sou · GPB348d1 · 2002-01-01 00:00:00 — När det gäller den andra möjligheten – att underlätta kommuni- kation – är antalet tillgängliga resurser mer begränsat. Flertalet kommuner () har e-postadressen till kommunstyrelsens ordförande på sin webbplats. Många kommuner visar också e- postadresser till ordföranden i samtliga styrelser och nämnder, men det är betydligt färre kommuner som redovisar e-postadresser till alla förtroendevalda. En fjärdedel av kommunerna () visar e-postadresserna till minst en tredjedel av de förtroendevalda. Ett betydligt mindre antal kommuner () erbjuder någon form av debattforum. Opinionsundersökningar och chattar förekommer endast i mycket begränsad utsträckning. Endast sex av tio kommuner länkar till de politiska partiernas lokala webbplatser, något som delvis beror på att sådana saknas i flera kommuner. I tabell 8:1 visas förekomsten av vissa demokratiska resurser på kommunernas webbplatser. Uppgifterna är hämtade ur om demokratiska processer och offentlig service på kom- munernas webbplatser. Undersökningen omfattade samtliga kom- muners webbplatser och genomfördes . De förtroendevalda och informationstekniken Tabell 8:1 Demokratiska resurser på kommunernas webbplatser (procent) Datum för minst kommunfullmäktiges sam - Länkar till de politiska partierna Möjlighet att läsa sammanträdesprotokoll Karta över kommunens organisation Detaljerad beskrivning av beslutsprocessen Ärendelistor för kommande sammanträden E-postadresser till minst en tredjedel av de Möjlighet att skriva och läsa inlägg Presentation av de förtroendevalda med mer än namn och bild Möjlighet att skicka förslag direkt till kom- Möjlighet att läsa förtroendevaldas svar på Möjlighet att tycka till om aktuella frågor Diskussionsledare som styr debattforumet Möjlighet att följa kommunfullmäktiges Möjlighet att ta del av underlag för kom- Källa: (2001). kommun lade i ett tidigt skede ut kommunala protokoll på Internet och också beslutsunderlag. Det visade sig då att webbsidor som innehöll beslutsunderlag besöktes i betydligt större utsträckning än webbsidor som innehöll protokoll. När det gäller den tredje möjligheten – att underlätta olika former av röstning – har endast ett fåtal åtgärder vidtagits. Några få kommuner och någon enstaka stadsdelsnämnd har genomfört enklare former av enkäter och omröstningar. Frågan om val på Internet behandlades av Valtekniska utredningen som i sitt betän- kande Teknik och administration i valförfarandet (SOU 2000:125), presenterade ett elektroniskt röstningssystem som uppfyllde vissa grundläggande krav. Utredningen föreslog emellertid att en om- SOU 2001:48 De förtroendevalda och informationstekniken fattande försöksverksamhet skulle genomföras före ett ställ- ningstagande om tillämpning i verkliga val. När det gäller den fjärde möjligheten – att utveckla en diskussion om olika former av aktion – är detta knappast en uppgift för den kommunala webbplatsen. Tillgång till information på kommunens webbplats kan emellertid underlätta olika former av politisk verksamhet på Internet. Sammanfattningsvis har de praktiska åtgärderna när det gäller att använda informationstekniken till stöd för de demokratiska processerna i kommuner och landsting varit relativt begränsade. De försök som startats har varit förhållandevis små och avgränsade och inriktats mer på information än kommunikation och mer på att ge medborgarna service än på att underlätta deras möjligheter till inflytande. Bland de förtroendevalda tycks det emellertid finnas en vilja att i allt större utsträckning använda informationsteknik som ett redskap i de demokratiska processerna. 