prop · GP03110 · 2002-03-18 00:00:00 — 2001/02:110 ningar i fråga om förordningens påverkan på nationella regler om hand- lingsoffentlighet, utformningen av definitionen av handlingsbegreppet och ingivarens möjligheter att påverka beslut om utlämnande av tredje- partshandlingar. Kommissionen var angelägen om att ett tillräckligt skydd gavs för överträdelseärenden och att det klargjordes att handlingar som hör till preliminära stadier av beslutandeprocessen inte omfattades av tillämpningsområdet för förordningen. I ett sent skede blev det känt att det rådde motsättningar inom kommis- sionen främst ifråga om vissa sekretessundantag. Regeringen bedömde att det fanns en allvarlig risk att kommissionen skulle spräcka uppgörel- sen. engagerade sig de svenska statsråden genom att till den kommissionär som var ansvarig för de sakfrågor som motsva- rade respektive statsråds ansvarsområde framföra betydelsen av att för- ordningen antogs i enlighet med föreliggande kompromisstext. sammanträdde Coreper, utskottet och kommissionen var för sig och diskuterade det slutgiltiga kompromissförslaget. I rådet upp- nåddes enhällighet kring kompromissen. Coreper och utskottet beslutade att föreslå rådet respektive att anta kompromisstex- ten. Även kommissionen visade sig slutligen acceptera uppgörelsen. Därefter inleddes den formella beslutsprocessen. överlämna- de en skrivelse till som redogjorde för den senaste händelseutvecklingen. Den formella beslutsprocessen innebar att parlamentet efter debatt antog sitt slutli- ga yttrande i enlighet med kompromisstexten. Rådet antog härefter rätts- akten genom att godkänna parlamentets text, vilket skedde vid mötet med rådet för utbildnings- och ungdomsfrågor . När uppgörelsen väl var klar uttryckte de flesta delegationer tillfreds- ställelse över att förordningen färdigförhandlats och över dess innehåll. Ett antal medlemsstater och kommissionen ansåg att sekretessen när det gällde skydd för överträdelseförfaranden borde ha uttryckts klarare i för- ordningen. De menade dock att bestämmelsen i artikel 4.2 även kunde tolkas som att den täcker skyddet för dessa förfaranden. De gjorde därför ett särskilt uttalande till förordningen om detta. Förordningen trädde i kraft , vilket innebar att de ditintills gällande bestämmelserna på arbetsordningsnivå om handlings- offentlighet för , rådet och kommissionen upphörde att gälla. Tills dess skulle nödvändiga följdändringar genomfö- ras i respektive institutions arbetsordning. För det svenska ordförande- skapet innebar det ett ansvar för att påbörja beredningen av följdändring- arna i rådets arbetsordning. Ordförandeskapet ägnade de återstående mö- tena i Informationsgruppen till detta och anordnade vid sidan därav två möten med tjänstemän från kommissionen, det inkommande belgiska ordförandeskapet, rådssekretariatet och i syfte att dis- kutera omfattningen och den ungefärliga av detaljnivån på följdändring- arna. Det belgiska ordförandeskapet tog över förhandlingar- Skr. 2001/02:110 na om följdändringar. Dessa antogs för rådets del genom rådets beslut 2001/840/EG av om ändring av rådets arbetsord- ning. Vid sidan av förhandlingarna om förordningen antog rådet ett beslut om publicering av vissa rådshandlingar på Internet (rådets be- slut /320/EG av om tillgängliggörande för allmän- heten av vissa kategorier av rådets handlingar, EGT L 111, 20.4.2001, s.29). Detta beslut införlivades senare med följdändringarna i rådets ar- betsordning. antog sina följdändringar genom presidiets beslut /C 374/01 utfärdat om allmänhetens tillgång till handlingar. Därefter följde kommissionen genom ett beslut av om ändring av dess arbetsordning (2001/937/EG, EKSG, Euratom). och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av om allmänhetens till- gång till , rådets och kommissio- nens handlingar OCH EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenska- pen, särskilt artikel 255.2 i detta, med beaktande av kommissionens förslag(1), i enlighet med