sou · GNB3105d1 · 2000-01-01 00:00:00 — Inom verksamheten tillskapades ett regionalt personredovisningssystem (länsregister) som fördes med hjälp av automatisk databehandling samt, genom löpande sambearbetning av dessa register, även ett s.k. riksaviseringsband. Genom tillkomsten av lagen om folkbokföringsre gister – och den därtill hörande för ordningen (1991:750) om folkbokföringsregister m.m. – infördes ett modernare system för datoriserad hantering inom folkbokföringen. Lagen om folkbokföringsregister tillåter att det inom skatteförvalt ningen, med hjälp av automatisk databehandling, förs ett lokalt folk- bokföringsregister för varje lokalt skattekontors verksam hetsområde och ett centralt referensregister för hela landet. Denna uppdelning föl jer av att de lokala registren används för den egentliga folkbok förings- verksamheten, vilken enligt ett principbeslut av skall skötas på lokal nivå (prop. 1986/87:158, SkU 1987/88:2, rskr.2). Beslut i folkbokföringsärenden fattas vid det skatte kontor inom vars område den aktuella personen är eller senast har varit folkbokförd. Det centrala registret används främst som en stödfunktion för skattekontoren i deras folkbokföringsverksamhet, genom att förse kontoren med t.ex. upp gifter om namn och adress avseende personer som är folkbokförda utan för res- pektive skattekontors område. Ändamålsbeskrivningen för de lokala folkbokföringsregistren styrs av folkbokföringens egentliga syften. Uppgifter från folkbokföringen ligger till grund för flera viktiga rättsförhållanden, såsom rösträtt, skatt- skyldighet och skolplikt. Vidare kan det förhållandet att någon t.ex. är folkbokförd i utgöra grund för rätt till olika sociala förmåner. Ett av ändamålen med registren är därför att de skall användas för sam- ordnad registerföring av identifieringsuppgifter för fysiska perso ner och av andra folkbokföringsuppgifter. De lokala registren är dessutom ett nödvändigt hjälpmedel vid pröv- ningen av olika ärenden inom folkbokföringen och får därför enligt 158 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 ändamålsbeskrivningen användas för handläggning av folkbokförings- ärenden. Som ytterligare ändamål anges fram ställning av personbevis och andra registerutdrag, fullgörande av för fattningsreglerad under- rättelseskyldighet samt uttag av folklängder och andra uppgiftssamlingar för för hos statliga arkivmyndigheter. Slutligen får registren an- vändas för pla nering och tillsyn av folkbokföringsverksamheten. Syftet med det centrala referensregistret hänger nära samman med de restriktioner som gäller för terminalåtkomst mellan olika lokala re- gister (se mer om detta nedan). Ett lokalt register måste nämligen ibland kompletteras med uppgifter från ett annat register och därför behövs ett centralt register med vissa grundläggande referensuppgifter som alla folkbokföringsmyndigheter har tillgång till, t.ex. för att möj liggöra lokalisering av personer som är folkbokförda utanför ett viss skattekontors verksamhetsområde. Ändamålsbeskrivningen för referensregistret sammanfaller i stort med den för de lokala registren, men är på grund av det annorlunda syftet något inskränkt. får således inte användas för samordnad registerföring av folkbokföringsuppgifter eller fullgörande av författnings reglerad underrättelseskyldighet. Däremot får det användas för handläggning av folkbokföringsärenden, t.ex. till delning av person- nummer, för fram ställning av personbevis i den mån det är möjligt med den begränsade informationen i registret samt för planering och tillsyn av verksamheten. I datalagen anges att den är registeransvarig för vars verksamhet ett personregister förs, om han eller hon förfogar över registret. De lokala folkbokföringsregistren förs i prak tiken av skattekontoren, som också förfogar över dem. Kontoren är dock inte egna myndigheter utan ingår i skattemyndigheten i regionen. I lagen om folkbokför ingsregister anges därför uttryckligen att det är skatte myndigheten