sou · GPB332 · 2002-01-01 00:00:00 — Till statsrådet och chefen för Regeringen beslutade att tillkalla en särskild utre- dare för att granska regleringen och användningen av personregister och annan behandling av personuppgifter i verksamhet vid de allmänna domstolarna och de allmänna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenämnderna. Utredaren skall även föreslå författningsändringar som behövs för den framtida behandlingen av personuppgifter i dessa verksamheter. I ett delbetänkande skall utredaren redovisa förslag när det gäller Regeringsrättens och kammarrätternas målregister samt övrig behandling av personuppgifter som påverkas av att datalagen helt upphör att gälla . förordnade chefen för , statsrådet , kammarrättslagmannen att fr.o.m. vara särskild utredare. Som experter har fr.o.m. medverkat datarådet , rådmannen , lagmannen , sektionschefen , överdirektören , hovrättsassessorn , verksjuristen , avdelningsdirektören , hovrättsrådet , kammaråklagaren , hyresrådet och advokaten . Sekreterare åt utredningen har varit kammarrättsassessorn . Utredningen har antagit namnet (Ju 2000:08). Härmed överlämnar utredningen sitt delbetänkande Domstolarnas register och personuppgiftslagen – En rättslig anpassning (SOU 2001:32). Arbetet har bedrivits i nära samråd med berörda experter. Betänkan- det är därför skrivet i vi-form. Utredningen fortsätter med sitt arbete. Förslag till förordning om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad Förslag till förordning om registerföring m.m. vid länsrätt med hjälp av automatiserad behandling............... 3Förslag till förordning om registerföring m.m. vid Regeringsrätten och kammarrätterna med hjälp av Förslag till förordning om registerföring m.m. vid hyres- och arrendenämnder med hjälp av automat- Förslag till förordning om ändring i förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol ........... Förslag till förordning om ändring i förordningen (1996:380) med kammarrättsinstruktion .......................... BAKGRUNDEN TILL VÅRA FÖRSLAG Rättslig reglering av behandling av personuppgifter ................. Allmänt om lagen och dess tillämpnings- Den registeransvariges skyldigheter................. Internationella konventioner m.m..................................... Bestämmelser om när personuppgifter får Information och rättelse m.m. .......................... Anmälan till tillsynsmyndighet ........................ Överföring av personuppgifter till tredje land . Medlemsländernas nationella lagstiftning........ Allmänt om lagen och dess tillämpnings- Förutsättningar för behandling av person- Information och rättelse m.m. .......................... Säkerhet vid behandlingen ............................... Överföring av personuppgifter till tredje Datainspektionens befogenheter som tillsyns- Anmälan till Datainspektionen m.m................. Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser.... Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna .............. 3.1Gällande registerförordningar för allmänna domstolar Tillämpningsområde och ändamål ................... Innehåll och sökbegränsningar......................... Bevarande och gallring..................................... Register för återsökning av vägledande Det nya planerade verksamhetsstödet .............. Register över anställda ..................................... Register över utomstående ............................... Behandling av personuppgifter i löpande text .................. Övergripande om nödvändiga förändringar ............................... Behovet av IT-stöd i domstolar och nämnder................... Effekter av datalagens upphörande................................... Behandling av personuppgifter i löpande text.. 90 Skyddet för personlig integritet ........................................ Personuppgiftslagen eller specialreglering ....................... Verksamhetsstödjande datorsystem m.m. ........ Närmare om skälen för författningsförslagen............................. Förordningarnas tillämpningsområde och förhållande Den rättsskipande och rättsvårdande verk- Registrerades rätt att motsätta sig behandling 103 Bevarande och gallring................................... Behandling av personuppgifter i löpande text ................ Bevarande och gallring................................... Tillämpning av personuppgiftslagen i vissa fall ........................ 6.1Grundläggande krav på behandling av personuppgifter . Behandling av känsliga personuppgifter m.m. ............... Information till den registrerade ..................................... Anmälan till tillsynsmyndigheten................................... Överföring av personuppgifter till tredje land ................ Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser............................ Ekonomiska konsekvenser av våra förslag................................ Bilaga 1 Kommittédirektiv 2000:74.............................................. Bilaga 2 Enkät till domstolar och nämnder................................... Några allmänna utgångspunkter för uppdraget trädde personuppgiftslagen (1998:204) i kraft. upphörde datalagen (1973:289) att gälla, med undantag för pågående behandlingar av personuppgifter, för vilka lagen gäller till och med . Personuppgiftslagen har sin utgångspunkt i och rådets direktiv /46/EG av om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter, det s.k. dataskyddsdirektivet. Vi har i uppdrag att, med utgångspunkt från personuppgiftslagen och dataskyddsdirektivet, granska regleringen och användningen av personregister eller annan behandling av personuppgifter i verksamhet vid de allmänna domstolarna och de allmänna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrendenämnderna. I vårt uppdrag ingår också att före- slå författningsändringar som behövs för den framtida behandlingen av personuppgifter i dessa verksamheter. Som ett deluppdrag har vi haft att redovisa våra förslag när det gäl- ler Regeringsrättens och kammarrätternas målregister samt övrig be- handling av personuppgifter som påverkas av att datalagen helt upphör att gälla . Denna del av uppdraget har genom- förts under viss tidspress och våra förslag begränsar sig därför till så- dana rättsliga åtgärder som är nödvändiga att genomföra före nämnda datum. Personuppgiftslagens övergångsbestämmelser har inneburit en respit för lagstiftaren i fråga om anpassningen av dagens registerreglering till personuppgiftslagen och dataskyddsdirektivet. I och med att denna re- spit upphör uppstår problem inom olika områ- den om inte lagstiftningen anpassas. Det gäller all behandling av per- sonuppgifter i personregister vid domstolar och nämnder, oavsett om den sker med stöd av författning eller tillstånd från Datainspektionen eller om behandlingen är oreglerad. Problem uppstår även med be- handling av personuppgifter i löpande text, som omfattas av person- uppgiftslagens men inte datalagens bestämmelser. Såväl den interna administrationen som den egentliga rättsskipande och rättsvårdande verksamheten berörs vid domstolarna och nämnderna. En viktig fråga vad gäller domstolarnas och nämndernas behandling av personuppgifter är om det behövs specialreglering eller om det är tillräckligt att personuppgiftslagen är direkt tillämplig på behandlingen. En rimlig utgångspunkt för att lagstiftningen inte skall tyngas med onödig reglering är enligt vår mening att specialreglering bör tillämpas bara om det finns beaktansvärda skäl för det. De situationer då särskild reglering krävs anser vi vara när en nödvändig behandling inte kan ge- nomföras enligt personuppgiftslagen, när personuppgiftslagen reglerar ett visst förhållande men det finns anledning att avvika från eller preci- sera den regleringen, när personuppgiftslagens bestämmelser kan ge upphov till tolkningsproblem och det finns anledning att ha särskilt tydliga bestämmelser, när det av integritetsskäl finns anledning att be- gränsa möjligheterna till behandling av uppgifter samt när det finns anledning att vara särskilt tydlig och informativ gentemot allmänheten. Vid bedömningen av om olika former av behandling av personupp- gifter bör regleras i särskild författning eller inte, har vi funnit att en avgörande skiljelinje går mellan den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten å ena sidan och den interna administrationen å andra si- dan. Domstolar och nämnder använder sig ofta av interna administrativa personregister som inte är särskilt känsliga från integritetssynpunkt. För sådana register bör enligt vår uppfattning specialreglering endast förekomma om det är nödvändigt för att viktiga behandlingar skall kunna utföras. De grundläggande bestämmelserna om när behandling av person- uppgifter över huvud taget är tillåten finns i 10 § personuppgiftslagen. Där anges att personuppgifter får behandlas bara om den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandlingen eller om behandlingen är nödvändig av vissa angivna skäl. Exempel på sådana skäl är om be- handling är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige skall kunna fullgöra en rättslig skyldighet, för att den personuppgiftsansvarige skall kunna utföra en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning eller för att ett ändamål som rör ett berättigat intresse hos den personupp- giftsansvarige, som väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten, skall kunna tillgodoses. För vissa uppgifter av känslig karaktär är det inte tillräckligt att de krav som uppställs i 10 § personuppgiftslagen är uppfyllda för att