frsrdg · GN04JO1 · 2000-01-01 00:00:00 — En skattskyldig skall nämligen inte behöva räkna med att de uppgifter som han lämnat i en deklaration eller som komplettering till en sådan används för andra ändamål än de uppgifterna är avsedda för. Denna aspekt blir enligt RSV:s uppfattning än mer accentuerad när - som i detta fall - uppgifterna inte hämtats ur ett beskatt-ningsärende avseende den anställde själv utan tredje man, låt vara med anknytning till den anställde. - Enligt verkets uppfattning ingår all beskatt-ningsverksamhet vid en skattemyndighet i ett och samma verk-sam-hets-område. har kommenterat RSV:s remissvar. Enligt 9 kap. 1 § första stycket sekretesslagen (1980:100) gäller sekretess i myndighets verksamhet, som avser bestämmande av skatt eller som avser taxering eller i övrigt fastställande av underlag för bestämmande av skatt, för uppgift om enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden. Av andra stycket i samma paragraf framgår att med skatt avses bl.a. omsättningsskatt. Gäller sekretess enligt sekretesslagen för uppgift som förekommer hos viss myndighet, får uppgiften enligt 1 kap. 3 § första stycket samma lag inte röjas för annan myndighet i andra fall än som anges i sekretesslagen eller i lag eller förordning till vilken sekretesslagen hänvisar. Vad som sägs om myndighet i första stycket - och i 1 kap. 5 §, 13 och 14 kap. samt i särskilda bestämmelser i sekretesslagen om överföring av sekretess mellan myn-dig-heter - gäller enligt stadgandets andra stycke också mellan olika verksam-hets-grenar inom samma myndighet, när de är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra. Syftet med regleringen i 1 kap. 3 § andra stycket sekretesslagen, såsom det anges i förarbetena (prop. 1979/80:2 del A s. 121 och KU 1979/80:37 s. 13) var att skapa en möjlighet att upprätthålla sekretess mellan enheter med olika verksamhet inom en och samma myndighet. Enbart uppdelningen på organisatoriska enheter inom en myndighet är emellertid inte ett tillräckligt kriterium för att sekretess skall kunna upprätthållas mellan olika verksamhetsgrenar (se m.fl., Sekretesslagen, En kommentar, och 1998 s. 1:7). Utvecklingen mot en mera samman-hållen syn på en myndighets verksamhet och den minskade diversifieringen torde medföra att reglerna i förevarande stycke i viss mån fått mindre aktualitet på det statliga området (se a.a. s. 1:8). I JO 1985/86 s. 320 uttalade JO Sverne att de olika verksamhetsgrenarna inom en socialförvaltning inte är att anse som självständiga i den mening som avses i 1 kap. 3 § andra stycket sekretesslagen om det inte är fråga om t.ex. hälso- och sjukvårdsverksamhet. I JO 1996/97 s. 474 var det fråga om försäkringskassas centralkontor och lokalkontor inom samma allmänna försäkringskassa kunde betraktas som självständiga verksamhetsgrenar i förhållande till varandra. I ärendet anförde jag att en försäkringskassas centralkontor, i vart fall i en situation som den förevarande, inte kan anses inta en sådan självständig ställning i förhållande till ett lokalkontor att 1 kap. 3 § andra stycket sekretesslagen skall tillämpas i fråga om överföring av uppgifter mellan kontoren. Detta ställningstagande motiverade jag bl.a. med att uppdelningen mellan centralkontor i förhållande till dess egna lokal-kontor primärt är geografisk. Det rör sig således inte principiellt om någon saklig uppdelning. Vidare tillämpar kontoren i princip samma lagstiftning. I JO 1989/90 s. 385 uttalade chefsJO att en taxeringsenhets olika sektioner inte kan anses inta en sådan självständig ställning i förhållande till varandra att sekretess skall gälla inom myndigheten. I det aktuella ärendet hade en handläggande tjänsteman som arbetade vid taxeringsenhetens sektion i , i en fråga om förordnande av taxeringsnämndsordförande, tagit del av självdeklarationer som förvarades hos och granskades vid taxeringsenhetens sektion i . ChefsJO anförde bl.a. att eftersom uppgiften att förbereda utseendet av taxeringsnämndsordförande legat på den