frsrdg · GO04JO1 · 2001-01-01 00:00:00 — Vidare får det anses godtagbart att socialchefen vid behov tar med sig en akt eller handling vid utövandet av sina arbetsuppgifter. I detta fall gällde det ett besök i verksamheten. Är det en allmän handling som skall diarieföras eller en handling som är undantagen från registreringsskyldighet (diarieföring) och som hör till enskilds personakt hos socialnämnden, 15 kap 1 § sekre- tesslagen och 5 § sekretessförordningen? anförde för egen del följande. () begär utredning och yttrande över anmälan från , reporter , avseende utlämnande av allmän handling. har fyra punkter i sin begäran om utredning. Punkt 1 och 4 avser anmälan lex . Anmälan inkom och berörde en HQVNLOG YnUGWDJDUH. Ärendet ankomststämplades, men diariefördes inte i allmänt diarium, utan tillfördes vårdtagarens personakt. Avidentifierad handling utlämnades till Lorentsson 991021. Ärendet diariefördes 991028 efter kontakt med Sociala enheten på . Punkt 2 och 3 avser skrivelse från personal på gruppboendet av- seende begäran om ursäkt från socialnämnden till arbetstagare på gruppbo- ende. Denna handling registrerades på en överfaxad kopia som var ställd till soci- alnämndens ordförande. Akten fanns ej vid Lorentssons begäran om utläm- nande på utan var under beredning på samverkansgruppens möte på Björkåsen. kontaktades utan re- sultat. Någon kopia på aktens innehåll fanns inte på , dock ett meddelande om var akten fanns. Socialchefen anser i yttrandet till JO att förvaltningen måste ta lärdom av 2000/01:JO1 det inträffade och bemöta allmänhet och journalister korrekt och tydligt samt öka kunskapen om sekretesslagen och tryckfrihetsförordningen. Inom socialnämndens ansvarsområde görs det alltid en bedömning om skyddsin- tresse avseende Sekretesslagen i vad som kan lämnas ut och vad som med hänsyn till berörda personer bör hemligstämplas. Socialchefens yttrande godkänds och överlämnas till . I beslut anförde VWI -2 1RUHOO 6|GHUEORP följande. Bestämmelser om diarieföring av allmänna handlingar finns i 15 kap. sekretesslagen (1980:100). I 1 § första stycket föreskrivs att när allmän handling kommit in till eller har upprättats hos myndighet skall handlingen registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. I fråga om allmänna handlingar, för vilka sekretess inte gäller, får dock registrering underlåtas om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handling har kommit in eller upprättats. I andra stycket föreskrivs att om särskilda skäl föreligger får regeringen föreskriva undantag från registreringsskyldighet enligt första stycket i fråga om handlingar av visst slag som hos myndighet förekommer i betydande omfattning. Med stöd härav har regeringen i 5 § sekretessförordningen (1980:657) föreskrivit om undantag från registrerings- skyldighet för bl.a. socialnämnderna beträffande handlingar som hör till enskildas personakter. Med lex avses den i 71 a § socialtjänstlagen (1980:620), SoL, före- skrivna skyldigheten att anmäla missförhållanden inom omsorger om äldre människor eller människor med funktionshinder. anmälan berör flera olika moment rörande begäran om utlämnande respektive hanteringen av allmänna handlingar. Jag behandlar anmälan enligt de punkter särskilt pekat på. 'LDULHI|ULQJ DY DOOPlQQD KDQGOLQJDU En anmälan enligt lex vari enskild klients förhållanden redovisas omfattas uppenbarligen av sekretess i dessa delar. Av huvudregeln i 15 kap. 1 § sekretesslagen följer att en sådan anmälan skall registreras. Undan- tagsbestämmelsen för socialnämndernas verksamhet avser handlingar som hör till enskildas personakter. En anmälan enligt bestämmelserna om lex tar primärt sikte på missförhållanden inom . Det rör således påståenden om att det vid en viss institution råder bristfälligheter. Det kan gälla klagomål såväl på verksamheten i stort som mot någon eller några enskilda befattningshavare, således i allmänhet inte handlingar hän- 2000/01:JO1 förliga till enskildas