prop · GO03117 · 2001-01-01 00:00:00 — De förslag som och nu fört fram behöver analyseras närmare och kan därför inte behandlas här. Regeringen utgår dock från att fortlöpande kommer att undersöka möjligheterna att förenkla och förbättra den nu föreslagna administrativa ordningen för verksamheten med bouppteckningar. Regeringens förslag föranleder ändringar i 1 § skatteregisterlagen samt 1 kap. 4 § och 2 kap. 3 § lagen om behandling av uppgifter inom skatteförvaltningens beskattningsverksamhet. 4.3 Vilka uppgifter skall registreras? Regeringens förslag: Uppgifter om bouppteckning eller dödsboanmälan, dödsbodelägare, tillgångar och skulder samt övriga uppgifter som behövs i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan enligt skall behandlas automatiserat. förslag: Överensstämmer i huvudsak med rege-ringens förslag. Remissinstanserna: Merparten av remissinstanserna har lämnat förslaget utan erinran. Datainspektionen påpekar att bestämmelserna i om registrering av bouppteckningar avser pappersdokument och att det är en bestyrkt kopia av det dokumentet som skall förvaras hos skattemyndigheten. Skattemyndigheternas verksamhet kan enligt Datainspektionens mening inte anses motivera att man scannar in bouppteckningar och lägger upp dem som elektroniska handlingar. Det är en avsevärd skillnad i tillgängligheten till uppgifter i bouppteckningar om exempelvis en efterlevandes tillgångar från ett centralt, databaserat register med elektroniska handlingar hos skatteförvaltningen och den nuvarande hanteringen hos tingsrätterna. Om beskattningsverksamheten skulle bedömas motivera att bouppteckningar tas in som elektroniska handlingar anser inspektionen att man måste överväga rättsliga sökbegränsningar till skydd mot integritetskänsliga sammanställningar. Kammarkollegiet ifrågasätter om man inte i förslaget till ändring i skatteregisterlagen förutom hänvisningen i 7 § 3 till skattebetalningslagen måste ha en hänvisning till lagen om arvsskatt och gåvoskatt. Skälen för regeringens förslag: När en handling kommer in till skattemyndigheten skall den ankomstregistreras. Enligt förslag skall detta ske med hjälp av automatiserad behandling. Uppgifter om dödsbodelägare, äktenskapsförord, testamente, försäkringar eller arvsavstående samt bouppteckningens uppgifter om tillgångar och skulder skall också registreras. Detsamma gäller övriga uppgifter som behövs i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan enligt . Tillgångarna skall dock inte registreras i detalj utan i grupper som exempelvis lösöre, aktier och fastigheter. Beräkning av bodelningsandel, värdet på giftorättsgods m.m. skall göras på grundval av de uppgifter som registrerats. Eventuell sammanläggning skall göras med uppgifter från bouppteckningen, eventuella tidigare ärenden i arvsskattesystemet och skattemyndighetens gåvoskatteregister. Den registrering av uppgifter som nämnts nu och som får behandlas i arvsbeskattningsverksamheten är av annat slag än den scanning av bouppteckningar med tillhörande bilagor som behandlas i avsnitt 4.2. Sådana elektroniska handlingar lagras endast som en bild. Det är alltså inte möjligt att med automatiserad behandling söka fram någon speciell uppgift i den elektroniska handlingen och behandla den. Det registreringsförfarande som har föreslagit krävs också enligt regeringens mening för att man skall få ett modernt ärendehanteringssystem och för att arvsbeskattningsverksamheten skall bli rationell och kostnadseffektiv för staten. Regeringen föreslår därför ett sådant förfarande. Vad som avses "med övriga uppgifter som behövs i verksamheten" är sådana uppgifter som en bouppteckning skall innehålla enligt de materiella bestämmelserna i och lagen om arvsskatt och gåvoskatt. Regeringen delar Kammarkollegiets uppfattning att 7 § 3 skattere-gisterlagen behöver kompletteras med en hänvisning också till lagen om arvsskatt och gåvoskatt. I likhet med Datainspektionen anser regeringen att man med det föreslagna förfarandet bör överväga rättsliga sökbegränsningar till skydd mot integritetskänsliga sammanställningar. Till denna fråga återkommer regeringen i det följande. Regeringens förslag föranleder en ändring i 7 § 3 samt en ny punkt (punkt 34) i samma paragraf i skatteregisterlagen. 