frsrdg · GP04JO1 · 2002-01-01 00:00:00 — Mot bakgrund av det anförda och i avsaknad av uttryckliga författnings-regler om tidsfristen för gallring av uppgifter i en e-postlogg finner jag inte grund för att uttala någon kritik mot för hennes gallringsåtgärder eller mot lands-tinget med anledning av vad som upplysts om den gallring som sker efter över-föring av handlingar till diariet. Jag vill dock påtala att de av landstingsstyrel-sen beslutade gallringsreglerna över huvud taget inte anger några tidsfrister för när gallring skall ske av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Jag anser att det skulle främja en likartad tillämpning av gallringsregler om det i dessa hade angetts uttryckliga sådana tidsfrister. Med dessa uttalanden avslutas ärendet. Fråga bl.a. om en handläggare vid en arbetsförmedling brutit mot tystnadsplikten (Dnr 4724-1998) H. N-R. framförde i en anmälan till JO klagomål mot handläggaren vid arbetsförmedlingen i , en enhet inom i bl.a. för att denne diskuterat hans ärende med utomstående och därigenom brutit sin tystnadsplikt. Av anmälan med bilagor framkom bl.a. följande. hade ringt till flygbolaget i () och frågat om det var riktigt att H. N-R. blivit utlovad anställning där. H. N-R. hade berättat för att han varit i kontakt med företaget och att han ombetts återkomma då han avslutat sin utbildning. Han hade inte blivit lovad anställning och inte heller påstått detta inför . hade fått vetskap om att en viss person, P.L., hade följt med H. N-R. till ett möte med chefen för arbetsförmedlingen. ringde då P.L. och frågade på vilket sätt denne kände H. N-R. samt förklarade att än hade han inte skickat det sista brevet till H. N-R. före sin pensionering. Därefter skickade ett brev, daterat , med följande innehåll till P.L. Ett flertal av Dina tidigare kollegor här på AF är förvånade över att Du agerar i ärendet H. N-R. I och för sig har ju dom tillgång till all den information som finns i ärendet. Jag tycker Du skall be H. N-R. att redogöra för de perioder han försörjt sig genom vanligt arbete med lön . Alltså arbeten där AF inte varit inblandade med några stöd till arbetsgivaren. Motkolla sedan gärna med oss. Vid vårt telefonsamtal nämnde Du själv ordet "styvfar". Som sådan tycker jag att Du bör rekommendera H. N-R. att lägga en del av sin energi på att skaffa sig ett arbete. Som det verkar går all hans kraft åt att "krångla" med olika myndigheter. Detta har även påtalats till mig från annat håll. H. N-R. anförde därefter att utan hans samtycke kontaktat socialförvaltningen och lämnat uppgifter om hans ärende. Efter remiss till i anförde biträdande länsarbetsdirektören bl.a. följande. enda avsikt med samtalet med var att för H. N-R:s bästa undersöka möjligheterna till framtida anställning. anser numera att brevet till P.L. var onödigt och ångrar att han skickade det. anser att brevet kan ifrågasättas. uppfattade samtalet med socialförvaltningen som en del av den information som lämnats tidigare. H. N-R. uppgav i en kommentar till remissvaret bl.a. att han inte lämnat någon fullmakt till att utbyta uppgifter om honom med socialförvaltningen. Han bifogade bl.a. en skrivelse från flygchefen vid , i vilken denne intygar att vid telefonsamtalet undrade om H. N-R. blivit lovad arbete som pilot vid företaget. I ett beslut anförde JO bl.a. följande. Enligt 7 kap. 10 § sekretesslagen (1980:100) gäller sekretess i ärende om bland annat arbetsförmedling och hjälp och stöd vid arbetslöshet för uppgift om enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon honom närstående lider men. En presumtion för sekretess gäller således i denna typ av ärenden. Vad som avses med personliga förhållanden skall bestämmas med ledning av vanligt språkbruk. Enligt förarbetena till sekretesslagen kan uttrycket avse vitt skilda omständigheter som t.ex. en persons adress eller sjukdomsyttringar (prop. 1979/80:2 del A s. 84). I praxis har uttrycket även ansetts omfatta det