frsrdg · GP04RR9 · 2002-01-01 00:00:00 — sorns som den sponsrades åtaganden i form av rättigheter och skyldigheter samt hur eventuella tvister ska lösas. Den vanligaste formen av sponsring är att sponsorn bidrar med kontanta medel och i utbyte får vissa förmåner eller tjänster från myndigheten. Sponsring kan också ske in natura, dvs. i form av varor eller tjänster. Flera myndigheter, främst museer, sluter s.k. barteravtal med företag. Barter innebär att parterna utbyter varor eller tjänster utifrån sina respektive verksamheter. Myndigheten kan t.ex. erbjudas annonsutrymme, flygresor och frakter, hotellnätter, juristtjänster, tjänstebil eller annat fordon, datorer, belysning eller annan utrustning. Överenskommelser om barter kan också innebära att myndigheten får rabatter på sådana varor och tjänster som det sponsrande företaget tillhandahåller. Sponsring kan ske antingen av myndighetens hela verksamhet eller som projektsponsring. Många museer uppger att det mest önskvärda är att sponsringen riktas till hela verksamheten, som det kan vara lättare att få sponsorer till avgränsade projekt. Högskolorna och övriga sponsrade myndigheter har oftast avtal som omfattar ett särskilt projekt eller en avgränsad verksamhet. Huvudsponsor är den term som ibland används för ett samarbete av större omfattning än övriga samarbeten som myndigheten har. Guldsponsor är en annan förekommande benämning. Den vanligaste motprestation som ett företag erbjuds är att dess namn eller logotyp exponeras i någon form. Samarbetet med företaget exponeras i exempelvis utställningskataloger, i annonser, i programblad, på myndighetens webbplats, på sponsortavlor eller på särskilt angivna platser i lokalerna eller på dörrar till föreläsningssalar. Företaget ges i regel också rätt att åberopa sponsringsprojektet i den egna marknadsföringen. De motprestationer eller förmåner som företagen erbjuds utöver exponering bestäms utifrån myndighetens verksamhetsinriktning, kompetens eller andra tillgångar. Vad gäller museerna är det relativt vanligt att det sponsrande företaget erbjuds specialvisningar, förhandsinformation om kommande utställningar, rabatterad eller kostnadsfri entréavgift för personal och kunder, får tillgång till myndighetens lokaler för representation, personalaktiviteter eller liknande. De motprestationer som en högskola kan erbjuda förutom exponering (t.ex. genom att benämna en föreläsningssal med företagets namn) är möjlighet att tillhandahålla information om företagets verksamhet i berörd lokal och möjlighet att vid lämpliga tillfällen bedriva rekryteringsverksamhet. Det är inte ovanligt att myndigheten erbjuder företaget exklusivitet, dvs. förbinder sig att inte ha sponsringssamarbete med andra företag i samma bransch och som bedriver konkurrerande verksamhet med sponsorn. förekommer också fall där myndigheten förbinder sig att skydda innehållet i avtalet med hänvisning till 8 kap. 10 § sekretesslagen (1980:100). I de avtal som tecknats mellan myndigheten och sponsorn regleras vanligtvis parternas åtaganden relativt detaljerat. Syftet med samarbetet finns dock inte alltid dokumenterat i avtalet. Det finns också myndigheter som i avtalet inte reglerat hur eventuella tvister ska lösas. Vanligare är dock att parterna inte överenskommit vad som händer med avtalade motprestationer från myndighetens sida som sponsorn inte utnyttjat - t.ex. om de får nyttjas under nästkommande år eller om rätten till förmånen är förbrukad. Vissa museimyndigheters avtal innefattar att sponsorn får exklusiv tillgång till myndighetens lokaler för arrangemang för kunder och personal. Inte i något av de avtal revisorerna har studerat regleras försäkringsfrågor i händelse av t.ex. brand eller annan skada orsakad av företaget eller dess gäster. Sponsringspolicy och interna riktlinjer Värdet av en sponsringspolicy och Föreningen kultur och näringsliv betonar vikten av att såväl sponsor som sponsrad har en genomtänkt och tydlig policy för sitt sponsringssamarbete. Beslutet