förfarandet i artikel 251 i fördraget(2), och av följande skäl: (1)I artikel 1 andra stycket i Fördraget om Europeiska unionen stadfästs principen om öppenhet genom att det anges att fördraget markerar en ny fas i processen för att skapa en allt fastare sammanslutning mellan de europeiska folken, där besluten skall fattas så öppet och så nära medbor- garna som möjligt. (2)Öppenhet ger medborgarna bättre möjligheter att delta i beslutsförfa- randet och garanterar att förvaltningen åtnjuter större legitimitet och är effektivare och har ett större ansvar gentemot medborgarna i ett demo- kratiskt system. Öppenhet bidrar till att stärka de principer om demokrati och respekt för grundläggande rättigheter som avses i artikel 6 i EU- fördraget och i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättig- heterna. (3)I de slutsatser som antogs av vid dess möten i Bir- mingham, och underströks nödvändigheten av att göra arbetet vid unionens institutioner öppnare. Denna förordning konso- liderar de initiativ som institutionerna redan tagit för att förbättra öppen- heten i beslutsförfarandet. (4)Syftet med denna förordning är att ge allmänhetens rätt till tillgång till handlingar största möjliga effekt och att fastställa allmänna principer och gränser för denna rätt i enlighet med artikel 255.2 i EG-fördraget. (5)Eftersom Fördraget om upprättandet av Europeiska kol- och stålge- menskapen och Fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergi- gemenskapen inte innehåller några bestämmelser om tillgång till hand- lingar bör , rådet och kommissionen söka ledning i denna förordning, i enlighet med förklaring nr 41 som fogas till slutakten till Amsterdamfördraget, beträffande handlingar som gäller verksamhet som omfattas av dessa båda fördrag. (6)Större tillgång till handlingar bör ges i de fall där institutionerna age- rar i egenskap av lagstiftare, även när det rör sig om delegerade befogen- heter, som effektiviteten i institutionernas beslutsförfarande Sådana handlingar bör göras direkt tillgängliga i så stor ut- sträckning som möjligt. (7)I enlighet med artikel 28.1 och artikel 41.1 i är rätten till tillgång till handlingar tillämplig också på handlingar som gäller den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken samt polisiärt och straff- rättsligt samarbete. Varje institution bör respektera sina säkerhetsbe- stämmelser. (8)För att säkerställa att denna förordning tillämpas fullt ut i samband med all unionens verksamhet bör alla organ som inrättas av institutioner- na tillämpa de principer som fastställs i denna förordning. (9)Vissa handlingar bör på grund av sitt mycket känsliga innehåll vara föremål för särskild behandling. En ordning för hur skall informeras om innehållet i sådana handlingar bör fastställas i ett interinstitutionellt avtal. (10)För att öka öppenheten i institutionernas arbete bör , rådet och kommissionen bevilja tillgång såväl till handlingar som upprättats av institutionerna själva som till sådana de mottagit. Det skall i detta sammanhang påpekas att en medlemsstat, enligt förklaring nr 35 som fogas till slutakten till Amsterdamfördraget, kan begära att kommissionen eller rådet inte vidarebefordrar en handling som härrör från den staten till tredje part, utan att medlemsstaten har lämnat sitt medgivande. (11)I princip bör institutionernas samtliga handlingar göras tillgängliga för allmänheten. Vissa allmänna och privata intressen bör emellertid skyddas genom undantagsbestämmelser. Institutionerna bör ges möjlig- het att skydda sina interna samråd och överläggningar då detta krävs för att de skall kunna utföra sina uppgifter. Vid fastställandet av dessa un- dantag bör institutionerna, på unionens samtliga verksamhetsområden, beakta gemenskapslagstiftningens principer om skydd för personuppgif- ter. (12)Samtliga bestämmelser om tillgång till institutionernas handlingar bör vara i överensstämmelse med denna förordning. (13)För att säkerställa att rätten till tillgång till handlingar