sou · GQB378 · 2003-01-01 00:00:00 — När det gäller önskemål om att arkivmaterial skall förvaras nära vissa orter med universitet och högskola hänvisar vi till att det finns möjlighet att låna arkivmaterial från landsarkiven på vissa villkor. Vi förutsätter att landsarkiven i mesta möjliga mån försöker att tillgodose önskemål om lån. Det är dock landsarkivet som har att avgöra vilket material som lämpar sig för utlåning och på vilka villkor det skall ske. Riks- arkivet bedriver också tillsammans med några landsarkiv och uni- versitet ett projekt om digitalt tillhandahållande av arkivmaterial för forskning på universitets- och högskoleorter. Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet En viktig uppgift för arkivmyndigheterna är att se till att de arkiv som förvaras hos arkivmyndigheterna bevaras, hållas ordnade och vårdas på ett tillfredsställande sätt. Arkivmyndigheterna skall också verka för att arkiven och samlingarna skall bli fullständiga. genomförde och landsarkiven en stor in- ventering av allt förvarat arkivmaterial hos arkivmyndigheterna. Utredningens resultat visade att det krävs ett omfattande vård- program för att inte omistliga handlingar skall förstöras . Rapporten lämnar också ett förslag till vårdprogram för arkiv- myndigheterna att genomföra. Av årsredovisningar framgår att de vårdinsatser som kunnat göras under den tiden är marginella i förhållande till det stora behovet. Det är inte arkivutredningens sak att prioritera mellan arkiv- myndigheternas olika uppgifter. Vi vill ändå framhålla det väsent- liga i att genomföra det föreslagna programmet som vi är medvetna om att en ensidig satsning på vård av arkivbestånden kan begränsa möjligheterna att genomföra andra kärnverksamheter. En viktig fråga för och landsarkiven är kostnaderna för arkivlokalerna. Denna fråga behandlar vi under avsnittet om utnyttjande av resurser (avsnitt 4.10). Även andra frågor som rör lokalfrågan är av stort intresse. En princip som har kommit att ifrågasättas är den som innebär att det statliga regionala och lokala arkivmaterialet skall levereras till respektive landsarkiv för förvaring. Det finns flera orsaker till att frågan diskuteras, här redogörs sammanfattningsvis för några. Förutsättningarna inom statsförvaltningen förändras, många myndigheter som tidigare hade regional verksamhet utgör en del av en central myndighet. Kostnaderna för arkivlokaler i centrala lägen, där landsarkiven ofta är belägna, i större städer har stigit. Nya högskolor och universitet etableras på nya orter där lands- arkiven inte finns. Krav på närhet och tillgängligt arkivmaterial ställs inte enbart från universitet och högskolor. En relativt stor grupp släkt- och hembygdsforskare önskar också tillgång till arkiv- material på lämpliga orter med goda kommunikationer. De statliga myndigheterna har liksom arkivmyndigheterna stora kostnader för att förvara och hantera arkivmaterial. Vissa myndigheter har därför upprättat centrala arkivdepåer för att förvara regionalt material. Ett exempel är depån i i vilken länsarbetsnämnderna för- Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet varar sitt arkivmaterial. I viss mån har alltså den nuvarande prin- cipen om regional förvaring av arkivmaterial vid leverans till arkiv- myndigheterna luckrats upp i statsförvaltningen. I diskussionen kan man väldigt förenklat uppfatta två huvud- linjer. En linje eftersträvar närhet och tillgång till det regionala arkivmaterialet i original hos landsarkiven. Det finns också krav på att arkivmaterial kommer ännu närmare användarna genom att depåer till landsarkiv inrättas eller till och med att nya landsarkiv inrättas. Den andra huvudlinjen eftersträvar att den nya tekniken att skanna in arkivmaterial och distribuera den över t.ex. Internet skall innebära att det är lika betydelsefullt som var arkivmaterialet fysiskt förvaras. bör vidareutveckla tillhandahållandet av arkivmaterial bl.a. för att skapa bättre förutsättningar även för nya grupper