sou · GMB3163 · 1999-01-01 00:00:00 — Statsrådet förordnade fr o m riksdags- ledamot () som ordförande i . Konsult (), klinikföreståndare (), f rektor (), f kassaföreståndare (), riksdagsledamot (), undersköterska () förordnades som ledamöter. Sakkunniga i kommittén har varit utredningschef , och, avdelningschef , och , enhetschef , . Till experter utsågs ombudsman , och facklige förtroendemannen , . Utredningssekreterare , förordnades till sekreterare. har – som fr om nämnda tidpunkt innehar anställning som direktör vid allmänna försäkringskassa – deltagit i samtliga kommittésammanträden. Kommitténs ledamöter utgörs av de två presidierna, dvs ord- förande och vice ordförande, i respektive allmänna försäkringskassors styrelser och därutöver ytter- ligare en ledamot från respektive kassastyrelse. Redovisning av kommittéarbetets bedrivande med mera....... Bakgrund med mera ............................................................... 2.2Utredning angående en gemensam allmän Kommittéarbetets inledande skede....................................... Genomgång av förutsättningar, direktiv och Studiebesök vid de två kassorna ........................... Kommitténs fortsatta arbete................................................. Arbetsplan, budget samt vissa förpliktelser .......... Erfarenheter av kommittéarbetet......................................... Svårigheter och nackdelar ..................................... Gynnsamma omständigheter och fördelar Regeringens särskilda direktiv till kommittéer och Konsekvenser för brottsligheten och det brottsförebyggande arbetet.............................. Bilaga 3 Balanserat styrkort i Skånekassan ............................... Bilaga 4 Kvalitetsutveckling FK ..................................... Policy försäkrad för Skånekassan ............................... Projektet – analys ..................... 1Redovisning av kommittéarbetets bedrivande med mera Regeringen beslutade vid regeringssammanträde att en organisationskommitté skulle tillsättas för att för- bereda och genomföra bildandet av läns allmänna försäk- ringskassa. Kommittén fick bl. a till uppgift att utarbeta en organisationsplan för i län utarbeta underlag till anslagsframställ- ning vidta nödvändiga förberedelser för anställning av personal vid den nya kassan samt samordna de två nuvarande försäkrings- kassornas yttrande till beträffande för- ordnande av direktör för den nya i län Enligt direktiven ska arbetet bedrivas så att den nya försäkrings- kassan kan inleda sin verksamhet . ska vidare beakta regeringens direktiv till samtliga kommittéer och särskilda utredare om regionalpoli- tiska konsekvenser (dir 1992:50), om att pröva offentliga åtagan- den (dir. 1994:23), om jämställdhetspolitiska konsekvenser (dir. 1994:124) samt om konsekvenser för brottsligheten och det brotts- förebyggande arbetet (dir. 1996:49). 2 Bakgrund med mera 2.1Sammanläggning av försäkringskassorna i och 1991/92: 106 föreslogs en lagändring av AFL 18 kap 1§ i syfte att möjliggöra en sammanläggning av försäkringskassor. Upprinnelsen till detta var de initiativ som tagits av och mellan de båda kassorna i och . I skrivelser till rege- ringen föreslogs att allmänna försäkringskassa skulle sammanläggas med allmänna försäkringskassa respektive meddelades tillstyrkan att så sker. I anledning därav fattade Regeringen beslut att ge RFV i upp- drag att vidta erforderliga åtgärder inför sammanläggningen . Hos RFV tillsattes en samrådsgrupp med företrädare för verket, berörda kassor, FKF och personalorganisationerna. Syftet med att sammanföra försäkringskassorna i och var i första hand att frigöra resurser för en kraftfull satsning på rehabilitering och en minskning av ohälsotalet. 