prop · GQ036 · 2002-10-08 00:00:00 — Den totala tidsåtgången för företagen som upp- kommer till följd av förslaget kan därmed uppskattas bli ungefär 2 tim- mar x 31 500 företag, dvs. Lönekostnader och andra kostnader Kostnaderna kan vara av två slag, investeringskostnader och löpande kostnader. Investeringskostnader uppkommer vid införskaffande av da- torprogram och upprättande av arbetsrutiner m.m. för att kunna beräkna sjukfrånvaron. Med ledning av vad som angavs i föregående avsnitt (6.4), dvs. att så gott som samtliga företag som berörs av förslagen har tillgång till ett datoriserat sjuklönesystem, kan man anta att investerings- kostnaderna blir relativt försumbara. Det är troligt att fler företag ansluter sig till Svenskt Näringslivs frivil- liga sjukfrånvaroredovisning. För delägare i är delta- gandet kostnadsfritt. Man kan vidare räkna med att marknaden kommer att anpassa sina datorprogram och fler organisationer kan antas följa Svenskt Näringslivs exempel och erbjuda tjänsten för sina medlemmar. Kostnaden för enskilda företag beror således på initial prestanda samt eventuellt medlemskap i en branschorganisation. Ett annat slags kostnader utgörs av löpande kostnader för att beräkna sjukfrånvaron. Marginaleffekten av förslaget är liten, liksom kostnaderna för arbetsinsatsen att beräkna sjukfrånvaron. Medlemmar i en branschor- ganisation som erbjuder tjänsten får inte några nya rörliga kostnader. Om man antar att antalet företag som berörs är 31 500, att tidsåtgången är och att kostnaden är blir den samman- lagda löpande årskostnaden ca . 6.6Annan påverkan på småföretagen Ett av syftena med förslaget är att påverka företagen att arbeta mer aktivt med arbetsmiljön och uppmärksamma sambandet mellan sjukfrånvaro och ökade kostnader, både direkta och indirekta. Kostnadsbilden för före- tagen bör genom förslaget generellt påverkas positivt. Det kan dock fin- nas företag som har en så bra kontroll över sjukfrånvaron att förslaget enbart medför extra administrativa kostnader. 6.7Konsekvenser för kommuner och landsting De föreslagna författningsändringarna innebär ett krav även på kommu- ner att redovisa sjukfrånvaro. I ett inledningsskede kan de behöva anpas- sa sina redovisningssystem för att det skall vara möjligt att redovisa den- na frånvaro. Det kan således ta tid att anpassa de administrativa systemen för att kunna hämta information om de anställda och deras sjukfrånvaro. Kommunerna har inte heller några gemensamma definitioner av vissa begrepp, t.ex. antalet anställda samt ordinarie arbetstid. Den ökade tidsåtgången på grund av förslaget kommer att vara margi- nell i förhållande till den totala tidsåtgång som nuvarande redovisnings- bestämmelser medför. Vidare kommer tidsåtgången för att i årsredovis- ningen ta med uppgifter om sjukfrånvaro att vara försumbar eftersom samtliga kommuner har rutiner för en fortlöpande rapportering av sjuk- frånvaro. Samråd med näringslivet och med myndigheter Förslaget har remissbehandlats av drygt 50 berörda myndigheter, kom- muner, landsting och organisationer. De synpunkter som har beaktats har främst avsett ikraftträdandet av regeländringarna, undantaget för utlands- anställda samt den ytterligare betoning av integritetsaspekterna som skett genom bl.a. höjningen av den lägsta gränsen för redovisning av under- grupperna. Vidare har justeringar gjorts i motivuttalandena med anled- ning av synpunkterna om en för hög detaljeringsgrad. Samråd om förslagen har skett med för regel- granskning, , , Svenskt När- ingsliv och . 