prop · GQ03135 · 2003-06-05 00:00:00 — Om den registrerade begär det och anger vilken handling som avses skall dock informationen, om inte annat följer av bestämmelser om sekretess, även omfatta uppgifter i en sådan handling. I sistnämnda fall skall begränsningen i 26 § personuppgiftslagen om att information bara behöver lämnas gratis en gång per kalenderår gälla varje handling för sig. Promemorians förslag: Överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: Ingen av remissinstanserna har särskilt kommen- Skälen för regeringens förslag: Regeringens föreslår en bestämmelse om information som är avsedd att motsvara vad som i detta avse- ende gäller enligt socialförsäkringsregisterlagen. I huvudsak innebär detta att personuppgiftslagens bestämmelser om information skall gälla inom socialförsäkringens administration. Den föreslagna bestämmelsen har dock anpassats till den nya lagens tillämpningsområde. Det är av integritetsskäl angeläget att den enskilde får information om bl.a. att personuppgifter om honom eller henne behandlas, ändamålen för behandlingen, vilka typer av uppgifter som behandlas, vem som är per- sonuppgiftsansvarig och vilka rättigheter den enskilde har i anledning av behandlingen. Bestämmelserna i 2327 §§ personuppgiftslagen innehåller regler om information till den registrerade. Viss sådan information skall lämnas självmant medan annan information endast skall lämnas på begäran. En- ligt 23 § skall, om uppgifter om en person samlas in från personen själv, den personuppgiftsansvarige i samband därmed självmant lämna den registrerade information om behandlingen av uppgifterna. Den bestäm- melsen bör gälla också inom socialförsäkringens administration. I 24 § första stycket personuppgiftslagen regleras de situationer då per- sonuppgifterna har samlats in från någon annan källa än från den regi- strerade. Den personuppgiftsansvarige skall i dessa fall självmant lämna den registrerade information om behandlingen av uppgifterna när de registreras. Om uppgifterna är avsedda att lämnas ut till tredje man, be- höver informationen dock inte ges förrän uppgifterna lämnas ut . Av paragrafens andra stycke följer emellertid att information enligt första stycket inte behöver lämnas, om det finns bestämmelser om registrerandet eller utlämnandet av personuppgifterna i en lag eller någon annan författning. I den här föreslagna lagen återfinns regler om registre- ring. Detta innebär för den verksamhet som omfattas av lagen att infor- mation utan att ansökan därom har gjorts endast behöver ske när infor- mationen samlats in från den enskilde själv, om det inte särskilt före- skrivs en längre gående informationsskyldighet än vad som följer av per- sonuppgiftslagen. I 21 § socialförsäkringsregisterlagen finns det bestämmelser om en sådan längre gående informationsskyldighet. Bestämmelserna i fråga härstammar från den registerlagstiftning som gällde innan socialförsäk- ringsregisterlagen, dvs. lagen (1993:747) om sjukförsäkringsregister hos de allmänna försäkringskassorna och lagen (1994:1517) om socialförsäk- ringsregister (se prop. 1996/97:155 s. 85). Enligt 21 § första stycket skall den som är personuppgiftsansvarig för ett socialförsäkringsregister se till att den som är eller avses bli registrerad på lämpligt sätt får information om registret. Informationen skall enligt andra stycket innehålla en be- skrivning av de uppgifter som registret får innehålla samt 1.upplysning om ändamålen med registret, 2.de sekretess- och säkerhetsbestämmelser som gäller för registret, 3.rätten att ta del av uppgifter enligt 26 § personuppgiftslagen, 4.rätten till rättelse enligt personuppgiftslagen och socialförsäkrings- registerlagen samt 5.de begränsningar i fråga om direktåtkomst, utlämnande av upp- gifter på medium för automatiserad behandling, sökbegrepp och bevarande av uppgifter som gäller för registret. Lydelsen av 21 § kan ge intryck av att där föreskrivs en i olika avseen- den långtgående skyldighet att ge individuellt