sou · GNB3139d1 · 2000-01-01 00:00:00 — Däremot kan det ofta vara lämpligt att göra det för att på så sätt hitta nya leverantörer. Det finns heller inget hinder mot att upphandlande enheter annonserar upphandlingar under tröskelvärdena i EGT. Annonsen skall sändas in till offici- ella publikationer för att införas i databasen (). Annonsen får utformas på valfritt officiellt EU-språk, dvs. Annonseringen är kostnadsfri. Av annonsförlagor till upphandlingsdi- rektiven framgår kraven på vad annonsen skall innehålla. Det är inte tillåtet att lämna mer information i en annons i svenska tidning- ar/hemsidor än i den annons som publiceras i EGT. En sådan annons får heller inte vara införd före annonsen i EGT publicerats. Annonsering skall ske under budgetåret avseende planerade upphandlingar (förhandsa nnonsering). Vidare skall den upphandlan- de enheten inför varje förestående upphandling sända in en a nnons till EGT. Därutöver skall även avslutad upphandling a nnonseras. Efter avslutad upphandling över tröskelvärdet skall den upphandlande enheten enligt 1 kap.11 § även upprätta en rapport. Om så begärs skall denna skickas till EG- kommissionen. Lagen innehåller följande upphandlingsformer: 1)öppen upphandling, 2)selektiv upphandling, 3)förhandlad upphandling, 4)förenklad upphandling, 5)direktupphandling. Vilken upphandlingsform som skall tillämpas avgörs med hänsyn till kravet på affärsmässighet, konkurrensförutsättningar och upphandlingens art och omfattning. Öppen upphandling tillämpas vid upphandling av varor, byggentreprenader och A-tjänster över tröskelvärdet. Alla intresserade leverantörer får lämna anbud. Huvudregeln är att anbud infordras genom annons och att anbuden prövas och antas utan förhandlingar med anbudsgivare. 46 NOU info sammanställningen 1996, s.14 Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen det normala upphandlingsförfarandet då föremålet för upphandlingen kan specificeras så klart att ett anbud, efter rättelse och nollställning, kan antas helt i enlighet med kraven i frågningsunderlaget. Selektiv upphandling tillämpas vid upphandling av varor, byggentreprena- der och A-tjänster över tröskelvärdet. Den upphandlande enheten inbjuder vissa utvalda leverantörer att lämna anbud. Huvudregeln är även här att anbud prövas och antas utan förhandlingar. Den upphandlande enheten skall annonsera om förutsättningarna för anbudsansökan. I annonsen får anges hur många leverantörer som skall bjudas in. Efter urvalsförfarande infordras anbud från minst fem av de anbudssökande. Kriterier för urvalet av anbudssökande och vilka anbudssökande som inte vunnit framgång och skälen för det skall dokumenteras. Selektiv upphandling får användas om den upphandlande enheten genom selektering av anbudsgivare kan uppnå ett rimligt förhållande mellan upphandlingens värde och de administrativa kostnaderna för anbuds- prövningen. Ett annat motiv för selektiv upphandling kan vara att upphandling- ens art ställer särskilda krav på leverantören. Selektiv upphandling förutsätter i regel att det finns ett stort antal leverantörer på marknaden. Förhandlad upphandling tillämpas under vissa strikta förutsättningar vid upphandling av varor, byggentreprenader och A-tjänster över tröskelvärdet. Den upphandlande enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud och tar upp förhandling med en eller flera av dem. Förhandlad upphandling får, under förutsättning att de i förfrågningsunderlaget ursprungligen angivna kon- traktsvillkoren inte väsentligt ändras, användas om; 1)anbud som lämnats vid öppen eller selektiv upphandling inte motsva- rar de krav på föremålet för upphandlingen som ställts upp i förfråg- ningsunderlaget, 2)det vid öppen eller selektiv upphandling inte lämnats några anbud eller inte lämnats några lämpliga anbud och en rapport lämnats till EG- kommissionen på dess begäran. Den upphandlande enheten skall annonsera den förhandlade upphandlingen om förhandlingar inte upptagits med samtliga de anbudsgivare som lämnat anbud i den första upphandlingsomgången enligt första punkten. Om den upphandlande väljer förhandlad upphandling med föregående a nnonsering skall enheten förhandla med minst tre anbudsgivare såvida det finns minst tre lämpliga anbudsgivare. Om det inte lämnats några anbud eller i vart fall inte några lämpliga an- bud enligt andra punkten behöver annonsering inte ske av den förhandlade upphandlingen. Förhandlad upphandling utan a nnonsering får även ske om det är fråga om tillhandahållande för allmännyttig forskning, utveckling eller studier, om det bara finns en enda tänkbar leverantör, om öppen eller Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen selektiv upphandling inte går att använda p.g.a. oförutsedd s ynnerlig brådska eller om det är fråga om vissa tilläggsleveranser. För de olika förfarandena över tröskelvärdena gäller vissa i lagen angiv- na tidsfrister för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud. Den förenklade upphandlingsformen tillämpas vid upphandling av B- tjänster (vård, omsorg, utbildning, juridiska tjänster, rälsbunden transport, sjötransport m.m.) oavsett värde och vid s.k. försvarsupphandlingar. upphandling skall även t illämpas vid upphandling under tröskelvärdena varor, byggentreprenader, tjänster Alla leverantörer har rätt att delta (även de som inte fått skrivelse med inbjudan), deltagande leverantörer skall lämna skriftligt anbud och den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Anbud får dock antas utan föregående förhandling om detta anges i förfrågningsunderla- get. Direktupphandling innebär upphandling direkt från leverantör utan inford- rande av skriftligt anbud. Denna upphandlingsform får användas endast om upphandlingens värde är lågt eller om det finns s ynnerliga skäl såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande enheten. Vad som skall räknas som lågt värde bör framgå av enhetens upphandlingspolicy/riktlinjer. En vanlig beloppsgräns för varor och enklare tjänster är ett basbelopp enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring. För kvalificerade (intellektuella) tjänster tillämpas ofta två basbelopp. Det bör observeras att grundprinciperna om konkurrens, affärsmäs- sighet och objektivitet även gäller vid direktupphandling. Ett förfrågningsunderlag är benämningen på det underlag som den upphandlan- de enheten tillhandahåller anbudsgivarna. Förfrågningsunderlaget omfattar dels de handlingar som lämnar ut i samband med att anbudstiden börjar löpa dels eventuella senare kompletteringar. Ett väl genomarbetat och väl strukturerat förfrågningsunderlag är av central betydelse för ett lyckat slutresultat av upphandlingen. Förfrågningsunderlaget bör så tydligt och fullständigt som möjligt beskriva omfattningen och de kvalitativa kraven på de varor eller tjänster som leverantören skall tillhanda- hålla. Därigenom får anbudsgivarna en möjlighet att göra en kalkyl över vilka resurser som krävs för att fullgöra sitt åtagande på ett för den upphandlande enheten godtagbart sätt. Kraven bör även utformas med tanke på att det skall Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen vara möjligt att korrekt bedöma inkomna anbud samt kontrollera och följa upp ingångna avtal. Om förfrågningsunderlaget innehåller en teknisk beskrivning av föremå- let för upphandlingen skall enligt 1 kap.12 § beskrivningen göras med hänvisning till svensk standard som överensstämmer med europeisk stan- dard eller ett sådant europeiskt tekniskt godkännande av en produkts lämplighet som gjorts av ett organ som godtagits av EES-länderna eller en teknisk specifikation som utformats enligt ett förfarande som godtagits av EES-länderna och som publicerats i EGT. En upphandlande enhet får enligt 1 kap. 16 § varken i förfrågningsun- derlaget eller i annat underlag för upphandlingen hänvisa till en särskild vara eller process på ett sådant sätt att vissa företag gynnas eller missgynnas. En sådan hänvisning får dock göras om det är motiverat med hänsyn till föremålet för upphandlingen. En upphandlande enhet får hänvisa till visst märke, fabrikat eller ursprung om den inte på något annat sätt kan beskriva föremålet för upphandlingen tillräckligt preciserat och begripligt. Hänvisningen skall följas av orden eller likvärdig. Vid öppen, selektiv och förhandlad upphandling av varor, byggentreprenader och A-tjänster får enligt 1 kap. 16 c § en upphand- lande enhet endast begära sådana upplysningar om en leverantör som avses i 1 kap. 17 och 18 §§ (eventuella skatteskulder, allvarliga fel i yrkesutövningen, finansiell och ekonomisk ställning, teknisk förmåga och kapacitet m.m.) och som behövs med hänsyn till vad som skall upphandlas. I förordningen (1998:1364) om bevis vid offentlig upphandling anges vilka bevis som den upphandlande enheten får begära in avseende leverantörens finansiella och ekonomiska ställning samt tekniska förmåga och kapacitet. Vidare skall den upphandlande enheten beakta leverantörens befogade intresse av att affärshem- ligheter och tekniska hemligheter inte röjs. 4.1.8Mottagande och öppnande av anbud Försändelser med anbud skall enligt 1 kap. 20 §, och 6 kap. 7 § , efter anbudstidens utgång, öppnas vid en förrättning där minst två av den upphandlande enheten utsedda personer skall delta. Enligt dom i det s.k. UNIX-målet 47 så skall annonsen innehålla dag, tid och plats för öppnande av anbud. 47 C-359/93 Kommissionen mot . Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen Om anbudsgivare begär det skall enligt 1 kap. 20 § en av han- delskammaren utsedd person delta vid anbudsöppningen. Kostnaden för detta skall bäras av den som begärt denna medverkan. Upphandlingsdirektiven och indelar tjänster i A- och B-tjänster. Upphandling av A-tjänster som överstiger tröskelvärdet styrs av relativt detaljerade procedurregler. Bestämmelserna finns i 5 kap. . Upphand- ling av A-tjänster som understiger tröskelvärdet regleras i 6 kap. . Upphandling av B-tjänster är inte lika utförligt reglerade som upp- handling av A-tjänster. Detta betyder inte att B-tjänsterna skulle vara enklare att upphandla. Bestämmelser om upphandling av B-tjänster finns i 6 kap. . I en bilaga till anges vilka slags tjänster som räknas som A-tjänster respektive B-tjänster. 1)Underhåll och reparation av motorfordon, hushållsartiklar och maski- nutrustning. 2)Landtransport, inkl. säkerhetstransporter, kurir- och taxitransport, utom postbefordran. 3)Lufttransport, utom postbefordran. 4)Postbefordran till lands och i luften, utom sådana tjänster som avses i avdelning B 18. 5)Telekommunikation (utom telefoni, telex, radiotelefoni, personsökning och satellittjänster ). 6)Finansiella tjänster a)Försäkringstjänster. b)Bank- och förvaltningstjänster mot avgifter, provision, ränta och and- ra former av ersättningar (utom tjänster i samband med utgivning eller omsättning av värdepapper och andra finansiella instrument, förvaltning av statsskulden och sådana tjänster som utförs av riksbank). 7)Datatjänster och därmed anknutna tjänster. 8)Tjänster för forskning och utveckling, som endast gäller den egna verksamheten och helt finansieras av den upphandlande enheten. 9)Redovisning, revision och bokföring. 10)Marknadsundersökningar, inkl. opinionsmätningar. 11)Konsulttjänster för administration och organisation av företag. Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen 12)Arkitekttjänster, ingenjörs- och konstruktörstjänster, stadsplanerings- och landskapsarkitekturstjänster, anknutna vetenskapliga och tekniska konsulttjänster samt tjänster avseende teknisk provning och analys. 13)Tjänster avseende annonsering (reklam). 14), inkl. städning och löpande underhåll. 15)Förlags- och tryckeritjänster som utförs mot ersättning. 16)Tjänster för avloppsrening, sophantering, sanering och liknande verk- samhet. 17)Hotell- och restaurangtjänster. 18)Rälsbunden transport. 19)Sjötransport och annan vattenburen transport. 20)Stuveritjänster, godshantering i terminal, på flygplats eller i hamnar. 21)Juridiska tjänster ( utom skiljemanna- och förlikningsuppdrag). 22)Arbetsförmedling, till personalvård anknutna tjänster. 23)Säkerhets- och bevakningstjänster, utom säkerhetstransporter. 24)Utbildning, inkl. yrkesutbildning. 25)Hälso- och sjukvård samt socialtjänst. 26)Tjänster inom kultur-, fritids- och idrottsverksamhet. 27)Andra tjänster. kan en upphandling avse både A- och B-tjänster. I dessa fall t ill- lämpas en överviktsprincip som innebär att valet mellan reglerna om upphandling av A-tjänster eller B-tjänster beror på vilken del som har störst beräknat upphandlingsvärde. Om det beräknade värdet av A-tjänsten är större än värdet på B-tjänsten skall upphandlingen genomföras enligt reglerna för upphandling av A-tjänster. Om värdet av A-tjänsten däremot understiger värdet av B-tjänsten skall upphandlingen i sin helhet anses vara en upphandling av B-tjänster. I sådant fall skall således 6 kap. t illämpas. 4.2 Upphandling enligt 6 kap. Upphandling under de s.k. tröskelvärdena, upphandling av B-tjänster oavsett värde skall ske i enlighet med 6 kap. . Vidare skall 6 kap. tillämpas vid; 1.upphandlingar som omfattas av sekretess eller andra särskilda begräns- ningar med hänsyn till rikets säkerhet och Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen 2.upphandling av försvarsprodukter och tjänster som inte har civil användning och som omfattas av artikel 223 i . Vid upphandling av B-tjänster över de tröskelvärden som anges i 4 och 5 kap. skall enligt 6 kap. 16 § den upphandlande enheten även t illämpa 1 kap. 12-16 §§ och 5 kap. 1-10 §§ . I det följande behandlas reglerna för förenklad upphandling. Av 6 kap. 2 § följer att upphandling under tröskelvärdena, upphand- ling av B-tjänster oavsett värde, försvarsupphandlingar m.m. skall göras genom förenklad upphandling. Den förenklade upphandlingsformen innebär att alla intresserade producenter har rätt att delta. Anbuden skall vara skriftliga. Den upphandlande enheten får förhandla med en eller flera anbudsgivare. I vissa fall tillåts dock direkt upphandling, dvs. att den upphandlande enheten vänder sig direkt till en leverantör utan att infordra ett skriftligt anbud. Direktupphandling är t illåtet om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. 48 Som ett exempel på synnerliga skäl nämner lagtexten synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande enheten. Det bör fram- hållas att direktupphandling inte innebär att avsteg får göras från affärs- mässigheten. Sålunda bör även vid direktupphandling den lägsta kostnaden eller bästa kvaliteten eftersträvas. Därför bör prisjämförelser och andra undersökningar om möjligt genomföras. 4.2.2Vad skall förfrågningsunderlaget innehålla ? Reglerna om förenklad upphandling utgår från att den upphandlande enheten liksom vid öppen, selektiv och förhandlad upphandling tagit fram ett frågningsunderlag. Ett väl genomarbetat och väl strukturerat förfråg- ningsunderlag medför erfarenhetsmässigt att man undviker svårigheter vid anbudsprövning och kontraktsskrivning samt tillämpningsproblem . 48 Beträffande lågt värde har NOU uttalat att ett basbelopp för varor och enklare tjänster kan vara lämpligt. För vissa konsulttjänster kan två basbelopp a ccepteras NOU info april 94. Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen Om ett anbud kan komma att antas utan föregående förhandling skall detta framgå av förfrågningsunderlaget. Dessutom skall anges att anbud skall lämnas skriftligt och att anbud som lämnas genom telegram eller telefax omgående skall bekräftas skriftligt. I annonsen eller skrivelsen skall enligt 6 kap. 5 § också anges den dag då anbud senast skall ha kommit in. Detta bör lämpligen även framgå av förfrågningsunderlaget. Denna dag skall bestämmas så att anbudsgivare ges skälig tid att lämna anbud. Någon i lag föreskriven minsta anbudstid finns inte när det gäller förenklad upphandling. Vad som är skälig tid får avgöras från fall till fall. Den dag t.o.m. vilken anbud skall vara bindande skall också anges. Av förfrågningsunderlaget skall också framgå på vilket sätt anbudsgivaren kan lämna upplysningar som skall ligga till grund för den formella leverantör- skontrollen enligt 6 kap. 9 § . Det finns inga detaljerade regler för hur ett förfrågningsunderlag skall vara utformat. Utgångspunkten är dock likabehandlingsprincipen som innebär att alla leverantörer skall ha samma information för att kunna behandlas rättvist. En ändring av förfrågningsunderlaget som bara kommer anbudsgivare till del kan anses vara ett brott mot likabehandlingsprincipen, gentemot de som valt att inte lämna anbud därför att det krav som ändrats var omöjligt att uppfylla. I förfrågningsunderlaget skall anges de krav som måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna antas, s.k. skall-krav. Ett anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav får inte antas. Ett skall-krav får inte heller ändras till ett s.k. bör-krav. En upphandlande enhet skall enligt 6 kap. 12 § anta antingen det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga eller det anbud som har lägst anbudspris. Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet skall den upphandlande enheten ta hänsyn till samtliga omständigheter såsom pris, leveranstid, driftkostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan m.m. Enheten skall i förfrågningsunderlaget eller i annonsen om upphandling ange de omständigheter (bedömningsgrunder, utvärde- 49 I en dom meddelad av länsrätten i , mål nr 271- 95 fann länsrätten att en upphandlande enhet genom att ändra skall-vilkor till bör-villkor brutit mot 1 ka p 4 § . Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen ringskriterier) som den tillmäter betydelse. Omständigheterna skall om möjligt anges efter angelägenhetsgrad, med den viktigaste först. Enligt för offentlig upphandling (NOU) skall bestämmelsen läsas restriktivt. Endast när det inte är möjligt att redan i annonsen eller förfrågningsunderlaget ange någon rangordning får man avstå från detta. Det är NOU:s uppfattning att ra ngordningen emellertid måste ha gjorts av den upphandlande enheten innan anbuden skall jämföras. För att åstad- komma en rättvis jämförelse av anbuden krävs ofta också någon form av viktning och betygssättning av kriterierna. För att anbudsgivarna skall kunna lämna så ändamålsenliga anbud som möjligt, är det angeläget att en sådan viktning och betygssättning framgår av förfrågningsunderlaget. För en upphandlande enhet kan det ofta vara nödvändigt att göra klart för sig hur rangordning, viktning och betygssättning skall ske, innan förfrågnings- underlaget slutligen utformats. Härigenom tvingas enheten att tänka igenom vad som är nödvändigt och viktigt för den aktuella upphandlingen. Vid förenklad upphandling infordras enligt 6 kap. 4 § skriftliga anbud genom annons eller skrivelse. Varje upphandlande enhet avgör själv vilken annonsering eller vilket utskick av skrivelser som i varje enskilt fall bäst överensstämmer med huvudregeln om affärsmässighet. För att kunna handla affärsmässigt krävs att den upphandlande enheten skaffar sig kunskap om marknaden. Inom t.ex. äldreomsorgen har de senaste årens utveckling medfört att antalet anbudsgivare ökat kraftigt vid konkurrensutsättningar. Lagen innehåller inga bestämmelser om hur många eller vilka tidningar man skall annonsera i. Detta får bedömas från fall till fall. Kravet på affärsmässighet och objektivitet kan ibland föranleda att annonsering bör ske även i rikstidningar och inte begränsas till lokala tidningar. Någon annonsering i databasen krävs inte. Inget hindrar dock att den upp- handlande enheten använder sig av detta hjälpmedel eller andra media för att om möjligt få flera anbud. Lagen innehåller ingen föreskrift om hur många leverantörer som skall inbjudas genom skrivelse. Som en konsekvens av kraven på affärsmässighet och objektivitet får den upphandlande enheten inte vända sig till endast en leverantör om det finns flera tänkbara. ger här den upphandlande enheten stor frihet att välja vilka leverantörer som skall tillfrågas under 50 NOU info sammanställningen 1996, s. 20. Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen förutsättning att vederbörlig hänsyn tas till konkurrensmöjligheter, affärs- mässighet och konkurrens. 51 Finns det endast en tänkbar leverantör krävs ändå att den upphandlande enheten infordrar anbud och utformar ett för- frågningsunderlag. Det är således inte heller i denna situation tillåtet att sluta avtal direkt med en leverantör utan anbudsförfarande. Enligt 6 kap. 6 § har en leverantör som inte särskilt tillfrågats rätt att på begäran få förfrågningsunderlaget på samma villkor som andra leverantörer. Detta innebär t.ex. att om de tillfrågade leverantörerna fått förfrågningsunderlaget utan kostnad skall även den som inte särskilt tillfrå- gats få det utan kostnad. Om han lämnar in ett anbud skall anbudet prövas på samma villkor som alla andras. 4.2.5 Mottagande och öppnande av anbud Försändelser med anbud skall enligt 6 kap. 7 § , efter anbudstidens utgång, öppnas vid en förrättning där minst två av den upphandlande enheten utsedda personer skall delta. Personerna är i regel anställda hos den upphandlande enheten men inget hindrar att en konsult utses att delta i förrättningen. Om upphandlingen angetts innefatta förhand- ling får försändelserna öppnas utan en förrättning. Oavsett om anbuden öppnas vid en förrättning eller inte skall de i normalfallet öppnas . Om det finns synnerliga skäl kan de öppnas allt eftersom de kommer in. Anbuden skall föras upp i en förteckning, som skall bestyrkas av dem som deltar i förrättningen. 4.2.6Anbud skall ha kommit in i rätt tid För att ett anbud skall få prövas måste det ha kommit in inom den tid som anges i förfrågningsunderlag, annons eller skrivelse. Något utrymme för att bedöma orsaken till att ett anbud kommer in för sent finns inte. Ett för sent inkommet anbud får inte antas. Insändande av handlingar sker på avsändarens risk. Förvaltningslagen (FL) innehåller regler för när en handling, till ex- empel ett anbud, skall anses ha kommit in till en myndighet (en upp- 51 Länsrättens i dom , mål nr Ö 1615-94. Vid en förenklad upphandling av begravningsbyråtjänster godtog länsrätten att den upphandlande enheten endast tillfrågat fem leverantörer trots att det fanns många fler tänkbara leverantörer. Svenska regler som styr den offentliga upphandlingen handlande enhet som inte är en myndighet, t.ex. ett kommunalt företag, bör tillämpa motsvarande regler). För statliga och privata bolag som omfattas av saknas motsvarande regler. LOU:s regel om anbud per telefax, telegram eller e-post Om ett anbud per telefax, telegram eller e-post52 anlänt till den upphandlan- de enheten före anbudstidens utgång har det kommit in inom anbudstiden. Detta förutsätter dock att telefaxet, telegrammet eller e-posten bekräftas omgående genom en egenhändigt undertecknad handling. Om anbudsgivaren avser att sända det skriftligen bekräftade anbudet per post innebär kravet att en skriftlig bekräftelse skall ha avlämnats för postbefordran genast sedan telefaxet, telegrammet eller e-posten är avsänd. Någon ytterligare tid för att arbeta med anbudet kan således inte accepteras av den upphandlande enheten.53 Den upphandlande enheten är skyldig att pröva alla anbud som har kommit in i rätt tid och godkänts vid den formella granskningen och kontrollen. Även anbud som lämnats av icke tillfrågade leverantörer skall prövas om anbuden kommit in i rätt tid. Kvalificeringsfasen kan innefatta följande delmoment: 1)Formell granskning: Kontroll av att anbudsgivare fullgör sina åligganden avseende skatter och socialförsäkringar, fullgjort regist- reringsskyldighet och inte är på obestånd. 2)Prövning av anbudsgivarnas strukturella förutsättningar: Finan- siell och ekonomisk ställning, företagarkompetens och fackkompe- tens hos företagsledningen, nyckelpersoner och övriga personalre- surser i företaget m.m.