frsrdg · GQ04JO1 · 2003-01-01 00:00:00 — Vid upplysningscen- tralen handläggs mer allmänt hållna frågor från allmänheten rörande t ex trafikbestämmelser och olika slags polismyndighetsärenden. rutiner för öppnande och registrering av extern e-post regleras i myndighetens bilagda tjänsteföreskrift (här utesluten, JO:s anm.) med saknummer 181-2. Av tjänsteföreskriften framgår de grundläggande bestämmelserna. Registrator skall bl a enligt föreskriften kontrollera om meddelande kommit in samt diarieföra enligt gängse rutiner skriva ut alla meddelanden som är allmänna handlingar. Föreskriften innehåller härutöver bestämmelser om att all e-post automatiskt skall registreras i ett e-postdiarium. Detta sker i en därför särskilt upprättad server. När ett meddelande från allmänheten nått polismyndighetens e-postbrev- låda lämnas numera automatiskt följande besked: DETTA ÄR ETT AUTOMATISKT Ert e-mail har nått polismyndighetens e-post brevlåda med adressen polis- myndigheten @skane.police.se Brevlådan töms i normalfallet endast en gång per helgfri arbetsdag. I NÖDSITUATION ELLER I ÖVRIGT VID BRÅDSKANDE FALL, RING 112. Inkommande elektronisk post besvaras elektroniskt om ärendet är av enkel beskaffenhet eller om myndigheten endast har skrivelseavsändarens e- mailadress. I övriga fall besvaras e-posten på traditionellt sätt. Den förfrågan som inkom från T.H. ansågs svår att klassificera och det stod därför inte klart för registrator om ärendet borde hanteras som ett K-ärende eller om det var fråga om ett sådant ärende som ankom på upplysningscen- tralen att handlägga. I enlighet med de rutiner som tillämpas överlämnades därför ärendet till Centraljouren för bedömning varifrån ärendet sedan också i enlighet med de rutiner som tillämpas översändes till POMS för vidare handläggning. Orsaken till den fördröjning av diarieföringen som sedan uppstod då ären- det översändes från POMA till POMS kan numera inte klarläggas. Klart är emellertid att ärendet om det avhämtades i borde ha kunnat diarieföras i POMS och inte som skedde den En förklaring till att handlingarna sattes in i fel pärm torde vara att regi- strator haft en mycket hög arbetsbelastning, bl a beroende på att antalet e-postmeddelanden ökat kraftigt. , som ser all- varligt på det inträffade, kommer därför fr o m att förstär- ka registratorsfunktionen med en halv årsarbetskraft. I syfte att förbättra sin service gentemot den rättssökande allmänheten och undvika rena hanteringsfel avser myndigheten dessutom att införa en sådan rutin genom markering i e-postlistan att en avsändare av e-post på förfrå- gan kan få besked om hur ärendet handlagts och var inom organi- sationen det kan återfinnas. T.H. yttrade sig över remissvaret. I ett beslut anförde chefsJO följande. Landets polismyndigheter är skyldiga att inneha en eller flera officiella elek- troniska brevlådor i syfte att bereda möjlighet för enskilda att kommunicera med myndigheten via e-post om så önskas (jfr 2 kap. 3 § föreskrifter och allmänna råd om postbehandling och diarieföring vid polis- myndigheterna, RPSFS 2001:15 [FAP 181-1]). Myndigheternas serviceskyldighet innebär bl.a. att frågor från enskilda skall besvaras (4 § andra stycket förvaltningslagen [1986:223]). Detta gäller oberoende av på vilket sätt frågan framställs. har i sitt yttrande bl.a. anfört att T.H:s e-postförfrågan var svår att klassificera. Bestämmelsen om myndigheternas serviceskyldighet får emellertid förstås så att även om besvarandet i materiellt hänseende kan vara komplicerat och därför bedömas ta än normalt, kan det inte godtas att förfrågningar, som i det här fallet, blir liggande obesvarade. Det får således anses åligga myndigheten att i så fall underrätta frågeställaren om att svaret kan ta tid, att frågan inte kan besvaras eller att ge det besked i övrigt som förfrågan kan föranleda. I 15 kap. 1 § sekretesslagen (1980:100) föreskrivs bl.a. att en allmän hand- ling som har kommit in till en myndighet skall registreras utan