sou · GNB3107 · 2000-01-01 00:00:00 — Det bör ankomma på struktursekretariatet att i samråd med beredningsgruppen för lokalt projektstöd inom övervakningskommittén att närmare fastställa kriterier för att bevilja lokalt projektstöd. Bedömningen av projektets genomförbarhet måste grundas både på allmänna bedömningar av planeras realism och på den sökande organisationens meriter. Avsikten är att ansökningar om lokalt projektstöd skall kunna sökas och beviljas löpande . Kriterier måste utformas som gör det möjligt att fortlöpande bedöma inkommande ansökningar. Ansökningar som uppnår fastställda krav beviljas stöd så länge medlen räcker. Stödet kan även avse delfinansiering av projekt som även har andra medfinansiärer så som exempelvis Försäkringskassa eller Arbetsförmedling. Lokalt projektstöd bör kunna medverka till att den sociala ekonomin aktörer kan spela en aktiv roll i sådant samarbete. Lokalt projektstöd för uppgå till högst per projekt. Majoriteten av stöden kan emellertid förväntas bli avsevärt mindre. Stödbeloppen bör dock inte vara allt för små. Det är tveksamt om belopp bör beviljas. Både med tanke på vad som kan uppnås med så begränsade medel och medtanke på de administrativa kostnader som varje projekt med Stödet kan avse såväl förstudier som hela projektkostnader som delar av projekt. I normalfallet kommer den sökande organisationen och dess medlemmar att stå för betydande arbetsinsatser inom ramen för projektet och utgör en form av medfinansiering. Då medfinansieringen här föreslås ske i form av statliga budgetmedel finns emellertid inte anledning att närmare försöka beskriva och beräkna kostnaderna för dessa insatser. Med denna uppläggning räcker det att den sökande organisationen anger vad de söker pengar för och de behöver endast översiktligt ange vilka övriga resurser som behövs för att genomföra projektet. Avsikten med lokala projektstöd är att erbjuda en enkel och obyråkratisk väg att få stöd. Det är upp till varje mellanhandsorganisation att utforma sina egna rutiner, men det är lämpligt att det centrala mål 3-sekretariatet utformar en standardrutin som mellanhanden kan ha som utgångspunkt för sitt arbete. I mål 3 och mål 4 under innevarande programperiod har beslut om stöd fattats innan projektens genomförande och utbetalning av stöd skett i efterhand mot redovisning av havda kostnader. Många organisationer har emellertid efterlys möjligheter till förskottsutbetalning av projektstöd. De organisationer som är intresserade av det lokala projektstödet har begränsade egna ekonomiska resurser och därmed svårt att genomföra åtgärder utan att få stöd i förskott. Inom studiestödsområdet och andra områden tillämpas rutiner som innebär att av beviljade medel utbetalas i förskott vid beslutstillfället medan resterande utbetalas sedan projektet är genomfört och slutredovisat. Det kan vara ett sätt att lösa problemet. Det är upp till mellanhandsorganisationen att i samband med upphandlingen ange hur man önskar lösa detta problem. Medlens förbrukning och ev. återbetalning Beviljade medel skall användas för de ändamål som de beviljats för. I många fall går det ej att med säkerhet beräkna kostnader förd de aktiviteter som ingår i ett projekt. Det kan också uppstå behov av att ändra planerna under projektets gång. Det bör därför var möjligt för bidragsmottagaren att inom projektet omdisponera medel. Det är emellertid viktigit att medlen används för det syfte och för den verksamhet som medel beviljats för. Ej förbrukade medel skall återbetalas när projektet avslutat eller när det i övrigt är klart att utbetalda medel ej kan förbrukas för avsedda ändamål. Det är mellanhandsorganisationens uppgift att utforma lämpliga rutiner för återbetalning. Som framhållits ovan är det lämpligt att beslut om lokalt projektstöd fattas löpande . Det är också viktigt att handläggningstiden blir relativt kort. Intressanta projekt är ofta knutna till individer och möjligheter i det lokala samhället. Om allt hinner