sou · GOB3102d1 · 2001-01-01 00:00:00 — I ett avtal som senare reviderats ett antal gånger mellan staten genom dåvarande och näringslivet genom exportföreningen drogs riktlinjerna upp för som skulle bli det centrala organet för planering, samordning och genomförande av åtgärder för att främja export från . fick bl.a. i uppgift att samordna den kommersiella delen av handelssekreterarkontoren, att sluta samarbetsavtal med utlandshandelskamrar samt att samråda med UD om den kommersiella verksamheten vid ambassader och konsulat. Huvudmännen beslöt dock efter en utvärdering att permanenta från . tog över administrationen av handelssekre- terarverksamheten från dåvarande . Detta skedde enligt lagen (1975:490) om beslutanderätt för beträffande handelssekreterare m.m. I denna lag stadgas även att förvaltningslagen skall tillämpas vid handläggning av ärenden. fick rådet även s.k. funktionell direktivrätt gent- emot utrikesrepresentationen i fråga om exportfrämjande åtgärder (prop. 1979/80:16). Direktivrätten som inkluderades i nyssnämnda lag innebär att får planera och leda exportfrämjande verksamhet även vid . I propositionen om statens roll i den exportfrämjande verksam- heten vid exportråd (prop. 1991/92:108-se avsnitt 3.2) behandlades flera centrala frågor rörande exportfrämjandet, där- ibland verksamhetens inriktning och organisation. I propositionen angavs bl.a. att selektiva åtgärder borde begränsas till områden där det finns samhällsekonomiska motiv för statliga insatser och att företagen själva borde stå för en större del av kostnaderna för exportfrämjande aktiviteter. Propositionen ledde till att det statliga anslaget till halverades (uttryckt i fast penningvärde). har genomgått stora förändringar, till följd av minskade statliga anslag och förändringar i omvärlden. Nedskärningen av det statliga anslaget medförde att vissa aktivite- ter minskade i omfattning, upphörde eller finansierades på annat sätt. Möjligheterna att stödja enskilda företags deltagande i vissa aktiviteter minskade därmed. Några kontor utomlands lades ned. De minskade resurserna ledde till att den statligt finansierade verk- samheten kom att koncentreras på information och allmän rådgiv- ning. Även om den statligt finansierade verksamheten minskat i om- fattning (både i absoluta och relativa tal) jämfört med , har verksamhetsvolymen varit någorlunda . Detta beror på att intäkterna från konsultverksamheten ökat och kompenserat för det minskade statliga anslaget. har verksamheten vuxit i volym både till följd av sär- skilda statliga anslag och ökad konsultverksamhet. har vidare verksamheten i ökat i omfattning. Arbetssättet har kraftigt förändrats. Hemsidan som tillkom 1996 har blivit ett viktigt sätt att sprida marknadsin- formation. Vidare har ett mer systematiskt sätt att dokumentera förfrågningar och återanvända information (det s.k. BUMS-busi- ness inquiry management system) införts. har genom det statliga basuppdraget (som finan- sieras med budgetmedel) och den s.k. funktionella direktivrätten hanterat vad som kan liknas vid en myndighetsuppgifter. Därut- över har bedrivit verksamhet som finansierats av före- tagen själva. Den sistnämnda har karaktär av kommersiell konsult- verksamhet. Grunden för är det avtal mellan staten och näringslivet företrätt av allmänna exportförening som ingicks när bildades . Avtalet (se bilaga 2) har ändrats ett antal gånger, . Det reglerar rådets uppgifter, sammansättningen och tillsättandet av styrelsen och det s.k. repre- sentantskapet, finansieringen samt vissa övriga frågor. Avtalet är godkänt av . Smärre ändringar kan fastställas av reger- ingen efter godkännande av exportföreningen återspeglar på vissa punkter eller återger mer eller mindre ordagrant skriv- ningar som återfinns i ovannämnda proposition eller i förord- ningar. I avtalet sägs inledningsvis att Rådets uppgift är att initiera, pla- nera, samordna, marknadsföra och genomföra åtgärder för att främja svensk export och internationalisering i samband