sou · GMB364 · 1999-01-01 00:00:00 — till offentlig sektor och där användas endast på avsett sätt och inte Slutrapport skall lämnas till Toppledarforum utfärdar föreskrifter som innebär att de uppgifter som lämnas av företagen till en myndighet inte skall behöva lämnas till olika myndigheter. Resultaten av Projekt 4, som initierats av Topp- ledarforum för att hitta en teknik för företagen att endast en gång lämna uppgift till en myndighet, bör studeras. 22 Överväganden och förslag Regeringen bör uppdra åt PRV och RSV att undersöka mö gemensamma blanketter för firma-, skatte- och avgiftsregistrering samt anmälan om inkomständring till vid start av företag. Försenad information eller ett försenat beslut kan rasera en affär eller försena en tidsplan så att företagets framtida existens hotas eller expansionen stannar upp. Det måste finnas en kunskap och en kompetent förståelse för betydelsen av myndigheternas agerande gentemot ett företag. Denna förståelse skulle kunna leda till att de ansvariga persone- rna anstränger sig extra för att påskynda en annars långsam process. Vi vill här fästa uppmärksamheten på projektet T illskottet i . När en småföretagare via telefon söker information om stödfrågor kommer han/hon alltid till rätt person vid andra telefonsamtalet. En utförlig beskrivning av Tillskottet lämnas på sidan 74. ÅFÖRETAGSDELEGATI att regering och riksdag fattar sina beslut med sådan tidsmarginal att myndigheterna kan informera företagen . Företagen skall ha information om exempelvis regelförändringar – innan dessa träder i kraft. 2.5.3Information om förändringar i regelsystemet Förändringar i regelsystemet upplevs negativt av småföretagarna. Detta beror till stor del på att företagarna inte förstår varför förändringen genomförts samt vad det egentligen kommer att innebära. Små- företagarna vill få information om bakgrund och syfte samt få en sammanfattning av helheten, så kort och koncist som möjligt. Det är viktigt att företagen får informationen innan förändringar genomförs i regelsystemet. Att aktivt söka information om regel- ändringar tar mycket tid och resurser för småföretagare. Småföretags- delegationen har noterat att politiska beslut ofta fattas innan förändringar träder i kraft. Det försämrar förutsättningarna och skapar svårigheter för företagen. SMÅFÖRETAGSDELEGATI att regeringen utfärdar föreskrifter till myndigheterna att förmedla information om regeländringar som berör småföretagarna med jämna mellanrum genom utskick och/eller via Internet. För informationen via Internet bör detta enligt delegationens mening ingå i det system som vi föreslagit skall handhas av . En kortfattad beskrivning av bakgrund och syfte med förändringen skall lämnas. SMÅFÖRETAGSDELEGATI regering och riksdag att fatta beslut med sådana tidsmarginaler att företagen ges erforderlig tid att förstå och anpassa sina verksamheter och rutiner till de nya förutsättningarna. 2.5.4Begränsade befogenheter hos tjänstemän Att handläggare ofta har för små befogenheter har nämnts som ett annat problem. Vidare att det finns för få personer som kan ge raka besked. Detta medför väntetider och upplevs av småföretagarna som att m yndig- heterna har beslutskramp. På grund av detta får företagaren inte besked och blir skickad runt till olika personer/instanser. Detta kan gälla ärenden om bland annat byggnadslov och tillstånd av olika slag. Myndigheternas telefontider upplevs av småföretagare som orimliga. SMÅFÖRETAGSDELEGATI för att underlätta och effektivisera samspelet mellan myndigheter och företag att handläggare (samt andra tjänstemän) där så är möjligt med hänsyn till frågans art får ökade befogenheter och ansvar genom kompetenshöjande insatser. 