sou · GOB344 · 2001-01-01 00:00:00 — I projektet som studerade kommunikationen mellan byggandets aktörer i fyra projekt visade det sig att brukarinflytande, dvs krav från den kommande verksamheten som kom in i sena skeden skapade mycket kommunikation och ändringar. Denna typ av icke avslutat programarbete skapade både mycket kommunikation och kostnader i processen. I samtliga projekt hade byggherren tydligt en central roll för att detta skulle fungera. Syftet att definiera verksamheten är att skapa ett övergripande projektmål som först senare kan få form och detaljlösningar. Detta kan tyckas vara självklart – till exempel är en bostadsförening med all säkerhet intresserad av bostadshus och inte någon annan sorts byggnad – men i verkligheten sker oftast inte någon ingående analys. Även för bostadshus kan det vara av värde att undersöka vad som egentligen behövs för att boendet som verksamhet ska fungera för kunderna på den lokala marknaden. Svedalahem rekommenderar marknadsundersökningar och kontakter med verkliga kunder. För att byggherren ska känna till hyresgästernas önskemål om boendet räcker det inte med att avläsa, analysera och åtgärda felanmälningar eller registrera omflyttningar. Det krävs ett aktivt arbete med marknadsanalyser och kontinuerliga kundenkäter bland egna hyresgäster och bostadssökande. Byggherren behöver ha god kunskap om marknaden vad gäller efterfrågat boende, servicebehov, betalningsvilja.44 Forskare vid visar det motsatta förhållandet i bostadsbyggande , då den kommande verksam- heten boende inte behandlades med särskild omsorg. fanns en övertro bland alla aktörer att man redan visste hur folk ville bo. kan verksamheten synas svår att senare tolka till konkreta lösningar. Även svårtolkade verksamheter är dock giltiga projektmål och måste förklaras av byggherren, trots att det får göras i allmänna termer. Exempelvis kan affärsplanen stipulera att en fabriks produktion skall utökas för att tillgodose en växande marknad. Detta behöver dock inte betyda att existerande lokaler måste utökas med samma procentsats. Den rätta dimensioneringen kan vara tämligen svårt att 43ByggKommPP, Etapp 1, . 44Svedalamanualen, , 1999. 45Birgitta och , , , BKDs seminarium 971007 Hur fungerar byggprocessen? I ett annat fall kan kravet på tillbyggnader av ett universitet vara att skapa en utvecklingsfrämjande miljö för vetenskapen, som underlättar de kreativa tvärkontakterna mellan fakulteterna. Att tolka dessa behov kan vara en svår uppgift. Finns verksamheten beskriven har den kommande projekteringen och produktionen begripliga mål för de tolkningar, förslag och förtydligande som kan komma både från deras, byggherrens eller byggherrens kunders sida. 5.4.4Byggherren ska definiera kvalitet och kostnad När verksamheten väl finns beskriven behöver byggherren mer konkret förtydliga övergripande krav. Köparens/byggherrens tydliga definition av kvalitet, tid och kostnad ger leverantörerna ramar för sin leveransstrategi. Om köparen har dålig kompetens att definiera både vad man vill ha och när man vill ha det, får leverantörerna en nästan omöjlig uppgift Att omformulera behov till mål och prioriteringar utgör vanligen grunden för programarbetet. Mål utformas i allmänhet som krav på kostnader, tid och vissa bestämda kvalitetsaspekter. Den ekonomiska ramen fastställs, liksom ett datum för när byggnaden ska vara inflyttningsklar. Dessa mål fastslår de grundläggande villkoren för projektet och fungerar som en på projektlaget att producera önskad kvalitet. Orealistiska mål vad gäller tider, kostnader och kvalitet, liksom att hemfalla åt kompromisser i avvägningar mellan dem kommer oundvikligen att leda till ett otillfredsställande slutresultat.47 Köparen kan även delvis vara tydlig genom att fastslå vissa detaljer och otydlig genom att vare sig ställa övergripande kostnadskrav eller kvalitetskrav (exempelvis funktionskrav) som detaljerna kan relateras till. De angivna detaljerna saknar sammanhang och projektet splittras i små delmål. Det