sou · GPB3100 · 2002-01-01 00:00:00 — Register över egna avgöranden (Kammarrätten i ) Kammarrätten i för ett register över egna avgöranden. Registret används som ett hjälpmedel i kam- marrättens dömande verksamhet genom att det möjliggör jämförelser med tidigare avgöranden. Det innehåller ett urval av kammarrättens domar och beslut i fulltext med angivande av målnummer. Registret är avidentifierat, vilket innebär att parter och andra inblandade endast kan identifieras med hjälp av målnumret, antingen manuellt eller via målregistret Find-It. för ett större register för återsökning av vägledande avgöranden (Hdrefer). Registret innehåller uppgifter om samtliga domstolens avgöranden, med undantag av beslut att inte meddela prövningstillstånd, och således inte endast de rättsfall som finns publicerade i NJA. I praktiken fungerar det därför som ett register över domar och beslut i Högsta domstolens arkiv. Registret innehåller uppgifter om referattyp, lagrum och ämnesord samt en kortfattad ärendemening för varje refererat avgörande. I ärendemeningen är det möjligt att använda fritextsökning. Det finns även referenser till mål- nummer och avgörandedag samt, i förekommande fall, sidangivelse till NJA. Nedan beskrivs mycket kortfattat de olika typer av administrativa datoriserade register som domstolarna och nämnderna använder. Beskrivningen baseras på uppgifter från domstolarna och nämnderna . Av redogörelsen framgår inte vilka domstolar som 78 Register m.m. vid domstolar och nämnder använder sig av vilka register och variationerna kan i det avseendet vara stora. Många mindre domstolar och nämnder använder sig bara av några enstaka register, medan flera större domstolar använder sig av i stort sett samtliga de omnämnda registren. Sammanställningen är indelad i register som främst rör anställda vid domstolarna och nämnderna samt register över i huvudsak utomstående personer. Register som av olika skäl inte passar in i den indelningen har samlats under . Statens löneuträkningssystem (SLÖR/): Registren används som hjälpmedel för beräkning av lön, uppbörd och semester m.m. De innehåller uppgifter om anställdas namn, personnummer, lön och semesterdagar eller andra ledigheter. Databehandlingen utförs centralt av . Andra myndigheter som har tillgång till registren är samt Statens löne- och pensionsverk. Ett litet antal domstolar administrerar och registrerar helt själva i SLÖR, andra sköter delvis registreringen tillsammans med . De flesta sänder dock enbart in uppgifter på papper till verket, som därefter sköter registreringen. Reseräkningsregister (Far och flyg): Registren används för registrering av anställdas reseräkningar och innehåller uppgifter om namn och personnummer. Registren utgör ett delsystem knutet till SLÖR, vilket innebär att vem som hanterar ett reseräkningsregister varierar på samma sätt som för löneregistren (se ovan). Register över anställda: Registren används för personaladministration och innehåller uppgifter om namn, personnummer, adress, titel, tjänsteställning och tjänstgöring m.m. Personalresursregister: Registren används vid sammanställningar av hur personalresurser har använts. De innehåller uppgifter om namn, semester samt fördelning av arbetstid på olika arbetsuppgifter m.m. Notarieregister: Registren används vanligen som hjälp vid planering av notarietjänstgöring. De innehåller normalt uppgifter om namn, personnummer, adress, telefonnummer, börje- och slutdag, behörighet, bevis om fullgjord edgång, olika ledigheter samt tjänstgöringsschema. Registren kan innehålla uppgifter om tidigare anställda notarier. Register m.m. vid domstolar och nämnder 79 Register för planering av domarutbildning/domartjänstgöring: Regist- ren används för planering av domarutbildning eller domartjänstgöring. De innehåller uppgifter om namn och personnummer m.m. på sökande till aspiranttjänstgöring, anställda aspiranter, fiskaler och assessorer. Telefonregister: Registren används som hjälp i telefonväxlar och för upprättande