sou · GNB3109 · 2000-01-01 00:00:00 — Genom att bestämmelserna om barnomsorg och förskoleklass inarbetats i skollagen är dessa verksamheter inte längre en del av . Därmed har och länsstyrelser- nas ansvar för verksamheten upphört och har blivit an- svarig myndighet. jämställs inte längre i 7 kap. 4 § sekretesslagen (1980:100) denna verksamhet med socialtjänst, vilket tidigare var fallet. Bestämmel- ser om sekretess i förskoleverksamheten finns i 7 kap. 38 § sekretessla- gen. Sekretessen i förskoleklassen regleras i 7 kap. 9 § samma lag. behandling av personuppgifter 45 3Socialtjänstens behandling av personuppgifter Som framgått av avsnitt 2 är socialtjänst en synnerligen mångskiftande och omfattande verksamhet. I förevarande avsnitt skall utredningen försöka beskriva i vilken utsträckning personuppgifter behandlas inom för att verksamheten inom det området skall kunna utföras. I ett första avsnitt (avsnitt 3.2) redovisas som en bakgrund vad , i slutbetänkandet Dokumentation och social- tjänstregister (SOU 1995:86), uttalade om den dåvarande anvä ndningen av personregister inom verksamhetsområden. Vid ett besök hos har utredningen tagit del av ett antal tillstånd från Datainspektionen, som rör kommunernas personregister inom . Dessa tillstånd, som redovisas i avsnitt 3.3 ger, menar utredningen, en ganska bra bild av i vilka sammanhang och i vilken omfattning personuppgifter behöver behandlas inom . I det avsnittet tas också upp vad utredningen inhämtat vid ett besök hos i . I avsnitt 3.4 redovisas vad som framkom vid ett besök hos , där utredningen fick en genomgång av vilka personregister som används i styrelsens verksamhet. I avsnitt 3.5 lämnar utredningen några avslutande synpunkter på den nuvarande behandlingen av personuppgifter inom och gör även en bedömning av vad den närmaste framtiden kan tänkas innebära på det området. 3.2Socialtjänstkommitténs redogörelse för den dåvarande användningen av person- register inom verksam- hetsområden I slutbetänkandet Dokumentation och socialtjänstregister (SOU 1995:86) lämnade en redogörelse för den dåvarande användningen av personregister inom verksamhets- 46 behandling av personuppgifter SOU 1999:109 Det kan, menar utredningen, även om redogörelsen nu är , vara värdefullt att i detta sammanhang ta del av vad som därvid framkom. Enligt vad som sagts utredningen är nämligen denna redogörelse fortfarande i huvudsak aktuell. I det följande redovisas vad uttalade (betänkandet s. 44–47). Personregistren används i första hand som stöd för handläggningen av de uppgifter där har en utredningsskyldighet och som stöd för de beslut som utredningen mynnar ut i. Även under verkställighetsfasen används personregister som administrativt stöd vid handläggningen av arbetsplaner, genomförandet av olika insatser, hanteringen av färdtjänst/riksfärdtjänst, utbetalningar av ekonomiskt bistånd, hanteringen av egenavgifter inom barn- och äldreomsorg m.m. Därutöver används personregistren – om än i mindre omfattning – som underlag för tillsyn, uppföljning och utvärdering av verksamhet. Registren underlättar också rapporteringen av uppgifter till som underlag för den officiella statistiken. I de ADB-system som byggts upp i kommunerna lagras som regel individrelaterade person-, ärende-, beslut- och verkställighetsuppgifter inom . På personnivå finns t.ex. folkbokföringsuppgifter, uppgifter om familjesammansättning, inkomster m.m. På ärendenivå finns uppgifter om ärendetyp, öppnandedatum, avslutandedatum, handläggare, tjänstenummer, administrativt område m.m. På beslutsnivå finns t.ex. uppgifter om beslutstyp, beslutsdatum, datum för framställan, beslutsfattare, giltighetstid, insatstyp samt hela beslutsunderlaget i form av ärendeblad. På verkställighetsnivå finns uppgifter om arbetsplan, placering, utbetalningar av ekonomiskt bistånd m.m. I ADB-systemen kan också enkla ordbehandlingsmöjligheter förekomma som en del av systemet. Dessa används främst för ärendeanteckningar som är knutna till