24 Överväganden och förslag Vidare anser Småföretagsdelegationen att det är mycket viktigt att myndigheterna betraktar småföretagarna som sina kunder. Begränsade telefontider skall inte accepteras, öppethållande skall förlängas och anpassas efter kundernas/småföretagarnas behov. För att höja service- graden bör myndigheterna vara tillgängliga exempelvis under kvällstid och vid s.k. klämdagar. Regeringen bör uppdra åt m yndigheterna att lämna bindande löften om hur det tar att avgöra ett ärende. Eventuellt kopplat till ett automatiskt avgörande i den händelse myndigheten inte hör av sig. SMÅFÖRETAGSDELEGATI att myndigheter- na i sina årsredovisningar redovisar hur man klarat service- och informationskraven gentemot företagen, t.ex. vad gäller handläggnings- tider, tider innan besked lämnats, väntetider i telefon etc. Redovisningen skall utföras så att hela myndighetens kvalitetsarbete mäts samt att jämförelser mellan myndigheter kan göras etc. De blanketter småföretagarna måste fylla i upplevs ofta som krångliga och alldeles för omfattande. Språkvalet är här också ett viktigt område. Det kan vara mycket svårt att förstå den information eller de besked företagarna får från myndigheter. Överväganden och förslag 25 ketter som företagarna skall fylla i förenklas och förkortas. När myndigheten skickar ut blanketter etc. till företagen bör regeln vara att det alltid skall finnas hänvisning till personer som kan svara på frågor rörande det utsända materialet. Dessa personer skall också vara Företagen skall också få information om varför En ständig blankettöversyn och språkvård är Samtliga blanketter skall även tillhandahållas elektroniskt. 2.5.6Kontaktpersoner saknas vid statliga myndigheter Kontakten med kommunerna fungerar ofta mycket bra. Småföretagaren har här en kontaktperson som han/hon kan vända sig till när man behöver information eller besked. Denna person har en service- och nyckelroll som upplevs som mycket viktig av företagaren. Ett önskemål som framkommit är att det skall finnas liknande kontaktpersoner även på de statliga myndigheterna. Kontakterna skulle på så vis kunna förenklas och effektiviseras. Samarbetet mellan småföretagarna och kommunerna har förbättrats . Småföretagsdelegationens uppfattning är att den nära kontakten som en företagare har med kommunen är av mycket stor betydelse. Ett flertal kommuner har utarbetat egna näringslivsprogram. Många kommuner har mycket bra informationskanaler till företagen. Ett exempel är kommun i , där man selekterar informationen per bransch innan den skickas ut till företagen. Detta förfarande underlättar företagens informations inhämtning. SMÅFÖRETAGSDELEGATI att informations- ansvariga kontaktpersoner för företagen skall finnas vid statliga myndig- heter och kommuner för att rätt kunna hänvisa den som söker informa- tion. Ett exempel på en bredare information till nyföretagare är Startlinjen vid . En beskrivning av Startlinjens verksamhet finns på sidan 70. SMÅFÖRETAGSDELEGATI det viktigt att före- tagen erhåller information om den egna kommunens kort- och långsiktiga planer avseende t.ex. infrastruktur, förändringar inom samtliga utbildningsverksamheter, kommunikationer, byggplaner m.m. Därför bör samtliga kommuner i samarbete med företagare och andra intressenter inom kommunen utarbeta näringslivsprogram för den egna 26 Överväganden och förslag Detta samarbete innebär också att småföretagen får bättre kontakter inom kommunen och ökad förståelse för de kommunala besluten. Respektive kommun skall informera de företag som inte deltar i arbetet om programmets innehåll. 2.5.7Anonyma och otydliga myndigheter Många myndigheter upplevs som anonyma, har en otydlig struktur och i vissa fall en otydlig funktion och okända befogenheter. Det innebär att småföretagarna inte vet vad som ligger inom dessa instansers ansvars- område samt vilka befogenheter de har. Det tar också att få den information man behöver. Den information och kunskap som en företagare behöver finns delvis beskrivet på sidan 33. SMÅFÖRETAGSDELEGATI att en handled- ning för företagare utarbetas. Denna skulle kunna fungera som en lathund för företagare som behöver söka information och komma i kontakt med olika myndigheter eller andra instanser. I handledningen bör det finnas beskrivningar av sådant som företagare bör tänka på och en utförlig översikt över de olika intressenter som kan ha betydelse för företagare. Information om olika stödformer bör vara en viktig del. Ett exempel är det material för nystartare som Startlinje producerat. Småföretagsdelegationens uppfattning är att det går att komplettera det befintliga materialet till att bli en handledning för samtliga företagare oavsett bransch. Handledningen skall också finnas tillgänglig via Internet genom försorg. 