respekteras fullt ut bör ett administrativt förfarande med två steg tillämpas, där det dessutom skall vara möjligt att begära domstolsprövning eller framföra klagomål till ombudsmannen. (14)Varje institution bör vidta nödvändiga åtgärder för att informera allmänheten om de nya bestämmelser som skall gälla och för att utbilda sin personal i att bistå medborgare som önskar utöva sina rättigheter i enlighet med denna förordning. För att medborgarna lättare skall kunna utöva sina rättigheter bör varje institution ge tillgång till ett register över handlingar. (15) Denna förordning har varken till syfte eller effekt att ändra nationell lagstiftning om tillgång till handlingar; på grund av den princip om lojalt samarbete som styr förbindelserna mellan institutionerna och medlems- staterna, är det dock uppenbart att medlemsstaterna bör se till att inte hindra en korrekt tillämpning av denna förordning och respektera institu- (16)Denna förordning påverkar inte tillämpningen av den rätt till till- gång till handlingar som medlemsstaterna, rättsliga myndigheter eller utredande organ redan har. (17)I enlighet med artikel 255.3 i EG-fördraget skall varje institution i sin arbetsordning utarbeta särskilda bestämmelser om tillgång till institu- tionens handlingar. Rådets beslut 93/731/EG av om allmänhetens tillgång till rådets handlingar(3), kommissionens beslut 94/90/EKSG, EG, Euratom av om allmänhetens till- gång till kommissionens handlingar(4) och beslut 97/632/EG, EKSG, Euratom av om allmänhetens till- gång till handlingar samt bestämmelserna om sekre- tess för Schengenhandlingar bör därför vid behov ändras eller upphä- vas(5). HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE. Syftet med denna förordning är a)att fastställa principer, villkor och gränser, under hänsynstagande till allmänna eller enskilda intressen, för rätten till tillgång till Europaparla- mentets, rådets och kommissionens (nedan kallade institutionerna) hand- lingar i enlighet med artikel 255 i EG-fördraget på ett sätt som garanterar största möjliga tillgång till handlingar, b)att fastställa bestämmelser som garanterar att det blir så enkelt som möjligt att utöva denna rätt, och c)att främja goda förvaltningsrutiner när det gäller tillgång till handling- Varje unionsmedborgare och varje fysisk eller juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat skall ha rätt till tillgång till insti- tutionernas handlingar, med beaktande av de principer, villkor och grän- ser som fastställs i denna förordning. 2.Institutionerna får med beaktande av samma principer, villkor och gränser bevilja fysiska eller juridiska personer som inte är bosatta eller har sitt säte i en medlemsstat tillgång till handlingar. 3.Denna förordning skall tillämpas på alla handlingar som finns hos en institution, det vill säga handlingar som upprättats eller mottagits och som innehas av institutionen, inom samtliga Europeiska unionens verk- samhetsområden. 4.Utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna 4 och 9 skall hand- lingar göras tillgängliga antingen efter en skriftlig ansökan eller direkt i elektronisk form eller genom ett register. Särskilt handlingar som upprät- tats eller mottagits under ett lagstiftningsförfarande skall göras direkt tillgängliga i enlighet med artikel 12. 5.Känsliga handlingar enligt definitionen i artikel 9.1 skall vara föremål för särskild behandling i enlighet med den artikeln. 