mottagande sektionen och inte varit organisatoriskt åtskild från den verksamhet som i övrigt bedrivits där saknade det betydelse i sekretesshänseende att avsikten där varit att uppgiften skulle användas i förordnandeverksamheten och inte för taxeringsändamål. ChefsJO anförde vidare följande. Den omständigheten att Wokanders åtgärder inte är lagstridiga innebär emellertid, som jag redan sagt, inte att jag anser dem vara lämpliga. En grundläggande förutsättning för det i princip fria uppgiftsflödet mellan och inom skattemyndigheterna är att uppgifterna hos mottagaren behövs för det ändamål för vilket de ursprungligen lämnats. Den skattskyldige skall med andra ord inte behöva räkna med att de uppgifter som han har lämnat i sin självdeklaration används för annat än taxering och skattekontroll. Wokanders handlande står därför enligt min mening i strid med de principer som bär upp reglerna om skattesekretessen. organisation har sedan JO uttalande genomgått en genomgripande förändring. gäller dock att uppgiftsutbyte inom skatteförvaltningen kan äga rum på ett mycket fritt sätt, om det behövs för verksamheten (se bl.a. 3 kap. 17 § taxeringslagen [1990:324]). Detta gäller såväl mellan skattemyndigheterna som inom en och samma myndighet. har hävdat att verksamheten med arbetsledning inom skatte-för-valtningen i sekretesslagens mening skall betraktas som självständig i förhållande till verk-samheten med beskattning. Mot bakgrund av det ovan anförda kan jag inte dela hans uppfattning. Jag anser således att sekretesslagen i förevarande fall inte uppställt hinder mot att röja och utnyttja den aktuella uppgiften på det sätt som skett här vare sig inom skattekontoret i eller mellan detta skattekontor och skattekontoret . I likhet med anser jag däremot att förfarandet var olämpligt. Kritik mot Försvarsmakten m.fl. för långsam handläggning av en begäran om att få ta del av allmänna handlingar (Dnr 346-1998) I ett beslut anförde JO Pennlöv följande. B.H. begärde i en skrift , som var ställd till MUST, Försvarsstaben, att få ta del av visst material som den militära underrät-telsetjänsten hade om svenska kommunister och kommunistiska organisationer i . B.H. var för sin begäran docent vid historiska institutionen vid . I sin skrift redogjorde han för den närmare bakgrunden för sin begäran. Av begäran framgår bl.a. följande. Han forskade om relationen mellan arbetarkulturen och den lokala fackliga politiken i 1890-1960. Det material som han var intresserad av berör kommu-nister och kommunistiska organisationer i Även en dokto-rand var intresserad av visst material. Doktorandens avhandlingsämne var "Kom-munismen i välfärdssamhället. SKP efter 1945" och denne hade behov av att få till-gång till material som i första hand berör kommunister och kommunis-tiska orga-nisationer i . B.H. hade haft tillgång till arkivförteckning och preciserade sin begäran till att avse de per-son-akter och visst annat material som i arkivförteckningen hade viss närmare an-given be-teckning. B.H. betonade att både han själv och doktoranden i sin verk-samhet som forskare utgick från de etiska regler som hade bestämt och att de var beredda att under-teckna en förbindelse om att följa dessa regler i det aktuella fallet. I en skrift som är daterad och ställd till MUST, Försvarssta-ben har B.H. uppgett bl.a. följande. Sedan han lämnade in sin begäran till MUST mottog han ett telefonbesked om att handläggning av ärendet pågick. Därefter har han inte hört något. Han ville därför ha besked om hans begäran hade bifallits eller inte. B.H. har sänt sin skrift av till JO för kännedom. Till denna har fogats en kopia av hans tidigare skrift till MUST. Handlingarna har tagits upp som en anmälan till JO. Från Försvarsmaktens högkvarter har upplysningar och yttrande inhämtats. I sitt remissvar har Försvarsmakten (generalen ) anfört följande. En intern utredning inom MUST har visat att hanteringen av B.H:s framställan skett på det sätt han själv angett i sin ovan nämnda skrivelse, daterad . Försvarsmaktens Högkvarter har konstaterat att H:s framställan inkom till Försvarsmaktens organisationsmyndighet (FMO) . FMO hade enligt 1 § förordningen (1992:1019) med instruktion för Försvarsmaktens organisationsmyndighet till uppgift att förbereda och med-verka vid inrättandet av den nya myndigheten . Eftersom ärendet rörde handlingar hos MUST, lottades ärendet på den enheten. För beredningen av ärenden om utlämnande av handlingar hos MUST svarade en särskilt utsedd handläggare som på deltid utförde detta slag av arbets-uppgifter. På grund av den särskilda karaktären av arbetsuppgifterna vid MUST krävs särskilda säkerhetsskyddsåtgärder, vilket bland annat medfört att enhetens expedition (till vissa delar) och arkivfunktion är skild från övriga Högkvar-terets funktioner i detta hänseende. Det finns således två från varandra skilda expeditioner i Högkvarteret. bildades myndigheten ; jfr förordningen (1994:642) med instruktion för Försvarsmakten. Upplysningsvis kan nämnas att i Högkvarterets övriga verksamhet har arkivchefen och arkivarierna till uppgift att bevaka att ärenden om utläm-nande av handlingar avgörs inom föreskriven tid. I samband med en omorganisation vid MUST anställdes en handläggare som fick till uppgift att på heltid bereda ärenden om utläm-nande av allmänna handlingar. Anledningen var främst att arbetsvolymen i fråga om den aktuella ärendetypen ökat. Högkvarterets arbetsordning anger att avslagsbeslut eller beslut om för-behåll vid utlämnandet endast får meddelas av chefen för gemensamma staben. Detta gäller även i fråga om handlingar som förvaras vid MUST. B.H:s framställan är att betrakta som en begäran om att få ta del av allmänna handlingar enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen. I 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen föreskrivs att en allmän handling som får lämnas ut skall på begäran genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som vill ta del av den. I 25 § förordningen med instruktion för Försvarsmakten finns bestäm-melser om handläggningen av frågor som rör utlämnande av allmänna handlingar. Av paragrafen, jämförd med bilaga 1 till samma förordning, följer att det ankommit på Högkvarteret att pröva frågan om handlingarnas utlämnande. Av den interna utredningen framgår att det då B.H:s framställan inkom till FMO pågick handläggning av flera likartade ärenden vid MUST. Det är sannolikt så att B.H:s begäran helt glöm---des bort i samband med att andra - och inte lika omfattande ärenden - gavs prioritet. Försvarsmaktens Högkvarter har mot bakgrund av detta hand-lagt ärendet på ett felaktigt sätt. En bidragande orsak till den mycket långa tid som gått sedan B.H:s ansökan inkom är att han inte återkommit med någon påminnelse till myn-digheten förrän . Detta förhållande fråntar själv-fallet inte myndigheten från ansvaret att avgöra ärendet med sådan skynd-samhet som tryckfrihetsförordningen ställer upp. Med hänsyn till den allvarliga brist i MUST hanteringsrutiner som klar-lagts kommer myndigheten att genomföra en särskild kontroll av hante-ringen i fråga om utlämnande av allmänna handlingar i Högkvarteret, i syfte att säkerställa rutinerna så att en liknande situation inte skall uppkomma . Myndigheten får gentemot B.H. beklaga det inträffade och, efter-som hans begäran alltjämt är aktuell, meddela att åtgärder nu har vidtagits för att genomföra en sekretessbedömning av det aktuella materialet samt att efter hand fatta beslut i frågan om utlämnande av handlingarna. B.H. har fått tillfälle att kommentera remissvaret men han har inte hörts av. Vidare har dessutom bl.a. följande upplysningar inhämtats från Försvars-maktens högkvarter. Den handläggare som enligt remissvaret svarade för beredningen av ärendet efter det att B.H:s begäran inkom dit , kvarstod som civilanställd fram till sin ålderspensionering . Ärendet aktualiserades åter genom B.H:s "påminnelser". Dennes skrift-liga begäran har således inte varit borttappad i fysisk mening. Den sekretesspröv-ning