sou · GPB347d3 · 2002-01-01 00:00:00 — Myndighe- terna blir därför hänvisade till att hålla sina dataregister ordnade på ett ur insynssynpunkt tillfredsställande sätt. Detta bör avspegla sig både i den tekniska systemutformningen och i systemdokumentationen. I SekrL har det förtydligats hur myndigheterna bör ord- na sin ADB-verksamhet med beaktande av offentlighetsintressena, s.k. god offentlighetsstruktur. Syftet med bestämmelserna i 15 kap. 9 § SekrL är att allmänheten skall ges samma möjligheter som myndighe- terna att söka efter uppgifter som finns i allmänna, offentliga handling- ar. För att allmänheten lätt skall kunna förstå information i ADB- upptagningar bör dessa i så stor utsträckning som möjligt vara fria från förkortningar och annat som kan försvåra för den enskilde att ta del av handlingar, t.ex. koder och omotiverade fackuttryck. En generell strävan har varit att utforma arkivförfattningarna mediane- utralt med regler som behövs för att garantera att informationen i arki- ven är beständig, autentisk och läsbar, inte utplånas med tiden och kan tillgodogöras även av användare i en avlägsen framtid. Större delen av det materiella arkivregelverket återfinns i tillämpningsfö- reskrifter. har i sina föreskrifter när det gäller ADB- upptagningar fokuserat på ett bibehållande av den fysiska och logiska kvaliteten handlingen skall bevaras. Den fysiska bestän- digheten avses garanterad genom att standardiserade lagringsformat och databärare används. Den logiska beständigheten avses garanterad framför allt genom att dokumentation med visst innehåll alltid skall finnas under förvaltningen av ett system. Kortfattat omfattar de senare ett krav på dokumentationen som i många fall torde ingå i en manual och av databasmodeller och postbeskrivningar i den tekniska system- dokumentationen. Om en myndighet för handläggning av mål eller ärende använder sig av automatisk databehandling, skall upptagningen enligt DL tillföras handlingarna i läsbar form, om inte särskilda skäl föranleder annat. 10 Statskontoret, Offentlighet & IT, s. 50 förarbetena till lagen framgår att syftet med bestämmelsen är att det i efterhand skall vara möjligt att klargöra vilka uppgifter som hade bety- delse för avgörandet, och det framgår vidare att det ofta är en förutsätt- ning för en fungerande partsinsyn att upptagningar har överförts till läsbar form. I lagmotiven nämns som ett exempel på ett särskilt skäl, för att inte dokumentera ADB-upptagning genom utskrift och foga denna till övriga handlingar i ärendet, att en upptagning finns lätt till- gänglig, t.ex. via bildskärm.11 Denna regel i DL är generell och begrän- sas inte till personuppgifter. Tillämpningen är dock för förvaltnings- myndigheterna avgränsad till handläggningen av ärenden. Eftersom det inte finns några absoluta krav på att foga en utskrift av en ADB-upptagning till en akt finns det krav på hur ADB- system och elektroniska dokumenthanteringssystem skall utformas. Av tillämpningsföreskrifter framgår att det för samtliga ADB- system gäller att de utformas så att ADB-upptagningarnas sökbarhet och tillgänglighet garanteras de skall vara i drift. För ADB-upptagningar som skall bevaras för framtiden gäller dessa krav utan tidsbegränsning och oavsett om de är i drift eller inte.12 Det råder skyldighet att känna till alla uppgifter, elektroniska såväl som andra, i ett ärende genom att dessa ges en god offentlighetsstruktur. Möjligheten att lagra beslut på datamedia är dock begränsad i vissa avseenden, se vidare under 4.6. Ett beslut inom socialförsäkringsadministrationen kan dokumente- ras på flera olika sätt. Utöver att beslutet dokumenteras på ett besluts- dokument eller i socialförsäkringsnämndens protokoll kan tjänsteman- nen exempelvis notera beslutet på ett journalblad eller en ansökan. Dokumentationen skall bl.a. uppfylla FL:s krav. Lagen om socialförsäkringsregister gäller . Lagen ersätter lagen (1994:1517) om socialförsäkringsregister (SofrL) och lagen (1993:747) om sjukförsäkringsregister hos de all- männa försäkringskassorna (SjfrL), vilka enligt övergångsreglerna till den nya lagen får tillämpas på register som förs enligt dessa lagar t.o.m. . Den nya lagen omfattar också register som be- hövs för administration av ärenden om tandvårdsersättning. 