frsrdg · GN04JO1 · 2000-01-01 00:00:00 — Förnyad remiss gavs till universi-tetsstyrelsen och i en till remissen fogad promemoria angavs att de av anförda kla-gomålen rörde en ny begäran om att få ta del av handlingen i fråga och att det där-för inte var tillfredsställande att endast hänvi-sade till sitt remissvar i det tidigare ärendet utan att vidta några utredningsåtgärder beträffande nu påstådd underlåtenhet. Vidare angavs att särskilt skulle yttra sig i frågan om den begärda handlingen fanns i behåll hos och om så inte var fallet ange orsaken till detta. Universitetsstyrelsen inkom därefter med yttrande, vari anfördes bl.a. föl-jande. konstaterar i sitt yttrande, rektors beslut , att Berg-ströms begäran om att få ta del av en av studenter inlämnad gemensam kursutvärdering handlagts på ett felaktigt sätt. Av yttrandet framgår också att studierektorn som stöd för sitt agerande utgått från den praxis som til-lämpas vid vad avser kursutvärderingar. Vidare framgår att den redogörelse som lämnats av studierektorn till prefekten, dnr 1, utgör det samlade skriftliga material som finns att tillgå vid myndigheten i det aktuella ärendet. har i skrivelse till JO redogjort för de handlingar som uppvisar på hans, eller annan persons, begäran om att få ta del av , dnr 1. Vidare begär att JO utreder förhållande som rör handlingen från studenterna, daterad 951207. Beträffande handläggningen av begäran konstaterar att den beskrivning som framgår av skrivelse till JO är korrekt, nämligen att när han begärt att få ta del av , dnr 1, har utlämnats den handling som finns i diariet och som även utgör underlag för JO:s tidi-gare ställningstagande. har även upplysts om att detta är det samlade material som finns att tillgå i det aktuella ärendet. Vad avser hanteringen av den handling som ursprungligen lämnades in till vill uni-versitetet göra följande förtydligande. har i samband med förra JO-an-mälan redogjort för att den berörda studierektorn behandlat den av studenterna inlämnade kursut-värderingen i enlighet med praxis vad avser hantering av kursvärdering. Universite-tets praxis vad avser arkivering är att kursvärderingar, efter sam-manställning, gallras i enlighet med RA-FS 1991:6 medan sammanställ-ningen arkiveras. Det material, i det nu aktuella ärendet, som finns arkiverat och diarieförts vid myndigheten är således det material som utlämnats till (, dnr 1), dvs ursprunglig skrivelse in extenso exklu-sive namnunderskrifter. Den ursprungliga handlingen, kursvärdering undertecknad av 29 av de 34 närvarande studenterna, existerar således inte, eftersom den av studierektorn på ett felaktigt sätt gallrats med hänvis-ning till praxis vad avser kursvärderingar. har också i tidigare yttranden redogjort för vilka handlingar som finns att tillgå vid myndigheten i det aktuella ärendet. Av dessa redogörelser framgår att den nu efterfrågade skrivelsen inte återfinns bland dessa hand-lingar. Som tidigare nämnts har i svar medgett att univer-sitetet hanterat den av studenterna inlämnade kursvärderingen 1995- 12-07 på ett felaktigt sätt samt att denna skrivelse borde ha hanterats som en till myndigheten inkommen handling. Av detta följer också att univer-sitetet är väl medvetet om att det beslut om gallring som fattats av studierektorn inte har stöd i gällande bestämmelser. anser således att den kritik som av JO riktats mot universite-tets handläggning av begäran är helt motiverad och korrekt och givetvis också skall gälla det felaktiga gall-ringsbeslutet. Avslutningsvis vill påpeka att man fortsatt med att utbilda och informera chefer och övriga berörda i frågor beträffande allmän handling, diarieföring, arkivering m.m. JO tog del av den redogörelse som studierektorn inlämnat till prefek-ten, dnr 1. I beslut anförde stf. Genom den företagna utredningen kan konstateras att den av efterfrågade handlingen inte längre finns i behåll. Som framgått redan av JO:s beslut i det tidigare ärendet var handlingen i fråga att anse som allmän. Det är självfallet av grundläggande betydelse för upprätthållan-det av offentlighetsprin-cipen att sådana handlingar bevaras hos den myndighet till vilken de inkommit eller upprättats. En myndighet får inte förstöra eller förvanska allmänna hand-lingar efter eget fritt skön. Hur en myndighet skall förfara med de allmänna hand-lingar som förvaras där regleras i bl.a. arkivlagen (1990:782) och arkivförord-ningen (1991:446). Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser bl.a. rätten att ta del av allmänna handlingar (3 § tredje stycket ar-kivlagen). Enligt 10 § arkiv-lagen får allmänna handlingar gallras, men detta får ske endast i enlighet med föreskrifter eller beslut av , om inte särskilda gallringsföreskrifter finns i lag eller förordning. Av intresse i detta ärende är före-trädesvis föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, RA-FS 1991:6. I dessa föreskrivs i 2 § att en myn-dighet skall gallra ut allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Gallring får dock endast ske under förut-sättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. har i remissvaret medgett att åtgärden att gallra den efter-frågade handlingen varit felaktig. Trots detta och trots min uttryckliga begäran om en re-dogörelse för orsaken till att den begärda handlingen inte finns i behåll har univer-sitetet underlåtit att såväl ange de närmare omstän-digheterna runt den vidtagna åtgärden som tidpunkten för denna. Det är synnerligen ovanligt att en myndighet underlåter att lämna JO begärda upp-gifter. Jag kan inte tolka detta på annat sätt än att medvetet valt att utelämna vissa för myn-digheten ofördelaktiga uppgifter. Av remissvaret kan inte utläsas mera än att normalt och i enlighet med RA-FS 1991:6 gallrar ingivna kursvärderingar men att en sammanställning av dessa sparas. I detta fall har det emellertid inte upprättats I stället har studierektorn gallrat ut den handling som underskrivits av stu-denterna medan han sparat en likalydande på vilken namnunderskrifterna bortta-gits. Detta förfaringssätt tyder på att handlingen inte har bedömts vara av vare sig tillfällig eller ringa betydelse för myn-dighetens verksamhet. Som nämnts ovan är det för mig ännu obekant den felaktiga gallringsåtgärden vidtogs. Det sätt på vilket besvarat remissen ger mig emellertid på goda grunder skäl att anta att handlingen i fråga gallrades efter det att gjort sin framställning och i syfte att undvika att denne eller någon annan utomstående skulle få ta del av den. en myndighet tar ställning till om en handling skall lämnas ut eller ej och i avvaktan på en eventuell överprövning av ett avslagsbeslut får den efterfrågade handlingen givet-vis inte förstöras. Genom den vidtagna åtgärden har betagit hans grundlagsfästa rätt att få saken prövad i domstol. hand-lande är oacceptabelt och visar på en bristande respekt för regelsystemet på områ-det. har i sitt remissvar inte heller närmare redogjort för hur förnyade begäran om att få ta del av den aktuella handlingen har han-terats. Det finns emellertid inte anledning att anta annat än att inte heller erhållit ett formellt avslags-beslut. Jag finner därför anled-ning att på nytt påminna om bestämmelserna i 2 kap. TF och 15 kap. 6 och 7 §§ SekrL. Det förtjänar även att klargöras att rätten till ett formellt av-slagsbeslut med överklagande-hänvisning föreligger oavsett vilken avslagsgrund som åberopas och alltså även om avslaget grundas på att den efterfrågade hand-lingen inte finns i behåll hos myndigheten. kan inte undgå att kritise-ras för sin under-låtenhet även i dessa avseenden. Jag vill avslutningsvis uppehålla mig något vid hantering av ärendet i förhållande till . Denna har enligt min mening präglats av noncha-lans. I sitt remissvar i det nu aktuella ärendet har univer-sitetet anfört att man