sou · GNB3105d2 · 2000-01-01 00:00:00 — Uppgifter som inte kan hänföras till ett visst mål eller ärende skall gallras efter utgången av det kalenderår då samtliga mål avseende den per son som uppgifterna hänför sig till var avslutade. Uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande skall gallras efter ut gången av det kalenderår då utslaget vann laga kraft. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras eller bevaras samt om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall över lämnas till en arkivmyndighet. I avsnitt 3.4.2 redovisar vi vilka gallringsbestämmelser som gäller för uppgifter i utsökningsregistret. En person (gäldenär) kan vara föremål för verkställighet inom den exekutiva verksamheten . I princip skulle en person som restförs kunna kvarstå som restförd under den återstående delen av sitt liv, eftersom en fordran kontinuerligt kan hållas öppen genom preskrip- tionsavbrott. Uppgifter som kan hänföras till en viss gäl denär och ett visst mål knyts till målet, medan olika uppgifter om gäldenären av all- män karaktär som inte kan hänföras till ett viss mål samlas i en gäl- denärsjournal. Dessa sistnämnda uppgifter måste vara tillgängliga så länge det finns minst ett öppet mål mot gäldenären. Vi anser att upp- gifter som kan knytas till ett visst mål om utsökning eller indrivning bör gallras efter utgången av det kalenderår då målet avslutades. bör som huvudregel kunna gälla för uppgifter i ärenden som avser annat än utsökning och indrivning, dvs. de särskilda arbets upp- gifter som åligger kronofogdemyndigheterna och som får behandlas i databasen (se avsnitt 8.4.1). För uppgifter som inte hör till ett specifikt mål eller ärende (gäldenärsjournalerna) måste dock andra regler gälla. Vi anser det lämpligt att sådana uppgifter gallras efter utgången av det sista kalenderår då det fanns ett oavslutat mål mot gäldenären. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 337 För vissa uppgifter bör undantag göras från de ovan redovisade reg- lerna om gallring som vi föreslår skall finnas i lagen. Det gäller bl.a. uppgifter i mål om fastighetsförsäljning. Re geringen eller bör därför få meddela före skrifter om att en uppgift skall bevaras eller gallras . Slutligen bör regeringen eller ha möjlighet att föreskriva att upp gifter och handlingar som undantas från gallring skall överlämnas till en arkiv myndighet. Särskilt om utslag i mål om betalningsföreläggande En särskild fråga som vi anser kräver en mer omfattande redovis ning, är hur och uppgifter om utslag i mål om betal nings- föreläggande skall bevaras för verkställighetsändamål (jfr före gående avsnitt om vilka uppgifter som får behandlas i databasen). En person kan vara föremål för verkställighet , eftersom en fordran kan hållas öppen genom preskriptionsavbrott. En enskild sö kande i ett mål om utsökning kan också återkomma till kronofogde myndigheten med samma exekutionsurkund så länge fordringen inte är preskriberad. Det är vanligt att en borgenär, sedan det konstaterats att en gäldenär sak nar utmätningsbara tillgångar, återkommer och på nytt begär verkställighet. Ingen hindrar att han återkommer ett obegränsat antal gånger, så länge fordringen inte är preskriberad. pågick verkställighet i följande antal aktuella enskil da mål, där exekutionsurkunden meddelats av kronofogdemyndigheten i summarisk process (dvs. utslag i mål om betalningsföreläggande), för- delade på utslagsår : 1992 – 9 013 mål, 1993 – 22 485 mål, 1994 – 19 200 mål, 1995 – 19 359 mål, 1996 – 22 734 mål, 1997 – 29 031 mål, 1998 – 84 662 mål, samt 1999 – 84 495 mål. Det bö r påpekas att den summariska processen handlades av tingsrätterna. Kronofogdemyndigheterna har behov av att få tillgång till utslagen så länge de kan ligga till grund för verkställighet. Vid registrering av en ansökan om verkställighet, är den säkraste metoden för att garantera att korrekta uppgifter registreras, att hämta utslaget maskinellt från en databas. Det finns också ett behov i de fall tveksamhet uppstår att på ett enkelt sätt verifiera utslaget. bevaras utslag i registret för betal- ningsföreläggande och handräckning och gallras det fjärde året. Som framgår av genomgången ovan är således ett stort antal utslag i mål om betalningsföreläggande aktuella för verkställighet efter det att de gallrats ur registret. Innan utslagen gallras överförs de till mikrofiche. Det innebär att utslagen i målen fotograferas och bevaras på film som endast kan lä- sas med hjälp av särskild utrustning. När en handläggare efter gall ringen behöver verifiera ett utslag används mikrofichen för kontroll. 338 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter beskrivna ordningen infördes – dvs. att uppgifter överförs till mik rofiche och att motsvarande uppgifter gallras från dataregistret trots att myndigheten behöver dem för sin handläggning – var syftet att till godose integritetsapekterna. Det ansågs vara mindre integritetskänsligt att ha uppgifter på mikrofiche än på datamedium. Mikrofiche är emel lertid en dyrbar och tidsödande metod för att spara uppgifter. Vår be dömning är att mikrofiche är ett gammalt system som har spelat ut sin roll och därför bör ersättas av ny teknik. I sammanhanget bör er inras om att vårt förslag till lag om behandling av uppgifter i exekutionsväsendets verksamhet – liksom personuppgiftslagen – omfattar all behandling av personuppgifter som lagras i en strukturerad samling uppgifter som är tillgängliga för sökning eller sammanställning enligt särskilda kriterier. Vårt lagförslag kommer således att omfatta också kronofogde- myndigheternas mikroficheregister. Enligt vår bedömning finns det inget påtagligt egenvärde i att över fö- ra uppgifter från ett datoriserat register till ett annat mer svår tillgängligt, men ändå sökbart, medium som en form av mellanlagring in nan upp- gifterna gallras eller arkiveras. En sådan ordning befrämjar enligt vår mening inte rättssäkerheten som det inte heller nämnvärt på- verkar skyddet för den enskildes integritet. Enligt vår uppfattning bör uppgifter i stället finnas kvar på medium för automatiserad behandling det finns ett påtagligt behov av uppgifterna i myndigheternas handläggning. Att kunna hämta upp- gifterna från bästa möjliga källa är ett viktigt rättssäkerhetskrav. Det innebär bl.a. att risken för felskrivning eller förvanskning av uppgift erna minskas. Vi anser således att det finns skäl att bevara uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande på medium för automatiserad be- handling än . Frågan är hur länge uppgifterna behöver sparas för verkställighetsändamål. Som framgår av samman- ställningen ovan ligger fortfarande ett stort antal utslag till grund för pågående verkställighetsåtgärder. Vår bedömning är att ut- slagen inte bör gallras förrän då de vann laga kraft. finns inget sekretesskydd för uppgifter i den summariska pro- cessen. Den verksamheten omfattas nämligen inte av de bestämmelser i sekretesslagen som berör exekutionsväsendet. Om uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande skall lagras och sparas lätt åtkomliga i en databas som vi anser att det finns skäl att göra, finns det anledning att införa ett sekretesskydd till förmån för den en skilde. Det är dock inte helt självklart hur det bäst låter sig göras. Att införa ett sekretesskydd för uppgifter som lagras elektroniskt i verksamheten med den summariska processen skulle innebära att en helt ny grupp av uppgifter sekretessbeläggs. Dessutom rör det sig om beslut som fattas i verksamheten och det är enligt vår mening inte lämpligt att på det sättet SOU 1999:105 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 339 undandra beslut från offentlighet i den verksamhet där de har fattats. I stället bör det över vägas om uppgifterna kan skyddas på annat sätt. För den summariska processen behöver kronofogdemyndigheterna uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande vid själva hand- läggningen och, i de fall ett utslag överklagas, därefter. Behovet av uppgifterna i den handläggningen är enligt vår uppfattning gott och väl tillgodosett med den bevarandetid som gäller . Det är inte för den summariska processen uppgifterna behöver sparas utan för utsök- ningsverksamheten. Enligt 2 kap. 1 § utsökningsbalken skall en kro- nofogdemyndighet utan särskild ansökan verkställa ett utslag om be tal- ningsföreläggande, om inte sökanden har angett att verkställighet in te skall ske. Det innebär att en stor andel av utslagen överförs direkt från den summariska processen till utsökningsverksamheten för verk ställig- het. Denna överföring sker med hjälp av automatiserad behand ling. En möjlighet att åstadkomma ett sekretesskydd för uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande är enligt vår mening att över föra alla utslag – och inte som bara de utslag där verkställighet skall ske direkt – till utsök nings- och indrivningsdatabasen. Uppgifterna sparas då där de faktiskt behövs, vilket enligt vår mening är mer än damålsenligt. Med de regler om sekretess för utsök nings- och indrivningsdatabasen som vi föreslår (se avsnitt 9.4), skulle uppgifterna då omfattas av sekretess med ett omvänt skaderekvisitet. Därigenom åstadkoms utan omfattande författningsreglering ett skydd för dessa uppgifter som är väl anpassat till behovet. Det kan i och för sig ifrågasättas om det är lämp- ligt från integritetssynpunkt att föra över och behandla fler upp gifter i utsöknings- och indrivningsdatabasen än som be hövs för verkställighet. Enligt vår uppfattning talar emellertid över vägande skäl för att uppgifter om utslag i mål om betalningsföreläggande bör bevaras i en miljö där de omfattas av ett sekretess skydd. Vi föreslår således att uppgifter om utslag i mål om betalnings- föreläggande skall föras över till utsöknings- och indrivningsdatabasen och där bevaras . Även vårt förslag till bestämmelser om vilka uppgifter som skall behandlas i databasen utformas i enlighet med vad som sagts (se avsnitt 8.4.3). 340 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 8.4.5Ändamålen med behandling i betalningsföre- läggande- och handräckningsdatabasen Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handa- hållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för ·handläggningen av mål om betalningsföreläggande eller handräck- ning, ·tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt ·framställning av statistik. Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handahållande av information som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exekutionsvä sendet för tillsyn samt lämp lighets-, tillstånds- och annan liknande prövning samt för framställning av statistik. Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår vi att det för de verksamheter som vi har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandling i data- baser. För en närmare redogörelse av vad som avses med begreppet da- tabas och beskrivning av när behandling av personuppgifter skall om- fattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet. Vår avsikt är att den behandling av personuppgifter som skall göras inom ramen för regleringen av betalningsföreläggande- och handräck- ningsdatabasen skall motsvara den behandling som sker med stöd av i huvudsak lagen (1991:876) om register för betalningsföreläggande och handräckning. Som vi redovisar i avsnitt 6.2.2 anser vi att man bör skilja mellan primära och sekundära ändamål. Med pri mära ändamål av- ser vi ändamål som är direkt an passade till den verksamhet som bedrivs av personuppgiftsansvariga myndigheter, dvs. Sekundära ändamål är ända mål som kan hänföras till andra verksamhetsområden än det för vilket databasen pri - märt förs. För den verksamhet inom exekutionsväsendet som avser frå- gor om betalningsföreläggande och hand räckning är det för hållandevis enkelt att slå fast de ändamål som skall vara sty rande för be handling av personuppgifter i databasen. Det primära ändamålet är nämligen just handläggning av mål om betalningsföreläggande eller hand räckning (den summariska processen). Liksom i övriga verk samheter inom såväl exekutionsväsendet som andra myndighetsorganisationer måste det finnas möjligheter att utvärdera den egna verksamheten och på olika sätt behandla personuppgifter för intern kontroll och uppföljning. Som primära ändamål anges därför även tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten samt framställning av statistik. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 341 Det finns ett behov av information om att en person är svarande i ett mål om betalningsföreläggande vid olika prövnings- och tillsyns för- faranden. Vissa uppgifter som enligt vårt förslag skall finnas i betal- ningsföreläggande- och handräcknings databasen kommer därför sanno- likt att användas av olika myndigheter i deras verksamhet. Som exempel kan nämnas kommunernas tillståndsgivning i fråga om utskänkning av alkohol och länsstyrelsernas tillsyn över restauranger m.m. Liksom för databaser inom andra verksamhetsområden bör som ett sekundärt ändamål anges att upp gifter får behandlas för fram ställning av statistik som tas fram av andra myndigheter m.fl. Uppgifter som behandlas i den exekutiva verksamheten lämnas i stor omfattning ut till banker och andra privaträttsliga subjekt som bedriver kreditupplysningsverksamhet. Vad som gäller för behandling av uppgifter i det avseendet redogör vi för i avsnitt 9.4 och 12.8. 8.4.6Uppgifter som får behandlas i betalningsföre- läggande- och handräckningsdatabasen Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för verksamheten med betalningsföreläggande och handräckning, få be - handlas uppgifter om ·en fysisk persons identitet, bosättning och andra liknande basupp- gifter, ·en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, ·yrkande och grunder i ett mål, ·övriga förhållanden, om de tillförs ett mål och är av betydelse för handläggningen, samt ·beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgärder i ett mål. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen. Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. Uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott eller 342 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter domar i brottmål får dock behandlas även i andra fall, om upp gifterna utgör grund för en begäran om utslag. För att undvika detaljreglering i lagen om behandling av uppgifter i exe- kutionsväsendets verksamhet anges endast vilka kategorier av uppgifter som får behandlas i databaserna (se avsnitt 6.3.2). Liksom för ut- söknings- och indrivningsdatabasen avser dessa uppgiftskategorier vad som får behandlas i den informationsbaserade delen av databasen, dvs. vanligen uppgifter som registreras genom angivande av belopp m.m. i särskilda fält i exekutionsväsendets data program. För kom pletta hand- lingar som ingår i ärendehanteringssystem föreslår vi sär skilda bestäm- melser. En grundläggande förutsättning för att en uppgift över huvud taget skall få behandlas är dock att den behövs för de primära ända målen med databasen (se avsnitt 6.2.2). Uppräkningen utgör således en dast en ram för vad som får be handlas och regeringen eller skall sedan meddela närmare före skrifter om vilka uppgifter det rör sig om. Med identitets- och andra basuppgifter avses för fysiska personer sådant som personnummer, namn, hemadress och adress till arbets- platsen, dvs. grundläggande uppgifter om enskilda som behövs för att handläggningen av mål skall fungera. Motsvarande gäller för juridiska personer och det kan då röra sig om uppgifter om organisations nummer, styrelseledamöter, firmatecknare samt adressuppgifter m.m. Som två särskilda kategorier av uppgifter anges yrkande och grunder samt beslut med angivande av skälen för beslutet och övriga åtgärder i ett mål. Här avses uppgifter som i stor omfattning kommer att återfinnas i elek- troniska handlingar i ärendehanteringssystem. Avsikten är inte att hand- lingarna i dess helhet regelmässigt skall registreras i den informations- baserade delen av databasen. I den omfattning det behövs bör emellertid uppgifter om beslut m.m. avseende en person kunna återfinnas i databasen utan att en handläggare behöver ha tillgång till de n elektroniska akten i det aktuella ärendet. När sådana uppgifter be handlas på annat sätt än i elektroniska handlingar gäller dock begräns ningar i fråga om vilka känsliga personuppgifter m.m. som får be handlas. Behandlingen av vissa uppgifter i den informationsbaserade delen av databasen bör regleras uttryckligt i lag. Det gäller känsliga person- uppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. enligt 13 och 21 §§ personuppgiftslagen. Inom den verksamhet som rör den summariska pro- cessen finns efter vad vi har erfarit behov av att behandla främst upp- gifter om skadestånd på grund av brott i de fall dessa utgör grund för en begäran om utslag. Enligt vår mening saknas det bärande skäl från integritetssynpunkt mot att sådana uppgifter behandlas. I lagen bör det Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 343 därför an ges att sådana uppgifter får behandlas även på annat sätt än i elektroniska handlingar. 8.4.7Gallring av uppgifter i betalningsföre läggande- och handräckningsdatabasen Vårt förslag: Uppgifter och handlingar i databasen skall gallras efter utgången av det kalenderår då det mål som uppgifterna eller handlingarna hänför sig till av slutades. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall få meddela föreskrifter om att en uppgift eller handling skall gallras eller bevaras samt om att uppgifter och handlingar som undantas från gallring skall över lämnas till en arkivmyndighet. I avsnitt 3.4.3 redovisar vi vilka bestämmelser som gäller för gall- ring av uppgifter i ett betalningsföreläggande - och handräckningsregis- ter. Utslag i mål om betalningsföreläggande ligger ofta till grund för verkställighetsåtgärder, och uppgifter om utslagen kommer därför att återfinnas även i utsöknings- och indrivningsdatabasen (se avsnitt 8.4.3 och 8.4.4). I betalningsföreläggande- och handräck ningsdatabasen bör enligt vår mening sådana uppgifter kunna gallras efter utgången av det kalenderår då utslaget meddelades. Samma princip bör tillämpas även för andra uppgifter i databasen. Vi föreslår därför att uppgifter skall gallras efter utgången av det kalenderår då det mål som upp- gifterna eller handlingarna hänför sig till avslu tades. Regeringen eller bör dock ha möjlighet att meddela före skrifter om undantag från denna huvudregel. Dessutom bör det finnas möjlighet att före skriva att uppgifter och handlingar som undantas från gallring ur databasen skall överlämnas till en arkivmyndighet. 8.4.8Ändamålen med behandling i skuldsanerings- databasen Vårt förslag: Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handa- hållande av information som behövs inom exekutionsväsendet för ·handläggning av ärenden om skuldsanering, ·tillsyn, kontroll, uppföljning och planering av verksamheten, samt 344 Särskilda bestämmelser för olika verksamheter · framställning av statistik. Uppgifter skall få behandlas i databasen för till handahållande av in- formation som behövs i författningsreglerad verksamhet utanför exekutionsväsen det för tillsyn samt lämp lighets-, tillstånds- och annan liknande prövning samt för framställning av statistik. Som framgår av avsnitt 6.1 föreslår vi att det för de verksamheter som vi har att utreda skall finnas en särskild reglering för behandling i data- baser. För en närmare redogörelse av vad som avses med begreppet da- tabas och beskrivning av när behandling av personuppgifter skall om- fattas av de särskilda reglerna för databaser hänvisas till det avsnittet. Vår avsikt är att den behandling av personuppgifter som skall göras inom ramen för regleringen av skuldsaneringsdatabasen skall motsvara den behandling som sker med stöd av i huvudsak förordningen (1994:348) om register för skuldsaneringsärenden. Som vi redovisar i avsnitt 6.2.2 anser vi att man bör skilja mellan pri mära och sekundära ändamål. Med primära ändamål avser vi ända mål som är direkt an- passade till den verksamhet som bedrivs av personuppgiftsansvariga myndigheter, dvs. Se- kundära ändamål är ända mål som kan hänföras till andra verksamhets- områden än det för vilket databasen pri märt förs. För den verksamhet inom exekutionsväsendet som avser frågor om skuldsanering är det förhållandevis enkelt att slå fast de ända mål som skall vara styrande för behandling av personuppgifter i databasen. Det primära ända målet är nämligen just handläggning av skuldsaneringsärenden. Liksom i övriga verksamheter inom såväl exekutionsväsendet som andra myndighets- organisationer måste det finnas möjligheter att ut värdera den egna verk- samheten och på olika sätt behandla personuppgifter för intern kon troll och uppföljning. Som primära ända mål anges därför även till syn, kontroll, uppfölj ning och planering av verksamheten samt framställning av statistik. Det finns ett behov av information om att en person har ansökt om skuldsanering vid olika prövnings- och tillsynsför faranden. Vissa upp- gifter som skall finnas i skuldsaneringsdatabasen kommer därför san no- likt att användas av olika myndigheter i deras verksamhet. Som exempel kan nämnas kommunernas tillståndsgivning i fråga om utskänkning av alkohol och länsstyrelsernas tillsyn över res tauranger m.m. Liksom för databaser inom andra verksamhetsområden bör som ett sekundärt än da- mål anges att uppgifter får behandlas för fram ställning av statistik som tas fram av andra myndigheter m.fl. Särskilda bestämmelser för olika verksamheter 345 8.4.9Uppgifter som får behandlas i skuldsanerings- databasen Vårt förslag: I databasen skall, i den utsträckning det behövs för skuldsaneringsverksamheten, få behandlas uppgifter om ·en fysisk persons identitet, bosättning, familjeförhållanden och andra liknande basuppgifter, ·en juridisk persons identitet, säte och andra liknande basuppgifter, ·en enskilds ekonomiska förhållanden, ·yrkande och grunder i ett ärende, samt ·beslut med angivande av skälen för beslutet samt övriga åt gärder i ett ärende. Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer skall meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter som får behandlas i databasen. Känsliga personuppgifter och uppgifter om lagöverträdelser m.m. skall få behandlas i databasen endast som en del av en elektronisk handling. Uppgifter om lagöverträdelser som innefattar brott eller domar i brottmål får dock behandlas även i andra fall, om upp gifterna utgör grund för en fordran i ett ärende. För att undvika detaljreglering i lagen om behandling av uppgifter i exe- kutionsväsendets verksamhet anges endast vilka kategorier av uppgifter som får behandlas i databaserna (se avsnitt 6.3.2). Liksom för öv riga databaser inom exekutionsväsendet avser dessa uppgiftskategorier vad som får behandlas i den informationsbaserade delen av databasen, dvs. vanligen uppgifter som registreras genom angivande av belopp m.m. i särskilda fält i exekutionsväsendets data program. För kompletta handlingar som ingår i ärendehanteringssystem föreslår vi särskilda b e- stämmelser. En grundläggande förutsättning för att en uppgift över hu- vud taget skall få behandlas är dock att den behövs för de primära ändamålen med databasen (se avsnitt 6.2.2). Uppräkningen utgör såle des endast en ram för vad som får be handlas och regeringen eller Riks- skatteverket skall sedan meddela närmare föreskrifter om vilka uppgifter det rör sig om. Med identitets- och andra basuppgifter avses för fysiska personer så- dant som personnummer, namn, hemadress och adress till arbetsplatsen samt civilstånd m.m., dvs. grundläggande uppgifter om enskilda som behövs för att handläggningen av ären den skall fungera. Motsvarande gäller för juridiska per soner och det kan då röra sig om uppgifter om