prop · GQ036 · 2002-10-08 00:00:00 — dovisningslagen (ÅRL), lagen om årsredovisning i kreditinstitut och vär- depappersbolag samt lagen om årsredovisning i försäkringsföretag. årsredovisning består av en balansräkning, en resultaträkning, noter, en förvaltningsberättelse och i vissa fall en finansieringsanalys. ningen, resultaträkningen och noterna skall upprättas som en helhet. skall ge en rättvisande bild av företagets ställning och resultat. lämnas tilläggsupplysningar om det behövs för att en rättvisande bild saknas det uttryckliga lagregler som tar sikte på uppgifter om personalens sjukfrånvaro. Det finns dock bestämmelser i de nämnda författningarna som innebär att en årsredovisning skall innehålla andra uppgifter som är relaterade till personalen. kostnader skall särskilt anges kostnaden för löner och andra ersättningar och sociala kostnader. Nyss nämnda årsredovisningslagar föreskriver också att upplysningar skall lämnas om medelantalet under räkenskaps- året anställda personer, med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och Uppgifter om antal anställda och löner lämnas som tilläggsupplys- ning i not eller i resultat- och balansräkningarna. för en koncern skall lämnas i koncernredovisningen. Kravet på att redo- visningen skall ge en rättvisande bild kan innebära att det blir nödvändigt för den redovisningsskyldige att lämna också andra uppgifter om perso- nalen som har betydelse för bolagets ställning och resultat. Även primärkommuner, landstingskommuner och kommunalförbund (fortsättningsvis benämnda kommuner) är skyldiga att upprätta årsredo- Denna skyldighet följer av 8 kap. 16 § kommunallagen (1991:900). Regler för årsredovisningen finns som nämnts i lagen om Årsredovisningens delar är i verk- samhet desamma som i privat, dvs. en förvaltningsberättelse, en resultat- räkning, en balansräkning och en finansieringsanalys. inte någon motsvarighet till ÅRL:s relativt omfattande bestämmelser om I kommunernas redovisning är förvaltningsberättel- sen i stället en mer central del i redovisningen. Enligt lagens 4 kap. 1 § skall i förvaltningsberättelsen lämnas uppgifter om väsentliga personal- Upplysningar skall också lämnas om sådana förhållanden som inte skall redovisas i balansräkningen eller resultaträkningen, men som är viktiga för bedömningen av kommunens eller resultat eller ställning samt andra förhållanden som är av betydelse för styrningen och uppföljningen av den kommunala verksamheten. årsredovisningar skall också lämnas en sammanställd redovisning som omfattar även verksamhet som bedrivs genom annan juridisk Statliga myndigheters skyldighet att upprätta årsredovisning regleras i förordningen om årsredovisning och budgetunderlag. skall bestå av en resultatredovisning, en resultaträkning, en balansräk- ning, en anslagsredovisning, en finansieringsanalys samt noter. heterna skall i årsredovisningen lämna information om förhållanden av Prop. 2002/03:6 väsentlig betydelse för regeringens uppföljning och prövning av verk- I förordningen finns inte någon författningsreglerad skyldighet att lämna uppgifter om personalförhållanden, motsvarande den skyldig- het som gäller för företag och kommuner. 5 Överväganden och förslag 5.1Arbetsgivarens skyldighet att lämna uppgifter om sjukfrånvaro i årsredovisningen Regeringens förslag: En skyldighet för privata arbetsgivare, kommu- ner och landsting att redovisa uppgifter om anställdas sjukfrånvaro i årsredovisningen skall införas. Arbetsgruppens förslag: Överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: De flesta remissinstanser tillstyrker eller har inte några invändningar mot förslaget. och anser dock att det visserligen behövs statistik om sjukfrånvaro men att en lagstadgad skyldighet att lämna uppgifter om sjukfrånvaro i årsredovisningen inte är den lämpligaste formen. ifrågasätter om förslaget om obligatorisk redo- visning av sjukfrånvaro leder till att arbetsgivarna blir mer benägna att undvika hög sjukfrånvaro eller att sjukfrånvaron faktiskt