prop · GQ031d3 · 2003-01-01 00:00:00 — 2.3.11 En central ingång till det offentliga ............................................. Organisations- och strukturförändringar.................................................................. Personalkonsekvenser inom statsförvaltningen........................................................ Personalkonsekvenser av genomförda strukturförändringar....................... Bedömningar av framtida personalkonsekvenser ......................................... Uppföljning av myndigheternas arbetsgivarpolitik .................................................. Regeringens övergripande iakttagelser och bedömningar............................ Iakttagelser och bedömningar inom enskilda områden................................ 5.2.1 Åldersstrukturen i staten............................................................................. 5.2.4 Etnisk mångfald ........................................................................................... 5.2.6 Arbetsmiljö och sjukfrånvaro ..................................................................... 2002/03:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 BILAGA 1 Tabell 4.1 Andel uppsagda kvinnor och män i staten respektive den totala andelen kvinnor och män i staten 1994-2001.................................... Tabell 4.2 Personalkonsekvenser.................................................................................... Tabell 4.3 Personalkonsekvenser vid Försvarsmakten.................................................. Genomsnittsålder i statens olika sektorer.................................................... Andel myndigheter som i redovisningarna uppgivit att de vidtar åtgärder m.m. för att främja mångfald bland personalen 1999, 2000 och 2001, procent.............................................................................. 2002/03:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 BILAGA 1 Diagram 5.1 Åldersstruktur i staten inkl. affärsverken 2000 och 2001 (procent) ...................................................................................... Diagram 5.2 Personalomsättning för statsanställda fördela de efter kön och ålder, september 2000september 2001 .................................. Diagram 5.3 Personalomsättning för statligt anställd personal med uppgift att planera och leda myndighetens verksamhet, september 2000september 2001......................................................................... Diagram 5.4 Nyrekryteringar och avgångar i staten, september 2000september 2001......................................................................... Diagram 5.5 Genomsnittlig månadslön i olika sektorer på arbetsmarknaden, 2000......................................................................................... Diagram 5.6 Genomsnittlig löneökningstakt i olika sektorer på arbetsmarknaden 19942000........................................................................... Diagram 5.7 Procentuell fördelning av myndigheterna i löneökningsintervall, identiska individer, avtalsperioden för RALS 2001............................................. Diagram 5.8 Löneutveckling för RALS 2001. Identiska individer i åldersintervall...................................................................... Diagram 5.9 Uppskattad löneutveckling för RALS 2001....................................................................................................... Grunden för en gemensam förvaltningskultur redovisades i regeringens propositionen Statlig förvaltning i medborgarnas tjänst. (prop1997/98:136). beslutade regeringen om ett förvaltningspolitiskt handlingsprogram En förvaltning i demokratins tjänst. Programmet innehåller dels regeringens grundläggande värden för en långsiktig utveckling av förvaltningen, dels de åtgärder som regeringen genomför för att uppnå de förvaltningspolitiska målen. Regeringen har i skrivelsen Regeringens förvaltningspolitik (2000/01:151) gjort utfästelsen att återkommande och samlat informera om utvecklingen på det förvaltningspolitiska området. Regeringen redogör i denna bilaga kortfattat för genomförandet av det förvaltningspolitiska handlingsprogrammet. En allmän beskrivning ges också av genomförda och pågående organisations och strukturförändringar. Vidare lämnas en redogörelse för personalkonsekvenserna av genomförda strukturförändringar inom statsförvaltningen samt bedömningar vad gäller framtida konsekvenser för staten, m.m. Regeringen redovisar sin bedömning av den statliga arbetsgivarpolitiken och dess utfall till . I denna bilaga redovisas regeringens övergripande iakttagelser och bedömningar för . Regeringens bedömning: Det förvaltningspolitiska handlingsprogrammet har fått ett brett genomslag i förvaltningen. De statliga myndigheterna har i allt högre grad vinnlagt sig om att vara tillgängliga och serviceinriktade i sina kontakter med medborgare och företag. Detta har framgått av dialoger med myndigheter, av rapporter från stabsmyndigheter, vid konferenser och seminarier m.m. Programmet har också fått genomslag i forskningsprogram och i universitetsutbildningar. 2002/03:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 BILAGA 1 2.2 Mål och långsiktig utveckling Regeringens åtgärder för en långsiktig utveckling av statsförvaltningen sätter medborgarna i centrum och syftar till att skapa organisations-, styr- och ledningsformer som ger förutsättningar för att de tre grundläggande värdena demokrati, rättssäkerhet och effektivitet skall få genomslag i hela förvaltningen. Den svenska statsförvaltningen har stor betydelse för medborgarnas vardag, demokratin, välfärden, den ekonomiska tillväxten och för nationens förmåga att verka internationellt. Regeringens mål är en statsförvaltning som med höga krav på rättsäkerhet, effektivitet och demokrati och är tillgänglig och tillmötesgående. Den statliga förvaltningen skall, inom givna ekonomiska ramar, tillhandahålla tjänster med hög kvalitet och på ett sätt som ger största möjliga nytta för medborgare och företag. Detta är viktigt för att bibehålla ett högt medborgerligt förtroende för den statliga verksamheten, skapa goda tillväxtförutsättningar för företag; och bedriva ett framgångsrikt internationellt samarbete. Statliga myndigheter skall vara tillgängliga och tillmötesgående, ge goda möjligheter till insyn i dess verksamhet och använda ett begripligt och enkelt språk. Statliga myndigheter skall också under ledning av kompetenta chefer kontinuerligt ompröva och utveckla sin verksamhet, och i detta förändringsarbete aktivt hämta in och tillvarata medborgares synpunkter och förslag. Informationstekniken är ett kraftfullt redskap för att öka tillgängligheten till information och tjänster. En central del av förvaltningspolitiken är därför arbetet med utvecklandet av 24-tim- marsmyndigheten, dvs. myndigheter som via Internet erbjuder kvalificerad service dygnet runt. Målet med arbetet är att dels öka tillgängligheten till myndigheters tjänster, dels underlätta för medborgarna och företagen att få tillgång till information och aktivt delta i förvaltningens förändringsarbete. Den långsiktiga inriktningen bör vara att medborgare och företag i servicehänseende upplever offentliga förvaltningen som en enda 24-timmarsmyndighet utan besvärande myndighetsgränser. Det innebär bl.a. att ett ärende så långt möjligt bara bör kräva en enda myndighetskontakt, vilket ställer stora krav på samverkan mellan myndigheter. Det är dock viktigt att myndighetsansvaret inte bli så oklart att insyn och ansvarsutkrävande försvåras. 2002/03:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 BILAGA 1 Den långsiktiga inriktningen bör också vara att medborgare via olika kanaler har möjlighet att delta i den offentliga förvaltningens förändringsarbete, såväl på förvaltningens som på eget initiativ. I takt med att myndigheternas webbtjänster används av allt fler människor, är det viktigt att medborgare kan föra fram synpunkter och förslag via myndighetens webbplats. Detta ställer krav på myndigheterna att dels utveckla och tillhandahålla dessa kanaler, dels tillvarata synpunkterna i verksamhetsutvecklingen. För att åstadkomma detta anger regeringen tydligare mål för det pågående arbetet. N alla tjänster som statliga myndigheter inom befintliga resursramar till samma eller lägre kostnader kan tillhandahålla elektroniskt skall också göras så, N de elektroniska tjänsterna får inte utestänga enskilda och företag, N för att kunna ta tillvara på synpunkter som kan användas vid verksamhetsutveckling skall statliga myndigheter erbjuda elektroniska kanaler för kontakter med medborgare och företag, N det skall finnas säkra system för informationsutbyte och elektronisk identifiering för staten, som bygger på samverkan med näringslivet N det skall finnas konkreta exempel på elektronisk servicesamverkan mellan kommuner och statliga myndigheter En aktiv chefsförsörjning är ett viktigt medel i arbetet med regeringens förvaltningspolitik. Målet för regeringens chefspolicy är att uppnå kvalitet i chefsförsörjningen. Regeringens chefsutvecklingsprogram är en nödvändig förutsättning för att åstadkomma kvalitet i det statliga ledarskapet. Att utveckla myndighetschefernas ledarskap är ett arbete som måste pågå ständigt. En förutsättning för att statliga styrelser skall vara en effektiv ledningsform är att ledamöterna har kunskap om styrelsernas roll och ansvar. Den studie som genomförts av behovet av utvidgat stöd till styrelser och råd visar att det finns kunskaps- och kompetensluckor bland ledamöterna. Regeringen avser att fortsätta det utvecklingsarbete som inletts. 2.3.1Utvecklingsinsatser för myndighetschefer och för ledamöter i statliga styrelser, nämnder och råd Ett aktivt och långsiktigt ledarskapsprogram för myndighetschefer och överdirektörer genomförs löpande. Förutsättningen för att statliga myndigheters styrelser ska verka effektivt är att alla ledamöter har kunskap och insikt i styrelsens roll och ansvar. I det förvaltningspolitiska utvecklingsarbetet har regeringen inlett ett arbete att utvidga stödet till samtliga styrelser, nämnder och råd. planeras och prövas olika former för utvidgat stöd till styrelser, nämnder och råd. Regeringen avser att fortsätta detta arbete . Inom ramen för arbetet med att verksamhetsanpassa myndighetsstyrningen har bl.a. departementsvisa seminarier genomförts mellan politisk ledning och myndighetschefer i syfte att förbättra styrningen. 2.3.3 Styrning av den statliga förvaltningsexporten Frågan om styrning av den statliga förvaltningsexporten har bl.a. behandlats i utredningen av statligt förvaltningskunnande (SOU 2002:27). Utredningen föreslår bl.a. en översyn av regelverket i syfte att åstadkomma en tydligare styrning av myndigheternas arbete med att utveckla sin export av förvaltningskunnande. Ett arbete pågår med att inordna förvaltningsexportens olika delar i den verksamhetsstruktur som tillämpas för styrning i staten. 2.3.3 Den statliga tillsynen Den statliga tillsynen ses över. Utgångspunkten för arbete är hur den statliga tillsynen kan göras till ett tydligare och effektivare förvaltningspolitiskt instrument som bättre bidrar till kontrollen och genomförandet av demokratiskt fattade beslut. Utredningen har lämnat ett delbetänkande Statlig tillsyn - Granskning på medborgarnas uppdrag (SOU 2002:14). terar utredningen flera konkreta åtgärder genom vilka ökad tydlighet och effektivitet kan åstadkommas i den statliga tillsynen. En sådan åtgärd skulle kunna vara att tydliggöra den statliga tillsynen genom en ny lag, en annan att göra en fördjupad prövning av kommunernas roll i den statliga tillsynen. Betänkandet har remissbehandlats. Remissinstanserna instämmer i allt väsentligt med utredningens utgångspunkter för hur det fortsatta arbetet med att utveckla den statliga tillsynen bör bedrivas. Regeringen kommer att ge utredningen tilläggsdirektiv. 2.3.4Ett system för uppföljning och utvärdering av förvaltningspolitiken En första samlad uppföljning av det förvaltningspolitiska handlingsprogrammet lämnades till genom regeringens skrivelse 2000/01:151 Regeringens förvaltningspolitik. Regeringens avsikt är att återkommande och samlat informera om utvecklingen på det förvaltningspolitiska området. Ett arbete pågår med att utveckla ett system för uppföljning och utvärdering som innehåller ett flertal åtgärder som kan sammanlänkas med den nuvarande löpande uppföljningen. Till dessa åtgärder hör att utveckla medborgarundersökningar. Det är också önskvärt att genom den löpande uppföljningen få indikatorer på problemområden och utvecklingsbehov, vilka kan ligga till grund för att vidta åtgärder. 2.3.5 Analys av EU:s utläggningspolitik Statskontoret har regeringens uppdrag att kartlägga och analysera effekter för svensk offentlig förvaltning av kommissionens utläggning av verksamheter på förvaltningsorgan inom EU och medlemsstaternas förvaltningar. 2.3.6 Öppenhet och insyn I en förvaltning som präglas av ett långtgående decentraliserat ansvar till de enskilda myndigheterna är det av största vikt att i varje verksamhet värna öppenhet och insyn. En förutsättning för att grundläggande värderingar om öppenhet skall få genomslag i offentlig förvaltning är att myndighetsstrukturen, personalens kompetens 2002/03:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 BILAGA 1 och etik, arbetsorganisation och arbetsformer, ledningssystem och ledarstil samverkar med detta syfte för ögonen. har uppmärksammat chefer och anställda i såväl statlig förvaltning som verksamhet på vidden i detta arbete. avslutade sitt arbete . Rådet för Öppna har i sin slutrapport för en öppen offentlig förvaltning (Ds 2002:27) redovisat sina slutsatser. Rådet för Öppna föreslår att en permanent funktion inrättas för att främja öppenhet och insyn i offentlig förvaltning. Regeringen avser att ta ställning till förslagen i rapporten. Regeringen har uppdragit åt att fr.o.m. och tills vidare ansvara för driften av Öppna hemsida. 2.3.7Medborgarnas och företagens syn på förvaltningen Statskontoret och SCB har på regeringens uppdrag gjort två undersökningar som beskriver medborgarnas och företagens syn på förvaltningen: /2002 genomfördes en undersökning om medborgarnas syn på offentlig förvaltning. Det är den första medborgarundersökningen med ett förvaltningspolitiskt perspektiv och som försöker täcka ett flertal statliga myndigheter med medborgarkontakter, såväl som kommunala verksamheter. Nästan som medborgarundersökningen pågick genomfördes en likartad undersökning riktad till små- och medelstora företag för att få information om hur företagen bedömer myndigheterna. Företagsundersökningen kan mer karaktäriseras som en service- eller kundundersökning. Medborgarnas förtroende för de myndigheter som ingick i undersökningen är varken högt eller lågt. Verksamheternas kvalitet, service och korrekt behandling får högre betyg än reglernas lättbegriplighet och förmågan att samarbeta. Det som mest påverkar hur nöjda medborgarna är, är hur myndigheterna sköter sina huvuduppgifter. Företagarna ger myndigheterna ett något högre betyg för tillgänglighet, kunskap och kompetens samt kunskapsutbyte/samverkan, 2002/03:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 BILAGA 1 medan myndighetsutövning, handläggningstider och klagomålshantering får lägst betyg. Ett begripligt myndighetsspråk är en förutsättning för en förvaltning som har medborgarnas förtroende. Det goda myndighetsspråket är en viktig byggsten i regeringens arbete med förvaltningspolitiken. Statskontoret har på uppdrag av regeringen genomfört en utvärdering av begripligheten i myndigheternas texter. Resultatet av utvärderingen presenteras i rapporten väg mot ett bättre myndighetsspråk (2001:18). Av Statskontorets utvärdering av myndighetsspråket framgår att det fortfarande finns problem i arbetet att skriva begripliga beslut och texter. Det klarspråksarbete som redan bedrivs måste fortsätta. Myndighetsspråket måste inriktas på att anpassas till mottagarna. Regeringen avser att behandla Statskontorets förslag till framtida organisation av ett stöd till en språkvård för offentlig förvaltning i anslutning till ställningstagandet till förslagen från språket (SOU 2002:27) Mål i Mun. 2.3.9 