av interna telefonlistor. De innehåller uppgifter om namn, befattning, arbetsställe (rotel, avdelning osv.) samt interna telefonnummer. Körjournalregister: Registren används som hjälpmedel vid redovisning av utnyttjande av tjänstebil och kan innehålla uppgifter om namn på innehavare, medåkande, förrättningsorter och antal mil m.m. Kod- och kortregister: Registren används för fördelning och bevakning av personliga koder till passerkort. De innehåller uppgifter om namn, koder och särskilda kortnummer samt eventuellt tidsuppgifter om in- och utpassering. Nyckelregister: Registren används för fördelning och bevakning av nycklar. De innehåller namn och nyckelnummer. Flextidsregister (Tidomat): Registren används för registrering av anställdas tidsredovisning och innehåller identifieringsuppgifter samt uppgifter om flexsaldo och summan av arbetad tid. Sjukfrånvaroregister: Registren används för bevakning av sjukfall, t.ex. om läkarintyg skall krävas in och om kontakt skall tas med försäkringskassa o.d. Registren innehåller normalt uppgifter om namn, personnummer samt tider för sjukfrånvaro och viss annan ledighet, t.ex. föräldraledighet. Utbildningsregister: Registren används för kartläggning av personalens utbildningsbehov och planering av utbildningstillfällen. De innehåller uppgifter om anställdas namn, personnummer, titel och genomgångna utbildningar (internt eller externt). Intranät: Intranät används för intern informationsspridning och kan t.ex. innehålla uppgifter om anställdas arbetsuppgifter, telefonnummer och organisatoriska tillhörighet m.m. 80 Register m.m. vid domstolar och nämnder Blankettregister: Registren används för framtagning av anställnings- bevis m.m. De innehåller uppgifter om anställdas namn, person- nummer, lön och anställningsvillkor. Redovisningssystem (Agresso, Skapa): Registren används som hjälp- medel för betalning av fakturor och avstämning mot budgeterade medel. Skapa används för utbetalning av arvoden till nämndemän m.fl. Systemet, som är tillgängligt för , innehåller uppgifter om betalningsmottagares namn, bank- eller postgironummer, betalningsuppdrag, belopp m.m. Ungefär hälften av domstolarna registrerar och hanterar själva Agresso, medan den andra hälften sänder uppgifter till som sedan sköter registreringen. De flesta hyres- och arrendenämnder har inte tillgång till Agresso. Administrativa ärendehanteringsregister/diarium (t.ex. Acta): Regist- ren används för registrering av administrativa dokument och ärenden. De innehåller uppgifter om namn på avsändare och adressat, inkomst- eller expedieringsdatum samt typ av dokument e.d. och ansvarig handläggare. Nämndemannaregister o.d.: Registren används som informationsbas över nämndemän, sakkunniga eller särskilda ledamöter m.fl. (t.ex. i miljömål och laglighetsprövningsmål) samt jurymedlemmar (i tryckfrihetsmål). De kan även användas som arvodesregister. Registren kan innehålla uppgifter om namn, ålder, adress, telefonnummer, yrke, nominerande parti och kön. Även myndighetsuppgifter om indelning i grupper eller placering på viss avdelning förekommer. Vid användning som arvodesregister kan det förekomma information om utbetalt arvode och innehållen preliminärskatt samt kontrolluppgift. Tolkregister: Registren används som hjälp vid behov av tolkar och innehåller namn och adressuppgifter på tolkar som domstolen eller nämnden använder sig av. Register över ombud/offentliga biträden m.fl.: Registren används vid kontakter med advokater och biträdande jurister. De innehåller uppgifter om namn, adress och telefonnummer. Registren kan även innehålla uppgifter om antal uppdrag som offentlig försvarare m.m. Register m.m. vid domstolar och nämnder 81 Sakkunnigregister: Registren används vid kontakter med sakkunniga läkare i psykiatrimål och innehåller uppgifter om namn, adress och telefonnummer. Vikarieregister: Registren används som hjälp vid inkallande av vika- rier, t.ex. pensionerade domare, och innehåller namn, personnummer, adress och