sou · GNB3105d2 · 2000-01-01 00:00:00 — 346 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter organisationsnummer, styrelseledamöter, firmatecknare samt adress- uppgifter m.m. Uppgifter om en enskilds ekonomiska förhållanden är grundläggande för skuldsaneringsverksamheten. Information om en sökandes och eventuellt hans eller hennes familjemedlemmars ekonomi är därför av avgörande be tydelse i ett ärende om skuldsanering. I denna uppgiftskategori innefattas sådant som uppgifter om inkomster, skuld- belopp, när skulder förföll till betalning, bor gensåtaganden samt anstånd med betalning m.m. Som två särskilda kategorier av uppgifter anges yrkande och grunder samt beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgär der i ett ärende. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna åter- finnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter be handlas på annat sätt än i elektroniska handlingar gäller dock begräns ningar i fråga om vilka känsliga personuppgifter m.m. som får behandlas. Behandlingen av vissa uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga person- uppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 13 och 21 §§ personuppgiftslagen. Inom den verksamhet som rör skuldsanering finns efter vad vi har erfarit behov av att behandla främst uppgifter om böter eller skadestånd på grund av brott i de fall dessa utgör grund för en fordran i ett ärende. I lagen bör det därför anges att sådana uppgifter får behandlas även på annat sätt än i elektroniska handlingar. 8.4.10Gallring av uppgifter i skuldsanerings- databasen Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras efter utgången av det kalenderår då det ärende som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till av slutades. Har skuldsanering be- viljats i ett ärende skall uppgifter och handlingar dock gallras efter utgången av det kalenderår då beslutet att bevilja skuld sanering fattades. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 347 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras eller bevaras samt om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall över lämnas till en arkivmyndighet. Vi redovisar i avsnitt 3.4 4 vilka gallringsbestämmelser som gäller för uppgifter i ett skuldsaneringsregister. I ett ärende om skuldsanering som innebär att skuldsanering inte beviljas, finns det normalt inte anledning att bevara uppgifterna . Vi föreslår att huvudregeln skall vara att uppgifter och handlingar i databasen skall gallras efter utgången av det kalenderår då det ärende som uppgifterna eller hand lingarna hänför sig till avslutades. Har skuldsanering däremot beviljats blir följden van- ligtvis att gäldenären skall betala ett visst belopp till borgenärerna . I dessa fall behöver uppgifter således bevaras . Vi anser det rimligt att som huvudregel för dessa ärenden ange att uppgifter och handlingar skall gallras efter ut- gången av det kalenderår då beslutet att bevilja skuldsanering fattades. Regeringen eller bör dock ha möjlighet att meddela föreskrifter om undantag från de regler som anges i lagen. Dessutom bör det finnas möjlighet att föreskriva om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkivmyndighet. 8.4.11Ändamålen med behandling i konkurstill- synsdatabasen Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handa- hållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för ·handläggningen av konkurstillsynsärenden och mål enligt löne- garantilagen (1992:497), ·tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt ·framställning av statistik. Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handahållande av in- formation som behövs i författ ningsreglerad verksamhet utanför exekutionsväsen det för tillsyn samt lämp lighets-, tillstånds- och annan liknande prövning samt för framställning av statistik. Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår vi att det för de verksamheter som vi har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandling i data- 348 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter För en närmare redogörelse av vad som avses med begreppet da- tabas och beskrivning av när behandling av personuppgifter skall om- fattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet. Vår avsikt är att den behandling av personuppgifter som skall göras inom ramen för regleringen av konkurstillsynsdatabasen i första hand skall motsvara den behandling som utförs i de diarie- och ären- dehanteringsstödsregister som förs med stöd av tillstånd från Data- inspektionen. En tillsynsmyndighet i konkurs har