frsrdg · GP04RR9 · 2002-01-01 00:00:00 — Enligt policyn har museet hela ansvaret för innehåll och utförande av den verksamhet som finansieras genom sponsring, något som även framgår av de avtal som museet tecknar med sponsorerna. Av de interna riktlinjerna framgår att beslutade verksamhetsplaner ska vara utgångspunkt för sponsringssamarbetet. Motivet är att minimera risken för att sponsorerna ska kunna påverka museets verksamhet eller inriktning. Museet strävar efter att samarbeta med företag som är miljömedvetna och som aktivt arbetar med att förbättra miljön såväl internt som externt. Museet månar därför om att det sponsrande företaget har ett samhällsengagemang och en miljöprofil som överensstämmer med museets grundsyn eftersom genom sponsringssamarbetet säljer sitt namn och rykte. Företagets miljöredovisning utgör ett viktigt underlag vid bedömningen av en tilltänkt sponsor. Ansvaret för sponsringsfrågorna ligger på museets marknadschef som också ansvarar för samordningen av sponsringsverksamheten. Vid tveksamhet om museet ska ingå samarbete med en tilltänkt sponsor eller ej tas ärendet upp i ledningsgruppen och avgörs genom beslut av myndighetschefen. Genom marknadschefen sköts alla kontakter, som att leta sponsorer, förhandla och att skriva avtal. Enligt uppgift ägnar marknadschefen av sin arbetstid åt sponsring. Förutom myndighetschefen och marknadschefen är även personal från bl.a. forsknings-, utställnings- och den administrativa verksamheten på olika sätt involverade i de samarbeten museet har med sponsorer. Den operativa sponsringsverksamheten ingår i marknadsenhetens verksamhetsplan. Museet har där uppställt ett mål om att sponsorintäkterna ska uppgå till , ett mål som uppnåtts . Av dokumentet framgår dock inte hur museet konkret ska arbeta med sponsringen eller vilka ekonomiska resultat och andra effekter som eftersträvas. Under granskningen har dock framkommit att marknadsenheten utformar en sponsorkampanj till ett urval av lämpliga företag utifrån besluta de satsningar på nya utställningar och filmer. Målet är att nå en sponsorfinansiering som uppgår till maximalt av beslutad budget. Hur museet ska beräkna värdet av de motprestationer som erbjuds företaget inför en förhandling och tecknande av sponsoravtal framgår varken av policy, interna riktlinjer eller annat dokument. Vid utformningen av ett sponsringsavtal uppger museet att det gör en överslagskalkyl och då värderar motprestationerna enligt de prislistor som museet tillämpar i den ordinarie verksamheten för biljetter, lokaluthyrning etc. Av riktlinjerna framgår att inga interna administrationspålägg ska belasta inkommande sponsormedel. Värdet av den exponering som museet erbjuder ett företag har aldrig uppskattats. Inte heller det värde som ligger i att företaget förknippas med museets namn och anseende. Museet har anlitat juridisk expertis vid tecknande av avtal. Detta avtal har sedan använts som förlaga till avtal som museet därefter slutit. Avtalet reglerar hur eventuella tvister ska handläggas. Enligt uppgift har museet aldrig legat i tvist med en sponsor. Erfarenheter av sponsringens lönsamhet Museet har inga uttalade riktlinjer för om och hur en kontinuerlig uppföljning och utvärdering av sponsringsverksamheten ska genomföras. Någon ekonomisk uppföljning av hela sponsringsverksamheten, där intäkterna ställs emot samtliga kostnader som verksamheten ger upphov till, har aldrig genomförts. Museet gör heller inga beräkningar av det ekonomiska utfallet av ett enskilt sponsoravtal. Museet uppger att det genomfört en analys av det ekonomiska utfallet av ett enskilt avtal. Analysen, som visar på ett positivt resultat, finns dock inte dokumenterad. Museet hänvisar till tids- och resursbrist som skäl till att en kontinuerlig resultatuppföljning inte genomförts. Möjligheter till viss uppföljning finns dock eftersom museet tillämpar interndebitering och utifrån denna kan utläsa i vilken utsträckning företaget utnyttjat de avtalade