sou · GNB3109 · 2000-01-01 00:00:00 — Ändamålet med registret skall vara administration av Äldre- och handikappnämndens verksamhet som omfattas av lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) samt framställning av avidentifierad statistik. Liksom övriga register har registerinnehållet i beslutet begränsats på så sätt att registret får innehålla det slag av uppgifter och bearbetas på det sätt som angetts i ansökan under förutsättning att personregistret därmed inte kommer att föras i strid med 59 § socialtjänstlagen och föreskrifter om personregister inom . Av ansökan framgår att LSS personkrets skall registreras i registret. Följande uppgifter registreras. Namn och personnummer (personnummer behövs för en säker identi- fiering och för uppkoppling mot och Riksförsäkrings- verket för debitering), adressuppgifter och telef onnummer, folkbok- föring, personkretstillhörighet (LSS), anhörigas/ställföreträdares namn, adress och telefonnummer, pågående LSS-insatser, sökta LSS-insatser, vårddagavgifter (extern plats), LASS-uppgifter (beslut om assistansersättning) och beslut. Dessa uppgifter hämtas in från bl.a. den registrerade/ställföreträdaren, och från överförda akter. Utdata som tas fram från personregistret är statistik där enskilda personer inte avslöjas, listor för kontroll och rättning av uppgifter i samband med statistikproduktionen, ärendeblad med beslut, egen statistik och faktura- underlag. Vidare finns i Datainspektionens beslut föreskrifter om information, gallring och ADB-säkerhet. Ett tillstånd att inrätta och föra personregister har meddelats en stadsdelsnämnd. Ändamålet med registret skall vara administration av vårdbehov samt att ge underlag för akut behandling av social och medicinsk karaktär avseende de personer inom äldre- och handikapp- omsorgen som fått trygghetslarm. Även detta personregisters register- innehåll har begränsats på så sätt att registret får innehålla det slag av behandling av personuppgifter 55 uppgifter och bearbetas på det sätt som angetts i ansökan under förutsättning att personregistret därmed inte kommer att föras i strid med 59 § socialtjänstlagen och föreskrifter om personregister inom . Av ansökan framgår att de personer som registreras i registret är sådana som ansökt om och beviljats bistånd enligt 6 § socialtjänstlagen i form av trygghetslarm. Följande uppgifter registreras. Namn, personnummer, adress, telefonnummer, kortfattade sociala och medicinska uppgifter, nyckeluppgifter och portkoder, statistikuppgifter, ansvarig handläggare, larmkoder samt orsaks- och åtgärdskoder. Dessa uppgifter hämtas in från ansvarig handläggare inom äldreomsorgen. Utdata som tas fram från personregistret är sammanställningar av larm, orsaks- och åtgärdskoder per larmkod (medium är blankett och mottagare är ansvarig inom äldreomsorgen), listor på tid, larm, orsak samt åtgärd per handläggare samt larmkoder (medium är datalista och mottagare är ansvarig handläggare som underlag för debitering) och sammanställning av vem som åtgärdat larm samt tidpunkt och åtgärd (medium är terminal och uppgifterna distribueras inte utanför verksam- heten). Också detta tillstånd innehåller sedvanliga föreskrifter om information, gallring och ADB-säkerhet. Ytterligare ett tillstånd som utredningen har tagit del av är ett tillstånd som Datainspektionen meddelat en kommunstyrelse. Ändamålet med registret är att utgöra underlag för visst beslutsstöd vad avser förebyggande och hantering av våldssituationer vid gr uppboende [enligt lagen 1993:387 om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS] inom kommunen. Enligt beslutet får registret endast innehålla de uppgifter som angetts i ansökan inom ramen för vad anfört i ett yttrande i ärendet. I detta yttrande anför bl.a. följande. Det föreligger ingen journalföringsplikt enligt LSS. Dokumentation enligt LSS kompliceras av att den görs på olika arbetsplatser som distrikts- kontor, bostad med särskild service, daglig verksamhet