2.2Utredning angående en gemensam allmän försäkringskassa i Regeringen beslutade om direktiv till en sär- skild utredare att i samråd med och de all- männa försäkringskassorna i län och 10 Bakgrund med mera utreda förutsättningarna för att bilda en gemensam allmän försäk- ringskassa i . Utredaren skulle, om sådana förutsättningar fanns, lämna förslag om den nya organisation och lokalisering. Sakkunnige i nämnda utredning var avdelnings- chefen vid samt direktörerna för de två kassorna, respektive . Utredaren föreslog att läns allmänna försäkringskassa in- rättas genom en sammanläggning av läns allmänna försäkringskassa och allmänna försäkringskassa. Utredningen gjorde bedömningen att beslutet om en gemensam länsorganisation i och planerna på att låta landstingen i och samt kommun bilda ett gemensamt landsting aktualiserat en samman- läggning av de två försäkringskassorna i . de två försäkringskassorna också gett sina direktörer i uppdrag att ta fram ett underlag för en sådan sammanläggning uppfattade ut- redningen det som om det förelåg en politisk enighet om att det skulle bildas en gemensam allmän försäkringskassa i . Utredningen föreslog vidare att styrelsen för läns all- männa försäkringskassa ska bestå av åtta ledamöter med hänvis- ning till vad som stadgades i 18 kap. 7§ AFL, men på- talade utredaren att en minskning av det totala antalet kassastyrel- seledamöter i län som därav följde, kunde komma att upp- fattas som ett problem. Den frågan borde därför enligt utredarens uppfattning övervägas i ett vidare perspektiv. När det gäller centralkontorets placering föreslogs att det – med hänvisning till Regeringens proposition (1995/96:224) Följd- frågor med anledning av den ändrade länsindelningen i med mera – skulle lokaliseras till . Utredaren lämnade i skrivelse till stats- rådet förslag enligt ovan. An- gående en gemensam allmän försäkringskassa för remiss- behandlades. Samtliga remissinstanser tillstyrker att en ny för- säkringskassa bildas i det nya län. Styrelsen för försäk- ringskassan i förordade dock att sammanläggningen skulle senareläggas till . Detta bl.a med motive- Bakgrund med mera 11 ring att sjukvårdshuvudmännen i ska gå samman . 3.1Genomgång av förutsättningar, direktiv och andra underlag Vid kommitténs första sammanträde, , sker en nog- grann genomgång av kommittédirektiven (dir. 1997:4) samt övriga för samtliga kommittéer och särskilda utredare gällande direktiv. Skrivelsen angående en gemensam allmän försäkringskassa för ställd till statsrådet samt de remissvar som läm- nats i anledning därav genomgicks även. Den promemoria som ut- gjorde det underlag som styrelserna för de två försäkringskassorna gett sina direktörer i uppdrag att ta fram redovisas ävenledes. Därefter förs diskussion om mål, uppgifter, tidplan etc samt re- dovisas förväntningar på kommittén och arbetet inom densamma. Kommittén slår fast att det operativa arbetet måste utföras i linjen och gemensamt av de båda kassorna. Ordföranden uttalar att hon förväntar sig stor öppenhet i kommittén och att enighet i beslut bör eftersträvas, men om detta ej kan uppnås bör samtliga i kom- mittén, dvs såväl ledamöter, sakkunniga som experter, ha rätt att få sin mening antecknad till protokollet. Detta förhållningssätt och öppna klimat kommer att prägla kommitténs arbete. 14 Kommittéarbetets inledande skede 3.2Studiebesök vid de två kassorna I anslutning till kommitténs första sammanträde görs studiebesök vid de två kassorna. Vid nämnda besök, som äger rum den 14 respektive , får kommittén information om respektive kassans organisation, bemanning, ekonomi, löner, lo- kaler, lokala avtal, pågående projekt etc. Det ges även utrymme för frågor och diskussion. Närvarande vid dessa träffar är förutom kassans direktör ledningsgrupp/motsvarande samt företrädare för de lokala facken. Vid frågestunden väcks frågor om ett gemensamt förberedelse- arbete kassorna emellan förekommer. Att det i ett tidigare skede – och i anslutning till att uppdraget som givits till kassornas direktö- rer redovisats (omnämnt under punkt 2.2 ) – förekommit täta kon- takter mellan olika befattningshavare vid de två kassorna är ställt utan allt tvivel. Ett kartläggningsarbete och en analys av eventuella skillnader i en rad olika avseenden var