minskar om förslaget genomförs. Liknande synpunkter har framförts av Svenskt När- ingsliv, Byggindustrier, , , och Svensk Han- del. Arbetsgivaralliansen anser att tillämpningen av arbetsmiljölagen och föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ger bättre förutsättningar att hantera sjukfrånvaron för arbetsgivarna. Stats- kontoret ställer sig i princip positivt till redovisning av sjukfrånvaro, men anser att det i första hand bör prövas om en redovisning kan ske på frivil- lig väg. avstyrker förslaget med hänvisning till att företagen inte bör åläggas ytterligare rapporteringsbörda och att en uppgiftsskyldighet motverkar en pågående internationell harmonisering av redovisningsreglerna. Även anser att förslaget strider mot pågående internationell harmonisering på redo- visningsområdet. Föreningen anser att det bör övervägas om uppgifterna i stället skall ingå i den s.k. Kommundata- basen som är under utveckling. Även Rådet för redovisning avstyrker förslaget med hänvisning till att uppgifter om sjukfrånvaro i kommuner bör kunna lämnas som en del av den omfattande statistikin- samling som görs av kommuner och landsting. Skälen för regeringens förslag: Som nämnts i avsnitt 4.1 har sjukfrånvaron och kostnaderna för denna ökat kraftigt i . Utvecklingen har inneburit stora välfärdsförluster och kostnader såväl för enskilda människor som för samhället. Även för företag, kommuner, myndigheter och andra ar- betsgivare medför sjukfrånvaron hos anställda betydande kostnader för sjuklön, vikarier och produktionsbortfall. Är sjukfrånvaron dessutom långvarig kan ytterligare kostnader för rekrytering och utbildning till- komma. En första förutsättning för att arbetsgivare skall vidta åtgärder för att minska sjukfrånvaron är att de är medvetna om dess storlek. Flera utredningar har pekat på de bristande kunskaperna på området. I likhet med arbetsgruppen anser regeringen att medvetenheten om sjukfrånva- rons fördelning på olika verksamheter samt dess orsaker och kostnader måste öka. I det följande behandlas olika möjligheter att öka denna med- vetenhet. En möjlighet att öka medvetenheten om sjukfrånvaron är att inhämta uppgifter om denna frånvaro genom enkätundersökningar eller genom statistiska undersökningar. Nackdelen med ett sådant alternativ är att det finns en risk att de arbetsgivare som har störst problem inte besvarar en enkät. Vidare finns problemen enligt i huvudsak på ett fåtal arbetsplatser. Risken är stor att en urvalsundersökning inte täcker in dessa. Dessutom ökar möjligheter till ett bra urval för sin tillsynsverksamhet om samtliga arbetsgivare redovisar sjukfrånvaron. Det är därför angeläget att uppgifterna blir heltäckande och att de lämnas för alla arbetsgivare. Det är med andra ord inte tillräckligt att uppgifterna redovisas t.ex. genom stickprov. Den statistikinsamling som görs av Sta- tistiska centralbyrån och och som täcker av antalet anställda kan inte med nuvarande rutiner ställas i relation till de anställdas totala arbetstid hos respektive arbetsgivare. Re- geringen anser därför att denna statistik inte är tillräcklig för att ge den bild av sjukfrånvaron som regeringen eftersträvar. Till skillnad från Föreningen och Rådet för redovisning anser regeringen att inte heller den befintliga sta- tistiken på det kommunala området är tillräckligt omfattande. Uppgifter- na om sjukfrånvaro måste därför tas fram och redovisas på annat sätt. Det ligger närmast till hands att undersöka möjligheterna att använda sig av befintliga och vedertagna metoder att redovisa olika förhållanden, eko- nomiska och andra, i en verksamhet. Intresset för uppgifter om sjukfrånvaro De viktigaste intressenterna för årsredovisningarna hos företagen är äga- re eller medlemmar, kreditgivare, leverantörer, kunder samt anställda. stat och kommun är också medborgarna intressenter för redovisningen. Årsredovisningarna har även ett allmänt samhällsintresse. behandlas närmare vilka som kan antas vara intresserade av just uppgif- ter om