sou · GMB364 · 1999-01-01 00:00:00 — Miljö- och hälsoskyddsförvalt- ningen ger tillstånd för verksamheter som kan medföra miljöfarliga utsläpp i mark, luft och vatten. ·Polismyndigheten: tillstånd för verksamhet på offentlig plats. ·Länsstyrelsen: tillstånd för enskilt vårdhem för sjukvård, rehabilite- ring, åldringsvård, missbruksvård. ·Socialstyrelsen: anmälningsplikt gäller för all sjukvårdspersonal, läkare, sjuksköterskor, sjukgymnaster, tandläkare etc., som startar privat verksamhet. 4.9.3Import från länder utanför EU ·Kommerskollegium: utfärdar licenser för import av bl.a. textilier och kläder. ·Jordbruksverket: ansökan om importlicens för vissa livsmedel. ·Livsmedelsverket: registrering vid import av livsmedel. ·Tullverket: kan svara på frågor om tullregler, t.ex. hur man gör en tulldeklaration, vilka tullsatser, skatter och avgifter som gäller. Bokföringslagen säger att alla näringsidkare skall ha ordnad bokföring, vilket gäller oberoende av företagsform och verksamhetens omfattning. När verksamheten startas skall företagaren också börja bokföra. En näringsidkare är alltid själv ansvarig för att bokföringen sköts korrekt, även om bokföringshjälp anlitas. Den som startar ett företag måste i ett tidigt skede bestämma om han/hon skall sköta bokföringen själv. måste man också bestämma hur rutinerna skall läggas upp i företaget. Hur skall t.ex. offert, faktura och kvitto se ut? Hur hanteras egna och andras betalda och icke-betalda fakturor? En företagare måste känna till att alla affärshändelser, dvs. allt som påverkar företagets ekonomi, skall dokumenteras. Affärshändelserna skall kunna verifieras med underlag, t.ex. kvitton och fakturor. Dessa kallas verifikationer. Enligt lag skall dessa sparas . 40 Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare? På verifikationen skall datum, vad verifikationen avser, beloppet med moms specificerad samt köpare och säljare tydligt framgå. startas bör man som företagare se över försäkrings- skyddet. Som egen företagare saknar man till viss del det grundskydd som en anställd har. Exempel på försäkringar som kan vara aktuella för en nystartad verksamhet är: Eureka Marknadsfakta har genomfört en kvalitativ undersökning på uppdrag av Småföretagsdelegationen. En sammanfattning av undersök- ningen redovisas nedan. Syftet med studien var att belysa småföretagares erfarenheter och attityder till de instanser, myndigheter och kommuner som de kommer i kontakt med genom sina företag i sökandet efter information. Vidare skulle konkreta förslag till förbättringar och/eller förändringar fångas upp. Studien genomfördes med hjälp av kvalitativa intervjuer via telefon. Således har intervjuarna använt sig av ett öppet frågeformulär med ett antal punkter som har prickats av. Intervjuerna har bandats för senare analys. Totalt har 30 intervjuer om vardera genomförts med småföretagare i , och (10 inter- vjuer per län). Småföretag har definierats som företag med färre än 50 anställda. En jämn fördelning av företag i olika storleksklasser och geografisk belägenhet har eftersträvats. Intervjuperson har varit den som är ansvarig för företaget. I en kvalitativ studie av detta slag redovisas resultatet i text bestående av sammanfattningar och beskrivningar av de attityder och resonemang som förts. Således kan ej resultatet presenteras i statistisk form. Däremot erhåller man en djupare förståelse för hur målgruppen resonerar. Följande frågeområden avhandlades i intervjuerna: ·Hur ofta kommer man i kontakt med myndigheter? ·Vilka ärenden rör det sig om? ·Vart vänder man sig? ·Vilken typ av information efterfrågas? ·Hur upplever man samspelet? ·Exempel på sådant som har skötts dåligt. ·Hur användandet av IT skulle kunna underlätta. ·Andra förslag på förändringar. ·Hur upplever man den kontakt som sker på initiativ av de olika instanserna? De flesta respondenter har en någorlunda regelbunden kontakt med de olika instanserna. De som har mest kontakt är framför allt de företag som är i behov av information om regler och de som behöver tillstånd av olika slag. De företag som var med i studien går grovt att dela in i två grupper; de som har en mycket frekvent kontakt med olika instanser och de som endast har några få kontakter . Vart vänder man sig? Småföretagarna vänder sig regelbundet till en mängd olika instanser. De som anges mest frekvent är skattemyndigheten, och kommunen. Andra instanser som ofta nämns är t.ex. samt brandmyndigheterna och hälsomyndigheterna. Kontakten med brand- och hälsomyndigheter är av en annan karaktär. Dessa myndigheter bedriver ofta en uppsökande verksamhet i form av besök (kontroller) varför information förmedlas vid dessa besök. Således är det ovanligt att småföretagarna vänder sig till just dessa myndigheter. Även skattemyndigheterna vänder sig ibland till småföretagen för att få vissa uppgifter. Ärenden då man söker information För att bättre förstå småföretagarnas kontakt med olika instanser berörde en av frågeställningarna vid vilka ärenden man söker information. Följande svar var mest frekventa: En vanlig situation är skattefrågor eller närbesläktade funderingar av ekonomisk karaktär. Den mest förekommande instansen i dessa situationer är skattemyndigheten. I de fall man har en revisor är dock den direkta kontakten med skattemyndigheten mer sällsynt. Denna kontakt har då tagits över av revisorn och hamnat inom dennes ansvarsområde. Kontakten med skattemyndigheten upplevs av vissa som ett nödvändigt ont då detta inte är förknippat med verksamheten i sig själv. Information om regler/regelförändringar nämns som ett vanligt ärende. En annan situation då man söker information är bidrags- och stödfrågor. Det är då vanligen som man kontaktar. (Detta var vanligare i än i de två andra undersökta länen.) Tillståndsfrågor av olika slag. I dessa fall är det vanligtvis kommu- nerna eller som man vänder sig till. Dessa frågor är ofta intimt förknippade med verksamhetens art och upplevs följaktligen som viktiga. Typ av information som man efterfrågar Förutom funderingar av skattemässig eller annan ekonomisk karaktär är det som ovan nämnts ofta information om regler, tillstånd eller stödfrågor man efterfrågar. Det vanligaste är att man vill ha någon form av muntlig information. Detta tillvägagångssätt motsvarar det behov av snabb information som ofta är fallet för småföretagarna. I annat fall önskar man sig skriftlig information, ofta i form av blanketter eller protokoll (med beslut). av fallen är det snabb information eller snabba besked man vill ha. I kommunerna har småföretagarna vanligtvis en kontaktperson som de har varit i kontakt med ett antal gånger tidigare. (Detta gäller framför allt i små kommuner.) För vissa är det något nytt att kunna vända sig till en person. I många fall är det näringslivssekreteraren man vänder sig till. Kontakten upplevs som lättare då man har en kontaktperson. Det är inte ovanligt att kontaktpersonen är väl insatt i småföretagarens verksamhet vilket naturligtvis underlättar ytterligare och dessutom känns stimulerande. Vi har numera kontaktpersoner. Förut fick vi alltid förklara och blev runtkopplade, men vet man vart man skall vända sig direkt. 44 Externa undersökningar SOU 1998:64 Kommunerna beskrivs ofta i positiva ordalag. Det verkar också som om samarbetet med kommunerna har förbättrats avsevärt . Baserat på de intervjuer som gjorts i denna studie verkar de småföretagare som är verksamma i små kommuner vara mer nöjda än de i större kommuner. Det finns ofta en upparbetad relation i de mindre kommunerna mellan företagaren och kontaktpersonen och ofta löser man frågor den informella vägen. och kommun verkar finnas en förståelse för ett ömsesidigt beroende som påverkar relationen i en positiv riktning. Kommunen är positiv. De har insett värdet av företagen i kommunen, till skillnad från statliga myndigheter. Samspelet med de statliga myndigheterna är mer komplicerat. En myndighet som ofta beskrivs i mer negativa ordalag är . Denna instans är svårare och mer tidskrävande att ha att göra med. Då dessa ärenden dessutom upplevs som viktiga förstärks det negativa intrycket. Även skattemyndigheterna och nämns i mer negativa ordalag. Den mer negativa attityden är vanligen baserad på dåliga erfarenheter av samspelet. Några småföretagare menar att de känner sig motarbetade och inte möter någon förståelse för sin situation. Vidare är det relativt svårt och tidskrävande att söka information och man anser att vissa tjänstemän saknar flexibilitet och förmåga att improvisera. Småföretagarna efterlyser ett kund-leverantörsförhållande med myndigheterna där service blir ett nyckelord. det är en attitydfråga som de måste göra något åt. Det måste vara ett kund-leverantörsförhållande med ömsesidigt förtroende. Det finns för lite respekt från deras sida. Vissa bestämmelser upplevs som om de motverkar varandra. Någon beskriver det som att ingen vet vem som bestämmer vad. Detta gäller speciellt bestämmelser med koppling till EU-regler. En småföretagare beskriver hur detta lett till att han fått sätta sig in i regelverket själv; en tidskrävande och onödig insats som tagit resurser från företaget. I detta specifika fall gällde det regler kring läkemedel vilket låg inom ramen för företagets verksamhet. Majoriteten av de tillfrågade småföretagarna rapporterar dock att de är någorlunda nöjda med den kontakt som de har med de olika instanserna. Det är, som nämnts ovan, framförallt samspelet med kommunerna som ges bra omdöme. Något som påverkar nöjdheten hos småföretagarna är vetskapen om vart man skall vända sig (till vem) samt känslan av en förståelse för småföretagarnas situation. Om så är fallet tycks de flesta uppge att de har en bra relation. De som är missnöjda beskriver följaktligen att förståelsen är dålig och att de känner sig motarbetade. (Bristande förståelse från en instans tycks leda till att småföretagarna känner sig motarbetade.) En annan källa till missnöje är när småföretagarnas kunder blir lidande på grund av att svar från någon instans dröjer. De verkar inte ha tid att utreda.det tar så att jag inte kan svara på mina kunders frågor. är en instans som tas upp som ett dåligt exempel. En företagare beskriver den som det mest fyrkantiga som existerar . I detta fall gällde det sjukskrivning och det regelsystem som finns kring detta. Respondenten berättar att han i detta avseende behövde sjukskriva sig till en viss del men att det på grund av ett stelt regelverk inte gick att göra det på det sätt som faktiskt var fallet. Småföretagarna har en rad olika synpunkter avseende sådant som bör förbättras från myndigheterna och kommunerna. En ofta återkommande synpunkt gäller den snabbhet med vilken myndigheterna besvarar företagaren. Om en myndighet skall motsvara de krav eller önskemål som ett småföretag har måste responsen på förfrågningar av olika slag ske snabbare. Dessa företags vardag kännetecknas av snabba beslut och följaktligen är ibland snabb information och snabba besked avgörande för dem. De olika instanserna måste således förstå vikten av att få information, tillstånd eller liknande . Försenad information eller ett försenat beslut kan rasera en affär eller försena en tidsplan så till den milda grad att företagets framtid är hotad eller expansionen stannar upp. Det måste med andra ord finnas en kunskap och en utbredd förståelse för vidden av myndigheternas agerande gentemot ett företag. Denna förståelse skulle i sig kunna leda till att de ansvariga personerna anstränger sig lite extra för att snabba på en annars långsam process. En annan lösning är att göra informationen mer tillgänglig på andra sätt. Att aktivt behöva söka information om regeländringar tar som tidigare nämnts tid och resurser. En lösning skulle vara att myndig- heterna skickade ut (eller på annat sätt förmedlade) information om regeländringar som berör småföretagarna med jämna mellanrum. Att handläggare ofta har för lite befogenheter nämns av några respondenter som ett annat problem. Handläggarna verkar ha för små befogenheter vilket leder till väntetid (då de måste involvera andra) och att det finns för få personer som kan ge raka besked. Andra beskriver det som att myndigheterna har beslutskramp och att ingen vågar ta några beslut. På grund av detta händer det att man inte får besked och att man blir runtskickad. Vissa instanser är svåra att få tag på då telefontiderna är omöjliga. En företagare beskrev t.ex. hur han var tvungen att få tag i ett departement. Detta departement hade telefontid och 11.30 vilket resulterade i att han inte fick tag på den information han behövde. De blanketter som man som småföretagare ofta måste fylla i är för krångliga och för omfattande. Dessa borde omarbetas så att de tar ett minimum av tid att fylla i. Språkvalet är ett annat viktigt område. Det kan vara mycket svårt att förstå den information eller de besked man får från myndigheter. Detta borde förbättras menar några. Många förstår nog inte ett dyft av det språk som används. De borde skriva på vanlig svenska. Kontakten med de mindre kommunerna fungerar i allmänhet mycket bra. Småföretagaren har här en kontaktperson som man kan vända sig till när man behöver information eller besked. Denna person har en serviceroll som upplevs som viktig. Ett önskemål som framkommer är att det skall finnas en liknande person även på de statliga myndigheterna. Kontakten skulle på så vis kunna förenklas och effektiviseras. Samarbetet med kommunerna har uppenbarligen blivit allt bättre . En handledning för företagare är något som efterfrågas. Denna skulle kunna fungera som en lathund för företagare som behöver söka information och komma i kontakt med olika myndigheter eller instanser. I denna bör det finnas en beskrivning av sådant som företagare bör tänka på och en rejäl översikt över de olika instanser som kan vara intressanta för företagare. Här bör också finnas information om stödformer. Några menar att de skulle vilja ha besök av en kunnig person av samma anledning. På grund av att jag missade några stödformer som andra har fått måste jag snart lägga ner min verksamhet Många myndigheter och instanser upplevs som anonyma, har en otydlig struktur och i vissa fall en otydlig funktion och okända befogenheter. Det gör att man inte vet vad som ligger inom deras ansvarsområde samt vilka befogenheter de har. Om man som småföretagare hade bättre kunskap om detta skulle man snabbare få tag på den information man behöver. Några företagare menar att vissa instanser borde vara mer aktiva och ta kontakt med småföretagen själva. Syftet skulle vara att spara tid (åt småföretagarna) genom att ta kontakt samt att på detta sätt aktivt söka kunskap om småföretagen i området för att kunna underlätta villkoren. Vidare upplevs regeländringar ibland negativt av småföretagarna. Detta beror på att man inte förstår varför förändringen genomförts samt vad det egentligen kommer att innebära. Således vill man gärna få informa- tion om bakgrund och syfte samt få en sammanfattning av helheten (så kort och koncist som möjligt). En myndighet borde vidare ha bättre kunskap om vad andra myndig- heter kräver av företagen. Några upplever det som att m yndigheterna borde informera varandra om sin kontakt med företagen för att man skall uppnå en förståelse för företagens kontakt- och informationsbehov gentemot alla myndigheter och kommuner. På så sätt skulle informationen från en myndighet kunna sättas i relation till den informa- tion som kommer från andra håll. Bättre samordning mellan myndigheterna efterfrågas således också. Kontakt från instansernas sida Brandmyndigheterna kontaktar småföretagarna relativt frekvent för kontroll/inspektion. Detta upplevs vanligen som något positivt. Den kontakt som sker på myndigheternas initiativ är vanligen av kontrollkaraktär. Detta upplevs ofta som något negativt och gör att man upplever dessa instanser negativt. Man skulle vilja ha motsvarande initiativ från myndigheterna fast då med syftet att informera. För att man skall se dem som rådgivare måste de även uppfylla denna roll. Det är för mycket kontroll och för lite information från myndigheter och instanser. Tillgång till Internet / Hur IT kan underlätta kontakten En majoritet av de tillfrågade har tillgång till Internet antingen på företaget eller i hemmet. Attityden till Internet är skiftande. De som är mer positiva ser möjligheterna vad gäller snabb åtkomst till information. De som är negativt inställda har en konservativ inställning som leder till en allmän misstro mot Internet. Denna grupp kommer troligen att be höva en lång startsträcka innan den kan använda Internet på ett effektivt sätt. Några småföretagare upplever att detta nya medium förenklar deras kontakt med myndigheterna. Den vanligaste positiva effekt som nämns är att man kan beställa material som t.ex. blanketter. Dessa företagare hoppas att denna utveckling fortsätter. En del av de tillfrågade intar som nämnts ovan en avvaktande attityd och menar att de i mesta möjliga mån vill ha personlig kontakt när de söker information. Det finns en oro för att användandet av Internet kommer att ske på bekostnad av personliga kontakter och brev. Andra menar dock att Internet skulle kunna utnyttjas mer än vad som sker . Man skulle t.ex. kunna använda det till att informera om regel- ändringar. Jag skulle vilja hämta information om regeländringar samt läsa en kort sammanfattning med syfte och slutsatser. Flera småföretagare efterfrågar möjligheten att via Internet kunna söka information om lagar och regler. De beskriver det som omöjligt att hålla sig uppdaterad inom detta område. Denna information är dock mycket viktig och dessutom behöver man den ofta med kort varsel. Således skulle företagarnas vardag underlättas mycket om det gick att få denna information med några enkla knapptryckningar. ·De myndigheter småföretagarna upplever att de har mest kontakt med är skattemyndigheten, och kommunen. Respon- denterna i studien kan grovt delas in i två grupper: de som har ett par kontakter och de som har relativt frekvent kontakt (eller mer/år). ·Det vanligaste är att man söker ett snabbt svar, ofta muntligt. Skattefrågor, information om regler samt tillstånd är de vanligaste ärendena. ·Samspelet med kommuner upplevs ofta som bra. Det tycks ha förbättrats . Ett ömsesidigt beroende, förståelse och intresse för småföretagen samt en kontaktperson är de främsta skälen till det positiva omdömet. ·Samspelet med statliga myndigheter är besvärligare. Oklara struktu- rer, långa beslutsvägar och en bristande förståelse för småföre- tagarnas villkor är anledningarna till detta. Man vet inte vem man skall prata med. ·Goda relationer med myndigheter och kommuner tycks drivas av känslan att det finns en förståelse för småföretagarnas situation och att instanserna förstår vikten av sitt agerande gentemot småföre- tagen. Att veta vem man skall prata med kan också vara avgörande. ·Att öka åtkomsten till information via Internet skulle öka effek- tiviteten för många småföretagare. Det finns dock en del skeptiker som är misstänksamma mot Internet och oroar sig för att den personliga kontakten skall försvinna. Förslag på förändringar i samspelet med instanserna ·I allmänhet snabbare svar. Detta gäller framför allt de statliga myndigheterna. ·Ökad förståelse från myndigheternas sida avseende småföretagarnas situation. ·Kunskap om att ett dröjande svar eller information på kort sikt kan betyda att företaget tappar sin kund och på lång sikt att företaget går (Ett förslag är regelbundna studiebesök hos småföretagen samt utbildning.) ·Mer uppsökande verksamhet från instanserna. Detta kan vara studiebesök, telefonsamtal, informationsbroschyrer m.m. upplever man att den uppsökande verksamheten endast består av kontroller. ·Aktivt skicka ut information om de olika instanserna (speciellt för företagare) och beskriva hur de är uppb yggda och vad de gör (Allt en företagare bör veta om myndigheter och kommuner). Här skulle även informeras om eventuella kontaktpersoner. (Även bättre och mer översiktlig information om stödformer efterfrågas.) ·Ha kontaktpersoner som agerar som konsulter i de frågor och funderingar som småföretagarna har. Kontaktpersonerna i de mindre kommunerna nämns som ett föredöme. ·Regelbundet skicka ut information om förändringar i regelverk och lagar. I samband med detta efterlyser man en kortfattad beskrivning av bakgrund och syfte med förändringen samt gärna en samman- fattning av vad som förändras. ·Låta handläggare (samt andra tjänstemän på lägre nivå) få ökade befogenheter. Detta skulle underlätta och effektivisera samspelet. ·Telefontiderna måste förlängas på vissa håll (vissa departement nämns som dåliga exempel). ·Förenkla och förkorta blanketterna. Endast absolut nödvändig information skall behöva fyllas i. ·Internet är mycket lämpligt för beställning av blanketter t.ex. Vidare föreslår man att information om förändringar av lagar läggs ut på nätet. Småföretagsdelegationen har i skrivelse erbjudit närings- livets organisationer att lämna synpunkter på hur kommunikations- processen fungerar till företagen . Vidare har organisationerna getts möjlighet att lämna förslag till förbättringar i kommunikationen till företagen . Detta avser såväl företagandets spelregler i allmänhet som information om de olika stöd som erbjuds företagen. Synpunkter har inkommit från , Lant- brukarnas , , Handels- kammare, , , och . Sammanfattningsvis innehåller organisationernas svar till delegationen följande: ·För att kommunikationsprocessen från myndigheter till småföretag skall kunna förbättras krävs av myndigheterna förenkling, ökad användning av ny teknik och IT samt ökad kompetens och service. ·Myndighetsbesluten uttrycks ofta onödigt komplicerat och med en bristande pedagogik. ·Informationen bör samlas och förenklas på ett för småföretagaren lättillgängligt sätt. ·Myndigheternas servicegrad måste ökas. En viktig del i ett sådant arbete är att jobba med attityder och servicekänsla inom respektive myndighet. ·När myndigheten skickar ut blanketter etc. till företagen bör regeln vara att det alltid skall finnas hänvisning till personer som kan svara på frågor, rörande det utsända materialet. Dessa personer skall också vara tillgängliga . ·Företaget skall kunna lämna ett meddelande om att man vill bli kontaktad för att det skall uppkomma ett ansvar för myndigheten att så verkligen sker. ·När företaget på eget initiativ söker kontakt med myndigheter i syfte att få information, är det ofta svårigheter att veta vem och vilken myndighet man skall tala med. Därför bör en särskild statlig servicemyndighet eller motsvarande bildas dit företag kan ringa och ställa frågor till kompetent och serviceinriktad personal. För denna instans bör det finnas ett tydligt ansvar för att ett svar ges senare, när det uppstår frågor som inte kan besvaras direkt. ·Myndigheterna och den offentliga förvaltningen borde ha en större informationsplikt. ·Kommunerna bör införa framtidsinformation där det informeras om viktiga frågor som rör företagandet, exempelvis kommunernas översikts- och detaljplanering. ·Kommunerna bör se över rutinerna om vem man informerar. ·Att inte några nya regler införs innan de testats på småföretag. Detta för att nya regler dels skall kunna förstås, dels inte medföra betydande negativa konsekvenser för de små företagen. · Handläggningstiderna på myndigheterna bör särskilt sammas så att de förkortas. ·Myndigheterna bör ha för småföretagen anpassade tider och öppet- hållande. ·Kommunerna bör ha en enda kontaktpunkt för företagare i frågor som handläggs inom kommunen och som berör företagen. ·Den som vill starta ett företag skall kunna göra sin registrering på en enda blankett. ·Det är angeläget att formerna för den offentliga upphandlingen är sådana att tillgänglighet finns också för de små företagen. Som exempel nämns formerna för elektronisk upphandling. · Det är viktigt för småföretagaren att bygga upp och ingå i någon form av informationsnätverk för att få tillgång till så många informationskällor som möjligt. Detta skulle bidra till att förståelsen ökar.