sou · GPB3100 · 2002-01-01 00:00:00 — 3Registerförordningar för domstolar och nämnder Fram till och med var användningen av auto- matiserade register i den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten författningsreglerade endast såvitt avsåg allmänna domstolar och länsrätter. De register som fördes av Regeringsrätten, kammarrätterna samt hyres- och arrendenämnderna reglerades i stället genom tillstånd från Datainspektionen. finns en mer sammanhållen reglering i fyra förordningar om registerföring m.m. vid domstolarna och nämnderna. Förordningarna omfattar endast automatiserad behandling i den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten. Administrativa register förs med stöd endast av personuppgiftslagen. En redovisning av regleringen för domstolar och nämnder före finns i delbetänkandet Domstolarnas register och personuppgiftslagen – En rättslig anpassning (SOU 2001:32). Vilka automatiserade register som används och vilka behandlingar av personuppgifter som genomförs vid domstolar och nämnder, med stöd av antingen registerförordningarna eller personuppgiftslagen, redovisas nedan i 4 kap. regleras all automatiserad behandling av personuppgifter – i register eller på annat sätt – i den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten vid domstolar och nämnder i fyra förordningar: N förordningen (2001:639) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling, N förordningen (2001:640) om registerföring m.m. vid länsrätt med hjälp av automatiserad behandling, N förordningen (2001:641) om registerföring m.m. vid Regerings- rätten och kammarrätterna med hjälp av automatiserad behandling, 66 Registerförordningar för domstolar och nämnder N förordningen (2001:642) om registerföring m.m. vid hyres- och arrendenämnderna med hjälp av automatiserad behandling. De fyra förordningarna är sinsemellan likartat uppbyggda och över- ensstämmer i flera avseenden helt med varandra. Vilken behandling av personuppgifter som utförs med stöd av förordningarna redovisas i avsnitt 4.1 och 4.3. Samtliga fyra förordningar om registerföring m.m. gäller utöver per- sonuppgiftslagen vid automatiserad behandling av personuppgifter i den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten. register omfattas således inte av bestämmelserna. Att förordningarna gäller utöver personuppgiftslagen innebär att bestämmelserna i den lagen skall tillämpas i de fall någon särskild reglering inte finns i förordningarna. Det gäller t.ex. i fråga om säkerheten vid behandling, utlämnande av uppgifter till tredje land, information och anmälan till Datainspektionen samt information till enskilda. Däremot finns i förordningarna särskilda regler om t.ex. behandling av känsliga personuppgifter och gallring, vilket innebär att de bestämmelser i personuppgiftslagen som rör dessa ämnen inte skall tillämpas på domstolarnas och nämndernas behandling av personuppgifter i den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten. Det förhållandet att förordningarna endast omfattar den rätts- skipande och rättsvårdande verksamheten innebär att all behandling av personuppgifter som helt kan hänföras till den administrativa skötseln av en domstol eller nämnd, t.ex. i löneregister, faller utanför tillämpningsområdet. Vad som omfattas av förordningarna är således i huvudsak handläggningen av mål och ärenden och de andra arbetsuppgifter som har anknytning till handläggningen. Personuppgiftsansvarig för den behandling som omfattas av för- ordningarna är respektive domstol eller nämnd och . När en viss behandling utförs av en domstol ansvarar denna för den behandlingen. Det gäller det mesta av den dagliga hanteringen av personuppgifter i domstolen, t.ex. registrering av uppgifter i datorsystemen och utlämnande av uppgifter från ett register. ansvar är i praktiken begränsat främst till frågor om datorsystemens uppbyggnad, t.ex. från säkerhetssynpunkt. Registerförordningar för domstolar och nämnder 67 I varje förordning finns bestämmelser som endast avser