prop · GQ03135 · 2003-06-05 00:00:00 — Som primära ändamål föreslås åter- sökning av vägledande avgöranden, tillgodoseende av underlag för be- dömning av rättigheter eller skyldigheter, information om socialförsäk- ringsförmåner, handläggning av ärenden, planering, resultatuppföljning, resultatredovisning, resultatstyrning, utvärdering och tillsyn av respek- tive verksamhet samt framställning av statistik. Återsökning av vägledande avgöranden Med återsökning av vägledande avgöranden åsyftas exempelvis sökning i samlingar av domar och beslut som upprättats för ledning angående praxis. Inte bara domstolsavgöranden avses med begreppet vägledande avgöranden. Ett exempel på andra typer av sammanställningar av avgö- randen som omfattas av begreppet är samlingar av beslut av JO. I sådana samlingar som avses i den aktuella bestämmelsen bör berörda personer inte vara direkt identifierbara genom namn eller personnummer. Detta utesluter inte att innehållet kan anses innefatta personuppgifter, bl.a. ef- tersom exempelvis angivande av ärendenummer innebär en möjlighet att ta reda på den registrerades namn i akten. Återsökning av vägledande avgöranden sker i regel i sådan anslutning till handläggningen av ett ärende, att behandlingen i själva verket kan ses som en del av handlägg- ningen. Vid sidan härav uppkommer det emellertid ofta behov av sådan informationsinhämtning i utbildningssyfte, i anslutning till praxisdiskus- sioner m.m. utan att behandlingen i fråga kan anses hänförlig till hand- läggning. Det framstår därför som motiverat att ange återsökning av vägledande ändamål som ett särskilt ändamål. De samlingar av domar och beslut som upprättats för ledning angående praxis bör emellertid inte få innehålla uppgifter som direkt pekar ut de registrerade, dvs. uppgifter om namn eller personnummer. Underlag för bedömning av rättigheter och skyldigheter Handläggning av ärenden kan naturligtvis förekomma först när ett ärende anhängiggjorts vid en myndighet. Inom socialförsäkringen förekommer i princip tre former för anhängiggörande; skriftlig ansökan, anmälan som sker formlöst och följs upp med en skriftlig försäkran samt de fall då det enligt särskilda regler ankommer på myndigheten i fråga att självmant ta initiativ till ett ärende. Ärenden i egentlig mening uppkommer således först när ett sådant anhängiggörande ägt rum. Det är emellertid ofta nöd- vändigt att företa vissa behandlingar av personuppgifter på exempelvis en försäkringskassa även utan att ett ärende aktualiserats i den meningen. Ett exempel är sådan registrering och uppdatering av uppgifter om identitet, födelsenummer, adress, folkbokföringsort m.m. som sker utan att ett ärende anhängiggjorts och som är nödvändig för att handlägg- ningen av vissa tillkommande ärenden skall kunna ske på ett rättssäkert och rationellt sätt. I sammanhanget kan nämnas barnbidragen, som re- gelmässigt utan föregående ansökan utbetalas enbart på grundval av upp- gifter som inhämtats automatiskt från folkbokföringen. naturligtvis att behandling av personuppgifter kan ske hos försäkrings- kassan utan att ett ärende inletts. Ett annat fall när behandling av person- uppgifter aktualiseras utan att ett ärende finns anhängigt är riktade in- formationsinsatser avseende försäkrade vars förhållanden är sådana att ett ärende rörande dem kan tänkas bli aktualiserat inom en nära förestå- ende framtid, ett exempel är information om de pensionsvillkor som kommer att gälla vid en framtida pensionering. socialförsäkringssystemet en avsevärd mängd materiella bestämmelser om fastställande av rätten till förmåner respektive beräkning av förmå- ners storlek m.m. som förutsätter registrering av personuppgifter under en längre eller innan ett egentligt ärende eventuellt anhängig- I många fall är det så att en registrering måste ske utan att man med säkerhet kan säga att ett ärende kommer att anhängiggöras. pel är registrering av uppgifter som arbetsgivare lämnar enligt 12 § lagen (1991:1047) om sjuklön samt beslut