sou · GOB344 · 2001-01-01 00:00:00 — Under projek- teringen låses av kostnaderna. Omkring hälften av de kvalitetsfel som studerats i olika rapporter kan härledas till projek- 59Hyreskostnad, produktion och förvaltning i harmoni (), , , LUTH 1998:12. 60ByggKommPP, Etapp 1, , . Hur fungerar byggprocessen? teringsfasen.61 En svag projektutformning är i sin tur beroende av en mängd faktorer: ·att projektet inte definierats tydligt av köparen/byggherren ·att projektet utformats skilt från produktionen ·att projektet utformats skilt från förvaltningen ·att projektets styrmedel utgått från och bevarat aktörernas fragmentering ·att tiden satts för kort för väl genomarbetad planering med kalkyler och utvärdering av olika alternativ Ovanstående visar att det alltså inte är fullt så enkelt att skylla kvalitetsfel och kostnader på projektörers bristande kunskap om kostnader, produktionsmetoder och materialval. Bristande projekt- utformning beror snarare på en ofullständig sammansättning av aktörerna i projekteringsfasen. saknas specialistkunskaper från underentreprenörer, byggentreprenörer, materialtillverkare och förvaltningen i detta skede. Det är deras kunskap om produktions- metoder, kostnader och materialval som måste tillföras. Trots detta bör konsulterna öka sin kompetens kring produktionsmetoder, system och material för att kunna stödja byggherren. Dock kan konsulternas kunskaper inte ersätta de producerande aktörernas eller deras konsul- ters aktuella och djupare kompetens i frågorna. Vid totalentreprenader ingår byggentreprenören som en självklarhet, men sällan de övriga. Design, produktion och förvaltning integreras därmed inte. Med vetskap om projekteringens stora kommande inverkan tar både byggandets och förvaltningens aktörer alltför ofta en mycket stor ekonomisk risk genom att låta projekteringens traditionella åtskillnad från aktörer i kommande faser bestå. 61 Kvalitetsfelkostnader , FoU-VÄST 9608 222 Hur fungerar byggprocessen? 5.5.1Utforma projekt - integrera design och produktion Genom att enbart integrera de aktörer som är ansvariga för design respektive produktion skapas redan ett effektivt medel att minska kostnader och höja kvaliteten. Deras tidiga samarbete kring lösningar är en metod som användes av både Svedalahem och Ängelholmshem och är troligen en av orsakerna bakom de låga boendekostnaderna i dessa bostadsprojekt. Projektets olika aktörer var delaktiga i planeringen med både möjlighet och skyldighet att påverkan projektets utformning och genomförande. Detta bidrog till ansvar och delaktighet vilket lade grunden till det engagemang som kom att genomsyra arbetet i sin helhet. Den enskilde aktörens fokus förflyttades successivt från den egna insatsen till den gemensamma målsättningen för projektet. Ur detta växte ett ömsesidigt förtroende bland aktörerna. Ekonomiska kalkyler och andra företagsinterna uppgifter diskuterades med stor öppenhet.62 Man bör även återigen understryka att en enkät bland aktörerna i Wigral 2 visade att deras lönsamhet ökade i detta lågkostnadsprojekt jämfört med deras tidigare deltagande i etappen Wigral 1. Vikten av att sammanföra design och produktion reser också frågan om hur långt byggherren bör utarbeta förfrågningsunderlag inför upp- handling. Poängen med att sammanföra projekterande och byggande aktörer är, att de i samarbete kan projektera fram lösningar som svar på krav byggherren ställt. Detta innebär att färdigprojektering för general- entreprenader utesluter en integrering av produktionens aktörer. Både Svedalahem och Ängelholmshem tog detta med i beräkningen och deras förfrågningsunderlag hade visserligen tydliga krav men saknade detaljering, just för att möjliggöra den breda samverkan mot låga kost- nader som var projektens avsikt. ByggKommPPs fyra husbyggnadsprojekt uppvisar den för byggsektorn typiska bristen på integrering av design och produktion. Dock märks en tydlig skillnad beroende på entreprenadform, då generalentreprenaderna uteslöt medan totalentreprenaderna