anpassad information till de registrerade. Emellertid är tanken med bestämmelserna att informatio- nen inte skall behöva ges individuellt till varje försäkrad inför varje ny registrering av uppgifter om honom eller henne. I stället är avsikten att information skall lämnas genom t.ex. annonser, broschyrer eller anslag i lokalkontorets lokaler eller i informationsrutor etc i de handlingar i ären- den som den enskilde får del av från försäkringskassorna eller Riksför- säkringsverket i samband med att uppgifter till ett register hämtas in från honom eller henne (se prop. 1992/93:193 s. 78, prop. 1994/95:8 s 68, prop. 1996/97:155 s. 85 och prop. 2000/01:69 s. 35). Någon motsvarighet till informationsskyldigheten enligt 24 § personuppgiftslagen är det alltså inte fråga om. Den informationsverksamhet som föreskrivs i 21 § socialförsäkrings- registerlagen, dvs. information till allmänheten om behandlingen av per- sonuppgifter inom socialförsäkringens administration genom t.ex. annon- ser, broschyrer eller anslag i lokalkontorets lokaler har naturligtvis ett värde i sig och bör enligt regeringens bedömning behållas. En sådan skyldighet att tillhandahålla allmänheten information om den behandling av personuppgifter som förekommer inom socialförsäkring- ens administration bör dock inte såsom åvila varje personuppgifts- ansvarig myndighet inom socialförsäkringens administration. Ansvaret bör i stället åvila den myndighet som har en överblick över personupp- giftsbehandlingen och resurser för utformning och genomförande av in- formationsinsatser, nämligen . Det kan förutsättas att övriga myndigheter inom socialförsäkringens administration på eget initiativ hjälper till att sprida den information i form av t.ex. broschyrer och affischer som verket har att utforma. Allmänheten bör alltså i framti- den ha rätt att få motsvarande information som enligt 21 § social- försäkringsregisterlagen, men det bör ankomma på att ansvara för uppfyllandet av informationsskyldigheten. Det är inte nödvändigt att slå fast det ansvaret i lag, utan en motsvarande bestäm- melse bör i stället tas in i förordningen (1998:739) med instruktion för . Avslutningsvis bör i denna del betonas att den föreslagna informa- tionsskyldigheten för är avsedd att gälla vid sidan av informationsskyldigheten i personuppgiftslagen. I 26 § personuppgiftslagen finns föreskrifter om den information som skall lämnas efter ansökan. Sådan ansökan skall göras skriftligen hos den personuppgiftsansvarige och vara undertecknad av den sökande själv. In- formationen skall ge besked om huruvida personuppgifter som rör den sökande behandlas eller inte behandlas. Om sådana uppgifter behandlas skall skriftlig information lämnas om vilka uppgifter om den sökande som behandlas, varifrån uppgifterna har hämtats, ändamålen med be- handlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Informationen skall lämnas gratis en gång per kalenderår och normalt inom en månad från ansökan. Om det finns sär- skilda skäl för det, t.ex. att personuppgifterna är krypterade, att sökmöj- ligheterna är begränsade eller att personuppgifterna är uppdelade på olika register, får informationen lämnas senare, dock senast från ansökan. Information behöver emellertid inte lämnas om personuppgifter i löpande text som inte fått sin slutliga utformning när ansökan gjordes eller som utgör minnesanteckning eller liknande. Vad som sagts gäller dock inte om uppgifterna har lämnats ut till tredje man om de behandlas enbart för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål eller, när det gäller löpande text som inte fått sin slutliga utformning, om uppgifterna har behandlats . Med löpande text avses härvid information som inte har strukturerats så att sökning av personuppgifter underlättas. Med text som inte har fått sin slutliga utformning avses kon- cept, utkast och liknande. Text som är avsedd att tid efter annan ändras eller kompletteras och aldrig kommer att få någon slutlig utformning om- fattas