dröjsmål. I likhet med polismyndigheten anser jag att T.H:s e-postärende diarieförts för Skyndsamhetskravet i 15 kap 1 § sekretesslagen innebär enligt min me- ning att T. H:s e-postförfrågan, som kom in till polismyndigheten den 6 okto- ber, borde ha diarieförts . Jag delar polismyndighetens uppfattning att det finns anledning att se all- varligt på det inträffade. Jag noterar emellertid att myndigheten har vidtagit åtgärder för att undvika att något liknande inträffar . Ärendet avslutas med den kritik som ligger i det sagda. Kritik mot en kriminalvårdsmyndighet för att ha granskat ett brev från JO till en intagen (Dnr 3772-2000) I ett beslut anförde JO Pennlöv bl.a. följande. I en anmälan anförde förtroenderådet följande. Den 26 okto- ber 2000 tog vi emot ett brev från JO innehållande en handling i ett ärende. Brevet var poststämplat och med gällande rutiner vid anstalten borde vi ha fått detta brev , eftersom intagna får sina brev dagen efter att de anlänt till anstalten. Eftersom vi fick brevet ytterligare försenat, tilldrog det sig vår uppmärksamhet och vi misstänkte att det hade passerat via säkerhetschefen . I en anhållan till henne begärde vi därför att få veta vilken form av granskning som brevet hade utsatts för. Hon svarade att brevet hade genomlysts av henne för att konstatera att det kom från JO. I och med detta svar kan två avvikelser från reglerna om brevgranskning konstateras. Således har dels granskat ett brev från en svensk myndighet, dels har hon inte underrättat oss om det, eftersom något meddelande om granskningen inte följde med brevet. Efter remiss anförde genom kriminal- vårdschefen följande. Granskning av myndighetspost skall ske i enlighet med 25 § lagen (1974:203) om kriminalvård i anstalt (KvaL). Enligt denna bestämmelse får sådan granskning endast ske om brevet anges vara avsänt från svensk myndighet och det skäligen kan misstänkas att uppgiften är oriktig och förhållandena inte kan klargöras på annat sätt. Det framgår av anstaltens rutin rörande brev- granskning att nattpersonalen vid misstanke enligt ovan skall vida- rebefordra försändelsen till säkerhetsinspektören för granskning. Vidare framgår att kontakt skall tas med säkerhets- eller rättsvårdsinspektör om osä- kerhet uppstår över hur hanteringen skall gå till. Detta för att säkerställa att myndighetspost ej granskas utan lagligt stöd. Enligt 73 § Kriminalvårdssty- relsens anstaltsföreskrifter, KVVFS 1998:8, skall den intagne underrättas om att granskning av försändelsen skett. Detta står även inskrivet i anstaltens rutin angående brevgranskning. I aktuellt ärende har säkerhetsinspektör granskat brev från JO till förtroenderådet vid anstalten medelst genomlysning. Det framgick ej av brevet att någon granskning skett. Hanteringen av brevet är felaktig såtillvida att någon information om att granskning skett ej fanns på brevet. Det faktum att säkerhetsinspektören granskat brevet medelst genomlysning berodde på att det framkommit uppgifter som gjorde att brevet misstänktes komma från annan än JO. Säkerhetsinspektören deltog vid ett konstellationsmöte med , , , säkerhetschefen på samt övriga säkerhetsinspektörer i . Vid detta möte informerades deltagarna om att brev från JO samt Länsrätten i förekommit på andra anstalter, dock avsända från annan än någon av Anstalten anser sig därför ha haft tillräcklig misstanke för att granska brevet medelst genomlysning. Jag inspekterade anstalten . Vid den genom- gång som hölls avslutningsvis uppgav säkerhetsinspektören bl.a. att hon granskat det aktuella brevet från JO, eftersom det fanns misstanke om att det skulle kunna komma från en annan avsändare. Informa- tion härom skulle hon ha fått vid ett konstellationsmöte som kriminalvården haft med polisen. Med anledning av de uppgifter som lämnat företog kanslichefen hos JO, , en utredning. Resultatet av denna redovisas i en PM avseende tjänsteanteckningar . Sammanfattningsvis framkom under den utred- ningen följande. Medlemmar vid konstellationsmötena är bl.a. , , Bo Klame och vid anstalten Kumla. Varken , Klame eller kan erinra sig att man vid något möte diskuterat att det skulle finnas misstankar vad gäller försändelser i ku- vert från JO, dock har frågan om advokatpost diskuterats. Med anledning av uppgifterna i promemorian anmodades kriminalvårds- myndigheten att yttra sig på nytt. I remissvaret anförde följande. Tjänsteanteckningen från JO har delgivits anstaltens säkerhetsin- spektör som medger att hennes uppfattning om vad som sagts vid aktuellt möte väsentligt skiljer sig från de övriga medlemmarnas uppfattning. Krimi- nalvårdschefen har, med anledning av det inträffade, fört diskussioner med säkerhetsinspektören för att inskärpa vikten av att hon en- dast fattar beslut om granskning av brev på väldokumenterade misstankar. har beretts tillfälle att yttra sig över remissvaren men inte hörts av. Av utredningen i ärendet framgår att det aktuella brevet från JO till förtroen- derådet blivit utsatt för granskning i form av genomlysning. Vidare framgår att det inte på brevet fanns någon uppgift om att granskning skett. Underlå- tenheten att på det sättet informera om granskningen strider mot Kriminal- vårdsstyrelsens anstaltsföreskrifter och kan inte undgå kritik. Det skydd för förtrolig kommunikation som regleras i 25 § lagen (1974:203) om kriminalvård i anstalt kan ses som en för intagna i kriminal- vårdsanstalt anpassad form av det skydd som gäller varje medborgare enligt 2 kap. 6 § regeringsformen. Det är därför av synnerlig vikt att den som har att bedöma huruvida ett brev från t.ex. en myndighet skall granskas, vinnlägger sig om att göra en seriös bedömning av möjligheterna att klarlägga vem som är avsändare av brevet. I den mån det bedöms nödvändigt att granska ett brev från en myndighet måste dessutom misstankarna beträffande avsändare vara väldokumenterade. Huruvida det i praktiken kan klarläggas vem som är ett brevs avsändare på annat sätt än genom att granska brevet t.ex. med hjälp av genomlysning beror självfallet på omständigheterna i det särskilda fallet. I det nu aktuella fallet hade ett telefonsamtal till med all sannolikhet kunnat klarlägga avsändarens riktighet utan att brevet hade behövt genomlysas eller bli föremål för någon annan form av granskning. Genomlysningen av brevet kan därför inte undgå kritik. Vad som i övrigt framkommit motiverar inte något uttalande från min sida. Ett på JO:s initiativ upptaget ärende angående möjligheterna för intagna i kriminalvårdsanstalt att studera (Dnr 3843-2000) I ett beslut anförde JO Pennlöv följande. I en artikel i med rubriken nekas utbildning stod bl.a. följande att läsa. skars antalet utbildningstimmar på landets fängelser ned med en tredjedel. Möjligheterna att studera varierar mycket från anstalt till anstalt. Visionen är att alla intagna skall få möjlighet att läsa in gymnasie- kompetens men man är mycket långt därifrån . En studieledare för an- stalterna i uppger att fångarna inte kan erbjudas den utbild- ning de behöver och vill ha. Till följd av hårda sparkrav har komvux- undervisningen på anstalterna ersatts av korrespondenskurser. Systemet med kurser på distans innebär att examen hänger på en enda stor tenta undervisning. På arbetar man just nu fram en plan för att säkra utbildningens kvalitet. Med anledning av artikeln infordrades ett yttrande från Kriminalvårdsstyrel- sen. I sitt svar anförde t.f. (19951999) har deltagandet i klientut- bildning varit ganska , , av den totala tiden som de in- tagna i anstalt är sysselsatta. Klientutbildning utgör tillsammans med ar- betsdrift, intern service, brotts- och missbruksrelaterade program samt annan strukturerad verksamhet kriminalvårdens programverksamhet. De intagnas deltagande i arbetsdrift och internservice uppgår till av sys- selsättningstiden. Antalet timmar för klientutbildning under ovannämnda tidsperiod har suc- cessivt minskat från 1995 till 1999. har även den totala sysselsättningstiden minskat från 