sou · GOB397 · 2001-01-01 00:00:00 — Genom att besluten i högre grad blir korrekta från början får informationsutbytet även den följden att behovet av efterkontroller minskar. Tidsbesparingarna ger utrymme för en allmän höjning av kvaliteten i ärendehanteringen och för en ökad service gentemot den sökande. Med en elektronisk rutin kan dessutom tidsåtgången i varje enskilt ärende minska och ersättning snabbare betalas ut till medlemmen. ökar förutsättningarna för att beslutsunderlaget hos arbetslöshetskassorna skall bli korrekt från början. 18.2Effekter av redan upprättade elektroniska rutiner 18.2.1Information från länsarbetsnämnderna till arbetslöshetskassorna AMS har gjort en uppskattning av de tidsmässiga och kostnadsmässiga besparingar som den elektroniska rutinen vi beskrivit i avsnitt 5.2 innebär för länsarbetsnämnderna. Den tidsbesparing som kan uppnås genom att länsarbetsnämnderna överför uppgift om personer som är anmälda vid arbetsförmedlingen på elektronisk väg i stället för att stämpla blanketten Anmälan om arbetslöshet kan enligt AMS lågt räknat uppskattas per anmälningstillfälle. Den uppgivna tidsåtgången omfattar även den tid det tar för handläggare på arbetsför- medlingen att kontrollera identifikationsuppgifterna på blanketten med de uppgifter som finns antecknade i arbetsförmedlingsregistret. AMS har med utgångspunkt från antalet personer som uppbar arbetslöshetsersättning, dvs. cirka 790 000 personer, uppskattat att den elektroniska rutinen vad gäller uppgift om anmälda vid arbetsförmedlingen innebär en tidsbesparing motsvarande . Om man dessutom beaktar att vissa personer anmäler arbetslöshet blir besparingen än större. 294 Konsekvenser av utredningens förslag Genom att uppgift om ersättningsanmälan överförs elektroniskt till arbetslöshetskassorna kan kassorna, till skillnad från vad som gällt i den rutinen, skicka ut kassakort till den sökande även för den första arbetslösa tiden. Enligt AMS uppgår den tidsbesparing som länsarbetsnämnderna gör genom att inte behöva hantera kassakort vid ersättningsanmälan till åtminstone en minut per ersättningstagare. Med den volym ersättningstagare som fanns , dvs. knappt 790 000 personer, innebär det enligt AMS en besparing för länsarbetsnämnderna på . Uppgifter om avanmälda eller påanmälda arbetssökande ger också en besparing. Om dessa uppgifter inte kunde skickas elektroniskt direkt till arbetslöshetskassorna skulle uppgifterna förmodligen antigen sändas via postens e-brev, dvs. en fil med uppgifterna skulle sändas till posten för utskrift av brev eller genom översändande av en lista till varje enskild arbetslöshetskassa. Det förstnämnda alternativet innebär en portokostnad på medan kostnaden för utskrift och översändande av listor och hantering av detta skulle kunna begränsas till några . Alternativet att arbetsförmedlingen skulle skriva ut besked om av- och påanmälan för varje enskild person och därefter posta det skulle innebära en kostnad på , inklusive kostnad för porto, förutsatt att ett sådant besked tar att skriva. För arbetslöshetskassorna innebär rutinen framför allt att ärende- hanteringen förenklas och ersättning kan betalas ut snabbare. 18.2.2Information från länsarbetsnämnderna och arbetslöshetskassorna till CSN CSN har uppskattat att de elektroniska informationsöverföringar som vi beskrivit i avsnitt 5.3 och 5.4 leder till en tidsbesparing per ärende. För CSN:s del avser informationsöverföringarna cirka 120 000 ärenden . Mot bakgrund av en uppskattad timkostnad på bedömer CSN att den elektroniska rutinen ger en besparing på . Som vi nämnt tidigare kommer CSN dock inte att ha något behov av att inhämta information från länsarbetsnämnder eller arbetslöshets- kassor vid handläggning av det nya studiestödet som träder i kraft . Innan rutinen med elektronisk informationsöverföring infördes erhöll den sökande en blankett från CSN på vilken det fanns ett fält där arbetsförmedlingen skulle intyga att den sökande var inskriven som arbetssökande. Den sökande skickade sedan själv blanketten till CSN. Konsekvenser av utredningens förslag 295 Under antagande att det tog för förmedlaren att göra klart för sig vad ärendet gällde, kontrollera uppgifterna och fylla i blanketten uppskattar AMS att den elektroniska rutinen innebär en tidsbesparing på . 