frsrdg · GQ04RR17 · 2003-01-01 00:00:00 — Av vinst delas av det genomsnittliga resultatet , exklusive valutakurseffekter, ut till statsverket. Resten av vinsten avsätts till fonder. Antalet årsarbetskrafter på uppgår till drygt 400. Det motsvarar ungefär hälften av det antal som fanns på banken . Den kraftiga minskningen av antalet anställda beror på att den f.d. betalningsmedelsavdelningen reducerades . Anledningen var att kontant övertog bolag (senare ) kontantmedelshanteringen. Antalet årsarbetskrafter på de övriga avdelningarna i banken har ökat från knappt 340 till 435. Av de befattningar som fanns på betalningsmedelsavdelningen finns ca 25 kvar i . Organisatoriskt tillhör de avdelningen för marknadsoperationer. Några uppgifter om organisation leds av en direktion med sex ledamöter. Ordföranden i direktionen är också riksbankschef. Övriga ledamöter är vice riksbankschefer. Direktionen har ansvaret för verksamhet. Det innebär ansvar för frågor som gäller penningpolitik, betalningsväsende och finansiell stabilitet, samt för bankens administration. har också ett fullmäktige, som utses av . De elva ledamöterna i fullmäktige utser direktionsledamöterna och riksbankschefen. Fullmäktige beslutar om lön och andra anställningsförmåner för direktionsledamöterna. Vidare har fullmäktige en kontrollerande uppgift. Det innebär bl.a. att fullmäktige ska följa upp verksamheten i banken. Fullmäktige ska också lämna förslag till om hur vinst ska disponeras. Hur övergripande organisation ska se ut beslutas av fullmäktige, medan de mer detaljerade organisationsfrågorna handhas av direktionen. Det innebär att fullmäktige fastställer arbetsordningen för , där det bl.a. anges vilka avdelningar ska vara indelad i. Hur arbetsuppgifterna ska fördelas mellan dessa avdelningar framgår av instruktionen, som beslutas av direktionen. fanns elva avdelningar inom . Tre av dessa (avdelningen för penningpolitik, avdelningen för finansiell stabilitet och avdelningen för marknadsoperationer) är inriktade mot bankens huvuduppgift att verka för prisstabilitet samt ett säkert och effektivt betalningsväsende. Administrativa stödfunktioner sköts av den administrativa avdelningen. De övriga sju avdelningarna (direktionsavdelningen, forskningsavdelningen, IT-avdelningen, informationsavdelningen, internationella avdelningen, internrevisionsavdelningen och riskkontrollavdelningen) arbetar med uppgifter som på olika sätt syftar till att stödja bankens huvudverksamheter. Vissa avdelningsövergripande frågor bereds och samordnas av särskilda beredningsgrupper i banken. har fyra helägda bolag. Dessa är (tidigare AB ), (), och . () ingår numera som en del av . Avtal om överlåtelse har träffats för . Försäljning planeras av . Övriga bolag kommer att avvecklas så snart det är Anledningen är att banken vill göra verksamheten mer koncentrerad på kärnuppgifterna. Varje avdelning leds av en avdelningschef. Denne beslutar, eller delegerar beslutanderätt, i de ärenden som gäller avdelningens verksamhet. Avdelningschefen har ansvar för verksamheten inom ramen för den fastställda verksamhetsplanen och budgeten. Ärenden som är viktiga i ett principiellt, ekonomiskt eller annat hänseende ska dock underställas direktionen. Biträdande avdelningschef beslutar, eller delegerar beslutanderätt, i enlighet med delegationsbeslut av avdelningschefen. Avdelningarna är i flera fall indelade i enheter. Beslut om att inrätta en enhet fattas av avdelningschefen efter samråd med den beredningsansvarige direktionsledamoten. Varje enhet leds av en enhetschef. Enhetschefen beslutar, eller delegerar beslutanderätt, inom det egna verksamhetsområdet i enlighet med beslut av avdelningschefen. Vid finns en chefsjurist. Chefsjuristen har behörighet att själv eller genom ombud företräda och föra dess talan inför domstol och andra myndigheter. Chefsjuristen är därtill bl.a. ansvarig utgivare av . Enligt instruktionen åligger det varje tjänsteman i att känna till och följa gällande