sou · GNB3105d2 · 2000-01-01 00:00:00 — En sådan möjlighet skulle nämligen innebära en avsevärd risk för uppkomsten av om fattande personregister som skulle stå helt utanför offentlig kon troll. Oavsett på vilket sätt di- rektåtkomst medges – t.ex. genom Internet eller tonvalstelefon – måste det därför finnas tekniska spärrar som förhindrar upprepade för fråg- ningar om flera personer. Det skall alltså vara tillåtet endast med enstaka inhämtanden. I detta sammanhanget bör påpekas att vår utgångs punkt är att den information som lämnas ut skall bestå av svar på en konk ret förfrågan, som t.ex. om en viss med organisa tions- eller personnummer Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 307 angiven person har F-skattsedel eller vilken skattetabell som gäller för en viss med personnummer identifierad person. 8.1.5Gallring av uppgifter i databasen Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i beskattningsdatabasen skall enligt huvudregeln gallras efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret till vilket uppgifterna eller handlingarna kan hänföras gick ut. Uppgifter om revision skall gallras efter utgången av det kalenderår under vilket revisionen avslutades. Uppgifter och handlingar som avser fastighetstaxering skall gall- ras efter utgången av det taxeringsår till vilket uppgifterna eller handlingarna kan hänföras. Uppgifter och handlingar som avser gåvoskatteärenden skall gall- ras efter utgången av det år under vilket gåvodeklaration läm- nades. Uppgifter och handlingar som avser gåvoanmälningsärenden skall gallras efter utgången av det år under vilket förfrågan eller anmaning att komma in med deklaration gjordes. Uppgifter och handlingar som enligt lagen om tobaksskatt, lagen om alkoholskatt samt lagen om skatt på energi, behandlas för att tillhandahålla skattskyldiga och behörig myndighet i eller ett annat land inom Europeiska unionen uppgifter om personer som är godkända upplagshavare eller som är registrerade varumottagare eller uppgifter om godkända skatteupplag, skall gallras efter utgången av det kalenderår under vilket upplagshavaren eller varu- mottagaren avregistrerades. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras eller bevaras samt om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall över lämnas till en arkivmyndighet. I avsnitt 6.8 redovisar vi de allmänna överväganden som ligger till grund för våra förslag till be stämmelser om gallring av uppgifter i databaser och de olika metoder som kan vara lämpliga att tillämpa i lagstiftningen. För skatteförvaltningens del har vi valt den me tod som innebär angivande av en huvudregel för gallring av uppgifter, följd av någ ra kompletterande bestämmelser i de fall huvudregeln inte kan tillämpas. Från dessa regler kan sedan avsteg göras i förordning eller i föreskrifter 308 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter Som vi konstaterar tidigare bör alltför de taljerade gallringsregler undvikas i lagstiftningen. De föreslagna bestäm melserna har valts med utgångspunkt i att en huvudregel bör vara tillämplig på så många o lika uppgifter i databasen som möjligt. En bestämmelse som utgår från beskattningsår är möjlig att tillämpa på uppgifter om mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter, inkomst- taxering och punktskatter. För vissa uppgifter kan huvudregeln av olika skäl inte tillämpas och det krävs därför kom pletterande bestämmelser. Enligt 19 § skatteregisterlagen skall sådana uppgifter i det centrala skatteregistret som hänför sig till viss beskattningsperiod gallras efter utgången av det kalenderår under vilket perioden gick ut. Även uppgifterna i de regionala registren skall huvudsakligen gallras efter beskattningsårets utgång. Från dessa regler har en rad undantag gjorts för vissa typer av uppgifter (se avsnitt 3.1.2). En av de principer som har legat till grund för gallringsbestämmelserna i skatteregister lagen är att det i efterhand skall vara möjligt att fastställa vilka omstän digheter som varit avgörande för ett beslut. Detta gäller i särskilt hög grad så länge beslutet kan bli föremål för omprövning. De principer som låg till grund för dagens gallringsbestämmelser i skatteregisterlagen äger fortfarande giltighet. Något skäl att vid bestäm- mandet av en huvudregel frångå dessa principer har vi inte ansett före- ligga. Vi har därför valt att i vårt för slag framför allt utgå från de be- stämmelser om omprövning som gäller på be skattningsområdet. Sådana bestämmelser finns i lagen (1984:151) om punktskatter och prisregle- ringsavgifter, taxeringslagen och skattebetalningslagen. Ett ompröv- ningsbeslut som är till den skattskyldiges fördel får enligt taxerings lagen meddelas före utgången av det femte året efter taxerings året. Mot- svarande tidsfrist gäller för beslut om eftertaxering. Enligt lagen om punktskatter och prisregleringsavgifter skall, med vissa undantag, en begäran om omprövning göras senast sjätte året efter ut gången av det kalenderår under vilket beskattningsåret har gått ut. Enligt skatte- betalningslagen får omprövningsbeslut till den skatt skyldiges fördel med- delas senast sjätte året efter utgången av det kalen derår under vilket beskattningsåret har gått ut. Vi har även beaktat presk riptionsbestäm- melserna i lagen (1982:188) om preskription av skattefordringar m.m. Enligt den lagen är huvudregeln att preskription inträder efter utgången av det kalenderår då fordran förföll till betal ning. Vi föreslår mot bakgrund av det angivna att uppgifter i beskattningsdatabasen bör gallras senast efter utgången av det kalenderår då be skattningsåret till vilka uppgifterna hänförs gick ut. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 309 I flera fall kommer undantag att behöva göras från sjuårsregeln. Det gäller bl.a. uppgifter i ärenden om anstånd samt omprövning eller över- klagande. De närmare gallringsfristerna som skall gälla för oli ka upp- gifter anser vi närmast faller på att göra efter samråd med . För vissa uppgifter anser vi dock att det finns anled- ning att ange särskilda gallringsbestämmelser i lag. gäller särskilda regler för gallring av uppgifter om revision. Så- dana uppgifter får bevaras under högst efter utgången av det år under vilket revisionen avslutades. Det kan enligt vår mening fortfarande finnas skäl att bevara uppgifter om revision . Uppgifterna utgör ofta grundval för ändring av taxerings- eller be- skattningsbeslut och behövs även senare under eventuella processer. Uppgifterna kan ofta anses känsliga och gallringstiden bör därför regleras i lag. Huvudregeln kan inte tillämpas i fråga om uppgifter avseende fastig- hetstaxering, eftersom förfarandet med sådan taxering inte har sin ut- gångspunkt i beskattningsår. Vi har i stället valt att föreslå en komplett- erande bestämmelse som innebär att handlingar och uppgifter som avser fastighetstaxering skall gallras efter taxeringsårets utgång. Den tioåriga fristen har vi valt med beaktande av att en sådan frist föreskrivs i fastighetstaxe ringsförordningen (1993:1199) beträffan de all- män fastighetstaxering, särskild fastighetstaxering respektive omräkning av fastighetstaxering. Bestämmelserna i fastighetstaxeringsförord ningen föreskriver en kortare gallringsfrist än den som följer av Datain spek- tionens gallringsföreskrifter för de regionala fastighets taxeringsregistren. Enligt dessa skall uppgifter bevaras efter taxeringsårets utgång. Enligt vad vi har erfarit föreligger det inte något behov av en tolvårig generell bevarandetid. Vi väljer därför den något kort are fristen. I fråga om gåvoskatt skall, enligt Datainspektionens föreskrifter, per son- uppgifter i deklarationsärenden gallras . Vidare finns be- stämmelser om gallring i lagen (1941:416) om arvsskatt och gåvoskatt. Enligt den lagen skall avlämnade deklarationer förvaras hos be- skattningsmyndigheten från utgången av det år under vil ken de har getts in. Myndigheten har möjlighet att besluta om en femtioårig 310 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter Det är reglerna om sammanläggning och uppskov som är anledning till den tolvåriga respektive femtioåriga gallringsfristen. Vi har mot denna bakgrund valt att för uppgifter i gåvo skatteärenden föreslå en generell gallringsbestämmelse som innebär att uppgifter och handlingar i dessa ärenden skall gallras senast årsskiftet efter det att gåvodeklaration inlämnades. Det avsteg som erfordras från denna generella gallringsfrist anser vi närmast faller på att göra efter samråd med . I gåvoanmälningsärenden har Datainspektionen i sina tillstånd före- skrivit att personuppgifter skall gallras efter att en deklaration kom in och i övriga fall senast års skiftet efter förfrågan eller an- maning att inkomma med deklaration. För uppgifter som hämtats in från fastighetstaxeringsregistren har Datainspektionen föreskrivit att upp- gifter om förvärv som inte är gåvoskattepliktiga skall gallras ome delbart när detta förhåll ande har konstaterats. Vi utgår från att dessa gallringsfrister motsvarar verksamhetens generella behov av att bevara uppgifter och föreslår därför en generell gall ringsfrist i gåvoanmälnings- ärenden med innebörd att uppgifter och handlingar i sådana ären den skall gallras senast efter att förfrågan eller anmaning att in komma med deklaration gjordes. Som vi nämner i avsnitt 3.1.5 anges i lagen om tobaksskatt, lagen om al- koholskatt samt lagen om skatt på energi, att beskattningsmyndigheten – i (Särskilda skattekontoret i ) – med hjälp av automatisk databehandling skall föra register över perso ner som har godkänts som upplagshavare eller som är registrerade varumottagare samt över godkända skatteupplag. Ändamålet med regist ret är att till- handahålla skattskyldiga och behörig myndighet i eller ett annat EU-land uppgifter om sådant godkännande och sådan registre ring. Uppgifterna enligt de tre lagarna har inordnats i ett gemensamt register (System for the Exchange of , SEED). Uppgifterna i SEED- registret skall enligt gällande lagstiftning gallras efter utgången av det kalenderår som upplagshavaren eller varumottagaren av- registrerades. Vi har inte funnit anledning att avvika från denna gall- ringsfrist. Särskilda föreskrifter om undantag Vissa uppgifter i beskattningsdatabasen bör inte gall ras över huvud taget. Det gäller bl.a. uppgifter som återfinns i taxeringsuppgifts- registret och tidigare återfanns i skattelängder. Genom att bevara dessa Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 311 uppgifter tillgodoses statistikens och forskningens behov, som den kontinuitet som finns avseende sådana uppgifter kan bi- behållas. Enligt vår uppfattning kan således bestämmelser om att vissa uppgifter i beskattningsdatabasen skall bevaras ersätta föreskrifter om inrättande av t.ex. särskilda taxeringsuppgiftsregister. Vi anser att det bör åligga regeringen eller, om regeringen be stämmer det, att meddela föreskrifter om vilka uppgifter som skall bevaras. Även i övrigt bör regeringen eller Riks arkivet ha möjlighet att med- dela föreskrifter om att vissa uppgifter som undantas från gallring i be- skattningsdatabasen skall överlämnas till en ar kivmyndighet. 8.2Skatteförvaltningens folkbok förings- verksamhet 8.2.1En särskild lag för folkbokförings verk- samheten Vårt förslag: Behandling av personuppgifter i den del av skatteför- valtningens verksamhet som rör folkbokföringsfrågor skall regleras i en särskild lag. Som vi nämner i avsnitt 8.1.1 anser vi att starka skäl talar för att be- handling av personuppgifter i skatteförval tningens folkbokföringsverk- samhet skall regleras i en särskild lag. För den brottsutredande verk- samhet som skattemyndigheterna bedriver finns bestämmelser i lagen (1999:90) om behandling av personuppgifter vid skattemyndigheters medver- kan i brottsutredningar. Ansvaret för frågor om val och folkom röstningar delar skatteförvaltningen med läns styrelserna och de kommunala valnämnderna. De delarna av förvalt ningens verksamhet bör därför inte regleras gemensamt med folkbokföringsfrågor. Ett flertal argument kan föras fram även mot att beskattningsfrågor regleras gemensamt med folkbokföringsfrågorna. För det första är de två verksamhetsgrenarna or ga- nisatoriskt åtskilda på så sätt att upp gifterna inte behandlas av samma per- sonalkategorier. Dessutom är sekretesskyddet väsentligt strängare för uppgifter inom beskattningsverksamheten än inom folkbokföringen. För det andra har de frågor som hanteras av respektive verksamhetsgren inte någon saklig anknytning till varandra. För det tredje är typerna av uppgifter som behandlas så olika, att vi inte kan se någon lagteknisk vinst med en 312 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter Vi väljer därför en lösning som innebär att skatte- förvaltningens folkbokföringsverksamhet regleras i en särskild lag som inte omfattar andra delar av förvaltningens verksamhet. 8.2.2Ändamålen med behandling i folkbok förings- databasen Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handa- hållande av information som behövs inom skatteförvaltningen för ·samordnad behandling av identifieringsuppgifter för fysiska per- soner och av andra folkbokföringsuppgifter, ·handläggning av folkbokföringsärenden, ·fullgörande av underrättelseskyldighet enligt lag eller förordning samt för att tillgodose samhällets behov av folkbokförings uppgif- ter i övrigt, ·tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt ·framställning av statistik. Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår vi att det för de verksamheter som vi har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandli ng i data- baser. För en närmare redogörelse av vad som avses med begreppet da- tabas och beskrivning av när behandling av personuppgifter skall om- fattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet. I lagen (1990:1536) om folkbokföringsregister, lagen (1995:743) om aviseringsregister och förordningen (1991:750) om folkbokförings- register anges ändamålen med de register vars reglering vi föreslår skall ersättas genom bestämmelserna om en folkbokföringsdatabas (se avsnitt 3.2). Vi har inte för avsikt att föreslå några förändringar avseen de för vilka ändamål uppgifter får behandlas i folkbok föringsverksamheten. Den i lagförslaget återgivna ända målsbeskrivningen motsvarar därför i sak vad som gäller . Som vi redovisar i avsnitt 6.2.2 anser vi att man principiellt bör skil ja mellan primära och sekundära ändamål. Med primära ändamål avser vi ändamål som är direkt an passade till den verksamhet som bedrivs av personuppgiftsansvariga myndigheter. Sekundära ändamål är ända mål som kan hänföras till andra verk samhetsområden än det för vilket data- basen primärt förs. För folkbokförings verksamheten gäller emellertid i detta avseende något speciella förhållanden. Inom samt liga de övriga verksamheter som omfattas av vårt uppdrag förs person register med det huvudsakliga ändamålet att utgöra ett stöd för myndig heterna i Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 313 utövandet av sina arbetsuppgifter. Det primära ändamålet med registren är med andra ord myndigheternas egen verksamhet. Det primära ända- målet för dagens folkbok förings- och aviseringsregister kan däremot när- mast sägas vara att bistå samhället i stort, och inte bara den egna verk- samheten, med uppgifter om fysiska personer i . Vi föreslår som ett första ändamål med folkbokföringsdatabasen skatteförvalt ningens skyldighet att behandla uppgifter för samordning av identifieringsuppgifter för fy siska personer och andra folkbokför ings- uppgifter. Detta ändamål har sin direkta motsvarighet i lagen om folkbokföringsregister och avser kärnan i verk samheten, nämligen att fö- ra ett kontinuerligt register med ett antal grundläggande uppgifter om alla invånare och vissa andra personer. Ett väsentligt ändamål med databasen är även handläggning av folkbokföringsärenden. Med detta avser vi inte endast handläggning av ärenden enligt folkbokförings- lagen (1991:481), utan på samma sätt som samt liga de ärenden som handläggs av skattemyndigheterna i egenskap av ansvariga myndig- heter för folk bokföringsverksamheten. Som exempel kan nämnas ärenden enligt namnlagen (1982:670). Det ändamålet omfattar även behandling av personuppgifter i de handläggningsregister som förs med stöd av för ordningen om folkbokföringsregister. Som ett särskilt ändamål med folkbokföringsdatabasen föreslår vi skatteförvaltningens underrättelseskyl dighet enligt lag eller förordning samt förvaltningens skyldighet att tillgodose samhällets behov av folk- bokföringsuppgifter i övrigt. Som vi nämner ovan kan det sägas vara det huvudsakliga ändamålet med databasen. Vår av sikt är att detta ändamål skall omfatta vad som anges i lagen om folkbokföringsregister om framställning av personbevis och andra registerutdrag samt uttag av folklängder och andra samlingar av uppgifter för förvaring hos statliga arkivmyndigheter. Även de för aviseringsregistret an givna ända- målen aktualisering, komplettering och kontroll av samt uttag av urval av personuppgifter, faller in under det ändamålet. Slutligen anges som ändamål med databasen tillsyn, kontroll, upp- följning och planering av verksamheten samt framställning av stati stik. och skattemyndigheterna måste ha möjlighet att som ett led i folkbokföringsverksamheten behandla personuppgifter med syfte att kartlägga verksamheten, dvs. följa upp verksamheten och pla nera för åtgärder som skall vidtas . Det måste även finnas möjligheter att behandla personuppgifter i folkbokföringsdatabasen för stati stiska ändamål, både officiellt reglerad statistik och sådan statistik som inte är författningsreglerad. 314 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 8.2.3Uppgifter som får behandlas i databasen Vårt förslag: I databasen skall, i den omfattning som behövs för folkbokföringsverksamheten, få behandlas uppgifter om ·samordningsnummer enligt folkbokföringslagen (1991:481), ·folkbokföringsfastighet, lägenhetsbeteckning, folkbokföringsort och folkbokföring under särskild rubrik, ·make, barn, föräldrar, vårdnadshavare och annan person som den registrerade har samband med inom folkbokföringen, ·samband enligt föregående punkt som är grundat på adoption, ·inflyttning från utlandet, ·anmälan enligt 7 kap. 1 och 10 §§ vallagen (1997:157), samt I databasen skall få behandlas uppgifter som enligt särskilda bestäm melser var antecknade i sådan personakt som avses i 16 § folkbokföringskungörelsen (1967:495). I databasen skall få behandlas uppgifter om tidpunkter för nu nämnda för hållanden. För uppgifter om personnummer, samordnings- nummer och avregistrering skall få anges grunden för för hållandet. För uppgift om samordningsnummer skall även få anges de handlingar som har legat till grund för identifiering samt uppgift om att det råder osäkerhet om personens identitet. I databasen skall också få behandlas uppgifter om yrkande och grund- er i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om vilka uppgifter som sålunda får behandlas i databasen. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 315 Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. Undantag skall dock göras för uppgifter som uttryckligen anges i lagen. Till skillnad från vad som gäller inom framför allt beskattningsverk sam- heten är förändringstakten inom folkbokföringsverksamheten för- hållandevis låg i fråga om vilka uppgifter om fysiska personer som be hö- ver behandlas på automatiserad väg i den informationsbaserade delen av databasen. Den uppräkning av uppgifter som återfinns i lagen om folkbokföringsregister är dessutom både så begränsad till sin omfattning och av så central betydelse i folkbokföringsverksamheten, att vi inte ser någon anledning att indela uppgifterna i kategorier och överlåta till regeringen eller att närmare besluta om vilka uppgifter som får behandlas. Vi har i stället valt att, på samma sätt som för folkbokföringsregister , ange uppgifterna direkt i lag, med endast smärre förändringar i det materiella innehållet så som det enligt beslut av kommer att vara utformat . Uppgifter om sjömansregistrering finns det enligt vad vi har erfarit inte längre något behov av och vi har därför inte funnit an ledning att föra över den be- stämmelsen från dagens lagstiftning. Det kommer inte heller att finnas anledning att behandla uppgifter om medlemskap i icke territoriell församling. Sådana uppgifter kommer därför inte att få behandlas enligt vårt förslag. Vi föreslår att det i folkbokföringsdatabasen, förutom de ovan an giv- na uppgifterna, skall få behandlas uppgifter om yrkande och grunder i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter som behövs för hand läggningen av ett ärende. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emeller tid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektro niska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter behandlas på an nat sätt än i elektroniska handlingar gäller dock begränsningar i fråga om vilka känsliga personuppgifter m.m. som får behandlas. Det bör på pekas att vår avsikt är att uppgifter som registreras i det särskilda hand- läggningsregistret enligt förordningen om folkbokför ingsregister m.m. även fortsättningsvis skall få behandlas, eftersom det är uppgifter som behövs för hand läggning av ärenden. Det bör åligga re geringen eller att meddela närmare föreskrifter om vilka upp gifter 316 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter som får behandlas på den grunden att de behövs för handlägg ningen av ärenden. En genomgående princip för behandling av personuppgifter i data- baser är enligt våra förslag att känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 13 och 21 §§ personuppgiftslagen en- dast skall få behandlas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssy- stem (se avsnitt 6.3.3 och 6.4.4). Känsliga personuppgifter m.m. som ändå skall få behandlas i den informationsbaserade delen av databasen bör reg leras uttryckligt i lag. För folkbokföringsdatabasens del saknas anledning att behandla andra sådana uppgifter än de som ingår i den från lagen om folkbokföringsregister överflyttade uppräkningen av upp gifter som får behandlas i databasen. Vårt förslag: och skattemyndigheterna skall få ha direktåtkomst till folkbokföringsdatabasen. Regeringen skall få med- dela föreskrifter om att även annan får ha direkt åtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Regeringen skall få meddela föreskrifter om inskränkning av en myndighets eller annans direktåtkomst till databasen. Regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha di- rektåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela före skrifter om vilka uppgifter som sålunda får omfattas av direktåtkomst. I avsnitt 6.7 redovisar vi vår principiella inställning i fråga om di- rektåtkomst till databaser. I enlighet med de resonemang vi för där fö re- slår vi att och skattemyndigheterna skall ha rätt till fullständig tillgång till uppgifter i folkbokföringsdatabasen, inklusive de elektroniska handlingarna vilka av integritetsskäl inte bör vara till- gängliga för andra myndigheter. För den hän delse regeringen finner att det finns särskild anledning att begränsa åtkomsten till vissa upp gifter eller handlingar, föreslår vi en möjlighet för regeringen att meddela fö re- skrifter om sådan begränsning. Enligt vår uppfattning torde dock detta inte vara nödvändigt .