frsrdg · GN04JO1 · 2000-01-01 00:00:00 — Det förekommer dessvärre att den som klagar till hyresvärden blir utsatt för "påtryckningar" i form av våld eller hot om våld. Bolaget hade den uppfattningen att de klagandes oro i det aktuella fallet var högst befogad. Det är mot denna bakgrund man skall se bolagets beslut att inte lämna ut namnen på de personer som skrivit under protestlistan. Bolaget såg som sin skyldighet att skydda dessa mot eventuella repressalier från C.G:s sida. Bolaget ansåg och anser att dessa "rädda" hyresgäster skall ha rätt att fram-föra sina klagomål mot en granne utan att de skall behöva frukta för repressalier. Det bör i sammanhanget understrykas att den störande inte riskerar någon rättsförlust i samband med en eventuell process i hyresnämnd eller tingsrätt eftersom bedömningen där kommer att grundas på åberopad bevisning. Kammarrätten kom emellertid till den slutsatsen att bolaget skulle lämna ut protestskrivelserna inklusive undertecknarna. Detta upplevs ytterst hotfullt av de personer som skrivit under. Samtliga såg det som svårt att bo kvar om namnen lämnades ut. I denna situation träffades ett avtal mellan C.G. och bolaget, som innebar att bolaget återkallade sin ansökan hos avstod rätten att få ut namnunderskrifterna medan däremot själva skrivelsen utlämnades. Bostadsbolaget har följt sin del av avtalet. Bolaget vill framhålla att den lösning frågan fick inte var tillfredsställande. Bolaget var tvungen att låta en störande och enligt bolaget hotfull hyresgäst bo kvar till men för många andra hyresgäster. Det var emellertid den bästa tillgängliga lösningen eftersom bolaget då kunde skydda de klagande hyresgästerna från befarade repressalier. Bolaget vill slutligen som min mening framföra att det är ytterst otillfredsställande att som hyresvärd inte kunna ta emot klagomål från en hyresgäst eller samling av hyresgäster, utan att behöva upplysa dem om att den handling som överlämnas är en offentlig handling. Den klagande hyresgästen måste på detta stadium kunna tillförsäkras sekretess. Vid ett eventuellt domstolsförfarande måste däremot självfallet en talan styrkas t ex genom vittnesbevisning. C.G. kommenterade remissvaret. I beslut anförde JO Lavin följande. Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). Kapitlet reglerar även primärt frågan om utläm-nande av allmän handling från en myndighet, eller - som i förevarande fall - ett kommunalt bolag, för vilket offentlighetsprincipen gäller i enlighet med 1 kap. 9 § sekretesslagen (1980:100). En begäran om att få ta del av en allmän handling skall enligt 2 kap. 14 § TF göras hos den myndighet (det bolag) som förvarar handlingen. Svarar en viss befatt-ningshavare vid myndigheten (bolaget) enligt arbetsordningen eller särskilt beslut för vården av handlingen, ankommer det enligt 15 kap. 6 § andra stycket sekre-tesslagen på denna befatt-ningshavare att i första hand pröva frå-gan om handling-ens utlämnande till enskild. I tveksamma fall skall han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Denna senare bestämmelse måste ses i ljuset av TF:s skyndsamhetskrav. Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut - och som alltså inte omfattas av någon sekre-tessbe-stämmelse - på begäran "genast eller så snart det är möjligt" på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. Av 2 kap. 13 § TF fram-går vidare att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begä-ran skall behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden härav är att besked i en utlämnandefråga nor-malt bör läm-nas som begäran har gjorts. Någon eller några da-gars för-dröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndighe-ten (bolaget) skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och i så fall of-fentlig. Härtill kommer att ett visst dröjs-mål är ofrånkomligt om fram-ställ-ningen t.ex. avser eller fordrar genom-gång av ett omfattande aktmaterial. Skynd-samhetskravet gör sig naturligtvis inte mindre gällande i ett fall där en förvaltningsdomstol med anledning av sökandens överklagande beslutat att handlingarna skall lämnas ut. Att ett sådant beslut om utlämnande skall lända till efterrättelse - och detta utan omgång - är också en självklarhet. Enligt 8 kap. 6 § aktiebolagslagen (1975:1385) svarar bolagets styrelse för bola-gets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Finns verkstäl-lande direktör, skall han handha den löpande förvaltningen enligt riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. Beträffande den löpande förvaltningen äger verkställande direktören enligt 12 § samma kapitel alltid företräda