1973:33 s. 141 f. 12Toppledarforum/Statskontoret Elektroniska dokument och ärendehantering, s. Den nya lagen innehåller en bestämmelse om att avgörande av dom- stol, RFV eller allmän försäkringskassa som innehåller känsliga uppgif- ter får registreras endast såvitt avser utgången, de bestämmelser som har tillämpats och huruvida avgörandet har överklagats. För register som förs särskilt för en allmän försäkringskassa eller för öppnar den nya lagen även en möjlighet till elektronisk akthantering. Handläggningsstödet genom elektroniska ak- ter innebär inte att beslut i ärendena skall kunna upprättas i form av s.k. elektroniska dokument och således inte behöva finnas i pappersbaserad form hos eller RFV. Möjligheter till en sådan ord- ning, med en fullständig elektronisk ärendehantering, kan förutses komma till stånd generellt på myndighetsområdet relativt snart, men har inte föreslagits av regeringen.13 Angående registreringen av hand- lingar sägs att för att informationen i en elektronisk akt skall kunna återfinnas måste det socialförsäkringsregister i vilket akten finns inne- hålla uppgifter som behövs för att identifiera dels det ärende till vilket akten hör, dels olika handlingar som ingår i akten. Det kan vidare före- komma att en handling av tekniska skäl inte kan tillföras den elektro- niska akten. Registret bör därför också innehålla uppgift om att en handling inte finns i akten. Uppgifterna kan sägas utgöra ett elektro- niskt dagboksblad.14 Regeringen har på samma sätt som i SjfrL och SofrL föreslagit gall- ringsbestämmelser som tar över arkivlagens regler. Innebörden av des- sa är att registeruppgifter skall gallras ut senast efter det att de registrerades. Undantag från gallring görs för uppgifter som fortfarande kan antas ha betydelse. Handlingar i de elektroniska akterna skall gall- ras ut senast efter utgången av det år under vilket ärendet har avslutats. Undantag från gallringen för bevarande av forskningsurval får föreskrivas av regeringen eller den myndighet som regeringen be- stämmer. Sådana urval skall överlämnas till arkivmyndighet. 1996/97:155, Enhetlig registerlagstiftning på socialförsäkringsområdet, m.m., s. 54 1996/97:155 s. 53 Om en myndighet för handläggning av mål eller ärende använder sig av upptagning för automatisk databehandling skall upptagning enligt 14 § DL tillföras handlingarna i målet eller ärendet om inte särskilda skäl föranleder annat. I förslaget till personuppgiftslag15 föreslår regeringen att en lagstift- ning som reglerar själva hanteringen av personuppgifter bör införas. Den nya lagen bör enligt regeringen i huvudsak följa EG-direktivets16 text och struktur. Regeringen föreslår att ovan nämnda bestämmelse i DL om att upptagning skall tillföras handlingarna i målet eller ärendet om inte särskilda skäl föranleder annat skall överföras till SekrL.17 I den föreslagna lagen ingår en bestämmelse om automatiserade be- slut. Bestämmelsen innebär att den som berörs av ett automatiskt beslut som är avsett att bedöma egenskaper hos den berörda personen skall på begäran få beslutet omprövat. Inom socialförsäkringsadministrationen förekommer inte beslut av detta slag. 1997/98:44, Personuppgiftslag 16Europaparlamentets och rådets direktiv /46/EG om skydd för enskilda perso- ner med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av så- dana uppgifter 1997/98:44 s. 112-113 Nedan redovisas inom socialförsäkringsadministrationen förekomman- de automatiska beslut i försäkrings- och bidragssystem för vilka RFV är ägare. Hur många automatiska beslut som fattas framgår av bilaga 1. Beslut om inskrivning av person som skall fylla görs en maskinell genomgång av sjukförsäkringsre- gistret. Blivande 16-åringar skrivs in automatiskt i