frsrdg · GO04JO1 · 2001-01-01 00:00:00 — återkom i ärendet och anförde bl.a. att han önskade besked om det över huvud taget fanns några handlingar i den aktuella akten som kunde motsvara vad som åsyftats under den aktuella punkten 10. Om så skulle vara fallet önskade han en kopia av dessa dokument. Om så inte var fallet önskade han ett skriftligt besked om detta. Chefsåklagaren besvarade P.E:s brev genom att konstatera att redan hade besvarat de frågor som P.E. hade ställt genom att ett svar tillställdes P.E. återkom med en förnyad begäran om att få kopior av samma handlingar som begärts i tidigare framställningar eller ett skriftligt besked att handlingarna inte fanns hos myndigheten. besvarade P.E:s skrift genom att konstatera att den inte föranledde annat än att han hänvisade till sitt svar . Från polismyndigheten begärdes upplysningar om hur bestämmelserna i 15 kap. sekretesslagen (1980:100) hade beaktats när befattningshavare vid i besvarat P.E:s begäran att erhålla vissa handlingar. Myndigheten skulle också yttra sig och redovisa sin bedömning av det som kom fram. (biträdande länspolismästaren ) kom in med ett yttrande till vilket hade fogats vissa handlingar, bl.a. Kammar- rättens i dom i mål nr 2021-1997. Remissvaret hade följande lydelse. begärde via telefax , i egenskap av ombud för J.E., att polisområde skulle återskapa en handling som han påstod tidigare funnits i akten hos polismyndigheten. I telefax daterat begärde han att polismyndigheten skulle införskaffa handlingen som fanns hos . Beredskapsnotarien fick vid förfrågan hos informa- tion om att rapporten inte funnits hos dem förrän P.E. begärde att få ta del av handlingen. rekvirerade rapporten från sambandskontoret i och fann därefter att den inte kunde lämnas ut p.g.a. bestämmelserna i 7 kap. 17 § sekretesslagen. Polis- område , som aldrig haft handlingen, beslöt att avslå P.E:s framställning. Anledningen till avslaget var att handlingen aldrig funnits hos polisområdet och att polisområdet inte fann anledning att inför- skaffa handlingen, eftersom utredningen som denna hänförde sig till för länge sedan avslutats. Beslutet överklagades till Kammarrätten i som i dom konstaterade att reglerna om utlämnande av allmän handling inte var tillämpliga, eftersom handlingen aldrig funnits i samt att det inte ålegat polismyndigheten att på grundval av myndig- hetsutövning eller på annan grund införskaffa handlingen. beslöt att inte meddela prövningstillstånd. via telefax återigen att polisområdet skulle införskaffa kopia av rapporten under påstående att den avsiktligt utelämnats från sammanställningen av förundersökningsmaterialet och med hänvisning till att felaktig besvärshänvisning angivits i beslutet. ansåg i sitt svar till P.E. att ärendet var slutbehandlat, varför det inte fanns anledning att vidta någon ytterligare åtgärd. inkom telefax från P.E. med påpekande att det sakna- des besvärshänvisning i polisområdets svar till honom. inkom nytt telefax där P.E. ansåg att polisområdet enligt förvaltningslagen var skyldigt att lämna besvärshänvisning på varje beslut. veta vilken bestämmelse i lag som medförde att beslutet innehöll besvärshänvisning till kammarrätten. Polisområdets svar till P.E. var inte utformat som ett beslut utan avsåg att upplysa om att polisområdet ansåg ärendet slut- Eftersom polisområdet därefter kom till uppfattningen att det inte kunde uteslutas att besvärshänvisning bort lämnas utformades svaret till P.E. som ett beslut med besvärshänvisning till Beaktandet av 15 kap. i sekretesslagen Polisområdet angav i sitt beslut att beslutet kunde över- klagas till kammarrrätten. Reglerna i 15 kap. 7 § sekretesslagen beaktades Detta beslut har prövats slutligt. Eftersom ingenting nytt tillförts ärendet kunde polisområdet inte finna skäl att återigen ta upp det till prövning enligt 15 kap. sekretesslagen. som handlingen aldrig funnits i . På grund av ovan angivna tvekan huruvida beslutet att inte ta upp ärendet på nytt var överklagbart lämnades därför i beslutet besvärshänvisning till enligt 8 kap. 1 § polisförordningen. Upplysningsvis kan nämnas att P.E. överklagat också detta beslut både till , som avslog överklagandet, och till regeringen, som avslog överklagandet. kan inte finna att polisområdet handlagt ärendet felaktigt samt instämmer i bedömningen att skäl inte fanns att införskaffa den begärda Från åklagarmyndigheten begärdes upplysningar om hur bestämmelserna i 15 kap. sekretesslagen (1980:100) hade beaktats när befattningshavare vid i