7.1Förslaget till lag om ändring i årsredovisningslagen (1995:1554) Paragrafen är ny. Upplysningar om sjukfrånvaro skall lämnas som tilläggsupplysningar. Redovisningen skall enbart avse frånvaro relaterad till ordinarie arbets- tid. Endast sjukfrånvaro som faller inom räkenskapsårets ram redovisas. Om någon del av en sjukfrånvaroperiod avser tid efter räkenskapsårets utgång redovisas den delen i årsredovisningen för nästa räkenskapsår. På motsvarande sätt medräknas inte sådan sjukfrånvaro under en sjukfrånva- roperiod som infallit före räkenskapsårets början. I första stycket lämnas en anvisning om att sjukfrånvaron skall anges i procent av de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. Med ordinarie arbetstid avses arbetstid enligt kollektivavtal eller annat avtal mellan ar- betsgivaren och den anställde. Övertid omfattas inte. Skyldigheten att lämna uppgift om sjukfrånvaro gäller oavsett graden av sjukfrånvaro. Även sjukfrånvaro under del av den ordinarie arbetsdagen räknas alltså. Andra stycket punkt 1 föreskriver att den andel av sjukfrånvaron som avser frånvaro som varat av skall anges särskilt. Vid fastställandet av om frånvaron pågått eller mer skall även dagar då den anställde normalt skulle ha varit ledig räknas med. Med dagar avses i detta sammanhang kalenderdagar. Antalet timmar som den sjuke har varit frånvarande räknas sedan på samma sätt som vid tillämpningen av första stycket i förhållande till den ordinarie arbetstiden. Uppgiften skall lämnas i procent av den totala sjuk- frånvaron. Långtidssjukfrånvaron enligt denna punkt kan beräknas t.ex. på följan- de sätt. Den sammanlagda sjukfrånvaron : Tid för långtidssjukfrånvaro (samtliga timmar i sjukfrånvaro på minst 60 Andel långtidssjukfrånvaro i relation till den sammanlagda sjuk- 870 x 100 = Enligt punkterna 2 och 3 skall uppgift också lämnas om sjukfrånvaro hos kvinnor och män samt för anställda i vissa åldersgrupper. Tredje stycket föreskriver att sjukfrånvaron i varje sådan grupp som avses i andra stycket punkterna 2 och 3 skall anges i procent av den sammanlagda ordinarie arbetstiden inom gruppen . för dessa undergrupper skall alltså inte anges som en andel av den totala I detta stycke finns två undantag som kommit till för att förhindra att en uppgift om sjukfrånvaro skall kunna härledas till en en- För det första skall inte uppgift enligt andra stycket 2 och 3 lämnas om antalet anställda i gruppen är högst tio. avses medelantalet anställda i gruppen . För det andra skall inte uppgift lämnas om den kan hänföras till en enskild individ. tar sikte på verksamheter med relativt få anställda eller där antalet an- ställda i någon enskild grupp är litet. Att någon av nämnda grupper ute- sluts från redovisningen med hänvisning till undantagsregeln innebär inte att den redovisningsskyldige kan underlåta att redovisa uppgift för övriga Det får avgöras från fall till fall om omständigheterna är sådana att en uppgift kan hänföras till någon enskild individ. tolkningar bör vägas in vid bedömningen av om uppgiften skall lämnas Undantagsbestämmelsen kan illustreras med följande exempel. Ett företag har 12 anställda, varav 11 kvinnor och 1 man. varit sjukskriven en större del av räkenskapsåret medan den genomsnitt- liga sjukfrånvaron hos kvinnorna har varit relativt låg. ende mannens sjukfrånvaro skall inte lämnas eftersom antalet anställda i gruppen inte uppgår till tio. Det kan dock även bli aktuellt att utesluta redovisningen av sjukfrånvaron hos kvinnorna om man med ledning av den uppgiften tillsammans med uppgiften om den totala sjukfrånvaron kan dra slutsatser om mannens frånvaro. Enligt det fjärde stycket undantas genom hänvisningen till 3 kap. 8 § andra stycket 1 företag och andra arbetsgivare från skyldigheten att läm- na uppgift om sjukfrånvaro om antalet anställda under de senaste två rä- kenskapsåren uppgått till i medeltal högst tio. I bestämmelsen finns också ett undantag som innebär att utomlands anställda inte omfattas av arbets- Den närmare tillämpningen av bestämmelsen får avgöras inom ramen för vad som är god redovisningssed. Paragrafen föreskriver att vissa bestämmelser i 5 kap. om tilläggsupplys- ningar skall tillämpas även på koncernredovisning. uppgift om sjukfrånvaro inte behöver lämnas i koncernredovisningen. 