1995 till 1999. En av förklaringarna till minskningen är att den totala fångpopulationen också har minskat på grund av att merparten dömda till högst tre månaders fängelse avtjänar sina straff ge- nom intensivövervakning med elektronisk kontroll. tagna i anstalt 13 644 och var antalet 9 300. Intensivövervakning infördes i hela landet . En annan förklaring är att kriminal- vården haft stora besparingskrav, vilket påverkat omfatt- ningen av den totala programverksamheten. Enligt en undersökning utförd av , universitet (Fångars levnadsförhållanden, 1999) är fångars ut- bildningsnivå generellt mycket låg. Av den framgår att saknar fullbordad utbildning jämfört i befolkningen och att mindre än hälften () av fångarna har utbildning över lägsta obligatoriska nivå jämfört med befolkningens . Dessa siffror bekräftar kriminalvår- dens uppfattning att utbildningsbehovet är stort. Målsättningen är att erbjuda alla intagna som har behov av det möjlighet att studera på grundskole- och gymnasienivå. Kriminalvården upphandlar all klientutbildning enligt lagen om offentlig upphandling. Upphandlingen baseras på fångpopulationens behov på en ge- nerell nivå, vilket gör att grundläggande utbildning upphandlas mest frekvent (av utbildningen). Upphandlingen sker i regel vilket gör att det kan vara svårt att tillgodose enskilda behov av utbildning eftersom intagningen i anstalt sker kontinuerligt. Härutöver tillkommer andra försvå- rande faktorer när det gäller att tillgodose de behov intagna har. Ungefär två tredjedelar av de intagna har strafftider som understiger , vilket betyder en verkställighetstid eller mindre. skall utredning av de individuella behoven göras så att verk- ställigheten kan utnyttjas på bästa sätt och frigivningen förberedas. Tiden i anstalt begränsar möjligheten att studera, och av dömda med nämnda strafftider deltar i någon form av utbildning, vilket kan jämföras med av dem som är dömda till och däröver. En fjärdedel av de intagna i anstalt är utländska medborgare och repre- senterar tillsammans ungefär 100 nationaliteter. Möjligheterna för dem att delta i studier är därför begränsade. De vanligaste studierna omfattar svenska och engelska språken och datautbildning. av de nyintagna i anstalt är narkotikamissbrukare. Ska- dorna av missbruket medför koncentrationssvårigheter, vilket kan utgöra ett hinder för att delta i lärarledda studier. Olika insatser som syftar till be- handling har hög prioritet, såsom deltagande i missbruksrelaterade program, vistelse på motivationsavdelning och i vissa fall vistelse under de sista må- naderna av verkställigheten på behandlingshem. Förflyttningar till andra anstalter gör att påbörjad utbildning inte alltid kan fortsätta på nästa anstalt. För att på ett bättre sätt svara upp mot de intagnas behov och för att kunna ge ökad tillgänglighet till utbildning kommer kriminalvården att utreda förutsättningarna för att införa internetbaserad utbildning. Fördelarna är att oavsett förflyttning till annan anstalt kan studierna fortsätta. Möjlig- heterna att även efter frigivning studera ökar också. Under innevarande år har utarbetat ett system för kvalitetsledning. Utbildning i detta kommer att genomföras för personal vid kriminalvårdens samtliga 36 myndigheter . Systemet ger väg- ledning för hur en god inlärningsprocess skall planeras, genomföras, följas upp, utvärderas och förbättras. har beslutat att avsätta me- del för forskning med syfte att utvärdera klientutbildningen inom kriminalvår- den med fokus på klienter och utbildningens organisation. Vidare har be- slutats att uppdraget skall utföras av . Uppdraget be- räknas pågå till december månad 2001. Enligt 4 § lagen (1974:203) om kriminalvård i anstalt (KvaL) skall kriminal- vården i anstalt utformas så att den intagnes anpassning i samhället främjas och skadliga följder av frihetsberövandet motverkas. I den utsträckning det kan ske utan att kravet på samhällsskydd eftersätts bör verksamheten från början inriktas på