au- tomatiserad behandling skall vara tillåten utan samtycke från den re- gistrerade. Ytterligare krav ställs främst när det gäller behandling av känsliga personuppgifter enligt 13 §, bl.a. uppgifter om etniskt ur- sprung, politiska åsikter och hälsotillstånd. För att sådana uppgifter skall få behandlas utan samtycke i administrativ verksamhet krävs att behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige skall kunna fullgöra sina skyldigheter eller utöva sina rättigheter inom ar- betsrätten. Enligt vår bedömning är det möjligt för domstolarna och nämnderna att med stöd av de ovan redovisade bestämmelserna i personuppgiftsla- gen fortsätta föra samtliga förekommande administrativa person- register över såväl anställda som utomstående. Någon kompletterande författningsreglering behövs således inte för att registren skall kunna fortsätta föras efter . Vissa register kan emellertid innehålla känsliga personuppgifter som enligt personuppgiftslagens bestämmelser inte får behandlas utan samtycke från den registrerade. Det gäller främst uppgifter i nämnde- mannaregister om nominerande parti och, i vissa fall, uppgifter i tolk- register som avslöjar etniskt ursprung. För att sådana uppgifter skall få förekomma är det nödvändigt för domstolarna och nämnderna att in- hämta samtycke från de registrerade nämndemännen och tolkarna. Även när det gäller uppgifter som behandlas automatiserat i löpande text i den administrativa verksamheten, anser vi att det inte behövs nå- gon reglering utöver personuppgiftslagen. Något behov av att i denna form behandla känsliga personuppgifter i vidare utsträckning än vad som är praktiskt möjligt genom inhämtande av samtycke från de regist- rerade anser vi inte föreligger. Rättsskipande och rättsvårdande verksamhet Domstolarnas och nämndernas egentliga verksamhet utgörs av deras rättsskipande och rättsvårdande arbetsuppgifter. I denna verksamhet behandlas personuppgifter automatiserat såväl vid registrering i större datorsystem som vid framställning av dokument med hjälp av ordbe- handlingsprogram. När det gäller verksamhetsstöd i form av större målregister eller datorsystem anser vi av flera skäl att behandlingen av personuppgifter bör specialregleras. Viss nödvändig behandling kommer nämligen inte att vara tillåten endast med stöd av personuppgiftslagen. Även när per- sonuppgiftslagen reglerar ett visst förhållande finns det i vissa fall an- ledning att avvika från eller precisera den regleringen. personuppgiftssamlingar krävs dessutom att det finns tydliga bestäm- melser, såväl för domstolarnas och nämndernas tillämpning som för att allmänheten skall få kännedom om vilken behandling som pågår. För de större datorsystemen finns det också anledning att av integritetsskäl begränsa möjligheterna till behandling av uppgifter i förhållande till vad som skulle kunna vara möjligt enligt personuppgiftslagen. Även för behandling av personuppgifter i löpande text är det enligt vår uppfattning nödvändigt med särskild reglering för den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten. I annat fall skulle mycket av den nöd- vändiga behandling som utförs vid framställningen av domar och beslut m.m. omöjliggöras. Vi föreslår därför att behandling av personuppgifter i den rättsski- pande och rättsvårdande verksamheten skall författningsregleras. En viktig fråga är om författningsregleringen bör ske genom lag, förordning eller myndighetsföreskrifter. I domstolarnas datorsystem behandlas mängder av uppgifter om enskilda personer. Uppgifterna är i många fall känsliga. har påpe- kat att myndighetsregister med ett stort antal registrerade och ett käns- ligt innehåll skall regleras särskilt i lag, något som också regeringen har instämt i. Enligt vår bestämda uppfattning är domstolarnas och nämn- dernas automatiserade behandling av personuppgifter i den rättsskipan- de och rättsvårdande verksamheten av sådan karaktär och omfattning att de grundläggande principerna för behandlingen bör regleras i lag. inträffar emellertid, som nämnts ovan, avgörande förändringar i de rättsliga möjligheterna att behandla per- sonuppgifter. För att möjligheten för domstolar och nämnder att bedri- va ett effektivt arbete inte skall gå tillfälligt förlorad, är det därför av yttersta vikt att en författningsreglering som tillåter nödvändig behand- ling har trätt i kraft . Vi gör bedömningen att det av tidsskäl inte är möjligt att i detta skede föreslå en författningsreglering som skall underställas prövning. I avvaktan på att mer heltäck- ande och genomgripande förslag till lagstiftning kan läggas fram, före- slår vi därför att domstolarnas och nämndernas behandling av person- uppgifter tills vidare regleras i förordning. Vi föreslår att automatiserad behandling av personuppgifter i register