frsrdg · GN04Rr12 · 2000-01-01 00:00:00 — har på revisorers uppdrag genomfört en granskning av de nio stiftelser som bildades genom utskiftning av löntagarfondsmedel och den kulturvetenskapliga donationen till . Granskningen har omfattat en genomgång av vilka administrativa kostnader som är förknippade med dessa stiftelsers verksamhet. Detta har inkluderat en jämförelse av kostnader för beredning och bedömning av ansökningar. Syftet med granskningen har varit att göra en sammanställning av stiftelsernas kostnader för verksamheten . Vidare har en bedömning gjorts av vilka poster som bör ingå i en beskrivning av verksamhetens kostnader. Slutligen har relevanta nyckeltal tagits fram för att erhålla en jämförelse över tiden. I bilaga 3 redovisas resultatet av jämförelsen av nyckeltal. I granskningen har ingått att utreda hur verksamhetskostnaderna förändrats över tiden samt tänkbara förklaringar till dessa förändringar. Granskningen omfattar årsredovisningar för åren 1994/1995-1998 för samtliga stiftelser samt kompletterande information inhämtad från stiftelserna. I tabellen nedan framgår verksamhetens kostnader för , fördelat på kostnader för beredning och administrativa kostnader i enlighet med den resultatmodell konsulterna utarbetat. Stiftelsernas verksamhetskostnader (tkr) Verksamhetens kostnader Varav adm. (%) Varav beredningskostn. (%) Antal anställda SSF 25 149 16 770 (67) 8 379 (33) 14 MISTRA 14 406 12 465 (87) 1 941 (13) 6 24 741 16 332 (66) 8 409 (34) 23 STINT 10 955 7 866 (72) 3 089 (28) 6 Vårdal 11 717 10 502 (90) 1 215 (10) 6 Östersjöstiftelsen3 708 708 (100) - 01 SIIMELU4 538 538 (100) - 0 Framtidens kultur 8 079 7 379 (91) 700 (9) 4 Innovationscentrum 12 569 7 598 (60) 4 971 (40) 6 RJ(Kulturvet. donationen) 5 124 51242 (100) - 4 Källa: . Granskningsrapport bildade genom utskiftning av löntagarfondsmedel 1 har en kvarts sekreterartjänst 2Stiftelsen skiljer ej på beredningskostnader och övriga administrativa kostnader 3 har ingen egen beredning 4SIIMELU har ingen egen administration eller beredning. Redovisningen handhas av MISTRA Skillnaderna mellan stiftelserna beror på olika redovisningsmetoder och på de skillnader som finns mellan stiftelserna och deras verksamhet. Ett viktigt förhållande, som anger, är att det finns skillnader mellan stiftelserna avseende det antal ansökningar som beviljas, vilket ger en följdverkan på verksamhet och kostnader. Vid en jämförelse mellan stiftelserna bör man också ha i åtanke att en del stiftelser bedriver extern verksamhet i form av konferenser, tävlingar och andra aktiviteter (som i föreslagen resultatmodell innefattas under posten administrationskostnader). Exempelvis har STINT bedrivit extern verksamhet med motsvarande Likaså förekommer det att medel anslås till projekt som innefattas i det egna programområdet. Det tydligaste exemplet är av den egna lokalen vilket har genomförts som ett forsknings- och utvecklingsprojekt, "Det sunda kontoret". Enligt stiftelsen syftade projektet till att skapa en referensmodell för ett sunt och allergivänligt kontor samt att dokumentera processen i syfte att sprida kunskap och erfarenhet. Beredningskostnaderna inkluderar bl.a. arvoden för beredningsgrupper, köpta tjänster för beredningsgrupper (konsultkostnader) och övriga hänförliga kostnader (sammanträdeskostnader). I administrationskostnader ingår bl.a. personalkostnader (ex. löner, pension), lokalkostnader, kostnader för information och kostnader för redovisning och revision. Enligt konsulterna finns det en tydlig tendens att de administrativa kostnaderna inte ökar i samma takt som storleken på de anslag som beviljas. Relationen mellan storleken på kostnaderna och storleken på anslagen är inte linjär, vilket måste anses vara normalt. De administrativa kostnaderna för respektive stiftelse i förhållande till de medel som beviljats som bidragsanslag varierar kraftigt per stiftelse och år (se tabell 6.5.2). Administrationskostnader i förhållande till beviljade anslag (%) 1997 1996 SSF 1,6 0,8 1,0 MISTRA 5,8 9,6 1,8 1,3 1,2 2,7 STINT 8,2 1,4 3,7 Vårdal 9,1 7,9 8,6 Östersjöstiftelsen3 1,0 1,3 3,0 SIIMELU 1,7 2,8 4,2 Framtidens kultur 8,1 8,2 5,9 Innovationscentrum 8,1 7,9 8,3 RJ(Kulturvet. donationen) 3,6 4,3 5,9 Källa: . Granskningsrapport bildade genom utskiftning Nyckeltalet "administrativa kostnader/beviljade anslag" visar de administrativa kostnaderna för respektive stiftelse i förhållande till de medel som beviljats som bidrag eller lån (Innovationscentrum). och den miljöekonomiska stiftelsen vid () får låga värden på nyckeltalet, eftersom man inte har egna kansliresurser. De två största stiftelserna, SSF och , beviljar de största anslagen . Detta ger dessa stiftelser låga värden på detta nyckeltal. Om administrationskostnaderna däremot sätts i relation till antalet ansökningar uppvisar SSF det högsta värdet. Detta kan naturligen förklaras av storleken på de beviljade anslagen, som har ett högre snittvärde för SSF än övriga stiftelser. Nyckeltalet beredningskostnader i förhållande till beviljade anslag ger en bild av kostnader för beredning satt i relation till beviljade anslag (se tabell 6.5.3). Beredningskostnader i förhållande till beviljade anslag (%) 1997 1996 SSF 0,8 0,3 0,6 MISTRA 0,9 0,8 0,5 0,6 0,4 0,9 STINT 3,2 0,1 0,2 Vårdal 1,1 1,0 1,2 Östersjöstiftelsen1 - - - SIIMELU2 - - - Framtidens kultur 0,8 0,8 0,6 Innovationscentrum 5,3 6,0 6,6 RJ(Kulturvetenskapliga Donationen) 3 - - - Källa: . Granskningsrapport bildade genom utskiftning 1 Stiftelsen har ingen egen beredning 2 Stiftelsen har ingen egen beredning 3 Stiftelsen särskiljer ej beredningskostnader och övriga administrativa kostnader Beredningskostnader i relation till beviljade anslag påverkas om dessa kostnader fullt ut tas ut av stiftelsen i fråga eller om experter har ersättning från annan organisation eller institution. Innovationscentrum uppvisar ett värde som klart överstiger de övriga stiftelserna. Enligt står orsaken bl.a. att finna i att kostnaderna för beredningen, som utförs av externa experter, bärs fullt ut av stiftelsen själv. påtalar att man vid en genomgång av de olika stiftelsernas kostnader för respektive verksamhet har funnit avsevärda skiljaktigheter. MISTRA uppvisar enligt konsulterna generellt höga administrativa kostnader. För SSF påtalar man att lokalkostnader ökat avsevärt och uppgår till av de totala administrationskostnaderna. Dessa kostnader, tillsammans med övriga kontorsomkostnader, förefaller därmed ligga på en jämförelsevis hög nivå. Vidare påtalar konsulterna att lokalkostnader, köpta tjänster och beredningskostnader för förefaller höga. En ytterligare analys krävs dock för att avgöra om de är motiverade eller ej. Enligt visar en sammantagen bild av stiftelsernas kostnadsnivå att det finns kostnadsposter som förefaller höga. Utifrån tidigare erfarenhet från revision av organisationer av liknande slag anser att de granskade stiftelsernas kostnader för redovisning och revision i vissa fall kan ifrågasättas. Exempelvis uppvisar MISTRA, Innovationscentrum, och samtliga förhållandevis höga kostnader. Konsulterna påpekar att kostnaderna för redovisning och revision för uppvisar en avsevärd ökning över åren och att bakgrunden till kostnadsutvecklingen bör undersökas närmare. Pensionskostnaderna tycks också generellt ligga relativt högt. Enligt iakttagelser är Innovationscentrum och Framtidens kultur de stiftelser som framför allt kan uppfattas ha stora kostnader av detta slag. STINT har relativt sett låga pensionskostnader i jämförelse med de övriga. Av lagen om offentlig upphandling (, 1992:1528) framgår att lagens bestämmelser är tillämpliga på de stiftelser som bildades med löntagarfondsmedel. Enligt bestämmelserna betraktas stiftelser som upphandlande enhet i de fall kapital huvudsakligen har tillskjutits av staten eller om styrelsen till mer än halva antalet ledamöter utses av staten. Det medför att de aktuella stiftelserna i sin upphandling ska utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns och i övrigt genomföra upphandlingarna affärsmässigt. Vid intervjuer med stiftelserna uppger samtliga att man är medveten om att man är underkastad lagen om offentlig upphandling. Stiftelserna påpekar att man har upphandlat tjänster t.ex. för datorstöd, revision och kapitalförvaltning. , , Vårdal och Framtidens kultur uppger emellertid att vissa oklarheter rådde i början av stiftelsernas verksamhet. anger att man bedömde att man inte var underkastad lagens bestämmelser och stiftelsen genomförde ett antal stora upphandlingar utan att tillämpa . Efter den kritik som riktades mot stiftelsens bristande upphandling av konsulter för IT-satsningar i skolan, lät styrelsen stiftelsens revisorer granska detta. anger att man ser det som en självklarhet att lagens bestämmelser ska tillämpas. Upphandlingsbestämmelser och interna riktlinjer för upphandling har förts in i stiftelsens metodhandbok. 7 Samverkan mellan aktörer I flera stiftelsers stadgar framgår att verksamheten ska bedrivas i samverkan med andra aktörer och då i första hand med universitet och högskolor samt näringsliv. Detta gäller t.ex. SSF, MISTRA, och . I granskningen har frågan om samverkan mellan olika aktörer begränsats till erfarenheter av samarbete mellan främst stiftelserna och forskningsråden under , dvs. (), (), () och (). Vidare har förekomsten och behovet av samverkan mellan berörda departement och stiftelser berörts. Statsmakterna har i olika sammanhang uttryckt ett behov av samverkan mellan forskningsfinansiärerna. Exempelvis har angett att det är angeläget att möjligheterna till samverkan mellan forskningsstiftelser, forskningsråd och fakulteter utnyttjas för att grundforskningen ska kunna tillföras resurser, särskilt inom miljöområdet. har problemet med många aktörer uppmärksammats. I budgetförslaget för angav regeringen att tillkomsten av forskningsstiftelserna och deras ändamål och verksamhet har bidragit till att finansieringen av forskningen i i alltför hög grad är uppdelad på olika aktörer. Detta resulterar i överlapp i finansieringen, oklar ansvarsfördelning och svåröverskådlighet. Därmed tas möjligheterna att driva en forskningspolitik med ett rationellt utnyttjande av nationens samlade resurser inte till vara. I budgetpropositionen för understryker dock regeringen att stiftelserna och andra forskningsfinansiärer nått långt i sin gemensamma strävan att finna konstruktiva former för samarbetet. Samordning på projektnivå - ett mottagarperspektiv Forskare kan söka stöd från flera olika finansieringskällor. Detta ställer krav på en god samordning mellan olika forskningsfinansiärer för att undvika risk för överlappning och dubbelarbete. I enkätundersökningen ställdes frågan om hur stödgivningen samordnades mellan olika stödgivare. Av svaren framgår att det till stor del vilar på mottagaren av stöd att samordning kommer till stånd. I beredningen av insatser förekommer samarbete mellan stiftelserna och andra finansiärer. Exempelvis uppger att man har ett väl fungerande samarbete med framför allt forskningsråden vid beredningen av många ansökningar. har SSF finansierat projekt inom sex olika områden inom Teknikvetenskapliga forskningsrådets (TFR) område. TFR har haft ansvaret för beredning, utbetalning och uppföljning. Initiativet kom från SSF, mot bakgrund av nedskärningarna av forskningsrådens resurser. Stiftelsen och rådet har även gemensamt finansierat industridoktorandtjänster. Även här har TFR haft ansvaret för beredning, utbetalning och uppföljning. STINT anger att man har haft ett nära samarbete med forskningsråden i beredningsprocessen. arbetar stiftelsen med en egen beredningsorganisation och kommer därmed inte att använda forskningsrådens olika granskningsgrupper eller av dem föreslagna sakkunniga. Avsikten är enligt STINT att man härigenom bl.a. ska få ökade möjligheter till dialog mellan styrelse och beredningsorgan och en bättre kontroll över beredningsarbetet. Innovationscentrum samarbetar i beredningsprocessen med bl.a. , SUF () och . Framtidens kultur samarbetar i beredningsprocessen när det gäller kvalitetsprövningen av bidragsansökningar med , och samt företrädare för . 7.1 Stiftelsernas erfarenheter av samverkan med andra aktörer Stiftelsernas erfarenheter från samverkan med andra finansiärer är över lag goda. MISTRA uppger att samverkan förekommer med bl.a. , samt näringsliv inom programverksamheten. Enligt MISTRA är det stiftelsen som tar initiativ till samarbete. samarbetar med och olika forskningsråd och uppger att erfarenheterna från samarbetet är goda. Med forskningsråden har man speciellt täta kontakter. Också påpekar att man har ett betydande samarbete med de statliga forskningsråden, främst med , och (). Vårdal uppger att samverkan sker med andra forskningsfinansiärer bl.a. med MFR och Cancerfonden. Tillsammans har man bl.a. anordnat konferenser och mässor samt gett ut rapporter. Samarbetet har skett med olika inriktningar, där har stött nya områden. uppger att erfarenheter av samarbetet med myndigheter, organisationer och stiftelser är mycket gott. samarbetar exempelvis i större gemensamma program med och . Ett nära samarbete bedrivs med och regeringens delegation för IT i skolan när det gäller erfarenhetsspridning. Samråd förekommer även med näringslivsorganisationer inför större satsningar. Enligt leder samarbetet till effektivare medelsanvändning och till ett bra erfarenhetsutbyte. STINT uppger att man främst samarbetar med de organ som på olika sätt främjar internationalisering, exempelvis vissa privata stiftelser. uppger att samarbetet med andra forskningsfinansiärer är litet och sporadiskt. 7.2 Forskningsrådens erfarenheter av samarbete med stiftelserna Forskningsrådens erfarenheter från samverkan med stiftelserna varierar. En allmän uppfattning bland råden är att man, jämfört med stiftelserna, ska svara för bredden i forskningsverksamheten samt utgöra en form av kvalitetsgaranti i förhållande till stiftelserna. Stiftelserna som har ett omfattande kapital behöver inte ta hänsyn till sådana breda satsningar utan kan satsa stora belopp på färre projekt. () påpekar att samarbete med flera stiftelser förekommer och att erfarenheterna härifrån är goda. Enligt handlar det ytterst om att en vilja till samarbete finns. Med exempelvis MISTRA, STINT och RJ förekommer ett direkt samarbete. skulle mer direkta kontakter behöva att tas, eftersom man verkar inom likartade områden. Några direkta kontakter förekommer dock inte. Ett visst samarbete förekommer genom att både stiftelsen och deltar i det samarbete om IT som samordnas av Kommunikationsforskningsberedningen. () understryker att samarbetet med stiftelserna fungerar väl. När det gäller SSF fanns inledningsvis en viss otydlighet i stiftelsens roll visavi råden, något som har blivit väsentligt tydligare. () har ett samarbete med STINT, SSF och Vårdal. MFR anger att man har börjat hitta formerna för ett bra samarbete. En ökad integrering önskas dock som bl.a. skulle innebära en ökad koordinering av stiftelsernas respektive rådets roller och fler gemensamma initiativ. Enligt MFR är det viktigt att gemensamma mål utarbetas. () samarbetar främst med SSF. I samarbetet står SSF för finansieringen av projekt inom sex olika områden. TFR har ansvaret för beredning, utbetalning och uppföljning. 7.3 Kontakter mellan och stiftelserna Även om kontakterna mellan stiftelserna och departementen präglas av en viss försiktighet, utifrån stiftelsernas självständiga roll, förekommer en informell samverkan. Merparten av stiftelserna uppger att dessa kontakter har stärkts. Hur täta kontakterna med departementen är varierar mellan stiftelserna. uppger att man har ganska täta kontakter med Närings- och Utbildningsdepartementen. däremot uppger att kontakterna är nästintill obefintliga. SSF uppger att relationen till departementet fungerar väl och att informella kontakter förekommer på såväl en politisk nivå som mellan stiftelsens tjänstemän och tjänstemän vid departementet. Även MISTRA påpekar att kontakterna med fungerar väl. Dock är kontakterna inte särskilt frekventa. Stiftelsen efterfrågar ett större engagemang och intresse från sida. Framtidens kultur uppger att man har löpande kontakter med och att kontakter förekommer med såväl den politiska ledningen som tjänstemännen. Innovationscentrum uppger att kontakter mellan stiftelsen och vid behov tagits ömsesidigt. Man uppger också att departementets intresse för kontakter med stiftelsen successivt har ökat . STINT uppger att det förekommer kontakter mellan departement och stiftelsen när frågorna så påkallar och att kontakterna på det hela taget fungerar väl. STINT anser att båda parter torde vara betjänta av en kontinuerlig dialog för att hålla varandra informerade om verksamheter och planerade insatser eller förändringar. uppger att informella kontakter med departementet förekommer bl.a. i samband med större satsningar på mindre och medelstora högskolor, insatser för industriforskningsinstituten och IT i skolan. Vårdal uppger att gynnsamma och konstruktiva kontakter först har förekommit med departementen. Av stiftelsernas stadgar, dock ej för SSF och MISTRA, framgår att kopia av årsredovisning samt revisionsberättelse ska överlämnas till regeringen. Enligt stiftelserna sker inte någon återkoppling från departementens sida. uppger att man följer upp årsredovisningen samt diskuterar med Innovationscentrum vid behov, bl.a. beviljade lån och bidrag samt det egna kapitalet. I övrigt förekommer informella kontakter underhand inför nomineringar av styrelseledamöter. Enligt departementet finns dock intresse av att kontakten med stiftelsen stärks. Innovationscentrum är en tung finansiär på innovationsområdet och borde därmed ingå naturligt i diskussionerna om dessa frågor inom den statliga sfären, även om det är en stiftelse. Enligt är de formella kontakterna med stiftelserna kopplade till departementets ansvar att utse styrelseledamöter. Angående nomineringsförfarandet har departementet kontakter med stiftelserna rörande deras synpunkter på styrelsen. uppger att man tar del av årsredovisningarna på ett mer översiktligt sätt än för myndigheterna. Någon direkt återkoppling sker ej. Man anger att det är en miss i stadgarna att MISTRA och SSF inte ska lämna årsredovisning till regeringen. uppger att kontakter med MISTRA och den miljöekonomiska stiftelsens styrelser förekommer inför nomineringar av styrelseledamöter. Frågan om styrelsernas kompetens är av betydelse. Departementet uppger att man har beaktat frågan om den miljöekonomiska stiftelsens behov av stärkt ekonomisk kompetens inför utnämningen av den nya styrelsen. pekar på det organisatoriska samband som finns mellan Stiftelsen och den statligt finansierade kulturverksamheten genom att generaldirektören för ingår i stiftelsens styrelse. Departementet tar del av stiftelsens årsredovisning men någon återkoppling till stiftelsen görs inte. Man genomför inte heller någon mål- och resultatdialog. Enligt departementet är detta naturligt eftersom stiftelsen inte är någon myndighet och inte heller får anslag från statsbudgeten. påpekar att kontakter med förekommer på såväl politiker- som tjänstemannanivå. Inför nomineringen av den nya styrelsen inhämtades erfarenheter av den avgående styrelsen från ordförande och VD. 7.4 Behov av en mer formaliserad samverkan Av genomgången ovan framgår att informella kontakter och samverkan mellan stiftelserna och andra stiftelser, forskningsråd och departement förekommer i varierande grad. Flera stiftelser har påtalat att det därutöver finns ett behov av ett mer formaliserat samarbete. Exempelvis MISTRA har uttryckt ett önskemål om att regeringen tar initiativ till att bjuda in stiftelsen andra forskningsfinansiärer i syfte att diskutera gemensamma frågor. ställer frågan om man verkligen tillhör det officiella forskningsfinansieringssystemet. Om så är fallet anser stiftelsen att man borde bli kallad till eller vara representerad i något av de organ som regeringen har för forskningsfinansiärer. Forskningsråden samarbetar på olika sätt både när det gäller själva forskningsfinansieringen och i andra frågor. Frågor som berör flera forskningsråd tas upp i ett av råden och vissa andra myndigheter själva inrättat organ, . behandlar framför allt vissa arbetsfördelningsfrågor mellan råden och övriga berörda myndigheter. består av företrädare för Cancerfonden, (), (), (), (), (), , (), Skogs- och Jordbrukets forskningsråd (), Sida/SAREC och . Av de granskade stiftelserna ingår därmed enbart Jubileumsfonden. Arbetsgruppen för myndighetsorganisation för forskningsfinansiering har i rapporten finansiera forskning och utveckling till utbildningsministern förslagit att ett bildas. Detta forum föreslås ansvara för de forskningsstödjande myndigheternas samverkan och för att ta initiativ till forskningssatsningar. I rapporten föreslås också att externa finansiärer, såsom forskningsstiftelser, vid behov bör kunna samverka med och adjungeras till dess sammanträden. I rapporten konstateras att det finns vissa uppgifter som inte lätt låter sig hanteras inom någon enskild myndighet och där behovet av samverkan mellan alla eller flera myndigheter är uppenbart. Det viktigaste är att ta samlande initiativ när forskning som kräver full styrka och slagkraft förutsätter samverkan från flera av myndigheterna och eventuellt också från externa finansiärer. I rapporten anges att forskningsstiftelserna är nya och stora finansiärer av forskning och att den statliga myndighetsstrukturen bör utveckla systematiska former för överläggning och samarbete med dem. 8 Revisorernas överväganden och förslag Efter beslut om avveckling av löntagarfonderna bildades stiftelserna . Stiftelselösningen ansågs vara en flexibel och beprövad organisationsform för förvaltning och fördelning av forskningsresurser. Inrättandet gjordes i två omgångar. Beslutsunderlaget arbetades fram . Inrättandet av den första omgången stiftelser föregicks av en beredningsprocedur där förslag inhämtades från andra forskningsfinansiärer som exempelvis forskningsråden. För den andra omgången stiftelser gjordes beredningen i huvudsak inom . är ett privat rättssubjekt. Det medför att när staten bildar en stiftelse avsäger man sig ägandet och till viss del inflytandet över den egendom som avskiljs. Det är stiftelsens styrelse som har till uppgift att förvalta stiftelsens tillgångar i enlighet med stiftelsens stadgar. Stiftelsen som verksamhetsform medför naturligen speciella förutsättningar för en granskning och därmed begränsningar i revisorers möjligheter att presentera mer långtgående förslag som direkt rör de aktuella stiftelserna. Sedan stiftelsernas tillkomst har förändringar i lagstiftningen gjorts. Ändringarna i stiftelselagen (1994:1220) från innebär att regeringen, med undantag av vad som gäller stiftelsernas ändamål, kan ändra eller upphäva stadgar för de stiftelser som staten har bildat. Regeringen utser numera samtliga ledamöter i stiftelsernas styrelser. De löntagarfondsbildade stiftelserna omfattas även av offentlighetsprincipen. Härigenom har allmänheten givits en möjlighet till insyn i och kontroll av stiftelsernas verksamhet. Vid stiftelsernas tillkomst (inklusive den kulturvetenskapliga donationen till ) avsattes av löntagarfondsmedlen som stiftelsernas kapital. uppgick värdet på stiftelsernas kapital till . Stiftelsernas kapitalplaceringar har gynnats av den starka börsutvecklingen och stiftelserna har därmed blivit alltmer betydelsefulla som finansiärer. Utöver de statliga insatserna för forskning och utveckling på ca , bidrog stiftelserna med . Vid bildandet av stiftelserna bedömde regeringen den totala tiden för stiftelsernas livslängd till . angav att dessa tidsramar skulle ses som riktmärken och att stiftelsernas verksamhet med en framgångsrik förmögenhetsförvaltning borde kunna utsträckas . Vidare angav regeringen vid bildandet att den finansiering stiftelserna bidrar med inte är något staten avser överta ansvaret för, sedan stiftelserna i vissa fall slutfört sitt uppdrag.