som förutskickades i remissvaret har numera skett. Både B.H:s och doktorandens begäran har behandlats i vardera två beslut . Genom besluten har handlingar lämnats ut, varav vissa med visst förbehåll. De handlingar som B.H. avsett med sin begäran hos Försvarsmakten är såvitt framgår allmänna. Grundläggande regler om allmänna handlingars offent-lighet och om utlämnande av sådana handlingar finns i 2 kap. tryckfrihets-förord-ningen -TF - medan begränsningarna i rätten att ta del av allmänna hand-lingar regleras i sekretesslagen (1980:100) - SekrL. Som framgår av remissvaret skall den som begär att få ta del av en allmän handling på stället, genast eller så snart det är möjligt tillhandahållas handlingen, till den del den får lämnas ut (2 kap. 12 § TF). En begäran om att få kopia av en allmän handling skall behand-las skyndsamt (2 kap. 13 § TF). Frågan prövas av den myndighet som förvarar handlingen (2 kap. 14 § TF). Svarar viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbets-ordning eller särskilt beslut för vården av handlingen, ankommer det emel-lertid på honom att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnan-de till enskild. I tveksamma fall skall den som har handlingen i sin vård hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Vägrar han att lämna ut hand-lingen eller lämnar han ut den med förbehåll, skall han på sökandens begäran hänskjuta frågan till myndigheten. Sö-kanden skall underrättas om att han kan be-gära frågans hänskjutande till myndig-heten och att ett beslut av myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas (15 kap. 6 § SekrL). Myndig-hetens avslagsbeslut får sökanden överklaga hos kammarrätten (15 kap. 7 § SekrL). Utredningen i ärendet visar att det grundlagsstadgade skyndsam-hetskravet vid tillhandahållande eller utlämnande av allmänna handlingar inte har följts vid Försvarsmaktens organisationsmyndighets handläggning av B.H:s ursprungliga framställning. De bristande hanteringsrutiner som påvi-sats har såvitt framgår kvarstått i den nya organisationen till dess att utlämnande-frågan aktuali-serades på nytt genom B.H:s påminnelse. Försvarsmakten har kon-staterat i remissvaret att ärendet därmed hanterats felaktigt. Vid bedömningen av felets svårighetsgrad beaktar jag följande. Rätten att ta del av allmänna handlingar, offentlighetsprincipen, är av stor bety-delse för att bl.a. enskilda personer skall kunna följa handläggningen av ärenden som berör eller intresserar dem eller för att skaffa sig kunskap om en viss myn-dighets arbete. Frågor om utlämnande av allmänna handlingar måste därför hand-läggas med hög grad av noggrannhet och omsorg. Rent principiellt skall en myndighet betrakta varje framställning från en enskild om utfående av en allmän handling som viktig och prioriterad på det sätt som an-ges i 2 kap. 12 och 13 §§ TF. I det aktuella fallet framgick dess-utom uttryckligen av B.H:s begäran att han och doktoranden var angelägna om att få ta del av vissa handlingar för sin forskning. Jag har emellertid inte anledning att tro att det inträffade har berott på annat än ett förbiseende från den befattningshavare på vilken det inled-nings-vis ankom att handlägga ärendet. Bidragande orsak till den underlåtna pröv-ningen kan, förutom de nämnda bristande hanteringsrutinerna, säkerligen också ha varit den ombild-ning av verksamheten till myndigheten som skett . I frånvaro av tidigare påminnelser från den enskilde har det saknats incitament för de respektive myndighets-organisationerna att upptäcka felaktighe-ten i ett tidigare skede än som har Myndigheten har förklarat sig ha för avsikt att införa en särskild kontroll vid hanteringen av denna ärendetyp för att undvika ett upprepande. B.H:s begäran har numera prövats av myndigheten. Med hänsyn härtill anser jag att någon åtgärd utöver den kritik som jag nu uttalat inte är nödvändig. Kritik mot en skattemyndighet för långsam handläggning av en begäran om att få kopior av handlingar (Dnr 4352-1998) I ett beslut anförde JO