sou · GNB3105d2 · 2000-01-01 00:00:00 — förekommer direktåtkomst för myndigheter utanför skatte- förvaltningen endast till vissa uppgifter i avi seringsregistret (se avsnitt 3.2.4). Vi ser inga skäl att begränsa den direktåtkomst till folkbok fö- ringsuppgifter som myndigheter har . Vi föreslår därför att rege- Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 317 ringen skall ha möjlighet att meddela föreskrifter om att andra än Riks- skatteverket och skattemyndigheterna skall få direktåtkomst till uppgifter i folkbokföringsdatabasen. Sådan åtkomst kan na turligtvis begränsas till att avse endast vissa uppgifter, exempelvis de uppgifter som är åtkomliga för samtliga myndigheter i avi seringsregistret. Enligt vår upp- fattning bör emellertid de myndigheter som har direktåtkomst till fler uppgifter i aviseringsregistret för att ak tualisera, komplettera eller kontrollera uppgifter i sina egna register, även fortsättningsvis ha motsvarande tillgång till uppgifter i folkbokföringsdatabasen. Vi redovisar i avsnitt 6.7.5 våra överväganden i fråga om möjlig heten för enskilda att få direktåtkomst till egna uppgifter i myndigheters databaser. Vi före slår för samtliga de verksamhetsområden som om fattas av vårt uppdrag att regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha direktåkomst till uppgifter om sig själv i en databas. Rege- ringen kan i och för sig enligt vårt lagförslag anses ha denna möj lighet redan genom det ovan redovisade bemyndigandet att tillåta direktåtkomst till databasen för andra än de myndigheter som uttryckligen anges i lagförslaget. Vi anser emellertid att den särskilda direktåtkomst som avser egna uppgifter bör markeras särskilt i lagen. Inom folkbokföringsverksamheten planeras elektroniska förfa randen som komplement till mer traditionella rutiner (prop. 1997/98:136 s. 59 f.). Vad som avses är t.ex. att Internet skall kunna utnyttjas för att anmäla flyttning eller göra namnanmälan för ett nyfött barn. Ett viktigt hjälp- medel för att så dana anmälningsrutiner skall bli ett effektivt alternativ är att enskilda får tillgång till de uppgifter om dem själva som finns hos myndigheten före ändringen. I likhet med vad vi föreslår för beskattningsdatabasen samt val- och folkomröstningsdatabasen (se avsnitt 8.1.4 och 8.3.4) har vi för folk bok- föringsdatabasen övervägt att ge rege ringen möjlighet att föreskriva om allmän direktåtkomst till vissa uppgifter. Vad vi särskilt har tittat på är om det finns skäl att tillåta envar som så önskar att – t.ex. via Inter net eller med hjälp av automatisk telefontjänst – ta del av en enskilds namn- och adressuppgifter, under förutsättning att den som söker efter uppgifterna har tillgång till den enskildes personnummer. En sådan möjlighet skulle förenkla för kommuner, fö retag, sjukvårdsinrättningar och organisationer m.m., att kontrollera kommuninvånarnas, de anställ- das, patienternas eller medlemmarnas namn- och adressuppgifter med ledning av deras personnummer. Det skulle i sin tur innebära att folk- bokföringsenheterna sparar tid och arbete som ägnas åt att lämna de aktuella uppgifterna per telefon. Vi avstår emellertid från att lägga fram ett sådant förslag, främst på grund av att det finns betänk ligheter från integritetssynpunkt mot att enskildas namn- och adressuppgifter görs tillgängliga för allmän heten på ett sådant sätt, även om en förut- 318 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter sättning för åtkomst till upp gifterna är att den sökande har tillgång till personnumret avseende de personer om vilka informationen eftersöks. Det är enligt vår uppfatt ning även tveksamt om ett sådant för farande kan anses stå i överens stämmelse med bestämmelserna om över föring av per- sonuppgifter till tredje land i artikel 25 och 26 i dataskyddsdirektivet. Vårt förslag: Uppgifter om födelseort, familjesamband som grundas på adoption, inflyttning från utlandet samt gravsättning skall inte få användas som sök begrepp vid sökning i folkbokföringsdatabasen. Uppgift om medborgarskap skall få användas som sökbegrepp en- dast i fråga om medborgarskap i , , , eller samt om medborgarskap i ett land inom eller utom Europeiska unionen (unionsmedborgarskap eller icke unionsmed- borgarskap). Förutom de begränsningar vid sökning som allmänt gäller för be handling av uppgifter i elektroniska handlingar (se avsnitt 6.4.5) bör av inte- gritetsskäl de gällande begräns ningarna i sökmöjligheter enligt lagen om folkbokföringsregister i princip tillämpas även . Vi föreslår således att som sökbegrepp inte skall få användas uppgifter om födelseort, familjesamband som grundas på adoption, inflyttning från utlandet samt gravsättning. Samtliga dessa uppgifter är på olika sätt känsliga och det finns inte heller efter vad vi har erfarit något direkt behov av att använda uppgifterna som sökbegrepp. I förhållande till vad som gäller har vi valt att göra endast ett par för ändringar. En ändring avser de uppgifter om anmälan enligt val- lagen som får behandlas i databasen. Anmälningarna gäller svenska medborgare som inte är folkbokför da i landet och det finns enligt vår uppfattning inga faror från integritetssynpunkt att tillåta uppgifterna som sökbegrepp. får upp gift om födelsehemort inte användas som sökbegrepp. En persons födelsehemort är den ort i där modern var folkbokförd när personen föddes. Vi kan inte se några inte gritetsskäl för att den uppgiften inte skall få användas som sökbegrepp. I fråga om uppgifter om medborgarskap har vi valt att för folkbok föringsdatabasen införa en bestäm melse som motsvarar vad som gäller för aviseringsregistret, nämligen att sökning får göras på med borgarskap i de nordiska länderna. Dessutom skall det vara möjligt att söka på uppgift om någon är medborgare i ett land i EU eller inte, däremot inte Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 319 på uppgifter om medborgarskap i ett specifikt land med undantag för de nordiska länderna. 8.2.6Gallring av uppgifter i databasen Vårt förslag: Arkivlagens bestämmelser om gallring och bevarande skall gälla för uppgifter och handlingar i folkbokföringsdatabasen. gallras uppgifter i folkbokföringsregister i enlighet med arkivlagens bestämmelser, medan särskilda bestämmelser gäller för avise rings- registret (se avsnitt 3.2). Principen för gallring av uppgifter i avi- seringsregistret är att uppgifter skall gallras när de inte är aktuella. Det är med andra ord endast aktuella uppgifter som skall aviseras. Som vi nämner i avsnitt 4.4.5 föreslår vi att regeringen skall ha möjlighet att meddela föreskrifter om hur en databas skall vara indelad, dvs. närmare ange t.ex. vilka uppgifter i folkbokföringsdatabasen som skall få använ- das för avise ringsändamål. I en sådan förordning kan även anges att en- dast aktuella uppgifter får aviseras. Förordningen kan därmed ersätta de särskilda gallringsbestämmelser som gäller för aviserings registret. Vi anser således att samma gallringsregler kan tillämpas för samt liga uppgifter i folkbokföringsdatabasen och föreslår därför, i lik het med vad som gäller för folk bokföringsregister , inga särskilda gall ringsbe- stämmelser för upp gifter och handlingar i folkbokföringsdatabasen. Det innebär att arkivlagens bestämmelser skall tillämpas. 320 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 8.3Verksamhet med val och folkomröst- ningar 8.3.1En lag för verksamhet med val och folk- omröstningar Vårt förslag: Behandling av personuppgifter i verksamhet med val och folkomröstningar skall regleras i en lag, oavsett om behandlingen utförs av myndigheter inom skatteförvaltningen eller av läns- styrelserna. I avsnitt 8.1.1 redovisar vi de skäl som ligger bakom vårt förslag att re g- lera skatteförvaltningens beskattningsverksamhet i en särskild lag. Där påpekas att regler som rör behandling av personuppgifter i verk samhet med val och folkomröst ningar inte bör samordnas med bestäm melser som avser beskattnings- eller folkbokföringsverksamheten. Även om skatteförvaltningen i viss del ansvarar för verk samhet med val och folkomröstningar, så medför enligt vår mening den omstän digheten att ansvaret delas med länsstyrelserna och de kommunala valnämnderna att dessa frågor bör regleras sepa rat. En möjlighet hade då varit att regle ra den behandling som myndigheter inom skatteförvalt ningen ansvarar för i en lag och ha ett särskilt regelverk för övrig be handling. Vi anser dock att samtliga bestämmelser som avser behandling av personuppgifter vid val och folkomröstningar skall samordnas i en lag. Enligt vår mening bör emellertid lagen begränsas så att den endast omfattar de statliga myndigheter som arbetar med val och folkomröst- ningar. De kommunala valnämnderna är inte ansvariga för de per- sonregister som förs för den verk samheten, dvs. röstlängdsregister och kandidatregister. Det kan i och för sig finnas fördelar från effek tivi- tetssynpunkt med att låta valnämnderna vara personuppgiftsansvariga jämte , skattemyndigheterna och länsstyrelserna. De skulle då på eget ansvar kunna behandla uppgifter om valresultat i den för verksamheten gemensamma databasen (se nästa avsnitt). Enligt vår uppfattning bör emellertid ansvaret för personuppgiftsbehandlingen ålig- ga endast de statliga myndigheter som är involverade i verksamheten. Det innebär inte att de kommunala valnämnderna i sin verksamhet inte skall kunna dra nytta av de uppgifter som behandlas av de statliga myndigheterna, t.ex. i form av direktåtkomst till val- och folk- omröstningsdatabasen (se avsnitt 8.3.4). Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 321 8.3.2Ändamålen med behandling i val- och folk om- röstningsdatabasen Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handa- hållande av information som behövs hos , skatte- myndigheterna och länsstyrelserna för ·framställning av röstlängder och röstkort inför ett val eller en folk- omröstning, ·framställning av valsedlar och sammanräkning av valresultat, ·tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt ·framställning av statistik. Uppgifter i databasen skall även få behandlas för att tillgodose sam- hällets behov av uppgifter i samband med val och folkomröstningar samt för framställning av statistik. Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår vi att det för de verksamheter som vi har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandling i da- tabaser. För en närmare redogörelse av vad som avses med begreppet databas och beskrivning av när behandling av personuppgifter skall om- fattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnit tet. Avsikten med bestämmelserna om val- och folkomröstnings databasen är att de skall ersätta regleringen av dels röstlängdsregister enligt lagen (1997:158) om röst längdsregister, dels kandidatregister som förs med stöd av tillstånd av Datainspek tionen (se avsnitt 3.3). Några materiella förändringar är således inte avsedda. Som vi redo visar i avsnitt 6.2.2 anser vi att man bör skilja mellan primära och sekun dära ända mål för en databas. Med primära ändamål avser vi ändamål som är direkt an pas- sade till den verksamhet som bedrivs av personuppgiftsansvariga myndigheter, i detta fallet , skattemyndigheterna och länsstyrelserna. Sekundära ändamål är ända mål som kan hänföras till andra verksamhetsområden än det för vilket databasen prim ärt förs. De två huvudsakliga primära ändamålen för val- och folkomröst- ningsdatabasen är framställning av röstlängder och röstkort inför ett val eller en folkomröstning, vilket görs av och skattemyn- digheterna, samt framställning av valsedlar och sammanräkning av val- resultat. De sistnämnda uppgifterna åligger och läns- styrelserna. Även de kommunala valnämnderna ansvarar i och för sig för sammanräkning av valresultat. Vi anser emellertid att databasens pri- mära användningsområde bör begränsas till den verksamhet som be drivs av de statliga myndigheterna. Däremot är det enligt vår uppfattning inget 322 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter som hindrar att valnämnderna får direktåtkomst till uppgifter i databasen och därmed kan dra nytta av den information som finns där (se avsnitt 8.3.4). Som primära ändamål anges även tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten samt framställning av statistik. Riksskatte- verket, skattemyndigheterna och länsstyrelserna måste ha möjlighet att som ett led i verksamheten behandla personuppgifter med syfte att kart- lägga verksamheten, dvs. följa upp val och folkom röstningar och plane ra för åtgärder som skall vidtas . Det måste även fin nas möjlig- heter att behandla personuppgifter för statistiska ändamål, både offi ciellt reglerad statistik och sådan statistik som är av mer intern angelägenhet eller som i vart fall inte är författningsreglerad. Som sekundära ändamål anges behandling för att tillgodose sam- hällets behov av uppgifter i samband med val och folkomröstningar samt framställning av statistik. Det är en självklarhet att ett ändamål med val- och folkomröstningsdatabasen måste vara att offentliggöra och sprida bl.a. uppgifter om kandidater i val via valsedlar samt resultatet av ett val eller en folkomröstning. Utöver behovet av uppgifter i samband med val och folkomröstningar kan det finnas behov av uppgifter för statistiska ändamål i andra sammanhang. 8.3.3Uppgifter som får behandlas i databasen Vårt förslag: För en person som kan antas komma att vara röst- berättigad den dag som ett val eller en folkomröstning skall hållas, skall i databasen få behandlas uppgifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsort, fastighetsbeteckning, val distrikt och med- borgarskap. För en person som inte är folkbokförd i skall få behandlas uppgift om tidpunkt för utvandring och för en person som har invandrat till uppgift om tidpunkt för invandringen. För en person som är kandidat i ett val skall i databasen få behandlas uppgifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsort, med- borgarskap i ett land inom Europeiska unionen samt identifierings- uppgifter och partibeteckning som finns eller kommer att finnas på valsedlar där personen är upptagen. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 323 I databasen skall få behandlas uppgifter om yrkande och grunder i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för beslutet samt andra uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela föreskrifter om vilka uppgifter som sålunda får behandlas i databasen. Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. Undantag görs dock för uppgifter som uttryckligen anges i lagen. I likhet med vad som gäller inom folkbokföringsverksamheten är för- ändringstakten inom verksamheten med val och folkomröstningar för- hållandevis låg när det gäller vilka uppgifter om fysiska personer som behöver behandlas på automatiserad väg i den infor mationsbaserade delen av databasen. Vi har därför valt att för vissa per sonkategorier, på samma sätt som för folkbokföringsdatabasen, föreslå att upp gifterna an- ges direkt i lag. Vad som får registreras om personer som är eller kan antas komma att vara röstberättigade vid kommande val eller folkomröstning regleras i lagen om röstlängdsregister. De uppgifter som vi föreslår skall få behandlas i val- och folkbokföringsdatabasen motsvarar de nu gäl lande bestämmelserna i relevanta delar (se avsnitt 3.3.2). Vi föreslår att behandling skall få ske av uppgifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsort, fastighetsbeteckning, valdistrikt och medborgarskap, vilket innebär att vi har valt att i förslaget inte ange vissa uppgifter som inte kommer att vara aktuella då lagen föreslås träda i kraft. Det gäller uppgifter om tillhörighet i eller i en icke-territoriell försam ling. Uppgifter om folkbokföringsort anser vi bör inkludera uppgifter om län och kommun. Kandidatregister förs med stöd av tillstånd från Datainspek- tionen. I tillståndet anges vilka uppgifter som registren får innehålla (se avsnitt 3.3.3). Vi föreslår med ett undantag ingen materiell förändring i fråga om vilka uppgifter som skall få behandlas. Undantaget gäller upp- gifter om medborgarskap. får endast uppgifter om svenskt eller icke svenskt medborgarskap finnas i kandidatregister. Det är emellertid väsentligt att det får behandlas uppgifter om i vilket land inom EU som en kandidat i ett val är medborgare. Anledningen är att det i frå ga om val till föreligger en uppgiftsskyldighet för medlemsländerna i fråga om vilka medborgare i andra medlemsländer som kandiderar i val. skall alltså meddela ett EU-land om någon 324 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter av deras medborgare är kandidat i det svenska valet till Europaparla- mentet. För en person som är kandidat i ett val föreslår vi därför att det i databasen skall få behandlas uppgifter om personnummer, namn, adress, folkbokföringsort, medborgarskap i ett land inom EU samt identi- fieringsuppgifter och partibeteckning som finns eller kommer att finnas på valsedlar där personen är upptagen. Vi föreslår att det i val- och folkomröstningsdatabasen, förutom de ovan angivna uppgifterna, skall få behandlas uppgifter om yrkande och grunder i ett ärende, beslut i ett ärende med angivande av skälen för be- slutet samt andra uppgifter som behövs för hand läggningen av ett ären- de. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den infor- mationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter behand las på annat sätt än i elektroniska handlingar gäller dock begräns ningar i fråga om vilka känsliga personuppgifter m.m. som får behandlas. Vid genomförandet av val eller folkomröstningar är det av admi ni- strativa skäl viktigt att det finns uppgifter tillgängliga om de personer som arbetar med genomförandet av ett val, t.ex. partiombud, korrek- turansvariga och valnämndernas ordförande och sekreterare m.fl. Dess- utom behövs det uppgifter om valdistrikt, vallokaler och deras öppet- tider, adress till valnämnden m.m. Administrativa uppgifter om personal m.m. omfattas inte av våra lagförslag, utan vid behandling av så dana uppgifter skall personuppgiftslagens bestämmelser tillämpas. Det hindrar emellertid inte att uppgifter om t.ex. namn, adress och telefon- nummer behandlas i val- och folkomröstningsdatabasen tillsammans med de andra uppgifter som behövs för verk samheten (se avsnitt 4.3.3 och 6.3.4). Huvudregeln för behandling av personuppgifter i databaser enligt vå- ra lagför slag är att känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöver- trädelser m.m. enligt 13 och 21 §§ personuppgiftslagen endast skall få behandlas i elektroniska handlingar i ärendehanteringssystem (se avsnitt 6.3.3 och 6.4.4). Känsliga personuppgifter m.m. som ändå skall få behandlas i den informationsbaserade delen av databasen bör regleras uttryckligt i lag. För val och folkomröstningsdatabasens del sak nas anledning att behandla andra sådana uppgifter än de som uttryckligen får föras in i databasen om de olika personkategorierna. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 325 Vårt förslag: , skattemyndigheterna, länsstyrelserna och de kommunala valnämnderna skall få ha direktåtkomst till val- och folkomröstnings databasen. De kommunala valnämndernas di- rektåtkomst får inte avse elektroniska handlingar. Regeringen skall få meddela föreskrifter om att även annan får ha direktåtkomst, dock inte till elektroniska handlingar. Regeringen skall få meddela föreskrifter om inskränkning av en myndighets eller annans direktåtkomst till databasen. Regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha di- rektåtkomst till uppgifter om sig själv i databasen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela före skrifter om vilka uppgifter som sålunda får omfattas av direktåtkomst. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter i data- basen som finns på valsedlar. Direktåtkomsten får inte vara ut formad så att uppgifter om flera personer kan behandlas på automatiserad väg vid inhämtandet. I avsnitt 6.7 redovisar vi vår principiella inställning till direktåtkomst till databaser. I enlighet med de resonemang vi för där föreslår vi att Riks- skatteverket, skattemyndigheterna och länsstyrelserna skall ha laglig rätt till fullständig tillgång till uppgifter i val- och folkomröstningsdatabasen, inklusive de elektroniska handlingarna. För den hän delse regeringen finner att det finns särskild anledning att begränsa åtkomsten till vissa uppgifter eller handlingar, för eslår vi en möjlighet för rege ringen att meddela föreskrifter om sådan begränsning. De kommunala valnämnderna är tillsammans med och länsstyrelserna ansvariga för genomförandet av ett val och sam- manräkning av valresultat. Vi anser emellertid att de inte skall vara per- sonuppgiftsansvariga, utan har valt att låta de statliga myndigheternas behov styra ändamålen med databasen. Det finns emellertid ett värde i att valnämnderna kan få tillgång till uppgifter i val- och folk om- röstningsdatabasen. Det skulle bl.a. möjliggöra att röstkort kan lämnas ut hos kommunkontoren samt att personalen i vallokalerna lättare kan komma åt den information som behövs för att valdeltagare skall kunna hänvisas till rätt vallokal. Vi föreslår därför att de kommunala val nämn- 326 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter derna skall få ha direktåtkomst till databasen, dock inte till de elek- troniska handlingarna. Regeringen bör dessutom ha möjlighet att meddela föreskrifter om att andra myndigheter och enskilda skall få direktåtkomst till uppgifter i databasen. Sådan åtkomst kan naturligtvis begränsas till att endast av se vissa uppgifter, exempelvis uppgifter om valsedlar och kandidater. Vi redovisar i avsnitt 6.7.5 våra överväganden i fråga om möjlig heten för enskilda att få direktåtkomst till egna uppgifter i myndigheters databaser. Vi före slår för samtliga de verksamhetsområden som om fattas av vårt uppdrag att regeringen skall få meddela föreskrifter om att en enskild får ha direktåkomst till uppgifter om sig själv i en databas. Regeringen kan i och för sig enligt vårt lagförslag anses ha denna möj lig- het redan genom det ovan redovisade bemyndigandet att tillåta direkt- åtkomst för andra än de myndigheter som ansvarar för valverk samheten. Vi anser emellertid att den särskilda direktåtkomst som avser egna uppgifter bör markeras särskilt i lagen. Enligt vad vi har erfarit finns i och för sig inga planer på att införa en så dan möjlighet i verksamheten med val och folkomröstningar. Enligt vår mening finns det trots detta anledning att ge regeringen möjlighet att när det blir aktuellt tillåta enskilda att via Internet nå information om sig själva som kan vara av värde i samband med att val eller folkomröstning skall ge- nomföras. Det kan röra sig om t.ex. uppgifter om till vilket val distrikt en person hör och i vilken vallokal han eller hon skall rösta. I val- och folkomröstningsdatabasen kommer enligt vårt förslag att behandlas vissa uppgifter av sådan karaktär att deras sprid ning bland allmänheten är av stort intresse. Det gäller de uppgifter om kandidater i val som återfinns på valsedlar, vanligtvis parti, namn, hemort och yrke. För de uppgifterna finns det enligt vår me ning anledning att via Internet tillåta direktåtkomst för envar som eftersöker upp gifterna, exempelvis genom att valsedlar återges som bilder på en webbplats. Det skulle underlätta för såväl valdeltagare som massmedierna att få infor mation som är av vär de i samband med val. Uppgifterna är enligt vår upp- fattning inte integritetskänsliga.