7.2Förslaget till lag om ändring i lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag Paragrafen innehåller hänvisningar till vissa bestämmelser i 5 kap. årsre- dovisningslagen om tilläggsupplysningar. Ändringen innebär att även sådana företag som omfattas av lagen om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag skall lämna tilläggsupplysningar om sjukfrånvaro. I paragrafen regleras bl.a. vilka tilläggsupplysningar som skall göras i koncernredovisningen för kreditinstitut och värdepappersbolag. Ändring- en innebär att upplysningar om de anställdas frånvaro på grund av sjuk- dom inte behöver tas in i koncernredovisningen. 7.3Förslaget till lag om ändring i lagen (1995:1560) om årsredovisning i försäkringsföretag Paragrafen innehåller hänvisningar till vissa bestämmelser i 5 kap. årsre- dovisningslagen om tilläggsupplysningar. Ändringen innebär att även sådana företag som omfattas av lagen om årsredovisning i försäkringsföretag skall lämna tilläggsupplysningar om sjukfrånvaro. I paragrafen regleras bl.a. vilka tilläggsupplysningar som skall göras i koncernredovisningen för försäkringsföretag. Ändringen innebär att upp- lysningar om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom inte behöver tas in i koncernredovisningen. 7.4Förslaget till lag om ändring i lagen (1997:614) om redovisning Paragrafen är ny och innehåller bestämmelser om att förvaltningsberät- telsen skall innehålla uppgifter om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom. Bestämmelserna motsvarar den föreslagna 5 kap. 18 a § årsre- dovisningslagen. Uppgifterna skall lämnas under det avsnitt i förvalt- ningsberättelsen som avser väsentliga personalförhållanden. Den närmare tillämpningen av bestämmelsen framgår av författningskommentaren till nämnda bestämmelse i årsredovisningslagen. I bestämmelsen regleras den gemensamma förvaltningsberättelsen. Upp- gifter om väsentliga personalförhållanden enligt 4 kap. 1 § skall lämnas också för sådan verksamhet som bedrivs genom andra juridis- ka personer. Den gemensamma förvaltningsberättelsen behöver dock inte innehålla uppgift om sjukfrånvaro. Det har därför införts ett undantag i paragrafen i enlighet med detta. Sammanfattningen i promemorian Obligatorisk redo- visning av sjukfrånvaron (Ds 2002:22). I denna promemoria behandlas frågan om att införa en skyldighet för arbetsgivare att redovisa sjukfrånvaron. Vi anser att man genom en sådan obligatorisk redovisning ökar trycket på företag, kommuner och myndig- heter att undvika hög sjukfrånvaro. Vår uppfattning är att årsredovis- ningen bäst tillgodoser det informationsbehov som olika intressenter kan ha av uppgifter om sjukfrånvaron. Genom att uppgifterna får en extern spridning är det också lättare för myndigheter, anställda och andra intres- senter att få del av dem. Redovisningen av sjukfrånvaron bör vara enhetlig för privata verk- samheter och för kommuner och statliga myndigheter. Vi föreslår att ändringar införs i årsredovisningslagen (1995:1554), lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag, lagen (1995:1560) om årsredovisning i försäkringsföretag samt lagen (1997:614) om redovisning. Regeringen bör också fatta beslut om att motsvarande ändringar införs i förordningen (2000:605) om årsre- dovisning och budgetunderlag. Vårt förslag har utformats så att vissa små företag inte behöver lämna uppgift om sjukfrånvaron. Det är nämligen angeläget att uppgiftsskyldig- heten inte blir för betungande. Det skall inte heller