sou · GPB347d3 · 2002-01-01 00:00:00 — Inom andra rättsområden, exempelvis skatteförvaltningen, har författningsstöd för automatiskt beslutsfattande införts. FL innehåller inte särskilda bestämmelser för datorgenererade beslut. utgår från pappersbaserad hantering av ären- den. Avsaknaden av författningsstöd för automatiska beslut orsakar en del tolkningsproblem. Detta gäller framförallt frågan om vem som an- svarar för ett automatiskt beslut. Därför föreslås att 20 kap. AFL och anslutande författningar kom- pletteras med bestämmelser av vilka framgår att har rätt att fatta automatiska beslut samt vem inom organisationen som skall anses vara ansvarig för de automatiska besluten. Rätten att fatta automatiska beslut bör i princip utformas enligt vad som gäller inom skatteförvaltningen. Inom socialförsäkringsområdet behövs dock tillägg för ändring som enbart följer av att ändring i för- fattning påverkar förmånens storlek. Vissa förmåners storlek är kopp- lade till basbeloppet. När bestämmelse enligt vilken förmånen beräknas ändras eller beslut fattas om ändrat basbelopp ändras även förmånens storlek. Omräkning sker automatiskt i systemen. Annan ordning än automatisk omräkning skulle leda till avsevärda merkostnader för soci- alförsäkringsadministrationen. Följande tillägg till 20 kap. AFL och anslutande författningar om rätten att fatta automatiska beslut föreslås: Beslut enligt denna lag får fattas genom automatisk databehand- ling i det fall skälen för beslutet enligt 20 § första stycket förvalt- ningslagen (1986:223) får utelämnas samt i de fall beslutet avser ändring av ett tidigare beslut enbart med anledning av beslut som fattats av regering eller riksdag. Därutöver krävs reglering av vem inom organisationen som är ansvarig för de automatiska besluten. Inom skatteförvaltningen är länsskatteche- fen ansvarig för de automatiska besluten. Beslutet om förmånen fattas av . Det automatiska beslutet genereras ur försäk- rings- och bidragssystem som är systemägare för. Drift, förvaltning och utveckling av systemen sker i nära samarbete mellan försäkringskassorna och . Försäkringskas- sans direktör är den som genom sin roll i styrningen av IT- verksamheten bör få ansvaret för de automatiska besluten. En bestäm- melse om direktörens ansvar för de automatiska besluten skulle kunna utformas enligt följande: Beslut av försäkringskassa som fattas genom automatisk databe- handling skall anses fattade av direktören i kassan. En handläggare som fattar ett maskinellt beslut har inte fullständig kon- troll över det beslut som skickas till den försäkrade. Det bästa sättet att lösa detta problem är att maskinella beslut utvecklas så att handlägga- ren har fullständig kontroll över beslutet. Detta innebär att beslutet då kommer att utgöra ett beslut som fattas med hjälp av maskinellt stöd. Förslag: Av alla beslut skall framgå vilken myndighet som har fattat beslutet. Under 6.3 föreslås att en bestämmelse om vem hos försäk- ringskassan som ansvarar för automatiska beslut införs i AFL och i anslutande författningar. Maskinella beslut och beslut som fattas med maskinellt stöd förses med uppgift om vem hos försäkringskas- san som fattat beslutet. I de fall uppgift saknas eller felaktig uppgift anges har den ansvarige att utan dröjsmål se till att beslutstexten kompletteras/ändras. Uppgifter i alla beslut skall vara strukturerade så att beslutet överensstämmer med beslutsmodellen. Den som ansvarar för försäk- rings- eller bidragssystem har att vidta erforderliga åtgärder så att beslut som genereras från systemen innehåller de uppgifter som krävs. Skälen för förslaget: Av besluten framgår inte alltid vilken försäkrings- kassa som har fattat beslutet. Uppgift om den myndighet som fattat beslutet måste finnas i ett beslut då myndigheten är ansvarig för de beslut som myndigheten fattar och det är till den myndighet som fattat beslutet den enskilde skall vända sig om han inte är nöjd med beslutet. Detta problem löses genom att alla beslut förses med uppgift om den beslutsfattande firma. I besluten saknas dessutom f.n. uppgift om vem som fattat beslutet hos . Vem som är beslutsfattare är en tolkningsfråga. För att klargöra frågan föreslås att en bestämmelse om vem som är ansvarig förs in i AFL, se