frsrdg · GO04RR13 · 2001-01-01 00:00:00 — Avtalet som upprättats av GSI anger följande: "In addition, if the combination or merger of and is accomplished in one or a series of transactions, we will charge a transaction fee of US$10m. amount paid by the Ministry as retainer fee during the period will be offset against this transaction fee up to the amount of the transaction fee. [RR:s kursiv.]" Denna formulering, som accepterats av , har lett till att en utbetalning har gjorts av bonusen på i stället för fyra månadsarvoden på /månad. revisorer anser att det är anmärkningsvärt att det i avtalet inte fanns klarare regler för när bonusen skulle betalas ut. Bonusen kom nu att utbetalas trots att samgåendet mellan bolagen inte fullföljdes, vilket lett till en merkostnad för staten på . Bonusen betalades dessutom ut efter det att samgåendet mellan bolagen avbrutits. tog inte heller upp någon diskussion med GSI om huruvida företaget verkligen kunde anses vara berättigat till bonusen. Angående sammanslagningen av genomförde ägande en upphandling av strategisk analys. Enheten erbjöd de tre företagen , och att lämna anbud. Anbudsförfrågan gjordes muntligt i samband med ett besök i . Departementet gjorde bedömningen att upphandlingen var av brådskande karaktär. Dessutom befann man sig i en mycket känslig förhandlingssituation gentemot den norska sidan, varför ärendet behövde behandlas med sekretess. Av dessa anledningar var det enligt departementets uppfattning inte möjligt att annonsera upphandlingen i Europeiska gemen skapernas officiella tidning, EGT. Enligt departementets mening var kravet på affärsmässighet ändå tillgodosett. En förteckning över de inkomna anbuden finns i en upphandlingsredogörelse från . I förteckningen anges tre anbudsgivare: , och . Anbudet från har inte kunnat återfinnas på departementet. Anbuden från och ankom till via telefax . anger i sitt anbud att man är beredd att påbörja arbetet . Konsult-arvodet anges till . Till detta kommer omkostnader, vilka enligt anbudet vanligtvis brukar uppgå till av konsultarvodet. Det gäller framför allt utgifter för resor, bakgrundsforskning, teleförbindelser och rapportproduktion, skriver . Anbudet är två sidor långt, exklusive en bilaga med en beskrivning av företaget. anger kostnaden till . Utöver denna kostnad framgår av offerten att företaget debiterar för allmänna omkostnader och direkta omkostnader. De allmänna omkostnaderna uppgår till av arvodet, medan de direkta omkostnaderna (såsom resor, logi och rapportproduktion) faktureras separat till inköpspris. Anbudet är fyra sidor långt. beslöt sig omgående för att anlita . Skälet var att man efter vad som framkommit i diskussioner med företaget samt utifrån det inkomna anbudet gjorde bedömningen att var det företag som hade störst kompetens inom det aktuella området. inledde sitt arbete och avslutade det . Det tecknades inget avtal mellan och innan företaget påbörjade sitt arbete. En formell upphandlingsredogörelse skrevs . Vid ett regeringssammanträde bemyndigade regeringen departementsrådet att underteckna ett avtal mellan och . Avtalet utgjordes av anbud, vilket departementsrådet godkände och undertecknade (). Att det formella beslutet fattas först efter det att konsulttjänsten blivit utförd förekommer enligt i vissa fall. Likaså använder man sig enligt uppgift ofta av företagets anbud - vilket undertecknas och returneras till företaget - som avtal. Ersättningen på betalades ut till . Den upphandlade konsulttjänsten efterannonserades inte i Europeiska gemenskapernas officiella tidning. Revisorernas iakttagelser och synpunkter anlitades till ett sammanlagt belopp om . Något skriftligt förfrågningsunderlag där förutsättningarna för anbudsgivningen och uppdraget klargörs har inte tagits fram. Därmed kan det inte garanteras att de som lämnat anbud givits lika förutsättningar för anbudslämnandet. Det kan inte heller säkerställas att upphandlingen varit genomtänkt avseende behov, krav på leverantören och