som är registeransvarig för det eller de lokala register som förs inom myndighetens verk samhets- område. Skattemyndigheterna är dessutom registeransvariga för det centrala referensregistret. En uppdelning har gjorts så att varje skattemyndighet ansvarar för de uppgifter i registret som avser en person som är eller har varit folkbokförd inom myndighetens verksamhetsområde. Detsam ma gäller för uppgifter om personer som utan att vara folkbokförda i tilldelas ett personnummer av myndigheten. SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 159 Utgångspunkten för vilka uppgifter de lokala folkbokföringsregistren får innehålla är att ett sådant register endast skall ta upp de personer som för tillfället är folkbokförda inom registerområdet (se prop. 1990/91:53 s. 23). I vissa fall görs dock undantag. Det gäller uppgifter om personer som har avregistrerats för att de t.ex. har avlidit. Även för att familjerättsliga samband skall kunna redovisas görs avsteg från grund- principen, dvs. personer med familjesamband till någon som är folkbokförd inom registerområdet registreras oavsett var de är folkbok- förda. De uppgifter om personer – som är eller har varit folkbokförda inom ett verksamhetsområde – som får finnas i de lokala registren är födelse- tid och födelseort, personnummer, namn och adress, medborgarskap och civilstånd. Vidare får registrering göras av uppgifter om folkbok- föringsfastighet, lägenhetsbeteckning och folkbok föringsort. För fast- ställande av familjerättsliga samband får för en person även anges uppgifter om make, barn, föräldrar och vårdnadshavare eller annan per- son som den registrerade har samband med inom folkbokföringen samt om sådana samband är grundade på adoption. Anteckningar får också göras om inflyttning från utlandet samt om avregistrering vid dödsfall, dödförklaring, utflyttning till utlandet, obefint lighet och beslut om fingerade personuppgifter. Slutligen får det finnas uppgifter om grav- sättning, vissa anmälningar enligt vallagen (1997:157) samt uppgifter som var antecknade i de personakter som var grund- dokument inom kyrkobokföringen. De sistnämnda personakterna kunde, förutom rena identifikationsuppgifter, innehålla uppgifter om bl.a. yrke, föräldrars civilstånd vid barns födelse och dödsorsak. De upp gifter från personakterna som registreras är dock främst sådana som utgör grund för andra registrerade uppgifter I det centrala referensregistret finns betydligt färre uppgifter om varje person. I motiven till lagen om folkbokföringsregister sägs skälen för detta vara att registrets funktion i huvudsak är att underlätta skatte- kontorens lokalisering av personer som inte är folkbokförda inom verk- samhetsområdet samt utgöra bas för personnummer tilldelning (prop. 1990/91:53 s. 26). De uppgifter om personer – som är eller har varit folkbokförda i eller som annars tilldelats personnummer – som får finnas i registret är person nummer och grunden för tilldelningen av numret samt de senast registrerade uppgifterna om namn och avregi- strering från folkbokföringen. Det framgår även från vilket lokalt re- gister uppgifterna har hämtats. För såväl de lokala folkbokföringsregistren som det centrala refe rens- registret gäller vidare att det får finnas uppgifter om tidpunkter för de 160 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 registrerade förhåll andena samt sådana tekniska och administrativa uppgifter som behövs för att till godose ändamålen med registren. Ursprungligen förekom terminalåtkomst till ett lokalt folkbokförings- register endast hos det skattekontor för vars verksamhetsområde re- gistret fördes. Skatte myndigheten hade alltså inte generellt terminal- åtkomst till de register som fördes av de olika skattekontoren i länet. Detta motiverades med att det från integritetssynpunkt var viktigt att åtkomsten till ett lokalt register inte var vidare än vad som behövdes för verksamheten. Efter en avvägning mellan integritetsskydd och effektivi- teten