emellertid även att föra statens talan i vissa mål enligt lönegarantilagen. Det gäller mål där en arbetstagare har väckt talan mot en konkursförvaltares beslut om betalning enligt lönegarantilagen. En tillsynsmyndighet kan även själv väcka talan mot ett beslut som den anser felaktigt. behandlas upp- gifter i sådana mål endast i kronofogdemyndigheternas allmänna diarier. Enligt vad vi har erfarit är dock behovet av automatiserade rutiner vid handläggningen av målen så stort att en utförligare reglering av behand- lingen behövs. Eftersom målen handläggs av tillsyns myndigheterna, är det enligt vår mening lämpligt att samordna den regleringen med den som skall gälla för behand ling av personuppgifter i konkurs- tillsynsärenden. Här bör nämnas att frågor om den administrativa han- teringen av lönegarantiersättning har setts över av Stats kontoret (se avsnitt 8.4.1). I rapporten samlad administration av lönegarantin (1999:20) konstaterar att det centrala lönegarantiregistret bör kunna avvecklas och ersättas av en ny databas med åtkomst för kronofogdemyndigheter och konkursförvaltare. Vi har inte möjlighet att nu lämna förslag på utformningen av en sådan reglering. När det blir aktuellt med en reglering bör det dock enligt vår mening övervägas om en samordning kan göras med den av oss föreslagna lagstiftningen. Som vi redovisar i avsnitt 6.2.2 anser vi att man bör skilja mellan primära och sekundära ända mål. Med primära ändamål avser vi ända- mål som är direkt anpassade till den verksamhet som bedrivs av person- uppgiftsansvariga myndigheter, dvs. och kronofogde- myndigheterna. Sekundära ändamål är ända mål som kan hänföras till andra verksamhetsområden än det för vilket databasen pri märt förs. För den verksamhet inom exekutionsväsendet som avser frågor om konkurs- tillsyn samt vissa processer enligt lönegarantilagen är det förhållan devis enkelt att slå fast de ändamål som skall vara styrande för behandling av personuppgifter i databasen. Det grundläggande primära ända målet är nämligen just handläggning av konkurstillsynsärenden och mål enligt lönegarantilagen. Liksom i övriga verk samheter inom såväl exeku- tionsväsendet som andra myndighetsorganisationer måste det finnas möj- ligheter att utvärdera den egna verksamheten och på olika sätt behandla personuppgifter för intern kontroll och uppföljning. Som primära än damål Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 349 anges därför även tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verk sam- heten samt framställning av statistik. Uppgifter som behandlas i samband med kronofogdemyndigheternas tillsyn i konkurser kan även behövas i and ra myndigheters verksamhet med tillsyn över eller pröv ning av olika företeelser i samhället. Som ett särskilt sekundärt ändamål anges därför tillsyn samt lämp lighets-, tillstånds- och annan liknande prövning. Liksom för databaser inom andra verksamhetsområden bör som ett sekundärt ändamål dess utom anges att uppgifter får behandlas för framställning av statistik som tas fram av andra myndigheter m.fl. 8.4.12Uppgifter som får behandlas i konkurstillsyns- databasen Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för verksamheten med konkurstillsyn eller vid handläggningen av mål enligt lönegarantilagen, få behandlas uppgifter om ·en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter, ·en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, ·en enskilds ekonomiska förhållanden, ·domstols eller myndighets beslut, ·yrkande och grunder i ett ärende, samt ·beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgärder i ett ärende. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen. Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. För att undvika detaljreglering i lagen om behandling av uppgifter i exe- kutionsväsendets verksamhet anges endast vilka kategorier av uppgifter som får behandlas i databaserna (se avsnitt 6.3.2). Liksom för öv riga databaser inom exekutionsväsendet avser dessa uppgiftskategorier vad som får behandlas i den informationsbaserade delen av databasen, dvs. vanligen uppgifter som registreras genom angivande av belopp m.m. i särskilda fält i exekutionsväsendets data program. 