frsrdg · GO04RS2 · 2001-01-01 00:00:00 — årsredovisning för Årsredovisningen för riksdagsförvaltningen har vid sammanträde fastställts av riksdagsstyrelsen. 2000 Ledamöter , talman (ordförande) () Per () () () () () () () () () Föredragande i riksdagsstyrelsen Stödet till beslutsprocessen 16 Stödet till ledamöter och anställda 22 Information till allmänheten 28 Det internationella parlamentariska arbetet 33 Sammanställning över väsentliga uppgifter 48 Vissa avgiftsfinansierade verksamheter 49 Riksdagsstyrelsen 2000/01 51 Riksdagsstyrelsens ledamöters övriga uppdrag 52 Granskning av årsredovisning för 53 Den nya organisationen av riksdagsförvaltningen har prövats . Det är ännu för tidigt med någon utvärdering men det står klart att en enhetlig parlamentarisk ledningsorganisation - riksdagsstyrelsen - och en gemensam myndighet för verksamhetens olika delar - riksdagsförvaltningen - ger bättre förutsättningar för mål- och resultatstyrning av verksamheten än med den tidigare delvis splittrade organisationen. De fyra målen för riksdagsförvaltningen - med inriktning på stöd till beslutsprocessen, stöd till ledamöter och anställda, information till allmänheten och stöd till det internationella arbetet - skall ej ses som av varandra oberoende mål. Det handlar i hög grad om samverkande processer i all förvaltning. Ett exempel är informationstekniken som utnyttjas i hela verksamhet, ett annat kunskapsförsörjningen inom EU-området med betydelse både för beslutsprocessen, stödet till ledamöterna och informationen till allmänheten. En kostnadseffektiv uppfyllelse av målen liksom prioriteringar inom och mellan olika mål förutsätter en övergripande samordning av verksamheten. Ett arbete pågår nu i förvaltningen med att utveckla mål och resultatstyrningen. Syftet är att erhålla en effektivare styrning av verksamheten mot fastställda mål och en förbättrad uppföljning av verksamhetens resultat och kostnader. Nytt är att även utskottskanslierna och kammarkansliet skall utveckla mål för sin verksamhet. En löpande avstämning av förvaltningens verksamhet sker i olika och också delvis nya former. Riksdagsstyrelsen höll sitt konstituerande sammanträde . Styrelsen har haft sex sammanträden . Bland de frågor som behandlats i styrelsen kan nämnas den övergripande planeringen av riksdagsarbetet, internationella verksamhet ur olika aspekter, utskottens och ledamöternas reseverksamhet, föreningsverksamheten i , arbetsordning för förvaltningen, anslagsdirektiv och andra ekonomiadministrativa frågor. Rådet för ledamotsnära frågor har sammanträtt två gånger. har mötts och bl.a. informerats om och getts tillfälle att diskutera arbete, planering inför det svenska ordförandeskapet i EU, förslag till en ny betänkandeutformning m.m. Därutöver har talmannen löpande samrått med gruppledarna. Förvaltningen har möten med kanslicheferna vid partikanslierna för avstämning av gemensamma frågor. Planeringen av riksdagsarbetet och andra för hela förvaltningen viktiga frågor tas regelbundet upp i riksdagsdirektörens ledningsgrupp. Riksdagsarbetet och därmed också förutsättningarna för förvaltningens arbete har undergått stora förändringar både genom inverkan av yttre faktorer i samhället som den ökade internationaliseringen och informationsteknikens intåg och genom ett medvetet reformarbete. har följt upp och utvärderat viktiga delar av beslutsprocessen. Intervjuer och enkäter har genomförts både bland ledamöter, partikanslier och tjänstemän. Resultatet har redovisats i tre slutrapporter från de parlamentariska referensgrupper kommittén utsett att se över budgetprocessen, arbetet med uppföljning, utvärdering och revision samt arbetet med EU-frågor. I kommitténs huvudbetänkande, som avlämnas , görs en samlad bedömning av förslagen från referensgrupperna och en analys av förslagen i ljuset av grundläggande uppgifter. Kommitténs förslag kommer att innebära förändringar av arbetet inom verksamheten som stöder beslutsprocessen. avgav tre delbetänkanden. Samtliga förslag har