8.4De förtroendevaldas användning av informationstekniken Den moderna informationstekniken kan underlätta de förtroende- arbete i huvudsak i fyra olika sammanhang: diskussion och beslutsfattande på sammanträden inhämtande av kunskaper. Inledningsvis skall dock diskuteras de förtroendevaldas tillgång till informationsteknik. En grundläggande förutsättning för att kunna använda informa- tionsteknik i något av sammanhangen ovan är tillgång till dator och Internet samt kompetens att utnyttja dessa resurser. Det finns knappast någon anledning att anta att dessa förutsättningar i någon större omfattning skiljer sig mellan förtroendevalda och övriga kommunmedlemmar. Det betyder att ungefär två tredjedelar har tillgång till Internet i hemmet och att en tredjedel inte har det. De förtroendevalda och informationstekniken Omkring en tiondel av alla kommuner har erbjudit de förtroen- devalda att ha en kommunalt ägd dator i hemmet. Den förtroende- valda har inte behövt betala för denna dator eller för anslutningen till kommunens server. Ett syfte med erbjudandet har varit att underlätta tillgången till kommunala handlingar och att ge de för- troendevalda bättre möjligheter att kommunicera internt och externt. Ett annat syfte har varit att säkerställa att de förtroendevalda alla har lika tillgång till dessa resurser, oavsett om de själva äger eller disponerar en dator. Flertalet kommuner har dock begränsat erbju- dandet till ett mindre antal förtroendevalda, oftast kommunsty- relsens ledamöter. är en av de kommuner som drivit detta längst och har beslutat att erbjuda alla fullmäkti- geledamöter en så kallad politikerdator. Denna satsning kommer att utvärderas (2001). En erfarenhet av att erbjuda förtroendevalda en kommunägd dator är att utrustningen kräver relativt mycket underhåll och support. Kunskaperna varierar avsevärt mellan användarna, och det kan ibland behövs omfattande stödinsatser av kommunens IT- ansvariga. Några kommuner har i stället satsat på att erbjuda bär- bara datorer som lätt kan lämnas in till service eller bytas ut om det uppstår tekniska problem. Detta kan dock bli opraktiskt för den förtroendevalda som har uppdrag både i kommunen och och kanske även ytterli- gare en bärbar dator i sitt arbete. Det blir betydligt enklare om olika uppgifter kan skötas från en och samma dator. och har intervjuat förtroendevalda i olika kom- muner, som erbjudits och tackat ja till politikerdatorer. Erfaren- heterna är överlag positiva. De som svarat är överens om att förtro- endeuppdraget på många sätt har underlättats, bland annat därför att det gett fritidspolitikerna större möjligheter att sprida ut arbetet över dygnet. Till exempel minskar beroendet av öppettider. De förtroendevalda hävdar också i intervjuerna att tillgången till det nya mediet i viss mån underlättat kontakterna med vissa grupper av medborgare som tidigare betraktats som svåra att nå, till exempel ungdomar. Däremot ser de inga tendenser till att arbets- belastningen minskar. Snarare anser de sig lägga ner mer tid på sitt förtroendeuppdrag jämfört med innan projektet började. En viktig förutsättning för att politikerna ska kunna använda tekniken, och intressera sig för den, är naturligtvis att de har De förtroendevalda och informationstekniken Förtroendevalda som inte har använt datorer eller genom arbetet känner av naturliga skäl en viss osäkerhet inför det nya mediet. Det är få kommuner som genomfört kurser för sina förtroendevalda. Många kommuner har ännu inte reflekterat över frågan. De kommuner som erbjudit utbildning har främst vänt sig till de heltidsarvoderade politikerna och möjligen gruppledarna. Våra slutsatser vad gäller de förtroendevaldas tillgång till infor- mationsteknik kan i korthet sammanfattas på följande sätt. En grundläggande förutsättning för att informationstekniken skall underlätta de förtroendevaldas arbete är att de har tillgång till datorer och uppkoppling till kommunen. Flertalet förtroendevalda har dessa resurser, men det är också många som saknar dem. Mycket talar för att i princip alla förtroendevalda kommer att av egen kraft skaffa sig dessa resurser. Så länge detta inte har skett, måste kommunen eller erbjuda de förtroende- valda sådana resurser, om ambitionen är att alla förtroendevalda skall ha samma