utvärderingskriterier för anbuden. Någon annonsering av upphandlingen i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, EGT, har inte gjorts. Av detta följer att anbudsgivarkretsen i strid med har begränsats till de konsultföretag som enligt uppfattning kunde vara aktuella. uppger att man på grund av upphandlingens brådskande karaktär samt behov av sekretess inte ansåg det vara möjligt att annonsera upphandlingen. Revisorerna vill i sammanhanget påpeka att det enligt 5 kap. 17 § är möjligt att använda förhandlad upphandling utan föregående annonsering vid synnerlig brådska "orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller kan hänföras till den upphandlande enheten". Revisorerna ställer sig tveksamma till att brådskan i detta fall berodde på omständigheter utanför kontroll. Diskussioner om en sammanslagning mellan hade vid tiden för upphandlingen av pågått . Det borde därmed sannolikt ha funnits möjlighet för departementet att förutse behovet av upphandlingen. När det gäller åberopandet av sekretess konstaterar revisorerna att inte medger några undantag från lagen för den här typen av "känsliga" upphandlingar. Enligt revisorernas bedömning går det sannolikt att annonsera en upphandling och väcka leverantörernas intresse utan att det specifika innehållet i upphandlingen röjs. En förteckning över de inkomna anbuden upprättades . I denna förteckning anges att anbud inkommit från , samt Mercer Management Consult-ing. Anbudet från har inte gått att återfinna. De inkomna anbuden hade endast lämnats som telefaxanbud. Telefax anses inte som en skriftlig handling i LOU:s mening. Enligt för upphandling måste anbud lämnas skriftligt för att kunna beaktas. Det finns ingen dokumentation som beskriver hur utvärderingen av anbuden gått till. Det framgår därför inte på vilka grunder departementet valde att anta anbudet från , trots att anbudet från innebar ett betydligt högre pris. Avtalet och konsultarbetets genomförande påbörjade sitt uppdrag . fanns ingen skriftlig överenskommelse om vad som skulle presteras av . Det fanns inte heller någon skriftlig överenskommelse om ersättningens omfattning och storlek. Arbetet genomfördes i huvudsak till . fakturerade (2,) för månadens arbete samt () för omkostnader såsom flygresor, taxiresor, mat m.m. fattade regeringen beslut om att bemyndiga departementsrådet att underteckna avtal med . Företagets tjänster var redan utförda och fakturerade när detta beslut fattades av regeringen. Avtalet utgörs av det faxade anbudet från plus departementets underskrift. har således inte självt skriftligen formulerat några villkor för konsultuppdraget. Någon efterannonsering i EGT i enlighet med reglerna i har inte genomförts. Iakttagelser beträffande innehållet i akten N1999/8806/SÄ upphandling av dokumenteras i akten N1999/8806/SÄ; upphandling av strategisk analys rörande sammanslagningen av /. Akten granskades av revisorer och . överlämnade revisorerna en redogörelse för upphandlingen samt några kortfattade iakttagelser till departementet för faktakontroll. I samband med detta återlämnades också akten till departementet. begärde revisorer återigen ut akten. Revisorerna fann då att ett nytt dokument hade lagts i akten. Dokumentet är en kort promemoria skriven av ansvarigt ämnesråd på enheten för statligt ägande och daterad . I promemorian sägs inledningsvis: "Med anledning av en genomgång av akten noteras följande ytterligare underlag." Sedan anförs en kortfattad motivering till varför direktupphandling gjordes av . Det finns ingen notering om vilket datum dokumentet infördes i akten. framför till revisorer att dokumentet lades i akten efter revisorernas granskning av upphandlingen . Enligt tjänstemän på departementet upprättades promemorian i samband med en genomgång av departementets upphandlingar . Promemorian upprättades eftersom man vid genomgången fann att upphandlingen var Ansvarigt ämnesråd ansåg emellertid inte att promemorian behövde läggas i akten, utan förvarade den