frsrdg · GP04JO1 · 2002-01-01 00:00:00 — Av ett beslut från , daterat , framgår att överförmyndaren ansökt om att förvaltare, jämväl interimistiskt, skulle förordnas för B. Tingsrätten biföll det interimistiska yrkandet. ansökte överförmyndaren om upphävande av det interimistiska förordnandet. I en skrift som inkom till överförmyndaren begärde hemtjänstchefen att god man skulle förordnas för S. inkom en skrivelse från sonen . som delar uppfattning och föreslår att brodern . förordnas som god man. I en skrivelse daterad skrev assistenten till G.B. och frågade om denne var villig att åta sig uppdraget m.m. I en skrift som inkom till överförmyndaren begärde U. att god man skulle förordnas för henne. skrev överförmyndaren till den föreslagne gode mannen med en förfrågan om hon var villig att åta sig uppdraget m.m. inkom ett intyg från kuratorn . I en skrift som inkom till överförmyndaren begärde J:s tre barn att god man skulle förordnas för henne. På plastmappen sitter en "gul lapp" med följande text "på psykklin., sök , kollar behovet och möjlighet/981202-ÅS". Upplysningsvis kan nämnas att var överförmyndare till , att är överförmyndare och att är dennes ersättare enligt 19 kap. 5 § från . I en skrivelse, dagtecknad och som inkom till JO , kommenterade handläggningen av de påträffade mapparna. Föredraganden i ärendet upprättade en promemoria. Denna innehöll, förutom en kortare redogörelse för aktuell lagstiftning, i huvudsak vad som anförts ovan och följande fem frågor. Har överförmyndaren registrerat de inkomna handlingarna i enlighet med 15 kap. 1 § sekretesslagen? Har överförmyndaren iakttagit innehållet i 17 § förmynderskapsförordningen vid handläggningen i övrigt? Vilka åtgärder har i detalj vidtagits med respektive begäran om anordnande av godmanskap/förvaltarskap? Vilka överväganden har gjorts i de fall som överförmyndaren inte överlämnat ansökningarna till tingsrätten för prövning? Har ingivarna underrättats om överförmyndarens inställning i de fall som beskrivs i fråga fyra och vilken form har detta i så fall skett? Överförmyndaren anmodades genom remiss att yttra sig över de i promemorian ställda frågorna. I remissvaret hänvisade inledningsvis till ett yttrande upprättat av . I yttrandet lämnade den senare följande svar på de ställda frågorna. 1/ Ja, i enlighet med den praxis som utarbetats tillsammans med tillsynsmyndigheterna (Tingsrätt och på f o m 1995-07-0l). F ö hänvisas till brev per (se nedan, min anm.) där gången och utvecklingen på överförmyndarexpeditionen redovisas ingående. Dessa och nedanstående uppgifter verifieras av ordinarie assistent . 2/ Ja, i så måtto att inkommande ansökningar och ärenden under behandling förvarats inlåsta och på ett speciellt ställe. Efter det att tingsrätten behandlat anhållan om inrättande av god man/förvaltare skapades en akt för förvaring tillsammans med övriga akter. Även detta har skett under tillsynsmyndigheternas vetskap om dessa rutiner. 3/ Ansökan rörande P.S. behandlades genast då den inkom . Anhållan till tingsrätten skickades in . fick jag meddelande om att huvudmannen avlidit och därför återkallade jag min anhållan. väcktes av att en fastighetsmäklare som skulle försälja huvudmannens bostad blivit tveksam om den mentala hälsan hos denne. Detta p g a diverse uttalanden kring hur medlen från försäljningen skulle disponeras. Jag kontrollerade genast om huvudmannen på något sätt behandlats för psykisk sjukdom och detta visade sig vara fallet. Då allting var mycket brådskande lämnade jag därför in en interimistisk begäran om anordnande av förvaltarskap för BR (). Därefter kontaktade jag honom för samtal kring situationen och för att få en egen bild. Vi träffades i hans hem . Han förklarade sin livssituation vilket även hans mamma, vilken han bodde tillsammans med och som var närvarande, kunde verifiera. Han var djupt olycklig över situationen och förklarade att de var på väg att flytta till och där även boendet redan var ordnat. Jag kunde konstatera att det inte förelåg några som helst anledningar till att låta förvaltarskapet kvarstå och meddelade detta genast till tingsrätten. Båda dessa ärenden behandlades skyndsamt och utifrån gällande lagstiftning. insända registerutdrag bekräftar att registrering i dataregistret skett i samband med ansökan. 