sou · GPB3100 · 2002-01-01 00:00:00 — Vi föreslår därför att innehållet i en dom eller ett beslut skall få lämnas ut på medium för automatiserad behand- ling, om uppgifterna i domen eller beslutet kan hänföras till enskilda endast med hjälp av ett målnummer. Utlämnande som är uppenbart riskfritt från integritetssynpunkt I vissa fall kan det finnas ett stort intresse för enskilda att i elektronisk form få ta del av information om domar och beslut i fulltext, dvs. icke avidentifierade handlingar. Inte minst gäller det när mer avancerade mål- och ärendehanteringssystem tas i bruk. Det kan också finnas in- tresse av att få andra uppgifter eller handlingar i elektronisk form. I ett längre perspektiv kan det vidare vara av stor vikt för domstolar och nämnder att kunna lämna information ur en databas till enskilda i elek- tronisk form, t.ex. kallelser via e-post. Vilka uppgifter som det är lämpligt att lämna ut i elektronisk form är svårt att generellt uttala sig om, men under förutsättning att enskilda inte riskerar att drabbas av otillbörliga integritetsintrång, bör det enligt vår uppfattning finnas en allmän möjlighet för domstolar och nämnder att lämna ut information elektroniskt. Vi anser t.ex. att det normalt inte kan anses finnas några integritetsrisker med att på medium för automa- tiserad behandling lämna ut en meddelad dom i fulltext till en advokat som företräder en part i målet eller till en journalist. Det torde vanligtvis vara riskfritt att lämna ut även andra elektroniska handlingar till parter, t.ex. förundersökningsprotokollet i ett brottmål eller revi- sionspromemorian i ett skattemål. Inte heller kan det anses föreligga några integritetsrisker med att en domstol eller nämnd skickar t.ex. en i en databas upprättad och lagrad kallelse med e-post till en part som har önskemål om det. Sådana förfaranden måste vara möjliga för att största möjliga effektivitet skall kunna uppnås med moderna datoriserade in- formationssystem. Vi föreslår därför att uppgifter och handlingar i en databas skall få lämnas ut till enskilda på medium för automatiserad behandling, om det är uppenbart att det kan ske utan risk för att enskildas personliga integ- ritet kränks. Det bör påpekas att, förutom den prövning som skall göras enligt våra förordningsförslag, ett utlämnande alltid måste föregås av en prövning enligt bl.a. 7 kap. 16 § sekretesslagen. Vårt förslag: En part skall få ha direktåtkomst till uppgifter om händelser och åtgärder i och om handläggningen av partens egna mål eller ärenden. skall meddela närmare föreskrifter om vilka upp- gifter som får omfattas av en parts direktåtkomst. Som vi redovisar i avsnitt 6.2.5 anser vi att parter bör kunna ha möjlig- het att få direktåtkomst till uppgifter i egna mål och ärenden. Det är emellertid viktigt att uppgifter som inte bör lämnas ut på det sättet kan blockeras. Det kan t.ex. röra sig om vittnens skyddade adressuppgifter eller vissa uppgifter om andra parter i mål med flera inblandade. Avgö- rande för hur omfattande direktåtkomsten till uppgifter i en databas bör vara för parter, är enligt vår uppfattning till stor del en fråga om vilka tekniska lösningar som finns till hands för att lösa eventuella problem med blockering av uppgifter. Vi anser att det tills vidare, i avvaktan på att datorsystemen blir utbyggda och det kan garanteras att inte t.ex. sekretesskyddade uppgifter lämnas ut, bör vara tillåtet för parter att ha direktåtkomst endast till uppgifter om händelser och åtgärder i ett mål eller ärende samt uppgifter om en domstols eller nämnds planering för ett måls eller ärendes handläggning. Det är viktigt att påpeka att möj- ligheterna att utnyttja direktåtkomst i princip bör vara desamma för alla parter i ett mål eller ärende, oavsett om de är myndigheter eller enskil- da. I exempelvis ett brottmål bör med andra ord den tilltalades advokat ha samma möjligheter som åklagaren att få tillgång till information från domstolen. Det bör enligt vår uppfattning överlämnas till att närmare föreskriva om vilka uppgifter i kategorierna händelser och åtgärder i samt om handläggningen av ett mål eller ärende, som parter skall få ha direktåtkomst till. Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i mål och ärenden som varit avslutade skall få eftersökas vid en arkivmyndighet utan begränsningar i fråga om sökbegrepp. I avsnitt 6.2.6 redovisar vi vår inställning till vilka sökbegrepp som bör vara tillåtna vid användningen av domstolarnas och nämndernas data- baser. Bland annat anser vi att regeringen bör kunna föreskriva undan- tag från kraven på sökbegränsningar efter att uppgifter och handlingar i avslutade mål eller ärenden har överlämnats till en arkivmyndighet. Enligt vår bedömning är det viktigt att en sådan möjlighet utnyttjas för att underlätta främst för historisk forskning, under förutsättning att det kan ske utan risk för intrång i enskildas integritet. Av naturliga skäl avtar integritetsriskerna efter hand som tiden går, och vi anser att det efter att mål eller ärenden har avgjorts föreligger så små risker för integritetsintrång, att det då bör vara möjligt att vid arkiv- myndigheterna genomföra sökningar i elektroniskt lagrat material utan sökbegränsningar. Det bör markeras att dessa möjligheter enligt våra förslag inte skall gälla för sökning i det material som finns kvar vid domstolarna och nämnderna. Vårt förslag: skall, efter samråd med , få meddela föreskrifter om undantag från bestämmelser i lag om när uppgifter och handlingar skall gallras. skall få föreskriva att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. Vi föreslår att det i lag slås fast ett fåtal huvudregler för när uppgifter och handlingar skall gallras ur en databas (se avsnitt 6.2.7). Det kan finnas många orsaker till att man behöver frångå dessa gallringsregler, främst kanske av skäl som hänför sig till arkivlagens bestämmelser. Exempelvis kan det finnas intresse att bevara elektronisk information om samtliga avgöranden av vissa måltyper vid alla domstolar eller nämnder, eller samtliga avgöranden, oavsett måltyp, vid vissa domsto- lar och nämnder. Det kan även finns anledning för domstolarna eller nämnderna att av verksamhetsskäl spara vissa uppgifter . Vi föreslår därför att regeringen bemyndigar att, efter samråd med , meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som behandlas automatiserat får gallras vid en senare tid- punkt än vad som anges i lagarna eller att uppgifter och handlingar får bevaras. Vi föreslår också att ges möjlighet att meddela före- skrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 6.4.6Avgifter vid elektroniskt utlämnande Vårt förslag: skall fastställa avgifter för utlämnan- de av uppgifter och handlingar ur databaserna. Avgifter skall inte tas ut vid utlämnande av uppgifter till en myn- dighet när utlämnandet följer av lag eller förordning. Enligt vår bedömning är det lämpligt att domstolarna och nämnderna ges möjligheter att ta ut avgifter när uppgifter och handlingar lämnas ut på medium för automatiserad behandling (se avsnitt 6.2.8). Närmare föreskrifter om när avgifter får tas ut och hur stora de får vara bör en- ligt vår mening meddelas av . I förordning bör emeller- tid slås fast att avgifter inte får tas ut när uppgifter lämnas ut till en myndighet på grund av skyldigheter som anges i lag eller förordning, t.ex. i fråga om de allmänna domstolarnas skyldighet att lämna vissa uppgifter till . Vår bedömning: De författningar om behandling av personuppgif- ter som vi föreslår medför inte sådana risker för oönskad spridning av känslig information om enskilda, att det finns anledning att i nå- got avseende förändra den sekretess som gäller för uppgifter i all- männa domstolar, allmänna förvaltningsdomstolar samt hyres- och arrendenämnder. gäller som huvudregel inom svenskt rättsväsende att vad som förekommer i domstol är offentligt. Det inne- bär att många uppgifter, som ofta kan vara mycket känsliga för enskil- da, inte