6.Denna förordning skall inte påverka allmänhetens rätt till tillgång till handlingar som finns hos institutionerna, vilken kan följa av folkrättsliga instrument eller av rättsakter som institutionerna antagit för att genomfö- ra dessa instrument. I denna förordning avses med a)handling: allt innehåll, oberoende av medium (på papper eller lagrat i elektronisk form, ljud- och bildupptagningar samt audiovisuella upptag- ningar) som har samband med den policy, de åtgärder och de beslut som omfattas av institutionens ansvarsområde, b)tredje part: varje fysisk eller juridisk person eller enhet utanför den berörda institutionen, däribland medlemsstaterna, övriga gemenskapsin- stitutioner och gemenskapsorgan eller andra institutioner och organ samt tredje länder. Institutionerna skall vägra att ge tillgång till en handling om ett utläm- nande skulle undergräva skyddet för a) det allmänna samhällsintresset i fråga om - allmän säkerhet, -försvar och militära frågor, -internationella förbindelser, -gemenskapens eller en medlemsstats finansiella, monetära eller ekono- miska politik, b) den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemen- skapslagstiftningen om skydd av personuppgifter. 2.Institutionerna skall vägra att ge tillgång till en handling om ett utläm- nande skulle undergräva skyddet för - en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inklusive immateriella rättigheter, - rättsliga förfaranden och juridisk rådgivning, - syftet med inspektioner, utredningar och revisioner, om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet. 3.Tillgång till en handling som upprättats av en bruk eller mottagits av en institution, och som gäller en fråga där institu- tionen inte fattat något beslut, skall vägras om utlämnande av handlingen allvarligt skulle undergräva institutionens beslutsförfarande, om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet. Tillgång till en handling som innehåller yttranden för internt bruk och som är en del av överläggningar och inledande samråd inom den berörda institutionen skall vägras även efter det att beslutet fattats, om utlämnan- de av handlingen allvarligt skulle undergräva institutionens beslutsförfa- rande, om det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utläm- nandet. 4.För handlingar som härrör från tredje part skall institutionen samråda med den berörda tredje parten för att bedöma om de undantag som anges i punkterna 1 och 2 skall tillämpas, om det inte är uppenbart att hand- lingen skall eller inte skall lämnas ut. 5.En medlemsstat får begära att institutionen inte skall lämna ut en hand- ling som härrör från denna medlemsstat utan att medlemsstaten dessför- innan har lämnat sitt medgivande. 6.Om enbart delar av den begärda handlingen omfattas av något av un- dantagen, skall övriga delar av handlingen lämnas ut. 7.De undantag som anges i punkterna 1-3 ovan skall enbart tillämpas då skyddet är motiverat på grundval av handlingens innehåll. Undantagen får gälla i högst . För handlingar som omfattas av undantagen gällande privatliv eller affärsintressen och för känsliga handlingar får undantagen om det är nödvändigt fortsätta att gälla även efter . När en medlemsstat tar emot en begäran om tillgång till en handling som medlemsstaten innehar och som härrör från en institution skall medlems- staten, om det inte är uppenbart att handlingen skall eller inte skall läm- nas ut, rådgöra med institutionen i fråga för att fatta ett beslut som inte äventyrar att syftena med denna förordning uppnås. En medlemsstat kan i stället hänskjuta en sådan begäran till institutionen. 1.En ansökan om tillgång till en handling skall inges i skriftlig form på valfritt sätt, inklusive i elektronisk form, på ett av de språk som anges i artikel 314 i EG-fördraget och vara tillräckligt utförlig för att institutio- nen skall kunna identifiera handlingen. Sökanden är inte skyldig att ange några skäl för sin ansökan. 2.Om en ansökan inte är tillräckligt utförlig skall institutionen uppmana sökanden att förtydliga sin ansökan och bistå sökanden med detta, t.ex. genom att tillhandahålla information om användning av de offentliga registren över handlingar. 3.Om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar får den berörda institutionen informellt samråda med sökanden för att finna en rimlig lösning. 