sou · GPB375 · 2002-01-01 00:00:00 — Resultatet av en utvecklad uppföljning skulle komma såväl kom- munerna som staten till godo. Kommunerna skulle via den kom- munala databasen få ett bra material för jämförelser med sig själva över tiden samt med andra kommuner. Inte minst bör kvalitets- jämförelser mellan olika kommuner stimuleras. Staten skulle få bättre indikatorer på måluppfyllelsen i de kommunala verksam- heterna. Såväl staten som kommuner skulle kunna använda den ökade kunskapen vid t.ex. resursfördelning: kommunerna vid fördelning av resurser mellan olika verksamheter och staten vid beslut om nivån på statsbidragen. Olika statliga myndigheter, främst och (SoS), bedriver tillsyn och uppföljning inom sina respektive sek- torer. Inom SoS har det inrättats ett särskilt ekonomiskt sekretariat som arbetar med bl.a. finansierings- och effektivitetsfrågor inom det sociala området samt inom hälso- och sjukvårdsområdet. Statskontoret bedriver visst utredningsarbete på stat-kommun- området, dels i form av egna projekt, dels i form av uppdrag åt och vissa utredningar. Statskontoret är också engagerat i olika projekt som rör bl.a. produktivitet och sta- tistikfrågor inom offentlig sektor. Statskontoret har fått i uppdrag av regeringen att bl.a. arbeta fram ett system för kvalitets- jämförelser för vissa delar av den offentliga sektorn samt att föreslå ett system för kontinuerlig nationell uppföljning av väsentliga nyckeltal för olika organisations-, styr- och verksamhetsformer. Inom både och pågår också olika typer av utredningar och utvecklingsarbete, bl.a. i syfte att förbättra underlag och instrument för jämförelser och analys av utvecklingen i ekonomin och i olika verksamheter ur främst ett kommun- och landstingsperspektiv. Därutöver bedrivs olika typer av studier och utvecklingsarbete vid universitet och högskolor (ekonomi vid särskilda institutioner i , och , vid olika eko- nomiska institutioner i , osv. ), Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi (), och samhälle (SNS) m.fl.. Ett utvecklat uppföljningsarbete kan förhoppningsvis även möjliggöra studier av effektiviteten inom den kommunala sektorn. präglas stora delar av den kommunala verk- samheten av sammansatta och komplexa mål, som till viss del även kan vara motstridiga. Begreppet effektivitet blir i denna mening därför svårhanterligt. Värderingen av de nyckeltal, indikatorer och andra data som en databas genererar förutsätter såväl en djup- gående kunskap om verksamheten inom de olika sektorerna som att uppgifterna sätts i relation till de lokala politiska priorite- ringarna. Utöver vad som sägs i utredningens direktiv är den i många avseenden viktigaste användningen av databasen kommunernas egen användning på politisk och förvaltningsmässig nivå. I sam- band med det kommunala budgetarbetet och övrigt uppföljnings- och prognosarbete förväntas kommunerna kunna nyttja en gemen- sam databas med både historiska och jämförbara uppgifter. Allmänheten kan också ges tillgång till databasen, förmodligen via ett enklare gränssnitt än det som tillhandahålls ovanstående användare. 2 Databasens innehåll, datafångst och funktionalitet 1.Databasen skall möjliggöra en koncentrerad beskrivning av kommunernas verksamheter (volym och kvalitet) och ekonomi. 2.Databasen skall innehålla ett urval av nyckeltal med hög relevans. Dessa nyckeltal skall vara av olika typ; volym-, eko- nomi- och kvalitetsmått. Databasen skall också innehålla mått som speglar i vilken utsträckning de nationella målen för olika verksamheter uppfylls. 