således inte. Med text som utgör minnesanteckning avses prome- morior och liknande som har tillkommit bara för att bereda något slags ärende. Med behandling för historiska, statistiska eller vetenskapliga än- damål avses detsamma som enligt artikel 6 i dataskyddsdirektivet. Huvudfallet är här att ett utkast eller en minnesanteckning har tagits om hand för arkivering (jfr prop. 1997/98:44 s. 132 ff.). Sparas sådana hand- läggningshjälpmedel som minnesanteckningar och liknande sedan ärendet avgjorts eller annars slutbehandlats, bör den registrerade få ta del av uppgifterna på motsvarande sätt som allmänheten har rätt att ta del av uppgifter i myndigheters minnesanteckningar och liknande som tagits om hand för arkivering (jfr prop. 1997/98:44 s. 84). När det gäller vilken in- formation som måste lämnas den enskilde kan det inte, enligt förarbe- tena, anses krävas att en personuppgiftsansvarig ordnar sina uppgifts- samlingar på ett sådant sätt att det är möjligt att söka fram alla uppgifter om en registrerad som behandlas. Ett införande eller tillåtande av sådana sök- och sammanställningsmöjligheter, som inte behövs av något annat skäl, skulle i själva verket kunna hota den personliga integriteten efter- som det då skulle bli enkelt att kartlägga en person. Skulle det t.ex. fin- nas begränsningar i sökmöjligheterna, kan det inte krävas annat än att den personuppgiftsansvarige utnyttjar de sök- och sammanställnings- möjligheter som denne faktiskt och rättsligt har tillgång till (jfr prop. 1997/98:44 s 82 ff.). Regleringen i personuppgiftslagen innebär att den som en personuppgift rör har rätt att i vissa fall få information i vidare utsträckning än vad som följer av tryckfrihetsförordningen. Rätten enligt tryckfrihetsförordningen att få ta del av uppgifter rör ju bara all- männa handlingar. Allmänt gäller dock att informationsskyldigheten en- ligt personuppgiftslagen, både vad avser den information som skall ges självmant och den som skall ges efter ansökan, viker för sekretess. Föreskrifterna i 23 och 2527 §§ personuppgiftslagen gäller enligt 20 § socialförsäkringsregisterlagen i princip även personuppgifter som be- handlas i socialförsäkringsregister. En motsvarande ordning följer emel- lertid redan av personuppgiftslagen och 4 § i den föreslagna lagen och detta behöver därför inte särskilt anges i den föreslagna lagen. För sådana handlingar som avses i 11 § socialförsäkringsregisterlagen dvs. hand- lingar i elektroniska akter m.m. gäller dock den begränsningen att uppgifter i sådana handlingar inte behöver tas med i information enligt 26 § personuppgiftslagen. Däremot skall av informationen framgå vilka handlingar avseende den registrerade som finns i registret. Den enskilde Prop. 2002/03:135 ges dock möjlighet att få information även om uppgifter som behandlas i sådana handlingar om han eller hon särskilt begär det. Eftersom en en- skild normalt inte vet vilka sådana handlingar som finns registrerade gäller ettårsbegränsningen, avseende rätten att gratis få information som finns i 26 § personuppgiftslagen, för varje handling för sig. Den enskilde kan då först lämna en allmän ansökan om information enligt 26 § och därefter, när han eller hon fått vetskap om vilka handlingar som finns i registret som omfattas av 11 § socialförsäkringsregisterlagen, ansöka om och få information om de handlingar han eller hon då närmare anger. Detta innebär naturligtvis inte att den enskilde inte redan från början kan ange att ansökan även avser samtliga handlingar som avses i 11 § social- försäkringsregisterlagen. De allmänna begränsningarna i personupp- giftslagen om personuppgifter i löpande text och minnesanteckningar m.m. samt de begränsningar som följer av sekretess mot den enskilde gäller naturligtvis även i detta avseende. I 29 § personuppgiftslagen finns bestämmelser om s.k. automatiserade beslut. Om ett beslut som har rättsliga följder för en fysisk person eller annars har märkbara verkningar för den fysiska personen, grundas