är alltså viktigt att sätta övergripande krav men även att prioritera bland kraven. Vilka är viktigast? Hur kan detaljkraven underordnas de övergripande? Prioriteringar bör anges i form av vilket mål som är viktigast och hur andra mål relaterar till detta huvudmål. Medan en del beställare kan vilja sätta samma höga prioriteringar på tid, kostnad och kvalitet, medför en sådan ansats i praktiken att någon eller några av dessa prioriteringar måste ge vika. Att placera projektet i en genomförbarhetstriangel där hörnen är 46Lots till framgångsrika byggprojekt. , , KTH. 47Lots till framgångsrika byggprojekt. 212 Hur fungerar byggprocessen? kostnad, kvalitet och tid hjälper en att komma fram till en riktig prioriteringsordning.48 Figur 5.2: Triangel av genomförbara projektmål Triangel av genomförbara mål Om byggherren misslyckats med att förklara den kommande verksam- heten, kostnaderna, kvaliteter eller tiden eller inte prioriterat kraven sinsemellan, saknar projektets aktörer all väsentlig information för att fungera effektivt. Ett misslyckat projekt startar ofta med en dålig byggherre som inte har förmåga att tydliggöra projektmål. I misslyckade projekt kan orsaken vanligen spåras till en otillräcklig definition av behoven och en felaktig prioriteringsordning. Problemet är oftast att projektets mål och prioriteringar inte uppmärksammats och delats av samtliga medlemmar i projektlaget.49 I dessa fall återfaller byggsektorn lätt i gamla processrutiner med sedvanlig upphandling och sedvanliga styrmedel. Och det är också då som köparna kan bli förvånade över att de inte fått vad de önskat - men ej förklarat - eller att priset blivit för högt - fast de inte klarlagt vad de vill betala. När det gäller bostäder finns en lång tradition av hur de ska planeras och vad de ska innehålla. Det medför också att byggprocessens aktörer 48Lots till framgångsrika byggprojekt. 49Lots till framgångsrika byggprojekt. Hur fungerar byggprocessen? - där köparen/byggherren ingår - alltför enkelt slentrianmässigt låter vanans makt råda. Nedanstående avser visserligen studerade bostadsprojekt och kundanpassningen har ökat, men citatet bör ändå stämma till eftertanke. I den ordinära bostadsproduktionen är tillvägagångssätten givna och enigheten stor om vad produktionen kan och ska inrymma, vad som är accepterat och inte accepterat. Kunskaperna och föreställningarna inom två ordinära projekt uppvisar på så sätt stora likheter, även om de uppförs på olika lokala byggnadsmarknader. Detta omfattar allt från hur husen bör utformas, vad som är lämpliga material, vilken detaljeringsgrad detaljplanen ska ha, till hur husen ska marknadsföras och för vem.50 Mönstret kan brytas och en betydande utveckling kan ske mot den kvalitet och lägre kostnad som byggherren önskar, om köparen/ bygg- i stället definierar vad som ska byggas, till vilken kvalitet och till vilken kostnad. Detta visar exemplen i Byggkostnadsdelegationens projektrapporter51 om Svedalahem, Ängelholmshem, Upplands-Brohus och , /Arcona. Även /IKEAs projekt har samma inriktning. Mönstret har även börjat brytas av de stora entreprenadföretagen i deras ökade kundanpassning av nybyggda bostadsrätter. Man bör dock poängtera att just detta fortfarande endast gäller relativt köpstarka kundgrupper och ännu inte övergått i en vitt spridd kvalitet och kostnad för bredare kundgrupper som kanske även önskar andra upplåtelseformer. Köparen/byggherren måste ha definierat kraven på kvalitet. Detta rör dels kvaliteten hos de som ska leverera byggnaden, dels kvaliteten hos byggnaden som sådan. Kvalitetskraven på leverantörer av varor och tjänster ska syfta till att samla de lämpligaste leverantörerna i den kommande entreprenaden. Detta medför att bestämma kriterier för hur de ska väljas vid upphandlingen och att formulera kriterier så att de kan mätas eller verifieras. I Lagen om offentlig upphandling () står det klart uttryckt att urvalskriterier krävs för bedömning av anbud, samt att mätbara kriterier måste användas