och annan automatiserad behandling av personuppgifter tills vidare skall regleras i fyra nya och inbördes likartat uppbyggda förordningar; en för de allmänna domstolarna, en för länsrätterna, en för Regerings- rätten och kammarrätterna samt en för hyres- och arrendenämnderna. De gällande förordningarna för allmänna domstolar respektive länsrätter skall upphävas. Förordningarna skall gälla utöver personupp- giftslagen i domstolarnas och nämndernas rättsskipande eller rättsvår- dande verksamhet. Det innebär att personuppgiftslagens bestämmelser är tillämpliga i avsaknad av särskild reglering i förordningarna. En domstol eller nämnd skall vara personuppgiftsansvarig för den behandling som domstolen eller nämnden utför och för behandling som verket utför. Innebörden är att den som har möjlighet att påverka en viss behandling är ansvarig för den behandlingen. En domstol eller nämnd ansvarar härigenom för att uppgifter som den re- gistrerar är korrekta medan ansvarar för att gemen- samma datorsystem är konstruerade så att uppgifter kan behandlas i enlighet med gällande rätt. Domstolar och nämnder skall få föra automatiserade register över mål eller ärenden, t.ex. verksamhetsstödjande datorsystem. Ett sådant verksamhetsregister skall tills vidare få innehålla en viss uppgift endast om det i bilagor till förordningarna anges att så får ske. Av integri- tetsskäl finns vissa begränsningar i möjligheterna att söka i ett register. Förordningarna innehåller också regler om bevarande och gallring av uppgifter. Nuvarande bestämmelser om särskilda register vid allmänna dom- stolar och länsrätter för återsökning av vägledande avgöranden m.m. skall tills vidare fortsätta att gälla. Samma möjligheter att föra rätts- fallsregister föreslår vi skall införas för Regeringsrätten och kammar- rätterna samt för hyres- och arrendenämnderna. Vid sidan av den behandling som sker i verksamhets- eller rättsfalls- register skall naturligtvis en domstol eller nämnd få behandla person- uppgifter i löpande text, dvs. med hjälp av ord- och textbehandling. Känsliga personuppgifter enligt personuppgiftslagen skall dock få be- handlas på sådant sätt endast om de har lämnats i ett mål eller ärende eller om de behövs för handläggningen av målet eller ärendet. Uppgif- ter i löpande text skall enligt huvudregeln gallras senast efter att ett mål eller ärende har avgjorts. Elektroniskt upprättade dokument skall dock få bevaras om de avidentifieras så att perso- ner endast kan identifieras genom mål- eller ärendenumret. Detta möj- liggör för domstolar och nämnder att bevara avgöranden i fulltext. Personuppgiftslagens bestämmelser om rättelse, skadestånd och in- formation skall tillämpas på behandling som utförs med stöd av förord- ningarna. Beslut av den personuppgiftsansvarige om rättelse eller om information till den registrerade efter ansökan skall kunna överklagas. 1Förslag till förordning om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling Härigenom föreskrivs följande. 1 § Denna förordning gäller utöver personuppgiftslagen (1998:204) vid automatiserad behandling av personuppgifter i Högsta domstolens, hovrätternas och tingsrätternas rättsskipande eller rättsvårdande verk- samhet. En domstol är personuppgiftsansvarig för den behandling av person- uppgifter som domstolen utför och för den behandling som verket utför. En registrerad har inte rätt att motsätta sig behandling som är tillåten enligt denna förordning. 2 § En domstol får föra automatiserade register över mål och ärenden som handläggs vid domstolen. Ett register får användas för 1.handläggning av mål och ärenden, 2.fullgörande av underrättelseskyldighet som följer av lag eller an- nan författning, 3.planering, uppföljning och utvärdering av verksamheten, och 4.framställning av statistik. 3 § Ett register får innehålla endast de uppgifter som anges i bilaga 1 till denna förordning. Vid angivande av saken i ett mål eller ärende (ärendemening) får känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag behandlas endast om det är nödvändigt för att saken skall kunna återges på ett ändamålsenligt sätt. 4 § Som sökbegrepp får inte användas uppgifter om saken, sakkod, typkod, måltyp, författning, frihetsberövande eller annat tvångsmedel, yrke, titel, adress, nationalitet eller telefonnummer. Uppgift om sakkod, typkod och måltyp får dock användas som sökbegrepp för att framställa statistik, om enskilda personer inte avslöjas. 5 § Uppgifter skall gallras ur ett register -i tvistemål och ärenden senast efter avgörandeåret -i brottmål senast efter avgörandeåret. Sådana uppgifter som avses i punkt C 9 i bilaga 1 till denna förord- ning skall gallras för underrättelsen. Innan uppgifter gallras skall domstolen se till att de bevaras i skrift i den omfattning som föreskriver. 