på sitt tjänsterum. Kompletterande uppgifter angående upphandlingen I en promemoria som inkom till revisorer framför att upphandlingen av "genomfördes som förenklad upphandling enligt 6 kap. 2 § eftersom det förelåg brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och som heller inte berodde på . Genom att tre leverantörer tillfrågades tillgodosågs kravet på affärsmässighet." (, Komplettering till faktaredovisningen i PM av revisorer beträffande användning av konsulter, ) Revisorerna noterar att upphandlingar ska göras enligt LOU:s sjätte kapitel om de understiger tröskelvärdet, om de utgörs av s.k. B-tjänster eller om de angår rikets säkerhet. Upphandlingen av omfattas enligt revisorernas bedömning av femte kapitlet i eftersom tjänsten utgörs av en A-tjänst över tröskelvärdet. I övrigt har upphandlingen kommenterats ovan. ägande upphandlade en rådgivare till departementet i fråga om försäljning av aktier i det nya bolaget . Utifrån enhetens egen kännedom om aktörer på kapitalmarknaden valde departementet ut tre företag som erbjöds lämna anbud. Departementet uppger till revisorerna i samband med granskningen: "Med vart och ett fördes ingående diskussioner om krav och uppgifter. Därigenom tillgodosågs kravet på affärsmässighet." De tre företagen var , och . Något skriftligt förfrågningsunderlag utarbetades inte från departementets sida. Departementet uppger att kravet på tillkännagivande enligt inte tillgodosågs. Anledningen var att upphandlingen gällde en finansiell tjänst som enligt departementets bedömning omfattas av undantaget i 5 kap. 1 § 5 punkten . Lagen säger där att bestämmelserna i 5 kap. (vilket rör upphandling av A-tjänster över tröskelvärdet) inte ska tillämpas i fråga om finansiella tjänster i samband med utgivning eller omsättning av värdepapper och andra finansiella instrument. Det upphandlade företagets uppgift bestod dels i rådgivning, dels i att assistera vid upphandlingen och styrningen av de banker som skulle sköta försäljningen av aktier. Börsnoteringen av var enligt departementets mening en transaktion enligt 5 kap. 1 § , varav uppdraget till var en del. Skriftliga anbud inkom från och . anger att de debiterar (ca ) i arvode eller, om försäljningen av aktier genomförs, en "success fee" om (ca ). Ersättning för vissa omkostnader tillkommer. anger i ett telefaxanbud från kostnaden exklusive omkostnader. I ett telefaxanbud från är denna avgift reducerad till inklusive omkostnader. Det skriftliga anbudet, vilket inkom till departementet , innehåller inte något kostnadsförslag utan ber att få diskutera kompensationsfrågan . I avtalet har och enats om ett arvode på (ca ) eller, vid genomförd utförsäljning, en ersättning på (ca ). Särskilda tillägg för omkostnader medges inte. Departementet uppger att efter ingående diskussioner med och drogs slutsatsen att "trots en något högre kostnad för var deras erbjudande kvalitetsmässigt att föredra" (, PM "Upphandling av rådgivare till för försäljningen av aktier i och ", ). Företaget har stor erfarenhet av både privatiseringar och aktieemissioner. I övrigt motiveras inte valet av . Avtal mellan och tecknades . Departementet hade anlitat Företagsjuridik för granskning och delvis omformulering av avtalsvillkoren. påbörjade sitt arbete och avslutade det när det stod klart att någon börsnotering av det nya bolaget inte skulle bli aktuell. Ersättningen på betalades ut till . Revisorernas iakttagelser och synpunkter anlitades till ett sammanlagt belopp om . Något skriftligt förfrågningsunderlag där förutsättningarna för anbudsgivningen klargörs har inte tagits fram. Oavsett om tillämpats eller inte måste det anses vara nödvändigt att klargöra vad en konsulttjänst ska omfatta och hur den ska ersättas, särskilt om den avser tjänster av den aktuella omfattningen. Genom att inget skriftligt förfrågningsunderlag framställts har de grundläggande förutsättningarna för likabehandling av anbudsgivare Det gäller oavsett om undantag från tillämpats eller