350 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999:105 handlingar som ingår i ärendehanteringssystem föreslår vi sär skilda be- stämmelser. En grundläggande förutsättning för att en uppgift över hu- vud taget skall få behandlas är dock att den behövs för de pri mära än da- målen med databasen (se avsnitt 6.2.2). Uppräkningen utgör således endast en ram för vad som får be handlas och regeringen eller Riks- skatteverket skall sedan meddela närmare före skrifter om vilka uppgifter det rör sig om. Med identitets- och andra basuppgifter avses för fysiska personer så- dant som personnummer, namn och adress, dvs. grundläggande uppgifter om enskilda som behövs för att handläggningen av ärenden skall fungera. Motsvarande gäller för juridiska per soner och det kan då röra sig om uppgifter om organisationsnummer, styrelseledamöter, firma- tecknare samt adressuppgifter m.m. Uppgifter om enskilds ekonomiska förhållanden måste självfallet få behandlas i ett ärende om kon kurs- tillsyn. Detsamma gäller uppgifter om konkursbeslut och andra dom- stols- eller myndighetsbeslut som behövs i ett ärende. Som två särskilda kategorier av uppgifter anges yrkande och grunder samt beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgär der i ett ärende. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att åter fin- nas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den infor- mationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter be handlas på annat sätt än i elektroniska hand lingar gäller dock begränsningar i fråga om vilka känsliga personuppgifter m.m. som får behandlas. Behandlingen av vissa uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga person- uppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 13 och 21 §§ personuppgiftslagen. Det finns enligt vad vi har erfarit inga skäl för att i verksamheten med konkurstillsyn eller vid handläggningen av mål enligt lönegarantilagen tillåta behandling av känsliga personuppgifter m.m. på annat sätt än i de elektroniska handlingarna. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 351 8.4.13Gallring av uppgifter i konkurstillsyns- databasen Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen som kan hänföras till ett konkurstillsynsärende skall gallras efter utgången av det kalenderår då ärendet av slutades, dock tidigast efter utgången av det kalenderår då beslutet om konkurs fattades. Uppgifter och handlingar som kan hänföras till mål enligt lönegarantilagen skall gallras efter utgången av det kalenderår då hand läggningen av målet avslutades. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras eller bevaras samt om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall över lämnas till en arkivmyndighet. Vi redovisar i avsnitt 3.4.6 vilka gallringsbestämmelser som gäller för de register som förs av tillsynsmyndigheterna. Som huvudregel för konkurstillsynsdatabasen bör enligt vår mening gälla att uppgifter och handlingar i databasen skall gallras efter utgången av det kalenderår då det ärende som uppgifterna eller hand- lingarna hänför sig till av slutades, dock tidigast efter utgången av det kalenderår beslutet om konkurs fattades. För upp gifter och hand- lingar i mål enligt lönegarantilagen bör gallring kunna ske efter det att handläggningen av ett mål avslutades. Liksom i fråga om exekutionsväsendets övriga databaser, bör rege- ringen eller få meddela föres krifter om att en uppgift eller handling i konkurstillsynsdatabasen skall bevaras eller gallras samt om att uppgifter och handlingar som gallras ur databasen skall över lämnas till en arkivmyndighet. 8.4.14Gemensamma bestämmelser om direktåtkomst till databaser Vårt förslag: , kronofogdemyndigheterna, skatte- myndigheterna och skall få ha direktåtkomst till data- baserna. Regeringen skall få meddela före skrifter om att även annan får ha direktåtkomst. Annan än och kronofogdemyndigheterna skall inte få ha direktåtkomst till elektroniska handlingar. 352 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter meddela föreskrifter om ytterligare inskränkning i en myndighets eller annans direktåtkomst. En enskild skall få ha direktåtkomst till uppgifter om mål eller ären- den som de har gett in i den utsträckning som regeringen föreskriver, dock inte till elektroniska handlingar. Regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild skall få ha direktåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela före skrifter om vilka uppgifter som sålunda får omfattas av direktåtkomst. I avsnitt 6.7 redovisar vi vår principiella inställning till direktåtkomst till databaser. I enlighet med de resonemang vi för där föreslår vi att och kronofogdemyndigheterna skall ha rätt till full- ständig tillgång till uppgifter i exekutionsväsendets databaser, inklusive de elektroniska handlingarna vilka av integritetsskäl inte bör vara till- gängliga för andra myndigheter. För den händelse rege ringen finner att det finns