av användare att ta del av materialet. Arkivmyndigheternas service till forskare av olika slag, öppettider, möjlighet att boka plats, utveckling av sökregister och databaser m.m. är en förutsättning för att man skall kunna säga att arkiven är till för och har plats för alla och för att krav på tillhandahållande av allmänna handlingar skall kunna uppfyllas. När det gäller frågan om den service som arkivmyndigheterna ger besökarna har vi ingen annan uppfattning än att den får anses vara god. Att variationer förekommer mellan och landsarkiven när det gäller öppettider och annan service är en följd av de prioriteringar i verksamheten myndigheterna tvingas göra. Det är inte sak att göra dessa prioriteringar. Vår bedömning är dock att den nya myndigheten, , bör vidareutveckla tillhandahållandet av arkivmaterial, bl.a. för att skapa ökade förutsättningar för olika grupper av användare att ta del av arkivmaterialet. Vi återkommer med förslag i fråga om tillgäng- lighet i avsnitt 11. Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet Av instruktionen för arkivmyndigheterna framgår att arkiv- myndigheterna skall främja utnyttjandet av arkivmaterial genom att tillhandahålla och levandegöra information. Av och landsarkivens årsredovisningar framgår att forskarservicen ständigt utvecklas för att anpassas till användarnas behov. Arkivmyndigheterna har medvetet satsat på att lägga befintliga resurser på basservice som bl.a. öppethållande och besvarande av forskarförfrågningar. Antalet forskarbesök vid och landsarkiven ökade med och de skriftliga forskarförfrågningarna med . skedde en viss övergång från forskning i originalmaterial till att forskarna i större utsträckning nyttjar arkivinformation på annat medium eller i sammanställd form. Det framgår att antalet framtagna volymer minskade med , medan antalet mikrokort tillgängliga för forskning ökade med . inleddes också en bredare satsning på att tillhandahålla arkivens innehåll via Internet. Målet är att alla som söker information om arkiv och ur arkiv skall kunna få sina önske- mål tillgodosedda via och landsarkivens hemsidor och databaser på Internet. Det skall också gå att via arkivmyndig- heterna söka i andra kulturmyndigheters databaser inom och i andra EU-länder. nyttjade ca 1 900 besökare och landsarkiven hemsidor och databaser via Internet och utförde sammantaget ca 8 000 sökningar . ökade antalet aktiva besökare med . Ett nytt inslag i arkivmyndigheternas tillhandahållande är det ökade antal förfrågningar efter handlingar som man får ta över från förvaltningsmyndigheterna i samband med att framför allt nyare arkivmaterial levereras. Användningen avser i de fallen normalt inte forskning. Ett exempel är folkbokföringsärenden vid landsarkiven som ökade i antal med , från 9 769 till 14 079 och då har bara hälften av materialet från tiden levererats till landsarkiven. Ett annat exempel är bouppteckningshandlingar som överförts till landsarkiven och som beräknas innebära ca 20 000 ärenden i form av förfrågningar från skattemyndigheter, boupptecknings- förrättare och andra. har kritiserat den service som arkivmyndigheterna ger. består av 131 med- Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet lemsföreningar och är så gott som rikstäckande, ungefär 40 000 personer är aktiva släktforskare. bedriver verksamhet både på riksplanet samt regionalt och lokalt. Bland annat har kritik framförts när det gäller arkivmyndigheternas öppethållandetider. Med hänsyn till att släktforskarna ofta forskar önskar man att landsarkiven över hela landet har generösa öppettider som exempelvis någon kväll och vissa . Från släktforskarnas sida vill man också framhålla de kurser i enklare arkivkunskap som vissa arkivmyndigheter ger. Den kun- skap som där förmedlas medför att arbetet för arkivpersonalen underlättas eftersom släktforskarna i högre grad själva kan ta fram den information som eftersöks. Kunskapsuppbyggnaden internt och externt är en viktig kompo- nent för utveckling av arkivverksamheten. 4.9.1Kunskapsuppbyggnad en viktig komponent för utveckling av arkivverksamhet För att verksamheten på arkivområdet skall kunna utvecklas är det viktigt att bygga upp och sprida kunskap. Det gäller såväl i fråga om samlingarna som när det gäller olika frågeställningar om bl.a. vård, bevarande och tillhandahållande av arkivmaterial. Inte minst den snabba tekniska utvecklingen förutsätter fortlöpande utveck- lingsinsatser. Målet är enligt regleringsbrevet för att kunskapsupp- byggnaden, inklusive sektorsforskningen, inom arkivområdet och informationen om kunskapsuppbyggnaden skall utvecklas och spri- das. Återrapporteringen skall avse bl.a. omfattningen och formerna för samverkan med bland andra myndigheter, enskilda arkivinsti- tutioner, lokalhistorisk forskning, museer, bibliotek samt univer- sitet och högskolor samt i vilken utsträckning som resultaten av Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet kunskapsuppbyggnaden överförts inom den egna verksamheten och kultur- och utbildningssektorerna samt till allmänheten. Samverkan med andra myndigheter och andra aktörer sker fram- för allt genom olika projekt som driver tillsammans med andra centrala ABM-institutioner som exempelvis Kungl. och olika museer. Förutom kunskapsförmedling genom seminarier, föredrag och undervisning ger arkivmyndigheterna ut publikationer, handböcker samt och DVD-produkter av skilda slag. Man har även en vetenskaplig utgivningsverksamhet som t.ex. utgivningen av medeltidsbrev i svenskt diplomatarium och av Axel brevväxling. Det senare sker i samarbete med . Viss publicering sker även på Internet. Till kunskapsuppbyggnaden anknyter också en omfattande internationell verksamhet från arkivmyndigheternas sida såväl inom som utom . Det Nordiska samarbetet är särskilt utvecklat med en gemensam nordisk arkivpublikation, Nordiskt Arkivnyt, som utkommer regelbundet. Av anslaget för forsknings- och utvecklingsinsatser inom kultur- området disponerar ca . har fortsatt att prioritera projekt avseende vård och bevarande av arkiven samt digitalisering och uppbyggnad av databaser. Vidare drivs ett antal forsknings- och utvecklingsprojekt med syfte att förbättra tillgängligheten till arkivmaterialet. har även fortsatt arbetet med att utveckla ämnet arkivkunskap på universitetsnivå. genomför ofta sina utvecklingsprojekt i samverkan med andra myndigheter, universitet och högskolor. Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet Det skall uppdras åt att utreda möjligheterna att genom samordning av lokaler för arkivmagasin minska lokal- kostnaderna. Genom omlokaliseringar av mindre frekvent material till magasins- lokaler i mindre centrala lägen går det att minska lokalkostnaderna för . 4.10.1Arkivverket skall utreda samordning av lokaler Om med sin kunskap om allmänhetens, förvaltningens och forskarnas intresse för och behov av arkivmaterial fördelar materialet på depåer med frekvent respektive lågfrekvent material, skulle detta, enligt vår mening, kunna ske utan men för forskningen och förvaltningens behov. bör därför få i uppdrag att utreda möjligheterna att genom samordning av lokaler för arkivmagasin minska lokalkostnaderna. I arbetet skall allmän- hetens möjlighet att ta del av materialet och effekterna av använd- ningen av ny teknik vägas in. Huvudprincipen skall dock vara att regionalt material skall bevaras i respektive region. Det är orealistiskt att tänka sig digitalisering i någon större omfattning annat än av arkivmaterial som är mycket efterfrågat. Enligt vår uppfattning kommer inte resurser att finnas inom en överskådlig framtid för att möjliggöra för arkivmyndigheterna att digitalisera hela sitt pappersbaserade material. Detta innebär att även fortsättningsvis kommer de senaste århundradenas arkiv att liksom tidigare i stora delar vara tillgängliga i pappersform. En uppdelning av förvaring mellan mer respektive mindre frekvent material innebär dock inte enbart lägre kostnader. Med ett långt avstånd till fjärrdepån följer kostnader för transporter, bevakning m.m. Kostnaderna och andra olägenheter som beror på ett alltför långt avstånd mellan huvuddepån och fjärrdepån måste Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet vägas mot en lägre hyra för lokalen när beslut fattas om placering även av mindre frekvent arkivmaterial. I det fall frekvent arkiv- material placeras i en fjärrdepå måste kostnaderna för att bemanna depån och inrätta forskarplatser vägas in. Var arkivmaterial förvaras är också en fråga om tillgänglighet och vilken servicenivå som skall hålla till allmänheten och andra myndigheter. Det är givetvis viktigt med god tillgänglighet till materialet. Enligt vår bedömning är en stor del av det material som förvaras vid landsarkiven frekvent utnyttjat och efterfrågat och bör av den anledningen förvaras i ett centralt beläget lands- arkiv. Det kulturarv som förvaras vid landsarkiven måste ges goda möjligheter att nå ut till forskare och allmänhet. Innan detta arkivmaterial skannats så att det kan tillgängliggöras i digital form menar vi att det bör förvaras i centralt belägna lokaler hos arkiv- myndigheten. Även om visst arkivmaterial kan presen- teras via Internet eller på mikrokort är det avgörande för place- ringen av materialet i vilken omfattning det efterfrågas i sitt originalutförande. Är det ett efterfrågat arkivmaterial skall det placeras i en centralt belägen depå. Det finns dock även material som är av mindre frekvent karaktär och som därför med fördel kan förvaras till en lägre kostnad i en s.k. fjärrdepå. Det är uppenbart att det genom omlokaliseringar av mindre frekvent material till magasinslokaler i mindre centrala lägen skulle gå att minska lokalkostnaderna för och landsarkiven. Därigenom skulle ett ekonomiskt utrymme skapas för arkivmyndigheten. Av tabell 3 framgår att en omlokalisering redan har påbörjats på flera håll i landet. Även samutnyttjande av arkivdepåer mellan de statliga arkivinsti- tutionerna, det vill säga gemensamma magasin för material från olika arkivmyndigheter, som sker i mycket liten omfattning, skulle kunna få positiva effekter för Arkivmyndigheternas lokal- kostnader. Man torde också kunna samlokalisera med kommunala och enskilda arkiv. Även i detta sammanhang måste emellertid framhållas loka- liseringens betydelse när det gäller tillgänglighet till de handlingar som upprättats på papper och som efterfrågas av allmänhet och forskare. Tillgängligheten till arkivbestånden skulle enligt vår bedömning dock inte påverkas nämnvärt av en omlokalisering av lågfrekvent arkivmaterial. Med lågfrekvent material menas sådant Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet material som inte efterfrågas eller används annat än i mindre om- fattning. De största kostnadsslagen i och landsarkivens budget avser personal och lokaler. Som framgår av tabell 1 så utgör de till- sammans av de totala kostnaderna för de statliga arkiv- myndigheternas verksamhet. Verksamhetens kostnader vid de statliga arkivmyndig- heterna åren 1998 2001 (tkr) 1998 (tkr) (54,5) (55,6) 167 735 53,3) (53,2) (26,3) (26,8) 87 995 (27,9) (28,3) (14,7) (13,1) 44 232 (14,0) (12,9) 2 636 (0,8) 2 651 (0,8) 2 546 (0,8) 2 885 (0,9) 12 692 (3,7 12 104 (3,7) 12 326 (3,9) 15 408 (4,7) 338 754 (100) 323 806 (100) 314 834 (100) 328 493 (100) Källa: Årsredovisning för och landsarkiven 1998, 1999, 2000, 2001. En närmare analys av lokalkostnaderna visar att de är mycket ojämnt fördelade mellan olika verksamheter (se tabell 2). av kostnaderna avser magasinslokaler. Det innebär att magasinskostnaderna utgör av och lands- arkivens totala kostnader och därmed är en av de största enskilda kostnadsposterna. SOU 2002:78 Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet 2 (100) Magasinskostnaderna är en direkt följd av de statliga arkiv- myndigheternas funktion som arkivdepåer och kan därmed inte påverkas genom rationaliseringsåtgärder riktade mot uppgiften i sig. Arkivmaterial tar den plats det tar, och mängden arkivmaterial som arkivmyndigheterna förvarar blir genom tillkommande leve- ranser allt mer omfattande. Däremot kan kostnaderna för förvaringen påverkas och då i främst två avseenden: lokalutnytt- jandet och kvadratmeterkostnaden. I praktiken handlar det främst om lokaliseringen av magasinen även om ett gott lokalutnyttjande gör det möjligt att förvara fler hyllmeter handlingar per kvadratmeter. Det är dyrt att förvara arkivmaterial i centrala lägen i huvudorter. Det framgår av tabell 3. I storstäder som blir kvadratmeter- kostnaden 40–lägre när man kommer bort från centrala lägen, och även på andra orter sjunker kvadratmeterkostnaden påtagligt. Lägesfaktorns betydelse är tydlig också för landsarkiv där magasinskostnadernas andel av de totala lokalkostnaderna enligt uppgift från är , vilket är avsevärt högre än genomsnittet (se tabell 2). Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet Kvadratmeterkostnaden för och landsarkivens lokaler (kr) För att ge en rättvisande bild av lokalkostnaderna måste dock kvadratmeterpriset kombineras med uppgifter om hur många hyll- meter arkivhandlingar som kan förvaras på en bestämd yta. Stor- leken på de olika arkivmyndigheternas bestånd varierar mycket. Hyllmeterkostnaden totalt sett för varje arkivmyndighet måste vara den viktigaste jämförbara uppgiften. Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet var landsarkivens hyllmeter kostnader följande (kr) Digitaliseringen av arkivmaterial är en metod som möjliggör att sprida arkivinformation via Internet och därmed tillgängliggöra materialet för en större grupp människor. Digitalisering av arkiv- materialet bör få till följd att det inte är lika betydelse- fullt var materialet förvaras eftersom det ändå är tillgängligt. För arkivdepåfrågan har möjligheten att digitalisera äldre pappersbaserat arkivmaterial stor betydelse. En slutsats är också att tillväxten av pappersarkiv förväntas minska när man fått bra rutiner för långtidsbevaring av digitalt arkivmaterial. Sådan långtids- bevaring innebär dock en betydande kostnad. Tillhandahållandet vid och landsarkiven Framtagna volymer, antal Mikrokort tillgängliga för forskning Försäljning av antal mikrokort Uthyrning av mikrokort (antal Externa utlån, antal volymer Källa: för och . Det statliga arkivväsendet - en effektivare verksamhet Som framgår av tabell 5 så flyttas i allt större utsträckning infor- mationen närmare forskaren. var det tvärt om. Forskaren måste då besöka arkivet både för att få del av handlingarna och för att få tillgång till de sökmedel som arkivinstitutionerna förfogade över. har i hög grad digitalisering av arkiv handlat om sök- medel till arkiv. läggs såväl sökmedlen som arkivens innehåll i ökad takt ut på Internet. Ett exempel på sökmedel är den Nationella arkivdatabasen (; ) som byggt upp och successivt utökar. NAD är en värdefull databas för grundsökning fram till och i arkiven. Beställning av arkivmaterial i form av mikrokort kan också ske via NAD. Vad kan förvaras i en fjärrdepå? Som exempel kan nämnas att det vid landsarkiven förvaras frekvent arkivmaterial som bl.a. ger en allsidig belysning av landsarkiv- distriktets infrastruktur och in . Vidare finns frekvent material på individnivå från bl.a. undervisningsanstalter och fängelser. Annat material som inte är lika frekvent utnyttjat och som därför skulle kunna förvaras i en s.k. fjärrdepå är till exempel material från allmänna advokatbyråer, tullarkiv och hyres- och arrendenämnder. Som exempel kan nämnas att ungefär hälften av i totala arkivbestånd är frekvent utnyttjat arkivmaterial som bör vara centralt placerat. Vad som kan anses vara frekvent och inte frekvent efterfrågat och utnyttjat arkivmaterial skiljer sig mellan de olika arkiv- myndigheterna, dvs. inklusive samt lands- arkiven. 5Finansiering av de statliga arkivmyndigheternas verksamhet Det ekonomiska målet när arkivmyndigheterna tar betalt för tjänster och artiklar av andra myndigheter bör vara full kost- nadstäckning. När det gäller tillhandahållandet av artiklar och tjänster till enskilda bör arkivmyndigheterna, inom ramen för full kostnads- täckning, bedöma vad som kan vara en lämplig avgift. En avgiftsnivå som motsvarar full kostnadstäckning bör eftersträvas när tjänster och artiklar tillhandahålls organisationer och före- tag. Skanning av allmänna handlingar och ett kostnadsfritt till- gängliggörande av materialet är att föredra framför ett avgifts- belagt tillgängliggörande. Arkivmyndigheternas uppdrag är ett sådant uppdrag som det är rimligt att betala via skattsedeln dvs. som bör finansieras genom anslag. Arkivväsendet har karaktär av kollektiv nyttighet och kan knappast på något sannolikt sätt finansieras med användaravgifter. Det är dessutom självklart med tanke på offentlighetsprincipen, som bl.a. innefattar rätt att gratis på stället ta del av allmänna handlingar. Detta hindrar givetvis inte att avgifter kan tas ut för vissa tjänster och artiklar som tillhandahålls allmänheten och enskilda. Finansiering av de statliga arkivmyndigheternas verksamhet 5.1.2Allmänt om ekonomiskt mål vid bestämmande av avgifter Det kan ifrågasättas om arkivmyndigheternas anslag skall tas i anspråk till att finansiera andra myndigheters verksamhet. Därför bör det ekonomiska målet när arkivmyndigheterna tar betalt för tjänster och artiklar av andra myndigheter vara full kostnads- täckning. När det gäller tillhandhållande av tjänster och artiklar till enskilda bör dock beaktas att det i arkivmyndigheternas uppdrag ligger att tillhandahålla och tillgängliggöra arkivmaterial. Kostna- derna för de utförda tjänsterna får inte medföra att efterfrågan från enskilda minskar. Det är från demokratiska utgångspunkter viktigt att alla har möjlighet att ta del av detta material. Arkivmyndig- heterna bör därför, inom ramen för full kostnadstäckning bedöma vad som kan vara en lämplig avgift. Vi vill dock framhålla att arkivmyndigheterna bör eftersträva en avgiftsnivå som motsvarar full kostnadstäckning när tjänster och artiklar tillhandahålls orga- nisationer och företag. Avgiftsintäkterna från myndigheter, orga- nisationer och företag bör öka. 5.1.3Avgifter för tjänster till myndigheter Frågan om avgifter behandlas bl.a. i förordningen (1995:679) med instruktion för och landsarkiven (instruktionen). 34 § instruktionen för och landsarkiven Enligt 34 § instruktionen får och landsarkiven i lämplig omfattning ta betalt för material och tjänster. Det betyder att får avgöra om avgifter skall tas ut och i så fall bestämma en avgift inom ramen för full kostnadstäckning. Arkivhållning är en uppgift som alla statliga myndigheter har ålagts enligt lag. Denna uppgift skall därför finansieras inom ramen för varje myndighets ordinarie förvaltningsanslag. Myndigheterna kan därmed i princip välja mellan att sköta arkivhållningen helt i egen regi, utnyttja arkivmyndighetens tjänster eller anlita andra företag som erbjuder motsvarande service. En myndighet kan dock inte överlämna alla uppgifter som avser de allmänna handlingarna, exempelvis i fråga om utlämnande av handlingarna. Finansiering av de statliga arkivmyndigheternas verksamhet heterna skall få rimliga ekonomiska skäl att hushålla med offentliga medel bör arkivmyndigheten ta ut en avgift som motsvarar full kostnadstäckning. Om det finns privata (kommersiella) aktörer är detta dessutom angeläget av konkurrensskäl. Vi har övervägt att arkivmyndigheten ges möjlighet att sätta ned avgiften om det finns synnerliga skäl under förutsättning att det är lämpligt med hänsyn till konkurrenssituationen (t.ex. för att hjälpa myndigheter när det gäller arkiv av särskilt allmänt intresse). Detta verkar dock inte vara motiverat. När arkivmyndigheterna hjälper myndigheter med fullgörandet av deras skyldigheter i fråga om arkiven (34 § p 1) är det alltså rimligt att ta ut en avgift som motsvarar full kostnadstäckning. Det verkar också vara praxis , att döma av de samrådsunderlag som lämnat till () och ().