sou · GPB3100 · 2002-01-01 00:00:00 — För tydlighets skull är bestämmelsen tillämplig även på juridiska personer, vilket innebär att varken fysiska eller juridiska personer får motsätta sig behandling som en domstol utför med stöd av lagen. Lagen gäller i stället för personuppgiftslagen. I de fall bestämmelser i personuppgiftslagen är tillämpliga även på behandling i domstolarna anges det särskilt. (Avsnitt 6.1.2) I paragrafen anges vilka bestämmelser i personuppgiftslagen som skall vara tillämpliga även vid behandling av personuppgifter i domstolarna. Bestämmelserna är således inte tillämpliga på behandling av juridiska personer och avlidna. Bestämmelsen i 22 § personuppgiftslagen om personnummer m.m. tilllämpas endast när uppgifter behandlas på annat sätt än i databasen, t.ex. i ordbehandlingsdokument eller i e-post som inte ingår i data- basen. För personuppgifter som behandlas i databasen finns särskilda regler om användningen av bl.a. personnummer. (Avsnitt 6.1.2) Paragrafen anger de ändamål för vilka uppgifter får användas (dvs. samlas in, registreras, lämnas ut och i övrigt behandlas) i den rätts- skipande eller rättsvårdande verksamheten. Bestämmelsen tillämpas på uppgifter om såväl fysiska som juridiska personer och avlidna. Enligt punkten 1 får uppgifter användas för handläggningen av mål och/eller ärenden. Med detta avses domstolarnas egentliga arbets- uppgifter. En domstol får också behandla uppgifter även om det behövs endast för en annan domstols handläggning av mål eller ärenden. I punkten 2 anges att uppgifter får behandlas om det behövs för författningsreglerad underrättelseskyldighet. Som exempel kan nämnas allmän domstols skyldighet att lämna uppgifter om bl.a. brottspåföljd till polisens belastningsregister. Enligt punkten 3 får uppgifter användas för återsökning av väg- ledande avgöranden, vilket innebär att domstolarna får behandla upp- gifter för upprättande av och sökning i t.ex. rättsfallssamlingar. Av punkten 4 framgår att uppgifter får användas för domstolens planering, uppföljning och utvärdering av den rättsskipande och rätts- vårdande verksamheten, dvs. i den mer administrativa hanteringen och ledningen av verksamheten. Förutom vad som framgår av punkterna 1–4, följer av 9 § andra stycket personuppgiftslagen att uppgifter får behandlas även för bl.a. statistiska ändamål. Uppgifter får enligt 9 § personuppgiftslagen också användas för andra ändamål, under förutsättning att dessa ändamål inte är oförenliga med de ändamål för vilka uppgifterna samlades in. Upp- gifter får utan hinder av ändamålsbestämmelserna lämnas ut i enlighet med bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. (Avsnitt 6.1.3) En domstol är själv personuppgiftsansvarig för all behandling som utförs av domstolen. Personuppgiftsansvaret gäller även vid under- låtenhet att utföra en behandling som åligger domstolen. Med per- sonuppgiftsansvaret följer en rad skyldigheter. Den personuppgifts- ansvarige skall bl.a. se till att behandlingen av uppgifter sker på ett korrekt och säkert sätt, att information lämnas till den registrerade och att uppgifter gallras i rätt tid. Bestämmelsen innebär t.ex. att den dom- stol som avgör om en viss uppgift skall föras in i databasen kommer att ansvara för att uppgiften är korrekt. En domstol är också ansvarig för att pröva en begäran om information eller rättelse enligt 3 kap. I de fall samma uppgifter om en person förekommer vid flera domstolar, t.ex. vid både tingsrätt och hovrätt efter överklagande, kan samtliga dessa domstolar vara personuppgiftsansvariga för uppgifterna. Ansvaret gäll- er dock endast i den omfattning domstolen faktiskt kan påverka be- handlingen. En tingsrätt är således ansvarig endast för att de egna upp- gifterna är korrekta. Om samma uppgifter finns även hos en hovrätt, ansvarar denna för att uppgifterna är korrekta där. Domstolarna har även ett ansvar för uppgifter om juridiska personer och avlidna, dvs. sådant som inte utgör