3.Databasen skall utöver ovan nämnda nyckeltal kunna tillföras data på mikronivå som möjliggör ad hoc- och what if-analyser, prognosticering och simulering. Komponenterna till databasens aggregerade innehåll enligt p. 2.1.2 finns huvudsakligen att hämta hos statistikansvariga myndigheter samt ytterligare några institutioner såsom . Samma källor gäller för mikrodata enligt p. 2.1.3 men här utgör också kommunerna själva direkta källor till databasen. Till den kommunala databasen skall alltså data extraheras från en rad andra och, i den kommunala databasens perspektiv, föregående system. Det är endast valda delar som skall extraheras, ej helheten av föregående systems innehåll. En figur kan uttrycka förhållandet mellan den kommunala databasen och källsystemen: Den kommunala databasens förhållande till sina käll- system Systemet skall – givet valda datanivåer och datastrukturer – till- handahålla följande möjligheter för slutanvändaren: N visning av nyckeltal motsvarande tryckta nyckeltals- publikationer. N Avancerade sökmöjligheter, t.ex. utifrån nyckeltalsprofiler av olika slag. N Beräkningsmöjligheter av t.ex. vilka kostnads- eller volym- förändringar som behövs för att nå uppsatta mål. N Simulering och prognosticering. N Flexibelt slutanvändargränssnitt så att skilda vyer med olika funktionalitet kan byggas mot olika delar av databasen för olika typer av användare och användning. 3 Dataflöde, arkitektur och säkerhet 3.1Dataflödet – en tillämpning av Data Warehouse (data- lager) Vår uppfattning är att systemlösningen för den kommunala data- basen faller inom det s.k. Centrala kännetecken för detta koncept är effektivisering av tillgänglighet, gemensamma och säkerställda informationsmängder, användar- vänliga gränssnitt såväl inom systemflödet som ut mot slut- användaren. Med en figur kan en tillämpning av konceptet prin- cipiellt åskådliggöras på följande sätt: Som tidigare framgått utgör myndigheterna SCB m.fl. datalagrets primärkällor; dessa har i sin tur primära källor i form av kom- munerna. Hela detta flöde visas i figur 2 då viss funktionalitet enligt p. 2.3 inte kan tillhandahållas om inte också kommunerna själva lyfts in som primära källor till databasen. T.ex. förutsätter prognosticeringar data på mikronivå, en nivå som inte finns i myndigheternas statistik. Den kommunala databasen skall i sin 1:a generation innehålla ca 200 nyckeltal per kommun. Nyckeltalen delas in i Ekonomimått, Volymmått samt Kvalitetsmått. I Bilaga 1 till detta förfråg- ningsunderlag återfinns en bruttolista över aktuella nyckeltal. Data- basen skall kunna byggas ut med flera nyckeltal. Nyckeltalen bygger på årlig statistik som produceras av de statistikansvariga myndigheterna. Detta innebär att data avseende historiska år extraheras från källorna som enstaka filöverföringar eller motsvarande. in sina data från kommunerna successivt under den s.k. fält- arbetsperioden. För att den kommunala databasen då ska vara så aktuell som möjligt kommer dess data från myndigheterna att tillika extraheras successivt. Detta successiva tillflöde upprepas sålunda framgent. Det är i ett utvecklingsperspektiv möjligt att data också skall föras till databasen direkt från kommunerna för utvecklade analysmöjligheter, se avsnitt 4.1. I en sådan situation kommer upp- dateringarna att ske ad hoc eller enligt särskilda tidplaner anpassade till specifika användningsbehov. Datalagrets arkitektur skall vara överskådlig och välordnad. Flödet inom datalagret skall logiskt följa skissen i figur 3. Datalagrets fysiska uppbyggnad måste naturligtvis inte följa skissen, men app- likationskomponenternas användning skall tydligt kunna härledas från arkitekturen. Databasintressenternas geografiska och institutionella spridning medför att applikationen måste vara webbaserad. Därför ritas webben in i arkitekturskissen även om den i princip är exogen till applikationen. Skissens komponenter är följande: 4.Data : multidimensionell databashanterare 5.Data : SQL-server/motsvarande 8.Data Warehouse Management Tool Anbudet skall innehålla detaljerade beskrivningar av hur varje kom- ponent i arkitekturen kommer att realiseras. Beskrivningarna skall särskilt redovisa följande aspekter per komponent: 1.Internet – datafångst: Hur extrahering av data från källsystemen skall gå till, t.ex. som filöverföringar med ftp, tcp/ip-kom- munikation eller på annat sätt. Vilket eller vilka format och protokoll som föredras skall anges. Verktyg som kommer att användas för att upprätta och köra trafiken skall beskrivas program-, licens-, och handhavandemässigt. Alla kommunika- tionsfrågor som kan förväntas bli föremål för säkerhetsavgöran- den hos primärkällorna skall beskrivas, se vidare avsnitt 3.3. Förväntat behov av arbetsinsatser i driftläget hos förvaltarna av källsystemen skall beskrivas kunskapsmässigt och till omfatt- ning. 2.Datatvätt: Tvättens principiella uppläggning skall beskrivas. Verktyg som kommer att användas för att genomföra tvätten skall beskrivas program-, licens-, och handhavandemässigt. 