sou · GQB378 · 2003-01-01 00:00:00 — I den nya generationen av data- system, som tas i bruk, införs allt mer stödfunktioner som hjälper användaren att själv vägleda sig genom det samlade arkiv- utbudet och de enskilda arkiven. Allt fler virtuella dokument ansluts till dataposterna. Det långsiktiga ansvaret för de historiskt uppbyggda arkiv- samlingarna har utgjort grunden för arkivariens professionella iden- titet. Därtill har kommit uppgiften som kulturförmedlare bakåt i tiden. Den digitala eran har inneburit en omvälvning av yrkesrollen, kompetensen och arbetsorganisationen. är det användaren och inte samlingarna som är i centrum. Utbildningen har anpassats efter de nya förutsättningarna och de nyutexaminerade arkivarierna är efterfrågade också utanför arkivvärlden. Förutom att tillhanda- hålla och garantera dokumentens äkthet har arbetet förskjutits till att kvalitetssäkra, förädla och presentera information i databaser, skrifter mm. Lagarbete med flytande gränser mellan yrkeskatego- rierna har vunnit insteg i de större arkiven. Genom datorbaserad självbetjäning avlastas personalen från gamla rutiner och resurser frigörs för undervisnings- och informationsarbete. För arkivens del har utvecklingsarbetet skett inom i samverkan med avtalspartners inom universitets- världen. Även om IT-utvecklingen inte gått så fort som visionärer- na trodde, har stora steg tagits mot en ny informationsvärld. Det finns en gränslös struktur av enskilda persondatorer, mobila teledatorer, snabb kommunikation och gemensamma gränssnitt för lokala applikationer och för världsdatanätet. Konvergensen mellan olika tjänster och tekniker accelererar. Övergången från att vårda samlingar till att medverka i tolkning av informationsinnehåll och att värdera autenticitet har utvecklats i samarbete med olika an- vändargrupper. IT-utvecklingen medförde en utveckling av arkiv- professionen till att navigera och undervisa i att bedöma informa- tion, systematisera information och att tillhandhålla det till allmän- heten. Forskarna klarar sig allt mer utan hjälp Materialflödena är alltjämnt ett tungt och påtagligt inslag i arbe- tet. Utvecklingen av små aktiva datachips har kommit till arkiv- världen. Självbetjäning har därför kunnat genomföras för vissa delar av materialet. Trots detta är den fysiska hanteringen av original- dokument alltjämt viktigt. IT-utvecklingen har medfört att önske- målen om att studera äldre originaldokument ökat. Det medför en ökad volym av direktleveranser till användare. Arkiven har fått en dubbel karaktär. De förblir lokaler med handlingar, studieplatser och mötesplatser. har de nya elektroniska hjälpmedlen för ärendehandläggning och dokumenta- tion inom stat, kommun, företag och organisationer utvecklat arkiven. De har blivit virtuella institutioner med ett utbud av tjänster via nätet. Arkivariens kompetens, arkivens IT-struktur och logistik har blivit en allt viktigare del i arkivkonceptet. Genom att arkivmaterial digitaliseras ges möjligheter att skapa nya arkivprodukter. De skatter som finns i arkiven har genom samarbete med upplevelseindustrin tillhandahållit produkter, som via nätet ger medborgarna tillgång till sin historia. Arkivpedago- gernas medverkan i sådana produktioner har gjort dessa till popu- lära läromedel i såväl skolan som för enskilda individer. Nytänkan- det inom arkivvärlden har ökat förståelsen för kulturarvets strate- giska betydelse för samhällelig integration, lärande och utveckling. * * * * Förverkligandet av det nya myndighetsmötet har lett till stora förändringar i förvaltningens organisation, struktur och arbetssätt. En nätverksförvaltning har utvecklats där myndigheterna samspelar i ärende- och informationsprocesser över alla gränser. Det har inneburit ett omfattande förvaltningsskifte eftersom regelverk, informationssystem, kompetens och organisationsstruktur för- nyats. Denna förändring matchades på ett bra sätt med det gene- rationsskifte i förvaltningen som skedde när 