sou · GPB332 · 2002-01-01 00:00:00 — och an- vänds på ett korrekt sätt i verksamheten. Däremot skulle Domstolsver- ket enligt vår uppfattning komma att anses som personuppgiftsansva- rigt för felaktig behandling av en uppgift till följd av funktioner i den fasta programvaran till ett datorsystem som verket ansvarar för. Som ett teoretiskt exempel på det sistnämnda kan nämnas att en uppgift bevaras än vad förordningarna tillåter på grund av att dator- systemet är konstruerat så att uppgiften inte kan gallras förrän . Det kan dessutom tänkas komma att uppstå situationer när personuppgiftsansvaret måste anses gemensamt för verket och en domstol eller nämnd. I praktiken torde det dock sällan komma att upp- stå några problem med fastställandet av vem som har utfört, och där- med är personuppgiftsansvarig för, en viss behandling. Det kan noteras att arkivansvaret enligt arkivlagen (1990:782) nor- malt torde sammanfalla med personuppgiftsansvaret. Eftersom Dom- stolsverket i de flesta fall ansvarar endast för de tekniska lösningarna, medan domstolarna och nämnderna är personuppgiftsansvariga för re- gistreringen av det materiella innehållet i datorsystemen, torde det normalt vara de sistnämnda som också är arkivansvariga. Vi återkom- mer till denna fråga i slutbetänkandet. Avslutningsvis bör i detta sammanhang personuppgiftsansvaret för de publika eller allmänt tillgängliga rättsdatabaser m.m. som domsto- larna och nämnderna har tillgång till via Internet beröras, t.ex. foDatas InfoTorg, Lagrummet och Rix- lex m.fl. Oavsett om databaserna utgör allmänna handlingar hos en domstol eller inte, omfattas användandet av dessa databaser inte av be- 106 Närmare om skälen för författningsförslagen stämmelserna i de av oss föreslagna förordningarna (i de fall använd- ningen regleras genom avtal med annan myndighet omfattas databaser- na inte av den s.k. biblioteksregeln i 2 kap. 11 § tryckfrihetsförordning- en, och uppgifterna utgör då i princip allmänna handlingar hos dom- stolen eller nämnden). Det är således bestämmelserna om personupp- giftsansvar i personuppgiftslagen som blir tillämpliga. Eftersom dom- stolarna och nämnderna inte har någon bestämmanderätt över ändamå- len med och medlen för behandlingen i dessa databaser, torde de inte kunna anses vara personuppgiftsansvariga. Detta ansvar faller i stället normalt på de myndigheter eller företag som tillhandahåller tjänsterna. Vårt förslag: Domstolarna och nämnderna skall få föra automatise- rade register över mål eller ärenden som handläggs där. Ett register skall få innehålla en viss uppgift endast om det anges i bilagor till förordningarna. Vissa begränsningar skall finnas för domstolarnas och nämndernas möjlighet att söka i ett register. I förordningarna skall anges vilka regler som gäller för bevarande och gallring av uppgifter. De flesta domstolar och några av nämnderna för personregister av olika slag som stöd för handläggningen av mål eller ärenden. Det mest spridda registret, eller datorsystemet, är underrätternas MÅHS, men det finns flera andra typer av datorsystem, t.ex. Find-It som används av Regeringsrätten och kammarrätterna. De allmänna domstolarnas och länsrätternas användning av dessa datorsystem regleras i särskilda förordningar, medan övriga domstolar och nämnderna för register med stöd av tillstånd från Datainspektionen. Som vi nämnt tidigare är vår avsikt att de register som används skall kunna fortsätta användas även efter . De förordningar vi föreslår motsvarar därför i princip dagens förordningar och tillstånd från Datainspektionen i fråga om registrens ändamål och användningsområde. Vi har emellertid valt att förenkla ändamålsbestämmelserna i för- hållande till vad som gäller enligt dagens registerförordningar för all- männa domstolar och länsrätter. Exempelvis har vi avstått från att när- mare definiera för vilka mål och ärenden som registren får användas. Närmare om skälen för författningsförslagen 107 Under förutsättning att det handlar om mål och ärenden i den