2.5.8Enklare registrering av företag I måste den blivande företagaren kontakta var och en av alla berörda myndigheter vid registrering av företag. Delegationen anser att en person som vill starta företag endast skall behöva kontakta en myndighet. Det bör ligga på den kontaktade myndigheten att se till att samtliga andra berörda myndigheter blir informerade om det nyregistrerade företaget. exempel- vis registreras i arbetsgivarregistret eller ansöka om F-skatt kontaktas skattemyndigheten, som är ansvarig för dessa områden. Delegationen ser också på detta område som ett föregångsland. Där kan den som skall starta företag registrera sig och anmäla sig för olika skatter och försäkringskassa samt ordna eventuella tillstånd via dator. En procedur som enligt uppgift tar . Ett förslag med detta innehåll har tidigare överlämnats till regeringen (Dnr 97/70). I enlighet med Småföretagsdelegationens direktiv (1996:70) skall bl.a. beaktas. Bristen på bl.a. administrativa resurser hos de små företagen inklusive kooperativa småföretag torde i betydande utsträckning kunna kompenseras genom att informationsinsatserna förbättras och ökas. Detta gäller såväl information om företagandets spelregler i allmänhet som information om de olika stöd som kan erbjudas. Det är därför viktigt att delegationen också överväger och lämnar förslag till hur information kan spridas till de små företagen. Delegationen bör i denna del av arbetet eftersträva en ordning som gör det lätt för företagen att skaffa sig den information de behöver. Informationen skall alltså kunna spridas och göras tillgänglig på ett sådant sätt att några onödigt stora ekonomiska eller andra resurser hos mottagaren inte behöver tas i anspråk. Vid delegationens överväganden och förslag bör särskilt beaktas de möjligheter som utvecklingen inom IT-området kan erbjuda. Delegationen bör även beakta högskolans utökade ansvar när det gäller informationsförsörjning till småföretag. Inget hindrar emellertid att delegationen också föreslår andra vägar för att sprida informationen. Statliga kommittéer måste föreslå finansiering av sina förslag. Småföretagsdelegationen återkommer i sin sista rapport till kostnader för och finansiering av förslagen i denna rapport. ·Att underlätta för företagen att få tillgång till den information de behöver för företagets utveckling. ·Att när företagaren identifierar ett informationsbehov skall informa- tionen vara lättillgänglig, samlad samt välstrukturerad oavsett medium och avsändare. 1.ske utifrån företagens behov, av myndigheter och andra när- stående intressenter på lokal, regional och central nivå 2.syfta till att tydliggöra regelsystemet 3.syfta till att påverka omvärldens attityder 4.lämnas i samverkan med allt arbete på central, regional och lokal nivå 5.utveckla samarbetet med nya företagsgrupper, universitet och högskolor samt massmedier. Ledstjärnan skall vara kommunika- tion snarare än enkelriktad information 6.underlätta nyföretagande, särskilt bland ungdomar, kvinnor och invandrare 7.underlätta för befintliga företag i att växa 8.utveckla kontakter mellan företag, myndigheter, kommuner och andra intressenter inom , centralt, regionalt och lokalt Informationsverksamheten kommer att ha en central betydelse . Vi kommer att stå inför att nya företag startas, företag växer, läggs ner, omlokaliseras och omorganiseras. Det för med sig att behovet av information kommer att vara mycket stort både hos myndigheter/verk och företagare samt deras intressenter. För