personakter. I detta ärende har anmälan av allt att döma gjorts av personal anställd under socialnämnden. Fråga uppkommer därvid om anmälan skall anses inkommen till myndigheten. Som regel gäller att handling som inges till en myndighet från särskilt organ eller enskild befattningshavare under en nämnd inte anses ingiven till myndigheten om avsändaren är osjälvständig i förhållande till nämnden. Är avsändaren däremot att anse som självständig i förhållande till nämnden anses handlingen motsatsvis vara inkommen till myndigheten (jfr vidare 2 kap. 8 § TF). I detta fall har anmälarna haft att självständigt ta ställning till om de omfattats av bestämmelsen i 71 a § SoL om anmälningsskyldighet till socialnämnden. För egen del anser jag över- vägande skäl tala för att anmälarna i denna situation haft en sådan självständig ställning i förhållande till socialnämnden att den inlämnade anmälan får anses vara ingiven till myndigheten i enlighet med . Anmälan var således att anse som inkommen till myndigheten. Som ovan redovisats är undantaget från registreringskravet enligt 5 § sekretess- förordningen inte tillämpligt här. Det var därför fel av socialförvaltningen att inte genast diarieföra anmälan när den kom in till myndigheten. Med hänsyn till att socialförvaltningen rättat till felet efter kontakt med , låter jag det bero med detta påpekande. I 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen (TF) föreskrivs att allmän handling som får lämnas ut, dvs. inte omfattas av sekretess, skall på begäran lämnas ut genast eller så fort det är möjligt. I 2 kap. 13 § TF föreskrivs att den som har rätt att få del av en allmän handling också har rätt att få en kopia därav och att en sådan begäran skall behandlas skyndsamt. Som framgår av ovanstående innehöll den efterfrågade handlingen sekretesskyddade uppgifter. Myndigheten har vid sådant förhållande rätt till skäligt rådrum för att pröva frågan om handlingen kunnat lämnas ut helt eller delvis. Den tid som enligt egen uppgift åtgått här, , ger därför inte anledning till något vidare uttalande från min sida. )|UYDULQJHQ DY KDQGOLQJHQ Det föreligger inte något krav på att en myndighet alltid skall förvara allmänna handlingar eller kopia därav i anslutning till diariet eller på någon annan centralt belägen plats inom förvaltningen. Det blir i stället den tid som åtgår för förvaltningen att tillhandagå handlingen om den efterfrågas av någon med stöd av som avgör var handlingar kan förvaras utanför myndighetens tjänstelokaler. En enskild tjänsteman som arbetar med vissa handlingar kan således medföra dem till bostaden under förutsättning att de kan återställas inom den tid som normalt sett gäller för myndigheten att tillhandahålla allmänna handlingar. Det får därvid förutsättas att rutiner finns för registrator eller annan ansvarig person att snabbt få tillbaka efterfrågade Vad som här förekommit ger inte anledning till någon 2000/01:JO1 kritik. Det är något oklart vad avser med denna punkt. Beträffande en handling som omfattas av sekretess i någon form gäller att den inte utan vidare kan lämnas ut. Det är först efter en sekretessprövning som det går för myndigheten att avgöra om handlingen kan lämnas ut helt eller endast till en del, eller om hinder bedöms föreligga att lämna ut handlingen till någon del. Det är möjligt att menar att han inte har fått något avslagsbeslut i anledning av sin framställan. Med hänsyn till att efter viss diskussion erhöll en avidentifierad kopia i enlighet med hans eget önskemål, anser jag mig inte ha anledning att vidare uppehålla mig vid denna fråga. I övrigt ger inte anmälan underlag för något vidare uttalande eller någon annan åtgärd från min sida, utan ärendet avslutas med gjorda uttalanden. Uttalande rörande av sjukhus utfärdade 5LNWOLQMHU I|U XWOlPQDQGH DY O|QHXSSJLIW. Fråga om riktlinjerna stått i strid med det s.k. efterforskningsförbudet i 2 kap. 14 § tryckfrihetsförordningen (TF) (Dnr 2975-1998) I en anmälan till