rättsski- pande eller rättsvårdande verksamheten bör enligt vår mening registren få användas utan begränsning (jfr avsnitt 5.2.3). I praktiken torde det inte innebära några egentliga förändringar mot vad som gäller , men förenklingen har den fördelen att om domstolarna eller nämnderna tillförs nya mål- eller ärendetyper, så kommer det inte att krävas några följdändringar i registerförordningarna. De gällande förordningarna är relativt detaljerade i fråga om vad ett personregister får användas för. Som exempel kan nämnas att det anges att registret får användas som hjälpmedel för utskrift och ex- pediering av domar, beslut och kallelser m.m. samt för delgivningsruti- ner m.m. Enligt vår bedömning kan och bör detta uttryckas enklare, nämligen genom att det anges att ett register får användas för hand- läggning av mål eller ärenden. Här innefattas enligt vår uppfattning de uppräkningar som görs i gällande förordningar. Liksom skall registren givetvis även få användas för framställning av statistik. Registren bör dessutom generellt få användas även för planering, upp- följning och utvärdering av verksamheten, även om det inte sker i rent statistisk form. För de allmänna domstolarna anges i vårt förslag till förordning dessutom, på samma sätt som gäller , att registren får användas för fullgörande av underrättelseskyldighet som följer av lag eller annan författning. För Regeringsrätten och kammarrätterna bör enligt vår mening infö- ras motsvarande bestämmelser om användningen av register som gäller för länsrätterna, dock med ett viktigt tillägg. Det målregister (Find-It) som Regeringsrätten och kammarrätterna använder tillåter relativt omfattande sökmöjligheter bland anhängiggjorda mål vid den egna el- ler de andra anslutna domstolarna, främst genom sökning på uppgifter om parter och genom fritextsökning på saken eller ärendemeningen i ett mål. Det innebär att registren sedan ett tjugotal år tillbaka utgör ett värdefullt arbetsredskap för domstolarna, bl.a. vid återsökning av väg- ledande avgöranden. Vi anser inte att det finns någon anledning att i detta sammanhang inskränka de möjligheterna. Tvärtom är det viktigt att domstolarna inte fråntas möjligheten att utnyttja ett befintligt och fungerande system, utan att det har övervägts noggrant om det finns skäl för sådana inskränkningar. Vi föreslår därför att det i förordningen för Regeringsrätten och kammarrätterna införs en bestämmelse om att ett verksamhetsregister får användas för återsökning av vägledande av- göranden. Hyres- och arrendenämnderna bör enligt vår uppfattning få använda register för i princip samma ändamål som domstolarna, dvs. för hand- läggning av ärenden, planering, uppföljning och utvärdering av verk- samheten samt för framställning av statistik. 108 Närmare om skälen för författningsförslagen förekommer direktuppkoppling för utomstående till en domstols verksamhetsregister endast i fråga om Regeringsrättens och kammar- rätternas målregister, Find-It. Dessa domstolar har samtliga fullständig tillgång till varandras register på ett sådant sätt att det vid sökning framstår som ett enhetligt register. Denna direktåtkomst till registren är av väsentlig betydelse för systemets funktion som rättsfallsregister och för att domstolarna skall kunna utföra nödvändig konferering. Som vi påpekar i föregående avsnitt är det viktigt att de möjligheter som finns inte tas ifrån domstolarna annat än om det finns starka skäl för det. Några sådana skäl kan vi inte se och föreslår därför att den åtkomst som finns tills vidare skall vara tillåten i avvaktan på en mer genomgripande utredning och reglering. Förutom Regeringsrätten och kammarrätterna har även Domstols- verket, ombudsmän, , länsrätterna, skatte- myndigheterna samt vissa länsstyrelser direktåtkomst till Find-It. Den- na åtkomst är enligt vår bedömning betydligt mer tveksam från inte- gritetssynpunkt, framför allt när det gäller andra än och länsrätterna. Integritetsproblemen till trots anser vi att det inte utan mer