att ta emot sponsring ska vara strategiskt välgrundat och sponsringen ska medföra fördelar för organisationen. Varför myndigheten söker sig till sponsorer, vilka för-väntningar myndigheten har på ett samarbete med näringslivet och vilka företag det är önskvärt att samarbeta med är exempel på frågor som, enligt dessa föreningar, är viktiga att ta ställning till vid formuleringen av en sponsringspolicy. Föreningen kultur och näringsliv menar att det endast är den sponsrade parten som kan sätta gränser för sponsringens inriktning och omfattning. RRV har i en revisionsrapport och en revisionspromemoria rekommenderat museimyndigheter att utforma skriftliga riktlinjer för sponsring. Enligt RRV bör sådana riktlinjer bl.a. behandla sponsringens omfattning så att verksamheten kan anpassas och bedrivas enligt statens krav, även om någon av parterna väljer att inte förlänga avtalet. Riktlinjerna bör även omfatta beräkning av kostnader för myndighetens motprestationer som tar hänsyn till alla kostnader som kan hänföras till sponsringen. RRV menar också att myndigheten bör utnyttja de konkurrensfördelar som finns på marknaden och att de motiv som legat till grund för valet av en viss sponsor ska dokumenteras. Andra frågor att ta ställning till vid beslut om att söka sig till sponsorer är om myndigheten själv ska avsätta resurser för sökandet efter sponsorer eller om konsulter ska anlitas, hur den interna administrationen av sponsringsarrangemang ska lösas, hur avtal ska utformas och hur uppföljning och utvärdering av sponsringsprojekten ska genomföras. En policy kan också beskriva vilket ansvar styrelsen har och på vilket sätt den ska hållas informerad. Vid sponsring finns en risk att myndighetens verksamhetsinriktning eller objektivitet kan komma att påverkas. Vilka risker som finns och hur de ska elimineras kan tydliggöras i en policy. I de fall det finns flera eller sinsemellan konkurrerande företag som kan vara intresserade av att sponsra verksamheten kan en policy klargöra hur myndigheten ska förhålla sig till detta. Förekomst av interna riktlinjer eller en policy för sponsring Endast tre av de sponsrade myndigheterna har utarbetat skriftliga interna riktlinjer eller en policy för samarbete med sponsorer. Samtliga av dessa är museimyndigheter. Härutöver har ett enskilt museum utarbetat riktlinjer för sponsring, men en myndighetsgemensam policy har inte upprättats. Revisorerna har tagit del av de fyra policydokument som finns upprättade. De riktlinjer som myndigheten anger för sitt sponsringssamarbete med näringslivet är kortfattade och allmänt hållna. Dokumenten omfattar få av de aspekter på ett sponsringssamarbete som nämnts ovan. Det som policyn vanligen behandlar är motiv till varför myndigheten söker sig till sponsorer och vilka typer av samarbeten myndigheten kan tänka sig. Några mer preciserade målsättningar med sponsringen finns dock inte uttryckt i dokumenten. Samtliga policydokument uttrycker att sponsring måste ske på ett sätt som är förenligt med myndighetsrollen eller myndighetens oberoende, t.ex. att sponsorn inte ska kunna påverka verksamhetens inriktning eller att samarbetsavtalen inte får innebära åtaganden från myndighetens sida som medför att instruktionsenlig eller prioriterad verksamhet åsidosätts. I två av dokumenten uttrycks att motprestationernas värde ska beräknas för att säkerställa att väsentliga resurstillskott ska uppnås. I samma två dokument sägs också att sponsorverksamheten löpande ska följas upp och utvärderas, både internt och externt med sponsorerna. Det sägs dock ingenting om vilka kostnader som ska beaktas vid beräkningen av motprestationernas värde, hur en uppföljning eller utvärdering ska genomföras och vilka effekter som därvidlag ska eftersträvas. Endast i ett av policydokumenten behandlas frågan om hur myndigheten ska hantera sponsringen internt inom organisationen. Ingen av myndigheterna berör i sin policy vilka interna resurser som ska avsättas för detta arbete. Frågor kring