sou · GMB386 · 1999-01-01 00:00:00 — Sidas åtagande gäller havda kostnader och högstbelopp i enlighet med den budget som godkänts av Sida och bifogas kontrakt mellan parterna. Sida finansierar inte kost- nader som avviker från den budget som godkänts eller de högstbelopp som angivits i bekräftelsebrevet. Automatisk indexuppräkning accepte- ras ej. Vad krävs av ett insatskontrakt? Sidas stöd innebär finansiering av vissa aktiviteter och tillhörande kost- nader inom ramen för ett kontrakt mellan den svenska och den utländska parten. Sida är således inte själv kontraktspart. Utformningen av insatskontraktet ankommer på samarbetsparterna. Några bygger sina kontrakt på den internationella konsultföreningen (with other Notes on Documents for Consultancy Agreements, 1991). Andra följer en annan ordning. Kontrakten skall uppfylla vissa minimikriterier, t ex när det gäller klarhet i ansvarsfördelningen mellan konsult och kund, i prestationer som ska fullgöras, tidsplan, rapportering och kostnadsangivelse samt budget och betalningsplan. Svensk part är i normalfallet företag, insti- tution, myndighet eller annan juridisk person. Innan kontraktet undertecknas av parterna ska det godkännas av Sida. Sida ska också tillställas en kopia av det undertecknade kontraktet. Ett insatskontrakt har två huvudändamål: a.att ange villkor för samarbetet, inklusive kostnader (den juridiska delen) b.att ange samarbetets innehåll (projekt- eller uppdragsdokumentet). Ett insatskontrakt bör i en eller annan form innehålla åtminstone föl- jande: *Tydlig mål- och resultatangivelse. Kontraktet bör ange vad kunden ska ha uppnått vid insatsens slut. Vid kunskapsöverföring och kom- petensutveckling kan detta gälla vad kunden ska kunna åstadkomma efter insatsen, till skillnad mot före. Kurser eller liknande utbildning ska alltid utvärderas av deltagarna efter avslutad insats. *Klar uppdrags/arbetsbeskrivning (Scope of Work; Terms of Reference) med bifogad arbets- och tidsplan. *Uppgift om vilka resurser den svenska parten sätter in samt merit- förteckning för experter eller en passus i kontraktet som anger att kunden i varje enskilt fall ska godkänna de av konsulten föreslagna experterna. *Uppgift om vilka resurser den mottagande parten sätter in. Detta kan gälla personal, tolkar, åtagande att svara för husrum för svenska experter mm. *Roll- och ansvarsfördelning mellan svensk part och kund (and Liabilities). Hur ska rapportering ske och vilken eller vilka slags rapporter ska tillställas kunden. *Kostnader, finansiering och budget. Den svenska respektive lokala partens skyldigheter. Här kan också specificeras om delar skall upp- handlas i konkurrens *Om utrustning ingår i det av Sida finansierade samarbetet ska kon- traktet klart ange villkoren för a) nyttjande av densamma under genomförandet av en insats och b) överföring av utrustningen till samarbetslandets ägo vid insatsens slut. (Sida finansierar inte inköp av bilar.) *När utbildningsmaterial utarbetas av den svenska parten och detta arbete finansieras av Sida ska materialet kunna användas fritt av den lokala parten utan krav på ersättning för upphovsrätt. Sida ska erhålla kopia på de rapporter som enligt kontraktet ingår i den svenska partens åtaganden gentemot kunden i samarbetslandet. Sida kräver därutöver kortfattad rapportering om projektet vid varje fakture- ringstillfälle – dock minst varje halvår. Om insatsen pågår längre än , ska delrapporter lämnas varje halvår. Delrapporterna ska redogöra för vad som skett och kommentera alla eventuella avvikelser i förhållande till plan, t ex förseningar, personalbyten, anpassningar, etc, samt föreslå lösningar på eventuella problem. Slutrapporten ska utgå från målformulering och redogöra för mål- uppfyllelse samt resonera kring problem och lärdomar. En detaljerad finansiell uppföljning med förklaring till eventuella avvikelser skall bifogas slutrapporten. Slutrapport skall vidare skrivas utifrån ett könsuppdelat perspektiv, dvs i möjligaste mån redogöra för hur kvinnor respektive män deltagit i planering och genomförande av insatsen samt hur resultatet av insatsen påverkar kvinnor respektive män. Såväl kvantitativa som kvalitativa uppgifter bör ges. Slutrapporten ska avspegla den miljökonsekvensbedömning som in- satsförslaget baseras på och redogöra för insatsens eventuella inverkan på miljön. Slutrapporten ska vara gemensam för parterna och är en förutsätt- ning för slutbetalning från Sida. Hur betalar Sida? Sidas betalningsansvar gäller endast enligt Sidas beslut och bekräftel- sebrev till kontraktsparterna. Dessa har i kontraktet åtagit sig att genom- föra överenskomna prestationer till angiven kostnad. Betalning sker för utförda prestationer och havda kostnader enligt kontrakt. Till varje faktura skall bifogas en kort lägesrapport över arbetets genomförande i förhållande till uppgjorda planer. Betalnings- tiden är från det att faktura inkommit till Sida. Faktura ska inte sändas till Sida förrän den attesterats av kontraktspart i samarbetslandet. Sida betalar enbart mot faktura och i enlighet med av Sida bekräftad budget eller godkända revideringar av denna. Sidas åtagande gäller i budgeten angivet högstbelopp. Endast faktiska kostnader (i tidsåtgång respektive omkostnader) faktureras. Den sista betalningen, på av kontraktsbeloppet, görs först sedan slutrapport och slutredovisning av verifierbara kostnader godkänts av Sida och kunden godkänt insatsens resultat. Smärre omdisponeringar inom respektive kostnadsslag (d v s. inom posten arvoden eller inom posten omkostnader) kan – utan godkännande i förväg av Sida – göras inom ramen för de ändamål som anges i insatskontraktet om detta ökar insatsens effektivitet. Sådana justeringar ska emellertid alltid förtydligas vid fakturatillfället eller genom ny budget. Andra avvikelser, inklusive sådana som avser omdisponeringar mellan de av Sida godkända takbeloppen för arvoden och omkostnader, ska underställas Sida för godkännande innan de företas. Med halvårs- rapporteringen ska vid förändringar även en reviderad tidsplan och faktureringsprognos inom ramen för takbeloppen sändas till Sida. Sida måste informeras om eventuella förseningar som leder till att en insats kommer att avslutas senare än planerat. Sida ska därefter ge sitt godkännande till den nya tidplanen. För att underlätta en snabb hantering av inkommande fakturor ska dessa klart och tydligt hänvisa till insats eller kontrakt som berörs liksom del av budgeten i beslutet som kostnaderna avser. Sida genomför regelbundet revisioner hos de svenska parter som in- gått i samarbetet. Vad innebär kostnadsdelning? Sida tillämpar principen om kostnadsdelning. Det innebär att sam- arbetslandet och den lokala samarbetsparten bär delar av kostnaderna för det arbete som ska utföras. Om samarbetslandet tar på sig ett visst kostnadsansvar visar det tydligt att projektet är väl förankrat och högt prioriterat. Sida täcker normalt följande kostnader i svensk valuta: –För svenska experter : arvoden, biljettkostnad till och från landet (ekonomiklass, möjlighet till rabatter ska alltid undersökas och utnyttjas) samt traktamenten enligt den svenska statens utlandsreseförordning (måltider som ingår i hotell och program dras av för frukost och för lunch resp middag). –För deltagare från samarbetsländerna (i studieprogram etc) i : hotell, resor inom samt programarrangemang. Traktamente på per dag kan utgå med avdrag för frukost (), lunch () och middag (). Huvudregeln är att resorna till och från ska bekostas av den lokala parten. I vissa fall kan undantag göras och ett schablonbelopp utgå som bidrag till resekostnaderna. Motivering för att resebidrag ska utgå måste anges redan i fram- ställningen. Vad gäller deltagare från privata företag är huvudregeln att dessa själva betalar sina rese- och uppehållskostnader för t ex medverkan i bransch- mässor etc eller för annan utbildning som syftar till att öka den kom- mersiella kompetensen. Sida finansierar endast själva programmet i . Exempel på kostnader som normalt bör åligga samarbetslandet är lokala kostnader förknippade med insatsen och den svenska partens arbetsutövning i landet. Det handlar då om kontorslokaler, sekreterar och tolk/översättningshjälp, lokala resor i landet etc. Hotell eller annan boendeform för de svenska experterna ska normalt tillhandahållas av den lokala parten utan kostnad för Sida. Undantag kan beviljas av Sida, men detta ska då motiveras i samband med framställningen. Lokala kostnader ska så långt är möjligt anges i kronor men kan också uttryckas in natura, som t ex sekreterarhjälp, kontorsutrymme, lokala transporter, boende, lokala konsulter och tillträde till datorutrustning. Den lokala partens del i och åtagande för samarbetet ska anges i in- satskontraktet. I vissa fall, exempelvis i samband med förstudier inför investerings- projekt, kan Sida även bestrida kostnader för lokala underkonsulter som anlitas av det svenska företaget. Villkoren för detta ska i så fall vara tydligt angivna i kontraktet mellan parterna. Sida kanaliserar medel till s k konsultfonder inom () och Europeiska (). Bankerna kan utnyttja dessa fonder för att finansiera svenskt deltagande vid förberedelser eller genomförande av projekt. Konsultfonderna ska öka möjligheten för svenska experter att medverka i uppdrag/projekt som bedrivs inom ramen för dessa finansieringsinstitutioners verksamhet. Sida förfogar över särskilda medel som skall användas för investeringar på miljöområdet. Utgångspunkten är i huvudsak åtgärdsprogrammet för , Baltic Sea Joint Comprehensive Action Program, där av- loppsrening är en viktig komponent. Sidas arbetssätt är delvis annor- lunda än i insatser som gäller kunskapsöverföring. Sida har en aktiv roll i alla faser av ett projekt. Projekt för finansiering väljs ut i samarbete med länderna och internationella finansieringsinstitutioner som Världs- banken och Europeiska , . Under förbere- delsefasen följs projekten aktivt av Sida och lämpliga delinsatser för svensk medverkan väljs ut. Villkoren för svensk finansiering regleras i ett särskilt avtal mellan Sida, landet ifråga och den lokala parten. Riktlinjer för upphandling och utbetalningsrutiner ingår i de särskilda avtalen. Ansvaret för upphandling av tjänster och utrustning till projekten åligger den genomförande lokala parten. Sidas roll i upp- handlingen är att granska anbudsdokument och anbudsutvärderingar samt kontrakt. Upphandlingen förutsätter konkurrens och har varit begränsad till . Information om upphandling av större ut- rustningskomponenter sker normalt via annonser i svensk dagspress och i upphandlingsnytt. Investeringsprojekten beräknas pågå . I Sidas uppdrag ingår att följa projekten under själva genomförandet. GUIDELINES FOR PROJECT PROPOSALS The project proposal shall be written in English and include the following information: I. PROJECT DESCRIPTION 1.Title: (formulated in such a way that it gives a clear picture of the purpose of the project) 2.Summary of the project: (a brief and comprehensive description of the project that can be published separately) –Swedish part (organization, contact person, address, phone/fax) –Recipient organization/local part (organization, contact person, address, phone/fax) 4.Background of the project (max. – How was the proposed project identified? – The parties experiences from previous or similar activities – Results and conclusions from such experiences – Other organizations, both local and foreign (if involved in similar activities in the area/sector, describe how identification and coordination will be carried out) – Environmental effects, positive or negative, shall be analysed a)Problem(s) to be solved b)Overall Objective(s) Stipulate, as concrete as possible, the development objectives or sector objectives of the project related to the refom process within the sector. c)Project Objective(s) The objective of the project is to remove the cause of the problem that has been identified and should be: d)Target group –Indicate the sectors involved, private/public, professional categories etc –Specify the roles of women and men in the project and anticipated impact of project on women and men. –Specify the services and/or goods to be received by the target groups –Specify the expected results (must be related to the objective(s) and indicators described above, item c) –Specify benefits for women and men separately –Specify sources for verification of the results achieved and where and how the achievement of results can be checked f)Implementation of the project –Specify the activities that will be carried out (Verify the logical relationship between activities, results and project objectives) –Describe the managerial, organizational and administrative set up –out the responsibilities of parties involved (foreign, local, men and women) –Indicate the time schedule for implementation Please enclose CV for the proposed project leaders g)Plan for phasing out of foreign assistance – Specify how long the assistance will be required and how the foreign participation will be rendered redundant 1.Preconditions for the successful implementation of the project – what conditions in the project environment need to be fulfilled in order for the project to succeed? (Legal, economical, financial, human resources, material, institutional etc) 2.Analyze the for the projects outcomes to be economically sound and sustainable. Are there sufficient management and institutional capacity, as well as enough financial resources to keep the activity running in the long term? 3.What other factors or conflicts of interest may hinder or substantially delay the implementation of the project? What will be done to minimize the risks? 4.Has sufficient attention been paid to the roles and needs of both women and men? 5.What will the environmental impact of the project be? (The negative and the positive consequences, if any.) If there is no environmental impact, please specify the reason. If the project will have negative environmental impact, an environmental impact assessment must be attached. 6.Describe possible other negative side effects of the project, if any. 1.Total cost of the project (Provide a detailed specification of fees and reimbursables, prepare budget per activity) 2.Contribution by the recipient/local organization (specify the contribution in kind and indicate the type of costs such as personnel, accommodation, local transport, etc. In principle, all costs in local currency) 3.Other financing partner(s), if any –in the project –in closely related projects 4.The amount requested from Sida (in principle, only costs that need to be met in Swedish Kronor. If financing of expenditures in local currency is included in the request, the reasons therefore must be clearly explained) Fees, foreign consultants Reimbursables, foreign consultants Local costs, foreign consultants IV GUIDELINES FOR REPORTING The final report shall account for the objectives, in quantitative and qualitative degree of achievment of the terms, using indicators defined SOU 1998:86 Bilaga 2 93 under 5c). The achievements should be compared with the planned results and an analysis of the difficulties, bottlenecks and successes made. The report shall comment on the participation in the project of women and men and its impact on their respective roles. The final report shall contain an executive summary which also covers the conclusions. The final report shall be elaborated in cooperation with the local counterpart and agreed upon by both parties. Brief progress reports shall be submitted in connection with invoicing.