sou · GQB378 · 2003-01-01 00:00:00 — Vid en översiktlig granskning av de länder som studerats åter- kommer, om än med vissa variationer, samma teman. baseras ofta på migrering, det vill säga att handlingar och uppgifter förs från föråldrade system och format till modernare sådana, och att de av nationalarkiven rekommenderade formaten med få undan- tag bygger på leverantörsoberoende och formellt standardiserade format. Migreringstekniken kräver ofta konvertering av ett format för lagring till ett annat och även utveckling av nya program för att man skall kunna tillhandahålla de elektroniska handlingarna. Till undantagen från de länder som valt migrering som strategi kan räknas som även experimenterar med emulering. Emulering innebär att man med en kombination av dator och program härmar funktionerna hos en annan kombination av dator och program, ett enkelt exempel är när man kör Windows på en Macintosh med ett emuleringsprogram. Genom emuleringen kommer Macintoshen att i allt väsentligt fungera som en person- dator med Windows. Fördelen med emulering är alltså att man kan fortsätta att använda de program och data som användes när man skapade handlingarna utan att behöva konvertera eller ändra tekniska format i övrigt. Nackdelen är att man kan tvingas emulera inte bara en utan flera generationer av datorer och program. Vad gäller de format och standarder som anammats i samband med migreringsstrategin är det framförallt följande som åter- kommer; N , det vill säga text utan vare sig grafik eller layout N Unicode, text som tillåter i stort sett alla existerande tecken- uppsättningar N TIFF, det bildformat som främst har använts vid skanning av pappershandlingar N XML/SGML, de märkspråk som utvecklats för att skilja inne- håll och presentation åt och som utnyttjar eller Unicode som teckenuppsättningar. Det enda icke-standardiserade formatet som nämns är PDF, det vill säga det leverantörsberoende format som skapats av programleve- rantören Adobe. Av de forskningsprojekt som granskats är det vissa projektet som särskilt bör lyftas fram. Så har man till exempel inom National Archives and () tagit emot och bevarat elektroniska handlingar och 1999 etablerades forskningsprogrammet the Electronic Recdords Archives (ERA). ERA syftar till att realisera vision om ett helomfattande, systematiskt och dynamiskt sätt att bevara och tillhandahålla autentiska elektroniska handlingar . ERA-konceptet bygger på OAIS-modellen och den tekniska lösningen på XML-tekno- login. har varit inblandad i utvecklingen av OAIS-modellen . Modellen ger ett övergripande konceptuellt ramverk för digitala objekt, funktioner, dataflöden och administrativa aktiviteter. samarbete med InterPARES, se nedan, har fokuserats på noggrant utvecklade och utvärderade arkivmetoder och krav för bevarande av autentiska elektroniska handlingar. samarbete med Supercomputer Center (SDSC) har visat inte bara att där finns omfattande och robusta lösningar för elektroniska arkiv vid horisonten utan också att de kan baseras på samma teknologier som möjliggör e-handel och e-förvaltning. Teknologier som också kan stödja administration av elektroniska handlingars livscykel. Forskningsprojekt där och SDSC samarbetat omfattar tre forskningsområden; metoder för mottagande av dataleveranser, beständig lagring och metadatahantering . Detta har bland annat resulterat i generella XML-DTD:er för definiering av struk- turen hos digitala objekt, samlingar, presentationsgränssnitt samt verktyg för leveransmottagande och administration av elektronisk information. SDSC:s metod för bevarande, Persistent Object Preservation (POP), går ut på att man uttrycker strukturen hos det som skall bevaras med hjälp av XML DTD:er och inte bevarar informationen i dess ursprungliga tekniska skick. Informationen bevaras med nödvändig metadata och överförs till standardiserade och leverantörsoberoende format. Med denna metod har man visat på möjligheterna att ta hand om stora datamängder, t.ex. en miljon