till invandrade som från början inte känner till vilka organ inom offentlig sektor som ansvarar för vad bedömer vi att en sådan ingång till samhällsinformationen kan fylla en praktisk och viktig funktion. För att ta till vara redan gjorda erfarenheter men också för att – som det uttalas i våra direktiv – använda insatta resurser så effektivt som möjligt skulle ett samarbete med kring – en pocketguide kunna vara naturligt. – en pocketguide är liksom Samhällsguiden en problemorienterad beskrivning av hur det svenska samhället fungerar och skulle kunna vara en stomme i den livssituations- baserade sökvägen på portalen SverigeDirekt. En förutsättning är emellertid att informationen är aktuell och görs sökbar på Internet. När nu har gjort översättningar av – en pocketguide till engelska och franska bedömer vi det som rimligt och värdefullt om inte bara den svenska versionen utan även versionerna på främmande språk uppdateras samt görs tillgängliga och sökbara på Internet. 12.7Kvalitetssäkring genom gemensamma kvalitetskriterier för elektronisk samhällsinformation Vårt förslag: Verksamheten inom SverigeDirekt ska ges ansvaret för att förvalta och vidareutveckla kvalitetskriterier för den elektroniska samhällsinformationen. Kvalitetskriterierna ska utformas som rekommendationer och inte vara författnings- reglerade. 12.7.1 Nuvarande kvalitetsmärkning på SverigeDirekt Toppledarforum har fastställt ett antal grundkrav och rekommen- dationer för webbplatser inom offentlig sektor. De webbplatser som uppfyller grundkraven markeras med symbolen Dessa grundkrav är att webbplatsen: *är godkänd för publicering av den statliga myndigheten, kommunen eller *har uppgifter om när informationen senast uppdaterades *har länkar och innehåll som regelbundet kontrolleras *har en välkomstsida med en tydlig organisationsmarkering med logotype eller motsvarande och har uppgift om informations- ansvarig med åtminstone en e-postadress som klickbar länk. Dessutom rekommenderade Toppledarforum att webbplatsen *är publicerad under eget domännamn för att underlätta sök- barhet och förenkla adressering vid flyttning, t.ex. från webb- hotell till egen server *är läsbar med så många webbläsare som möjligt *är utformad så att dokumentfilerna är så informativa att de ger träff vid automatisk sökning *innehåller grunduppgifter om den utgivande organisationen, t.ex. officiell adress, telefon- och faxnummer samt i före- kommande fall e-postadress (myndighetsbrevlåda) *uppger namn på kontaktperson för enskilt dokument *har resurssnåla bilder så att överföringen inte tar alltför , särskilt för förstasidan, och att storleken på bilderna anges där *innehåller sökfunktion som möjliggör sökning fritt efter ämne *inte innehåller tomma sidor eller sidor under konstruktion *har dels en länk från varje dokument till den egna förstasidan, dels en länk från den egna förstasidan till den gemensamma ingångssidan dvs. I den rapport som låg till grund för verksamheten inom Sverige- Direkt (, Det offentliga på Internet, 1996) angavs att länkning bara skulle ske till de webb- platser som uppfyllde de av Toppledarforum uppställda kraven. Kvalitetskriterierna har dock aldrig tillämpats på det sättet. Styr- gruppen för SverigeDirekt fann att portalen SverigeDirekt skulle tjäna sitt syfte som en gemensam ingång till det offentliga bäst om användarna via portalen SverigeDirekt skulle hitta till alla offentliga webbplatser även om inte alla uppfyllde alla kvalitets- kraven. I stället valde man att tillämpa kvalitetskriterierna på det sättet att de webbplatser som uppfyllde de fyra grundkraven märktes på visst sätt. 12.7.2Hur bör SverigeDirekt användas för att kvalitetssäkra den information som är kopplad till portalen? Som vi redan nämnt uttalar regeringen i våra direktiv att portalen SverigeDirekt bör användas för kvalitetssäkring av den information som är kopplad till portalen. Den hittillsvarande kvalitets- märkningen på portalen SverigeDirekt har fyllt en sådan funktion. Den finns emellertid anledning att överväga hur denna funktion kan utvecklas. För utredningsarbetet är det en given utgångspunkt att offentlig information måste hålla hög kvalitet. Informationsinnehållet bör hålla betydligt högre kvalitet än som krävs för att undgå skade- ståndsansvar: informationen får t.ex. inte vara missvisande eller svåröverskådlig, utan ska vara klar och tydlig. Det finns i samman- hanget anledning att särskilt uppmärksamma s.k. informationssvaga gruppers behov, som