förhållandet att en person är inskriven som arbetssökande vid en arbetsförmedling (, RÅ 1994 not 295). I sekretesslagen finns vissa bestämmelser om begränsningar i sekretessen. Av 1 kap. 5 § följer att sekretess inte utgör hinder mot att en uppgift lämnas ut, om det är nödvändigt för att den utlämnande myndigheten skall kunna fullgöra sin verksamhet. Enligt 14 kap. 1 § hindrar sekretess inte att uppgift lämnas till annan myndighet, om uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning. Likaså får enligt 14 kap. 3 § sekretessbelagd uppgift lämnas till myndighet, om det är uppenbart att intresset av att uppgiften lämnas har företräde framför det intresse som sekretessen skall skydda. Sekretess kan vidare enligt 14 kap. 4 § efterges av den enskilde. Ett sådant samtycke till att lämna ut uppgifter behöver inte vara uttryckligt. Också ett tyst, s.k. presumerat samtycke får godtas. Bestämmelserna om sekretess kompletteras av regler om personligt ansvar för röjande av sekretessen. 3 § skall den som uppsåtligen bl.a. röjer uppgift som han är pliktig att hemlighålla enligt lag eller annan författning dömas för brott mot tystnadsplikt till böter eller fäng Begås sådan gärning av oaktsamhet är straffet böter. I ringa fall skall inte dömas till ansvar. Av utredningen framgår att tagit ett flertal kontakter med utomstående rörande H. N-R:s ärende. Vad gäller uppfattar jag remissvaret på så sätt att ansett att kontakt kunde tas utan att det var till men för H. N-R. Utredningen ger inte stöd för att denna bedömning inneburit att sekretesslagen har åsidosatts. Uppenbarligen har dock med kontakten med företrädaren för brustit i omsorg när det gäller utlämnande av uppgifter rörande H. N-R:s ärende. Jag stannar i denna del vid detta kritiska uttalande. När det sedan gäller brevet till P.L. kan det sättas i fråga om inte lämnat ut uppgifter för vilka det förelegat sekretess. Jag har dock inte funnit tillräckliga skäl att gå vidare i den delen. Jag har emellertid när det gäller innehållet i brevet reagerat skarpt mot de nedlåtande omdömena om H. N-R., men också mot tonen i övrigt. Dessa mycket anmärkningsvärda omständigheter ger mig anledning att understryka vikten av att den personliga integriteten respekteras vid en arbetsförmedlings kontakter med de arbetssökande och i övrigt och att personalen därför vinnlägger sig om att uppträda professionellt och korrekt. Jag vill särskilt anmärka att uppmaningen till P.L. att avstå från att biträda H. N-R. knappast synes förenlig med arbetsförmedlarens uppgift att hjälpa den inskrivne till arbete. lämnade slutligen den informationen till socialförvaltningen att han till arbetslöshetskassan ifrågasatt H. N-R:s rätt till arbetslöshetsersättning samt att H. N-R. uppgett till arbetsförmedlingen att han arbetat men trots det på kassakorten angett att han varit arbetslös. Möjligen avses i remissvaret att uppfattat saken så att någon form av samtycke från H. N-R:s sida till uppgiftslämnandet förelegat. Som anförs ovan måste en eftergift av sekretessen inte vara uttrycklig. Av utredningen framgår att socialförvaltningens handläggare deltagit i tidigare möten med H. N-R. på arbetsförmedlingen och att de också tagit kontakt med förmedlingen för att få uppgifter om H. N-R:s ärende där. Jag har därför viss förståelse för att kunnat uppfatta det så att ett tyst samtycke förelåg till att kontakta socialförvaltningen. Användning av ett folkbiblioteks dator för sökningar på Internet; fråga om ett bibliotek får bestämma regler om vilken information som får hämtas in och kontrollera att reglerna följs. Även fråga om bestämmelsen om sekretess i biblioteksverksam-het kan tillämpas beträffande uppgifter hos ett bibliotek om enskildas sökningar på Internet (Dnr 805-1999) I en skrivelse till JO anmälde J.J. bibliotekschefen i kommun och anförde i huvudsak följande. Han ifrågasatte rätt att sätta upp regler om vilken slags information som får sökas på Internet med hjälp av