sou · GQB378 · 2003-01-01 00:00:00 — Möjligheten att anställa arkivutbildad arbetskraft är emellertid olika, främst beroende på näringslivsarkivens storlek, ekonomiska bärkraft och grad av utåt- riktad verksamhet. ekonomi vilar på dels bidrag av olika ursprung, dels intäkter från medlemsavgifter, betalning för depo- sitioner av arkivmaterial, arkivprodukter och konsultuppdrag. Rela- tionen mellan bidrag och övriga intäkter, dvs. självfinansierings- graden, skiljer sig väsentligt, bl.a. beroende på regionala förut- sättningar. Medlemsavgifterna utgör tillsammans med intäkterna från depositioner en årlig grund för ekonomin. Dessa intäkter är dock inte givna i ett längre perspektiv eftersom ett medlemsföretag när som helst kan säga upp sitt avtal och därmed dra sig ut sitt ekonomiska åtagande. Ett stort antal arkiv kommer också från upphörda företag vilket innebär att ägare saknas som betalar för förvaring och hantering. En viktig del av grundfinansieringen bortfaller därmed för näringslivsarkiven. Bidragen till näringslivsarkiven kommer från både enskilt och offentligt håll. Från statens sida fördelas medel genom , arkiv, i form av driftsbidrag till verksam- heten eller bidrag till inköp av utrustning m.m. Dessa bidrag fördelas efter ett ansökningsförfarande . Offentliga medel till de regionala näringslivsarkiven kommer i första hand från kommuner och landsting. Utöver de offentliga bidragen kan medel sökas i första hand från som delar ut sammanlagt efter individuella an- sökningar. verkar på regional basis och utgör i många fall väl etablerade kulturinstitutioner. Som exempel kan nämnas Värmlandsarkiv i och Läns företagsarkiv. På flera håll i landet saknas emellertid näringslivsarkiv vilket orsakar luckor i den geografiska täckningen. Så är fallet t.ex. i , en region som kan uppvisa ett antal av de svenska basnäringarna. I andra delar av landet tas näringslivshistoriskt material istället om hand av offentligt finansierade arkiv. Ett exempel är i som drivit en konsekvent policy att bevara och presen- tera företagens arkiv. Nämnas bör även , där i och samarbetar med Handels- kammaren och övriga näringslivet i Föreningen i län. Föreningen Företagsminnen har en verksamhet som kan anses ha nationell betydelse. Man förvarar arkiv av nationell och internationell karaktär från företag med huvudkontor i Stock- holmsregionen och från centrala bransch- och arbetsgivarorga- nisationer. Föreningen bedriver dessutom ett omfattande arbete med att utveckla, marknadsföra och prissätta olika typer av arkiv- tjänster och produkter. Man samarbetar även med utländska part- ners för utvecklande av den utåtriktade verksamheten uppgifter är att bevara och presentera den del av kulturarvet som har sitt ursprung i de svenska företagens historia. hanterar stora mängder arkiv. Material från ca 6 000 verksamma och historiska företag fördelar sig på originaldokument, 4 miljoner bilder och stora mängder reklammaterial och föremål. Arkiven ger information om bl.a. företagande och entreprenörskap, ägare, tjänstemän och arbe- tare, uppfinningar och produkter, tillverkning, marknadsföring och Åtskilliga personarkiv, ofta med anknytning till före- tagsledare och uppfinnare, hanteras av näringslivsarkiven. har en angelägen uppgift att bevaka pågående arkivbildning i företagen för att kunna identifiera historiskt material för framtiden. Bristen på resurser och det förhållandet att lagstiftning saknas för hantering av enskilda arkiv är faktorer som påverkar näringslivsarkivens möjligheter att utföra sina uppgifter. IT utgör en stor utmaning för näringslivsarkiven. Det finns endast begränsade resurser för att ta hand om det digitala material som dominerar företagens informationshantering. Eftersom före- tagen inte är skyldiga att spara allt digitalt material är det risk för att stora delar av näringslivets historia inte kommer att kunna skrivas. I utredningen och designutredningens betänkande (SOU 2000:75) uppmärksammades näringslivsarkivens roll för säkerställandet av