40-talisterna gick i pension. En grundläggande förutsättning för den nya förvaltningen är den gemensamma tekniska infrastrukturen och de digitaliserade data- baserna. Principen om informations- och kunskapsdelning, åter- användning av kunskap och information i databaser och arkiv har anammats. Man delar på informationen med stöd av moderniserade regelverk som säkrar integritetsskydd, datakvalitet, dokumentation och standardisering. Eftersom bevarandet av digitala handlingar, till skillnad från pappersburen information, avgörs i ett tidigt skede av handläggningen har spelat en betydande roll vid före- skrivandet av standard och normer. insats har varit av stor betydelse för möjligheten att bevara handlingars autenticitet och trovärdighet. * * * * fick ta på sig ansvaret för en fun- gerande samverkan mellan myndigheter, kommuner, ideella orga- nisationer mm. Arksam, råd i samarbetsfrågor, spelade en viktig roll. Eftersom flera av de nya tjänsterna krävde samverkan på en övergripande nivå, gav bl.a. sektors- myndigheter formella uppdrag att vara begreppsansvariga (definiera aktuella begrepp, metadata, terminologier och koder) samt att publicera och tillhandahålla förklarande information inom sina respektive områden. Den grundstruktur och märkning av material som behövs för utveckling och kvalitetssäkring av digitala tjänster är en grund- förutsättning för att smidigt överföra materialet till arkiven. Enhet- ligheten krävs för att det skall bli lätt för medborgarna att söka i informationsmängden. Märkningen blir också en viktig sak vid den gallring som måste göras inför överföringen till arkiven. Utan automatiska stöd för gallringsarbetet blir volymerna i det närmaste ohanterliga. En ny typ av arkiv har vuxit fram – programvaruarkivet. Där förvaras olika versioner (inklusive dokumentationen) av såväl van- liga som sällsynta programvaror. Där bevaras också i viss utsträck- ning den nödvändiga grundtekniken. Dessa arkiv är fristående serviceinstitutioner med vars hjälp arkiv och andra organisationer får stöd att etablera en programvarumiljö på olika tekniska plattformar för att utnyttja äldre material. I anslutning till dessa arkiv finns arkiv för termer, koder och metadata för arkivbruk och för utvecklings- och konverteringsändamål * * * * Det ligger i teknikens natur att frigöra tid för nya uppgifter. En teknisk innovation är ofta en tidsbesparande anordning. Denna frigörande egenskap hos tekniken har varit den materiella grunden för all högre utveckling. Den av tekniken frigjorda tiden har an- vänts för ökad produktion. Antalet uppgifter, saker man kan göra, växer. Ökad teknikanvändning har också medfört att fritiden ökat. Den stora användningen av nya informationsteknologiska verk- tyg har skapat nya möjligheter för medborgarna att göra sin röst hörd, bilda nätverk på nya sätt och att deltaga i det offentliga sam- talet. De nya verktygen har inspirerat till att skapa utrymme för personliga möten och dialoger. Här finns nya digitalt inspirerade folkrörelser och nätverksbyggande, som engagerar och ökar del- aktigheten. Teknikanvändningen ger nytt utrymme, tid och möj- lighet att stärka livskvaliteten. * * * * Det nationella samarbetsorganet som skapades efter Arkivutred- ningen 2002 har varit en offensiv företrädare för hela arkivsektorn. har fått resurser så att det kan bistå och stötta akti- viteter runt om i landet. Bland annat har samverkansorganet medverkat till att det i varje region finns en samordning inom arkivsektorn. Samordningen omfattar alla typer av arkiv. Detta har också lett till att varje region antagit ett kulturpolitiskt program där arkivens betydelse för en fördjupad förståelse för kulturarvet och för en fri och jämlik tillgång till informationskällorna finns inskriven. I varje region finns också en politiskt tillsatt som samordnar och leder satsningarna på kulturarv- institutionerna arkiv, bibliotek och museer. Samverkan inom arkiv- området går hand i hand med ökat utbyte av erfarenheter och metoder inom kulturarvsektorn. 