frsrdg · GN04JO1 · 2000-01-01 00:00:00 — Till sin anmälan hade fogat en kopia av den aktuella annonsen, vilken hade varit införd i . I annonsen återfanns följande mening: "För konfidentiell handläggning, ring vår rekryteringskonsult eller på , tel ." Efter remiss lämnade i kommun följande uppgifter: och konsultföretaget träffade en skriftlig överenskommelse innebärande att konsultföretaget skulle utföra ett förberedande rekryteringsarbete inför planerad tillsättning av tjänsten som socialdirektör vid socialnämndens förvaltning. Enligt överenskommelsen skulle konsultföretaget utföra följande: bokning, införande och bevakning av annons information per telefon till sökande mottagning och bekräftelse av ansökningshandlingar genomgång av handlingar och framtagning av "short list" intervju med intressanta kandidater upprättande av lista på slutkandidater tester genom konsultföretagets egna analysprogram PLUS Överenskommelsen mellan kommunen och konsultföretaget innebar att konsultföretaget skulle mottaga ansökningar (intresseanmälningar) till den aktuella tjänsten. Konsultföretaget skulle därefter bearbeta ansökningarna och i slutskedet upprätta en lista på slutkandidater som av konsultföretaget ansågs lämpliga för tjänsten. Konsultföretagets rekryteringsarbete fram till att listan över slutkandidater skulle överlämnas till kommunen skulle ske helt utan kommunens medverkan. upprättade listan på slutkandidater förvissade sig konsultföretaget om att de aktuella personerna ville fullfölja sina ansökningar. Även övriga, som lämnat intresseanmälan till konsultföretaget, tillfrågades av konsultföretaget om de ville fullfölja sin ansökan till kommunen. Med hänvisning till ovan redovisade rekryteringsförfarande kan enligt social-nämndens mening följande anföras avseende konfidentiell hand-läggning: Enligt 2 kap 3 § tryckfrihetsförordningen (TF) är en handling allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som in-kom-men till eller upprättad hos en myndighet. Av 6 § framgår vidare att en handling anses inkommen till en myndighet när den anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda. Som framgår av redovis-ningen över rekryteringsförfarandet har ansökningarna givits in till konsult-före-taget och inte överlämnats till kommunen. Kommunen har inte heller tagit del av de till konsultföretaget inkomna handlingarna. angivna om-stän-digheter innebär att de aktuella handlingarna inte kan anses ha inkommit till och inte heller varit förvarade hos kommunen. Inte heller kan det anses att förfaringssättet har inneburit att konsultföretaget mottagit hand-lingarna i kommunens ställe och enligt överenskommelsen med konsult-företaget har handlingarna inte heller varit tillgängliga för kommunen. Fram till tid-punkten då konsultföretaget överlämnade en lista på slutkandidater till kom-mu-nen kan i ärendet till konsulten inkomna ansökningar (handlingar) inte anses vara allmänna enligt och därigenom fanns det också fog för påståendet om konfidentiell handläggning i annonsen. Däremot är socialnämnden naturligtvis helt medveten om att den lista som av konsultföretaget överlämnades till kommunen över slutkandidater till socialdirektörstjänsten i och med överlämnandet blev en allmän handling (gäller även till listan bifogade meritförteckningar m m) för vilka annons-textens upplysning om konfidentiell handläggning inte gäller. Konsultföretaget har innan överlämnandet av den aktuella listan till kommunen informerat berörda personer om att när listan överlämnades till kommunen så blev det en allmän handling. Sammanfattningsvis anser socialnämnden att annonsens uppgift om kon-fidentiell handläggning hos konsultföretaget inte strider mot offentlighets-principen eftersom handlingarna hos konsultföretaget inte är allmänna handlingar enligt . Däremot är naturligtvis de från konsult-företaget till kommunen överlämnade handlingarna allmänna handlingar och därigenom offentliga. I den händelse annonsen kan missförstås vad gäller de