frsrdg · GP04JO1 · 2002-01-01 00:00:00 — vilket sammanhänger med den erinran som kommenteras nedan i punkt 3. fick ett vikariat vid en annan skola, i en annan kommundel och lönen fastställdes till , vilket var en ökning med . är fortfarande anställd i kommunen men med placering på en annan skola. Den skolan sorterar under en annan kommundelsförvaltning. Beträffande hennes löneutveckling kan konstateras att hon har (före årets revisionsförhandling som ännu inte avslutats). Hennes nuvarande lön ligger därmed över såväl medelnivån för speciallärare i kommun, , som medianlön för samma grupp, . Av protokoll från överläggning med LR framgår att arbetsgivaren hänvisar till fem händelser . Händelserna preciserades vid förhandlingen men återges inte i protokollet. I detta sägs vidare: "har enligt skolledningens och kommundelschefens bedömning brutit mot sina skyldigheter enligt anställningsavtalet. Detta genom att inför utomstående uttala sig nedsättande om kollegor och arbetsplats samt genom ett illojalt beteende mot arbetsgivaren i sådan grad att det inte kan accepteras då det inverkar alltför negativt på Tiundaskolan och dess verksamhet." De personer som företrätt arbetsgivaren vid förhandlingen finns kvar på sina befattningar och har därför inte anmodats att yttra sig. De uppgifter som finns i kommunens lönesystem ger inte underlag för antagandet att på någon grund skulle vara diskriminerad i lönehänseende. och kommenterade remissvaret. I ett beslut anförde JO följande. I 2 kap. 1 § första stycket 1. regeringsformen (RF) sägs att varje medborgare gentemot det allmänna är tillförsäkrad yttrandefrihet, varmed avses frihet att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Begränsning av yttrandefriheten får enligt 2 kap. 12 § RF ske genom lag. Någon sådan begränsning är dock inte aktuell i förevarande fall. Yttrandefriheten utgör en förutsättning för en fri debatt om lämpligheten och riktigheten av myndigheternas handlande och möjliggör därmed också en granskning av hur offentliga tjänstemän sköter sina åligganden. Lagregleringen om yttrandefrihet ger offentligt anställda samma skydd som andra medborgare. En offentligt anställd kan således som alla andra ge uttryck för sin uppfattning även rörande den egna myndighetens verksamhet. I sekretesslagen (1980:100) finns dock regler som begränsar den offentligt anställdes rätt att yttra sig om vad han fått veta i samband med sin tjänst. Det skydd för yttrandefriheten som regeringsformen anger är ett skydd gentemot "det allmänna". Skyddet innebär att en myndighet inte får ingripa vare sig formellt eller informellt mot en tjänsteman hos myndigheten för att han eller hon har använt sig av sin grundlagsstadgade rätt att ge uttryck för sin uppfattning. En myndighet får inte heller försöka motarbeta att den anställde använder sig av sina rättigheter och kan således inte genom generella uttalanden eller genom kritik i enskilda fall söka påverka arbetstagaren när det gäller dennes bruk av sin yttrandefrihet. Detta gäller även i de fall en myndighet anser att arbetstagaren lämnat felaktiga uppgifter. Myndigheten är i stället hänvisad till att på lämpligt sätt bemöta och rätta sådana uppgifter. Den som är anställd vid en myndighet har således rätt att, utan repressalier från myndighetens sida, offentligt framföra från arbetsgivarens uppfattning avvikande synpunkter på myndighetens organisation och verksamhet. Detta gäller givetvis såväl före som efter det ett beslut fattats hos myndigheten. Reglerna till skydd för yttrandefriheten fritar honom eller henne självfallet inte från skyldigheten att i sin verksamhet lojalt rätta sig efter arbetsgivarens beslut och direktiv angående hur verksamheten skall bedrivas, oavsett vilken uppfattning han eller hon kan ha om dessa. har gjort gällande att hon utsatts för repressalier från kommunens sida för att hon utnyttjat sin grundlagsskyddade rätt till yttrandefrihet. Repressalierna har bestått i dels att hon tilldelats en varning som senare omvandlats till en erinran, dels att hon diskriminerats i lönehänseende. Kommunstyrelsen har anmodats att yttra sig bl.a. över anledningen till att tilldelats en erinran. Styrelsen har i denna del hänvisat till protokoll från överläggning med i vilket det antecknats att brutit mot sina anställningsskyldigheter "genom att inför utomstående uttala sig nedsättande om kollegor och arbetsplats samt genom ett illojalt beteende mot arbetsgivaren i sådan grad att det inte kan accepteras då det inverkar alltför negativt på Tiundaskolan och dess verksamhet." Hänvisningen till protokollet uppfyller inte de önskemål om fullständigt underlag för min bedömning