sou · GOB3102d1 · 2001-01-01 00:00:00 — Det finns också anvisningar för hur förfrågningar skall klassificeras beroende på hur man bedömer chansen till ökade exportaffärer. Viktig information i en förfrågan registreras i ett system benämnt BUMS () och ligger till grund för det fortsatta arbetet inkl. uppföljning. Det finns ett särskilt formu- lär för att dokumentera förfrågan och där affärsmöjligheterna identifieras. Det anges också att det finns tre typer av bearbetning: standard, fördjupad och hänvisning. Systemet är uppbyggt så att man på respektive ort skall kunna dra nytta av uppgifter från svaren på tidigare förfrågningar. Man är f.n. i färd med att införa en mer avancerad form av registreringssystem (Superbums). Riktlinjerna innehåller också en kundstrategi för såväl lokala som svenska kunder. Däri sägs bl.a. att kunder som är exportmogna för den lokala marknaden skall presenteras för konsultverksamheten. Målsättningen är att kunden skall få en första reaktion redan inom 24 timmar-något som man når upp till på de flesta platser. Det finns särskilda riktlinjer för utlands- kontorens kontakter med svenska företag. Däri betonas bl.a. att det är viktigt med ett aktivt samarbete inom så att ett gemensamt ansikte utåt skapas. Det understryks att kundnyttan skall vara vägledande och att man skall undersöka om företaget är exportmoget. Vidare betonas att exportinformation inte innebär försäljning. Man beskriver också ganska detaljerat arbetsprocessen. Fyra typer av bearbetning anges: lead, dvs. företaget introduceras till konsulttjänster, fördjupad, standard och hänvisning. Man betonar att väl utförd exportinformation skapar förtroende för vilket kan skapa förutsättningar för vidare samarbete. Man framhåller vidare att det är viktigt att kontakter med svenska företag följs upp och kvalitetssäkras. Man kan notera att det i riktlinjerna inte anges någon gräns för hur mycket tid eller resurser ett enskilt företag gratis får ta i anspråk. uppger att man har en generös tillämpning i detta avseende och att det kan vara olämpligt att ha en strikt gräns. besvarades ca 110.000 förfrågningar, ca 35.000 i och 75.000 vid . För- frågningarna utomlands kommer i första hand från kontoren i som tog emot knappt 60.000 frågor eller av alla för- frågningar utomlands. Därefter följer inkl. med ca 8.500 frågor och med ca 3.400 frågor. Fördelningen av antalet frågor på olika kontor/länder framgår av förteckningen nedan. Förfrågningarna till utlandskontoren är för samtliga regioner till mer än hälften från utländska företag eller andra utländska frågeställare. Siffran varierar från land till land, i normalt (undantaget är där är lokala förfrågningar). För är och av förfrågningarna lokala. Antal och typ av frågor varierar från kontor till kontor. I kommer per telefon och från företag. Andelen frågor utomlands som kommer per e-mail har ökat kraftigt och väntas fortsätta att öka. besvarades ca 20.000 av de 35.000 frågorna i av infocenter. Resten besvarades av i första hand sektionen för exportteknik, närmare 10.000, samt resten av övriga delar av organisationen. Förekomsten av hemsidan har medfört att antalet enkla förfrågningar minskat i antal. Å andra sidan har inkommande förfrågningar blivit mer specifika och arbetskrävande. Antalet förfrågningar till utlandsorganisation Källa: (uppgifter saknas från några kontor). Exportutveckling står för av omsättningen och av det statliga basuppdraget. Den har en stark småföretagsinriktning och genomförs till största del för grupper av företag. Även uppdrag för enskilda företag har dock utförts i viss utsträckning. Exportutveckling finansieras till stor del av olika offentliga medel, t.ex. från olika regionala aktörer som länsstyrelser och läns- arbetsnämnder. I vissa fall kommer en del av finansieringen från EU-program. Även de medel som tilldelats för sär- skilda satsningar, t.ex. marknadsplats och miljö- teknikexport, utnyttjas till viss del i denna verksamhet. Det är endast en mycket liten del som finansieras över det statliga basuppdraget. Exportutveckling går huvudsakligen ut på att utveckla enskilda företags exportförmåga. Den kan omfatta utvärdering av en eller flera marknader samt etablering eller expansion på utländska marknader. Uppdragen kan även gälla att analysera enskilda företags exportmognad och föreslå insatser för att öka mognaden inkl. erbjuda företaget utbildning i exportkunskap. Dessutom hjälper man företaget att välja exportmarknader och att genomföra exportsatsningar. Inom denna verksamhet har t.ex. erbjudit tjänsten Exportchef att hyra. genomför också inom detta område enstaka aktiviteter tillsammans med ett eller flera företag, t.ex. mässdeltagande och delegationsresor. Företaget får då vanligen stå för av den totala kostnaden. Den verksamhet med samverkansgrupper som hanterar på tolv områden och som är helt företagsfinansierad ingår i denna verksamhet (liksom de branschprogram som genomförs på särskilt uppdrag av regeringen på IT-, livsmedels- och miljöteknik- området). Det kan nämnas att den branschsamverkan som äger rum inom de tolv ovannämnda områdena omfattar tillsammans ca 260 företag. (se avsnitt 5.8.11) är som nämnts i färd med att se över sin Sverige- verksamhet som till stor del motsvarar verksamhetsområdet exportutveckling. Man kommer framöver att ha en annan inriktning än och som en konsekvens av detta också begränsa den regionala närvaron i . Tanken med den nya organisationen är att bli mer specialiserad och koncentrera sig på det man är bäst på (se avsnitt 5.8.9). har utarbetat särskilda riktlinjer för denna verksamhet i syfte att få jämnare och högre kvalitet i tjänsterna och ett mer gemensamt arbetssätt. I riktlinjerna beskrivs export- utvecklingsprocessen och ges exempel på typprojekt. deltog ca 2.550 företag i olika exportutvecklings- projekt (förutom de företag som ingår i samverkansgrupperna). Därav har 600 deltagit i s.k. affärschansprojekt och informations- seminarier inom marknadsplats . Ytterligare 600 ingår i det nätverk som byggts upp kring programmet svensk miljö- teknikexport. Exportkonsulting benämns den konsultverksamhet som bedrivs i utlandsorganisation på marknadens villkor i kon- kurrens med andra företag. Den består till övervägande delen av uppdrag från enskilda företag. Den står för ca en tredjedel av omsättningen. Riktlinjer har utarbetats även för denna verksamhet i syfte att skapa ett mer gemensamt arbetssätt och en högre och jämnare kvalitet i arbetet. I inledningen till riktlinjerna konstateras att exportinformation kan vara en viktig inkörsport till konsult- uppdrag. Därefter presenteras fem byggstenar i konsultprocessen; träffa kunden, skriva offert, genomföra projektet, kommunicera resultatet och följa upp. Riktlinjerna behandlar med exempel hur de olika stegen bör genomföras och beskriver bl.a. vad en offert skall innehålla. I en bilagedel finns ännu utförligare anvisningar och en mall för hur ett tänkt uppdrag kan genomföras. genomförde 1999 ca 2.000 konsultuppdrag, därav drygt 1.300 i och knappt 700 i övriga världen. Tre fjärde- delar av uppdragen var på , medan resten fördelades ganska jämnt mellan uppdrag på 50.000–och uppdrag . Totalt fakturerades ca 1.500 företag . Det kan också vara värt att notera att av antalet uppdrag kom från företag med färre än 50 anställda. Traditionell svensk industri utom telekom svarar för ca hälften av totalvolymen medan resten till stor del avser IT-företag och telekomföretag. IT- och telekomföretagen dominerar f.n. uppdragsverksamheten i närområdet och har ökat kraftigt. En tendens under senare är att uppdragen blivit färre och större. Vidare har det blivit vanligare att företag lägger ut uppdrag på mer än ett exportrådskontor sam- . har enligt bemyndigandet i det årliga regerings- beslutet fastställt vad en konsulttimme skall kosta. Nivån är beroende av vilken/vilka tjänstemän som utför ett uppdrag, deras respektive tidsåtgång och kostnadsnivån på aktuell plats. Av betyd- else är också värdet för kunden. En viktig del av informationsspridningen till företagen sker numera via Internet. har haft en egen hemsida . Hemsidan har utvecklats och ökat i omfattning. Ett av syftena med hemsidan är att låta företagen själva söka den information de behöver för att på så sätt frigöra personella resurser för mer kvalificerade tjänster. F.n. omfattar hemsidan ungefär samma informationsmängd som på 12.000 A4- sidor. Vissa av och ambassaderna har egna hemsidor av olika omfång. Ofta är dessa författade på respektive lands huvudspråk med förstasidan på engelska. Man strävar efter att överallt ha samma profil och samma budskap. Därför finns en mall som måste följas när ny information matas in. På hemsidan finns t.ex. information om andra länder (vissa basfakta, marknadsöversikter etc.). Vidare finns uppgifter om det egna medlemsprogrammet, om de särskilda regerings- uppdragen och om e-affärer. Under respektive rubrik kan man sedan i vissa fall komma vidare till nya underrubriker och erhålla ytterligare information. Under rubriken nättjänster kan man erhålla information om t.ex. offentlig upphandling. Export- finansiering, handelsstatistik en förteckning över svenska konsul- ter, exportnyheter och få en förteckning över svenska exportörer (Directory). Vidare finns landrapporter som är resultatet av ett samarbete mellan de svenska ambassaderna och enheten för Exportinformation i . Man kan här genom att anmäla sig bli prenumerant på viss information utan kostnader. Under rubriken nättjänster finns också ett länkbibliotek, dvs. en uppräkning av ett antal andra hemsidor och nationella och internationella databaser som kan vara av intresse för företag som önskar veta mer om export, andra länder etc. mellan 600 och 700 under ett tjugotal rubriker. För innehållet i nättjänster svarar enheten för Exportinformation i . Den information som finns på ett enskilt land omfattar normalt åtminstone följande rubriker: exportinformation och export- konsulting (dvs. de båda tjänster som erbjuder utomlands), dotterbolagslista, uppgifter om respektive land samt adressuppgifter om vem på lokalt eller centralt i som kan kontaktas för ytterligare uppgifter. Ofta finns också rubriken aktuella projekt/affärschanser. Omfattningen på den information som finns om olika länder varierar ganska mycket. Det finns en redaktör för hemsidan som är placerad på informationssektionen. På samma ställe finns också en person som arbetar med att utveckla sidan. På och dess utlandskontor finns ca 60 personer (och därutöver ett antal UD- anställda) som har getts rätt att lägga in ny information på export- rådets hemsida och i förekommande fall den lokala hemsidan. Det är respektive kontor som har ansvar för att den egna hemsidan och den egna delen av hemsida hålls uppdaterad. och utlandskontorens hemsidor besöks av mellan 1.000 och 1.100 personer. Dessa läser sammanlagt omkring 5.500 sidor per dag. I genomsnitt varar varje besök i åtta minuter. Jämfört med är besökarantalet lite lägre men å andra sidan har varje besök blivit något längre och omfattar fler sidor. Man laddar också ner mer . är angeläget om att göra hemsidan mer känd och också lättare att hitta. Man har därför skapat fler adresser där ordet export ingår vilket skall göra det enklare för företag att hitta rätt. Vidare planerar rådet att genomföra en omfattande kampanj för att sprida information om hemsidan. Hemsidan har inte finansierats med medel från det statliga basuppdraget. har dock fått andra statliga medel för att utveckla hemsidan och för annat IT-arbete. infocenter som funnits har elva med- arbetare. Det finansieras helt av det statliga basanslaget. Infocenter är portalen för verksamhetsområdet exportinformation som består av kostnadsfritt tillhandahållande av information och rådgivning. Hit slussas alla förfrågningar som inte har någon anan given adressat i organisationen. Om en fråga inte kan besvaras av infocenter, slussas den vidare antingen till annan del av den egna organisationen (t.ex. ett utlandskontor) eller till någon annan organisation som har kompetens på det aktuella området. En upp- gift för centret är att hjälpa företag att hitta rätt i informations- djungeln, dvs. hjälp till självhjälp. Infocenter utnyttjas främst av svenska företag, både stora och små. De flesta frågor kommer från små och medelstora företag. Att stora företag utnyttjar tjänsterna är enligt en kvalitets- stämpel. Infocenter utnyttjas också i ganska stor utsträckning av andra, t.ex. myndigheter, privatpersoner, banker, utländska företag och inte minst andra delar av organisationen. Genom att hemsidan tillkommit har förfrågningarna blivit mer kvalificerade . Antalet förfrågningar ligger f.n. på ca 1.400–1.500 eller mellan 15.000 och 20.000 . Trenden är att antalet ökar genom att centret blir alltmer känt. Uppgiften är att tillhandahålla information och ge enklare råd. Det finns ingen fastställd gräns för hur mycket tid ett företag får använda gratis utan detta avgörs i det enskilda fallet. uppger att man har en generös syn på detta område. De flesta förfrågningar, uppskattningsvis 2/3 kommer per telefon och besvaras också per telefon. Förfrågningar per e-mail ligger på av de totala och ökar inte längre. Infocenter är lätt att hitta på hemsidan och det finns där ett särkilt formulär där frågor kan ställas. Frågorna gäller mestadels uppgifter om andra marknader. Det kan t.ex. gälla basdata om ett land, information om en viss bransch i något land, adressuppgifter rörande företag, organisationer eller myndigheter, exporttekniska frågor (tullar, standards etc.), statistiska uppgifter om t.ex. ett lands import av en varugrupp, finansiering m.m. Relativt många frågor rör EU. Många av dessa slussas vidare till Bryssel-kontor. Man har på detta område också kontakter med och Euro Info Center. Infocenter har ofta kontakter med andra organisationer och myndigheter, t.ex. , handelskamrarna och tullen. Infocenter har ett ganska omfattande bibliotek där tre av de elva medarbetarna arbetar. Man har i bl.a. specialiserade tidningar och tidskrifter, främst ekonomisk statistik från nationella och internationella organisationer, kataloger över andra länders företag, organisationer och myndigheter, uppgifter om hur man gör affärer i andra länder etc. m.m. är också genom Internet uppkopplat till viss större informationsbanker. Den moderna tekniken används alltmer i arbetet. Infocenter hanterar också en tjänst som kallas BRS () som är en tjänst för och utlandsmyndigheterna. Detta innebär att förfrågningar från utlandet om svenska leverantörer hanteras av särskilt utbildad personal som besvarar dessa. Innan uppgifter sänds iväg, görs en kontroll att de företag som nämns i svaret verkligen har intresse för den marknad som förfrågan kommer ifrån. Den används särskilt mycket för avlägsna länder. Sektionen för exportteknik omfattar elva personer. Den står till tjänst med information och besvarar förfrågningar i olika export- tekniska frågor. Det kan t.ex. gälla tullsatser, skatter, ursprungs- regler, exportdokument och märkning. Antalet frågor uppgick till mellan 8.000 och 10.000. Man erhåller en viss del av sitt underlag från den egna utlandsorganisationen och utlands- myndigheter. Sektionen hanterar några publikationer, t.ex. och , och ansvarar även för innehåll och utveckling av flertalet nättjänster: Directory, , Exportnytt, betalningsguide och Landrapporter. Vidare hanterar sektionen kurser och utbildning inom sitt område. Verksamheten med utbildning och kurser kan gälla både deltagande i andras arrangemang och kurser i egen regi. Dessutom genomförs skräddarsydda kurser på företag. Ambitionen är att utveckla tjänsterna på nätet vilket dock kräver extra resurser. Man har ofta kontakt med andra organisationer inom sitt område, t.ex. , och Tullen. En hel del kontakter förekommer också med Euro Info Center (EIC). Den unika kompetensen är enligt egen utsago kännedomen om den praktiska hanteringen av gällande regler. Denna kompetens betingar ett marknadsvärde och verksamheten kan till stor del självfinansieras. Sektionen har en omsättning på ca . En stor del av intäkterna kommer deltagande företag i () och försäljning av handböcker (). erhåller också intäkter från kurser (ca ). Detta innebär att finansieringen från det statliga basuppdraget är begränsad, ca . 5.8.8Projektexport, upphandling och finansiering Sektioner erbjuder företagen uppgifter och rådgivning på ovannämnda områden. Vanliga frågor gäller allmänna upplysningar om projekt i andra länder och praktikalia kring upphandlingen liksom hur finansieringen bör läggas upp. Projektrådgivning är en viktig del av arbetet. Sektionen ger också ut skriften Upp- handlingsnytt som kommer att erbjudas gratis. Sektionen har som riktmärke att erbjuda ca en timmes gratis rådgivning i telefon och en halvtimmes gratis rådgivning vid besök. Man kompletterar på sina specialområden infocenter. Sektionens medarbetare reser mycket ute i landet och kan i samband med mässor, seminarier, utställningar etc. dela med sig av sina kunskaper. Man samarbetar ofta med när det gäller att sprida allmän information om projekt och finansiering. F.n. genomför man tillsammans med och en turné över landet där man i Exportcentrums regi och på dess bekostnad genomför ett standardprogram om dessa frågor. Man utser också kontaktpersoner för finansieringsfrågor på varje Exportcentrum. arbete med projektexport ligger nära den verk- samhet som UD:s projektexportsekretariat (PES) bedriver. En tjänsteman från sektionen ingår i PES´referensgrupp. Sektionen har betydligt mindre resurser än PES. Man har ambitionen att göra sig mer känd och sprida mer information på nätet. har genomfört en förändring av sin regionala verksamhet i . Anledningen till förändringen uppges vara att man i verksamheten haft en otydlig småföretagsprofil och att man önskar uppnå större effektivitet och högre kvalitet. Tanken är att genom koncentration på färre aktiviteter som man kan bra och vet är uppskattade och mer utbytbarhet inom organisationen uppnå större tydlighet samt högre kvalitet och lönsamhet. I den nya organisationen kommer man att frångå den regionala organisa- tionen och i stället ha en programorganisation där program- ansvariga utses. Den nya inriktningen kommer att delas upp i fyra områden med vardera en ansvarig: 1) branschsamverkan 2) utvecklingsprogram för mindre företag 3) utbildning för mindre företag 4) mässprogram för småföretag. Man kommer dock att finnas kvar ute i landet, dock med färre personer . Avsikten är att samarbetet på regional nivå fortsätter och om möjligt förstärks. Liksom kommer det för varje exportcentrum att finnas en ansvarig på . Strävan är att mer än tidigare ha lokalgemenskap med de andra parterna i exportcentrum. Informationssektionen svarar för den externa informationen. Här hanteras medlemsprogram och vidare skötseln av hemsidan. Den ansvarige redaktören för hemsidan liksom den ansvarige för utveckling av Internettjänster är placerade här. Även chefsekonom är placerad vid sektionen. Denne har ansvar för att ge ut marknadsöversikt som kommer . Marknadsöversikten är en kortfattad genomgång av efterfrågeutvecklingen på alla viktigaste marknader. Chefsekonomen har också ansvar för kundundersökningar som genomförs löpande. hanterar f.n. tolv samverkansgrupper (se nedan) med sammanlagt 260 medlemsföretag. Medlemsantalet per grupp varierar från ett tiotal till drygt 35. Antalet grupper har varit större. arbete med detta, såväl administrationen som särskilda projekt, har så gott som helt betalts av företagen. 15 personer arbetar med detta varav åtta är projektledare. Årsomsättningen ligger på ca (varav är arvodesintäkt). SweHeat, Svensk Fjärrvärme TrackSafe, Group for Railway Infrastructure Affärsidén är att genom gemensamma aktiviteter främja medlems- företagens exportaffärer. Respektive grupp innehåller normalt både små och stora företag, konsulter och hårdvaruleverantörer, företag som kompletterar varandra och har kund- och teknikgemenskap. Verksamheten inom respektive nätverk består bl.a. av löpande service till medlemmarna, gemensamma marknadsaktiviteter, marknadsstudier, regelbundna möten med specialteman, samarbete med bistånds- och finansieringsorgan och samarbete med , handelskammare m.fl. Tillsammans identifierar och bearbetar man lovande men i många fall svåra marknader. De gemensamma marknadsaktiviteterna utgörs av symposier och utställningar, projektbearbetning och- bevakning och fact- finding. Vidare arbetar man med fackpressbearbetning, inbjudningsresor till av utländska beslutsfattare, gemen- samt material och gemensam hemsida och lobbying. Genom att hanterar grupperna sätts ofta en officiell prägel på aktiviteterna. Marknadsaktiviteterna sker ofta i samarbete med det officiella . Fördelarna med denna samverkan uppges vara att den är kostnadseffektiv och att man kan erbjuda ett brett utbud som ger större utväxling än annars. Man får tillgång till ett nätverk där man kan byta erfarenheter. Det gemensamma ansiktet utåt är ofta en fördel vid projektsamarbete. Samarbetet med den offentliga sektorn anses också värdefullt. Samverkan kan också stärka trovärdigheten kanske särskilt för små företag som kan dra nytta av mer kända företags goodwill. Samverkansgrupperna är en aktivitet som prioriteras i nya Sverigeverksamhet. undersöker f.n. vilka ytterligare områden där företagen har intresse av samverkan. Inom samma enhet hanteras också de fyra fleråriga bransch- program som är engagerat i och som finansieras av särskilda statliga medel. Dessa är 1) Food from , 2) IT och Telekom- ett treårsprogram, 3) Miljöteknikexport inom luft och vattenrening samt avfallshantering, och 4) Teknik och utrustning för den skogs- och trärelaterade sektorn i Nordöstra , ett tvåårsprogram. Affärsidén med dessa program är att genom kraftsamling tillvarata nya affärsmöjligheter inom specifika områden. Företagen står för av finansieringen. 5.8.12Utbildning för mindre företag har utvecklat kompetensprogram för olika nivåer i mindre företag för att skapa möjligheter för företag att växa genom export. Inom enheten Kompetensprogram för mindre företag arbetar fyra personer med att utveckla och administrera pro- grammen. Införsäljning och lokalt genomförande sker av export- rådet regionalt i och utomlands Programmet Unga Exportassistenter syftar till att lokalt rekrytera och skola in arbetslösa gymnasieungdomar till exportassitenter i mindre exportföretag. Programmet Unga Exportsäljare (numera Export Trainee SME) syftar till att skapa kompetensinflyttning utanför stor- städerna av arbetslösa, unga, språkkunniga akademiker som vill satsa på en internationell karriär i mindre exportföretag. Genom programmet ges mindre företag utanför storstäderna möjlighet att konkurrera om kvalificerad arbetskraft genom att via kunna erbjuda ett internationellt trainee-program. Programmet bedrivs alltid tillsammans med ett annat land för att stimulera handel (både export och import) och nätverksskapande. Ett pro- gram har genomförts med och två pågår - /och /. Program planeras också med , och . Totalt 409 personer har diplomerats sedan starten . utbildar också exportchefer i vissa branscher. Dessa yrkesutbildningar (exportassistenter, -säljare och -chefer) ges i form av 19 standardiserade utbildningsalternativ, där experter från i och utomlands samt föreläsare från internationellt verksamma konsultföretag och managementskolor engageras. startades The Global Executive MBA i samarbete med bl.a. . Syftet är att utveckla framtidens ledare och skapa en karriärmöjlighet för akademiker som vill satsa på mindre företag. Totalt 45 deltagare deltar i denna utbildning. Alla program utom The Global Executive MBA delfinansieras av olika lokala aktörer - arbetsförmedlingar, länsarbetsnämnder, länsstyrelser, strukturfonder och kommuner. 5.9Finansiering, ekonomi och resultat samt budget Avtalet om stadgar att verksamheten skall finansieras med statliga medel, avgifter för abonnemang (benämns numera medlemsavgifter) samt andra inkomster.