sjukvårdsförsäk- ringen fr.o.m. 16-års månaden. Försäkringsbeslut framställs från upp- daterade uppgifter. Beslut om allmänt barnbidrag genereras automatiskt vid avisering om födelse från . I sjukförsäkringsregistret kontrolleras automatiskt att bidragsmottagaren uppfyller kraven att beviljas barnbi- drag. Fr.o.m. genereras beslut om förlängt barnbidrag när barnet fyller . I sjukförsäkringsregistret kontrolleras om inkomstuppgift finns och i Centrala studiemedelsregister kontrol- leras att barnet inte uppbär studiebidrag. Underhållsstöd (beslut om återbetalningsbelopp till bidragsskyldig, beslut om utfyllnadsbidrag till bidragsskyldig, beslut om utfyllnadsbidrag till boförälder/studerande) Program har skapats för automatiska beslut i samband med årsskiften. För varje beslutstyp har villkor angivits som styr vilka texter som skall skrivas ut. Underlaget till beslu- ten består av inmatade uppgifter i bidragsbasen och externa aviseringar från och . När en rad förutsättningar är uppfyllda genereras ett beslut om ålders- pension. Underlaget till besluten hämtas från pensionsregistret. Några kontroller i andra register görs inte. Änkepension och barnpension i vissa fall Besluten genereras automatiskt vid avisering om dödsfall från Riks- skatteverket. Underlaget hämtas från pensionsregistret. Några kontrol- ler i andra register görs inte. 5.1.1Ändring av beviljad förmån Beslut om ändrat belopp på dagpenning, utbildningsbidrag Beslutet genereras genom maskinell avisering från arbetslöshetskassa i de fall aviseringsposten har godkänts av systemet. Frivillig sjukpenningförsäkring, ändring av När den försäkrades sjukpenninggrundande inkomst förändras skickas ett beslut om ändrat försäkringsbelopp automatiskt till den försäkrade. Även beslut om att försäkringen upphör med anledning av försummelse att betala avgift skickas automatiskt till den försäkrade. Småföretagarförsäkring/semesterlöneförsäkring, ändring av Beslut om ny avgift för småföretagarförsäkring/semesterlöneförsäkring på grund av ändrad procentsats skickas automatiskt. Bostadsbidrag till barnfamiljer, omräkning av Vid omräkning av bostadsbidrag används samma uppgifter som låg till grund för det tidigare beslutet. Omräkning sker exempelvis regelför- ändring. Bostadsbidrag och/eller familjepenning (familjebidrag) till värnpliktiga, ändring av Förändrade schablonbelopp (tabellbelopp) registreras i registret. Dessa och i registret befintliga uppgifter används vid beräkning av nytt be- lopp och ny förmån. Ålderspension, änkepension, förtidspension/sjukbidrag, delpension, bostadstillägg till pensionärer, arbetsskadelivränta m.fl., ändring av görs ändringar av alla basbeloppsanknutna förmåner till följd av basbeloppsändringar. Insättningsbesked/utbetalningsavi skickas med meddelande om ändringen. Yrkesskadelivränta, ändring av Basbeloppsändring sker automatiskt. Utbetalningsbesked avseende löpande livränta skickas ut samt då livrän- te/skatteförhållandena ändras. Ändring av yrkesskadelivränta vid 65/67 år Meddelande om ny grundlivränta skickas till den försäkrade vid 65/67- års ålder. Ålderspension, förtidspension/sjukbidrag, delpension m.fl., ändring av Omräkning görs till följd av tillkommande eller ändrade ATP-poäng. Beslut om höjning av frivillig pension Meddelande om höjning av förmånerna från den frivilliga pensionsför- säkringen skickas . Återbäringsvariabel beräknas på indi- vidnivå med stöd av regeringsbeslut. Handläggaren uppdaterar syste- met med uppgifterna. Uppgifterna bearbetas i systemet och beslut om återbäringen skickas till den försäkrade. 