förutsatte någon form av integrering. Bristen på förståelse för vikten av integrering märks dock generellt av att IT-verktyg mellan föreskri-vande och utförande led ej var nämnvärt i bruk i några av projekten. En klar slutsats man kunde dra från kartläggningen av vem som kommunicerade med vem var att kommunikationen över gränserna dvs mellan de som projekterade och de som producerade var mycket olika beroende på utförandeformen. I studien fanns två generalentreprenader och två totalentreprenader representerade. I bägge generalentreprenaderna var 62 Hyreskostnad, produktion och förvaltning i harmoni (Wigralrapporten), , , LUTH 1998:12. Hur fungerar byggprocessen? denna kommunikation nära nog obefintlig. I totalentreprenaderna var denna kommunikation mångfalt större - upp till . Tyvärr kan det finnas ett motstånd bland byggherrar att ha denna nära kontakt - särskilt med byggentreprenörer. Med tanke på den allmänt svaga byggherrekompetensen är detta förståeligt. Men i en ökad samverkan bland byggsektorns aktörer som är tydligt inriktad på att tillfredställa byggherrens önskemål ligger även större möjligheter till utveckling av byggherrens kompetens jämfört med möjligheterna inom en traditionell byggprocess. Detta förutsatt att byggherren aktivt deltar genom hela processen. 5.5.2Integrera materialtillverkare och underentreprenörer med design Materialtillverkares och underentreprenörers svaga integrering i projektutvecklingen accepteras som normalt i byggprocessen, men är inte normalt i någon annan industriell process. Inom exempelvis bilindustrin är integreringen av design och produktion ett standard- verktyg för utveckling av produkter och företagens konkurrenskraft. För att lösa kundens krav har inlett samarbete i form av partnerskap med sina leverantörer. Leverantörerna är med redan i konstruktionsstadiet. När en ny bilmodell börjar planeras tar kontakt med leverantörer. De deltar i projekten, utformar och lämnar sina synpunkter. specificerar vad man vill ha. Samarbetet innebär gemensamma lösningar på kundens krav kring bilmodell eller bildelar. Ofta sitter leverantören hos eller tvärtom. Partnerskapet medför att många av Volvos affärshemligheter måste lämnas ut, men får i gengäld kunskap tillbaka. Motsvarande integrering av design och produktion i byggandet är även lämplig att göra med materialtillverkare och underentreprenörer, så att deras kunskap kan införlivas i projekteringen. Detta sker alltför sällan. En integrering medför även att de olika aktörerna utbildar varandra på respektive specialområde och att de i samverkan därefter kan genomföra utbildning av driftsansvariga med stöd av mer välarbetade driftsinstruktioner inför övertagande och skötsel de färdiga anläggningarna. I Arconas och Svenska Bostäders projekt för seniorboende i integreras produktion och design med hjälp av incita- mentssystem. Strategiska områden är Installationer och Tätt hus 63ByggKommPP, Etapp 1, , . 64Juri Aadli, , BKDs seminarium 971007 224 Hur fungerar byggprocessen? (stomme, fasader, tak) där grupperna var för sig och varje medlem i gruppen är delaktig i det ekonomiska utfallet. ·I Installationsgruppen ingår Arcona, installationsprojektörer, el-, rör- och vententreprenörer. Gruppens ansvar omfattar alla instal- lationer utan reservbudget för det som ibland ramlar mellan stolarna. Entreprenörerna ska i dialogen i gruppen finna förslag till bästa lösning och bästa komponentval. De både påverkar, granskar och godkänner arbetshandlingars lämplighet ur produk- tionssynpunkt. ·Gruppen Tätt hus integreras på motsvarande sätt. Samarbetet förutsätter fullt förtroende för varandra och detta under- byggs med krav på fullständig och öppen redovisning inom gruppen. Incitamentskonstruktionen innebär att intresset för det egna ansvars- området är lika stort som intresset för helheten. Denna form av integrering ger även tillverkare och underentre- prenörer incitament till förbättring av sin verksamhet för att öka sin lönsamhet och deras behov att