tillgång till information och kommunikations- möjligheter. Detta kan emellertid bli relativt kostsamt för kommu- nen eller . En annan slutsats är att de förtroendevalda inte sparar tid på att använda modern informationsteknik. Å ena sidan kan vissa upp- gifter lösas snabbare, å andra sidan tillkommer nya uppgifter. Den stora fördelen för den förtroendevalda är den flexibilitet som tek- niken ger och som i sig kan underlätta uppdragets utförande. För att få ut så mycket som möjligt av tekniken är det också nöd- vändigt att de förtroendevalda erbjuds utbildning, inte minst i att söka information. Inför sammanträden med förtroendevalda i kommuner och lands- ting sänds skriftliga handlingar ut med vanlig post. Mängden hand- lingar varierar, men är i många fall förhållandevis omfattande. Informationstekniken gör det möjligt att snabbt och enkelt över- föra dessa handlingar elektroniskt. I bland annat har denna möjlighet utnyttjats i relativt stor utsträckning. Omkring en tredjedel av alla fullmäktigeledamöter, samtliga tjänstemän och massmedier har valt att få handlingarna sig tillsända i elektronisk form. De förtroendevalda och informationstekniken De fördelar som brukar framhållas med en sådan modell är att handlingarna, så fort de är färdigställda kan skickas ut snabbare, portokostnaden minskar och den förtroendevalda får möjlighet att skriva ut enbart de handlingar han eller hon vill ta del av. Modellen ger helt enkelt de förtroendevalda mer lästid och större flexibilitet. De förtroendevalda som är vana att arbeta med modern informa- tionsteknik kan antas uppskatta en sådan möjlighet. Den nackdel som främst brukar framhållas är att det tar för- hållandevis att skriva ut handlingarna och att det kräver en skrivare med god kapacitet. Det framstår som mer rationellt att utskriften sker på ett ställe. En distributionskostnad för papper och färg tillkommer i båda fallen. De förtroendevalda som inte har vana att arbeta med informationsteknik och som saknar en snabb skrivare kan uppleva detta som en rejäl försämring av arbetsför- hållandena. Det finns emellertid en rimlig lösning på detta problem, vilken ger möjlighet till en större flexibilitet. Modellen kan i korthet beskrivas på följande sätt. Handlingarna inför ett sammanträde läggs in i en databas vartefter de blir färdiga. E-post skickas ut till de förtroendevalda med klickbara länkar som pekar direkt på respektive handling. Den förtroendevalda kan då nå den aktuella handlingen och skriva ut den om han eller hon vill. När nya handlingar tillförs databasen skickas ny e-post i vilken nya länkar har tillförts. En sådan modell kan ingå som en del av ett elektroniskt ärendehanteringssystem. De förtroendevalda som förutom denna möjlighet vill ha hand- lingarna hemsända med vanlig post anmäler detta och får materialet skickat till sig när handlingarna är kompletta. De förtroendevalda som är nöjda med elektronisk distribution anmäler detta och får därefter inga handlingar med vanlig post. Därmed undviks det dubbelarbete som kan bli resultatet av att handlingar skickas både med elektronisk och vanlig post till samma person. I vissa fall förekommer det att ärenden på grund av olika omständigheter har beretts så sent att det inte bedöms som meningsfullt att skicka ut handlingarna med vanlig post. Det gäller oftast ärenden av brådskande karaktär. Handlingarna föreläggs i stället ledamöterna vid sammanträdets öppnande. Detta är på många sätt olyckligt, eftersom ledamöterna då inte har rimlig tid på sig att sätta sig in i ärendet. I dessa fall kan elektronisk post vara den möjlighet som gör det meningsfullt att skicka ut handlingarna, även om bara någon dag återstår till sammanträdet. De förtroendevalda och informationstekniken I sammanträdesförberedelserna ingår inte bara inläsning av handlingar, utan också diskussion om de aktuella ärendena. Med den moderna informationstekniken kan olika diskussionsforum skapas på ett relativt enkelt sätt. Dessa kan ordnas i kommunens regi eller av de olika politiska partierna. I sådana forum kan frågor ventileras inför sammanträden och partigruppsmöten. I Norr- malms stadsdelsnämnd i har ett sådant dis- kussionsforum till och med ersatt majoritetens gruppmöte inför nämndsammanträdet. Med elektroniska diskussionsforum blir det möjligt för förtro- endevalda att kommentera och diskutera olika ärenden innan sam- manträdet äger rum. Detta skulle kunna snabba på och förenkla mötena väsentligt. Risken finns å andra sidan att de informella diskussionerna ersätter de formella, vilket kan försvåra medborgar- nas insyn. Om dialogen sker i uppsplittrade forum i stället för i gemensamma försvåras också deliberativa processer där olika åsikter bryts mot varandra. En fördel med att informationen sprids via Internet är att till- gången kan breddas. Frågor som tidigare främst diskuterades inom kommunstyrelsen kan till exempel nå fler politiker. Vi har i kapitel 5 diskuterat möjligheten för partierna att till de förtroendevalda i fullmäktige och i nämnder knyta en referensgrupp. Om besluts- underlag blir tillgängliga via Internet kan partimedlemmar och eventuellt andra intresserade i referensgruppen på ett enkelt sätt få tillgång till det material som skall diskuteras. Den moderna informationstekniken innehåller i allt större utsträckning så kallade expertsystem. Ett expertsystem kan till exempel vara en modell i vilken användaren kan göra prognoser och simuleringar på grundval av vissa värden som han eller hon själv bestämmer. Ett sådant system kräver en hel del kunskaper hos användaren, men ger honom eller henne ett kraftfullt verktyg för inflytande. Sådana expertsystem är , i den ut- sträckning de finns i kommuner och landsting, huvudsakligen för- behållna tjänstemännen men bör kunna erbjudas inte bara förtroendevalda utan också allmänheten. De förtroendevalda och informationstekniken Kommunernas och landstingens Internetsatsningar har , som tidigare nämnts, inriktats mer på information än kommunika- tion och mer på att ge medborgarna service än på att underlätta deras möjligheter till inflytande. Om informationstekniken skall kunna bidra till att de förtroendevaldas dialog med medborgarna utvecklas krävs en förbättring av såväl tillgången till information som möjligheten till kommunikation. Informationen på kommunernas och landstingens webbplatser är förhållandevis god när det gäller tid och plats för sammanträden och när det gäller att i efterhand redovisa vad som har beslutats, åtminstone vad gäller fullmäktige och styrelsen. Däremot är infor- mationen om vilka ärenden som kommer att behandlas bristfällig, och bakgrundsmaterialet till besluten är närmast obefintligt. En grundläggande förutsättning för en dialog mellan de förtroende- valda och kommunmedlemmarna är att alla har tillgång till samma information. Med teknikens hjälp kan såväl ärendelistor som beslutsunderlag, inte bara för fullmäktige och styrelsen utan för samtliga nämnder, bli allmänt tillgängliga. Vi har tidigare diskuterat möjligheten att fortlöpande lagra sam- manträdeshandlingar i en databas som de förtroendevalda har till- gång till. Det finns inget som hindrar att en sådan databas görs allmänt tillgänglig, givetvis med undantag för sekretessbelagda handlingar. Därigenom kan handlingarna bli tillgängliga före sam- manträden även för kommunmedlemmar, vilket avsevärt skulle underlätta dialogen mellan dem och de förtroendevalda. Möjligheterna till kommunikation och diskussion är inte särskilt utvecklade på kommunernas och landstingens webbplatser. För personer som brukar använda Internet är det ett mindre steg att ta att skicka e-post än att skriva ett vanligt brev till en förtroendevald. Ett första steg är att därför att presentera de förtroendevalda och publicera deras e-postadresser. Några kom- muner har redan gjort detta, andra har ännu inte gjort det. En annan åtgärd är att publicera formulär som kan användas för