som föranlett remissen. Kommunstyrelsen har emellertid inte gjort gällande att skulle ha vägrat att verkställa beslut som fattats av arbetsgivaren eller på annat sätt brutit mot direktiv rörande verksamheten. I avsaknad av annan upplysning från kommunstyrelsen måste jag utgå från att anledningen till erinran varit att uttalat sig inför utomstående om förhållanden rörande arbetsplatsen. Utredningen ger inte på något sätt underlag för att hennes uttalanden skulle stå i strid med den grundlagsskyddade yttrandefriheten. Utfärdandet av erinran har därför inneburit en kränkning av rätt att ge till känna sin uppfattning och kommunen förtjänar allvarlig kritik för detta. påstående om lönediskriminering har tillbakavisats av kommunstyrelsen med hänvisning till median- och medellöner i kommunen för denna yrkeskategori. har dock medgetts att utebliven lönehöjning berott på den erinran som lämnats. Av vad jag har sagt om det oriktiga i att erinran utfärdades följer att jag också är kritisk till att den lagts till grund för kommunens beslut i lönefrågan. JO har inte möjlighet att, som önskat, ålägga en myndighet att vidta en viss åtgärd. Den aktuella klausulen är borttagen. Jag finner därför inte skäl att gå vidare i saken eller besvara de frågor som ställts av , utan avslutar ärendet med den allvarliga kritik som uttalats. En landstingsdirektörs åtgärd att gallra uppgifter i en förteck-ning över in- och utgående elektronisk post (e-postlogg) har inte ansetts strida mot gällande regler (Dnr 4047-1998) I en skrivelse till JO framförde vid tidningen klagomål mot landstingsdirektören , i län, och anförde bl.a. följande. Enligt en dom av Regeringsrätten utgör myndigheters förteckningar över in- och utgående e-post-meddelanden allmänna handlingar. Sådana förteckningar skall lämnas ut till den som begär att få ta del av dem, om det inte föreligger hinder på grund av bestäm-mel-ser om sekretess. begärde att få en pappersutskrift av förteckningen i dator över sådana meddelanden. Den förteckning han fick visade sig dock inte vara komplett. hade raderat minst fem in- eller utgående e-post-meddelanden från . har uppgett att hon av praktiska skäl rensar sin e-post och slänger en del meddelanden i den s.k. papperskorgen. Efter en sådan gallring kan man inte se i e-postlistan att de gallrade meddelandena har skickats från respektive kommit in till e-postlådan. Vad kände till tog inte heller några papperskopior av den e-post --som rensades bort. Han kände inte heller till att hade några gallringsregler avseende e-post. begärde i anmälan att JO skulle ta ställning till om det var godtagbart att förändra en allmän handling på det sätt som gjort. Till anmälan fogade den nämnda utskriften av förteckning över inkommen och utgående e-post. e-post-meddelanden som kommit in till eller avsänts från hennes e-postadress men som inte angavs i förteckningarna. Anmälan remitterades till i läns landsting. Remissen besvarades i ett yttrande av ordförande och kanslichefen . I yttrandet anfördes följan--de (bilagor här uteslutna). vill inledningsvis hänvisa till Regeringsrättens dom , mål nr 6251-1997, vari domstolen förklarat att en förteck-ning över e-post i en kommuns e-postsystem är att betrakta som en hos myndighe ten förvarad handling (2 kap 3 § tryckfrihetsförordningen). Enligt domstolen är en sådan förteckning att betrakta även som ett sådant diarium, register eller annan förteckning som förs fortlöpande och som avses i 2 kap 7 § 2 st tryckfrihetsförordningen och således en allmän handling. Som en följd av Regeringsrättens dom har i nr 8/98 informerat anställda och förtroendevalda om grund-läg-gande regler om hantering av e-post och allmänna handlingars offentlighet. I det aktuella fallet har till journalisten lämnat ut den förteckning över e-post som fanns i landstingsdirektör dator den aktuella dagen. En sådan förteckning förs fortlöpande och dess innehåll förändras kontinuerligt dels genom inkommen/expedierad och intern e-post som tillförs listan genom en automatiserad funktion, dels genom de gallringar som görs och skall göras av anställda och förtroende-valda enligt de gallringsföreskrifter som antagits genom beslut av lands-tings-styrelsens presidium (anmält i landstings-styrelsen ). Presidiebeslutet, protokollsutdrag från landstings-styrel-sen samt tjänsteutlåtande jämte antagen gallringsplan för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse bifogas. Enligt de antagna gallringsföreskrifterna avseende handlingar av tillfällig eller ringa betydelse skall, av utrymmesskäl, bl a följande handlingar, som genom sitt informationsinnehåll eller i sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse, gallras vid inaktualitet: inkomna eller expedierade framställ-ning-ar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär; vidare s k cookies-filer samt loggar för e-post och fax samt cacheminne och s k Temporary Internet Files under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen eller återsökning av de handlingar som inkom-mit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras samt handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, t ex e-post eller via Internet, om handlingarna har över-förts till annat format eller annan databärare, t ex genom utskrift på papper. De av åberopade exemplen på e-postmeddelanden, som gallrats bort från e-postfunktionen, utgör enligt bedöm-ning sådana handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse. Dessa har av bedömts vara internmeddelanden inom och genom sitt innehåll vara handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, som därmed också gallrats enligt gallringsföreskrifter. De gallrade hand-lingarna, vilka i ena fallet skickats till/inkommit från anställda inom lands-tingsdirektörens ledningsstab, i andra fallet skickats till andra anställda inom , bedömdes genom sitt innehåll och sin karaktär av internmedde-lande heller inte vara allmänna handlingar och behövde därför inte överföras till diariet för registrering. I den mån e-postmeddelanden bedöms vara allmänna handlingar överförs de till diarium för registrering. Sådana handlingar överförs till diariet elektroniskt och dessutom tills vidare till annan databärare (utskrift på papper). Efter överföring till diariet på detta sätt, finns det, enligt lands-tingsstyrelsen, inte några krav, rättsligt sett, att den enskilde skall ha kvar sådana e-postmeddelanden i sin dator, varför gallring även av sådana hand-lingar sker enligt gallringsföreskrifter. Andra exempel på e-post som gallras är sådant som betraktas som arbets-material och är av tillfällig eller ringa betydelse och sålunda inte utgör allmän handling samt sådana e-postmeddelanden som är av rent personlig art och som inte till någon del gäller ärende eller annan fråga som ankom-mer på . kommenterade remissvaret och anförde bl.a. följande. Han hade inget att erinra mot vad anfört om att de i ärendet aktuella e-post-meddelandena inte utgjort allmänna handlingar. dock inte i någon större utsträckning vad som blir konsekvensen av att innehållet i e-post-listan förändras. Genom gallringen i denna blir det en omöjlighet att påvisa om en viss handling (allmän, arbetsmaterial eller annat) har kommit in till myndigheten. Arkivreglementet för i län inhämtades. Av detta framgick bl.a. att är arkivmyndighet och att varje myndighet inom lands-tinget efter samråd med arkivmyndigheten beslutar om gallring av hand-lingar i sitt arkiv. JO anförde i ett beslut följande. JO:s tillsyn avser i första hand en kontroll av att de som utövar offentlig verksam-het följer lagar och andra författningar samt i övrigt fullgör sina åligganden. Regeringsrätten fann i den ovan nämnda domen (RÅ 1998 ref. 44) att datalagrade förteckningar över in- och utgående e-postmeddelanden (e-post-logg) hos tjänstemän vid en myndighet var att anse som allmänna hand-lingar enligt tryckfrihetsförordningen (TF). Regeringsrätten anförde i domen att förteckningen skapades automatiskt av programvaran för e-postsystemet och var ett nödvändigt hjälpmedel för att administrera den elektroniska posten. Den fördes kontinuerligt och för obestämd tid. Den var därför enligt domstolen att betrakta som ett sådant diarium, register eller annan förteckning som förs fortlöpande och som avses i 2 kap. 7 § andra stycket 1 TF. Detta innebar att förteckningen var att anse som upprättad i och med att den tekniskt förelåg färdig för noteringar om utväxlade elektroniska meddelanden och således en allmän handling. Förteck-ningen skulle lämnas ut till den som begärt att få ta del av den, om inte hinder förelåg på grund av bestämmelser om sekretess. Vad som har kommit fram om den förteckning över e-post-meddelanden som funnits i landstingsdirektören dator ger inte stöd för annat än att den har utgjort en allmän handling på de grunder som Regeringsrätten anfört. Frågan om radering av uppgifter i förteckningen får således bedömas mot bakgrund av före-skrifterna om arkivering och gallring av allmänna handlingar. Författningsregler m.m. om arkivering och gallring av allmänna handlingar Grundläggande föreskrifter om såväl kommunala som statliga myndigheters arkiv finns i arkivlagen (1990:782). I bestämmelserna behandlas bl.a. frågor om arkiverings-skyldighet, arkivansvar, arkivvård och gallring. I 8 § andra stycket