förmånerna. De direkta kostnaderna för t.ex. fribiljetter eller för nyttjande av en lokal debiteras via en internfaktura och avräknas sponsorintäkterna. Museet uppger att utvärdering av ett samarbete sker i dialog med sponsorn. Utvärderingarna görs dock inte på något systematiskt sätt och dokumenteras heller inte. Resultatet av en sådan dialog leder ibland till att sponsoravtalet förlängs om parterna är nöjda med samarbetet. Trots att inga uppföljningar eller utvärderingar görs är museet övertygat om att sponsringen är lönsam och även ger andra vinster som är svåra att värdera. Sponsormedlen anses öka möjligheterna att göra bättre och mer attraktiva utställningar som drar en större publik. Värdet av att genom sponsringen bygga nätverk med företag som har en bra miljöprofil ser museet som en annan positiv effekt. Syftet är att visa människans fysiologi och biologi och hennes förhållande till naturmil jön, bl.a. genom jämförelser med djurvärlden. Kostnaden för uppbyggnad, löpande drift och underhåll fram t.o.m. är ca . Tre företag sponsrar utställningen - Pharma, Försäkringsaktiebolaget samt . Det sammanlagda sponsringsbeloppet är . Därtill har museet fått ett bidrag om från (dnr 29-258/1998). Den externa finansieringen utgör av den totala kostnaden . Revisorerna har studerat de tre sponsoravtalen för att se hur avtalen är utformade och vilka motprestationer museet erbjuder i förhållande till de kontanta medel som erhålls. Företag , kronor A 1999-04-27-2001-12-31 1 200 000 B 1999-05-19-2002-05-18 1 050 000 C 1998-12-01-2000-11-30 500 000 Av de tre avtalen framgår att museet huvudsakligen erbjuder företaget exponering och en möjlighet att förstärka marknadsföringen av företaget. Detta sker genom att varumärket med tillhörande text exponeras vid entrén och utgången till utställningssalen. Företagets logotyp med tillhörande text publiceras på det affischmaterial som framställs för marknadsföring av utställningen, vid annonsering i dags- och fackpress samt i eventuell utställningskatalog. Därutöver sker exponering på reklam i tunnelbanan vid lansering och relansering av utställningen samt på museets webbplats. Företaget förbinder sig å sin sida att stödja marknadsföringen av utställningen på sin webbplats och i annan annonsering då så är lämpligt. Den exponering av företagets namn och logotyp som museet åtar sig att verkställa är identisk för de tre företagen, dvs. oberoende av storleken på företagets bidrag. Det enda som skiljer avtalen åt är vilka övriga motprestationer och omfattningen av dessa som företagen får i utbyte. Museet säger sig inte lägga någon rättviseaspekt på avtalen när de tecknas, utan varje avtal är en individuell överenskommelse som föregås av en förhandling om vad parterna vill ha ut av samarbetet. Det anses också vara svårare att modifiera exponeringen jämfört med att erbjuda ett varierat utbud av övriga förmåner. Övriga förmåner som erbjuds företaget är t.ex. att kostnadsfritt utnyttja museets lokaler - hörsalen, filmsalen och Cosmonova. Företaget får ett angivet antal fribiljetter till utställningen och till Cosmonova. Därutöver ger museet företaget möjlighet att kostnadsfritt visa utställningen för anställda och kunder. Olikheter och otydligheter i avtalen Ett av de tre företagen (företag C) erbjuds exklusivitet, vilket framgår av avtalet. Museet förbinder sig att inte erbjuda sponsorskap till andra företag inom samma bransch, ej heller sådana företags dotter- eller intressebolag. Om detta enbart gäller aktuell utställning eller museets sponsring överlag framgår inte av avtalet. Endast i ett av de tre avtalen framgår att gällande mervärdesskatt tillkommer på det kontantbidrag som företaget ska bidra med. Övriga har inte detta reglerat. Som framgår av tabellen ovan har företagen och museet slutit avtal som sträcker sig som inte överensstämmer med kalenderårets gränser. Exempelvis sträcker sig avtalstiden för företag B över fyra kalenderår, men omfattar totalt . Företagets