JO ifrågasatte och sjukhusets 5LNWOLQMHU I|U XWOlPQDQGH DY O|QHXSSJLIW med följande Det händer med jämna mellanrum att anställda begär av löneassistenten att få kopia av lönelistor. De åberopar offentlighetsprincipen, som ger dem rätt att få kopia av allmän handling. Vanligtvis gäller det uppgifter om den egna enhetens löner men ibland hela kliniken eller en enskild anställd. har tidigare tagit ställning i frågan och fastställt en policy enligt följande: 1 Allmän handling i lönesammanhang är kollektivavtalsprotokoll med bilagor, d v s resultatet av revisionsför- handlingarna, enskilt anställningsavtal med uppgift om lön. 2 Löneassistentens uppgifter i det löneadministrativa systemet är DUEHWVPD WHULDO och skall inte lämnas ut. Löneassistent skall inte heller lämna ut löne- uppgifter om enskild, utan i samtliga fall hänvisa till divisionens personal- chef. 3 Begäran om löneuppgifter grundar sig i allmänhet på missnöje med den egna lönen i förhållande till arbetskamrater eller uppfattningen att man blivit orättvist behandlad vid lönerevision. Sannolikheten för att problemet löses och missförstånd ut är därför betydligt större om ett enskilt samtal äger rum mellan den som begär uppgiften och hans/hennes chef. , I|UVWD KDQG VNDOO GH DQVWlOOGD GlUI|U KlQYLVDV WLOO VLQ FKHI I|U HWW VDPWDO 4 I den mån denna möjlighet redan prövats eller inte accepteras gäller föl- jande; Anställd skall begära kopia av allmän handling på samma sätt som medborgare i allmänhet, d v s hos registrator, som kontaktar personal- politiska avdelningen där revisionsprotokollen förvaras, eller personal- chefen på berörd division där arbetsgivarens exemplar av de enskilda anställningsavtalen finns och hänvisar den sökande till dessa. När begäran gäller enskild anställds lön, måste den som kräver upp- giften kunna identifiera personen med namn och födelsedatum. Integritets- skyddet i dessa fall anses vara helt underordnat offentlighetsprincipen och därmed skyldigheten att lämna ut allmän handling. Den person som uppgifter lämnas om skall underrättas och den som erhållit uppgiften skall upplysas om att så sker. I remissvar anförde genom direktören för sjukhus- styrelsens stab bl.a. att riktlinjerna främst vänder sig till che- fer/arbetsledare och att avsikten därmed inte är att försvåra för anställda att tillvarata sin grundlagsfästa rätt att ta del av uppgifter i de allmänna hand- lingar som är offentliga. och bereddes tillfälle kommentera re- missvaret, men avhördes inte. I beslut anförde -2 $QGUp följande. Enligt offentlighetsprincipen står det envar fritt att ta del av sådana uppgifter som finns i allmänna och offentliga handlingar. En anställd vid har sålunda rätt att ta del av uppgifter om andra anställdas löner vare sig det sker genom att på plats ta del av handling med sådan uppgift eller att begära en kopia av handlingen. Den enskilde kan också begära att få uppgift om lönen ur tillgängliga handlingar. Enligt punkten 2 i riktlinjerna utgör löneassistentens uppgifter i det löne- administrativa systemet arbetsmaterial och skulle därmed inte omfattas av offentlighetsprincipen. Det ankommer ytterst på allmän förvaltningsdomstol att efter ett överklagande pröva vilken rättslig status som löneassistentens lönehandlingar har. Det är således inte en uppgift för JO att ta ställning i denna fråga. I 2 kap. 14 § TF stadgas att myndighet inte på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling får efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. An- visningen i riktlinjerna under punkten 3 att de anställda L I|UVWD KDQG VNDOO KlQYLVDV WLOO VLQ FKHI I|U HWW VDPWDO kan inte anses förenlig med denna grundläggande princip i TF. Även om det kan vara svårt för en anställd att vara anonym på sin arbetsplats kan efterforskningsförbudet inte tolkas på annat sätt än att sökanden även för det fall han är känd har rätt att utan några som helst villkor från myndighetens sida få del av begärda allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess. Det sagda innebär givetvis inte att arbetsgivaren skulle vara förhindrad att HUEMXGD den anställde ett samtal. denna punkt anser jag således att riktlinjernas innehåll måste ifrågasättas. Det kan vidare diskuteras om riktlinjerna, i den del som avser att underrät- telse skall ske med den som berörs av en begäran, är tillräckligt tydliga mot bakgrund av anonymitetsskyddet i TF. Om riktlinjerna i nu aktuellt hänseende tillämpas så att sökandens identitet därvid avslöjas för den berörde arbetstagaren, kan de inte anses stå i samklang med grundtankarna i Det torde nämligen ligga närmast till hands att tolka 2 kap. 14 § TF så att, även för det fall sökanden är känd hos myndigheten, det ändå inte är möjligt för myndigheten att utan vidare lämna denna uppgift vidare. Jag förutsätter att , om så inte redan skett, gör en översyn av riktlinjerna så att det inte skall behöva uppstå några tveksamheter när det gäller deras rättsenlighet och praktiska tillämpning. Med detta uttalande är ärendet för min del avslutat. Uttalanden rörande omfattningen av allmänhetens möjligheter att per telefon komma i direkt kontakt med en myndighets tjänstemän; särskilt fråga om skyldigheten att lämna ut tjänstemännens direktnummer (Dnr 3656-1999) framförde i en anmälan till JO klagomål mot vård- central, i län. Han ifrågasatte därvid den rutin som gäller vid mottagandet av telefonsamtal, nämligen att telefonisten tar emot telefonsamtalet och att sedan personalen ringer upp den som ringt samt att telefonisten (som tar emot samtalet) sitter på en annan myndighet, dvs. Vidare har han gjort gällande att hans begäran om att få del av en tjänstemans direkttelefonnummer inte har efterkommits. Anmälan remitterades till Styrelsen för habilitering, tandvård och primär- vård, i län, för utredning och yttrande. Primärvården anförde genom ordföranden och biträdande primärvårdsdirektören bl.a. följande i remissvar (åberopad bilaga har här utelämnats). På husläkarmottagningen i infördes för nära ett telefon- kösystem Telekö. Systemet har utvecklats till ett system som benämns TeleQ. Det fungerar så att den uppringande personen kommer till en taldator där man efter en inledande information uppmanas att lämna sitt telefonnum- mer antingen genom att knappa in det på sin telefon eller lämna det muntligt till en telefonsvarare. Där kan även andra meddelanden lämnas. Systemet lämnar därefter ett besked till personen när han/hon kan förvänta sig att bli uppringd. Mottagningssköterskorna kan sedan i tur och ordning besvara samtalen. I allmänhet sker detta senast . I vissa situationer med hög belastning kan tiden bli något längre. Systemet har införts på ett tiotal mottagningar i länet och har i de flesta fall befunnits fungera mycket bra. Av bilaga framgår TeleQ-systemets funktion och effekter mer i detalj. Vår uppfattning är att det inom många myndigheter är vanligt att på motsva- rande sätt hantera telefonköproblematiken. Primärvården genomför regelbundna mätningar av patienttillfredsställelsen avseende bland annat telefontillgänglighet. Dessa visar att huslä- karmottagning har mycket goda värden. Genomsnittligt ligger husläkarmot- tagningarna i länet på nöjda patienter medan i senaste mätningen har nöjda patienter. Det kan också tilläggas att patienterna i tillmäter telefontillgängligheten betydligt större betydelse än patienter i andra länsdelar. Inget system är fullkomligt utan har i allmänhet både positiva och negativa effekter. Vi har inom bedömt att fördelarna med TeleQ klart dominerar för både patienter och personal. Man kan ringa till mottagningen och alla uppringande får tala med mottagningspersonalen i tur- ordning. Man behöver inte vänta i en telefonkö och samtalskostnaden blir tack vare det låg. Personalens arbetsmiljö påverkas positivt då arbetet blir mindre stressande. pekar dock på en av nackdelarna. Kan man som patient av någon anledning inte ta emot återringningen från mottagningen