redan i tidigare yttranden redogjort för vilka handlingar som finns att tillgå vid myndig-heten i det aktuella ärendet och att det av dessa redogö-relser skulle framgå att den nu efterfrågade skrivelsen inte återfinns bland dessa hand-lingar. Jag ställer mig frågande till detta påstående. Jag har gått ige-nom samtliga skrivelser med bilagor i det tidigare ärendet. Det kan konstateras att däri angett att studierektorns redogörelse av utgör det samlade skriftliga material som finns att tillgå i ärendet. Av nämnda redogörelse framgår dock inte mera än att den av studenterna inlämnade kursvärderingen, utan signering, har vidarebefordrats till berörd lärare. Vad som hänt med den ursprungliga hand-lingen, dvs. den med underskrifterna i behåll, berörs inte i redogörelsen. Först i remissvar i det nu pågående ären-det och efter uttrycklig begäran från har angett att hand-lingen i fråga felaktigt har gall-rats. Självfallet borde detta uttryckligen ha angetts i remissvaret i det ursprungliga ärendet. underlåtenhet att lämna full-ständiga upplysningar har med-fört att min möjlighet att vidta eventuella discipli-nära åtgärder mot befattnings-havare vid har begränsats. Detta är mycket otillfredsställande. Jag vill i sammanhanget på nytt erinra om dess grundlagsenliga skyldig-het att tillhandagå ombuds-män med de upplysningar som de begär, och jag vill särskilt poängtera att jag finner uni-versitetets besvarande av JO:s re-misser klart anmärk-ningsvärd. Vad anfört i sitt bemötande av remissvaret föranleder inte något ytterligare uttalande från min sida. Med den allvarliga kritik som innefattas i det ovan anförda avslutas ärendet. Lärare har genom en elev förmedlat ett brev till dennes målsman inne-hållande känsliga upp-gifter om eleven. Förfarandet har ansetts olämpligt (Dnr 826-1997) I en anmälan till JO anförde B.P. klagomål mot en lärare vid i kommun för hennes agerande i ett ärende rörande hans dotterson E. I anmälan anfördes bl.a. följande. E. kom hem från skolan med ett brev från läraren. Brevet var lagt i ett kuvert adresserat till E:s moder . Kuvertet kunde utan svå-righet öppnas och återförslutas. I brevet påstod läraren att E. sannolikt led av en viss sjukdom (Aspergers syndrom) och ville ha moderns tillstånd att förklara för E. vad det var för fel på honom. Eftersom E. inte var utredd vare sig av läkare eller psykolog blev E. och E:s moder mycket kränkta av lärarens påstående. Dess-utom borde brevet ha sänts med posten direkt till modern. Sedan E. kom hem med brevet har han ofta uttalat att läraren inte skulle tycka om honom, varför det finns skäl att anta att E. kan ha öppnat och läst brevet. - Till JO-anmälan hade kuvertet och en sida av det aktuella brevet fogats. Efter utredning anförde JO i beslut följande vad avsåg lärarens åtgärd att sända brevet med eleven. Det ligger ett betydande värde i att skola och föräldrar håller nära kontakt i frågor som gäller eleverna och att ett informationsutbyte sker mellan skolan och hemmet. Förutom bestämmelsen i 7 kap. 2 § grundskoleförordningen (1994:1194) om de s.k. utvecklingssamtalen finns inte närmare reglerat på vilket sätt skolan skall kommunicera med föräldrarna. Av utredningen framgår att kontakten mellan läraren vid och E.B. skett genom skriftliga meddelanden som skickats mellan skolan och hemmet med E. som budbärare. Några invändningar mot detta förfaringssätt kan inte resas, i vart fall så länge det endast rör sig om meddelanden av mer allmän karaktär så-som information om föräldramöten etc. Vad beträffar det i ärendet aktuella brevet är det min uppfattning att det inte kan betraktas som något sådant meddelande av allmän karaktär. Brevet innehöll uppgifter om E:s personliga förhållanden och berörde frågor som diskuterats vid elevvårdskonferenser rörande honom, dvs. uppgifter som med utgångspunkt från normala värderingar kan betraktas som känsliga. Såvitt framkommit i ärendet var E. själv ovetande om att diagnosen As-pergers syndrom nämnts i diskussionerna kring hans problem. Då det inte kan uteslutas att E. skulle ta mycket illa vid sig om han fick del av innehållet i brevet och det ju vidare fanns en viss risk att brevet kunde komma i orätta händer, anser jag att det var olämpligt att skicka just detta brev med pojken. Det har funnits andra möjligheter att kontakta modern i ärendet, t.ex. per telefon. Handlägg-ningen av dels ett bygglovsärende, dels en begäran om utfående av hand-lingar (Dnr 1217-1997) och framförde kritik mot i rörande handläggningen i olika avseenden av ett ärende om bygg-lov för uppförande av ett plank på en grannfastighet. Makarna hävdade därvid att bygglovet meddelats på ett otillräckligt och missvisande underlag, att til-lämpliga bestämmelser i (1987: 10), PBL, inte följts, att de inte fått tillgång till handlingar samt att hand-läggningen allmänt präglats av non-chalans och bristande opartiskhet. I anmälan uttalades bl.a. följande: "I våra undersökningar runt BN´s märkvärdiga handläggning av detta bygglovsärende har det visat sig vara svårt eller omöjligt att få tillgång till handlingar som borde vara offentliga. Bl a har vi trots flera skrift-liga begäranden inte fått tillgång till grannarnas bygglovsansökan, information om vilka politiker som medverkat i bygg-lovsbeslutet, bevis på att grannarna förelagts att avlägsna den byggnation för vilken inte givits bygglov (4 m insynsskydd)." Sedan anmälan remitterats till över handlägg-ningen av bygglovet och vad som anförts i anmälan rörande framställningarna om utfående av handlingar framförde nämnden följande (bilagorna uteslutna här). På rubr fastighet har lämnats ett bygglov för uppförande av plank, bygg-nadsnämndens beslut , § 270. Ansökan om bygglov inlämnades . Berörd granne, och på fastigheten 4, bereddes enligt förvaltningslagen tillfälle att yttra sig över bygglovansökan. Ett sådant yttrande inkom till , varvid ma-karna motsatte sig byggande av planket. Här anfördes servituts-frågan som ett argument, se ytterligare nedan angående denna del. Vidare framfördes att avståndet till tomtgräns från garageinfarten endast var 5 me-ter, varför infart genom att svänga ansågs omöjlig. Verkliga av-ståndet är dock , som kan jämföras med normala måttet på all-männa parkerings-platser , något som enligt parkeringsnormer kan minska om parkeringsplatsens bredd utökas något. Yttrandet från makarna bifogas. Se speciellt deras kommentar angående överklagande mm ovanför underskriften. Hantering enligt PBL 8 kap 22 § har härmed skett på ett fullt normalt sätt. beslutade trots inlagan enligt ovan att bevilja bygglov. Makarna fick del av beslutet, något som framgår av protokollet, som bifogas till JO. De fick vidare del av överklagandehänvisning enligt . Utöver detta har de på begäran fått del av de handlingar i servitutsfrågan som finns i arkiv. Under rubriken "tillgång till offentliga handlingar" finns 3 punkter som vi vill kommentera enligt följande: "Grannarnas bygglovansökan" - erhölls i samband med den kommuni-kation som beskrivits i ovanstående. "Information om vilka politiker som medverkat i bygglovbeslutet" - framgår som alltid av protokoll, som naturligtvis är of-fentlig handling. De erhöll protokollsutdrag efter justering. "Bevis att grannarna förelagts att avlägsna den byggnation för vilken inte givits bygglov (4 m insynsskydd)" - Det finns enligt vår mening ingen bygglovpliktig byggnation, som ej fått bygglov. Det som benämns insyns-skydd av klaganden är antagligen en öppen pergolakonstruktion som ej är bygglovpliktig. Sedan och getts tillfälle att kommentera remissvaret vidhöll de att de inte fått del av grannarnas bygglovsansökan och inte heller den begärda informationen om vilka politiker som deltagit i beslutet om det aktuella bygglovet. I en ytterligare skrivelse framförde makarna bl.a. följande: "De som vi nu kan tro samtliga dokument vi nu slutligen har fått tillgång till 971120 efter ett flertal skriftliga begäranden utan resultat, ger en bild av en okunnig, omotiverad och partisk handläggning av ett bygglovsärende med brottsliga inslag och med en negativ konsekvens för oss som närmar sig mil-jonbelopp. Vi har anledning tro, att det är denna genans för stadsbyggnadskontor och byggnadsnämnd som är orsaken till vår svårighet att från dem få tillgång till handlingar som berör oss och som är offentliga." I en ny remiss till infordrades yttrande över vad som anförts om att tillgång till samtliga handlingar rörande ansökan om bygglov för plank erhållits . Nämnden svarade i denna del följande (bilagan utelämnad här). har inte undanhållit någon ritning. Det finns inte - så vitt vi vet - någon annan ritning än den som kallar "A4-typ-skiss", den som de även skriver att de erhållit tidigare. Bygglovet är alltså ett helt annat avslutat bygglovärende, som inte har med det nu aktuella bygglovet för tillbyggnad av plank att göra. Huruvida grannarna, de bygglovsökande, använt samma situationsplan som 1988, och tagit bort texten om godkännande med reservationer kan vi inte bedöma, och har vi heller ingen anledning att bedöma. För det nya bygglovet bedömdes enbart handlingar hörande till detta ärende. Vi bi-fogar kontorets tjänsteskrivelse till inför beslut i bygg-lovfrågan, av vilken framgår att det faktum att makarna motsatt sig bygglov var redovisat i beslutshandlingarna, som för övrigt i sin helhet fanns tillgängliga vid nämndens sammanträde. och kommenterade det senare remissvaret enligt bl.a. följande. BN hävdar, att inte har undanhållit någon ritning - "det finns inte någon annan ritning än den som kallar A4-typ-skiss". Två stycken nedanför nämner man situationsplanen. Det är denna situa-tionsplan och grannarnas bygglovsansökan som vi inte fick tillgång till förrän 971120 med följebrev daterat 971119. Vi har tidigare till er översänt denna situationsplan. Att vi alls fick dessa två länge efterfrågade dokument beror på, att BN i sin skrivelse i överklagandeärendet datum 971104 till länsrätten säger: "I ansö-kan om bygglov fanns ansökningsblankett, teknisk beskrivning, bygganmä-lansblankett, situationsplan och en detaljritning med beskrivning". Hänvisande till denna uppräkning fick vi alltså till slut handlingarna 971120. Handlingarna existerar alltså, men redovisar inte korrekt vad som byggts, inte rätt höjd på planket, inte insynsskärmen (se nedan under nya uppgifter) och inte något om läget för vårt garage och dess infart. Till sitt yttrande fogade makarna ett antal handlingar, bl.a. ett bygg-nadsnämndens beslut rörande fråga om bygglov för en på grannfastigheten uppförd pergola. I beslut anförde JO Lavin följande. JO:s granskning av myndigheter och deras befattningshavare är av rättslig art och avser främst myndigheternas tillämpning av gällande förfaranderegler. Jag vill därför inledningsvis understryka att det inte ankommer på JO att överpröva myn-digheternas ställningstaganden i de sakfrågor de har att avgöra. Jag går sålunda inte in på någon bedömning av och anmälan till den del den avser beslut att bevilja bygglov för uppförande av plank på den aktuella grannfastigheten. Den sakliga bedömningen av riktigheten härav är en fråga som skall prövas inom ramen för det ordinarie överprövningsförfarandet. Berörda sak-ägare som anser att det finns felaktigheter i beslut har möjlighet att påpeka detta i samband med överkla-gande av beslutet. JO kan varken upphäva eller ändra beslut av myndigheter eller i övrigt ingripa i sak i enskilda ärenden. - Av utredningen i ärendet framgår att ma-karna överklagat det aktuella beslutet. handläggning av bygglovsärendet ger anledning till följande uttalanden från min sida. Enligt 8 kap. 22 § PBL skall , innan lov lämnas, genom under-rättelse bereda kända sakägare m.fl. tillfälle att yttra sig över ansök-ningen om åtgärden, såvitt här är i fråga, innebär en avvikelse från detaljplan (stadsplan). Det ligger därvid i sakens natur att den sökta åtgärden på ett riktigt sätt skall framgå av de handlingar som skickas till sakägarna. I förevarande ärende har framkommit att makarna beretts tillfälle att yttra sig, och också gjort detta, innan lovbeslutet meddelades. I remissvaret sägs: "Hantering enligt PBL 8 kap 22 § har härmed skett på ett fullt normalt sätt." och har emellertid påstått - och detta påstående styrks av utredningen - att de under beredningen av lovärendet gavs tillfälle att yttra sig över en enda handling, en "typskiss". Genom utredningen har framkommit att det fanns flera handlingar, bl.a. själva ansökningen (på ansökningsblankett) och en situationsplan. Det får förmodas att det hade varit till fördel för makarna vid deras bedömning av lovansökan att ha tillgång även till dessa handlingar. Huruvida denna brist i kommunikationsförfarandet haft sådan betydelse för ut-gången i bygglovsärendet att beslutet inte är lagenligt har kunnat bli föremål för prövning i ordinarie instans och jag lämnar därför frågan. Makarna har uppgett att de i ungefär försökt få tillgång till vissa handlingar, innan dessa utlämnades med följebrev daterat . Trots särskild remiss i denna fråga har byggnads-nämnden inte gett något som helst svar på detta påstående, vilket i sig är anmärkningsvärt. Det remissvar som lämnats tyder närmast på att inte förstått innebörden av påståendet. Detta föranleder följande uttalande. Framställningar från makarna om att få kopior av handlingar i bygg--lovsärendet i tiden efter bygglovsbeslutet har varit att betrakta som framställ-ningar enligt tryckfrihetsförordningen (TF) om att få ta del av allmänna hand-lingar. /förvaltningen har således haft att handlägga framställningarna en-ligt främst bestämmelserna i 2 kap. 12-14 §§ TF samt 15 kap. 6 och 7 §§ sekre-tesslagen (1980:100). Bestämmelserna innebär i huvudsak följande. En allmän handling som får lämnas ut - och som alltså inte omfattas av någon sekretessbestämmelse - skall på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. Denne har även rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden härav är att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som begäran har gjorts. Någon eller några dagars för-dröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndig-heten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och i så fall offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställ-ningen t.ex. avser eller fordrar genomgång av ett omfattande aktmaterial. En begäran om att få ta del av en allmän handling skall göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Svarar en viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handling, ankommer det på denna befattningshavare att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till enskild. I tveksamma fall skall han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Vägrar han att lämna ut en handling eller lämnar han ut hand-lingen med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, skall han, om sökanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta och att be-slut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas. - Den enskilde har således rätt att få ett överklagbart beslut om den handling han begärt att få del av inte kan lämnas ut till honom. Denna rätt tillkommer honom oavsett anledningen till att handlingen inte kan lämnas ut och gäller alltså även i det fall att handlingen inte finns hos myndigheten. Såvitt jag förstått saken, har makarna vid ett flertal tillfällen efter det att bygglovsbeslutet i fråga meddelats begärt att få ta del av samtliga handlingar i ärendet och vid alla tillfällen fram till fått beskedet att "någon handling inte undanhållits". Detta besked torde, som framgått, för det första ha varit direkt felaktigt.