e-brev och olika typer av elektroniska dokument, komplexa datatyper, t.ex. geospatiala raster och vektor objekt i form av kart- data i geografiska informationssystem, och dynamiska objekt, t.ex. olika webbplatser. Därutöver utvecklades och utvärderades olika digitala masslagringssystem för beständig arkivering av digital in- formation . har också fått en viktig roll i president initiativ till en utökad satsning på E-Government i . [22] Initiativet antogs och de primära målen med satsningen är; N make it easy for citizens to obtain services and interact with the federal government N improve government efficiency and effectiveness N improve governments responsiveness to citizens Programmet utgörs av 24 punkter och har fått huvud- ansvaret för det som rör (). Det innebär att man för den federala förvaltningen skall ta fram; N verktyg för administration av elektronisk information N vägledning för hur den elektroniska informationen skall hanteras N verktyg för överföring av arkivinformation till i en rad olika format och för olika datatyper, så att informationen kan bevaras för myndigheters och medborgares framtida bruk. Detta anknyter till uppdragsbeskrivning, som nämndes i inledningen av rapporten, och får ses som en förutsättning om man vill kunna betjäna inte bara dagens medborgare utan även de som kommer att finnas . Men framför allt att inte bara kunna bevara dokument som redan förvaras hos oss, utan även förbereda oss på att administrera morgondagens handlingar i nya utmanande former. För ändamålet erhåller . Siffror som kan ställas i relation till att den federala förvaltningens IT-satsning, som är 480 miljarder och 520 miljarder . Enorma summor med svenska mått mätt men man skall observera förhållandet att det är en bråkdel av den totala IT-satsningen som behöver satsas på det långsiktiga be- varandet, för att man skall kunna rädda informationen åt efter- världen. I projektet at and Leeds: Emulating the on the New, CAMiLEON, som är ett samarbetsprojekt mellan och , utgår man från tre frågeställningar; N går det att behålla den ursprungliga funktionaliteten, utseendet och känslan som fanns i det ursprungliga systemet N är emulering en lämplig och möjlig väg när man skall bevara digital arkivinformation N vid vilka tillfällen är emulering en lämplig bevarandestrategi Bland de resultat man förväntar sig av finns en kartläggning av vilka egenskaper som man måste bevara för att kunna säga att man har kvar ett ursprungligt, elektroniskt doku- ment. Därutöver så förväntas man kunna fastställa riktlinjer för när och hur emulering är en lämplig strategi. Ett problem som måste lösas för att detta skall vara möjligt är dock att man finner lös- ningar på de upphovsrättsliga begränsningar som ligger inneboende i emulerings-strategins grundvalar. Ett annat intressant forskningsprojekt är on i (InterPARES). Projektet har arbetat med frågor som rör autenticiteten hos elektroniska handlingar. Ett syfte har varit att testa om diploma- tikens metoder för att analysera om handlingar är äkta även går att tillämpa på elektroniska handlingar och hur man i så fall går till väga för att bevara dessa med bibehållen autenticitet. Projektet har sökt fastställa vad som kännetecknar ett autentiskt elektroniskt dokument som framställts i en legal eller administrativ verksamhet, vad detta innebär när man väljer att bevara eller (partiellt) gallra dokumenten och hur en bevarandemodell som tar hänsyn till dessa förutsättningar skall utformas. Vad gäller bevarandemodellen kan nämnas att den påminner mycket om den referensmodellen OAIS som behandlas närmare i kapitel tre. Nämnas bör också den modell för kravspecifikationer som tagits fram på initiativ av DLM-Forum, Model requirements for the management of electronics, MoReq. Modellen kan utgöra en ut- gångspunkt för myndigheters och andra organisationers upphand- ling av elektroniska dokumenthanteringssystem. Den utgör ett ambitiöst försök att integrera de krav som tagits fram i andra