personuppgifter. Ansvaret in- nebär motsvarande skyldigheter som personuppgiftsansvaret i fråga om de krav som lagen ställer på behandling av uppgifter om juridiska per- soner och avlidna. Dit hör enligt 1 § att uppgifterna endast får be- handlas för tillåtna ändamål samt att de skall gallras i rätt tid. Även ansvaret för att de krav som ställs upp för behandling av uppgifter i databasen uppfylls, gäller för uppgifter om juridiska personer och av- lidna. Däremot är bestämmelserna i 3 kap. om enskildas rättigheter inte tillämpliga, vilket t.ex. innebär att domstolarnas ansvar gentemot juri- diska personer inte omfattar skyldighet att lämna information eller rätta uppgifter enligt personuppgiftslagen. (Avsnitt 6.1.4) Personuppgiftslagen innehåller en bestämmelse om förbud mot be- handling av vissa känsliga personuppgifter (13 §). Det är uppgifter om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk över- tygelse eller medlemskap i fackförening samt uppgifter som rör hälsa eller sexualliv. I paragrafen regleras när sådana känsliga personuppgifter får be- handlas utanför databasen. Om behandling inte sker i en databas får känsliga personuppgifter behandlas endast om uppgifterna har lämnats automatiserat i ett mål eller ärende eller om det behövs för handlägg- ningen av målet eller ärendet, för fullgörande av underrättelseskyl- dighet eller för återsökning av rättsfall. Det gäller t.ex. om uppgiften behövs i en föredragningspromemoria eller i en tjänsteanteckning och liknande. Vid upprättande av domar och beslut med hjälp av ordbe- handling är det självfallet upp till handläggaren och domaren att avgöra om en känslig personuppgift behövs eller inte. Bestämmelsen begränsar inte på något sätt domstolens frihet att formulera sina domar och be- slut. Känsliga personuppgifter som kommer in i elektronisk form, t.ex. via e-post, får också behandlas. (Avsnitt 6.1.5) Bestämmelsen innebär att information som inte behandlas i en databas (t.ex. ordbehandlingsdokument och e-postmeddelanden som inte är gemensamt tillgängliga i verksamheten), inte får lagras utan att informationen på ett konkret sätt används i verksam- heten, dvs. vid handläggningen av ett mål eller ärende. Om däremot åtgärder vidtas genom att informationen tillförs ett annat – pågående – mål eller ärende, får den dock bevaras även efter ettårsfris- ten som en del av det nya målet eller ärendet. Detsamma blir fallet om uppgifterna registreras i databasen genom att göras gemensamt till- gängliga enligt de särskilda bestämmelser som gäller för den. Att upp- gifterna skall gallras innebär att de kan föras över på t.ex. papper, var- efter den elektroniska informationen raderas. De uppgifter som finns kvar endast på papper omfattas då inte längre av den ettåriga gallrings- tiden. Uppgifter som inte utgör allmän handling skall i stället defini- tionsmässigt rensas. Om en uppgift i en handling, t.ex. ett ordbehandlingsdokument, avidentifieras så att den kan hänföras till ett visst mål eller ärende, omfattas den inte längre av paragrafen. Det är alltså möjligt att bevara exempelvis mallsamlingar , under för- utsättning att handlingarna inte innehåller hänvisningar till ett visst mål eller ärende och inte heller personuppgifter eller andra uppgifter som kan härledas till en viss juridisk eller avliden person. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer kan dock meddela föreskrifter om undantag från ettårsregeln, eftersom uppgifter i vissa fall kan behöva bevaras . (Avsnitt 6.1.5) I paragrafen anges att en databas får finnas i den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten. Begreppet databas är juridiskt och inte tekniskt. I korthet avser det uppgiftssamlingar som med hjälp av auto- matiserad behandling används gemensamt i verksamheten. Som exem- pel på vad som omfattas av databasen kan nämnas uppgifter om enskil- da, t.ex. namn och adress, som registreras i samband med att ett mål kommer in till domstolen och som är tillgängliga för kanslier