för säkra en sund konkurrens. Dessa möjligheter kan utnyttjas bättre av offentliga beställare i stället för att använda en fast grupp av tidigare leverantörer. bör främst ses som ett strukturerat upphandlingsverktyg för byggherrar och kan som 50Birgitta och , , , BKDs seminarium 971007 51Se rapporter i Bilaga 2 214 Hur fungerar byggprocessen? sådant ge inspiration och anvisa bra metoder även till byggherrar inom den privata sektorn eller till aktörer som köper varandras produkter och tjänster inom de offentliga projekten. Byggherrens val av leverantörer av varor och tjänster rör upphand- ling av en mängd specialister förutom byggentreprenörer. Entrepre- nörer och övriga aktörer bör väljas på basis av värde för pengarna och inte enbart på priset. De kvalitetskriterier som ställs på dem är därför både viktiga att formulera och att kunna mäta, eftersom de syftar till att byggherren ska kunna välja och samla rätt företag och rätt personer för projektet. Byggherrens rätta urval av dem är en förutsättning för att säkra projektets framgång. Valet av specialister kräver samma noggrannhet som vid valet av entreprenör. Det innebär granskning av deras tidigare arbeten... Upprepade besök under projektets gång garanterar att det inte blir några avvikelser från det som överenskommits.52 I de fall byggherren ställer krav på kvalitetssystem hos leveran-törerna är det också viktigt att kontrollera hur dessa system verkligen används. De företag som investerar i förbättringar av sina rutiner bör uppmärksammas bättre. Om byggherren tar sina krav på kvalitets- system hos leverantörer som en ren formalitet och inte följer upp dem, inverkar detta naturligtvis demoraliserande på ambitiösa aktörer. Vid debatten om Den nya byggkontrollen på Plan och Byggdagarna uttrycktes följande kritik mot byggherrars bristande intresse av leverantörers kvalitetsarbete: Varje entreprenör har ett eget kvalitetssystem mot beställaren. lagsystem med tillsyn och kontroll startade bra och utvecklades bra till 1998 ungefär. Men är antagligen de interna kvalitetssystemen i dalande. Beställaren verkar inte vara intresserad av att gå in och göra kvalitetsrevision hos entreprenörer etc. NCC har lagt in kvalitetsrevision . Det verkar finnas en ovilja att gå in och titta i handlingarna. Möjligen kan man tillägga att det är en del av producenternas försäljningsarbete att syftet och behovet av ett kvalitetssystem som parterna kan samlas kring även förankras hos byggherren. Övriga kvalitetskrav utöver byggherrens har en given miniminivå, som uttrycks i byggregler. De kvalitetskrav som därför ska definieras av byggherren är sådana som går utöver samhällets grundkrav och som rör målen för det egna fastighetsföretagandet och den verksamhet som ska 52Lots till framgångsrika byggprojekt. 53Bo Harrysson, produktionssamordnare och projekteringsledare, NCC. Hur fungerar byggprocessen? Det är därför viktigt att ägardirektiv tidigare formulerats som ledning för den byggande och förvaltande verksamheten. 5.4.5.1Exempel på tydliga kvalitetskriterier på bostäder Svedalahem använde olika metoder54. Dels bestämdes lägenheternas standard efter krav från boende i den marknadsundersökning som gjordes. De önskemål som de boende var villiga att betala ökad hyra för var bl.a. egen tvättmaskin och balkong. Dels krävde Svedalahem att entreprenören skulle ange egna referensobjekt producerade under 90- talet som kvalitetsbestämning för möjlig standard inom den givna kostnadsramen. Ängelholmshem använde den tidigare etappen Wigral 1 som referens-objekt för kvalitetsbestämning av lägenheternas standard. ·brukarens upplevelser vad gäller boendemiljön 5.4.5.2Exempel på kvalitetskriterier på leverantörer Svedalahem ställde kvalitetskrav på totalentreprenören inför upphand- lingen.55 I Svedalahems förfrågningsunderlag fanns bl.a. följande kriterier: ·företagets kvalitetssäkring med kvalitetssystem och kvalitetsplan ·företagets INFO-system och CAD-system som ska kunna utnyttjas av samtliga aktörer ·företagsspecifika upplysningar om inköpsrutiner för projektör, och leverantör ·projektorganisation med personnamn på ombud, projekterings-ledare, arbetschef, entreprenadingenjör, platschef och installations-sam- ordnare , LTH 1999. , LTH 1999. Sammanfattning Bilaga 2. 