åtgärder som förbereder den intagne för tillvaron utanför anstalten. Enligt 10 § samma lag skall en intagen under arbetstid ges möjlig- het till arbete, undervisning, utbildning, arbetsträning, viss särskilt anordnad programverksamhet eller annan lämplig sysselsättning som såvitt möjligt främjar utsikterna för honom att efter frigivningen inordna sig i samhället. Av remissvar framgår att utbildningsnivån bland de intagna i anstalt generellt sett är väsentligt lägre än hos resten av befolk- ningen i landet. är utbildning och kunskaper i än högre grad än tidigare en förutsättning för möjligheterna att kunna få arbete och ett ordnat socialt liv. Av remissvar framgår att kriminal- vården i vart fall delvis till följd av besparingar har drabbats av försämringar när det gäller de intagnas möjligheter att studera. Enligt min mening är denna utveckling både beklaglig och oroande. Den på detta sätt försämrade kvaliteten på kriminalvården minskar i hög grad de intagnas för- utsättningar för återanpassning i samhället, vilket självfallet också är olyckligt från samhällsekonomisk synpunkt på . har redogjort för vissa åtgärder som har vidtagits och som kommer att genomföras i syfte att bättre kunna tillgodose de intagnas behov av utbildning. Det rör sig till stora delar om att utreda vad som i fram- tiden bör göras för att förbättra situationen. Jag kommer med intresse att följa vad de planerade åtgärderna resulterar i. Uttalanden om en kriminalvårdsmyndighets rutiner för granskning av inkommande och utgående post (Dnr 1894-2001) I ett beslut anförde JO Pennlöv följande. har kritiserat anstalten granskning av de intagnas inkommande och utgående post. Han har anfört bl.a. följande. Istället för att utföra granskning stickprovsvis har anstalten satt i system att granska nästan all post. har personalen öppnat utgående post utan att meddela den intagne att så skett. Det har också vid ett antal till- fällen hänt att såväl utgående som inkommande post har försvunnit och dykt upp utan att någon förklaring till fördröjningen har lämnats. tog anstalten ett brev till honom i beslag utan att han fick något beslagsprotokoll eller liknande. Brevet innehöll över tjugo lotter (TRISS). Först sedan han hotat med att kontakta advokat fick han lotterna vid inlåsningen, efter att de andra intagna fått dagens post. Ärendet har remitterats till . Av kriminal- vårdschefen remissvar framgår, i de delar som är intressanta att referera för min bedömning, bl.a. följande. Brev eller andra försändelser till eller från den som är intagen i sluten anstalt får, enligt 26 § första stycket lagen (1974:203) om kriminalvård i anstalt KvaL, granskas för undersökning av om de innehåller något otillåtet föremål. Beträffande den som är intagen på specialavdelning skall en sådan granskning alltid göras. Finns det anledning att anta att en försändelse innehåller ett så- dant föremål eller sker det stickprovsvis, får granskning i detta syfte göras även av en försändelse till eller från den som är intagen i en öppen anstalt. Av 26 § andra stycket KvaL framgår att beträffande den som är intagen på en specialavdelning skall granskningen av brev eller andra försändelser även syfta till att undersöka om de innehåller något meddelande om planläggning av brottslig verksamhet, avvikande eller något annat liknande förfarande. Granskning i detta syfte får också göras beträffande andra intagna, när det finns anledning att anta att en försändelse innehåller ett sådant meddelande. Beträffande den som är intagen i en sluten anstalt får sådan granskning även göras stickprovsvis samt om det är nödvändigt med hänsyn till den intagnes särskilda förhållanden. Granskning av brev eller andra försändelser får, enligt 27 § första stycket KvaL, ej vara mer ingående än som är nödvändigt med hänsyn till gransk- ningens syfte. Av 27 § andra stycket och tredje stycket KvaL framgår att vid öppning av brev eller andra försändelser bör den intagne vara närvarande, om det lämpli- gen