sou · GNB3135 · 2000-01-01 00:00:00 — stående och på myndighetens yttrande förande helt eller delvis finansierats med do- som angivits i donationsvillkoren. lämnas ärendet utan åtgärd. tionen innebär att amortering och ränta på erinrar om den reglering som 1996 av staten till . lånet sammanfaller med kapitalkostnaderna 1998 gäller genom donationsförordningen. på byggnaderna, baserat på en avskrivnings- betala ut en summa motsvarande värdet av byggnaderna (181,) till GU. lösningen under förutsättning att universi- erinrade man om GUs skyldighet att använ- da medlen i enlighet med donationens syfte. att fastigheterna även efter avskrivningsti- beslöt rektor för GU om en ut- dens utgång skulle utnyttjas i enlighet med ändamålen i donationerna. räntekonto till Akademiska Hus i Detta skedde i form av ett lån med 40 Den valda lånekonstruktionen var ett Lånet beviljades utan säkerhet konstruktivt och pragmatiskt sätt att lösa en men med villkoret att om Akademiska Hus situation med alla parters godkännande. till övergår i annans ägo än Detta sätt att hantera donationskapital till statens skulle Akademiska Hus i universitetsbyggnader har tidigare fö- AB lämna säkerhet till GU för den kvar- respråkats av bl.a . stående delen av amorteringen Att som alternativ till denna placering ha pengarna på räntekonto skulle inte ha god- Donatorerna har inte uttryckligen godkänt känts av donatorerna. att donationsmedlen får användas till lån. Varken för lånens tecknande eller i kommande donationsförordning finns donationsförordningen gällt vid tiden för stöd för att GU får låna ut donationsmedel. avtalens upprättande hade det varit skäl att RRV anser därför att lånen till Akademiska undersöka om donatorerna och regeringen Hus kan ifrågasättas. medgivit en placering av donationsmedlen i placeras på flera andra sätt för att ge en När det gäller säkerheten långsiktig avkastning för den verksamhet för lånen, har gjort bedöm- vars syfte överensstämmer med syftet i ningen att utlåning till ett till statligt Det kan också ifrågasättas om ägt bolag är en tillräckligt god säkerhet. säkerheten för lånen är tillräcklig. Avslutningsvis anser att det är svårt att tänka sig en alternativ dispone- ring av donationskapitalet som ligger närmare det ursprungliga syftet med donationerna, nämligen att finansiera upp- förandet av fastigheter för GUs verksamhet. LUNDS UNIVERSITET (LU) 18)Enligt RRVs bedömning uppfylls ej vissa grundläggande krav på de ingående obligatoriska årsredovisningshandlingarnas utformning. Så gott som hela den obligato- riska finansiella redovisningen har närmast karaktären av bilagor och kan inte anses på ett tillfredsställande sätt uppfylla helhets- kraven enligt gällande förordning med före- skrifter. RRV rekommenderar att rutinerna kring det samlade årsredovisningsarbetet ses över för att få en effektivare samordning, och därmed erhålla en förbättrad kvalitet i det samlade årsredovisningsdokumentet. 19)Informationen i det särskilda ekonomi- avsnittet i årsredovisningens första del, är till stor del otydlig för en extern läsare. Beträffande den finansiella redovisningen finns i övrigt ett antal brister avseende precision i uppgifter och kvalitet i not- apparat samt beträffande överensstämmelse mellan uppgifter som lämnas i olika delar av årsredovisningsdokumentet. RRV anser även att den stora omfattningen av outredda inbetalningar vid bokslutstillfället är otillfredsställande. 20)I väsentliga delar kvarstår de brister som RRV pekade på i 1995/resultatredo- visning också i redovisningen . De verksamhetsspecifika avsnitten saknar nästan helt ekonomisk information och ana- lys. Indelningen i verksamhetsgrenar är en- ligt RRVs bedömning delvis ofullständig och oklar. 21) Högskolan redovisar anläggnings- tillgångar anskaffade i ett anläggningsregister som ej kan anses upp- fylla kraven på säkerhet och tillförlitlighet. RRV har i en tidigare PM påpekat att an- läggningsregistret inte är avstämbart mot den ekonomiska redovisningen. En invente- ring av inventarierna gjordes av institutio- nerna , däremot ingen upp- följning. RRV rekommenderar att befintliga anläggningstillgångar inventeras omgående och inregistreras i ekonomisyste- mets modul för anläggningstillgångar. 18) kommer inför nästa årsredovisning att se över strukturen på årsredovisningen 19)LU har ambitionen att i årsredovisning- en förklara och analysera resultatet på ett enklare, mer förklarande sätt än vad enbart balans- och resultaträkningens siffror visar, vilket leder till att alla uppgifter i den löpande texten inte direkt går att finna i ba- lans- och resultaträkningen. Gällande noter till balans- och resultaträkning delar LU uppfattningen att de på några punkter är otillräckliga. Förändringar kommer att ske . Ambitionen är att kontot för outredda inbetalningar skall vara så litet som möjligt. För att bl.a uppnå detta har LU un- der året förändrat inkomsthanteringen vilket bör bidra till att minska outredda inbetal- ningar och således detta kontos saldo. 20)Hur beskrivningen av verksamheten ska göras kan man ha olika bedömningar av. Beskrivningen av forskning och grundut- bildning ges ett stort utrymme eftersom de är huvuduppgifter och till omfattningen helt dominerar. Årsredo- visningen kan inte vara ett alltför omfattan- de dokument vilket innebär att andra verk- samhetsgrenar behandlas mer sparsamt. 