eventuell upphandling enligt lagen om offentlig upphandling berörs inte i något fall. Myndigheterna har heller inte identifierat eventuella risker med sponsring, ej heller beskrivit hur medlen ska användas och hur de ska bokföras. Endast i ett dokument understryks att avtal ska upprättas och att jurist ska anlitas vid avtalsskrivning. Även om skriftliga policydokument saknas eller om befintliga riktlinjer inte behandlar väsentliga aspekter på sponsring tycks myndigheterna i regel ändå ha vissa regler och rutiner för sin sponsringsverksamhet. Kunskaperna tycks dock i flera fall vara knutna till enstaka personer i organisationen. Ett företag som sponsrar kan av affärsmässiga skäl behöva påvisa tydliga resultat av en sponsringssatsning t.ex. för att avgöra om sponsring är ett effektivt sätt att marknadsföra verksamheten jämfört med andra reklam- eller marknadsföringssatsningar. Föreningen kultur och näringsliv har givit ut en skrift som behandlar utvärdering av projekt. Skriften riktar sig enbart till den sponsrande parten, dvs. Någon motsvarande skrift för mottagaren av sponsring har inte utarbetats. Även den mottagande parten kan behöva påvisa resultat av sitt samarbete med sponsorer. Det kan därför vara viktigt att identifiera vilken resultatinformation som myndigheten behöver för att bedöma utfallet av ett enskilt sponsringsprojekt eller hela sin sponsringsverksamhet. Frågor som kan behöva besvaras är om sponsring är ett effektivt sätt att öka tillskottet av resurser och om den i övrigt främjar verksamheten. För sin ekonomiska uppföljning behöver myndigheten ha kontroll över de kostnader och intäkter som följer av att den går in i ett sponsringssamarbete. Ett beslut om att söka samarbete med sponsorer ger upphov till en rad kostnader som exempelvis administrativa kostnader för att leta och sluta avtal med sponsorer, kostnader för att till sponsorerna tillhandahålla avtalade förmåner samt den tid som i övrigt läggs ned på t.ex. ekonomisk redovisning och uppföljning. En alternativkostnad kan behöva beräknas, dvs. vad myndigheten skulle lagt sina resurser på om sponsorer inte skulle behöva eftersökas eller ges service enligt avtal, men även vilka alternativa intäkter som myndigheten skulle kunna få om sponsorer inte vore inbokade i lokaler eller på visningsarrangemang. Myn-dig-heten kan också behöva ta ställning till vilken information som kan behövas som underlag för en utvärdering av projektet tillsammans med sponsorn. Det har i granskningen framkommit att ingen av myndigheterna har dokumenterat kontinuerliga ekonomiska uppföljningar eller utvärderingar av sin sponsringsverksamhet. De två myndigheter som i sin sponsringspolicy har inskrivet att de löpande ska följa upp och utvärdera sponsorverksamheten internt inom myndigheten och externt med sponsorerna har inte heller kunnat uppvisa några dokument som visar att så sker. Några museer hävdar visserligen att de gjort vissa ansträngningar för att följa upp sponsringsverksamheten, men att de inte nått ända fram. Flera museer uppger att de gör uppföljningar av sina utställningsprojekt och gör publikmätningar eller publikundersökningar, men inte med sponsringen som utgångspunkt. Det framstår som osäkert huruvida utförliga beräkningar görs, som tar hänsyn till samtliga kostnader, för att säkerställa att värdet av de motprestationer som erbjuds sponsorn inte överstiger de intäkter eller värdet av de varor eller tjänster som myndigheten erhåller. Trots att underlag saknas hävdar de flesta att sponsringen är lönsam för myndigheten. Frånsett det ekonomiska resultatet pekar flera museer på att sponsringssamarbetet ger andra positiva effekter som är svåra att mäta och värdera. kan vara sådana effekter som att få fler besökare, nå nya målgrupper, skapa nya marknadsföringskanaler eller att få tillgång till produkter och tjänster som annars inte skulle kunna finansieras. Det ekonomiska stöd som myndigheten erhåller genom sponsring ges antingen som kontanta medel eller i form av varor och tjänster. Av de intervjuer som gjorts med de sponsrade myndigheterna framkommer att de allra flesta hanterar sina sponsormedel som intäkter av bidrag. Övriga hanterar dem som intäkter av avgifter eller andra ersättningar. Några myndigheter som haft samarbete med sponsorer uppger att rekommendationerna om hur intäkten ska bokföras har varierat över åren. Flera myndigheter uppger att de i övrigt är osäkra på vart de ska vända sig för att få råd och stöd i sponsringsfrågor. När det gäller de barteravtal som tecknats är det däremot oklart om dessa värden redovisas och hur de i sådana fall redovisas. Flera myndigheter som har barteravtal uppger att värdet av de varor och tjänster som myndigheten får inte tas upp i redovisningen över huvud taget. har i de ekonomiadministrativa bestämmelserna för statlig verksamhet inte angivit några riktlinjer för hur myndigheterna ska hantera intäkter av sponsring eller värdet av barter. Enligt uppgifter från RRV:s årliga revision leder avsaknaden av riktlinjer även till svårigheter i revisionshänseende. Regeringens styrning och kontroll Ingen av de myndigheter som mottar sponsring har i regleringsbrevet uttryckligen ett bemyndigande från regeringen att finansiera sin verksamhet med sponsor-intäkter. Däremot har de flesta, med ett par undantag, ett bemyndigande om att ta ut avgifter. Samtliga museimyndigheter får mot avgift till myndigheter och enskilda tillhandahålla artiklar och tjänster. Högskolorna får ta ut avgifter för sådan verksamhet där lärosätet som motprestation tillhandahåller uppdragsgivaren tjänster eller varor, t.ex. uppdragsutbildning och -forskning. Flera av de 18 myndigheter som omfattas av granskningen efterfrågar tydligare riktlinjer för sponsring. Det gäller dock inte bara hur sponsring ska hanteras i redovisningen, utan också vilka verksamheter som får ta emot sponsring och i vilken omfattning. Klargöranden om huruvida sponsring i form av varor och tjänster ska upphandlas eller inte efterfrågas i några fall också. Det finns också myndigheter som hävdar att några riktlinjer från regeringen inte behövs. De flesta av de sponsrade myndigheterna, och de som också haft intäkter från sponsring, lyder under . har uppmärksammat regeringen på behovet av riktlinjer. I en revisionsrapport (RRV dnr 30-1998-0675) för Statens konst museer uppmanar RRV myndigheten att begära besked från regeringen om sponsring får utnyttjas och i så fall i vilken omfattning. Likartade rekommendationer lämnade RRV i en revisionspromemoria över Livrustkammaren//(RRV dnr 30-1998-2033). Ingen av de sponsrade kulturmyndigheterna säger sig ha fått ett tydligt uttalande från angående myndighetens sponsringsmöjligheter. De flesta framhåller att regeringen heller inte tydligt uttalat vilken syn den har på sponsring och inom vilka gränser den ska hållas. Som stöd för sitt agerande hänvisar myndigheterna till regeringens proposition om kulturpolitik (prop. 1996/97:3) och därpå följande riksdagsbehandling (bet. 1996/97:KrU1, rskr. 1996/97:129) där kulturinstitutioner ges möjligheter till samverkan med näringslivet. Även tjänstemännen i hänvisar till regeringens proposition om kulturpolitik och den efterföljande riksdagsbehandlingen, till kulturministerns svar på en riksdagsfråga (fråga 1998/99:514) samt till kulturutskottets betänkande (bet. 1999/2000:KrU9) som politiska ställningstaganden gällande sponsring. Bland annat med anledning av RRV:s påpekanden har påbörjat ett internt översynsarbete av museernas ekonomi. I de mål- och resultat-dialoger som departementet för med myndigheterna berörs ibland frågor kring sponsring i samband med att finansiella frågor diskuteras. Det har då noterats att de nedskärningar av anslagen som gjordes i samband med budgetsaneringen 1995/96-1998 medförde att flera kulturmyndigheter tog nya initiativ till sin ekonomiska försörjning, t.ex. genom att söka sig till sponsorer. Den sponsring som tillkommit på de enskilda myndigheternas initiativ har från departementets sida