Pennlöv bl.a. följande. har anmält dåvarande i , lokala skattekontoret i . Av anmälan framgår att han i ett telefaxmeddelande till skattemyndigheten begärde att få kopior i två exemplar av samtliga dokument avseende en skatterevision av Gränsmarknaden i . Han önskade även att myndigheten skulle meddela honom när den "och senast kan sända kopiorna". skickade han en påminnelse i ärendet. har härefter kompletterat sin anmälan med bl.a. en kopia av ett brev han fått från skattemyndigheten. I brevet upplyser en av myndighetens tjänstemän honom om att han troligen inte kan få kopiorna före vecka 51 eftersom det finns andra arbetsuppgifter som måste prioriteras. Utredning och yttrande har inhämtats från skattemyndigheten. Myndigheten, genom regionskattechefen , har anfört följande. Ärendet har sin upprinnelse i en skrivelse från Gränsmarknaden i , nedan kallat bolaget, och R.E. med följande lydelse: "Du uppmanas härmed att sända oss varsin kopia av samtliga handlingar skattemyndigheten i har rörande revisionen av Gränsmarknaden i och mig själv personligen". Därefter har skriftväxling förekommit enligt följande. Svar från myndigheten angående kostnader för kopiering m m Brev från bolaget med begäran om kostnadsuppgift och Svar från myndigheten, tillika med begäran att bolaget preciserar sitt önskemål om kopiering Ny begäran från bolaget om kopior Brev från myndigheten med förklaring till dröjsmålet Brev och fax från bolaget med förnyad påminnelse Svar från myndigheten med förslag att bolaget skall medverka vid urval av material Påminnelse från bolaget som inte synes ha hunnit få svaret Bekräftelse från myndigheten att påminnelsen Brev och fax från bolaget med vidhållande av begäran om Leverans av 890 kopior med följebrev Kopia av tidigare brev från myndigheten översänt på Brev och fax från bolaget med påpekande att leveransen inte Bolagets begäran om kopior är osedvanlig, både med hänsyn till omfatt-ningen och med hänsyn till arten av de handlingar som önskas kopierade. Materialet ryms i fem pärmar och omfattar uppskattningsvis ca 1 400 sidor. Antalet begärda kopior är således ca 2 800. har inte uppfattat situationen så att bolagets begäran skall anses grundad strikt på offentlighetsprincipen sådan denna kommit till uttryck i 2 kap 1 § tryckfrihetsförordningen. Myndigheten anser därför att det krav på skyndsamhet som stadgas i samma kapitels 13 § inte varit relevant. Snarare får bolagets begäran att få del av handlingar i kopierad form anses ha stöd av reglerna om partsinsyn i 16 § förvaltningslagen, oaktat myndigheten för länge sedan fattat beslut i berörda ärenden. Myndigheten har tvekat något inför bolagets begäran, främst med hänsyn till materialets exceptionella omfång, men även för att bolaget i allt väsentligt borde ha tillgång till materialet . har därför sökt förmå bolaget att precisera och begränsa sin begäran. Bolaget har emellertid stått fast vid sin begäran utan att precisera eller begränsa denna. Som framgår av uppställningen ovan har myndigheten tillställt bolaget en del av materialet. Sändningen som uppskattningsvis utgör en tredjedel av materialet omfattar 890 sidor. Bolaget har löst ut försändelsen till en kostnad av . Ytterligare kopior kommer att tillställas bolaget före mitten av januari månad. Kopior av skriftväxlingen har bifogats remissvaret till JO. har yttrat sig över remissvaret och därvid anfört att han ännu inte fått samtliga kopior. Den som är part i ett ärende hos en myndighet har rätt att ta del av det som har tillförts ärendet, om detta avser myndighetsutövning mot någon enskild. En begränsning av parts rätt att ta del av uppgifterna måste ha stöd i författning (16 § förvaltningslagen, 1986:223). En enskild kan även grunda en framställning om att få ta del av handlingar på tryckfrihetsförordningens (TF) bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar. En sådan framställning skall behandlas genast eller, om framställningen avser att få en kopia av en allmän handling, skyndsamt (2 kap. 12 och 