5.1.2Beslut som genereras av andra beslut Sjukvårdsförsäkring vid hel pensionsförmån Beslutet fattas automatiskt om hel pensionsförmån beviljats. Beslutet genereras genom avisering från pensionsregistret till sjukförsäkringsre- gistret när hel pensionsförmån beviljats. Sjukvårdsförsäkring av hemmamakeförsäkrad som fyller görs en genomgång av sjukförsäkringsregistret. För försäkrad som fyller innevarande månad och är hemmamakeför- säkrad ändras uppgift om den sjukpenninggrundande inkomsten auto- matiskt till uppgift om sjukvårdsförsäkrad. Nedan redovisas inom socialförsäkringsadministrationen förekomman- de maskinella beslut i försäkrings- och bidragssystem för vilka RFV är ägare. Hur många maskinella beslut som fattas framgår av bila- ga 2. Beslut om ändrad inskrivning, ändrad sjukpenninggrundande inkomst Beslutet framställs utifrån uppdaterade uppgifter. Handläggaren regi- strerar fr.o.m. datum, inkomst, karens och årsarbetstid. Om årsarbetstid finns registrerad hämtas uppgiften till beslutet från registret. sker ingen maskinell bearbetning utan handläggaren lägger in samtliga uppgifter. Om inkomsten är högre än högsta sjukpenninggrundande inkomst hämtas denna uppgift från registret. Beslut om ändrad sjukpenninggrundande inkomst med anledning av partiell pensionsförmån Sjukförsäkringsystemet aviseras om sjukpenninggrundande inkomst och pensionsförmån för uppdatering i sjukförsäkringsregistret. Beslutet framställs utifrån uppdaterade uppgifter. Handläggaren regi- strerar inkomst och årsarbetstid. Uppgift om karenstid och fr.o.m. da- tum hämtas från registret. Dagersättning (sjukpenning, rehabiliteringspenning, arbetsskadesjukpenning, yrkesskadesjukpenning m.m., sjukpenning statligt personskadeskydd, frivillig sjukpenning, smittbärarpenning, dagpenning till värnpliktiga, dagpenning utbildningsbidrag, föräldrapenning, tillfällig föräldrapenning, havandeskapspenning och närståendepenning) För att generera utbetalning av sjukpenning, rehabiliteringspenning, föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning anger handläggaren tids- period och ersättningens omfattning (hel, halv osv.). Systemet räknar ut bruttobelopp, skatt och nettobelopp. Uppgifterna för beräkningen häm- tas från sjukförsäkringsregistret. För att generera utbetalning av andra dagersättningar men även om så önskas sjukpenning, rehabiliteringspenning, föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning anger handläggaren antingen bruttobelopp varvid system beräknar skattebelopp samt nettobelopp eller bruttobe- lopp, skattebelopp och nettobelopp. Systemet räknar ut det belopp som skall utbetalas . Handläggaren får uppgift om det belopp som kommer att utbetalas och har möjlighet att stoppa utbetalningen . Handläggaren kan påverka det maskinella beslutet fram till fyra da- gar före expediering av utbetalningen om utbetalning av föräldrapen- ning samt sjukpenning sker i PUMA-systemet. Handläggaren kan ändra innehållet i beslutet eller hindra att ett beslut skickas. Ålderspension efter ansökan, bostadstillägg till pensionär, förtidspension/sjukbidrag, handikappersättning, vårdbidrag Handläggaren lägger in uppgifter i registret. Övriga uppgifter hämtas från pensions- och sjukförsäkringsregistret. Några kontroller mot andra register görs inte. 5.3Beslut som fattas med hjälp av maskinellt stöd Nedan redovisas inom socialförsäkringsadministrationen förekomman- de beslut som fattas med hjälp av maskinellt stöd i försäkrings- och bidragssystem för vilka RFV är ägare. Hur många beslut som fattas framgår av bilaga 2. Barnbidrag och förlängt barnbidrag esluten genereras när handläggaren beviljar allmänt barnbidrag eller förlängt barnbidrag genom en transaktionskod. Beslutstexten finns i handboken och den går inte att ändra. Handläggaren kontrollerar upp- gifterna och avgör om beslut fattas och expedieras till den försäkrade. Beslutet genereras när handläggaren registrerar beslutat belopp och tid. Beloppet och tiden grundar sig på i registret inmatade uppgifter. Be- slutsbrev framställs och skickas en gång . Brevet är ett pussel bestående av en mängd olika texter som genereras i en förut bestämd inbördes ordning beroende på i registret inmatade uppgifter. När bo- stadsbidraget omräknas används uppgifter i det tidigare beslutet. Viss bearbetning sker när beslutsprocessen startas. Resultatet av bearbet- ningen och pusslet kommer fram på skärmen. Texterna går inte att änd- ra men vissa texter