de verksam- hetsstödjande register och datorsystem som används av domstolarna och nämnderna, t.ex. underrätternas MÅHS samt Regeringsrättens och kammarrätternas målregister Find-It (se 4 kap. om olika register och datorsystem). En domstol eller nämnd får föra automatiserade register över mål och ärenden som handläggs. Det övergripande och icke specificerade ändamålet med dessa register är följaktligen att de skall användas som ett hjälpmedel för den handläggning av mål eller ärenden som domstolarna och nämnderna har att fullgöra enligt olika författningar, t.ex. förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol respektive förordningen (1979:575) om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna. Förutom avgörandet av mål och ärenden efter beredning, före- dragning och förhandling, ingår i handläggningen även utskrift och expediering av diverse handlingar, t.ex. protokoll, stämningar, kallel- ser, förelägganden, underrättelser eller kungörelser. Vidare innebär den grundläggande ändamålsbeskrivningen att registren får utnyttjas som hjälpmedel för delgivningsrutiner, bevakning av frister, framställning av uppropslistor, bokning av förhandlingslokaler och liknande rutinåtgärder. De allmänna domstolarna får dessutom uttryckligen använda sina register även för att fullgöra den underrättelseskyldighet som följer av lag eller annan författning. För samtliga domstolar och nämnder gäller att det i förordningarna anges att verksamhetsregister får användas för planering, uppföljning och utvärdering av verksamheten samt för framställning av statistik. I förordningen för Regeringsrätten och kammarrätterna finns angivet ett särskilt ändamål, nämligen återsökning av vägledande av- göranden. Detta är en följd av att det verksamhetsstödjande dator- system som dessa domstolar har använt sig av (Find- It) innefattar omfattande sökmöjligheter bland tidigare avgöranden som är registrerade i datorsystemet. Vid förordningarnas tillkomst ansågs det därför nödvändigt att uttryckligen ange ett sådant ändamål, för att inte på ett abrupt sätt stoppa de möjligheter som Regeringsrätten och kammarrätterna dittills hade haft. Någon motsvarande möjlighet att 68 Registerförordningar för domstolar och nämnder utnyttja befintliga datorsystem hade inte övriga domstolar och nämnder. Med direktåtkomst avses vanligtvis att någon har direkt tillgång till någon annans automatiserade register och på egen hand kan söka efter information, dock utan att kunna påverka registrets innehåll. Från integritetssynpunkt har sådan åtkomst till uppgifter länge ansetts särskilt känslig. Direktåtkomst är endast tillåtet i fråga om Regeringsrättens och kammarrätternas målregister. I förordningen för dessa domstolar sägs att Regeringsrätten och kammarrätterna får ha full tillgång till varandras register. Även , länsrätterna och ombudsmän får ha sådan fullständig tillgång. Utöver de nu nämnda får , skattemyndigheter och länsstyrelser ha direktåtkomst till Regeringsrättens och kammarrätternas verksamhetsregister, dock endast för återsökning av vägledande avgöranden, vilket innebär att de inte får ha direktåtkomst till partsuppgifter (se avsnitt 3.3.4 om sökbegränsningar). I förordningarna för allmänna domstolar, länsrätter samt hyres- och arrendenämnder saknas bestämmelser om direktåtkomst. En viktig omständighet från integritetssynpunkt vid behandling av personuppgifter är vilka uppgifter som ett register får innehålla. Ju fler uppgifter och ju känsligare karaktär på uppgifterna, desto större blir riskerna för otillbörliga integritetsintrång. I förordningarna för domstolarna och nämnderna sägs att ett verksamhetsregister får innehålla endast de uppgifter som anges i en särskild bilaga till respektive förordning. Innehållet i registren är med andra ord detaljreglerat. Som exempel kan nämnas förordningen för allmän domstol, vars bilaga är indelad i sex uppgiftskategorier (mål, aktörer, händelser, planering, organisation samt övriga uppgifter). Under varje kategori anges