sou · GMB364 · 1999-01-01 00:00:00 — Bättre och mer tillgänglig information Småföretagsdelegationen överlämnar härmed sin andra rapport och mer tillgänglig information. Rapporten behandlar hur kommunika- tionsprocessen – mellan företagen och myndigheterna samt andra instanser – fungerar och på vilket sätt den kan och bör för- bättras . Särskild vikt har lagts vid hur olika budskap sprids till de mindre företagen. Småföretagsdelegationen har studerat hur kommunikationen till företagen fungerar i andra länder. Delegationen ser här som ett föregångsland. I rapporten redovisas särskilt Statens service och stöd till småföretag i . Vidare redogör vi för de nya initiativ som tagits i . Exempel är SME-link, Tillskottet och Startlinjen vid . Utredningsarbetet har bedrivits i nära samarbete och dialog med bl.a. företrädare för myndigheter och kommuner i , och samt näringslivets organisationer. lämnade delegationen sin första rapport och enklare regler. kommer delegationen att lämna fler rapporter: Kompetensförsörjning i småföretag till småföretag och samverkan Slutrapport med förslag till förenklingar i det befintliga regelverket. I delegationen ingår följande ledamöter: , , , . Delegationen har biträtts av experterna , samtliga från Närings- och handels- departementet, samt , LRF. Delegationen har i arbetet med denna rapport biträtts av , H. , . Inom delegationens sekretariat har varit kontaktperson i arbetet med rapporten. Sammanfattning av förslag........................................................... Överväganden och förslag............................................................ Statens service och stöd till småföretag i .............. Vad kan enskilda myndigheter göra?................................ Myndigheterna brister i snabbhet och kompetens.............. Information om förändringar i regelsystemet .................... Begränsade befogenheter hos tjänstemän .......................... Kontaktpersoner saknas vid statliga myndigheter.............. Anonyma och otydliga myndigheter................................. Enklare registrering av företag ......................................... Skrivelse till näringslivets organisationer.......................... 4 Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare?.33 Att tänka på för företagaren innan hon/han söker stöd Exempel på olika stöd ...................................................... Import från länder utanför EU ......................................... Näringslivets centrala organisationer................................ Statens service och stöd till småföretag i .............. Att öppna nya marknader – export och import .................. Skatter för småföretag – bestämmelser och tjänster 6.1.6Arbetsmarknadspolitik: starta eget och rekryteringsstöd...58 Utbildning i företagsledning, kompetensutveckling........... 6.1.8Stöd till innovation och FoU inom vetenskap och teknik...59 The Information Highway, Internet för företag .............. federala lagstiftning som berör företag ............... Att göra affärer med statliga myndigheter ........................ Miljö- och kvalitetslänk ................................................... Typ av insatser................................................................ Sammanfattning/utvärdering............................................ Hjälp till företag .............................................................. Servicehemsida på Internet .............................................. Kunnandet görs tillgängligt .............................................. Serviceplaner, uppföljning ............................................... Redovisning av , och ....län83 Landsbygdsstöd enligt Jönköpingsmodellen ...................... LänsteknikCentrum, LTC ................................................ Industriellt Utvecklingscentrum i (IUC)................ Förslag till åtgärder från .......................... Utvecklingscentrum i ()........................... Förslag till åtgärder från ............................ Kunskaps- och tekniköverföring/företagsrecep tion............ () Central .............. Industriellt Utvecklingscentrum (IUC) ....... Livsmedelstekniskt centrum i (ICL)............... och Entreprenörskap (CIE) ....... (näringsliv i E län) ........... 7.3.15 Kompetensutveckling – finansiellt stöd ........................... Växtkraft Mål 4 ............................................................ 7.3.18 (, , , , och ) ................................ Östgöta Coop Center ..................................................... 7.3.21 Insatser för kvinnors företagande ................................... 7.3.23 Företagarcentrum (, , 7.3.25 East and Central .................. 7.3.28 Förslag till åtgärder från .................... 1 Sammanfattning av förslag I avsnitt 2 ges en utförligare redovisning av Småföretagsdelegationens ställningstaganden. Nedan följer en sammanfattning av delegationens förslag till regeringen. Delegationens överväganden och beslut är fattade mot bakgrund av att: Med information avses kommunikation, dvs. en aktiv dubbelriktad information. Informationsverksamheten skall syfta till att skapa en dialog med målgrupperna (företagen). Informationen skall därför anpassas till aktuell målgr upp både vad gäller innehåll och form, mottagarens kunskaper, intressen samt erfarenheter. SMÅFÖRETAGSDELEGATIONEN FÖRESLÅR ATT: ·Staten bör vara ytterst ansvarig för ett Internetbaserat informations- system där en företagare lätt och när som helst kan få fram vilka regler som gäller för olika typer av företag i olika situationer. Var finansiering och stöd samt rådgivning kan hittas etc. skall också ingå. Det bör innehålla alla typer av information som en företagare kan behöva för sina kontakter med stat och kommun. Ett liknande system för information till småföretag som bör införas i . Det bör uppmärksammas att det tagit att bygga upp systemet i . Ansvarsfrågan har en avgörande betydelse för kvaliteten av kom- munikationen. Det bör fastläggas hur den övergripande strukturen på informationen, inklusive hemsidor och erforderliga länkar, skall utformas för att nå ut till de mindre företagen. Frågor som berör bildande av nätverk via Internet, den praktiska hanteringen vid produktion och publicering av information, uppdatering och ansvars- fördelning bör klargöras. 12 Sammanfattning av förslag En ansvarig myndighet bör utses som svarar för systemet och för att det finns koppling till ansvariga länkvärdar. Småföretags- delegationen anser att det inom () finns lämplig kompetens för uppgiften. Regeringen bör därför lägga detta uppdrag på . ·På lokal nivå skall det finnas Internetansluten dator, på bibliotek, näringslivskontor eller motsvarande. ·Regeringen uppdrar åt m yndigheter att dessa i kontakter med små- företagare ägnar särskild uppmärksamhet vad gäller informationen till företagen. Som ett exempel har delegationen valt att redovisa hur () arbetar med information till företagen. ·Regering och riksdag bör fatta sina beslut med sådan tidsmarginal att myndigheterna kan informera företagen . Företagen skall ha information om bl.a. regelförändringar – så att man hinner anpassa verksamheten – innan dessa träder i kraft. ·Regeringen bör utfärda föreskrifter som innebär att de uppgifter som lämnas av företagen till en myndighet inte skall behöva lämnas till olika myndigheter. Delegationen hänvisar i denna del till det Projekt 4 som initierats av Toppledarforum och leds av . (Toppledarforum är en arbetsgrupp för verksamhets- utveckling i offentlig förvaltning med stöd av informa tionsteknik.) ·Regeringen uppdrar åt () och RSV att undersöka möjligheterna för gemensamma blanketter för firma-, skatte- och avgiftsregistrering samt anmälan om inkomst- ändring till vid start av företag. ·Informationen görs mer lättillgänglig. Regeringen bör utfärda föreskrifter till myndigheterna att förmedla information om regel- ändringar som berör småföretagarna med jämna mellanrum genom utskick eller via Internet. För informationen via Internet bör detta enligt delegationens mening ingå i det system som vi föreslagit skall handhas av . En kortfattad beskrivning av bakgrund och syfte med förändringen skall lämnas. ·Regering och riksdag bör fatta beslut före ikraftträdande så att företagen ges erforderlig tid för anpassning till de nya förutsätt- ningarna. Sammanfattning av förslag 13 ·För att underlätta och effektivisera samspelet mellan myndigheter och företag bör handläggare (samt andra tjänstemän), där det är möjligt med hänsyn till verksamhetens art, få ökade befogenheter och ansvar genom kompetenshöjande insatser. ·Småföretagsdelegationen anser att det är mycket viktigt att myndig- heterna betraktar småföretagarna som sina kunder. Begränsade tele- fontider skall inte accepteras, öppethållande skall förlängas och anpassas efter kundernas/småföretagarnas behov. Myndigheter som har kontakt med småföretag bör vara tillgängliga exempelvis under kvällstid och vid s.k. klämdagar. ·Regeringen bör uppdra åt m yndigheterna att lämna bindande löften om hur det tar att avgöra ett ärende. Eventuellt kopplas detta till ett automatiskt avgörande i den händelse myndigheten inte hör av sig. ·Myndigheterna skall i sina årsredovisningar redovisa hur man klarat service- och informationskraven gentemot företagen, t.ex. vad gäller handläggningstider, tider innan besked lämnats, väntetider i telefon etc. Redovisningen skall utföras så att hela myndighetens kvalitets- arbete mäts samt att jämförelser mellan myndigheter kan göras etc. ·Samtliga blanketter som företagarna skall fylla i bör förenklas och förkortas. När myndigheten skickar ut blanketter etc. till företagen bör regeln vara att det alltid skall finnas hänvisning till personer som kan svara på frågor rörande det utsända materialet. Företagen skall också få information om varför uppgifterna skall lämnas. En ständig blankettöversyn och språkvård är nödvändig. Samtliga blanketter skall även tillhandahållas elektroniskt. ·Informationsansvariga kontaktpersoner för företagen skall finnas vid statliga myndigheter och kommuner, för att rätt kunna hänvisa den som söker information. Ett exempel på en bredare information till nyföretagare är Startlinjen vid . En beskrivning av Startlinjens verksamhet finns på sidan 70. ·Delegationen anser det viktigt att företagen erhåller information om den egna kommunens kort- och långsiktiga planer avseende t.ex. infrastruktur, förändringar inom samtliga utbildningsverksamheter, kommunikationer, byggplaner m.m. 14 Sammanfattning av förslag kommuner i samarbete med företagare och andra intressenter inom kommunen utarbeta näringslivsprogram för den egna kommunen. Detta samarbete innebär också att småföretagen får bättre kontakter inom kommunen och ökad förståelse för de kommunala besluten. Respektive kommun skall informera de företag som inte deltar i arbetet om programmets innehåll. ·En handledning för företagare utarbetas. Denna skulle kunna fungera som en lathund för företagare som behöver söka informa- tion och komma i kontakt med olika myndigheter eller andra instanser. I handledningen bör det finnas beskrivningar av sådant som företagare bör tänka på och en utförlig översikt över de olika intressenter som kan ha betydelse för företagare. Information om olika stödformer bör vara en viktig del. Ett exempel är det material för nystartare som Startlinje producerat. Småföretagsdelegationens uppfattning är att det går att komplettera det befintliga materialet till att bli en handledning för samtliga företagare oavsett bransch. Handledningen skall också finnas tillgänglig via Internet genom försorg. ·Det måste bli enklare att registrera företag. Delegationen ser också på detta område som ett föregångsland. Där kan nyföre- tagare via dator registrera sitt företag med namn, anmäla sig för olika skatter och försäkringskassa samt ordna eventuella tillstånd. Enligt uppgift tar hela proceduren . Ett förslag med detta innehåll har tidigare överlämnats till regeringen (Dnr 97/70). 2 Överväganden och förslag Delegationens överväganden och beslut är fattade mot bakgrund av att: Med information avses kommunikation, dvs. en aktiv dubbelriktad information. Informationsverksamheten skall syfta till att skapa en dialog med målgrupperna (företagen). Informationen skall därför anpassas till aktuell målgr upp både vad gäller innehåll och form, mottagarens kunskaper, intressen samt erfarenheter. ·Främja att nya företag startas och befintliga vågar växa genom att förmedla kunskaper om företagandets villkor. ·Att utveckla en god anda och en framtidstro inom näringslivet. ·Att öka nyföretagandet genom att förmedla kunskaper och öka förståelsen för fattade beslut. ·Att bidra till att öka förtroendet för myndigheternas förmåga att effektivt och kompetent lösa tilldelade informationsuppgifter. Informationsverksamheten bör bedrivas aktivt, snabbt och korrekt. Informationen skall vara korrekt och skapa en trovärdig bild av företagsklimatet. För att informationsmålen skall nås krävs väl planerade åtgärder. Intern och extern information samt massmedierelationer skall samordnas för att nå god effekt. Småföretagsdelegationen har vid direktkontakt med småföretagare samt genom en kvalitativ undersökning erhållit en rad olika synpunkter avseende sådant som bör förbättras från myndigheterna och kommu- nerna till företagen. Därutöver har näringslivets organisationer och företrädare för , och inkommit med förslag till att förbättra kommunikationen till företagen. 16 Överväganden och förslag Det har framgått att företagen anser det mycket viktigt att myndig- heternas attityder, kvalitet och kompetens förbättras. Problembilden enligt företagens uppfattning kan sammanfattas enligt följande: ·myndigheterna saknar snabbhet och kompetens ·information om förändringar i regelsystemet är bristfälliga ·begränsade befogenheter hos tjänstemän ·kontaktpersoner saknas vid statliga myndigheter ·anonyma och otydliga myndigheter Genom Internet som är ett globalt datornätverk finns stora möjligheter att göra extern information tillgänglig för ett stort antal människor (företagare och blivande företagare). Internet är en snabb och relativt billig kanal. Det är enkelt att uppdatera och förändra informationen. Dessutom kan läsarna ställa frågor eller be om kompletterande informa- tion. Internet når en snabbt växande men ännu relativt liten grupp. Användarna är i många fall yngre tekniskt intresserade män. Successivt blir dock Internet allt mer allmänt använt. Detta är bland annat en följd av att Internet börjat användas i grund- och gymnasieskolor. Småföretagsdelegationen har genom gjorda undersökningar konstate- rat att av småföretagen har tillgång till Internet på företaget eller i hemmet. Utvecklingen mot ökad användning går dock mycket snabbt. Attityden till Internet är skiftande. De som är positiva ser möjligheterna vad gäller snabb åtkomst till information. De som är negativt inställda har en konservativ inställning som leder till en allmän misstro mot Internet. Denna grupp kommer troligen att behöva på sig, innan de kan använda Internet på ett effektivt sätt. Många upplever dock att detta nya medium förenklar deras kontakter med myndigheterna. Möjligheterna att via Internet kunna söka information om lagar och regler har efterfrågats. De företagare som intar en avvaktande attityd menar att de i första hand vill ha en personlig kontakt när de söker information. Småföretagsdelegationen har studerat dels ett exempel från som synes vara ett föregångsland på detta område, dels projektet link i . En utförlig beskrivning av SME-link återfinns på sidan 62. Nedan följer en övergripande beskrivning av det system som byggts upp i . 2.4Statens service och stöd till småföretag i Målsättningen är att hjälpa företag att anpassa sig till förändringarna marknader och teknik för att därigenom: ·stärka de kanadensiska företagens konkurrenskraft, bl.a. på export- marknaden ·främja tillväxt och sysselsättning inom landets industri ·bygga upp en modern teknisk infrastruktur ·ge ungdomar den kompetens de behöver för att lyckas på arbets- marknaden För att nå dessa mål har staten utvecklat en rad tjänster och stödformer för småföretag i samverkan med näringsliv, universitet, organisationer samt provinserna och kommunerna. Dessa områden är följande: ·att öppna nya marknader – export och import ·arbetsmarknadsprogram – starta-eget och rekryteringsstöd ·utbildning i företagsledning, kompetensutveckling ·stöd till innovation och FoU inom vetenskap och teknik ·The Information Highway, Internet för företag ·Kanadas federala lagstiftning som berör företag ·att göra affärer med statliga myndigheter Ett litet företag som skall etablera sig och växa behöver bl.a. marknads- information, finansiering och kompetent företagsledning. För att hjälpa småföretag med detta ansvarar ett antal myndigheter som utgör den s.k. Industry Portfolio. Tre av dessa ger information och vägledning på regionsnivå: Federal Economic Development Initiative for Northern , (), och, (CSBC, 11 st, varav en i varje provins). På Internet finns Strategis, största hemsida med affärs- information. Den hjälper företag att hitta nya marknader, tillväxt- möjligheter, samarbetspartners och teknik och att bedöma affärsrisker. Den har även information om finansiering, bolagsbildning, patent och varumärken samt konkurser. 18 Överväganden och förslag Även Statistics (StatsCan) finns på Internet och har dessutom kontor i hela landet. Den tillhandahåller statistik om ekonomi och om marknader, konkurrenter och kunder. En utförligare beskrivning av systemet finns redovisat på sidan 53. Mera information finns också via Internet contact. Sammanfattningsvis innehåller informationen: ·information om olika myndigheter som tillhandahåller tjänster för småföretag. ·information om tjänster och stödprogram inom ett antal olika områden. ·adresser och annan kontaktinformation SMÅFÖRETAGSDELEGATI att ett liknande system som införs i . Det bör uppmärksammas att det tagit att bygga upp systemet i . Staten bör svara för detta Internetbaserade informationssystem där en företagare lätt och när som helst kan få fram vilka regler som gäller för olika typer av företag i olika situationer. Information om var finansiering och stöd samt rådgivning kan hittas etc. skall också ingå. Systemet bör innehålla alla typer av information och vilka kontakter med stat och kommun som en företagare kan behöva för att driva sitt företag. Systemet bör också innehålla en sök- och fråge- svarsfunktion som underlättar för företagarna att hitta rätt svar på sitt specifika problem eller fråga. Ansvarsfrågan har en avgörande betydelse för kvaliteten av kommunikationen. Det bör fastläggas hur den övergripande strukturen på informationen, inklusive hemsidor och erforderliga länkar, skall utformas för att nå ut till de mindre företagen. Frågor som berör bildande av nätverk via Internet, den praktiska hanteringen vid pro- duktion och publicering av information, uppdatering och ansvars- fördelning bör utredas. , som har ett övergripande ansvar för bl.a. småföretags- politiska frågor, bör utses till ansvarig myndighet som svarar för systemet och för att det finns ansvariga länkvärdar för all den information som bör ingå i informationssystemet. har startat en utveckling av ett informationssystem under namnet Direktsvar. Direktsvar går ut på att, utifrån olika ämnesområden, strukturera information som småföretagare efterfrågar för att publicera och länka till denna på Internet. På ett snabbt, enkelt och billigt sätt skall Direktsvar tillgodose behovet av information om olika myndigheter och marknader – krav och möjligheter. Om företagarna inte hittar den information de söker i Direktsvar skall de på ett enkelt sätt kunna ställa en fråga till Direktsvar och få ett svar tillbaka inom en fastställd tid. Till att börja med ingår följande ämnesområden: ·regler och rutiner (t.ex. skatter, bokföring, tillstånd och försäk ringar) ·finansiering (t.ex. banker, riskkapital, offentliga stöd) ·vägvisare till (t.ex. export, tullar, handelsmöjligheter, sam- arbetsprogram) ·marknadsinformation (en guide till företagsdatabaser o.dyl.) Direktsvar har för avsikt att bli en småföretagarens självklara ingång till Myndighetssverige, i likhet med Strategis. Direktsvar kan ses som starten på ett mera heltäckande informations- system enligt förslaget ovan. SMÅFÖRETAGSDELEGATI det mycket viktigt att det på lokal nivå ges möjlighet för de företag som inte har tillgång till egen dator att söka information via Internetansluten dator på bibliotek, näringslivskontor eller motsvarande. 2.5Vad kan enskilda myndigheter göra? 2.5.1Riksskatteverket (RSV) Som ett exempel på hur en enskild myndighet kan arbeta för att förbättra information till företag och skattskyldiga har delegationen valt att här redovisa hur () arbetar, en utförligare beskrivning lämnas på sidan 77. Information i olika former är en viktig del i RSV:s service. RSV har gett ut information – främst pappersburen information – och använt sig av många olika kanaler. har nya kanaler baserade på ny teknik tillkommit. Ansvaret för servicen är delat. RSV producerar centralt material för hela landet och skattemyndigheterna svarar för den dagliga basservicen till folk och företag. Telefonkontakter är fortfarande vanligast och därför anses det viktigt att den kontaktformen utvecklas och förbättras. Delar av kommunikationsteorins modeller används i servicearbetet. RSV anser det viktigt att utgå från mottagarens/kundens behov och önskemål. RSV:s långsiktiga strategier för att nå målen kan samman- fattas så här: självbetjäningsgraden skall öka genom IT-användning, sakkunskapen göras mer tillgänglig, den riktade informationen skall förbättras, tillgängligheten skall vara hög även i en förändrad organisa- 20 Överväganden och förslag RSV skall bemöta allmänheten väl och språket – såväl det talade som skrivna – skall vara begripligt. RSV:s förslag till ny servicepolicy kan sammanfattas enligt följande: Vi ska sätta kunden i centrum. Vår service är viktig för helheten. Vi ska vara lätta att nå och att förstå. Vår service ska profileras. Vi ska utnyttja teknikens möjligheter. Vi ska bjuda på vår kompetens. Vi ska visa servicevilja och förståelse. Vi ska utveckla vår service och samverka med andra. Vi ska arbeta aktivt och förebyggande. RSVs förslag till förbättrad service till företag och allmänhet är: ÅFÖRETAGSDELEGATI att regeringen updrar åt myndigheter att dessa i kontakter med småföretagare ägnar särskild uppmärksamhet vad gäller informationen till företagen. 2.5.2Myndigheterna brister i snabbhet och kompetens En ofta återkommande synpunkt gäller den snabbhet och kompetens med vilken myndigheterna svarar företagaren. Skall en myndighet motsvara de krav eller önskemål som en småföretagare har, måste responsen på förfrågningar av olika slag ske betydligt snabbare än . Företagens vardag kännetecknas av snabba beslut och följaktligen är ibland snabb information och snabba besked avgörande för dem. Bättre samordning mellan myndigheterna efterfrågas. Exempelvis vid registrering av företag är en nyföretagare tvungen att fylla i tre blanketter, nämligen: 1.PRV:s blanketter för nyregistrering av aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag samt enskild näringsidkare 2.RSV:s blankett för skatte- och avgiftsanmälan; en gemensam blan- kett för alla företagsformer 3. blankett för inkomst och arbetstid På vissa punkter är det samma uppgifter som skall lämnas i de olika I alla tre blanketterna skall således uppgift lämnas om före- tagets namn, adress och verksamhetens/arbetets inriktning och art. Ur den sökandes synpunkt skulle det vara enklare om uppgifterna kan Toppledarforum har initierat Projekt 4 om uppgiftslämnande från företagen till myndigheter. Projektet leds av . projektet är att undersöka förutsättningar och komma med förslag på åtgärder för att förenkla rutiner och minska kostnaderna för företagens uppgiftslämnande t ill offentlig förvaltning. Målet är att eliminera hinder så att uppgifterna i största utsträckning kan lämnas elektroniskt en gång