upprätthålla en statisk konkurrens baserad på dolda kostnader och dold kvalitet i sina materialupphand- lingar torde minska. (Se Kapitel 7) Bristen på integrering av underentreprenörer, grossister och materialtillverkare - de låsta delarna av värdekedjan - med de tradi- och synliga delarna i byggprocessen visas exempelvis i projek- tet Kommunikation mellan byggandets aktörer ByggKommPP65. Här studerades hur fragmenteringen mellan aktörerna uttrycks i form av kommunikation dem emellan i fyra byggprojekt. Studien visar en bild av den stora splittringen mellan aktörer som befinner sig i olika stadier av den traditionella byggprocessen. De aktörer som i samtliga projekt generellt visar sig hamna utanför kommunikationsflödena är installationsentreprenörer och material- tillverkare. De kontaktar själva få eller inga andra aktörer och de kontaktas i sin tur mycket sällan av övriga. Det är särskilt dessa aktörer som representerar de låsta eller osynliga länkarna i värdekedjan. De inbjuds inte att delta i projekteringsmöten, där drygt hälften av kommunikationsfrågorna som påverkar projektet avhandlas. Deras möjliga bidrag verkar förbises. Då materialtillverkarna och underentreprenörerna inte aktivt involveras i utformning och förbättring av projektet, minskar i sin tur även deras möjlighet att utveckla material, nya produkter, annan kvalitet och nya arbetssätt. Den viktiga direkta dialogen med byggherren förloras. 65 ByggKommPP, Etapp 1, . SOU 2000:44 Hur fungerar byggprocessen? eftermarknaden, dvs naturliga uppdrag inom reparations- och servicesektorn under byggnadens förvaltning. Dessa nämnda värdekedjor av material och aktörer tas in ograverade i entreprenaden och lämnar den tämligen opåverkade. Ändå ligger av entreprenadkostnaden enbart i material som köps av alla entreprenörer inklusive byggentreprenören. Den stora kostnadsposten visar på vikten av effektiviseringar, som inte enbart bör likställas med billigare upphandlingar av material, utan likaväl omfattar en processförändring kring planering och byggande. I en intervjuenkät66 med byggmaterialtillverkande företag inom BYSAM lyfte företagen fram den ofta dåliga kommunikationen mellan de olika aktörerna i byggprojekt. Detta konkretiserar återigen vikten av en bredare integrering av byggsektorns aktörer genom en ny upphandlings- och byggprocess och visar även på aktörernas intresse av att så sker. Vissa byggmaterialtillverkare hade överhuvudtaget ingen som helst kontakt med övriga led förutom med återförsäljare och grossister som de säljer sina varor till. Detta ledde till att de tappade kontrollen över sin produkt redan i första ledet. I synnerhet VVS-fabrikanter fungerar i princip endast som leverantörer av byggmaterial till återförsäljare och grossister och således har liten eller ingen kunskap alls om hur de övriga aktörerna fungerar och vad som händer med deras produkt i de övriga leden. En annan effekt av den dåliga kommunikationen blev även dålig planering. Möjligheter till sänkta byggkostnader skulle kunna åstadkommas genom att byggmaterialtillverkarna och övriga aktörer skulle få större kunskaper om varandra och om hur de tillsammans kan arbeta för att effektivisera byggprocessen för att uppnå lägre kostnader. I detta arbete vore gemensam planering en viktig del. Att öka kompetens i alla led men framför allt hos byggherrar föreslogs även vara viktigt med tanke på de slutliga kostnaderna för byggprojekt. Byggmaterial- tillverkarna ansåg även att möjligheter till upphandlingar som inte är statiska, utan bidrar till en viss osäkerhet hos företagen är bra för konkurrensen och för kostnaderna. En sådan positiv osäkerhet skapas exempelvis av att förfrågningsunderlag inte är detaljerade utan funktionsinriktade på kvalitet och kostnader och inbjuder leverantörerna att delta med lösningar kring utformning och leverans. 66 Byggmaterialmarknadens aktörer om sänkta byggkostnader, . 