olika uppgifter som får registreras. Till kategorin mål hör t.ex. uppgifter om målnummer, inkommandedatum och författning. Totalt räknas det upp ca 200 tillåtna uppgifter eller uppgiftstyper. Registerförordningar för domstolar och nämnder 69 En särskild bestämmelse om vad som får registreras finns för angivande av den uppgift som i bilagorna benämns saken (ärende- mening) i ett mål eller ärende. Av att saken eller ärendemeningen får anges, följer att en kortfattad beskrivning av vad målet handlar om får registreras. En sådan beskrivning måste ofta innehålla ett flertal uppgifter som gör det möjligt att identifiera vilken typ av mål det handlar om. För att det inte skall uppstå situationer där för enskilda särskilt känsliga uppgifter registreras slentrianmässigt, anges i för- ordningarna att känsliga uppgifter enligt 13 § (bl.a. om ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös övertygelse och sexualliv) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 21 § personuppgiftslagen, skall få behandlas endast om det är nödvändigt för att saken skall kunna återges på ett ändamålsenligt sätt. Hur känsligt ett automatiserat register är från integritetssynpunkt beror ofta på vilka sammanställningar av uppgifter som går att göra. En sätt att begränsa antalet möjliga sammanställningar är att begränsa sökmöjligheterna i ett register. De tre förordningar som avser allmänna domstolar, länsrätter och hyres- och arrendenämnder har alla likartade bestämmelser om sökbegränsningar. De uppgifter som aldrig får användas vid sökning i ett verksamhetsregister är uppgifter om saken, författning, yrke, titel, adress, nationalitet och telefonnummer. För allmän domstol gäller dessutom att uppgifter om frihetsberövande eller annat tvångsmedel inte får utnyttjas som sökbegrepp. Vid länsrätter gäller motsvarande för utfärdandeland för körkort. Uppgifter om sakkod, typkod och måltyp får vid sökning användas endast för att framställa statistik, under förutsättning att enskilda personer inte avslöjas. För sökning i Regeringsrättens och kammarrätternas målregister gäller däremot andra bestämmelser. I förordningen för de domstolarna anges som enda sökbegränsning att uppgifter om saken och andra liknande uppgifter om ett mål inte får användas tillsammans med uppgifter om parter eller andra aktörer i ett mål. De betydligt mindre ingripande sökbegränsningarna beror på den särskilda funktion av rättsfallsregister som Regeringsrättens och kammarrätternas målregister har. Som nämns i avsnitt 3.3.2 har vissa utomstående domstolar och myndigheter direktåtkomst till Regeringsrättens och kammarrätternas målregister. För dem gäller särskilda begränsningar, nämligen att de 70 Registerförordningar för domstolar och nämnder över huvud taget inte får söka på uppgifter om parter eller andra aktörer i ett mål. Begränsningen hör samman med det förhållandet att dessa domstolar och myndigheter får använda registren endast för återsökning av vägledande avgöranden, dvs. inte för sökning efter enskilda parter. I samtliga de fyra förordningarna finns bestämmelser om gallring, dvs. regler om när uppgifter skall tas bort från eller på andra sätt göras oåtkomliga i verksamhetsregistren. Vilka gallringstider som gäller beror på uppgifternas karaktär och till vilka typer av mål och ärenden de hör. Som exempel kan nämnas att uppgifter om brottmål vid de allmänna domstolarna skall gallras , medan en sexårsfrist gäller för uppgifter i tvistemål. Generellt gäller att en domstol eller nämnd skall se till att uppgifterna i viss omfattning bevaras i annan form innan de gallras ur registren, t.ex. genom att skrivas ut på papper. Vid sidan av de ovan redovisade verksamhetsregistren, får domstolarna och nämnderna med hjälp av automatiserad behandling dessutom föra register för återsökning av vägledande avgöranden, rättsutredningar och liknande rättslig information. Ett sådant rättsfallsregister får innehålla endast de uppgifter som anges i en bilaga till förordningarna. De uppgifter