förslag eller frågor. Flera kommuner har sådana formulär och i några fall kan frågor ställas direkt till fullmäktige och besvaras under allmänhetens frågestund. Några av de stadsdelsnämnder som infört en medborgerlig förslagsrätt har gjort det möjligt att lämna förslag med hjälp av sådana formulär (se kapitel 19). De förtroendevalda och informationstekniken Några kommuner har byggt upp diskussionsforum. I dessa forum kan såväl förtroendevalda som andra kommunmedlemmar initiera och delta i diskussioner om kommunala frågor. Sådana diskussionsforum har ofta väckt ett stort lokalt intresse, men företeelsen är relativt ny och eventuella långsiktiga effekter på den lokala demokratin har inte kunnat studeras. Erfarenheterna visar dock att det är viktigt att diskussionsforum har en användarvänlig utformning och att det behövs vissa fast- ställda debattregler. Det är också angeläget att de förtroendevalda deltar i sådana debattforum, så att de inte reduceras till en mötes- plats enbart för medborgare och tjänstemän. Inte minst är det viktigt för att knyta ihop ett sådant diskussionsforum med bered- nings- och beslutsprocesserna i den representativa demokratin; risken är annars att debattforumet kommer att leva sitt eget liv vid sidan om den demokratiska processens huvudfåra. För partiernas förtroendevalda blir det alltså en viktig uppgift att förena medborgardialogen med det vanliga politiska arbetet. Det gäller att finna former för att på ett konstruktivt sätt ta tillvara medborgarnas diskussion och synpunkter, oavsett om det kommer många eller få förslag. Häri ligger en stor möjlighet för de politiska partierna att tillvarata informationsteknikens stora potential att stärka den representativa demokratin. En kommun som kommit relativt långt med att utveckla en elektronisk medborgardialog är kommun. För att kunna delta i Bollnäsdialogen måste man ha registrerat sig. Omkring 2 500 personer är registrerade, vilket motsvarar av kommunens samtliga invånare. Webbplatsen har omkring 500 besökare . kommer i genomsnitt tio nya debattinlägg. För varje frågeområde finns en svarsskyldig person. Det kan vara en politiker eller tjänsteman, beroende på vad det är för område. Svar skall lämnas . De förtroendevalda använder i övrigt dialogen i relativt liten utsträckning och inte för debatt sinsemellan. Bollnäsdialogen har inte haft någon avgörande betydelse för vilka beslut som fattats. Deltagarna är inte representativa för alla kommuninvånare, men de förtroendevalda ser den som en viktig kontaktväg, ett slags fortlöpande opinionsundersökning. Kommunen planerar nu att gå vidare och utveckla en medborgar- panel på nätet. I kommun ordnades en tidsbegränsad medborgardialog. Denna dialog koncentrerades till De förtroendevalda och informationstekniken en konkret fråga, nämligen den framtida utformningen av kommunens centrum. Dialogen genomfördes som ett Internet- baserat rådslag och bestod av en enkät, ett diskussionsforum och en chat. Enkäten kunde besvaras via Internet, vanlig post eller automatiskt telefonsvar. Diskussionsforumet var öppet och chatten, i vilken även förtroendevalda deltog, var öppen . I chatten var alla anonyma utom politikerna, och det fanns en moderator. De som inte hade tillgång till Internet kunde svara på enkäten via vanlig post eller automatiskt telefonsvar. Knappt 1 200 personer deltog i rådslaget och lämnade synpunk- ter, vilket motsvarade av kommunens invånare. Jämfört med den andel av befolkningen som normalt brukar enga- gera sig i ett planärende sågs detta som en stor framgång. En viktig erfarenhet var att de politiska partierna bör engagera sig mer i en medborgardialog av detta slag; nu var förhållningssättet att inte lägga sig i rådslaget. genomförde en omröstning på Internet om byggandet av ett parkeringshus i stads- delen. De som inte hade tillgång till Internet kunde i stället skriva brev eller ringa. De som röstade nej till parkeringshuset upp- manades att komma med