historisk och nutida design, ofta i kombination med annat material som dokumenterar arbetsprocesser från idé till produktion. bedriver ofta omfattande utåtriktad verksamhet, en nödvändighet för att intressera huvudmännen för ekonomiska åtaganden. Det utåtriktade arbetet inkluderar såväl publikationer, webbplatser och interaktiva arbetsredskap som uppsökande verksamhet i skolor, företag och föreningsliv. Användarna av näringslivets historiska material utgörs av före- tagen själva, hembygds- och släktforskarkretsar, grund- och gym- nasieskolor samt universitet och högskolor. De flesta arkiv som näringslivsarkiven hanterar står öppna för forskning oavsett om materialet kommer från verksamma eller historiska företag. Vissa restriktioner finns emellertid, t.ex. handlingar som lyder under banksekretess. Föreningen Företagsminnen är ett av de näringslivs- arkiv som gjort omfattande satsningar på att utveckla såväl marknadsföring som kommunikation. Detta har gett en positiv utveckling och lett till fler uppdrag från näringslivet som i sin tur kan finansiera nyanställningar av exempelvis arkivarier. Var förvaras övrigt arkivmaterial från företag? Hos företagen utgör de historiska arkiven endast en liten del av arkiv- och dokumenthanteringen i stort. Ett fåtal företag, t.ex. StoraEnso och AB Vin och Sprit har väl utbyggda arkivfunktioner med forskarservice. I några fall, främst företag med stark ägar- anknytning till familjer, förvaras och hanteras arkiven inom ramen för stiftelser (t.ex. och ). Stiftelserna ställer arkivmaterial till forskningens förfogande efter särskild prövning. Statliga och kommunala arkiv förvarar arkiv från näringslivet. intar en särställning i hanteringen av De har tagit hand om stora mängder arkiv som ett led i bl.a. företagens omorganisationer av arkivfunktioner. Ett exempel på ett sådant företag är Dokument- huset i . Arkivföretagen förvarar i huvudsak material som är gallringsbart men även arkiv som kan betecknas som en del av kulturarvet och som kommer att vara av stort intresse för forskningen. 8.8.2Särskilt om folkrörelsearkiven och föreningsarkiv organisation, () är sammansatt av arkiv med nationellt, regionalt och lokalt ansvar. Stiftelsen och bibliotek (), är en stiftelse med nationellt ansvar. TAM-arkiv (arkiv för tjänste- manna- och akademikerorganisationerna) och Sverigefinländarnas arkiv har också ett nationellt ansvar. Vidare finns ett tjugotal länsarkiv och ungefär femtio lokala arkiv. Regionala och lokala folkrörelsearkiv är ofta organiserade som ideella föreningar. Medlemmarna kan vara både juridiska och fysiska personer, exempelvis har länsfolkrörelsearkiven sammanlagt drygt 3 500 medlemsorganisationer. Medlemsavgifterna är en viktig inkomst för folkrörelsearkiven. FA bildades för att uppfylla den önskan och det behov som länge uttryckts av nationella och lokala folkrörelseorga- nisationer, nämligen att skapa en central och rikstäckande orga- nisation för samordnande och stödjande uppgifter på arkivområdet. FA hade cirka 180 aktiva medlemmar. hälften av FA:s medlemmar är arkivbildande organisationer inom folkrörelsesektorn. Sammantaget arbetar ungefär 200 personer på folk- rörelsearkiven runtom i landet. Många är akademiskt utbildade. Vid de nationella folkrörelsearkiven sysselsätts 33,5 helårstjänster för- delat på 37 personer. Av dessa är 11 personer lönebidragsanställda. Utbildningsnivån är hög, 20 personer har akademisk utbildning och 13 personer har arkivutbildning. Vid de regionala folkrörelsearkiven finns 72 helårs- tjänster fördelat på 83 personer. Av dessa har 51 stycken akademisk utbildning och 32 personer har arkivutbildning. Det är inte ovanligt att personalen vid folkrörelsearkiven har en museiutbildning i botten och därför har erfarenhet även av museiarbete. Inslaget av lönebidragsanställd personal är stort inom samtliga folkrörelse- arkiv. Behovet av offentligt stöd är mycket stort hos både de regionala och lokala arkiven. Det är kommunerna som huvudsakligen finan- sierar de lokala