sou · GMB3115d1 · 1999-01-01 00:00:00 — 3Distansarbete – förutsättningar och former har en stor potential för distansarbete, bl.a. på grund av en utbredd teknikanvändning där allt fler har tillgång till dator i hemmet. Bland fördelarna med distansarbete för individen är känslan av frihet den främsta. För arbetsgivaren är den främsta fördelen ökad produktivitet, även om företagen i första hand ser personalpolitiska fördelar med distansarbetet. Men det är inte alltid givet att distansarbete leder till ökad produktivitet; åtminstone är det ofta svårt att belägga. Nackdelarna med distansarbete är oftast arbetsrelaterade, som svårigheten att skilja på arbetstid och fritid. För arbetsgivarens del utgör oron för minskad kontroll den stora nackdelen. Distansarbete är främst tillgängligt för personer som har sådan frihet i arbetet att de själva kan avgöra var och när de arbetar och som kan få arbetsgivaren att tillhandahålla teknisk utrustning. Vidare är det ett relativt begränsat antal uppgifter som utförs på distans . kommer vi troligen att se en större bredd vad gäller uppgifter. Men fortfarande utpekas arbetsuppgifterna som det största hindret för distans- arbete i den undersökning utredningen gjort bland pendlare i de tre stor- stadsområdena. Behovet av arbetskamrater är ett annat stort hinder för distansarbete. Bostaden är den vanligaste distansarbetsplatsen. Telestugor och grannskapskontor är andra, betydligt ovanligare, alternativ. Telekontor är en relativt ny företeelse, som vuxit starkt . Telekontoren är en typ av s.k. distansoberoende verksamhet. Dessa verksamheter kan utlokaliseras till mindre centralt belägna områden. Mycket talar för att distansarbete kan bli vanligare inom telekontor och annan distans- oberoende verksamhet. Distansarbetet bidrar till att lösa upp arbetets avgränsning till tid och rum. Utvecklingen ger individen stora möjligheter att själv styra sitt arbete, men ställer också stora krav på den enskilde att själv sätta gränserna. Denna utveckling är viktig att följa och uppmärksamma bl.a. genom ytterligare forskning. har i flera avseenden en stor potential för arbete på distans. Bl.a. är de tekniska förutsättningarna för distansarbete goda. I detta avseende kännetecknas bl.a. av ·hög kompetens, lång tradition och stark ställning inom telekommu- nikation ·mycket hög andel telefoner och mobiltelefoner per invånare ·mycket hög andel av lokala nätverk () ·rollen som ett av världens datortätaste länder ·ett av världens mest utbyggda fiberoptiska nät. Andra faktorer är en mindre hierarkisk arbetsorganisation än i många andra länder och att svenska fackföreningar historiskt sett har ställt sig positiva till teknisk utveckling, även då utvecklingen medverkat till strukturomvandling och åtskilliga förlorade jobb (se t.ex. ). Dator i hemmet allt vanligare hade enligt $ATORVANOR (SCB 1995) 1,4 miljoner svenskar tillgång till dator i hemmet, och 200 000 av dessa var betalda av arbets- givaren. Tillgången till datorer i hemmet har ökat kraftigt . Enligt en undersökning från LO (1998) har ökningen varit störst bland LO-medlemmar. hade av LO:s medlemmar tillgång till dator i hemmet, 1997 hade andelen ökat till . Även bland medlemmar i och har ökningen varit betydande – för TCO från och för från . fanns det 1,4 miljoner persondatorer i svenska hem 11. Av dessa användes 500 000 för uppkoppling mot Internet. Detta motsvarar en ökning med . Däremot förändrades andelen LO- och TCO-medlemmar som använde dator i ARBETET mycket litet . Om detta betyder att den tidigare utvecklingen med en stark ökning av datoranvändning i jobbet har brutits, eller om det snarare handlar om en tillfällig uppbromsning, vet man inte. Bland SACO-medlemmar har det varit en ökning även under dessa år: från . använde av LO:s medlemmar dator i arbetet. Motsvarande siffror för TCO 11 Enligt telefonsamtal med IDC . F¶RUTS¤TTNINGAR OCH FORMER 63 Av samtliga anställda var det drygt hälften () som använde dator i sitt arbete (LO 1998). anses vara världens