telefonnummer. Kostnadsersättningsregister (): Registren används för registrering av utbetalning av kostnadsersättningar i den dömande verksamheten och innehåller uppgifter om betalningsmottagares namn och adress samt belopp och konto. E-postregister: Registren innehåller normalt uppgifter om skickad och mottagen e-post i form av loggningsuppgifter. Biblioteksregister (Libris, ): Registren används för regi- strering och sökning av litteratur i biblioteken samt, i vissa fall, för registrering av utlåning. De innehåller uppgifter om författare, lån- tagare, förlag m.m. Arkivförteckningsregister: Registren används för kontroll av dom- stolarnas och nämndernas arkiv och innehåller uppgifter om akter, register och dagböcker m.m. Statistikregister: Registren används för en rad olika ändamål, t.ex. kontroll av balanssituationer, fördelning mellan målkategorier, tidrapporteringar osv. Typiskt för statistikregistren är att de är avidentifierade, dvs. de innehåller normalt inga personuppgifter. 82 Register m.m. vid domstolar och nämnder 4.3Behandling av personuppgifter i löpande text Vid sidan av de personregister eller datorsystem som beskrivs i tidigare avsnitt, använder sig domstolarna och nämnderna i stor omfattning av annan datorteknik, t.ex. ordbehandlings- och kalkylprogram som Word och Excel, vid framställning av dokument. Det gäller allt från domar och beslut till promemorior och diverse administrativa handlingar. Många domstolar använder sig även av e-post i mål- och ärendehanteringen, t.ex. för att inhämta information från eller lämna information till parter och ombud. Sådan behandling av person- uppgifter som inte sker i personregister omfattades inte av datalagen, men faller däremot inom ramen för personuppgiftslagens tillämpning. 5.1Behovet av datorstöd i domstolar och nämnder Användningen av datorer hos myndigheter i har ökat kraftigt . Denna utveckling är ett naturligt led i effektivisering- en av verksamheterna och det finns inte någon anledning att anta annat än att behovet av datorstöd kommer att fortsätta öka. Detta gäller inte minst för de allmänna domstolarna, de allmänna förvaltningsdomsto- larna samt hyres- och arrendenämnderna, som i flera avseenden ännu inte har ett lika effektivt datorstöd som många större myndigheter. Den snabba utveckling av datoriseringen som ägt rum visar att den lagstiftning som reglerar användningen av datorstöd måste vara teknik- oberoende och flexibel, för att inte hindra den effektivisering av verk- samheterna som kontinuerligt pågår. Det är näst intill omöjligt för lag- stiftaren att hålla jämn takt med den tekniska utvecklingen inom dator- området. För att inte hamna i en situation där den tekniska utvecklingen styr den rättsliga regleringen eller där den sistnämnda onödigt hämmar effektiviseringen, är det enligt vår mening nödvändigt med en lagstift- ning som tar sikte på principiellt viktiga frågor, men så långt som möj- ligt lämnar detaljregleringen därhän. Lagstiftningen skall således styra användningen av ny teknik i offentlig verksamhet som den rättsliga regleringen inte får tillåtas förhindra eller försvåra en väl- kommen effektivisering, om det inte är nödvändigt av integritetsskäl. 5.2Skyddet för den personliga integriteten De grundläggande bestämmelserna till skydd för den personliga integri- teten finns i regeringsformen. Redan i 1 kap. 2 § slås fast att det all- männa skall värna om den enskildes privatliv. Denna intention kommer till uttryck i stora delar av den lagstiftning som reglerar det allmännas handlande gentemot enskilda och även enskildas handlande gentemot varandra. Som exempel på sådan lagstiftning kan nämnas och sekretesslagen (1980:100). Av stor betydelse är även rätten för enskilda att enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen ta del av allmänna handlingar (handlingsoffentlighet). Härigenom garanteras enskilda insyn i och kontroll av den offentliga förvaltningen, vilket kan vara positivt från integritetssynpunkt. Offentligheten kan