4.Institutionerna skall ge medborgarna information om och hjälp med på vilket sätt en ansökan skall göras och var den skall ges in. Behandling av ursprungliga ansökningar 1.En ansökan om tillgång till en handling skall behandlas skyndsamt. En bekräftelse om mottagande skall skickas till sökanden. Institutionen skall efter det att en ansökan registrerats antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen och ge tillgång till den i enlighet med artikel 10 inom samma tidsfrist, eller skriftligen ange skälen för att an- sökningen helt eller delvis har avslagits och upplysa sökanden om dennes rätt att göra en bekräftande ansökan i enlighet med punkt 2 i den här arti- keln. 2.Om ansökningen helt eller delvis avslås får sökanden inom 15 arbets- dagar efter att ha mottagit institutionens besked ge in en bekräftande an- sökan till institutionen med begäran om omprövning. I undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket omfattande hand- ling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i punkt 1 förlängas med , förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges. Om inget besked ges av institutionen inom den föreskrivna tidsfristen skall sökanden ha rätt att inge en bekräftande ansökan. Behandling av bekräftande ansökningar 1.En bekräftande ansökan skall behandlas skyndsamt. Institutionen skall efter det att en sådan ansökan registrerats antingen bevilja tillgång till den begärda handlingen och ge tillgång till den i en- lighet med artikel 10 inom samma tidsfrist, eller skriftligen ange skälen för att ansökan helt eller delvis har avslagits. Om en ansökan helt eller delvis avslås skall institutionen underrätta sökanden om de rättsmedel som finns, nämligen att väcka talan mot institutionen och/eller framföra klagomål till ombudsmannen enligt de villkor som anges i artikel 230 respektive 195 i EG-fördraget. 2.I undantagsfall, t.ex. om en ansökan avser en mycket omfattande hand- ling eller ett mycket stort antal handlingar, får den tidsfrist som anges i punkt 1 förlängas med , förutsatt att sökanden underrättas på förhand och att utförliga skäl anges. 3.Om inget besked ges av institutionen inom den föreskrivna tidsfristen, skall ansökan anses ha avslagits och sökanden skall ha rätt att väcka talan mot institutionen och/eller framföra klagomål till ombudsmannen i en- lighet med relevanta bestämmelser i . Behandling av känsliga handlingar 1.En känslig handling är en handling som härrör från institutionerna el- ler organ som har upprättats av dem eller från medlemsstaterna, tredje länder eller internationella organisationer och som i enlighet med den berörda institutionens bestämmelser klassificerats som "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL" och som skyddar Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen på de områden som omfattas av artikel 4.1 a, i syn- nerhet allmän säkerhet, försvar och militära frågor. 2.En ansökan om tillgång till en känslig handling i enlighet med de för- faranden som anges i artiklarna 7 och 8 skall behandlas enbart av perso- ner som har rätt att befatta sig med sådana handlingar. Utan att det på- verkar tillämpningen av artikel 11.2 skall dessa personer även avgöra vilka hänvisningar till känsliga handlingar som kan göras i det offentliga 3.Känsliga handlingar skall registreras eller lämnas ut endast om den varifrån handlingen härrör givit sitt samtycke. 4.En institution som beslutar att vägra tillgång till en känslig handling skall ange skälen för sitt beslut på ett sådant sätt att de intressen som skyddas i artikel 4 inte skadas. 5.Medlemsstaterna skall vidta lämpliga åtgärder för att se till att princi- perna i den här artikeln och i artikel 4 respekteras vid behandling av an- sökningar om tillgång till känsliga handlingar. 6.Institutionernas bestämmelser om känsliga handlingar skall offentlig- göras. 