särskild anledning att begränsa åtkomsten till vissa upp gifter eller handlingar, föreslår vi en möjlighet för regeringen att meddela före - skrifter om sådan begränsning. Enligt vår uppfattning torde dock detta inte vara nödvändigt i nu läget. har och skattemyndigheterna direktåtkomst till samt- liga uppgifter i utsökningsregistret och vi föreslår i princip ingen ändring därvidlag. Den enda begränsning som vi anser skall göras i lag är som nämnts ovan att inga myndigheter utöver Riks skatteverket och krono- fogdemyndigheterna får ha direktåtkomst till de elektroniska handlingarna. Vi anser vidare att det inte finns någon anledning från integritetssynpunkt att i lag uttryckligt begränsa den direktåtkomst som och skattemyndigheterna skall få ha, till att endast avse utsöknings- och indrivningsdatabasen. En förutsättning för att direkt- åtkomst skall tillåtas till en databas bör emellertid enligt vår bestämda uppfattning vara att det ändamål för vilket direktåkomst ges omfattas av de sekundära ända målen med databasen. Såsom vårt lagförslag för exekutionsväsendet är utformat innebär det i praktiken att det är ut- söknings- och indrivningsdatabasen som kommer att bli föremål för di- rektåtkomst. Som sekundära ändamål med den databasen anges näm- ligen avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter, planering, sam- ordning och uppföljning av revisions- och annan kontrollverksamhet vid beskattning och tulltaxering samt utredningar vid bestämmande och be- talning av skatter, tullar och socialavgifter. Vi föreslår inte motsvarande ändamål för de övriga data baserna. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 353 Generellt för samtliga föreslagna databaser hos exekutionsväsendet är emellertid att de föreslås få användas för till syn samt lämplighets-, tillstånds- och annan liknande prövning. I den omfattning skattemyn- digheterna eller behöver uppgifter från exe kutionsväsendets övriga databaser för de ändamålen, föreligger det enligt vårt lagförslag inget hinder mot att uppgifter lämnas ut genom direktåtkomst. Vår ut- gångspunkt är emellertid att det normalt inte skall förekomma obegrän- sad direktåtkomst till en eller flera databaser för mynd igheter utanför den ansvariga myndighetsorganisationen. Det bör åligga rege ringen att meddela föreskrifter om till vilka uppgifter direktåtkomst får före kom- ma. Av avsnitt 6.7.4 framgår att vi intar en återhållsam ställning i fråga om att medge andra myndigheter än de personuppgiftsansvariga direkt- åkomst till uppgifter i en databas. Det är enligt vår mening därför en känslig fråga om det finns anledning att tillåta sådan åtkomst för andra myndigheter än skattemyndigheterna och . Generellt kan det dock hävdas att uppgifterna i exekutionsväsendets databaser till sin natur inte är lika känsliga som uppgifterna i exempelvis den föreslagna beskattningsdatabasen. Under förutsättning att det kan motiveras av effektivitetsskäl eller av andra skäl, är vi därför inte principiellt mot att utöka den krets av myndigheter som får ha möjlighet att genom direkt åt- komst komma över uppgifter som behandlas av kronofogdemyndighe- terna. Den mottagande myndighetens nytta av direktåtkomst måste således enligt vår mening tillmätas avgörande betydelse vid bedöm ningen av om direktåkomst skall medges eller inte. Om behovet av uppgifterna hos den mottagande myndigheten inte är större än att ut lämnandet kan lösas på andra sätt utan beaktansvärda effektivitets förluster, bör direktåkomst inte medges. En annan utgångspunkt måste givetvis vara att en utökning av direktåtkomst inte får leda till otillbörliga integritetsintrång. En faktor som enligt vår uppfattning är av stor betydelse vid en sådan bedöm ning, är hur omfattande direktåtkomsten skall vara. Det är mindre allvarligt från integritetssynpunkt att medge en myndighet direktåtkomst till enstaka uppgiftskategorier, än att medge åtkomst till databasen i dess helhet. Naturligtvis är det även av betydelse vilka uppgifter som skall omfattas av direktåtkomst. Större res triktivitet bör tillämpas om åtkomsten avser uppgifter som kan anses känsliga, t.ex. uppgifter som avslöjar brott, än om de uppgifter som skall lämnas ut genom direkt- åtkomst endast rör förhållanden som ge nerellt sett inte är integritets- känsliga, t.ex. adressuppgifter. Enligt vår uppfattning bör det även läg- gas stor vikt vid för vilket ändamål den mottagande myndigheten skall använda uppgifterna. Som exempel kan nämnas att det måste an ses vara mycket tveksamt från integritetssynpunkt att uppgifter, oavsett deras 354 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999:105 karaktär, lämnas ut genom direktåtkomst för att användas i brotts- utredande verksamhet. Vi föreslår således att det skall finnas möjlighet för skattemyndig- heterna och att få ha direktåtkomst till exekutionsväsendets databaser. Regeringen bör dock, som nämns ovan, genom före skrifter begränsa direktåtkomsten till att gäl la exempelvis endast en av data- baserna eller endast vissa uppgifter i databaserna. För vår del anser vi att det inte finns skäl för oss att nu föreslå direktåtkomst för andra myn - digheter än de ovan nämnda. Det finns flera myndigheter som ofta använder sig av uppgifter av olika slag från kronofogdemyndigheternas register, t.ex. polismyndigheterna. Frågan om dessa och andra myndigheter skall få tillgång till uppgifter via direktåtkomst, bör dock avgöras i annat sammanhang. Enligt vår upp fattning bör regeringen ha möjlighet att meddela föreskrifter om utökning av den grupp av myn- digheter som får ha direktåtkomst till exekutionsväsendets databaser. Så- dan direktåtkomst får inte omfatta de elektroniska handlingarna. Enligt utsökningsregisterlagen får en sökande eller dennes ombud i den utsträckning som regeringen föreskriver ha direktåkomst till upp- gifter om de mål eller ärenden som den enskilde har gett in. Denna möjlighet anser vi bör finnas kvar, men det saknas som vi ser det an- ledning att i lag inskränka den till att endast gälla en viss databas. En- skilda bör således få ha direktåtkomst till uppgifter om mål eller ären den som de har gett in i den utsträckning som regeringen föreskriver. Direktåtkomsten får dock inte omfatta elektroniska handlingar. Vi redovisar i avsnitt 6.7.5 våra överväganden i fråga om möj ligheten för enskilda att få direktåtkomst till egna uppgifter i myndigheters databaser. Vi föreslår för samtliga de verksamhetsområden som omfattas av vårt uppdrag att regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha direktåkomst till uppgifter om sig själv i en databas. En ligt vad vi har erfarit finns det inom exeku tionsväsendet inga planer på att införa möjlighet för enskilda att via exem pelvis Internet få tillgång till egna uppgifter. Vi anser dock att det för exe kutionsväsendet, liksom för övriga verk samheter, bör införas en möj lighet för regeringen att meddela föreskrifter om sådan åtkomst. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 355 8.4.15Gemensamma bestämmelser om sökning i databaser Vårt förslag: Vid sökning efter elektroniska handlingar skall som sökbegrepp få an vändas endast mål- eller ärende beteckning, beteck- ning på handling eller annan uppgift som behövs för att identifiera ett mål eller ärende eller en handling. Vi redovisar i avsnitt 6.4.5 vår inställning i frågan om vilka sök möjlig- heter som skall finnas i de elektroniska handlingarna. Som en allmän princip slår vi fast att sökning endast skall vara möjligt med hjälp av vissa sökbegrepp, nämligen ärende beteckning, beteckning på handling eller annan uppgift som behövs för att identi fiera ett mål eller ärende eller en handling, t.ex. personnummer. Inom exekutionsväsendet, och då främst i verksamhet med utsökning och indrivning, gäller det särskilda förhållandet att den samlande faktorn för olika mål är gäldenären i frå ga. Arbetet är med andra ord upplagt så att samtliga mål som rör en gäl- denär vanligtvis hanteras i ett sammanhang. Det är därför otill räckligt med sökmöjligheter som kräver att en tjänste man utnyttjar en specifik ärendebeteckning, t.ex. ett målnummer. Genom vårt förslag blir det möjligt att vid sökning i databaserna an vända sig av en sammanhållande identifieringsuppgift, t.ex. personnummer, och på så sätt få till gång till samtliga de mål eller ärenden som rör en viss person. 8.5.1En lag för fiskala verksamhet Vårt förslag: Behandling av personuppgifter och andra uppgifter i fiskala verksamhet skall regleras i en lag. Till skillnad från skatteförvaltningen och exekutionsväsendet, som an- svarar för ett stort antal v erksamhetsområden, kan uppgifter grovt indelas i endast en fiskal och en brottsbekämpande verksamhet (se avsnitt 3.5.1). Regleringen av personuppgiftsbehandling inom den brotts- bekämpande verksamheten omfattas inte av vårt uppdrag. Det innebär att vårt förslag till lag om behandling av personuppgifter m.m. i 356 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter verksamhet inte omfattar den behandling som utförs enligt lagen (1997:1058) om register i brottsbekämpande verksamhet, dvs. i det register som benämns SPADI (se avsnitt 3.5.3).