3.Systemets centrala datalagring: Datalagringens principiella design skall beskrivas, t.ex. m.a.p. normalisering/denormalisering, staging osv. Verktyg och databashanterare som kommer att användas för datalagringen skall beskrivas program-, licens-, och handhavandemässigt. 4.Data : multidimensionell databashanterare: Om anbudet innefattar användning av multidimensionell databashanterare för t.ex. Data Mart-tillämpning skall principerna för denna be- skrivas. Verktyg och programvaror som kommer att användas för ändamålet skall beskrivas program-, licens-, och hand- havandemässigt. 5.Data : SQL-server/motsvarande: Motsvarar helt punkt 4 men här avseende annan föreslagen databashanterare. 6.Webserver: Föreslagen webserver skall beskrivas program-, licens-, och handhavandemässigt. Stödet för bygge av slutanvän- darvyer skall särskilt beskrivas. Webserverns ev. integration med skall beskrivas. 7.Internet – visualisering: Plattformskrav hos användaren skall noga anges. Nedladdning av Applets, ActiveX-komponenter och ev. andra objekt skall noga anges. Alla kommunika- tionsfrågor som kan förväntas bli föremål för säkerhetsavgöran- den hos användaren skall beskrivas, se vidare avsnitt 3.3. 8.Data Warehouse Management Tool: Det är önskvärt att hela flödet inom datalagret kan övervakas och styras från ett gemen- samt gränssnitt. Hur upprättas och vilket eller vilka verktyg som kommer att användas för detta skall beskrivas program-, licens- och handhavandemässigt. För samtliga komponenter gäller att hårdvarukrav skall anges. Anbudsgivaren skall naturligtvis fritt beskriva föreslagen lösning i de delar som inte täcks in av detta underlags efterfrågade be- skrivningar. Den kommunala databasen skall inte kunna manipuleras genom intrång. Applikationen får heller inte erbjuda intrångsmöjligheter till databasens källsystem eller till systemförvaltarens nätverk. All form av free-ride skall vara omöjlig. Anbudsgivaren skall noggrant redogöra för hus säkerheten upp- rätthålls: N Anbudet skall innehålla tekniska beskrivningar (protokoll, nödvändiga brandväggskonfigurationer etc.) av hur kommu- nikationen kommer att ske mot Internet både i applikationens indatadel och dess utdatadel. N I anbudet skall också beskrivas hur applikationen skyddas för obehörig access inom det nätverk som utgör en del av platt- formen hos systemförvaltaren. (För teknisk beskrivning av driftsplattform, se avsnitt XXXX) N Hur de tekniska lösningarna integreras i systemförvaltarens nätverk skall beskrivas. 4.1Användningsmöjligheter i relation till datanivåer Olika datanivåer i den kommunala databasen medger givetvis olika analysmöjligheter. Den mest grundläggande datanivån – och den nivå som databasen skall innehålla i sin 1:a generation – är aggregerade nyckeltal för jämförelser mellan kommuner i enlighet med den uppsättning nyckeltal som utredningen fastställer, i figur 4 markerad med en grövre pil mellan datanivån och analysnivån. Utvecklingsansatsen för databasen innebär att data på fler nivåer tillförs så att ytterligare analysmöjligheter medges i senare skeden. I en figur kan sambandet mellan data- och analysnivåer beskrivas: Datanivå 3: Individuella kommundata Datanivå 2: Statistiska grunddata Datanivå 1: Aggregerade nyckeltal Analysnivå 3: Beräkning av lokala indikatorer och nyckeltal. Simulering och prognosticering. Analysnivå 2: Dekomponering av nyckeltal, egna beräkningar av nyckeltal, ad hoc- och what