enligt 10 § och 13 § samma lag. Samtliga nu redovisade fall av behandlingar har enligt såväl socialförsäk- ringsregisterlagen som tidigare gällande registerförfattningar ansetts kunna ske med stöd av ändamålet förberedande åtgärder för handlägg- ning (se prop. 1996/97:155 s. 77 och där anmärkta propositioner). Den centrala roll som ändamålen tilldelats i personuppgiftslagen med- för emellertid att ändamålen i en registerförfattning bör preciseras så långt det är möjligt. Den använda termen förberedande åtgärder bör därför ersättas med mer preciserade ändamål som direkt tar sikte på och tydliggör de legitima behov av behandlingar som föreligger inom social- De behandlingar inom socialförsäkringens administration som har an- setts kunna ske med stöd av ändamålet förberedande åtgärder för hand- läggning kan i huvudsak delas in efter två olika delsyften; 1. insamling av uppgifter som är nödvändiga för att kunna bedöma/fastställa rättighe- ter inom socialförsäkringen 2. information till de försäkrade om social- Det för kärnverksamheten viktigaste delsyftet är insamling av person- uppgifter som är nödvändiga för att den registrerades eller andra perso- ners rättigheter i fråga om socialförsäkringsförmåner skall kunna bedö- Prop. 2002/03:135 mas eller fastställas. Ovan har som exempel nämnts användningen av folkbokföringsuppgifter för administrationen av barnbidrag och registre- ring av vissa uppgifter m.m. hänförliga till bestämmelser i lagen om sjuklön. Det mest omfattande insamlandet av personuppgifter sker dock för ålderspensionssystemet, som förutsätter registrering av uppgifter om inkomster, familjeförhållanden m.m. och i vissa fall under en individs hela vuxna liv. Den övervägande delen av dessa uppgifter kan vidare i händelse av dödsfall komma att behövas vid fast- ställande av efterlevandeförmåner till andra än den registrerade själv. Personuppgifter som registreras i anledning av ett ärende, exempelvis en uppgift om sjukpenninggrundande inkomst i ett sjukpenningärende, måste vidare i ett stort antal fall kunna användas i efterkommande ären- den avseende samma eller andra förmånsslag. Dessa typer av behand- lingar, dvs. insamlandet av personuppgifter som är nödvändiga för att den registrerades eller andra personers rättigheter i fråga om socialför- säkringsförmåner skall kunna bedömas eller fastställas, har en sådan om- fattning att de bör omfattas av ett särskilt ändamål i den föreslagna lagen. Ett annat och språkligt sett lämpligare sätt att uttrycka det aktuella beho- vet av behandlingar är, att det är fråga om att tillgodose de behov av un- derlag som krävs för att den registrerades eller annans rättigheter eller skyldigheter i fråga om socialförsäkringsförmåner skall kunna bedömas eller fastställas. Ett sådant ändamål bör alltså anges bland de primära än- damålen i den föreslagna lagen. Information till de försäkrade om förmåner och ersättningar Ytterligare en typ av verksamhet inom socialförsäkringens administration som förutsätter behandling av personuppgifter är information till de för- säkrade om förmåner och ersättningar. I första hand är det i dessa fall fråga om behandling av uppgifter om namn och adress för försäkrade, men i många fall blir det aktuellt att genom olika kriterier göra urval av kategorier försäkrade. Naturligtvis är en stor del av informationen som skickas ut till försäkrade hänförlig till ärendehandläggning. Som följd av den serviceskyldighet som åläggs förvaltningsmyndigheterna i förvalt- ningslagen (1986:223) skickas emellertid i många fall information ut till de försäkrade utan att det kan hänföras till ärendehandläggning i egentlig mening. Ofta kan det vara fråga om mer allmänt riktad information om regelförändringar m.m. till personer som kan tänkas bli berörda. I andra fall är det fråga om information till personer som befinner sig i en sådan livssituation, exempelvis föräldraskap, att de kan tänkas vara i behov av information om en viss förmån. Inom det reformerade ålderspensions- systemet