det rör sig om är desamma för samtliga berörda domstolar och nämnder, nämligen beteckning på handling, mål- eller ärende- nummer, avgörandedatum, avgörandenummer, sökord, författnings- hänvisning, problembeskrivning, hänvisning till rättsutredning, fullföljd samt sökkod. Några särskilda gallringsregler finns inte för rättsfallsregistren, utan det är personuppgiftslagens allmänna bestämmelser som tillämpas. Registerförordningar för domstolar och nämnder 71 3.4Behandling i löpande text Vid sidan av regleringen av behandlingen av uppgifter i olika register, innehåller förordningarna även en bestämmelse om att domstolarna och nämnderna får behandla personuppgifter automatiserat i löpande text. Vad som avses är främst användningen av ordbehandlingsprogram och e-postfunktioner. Den enda begränsning för sådan behandling som föreskrivs i förordningarna gäller känsliga personuppgifter enligt 13 § och upp- gifter om lagöverträdelser m.m. enligt 21 § personuppgiftslagen. Sådana uppgifter får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i eller behövs för handläggningen av ett mål eller ärende. Innebörden av bestämmelsen är att känsliga uppgifter inte skall behandlas slentrianmässigt i verksamheten när det inte finns skäl för det. Personuppgifter som behandlas i löpande text skall bevaras eller gallras i enlighet med bestämmelserna i personuppgiftslagen. Förordningarna för domstolarna och nämnderna innehåller i huvudsak bestämmelser som reglerar hur uppgifter får behandlas och vänder sig i första hand till de personuppgiftsansvariga domstolarna och nämnderna. Samtliga fyra förordningar avslutas dock med bestämmelser som rör enskildas rättigheter i förhållande till de per- sonuppgiftsansvariga. Dessa rättigheter gäller endast i fråga om behandling av personuppgifter, vilket innebär att juridiska personer inte kan åberopa bestämmelserna när uppgifter om dem har behandlats felaktigt. En personuppgiftsansvarig är enligt 28 § personuppgiftslagen skyldig att på begäran av en registrerad rätta, blockera eller utplåna uppgifter som inte har behandlats med stöd av lagen. I förordningarna för domstolarna och nämnderna anges att den bestämmelsen gäller även i de fall då personuppgifter har behandlats i strid med de från person- uppgiftslagen avvikande bestämmelserna i förordningarna. Enskildas rätt till skadestånd regleras i 48 § personuppgiftslagen, där det anges att enskilda har rätt till ersättning från den personupp- giftsansvarige för skada och kränkning till följd av att personuppgifter 72 Registerförordningar för domstolar och nämnder har behandlats i strid med lagen. På motsvarande sätt som i fråga om rättelse, anges i förordningarna att personuppgiftslagens bestämmelse om skadestånd gäller även när personuppgifter behandlas i strid med förordningarna. Vissa beslut av personuppgiftsansvariga domstolar och nämnder kan överklagas av en enskild. Det gäller enligt alla fyra förordningarna beslut om information som enligt personuppgiftslagen skall lämnas till en enskild efter ansökan samt beslut efter begäran om att felaktigt behandlade personuppgifter skall rättas. Den anvisade instansordningen skiljer sig dock åt mellan förordningarna. För allmänna domstolar gäller att beslut av en tingsrätt eller en hovrätt överklagas direkt hos kammarrätt. Högsta domstolens beslut får däremot inte överklagas. Även beslut av en länsrätt överklagas direkt hos kammarrätt, medan beslut av en kammarrätt överklagas hos Regeringsrätten. För Regeringsrättens beslut gäller på samma sätt som för Högsta domstolens beslut att de inte får överklagas. Beslut av hyres- och arrendenämnder överklagas i den för myndigheters förvaltningsbeslut vanliga ordningen, dvs. till allmän förvaltningsdomstol med krav på prövningstillstånd vid överklagande till kammarrätt. För beslut av gäller samma överklagandeordning enligt alla förordningarna, nämligen att besluten enligt 22 a § för- valtningslagen (1986:223) överklagas till allmän förvaltningsdomstol med krav på prövningstillstånd