sou · GNB357d2 · 2000-01-01 00:00:00 — Lägesrapport från arbetet med att bilda myndigheten Utredningens uppgift är att belysa vissa frågor om Rikstrafikens verk- samhet och att förbereda myndighetens start . I denna bilaga beskrivs arbetsläget i förberedelsearbetet. Texten är uppdaterad till och med . Målet för förberedelsearbetet är att myndigheten skall vara färdig att påbörja sin verksamhet . Detta förutsätter att en rad åtgärder vidtas fram till myndighetsstarten. Dessa åtgärder finns åter- givna i avsnittet Förberedelsearbetet – en översikt. Arbetsläget i för- beredelsearbetet beskrivs mer detaljerat i avsnittet Förberedelsearbetet I det sista avsnittet ges en samman- fattande bedömning av arbetsläget. Jag anmälde i det delbetänkande som jag överlämnade den 30 no- vember 1998 att ett beslut om Rikstrafikens lokalisering skulle behöva fattas innan för att tidsplanen för förberedelse- arbetet skulle kunna hållas. Regeringen beslutade först att lokalisera myndigheten till . Fördröjningen av lokaliseringsbeslutet har framförallt påverkat ar- betet med personalrekryteringen samt de delar av förberedelsearbetet som är direkt beroende av att lokaliseringsorten är känd. Detta gäller i första hand anskaffning och utrustning av kontorslokal, anskaffning och installation av tele- och IT-tekniskt stöd samt avtal om administrativ samverkan med andra myndigheter. Förberedelsearbetet – en översikt Jag har valt att dela in förberedelsearbetet i nedanstående delaktiviteter som i sin tur kan delas in i ytterligare ett antal delaktiviteter: 2.Anskaffning av ekonomiadministrativt system, 3.Anskaffning av personaladministrativt system, 4.Utformning av arbetsordning och delegationsbestämmelser, 5.Avtal om administrativ samverkan med andra myndigheter samt köp av administrativa tjänster på marknaden, 6.Rekrytering av personal, 7.Anskaffning av lokaler, 8.Avtal om fastighetsanknutna tjänster, 9.Anskaffning av kontorsutrustning, 10.Anskaffning av tele- och IT-teknisk utrustning samt tillhörande stöd- tjänster, 11.Anskaffning av diariesystem samt anordnande av arkiv, 12.Utformning av grafisk profil och framtagning av visst informa- Det är önskvärt att så många som möjligt av dessa delaktiviteter är slut- förda då myndigheten startar . Det är dock inte helt nöd- vändigt att vara klar med allt . Ett minimikrav är dock att följande delaktiviteter är slutförda: ·att viss personal är rekryterad och kan tillträda senast efter semest- rarna ·att myndigheten har en utrustad lokal ·att myndigheten kan betala fakturor och löner ·att erforderligt systemstöd finns ·att tele- och IT-teknisk utrustning finns ·att erforderliga serviceavtal har tecknats ·att myndigheten kan registrera sina handlingar ·att den grafiska profilen är framtagen Till de allmänna myndighetskontakterna räknas bl.a. kontakter med Sta- tistiska centralbyrån (SCB) om organisationsnummer och registre- ringsbevis, med () om myndighetskod och anslutning till det statliga redovisningssystemet, med () om behovet av internrevisor och andra revisionella krav, Riks- gäldskontoret (RGK) om postgiro- och räntekonton, Den lokala Skatte- myndigheten i om skattekonton och eventuell momsregistre- ring, Datainspektionen vad gäller integritetskänsliga register, Arbetsgi- varverket vad gäller löneavtal och vad gäller vissa arkivä- Ett så kallat personuppgiftsombud bör utses då myndighetens personal finns på plats. Utanför myndighetssfären krävs kontakt med om telefonabon- nemang, Posten om boxadress eller eget postnummer, Nordbanken vad gäller lönekonton samt (NIC-SE) AB och vissa andra organ vad gäller domänadresser på Internet. Till och med har kontakter etablerats och i vissa fall slutförts med SCB, ESV, RGK och Datainspektionen. Kontakten med tas via Kammarkollegiet (se punkt 2). Riksar- kivet, RRV och kommer att kontaktas må- nad. Vad gäller övriga kontakter har sådana etablerats med Nordbanken och NIC-SE. Kontakt med och Posten kommer att tas . Anskaffning av ekonomiadministrativt system En myndighet måste ha ett ekonomiadministrativt system som medger anslutning till det statliga redovisningssystemet