frsrdg · GO04JO1 · 2001-01-01 00:00:00 — Regeringen kan föreskriva undantag från registrerings- skyldighet för handlingar som förekommer i stor mängd hos en myndighet. Med stöd av detta har regeringen i 5 § sekretessförordningen föreskrivit att vissa myndigheter i vissa fall skall vara undantagna från registreringsskyl- digheten. Socialnämnderna behöver inte registrera handlingar som hör till enskildas personakter. Pro Aros, Viksäng-Kungsåra har inte diariefört inkomna handlingar rörande färdtjänst som avser enskilds persons förhållande. Detta med hänvisning till att registrering skett i akt- och ärendesystemet SOCIA och handlingarna har betraktats som tillhörande personakt. Vad gäller avsaknaden av registrering av handlingar i ärenden om färdtjänst hos äldre- och handikappnämnden har nämnderna hänvisat till bestämmelser i sekretesslagen och sekretessförordningen (1980:657). Enligt nämndernas uppfattning finns författningsenligt stöd för äldre- och handikappnämndens underlåtna registrering. Jag vill för egen del anföra följande. Som jag uttalade i inspektionsprotokollet omfattar den ovillkorliga registreringsskyldigheten enligt 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen bara handlingar för vilka sekretess gäller. I andra stycket samma lagrum föreskrivs att regeringen, om särskilda skäl föreligger, får föreskriva undantag från registreringsskyldighet enligt första stycket i fråga om handlingar av visst slag som hos myndighet förekommer i betydande omfattning. Regeringen har med stöd av detta stadgande i 5 § sekretessförordningen föreskrivit att socialnämnderna undantas från registreringsskyldigheten enligt 15 kap. 1 § första stycket sekretesslagen såvitt avser handlingar som hör till enskildas personakter. Vad som avses med socialnämnd anges inte i sekretessförordningen. Eftersom förordningen är utfärdad med stöd av sekretesslagen ligger det i sakens natur att begreppet används i förordningen på samma sätt som i sekretesslagen. I sekretesslagen regleras verksamhet hos socialnämnderna i 7 kap. 4 § som handlar om socialtjänstsekretessen. Det anges också där vad som förstås med eller jämställs med socialtjänst. Vad som förstås med socialnämnd anges däremot inte uttryckligen i sekretesslagen. För att få ledning i den saken får man gå till socialtjänstlagen (1980:620). gällde att det inom varje kommun skulle finnas en fullgöra kommunens uppgifter inom . har kommunerna tillagts frihet att själva utforma en lämplig nämndorganisation på det sociala området. I 4 § socialtjänstlagen föreskrivs det därför att kommunens uppgifter inom skall fullgöras av den eller de nämnder som kommunfullmäktige bestämmer. Av samma paragraf följer att vad som sägs om socialnämnd i lag eller annan författning skall gälla den eller de nämnder som kommunen inrättar för att fullgöra kommunens 2000/01:JO1 uppgifter inom . Av det nu redovisade drar jag slutsatsen att med socialnämnd i 5 § sekretessförordningen förstås en sådan nämnd som oavsett dess beteckning ansvarar för verksamhet som redovisas i 7 kap. 4 § sekretesslagen. Dit hör framför allt verksamhet enligt lagstiftningen om socialtjänst och sådan verksamhet som enligt paragrafen särskilt jämställs med socialtjänst. Under tid då den kommunala färdtjänsten var en del av omfattades den av de materiella bestämmelserna om sekretess i 7 kap. 4 §. Genom lagen om färdtjänst som trädde i kraft bröts färdtjänsten ut ur . Färdtjänst skulle inte längre primärt behandlas som en form av bistånd för att uppnå skälig levnadsnivå utan som en trafikpolitisk fråga (jfr prop. 1996/97:115). Detta fick till konsekvens att ärenden om färdtjänst inte längre kom att omfattas av socialtjänstsekretessen i 7 kap. 4 § sekretesslagen. Eftersom ett sekretessbehov alltjämt förelåg i ärenden av detta slag infördes en särskild sekretessbestämmelse på färdtjänstområdet i 7 kap. 37 § sekretesslagen. Lagändringen fick också till följd att det i sekretessförordningen för socialnämnd