4.4 Vilken automatiserad behandling av bouppteckningsuppgifter skall få ske? Regeringens förslag: De uppgifter som registrerats på grundval av en bouppteckning skall, förutom i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan enligt samt arvsbeskattningen endast få användas för sådana ändamål som lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet i dess nuvarande lydelse tillåter. förslag: Överensstämmer i huvudsak med rege-ringens förslag. Remissinstanserna: Merparten av remissinstanserna har lämnat förslaget utan erinran. Vilken automatiserad behandling av personuppgifter som av integritetsskyddsskäl bör få ske för skattemyndigheternas administration av inkomna bouppteckningar, lottläggning och beräkning av arvsskatt skulle, enligt Datainspektionen, kunna utgå från vad tingsrätterna haft tillstånd till. promemoria innehåller dessvärre ingen redogörelse för hur tingsrätternas IT-användning i dessa hänseenden varit utformad. Inte heller redogörs i promemorian för utfallet av remissbehandlingen av tidigare förslag om IT-behandling vid registrering och skattläggning av bouppteckningar. Datainspektionen har emellertid tidigare lämnat synpunkter i denna fråga och då bl.a. framhållit att det inte kan uteslutas att information i en bouppteckning om tillgångar och skulder har ett stort värde inte minst för kommersiella användare. En sådan användning kan i vissa fall verka mycket stötande för de efterlevande. Det är en avsevärd skillnad i lättillgängligheten av uppgifter om en levande persons förmögenhet och dennas placering mellan ett centralt, databaserat register hos skattemyndigheten och den nuvarande hante-ringen hos tingsrätterna. Skälen för regeringens förslag: De uppgifter som registrerats på grundval av en bouppteckning bör få användas, förutom för de ändamål som lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet i dess nuvarande lydelse tillåter, endast för verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan samt för uttagande av arvsskatt. Som Datainspektionen har framhållit kan det inte uteslutas att information i en bouppteckning om tillgångar och skulder har ett stort värde inte minst för kommersiella användare. För att sådana användare skall ha någon nytta av en viss typ av uppgifter måste det dock vara tillåtet att använda de aktuella uppgifterna som sökbegrepp. I det följande föreslår regeringen begränsningar i detta avseende. Regeringens förslag föranleder en ändring i 1 § andra stycket 4 skatteregisterlagen och en ny punkt (punkt 4) i samma paragrafs tredje stycke samt en ny punkt (punkt 8) i 1 kap. 4 §, en ändring i 2 kap. 2 § och en ny punkt (punkt 11) i 2 kap. 3 § lagen (2001:000) om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet. 4.5 Direktåtkomst Regeringens förslag: och skattemyndigheterna skall få ha direktåtkomst till de uppgifter i beskattningsdatabasen som behövs för att ta ut arvsskatt och gåvoskatt samt till handlingarna i bouppteckningsärendena. förslag: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Inte någon av remissinstanserna har invänt mot förslaget. Skälen för regeringens förslag: En av tankarna med överflyttningen av bouppteckningsverksamheten till skatteförvaltningen är att skapa ett modernt och rationellt ärendehanteringssystem. I samband med utvecklingen av detta system har frågan om direktåtkomst aktualiserats. har kommit fram till att ett antal handläggare på varje skattemyndighet kommer att ha behov av direktåtkomst till bouppteckningsärenden även i andra regioner än den egna. Det kan t.ex. gälla i efterarvssituationer. Om en änka eller änkling flyttar efter makens död kommer handläggaren i bouppteckningsärendet efter den sist avlidne maken att ha behov av åtkomst till bouppteckningen efter den först avlidne. Denna bouppteckning kan finnas hos skattemyndigheten i en annan region. Det finns visserligen möjlighet att skicka papperskopior av bouppteckningen och andra nödvändiga handlingar. Meningen är dock att verksamheten med bouppteckningar skall bli så rationell som möjligt. Direktåtkomst till uppgifterna i ärendehanteringssystemet är en del av rationaliseringen. framhåller att verket och skattemyndigheterna har ett väl utvecklat behörighetssystem. Systemet möjliggör att en anställd endast ges åtkomst till de uppgifter som denne har behov av för sina arbetsuppgifter. Även åtkomsten till uppgifterna i bouppteckningsärenden bör, enligt verket, omfattas av behörighetssystemet. Eftersom endast de handläggare som arbetar med bouppteckningsärenden avses få behörighet att handlägga ärenden i systemet kommer antalet handläggare med direktåtkomst till uppgifterna att vara begränsat. Det förfarande som beskrivit kan enligt regeringens mening accepteras från integritetssynpunkt. Ingen remissinstans har heller haft något att invända mot förfarandet. På grund av detta och eftersom det möjliggör en rationell hantering av bouppteckningsärendena föreslår regeringen att och skattemyndigheterna skall få ha direktåtkomst till de uppgifter i beskattningsdatabasen som behövs för att ta ut arvsskatt och gåvoskatt samt till handlingarna i bouppteckningsärendena. Direktåtkomst till en databas inom en myndighetsorganisation innebär dock inte att samtliga anställda har tillgång till uppgifterna. Tvärtom medför personuppgiftslagens allmänna bestämmelser om grundläggande krav på och säkerhet vid behandling m.m. att olika åtgärder måste vidtas som förhindrar missbruk. Det kan t.ex. innebära att åtkomst till olika uppgifter inom en myndighet är begränsad med hjälp av olika behörighetsnivåer så att det är ett starkt begränsat antal personer som har tillgång till samtliga uppgifter. Enligt bestämmelsen i 10 § skatteregisterlagen medges s.k. riksåtkomst för vissa uppgifter. Så länge verksamheten med bouppteckningar föreslås regleras i skatteregisterlagen, dvs. fram till , bör riksåtkomst gälla även för de uppgifter som anges i den av regeringen föreslagna nya punkten 34 i 7 §. Fr.o.m. bör frågan i stället regleras på samma sätt i lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet. Regeringen föreslår en sådan ordning. Regeringens förslag föranleder ändring i 10 § skatteregisterlagen. När det gäller lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet behövs ingen ändring, eftersom lagens bestämmelser i 2 kap. 7 § om direktåtkomst för och skattemyndigheterna hänvisar till uppgifter som avses i bl.a. 4 § samma kapitel. Den paragrafen skall enligt regeringens förslag utvidgas till att också avse uppgifter om verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan enligt . 4.6 Sökbegrepp Regeringens förslag: I verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan enligt samt i verksamheten med att ta ut arvsskatt skall endast uppgifter som avses i 15 kap. 2 § sekretesslagen få användas som sökbegrepp. Vid sökning efter elektroniska handlingar skall även uppgift om namn och person- eller samordningsnummer få användas. Som sökbegrepp får dock inte användas sådana känsliga uppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen eller uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag. förslag: Överensstämmer i huvudsak med regeringens förslag. har dock inte föreslagit några särskilda sökbegränsningar när det gäller skattemyndigheternas sökningar i beskattningsdatabasen i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan. Remissinstanserna: Merparten av remissinstanserna har lämnat förslaget utan erinran. Hovrätten för anför att i sitt betänkande SOU 1999:105 har föreslagit ett väl avvägt antal sökbegrepp och hovrätten har tidigare tillstyrkt detta förslag. Att , utan ytterligare utredning, utöka antalet sökbegrepp anser hovrätten inte vara befogat. Hovrätten anser inte heller att på ett klart och tydligt sätt redovisat varför just bouppteckningsverksamheten skulle vara i större behov av fler sökbegrepp än övrig verksamhet inom skatteförvaltningen. Av dessa anledningar avstyrker hovrätten förslag i den här delen. Om bouppteckningar skall få tas in som elektroniska handlingar måste man, enligt Datainspektionen, överväga att i lagstiftningen ta in rättsliga sökbegränsningar till skydd mot integritetskänsliga sammanställningar. Det kan även vara nödvändigt att ha sökbegränsningar för uppgifterna i övrigt. Inspektionen kan tillstyrka vad föreslår om sökbegränsningar. Regeringen bör därutöver ha möjlighet att i förordning föreskriva de ytterligare sökbegränsningar som kan visa sig behövas. Skälen för regeringens förslag: De regionala skatteregistren får enligt bestämmelserna i 11 § andra stycket skatteregisterlagen innehålla elektroniska handlingar. Vid sökning efter uppgifter i skatteregistret får endast uppgift om personnummer, organisationsnummer, namn, firma, ärendebeteckning, taxeringsår, beskattningsår, inkomstår, redovisningsperiod, handläggande enhet, datum och uppgift om var i handläggningsgången ärendet befinner sig användas (13 § första stycket skatteregisterlagen). Vid sökning i en sådan handling som kommit in eller upprättats i ett ärende som hänför sig till regionen får endast ärendebeteckning och beteckning på handling användas som sökbegrepp (13 § andra stycket skatteregisterlagen). Enligt bestämmelserna i 2 kap. 10 § lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet får endast uppgift om namn, person- eller samordningsnummer, beteckning för fastighet samt uppgifter som avses i 15 kap. 2 § sekretesslagen (1980:100) användas som sökbegrepp i fråga om elektroniska handlingar. Som sökbegrepp får dock inte användas sådana känsliga uppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen eller uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag. Syftet med begränsningen av sökbegrepp är att hindra framtagande av sammanställningar av uppgifter i olika handlingar. Däremot finns inte några begränsningar när handlingen väl är identifierad och tillgänglig för handläggaren. har uppgett att bouppteckningar och andra handlingar avses att scannas in och hanteras i ett elektroniskt ärendehanteringssystem. Som framgår av avsnitt 4.3 kommer en del uppgifter att behandlas i beskattningsdatabasen även i annan form än som inscannade handlingar. Vid sökning efter handlingar vid handläggningen av bouppteckningsärenden avser skatteförvaltningen inte att använda andra sökbegrepp än namn, personnummer, ärendenummer, ankomstdatum, typ av handling och dödsdatum. Det kommer således inte att vara möjligt att söka fram t.ex. alla bouppteckningar med tillgångar över ett visst belopp eller med tillgångar av ett visst slag. Det kommer inte heller att vara möjligt att söka fram en speciell uppgift i en eller flera bouppteckningar som scannats in eftersom det inte är aktuellt med bildtolkning i samband med scanningen. Bouppteckningarna lagras endast som bilder. De sökbegränsningar som anges i 2 kap. 10 § lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet vid sökning efter handlingar och som är något vidare än de som föreslogs av , lägger inte hinder i vägen för skatteförvaltningens planer i fråga om verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan. De fyller dessutom det behov som kan ställas på ett diarium över allmänna handlingar. Den elektroniska diarieföringen kommer därigenom att kunna regleras av samma lag som reglerar den elektroniska ärendehanteringen i övrigt. I 13 § skatteregisterlagen finns bestämmelser om sökbegränsningar vid sökning i de regionala skatteregistren. Om verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan skall ske inom ramen för skatteregisterlagen bör sökbegränsningar motsvarande de som gäller enligt 2 kap. 10 § lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet vid sökning efter handlingar enligt föras in i skatteregisterlagen. Sekretess gäller enligt 9 kap. 1 § sekretesslagen för alla uppgifter om enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden när uppgifterna förekommer i en myndighets verksamhet inom skatteområdet på det sätt som specificeras i paragrafen. Både arvsskatteärenden och gåvoskatteärenden är emellertid enligt paragrafens lydelse uttryckligen undantagna från sekretessen. uppgifter i arvsskatteärenden kommer alltså, i likhet med vad som gäller när motsvarande uppgifter finns hos tingsrätten, att vara offentliga. Även uppgifter i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan kommer att vara offentliga hos skattemyndigheten i samma utsträckning som hos tingsrätten. Regeringen avser att överväga frågan om det finns anledning att sekretessbelägga någon eller några av de nu nämnda uppgifterna. Om allmänheten under åberopande av offentlighetsprincipen vill ta del av handlingarna i ett bouppteckningsärende måste det ske med utgångspunkt från vad som sagts om skattemyndigheternas sökmöjligheter. säger sig ha förståelse för att sökbegränsningar kan bli aktuella även för andra uppgifter än elektroniska handlingar som föreslås få behandlas i beskattningsdatabasen. Sådana sökbegränsningar kan dock enligt försvåra arbetet vid ärendelottning, då det kan finnas behov av att snabbt kunna ta reda på vilka ärenden som är komplicerade. Problem kan eventuellt uppkomma även vid framställning av statistik. förordar därför inga särskilda sökbegränsningar. Om sökbegränsningar ändå skulle anses vara nödvändiga när det gäller skattemyndigheternas sökningar i beskattningsdatabasen i verksamheten med debitering av arvsskatt föreslår sådana begränsningar som enligt 2 kap. 10 § lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet gäller vid sökning efter handlingar. Regeringen delar uppfattning att de bestämmelser om sökbegrepp som finns i 2 kap. 10 § lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet kan gälla även vid sökning efter handlingar i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan. Med hänsyn till vad Datainspektionen har anfört och till vad regeringen sagt om integritetsskyddsaspekter anser regeringen, till skillnad mot , att det dessutom behövs en begränsning av sökbegrepp när det gäller de uppgifter som föreslås få behandlas i beskattningsdatabasen. Regeringen föreslår därför att i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan enligt samt i verksamheten med uttagande av arvsskatt skall endast uppgifter som avses i 15 kap. 2 § sekretesslagen få användas som sökbegrepp. Vid sökning efter elektroniska handlingar skall dock även uppgift om namn och person- eller samordningsnummer få användas. Som sökbegrepp får inte användas sådana känsliga uppgifter som anges i 13 § personuppgiftslagen eller uppgifter om lagöverträdelser m.m. som anges i 21 § samma lag. Bestämmelser om sådana sökbegränsningar bör tas in i både skatteregisterlagen och lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet. Regeringen