if- analyser. Analysnivå 1: Visning och sökning av nyckeltal/indikatorer på nationell nivå för jämförelser mellan kommuner. Avseende den 1:a generationen av databasens användargränssnitt finns i detta förfrågningsunderlags Bilaga 2 en bildsvit som exemp- lifierar hur gränssnittet skall kunna tillgodose analysnivå 1. An- budet skall tydligt ange, med bildexempel, hur analysnivå 1 kommer att realiseras. Användargränssnittet skall ha en god grafisk presentation av nyckeltalen. Anbudet skall också innehålla beskrivningar av användar- gränssnitten för analysnivåerna 2 och 3. I enlighet med arkitekturen kommer slutanvändargränssnitten att genereras i webservern i dess samspel med en eller flera data- bashanterare. I anbudet skall beskrivas: N Verktyg för skapande av vyer program-, licens- och hand- havandemässigt. N Hur slutanvändarens sessioner mot databashanteraren/nac via webservern fungerar med angivande av prestandamått. Anbudet skall innehålla referenser med demo-möjlighet till applikationer där användargränssnitt motsvarande varje analysnivå enligt p. Anbudet skall beskriva hur metadata skapas och används: N Beskrivning av vilken roll metadata har i föreslagen system- lösning N Beskrivning av handhavande av verktyg för metadatahantering N Vilken funktionalitet som verktyget/en har N Beskrivning av processen för metadatahantering i datalagrets flöde N Beskrivning av hur systemadministratören definierar metadata m.h.a. verktyget N Redogörelse för metadatats relation till rådatat, t.ex. om från- varo av metadata kan medföra att rådata ej blir tillgängligt N Beskrivning program- och licensmässigt Slutanvändare kommer att finnas i kommuner och myndigheter samt bland allmänheten. Skilda användargränssnitt kan komma att tillämpas för olika kategorier användare och de skall ha olika åt- komst till databasens innehåll. Anbudet skall beskriva: N Hur skilda behörigheter skapas och administreras N På vilka datanivåer som behörigheten kan styras, t.ex. ner till cellnivå N Verktyg för användaradministration program-, licens- och hand- havandemässigt N Användaradministrationens integrering med systemförvaltarens miljö 7 Dokumentation och manualer Manualer skall finnas för varje del och roll i systemet som fordrar operativa ingrepp. Till anbudet skall biläggas: N Systemdokumentation över alla tekniska delar i den lösning som offereras N Manualer för samtliga delar av systemets funktionalitet N Kort redogörelse för hur utvecklingen av den kommunala data- basen kommer att dokumenteras och göras tillgänglig Iscensättningen av den kommunala databasens 1:a generation skall ske under en tidsrymd av 4 arbetsmånader. Anbudet skall redogöra för: N Hur leverantören avser att driva implementeringen N Hur olika roller i implementeringen fördelas på leverantör respektive mottagare N Aktivitets- och tidplan N Leverantörens krav på uppdragsgivaren avseende tillgång till data, personal, utvecklingsmiljö o.d. N Ändringshantering för den händelse att nya behov framträder under implementeringen N Kvalitetssäkring av färdigt system Anbudet skall omfatta ett system för en databas i enlig- het med detta förfrågningsunderlags avsnitt 2 t.o.m. 7. Systemet skall vara nyckelfärdigt avseende den 1:a generationen (datanivå 1 och analysnivå 1) 2001-XX-XX. 10 Upphandlingsform och inlämnande av anbud Upphandlingen kommer att ske som s.k. förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (). Ert anbud skall skriftligen tillställas , En- heten för ekonomi, 103 33 och vara in- kommen senast 2001-XX-XX. Anbudet skall vara bindande t.o.m. 2001-XX-XX och inlämnas i original med 5 kopior. Märk kuvertet med: Anbud och dnr Fi XX/XXXX. Anbudet skall också efter anbudstidens utgång göras tillgängligt elektroniskt på diskett eller med e-post till våra kontaktpersoner vars e-postadresser återfinns nedan. Anbudet skall följa förfrågningsunderlagets disposition. Namn på kontaktperson/er skall anges. Mottagningsbesked tillsänds anbudsgivare per A-post som anbudet inkommit. Ert pris skall omfatta samtliga kostnader per komponent såsom licenskostnader och konsulttjänster för implementering för att en 1:a generation av den kommunala databasen innefattande Datanivå 1 och Analysnivå 1 skall kunna driftsättas 2001-XX-XX och vara i drift med det underhåll och de eventuella uppgraderingar som erfordras . Löpande årlig kostnad per komponent skall anges för systemet i drift. I den mån priset är volymberoende i olika komponenter skall priser anges för komplett system vid olika data- och användarvolymer. Optioner skall ges för fortsatt utveckling av systemet till Data- nivå 2/Analysnivå2 respektive Datanivå 3/Analysnivå 3 med samma detaljering som avseende databasens 1:a generation. Priser för utbildning av systemadministratörer, uppdragsgivarens egna utvecklare samt slutanvändare skall anges utanför pris för systemet. Priser skall ej anges för hårdvara då sådan inte ingår i denna upphandling. Alla priser skall anges exklusive moms. Avtalet mellan uppdragsgivaren och leverantör/er av system för den kommunala databasen är bindande för perioden 2001-XX-XX - med ömsesidig uppsägningstid . 13 Utvärdering av anbud Anbud kommer att värderas utifrån följande kriterier där störst vikt läggs vid prisvärdhet givet övriga kriterier: pris totalt och per inkrement förenlighet med systemförvaltarens IT-miljö Det är vår uppfattning att en visningsapplikation kan underlätta bedömningen av ett system. Till utvärderingens slutskede kan därför ett begränsat antal anbudsgivare komma att ombes installera en visningsapplikation som hanterar ett av oss sammansatt prov- dataset. Utvärderingen sker under perioden 2001-XX-XX –2001-XX- XX. Uppdragsgivaren förbehåller sig rätten att välja helt anbud eller del därav. I det fall en ensam leverantör väljs, förväntas denne ta ett helhetsansvar. I det fall ett konsortium erbjuds, förväntas en av dess medlemmar ta ett helhetsansvar. Uppdragsgivaren kan välja att avbryta upphandlingen om ingen leverantör erbjuder ett tillräckligt godtagbart alternativ. 14 Meddelande om val av leverantör Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Val av leverantör kommer att avsändas per A-post 2001-XX-XX. Den 1:a generationen av den kommunala databasen skall driftsättas och därmed vara tillgängligt för slutanvändarna 2001-XX-XX. Arbetet med implementeringen skall inledas efter med- delande om val av leverantör. Resurser för samverkan med leve- rantören kommer att avsättas hos systemförvaltaren. Datalagrets centrala databas skall fysiskt förläggas till XXXXX där drift och underhåll skall skötas. En beskrivning av den tekniska miljön vid XXXXX finns i detta förfrågningsunderlags Bilaga 2. Leveransavtal skall upprättas i enlighet med bifogad mall (Kanske). Full leverans innebär att den kommunala databasen 2001-XX- XX uppvisar den funktionalitet i alla led som leverantören beskrivit i sitt anbud och som konfirmerats i avtal. Vårt beslut huruvida full leverans är utförd meddelas vid uppföljningsmöte med leverantören i månad 2001. Ert anbud förväntas innehålla en faktureringsplan. Vi förutsätter att planen ansluter till ex post-principen för betalning. Planen verk- ställs efter överenskommelse om att full leverans utförts i månad 2001. 17 Uppgifter om anbudsgivaren Till anbudet skall fogas uppgifter om anbudsgivarens företags- mässiga förhållanden avseende omsättning i och i eventuell koncern, företagets allmänna affärsutveckling och verksamhets- inriktning samt uppgift om F-skattsedel. Om anbudsgivaren använder sig av underleverantör för er- bjudandet eller ingår i ett konsortium, önskas motsvarande upp- gifter angående övriga företag som deltar i anbudet. 