med utgångspunkt i de uppgifter som lämnas i årsredovisningarna gå att härleda sjukfrånva- ron hos en enskild individ. Det föreslagna undantaget bör gälla samtliga företag med högst tio anställda. Det förekommer olika typer av indikatorer som beskriver ohälsan. Vi har valt att föreslå den vanligaste indikatorn som är sjukfrånvaron. Det finns flera olika sätt att redovisa denna. Eftersom vårt arbete är inriktat på att precisera krav på hur uppgiftslämnandet skall gå till bör den metod väljas som så långt möjligt underlättar detta. Redovisningsskyldigheten bör därför inte bli för betungande eller komplicerad. Med dessa utgångs- punkter förefaller det mest naturligt att anknyta till den rutin som redan tillämpas i många fall, dvs. Svenskt Näringslivs respektive Arbetsgivar- verkets frivilliga tidsanvändningsstatistik. Därför förordas följande sätt att precisera begreppet sjukfrånvaro: Total sjukfrånvaro i rela- tion till de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. Uppgiften om sjukfrånvaron är för oprecis för att kunna ge en hel- täckande bild av denna frånvaro. Ett antal underindelningar behövs där- för. En indelning efter kön krävs vad gäller redovisningen av antalet anställda i årsredovisningen. Denna uppgift är således naturlig att kräva även för sjukfrånvaron. Vi föreslår att kvinnors respektive mäns sjukfrånvaro sätts i relation till respektive köns sammanlagda årsarbets- tid. Även åldersfördelade uppgifter bör kunna krävas. Vi föreslår att föl- jande intervaller skall användas: , samt . Uppgifterna om kön och ålder torde vara lätta att ta fram för arbetsgivarna. Man bör vara restriktiv med att ställa ytterligare krav på uppgifter. En redovisning av långtidssjukfrånvaron har dock ett stort informationsvärde. Vi föreslår därför att även den andel av sjukfrånvaron som avser sjukfall som varat eller mer skall anges. Vi föreslår att bestämmelserna om den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaron skall gälla . Förslag till ändring i årsredovisningslagen (1995:1554) i promemorian Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron (Ds 2002:22) Förslag till ändring i årsredovisningslagen (1995:1554) Härigenom föreskrivs i fråga om årsredovisningslagen (1995:1554) dels att det i lagen skall införas en ny bestämmelse, 5 kap. 18 a § och närmast före 18 a § en ny rubrik av följande lydelse, dels att 7 kap. 14 § skall ha följande lydelse. Sjukfrånvaro 18 a § Uppgift skall lämnas om de an- ställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret. Den totala sjukfrånvaron skall anges i procent av de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. Uppgift skall också lämnas om 1. den andel av sjukfrånvaron som avser sjukfall under en sam- manhängande tid av el- 2. sjukfrånvaron för kvinnor re- spektive män samt 3. sjukfrånvaron för anställda i åldrarna , och eller äldre. Sjukfrånvaron för varje sådan grupp som avses i andra stycket 2 och 3 skall anges i procent av gruppens sammanlagda ordinarie arbetstid. Uppgift om sjuk- frånvaron skall inte lämnas om antalet anställda i gruppen un- derstiger fem. Förstatredje styckena gäller inte företag som avses i 3 kap. 8 § andra stycket 1. Bestämmelserna om tilläggs- upplysningar i 5 kap. 27 och 10 25 §§ tillämpas även på koncern- redovisningen. Tilläggsupplys- ningarna skall lämnas på det sätt som anges i 5 kap. 1 § första stycket andra och tredje meningar- na och andra stycket. Bestämmelserna om tilläggs- upplysningar i 5 kap. 27, 1018 och 1925 §§ tillämpas även på koncernredovisningen. Tilläggs- upplysningarna skall lämnas på det sätt som anges i 5 kap. 1 § första stycket andra och tredje meningar- na och andra stycket. 