snabbast växande datormarknad. En bak- grund till detta är ändrade skatteregler såsom den slopade förmåns- beskattningen vid arbetsgivares anskaffning av hemmadatorer åt anställ- da (se vidare avsnitt 5.3). Detta öppnade nya möjligheter för företag och myndigheter att höja personalens kompetens och datamognad. Finansi- eringen sker ofta via ett bruttolöneavdrag. Många större företag, kommu- ner m.fl. erbjuder nu sina anställda PC till förmånliga villkor. Också fackföreningar, såsom LO och TCO, har också förmånliga erbjudanden till sina medlemmar. Även om en stor del av det distansarbete som utförs i sker utan tillgång till vare sig dator eller kommunikationsteknik, såsom e- post, Internet etc., visar flera studier att bristen på tekniska hjälpmedel eller tekniska funktioner utgör ett hinder för distansarbete. (Se t.ex. , 1998.) Distansarbete från individens perspektiv Följande avsnitt b ygger på en sammanställning av ett antal studier genomförda i . Avsnittet baseras också på de arbetsplatsbesök som utredningen gjort liksom på den rapport utredningen beställt angående distansarbete och jämställdhet (bilaga 4). Andra källor är riks- täckande statistiska kartläggningar, bl.a. en studie från TCO (1995) avseende anställda som förlägger arbetstid till hemmet och en under- sökning av (1997) som kartlagt distansarbetets utbredning i landet. Ytterligare källor är olika fallstudier: (1996) som undersökt distansarbete i fyra svenska företag, ett industriföretag, två telekommuni- kationsföretag och ett försäkringsbolag. Hytter (1996) har i en artikel beskrivit hur arbetssituationen med distansarbete i hemmet ter sig för en grupp kvinnor. Kvinnorna arbetar för ett företag med lång erfarenhet av anställda som förvärvsarbetar i hemmet. och (1997) har gjort en jämförelse mellan distansarbetande och icke distansarbetande personal i ett högteknologiskt företag. (1998) har studerat distansarbetare i två s.k. telependlarkommuner i . En av de största fördelarna med distansarbete är den upplevelse av frihet som arbetsformen ger. Arbetet intar en central plats för distansarbetarna. Det vanligaste är att arbeta hemma för att klara en tillfällig tidspress eller arbetsbelastning. I hemmet kan man arbeta i lugn och ro och därmed mer effektivt. Det är lättare att koncentrera sig och man känner sig mindre splittrad i den mer ostörda hemmiljön. Men även sådant som gör det lättare att få livets olika delar att gå ihop finns med i redovisningar av fördelar, såsom färre arbetsresor, mer tid till familjen och möjligheten att lättare kunna kombinera arbetsliv och privatliv. Även om både kvinnor och män säger sig uppskatta distansarbetets möjligheter till större frihet och flexibilitet, tycks de lägga olika innebörd i uttalandet. För männen innebär friheten att bli så geografiskt obunden som möjligt, att få en friare arbetsform och slippa undan hierakisk kontroll. För kvinnorna, däremot, handlar friheten och flexibilitet om att kunna kombinera omsorgen om barnen med ett yrkesarbete. Nackdelarna med distansarbete är oftast arbetsrelaterade. En av de största nackdelarna verkar vara svårigheten att dra gränsen mellan arbete och fritid, att koppla av från arbetet . Sämre kontakt med arbets- kamrater ser många också som en stor nackdel. Även problem av mer teknisk karaktär såsom färre eller sämre tekniska hjälpmedel, besvär med att få tekniken att fungera tillfredsställande och avsaknad av arbetsmate- rial uppfattas ofta som hinder för distansarbete. De som arbetar i bostaden ser även nackdelar som har med bostaden att göra: familje- medlemmar stör, och arbetet inkräktar på bostadsutrymmet och privat- livet. Andra hinder för distansarbetet kan vara arbetsgivarens attityd, avtal om arbetstid och andra villkor samt arbetets innehåll. Distansarbete från arbetsgivarens perspektiv har det främst varit enskilda individers önskemål som varit driv- kraften bakom distansarbete. Många menar att det är först när arbets- givarna tar intiativ till och börjar driva distansarbete som