sistnämnda handlingarna beklagar socialnämnden detta men nämndens avsikt har inte varit och kommer heller inte vara annat än att dessa handlingar är allmänna och offentliga. Slutligen vill socialnämnden uppge att rekryteringsförfarandet har skett i samråd med berörda fackliga organisationer. Härefter begärdes en kopia av den i remissyttrandet åberopade skriftliga överenskommelsen in. Denna hade rubriken och innehöll bl.a. följande uppgift: "Uppdragets innehåll regleras i förfrågningsunderlag 970611 och offert daterad 970617." - I den sistnämnda handlingen - vilken tillsammas med förfrågningsunderlaget hade fogats till beställningen - återfanns bl.a. följande stycke: Med beaktande av sekretess och offentlighetsprincipen föreslår att i samråd med uppdragsgivaren upprätta en plan för hanteringen av inkomna handlingar. JO anförde i beslut följande. Frågan huruvida handlingar i ett kommunalt tillsättningsärende som förbereds av ett privat konsultbolag skall anses som allmänna handlingar redan när handlingarna inkommit till bolaget har prövats av Regeringsrätten i plenum, RÅ 1996 ref. 25. I målet ansågs utrett att konsultbolaget hade mottagit ansökningshandlingarna i kommunens ställe och att handlingarna hade varit tillgängliga för kommunen från det att de kommit in till bolaget. Regerings-rätten ansåg med anledning härav att handlingarna både var mottagna och förvarade för kommunens räkning och därmed var att anse som allmänna handlingar. Det ligger närmast till hands att utgå från att konsultföretaget i förevarande ärende får anses ha mottagit ansökningshandlingarna i kommunens ställe. I remis-svaret har uppgetts att "enligt överenskommelsen med konsult-företaget" skulle handlingarna inte vara tillgängliga för kommunen så länge de fanns hos företaget. En granskning av den till JO ingivna överens-kom-melsen ger, enligt min mening, emellertid inte något stöd för detta påstående. Svaret innehåller inte heller någonting som gör ens antagligt att några skriftliga eller muntliga överenskommelser i det nu aktuella avseendet har ingåtts vid sidan av själva uppdragsavtalet; detta trots vad bolaget har tagit upp i sin offert om att "upprätta en plan för hanteringen av inkomna handlingar". Frågan om ansökningshandlingarnas rättsliga status blir, mot bakgrund av ovanstående, inte lätt att bedöma. Det kan således inte på det befintliga underlaget med säkerhet fastställas om förhållandena har varit sådana att de till bolaget ingivna ansökningshandlingarna, i enlighet med Regeringsrättens avgörande, skall anses ha utgjort allmänna handlingar. Som en följd härav kan man ifrågasätta lämpligheten av att kommun i ett ärende som det förevarande, genom sin konsult, har utlovat en s.k. "konfidentiell hand-läggning". Det är normalt inte en fråga för JO att i enskilda fall uttala sig om handlingars rättsliga status. Sådana frågor får i stället i första hand prövas i den ordinarie ordning som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen och sekre-tess-lagen (1980:100). Jag anser mig därför sakna tillräckliga skäl att vidta några ytterligare utredningsåtgärder i detta ärende. Å andra sidan finner jag, mot bakgrund av det som förekommit här, anledning att betona betydelsen av att förhållandet mellan en kommun och en uppdragstagare av ifrågavarande slag skriftligt regleras så klart och entydigt som möjligt. Kommunalt bolags skyldighet att expediera allmänna handlingar (Dnr 4167-1997) I en skrivelse till JO daterad anmälde det kommunala bolaget och anförde följande. begärde jag att få ut en allmän och offentlig handling av det helägda kommunala bostadsföretaget , nämligen lönespecifikationen för avseende bolagets VD . Lönespecifikationen omfattar en A 4-sida. Jag bad att få den per post eller fax, vilket dock bolaget inte hörsammade. I stället sändes lönebeskedet mot postförskott, vilket kostar mig att lösa ut. Jag löste inte handlingen. I stället ringde jag till AB Övikshem och bad personalen faxa lönespecifikationen till mig. Jag