1 Senaste lydelse 1999:1112. Förteckning över remissinstanser som yttrat sig över promemorian Obligatorisk redovisning av sjukfrånva- ron (Ds 2002:22) , Kammarrätten i , Länsrätten i Jönkö- pings län, Statskontoret, , , , , , Han- dikappombudsmannen, , , , , , Arbetsmil- jöverket, , , Verket för innovationssystem, , , , , , , Svenska revisorsamfundet SRS, , , , , , , , , för regel- granskning, , , , kommun, , , Arbetsgivaralliansen, Föreningen mer, , , , , Byggindustrier, Rådet för redovisning, Industrifack- et. Följande remissinstanser har avstått från att yttra sig: Utredning- en (S 2002:1) om analysgrupp för frågor rörande hälsa och ohälsa i ar- betslivet, , , , , , Föreningen stiftelser i samverkan, , , . Utöver instanserna på remisslistan har en privatperson yttrat sig. Lagrådsremissens förslag till ändring i årsredovis- ningslagen (1995:1554) Härigenom föreskrivs i fråga om årsredovisningslagen (1995:1554) dels att det i lagen skall införas en ny bestämmelse, 5 kap. 18 a § samt närmast före 18 a § en ny rubrik av följande lydelse, dels att 7 kap. 14 § skall ha följande lydelse. Sjukfrånvaro 18 a § Uppgift skall lämnas om de an- ställdas frånvaro på grund av sjuk- dom under räkenskapsåret. Den totala sjukfrånvaron skall anges i procent av de anställdas samman- lagda ordinarie arbetstid. Uppgift skall också lämnas om 1. den andel av sjukfrånvaron som avser sjukfall under en sam- manhängande tid av , 2. sjukfrånvaron för kvinnor re- spektive män samt 3. sjukfrånvaron för anställda i åldrarna , och eller äldre. Sjukfrånvaron för varje grupp som avses i andra stycket 2 och 3 skall anges i procent av gruppens sammanlagda ordinarie arbetstid. Sådan uppgift skall inte lämnas om antalet anställda i gruppen är högst tio eller om uppgiften kan hänföras till en enskild individ. Denna bestämmelse gäller inte anställda utomlands och inte heller företag som avses i 3 kap. 8 § andra stycket 1. lysningar i 5 kap. 27 och 1025 §§ lysningar i 5 kap. 27, 1018 och tillämpas även på koncernredovis- 1925 §§ tillämpas även på kon- skall lämnas på det sätt som anges i ningarna skall lämnas på det sätt 5 kap. 1 § första stycket andra och som anges i 5 kap. 1 § första stycket tredje meningarna och andra styck- andra och tredje meningarna och 1.Denna lag träder i kraft och tillämpas första gången för det räkenskapsår som inleds närmast efter . 2.För räkenskapsår som inleds före ikraftträdandet skall uppgift om sjukfrånvaron avse tiden efter . 1 Senaste lydelse 1999:1112. Närvarande: f.d. justitierådet , regeringsrådet Enligt en lagrådsremiss () har regeringen beslutat inhämta Lagrådets yttrande över förslag till 1.lag om ändring i årsredovisningslagen (1995:1554), 2.lag om ändring i lagen (1995:1559) om årsredovisning i kreditin- stitut och värdepappersbolag, 3.lag om ändring i lagen (1995:1560) om årsredovisning i försäk- ringsföretag. Förslagen har inför Lagrådet föredragits av rättssakkunniga . Förslagen föranleder följande yttrande av Lagrådet: Förslaget till lag om ändring i årsredovisningslagen I lagrådsremissen föreslås att företag skall vara skyldiga att i års- redovisningen lämna uppgifter om anställdas sjukfrånvaro. Avsikten är att motsvarande redovisningsregler skall införas också för kommuner och landsting och för statliga myndigheter. Lagrådets granskning kan natur- ligtvis bara avse det till Lagrådet remitterade förslaget. Någon bedöm- ning kan därför inte göras av de regler som avses gälla för offentliga ar- betsgivare. Att den i remissen behandlade frågan har aktualiserats har att göra med den ökade sjukfrånvaron . I remissen sägs att medveten- heten om sjukfrånvarons fördelning på olika verksamheter samt om dess orsaker och kostnader måste öka. Intresset hos företag, kommuner och myndigheter att vidta åtgärder för att förbättra arbetsförhållandena eller att undvika hög sjukfrånvaro förutsätts