förmåner är i avtalet formulerat som rätten att nyttja en viss lokal t.ex. en eller eller rätten att få ta ut 250 fribiljetter . Fribiljetter gäller per kalenderår enligt museets uppgift. Företagen ges rätt att kostnadsfritt under utställningens ordinarie öppettider visa utställningen för anställda och kunder efter överenskommelse med museet. Visningar som hålls utanför museets ordinarie öppettider och som medför extra kostnader för vakter etc. får bekostas av företaget. Denna punkt i avtalen innehåller inga begränsningar vad avser antalet visningar eller antalet personer. får företag B fritt disponera Cosmonova för kunder eller personal. Kostnader för ytterligare föreställningar rabatteras . Av avtalet framgår dock inte hur många sådana rabatterade föreställningar företaget kan få. Priset för att få tillgång till hela Cosmonova för en föreställning under ordinarie öppettider är enligt museets prislista respektive utanför ordinarie öppettider (exkl. kostnader för vakter). Samma typ av rabatter utöver avtal, utan en övre gräns för nyttjande, gäller även för företag tillgång till museets hörsal och filmsal samt fribiljetter till utställningen och Cosmonova. Sammantaget erbjuds företag B förmåner till ett högre värde än företag A. Det är inte ovanligt att en sponsor inte fullt ut utnyttjar avtalade förmåner . Enligt museets tolkning förfaller då automatiskt sponsorns rätt att utnyttja förmånen. Av avtalen framgår dock att om sponsorn låter bli att utnyttja någon rättighet enligt avtalet ska detta inte innebära att rätten förfaller. Om sponsorn vill avstå från sin rätt att utnyttja någon förmån ska detta ske skriftligt. Efter att tidigare ha ingått i Statens konstmuseer blev en egen myndighet . Enligt förordningen (1999:563) med instruktion för har myndigheten till uppgift att visa, spegla, samla och bevara modern och samtida konst i alla dess former. Museet ska bl.a. göra samlingarna tillgängliga för en så stor publik som möjligt, ordna utställningar och driva pedagogisk verksamhet samt driva utlånings- och depositionsverksamhet. För sådana uppgifter får museet enligt instruktionen i lämplig omfattning ta ut avgifter för verksamheten. Museet får även utföra undersökningar, utredningar och andra uppdrag åt myndigheter och enskilda. Uppdragsverksamheten ska ha full kostnadstäckning. Av museets årsredovisning framgår att de totala intäkterna uppgick till nära av vilka var anslag, avgifter och bidrag. Museet redovisar erhållna sponsormedel som intäkter av avgifter och andra ersättningar. I årsredovisningen nämner museet att sponsorer på olika sätt stöttat verksamheten. Vilka intäkter sponsringen har gett framgår dock inte. Under tilläggsupplysningar och noter framgår att museet redovisar barteravtal med (). Det innebär att museet redovisar intäkter av avgifter och flygkostnader i den omfattning som förmånerna utnyttjas . söker sig till sponsorer för att öka de ekonomiska resurserna utöver anslag i syfte att säkra en ledande position inom svenskt och internationellt konstliv. Ett annat motiv är att nå marknadsföringskanaler som museet i annat fall inte skulle kunna finansiera. Sponsring används även som medel för att nå nya och större målgrupper som besökare till museet samt för att öka kunskapen och intresset för museets verksamhet. Museet har samarbetat med sponsorer /95. uppgick intäkter från sponsorer i kontanta medel till . Motsvarande intäkter var . Därutöver får museet sponsring i form av varor och tjänster, vilket enligt museets uppgift uppgår till större värden än sponsring i kontanta medel. Enligt det underlag revisorerna tagit del av uppgick barteravtalens värde för till . uppgick värdet till ca . I granskningen har framkommit att museets ekonomiadministrativa funktion inte alltid får kännedom om de överenskommelser av barterliknande karaktär som museet ingår. Värdet av vissa varor och tjänster som museet utbyter med ett företag blir därmed aldrig synligt i redovisningen. har sedan ombildningen