dator. Bibliotekspersonal hade övervakat hans sökningar på Internet, vilket utgjort en kränkning av den personliga integriteten. Han visste inte om hade agerat på samma sätt mot andra personer eller om man speciellt hade valt ut honom, eftersom han är präst och därmed en offentlig person. Vidare hade genom ett brev rapporterat om hans sökningar på Internet till hans arbetsgivare, . Detta hade medfört stora bekymmer för honom. Genom sitt agerande hade också gjort skillnad mellan olika personer på subjektiv grund, vilket hon inte hade rätt att göra. hade överskridit sina befogenheter. Till anmälan fogades en kopia av en skrivelse från till . I skrivelsen lämnades en redogörelse för J.J:s "förehavan-den på i " och angavs bl.a. att J.J. använt dator för att söka efter pornografiskt material. Anmälan utreddes såvitt avsåg vad J.J. anfört om att hade övervakat hans sökningar på Internet samt beträffande skrivelsen från till . i kommun beslutade att som sitt yttrande anta ett av upprättat yttrande vari angavs bl.a. följande. känner sig personligt kränkt och övervakad. Vid , när mannen i fråga bokade in sig vid upprepade tillfällen, för att se på Internet, hade vi en IT-värd anställd som varje förmiddag gick igenom föregående dags aktiviteter på nätet, och där man då kan kontrollera vilka hemsidor som har besökts, och sedan via vår bokningsjournal ta reda på vem som gjort vad. hade missbrukat våra regler upprepade gånger innan detta kom till min kännedom. Först vill man inte tro att det är sant och låter tiden gå. Till vår stora glädje upphörde hans bokningar på Internet, innan jag hann prata med honom. Detta skedde ungefär . På vårsidan 1998 började han besöka Internet igen och jag fick rapport om att det inte handlade om oskyldiga saker. Då satte vi igång en övervakning av honom för att jag ville ta honom på bar gärning. Vår IT-värd höll ögonen på honom genom några hyllor, och kunde konstatera att det handlade om porr igen. Jag fick då ett klartecken från henne, gick fram till J.J. tror sig vara den ende som blivit övervakad, vilket inte är sant. Men vi står inte och hänger över någons axel för att bevaka vad man ser på. Utan det är ju i samband med att man dagen efter rensar bort tillfälliga filer från nätet, som man upptäcker oegentlig-heter. Jag har endast vid ett annat tillfälle haft anledning att varna någon. Då rörde det sig om betydligt oskyldigare saker än J.J:s förehavanden. Anledningen till att J.J. blev bevakad den där sista gången var ju, som jag sa, den att jag ville ta honom på bar gärning. När det gäller min skriftliga rapport angående hans förehavanden på , ligger det till på följande sätt: Hans närmaste chef, kyrko-herde , tog kontakt med mig och ville ha ett samtal med mig. Han sa att det kommit till hans kännedom att J.J. tittat på porr på . Jag kände mig obehagligt berörd och visste först inte hur jag skulle svara, trodde ju att hela saken var utagerad. Men när jag fick veta att J.J. var föremål för en brottsutredning, där andra oegentligheter i samband med hans prästutövande hade förekommit, erkände jag att det var sant. bad mig då att jag i skrift skulle redogöra för vad som hade hänt, så han kunde använda det i den pågående utredningen. Det enda jag ångrar i den sammanställningen, är väl att jag var så detaljerad, men jag trodde det var nödvändigt att vara det i en brottsutredning. Till remissvaret fogades Internet-regler. kommenterade remissvaret och anförde bl.a. följande. Han ifrågasatte åtgärd att granska vilka hemsidor som hade besökts av dem som använt datorn. Ett bibliotek fick t.ex. inte lämna ut information om vilka böcker en enskild hade lånat. Vidare var det inte en uppgift för en kyrkoherde att bedriva brottsutred-ningar. borde ha tagit kontakt med sin chef eller kommunens jurist innan hon vidtog åtgärder med anledning av kyrkoherdens önskemål. I beslut anförde JO följande. JO:s tillsyn avser i första hand en kontroll av att de som utövar offentlig