besvarat P.E:s framställningar av den 7, 19 och att erhålla vissa handlingar. Myndigheten skulle också yttra sig och redovisa sin bedömning av det som kom fram. (överåklagaren ) kom in med ett yttrande till vilket hade fogats yttranden som myndigheten inhämtat från chefsåklagaren och kammaråklagaren . Jag handlade bakomliggande brottmål i hovrätten och hade då och även sedan hovrättens dom vunnit laga kraft åtskilliga kontakter med P.E. Jag fick därför i uppdrag av Dig att besvara hans skrivelse . Jag kunde efter genomgång av brottmålsakten konstatera, att det inte gick att fastställa vilka handlingar som omfattades av punkten 10 i den av P.E. Jag meddelade honom detta skriftligen. Jag antar att Justitie- ombudsmannen undrar varför jag inte underrättade P.E. om att han kunde begära, att frågan om utlämnande hänsköts till myndigheten (15 kap 6 § 2 st sekretesslagen). Detta beror på att det inte var fråga om att vägra lämna ut handlingar utan närmast en upplysning om att det inte kunde fastställas vilka handlingar framställningen avsåg; om så kunnat ske, hade jag lämnat ut dem till P.E. Jag vill tillägga att P.E. vid ett flertal tillfällen fått ta del av samtligt material i akten. Kå handlade det aktuella brottmålet i hovrätten och var härigenom och genom att han med anledning av åtskilliga kontakter tagna av P.E. efter handläggningen i hovrätten haft att aktualisera målet på nytt mycket väl förtrogen med detta. Därför bad jag söka ta fram aktuella handlingar och expediera dessa till P.E. Det visade sig, att det inte gick att klara ut vilka handlingar som P.E. avsåg med sin framställning, vilket denne skriftligen upplystes om av . till 1:a åklagarkammaren i inkom med sina den 19 och dagtecknade skrifter bedömde jag saken så, att eftersom det inte gick att förstå vad P.E. ville ha för handlingar det heller inte fanns något att fatta ett formellt beslut om. Därav utformningen av mina den 21 och dagtecknade svar till P.E. I övrigt får jag hänvisa till ett yttrande till mig av i det nu aktuella ärendet. Som framgår av yttrandena har varken eller kunnat klara ut vilka handlingar, som omfattades av p. 10 i den av P.E. åberopade skrivelsen daterad . Det bör i sammanhanget noteras att deras undersökning av saken har skett , således efter den aktuella skrivelsen. har underrättats om förhållandet av såväl som . Enligt min mening kan det mot denna bakgrund inte anses att åklagarna i strid mot gällande bestämmelser vägrat att lämna ut begärda handlingar. Någon sekretessprövning har inte skett från deras sida. yttrade sig över remissvaren. I ett beslut anförde FKHIV-2 (NOXQGK bl.a. följande. Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut och som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. Kan handlingen inte tillhandahållas utan att sådan del 2000/01:JO1 därav som inte får lämnas ut röjs, skall den i övriga delar göras tillgänglig för sökanden i avskrift eller kopia. Av 2 kap. 13 § TF framgår att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En begäran om att få ta del av en allmän handling skall enligt 2 kap. 14 § TF göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Svarar en viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsordningen eller särskilt beslut för vården av handlingen, ankommer det enligt 15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen (1980:100) på honom att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till enskild. Om en framställning om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut skall den som begär handlingen underrättas om detta. Han skall också underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett formligt beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Mot myndighetens avslagsbeslut får sökanden enligt 15 kap. 7 § sekretesslagen föra talan, i flertalet fall hos kammarrätt. Att ett överklagbart beslut skall förses med en anvisning om hur det kan överklagas följer av 21 § andra stycket förvalt- ningslagen (1986:223). Den fråga som är föremål för bedömning i detta ärende gäller handlägg- ningen av P.E:s framställningar till i och Åklagar- myndigheten i om utfående av handlingar. Som har sagts i det föregående skall en begäran att få ta del av en allmän handling göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Av utredningen framgår att P.E:s framställning till i avsåg en handling som aldrig hade funnits hos myndigheten. hade begärt att myndigheten skulle lämna ut den aktuella handlingen till honom, och myndigheten hade med anledning