det kommer att få en större genomslagskraft. råder det stor enighet om att distansarbete skall vara frivilligt och att distansarbete inte är ett mål i sig utan ett medel för att uppnå vissa mål (se vidare kapitel 9). För att man skall lyckas med en satsning på flexibla arbetsformer måste initiatiavet komma från högsta ledningen, menar professor på i en artikel i : Ledningen måste göra det legitimt att arbeta på distans och den måste fokusera på organisationsfrågorna. F¶RUTS¤TTNINGAR OCH FORMER 65 Det finns också de som menar att den som har mest att vinna på distans- arbete är just arbetsgivaren. Ökad produktivitet, kostnadsbesparingar, personalpolitiska samt strategiska fördelar brukar anföras. De empiriska studier som är fokuserade på fördelar och nackdelar för arbetsgiva- ren/företaget är däremot få – åtminstone vad gäller svenska studier. Det finns studier som visar att kostnadsbesparingar kan påvisas i form av minskade hyreskostnader och effektivare resursutnyttjande av kontors- lokalerna. Distansarbete är därför ett företagsekonomiskt intressant alter- nativ vid organisation av tjänste- och varuproduktion (1997). Ett exempel från ett stort svenskt försäkringsbolag visar att distans- arbete lett till en effektivitetsökning på . Detta beror bl.a. på att vissa yrkeskategorier försvann och att deras arbetsuppgifter togs över av distansarbetarna som på heltid började arbeta från hemmet. Företaget sparar 100 000–på varje medarbetare som lämnade kontoret. Förutom dessa besparingar har företaget kunnat förbättra servicen mot kunderna, främst genom att distansarbetarna själva får bestämma över arbetstiden. Den sparade restiden ger inte mer fritid, den blir i stället till mer arbetstid. (DN ). Förhoppningar om ökad effektivitet och produktivitet hos de anställda var ett centralt motiv till att införa distansarbete i fyra företag undersökta av (1996). Företagen bedömer också att produktiviteten ökade, men några produktivitetsmätningar gjordes inte. Enligt är det troligt att mer arbete kan utföras genom att anställda arbetar på distans. Men detta kan bero på att någon annan får ta över en del av de arbetsuppgifter som distansarbetaren tidigare utförde. I så fall innebär det att vinsterna inte blir så stora som man tror. Men det är inte alltid de totala kostnaderna sjunker när man inför distansarbete. Det framgår av en underlagsrapport angående distansarbete och produktivitet som utredningen beställt 12. Företaget har ofta god kontroll på förändringar i lokalkostnaderna och i investeringskost- naderna, medan man däremot måste se upp med produktionskostnaderna. Dessa kan både stiga och sjunka, har det visat sig. 12 Distansarbete och produktivitet av Forsebäck, , 1998. Vid en genomgång som tidningen gjorde bland fyra svenska storföretag framkommer att de fördelar dessa företag ser med distansarbete främst är personalpolitiska. Exempel på sådana fördelar är att möjligheterna till distansarbete ökar företagets förmåga att attrahera och behålla duglig arbetskraft. Det gör det även enklare att hantera föräldraledighet och sjukdom i familjen. De allra flesta blir dess- utom effektivare i sitt hemarbete. Att behovet av kontorsyta minskar för företaget verkar vara av mer underordnad betydelse. Det verkar alltså vara så att svenska företag i första hand ser personal- politiska fördelar med distansarbetsformen. Detta bekräftas av den bild utredningen fått från studiebesök. Det vanligaste är att initiativet till distansarbete kommit från de anställda. Motivet till att införa distans- arbete var också på de flesta företag enskilda anställdas önskemål. Företag där arbetsgivare aktivt driver införandet av distansarbete verkar framför allt finnas inom IT- och telekommunikation. Motiven är ofta kostnadsbesparingar, förväntad produktivitetsökning och affärs- strategiska mål – i den här branschen vill man leva som man lär och visa vägen mot nya marknader. Flera företag drar ner kontors- ytan och förvandlar kontoret mer till en mötesplats för diskussion och planering av arbetet, medan alltmer av det egentliga arbetet utförs någon annanstans. Studier från ett av de IT-företag som har en mycket stor andel distansarbetare visar dock att distansarbete kräver en annan styrning, ett annorlunda ledarskap (1997). Det största hindret för distansarbete anser de flesta är chefernas, ofta mellanchefernas, inställning till arbete på distans. Denna inställning kan ha ett samband med att den största nackdelen för arbetsgivaren anses vara risken att tappa kontrollen. Att distansarbete också kräver en ny typ av ledarskap poängteras av de flesta. Ledarskap på distans ställer mycket stora krav på tydlighet och förmåga att formulera mål. På en arbetsplats utredningen besökte uttryckte man att distansarbetarens chef måste kunna styra och leda genom att sätta upp mål och kvalitetskrav, ställa krav på leverans (tid, innehåll etc.) och lämna frihet åt medarbetaren att själv välja metod, arbetstid och arbetsplats. Ett hinder för företaget kan vara de merkostnader som krävs i form av nya investeringar i utrustning och teknik. Arbetstagaren behöver dator och annan utrustning, såsom arbetsmiljövänliga arbetsmöbler i hemmet, oftast som han eller hon behåller sin arbetsplats på kontoret. Arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön vid distansarbete i hemmet F¶RUTS¤TTNINGAR OCH FORMER 67 angavs vid studiebeöken som ett annat möjligt hinder. Distansarbete kan också medföra säkerhets- och sekretessproblem för företaget. Flera företag utredningen besökt poängterade också att det kan vara svårt att behålla och utveckla företagskulturen om distansarbete blir för omfattande på en arbetsplats. Detta kan leda till att samhörigheten med företaget och kollegor minskar. De studier som genomförts kring distansarbete och produktivitet visar praktiskt taget utan undantag att distansarbete leder till ökad produk- tivitet. Produktivitetsökningar från ett par procent till förekommer i dessa studier. Ofta ligger de produktivitetsökningar som dokumenteras ($ISTANSARBETE OCH PRODUKTIVITET, under- lagsrapport till utredningen). Produktivitet delas vanligen in i följande: 13 ·Arbetsproduktivitet, som avser produktionsvärde/-volym 14 per arbetad tidsenhet. ·Totalproduktivitet, som är produktionsvärde/-volym i relation till alla kostnader för att få jobbet gjort, dvs. inte bara lön och andra personal- kostnader, utan också lokalhyra, maskiner m.m. I det senare fallet kan man få högre produktivitet när de anställda jobbar hemma genom att kontorsytan och därmed kostnaderna kan minskas. Detta kan ske utan att arbetsproduktiviteten ökar. Det vanligaste är att mäta arbetsproduktivitet medan studier av totalproduktivitet förekommer mer sällan. Arbetsproduktivitet kan mätas på flera olika sätt: ·Tidsåtgång för visst arbete; ett periodiskt återkommande jobb som t.ex. tar att göra på kontoret kanske tar om den anställde får sitta hemma i lugn och ro med arbetsuppgiften. Det här är kanske det vanligaste sättet att mäta produktivitet för distans- arbetande. ·Vid distansarbete från utlokaliserat kontor brukar man mäta försälj- ning; ett biljettkontor i en ort på landsbygden kan t.ex. vara produkti- vare för att de säljer mer än motsvarande enhet t.ex. i . 13Enligt samtal med . ·Försäljningsenheter som distansarbetar från hemmet kan redovisa ökad kundtid som ökad produktivitet. Detta kan i sin tur leda till ökad försäljning. ·Antal handlagda ärenden eller månad är ett mått på produk- tivitet som används av bl.a. försäkringsbolag. Totalproduktiviteten behöver inte påverkas bara för att arbetsprodukti- viteten för delar av arbetsstyrkan ökar, t.ex. genom distansarbetet. I en studie av (1997) visas att införandet av distansarbete leder till en uppdelning av arbetsstyrkan. Det uppstår en grupp som blir flexibel, där distansarbete förekommer och där produk- tiviteten troligen stiger. Det bildas även en annan grupp, där produkti- viteten troligen sjunker, eftersom denna grupp väljer att inte arbeta på distans. Denna sistnämnda grupp får ta över vissa uppgifter från distans- arbetsgruppen. Om produktiviteten definieras på samma sätt som före införandet av distansarbete, är det troligt att den sjunker för den grupp som inte distansarbetar. På samma sätt är det möjligt att den totala produktiviteten sjunker, trots att de som arbetar på distans har höjt sin egen produktivitet. Orsaken kan vara att trots att vissa aktiviteter utförs snabbare, t.ex. hantering av kundorder, utförs andra aktiviteter långsammare, t.ex. rapportering. Det leder sedan till att den totala produktiviteten minskar. Här poängteras också att produktivitet är kvoter och att dessa lätt kan bli missvisande. Så är t.ex. arbetsproduktiviteten beroende av vad man mäter i nämnaren. Är det arbetstimmar eller arbetsvecka med varierande antal arbetstimmar? Produktivitetsökningen kan alltså bero på att distans- arbetaren arbetar längre arbetstid hemma, varav en del obetald, än han eller hon skulle gjort på kontoret. En ökad produktion kan, enligt underlagsrapporten, således bero på flera faktorer. Arbetskraftskostnaden kan ha sjunkit. Det kan bero på att man väljer att arbeta man tidigare reste utan att få extra betalt. I andra fall är den lägre arbetskraftskostnaden en konsekvens av omlokalisering till andra orter. Det behöver i sig inte bero på att man betalar lägre löner, utan kan bero på att de nyanställda på den nya orten har lägre begynnelselöner. I vissa typer av arbeten är det tydligt att man upplever en ökad frihet och stimulans av möjligheten att arbeta på distans. Om denna effekt kommer att stå sig är fortfarande för tidigt att uttala sig om. Det är också tydligt att en del distansarbetslösningar har fått stor offentlig uppmärksamhet. Detta ger en form av "Hawthorne- effekt", dvs. en förändring (oavsett inriktning) kan i sig leda till produk- tivitetsökningar. Slutligen kan företaget i samband med införandet av distansarbete ha sett över sina rutiner. De rutiner som varit möjliga att formalisera har formaliserats och IT utnyttjas. F¶RUTS¤TTNINGAR OCH FORMER 69 till ökad produktion. Man skulle kunna säga att nya organisations- lösningar, där distansarbete kan ingå, kan underlätta accepterandet av ny teknik, som använd i nya organisationslösningar kan höja produktivi- teten. Distansarbete från ett fackligt perspektiv Fackliga företrädare, främst inom TCO, uppmärksammade tidigt de problem som kan uppstå vid distansarbete. Framför allt finns här en oro över de luckor som finns i lagstiftningen vad gäller t.ex. anställnings- skydd och arbetstid, vilket kan leda till försämrade arbetsvillkor vid distansarbete. Fackförbunden är inte negativa till distansarbete men anser att det bör regleras. Såväl TCO som flera förbund inom TCO och har gett ut förslag till hur en sådan ramreglering kan se ut (se vidare kapitel 9). De fackliga organisationerna har också uppmärksammat problem som kan uppstå i samband med försök att åstadkomma en godtagbar arbetsmiljö vid arbete i bostaden. TCO har tagit fram riktlinjer för hur en arbetsplats i hemmet bör vara utformad. Riktlinjerna utgår från arbetsmiljölagen och Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter. Arbetar- skyddsstyrelsen har även medverkat i arbetet. Med dessa som utgångs- punkt har ett antal möbeltillverkare tagit fram möbler som uppfyller kra- ven på ergonomi och är anpassade för hemmiljö. (TCO 1997.) I en studie från SAF (1987) studerades vilka typer av arbetsuppgifter som kan utföras på distans. analyserades utifrån tekniska och funktionella aspekter för att bedöma vilka arbetsupp- gifter som teoretiskt sett skulle kunna utföras på distans. Ett stort antal funktioner och arbetsuppgifter, såväl enkla som kvalificerade, bedömdes kunna utföras på distans. Enligt analysen bedömdes bl.a. följande grupper av arbeten vara lämpliga för distansarbete: ·Utvecklingsarbete: systemering, konstruktion, delar av forsknings- verksamhet m.m. ·Externa kontakter med banker, kunder, leverantörer, myndigheter, försäkringsföretag m.m. ·Administration av löner, fakturor, bokföring och redovisning, produk- tionsplanering, materialplanering, bemanningsplanering m.m. ·Övriga arbetsuppgifter: dokumentation, kodning, registrering, registerunderhåll m.m. Med hänvisning till att arbetsuppgifter i det framväxande informations- samhället till stor del innebär att hantera information uppskattar Forsebäck m.fl. (1998) att av alla anställda i helt eller delvis skulle kunna distansarbeta. Enligt (bilaga 4) tar man inte hänsyn till de könsspecifika mönster och strukturer som finns på den svenska arbetsmarknaden när man gör uppskattningar av vilka arbetsuppgifter som kan utföras på distans. Kvinnornas största yrkesområde är inom hälso- och sjukvård och socialt arbete. Det handlar till stor del om arbeten med direktkontakt med barn, gamla och sjuka, arbeten som kräver kroppslig närhet och som i mycket ringa utsträckning kan skötas på distans. Också när kvinnor och män arbetar inom samma yrkesområden, fördelar sig arbetsuppgifterna mellan dem efter ganska tydliga mönster. Kvinnorna har de mera bundna, serviceinriktade och mottagande upp- gifterna, medan män dominerar mera rörliga, breda och utåtriktade områ- den. Kvinnor är t.ex. oftare innesäljare medan männen är utesäljare. Det s.k. mobila distansarbetet domineras av män. Den könssegregering som präglar arbetsmarknaden medför sannolikt att det även framöver kommer att vara vanligare att män distansarbetar än kvinnor. Det är också sanno- likt att det datorstödda distansarbetet kommer att vara vanligare bland män än bland kvinnor. menar att det finns en risk vid teoretiska analyser av distansarbete: den intellektuelle analytikern drar generella slutsatser av egna erfarenheter som ofta präglas av mycket mer privilegierade arbetsvillkor än de flesta anställda har. (1996) drar slutsatsen att det framför allt är två kategorier av distansarbetsuppgifter som företag har något att vinna på. Den första kategorin är sådana arbetsuppgifter som kräver arbetsro och där produk- tivitetsvinster därför kan kan göras. Den andra kategorin är arbets- uppgifter som innehåller någon form av fältarbete. Distansarbete kan alltså utnyttjas för att föra dessa anställda närmare marknaden. Arbetet som utförs av distansarbetare är ofta traditionella tjänste- mannauppgifter, sådant som brukar betecknas som informationsbearbet- ning; planering och förberedelsearbete är den vanligaste arbetsuppgiften. De distansarbetare som inte är företagare har befattningar och yrken som tyder på att de har ett relativt fritt arbete, sådant som går att ta med sig och som de själva kan styra över (, TCO 1995, , ). Vid utredningens studiebesök angavs på flera arbetsplatser att jobb hemma kräver ett socialt arbetsliv med många externa kontakter. Några varnade för att flytta hem personer med rutinuppgifter. F¶RUTS¤TTNINGAR OCH FORMER 71 rutinuppgifter till i sin ensamhet dör man en smula, uttryckte en av arbetsgivarna vi besökte. Sammanfattningsvis kan man konstatera att ju mer man analyserar förutsättningarna för distansarbete desto färre arbetsuppgifter verkar lämpa sig för att utföra på distans. Å andra sidan är det säkert betydligt fler arbetsuppgifter som är lämpade för distansarbete än det relativt begränsade antal som utförs på distans. Vilka kan distansarbeta? Distansarbetaren bör ha god självdisciplin, vara resultatinriktad och van att arbeta självständigt. Att arbeta på distans ställer krav på att kunna planera arbetet och driva sig själv framåt. En hög arbetsmotivation är en annan grundläggande egenskap. Förmåga att ta egna intiativ och att ha kvalitetskänsla så att man själv kan bedöma det egna arbetet, har också visat sig viktigt (1996). Flera arbetsgivare framhåller att det oftast inte är lämpligt med distansarbete för nyanställda och unga medarbetare. En viktig del i början av arbetslivet är att hitta rätt arbetssätt och rutiner. En nyutexaminerad person anses oftast inte ha den mognad och erfarenhet som krävs för distansarbete, utan behöver aktivt stöd av kollegor och chefer. (1998, 1996).