frsrdg · GQ04RR16 · 2003-01-01 00:00:00 — En "populärversion" av den årliga redogörelsen ges ut . Den riktar sig till allmänheten, medier, fackföreningar, med flera intressegrupper och har en upplaga på cirka 16 000 exemplar. har bestämt vilka uppgifter/rubriker som ska ingå i den årliga redogörelsen, och övriga departement och bolagsansvariga får därefter ett brev med begäran att ta fram behövliga uppgifter. Någon ytterligare formell kommunikation, utöver sedvanlig gemensam beredning av vissa ärenden, sker inte mellan departementen i det arbetet. Regeringen har arbetat med att utveckla informationen i den årliga redogörelsen och göra den mer överskådlig och lättillgänglig för användarna, dvs. i första hand . I dokumentet redogörs för den ekonomiska utvecklingen i företagen och regeringens ägarpolicy. I redogörelsen finns också en översikt av företagens arbete inom andra områden som t.ex. bolagens miljö- och jämställdhetsarbete. revisorer fann i sin förra granskning av statens ägarroll att den årliga skriftliga redogörelsen till för de statliga bolagen gav möjlighet till insyn och kontroll. Revisorerna konstaterade att bolagens mål och riktlinjer inte fanns med i redogörelsen. Inte heller fanns det någon bedömning från regeringens sida av om de uppställda målen nåtts. Flera förbättringar i förhållande till föregående år Möjligheten att följa upp de statliga bolagens verksamheter har genom den årliga redogörelsen och de skärpta kraven på extern ekonomisk rapportering förbättrats. Genom kravet på kvartalsrapporter från bolagen erhålls också en bättre insyn i bolagen som det ger större möjlighet att fortlöpande följa upp verksamheten. Även den senaste redogörelsen för de statliga företagen, (skr.2001/02:120), innehåller några nyheter i förhållande till föregående år. Regeringen pekar bl.a. på den grundläggande förändringen att det för varje företag nu redovisas en mer fullständig resultat- och balansräkning. Syftet är att göra redovisningen tydligare. Som tidigare nämnts har företagen delats upp i två huvudgrupper nämligen: företag som verkar under marknadsmässiga villkor och krav, och företag som har särskilda ägarintressen. Genom denna uppdelning ges enligt regeringen en mer rättvisande bild som analysen av hela företagssfären underlättas. Regeringen anger i redogörelsen att gränsdragningen mellan de båda grupperna inte alltid är självklar. En jämförelse med redovisningen visar att det skett stora förbättringar i dokumentet särskilt när det gäller den ekonomiska redovisningen. Redovisningen av de olika bolagens verksamhet följer nu i huvudsak samma struktur vilket underlättar överblicken och ger möjlighet till vissa jämförelser. Det går att se en tydlig ambition att göra rubrikerna under bolagen enhetliga. För det stora flertalet bolag används samma rubriker dvs. Syfte, Affärsidé, Strategi, Marknad/omvärldsanalys, Viktiga händelser, Miljöarbete, Mångfald och Jämställdhet,Prognos för , Utvärdering m.m. Företagens mål och riktlinjer anges nu för bolagen oftast under rubrikerna Syfte eller Strategi. För samtliga bolag återfinns också en resultat- och balansräkning. Under rubrikerna Utvärdering, Viktiga händelser och i förekommande fall Utdelningspolicy ges en översiktlig beskrivning av resultatet av verksamheten. Även om den årliga redogörelsen utvecklats kvarstår brister i redovisningen. Detta är också något som inte döljer utan framhåller noga att produkten är under utveckling och att man kontinuerligt arbetar för att göra den mer innehållsrik, men också lättillgängligare för mottagarna. Det går också att hitta flera bra exempel på kortfattade utvärderingar av verksamheten t.ex. Provnings- och och redovisningar. Redan i rubriksättningen går det att se olikheter i redovisningen. anges Ägardirektiv för att ange syftet och målen med verksamheten i stället för som för huvuddelen av bolagen, Syftet eller Affärsidén. En förklaring till detta är naturligtvis att det inte för alla bolag beslutats ägardirektiv. En