sou · GNB3105d1 · 2000-01-01 00:00:00 — För de regionala skatteregistren finns gallringsbestämmelser i fråga om uppgifter i handlingar som lagras elektroniskt i elektroniska akter. För sådana handlingar gäller tre olika tidsfrister. Deklarationer och andra handlingar som har lämnats till ledning för beskattning eller upprättats eller tagits om hand av en myndighet för skattekontroll skall gallras efter beskattningsårets utgång. Om sådana hand lingar avser aktie- bolag eller ekonomisk förening är dock gallringstiden . Övriga handlingar i elektroniska akter, t.ex. elektroniskt upprättade beskatt- ningsbeslut, skall gallras efter beskattningsårets utgång. I motiven till bestämmelsen om gallring av uppgifter i elektroniska akter anför regeringen att den tolvåriga gallringsfrist som gäller för vis sa handlingar bör gälla även beträffande övriga uppgifter i ett regionalt register som är knutna till de elektroniska akterna (prop. 1994/95:93 s. 34 ff.). Detta uttalande av regeringen torde innebära att vissa uppgifter som ett regionalt skatteregister får innehålla enligt 11 § skatteregis- terlagen, vid sidan av handlingar i elektroniska akter, skall gallras efter beskattningsårets utgång. De uppgifter som torde kunna hänfö ras 148 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 till denna kategori är uppgifter om ärendebeteckning, ärendemening och ärendesamband, uppgifter om beteckning på handling samt i före- kommande fall uppgift om att en handling inte finns i registret, uppgifter om att ärendet har omprövats eller över klagats, uppgifter om domstols beslut samt administrativa och tekniska uppgifter som behövs för handläggningen av ett ärende. För övriga uppgifter som enligt 11 § skatteregisterlagen får finnas i regionala skatteregister, men som inte ingår i en elektronisk akt, finns inga gallringsbestämmelser. Det gäller uppgifter om fysisk eller juridisk persons identitet samt uppgifter om taxeringsår, beskattningsår, inkomstår och redovisningsperiod. För såväl handlingar i elektroniska akter som andra uppgifter i regionala skatteregister gäller dessutom att regeringen eller den myndig- het som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om undantag från bestämmelserna om gallring i skatteregisterlagen. I skatteregister- förordningen finns föreskrivet undantag från gallringsbe stämmelserna i fråga om elektroniska handlingar som avser aktiebolag eller ekonomiska föreningar som har taxerats i vissa angivna län. I samband med att den förenklade självdeklarationen infördes vid taxering inrättades ett taxeringsuppgiftsregister enligt 42 § taxerings- förord ningen (1957:513). Anledningen var att den förenklade dek- larationen inte innehöll något egentligt under lag, eftersom den skatt- skyldige endast med kryss i rutor markerade att kontrolluppgifterna från arbetsgivaren var korrekta. De uppgifter som behövdes som under lag skulle i stället finnas hos de lokala skattemyndigheterna i ett taxerings- uppgiftsregister över skatt skyldiga som taxerats på grundval av en förenklad deklaration. Fr.o.m. infördes ett nytt taxerings för farande, var- vid innehållet i skattelängderna – vilka numera helt har slopats – för änd- rades på så sätt att resultat av skatte myndigheternas ompröv ningar och beslut om taxeringsåtgär der efter domstols dom inte längre framgick. Sådana uppgifter skulle i stället framgå av taxeringsuppgiftsregistret, som kom att användas vid bl.a. omräkningar till följd av änd rade taxerings- eller debiteringsbeslut. I 16 § taxeringsförordningen (1990:1236) föreskrivs att skattemyn- digheterna för varje taxeringsår skall upprätta ett taxeringsuppgifts- register. Ett sådant register skall innehålla identifikationsuppgifter som namn, personnummer eller organisationsnummer, uppgifter från kon- trolluppgifter avseende inkomst av tjänst, inkomst av kapital och avgift SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 149 för pensionsförsäkring, uppgifter om intäkter och avdrag i varje in- komstslag vid taxering till statlig och inkomstskatt, uppgifter om allmänna avdrag samt uppgifter om utgående och ingående mervärdesskatt när denna redovisas i särskild självdeklaration. I re gistret skall även finnas administrativa och tekniska uppgifter som behövs för beskattningen. Även uppgifter om beslut om beskattning som myndig- heten har fattat skall registreras. Registret får även innehålla be slut som fattats av andra skattemyndigheter, om de avser skattskyldiga som är folkbokförda i en kommun inom regionen. De uppgifter som skall finnas i ett taxeringsuppgiftsregister får även föras inom ramen för skatteregister, vilket också görs. Någon dubbel- lagring förekommer dock inte. I princip är de ovan nämnda uppgifterna sammanhållna i ett tekniskt avskilt register. Vissa uppgifter, t.ex. namn och adress, lagras dock i andra delar av skatteregistret. Uppgifter i taxe- ringsuppgiftsregistren gallras inte och härigenom bevaras de uppgifter som motsvarar uppgifterna i de gamla skattelängderna. I kungörelsen (1967:497) om vissa register hos folkbokförings myndighet över fastig heter och skattskyldiga angavs att på magnet- band skulle föra register över fastigheterna i länet (fastighetsband). Sådana register förs numera – med hjälp av automatisk databehandling – enligt 6 kap. 8 § fastighetstaxeringsförordningen (1993:1199) länsvis av skattemyndigheten i respektive region (regionala fastighetstaxerings- register). Datainspektionen har efter anmälan meddelat föreskrifter (1997-02- 26, dnr 42--65-97) för de regionala fastighetstaxeringsregistren. Av des- sa föreskrifter framgår att registren skall utgöra underlag för fas tig- hetstaxering samt användas för att aktua lisera och komplettera uppgifter om fastigheter i andra myndigheters register. Fastighetstaxerings- registren får innehålla uppgifter om fastighetsidentiteter – dvs. fastig- hetsbeteckning, församling, kommun och valdistrikt – uppgifter om slag av taxeringsenhet, lagfartsuppgifter, t.ex. ägare, köpare och säl jare, samt tekniska uppgifter och värdeuppgifter om fastigheten. Registren utgör även ärendehanteringssystem, och får innehålla bildfångade handlingar av fastighetsdeklarationer och andra handlingar som sänts in av enskilda. Uppgifterna i registren kommer från flera uppgiftslämnare, som fastighetsregistermyndighet, , , byggnadsnämnder, länsstyrelser, förvaltnings domstolar och fastighets- ägarna själva. De uppgifter som lämnas är bl.a. ändringar i fastighets- indelning, lagfartsuppgifter, bygglov, domar avseende fastighetstaxering 150 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 Uppgifter i registren lämnas även ut till flera myndigheter, bl.a. som får uppgifter om fastighet, ägare och bostadsyta. Av Datainspektionens föreskrifter framgår att de årsbundna re gistren skall bevaras efter utgången av aktuellt taxeringsår. Beva- randetiden har i anmälan till inspektionen motiverats med att uppgifterna kan behövas vid överklagande av beslut i ärenden om såväl fastighetstaxering som inkomsttaxering. Datainspektionen meddelade (dnr 527-83) tillstånd för att föra ett punktskatteregister, som skulle användas för diarieföring, bokföring, skatteadministration, revision, betalnings kontroll och skattekontroll. (dnr 9701-93/866) beslutade Datainspektionen efter ansökan från Riks skatteverket om utvidgning av tillståndet för punktskatteregistret. Detta skedde i sam band med att ansvaret för punkt skatteverksamheten övergick från Riksskatte verkets beskattningsavdelning i till i , numera i , vilken myndighet är registeransvarig. Rent faktiskt hanteras beskattningsarbetet av Särskilda skattekontoret i . Registret kom efter överflyttningen från Riks- skatteverket att benämnas Besluts-, Redovisnings- och Informa- tionssystem för det Särskilda skattekontoret (). används för diarieföring och handläggning av ärenden gäl lande punktskatter samt vissa återbetalningar av energiskatter och mer- värdesskatt. De skatteslag som hanteras i är dels alla EU-har- moniserade skatter som alkoholskatt, tobaksskatt, skatt på olja, gasol, metan och bensin (angående alkohol, tobak och mineraloljor; se även av- snitt 3.1.6) samt många övriga skatteslag, som t.ex. svavelskatt, reklamskatt, roulettskatt och artistskatt. Registret innehåller ett flertal identifikationsuppgifter, som person- nummer eller organisationsnummer m.m., uppgifter om juridisk verk- samhetsform och redovisningsperioder samt ett antal uppgifter av tek- nisk eller administrativ karaktär. Vissa av uppgifterna hämtas in från det centrala skatteregistret. Terminalåtkomst till registret har i huvudsak begränsats till Skatte- myndigheterna i , , och . De tre sist- nämnda skattemyndigheterna genomför på uppdrag av Skattemyndig- heten i punktskatterevision. Någon revisionsverksamhet före kom- mer inte på Särskilda skatte kontoret i . SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 151 och har terminalåtkomst, men endast beträffande de EG- harmoniserade skatterna på alkohol, tobak och mineralolja. Gallringsfristerna för uppgifter i registret varierar beroende på upp- gifternas karaktär. Grundläggande basuppgifter om personer samt upp- gifter om deklarationer skall gallras efter utgången av det år då personen avregistrerades för skatt skyldighet respektive det år då dekla- rationsperioden gick ut. För uppgifter av mer administrativ karaktär gäl- ler kortare gallringsfrister. 3.1.6Alkohol-, tobaks- och energiskatteregistret I samband med att gick med i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) och senare blev medlem i EU, in- leddes en långtgående anpassning till EG-rätten. Ett område där EU:s strävan till samordning är stor är frågan om punktskatter på alkohol, tobak och mineraloljor. I rådets direktiv /12/EEG – jämte ett flertal andra direktiv – regleras beskattningsförfarandet på området. I artikel 15 a anges att myndigheterna i varje medlemsstat skall införa en elek- tronisk databas som skall innehålla register över godkända upplags- havare samt över de lokaler som är godkända som skatte upplag. Detta krav från EU har uppfyllt genom bestämmelser om register i lagen (1994:1563) om tobaksskatt, lagen (1994:1564) om alkoholskatt samt lagen (1994:1776) om skatt på energi. I 36 § lagen om tobaksskatt, 36 § lagen om alkoholskatt samt 6 kap. 11 § lagen om skatt på energi anges att beskattningsmyndigheten – i (Särskilda skattekontoret i ) – med hjälp av automatisk databehandling skall föra register över personer som har godkänts som upplagshavare eller som är registrerade varumottagare samt över godkända skatteupplag. Uppgifterna enligt de tre lagarna har inordnats i ett gemensamt register (System for the Exchange of , SEED). Ändamålet med registret är att till handahålla skatt- skyldiga och behörig myndighet i eller ett annat EU-land uppgifter om sådant godkännande och sådan registrering som nämnts ovan. I övriga EU-länder finns motsvarande register. Registret skall innehålla uppgifter om bl.a. den registrerades namn, registreringsnummer och adress, skatteupplagens registreringsnummer och adress samt vilken kategori av varor som den registrerade får ta emot eller som får lagras på skatteupplaget. Uppgifterna får hämtas in från andra register som förs hos beskattnings myndigheten. 152 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 skall registret innehålla motsvarande uppgifter som har inhämtats från ett annat EU-land. Regeringen, eller den myndighet regeringen bestämmer, får medge att enskilda och myndigheter inom landet får ha terminalåtkomst till registret. Enligt förord ningen (1994:1614) om alkoholskatt, förord ningen (1994:1613) om tobaksskatt samt för ordningen (1994:1784) om skatt på energi får samt Skattemyndigheterna i , , och ha terminal åtkomst till registret. Även får ha sådan åtkomst till registret . I lagen om tobaksskatt, lagen om alkoholskatt samt lagen om skatt på energi anges vidare att uppgifter i registret får lämnas ut på medium för automatisk data- behandling till en behörig myndighet i ett annat EU-land. Uppgifter i registret om upplagshavare, registrerade varumottagare och godkända skatteupplag skall gallras efter utgången av det kalenderår då upplagshavaren eller varumottagaren registrerades. I anslutning till SEED-registren förbereds ett regelverk för kontroll av transporter av sprit och cigaretter mellan medlemsstaterna. Kontroll- systemet (, EWS) baseras på ett förslag från en högnivågrupp inom EU som har kart lagt svagheter beträffande de har- moniserade punktskatterna. Tanken med systemet är att ledsagardoku- ment skall skickas från avsändaren av produkterna till en behörig myn- dighet i avsändarens hemland. Efter riskanalys skall dokumenten sedan skickas vidare till en behörig myndighet i mottagarlandet, t.ex. på elek- tronisk väg. är behörig myndighet för denna verk sam- het i . I förordningen (1994:1613) om tobaksskatt och i förordningen (1994:1614) om alkoholskatt anges att behandlingen av uppgifterna skall kunna ske på automatiserad väg och att uppgifterna skall lämnas ut till samt till beskattningsmyndigheten, i praktiken det särskilda skattekontoret i , eftersom skatteförvaltningen och har ett delat kontrollansvar på punktskatteområdet. Införandet av EWS är det första steget på väg mot ett planerat ge- mensamt kontrollsystem på punktskatteområdet inom EU. Högnivå- gruppen har föreslagit att det skall införas ett datoriserat kontrollsystem som skall omfatta samtliga harmoniserade punktskatter, dvs. punkt- skatter på alkohol, tobak och mineraloljor. Tanken med det datoriserade kontrollsystemet är att samtliga förflyttningar av varor skall kunna kon- trolleras elektroniskt genom att avsändande upplagshavare, innan tran- sporten lämnar upplaget, skall lämna information om detta till det dato- SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 153 Informationen går därefter både till motta- garen och berörda myndigheter. 3.1.7Projektregister och andra tillståndsregister m.m. Inom skatteförvaltningen förs ett antal personregister som inte är för- fattningsreglerade, utan för vilka Datainspektionen har gett särskilt till- stånd. Sedan personuppgiftslagen trädde i kraft behandlas personuppgifter även enligt den lagen. De ändamål för vilka behandling utförs med stöd av person uppgiftslagen är nästan ute slutande skatteförvaltningens verksamhet med revision och annan kontroll. Nedan följer en genomgång av några av de viktigare registren för vilka Datainspektionen har meddelat tillstånd. Datainspektionen har meddelat flera tillstånd för skattemyndigheterna eller att föra tillfälliga personregister, s.k. projekt- register. De har främst använts för urval för revision eller annan kon- troll. I vissa fall har tillstånden medgivit sambearbetning med det centra- la skatteregistret. Det ojämförligt största pro jektregistret kallas KI- projektet och bakgrunden till det är att för delade en del av extra tilldelade medel – avseende kontrollverksamhet – till fyra riksprojekt där ett flertal skattemyndigheter skulle vara involverade i kontrollarbetet. Efter ansökan meddelade Datainspektionen (beslut 1996-09- 13, dnr 3267-96) tillstånd att föra personregist ret KI-pro- jektet, med ändamål att framställa underlag för bedömning av om skatte- kontroll skall företas beträffande entre prenörer och underentreprenörer som har anlitats för arbete som gäller banan, , Svea- landsbanan och förbindelsen. Tillståndet har senare utökats och omfattar nu även svenska företags medverkan i arbete med byggandet av och i (Datainspektionens beslut , dnr 172-98). Tillståndet är tidsbegränsat och gäller enligt sin ordalydelse till utgången av . Insamling av uppgifter till sköts av , som förelägger de inblandade företagen att komma in med kontroll- uppgifter avseende bl.a. utbetalningar som gjorts till underentreprenörer som utfört arbeten i något av riksprojekten. Dessa skall i sin tur komma in med uppgifter om sina underleverantörer osv. Insamlingen sker konti- nuerligt efter hand som projekten fortgår. Härutöver inhämtas ett stort antal uppgifter från det centrala skatteregistret, t.ex. identifikationsupp- 154 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 gifter, uppgifter om redovisningsperioder, uppgifter om konkurs och förekomst i kronofogdemyndigheternas register, deklarerade uppgifter samt kontrolluppgifter för anställda. De uppgifter som inhäm tas från företagen avstäms maskinellt mot relevanta uppgifter i skatteregistret. Resultatet av en sådan bearbetning kan sedan kombineras med andra bearbetningar. Av Datainspektionens tillstånd framgår att när datamedier som inne- håller personuppgifter byts ut – eller inte längre skall användas – skall uppgifterna raderas så att de inte kan återskapas. Alternativt skall data- medierna förstöras. Skattemyndigheterna är enligt lagen (1941:416) om arvsskatt och gåvo- skatt beskattningsmyndigheter, och har i denna egenskap bl.a. att se till att skattskyldiga lämnar gåvodeklaration samt att fastställa och uppbära gåvoskatt. Som ett hjälpmedel i detta arbete för samtliga skattemyn dig- heter gåvoskatteregister med tillstånd från Data inspektionen (slutligt be- slut , dnr 3276--3299-92). Gåvoskatteregistren har till ändamål att utgöra hjälpmedel vid hand- läggningen av gåvodeklarationsärenden och s.k. anmälningsärenden, dvs. hanteringen av till skattemyndigheterna inkomna uppgifter om för- hållanden som eventuellt kan föranleda skyldighet att avge gåvodekla- ration. Registren får innehålla uppgifter om bl.a. gåvogivares och gåvo- tagares identitet, tidpunkt för gåvan samt dess värde. Genom Datain- spektionens beslut (dnr 3499--3522-96) får numera även vissa uppgifter som inhämtas från fastighetstaxerings registren – om överlåtelser i form av gåva och s.k. släktköp – regi streras i gåvo- skatteregistren. Förutom vissa identitetsuppgifter rör det sig om uppgifter om typ av fång, eventuell köpe skilling och taxeringsvärde. Personuppgifter i deklarationsärenden skall gallras . I anmälningsärenden skall personuppgifter gallras , t.ex. från det att en deklaration kom in. För uppgifter som hämtats in från fastig hets- taxeringsregistren gäller den specialbestämmelsen att uppgifter om förvärv som inte är gåvoskattepliktiga skall gallras när detta förhållande har konstaterats. Användande av automatisk databehandling vid taxeringsrevision I samband med en mer allmän översyn av bestämmelserna om taxe rings- revision ansågs det nödvändigt att införa be stämmelser som tilllåter att allt material som en skattskyldig har om sin verksamhet granskas av skattemyndigheten, dvs. även sådana upptagningar på medium för SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 155 automatisk databehandling som är personregister i datalagens mening (prop. 1987/88:65). Lagstiftningen gav skattemyndigheterna möj lighet att på plats granska den skattskyldiges personregister med hjälp av dennes tekniska utrustning. Ett problem ansågs vara att de bearbetningar som granskaren utför i den reviderades register inte enligt datalagen innebär att granskaren eller den myndighet han arbetar på (dvs. skatte- myndigheten) blir registeransvarig. Granskaren är därmed inte heller utan vidare bunden av villkor som avser den registeransvariges använd- ning av registret. För att säkerställa skyddet för den personliga integri teten vid be- arbetningar i samband med sådana revisioner infördes därför lagen (1987:1231) om automatisk databehandling vid taxeringsrevision, m.m. som ett komplement till bestämmelserna i datalagen. I den lagen gavs Datainspektionen möjlighet att meddela föreskrifter om bl.a. vilka per- sonuppgifter som får göras till gängliga, om utlämnande och annan an- vändning av personuppgift samt om bevarande och gallring av person- uppgifter. I och med införandet av personuppgiftslagen förändrades situa tionen. Definitionen av personuppgiftsansvarig skiljer sig nämligen från datalagens definition av registeransvarig. Enligt personuppgiftslagen till- kommer ansvaret den som ensam eller tillsammans med andra bestäm- mer ändamålet med och medlen för behandlingen av person uppgifter. Vid en revision är det skattemyndigheten som bestämmer ända målet med den aktuella behandlingen, och det är därför myndig heten som blir personuppgiftsansvarig. Det innebär att myndigheten direkt åläggs de skyldigheter som enligt personuppgiftslagen åligger en per- sonuppgiftsansvarig. Regeringen fann därför att det inte längre fanns något direkt behov av en särskild reglering av ADB-revisioner m.m. (prop. 1998/99:34 s. 68). vid taxe- ringsrevision, m.m. upphörde också att gälla vid utgången av . Äldre bestäm melser får dock tillämpas på behandlingar som på börjades före den tidpunkten. 3.1.8Register i brottsbekämpande verksamhet Vid sidan av de register som förs för skatteförvaltningens fiskala verk- samhet finns också register som används i brottsbekämpande verksam het som skattemyndigheterna bedriver med stöd av lagen (1997:1024) om skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar. Bestämmelser om dessa register finns i lagen (1999:90) om behandling av personuppgifter vid skattemyndigheters medverkan i brottsutredningar, som trädde i kraft . Enligt den lagen ges skattemyndigheterna rätt att 156 Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och SOU 1999:105 behandla personuppgifter vid bl.a. förundersökningar. Lagen ger även skattemyndigheterna rätt att föra underrättelseregister för att ge under lag för beslut om särskilda under sökningar avseende allvarlig brottslig verksamhet och för att underlätta tillgången till allmänna uppgifter med anknytning till underrättelseverksamhet. 3.2Register i skatteförvaltningens folk- bokförings verksamhet I avsnitt 3.1.1 redogör vi kortfattat för skatteförvaltningens orga nisato- riska indelning och för dess ansvarsområden. Under förvaltningens an- svar faller bl.a. frågor om folkbokföring. Folkbokföringen i har skötts av kyrkan ge nom förandet av kyrkoböcker och husförhörslängder. har uppgiften dock successivt förts över till skatteförvaltningen. Först delades ansvaret upp mellan och skatteförvaltningen på så sätt att kyrkobokföringen (den löpande folkbokföringen) sköttes av pastorsexpeditionerna medan de lokala skattemyndigheterna ansvarade för mantals skrivningen. ligger ansvaret för folk- bokföringen helt på skatte för valtningen. Då fördes den löpande folk- bokföringen över från pastors expeditionerna till de lokala skattekonto- ren. Målet för folkbokföringen är att för olika samhällsfunktioner tillhanda- hålla fullständig och korrekt basinformation. Folkbokföringsuppgifter är av stor betydelse inom statlig verksamhet, bl.a. för att skatte- och bi- dragssystemen skall få den verkan som statsmakterna avser, och det är därför viktigt att folkbokföringen speglar befolk ningens verkliga bosätt- ning. Den viktigaste förutsättningen för att uppgifter om bo sättning skall kunna återges korrekt är att allmänheten frivilligt medverkar i verksam- heten genom att meddela skattemyndigheterna vid flyttning och lämna riktiga uppgifter om sin bosättning. har dock ett ansvar för att närmare ut reda de korrekta bosättningsför hållandena när det råder osäkerhet i frågan. Bestämmelser om folkbokföring finns främst i folkbokföringslagen (1991:481). Enligt den lagen avses med folkbokföring fastställande av en persons bosättning samt registrering av uppgifter om identitet, familj och andra förhållanden som enligt lagen (1990:1536) om folk bokfö- SOU 1999:105Register hos skatteförvaltningen, exekutionsväsendet och 157 ringsregister får förekomma i sådant register. De ärenden som skatte- myndigheternas folkbokföringsenheter handlägger har emellertid sin m- ateriella grund även i annan lagstiftning. Som exempel kan nämnas i frågor om prövning av äktenskapshinder och namn- lagen (1982:670) i frågor om namnändring, m.m. moderniserades folkbokföringsverksamheten genom att datoriserad hantering infördes.