18.2.3Information från länsarbetsnämnderna och arbetslöshetskassorna till RFV och de allmänna försäkringskassorna I detta avsnitt redogör vi för effekterna av den elektroniska informationsöverföring som sker i ärenden om utbildningsbidrag och som vi beskrivit i avsnitt 5.6. överfördes uppgifterna manuellt. Det gick till så att den sökande, när arbetsförmedlingen beslutat om en åtgärd med utbildningsbidrag, fick hemsänt en blankett från som denne måste skicka till sin arbetslöshetskassa för fastställande av dagpenningen. Sedan arbetslöshetskassan gjort en beräkning av dagpenningens storlek skickade den ett intyg om detta till den sökande, som i sin tur vidarebefordrade intyget till sin försäkrings- kassa. Eftersom detta system innebar förseningar i ärendehanteringen kom de allmänna försäkringskassorna att fatta ett preliminärt beslut om utbildningsbidragets storlek, vilket alltid fastställdes till den lägsta nivån. När intyget från arbetslöshetskassan kom in rättades beslutet och en fyllnadsutbetalning gjordes. Detta fick till följd att många deltagare i arbetsmarknadspolitiska program uppfattade det preliminära beslutet som det slutgiltiga. Den elektroniska rutinen har AMS bedömt innebära en tidsbespa- ring enbart vid själva registreringen hos arbetsförmedlingarna på 2,5–. AMS uppskattar att rutinen leder till en kostnadsbesparing i arbetsförmedlingsverksamheten på . RFV har bedömt att den elektroniska rutinen skulle innebära en tidsbesparing för de allmänna försäkringskassorna på motsvarande en kostnadsbesparing på . 296 Konsekvenser av utredningens förslag 18.2.4Information från arbetslöshetskassorna till RFV och de allmänna försäkringskassorna I detta avsnitt redogör vi för effekterna av den elektroniska rutin för informationsöverföring från arbetslöshetskassorna till de allmänna försäkringskassorna som utarbetats under ledning och som påbörjades (avsnitt 5.7). RFV har gjort en utvärdering av rutinen – . gjorde försäkringskassorna sammanlagt 2 529 förfrågningar. Utvärderingen gjordes på grund av ett urval av 200 ärenden jämt fördelade per försäkringskassa och resultaten grundade sig på de 155 svar som inkom i dessa ärenden. Av svaren framgick att förfrågningarna fördelade sig enligt följande mellan förmånsslagen: avsåg tillfällig föräldrapenning, sjukpenning, utbildningsbidrag, avser ej preciserade förmånsslag (t.ex. familjebidrag, delpension och bostadsbidrag), föräldrapenning, bostadstillägg, uppgift om SGI samt närståendepenning. Sammantaget bedömde RFV att den nya rutinen visat mycket goda resultat både vad gällde nyttan för den sökande och vad gällde administrationen. De tydligaste effekterna av rutinen var framför allt en kortare och säkrare handläggning och en förbättrad beslutskvalitet. Vad gällde den enskilde fann RFV ett högt positivt resultat när det gällde andelen och nivån för höjd ersättning. I av ärendena hade den enskilde erhållit en högre ersättning med i genomsnitt per dag till följd av den nya rutinen. Genom informationen från arbetslöshetskassorna kunde den enskilde i framför allt ärenden om utbildningsbidrag erhålla en korrekt ersättning redan från första utbetalningen och behövde därför inte invänta en senare tilläggs- utbetalning. hade ersättningen, på grund av att nya omständigheter framkommit, sänkts i av ärendena med i genomsnitt per dag på grund av informationen från arbetslöshetskassorna. I av ärendena hade genomström- ningstiden blivit kortare medan den blivit längre i av ärendena. De sistnämnda ärenden avser i huvudsak ärenden om tillfällig föräldrapenning. I sådana ärenden har de allmänna försäkringskassorna varit tvungna att ta en kontakt per telefon för att inhämta kompletterande information om beslutad