Styrning av organisationsförändringar har i sin årliga rapport uppmärksammat regeringen på vikten av att regeringen före ombildning, avveckling eller liknande ger tydliga direktiv till berörda myndigheter för att ge förutsättningar för den beslutande omorganisationen och för att upprätthålla verksamhet. Regeringen anser att det främst handlar om en förbättring av organisationskunnandet bland de anställda i . Det är viktigt att beslutsunderlagen inför strukturförändringar är av hög kvalitet. En vägledning om organisations- och strukturförändringar i statsförvaltningen har utarbetats som riktar sig till chefer och handläggare i . Åtgärden kommer att kombineras med omfattande utbildningsinsatser. Regeringens program för att utveckla 24-tim- marsmyndigheter drivs vidare. Regeringen har tidigare i skrivelse 2000/01:151 Regeringens för- valtningspolitik, redovisat de övergripande målen med detta arbete. De är att förbättra samhällsservicen till medborgare och företag samt att underlätta för medborgare att få tillgång till information och aktivt delta i beslutsprocesserna i den offentliga förvaltningen. Användning av statliga elektroniska tjänster ligger internationellt sett i tätposition som IT-nation och har kommit långt i att skapa ett informationssamhälle för alla. Den dramatiska tillväxten av Internetanvändare gäller i hög grad också den offentliga förvaltningen. Medborgare och företag utnyttjar i allt större utsträckning myndigheternas webbplatser för att få information, service och kontakt i enskilda ärenden. Det framgår av de undersökningar av besökare på offentliga webbplatser som Statskontoret redovisar i sina lägesrapporter. hade de statliga myndigheterna ca 1,6 miljoner unika besökare på Internet, dvs. olika personer som en eller besökte någon myndighets webbplats. Motsvarande siffra för kommunernas och landstingens webbplatser var 1,4 respektive 0,3 miljoner. Mellan ökade antalet besökare via Internet i kommunerna med och i de statliga myndigheterna med . I landstingen har ökningen varit men från en betydligt lägre nivå i absoluta tal. hade de statliga myndigheterna sammantaget drygt 2,3 miljoner unika besökare. Det innebär att av alla som använde Internet tog kontakt med någon statlig myndighet. låg denna siffra på och på . Antalet besökare på myndigheternas webbplatser ökar alltså väsentligt snabbare än det totala antalet webbesökare. Ökningen är särskilt markant hos de två mest välbesökta myndigheterna, RSV och AMS. RSV hade drygt 1,1 miljoner unika besökare mot 700 000 året innan. RSV har en naturlig topp i samband med allmänna självdeklarationen. utnyttjade 450 000 skattebetalare den nya möjligheten att lämna den förenklade självdeklarationen via Internet. Utvecklingen av elektroniska tjänster är också ett viktigt instrument i regeringens arbete med regelförenklingar för att skapa bättre förutsätt- ningar för småföretagen. Webbplatserna Företagsguiden och Kontakt-N är exempel på sådana initiativ i syfte att öka servicen och minska den administrativa bördan företagen. Även innehållsmässigt går utvecklingen av den offentliga förvaltningens webbplatser snabbt, även om det är stora skillnader mellan olika myndigheter. erbjuder webbplatserna främst tjänster för att hämta information. Vissa myndigheter som RSV, AMS, och erbjuder emellertid mycket avancerad service och ligger i den främsta linjen även i en internationell jämförelse. Utveckling av 24-timmars myndigheter För att driva på utvecklingen gav regeringen Statskontoret i uppdrag att stimulera och stödja utvecklingen av 24-timmarsmyndig- heter genom att tillsammans med myndigheterna utveckla och tillhandahålla metoder, vägledningar och avtal samt initiera och genomföra samverkansprojekt. Uppdraget sträcker sig och Statskontoret skall varje halvår redovisa hur arbetet fortskrider i lägesrapporter till regeringen. I en första lägesrapport till regeringen (Dnr Ju 2002/38) konstaterar att det pågår en snabb utveckling av elektroniska myndighetstjänster och att allmänheten i allt större utsträckning använder