öka om uppgifter om sjukfrånva- rons fördelning görs kända. Det sägs också att olika intressenter har in- tresse av information om sjukfrånvaron. Det gäller bl.a. ägare till företag och anställda vid bedömningar av hur verksamheten bedrivs och hur ar- betsmiljön är. Den bild som ges i remissen (jfr s. 25) är att det primära syftet med förslaget är att få företagen att själva vidta åtgärder för att minska sjuk- frånvaron. Eftersom en årsredovisning skall rikta sig till externa bedöma- re kan det ifrågasättas om uppgifter av det aktuella slaget har sin plats i årsredovisningen (jfr prop. 1998/99:130 s. 332 ff. rörande ett tidigare förslag om s.k. personalekonomisk redovisning). Kopplingar finns emel- lertid också till de intressen som årsredovisningen traditionellt anses böra tillgodose. Lagrådet anser sig därför inte ha tillräcklig grund för att av principiella skäl motsätta sig förslaget. Av remissen (s. 13 f.) framgår att en öppen redovisning av sjukfrånva- ron även skall kunna användas vid genomförandet av ett kommande för- slag om s.k. ekonomiska drivkrafter, syftande till att få arbetsgivare att Om information om sjukfrånvaron skall få sådana ekonomiska konsekvenser synes emellertid årsredovisningslagen inte vara en lämplig plats för regleringen och ett större mått av tydlighet och precision böra krävas än i de nu föreslagna bestämmelserna. behöva ytterligare klargöras i vilka fall information skall lämnas och vil- ka uppgifter som informationen skall innefatta (jfr vad som nedan sägs i anslutning till 5 kap. 18 a §). 5 kap. 18 a § I paragrafens andra stycke anges olika grupper för vilka uppgifter om sjukfrånvaron skall lämnas. Enligt tredje stycket skall, av integritetsskäl, uppgift inte lämnas om antalet anställda i gruppen är högst tio eller om uppgiften kan hänföras till en enskild individ. Som framgår av författningskommentaren kan det vara vanskligt att bedöma om en uppgift om sjukfrånvaron kan hänföras till en enskild in- Undantas en grupp på grund av "tioregeln" i tredje stycket kan en annan grupp, som i och för sig omfattar mer än tio personer, också behö- Bedömningar av det slaget kan vara svåra att göra vid upp- rättande och granskning av årsredovisningar. Ett sätt att minska de antydda tillämpningsproblemen är att i fjärde stycket undanta fler företag än som följer av hänvisningen där till 3 kap. 8 § andra stycket 1 (företag som haft i me- deltal högst tio anställda). Det i remissen anförda argumentet att man genom hänvisningen knyter an till en i årsredovisningslagen redan före- kommande gräns har begränsad tyngd eftersom övriga i lagen förekom- mande hänvisningar till 3 kap. 8 § avser inte bara andra stycket 1 utan också andra stycket 2 (se 5 kap. 16 och 17 §§ samt 6 kap. 1 §). De föreslagna bestämmelserna kan ge anledning till en rad tillämp- ningsproblem som gäller bl.a. hur procentberäkningen enligt första och tredje styckena skall göras i vissa lägen och vad som skall förstås med en Inte heller är det tydligt om det, för att undantaget i tredje stycket skall vara tillämpligt, krävs t.ex. att gruppen inte under räkenskapsåret överstigit tio personer eller att medeltalet av de anställda under hela räkenskapsåret inte överstigit tio eller om det är tillräckligt att antalet anställda vid något tillfälle under räkenskapsåret nedgått till tio eller ännu mindre. ter i sådana hänseenden kan knappast godtas om redovisning av sjuk- frånvaron kommer att leda till ekonomiska konsekvenser för den redo- Lagrådet lämnar förslagen utan erinran. Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde Närvarande: statsministern , ordförande, och statsråden , , , , , , , , , , , , , , , Regeringen beslutar proposition 2002/03:6 Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaro.