sou · GMB3149 · 1999-01-01 00:00:00 — Med utgångspunkt från regeringens direktiv av (dir 1997:94) startade organisationskommittén sitt arbete . Utredningens uppgift har varit att förbereda och genomföra bildandet av läns allmänna försäkringskassa ge- nom en sammanläggning av försäkringskassorna i , , och . Den nya försäkrings- kassan bildas fr o m . Utredningen har letts av utredningssekreteraren (). Ledamöter har varit ombudsmannen (), marknadschefen (), riks- dagsledamoten (), f.d. riksdagsledamoten (), informationschefen (), lant- brukaren (), riksdagsledamoten (), riksdagsledamoten () samt f.d. om- budsmannen (). Sakkunniga i utredningen har varit ut- redningschefen , , och en- hetschefen , . Ombudsmän- nen , och , akademikers centralorganisation har varit ex- perter. Sekreterare i utredningen har varit planeringsledaren . överlämnar betänkandet Att bilda för- säkringskassa i (SOU 1998:149). Utredningens arbete är härmed avslutat. Några utgångspunkter i arbetet ........................................ Organisation och arbetsformer ......................................... 4.1Befolkning och socialförsäkring i . Dags att lyfta fram de förtroendevalda..................... 21 socialförsäkringsnämnder i ...... Försök med finansiell samordning (SOCSAM) ....... Utgångspunkter för bemanningsarbetet ................... Kommitténs roll i bemanningsarbetet ...................... Det praktiska bemanningsarbetet ............................. Kommuner och antal invånare i .. 37 bildas läns allmänna försäk- ringskassa genom en sammanläggning av försäkringskassorna i , , och . tillsattes en organisationskommitté för att på rege- ringens uppdrag förbereda och genomföra sammanläggningen. De berörda försäkringskassornas presidier hade före det på eget ini- tiativ startat ett samarbete inför en förmodad sammanläggning. Bland annat antogs en gemensam plattform för förhållningssätt och arbetsmetoder i förberedelserna. En ambition har varit att ur de fyra försäkringskassornas verk- samheter tillvarata det bästa och finna den femte lösningen. Ett omfattande kartläggningsarbete av likheter och skillnader i de fyra försäkringskassorna har därför genomförts. Ett stort antal medarbetare har varit engagerade i förberedelse- arbetet. På eget initiativ har kommittén särskilt uppmärksammat förtroendemannarollen. har ställt sig bakom en övergripande organisationsplan för den nya . Länskontoret (centralkontoret) förläggs enligt regeringens direktiv till . En administrativ enhet inrättas i för lönehantering, ekono- misk redovisning och inköp/upphandling. Kommittén har vidare slagit fast riktlinjer för bemannings- arbetet, bl a vilka bedömningsgrunder som ska gälla i rekryterings- och placeringsarbetet. Det kommer att finnas drygt 2 200 med- arbetare i den nya vid ingången av . Ca 240 personer vid centralkontor och övriga gemensamma funk- tioner har betraktats som direkt berörda av sammanläggningen.Vid det nya länskontoret och övriga gemensamma funktioner har in- rättats ca 150 befattningar. Genom sammanläggningen har det skapats ett utrymme att förstärka försäkringsverksamheten. har ett 90-tal medarbetare kunnat placeras vid något av de drygt 55 lokalkontoren. Inom bedrivs tre försök enligt den s k SOCSAM-lagstiftningen. Kommittén är angelägen om att försöks- verksamheten förlängs till och med . Det är också ange- läget att valbarhetsbestämmelserna ändras så att även personer ur socialförsäkringsnämnder kan väljas att representera försäkrings- kassan i beställarförbundens styrelser. Genom den tilldelning av medel till försäkringskassorna som aviseras i budgetpropositionen (samt förstärkningar även ) bedöms den nya kunna starta sin verk- samhet under relativt goda ekonomiska omständigheter. uppdrog regeringen åt en organisationskommitté att förbereda och genomföra bildandet av en försäkringskassa i fr o m (dir 1997:94). Kommittén skulle samordna arbetet med bildandet vad avsåg organisation, bemanning, kompetens och arbetsformer och ta fram underlag för resursbehov för den nya kassan. I uppdraget ingick även att rekrytera direktör. Som givna förutsättningar angavs att centralkontoret skulle förläggas till samt att viss administrativ stödverksamhet eller viss försäkringsadministration (20 – 30 personer) skulle för- läggas till . Resurser som kunde frigöras genom sam- manläggningen bedömdes kunna användas för att möta bespa- ringskrav för den nya kassan. Regeringen lämnade uppdraget åt en särskild ut- redare att i samråd med , de allmänna för- säkringskassorna i , , och samt av de nämnda försäkringskassorna till en gemen- sam allmän försäkringskassa för . Utredaren före- slog i sin rapport att skulle bildas och att en organisationskommitté skulle tillsättas. De fyra försäkringskassorna hade startat ett intensivt förberedelsearbete. Styrelserna hade presidie- träffar som fick karaktären av inter- rimstyrelse. Bl a beslutades att en för de fyra kassorna gemensam verksamhetsplan med mål och satsningar skulle tas fram . Vidare fick försäkringskassornas direktörer uppdraget att organisera, bemanna och ge direktiv till projekt som var angelägna inför en sammanläggning. Direktörerna organiserade sig i en styr- grupp för ledningen av arbetet. Styrgruppen fungerade fram då den tillträdande ledningen för den nya kassan övertog planeringsansvaret. 3 Några utgångspunkter i arbetet Alla förberedelser som skedde fram utfördes i en projektorganisation där direktörerna i styrgruppen utgjorde led- ning på tjänstemannanivå. Processgrupper med olika fokus (led- ning- stöd-organisation-kärnverksamhet) hade ansvar för uppdrag till ett stort antal utredningar inom varje område. Ett urval av utredningarna har presenterats för kommittén. En ambition har varit att ur de fyra försäkringskassornas verk- samheter tillvarata det bästa och finna den femte lösningen. Uti- från det synsättet har mycket tid och kraft ägnats åt kartläggnings- arbete. Sammanlagt har ett femtiotal utredningar gjorts och i alla utredningar har det funnits representation från var och en av kassorna. En gemensam plattform för sammanläggningen antogs av för- säkringskassornas presidier . Det övergripande förhåll- ningssättet innebar att den nya kassan skulle ges så goda förutsätt- ningar för sin verksamhet som möjligt. Som vägar att möjliggöra detta angavs att utifrån gemensamma grundläggande värderingar ta tillvara det bästa hos respektive kassa samt ha ambitionen att bygga en framtidskassa som med nya metoder och arbetssätt möter 2000- talets kunders krav på socialförsäkringsadministration positivt delta i det gemensamma samverkansarbetet inordna allt utvecklingsarbete i kassan av betydelse i de gemen- samma ansträngningarna lära känna de andra kassornas klimat, arbetsrutiner m m genom arbetsbyten, nätverksarbete m m 12 Några utgångspunkter i arbetet på olika sätt – inte minst genom gemensamma aktiviteter – snabbt och enhetligt informera förtroendevalda och anställda om den pågående processen. Försäkringskassornas direktörer har varit adjungerade till kom- mittén. Det har varit angeläget att sprida information om organisa- tionskommitténs ställningstaganden och förändringsarbetet i stort. Förutom muntlig information via chefer har medarbetarna konti- nuerligt informerats genom nyhetsbrev. öppna- de ledningen för den nya en möjlighet till frågor och svar, via intranätet. De flesta frågor har naturligt nog handlat om organisationsförändringen. Viss uppmärksamhet har rönts även externt. Kommittén ge- nomförde en pressträff där information lämnades om den förestående sammanläggningen. Besluten om organisation och lokaliseringar redovisades i ett press- meddelande. Samråd med de fackliga organisationerna, Försäkringsanställ- das förbund (FF) och akademikers centralorganisation () har på central nivå skett genom att organisationerna varit representerade genom experter knutna till kommittén. Båda organisationerna har inrättat interrimstyrelser på . Styrelserna har varit informationsmottagare och förhandlingsparter i de sammanhang där villkor för den nya kassan avhandlats. Med ömsesidiga ansträngningar har samarbetet funge- rat mycket gott trots brådskan i processen. tillskrev kommittén och lämnade sin syn på faktorer särskilt viktiga att beakta i bemanningsarbetet. FF ut- arbetade ett handlingsprogram för sammanläggningsarbetet, som redovisats för kommittén. På grund av att och kommuner motsatte sig att ingå i och istället fördes till och landsting har ett avtal träffats om att lokalkontoren i dessa kom- muner förs till läns allmänna försäkringskassa fr o m Avtalet har slutits mellan styrelserna för Några utgångspunkter i arbetet 13 läns allmänna försäkringskassa respektive läns allmänna försäkringskassa. 4 Organisation och arbetsformer 4.1Befolkning och socialförsäkring i bildades genom en sam- manläggning av , Älvsborgs- och Skara- borgs län. I bor omkring 1,5 miljoner människor. Drygt hälften av länets mark täcks av skog och nästan en fjärdedel är jordbruksmark. 26 av länets 49 kommuner har färre än 15.000 invånare. Största stad är med drygt 450.000 invånare. Befolkningens åldersstruktur stämmer överens med rikets men mellan kommunerna finns stora skillnader. När det gäller arbets- löshet följer länet som helhet i stort sett riket. Den öppna arbets- lösheten i uppgår till och andelen per- soner i åtgärder är 1. Men även här finns väsentliga skillnader mellan kommuner och, inom , mellan stads- delar. är något av en invandrarstad. Nästan en fjärdedel (22,) av befolkningen har utländsk anknytning, i vissa stadsdelar mer än hälften av invånarna 2. 2personer med utländskt medborgarskap eller f.d. utländskt medborgarskap, statistikuppgiften avser 16 Organisation och arbetsformer Ersättningarna via socialförsäkringen i uppgår till ca 38 miljarder. Inom ohälso-området finns stora skill- nader mellan de olika lokalkontorsområdena. , sär- skilt de nordöstra stadsdelarna, har betydligt högre ohälsotal, sjuk- penningtal och antal förtidspensioner än kommunerna i övrigt. Ohälsotalet (det genomsnittliga antalet sjukdagar med sjukpenning och förtidspension) varierar mellan 24,2 () och 72,4 (nordöstra ) 3. Organisationsarbetet har inriktats på att åstadkomma fungerande länsgemensamma lednings- och stödfunktioner. Att i samband med sammanläggningen förändra lokalkontorsstrukturen ansåg kommittén inte vara önskvärt. På förslag av den tillträdande direktören antog kommittén en övergripande organisationsplan för den nya försäk- ringskassan. I samband med detta beslut uppdrogs åt direktören att utforma detaljorganisationen. Till grund för beslutet om organisationsplan inhämtades infor- mation från regionala samarbetspartners – främst hälso- och sjuk- vård och länsarbetsnämnd – om deras organisation för att under- lätta samverkan. Även Utvecklingsprogrammet 2005 som tagits fram gemensamt av , Försäkringskasseför- bundet och försäkringskassorna gav vägledning. När det gäller överväganden om geografiska placeringar var regeringens direktiv styrande för lokaliseringarna till och . Ambitionen har varit att skapa en flexibel organisation som skapar förutsättningar för kvalitet, rättssäkerhet, enhetlighet och god service till de försäkrade i . Organisationen i sig kan dock aldrig garantera sådana resultat. Det är de anställda i som betyder mest för att verk- samhetens mål ska kunna uppnås. 3 statistikuppgifterna avser 2:a kvartalet 1997 Organisation och arbetsformer 17 Med ledning bl a av Utvecklingsprogrammets visioner om för- säkringskassornas utveckling tecknades en bild av vad som ska känneteckna den nya kassan i arbetsformer och organisation. Några av ledorden är fokus på kunden, tydlig ansvarfördelning, ett gott ledarskap, processorienterat arbetssätt och underlätta sam- verkan. Schematiskt kan organisationen för läns all- männa försäkringskassa beskrivas på följande sätt: I den nya försäk- ringskassans område med ca 55 lokalkontor var det angeläget att skapa en områdesorganisation som bas för samarbete lokalkontor emellan och för att underlätta måluppfyllelse. Fyra områden (, , och ) bildades. Om- rådena motsvarar inte de gamla försäkringskassornas gränser 18 Organisation och arbetsformer men bedöms ändå som naturliga ur kund- och samverkansperspek- tiv. För varje område finns en chef som utan operativt chefsskap för lokalkontoren svarar för att stimulera utveckling, samarbete och effektivitet. Områdeschefen har ett övergripande resultat- ansvar för området och är en länk mellan direktören och lokal- kontoren. Direktören leder den dagliga verksamheten och är ansvarig för den löpande förvaltningen enligt de riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar. Till sitt stöd har han en verkställande ledning, länsledningen. I denna ingår de fyra områdescheferna, jurist, och avdelningscheferna vid länskontoret. I den nya ska man kunna gå in i – och ur – ett ledarskap. Det ska vara naturligt att växla mellan olika roller. För att underlätta ett sådant förhållningssätt används fyraårsför- ordnanden för chefsbefattningar på ledningsnivå. Den gemensamma ledningsfunktionen, länskontoret (central- kontoret) består av en försäkringsavdelning, områdeschefer samt en ledningsstab. Länskontoret ska utifrån ett konsultativt förhåll- ningssätt lämna stöd till verksamheten. Ett 80-tal befattningar har inrättats vid länskontoret. Försäkringsavdelningen har ansvaret att utveckla och effektivi- sera försäkringshandläggningen och kvalitetssäkra tillämpningen. Häri ligger även att genomföra de förändringar i försäkrings- och bidragssystemen som regering och riksdag beslutar. Inom rehabi- literingsområdet ansvarar avdelningen för att utveckla och kvali- tetssäkra de arbetsmetoder och den metodik som ska tillämpa. Inom avdelningen urskiljs huvuduppgifterna utveck- ling och tillämpning . I tillämpningsansvaret ingår ansvar för om- prövings/besvärsärenden. Försäkringsöverläkarna knyts till avdel- ningen. Organisation och arbetsformer 19 I ledningsstaben ingår avdelningar för personalfrågor, ekonomi, information, forskning och utveckling, säkerhet, revision, kansli samt en jurist och en IT-strateg. Personalavdelningen arbetar med strategiska och gemensamma personalfrågor genom att utforma policyer, riktlinjer och stöd- dokument, personalpolitiskt utvecklingsarbete samt uppföljning och utvärdering inom personalområdet. En annan viktig uppgift är att ge konsultativt stöd till linjeorganisationen i personalfrågor. Ekonomiavdelningen ansvarar för ekonomistyrning (bl a rikt- linjer inom ekonomiadministration), samordning av verksamhets- planering och har ett strategiskt ansvar för inköp och upphandling. Vid avdelningen finns även en controllerfunktion. Informationsavdelningen svarar för intern och extern informa- tion samt marknadsföring. Bland viktiga aktuella uppgifter finns att utforma en kommunikationspolicy och att upprätta en hemsida för den nya . Forsknings- och utvecklingsavdelningen ska inledningsvis ta fram ett förslag till utvecklingsstrategi för den nya kassan med ut- gångspunkt från Utvecklingsprogrammet . Avdelningen har vidare bl a ansvar för att driva mål- och kvalitetsarbete, utveckling av kontakter med forskningsvärlden och andra organisationer samt utvärdering. Avdelningen för säkerhet har som huvuduppgift att samordna arbetet med IT-säkerhet, fysisk säkerhet och beredskapsplanering. Revisionsavdelningen upprättar riskanalys/revisionsplan, utför revision av verksamheten och utgör stöd till verksamheten i eko- nomiska och revisionella frågor. Kansliavdelningen svarar bl a för diarieföring, arkivsamord- ning och skriv/sekreterarfunktion. Juristen arbetar främst med frågor av förvaltningsrättslig ka- raktär, är rådgivare till ledningen och organisationen i övrigt samt svarar för handläggning av vissa juridiska frågor. IT-strategen har ansvar för att driva utvecklingen på IT-om- rådet bl a utifrån riktlinjerna i Utvecklingsprogrammet . 20 Organisation och arbetsformer En administrativ enhet har inrättats i . Enheten ansvarar för lönehantering, ekonomiredovisning och inköp/upphandling. finns en enhet för telefonikundtjänst i . Bemanningen i utökas och ytterligare en telefonikundtjänst etableras i för att vara i drift . En länsgemensam IT-enhet förläggs till . Enheten svarar för utveckling och underhåll av egenutvecklade system och samordning av den tekniska miljön. Resurser för råd och stöd inom försäkringen byggs upp efter behov i vart och ett av de fyra geografiska områdena. 4.3Dags att lyfta fram de förtroendevalda Bildandet av den nya leder till att antalet för- troendevalda minskar väsentligt genom att fyra styrelser ersätts av en. Därtill kommer att det inte ska finnas suppleanter i de social- försäkringsnämnder som tillträder fr o m . Den nya styrelsen för tillträder , socialförsäkringsnämnderna ett kvartal . Den nya sty- relsens tillträdande sammanfaller sånär som med den nya lagstiftningen där styrelserna ges det fulla lednings- och verk- samhetsansvaret. På eget initiativ har kommittén kartlagt de förtroendevaldas roll och förutsättningar inom de fyra försäkringskassorna. Erfaren- heterna visar på bl a behov av väl utvecklade arbetsformer mellan tjänstemannaorganisation och styrelse. Styrelsen behöver löpande delges resultat av uppföljningar av verksamheten och förses med bred information om läget i organisationen. Det är vidare önskvärt att frågor av principiell art lyfts till styrelsen i ett tidigt skede. Konsekvensbeskrivningar bör finnas med i beslutsunderlaget i ärenden där långtgående förändringar föreslås. Organisation och arbetsformer 21 Förtroendemannarollen i den nya kassan har lyfts fram under organisationskommitténs arbete, delvis på grund av förändringar i lagstiftning men också för att kommitténs ledamöter sett det angeläget att göra förtroendemannaorganisationen mera känd hos de försäkrade. Även hos medarbetarna i kan medvetenheten höjas om motiven för förtroendevaldas medverkan i socialförsäkringen. Kommittén har arrangerat en konferens för socialförsäkringsnämnderna där framtida utvecklingsinsatser för de förtroendevalda och samarbetsformer mellan ledning och nämnder diskuterades. Ett av flera intressanta teman som behand- lades var bemötandefrågor. Det är den nya styrelsen som ska fastställa organisationen för so- cialförsäkringsnämnderna i , men kommittén har sett det som sitt ansvar att förbereda frågan såväl vad gäller orga- nisation som nominering av ledamöter. I samband med bildandet av den nya minskas antalet socialförsäkringsnämnder från 25 till 21 enligt det prelimi- nära beslut som kommittén fattat. Bakgrunden till minskningen är främst vikande ärendevolymer på grund av ändrade beslutsbe- fogenheter för nämnderna. 4.5Försök med finansiell samordning (SOCSAM) Det är en stor tillgång för att tre av f n åtta försök inom ramen för den sk SOCSAM-lagstiftningen bedrivs i länet. Försöken är 5 S i , 4 S i samt Delta- projektet i . Enligt nuvarande lagstiftning ska verksamheten bedrivas till och med . 22 Organisation och arbetsformer den bör förlängas. En verksamhet av den karaktär som SOCSAM- lagstiftningen medger kräver nytänkande och ändrat förhållnings- sätt hos de aktörer som är involverade och det är nödvändigt att ge tid för att det nya ska få genomslag i praktisk verksamhet och re- sultat. I och med bildandet av kommer val av och förtroendemän till be- ställarförbundens styrelser för perioden – 2000 (–2002) att ske i nya församlingar. Med nuvarande valbarhetsregler kan det bli svårt att behålla den lokala förankringen. Reglerna innebär att den som är ledamot eller ersättare i kommun- och landstingsfullmäk- tige samt i styrelse är valbar. Kretsen bör vid- gas så att även ledamöter i socialförsäkringsnämnder ska kunna ut- ses från sida till beställarförbundens styrelser. Antalet medarbetare som övergår i anställning hos den nya kassan beräknas till drygt 2 200 (ca 2 000 årsarbetare). Kvinnodominan- sen är stor () och genomsnittsåldern . Den genom- snittliga anställningstiden uppgår till . har arbetat mindre än inom försäk- ringskassan. Andelen medarbetare som är är i det närmaste obefintlig; . Kvinnor har i genomsnitt längre anställningstid än män. Även utbildningsbakgrunden skiljer sig; männen har i högre utsträckning gymnasie- eller högskoleut- bildning. Grovt schabloniserat kan man konstatera att en typisk kvinnlig medarbetare i har grundskoleutbildning, är och har arbetat i kassan . Motsvarande man har arbetat vid kassan , är och har gymnasieutbildning. När den nya bildas blir det fråga om s k över- gång av verksamhet. Regler om övergång av verksamhet finns bl a i Lagen om anställningsskydd. Dessa regler innebär i korthet att personalen vid de försäkringskassor som läggs ned automatiskt förs över till den nybildade och ses som an- En enskild arbetstagare kan dock tacka nej till en sådan övergång. Lagen om anställningsskydd förbjuder uppsägningar som beror på övergången i sig. Uppsägningar som görs p g a ekonomiska eller organisatoriska skäl, d v s på grund av arbetsbrist, är dock tillåtna även i samband med övergång av verksamhet. Inför sammanläggningen uppgick antalet medarbetare vid centralkontoren och övriga länsgemensamma administrativa funk- tioner till ca 240. Dessa personer definierades som direkt berörda. Frigjorda personalresurser vid dessa enheter skulle i första hand tillföras försäkringsverksamheten. På så sätt kunde en nödvändig förstärkning av lokalkontoren komma till stånd. 5.3Kommitténs roll i bemanningsarbetet Kommittén påbörjade rekryteringsarbetet till direktörsbefattningen med annonser i dagspress. För meritvärdering, referenstagning och intervjuer anlitades extern konsult och inom kommittén uppdrogs åt en mindre grupp att delta praktiskt i re- kryteringen. I gruppen ingick ordföranden och en ledamot samt sakkunniga och experter. beslutade kommittén enhälligt att förorda som direktör. Tillsättningen beslutades av Riksförsäk- ringsverket och direktören tillträdde successivt under vårvintern, fr o m maj på heltid. Kommittén har även varit involverad i tillsättning av befatt- ningen som revisionschef. För övriga befattningar har kommittén delegerat till direktören att fatta beslut om tillsättning. Flera inriktningsbeslut har tagits när det gäller bemannings- arbetet. uttalade kommittén en stark ambition att kunna erbjuda anställningstr ygghet, dock ej befattningstrygghet i övergången. Kommittén har även beslutat om bedömningsgrunder för anställning och kriterier för att medge frivillig avgång med pensionsersättning. Kommittén har också godkänt ett mindre antal ersättningsrekryteringar . punkten har varit att externrekrytering ska tillgripas som en sista- handslösning när internrekrytering inom inte gett resultat. Särskilda resurser har tilldelats försäkringskassorna för arbetet med det nya svenska pensionssystemet. Efter en analys av förvän- tad belastning beslutade kommittén att godkänna externrekrytering av 30 medarbetare inom pensionsområdet som ett första steg. Re- kryteringen ger en möjlighet att påbörja ett angeläget genera- tionsväxlingsarbete inom . I huvudsak kommer personer i åldern 30 – med högskoleutbildning att erbjudas anställning. Rekrytering av chefer till länskontoret skedde . Efter att detaljorganisationen påbörja- des bemanningsarbetet till länskontor och övriga gemensamma funktioner. Medarbetarsamtal som särskilt inriktades på den kom- mande förändringen genomfördes med alla berörda anställda och kontakter togs med företagshälsovård och . Bemanningsarbetet har bedrivits i två spår, rekrytering och pla- cering. Till nyinrättade befattningar vid länskontoret och andra länsgemensamma funktioner har det varit möjligt att lämna an- sökan. Samtliga medarbetare inom försäkringskassorna i gavs möjlighet att söka dessa befattningar. För med- arbetare direkt berörda av sammanläggningen har det också varit möjligt att lämna intresseanmälan för att arbeta vid lokalkontor. Till grund för intresseanmälan låg en preliminär bedömning av behov och ekonomiskt utrymme för utökningar av personalresur- serna vid vart och ett av lokalkontoren i länet.