inte. Anbudet från innehöll inte något kostnadsförslag och kan därmed inte betraktas som ett fullständigt anbud. Det finns ingen dokumentation som beskriver hur utvärderingen av anbuden gått till. Därför framgår det inte på vilka grunder anbudet från valts, trots att anbudet från innebar ett betydligt högre pris. upphandling av /Trygg genomförde press- och informationsenhet en upphandling av grafisk profil m.m. för det svenska ordförandeskapet i 2001. I uppdraget ingick utarbetandet av grafisk profil, logotyp och slogan (inklusive förtester av dessa) samt att skapa digitala mallar för användande i pc:ar. För att få hjälp med upphandlingen kontaktade den ansvarige projektledaren på UD Förvaltningsavdelningens upphandlingssektion. Efter diskussioner kom man fram till att förhandlad upphandling med föregående annonsering skulle vara ett lämpligt förfarande vid upphandlingen. Upphandlingen annonserades i Europeiska gemenskapernas officiella tidning, EGT, . I annonsen meddelades: "I ett första urval avgörs anbudslämnarens visade skicklighet, effektivitet, erfarenhet och pålitlighet baserat på tidigare uppdrag." Vidare angavs att detta skulle visas i anbudsansökan genom en förteckning av genomförda projekt och en beskrivning av dessa. Vad gäller bedömningen meddelades: "Vid bedömningen av skicklighet, effektivitet, erfarenhet och pålitlighet kommer hänsyn att tas till visade personella och tekniska resurser för att genomföra uppdraget i sin helhet." Enligt annonsen skulle det "även framgå vilken personal som skall arbeta med detta uppdrag, deras yrkesmässiga bakgrund och visade skicklighet, effektivitet, erfarenhet och pålitlighet". Vidare efterfrågades anbudsgivarens totala omsättning, hur stor andel av omsättningen som omfattar uppdrag som detta, ekonomisk och juridisk ställning m.m. Till de 10-15 anbudslämnare som bäst motsvarat uppställda kriterier (skicklighet, effektivitet, erfarenhet och pålitlighet) skulle ett förfrågningsunderlag sändas ut. I detta skulle anbudslämnarna ombedjas att föreslå arbetsordning, tidsplan och kostnadskalkyl för uppdraget. Departementet fick in 46 anbudsansökningar. För att kunna välja ut de bästa anbudsansökningarna på så objektiva grunder som möjligt valde departementet att bedöma dessa med hjälp av en femgradig skala där 5 var det högsta betyget och 1 det lägsta. Bedömningsskalan hade inte redovisats i EGT-annonsen. Bedömningen gjordes utifrån uppgifter i ansökningarna avseende de uppställda kriterierna skicklighet, effektivitet, erfarenhet, pålitlighet samt personella och tekniska resurser. Därutöver gjordes en allmän bedömning av anbudsgivarens lämplighet som leverantör. De 14 företag som fick högst poäng inbjöds att lämna anbud. Av förfrågningsunderlaget som sändes ut till de 14 kvalificerade, potentiella anbudsgivarna framgick att /UD skulle anta det anbud som var ekonomiskt mest fördelaktigt utifrån ställda krav på yrkesskicklighet, erfarenhet, effektivitet, pålitlighet samt teknisk kapacitet vad gäller utförandet av tjänsten. Som krav på leverantören (kvalifikationskrav) angavs att leverantören skulle ha omfattande erfarenhet av liknande uppdrag. Det framhölls vidare att leverantörens förmåga att utföra uppdraget skulle bedömas med utgångspunkt från hans visade skicklighet, effektivitet, erfarenhet och pålitlighet. Under rubriken listades i anbudsförfrågan fyra punkter. Dessa var: erfarenhet och yrkesskicklighet, effektivitet och pålitlighet, teknisk kapacitet samt pris. Utvärderingskriterierna i denna del, anbudsutvärderingsfasen, avsåg enligt uppgift från departementet anbudsgivarens förslag till arbetsprocess, sammansättning av projektgrupp och de nyckelpersoner som skulle arbeta med de olika delarna av uppdraget. Av anbudsförfrågan framgick också kommersiella villkor/avtalsvillkor för uppdraget (i bilaga) samt administrativa bestämmelser. De inkomna anbuden (13 st.) bedömdes och rangordnades i enlighet med de angivna utvärderingskriterierna. Det gjordes med hjälp av