sou · GNB3105d2 · 2000-01-01 00:00:00 — Enligt vår mening skulle ett för farande som det nu beskrivna, om utlämnande till envar av vissa offentliga upp- gifter av allmänt intresse, inte heller strida mot bestämmelserna om över- föring av per sonuppgifter till tredje land i artiklarna 25 och 26 i dataskyddsdirektivet. Regeringen eller bör således kunna fatta beslut om utlämnande av uppgifter som finns på valsedlar. På samma sätt som för direktåtkomst för enskilda till egna uppgifter, bör denna form av allmän direktåtkomst regleras särskilt i lagen. Vi föreslår således att rege ringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela före- skrifter om allmän direktåtkomst till uppgifter som finns på val sedlar. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 327 Det är enligt vår uppfattning viktigt att det inte ges möjlighet för en- skilda att med hjälp av direktåkomst vid inhämtandet av uppgifter på automatiserad väg göra samman ställningar i registerform som omfattar samtliga eller ett stort antal kandidater till ett val. Det bör därför finnas tekniska spärrar som förhindrar ett så dant förfarande. Vårt förslag: Uppgift om medborgarskap får användas som sök- begrepp endast i fråga om medborgarskap i ett land inom Europeiska unionen eller i eller . Enligt lagen om röstlängdsregister får vid sökning i sådana register användas endast uppgift om namn och personnummer, tillhörighet till , medlemskap i icke-territoriell församling, medborgar- skap i , , , eller samt medborgar- skap i ett land inom eller utom Europeiska unionen (unionsmedbor- garskap eller icke unionsmedborgarskap). Enligt vår uppfattning är det i databasen för val- och folkomröstningar endast uppgifter om medbor- garskap som kan vara integritetskänsliga och för vilka det finns anled- ning att ha begränsningar i sökmöjligheterna. I valverksamheten är dock uppgifter om medborgarskap i de nordiska länderna samt i länder som är medlemmar i (se avsnitt 8.3.3) av stort intresse. De uppgifterna bör därför vara möjliga att använda som sökbegrepp i data basen. Förutom de begränsningar vid sökning som allmänt gäller för be- handling av uppgifter i elektroniska handlingar (se avsnitt 6.4.5) bör det således enligt vår uppfattning inte vara möjligt att använda upp gifter om medborgarskap vid sökning i databasen, med undantag för med- borgarskap i ett land inom EU eller i eller . 8.3.6Gallring av uppgifter i databasen Vårt förslag: Uppgifter om en person som kan antas komma att vara röstberättigad den dag som ett val eller en folk omröstning skall hål las skall gallras efter att det val eller den folkomröst ning för vilket eller vilken uppgifterna behandlas i databasen har vunnit laga kraft. Om flera val hålls skall uppgifterna dock gallras efter att samtliga val har vunnit laga kraft. 328 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter Uppgifter om en person som är kandidat i ett val skall gallras vid utgången av den mandatperiod för vilken uppgifterna behandlas i databasen. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras eller bevaras samt om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkiv myndighet. I val- och folkbokföringsdatabasen kommer att behandlas uppgifter om personer som är röstberättigade, dvs. i stort sett hela vuxna be- folkning och dessutom svenska medborgare bosatta utomlands. Behovet av uppgifter för fastställande av rösträtt är i huvudsak be gränsat till själva valet eller folkomröstningen. Någon anledning att behandla upp- gifter i perioder mellan valen finns således normalt inte. Som huvudregel bör enligt vår upp fattning uppgifterna därför, på samma sätt som , gallras när det val eller den folkomröst ning för vilka de behandlats är genomfört. Det torde i normalfallet vara tillräckligt att uppgifterna bevaras i efter att det eller de val eller folkomröstningar som uppgifterna avser har vunnit laga kraft. När flera val hålls , vilket sker vid de allmänna valen till riksdag, landsting och kommuner, bör dock av administrativa skäl samtliga uppgifter bevaras till dess alla val har vunnit laga kraft. För uppgifter om kandidater i val är förhållandet annorlunda. Där kan förändringar komma att ske under hela mandatperioden. Därför är det enligt vår mening lämpligt att uppgifterna bevaras under hela den mandatperiod för vilken de kandiderar vid det aktuella valet. Därefter, dvs. vanligtvis i samband med nästkommande val, kan uppgifterna gall- ras ur databasen. För bägge personkategorierna bör det enligt vår mening vara möjligt för regeringen eller att meddela föreskrifter om att en uppgift skall bevaras eller gallras än den som anges i lagen. Som exempel kan nämnas uppgifter om unionsmedborgare som haft rösträtt vid det senaste valet till parlamentet. Sådana upp- gifter måste nämligen vara tillgängliga när röstlängder skall upprättas inför följande parlamentsval. I detta och andra fall får alltså undantag föreskrivas. Slutligen bör regeringen eller ha möjlighet att meddela föreskrifter om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkiv myndighet. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 329 8.4.1En lag för exekutionsväsendet Vårt förslag: Behandling av personuppgifter och andra uppgifter i exekutionsväsendets samtliga verksamheter skall regleras i en lag. Inom exekutionsväsendets område faller ett flertal verksamheter av skil- da slag (se avsnitt 3.4.1). Det är verksamhet med utsökning och indrivning, skuldsanering, betalningsföreläggande och hand räckning samt tillsyn i konkurs. Dessutom är det vissa mindre arbetsuppgifter som särskilt åligger kronofogdemyndigheterna. Vi har övervägt att på samma sätt som föreslås för olika verksam- heter inom skatteförvaltningen reglera exekutionsväsendets olika verk- samheter i separata lagar. Till stor del har dock vissa av verksamheterna anknytning till varandra. Personer som förekommer i exempelvis ett ärende om skuldsanering är i många fall föremål även för utsök nings- eller indrivningsåtgärder. Även personer som är svarande i ett mål om betalningsföreläggande blir ofta föremål för utsöknings åtgärder. Dessa omständigheter talar för att ha en gemen sam reglering av verk- samheterna. För en gemensam reglering talar även att det i fråga om allmänna bestämmelser om behandling av uppgifter samt bestäm melser om enskildas rättigheter inte finns anledning att göra någon åt skillnad mellan de olika verksamheterna. Vi är därför av den upp fattningen att det finns fler fördelar än nackdelar med en gemensam lag stiftning. Efter att ha intagit den ståndpunkten att bestämmelser om behandling av personuppgifter och andra uppgifter i exekutionsväsendets verksamheter med utsökning och indrivning, skuldsanering samt be- talningsföreläggande och handräckning skall samlas i en lag, har vi inte funnit några bärande skäl för att bryta ut verksamheten med tillsyn i konkurs från den gemensamma lagstiftningen. Vi föreslår därför at t all behandling av personuppgifter och andra uppgifter i exekutionsväsendets verksamheter regleras i en lag. För den särskilda be handlingen i databaser finns emellertid anledning att i vissa delar reglera de olika verksamhetsområdena för sig. I f råga om ändamålen med och vilka uppgifter som får behandlas i en da tabas är skillnaderna i vissa avseenden så stora att lagstiftningen annars hade blivit svåröverskådlig. I fråga om bestäm melser om elektroniska handlingar, utlämnande av uppgifter till enskilda på medium för auto- matiserad behandling och direktåtkomst, saknas det däremot enligt vår 330 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter mening anledning att ha olika reglering. Sådana bestämmelser föreslås därför vara gemen samma för de olika data baserna. I fråga om de mindre arbetsuppgifter som åligger kronofogdemyn- digheterna är vi av den uppfattningen att behandling av uppgifterna inte behöver regleras i en eller flera för ändamålen särskilt inrättade data- baser. De arbetsuppgifter som avses är upptagning av protester av väx- lar och checkar, registrering av avhandlingar om lösöreköp, beslut när arbetsgivare skall utnyttja sin kvittningsrätt mot arbetstagare, processer i vissa lönegarantimål, kallelse på okända borgenärer samt un derrättelser till målsägande i brottmål (se närmare i avsnitt 3.4.1). behandlas personuppgifter avseende dessa områden i kronofogdemyndigheternas allmänna diarier. Det förs med andra ord inga särskilda per sonregister i vilka uppgifterna behandlas. Enligt vad vi har erfarit är nämnda ar- betsuppgifter av förhållandevis be gränsad omfattning. Vi föreslår där för att behandling av personuppgifter för nämn da syften – med undantag av processer i vissa lönegarantimål – skall omfattas av bestämmelserna om behandling i utsöknings- och indrivningsdatabasen (se avsnitt 8.4.2). Den behandling av personuppgifter som behöver utföras när kronofogde- myndigheterna för statens talan i processer enligt löne garantilagen (1992:497), åligger tillsynsmyndigheterna i konkurs. Sådan behandling bör därför enligt vår uppfattning reg leras gemensamt med behandling av ärenden i konkurstillsynsdatabasen (se närmare i avsnitt 8.4.11). Det bör nämnas att enligt förordningen (1994:1283) om lönegarantiregister med hjälp av automatisk databe- handling får föra ett register över vissa uppgifter om statlig lönegaranti vid konkurs. Uppgifterna i registret får användas endast för framställ- ning av statistik. Frågor om den administrativa hanteringen av lönega- rantiersättning har setts över av Statskontoret och resultatet har publicerats i rapporten samlad administration av lönegarantin (1999:20). Statskontoret föreslår i rapporten bl.a. att skall ges ett systemansvar för löne garantin, vilket innefattar uppbyggnad av ett nytt centralt IT-stöd för uppföljning, utvärdering, system tillsyn och prognoser. Statskontoret konstaterar även att det centrala löne- garantiregistret i sin nuvarande utformning saknar funktion och formellt bör kunna avvecklas för att ersättas av en ny databas med åtkomst för kronofogdemyndigheter och konkursförvaltare. Vi har för vår del inga invändningar mot de synpunkter som Statskontoret lägger fram i rapporten. Med anledning av att den närmare utformningen av en even- tuell ny administrativ ordning avseende lönegarantin inte är känd , är det inte möjligt för oss att inom ramen för vårt uppdrag nu lämna förslag på reglering av per sonuppgiftsbehandling inom ett kommande system. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 331 8.4.2Ändamålen med behandling i utsöknings- och indrivningsdatabasen Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handa- hållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för ·verkställighet eller annan åtgärd som särskilt åligger kronofogde- myndigheterna enligt utsökningsbalken eller annan författning, ·indrivning av statliga fordringar m.m., ·avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter, ·kvittning vid utbetalning av bidrag, ·övervakning av näringsförbud, ·tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt ·framställning av statistik. Uppgifter skall även få behandlas i databasen för till handahållande av information som behövs i för fattningsreglerad verksamhet utanför exekutionsväsendet för ·avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter, ·kvittning vid utbetalning av bidrag, ·planering, samordning och uppföljning av revisions- och annan kontrollverksamhet vid beskattning och tulltaxering, ·utredningar vid bestämmande och betalning av skatter, tullar och socialavgifter, ·tillsyn samt lämplighets-, tillstånds- och annan liknande pröv ning, samt ·framställning av statistik. Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår vi att det för de verksamheter som vi har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandling i data- baser. För en närmare redogörelse av vad som avses med begreppet da- tabas och beskrivning av när behandling av personuppgifter skall om- fattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet. Vår avsikt är att den behandling av personuppgifter som skall göras inom ramen för regleringen av utsöknings- och indrivningsdatabasen i stora delar skall motsvara den behandling som sker med stöd av i huvudsak utsökningsregisterlagen (1968:617). Som vi redovisar i av snitt 6.2.2 anser vi att man bör skilja mellan primära och se kundära ändamål. Med primära ändamål avser vi ändamål som är direkt an passade till den verksamhet som bedrivs av personuppgiftsansvariga myndigheter, dvs. 332 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter SOU 1999:105 ändamål som kan hänföras till andra verksam hetsområden än det för vilket databasen primärt förs. Ett grundläggande primärt ändamål med utsöknings- och indriv nings- databasen skall vara verkställighet enligt utsökningsbalken eller an nan författning samt indriv ning av statliga fordringar m.m. De ändamålen skall täcka in all målhantering som kronofogdemyndigheterna ansvarar för inom det exekutiva området. Med annan åtgärd än verk ställighet som särskilt åligger kronofogdemyndigheterna enligt utsökningsbalken eller annan författning, avser vi myndigheternas åliggande att uppta protester av växlar och checkar, att registrera avhandlingar om lösöreköp, att läm- na besked när arbetsgivare skall utnyttja sin kvittningsrätt mot arbets- tagare, att genomföra kallelse på okända borgenärer samt att un derrätta målsägande i brottmål (se avsnitt 8.4.1). Begreppet annan åtgärd kan med andra ord sägas omfatta de uppgifter som åligger kronofogdemyndigheterna och för vilka det inte finns särskild reglering om behandling av personuppgifter i utsöknings- och indrivningsdata- basen eller i någon av de övriga databaser som exekutionsväsendet en ligt våra förslag skall förfoga över. I samband med att personer som är föremål för exekutiva åt gärder skall få skatter eller avgifter återbetalda eller olika former av statliga bi- drag utbetalda, skall avräkning eller kvittning göras. Kronofogdemyn- digheternas arbete med avräkning och kvittning skall utgöra ett pri märt ändamål för vilket uppgifter får behand las i databasen. En ytterligare uppgift som åligger kronofogdemyndigheterna är över vakning av nä- ringsförbud. Slutligen anges som primära ändamål tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten samt framställning av sta- tistik. och kronofogdemyndigheterna måste ha möjlig- het att som ett led i verksamheten behandla personuppgifter med syfte att kartlägga den, dvs. följa upp verk samheten och planera för åtgärder som skall vidtas . Det måste även finnas möjligheter att inom exekutionsväsendet behandla personuppgifter för statis tiska ändamål, både officiellt reglerad statistik och sådan statistik som är av mer intern angelägenhet eller som i vart fall inte är författningsreglerad. Även myndigheter utanför exekutionsväsendet behöver tillgång till uppgifter om personer som är föremål för exekutiva åtgärder för att kunna genomföra avräk ning och kvittning vid utbetalningar av olika slag. Som exempel kan nämnas avräkning som skattemyndigheter gör vid återbetalning av med för högt belopp inbetald preliminärskatt samt kvittning som kan göras av i samband med att olika bi- drag skall betalas ut. Avräkning vid återbetalning av skatter och avgifter samt kvittning vid utbetalning av bidrag, anges därför som sekun dära ändamål med behandling i databasen. Inom skatteförvaltningen och hos finns ett behov av tillgång till uppgifter om exekutiva åtgärder Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 333 för den ordinarie verksamheten med uttag av skatt och tull. Som sekundära ändamål an ges därför även planering, samordning och upp- följning av revisions- och annan kontrollverksamhet vid beskattning och tulltaxering samt utredningar vid bestämmande och uppbörd av skatter, tullar och socialavgifter. Det finns ett stort behov av information om att en person är föremål för exekutiva åtgärder vid ett flertal prövnings- och tillsyns förfaranden. Vissa uppgifter som skall finnas i utsöknings- och indrivningsdatabasen kommer därför med stor sanno likhet att användas av olika myndigheter i deras verksamhet. Som exempel kan nämnas kommunernas tillstånds- givning i fråga om utskänkning av alkohol och länsstyrelsernas tillsyn över restauranger m.m. Uppgifter kommer även att behövas vid tillsyn över innehavare av trafiktillstånd m.m. Som ett särskilt ändamål för - databasen bör därför anges tillsyn, lämplighets-, till stånds- och annan liknande prövning. Vidare bör myndigheter och eventuellt andra få tillgång till uppgifter i någon form för att producera statistik. Fram- ställning av statistik bör därför anges som ett ändamål med data basen. Uppgifter som behandlas i den exekutiva verksamheten lämnas i stor omfattning ut till banker och andra privaträttsliga subjekt som bedriver kreditupplysningsverksamhet. Vad som gäller för behandling av uppgifter i det avseendet redogör vi för i avsnitt 9.4 och 12.8. 8.4.3Uppgifter som får behandlas i utsöknings- och indrivningsdatabasen Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för verksamheten med utsökning och indrivning, få behandlas uppgifter om ·en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter, ·en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, ·en enskilds ekonomiska förhållanden, ·egendom som berörs i ett mål, ·yrkande och grunder i ett mål eller ärende, ·utslag i mål om betalningsföreläggande, samt ·beslut med angivande av skälen för beslutet, betalning, redo- visning och övriga åtgärder i ett mål eller ärende. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen. 334 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. Uppgift om att en kronofogdemyndighet gjort anmälan om misstanke om brott samt, om uppgifterna utgör grund för en begäran om verkställighet, uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott eller domar i brottmål, får dock behandlas även i andra fall. Vi redovisar i avsnitt 6.3.2 vår inställning till detaljreglering av vad som får behandlas i en databas. För att undvika ändringar i lagen när nya uppgifter behöver registreras samt för att lagen inte skall bli svår- genomtränglig, anges endast vilka kategorier av uppgifter som får be- handlas i databasen. Dessa uppgiftskategorier avser vad som får be- handlas i den informationsbaserade delen av databasen, dvs. vanligen uppgifter som registreras genom angivande av belopp m.m. i särskilda fält i exekutionsväsendets dataprogram. För kompletta h andlingar som ingår i ärendehanteringssystem föreslår vi särskilda bestämmelser. En grundläggande förutsätt ning för att en uppgift över huvud taget skall få behandlas är dock att den behövs för de primära ändamålen med data- basen (se avsnitt 6.2.2). Uppräkningen utgör således endast en ram för vad som får behandlas och regeringen eller skall sedan meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter det rör sig om. Med identitets- och andra basuppgifter avses för fysiska personer sådant som personnummer, namn, hemadress eller särskild postadress samt uppgifter om civilstånd och hemmaboende barn m.m., dvs. grund- läggande uppgifter om enskilda som behövs för att den exekutiva verk- samheten skall fungera. Motsvarande gäller för juridiska p ersoner och det kan då röra sig om uppgifter om organisations nummer, styrelseleda- möter, firmatecknare samt adressuppgifter m.m. Uppgifter om en enskilds ekonomiska förhållanden är bland de väsentligaste upp gifterna för den exekutiva verksamheten. Information om en svarandes och even - tuellt hans eller hennes familjemedlemmars ekonomi är av avgörande betydelse i ett mål om utsökning och indrivning. I denna upp giftskategori innefattas sådant som inkomster, skuldbelopp och uppgift om när skulden förföll till betalning, bor gensåtaganden samt uppgifter om anstånd med betalning m.m. Som en särskild uppgiftskategori föreslår vi uppgifter om den egendom som berörs i ett mål. En uppgift om egendom som tillhör en svarande i ett utsöknings- eller indrivnings mål utgör i och för sig vanligtvis en uppgift om dennes ekonomi, men i vissa fall krävs att även andra uppgifter om egendomen behandlas. I fråga om bl.a. fastigheter som har dömts i mät, kan det vara nödvändigt att behandla uppgifter om namn m.m. på panträttshavare och hyresgäster. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 335 uppgifter kan enligt vår uppfattning inte anses utgöra upp gifter om svarandens ekonomi. Som två särskilda kategorier av uppgifter anges yrkande och grunder samt beslut med angivande av skälen för beslutet, beta lning, redovisning och övriga åtgär der i ett mål eller ärende. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elektroniska handlingar i ärende- hanteringssystem. Avsikten är inte att handlingarna i dess helhet regel- mässigt skall registreras i den informationsbaserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till den elektroniska akten i det ak tuella ärendet. Av betydelse är bl.a. att direktåtkomst till de elektroniska handlingarna enligt vårt förslag inte är tillåten för myndigheter utanför exekutionsväsendet. Det kan dock från informationssynpunkt vara viktigt för en tjänsteman hos en skattemyndighet eller hos verket att få fram uppgift om utgången i ett ärende och sam tidigt få en bild av vad som utgör grunden för beslutet. När upp gifter om yrkanden, grunder och beslut m.m. förs in i databasen på annat sätt än i elektroniska handlingar, får de emellertid inte omfatta känsliga personuppgifter m.m. När det är nödvändigt att få till gång till ett beslut i dess helhet eller övriga handlingar i ett ärende, bör enligt vår mening handlingarna tas fram genom ärendehanteringssystemet. En särskild kategori uppgifter som vi föreslår skall få behandlas i da- tabasen är utslag i mål om betalningsföreläggande. I de fall verk ställig- het har begärts med anledning av ett utslag och ett mål således på går, omfattas dessa uppgifter av kategorin grunder i ett mål. Vi föreslår emellertid att uppgifter om utslag i mål om betalningsförelägganden skall få behandlas även om verkställighet inte har begärts eller, i vissa fall, om ett mål är avslutat. Orsaken till att vi föreslår denna något an norlunda ordning, hör nära samman med frågan om hur länge de ak tuella uppgifterna behöver bevaras hos kronofogdemyndigheterna. Vi redovisar därför skälen för att uppgifterna skall få behandlas i utsök nings- och indrivningsdatabasen i samband med frågor om gallring av uppgifter i databasen (se avsnitt 8.4.4). Behandlingen av vissa uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga person- uppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 13 och 21 §§ personuppgiftslagen. Efter vad vi har erfarit har kronofogdemyndighe- terna i den exekutiva verksamheten behov av att behandla främst upp- gifter om böter eller skadestånd på grund av brott i de fall dessa ut gör grund för en begäran om verkställighet. Myndigheterna behöver även behandla uppgifter om att man hos åklagare har anmält misstanke om brott. Enligt vår mening saknas det bärande skäl från integritets synpunkt 336 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter mot att sådana uppgifter behandlas. I lagen bör det därför anges att sådana uppgifter får behandlas även på annat sätt än i elek troniska handlingar. 8.4.4Gallring av uppgifter i utsöknings- och indrivningsdatabasen Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras efter utgången av det kalenderår då det mål eller är ende som upp- gifterna eller handlingarna hänför sig till avslutades.