sjukfrånvaro. Ägare till företag, borgenärer, leverantörer, staten eller kommunens medborgare och andra externa intressenter har ett intresse av att få in- formation om sjukfrånvarons omfattning. En hög sjukfrånvaro innebär som redan nämnts stora direkta och indirekta kostnader. samheter i tjänstesektorn eller i s.k. kunskapsföretag kan information som är relaterad till personalen vara av särskilt intresse vid bedömningen av den ekonomiska ställningen samt av utvecklingsmöjligheterna i en Förekomsten av sjukfrånvaro bland personalen kan sägas vara en aspekt på hur företagsledningen förvaltar företagets resurser. hög sjukfrånvaro kan vara ett tecken på att verksamheten inte bedrivs på ett effektivt sätt. För de anställda och för de fackliga organisationerna kan uppgifterna utgöra ett underlag för bedömning av arbetsmiljön på arbetsplatsen. ta stöds inte minst av att samtliga arbetstagarorganisationer som svarat på remissen tillstyrker arbetsgruppens förslag om en obligatorisk redovis- ning av sjukfrånvaro. Den som överväger att ta anställning har också ett intresse av att få uppgifter om sjukfrånvaron på den aktuella arbetsplat- sen eftersom dessa uppgifter kan ge en indikation på arbetsförhållandena. Staten har intresse av att följa utvecklingen av sjukfrånvaron och den sammanlagda direkta samhälleliga kostnaden för denna. viktigt mot bakgrund av den utveckling av sjukfrånvaron som redovisats i avsnitt 4.1. Om uppgifter om sjukfrånvaro lämnas i årsredovisningarna skulle de vid sidan av nämnda intresse av ökad uppmärksamhet kunna utgöra ett underlag för vid dess prioritering av tillsyns- insatserna, något som verket också framhållit som positivt i sitt remiss- yttrande över promemorian. Regeringen anser att verket genom förslaget även får ett bättre underlag för sin tillsyn av arbetsgivarnas systematiska Förslaget bör således kunna stödja denna tillsyn. är dock regeringens uppfattning att denna tillsyn inte är tillräcklig för att förmå arbetsgivarna att vidta åtgärder för att minska sjukfrånvaron. Även internt inom en verksamhet bör en redovisning av sjukfrånvaro som en del av en intern redovisning eller en extern sådan också leda till ökade insikter hos arbetsgivarna om arbetsmiljöns betydelse för de an- Med hjälp av redovisningen kan uppgifter om exempelvis kostnaderna för sjukfrånvaron ställas mot aktiva insatser för personalen i form av t.ex. investeringar i arbetsmiljön eller utveckling av arbetsorga- Redovisningen kan fungera som ett underlag för arbetsgiva- ren för att bl.a. bedöma resultatet av förebyggande arbetsmiljöåtgärder. En frivillig redovisning av sjukfrånvaro som en del av den interna redovis- Ett antal remissinstanser anser att uppgifter om sjukfrånvaro bör lämnas som en del av en frivillig s.k. personalekonomisk redovisning. redovisning förekommer på många håll . förutom kostnader för sjukfrånvaro och annan frånvaro innehålla uppgif- ter om t.ex. lönekostnader, personalomsättning eller kompetensutveck- I den mån personalekonomisk redovisning tillämpas på ett ända- målsenligt sätt kan det viktiga syftet med ett uppgiftslämnande om sjuk- frånvaro, nämligen att ge arbetsgivare ett bra underlag för beslut i olika arbetsmiljö- eller arbetsorganisationsfrågor, tillgodoses genom en intern redovisning. Lagrådet har påpekat att regeringen i ett tidigare förslag om sådan redovisning ansåg att det förhållandet att den personalekonomiska redovisningen i första hand syftar till att fungera som ett internt styrin- strument talade mot att regleringen skulle ske i redovisningslagstiftning- en (se prop. 1998/99:130 s. 332 ff). Regeringen vill med anledning av vad Lagrådet påpekat framhålla att uppgifter om sjukfrånvaro kan tillgodose också andra intressen. En intern redovisning kan inte ge den information till externa intressenter som re- geringen anser skulle vara av värde. Regeringen är också övertygad om att viljan hos företag, kommuner och myndigheter att vidta åtgärder för att förbättra arbetsförhållandena eller att undvika hög sjukfrånvaro skulle öka om uppgifter om sjukfrånvarons fördelning görs kända i en vidare krets. En extern redovisning av sjukfrånvaro som är obligatorisk är därför ett mer verksamt medel att uppnå en lägre sjukfrånvaro. Internationell harmonisering på redovisningsområdet Några remissinstanser anser att förslaget motverkar eller rent av strider mot pågående internationell harmonisering på redovisningsområdet. Frå- gor kring företagens redovisning har varit föremål för arbete inom EU. Ett steg i det arbetet har tagits genom att och Europeiska unionens råd antagit en förordning om till- lämpning av internationella redovisningsstandarder. Förordningen tar i första hand sikte på koncernredovisningen i börsnoterade företag. Som huvudregel gäller att de bolag som omfattas av förordningen måste till- lämpa de internationella redovisningsstandarder som kommissionen be- slutar om. De standarder som avses är utarbetade av ett internationellt privaträttsligt organ, . De före- tag som omfattas av förordningen måste tillämpa de aktuella standarder- na fr.o.m. det första räkenskapsår som inleds efter utgången av 2004. I första hand gäller alltså förordningen koncernredovisningar som är un- dantagna från förslagen i denna proposition (se avsnitt 5.7). Det bör dock noteras att artikel 5 i förordningen medger medlemsstaterna att besluta att de skall tillåta eller kräva att även noterade företag eller andra företag också utarbetar sina årsredovisningar enligt internationell redovisnings- standard. Regeringen har lämnat ett uppdrag till en särskild utredare att se över bl.a. frågan om de i förordningen angivna redovisningsstandar- derna skall tillämpas även i andra företag än noterade företag och om dessa standarder skall tillämpas även vid upprättandet av årsredovisning (dir. 2002:106). Dessutom pågår det inom EU ett arbete med att ändra de fjärde och sjunde bolagsdirektiven. Enligt ett förslag som har behandlats vid ett rådsmöte skall det införas ett krav på att förvalt- ningsberättelsen skall innehålla uppgifter av icke-finansiell art om bl.a. anställningsförhållanden. Regeringen gör bedömningen att de nya upp- lysningskrav som föreslås i denna proposition inte står i strid med det harmoniseringsarbete på redovisningsområdet som sker inom ramen för EU-samarbetet. De gällande bestämmelserna om årsredovisning (se avsnitt 4.4) innehål- ler inte några uttryckliga regler om skyldigheten att redovisa sjukfrånva- ro i årsredovisningen. Regeringen anser att en sådan skyldighet bör infö- En allmän utgångspunkt för regeringens förslag är att uppgifter om sjukfrånvaro skall vara så enkla som möjligt att ta fram för arbetsgivarna. Uppgiftsskyldigheten bör således inte bli alltför betungande. Som nämnts i inledningen av detta avsnitt medför de anställdas frånva- ro på grund av sjukdom betydande kostnader för arbetsgi- varna för sjuklöner, produktionsbortfall, vikarier och utbildningsinsatser. Sjukfrånvaron bland anställda kan alltså sägas ha inverkan på produktivi- teten och verksamhetsresultatet i en organisation. Därför kan man även ha ett redovisningsmässigt perspektiv på sjukfrånvaron. Regeringen anser att årsredovisningen bäst tillgodoser det informa- tionsintresse som tidigare nämnda intressenter kan ha av uppgifter om Om dessa uppgifter får en extern spridning är det lättare för myndigheter, anställda och andra intressenter att ta del av dem. lerna görs lika för olika verksamhetsformer underlättas också jämförelser mellan olika arbetsgivare. I och med att årsredovisningen i regel revide- ras ökar förutsättningen för att de lämnade uppgifterna är riktiga. ingen delar således inte uppfattningen hos vissa remissinstanser att upp- gifter om sjukfrånvaro inte skulle ha en naturlig plats i en årsredovisning. Redovisningen av sjukfrånvaro bör vara enhetlig för privata verksam- heter samt för kommuner och statliga myndigheter. föreslås att ändringar införs i årsredovisningslagen, lagen om årsredovis- ning i kreditinstitut och värdepappersbolag, lagen