och hand- läggare. Utanför databasen faller däremot t.ex. ord- behandlingsdokument och e-post som lagras i en server på sådant sätt att de inte är allmänt tillgängliga utan åtkomliga endast för den som upprättar dokumentet eller tar emot e-postmeddelandet, med bortseen- de från systemadministratören e.d. När uppgifter eller handlingar som är införda i ett datorsystem och gemensamt tillgängliga i verksamheten – dvs. ingår i en databas – sam- bearbetas med varandra i det gemensamma systemet, skall behandling- en utföras i enlighet med det för databasen gällande regelverket. Om däremot uppgifter som är införda i en databas sambearbetas utanför det gemensamma systemet med uppgifter som inte finns i databasen, skall i stället de allmänna bestämmelserna om behandling av personuppgifter i domstolens verksamhet tillämpas. Ett exempel på det sistnämnda fallet kan vara att uppgifter som är registrerade i datorsystemet kopieras eller förs över till och används vid upprättande av ordbehandlingsdokument som inte ingår i databasen. (Avsnitt 6.2.1) I paragrafen anges vilken personkrets som det får finnas uppgifter om i databasen. De personer som omfattas är fysiska och juridiska personer samt avlidna, som är parter eller annars förekommer i mål eller ärenden hos domstolen eller om vilka uppgifter måste behandlas på grund av författningsreglerad underrättelseskyldighet. Uppgifter om ombud, biträden, tolkar och företrädare för juridiska personer m.fl. får också behandlas. (Avsnitt 6.2.2) I paragrafen anges vilka kategorier av uppgifter, om de personer som omfattas av 2 §, som får behandlas i databasen. Behandling av upp- gifterna får ske för samtliga de ändamål som enligt 1 kap. 5 § gäller för all behandling av personuppgifter m.m. i den rättsskipande och rätts- vårdande verksamheten. I punkten 1 anges vilka grundläggande uppgifter om en fysisk per- son som får behandlas. Med uppgift om identitet avses för fysiska per- soner namn och person- eller samordningsnummer. Med nationalitet avses främst medborgarskap, men begreppet kan även omfatta en viss nationalitet inom en statsbildning, bestående av flera nationer, i vilken personen har medborgarskap. Däremot omfattas inte särskilda uppgifter om etnisk härkomst av begreppet. Uppgifter om språk avser domstolens behov av information avseende tolk o.d. Bosättning eller andra liknan- de uppgifter kan avse folkbokföringsort, hemadress, vistelseadress under ledighet och särskild postadress m.m. Förutom telefonnummer omfattas även t.ex. faxnummer och e-postadress av bestämmelsen. Även särskilda uppgifter om konto- eller bankgironummer e.d. som krävs för utbetalning av ersättning kan behövas för kommunikation med parten. Motsvarande vad som gäller för fysiska personer gäller enligt punkten 2 för juridiska personer (och myndigheter). De uppgifter det då kan röra sig om är t.ex. organisationsnummer, juridisk form, styrelseledamöter, firmatecknare, företrädare samt adressuppgifter m.m. Värt att notera är att uppgifter som identifierar styrelseledamöter, firmatecknare o.d. är personuppgifter och således omfattas av det full- ständiga personuppgiftsansvaret. Enligt punkten 3 får en persons ställning registreras, t.ex. om han eller hon är part, ombud eller vittne i ett mål eller ärende. Även uppgif- ter om koppling till andra personer får registreras. Med detta avses t.ex. familjeförhållande och annat som kan behövas för att ge information om eventuellt jäv och om ed skall avläggas m.m. Av punkten 4 framgår att uppgifter som beskriver ett mål eller ären- de får registreras. Förutom målnummer, målkoder och saken, kan även uppgifter om krav på prövningstillstånd och anteckning om ungdoms- mål m.m. omfattas av bestämmelsen. Av paragrafens andra stycket framgår att saken inte får utformas så att uppgifter om enskildas identi- tet avslöjas. I punkterna 5 och 6 anges att domstolarna får registrera uppgifter som avser deras åtgärder med och administration av mål och ärenden. Med