kan ske samt att brev eller andra försändelser som granskats får kvarhål- las, om det är påkallat av säkerhetsskäl. Den intagne skall i så fall genast underrättas därom. Är det fråga om ankommande försändelser, skall den in- tagne i den utsträckning det lämpligen kan ske få kännedom om innehållet. En kvarhållen försändelse skall utlämnas till den intagne så snart det kan ske och senast när anstaltsvården upphör, om ej särskilda skäl talar däremot. Ovanstående bestämmelser innehåller begränsningar avseende skyddet mot undersökning av brev m.m. i 2 kap 6 § regeringsformen. Detta skydd kan således under vissa förutsättningar begränsas genom lag. har genom anstaltsföreskrifterna (KVVFS 1998:8) meddelat kompletterande bestämmelser om granskning av försändelser. Av 73 § nämnda föreskrifter framgår att granskning får ske medelst genomlys- ning av försändelsen i oöppnat skick, öppnande utan genomläsning och öpp- nande och genomläsning av innehållet. Har försändelsen öppnats enbart för att söka efter otillåtet föremål, får innehållet inte läsas. Efter granskningen skall försändelsen förseglas och den intagne underrättas om åtgärden. Av 75 § anstaltsföreskrifterna framgår att om innehållet i en försändelse bedöms vara straffbart eller lämna upplysningar om brott skall polis underrättas. Vidare framgår av 76 och 77 §§ anstaltsföreskrifterna att brev som kvarhålls skall läggas i den intagnes akt eller förvaras så att det inte kan läsas av obehöriga och att sådant brev skall återlämnas så snart det är möjligt eller senast då den intagne friges såvida det inte föreligger särskilda skäl. Som nämnts tidigare ankom en mängd brev till J.L. Det är upplyst av att ett flertal av dessa brev visade sig vid granskning inne- hålla trisslotter, penninglotter, frimärken och/eller kontanter. Det som sändes till honom uppgick till betydande värde. skriftligt meddelande och avsändaren var okänd. Omständigheterna medförde att man i samband med granskningen av den nu aktuella försändelsen försökte kontrollera (via lotternas nummerserier) med polismyndigheten om lotterna avhänts annan genom brott. Något besked som tydde på att så var fallet läm- nades inte, varpå lotterna överlämnades till J.L. Han hade upp- lysts muntligen att lotterna tagits om hand. Vad han anfört om när lotterna överlämnades till honom kan äga sin riktighet. Såsom J.L:s klagomål får förstås i denna del riktar han inte anmärkning mot beslutet att granska den aktuella försändelsen, utan mot åtgärderna som företogs vid granskningen och därefter. Allmänt kan nämnas att det inte åligger kriminalvården att uppdaga och beivra brott. Detta är istället en uppgift som är av polisiär karaktär. Emellertid får det anses ankomma på kriminalvården att försöka förhindra att en intagen börjar eller fortsätter en brottslig verksamhet i anstalt. Det är mot bakgrund av bl a detta som bestämmelserna om granskning av meddelande syftande till att upptäcka planläggning av brottslig verksamhet får ses. Vid granskningen har misstankar riktats mot att lotterna kan ha åtkommits genom brott. Av bestämmelserna 75 § anstaltsföreskrifterna framgår att polis skall underrättas om innehållet i en försändelse bedöms lämna upplys- ningar om brott. Hur man skall förfara med en sådan försändelse i avvaktan på besked om innehållet är inte närmare angivet. Som nämnts tidigare utgör bestämmelserna i om granskning och kvarhållande av försändelser inskränkningar i enskilda personers grundlags- skyddade fri- och rättigheter. Utgångspunkten bör därvid vara att myndig- heten är skyldig att vidarebefordra post till intagen och att bestämmelserna om kvarhållande utgör undantag på när myndigheten kan underlåta detta. Med stöd av bestämmelserna i 27 § KvaL får kvarhålla brev till intagna om det är påkallat av säkerhetsskäl. För det fall ett brev kvarhålls skall den intagne underrättas om detta. Med sä- kerhetsskäl synes avses förhållanden som medför problem att upp- rätthålla ordning och säkerhet i anstalten.