4-5/ Övriga ärenden: - Efter sedvanlig handläggning kunde jag efter kontakt med föreslagen god man finna att huvudmannens intressen kunde tillvaratas utan att ett inrättande av god man behövde företas då hans hustru . fortsatte att bistå sin make. Beslutet skedde i samråd med samtliga berörda. E.B - Ansökan inkom från hans dotter . som även var tänkt som god man. Efter det att EB, tack vare god omvårdnad och placering på Göransgården, tillfrisknat betydligt, fann vi gemensamt att behovet av god man inte längre kvarstod. Därmed avskrevs ärendet. B-M.H-F. - Ett svårt ärende som komplicerades av huvudmannens olika önskemål och hennes sociala situation. En ansökan skedde efter moget övervägande men det fanns ändå en stor tveksamhet från B-M. Hon ville inte att hennes relation till maken skulle riskera att försämras. Efter samtal med henne och med berörd personal önskade hon att enbart ett dagligt stöd från omsorgen skulle finnas. Vi beslutade gemensamt att avvakta med att gå vidare i ärendet till tingsrätten. skedde förfrågningar till och sedermera som tänkbara gode män. för att försäkra oss om att en lämplig god man kunde finnas till hands om ansökan till tingsrätten skulle lämnas in. A-L.S. - Som även framgår av handlingarna skulle ärendet beslutas av och således även ansökan lämnas in från ÖF i huvudmannens kommun vilket skedde i samråd med den sökande. Jag åtog mig dock att bistå under utredningen. - Ansökan kom in från distriktsläkaren p g a missbruk hos ES. Lämplig god man kontaktades () vilken uppsökte huvudmannen för samtal. Därvid visade det sig att denne inte önskade god man och inte ville lämna sitt samtycke. Därmed föll ansökan och utredningen avslutades. Detta meddelades också distriktsläkaren. - Ansökan inkom från hemtjänstchef som bedömde SB som dement och i behov av god man. Efter det att SB inkommit till kunde där konstateras B 12-brist vilket innebär symptom som hos en dement. Efter medicinering kunde SB återuppta ett normalt liv. Hon har stark integritet och klarar sig helt själv och önskar därmed inte god man. - Hon sammanlevde med en man som hade en negativ inverkan på henne och hennes psykiska tillstånd var dåligt. Ansökan om god man skedde . erhöll hon en fast plats på psykkliniken . Detta innebar en helt annan stadga på hennes liv. Hennes dotter kunde därmed bistå henne på ett helt annat sätt och behovet av god man fanns inte längre vilket också UP bekräftade. - Som framgår av ansökan fanns även här en klart negativ inverkan från en sambo. Detta i kombination med missbruk skapade en ohållbar situation. Kort efter ansökan erhöll JP en plats på det s k Eva-kollektivet på fastlandet. Det sociala skulle handha JP:s ekonomi . Därmed bröts en negativ trend och barnen upplevde inte att behovet av god man fanns kvar. Detta ärende tillsammans med de övriga ovanstående lämnades över till min efterträdare och om detta ärende blivit aktuellt efter vet jag inget om. Sammanfattningsvis är ovanstående ärenden med två undantag avskrivna under utredningen främst beroende på att deras situation förbättrats avsevärt eller att samtycke inte kunde lämnas av huvudmannen. Jag ser det som en yttersta möjlighet att ansöka om god man/förvaltare men att andra möjligheter först skall undersökas, exempelvis fullmakt eller ett starkt socialt stöd av antingen anhöriga eller omsorg. Detta är självklart vad gäller den personliga integriteten och uttrycks klart i lagstiftningen. Allt i ovanstående ärenden skedde i samråd med den/de som lämnat in ansökan och dessa fick direkt tillfälle till dialog. Allt har skett utifrån huvudmannens perspektiv och där dennes behov utan hinder skall tillgodoses. Samtliga informerades om möjligheten till att lämna in en ny ansökan när behov uppstod och detta antingen till ÖF eller direkt till tingsrätten. Att handlingarna behölls beror på att dessa kunde spegla bakgrunden till en eventuell ny ansökan. Som framgår av mitt tidigare brev har stor osäkerhet rått, även nationellt, kring hur detta skulle handläggas. Därav fann jag detta som en väg och informerade också såväl assistent som efterträdare om detta. Jag vill därför påtala att dessa handlingar varken upptäckts eller undanhållits av någon på överförmyndarexpeditionen. I sitt brev anförde bl.a. följande. När jag tillträdde som ny överförmyndare skedde allt manuellt och in- och utgående post diariefördes i en pärm där det angavs vilken handläggning som skedde. Alternativen för den ingående posten var antingen till akt eller till pärm. Det sistnämnda innebar att det samlades på ett ställe i pärm. I samband med ändrad lagstiftning av föräldraförvaltningen såg jag också en möjlighet att utveckla verksamheten med datahantering. Detta genomfördes vilket innebar att samtliga akter lades in i dataprogrammet. Ett mycket omfattande men nödvändigt arbete. Då blev det möjligt att direkt diarieföra handlingar som gick till eller från en befintlig akt men fortfarande fanns det frågetecken kring hanteringen. Tillsammans med andra överförmyndare/nämnder och , som var nygranskningsmyndighet, söktes de bästa vägarna för diarieföring och tjänsteanteckningar. Det fanns förvirrande många uppfattningar om vad som dels var nödvändigt, lagligt tvingande och effektivast. var jag osäker på hur den optimala diarieföringen borde ske som verksamheten och antalet ansökningar ökade med . Ett ökande behov av överförmyndarens arbete som assistenten var anställd på enbart skapade till slut höga krav på effektiv hantering. då osäkerheten fanns kring den optimala diarieföringen och hur tjänsteanteckningar skulle göras fördes inkommande ansökningar först in i en separat fil där datum och huvudmannens namn skrevs in. Detta i väntan på eventuellt beslut hos tingsrätt alt. Överförmyndare. I denna fil, som sköttes av assistenten på hennes plats i servern, fanns även de ansökningar om föräldraförvaltningar som inte borde vara aktuella p g a den nya lagstiftningen. Om ansökan om god man/förvaltare i något av dessa ärenden skedde hos tingsrätten fördes alla uppgifter över till datasystemet. Detta är fallet med två av de ärenden som enligt inte funnits registrerade. Under hela fördes resonemang om det sätt som diarieförandet borde ske. I samband med inspektion fann vi formerna för på hur detta borde ske. Det innebar att alla inkommande ansökningar skulle föras in under , d v s under utredning, och att alla tjänsteanteckningar också skulle skrivas in på denna plats. Den dialog som fördes med fann jag som givande och det var tillfredsställande att hitta de former som var bäst för ärendehanteringen och i enlighet med förvaltningslagen. hade jag hanterat alla inkommande ansökningar på ett och samma ställe och de fanns förvarade inlåsta på överförmyndarens expedition. Alla inkommande ansökningar handlades och kontakt togs med alla berörda. I första hand med den som sökt och anledningen bakom men också med huvudmannen. Det var huvudmannens, ofta mycket utsatta människor, behov av omedelbar och medkännande handläggning som prioriterades i dessa lägen. Anledningarna till att ansökan inte gick vidare till tingsrätten kunde vara flera. I vissa ansökningar fanns det inte stöd i lagstiftningen då huvudmannen själv inte önskade god man eller att det fanns en giltig fullmakt. Andra gånger kunde ansökan bli inaktuell då huvudmannen avled eller ansökan togs tillbaka. Det är sådana ansökningar som finns i dessa mappar. Jag erkänner att diarieföringen och tjänsteanteckningarna inte skett på ett sådant sätt som gäller efter erinran 1998. Jag