21)Högskolan är fullt medveten om bristerna i anläggningsregistret som var i bruk 1997. Fr.o.m har ett mo- dernt ekonomisystem införts i vilket anlägg- ningsregistret är integrerat. Systemet säker- ställer att överensstämmelsen föreligger mellan bokföringen och anläggningsregistret för nyinköpta inventarier. Anläggnings- tillgångar anskaffade kommer att inventeras och registreras i ekonomisyste- mets anläggningsregister för att få det fullt avstämbart mot den ekonomiska redovis- ningen. Arbetet beräknas vara klart till del- 18-20) Regeringen betonar vikten av att års- redovisningen har god disposition och hög läsbarhet. Regeringen kommer noga att följa arbetet med att utveckla årsredovisningen. Regeringen förutsätter att vidtar åtgärder i syfte att förbättra årsredo- visningen i detta avseende och öka kvali- teten i uppgiftslämnandet. 21-22) Med hänvisning till de åtgärder myn- digheten vidtagit i syfte att komma till rätta med bristerna i anläggningsregistret och med underbemanningen vid bokslutsarbetet vidtar regeringen ingen åtgärd. analys bör också ske av kostnadsförda an- skaffningar . Då dessa kan be- traktas som inventarier skall aktivering ske och lånefinansieras. 22) RRV bedömer att arbetet med delårs- rapport och årsredovisning vilar på för få personer. Detta förhållande utgör en risk att, vid förfall från någon, delårsrapport och års- redovisning inte kan upprättas med tillräck- lig kvalitet. En annan effekt är att den tid som finns för framtagande av information och analys blir allt mer begränsad. Högskolans interna be- stämmelser om redovisning av anläggnings- tillgångar har kompletterats med an- visningar för hantering av till- och om- byggnationer på annans fastighet. Genom- gång av kostnadsförda anskaffningar 1997 kommer ske enligt RRVs rekommendation inför delårsbokslutet 22) Högskolan delar uppfattningen att arbetet med delårsrapporten koncentrerats på för få personer. har en översyn initierats i syfte att anpassa organi- sationen till de nya behov och krav utveck- lingen kan ställa på gemensam service och förvaltning. En tydlig ambition har varit att stärka ekonomiadministrationen. Avsikten är att den nya organisationen skall träda i kraft och att ev. nyinrättade tjänster skall kunna tillsättas . 23) I årsredovisningen redovisas ett underskott för året på 67 tkr och en balanserad kapitalförändring på +168 tkr. Årets kostnader har minskats med 542 tkr genom att kostnader hänförliga till inträdes- prov och till två elevproduktioner bokförts som tillgångar under rubriken övriga ford- ringar. RRV bedömer att högskolans års- redovisning ger en missvisande bild av det ekonomiska läget. RRV anser inte att denna typ av periodiseringar över- ensstämmer med god redovisningssed i staten. 23) Högskolan anlitar sedan bå 95/96 för internrevision. Deras re- kommendationer gällande periodiseringar av bl.a. produktionskostnader och intag- ningsprov har följts. Styrelsen vill uppmärk- samma RRV på olägenheterna med att verk- samhetsår inte följer budgetår. Det är också en betydande inskränkning i handlingsfri- heten att inte kunna periodisera kostnader för högskolans typ av verksamhet. Följs RRVs rekommendationer kan verksamheter som naturligt fördelar sig läsårsvis behöva läggas om. Dessutom motverkas en långsiktig planering. 23) Regeringen konstaterar att myndigheten i detta fall inte följt god redovisningssed inom staten, men förutsätter att så kommer att ske fortsättningsvis. 24) Högskolan har av regeringen, till- sammans med fem andra högskolor ålagts att inkomma med budget och ett åtgärdsprogram för ett eventuellt underskott. I skrivelse till regeringen har högskolan uppgivit att man inte anser sig behöva inkomma med något åtgärdsprogram eftersom ett balanserat resultat uppnåtts 1997. RRV menar att den verkliga bilden av högskolans ekonomi visar ett underskott i årets verksamhet på 610 tkr. RRV ser mycket allvarligt på att högskolan inte vidtagit några åtgärder som väsentligt sänkt kostnaderna. Högskolan rekommende- ras att utarbeta ett åtgärdsprogram för att komma till rätta med den ekonomiska situationen. 24) Regeringen förutsätter att Teater- högskolan kommer att fullfölja de åligganden som givits av regeringen och att myndighetens ledning vidtar åtgärder för att komma till rätta med den ekonomiska situationen. RRV har funnit att de prognoser över kostnader och intäkter som universiteten och högskolorna lämnade i samband med delårsrappo rten i ett flertal fall kraftigt avviker från vad som blev det verkliga utfallet. Syftet med prognosen är att utgör a ett väsentligt beslutsunderlag för eller högskolans styrelse. För en bättre överensstämmelse mellan prognos och slutligt utfall derar RRV de aktuella myndigheterna att vidta åtgärder för att förbättra rutinerna för framtagande av de uppgifter som ligger t prognosen över kostnader och intäkter. Regeringen betonar vikten av att prognosarbetet håller hög kvalitet inte minst för att s underlag för myndigheternas långsiktiga planering. Regeringen uppdrar åt RRV att inkomma med en särskild rapport beträffande resultatet av dess fortsatta granskning av samtliga f rågor som tagits upp i detta beslut. De åtgärder som universitet, högskolor samt övriga myndigheter vidtagit skall i samband med granskni ngen verifieras. Rapporten skall lämnas till regeringen .