arbetslöshets- ersättning. Som vi nämnt i avsnitt 5.7 skickar arbetslöshetskassorna endast svarsposter innehållande erhållen arbetslöshetsersättning , inte per dag. En korrekt bedömning av rätten till tillfällig föräldrapenning förutsätter att de allmänna försäkringskassorna har uppgift om för vilka dagar arbetslöshetsersättning uppburits. Konsekvenser av utredningens förslag 297 procent av ärendena hade kunden haft en negativ upplevelse som bedömdes vara relaterad till frågerutinen. När det gällde administrativa effekter fann RFV att beslutsunder- laget kvalitetssäkrats, dvs. att nödvändigt beslutsunderlag kunnat inhämtas, i av ärendena med stöd av den nya rutinen och att det i av fallen kunde ske direkt på grundval av det svar som erhållits från arbetslöshetskassorna. Vidare hade handläggningstiden blivit kortare i och längre i av ärendena. I av ärendena upplevde handläggarna att rutinen fungerade bra. Den främsta anledningen till att handläggarna i de återstående ärendena inte kunde instämma i detta var att informationen i ärenden om tillfällig föräldrapenning vid arbetslöshet inte var tillräcklig. Detta beror, som vi redan har nämnt, i sin tur på att arbetslöshetskassornas system endast överför uppgifter till RFV och de allmänna försäkringskassorna om en person uppburit arbetslöshetsersättning en viss vecka utan att specificera för vilka dagar ersättning utbetalats. RFV har även upprättat en intäktskalkyl över beräknade administrativa intäkter med anledning av den nya rutinen. Kalkylen grundar sig på statistik då det gjordes 150 förfrågningar , vilket motsvarar 40 000 förfrågningar . RFV bedömer att i de förmånsslag där de allmänna försäkringskassorna hämtar information från arbetslöshetskassorna (beskrivning av förmånsslag se avsnitt 2.2.2) och som sammanlagt omfattar cirka 8,8 miljoner ärenden , sker en förfrågan i 5–av ärendena. RFV uppskattar att rutinen innebär en tidsbesparing per ärende vilket, under antagandet att förfrågningar sker i 515 700 ärenden , skulle leda till en total intäktsbesparing för dessa ärenden på , motsvarande 8,7 årsarbetskrafter. 18.3Effekter av elektroniska rutiner som kan upprättas med anledning av våra förslag 18.3.1Information från RFV och de allmänna försäkringskassorna till arbetslöshetskassorna RFV har bedömt att möjligheten för de allmänna försäkringskassorna att lämna uppgifter till arbetslöshetskassorna på elektronisk väg i första hand får den effekten att andelen telefonförfrågningar från arbetslös- hetskassorna och antalet intyg som utfärdas till de sökande om utbetald socialförsäkringsersättning kan minskas (jfr avsnitt 11.4.2). 298 Konsekvenser av utredningens förslag grund av att de allmänna försäkringskassorna genom rutinen kan lämna nödvändiga uppgifter direkt till arbetslöshetskassorna. Någon kontakt med handläggaren i ett enskilt socialförsäkringsärenden skall inte behövas. RFV har uppskattat att arbetslöshetskassorna har behov av kompletterande uppgifter i av ärenden hos de allmänna försäkringskassorna. Dessa förmånsslag motsvarar cirka 4,2 miljoner ärenden . I cirka 5–av dessa ärenden sker en förfrågan från arbetslöshetskassorna. Detta motsvarar cirka 231 500 förfrågningar . RFV har mot denna bakgrund uppskattat att den elektroniska rutinen innebär en tidsbesparing för de allmänna försäkringskassorna per förfrågan. Ett uppgifts- lämnande på elektronisk väg till arbetslöshetskassorna kommer enligt RFV att innebära en kostnadsbesparing inom socialförsäkrings- administrationen på , vilket motsvarar 5,85 årsarbetskrafter. Den sammanlagda besparingen av en elektronisk informationsrutin till och från arbetslöshetskassorna (inklusive rutinen i avsnitt 18.2.4) uppgår till och motsvarar 14,55 årsarbetskrafter. Arbetslöshetskassornas , , har genom Arbetslös- hetskassan för service och kommunikation () uppskattat att en elektronisk rutin kan medföra en tidsbesparing, jämfört med en motsvarande rutin, t.ex. en telefonkontakt med handläggaren på CSN eller den allmänna , . SO har bedömt att en sådan kontakt tas i av alla nyprövningsärenden, dvs. i samband med att en anmälan om arbetslös- het görs. SO har med utgångspunkt från antalet personer som uppbar arbetslöshetsersättning, dvs. cirka 790 000 personer, uppskattat att denna elektroniska rutin tillsammans med den vi beskriver i avsnitt 18.3.2 innebär en tidsbesparing för arbetslöshets- kassorna på , motsvarande en arbetskostnadsbesparing på drygt 10, . 18.3.2Information från CSN till arbetslöshetskassorna sker förfrågningar manuellt från arbetslöshetskassorna i ett mycket litet antal ärenden. Med en elektronisk rutin ökar därför antalet ärenden där arbetslöshetskassorna ställer frågor till CSN avsevärt. En rutin med motsvarande volymer skulle inte vara möjlig att genomföra enligt CSN. Jämfört med dagens rutiner skulle CSN:s administrativa kostnader därigenom öka med . En elektronisk överföring är enligt CSN:s uppskattningar cirka Konsekvenser av utredningens förslag 299 fem gånger billigare än en hantering. Vid en jämförelse med en rutin som är lika omfattande som den elektroniska uppskattar CSN att den elektroniska rutinen leder till en kostnads- besparing på . En elektronisk rutin innebär en tidsbesparing hos arbetslöshets- kassorna per ärende. Förutsatt att arbetslöshets- kassorna tar en kontakt även med CSN i av alla nyprövningsärenden leder denna elektroniska rutin tillsammans med den vi beskrivit i avsnitt 18.3.1 till en kostnadsbesparing för arbetslöshetskassorna på . 18.3.3Direktåtkomst till elektroniskt lagrad information RFV bedömer att möjligheten till direktåtkomst till information mellan berörda myndigheter, de allmänna försäkringskassorna och arbetslös- hetskassorna skulle innebära en administrativ besparing inom social- försäkringsadministrationen på uppskattningsvis . Det förhållandet att övriga aktörer ges möjlighet till direktåtkomst till vissa uppgifter i länsarbetsnämndernas register medför i första hand att antalet telefon- och brevförfrågningar minskar. Det gäller i huvudsak om den sökande är inskriven vid arbetsförmedlingen som arbetssökande. Enligt AMS kan besparingen för länsarbetsnämnderna i vart fall inte understiga ett par . Enligt CSN leder en direktåtkomst till RFV:s och de allmänna försäkringskassornas register till en besparing för CSN på . En motsvarande besparing uppskattas för CSN beträffande direktåtkomst till länsarbetsnämndernas och arbetslöshets- kassornas register. Enligt CSN kan vidare det förhållandet att övriga aktörer i informationsutbytet får direktåtkomst till uppgifter hos CSN leda till en kostnadsbesparing på . 18.4Samlad bedömning av kostnadsbesparingarna Mot bakgrund av de redovisade tids- och kostnadsbesparingarna som redovisats för såväl redan upprättade elektroniska informationsflöden i avsnitt 18.2 som de elektroniska flöden som blir möjliga genom våra förslag i avsnitt 18.3 kan den sammanlagda kostnadsbesparingen för en 300 Konsekvenser av utredningens förslag elektronisk informationsöverföring mellan verksamheterna antas uppgå till . Det har inom utredningens ram inte varit möjligt att göra en mer precis bedömning av kostnads- besparingarna för varje informationsflöde. Av det angivna beloppet utgör besparingen till följd av de elektroniska informationsflöden som blir möjliga att sätta i drift med stöd av våra förslag, dvs. där information överförs elektroniskt från RFV, de allmänna försäkringskassorna och CSN till arbetslöshetskassorna. Utbildningskostnaden för arbetslöshetskassorna med anledning av de för arbetslöshetskassorna nya reglerna för diarieföring och arkivering som följer av sekretesslagen och arkivlagen enligt SO kan uppskattas till . Uppskattningen bygger på att utbildning anordnas centralt i och att utbildning måste ske under i vart fall . Om utbildningar anordnas ute i landet blir kostnaden naturligtvis lägre. Våra förslag om ökat informationsutbyte kan leda till att brottslighet i form av fusk med bidrag inom arbetslöshetsförsäkring-, socialförsäkrings-, arbetsförmedlings- och