använt den sponsringspolicy som beslutats av styrelsen för Statens konstmuseer () och som fortfarande tillämpas av . beslutade Moderna museets styrelse om en policy som ska gälla för museets sponsringssamarbeten Denna policy är i grunden lik den som tidigare tillämpats, men har förtydligats och kompletterats på ett par punkter. Museets sponsringsstrategi bygger enligt policyn på fyra typer av samarbeten: huvudsponsoravtal, företagsmedlemskap, projekt- och ut-ställnings-spons-ring och barteravtal. En huvudsponsor ska sponsra hela museets verksamhet och samarbetet ska vara av större omfattning än övriga avtal. Som företagsmedlem kan företaget välja att ansluta sig enligt fyra nivåer, varav den lägsta innebär ett årligt belopp om . Företaget, dess anställda samt dess chefer och styrelseledamöter erbjuds olika förmåner beroende på anslutningsnivå. Vad gäller sponsoravtal som bygger på barter, dvs. avtal där museet erhåller flygresor och frakter, annonsutrymmen och hotellnätter eller liknande, ska museets behov av sådana tjänster noga övervägas innan avtal ingås. Utgångspunkten för museets sponsringspolicy är att allt sponsringssamarbete ska ske på ett sätt som är förenligt med museets oberoende. Museets utställningsprogram och konstnärliga val ska inte kunna påverkas och övriga aktiviteter ska inte kunna styras av ett sponsringssamarbete. Detta ställningstagande har lyfts fram och förtydligats i jämförelse med den tidigare policyn. Den uppmärksammade Sony-helgen uppges ha bidragit till detta. Den massmediala uppmärksamheten och kritiken riktades bl.a. mot att företaget tilläts få för stort exponeringsutrymme i museets lokaler. Det avtal som upprättats mellan och KB är inte diariefört och avtalet har av museet betecknats som en icke offentlig handling. I granskningen har museet också framfört att den fastlagda verksamhetsplanen är utgångspunkt för sponsringen för att säkerställa att inriktningen inte ska kunna påverkas. När det gäller val av sponsorer letar museet fritt och har inga uttalade riktlinjer för vilka företag som är önskvärda samarbetspartner. I första hand söker museet svenska företag som sponsorer, men är inte främmande för att även knyta till sig utländska. Av såväl den tidigare som den beslutade policyn framgår att sponsorverksamheten löpande ska följas upp och utvärderas internt inom museet och externt med sponsorerna. Det framgår även att alla former av sponsring ska leda till att museets verksamhet får väsentliga re-surstillskott och att museet genom beräkningar ska säkerställa att så sker. Vad som avses med väsentligt resurstillskott och vilka metoder museet ska använda för att säkerställa ett positiv resultat framgår varken av policy eller annan dokumentation. Hur verksamheten ska följas upp, vilka mål resultaten ska ställas mot och vilka metoder som ska användas i en utvärdering finns heller inte formulerade. har museet en person som arbetar med sponsring och PR. Den sponsringsansvarige är direkt underställd museichefen. Arbetet motsvarar en årsarbetskraft. Därutöver avsätter museichefen och andra anställda delar av sin tid för sponsorsamarbeten. Förutom denna strategiska satsning på sponsring har museet ett treårsavtal med ett konsultföretag som har i uppdrag att förmedla sponsring till museet. Konsulten ska i samråd med museet etablera kontakt med presumtiva sponsorer inom och utanför och är berättigad att inleda förhandlingar för museets räkning. Parternas gemensamma målsättning är att uppnå sponsoravtal till ett värde överstigande i kontanta medel per kalenderår. Ersättningen till konsulten utgår i form av provision på den sponsring som flyter in i kontanta medel. reglerar i avtalen hur eventuella tvister mellan företaget och museet ska lösas. Enligt museets uppgift har det aldrig legat i tvist med en sponsor. Mål och utfall av sponsring i kontanta medel Enligt museets budgetunderlag avseende 2001-2003 (dnr 11-25/00) uppskattade museet att intäkterna av sponsring i