alternativa förslag. Sammanlagt röstade 620 personer, vilket i och för sig utgör en liten andel av stadsdelens 59 000 invånare. En viktig lärdom var emellertid att många av dem som röstade nej faktiskt också lämnade alternativa förslag, vilka nämnden senare till en del beslutade att genomföra. Erfarenheterna av omröstningen var positiva. När stadsdels- nämnden genomför ett rådslag om upprust- ningen av , kommer Internet att spela en viktig roll. Alla med intresse för parken kommer att inbjudas att delta i råd- slaget, alltså även medborgare utanför och ungdomar som ännu inte har rösträtt. Det är emellertid inte självklart i vilket digitalt forum som dis- kussionen om kommunalpolitiken kommer att föras. Innan infor- mationstekniken slog igenom var de forum som stod till buds huvudsakligen lokaltidningarna och de politiska partierna. När kommunerna organiserar forum på Internet tar de sig an en ny uppgift. Somliga ser denna utveckling som en naturlig del av den kommunala demokratin, medan andra ser risker med att den fria diskussionen organiseras uppifrån. Lokaltidningarna försöker på flera håll slå vakt om sin ställning i den lokala debatten genom De förtroendevalda och informationstekniken att samla information och skapa diskussionsforum på den egna webbplatsen. De politiska partierna öppnar också lokala webbplatser i allt större utsträckning, även om sådana fortfarande saknas på många håll. Det skall inte uteslutas att kommunens, lokaltidningens och de politiska partiernas webbplatser framöver kommer att konkurrera om den lokalpolitiska debatten. På vilken webbplats en viss diskus- sion bör föras har kommittén ingen uppfattning om, men det är angeläget att kommunerna och de politiska partierna lokalt knyter ihop sina webbplatser med till exempel länkar, vilket endast sex av tio kommuner gjort. Detta är en enkel men viktig åtgärd som kan bidra till ett kreativt samspel mellan den representativa demokratin och deltagardemokratin. Den moderna informationstekniken innebär inte att kommun- medlemmarna får mer tid för att engagera sig i kommunala frågor. Men liksom för de förtroendevalda ligger fördelen i flexibiliteten. Fungerar de tekniska lösningarna bra kan man söka information, ta kontakter och framföra sina synpunkter och förslag på det sätt och man själv väljer. För många människor är detta att skriva e-post och debattinlägg på Internet en lägre tröskel att ta sig över än att skriva vanliga brev och tala på möten. För andra kan det vara tvärtom, men den nya tekniken innebär inte att de traditionella möjligheterna försvinner. Det är under alla omständigheter angeläget att de tekniska systemens gränssnitt utformas på ett mycket användarvänligt sätt, det vill säga att de i praktiken anpassas till dem som sällan använder systemen. Mycket talar för att den moderna informationsteknikens genombrott kommer att leda till förändringar i politikerrollen. Den kan på en rad olika sätt underlätta de förtroendevaldas arbete, men särskilt när det gäller dialogen med medborgarna kommer den sannolikt att leda till att kraven på de förtroendevalda ökar. Informationsmängden och inte minst de elektroniska medborgar- kontakterna kan förväntas öka i relativt stor utsträckning. Att följa debatten och skriva inlägg i olika diskussionsforum blir en ny uppgift. Att svara på e-post blir också en ny uppgift som kan bli ganska omfattande om ambitionsnivån är hög. I denna uppgift ingår även att se till att e-post diarieförs hos kommunen på samma sätt som vanlig post. Om beslutsunderlag från nämnder och sty- relser blir alltmer lättillgängliga, kan det leda till informella krav på den förtroendevalda att ha kännedom om en rad olika frågor. De förtroendevalda och informationstekniken En åtgärd som kan vidtas för att möta denna utveckling kan vara att sprida förtroendeuppdragen till fler personer. Detta under- stryker vikten av att fler personer åtar sig politiska förtroendeupp- drag (se även kapitel 5).