upp- kommer problem vilket vi har förståelse för. Det går dock att lämna ett muntligt besked på vilket sätt mottagningspersonalen kan söka personen, t ex mobiltelefon, annan tidpunkt osv. Utöver sjuksköterskerådgivningen och tidsbeställningen som kopplats via TeleQ finns möjlighet att under telefontid ringa direkt till olika husläkare. Möjlighet finns också att utnyttja fax eller e-post för att komma i kontakt med mottagningen. Vi kommer att diskutera en ändring av svarsbeskedet i TeleQ så att den uppringande får beskedet att vid befarad allvarlig sjukdom ta direktkontakt med SOS Alarmering på 112. Just i finns alltid möjlighet att i sådana allvarliga fall ringa till växeln och direkt bli kopplad av telefonist till huslä- karmottagningen. Det är korrekt att och kommundel samarbetar i en ge- mensam televäxel. Vi anser dock inte att det på något negativt sätt påverkar invånarnas möjlighet att komma i kontakt med mottagningen utan snarare tvärt om. I televäxeln svarar alltid en telefonist . Växelsamar- betet är ett exempel på där myndigheter samarbetar för att på ett effektivare sätt utnyttja resurserna vilket vi menar är vanligt förekommande. Telefon- och öppettider är utöver de skyltar som finns på plats på husläkarmottag- ningen annonserade dels i en särskild informationsbroschyr Blå katalogen 2000/01:JO1 som delas ut till samtliga hushåll i länet dels i en kortare form i den vanliga telefonkatalogen samt som samhällsinformation i den lokala tidningen . tar i sin skrivelse också upp frågan om tillvägagångssättet i växeln med att ej utlämna uppgift om direktnummer till en sjuksköterska. Samtliga telefoner som finns på mottagningen är möjliga att nå via direkt- nummer. De flesta nummer stängs av under icke telefontid för att inte störa patientarbetet medan några få är öppna. Avsikten med de öppna direkttele- fonerna är att tillmötesgå behovet att andra vårdgivare som t ex sjukhusav- delningar och kommunala distriktssköterskor i tjänsten enkelt ska kunna kommunicera med mottagningen om enskilda patienter. Dessa telefoner är inte avsedda för vanliga patientsamtal med invånare. Vid mycket brådskande ärenden, svår sjukdom eller olycksfall kan man alltid via växeln nå någon på läkarmottagningen. Vi är medvetna om att det inte finns någon formell möjlighet att med stöd av sekretesslagen hemlighålla dessa nummer. Av den anledningen kommer vi i fortsättningen att hantera dessa ärenden enligt sekretesslagen. Vi är övertygade om att dessa telefonnummer skulle förlora sin funktion och telefonsystemet spolieras om de blev allmänt spridda. bereddes tillfälle att kommentera yttrandet. I beslut anförde VWI -2 1RUHOO 6|GHUEORP följande. Bestämmelser om myndigheters serviceskyldighet återfinns i förvaltnings- lagen (1986:223). Av 4 § framgår bl.a. att varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde samt att frågor från enskilda skall besvaras . Enligt 5 § skall myndigheterna ta emot besök och telefonsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, skall allmänheten underrättas om dem på lämpligt sätt. Av remissyttrande framgår bl.a. hur telefonkösystemet funge- rar och att av patienterna i den senaste mätningen var nöjda med telefontillgängligheten vid husläkarmottagning mot genom- snittliga i länet. Med beaktande härav finner jag inte skäl att ifrågasätta själva telefonkösystemet. Inte heller kan jag se att systemet med den gemensamma telefonväxeln skulle medföra att den s.k. serviceskyldig- heten åsidosätts. har vidare ifrågasatt att han inte fått del av ett av honom begärt direkttelefonnummer till en sjuksköterska. Jag vill med anledning härav anföra följande. Tjänstemän vid myndigheter skall vara tillgängliga för allmänheten på så sätt att varje tjänsteman skall kunna nås personligen eller genom en annan tjänsteman, t.ex. en sekreterare. Detta får anses följa av ovan redovisade bestämmelser i förvaltningslagen beträffande myndigheters serviceskyldighet. Härmed är inte sagt att varje