under 6.3. Maskinella beslut samt beslut som fattats med maskinellt stöd måste förses med uppgift om vem som har fattat beslutet. En del av besluten är försedda med uppgift om kontaktperson hos . Ur servicesynpunkt är detta bra och det är lämpligt att de beslut som saknar sådan uppgift kompletteras. Uppgiften underlättar den försäkrades kontakter med . Inventeringen visar att flertalet automatiska beslut och maskinella beslut samt beslut som fattats med maskinellt stöd inte uppfyller de krav som ställs i FL och av JO. Dessa krav har sammanställts i den tidigare nämnda beslutsmodellen. I flertalet beslut saknas redovisning av tillämpade bestämmelser. Beslutet ställts inte heller upp enligt instruktionerna i modellen. Exem- pelvis blandas information med beslutstext. Vid fastställandet av modellen beslutades att utbetalningsavier inte skulle omfattas av modellen. Men i det fall utbetalningsavin är under- rättelse om beslut måste den ändå vara tydligt strukturerad och innehål- la uppgifter så att den enskilde får erforderlig information, bl.a. vilken försäkringskassa som fattat beslutet (firma) samt korrekt omprövnings- /överklagandehänvisning. Den som ansvarar för register ur vilka beslut distribueras till den en- skilde har att vidta erforderliga åtgärder så att besluten innehåller alla nödvändiga uppgifter. Förslag: Beslut skall dokumenteras och arkiveras. I de fall datagenererade beslut inte dokumenteras har den som ansvarar för det register som beslutet härrör från att se till att beslut dokumenteras elektroniskt eller på annat media. Beslutet skall do- kumenteras så att alla uppgifter som ingår i det beslut som skickas till den försäkrade går att få fram. Även en bestämmelse om att beslutet får upprättas som elektro- niskt dokument bör införas i AFL och anslutande författningar. Skälen för förslaget: Beslut kan arkiveras på datamedia om socialför- säkringsregisterlagen tillåter att uppgifterna registreras. Genomgången av automatiska och maskinella beslut samt beslut som fattas med maskinellt stöd inom socialförsäkringsadministrationen visar att beslut inte dokumenteras i den omfattning som krävs. I flera fall kan inte uppgifter som ingått i ett beslut återskapas. Den som ansvarar för ett försäkrings-/bidragssystem har att se till att alla uppgifter i de beslut som genereras från respektive system kan återskapas. En bestämmelse varav framgår att beslut får upprättas i form av elektroniskt dokument bör föras in i 20 kap. AFL och anslutande för- fattningar. Bestämmelsen klarlägger rätten att arkivera ett beslut i elek- tronisk form. Författningstexten bör kunna utformas enligt följande: Beslut enligt denna lag får sättas upp i form av elektroniskt doku- ment. Med ett elektroniskt dokument avses en upptagning vars innehåll och utställare kan verifieras genom ett visst tekniskt förfarande. Bl.a. inom skatteförvaltningen har möjligheten till elektronisk doku- menthantering införts. Om det blev möjligt att ersätta den pappersbase- rade ärendehanteringen hos med elektroniska doku- ment och elektroniska akter skulle detta ge en möjlighet att öka effekti- viteten i handläggningen av ärenden hos kassan. För beslutens del skul- le det innebära att besluten skulle kunna lagras tillsammans med övriga handlingar i ärendet. Detta skulle innebära att möjligheterna med ADB- tekniken togs till vara, dvs. ett bättre resursutnyttjande. Socialförsäkringsregisterlagen ger utrymme att lagra elektroniska dokument. Men då dessa dokument enligt lagen måste gallras senast kan de elektroniska akterna inte ersätta den pappersbaserade hanteringen. 674 Bilaga 9 SOU 2001:47 Automatiska beslut och verkställighetsåtgärder beslut / år ca slutet, om ja kan tas fram via Nej, (innehållet kan tas fram via Nej, (innehållet kan tas fram via Nej, (innehållet kan tas fram via 5 000 (9701) Nej, (innehållet kan tas fram via kan tas fram via 65/67 år kan tas fram via kan tas fram via kan tas fram via kan tas fram via kan tas fram via Nej (lista, år och fische 10 Nej (lista) Nej (lista) Maskinella beslut och beslut som fattas med hjälp av beslut / år ca slutet, om ja kan tas fram via kan tas fram via På fische 10 år kan tas fram via och i akten) och i akten) Nej (lista) Nej (lista) kan tas fram via kan tas fram via