inom verksamheten befanns den naturliga utgångspunkten således vara att införa sådana begräns ningar att ett skattekontor endast hade terminalåtkomst till sitt eget register (prop. 1990/91:53 s. 28). Denna ordning – där terminalåtkomsten inte följde registeransvaret – visade sig emellertid hindra en effektiv handläggning av folkbokförings- ärenden och försvåra skattemyndigheternas uppgift att leda och fördela arbetet mellan skattekontoren (prop. 1995/96:56 s. 17). För att underlätta ärendehanteringen tillåts numera en skattemyndighet – in- begripet skattekontoren i regionen – att ha terminalåtkomst till samtliga de lokala folkbokföringsregister som förs av skatte kontor inom skatte- myndighetens verksamhetsområde. För det centrala referensregistret gäller, och har gällt, att samtliga skattemyndigheter får ha terminalåtkomst. Någon inskränk ning i åtkomsten har inte ansetts behövlig med hänsyn till det fåtal slag av uppgifter som finns i registret. Utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling Uppgifter i lokala folkbokföringsregister och referensregistret får läm nas ut på medium för automatisk databehandling endast om det är sär skilt föreskrivet i lag eller annan författning. Föreskrifter om sådant ut- lämnande finns i förordningen om folkbokför ingsregister m.m. I de fall utlämnande av uppgifter regleras i förordningen, får utläm nandet göras på medium för automatisk databehandling. Det gäller t.ex. uppgifter till och samt underrättelser till bl.a. Sta- tistiska centralbyrån, och . SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 161 Frågan om vilka sökmöjligheter som skall få finnas i ett personregister har ansetts vara av stor betydelse från integritetssynpunkt. I motiven till lagen om folkbokföringsregister ansågs dock att hänsyn självfallet skall tas även till kravet på en effektivt och rationellt bedriven folkbokförings- verksamhet (prop. 1990/91:53 s. 34). I fråga om folkbokföringsregistren har man valt att uttömmande i lagen ange vilka sök begrepp som är tillåtna. De sökbegrepp som är tillåtna vid sökning i de lokala folkbok- föringsregistren är till stora delar desamma som de uppgifter vilka får finnas i registret (se ovan om registerinnehåll). Vissa begränsningar har dock gjorts av integritetsskäl. Det är inte tillåtet att som sök begrepp an- vända en persons födelseort eller medborgarskap och inte heller rela- tionsbegrepp som urskiljer adoptivförhållanden från biolo giska relatio- ner. Detsamma gäller uppgifter om avregistrering, gravsättning eller an- mälningar enligt vallagen. Slutligen får som sökbe grepp inte användas sådana särskilda uppgifter som är överförda från kyrkobok föringens personakter. Vid sökning i det centrala referensregistret får som sökbegrepp an- vändas endast uppgifter om personnummer, namn och avregistrering. Skattemyndigheterna får för att handlägga folkbokföringsärenden föra ett särskilt handläggningsregister för varje skattekontors verksamhets- område. Bestämmelser om registren finns i förordningen om folk bok- föringsregister m.m. Handläggnings registren används dels för att regi- strera folkbokföringshändelser, dels som dagbok för att registrera vissa uppgifter som inte kan registreras i de lokala folkbokföringsregistren. Registren kan även användas för maskinell bevakning av att begärda kompletteringar kommer in i rätt tid. Även andra tidsfrister kan beva kas. Handläggningsregistren får användas även för planering, upp följning och kontroll av folkbokföringsverksamheten samt för f ramställning av registerutdrag i vissa ärenden. Respektive skattemyndighet är register- ansvarig. Handläggningsregistren får innehålla de uppgifter som behövs vid handläggningen av ärenden, t.ex. uppgifter om namn, adress, person- nummer, diarienummer samt datum för registrering i ett folkbokför- ingsregister. Registren innehåller också beslut och dagboksanteckningar i ett ärende, varvid uppgift registreras om datum för åtgärderna samt beslutets eller anteckningens innebörd. I ett handläggningsregister får 162 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 även vissa uppgifter om en person registreras trots att personen aldrig har varit folkbokförd i . Det gäller bl.a. i ärende om hin ders- prövning, registrering av vigsel samt födelse av barn som inte skall folkbokföras. Dessa ärenden registreras inte i de lokala folkbok förings- registren, utan endast i handläggningsregistren. Uppgifter om namn och adress samt tidsuppgifter får med hjälp av automatisk databehandling hämtas in till ett handläggningsregister hos ett skattekontor från det lokala folkbokföringsregister som förs av det skatte- kontoret samt från det centrala referensregistret. Personnummer får häm tas in från andra handläggningsregister med hjälp av automatisk databehandling. Terminalåtkomst till ett handläggningsregister som förs inom en myn- dighets verksamhetsområde får förekomma endast inom myndig heten. Som sökbegrepp i registren får – med vissa undantag – användas samma uppgifter som vid sökning i ett lokalt folkbokföringsregister (se avsnitt 3.2.2) samt uppgifter om diarienummer. Tillhandahållande av folkbokföringsuppgifter är ett av de huvudsakliga ändamålen med folkbokföringsverksamheten i stort. Samhällets behov av uppgifter om befolkningen tillgodoses också i stor utsträckning genom uppgifter från folkbokföringen. Uppgiftslämnandet skedde tidi gare främst genom skattemyndigheternas regionala register över be folkningen (personbanden) och det s.k. riksaviseringsbandet. Dessa register var inte författningsreglerade och i stort behov av modernisering. beslutade att ett nytt register för avisering av folkbok- föringsuppgifter, aviseringsregister, skulle inrättas som ersättning för personbanden och riksaviseringsbandet. Tillämpningsområde, ändamål och registeransvar Inom folkbokföringsverksamheten skall enligt lagen (1995:743) om avi- seringsregister finnas ett register – aviseringsregistret – för till handa- hållande av folkbokföringsuppgifter för hela landet. I motiven till lagen sägs att en viktig aspekt när det gäller skyddet för den personliga integriteten är att de uppgifter som registreras om en person är riktiga och aktuella samt att det är av stort intresse att myndigheter på ett kost- nadseffektivt och säkert sätt får tillgång till de folkbokföringsuppgifter som behövs i verksamheten (prop. 1994/95:201 s. 24). Ett centralt re- gister ansågs ur denna synvinkel ha betydande fördelar. I lagen anges för vilka ändamål aviseringsregistret får användas. Som en naturlig följd av registrets huvudsakliga syfte – att tillgodose myndigheters behov av folkbokföringsuppgifter – sägs att myndigheter SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 163 får använda det för aktualisering, komplettering och kontroll av upp- gifter i personregister som myndigheten är registeransvarig för. Efter som en myndighet även kan behöva information om personer som inte finns i dess egna register, får aviseringsregistret dessutom användas för kontroll och komplettering av andra personuppgifter. Slutligen får myndigheter använda registret för uttag av urval av personuppgifter. Detta för att tillgodose vissa myndigheters särskilda behov, t.ex. inom skolverksamheten för uppgifter om personer i olika åldersgrupper. Även andra än myndigheter kan få utnyttja aviseringsregistret för uttag av urval av uppgifter, dock endast om det särskilt före skrivs av regeringen. är registeransvarigt för aviseringsregistret. innehåller sådana uppgifter från de lokala folk bok- föringsregistren och det centrala referensregistret som behövs för avi- seringsverksamheten. Utgångspunkten har varit att endast de uppgifter får finnas som behövs för att behovet hos användarna, dvs. myn dighe- terna, av allmänt efterfrågade folkbokföringsuppgifter skall kunna till- godoses (prop. 1994/95:201 s. 27). Av integritetsskäl är innehållet i re- gistret fastslaget genom en uttömmande uppräkning i lagen om avise- ringsregister. De uppgifter om personer – som är eller har varit folkbokförda i landet eller som annars har tilldelats personnummer – som får finnas i registret är personnummer, namn, adress, medborgarskap, civilstånd och födelseort. Vidare får registrering göras av uppgifter om folkbok- föringsfastighet, lägenhetsbeteckning och folkbok föringsort. Även upp- gifter om make, barn, föräldrar och vårdnadshavare får registreras, lik- som anteckningar om datum för inflyttning från utlandet samt om avregistrering tillsammans med upplysning om orsaken till denna. Vidare får det finnas uppgifter om vissa anmälningar enligt vallagen (1997:157), upplysningar om tidpunkter för de registrerade förhållan- dena samt sådana tekniska och administrativa uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålen med registret. innehåller till skillnad från de lokala folkbok- föringsregistren (se avsnitt 3.2.1) i princip endast aktuella uppgifter. Innehållet skiljer sig även från de lokala folk bokföringsregistren genom att vissa integritetskänsliga eller för avi sering mindre viktiga uppgifter om bl.a. adoption och gravsättning inte får finnas. 164 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 Terminalåtkomst och utlämnande av uppgifter på medium för automatisk databehandling Enligt lagen om aviseringsregister får uppgifter lämnas ut på medium för automatisk databehandling till varje myndighet som själv har rätt att registrera motsvarande uppgifter. Utlämnande sker på det sätt som de mottagande myndigheterna önskar, vilket innebär att uppgifter läm nas ut på magnetband eller på elektronisk väg. Vid s.k. dator till dator- uppkoppling sker filöverföring i realtid, så att mottagarens register upp- dateras direkt vid inhämtandet. Uppgifter kan lämnas ut på medium för automatisk databehandling även om den mottagande myndigheten inte själv får registrera uppgif- terna, dock endast om utlämnande på så dant medium följer av lag eller förordning eller om regeringen har medgett det. Det är därför möjligt att tillämpa s.k. bruttoavisering, dvs. att en myndighet får ändrings- aviseringar avseende samtliga personer i aviseringsregistret oavsett om de förekommer i den mottagande myndighetens register eller inte. Myn- digheten söker sedan fram uppgifter om personer som finns i dess register, medan uppgifter om övriga personer gallras bort. En lista över vilka myndigheter som får ta emot bruttoaviseringar finns i förord ningen (1996:1298) om aviseringsregister och omfattar bl.a. , och . Terminalåtkomst förekommer numera i fråga om ett begränsat antal uppgifter i aviseringsregistret. Myndigheter får, även om de inte själva har rätt att registrera motsvarande uppgifter, ha direktåtkomst till upp - gifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsfastighet, lä gen- hetsbeteckning och folkbokföringsort samt avregistrering från folk bok- föringen. I förarbetena (prop. 1995/96:217 s. 15) anges som skäl för lag- ändringen att direktåtkomst är överlägsen för använd arna när det gäller att få tillgång till aktuella uppgifter samt att åtkomsten kan be gränsas till uppgifter som är av intresse för an vändaren. Av integritets- skäl begränsades dock åtkomsten till ovan upp räknade uppgifter, vilka inte bedömdes vara känsliga som de är av intres se för nästan samtliga myndigheter som utnyttjar folkbokföringsupp gifter. Regeringen har dock i förordningen om aviseringsregister tillåtit ter- minalåtkomst avseende ytterligare uppgifter för och polismyndigheterna samt skattemyndigheterna. Sistnämnda myndigheter har därigenom tillgång även till upp gifter om civilstånd, make, föräldrar, barn och vårdnadshavare. SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 165 De sökbegrepp som är tillåtna vid sökning i aviseringsregistret är till stora delar desamma som de uppgifter vilka får finnas i registret (se ovan om registerinnehållet). Vissa begränsningar har dock gjorts av integritetsskäl. Det är därför inte tillåtet att som sökbegrepp använda en persons födelseort, civilstånd eller datum för inflyttning från utlandet. Medborgarskap tillåts som sökbegrepp endast avseende uppgift om en persons medborgarskap i ett nordiskt land samt uppgift om en person är medborgare i ett EU-land eller inte (unionsmedborgarskap eller icke unionsmedborgarskap). Huvudprincipen för aviseringsregistret är att uppgifter skall gallras när en ny motsvarande uppgift registreras eller när uppgiften är aktuell. Vissa uppgifter, t.ex. uppgift om folkbokföringsfastighet och lä- genhetsbeteckning, får dock bevaras efter utgången av det år då ändringen registrerades. Uppgift om rättat personnummer får be varas som behövs för att tillgodose ändamålet med registret. För uppgift om datum för inflyttning från utlandet gäller en gallringstid efter utgången av det år då uppgiften registrerades. När en person avregistreras från folkbokföringen skall de flesta uppgifter gallras. Vissa uppgifter får dock bevaras efter avregistreringen. Avgifter för tillgång till uppgifter Utnyttjandet av aviseringsregistret är avgiftsbelagt och fastställer avgifterna. Vissa myndigheter – bl.a. och Riksför säkringsverket – är dock enligt förordningen om avise rings- register befriade från avgifter när uppgifterna begärs för aktualisering, komplettering och kontroll av uppgifter i ett personregister som förs av den mottagande myndigheten. 166 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 3.3Register i skatteförvaltningens och läns- styrelsernas verksamhet med val och folk- omröstningar 3.3.1Allmänt om verksamheten med val och folkomröstningar Verksamheten med val och folkomröstningar regleras i vallagen (1997:157), folkomröst ningslagen (1979:369) samt lagen (1994:692) om kommunala folkomröstningar. Enligt vallagen skall det finnas en central, samt regionala och kommunala valmyndigheter. är central valmyndighet och länsstyrelserna är regionala valmyndigheter. De valnämnder som skall finnas i varje kommun är kommunala valmyndigheter. De nu nämnda myndigheternas uppgift är att organisera och genomföra valen i . Av instruktionen för skatteförvaltningen fram går vidare att skattemyndigheterna skall bistå länsstyrelserna i arbetet med de allmänna valen samt upprätta allmän röstlängd och rö stkort. I och med ikraftträdandet av den nya vallagen infördes ett nytt system för röstlängder, som innebar att man gick i från för- farandet med längder med fast giltighetstid. I stället tas röstlängder nu fram endast när det skall hållas val eller folkomröstning. med vallagen trädde en särskild registerlag för framtagning av röstlängder och röst kort i kraft, lagen (1997:158) om röst längdsregister. Härigenom skulle behovet av skydd för enskildas integritet säkerställas när rele vanta uppgifter samlades i personregister. Tillämpningsområde, ändamål och registeransvar Skattemyndigheterna och får för vissa i lagen om röst- längdsregister angivna ändamål föra register med hjälp av automatisk databehandling för tillhandahållandet av röst längder för hela landet (röstlängdsregister). Registren förs alltså för såväl skatte myndigheternas som verksamhet. Enligt datalagen är den register- ansvarig för vars verksamhet registret förs, om han eller hon förfogar över det. Registeransvaret för röstlängds registren skulle således vara delat mellan myndigheterna och verket i den omfattning de förfogar över dem. I lagen om röstlängds register finns en bestämmelse som närmare definierar detta ansvar. Medan är registeransvarigt för SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 167 samtliga register, ansvarar skattemyndigheterna endast för det register som förs inom myndighetens verksamhetsområde. Enligt 10 § datalagen har en enskild rätt att från den registeransva- rige få underrättelse om innehållet i ett personregister, såvitt av ser personuppgifter som rör honom eller henne. Enligt en särskild be stäm- melse i lagen om röstlängdsregister är dock befriad från skyldigheten att tillhandahålla den enskilde uppgifterna.