sou · GPB31d1 · 2002-01-01 00:00:00 — Genom de nya stämmoreglerna svarar det svenska regelverket på detta område numera i de flesta hänseenden väl mot de krav som fram- förts i debatten. Det är inte heller någon tvekan om att de svenska reglerna betonar stämmans och därmed aktieägarnas roll som bolagets yttersta beslutsfattare i större utsträckning än vad som är fallet i många andra länder. Det faktiska stämmodeltagandet är också högt i jämfört med många andra länder. Vid ordinarie bolagsstämma 1997 var i genomsnitt 60–av röstetalet företrätt vid stämman. Som jämförelse kan nämnas att motsvarande andel i exempelvis Stor- var . En viktig förklaring till den höga röstandelen på de svenska stämmorna är att de svenska bolagen också har en genomsnittligt sett förhållandevis koncentrerad ägarstruktur. Vad nu sagts hindrar emellertid inte att det på enskilda punkter alltjämt finns utrymme för förtydliganden och förbättringar. Kom- mittén behandlar nedan några sådana punkter. 244 Vissa frågor rörande bolagsstämma 4.1Aktieägares rätt att deltaga i bolagsstämma i avstämningsbolag Aktieägarnas rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämma. Rätten att deltaga i bolagsstämman tillkommer den aktieägare som för stämman är införd i aktieboken. I kupong- bolag är det aktieboken i dess lydelse på stämmodagen som är av- görande medan i avstämningsbolag det är lydelsen före stämman som avgör om aktieägaren får deltaga i denna. Tiodagars- regeln ger bolagen tid att vidtaga praktiska arrangemang inför stämman, men medför att förvärv och avyttringar av aktier som skett under en förhållandevis inte återspeglas på stämman. Ett annat problem i sammanhanget är att en aktieägare som har sina aktier för- valtarregistrerade riskerar att få på sig för den rösträtts- registrering som krävs för att han skall få deltaga i bolagsstämman. Kallar bolaget till bolagsstämma med kortast tillåtna kallelsefrist, , står endast till buds för rösträttsregistrering. Kommitténs uppfattning är att tiodagarsfristen är för lång. Kom- mittén föreslår därför att bolagen själva i bolagsordningen får be- stämma vilken dag utskriften skall avse. Denna dag bör dock inte få in- falla tidigare än före stämman. I övergångsregleringen föreslås en skyldighet för styrelsen att på den ordinarie bolagsstämma som infaller närmast efter ikraftträdandet lägga fram de förslag till ändringar i bolagsordningen som påkallas av den nya lagstiftningen. 4.2Rätt för utomstående att vara närvarande vid bolagsstämma Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ. Stämman skall ge aktieägarna möjlighet att diskutera och fatta beslut om bolaget. Vid stämman får i princip endast aktieägarna vara närvarande. Vissa undantag görs emellertid. I lagen anges uttryckligen att aktieägare kan låta sig företrädas av ombud på stämman och att aktieägare och ombud kan medföra biträden vid stämman. Vidare förutsätts i lagen att styrelseledamöter, verkställande direktör och revisor kan deltaga i stämman. Detsamma gäller personer med särskilda funktioner vid stämman, t.ex. en stämmoordförande eller protokollförare som inte själv är aktieägare eller styrelseledamot i bolaget. Personer som inte tillhör de nu nämnda kategorierna har inte någon obetingad rätt att närvara vid stämman. Det gäller t.ex. journalister. Vissa frågor rörande bolagsstämma 245 Lagen ger inte något besked om huruvida stämman kan medge utomstående att övervara förhandlingarna. Kommittén finner inte skäl att ändra på den grundläggande prin- cipen att stämman är en sluten sammankomst för aktieägarna. Det kan emellertid ligga i bolagets intresse att utomstående, t.ex. representanter för massmedia, bevakar bolagsstämman och sprider information om vad som förekommer där. För att tillgodose det praktiska behov som sålunda finns föreslår kommittén att det i lagen upptas en bestämmelse som anger under vilka förutsättningar stämman kan besluta att utom- stående personer skall få vara personligen närvarande