specifikationer, standarder och forsknings- och utvecklingsprojekt såsom till exempel OAIS och InterPARES. MoReq presenterades vid i och var ett av de mest omtalade inslagen. Den utgjorde också ett av de mest talande exemplen på DLM-Forums förvandling från ett forum för ADB-upptagningar till ett forum för hantering av elektroniska handlingar från det de skapas till det att de förstörs. Detta tydlig- gjordes ytterligare av att förkortningen DLM, tidigare uttyd som Données Lisibles par , nu istället kommer att stå för . Frågan om bevarande av elektroniskt material har också upp- märksammats inom och under det svenska ordförandeskapet enades riksarkivarierna i EU:s med- lems- och ansökarländer om en resolutionstext som bland annat pekade på behovet av en bevarandestrategi för elektroniskt infor- Under det spanska ordförandeskapet har frågan återigen uppmärksammats och antogs en resolution kallad Bevarande av framtidens minne – bevarande av digitalt innehåll för framtida generationer. Målsättningen med resolutionen är bl.a. att; N stimulera utvecklingen av strategier för att bevara det digitala kulturarvet N skapa förutsättningar för implementering av dessa strategier med hjälp av nätverk för informations- och erfarenhetsutbyte N utveckla kostnadsmodeller för digitalt bevarande N främja kunskapsuppbyggnad och utbildningar N stimulera forsknings- och utvecklingsinsatser Denna resolution skall ses som en viktig del av, för att inte säga förutsättning, satsning på eEurope 2005: Ett informationssamhälle för alla, som syftar till att ha nät- verksbaserade offentliga tjänster för EU:s medborgare i form av e- förvaltning, e-lärande, e-hälsa osv. Arkivaspekterna, som tidigare nämnts, är av central betydelse i detta arbete om man vill att den information som produceras inom EU överhuvudtaget skall finnas tillgänglig även . Resolutionen är också en viktig del av den åtgärdsplan för koordinering av digitaliseringsprogram inom EU, som tas fram inom [23], eftersom det är helt meningslöst att digitalisera det europeiska kulturarvet om man inte först har en klar strategi för det långsiktiga digitala bevarandet. Syftet med koordineringen, sammanfattad i de så kallade Lund- principerna, är bl.a. förbättrad kvalitet/användbarhet av innehållet, stöd till enhetlig åtkomst för medborgarna och ökad medvetenhet om frågor som rör långtidsbevarande. Den i kapitel tre beskrivna visionen med åtföljande handlings- plan passar väl in i EU:s övergripande tankar kring en bevarande- strategi för det europeiska kulturarvet och eEurope 2005. Standardiseringsarbete bedrivs på flera fronter, dels som standar- disering inom ramen för arkivprofessionen och dels standardisering som bedrivs av tillverkare, leverantörer, myndigheter och avnämar- na av produkter och tjänster. Andra viktiga distinktioner är om standardiseringen sker på nationell eller internationell grund och vilken status det organ som utarbetar standaren, eller , har. I detta avsnitt ges exempel på några olika sätt som standarder och normer av olika slag arbetas fram. Sådana standarder som behandlar strikt tekniska och informationstekniska standarder och som i huvudsak arbetas fram av tillverkare och leverantörer behandlas dock inte här. Det bör dock noteras att standardisering av kommu- nikationsprotokoll, frågespråk, teckenuppsättningar etc. är av be- tydelse för möjligheten att bevara digitala arkiv och att den kompetens och kompetensförsörjning som är nödvändig måste göras tillgänglig för de som skall utveckla och förvalta de digitala arkivfunktionerna. Ett exempel på professionell standardisering med utgångspunkt från det nationella perspektivet är de insatser som gjordes för att fastställa en dataelementkatalog i samband med att den nationella arkivdatabasen () utvecklades. Även om NAD:s data- elementkatalog inte till fullo kan jämföras med NOARK-4 som nämnts tidigare så har den ändå fått karaktären av de facto standard inom sitt specifika område. På internationell nivå kan nämnas de