noggran- na överväganden är lämpligt att helt frånta dessa domstolar och myn- digheter de sökmöjligheter som de har . Till skillnad från Rege- ringsrätten och kammarrätterna själva har myndigheter utanför dom- stolsväsendet inte en direkt nytta av att kunna söka information på partsuppgifter och inte heller att få tillgång till sådana uppgifter. Läns- rätterna har däremot i egenskap av underinstanser behov av uppgifter i registren i sin rättsskipande verksamhet och behöver tillgång till registren i egenskap av systemansvarig myndighet. Efter- som uppgifter om inblandade personer är de mest känsliga, föreslår vi att andra än de personuppgiftsansvariga domstolarna, och länsrätterna inte skall få använda registren för andra ändamål än återsökning av vägledande avgöranden. Det innebär att vi föreslår be- gränsningar i sökmöjligheterna (se avsnitt 5.4.4). I fråga om Dom- stolsverkets tillgång är vi av den åsikten att den bör begränsas till per- soner som arbetar med frågor kopplade till just systemansvaret. Såsom personuppgiftsansvarig för viss behandling i registren är det emellertid en fråga för verket att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder. Närmare om skälen för författningsförslagen 109 Till de gällande registerförordningarna för allmänna domstolar och länsrätter finns en bilaga, i vilken anges vilka uppgifter som får re- gistreras i ett register. Uppräkningen är uttömmande. För flera av de register som förs med stöd av tillstånd från Datainspektionen finns lik- nande mer eller mindre detaljerade uppräkningar av tillåtna uppgifter. Vi anser att det finns anledning att se över om det alls är nödvändigt att i lag eller förordning i detalj ange vilka uppgifter som får registreras i ett automatiserat domstolsregister. Av tidsskäl har vi dock inte möjlig- het att närmare gå in på den frågan i detta delbetänkande. Tills vidare föreslår vi därför att det till samtliga förordningar fogas bilagor mot- svarande de som finns , även i fråga om register som regleras genom Datainspektionens tillstånd. I den mån det är nödvändigt och kan ske utan fara för de registrerades personliga integritet, föreslår vi en anpassning av bilagorna för att tillgodose det behov av att kunna re- gistrera uppgifter som kommer att uppstå när det nya verksamhetsstö- det för domstolarna genomförs (se avsnitt 3.2.5). I ett avseende anser vi det nödvändigt att komplettera de bestäm- melser som gäller . Enligt 13 § personuppgiftslagen får vissa känsliga personuppgifter, t.ex. uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung eller som rör hälsa eller sexualliv, över huvud taget inte be- handlas, utom i vissa undantagsfall som inte är tillämpliga här. För att sådana uppgifter skall kunna registreras i domstolarnas rättsskipande och rättsvårdande verksamhet, vilket i vissa fall är nödvändigt, måste det uttryckligen framgå av annan lag eller förordning (att det är möjligt att föreskriva undantag framgår av dataskyddsdirektivets artikel 8.4). Detta utgör med ett undantag inga egentliga problem i fråga om verk- samhetsregistren, eftersom tillåtna uppgifter framgår av särskilda bila- gor. Det enda fall då problem kan komma att uppstå är vid angivande av saken, eller ärendemeningen, i ett mål eller ärende. Det är inte möj- ligt att i detalj uttrycka vad som får anges i en sådan uppgift, eftersom det är helt beroende av målets eller ärendets karaktär. Vi väljer därför att i förordningarna ange att känsliga personupp- gifter vid angivande av saken får behandlas endast om det är nödvän- digt för att saken skall kunna återges på ett ändamålsenligt sätt. Vi an- ser dessutom att motsvarande begränsning bör gälla i fråga om angi- vande av uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 21 § personupp- giftslagen. Bestämmelserna innebär att om det behövs för att beskriva saken i ett mål korrekt så får uppgifterna registreras, t.ex. i misshan- delsmål med rasistiska inslag eller i mål om tvångsvård av personer med psykiska störningar. Om uppgifterna däremot endast skulle tillföra en allmän men inte nödvändig upplysning så är registrering inte tillå- 110 Närmare om skälen för författningsförslagen ten, t.ex. att en gärningsman i ett stöldmål är av viss etniskt ursprung eller att en part i ett skattemål har dömts för misshandel. Enligt de gällande registerförordningarna för allmänna domstolar och länsrätter gäller uttryckliga begränsningar i sökmöjligheterna i verksamhetsregistren (MÅHS m.m.). Som sökbegrepp får t.ex. inte an- vändas uppgifter om saken, målgrupp, måltyp, yrke eller nationalitet. Vi anser att det finns skäl att se över bestämmelserna om sökbegräns- ningar i dess helhet, men av tidsskäl är det inte möjligt att göra alla nödvändiga överväganden i detta delbetänkande. I det här skedet bör enligt vår mening en utökning av sökmöjligheterna tillåtas endast om det inte har någon beaktansvärd betydelse från integritetssynpunkt, men är av väsentlig betydelse när det gäller effektiviten hos domstolarnas och nämnderna datorsystem. Av intresse är i detta sammanhang framför allt frågan om det skall vara tillåtet att söka på uppgifter om målgrupp eller måltyp. Med mål- grupp avses en grövre sortering av de mål och ärenden som förekom- mer i domstolarna. Som exempel på målgrupper vilka används i MÅHS vid tingsrätterna kan nämnas Hyrestvist, Övriga allmänna tvistemål, Vårdnad, Expropriation, Domstolsärende samt Annat brottmål. Vid länsrätt används i MÅHS bl.a. målgrupperna Inkomst- och förmögen- hetstaxering, Tvång mot person samt ekonomiskt tvång, Hälso- och sjukvård, Kommunala mål samt Allmän försäkring. Totalt finns det ca 40 olika målgrupper vid tingsrätt och länsrätt. Måltyper är undergrup- per till målgrupperna, dvs. varje målgrupp delas normalt in i ett flertal måltyper. Exempel på måltyper under målgruppen Övriga allmänna tvistemål i tingsrätt är Konkurrensmål, Patentmål samt av tes- tamente. Under målgruppen Hälso- och sjukvård i länsrätt förekommer bl.a. måltyperna Patientjournallagen och Läkemedelslagen. Vid tings- rätterna används knappt 200 måltyper, medan det vid länsrätterna före- kommer närmare 600 olika måltyper. Enligt vår bedömning är den sortering av mål som sker genom in- delning i målgrupper så grov att det inte kan anses föreligga några be- aktansvärda risker från integritetssynpunkt att tillåta sökning på upp- gifterna. Däremot kan i flera fall indelningen i måltyper innebära att man genom sökning på de uppgifterna kan identifiera enskilda mål och personer, framför allt vid de allmänna förvaltningsdomstolarna. Till exempel skulle en sökning i MÅHS på måltypen Lagen om fastställan- de av könstillhörighet sannolikt inte ge många träffar. Vi är därför inte beredda att nu föreslå lättnader i fråga om sökbegränsningar annat än Närmare om skälen för författningsförslagen 111 såvitt gäller målgrupper. I vårt fortsatta arbete skall frågan dock utredas närmare. Tills vidare föreslår vi alltså att de sökbegränsningar som gäl- ler för allmänna domstolar och länsrätter skall fortsätta att gälla, med den förändringen att det skall vara tillåtet att söka på målgrupp. För hy- res- och arrendenämnderna bör tills vidare motsvarande sökbegräns- ningar finnas, vilket innebär att det även där bör vara tillåtet att söka på målgrupper (egentligen ärendegrupper). Regeringsrätten och kammarrätterna är inte underställda några egentliga begränsningar när det gäller möjligheterna att söka i målre- gistret (Find-It), något som hänger samman med möjligheterna att an- vända registret för återsökning av avgöranden. Av samma skäl som vi anför i avsnitt 5.4.2 avseende användningsområdet, anser vi att det inte nu finns anledning att begränsa sökmöjligheterna utöver vad som måste anses gälla . Vi anser dock att det uttryckligen bör markeras i förordningen att partsuppgifter och uppgifter om andra aktörer inte får användas som sökbegrepp tillsammans med sakuppgifter och andra uppgifter om målet. Det innebär att det inte är tillåtet att ange eller söka på en partsuppgift eller andra identitetsuppgifter