13 §§ TF). Om en framställning om att få del av en handling inte kan tillgodoses fullt ut - uppgifter i handlingen kanske omfattas av sekretess eller handlingen kanske inte är allmän - skall den som begär att få ut hand-lingen underrättas härom. Han skall också enligt 15 kap. 6 § sekretesslagen (1980:100) underrättas om att han kan begära att frågan hänskjuts till myndigheten och att ett beslut av myndigheten krävs för att avgörandet skall kunna överklagas. Mot myndighetens avslagsbeslut får sökanden enligt 2 kap. 15 § TF och 15 kap. 7 § sekretesslagen föra talan hos kammarrätt. Att beslut som går att överklaga skall förses med fullföljdshänvisning följer av 21 § förvaltningslagen. Rätten för part att ta del av material i "sitt" ärende följer såvitt gäller allmänna handlingar, som inte skall hållas hemliga, redan av om allmänna handlingars offentlighet. Reglerna om partsinsyn omfattar emeller-tid även handlingar som ännu inte nått det stadium i handläggning då de blir att anse som allmänna handlingar. De omfattar enligt huvudregeln även hem-liga handlingar. Dessutom avser de utredningsmaterial av annat slag än handlingar. Vilket regelsystem som skall tillämpas får avgöras utifrån den fram-ställning som den enskilde gjort. I det fall någon åberopat sin ställning som part som grund för att få del av en handling finns inget krav på att framställningen skall behandlas genast eller någon möjlighet till formliga avslagsbeslut. Däremot skall framställningen handläggas i enlighet med de allmänna regler som gäller för myndigheternas serviceskyldighet och ärende-handläggning (se 4 och 7 §§ förvaltningslagen samt , Nya förvaltningslagen med kommentarer, 4:e uppl., s. 79 och 183). I förevarande ärende beställde R.E. "för möjlig leverans, mot betalning som Ni tidigare meddelat, kopia i 2 ex. av samtliga dokument Ni har avseende skatterevisionen av Gränsmarknaden i ". Enligt uppgift hade han ännu inte fått kopior av samtliga handlingar. anser att R.E. har åberopat sin ställning som part som grund för att få del av handlingarna och att något krav på skyndsam hantering av framställningen därmed inte förelegat. Själv anser jag att omständigheterna i detta ärende mer tyder på att R.E. stöder sin framställning på tryckfrihetsförordningens regler. Oavsett vilket regelsystem som skall tillämpas skall en framställning om att få kopior av handlingar behandlas med tillbörlig skyndsamhet. En handläggningstid är helt oacceptabel i ett ärende som detta. Visserligen är det begärda materialet mycket omfattande. Någon svårighet att identifiera de efterfrågade handlingarna ("samtliga dokument Ni har avseende skatterevisionen av Gränsmarknaden i ") kan emellertid inte ha förelegat. Tidsutdräkten beror i stället till viss del på att myndigheten har tvekat inför beställningen, bl.a. med hänsyn till dess omfång och kostnaden för kopiorna. Det inträffade ger mig därför anledning framhålla att en myndighet vid sin prövning av en utlämnandefråga inte får låta egna värderingar eller bedömningar beträffande sökandens avsikt eller behov av handlingarna fördröja handläggningen. Det sagda innebär naturligtvis inte något hinder mot att informera sökanden om förhållanden som anses vara av betydelse i sammanhanget. Jag har således inget att erinra mot att skatte-myn-digheten vid de första kontakterna med R.E. informerade om kopie-kostnaden. När han kom in med sin beställning skulle dock arbetet med att tillmötesgå framställningen ha prioriterats. Jag förutsätter att myndigheten - om så inte redan skett - omgående vidtar åtgärder så att R.E. får de begärda kopiorna. Jag lämnar därmed saken med den kritik rörande handläggningstiden som uttalats ovan. Fråga om lämpligheten av att vid tillsättning av genom konsultmedverkan utfärda löfte om konfidentiell handläggning (Dnr 3408-1997 och 4448-1997) I en anmälan daterad anförde att han ville fästa JO:s uppmärksamhet på att kommun i en annons utlovade konfidentiell behandling av ett ärende om anställning av ny socialdirektör.