och korttidshem. Viss basdokumentation måste finnas tillgänglig för personalen på varje enskild arbetsplats. Föreståndaren skall leda verksamheten och föra de anteckningar som behövs om dem som får insatser enligt LSS. Det är också föreståndarens ansvar att bedöma hur mycket dokumentation som behöver finnas på arbetsplatsen. Den bör begränsas med hänsyn till den enskildes integritet, men kan å andra sidan i vissa delar vara nödvändig av medicinska skäl. Fakta om sjukdomar, medicinering och individuell planering bör finnas. Tillfälliga anteckningar bör förstöras. Enligt uppfattning skall anteckningar i det aktuella personregistret föras med samma restriktivitet som gäller för anteckningar. Det är även viktigt att det klart framgår att det är före- 56 behandling av personuppgifter ståndaren som bedömer vilka anteckningar som skall införas. Informationsmängden skall med hänsyn till den enskildes integritet vara begränsad. Anteckningarna skall förstöras när de inte längre behövs. Ett utbyte av information om enskilda personer på gruppboende får inte ske mellan olika gruppboenden. I registret får registreras boende i gruppbostad inom kommunen. Endast förnamn antecknas om respektive person och således finns där inga fullständiga namn. Inte heller registreras personnummer. Som ett exempel på information som kan behöva registreras anges i ansökan följande. Personlig information om , . Tycker om; hundar och katter och att lyssna till musik på bandspelaren. Kända våldssituationer; han får inte träffa sina föräldrar, någon av hans egna saker har gått sönder, han får inte åka till arbetet på grund av att arbetsledaren är sjuk. Viktigt; han behöver på sig inför nya aktiviteter, han tål inte parfymerade disk- och tvättmedel. Kommunikationsförmåga; har vissa svårigheter. Tidsuppfattning; har stora svårigheter. Förståelse för orsak och verkan; har stora svårigheter. Kroppsuppfattning; har vissa svårigheter. Känslig för förändringar; mycket. – Utdata tas ut på papper och används endast internt. I Datainspektionens beslut finns föreskrifter om information och ADB-säkerhet. Föreskriften om information innebär att den registeransvarige på lämpligt sätt skall underrätta de registrerade eller, om detta inte låter sig göra, närmaste anhörig om förekomsten av registret och dess ändamål. Beslutet innehåller emellertid inte någon särskild föreskrift om gallring. I beslutet erinras endast om reglerna för bevarande och gallring av personuppgifter i 12 § första stycket datalagen. Vid utredningens besök hos i redovisades exempel på vilka olika typer av handlingar som kan finnas i personakter. Utredningen kunde konstatera att det inom används ett mycket stort antal olika blanketter. På nästan samtliga blanketter finns integritetskänsliga uppgifter, uppgifter som är helt nödvändiga för att skall kunna utföra sitt arbete, t.ex. yttra sig, fatta beslut, osv. Personuppgifter finns inte bara i personakterna, utan sådana uppgif- ter, t.ex., anmälningar enligt lagen (1976:511) om omhändertagande av berusade personer m.m., kan – om den omhändertagne inte har en per- sonakt – finnas förvarade i pärmar i kronologisk ordning. En sådan anmälan, som inte föranleder någon åtgärd, sätts in i en pärm. Först efter kanske två eller tre anmälningar läggs en personakt upp. Vidare samlas vissa domar på äktenskapsskillnad i pärmar. Där förvaras de och – om inget ärende initieras – kastas sedan. behandling av personuppgifter 57 som kan förvaras utanför personakterna är meddelande om obetalda hyror och elräkningar samt polisanmälningar om t.ex. snatteri. Tanken är att all information om en viss person skall finnas i en personakt. I denna personakt kan sedan finnas s.k. inneliggare. Av flera olika skäl kan emellertid uppgifterna vara spridda på flera olika håll. T.ex. kan personen i fråga vårdas på ett behandlingshem och det som där antecknas om vederbörande ingår inte i personakten. Har personen flyttat kan han ha flera olika personakter. På en stadsdelsförvaltning är den praktiska verksamheten uppdelad på olika områden och på olika socialsekreterare. Det kan t.ex. finnas en särskild sektion för handikappade, en för bistånd för äldre, en för försörjningsstöd för vuxna, en för barn- och familjerättsliga frågor, osv. Därför arbetar man mycket med s.k. inneliggare. Utvecklingen går emellertid snabbt mot att mer och mer information läggs in i datorer. Ord- och textbehandlingsprogram används i allt större utsträckning. Inom har det utvecklats ett datasystem, det s.k. paraplysystemet, som kommer att vara obligatoriskt för samtliga stads- delar. Det skall omfatta individ- och familjeomsorgen samt äldre- och handikappomsorgen. Systemet skall ersätta gamla automatiserade system och den hanteringen. Det skall finnas en personakt/person. Viss pappershantering kommer att förekomma även fortsättningsvis, så länge man inte accepterar elektroniska signaturer blir det nödvändigt att ta ut beslut m.m. på papper. Det kommer att finnas ca 2 500 användare i . I systemet finns mallar och blanket- ter som är gemensamma för hela staden. Systemet innehåller ärende- hantering, funktioner för registrering av personer, dokumenthantering samt behörighetsadministration. 3.4Statens institutionsstyrelses behandling av personuppgifter Vid utredningens besök hos framkom bl.a. följande. (SiS) är central förvaltningsmyndighet för sådana hem som avses i 12 § lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga (särskilda ungdomshem) samt 22 och 23 §§ lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall (LVM-hem). Enligt förordningen (1996:610) med instruktion för Statens institutions- styrelse skall styrelsen (2 §) särskilt svara för 1. planering, ledning och drift av samt tillsyn över de särskilda ungdomshemmen och LVM- 58 behandling av personuppgifter hemmen, 2. anvisning av platser till hemmen, 3. ekonomisk styrning, 4. metodutveckling, Vidare får styrelsen enligt förordningen (3 §) avgift utföra uppdrag åt kommuner i samband med avgiftning av missbrukare, utslussning, eftervård eller andra insatser enligt socialtjänstlagen (1980:620) som a nknyter till verksamheten vid särskilda ungdomshem och LVM-hem. SiS har Datainspektionens tillstånd enligt datalagen att föra ett antal olika datoriserade personregister. Det rör sig om dels administrativa datasystem, dels datasystem för forskningsändamål. I det följande redovisas först de båda viktigaste administrativa datasystemen, nämligen Klient- och institutionsadministrativt register () samt det register som utgör SiS diarium. Därvid berörs bl.a. vilka personuppgifter som behandlas i systemen och varför SiS behöver behandla dessa uppgifter. Därefter beskrivs SiS forskningsregister, Dokumentationssystem inom missbruksvården och ungdomsvården. Klient- och institutionsadministrativt register () Enligt Datainspektionens beslut skall ändamålet med personregistret Klient- och institutionsadministrativt register () vara dels att utgöra ett hjälpmedel vid institutionsplaceringar inom Statens institutionsstyrelsens verksamhetsområde, dels att utgöra ett hjälpmedel för administration och dokumentation enligt socialtjänstlagen av vård, behandling och behandlingsresultat för klienter på Statens institutions- styrelses institutioner, dels administration av debiteringar, dels framställning av statistik som inte avslöjar enskilda personers identitet. Registret utgör – helt eller delvis – akt och journal, inklusive dagboks- blad (klientdiarium), för klienter som vårdas vid SiS institutioner. Registret får innehålla det slag av uppgifter som behövs för att tillgodose ändamålet med registret. I det ursprungliga tillståndet () var emellertid registerinnehållet begränsat till vissa slags uppgifter, vilka framgick av SiS ansökan; pers onnummer, namn, intagningsorsak, bakgrundsfaktorer, medborgarskap, differentierings- grunder, val av institution, utskrivningsorsak, placeringsdatum, lagrum, intagningsdatum, vistelse före, utskrivningsdatum, § 27 placeringar (avvikningar, tillfällig frånvaro, flyttning mellan avdelningar), utskriven till, fritextfält med anteckningar om ärendets gång och de avtal som sluts mellan klienten och SiS respektive kommunerna och SiS, kommunens önskemål, bästa plats, problembild och tidigare insatser. När registerändamålen på ansökan av SiS () utvidgades till att avse även dokumentation och journalföring enligt socialtjänstlagen vid SOU 1999:109 behandling av personuppgifter 59 institutionerna, fann Datainspektionen inte anledning att begränsa innehållet i registret. Inspektionen erinrade dock om att samtliga uppgifter som registreras skall vara relevanta med hänsyn till registrets ändamål för varje klient och får inte strida mot 59 § socialtjänstlagen. I sin ansökan om utvidgning av tillståndet framhöll SiS att följande upp- gifter skulle tillkomma. Identifieringsuppgifter (uppgifter om särskilda kännetecken avseende såväl fysik som beteende) avseende klienter, för att möjliggöra en säker identifiering av dem som är föremål för vård och som underlag för en eventuell efterlysning, uppgifter om a nhöriga (namn, adress, telefonnummer och anknytning till klienten), vilka uppgifter behövs för bl.a. vården och behandlingen, uppgifter om kommun/socialnämnd, inklusive kontaktperson, uppgifterna behövs bl.a. eftersom vården och behandlingen skall utformas i samråd med kommunen och för fakturering samt uppgifter om behandlingsinsatser och behandlingens gång i övrigt inklusive beslut rörande vården och behandlingen samt behandlingsresultat. De sistnämnda uppgifterna avsåg i huvudsak de uppgifter som skulle komma att antecknas i klientakten och journalen. I klientakten antecknas helt enkelt de uppgifter som är av betydelse för vården och behandlingen av klienten. Akter och journaler i den verksamhet som avser hälso- och sjukvård som förekommer vid institutionerna förs emellertid separat och ingår inte i datasystemet. I registret finns uppgifter om klienter vårdade vid SiS institutioner och personer för vilka en kommun ansökt om sådan vård, anhöriga till dessa personkategorier, kontaktpersoner vid kommuner som ansöker om vård samt personal vid SiS som har behörighet att använda systemet eller som deltar vid fattandet av registrerade beslut. finns behov även av att registrera vissa uppgifter om en målsägande, eftersom denne enligt lagen (1998:603) om verkstä llighet av sluten ungdomsvård i vissa fall skall underrättas om vid vilket ungdomshem den dömde befinner sig samt om han förflyttas, vistas utanför det särskilda ungdomshemmet eller rymmer. förs vid SiS huvudkontor i . I centraldatorn där finns uppgifter om samtliga institutioner och man kan vid huvudkontoret också se alla ärenden, dock att man inte kan läsa uppgifter i aktiva journaler. Med hjälp av sker placering på en institution. Detta görs under kontorstid på huvudkontoret och utförs denna arbetsuppgift av den institution som har jour. I samband med placeringen läggs upp en akt. I den läggs in bl.a. ärendeuppgifter, lagstöd för placeringen samt kan vissa viktigare noteringar göras. Informationen skickas krypterad till den aktuella institutionen. Inskrivning sker vid respektive institution. Under behandlingens gång antecknas sedan i klientakten på institutionen allt det som är av betydelse 60 behandling av personuppgifter för vården och behandlingen. All datakommunikation som sker via teleledningarna är krypterad. Respektive institution har endast tillgång till de uppgifter som berör den egna institutionen och endast behörig vårdpersonal har direkt tillgång till klientakten. Dock att den institution som för tillfället har jour har tillgång till all den information som finns i centraldatorn på . När klienten skrivs ut avslutas ärendet och akten arkiveras centralt på huvudkontoret. På respektive institution behåller man dock en kopia av akten. När en klient flyttar från en institution till en annan behåller institutionen sina uppgifter i akten, som dock spärras, och det material som bedöms vara relevant för den fortsatta vården och behandlingen förs över till den nya institutionen. På SiS uppgav man vid samtal med utredningen att placering huvudsakligen sker med hjälp av och att journalföring på de flesta ställen sker elektroniskt. finns en hel del material på papper. Datainspektionens beslut om innehåller vidare följande föreskrifter. Den registeransvarige skall informera de registrerade klinterna – eller i förekommande fall berörd vårdnadshavare eller annan som ansvarar för underårig – samt de registrerade anhöriga om dels förekomsten av registret och att är registeransvarig även för den registrering som sker på institutionerna, dels registrets ändamål och huvudsakliga innehåll, dels registrerads rätt enligt 10 § datalagen att få utdrag ur registret. Endast personal som är engagerad i vården av en klient eller som annars i sitt arbete måste ha tillgång till dokumentation om klienten, får ha åtkomst till journalanteckningar och liknande uppgifter beträffande denne. Åtkomsten skall vara begränsad till vad sådan personal behöver för att kunna fullgöra sitt arbete. Personuppgifter i registret skall gallras när de inte längre be hövs med hänsyn till personregistrets ändamål och senast som anges i 60 § socialtjänstlagen, med följande undantag. Person- uppgifter som avses i 62 § första stycket samma lag och personuppgifter som enligt 62 § andra stycket socialtjänstlagen och 51 § socialtjänstförordningen (1981:750) skall undantas från gallring av hänsyn till forskningens behov. Uppgifterna får dock bevaras på ADB-medium endast under förutsättning att de överlämnas till en arkivfunktion. Vidare finns i Datainspektionens beslut särskilda föreskrifter om säkerhet, som rör åtkomstskydd, säkerhetskopia, behörighetskontroll, loggning, datakommunikation, utplåning samt reparation och service. behandling av personuppgifter 61 har vidare Datainspektionens tillstånd att föra sitt diarium med hjälp av ADB. Ändamålet med registret är enligt beslutet att utgöra SiS diarium. Registret får innehålla det slag av uppgifter som framgår av 15 kap. 2 § första stycket sekretesslagen (1980:100). Av beslutet framgår att SiS har uppgett att uppgifter som kan omfattas av sekretess skall särskiljas i registret så att endast personal som är behörig att se uppgifterna skall ha åtkomst till dem. I beslutet finns sedvanliga föreskrifter om ADB-säkerhet. Dokumentationssystem inom missbruksvården och ungdomsvården SiS har även Datainspektionens tillstånd att föra personregistret Dokumentationssystem inom missbruksvården och ungdomsvården. Enligt tillståndet skall ändamålet med registret vara att utgöra underlag för statistiska bearbetningar och vetenskaplig analys av data rörande klientsammansättning, behandlingsinsatser och behandlings- resultat inom missbruksvård och ungdomsvård, såväl avseende Statens institutionsstyrelses klienter som klienter inom i övrigt. (DOK är ett system för dokumentation av vård och behandling riktad till personer med alkohol- och drogproblem.) Registret får innehålla personuppgifter, personnummer, uppgifter om intagningsform, myndighetsbeslut, uppgifter om behandlingsinsatser, sociodemografiska uppgifter, uppgifter om missbrukskarriär samt uppgifter om hälsa och kriminalitet. I övrigt gäller enligt beslutet följande föreskrifter för registret. Innan uppgifter inhämtas till registret skall den som kan komma att registreras samt eventuell vårdnadshavare till barn skriftligen informeras om den registeransvariga myndighetens namn och adress, registrets ändamål och innehåll, vilka personuppgifter som skall bearbetas med ADB, i förekommande fall vilka uppgifter som skall inhämtas från andra källor än den registrerade och vilka dessa källor i så fall är, hur länge myndigheten planerar att föra registret, att registret kan komma att bevaras hos , sekretesskyddets innebörd och omfattning, registrerades rätt att enligt 10 § datalagen få utdrag ur registret samt att registreringen är frivil- lig. Uppgifter till registret får dock hämtas in från före det att klienten lämnats sitt samtycke, men skall raderas om klienten motsätter sig registreringen. 62 behandling av personuppgifter Den registeransvarige skall se till att enskilda inte avslöjas i statistiska redovisningar eller i andra vetenskapliga rapporter. Den registeransvarige skall senast efter behandlingstidens utgång för den registrerade antingen avidentifiera personregistret eller överlämna det till för förvaring där. Vidare innehåller Datainspektionens beslut vissa säkerhetsföreskrifter. Inom SiS har det – i nära samarbetet med utveckling inom missbrukarvården (IKM) – utvecklats särskilda, standardiserade formulär för insamling av uppgifter till registret, främst vid intervjuer med klienterna. Dessa formulär – en uppsättning för ungdomsvården och en uppsättning för missbrukarvården – fylls i på institutionerna och uppgifterna matas där in i ett särskilt utvecklat datorprogram. Dessa uppgifter förs sedan över på en diskett och skickas – i krypterad form – till i för vidare bearbetning och analys. På SiS Forsknings- och utvecklingsenhet dekrypteras informationen och läggs in i ett datorprogram. Disketten med krypterad information sparas på forsknings- och utvecklings- enheten. På institutionen sparas de ifyllda formulär som har använts vid intervjutillfällena och läggs in i respektive klientakt. Den intervju som används inom ungdomsvården (ADAD) är uppdelad i nio olika områden; fysisk hälsa, skola, arbete, fritid och vänner, familj, psykisk hälsa, brottslighet, alkohol och narkotika. Det skall sägas att en stor del av uppgifterna är s ynnerligen integritetskänsliga. Som framgått av det föregående är det enligt tillståndet en förutsättning för att uppgifterna skall få behandlas med hjälp av ADB att den unge, och i de fall den unge är , dennes vårdnads- havare, inte motsätter sig det. Det kan nämnas att SiS inte kräver ett uttryckligt samtycke från vårdnadshavaren. Hör inte vårdnadshavaren av sig inom en viss angiven tid utgår man från att denne inte har några invändningar mot att uppgifterna behandlas. Till registret hämtas in även information från och från andra register, t.ex. , folkbokföringsregistret, sjukförsäkrings- register, krininalvårdsregister och kommunernas socialregister. 3.5Avslutande synpunkter på den nuvar- ande och framtida behandlingen av per- sonuppgifter inom Det är svårt att ha en generell uppfattning om i vilken utsträckning per- sonuppgifter behandlas automatiserat i kommunerna för social- behandling av personuppgifter 63 Förmodligen har kommunerna kommit olika långt när det gäller användning av ADB. Det finns säkert kommuner som för praktiskt taget all sin socialtjänstinformation datoriserat, t.o.m. klientakter, medan andra kommuner i mycket liten utsträckning använder sig av ADB för socialtjänständamål och fortfarande hanterar denna information manuellt. Det är emellertid viktigt att framhålla att även viss behand- ling av personuppgifter omfattas av personuppgiftslagens (1998:204) tillämpningsområde, om uppgifterna ingår i eller är avsedda att ingå i en strukturerad samling av personuppgifter som är t illgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier, dvs. i ett register. Personuppgiftslagen har därmed ett bredare t illämpningsområde än datalagen (1973:289), som endast gällde personregister som inrättades eller fördes med hjälp av ADB. gjorde i sitt slutbetänkande Dokumentation och socialtjänstregister (SOU 1995:86 s. 43) bedöm- ningen att de flesta kommuner i landet vid den dåvarande tidpunkten använde sig av ADB för åtminstone något av verksamhetsområden. Det är troligt att denna utveckling har fortsatt och att ADB används i en än större utsträckning än som var fallet . Utvecklingen inom informationstekniken har nämligen fortsatt och fortsätter i en hög takt. Tekniken blir bara kraftfullare, enklare att hantera och billigare.