vi lyft fram redan i den föregående framställ- ningen. De allmänna kvalitetskrav och rekommendationer som ställts upp av Toppledarforum är i flera avseenden väldigt elementära och behöver byggas ut. Vid de avstämningsmöten som utredningen inbjudit till har det framkommit att majoriteten av de praktiskt verksamma informa- tionsproducenter som deltagit efterfrågar gemensamma riktlinjer för den elektroniska informationen. Det allmänna intrycket från mötena är att det inom den offentliga sektorn finns ett behov av – och en önskan om – stöd och riktlinjer i kvalitetsarbete t. Informa- tionsproducenterna pekar dock på att det är viktigt att kvalitets- kriterierna tas fram i samverkan med olika grupper av informa- tionsproducenter för att de ska få legitimitet. Statskontoret bedriver tillbaka arbete med att ta fram kvalitetskriterier för elektronisk information hos myndig- heter. Detta arbete ingår som en del i ett större uppdrag. lämnade regeringen till Statskontoret ett uppdrag som gäller främjande av utvecklingen av 24-timmarsmyndigheter. Uppdraget går ut på att stimulera och stödja utvecklingen av 24-timmars- myndigheter genom att tillsammans med myndigheterna utveckla och tillhandahålla metoder, vägledningar och avtal samt initiera och genomföra samverkansprojekt. Arbetet ska syfta till att stimulera myndigheterna att bedriva ett aktivt utvecklingsarbete för att förbättra sin tillgänglighet och service med hjälp av informations- tekniken. Några åtgärder som nämns är *att utveckla metoder för att analysera informations- och service- behov från ett kundperspektiv; olika individers och gruppers varierande förutsättningar och behov ska därvid beaktas, exempelvis vilka krav som en god tillgänglighet för invandrare och funktionshindrade ställer, liksom hur enskilda individers behov ser ut i olika situationer i livet; *att ange vilka baskrav som bör gälla för den långsiktiga utveck- lingen av en för statsförvaltningen gemensam infrastruktur för säker och effektiv informationsförsörjning och elektronisk kommunikation mellan myndigheter och i förhållande till med- borgare och företag och *att ta fram olika typer av vägledningar inom ovan angivna och andra områden, såsom innehåll och utformning av hemsidor, upprättande av investeringskalkyler och utnyttjande av IT- Uppdraget ska redovisas slutligt , ska delredovisningar ske en gång . Regeringens uppdrag till Statskontoret innefattar att ta fram kvalitetskriterier för utformning av och innehåll på webbplatser. har Statskontoret upphandlat en konsulttjänst för att ta fram sådana kriterier (diarienummer 2001/389-7). Leverantören ska utarbeta riktlinjer för design av statliga myndig- heters webbplatser. Riktlinjerna ska vända sig till alla myndigheter. De förväntas dock främst vara ett stöd för små och medelstora myndigheter i deras strävan att bli 24-timmarsmyndigheter. anbudsförfrågan ska riktlinjerna utgöras av konkreta minimikrav, rekommendationer och råd innefattande bl.a. presentation av inne- håll, navigering, form, användbarhet och tillgänglighet för olika grupper av medborgare. Kraven, rekommendationerna och råden ska formuleras så att de är lätta att förstå och kan genomföras enkelt och snabbt. I arbetet ingår att ta in synpunkter från och förankra arbetet hos personer med erfarenhet av utformning av webbplatser för myndigheter. För detta ändamål har Statskontoret tillsatt en referensgrupp. För att gemensamma kvalitetskriterier verkligen ska vara till nytta för användarna är det nödvändigt att kriterierna omfattar all den elektroniska samhällsinformation som finns tillgänglig på Internet. Det är därför angeläget att de kvalitetskriterier som arbetas fram av Statskontoret också används för kvalitetssäkring av den information som kan nås från SverigeDirekt-portalen. Vi har därför inte bedömt det lämpligt att – parallellt med Statskontorets arbete – arbeta fram egna kvalitetskriterier för märkning på SverigeDirekt-portalen. Vårt arbete har i stället inriktats på frågan hur SverigeDirekt ska användas för att ge praktiskt genomslag åt de kvalitetskriterier för elektronisk samhällsinformation som Statskontoret tar fram. Enligt vår bedömning är det rimligt att verksamheten inom SverigeDirekt – med den roll som vi föreslår att verksamheten ska få – också ges ansvaret för att förvalta och inte minst vidareutveckla de kvalitetskriterier som tas fram. Som vi pekar på i vårt förslag är det angeläget att den kompetens som finns kring elektronisk samhällsinformation samlas i en gemensam organisa- tion. Även ansvaret för kvalitetskriterierna bör då knytas till denna organisation. På så sätt skapas också förutsättningar för att införa kvalitetskriterierna på det sätt som vi föreslår i nästa avsnitt. 