vid stämman eller på annat sätt följa stämmoförhandlingarna. Vid utformningen av bestämmelsen bör enligt kommitténs mening en åtskillnad göras mellan privata och publika aktiebolag. I ett privat aktiebolag är aktieägarkretsen typiskt sett mycket liten och aktieägarna ingår ofta i styrelsen eller har andra funktioner i bolaget. I sådana bolag kan stämman ofta komma att diskutera förhållandevis detaljerade frågor om bolagets organisation och verksamhet. Det talar enligt kom- mitténs mening för att personer utanför den krets som har beskrivits inte bör tillåtas övervara stämmoförhandlingarna annat än om samtliga vid stämman närvarande aktieägare är överens därom. I ett publikt bolag återigen är ägarkretsen typiskt sett väsentligt större. I sådana bolag bör det räcka att stämmans beslut om att tillåta att förhandlingarna följs av utomstående fattas med sedvanlig enkel majoritet. 4.3Ny teknik vid kallelse, föranmälan och information inför bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall enligt 9 kap. 14 § ABL ske på det sätt som föreskrivs i bolagsordningen. Bestämmelserna om sättet att kalla till stämma lägger inte några hinder i vägen för att i ett privat bolag föreskriva att kallelse skall ske t.ex. genom annonsering på bolagets s.k. hemsida på Internet eller genom elektronisk post till aktieägarna. Det ligger emellertid i sakens natur att föreskriften inte får innebära att vissa aktieägare i praktiken inte kommer att kunna ta del av kallelsen. I ett publikt aktiebolag måste kallelse ske genom annonsering i Post- och samt en rikstäckande dagstidning. Ingenting hindrar att bolaget enligt bestämmelse i bolagsordningen också kallar till stämma genom t.ex. annonsering på bolagets hemsida, något som redan förekommer i större bolag. 246 Vissa frågor rörande bolagsstämma I vissa fall skall styrelsen sända skriftlig kallelse till varje aktieägare vars postadress är känd för bolaget. Det gäller t.ex. om ordinarie bolagsstämma skall hållas än som föreskrivs i bolags- ordningen. Bestämmelsens syfte kan sägas vara att öka sannolikheten för att varje aktieägare nås av kallelsen. Till skillnad från vad som var fallet enligt äldre rätt krävs emellertid inte att kallelse sker genom rekommenderat brev. Kommittén ser för sin del inte några hinder emot att kallelse även i dessa fall sker genom elektronisk post till aktieägare vars e-postadress är känd för bolaget. I bolagsordningen får enligt 9 kap. 2 § andra stycket ABL före- skrivas att en aktieägare får deltaga i bolagsstämman endast om han anmäler detta till bolaget senast den dag som anges i kallelsen till stämman. Bestämmelsen innehåller inga begränsningar i fråga om formerna för en sådan föranmälan. En föreskrift om hur föranmälan skall göras kan tas in i bolagsordningen. Om så inte har skett, beslutar styrelsen om sättet för föranmälan i samband med kallelsen till stämman. Det står därvid styrelsen fritt att föreskriva att föranmälan kan ske inte bara genom brev utan också genom t.ex. fax eller elektronisk post, något som redan förekommer i en rad bolag. Oberoende av huruvida sättet för föranmälan regleras i bolagsord- ningen eller bestäms i samband med kallelsen måste det för alla aktieägare vara praktiskt möjligt att göra anmälan. Eftersom man inte kan räkna med att alla aktieägare vare sig eller har tillgång till fax eller elektronisk post måste föreskriften i bolags- ordningen eller kallelsen alltid ge möjlighet till föranmälan också genom vanligt brev. I aktiebolagslagen föreskrivs på flera ställen att bolaget före stämma skall hålla visst material tillgängligt hos bolaget för aktieägarna. Det gäller t.ex. redovisningshandlingar och revisionsberättelse, som skall ligga till grund för fastställande av bolagets årsredovisning (9 kap. 16 § ABL). Kopior av sådana hand- lingar skall också genast sändas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Bestämmelserna medger inte att sådant material uteslutande tillhandahålls på bolagets