annan förklaring är att departementen/de bolagsansvariga har olika uppfattningar om vilka rubriker som bör förekomma i dokumentet. Det är t.ex. endast under bolag som det övergripande syftet med verksamheten redovisas under rubriken ägardirektiv. Det gäller däremot inte för samtliga bolag under . Likaså skiljer sig redovisningen åt ifråga om omfattning och kvalitet. Den Utvärdering som redovisas för en del bolag är i vissa fall mycket kortfattad. anges endast att målen uppfyllts eller att verksamheten bedrivits enligt fastställd inriktning. I dessa fall går det ibland inte att finna vilka mål som gäller för verksamheten. Redovisning av måluppfyllelse saknas därtill ännu för de flesta bolagen. För några bolag är utvärderingen mer en beskrivning av någon speciell verksamhet som initierats . Regeringen anger i den årliga redogörelsen för de statliga bolagen att den ställer krav på en utdelningspolicy och utdelning på samtliga bolag med marknadsmässiga krav. För bolag med särskilda samhällsintressen är förhållandena enligt regeringen varierande. En del har utdelningskrav på sig, som , medan andra inte har det. Kraven på att alla bolag med marknadsmässiga krav ska ha utdelningskrav och utdelningspolicy framgår däremot inte klart av den årliga redogörelsen. För bolag med marknadsmässiga krav redovisas utdelningspolicyn under en sådan rubrik för samtliga utom två bolag, AssiDomän och SweRoad. För bolag med marknadsmässiga krav anges utdelningspolicyn för och . Övriga bolags eventuella utdelning går däremot att hitta under andra rubriker i redovisningen. Av övriga departement redovisar Social-, Kultur-, Justitie- och Utrikesdepartementens bolag eventuell utdelning under den rubriken men inte under . Ägaransvaret för bolagen har varit fördelat mellan flera olika departement. har fått ansvaret för huvuddelen av de statliga bolagen. Det utvecklingsarbete som pågått inom har enligt uppgift syftat till att utveckla ett för departementen gemensamt synsätt på styrningen av bolagen. Som ett led i det arbetet togs en ägarhandbok fram 1997. Boken skulle också vara till hjälp för de enskilda tjänstemän som i något avseende var involverade i ägarförvaltningen. I arbetet med att ta fram ägarhandboken deltog flera departement. Boken ledde också enligt uppgift till att samarbetet avseende ägarfrågorna intensifierades inom . Den innebar vidare större förutsättningar att nå fram till ett för departementen gemensamt synsätt på ägarfrågorna. Revisorerna föreslog i sin förra granskning att regeringen borde pröva frågan om hur ägaransvaret skall utövas inom . Oavsett vilken organisatorisk lösning som valdes ansåg revisorerna det viktigt att se till att såväl behövlig kompetens rörande bolagsfrågor som sektorpolitiskt kunnande skulle tillgodoses. De problem revisorerna uppmärksammade gällde särskilt resurs- och kompetensbehovet hos de departement som har ägaransvaret för relativt få men från styrningssynpunkt komplicerade bolag. ägaransvar för bolagen utökas Statsministern förordnade enligt 7 kap. 5 § regeringsformen att statsrådet i respektive departementschefs ställe ska "föredra förvaltningsärenden som gäller statens företagsägande och som ställer krav på en enhetlig ägarpolitik eller avser styrelsenomineringar". Statsministern förordnade också statsrådet att "i chefen för ställe föredra ärenden som gäller statens ägande, inklusive förvaltning och avyttring av akter och andelar i sådana dryckestillverkande, fastighetsförvaltande och finansiella företag samt spelföretag , med undantag av , som helt eller delvis ägs av staten. förordnade statsministern även att ska tillhöra statsrådet ansvarsområde. har de bolag som tidigare tillhörde överförts till . Detsamma gäller från . Tjänstemän som tillhörde bolagsenhet har omplacerats till enheten för statligt ägande i . I de bolag som fortfarande hör till andra departement är föredragande i sådana ärenden som ställer krav på enhetlig ägarpolitik eller avser styrelsenomineringar. Det innebär