12.7.3 Närmare om införandet av kvalitetskriterierna De kvalitetskrav som ställts upp av Toppledarforum och som gällt är inte författningsreglerade, utan såväl krav som rekommendationer har i egentlig mening karaktären av rekommen- dationer. Trots denna form har kriterierna ändå vunnit gott gehör och fått stor efterlevnad. För en författningsreglering av vidareutvecklade kvalitets- kriterier talar främst tyngden och tydligheten i en sådan reglering. Vi gör dock bedömningen att frågor av detta slag inte lämpar sig för reglering genom författning. I synnerhet gäller detta reglering genom lag, vilket skulle vara den enda metoden att författnings- reglera kriterierna i förhållande till kommuner och landsting. Statliga myndigheters kontakter med medborgarna och med- borgarnas behov av information från statliga myndigheter varierar både till struktur och intensitet. Det finns därför en risk att en enhetlig författningsreglering av kriterier för elektronisk samhälls- information för alla myndigheter inte skulle medge den flexibilitet som är önskvärd för att åstadkomma bästa nytta för medborgarna. En författningsreglering av angivet slag riskerar dessutom att bli tandlös eftersom någon egentlig sanktion inte kan bli aktuell. Vi delar den bedömning som styrgruppen för SverigeDirekt tidigare gjorde att tjänsten skulle riskera att förlora sitt syfte om Sverige- Direkt inte skulle länka till de webbplatser som inte uppfyller kvalitetskriterierna. finns det givetvis skäl att tydliggöra och peka på det ansvar som åvilar myndigheterna i kvalitetshänseende. Vi bedömer att en modell som bygger på rekommendationer – och inte författ- ningsbestämmelser – har bäst förutsättningar att få brett genom- slag. Detta är också den allmänna uppfattningen bland de informa- tionsansvariga vid myndigheter, kommuner och landsting som vi träffat. För att en modell med rekommendationer ska få genomslag är det emellertid viktigt att SverigeDirekt fortsätter arbeta med att stimulera informationsproducenterna att leva upp till gällande rekommendationer. Detta bedömer vi liksom bör ske genom ett system för kvalitetsmärkning av webbplatser, ett system som bör byggas ut ytterligare. Det är också viktigt att kontroller görs regelbundet av om webbplatser uppfyller den märkning som de åsatts. Det är emellertid inte tillräckligt att ha ett kvalitetsmärknings- system. En första förutsättning är att nya kvalitetskriterier över huvud taget görs kända och förankras hos informations- producenterna. I samband med de avstämningsmöten som utred- ningen genomfört har framkommit att informationsproducenterna ställer sig positiva till och efterfrågar det stöd som de på detta sätt kan få. 13Utgångspunkter för överväganden kring huvudmannaskap och organisationsform Redan i styrgruppens för SverigeDirekt rapport uttalades att SverigeDirekt måste få en permanent organisation. I direk- tiven till vår utredning sägs i konsekvens med detta att det är angeläget att verksamheten inom SverigeDirekt kan övergå från projektformen till en fastare organisatorisk form. Vi har att ta ställning till vem eller vilka som bör vara huvudmän för Sverige- Direkt, vilken organisationsform som bör väljas och hur ansvaret för verksamheten bör placeras. Vi har i avsnitt 6, 7 och 8 föreslagit att en samordning mellan SverigeDirekt, Samhällsguiden, rättsinformationssystemet och Företagarguiden bör ske. Dessa ställningstaganden får inverkan även på frågan om huvudmannaskap och organisationsform. 13.2Samhällsinformation i – en tillbakablick I samband med förslag att åstadkomma en vidgad samhälls- information slog 1971 fast vissa riktlinjer för samhällets informationsåtgärder (prop. 1971:56, FiU 1971:23). Riktlinjerna innebar bl.a. att informationsåtgärder skulle ses som en integrerad del av myndigheternas verksamhet och som ett medel bland andra för att uppnå de mål som gäller för respektive myndighets verk- samhet. I anslutning till detta inrättades information. Nämnden fick i uppgift att verka för samordning av de offentliga organens informationsbehov i syfte att effektivisera utnyttjandet av samhällets resurser för samhällsinformation. Nämnden skulle fortlöpande hålla sig underrättad om myndig- heternas och andra offentliga organs