sou · GMB3147 · 1999-01-01 00:00:00 — De genom- förda kontrollerna skall beskrivas i detalj i en checklista eller rapport som medföljer varje bidragsansökan, grupp av bi- dragsansökningar eller, när så är lämpligt, i en rapport som omfattar ett regleringsår. Rapporten skall åtföljas av ett in- tyg av att de bidragsansökningar som bifallits är berättigade till stöd samt en redogörelse för det utförda arbetets natur, omfattning och avgränsningar. Om någon fysisk eller admi- nistrativ kontroll inte är fullständig, utan genomförs för ett urval av ansökningarna, skall de utvalda ansökningarna identifieras, urvalsmetoden beskrivas samt information läm- nas om inspektionsresultaten och om åtgärder som vidtagits med anledning av avvikelser och oegentligheter. Den verifie- rade dokumentation som lämnas till utbetalningsstället skall vara tillräcklig för att garantera att samtliga erforderliga kontroller har utförts av att de godkända bidragsansökning- arna verkligen berättigar till stöd. Samtliga organ till vilka uppgifter har delegerats ansvarar för att någon form av kontroller genomförs. Samtliga kontrollresultat måste redovisas, antingen i pappersform eller i ett datoriserat system. Det bör anges vem som har genomfört kontrollen. Utbetalningsstället bör instruera sina enheter, och komma överens med de andra organen, om följande: –Antalet kontroller som skall utföras. –Vilka kriterier som skall användas för riskanalysen (i tillämpliga fall). –Kontrollernas omfattning. –Rapporteringen utformning (överenskommelser bör träffas om en standardrapport för de fall då det finns bevis för att de viktigaste kon- trollerna har genomförts). –Den tidpunkt då rapporterna skall tillställas utbetalningsstället. –Utvärdering och uppföljning av kontrollerna. –Rutiner för hantering av tvistefrågor. Hur kontrollresultaten rapporteras till utbetalningsstället kommer att variera beroende på respektive medlemsstats administrativa struktur och beroende på vilken stödordning det gäller. I det ena ytterlighetsfallet kan samtliga kontrollresultat rapporteras till utbetalningsstället och i ett an- nat ytterlighetsfall kan det räcka med en rapport per EUGFJ-år eller per odlingssäsong. Vid diskussionerna om lämpligaste tillvägagångssätt kommer utbetalningsställets bedömning av organet att vara väsentlig. Om endast en sammanfattning av kontrollrapporterna skickas till utbe- talningsstället finns det en risk att väsentlig information inte når fram till utbetalningsställena. Det måste hållas i minnet att det är utbetalningsställets ansvar att säker- ställa att utgifterna överensstämmer med gemenskapslagstiftningen. Ut- betalningsstället bör därför komma överens med det andra organet om ett rapporteringsformat som är anpassat till detta ansvar. Attesteringsorganet bör utvärdera det system som används för kontroll- rapporterna och i den årliga redovisningsrapporten rapportera om sina iakttagelser. 5.3(v) Om de andra organen förvarar dokumentation angående de godkända bidragsansökningarna och de utförda kontrollerna skall båda dessa organ och utbetalningsstället utarbeta ruti- ner för att säkerställa dels att det registreras var den doku- mentation befinner sig som är väsentlig för enskilda utbetal- ningar som utbetalningsstället har gjort och dels att denna dokumentation kan göras tillgänglig för inspektion på utbe- talningsställets kontor på begäran från sådan personal eller sådana organ som normalt skulle ha rätt att inspektera sådan dokumentation. Till sådan personal och sådana organ hör: –Den personal på utbetalningsstället som handlägger bi- dragsansökan. –Utbetalningsställets interna revisionsenhet. –Det organ som attesterar utbetalningsställets årsredogö- relse. – Bemyndigade tjänstemän från gemenskapen. Numrering och övriga referenssystem hos de andra organen bör motsva- ra dem som används av utbetalningsstället. Om dokumentationen inte skickas till utbetalningsstället måste det enkelt kunna konstateras var denna dokumentation befinner sig. Utbetalningsstället är ansvarigt för samtliga utbetalningar som görs. Om så överenskommits bör personal från utbetalningsstället regelbundet besöka det andra organet för att pröva om rutinerna står i överensstämmelse med föregripande och sektoriella förordningar. Man bör även utvärdera de genomförda kontrollernas kvalitet och bekräfta att antalet kontroller verkligen motsvarar förordningskraven. Om (i undantagsfall) utbetalningsstället inte har direkt åtkomst, måste man inhämta sådana uppgifter via ett fristående revisionsorgan. Attest- eringsorganet måste förvissa sig om att utbetalningsstället på ett till- fredsställande sätt utvärderar kontrollernas antal och kvalitet. Om tvek- samheter föreligger måste detta anges i attesteringsrapporten.