standarder som det internationella arkivrådet utarbetat för be- skrivning av arkiv och de juridiska och fysiska personer som är ansvariga för bildandet av arkiven, ISAD(G) och ISAAR(CPF). Vad gäller dataelementkatalogen till NAD har lett arbetet och den standard som blivit resultatet är att be- trakta som en informell rekommendation snarare än en bindande standard utarbetad av ett officiellt sanktionerat standardiserings- organ. Detsamma gäller i någon mån även de standarder som utarbetats av det internationella arkivrådet, ICA, med den skill- naden att nationalarkiven, dvs. de som utgör arkivrådets medlem- mar, beslutat att arbeta för att utgå ifrån standarderna i sin nationella tillämpning av arkivredovisning. Vid utvecklingen av det internationella arkivrådets standarder har representanter för arkiv- verket medverkat och medverkar fortsättningsvis även i arbetet med revidering och vidareutveckling av dessa. International organisation for standardisation (ISO) är det inter- nationella standardiseringsorgan som tillsammans med Interna- tional () arbetar fram eller fastställer de flesta informationstekniska standarder av betydelse för arkiv- verksamheten. Ett exempel på en standard som har sin bakgrund i nationellt utvecklings- och standardiseringsarbete är den austra- liensiska standarden AS 4390-1996 som behandlar dokument- hantering på en generell och teknikberoende nivå. I korthet kan sägas att standarden kan utgöra en gemensam referensram och utgångspunkt för organisationer som vill skapa en effektiv och systematisk dokumenthantering. Efter det att standarden fastställts föreslog att ISO skulle fastställa standarden som en internationell standard genom ett snabbt standardiseringsför- farande benämnt fast track. Vid de omröstningar som gjordes invändes dock att standarden var för färgad av nationella för- hållanden och ett mer normalt standardiseringsförfarande krävdes. I den omarbetning av standarden som därefter gjordes deltog representanter för både svenska myndigheter och arkivmyndig- heter och standarden har därefter fastställts som internationell standard och ikraftsatts som svensk standard, SS-ISO 15489-1 Dokumenthantering - Del 1: Allmänt och som en rapport /TR 15489-2 Dokumenthantering Del 2: Riktlinjer. Ett exempel på en standard som har sitt ursprung i ett professionellt utvecklingsarbete och som vidareutvecklas till en ISO-standard är CCSDS 650.0R-2 Reference Model for an (). Av ovanstående exempel torde det tydligt framgå att bevakning av och medverkan i nationell och internationell standardisering inte bara kräver personella och ekonomiska resurser utan samverkan och samordning så att olika ansatser inte går i olika riktningar eller strider mot andra gällande standarder och normer i samhället. Att här måste tas sitt sektorsansvar är tydligt då det är behäftat med stora kostnader för att delta. Det har t.ex. inte varit möjligt för de lanstingskommunala och kommunala arkivmyndig- heterna att få sitt deltagande finansierat av de egna organisa- tionerna och därmed har de inte kunnat var med och påverka stan- dardiseringsarbetet. 3Vision av hur ett långsiktigt bevarande av elektronisk information skulle kunna fungera Av de tendenser vi sett beskrivas i förra kapitlet är det särskilt två huvudspår som utkristalliserats och varit vägledande för visionen om långsiktigt bevarande av elektronisk information, nämligen ()-modellen och XML- strategin, som den beskrivs i rapport : Strategies for Long-Term Access, och hur man valt att implementera den vid National Archives and () i . [24], [25], [26] OAIS är en referensmodell och ett konceptuellt ramverk för digitala arkiv, som är framtagen av den amerikanska rymdflyg- styrelsen . Modellen etablerar terminologi och koncept som är relevanta för digital arkivering, identifierar centrala delar och processer som vanligtvis förekommer vid digital arkivering och föreslår en informationsmodell för digitala objekt och tillhörande metadata. Grafiskt kan modell åskådliggöras som i figur 1. I informationsmodellen identifieras tre typer av så kallade infor- mationspaket, nämligen Submission Information Package (SIP) – levereras av arkivbildaren, Archive Information Package (AIP) – slutförvaras av arkivinstitutionen och slutligen Dissemination Information Package (DIP) – tillhandahålls forskaren. [27], [28] Alla informationspaket består av fyra delar; 1.dataobjektet som skall bevaras, t.ex. en ordbehandlingsfil eller en digital bild 2.information om objektet som är nödvändig för dess be- varandet, t ex uppgifter om format, när objektet skapades och av vem 3.information om vad som utgör informationspaketet och av- gränsar det mot andra paket 4.beskrivning av informationen, helt eller delvis hämtad från den andra delen, och som används vid återsökning av det digitala objektet t.ex. ärendemening och namn på avsändare i ett diariefört ärende eller e-brev. Modellen har blivit väl mottagen av institutioner och projekt runt om i världen som arbetar med digitalt bevarande men saknar dock en viktig del, nämligen hur informationen skapas i arkivbildningen. Därför skulle man behöva komplettera modellen med hur man bland annat mer eller mindre automatiskt i arkivbildningen kan skapa metadata för att säkra autenticitet, märka ut information som kan gallras och beskriva objektens innehåll och tillkomst. Dess- utom bör man utveckla och konkretisera leveransprocessen och dess olika faser samt tillgängliggörandedelen i modellen. 3.1Format för digitala arkivleveranser Vid operationaliseringen av OAIS-modellen är en utgångspunkt för det digitala bevarandet att de format som används, så långt möjligt, är standardiserade och inte bundna till någon leverantörs pro- dukter. Sådana öppna format behöver dock inte vara standardise- rade av ISO, IEC, etc. Öppna standarder fastställda av t.ex. WWW, IETF och ETSI torde vara lika användbara under för- utsättning att de överhuvudtaget är lämpliga för bevarande av digitala handlingar på lång sikt. bör t.ex. märkspråket eXtensible Mark-up Language (XML), eXtensible Stylesheet Language (XSL) och övriga XML-relaterade standarder vara de allra lämpligaste kandidaterna för att användas som bas för arkiv- myndigheternas strategi på det tekniska området. Detta beror bl.a. på att denna teknologi har fått stort genomslag inom e-handel och e-förvaltning vid överföring av information via Internet. Man måste dock vara medveten om att XML endast är ett verktyg och att det krävs ingående analyser och förståelse av en verksamhet och dess informationsflöden för att teknologin skall kunna användas på ett ändamålsenligt sätt. Så har t.ex. sågverks- industrin gjort en informationsanalys för att med hjälp av XML kunna utbyta relevant information vid e-handel av sågverks- produkter. Detta gör att arkivarien kan koncentrera sig på sin huvuduppgift som är att förstå och dokumentera en arkivbildares informationssamband och skapa en överblick så att informationen kan återsökas på ett effektivt sätt. Oavsett om informationen finns i ett ADB-system, på papper eller både och, vilket är det normala. Att välja en teknisk standard, hur användbar den än är, löser dock inte alla de problem som kan uppkomma med början i myn- dighetens beslut att datorisera delar av sin verksamhet och slutar med arkivmyndighetens tillhandahållande och tillgängliggörande av de digitala handlingar som bildats i verksamheten. Myndigheten och arkivmyndigheten bör arbeta tillsammans under hela denna process så att nya verksamheter och de handlingar de avsätter analyseras till innehåll och långsiktig betydelse genom process- och informationsanalyser. Sådana analyser bör inte bara leda till beslut om bevarande och gallring, utan också leda fram till lämpliga format för arkivering och tillhandahållande. Dessa format, t.ex. i form av en dokumenttypsdefinition (Document Type Definition eller DTD) i XML och en presentationsmall (stylesheet) i XSL kan därefter ligga till grund för allt digitalt bevarande hos såväl myndigheten som arkivmyndigheten. I de fall som de digitala handlingarna inte kan hanteras på det sätt som beskrivs ovan eller inom andra delar av XML-familjen som hanterar olika typer av grafik, matematiska ekvationer m.m. så kan det vara nödvändigt att använda andra standarder. Det är värt att notera att detta är format som gäller för ögonblicket. Standarder och format ändras kontinuerligt och arkivinstitutionerna måste vara beredda att ständigt ompröva användandet av dessa och om det anses nöd- vändigt övergå till nya. Viktigt i hela denna process är att de an- vända standarderna och formaten är väl dokumenterade. Dock skall man vara medveten om att XML-teknologin inte löser alla problem och att man därför måste komplettera med andra tekniker. Exem- pelvis om man vill kunna bevara spelprogram, kalkylark och multi- medialösningar för framtiden kan det bli aktuellt med någon form av emulering. Det innebär att man i datorn försöker återskapa den driftmiljö som programmet ursprungligen skrevs för. Bekymret med emulering är att det blir mycket dyrt eftersom emulatorn måste skrivas om för varje ny typ av teknisk plattform som ut- vecklas, varför denna metod endast bör användas i undantagsfall. När det gäller förståelsedokumentation, exempelvis systemdoku- mentation och användarmanualer, som anses nödvändig för att kunna förstå och nyttja levererad data skall även denna kunna levereras i XML, i enlighet med någon lämplig DTD såsom t.ex. XHTML. De beskrivningsformat som används i arkivorganisationen baseras på en nationell tillämpning av de av () framtagna ISAD(G) och ISAAR(CPF) och de därtill knutna XML applikationerna Encoded Archival Description (EAD) och Encoded Archival Context (EAC), den sistnämnda finns enbart i ett utkast. Tanken är att dessa format även skall kunna användas vid leveranser av elektroniska arkiv och vara oberoende av databärare. Elektronisk information beskrivs då som en del av arkivet som helhet, i enlighet med principen för multilevel description, som den presenteras i ISAD(G). [29], [30]. Ett tänkt scenario skulle kunna vara att en offentlig eller privat vårdgivare vill leverera någon form av elektroniskt ärendehante- ringssystem eller sjukjournalsystem. I idealfallet skulle de pro- gramvaror som används av institutionen automatiskt kunna gene- rera de XML-filer som skall överföras till berörd arkivmyndighet för långtidsförvaring. Alternativet är att de uttag som görs från etablerade programvaror kan konverteras via någon form av kon- verteringsverktyg till ett överenskommet och väl definierat arkiv- format. Detta kräver att arkivmyndigheten blivit kontaktad i sam- band med utvecklingen av berörda programvaror och kunnat ge specifika direktiv för hur leveransformatet skall utformas. Det har i kontakten med programvaruindustrin visat sig att man välkomnar sådana direktiv eftersom det kan användas som en konkurrens- fördel vid försäljning till den offentliga sektorn. I de fall en sådan exportrutin saknas måste den skapas vid leveranstillfället. När de digitala handlingarna överförs från institutionens produktionssys- tem till dess arkiv så paketeras de tillsammans med relevanta metadata i en e-akt (eller ett e-paket) som följer en av arkiv- myndigheten definierad DTD eller XML-schema. Innehåller infor- mationen digitala bilder, ljud eller dylikt lagras dessa i något vedertaget format såsom t ex TIFF eller MPEG och bäddas in i XML-filen tillsammans med relevanta metadata. Ett exempel på en sådan DTD är den s.k. e-akt-DTD:n som arbetades fram inom Toppledarforums projekt för ärenden som berör flera myndigheter i offentlig verksamhet. En sådan e-akt används av i för att täcka såväl säkerhets- som arkivbehov. Ett annat exempel är den grund-DTD för elektronisk vårdinformation som utvecklats inom – Spri. Resultatet presenterades i en rapport men kom tyvärr aldrig att tas i bruk. Dock kvarstår behovet i allra högsta grad och utredningen utgör ett utmärkt grundmaterial att utgå ifrån i ett fortsatt arbete.