informationsplaner och ta de initiativ som nämnden fann nödvändiga med hänsyn till sin samordningsuppgift. Vidare skulle nämnden yttra sig till regeringen Utgångspunkter för överväganden kring huvudmannaskap och organisationsform över myndigheternas anslagsframställningar för informations- ändamål samt samla in och bearbeta erfarenheterna på samhälls- informationens område och förmedla resultaten till den som kunde anses ha nytta av dem. Nämnden skulle även lämna rekommen- dationer rörande omfattningen av och metoderna för annonsering. I mån av resurser kunde nämnden på begäran ge myndigheter och andra offentliga organ råd i frågor om informationsverksamhet. Utöver detta skulle nämnden efter framställning från berörda myndigheter kunna anslå medel till särskilda informationsprojekt som myndigheterna inte själva disponerade medel för. var nämnden också administrativ huvudman för den för och departementen gemensamma tidningen . beslöt att information skulle avvecklas. Bedömningen var att myndigheterna hade börjat avsätta egna resurser för informationsverksamhet i till- räcklig omfattning. Det ansågs därför inte längre finnas samma behov som tidigare av en central instans för dessa frågor. konstaterade dock att det fanns ett behov av en samordnande instans för samhällsinformationen. för samhälls- information lades ned har regeringen ansvaret för samhälls- informationsfrågorna. tillkallade regeringen en delegation med företrädare för staten, kommunerna och landstingen – Informationsdelegationen. Delegationen skulle utreda en effektivare samordning dels av de statliga myndigheternas informationsverksamhet, dels av den information som är av gemensamt intresse för stat, kommun och landsting. föreslog Informationsdelegationen i sitt betänkande Samordnad samhällsinformation – stat – landsting – kommun (SOU 1984:68) att det skulle bildas en stiftelse med staten, och som huvudmän, benämnd . skulle enligt förslaget svara för samordning av olika myndigheters informationsverksamhet, verka för utveckling av informations- verksamheten, fungera som konsult för de statliga och kommunala myndigheterna och vara huvudman för vissa projekt, däribland Samhällsguiden. I förslaget angavs att rådet, till skillnad från den då nedlagda , inte skulle fördela medel för särskilda informationsinsatser eller granska de statliga myndigheternas framställningar om medel för informations- Utgångspunkter för överväganden kring huvudmannaskap och organisationsform Rådets främsta uppgift skulle vara att verka för en sådan samordning som kunde göra att informationen till med- borgarna blev överskådlig och anpassad till lokala förhållanden och till enskildas behov och förutsättningar. Rådet borde även, till- sammans med språkvårdande organ, verka för att myndigheternas språk var klart och begripligt. Rådet skulle sammanföra myndig- heternas informationsansvariga, lägga fram förslag till sam- ordningsformer, arbets- och kostnadsfördelning och föra erfaren- heterna av samordningsarbetet vidare. Däremot borde rådet i regel inte stå som huvudman för samordningsprojekt utan främst fungera som initiativtagare. Rådet föreslogs svara för att samhälls- informationens intressen tillgodosågs när t.ex. nya medier introducerades, när mediepolitik utarbetades, när utredningar som behandlade frågor av intresse för samhällsinformationen lade fram förslag och när avtal som radioavtalet förnyades. Rådet skulle även svara för erfarenhetsutbyte mellan myndigheternas informations- enheter genom att arrangera och delta i seminarier, fungera som kontaktorgan mellan forskare och yrkesverksamma informatörer och i övrigt ha en sådan överblick att det i informella former kunde förmedla erfarenheter över hela verksamhetsområdet. Det skulle vara möjligt för rådet att delta i projekt och ge råd till myndigheter eller grupper av myndigheter som antingen planerade gemensamma aktiviteter eller startade projekt av gemensamt intresse för samhällsinformationen. Förslagen skulle kunna avse genomförande av projekt eller hänvisning till konsulter eller till myndigheter med erfarenheter från liknande verksamheter. Rådgivningen borde kunna omfatta organisatoriska frågor och informationsplanering. Rådet skulle inte medverka i genomförandet av informations- insatser. Rådet borde inte eftersträva att bli huvudman för projekt som krävde löpande arbete utan främst ägna sig åt principiella problem. Vissa projekt av stort gemensamt intresse för samhälls- informationen kunde