att det är departementen som svarar för själva beredningen av ärenden t.ex. att ta fram förslag till styrelsenomineringar men att i stället för respektive departementschef blir föredragande inför regeringen. Följande redovisning av gäller den organisation som gällt fram /2003. förvaltade merparten av de statliga bolagen, totalt 28 bolag samt 2 avvecklingsbolag. Tillsammans svarade dessa bolag för av antalet anställda och av omsättningen i bolag med statligt ägande. Något fler av bolagen verkar med marknadsmässiga krav (16 ) än bolag med särskilda samhällsintressen. förvaltade statens ägande i 15 bolag och 1 avvecklingsbolag, företrädesvis verksamma inom den finansiella sektorn, fastighets- och spelbranschen. Dessa bolag svarade för av antalet anställda och av omsättningen i bolagen med statligt ägande. Härutöver förvaltade , , , samt ägandet i 13 bolag vilka svarar för av det totala antalet anställda och av den totala omsättningen. Varje departement har haft det övergripande ansvaret för den löpande förvaltningen och utvärderingen av respektive bolags verksamhet. När revisorerna genomförde sin tidigare granskning föreslogs att skulle begränsa antalet departement som företrädde staten som ägare av bolag. Alternativt kunde den allmänna bolagskompetensen koncentreras till ett departement som har insyn i samtliga bolag. Ägaransvaret kunde då ligga kvar hos fackdepartementen. Vid det tillfället hade tio departement en sådan uppgift, dvs. 2 departement fler än . Som framgått ovan har det nu skett en överflyttning av flera bolag till . Särskild kompetens och resurser för förvaltningen av bolagen finns inom ägarenheten på . har haft en bolagsenhet med i princip motsvarande kompetens. Ett syfte med dessa enheter har varit att de ska verka för en mer enhetlig ägarpolitik inom bl.a. med att utveckla riktlinjer och mål för bolagen och deras verksamhet. ägande bildades efter sammanslagningen av , och samt . Enheten bestod före sammanslagningen med av 12 personer varav 6 bolagsförvaltare, 3 analytiker som också arbetar med ägarstyrningsfrågor samt 2 assistenter. bolags- och fastighetsenhet bestod av 10 personer som arbetar med bolagsfrågor, varav 4 bolagsförvaltare, 1 analytiker, 2 myndighets- och spelhandläggare, 2 assistenter samt 1 chef. Ägarenheternas uppdrag har varit att aktivt bevaka och sköta statens tillgångar så att värdeutvecklingen blir den bästa möjliga och - i de fall det är aktuellt - att de särskilda samhällsintressena uppfylls. Inom övriga departement handlägger totalt 14 personer bolagsfrågor. Dessa departement är , , , , och . Av dessa departement är det endast som har två särskilda bolagssamordnare vid sidan av handläggaren. Dessa har vid sidan av den bolagsansvarige olika uppgifter t.ex. att bereda frågan om nya ledamöter, deltaga i förberedelser inför bolagsstämman samt följa revisorernas arbete i bolaget. har ansvaret för två bolag. Av de övriga departementen har och ansvaret för tre bolag, två bolag samt Justitie- och Utbildningsdepartementen vardera ett bolag. Inget av dessa departement använder sig av bolagssamordnare eller någon annan bestämd kompetens vid sidan av den bolagsansvarige. Begränsad tid för styrning? är ägaransvaret för bolagen således fördelat på flera departement och flera olika bolagshandläggare. Inget departement har full insyn i samtliga statliga bolag. Finans- och Näringsdepartementens resurser på ägarenheterna tycks inte ha utnyttjats i någon större utsträckning av bolagsansvariga från de övriga departementen. Enskilda kontakter tas, främst i samband med framtagandet av den årliga redogörelsen för bolagen. I den tidigare granskningen framhöll departementstjänstemän från att för lite tid kunde avsättas för arbetet med att formulera konkreta mål för bolagen, både vad gäller de ekonomiska kraven och de sektorpolitiska uppdragen. Tillräcklig tid avsattes inte för bl.a. frågor om målformuleringar och uppföljningen av dessa mål. Särskilt stora syntes dessa problem vara i de