sou · GPB332 · 2002-01-01 00:00:00 — Därefter följer en kortfattad redovisning av de olika personregister som används vid domstolarna och nämnderna. Redovisningen är strukturerad så att verksamhetsstödjande register redogörs för sig och administrativa register för sig. Redogörelsen avslutas med en kort be- skrivning av behandling av personuppgifter i löpande text. Med verk- samhetsstödjande register avses register som används som stöd i handläggningen av mål och ärenden inom det rättsskipande och rättsvårdande verksamhetsområdet. Det som faller utanför detta område utgör domstolarnas och nämndernas administrativa eller myndighets- interna verksamhet. 3.1Gällande registerförordningar för allmänna domstolar och länsrätter Författningsregleringen av användningen av datorteknik vid domstolar- na och nämnderna begränsar sig till två förordningar, en för de allmän- na domstolarna och en för länsrätterna. Det är förordningen (1986:104) om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk da- tabehandling samt förordningen (1994:90) om registerföring vid läns- 72 Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna rätt med hjälp av automatisk databehandling. De två förordningarna är sinsemellan likartat uppbyggda och i flera avseenden överensstämmer de helt med varandra. Vilka personregister som förs med stöd av förordningarna redovisar vi i avsnitt 3.2. De övergripande tillämpningsområdena för förordningarna är register- föring med hjälp av automatisk databehandling av mål och ärenden samt fullgörande av uppgifter enligt förordningen (1996:271) om mål och ärenden i allmän domstol respektive förordningen (1979:575) om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna. De all- männa domstolarna får använda sina register även för att fullgöra upp- gifter enligt förordningen (1979:802) om dagbok och akter i konkurs- ärenden och ärenden om företagsrekonstruktion samt för att fullgöra den underrättelseskyldighet som följer av lag eller annan författning. Domstolarna får dessutom använda registren som hjälpmedel för utskrift och expediering av handlingar i mål eller ärenden, t.ex. domar, beslut, protokoll, stämningar, kallelser, förelägganden, underrättelser eller kungörelser. Vidare får registren utnyttjas som hjälpmedel för del- givningsrutiner, bevakning av frister, framställning av uppropslistor, bokning av förhandlingslokaler samt för framställning av statistik. För båda registerförordningarna gäller att ett register får innehålla en- dast de uppgifter som anges i en särskild bilaga till respektive förord- ning. Bilagorna är uttömmande och innehåller en omfattande uppräk- ning av uppgifter som används vid handläggningen av mål eller ären- den. I stort överensstämmer dessa bilagor sinsemellan, och de skillna- der som finns är motiverade av de skilda verksamheterna. Som exempel på olika uppgifter som anges i bilagorna kan nämnas olika identifieringsuppgifter avseende enskilda och offentliga parter, ombud, ställföreträdare, vittnen och tolkar. Andra uppgifter som regist- ren får innehålla är sådana som identifierar mål eller ärenden, t.ex. målnummer, målkategori, målgrupp och ärendemening. Vidare får re- gistreras uppgifter om tidpunkter eller tidsfrister för olika åtgärder. I en allmän punkt anges att ett register får innehålla sådana administrativa och tekniska uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålen med registren. Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna 73 Vid sökning i registren får inte samtliga de uppgifter som registreras användas som sökbegrepp. Undantagna är uppgifter om saken, sakkod, typkod, målgrupp, måltyp, författning, yrke, titel, adress, nationalitet eller telefonnummer. För de allmänna domstolarna gäller dessutom att uppgifter om frihetsberövande eller annat tvångsmedel inte får använ- das som sökbegrepp, medan länsrätterna inte får använda sig av upp- gifter om utfärdandeland för körkort. Av de uppgifter som normalt inte får användas som sökbegrepp är det trots allt tillåtet att utnyttja vissa sådana uppgifter för att framställa statistik, dock endast om enskilda personer inte avslöjas. Det gäller uppgifter om sakkod, typkod, målgrupp och måltyp. I båda registerförordningarna finns uttryckliga bestämmelser om gall- ring av uppgifter i registren. För allmän domstol gäller att uppgifter i tvistemål och ärenden skall gallras senast och uppgifter i brott- mål senast efter avgörandeåret. Uppgifter om brottspåföljd m.m., som behövs för fullgörelse av skyldighet att lämna underrättelse till rättsväsendets informationssystem eller polisens belastningsregister, skall dock gallras för underrättel- sen. Hos länsrätterna gäller en gallringsfrist efter avgörande- året för uppgifter i mål enligt skatte-, taxerings-, uppbörds-, folkbokfö- rings- och bilregisterförfattningarna samt lagen (1989:479) om ersätt- ning för kostnader i ärenden och mål om skatt, m.m. Uppgifter i övriga mål skall gallras senast efter avgörandeåret. För både de allmänna domstolarna och länsrätterna gäller att upp- gifter i viss omfattning skall bevaras på annat sätt innan de gallras ur ett register. 3.1.4Register för återsökning av vägledande avgöranden m.m. Vid sidan av de ovan redovisade bestämmelserna om registerföring, får domstolarna dessutom, med hjälp av automatisk databehandling, föra register för återsökning av vägledande avgöranden, rättsutredningar och liknande rättslig information. Ett sådant register får innehålla en- dast de uppgifter som anges i en bilaga till förordningarna. De uppgif- ter det rör sig om är desamma för samtliga berörda domstolar, nämligen beteckning på handling, målnummer, avgörandedatum, avgörande- 74 Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna nummer, sökord, författningshänvisning, problembeskrivning, hänvis- ning till rättsutredning, fullföljd samt sökkod. Den nedanstående redogörelsen för de verksamhetsstödjande registren eller datorsystemen som används av domstolar och nämnder är kort- fattad och har inte till syfte att närmare beskriva de olika systemens funktion. Sammanställningen utgör i stället en orientering över vilka system som finns samt i korthet vad de används för och vad de inne- håller. MÅHS är ett målhanteringssystem som, med stöd av de förordningar som redovisas i avsnitt 3.1, används för att administrera mål- och ären- dehanteringen vid tingsrätter och länsrätter. Även hyres- och arrende- nämnderna i , och använder sig av syste- met, dock med stöd av tillstånd från Datainspektionen. MÅHS utgör ett hjälpmedel för utskrift och expediering av domar, beslut, protokoll, kallelser, förelägganden, underrättelser, kungörelser och andra handlingar i mål eller ärenden. Systemet används även för dagbokföring och som stöd för delgivningsrutiner, bevakning av frister och framställning av uppropslistor samt för bokning av förhandlingslo- kaler. MÅHS används också för framställning av statistik. Till systemet är knutna de dokument som upprättas av domstolarna, t.ex. domar, be- slut och skrivelser. MÅHS innehåller en mängd uppgifter, som i princip motsvarar de uppgifter som anges i bilagor till förordningen om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk databehandling samt för- ordningen om registerföring vid länsrätt med hjälp av automatisk data- behandling (se avsnitt 3.1.2). Find-It (tidigare Imdoc) är ett målregistrerings- och statistikrapport- eringssystem som används av Regeringsrätten och kammarrätterna med stöd av tillstånd från Datainspektionen. Vid sidan av målregistreringen används systemet även som ett rättsfallssökningsregister. Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna 75 Find-It skiljer sig från andra verksamhetsstöd genom att de dom- stolar som använder systemet även har tillgång till de andra anslutna domstolarnas uppgifter. Uppgifterna i Find-It är även sökbara hos läns- rätterna, som dock inte själva kan utnyttja systemet för registrering. Också vissa myndigheter har sådan tillgång till registren, nämligen , ombudsmän, och skatte- myndigheterna samt vissa länsstyrelser. Registret är tvådelat genom att man kan söka dels på partsuppgifter (namn, personnummer osv. ), dels på sakuppgifter (ord i ärendemening, målgrupp osv.). Det går däremot inte att vid samma sökning kombinera parts- och sakuppgifter. Find-It innehåller ett stort antal uppgifter om registrerade mål. Som exempel kan nämnas parternas namn och personnummer, om parterna har rättshjälp eller offentligt biträde, namn på ombud, målnummer, målgrupp, tillämplig författning, datum för interimistiska beslut och vilket slag av beslut som fattats, avgörandedatum, underinstansens av- görandedag och diarienummer, om målet är överklagat till Regerings- rätten m.m. Speciellt för Find-It är att det dessutom finns ett fritextfält för registrering av saken och/eller en kort ärendebeskrivning. I detta fält är sedan fri sökning möjlig såväl för Regeringsrätten och kammar- rätterna som för länsrätterna och andra anslutna myndigheter. MÅHS-ÖR (Hovrätten för ) Hovrätten för använder sig av ett datorsystem som i grunden är en överrättsanpassad version av det målhanteringssystem (MÅHS) som tingsrätter och länsrätter har tillgång till. Användnings- området är i stort detsamma som för underrätternas system och registret innehåller även i huvudsak samma typer av uppgifter (jfr avsnitt 3.2.1). Registret förs med stöd av förordningen om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk databehandling. Målregister (och hovrätterna) och för var för sig ett målregister som används för målregistrering, automatisk framställning av dokument (blanketter) samt för framtagning av statistik. Registren innehåller uppgifter om parters namn, personnummer, adress och telefonnummer samt namn, adress och telefonnummer avseende ställföreträdare, om- bud och offentlig försvarare m.m. Det finns även uppgifter om namn på domare och andra befattningshavare vid domstolen. 76 Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna gifter om mål- eller ärendenummer, inkomstdatum, saken, sak- och typkoder, datum och innebörd av domar och beslut samt uppgifter om underinstansens avgörandedatum och mål- eller ärendenummer. Vad gäller inkomna handlingar kan det förekomma uppgifter om datum, avsändare och i korthet vad handlingen rör. för ett eget målregister som används för förteckning över inkomna tvistemål, brottmål och allmänna domstolsärenden. Re- gistret är ett hjälpmedel för utskrift och expediering av domar, beslut, protokoll, stämningar och andra dokument. Registret innehåller flerta- let av de uppgifter som finns i MÅHS för underrätterna (jfr avsnitt 3.2.1), dock inte uppgifter om vittnen, sakkunniga, målsägande och tolkar. Det finns inte heller dagboks- eller delgivningsanteckningar. Inte heller finns vissa uppgifter om brottmål som i MÅHS registreras särskilt, t.ex. uppgift om brottspåföljd. Hovrätten över och använder ett nytt datoriserat verksamhetsstöd som används för handlägg- ning av inkomna mål och ärenden. Med hjälp av datorsystemet avses i princip samtliga de uppgifter hanteras som tillåts enligt förordningen om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk da- tabehandling (se avsnitt 3.1.2), inklusive möjligheterna till ett särskilt register för återsökning av vägledande avgöranden. Systemet har även inbyggda, men ännu ej utnyttjade, funktioner för elektronisk akthante- ring och automatiskt informationsutbyte med andra domstolar. Gemensamt för de ovan nämnda målregistren är att de förs med stöd av förordningen om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk databehandling. Register för registrering av miljömål (Miljödomstolen vid ) Miljödomstolen vid för ett register som används för registrering av mål och ärenden enligt . Registret inne- håller uppgifter om målnummer, sökande/klagande, motpart/svarande, ombud/biträde, adresser, organisationsnummer, saken och SNI-kod för miljöfarlig verksamhet samt uppgifter om avgörande och överklagande. Registret förs med stöd av förordningen om registerföring vid allmänna domstolar med hjälp av automatisk databehandling. Konkursregister (Tingsrätter) Några tingsrätter, bl.a. och , för med stöd av tillstånd från Datainspektionen konkursregister som an- Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna 77 vänds för dagbokföring av ärenden, som underlag för utfärdande av konkursfrihetsbevis samt för sökning efter registrerade konkursansök- ningar. Registren innehåller uppgifter om ärendenummer, parter, för- valtare, handlingar och åtgärder samt datum för förhandling och beslut. Register över egna avgöranden (Kammarrätten i ) Kammarrätten i för med stöd av tillstånd från Datainspek- tionen ett register över egna avgöranden. Registret används som ett hjälpmedel i kammarrättens dömande verksamhet genom att det möj- liggör jämförelser med tidigare avgöranden. Det innehåller ett urval av kammarrättens domar och beslut i fulltext med angivande av målnum- mer. Registret är avidentifierat, vilket innebär att parter och andra in- blandade endast kan identifieras med hjälp av målnumret, antingen manuellt eller via målregistret Find-It. för med stöd av förordningen om registerföring vid de allmänna domstolarna med hjälp av automatisk databehandling, ett större register för återsökning av vägledande avgöranden (Hdrefer). Registret innehåller samtliga domstolens avgöranden, med undantag av beslut att inte meddela prövningstillstånd, och således inte endast de rättsfall som finns publicerade i NJA. I praktiken fungerar det därför som ett register över innehållet i Högsta domstolens arkiv. Registret innehåller uppgifter om referattyp, lagrum och ämnesord samt en kort- fattad ärendemening för varje refererat avgörande. I ärendemeningen är det möjligt att använda fritextsökning. Det finns även referenser till målnummer och avgörandedag samt, i förekommande fall, sidangivelse till NJA. 3.2.5Det nya planerade verksamhetsstödet Under ledning av pågår nu arbete med framtagande av ett nytt och heltäckande datorsystem för mål och ärendehantering m.m. i de allmänna domstolarna och de allmänna förvaltningsdomstolarna. Inledningsvis skall systemet introduceras i överrätterna, men tanken är att det skall ersätta även underrätternas målhanterings- system, MÅHS. Enligt den nu aktuella tidsplanen för projektet skall delar av datorsystemet tas i bruk på försök i . Den delen av projektet går under arbetsnamnet . 78 Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna övriga överrätter, med undantag för Hovrätten för , skall systemet sättas i funktion . Det färdiga systemet skall därefter introduceras även vid underrätterna samt i Hov- rätten för . Nedan beskrivs mycket kortfattat de olika typer av administrativa dato- riserade register som domstolarna och nämnderna använder. Av redo- görelsen framgår inte vilka domstolar som använder sig av vilka regis- ter och variationerna kan i det avseendet vara stora. Många mindre domstolar och nämnder använder sig bara av några enstaka register, medan flera större domstolar använder sig av i stort sett samtliga de omnämnda registren. Sammanställningen är indelad i register som främst rör anställda vid domstolarna och nämnderna samt register över i huvudsak utomstående personer. Register som av olika skäl inte pas- sar in i den indelningen har samlats under . Statens löneuträkningssystem (SLÖR/): Registren används som hjälpmedel för beräkning av lön, uppbörd och semester m.m. De inne- håller uppgifter om anställdas namn, personnummer, lön och semester- dagar eller andra ledigheter. Databehandlingen utförs centralt av . Andra myndigheter som har tillgång till registren är Dom- stolsverket samt Statens löne- och pensionsverk. Ett litet antal domsto- lar administrerar och registrerar helt själva i SLÖR, andra sköter delvis registreringen tillsammans med . De flesta sänder dock enbart in uppgifter på papper till verket, som därefter sköter registre- ringen. Reseräkningsregister (Far och flyg): Registren används för registrering av anställdas reseräkningar och innehåller uppgifter om namn och per- sonnummer. Registren är ett delsystem knutet till SLÖR, vilket innebär att vem som hanterar ett reseräkningsregister varierar på samma sätt som för löneregistren (se ovan). Register över anställda: Registren används för personaladministration och innehåller uppgifter om namn, personnummer, adress, titel, tjänste- ställning och tjänstgöring m.m. Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna 79 Personalresursregister: Registren används vid sammanställningar av hur personalresurser har använts. De innehåller uppgifter om namn, semester samt fördelning av arbetstid på olika arbetsuppgifter m.m. Notarieregister: Registren används vanligen som hjälp vid planering av notarietjänstgöring. De innehåller normalt uppgifter om namn, person- nummer, adress, telefonnummer, börje- och slutdag, behörighet, bevis om fullgjord edgång, olika ledigheter samt tjänstgöringsschema. Re- gistren kan innehålla uppgifter om tidigare anställda notarier. Det sär- skilda registret Planering av notarietjänstgöring förs med stöd av till- stånd från Datainspektionen. Register för planering av domarutbildning/domartjänstgöring: Regist- ren används för planering av domarutbildning eller domartjänstgöring. De innehåller uppgifter om namn och personnummer m.m. på sökande till aspiranttjänstgöring, anställda aspiranter, fiskaler och assessorer. Registren förs med stöd av tillstånd från Datainspektionen, eftersom de kan komma att innehålla värderande omdömen e.d. Telefonregister: Registren används som hjälp i telefonväxlar och för upprättande av interna telefonlistor. De innehåller uppgifter om namn, befattning, arbetsställe (rotel, avdelning osv.) samt interna telefon- nummer. Körjournalregister: Registren används som hjälpmedel vid redovisning av utnyttjande av tjänstebil och kan innehålla uppgifter om namn på innehavare, medåkande, förrättningsorter och antal mil m.m. Kod- och kortregister: Registren används för fördelning och bevakning av personliga koder till passerkort. De innehåller uppgifter om namn, koder och särskilda kortnummer samt eventuellt tidsuppgifter om in- och utpassering. Nyckelregister: Registren används för fördelning och bevakning av nycklar. De innehåller namn och nyckelnummer. Flextidsregister (Tidomat): Registren används för registrering av an- ställdas tidsredovisning och innehåller identifieringsuppgifter samt uppgifter om flexsaldo och summan av arbetad tid. Sjukfrånvaroregister: Registren används för bevakning av sjukfall, t.ex. om läkarintyg skall krävas in och om kontakt skall tas med försäkrings- kassa o.d. Registren innehåller normalt uppgifter om namn, person- 80 Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna nummer samt tider för sjukfrånvaro och viss annan ledighet, t.ex. för- äldraledighet. Utbildningsregister: Registren används för kartläggning av personalens utbildningsbehov och planering av utbildningstillfällen. De innehåller uppgifter om anställdas namn, personnummer, titel och genomgångna utbildningar (internt eller externt). Intranät: Intranät används för intern informationsspridning och kan t.ex. innehålla uppgifter om anställdas arbetsuppgifter, telefonnummer och organisatoriska tillhörighet m.m. Blankettregister: Registren används för framtagning av anställningsbe- vis m.m. De innehåller uppgifter om anställdas namn, personnummer, lön och anställningsvillkor. Redovisningssystem (Agresso, Skapa): Registren används som hjälp- medel för betalning av fakturor och avstämning mot budgeterade me- del. Skapa används för utbetalning av arvoden till nämndemän m.fl. Systemet, som är tillgängligt för , innehåller uppgifter om betalningsmottagares namn, bank- eller postgironummer, betal- ningsuppdrag, belopp m.m. Ungefär hälften av domstolarna registrerar och hanterar själva Agresso, medan den andra hälften sänder uppgifter till som sedan sköter registreringen. De flesta hyres- och arrendenämnder har inte tillgång till Agresso. Administrativa ärendehanteringsregister/diarium (t.ex. Acta): Regist- ren används för registrering av administrativa dokument och ärenden. De innehåller uppgifter om namn på avsändare och adressat, inkomst- eller expedieringsdatum samt typ av dokument e.d. och ansvarig hand- läggare. Nämndemannaregister o.d.: Registren används som informationsbas över nämndemän, sakkunniga eller särskilda ledamöter m.fl. (t.ex. i miljömål och laglighetsprövningsmål) samt jurymedlemmar (i tryckfri- hetsmål). De kan även användas som arvodesregister. Registren kan innehålla uppgifter om namn, ålder, adress, telefonnummer, yrke, no- minerande parti och kön. Även myndighetsuppgifter om indelning i grupper eller placering på viss avdelning förekommer. Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna 81 som arvodesregister kan det förekomma information om utbetalt arvode och innehållen preliminärskatt samt kontrolluppgift. Tolkregister: Registren används som hjälp vid behov av tolkar och in- nehåller namn och adressuppgifter på tolkar som domstolen eller nämnden använder sig av. Register över ombud/offentliga biträden m.fl.: Registren används vid kontakter med advokater och biträdande jurister. De innehåller uppgif- ter om namn, adress och telefonnummer. Registren kan även innehålla uppgifter om antal uppdrag som offentlig försvarare m.m. Sakkunnigregister: Registren används vid kontakter med sakkunniga läkare i psykiatrimål och innehåller uppgifter om namn, adress och te- lefonnummer. Vikarieregister: Registren används som hjälp vid inkallande av vikari- er, t.ex. pensionerade domare, och innehåller namn, personnummer, adress och telefonnummer. Kostnadsersättningsregister (): Registren används för registrering av utbetalning av kostnadsersättningar i den dömande verksamheten och innehåller uppgifter om betalningsmottagares namn och adress samt belopp och konto. E-postregister: Registren innehåller normalt uppgifter om skickad och mottagen E-post i form av loggningsuppgifter. Biblioteksregister (Libris, ): Registren används för regist- rering och sökning av litteratur i biblioteken samt, i vissa fall, för re- gistrering av utlåning. De innehåller uppgifter om författare, låntagare, förlag m.m. Arkivförteckningsregister: Registren används för kontroll av domsto- larnas och nämndernas arkiv och innehåller uppgifter om akter, register och dagböcker m.m. Statistikregister: Registren används för en rad olika ändamål, t.ex. kontroll av balanssituationer, fördelning mellan målkategorier, tidrap- porteringar osv. Typiskt för statistikregistren är att de är avidentifiera- de, dvs. de innehåller normalt inga personuppgifter. 82 Personregister m.m. hos domstolarna och nämnderna 3.4Behandling av personuppgifter i löpande text Vid sidan av de personregister eller datorsystem som beskrivs i tidigare avsnitt, använder sig domstolarna och nämnderna i stor omfattning av annan datorteknik, t.ex. ordbehandlings- och kalkylprogram som Word och Excel, vid framställningen av dokument. Det gäller allt från domar och beslut till promemorior och diverse administrativa handlingar. Så- dan behandling av personuppgifter som inte sker i personregister om- fattades inte av datalagen, men faller däremot inom ramen för perso- nuppgiftslagens tillämpning. Övergripande om nödvändiga förändringar 85 4Övergripande om nödvändiga förändringar I och med tillkomsten av dataskyddsdirektivet och genomförandet av direktivet i genom personuppgiftslagen (1998:204), har de rättsliga förutsättningarna för att med datorstöd behandla personupp- gifter förändrats. I flera avseenden är förändringarna stora, bl.a. genom att inte endast personregister utan även behandling i löpande text (ordbehandling m.m.) omfattas av den nya regleringen. Vi redovisar i detta kapitel vår principiella syn på hur hanteringen av personuppgifter tills vidare bör regleras vid allmänna domstolar, allmänna förvaltnings- domstolar samt hyres- och arrendenämnder. 4.1Behovet av IT-stöd i domstolar och nämnder Användningen av datorer hos myndigheter i har ökat kraftigt .