att underlätta arbetet bör det finnas riktlinjer och grundläggande budskap som skall fungera som vägledning i informationsarbetet – centralt, regionalt och lokalt . I detta arbete har vi utgått ifrån att i första hand använda befintlig information och tillgängliga kanaler för att kommunicera beslut som regering och riksdag fattar som är viktiga för företagandet. Dessa kanaler är: centrala och regionala myndigheter centrala och regionala statliga bolag (t.ex. ) universitet och högskolor kommuner och landsting näringslivsorganisationer banker och andra kreditinstitut En övergripande nulägesinventering av ovanstående aktörer har genom- förts. Av denna framgår hur kommunikationsprocessen mellan de olika aktörerna är och på vilket sätt den kan och bör förbättras . Särskild vikt har lagts vid hur olika budskap sprids till de mindre företagen. Detta gäller såväl information om företagandets spelregler i all- mänhet som information om de olika former av stöd som kan erbjudas. Speciellt har uppmärksammats nya initiativ som t ill exempel SME- link, Startlinjen, Tillskottet och . Småföretagsdelegationen har närmare studerat tre län/regioner. Dessa är , och . Vi har sammanträffat med företrädare för ovan angivna målgrupper i respektive län. har utsett en länsansvarig kontaktperson. Dessa personer har sedan varit delegationen behjälpliga under arbetets gång. Våra kontakter via länsstyrelserna har givit en god bild av myndig- heternas hantering och uppfattning om information. Företagen har dock varit dåligt representerade vid genomförda informationsmöten, varför vi har kompletterat med ytterligare två undersökningar. Eureka Marknadsfakta har på Småföretagsdelegationens uppdrag genomfört en kvalitativ undersökning. Syftet med undersökningen var att belysa småföretagares synpunkter och idéer avseende de informations- insatser som gjorts. Totalt har 30 telefonintervjuer genomförts med småföretagare i , och . Sprid- ningen på storlek och bransch speglar i stora drag den verkliga fördelningen. Intervjuerna har varit öppna och följt en frågeguide snarare än ett frågeformulär. Man har inte nöjt sig med korta svar såsom ja, kanske etc. utan man har frågat vidare för att säkerställa att man fångat upp resonemang, motiv, erfarenheter, idéer osv. 3.4.2Skrivelse till näringslivets organisationer I skrivelse har de centrala näringslivsorganisationerna erbjudits möjlighet att lämna synpunkter på hur kommunikations- processen till företagen fungerar. Synpunkterna avser dels hur det fungerar , dels förslag till förbättringar avseende företagandets spelregler i allmänhet samt information om de olika stöd som erbjuds. 4Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare? Arbetet med att planera företagsstarten är inte det enklaste. Det kan ta allt ifrån . Han/hon behöver kanske förbättra sina kunskaper på olika områden. Dessutom kan det finnas behov av en diskussionspartner. Allt företagande bedrivs i en företagsform. Företagaren måste välja mellan: Vilken företagsform man bör välja beror på företagets karaktär och egna förutsättningar. För att få en uppfattning om vilken företagsform som passar bör alternativen jämföras noggrant. Frågor som företagaren måste ta ställning till är: Vad krävs det för att komma igång? Hur många delägare kan man vara? Vilket personligt ansvar eller krav på kontantinsats finns? Vilka skatteregler gäller? Skyddas företagsnamnet regionalt eller lands- omfattande? Vilka krav ställs på redovisningen? När beslutet är fattat om vilken företagsform som företaget skall ha måste nyföretagaren kontakta eller annan myndighet (vad gäller stiftelser) för registrering av före- taget. 34 Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare? För att få starta ett företag i gäller vissa allmänna grunder. Samtliga blivande företagare måste först kontakta ett antal myndigheter i följande frågor: F-skatt/särskild A-skatt och betalning av skatter För att kunna bli näringsidkare måste man sträva efter att företaget är lönsamt det vill säga går med vinst. Annars klassas verksamheten som hobby. Verksamheten måste bedrivas självständigt och inte likna ett anställningsförhållande. Detta betyder att företagaren måste ha ett flertal kunder, använda eget material som faktureras kunden eller att firma- namnet aktivt marknadsförs. Verksamheten skall också vara varaktig och inte enbart gälla enstaka försäljning. Den person som vill starta ett företag måste ha en bärkraftig affärsidé. Det är viktigt att tänka igenom denna före företagsstarten samt hur affärsidén skall användas i praktiken. Vad är det företaget skall sälja? Vilka och hur många är kunderna? Vilken nytta kommer kunden att SOU 1998:64 Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare? Vilken konkurrensfördel finns? Företagaren måste strukturera sina tankar genom att arbeta fram en affärsplan som ingående besvarar förut nämnda frågor. Affärsplanen skall även visa hur han/hon tror att det kommer att gå i början och vilka målsättningar som finns för framtiden. Om företagaren t.ex. skall söka krediter eller anställa någon, är det dessutom ett enkelt sätt att beskriva vad företaget sysslar med. När förberedelserna är klara och allt visar på att affärsidén bär och kan utvecklas till något som medför lönsamhet är det att starta företaget. Att övergå från anställd till egen företagare innebär många förändringar. Både som näringsidkare i en enskild firma och som delägare i ett fåmansägt handelsbolag eller i ett fåmansaktiebolag påverkas man som företagare av skattelagstiftningen på ett mera omfattande sätt . En företagare måste till exempel ha information och kunskaper om följande: ·F-skatt/särskild A-skatt ·Blanketter för redovisning och betalning av skatter och avgifter ·Kan man arbeta med olika typer av verksamhet i rörelsen och dra underskott från en verksamhet från överskott i en annan? ·Hur behandlas utvecklingskostnader i rörelsen? ·Vad gäller om bostadsort och verksamhetsort ligger i skilda kommuner? ·Får man avdrag för marknadsmässig hyra för lokal i egen bostad? Måste man skatta för hyresintäkten? ·Kan make/maka/barn arbeta i företaget och ta ut lön för arbetet? ·Hur stora är socialförsäkringsavgifterna? ·Lägre egenavgifter samt arbetsgivaravgifter ·Går det att ta ut traktamentsersättning vid resa med övernattning? ·Vilka regler gäller för resa med egen bil i rörelsen? 36 Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare? ·Vad skall körjournalen innehålla? ·Vad gäller om företaget äger bilen? ·Går det att låna pengar ur rörelsen? ·Kan man ta ut varor för privat bruk ur företaget? ·Vilka regler gäller vid försäljning av privat egendom till företaget? ·Medges avdrag för egna pensionsförsäkringar i rörelsen? ·Medges avdrag för representationskostnader? ·Får man göra avdrag för julgåvor och andra gåvor? ·Hur beskattas företagets förmögenhet? ·Vilka möjligheter finns för skattemässiga reserveringar vid bok- slutet? Går det att skjuta skatten ? ·Kan man fritt välja bokslutsdatum och räkenskapsår? ·Går det att göra avdrag för bokförda nettoförluster? Att starta ett nytt företag är alltid förknippat med risktagande. Det finns en mängd faktorer att ta hänsyn till. Finns tillräckligt med kunder? Håller mina kalkyler? Kommer startkapitalet att räcka tills jag får mina första intäkter? Vid en företagsetablering behövs det alltid ett eget kapital – men i många fall även andras. Den blivande företagaren är i allmänhet hänvisad till bankerna för att klara av finansieringen av starten. Bankerna tillhandahåller dock inte riskkapital. För att nya företag skall komma i gång och bli livskraftiga finns därför statliga finansieringsmöjligheter inom vissa områden. har beslutat att stöd till företag som snedvrider eller hotar att snedvrida konkurrensen inte är tillåtna. Vissa typer av stöd är tillåtna och förenliga med EU:s ställningstagande. Nya och små företag, industriell forskning och utveckling samt företag i regioner med svagt näringsliv är exempel där företagsstöd anses vara