studiestödsystemen kan förebyggas. Det fusk som kan komma i fråga är i första hand fusk som innebär att en person uppbär dubbla bidrag utan att det finns rätt till det. En annan form av fusk är det som innebär att en person uppbär en förmån trots att det inte finns rätt till det på grund av t.ex. studier eller att han eller hon är anmäld vid arbetsförmedlingen. Våra förslag kan antas påverka antalet tillfällen till brott. Genom att beslutande myndighet, försäkringskassa eller arbetslöshetskassa får en möjlighet att inhämta aktuella uppgifter inför beslut om rätt till ersättning kan antalet fullbordade brott antas komma att minska. Mot bakgrund av att informationsutbytet måste föregås av information till de registrerade i enlighet med personuppgiftslagens (1998:204) bestämmelser kan det vidare antas att våra förslag även av denna anledning har en förebyggande effekt och att även antalet försök till brott minskar. För att kontrollen av utbetalda medel skall bli effektiv är det givetvis nödvändigt att de i utredningen aktuella aktörerna, inte minst arbetslöshetskassorna, utformar rutiner för kontroll av lämnade Konsekvenser av utredningens förslag 301 uppgifter t.ex. genom direktåtkomst till elektroniskt lagrad information i ett annat system inte bara inför beslut om rätt till förmånen i fråga utan även för att kontrollera riktigheten av lämnade uppgifter i ett pågående ärende. 18.7Konsekvenser gällande behandling av personuppgifter Genom våra förslag blir det möjligt för de allmänna försäkrings- kassorna, RFV, CSN, länsarbetsnämnderna och arbetslöshetskassorna att utbyta information på elektronisk väg i större omfattning än vad som gäller . Det ökade informationsutbytet innebär framförallt att det blir möjligt för de allmänna försäkringskassorna, RFV och CSN att överföra information till arbetslöshetskassorna men också genom att informationsöverföringar som redan upprättats blir författningsregle- rade. Genom våra förslag blir det också möjligt för samtliga aktörer i det aktuella informationsutbytet att utbyta information genom att mottagaren får direktåtkomst till information som är elektroniskt lagrad hos länsarbetsnämnderna samt hos RFV och de allmänna försäkrings- kassorna. medger tekniken att information från en verksamhets interna register sorteras ut och sammanställs i en databas som upprättats särskilt för utlämnande till andra. Informationen i denna databas kan vara tillgänglig genom direktåtkomst för mottagaren, t.ex. via Internet. Hur den tekniska lösningen för varje ny överföring kommer att se ut är inte klart . Det är sannolikt att de uppgifter som beställaren hämtar in, oavsett om det sker genom direktåtkomst eller i annan form av ADB-överföring, tillförs de register eller databaser som finns i beställarens verksamhet. Det innebär bl.a. att registreringen måste vara förenlig med den särskilda registerlagstiftning som gäller för verksamheten och kan kräva ytterligare författningsändringar. De regler som gäller för gallring av uppgifter i sådana register eller databaser gäller även för uppgifter som inhämtats från annan verksamhet. Detta skiljer sig inte från vad som gäller för uppgifter som registreras i beställarens register eller databaser och som inhämtas på väg eller via ADB-medium i annan form än genom direktåtkomst. blir personuppgiftslagen tillämplig även på behandlingar som påbörjats före lagens ikraftträdande. Det i utredning- en aktuella informationsutbytet förutsätter givetvis att behandlingen av personuppgifter överensstämmer med reglerna i personuppgiftslagen, 302 Konsekvenser av utredningens förslag registerförfattningar och ändamålsbestämmelserna för varje register eller uppgiftssamling. Reglerna om behandling i 9 § personuppgiftslagen innebär bl.a. att uppgifter får samlas in endast för ett på förhand bestämt ändamål. De innebär vidare att uppgifter inte därefter får behandlas på ett sätt som är oförenligt med det ändamål för vilket uppgifterna samlades in. Bestämmelserna om information i 23–26 §§ personuppgiftslagen innebär att den personuppgiftsanvarige skall informera den registrerade om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna. När uppgifter hämtas från den registrerade skall information lämnas senast i samband med att uppgifterna samlas in. När uppgifterna hämtas från annan än den registrerade skall information i regel lämnas senast i samband med att uppgifterna registreras. Detta gäller även när uppgifter lämnas in från någon annan personuppgiftsansvarig, t.ex. vid sambearbetning av uppgifter. När uppgifterna första gången samlats in eller registrerats skall den allmänna , länsarbetsnämnden, CSN eller arbetslöshetskassan således informera den registrerade om ändamålet med behandlingen av personuppgifterna, om insamlingen, utlämnande av uppgifter som kan komma att ske och annan behandling av personuppgifterna. Ändamålet med behandlingen måste således vara bestämt redan när uppgifterna samlades in. Undantag från informationsskyldigheten föreskrivs bl.a. om det finns bestämmelser om registrerandet eller utlämnandet av uppgifterna i en lag eller någon annan författning. Det aktuella informationsutbytet är eller föreslås vara författningsreglerat. Vidare finns särskilda föreskrifter i registerlagstiftningen när uppgifter får lämnas ut på ADB- medium från socialförsäkringssystemet eller arbetsförmedlingssyste- met. Detta innebär i princip att mottagaren av informationen inte är skyldig att informera den registrerade om den fortsatta behandlingen såvitt gäller det aktuella informationsutbytet. Utlämnaren är emellertid skyldig att lämna information om behandlingen när uppgifterna första gången samlas in eller registreras av denne. Mot denna bakgrund kan informationsutbytet endast avse behand- ling av uppgifter för sådant ändamål som de registrerade blivit informerade om när uppgifterna samlades in första gången. Även sådan behandling som inte omfattas av ändamålen får dock ske förutsatt att den inte är oförenlig med det ändamål, för vilket uppgifterna samlades in. Av rättssäkerhetsskäl är det enligt vår mening viktigt att de personer som lämnar uppgifter som registreras tydligt informeras om att de uppgifter som lämnas vid ansökan om bidrag och andra förmåner kommer att kontrolleras mot uppgifter som finns elektroniskt lagrade hos andra myndigheter och organ. Bestämmelser om att sådan Konsekvenser av utredningens förslag 303 information skall lämnas kan tas in i de olika registerförfattningar som reglerar behandlingen av personuppgifter i de aktuella verksamheterna. Vi lämnar inte några författningsförslag i denna del utan förutsätter att detta beaktas i arbetet med att anpassa befintlig registerlagstiftning till personuppgiftslagen och dataskyddsdirektivet. De informationsutbyten som blir möjliga genom våra förslag, dvs. informationsöverföringarna från RFV och de allmänna försäkrings- kassorna samt från CSN till arbetslöshetskassorna kan, såvitt vi kan bedöma, även avse sådan information som samlats in innan informationsutbytet påbörjas. En förutsättning för att informationen skall få användas i ett informationsutbyte är dock att de registrerade informeras om informationsutbytet innan det påbörjas. Vad gäller redan påbörjade informationsutbyten, exempelvis informations- överföringen från länsarbetsnämnderna till arbetslöshetskassorna (avsnitt 5.2) och från arbetslöshetskassorna till RFV och de allmänna försäkringskassorna (avsnitt 5.7) samt till CSN (avsnitt 5.4), kan dessa fortsätta förutsatt att den enskilde blir informerad om att uppgifter lämnas ut på detta sätt. Samtliga bestämmelser bör träda i kraft . Från detta datum är personuppgiftslagen tillämplig även för äldre behandlingar. De förslag vi lämnar avseende behandling av personuppgifter bygger på personuppgiftslagens systematik. Det finns inte anledning att föreslå ikraftträdande av övriga bestämmelser innan samtliga system är anpassade till personuppgiftslagens krav. Såvitt vi kan bedöma kommer en sådan anpassning inte att ske före .