emellertid även innebära nackdelar från integritetssynpunkt, eftersom enskilda tvingas acceptera att uppgifter om dem kan vara åtkomliga för andra personer. I 2 kap. 3 § regeringsformen finns en särskild bestämmelse som avser integritetsskyddet vid automatiserad behandling av person- uppgifter. Där sägs att varje medborgare, i den utsträckning som anges i lag, skall skyddas mot att hans personliga integritet kränks genom att uppgifter om honom registreras med hjälp av automatisk databehand- ling. Den författning som har som syfte att i första hand uppfylla regeringsformens intentioner i fråga om integritetsskydd i datoriserad verksamhet är personuppgiftslagen (1998:204). Härutöver finns sär- skilda registerlagar inom skilda områden. Integritetsskyddande be- stämmelser om utlämnande av personuppgifter finns även i sekretessla- gen. Det är inte möjligt att definiera exakt vad som avses med personlig integritet. Inte minst möter det svårigheter på grund av att uppfattning- en om vad som är en rent personlig sfär varierar mellan olika personer. Dessutom förändras inställningen till integritet över tiden. Det kan också konstateras att varken svensk lagstiftning eller doktrin innehåller någon enhetlig definition av begreppet. Av allt att döma finns det dock enighet om att vissa faktorer är särskilt viktiga att ta hänsyn till när det gäller att bedöma integritetskänsligheten vid automatiserad behandling av personuppgifter. Det gäller arten av personuppgifter som samlas in och registreras, varför detta görs, hur och av vem uppgifterna används samt mängden av uppgifter som samlas på ett och samma ställe eller som på något annat sätt är tillgängliga för bearbetningar och samman- ställningar. Enligt vår mening utgör stora informationsmängder, som är samlade så att uppgifter är enkelt sökbara på elektronisk väg och som används vid myndighetsutövning, en påtaglig risk för att enskilda personer skall utsättas för icke acceptabla intrång i den personliga sfären. Domstolar- nas, och andra myndigheters, användning av datorer i sin verksamhet kan alltså i sig utgöra ett hot mot den personliga integriteten. Detta måste beaktas vid utformningen av lagstiftningen inom om- rådet. De olika integritetsfaktorer som är aktuella i samband med en re- glering av användningen av datorer och dataregister inom domstolsvä- sendet är t.ex. vilka uppgifter som får registreras, vem som får ta del av dem och hur de får användas. I fråga om vem som får ta del av uppgif- ter intar omfattningen av myndigheters och andras direktåtkomst till elektroniskt lagrad information en särställning. Sådan åtkomst har un- der ansetts särskilt integritetskänslig. Detsamma har gällt sam- körning av uppgifter från olika källor. Vi kommer att behandla de olika integritetsaspekterna efterhand som vi redovisar vår inställning i de olika sakfrågorna, t.ex. gällande direktåtkomst. Redan här bör emellertid slås fast att vi anser det viktigt att en författningsreglering som bland annat syftar till att underlätta domstolarnas och nämndernas användning av datorer för att uppnå effektivitetsvinster, inte får utformas på ett sådant sätt att integritets- skyddet för enskilda urholkas. En gammal grundläggande princip i svenskt rättsväsende är offentlig- heten vid domstolar. Av tradition är domstolsförhandlingar, med vissa undantag, öppna för allmänheten och huvudregeln är att även handling- ar vid domstolar är offentliga. Det förhållandet att uppgifter och hand- lingar vid domstolar normalt inte är sekretessbelagda, kan innebära integritetsrisker för enskilda när mer avancerade datorsystem tas i bruk och det öppnas vägar för att göra känsliga sammanställningar av upp- gifter. Icke desto mindre anser vi att det är mycket viktigt att offentlig- heten bibehålls som huvudregel. Vår uppfattning är därför att de risker som en fortsatt datorisering av domstolar och nämnder kan medföra från integritetssynpunkt, i för- sta hand måste lösas på andra sätt än genom införandet av ytterligare sekretesskyddande bestämmelser i sekretesslagen. Vid utformningen av lagstiftningen måste således en avvägning göras, så att den behandling av personuppgifter som tillåts inte medför sådana försämringar i skyd- det för enskildas integritet att stärkt sekretess blir nödvändig. I det fortsatta arbetet kommer vi att ta upp frågor om offentlighet och sekretess dels i samband med att vi redovisar vår ståndpunkt i olika sakfrågor i kapitel 6, dels särskilt i kapitel 7. 