vid överklagande till kammarrätt. Register m.m. vid domstolar och nämnder 73 4Register m.m. vid domstolar och nämnder Inom domstolsväsendet har datorutvecklingen pågått – inledningsvis främst inom kanslifunktionerna – men det är först som datorstöd har utnyttjats i större omfattning. använder sig såväl de allmänna domstolarna och de allmänna förvaltningsdomstolarna som hyres- och arrendenämnderna av datorteknik för framställning av dokument, t.ex. ord- och textbehandling. De flesta domstolar och vissa nämnder har dessutom tillgång till större verksamhetsstödjande datorsystem. I detta kapitel redovisar vi kortfattat och översiktligt hur datortekniken används vid domstolar och nämnder, både i den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten och i den administrativa verksamheten. Den nedanstående redogörelsen för de verksamhetsstödjande registren eller datorsystemen som används av domstolar och nämnder är kortfattad och har inte till syfte att närmare beskriva de olika systemens funktion. Sammanställningen utgör i stället en orientering över vilka system som förs med stöd av de förordningar som redovisas i kapitel 3 samt i korthet vad de används till och vad de innehåller. MÅHS är ett målhanteringssystem som används för att administrera mål- och ärendehanteringen vid tingsrätter och länsrätter. Även hyres- och arrendenämnderna i , och använder sig av systemet. MÅHS utgör ett hjälpmedel för utskrift och expediering av domar, beslut, protokoll, kallelser, förelägganden, underrättelser, kungörelser 74 Register m.m. vid domstolar och nämnder och andra handlingar i mål eller ärenden. Systemet används även för dagbokföring och som stöd för delgivningsrutiner, bevakning av frister och framställning av uppropslistor samt för bokning av förhandlingslokaler. MÅHS används också för framställning av statistik. De dokument som upprättas av domstolarna, t.ex. domar, beslut och skrivelser, är knutna till systemet. MÅHS innehåller ett hundratal olika sorters uppgifter som rör handläggningen av mål och ärenden, såsom måluppgifter (t.ex. mål- nummer, målgrupp och saken), partsuppgifter (t.ex. namn, person- nummer, adress och nationalitet), uppgifter om vittnen och ombud m.m. samt uppgifter om domstolens handläggningsåtgärder och beslut (t.ex. delgivnings- och beslutsdatum). I princip motsvaras de av de uppgifter som anges i bilagan till förordningen (2001:640) om registerföring m.m. vid länsrätt med hjälp av automatiserad behandling. Find-It är ett målregistrerings- och statistikrapporteringssystem som i olika versioner har använts av Regeringsrätten och kammarrätterna . Vid sidan av målregistreringen används systemet även som ett rättsfallssökningsregister. Registret är tvådelat genom att man kan söka dels på partsuppgifter (namn, personnummer osv. ), dels på sakuppgifter (ord i ärendemening, målgrupp osv.). Det går däremot inte att vid samma sökning kombinera parts- och sakuppgifter. Find-It skiljer sig från andra verksamhetsstöd genom att de dom- stolar som använder systemet även har tillgång till de andra anslutna domstolarnas uppgifter. Uppgifterna i Find-It är även sökbara hos länsrätterna på samma sätt som hos kammarrätterna och Regerings- rätten, men länsrätterna kan inte själva utnyttja systemet för re- gistrering. Också och ombudsmän har motsvarande tillgång till registren. och skatte- myndigheterna samt vissa länsstyrelser har begränsad tillgång till Find- It och kan endast söka på sakuppgifter. Find-It innehåller ett stort antal uppgifter om registrerade mål. Som exempel kan nämnas parternas namn och personnummer, om parterna har rättshjälp eller offentligt biträde, namn på ombud, målnummer, målgrupp, tillämplig författning, datum för interimistiska beslut och vilket slag av beslut som fattats, avgörandedatum, underinstansens avgörandedag och diarienummer, om målet är överklagat till Regeringsrätten m.m. Speciellt för Find-It är att det dessutom finns ett fritextfält för registrering av saken och/eller en kort ärendebeskrivning. Register m.m. vid domstolar och nämnder 75 I detta fält är sedan fri sökning möjlig såväl för Regeringsrätten och kammarrätterna som för länsrätterna och andra anslutna myndigheter. 