är föremål för någon form av sekretess i domstolarna. Det finns emellertid ett antal bestämmelser om sekretess för uppgif- ter vid domstolar. I många fall följer sekretess med till en domstol när handlingar kommer in från andra myndigheter. Domstolen har sedan att vid skilda tillfällen under processen pröva om sekretessen skall bestå eller inte, exempelvis vid en förhandling eller när målet eller ärendet avgörs. De sekretessbestämmelser som blir tillämpliga i olika måltyper kan skilja sig åt beroende på det intresse som sekretessen skall skydda. Vissa sekretessbestämmelser stadgar absolut sekretess medan andra sekretessbestämmelser är utformade så att presumtionen är att uppgif- terna är offentliga. Av våra direktiv framgår att dessa förhållanden kan innebära såväl rättsliga som praktiska problem vid en utökad hantering av personupp- gifter på automatiserad väg. Det förhållandet att många uppgifter i domstolarna inte omfattas av sekretess över huvud taget kan även inne- bära problem från integritetssynpunkt när allt fler uppgifter samlas i datorsystem med omfattande sökmöjligheter. Vi fick därför, med detta som utgångspunkt, i uppdrag att undersöka om det finns behov av att ändra eller komplettera de bestämmelser i sekretesslagen som gäller uppgifter vid domstolarna eller föreslå rättsliga begränsningar av dom- stolarnas och därmed allmänhetens sökmöjligheter. Vi har haft som målsättning att konstruera en lagstiftning som inne- bär stora möjligheter för domstolar och nämnder att effektivt utnyttja datorstöd i sina verksamheter, som enskildas integritet skyd- das i tillräcklig grad utan att några förändringar görs i sekretesslagen. Denna målsättning har varit viktig för oss vid bedömningen av flera frågor, som t.ex. hur elektroniska handlingar skall få behandlas, i vil- ken omfattning direktåtkomst skall tillåtas och på vilka sätt möjlighe- terna att göra sammanställningar av information skall begränsas genom att vissa sökbegrepp inte tillåts. Våra överväganden i dessa delar pre- senterar vi i kapitel 6. Genom att begränsa direktåtkomsten och låta uppgifter i t.ex. en allmän domstol bli tillgängliga endast vid andra allmänna domstolar, dvs. inom samma domstolsorganisation, blir inte olika sekretessbe- stämmelser tillämpliga på uppgifterna när de blir allmänna handlingar hos alla domstolar som har direktåtkomst till dem. Det skulle kunna bli fallet om direktåtkomst tilläts mellan domstolsorganisationerna, t.ex. mellan en allmän domstol och en allmän förvaltningsdomstol. Våra förslag till sökbegränsningar för domstolar och nämnder innebär enligt vår uppfattning att det i tillräcklig omfattning sätts upp hinder för all- mänheten att göra från integritetssynpunkt tveksamma sammanställ- ningar av offentliga uppgifter. Vi föreslår också särskilt stränga be- stämmelser i fråga om hanteringen av känsliga elektroniska handlingar. Sammantaget anser vi att de författningar som vi föreslår lämnar ett stort utrymme för effektivitetshöjande åtgärder inom informationsom- rådet för domstolarna och nämnderna, som enskildas integri- tetsintressen tillvaratas i tillräcklig grad. Enligt vår bedömning saknas det därför anledning att på grund av våra förslag förändra de sekretess- regler som gäller för domstolarna och nämnderna. Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser 191 Vårt förslag: De lagar och förordningar som föreslås reglera be- handling av personuppgifter m.m. vid de allmänna domstolarna, de allmänna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrende- nämnderna skall träda i kraft . med att de nya lagarna och förordningarna träder i kraft skall de förordningar som reglerar behandling av per- sonuppgifter vid domstolarna och nämnderna upphöra att gälla. Bestämmelserna i de nya lagarna om grundläggande krav på be- handling av personuppgifter samt behandling av känsliga person- uppgifter skall inte börja tillämpas förrän i fråga om sådan behandling av personuppgifter som påbörjats före eller