sänds dessutom individrelaterad information ut till de pensionsberättigade. Dessa olika typer av informationsverksamhet har sammantaget en sådan omfattning att ett särskilt primärt ändamål som tar sikte på detta bör tas in bland de primära ändamålen. Den centrala delen av kärnverksamheten hos socialförsäkringens admi- nistration är naturligtvis handläggningen av ärenden om förmåner, som självklart måste omfattas av de primära ändamålen. Enbart försäkringskassorna administrerar 46 olika förmånsslag. central del av lagstiftningen om sådana förmåner är lagen (1962:381) om allmän försäkring, i vilken sjukförsäkringen regleras. sjukpenning, förtidspension/sjukersättning, sjukvårdsersättning, tandvård regleras först och främst i lagen (1998:674) om inkomstgrundad ålders- pension och lagen (1998:702) om garantipension. ringens huvudlagstiftning återfinns i lagen (1976:380) om arbetsskade- Handikappförmåner regleras bl.a. i lagen (1998:703) om han- dikappersättning och vårdbidrag, lagen (1993:389) om assistansersätt- ning, förordningen (1988:890) om bilstöd till handikappade. ningen om bidrag till barnfamiljer m.fl. inbegriper lagen (1947:529) om allmänna barnbidrag, lagen (1996:1030) om underhållsstöd och lagen (1993:737) om bostadsbidrag. Härutöver finns ett stort antal författningar som antingen i olika avseenden kompletterar de nämnda förmånerna eller reglerar andra särskilda förmåner. De olika förmånsslagen är alla inrik- tade på specifika livssituationer, då individernas personliga förhållanden är sådana att det är motiverat att socialförsäkringen täcker olika ekono- miska behov eller behov av annat slag. Med nödvändighet medför hand- läggningen av dessa förmåner ett mycket omfattande behov av behand- lingar av personuppgifter, som ofta kan vara av integritetskänslig karak- Några särskilda aspekter som gäller för handläggningen av ärenden inom socialförsäkringen är den ofta mycket långvariga varaktigheten för ärenden, den komplexa verksamheten med arbetslivsinriktad rehabiliter- ing samt den korsvisa användningen av personuppgifter mellan olika En typ av förmån, exempelvis sjukpenning, som utgetts under mycket kan således upphöra helt eller delvis för att avlösas av en annan typ av förmån såsom rehabiliteringspenning, förtidspen- sion/sjukersättning, arbetsskadelivränta etc. I sådana fall är det ofta så att personuppgifter som samlats in för fastställande av den först utgivna ty- pen av ersättning behöver användas för fastställande av de efterkom- mande ersättningarna eller användas på annat sätt vid senare tillfälle. Ofta kan olika typer av ersättningar eller förmåner dessutom utges eller på annat sätt löpa parallellt, varvid uppgifter även i dessa fall behöver användas korsvis mellan ärendeslagen. Ändamålet handläggning av ärenden är emellertid inte begränsat till att omfatta enbart ärenden om bestämmande av förmåner eller ersättningar. Även andra typer av handläggning av ärenden omfattas av det ändamålet. Såsom nämnts i författningskommentaren i lagrådsremissen avses även I enlighet med vad Lagrådet föreslagit har lydelsen av vissa bestämmelser ändrats i förhållande till vad som föreslogs i lagrådsremissen på så sätt att de särskilda omnämnandena i lagtexten av tillsynsärenden har tagits bort. Ändringarna har skett med syftet att undanröja eventuella oklarheter angående vad som avses med begreppet handläggning av ärenden. Planering av verksamhet samt resultatstyrning, resultatuppföljning, resultatredovisning, utvärdering samt tillsyn av respektive verksamhet Utöver den egentliga ärendehandläggningen tillkommer en rad mycket centrala verksamhetsområden där det är viktigt att informationstekniken kan tas i anspråk för att uppnå en rättssäker, effektiv och rationell för- valtning. Regeringen föreslår att det i den nya lagen som ändamål för be- handling av personuppgifter anges planering, resultatuppföljning, resul- tatredovisning, resultatstyrning, utvärdering samt tillsyn av respektive verksamhet. I inte ringa