den enskilde. I det följande ges en närmare beskrivning områdesvis av socialtjän- stens personregister. Ärenderegistren beskrivs dock först för hela . Ärenderegistren är ofta sådana att de systemtekniskt är en direkt förutsättning för att uppgifter skall kunna registreras i andra s.k. delsystem. Detta gäller framför allt individ- och familjeomsorgs- samt behandling av personuppgifter 47 äldreomsorgsverksamheterna, där merparten av handläggningen rör ärenden enligt socialtjänstlagen. Ärenderegistren, eller akt- och ärendere- gistren som de också benämns, är nära kopplade till de beslutsregister som finns inom de olika verksamhetsgrenarna. Att ett ärende öppnats innebär som regel också att fattat beslut om utredning enligt 10 kap. 1 § socialtjänstlagen (1996:000). Ärenderegistren är s.k. samman- ställningsregister enligt 11 kap. 1 § socialtjänstlagen genom att det är möjligt att lista personer/ärenden efter den ärendeindelning som gjorts i systemen. Registren innehåller känsliga uppgifter i flera avseenden. Dels kan själva förekomsten i registren uppfattas som integritetskänslig av den enskilde, dels innebär ärendeuppdelningen oftast att det klart framgår att enskild person t.ex. uppbär socialbidrag eller är föremål för utredning av något slag. I personregistren inom barnomsorgen finns uppgifter om barn som står i kö till eller är placerade i kommunens eller en av kommunen sub- ventionerad barnomsorg. Vidare förs register över barnens föräldrar och deras inkomster. Uppgifterna används för att få ett så effektivt platsutnyttjande som möjligt, för att hantera beräkning och debitering av avgifter samt för uppföljning och statistik. Kommuner som har en inkomstrelaterad taxa hämtar i många fall uppgifter om sjukpen- ninggrundande inkomst från socialförsäkringssystemet för att användas som jämförelse vid kontroll av de inkomstuppgifter som föräldrarna lämnat. I barnomsorgsregistren lagras vissa ömtåliga uppgifter som t.ex. anledningen till barnomsorg, nödvändiga insatser, önskemål, bakgrund till avgiftsbeslut, uppsägning av barnomsorgsplats och olika kategoriin- delningar. De ömtåliga uppgifterna lagras inte primärt för att kunna sammanställas utan betraktas mer som "aktmaterial". Det är dock i många fall möjligt att genom listuttag eller presentation i olika sökbilder redovisa dessa uppgifter samlade för mer än en person. Det är även möjligt att använda en del av uppgifterna som sökbegrepp vid sådana samman- ställningar. Vård och omsorg för äldre och personer med funktionshinder I personregistren inom detta verksamhetsområde finns uppgifter om äldre och funktionshindrade (och deras anhöriga) som fått eller ansökt om bistånd enligt socialtjänstlagen i form av hemtjänst, serviceboende, 48 behandling av personuppgifter färdtjänst m.m. eller om riksfärdtjänst enligt lagen (1993:963) om samt om funktionshindrade (och deras anhöriga) enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade i form av ledsagarservice, kontaktperson, avlösarservice, korttidsvistelse utom hemmet, personlig assistent etc. Vidare förekommer det att de kommuner som använder en inkomstbe- roende taxa hämtar uppgifter från och/eller för avgiftsberäkning. Uppgifterna lagras av samma skäl som beträffande barnomsorgen, dvs. för att underlätta administrationen och få ett så effektivt resursutnyttjande som möjligt, men också för att hantera beräkning och debitering av avgifter m.m. Det kan förekomma både känsliga och ömtåliga uppgifter i dessa personregister. För att kunna ge en så adekvat omvårdnad som möjligt behöver uppgifter lagras om t.ex. den enskildes behov av rehabilitering, dagsjukvård och hjälp med hygien m.m. Personregistren omfattar här uppgifter om bl.a. socialbidragsberäkningar, beslut om ekonomiskt bistånd, andra beslut enligt socialtjänstlagen i form av t.ex. kontaktperson, placeringar i familjehem eller i hem för vård eller boende, beslut inom familjerätten i form av fastställande av faderskap, underhållsbidrag m.m., beslut om flyktingersättning, asylbidrag m.m. Vidare lagras uppgifter om olika betalningar som är kopplade till ärendehandläggningen. Registren inom individ- och familjeomsorgen innehåller känsliga uppgifter i flera olika avseenden. Socialbidragsberäkningar omfattar t.ex. detaljerade uppgifter om bidragsaktuella hushålls inkomster och utgifter. Dessa uppgifter betraktas dock i allmänhet mer som ett aktmaterial. Uppgifterna kan sålunda inte sammanställas så att mer än ett hushåll åt gången kan identifieras. Dock används avidentifierade sammanställningar av uppgifter för statistik och verksamhetsuppföljning. Vid registrering av beslut om socialbidrag använder ett stort antal kommuner också särskilda orsakskoder eller bakgrundsvariabler som en form av "märkning" av de beslut man fattar. Syftet med märkningen är att kunna följa orsakerna bakom i första hand socialbidragsutvecklingen. Användningen av orsakskoder kan alltså ses som ett första steg i tillskapandet av ett uppföljnings- och utvärderingsinstrument för social- tjänstens individuellt inriktade insatser. Flera kommuner är i färd med att utveckla modeller för en mer förfinad uppföljning, eftersom kraven på redovisning av olika insatsers effekter ständigt ökar. behandling av personuppgifter 49 De ekonomiska transaktioner som registreras inom individ- och familjeomsorgen kan t.ex. avse institutionskostnader, socialbidrag eller kostnader i samband med en placering. Transaktionerna utgör också underlag för den ekonomiska redovisningen och överförs därför regel- bundet till kommunens ekonomisystem. Till individ- och familjeomsorgens personregister inhämtas också i stor utsträckning uppgifter från om utbetalade ersättningar, bidrag och pensioner. Denna överföring sker ofta . Uppgifterna används för kontroll i samband med utredning om rätt till socialbidrag och sparas . Statens institutionsstyrelses personregister håller på att byggas upp. Registret kommer i första hand att användas i samband med placeringar vid Statens institutionsstyrelses institutioner. Registret skall också användas för fakturering till kommunerna och för framställning av avidentifierad statistik. kommer att föras vid Statens institutionsstyrelses huvudkontor. De olika institutionerna skall via ADB få tillgång till de uppgifter som berör den egna institutionens verksamhet. Endast aktuella placeringar blir tillgängliga för hemmen. Såväl känsliga som ömtåliga uppgifter kommer att finnas i registret, som kommer att innehålla följande. Personnummer, namn, intagnings- orsak, bakgrundsfaktorer, medborgarskap, differentieringsgrunder, val av institution, utskrivningsorsak, placeringsdatum, lagrum, intagningsdatum, vistelse före, utskrivningsdatum, § 27 placeringar (avvikelser, tillfällig frånvaro, flyttning mellan avdelningar) och utskrivning. Det kommer också att finnas ett fritextfält där anteckningar om ärendets gång skall föras av den person som placerar den enskilde (samtal med socialsek- reteraren osv.) liksom om de avtal som sluts mellan den enskilde och samt mellan kommunerna och . 3.3Kommunernas behandling av person- uppgifter För att få en uppfattning om för vilka ändamål inom som kommunerna behandlar personuppgifter och vad det rör sig om för uppgifter, har utredningen vid ett besök på tagit del av ett antal tillståndsbeslut från Datainspektionen. Enligt uppgift lär dessa 50 behandling av personuppgifter SOU 1999:109 beslut vara representativa för de tillstånd enligt datalagen ( 1973:289) som förekommer inom kommunerna när det gäller ändamål som avser socialtjänst och annan närliggande verksamhet. I det följande redovisas vissa av dessa tillståndsbeslut. Man bör ha i åtanke att inte alla personregister var tillståndspliktiga enligt datalagen och att det således bör finnas många register för vilka kommunerna endast har licens. Vidare behövdes inte tillstånd – trots att det är fråga om känsliga person- uppgifter – för personregister som m yndigheter inom inrättar och för, som innehåller uppgifter om att någon fått e konomisk hjälp eller vård inom (2 a § andra stycket 3 datalagen). I förevarande avsnitt redovisas också vad som framkom vid ett besök hos i . Ett av tillstånden har meddelats en socialnämnd. Enligt beslutet skall ändamålet med registret vara administration av ärenden inom individ- och familjeomsorgen, inklusive förande av ärendeblad, journalanteck- ningar, beslut om ekonomiskt bistånd till flyktingar, normberäkningar (den beräkning som görs för att fastställa socialbidrag) samt administration av nämndens verksamhet vad avser lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). I Datainspektionens beslut sägs att registret får innehålla det slag av uppgifter och bearbetas på det sätt som angetts i ansökan under förutsättning att personregistret därmed inte kommer att föras i strid med 59 § socialtjänstlagen och föreskrifter SOSFS (S) 1981:126 om personregister inom . Av ansökan framgår att de uppgifter som behandlas rör ekonomiskt bistånd, insatser för barn och ungdom samt vuxna med stöd av socialtjänstlagen, lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga och lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall. Andra uppgifter som behandlas är uppgifter rörande faderskap, underhållsbidrag, adoptioner, samarbetssamtal samt vårdnads- och umgängesärenden. När det gäller flyktingar behandlas uppgifter om ankomst till kommunen och uppgifter om ekonomiskt bistånd. Vid registreringen används en mängd olika ärende-, orsaks- och beslutskoder. Vidare behandlas automatiserat journalanteckningar, normberäkningar samt uppgifter rörande handlä ggning enligt LSS. Beslutet innehåller även föreskrifter om information, gallring och ADB- säkerhet. Den registeransvarige skall informera de registrerade och, i förekommande fall, vårdnadshavare, god man eller förvaltare, om förekomsten av registret, dess innehåll samt om rätten att erhålla utdrag ur registret enligt 10 § datalagen. Personuppgifter i registret skall gallras när de inte längre behövs med hänsyn till ändamålet med registret och senast som anges i 60 § socialtjänstlagen. Från denna gallringsregel görs emellertid följande undantag. Personuppgifter som avses i 62 § första stycket socialtjänstlagen och personuppgifter som behandling av personuppgifter 51 enligt 62 § andra stycket samma lag och 51 § socialtjänstförordningen (1981:750) skall undantas från gallring av hänsyn till forskningens behov. Uppgifterna får dock bevaras på ADB-medium endast under förutsättning att de överlämnas till arkivmyndighet. Föreskrifterna om ADB-säkerhet innehåller bestämmelser om åtkomstskydd, behörighetskontroll, loggning, datakommunikation, utplåning samt reparation och service. Ett annat beslut har meddelats en socialnämnd och innebär att nämnden får föra ett personregister, som får användas för administration av nämndens ärenden inom familjeomsorgen. I Datainspektionens beslut sägs att registret får innehålla det slag av uppgifter och bearbetas på det sätt som angetts i ansökan, under förutsättning att personregistret därmed inte kommer att föras i strid med 59 § socialtjänstlagen och föreskrifter om personregister inom . Av ansökan framgår att de som skall registreras är de som söker bistånd. Följande uppgifter skall därvid registreras. onnummer (behövs för uppföljning och kontroll av utbetalning av ekonomiskt bistånd, eftersom annat identitetsbegrepp inte finns hos myndigheten), namn, adress, telefonnummer, orsakskoder (23 olika poster, t.ex. arbetslös utan bidrag, väntar inkomst-ej förskott, saknar barnomsorg, hög boendekostnad, flykting, vård och stöd) samt ändamål- och aktivitetskoder (21 olika poster, t.ex. normutfyllnad, matpengar, kläder, hemutrustning, skulder). Av ansökan framgår vidare att från personregistret skall tas fram statistik där enskilda personer inte avslöjas och listor för kontroll och rättning av uppgifter i samband med statistikproduktionen. Även andra slag av utdata än statistik skall enligt ansökan tas fram från personregistret. Det rör sig om dels utanordningar på papper till den registrerade, dels socialregister på bildskärm, där mottagaren är en handläggare. Tillståndet innehåller vidare föreskrifter om information, gallring och ADB-säkerhet. Ytterligare ett av de tillstånd som utredningen har tagit del av har som registerändamål att underlätta administrationen av individ- och familjeomsorg samt att utgöra underlag för framställning av statistik som inte avslöjar enskilda personers identitet. Liksom de båda tidigare redovisade registren sägs i beslutet att registret får innehålla det slag av uppgifter och bearbetas på det sätt som angetts i ansökan under förutsättning att personregistret därmed inte kommer att föras i strid med 59 § socialtjänstlagen och föreskrifter om personregister inom . Av ansökan framgår att syftet med registret är att på ett enkelt sätt administrera klientarbetet, t.ex. med att bevaka omprövningstiden, bevaka akuta ärenden, hålla reda på vilken hand- läggare som har vilket ärende, få sammanställningar över handläggarnas ärendebelastning, mäta produktionen och ge aktuell information till 52 behandling av personuppgifter arbetsledningen om arbetsläget. Själva registret förvaras i en centraldator och uppdatering/bearbetning sker på arbetsplatser knutna till centraldatorn via nätverk. I registret registreras klienter vid . Följande uppgifter registreras. Personnummer, namn, adress, civilstånd, nationalitet och samhörigs personnummer. Dessa uppgifter – som registreras i vad man kallar befolkningsregistret – hämtas från länsskattemyndigheten, den registrerade eller anmälare. Därutöver registreras uppgifter om fam iljemedlemmar, telefon, uppehållst illstånd, övrig ekonomisk information av betydelse för ärendet (sökande och medsökande), bank-/postgirokonto, handläggares uttag av akt samt förmedlingskod. nämnda uppgifter – som registreras i ett klientregister – hämtas in från den registrerade och från handläggaren. Ytterligare uppgifter som registreras är uppgifter om klienternas ärende. Det rör sig om uppgifter om i nkommandedatum, öppnande-, besluts-, omprövnings och avslutandedatum, orsak (anges med koder), övrigt (anges med koder), huvudinsats och övriga insatser (anges med koder), timmar, institution, handläggare (två stycken), beslutshandläggare, bekräftelse utsänd, beslut insänt, delegationslista, kommentarer och utredningstext. Vidare registreras uppgifter om utbetalningar; utbetalningsdag, ändamål, orsak, utbetalningssätt, postgironummer, mottagare, utbetalare, belopp, återbetalning, ärendekoppling och antal dagar. Av ansökan framgår att följande bearbetning sker. Statistik och listor över inkomna ärenden samt fattade beslut om insatser tas fram och sammanställs i rapporter för att underlätta arbetsledning och det administrativa arbetet samt utförs socialbidragberäkningar och genereras betalningsunderlag. Bearbetning på individnivå avslutas då ärendet avslutas. Från registret tas som utdata fram statistik där enskild person inte avslöjas, listor för kontroll och rättning av person uppgift i samband med statistikproduktion, utskrifter med uppgifter från de olika registren (varje registerpost sammanfattas med mellan en och tre rader), beslutsmeddelande, ärendeblad (beskrivning av ärendet, arbetsplan och beslut), utbetalningsunderlag och kontoutdrag vid förmedlingsärenden. Slutligen kan nämnas att beslutet innehåller sedvanliga föreskrifter om information, gallring och ADB-säkerhet. Ett av tillstånden har meddelats en socialnämnd, med föreskriften att ändamålet med registret skall vara att administrera nämndens verksamhet inom äldreomsorgen, fakturering av avgifter, uppföljning av patient- och vårdtagarutveckling samt framställning av avidentifierad statistik. Även i detta beslut sägs att registret får innehålla det slag av uppgifter och bearbetas på det sätt som angetts i ansökan under förutsättning att personregistret därmed inte kommer att föras i strid med 59 § socialtjänstlagen och föreskrifter om personregister inom . I ansökan anges att mottagare av hemtjänst, behandling av personuppgifter 53 trygghetslarm, matdistribution, hemsjukvård och hjälpmedel samt vårdpersonal inom äldreomsorgen i kommunen kommer att registreras i registret. Av ansökan framgår vidare att det är en hel mängd olika uppgifter som skall registeras. Det rör sig om namn, kön, personnummer (krävs med hänsyn till vikten av en säker identifiering), postadress, telefon, närmast anhörig, god man, bank, medborgarskap, ansökan om bistånd, anledning till ansökan, utredning av aktuell ansökan, färdtjänstutredningar, arbetsplan (åtgärder som skall genomföras av vårdpersonal), förslag till beslut/beslut om vårdinsatser/särskild boendeform, fortlöpande anteckningar i aktuellt ärende, schemaläggning vårdbehov, patientjournal med omvårdnadsdokumentation enligt patient- journallagen, omvårdnadsplan, läkemedelslistor, läkemedelsordination, hjälpmedelshantering, hjälpmedelsutprovning/ordination, intyg, delege- rade arbetsuppgifter, hemsjukvårdsinsatser, besöksfrekvens, vårdtid, dagjournaler, matlistor, remisser, fallskador och besöksplanering. Dessa uppgifter hämtas in från den hjälpbe hövande, läkare, distriktssköterska, anhörig, arbetsterapeut, sjukgymnast, sjuksköterska, heminstruktör, kurator och handläggare. Andra uppgifter som registreras är e konomiska utredningar, avgiftsregistrering, avgiftsreduceringar, beräkning av avgift, hämtning av inkomst uppgifter på registrerade vårdtagare från . Vidare registreras vissa uppgifter om vårdpersonal; personnummer, namn, adress, telefon, utbildning, sysselsättningsgrad, schemaläggning och timredovisning, inrapportering frånvaro, inkomst- uppgifter samt arbetsskador och tillbud. Dessa uppgifter hämtas in från den anställde och från arbetsledaren. Av ansökan framgår även att från personregistret skall tas fram statistik där enskilda personer inte avslöjas samt listor för kontroll och rättning av uppgifter i samband med statistikproduktionen. Andra slag av utdata än statistik skall enligt ansökan tas fram från personregistret (på papper eller bildskärm). Det rör sig om bl.a. ärendeblad och biståndsbeslut, arbetsplaner, beslut om god man, journalhandlingar, omvårdnadsplan, debiteringsunderlag, intyg, läkemedelslistor och personalregister med inkomst uppgift. Mottagare av dessa uppgifter kan vara handläggare, den registrerade, vårdpersonal, patientjournal, m.fl. Även detta beslut innehåller sedvanliga bestämmelser om information, gallring och ADB-säkerhet. Ett tillstånd har meddelats en omsorgsnämnd och ändamålet med registret anges i beslutet vara administration och övrig textframställning i ärenden och beträffande åtgärder vidtagna i enlighet med lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade samt administration av ersättning enligt lagen (1993:389) om assistansersättning. När det gäller registerinnehållet har det begränsats på samma sätt som de övriga redovisade registren, dvs. registret får innehålla det slag av uppgifter och bearbetas på det sätt som angetts i 54 behandling av personuppgifter SOU 1999:109 ansökan under förutsättning att personregistret därmed inte kommer att föras i strid med 59 § socialtjänstlagen och föreskrifter om personregister inom . Av ansökan framgår att personer som skall registreras är sådana som söker bistånd eller är föremål för utredning/myndighetsutövning inom . De uppgifter som skall registreras är enligt ansökan personnummer, adress, familje- situation, inkomst och hjälpbehov. Uppgifterna hämtas in vid samtal med den hjälpbehövande och från . Utdata som tas fram från personregistret är statistik där enskilda personer inte avslöjas, listor för kontroll och rättning av uppgifter i samband med statistik- produktionen, bevakningslistor, den utredning som utförts samt yttrande till annan myndighet. I Datainspektionens beslut finns föreskrifter om information, gallring och ADB-säkerhet. Ett annat tillstånd har meddelats en äldre- och handikappnämnd.