folkrörelsearkiven. har landstingen som huvudfinansiär med andel av omsättningen på . Även staten lämnar bidrag till regional arkivverksamhet. Beroendet av arbetsmarknadsmedel är stort för folkrörelsearkiven oavsett om det är lokala, regionala eller nationella arkiv. För att stärka ekonomin har medlemsavgifter höjts och hyllavgifter införts. Det är också vanligt att söka projektmedel för att öka inkomsterna. Små intäkter tillsammans med begränsade och ibland tillfälliga bidrag äventyrar insatser inom exempelvis kompetensutveckling, marknadsföring och programverksamhet när fasta utgifter som hyror och personal betalats. är spridda i ett nätverk över hela landet. har en ny typ av länsorganisation vuxit fram. Till dessa länsorganisationer har lokala arkiv i länet anslutit sig som medlemmar. kan ses som en slags samorga- nisation med en central funktion för registerhållning, samordning Vissa av dessa länsorganisationer kallar sig arkivförbund, exempel är , och . har alla län utom minst ett regionalt folkrörelsearkiv. Nedan angivna uppgifter bygger på en enkät som utredningen skickat till samtliga folkrörelsearkiv . Svarsfrekvensen var god men inte hundraprocentig i alla avseenden, sifferuppgifter- na är därför inte exakta. har som namnet antyder sina bestånd framför allt i den kulturskatt som de klassiska folkrörelserna har lämnat och fortfarande lämnar efter sig. Material samlas in från hela föreningslivet. Man tar också emot till exempel personarkiv och lokalhistoriskt material i övrigt. går utvecklingen mot att folkrörelsearkiven etablerar sig som historiska arkiv vars syfte är att spegla hela regionens historia genom en bred representation av enskilt material. Framför allt länsarkiven arbetar ut mot arkivbildarna med att erbjuda exempelvis kurser i arkivkunskap. Några länsarkiv har ut- vecklats till att bli en kompetensresurs i arkiv- och arkivbildnings- frågor i sina respektive län både för enskild och även sektor. Det finns mindre kommuner som anlitar länsfolkrörelse- arkivens personal för uppdrag som ordnings- och förtecknings- arbeten, utbildning och dokumentstyrningsinsatser. Vid landets folkrörelsearkiv finns arkivhandlingar från samman- lagt drygt 75 500 arkivbildare. De arkiv som dominerar är givetvis de som härrör från föreningar och andra organisationer. Det sammanlagda antalet personarkiv och samlingar uppgår till närmare 2 500. Hos folkrörelsearkiven förvaras dessutom arkiv från inte fullt 1000 företag. Även om några folkrörelsearkiv saknar exakta uppgifter om sina arkivbestånds omfång kan konstateras att dessa bestånd uppgår till minst . Föreningslivet har i viss utsträckning ändrat karaktär med löst sammansatta och föränderliga nätverk istället för en fast för- eningsstruktur som kommunikation och dokumentation i analog form har ersatts av digital. Hemsidan har ersatt proto- kollet. När det gäller folkrörelsearkivens möjlighet att ta emot digital information är den dock begränsad. kan ta emot och hantera stora mängder elektronisk infor- mation. Ett utvecklingsarbete för att främja metoder att samla in och säkerställa informationen från dagens verklighet är därför nöd- vändigt. har ett stort ansvar liksom exempelvis museerna för att vår tid dokumenteras och blir möjlig för efter- världen att studera. Forskarservice och utåtriktat arbete framtogs eller fjärrutlånades omkring 18 500 voly- mer vid de omkring 14 500 forskarbesöken. hade folkrörelsearkiven ungefär 17 000 övriga besökare. har folkrörelsearkiven profilerat sig med ett offensivt och utåtriktat arbete för att göra samlingarna tillgängliga för allmänheten, inte minst görs insatser för att nå nya grupper av användare. Detta sker i form av utställningar, kursverksamhet – kurser om arkiv för hembygdsföreningar och studieförbund men också kurser om lokalhistoria. Föredrag, kurser eller seminarier kring folkrörelsearkivets arkivbestånd eller regionen/ortens histo- ria anordnades av 29 folkrörelsearkiv vid sammanlagt 228 tillfällen . Antalet besökare vid dessa