departement som utövade ägandet av relativt få bolag. Av intervjuerna i granskningen framkommer att problemen inte bedöms vara lika stora även om tiden fortfarande uppges vara begränsad för ägarstyrningsfrågorna inom vissa departement. med det specifika arbetet med målformuleringar och liknande styrfrågor har den bolagsansvarige ofta ansvar även för andra frågor inom departementet. Det finns flera departementstjänstemän som är relativt nya i sin roll och som inte har någon tidigare erfarenhet från liknande arbetsuppgifter. Några av dem framhåller att det av den anledningen kan vara en fördel om den bolagsansvarige också har kunskap inom det sakområde till vilket bolaget hör. Genom sin kunskap inom området blir det lättare att sätta sig in i verksamheten och kunna kommunicera med bolaget på en mer jämlik nivå. Det finns inte heller samma upparbetade arbetsrutiner för bolagsstyrningen som för myndighetsstyrningen vilket ställer större krav på initiativ från den bolagsansvarige för att få till stånd en dialog med bolagen. Flera bolagsansvariga anser att det borde anordnas någon relevant utbildning inom området. De har skiftande akademisk bakgrund och ekonomisk utbildning/examen saknas hos flera av dem. Det är också främst ekonomisk utbildning som efterfrågas då det är nödvändigt för att kunna läsa och förstå bolagens ekonomiska rapportering. I de departement där en sådan kompetens saknas inom enheten finns, som nämnts ovan, en möjlighet att få hjälp från andra enheter eller ett annat departement. har inte erbjudit de bolagsansvariga någon centralt anordnad utbildning. Det planerar man nu att göra . Samtliga bolagsansvariga inom erbjuds en internutbildning omfattande fem tvådagarsutbildningar. Enligt uppgift kommer bl.a. regeringens ägarpolicy att diskuteras i syfte att komma fram till ett enhetligt sätt att arbeta med bolagsfrågorna. Det är också tänkt att arbetet ska resultera i någon form av handbok. Ambitiös handlingsplan framtagen inom ägarenhet har underhand delgivit revisorerna en, inom ägarenheten för statligt ägande, intern handlingsplan . Planen omfattar flera av de områden som revisorerna behandlar i den här granskningen. Det gäller t.ex. att verifiera att de finansiella målen och utdelningspolicyn för bolagen är uppdaterade, styrelserna utvärderas och att göra en översyn av samtliga riktlinjer för bolagen och revisorernas roll. Arbetet pågår inom några av områdena men inte alla projekt har kommit i gång. En fullständig "ägarpärm" ska tas fram där riksdagsmandat, ägarpolicy, förvaltningsmodell, riktlinjer, principer, processer, checklistor etc. finns tydligt dokumenterade. Avsikten är att den ska uppdateras och finnas att tillgå för bolagsansvariga och andra intressenter. Informella kontakter mellan departement och företagsledning Löpande kontakter mellan ägare och företagsledning som komplement till den formella styrningen har ansetts viktiga och framhållits av bl.a. . Informella kontakter ger möjlighet till att nyansera styrningen på ett annat sätt än i de formella styrdokumenten. I revisorernas förra granskning framhöll flera intervjuade att informella kontakter är helt nödvändiga som underlag för kommande förändringar av den mer formella styrningen av bolaget. I de fall företrädare för departementen ingår i styrelsen sker ofta kontakterna den vägen. När det inte finns någon ägarföreträdare i styrelsen krävs särskilda initiativ från parterna för att få till stånd sådana kontakter. Det ankommer främst på styrelseordföranden, vd:n och de bolagsansvariga vid att se till att behövliga kontakter tas. Av revisorernas enkät framgår att det för en tredjedel av bolagen tas informella kontakter med ägaren minst en gång . Tabell 8 Informella kontakter med bolagsledningen Hur ofta förekommer informella kontakter mellan staten som ägare och företagets ledning? Minst en gång 28 () 33 () 24 () 14 () 7 () 3 () Källa: revisorers enkäter resp. 2001 Någon skillnad i det avseendet går inte att finna mellan bolag