föreskrivna undantaget från registreringsskyldighet inte längre blev tillämpligt. Som jag ovan anfört gäller det undantaget endast för verksamheter som anges i 7 kap. 4 § sekretesslagen. Om lagstiftaren hade avsett att undantaget alltjämt skulle bestå, borde ett tillägg ha gjorts i 4 § av innebörd att med socialtjänst skulle jämställas även ärenden angående färdtjänst. Något sådant tillägg har emellertid inte kommit till stånd. Av det nu anförda följer att äldre- och handikappnämnden i och med att lagen om färdtjänst trädde i kraft varit skyldig att enligt de bestämmelser som finns i 15 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen registrera de allmänna handlingar som innehöll sekretessbelagda uppgifter. Eftersom det i flertalet ärenden om färdtjänst torde förekomma uppgifter för vilka sekretess föreligger ser jag självfallet allvarligt på den underlåtna registreringen som sträcker sig över . svarar inte längre för kommunala uppgifter på färdtjänstområdet. Jag stannar därför vid detta uttalande. Av vad som sagts ovan följer att även för teknik- och idrottsnämnden föreligger en skyldighet att registrera sådana handlingar i ärenden om färdtjänst som innehåller sekretessbelagda uppgifter. Nämnden är medveten om denna skyldighet. Att någon registrering inte skedde från det att nämnden fick ansvaret för handläggningen av ärendena, , fram till min inspektion är givetvis inte bra. Registrering sker , som jag uppfattat saken, enligt bestämmelserna i 15 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen. Jag saknar därför anledning att gå vidare i saken. Lämpligheten av att en länsarbetsnämnd i förväg ger företag möjlighet att efterge sekretess i ärenden om varsel enligt lagen (1974:13) om vissa anställningsfrämjande åtgärder (Dnr 1759-1999) anmälde i till JO för dess handläggning av ärenden rörande varsel om uppsägning. Han anförde i huvudsak följande. Företag som avser att varsla om uppsägning får av länsarbetsnämnden en blankett, på vilken de kan ange om de önskar att varselbeskedet skall vara sekretessbelagt eller inte. har för förklarat att företagets inställning utgör endast en del av nämndens bedömning i det fall att handlingar begärs utlämnade i ärendet. Enligt uppgift har dock länsarbetsnämnden haft en från företaget avvikande åsikt i endast ett fall. I det fallet hade uppgifterna redan publicerats i lokaltidningen och företagsledningen tillfrågades dessutom om det var i sin ordning att lämna ut uppgifterna. ifrågasatte om inte länsarbetsnämndens förfarande står i strid med sekretesslagens mening. Han ansåg vidare att bedömningen av sekretess bör vara mycket strikt och att länsarbetsnämnden bör få klara regler för när sekretess skall användas. Från i inhämtades en kopia av den aktuella blanketten. Blanketten hade följande lydelse. Vi medger att länsarbetsnämnden får lämna ut uppgift om detta varsel Företrädare för massmedia ringer så gott som till länsarbets- få reda på om något varsel kommit in. prövar varje sådan framställning utifrån gällande sekretessbestämmelser (se nedan). Undantag från sekretess kan medges av den som skyddas (t ex ett företag som lämnat varsel). Ett sådant medgivande kan göras ovan. Lagen (1974:13) om vissa anställningsfrämjande åtgärder innehåller regler om bl.a. varsel. Av dessa följer att underrättelser och varsel om drift- inskränkningar faller under Sekretesslagen. Om varslet orsakats av konkurs, så omfattas uppgifter om konkursen inte av sekretesslagen. Enligt 7 kap § 10 Sekretesslagen gäller sekretess i ärende om arbets- förmedling m.m. för uppgift om enskilds personliga förhållanden, och enligt 8 kap § 1 gäller sekretess i ärende om arbetsförmedling och ärende enligt lagstiftningen om anställningsfrämjande åtgärder för uppgift om enskilds affärs- eller driftförhållande, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider skada. kommer att lämna ut uppgift om varsel, namn och kontaktperson till () samt till i (SAF/Ptk), med förbehåll att uppgifterna endast får användas i försäkrings- respektive medlemsärende, och att uppgifterna inte får röjas för utomstående. Förbehållet gäller också att innan någon åtgärd vidtas (t.ex. spridande av trycksaker eller annan information till enskild arbetstagare inom företaget) skall företagsledningens samtycke och Blanketten skall alltid fyllas i och skrivas under samt bifogas varsel- anmälan Ärendet remitterades till () för yttrande. I remissvaret anfördes följande. 