evenemang uppgick till drygt 5 000. Den utåtriktade verksamheten sker också i form av föredrag, publicering av skriftserier och arkivguider, bokutgivning, produktioner på CD, presentationer av arkiven på Internet och olika arrangemang under Arkivens dag, ett projekt som finansie- rades av FA. Nämnda satsningar har ofta finansierats med tillfälliga projektmedel. Samarbetet mellan arkiv och skola bör också framhållas. De senaste årens intresse för kulturverksamhet som riktar sig till barn och ungdom, med projektmedel att söka, har inneburit ett lyft för arkivens skolverksamhet. Genom tillfälliga medel har man kunnat anställa personal och nått nya grupper. Exempelvis har med medel från kunnat anställa en arkivpedagog på heltid. Tjänsten har sedermera permanentats. 9De nationella minoritetsspråken och arkiven För varje nationellt minoritetsspråk skall utses en arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarandet av dokument på minoritets- språket. ges i uppdrag att utreda och fastställa de kriterier enligt vilka en sådan arkivinstitution skall utses. En sådan utredning måste ske efter samråd med representanter för de nationella minoriteterna. Därefter skall i enlighet med fastställda kriterier utse en arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarandet av dokument på varje nationellt minoritetsspråk. Dokument på de nationella minoritetsspråken bör efter samråd med de nationella minoriteterna skannas i syfte att öka till- gängligheten till dem. I det nationella rådet för arkivfrågor skall finnas representanter för de nationella minoritetsspråken. De medel som avsätts för att främja de nationella minoriteternas språk och kultur bör i den del de avser arkiv och bevarande av arkiv fördelas av . För varje nationellt minoritetsspråk gäller olika förutsättningar för bevarande av dokument. Särskild kompetens krävs för att utreda och ta ställning till vad som krävs för att bevara de dokument som finns. 9.1.1Ett arkiv med särskilt ansvar för varje minoritetsspråk För varje minoritetsspråk skall utses en arkivinstitution med ett särskilt uppdrag att ansvara för bevarandet av dokument på mino- ritetsspråken. Enligt vår uppfattning är den föreslagna nya myndig- De nationella minoritetsspråken och arkiven heten med sin särskilda kompetens och sitt ansvar för arkivfrågorna i landet en lämplig myndighet för att utreda formerna för hur och på vilka grunder dessa arkivinstitutioner skall utses. En sådan utredning måste ske efter samråd med representanter för de nationella minoriteterna. Efter det att utredningen slutförts och kriterierna för att utse en arkivinstitution fastställts skall det vara uppgift att utse en arkivinstitution med särskilt ansvar för bevarande av doku- ment på de nationella minoritetsspråken. Vi konstaterar att det gäller olika förutsättningar för bevarande av dokument på de olika nationella minoritetsspråken och att frågan om bevarandet av dessa har många olika aspekter som måste beaktas. Att en arkivinsti- tution ges ett särskilt ansvar för dokumenten innebär inte att dokumenten skall flyttas till den utsedda arkivinstitutionen eller att den institutionen har rätt att fatta beslut rörande arkiven. Ansvaret skall mer uppfattas som ett uppdrag att bevaka dessa dokument och genom rådgivning m.m. verka för att de bevaras oavsett var och under vems ansvar dokumenten förvaras. Ansvaret skall inte heller förenas med någon skyldighet att vårda, bevara och tillhandahålla dokumenten för framtiden, den skyldigheten ligger på den som förvarar dokumenten. De statliga myndigheterna som exempelvis Språk- och folk- minnesinstitutet () eller regionala enheter inom kan vara lämpliga arkivinstitutioner med särskilt ansvar. har redan ett uppdrag beträffande nationella minoriteter som utförs av enheten DAUM och som bl.a. gäller ansvar för dokumentation, bevarande och tillgängliggörande av material som rör det im- materiella kulturarvet i och , där de svenska, samiska och tornedalsfinska kulturområdena ingår. Vid DAUM är en tjänst