behandlats och beslutats av riksdagen.Två rörde parlamentariska ledningsorganisation och förvaltningens organisation. Ett betänkande rörde och den statliga revisionen. Beslutet i denna del innebär att en ny myndighet för den samlade statliga revisionen skapas under . Förvaltningens service till ledamöterna har utvärderats genom en servicenkät till samtliga ledamöter. Genomgående får riksdagsförvaltningen ett gott omdöme med höga medelvärden för stödet i olika former till ledamöter. Ett närmare samarbete har inletts mellan kammarkansliet, utskotten och , utredningstjänsten och internationella kansli. Utredningstjänsten har överförts till kammarkansliet. En informell beredningsgrupp på tjänstemannaplanet för EU-frågor har bildats. Beslut har fattats om en utökad bevakning från sida i , främst som stöd till utskotten och . har ett omfattande arbete lagts ned på att bereda plats för ett antal nya politiska sekreterare till ledamöterna. En översyn av administrativa rutiner för riksdagsledamöternas inrikes resor har genomförts. Ett arbete har påbörjats i syfte att skapa mer tåliga system på dataområdet och därigenom åtgärda de problem som förevarit . Särskilda satsningar har gjorts inför det svenska ordförandeskapet i EU. I årsredovisningen finns på vart och ett av de fyra målområdena en redogörelse för verksamheten . Den verksamhet som finansieras över ramanslagen ledamöter och partier m.m. och förvaltningskostnader lämnade sammantaget ett anslagssparande på ca . Kostnaderna för ledamöternas ersättningar och pensioner är lägre än beräknat. Ett antal större projekt har fördröjts, och kostnadsfördelningen för projekt som löper avviker från den beräknade. Kostnaderna för förberedelserna inför ordförandeskapet har förskjutits . Reformen med politiska sekreterare har inte genomförts fullt ut som beräknat. Siffrorna anger antal anställda * Följande utskott ingår i utskottsorganisationen: () (FöU) () Miljö- och jordbruksutskottet (MJU) (BoU). En ny parlamentarisk ledningsorganisation för infördes . Förvaltningsstyrelsen och dess direktion samt talmanskonferensen ersattes av ett nytt beslutsorgan, den parlamentariskt sammansatta riksdagsstyrelsen med talmannen som ordförande. saknar de tre minsta partierna , och ordinarie ledamöter i riksdagsstyrelsen. De har dock var sin företrädare med närvaro- och yttranderätt vid styrelsens sammanträden. Även riksdagsdirektören har närvaro- och yttranderätt. Inom kretsen av ledamöter och företrädare med närvaro- och yttranderätt utses ett råd för ledamotsnära frågor. Riksdagsdirektören är ordförande i rådet. Dessutom inrättades ordförandekonferensen, ett organ för samråd mellan talmannen och utskottspresidierna. Löpande hålls också s.k. gruppledarmöten mellan talmannen, gruppledarna och de vice talmännen för samråd i ärenden som rör bl.a. kammarens verksamhet. En ny instruktion och arbetsordning för riksdagsförvaltningen har trätt i kraft, och dessutom har vissa ändringar genomförts i organisationen, detta som en följd av den nya parlamentariska ledningsorganisationen. Förändringarna innebär bl.a. att förvaltningen numera är en enda myndighet, med riksdagsdirektören som myndighetschef. Den består av tre större delar - kammarkansliet, utskottens och EU-nämndens kanslier samt det administrativa kontoret. Därutöver finns en informationsenhet och ett internationellt kansli (RIK). totala anslag exklusive anslag för stöd till politiska partier för uppgick till inklusive överfört anslagssparande. Av detta förbrukades , vilket gav en förbrukningsgrad på . Den löpande verksamheten som finansieras över ramanslagen B1 ledamöter och partier m.m. och B 2 förvaltningskostnader lämnade ett anslagssparande jämfört med budget på ca , vilket var ca 18 miljoner lägre än föregående år. Till de poster på anslaget B1 som har en underförbrukning jämfört med budgeten hör bl.a. ersättning till ledamöter ca , pensionskostnader , ränteinkomster på samt utskottens arbete med utvärdering av riksdagsbeslut . internationella verksamhet