regler och riktlinjer i banken. Cheferna ska se till att personalen känner till, har förståelse för och följer gällande regler och riktlinjer. Cheferna ska vidare planera, leda och fördela arbetet inom verksamhetsområdet så att de tilldelade resurserna tillvaratas på bästa sätt för att uppnå uppsatta mål. Fullmäktige har en egen revisionsenhet vid (revisionsenheten) som bemannas med konsulter från en extern revisionsbyrå. Revisionsplanen beslutas av fullmäktige efter samråd med revisorer. Medel för revisionen erhåller fullmäktige av direktionen. Enligt arbetsordningen för banken ska revisionsenhetens granskningar vara inriktade mot följande frågor: efterlevnaden av arbetsordningen inom direktionsledamöternas utövande av tjänsten granskning och analys som grund för fullmäktiges förslag till om vinstdisposition övriga frågor som ligger inom fullmäktiges ansvarsområde. Vid sidan av fullmäktiges revision bedrivs internrevision av internrevisionsavdelningen. Internrevisionsavdelningens granskningar utförs på uppdrag av direktionen, som också fastställer granskningsplanen. Revisionen ska vara oberoende från operativ verksamhet i banken. Avdelningens huvuduppgifter är enligt instruktionen att granska och bedöma om riskhantering samt styrnings- och ledningsprocesser är ändamålsenliga med hänsyn till de mål som har lagts fast för medverka till effektivisering och förbättring av riskhantering samt av styrnings- och ledningsprocesser. Som extern revisor av svarar revisorer för årlig revision av banken. övertas uppgiften av . Lagen om offentlig upphandling Staten, kommunerna, landstingen och de flesta offentliga bolagen är skyldiga att genomföra sina upphandlingar enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling (). Lagen trädde i kraft och tillkom som följd av anslutning till . I samband med det svenska medlemskapet i EU 1995 gjordes marginella ändringar i lagen. Genom är EG:s upphandlingsdirektiv införlivade i svensk rätt. Det innebär att den som upphandlar genom att följa också uppfyller förpliktelser som följer av medlemskap i . Även före fanns dock bestämmelser i för hur offentlig upphandling skulle gå till. Detta regelverk liknade det nuvarande. Den som genomför en upphandling benämns i upphandlande enhet. Genom att tillämpa följer den som upphandlar även bestämmelser som (WTO:s) medlemmar har kommit överens om. har ett avtal för offentlig upphandling som heter Government Procurement Agreement (GPA). Dessa bestämmelser är införlivade i EG:s upphandlingsdirektiv, som alltså i sin tur är införlivade i . Med upphandling menas i tilldelning av kontrakt med ekonomiska villkor, dvs. köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, byggentreprenader eller tjänster. Som huvudregel gäller att upphandling ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Tanken är att det är marknaden som genom konkurrens ger de bästa och billigaste villkoren. Vidare ska alla anbudsgivare, anbudssökande och anbud behandlas lika, utan ovidkommande hänsyn. I finns särskilda bestämmelser för offentlig upphandling i följande fall: upphandling av varor (2 kap.) upphandling av byggentreprenader (3 kap.) upphandling inom försörjningssektorerna, dvs. vatten-, ener-gi-, transport- och telekommunikationsområdena (4 kap.) upphandling av tjänster (5 kap.) upphandling i de fall då upphandlingen understiger de tröskelvärden (se nedan) som anges i 2-5 kapitlen och i vissa andra fall (6 kap.) Kapitel 6 är till skillnad från kapitel 2-5 inte styrt av EG-direktiv. I lagen urskiljs sex olika typer av upphandlingsförfaranden. Dessa är öppen upphandling, selektiv upphandling, förhandlad upphandling, förenklad upphandling, urvalsupphandling och direktupphandling. I varje kapitel i anges vilket eller vilka av dessa upphandlingsförfaranden som får an-vändas. Ändringar i har varit ofta förekommande. Den senaste ändringen, som var den elfte i ordningen, trädde i kraft . Då infördes ett förtydligande som innebär att upphandlarna kan ställa