6 § En domstol får föra automatiserade register för återsökning av vägledande avgöranden, rättsutredningar och liknande rättslig informa- tion. Ett register får innehålla endast de uppgifter som anges i bilaga 2 till denna förordning. Annan automatiserad behandling av personuppgifter 7 § En domstol får behandla personuppgifter automatiserat i löpande text vid sidan av de register som avses i 2 och 6 §§. Känsliga personuppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen (1998:204) och uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag får behandlas endast om uppgifterna har lämnats i ett mål eller ärende eller om de behövs för handläggningen av målet eller ären- det. 8 § Personuppgifter som med stöd av 7 § behandlas automatiserat i ett mål eller ärende skall gallras senast efter det att målet eller ärendet har avslutats. Personuppgifter som kan hänföras till enskilda endast med hjälp av ett mål- eller ärendenummer får bevaras än som anges i första stycket. får meddela föreskrifter om att uppgifter skall gallras vid en senare tidpunkt än den som anges i första stycket eller att uppgifter skall bevaras. 9 § Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller vid behandling av personuppgifter enligt denna förordning. 10 § Beslut av en hovrätt eller tingsrätt om rättelse och om informa- tion som skall lämnas efter ansökan får överklagas hos kammarrätt. Be- slut av får inte överklagas. 1.Denna förordning träder i kraft , då förordning- en (1986:104) om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk databehandling skall upphöra att gälla. 2.Bestämmelsen om skadestånd skall tillämpas endast om den om- ständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att för- ordningen har trätt i kraft beträffande den aktuella behandlingen. Uppgifter i ett verksamhetsregister A MÅL OCH ÄRENDEN 6.saken (ärendemening) 16.om underinstansens avgörande: -mål- och ärendenummer, prefix 17.om fastighet m.m.: -geografiska x- och y-koordinater 1.om åklagare eller annan offentlig part: -namn, tjänstetitel och myndighet -myndighets- eller organisationsnummer -telefonnummer, e-postadress e.d. -registreringsdatum för adress -diarienummer och diariebeteckning 2.om enskild part, sakägare eller intervenient: -namn eller firma, -yrke eller titel -person-, samordnings- eller organisationsnummer -underårig (endast tilltalad i brottmål) -grupper av parter -koppling till andra aktörer -besöksadress och postadress -telefonnummer, e-postadress e.d. -registreringsdatum för adress -frihetsberövande eller annat tvångsmedel i den mån uppgiften har betydelse för domstolens hantering av målet eller ärendet -nytt förhör eller omförhör -förhörs- och bevistema -information om ed -behov av tolk och på vilket språk -egenskap (vårdnadshavare, konkursförvaltare e. -namn eller firma -yrke eller titel -person-, samordnings- eller organisationsnummer -besöksadress och postadress -telefonnummer, e-postadress e.d. -registreringsdatum för adress 4.om biträde, ombud, offentlig försvarare, rådgivare, förlikningsman, tillsynsman: -egenskap (ombud, biträde e. -yrke eller titel -koppling till annan aktör -besöksadress och postadress -telefonnummer, e-postadress e.d. -registreringsdatum för adress 5.om vittne, sakkunnig, målsägande som ej för talan, medtilltalad, annan som avses i 36 kap. 1 § , konkursgäldenärens make samt annan som målet rör: -yrke eller titel -person-, samordnings-, myndighets- eller organisations- nummer -koppling till annan aktör -besöksadress och postadress -telefonnummer, e-postadress e.d. -registreringsdatum för adress -nytt förhör eller omförhör -förhörs- och bevistema -information om ed -behov av tolk och på vilket språk -språk och arvodesnivå -namn och firma -person-, samordnings- eller organisationsnummer -telefonnummer, e-postadress e.d. -registreringsdatum för adress -generell tolked avlagd vid domstolen 7.om tillsynsmyndighet eller annan som skall höras: -namn, tjänstetitel, myndighet -myndighets- eller organisationsnummer -telefonnummer, e-postadress e.d. -diarienummer och diariebeteckning 1.om inkomna och hos domstolen upprättade handlingar: -datum då handlingen kom in eller upprättades -aktbilage- och löpnummer -från vem en handling kommit -i korthet vad handlingen rör och om dess innehåll 3.om förhandling, sammanträde, möte e.d.: -tidpunkt och plats -typ av förhandling e.d. -antal förhandlingar e.d. -beräknad och verklig förhandlingstid e.d. -förhandling e.d. inställt och skälen för detta 4.om handläggningsbeslut, anteckningar: -art och typ av beslut eller anteckning -beslutsfattare och handläggare -innebörd och utgång -i korthet om innehåll 5.om avgöranden, ersättningsbeslut: -art och typ av avgörande eller beslut -domstol samt ställe för meddelande -innebörd och utgång