som samisk arkivarie inrättad. och dess regionala enheter besitter en omfattande kompetens i arkiv- frågor och är därför lämpliga att fullgöra uppdraget som arkivinsti- tution med särskilt ansvar för vissa nationella minoritetsspråk. I några fall pågår redan arbetet inom minoriteten med att inrätta ett centralt arkiv med visst ansvar. En sådan arkivinstitution kan också vara lämplig. De nationella minoritetsspråken och arkiven 9.1.2Representanter i det nationella rådet för arkivfrågor Vi föreslår att de nationella minoritetsspråken skall vara repre- senterade i det nationella rådet för arkivfrågor inom . En sådan representation medför att de nationella minoriteterna får inflytande och representation i det statliga arkivväsendet. Det är ofta endast ett fåtal dokument bevarade på minoritets- språken. är det många inom de nationella minoriteterna och andra intresserade som önskar ta del av det material som finns. Vi vill därför föreslå att dokument skannas in i syfte att bevara och tillgängliggöra dessa via Internet om det är möjligt med hänsyn till bestämmelser om bl.a. behandling av personuppgifter och upp- hovsrätt. Vi vill dock särskilt framhålla att, oavsett vem som ansvarar för dokumenten, hänsyn skall tas till de nationella minoriteternas syn- punkter när det gäller frågan om dokument skall skannas och tillgängliggöras via nätet. 9.1.4Fördelning av medel till arkivverksamhet Uppgiften att fördela de eventuella statliga medel som regeringen avsätter för främjandet av de nationella minoriteternas språk och kultur och som tillförts , bör till viss del användas i syfte att lyfta fram frågan om bevarande av de nationella minoriteternas arkivmaterial. Dessa medel bör tillföras för fördelning för detta ändamål. Inom finns den samlade kompetensen i arkivfrågor och därför bör myndigheten fördela de medel som har med arkiv att göra. De nationella minoritetsspråken och arkiven Kartläggningen av var dokument på minoritetsspråken finns och i vilket skick materialet är och i vilken omfattning allmänheten kan ta del av det visar att minst sagt olika förutsättningar gäller för de olika minoritetsspråken i många avseenden. Någon större mängd dokument är det inte fråga om inom något språk. Företrädare för de nationella minoriteterna menar dock att det troligen kommer att upprättas handlingar i föreningars verksamhet m.m. i en större omfattning när minoritetsspråken är erkända. Även om vårt uppdrag inte omfattar allt det arkivmaterial som är av bety- delse för och rör minoriteterna har vi konstaterat att detta material värdesätts i hög grad och att någon åtskillnad mellan olika typer av arkivmaterial inte kan göras i praktiken. Vi har också fått klart för oss att de nationella minoriteterna själva önskar inrätta ett särskilt arkiv eller ge en befintlig arkivinstitution i uppdrag att insamla dokument och annat arkivmaterial i enlighet med de förutsätt- ningar som finns och bestämts inom den egna gruppen. Det finns dokument på minoritetsspråket och material som rör gruppen spritt i stort sett över hela landet. I några fall förvaras arkivmaterial också i andra länder. Det är inte en självklarhet var någonstans i landet till exempel samernas eller romernas dokument skall bevaras för framtiden. Dokument på minoritetsspråken kan vara en allmän handling som upprättats eller kommit in till en myndighet. För sådana doku- ment ansvarar myndigheten. Arkivlagen (1990:782) och andra be- stämmelser på arkivområdet finns för hanteringen och bevarandet av dessa. Vid arkivmyndigheterna förvaras också sådant material som myndigheten på olika sätt förvärvat exempelvis från en minoritetsgrupp och därmed råder över, kanske med visst för- behåll. Annat material är endast deponerat vid myndigheten. För enskilda arkivinstitutioner gäller också att institutionen ofta äger de förvarade arkiven och disponerar dem med eller utan förbehåll, annat material är endast deponerat vid institutionen. innebär bestämmelserna om upphovsrätt att materialet inte kan tillgängliggöras i vilken ordning som helst. Man kan med andra ord säga att arkivinstitutionerna i vissa fall är förhindrade att överlämna arkiv till annan institution eller enskild på grund av allmänna De nationella minoritetsspråken och arkiven bestämmelser och andra särskilda inskränkningar i rådigheten över arkivmaterialet. 