226 Hur fungerar byggprocessen? I forskningsprojektet studerades fyra husbyggnads- projekt av olika karaktär och med olika typer av byggherrar.67 Studiens syfte var att kartlägga vilka aktörer som kommunicerade med vilka via fax, direktkontakt vid möten, telefon eller e-post och hur detta skedde. Samtliga byggherrar var flergångsbeställare och kan därför sägas ha stor vana vid entreprenader. Därmed kan resultaten även sägas visa hur typiska byggprojekt bedrivs professionellt. ·Projekt 1 var bostadsproduktion av insatslägenheter på total- entreprenad. ·Projekt 2 var ombyggnad av sjukhus på generalentreprenad. ·Projekt 3 var tillbyggnad av undervisningslokaler samt ombyggnad entré i en samordnad generalentreprenad. ·Projekt 4 var nybyggnad av bostadsrätter med bevarande av fasad efter rivning för privat konsortium i en funktions- entreprenad. Tre av projekten kan sägas vara byggen med traditionell byggprocess och traditionell byggherre. Aktörernas kommunikation i projekt 1-3 uppvisade stora likheter. Byggherrens totala antal kontakter med övriga och vice versa var av det totala antalet kontakter. I projektet involverades installationsentreprenörer i av totalt antal kontakter. Särskilt materialtillverkare involverades i låg grad (). Det fjärde projektet hade drastiskt ökad kommunikation mellan aktörerna. Det var ett ombyggnadsprojekt, där byggaren utförde projektet på totalentreprenad med funktionsansvar mot ett byggherrekonsortium där även en till byggaren extern part var knuten. Detta projekt hade uppenbarligen en stark inre press att åstadkomma rätt kvalitet och kostnad. Detta avspeglas tydligt i den ökade samverkan mellan samtliga aktörer som uttrycks i ökad kommunikation. Byggherrens/entreprenörens totala antal kontakter med övriga ökade från till av det totala antalet kontakter. I projektet involverades materialtillverkare () i avsevärt högre grad än i två av de tre första projekten. Även installations- entreprenörernas andel av kommunikationen når , vilket kan jämföras med sjukhusprojektet. 67 ByggKommPP, Etapp 1, . Hur fungerar byggprocessen? 5.5.3Integrera förvaltningsfrågor med design För att göra det möjligt att nå och behålla låga boendekostnader måste byggnader vara lätta att sköta och billiga i drift och underhåll. Det räcker inte eller är kanske inte ens nödvändigt att ha extremt låga produktionskostnader när huset byggs. Det viktigaste är att kunna hålla låga kostnader under förvaltningsfasen, eftersom detta har större påverkan på lönsamhet och boendekostnader än den ursprungliga kostnaden för uppförandet. Tyvärr utformas hus sällan medvetet för förvaltning, utan förvaltningen får passivt överta produktionens lösningar. En tradition av att inte från början bygga för förvaltning medför ofta att material och lösningar visar sig både ha en kort livslängd eller hållbarhet och därför kostar mycket i utbyte och underhåll. Kristianstadsbyggen spenderar /år för nybyggnad och större ombyggnader. /år går åt för att reparera hus som är ! Längre livslängd än måste till. Vilka hus som är kan vi lära oss av?68 Svedalahem genomförde en förvaltningsplanering innan material och lösningar bestämdes för Kv Erlandsdal för att få lägsta möjliga drifts- och underhållskostnader69. Beställaren tog fram statistik från sitt befintliga bestånd. Utöver detta gjordes även en särskild utredning där statistik från och jämfördes med Svedalahems egna uppgifter. Resultatet blev att driftskostnader kunde kalkyleras till /m2 BOA och underhållskostnader till /m2 BOA, samt att under- hållskostnaderna skulle kunna stanna vid denna nivå under . I ett långtidsperspektiv bedömdes underhållskostnaderna till /m2 BOA. Detta fick till konsekvens att de ekonomiskt mest fördelaktiga lös- ningarna valdes för stomme, våtrumslösningar, uppvärmning och fasader. Svedalahems förvaltning styrde starkt husens utformning. Sådana krav från byggherrar och deras fastighetsägare på varaktiga kvaliteter och bästa driftsekonomi kan förväntas att öka. Detta beror dels på att fastighetsägare tar större ekonomiska risker och måste kontrollera kostnader på både kort och lång sikt. Detta ökar kraven på leverantörerna. Ett annat skäl är att byggandets stora påverkan på förbrukning av resurser måste sänkas i ett resurshushållningsperspek- tiv. För fastighetsägaren kan detta omformuleras som ett ekonomiskt 68Sonny , byggnadschef, , Seminarium , 980326 , LTH 1999. 