enskild tjänstemans telefonnummer måste vara tillgängligt. Av utredningen framgår att mottagningens olika direktnummer till vård- personalen främst är avsedda för internt bruk. Det framgår emellertid inte hur dessa direktnummer är dokumenterade inom myndigheten. anförts till stöd för tillämpade rutiner har onekligen fog för sig. är förfarandet lagligt därför att direktnummer, som endast finns upptagna i interna telefonlistor och som inte tas om hand för arkivering, får betraktas Vid sådant förhållande föreligger heller ingen skyldighet enligt bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen (TF) och sekretesslagen att lämna ut listorna eller uppgifter därur. Är direktnumren däremot intagna i en allmän handling (jfr 2 kap. TF) föreligger en skyldighet att lämna ut dem. Något sekretesskydd finns i så fall inte. Med dessa besked avslutas ärendet. Ett ärende gällande ifrågasatt dataintrång och sekretessbrott hos allmän försäkringskassa (Dnr 370-1999) Med anledning av an anmälan mot läns allmänna försäkringskassa meddelade -2 3HQQO|Y ett beslut med följande innehåll. arbetade som kriminalinspektör vid i . Han var också samordnare för myndighetssamverkan mot ekonomisk brotts- lighet i (PEK-gruppen) i vilken ingick. Som rep- resentanter för ingick i PEK-gruppen tjänstemännen från kassans lokalkontor i och från kassans lokalkontor i . tillhörde, dvs. var inskriven vid, lokalkontor i . Han uppbar arbetsskadelivränta och fick i samband med placeringen på en inkomstökning. blev han kontaktad av en handläggare vid som uppgav att kassan hade fått in en anmälan om att han inte lämnat korrekta inkomst- uppgifter. Efter ytterligare kontakter med misstänkte B.S. att någon tjänsteman vid kassan obehörigen berett sig tillträde till sekretess- belagda uppgifter rörande honom i socialförsäkringens ADB-register. Han vände sig därför till och begärde utdrag ur den s.k. integritetsloggen för tiden till . Uppgifterna i loggen visade att januarijuni 1998 gjort sammanlagt tjugofyra förfrågningar rörande B.S. hade gjort tolv förfrågningar, fyra för- frågningar, en förfrågan, en förfrågan, två förfrågningar samt , , och vardera en förfrågan. Uppgifterna visade också att gjort sex förfrågningar rörande B.S. Av kassans utredning framgick bl.a. följande. hade kontaktat lokal- kontoret i , som B.S. tillhör, och försökt initiera en utredning om hans arbetsskadelivränta. Hon hade också omkring gjort en anmälan om B.S. till handläggaren vid kontoret i . Enligt hade begärt att få vara anonym. I en journalanteckning i B.S:s arbetsskadeakt hade skrivit att hon mottagit en anonym anmälan per telefon rörande B.S. hade vidare vid ett samtal med B.S. vidhållit att anmälaren var anonym samt uppgett att det var en kvinna som talade med skånsk dialekt. Hon hade gjort en anteckning om telefonsamtalet i B.S:s akt. mottog en anonym anmälan per telefon om B.S., vilket var bakgrunden till att han gjorde en förfrågan om B.S. Han glömde dock bort att 2000/01:JO1 dokumentera anmälan. misstänkte att det kunde vara som ringt till eftersom hon dagen innan gjort en förfrågan i om B.S. Enligt en kollega till B.S. också , när Per och träffades av en tillfällighet, ha tagit upp och kommenterat B.S:s livränta med uttalandet: Det låter som ett S.-upplägg. anförde i en anmälan till JO bl.a. följande. sitt agerande allvarligt missbrukat sin ställning vilket medfört skada för honom både som privatperson och som tjänsteman. förmått andra tjänstemän vid att åsidosätta vad som ålegat dem i tjänsten. yrkade skadestånd med för de skador som Anmälan remitterades till för yttrande över de för- hållanden som i något utförligare form angivits ovan. även att det av yttrande borde framgå vilka regler som gäller för kassans tjänstemäns behörighet att använda dataregistret och hur man från sida informerar om de behörighetsregler som )|UVlNULQJVNDVVDQV XWUHGQLQJ direktören redogjorde i remissvaret för ärendet och för vad tjänstemännen , , och hade uppgett.