förflyta från ansökan till beslut kan förutsättningarna ändras så att projektet inte går att genomföra. Mellanhandsorganisationerna bör därför i samband med upphandlingen ange vilka handläggningstider man kan garantera. Reglerna för vad som är stödberättigade utgifter för strukturfonderna regleras i dokumentet 2000, Stödberättigade utgifter inom ramen för strukturfonderna (beslutad ). Där återfinns vissa begränsningar i möjligheterna att använda strukturfondernas medel för inköp av begagnad utrustning, för mark och fastigheter och för att betala moms och andra skatter. Den typ av kostnader som i första hand kan bli aktuella för lokalt projektstöd är löner, arvoden, hyror, resor, litertur och kontorsmaterial. För sådana kostnader finns det inga begränsningar i EU:s riktlinjer. Stöd kan avse såväl löner som lönebikostnader. Stöd kan även utgår för moms i de fall stödmottagaren själv bär de slutliga momskostnaderna och inte kan fakturera dem vidare på någon annan. Inom projekten kan förekomma både kostnader för anställda och för medlemmar och förtroendevalda inom ideella organisationer. Lokalt projektstöd kan avse alla dessa typer av ersättningar. När det gäller förtroendevalda och andra kan problem uppstå att fasställa rimliga ersättningsnivåer. Den frågan för avgöras i diskussion mellan den sökande organisationen och mellanhandsorganisationen. Som vägledning kan nämnas att det inom allmänna arvsfondens verksamhetsområde tillämpas ersättningar om per arbetad timme för medlemmar i ideella organisationer. Det bör ankomma på struktursekretariatet att i samråd med svara för att mellanhandsorganisationernas arbete Utvärderingen bör omfattad såväl inriktning som arbetet uppläggning och resultat. Det finns anledning att förvänta betydande olikheter mellan mellanhandsarbetet i olika län. Då det är förstas gången som socialfondens medel administreras på detta sätt finns det anledning att genomföra en ambitiös utvärdering som kan ge underlag för utformning av liknande verksamheter . Utvärderingen bör samordnas med utvärderingen av övriga insatsområden och finansieras med anslaget för teknisk assistans. De organisationer som emottar stöd skall vara skyldig att rapportera vilka aktiviteter som genomförts, hur medlen förbrukats och vilka resultat som uppnåtts. Det är upp till mellanhandsorganisationen att säkerställa att de som beviljas medel också fullgör sina rapporteringsskyldigheter. Rappor- teringen från mellanhandsorganisationen till sturkturfondssekretariatet vid AMS bör kunna ske i agregerad from utan att varje projekt detaljredovisas. Medelsanvändningen måste dock på begäran kunna redovisas, vilket bl. a. kan, bli aktuellt i samband med stickprovskontroller. har en viktig roll att fastställa riktlinjer för lokalt projektstöd och underlag för upphandling av mellanhandsfunktionen. Det är också angeläget att följer arbetet med lokalt projektstöd och beslutar om de ändringar av verksamheten som erfarenheterna kan ge anledning till. Det gäller inte minst inför den förnyade upphandling av mellanhandsfunktionen som behöver göras efter den första treårsperioden. Med tanke på övervakningskommitténs omfattande ansvar bör en särskild beredningsgrupp inrättas som följer insatsområdet lokalt projektstöd och bereder övervakningskommittén beslut i frågor som berör det insatsområdet. 8.Lokalt projektstöd inom mål 1 området Mål 3 omfattar hela 17 län med undantag av vissa kommuner. Resten av tillhör området för mål 1. Avsikten är att lokalt projektstöd skall erbjudas på likartat sätt i hela riket. I likhet med vad som gäller för övriga mål 3-insatser bör därför regler om lokala projektstöd införas i programmen för mål 1. 9.Operativa mål för insatsområdet Lokalt projektstöd har samma syfte som mål 3 i övrigt, utveckling av de mänskliga resurserna. Programmet vänder sig till aktörer inom den sociala ekonomin och andra mindre grupper som har svårt att ta del av övriga insatsområden. Målguppen är såväl anställda i de berörda organisationerna som dess medlemmar och förtroendevalda. Det innebär att såväl anställda som företagare och arbetslösa kan vara engagerade i projekt som får lokalt projektstöd. Insatsområdet kan stödja projekt av mycket skiftande karaktär, men kompetensutveckling i vid mening måste vara en huvudpunkt i projekten. Det är ej meningsfullt att redan nu ställa upp kvantitativa mått för insatsområdet. Det bör i stället göras på regional nivå och komma till uttryck i samband med upphandling av mellanhandsfunktionen. I samband med upphandlingen bör mål uppställas vad gäller antalet individer med olika position på arbetsmarknaden (anställda, arbetslösa, företagare). Mellanhandsfunktionen bör åläggas att rapportera resultatindikatorer avseende individer som deltar i projekt inom insatsområdet avseende ålder, kön och position på arbetsmarknaden. Då ett av syftena med mål 3 är att överbrygga klyftan mellan anställda och arbetslösa bör rapporteringen särskild uppmärksamma om både kategorierna deltar i projekt. Resultatindikatorer avseende projekt bör omfatta projektets karaktär, antalet engagerade individer och uppnådda resultat. Det lokala projektstödet syftar också till att stimulera till samverkan mellan aktörer inom den sociala ekonomin. Uppgifter bör därför insamlas om vilka som är projektägare och om ev. samverkan mellan projektägare. Effektindikatorer för insatsområdet gäller i första hand om deltagande personer som är arbetslösa har fått arbete och vad gäller anställda och företagare om de stärkt sin ställning på arbetsmarknaden. Dessa frågor bör belysas genom utvärdering på mellanhandsnivå för ett urval län/regioner. Indikatorer, uppföljning och utvärdering Avsikten med föreliggande bilaga är att ge vägledning inför det fortsatta arbetet med uppföljning och utvärdering av mål 3. I bilagan ges inled- ningsvis en översikt över de olika komponenter som ingår i det system för uppföljning och utvärdering som förutsätts etableras i samband med programmet. Översikten bygger i huvudsak på de riktlinjer som utfärdats av kommissionen som vägledning för medlemsstaterna. I ett särskilt avsnitt redovisas några synpunkter av särskild relevans som framkommit i de oberoende utvärderingarna av nuvarande programperiod avseende mål 3 och mål 4. Avsnitt 3 tar upp ett antal principiella ställ- ningstaganden som bör beaktas i det fortsatta programarbetet, främst i samband med det programkomplement som ska utarbetas av förvalt- ningsmyndigheten. Avslutningsvis ges förslag på indikatorer och metoder för uppföljning och utvärdering som likaså kan vara vägledande i det fortsatta arbetet. Översikt över systemet för uppföljning och ut- värdering Under den nya programperioden ökar medlemsstaternas ansvar för upp- följning och utvärdering av strukturfondsprogrammen. På medlemsstaten ankommer att i förhandlingar med kommissionen påvisa att adekvata system för uppföljning och utvärdering kommer att vara i bruk. Uppföljnings- och utvärderingssystemet ska gälla samtliga nivåer i pro- grammet dvs. de övergripande programmålen, de olika insatsområdena, angivna åtgärder samt projekt. I enlighet med kommissionens särskilda riktlinjer and Evaluation of ESF interventions in the period 2000-2006, , ska programdokumenten dvs. det samlade programdokumentet, SPDn och programkomplementet innehålla: ·beskrivning av målen, där så är möjligt, i kvantitativa termer ·organisation av uppföljningen, inklusive metoder för datainsamling ·system för utvärdering, organisation, procedur, ansvar, anlitande av oberoende utvärderare I strukturfondsförordningen är särskilt följande artiklar styrande: Ansvariga institutioner: Artiklarna 8 (partnerskap), 34 (ledning), 35 (över- vakningskommittén) Övervakningssystem och instrument: Artiklarna 36 (indikatorer), 37 (Im- plementations-rapport) Utvärderingsinstrument: Artiklarna 40 (allmänna åtgärder för utvärdering), 41 (ex-ante utvärdering), 42 (halvtidsutvärdering), 43 (expost utvärdering) och 44 (prestationsreserv). Målen ska relateras till sysselsättningsriktlinjernas policyområden och det är enligt kommissionens riktlinjer inte nödvändigt att formulera mål, som är giltiga för programmet i dess helhet. Målen ska vara tydligt relaterade till nationella mål i synnerhet den nationella sysselsättningsstrategin, främst NAPen. Här ska också framgå vilket bidrag den nationella inriktningen av socialfonden ger till den europeiska sysselsättningsstrategin. Målen ska definiera de önskade effekterna av programmet. Förordningen uppmuntrar till kvantifiering av målen. Det är emellertid inte alltid möjligt att beskriva målen i kvantitativa termer. Om målen inte kan kvantifieras kan man istället ange tendenser i kvantitativa termer. I det fall då kvantitativa mål inte kan anges ska det helst anges i programmet hur programmet ska följas upp och mot vilket utgångsläge utvecklingen ska mätas. Indikatorer - definition och system. För att se vilket bidrag insatserna har gett till målen ska indikatorer på måluppfyllelse anges liksom hur uppföljningen och utvärderingen kommer att organiseras. Indikatorer ska finnas på insatsområdesnivå och på åt- gärdsnivå. Indikatorerna ska vara av följande slag: finansiella indikatorer (financial indicators) avser resursanvändningen fysiska indikatorer (physical output indicators) avser omfattningen av vad som gjorts; resultatindikatorer (outcome indicators) avser direkta och omedelbara effektindikatorer (impact indicators) avser kort och långsiktiga De finansiella och fysiska indikatorerna utgör en del av uppföljnings- systemet medan resultat och effektindikatorerna framförallt utgör en bas för utvärderingen. Ett minimum av finansiella och fysiska indikatorer som täcker hela programmet ska utgöra grund för den årliga rapporteringen (common minimum). I fortsättningen kallade kärnindikatorer. Finansiella och fysiska indikatorer och övervakningskommittén ska genomföra övervakningen av programmet med hjälp av de fysiska (physical outcome) och finansiella (financial) indikatorer som fastställs i det samlade pro- gramdokumentet eller i programkomplementet. De riktlinjer beträffande indikatorer som kommissionen har offentliggjort ska beaktas. De finansiella indikatorerna är lika med den information som krävs i finansieringsmodellen. Det inkluderar antalet beslut och utbetalningar, finansieringskälla, inklusive privat medfinansiering, per åtgärd och in- satsområde och ska sammanställas och rapporteras . De fysiska indikatorerna ska utformas så att man kan få en samlad översikt över omfattningen av och arten av de aktiviteter, som genomförts. Under- laget för rapporteringen samlas in på åtgärdsnivå från projektägarna som en del i uppföljningssystemet. Aktiviteterna kan delas upp i åtgärder, där individer är de direkta stödmottagarna eller indirekta stödmottagare genom stöd till system och strukturer. Enligt riktlinjerna kan även kategorien särskilda stödåtgärder (accompanying measures) förekomma. Uppgifter baserade på finansiella indikatorer och fysiska indikatorer ska sammanställas en gång och vidarebefordras elektroniskt till kommissionen. Halvtidsutvärderingen ska inkludera en sammanställning av de kärnindikatorer (common minimum) som ingår i de årliga rappor- teringarna. Enligt kommissionens riktlinjer utgörs dessa kärnindikatorer: ==> för stöd till personer: antalet stödmottagare nedbrutet på kön och deras ställning på arbetsmarknaden för stöd till strukturer och system: finansiella indikatorer och antalet Det är dock önskvärt att dessa kärnindikatorer kompletteras med uppgifter, som är mer specifika för de olika programaktiviteterna. Sådana uppgifter ska vara tillgängliga i halvtidsutvärderingen och i den slutliga rappor- teringen. Dessa uppgifter ska vara åtgärdsspecifika och behöver inte nödvändigtvis vara möjliga att jämföra på insatsområdesnivå eller pro- gramnivå. För att detta ska vara möjligt måste troligen vissa uppgifter registreras via det årliga uppföljningssystemet. Det handlar t.ex. om att det i den löpande registreringen av beslut ska lämnas information om stöd- mottagarnas ålder, utbildning och/eller andra relevanta uppgifter om deltagarna, samt om vilken typ av aktivitet man deltagit i. Samman- fattningsvis ska de finansiella och fysiska indikatorerna vara så utformade att de visar ·de särskilda målen för åtgärderna och de prioriterade insatsområdena samt deras inbördes sammanhang ·hur långt man nått i fråga om praktiskt genomförande, resultat och effekterna på den aktuella nivån ·hur man ligger till i förhållande till finansieringsplanen Det ska också finnas indikatorer som kan utgöra grund för att mäta effekter på kort, mellanlång och lång sikt. Uppgifter om sådana effekter ska uppdateras i samband med halvtidsutvärderingen och slutrapporteringen. Kvantitativa resultatindikatorer handlar huvudsakligen om vad som händer stödmottagarna efter deltagandet i åtgärden. De ska ange vad deltagandet i aktiviteten har lett till (att man har fått ett jobb, ökat sina kvalifikationer, ökat sin kompetens etc.). Effektindikatorerna syftar till att utvärdera varaktigheten i resultatet. När det gäller stöd till system och strukturer eller särskilda stödåtgärder (accompanying measures) mäts resultatet genom indikatorer som t.ex. anger antal individer som tagit del av åtgärden eller i vilken utsträckning en viss erbjuden utbildning utnyttjats. Effekten kan mätas genom varaktigheten och generaliserbarheten i de positiva resultaten för stödmottagarna. Mestadels kräver insamlandet av sådana indikatorer enkäter riktade till stödmottagare. Utvärderingen omfattar både analys av volymmålen, resultat- och effekt- målen, men ska också inkludera en analys av processerna och av hur hela implementationsprocessen gått till. Analysen ska vara både kvantitativ och kvalitativ. I strukturfondsförordningen artiklarna 40 och 42 anges 4 slags effekter: 1.Effekter som berör individer som drar nytta av insatsen 2.Strukturella effekter som berör hur systemen fungerar 4.Särskilt för ESF bidraget inom Mål 1 måste man ta med ytterligare en dimension nämligen relationen mellan utvecklingen av mänskliga re- surser åtgärder som syftar till att främja den ekonomiska och sociala utvecklingen; till exempel bör man värdera hur åtgärder som syftar till ökad konkurrenskraft har kunnat förenas med åtgärder som syftar till att stärka de mest utsatta på arbetsmarknaden. Ett av syftena med utvärderingen är att identifiera mervärdet "the added value" av ESF-stödet. I detta avseende ska utvärderingen baseras på fyra principer: ·Stödets relevans t.ex. om man har koncentrerat sig på de viktigaste områdena ·Stödets konsistens dvs. hur socialfondens stödinsatser fungerat i förhållande till den nationella och europeiska sysselsättningsstrategin. Här går det ut på att identifiera EU insatsens specifika karaktär i för- hållande till den nationella politiken. ·Stödets effekter dvs. hur väl man uppnått målen. Här utgör implemen- tationsmetoderna, dvs. hur man omsätter erfarenheterna från program- met i reguljär verksamhet, ett viktigt element. Det handlar både om programmet i sin helhet, strategier, val av stödprojekt, regler, infor- mationsinsatser, system för uppföljning och utvärdering m.m. ·Stödets effektivitet dvs. en slags cost - benefit analys. Organisation av uppföljning och utvärdering Enligt strukturfondsförordningen omfattar uppföljnings- och utvärderings- systemen ett antal olika faser: ·Den uppföljningen som innebär att man regelbundet följer programmets genomförande ·Halvtidsutvärdering och slututvärdering som ska stödja programmet genom att producera relevanta analyser redan medan programmet pågår ·Tilldelningen av resultatreserven, som bygger på utvärderingen mot de kriterier som fastställts vid ex-ante utvärderingen och som också ligger till grund för halvtidsutvärderingen ·Expost-utvärderingen syftar till att ge en bild av resursanvändningen på lång sikt. Den äger rum efter det att insatserna har genomförts. Kommissionen föreslår metoder för fastställande av indikatorer. och förvaltningsmyndigheten genomför upp- följningen medhjälp av de finansiella och volymmässiga indikatorer som fastställts av medlemsstaten i programdokumenten och godkänts av kommissionen. är ansvarig för att samla in nödvändiga data och för att presentera dessa för kommissionen och i den avslutande rapporten. Kommissionen och förvaltningsmyndigheten undersöker föregående års resultat på basis av den årliga rapporten. Denna granskning kan ge upphov till rekommendationer från kommissionens sida till förvalt- ningsmyndigheten. De årliga rapporterna och den avslutande implementationsrapporten utgör ett av de viktigaste inslagen i uppföljningsprocessen. I den årliga rapporten ska sådana förändringar i den nationella politiken som påverkar programmet anges. Kommissionen ska på grundval av förslag från medlemsstaten fördela den s.k. resultatreserven viken omfattar av de tilldelade medlen. Beslut om fördelning av resultatreserven ska fattas . Varje medlemsstat ska därför i nära samråd med kommissionen bedöma resultatet av programmet med utgångspunkt i de indikatorer som anger effektiviteten i förvaltningen och det finansiella genomförandet samt resultaten i halvtid i förhållande till de ursprungliga målen. I enlighet med vad som tidigare angetts ska dessa indikatorer fastställas av medlemsstaterna i nära samråd med komissionen och redo- visas i de årliga rapporterna samt i rapporteringen från halvtidsut- värderingen. Erfarenheter från nuvarande programperiod I de utvärderingar som gjorts av nuvarande mål 3 och mål 4 finns en hel del synpunkter som berör uppföljnings- och utvärderingsverksamheten och som bör beaktas . I både mål 3 och mål 4 har i princip två elektroniska rapporteringssystem varit i bruk - ett organiserat av respektive förvaltningsmyndighet för den löpande rapporteringen av verksamheten, ett annat uppbyggt av AMS för den ekonomiska redovisningen Det dubbla rapporteringssystemen, som dessutom inte varit perfekt koordinerade, har medfört en hel del dubbel- arbete och bidragit till svårigheter i kommunikationen mellan de regionala kontoren, förvaltningsmyndigheterna och övervakningskommittéerna. Arbetet med beslutstödssystem och elektroniska rapporteringsrutiner var inte avklarat när programmen startade; det rådde också inledningsvis oklarheter om vad man skulle rapportera och när; ett förhållande som åtminstone inledningsvis förorsakade vissa störningar i kommunikationen mellan de regionala samordnarna, den centrala förvaltningsmyndigheten och övervakningskommittén. I den databas som EU-Programkontoret byggt upp registreras alla mål 4 ärenden av regionkontoren. Databasen uppdateras så fort någon av de regionala samordnarna registrerar ett nytt ärende eller ett nytt beslut, vilket gör att databasen alltid är aktuell. I databasen får man information om hur många ansökningar, preliminära beslut och slutliga beslut som finns i de olika åtgärderna. Där finns även redovisat basfakta om de enskilda ärendena; man kan t.ex. utläsa hur många anställda de sökande företagen har, hur många som deltar i åtgärderna och hur stort stöd som beviljats. Uppgifterna i databasen har utgjort ett värdefullt underlag för både upp- följning och utvärdering. För att belysa ytterligare frågor rörande pro- grammets genomslag och räckvidd har det också varit nödvändigt att utnyttja statistik från , men också från t.ex. och . Inom mål 3 samordnades rapporteringssystemet till AMS databas för arbetsmarknadsstatistik och uppföljning vilket gjorde att man kunde få en jämförbarhet mellan mål 3:s resultat och övriga arbetsmarknadspolitiska åtgärder. bidrog detta till att otydligheten i mål 3 programmet visavi den reguljära verksamheten ökade. I SPDn för mål 3 hade endast kvantitativa indikatorer angetts, vilket enligt utvärderarna gjort det svårt att följa upp kvalitativa effekter. Likaså pekar utvärderarna på att spridning av erfarenheter och återföring av resultat fungerat mindre väl.