är valfria. Handläggaren kontrollerar och kan i detta läge hindra att beslut fattas och expedieras till den försäkrade. Bostadsbidrag och/eller familjepenning till värnpliktiga (familjebidrag) nderlag till beslutet erhålls från uppgifter som lagts in i registret samt uppgifter som hämtas via aviseringar från och Riksskatte- verket (folkbokföringsregistret). Beslutet till den enskilde framställs en gång . Texterna går inte att ändra men möjligheter till fritext finns. Handläggaren kontrollerar och kan i detta läge hindra att beslut fattas och expedieras till den försäkrade. Underhållsstöd,( beslut om underhållsstöd till boföräldern, beslut om förlängt underhållsstöd till studerande, beslut om underhållsstöd i form av utfyllnadsbidrag till boföräldern, beslut om förlängt underhållsstöd i form av utfyllnadsbidrag till den studerande, beslut om underhållsstöd/förlängt underhållsstöd till bidragsskyldig, beslut om underhållsstöd/förlängt underhållsstöd till bidragsskyldig i form av utfyllnadsbidrag, beslut om återbetalningsbelopp) Handläggaren skapar beslutstexten genom inrapportering av en viss transaktionskod. Färdiga program skapar förslag till beslutstext vilket kan ändras och kompletteras av handläggaren. Underlaget till beslutet hämtas från inmatade uppgifter i registret samt externa aviseringar från och . Uppgifterna bear- betas. Handläggaren kan ta fram beslutstexten på skärmen via en trans- aktionskod. Texten kan ändras och handläggaren kan även hindra att beslut fattas och expedieras till den försäkrade. Ålderspension efter ansökan, bostadstillägg till pensionär, förtidspension/sjukbidrag, handikappersättning, vårdbidrag Genom att ange en speciell kod kan handläggaren fatta beslut genom beslutssystemet. Beslut som fattas i detta system har handläggaren full kontroll över och kan avgöra om beslut fattas och expedieras till den försäkrade. Om en utbetalning har föregåtts av att den försäkrade har underrättats om ett beslut av vilket framgår det belopp som skall utbetalas är utbe- talningen att anse som en verkställighetsåtgärd. Men om det belopp som utbetalas avviker från det som angetts i ett tidigare utsänt beslut är utbetalningen att anse som underrättelse om beslut, se exempelvis un- der 5.1.1. Nedan följer exempel på några verkställighetsåtgärder. Mängden verkställighetsåtgärder framgår av bilaga 1. Utbetalning av ålders-, änke-, barn- och förtidspension, sjukbidrag, handikappersättning samt vårdbidrag. Automatiskt eller maskinellt beslut om rätten till förmånen skickas till den försäkrade. Utbetalningen av förmånerna överensstämmer med beslutet och sker automatiskt . Utbetalning sker via anvis- ning, postgiro, personkonto eller bankgiro. Utbetalning av arbetsskade- och yrkesskadelivränta Ett av tjänsteman undertecknat beslut om livränta skickas till den för- säkrade. uppdateras med uppgifter från inmatningsunder- lag. Utbetalning av livränta överensstämmer med beslutet och sker au- tomatiskt . Utbetalning sker via anvisning, postgiro, person- konto eller bankgiro. Ett av tjänsteman undertecknat beslut om sjömanspension skickas till den försäkrade. uppdateras med uppgifter från inmat- ningsunderlag. Utbetalning av pension överensstämmer med beslutet och sker automatiskt . Utbetalning sker via anvisning, postgi- ro, personkonto eller bankgiro. Ett av tjänsteman undertecknat beslut om frivillig pensionsförsäkring skickas till den försäkrade. uppdateras med uppgifter från inmatningsunderlag. Utbetalningarna som överensstämmer med beslu- tet görs sedan efter kundens önskemål månads-, kvartals-, halvårs- eller helårsvis. Utbetalning sker via anvisning, postgiro, personkonto eller bankgiro. 