och riksredovisningen. De flesta myndigheter använder Agresso. Till stöd för det ekonomiad- ministrativa systemet behövs en redovisnings- och kontoplan samt vissa rutiner för anslutning till postgiro- och lönekonton. Kammarkollegiet har anlitats som stöd vid framtagning av redovisnings- och kontoplan samt visst annat ekonomiadministrativt förberedelsearbete. Kammarkollegiet är också berett att ge Rikstrafiken visst löpande ekonomiadministrativt stöd efter myndighetsstarten . Som ekonomisystem har valts Agresso. Detta har skett i form av ett s.k. driftservice-avtal med ESV. Detta innebär att Rikstrafiken inte behöver ha en egen server för att köra Agresso. Anskaffning av personaladministrativt system En myndighet måste ha ett personaladministrativt system som klarar de statliga löneavtalen. Det gör de flesta större personaladministrativa sys- temen på marknaden - med eller utan anpassning. Mindre myndigheter använder ofta Kammarkollegiet för sin lönerapportering. Kam- markollegiet tillhandahåller då också löneadministrativt system och sva- rar för driften av detta. Det system som används i dessa fall är SLÖR- . Kammarkollegiet kommer att anlitas för Rikstrafikens lö- nerapportering. Detta medför att något fristående personaladministrativt system inte behöver anskaffas. Utformning av arbetsordning och delegationsbestämmelser En myndighet måste ha en arbetsordning och/eller delegationsbestäm- melser. Av dessa dokument skall framgå vem som har rätt att fatta olika typer av beslut, t.ex. på det ekonomiska området. Arbetsordning och delegationsbestämmelser har ännu inte utarbetats. Detta arbete påbörjas . Avtal om administrativ samverkan med andra myndigheter respektive köp av administrativa tjänster på marknaden Rikstrafiken är en liten myndighet som kan behöva samverka administ- rativt med andra myndigheter eller köpa administrativa tjänster på mark- naden. Möjligheterna till detta är starkt beroende av vilka lokaler som myndigheten kommer att disponera. Det har därför inte varit möjligt att i det hittillsvarande arbetet gå närmare in på dessa frågor (med undantag av vad som framgår av punkterna 2 och 3). Allmänt kan framhållas att tjänster som drift och underhåll av IT- system och annan kontorsutrustning, betjäning av telefonväxel, lämning och hämtning av post och liknande tjänster finns att köpa på marknaden och att en liten myndighet som Rikstrafiken inte kan ha egen personal för dessa funktioner. Inriktningen är därför att upphandla dessa tjänster. Några avtal inom detta område har dock ännu inte slutits. Jag har påbörjat rekryteringsarbetet av Rikstrafikens personal. I rekry- teringsarbetet är utgångspunkten att myndigheten kommer att ges rätt att besluta om anställning av personal utom myndighetschefen. Följande åtgärder har vidtagits vad gäller personalrekryteringen: Rekryteringsarbetet inleddes med framtagning av kompetensprofiler och befattningsbeskrivningar för de aktuella tjäns- terna. Detta skedde utifrån en analys av det kompetensbehov som Rik- strafiken kan förväntas ha. Kompetensprofilerna redovisas i underbilaga 1. Annonsering av tjänsterna skedde med början . Detta arbete fördröjdes beroende på dröjsmålet med regeringens beslut om lokalisering av myndigheten. Annonseringen skedde i vissa dags- tidningar och tidskrifter samt på Internet (Jobline och Smartjob samt på Rikstrafikens blivande webbplats). Vid ansökningstidens slut hade 218 ansökningar inkommit. Dessa var dock mycket ojämnt fördelade på de olika tjänsterna, exempelvis svarar assistenttjänsten för knappt 100 an- Efter ansökningstidens utgång har ytterligare fem ansök- ningar tillkommit. En grovgallring av ansökningarna genomfördes . De första intervjuerna med arbetssökande genomfördes . Återstående intervjuer avses genomföras under av april och första hälften av maj månad. Lokalanskaffningen påbörjades med en lokalsökning i . Det bedömdes att Rikstrafiken behöver en lokal om ca. och att denna lokal bör ligga centralt i . Efter kontakter med ett antal hyresvärdar inspekterade utredningen totalt sju kontorslokaler i . Lokalerna tillhör , , SPP och Vatten- fall Fastigheter. Offert har därefter infordrats från några av dessa hy- resvärdar. Beslut om vilken lokal som kommer att väljas har ännu inte formellt fattats. Oavsett alternativ bedöms dock vissa renoverings- och anpassningsåtgärder behöva genomföras i lokalerna. Dessa genomförs av den blivande hyresvärden och kostnaden för åtgärderna inkluderas in i den hyra som Rikstrafiken skall betala. Avtal om fastighetsanknutna tjänster Med fastighetsanknutna tjänster avses tjänster som reception, budtjänst, kopiering, städning, sophämtning, elabonnemang m.m. Denna typ av tjänster kan inte upphandlas förrän ett beslut har fattats om vilken lokal som Rikstrafiken skall hyra. Upphandling påbörjas så snart detta har skett. Till kontorsutrustning räknas i detta sammanhang möbler, kopiatorer, papperstuggar, säkerhetsskåp, larm och liknande utrustning. Anskaff- ningen omfattar även service och underhåll i tillämpliga fall. Möbler kommer att beställas så snart som lokalfrågan har lösts. Övrig kon- torsutrustning kommer att anskaffas . Anskaffning av tele- och IT-teknisk utrustning samt tillhörande stödtjänster Telekommunikationer och IT-stöd integreras alltmer. Anskaffningen av denna utrustning bör därför ske samordnat. Ett krav är att möjligheter till distansarbete skall finnas. Arbetet med att utarbeta en kravspecifikation för myndighetens tele- och IT-stöd har påbörjats. Det omedelbara syftet med detta arbete är att få fram underlag för den upphandling av tele- och IT-teknisk utrustning som måste göras så fort som möjligt. Den tele- och IT-tekniska utrust- ningen omfattar arbetsplatstelefoner, mobiltelefoner, kontorsfaxar, fasta arbetsplatsdatorer, bärbara datorer för viss personal, olika typer av skri- vare, flatbäddsscanner samt nätverks- och serverutrustning. Skriva- rutrustningen bör omfatta svartvit nätverksskrivare med hög kapacitet, färglaserskrivare som kan anslutas till nätverket samt några bläckstråle- skrivare för bl.a. färgutskrifter på OH-film. Nytt datakablage måste sannolikt installeras i den lokal som Rikstra- fiken väljer för sin verksamhet. Arbetet med att ta fram en IT-strategi måste anstå tills myndigheten i sin helhet finns på plats. Detta kommer knappast att vara fallet förrän . Anskaffning av diariesystem samt anordnande av arkiv Rikstrafiken måste ha ett diarie- och ärendehanteringssystem. Flera så- dana finns på marknaden. Dessutom måste myndigheten ha en godkänd arkivlokal. Arbetet med att anskaffa system och att anordna arkivlokal bör ske i samråd med . Detta arbete har ännu inte påbörjats. Utformning av grafisk profil och framtagning av visst informationsmaterial En myndighets grafiska profil omfattar logotyp, institutionellt tryck, gra- fisk handbok samt eventuella skyltar och flaggor. I arbetet med att ta fram en grafisk profil ingår ofta dessutom att utarbeta en enklare in- formationsbroschyr. Ett förslag till logotyp samt institutionellt tryck (brevpapper, visitkort, kuvert, m.m.) har utarbetats. En grafisk handbok är under utarbetande. Skyltar och flaggor återstår att ta fram. En infor- mationsbroschyr kommer att utarbetas . Dessutom kommer Rikstrafikens webbplats () att användas för att nå ut med information om den nya myndigheten. Jag bedömer att de viktigaste av de åtgärder som behöver genomföras inför myndighetsstarten kommer att ha genomförts då Rikstrafiken star- tar sin verksamhet . Som nämnts kommer myndigheten knappast att vara fullbemannad vid myndighetsstarten . Det är sannolikt att också vissa anpassningsåtgärder i lokalerna kommer att återstå att utföra. Delar av det arbete som har beskrivits i denna bilaga har utförts av olika konsulter. Dessa har upphandlats efter sedvanligt anbudsförfa- rande. En förteckning över de konsulter som har anlitats finns i underbila- ga nr 2. (Underbilaga 1) Kravprofiler för den sökta personalen Samordnare (1&2) ·att verka för utveckling och samordning av långväga kollektivtrafik inkl. IT-baserade stödsystem ·att stimulera till samverkan inom den långväga kollektivtrafiken ·att verka för de transportpolitiska målen om tillgänglighet och regio- nal utveckling ·att bygga upp och arbeta med ett brett kontaktnät nationellt och in- ternationellt ·att följa den transportpolitiska utvecklingen nationellt och interna- tionellt ·goda kunskaper om kollektivtrafikmarknaden ·goda kunskaper inom det transport- och konsumentpolitiska området ·förmåga att använda IT som analysinstrument och verksamhetsstöd ·god förmåga att göra samhällsekonomiska och konsumentpolitiska analyser ·kunskaper i engelska på arbetsspråksnivå ·kvalificerat utredningsarbete, gärna i ledande ställning ·erfarenhet av att köpa tjänster, lägga ut undersökningar m.m. ·erfarenhet av att företräda verksamheter i olika sammanhang ·erfarenhet från transportsektorn är meriterande ·högskoleutbildning gärna civilingenjör, civilekonom eller system- vetare ·god kännedom om statliga, landstingskommunala och kommunala berednings- och beslutsprocesser ·god kännedom om myndigheter, företag och organisationer inom kol- lektivtrafikområdet ·god social kompetens och hög integritet ·god förmåga att självständigt företräda myndigheten ·förmåga att initiera och aktivt driva frågor ·flexibel, förändrings- och utvecklingsinriktad Utredare/utvärderare (1) av långväga kollektivtrafik ·att initiera, leda och självständigt genomföra utredningar och utvär- deringar inom Rikstrafikens verksamhetsområde ·följa och utvärdera långväga kollektivtrafik ·att medverka i externa utredningar med koppling till Rikstrafikens verksamhet ·medverka i samhällsekonomisk prognos- och analysverksamhet på trafikområdet ·goda kunskaper i samhällsekonomisk- och företagsekonomisk kal- kylteknik ·kunskper om samhällets transportsystem ·god färdighet som utredare ·förmåga att använda databaser samt använda IT som analysinstru- ment och verksamhetsstöd ·kunskaper i engelska på arbetsspråksnivå ·kvalificerat och självständigt utredningsarbete ·uppbyggnad och användning av databaser ·högskoleutbildning gärna civilekonom, nationalekonom eller mot- svarande ·god kännedom om statliga, landstingskommunala och kommunala berednings- och beslutsprocesser ·kännedom om myndigheter, företag och organisationer inom kol- lektivtrafikområdet ·kontaktnät bland forskare och utredare samt överblick över forskning inom arbetsområdet ·integritet och god social kompetens ·förmåga att initiera och aktivt driva frågor ·flexibel, förändrings- och utvecklingsinriktad Utredare/utvärderare (2) med tyngdpunkt på resenärs- och konsumentfrågor ·att initiera, leda och självständigt genomföra utredningar och utvär- deringar inom Rikstrafikens verksamhetsområde ·följa och utvärdera kollektivtrafiken ur konsumentperspektiv ·att medverka i externa utredningar med koppling till Rikstrafikens verksamhet ·medverka till belysning av konsumentaspekter i samhällsekonomisk prognos- och analysverksamhet ·goda kunskaper om utredningstekniker med sociologisk inriktning ·god färdighet som utredare ·förmåga att använda databaser samt att använda IT som analysin- strument och verksamhetsstöd ·kunskaper i engelska på arbetsspråksnivå ·kvalificerat och självständigt utredningsarbete ·uppbyggnad och användning av databaser ·högskoleutbildning gärna beteendevetare, samhällsvetare eller mot- svarande ·god kännedom om statliga, landstingskommunala och kommunala berednings- och beslutsprocesser ·kännedom om myndigheter, företag och organisationer inom kol- lektivtrafikområdet och konsumentområdet är meritrande ·kontaktnät bland forskare och utredare samt överblick över forskning inom arbetsområdet ·integritet och god social kompetens ·förmåga att initiera och aktivt driva frågor ·flexibel, förändrings- och utvecklingsinriktad Kvalificerad upphandlare/förhandlare (1) ·processorienterad offentlig upphandling av långväga kollektivtrafik ·att träffa avtal och följa avtalstillämpning ·affärsjuridiska bedömningar inom myndighetens verksamhetsområde ·utredningsarbete för att ta fram underlag för upphandling ·utveckling av nya former för upphandling ·goda kunskaper om offentlig upphandling ·förmåga att omsätta verksamhetsresultat i upphandlingsarbetet ·kunskaper i engelska på arbetsspråksnivå ·att träffa avtal med betydande ekonomiskt innehåll ·erfarenhet av metodutveckling och annat processorienterat utveck- lingsarbete · jur. kand. eller civilekonom (motsvarande) ·god kännedom om statliga, landstingskommunala och kommunala berednings- och beslutsprocesser ·branschkontakter inom offentlig upphandling, förvaltningsrätt eller förhandlingsområdet ·god förmåga att självständigt företräda myndigheten ·vara utvecklings- och processinriktad ·förmåga att initiera och aktivt driva frågor Upphandlare/förhandlare (2) ·funktionell upphandling av långväga kollektivtrafik ·att träffa avtal och följa avtalstillämpning ·utredningsarbete för att ta fram underlag för upphandling ·medverka i utvecklingen av formerna för upphandling ·goda kunskaper om offentlig upphandling ·insikt om hur verksamhetsresultat kan omsättas i upphandlingsarbetet ·kunskaper i engelska på arbetsspråksnivå ·att träffa avtal med betydande ekonomiskt innehåll ·högskoleutbildning med juridisk eller förvaltningsinriktning (motsvarande) ·god kännedom om statliga, landstingskommunala och kommunala berednings- och beslutsprocesser ·branschkontakter inom offentlig upphandling, förvaltningsrätt eller förhandlingsområdet ·god förmåga att självständigt företräda myndigheten ·vara utvecklings- och processinriktad ·förmåga att initiera och aktivt driva frågor Administratör med tyngdpunkt på statlig ekonomiadministration Arbetsområdet innefattar att svara för myndighetens: ·budgetarbete och -uppföljning, ekonomiska prognoser ·verksamhetsplan, årsredovisning och anslagsframställan ·köp av tjänster för myndighetens redovisning, bokslut och lönead- ministration ·köp av tjänster inom dataområdet (nätverk, programvaror m.m.) samt att svara för övriga serviceavtal ·kompetensförsörjningsarbete och extern redovisning inom perso- nalområdet ·förhandlingar, utveckling av lokala avtal och annan samverkan med fackliga organisationer ·lokaler (hyresavtal m.m.) och inköp ·annan administrativ samordning som registratur, arkiv och vakt- mästeri ·goda kunskaper i företagsekonomi och statlig redovisning ·baskunskaper i arbetsrätt och statliga avtal ·förmåga att arbeta med mjuka personalfrågor (kompetens, relationer, arbetsklimat, personalsociala frågor m.m.) ·självständigt administrativt arbete där ekonomiadministration ingått gärna från mindre statlig myndighet ·erfarenhet av självständigt personalarbete är meriterande ·högskoleutbildning gärna med företagsekonomi, förvaltningsekonomi och/eller personalarbete ·goda kunskaper om den statliga förvaltningen och det statliga regel- verket ·yrkesmässigt kontaktnät inom arbetsområdet ·integrerande, lyhörd och empatisk ·att svara för Rikstrafikens informationsstrategi och grafiska profil ·massmediakontakter och andra allmänna externa kontakter ·framtagning och utformning av informationsmaterial, årsredovis- ningar m.m. (redigering, design, layout, tryckning) ·att vara myndighetens webbmaster ·goda kunskaper inom informationsområdet ·kunskaper i marknadsföring med olika media, främst IT-media ·goda kunskaper i tillämpad IT ·god färdighet i informationssökning och förmåga att underlätta till- gängligheten av information i organisationen ·engelska på nivån arbetsspråk ·högskoleutbildning med informationsinriktning, journalistutbildning eller motsvarande ·god orientering om hur IT-media kan användas för information ·inom massmedia och branschorganisationer inom informationsom- rådet ·lyhörd, med förmåga att fånga det väsentliga ·förmåga att initiera och aktivt driva frågor ·fakturahantering och annan ekonomiadministrativ service ·administrativ service (sekreterararbete, lämna ut handlingar, kopiera, utskick) ·svara för förråd av kontorsmaterial ·att svara för felanmälan och underhåll av myndighetens tekniska ut- rusning ·inkommande och utgående post ·goda kunskaper om diarieföring och arkivering ·färdighet i datorbaserad registerhantering, databasanvändning och ordbehandling ·administrativt och serviceinriktat arbete ·som registrator är meriterande ·gymnasieutbildning (treårig) (Underbilaga 2) Förteckning över upphandlade konsulttjänster RIKS/004/99 RIKS/012/99 RIKS/018/99 RIKS/019/99