behandling av personuppgifter som utförs för ett visst ändamål om behandling för ändamå- let påbörjats före . De nya lagarnas bestämmelserna om skadestånd skall tillämpas endast om den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträf- fat efter det att de nya lagarna har trätt i kraft. Lagarna om behandling av uppgifter m.m. vid de allmänna dom- stolarna, de allmänna förvaltningsdomstolarna samt hyres- och arrende- nämnderna föreslås träda i kraft . Detsamma gäller våra förslag till förordningar inom samma område. bör de fyra förordningar, som gäller , om registerföring m.m. vid domsto- larna och nämnderna med hjälp av automatiserad behandling upphöra att gälla. För behandling skall personuppgiftslagen (1998:204) inte börja tillämpas fullt ut förrän . Våra författningsför- slag omfattar sådan behandling som i avsaknad av särskild lagstiftning skulle omfattas av personuppgiftslagens bestämmelser. Det saknas enligt vår uppfattning anledning att låta behandling av personuppgifter i domstolarnas och nämndernas verksamheter omfattas av lagstiftningen i annan utsträckning än vad som skulle ha varit fallet om endast personuppgiftslagens bestämmelser hade varit tillämpliga. 192 Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser fråga om behandling som påbörjats före föreslår vi därför att bestämmelserna i personuppgiftslagen om grund- läggande krav på behandling av personuppgifter samt bestämmelserna i våra lagförslag om behandling av känsliga personuppgifter inte skall börja tillämpas förrän . Detsamma skall gälla för behandling som utförs för ett visst bestämt ändamål om manu- ell behandling för ändamålet påbörjades före . När personuppgiftslagen trädde i kraft reglerades vissa frågor sär- skilt i övergångsbestämmelserna. I fråga om skadestånd angavs att den nya lagens bestämmelser skall tillämpas endast om den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter det att den nya lagen trätt i kraft. Vi anser att motsvarande bestämmelser bör gälla för den av oss föreslagna lagstiftningen. Bestämmelserna om skadestånd skall därför tillämpas endast om den omständighet som yrkandet hänför sig till har inträffat efter . Har omständigheten inträffat tidigare tillämpas i stället de äldre skadeståndsbestämmelserna i antingen data- lagen eller de registerförordningar för domstolar och nämnder som trädde i kraft , beroende på om behandlingen påbör- jades före eller efter . Ekonomiska konsekvenser av våra förslag 193 9Ekonomiska konsekvenser av våra förslag Vår bedömning: De förslag som lämnas i betänkandet är på kostnadsbesparande för verksamheten i allmänna domstolar, allmänna förvaltningsdomstolar samt hyres- och arrendenämnder, genom de möjligheter som ges till ökad effektivitet vid informa- tionshanteringen. Genom att skattemyndigheter, länsstyrelser och om- budsmän enligt förslagen i betänkandet inte längre tillåts ha direkt- åtkomst till Regeringsrättens och kammarrätternas datorsystem, kan vissa effektivitetsförluster – och därmed möjligen ökade kostnader – uppstå för dessa myndigheter. Förslagen i betänkandet föranleder inga direkta kostnader i sam- band med den pågående utbyggnaden av domstolarnas datorsystem. Av 14 § kommittéförordningen (1998:1474) framgår att om förslagen i ett betänkande påverkar kostnaderna eller intäkterna för staten, kom- muner, landsting, företag eller andra enskilda, skall en beräkning av dessa konsekvenser redovisas i betänkandet. Utgångspunkten för vårt uppdrag har varit dels att anpassa befintlig reglering av personregister inom allmänna domstolar, allmänna för- valtningsdomstolar samt hyres- och arrendenämnder till dataskyddsdi- rektivets regelverk, dels att föreslå den författningsreglering som be- hövs för den framtida behandlingen av personuppgifter i domstolarnas och nämndernas verksamheter. har dataskyddsdirektivets bestämmelser om behandling av personuppgifter fått genomslag på all automatiserad behandling av personuppgifter i . En anpassning av svensk