i anslutning till sök- ning i ärendemeningen. Inte heller för övriga domstolar och myndigheter som har direktåt- komst gäller några sökbegränsningar till Regeringsrättens och kammarrätternas målregister. Vi framhåller i avsnitt 5.4.2 att det inte finns samma nytta för myndigheter utanför domstolsväsendet att söka på partsuppgifter. Den naturliga följden av att de endast får använda målregistret för återsökning av vägledande avgöranden, är att även be- gränsa sökmöjligheterna så att de inte omfattar uppgifter om parter och andra aktörer. Vi föreslår därför att det i förordningen tas in en sådan begränsning. Frågor om bevarande och gallring av uppgifter är av stor betydelse när det gäller elektroniskt lagrad information i domstolarna och nämnder- na, liksom i all offentlig verksamhet. Regeringen har t.ex. anfört att gallringsföreskrifter bör ges i lagform (se prop. 1989/90:72 s. 41 ff och s. 77). När det gäller regleringen av de förekommande verksam- hetsregistren har vi dock av tidsskäl inte möjlighet att i detta delbetän- kande närmare analysera frågor om bevarande och gallring. Vi föreslår därför att de gallringsbestämmelser som finns i de nu gällande förord- ningarna även fortsättningsvis skall gälla i avvaktan på våra förslag om en mer genomgripande förändring av lagstiftningen. 112 Närmare om skälen för författningsförslagen För de personregister som inte regleras i förordning har vi haft de bakomliggande tillstånden från Datainspektionen som utgångspunkt för författningsförslagen. Det innebär att vi för hyres- och arrende- nämnderna föreslår att gallring skall ske i enlighet med de för nämn- derna gällande gallringsföreskrifterna utfärdade av . I fråga om Regeringsrättens och kammarrätternas målregister saknas regler om gallring i gällande tillstånd. Däremot har utfärdat gallringsföreskrifter för registren (RA-MS 1987:19 och 1996:34). Vi föreslår att även uppgifter i dessa register skall gallras i enlighet med föreskrifter. Gemensamt för alla fyra förordningarna är att vi föreslår att i de fall uppgifter gallras ur ett register, skall de först bevaras på annat sätt, t.ex. genom pappersutskrifter, i den omfattning som gäller enligt dagens regler. För Regeringsrättens och kammarrätternas del finns ingen mot- svarande förordningsreglering . Vi anser emellertid att det är lämpligt att det i förordningen för de domstolarna införs en bestämmel- se av motsvarande innehåll. För att uppnå så stor enhetlighet som möj- ligt föreslår vi att dessa bestämmelser i samtliga fall framgår direkt av registerförordningarna, vilket innebär att vissa ändringar behöver göras i förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol. Vårt förslag: De bestämmelser som tillämpas för allmänna domstolar och länsrätter i fråga om register för återsökning av väg- ledande avgöranden m.m. skall tills vidare fortsätta gälla. Motsva- rande bestämmelser skall införas även för Regeringsrätten och kammarrätterna samt för hyres- och arrendenämnderna. De allmänna domstolarna och länsrätterna har enligt gällande förord- ningar möjlighet att föra särskilda register för återsökning av vägledande avgöranden, rättsutredningar och liknande information. Vilka uppgifter som får ingå i ett sådant register framgår av en bilaga till förordningarna. Enligt vår uppfattning saknas det anledning att fö- reslå några förändringar av dessa möjligheter. Tvärtom bör samma möjlighet införas även hos de domstolar och nämnder som inte har den. Motsvarande bestämmelser återfinns därför i våra författnings- förslag för Regeringsrätten och kammarrätterna samt för hyres- och ar- rendenämnderna. Närmare om skälen för författningsförslagen 113 Vid sidan av dessa rättsfallsregister föreslår vi även generellt att domstolarnas och nämndernas möjlighet att bevara avidentifierade av- göranden i elektronisk form i fulltext skall utökas. Skälen för detta re- dovisar vi i avsnitt 5.6.1. Det bör i detta sammanhang anmärkas att Re- geringsrätten och kammarrätterna härutöver har möjlighet att använda sina verksamhetsregister för återsökning av vägledande avgöranden (se avsnitt 5.4.1). 5.6Behandling av personuppgifter i löpande text Vårt förslag: En domstol eller nämnd skall få behandla personupp- gifter i löpande text vid sidan av den behandling som sker i verk- samhets- eller rättsfallsregister. Känsliga personuppgifter enligt per- sonuppgiftslagen skall få behandlas på sådant sätt endast om de har lämnats i ett mål eller ärende eller om de behövs för handläggningen av målet eller ärendet. Huvudregeln för uppgifter i löpande text skall vara att de skall gallras senast efter att ett mål eller ärende har avgjorts. Personuppgifter som kan hänföras till enskilda endast med hjälp av mål- eller ärendenummer skall dock få bevaras , vilket möjliggör för domstolar och nämnder att bevara avidenti- fierade avgöranden i fulltext. behandlas stora mängder personuppgifter automatiserat vid sidan av de genom förordning eller tillstånd från Datainspektionen särskilt reglerade personregistren. Vad vi åsyftar är främst den behandling av personuppgifter som förekommer vid framställning av domar, beslut, kallelser och promemorior m.m. med hjälp av ordbehandlingsprogram. Sådan automatiserad behandling omfattades inte av datalagen. Person- uppgiftslagen är däremot tillämplig även på denna form av hantering av personuppgifter. Utan särskilt författningsstöd kommer det att uppstå problem , eftersom personuppgiftslagens bestämmelser innebär begränsningar av domstolarnas möjligheter att upprätta t.ex. domar elektroniskt. Mest tydligt av de problem som skulle kunna uppstå utan särskild reglering är att personuppgiftslagen, för den verksamhet som domstolarna och nämnderna utför, inte tillåter behandling av känsliga 114 Närmare om skälen för författningsförslagen personuppgifter enligt 13 § utan samtycke av de registrerade. Det be- höver knappast sägas vad ett förbud mot behandling av sådana uppgif- ter skulle innebära för domstolarnas möjligheter att bedriva sitt arbete. Det skulle exempelvis inte vara tillåtet att i en dom upprättad med hjälp av ordbehandling nämna sakomständigheter som avslöjar ras eller et- niskt ursprung eller politiska åsikter. Det skulle inte heller vara tillåtet att behandla uppgifter som berör någons hälsotillstånd eller sexualliv. Enligt artikel 8.4 i dataskyddsdirektivet har medlemsstaterna, av hän- syn till viktiga allmänna intressen, möjlighet att i nationell lagstiftning besluta om särskilda undantag från förbudet att behandla känsliga per- sonuppgifter. För att undanröja de ovan nämnda problemen föreslår vi att den möjligheten utnyttjas och att det i förordningarna uttryckligen anges att domstolarna och nämnderna i den rättsskipande eller rättsvår- dande verksamheten, vid sidan av verksamhetsregister och rättsfallsre- gister, får behandla personuppgifter automatiserat i löpande text. Att ha rättsliga sökbegränsningar för uppgifter i löpande text anser vi inte vara nödvändigt om enskildas integritet kan skyddas på annat sätt, t.ex. genom gallring av känsligt material (se avsnitt 5.6.2). Med hänsyn till att i stort sett alla moderna programvaror för ord- och text- behandling har inbyggda sökhjälpmedel, förefaller det dessutom ytterst opraktiskt att ha sådana begränsningar. Det finns knappast någon reell möjlighet att tekniskt begränsa sökmöjligheterna, och att ha bestäm- melser vars efterlevnad är omöjlig att kontrollera är enligt vår uppfatt- ning olämpligt. Vi föreslår därför inga sökbegränsningar för automati- serad behandling i löpande text vid sidan av de särskilt reglerade regist- ren. När det gäller känsliga personuppgifter enligt 13 § och uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 21 § personuppgiftslagen, behövs det emellertid enligt vår uppfattning bestämmelser som av integritetsskäl begränsar den tillåtna behandlingen. Naturligtvis skall uppgifterna få behandlas när det är motiverat av verksamheten, men det bör inte ske slentrianmässigt om uppgifterna saknar relevans i ett mål eller ärende.