utsträckning kan sådan verksamhet utövas utan att det förutsätter att personuppgifter behandlas. I den utsträckningen in- dividrelaterade uppgifter behöver behandlas är det ofta tillfyllest att an- vända sig av avidentifierade uppgifter. I många fall är det dock nödvän- digt att behandla personuppgifter för de nu aktuella syftena, bland annat gäller detta när det är fråga om longitudinella studier av utvecklingen inom exempelvis sjukförsäkringen. Informationstekniken måste kunna tas i anspråk för planering av verk- samheten och uppföljning av organisationen inom de olika myndighe- terna. Förekomsten av rutiner för att upptäcka och åtgärda för hög ar- betsbelastning för enskilda arbetstagare och eventuella behov av arbets- anpassning är en viktig arbetsmiljöfråga. Det är viktigt att arbetsgivaren har rutiner för att följa arbetsbelastningen även på individnivå för att på ett rationellt sätt leda och fördela arbetet och kunna vidta relevanta åtgärder mot arbetsplatsbetingad ohälsa. Även från den enskilde försäk- rades perspektiv är det viktigt att arbetet leds och bedrivs på ett effektivt sätt, som i sig därigenom också bidrar till en rättssäker handläggning. Ut- redningen Handlingsplan för ökad hälsa i arbetslivet (S 2000:07) har i sitt betänkande Handlingsplan för ökad hälsa i arbetslivet (SOU 2002:5) no- terat att ett välfungerande informationssystem är av stor vikt för såväl övergripande analys som ärendehandläggning, styrning och ledning av verksamheten inom försäkringskassorna. saknas ett enhetligt hand- läggarstöd och i många fall måste statistik inhämtas manuellt. i ett ledningsperspektiv är också behovet enligt utredningens uppfattning stort av att kunna följa ärendemängder och ärendens status för att kunna leda, fördela och följa upp handläggarnas arbete. Det ankommer på att verka för att socialförsäk- rings- och bidragssystemen tillämpas likformigt och rättvist, att verka för att åtgärder vidtas för att förebygga och minska ohälsa i syfte att minska de långa sjukperioderna, att ansvara för ekonomistyrningen av försäk- ringskassorna, att ha en stödjande och rådgivande funktion för den in- terna revisionen vid de allmänna försäkringskassorna och därvid samråda med i frågor av större vikt, att följa utvecklingen inom socialförsäkringen och anslutande bidragssystem samt utvärdera ef- fekterna av dessa för individ och samhälle, att ta fram och vidareutveckla prognosmodeller samt svara för prognoser för och analyser av utgifterna för de socialförsäkrings- och bidragssystem som administreras av Riks- försäkringsverket och de allmänna försäkringskassorna. Utöver den rena tillsynsverksamheten åligger det alltså verket att på ett utvecklat sätt analysera såväl utvecklingen inom de olika förmånsslagen, särskilt sjukförsäkringen, som utvecklingen för försäkringskassornas ad- ministration av förmånerna. Dessa uppgifter, som närmast kan hänföras till resultatuppföljning, resultatredovisning resultatstyrning och utvärde- ring av respektive verksamhet, förutsätter en omfattande kartläggande verksamhet, som med nödvändighet måste omfatta behandling av per- sonuppgifter. Resultatstyrning innebär enligt anvisningar: 1.att mål formuleras för myndighetens verksamhet, 2.att man löpande tar fram information om verksamhetens resultat, 3.att resultatet bedöms regelbundet med ledning av målen för verk- samheten, 4.att resultatbedömningen läggs till grund för beslut om den fortsatta Resultatstyrning kan i många fall sägas innefatta begreppen resultat- uppföljning, resultatredovisning och utvärdering. kan det ofta finnas behov av att kunna vidta sådana åtgärder utan att det finns en klar koppling till resultatstyrning. Att ta informationstekniken i anspråk för sådana uppgifter utgör en självklar del av modern förvaltning. Det är naturligtvis inte bara åtgärder av som avses med ändamålen resultatuppföljning, resultatredovisning, resultatstyrning och utvärdering. Det åligger såväl försäkringskassorna som att ägna sig åt den typen av verksamhet. I fråga om försäkringskassorna kan särskilt nämnas att det enligt 18 kap. 2 § lagen om allmän försäkring åligger dem att svara för att socialförsäkrings- och bidragssystemen tillämpas likformigt och rättvist och att vidta åtgärder för att förebygga och minska ohälsa i syfte att minska de långa sjukperioderna samt aktivt arbeta med rehabi- litering enligt vad som närmare anges i 22 kap. nämnda lag. Detta förut- sätter naturligtvis en egen analys- och uppföljningsverksamhet hos för- säkringskassorna som baseras på personuppgifter i den egna verksamhe- ten. Ramarna för respektive myndighets verksamhet inom dessa områden följer automatiskt av organens olika kompetens. , som endast i ringa utsträckning ansvarar för handläggning av ärenden om socialförsäkringsförmåner, är central för- valtningsmyndighet för socialförsäkringen och anslutande bidragssystem. I denna roll ankommer det bl.a. på verket att utöva tillsyn över de all- männa försäkringskassorna och över att tillämpar de bestämmelser om premiepension som inte avser kapitalför- valtning eller försäkringsteknisk verksamhet på ett likformigt och rättvist sätt i förhållande till enskilda. Det ger sig självt att denna tillsynsverk- samhet, som kan avse såväl individuella ärenden hos försäkringskassorna som mer övergripande granskning, måste innebära en omfattande be- handling av personuppgifter. Enligt förordningen (2001:100) om den officiella statistiken ansvarar för den del av den officiella statistiken som avser socialförsäkringen. De behandlingar av personuppgifter som kan hän- föras till den officiella statistiken omfattas emellertid inte av den före- slagna lagen. Vid sidan av den officiella statistiken framställs emellertid statistik inom socialförsäkringens administration dels i form av s.k. verksamhets- statistik, som tar sikte på måluppfyllelse i fråga om ärendehantering etc. Prop. 2002/03:135 inom respektive myndighet, dels statistik som är hänförlig till de ovan beskrivna åliggandena för respektive myndighet att analysera utveck- lingen inom de olika förmånsslagen m.m. Dessa typer av statistik bör omfattas av regleringen i den nu föreslagna lagen. Till stor del kan den statistikframställning som här avses anses inrymmas inom ändamålen re- sultatuppföljning, resultatredovisning resultatstyrning och utvärdering. I inte ringa utsträckning föreligger dock ett behov av att kunna framställa statistik för analysändamål som inte utan vidare kan hänföras till nämnda ändamål. Framställning av statistik bör därför anges som ett särskilt än- damål i den föreslagna lagen. Härutöver kan naturligtvis personuppgifter som behandlas av social- försäkringens administration tillhandahållas utomstående mottagare för bl.a. sådana vetenskapliga ändamål som avses i exempelvis 9 § andra stycket personuppgiftslagen. I sådan forskningsverksamhet som avses härmed förekommer givetvis upprättande av statistiska sammanställ- ningar i stor omfattning. I sådana fall är också personuppgiftslagens och personuppgiftsförordningens bestämmelser tillämpliga (jfr exempelvis bestämmelsen om anmälningsskyldighet i 10 § första stycket 1 person- uppgiftsförordningen). Nämnda författningar innehåller en rad bestäm- melser som syftar till ett integritetsskydd inom forskningsverksamhet. I detta avsnitt lämnas förslag om vilka sekundära ändamål som skall an- ges i den föreslagna lagen. De sekundära ändamålen är sådana ändamål som till stor del kan hänföras till tillgodoseende av information i verk- samhet utanför socialförsäkringens administration. I samtliga fall är det fråga om att uppgifter som behandlas hos en myndighet inom socialför- säkringens administration med stöd av vissa av de primära ändamålen tillhandahålls externa mottagare, i vissa fall en myndighet inom social- försäkringens administration men i många fall hör mottagaren inte dit. I princip täcks det huvudsakliga utlämnande av uppgifter till sådana mot- tagare in genom de angivna ändamålen. Som utvecklas närmare nedan utgör de sekundära ändamålen