verksam-het följer lagar och andra författningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. I bibliotekslagen (1996:1596), som trädde i kraft , finns vissa grundläggande bestämmelser om det allmänna biblioteksväsendet. I 2 § tredje stycket föreskrivs att varje kommun skall ha folkbibliotek och i 7 § anges att kommunerna skall svara bl.a. för den verksamheten. Av 2 § andra stycket framgår att folkbiblioteken skall verka för att databaserad information görs tillgänglig för alla medborgare. I förarbetena till lagen framhölls intresset av att folk-biblioteken får tillgång till Internet (se prop. 1996/97:3 s. 50 f.). Det finns inte några detaljregler i författning om hur biblioteks-verk-sam-heten i den enskilda kommunen skall organiseras och bedrivas. Verksamheten faller således i stor utsträckning inom ramen för den kommunala självstyrelsen. Inom det området skall JO vara återhållsam med att göra uttalanden. JO skall emellertid särskilt se till att domstolar och förvaltnings-myndigheter i sin verksamhet iakttar regeringsformens bud om saklighet och opartiskhet och att medborgarnas grundläggande fri- och rättigheter inte träds för när i den offentliga förvaltningen. Mot bakgrund av den bestämmelsen kan JO granska bibliotekens regler för t.ex. utlåning av litteratur och datoranvändning. JO fann i beslut (JO:s ärenden dnr 3622-1996 och 4338-1996) att bibliotek har rätt att tillämpa sådana principer som medför att vissa böcker inte köps in eller lånas ut eller att vissa böcker inte tillhandahålls t.ex. barn och ungdomar. Däremot ansåg han det inte godtagbart att gör skillnad mellan låntagarna på så sätt att böcker med visst innehåll bara lånas ut till personer med vissa politiska eller religiösa åsikter. I ett annat beslut (JO:s ärende dnr 632-1997) anförde JO att han ansåg att i huvudsak samma principer var tillämpliga när det gäller biblioteksbesökares tillgång till Internet. Detta innebar enligt JO att myndigheten när den lånar ut utrustningen till enskilda personer har rätt att bestämma vilken information som får hämtas in. Däremot får myndigheten inte göra skillnad mellan användarna annat än på objektiv grund. Jag gör inga andra bedömningar än JO sålunda har gjort. Mot bakgrund av det anförda har jag inte något att erinra mot biblioteks regler om att dator inte får användas för sökning av bl.a. pornografiskt material. Eftersom allmänna bibliotek har rätt att ställa upp regler för använd-ningen av deras datorer måste de också vara berättigade att vidta åtgärder för att kontrollera att dessa regler följs. biblioteks kontrollåtgärder beträffande J.J. har bestått i att en tjänsteman hos kommunen observerat J.J. då denne använde datorn för sökningar. Bibliotekspersonal har också i efterhand gått igenom vilka hemsidor som besökts och sedan jämfört detta med besöksjournalen för att få klarhet i vilka hemsidor J.J. Av utredningen i ärendet har inte framkommit att dessa åtgärder har genomförts på ett sådant sätt att andra biblioteks-besökare därigenom kommit att få kännedom om J.J:s sökningar. Jag kan inte heller i övrigt finna att åtgärderna har utförts på ett olämpligt sätt eller att de varit för långt-gående. Jag noterar också vad nämnden anfört om att inte bara J.J:s sökningar kontrollerats. I remissvaret har upplysts att skrivelsen från till angående J.J:s förehavanden på inte hade upprättats på initiativ utan på begäran av J.J:s chef. Enligt uppgift framställde denne ett önskemål om en skriftlig redogörelse för vad som hade hänt, i anledning av en utredning rörande oegentligheter i samband med J.J:s utövande av prästyrket. var en del av det allmänna och kyrkoherden får vid sin kontakt med anses ha agerat som företrädare för en myndighet. Föreskrifter om lämnande av upplysningar mellan myndigheter finns i 15 kap. 5 § sekretess-lagen (1980:100). Av bestämmelsen framgår att en myndighet på begäran av en annan myndig-het skall lämna uppgift som den förfogar över i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Denna bestämmelse kan ses som en precisering av den allmänna samver-kans--skyldigheten mellan myndigheter enligt 6 § förvaltnings-lagen (1986:223). har genom brevet till J.J:s arbetsgivare lämnat uppgift om dennes sökningar på Internet och att sök-ning-arna gällt porno-grafiskt material. Beträffande frågan om sekretess gällt för uppgifterna får jag anföra följande. Enligt 9 kap. 22 § sekretesslagen gäller sekretess i biblioteks-verk-sam-het för uppgift i register om enskilds lån, reservation eller annan form av beställ-ning, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon honom närstående lider skada eller men. Bestämmelsen, som infördes , tar sikte på uppgifter i register om vilka titlar en enskild lånat, reserverat e.dyl. (se 1988/89:KU38 s. 6). I lagstiftnings-ärendet fram-förde kultur-utskottet att det för låntagare, som lånar böcker vid ett bib-liotek där ett öppet lånesystem förekommer, torde framstå som uppenbart att hans lån sker under sådana omständigheter att de uppgifter som rör hans lån blir tillgängliga för andra. Särskilt tydligt är naturligtvis detta vid låneformer där låntagaren själv är aktiv för att markera eller registrera sitt lån. Under sådana förhållanden måste låntagaren anses ha lämnat sådant medgivande till att sekretess inte skall gälla för uppgif-terna som avses med den bestämmelse som finns i 14 kap. 4 § sekretess-lagen (a. bet. bilaga 1, underbilaga 1 s. 12 f.). Enligt min mening kan det ifrågasättas om uppgifter i ett biblioteks dator om vilka hemsidor på Internet som en enskild har besökt med hjälp av datorn över huvud taget kan omfattas av den nämnda sekretess-bestäm-melsen. Av intresse i detta avseende är att Internet eller liknande möjligheter att söka information via datorer inte fanns, i vart fall inte för allmänt användande, vid tiden för denna sekretess-regels tillkomst. Ett problem som uppkommer i sammanhanget är i vad mån uppgifter i bibliotekens datorer om sökningar på Internet kan anses utgöra register (jfr RÅ 1999 ref. 18 II). En annan fråga är om sådana sökningar skall jämställas med lån, reservation o.dyl. Ytter-ligare ett annat spörsmål som aktualiseras är i vilka situationer den enskilde skall anses ha lämnat medgivande till att sekretess inte skall gälla för uppgifterna. Mot bakgrund härav och då utredningen inte ger besked om i ärendet föreliggande omständigheter av betydelse för de angivna frågorna finner jag inte grund för att hävda att sekretess gällde för de uppgifter som lämnade om J.J. Med hänsyn till den problematik jag har berört anser jag att det finns ett behov av översyn av bestämmelsen i 9 kap. 22 § sekretesslagen. Jag översänder därför en kopia av detta beslut till , . Av utredningen har inte framkommit något som talar för att skulle ha saknat behörighet att lämna de ifrågavarande uppgifterna. i övrigt har anfört föranleder inte någon åtgärd eller något uttalande av mig. Fråga om en lantmäterimyndighets avgiftsdebitering vid utlämnande av kopior av allmänna handlingar (Dnr 1786-1999) klagade på i och anförde att myndigheten tog ut en avgift på för att skicka en kopia av en vanlig karta i A 4-format. Avgiften omfattade, enligt förklaring hon fått, dels porto, dels arbets- och materialkostnader. Efter remiss översände lantmäterimyndigheten (överlantmätaren ) som sitt yttrande en av upprättad skrivelse, vari anförts följande (bilagorna här utelämnade). Frågan om avgifter vid myndighetsservice Vi brukar säga att vi har tre sorters människor som besöker oss eller kontaktar oss per telefon: Sakägare, Kunder och Medborgare. En Sakägare är en (fysisk eller juridisk) person som är part i en lantmäteriförrättning. Lantmäteriförrättningarna är helt avgiftsfinansierade och sakägarna betalar därför uppkomna förrättningskostnaderna genom en utställd faktura. En person som står i begrepp att förändra sitt fastighetsinnehav eller t ex planerar att köpa en tomt får dock kostnadsfri rådgivning och vanligtvis även behövligt kartunderlag kostnadsfritt. En förutsättning för detta är naturligtvis att personen berättar om sina överväganden och syftet med framställda frågor. Vi måste också veta vilken eller vilka fastigheter det gäller. En Kund är en person som köper en viss produkt (t ex en karta) eller en tjänst (t ex en fastighetsutredning). Flertalet kunder betalar kontant mot kassakvitto och kan därför förbli anonyma. Vill man betala via enkelt postgiroinbetalningskort, faktura eller vill ha handlingarna sig tillsända, måste man uppge namn och adress. De tjänster vi tillhandahåller kunderna kallas myndighetsservice och sker med stöd av 19 § i förordningen (1995:1418) med instruktion för det statliga lantmäteriet. Avgifterna för myndighetsservice beslutas länsvis. Gällande beslut om avgifter för myndighetsservice i bilägges (bilaga 1). En Medborgare är en person som utnyttjar sina medborgerliga rättigheter att ta del av offentliga register och handlingar. En medborgare har ingen affärsrelation med myndigheten. Den kostnad som myndigheten har för medborgarbesöken och telefonförfrågningarna skall (eller säges skola) betalas via anslag. Gränsdragningen mellan medborgare och kund kan vara diffus, då en intresserad medborgare ofta övergår till att bli kund genom att köpa en produkt. Myndigheten har tidigare haft en ganska generös inställning till medborgarna vad gäller kostnadsfri service. Vårt länskontor är visserligen litet, men på grund av det stora kulturhistoriska intresset för ön är antalet besök och telefonförfrågningar förhållandevis stort. Anslagsnedskärningarna har varit så omfattande att anslagen inte längre täcker kostnaden för att hålla den service som medborgarna ofta förväntar sig. Vi tar därför betalt för all kopiering och alla typer av utskick. Intäkterna blir inte särskilt stora men möjliggör att vi kan hålla oss med modern kopieringsutrustning och göra de delbearbetningar av kartor mm som kunderna begär. begärde per telefon en karta över där man ser vad som är åker, skog mm. Fastigheten som speciellt skulle redovisas på kartan är Ardre Botvalde 3:1 i . presenterade sig som journalist och framhöll även sitt yrke vid ett flertal tillfällen under telefonsamtalet med först lantmäteriingenjören och i ett senare skede även med undertecknad. Eftersom ständigt upprepade betydelsen av sin journalistiska gärning, pressfriheten, offentlighetsprincipen etc etc fick jag det intrycket att kartan skulle publiceras i något sammanhang. Jag framhöll då att allmänna kartor (förlagsprodukter som vi inte själva framställer) är kopieringsskyddade och att man måste ha tillstånd av för kopiering och publicering. Även om ville ha en vanlig karta, så tar myndigheten betalt för framtagandet och postdistribution. ville då inte ha kartan sig tillsänd (den skulle i stället avhämtas ) utan begärde i stället att få ett skriftligt beslut på att myndigheten avsåg att ta betalt för såväl kartan som postdistributionen. Jag skickade därför en fullständig kopia på vårt beslut om avgifter för myndighetsservice (=Bilaga 1). Den begärda kartan har sedermera hämtats av en anhörig till . Det är en vanlig missuppfattning att en aktuell karta över en fastighet finns att hämta hos lantmäterimyndigheten. De kartor som finns i vårt arkiv har så gott som uteslutande tillkommit i samband med någon lantmäteriförrättning och kan ibland vara mycket gamla. Det finns alltså normalt inga aktuella kartor som enligt tryckfrihetsförordningen kan betraktas som "upprättade" hos myndigheten. En översikt över fastighetsindelning i länet, en så kallad registerkarta, finns däremot i de flesta fall. , som är ett komplement till det skrivna fastighetsregistret, har som huvudsyfte att redovisa fastigheternas inbördes läge och lämna viss fastighetsrättslig information. Registerkartan redovisar däremot inte pågående markanvändning, vilket efterfrågade. håller dock på att utveckla en särskild kartprodukt som kallas AutoKa-Vy.