miljökrav vid offentlig upphandling och även ställa särskilda krav på hur ett uppdrag ska utföras, exempelvis genom att använda antidiskrimineringsklausuler. Lagändringen innebär också att leverantörer får bättre möjligheter att begära överprövning av den upphandlande enhetens tilldelningsbeslut (dvs. beslut om leverantör och anbud). Vissa bestämmelser i är gemensamma för all offentlig upphandling. Nedan redovisas några av de bestämmelser som den upphandlande enheten alltid måste ta hänsyn till. I kap. 3.2 redovisas vilka ytterligare bestämmelser som upphandlaren måste följa vid upphandling av tjänster. EG-direktivens bestämmelser om offentlig upphandling avser endast upphandlingar som överstiger vissa belopp, de s.k. tröskelvärdena. För statliga myndigheter gäller tröskelvärdet vid upphandling av varor eller tjänster enligt 2 och 5 kap. . Den upphandlande enheten ska, innan en upphandling påbörjas, beräkna värdet av upphandlingen för att se om det överstiger tröskelvärdet eller inte. Beräkningen ska avse avtalets hela löptid. Om avtalet innehåller en möjlighet till förlängning ska även värdet av en sådan förlängning räknas in. Värdet av upphandlingen har betydelse för vilken upphandlingsform (t.ex. öppen upphandling eller förenklad upphandling) som ska användas. En upphandling får inte delas upp i syfte att underskrida tröskelvärdet. Förfrågningsunderlag och krav på dokumentation I underlaget för upphandlingen, det s.k. förfrågningsunderlaget, ska den som genomför en upphandling specificera de krav man har på leverantören och varan eller tjänsten. Förfrågningsunderlaget ska också innehålla de kommersiella villkoren för upphandlingen, information om vilka bestämmelser som gäller för att exempelvis lämna anbud samt information om hur anbuden ska utvärderas. De krav som ställs i förfrågningsunderlaget får inte ändras under upphandlingens gång. Om den upphandlande enheten skulle finna det nödvändigt att ändra kraven måste upphandlingen vanligtvis göras om från början. En upphandlande enhet ska dokumentera skälen för sina beslut och även annat som har haft betydelse för upphandlingen. Följande dokument bör bevaras: annons, förfrågningsunderlag, sändlista, öppningsprotokoll, anbudsansökningar och anbud, tjänsteanteckningar avseende kontakter med leverantörer (t.ex. förhandlingsprotokoll), utvärderingsprotokoll och handlingar som återger motiven för val av anbudsgivare och leverantör respektive skälen för förkastande av anbudsansökningar och anbud. Anbud och ansökningar om att få delta i anbudsgivning ska som huvudregel lämnas skriftligt. När den upphandlande enheten har mottagit försändelserna med anbud ska de öppnas efter det att anbudstiden har gått ut. Normalt ska anbuden öppnas vid en förrättning där minst två personer, som har utsetts av den upphandlande enheten, deltar. Anbuden ska sedan föras upp i en förteckning som ska styrkas av dem som deltar i förrättningen. Den upphandlande enheten ska anta antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det anbud som har lägst anbudspris. Vid bedömningen av vilket som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska enheten ta hänsyn till samtliga utvärderingskriterier som man har angivit i förfrågningsunderlaget. De kan vara pris, leveranstid, driftskostnader, kvalitet, service, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, miljöpåverkan m.m. Upphandlaren ska i förfrågningsunderlaget eller i sin annons ange vilka utvärderingskriterier som kommer att beaktas. Kriterierna ska om möjligt rangordnas. En upphandlande enhet får förkasta anbud som man anser vara orimligt lågt. Det får dock göras först sedan enheten skriftligen begärt en förklaring till det låga anbudet och inte fått något tillfredsställande svar. Den upphandlande enheten får inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget och inte heller göra prövningen mot andra kriterier än dem som funnits med i annonsen eller i förfrågningsunderlaget. Tjänster delas i lagen om