även en ram för i vilka fall uppgifter får lämnas ut genom direktåtkomst respektive på medium för automatiserad behandling. Bestämmelserna om sekundära ändamål omfattar en mycket vittskiftande verksamhet och det är av naturliga skäl i flertalet fall nöd- vändigt att definiera de olika sekundära ändamålen på ett tämligen gene- rellt sätt. I regel kan dock mer preciserade ändamål utläsas av de olika särskilda bestämmelser som de sekundära ändamålen ansluter till. De sekundära ändamålen kan indelas i två huvudgrupper; dels ändamål som omfattar utlämnande av personuppgifter till organ utanför socialför- säkringens administration som föreslås ha direktåtkomst till uppgifter i socialförsäkringsdatabasen, dels ändamål som avser utlämnande till andra organ. 6.7.1Utlämnande till organ utanför socialförsäkringens administration som har direktåtkomst Regeringens förslag: Personuppgifter skall få behandlas av de allmänna försäkringskassorna och för tillhandahållande av information som behövs 1.som underlag för beslut om och kontroll av förmåner, ersättningar och andra stöd åt enskilda i den verksamhet som bedrivs av och arbetslöshetskassorna 2.för samordning av tjänstepensioner i den verksamhet som bedrivs av och det för kommunerna och landstingen gemen- samma organet för administration av personalpensioner eller 3.för handläggning av ärenden som handläggs av ivilka reglerna om statens tjänstegrupplivförsäkring skall tillämpas. Promemorians förslag: Överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: Som framgår i det följande har ett flertal remiss- instanser framfört synpunkter rörande direktåtkomst för Statens pen- sionsverk och . Några särskilda synpunkter rörande be- stämmelserna om de ändamål som avser organ utanför socialförsäkring- ens administration som har direktåtkomst har dock inte lämnats. Skälen för regeringens förslag: De ändamål som avser utlämnande av uppgifter till organ utanför socialförsäkringens administration som fö- reslås ha direktåtkomst till socialförsäkringsdatabasen avser särskilt in- tegritetskänsliga förfaranden. Direktåtkomst innebär nämligen att infor- mation om enskilda lämnas ut från myndigheter inom socialförsäkring- ens administration till andra organ utan möjlighet till sekretessprövning i det enskilda fallet. Det är bl.a. med hänsyn härtill lämpligt att i olika av- seenden behandla dessa ändamål för sig. infördes ett utökat informationsutbyte mellan de all- männa försäkringskassorna, , Centrala studiestöds- nämnden, länsarbetsnämnderna och arbetslöshetskassorna (se prop. 2000/01:129, bet. 2001/02:KU3, rskr. 2001/02:18). I första hand är avsikten med informationsutbytet att arbetslöshetskassorna skall få infor- mation från och de allmänna försäkringskassorna samt från . De syften som ligger bakom in- formationsutbytet är att effektivisera ärendehanteringen hos de berörda organen, att förbättra servicen för enskilda och att förbättra kontrollen av utbetalningar av statliga medel och därigenom uppnå bättre underlag för beslut och minska riskerna för systembrister och fusk. En motsvarighet föreslås här. Uppgifter skall även inhämtas till och de allmänna försäkringskassorna från , ar- betslöshetskassor m.m. I sådana fall är det dock fråga om verksamhet som omfattas av de primära ändamålen. I 4 § socialförsäkringsregisterlagen anges en ändamålsbestämmelse som avser utlämnande av personuppgifter till och det för kommunerna och landstingen gemensamma organet för administ- ration av personalpensioner för samordning av tjänstepensioner m.m. En motsvarighet till den bestämmelsen föreslås införas i den nya lagen. Vissa justeringar har dock gjorts bl.a. i anledning av förändrade utbetal- ningsrutiner för offentliga förmåner. Utlämnande till övriga organ Regeringens förslag: De allmänna försäkringskassorna, Premiepen- sionsmyndigheten och skall få behandla person- uppgifter som behandlas med stöd av de primära ändamålen för tillhan- dahållande av information utanför den egna myndigheten på grund av