hade en underförbrukning i förhållande till budget på . Däri ingår kostnader för förberedelser inför EU-ordförandeskap 2001 som har en underförbrukning på ca . Medlen kommer dock att behövas under . lönekostnader uppgick till , vilket innebär av budgeterad lönekostnad. De poster på anslag B2 som har en underförbrukning i förhållande till budget är riksdagsprojekt på ca , vilket är en minskning med jämfört med föregående år, samt ränteinkomster på ca . Ränte- och amorteringskostnader för lån hade beräknats till ca högre än det faktiska utfallet. Avdelningen för intern service förbrukade av tilldelad budget. Underförbrukningen uppgick till ca jämfört med ca föregående år. Inom avdelningen för kunskapsförsörjning har distributionen av riksdagstrycket en underförbrukning på ca och EU-upplysningen på ca . Avdelningen förbrukade av tilldelad budget. Riksdagstryckets underförbrukning beror till stor del på ökad försäljning av riksdagstrycket. EU-upplysningens underförbrukning beror dels på hög personalomsättning bland informatörer, vilket resulterat i att planerade projekt inte har kunnat genomföras , dels på en stor annonskampanj som skjutits upp på grund av produktionstekniska svårigheter. IT-avdelningen förbrukade av tilldelad budget. Driftbudgeten överskreds med ca , bl.a. beroende på ökade konsultkostnader för helpdesk och konsultkostnader för att komma till rätta med det stora problem som datanätverk har haft . De projekt som IT-avdelningen ansvarar för har en underförbrukning på ca , vilket är ungefär samma nivå som föregående år. Huvudorsakerna till den fortsatt stora underförbrukningen har varit svårigheter i planeringen med att förutse kostnadsfördelningen över åren för fleråriga projekt. Flertalet projekt är påbörjade och beräknas avslutas . Informationsenheten förbrukade av tilldelad budget. Den totala underförbrukningen uppgick till ca av vilket information till allmänheten och förberedelser inför EU-ordförandeåret stod för . Orsakerna till underförbrukningen beror på upphandlingar som dragit ut samt att planerade konsultinsatser för webbutveckling inte har tagits i anspråk . beräknade att kostnaderna inom förvaltningen för politiska sekreterare skulle uppgå till . av budgeterade medel har dock förbrukats, vilket resulterat i en underförbrukning på ca . Detta beror på att partikansliernas anställning av politiska sekreterare skett i långsammare takt än beräknat. investeringar har under verksamhetsåret främst avsett datautrustning och byggnader. Sammanlagt uppgick investeringarna till , en minskning jämfört med föregående år, då investeringarna uppgick till . Två fastigheter har invärderats , dels fastigheten som invärderades till , dels fastigheten som invärderades till . Invärderingen av immateriella tillgångar uppgick till . Nedskrivningar i pågående arbeten uppgick till och avsåg kostnader som ej bedömdes vara investeringar. har också upptagit lån i på sammanlagt . Lånet avsåg investeringar i fastigheten . Anslagsförbrukning (mnkr) Anslag 2000 1999 1998 1997 1996 B1 ledamöter och partier m.m., ramanslag 519,5 490,7 434,1 424,6 382,2 B2 förvaltnings-kostnader, ramanslag 440,6 451,3 441,6 363,0 350,8 Totalt 960,1 942,0 875,7 787,6 733,0 C4 Stöd till politiska partier 140,0 140,0 140,5 105,5 120,0 Utgående anslagssparande per (mnkr) Tabellen avser samtliga anslag och fördelar sig enligt följande: Anslag 2000 1999 1998 1997 1996 B1 ledamöter och partier m.m., ramanslag 37,7 43,8 45,5 19,7 43,4 B2 förvaltnings-kostnader, ramanslag 69,9 81,5 112,5 94,1 80,0 Totalt 107,6 125,3 158,0 113,8 123,4 C4 Stöd till politiska partier 8,6 3,3 12,0 39,7 53,5 Mål- och resultatstyrning inom riksdagsförvaltningen Ett arbete med att utveckla mål- och resultatstyrningen inom riksdagsförvaltningen pågår. Syftet är att erhålla en effektivare styrning av verksamheten mot fastställda mål och en förbättrad uppföljning av verksamhetens resultat och kostnader. Med ett sådant underlag som grund kan prioriteringar och avvägningar av verksamhetens