216 Hur fungerar byggprocessen? · företagsspecifika upplysningar om byggsystem och byggmetoder Sammantaget ville Svedalahem försäkra sig om att totalentreprenören hade den tekniska och personella organisation som krävdes för att klara av arbetet. Dessutom ville man vara säker på att totalentreprenören även hade kompetens att handla upp övriga aktörer som konsulter, underentreprenörer och materialtillverkare så att även valen av dessa baserades på deras förmåga att utforma och leverera projektets angivna kvaliteter. Svedalahem besökte därför de tre slutliga anbudsgivarna bland entreprenörerna och lät dem presentera sina Info-CAD-system, kalkylsystem, miljömanualer och kvalitetssäkringssystem. Först efter detta valdes och upphandlades totalentreprenören. De acceptabla kostnader som byggherren ska definiera ska ge det egna fastighetsföretagandet en överblickbar lönsamhet så långt det är möjligt. För att kunna hålla låga hyreskostnader krävs både låga investerings- kostnader för produktionen och låga kostnader för den kommande förvaltningen. Det är viktigt att de olika kostnaderna särredovisas, så att de synligggörs och lägger grunden för det vidare arbetet att förbättra och sänka initialkalkylen. Byggherrens kostnadsram bör därför omfatta både kostnader utanför produktionen (byggherrekostnader för konsulter i programarbete och kvalitets-ansvarig, mark, avgifter och taxor, kostnader för hantering mm), kostnader för produktion och kostnader för förvaltningen, där drift och underhåll ingår. Det är också viktigt att intäkter under förvaltningen redovisas. Det sistnämnda ger underlag för en s.k. livscykelekonomisk (LCE) kalkyl. Vikten av att byggherren som köpare ställer krav på särredovisning av investeringskostnader och faktorer som påverkar driftsekonomin rör både nyproduktion, ombyggnad, tillbyggnad och underhållsarbeten. Detta blir en pådrivande kraft för utvecklingen av byggsektorns effektivitet. En effektiv marknad behöver aktiva affärsmässiga kunder som jämbördiga parter i all upphandling. görs normalt inte ens alltid uppskattningar av initial-kostnaderna, dvs entreprenadkostnad och byggherrekostnader, som tillsammans bildar produktionskostnader. Detta gäller särskilt små byggherrar som sällan bygger och inte har egna kalkylresurser eller aktuella kostnadsdata. Det finns också en tradition av att upphandla entreprenader utan att ställa kostnadskrav. Hur fungerar byggprocessen? Kostnader för en entreprenad kan dock uppskattas i kalkyler redan innan beslut om projektering eller byggande fattas. Detta kan göras på flera nivåer och i tidiga skeden som referenskalkyler. ·Programkalkyler baserade på relevanta uppgifter om kr/kvm ·Systemhandlingskalkyler för tekniska system, grundläggning ·Produktionskalkyler för beräkning av bygg- och installations-delar Det är dock inte alla fastighetsägare/byggherrar som låter upprätta sådana och de som gör förhandskalkyler är oftast vana flergångs- beställare med dessa rutiner. De använder sig av ungefär samma system. Vanligast är att specialiserade kalkylföretag gör dessa kalkyler som en kostnadskontroll inför anbud. I kalkylen ingår materialmängder och arbetsmängder, samt prisuppgifter. Kalkylen baseras även på en viss produktionsmetod som angetts i de handlingar som sänts till kalkylföretaget. Fastighetsägaren/byggherren kan sedan revidera kalkylföretagets underlag med uppgifter från egna tidigare utförda byggobjekt. Kalkylföretagens materialpriser är särskilt värda att uppmärksamma. Materialpriserna är de priser som tillverkare och grossister väljer att ange i sina varukataloger. Detta materialpris avviker starkt från det pris som entreprenör eller underentreprenör sedan betalar för varorna. Vissa större fastighetsägare/byggherrar med ständigt pågående byggprojekt kan låta bli att anlita ett kalkylföretag för en första kostnadsuppskattning. Dessa större fastighetsföretag har egen kalkyl- kompetens och egna prisuppgifter och kan sammanställa en förhands- kalkyl på egen hand. Detta är dock inte särskilt vanligt. De fastighets- ägare/byggherrar som inte gör förhandskalkyler får sin första upp- fattning om kostnaderna först när entreprenörernas anbud kommit in. I Lagen om offentlig upphandling () står det klart uttryckt att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska antas. Med detta kan även det livscykelekonomiskt bästa anbudet avses. Byggherrar borde dock i allmänhet - för att bli bättre fungerande kunder på en marknad och medverka till en utveckling av både av byggsektorns och sin egen effektivitet - i högre grad än vad som sker ställa krav på särredovisade kostnader och även exempelvis slutliga hyreskostnader. På byggherren faller då arbetet att upprätta livscykelkalkyler och att sammanställa och tänka över driftskostnader och kostnader för underhåll vid val av olika lösningar och material. Dessutom ingår att se över hur fastighetsföretagets egna förvaltnings- rutiner kan förbättras. 218 Hur fungerar byggprocessen? 5.4.6.1Exempel på tydliga definitioner av kostnader Svedalahem definierade slutliga hyreskostnader till högst /kvm och då utan statliga räntesubventioner. För hyreskalkylen angavs också att en årlig avskrivning på skulle ske. Målet med nyproduk- tionen av bostäder i . Erlandsdal var att hålla låga boendekostnader . Detta satte en takkostnad för entreprenaden, men innebar även press på Svedalahem som förvaltare att se över objektets kommande drifts- och underhållskostnader. Svedalahem gjorde det sistnämnda genom att undersöka olika alternativa lösningar för byggdelar som fasader, stomme och våtrum och valde sedan de mest lönsamma att färdigprojektera och upphandla. Intressant är att de lösningar som initialt verkade ekonomiskt bäst visade sig vara sämre i kalkylerna och därför fick överges. Bostadsföretaget lät alltså utarbeta livscykelekonomiska kalkyler över dessa byggdelar och valde sedan att låta bygga de mest ekonomiskt fördelaktiga. Förvaltningens krav styrde därmed byggandet. Svedalahem hävde därmed aktivt det traditionella gapet mellan förvaltning och byggande.56 Ängelholmshem definierade slutliga hyreskostnader för Wigral 2 till högst /kvm. För hyreskalkylen sattes avskrivningar på av fastighetsvärdet . Avkastning på eget kapital skulle vara gällande bankränta. Förvaltarens drifts- och under- hållskostnader skulle sänkas från sitt genomsnittliga /kvm till /kvm. Ängelholmshem satte därmed press på sig själv att bidra till låga hyror genom effektiviserad förvaltning.57 /definierade i BoKlok slutliga hyreskostnader som styrande projektmål. Hyreskostnaderna skulle enligt marknadsunder- sökningar ligga på /kvm. För att hålla den låga kostnadsnivån ställdes också krav på kommunerna att sänka tomt- och anslutningsavgifter , då byggkostnaderna endast var omkring halva totalkostnaden. Detta medförde att produktions- kostnaderna måste ligga på /m2. Projektets inledande kalkyler visade en slutlig kostnad på /m2. För att nå projektets hyreskostnad måste man hitta sätt att sänka dessa initialkostnader med . I samtliga tre exempel medförde hyreskraven att en granskning av kostnader inleddes och som en konsekvens att svar måste sökas på varför dessa kostnader uppstod och vad man kunde göra i stället. Detta var inledningen till samtliga projekts fortsatta utvecklingsarbete av , LTH 1999. 57Hyreskostnad, produktion och förvaltning i harmoni (Wigralrapporten), , , LUTH 1998:12. Hur fungerar byggprocessen? byggprocess, samverkansformer, annorlunda upphandling av aktörer och inköp av material, en design och utformning av bostäderna som understödde projektmålets kostnadskrav och en produktionsprocess som tidigt länkades samman förvaltning och design. Köparnas kostnadskrav drev fram omstöpningen och utvecklingen av de värdekedjor alla tagit för givna. Ytligt sett syntes detta i förändringar av byggprocessen, men denna förändring måste förstås som en innovativ metod att skapa mer effektiva styrmedel att påverka aktörerna i värdekedjan för att leverera projektets mål. Inte något av projekten följde samma mall, utan samtliga skapade en process och en värdekedja som passade dem, deras kompetens och deras projekt i tiden. Som tidigare nämnts ska tid, kostnad och kvalitet bestämmas av bygg- . För bestämning av tid är det inte endast inflyttningsdatum som är viktigt. Än viktigare är att ordentligt med tid sätts av för planering. Detta sker alltför sällan. Svedalahem var i projektet mycket ambitiös med just tid för planering, både för att hinna formulera alla sina egna definitioner men även planeringstid för aktörerna att utvecka och förtydliga målen genom att inrätta en ny byggprocess baserad på tidig samverkan. I Svedalamanualen beskrivs detta på följande sätt: I den nya byggprocessen finns ett antal skeden. En avgörande skillnad mot den gamla byggprocessens etappskeden är dock att skedena nu överbryggas av en ledningsprocess, i vilken huvudaktörerna arbetar i kontinuerlig samverkan från idé till förvaltning. Parterna måste acceptera att det krävs i de skeden som finns innan produktionen kan starta. Den stora nyheten i den nya byggprocessen är att tidsåtgången i projektet före produktionsstart skall vara så lång, att inga oklarheter föreligger vid produktionsstart.58 Samma metod att skifta tyngdpunkten från forcerad produktion till genomtänkt planering finns i Ängelholmshems projekt 2. En arbetsgrupp bildades bestående av Ängelholmshem, konsortiet Wigral- byggarna (och (MVB), en byggledare, en arkitekt samt professor vid LTH. Deras uppgift var att gemensamt och med öppen dialog sänka projektets kostnader eftersom kalkylerna visade en hyra som låg över den tidigare etappen Wigral 1. Denna höjning var främst beroende av förändringarna i bostadsfinansieringssystemet. 58 Svedalamanualen, , 1999. 220 Hur fungerar byggprocessen? Detta var en arbetsprocess där alla parter deltog med olika lösningsförslag och var öppna för kompromisser tills dess att man hittat, ur olika perspektiv, godtagbara alternativ. Den längre planeringsprocessen gav utrymme för eftertanke utan att alltför många dyra arbetstimmar belastade projektet... var alla parter överens om projektets utformning.59 I (Kv Kapell- mästaren) ligger en väsentlig del i framgångsreceptet delvis i den långa planeringstiden på mellan byggherre, konsulter och entre- prenör - samt kort och rationell produktionstid , utan de vanliga ändringarna . En av de viktigaste faktorerna blir som en konsekvens av ovanstående att kunna styra byggprocessen i tidiga skeden där det finns den största möjligheten att påverka kostnaderna. Dessa projekt lyckades väl. Kostnaderna för planering innan produktion är låga jämfört med kostnader under produktion. Det är alltså jämförelsevis billigt att investera i planering innan byggandet startar. Den långa planeringstiden med samverkan var enligt en enkätrunda även lönsamt för de inblandade aktörerna. Projektet visar även detta, då ett generellt problem angavs för samtliga fyra husbyggnadsprojekt att en alltför snäv tidsplan särskilt i projekteringsskedet ledde till en process i otakt. Detta medförde många avvikelserapporter.60 I projektutformningen konkretiserar vissa aktörer den arkitektoniska och tekniska form projektet behöver för att uppfylla de definitioner som byggherren tidigare lagt fast. Detta avser i en traditionell byggprocess de konsulter som gör arbetshandlingar. Deras arbete ska förtydliga innehållet i projektet och avser att nå byggherrens avsedda kvalitetskrav i deras vidaste mening och även möta samhällets krav på byggnader. Det omfattar också att nå rätt kostnad för fastighetsägaren . Kvalitets- och kostnadsproblem i entreprenader härleds till största delen från svag projektutformning, dvs att dåliga underlag utarbetats för produktion, förvaltning och brukande av byggnaden.