händelser och åtgärder avses t.ex. uppgift om beslut, delgivning och kallelser m.m. Med planeringen för handläggningen avses bl.a. bokning av sammanträdesrum, tidpunkter för huvudförhandling, preli- minära tidsscheman och anteckningar om tidsfrister m.m. Enligt andra stycket får känsliga personuppgifter behandlas endast i vissa angivna fall. Det gäller dels uppgifter om nationalitet och språk (samt för allmän förvaltningsdomstol även utfärdandeland för körkort) enligt första stycket 1, dels uppgifter i saken eller ärendemeningen enligt första stycket 4. Vid angivande av saken finns endast en rättslig begränsning för att en känslig uppgift skall få registreras, nämligen att den måste vara nödvändig för att saken skall kunna återges på ett än- damålsenligt sätt. Det innebär att uppgifter om t.ex. sexualliv, sjukdom eller etniskt ursprung får användas i beskrivningen av saken bara om uppgifterna är väsentliga och avgörande i målet eller ärendet. Om en persons sexuella läggning saknar betydelse i ett mål, t.ex. i ett stöldmål i tingsrätt eller ett skattemål i länsrätt, får uppgiften inte antecknas. Uppgifter om enskildas identitet som anges särskilt enligt första stycket 1 får aldrig antecknas i saken eller ärendemeningen, vilket t.ex. innebär att nationalitet och språk inte får framgå. I tredje stycket anges att regeringen eller den myndighet som reger- ingen bestämmer meddelar närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen. Vad som avses är en precisering av vilka uppgifter inom de i paragrafen angivna kategorierna som får registre- ras, t.ex. att telefonnummer, e-postadress och faxnummer får behandlas enligt första stycket 1. (Avsnitt 6.2.2) I paragrafen regleras den grundläggande hanteringen av elektroniska handlingar. Det framgår av första stycket att alla handlingar, såväl av domstolen upprättade som till domstolen inkomna (enligt terminologin i 2 kap. tryckfrihetsförordningen), får behandlas i databasen. Inkomna handlingar får alltid behandlas oavsett innehåll och oavsett om de har kommit in i elektronisk form eller om det är pappershandlingar som har skannats in och lagrats. För upprättade handlingar gäller enligt andra stycket vissa be- gränsningar i fråga om innehåll. Känsliga personuppgifter i en upp- rättad handling får nämligen behandlas endast om uppgifterna behövs för handläggningen, för fullgörandet av underrättelseskyldighet eller för återsökning av vägledande avgöranden. Känsliga uppgifter i hand- lingar får alltså inte behandlas i databasen om de behövs endast för domstolens interna uppföljning och utvärdering av verksamheten. Att uppgifterna måste vara behövliga innebär att känsliga personuppgifter i handlingar, t.ex. föredragningspromemorior m.m., inte slentrianmässigt skall behandlas elektroniskt. När det gäller domar, beslut och andra officiella handlingar i mål och ärenden, är det självfallet upp till do- marna eller andra beslutande handläggare att avgöra när en känslig personuppgift behövs. (Avsnitt 6.2.3) Paragrafen reglerar i vilka fall uppgifter och handlingar i databasen får lämnas ut i bearbetningsbar elektronisk form. Till myndigheter får uppgifter och handlingar lämnas ut på sådant sätt för att tillgodose än- damålen handläggning av mål och ärenden samt under- rättelseskyldighet. Om uppgifter skall få lämnas till myndigheter av andra skäl än dessa, måste regeringen meddela föreskrifter om det. Utlämnande till enskilda på medium för automatiserad behandling är tillåtet endast i de fall då regeringen har meddelat föreskrifter om så- dant utlämnande. I andra stycket markeras att skilda bestämmelser gäller för å ena sidan utlämnande i för mottagaren bearbetningsbar elektronisk form av uppgifter eller handlingar på initiativ av eller efter begäran hos en domstol, och å andra sidan direktåtkomst för myndigheter och enskilda till uppgifter och handlingar. (Avsnitt 6.2.4) I paragrafen anges att en domstol får ha direktåtkomst till uppgifter, men inte handlingar, i