bolaget. En verkställande direktör i ett kommunalt bolag måste redan inom ramen för bestämmelserna i 8 kap. 6 och 12 §§ aktiebolagslagen anses ha behörig-het att på bolagets vägnar be-sluta i ett ärende om utlämnande av allmän handling. Det behövs i dessa fall såle-des inte något särskilt bemyndigande för honom från styrelsen. Allmänna handlingar får inte förstöras utan stöd i lag eller i andra bestämmelser om gallring. Av utredningen i ärendet framgår att C.G:s begäran om att få ett formligt, överklagbart beslut framställdes hos bolaget men att beslut fattades först . Då beslutet har fattats av styrelsen kan det ifrågasättas huruvida denna har fråntagit verkställande direktören för bolaget hans eljest gällande befogenhet att besluta i frågor av detta slag. Oavsett hur det förhåller sig härmed, får det konstateras att remissvaret inte innehåller någon i sammanhanget godtagbar förklaring till den här visade tidsutdräkten. Bolaget förtjänar därför kritik redan i denna del. När kammarrättens dom om utlämnande av de ifrågavarande handlingarna kom bolaget till del, ålåg det bolaget att skyndsamt och utan ytterligare omgång lämna ut handlingarna. Detta måste också ha stått klart för bolaget. I stället har ett synnerligen anmärkningsvärt förfarande inletts, vilket syftat till och även slutat med att något utlämnande aldrig har skett i enlighet med domen. Ett kommunalt bolags agerande i en hyrestvist omfattas inte som sådant av JO:s tillsyn. Emellertid kan jag konstatera att bolagets underlåtenhet att efterkomma kammarrättens dom har inneburit uppenbart domstolstrots. Den förklaring som lämnats härtill förtjänar inte avseende i sammanhanget. - Jag är synnerligen kritisk till det inträffade i denna del. Härtill kommer att bolaget, såsom jag uppfattat saken, har låtit förstöra eller i vart fall ämnat förstöra allmän handling, trots att så får ske endast med stöd av tillämpliga bestämmelser om gallring. Uppenbarligen har någon sådan bestämmelse inte kunnat åberopas här. Även i denna del förtjänar bolaget således kritik för sin handläggning. Jag vill, avslutningsvis, tillägga att de redovisade bristerna i bolagets hand-läggning har varit så grava, att jag har övervägt att inleda förunder-sökning om brott. Med tvekan har jag dock beslutat att stanna vid den mycket allvarliga kritik som ligger i det ovan sagda. Kritik mot för hand-läggningen av en framställan om att få ta del av en handling; bl.a. fråga om när en handling skall anses allmän (Dnr 2237-1998) begärde i en anmälan att JO skulle utreda om () följt gällande förfaranderegler vad gäller utlämnande av handlingar. redogjorde i sin anmälan för följande händelseförlopp. Företrädare för (ÖP) begärde att få ta del av en rapport, vilken beställts av hos revisionsbyrå och behandlats vid ungefär tidigare. Företrädarna för ÖP upplystes om att vid mötet beslutat att rapporten skulle betraktas som internt arbetsmaterial och bli offentlig först då protokollet från mötet justerats. Två anställda vid uppgav att de inte ansåg sig ha befogenhet att vare sig ta ställning till om de kunde lämna ut rapporten eller ge en fullföljdshänvisning. , vid tillfället tf. chef för , förklarade vid telefonkontakt under de aktuella dagarna att han ansåg sig bunden av styrelsens beslut. Han uppgav vidare att han av praktiska skäl - han befann sig vid tillfället på konferens i - var förhindrad att lämna en fullföljdshänvisning. Styrelsens ordförande, . Åsling, som också var bortrest merparten av den aktuella tiden, vidhöll vid ett telefonsamtal styrelsens beslut att handlingen skulle vara offentlig först då protokollet justerats, vilket väntades ske . Även styrelseledamoten hänvisade till styrelsens beslut. - Rapporten hade fortfarande inte diarieförts . Efter remiss anförde bl.a. följande. Rapporten från revisionsbyrå, som gäller SIR:s dåvarande verkschef , överlämnades personligen till var och en av styrelseledamöterna vid sammanträdet som underlag för styrelsens arbete. Detta innebär att rapporten är att betrakta som ett beslutsunderlag som vilket annat som helst som styrelsen har att ta ställning till. Vid sammanträdet var såväl styrelsen som undertecknade överens om att handlingen inte var att betrakta som inkommen till myndigheten och därför först blir allmän när protokollet från mötet har justerats. Representanter från ÖP i form av journalisten och chefredaktör begärde hos 980602-05 per telefon vid ett oräkneligt antal tillfällen att få ut handlingen. Av samtliga befatt-ningshavare har svaret blivit detsamma, d v s handlingen bör inte betraktas som allmän. Vid de otaliga muntliga diskussionerna framfördes att överklagande sker till Kammarrätten och ovanstående representanter förklarade sig vara väl medvetna om detta. Besvärshänvisning har begärts muntligt och besvarats muntligt. Något överklagande till Kammarrätten har inte skett och därmed inget ställningstagande till SIR:s bedömning av huruvida handlingen var allmän eller inte vid tillfället. anser därför att gällande förordningar följts. uppgav i en kommentar bl.a. att begäran att få en skriftlig besvärshänvisning hade framställts. I beslut anförde stf. I 15 kap. 1 och 2 §§ sekretesslagen (1980:100) finns grundläggande bestämmelser om myndighets skyldighet att registrera allmänna handlingar samt om vad register skall innehålla. Bestämmelsernas syfte är bl.a. att garantera allmänhetens rätt att få tillgång till allmänna handlingar. För att offentlighetsprincipen i praktiken skall fungera på det sätt som är avsett i tryckfrihetsförordningen (TF) har det ansetts nödvändigt att myndigheterna håller sina allmänna handlingar registrerade eller i vart fall ordnade så att det går att konstatera vilka allmänna handlingar som finns. Bestämmelserna om registrering i sekretesslagen avser allmänna hand-lingar. Av 2 kap. 3 § TF framgår att en handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Enligt huvudregeln i 15 kap. 1 § sekretesslagen skall allmänna handlingar som inkommit till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling inkommit eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar därmed bara hand-lingar för vilka sekretess gäller. När det gäller andra handlingar har myn-digheten att själv avgöra om registrering skall ske eller det alternativa tillväga--gångssättet skall väljas. Det förutsätts att, sedan myndigheten i fråga om handlingar av ett visst slag bestämt sig för ettdera sättet, detta i praktiken tillämpas konsekvent. Från huvudregeln om registrering görs även ett generellt undantag i fråga om allmänna handlingar som uppenbarligen är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Handlingar av sådant slag behöver alltså inte registreras och därmed inte heller hållas lättillgängliga på det sätt som anvisas som ett alternativ till registrering beträffande icke-sekretessbelagda handlingar. Bestämmelsen i 15 kap. 1 § sekretesslagen om att allmän handling skall registreras utan dröjsmål innehåller inte någon bestämd tidsgräns. Det ligger emellertid i sakens natur att registreringen skall ske så snart det är praktiskt möjligt. Genom registreringen ges den enskilde möjlighet att kontrollera vilka ärenden och handlingar som förekommer hos en myndighet. Frånvaron av registrering eller en alltför lång tidsfördröjning med att registrera all-männa handlingar inskränker allmänhetens möjligheter till insyn i myndig-hetens verksamhet. För handling som kommer in till en myndighet med post ligger det närmast till hands att registrering följer i omedelbar anslutning till själva postöppningen. För handlingar som inges till myndig-heten på annat sätt är det önskvärt att diarieföring sker i nära anslutning till ingivandet. Under alla omständigheter bör registrering ske senast påföljande arbetsdag. Grundläggande regler om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. TF, vilket även primärt reglerar frågan om utlämnande av allmän handling. Som ovan nämnts är en handling allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet (3 §). En handling skall anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa (6 §). Enligt 12 § skall en allmän handling, som får lämnas ut, på begäran "genast eller så snart det är möjligt" på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. Av 13 § framgår vidare att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begäran skall behandlas skyndsamt. JO har i ett flertal beslut uttalat att innebörden härav är att besked i en utlämnandefråga normalt bör lämnas som begäran gjorts. Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän och offentlig. Härtill kommer att ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material. Det gäller inga formkrav för en framställning av nu aktuellt slag. Som en allmän förutsättning för att en myndighet skall ha skyldighet att bistå allmänheten med utlämnande gäller emellertid att den som önskar få ut en handling kan precisera vilken handling som avses eller i vart fall lämnar så detaljerade upplysningar om handlingens innehåll att myndigheten utan större svårigheter kan identifiera den. En begäran om att få ta del av en allmän handling skall göras hos den myndighet som förvarar handlingen (14 §). Svarar en viss befattningshavare vid myndigheten enligt arbetsordning eller särskilt beslut för vården av handling, ankommer det på denna befattningshavare att i första hand pröva frågan om handlingens utlämnande till enskild. I tveksamma fall skall han hänskjuta frågan till myndigheten, om det kan ske utan omgång. Vägrar han att lämna ut handling eller lämnar han ut handling med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att yppa dess innehåll eller annars förfoga över den, skall han, om sökanden begär det, hänskjuta frågan till myndigheten. Sökanden skall underrättas om att han kan begära detta och att beslut från myndigheten krävs för att ett avgörande skall kunna överklagas (15 kap. 6 § sekretesslagen). Den enskilde har således rätt att få ett överklagbart beslut om den handling han begärt att få del av inte kan lämnas ut till honom. Som framgår ovan är en handling allmän om den anses som inkommen till myndigheten, vilket sker då handlingen anlänt till myndigheten eller kommit en behörig befattningshavare till handa. Handlingar som kommer in till en myndighet utifrån är således i princip allmänna. Den aktuella rapporten har tagits fram av ett utomstående företag, revisionsbyrå. Jag kan inte uppfatta remissvaret på annat sätt än att rapporten därefter kommit in till för att sedan av någon befattningshavare ha delats ut till styrelseledamöterna vid mötet . I och med att myndigheten tog emot rapporten blev den en allmän handling. har inte berört frågan om diarieföring av rapporten i sitt remissvar. I efterhand har inhämtats att tillämpar ett registreringssystem som innebär att allmänna handlingar diarieförs även om handlingen inte innehåller någon sekretessbelagd uppgift. Rapporten - som berörde en för viktig fråga angående den tidigare myndighetschefens förvaltning och således inte omfattades av undantagsregeln för mindre betydelsefulla handlingar - skulle därför omgående ha diarieförts när den kom in till myndigheten. Myndigheten gör gällande att material som används som beslutsunderlag vid styrelsens sammanträde inte blir allmän handling förrän i samband med justering av styrelsens protokoll. Detta kan i viss utsträckning vara fallet när det rör sig om handlingar som upprättats av myndigheten. Vid avgörandet när en handling skall anses upprättad kan i vissa fall tidpunkten för slutbehandlingen av det ärende som handlingen hör till vara utslagsgivande för bedömningen. När det är fråga om en till myndigheten inkommen handling föreligger det däremot inte någon rätt för myndigheten att själv avgöra när handlingen skall anses som inkommen. Den frågan avgörs av de faktiska omständigheterna då handlingen anlände till myndigheten eller kom behörig befattningshavare till handa. Myndighetens i remissvaret redovisade uppfattning att den själv skulle kunna bestämma om en handling skall anses som inkommen eller ej beroende på om handlingen skall användas som beslutsunderlag i ett pågående ärende står således helt i strid med tryckfrihetsförordningens regler. Det inger mig stora betänkligheter att myndigheten fortfarande hävdar en sådan uppfattning. Jag konstaterar således att myndigheten försummat att med den skynd-samhet som gäller registrera den inkomna rapporten och myndigheten måste kritiseras för detta. De ovan redovisade bestämmelserna för avslag av framställningar om utlämnande av allmän handling gäller såväl när avslaget grundas på att en handling inte är allmän som att handlingen omfattas av sekretesskydd. I förevarande fall grundades myndighetens vägran att efterkomma de upprepade framställningarna på uppfattningen att rapporten ännu inte var en allmän handling. Den befattningshavare som förfogade över rapporten skulle när befattningshavaren inte ansåg sig kunna lämna ut handlingen genast ha hänskjutit frågan till myndigheten. Av utredningen i ärendet framgår med all önskvärd tydlighet att ÖP:s företrädare haft för avsikt att hos överinstans få en prövning till stånd av utlämnandefrågan samt att detta även måste ha stått klart för . En grundläggande förutsättning för att överklagandevägen skall stå öppen är dock att det finns ett av myndigheten fattat beslut. Detta framgår klart av 15 kap. 6 § sekretesslagen, som anger att ett beslut av myndigheten krävs för att överklagande skall kunna ske. Vidare framgår av nämnda bestämmelse att det åligger myndigheten att underrätta den enskilde om att han har rätt att få ett överklagbart beslut om den handling han begärt att få del av inte kan lämnas ut. När det gäller beslutets form och innehåll skall bestämmelserna i förvaltningslagen (1986:223) och till denna anslutande praxis tillämpas. Myndighetens beslut att inte lämna ut en handling skall följaktligen avfattas skriftligen samt innehålla såväl de skäl som bestämt utgången som anvisning om hur överklagande skall ske. Det är således helt felaktigt att som gjorts i detta fall muntligen upplysa den som begärt att få del av handlingen att handlingen inte lämnas ut och att överprövning kan ske i kammarrätten. I stället skulle ha avfattat ett skriftligt beslut i vilket skälen redovisades för myndighetens vägran att lämna ut handlingen och hur man skulle förfara för att få beslutet prövat i nästa instans. Jag ser allvarligt på SIR:s felaktiga handläggning i detta avseende. I anmälan har anförts att vissa anställda hos förklarat att de inte hade befogenhet att ta ställning till ÖP:s begäran och att myndighetens tf. chef vid tillfället endast kunnat nås per telefon. Jag vill understryka att det åligger en myndighet att ordna verksamheten så att en begäran om utfående av allmän handling alltid skall kunna behandlas i enlighet med gällande regelsystem. Jag kan inte tolka det som skett på annat sätt än att det hos och dess personal råder stor okunnighet om de bestämmelser som gäller på området. Ännu mer anmärkningsvärt är att myndigheten inte ens när JO:s remiss anlänt har bemödat sig om att sätta sig in i gällande lagstiftning. Jag förutsätter att med det snaraste vidtar sådana kunskapshöjande åtgärder att framställningar om utfående av handlingar handläggs på ett korrekt sätt. Med denna allvarliga kritik avslutas ärendet. Fråga om rektor genom att neka politiskt ungdomsförbund att bedriva verksamhet i skola handlat grundlagsstridigt (Dnr 2507-1997) Ung Vänster län (distrikt av ) riktade i en anmälan till JO klagomål mot rektor , Karlsängskolan i kom-mun, och anförde därvid i huvudsak följande. Ung Vänsters ombudsman hade efter förfrågan hos rektor nekats ställa upp ett bokbord i skolan. Vid ett senare till-fälle hade en annan ombudsman nekats sätta upp en affisch på skolans an-slags-tavla. fick Ung Vänster kännedom om att SSU fått tillstånd att ställa upp ett bokbord på Karlsängskolan i samband med en anti-rasism-kampanj och därvid även delat ut annan politisk information. - Ung Vänster kritiserade rektorns förfarande, särskilt vad avser den omständigheten att Ung Vänster nekades tillträde till skolan trots att ett annat politiskt ungdomsför-bund hade fått tillträde. Anmälan remitterades till i kommun för ut-redning och yttrande. åberopade som svar ett av ordföranden avgivet yttrande med följande innehåll. informerade sig på sammanträde av Karlsängskolans rektor om hans agerande gentemot UNG-V och SSU:s begäran om att få informera på skolan samt skolans po-licy angående politisk information. Rektor fick då ett muntligt uppdrag att till Barn- och utbild-ningsnämndens arbetsutskott inkomma med ett förslag till ändrade riktlinjer för hur skolan kan öppnas för politisk information vid andra tillfällen än inför val. anser att det är av största vikt att läroplanen följs även gällande allsidig information av vårt politiska system och de olika politiska partierna och att information kan förekomma under ordnade former även än i valrörelsen. anförde i ett till remissvaret fogat yttrande följande. Efter den senaste tidens frågor, kommentarer och insändare angående den politiska informationen på Karlsängskolan, känner jag ett starkt behov av att beskriva händelseutvecklingen och därmed också förklara de motiv som ligger bakom mitt handlingssätt. till-baka har vi vid följt ett principbeslut (för övrigt senast ned-skrivet i SO-protokoll 1993) som innebär att all direkt information från de politiska partiernas företrädare skall hållas i valtider. Beslutet, som det för övrigt råder total enighet om bland SO-lärare och skolledning, har till-kom-mit för att bevara objektiviteten och opartiskheten gentemot eleverna. Något som vi har upplevt som mycket viktigt när det gäller den politiska informa-tionen till eleverna. För övrigt bör det kanske berättas att undervis-ning om de politiska partierna, deras åsikter och skiljelinjer, intervjuer med lokala fö-reträdare m.m. förekommer i åk. Dessutom bör det påpe-kas att ovanstående beslut enbart gäller politiska partier. Med andra organi-sationer och föreningar har Karlsängskolan omfattande kontakter både direkt i un-dervisningen, under temadagar och vid andra tillfällen. till händel-serna : fick jag en kampanjplan från SSU, som ville komma till Karlsäng för att ta upp rasism och främlingsfientlighet. Ett antal skolor, högstadier och gymnasier i länet var uttagna. Med tanke på ovanstående beslut blev jag mycket tveksam och tog därför kontakt med SSU:s ombudsman.