sou · GQB396 · 2003-01-01 00:00:00 — Syftet med informationen skulle vara att underlätta insyn och delaktighet samt ge överblick och sammanhang. Vidare skulle informationen präglas av saklighet, vara värderingsfri och politisk neutral och tillgänglig för alla medborgare i hela landet. EU-upplysningen skulle därmed inte överta regeringens, riks- dagens, myndigheternas eller andra aktörers ansvar för den egna verksamhetsanknutna informationen, enligt de principer som gäller för samhällsinformationen i stort. EU-upplysningen Kompetent men relativt okänd 12.2Organisatorisk inplacering i riksdagsförvaltningen Av marknadsföringsskäl ansåg att det var viktigt att EU-upplysningen fick en egen identitet, genom ett eget verksamhetsnamn, eget telefonnummer och en självständigt funge- rande medarbetargrupp. I utredningen (SOU 1995:127) betonas vikten av att Europainfor- mationen får en självständig ställning inom förvaltnings- organisation. Skälet till detta är behovet av att markera organets identitet och integritet. Utskottet instämmer i denna bedömning. Detaljerna i Europainformationens placering i förvaltnings- organisation mm bör enligt utskottets mening förvaltningsstyrelsen besluta om med beaktande av vad utredningen med instämmande av utskottet principiellt anfört. (1994/95:KU36) 12.3Bedömningar av EU-upplysningens verksamhet och måluppfyllelse 12.3.1Hög kvalitet och kompetens Utredningens bedömning är att kvaliteten på informationsservicen är hög genom personalens breda och relevanta kunskaper samt deras engagemang och goda förmåga att förmedla information på ett kundanpassat sätt. De åtnjuter stort förtroende bland övriga EU-aktörer och flera av dessa hänvisar regelbundet informations- sökare till EU-upplysningen. a)EU-upplysningen fullföljer sitt uppdrag när det gäller att till- handahålla en till svenska förhållanden anpassad information om utvecklingen inom EU för medborgare, grupper och medier. Genom databasen där över 300 frågor be- svaras på ett sakligt och begripligt sätt, en i övrigt innehålls- mässigt både kvalificerad och pedagogisk elektronisk infor- mation samt en väl fungerande frågeservice, per telefon, e-post, fax och brev. b)EU-upplysningen har hög servicenivå när det gäller att besvara frågor om innebörden av det svenska medlemskapet i EU och när det gäller att ge information om beslut och beredning av ärenden inom EU-samarbetet. Telefonpanelen är öppen och e-post besvaras inom loppet av 24 tim- mar, oftast snabbare. Vissa grupper, som bl.a. media och biblio- EU-upplysningen Kompetent men relativt okänd tek, kan nå EU-upplysningen under hela arbetsdagen via ett särskilt telefonnummer. c)EU-upplysningen besvarar i de allra flesta fall frågor direkt utan att ytterligare kontakter eller undersökningar behöver göras. Den hänvisar till andra instanser, t.ex. departement, EU-organ eller politiska partier främst när det gäller frågor som kräver ett värderande svar eller då synpunkter framförs. d)Vad gäller uppgiften att utveckla den egna verksamheten i nära samarbete med har detta fungerat väl. En med- arbetare på EU-upplysningen är med på möten och skriver bl.a. nämndens pressmeddelanden, bevakar nyhets- förmedlingen när det gäller EU och ser till att aktuella EU- frågor presenteras i elektronisk form på EU-upplysningens särskilda avdelning på webbplats. EU-upplysningen har även utvecklat sin verksamhet genom återkommande kompetensutveckling för medarbetarna bl.a. genom inbjudna föreläsare, internutbildning, kurser och studie- besök. e)EU-upplysningen har producerat och successivt reviderat tryckt informationsmaterial som t.ex. faktablad och skriftserien Din Guide till EU som informerar om kontaktvägar, fri rörlighet för personer, fonder och program. När det gäller särskilt stöd till synskadade har ljudkassetter producerats. 