6HNUHWHVVUHJOHU L V N YDUVHOlUHQGHQ 8 kap. sekretesslagen innehåller regler om sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskilds ekonomiska förhållanden. Av 8 kap 1 § framgår att sekretess gäller i ärende om arbetsförmedling och ärende enligt lagstift- ningen om anställningsfrämjande åtgärder för uppgift om enskilds affärs- eller driftförhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider skada. I fråga om uppgift i allmän handling gäller sekretessen i högst . Bland lagstiftningen om anställningsfrämjande åtgärder återfinns lagen (1974:13) om vissa anställningsfrämjande åtgärder. Uppgifter i de ärenden som initieras enligt denna lag, s.k. varselärenden, lämnas av företag som av olika skäl måste inskränka sin verksamhet. Företagen är skyldiga att på sätt som lagen bestämmer informera länsarbets- nämnden om driftinskränkningen, bl.a. genom att lämna uppgifter om namn på de anställda som berörs. Sekretess är huvudregel (omvänt skaderekvisit) vad gäller uppgifter i varselärenden. Den som tillämpar bestämmelsen måste därför förvissa sig om att det står helt klart att uppgiften kan utlämnas utan att företaget i de aktuella ärendena lider skada. Den höga sekretesströskeln har t.ex. fått till följd att länsarbetsnämnderna i diarieföringen av handlingar i varselärenden med stöd av 15 kap. 2 § 2 st sekretesslagen vanligen utelämnar namnet på det företag som varslat, för att diariet i övriga delar skall kunna företes för allmänheten. synes ha en uppfattning att en mindre sträng sekretess bör gälla för uppgifter i dessa ärenden. Han framhåller att sekretess skall gälla först när ett företag lider mycket svår och påvisbar skada. Med hänvisning till vad sagts delar AMS inte denna uppfattning. Även om sekretesslagens regler inte så sällan är svåra att tillämpa är de emellertid enligt AMS mening så klara som efterlyser. /lQVDUEHWVQlPQGHQV KDQGOlJJQLQJ DY NRQWDNWHU PHG I|UHWDJ VRP DYVHU OlPQD HOOHU KDU OlPQDW YDUVHO RP GULIWLQVNUlQNQLQJ Av blanketten framgår att den alltid skall fyllas i och skrivas under samt bifogas varselanmälan. har enligt AMS mening inget författningsstöd för detta krav. Intresset från massmedia om att få uppgifter om företag som varslat är emellertid stort, varför det kan anses praktiskt att lämna företagen i fråga tillfälle att ge sitt medgivande till att lämna ut uppgifter. Ett nej från företagets sida att lämna ut uppgifter är dock utan verkan vilket 2000/01:JO1 även länsarbetsnämnden synes mena när man berör frågan i sitt brev av Användningen av blanketten står därför enligt AMS mening inte i alla delar i överensstämmelse med en författningsenlig handläggning av utlämnandeärenden. I blanketten finns även texten om varslet orsakats av konkurs så omfattas uppgifter om konkursen inte av sekretesslagen. Vad som avses med denna mening är otydligt. Oavsett om det varslande företaget är i konkurs eller ej måste 8 kap 1 § sekretesslagen anses vara tillämplig på uppgifter om företagets affärs- och driftförhållanden. AMS avser därför att ta upp en diskussion med länsarbetsnämnden om ändringar i blanketten utifrån vad här sagts samt med beaktande av beslut i ärendet. Av upplysningar som inhämtades från länsarbetsnämnden framgick följande. Ett varselärende hos länsarbetsnämnden initieras av att en företrädare för ett företag informerar om att företaget avser att varsla om uppsägning. Företaget tillställes då ett standardpaket, bestående av s.k. varselblankett, den i detta ärende aktuella sekretessblanketten samt ett par informationsbroschyrer. Om företaget på blanketten efterger sekretessen lämnas handlingarna ut vid begäran härom. Om företaget däremot markerar i nej-rutan och inte bifogar en skrivelse med sina skäl för detta och skälen inte på annat sätt är kända tar länsarbetsnämnden kontakt med företaget och efterhör dess skäl för att anse att sekretess skall föreligga. De flesta varselbeskeden beläggs inte med sekretess av länsarbetsnämnden. 