In- ternet vid sina kontakter med myndigheterna. behövs för en fortsatt snabb utveckling att en fördjupad samverkan kommer till stånd mellan myndigheterna och att särskilda insatser görs för att åstadkomma en gemensam infrastruktur för den elektroniska förvaltningen. Mot bakgrund av bedömningen i den första lägesrapporten har Statskontoret lämnat en särskild framställning till regeringen med förslag till åtgärder för en sammanhållen elektronisk förvaltning (Dnr Ju 2002/38). För att få till stånd en ökad normering och fastare samverkan mellan myndigheterna föreslår Statskontoret att vissa grundläggande krav på statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte läggs fast i en särskild förordning samt att en ny nämndmyndighet inrättas med uppgift att svara för normering baserad på förordningen och hålla samman arbetet med att utveckla den gemensamma infrastrukturen för den elektroniska förvaltningen. Statskontorets förslag har remissbehandlats och regeringens ställningstaganden 2002/03:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 BILAGA 1 redovisas under avsnittet om Politikens inriktning i kapitel 5. I en andra lägesrapport till regeringen (Dnr 2002/38) anför Statskontoret att arbetet med att utveckla den elektroniska förvaltningen måste utvidgas till att omfatta hela den offentliga sektorn, att finansieringen av utvecklingsarbetet inte enbart kan ses utifrån ett förvaltningsinternt effektivitetsperspektiv utan också utifrån ett vidare reformperspektiv samt att staten bör verka för en långsiktig gemensam lösning för elektronisk identifiering mot både myndigheter och privata tjänsteleverantörer. Statskontoret har vidare i enlighet med sitt uppdrag att stödja utvecklingen av 24-timmarsmyn- digheter utarbetat riktlinjer för elektroniskt tillgängliga diarier. Statskontoret kommer tillsammans med ett antal andra myndigheter att fungera som pilotmyndigheter. En vägledning för utformningen av myndigheternas webbplatser har också utarbetats. Arbetet har när det gäller anpassning för funktionshindrade skett i samarbete med och baserats på de internationellt erkända s.k. WAI- riktlinjerna (Web Accessibility Initiative.) Samverkan mellan stat och kommun En väl fungerande samverkan mellan statliga myndigheter och den kommunala sektorn är en förutsättning för en utveckling av elektroniska tjänster som svarar mot medborgarnas och företagens behov. Till Statskontorets arbete har därför informella samarbetsorgan knutits. I Statens e-forum ingår , , , , , , , och . I ett motsvarande forum för frågor om samverkan med kommunerna ingår inledningsvis kommunerna . Elektronisk identifiering och skydd av elektroniska dokument En grundförutsättning för elektroniska myndighetstjänster är att det finns en säker teknik för elektronisk identifiering och skydd av elektroniska dokument. Först då blir det möjligt att ta 2002/03:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 BILAGA 1 steget från att endast lämna ut allmän information via Internet till att även handlägga ärenden som berör enskildas rättigheter och skyldigheter. Medborgaren eller företaget behöver en elektronisk identitetshandling, ett s.k. certifikat, som garanterar tillgången till och skyddet av den personliga informationen och skapar hög tillit till den elektroniska kommunikationen. Regeringen har därför uppdragit åt () att under ett inledningsskede ha ett sammanhållande ansvar för administrationen av certifikat för elektronisk identifiering och elektroniska signaturer inom statsförvaltningen. Inom ramen för uppdraget har RSV i samarbete med , och Statskontoret utarbetat riktlinjer för elektronisk identifiering, signering och stämpling av elektroniska handlingar m.m. En upphandling av tjänster för elektronisk identifiering och signering har genomförts av Statskontoret i samverkan med RSV och är baserad på de krav som tagits fram i ett samarbete mellan ovan nämnda myndigheter, representanter från bl.a. universitet och landsting. Som ett resultat av upphandlingen har ramavtal slutits med Posten, och flera banker.