18 Klarlägganden avseende förfrågningsunderlaget kan klarlägganden kring förfrågningsunderlaget behövas. Då samtliga anbudsgivare enligt Lagen om offentlig upphandling skall ha likvärdiga förutsättningar, kommer alla frågor och svar att vidarebefordras i avidentifierad form per e-post till övriga företag som tillställts anbudsförfrågan. Önskemål om klarlägganden skall därför göras med e-post till Vi önskar därför erhålla Er e-postadress för kommu- nikation kring klarlägganden avseende förfrågningsunderlaget. Vår kontaktperson nås också på följande telefonnummer: 08 - 405 15 59 Idéer om hur ny teknik kan användas och framför allt i arbetsgruppernas diskus- sioner har två frågor varit centrala när det gällt insamling och pre- sentation av material: N Hur kan datainsamlingsprocessen förbättras genom att utnyttja modern webbaserad teknik? N Hur kan man med hjälp av samma teknik öka nyttan av den insamlade informationen? Olika möjligheter och tekniska lösningar har diskuterats eftersom det funnits en allmän åsikt att detta är två av kärnfrågorna. Jag kan emellertid konstatera att i denna utredning presenteras inte några förslag till stora förändringar för arbetet i samband med insamling av uppgifter till räkenskapssammandraget (RS). Jag vill emellertid till utredningen foga en del av det visionsarbete som gjorts, disku- terats och också testats, som underlag för en framtida diskussion och utveckling beträffande insamling till och användning av RS. Många kommuner arbetar fortfarande manuellt med en stor del av insamlingen av data till både RS och till de statistikansvariga myndigheternas uppgiftsinsamlingar, trots att man egentligen har goda tekniska förutsättningar att göra det maskinellt. Vidare stöd- jer nuvarande teknik inte successiv inrapportering av uppgifter. Återredovisning och rapportering av insamlade uppgifter i aggrege- rad form sker året efter verk- samhetsåret. I många kommuner råder också bristande förståelse för nyttan med uppgiftsinsamlingarna och därmed uppstår en upplevd låg egennytta. Detta är en av orsakerna till (för) sen uppgiftsinlämning från kommunerna och är ett hot mot kvaliteten i insamlat material. En diskuterad lösning är att förse kommundatabasen med teknik och verktyg som förenklar och stimulerar kommuner att använda Följande skulle kunna ses som en tänkbar utveckling: Kommuner får rätt och möjlighet att, när man så önskar, lägga in och publicera sina egna uppgifter samt ta del av andra kommuners information för jämförande analyser i de egna styrprocesserna, t.ex. i budgetprocessen och vid olika uppföljningar. Den beskrivna tekniklösningen bygger på fyra förutsättningar: 1.Alla uppgifter från räkenskapssammandrag, dess flikar om vård och omsorg och pedagogisk verksamhet, annan statistisk infor- mation och eventuella nya insamlingar utifrån utredningens för- slag, behöver bara samlas in/redovisas en gång. 2.I kommundatabasen görs en uppdelning så att det skapas en preliminär del som kommunerna fritt använder efter egna önskemål och en definitiv del, som överensstämmer med nuva- rande sammanställning av RS med tillhörande verksamhets- statistik, som SCB m.fl. intressenter beslutar om. Likaså skapas en frivillig del som möjliggör för kommuner att rapportera in information av egen och flexibel karaktär, t ex , per kommundel etc. 3.Kommunerna äger rätten till uppgifterna i det här skisserade systemet utom i den definitiva delen, som överensstämmer med nuvarande RS med tillhörande verksamhetsflikar. Alla uppgifter som en kommun lämnar ifrån sig får kommunen också ge andra tillgång till med undantag för de uppgifter som enligt lag inte får lämnas ut av uppgiftsinsamlaren. 4.Tänkt användargränssnitt mot kommundatabasen kompletteras med en modul för att ex-/importera datamängder mellan upp- giftslämnare och kommundatabas. Bild 1: Kommundatabasen som en del i statistikinsamlingen Rs, flikar mm Verktyg för konsolidering och rapportering, t ex Rs Kommunens ekonomi och andra verksamhetssystem 1280161 1120 000 000 5200 1280161 1122 570 000 4100 1280161 1122 912 000 6050 145870,00 1280161 1123 000 000 -9531,00 000430 1280161 1210 000 000 1280163 1210 000 000 ...... Bilden illustrerar kommundatabasens centrala roll med möjligheter för kommuner att: N successivt lägga in, uppdatera, nyttja och ge andra möjlighet att analysera preliminära uppgifter utan dröjsmål