föreskrivs att är arkivmyndighet i ett landsting i den mån inte har utsett någon annan nämnd eller styrelse till arkivmyndighet. Enligt 3 § första stycket bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § TF och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Myndigheternas arkiv är enligt 3 § andra stycket en del av det nationella kulturarvet. I tredje stycket samma paragraf anges att arkiven skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och forskningens behov. Av 10 § framgår att allmänna handlingar får gallras. Vid gallringen skall dock beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det material som återstår efter gallring skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § tredje stycket. Enligt 16 § får meddela föreskrifter om arkivvården inom i den utsträckning något annat inte är särskilt föreskrivet. Av intresse i sammanhanget är också föreskrifter m.m., särskilt myndighetens föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrad genom RA-FS 1997:6). Dessa föreskrifter gäller bl.a. för statliga myndigheter. Föreskrifterna är inte bindande för landsting eller kommuner men kan tillämpas även av dessa myndigheter. I 7 § nämnda föreskrifter anges att myndigheten skall gallra allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Gallring får dock ske endast under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedömts sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Handlingar som har tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att de har ersatts av nya handlingar, får gallras under förutsättning att gallring kan ske utan eller med endast ringa förlust avseende betydelsebärande uppgifter/data, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning är att de ursprungliga handlingarna inte längre har någon funktion. Enligt allmänna råd i anslutning till nämnda paragraf har myndig-heten själv att ta ställning till vilka handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse med hänsyn till de bevarandemål som anges. I en bilaga till de allmänna råden har, som stöd för dessa överväganden, anförts exempel på hand-lingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse. I punkten 8 i bilagan anges "loggar för e-post" under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. Enligt 8 § i de aktuella föreskrifterna skall gallring ske eller efter frist som fastställs av myndigheten. Vidare anges att vid fastställande av tidpunkt/frist skall uppmärksammas att handlingarna inte gallras bl.a. innan bearbetning, redo-visning eller kontroll har slutförts och innan betydelsen för styrkande av rättig-heter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört. Frågor rörande hanteringen av e-postloggen har också behandlats av Statskontoret i rapporten . I rapporten nämns ovan angivna föreskrifter. I anslutning därtill uttalas att många e-postmeddelanden sannolikt kan gallras med stöd av dessa föreskrifter redan när de kommer in till myndigheten. Vidare anförs att e-postloggen fort-löpande måste granskas från gallringssynpunkt (s. 35). Under rubriken "enskild handling" uttalas att rent privata meddelanden till en anställd hos en myndighet inte bör förekomma i myndighetens e-postsystem och att den anställde bör ta bort dem ur systemet (s. 18). gallring av uppgifter i e-postloggen har till remissyttrandet fogat en av presidium beslutad gallringsplan beträffande handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, i vilken anges att den grundar sig på allmänna råd enligt RA-FS 1997:6. I en bilaga till gallringsplanen behandlas vilka slags handlingar som utgör handlingar av tillfällig eller ringa betydelse samt anges att gallring av sådana handlingar skall ske vid inaktualitet. I bilagan anges bl.a. e-postlogg och vad som sägs därom är i allt väsentligt likalydande med vad som redovisats ovan från innehållet i bilagan till allmänna råd. I gallringsplan anges vidare bl.a. att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse skall gallras av utrymmesskäl så snart de inte längre behövs för verksamheten. Frågan om lands-tingets gallring av uppgifter rörande e-post berörs också i den till remissvaret fogade artikeln i , vari anförs bl.a. att gallring av e-post bör göras kontinuerligt. åtgärder har inneburit att uppgifter om inkomna och utgående e-post-meddelanden har raderats från hennes e-postlogg. Detta har utgjort en gallring i arkivlagens mening. Vad som har gallrats synes för varje meddelande ha bestått i uppgifter om vem som skickat ett meddelan-de respektive till vem ett meddelande skickats, vilket ämne meddelandet rört samt meddelandet hade mottagits respektive skickats. Sådana uppgifter