lag- stiftning är därför nödvändig. Denna anpassning inleddes med införan- det av personuppgiftslagen (1998:204). Statskontoret konstaterade i rapporten (1998:13) Kostnader till följd av personuppgiftslagen, att det inte var möjligt att då uppskatta hur stora de ekonomiska konsekven- serna av personuppgiftslagens införande skulle komma att bli. I rappor- ten pekades bl.a. på osäkerheten i fråga om kostnaderna för den infor- mationsskyldighet som enligt såväl dataskyddsdirektivet som person- 194 Ekonomiska konsekvenser av våra förslag uppgiftslagen åligger de personuppgiftsansvariga. Enligt vår uppfatt- ning är det inte heller i fråga om de områden vi nu har haft att utreda, möjligt att uppskatta de kostnader som dataskyddsdirektivets genom- slag i svensk lagstiftning kan orsaka i stort. Sådana kostnader kan inte heller anses vara en följd av våra förslag. Vi har därför valt att i första hand beskriva vilka konsekvenser våra lagförslag kan förväntas få i de avseenden de skiljer sig från personuppgiftslagens bestämmelser samt från bestämmelserna i dagens registerförordningar. Vid en jämförelse med vad som gäller , innebär våra förslag en mycket större flexibilitet i fråga om möjligheterna till informationshan- tering inom och mellan domstolarna och nämnderna. Vi föreslår en utökad möjlighet att lämna ut information på medium för automatiserad behandling samt ökad direktåtkomst mellan domstolar. Domstolar och nämnder skall ha möjlighet att ta ut kostnadstäckande avgifter för ut- lämnade av uppgifter och handlingar i elektronisk form. Förändringar- na i fråga om direktåtkomst gäller främst mellan domstolar eller nämn- der inom samma domstols- eller nämndorganisation, t.ex. mellan de allmänna domstolarna. Detta kommer att kunna medföra stora fördelar från effektivitetssynpunkt. De ekonomiska konsekvenserna är emeller- tid inte möjliga att överblicka, eftersom det avgörande är i vilken om- fattning de möjligheter våra lagförslag ger till utökad direktåtkomst kommer att utnyttjas . Enligt vår bedömning finns det emel- lertid allmänt förutsättningar för besparingar genom den ökade flexibi- litet som blir följden av våra författningsförslag. Vi har utformat våra författningsförslag med syfte att lagstiftningen skall bli mer teknikoberoende än . Det innebär dels att våra förslag inte kommer att innebära några direkta kostnader för de pågående verk- samheterna i samband med ikraftträdandet, eftersom de datorsystem som utnyttjas av, eller är under utveckling för, domstolarna och nämnderna kan bibehållas utan nämnvärda förändringar. tillåter våra förslag att nya datorsystem kan förändras i stor omfattning utan att det blir nödvändigt med anpassning av regelverken på lagnivå. Vi föreslår att frågor som till stor del beslutas av riks- dagen, skall beslutas av regeringen eller av . Det innebär enligt vår uppfattning att det kommer att finnas förutsätt- ningar att snabbare genomföra de förändringar av regelverken som behövs för att datortekniken skall kunna utnyttjas effektivt. Även för- ändringar som kan krävas av de bestämmelser som reglerar behand- lingen av personuppgifter m.m., till följd av ändringar i de materiella regelverk som styr verksamheterna inom domstolarna och nämnderna, bör kunna genomföras snabbare och enklare än . Vi föreslår att den information som domstolarna och nämnderna efter ansökan skall lämna till registrerade enligt 26 § personuppgiftsla- Ekonomiska konsekvenser av våra förslag 195 gen inte skall omfatta uppgifter som behandlas på automatiserad väg i elektroniska handlingar, om inte den enskilde särskilt begär det. Möj- ligheten att göra nämnda undantag ges inte i personuppgiftslagen, men undantaget är enligt vår uppfattning tillåtet enligt dataskyddsdirektivet. Efterhand som den elektroniska ärendehanteringen utvecklas hos dom- stolarna och nämnderna, kan det förväntas att större mängder material som härrör direkt från kontakter med enskilda kommer att lagras elek- troniskt. Det kan