5.4Personuppgiftslagen eller särskild författningsreglering Vårt förslag: Behandling av personuppgifter i domstolarnas och nämndernas rättsskipande och rättsvårdande verksamhet skall för- fattningsregleras särskilt. Uppgifter i den interna administrativa verksamheten skall behandlas enligt personuppgiftslagens bestäm- melser. Allmänna bestämmelser om integritetsskydd inom datorområdet finns, som nämnts tidigare, i personuppgiftslagen. För olika verksamheter kan dock integritetsproblemen vara av skiftande art. Det går därför inte generellt att lösa alla problem och fullt ut beakta alla frågeställningar genom att vända sig till personuppgiftslagens bestämmelser. kan, inom ramen för sina åligganden enligt EG-rätten, meddela avvi- kande bestämmelser i lag eller förordning, som då gäller i stället för personuppgiftslagens bestämmelser. En förutsättning är dock att de avvikande bestämmelserna inte strider mot dataskyddsdirektivets be- stämmelser. Vi konstaterade i vårt delbetänkande (SOU 2001:32) att särskild författningsreglering bör tillämpas endast om det finns beaktansvärda skäl för det samt att det finns ett antal olika situationer då sådana skäl generellt kan anses föreligga, nämligen: N när en nödvändig behandling över huvud taget inte är tillåten enligt personuppgiftslagen, t.ex. i fråga om behandling av vissa känsliga uppgifter, N när personuppgiftslagen visserligen reglerar ett visst förhållande, men det finns anledning att avvika från eller precisera den regler- ingen, t.ex. i fråga om hur länge uppgifter får bevaras, N när personuppgiftslagens bestämmelser kan ge upphov till tolk- ningsproblem och det finns anledning att ha tydliga bestämmelser, t.ex. i fråga om vem som är personuppgiftsansvarig, N när det finns anledning att begränsa möjligheterna till behandling av uppgifter av integritetsskäl, t.ex. i fråga om myndigheters registre- ring av och åtkomst till stora eller känsliga uppgiftsmängder, samt N när det finns anledning att vara särskilt tydlig gentemot allmänhe- ten, t.ex. i fråga om vilka uppgifter om enskilda som olika myndig- heter registrerar. Vid bedömningen av om en särskild författningsreglering behövs i domstolarnas och nämndernas verksamhet anser vi att en klar skiljelin- je går mellan två verksamhetsområden, som enligt vår bedömning stäl- ler helt olika krav på författningsregleringen, nämligen å ena sidan den rättsskipande och rättsvårdande verksamheten och å andra sidan den interna administrativa verksamheten. Domstolarnas och nämndernas egentliga verksamhet kan sägas utgöras av deras rättsskipande och rättsvårdande arbetsuppgifter. I dessa verk- samheter behandlas personuppgifter automatiserat såväl vid registre- ring i större datorsystem som vid e-posthantering och framställning av dokument med hjälp av ordbehandlingsprogram. När det gäller större datoriserade verksamhetsstöd, t.ex. MÅHS och Find-It, anser vi att behandlingen av personuppgifter bör författnings- regleras särskilt av samtliga de under huvudrubriken till avsnitt 5.4 uppräknade skälen. I datorsystemen behandlas stora mängder uppgifter av mer eller mindre känslig karaktär och det är viktigt av såväl integri- tets- som effektivitetsskäl att ha tydliga bestämmelser om sådant som t.ex. ändamål, utlämnande och gallring. Behovet av sådana bestämmel- ser blir än större ju mer avancerade datorsystemen blir, inte minst i fråga om elektronisk dokumenthantering. Även för behandling av per- sonuppgifter i löpande text vid sidan av större datorsystem är det enligt vår