12.3.2Arbetsuppgifter som inte prioriterats Av ovanstående framgår att EU-upplysningen har byggt upp en kompetens och en verksamhet som motsvarar förväntningarna i SOU 1995:127 och (1994/95:KU36). Det finns dock skäl att påtala att EU-upplysningen inte fullföljt sina uppgifter att samarbeta med och myndig- heterna. Inte heller har EU-upplysningen tagit initiativ till samord- ning mellan olika organ som är engagerade i och har ansvar för information om EU. Det finns också skäl att påtala att EU- upplysningen inte utvecklat nätverk av vidareinformatörer. När det gäller uppdraget att samarbeta på avtalsbasis med och myndigheterna har utredningen inte funnit munt- liga eller skriftliga avtal eller överenskommelser som reglerar detta. EU-upplysningen Kompetent men relativt okänd Däremot har ett informellt kontaktnät i begränsad omfattning etablerats och ett antal mindre samarbetsprojekt genomförts. EU-upplysningen har inte heller tagit initiativ till samordning av informationsinsatser mellan olika organ i som är engage- rade i och har ansvar för informationen om EU. En förklaring kan vara att det funnits en osäkerhet hos EU- upplysningen om hur begreppet allsidig information från en partipolitisk neutral avsändare ska tolkas. EU-upplysningen har haft svårt att veta hur man ska förhålla sig till andra aktörer och tagit sin roll att vara neutral bokstavligt. Dock har EU-upplysningen deltagit i de möten (s.k. Mega- infomöten) som ägt rum på UD:s initiativ. Vid dessa möten har UD, kommissionens och representationer i och övriga närvarande informerat varandra om aktuella aktiviteter. EU-upplysningen har tillsammans med de övriga informerat allmänheten om sina respektive verksam- heter i gemensamma annonser i svenska telefonkataloger. EU- upplysningen har även medverkat i vissa fortbildningsdagar för lärare och seminarier som anordnats gemensamt med andra aktörer. 12.4Bedömning av EU-upplysningens nuvarande organisatoriska inplacering Organisatoriskt är EU-upplysningen en enhet inom avdel- ningen för kunskapsförsörjning där också och tidningen och Departement ingår. Avdelningen kun- skapsförsörjning som leds av en avdelningschef sorterar under det administrativa kontoret med en förvaltningschef. Det administra- tiva kontoret, kammarkansliet och utskottskanslierna samt de båda stabsfunktionerna informationsenheten och internationella kansliet lyder under riksdagsdirektören. Riksdagsdirektören är ansvarig inför riksdagsstyrelsen i vilken talmannen är ordförande. EU-upplysningens sektionschef ansvarar för den löpande verksamheten. I övrigt har man tillgång till den service och de stödfunktioner som andra sektioner/enheter inom riksdagsförvalt- ningen har. Sektionen ingår i riksdagsförvaltningens organisa- toriska struktur på samma sätt som övriga verksamheter inom förvaltningen. EU-upplysningen Kompetent men relativt okänd Utredningen kan konstatera att den organisatoriska tillhörig- heten inte medverkat till att markera och understryka den själv- ständiga roll och det breda uppdrag som EU-upplysningen har enligt beslut (1994/95:KU36). 12.5Internet – brist på egen identitet och svårt att hitta EU-upplysningens elektroniska information omfattar både bas- information om EU:s institutioner, beslutsprocessen, aktuella ärenden och beslut, texter i olika sakfrågor, svar på frågor om EU- samarbetet, information om arbete, om regeringens förslag och faktapromemorior samt länkar till andra webbplatser. Den EU-information som EU-upplysningen ansvarar för publi- ceras på en avdelning på webbplats. Detta betyder att EU-upplysningen inte har en egen webbadress och att man är beroende av de regler för bl.a. den struktur och grafiska utformning som gäller för hela webbplats. Att ingå som en avdelning i webbplats har både för och nackdelar. En fördel är att webbplats har hög trovärdighet och hundratusentals besök . Nackdelarna är att EU-upplysningen inte utan begränsningar kan strukturera och anpassa sin information självständigt utifrån sina egna förutsättningar och sitt specifika uppdrag. EU-upp- lysningen blir en liten del i en större helhet och har inte kunnat ges en klart markerad och framskjuten plats på webbplats. 12.6EU-upplysningen är relativt okänd Utredningen kan konstatera att EU-upplysningens verksamhet är relativt okänd. Vid en opinionsundersökning om All- mänhetens uppfattning i EU-relaterade frågor (Se bilaga 5) kände till EU-upplysningen. Detta bekräftas av opinions- undersökningar som EU-upplysningen låtit göra (). Olika undersökningar visar att media är medborgarnas viktigaste källa till information om EU. Media är också en viktig målgrupp för EU-upplysningen. Trots detta kan utredningen notera att t.ex. chefredaktörer på flera lokaltidningar inte känner till EU-upp- lysningens verksamhet. EU-upplysningen Kompetent men relativt okänd Sedan starten har EU-upplysningen haft 8,5 tjänster. Budget för informationsanslaget som omfattar produktion av informations- material, annonsering genomförande av kurser och utbildningar, samt webbinformation, konsultkostnader m.m. har uppgått till: Resurstilldelningen har i stort sett varit oförändrad. Att avsatta medel inte helt tagits i anspråk kan ha spelat in när beslut fattas om budgeten för det nästkommande året. togs endast en fjärdedel av budgeterade medel på för annonsering i anspråk och året innan togs endast hälften av budgeterade medel för annonsering i anspråk. När det gäller att ge information om pågående lagstiftningsärenden inom EU arbetar EU-upplysningen för att allmänheten ska erbjudas en webbaserad tjänst som innebär att det blir möjligt att följa ett urval ärenden från det att kommissionen lagt ett förslag, genom beredningsprocessen i EU och i fram till den färdiga svenska författningen. Det kommer även bli möjligt att få infor- mation om hur lagstiftningsprocessen går till, de berörda insti- tutionernas uppgifter och befogenheter samt vilka dokument som upprättas under processens gång. 13Nuläget information om EU-relaterade frågor Inom riksdagsförvaltningen medverkar framför allt informations- enheten och till att informera om EU- relaterade frågor. Tidningen och Departement har uppdrag att rapportera om vad som händer inom EU. 13.1Riksdagens informationsenhet och EU informationsenhet har en omfattande verksamhet som riktar sig till media, myndigheter, organisationer, näringsliv och allmänheten däribland ungdomar, studerande och vidareinforma- törer. Uppdraget är att dels tillgodose de behov som finns av information och kommunikation, dels aktivt verka för att öka intresset för och kunskaperna om och dess arbete. Riktlinjerna för arbetet är att informationen ska vara partipolitiskt neutral, korrekt, aktuell samt lättillgänglig och förståelig. Infor- mationen ska tillhandahållas i muntlig, skriftlig och elektronisk form och vara anpassad efter olika behov. Den informationsverksamhet som bedrivs handlar både om riks- dagens roll i den svenska demokratin och aktuella ärenden och beslut, varav EU-frågorna ingår som en del. Ett fortlöpande informationsutbyte och samarbete äger rum mellan informations- enheten och EU-upplysningen. Centralt för EU-arbete är att hela med sina skilda verksamhetsgrenar är involverade i arbetet, från förberedel- ser och förslag från kommissionen till dess att ett beslut genomförs i . EU-frågorna är på så sätt integrerade i utskottens och kammarens arbete. är det formella informations- och samrådsorganet mellan riksdag och regering. Här ska regeringen bl.a. redovisa sina ställningstaganden inför och efter ministerråds- möten. Nuläget information om EU-relaterade frågor I informationsenhetens uppgifter ingår att via telefon, e-post och brev besvara frågor från media, myndigheter, organisationer m.fl. samt från allmänheten. Att besvara frågor om behand- ling av olika EU-frågor ingår som en naturlig del i den service som ges. Frågor som kräver en bred kunskap om EU:s institutioner och/eller EU:s beslutsprocess vidarebefordras till EU-upplys- ningen. I det tryckta material som informationsenheten producerar ingår information om hur behandlar EU-frågorna och hur EU- arbetet bedrivs inom . Även separat informationsmaterial och särskilt skolmaterial om EU och tas fram i form av broschyrer och faktablad. I Informationscentrum, som bl.a. vänder sig till en intresserad allmänhet, finns EU-material, liksom EU- upplysningens material, tillgängligt. Här svarar också personalen på besökarnas frågor om EU-arbete. Vissa frågor, se ovan, hänvisas till EU-upplysningen. På webbplats presenteras arbete med EU- frågorna som en integrerad del i den övriga informationen. Det gäller både basinformation och löpande och aktuell information om ärenden och beslut. EU-upplysningens elektroniska information finns tillgänglig via webbplats. På intranät finns en särskild avdelning för EU-information och tillgång till bl.a. ett EU-diarium för registrering av kommissionens dokument, rege- ringens faktapromemorior, regeringens rapporter från ministeråds- möten samt grön- och vitböcker. Inom ramen för informationsenhetens kursverksamhet tas EU- frågorna upp antingen som en del i programmet eller som ett särskilt tema. I dessa kurser deltar bl.a. gymnasielärare, folkhög- skolelärare och lärare för vuxenstuderande och invandrare. I samband med att informationsenheten medverkar i mässor och utställningsverksamhet ingår EU-informationen som en del i akti- viteten. EU-material finns tillgängligt och frågor om EU besvaras. Vissa av dessa arrangemang genomförs tillsammans med EU-upp- lysningen. Informationsenheten ansvarar för den visningsverksamhet som erbjuds allmänheten och de skolbesök som anordnas för skolelever. Dessutom anordnar enheten studiebesök för olika grupper t.ex. offentliganställda, högskolestuderande, utländska besökare m.fl. I den information som då ges ingår arbete med EU- frågorna som en del i programmet. Nuläget information om EU-relaterade frågor 13.2Riksdagsbibliotekets service till allmänheten är ett av största samhällsvetenskapliga bibliotek, vars uppgift är att dels förse med bra besluts- underlag, dels att ge allmänheten tillgång till de omfattande sam- lingarna. är ett s.k. depåbibliotek för EU, vilket betyder att kostnadsfritt erhåller ett betydande urval av EU:s offentliga tryck. I gengäld håller mate- rialet tillgängligt för allmänheten och ansvarar för att bevara dessa dokument . EU-materialet består av rättsakter, rätts- fall, dokument från lagstiftningsprocessen samt statistik, rapporter, tidskrifter och årsböcker från EU:s olika institutioner. På riks- dagsbiblioteket finns också kommersiellt utgiven EU-litteratur samt publikationer om EU utgivna av statliga myndigheter. Allt detta EU-material tillsammans med en fullständig samling av det svenska riksdagstrycket, lagar, författningar, statens offent- liga utredningar och departementsserien utgör en viktig informa- tionskälla för många. Till de grupper som vänder sig till för EU-relaterad information hör offentligt anställda tjänstemän, utredare, forskare, studenter, journalister, företrädare för dom- stolsväsendet och advokatbyråer. Närmare tusen förfrågningar om EU besvaras . erbjuder en rad tjänster för att underlätta för användarna/besökarna att få fram det EU-material som efterfrågas. Fyra särskilt utbildade bibliotekarier svarar på frågor via telefon, e- post och besök. De tre senaste årens EU-dokument finns lätt till- gängliga i ett särskilt internationellt rum, där det också finns en informationsdisk som under vissa bestämda tider bemannas av EU- bibliotekarierna. Dessa hjälper till att ta fram EU-relaterade doku- ment, söka efter EU-information på Internet, skaffa fram EU- publikationer m.m. En viktig uppgift för dem är att vägleda och undervisa om hur man på egen hand kan söka information via Internet. EU-bibliotekarierna medverkar också i bibliotekarie- kurser som anordnas och som bl.a. handlar om hur man söker EU-material i tryckt och elektronisk form eller på mikrofiche och cd-rom. Allmänheten ges också via tillgång till en rad EU-databaser bl.a. Celex där det mesta av EG:s lagstiftning och rättsfall finns i fulltext samt referenser till nationella genom- föranden av EG-rätten. Nuläget information om EU-relaterade frågor Tidningen (Politisk journal från riksdag, departement och EU) tillkom genom ett riksdagsbeslut och har givits ut med ca 40 nummer . Upplagan ligger på ca 15 000 exemplar, varav ca 14 000 är betalande prenumeranter. Tidningens syfte är att underlätta för personal i stat och kommun, företag och organisationer samt förtroendevalda och övriga politiskt intresserade t.ex. forskare och studerande att följa verksamheten i och regeringen. Uppdraget innebär att tidningen ska spegla hela beslutsprocessen i riksdag, regering och utredningsväsende. har tidningen ett vidgat uppdrag att också kontinuer- ligt bevaka och rapportera om vad som händer inom EU och lagstiftningsprocessen inom EG. Tidningen fick i samband med det vidgade uppdraget utökade personella resurser i form av en ny fast redaktörstjänst samt utökade resurser för frilansmedarbetare. Ungefär en fjärdedel av tidningens innehåll handlar om EU- relaterade frågor. öppnade tidningen en egen webbplats (www.r-o- d.nu), med bl.a. en kontinuerligt uppdaterad löpsedel. Webb- platsen, är som framgår av adressen, skild från webb- plats. Ett elektroniskt arkiv med alla publicerade artiklar/texter har också gjorts tillgängligt för tidningens prenumeranter. Tidningen har 11 fast anställda på redaktionen och samarbetar med ett antal frilansjournalister i främst . Chefredaktören för tidningen är tillika ansvarig utgivare och riksdagsförvaltningen har det administrativa ansvaret för tidningen. 14Nuläget information om EU-relaterade frågor En stor del av arbete genomsyras av EU- medlemskapet. Regeringsledamöterna deltar direkt i ministerrådet, regeringskonferenser och bilaterala diskussioner med andra EU- länder. Tal och artiklar av statsråd och intervjuer med olika mass- media ger möjlighet att redovisa politiken. ger instruktioner till de svenska representanterna i coreper och alla kommittéer och arbetsgrupper inom rådsstrukturen. Ett stort antal tjänstemän i deltar också i arbetet i dessa kom- mittéer och grupper. En viktig uppgift för regeringen är att informera allmänheten om hur EU-arbetet är organiserat inom och om den politik som den för. Det handlar om att informera i de aktuella frågor där regeringen är aktör och om regeringens ståndpunkter i dessa frågor. Varje departement har ansvar att informera allmänheten om de EU-relaterade frågor som rör de egna sakområdena. Övergripande information om regeringens EU-arbete till allmänheten samordnas av UD. Dessutom finns en särskild informationsenhet för euron vid . Information vid förvaltnings- avdelningen, som informerar allmänheten om hela regeringsarbetet, har även viss information om regeringens EU-arbete. Dessutom ger regeringen omfattande information om EU-frågor och regeringens ställningstagande till . Det sker genom deltagande i riksdagsdebatter, besvarande av frågor och interpella- tioner, överläggningar med och utskott, regeringens årsbok om EU-arbetet, faktapromemorier om förslag från kom- missionen samt propositioner och skrivelser. Detta material är också ett viktigt bidrag till information för allmänheten. Nuläget information om EU-relaterade frågor 14.1EU-informationen vid UD:s press- och informationsenhet Den övergripande funktionen för information om regeringens EU- arbete är placerad vid UD:s press- och informationsenhet. Syftet med verksamheten är att öka kunskaperna om EU och den politik regeringen för i EU-samarbetet. Uppdraget är att erbjuda med- borgarna lättillgänglig information om regeringens EU-arbete och aktuella EU-frågor. har inget särskilt telefonnummer för generella frågor om regeringens EU-arbete utan samtalen kopplas via växeln direkt till tjänstemän på UD:s press- och informationsenhet. För beställning av material finns dock ett 020-telefonnummer. För EU-informationen finns två tjänster på UD och verksam- heten består av produktion av informationsmaterial, webbinforma- tion, seminarier och aktiviteter. Till de trycksaker som produceras hör nyhetsbrevet om aktuella EU-frågor som ges ut cirka en gång . Skriftserien Fakta som är ett fördjupningsmaterial om bl.a. miljö, sysselsättning och inre marknaden ges ut i samarbete med sakenheterna på respektive departement. En populärversion av regeringens årsberättelse om verksamheten i EU produceras. En del av materialet tas fram av projektanställd personal . Webbplatsen är under förändring. fanns det en egen ingång till EU-information på regeringens webbplats men den har ersatts av att respektive departement informerar om EU i sin ordinarie webbverksamhet. Den del av regeringens webbplats som ger övergripande information om regeringens EU-arbete sköts av UD:s press- och informationsenhet. Viss information som tidigare fanns som trycksak publiceras nu endast på webbplatsen. Aktiviteter ordnas för att stimulera till debatt och ökade kun- skaper om EU-arbetet exempelvis storforum om ett aktuellt tema för studenter och unga forskare. Kurser ordnas för särskilda mål- grupper såsom skolungdomar, lärare och bibliotekarier. Informa- tionsseminarier har ordnats i kandidatländerna som ett led att sprida information till andra länder om som EU-medlem. SOU 2002:96 Nuläget information om EU-relaterade frågor Planerad fördelning av informationsanslaget för UD:s EU- information, : Information om i andra länder Reserv (Euroinformation) Totalt (exkl. personal) har informationsverksamheten ett informationsanslag för trycksaker m.m. på . Som tidigare nämnts har verksamheten personalanslag motsvarande två heltidstjänster men arbetet är fördelat på flera tjänstemän. Ytterligare disponeras av Euroinformationen vid . anslogs till UD:s EU-information. hade verksamheten en årlig budget på som en del av en allmän för- stärkning för att öka kunskaperna om Europapolitiken. Med anledning av det svenska ordförandeskapet i fick UD:s EU-information inom ramen för den sam- lade ordförandeskapsbudgeten särskilda medel på totalt för press-, informations- och kultur- satsningar inför och under ordförandeskapet. 1996 tog UD initiativ till regelbundet informationsutbyte mellan kontor och kommissionens representation, representanter för samt EU-upplysningen. Gruppen kallas Mega-infogruppen och deltar även . För att få en bild av omfattningen av EU-informationen inom genomförde utredningen en enkätundersökning . Den skickades till pressekreterare på respek- tive departement. Nuläget information om EU-relaterade frågor Resultatet visade att informationsverksamheten om EU-relate- rade frågor inom är mycket omfattande och att det finns stora skillnader mellan departementen. Vissa departement såsom och får dag- ligen en mängd frågor från allmänheten och media. Frågorna hänvisas till berörd handläggare eller till den myndighet som ansvarar för frågan. Information är gemensamma infor- mationsenhet och ingår i förvaltningsavdelningen. Uppdraget är att informera viktiga målgrupper, såsom skolan, medierna, myndig- heter och den intresserade allmänheten, om verksamhet och regeringens arbete. Webbtjänsten vid Information samordnar Regerings- kansliets webbplats genom att svara för den tekniska driften, genomföra webbsändningar, från t.ex. presskonferenser som rör EU-relaterade frågor, och publicera dokument m.m. Webbredak- tionen ansvarar även för den gemensamma löpsedeln som ingår i förstasidan under . Information ansvarar för den gemensamma Informa- tionsbutiken i . Där finns departementens informations- material tillgängligt och medarbetarna tar emot beställningar och svarar på frågor på telefon. Information deltar i skol- forum och vid fortbildningsdagar för lärare, t.ex. EU på schemat. Information hänvisar allmänna frågor om EU till EU- upplysningen. När det gäller t.ex. att presentera beslutsgången inom från initiativ till beslut i lagstiftningsfråga i EU har Information tagit fram presentationsmaterial. De ingår som en del i ett informationspaket om hela arbetet i rege- ringen och . Euroinformation vid in- rättades .