hemsida, men hindrar givetvis inte att hemsidan används som ett komplement. Även detta före- kommer redan. Vissa frågor rörande bolagsstämma 247 4.4Aktieägares rätt att deltaga i stämman utan att vara närvarande i stämmolokalen Bolagsstämman skall enligt 9 kap. 10 § ABL hållas på den ort där styrelsen har sitt säte. I bolagsordningen får dock föreskrivas att stämman skall eller kan hållas på annan angiven ort i . Av förarbetena framgår att bestämmelsen om orten för stämma inte hindrar att aktieägare med hjälp av modern kommunikationsteknik deltar i stämman från en eller flera andra orter, inom eller utom landet (prop. 1997/97:99 s.102 f.). Stämmoarrangemang av det slaget före- kommer redan bland storföretagen. Som en särskild form av sådant distansdeltagande kan ses det fallet att enskilda aktieägare deltar i stämman från exempelvis sin bostad via en dator uppkopplad på Internet eller annat datanätverk. Kommittén ser inte några principiella hinder mot ett sådant arrangemang under förut- sättning att aktieägarens identitet och storleken av hans aktieinnehav kan bestämmas på ett tillförlitligt sätt. Kommittén har i det föregående föreslagit att det i lagen upptas en bestämmelse som anger under vilka förutsättningar stämman kan be- sluta att utomstående personer skall få vara personligen närvarande vid stämman eller på annat sätt följa förhandlingarna på denna. Den be- stämmelsen får en särskild betydelse när aktieägare får följa stämmo- förhandlingarna via exempelvis Internet eller TV-sändning. Det är uppenbart att bolaget inte kan förhindra att en aktieägare som deltar i en bolagsstämma med hjälp av en dator i det egna hemmet eller på den egna arbetsplatsen ger andra möjlighet att följa stämmoförhand- lingarna. Med den föreslagna regeln blir det emellertid möjligt att besluta att utomstående får följa stämmoförhandlingarna genom att se på bildskärmen till dator med vilken aktieägare deltar i stämman. 4.5Elektronisk omröstning vid bolagsstämma Bolagsstämmans beslut fattas som huvudregel genom acklamation. Om någon av aktieägarna begär det skall omröstning ske. Vid omröstning som avser andra beslut än val skall i såväl privata som publika aktiebolag omröstningen ske öppet, om bolagsstämman inte beslutar om sluten omröstning. Vid val skall omröstning i publika aktiebolag ske öppet, om inte stämman beslutar annat, medan omröst- 248 Vissa frågor rörande bolagsstämma ning vid val i ett privat aktiebolag skall vara sluten så snart någon röst- berättigad aktieägare begär det. Omröstning kan gå till på många olika sätt. Vanligast är handupp- räckning, men också andra former förekommer. Vid omröstning i bolag med många stämmodeltagare används i ökande utsträckning elektro- niska omröstningsförfaranden. Det kan t.ex. gå till så att varje röstbe- rättigad aktieägare före stämman tilldelas ett röstkort vari finns lagrat uppgifter om aktieinnehavets storlek. Vid omröstningen avläses kortet maskinellt och aktieägaren avger sin röst genom att peka på en elektronisk s.k. pekskärm. Kravet på att omröstningen skall vara öppen får vid sådana och andra elektroniska omröstningsförfaranden anses vara uppfyllt, om bolaget efter omröstningen tillhandahåller resultatet i form av en sammanställning som visar hur varje aktieägare röstat. En aktieägare utövar sin rätt vid bolagsstämma antingen personligen eller genom ombud med skriftlig daterad fullmakt. Fullmakter före- kommer i mycket liten utsträckning i svenska bolag. är det också förbjudet för styrelsen att på bolagets be- kostnad samla in fullmakter (9 kap. 3 § ABL). I den svenska och internationella debatten har från flera håll framförts önskemål om en lagändring som skulle göra det möjligt att poströsta på bolagsstämma. Därmed avses, som kommittén förstått saken, en möjlighet för aktieägarna att i förväg avge sin röst i frågor som skall avgöras genom stämmans beslut. Kravet på poströstning skall ses i ljuset av det alltmer utbredda aktieägandet. Antalet aktieägare