6WI -2 (NEHUJ anförde i beslut följande. Som framgår av remissvaret gäller presumtion för sekretess enligt 8 kap. 1 § sekretesslagen i ärenden om varsel enligt lagen (1974:13) om vissa anställ- ningsfrämjande åtgärder. Paragrafen avser att skydda företag såvitt gäller deras affärs- och driftförhållanden. Den för vilken sekretessen är tillkommen kan enligt 14 kap. 4 § sekretess- lagen själv förfoga över sekretessen. Enligt det lagrummet kan nämligen sekretess till skydd för enskild helt eller delvis efterges av den enskilde. Med en enskild avses såväl en enskild fysisk person som en enskild juridisk person. Att samtycke kan ges i förväg med tanke på en kommande situation framgår av förarbetena till sekretesslagen (prop. 1979/80:2, del A, s. 331). I ett läge där det ofta förekommer att handlingar som kan vara sekretess- belagda begärs utlämnade från en myndighet kan det ligga i linje med myndighetens allmänna serviceansvar att i förväg inhämta synpunkter på ett utlämnande från den för vilken sekretessen är tillkommen. En sådan åtgärd kan vara ägnad att förkorta handläggningen av en begäran om utlämnande i vissa fall. Jag har mot bakgrund härav inte anledning till någon invändning mot att länsarbetsnämnden ger företag som anmält att de avser att varsla enligt lagen om vissa anställningsfrämjande åtgärder möjlighet att i förväg efterge sekretessen på det sätt som sker. När det gäller den av länsarbetsnämnden använda blanketten för förfrågan om sekretess är jag däremot mera tveksam om den är alldeles lämpligt ut- formad. Den kan genom de inledande kryssalternativen ge det intrycket att det är företaget som självständigt förfogar över frågan huruvida utlämnande av uppgift om varsel får äga rum. Så är ju inte fallet. lämnar medgivande till utlämnande, ankommer det på länsarbetsnämnden att med utgångspunkt från bestämmelserna i sekretesslagen pröva huruvida utlämnande kan ske. Det är som framgått av utredningen inte ovanligt att nämnden vid en sådan prövning finner att skäl för sekretess inte föreligger. Det har vidare upplysts att nämnden i vissa fall där samtycke till utlämnande inte ges tar kontakt med företaget och efterhör företagets närmare grunder för att sekretess skall anses föreligga. Med hänsyn till det skaderekvisit som finns i sekretessbestämmelsen sekretess råder om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att företaget lider skada är självfallet företagets inställning en viktig del i den bedömning som länsarbetsnämnden skall göra. Nämnden måste emellertid väga in även andra faktorer när ställning skall tas till om utlämnande kan ske. visserligen i blanketten att nämnden prövar utlämnandefrågor enligt gällande sekretessbestämmelser men utan uttrycklig erinran om detta förhållande vid kontakten med företaget kan företaget ånyo bibringas uppfattningen att det är företagets åsikt som är avgörande för om utlämnande skall ske eller ej. Enligt min mening bör tydligare än som sker anges på blanketten att företagets uppfattning i sekretessfrågan i fall då eftergift inte medges endast utgör en del av underlaget för länsarbetsnämndens bedömning vid en begäran om handlingsutlämnande. AMS har i sitt yttrande pekat på andra delar av blanketten där en översyn kan vara motiverad. att ta upp en diskussion med länsarbetsnämnden om ändringar i blanketten och jag förutsätter att så sker går jag inte vidare i ärendet. Kritik mot en skattemyndighet för handläggningen av en begäran om utlämnande av allmän handling och uppgifter ur (Dnr 3731-1998) I ett beslut anförde -2 3HQQO|Y bl.a. följande. H.S. klagade på skattemyndighetens i (numera Skatte- myndigheten i ), skattekontor riks, handläggning av en begäran om utlämnande av uppgift ur allmän handling och utlämnande av sådan Till stöd för anmälan anfördes bl.a. följande. 1998 begärde han vid telefonsamtal med en av skattemyndighetens tjänstemän att få uppgift om antalet momsregistrerade bokhandlare. utlovades besked om detta var möjligt. fick han besked om att datorn var nere, men att det kanske skulle gå , dvs. Han fick dock uppgift om att det fanns åtminstone en utländsk bokhandel registrerad och han begärde då att få veta namnet på Tjänstemannen upplyste att begäran måste sekretessprövas och lovade att återkomma . Så skedde dock inte men , , fick han beskedet att inga av hans önskemål kunde Tjänstemannen hänvisade till arbetets behöriga gång. 2000/01:JO1 skickade han ett fax till skattemyndigheten och begärde att få en förteckning över samtliga ca 1 500 momsregistrerade utländska företag samt de kod- nycklar som behövs för att identifiera dem som var bokhandlare. fick han ett svar av vilket framgick att myndigheten inte kunde ta ställning till hans begäran förrän under kommande veckas första arbetsdag, dvs. Först fick han per fax ett beslut från skattemyndigheten. Originalbeslutet, som kom med post dagen därpå, var felaktigt daterat . Innebörden i beslutet var att myndigheten inte ansåg sig kunna svara på hans begäran genom att ta fram uppgifterna direkt ur en allmän handling utan att det krävdes sökningar, be- arbetningar och en efterföljande sammanställning. Hans begäran avslogs därför. I ett faxmeddelande uppgav skattedirektören att hon inte utrett om det var möjligt att få en bearbetning av registren gjord. har felaktigt tolkat såväl tryckfrihetsförordningen som sekretesslagen, och hanteringen av begäran har tagit alltför . Till anmälan fogades bl.a. kopior av H.S:s faxmeddelanden till skattemyn- digheten . Ärendet remitterades till i som anmodades att yttra sig över hur H.S:s begäran om utfående av allmän handling behandlats. I remissvaret anförde skattemyndigheten, länsskattechefen , i huvudsak följande (bilagorna har här utelämnats). H.S., som är reporter hos Svensk Bokhandel, begärde vid ett telefonsamtal vissa upplysningar av skattemyndigheten. Enligt en tjänsteanteckning rörde sig samtalet huvudsakligen om bokförsäljning från utländska säljare samt om hur beskattning av dem går till och hur skattemyndigheten kan kontrollera dem. H.S. begärde även att få reda på antalet momsregistrerade bokhandlare. , , fick H.S. besked per telefon att datorn är nere, kanske går det . meddelades H.S. per telefon att han inte kunde få ut de begärda uppgifterna på grund av arbetets behöriga gång. , , sände H.S. ett fax till myndigheten. begärde H.S. att få ut en lista upptagande samtliga utländska företag som är momsregistrerade i , samt de eventuella koder som behövdes för att identifiera bokhandlare bland dessa. Myndigheten bekräftade per fax att man mottagit H.S:s fax. Av skattemyndighetens fax framgår att det innebar vissa slagningar och bearbetningar att ta fram uppgifterna. Därtill måste myndigheten ta ställning till om sekretess utgjorde hinder för att lämna ut de begärda uppgifterna. Skatteregisterlagens regler måste också beaktas. beslutade att inte lämna ut uppgifterna på det sätt H.S. slutligen begärt. Myndigheten hänvisade till att uppgifterna kunde göras tillgängliga först efter sökningar, bearbetningar och en efterföljande sammanställning. Detta innebar således att uppgifterna inte kunde tas fram direkt ur skatteregistret. H.S. har vidare upplysts om att han om han lämnar preciserade uppgifter 2000/01:JO1 om ett visst företag kan få reda på om detta är momsregistrerat eller inte. återkom H.S. med namnuppgifter på fyra företag. Inget av företagen återfanns dock i skatteregistret. Myndigheten vill till att börja med framhålla att H.S. enbart begärde uppgift om antalet momsregistrerade bokhandlare. Först begärde H.S. att få en sammanställning i form av en förteckning över samtliga momsregistrerade utländska företag. Skattekontor Riks/Avdelning Riks har uppfattat H.S:s begäran som en begäran att få ut uppgift ur allmän handling enligt bestämmelsen 15 kap. 4 § sekretesslagen. Skattekontor Riks/Avdelning Riks har i det fattade beslutet uppenbarligen funnit att det efterfrågade materialet inte kunde tas fram direkt ur skatte- registret utan först efter sökningar, bearbetningar och efterföljande samman- ställning. Arbetet skulle med andra ord omfatta ett kvalificerat urvalsarbete i flera led. Beslutet att avslå H.S:s framställan motiverades därför med att de av H.S. efterfrågade uppgifterna inte kunde tas fram av hänsyn till arbetets behöriga gång. Man skulle kunna fråga sig om inte de av H.S. initialt efterfrågade uppgif- terna kunnat göras tillgängliga genom s.k. potentiell handling. Denna frågeställning har dock inte prövats av myndigheten för beslutets fattande. Vid den efterföljande hanteringen telefonsamtal m.m. har dock denna fråga berörts. vill också framhålla att det saknas möjlighet att via rutinbetonade åtgärder företa en urvalskörning som resulterar i uppgifter om enbart momsregistrerade utländska bokhandlare. Det saknas således faktiska möjligheter att efterkomma H.S:s begäran i denna del. Det kan noteras att skattemyndigheten på visst sätt underrättat H.S. om detta. I sammanhanget vill myndigheten också hänvisa till vad som uttalades om begreppet tillgänglig i prop. 1975/76:160. Ett visst urval eller en viss sammanställning av data får anses utgöra en för myndigheten tillgänglig upptagning, om urvalet eller sammanställningen kan tas fram genom rutin- betonade åtgärder från myndighetens sida, men endast då. Krävs däremot en mera kvalificerad, konstruktiv insats i form av t.ex. nyskrivning av dator- program, kan den upptagning som skulle bli resultatet av bearbetningen inte anses tillgänglig för myndigheten i grundlagens mening. ² ² ² Det angivna synsättet torde leda till att en myndighet blir skyldig att tillhandagå med ett nytt datorprogram endast om sådant kan upprättas inom myndigheten genom en enkel arbetsinsats och utan nämnvärda kostnader eller andra komplika- tioner. Frågan om utlämnande av uppgifter väcktes första gången den 18 septem- ber 1998. har härefter i beslut, daterat , avslagit H.S:s begäran att få ut uppgifter om samtliga utländska företag som är momsregistrerade i . Såvitt i efterhand kan bedömas har skattemyndigheten av misstag daterat beslutet i stället för . Detta kan förklaras av att utformningen av beslutet påbörjats . Datum anges därvid med automa- tik i myndighetens datasystem. Om beslutshandlingen expedieras måste handläggaren gå in och korrigera åsatt datum. Så har uppenbarligen inte skett i detta fall. Sammanfattningsvis finner myndigheten ändå att prövningen av utläm- nande av uppgifter skett med den skyndsamhet som varit möjlig med hänsyn till omständigheterna. H.S. kommenterade skattemyndighetens yttrande. Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen, vilket även primärt reglerar frågan om utlämnande av allmänna handlingar. Med handling förstås enligt 3 § framställning i skrift eller bild konventionella handlingar men även upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. En handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 och 7 §§ är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. En sådan upptagning, som nämnts, varmed avses bl.a. ADB- upptagningar, anses förvarad hos myndighet om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Upptagning som ingår i personregister anses dock inte förvarad hos myndighet om myndigheten enligt lag eller förordning eller särskilt beslut, som grundar sig på lag, saknar befogenhet att göra överföringen. Av proposition 1990/91:60 om offentlighet, integritet och ADB (s. 21 f.) framgår bl.a. följande.