med export. Rådet skall särskilt 1) insamla, bearbeta och tillhandahålla marknadsinformation, 2) lämna råd i samband med export och internationalisering som leder till export, stimulera och stödja kol- lektiva och enskilda exportansträngningar. Vidare stadgas att Rådet skall planera och leda handelssekreterarnas verksamhet och exportfrämjande verksamhet inom utrikesrepresentationen. I avtalet sägs också att staten till rådet kan även i övrigt efter över- enskommelse mellan parterna delegera statliga förvaltnings- uppgifter på sätt som anges i lag eller annan författning. Det framgår av avtalet att staten för sådana uppgifter skall ställa medel till förfogande. skall till regeringen avge en anslags- framställan för den verksamhet som finansieras av staten liksom redovisa användningen av sådana medel. Det skall samarbeta med andra organ som med statliga medel genomför eller låter genom- föra exportfrämjande insatser och skall samråda med UD vid planering av uppgifter där utrikesrepresentationens medverkan behövs. kan ingå avtal om den exportfrämjande verksamheten med svenska handelskamrar i utlandet. Vidare sägs att leds av en styrelse med åtta ledamöter med erfarenhet inom exportområdet. Hälften utses av regeringen och hälften av allmänna exportförening. Styrelsen utser inom sig ordförande och vice ordförande. För diskussioner mellan huvudmännen i övergripande frågor finns ett forum som benämns representantskapet. Till detta utser vardera parten högst fyra ledamöter, däribland statssekreteraren med ansvar för utrikeshandelsfrågor och ordföranden i allmänna exportförening. Representantskapet bör, sägs det, sammanträda minst . Rådet skall enligt avtalet finansieras med statliga medel, avgifter för abonnemang samt andra inkomster i verksamheten. Staten skall, sägs det, utifrån en samhällsekonomisk bedömning, bidra till rådets finansiering av upplysnings- och rådgivningsverk- samhet samt vissa specificerade projekt/aktioner, i samverkan med företag. Formuleringarna är desamma som i ovannämnda proposi- tion. Det sägs också att mot avgift är skyldigt att utföra tjänster som begärs av svenska myndigheter. Det finns vidare bestämmelser om hur abonnemangsavgiften (kallas numera medlemsavgiften) skall beräknas. Vidare sägs att kan bedriva aktions- och uppdragsverksamhet som finansieras med medel från företagen. Avtalet anger också att alla företag får anlita , han- delssekreterare och utrikesrepresentationens exportfrämjande verksamhet samt de handelskamrar som ingått avtal med. Medlemmar får dock rabatt på avgifter. Det framgår också att rådets verksamhet regleras av stadgar (se avsnittet nedan). Enligt avtalet om mellan svenska staten och allmänna exportförening regleras verksamheten också av stadgar (se bilaga 2). Dessa fastställs av regeringen efter godkännande av allmänna exportförening. Nuvarande stadgar fastställdes . Av stadgarna framgår uppgifter som centralt serviceorgan för exportfrämjande åtgärder. Där framgår också att skall planera och leda handelssekreterarnas verksamhet och exportfrämjande verksamhet inom utrikesrepresentationen. Det framgår också att, efter överenskommelse mellan parterna, statliga förvaltningsuppgifter på sätt som anges i lag eller annan författning, kan delegeras till rådet. Sådana uppgifter finansieras med medel som staten ställer till förfogande. I stadgarna regleras även ansvarsfördelningen mellan styrelsen och VD, villkoren för när styrelsen är beslutför samt förfarandet vid brådskande beslut. Det finns också bestämmelser om ärendens handläggning, räkenskaper och revision. har en styrelse på åtta personer. Styrelsen består f.n. av fem representanter från företag, en från fackföreningsrörelsen, en från en myndighet och en från . Ledamöterna utses i taget. Staten representeras i styrelsen av en person från näringslivet, en från en myndighet, en från fackförenings- rörelsen och en från . Tre av dessa är kvinnor och en man. allmänna exportförenings fyra representanter är hämtade från föreningens styrelse. Två av dessa kommer från större företag varav en är ordförande och två från medelstora företag. Alla dessa är män. UD har en adjungerad ledamot som har yttranderätt men inte deltar i besluten. Styrelsen utser inom sig ordförande och vice ordförande. Praxis är att ordföranden utses bland de av exportföreningen medan vice ordföranden hämtas från de av staten utsedda ledamöterna. Styrelseledamöterna är alla mellan ca 50 och med en genomsnittsålder på . De har i genom- snitt suttit i styrelsen . Styrelsens sammansättning framgår av bilaga 6. Styrelsen sammanträder enligt stadgarna minst . VD deltar i styrelsens möten men har inte rösträtt. all- männa exportförening presenterar till skillnad från staten skriftliga policypapper till nya styrelseledamöter. Ingendera huvudmannen ger normalt instruktioner inför enstaka möten. Såvitt utredningen erfarit förekommer ingen samordning inför möten, varken bland de av staten eller allmänna exportförening . Representantskapet är ett organ utöver styrelsen. Avsikten är att övergripande strategiska frågor och frågor av huvudmannakaraktär skall diskuteras där. Tanken med detta har varit att göra styrelsen mer operativ. Även till detta organ utser vardera huvudmannen hälften av de högst åtta ledamöterna. Staten har haft som praxis att bl.a. utse statssekreteraren för handelsfrågor liksom den för ansvarige enhetschefen till två av sina ledamöter. Den återstående ledamoten har hämtats från . Den andra huvudmannen representeras av fyra personer från allmänna exportförenings styrelse. Representantskapet bör enligt avtalet sammanträda . Sammansättningen av repre- sentantskapet framgår av bil. Stabsfunktioner (Vice VD) Den operativa verksamheten är organiserad i fyra enheter: (inkl. , , ), (inkl. ), (inkl. ) samt enheten Småföretagsprogram och Branschsamverkan. De tre utlandsregionerna har vardera ett litet kansli i och omfattar därutöver i respektive region. Störst av dessa regioner både i och på fältet är region . Hemmakanslierna för rådets utlandsorganisation omfattar dels två regionchefer (för region och ) och dessas medarbetare. och Branschsamverkan (f.d. region ) har omfattat ett centralt kansli samt fyra region- kontor (, , och ) med under- kontor på åtta orter. Den kommer framöver att i stället organiseras efter program/projektansvar. Enheten omfattar funktionerna småföretagsprogram och branschsamverkan och kommer att utgöra nav för småföretagsprogrammet. Sektionen för bransch- samverkan hanterar tolv olika samverkansgrupper (se avsnitt 5.8.11) liksom tre större och ett mindre branschprogram- Förädlade livsmedel, , miljöteknikexport samt teknik och utrustning för den skogs- och trärelaterade sektorn i nordvästra ). samarbetar på 20 orter i landet med främst och handelskammare inom ramen för exportcentrum (se avsnitt 6.4). Därutöver finns olika stabsfunktioner och en export- informationsenhet. Staberna omfattar följande funktioner- business controller, ekonomi och administration, elektroniska affärer, information, IT, kontor/inköp och personal. Totalt arbetar drygt 30 personer på dessa funktioner. Störst är ekonomi- funktionen som har 12 medarbetare. Exportinformationsenheten har ca 30 medarbetare. Den om- fattar infocenter-11 personer, exportteknik-9 personer, elektro- niska affärer-4 personer samt projektexport, internationell upp- handling och finansiering-6 personer. Därtill finns en särskild enhet för projektet som utför på uppdrag av staten och som finansieras ur den andra s.k. Östersjömiljarden. Denna är placerad inom region . Utöver detta finns en liten sektion för utbildning som benämns Internationell Affärskompetens. Ledningen består av en verkställande direktör och dennes ersättare. Vice VD är också chef för region (inkl. , och ) och chefen för region är också ansvarig för enheten Småföretagsprogram och Bransch- samverkan, cheferna för region och är liksom chefen för verksamheten i placerade i medan chefen för är handelssekreterare med placering i . Samtliga tre regionchefer ingår i ledningsgruppen på åtta personer som också omfattar verkställande direktören samt ekonomi-, informations-, IT- och personalcheferna. Det finns normalt tre personer i ledningsgruppen som var och en har ansvar för ett av de tre verksamhetsområdena exportinformation, export- utveckling och exportkonsulting (se avsnitt 5.8). F.n. ligger ansvaret för exportinformation på VD. Antalet anställda i var knappt 150 . är i utlandet på olika sätt representerat på drygt 50 orter i ca 40 länder. I , , , och finns mer än ett kontor. Av de ca 50 kontoren är 23 handelssekreterar- kontor, tio filialer eller liknande till dessa, tre egna bolagskontor samt två fristående företag. Därutöver är det i fem fall handels- kammare som helt eller delvis utför tjänster på uppdrag av export- rådet. har egen personal placerad på sex ambassader. Närvaron i olika länder framgår av nedanstående förteckning. , , , , , , , , # , # # Personal finansierad av Förteckningen visar att närvaron är klart störst i närområdet. I finns på 27 platser och här finns 17 av de 23 handelssekreterarkontoren. Närvaron i andra regioner är mer begränsad och främst koncentrerad till de större marknaderna för svensk export, t.ex. och i , , och i och i . De övriga kontoren för- delar sig på följande sätt: tio kontor i (därav tre handels- sekreterarkontor), sju i (därav en handels- sekreterare), två i vardera , och (varav ett handelssekreterarkontor) samt ett handels- sekreterarkontor i . I det stora antal länder där inte har eget kontor eller samarbetsavtal med en handelskammare är det utrikesför- valtningens utsända och lokalanställda personal som under export- rådets ledning arbetar med exportfrämjandet. På olika sätt finns det således en svensk exportfrämjande verksamhet i över 100 länder. roll i exportfrämjandet beskrivs i kapitel 4. Antalet anställda i utlandsorganisationen uppgick till ca 270 personer, dvs. av den totala personalen. Andelen anställda utomlands har ökat . Två tredjedelar av de anställda finns i inkl. och en fjärdedel därav i . Därefter kommer med och med av de anställda. I andra regioner finns bara drygt 20 anställda. De fem största utlandskontoren var i början av detta år (19 anställda), (16 anställda) och , och med vardera 13 anställda. typiska utlandskontor är relativt litet med ca fem anställda. anser f.ö. att minst fem anställda bör finnas på ett kontor. Detta anses som en miniminivå för att kunna bedriva arbetet på ett rationellt och kostnadseffektivt sätt. Denna nivå bedöms också normalt nödvändig för att ha och behålla tillräcklig kompetens och sörja för kontinuitet i verksamheten. leds i de flesta fall av en handels- sekreterare. I juridisk mening är en handelssekreterare en statlig myndighet. I ovannämnda lag (1975:490 om beslutanderätt för exportråd beträffande handelssekreterare m.m.) sägs bl.a. att får planera och leda handelssekreterares verksamhet enligt regeringens föreskrifter. Detta innebär att viss myndighets- utövning delegerats till . Föreskrifter för styrningen av handelssekreterarna har meddelats i en förordning (1975:491). Däri sägs att skall lämna anvisningar beträffande verksamhetsplanering och vidare ange uppgifter, fördela resurser och meddela andra liknande föreskrifter för verksamheten. Det finns vidare en särskild förordning (1988:1093) med instruktion för handelssekreterarna. Denna stadgar bl.a. att handelssekreterare förordnas av regeringen efter anmälan av och att andra tjänster på kontoret tillsätts av handelssekreteraren efter godkännande av . Vidare nämns att handelssekreteraren är underställd beskickningschefen i mottagarlandet när det gäller förbindelser med verksamhetslandets myndigheter. Det nämns också vilka uppgifter som åligger handelssekreterare, nämligen att främja svensk export till det område som förordnandet avser. Detta specificeras som råd och annan hjälp i fråga om marknadsföring av svenska varor och tjänster. Det sägs vidare att handelssekreteraren på eget initiativ skall undersöka marknadsläget för olika varor och tjänster samt medverka till marknadsföring av dessa. Handelssekreterare skall samverka med den svenska utrikesrepresentationen och med de svenska handelskamrar som träffat avtal med om exportfrämjande verksamhet. Handelssekreterarna får besluta om kostnader för verksamhetens genomförande, ifråga om exportinformation och export- främjandeprojekt enligt uppgjord budget och i övrigt inom ramen av de medel som inflyter i deras uppdragsverksamhet eller på annat sätt. I mån av behov och tillgång på medel får handelssekreterarna anlita utomstående för särskilda uppdrag. Handelssekreterare skall ta avgifter för sina tjänster enligt grunder som fastställs av regeringen. Regeringen har genom det årliga regeringsbeslutet överlåtit åt att fastställa prispolicy för handels- sekreterarnas debiterbara verksamhet. Eftersom handelssekreterarna är myndigheter gäller särskilda regelverk för verksamheten. En handelssekreterare måste vara svensk medborgare. Vidare gäller att handelssekreteraren liksom andra utsända på kontoret är offentliganställda. Dessa anställs enligt ett statligt avtal för utlandsstationerade arbetstagare med arvodesanställning (benämns U-ARV). Detta innebär skatt- skyldighet i och rätt att uppbära utlandsförmåner på samma sätt som anställda i utrikesförvaltningen. En annan konsekvens av att vara myndighet är att man skall tillämpa lagen om offentlig upphandling. Handelssekreteraren (men ingen annan på kontoret) anmäls normalt som diplomat i tjänstgöringslandet (trade commissioner e.d.) ifall detta accepteras av värdlandet. En förutsättning är i de flesta fall att det finns en svensk utlands- myndighet på samma ort. Diplomatisk anmälan innebär att handelssekreteraren omfattas av regler och av värdlandet uppfattas som en del av ambassaden. Detta gäller även om man inte har lokalgemenskap med utlandsmyndigheten. Wien- konventionen sätter vissa begränsningar för vad handelssekre- teraren kan göra. Det är regeringen som utser handelssekreterare. Rekryteringen sköts dock i huvudsak av som föreslår en kandidat för . Handelssekreterare utses normalt för en period av med möjlighet till förlängning. De rekryteras numera som regel från näringslivet och återgår sedan till tjänstgöring på den privata sidan. Jämfört med har genomsnittsåldern på handelssekreterare sänkts. Handelssekreterarna har konsult- och projekt- ledarprofil. 5.7.2Filialkontor av olika slag har som ovan nämnts i några länder mer än ett kontor. I (), () och (och ) är kontoren filialer till huvudkontoret. Övriga extrakontor i (), (, , och ) samt kontoret i är representationskontor eller dotterbolag () som ägs av . Dessa kontor utom det i är fristående från handels- sekreterarkontoren men utgör komplement till dessa. De har bildats för att i eget namn kunna utföra vissa kommersiella uppgifter. I finns vid sidan av ambassaden som har en omfattande debiterbar verksamhet. Chefen för dessa kontor utses av respektive företags styrelse. I dessa bolagsstyrelser sitter endast representanter för . Av nuvarande sex BSO-chefer är en svensk och fem utländska medborgare. Det kan nämnas att tjänsten Business Support Office (BSO) som erbjuds på nyssnämnda orter finns på nästan alla egna utlandskontor, dock utan att särskilda bolag bildats för ändamålet. BSO-tjänsten innebär i princip att ett företag hyr viss konsulttid, ibland också visst kontorsutrymme. Tjänsten BSO som är uppdelad i flera steg utgör i första hand en hjälp vid etablering. I tre fall, , och , utgörs av ett bolag som ägs av . Skälen till detta har varierat. I ett fall har man velat pröva hur det fungerar att driva verksamheten i denna form i ett läge där det funnits möjlighet att rekrytera en kompetent inhemsk medborgare som kontorschef. I övriga båda fall har man tvingats ombilda handelssekreterar- kontoret till bolag eftersom utlandsmyndigheten på orten lagts ner och värdlandet inte längre accepterat närvaro av ett handels- sekreterarkontor. Av nuvarande tre bolagschefer är två svenska och en utländsk medborgare. Ett bolagskontor förestås av en VD som utses av styrelsen i respektive bolag. I dessa bolags styrelser sitter endast representanter för . I motsats till vad som gäller för handelssekreterare finns inga bestämmelser som reglerar hur en bolagschef skall utses, verksamheten bedrivas, kopplingen till den svenska utlandsmyndigheten se ut och samarbetet med andra svenska aktörer äga rum etc. Bolagscheferna kan inte anmälas på diplomatlistan och är inte underställda ambassadören vad gäller kontakter med värdlandets myndigheter. Det faktum att man representeras av ett bolag medför automatiskt att man omfattas av respektive lands lagar och bestämmelser om t.ex. beskattning, bokföring och anställning. 5.7.4Handelskammare och övrig representation I fem länder är det en handelskammare som på uppdrag utför tjänster åt och erhåller ersättning för detta, bl.a. medel ur anslaget för det statliga uppdraget. I och är det handelskammaren som vad gäller alla tjänster representerar i landet. I och är det handelskammaren i och som fått i uppdrag att i viss utsträckning svara för tjänster för räkning. dessa fall handelssekreteraren i landet som ingått denna överens- kommelse. I två fall, och , representeras av lokala bolag som får viss ersättning för att lämna exportinformation. Dessa bolag ägnar sig inte på heltid åt export- främjande verksamhet utan har också sin egen verksamhet. indelar sin verksamhet i tre delar: 1.exportinformation (kallades tidigare exportservice). Är avgifts- fri och finansieras med statliga medel och medlemsavgifter. Bedrivs både i och utomlands. Finansieras både med statliga och andra offentliga medel och avgifter. Bedrivs nästan bara i . Finansieras med konsultintäkter från företag. Bedrivs bara utomlands. Exportinformation står för knappt en tredjedel av omsättningen och av det statliga uppdraget. Den är avgiftsfri och öppen för alla företag och inte speciellt anpassad för någon speciell typ av företag. Den finansieras till större delen av medel från det statliga basanslaget men till viss del även med medlemsavgifter. Den kan indelas i dels efterfrågestyrd rådgivning där företagare m.fl. kan få svar på frågor om export m.m., dels uppsökande rådgivning där i samband med mässor och konferenser etc. går ut och informerar företag om exportmöjligheter. Exportinformation tillhandahåller information för att underlätta företagens export, t.ex. om affärsmöjligheter, tullar och andra exportregler samt exportfinansiering. Exportinformation är också en viktig informationskälla för övriga delar av och andra aktörer som främjar svensk export. Exportinformationen har vidare till uppgift att hjälpa svenska företag att etablera sig på andra mark- nader, överbrygga skillnader i affärskultur och hjälpa etablerade exportörer att utvecklas och växa. I exportinformationen utomlands ingår att besvara förfrågningar från stationeringslandets företag m.fl. om lämpliga svenska leverantörer m.m. Verksamheten bedrivs som ovan nämnts både i och utlandet och är organisatoriskt och budgetmässigt skild från övrig verksamhet. I och på främst större utlandskontor finns det personer som enbart arbetar med exportinformation. På mindre kontor måste vissa personer dela sin tid mellan exportinformation och andra uppgifter. Ett viktigt inslag och hjälpmedel i detta arbete är den hemsida som utvecklat . Stora resurser har satsats på detta och utnyttjandet har ökat (se avsnitt 5.8.5). har utarbetat skriftliga riktlinjer på detta område både för sitt infocenter i och utlandskontoren. Syftet har varit att tydliggöra skillnaden mellan exportinformation och konsultverksamheten och också tillse att verksamheten bedrivs på ett genomtänkt sätt som i huvudsak skall vara gemensamt för olika kontor. I riktlinjerna för utlandet som i första hand avser mottagande exportinformation sägs bl.a. att verksamheten avser förädling av information och affärsförmedling. Förädlingen görs, sägs det, med utgångspunkt i företagens behov och situation.