7.Kommissionen och rådet skall informera om käns- liga handlingar i enlighet med en ordning om vilken institutionerna skall komma överens. Tillgång efter en ansökan 1.Sökanden skall få tillgång till en handling antingen genom att få ta del av den på stället eller genom att erhålla en kopia, inklusive en kopia i elektronisk form, om handlingen finns i sådan form, i enlighet med sö- kandens önskemål. Kostnaden för framställning och utskick av kopior får åläggas sökanden. Avgiften får inte vara högre än den faktiska kostnaden för att framställa och skicka kopiorna. Att ta del av en handling på stället, erhålla kopior på färre än 20 A4-sidor och ges direkt tillgång i elektro- nisk form eller via registret skall vara kostnadsfritt. 2.Om en handling redan har offentliggjorts av den berörda institutionen och är lätt tillgänglig för sökanden, får institutionen fullgöra sitt åliggan- de att ge tillgång till handlingen genom att upplysa sökanden om hur denne kan få tillgång till den begärda handlingen. 3.Handlingen skall ställas till förfogande i en befintlig version och i ett befintligt format (inklusive i elektroniskt eller i ett alternativt format så- som blindskrift, stor stil eller bandupptagning), med fullständigt beak- tande av sökandens önskemål. 1.För att medborgarna effektivt skall kunna utnyttja sina rättigheter en- ligt denna förordning, skall varje institution ställa ett register över hand- lingar till allmänhetens förfogande. Tillgång till registret bör ges i elek- tronisk form. Hänvisningar till handlingar skall omgående föras in i re- gistret. 2.Registret skall för varje handling innehålla ett referensnummer (inklu- sive i förekommande fall den interinstitutionella referensen), ämnet och/eller en kort beskrivning av innehållet i handlingen och det datum då handlingen mottogs eller upprättades och registrerades. Hänvisningarna skall göras på ett sätt som inte undergräver skyddet för intressena i arti- kel 4. 3.Institutionerna skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för att upprätta ett register som skall vara i bruk . Direkt tillgång i elektronisk form eller via ett register 1.Institutionerna skall i största möjliga utsträckning ge allmänheten di- rekt tillgång till handlingar i elektronisk form eller via ett register, i en- lighet med den berörda institutionens bestämmelser. 2.Särskilt lagstiftningshandlingar, det vill säga handlingar som upprät- tats eller mottagits i samband med ett förfarande för att anta rättsakter som är juridiskt bindande i eller för medlemsstaterna, bör göras direkt tillgängliga, om inte annat följer av artiklarna 4 och 9. 3.Om möjligt bör andra handlingar, i synnerhet handlingar som rör ut- formning av policy eller strategier, göras direkt tillgängliga. 4.Om direkt tillgång inte ges via registret skall registret i största möjliga utsträckning ange var handlingen finns. Utöver de akter som avses i artikel 254.1 och 254.2 i EG-fördraget och artikel 163 första stycket i Euratomfördraget skall följande handlingar offentliggöras i , om inte annat följer av artiklarna 4 och 9 i denna förordning: a) Förslag från kommissionen. b) Gemensamma ståndpunkter som antagits av rådet enligt förfarandena i artiklarna 251 och 252 i EG-fördraget samt motiveringarna för dessa ståndpunkter och ståndpunkter i dessa förfaranden. c)De rambeslut och de beslut som avses i artikel 34.2 i . d)Konventioner som har utarbetats av rådet enligt artikel 34.2 i EU- fördraget. e)Konventioner undertecknade mellan medlemsstater på grundval av artikel 293 i EG-fördraget. f)Internationella avtal som ingåtts av gemenskapen eller i enlighet med artikel 24 i . I största möjliga utsträckning skall följande handlingar offentliggöras i : a)Initiativ som lagts fram för rådet av en medlemsstat i enlighet med artikel 67.1 i EG-fördraget eller i enlighet med artikel 34.2 i EU- fördraget. b)Gemensamma ståndpunkter enligt artikel 34.2 i . c)Andra direktiv än sådana som avses i artikel 254.1 och 254.2 i EG- fördraget, andra beslut än de som avses i artikel 254.1 i EG-fördraget samt rekommendationer och yttranden. Varje institution får i sin arbetsordning fastställa vilka övriga hand- lingar som skall offentliggöras i . 1.Varje institution skall vidta nödvändiga åtgärder för att upplysa all- mänheten om de rättigheter som följer av denna förordning.