2 Det statliga arkivväsendet m.m. Den svenska arkivsektorn har en offentlig och en enskild sida. Den offentliga sektorn omfattar stat, kommuner och landstingskom- muner. De offentliga arkiven består av allmänna handlingar eller därmed jämförbara handlingar som förvaras vid myndigheterna eller med myndigheterna jämställda organ som exempelvis de allmänna försäkringskassorna. Den enskilda arkivsektorn uppdelas traditionellt i olika huvudgrupper som exempelvis folkrörelse- och andra föreningsarkiv, näringslivsarkiv, person- och släktarkiv samt gårds- och byarkiv. Hanteringen av de allmänna handlingarna är noggrant reglerad i exempelvis tryckfrihetsförordningen (TF), sekretesslagen (1980:100), arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). Den han- tering som sker av handlingarna i enskild verksamhet är huvud- sakligen inte reglerad, dock finns bestämmelser exempelvis i bokföringslagen (1999:1078) om arkivering av räkenskapsinforma- tion. Myndigheternas arkiv utpekas i arkivlagen som en del av det nationella kulturarvet. Enskilda arkiv utpekas visserligen inte i lagtext som en del av det nationella kulturarvet men att så ändå är fallet nämns i flera sammanhang t.ex. i den s.k. kulturpolitiska propositionen (prop. 1996/97:3). För tillsynen av att myndigheterna och andra enskilda organ som förvarar allmänna handlingar sköter sina åligganden när det gäller arkivbildning och arkivvård finns det arkivmyndigheter. De statliga myndigheterna är och landsarkiven. I varje kommun och landsting finns en arkivmyndighet som har tillsyn över Det statliga arkivväsendet m.m. arkivbildning och arkivvård gällande de allmänna handlingar som härrör från och landstingskommunal verksamhet. Riks- arkivet har ett överinseende över den offentliga arkivverksamheten men detta innebär inte att har bestämmanderätt över den kommunala och landstingskommunala arkivverksamheten och hur den bedrivs. kan utfärda föreskrifter om exem- pelvis godkännande och märkning av skrivmateriel som är tillämp- liga i den kommunala och landstingskommunala verksamheten. Denna möjlighet har dock aldrig använt. Det statliga överinseendet över den offentliga arkivverksamheten sträcker sig till samordning och samverkan med samt rådgivning till kommuner och landsting. , som tar emot och tillgängliggör historiskt material från existerande och historiska företag, har etablerats i . När arkiv och annat historiskt material bevaras sker det frivilligt och är ofta resultatet av ett enga- gemang på ideell basis. , som är tio till antalet, är ideella föreningar. är en intresse- organisation för näringslivsarkiven. verkar på regional basis och utgör i många fall väl etablerade kulturinsti- tutioner. har en angelägen uppgift att bevaka pågående arkivbildning i företagen för att kunna identifiera historiskt material för framtiden. organisation, () är sammansatt av arkiv med nationellt, regionalt och lokalt ansvar. Exempelvis har Stiftelsen och bibliotek nationellt ansvar. Vidare finns ett tjugotal länsarkiv och ungefär femtio lokala arkiv. är spridda i ett nätverk över hela landet. har nästan alla län ett regionalt folkrörelsearkiv. har som namnet antyder sina bestånd framför allt i den kulturskatt som de klassiska folk- rörelserna har lämnat och fortfarande lämnar efter sig. Material samlas in från hela föreningslivet. Man tar också emot till exempel personarkiv och lokalhistoriskt material i övrigt. De statliga arkivmyndigheterna förvarar också enskilda arkiv. I förhållande till arkivinstitutioner och arkiv i annan enskild ägo har varken statliga eller arkivmyndigheter något över- Det statliga arkivväsendet m.m. inseende eller någon bestämmanderätt. Undantag gäller i de fall enskilda organ förvarar allmänna handlingar. De statliga myndig- heterna ger råd till enskilda arkiv. Vissa statliga bidrag till enskilda arkivinstitutioner fördelas av . Eftersom flera fråge- ställningar och problem är desamma inom hela arkivsektorn är samordning och samverkan önskvärd. Sådant samarbete sker också inom hela sektorn. 