samma sorts betygsskala som för anbudsansökningarna. För de fyra bästa anbuden tog departementet också referenser. Tre anbudslämnare kallades sedan till en muntlig presentation. På grundval av anbud och referenser gjorde departementet bedömningen att /var det företag som bäst svarade mot kriterierna i förfrågningsunderlaget. Avtal mellan /UD och /Trygg tecknades . Upphandlingen efterannonserades i EGT. Revisorernas iakttagelser och synpunkter /Trygg upphandlades till ett sammanlagt belopp om . Förhandsannonsering av upphandlingen i Europeiska gemenskapernas officiella tidning har gjorts i enlighet med gällande regler. Ett skriftligt förfrågningsunderlag har tagits fram. Utvärdering av inkomna anbudsansökningar och anbud har gjorts i enlighet med de i annons och förfrågningsunderlag angivna kriterierna. En sammanblandning har dock gjorts av kvalifikationsgrunder och utvärderingskriterier. Enligt 1 kap. 20 a § "skall den upphandlande enheten, innan den börjar pröva anbuden, pröva om anbudsgivarna eller anbudssökandena uppfyller de krav som ställs på leverantören" (kvalifikationskrav). Prövningen om anbudssökandena uppfyller de krav som ställs på leverantören ska alltså avslutas i och med prövningen av an Efter att kvalificeringsfasen är avslutad ska anbuden värderas i enlighet med det ena av LOU:s två bedömningskriterier (ekonomiskt mest fördelaktigt anbud eller lägsta pris). I UD:s upphandling efterfrågas i annonsen bl.a. leverantörens visade tekniska resurser för genomförandet av uppdraget. Vidare vill man ha uppgifter om vilken personal som ska arbeta med det aktuella uppdraget och denna personals yrkesmässiga bakgrund, visade skicklighet etc. I förfrågningsunderlaget som UD sände till de utvalda anbudsgivarna återkommer dessa kvalificeringskrav, här omvandlade till utvärderingskriterier. Upphandlingsproceduren är mycket väl dokumenterad, vilket gör det lätt att följa ärendets handläggning. Vid utvärderingen av anbudsansökningarna och anbuden används två poängsättningssystem som inte redovisats i annonsen eller förfrågningsunderlaget. Avser den som upphandlar att använda viktningsmetodik för att rangordna och poängsätta anbud bör, med hänsyn till kravet på transparens, denna metodik framgå av förfrågningsunderlaget. Detta klargörs genom bland annat kammarrättsdom nr 943-1997 från Kammarrätten i . Efterannonsering av upphandlingen har skett i enlighet med reglerna i . genomförde , enheten för kretslopp och näringsliv, en upphandling av avseende konsultstöd i samband med en kampanj om insamling av farligt avfall. Upphandlingen genomfördes i form av förenklad upphandling enligt 6 kap. . Skriftliga förfrågningsunderlag sändes ut till tio företag. Ytterligare ett företag fick en förfrågan per fax . Av förfrågningsunderlaget framgick att projektet/upphandlingen kunde delas upp i tre steg. Som förutsättning för anbudsgivningen angavs att anbuden skulle innehålla konsulternas förslag på hur samtliga efterfrågade tre steg skulle kunna utformas. meddelades att departementet även kunde komma att beakta förslag som endast omfattade ett eller två av de skisserade stegen. Vid anbudsprövningen skulle enligt förfrågningsunderlaget hänsyn tas till att anbudsgivaren hade dokumenterad praktisk erfarenhet av renhållningsbranschen eller miljöområdet i stort. Vidare angavs att hänsyn skulle tas till på vilket sätt anbudsgivaren tänkte genomföra uppdraget, dvs. vilka tjänster som ingick i uppdraget. Slutligen framhölls att anbudet skulle vara ekonomiskt fördelaktigt. Under detta kriterium har i förfrågningsunderlaget listats tre punkter: referenser, kvalitetssäkring och miljöhänsyn. Anbudstiden gick ut . hade åtta anbud kommit in. Anbuden öppnades av två tjänstemän vid departementet inkom, via fax, ytterligare ett anbud. Även detta anbud togs med för utvärdering. Departementet uppger i en redogörelse för upphandlingen att man, då man beslutade att anta ett visst anbud, i första hand tog hänsyn till upplägg och klargörande av de tre kriterier som omnämndes i förfrågningsunderlaget. Därefter såg man till förslagets kvalitet med hänsyn till förståelse för uppdraget samt kostnaden för projektets genomförande. Enligt departementet var kvaliteten på de inkomna anbuden mycket skiftande. Bland annat saknades kostnadsuppskattningar i de flesta fall. Efter anbudsutvärderingen fattade beslut om att anta anbudet från Wildell Reklambyrå (). Beslutet motiverades med att Wildell lämnat det anbud som var enklast i sin utformning och därmed billigast, som det uppfyllde alla de krav som ställdes i anbudsförfrågan. I ett annat dokument förklaras valet av Wildell med att företagets anbud var prismässigt fördelaktigast, att det lämnat det mest kompletta förslaget samt hade bäst referenser och mest kännedom om området. Avtal tecknades mellan /och . Avtalet avsåg steg 1 i projektet, medan steg 2 och 3 skulle omförhandlas. Kostnaden för steg 1 (vilket innebar utformning av s.k. "kreativ plattform") uppgick till . Arbetet skulle utföras till . Revisorernas iakttagelser och synpunkter upphandlades till ett sammanlagt belopp om . Ett skriftligt förfrågningsunderlag har tagits fram. Förutsättningarna för hur anbuden ska komma att utvärderas är dock oklara. Departementet anger i förfrågningsunderlaget att anbuden ska avse samtliga tre uppdragsdelar, som man uppger att det även går att lämna anbud på delar av uppdraget. Det framkommer inte hur ett anbud på delar av uppdraget ska värderas i relation till ett anbud som avser hela uppdraget. Förfrågningunderlaget uppvisar också brister i tydlighet när det gäller utvärderingskriterierna. Det framgår exempelvis inte om något utvärderingskriterium är viktigare än ett annat. Inte heller framgår vad som avses med de uppställda punkterna "referenser, kvalitetssäkring, miljöhänsyn". EG-rättens princip om transparens implicerar att utvärderingskriterierna ska vara formulerade så att leverantörerna ska kunna förutse resultatet av utvärderingen. Revisorerna anser inte att utvärderingskriterierna som använts av Miljödepartmentet uppfyller denna princip. En förteckning över de inkomna anbuden har upprättats. I denna nämns att ett anbud inkommit försent. Trots detta har anbudet enligt dokumentationen upptagits till prövning. Enligt 6 kap. 11 § får en upphandlande enhet inte pröva ett anbud som har kommit in efter den dag som angetts som sista dag för lämnande av anbud. Enligt dokumentationen har många anbud valts bort på grund av ofullständiga kostnadsförslag. Därmed har anbuden inte bedömts utifrån de kriterier som ställdes upp i förfrågningsunderlaget och det går inte att konstatera om rätt anbud valts. upphandling av Kemi & Miljö , enheten för kretslopp och näringsliv, upphandlade konsultstöd i arbetet med att införa miljöledning i statlig förvaltning. Upphandlingen genomfördes som förenklad upphandling enligt 6 kap. . Förfrågningsunderlag skickades ut till tre konsultföretag: , samt . Enligt förfrågningsunderlaget skulle departementet i den inledande kvalificeringsfasen pröva att anbudsgivarna uppfyllde vissa ställda, formella krav. I den efterföljande utvärderingsfasen prövades anbuden med avseende på de i förfrågningsunderlaget angivna och specificerade kriterierna kvalitet, metodik, anpassning till statlig förvaltning och pris. Priset skulle anges som totalt pris för den angivna uppdragstiden (t.o.m. ). Av förfrågningsunderlaget framgår också att anbudets pris skulle utvärderas dels utifrån erbjudet totalpris, dels utifrån de eventuella synpunkter anbudsgivare lämnat på bifogat utkast till avtalsvillkor. Vidare sägs i förfrågningsunderlaget att anbud kunde anges på hela eller delar av uppdraget. De inkomna anbuden omfattade olika delar av uppdraget. Departementet kunde därmed inte göra en rättvisande jämförelse av anbudens priser på de grunder som meddelats i förfrågningsunderlaget. En uppskattning av prisskillnaderna gjordes dock, varefter man drog slutsatsen att Kemi & Miljö hade det lägsta priset, följt av ÅF.