påpekade därför i mina budget-äskanden för behovet av ökade resurser för att inte riskera fortsatta brister i ärendehanteringen p g a den kraftiga ökningen av antalet ärenden. I budgeten för tilldelades därför överförmyndarverksamheten medel för en l00%-ig assistenttjänst. Vid bytet av överförmyndare redogjorde jag för ovanstående för min efterträdare och jag visade även på de ansökningar som kommit in och som avskrivits av olika skäl. Det är dessa plastmappar som sedermera kom att upptäcka av en slump. Hade hon tillfrågat överförmyndaren, ordinarie assistent eller undertecknad kunde hon, redan då hon upptäckte dessa, fått en förklaring. Att jag behållit dessa ansökningar beror på min osäkerhet hur dessa skulle hanteras. Några av de sökande kunde återigen inkomma med en ny ansökan och det kunde då vara bra med bakgrunden i den tidigare ansökningen. Kanske att de borde arkiverats, återsänts till den sökande eller makulerats. anförde för egen del följande. Av svaret framgår att akterna, som tidigare ansetts avslutade, uppenbarligen ej avslutats på ett formellt riktigt sätt. De borde rimligen varit avslutade och arkiverade. Det framhålls dessutom att de var överlämnade till mig. Det, som sedermera betraktades som formell överlämning från den tidigare överförmyndarens sida till mig, var vid mitt korta presentationsbesök på myndigheten någon vecka efter det fullmäktigemöte då jag formellt blev vald till överförmyndare på . registreras alla inkomna handlingar i vårt databaserade överförmyndarsystem beträffande huvudmän under sina respektive akter under rubriken . Vid den händelse utredningen visar att ett ställföre-trädarskap av någon anledning ej behöver komma till stånd så avslutas akten med uppgift om orsaken samt arkiveras därefter på föreskrivet sätt. Sedan jag mottagit remissvaret fann jag anledning att begära ett förnyat yttrande från överförmyndaren, efter hörande av . I remissen ställdes följande frågor. Anser, eller anser inte, handläggande överförmyndare att de inkomna ansökningarna och de därefter inkomna handlingarna har registrerats i enlighet med sekretesslagens bestämmelser? Anser, eller anser inte, handläggande överförmyndare att handläggningen i övrigt - av respektive ärende - har skett i överensstämmelse med förmynderskapsförordningens och förvaltningslagens bestämmelser? Om svaret på fråga 2 är ja, på vilket sätt har vidtagna åtgärder dokumenterats i respektive ärende? Om svaret är nej, varför har vidtagna handläggningsåtgärder inte dokumenterats? Om kontakt tas med överförmyndarens expedition , är det i sådant fall möjligt att följa/ta del av handläggningen av respektive ärende, från det ansökningen inkom till dess att ärendet avslutades? I remissvaret hänvisade inledningsvis till ett yttrande upprättat av . I yttrandet lämnades följande svar på de ställda frågorna. 1/ I brev per har jag beskrivit den förändring av arbetsrutiner och därmed registrering som skett på överförmyndarexpeditionen fr o m 1995-01-0l till 1998-12-3l. Avgörande för denna utveckling har varit svårigheterna att finna ett optimalt system som i detalj följer de reglerande lagarna som det tillmötesgår de sökandes omedelbara behov. Ett viktigt steg togs i samband med införandet av datahantering och därmed överförandet av 600 akter till nya rutiner. Svårigheterna har framförallt gällt ärenden under utredning. I dialog med FSÖ (Föreningen ) och har eftersträvats rutiner som följer såväl gällande lagar som huvudmannens behov av korta handläggningstider. har varit starkt bidragande till hur de nuvarande rutinerna formats. (se LS - Förvaltningsenheten/Rätts , protokoll ). De aktuella ärendena registrerades, med inkommande datum och namn, i en separat fil (Excel) vilken förvarades i full säkerhet på servern. handlingarna, under utredning, förvarades i ett separat låst arkivskåp. Som jag bedömer detta, i enlighet med sekretesslagens bestämmelser. 2 och 3/ Ja, i de delar som avser tidsaspekten vilket också har prioriterats. Det primära i handläggningen har varit ett agerande och uppföljning av ansökan. Detta har skett utifrån de mänskliga aspekterna om att ingen skall orsakas skada. Bristerna (inget dagboksblad i en klart definierad akt; bristfälliga tjänsteanteckningar) har funnits i den övriga hanteringen vilket också har konstaterats i samband med inspektionerna från . Utifrån dessa samtal har också givits vägledning om hur registrering och vad som skall registreras givits. De bristfälligheter som då framkommit, och som dessa ärenden verifierar, har därefter åtgärdats. De nya rutinerna kan bekräfta detta. Dock har inte dessa åtgärder skett retroaktivt. Hans av anförde för egen del följande. De svar som undertecknad överförmyndare och handläggare kan lämna på de översända frågorna är är handlingarna registrerade i vårt databaserade överförmyndarsystem och vi har även inregistrerat tidigare svar i respektive ärende. Vi har även avslutat akterna på föreskrivet sätt och arkiverat desamma. Av den anledningen anser vi att de numera är registrerade i enlighet med sekretesslagens bestämmelser. Efter vidtagna åtgärder i respektive ärende anser vi att handläggningen är i överensstämmelse med förmynderskapsförordningens och förvaltningslagens bestämmelser. De inkomna handlingarna är registrerade i respektive akt och även kompletterade enligt punkt 1 ovan samt avslutade och arkiverade i enlighet med arkivlagen. Handläggaren förklarade därefter, vid telefonsamtal med JO, att varken eller hon själv känner till något om den registrering av de aktuella ärendena som i sitt yttrande uppger har gjorts. I en kommentar till uppgifter anförde följande. Kommentar kring kopia av tjänsteant. Jag har per för kännedom tagit del av en tjänsteanteckning rörande samtal med och , där dessa inte kan verifiera mina uppgifter kring ärendehantering och registrering. Till detta vill jag ge följande kommentar: I mina tidigare skrivelser har jag beskrivit förändringarna och utvecklingen av ärendehantering och därmed registrering som skett som överförmyndare 1995-01-01-1998-12-3l. Under såväl som under min företrädare och även efterträdare tjänstgjorde som ordinarie assistent på överförmyndarexpeditionen, vilken tjänst hon är tjänstledig ifrån. Då nuvarande vikarierande assistent, , enbart på deltid har vikarierat kan inte heller krav ställas på att hon till fullo skall känna till rutiner kring ärendehantering och registrering. Hon kan omöjligt känna till mitt överlämnande av de akter som skedde till min efterträdare och som hon sedan "upptäckte". Detsamma gäller även ärendehanteringen i datasystemet i vilket hon inte såg att ett par av aktuella ärenden blivit behandlade. Således är det inte heller förvånande att inte heller kan verifiera uppgifter som rör den aktuella tiden. Jag vidhåller tidigare beskrivning av registreringen av de aktuella ärendena. En registrering som förändrades, i samråd med , under hös Jag vet också, av min efterträdare, att denna förändrats ytterligare. Den som gjort förändringarna möjliga och som verkställt desamma är assistent . Således bör hon tillfrågas om detta och kan därmed också verifiera mina uppgifter om tillvägagångssättet. Förra assistenten hos överförmyndaren, , uppgav därefter vid telefonsamtal med JO följande. skedde all diarieföring manuellt. Även skrivelser från t.ex. en vård-inrättning angående behov av god man diariefördes i det systemet. Det dataprogram som användes i samband med att verksamheten datoriserades 1995 medgav inte att sådana skrivelser registrerades i systemet. Detta kunde göras först sedan överförmyndaren beslutat att hos tingsrätten ansöka om anordnande av godmanskap. I avvaktan på ett sådant beslut registrerades skrivelsen i en separat fil på hennes plats i servern. - En stor del av de åtgärder som vidtogs med anledning av skrivelser av det här aktuella slaget gjordes per telefon. Formella tjänsteanteckningar saknas dock. Hon har dock gjort noteringar för hand och vet att inget har "ramlat mellan stolarna". kommenterade därefter den tjänsteanteckning som gjordes med anledning av hennes telefonsamtal. Hon framhöll därvid bl.a. att de uppgifter hon lämnade vid telefonsamtalet i första hand avsåg hanteringen av de aktuella mapparna. Den huvudsakliga frågan i ärendet är om den dåvarande överförmyndaren har iakttagit aktuell lagstiftning vid handläggningen av de aktuella "ansökningarna". Enligt 15 kap. 1 § sekretesslagen skall en allmän handling registreras utan dröjsmål när den har kommit in eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Nämnda undantag är emellertid inte tillämpligt i aktuellt fall, med hänsyn bl.a. till att i stort sett samtliga ärenden hos en överförmyndare innehåller sekretessbelagda handlingar och det inte kan godtas att allmänna handlingar av ett visst slag ömsom registreras och ömsom "bara" hålls ordnade på visst sätt, jfr JO 1995/96 s. 485. Innehållet i 15 kap. 1 § sekretesslagen syftar till att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att offentlighetsprincipen praktiskt skall kunna fungera på det sätt som är avsett i tryckfrihetsförordningen är det således nödvändigt att en överförmyndarnämnd/överförmyndare håller sina allmänna handlingar registrerade. Bestämmelser om vad ett sådant "generellt" register skall innehålla finns i 15 kap. 2 § samma lag; se även 9-11 §§ förmynderskapsförordningen, som reglerar överförmyndarens register. Enligt 17 § första stycket förmynderskapsförordningen skall samtliga handlingar som getts in till överförmyndaren, och som avser ett visst förmynderskap, godmanskap eller förvaltarskap, bevaras och sammanföras till en akt. Till akten skall dessutom, enligt andra stycket, fogas kopior av skrivelser samt anteckningar om sådana beslut och åtgärder av överförmyndaren som inte framgår av annan handling eller av registret. När ett ärende sedan avslutas skall akten arkiveras. Arkiveringsskyldigheten gäller alltid, dvs. oavsett om ärendet avslutas genom t.ex. en avskrivning eller genom att ett godmanskap upphör. Denna skyldighet syftar bl.a. till att tillgodose den i tryckfrihetsförordningen reglerade offentlighetsprincipen. Av 15 § förvaltningslagen följer slutligen att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet, skall antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Det ligger i sakens natur att en överförmyndare är skyldig att känna till innehållet i de författningar som gäller på området och i synnerhet de grundläggande regler som rör själva ärendehandläggningen och som jag har lämnat en kortare redogörelse för. Det förtjänar vidare att nämnas att de åberopade författningarna har varit gällande som de aktuella ansökningarna inkom till överförmyndaren och därmed som var överförmyndare. När det gäller de svar som har lämnat på de i remisserna ställda frågorna kan konstateras att de inte är så klargörande som hade kunnat förväntas. Svaren är i flertalet fall anmärkningsvärt undanglidande och oprecisa. - När det gäller registreringsfrågan kan konstateras att , trots att han har haft ett flertal möjligheter härtill, inte har kunnat påvisa den registrering av inkomna handlingar som han uppger har gjorts i datasystemet . Beträffande hanteringen av akterna har han uppgett att de aktuella "ansökningarna" behölls enbart beroende på hans osäkerhet om hur de skulle hanteras. Som förklaring till varför han ändå behöll akterna har han uppgett följande. "Några av de sökande kunde återigen inkomma med en ny ansökan och det kunde då vara bra med bakgrunden i den tidigare ansökningen. Kanske att de borde arkiverats, återsänts till den sökande eller makulerats." Mot bakgrund av vad som ovan sagts om innehållet i 17 § förmynderskapsförordningen är svar närmast uppseendeväckande och förtjänar, förutom en hänvisning till nämnda stadgande, inga ytterligare kommentarer från min sida.