2.2Kort historik om det statliga arkivväsendets organisation utvecklades en statlig förvaltning i modern mening. Ett centralt riksarkiv knutet till det kungliga kansliet växte fram för att hantera den ökande mängden handlingar, och stegvis frigjordes sysslan som arkivarie från andra plikter i kansliet. Det manifesterades i en kansliordning utfärdad av Axel som bland annat föreskrev att en av kansliets sekreterare fick som uppgift att ägna sig åt vården av riksens archivum det nya som det gamla. Därmed inrättades som ett särskilt ämbetsorgan inom det kungliga kansliet. fick befattning med arkivbildningen inte bara i det kungliga kansliet utan också hos lokala och centrala statliga myndigheter. blev ett självständigt ämbetsverk . Den regionala arkivorganisationen byggdes upp , vilket var sent i förhållande till andra europeiska länder. Lands- arkivens indelning i distrikt berodde på flera faktorer. Bland annat kan nämnas möjligheten att skaffa stora statsägda och outnyttjade lokaler och den vetenskapliga forskningens intresse av tillgång till arkivmaterialet. Den historiska regionindelningen har också i flera fall varit avgörande för avgränsningen av landsarkivsdistrikten. Nuvarande organisation av det statliga arkivväsendet behandlas bl.a. i förarbetena till arkivlagen (prop. 1989/90:72 s. 34 f). Rege- ringen redogjorde där för arkivmyndigheternas roll och konstate- rade att det främst var som hade att verka för utveckling och rationalitet inom arkivväsendet. För ett rationellt, väl fungerande och enhetligt offentligt arkivväsende behövdes sär- kilda arkivmyndigheter med kontrollerande och styrande uppgifter. Vidare menade regeringen att det var nödvändigt att myndig- heternas arkiv gavs en effektiv struktur som i görligaste mån hölls Det statliga arkivväsendet m.m. enhetlig över förvaltningen i hela riket. För att uppnå målet fordrades en sammanhållande kraft i landet och den rollen skulle fyllas av och dess underlydande landsarkiv. 2.3Grunden för det offentliga arkivväsendet Grunden för det offentliga arkivväsendet kan sägas vara principen att alla medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. Bestämmelser om den s.k. handlingsoffentligheten finns i 2 kap. TF. I sekretesslagen finns bestämmelser om att myndigheterna bl.a. skall registrera allmänna handlingar. Genom att dessa handlingar arkivläggs får alla tillgång till allmänna handlingar på det sätt som tryckfrihetsförordningen stadgar. Grundläggande bestämmelser om myndigheternas arkivverksam- het finns i arkivlagen. Arkivlagen definierar arkiv som bildat av myndigheternas allmänna handlingar. I arkivlagen och de för- fattningar som knyter an till den finns bestämmelser om myndig- heternas ansvar för att vårda allmänna handlingar. Myndigheternas arkiv är också enligt arkivlagen en del av det nationella kulturarvet. 2.4En beskrivning av nuvarande organisation av det statliga arkivväsendet Arkivlagen stadgar att särskilda arkivmyndigheter skall finnas inom såväl den statliga som den kommunala sektorn för att se till att myndigheter och andra organ fullgör sina skyldigheter när det gäller arkivbildning och arkivvård. För staten är dessa myndigheter och landsarkiven. I förordningen (1995:679) med instruktion för och landsarkiven ges närmare bestämmelser om arkivmyndigheternas uppgifter och organisationen inom det statliga arkivväsendet. Bland annat framgår vilket uppdrag arkivmyndigheterna har, ansvars- fördelningen mellan myndigheterna, landsarkivens distriktsindel- ning och vilka särskilda nämnder och enheter som skall finnas inom . Det statliga arkivväsendet m.m. Arkivmyndigheterna har enligt regleringsbrevet fem verksamhetsgrenar N arbeta för god arkivhantering, N bevara och vårda, I detta avsnitt ges en beskrivning av de statliga arkivmyndig- heternas organisation. Arkivmyndigheternas uppdrag och verksam- het beskrivs i avsnitt 2.5. har ett överinseende över den offentliga arkivverk- samheten och skall bl.a. utföra följande uppgifter. skall inom ramen för tillsynsverksamheten genomföra inspektioner av bland annat myndigheternas arkiv och utfärda föreskrifter och all- männa råd. Myndigheten skall ta emot och förvara allmänna hand- lingar. En viktig uppgift är att ge råd till enskilda och kommunala arkiv. Det ingår vidare i uppgifter att främja interna- tionellt arbete inom arkivområdet och att ta hand om statens heraldiska verksamhet. Myndigheten består av flera olika enheter. är en enhet med särskilda uppgifter som arkivmyndighet för de myn- digheter som lyder under Försvarsdepartementet. Det skall också finnas en enhet för svensk arkivinformation, (SVAR). Det är riksarkivarien som bestämmer vilka övriga enheter som skall finnas inom . finns det åtta stycken. har en styrelse och det är riksarkivarien som är chef för . Riksarkivarien anställs genom beslut av regeringen för bestämd tid. Överarkivarien och krigsarkivarien anställs av regeringen på tids- begränsade förordnanden efter anmälan av riksarkivarien. Riks- arkivet anställer övrig personal. Det statliga arkivväsendet m.m. Det finns nämnder och andra organ med både rådgivande och beslutande uppgifter kopplade till . Regeringen har i instruktionen föreskrivit om tre av dem nämligen, , arkiv samt personalansvars- nämnden. har till uppgift att lämna yttrande till i ärenden bl.a. om kommunala vapen, riks- vapen och frågor om flagga. Nämnden består av riks- arkivarien, som är nämndens ordförande, och tre ledamöter som utses särskilt, en av och två av regeringen. För var och en av de särskilda ledamöterna finns en suppleant. arkiv avgör ärenden om statsbidrag till enskilda arkiv och är rådgivande organ i frågor som rör enskilda arkiv. Ordförande i nämnden är riksarkivarien och regeringen utser de övriga ledamöterna särskilt. I nämnden ingår representanter för den enskilda arkivsektorn. prövar frågor som avses i 19 § andra stycket verksförordningen (1995:1322) för och lands- arkiven. Exempel på sådana frågor är disciplinansvar och avstäng- ning. Nämnden består av riksarkivarien, överarkivarien, administra- tiva chefen och personalföreträdare. När nämnden behandlar ett ärenden som avser ett landsarkiv eller ingår också landsarkivarien resp. krigsarkivarien i nämnden. har därutöver i sin arbetsordning beslutat om en diplomatarium som skall ge råd och upplysningar i frågor om svenskt diplomatarium och Glossarium till medeltidslatinet i samt om ett råd för samordning av frågor rörande den Nationella arkivdatabasen. har också ett produktråd som skapats som ett forum för diskussioner om mikrofilmnings-, skannings- och registreringsarbeten inom arkivområdet. Målet är att rådet skall hjälpa de statliga arkivmyndigheterna att tillgodose forskningens krav på teknikval och tillgång till arkivmaterial. Medlemmarna i rådet representerar därför breda intressen inom arkiv, bibliotek, forskning och forskningsadministration. Det statliga arkivväsendet m.m. Det finns sju landsarkiv i landet. Dessa ligger i , , , , , och . uppgifter i fullgörs av stadsarkiv och i av Värmlandsarkiv. är arkivmyndigheter och arkivdepåer under och har i princip samma uppdrag som på regional nivå inom sina respektive distrikt. har dock inte rätt att utfärda föreskrifter. Varje landsarkiv har en landsarkivarie som chef. Landsarkivarien anställs av regeringen för bestämd tid efter anmälan av riksarkivarien. Organisatoriskt har rollen som chefsmyndighet för landsarkiven. Med denna roll följer att fastställer arbetsordningen för landsarkiven. Vidare skall inspek- tera landsarkiven regelbundet. stadsarkiv och Värm- landsarkiv får också inspekteras vad gäller deras uppgift som landsarkiv. får inspektera de myndigheter som lands- arkiven är tillsynsmyndigheter för. I princip kan även bestämma för vilka myndigheter ett landsarkiv är arkiv- och tillsynsmyndighet. Om flera landsarkiv kan komma i fråga som arkivmyndighet för en annan myndighet är det som bestämmer vilket landsarkiv det är som får uppdraget. följer den offentliga arkivverksamheten inom sitt distrikt och skall vidta eller föreslå de åtgärder som behövs. och landsarkiven benämns i många sammanhang som . Benämningen är både felaktig och korrekt. Å ena sidan är och landsarkiven var en för sig egna självständiga statliga arkivmyndigheter. Verksförordningen, som styr alla statliga myndigheters verksamhet, är tillämplig på och landsarkiven var för sig. För gäller i princip samtliga bestämmelser i verksförordningen men för landsarkiven gäller endast ett fåtal. Å andra sidan är chefsmyndighet för landsarkiven och de statliga arkivmyndig- heterna har en gemensam instruktion som reglerar verksamheten. Det statliga arkivväsendet m.m. och landsarkiven behandlas därför som en myndighet i många sammanhang. Hur styrs verksamheten? Riksarkivarien avgör ärenden som inte skall avgöras av styrelsen, personalansvarsnämnden eller arkiv. Ären- den som inte behöver prövas av riksarkivarien får avgöras av annan tjänsteman enligt arbetsordning eller särskilda beslut. fattar beslut om landsarkivens arbetsordningar efter förslag av landsarkiven. Landsarkivariernas rätt att vidaredelegera handläggning och/eller beslut framgår av arbetsordningen för landsarkiven. Av landsarkivens arbetsordning framgår att vissa beslut om tjänstledigheter samt inrättande, ledigförklarande och tillsättning av tjänst har delegerats till landsarkiven. Av arbets- ordningen framgår också N landsarkivariens uppgifter, N landsarkivens rapporteringsskyldighet till och vad den omfattar, N arbetstid och öppethållande vid landsarkiven, N regler om tillhandahållande, N regler om signering av utgående skrivelser samt om register- hållning. 2.5Arkivmyndigheternas uppdrag och verksamhet och landsarkivens huvuduppgifter är att vara statliga arkivmyndigheter med det särskilda ansvar för den statliga arkiv- verksamheten och för arkivvården i landet som framgår av arkiv- lagen, arkivförordningen och förordningen med instruktion för och landsarkiven. Grundläggande bestämmelser om myndigheternas arkivverksamhet finns i arkivlagen. Det statliga arkivväsendet m.m. Myndigheternas arkiv bildas av allmänna handlingar och dessa arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Målet för arkivverksamheten är att myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de kan tillgodose följande tre syften: 1.rätten att ta del av allmänna handlingar, 2.behovet av information för rättskipningen och förvaltningen och I syfte att uppnå nämnda mål skall myndigheterna organisera sina arkiv så att medborgarnas grundlagsstadgade rätt att ta del av allmänna handlingar underlättas. Vidare skall myndigheterna upp- rätta en arkivbeskrivning och en systematisk förteckning över arkivet, skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst samt avgränsa arkivet genom beslut om vilka handlingar som skall ingå och verkställa föreskriven gallring. Av arkivförordningen framgår att de statliga arkivmyndigheterna är och landsarkiven. Dessa myndigheter har, som framgår ovan, det ansvar för den statliga arkivverksamheten som framgår av arkivlagen, arkivförordningen och förordningen med instruktion för och landsarkiven. 1.myndigheter som har hela landet som verksamhetsområde, 3.hovrätter och kammarrätter, 4.universitet och högskolor, 5.sådan organ som avses i 2 § arkivlagen och som har hela landet som verksamhetsområde, 6.sådana enskilda organ som förvarar statliga arkiv med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring, och Det statliga arkivväsendet m.m. 7.Svenska kyrkan när det gäller arkiv som förvaras med stöd av lagen (1999:288) om överlämnande av allmänna handlingar till eller någon av dess organisatoriska delar för förvaring, m.m. Varje landsarkiv är arkivmyndighet för 1.statliga myndigheter inom dess distrikt, med undantag för sådana som lyder under Försvarsdepartementet, 2.sådana myndigheter och organ som avses i 2 § arkivlagen inom dess distrikt, och