härav fattat ett formligt avslagsbeslut med fullföljdshänvisning till Kammarrätten i . hade överklagat avslagsbeslutet, konstaterade kammar- rätten att handlingen inte var tillgänglig för polismyndigheten och att reglerna om allmänna handlingar därför inte var tillämpliga. Kammarrätten fann vidare att det inte heller hade ålegat polismyndigheten att på grundval av myndighetsutövning eller på annan grund införskaffa handlingen. Regeringsrätten beslutade sedan att inte meddela prövningstillstånd med anledning av P.E:s överklagande av kammarrättens dom. Jag finner mot den angivna bakgrunden inte anledning att göra något uttalande med anledning av polismyndighetens handläggning av P.E:s nya framställning om utfående av handlingen. P.E:s framställning hos i avsåg utfående av de handlingar som i en rättshjälpsframställning åsyftades med beteckningen Övriga dokument i ärendet. Enligt min mening hade han därigenom tillräckligt tydligt angett vilka handlingar han önskade. har emellertid anfört att de åklagare som handlade P.E:s framställning inte 2000/01:JO1 hade lyckats klara ut vilka handlingar som åsyftades med denna. därför inte med säkerhet sägas om handlingarna fanns hos åklagar- myndigheten eller ej. I ett sådant fall skall framställningen enligt min mening prövas enligt föreskrifterna i 15 kap. 6 § andra stycket sekretesslagen. Den som har gjort framställningen bereds härigenom möjlighet att, genom ett överklagande av ett avslagsbeslut, inhämta en domstols besked i frågan om myndigheten har vidtagit de åtgärder i syfte att identifiera handlingarna som kan krävas (jfr , Allmänna handlingar s. 244 f.). borde således ha underrättats om att han, när han inte fick del av de begärda handlingarna, hade rätt till ett formligt myndighetsbeslut i saken jämte en fullföljds- hänvisning. Fråga bl.a. om uppgifter i upptagningar för ADB varit tillgängliga på sådant sätt att de utgjort allmän handling (Dnr 826-1998) I en anmälan begärde att JO skulle granska Statens jordbruksverks underlåtenhet att agera och anförde bl.a. följande. Genom en skrivelse till verket begärde han med stöd av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om offentliga hand- lingar att få uppgifter beträffande olika bidragstagare. Han fick inget svar på skrivelsen, varför han i en skrivelse upprepade sin begäran. Han hade fortfarande inte fått något svar. Anmälan remitterades till som i yttrande anförde följande. har i en skrivelse, som kom in till , begärt namn, adress och erhållna bidrag i kronor för bidragstagare/lantbrukare i församling i kommun, Stora Slågarp i och i båda i . Uppgifterna skulle omfatta alla typer av erhållna bidrag. har i en andra skrivelse, som kom in till , upprepat sin begäran. Den myndighet som handlägger och fattar beslut om stödfrågor för respektive stödform som efterfrågas av är i län. registrerar uppgifterna, som ligger som underlag till beslut om utbetalning, i ett gemensamt datasystem som administreras av . enda möjlighet att ta del av de uppgifter som finns i besluten är genom det gemensamma datasystemet. Systemet medger inte en utsortering av uppgifterna med sortering på kommun eller församling. Ett programmeringsarbete samt komplettering av uppgifter (postnummer) krävdes därför för att möjliggöra framtagandet av de efterfrågade upp- tog per telefon kontakt med 2000/01:JO1 och begärde kompletteringen. med denna och skickade svar på fråga. På grund av hög arbetsbelastning fanns det ej några resurser åtkomliga för att göra den nödvändiga programmeringen . är införstådd med att det tog innan kontaktades och beklagar detta. Under den tiden övervägde möjligheten att kontakta i län men bedömde att verket ändå hade större möjligheter att ta fram uppgifterna. har förvisso alla beslutshandlingar men har ej heller möjligheten att göra en utsortering av efterfrågade uppgifter, med sortering på kommun eller församling, vare sig i datasystemet eller på papper. pågick ett arbete med att förbereda utbetalningar av EU-finansierade jordbrukarstöd som berörde ca femtiotusen stödmottagare. Alla resurserna för programmering prioriterades för detta arbete eftersom EU krävde utbetalning för att finansiera stöden. kommenterade remissvaret och anförde bl.a. att inte handlagt hans begäran att få del av allmänna handlingar på ett korrekt sätt eftersom verket inte behandlat den skyndsamt och inte heller fattat något beslut i saken. 6WI -2 (NEHUJ anförde i beslut följande. Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Kapitlet reglerar även primärt frågan om sådana handlingars utlämnande. Med allmän handling förstås enligt 2 kap. 3 § TF framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut och som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. Av 2 kap. 13 § TF framgår vidare att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som begäran har gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och of- fentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om fram- ställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. En begäran om att få ta del av en allmän handling skall enligt 2 kap. 14 § TF göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Svarar en viss befatt- ningshavare vid myndigheten enligt arbetsordningen eller särskilt beslut för vården av handlingen, ankommer det enligt 15 kap. 6 § andra stycket sekre- tesslagen (1980:100) på denna befattningshavare att i första hand pröva frå- gan om handlingens utlämnande till enskild. Om en framställning om att få ta del av en handling inte kan tillmötesgås fullt ut, skall den som begär handlingen underrättas härom. enligt 15 kap. 6 § sekretesslagen underrättas om att han kan begära att frågan 2000/01:JO1 hänskjuts till myndigheten och att ett formligt beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. Systemet med hänskjutande till myndigheten skall enligt fast praxis också tillämpas då den begärda handlingen inte finns hos myndigheten liksom då handlingen inte lämnas ut med hänvisning till att den inte är allmän. Mot myndighetens avslagsbeslut får sökanden enligt 15 kap. 7 § sekretesslagen föra talan, i förevarande fall hos kammarrätten. har med åberopande av föreskrifterna i TF begärt att få olika slags uppgifter rörande stödbidrag till lantbrukare boende i vissa angivna församlingar. Enligt vad upplyst fanns dessa uppgifter inte i några skriftliga handlingar hos verket. Däremot fanns upp- gifterna i ett gemensamt datasystem som verket administrerar. Med upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel i 2 kap. 3 § TF avses bl.a. upptagningar för ADB. De av efterfrågade uppgifterna har således funnits i allmänna handlingar som förvarats hos . Av verkets remissyttrande framgår dock att en utsortering av uppgifterna erfordrades. För att kunna tillmötesgå begäran krävdes sålunda en bearbetning av uppgifter, för vilket det i sin tur var nödvändigt att bl.a. utföra programmeringsarbete. I förarbetena till 2 kap. 3 § TF uttalas att ett visst urval eller en viss sammanställning av data får anses utgöra en för myndigheten tillgänglig upp- tagning och därmed en allmän handling om urvalet eller samman- ställningen kan tas fram genom rutinbetonade åtgärder från myndighetens sida. Krävs däremot en mera kvalificerad, konstruktiv insats i form av t.ex. nyskrivning av datorprogram, kan den upptagning som skulle bli resultatet av bearbetningen inte anses tillgänglig för myndigheten. Vidare anfördes att en myndighet torde bli skyldig att tillhandagå med nytt datorprogram endast om sådant kan upprättas inom myndigheten genom en enkel arbetsinsats och utan nämnvärda kostnader eller andra komplikationer (prop. Vad upplyst om de åtgärder som krävdes för att tillmötesgå begäran ger inte stöd för annat än att åtgärderna gått utöver sådana rutinbetonade åtgärder för visst urval eller viss sammanställning av data som en myndighet är skyldig att vidta för att tillgodose kraven på offentlighet. De begärda uppgifterna kan därför inte anses ha varit tillgängliga för verket på sådant sätt att de utgjort allmän handling (se RÅ 1988 ref. 84). Eftersom i sin begäran uttryckligen åberopade före- skrifterna i TF, skulle verket dock formellt ha behandlat framställningen i enlighet med de regler som redogjorts för ovan. således ha underrättats om att de begärda uppgifterna inte utgjorde allmän handling och om möjligheten att erhålla ett formellt beslut i saken. skulle också ha upplysts om att ett sådant beslut krävdes för att avgörandet skulle kunna överklagas. Av intresse i sammanhanget är bestämmelserna i 15 kap. 4 § sekretesslagen om att en myndighet på begäran av en enskild skall lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten, i den mån hinder 2000/01:JO1 inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets synes ha behandlat begäran som en framställning enligt detta lagrum. Av verkets remissyttrande framgår att verket inte hade tillgängliga resurser för att utföra det programmeringsarbete som krävdes för att ta fram de begärda uppgifterna. Dessa har sedan, efter viss