i de stora, börsnoterade bolagen har ökat mycket kraftigt under . Många av dessa ägare har så begränsade aktieinnehav i de enskilda bolagen att de saknar incitament att personligen deltaga i stämman. En möjlighet att poströsta skulle, har det sagts, öka dessa aktieägares möjligheter att påverka stämmans beslut. En annan och kanske viktigare orsak till att önskemål nu framförs om poströstning är den tilltagande internationaliseringen av aktie- ägandet. Medan utlandsägandet i svenska börsbolag stannade vid är den utlandsägda andelen av börs- värdet och i en rad enskilda bolag ännu högre. Bakom siffrorna döljer sig i första hand utländska pensionsfonder, aktiefonder och andra institutionella ägare. Till skillnad från de flesta Vissa frågor rörande bolagsstämma 249 större svenska institutionella placerare deltar dessa utländska institu- tioner i mycket ringa utsträckning i de svenska bolagsstämmorna. I debatten har anförts att en möjlighet till poströstning väsentligt skulle förbättra möjligheterna även för dessa utländska ägare att påverka besluten på stämman. Poströstning och andra åtgärder för att göra det möjligt för ut- ländska aktieägare att rösta på bolagsstämma i börsnoterade bolag har uppmärksammats av bl.a. 1999 antagna dokumentet Principles for Corporate Governance. I dokumentet, som ställt sig bakom, uppmanas medlemsländer att tillåta s.k. proxy voting (se nedan). Kommitténs principiella uppfattning är att lagen inte i onödan skall hindra utan tvärtom underlätta för aktieägare som inte har vilja eller möjlighet att personligen deltaga i bolagsstämma att ändå påverka innehållet i de beslut som bolagsstämman fattar. sker det genom att en aktieägare har möjlighet att ställa ombud för sig. Som framgått av det föregående anses denna möjlighet inte ge tillräckligt utrymme att påverka innehållet i de beslut som fattas på bolagsstämma i de svenska börsbolagen. Kommittén kan inte utesluta att det förhåller sig på detta vis. I så fall är det en omständighet som kan försvåra bolagens anskaffning av riskkapital på den internationella kapitalmarknaden. Det talar för att lagen nu bör ändras så att det blir praktiskt möjligt för bolagen att i större utsträckning än vad som är fallet erbjuda aktieägarna att i förväg avge sin röst i frågor som skall avgöras genom stämmans beslut. En sådan ordning skulle i och för sig kunna inge farhågor. Det är uppenbart att stämmans funktion som mötes- och diskussionsplats för aktieägarna väsentligt skulle minska om merparten av rösterna avgavs genom poströstning eller av ett och samma ombud som fått sitt uppdrag genom en av styrelsen organiserad fullmaktsinsamling. Ägarförhållan- dena i svenska storföretag talar emellertid emot en sådan utveckling inom överskådlig tid. De svenska storföretagens ägarstruktur känne- tecknas av en betydande koncentration och dessutom ett högt stämmo- deltagande från de stora svenska ägarnas sida. Det finns ingenting som tyder på att dessa ägare skulle komma att föredra att poströsta i stället för att vara fysiskt representerade vid bolags- stämmorna. 250 Vissa frågor rörande bolagsstämma 4.6.3Ett renodlat poströstningsinstitut eller ett reformerat fullmaktsinstitut? Kommittén menar alltså att tiden är mogen att förbättra aktieägarnas möjligheter att påverka stämmobesluten utan att personligen deltaga i stämman. Frågan blir då om det skall ske genom att man bygger vidare på det redan existerande fullmaktsinstitutet eller genom att man i lagen inför ett nytt institut – poströstning. En principiell skillnad mellan fullmaktsinstitutet och poströstnings- institutet är att aktieägaren i det första fallet befullmäktigar ett ombud att närvara och utöva rösträtt vid stämman, medan han i det andra fallet avger sin röst i förväg direkt till bolaget för att räknas vid omröstning på stämman. var det inte ovanligt att styrelsen i större svenska aktiebolag på bolagets bekostnad samlade in fullmakter från aktie- ägarna. Genom fullmakten gav aktieägarna någon fysisk person som ingick i styrelsen eller som stod styrelsen nära i uppdrag att rösta för hans aktier i enlighet med vad ombudet fann för gott. Denna ordning har på goda grunder förbjudits. Om man emellertid modifierar rutinen något så att aktieägarna inte ger in blancofullmakter utan detaljerade instruktioner åt ombudet om hur rösträtten för aktierna i varje fråga skall utövas, får man en ordning som nära överensstämmer med poströstning. Den principiellt viktiga skillnaden blir då att vid post- röstning det är styrelsen som redovisar hur aktieägarna lagt sina poströster medan det vid fullmaktsröstning ankommer på ombudet att rösta med stöd av sina fullmakter. är en känd och beprövad del av den svenska aktiebolagslagen medan poströstning skulle innebära en nyhet. Om man med fullmaktsregler kan uppnå samma resultat som med bestämmelser om poströstning så bör man enligt kommitténs mening redan av detta skäl välja det förstnämnda alternativet. En sådan lösning ligger också i linje med de utomlands förekommande poströstnings- system som i stor utsträckning synes ha inspirerat till de i debatten framförda kraven på poströstning. Det främsta förebilden härvidlag torde vara det i allmänt använda s.k. proxy-systemet, vilket är just ett fullmaktssystem. Även i en rad europeiska länder finns regler om sådan fullmaktsinsamling. I sammanhanget kan också noteras att i förslaget till det femte bolags- direktivet föreslagit att fullmaktsinsamlingsregler av detta slag skall införas inom hela den Europeiska unionen. Det är också det alternativ som valdes vid den omfattande revidering som gjordes av den finländska aktiebolagslagen. Bland de länder vi brukar jämföra oss med finns, såvitt kommittén känner till, renodlade poströstningssystem endast i , Vissa frågor rörande bolagsstämma 251 Tillgängliga uppgifter om systemens utbredning är knapp- händiga, men ger intryck av att de används av ett mycket begränsat antal företag. En undersökning i åren 1994–95 visar att endast tre börsbolag tillät poströstning. Av undersökningen framgår också att flera bolag i bolagsordningen tagit in ett uttryckligt förbud mot poströstning. Det huvudsakliga skälet till detta förbud var att bolagen ansåg systemet vara krångligt att administrera och att det reste en rad juridiska frågor, som lagstiftaren inte besvarat. Mot bakgrund av det nu anförda förordar kommittén fullmakts- alternativet. 4.6.4Fullmaktsinsamling på bolagets bekostnad Om fullmakter skall fylla samma funktion som poströster kan förbudet mot fullmaktsinsamlingar på bolagets bekostnad inte behålls oför- ändrad. Kommittén menar att tanken bakom detta förbud alltjämt är bärande och att förbudet i princip bör finnas kvar för att förhindra att styrelsen med stöd av insamlade in blancofullmakter befäster sin position i bolaget. Från det principiella förbudet bör emellertid göras undantag för insamlingar på bolagets bekostnad av fullmakter som i praktiken fungerar som poströster och alltså i detalj talar om hur ombudet skall lägga rösterna för aktierna i de frågor som anges i kallelsen. Huruvida styrelsen i det enskilda bolaget skall kunna använda sig av en sådan möjlighet bör, bl.a. med hänsyn till kost- naderna för ett sådant förfarande, ytterst avgöras av aktieägarna. Kommittén föreslår i enlighet härmed att det i lagen tas in en be- stämmelse som gör det möjligt att i bolagsordningen föreskriva att styrelsen i samband med kallelse till bolagsstämma får besluta att på bolagets bekostnad samla in fullmakter av i lagen närmare angivet slag och på i lagen angivet sätt, att utövas vid den aktuella stämman. En fullmakt av nu aktuellt slag bör endast kunna avse i bolags- ordningen angivna slag av ärenden och lämnas på ett av bolaget upprättat fullmaktsformulär, som tillsammans med förslag till stäm- mans beslut innehåller tre likvärdigt presenterade svarsalternativ, nämligen Ja, Nej och Avstår. Fullmakten skapar ingen rätt för ombudet att företräda aktieägaren i andra frågor än de som angivits i formuläret. Det torde normalt inne- bära att ombudet inte kan rösta i ordningsfrågor t.ex. val av ordförande vid stämman, men givetvis inte heller i frågor som styrelsen på grund av bolagsordningens föreskrifter eller av andra skäl inte tagit upp i full- maktsformuläret. 252 Vissa frågor rörande bolagsstämma En viktig princip för bolagsstämmans beslutsfattande anses vara att stämman inte får fatta beslut som innebär en reell avvikelse från i kallelsen framlagda förslag med mindre samtliga aktieägare i bolaget är överens därom. Stämman har alltså att välja mellan att godtaga förslaget, eventuellt med mindre, formella justeringar och att avslå det. Som ett undantag från denna princip gäller emellertid att stämman får avgöra ett ärende som inte tagits upp i kallelsen, om ärendet enligt bolagsordningen skall förekomma vid stämman eller föran- leds av ett annat ärende som skall avgöras. Stämman får också besluta att en extra bolagsstämma skall sammankallas för att behandla ärendet. Inte heller i sådana ärenden kan ombudet rösta för aktieägarens aktier. För att upprätthålla en tydlig gräns mellan den nu aktuella formen av fullmakt och en sedvanlig stämmofullmakt som kan lämnas till vem som helst bör i lagen också anges att aktieägaren inte kan instruera ombudet på annat sätt än genom att markera ett av de angivna svars- alternativen och att det inte heller är möjligt att genom egna noteringar på formuläret modifiera eller villkora svaren. Fullmakten innebär ett uppdrag att rösta på det sätt som framgår av det ifyllda formuläret. Av allmänna principer följer emellertid att ombudet kan avvika från aktieägarens instruktioner om ett fullföljande av dessa, till följd av nya omständigheter skulle skada aktieägarens intressen. Det får då också anses ankomma på ombudet att underrätta aktieägaren om att så har skett. En annan frågeställning som aktualiseras vid omröstning där aktie- ägare företräds av ombud vars uppdrag endast omfattar vissa stämmoärenden är hur röstlängden vid bolagsstämman skall se ut. Skall aktieägaren i fråga anses vara närvarande vid stämman i samtliga ärenden eller skall han anses vara närvarande endast i de ärenden som uppdraget omfattar, något som skulle innebära betydande praktiska svårigheter. Kommittén menar att en parallell här kan göras med situationen när en aktieägare som personligen deltar i stämman, lämnar stämmolokalen innan stämman är avslutad. Någon skyldighet att ändra röstlängden anses då inte föreligga. De aktier som upptagits i röst- längden anses företrädda på stämman, om inte stämman beslutar ändra röstlängden. På motsvarande sätt bör den som valt att lämna fullmakt av nu diskuterat slag anses närvarande vid samtliga ärenden, om inte stämman beslutar annat. När det gäller frågan om vem som av styrelsen kan föreslås som ombud är bestämmelserna rörande jäv vid bolagsstämma av intresse. Enligt 9 kap. 36 § andra stycket ABL skall vad som i första stycket samma paragraf sägs om jäv för aktieägare vid bolagsstämma tillämpas också på ombud. Det innebär att ett ombud inte får rösta i fråga om talan mot honom eller i fråga om hans befrielse från skadeståndsansvar Vissa frågor rörande bolagsstämma 253 eller annan förpliktelse mot bolaget. Detsamma gäller talan mot annan eller befrielse från skadeståndsansvar eller annan förpliktelse för någon annan, om ombudet i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets. Bestämmelsen innebär i praktiken bl.a. att styrelse- ledamot eller verkställande direktör som är ombud för aktieägare inte kan deltaga i ett stämmobeslut om sin egen ansvarsfrihet gentemot bolaget. För att aktieägarna i största möjliga utsträckning skall kunna deltaga även i sådant beslut föreslår kommittén att styrelsen till ombud får föreslå endast den som inte är ledamot av styrelsen eller verk- ställande direktör i bolaget. Av formuläret bör framgå vilken dag fullmakten skall vara ombudet tillhanda för att kunna beaktas.