uppfattning nödvändigt med särskild reglering, främst på grund av begränsningarna enligt personuppgiftslagen och personuppgiftsförord- ningen att behandla känsliga personuppgifter. Vi föreslår därför att den behandling av personuppgifter som sker i den rättsskipande och rätts- vårdande verksamheten skall författningsregleras (se vidare avsnitt 5.5 och 5.6 samt kapitel 6). Vid sidan av de större verksamhetsstödjande datorsystemen använder domstolar och nämnder ofta mindre omfattande och mindre känsliga interna administrativa personregister. För sådana register bör en ut- gångspunkt enligt vår uppfattning vara att specialreglering endast bör förekomma om det är nödvändigt för att viktiga behandlingar skall kunna utföras. Med stöd av en enkätundersökning som vände sig till samtliga domstolar och nämnder redovisar vi i avsnitt 4.2 de administ- rativa register som vi har kunnat konstatera används vid domstolarna och nämnderna. Avgörande för om dessa och andra liknande personregister kan an- vändas även fortsättningsvis utan särskild författningsreglering, är om behandlingen ryms inom de ramar för det tillåtna området som sätts upp av personuppgiftslagens bestämmelser. Vi redovisade i vårt delbe- tänkande en genomgång av de rättsliga konsekvenserna av personupp- giftslagen med avseende på administrativ behandling av personuppgif- ter i domstolarna och nämnderna (SOU 2001:32, s. 94 ff.). Vi återger denna genomgång här, med de revideringar som vi funnit ha fog för sig med anledning av bl.a. remissvaren på delbetänkandet. De grundläggande bestämmelserna om när behandling av person- uppgifter över huvud taget är tillåten finns i 10 § personuppgiftslagen. Där anges att personuppgifter får behandlas bara om den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandlingen eller om behandlingen är nödvändig av vissa punktvis uppräknade orsaker. Nödvändighetsrekvi- sitet har inte ansetts innebära att en behandling av personuppgifter skall vara omöjlig att utföra på ett sätt som inte omfattas av personuppgifts- lagen, t.ex. genom vanlig pappersbehandling eller genom att uppgifter avidentifieras. Det räcker sannolikt att det innebär en påtaglig förenk- ling för den personuppgiftsansvarige att personuppgifter behandlas på automatiserad väg. Däremot torde det inte vara tillräckligt om en ar- betsuppgift kan utföras nästan lika enkelt och billigt på annat sätt. Av intresse bland de uppräknade situationerna i 10 §, när samtycke inte krävs, anser vi i det här sammanhanget vara främst punkterna a, b, e och f. Enligt 10 § a personuppgiftslagen får personuppgifter behandlas utan samtycke om det är nödvändigt för att ett avtal med den registre- rade skall kunna fullgöras eller för att åtgärder som den registrerade begärt skall kunna vidtas innan ett avtal träffas. Denna bestämmelse torde främst kunna läggas till grund för behandling av personuppgifter i samband med fullgörandet av diverse skyldigheter enligt anställnings- avtal, t.ex. i löneregister och i flextidssystem. Av 10 § b personuppgiftslagen framgår att behandling får utföras om det är nödvändigt för att den personuppgiftsansvarige skall kunna fullgöra en rättslig skyldighet. Det är den personuppgiftsansvarige som skall ha den rättsliga skyldigheten, men det är inte klart vad som egent- ligen avses med begreppet. Rimliga exempel är dock arbetsrättsliga skyldigheter och skyldigheter gentemot det offentliga. Enligt vår be- dömning får en arbetsgivare behandla personuppgifter om det behövs för att fullgöra skyldigheter inom arbetsrättens område, t.ex. i olika register med uppgifter om anställningar och löner m.m., samt om det behövs för t.ex. inbetalning av arbetsgivaravgifter och skatter. Även andra situationer kan naturligtvis komma i fråga. Enligt 10 § e personuppgiftslagen får uppgifter behandlas om det är nödvändigt för att den personuppgiftsansvarige (eller tredje man till vilken uppgifterna lämnas ut) skall kunna utföra en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning.