frsrdg · GN04RR9 · 2000-01-01 00:00:00 — De ansvariga för projekten är skyldiga att samråda med delegationen om de önskar förändra projekten i något avseende. I allmänhet krävs en egen insats av mottagaren för att stöd ska beviljas, exempelvis i form av ideellt arbete eller att lokaler upplåts för projektet. För projekt som är mycket omfattande eller som kräver stora investeringar ges dessutom endast stöd ur arvsfonden till en del av kostnaderna. Lokalstöden är t.ex. begränsade till av totalkostnaden och högst . I mindre föreningar kan man vanligtvis inte erhålla mer än ett projektstöd åt gången. gör dessutom alltid en bedömning av det sökta beloppet. Enligt tjänstemän inom delegationens kansli erhåller projekten ofta mindre pengar än vad de ansökt om och det är alltid minst två handläggare som står bakom förslaget om stöd till ett projekt. I revisorernas enkät framkommer att av projekten inte erhöll det stöd man ansökt om. Såsom tidigare nämnts fattas beslut som gäller stöd med mer än , eller projekt av principiell betydelse av regeringen, medan övriga ärenden beslutas av Arvsfondsdelegationen. delegeras beslut om stöd ur Allmänna arvsfonden till andra myndigheter, t.ex. , som då har att följa de ramar och riktlinjer som regeringen fastställer. Vid intervjuerna med framkommer att uppfattas som ett lämpligt belopp för regeringsbeslut. Eventuellt kan det finnas behov av att höja beloppsgränsen för att minska antalet regeringsärenden, men från delegationens sida saknar man inte handlingsutrymme vad gäller beloppsgränsen. Det är inte ovanligt att delegationen anser att målsättningen med projektet kan uppnås än vad projektledningen har beräknat, dvs. projektet erhåller inte stöd under det antal år som projektledningen hoppats på. I de beslut om stöd som fattas av Arvsfondsdelegationen på framgår hur länge projektet beräknas fortgå, vilket dock inte innebär att medel är beviljade i taget. På anger man uttryckligen i beslutet att medel endast har bifallits för ett projektår. Av besluten om stöd framgår dessutom att de beviljade medlen ska hållas avskilda från organisationernas övriga tillgångar, att en redogörelse för projektet och en ekonomisk redovisning, påskriven av föreningens revisor, ska lämnas samt när dessa senast ska inkomma till delegationen, hur återrapporteringen i övrigt ska vara utformad, att medel som inte används för rätt ändamål ska betalas tillbaka. Medel som ej rekvireras från beslutsdatum återgår till fonden. Hur och när utbetalningen sker framgår likaså av beslutet. Vanligtvis betalas inte hela beloppet ut med en gång. Kammarkollegiet betalar ut beviljat stöd efter rekvisition från den som beviljats stöd, men pengar får inte rekvireras förrän projektet har påbörjats. Arvsfondsdelegationen på Kultur- och Socialdepartementen arbetar något olika och "har i vissa avseenden olika kultur", enligt tjänstemännen. Detta beror bl.a. på skillnader vad gäller målgrupperna. Ungdomsprojekten genomförs ofta på lokal nivå, till skillnad från projekt för barn och funktionshindrade som ofta är rikstäckande. Stödet avseende barn och personer med funktionshinder ges oftare till äldre, mer etablerade organisationer. Även inom Arvsfondsdelegationens arbete på märks skillnader till följd av de olika målgruppernas karaktär. Barnprojekten erhåller vanligtvis medel under endast medan projekten för funktionshindrade ofta erhåller stöd under två eller . 6.1.3 Redovisning och uppföljning av projekten I samband med den nya arvsfondslagen lagreglerades skyldigheten att redovisa mottagna arvsfondsmedel. I utredningen som låg till grund för lagen konstaterades att det är önskvärt att de erfarenheter som görs i olika arvsfondsprojekt redovisas, så att de kan tas till vara i syfte att förbättra situationen för barn, ungdomar och handikappade. Man ansåg dessutom att det även från kontrollsynpunkt var betydelsefullt att arvsfonden kunde få bekräftat att det projekt som ansökan avsåg verkligen genomfördes, anläggningen byggdes och informationsinsatsen fullföljdes. I arvsfondsutredningen konstaterades vidare att kravet på redovisningen kan skifta med verksamhetens karaktär och omfattning. De föreslog därför att regeringen, eller den myndighet som regeringen bestämmer, får meddela de närmare föreskrifterna om vad redovisningen ska innehålla. I lagtexten framgår endast att den som tagit emot stöd, ska föreläggas att efter mottagandet skriftligen redovisa hur medlen använts. I lagtexten föreskrivs även att den som tagit emot stöd är skyldig att hålla medlen avskilda från organisationens övriga tillgångar. Det bör dock noteras att det även före lagens ikraftträdande förelåg krav på redovisning av beviljat stöd. I besluten om stöd föreskrevs att den sökande skulle lämna en skriftlig redogörelse för verksamheten/projektet och/eller att ett av vederbörande revisor bestyrkt räkenskapssammandrag rörande kostnaderna skulle sammanställas. framgår vissa av de krav som ställs på redovisningen, bl.a. i besluten om beviljat stöd. Redovisningen ska dels innehålla en ekonomisk redovisning som är undertecknad av föreningens/organisationens revisor, dels en redogörelse för genomförda aktiviteter. I det följande benämns denna redovisning återrapportering för att tydliggöra att den innehåller både en ekonomisk redovisning och en redogörelse för projektet. Förutom den ekonomiska redovisningen och redogörelsen för projektet kan återrapporteringen i vissa fall även inkludera en skriftlig redogörelse för, eller en utvärdering av, projektarbetet. Detta är dock mer vanligt vid ungdomsprojekt, vilka ibland även erhåller extra medel, utöver de ansökta, för detta ändamål. I revisorernas enkätundersökning anger av de svarande att en utvärdering av projektet genomfördes. Av dessa är det som anger att utvärderingen genomfördes både under projektet och efter projekttidens slut. Det är dock osäkert vad en utvärdering anses omfatta. Arvsfondsdelegationen på lämnar redan på ansökningsblanketten information om vad som ska återrapporteras. Arvsfondsdelegationen på skickar däremot en påminnelse till de projektansvariga när tiden för återrapporteringen närmar sig och anger då vad som efterfrågas. På Arvsfondsdelegationen på har en enkät sammanställts för redogörelsen av projekten. De frågor som ska besvaras är bl.a. om projektet fortfarande pågår, hur många som har deltagit aktivt i projektet, hur många som varit anställda i projektet, vilka aktiviteter som genomförts, vilka positiva och negativa erfarenheter som kan dras av projektet etc. Eftersom projekten för ungdomar ställer höga krav på ungdomarnas egen delaktighet menar delegationen på att rapporteringen där bör vara särskilt utformad med tanke på detta. Delegationen på föredrar däremot att det görs en egen sammanställd rapport från projektet, där de uppställda frågeställningarna besvaras. Den ekonomiska redovisningen är mer likartad. Förutom att den ska vara undertecknad av organisationens eller föreningens revisor ska den visa kostnader för projektet samt intäkter och utgifter. Det är vanligt att de projektansvariga skickar med kopior på fakturor och kvitton som bilagor till sammanställningarna. Det ställs inga särskilda krav på den undertecknande revisorns kompetens, dvs. han/hon behöver inte vara godkänd eller auktoriserad revisor. Frågan om revisorns kompetens har diskuterats och Arvsfondsdelegationen är inte negativ till att vissa formella krav ställs på revisorerna. Troligtvis skulle det dock innebära ökade kostnader för projekten, enligt tjänstemännen. Vad görs med återrapporteringen ? Återrapporteringen ska lämnas till den myndighet som beviljat stödet, vanligtvis efter tidpunkten för beslutet. Enligt uppgift från Arvsfondsdelegationen inkommer av rapporteringarna inte inom föreskriven tid till delegationen, och detta inträffar vanligtvis . Arvsfondsdelegationen skickar då ut en påminnelse och följer upp ärendet. Vid revisorernas granskning har det framkommit att de ansvariga i vissa av de mindre projekten anser att återrapporteringen till Arvsfondsdelegationen är besvärlig. Arbetet genomförs ofta ideellt, och det är svårt att få tid till att sammanställa de uppgifter som efterfrågas. I de större projekten anlitas professionell hjälp och projektledningarna anser att kraven är högst rimliga. Detta är en uppfattning som stärks av revisorernas enkät. Där framgår dessutom att krav på återrapportering även ställs från andra stödorganisationer. I de projekt som erhållit stöd från andra organisationer har det ställts krav på återrapportering i av fallen. Det behövs vanligtvis ingen särskild kompetens för att sammanställa den rapportering som Arvsfondsdelegationen efterfrågar. Av dem som svarade på revisorernas enkätundersökning anger att ingen ytterligare kompetens än den som redan fanns i projektet anlitats för att sammanställa återrapporteringen. Förutom den ekonomiska redovisningen, som ska bestyrkas av organisationernas revisorer, sammanställs rapporteringen vanligtvis av projektledare/projektansvarig i projekten. Av enkätundersökningen framkommer att av återrapporteringarna sammanställts av projektledaren/den projektansvarige. När rapporteringen kommit in till delegationen görs en jämförelse med ansökan som låg till grund för projektstödet. Utformning och kvalitet på beskrivningen av genomförd verksamhet varierar på grund av skillnader i organisationernas förutsättningar, men först när överensstämmelsen mellan planerad och genomförd verksamhet är god kan redovisningen godkännas. Redovisningar måste godkännas innan nya beslut om stöd kan fattas. Arvsfondsdelegationen anlitar inte extern hjälp för granskningen av den ekonomiska redovisningen, men extern hjälp kan eventuellt anlitas vid utvärdering av projekt. Det görs dock endast vid utvärderingar av de s.k. särskilda satsningarna. I de fall redovisningen inte fullt ut godkänts blir organisationen återbetalningsskyldig för del av eller hela stödet. Detta är dock mycket sällsynt och berör endast ett fåtal projekt. Även medel som inte förbrukats inom föreskriven tid eller för avsett ändamål ska betalas tillbaka. Om mottagaren har förorsakat att stöd ur fonden felaktigt har lämnats eller lämnats med för högt belopp, och han borde ha insett detta, ska han likaså betala tillbaka det som betalats ut för mycket. Om Arvsfondsdelegationen, eller den myndighet som annars beviljat stödet, finner att det kan föreligga skäl att överväga återbetalningsskyldighet överlämnas ärendet till Kammarkollegiet, som beslutar i frågan. I granskningen har det framkommit att det varierar huruvida projekten fortsätter efter det att arvsfondens finansiering upphört. Enligt tjänstemän på Arvsfondsdelegationen upphör vanligtvis informationsprojekten när finansieringen upphör, medan projekt som erhållit t.ex. lokalstöd ofta fortsätter. Av enkätundersökningen framgår att av projekten har fortsatt efter det att arvsfondens finansiering upphört. 6.2 Uppföljning och utvärdering av projektstödet Ett viktigt inslag i arvsfondsverksamheten är att långsiktigt följa upp och utvärdera de projekt som erhållit stöd ur fonden. Det ankommer på Arvsfondsdelegationen att utveckla metoder för utvärdering och effektmätning utifrån de övergripande målen och syftena. Vid intervjuerna har framkommit att Arvsfondsdelegationen är väl medveten om uppföljningens betydelse. Delegationen skulle dock kunna förbättra denna del av verksamheten, vilket man också arbetar aktivt med. I syfte att klargöra de långsiktiga effekterna av stödet har delegationen bl.a. genomfört en uppföljning av stöd som beviljats till anläggningar, lokaler och utrustning . Vid uppföljningen, som genomfördes , framkom att verksamheterna i flertalet fall hade fortsatt och att stödet från arvsfonden hade varit en betydelsefull faktor för detta. pågår, genom , en uppföljning av en satsning på idrott för personer med funktionshinder. Vid intervjuerna framkommer dock att det är svårt att veta vilka effekter som är en följd av arvsfondens stöd och vad som orsakas av annat i samhället. Utvärderingar av separata arvsfondsprojekt genomförs vanligtvis inom ramen för respektive projekt. Centralt genomförda utvärderingar har däremot gällt särskilda avgränsade satsningar, vilka bl.a. har haft till syfte att ge kunskap och underlag till berörda politikområden. För att informera om Allmänna arvsfondens ändamål och fondmedlens användningsområde har en broschyr producerats, vilken riktar sig till allmänheten. Broschyren delas ut till personer som tar kontakt med någon av delegationens kanslier. Den distribueras också på förfrågan till organisationer som inte tidigare kommit i kontakt med Allmänna arvsfonden och behöver grundläggande information om fondens målgrupper och villkor för stöd. I syfte att öka allmänhetens och ideella organisationers kunskap om arvsfonden sammanställs Allmänna arvsfondens årsbok. Delegationen har även utvecklat en hemsida för Allmänna arvsfonden som ger information om fonden och aktuella satsningar. För att ge möjlighet till spridning och utbyte av erfarenheter från försöksverksamheterna samt stimulera till möten mellan organisationer som bedriver ideell verksamhet och offentliga myndigheter, genomförs s.k. Arvsfondsdagar. har sådana aktiviteter genomförts i , , och . Inom arvsfondens aktivitetsbudget genomförs även projektledarutbildningar för projektledare. Dessutom planeras s.k. regionala konferenser för att skapa ökade kontaktnät. Syftet med konferenserna är att marknadsföra arvsfonden så att kunskapen ökar om vilken verksamhet som bedrivs med arvsfondens medel. Arvsfondsdelegationen utarbetar dessutom en informationsplan . Att sprida kunskap om själva projekten är däremot en uppgift som i första hand ska genomföras inom varje projekt. De erfarenheter som kan dras utifrån projekten sprids vanligtvis inte heller av Arvsfondsdelegationen, utan av föreningarna/organisationerna själva, t.ex. handikappförbunden. Den kunskap som trots allt samlas hos Arvsfondsdelegationen genom rapporter och annan dokumentation används för att sprida mer generell information om utvecklingsarbetets inriktning på olika områden. Under beslutades att de utvärderingsrapporter som Arvsfondsdelegationen bedömer vara intressanta för allmänheten ska publiceras i en särskild rapportserie. 6.4 Iakttagelser i några fallstudier I samband med granskningen har revisorer genomfört en analys av nio projekt som erhållit stöd ur Allmänna arvsfonden. Ur varje målgrupp har tre projekt slumpmässigt valts ut. Förutom en granskning av material hos Arvsfondsdelegationen, har även kontaktpersoner samt revisorer i projektet intervjuats. Syftet med fallstudierna har inte varit att utvärdera projekten i sig, utan att belysa den verksamhet som erhåller stöd från Allmänna arvsfonden samt arvsfondens arbete i samband med stödgivning, redovisning och uppföljning. I det följande redovisas några av de iakttagelser som kan göras utifrån fallstudierna. I bilaga III presenteras projekten mer ingående. Kontakten mellan Arvsfondsdelegationen och de sökande är god I granskningen har framkommit att det uppfattas som smidigt och lätt att sammanställa en ansökan om stöd från Allmänna arvsfonden. Riktlinjerna för ansökan är tydliga och dessutom får man vid behov god hjälp av Arvsfondsdelegationens tjänstemän. Även Arvsfondsdelegationens handläggning av ärenden uppfattas som smidig och snabb. Det är inte ovanligt med kontakter mellan delegationens tjänstemän och ledningen för projekten . De flesta hävdar dock att dialogen med Allmänna arvsfonden inte har påverkat projekten, utan gällt praktiska råd om ansökan. Det är inte är ovanligt att en organisation har ansökt om flera ekonomiska stöd från arvsfonden, för flera olika projekt. Det förekommer även att personer är engagerade i flera organisationer som sysslar med verksamhet för arvsfondens olika målgrupper, och som ansökt och erhållit stöd från arvsfonden . Det har utvecklats en grupp organisationer och personer, som ofta söker stöd från arvsfonden och som ofta har kontakt med Arvsfondsdelegationens tjänstemän. Stödet från andra stödgivare I ansökan om stöd från Allmänna arvsfonden ska de ansvariga ange om de sökt eller beviljats stöd för projektet från annan stödgivande organisation. Det är dock inte ovanligt att ytterligare stödgivare inte anges. Vid intervjuerna med Arvsfondsdelegationen framkommer att detta antas bero på att de projektansvariga ofta ansöker om stöd endast från Allmänna arvsfonden, eller från Allmänna arvsfonden i första hand. Ofta beviljar dessutom arvsfonden stöd först, före eventuella övriga stödgivare. Arvsfondsdelegationens tjänstemän tolkar detta som positivt, eftersom arvsfondens engagemang i projekten därmed kan uppfattas som en form av kvalitetsstämpel. Arvsfondsdelegationens tjänstemän har ibland begränsade möjligheter att följa upp informationen om andra eventuella stöd. Detta gäller särskilt i de fall då de sökande inte uppger att stöd har sökts från någon ytterligare organisation. Det innebär att projektens ekonomiska situation kan förändras. Arvsfondsdelegationens tjänstemän menar dock att en kontroll även sker i samband med återrapporteringen till delegationen. Då skall projektens samtliga inkomster och utgifter anges, och överensstämmer inte uppgifterna med ansökan blir projekten återbetalningsskyldiga. Flertalet projektledare uppfattas dessutom som noggranna vad gäller att ange korrekta uppgifter i ansökan, enligt delegationens tjänstemän. De sökta beloppen reduceras ofta Projekten beviljas ofta inte den summa som ansökts om. Inför sådana beslut förs dock en dialog mellan delegationens tjänstemän och projektledningen. De flesta projektledarna anser dock att projekten trots allt nått de uppsatta målen och att aktiviteterna genomförts som planerats, men på ett annat sätt. Det råder oftast god ordning i projekten, enligt föreningarnas revisorer. I den mån revisorerna har några synpunkter är det vanligtvis små noteringar som inte föranleder några anmärkningar i revisionsberättelserna. Det är inte ovanligt att en redovisningskonsult är inhyrd för att sköta den löpande bokföringen eller att kommunens revisor hjälper till. När året är slut granskar föreningens revisor redovisningen, men det är inte ovanligt att en extern revisor anlitas. Flera projekt har haft auktoriserade eller godkända revisorer som granskat redovisningen, trots att detta inte är ett krav från arvsfondsdelegationen. Flera av de intervjuade menar dock att det inte skulle vara till nackdel om arvsfonden ställde krav på att en auktoriserad eller godkänd revisor skulle granska redovisningen. Man uppfattar att detta skulle vara viktigt ur två aspekter: kompetens och integritet. Det är inte ovanligt att föreningsrevisorerna eller lekmannarevisorerna saknar tillräckliga kunskaper i redovisning och revision. Oberoendet hos "en till föreningen närstående" kan dessutom ifrågasättas. Tilltron till projektens redovisning skulle stärkas med en extern granskning, menar flera av de intervjuade. täcker inte arvsfondens medel kostnader för redovisning och revision. Flera av de intervjuade anser dock att ett visst stöd till detta skulle vara en fördel. Att anlita en kvalificerad revisor behöver inte alltid innebära höga kostnader, enligt de intervjuade revisorerna. Om projekten är i god ordning tar inte en granskning i anspråk. Ett ofta återkommande problem är att de projektansvariga inte placerat de erhållna medlen avskilda från övriga intäkter. Ofta har medlen från arvsfonden haft ett särskilt konto i bokföringen, men de har inte funnits på särskilda bankkonton. I granskningen har framkommit att det råder oklarhet i vad som avses med kravet på att medlen ska hållas avskilda från övriga intäkter. I projekten som ingick i fallstudien, fanns inte några medel kvar vid projektets slut, och några medel återbetalades inte till arvsfonden. Återrapporteringen i sin helhet I projekten är det oftast projektledaren som sammanställt rapporteringen om projektens aktiviteter, och föreningsrevisorn som sammanställt den ekonomiska redovisningen. Vid granskningen har framkommit att återrapporteringen till Arvsfondsdelegationen uppfattas som rimlig av flertalet av de ansvariga i projekten. Att sammanställa rapporteringen har inte heller bedömts som besvärligt eller svårt, men flera av de intervjuade efterfrågar ett tydliggörande av kraven på återrapporteringen. Man känner viss osäkerhet angående vad rapporteringen ska omfatta och vad revisorerna bör kontrollera. Ett tydliggörande uppfattas som särskilt viktigt, eftersom det inte ställs krav på auktoriserad eller godkänd revisor. Arvsfondsdelegationen skickar dock till samtliga som erhåller stöd från fonden information om att återrapportering krävs, samt när den senast ska inkomma till delegationen. Man anger även riktlinjer för vad som efterfrågas. Det är dock inte ovanligt att återrapporteringen kommer in efter utsatt tidpunkt och att den inte är fullständig. Projekten startar inte förrän det faktiska beslutet om stöd är fattat av regeringen eller Arvsfondsdelegationen. Projektledningarna är ofta oroade för de kostnader som inte kan betalas vid ett negativt beslut. När regeringen eller Arvsfondsdelegationen fattar beslut om stöd tar det därför tid innan projekten kommer igång och vissa projekt blir därmed försenade redan från början. Detta leder till att redovisningen av det första verksamhetsåret ofta blir sen och att medel "fastnar" hos Kammarkollegiet. Enligt de intervjuade skulle färre projekt vara sena med återrapporteringen, om tidpunkten för återrapporteringen flyttades fram till senare tidpunkt. Samtliga projekt i fallstudierna har fortsatt även efter det att arvsfondens finansiering upphört, om än "vilande" i vissa fall. Projekten uppfattas som lyckade av projektledningarna, och man tror att projekten och idéerna kommer att leva vidare. Två problem kan dock noteras i samband med den framtida verksamheten. Ofta föreligger det problem med finansieringen. Projektledarna hoppas på bidrag från kommunerna, men det är inte ovanligt att kommunerna inte är beredda att medverka i finansieringen, även om de är positiva till projekten och deras resultat. Ett ytterligare problem är behovet av "eldsjälarna". Ofta är det en eller ett par personer som är eldsjälarna bakom projekten, och om dessa personer slutar är risken stor att projekten läggs ner och upphör. att kontakterna mellan projekten och Arvsfondsdelegationen i huvudsak fungerar smidigt. Vissa personer och organisationer söker dessutom ofta bidrag från fonden och har därmed regelbundet kontakt med delegationens tjänstemän. att Arvsfondsdelegationens möjligheter att kontrollera eventuella ytterligare stödgivare i projekten är begränsade. Eventuella ytterligare stöd kan ha stor påverkan på projekten och deras möjligheter. En form av kontroll sker dock i samband med återrapporteringen. att projekten ofta inte erhåller det belopp som ansökts om, vilket dock inte påverkar projekten i någon större omfattning. att det vanligtvis är projektledaren som sammanställer redogörelsen för projektet och föreningens revisor som gör den ekonomiska redovisningen. Önskemål om krav på auktoriserad eller godkänd revisor har dock framförts, dels för att förstärka granskningen av redovisningen, dels för att öka insynen i projekten. att kraven på återrapporteringen uppfattas som rimliga. Kraven på rapporteringen, inklusive kraven på redovisningen bör dock förtydligas. Även kraven på revisorns granskning bör förtydligas. Detta framstår som särskilt angeläget när revisorn inte är auktoriserad eller godkänd. att projektledningarna är av uppfattningen att projekten kommer att leva vidare efter det att arvsfondens finansiering upphör. Ofta föreligger det dock problem med finansieringen, och projektledarna hoppas på att kommunerna ska stödja projekten. För att ett större antal mottagare av stöd från Allmänna arvsfonden skulle få möjlighet att redovisa sina erfarenheter av bl.a. stödgivningen och de krav som ställs på projekten, har revisorer genomfört en enkätundersökning.