frsrdg · GQ04RR17 · 2003-01-01 00:00:00 — har för ovan nämnda uppdrag direktupphandlat tjänster från till ett sammanlagt värde av . Revisorerna ifrågasätter om det förelåg synnerliga skäl för direktupphandling av . har inte skrivit något avtal med konsulten. I stället har man tillämpat de avtalsvillkor och den inriktning och omfattning av uppdraget som konsulten meddelar i sin bekräftelse av uppdraget. Upphandling av konsulttjänster från , arbetade halvtid som chef vid enheten för finansmarknadsstatistik. Vid sidan av det uppdraget kontrakterades konsulten för ett uppdrag vid enheten för betalningsmedel vid avdelningen för marknadsoperationer. Konsultens uppgift var där att genomföra en utredning om tillsyns- och uppdragsroll gentemot dotterbolaget (). Något skriftligt förfrågningsunderlag upprättades inte. tecknade ett skriftligt avtal med . Avtalstiden sträckte sig mellan detta datum och , med möjlighet till två månaders förlängning. Enligt avtalet utgick ersättning med . Ett tilläggsavtal upprättades senare för perioden t.o.m. ; detta på grund av att uppdraget ännu inte var slutfört. Enligt uppgick värdet av dessa båda avtal till . Utredningsarbetet angående blev mer omfattande än vad banken hade förutsett. Det visade sig finnas behov av genomgripande strukturförändringar av kontanthanteringen. Därför genomförde en ny konsultupphandling . tecknade ett nytt kontrakt med konsulten för perioden t.o.m. . Enligt avtalet skulle uppdraget utföras på löpande räkning med en ersättning på . Värdet av det uppdraget har enligt banken uppgått till . (bildades ett nytt bolag för kontanthantering: Svensk kontantförsörjning AB (SKAB). PSAB ingår som en del i detta bolag och ansvarar bl.a. för transporter och räkning av dagskassor från handeln.) grund för val av upphandlingsform En redogörelse för den situation som föranledde direktupphandlingen av tjänster från finns i akten. Därutöver har revisorer erhållit material i form av promemorior och rapporter avseende tillsynen av Pengar i . Vidare har chefen för avdelningen för marknadsoperationer och chefen för enheten för betalningsmedel intervjuats (). bildades och tog då över det operativa ansvaret för kontanthanteringen från . skulle ge uppdrag till och utöva tillsyn över bolaget. De båda uppgifterna reglerades i två avtal, som löpte ut . När bolaget bildades fick två personer vid enheten i uppdrag att utföra tillsynsuppgifterna. Enligt en promemoria från utövades tillsynen på en "detaljerad nivå", då PSAB inte hade tillfredsställande metoder eller organisation för att utöva intern kontroll. Tjänstemännen som genomförde tillsynen skulle övergå till bolagets internrevision. Därmed skulle inriktningen av tillsyn och uppföljning av PSAB förändras. konstaterade , efter att ha fått ett uppdrag från , att det fanns brister i bolagets redovisning. ansåg att det förelåg ett behov av åtgärder från bolagets sida. Banken ansåg också att man behövde förbättra den egna tillsynsfunktionen. Av en promemoria från avdelningen för marknadsoperationer framgår att tillsynen över PSAB inte fungerade på ett tillfredsställande Tillsynsrollen var ännu inte definierad och avgränsad, och enheten saknade personer med kompetens att utforma en ändamålsenlig tillsyn. beslutade direktionen att ge enheten resurser till en ny tjänst för tillsynsfrågorna. påbörjade då en rekryteringsprocess tillsammans med ett rekryteringsföretag. Företaget lyckades dock inte finna någon lämplig kandidat till tjänsten. avvaktade då med tjänstetillsättningen, eftersom en möjlig kandidat till tjänsten skulle återkomma till banken från föräldraledighet . bedömde emellertid att det var angeläget att arbetet med att utreda tillsyns- och uppdragsroll påbörjades omgående. I en promemoria framhöll banken att det var viktigt att en utredning av den nuvarande ordningen genomfördes innan avtalen mellan och löpte ut . I samma promemoria uppgavs att en konsult borde anlitas för att komma i gång med utredningen som rekryteringsprocessen pågick. Att låta en konsult starta en översyn av tillsynsverksamheten framstod som den bästa lösningen. Efter samråd med en jurist på direktionsavdelningen bedömde avdelningen för marknadsoperationer att behovet av konsulthjälp var så brådskande att det förelåg synnerliga skäl för direktupphandling. befann sig i en bekymmersam situation och myndigheten var angelägen om att snabbt komma i gång med en översyn av formerna för tillsyn av Pengar i . Behovet av en översyn var känt . De närmare formerna för hur tillsynen skulle bedrivas hade enligt uppgift från () varit oklara ända sedan bildades . Problemet blev mer akut i och med KPMG:s revisionsrapport , som visade på brister i bolagets redovisning. Enligt revisorers uppfattning inträffade emellertid inte något som kan klassas som ett "synnerligt skäl" för direktupphandling enligt LOU:s dåvarande lydelse. Direktupphandlingen av strider enligt revisorernas bedömning således mot lagen om offentlig upphandling. har direktupphandlat tjänster från till ett värde av . Enligt revisorernas bedömning förelåg inte synnerliga skäl för direktupphandling. Därmed har brutit mot bestämmelserna i . genomförde en upphandling av resebyråtjänster. Upphandlingen genomfördes som förenklad upphandling enligt 6 kap. eftersom betraktade tjänsten som en B-tjänst. Förfrågningsunderlag skickades till sju resebyråer . Syftet med upphandlingen var att hitta en leverantör som skulle kunna boka samtliga resor som kunde få behov av. Sista anbudsdag var . Anbuden skulle vara bindande t.o.m. . I förfrågningsunderlaget anger att följande faktorer ska ligga till grund för utvärderingen av anbud: Service och kompetens. Ersättning/pris. Erbjuden utbildning och fortlöpande information. Kriterierna är rangordnade i den ordning som anges ovan. beskriver i förfrågningsunderlaget också vad man menar med dessa kriterier. Service beskrivs på följande sätt: Bedömning görs utifrån RB:s [resebyråns, revisorernas anmärkning] beskrivning av sina interna krav på servicenivå och hur denna mäts. Bedömning kommer även att göras utifrån RB:s rutiner vid bokning, telefontider, bemanning och kontaktpersoner. Även rutiner för distribution/leverans av biljetter, fakturering, beställning, beställning/resebekräftelse, självbokningssystem, voucherhantering, betalkortshantering och statistik kommer att bedömas. När det gäller utbildning och fortlöpande information ger endast följande upplysning: Förslagen på utbildningar och informationsaktiviteter kommer under detta avsnitt att bedömas. Beskrivningarna motsvarar enligt revisorernas uppfattning inte LOU:s krav på transparens. Det saknas uppgifter om hur bedömningarna av anbuden ska göras. Anbudsgivarna kan ställa sig frågor såsom: Hur ska olika aspekter (t.ex. telefontider och självbokningssystem) vägas mot varandra? Vilka tjänster efterfrågar när det gäller utbildning? Vill ha en utbildning eller flera? Vad ska ingå i utbildningen? Var ska den hållas? För att åstadkomma en rättvis jämförelse mellan anbuden krävs enligt ofta också någon form av viktning eller betygssättning av kriterierna. För att anbudsgivarna ska kunna lämna så ändamålsenliga anbud som möjligt är det enligt nämnden angeläget att en sådan viktning och betygsättning framgår av förfrågningsunderlaget. I fall innebär det att det av förfrågningsunderlaget borde ha framgått hur många poäng en anbudsgivare får i anbudsutvärderingen om denne t.ex. offererar en utbildning (till skillnad från exempelvis fyra utbildningar ). framhåller att genom att redovisa hur man ska rangordna, vikta och betygssätta anbuden tvingas den upphandlande enheten också att noga tänka igenom vad som är nödvändigt och betydelsefullt för den aktuella upphandlingen. Av förfrågningsunderlaget framgår, som nämns ovan, att anbuden skulle vara bindande t.o.m. . Avtalet skulle träda i kraft . Avtalet mellan och leverantören trädde dock i kraft först . Anbudens giltighetstid bör vara väl tilltagen så att den inte behöver förlängas i efterhand. Det framgår inte av dokumentationen av upphandlingen om någon förlängning gjordes eller inte. Prövning och utvärdering av anbud Vid anbudstidens utgång hade samtliga inbjudna leverantörer inkommit med anbud. Ett öppningsprotokoll för anbuden upprättades . Av minnesanteckningar från ett möte i arbetsgruppen för upphandling av resebyråtjänster () framgår att fyra av anbuden uppfyllde kraven i förfrågningsunderlaget. Enligt minnesanteckningarna gick också igenom anbudsgivarnas redovisning av servicenivå, kompetens m.m. I akten finns en tabell daterad som redovisar arvoden och provisioner och innehåller information om hur många kvalificeringskrav varje anbudsgivare har uppfyllt. Av ett avböjandebrev som skickade till de leverantörer som inte erhöll avtal framgår att hade lämnat det fördelaktigaste anbudet. Motivet till val av leverantör framgår inte av dokumenten i akten. Enligt ska den upphandlande enheten dokumentera skälen till att ett visst anbud antagits och övriga faktorer som har haft betydelse vid anbudsprövningen. Dokumentationen ska göra det möjligt för en icke vald leverantör att i efterhand granska upphandlingsförfarandet för att se på vilka grunder denne inte vann upphandlingen. Bristen på dokumentation gör det svårt att avgöra om rätt leverantör valdes i denna upphandling. Vid upphandling av B-tjänster vars värde överstiger tröskelvärdet ska upphandlingen, efter att den har avslutats, annonseras i Europeiska unionens officiella tidning. (Europeiska gemenskapernas officiella tidning bytte namn till Europeiska unionens officiella tidning.) Någon efterannonsering har inte gjorts i detta fall. Av förfrågningsunderlaget framgår inte hur utvärderingskriterierna ska användas vid beräkningen av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Motivet till val av leverantör framgår inte av dokumenten i akten. Därmed är det svårt att bedöma om rätt leverantör har valts. har inte efterannonserat upphandlingen i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. 1 Revisorernas granskning 1 2 Remissinstansernas synpunkter och revisorernas överväganden 2 2.1 Allmänna synpunkter från remissinstanserna 2 2.2 Otillåtna direktupphandlingar 2 2.3 organisation och rutiner för upphandling 5 3 Revisorernas förslag 6 Rapport 2002/03:9 Upphandling vid riksbank 9 Omfattningen av upphandlingen 13 1 Revisorernas granskning 14 2.1 Ekonomi och personal 15 2.2 Några uppgifter om organisation 16 2.3 Revision inom 18 3 Lagen om offentlig upphandling 18 3.1 Allmänna bestämmelser 20 3.2 Upphandling av tjänster 21 3.3 Tillsyn av efterlevnaden av lagen 24 4.1 Omfattningen av upphandlingen 25 4.2 Överblick över upphandlingen 28 4.3 Ökad aktualitet för upphandlingsfrågorna 28 4.4 Nuvarande rutiner för upphandling 31 5 Anlita eller anställa? - riktlinjer för köp av tjänster 33 5.1 Användningen av konsulter 34 6 Användningen av ramavtal 35 6.1 För- och nackdelar med ramavtal 36 7 Granskning av genomförda upphandlingar 38 7.1 Revisorernas iakttagelser och synpunkter 39 8 Revisorernas överväganden och förslag 42 8.1 Revisorernas förslag 44 Bilaga 1: Granskning av genomförda upphandlingar - revisorernas iakttagelser och synpunkter 48 innehåller bestämmelser om överprövning och skadestånd. Bestämmelserna om överprövning innebär att länsrätten på talan av en leverantör kan besluta att en upphandling ska göras om eller att den inte får avslutas förrän en rättelse har gjorts. Ett sådant beslut förutsätter att den upphandlande enheten har brutit mot någon bestämmelse i och att den klagande leverantören har lidit eller kan komma att lida skada. Vid direktupphandling kan överprövningstalan inte väckas efter det att ett avtal mellan en upphandlare och en leverantör har slutits. Bestämmelserna om skadestånd innebär att tingsrätten på talan av en leverantör kan besluta att en upphandlande enhet ska betala skadestånd till leverantören. Det förutsätter att den upphandlande enheten genom att bryta mot har orsakat leverantören skada. riksbank; Betalningsavveckling i RIX-systemet, , s. 5 riksbank; Redogörelse till 2001/02:RB1; Årsredovisning för riksbank för riksbank; Budget för riksbank för , dnr 2002-2043-ADM riksbank; Redogörelse till 2001/02:RB1; Årsredovisning för riksbank för . riksbank; Förslag till budget 2002 avseende utgifter och kostnader, , dnr 01-1656 ADM Instruktion för riksbank, Arbetsordning för riksbank, Instruktion för riksbank, SOU 2001:31; Mera värde för pengarna, slutbetänkande av , s. 77 Förordning (2000:63) om tröskelvärden vid offentlig upphandling ; Kort om och , , s. 7 f. 1 kap. 22 § 5 kap. 1 § 5 92/50/EEG Hentze, ; Offentlig upphandling, lagkommentar 18:1, 1998, ; Upphandling av konsulttjänster enligt 6 kap. , 2003, s. 6 Annonseringsskyldigheten vid förenklad upphandling trädde i kraft . var det möjligt för den upphandlande enheten att välja mellan att skriftligen bjuda in vissa leverantörer att lämna anbud eller att annonsera upphandlingen. fram till fick den upphandlande enheten utan föregående annonsering begära anbud genom att skicka skrivelser till leverantörer. 6 kap. 16 § 1-2 p. 2002/03:1 utgiftsområde 2, bet. 2002/03:FiU2, rskr. varuköp 2001, PM riksbank, ADM/, riksbank; Kartläggning av köp av tjänster , riksbank; Ökning av kostnader för konsulter och externa tjänster, PM Revisionsavdelningens rapport , dnr 98-1074-REV Organisations- och förvaltningsavdelningen , dnr 98-1074-REV Internrevisionsavdelningens rapport , dnr 00-537-IR Organisations- och förvaltningsavdelningen , dnr 00-537-IR Internrevisionsavdelningens rapport , dnr 2003-317-IR Undersökningen omfattade köp av expertkompetens och andra tjänster såsom översättning, layout, bevakning, administration, telefoni och transporter. Utgifter för exempelvis företagshälsovård, utbildning, hantverksentreprenader och restaurangtjänster ingick inte. riksbank; Kartläggning av köp av tjänster , Brev från () till revisorer, dnr 2002:118(4) 1 kap. 5 § ; Begäran om utlåtande angående tecknandet av ramavtal med ett stort antal anbudsgivare och delegering av avropsrätten, , dnr. ; Begäran om utlåtande angående tecknandet av ramavtal med ett stort antal anbudsgivare och delegering av avropsrätten, , dnr 203/96-21. ; Vårda och skapa konkurrens. Vad krävs för ökad konsumentnytta?, rapport 2002:2 riksbank; riktlinjer för offentlig upphandling, , s. 35 f. Agresso, konto 4801 konsultuppdrag; 48021 konsultuppdrag - investeringar byggnader; 48022 konsultuppdrag - investeringar applikationssystem. Dom vid Kammarrätten i , mål nr 943-1997 1 kap. 28 § första stycket Beräknat på till priset 1 /timme och till priset 1 /timme samt en valutakurs på /NOK. Valutakursen 1,10 är ett medelvärde av valutakursen (00-04-28, 00-08-30, 00-12-28, 01-04-30, 01-08-30, 01-12-28). Valutauppgifterna är hämtade från . Agresso, konto 4801 konsultuppdrag; 48021 konsultuppdrag - investeringar byggnader; 48022 konsultuppdrag - investeringar applikationssystem. Beräknat på en valutakurs på /GBP. Valutakursen 14,07 är ett medelvärde av valutakursen (00-08-30, 00-11-30, 01-02-28). Valutauppgifterna är hämtade från . 1 kap. 3 § ; kommuns avtal om konsultuppdrag, , dnr 2000/0223-26 riksbank, enheten för betalningsmedel; EBM:s tillsyn av PSAB, PM . Brev till revisorer från Brev från till styrelsen för , , dnr 01-419-MOP riksbank, avdelningen för marknadsoperationer; Kompetens och resursbehov på EBM, PM Brev till revisorer från ; Sammanställning av NOU-info ; Sammanställning av NOU-info 6 kap. 16 § 1 och 2