228 Hur fungerar byggprocessen? intresse att minska denna förbrukning av material och energi och därmed sänka kostnaderna . I resonemang i Sektorsmål för byggsektorn framgår tydligt att bygg- och installationslösningar kostar mycket i drift över byggnadens livslängd. Här påpekas inledningsvis att byggsektorn svarar för av landets energianvändning. En energianvändning och därmed dess miljöpåverkan ur ett livscykelperspektiv sker till under förvaltnings- perioden. Den energimängd som åtgår för uttag och produktion av byggmaterial, vid transporter och till byggande eller rivning är marginell, jämfört med den mängd energi som används under den långa brukstiden. Vid val av tekniska system och projektering fokuseras intresset på den första, urspungliga investeringskostnaden. Dessa förhållanden som man närmast kan likna vid systemfel är knutna till energifrågan och byggsektorn. Den första har med synen på investeringar och driftsresultat att göra, sett ur ett livscykelperspektiv. Investeringen för installationer i en byggnad, vilka står sig kanske uppgår till av sina driftskostnader. Driftsfördelarna av att investera i till exempel energisnålare teknik eller längre underhålls- intervaller kan innebära avsevärda besparingar . Denna fastighetsägardrivna utveckling för längre livslängd och lägre förvaltningskostnader kräver ett mera entydigt ansvarstagande av de konsulter, producenter och serviceföretag, som anlitas av bostadsföretagen. Som visats av exemplet Svedalahem medför detta även att byggherren som verkställande part för fastighetsägarens intressen måste lägga mera tankemöda på att precisera och förankra målen för fastighetsföretagandet därmed dess förvaltning bland leverantörerna. I detta ingår också att visa hur målen kan uppnås genom att exempelvis upprätta livscykelekonomiska kalkyler av alternativa lösningar som grund för utformning och produktion. Ansvaret för att få en fungerande integrering mellan förvalt- ning och design ligger på fastighetsägaren. Det är efter direktiv från ägaren som de byggande och förvaltande enheterna inom fastighetsbolaget ska utarbeta rutiner eller kvalitetssystem för att kunna samverka och utbyta erfarenheter inför nyproduktion och ombygg- nader. Görs inte detta skapar fastighetsägaren/byggherren sin egen oförmåga att integrera förvaltning med design och produktion och försvårar därmed kraftigt hela byggsektorns övergång till ett resurshushållande samhälle. Hur fungerar byggprocessen? 5.5.4Styrmedel vid utformningen som häver fragmenteringen Ett av byggsektorns interna problem i byggprocessen är bristen på styr- medel för samordning och samverkan mellan aktörerna i lika skeden. Det blir fler och fler specialister i byggprocessen, som var och en hanterar en avgränsad del. Svårigheterna har alltså ökat i takt . har byggnaders komplexitet ökat, vilket delvis kan motivera den ökade mängden aktörer. Bättre styrmedel har inte utvecklats för att samordna detta ökande antal aktörer vare sig inom och mellan skedena. Det behövs en projektplan som styrmedel för att gripa över hela processen från den första definieringsfasen över produktionsfasen till den sista fasen då det färdiga projektet överlämnas. I projektplanen ska även byggherrens program för sin kommande verksamhet i byggnaden finnas med. Det ska också finnas inlagda tidpunkter för avstämning av de beslut som måste fattas och utvärderingar av projektets delkrav. Denna beslutsprocess måste vara transparent för samtliga deltagare. En projektplan har många fördelar. Risker kan identifieras och minimeras, förändringar och deras konsekvenser kan hanteras bättre, samordning mellan de insatser som behövs från olika aktörer underlättas och det syns på vilket sätt