offentlig upphandling upp i A-tjänster och B-tjänster. En upphandling ska räknas till den tjänstekategori som den största delen av upphandlingen gäller. Till A-tjänster hör bl.a. finansiella tjänster, försäkringstjänster, datatjänster, fastighetsförvaltning och vissa typer av transporttjänster. B-tjänster utgörs av exempelvis utbildning, vård, omsorg, juridiska tjänster, säkerhets- och bevakningstjänster, rälsbundna transporter och sjötransporter. Upphandling av A-tjänster som överstiger tröskelvärdet styrs av bestämmelser i 5 kap. . Upphandling av A-tjänster som understiger tröskelvärdet samt upphandling av B-tjänster oavsett värde regleras i 6 kap. . Upphandling enligt 5 kapitlet Vid upphandling av A-tjänster över tröskelvärdet ska den upphandlande enheten - om inte något undantagsfall föreligger - annonsera upphandlingen i Europeiska unionens officiella tidning (före detta Europeiska gemenskapernas officiella tidning, EGT) samt som huvudregel tillämpa öppen eller selektiv upphandling. Öppen upphandling innebär en upphandling där alla leverantörer får lämna anbud. Anbudsgivarna måste få minst på sig att inkomma med anbud (tiden räknas från den dag då annonsen om upphandling avsändes). Selektiv upphandling är en upphandling där den upphandlande enheten först prövar leverantörernas kvalifikationer och sedan inbjuder vissa att lämna anbud. Vid öppen eller selektiv upphandling får upphandlaren inte förhandla med leverantörerna. I vissa angivna undantagsfall får en upphandlande enhet använda sig av förhandlad upphandling. Förhandlad upphandling betyder att en upphandlande enhet inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem. Förhandlad upphandling kan göras med eller utan föregående annonsering. Förhandlad upphandling utan föregående annonsering får användas om det är nödvändigt att genomföra upphandlingen men synnerlig brådska gör det omöjligt att hålla tidsfristerna för öppen eller selektiv upphandling eller förhandlad upphandling med föregående annonsering. Brådskan måste vara orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och som inte heller beror på den upphandlande enheten. I kommentarerna till lagen sägs att eftersom det är fråga om ett undantag ska kraven tolkas restriktivt. En annan situation då förhandlad upphandling utan annonsering är tillåten är när tjänsterna av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt endast kan utföras av en viss leverantör. Slutligen kan förhandlad upphandling genomföras utan annonsering om upphandlingen gäller vissa typer av tilläggstjänster från en leverantör. Bestämmelserna i 5 kap. behöver i vissa fall inte tillämpas. Exempelvis kan undantag göras när det gäller upphandling av finansiella tjänster i samband med utgivning eller omsättning av värdepapper och andra finansiella instrument. Vad som avses med finansiella tjänster framgår inte av lagen. Inte heller i lagkommentarerna ges en tydlig definition av detta begrepp. I ingressen till rådets direktiv om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av tjänster sägs att direktivet inte omfattar "sådana finansiella tjänster som rör instrumenten för valuta- och penningpolitiken, statsskuldsförvaltning, valutapolitik och annan politiskt beslutad verksamhet som innefattar transaktioner med värdepapper och andra finansiella instrument. Avtal i samband med utfärdande, försäljning, förvärv eller överförande av säkerheter och andra finansiella instrument ligger således utanför detta direktivs tillämpningsområde". Om en upphandlande enhet under upphandlingen anser sig ha rätt att tillämpa en undantagsregel i är det enheten som måste kunna bevisa att man har uppfyllt alla förutsättningar för undantaget. offentlig upphandling har en mycket restriktiv tolkning av möjligheterna att utnyttja undantagsregler. Upphandling enligt 6 kapitlet Upphandling enligt kapitel 6 ska främst göras genom förenklad upphandling eller urvalsupphandling. Med förenklad upphandling avses en upphandling där alla leverantörer