komplettering från , översänts till honom . Verket har sålunda, i stort sett så snart det varit möjligt, lämnat ut uppgifterna till . Någon grund för kritik på denna punkt finns det därför inte. Kommunala nämnder har inte registrerat (diariefört) allmänna handlingar i ärenden om färdtjänst. Fråga om registrerings- skyldighet föreligger (Dnr 4051-1999 och 4052-1999) 6WI -2 (NEHUJ anförde i beslut följande. Vid min inspektion av handläggningen av ärenden om färdtjänst hos i konstaterade jag att det inte skedde någon registrering (diarieföring) av inkomna eller upprättade allmänna handlingar i dessa ärenden hos nämnden. Vid inspektionen upplystes att ansvaret för de uppgifter som åvilar kommunen enligt lagen (1997:736) om färdtjänst överfördes från äldre- och handikappnämnden till teknik- och idrottsnämnden . Det framkom att inte heller då äldre- och handikappnämnden fullgjorde kommunens uppgifter enligt lagen om färdtjänst skedde någon diarieföring i nu aktuellt hänseende. Jag gjorde under rubriken 3.6 Registre- ring av allmänna handlingar följande uttalanden i inspektionsprotokollet (dnr 3305-1999). I 15 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen (1980:100) finns grundläggande be- stämmelser om myndighets skyldighet att registrera allmänna handlingar samt om vad register skall innehålla. Bestämmelsernas syfte är främst att ga- rantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att of- fentlighetsprincipen i praktiken skall fungera på det sätt som är avsett i tryckfrihetsförordningen (TF) har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i vart fall ordnade så att det går att konstatera vilka allmänna handlingar som finns. Enligt huvudregeln i 15 kap. 1 § sekretesslagen skall allmänna handlingar som inkommit till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjs- mål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar därmed bara handlingar för vilka sekretess gäller. I ärenden om färdtjänst förekommer i de allra flesta fall uppgifter för vilka sekretess råder. Vid inspektionen har också konstaterats att handlingar inne- hållande sådana uppgifter inkommit till respektive upprättats hos teknik- och idrottsnämnden. Jag beslutade att i två särskilda ärenden ett ärende för var och en av nämnderna behandla frågan om den uteblivna diarieföringen. ändamål inhämtades teknik- och idrottsnämndens samt äldre- och yttrande en skrivelse från teknik- och idrottsförvaltningen . I skrivelsen uttalades följande. Ansvaret för de uppgifter som åvilar kommunen enligt lagen om färdtjänst (1997:736) överfördes per från , en av de sociala nämnderna inom , till Teknik- och idrotts- nämnden. har, i enlighet med Sekretessförordningen, 5 §, Undantag från registreringsskyldighet, vad gäller ärenden om färd- tjänst, valt att inte registrera sekretessbelagda handlingar som hör till enskil- das personakter. I och med överförandet av ansvaret för färdtjänst från Äldre- och handi- kappnämnden till gavs, enligt hittillsvarande bedömning, ej möjlighet till nämnda undantag. Oaktat hade redan noterat detta. Efter samråd med kommunens jurister och övriga sakkunniga i frågan tog förvaltningen beslut om registrering av nämnda handlingar, att genomföras efter överförandet. Rutiner upprättades och registrering sker på erforderligt sätt . åberopade som yttrande en skrivelse från sociala nämndernas stab i vilken hänvisades till en skrivelse från pro Aros Viksäng-Kungsåra . I sistnämnda skrivelse uttalades följande. tillhörde färdtjänsten organisatoriskt pro Aros, Viksäng-Kungsåra och löd under Äldre och handikappnämnden. Färdtjänsten, liksom övrig äldre och handikappomsorg i pro Aros, använde sig av ett datasystem, SOCIA, som är ett DNW RFK lUHQGHV\VWHP I SOCIA registreras personärenden, förs journalanteckningar, skrivs utredning samt beslut. I samband med att färdtjänsten lyftes ut ur socialtjänstlagen och den nya Färdtjänstlagen trädde i kraft fördes en diskussion med Äldre och handi- kappnämnden om ärendehantering och beslut togs att fortsätta handlägg- ningen i SOCIA-systemet. Detta innebar att vi även efter lagändringen re- gistrerade och förde personakter i SOCIA-systemet. Inkomna handlingar så- som ansökan, läkarintyg mm förvarades i pärmar enligt beskrivning i JO:s protokoll, Dnr 3305-1999, under punkt 3, iakttagelser och bedömningar. Dessa handlingar tillhörde personakt men då möjlighet att scanna saknades förvarades de för sig. I 15 kap 1 § SekrL finns tre undantag från regeln om registrering av all- männa handlingar.