huvudmål och delmål hänger samman. Särskilt viktigt är att byggherren tydligt ser vad som händer i projektet för att kunna bedöma om det är rätt slutprodukt som är på väg att ta form. Detta är en viktig aspekt av att bygga för kunden på marknaden och att ge kunden möjlighet till större inflytande. Alla parter ges tydliga roller och tydliga ansvarsområden, som är synliga för samtliga. På detta vis kan deltagarna inte bara se vilka insatser som förväntas av dem, utan även när deras insatser behövs och hur de hänger samman med de övriga. Deras möjlighet att upprätta för projektet lämpliga arbetsrutiner stärks. Processen blir förutsägbar. Genom projektplanen integreras projektets mål med de lösningar som ska utformas. Särskilt viktigt är att identifiera nyckelfrågor, som på avgörande sätt påverkar projektets innehåll och mål, samt att i projektplanen ange när dessa måste vara lösta. Projektplanen visar var i processen beslut måste fattas, vilka som är involverade och vilken information som behövs. Genom att fungera som en checklista kan en projektplan vara till stor hjälp i projektets tidiga faser.70 70 Lots till framgångsrika byggprojekt. 230 Hur fungerar byggprocessen? Projektet ska utformas och byggas av de lämpligaste aktörerna som väljs genom kvalitetskriterier vid upphandling. De av dem som mest kan påverka projektet i utformingsfasen ska ingå i projektlaget. Det är viktigt att införliva aktörer med kunskap från produktion- och drift- och förvaltningsskedet i projekteringen. Deras uppgift är att se till att projekteringens arbetshandlingar blir möjliga att bygga efter och att den färdiga byggnaden ger en billig och effektiv förvaltning. Det finns styrmedel för att effektivisera projekteringshandlingar mot rätt mål. Dessa styrmedel är värdesäkring (value-engineering) och riskanalys och används i bl.a. den engelska byggsektorn, men är inte vanliga i den svenska. Syftet är att undersöka vilka antaganden som ligger bakom projekteringslösningarna och bedöma om de är bygg- och förvaltningsbara. Syftet är också att se om lösningarna ger rätt kvalitet till rätt kostnad. Värdesäkring och den därtill nära relaterade livscykelkostnadsanalysen ger stöd vid styrningen av designarbetet. Detsamma gäller för tillämpningen av riskanalyser. Praktiskt vore att utveckla dessa tre tekniker till en enda disciplin för att rutinmässigt och noga syna designen under hela utveck- lingsprocessen. På så vis kan jämförelser göras mot de uppställda projektmålen. Framtagandet av en robust design görs inte av sig självt. Riskanalys innebär både att identifiera risker, bedöma dem och att fördela riskerna rätt mellan aktörerna i projektet. Den part som är mest kapabel att hantera den identifierade risken, dvs den part som har störst möjligheter att undvika eller åtgärda den, ska bära ansvaret. Detta fun- gerar bättre än att byggherren vanemässigt överlåter risker på projektörer eller entreprenörer. I Svedalamanualen föreslås följande riskfördelning: Figur 5.3: Svedalahems riskfördelning i Kv Erlandsdal procent av byggherren, procent av byggherren, 71 Lots till framgångsrika byggprojekt . , , KTH. Hur fungerar byggprocessen? Det är också viktigt att skapa incitament (bonus) så att parterna blir ekonomiskt nöjda. Rimligheten i fördelningen mellan byggherre och totalentreprenör baseras i Svedalahems fall på att entreprenören är delaktig i utformningen av projektet och har incitament att skapa bra lösningar då byggherren köper ett funktionsansvar av entreprenören vilket föreslås gälla . I Arconas och Svenska Bostäders projekt i arbetar man enligt ett incitamentssystem som ömsesidigt knyter samman aktörer från design och produktion kring ansvar för lösningarna. Incitament skrivs in i avtalen mellan parterna. Slutligen räcker det inte med styrmedel och upphandling på kvalitetskriterier för att få ett fungerande projektlag. Byggherrens roll som aktiv part i arbetet är central och en svag byggherre kan förvandla ett objektivt bra projektlag till ett mediokert.