kontanta medel sammanlagt skulle uppgå till . Av underlaget framgår även att museet hade gjort erfarenheterna att sponsorer inte är intresserade av att finansiera museets kärnverksamhet - samlingarnas vård och säkerhet, basutbud av utställningar, marknadsföring, administration etc. Sådana kostnader förväntas staten ta ansvar för. Däremot går det att hitta sponsorer som stöder särskilda insatser som t.ex. särskilt öppethållande, inköp av nya konstverk och utställningskostnader utöver basutbudet. Förväntningarna om sponsorintäkterna för infriades dock inte. Intäkterna i kontanta medel uppgick för året till endast . I budgetunderlag avseende (dnr 11-29/01) revideras därför museets antaganden om förväntade sponsorintäkter framöver. beräknas sponsringen kunna uppgå till högst . För att kompensera för de minskade sponsorintäkterna vill museet att regeringen höjer anslaget med så att en långsiktig finansiering av verksamheten möjliggörs. värderar de förmåner som erbjuds sponsorn enligt vissa schabloner. Vissa motprestationer värdesätts enligt den prislista som används i den ordinarie verksamheten för lokaluthyrning, visningar, fribiljetter, kataloger etc. I granskningen har museet uppgivit att värdet av att få tillgång till en lokal även omfattar administrativa omkostnader såsom vaktpersonal och städning. Vid utnyttjande av en lokal utanför ordinarie öppettider får företaget bekosta vakter och städning. Museet har i granskningen uppgett att det inte uppskattat värdet av den exponering av företaget som museet ombesörjer. Enligt muntliga uppgifter finns även schabloner för hur arrangemang av "kreativa dagar", utlåning av konstverk, värdet av att få delta vid mottagningar med konstnärer m.fl. förmåner som erbjuds en sponsor värderas. Museet har dock inte styrkt detta med dokument. Erfarenheter av sponsringens lönsamhet Sponsringen tillmäts en viss betydelse i museets finansiering. Museichefen och den sponsringsansvarige gör kontinuerligt uppföljningar och har gjort bedömningen att de totala kostnaderna för museets sponsringsverksamhet står i rimlig proportion till de sammanlagda sponsorvärden i form av kontanta medel samt varor och tjänster som museet erhåller. Någon dokumenterad uppföljning av museets strategiska satsning på sponsring eller i vilken mån sponsringens huvudsyfte är uppfyllt har museet dock inte kunnat uppvisa. Frånsett det ekonomiska utfallet av sponsringen bedömer museet att det finns andra värdefulla effekter av samarbetet med sponsorer. En sådan effekt är att genom företagskontakter nå en publik som i annat fall troligen inte skulle ha besökt museet. Relationen till företagen och deras anställda som får ta del av museets program bedöms som särskilt värdefullt. Ett av samarbetena har gett museet ett värdefullt tillskott av nordisk samtidskonst som kunnat tillföras samlingen. Ytterligare en positiv effekt enligt museets bedömning är att sponsringen ger tillgång till produkter och tjänster m.m. som antingen är för kostsamma eller inte finns tillgängliga på den öppna marknaden. Barteravtal gällande flygresor och flygfrakter har ett samarbete med (). Det senast gällande avtalet sträcker sig över perioden -- 2001. Avtalet betecknas som ett sponsoravtal, men innefattar även uppdragsverksamhet med inslag av sponsring. Parterna har utarbetat avtalet i samråd och museet har enligt uppgift anlitat jurist före undertecknandet. Avtalet har inte föregåtts av en upphandling enligt . På avtalet finns inget diarie-nummer angivet, men är enligt uppgift från museet 02-102/99. Genom avtalet får ta ut flygbiljetter och flygfrakter till ett samman-lagt värde om för hela samarbetsperioden, dvs. För rese- och transportkostnader som överstiger detta åtagande får museet rabatt på resor och frakter enligt förutbestämda procentsatser. SAS har även ett åtagande att exponera samarbetet med museet i tidtabeller och annat informationsmaterial. Museet åtar sig att exponera samarbetet med SAS för allmänheten i museets lokaler och i samtliga kataloger, övriga trycksaker samt informationsmaterial. I all pressinformation och även i andra publika sammanhang ska SAS omnämnas som officiell samarbetspartner till . Företaget garanteras exklusivitet genom att museet förbinder sig att inte sluta sponsoravtal med annan part som bedriver konkurrerande verksamhet med SAS. Därutöver har museet åtagit sig att så långt det är möjligt försöka påverka att utlandslån av konstverk vars frakter bekostas av andra museer fraktas av SAS. Museet förbinder sig att beställa alla museets flygresor och frakter genom SAS. Om detta avser flygre sor och frakter inom ramen för avtalet eller samtliga museets resor framgår inte tydligt. Enligt uppgift har museet inte sett sig förhindrat att anlita andra flygbolag för resor och frakter, något man också gör. Museet uppger vidare att det inte aktivt försökt påverka andra museer att anlita SAS. Förutom exponering åtar sig museet en rad övriga motprestationer. Vid lokalutnyttjande och för de arrangemang som sker utanför de ordinarie öppettiderna framgår av avtalet att SAS ska svara för samtliga administrativa kostnader samt andra extra kostnader såsom vaktpersonal etc. Vad de administrativa kostnaderna innefattar framgår inte av avtalet, men museet uppger i granskningen att de innefattar lönekostnader och andra administrativa omkostnader för personal i samband med arrangemanget. Museet står dock för kostnaderna för guidade visningar av tillfälliga och permanenta utställningar samt kostnader för vaktpersonal vid arrangemang med upp till 20 deltagare. Exempelvis får SAS tillgång till museets lokaler (ej utställningslokaler) för representation inklusive visning då museet är stängt för allmänheten. Vilka av museets allmänna lokaler som ställs till företagets förfogande framgår inte. SAS får även för egen del disponera hela museet en heldag (företrädesvis ) för en mottagning, kundträff, personalaktivitet e.d. ska museet även arrangera en kreativ dag på museet för en utvald grupp om max 40 personer inom SAS. Museet svarar då för planering och genomförande. Sponsorkort som berättigar till fri entré, inbjudningar till varje förhandsvisning på museet, inbjudningar till övriga programverksamheter som museet arrangerar, gratis utställningskataloger, biljetter till museets utställningar utomlands och till vandringsutställningar i , specialvisningar för företagets konstförening respektive kunder eller andra målgrupper är exempel på andra motprestationer som erbjuds i begränsat antal. SAS personal får rabatt på inträdesavgift för en person plus en gäst, rabatt på museets egenproducerade utställningkataloger samt i museets butik. Av avtalet framgår inte vad som sker med de förmåner som inte utnyttjas - om de får utnyttjas under därpå följande år eller om rätten till förmånen är förbrukad. utnyttjade hela förmånen, dvs. upp till värdet . utnyttjades inte förmånen mer än till . Enligt en särskild överenskommelse med SAS får museet nyttja resterande del fram t.o.m. . Enligt museet har SAS utnyttjat alla förmåner enligt avtalet . ges exklusiv rätt att medverka vid konstnärlig utsmyckning av SAS lounger på flygplatser runt om i världen. Uppdragsdelen i avtalet omfattar utsmyckning av fyra till fem lounger under samma avtalstid som gäller för sponsringen. Mot en ersättning om per utsmyckad lounge svarar museet för inköp av konst, inramning, packning, transport och försäkring fram till . Museet svarar även för arbete inför utsmyckningen samt upphängning av konstverken. Den konst som köps in för loungerna doneras av SAS till museet efter senast . För konst, utfört arbete samt kostnader för resor, traktamenten och hotell ska museet fakturera SAS. Parterna har överenskommit att arbetskostnaden per dag, inklusive sociala avgifter, uppgår till för en intendent, för en tekniker respektive en assistent. Ersättningen motsvarar en avgift om . I annan uppdragsverksamhet, t.ex. för konservatorsarbeten, tar museet ut en avgift om .