9.2.2Varför sparar vi dokument? Slutligen vill vi peka på arkivbildningen och dess syften. Arkiv bildas när handlingarna från arkivbildarens verksamhet läggs för förvaring. Arkivet speglar alltså arkivbildarens verksamhet och organisation. De handlingar som förvaras i arkivet har antingen upprättats hos eller kommit in till arkivbildaren. När det gäller myndigheternas arkiv så skall de bl.a. bevaras för att tillgodose forskningens behov. Detta gäller ju givetvis för de allmänna hand- lingarna oavsett vilket språk de har upprättats på. Även för enskilda dokument på minoritetsspråken får anses gälla att dokumenten för att bevaras för framtiden skall ha ett värde för allmänhet, forskning och förvaltning. Med andra ord har inte samtliga dokument och arkiv sådan be- tydelse att de bör bevaras för framtiden. Detta får anses gälla också dokument på de nationella minoritetsspråken. En annan sak är förstås att det kan finnas andra skäl till att dokumenten bör bevaras. 9.2.3Ett arkiv med särskilt ansvar Enligt vår bedömning är de nationella minoriteternas önskemål om ett särskilt arkiv för varje minoritetsspråk befogade. Det finns flera frågeställningar som måste beaktas innan sådana arkiv kan utses. Bland annat gäller olika förutsättningar för varje minoritetsspråk. Enligt vår uppfattning bör dock en statlig myndighet få ett särskilt uppdrag när det gäller hur dokument på de nationella minoritets- språken skall bevaras. Uppdraget skall avse att efter samråd med de nationella minoriteterna utreda och fastställa kriterierna för samt utse en eller flera institutioner, arkivinstitution eller annan före- trädesvis kulturinstitution med tillgång till arkivutbildad personal att ansvara för att dokument på minoritetsspråken bevaras. Inom finns erforderlig kompetens för att fullgöra ett sådant uppdrag. De nationella minoritetsspråken och arkiven Det är förenat med stora kostnader att inrätta ett nytt centralt arkiv för varje minoritetsspråk, det har vår kartläggning utvisat. I det projekt som drivs vid Ajtté, svenskt fjäll- och samemuseum, med inrättandet av ett samiskt nationellt arkiv beräknas kost- naderna enligt följande: N Projektledare plus sociala avgifter N Arkivarie/utredare/pedagog plus sociala avgifter N Medarbetare plus sociala avgifter N Arbetsledare plus sociala avgifter N Övrig projektkostnad löpande , (material, resor, utbildning, konsulter, m.m.) N Datainvesteringar totalt (digitalise- ringsutrustning, datorer, nätverk, m.m.) Kostnaderna avser inte enbart dokument på samiska utan också andra arkiv och samlingar som har betydelse för den samiska kulturen. I de fall ett arkiv inrättas för en nationell minoritet är det sannolikt att samlingarna kommer att omfatta så mycket mer än enbart dokument på språket. Det är förenat med kostnader att låta en redan etablerad arkiv- institution som exempelvis en myndighet ta ansvar för dokument på något av minoritetsspråken. Till exempel måste nya tjänster som arkivarier med särskild kompetens inrättas. Även att tillgängliggöra dokument på de nationella minoritets- språken genom att skanna in dokument på dem är förenat med kostnader. Vidare är det förenat med kostnader att tillgängliggöra dokumenten via Internet och bevara det skannade materialet för framtiden. Vi har i andra avsnitt i betänkandet pekat på de stora fördelar som samverkan mellan olika arkiv kan innebära, både kostnads- mässigt och när det gäller möjligheten att tillgängliggöra materialet med hjälp av kompetent arkivpersonal. Dessa samverkansfördelar gäller förstås också för de arkiv vi talar om . Vår bedömning är dock att de åtgärder som måste vidtas för att säkra bevarandet av dokument på de nationella minoritetsspråken