mottagits positivt. Något tydligt uttalande om sponsringens omfattning eller inriktning gentemot en enskild myndighet har däremot inte gjorts. Frågor kring behovet av en intern sponsringspolicy uppges däremot ha diskuterats med några myndigheter, bl.a. med anledning av 1998. Tjänstemän vid har i granskningen uppgivit att myndigheterna själva måste ta ansvar för sina sponsringssamarbeten så att de inte påverkar verksamheten på ett negativt sätt. Risker som tjänstemännen här pekar på är bl.a. att myndigheten inte värderar sina motprestationer på ett rättvisande sätt och att sponsringsintäkterna kan få för stort utrymme i myndighetens totala finansiering. Intäkter från sponsring redovisas eller omnämns vanligtvis inte i myndigheternas årsredovisning. För information om förekomst och omfattning av sponsring hänvisar till den statistik om olika intäktsslag, bl.a. sponsring, som samlar in från kulturinstitutionerna via enkät. Därutöver uppger tjänstemän i att myndigheterna tycks ha svårt att definiera och särskilja sponsring från andra tjänster som myndigheten tar betalt för. Värdet av sponsring i form av varor och tjänster sägs också vara svårt att uppskatta. De uppgifter som myndigheterna kan ge är ofta osäkra och svåra att jämföra. Den information som trots allt går att utläsa ur årsredovisningar och övrig återrapportering samt den information som fås genom kontakter med myndigheterna indikerar enligt departementet att sponsringen utgör en mycket liten del av myndigheternas intäkter. Att sponsring även tillämpas som finansieringsform inom högskolan har kommit till kännedom relativt . Då det saknas en definition av begreppet sponsring menar tjänstemän i att oklarheter och gränsdragningsproblem gentemot andra finansieringsformer med stor sannolikhet föreligger. Med den omfattande externa finansiering som högskolorna har gör departementet bedömningen att intäkterna från sponsring torde vara försumbara i sammanhanget. Av de 18 myndigheter som samarbetar med sponsorer har 4 valts ut för en närmare granskning. Dessa är , , samt . Fallen har från principiell synpunkt bedömts vara av intresse för att åskådliggöra hur myndigheterna hanterar frågor kring sponsring samt vilka risker som kan finnas. Såväl som - vilka representerar museer med olika verksamhetsinriktning - har samarbetat med företag och har även utarbetat interna riktlinjer för sponsring. De har båda en kontinuerlig sponsringsverksamhet och samarbetar med flera parallella sponsorer. Förutom de båda myndigheternas sponsringsverksamhet granskas de sponsringsavtal tecknat avseende människan samt ett barteravtal mellan och (). respektive har ingen eller begränsad erfarenhet av sponsring. Ingen av myndigheterna har utarbetat interna riktlinjer för sponsring. Fallen har valts för att åskådliggöra en avgränsad projektsponsring av engångskaraktär med stora förväntade eller faktiska sponsorintäkter som delfinansiering. När det gäller granskas invigningen av . Den internationella , för vilken står som värd , är det andra granskade projektet. Det som studeras är främst myndighetens policy för sponsring och hur samarbetet mellan myndigheten och företaget regleras i avtal. Annat som studeras är hur myndigheten värderar de motprestationer i form av förmåner som erbjuds det sponsrande företaget, vilka effekter sponsringen har för verksamheten och om den på något sätt står i strid med myndighetens uppgifter. Enligt förordning (1988:1249) med instruktion för ska myndigheten främja intresse, kunskap och forskning om växt- och djurvärlden, jordens uppbyggnad och historia samt om människans biologi och naturmiljö. Grundforskning bedrivs bl.a. inom botanik och zoologi. Myndigheten är också ansvarsmuseum inom området naturhistoria. För uppgiften att hålla ett urval av samlingarna tillgängligt för allmänheten samt driva och stödja utställningsverksamhet och annan pedagogisk verksamhet får museet enligt instruktionen i lämplig omfattning avgiftsbelägga verksamheten. Enligt regleringsbrev får museet mot avgift till myndigheter och enskilda tillhandahålla artiklar och tjänster. Inkomsterna får disponeras av myndigheten. Av museets årsredovisning framgår att de totala intäkterna uppgick till av vilka var anslagsmedel, avgifter, bidrag samt finansiella intäkter. De totala bidragsintäkterna på består till största delen av medel till forskning. Museet redovisar erhållna sponsormedel som intäkter av bidrag. I årsredovisningen avseende 1999 respektive 2000 rapporterar museet att det samarbetar med sponsorer. Den redovisning som ges är inte jämförbar mellan åren. Av årsredovisningen framgår värdet av de kontrakt som slutits inklusive intäkter från bidragsgivare. Av den senaste årsredovisningen framgår vilka intäkter från sponsring i kontanta medel som influtit från gällande kontrakt. söker sig till sponsorer för att stärka sina möjligheter att bedriva och utveckla den verksamhet som regeringen föreskriver då anslagen inte ökar i takt med övriga kostnader. Museet samarbetar med sponsorer /95. Verksamheten startade i liten skala och har utökats efter hand. uppgick intäkter från sponsorer i kontanta medel till . hade museet ett tiotal gällande sponsoravtal från vilka det utföll kontanta medel eller varor. De kontanta medlen uppgick detta år till . Värdet av utrustning som museet erhöll från sponsorer enligt barteravtal uppgick till ca . I samband med lanseringen av en rymdutställning genomförde museet en extraordinär marknadsföringsåtgärd i ett köpcenter med stöd från företag och myndigheter. Avtal upprättades inte i dessa fall eftersom inga uttryckliga krav på motprestationer ställdes. Bidragsgivarnas namn exponerades dock under den temporära utställningen. Museet har haft svårt att uppskatta värdet av den utrustning och de tjänster som museet fick, men värdet torde uppgå till . Det sammanlagda värdet av sponsring i form av utrustning och tjänster som museet mottog , ca , togs inte upp i redovisningen. Museets sponsringspolicy och interna riktlinjer Det är i huvudsak tre dokument som är vägledande för sponsringsverksamhet; övergripande policy, interna riktlinjer samt verksamhetsplan för marknadsenheten. Museet har upprättat två dokument som behandlar museets policy för sponsringsverksamheten. Sponsringspolicyn, som kan sägas utgöra ramarna för museets samarbete med företag och organisationer, är beslutad av styrelsen (, dnr. 10-371/1994). De interna riktlinjerna har beslutats av myndighetschefen (, beslut nr. 17/1997). Av verksamhetsplan för marknadsenheten 2001 framgår vilka sponsorintäkter museet har som mål att få in. Styrelsens ansvar begränsas till att fastställa museets sponsringspolicy. Därutöver ska styrelsen hållas underrättad av museichefen om principiella sponsringsfrågor av större betydelse. får styrelsen en rapport om museets sponsorintäkter. Av sponsringspolicyn framgår att sponsring endast i undantagsfall tillåts för den löpande verksamheten. Däremot kan sponsring accepteras när det gäller t.ex. utrustning eller inventarier, projekt inom utställnings-, forsk nings- och filmområdena samt för annonser i program eller i annat tryckt material med anknytning till museet. Lättast har museet att hitta sponsorer till basutställningar som visas . Sponsringen ses som ett finansieringskomplement och inte som ett sätt att lösa basfinansieringen av verksamheten. Museet accepterar sponsring i form av kontanta medel, varor, tjänster, transporter och garantier. De intäkter som museet får in via sponsring används nästan uteslutande till att delfinansiera olika utställningar. Museet har satt en övre gräns för hur stor del av en utställning som får finansieras med externa medel, dvs. sponsring och bidrag. Minst hälften av finansieringen vill museet själv kunna stå för. Denna gräns finns dock inte formellt beslutad. Om museet inte skulle få in de sponsor-intäkter till en utställning som beräknats genomförs den ändå, men med en lägre ambitionsnivå om inte entréintäkter och sparbeting i övrigt kan balansera budgeten.