röra sig om stämningsansökningar och överklaganden från parter samt domar, beslut och andra handlingar som regelmässigt skickas till parterna i mål eller ärenden. Enligt våra förslag kommer det inte att vara nödvändigt att regel- mässigt skicka utskrifter av elektroniska handlingar till de registrerade, när de begär information enligt personuppgiftslagen. Vår bedömning är att förslaget sannolikt, efterhand som nya elektroniska ärendehanter- ingssystem utvecklas, kommer att innebära effektivitetsvinster och därmed lägre kostnader för domstolarna och nämnderna än vad som skulle vara fallet utan de föreslagna undantagen. Enligt våra förslag kommer , skattemyndigheterna, vissa länsstyrelser samt ombudsmän – av integritetsskäl – inte längre att få ha direktåtkomst till Regeringsrättens och kammarrät- ternas målregister. Den direktåtkomst som finns innebär att myn- digheterna snabbt och effektivt kan komma åt information från vissa domstolar. Förslaget kommer därför sannolikt att innebära förändrade rutiner för nämnda myndigheter vid deras informationsinsamling, och därmed möjligen ökade kostnader vid utförandet av verksamheterna. Vi bedömer dock att det är omöjligt att beräkna eventuella kostnadsök- ningar. Våra förslag till lagar om behandling av personuppgifter m.m. kommer att kräva vissa utbildningsinsatser inom domstolsväsendet. Det måste dock noteras att utbildningsinsatser till stor del är nödvändiga redan som en följd av dels antagandet av dataskyddsdirektivet och infö- randet av personuppgiftslagen, dels införandet av nya datorsystem. Våra förslag innebär således endast, om någon, en mindre ökning av planerade utbildningsinsatser, för vilka vi bedömer att kostnaderna inte blir större än att de kan täckas av ordinarie utbildningsanslag. De tre förslag till lagar om behandling av personuppgifter som re- dovisas i betänkandet är inbördes likartat uppbyggda och de kom- menteras därför i ett sammanhang. När det saknas anledning att i kom- mentaren till en bestämmelse göra åtskillnad mellan de olika dom- stolarna och nämnderna, på grund av att lagarna sakligt helt över- ensstämmer sinsemellan, använder vi för enkelhetens skull genom- gående begreppet domstol. Med domstol avses då antingen allmän domstol, allmän förvaltningsdomstol eller hyres- och arrendenämnd. När det finns sakliga skillnader mellan lagarna eller annars finns skäl för det, preciserar vi däremot vad som i respektive lag gäller för de olika domstolarna och nämnderna. Efter kommentaren till varje paragraf anges det eller de avsnitt un- der allmänna överväganden där de frågor som berörs i paragrafen be- handlas mer utförligt. 1 kap. Allmänna bestämmelser Lagen skall tillämpas på all behandling av personuppgifter som är helt eller delvis automatiserad. Med personuppgifter avses detsamma som i personuppgiftslagen, nämligen all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. be- handling omfattas av lagen endast om personuppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling personuppgifter som är till- gängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. Med rättsskipande eller rättsvårdande verksamhet avses domstol- arnas egentliga arbetsuppgifter. Utanför lagens tillämpningsområde faller således behandling av personuppgifter i samband med de interna och administrativa åtgärder som kan förekomma i domstolarnas verk- samhet. För behandling av uppgifter som rör sådana frågor, t.ex. i per- sonal- och löneregister, gäller i stället personuppgiftslagen. Bestämmelserna om rätten att motsätta sig behandling, om ändamål, om ansvar för utförd behandling och om gallring samt de bestämmelser som gäller databaser, skall tillämpas också på juridiska personer och avlidna. Med juridiska personer avses även handelsbolag och myndig- heter. (Avsnitt 6.1.1) Paragrafen är föranledd av att enskilda enligt dataskyddsdirektivet i vissa fall kan motsätta sig behandling som rör honom eller henne, om det inte görs undantag i nationell lagstiftning.