i ett ADB-register torde i sig utgöra en allmän handling, eftersom de får betraktas som en konstellation av sakligt samman-hängande uppgifter (se prop. 1975/76:160 s. 90). Av utredningen i ärendet drar jag slutsatsen att gallring av upp-gif-terna om de i ärendet aktuella meddelandena har skett snart efter det att meddel-andena kommit in till respektive skickats från hennes e-postlåda. Lands-tinget har i yttrandet till JO ställt sig bakom dessa gallringsåtgärder och hänvisat till de bifogade gallringsreglerna. I remissyttrandet har även redogjort för hur man hanterar e-post-meddelanden som bedöms utgöra allmänna handlingar. har anfört att sådana meddelanden överförs elektroniskt till diariet för registrering och dessutom till annan databärare genom utskrift på papper. Myndigheten har vidare uppgett att efter en sådan överföring gallras e-postmed-delandena i tjänstemannens dator. Mot bakgrund av vad anfört gör jag antagandet att uppgifterna i en tjänste-mans e-postlogg rörande ett meddelande som överförts på angivna sätt raderas från e-postloggen som meddelandena gallras och att detta sker i nära anslutning till att överföringen har genomförts. I de av beslutade gallringsreglerna har inte mer precist angetts inom vilken tidsfrist man hos skall gallra uppgifter i e-postloggen. I fråga om tidsfristen för gallring sägs endast att gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse skall ske vid inaktualitet samt att sådana handlingar skall gallras så snart de inte längre behövs för verksamheten. Detta får dock enligt min mening anses utgöra tillräckligt stöd för att e-postloggen gallras på det sätt som har beskrivits. Arkivlagen innehåller över huvud taget inte några detaljerade bestämmelser om tidsfrister för gallring. Inte heller i föreskrifter och allmänna råd finns några stadganden eller uttalanden om inom vilka tidsfrister gallring av en e-postlogg bör ske. Mot denna bakgrund föranleder gallring av e-postloggen samt lands-tingets rutiner för gallring av denna i samband med överföring av allmänna hand-lingar till diariet följande uttalanden. och är ense om att de i ärendet aktuella meddel-andena som kommit in till respektive skickats från e-post-låda och beträffande vilka hon hade raderat noteringar inte utgjorde allmänna handlingar enligt TF. Meddelandena har bifogats anmälan till JO och jag finner inte grund för annan bedömning. åtgärder har således inneburit att hon i e-postloggen gallrat uppgifter om sådana meddelanden som inte utgjort allmänna handlingar. Uppgifter av detta slag skall normalt inte tas in i en myndighets diarium eller liknande, eftersom skyldigheten att registrera handlingar enligt 15 kap. 1 § sekretesslagen (1980:100) endast gäller allmänna handlingar. Beträffande konven-tionella (skriftliga) hand-lingar som inte utgör allmänna handlingar saknas således normalt möjlighet att i ett register kontrollera om en sådan handling har kommit in till eller skickats från en tjänsteman hos en myndighet. Det kan i dessa fall röra sig om t.ex. privata brev till en tjänsteman. Vidare torde det normalt inte finnas anledning för en myndighet att föra register över annat än allmänna handlingar. Att så ändå sker genom e-post-loggen är resultatet av en automatisk funktion i e-postsystemet och inte följden av någon medveten registreringsåtgärd från myndighetens sida. Av dessa skäl anser jag att någon på offentlighets-principen grundad rätt till insyn inte kan hävdas beträffande de nu aktuella uppgifterna. Med hänsyn till det anförda kan jag inte finna att det finns anledning att bevara uppgifter i en e-postlogg om sådana meddelanden som inte utgjort allmänna handlingar. Att sådana uppgifter i sig kan utgöra en allmän handling föranleder inte annan bedömning mot bakgrund av vad jag uttalat om att registreringen i e-postloggen sker automatiskt och således inte kan undvikas. Jag vill här också påpeka att såväl beträffande inkomna som upprättade handlingar ankommer det på myndigheten och den för frågan ansvarige tjänstemannen att för varje enskild handling ta ställning till om den utgör en allmän handling och därför skall registreras eller annars hanteras enligt 15 kap. 1 § sekretess-lagen. Av remissyttrande framgår att den registrering som sker automatiskt i e-postloggen inte skall ersätta den diarieföringsrutin som myndigheten tillämpar beträffande såväl inkomna som upprättade allmänna handlingar. Dessa handlingar skall således överföras till vanliga diarium för registrering. Den som vill undersöka om ett visst e-postmeddelande som utgör en allmän handling kommit in till eller upprättats hos kan därmed på vanligt sätt granska myndighetens diarium.