6 Förslag till åtgärder Nedan redovisas förslag till åtgärder för att dels komma till rätta med brister i de beslut som genereras från försäkrings- och bidragssystemen dels tydliggöra rätten att fatta automatiska beslut inom socialförsäk- ringsadministrationen samt vem som är ansvarig för ett automatiskt beslut. Åtgärdsförslagen riktar sig huvudsakligen till ansvariga inom Riks- försäkringsverket. Vissa av åtgärdsförslagen innebär att förslag på för- fattningsändring lämnas till regeringen. Förslag: Beslut används alltid som benämning av det dokument varigenom den försäkrade underrättas om ett beslut. Begreppet be- slut kommer därigenom inte att omfatta enbart själva beslutsfattan- det. Skälen för förslaget: Det är vanligt att underrättelse om beslut benämns olika beroende på om det sker genom att själva beslutsdokumentet skickas till den försäkrade eller om underrättelse sker genom avskrift av beslutet. I sist nämnda fall brukar dokumentet kallas för besluts- meddelande. JO har haft synpunkter på det dokument varigenom den försäkrade underrättas om ett beslut. Exempelvis har enligt JO underrättelse om beslut inte överensstämt med det av social- försäkringsnämnden fattade beslutet. Risken med att ha speciella benämningar för de situationer då un- derrättelse om beslut sker på annat sätt än att själva beslutsdokumentet skickas till den försäkrade är att man kan förledas att tro att detta do- kument kan utformas på ett valfritt sätt. Genom att betona att det alltid är fråga om ett beslut som fattats förtydligas att den ursprungliga be- slutstexten inte kan omarbetas i de fall underrättelse om beslut inte sker genom själva beslutsdokumentet. Det dokument varigenom den försäkrade underrättas om ett beslut borde därför för tydlighets skull alltid kallas för beslut. Begreppet be- slut kommer därigenom inte att omfatta enbart själva beslutsfattandet. Förslag: Den som är ansvarig för ett försäkrings- eller bidragssy- stem har att vidta de åtgärder som behövs för att korrekt ompröv- nings- eller överklagandehänvisning lämnas på beslut som genereras från systemen. Om ett beslut inte kan överklagas skall beslutet för- ses med information om detta. En utbetalning som överensstämmer med ett tidigare fattat beslut som den försäkrade underrättats om är en verkställighetsåtgärd och anses inte vara ett självständigt beslut. Skälen för förslaget: Alla beslut som kan överklagas skall vara försed- da med omprövnings- eller överklagandehänvisning. Om ett beslut inte kan överklagas skall beslutet innehålla information om detta. I det fall den försäkrade underrättas om ett beslut som senare åtföljs av en eller flera utbetalningar som överensstämmer med beslutet är utbetalningarna att betrakta som verkställighetsåtgärder. Utbetalnings- handlingen är då inte ett beslut och förses därför inte med ompröv- nings- eller överklagandehänvisning. Vid genomgången av automatiska och maskinella beslut samt beslut som fattas med maskinellt stöd har det framkommit att alla beslut inte är försedda med överklagande- eller omprövningshänvisning. Det före- kommer även att ett beslut innehåller både omprövnings- och överkla- gandehänvisning. Beslut som saknar omprövnings- eller överklagandehänvisning skall förses med sådan hänvisning. I det fall beslutet innehåller både omprövnings- och överklagandehänvisning ändras beslutet så att det innehåller en för beslutet aktuell hänvisning. Den som är ansvarig för ett försäkrings- eller bidragssystem ansva- rar för att beslut är försedda med korrekt överklagande- eller ompröv- ningshänvisning. Förslag: Rätten att fatta automatiska beslut inom socialförsäkrings- administrationen samt vem som är ansvarig för ett automatiskt be- slut bör tydliggöras genom att bestämmelser om detta förs in i AFL och i anslutande författningar. Försäkrings- och bidragssystemen bör utvecklas så att handläggaren alltid, när det inte är fråga om automa- tiskt beslut, har fullständig kontroll över de beslut som skickas till den försäkrade. Detta innebär att de maskinella besluten kommer att försvinna. Skälen för förslaget: ADB-stöd i beslutsfattande är oundgängligen nödvändigt inom socialförsäkringsadministrationen. Stora mängder automatiska beslut skickas till de försäkrade. saknas författningsreglering för rätten att fatta automatiska beslut inom social- försäkringsadministrationen.