enbart på automatiserad behandling av sådana personuppgifter som är avsedda att bedöma egenskaper hos personen, skall den som berörs av beslutet ha möjlighet att på begäran få beslutet omprövat av någon person. Var och en som varit föremål för ett sådant beslut som avses i första stycket har rätt att på ansökan få information från den personuppgiftsansvarige om vad som har styrt den automatiserade behandling som lett fram till be- slutet. I fråga om ansökan och lämnandet av information gäller i tillämp- liga delar bestämmelserna i 26 §. Eftersom personuppgiftslagen gäller vid behandling av personuppgifter inom de verksamheter som omfattas av den nya lagen, om inte annat följer av den nya lagen eller föreskrifter som meddelas i enlighet med den lagen eller personuppgiftslagen är även 29 § personuppgiftslagen tillämplig i fråga om behandling av personupp- gifter inom socialförsäkringens administration. Emellertid har det inte framkommit några indikationer på att det förekommer automatiska beslut i den mening som avses i personuppgiftslagen inom socialförsäkringens administration. Regeringens förslag: Personuppgifter som behandlas automatiserat skall gallras när de är nödvändiga för de ändamål som anges i 7 §. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får dock meddela föreskrifter om att uppgifter får bevaras för historiska, statistiska och Promemorians förslag: Överensstämmer i huvudsak med regering- Remissinstanserna: Kammarrätten i har anfört att förslaget till gallringsregel skulle kunna anses strida mot dataskyddsdirektivet genom att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får föreskriva att uppgifterna skall bevaras. bör huvudprinciperna för gallring anges i lagstiftningen. Datainspektio- nen förutsätter att de myndighetsföreskrifter som avses komplettera be- stämmelsen om gallring ger tydlig vägledning när det gäller frågan om när uppgifterna skall gallras och hur gallringsbedömningen skall göras. föreslår att bemyndigandet för regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer att meddela föreskrifter om bevarande av handlingar eller uppgifter utvidgas till att gälla även gallring. Premie- pensionsmyndigheten tillstyrker den föreslagna bestämmelsen om gall- ring. föreslår att huvudregeln i förslaget till registerförfatt- ning skall vara bevarande, med möjlighet för regeringen eller den myn- dighet som regeringen föreskriver att föreskriva om gallring. Det är uppfattning att socialförsäkringsområdet är så väsentligt för den enskilde och rör så stora värden att gallring inom området måste ske efter en samlad bedömning av en myndighet som har ett långsiktigt per- spektiv. Den enskildes integritet bör enligt mening i första hand skyddas på annat sätt än genom att allmänna handlingar gallras, t.ex. genom sökbegränsningar eller ett utökat sekretesskydd. Enligt Riks- arkivets uppfattning finns det, åtminstone inom vissa verksamheter, an- ledning att ifrågasätta sanningen i att den enskildes integritet bäst skyd- das genom att uppgifter utplånas. Sådana områden är både den rättski- pande verksamheten och socialförsäkringens administration. Det är ett vitalt intresse att allmänna handlingar som kommer från rättskipningen bevaras så att kraven i tryckfrihetsförordningen och arkivlagen kan upp- fyllas. Flera uppmärksammade frågor visar att det kan ligga i den enskildes intresse att arkiven bevaras även om de innehåller mycket känsliga uppgifter. Att uppgifter bevaras innebär att den enskilde i efterhand, också , har möjlighet att granska makten och kontrollera vilka åtgärder som vidtagits mot honom och vid konstaterade felaktigheter i handläggning eller andra bristfälligheter kunna få upprät- telse. Skälen för regeringens förslag: Med gallring avses här att handlingar eller personuppgifter sorteras ut och förstörs eller utplånas. I personupp- giftslagen saknas uttryckliga regler om gallring. Däremot anges i 9 § punkt i) personuppgiftslagen att personuppgifter inte får bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Enligt 8 § andra stycket personuppgiftslagen gäller dock att myndigheternas bevarande av allmänna handlingar inte hindras av personuppgiftslagen. Personuppgiftslagens reglering innebär alltså i den meningen en prioritering av intresset av att bevara allmänna handlingar framför integritetsintresset. Dataskyddsdirektivet medger enligt regeringens mening en sådan ordning genom ingresspunkt 72, som stadgar att direktivet gör det möjligt att vid genomförandet av bestämmelserna i direktivet ta hänsyn till principen om allmänhetens rätt till tillgång till allmänna handlingar. Grundläggande bestämmelser om bevarande och gallring av allmänna handlingar hos myndigheter finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och i arkivlagen (1990:782). Av 1 § arkivlagen följer att lagen skall tillämpas av , och de allmänna försäkringskassorna. Myndigheternas arkiv skall enligt arkivlagen bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1.rätten att ta del av allmänna handlingar, 2.behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och Huvudregeln i arkivlagen är alltså att de allmänna handlingar som ut- gör en myndighets arkiv skall bevaras i sin helhet. Undantag från detta medges bl.a. genom bestämmelser om gallring i 10 § arkivlagen. Vid gallring enligt arkivlagen skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna till- godose de ändamål som anges i punkterna 13 ovan. Statliga myndigheter får gallra allmänna handlingar endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av , om inte särskilda gallringsfö- reskrifter finns i lag eller förordning, se 14 § arkivförordningen (1991:446). I arkivlagen finns en bestämmelse med innebörden att undantag från reglerna i den lagen om gallring skall göras om det i lag eller förordning finns avvikande regler om gallring. Sådana gallringsregler återfinns regelmässigt i registerförfattningar och de träder således då i stället för arkivlagens regler om gallring. är gallringsbestämmelserna i registerförfattningar utformade så att personuppgifterna i fråga skall gall- ras inom efter det att exempelvis insamlandet av uppgifter eller avslutandet av ett ärende skett, om det inte finns särskilda före- skrifter om bevarande. Det förekommer dock även att gallringsreglerna i registerförfattningar, i likhet med regleringen i personuppgiftslagen, är ändamålsrelaterade (se exempelvis 7 § lagen [2001:617] om behandling av personuppgifter inom kriminalvården). Dessutom finns det exempel på registerförfattningar där särskilda gallringsregler saknas (se lagen [2001:182] om behandling av personuppgifter i skatteförvaltningens folkbokföringsverksamhet), vilket innebär att arkivlagens regler blir styrande för gallringen av personuppgifter inom tillämpningsområdet för den registerlagen. Gallringsbestämmelserna i 19 § socialförsäkringsregisterlagen har ut- formats så, att det föreskrivs att gallring av uppgifter i socialförsäkrings- register skall ske senast efter det att de registrerades eller inom den kortare tidsfrist som föreskrivs av regeringen eller den myndighet reger- ingen bestämmer. Detta gäller emellertid inte om uppgifterna fortfarande kan antas ha betydelse för handläggning av ett ärende. Handlingar i elektroniska akter skall dock gallras ut senast efter utgången av det år under vilket ärendet avslutades. Regeringen eller den myndighet regeringen bestämmer får föreskriva undantag från dessa bestämmelser för bevarande av ett urval av material för forskningens behov. Det har dock visat sig att de tidsramar som anges i 19 § inte är tillräckliga. Exempelvis har de ansetts inte ligga i linje med de tekniska lösningar för behandling av information, dvs. elektronisk lagring, som med nödvän- dighet och i enlighet med beslut av regering och riksdag valts för exem- pelvis ålderspensionssystemet eller ärendehanteringssystemet med elek- troniska akter. I fråga om socialförsäkringsärenden är det till en början så, att även om den mer aktiva handläggningen av ett ärende i princip har avslutats, så pågår därefter ofta utbetalning av ersättning under ett stort antal år. I vissa fall betalas olika typer av ersättningar till en och samma individ i en aldrig avslutad kedja från vaggan till graven där uppgifter från de in- ledningsvis utgivna ersättningarna på olika sätt kan ligga till grund för handläggningen av de senare utgivna ersättningarna. Dessutom kan olika förmånsslag såsom exempelvis sjukpenning och förtidspen- sion/sjukersättning utges parallellt i olika kvotdelar, vilket i sig är ägnat att sträcka ut den tid under vilken en uppgift måste bevaras. Arbetsskadelivränta utges vanligtvis från beviljandet fram till tidpunkten för ålderspension. Däremot utges yrkesskadelivräntor en- ligt äldre bestämmelser i princip livsvarigt. Samordnings- och ompröv- ningsbestämmelser avseende såväl arbetsskade- som yrkesskadelivräntor påkallar bevarande av såväl underlag för beslut om själva rätten till er- sättning som underlaget för beräkningen av ersättningens storlek och i vissa fall livsvarigt. En liknande situation gäller i fråga om systemet för ersättning vid långvarigt nedsatt arbetsförmåga. Som berörts ovan hänger olika förmåner inom socialförsäkringen ofta samman på så sätt att uppgifter som är primärt relevanta för handlägg- ningen av ett ärende om ett visst förmånsslag, därefter kan vara relevanta för handläggningen av ett annat förmånsslag. Efterle- vandeskyddet, och användningen av den sjukpenninggrundande inkoms- ten vid beräkning av andra förmåner än sjukpenning är ett exempel på detta. Behov av personuppgifter från ärenden som avslutats kan i prakti- ken föreligga i ett efterkommande ärende långt efter det att det första ärendet avslutats. Det är helt enkelt så att några fasta tidsgrän- ser när detta inte längre sker inte finns i regelverket. Av väsentlig betydelse i detta sammanhang är även att det inom socialförsäkringens administration är en nödvändighet att behandla personuppgifter för andra ändamål än ren ärendehandläggning. Således är det en viktig del av arbetet för att komma till rätta med den ökade ohälsan och utvecklingen inom sjukförsäkringen att kunna genomföra ett kvalificerat analys- och uppföljningsarbete som inbegriper behandling av personuppgifter i longitudinella studier som sträcker sig över längre peri- oder. Även detta innebär ett krav på möjligheter till behandling av per- sonuppgifter som går utöver de nu gällande tidsramarna. I fråga om pappersbundna handlingar, som omfattas av de ovan nämnda bestämmelserna i arkivlagen, har mot bakgrund av den i nu be- rört avseende specifika situationen inom socialförsäkringens administra- tion utarbetats en synnerligen omfattande reglering för gallring, i vilken särskilda gallringsbestämmelser angetts för i princip varje förmånsslag (se föreskrifter och allmänna råd om gallring och återläm- nande av handlingar [RAMS 1996:73] hos och de allmänna försäkringskassorna). Den ovan berörda bestämmelsen i arkivlagen om att en myndighets arkiv skall bevaras så att rätten att ta del av allmänna handlingar tillgodo- ses, syftar till att säkerställa den i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen an- givna rätten att till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ta del av allmänna handlingar. Denna rätt kan när det exem- pelvis gäller ett avslutat ärende endast tillgodoses om handlingarna i ärendet verkligen finns bevarade. Övergången till ett sådant system med elektronisk ärendehantering och elektroniska akter som är på väg att in- föras inom de allmänna försäkringskassorna innebär att det pappers- bundna bevarandet av personuppgifter och handlingar ersätts av lagring av personuppgifter och handlingar på medium för automatiserad behand- ling. För att den i tryckfrihetsförordningen stadgade rätten att ta del av all- männa handlingar inte skall bli illusorisk krävs naturligtvis i sådant fall att handlingar i viss utsträckning bevaras även med hänsynstagande till denna rätt.