har rätt att delta. Leverantörerna ska lämna skriftliga anbud, och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera leverantörer. Urvalsupphandling innebär att alla leverantörer kan ansöka om att få lämna anbud och att den upphandlande enheten sedan inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Även vid denna upphandlingsform får den upphandlande enheten förhandla med en eller flera anbudsgivare. Upphandling utan infordrande av skriftligt anbud, s.k. direktupphandling, får användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Vad som ska betraktas som lågt värde får den upphandlande enheten själv bedöma. En myndighet som vill använda möjligheten att direktupphandla varor eller tjänster bör fastställa beloppsgränser som visar under vilka förutsättningar direktupphandling får göras. När det gäller synnerliga skäl angavs tidigare (fram ) i lagen att ett synnerligt skäl kunde vara synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och som inte heller beror på den upphandlande enheten. I den ändrade lagen har definitionen tagits bort. Därmed har det blivit möjligt för den upphandlande enheten att göra en friare tolkning av vad som ska inrymmas i begreppet "synnerliga skäl". Synnerliga skäl är dock fortfarande ett starkt villkor. Lagstiftaren använder sig av tre olika begrepp som anger hur undantag från ska motiveras. Dessa är skäl, särskilda skäl och synnerliga skäl. Skäl innebär att det på goda grunder finns anledning att göra avsteg från huvudregeln. Särskilda skäl innebär att det finns starkare motiv till att frångå huvudregeln. Synnerliga skäl innebär att det har uppstått en "force majeure-liknande" situation som motiverar avsteg från huvudregeln. (Force majeure är en term som brukar användas inom juridiken. Den betecknar sådana yttre omständigheter som gör det omöjligt för en avtalspart att fullgöra ett ingånget avtal och därför befriar avtalsparten från detta.) Förhållandena får inte bero på bristande förutseende från upphandlarens sida. För att en upphandlande enhet ska kunna direktupphandla genom att åberopa synnerliga skäl måste således behovet av upphandlingen vara akut och oförutsebart. skriver i broschyren Upphand ling av konsulttjänster enligt 6 kap. att "det torde vara mycket ovanligt med en direktupphandling av konsulter på grund av synnerliga skäl". Både vid förenklad upphandling och urvalsupphandling ska upphandlingen som regel utannonseras. Vid förenklad upphandling utannonseras inbjudan att lämna anbud medan det vid urvalsupphandling är inbjudan att ansöka om att lämna anbud som utannonseras. Vid förenklad upphandling får dock den upphandlande enheten under vissa förutsättningar ta in anbud genom att skicka en skrivelse direkt till en leverantör. I finns också ett krav på efterannonsering av upphandlingar av B-tjänster som överstiger tröskelvärdet. Det innebär att sådana upphandlingar ska annonsernas i Europeiska unionens officiella tidning (före detta Europeiska gemenskapernas officiella tidning) efter att de har avslutats. För upphandlingar enligt 6 kap. finns inte några angivna minimitider för att lämna anbud. Den upphandlande enheten ska i denna fråga ta hänsyn till upphandlingens art, storlek och komplexitet. Enligt för offentlig upphandling har visat sig vara en tillräcklig tid för standardvaror och standardtjänster. För mer komplicerade varor och tjänster eller för varor och tjänster som är specifikt anpassade för beställaren kan det vara nödvändigt att förlänga tiden väsentligt. Tillsyn av efterlevnaden av lagen För tillsyn av lagen om offentlig upphandling ansvarar (). Nämnden ska utöva tillsyn över att och avtalet om offentlig upphandling inom ramen för (Government Procurement Agreement, GPA) efterlevs. Vidare ska nämnden verka för en effektiv offentlig upphandling genom att sprida information om upphandling och ge ut kommentarer till hur upphandlingsbestämmelserna ska tolkas. NOU ska också följa utvecklingen på upphandlingsområdet inom EU och . NOU består av en expertnämnd och ett kansli. Kansliet, som har nio anställda (), sköter den löpande verksamheten. NOU:s anslag uppgår till . upphandling har aldrig varit föremål för granskning från nämndens sida. I följande kapitel beskrivs rutiner för att säkerställa en lagenlig upphandling. Omfattningen av upphandlingen behandlas också, liksom bankens överblick över upphandlingen. Vidare redogörs för bankens egna granskningar av upphandlingsverksamheten. upphandlar regelbundet varor och tjänster. Det är svårt att få fram uppgifter om sammanlagda upphandlingsvolym. Däremot går det att få fram uppgifter om belastningen på olika konton, exempelvis konsultkontot. Upphandling av tjänster är normalt sett det dominerande upphandlingsområdet. Det gäller både sett till antalet upphandlingar och värdet av upphandlingarna. Enligt görs de flesta tjänsteupphandlingarna genom avrop på ramavtal eller med hjälp av förenklad upphandling. Varor införskaffas främst genom avrop på ramavtal. Enligt uppgift från köpte man varor för 2001. De största enskilda utgifterna avsåg olika IT-investeringar (hårdvara och applikationssystem). De totala investeringsutgifterna, dvs. utgifter för IT-investeringar och andra investeringar såsom en värdetransportbil och sedel- och myntutrustning, uppgick till . De övriga utgifterna avsåg kontorsmateriel, tidningar och böcker, möbler m.m. köpte tjänster för . Med tjänster avses konsulttjänster, bevakningstjänster, lokalvård, statistiktjänster m.m. Bland dessa typer av tjänster utgör konsulttjänsterna den klart största utgiftsposten. av utgifterna för tjänster 2001 gällde konsulter. anlitar konsulter huvudsakligen för uppdrag inom områdena IT och juridik. Bankens utgifter för konsulter har stigit kraftigt . uppgick konsultutgifterna till . Motsvarande belopp 2001 var . Det motsvarar en ökning på i löpande priser. uppgick utgifterna för konsulter till . Även konsultutgifternas andel av budgeten har ökat . motsvarade utgifterna för konsulter av bankens internbudget. stod konsultutgifterna för av budgeten. utgifter för köp av tjänster redovisas i tabell 1. I tabellen specificeras också konsultutgifterna och konsultutgifternas andel av budgeten. Tabell 1 Utgifter för köp av tjänster 1996-2002, som andel av budget 1996 28 26 1997 34 31 1998 51 48 1999 73 67 2000 65 59 2001 93 84 2002 99 82 Källa: ekonomiredovisning samt intern utgiftsbudget . Not: tillkommer för utgifter i samband med donation av mark och byggnader i till . Beloppen i tabellen är en sammanställning av uppgifter över utgifter för konsulter och övriga tjänster som finns i ekonomiredovisning. Vid en kartläggning av bankens köp av tjänster som gjordes av 2000 användes en annan metod för att beräkna utgifterna för köp av tjänster. Man tog då även hänsyn till att vissa typer av tjänster inte bokförs som konsultuppdrag eller externa tjänster. Det medför att utgifterna för köpta tjänster enligt egna beräkningar, vilka avsåg , genomgående är högre än beloppen i tabell 1. Enligt kartläggning köpte man externa tjänster för 1996, 1997, 1998 och 1999. är den avdelning som köper konsulttjänster i störst omfattning. Avdelningens utgifter för konsulter uppgick till . Den avdelning som har de näst största utgifterna för konsulter är administrativa avdelningen. köpte administrativa avdelningen konsulttjänster för ca . skiljer i redovisningen mellan konsultutgifter och konsultkostnader. Konsultutgifter avser både utgifter för konsulter som anlitas i den löpande verksamheten (s.k. driftskonsulter) och konsulter som behövs i samband med investeringar i exempelvis byggnader eller IT. Konsultkostnaderna avser de utgifter för konsulter som inte har redovisats som tillgång. En jämförelse mellan utgifterna och kostnaderna för konsulter och övriga tjänster 1996-2002 finns i tabell 2. Konsultkostnaderna är systematiskt lägre än konsultutgifterna. Skillnaderna är tämligen stora, vilket förklaras av att en stor del av konsultutgifterna redovisas som tillgång.