emellertid läggas på rådet. Dit hörde främst det övergripande ansvaret för Samhällsguiden – men inte det redaktionella arbetet – samt utgivningen av visst handlednings- material för samhällsinformatörer. Remissinstanserna ansåg att det fanns arbetsuppgifter som behövde tas om hand centralt av företrädare för stat, kommuner och landsting. Flera remissinstanser, bl.a. och var dock tveksamma till den föreslagna lösningen. Däremot var man öppen för andra sam- Utgångspunkter för överväganden kring huvudmannaskap och organisationsform verkansformer, t.ex. en kommitté, en delegation eller en arbets- grupp. År 1987-88 gjorde regeringen en uppföljning av samhälls- informationsfrågorna. Uppföljningsarbetet redovisades i rapporten inför 90-talet. Det resulterade bl.a. i att de statliga myndigheternas ansvar för informationen till medborgarna togs in i verksförordningen (1987:100) och att ett ansvar för utvecklingsarbete på den statliga sidan lades på (). Däremot fullföljdes inte informations- delegationens förslag om inrättande av ett informationsråd som skulle svara för samordning, utveckling och rådgivning. Enligt sin instruktion skulle SIPU verka för att de statliga myndigheterna utvecklade sin informationsverksamhet samt erbjuda rådgivning och stödja samverkan i informationsfrågor. Fram till dess att myndigheten lades ned anordnade SIPU bl.a. utbildning för informationsansvariga inom statsförvaltningen. Sedan SIPU upphörde har det inte funnits någon nationell platt- form för långsiktig kompetensutveckling inom detta område. Några av de frågor som Informationsdelegationen tog upp har dock kommit att behandlas vidare inom det utvecklingsarbete kring medborgarkontor som inleddes vid 1992. arbetsgrupp med uppgift att uppdatera Samhällsguiden och att utveckla den som bok och databas påpekade i sin rapport Den digitala dialogen (Ds 1997:10) att det på fanns ett behov av ett mer permanent samordningsorgan som kunde ha hand om vissa övergripande frågor som rör samhällsinformationen. Arbetsgruppen lämnade inte förslag på något samordningsorgan men pekade på att en tänkbar form kunde vara det råd för samhällsinformation som Informationsdelegationen tidigare hade föreslagit. Ett skäl till att arbetsgruppen inte lämnade något förslag om samordningsorgan var att det fanns ett flertal arbetsgrupper som arbetade med närliggande frågor, t.ex. arbetsgruppen för rättsinformation och sekretariatet för Det offentliga , och som inom en relativt snar framtid skulle kunna tänkas föreslå en organisatorisk hemvist för denna typ av frågor. Utgångspunkter för överväganden kring huvudmannaskap och organisationsform 13.3Samhällsinformation i andra länder – en utblick Huvudman för SverigeDirekts närmaste motsvarighet i är . går tillbaka till som fanns . bildades , som är organiserat i formen av ett statsbolag. har tidigare sorterat under finans- och inrikesministerierna men sorterar nu under IT- och forskningsministeriet. sysselsätter för närva- rande ca 80 årsarbetskrafter. Organisationen är under ombildning. slås samman med Tele- styrelsen till . uppgifter kommer sannolikt att bestå i den nya organisationen, men med större fokus på digital förvaltning. verksamhetsområde regleras i ett statligt cirkulär, Cirkulaere om statslige institutioners informa- tionsvirksomhed og om . I cirkuläret anges att *erbjuder offentliga institutioner rådgivning och praktiskt stöd med avseende på alla former av information *lokaliserar informationsproblem i offentliga institutioner och föreslår lösningar på dessa *samlar och bearbetar erfarenheter från enskilda institutioners informationsverksamhet *säkrar en ständig utveckling av offentlig information genom eget utvecklingsarbete och genom samarbete med relevanta forskare och institutioner. Enligt huvudregeln erbjuder rådgivning eller stöd mot betalning. I cirkuläret anges också uppgifter när det gäller rådgivning och stöd: *tillhandahåller rådgivning om praktiska och ekonomiska frågor som anknyter till information, t.ex. val av medier och externa samarbetsparter; *ger råd om och utför språklig utformning, grafisk layout, teknisk framställning och distribution av informationsmaterial; *värderar externa leverantörers priser i förhållande till lösning av informationsuppgifter; Utgångspunkter för överväganden kring huvudmannaskap och organisationsform *tillhandahåller rådgivning och utför praktiskt offentliga institutioners annonseringsuppgifter; *erbjuder stöd i utformningen av informationsbudgetar;