med marknadsmässiga krav eller bolag med särskilda samhällsintressen. Finans- och Näringsdepartementen har i något högre utsträckning än övriga departement månatliga kontakter med "sina" bolag. av "bolag" och av gav det svaret mot av övriga departements bolag. Cirka hälften av bolagen under övriga departement svarar att de har informella kontakter . I de fall departementsföreträdare var representerade i styrelsen står dessa också i stor utsträckning för de informella kontakterna. Tabell 9 Informella kontakter genom ägarföreträdaren i styrelsen Om en departementsföreträdare är styrelseledamot, i vilken grad anser ni att de informella kontakterna också sker via denne? Antal bolag I hög grad 22 I viss grad 11 Inte alls 5 Dep.företrädare saknas 11 Inte heller i den här frågan skilde det sig åt mellan bolag med marknadsmässiga krav och bolag med samhällsintressen. Däremot är det intressant att notera att bolag i högre grad ansåg att de hade sådana informella kontakter med departementsföreträdaren än och övriga departements bolag. Förklaringen till denna skillnad är främst att det finns två olika synsätt inom på departementsföreträdarens roll och uppgift i styrelsen. Det tycks däremot t.ex. inte finnas något samband mellan antal informella kontakter och vilken befattning departementsföreträdaren har. Departementets representant i styrelsen bör enligt flera bolagsföreträdare ha som primär uppgift att kunna ge bolaget information om den politiska utvecklingen inom verksamhetsområdet och vara en "kontaktlänk" mellan staten som ägare och bolaget. Mer sällan anser man att departementsföreträdaren tillför någon direkt sakkompetens till bolaget. Flera bolagsföreträdare ställer sig också tveksamma till att det i vissa bolagsstyrelser sitter flera ägarföreträdare. Man ser en risk att ägarintressena blir överbetonade vid målkonflikter. De informella kontakterna har enligt bolagsenkäten främst karaktären av ett informationsutbyte, men med ett visst inslag av ägarstyrning. Styrelsen som verktyg i ägarstyrningen Styrelsen ska enligt aktiebolagslagen svara för bolagets organisation och den övergripande förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan å ena sidan styrelsen och å andra sidan den verkställande direktören och de andra organ som styrelsen inrättar. För den löpande förvaltningen svarar den verkställande direktören enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsens ordförande har särskild uppgift att leda och bevaka att styrelsen fullgör sina ålagda uppgifter. Styrelseledamöter i bolaget väljs genom beslut på bolagsstämma om inte bolagsordningen innehåller bestämmelser om att en eller flera ledamöter ska utses på annat sätt. Av de statliga bolagen är det två bolag, Terracom och , i vilka det inte är stämman utan regeringen som utser styrelsen. I ytterligare tre bolag framgår av bolagsordningen att det är regeringen som utser ordföranden i styrelsen. Styrelsen ansvarar solidariskt och kollektivt för bolagets organisation och förvaltning. Varje styrelseledamot har ett faktiskt och ekonomiskt ansvar gentemot bolaget och dess övriga intressenter. Även om valet av nya styrelseledamöter i formell mening inte är ett styrinstrument för ägaren så har styrelsens sammansättning naturligtvis betydelse för bolagets utveckling och dess möjligheter att uppnå de mål och de resultat som ägaren förväntar sig av bolaget. En allsidigt och kompetent sammansatt styrelse har större förutsättningar att uppfylla de mål som ägaren ställer för bolaget. Ägaren kan i de fall man inte är nöjd med någon styrelseledamot eller om verksamheten behöver ny kompetens verka för att bolagsstämman utser nya styrelseledamöter. Enligt regeringen ska varje nominering utgå från kompetensbehovet i respektive bolags styrelse. har 194 nya ledamöter utsetts i styrelserna. I revisorernas förra granskning av staten som bolagsägare framkom två problem som rörde styrelserna. Det ena problemet hängde samman med frågan om vem en styrelseledamot i en statlig bolagsstyrelse egentligen representerar, medan den andra gällde förfarandet vid utnämningar av nya styrelseledamöter. Revisorerna ansåg det viktigt att se till att nya ledamöter informerades tydligt om sin roll i bolaget. Revisorerna ansåg också att valet och nomineringen av nya ledamöter var ett viktigt led i ägarstyrningen. I regeringens ägarpolicy betonas vikten av effektiva styrelser. I de två senaste redogörelserna för bolagen ingår numera ett avsnitt om styrelsens roll och sammansättning. Här tar regeringen därtill kortfattat upp fördelen med nomineringskommittéer i delägda bolag. En nomineringskommitté är ett organ som bl.a. bereder förslag till nya styrelseledamöter inför bolagsstämman. Styrelseledamöter utses vid bolagsstämma. redogörelse för företag med statligt ägande anger regeringen riktlinjer för hur nomineringen och tillsättningen av ledamöter och ledning bör gå till i bolagen. För de statliga bolagen bör tillsättningen föregås av en löpande dialog mellan ansvarigt departement, styrelseordförande, andra ledamöter, företagsledning och eventuellt andra delägare. Regeringen anser vidare att styrelsenomineringar i de börsnoterade bolag där staten är delägare bör ske i samråd med övriga huvudägare, företrädesvis genom en nomineringskommitté. De förslag som då kommer fram bör publiceras före bolagsstämman, och kommitténs ledamöter ska vara närvarande på stämman för att kunna motivera valet av de föreslagna personerna. I de noterade bolagen där staten har stor ägarandel bör minst en ledamot av nomineringskommittén representera staten. Av börsbolagen anger , samt SAS att de använder sig av nomineringskommitté men däremot inte och Nordea. Styrelsetillsättningen bör utgå från bolagets kompetensbehov Av intervjuerna med framgår att formerna för styrelsenomineringar skiljer sig åt mellan departementen. Det finns inte någon enhetlig policy i det avseendet. Det tycks dock alltid vara den politiska ledningen som slutligt avgör vilka ledamöter som ska ingå i styrelsen. Tjänstemännen i departementen har olika inflytande på processen. Ett vanligt tillvägagångsätt är att tjänstemännen tar fram ett antal lämpliga namn som sedan den politiska ledningen får ta ställning till. I anslutning till denna presentation arbetar några departement även med att ta fram en s.k. kompetensprofil för bolaget i fråga. En självklar utgångspunkt anser samtliga vara att styrelsernas representation är sådan att bolaget tillförs kompetens och erfarenhet inom den sektor som bolaget verkar. Som framgått av regeringens ägarpolicy ska varje nominering utgå från kompetensbehovet i det aktuella bolaget. Hur nomineringen och tillsättningen av nya ledamöter går till är därför en viktig fråga i ägarstyrningen. Endast ordinarie ledamöter i styrelserna I bolagsstyrelserna sitter nu oftast endast ordinarie styrelseledamöter. Detta har också varit en ordning som regeringen verkat . Syftet med att styrelserna endast bör ha ordinarie ledamöter är att de alla bör ha samma ansvar och engagemang i företagets utveckling. En genomgång visar att åtta bolag fortfarande använder sig av suppleanter i styrelserna. Av dessa ansvarar för fyra stycken, för två samt Social- och Miljödepartementen för ett vardera. Det råder bland bolagsföreträdare delade meningar om styrelseledamöternas roll och delaktighet i processen när nya kompetenser ska tillföras styrelsen. Några anser att det i stort sett fungerat väl med samråd etc. inför valet av nya styrelseledamöter medan andra uppger att de kommer in mycket sent i processen. Könsfördelningen i styrelserna visar på en positiv utveckling i de statliga bolagen. är (2001) av ledamöterna i de onoterade bolagen kvinnor. var andelen och 1999 var den . Målet är att nå kvinnliga ledamöter i styrelserna för dessa bolag. Det målet har redan nåtts i några bolag bl.a. , Akademiska Hus och Apoteksbolaget. Däremot är andelen kvinnor på ledande befattningar i bolagen låg (). Endast åtta kvinnor är verkställande direktörer.