andra domstolars mål och ärenden. Åtkomsten gäller endast inom varje domstols- eller nämndorganisation. En allmän domstol får således ha direktåtkomst endast till andra allmänna domsto- lars mål och ärenden, men inte till mål i allmän förvaltningsdomstol. Motsvarande gäller för de allmänna förvaltningsdomstolarna samt hy- res- och arrendenämnderna. Direktåtkomst till uppgifter om parter och andra aktörer får förekomma endast i pågående mål och ärenden. Det innebär att när ett mål har avslutats i en domstol, dvs. antingen vunnit laga kraft eller överklagats och överlämnats till högre instans eller på annat sätt upphört att vara föremål för domstolens handläggning, får andra domstolar endast ha tillgång till den förstnämnda domstolens uppgifter om målet i sak och handläggningen av det. Har målet över- klagats är dock alla uppgifter tillgängliga vid överinstansen, eftersom det är ett pågående mål där. En domstol får självfallet ha oinskränkt direktåtkomst till alla upp- gifter och handlingar för vilka domstolen har det grundläggande per- sonuppgiftsansvaret, dvs. uppgifter och handlingar i egna mål och ärenden. Det finns således i det avseendet inga begränsningar, oavsett vilken teknisk lösning som tillämpas för databasen. (Avsnitt 6.2.5) I paragrafen regleras begränsade rätt till direkt- åtkomst. Verket får ha sådan åtkomst endast till sakuppgifter om och handläggningen av mål och ärenden och då endast för att framställa statistik. Ett krav för direktåtkomsten är att enskildas identitet inte av- slöjas, dvs. får inte genom de tillgängliga sak- uppgifterna om mål eller ärenden, eller om handläggningen av dem, ha möjlighet att identifiera enskilda. Det utesluter tillgång för Domstols- verket till såväl identitetsuppgifter av olika slag som fullständiga mål- och ärendenummer. (Avsnitt 6.2.5) Enskilda eller myndigheter – och deras ombud – får ha direktåtkomst till uppgifter i mål och ärenden där de själva är part, om regeringen har meddelat föreskrifter om det. Regeringen eller medde- lar närmare föreskrifter om vilka uppgifter åtkomsten får avse. (Avsnitt 6.2.5) I paragrafen regleras vilka begränsningar som gäller vid sökning efter uppgifter och handlingar i databasen. I första stycket anges att uppgifter om språk och nationalitet (samt för allmän förvaltningsdomstol även utfärdandeland för körkort) inte får användas som sökbegrepp vid sök- ning efter parter eller andra aktörer i ett mål eller ärende. Enligt andra stycket får vid sökning efter parter och andra aktörer, som sökbegrepp inte heller användas sakuppgifter om ett mål eller ärende. Motsvarande gäller vid det omvända förhållandet. Det innebär att det inte är tillåtet att vid en sökning använda uppgifter om t.ex. saken eller målgruppskod och t.ex. uppgifter om namn eller adress. För en part, som tillåts ha direktåtkomst till uppgifter i egna mål och ärenden, gäller enligt tredje stycket att han eller hon endast får använda uppgift om mål- eller ärendenummer för att hitta ett aktuellt mål eller ärende. Vid sökning bland uppgifterna i ett identifierat mål eller ärende är sökning sedan tillåten i samma omfattning som för domstolarna i fråga om bl.a. planering av handläggningen. (Avsnitt 6.2.6) Vid sökning efter elektroniska handlingar gäller mycket mer begräns- ande regler än vid sökning efter uppgifter. De enda sökbegrepp som är tillåtna är datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning på handlingen samt från vem handlingen kom- mit in eller till vem den har expedierats. När en bestämd handling väl är identifierad med hjälp av dessa sökbegrepp, gäller inga begränsning- ar för sökning efter uppgifter i handlingen. (Avsnitt 6.2.6) När en uppgift eller handling har överlämnats till en arkivmyndighet, kan regeringen föreskriva att andra sökbegrepp skall vara tilllåtna än vad som är fallet när uppgiften eller handlingen finns hos domstolen. (Avsnitt 6.2.6) I paragrafen anges huvudregeln för när uppgifter och handlingar i mål och ärenden skall gallras ur databasen. Med att ett mål eller ärende har avslutats avses att målet eller ärendet har vunnit laga kraft eller att det har överklagats och överlämnats till högre instans eller att det på annat sätt har upphört att vara föremål för handläggning vid domstolen, t.ex. genom att det överlämnats till annan domstol eller myndighet. (Avsnitt 6.2.7) Uppgifter som behövs för återsökning av vägledande avgöranden får gallras än vad som gäller enligt huvudregeln. Detsamma gäller elektroniska handlingar i form av innehållet i en dom eller ett beslut, under förutsättning att handlingarna har avidentifierats på ett sådant sätt att enskilda kan identifieras endast med hjälp av mål- eller ärendenummer. Namn, personnummer, adresser m.m. får således inte finnas kvar i handlingarna efter den tidpunkt som gäller för gall- ring enligt huvudregeln. Ett ytterligare krav för att en handling skall få bevaras är att innehållet i den aktuella domen eller beslutet inte är sekretessbelagt. (Avsnitt 6.2.7) Regeringen, eller efter bemyndigande , får meddela före- skrifter om att andra gallringstider skall gälla eller att handlingar och uppgifter skall bevaras. (Avsnitt 6.2.7) I paragrafen slås fast att en domstol har rätt att ta ut avgifter när utom- stående använder sig av uppgifter i en databas. Bestämmelsen innebär givetvis inte någon inskränkning i skyldigheten att mot fastställd avgift tillhandahålla handlingar när utlämnande har begärts med stöd av of- fentlighetsprincipen. (Avsnitt 6.2.8) 3 kap. Enskildas rättigheter Paragrafen innehåller bestämmelser om domstolarnas skyldighet att informera den registrerade om att dennes personuppgifter är föremål för behandling. Av 23 § personuppgiftslagen framgår att den person- uppgiftsansvarige självmant skall informera en enskild om behandling av uppgifter som samlas in från den enskilde själv. Den information som skall lämnas är enligt 25 § samma lag uppgift om den personupp- giftsansvariges identitet, ändamålen med behandlingen samt övrig in- formation som behövs för att den registrerade skall kunna ta till vara sina rättigheter. Information behöver dock inte lämnas om sådant som den registrerade redan känner till. Information skall också enligt 26 § personuppgiftslagen lämnas på begäran av den registrerade. Om uppgifter behandlas skall information lämnas om vilka uppgifter det rör sig om, varifrån uppgifterna har häm- tats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller katego- rier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Information behöver dock inte lämnas om personuppgifter i löpande text som inte har fått sin slutliga utformning när ansökan gjordes (t.ex. domskoncept) eller som utgör minnesanteckning eller liknande, under förutsättning att uppgif- terna inte har lämnats ut till tredje man. För information efter begäran av en registrerad gäller vissa särskilda bestämmelser (se kommentaren till 2 § nedan). Rätten till information gäller enligt 27 § personuppgiftslagen inte om det i lag eller annan författning eller i beslut som har meddelats med stöd av författning särskilt har föreskrivits att uppgifter inte får lämnas ut till den registrerade. (Avsnitt 6.3.1) Bestämmelsen innebär att elektroniska handlingar inte behöver lämnas ut till en enskild i samband med att en domstol fullgör sin informa- tionsskyldighet enligt 26 § personuppgiftslagen, om den enskilde har tagit del av handlingens innehåll. Undantaget förutsätter att den regi- strerade får tydlig information om att handlingar som han eller hon har skickat in till eller fått från domstolen finns registrerade samt att han eller hon får en förteckning över dessa handlingar. Den enskilde har emellertid rätt att få information även om uppgifter i sådana handlingar om han eller hon begär det. Personer som finns omnämnda i handlingar som hör till ett mål eller ärende i vilket de inte själva är part har ingen självklar rätt att enligt 26 § personuppgiftslagen få information om behandlingen.