4.1.3Det nya verksamhetsstödet () Under ledning av pågår arbete med att ta fram ett nytt och heltäckande datorsystem för mål och ärendehantering m.m. i de allmänna domstolarna och de allmänna förvaltningsdomstolarna. Inledningsvis skall systemet introduceras i överrätterna, men tanken är att det skall ersätta även underrätternas målhanteringssystem, MÅHS. Delar av datorsystemet skall tas i bruk på försök i . Den delen av projektet går under arbetsnamnet . Enligt den nu aktuella tidsplanen för projektet skall systemet sättas i funktion i övriga överrätter, med undantag för Hovrätten för , . Det färdiga systemet skall därefter introduceras även vid underrätterna samt i Hovrätten för . MÅHS-ÖR (Hovrätten för ) Hovrätten för använder sig av ett datorsystem som i grunden är en överrättsanpassad version av det målhanteringssystem (MÅHS) som tingsrätter och länsrätter har tillgång till. Använd- ningsområdet är i stort detsamma som för underrätternas system och registret innehåller även i huvudsak samma typer av uppgifter (jfr avsnitt 4.1.1). Målregister (och hovrätterna) och för var för sig ett målregister som används för målregistrering, automatisk framställning av dokument (blanketter) samt för framtagning av statistik. Registren innehåller uppgifter om parters namn, personnummer, adress och telefonnummer samt namn, adress och telefonnummer avseende ställföreträdare, ombud och offentlig försvarare m.m. Det finns även uppgifter om namn på domare och andra befattningshavare vid domstolen. Vidare finns uppgifter om mål- eller ärendenummer, inkomstdatum, saken, sak- och typkoder, datum och innebörd av domar och beslut samt uppgifter om 76 Register m.m. vid domstolar och nämnder underinstansens avgörandedatum och mål- eller ärendenummer. Vad gäller inkomna handlingar kan det förekomma uppgifter om datum, avsändare och i korthet vad handlingen rör. för ett eget målregister som används för att förteckna inkomna tvistemål, brottmål och allmänna domstolsärenden. Registret är ett hjälpmedel för utskrift och expediering av domar, beslut, protokoll, stämningar och andra dokument. Registret innehåller flertalet av de uppgifter som finns i MÅHS för underrätterna (jfr avsnitt 4.1.1), dock inte uppgifter om vittnen, sakkunniga, målsägande och tolkar. Det finns inte heller dagboks- eller delgivnings- anteckningar. Inte heller finns vissa uppgifter om brottmål som i MÅHS registreras särskilt, t.ex. uppgift om brottspåföljd. Hovrätten över och använder ett nytt datoriserat verksamhetsstöd som används för hand- läggning av inkomna mål och ärenden. Tanken är att i princip samtliga de uppgifter som tillåts enligt förordningen (2001:639) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling skall behandlas i datorsystemet. Även möjligheterna enligt förordningen att inrätta ett särskilt register för återsökning av väg- ledande avgöranden skall utnyttjas. Systemet har även inbyggda, men ännu ej utnyttjade, funktioner för elektronisk akthantering och automatiskt informationsutbyte med andra domstolar. Register för registrering av miljömål (Miljödomstolen vid ) Miljödomstolen vid för ett register som används för registrering av mål och ärenden enligt . Registret innehåller uppgifter om målnummer, sökande/klagande, motpart/svarande, ombud/biträde, adresser, organisationsnummer, saken och SNI-kod för miljöfarlig verksamhet samt uppgifter om avgörande och överklagande. Register m.m. vid domstolar och nämnder 77 Konkursregister (tingsrätter) Några tingsrätter för särskilda konkursregister som används för dagbokföring av ärenden, som underlag för utfärdande av konkurs- frihetsbevis samt för sökning efter registrerade konkursansökningar. Registren innehåller uppgifter om ärendenummer, parter, förvaltare, handlingar och åtgärder samt datum för förhandling och beslut.