befogat, eftersom riskerna där bedöms som särskilt stora. går det rykten om att det skulle finnas statliga medel som går till alla personer som startar företag. Många tror att det finns en mängd bidrag att söka. Men det är endast vissa gr upper, t.ex. arbetslösa, uppfinnare eller bosatta i glesbygd som kan vara berättigade till stöd. Några generella bidrag för att starta ett företag finns inte. Nyföretagarlånet, som hanteras av , är det enda ekonomiska stöd som kan sökas av nya företag verksamma i alla branscher och geografiska områden. De statliga finansieringsmöjligheter till nya företag som finns kan delas in i följande grupper: SOU 1998:64 Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare? ·allmänna stöd till start av företag ·andra, lite smalare, stöd 4.8.1Att tänka på för företagaren innan hon/han söker stöd · Försök i första hand att bygga upp ett eget kapital i företaget som kan användas till investeringar och rörelsekapital. Behövs ändå extern hjälp finns det förutom banken, som är den vanligaste externa finansiären, även privata riskkapitalbolag (som går in som minoritetsägare i framför allt snabbt växande teknikföretag), släkt, vänner, affärsbekanta, som tror på affärsidén och är villiga att skjuta till riskvilligt kapital. I vissa fall kan leverantörer bevilja extra leverantörskrediter. ·Ett bidrag eller subventionerat lån får inte styra hur affärsidén utformas eller vara anledningen till att man startar ett företag. Det måste finnas ett behov av tjänsten/produkten där den skall säljas. Det måste finnas kunder som är villiga att betala ett pris, så att verksamheten går ihop. Företagaren måste också ha en stark tro på sin affärsidé. ·Ta reda på hur konkurrenterna arbetar, deras priser, vilka behov kunderna har, hur marknaden skall bearbetas etc. ·Ta hjälp av omgivningen. Fråga släkt och vänner. Företagaren kan också vända sig till professionella rådgivare som ger kostnadsfri starta eget-hjälp. Dessa är Startlinjen, Nyföretagar- centrum, and Society, eller kommunens näringslivssekreterare. ·Kalkyler och budget är viktiga hjälpmedel och underlag för före- tagaren. ·Oavsett om företagaren har ont eller gott om eget kapital i företaget, kan det vara bra att hålla investeringskostnaderna nere i starten. I vissa verksamheter kan man börja i liten skala och pröva om produkterna/tjänsterna säljer tillräckligt bra. 38 Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare? 4.8.2Exempel på olika stöd ·Nyföretagarlån, söks hos ·Företagarlån till kvinnor, söks hos . ·Starta eget-bidrag, söks hos länsarbetsnämnden/arbetsförmedlingen ·Starta eget-bidrag, söks hos ·Starta eget-bidrag, söks hos ·Arbetslivsutveckling (ALU) för att starta företag, söks hos läns- arbetsnämnden/arbetsförmedlingen ·Teknikbaserad affärsutveckling, söks hos ·Produktråd, söks hos ·Stöd till industriella utvecklingsprojekt, söks hos Industrifonden ·Stöd till kommersiella utvecklingsprojekt, söks hos Stiftelsen () ·Rekryteringsstöd, söks hos länsarbetsnämnden/arbetsförmed lingen ·Tillfälligt småföretagsstöd, söks hos ·Landsbygdsbidrag, söks hos ·Regionalt utvecklingsbidrag, söks hos / ·Regionalt utvecklingslån, söks hos / ·Sysselsättningsbidrag, söks hos ·Nedsättning av sociala avgifter, söks hos För vissa verksamheter krävs tillstånd, anmälan eller registrering. Företagaren bör på ett tidigt stadium ta reda på vilka tillstånd som behövs och vad som krävs för att få tillstånd. Exempel på tillstånd som kan behövas är: ·Kommunen: bygglov för ändrad användning av lokal. godkänner bl.a. lokaler som skall använ- das för livsmedelshantering (t.ex. café) och övriga hygienlokaler (t.ex. fotvård). ·Brandmyndigheten: godkänner bl.a. butiks- och servicelokaler. SOU 1998:64 Vilken information och vilka kunskaper behöver en företagare? ·Länsstyrelsen: tillstånd för yrkesmässig trafik, biluthyrning, bevakningsföretag och viss miljöfarlig verksamhet. ·Kommunen: tillstånd för servering av alkohol och tillfällig försäljning (t.ex. torgförsäljning).