föreslår en sådan ordning. Regeringens förslag föranleder införande av en ny paragraf, 13 a §, i skatteregisterlagen och tillägg av två nya stycken i 2 kap. 10 § lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet. 4.7 Utlämnande av handlingar Regeringens förslag: Uppgifter från beskattningsdatabasen som har sin grund i arvsbeskattningen skall få lämnas ut på medium för automatiserad behandling till enskilda endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. förslag: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Inte någon av remissinstanserna har invänt mot förslaget. Skälen för regeringens förslag: Offentlighetsprincipen ger allmänheten rätt att ta del av en allmän handling på stället och att få en papperskopia av handlingen. Det finns däremot ingen skyldighet för en myndighet att lämna ut uppgifterna i elektronisk form till en enskild person. I skatteregisterlagen finns ingen bestämmelse som reglerar frågan om utlämnande av handling på medium för automatiserad behandling. Enligt 2 kap. 5 § lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens be-skattningsverksamhet får uppgifter från beskattningsdatabasen lämnas ut på medium för automatiserad behandling till en enskild endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. är restriktivt med utlämnande på medium för automatiserad behandling till enskilda. Verket kan inte se någon anledning att göra någon avvikande bedömning när det gäller uppgifter i verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan. Regeringen, som anser att samtliga uppgifter som finns i skattedatabasen bör behandlas på samma sätt när det gäller utlämnande till enskilda personer, föreslår att även uppgifter från beskattningsdatabasen som har sin grund i arvsbeskattningen skall få lämnas ut på medium för automatiserad behandling till enskilda endast om regeringen har meddelat föreskrift om det. Med hänsyn till restriktiva inställning till utlämnande av uppgifter på medium för automatiserad behandling och eftersom skatteregisterlagen avses gälla endast fram till anser regeringen inte att det finns anledning att nu ta in bestämmelser om utlämnande i den lagen. Fr.o.m. avses 2 kap. 5 § lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet gälla. Där stadgas att uppgifter i databasen får lämnas ut till en enskild på medium för automatiserad behandling endast om regeringen har meddelat föreskrifter om det. Regeringens förslag om utlämnande av handling till enskilda föranleder därför inget förslag till lagändring. 4.8 Gallring av uppgifter för automatiserad behandling Regeringens förslag: Bestämmelserna i 2 kap. 11 och 13 §§ lagen om behandling av uppgifter i skatteförvaltningens beskattningsverksamhet skall gälla även uppgifter och handlingar som rör verksamheten med bouppteckningar och dödsboanmälan enligt . Bestämmelserna innebär att uppgifterna enligt huvudregeln skall gallras efter utgången av det kalenderår under vilket det beskattningsår till vilket uppgifterna eller handlingarna kan hänföras gick ut men att detta inte hindrar att regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer meddelar föreskrifter om att uppgifter eller handlingar skall gallras än den som huvudregeln anger eller att handlingar skall bevaras. förslag: Överensstämmer med regeringens förslag. Remissinstanserna: Merparten av remissinstanserna har lämnat förslaget utan erinran. Hovrätten för delar uppfattning att bouppteckningar m.m. kan behöva bevaras än . Hovrätten anser att en lagändring behövs även i den delen. Utgångspunkten för regleringen måste, enligt Datainspektionen, vara att personuppgifter inte bevaras än som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Skälen för regeringens förslag: Enligt bestämmelserna i arkivlagen (1990:782), som är tillämpliga på tingsrätter och skattemyndigheter, skall allmänna handlingar bevaras så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen samt forskningens behov (3 § arkivlagen). Vidare föreskrivs att allmänna handlingar får gallras, varvid hänsyn skall tas till dessa ändamål samt till att arkiven är en del av kulturarvet (10 §). När det gäller bestämmelser om bevarande och gallring måste en avvägning göras mellan å ena sidan integritetsskyddsintressen och å andra sidan insyns- och rättssäkerhetsaspekter, myndigheternas informationsbehov samt forskningsintresset (se prop. 1989/90:72 s. 51 ff. och prop. 1997/98:108 s. 80). I 9 § personuppgiftslagen läggs det fast vissa grundläggande krav på behandlingen av personuppgifter. Bland annat anges att personuppgifter inte skall bevaras än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Personuppgifter får dock bevaras för historiska, statistiska eller vetenskapliga ändamål än vad som sagts.