om årsredovisning i försäkringsföretag samt lagen om redovisning. har även för avsikt att i förordningen om årsredovisning och budgetun- derlag införa bestämmelser som ålägger statliga myndigheter motsvaran- Ekonomiska drivkrafter för arbetsgivare pågår ett arbete med att undersö- ka olika tänkbara alternativ att förstärka de ekonomiska drivkrafterna för arbetsgivare att minska sjukfrånvaron. Detta arbete är ännu inte slutfört. Det är därför för tidigt att närmare ange vad detta kan komma att innebä- I budgetpropositionen anger dock regeringen att förstärkta ekonomiska drivkrafter skall införas . pens promemoria som lagrådsremissen har tankar framförts om att en öppen redovisning av sjukfrånvaro skulle kunna användas vid genomfö- randet av sådana åtgärder. Lagrådet har emellertid i sitt yttrande varit kritisk till förslaget om obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro om av- sikten är att information om sjukfrånvaro skall få ekonomiska konse- kvenser för arbetsgivarna. Lagrådet anser att årsredovisningslagen i så fall inte är en lämplig plats för regleringen och att ett större mått av tyd- lighet och precision i de föreslagna bestämmelserna då borde kunna krä- Regeringen vill betona att redovisningen av sjukfrånvaro hos de an- ställda har ett självständigt värde i enlighet med vad som redan anförts i Den informationsskyldighet om sjukfrånvaro hos anställda Prop. 2002/03:6 som arbetsgivarna åläggs får enligt förslagen i denna proposition inte några ekonomiska konsekvenser för arbetsgivarna. Hur sjukfrånvaro skall anges Regeringens förslag: Sjukfrånvaro skall anges i procent av de an- ställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. Arbetsgruppens förslag: Överensstämmer med regeringens. Remissinstanserna: De flesta remissinstanserna har ställt sig positiva till eller har inte några invändningar mot arbetsgruppens förslag till hur sjukfrånvaro skall anges. anser dock att arbetsgrup- pens författningsförslag och motivuttalanden i övrigt är alltför detaljera- de och att de därmed avviker från den lagstiftningsmetod som brukar användas på redovisningsområdet med bestämmelser som har karaktär av Liknande synpunkter framförs av Rådet för redovisning och Föreningen . och anser att redovisningen av personalförhållanden i första hand bör ske utifrån varje kommuns eller landstings bedömningar och förutsättningar, en synpunkt som även fram- förs av och . centralbyrån påpekar att det genomsnittliga antalet sjukfrånvarodagar per anställd i vissa sammanhang kan utgöra ett gott komplement till den fö- påpekar att det inom flera verksamheter är svårt att definiera vad som avses med begreppet ordinarie arbetstid. att sjukfrånvaro redovisas som genomsnittligt antal sjukfrånvarodagar Skälen för regeringens förslag I förarbetena till årsredovisningslagen uttalas att redovisningslagstift- ningen bör ges karaktär av ramlagstiftning. Lagstiftningen bör ange vilka grundläggande principer som skall gälla för redovisningen samt vissa minimikrav på omfattningen av den information som skall lämnas ex- Detaljbestämmelser bör så långt som möjligt undvikas. inte möjligt att helt avstå från detaljföreskrifter. Om det är påkallat av något särskilt samhällsintresse kan vissa specifika redovisningsnormer komma till uttryck i lagstiftningen. I varje lagstiftningsärende måste det göras en avvägning mellan å ena sidan flexibla redovisningsnormer som kan anpassas till nya förhållanden och å andra sidan intresset av klara och otvetydiga regler (prop. 1995/96:10 del I s. 187). redovisning bör enligt förarbetena vara en ramlag som ger utrymme för normbildning vad gäller god redovisningssed (prop. 1996/97:52 s. 44). Vissa remissinstanser bl.a. anser att arbets- gruppens förslag är alltför detaljerade. Såväl författningsförslag som mo- tivuttalanden avviker enligt nämnden från årsredovisningslagens (ÅRL:s) karaktär av ramlag. En grundläggande tanke bakom förslaget med en Prop. 2002/03:6 obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro är emellertid att uppgifterna skall kunna jämföras dels över tiden, dels mellan olika branscher och arbetsgivare. Det skall gå att tillgodogöra sig den information som redo- visas, göra önskade jämförelser samt bedöma de redovisade uppgifterna utan att några ytterligare sammanställningar eller beräkningar skall be- höva göras. En förutsättning för detta är att kraven på redovisning av sjukfrånvaro är desamma för alla arbetsgivare, såväl inom den privata sektorn som inom den offentliga. För att tillgodose detta krävs en förhål- landevis detaljerad reglering. För att det inte heller skall råda någon oklarhet om hur sjukfrånvaro skall beräknas bör detta preciseras i lagtexten. Intresset av klara och otvetydiga regler väger här tungt. Bland annat för att undvika att regler- ingen om sjukfrånvaro blir alltför detaljerad föreslår dock regeringen att endast ett fåtal indikatorer skall redovisas. Dessa indikatorer är den totala sjukfrånvaron, sjukfrånvaron hos kvinnor respektive män, sjukfrånvaron hos anställda i vissa åldersintervaller samt långtidssjukfrånvarons andel av den totala sjukfrånvaron. I detta avsnitt behandlas förslaget såvitt av- ser den totala sjukfrånvaron. I avsnitt 5.3 behandlas förslaget i den del det avser uppgifter om sjukfrånvaro hos kvinnor och män samt hos an- ställda i olika åldersgrupper. I avsnitt 5.4 återkommer regeringen till för- slaget om redovisning av långtidssjukfrånvaro. Uppgift om total sjukfrånvaro Reglerna om redovisning av sjukfrånvaro bör utformas så att den infor- mation som skall lämnas är enkel att ta fram för arbetsgivaren. Indikato- rerna bör finnas i det som kan antas vara en ordinarie redovisning och uppföljning av verksamheten utan att det skall krävas alltför omfattande arbetsinsatser för att sammanställa informationen. och använder i sina tidsanvändningssystem den avta- lade ordinarie arbetstiden uttryckt i det sammanlagda antalet timmar för den aktuella redovisningsperioden. Det är således begreppet den ordina- rie arbetstiden som används. Med detta begrepp avses arbetstid enligt kollektivavtal eller annat avtal, men inte övertid. För att uppgiftsskyldig- heten inte skall bli alltför betungande för arbetsgivaren har regeringen anpassat förslaget till det begrepp som används i dessa tidsanvändnings- system. Därför bör den totala sjukfrånvaron ställas i relation till de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. Den sammanlagda ordinarie arbetstiden under ett visst år kan räknas fram på olika sätt, bl.a. beroende på villkoren för den anställde. Arbets- gruppen lämnade i såväl den allmänna motiveringen som i författnings- kommentaren relativt detaljerade anvisningar om hur beräkningar av sjukfrånvaro enligt förslaget skulle göras. Regeringen anser, till skillnad från arbetsgruppen, att frågor om hur de närmare beräkningarna av sjuk- frånvaro skall göras bör överlämnas till praxisutveckling och prövas inom ramen för vad som är god redovisningssed. Regeringen föreslår att en ny bestämmelse om redovisning av sjukfrån- varo införs i ÅRL:s 5 kap. om tilläggsupplysningar. Den skall tas in i en ny paragraf (18 a §). Hänvisningar till den nya paragrafen i ÅRL bör gö- ras i lagen om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag samt i lagen om årsredovisning i försäkringsföretag. Enligt lagen om redovisning skall kommunerna i förvalt- ningsberättelsen lämna uppgifter om väsentliga personalförhållanden. En sådan uppgiftsskyldighet skulle i och för sig i vissa fall kunna anses inne- fatta också uppgifter om sjukfrånvaro. Det bör dock vara obligatoriskt att lämna uppgifter om sjukfrånvaro. För att det skall gå att jämföra uppgif- ter om sjukfrånvaro i olika verksamhetsformer bör redovisningen också ske på ett enhetligt sätt. Även lagen om redovisning bör där- för innehålla uttryckliga bestämmelser om de anställdas sjukfrånvaro. En ny bestämmelse om detta bör föras in i 4 kap. om förvaltningsberättelsen (1 a §). 5.3 Underindelning av sjukfrånvaro efter kön och ålder