inriktning göras med större säkerhet. Arbetet innebär en anpassning till de styrformer som beslutat skall gälla för statsförvaltningen i övrigt. En total kartläggning av samtliga avdelnings- och enhetsmål samt prestationer och aktiviteter inom administrativa kontoret och informationsenheten har genomförts . Det fortsatta arbetet inriktas på att definiera vilka mål och mått som är relevanta för att härleda måluppfyllelse av de övergripande målen. För dessa mål skall uppföljningsmetoder fastställas. Även för utskottskanslierna och kammarkansliet kommer möjligheterna att finna mätbara mål och mått att prövas. Förutsättningarna för att mäta resultat skiljer sig åt mellan olika verksamheter, och utvecklingsarbetet får anpassas efter detta. Grunden kommer att läggas för en verksamhetsanpassad redovisningsstruktur, dvs. att kostnader och verksamhetens resultat skall kunna följas upp i samma struktur. Redovisningsplanen kommer att anpassas stegvis för att möjliggöra en fördelning av direkta och indirekta kostnader mot de övergripande målen. () har vid behandlingen av riksdagsförvaltningens årsredovisning framhållit vikten av att resultatredovisningen är rättvisande och substantiell samt att en ökad redovisning av resultatmått och måluppnående bör eftersträvas. Vid behandlingen av årsredovisningen för konstaterar utskottet: "Inom riksdagsförvaltningen pågår ett utvecklingsarbete för att vidareutveckla måluppföljningsmetoder och resultatmått samt kostnadsredovisning kopplat till målområden och prestationer. Utskottet förutsätter att även frågan om femårsanalyser behandlas i det kommande utvecklingsarbetet." En resultatredovisning med den inriktning som utskottet efterfrågar kommer att presenteras i nästkommande årsredovisning. Eftersom rapporteringen i resultatredovisningen skall spegla de mål, resultatkrav och återrapporteringskrav som riksdagsstyrelsen fastställer betyder det att även anslagsdirektivet för riksdagsförvaltningen bör utvecklas som styrinstrument. revisorer () väckte frågan om femårsanalyser i en förstudie (1998/99:8). Enligt RR skulle en sådan analys avse en uppföljning och diskussion om förvaltningens utveckling, av förändringar som skett och orsakerna därtill samt utgöra ett underlag för principiella diskussioner. Femårsanalyser skall göras av RR eller extern instans på uppdrag av KU eller riksdagsstyrelsen. En analys av förvaltningens uppdrag, arbetsformer och organisation presenterades för inför beslutet om en ny förvaltningsorganisation. bedömer att de förändringar som genomfördes per av förvaltningens organisation och styrformer bör ges att verka innan initiativ tas till en femårsanalys. Ett femårsperspektiv kommer dock att eftersträvas i förvaltningens resultatredovisning för de prestationer och resultatmått som redovisas där. Redogörelse för behandlingen av skrivelser till riksdagsstyrelsen och riksdagsförvaltningen redovisas i bilaga till riksdagsförvaltningens redogörelse till om årsredovisning för . Antalet anställda personer på fasta anställningar (inklusive vikariat på fasta anställningar) var 598 vid utgången av . Det innebär att antalet anställda är något färre i förhållande till föregående år. Antalet årsarbetskrafter var något lägre än föregående år - 526 mot 527 året innan. Dock har vissa enheter på grund av vakanser anlitat inhyrda tjänster i något större utsträckning än . Den registrerade övertiden var ca mot ca 17 000 föregående år. Bland de anställda är kvinnorna fortfarande i majoritet (). slutade 59 personer med fast anställning, varav 13 med pension. 61 personer nyanställdes på fasta anställningar eller på långtidsvikariat. Personalomsättningen var , vilket är högre än föregående år. Kontakterna mellan företagshälsovården och riksdagsledamöter/riksdags-anställda har minskat från 3,2 kontakter per person till 2,7. Förvaltningen har fortsatt satsningen på ergonomisk uppföljning av de enskilda arbetsplatserna. Dessa arbetsplatsbesök kommer att fortsätta . har den genomsnittliga sjukfrånvaron ökat från 15 per anställd. ingår samtliga rapporterade sjuk- och arbetsskadedagar. Ökningen hänför sig i huvudsak till långtidssjukskrivna kvinnliga anställda . Bland dessa är diagnoserna stressreaktion, depression och ryggbesvär förhållandevis ofta förekommande. En friskvårdskonsulent har deltidsanställts på försöksbasis för att stärka insatserna för friskvård. Syftet är att ledamöter och anställda skall stimuleras till egna aktiva insatser för att främja hälsa och välbefinnande. Ett nytt introduktionsprogram för nyanställda medarbetare har utarbetats och genomförts under två perioder. Utöver en obligatorisk del består programmet av ett tiotal frivilliga seminarier. Totalt har ca 90 personer deltagit. I jämställdhetsplanen anges att målet för jämställdhetsarbetet inom riksdagsförvaltningen är att ta till vara och dra nytta av kompetensen hos både kvinnor och män. Alla som arbetar i riksdagsförvaltningen har lika värde och skall ha lika möjligheter. Därför måste kvinnor och män beredas likvärdiga möjligheter till kompetensutveckling. skall ha en arbetsorganisation och ett arbetssätt, som gör det möjligt att förena arbete och föräldraskap på ett bra sätt. Arbetsklimatet skall präglas av respekt och tolerans för olika personligheter och olika synsätt. Alla former av mobbning och sexuella trakasserier avvisas som oacceptabla. hade vid slutet av året 355 kvinnor och 243 män anställda. Av antalet chefer med personalansvar i kammar- och utskottskan-slier var vid årets utgång 7 kvinnor och 15 män. På administrativa kontoret var fördelningen 9 kvinnor och 6 män. ställs stora krav på de anställdas specialistkompetens, och en viktig del i riksdagsförvaltningens verksamhet är den fortlöpande utbildningen av de anställda. Kompetensutveckling kan ses som ett verktyg för att skapa en mer dynamisk organisation. Inom riksdagsförvaltningen finns det stora skillnader i hur de enskilda enheterna arbetar med kompetensutveckling. En del av förklaringen är den stora organisatoriska variation av verksamheter som existerar inom riksdagsförvaltningen. har som utbildning skett på IT-sidan, både när det gäller enskilda program, hantering av programvara och kurser för "datakörkort" som erbjudits personalen. har anordnat kurser, enskild undervisning men även online-utbildning. Ett annat inslag är speciella kompetensutvecklingsmodeller, profiler för den enskilde anställde, som är kopplade till arbetsuppgifterna. är ordförandeland i EU - något som kräver förkunskaper, och därför har kurser om EU och olika studiebesök anordnats. Ett nytt inslag har varit satsning på processarbete, där anställda har gått kurser i processmodellering. Den centrala kompetensutvecklingen handhas av personalenheten, med en budget som är ungefär lika stor som enheternas sammantagna. Centralt anordnas allmän kompetensutveckling som språkutbildning, brandskydd, kurser i första hjälpen och datautbildningar. kompetensutveckling, med allt från förarutbildning till kurser i klustringsteknik, syftar till att de anställda skall kunna följa med i utvecklingen. Totalt har riksdagsförvaltningen använt ca för kompetensutveckling, av ramanslaget för förvaltningen. 18 språkcirklar i engelska och franska har pågått . Ett hundratal medarbetare har deltagit. Vissa av cirklarna har inriktats mot speciella befattningskategorier såsom bevakningsmän, bibliotekarier och informatörer. 40 personer har deltagit i intensivutbildningar i engelska och franska utomlands. Studieresor till har genomförts, och fyra medarbetare har också praktiserat vid . En särskild utvecklingsinsats har genomförts vid serviceenheten med dess närmare 100 anställda. Serviceenhetens personal skall hjälpa ledamöter och andra uppdragsgivare att genomföra sina olika arbetsuppgifter och uppdrag genom att se till att den interna servicen fungerar. För att göra detta ställs höga krav på medarbetarnas kompetens, både vad gäller specifika faktakunskaper och förmåga att leverera service med god kvalitet. En attitydmätning har genomförts bland personalen. Genom att göra årliga mätningar erhålls en trend och möjlighet till att följa förändringar inom enheten, säkerställa att personalen trivs och kontinuerligt skapa möjlighet för medarbetarna att vara med och påverka sin arbetssituation. Två attitydmätningar genomfördes och 2000. Enheten har 98 medarbetare och av dessa har svarat. Resultatet för båda åren ligger över medelvärdet, och en förbättring har dessutom skett mellan åren. Antalet anställda fördelade på ålder och kön Ålder Kvinnor Män Totalt 60- 27 18 45 55-59 67 32 99 50-54 51 34 85 45-49 40 25 65 40-44 41 31 72 35-39 49 46 95 30-34 47 31 78 25-29 31 19 50 -24 2 7 9 Totalt 355 243 588 Anställningtid bland anställda och kön Tid Kvinnor Män Totalt -1 29 23 52 1-3 41 42 83 4-5 76 40 116 6-10 61 56 117 11-14 87 38 125 15-19 21 17 38 20-24 23 9 32 25- 17 18 35 Genomsnittlig anställningstid totalt 9,20 Antalet anställda fördelade på område och kön Område Kvinnor Män Totalt Riksdagsdirektör, , Info, RIK 78 27 105 Utskotten, 75 44 119 Förvaltningskontoret 9 6 15 Administration 27 8 35 Data och dokument 30 52 82 Kunskapsförsörjning 54 34 88 Intern service 82 72 154 Antal anställda totalt 598 Personalomsättning 1995/96-2000 95/96 97 98 99 2000 Nyanställda 62 60 66 56 61 Slutade 40 53 67 46 59 Varav pension 18 28 14 11 13 Resultatredovisning Stödet till riksdagsledamöter och anställda Det internationella parlamentariska arbetet Kammarens arbete följde i stort sett det mönster som utvecklats . Antalet sammanträdestimmar håller sig kring drygt 600, och arbetet är ojämnt fördelat över med kraftiga toppar , . En viss utjämning kan dock konstateras jämfört . Den faktiska debattiden för behandling av ärenden skilde sig endast marginellt från den beräknade totala debattiden. Försöket med i förväg planerade voteringstider fortsatte under . Försöket utvärderas löpande och förändringar i modellen sker i takt med att nya erfarenheter vinns. Att voteringstiden i kammaren sjunkit under innevarande mandatperiod jämfört med tidigare riksmöten torde dock snarare hänga samman med det politiska läget än med de fasta voteringstiderna. Någon slutsats om försökets effekter i detta avseende kan därför ännu inte dras. Antalet tillfällen då regeringen lämnade information i kammaren mer än fördubblades från föregående , från 7 till 17. Hälften rörde internationellt samarbete, inklusive samarbetet inom EU. Antalet aktuella debatter och särskilda debatter i olika sakfrågor ökade från 3 till 11. Förutom allmänpolitiska debatter, partiledardebatter och utrikespolitiska debatter ordnades tre särskilda debatter, vilka samtliga hade anknytning till Europeiska unionen. Statistiken pekar på att det medvetna strävande som gjorts för att göra kammaren till ett forum för debatter i aktuella frågor och för en öppen debatt och information i EU-frågor börjar ge frukt. Att antalet skriftliga frågor och interpellationer också ökar visar på en liknande tendens till ökade krav från ledamöternas sida på snabb information och debatt i olika aktuella frågor. En konsekvens av denna utveckling är att planeringen av kammarens arbete måste göras mer flexibel för att kunna anpassas till hastigt uppkommande önskemål. En annan konsekvens är att kraven på statsrådens närvaro i kammaren ökar. Kammarkansliet har fått vidkännas en kraftigt ökad arbetsbelastning vad gäller samordningen och planeringen av arbetet i kammaren. Problemen med att hitta lämpliga tider för besvarande av interpellationer har också vuxit. Antalet interpellationer som inte besvaras ökar, och fler interpellationsdebatter måste förläggas till . Det bör särskilt noteras att statsrådens deltagande i budgetdebatter och ärendedebatter, som minskade kraftigt föregående år, nu återigen ökar. Under deltog statsråd i 18 ärendedebatter och i 9 budgetdebatter. Detta kan jämföras med föregående år då motsvarande antal låg på 14 respektive 5. Tolkutrustning för 12 språk har installerats i första- och andrakammarsalarna som förberedelse till ordförandeskapet i EU.