påbörjat. Däremot framkommer både vid frågestunden och senare motstridiga upp- fattningar huruvida – och i vilken omfattning – detta arbete fortfa- rande är aktuellt och pågående. Några hävdar att så är fallet, me- dan andra hävdar att arbetet avstannat helt. Redovisade olika upp- fattningar kan i och för sig vara helt korrekta, men vittnar – enligt kommitténs bedömning – om att ett samlat helhetsgrepp saknades. På grund av ovan redovisade skilda uppfattningar finner kommit- tén anledning att agera. Frågan diskuteras ingående i kommittén och resultatet blir att ordförande på kommitténs vägnar tillskriver respektive försäkringskassa. I skrivelsen som rubricerades Gemensamt uppdrag till och all- männa försäkringskassor ger kommittén försäkringskassorna i uppdrag att gemensamt utarbeta underlag inom för sammanslag- ningen väsentliga områden. De områden som särskilt pekas ut är den nya kassans organisation särskilt med avseende på central- kontorets organisation och uppbyggnad samt ADB-stödet, men kassorna är fria att komma med förslag inom andra områden och även redovisa alternativa förslag. Arbetet bör bedrivas i erforder- ligt antal gemensamma arbetsgrupper. Kommittén förutsätter vida- re att samråd sker med de fackliga organisationerna samt att all personal fortlöpande informeras. Skrivelsen ger upphov till stor aktivitet. Sex gemensamma ar- betsgrupper bildas och i varje arbetsgrupp ingår företrädare från båda kassorna. Arbetsgrupper – och i förekommande fall även un- dergrupper – går igenom olika sakområden och lägger fram nedan- stående delrapporter till kommittén: Administration , Övergripande frågor, Personalregler, Försäkringsverksamheten, Alternativa förslag på Skånekassans ADB-verksamhet, Krav och förväntningar på centralkontoret. Den sistnämnda arbetsgruppen delger kommittén svaren på den förfrågan/enkät arbetsgruppen tillställt samtliga lokalkontor. Kommittén konstaterar att lokalkontoren är mycket samstämmiga i sin uppfattning och vidare att rapporterna är av hög kvalité och speglar ett stort och brett engagemang. Slutrapporter läggs fram vid kommitténs sammanträde . En fråga som ger anledning till fördjupad diskussion är kassornas ekonomi. Enligt kommitténs uppfattning bör ett ekonomiskt lika- läge uppnås . Diskuteras förutsättningarna härför samt eventuella skillnader i utrustningsstandard, investeringsbe- hov med mera. Kommittén enas om att det är nödvändigt göra en ekonomisk analys av de båda kassornas ekonomi, planering och övriga förutsättningar. Helst bör en sådan företas av utomstående expertis, men kommittén ändrar efter offertförfrågan och på grund av kommitténs ekonomiska begränsningar detta beslut. Istället ges de sakkunnige i kommittén, , Försäkringskasseför- bundet, och , , i uppdrag att samarbete med de ekonomiansvarige vid kassorna göra en ekono- misk analys av aktuellt läge. De ska vidare lämna förslag över vad som behöver åstadkommas föra att ett 0-läge inför sammanslag- ningen ska uppnås. Detta arbete resulterar sedermera i en rapport som väcker kommitténs gillande. Rapporten utgör ett bra underlag inför det budgetunderlag som på begäran av ska inges dit samt, och som ska utarbetas av kommittén. Kommit- tén fattar beslut angående budgetunderlaget (i direktiven benämnt anslagsframställning) vid extra sammanträde . Vad avser budgetunderlag för , som enligt skrivelse ska vara RFV tillhanda , så behandlas frågan vid kommitténs sammanträde --27. En ingående dis- kussion förs om bland annat förverkligandet av generalplanen, förväntade rationaliseringseffekter och om behov av kompetensut- vecklingsinsatser. beslutar att ge ordförande och direktör i uppdrag att till RFV inge svar angående budgetunderlag för läns allmänna försäkringskassa. En mycket angelägen uppgift för kommittén var uppfylla det som i direktiven uttrycks att samordna de två nuvarande försäkringskassornas ytt- rande till beträffande förordnande av direktör för den nya i län. Enligt kommitténs samstämmiga uppfattning bör den nya kassan också få en ny direktör som – tillsammans med kommittén – ska leda arbetet med uppbyggnad och utformning av centralkontors- organisation med mera. Kommittén diskuterar denna fråga mycket ingående och anser att innan utannonsering kan ske måste kommittén vara helt klar över – och också enig om – vilken typ av ledare som ska efter- frågas. Kommittén lägger därför ned mycket arbete på att formu- lera en ledningsfilosofi, som ska ligga till grund för annonstext och även utgöra ett underlag vid intervjutillfällen, referenstagning etc. är enig om att ledningsfilosofin är att anse som ett arbetsmaterial, men valda delar därur återges nedan: I propositionen Samverkan, socialförsäkringens ersättnings- nivåer och administration med mera ges ett klart uppdrag att samverkan mellan olika aktörer ska utvecklas. Regeringen anför att det av stor betydelse att utveckla friare mål- och resultatstyrd användning av medel avsedda för samverkansprojekt inom rehabi- literingsområdet, samt att det finns skäl att låta verksamheten ut- vecklas med stor frihet för att man ska kunna finna den mest ratio- nella och effektiva lösningen. Kassorna står inför starkt ökat krav på förändring och förnyel- se, som ekonomin sätter sina gränser. En modernisering och utveckling av ADB-stödet sker. Ledningen måste utövas så att en god arbetssituation kan skapas inom en starkt förändringsbenägen organisation. Kassan måste därför organiseras för lärande och samverkan . Ett lärande som är något annat än inlärning och samverkan som är något annat än samarbete. För att stimulera denna utveckling krävs en före- tagskultur och företagsanda som präglas av delaktighet, stöd och tillit. Ledarskapet bör utövas genom olika överenskommelser i form av strategi- och policydokument men också genom muntliga eller skriftliga kontrakt, dvs genom kontinuerliga utvecklings- samtal. Relationen chef – medarbetare får härigenom mer karaktä- ren av partnerskap. Delaktighet förutsätter engagemang för ge- mensamma mål och i möjligaste mån självvalda åtaganden. Med- arbetare måste kunna känna sig tr ygga och veta att chefen är be- redd att aktivt stödja hans/hennes ansträngningar att nå de egna målen. diskuterar ledarskap och ledarfilosofi vid ett flertal tillfällen och kommer fram till att en ny och stor kassa, kräver: Ett humanistiskt och öppet ledarskap. Ledaren ska vara en auktoritet med förmåga att kunna delegera uppgifter Ansvar, som ledaren måste ha hårda nypor, när så behövs! Kännedom om offentlig verksamhet och förståelse för en poli- tikerstyrd organisations speciella förutsättningar. Känsla för och kännedom om social- försäkringen. Stor social kompetens och brett management-kunnande. Initiativrikedom, flexibilitet och förändringsbenägenhet med förmåga att kunna fatta och stå för fattade beslut. God förmåga att företräda kassan utåt såväl på det lokala/ re- gionala, nationella som internationella planet. Kommittén undersöker även möjligheten av att införa ett tidsbe- gränsat förordnande på direktörstjänsten, men finner att det saknas avtalsmässiga förutsättningar härför. Synen på ledarskap diskuteras även vid ett gemensamt möte med lokala fackliga företrädare samt vid en träff till vilken samt- liga chefer från respektive kassa inbjudits att delta. Det förtjänar att nämnas att och gemensamt anlitat en arbetstagarkonsult som är facken be- hjälplig att ta fram ett tvärfackligt handlingsprogram inför skapan- det av den nya Skånekassan. Fackens syn på ledarskap ligger mycket nära kommitténs uppfattning. Kommittén enas om att en bred annonsering ska ske. Utöver ledigkungörelse sker annonsering i Plats- journalen/Nytt jobb ( även på Internet ) samt i följande tidningar: Social Försäkring, DN, SvD, Landstingsvärlden och samtliga Skånetidningar (6 till antalet). Trots bred annonsering är det endast 18 personer som inkom- mer med ansökan. Kommittén beslutar i detta läge att experthjälp bör påkallas för att största möjliga objektivitet ska uppnås. Efter sondering hos några konsultfirmor anlitas Mana- gement AB. Två konsulter från nämnda bolag träffar de fem per- soner som kommittén funnit vara mest meriterade för ledigförkla- rad tjänst. Vid kommittésammanträde redogör kon- sulterna för uppläggning och tillvägagångssätt vid intervjuer och referenstagning mm samt rangordnar de fem som varit föremål för djupintervjuer. Kommittén träffar fyra av de fem kandidater som kallats till samtal/intervju. Den femte perso- nen är av olika skäl ej längre aktuell. Något ställningstagande kan på grund av tidsbrist ej göras utan beslut fattas . Ledamöterna i kommittén är inte eniga i sitt förslag till förord. Experterna i kommittén har också vissa invändningar medan de sakkunniga , och , RFV helt ställer sig bakom majoritetens uppfattning. , ett enhälligt beslut att förordna som direktör vid läns allmänna försäkringskassa. 5 Kommitténs fortsatta arbete Från och med årsskiftet 1997/98 har förberedelserna inför bildan- det av den nya Skånekassan allt mer övergått i en operativ fas un- der ledning av direktören. Kommittén har följt arbetet, godkänt planer och fattat vederbörliga beslut om organisation, bemanning, lokaler med mera, men har – av naturliga skäl – fått en mer under- ordnad roll än förutvarande år. En av de arbetsgrupper som tidigare nämnts, nämligen gruppen Krav och förväntningar på centralkontoret lämnar efter att ha tagit del av lokalkontorens och även de närmaste samverkanspar- ters synpunkter – bl.a fram vad som återges nedan. Arbetsgruppen ser liksom lokalkontoren en decentraliserad verksamhet med ett centralkontor med ett fåtal fasta tjänster. Ar- betet ska i huvudsak bedrivas i en projektorganisation, där medar- betare från hela organisationen används i olika uppdrag för det länsgemensamma uppdraget. Detta arbetssätt är ett led i utveck- landet av den lärande organisationen där delaktighet, kreativitet, öppenhet och eget ansvarstagande skapar kompetensutveckling och kompetensspridning i hela organisationen. Centralkontorets roll ska främst vara samordnarens. Uppfölj- ning och utvärdering spelar en central roll. Arbetssättet ska bygga på dialog och metodstöd. 22 Kommitténs fortsatta arbete Sett ur ett ledningsperspektiv är det främst två uppgifter som ett centralkontor, ck, ska bidra till nämligen att leda och styra verksamheten. Detta innebär att centralkontoret bl.a ska: vara direktören behjälplig med att förse styrelsen med uppgifter för att den ska kunna fullgöra sitt uppdrag ha ansvar för att ta fram underlag för i första hand verksam- hetsplanering och budget samt följa upp och utvärdera verk- samheten vara direktören behjälplig med underlag som behövs för den operativa ledningen av verksamheten samt på direktörens upp- drag medverka i planering och ledning av kassans verksamhet på direktörens uppdrag tillse att det sker en kvalificerad och för verksamheten väl anpassad uppföljning och utvärdering Med utgångspunkt från ovanstående föreslår arbetsgruppen följande: Direktion , direktörens rådgivare, som ska bemannas utifrån de behov direktören har, vilka inte tillfredsställs via de övriga enheterna på centralkontoret. Inom direktionen bör dock finnas en funktion som arbetar med strategisk informationsspridning, internt såväl som externt. Internrevision, fristående enhet under styrelsen. Försäkrings- och utvecklingsenhet (FU-enhet), en samman- hållen serviceenhet för försäkrings- och utvecklingsverksam- heten för att skapa en helhetssyn på verksamheten. Enhetens viktigaste uppgift, utifrån ett lokalkontorsperspektiv, är att samordna försäkrings- och utvecklingsfrågorna. Administrativ enhet, som främst är en serviceenhet till övriga enheter inom länet. Enheten har samordningsansvaret för bud- get och ekonomi samt för personalfrågor. IT-enhet, som ska arbeta med strategiska och systemtekniska frågor samt visst lokalt utvecklingsarbete främst vardagsratio- naliseringar Kommitténs fortsatta arbete 23 Med utgångspunkt i arbetsgruppernas förslag presenterar direktö- ren vid sammanträde en promemoria Lednings- och för Skånekassan. I sin föredragning hänvisar han bl.a till proposition 1997/98:41 av vilken framgår att såväl den centrala myndigheten som kassans styrelse kommer att ställa ökade krav på uppföljning och utvärdering. Direktören samman- fattar de krav som ställs på organisationen för att den ska kunna bli framgångsrik på följande sätt: Kunna åstadkomma och redovisa RESULTAT Ha hög KVALITÉ i verksamheten, både gentemot kunder och uppdragsgivare Det kräver i sin tur: Ständigt ifrågasättande och ständiga förändringar En lärande organisation med förmåga att utveckla det in- tellektuella kapitalet Att de anställda trivs med sitt arbete. Lokalkontoren svarar för kärnverksamheten till vilket hela organi- sationens intresse ska fokuseras. Övriga delar i organisationen är stödprocesser. Den ledningsstruktur som tecknas beskriver uppgifter och an- svarsförhållande för styrelse, direktör – direktion, kontorschef – lokalkontor, ledningskonferenser och förvaltningsledning. När det gäller direktionen föreslås att i den ska ingå fem sak- områdesansvariga inom följande områden: 24 Kommitténs fortsatta arbete De sakområdesansvariga är tillika kontaktpersoner för ett antal lokalkontor. I deras ansvarsområde ingår handläggning av strate- giska frågor, uppföljning etc Centralkontoret ska utöver direktionen bestå av följande enheter: en försäkringsenhet, indelad i tre försäkringsområden, en admi- nistrativ enhet, en ADB-enhet, revision och ett antal funktioner som budget/controller, information, säkerhet och utveckling. Direktören motiverar sitt förslag med att han vill åstadkomma en mer flexibel organisation, och att strävan bör vara att bedriva allt mer av verksamheten i projektform. För försäkringsområdena liksom för området utveckling bör högst två tredjedelar av till- delade resurser låsas upp av fast personal. Vissa tjänster inom för- säkringsenheten föreslås därför vara tidsbegränsade. Det bör heller inte finnas några skarpa gränser mellan de olika försäk- ringsområdena eller mellan direktionens olika ansvarsområden, vilket innebär att innehavare av aktuella tjänster ska kunna arbeta inom varandras områden. Detta i sin tur kräver klarhet vad gäller avgränsningar av ansvar och fodrar ett stort engagemang, en hel- hetssyn, en god samarbetsförmåga hos dem som blir innehavare av dessa tjänster. Rekryteringsfrågan och andra spelregler för personalförändringar i samband med bildande av ck-organisationen hade beretts i en av de arbetsgrupper som tillsatte. Efter viss ytterligare beredning, föreslås att samtliga tjänster – inklusive en- hetschefer eller motsvarande – ledigförklaras internt genom intres- seutlysning samt att övriga tjänster, vilka kan betraktas som helt nya – dvs med ett arbetsinnehåll som ej tidigare funnits på de båda nuvarande kassorna – kan utlysas externt. Kommitténs fortsatta arbete 25 enbart då det bedöms att tillräcklig kompetens saknas inom orga- nisationen. All personal, således även personal från lokalkontor, ska ges möjlighet att anmäla intresse. Kommittén kan med tillfredsställelse konstatera att när det gäller bemanning av stabsfunktionen uppfylls den av kommittén uppställda målsättningen; att internrekrytering i första hand tillämpas och att en jämn fördelning eftersträvas både vad avser kön och kassatillhörighet. I sin föredragning ut- talar direktör att vid valet av de fem sakom- rådesansvariga har den enskildes kvalifikationer i relation till kraven i aktuell tjänst stor betydelse. Därutöver är en bedömning av deras förutsättningar att passa in i, komplettera och tillsammans med direktören bilda en kompetent ledning av mycket stor bety- delse. Stor vikt läggs även vid att de sakområdesansvariga ska ha kontakt med ett antal lokalkontor. Ambitionen är att utan avkall på uppställda krav tillgodose behovet av viss balans mellan och samt mellan kvinnor och män. För bedömning, intervjuer och referenstagning har de konsulter som kommittén använt anlitats. 5.4Arbetsplan, budget samt vissa förpliktelser