sou · GOB397 · 2001-01-01 00:00:00 — Nationella unionen för anställning inom industri och handel och industri och handel har enligt lagen om arbete en möjlighet att erhålla ett meddelande från skattemyndigheterna och socialförsäkringsorganen med nödvändiga upplysningar om gjorda betalningar. Organisationerna utgör en del av staten men administreras av staten tillsammans med arbetgivarföreningen och löntagarorganisa- tionerna. Syftet med informationsöverföringarna är att de organ som ansvarar för arbetslöshetsersättningen skall kunna beräkna bidragen Förhållanden i andra länder 185 och göra jämförelser mellan den information som finns hos social- försäkringsorganen och i de egna systemen. Slutligen kan franska motsvarigheten till RSV överföra information till socialförsäkringsorganen och pensionsinstituten enligt lagen om förfarandet i skatteärenden. Samkörningarna sker i allmänhet i syfte att kontrollera hur sökandens socioekonomiska situation ser ut i verkligheten och särskilt att hos de ekonomiska myndigheterna kontrollera de av bidragsmot- tagarna upprättade inkomstdeklarationerna. Samkörningarna har också till syfte att förenkla de administrativa formaliteterna för användarna som alltså inte längre behöver bifoga några verifikationshandlingar. Utbyte av information har skett på detta sätt mellan nationella ålderpensionskassan och det franska RSV. Syftet har varit att en person direkt från nationella ålderspensionskassan skall kunna erhålla meddelanden om skattebefrielser utan att pensionärerna själva först måste vidarebefordra uppgifterna till sin pensionskassa. De personer som upplysningar inhämtas om skall informeras om vilken myndighet som begärt upplysningarna. När kommissionen föreläggs ett förslag om samkörning försäkrar myndigheten sig därför om att de berörda inte hålls ovetande om samkörningen. När det gäller kontrollen av sökandens inkomster, som utförs när en mängd olika socialbidrag skall beviljas, begär kommissionen att bidragsmottagarna när de fyller i sina deklarationer informeras om den systematiska och automatiska kontroll som kommer att utföras. Om samkörning är tillåten i lag kan det nämnda identifieringsnumret användas för att underlätta samkörningen. Kommissionen uttalade sig 1995 positivt till att identifieringsnumret används inom ramen för ett utbyte av upplysningar mellan familje- bidragskassorna och ovan nämnda organ som ansvarar för arbetslös- hetsersättningen samt Nationella centrat för förbättring av jordbrukets struktur. Syftet med informationsutbytet är att kontrollera de rättigheter som tillkommer de som åtnjuter minimilön för social anpassning och i synnerhet de inkomster dessa deklarerat. Nämnda organ hade redan fått tillstånd att använda identifieringsnumret i sina dataregister. Kommis- sionen hade vidare redan gett tillstånd till familjebidragskassorna att meddela de lokala arbetsförmedlingarna vilka personer som åtnjöt minimilön för social anpassning för att de senare skulle kunna erbjudas att delta i arbetsmarknadsåtgärder. Dessa utbyten av information har skett med hjälp av ID-numret. Sedan ett dekret utfärdades har föreningarna för anställning inom industri och handel likaledes rätt att använda identifieringsnumret inom ramen för en databehandling bestående i jämförelser mellan deklarationer från arbetssökande och de månatliga 186 Förhållanden i andra länder besked om kontrakt med företag rörande tillfälliga arbeten som förmedlas av företagen till de centrala arbetsförmedlingarna i varje departement. Detta sker i syfte bl.a. att kontrollera arbetssökandet och upptäcka oegentligheter. Utbyte av information har vidare, på grund av ett gynnsamt yttrande av kommissionen, organiserats mellan föreningarna för anställning inom industri och handel och sjukkassorna för att fastställa rätten till socialt skydd för privatanställda arbetstagare och förtidspensionärer och för att kontrollera eventuell kumulering av arbetslöshetsbidrag och dagersättning. Avslutningsvis kan tilläggas att det infördes en lagregel om tillstånd för de ekonomiska myndigheterna att använda identifierings- numret särskilt för utbyte av information mellan de ekonomiska myndigheterna själva och i utbytet mellan dem och de organ eller byråer som handhar socialförsäkringen. I regleras överföring av information av 1998 Data Protection Act. Lagen genomför EG:s dataskyddsdirektiv. I gäller vidare enligt common law att personuppgifter får lämnas ut endast om den enskilde gett sitt samtycke till detta, om det finns lagstiftning som tillåter utlämnandet, om en domstol har förklarat att utlämnande skall ske eller om det finns ett starkt offentligt intresse som talar för utlämnande. I är såväl socialförsäk- ringssystemet som arbetslöshetsförsäkringssystemet (joint job seeker´s allowance) administrerat av statliga myndigheter. Studiestöd administreras av privata bolag som delvis ägs av staten, delvis av privata investerare. Det förekommer inte något elektroniskt informationsutbyte mellan systemen. Elektroniskt informationsutbyte förekommer i viss mån i skattesammanhang. I dessa fall är det fråga om att skattemyndigheterna har åtkomst till uppgifter i olika social- försäkringssystem. I hanteras socialförsäkringen och studiestödet av institutioner som ingår i den statliga förvaltningen. Arbetslöshets- ersättningen administreras av det statliga organet men under det finns det fem privata bolag som hanterar arbetslöshetsersättningsärenden. Förhållanden i andra länder 187 kommer dock endast att bestå till slutet av 2002 då en statlig organisation kommer att vara ansvarig för den hantering som bedrivs av de fem privata bolagen. Skälet till att staten skall överta ansvaret är att den privata hanteringen väckt en omfattande debatt kring integritetsfrågor. Huvudregeln är att information inom olika sociala välfärdssystem som t.ex. socialförsäkring, studiestöd och arbetslöshetsförsäkring är sekretesskyddad. Detta innebär att sådan information inte kan lämnas vidare till någon annan. Sekretess gäller för offentlig information såväl i förhållande till annan myndighet, annan verksamhet inom myndig- heten som i förhållande till enskilda. Endast om det finns en skyldighet eller en tillåtelse i lag för en myndighet att lämna ut information till någon annan kan detta ske. Om det finns en sådan skyldighet kan information lämnas manuellt eller elektroniskt. I de fem bolag som administrerar arbetslöshetsersättning gäller sekretess i likhet med annan offentlig verksamhet. I pågår ett elektroniskt informationsutbyte mellan olika statliga och kommunala system som administrerar sociala förmåner. Ett elektroniskt informationsutbyte sker bl.a. mellan arbetslöshetsförsäkrings-, socialförsäkrings- och studie- stödssystemen samt mellan dessa och skatte- och socialbidrags- systemen. Det första och mest framgångsrika elektroniska systemet är Rinis (Routeringsinstituut voor internationale Informatiestromen) som inleddes . I detta informationsutbyte deltar även de fem bolag som administrerar arbetslöshetsersättning. I ett annat, uppstartat projekt, är det möjligt för kommunerna att, inom det sociala välfärdssystemen, ta del av information i annan verksamhet genom direktåtkomst till denna information. kommer kommunerna att vara skyldiga att inhämta information genom direkt- åtkomst. Dataskyddsdirektivet genomförs genom en lag som träder i kraft . Den lagen påverkar dock inte lagstiftningen om dataskydd för socialförsäkringsuppgifter. Syftet med skilda elektroniska informationsutbyten är att ett system på ett effektivt sätt kan kontrollera att lämnade uppgifter är riktiga genom att jämföra dem med registrerade uppgifter i ett annat system. Det finns en rättslig möjlighet att inom de system som utbyter information genom t.ex. Rinis kontrollera uppgifterna såväl inför ett beslut om utbetalning av en förmån som efter det att utbetalning skett. Kontrollen sker rutinmässigt i enskilda ärenden. Syftet är att kontrollera att utbetalning inte sker eller skett felaktigt, t.ex. från två eller flera system . Ett projekt har påbörjats som syftar till att vidarebefordra en ändring av uppgifter i ett system automatiskt till samtliga system som ingår i ett elektroniskt informationsutbyte. 188 Förhållanden i andra länder innebär att om t.ex. inkomstuppgifterna ändras i ett system vidarebefordras denna ändring till övriga system där uppgifterna behövs. Genom Rinis och liknande system kan informationsutbyte mellan olika verksamheter ske med en gemensam standard för datakommuni- kation. Endast den information som mottagaren behöver är tillgänglig för denne. Användaren söker information genom att använda ett identifikationsnummer som är individuellt för varje medborgare inom socialförsäkrings- och skattesystemen. Det elektroniska informationsutbytet sker endast inom den statliga och kommunala förvaltningen. har dock en översyn påbörjats av möjligheterna för de statliga välfärdssystemen att lämna viss information till privata institutioner. De privata institutionerna kommer att ansvara för återanpassningen av arbetslösa i arbetslivet. Översynen sker mot bakgrund av den principiella utgångspunkten att ett överlämnandet av förvaltningsuppgifter till privata institutioner förutsätter att dessa institutioner också har kännedom om vissa uppgifter om t.ex. sjukdomstillstånd, inkomst och handikapp. Frågan om hur de privata institutionerna kan förhindras att använda informationen i annat syfte än det för vilket de mottagit informationen, t.ex. genom att införa bestämmelser om sekretess i den privata verksamheten, utreds . Även frågan om privata institutioner skall ha möjlighet att söka information genom att använda sig av det ovan beskrivna personliga identifieringsnumret som varje medborgare har i socialförsäkrings- och skattesammanhang är under utredning. En genomgång av förhållandena i andra länder visar att det förekommer ett informationsutbyte mellan arbetslöshetsförsäkrings- systemet och t.ex. socialförsäkrings- och studiestödssystemen i de nordiska länderna och i vissa andra medlemsländer i EG, eller att i vart fall ett sådant informationsutbyte eftersträvas. Frågan om ett informationsutbyte är möjligt är bl.a. beroende på vilka regler för handlingsoffentlighet och sekretess som finns. Det är också beroende av om det är en myndighet eller ett privat organ som hanterar skilda socialförsäkringsersättningar och arbetslöshetsersättningen. Av de länder vi redovisat är det endast i som något rutinmässigt informationsutbyte inte sker mellan socialförsäkrings-, studiestöds- och arbetslöshetsförsäkringssystemen. Förhållanden i andra länder 189 I flera länder finns det även ett utbyggt elektroniskt informations- utbyte mellan socialförsäkrings-, studiestöds- och arbetslöshetsförsäk- ringssystemen. De informationsutbyten som sker rutinmässigt syftar till att säkerställa att riktiga beslut fattas. Jämförelsen med förhållandena framför allt i , och visar att dessa länder har kommit längre i arbetet med att effektivisera ärendehante- ringen genom elektroniska överföringar mellan systemen än vad vi har gjort i . Det förhållandet att arbetslöshetsförsäkringen administreras av privata organ i och i har därvid inte inneburit något hinder mot informationsutbyte mellan systemen. I finns ett utbyggt elektroniskt informationsutbyte som syftar till att säkerställa korrekta beslut i varje system. Systemet omfattar även de privata organ som administrerar arbetslöshetsförsäkringen. I pågår arbete med att införa en elektronisk informationsöverföring mellan socialförsäkrings- och arbetslöshetsförsäkringssystemen över Internet vilket innebär att mottagaren får direktåtkomst till uppgifterna hos utlämnaren. Möjlig- heten att överföra information på elektronisk väg genom direktåtkomst för kommunerna övervägs även i . Avslutningsvis sker även i en överföring till arbetslöshetskassorna, som i likhet med arbetslöshetskassorna i , är privata organ genom en efterhandskontroll som administreras av tillsynsmyndigheten. 11Behov av ett ökat utbyte av information i elektronisk form Vår bedömning: Ett ökat informationsutbyte leder till en effektivare ärendehantering, förbättrad service för den enskilde, en stärkt kontroll av statliga medel och förebyggande av felaktiga utbetalningar. I detta kapitel går vi igenom de skäl som talar för ett utökat informa- tionsutbyte i elektronisk form mellan de allmänna försäkringskassorna, RFV, CSN, länsarbetsnämnderna och arbetslöshetskassorna. I avsnitt 11.1–11.3 går vi igenom de skäl och behov som är gemen- samma. I avsnitt 11.4 fördjupar vi oss särskilt i arbetslöshetskassornas behov av ett utökat informationsutbyte. En förutsättning för ett ökat informationsutbyte är att det inte innebär ett oacceptabelt intrång i den personliga integriteten. Denna fråga behandlas närmare i kapitel 12. Ökade möjligheter till informationsinhämtning under ärendehantering- en leder i regel till en effektivare handläggning. och regeringen har vid ett flertal tillfällen ställt krav på en effektivare ärendehantering inom framför allt socialförsäkringssystemet men även inom studiestödssystemet. och regeringen har framhållit att ärendehanteringen inom socialförsäkringen måste förbättras och effektiviseras genom hög kvali- tet på beslut och beslutsunderlag och genom stärkt kontroll av utbetalda medel (prop. 1997/98:41, bet. 1997/98:SfU8, rskr. 1997/98:153; jfr bet. 1997/98:SfU1, rskr. 1997/98:111 och bet. 1998/99:SfU1, rskr. 1998/99:101). 194 Behov av ett ökat utbyte av information i elektronisk form Regeringen har i de senaste årens regleringsbrev uppdragit åt RFV att förbättra kvaliteten i ärendehandläggningen hos försäkrings- kassorna. I budgetpropositionen konstaterade regeringen att RFV:s verksamhet kännetecknats av stora satsningar på att införa det reformerade ålderspensionssystemet och på att anpassa IT- systemen och att därför andra uppgifter fått stå tillbaka. Regeringen menade att målet att RFV skall se till att rättssäkerheten, likformigheten och kvaliteten säkerställs inom försäkringstillämp- ningen inte hade uppfyllts (prop. 1999/2000:1, utgiftsområde 10). Mot bakgrund dels av resultatet av den granskning som revisorer utförde och som redovisades i rapporten försäkringens administration – kostnader och produktivitet (Rapport 1998/99:1), dels av kritik som framförts av JO, beslutade att regeringen skulle ge RFV i uppdrag att fördjupa och konkretisera utvecklingsarbetet inom socialförsäkringen för att höja kvaliteten och därmed rättssäkerheten i ärendehandläggningen (bet. 1998/99:SfU7, rskr. 1998/99:230). Regeringen har lämnat ett sådant uppdrag åt RFV i regleringsbrevet . tillsattes en utredning i syfte att se över CSN:s verksamhet och möjligheterna att effektivisera den. – En myndighet i ständig förändring (SOU 1998:131) konstaterade utredningen inledningsvis att CSN fått en kraftig utökning av antalet ärenden. Utredningen lämnade förslag till effektivisering av CSN:s verksamhet och av förändringar rörande IT-systemen. Regeringen har i regleringsbrev ställt uttryckliga krav på en rationell och effektiv ärendehantering av studiestödet. Möjligheten för och regeringen att ställa krav på en effektivisering av arbetslöshetsförsäkringen är begränsad eftersom den administreras av privaträttsliga organ. Insatserna har från statsmaktens sida begränsats till en förstärkning av AMS tillsynsfunktion. För såväl myndigheterna som de allmänna försäkringskassorna och arbetslöshetskassorna ställer en önskan om effektiv ärendehantering krav på att utredningen i ärendena har en hög kvalitet och att besluten blir riktiga. Det krävs vidare att handläggningen är snabb. Bland annat statsmakternas krav på en effektiv ärendehantering har fått till följd att myndigheter och andra organ som hanterar statliga medel har ett ökat behov av att på ett rationellt och enkelt sätt inhämta nödvändiga uppgifter såväl från den enskilde som från andra. Utvecklingen av IT och av elektroniska tjänster över Internet har i det sammanhanget Behov av ett ökat utbyte av information i elektronisk form 195 öppnat nya möjligheter att förenkla ärendehanteringen. Utvecklingen går mot ärendehanteringssystem där alla handlingar i ett ärende skall kunna hanteras och lagras elektroniskt. Denna utveckling är svår att förena med dagens rutiner, som ofta innebär att skriftliga intyg utfärdas av en myndighet och av den enskilde ges in till den beslutande myndigheten. Enligt vår uppfattning måste de möjligheter till ett ökat elektroniskt informationsutbyte som dagens teknik medger i ökad utsträckning tas till vara. Detta leder till att resurser som tas i anspråk för rutinärenden kan frigöras för andra angelägenheter. En genomgång av de system som är aktuella i utredningen visar att det genom ett utökat informationsutbyte finns goda möjligheter att avsevärt öka effektiviteten hos framför allt arbetslöshetskassorna men även hos de allmänna försäkringskassorna, länsarbetsnämnderna och CSN. Pappershantering kan ersättas med modern teknik och handläggningstiderna kan förkortas genom tidsbesparande och enkla rutiner för informationsutbyte med andra. 11.1.3Exempel på effektiviseringar genom elektroniskt informationsutbyte Den elektroniska överföringen från länsarbetsnämnderna till arbetslös- hetskassorna av uppgifter om de som är anmälda som arbetssökande vid arbetsförmedlingen (se avsnitt 5.2) leder enligt AMS uppskattning- ar till en tidsbesparing för länsarbetsnämnderna per ärende när rutinen tillämpas fullt ut av samtliga arbetslöshetskassor. Med utgångspunkt från det totala antalet ersättningstagare , dvs. cirka 790 000 personer, leder rutinen till en kostnadsbesparing för länsarbetsnämnderna på . Ett annat exempel är den effektivisering som har skett i ärenden om utbildningsbidrag genom den elektroniska förbindelse som upprättats mellan länsarbetsnämnderna och arbetslöshetskassorna samt RFV och de allmänna försäkringskassorna (se avsnitt 5.6). Fram överfördes uppgifter i sådana ärenden manuellt. Det gick till så att arbetsförmedlingen beslutade om en åtgärd med utbildningsbidrag. Den enskilde fick hemsänt en blankett från som denne i sin tur måste skicka till sin arbetslöshetskassa för fastställande av dagpenningen. Sedan arbetslöshetskassan beräknat aktuell dagpenning skickades intyget tillbaka till den sökande som sedan hade att skicka intyget till sin försäkringskassa. Eftersom detta system ledde till förseningar i ärendehanteringen kom de allmänna försäkringskassorna att fatta preliminära beslut, som av många sökande av uppfattades som det slutgiltiga. Den elektroniska rutin som ersatt detta 196 Behov av ett ökat utbyte av information i elektronisk form förfarande har bedömts innebära en tidsbesparing vid arbetsförmed- lingarna på 2,5 till 7 minuter och en kostnadsbesparing i arbetsförmed- lingsverksamheten på . RFV har bedömt att den elektroniska rutinen avseende utbildningsbidrag innebär en tidsbesparing för de allmänna försäkringskassorna med och en kostnadsbesparing på . Slutligen kan som exempel nämnas den elektroniska informations- överföring som sker från arbetslöshetskassorna till RFV och de allmänna försäkringskassorna (avsnitt 5.7). RFV uppskattar att de allmänna försäkringskassorna har behov av att göra förfrågningar i cirka 500 000 ärenden i de förmånsslag som den elektroniska rutinen omfattar. I kapitel 18 redogör vi för fler exempel på förbättrad effektivitet vid ett utökat elektroniskt informationsutbyte. 11.2Förbättrad service för den enskilde Med ett ökat informationsutbyte kan handläggningstiderna för ett ärende minskas och beslut om skilda förmåner fattas snabbare. Servicen till den enskilde kan därigenom förbättras. Vidare kan antalet återkravsärenden reduceras. För den enskilde kan det vidare innebära en fördel att själv slippa ombesörja att myndigheter, allmänna försäkringskassor eller arbetslös- hetskassor har en fullständig utredning i ärendet och att uppgifterna kontinuerligt uppdateras så att beslutsunderlaget är aktuellt. Vår uppfattning är att många finner det otidsenligt att behöva rekvirera intyg från en myndighet för att ge in det till en annan myndighet, i synnerhet om det krävs ett personligt besök vid någon av myndigheterna. Man får förmoda att detta för många, i synnerhet bland de yngre, kommer att kännas alltmer främmande i takt med att den snabba IT-utvecklingen gör att människor vänjer sig vid helt andra vägar för informationsöverföringar. I bidrags- och ersättningsärenden är behovet av skyndsam handläggning särskilt angeläget. För en sökande kan det vara mycket besvärande att behöva vänta på den första utbetalningen av arbetslöshetsersättning eller studiestöd. Som exempel kan nämnas att en arbetslöshetskassa genom den elektroniska överföringen från länsarbetsnämnderna av uppgifter om anmälda arbetssökande (avsnitt 5.2) innebär att arbetslöshetskassorna kan påbörja handläggningen av ett arbetslöshetsersättningsärende tidigare. Behov av ett ökat utbyte av information i elektronisk form 197 Ett annat exempel är att en arbetslöshetskassa i av alla s.k. nyprövningsärenden har behov av att brevledes eller genom telefon ta kontakt med den allmänna eller CSN i syfte att kontrollera de av den sökande lämnade uppgifterna. Om detta förfaran- de kan ske på elektronisk väg leder det självfallet – utöver effektivitets- förbättringar – till att handläggningstiderna i arbetslöshetsersättnings- ärenden minskar och att ersättning snabbare kan betalas ut till den sökande. Ett annat exempel på hur en redan genomförd elektronisk rutin har förbättrat servicen är det informationsutbyte avseende utbildnings- bidrag som vi beskrivit i föregående avsnitt och som har inneburit att den enskilde snabbare kan få utbildningsbidrag med rätt belopp och slipper de problem som följer av preliminära utbetalningar. Ett utökat elektroniskt informationsutbyte minskar dessutom behovet av att få in intyg från den enskilde. Detta är i sin tur en nödvändig förutsättning för en ökad användning av elektroniska ansökningsblanketter och ansökningar över Internet. Utöver den förbättrade service som detta i sig leder till, uppnår man även andra förbättringar. Som exempel kan nämnas det IT-stöd som finns tillgängligt för ifyllande på elektronisk väg av blanketten Anmälan om arbetslöshet på arbetsförmedlingarna och det IT-stöd som Akademikernas Erkända Arbetslöshetskassa tillämpar för elektroniska kassakort (avsnitt 9.7). Genom blankettstödet kan den enskilde försäkra sig om att ha fyllt i blanketten på ett korrekt sätt och därmed få arbetslöshetsersättning utbetalad snabbare. I nästan hälften av alla arbetslöshetsersättningsärenden är de manuellt ifyllda blanketterna för anmälan om arbetslöshet felaktigt ifyllda. Av de manuellt ifyllda kassakorten är av alla ärenden ofullständigt ifyllda, dvs. uppgifter saknas på kassakortet. Av de fullständigt ifyllda kassakorten är ytterligare 2–felaktigt ifyllda på så vis att lämnade uppgifter är motstridiga. Det kan vara fallet om en person fyllt i som arbetsdag och sjukdag. Detta får till följd att blanketterna respektive kassakorten måste skickas tillbaka för komplettering och rättning innan utbetalning kan ske. Elektroniska rutiner för inhämtande av information i skilda förmånsärenden ligger i linje med den utveckling av elektroniska tjänster som sker inom den offentliga förvaltningen såväl i som i många av våra grannländer (se kapitel 9 och 10). Den enskildes kontakt med myndigheten förenklas genom möjligheten att när som helst kunna besöka myndighetens webb-plats. kan det t.ex. vara möjligt att anmäla arbetslöshet, ansöka om socialförsäkringsförmåner samt lämna in en försäkran om studier över Internet. Hos de allmänna försäkringskassorna är det 198 Behov av ett ökat utbyte av information i elektronisk form möjligt att via Internet göra anmälningar om vissa socialförsäk- ringsförmåner, t.ex. anmälan om föräldrapenning och sjukanmälan. 11.3Kontroll av statliga medel