sände även två fax med samma vädjan utan resultat. Sedan skickade jag brev till bolaget med förfrågan varför handlingen inte skyndsamt sändes per fax såsom jag önskade och som TF 2:13 andra stycket ger uttrycket för. Bolagets svar - som sändes som vanligt brev - framgår av bilaga B. Som synes gav bolaget inte någon förklaring till sitt agerande heller. Bolaget har försvårat utlämnandet av allmän handling genom att kräva att jag erlägger en avgift på i postförskott. Jag kan inte finna att bolaget har något stöd för en avgift på denna nivå. Agerandet strider mot tryckfrihetsförordningens syfte och uppfattas av mig som ett hinder för utbekommandet av ifrågavarande handling. Jag hemställer därför om att JO granskar om bolagets förfarande är förenligt med tryckfrihetsförordningen. Föredraganden i ärendet hos JO inhämtade vid telefonsamtal med en sekreterare vid att beloppet till största delen avsåg () postens avgifter och att var en kostnad för själva kopian, som VD sade till om. Anmälan och övriga handlingar i ärendet remitterades därefter till bolaget för yttrande. I remissen angavs särskilt att bolagets taxa för utfående av allmänna handlingar skulle bifogas remissvaret. Bolaget (genom verkställande direktören ) anförde följande. har, såsom framgår av hennes anmälan, , begärt att få ta del av lönespecifikation för avseende min lönespecifikation. ÖviksHem gjorde därvid den bedömningen som framgår av brev till , bilaga B till anmälan d v s att den begärda handlingen är offentlig. Frågor om allmänna handlingars offentlighet behandlas i tryckfrihets-för-ordningen och sekretesslagen. Bestämmelser om utlämnande av offentliga handlingar finns i 2 kap 12 och 13 §§ tryckfrihetsförordningen samt i 15 kap 4-8 §§ sekretesslagen. Av dessa bestämmelser framgår inte annat än att handlingen genast eller så snart det är möjligt skall tillhandahållas den som begärt att få ut den (TF 2:12) eller att denne mot fastställd avgift har rätt att få kopia av handlingen. Någon skyldighet därutöver t ex att sända kopian till annan ort föreligger inte enligt denna lagstiftning. ÖviksHem har i sin service till gått längre än lagen föreskriver och sänt kopian i brev till henne. ÖviksHem har därvid tagit ut en avgift som enligt bolaget är skälig för kopian. Då ÖviksHem bedömde att inte hade någon som helst avsikt att betala för kopian eller porto, såg ÖviksHem ingen annan möjlighet än att sända kopian mot postförskott. Kostnaden för detta blev den av uppgivna d v s . Bolaget har inte såsom påstått försvårat utlämnandet av handlingen. Tvärtom har man i sin service gått längre än vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Enligt bolagets uppfattning föreligger inte samma serviceskyldighet för ett bolag som för stat och kommun, där servicen regleras i särskild lagstiftning som ej omfattar bolaget. Den avgift som bolaget tagit ut för kopian är skälig. Om postens avgift är skälig kan bolaget inte bedöma. lämnades tillfälle att yttra sig över remissvaret och anförde i yttrandet bl.a. följande. Jag begärde uttryckligen att få handlingen faxad till mig, vilket inte kan ses som någon märklig begäran. Att även lagstiftaren anser att telefax skall användas av myndigheter framgår av departementschefens uttalande i proposition 1989/90:138, sidan 12: "Jag finner det emellertid naturligt att myndigheter som har telefaxutrustning använder denna för att expediera kopior om sådant önskemål framställs." ÖviksHem är ingen myndighet utan ett kommunalt bolag. Men det ligger i linje med lagstiftaren intentioner att samma enkla regel även skall gälla för ett kommunalt bolag. I ägardirektiven för ÖviksHem betonas att bolaget är en del av kommunens koncern och att samverkan mellan de olika delarna är av största vikt. Det framgår också av direktiven att bolaget har att samverka med kommunen i ett stort antal områden av klart offentligrättslig karaktär (punkt 3 i ägar-direk-tivet), såsom alla frågor som kan bli aktuella, kartor och ritningsunderlag, upphandlingar, riskhantering, miljöarbete och kommunens utveckling i övrigt. Det rimmar illa med lagstiftningens mål och intention att kommunen skulle äga skyldighet att faxa över en sida (se bl.a. JO 4407-1995 samt JO 4363-1996) men inte ett bolag inom samma koncern. ÖviksHem anser i sitt yttrande att bolaget inte har försvårat utlämnandet av handlingen genom att inte tillmötesgå mitt krav att få sidan faxad till mig. Det är svårt att ägna uttalandet tilltro eftersom bolaget utan vidare kunde faxa senaste lönespecifikation avseende bolagets VD till reportern på när denne begärde samma slags handling faxad till sig, Mot denna bakgrund och det ovan anförda skall enligt min uppfattning även ett kommunalt bolag äga skyldighet att faxa en allmän och offentlig handling när så begärs. inkom därefter med ytterligare handlingar. Med anledning av att AB Övikshem till sitt yttrande till JO inte bifogat någon taxa för utfående av kopia av allmän handling inhämtade föredraganden hos JO upplysningar från , som lät anföra att bolaget följde kommuns taxa för utfående av kopia av allmän handling när man bestämde avgiften för kopian till . På JO:s begäran insände AB Övikshem kopieringstaxa antagen av kommunfull-mäktige i § 19, reviderad § 73. Av taxan framgår bl.a. att priset för kopiering av en A 4-sida är med tillägg för mervärdesskatt samt att för postbehandling m.m. utgår tilläggsavgift motsvarande självkostnad. JO anförde i beslut följande. Grundläggande bestämmelser om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. TF. Kapitlet reglerar även primärt frågan om utläm-nande av allmän handling från en myndighet. Enligt 1 kap. 9 § första stycket sek-retessla-gen (1980:100) skall vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar hos myndighet i til-lämpliga delar också gälla handlingar hos bl.a. aktiebolag där kommuner utövar ett rättsligt bestämmande inflytande. Sådana bolag skall vid tillämpningen av sekretesslagen jämställas med Intill gällde vissa begränsningar i fråga om kretsen av berörda bolag. Dessa begränsningar är dock inte av intresse här. Av 15 kap. 7 § sekre-tesslagen framgår att vissa bestämmelser i förvalt-ningslagen (1986:223) har gjorts tillämp-liga när det gäller överklagande av beslut varigenom ett bolag av nu aktu-ellt slag har avslagit enskilds begäran att få ta del av hand-lingar. Dock har inte 4 § för-valtningslagen (den s.k. serviceparagrafen) eller 7 § förvaltningslagen (om all-männa krav på handläggningen av ärenden) gjorts til-lämpliga i fråga om bola-gen. Enligt 2 kap. 12 § TF skall en allmän handling som får lämnas ut - och som alltså inte omfattas av någon sekre-tessbe-stämmelse - på begäran "genast eller så snart det är möjligt" på stället utan avgift tillhandahållas den som önskar ta del av den. Av 2 kap. 13 § TF fram-går vidare att den som önskar ta del av en allmän handling även har rätt att mot fastställd avgift få avskrift eller kopia av handlingen till den del den får lämnas ut. En sådan begä-ran skall enligt andra stycket i sistnämnda paragraf behandlas skyndsamt. Dessa regler gäller även för sådana kommunala bolag som AB Övikshem. Föreskriften i 2 kap. 13 § andra stycket TF om skyndsam handläggning av en begäran om att få avskrift eller kopia av allmän handling infördes genom en lagändring som trädde i kraft . I förarbetena till lagändringen uttalade föredragande statsrådet bl.a. att det kan behövas en regel som säger att myndigheterna skall behandla en begäran att få en avskrift eller kopia skyndsamt. Det påpekades i detta sammanhang att den som vill ta del av en allmän handling har svårt att bege sig till den myndighet där handlingen förvaras och att det därför är viktigt att han i stället har möjlighet att snabbt få ta del av handlingen genom en avskrift eller kopia (prop. 1981/82:37 s. 40). Bestämmelsen i 2 kap. 13 § TF innebär att den som vill ha en kopia av en allmän handling har möjlighet att t.ex. per telefon beställa handlingen hos myndigheten och att myndigheten, om den bedömer att handlingen eller del av den kan lämnas ut, skall översända kopian om så begärs. Att detta är innebörden av bestämmelsen framgår också av juridisk litteratur (se , Offentlighetsprincipen, 5 u. 1996, s. Bolagets inställning, att man i och för sig skulle kunna nöja sig med att tillhandahålla kopian hos bolaget, är således svår att förena med TF:s syfte. Bolaget har emellertid översänt den aktuella handlingen till . Det bör härvid noteras att i sin begäran om att få ut kopia av handlingen bad att få denna per post eller via telefax. Vad gäller frågan om bolaget borde ha översänt handlingen via telefax, vilket senare begärde , vill jag anföra följande. Varken TF eller sekretesslagen innehåller någon bestämmelse som uttryckligen tar sikte på hur kopior av allmänna handlingar skall expedieras sedan en myndig-het har funnit att en framställning om att få sådana kopior kan bifallas. I fråga om statliga myndigheter finns särskilda för-fattnings-föreskrifter som reglerar dessa myndigheters skyldighet att översända handlingar som skall lämnas ut (se 12 § förordningen [1980:900] om statliga myndigheters serviceskyldighet, m.m.). Sådana särskilda föreskrifter saknas emellertid beträffande kommunala bolag. Som framgått ovan gäller inte heller förvaltningslagens allmänna service- och handläggningsregler för I avsaknad av föreskrifter som medför skyldighet för kom-munala bolag att översända handlingar via telefax finner jag inte skäl att kritisera AB Övikshem för att bolaget inte översände handlingen på detta sätt. Upplysningsvis bör nämnas att det inte heller av statliga myndigheter kan krävas att de översänder handlingar via telefax. Av 12 § förordningen om statliga myndigheters serviceskyldighet, m.m. framgår att handlingar får sändas via telefax, om det är lämpligt. Bolaget har tagit ut avgift för att lämna ut kopian av den aktuella handlingen. För att en avgift över huvud taget skall kunna tas ut för kopior av handlingar som begärs utlämnade med stöd av 2 kap. 13 § TF, krävs att det hos myndigheten, det kommunala bolaget eller andra subjekt som omfattas av de aktuella föreskrifterna, finns en fastställd taxa (se bl.a. JO:s ämbets-berättelse 1989/90 s. 392). Vidare är det endast när avgift kan tas ut för en kopia som det kan komma i fråga att översända den mot postförskott. Bolaget har till sitt remissvar inte bifogat någon taxa för utfående av kopia av allmän handling, trots att det begärdes i remissen. Detta förhållande tillsammans med utformningen av bolagets remissvar inger anledning till tvivel om det över huvud taget fanns någon för bolaget gällande sådan taxa. Bolaget har därefter uppgivit att man tillämpat kommuns taxa för utfående av kopior av allmänna handlingar samt ingett den. I ärendet är ostridigt att begäran har avsett kopia av en A 4-sida. För denna kopia har bolaget tagit ut avgift med . Detta belopp vinner inget stöd i den åberopade taxan. Med tillämpning av den skulle avgift ha tagits ut med med tillägg för mervärdesskatt. Jag kan därför konstatera att även om det för bolagets del funnits en gällande taxa, har den inte tillämpats i detta fall, utan avgiften har, till synes skönsmässigt, bestämts till ett högre belopp. För detta förtjänar bolaget givetvis kritik. Med hänsyn härtill och till vad jag anfört ovan bör bolaget, med beaktande av vad jag uttalat, se över sina rutiner vad gäller utlämnande av kopior av allmänna handlingar. Kritik mot kommunalt fastighetsbolag för handläggningen av en begäran att få ta del av allmänna handlingar (Dnr 3428-1997) I en anmälan till JO, daterad , anförde C.G. föl-jande: Jag vill till J.O. anmäla Fastighetsbolaget i för deras agerande mot mig, hyresgäst hos nämnda bolag, vid tvist om min rätt att bo kvar och då få tillgång till handlingar som berörde mig och fanns i Fastighetsbolagets ägo. Handlingarna, en lista skriven på initiativ från en tjänsteman på , I.L., och noteringar från hyresgästers klagomål, låg till grund för att jag blev uppsagd från min hyresrätt. Jag ville ta del av detta så att jag kunde bemöta det som lagts mig till last. Fastighetsbolaget är ett kommunalägt bolag. Jag blev nekad till att få tillgång till handlingarna. Man sa att jag visste vad det handlade om, och man påstod att jag var hotfull och en fara för de som klagat. Man ville i första hand skydda dom. Jag fick uttryckligen begära att få bolagets nej skriftligt. Därefter överklagade jag till Kammarrätten i , som gav mig rätt att utfå de handlingar som jag begärde. börjar en cirkus. Jag tar Kammarrättens beslut och vänder mig till fastighetsbolagets direktör och begär att få tillgång till handlingarna, listan och klagomål angående mig. Han säger nej. Ber mig återkomma senare han skall rådgöra med styrelsens ordförande och advokat. Jag återkommer , tillsammans med en reporter och får då åter nej. Jag begär att få det skriftligt. Jag försöker även få tala med kommunstyrelsens ordförande. Han var inte anträffbar utan jag hänvisas till kommundirektören, som efter samtal med ordförande eller direktör återkommer och säger att visst skall jag få tillgång till berörda dokument. När kunde han inte svara på. pågick ett mål i hyresnämnden, , från Fastighetsbolaget sida, mot mig där man ville ha mig vräkt. Jag levde under pressen att tillsammans med mina tre fosterpojkar bli stående utan bostad. Det var en fruktansvärd tid. ringer min representant från hyresgästföreningen och berättar att han fått ett erbjudande från direktör. Om jag avstår från rätten att få ut de handlingar jag begärt, skall dra tillbaka ärendet från och jag skall få bo kvar. Handlingarna skall senare förstöras av mig och direktör för A.B. , utan att jag fått se dom. Jag tyckte erbjudandet var "märkligt". Det kändes något som en utpressningssituation. Men å andra sidan jag skulle slippa pressen av hyresnämndens beslut, och tänk om de gick på bolagets sida, tänk om de ansåg att förlorade ekonomiskt på mig, ingen ville flytta dit på grund av mig, o.s.v. Vart skulle jag ta vägen om jag blev vräkt? Jag gick tillsammans med min syster och min svåger för att skriva på överenskommelsen. Jag har skickat med den. Jag fick nu tillgång till listan men ej se baksidan med de namn, som stod där. tog tillbaka ärendet hos hyresnämnden. 1997 begärde jag komplettering av "klagomål" hos inför rättegång i . Jag fick aldrig något svar. Jag vill att J.O. prövar om Fastighetsbolag i har handlat rätt. Kan jag nu tillsammans med Direktör förstöra handlingarna? Är inte kommunala bolag skyldiga att bokföra sina handlingar? Till sin anmälan hade C.G. - förutom kopior av den nämnda överenskommelsen och den till henne utlämnade delen av skrivelsen från hyresgästerna - fogat även ett antal andra handlingar, däribland en skrivelse till C.G. från (bolaget), verkställande direktören . Den innehöll bl.a. följande: ANG DIN BEGÄRAN OM UTLÄMNANDE AV HANDLINGAR Med hänvisning till 7 kap 25 § sekretesslagen kommer begärda uppgifter inte att lämnas ut. Om du inte är nöjd med detta besked kan Du begära att frågan hänskjuts till . Det kan Du göra genom [att] antingen muntligt eller skriftligt begära detta av mig eller någon styrelsemedlem. Vi har nästa möte 21/8 varför detta bör ske före detta datum. Om styrelsens beslut skulle gå emot Din önskan kan Du överklaga detta hos kammarrätten om vilket vi i så fall kommer att informera Dig mer, om så blir fallet. Bland de handlingar som C.G. hade skickat hit fanns, slutligen, också bl.a. kopior av hennes överklagande av det beslut bolagets styrelse sedermera hade fattat samt ett yttrande som bolaget med anledning av överklagandet hade tillställt Kammarrätten i . Skrivelsen med överklagandet var daterad och yttrandet . Av dessa båda handlingar framgick att styrelsen hade fattat sitt beslut . Av bolagets yttrande fick dessutom anses framgå att skrivelsen med C.G:s begäran om att få ta del av handlingar hade kommit in till bolaget . Efter remiss för yttrande svarade bolaget (verkställande direktören ) i huvudsak följande: